Particularitatile Contractului de Management
Particularitățile contractului de management
CUPRINS
Introducere
Capitolul 1. Abordări teoretice de bază privind managementul
1.1. Abordarea teoriei și practicii privind managementul.
1.2. Funcțiile managementului
1.2.1. Previziunea
1.2.2. Organizarea
1.2.3. Coordonarea
1.2.4. Antrenarea
1.2.5. Controlul
1.3. Conținutul cadru al contractului de management
Capitolul 2. Caracteristicile contractului de management
2.1. Importanța contractului de management
2.2. Structura contractului de management
2.3. Părțile în contractul de management
2.4. Obiectul contractului
2.5. Durata contractului
2.6. Clauze speciale: garanții, loialitate, confidențialitate
2.7 Modificarea și încetarea contractului de management
2.8. Litigii
2.9. Încheierea contractului
2.10. Dispoziții finale și Anexe
2.11. Protecția managerului cu ajutorul contractului de management
Capitolul 3. Studiu de caz privind particularitățile contractului de management între o Instituție publică și o persoană fizică
3.1. Organizarea concursului de selecție a candidaților
3.2. Depunerea proiectului de către candidați
3.3. Încheierea contractului de management
3.4. Primele obiective și criterii de performanță ale noului manager
Concluzii și propuneri
Anexe
Bibliografie
Introducere
Așa cum nevoile omului sunt diferite si structurate foarte bine în piramida lui Maslow, nevoile organizațiilor sunt diferite, motiv pentru care, buna sesizare a acestor nevoi și structurarea corectă a acestora depinde de felul în care este organizat managementul în cadrul organizatiei.
Motivul pentru care am ales această temă este pentru ca este inedită, pentru că aduce în prim plan, nu neapărat un contract în sine și un studiu de caz, ci faptul că acest tip de contract este unul foarte complex, aflat la o răscruce în care se întâlnesc mai multe domenii: economia, dreptul, managementul, managementul resurselor umane, statistica etc.
Este interesant să aduci în prim plan nu un contract, ci beneficiile pe care le poate avea un contract de management din domeniul public pentru comunitate.
Astfel, un manager bine ales, obiective setate transparent și clar, metode de control și raportare permanentă nu pot duce decât la progres, rupând din contextul mai larg al unei instituții cum este Primăria, atribute specifice, orientate spre rezultat, cu o echipă alocată managementului, organizării și măsurării rezltatelor.
Organizarea managementului începe de regulă de sus în jos, de la cel/cei numiți în funcția de manageri, astfel încât să știe în orice moment ce să ceară, reușind să traseze direcția spre atingerea obiectivelor companiei, dar ținând cont în același timp și de nevoile celorlalți.
Pentru a contura foarte bine rolul managerului într-o organizație și pentru a evita orice formă de confuzie, a fost creat contractul de management.
Definiția contractului de management, așa cum apare ea în Legea Nr. 66/07.10.1993 este următoarea: „contractul de management este acordul de voință dintre o persoană juridică ce desfășoară o activitate economică în calitate de proprietar și un manager, căruia îi este încredințată organizarea și conducerea activității proprietarului pe baza unor obiective și criterii de performanță cuantificabile, în schimbul unui plăți”. Chiar dacă Legea se adresează doar societăților în care statul deține 50% din capitalul social si Regiilor autonome, este binevenită în mediul economic românesc, legiferând nu numai actul în sine, ci și statutul si funcția de manager. Criteriul de selecție și pașii legali care se fac până la semnarea contractului de management, sunt clarificate prin Norme Metodologice.
Scopul principal al oricărui contract din prisma organizatiei, îl reprezintă obținerea performanței în domeniul în care societatea activează.
Pentru a putea cuantifica activitatea unui manager, organizația va analiza performanța acestuia, felul în care și-a îndeplinit sau nu obiectivele trasate prin contract sau politica de management a firmei.
Obiectivele lucrarii de licență sunt următoarele:
Relatarea aspectelor generale privind contractul de management, parte teoretică, axată în principal pe abordările principalelor școli de gândire managerială; expunerea funcțiilor managementului și apoi, dinspre general către particular se intră în detalii legate de contractul de management;
Reflectarea importanței utilizarii contractului de management;
Studiu de caz – Prezentarea particularităților contractului de management între Municipiul Petroșani, în calitate de persoană juridică și administratorul public din cadrul aparatului de specialitate al Primarului municipiului Petroșani. Studiul va porni de la necesitatea angajării unui manager, organizarea concursului, depunerea ofertei, negocierea și încheierea contractului de management.
CAPITOLUL 1
ABORDĂRI TEORETICE DE BAZĂ PRIVIND MANAGEMENTUL
Abordarea teoriei și practicii managementului
Managementul implică un mare număr de abilități în funcție de cadrul organizatoric în care își desfășoară activitatea organizația. Acestea pot presupune intersectarea cu alte discipline cum ar fi: statistică, informatică, contabilitate și matematică și nu numai.
Pentru a putea pune în practică managementul, mai multe Școli de gândire managerială și-au adus aportul, pe măsură ce condițiile economice și sociale s-au schimbat.
De aceea, cel mai bine ne ajută să înțelegem dezvoltarea managementului de la prima abordare la practică, analizarea școlilor de gândire managerială apărute de la începutul secolului trecut.
Școala clasică, tradiționalistă
În primele două decenii ale secolului al XX-lea apare o nouă abordare a managementului, concretizat în ceea ce experții au numit „școala rațională de gândire managerială”, al cărei inițiator a fost francezul Henri Fayol. Ideile sale de reorganizare a activității de conducere din cadrul unei intreprinderi au fost sintetizate în lucrarea apărută în 1916 : „Managementul general și industrial”.
Se numește „Școală rațională de gândire managerială”, deoarece Fayol se baza în elaborarea teoriilor sale foarte mult pe logică, motiv pentru care considera că orice tip de activitate din domenii ca inginerie, economie, contabilitate sau securitate trebuie să dețină o strategie de conducere, un model, bazat pe principii clar conturate. Astfel a elaborat paisprezece principii fundamentale, principii care l-au și făcut cunoscut în toată lumea.
Fig. 1.1. Principiile managementului enunțate de Fayol
Chiar dacă Fayol a fost recunoscut în Europa ca fiind întemeietorul Teoriei organizaționale clasice, in Statele Unite ale Americii aceasta recunoaștere a avut loc doar dupa traducerea în engleză a cărtii, în anul 1949.
Tot în cadrul abordării clasice trebuie să îl amintim pe Frederick Windslow Taylor (1856-1915), inginer mecanic american, care a mai fost denumit și „părintele managementului științific”.
Dacă Fayol a eleborat principiile managementului clasic în maniera conducerii afacerii, administrării ei, Taylor a elaborat principiile managementului științific, și, chiar dacă nu au fost toate ideile sale, a reușit să sintetiteze foarte bine munca altora, promovând-o în mod eficace în lumea managerilor din zona industrială, odată cu apariția cărții „The Principles of Scientic Management” (1911).
Principiile acestuia sunt următoarele:
principiul dezvoltării științei (adunarea și sistematizarea cunoștințelor deținute de muncitori și reducerea lor la reguli și formule);
principiul selecției științifice a muncitorilor și al dezvoltării lor progresive;
principiul apropierii dintre știință și muncitorul selecționat (inducerea dorinței muncitorului de a se instrui, perfecționa);
principiul cooperării constante între conducere și muncitori.
Am sintetizat mai jos o hartă a minții lui Taylor legată de cele patru principii ale managementului științific:
Fig. 1.2. Principiile managementului enunțate de Taylor
Ulterior s-a dovedit că nevoile umane, nevoia de respect de sine, nevoia de împlinire au fost înțelese de către Tylor într-un mod mult mai pragmatic decât au fost redate și explicate de Maslow sau Alderfor. Taylor avea metode proprii, bazate destul de mult pe măsurarea eficienței operației, ajungând până la a considera acest mod de lucru un etalon.
Chiar dacă gândirea sistemică a lui Taylor a avut mulți adepți și a fost continuată de cercetători renumiți în domeniu (de exemplu, Frank ți Lilian Gilbreth) interesul pentru managementul bazat pe sisteme științifice a fost marginalizat, în favoarea unor noi școli de gândire managerială.
În managementul contemporan, mai ales în ramura de cercetare mai regăsim reminiscențe ale taylorismului, de exemplu Frederick Herzberg studiază la fel ca Taylor elementele de bază ale posturilor, însă există diferențe seminificative între părerile celor doi. Dacă Taylor insista pe simplificarea muncii ca proces (reducerea efortului depus), Herzberg speculează aspectele postului care pot motiva muncitorii, contribuind la dezvoltarea personală a acestora.
Astfel, este primul care semnalizează faptul că mediul, condițiile de muncă sunt importante și au nevoie de atenție sporită.
Specifică acestei școli, în ambele abordări, este utilizarea unor instrumente economice cum ar fi: profitul, beneficiul, cheltuielile, investițiile, felul în care relațiile de management sunt examinate cu accent pe organizare.
Așadar, aceasă scoală a pus bazele managementului modern, contribuind la constituirea managementului ca știință.
Școala behavioristă
Își face apariția în urmă cu patru decenii, ca răspuns la ideile promovate de școala clasică, care a neglijat factorul uman.
Reprezentantii acestei scoli apartin de regula cercurilor universitare. Este promovată de cei mai de seamă reprezentanți ai școlii psihosociologice: E. Mayo, H. L. Gantt, Henry Ford, M.Weber, G. Mead și alții. Ajung în prim plan necesitățile individului ca persoană, astfel incât, prin stimulare, productivitatea acestuia să crească.
Unul dintre specialiștii acestei școli care a propus metode noi în management, metode bazate pe relațiile umane, a fost socio-psihologul George Elton Mayo,
„Mayo este cunoscut ca fondator al Mișcarii Relațiilor Umane și pentru cercetările sale, inclusiv Studiile Hawthorne și cartea sa “The Human Problems of an Industrialized Civilization”(1933). Cercetarea pe care a realizat-o sub Studiile Hawthorne din anii 1930 a arătat importanța grupurilor în care afectează comportamentul indivizilor la locul de muncă.Angajații lui Mayo, Roethlisberger și Dickson, au efectuat experimente practice.
Acest lucru i-a permis să facă anumite deduceri despre modul în care managerii ar trebui să se comporte. El a efectuat o serie de investigații pentru a se uita la modalitățile de îmbunătățire a productivității, de exemplu, schimbarea condițiilor de iluminare la locul de muncă. Ceea ce a găsit totuși, a fost că satisfacția muncii depinde în mare parte de modelul social informal al grupului de lucru”.
Concluzionând contribuția lui Mayo în dezvoltarea managementului putem afirma următoarele:
lucrătorii nu mai sunt priviți individual, ci ca aparținând unui grup, unei echipe;
mediul de lucru și beneficiile salariale sunt mai puțin importante pentru un individ decât nevoia de apartenență la un grup;
grupurile formate la șocul de muncă au o influență foarte mare asupra individului si asupra felului în care acesta se comportă în acel mediu;
relațiile managerilor cu lucrătorii trebuie să fie de colaborare, astfel încât să nu se ajungă la conflicte care să ducă angajații să conlucreze împotriva organizației și nu în favoarea ei.
Școala cantitativă
Are mai mulți reprezentanți, dintre care amintim: A. Kaufman (francez), E.Kameniter și C. Afanasiev (ruși), J. Starr și F. Goronzy (americani).
Este o școală care aduce în sfera managementului ideea că tehnicile elaborate, staistica și matematica po Roethlisberger și Dickson, au efectuat experimente practice.
Acest lucru i-a permis să facă anumite deduceri despre modul în care managerii ar trebui să se comporte. El a efectuat o serie de investigații pentru a se uita la modalitățile de îmbunătățire a productivității, de exemplu, schimbarea condițiilor de iluminare la locul de muncă. Ceea ce a găsit totuși, a fost că satisfacția muncii depinde în mare parte de modelul social informal al grupului de lucru”.
Concluzionând contribuția lui Mayo în dezvoltarea managementului putem afirma următoarele:
lucrătorii nu mai sunt priviți individual, ci ca aparținând unui grup, unei echipe;
mediul de lucru și beneficiile salariale sunt mai puțin importante pentru un individ decât nevoia de apartenență la un grup;
grupurile formate la șocul de muncă au o influență foarte mare asupra individului si asupra felului în care acesta se comportă în acel mediu;
relațiile managerilor cu lucrătorii trebuie să fie de colaborare, astfel încât să nu se ajungă la conflicte care să ducă angajații să conlucreze împotriva organizației și nu în favoarea ei.
Școala cantitativă
Are mai mulți reprezentanți, dintre care amintim: A. Kaufman (francez), E.Kameniter și C. Afanasiev (ruși), J. Starr și F. Goronzy (americani).
Este o școală care aduce în sfera managementului ideea că tehnicile elaborate, staistica și matematica pot influența și îmbogăți activitatea managerilor. Se folosește cu precădere de metode și concepte din sfera statisticii și matematicii, de exemplu: teoria grafelor, teoria firelor de așteptare, programarea liniară etc.
Dintre caracteristicile școlii cantitative se detașează următoarele:concentrarea asupra luării deciziilor, folosirea pârghiilor de natură economică (costuri, venituri, profit, rentabilitate etc), folosirea regulilor matematice.
Școala sistemică
Sintetizează teoriile promovate de școlile precedente, ajungând să fie cea mai completă, experimentată și aplicată școală. Fiind aproape cea mai populară școală, are reprezentanți în toată lumea, de exemplu: J. Malese și J. Lobstein (francezi), P. Drucker, R. Johnson, F. Kast și M. Porter (americani), C. Popov și Gutstein (ruși) etc.
Această școală promovează ideea că organizația este un sistem care interacționeză cu alte sisteme (mediul), și că în interiorul organizației se regăsesc alte subsiteme interconectate între ele.
Totodată, școala sistemică pune un foarte mare accent pe faptul că, dacă unul din subsistemele interne ale organizației nu funcționează corect, toate celelalte sisteme vor fi corupte sau vor înregistra minusuri importante.
Acum rolul managerului este unul mult mai complex, este un manager care a învățat din toate celelalte școli de management, și este obligat să acorde atenție sporită atât factorilor din mediul extern (politică, legislație, norme, negocieri sindicale, condiții economice, forța de muncă disponibilă etc.), dar nu numai, pentru că identificarea și observarea mediului extern nu este suficientă dacă nu cauți metode de a-l influența.
Un mare plus pe care îl aduce școala sistemică este acela de a plasa organizația într-o viziune multidisciplinară, sintetică și analitică în același timp, luând în calcul, însă și obiectivele ei fundamentale.
Chiar dacă această școală încă acumulează experiențe și experimenteză tendințe, este clar faptul că a marcat evoluția managementului pe o scară ierarhică superioară.
Deși de-a lungul timpului au existat mai multe școli, abordări ale managementului (de exemplu privirea școlii de management ca pe o subcultură) le-am enumerat doar pe cele mai importante, dintre care face parte și școala situațională.
Școala situațională
După atâtea școli, abordări și modele de urmat în știința care se numește management, în perioada 1960-1970 s-a încercat descoperirea unui stil unic și universal de management.
Douglas McGregor (profesor de management la MIT Sloan School of Management) considera că: percepția pe care conducerea o are aupra oamnenilor poate fi un criteriu de clasificare al managerilor. Din punctul acesta de vedere, pot exista două tipuri de manageri: manageri care au percepție pesimistă asupra oamenilor și cei a căror percepție este optimistă. Pe de altă parte, cercetători britanici (Woodward, Burns și Stalker) și cei americani (Lawrence și Lorsch) se străduiau să arate că stilul de management trebuie să fie influențat de sarcinile de lucru imlementate și de tehnologia folosită.
Așadar, activitățile manageriale depind de anumite circumstanțe ăn care organizația se află, de un anume context, de una sau mai multe situații. Deoarece nicio situație nu va semăna cu alta, nu pot exista rezolvări identice.
Managementul situațional nu îi aduce managerului soluții „pe tavă”, așa cum nici Medicina nu îi oferă medicului un tratament perfect, universal valabil.
Aici intervine priceperea, experiența fiecărui manager de a gestiona paleta de situații cu care organizatia se confruntă.
Funcțiile managementului
Primul reprezentant al Școlilor de management care a clasificat funcțiile managementului a fost Henri Fayol, care a subliniat cinci funcții ale managementului, și anume:
Fig. 1.3. Funcțiile managementului enunțate de Fayol
Ceea ce este de remarcat în abordarea lui Fazol privind funcțiile managementului, este faptul ca apare funcția administrativă, funcție de bază în conducerea întreprinderii. De fapt, lista de funcții a managementului unei firma este lista cu sarcinile pe care le are un manager pentru a duce la îndeplinire obiectivele organizației în fruntea căreia este pus.
Într-un exprimare mai academică a reușit să sintetizeze paragraful de mai sus, în clasificarea modernă a funcțiilor managementului, Luther Gulick, expert american în Administrație publică și teoretician al managementului modern:
Fig. 1.3. Funcțiile managementului enunțate de L. Gulick
Abordarea autorilor români este diferită atât de modelul lui Fayol, cât și de modelul lui Gulick. Modelul românesc, în accepțiunea mai multor autori enumerează următoarele funcții:
Fig. 1.4. Funcțiile managementului enunțate de unii autori români
Previziunea:
Mai poate fi numită și funcția de „prevedere”, deoarece înseamnă că managerul trebuie să fie foarte bine ancorat în prezent, dar să se adapteze rapid la toate schimbările externe, pentru a-și asigura succesul, creșterea. În același timp, pentru a te adapta la schimbările mediului extern, trebuie să iei în calcul riscuri și oportunități noi, adică să previzionezi viitorul organizației economice. Toate acestea, în activitatea unui manager se concretizează într-o serie de planuri, planificări de procese și activități care să asigure mersul înainte al afacerii.
Previziunea este una dintre cele mai importante funcții manageriale, deoarece are ca scop limitarea nesiguranței, limitarea intervenției neprevăzutului.
Organizarea:
Cuvântul „organizare” provine din limba franceză (verbul organizer) și desemnează conform DEX „un ansamblu de măsuri, privind stabilirea, asigurarea și coordonarea mijloacelor de producție și a forței de muncă în vederea desfășurării producției cu maximum de eficiență economică” (organizarea producției). Dacă funcția de previziune este una de intuiție, de informare, funcția de organizare este una de mijlocire; adică, este mijlocul prin care se pot atinge obiectivele firmei. Există mai multe accepțiuni în doctrina managerială românească, printre care și cea elaborată de Ovidiu Nicolescu, conform căruia ansamblul proceselor de management trebuie să includă și să delimiteze procesele de muncă fizică și muncă intelectuală, gruparea pe posturi și formații de lucru a acestora, ăn funcție de criterii sociale, economice și tehnice, pentru realizarea obiectivelor prevăzute. Importanța funcției de organizare este cuprinsă în definiția ei ți se referă la nevoia de a stabili modul în care oamenii conlucrează, astfel încât să se realizeze obiectivele previzionate.
Coordonarea:
Este funcția prin care are loc armonizarea deciziilor/acțiunilor personalului organizației în urma previziunilor și organizării stabilite. Se bazează în principal pe o comunicare eficientă, respectiv pe transmiterea și perceperea corecta a mesajelor. De buna coordonare a activității organizației se ocupă managerul al cărui rol principal este acela de a armoniza activitățile, oamenii și echipa din subordine astfel încât să se poată realiza obiectivele propuse la un mod performant.
Antrenarea:
Antrenarea este funcția prin care obiectivele previzionate se pot atinge prin determinarea personalului organozației să contribuie la stabilirea ți realizarea acestora. Dintre funcțiile managementului, antrenarea este funcția cea mai sensibilă, deoarece trebuie sa descopere și să fructifice resursele interne si externe care il conduc pe om către o muncă productivă, performantă. Pentru ca un om să își consume energia pentru a atinge niște obiective trasate, acesta trebuie să fie motivat. Motivarea este un factor extern care contribuie la eficiența muncii și ține de mediul și condițiile de muncă. Practic, putem sintetiza funcția de antrenare în două momente:
Momentul trasării sarcinilor, comenzilor de către manageri, cu ajutorul autorității cu care au fost investiți;
Momentul motivării salariaților astfel incât realizarea obiectivelor să includă satisfacerea nevoilor și intereselor individului.
Controlul:
Funcția de control, în varianta ei cea mai simplă și cunoscută este data de definiția cuvântului „control”, care înseamnă : „analiză permanentă sau periodică a unei activități, situații, pentru a urmări mersul ei și pentru a lua măsuri de îmbunătățire”. În cadrul unei organizații, funcția de control este una foarte importantă, după unii specialiști chiar cea mai importantă. În cadrul ei se compară realitatea cu standardul, previziunea cu prezentul, se stabilesc cauzele care generează abaterile de la obiective, dar se stabilesc și măsuri pentru îndreptarea și eliminarea acestora. Din aceste motive, funcția de control are un caracter permanent și necesar în toate nivelele ierarhice.
În abordarea internațională modernă, există doar patru funcții manageriale:
Fig. 1.5. Funcțiile managementului – abordarea internațională
În ceea ce privește această clasificare a funcțiilor managementului, există și specialiști români care au aderat la modelul internațional, de exemplu Stăncioiu&Militaru; Cornescu, Viorel; Marinescu, Paul ș.a.
Conținutul cadru al contractului de management
Contractele de management se folosesc în lume de mult timp, în cele mai diverse domenii: industrie, spitale, în domeniul infrastructurii, instituții teritorial-administratice, aeroporturi etc.
Primul contract de management a fost înregistrat în Australia, la Sidney, între Duncan Upton și liniile aeriene Qantas, în 1978.
În România, Contractul de management a fost reglementat târziu, respectiv în 1993, prin elaborarea Legii nr. 66/07.10.1993. Conform acestei legi, citez: „Contractul de management este acordul prin care o persoană juridică ce desfașoară activitate economică, în calitate de proprietar, încredintează unui manager organizarea, conducerea și gestionarea activității sale, pe baza unor obiective și criterii de performanță cuantificabile, în schimbul unei plăți”
În alte țări, contractul de management are multe forme și este uzitat în toate domeniile și de către toate formele de afaceri. În România, Legea 66/07.10.1993 se referă la societățile comerciale în care statul deține 50% din capitalul social al acestora, precum și regiile autonome.
În general, indiferent de forma pe care o are sau de organizația-persoana căreia i se adresează, un contract de management bine elaborat și respectat de către ambele părți, nu poate fi decât un succes. Conținutul cadru al contractelor de management poate diferi în mediul afacerilor internaționale, mai ales că este utilizat de mult timp și cu o frecvență net superioară mediului românesc.
În legislația română conținutul contractului cadru de management este trasat de legea care l-a reglementat. El poate suferi unele aspecte, mai ales cele legate de obiective și responsabilități, dar trbuie să îndeplinească cel puțin conținutul stipulat în lege, pentru fiecare secțiune în parte.
Enumerarea părților componente ale contractului de managemet este redată schematic mai jos:
Fig. 1.6. Conținutul contractului de management
Chiar dacă par comune oricărui contract din domeniul economic, părțile componente ale contractului de management trebuiesc analizate, pentru a scoate în evidență particularitățile lui în funcție de domeniul în care este aplicat și de negocierea care are loc între cele două părți.
De exemplu, un contract de management între Ministerul sănătății și un manager de spital este diferit de contractul intervenit între o Unitate Administrativ-teritorială și managerul orașului. În cel de-al doilea caz, obiectivele și criteriile de performanță pot fi stipulate într-o Hotărâre a Consiliului Local și anexate contractului de management, ca parte intergrantă a acestuia.
CAPITOLUL 2
CARACTERISTICILE CONTRACTULUI DE MANAGEMENT
2.1. Importanța contractului de management
Importanța contractului de management derivă în special din faptul că, datorită acestuia, mai multe domenii de activitate care nu erau deschise investitorilor sunt acum accesibile doritorilor.
Erau închise nu în sens prohibitiv, ci erau inaccesibile persoanelor/societăților care doreau să investească, însă nu dețineau cunoștințe specifice din domeniu sau, pur și simplu doreau să se implice într-o anume afacere, dar fără să fie și operatorul ei.
În practica internațională există servicii de management oferite de agenții specializate (operatori de brand) și servicii de management oferite de operatori independenți.
În linii mari, contractul de management oferit de agenții specializate aduc la pachet atât contractul de franciză, dar și pe cel de management și ajută la o buna imagine a firmei care urmează să primească serviciile de management, ba chiar sunt recunoscuți de către bănci ca având un grad de risc mai redus în cazul finanțării, practic sunt o garanție că afacerea va performa.
Dintre dezavantajele acestor operatori specializați putem enumera: inflexibilitatea, condiții contractuale dificile, taxare diferită pentru servicii care nu sunt incluse în pachetul de management inițial etc.
În mediul de afaceri internațional există foarte multe companii independente de management, care derulează afaceri de anvergură regională, fiind mai bine ancorate în realitatea pieței locale și sunt mai flexibile .
În România, aplicarea efectivă a contractului de management, așa cum este el descris în Legea 66/1993 a avut loc în anul 1994, cu precădere în societățile autonome cu capital majoritar sau total de stat.
Aceste două categorii de firme putem spune că au avut de suferit în urma dezorganizarii, descentralizarii și lipsei experienței manageriale, motiv pentru care legiferarea unui astfel de contract este benefică, mai ales că, datorită lui, responsabilitățile managerului au căpătat alte dimensiuni, iar autonomia în organizarea procesului de management a primit o importanță mult mai mare.
Bineînțeles că, autonomia pe care o primește managerul unei societăți/regii autonome este însoțită și de controlul necesar evitării consecințelor neplăcute în cazul în care această autonomie ar fi prost înțeleasă și utilizată necorespunzător.
Deoarece sectorul public are o dimensiune destul de vastă la noi în țară, iar performanțele nu sunt cele scontate, constituie motivul principal pentru care s-a legalizat noțiunea și postul de manager prin Legea 66/1993.
Structura contractului de management:
Așa cum este prevăzut în art. 10 din Legea 66/1993, contractul de management trebuie să fie conceput într-o formă juridică adecvată, respectiv pe capitole, puncte, articole și să includă toate doleanțele celor două părți, astfel încât să ducă la perfomanță atât pentru societatea-regia autonomă, cât și pentru managerul care încheie acest contract.
Structura unui contract de management, la modul general, poate fi sintetizată astfel:
Fig. 2.1 Structura contractului de management
Părțile în contractul de management
Legea nr. 66/1993 sintetizează în art. 10 cuprinsul contractului cadru de management, unde „Părțile contractului” reprezintă persoanele juridice/fizice între care poate interveni acest tip de contract.
Deoarece în România, Legea 66/07.10.1993 se referă la societățile comerciale în care statul deține 50% din capitalul social al acestora, precum și regiile autonome , este necesar să lămurim cine va reprezenta aceste societăți în contract.
Conform legii, pot fi părți în contractul de management orice societate comercială a cărui capital social este intergral sau majoritar de stat sau orice Regie Autonomă și managerul care poate face parte din următoarle categorii:
Persoană/persoane fizice, române sau străine sau persoană-persoane juridice, române sau străine, dacă vorbim despre o societate comercială;
Persoană fizică/juridică română, în cazul Regiilor autonome.
Am imaginat mai jos o schemă a părților participante în contractul de management.
Fig. 2.2 Părțile în contractul de management
Putem concuziona că, dacă în cazul societăților comerciale, managerul poate fi persoană fizică sau juridică română sau străină, în cazul Regiilor autonome managerul nu poate fi decât persoană fizică sau juridică română.
Deaseemnea, societățile comerciale pot desemna ca „manager” o echipă formată din mai mulți membri, însă trebuie să existe un acord între membrii echipei, astfel încât exercitarea funcției de manager să fie efectuată de o singură persoană, ceilalți având atribuții. Cel care va exercita efectiv funcția de manager, va trebui să aibă cel puțin atribuțiile specificate în lege.
Calitatea de manager în cadru contractului de management poate fi dobândită de:
Persoane fizice care îndeplinesc cumulativ mai multe condiții:
Au deplină capacitate de exercițiu;
Pot atesta prin acte oficiale că au pregătire profesională adecvată;
Prezintă referințe favorabile de la ultimul loc de muncă
Persoane juridice române sau străine care îndeplinesc următoarele condiții:
Dovedesc cu acte oficiale că dețin personalitate juridică;
Au experiență și obiect de activitate specifice domeniului Management;
Aduc acte care dovedesc bonitatea
Dacă mai sus am enunțat persoanele fizice/juridice care pot avea calitatea de manager, în cele ce urmeazaă voi sintetiza din Art. 5 al Legii 66/1993 persoanele fizice/juridice care nu pot avea această calitate:
Persoane fizice care :
Lucrează în calitate de manager sau administrator la o altă societate comercială;
Au fost condamnați penal;
Sunt incluși pe lista managerilor al căror contract a fost revocat;
Au avut sancțuini legate de încălcarea dispozițiilor legale în domeniul fiscal;
Ei sau rudele lor (până la gradul al doilea) dețin părți sociale sau acțiuni la alte societăți comerciale cu același obiect de activitate sau cu obiect de activitate asemănător cu cel al societății care fac obiectul contracului de management (persoanele în cauză vor depune la dosar o declarație scrisă din care să rezulte că sunt compatibile și aduc și acte doveditoare în acest sens, după caz);
Persoane juridice care:
Sunt în faliment;
Au avut sancțuini legate de încălcarea dispozițiilor legale în domeniul fiscal;
Sunt incluși pe lista managerilor al căror contract a fost revocat;
Drepturile societății comerciale/regiei autonome, care derivă din contractul de management:
Solicită managerului să își îndeplinească obiectivele și criteriile de performanță, a sarcinilor care derivă din fișa postului, din contractul de management și din legislație, statul societate comercială, proceduri interne etc.;
Ia măsuri în urma controlării activității managerului;
Îi pretinde managerului să aloce cele 50 de procente din cota sa de participarela profitul net, pentru a achiziționa acțiuni/părți sociale;
Îl trage pe manager la răspundere pentru neregulile din activitatea acestuia, îinând cont de gravitatea faptelor comise;
Exercită drepturile care îi revin legal, în calitatea sa de acționar;
Solicită trimiestrial managerului rapoarte privind situația economico-financiară a firmei și orice document care atestă îndeplinirea obiectivelor și a criteriilor de performanță.
Obligațiile societății comerciale/regiei autonome, care derivă din contractul de management:
Îl ajută pe manager să se integreze în societate;
Oferă baza tehnico-materială adecvată managerului și autonomie în conducerea/gestionarea activității;
În cazul în care este nevoie, va oferi managerului sistență juridică de specialitate, pentru cauzele apărute în societate;
Îi oferă toate recompensele cuprinse în contractul de management;
Îi asigură, în cazul neprelungirii mandatului, un loc de muncă în aceeași companie, în funcție de experiența/pregătirea managerului, cel putin șase luni;
În urma încetării cotractului de management, societatea va returna toate sumele reținute ca garanție, conform legii.
Drepturile managerului, care derivă din contractul de management:
Drepturile specificate în fișa postului;
Remunerația muncii prestate în conformitate cu vechimea în muncă, respectarea legii privind plata obligațiilor ce decurg din plata salariului ( asigurări sociale, pensii)
Participarea la profitul societății, proporțional cu gradul de realizare al obiectivelor specificate în contractul de management;
Acordarea concediului de odihnă, plătit, în conformitate cu legislația muncii;
Asigurare pentru accidente de muncă, asistență socială gratuită;
Asigurare echipament de protecție, dacă este cazul;
Asigurare înlocuitor pe durata cursurilor de perfecționare și plata acestora;
Asigurare transport în interes de serviciu și decontarea cheltuielilor, dacă transportul s-a făcut cu autoturism personal;
Decontare cheltuieli de deplasare și de cazare, acordare diurnă, în condițiile și cuantumul stabilit de lege;
Punerea la dispoziție de către societate a unui fond pentru protocol;
Buget pentru premierea salariaților cu contribuții semnificative la rezultatele societății;
Obligațiile managerului:
Obligațiile care decurg din fișa postului;
Realizarea obiectivelor și criteriilor de performanța, specificate în anexele contractului de management;
Respectarea restricțiilor legale prevăzute pentru funcția sa;
Respectarea tuturor condițiilor stipulate la încheierea contractului;
Raportarea trimestrială a situației economico-financiare a societății, stadiul realizării proiectelor de investiții etc.;
Investirea a 50% din cota sa de participare la profit în acțiuni/părți sociale;
Constituirea garanțiilor prevăzute în contractul de management;
Colaborarea sinceră și obiectivă cu organele de control, transparență în datele, informațiile solicitate de acestea;
Să respecte prevederile legale cu privire la Codul muncii, prevăzute în contractul colectiv de muncă, legea privind acționarii societății, administrarea societății;
Să respecte prevederile Regulamentului de organizare și funcționare al societății și Regulamentul de ordine interioară;
Să aplice și să respecte legislația din domeniul de activitate al societății;
Să aplice hotărârile organelor judecătorești.
Obiectul contractului
Obiectul oricărui contract înseamnă crearea de obligații, practic, este partea în care angajatorul îi ăncredințează managerului conducerea, organizarea și gestionarea activității scoietății/regiei autonome.
Astfel, managerul va avea la dispoziție întregul patrimoniu al organizației pentru a obține performanțele scontate; el se obligă la acestă prestație prin contractul de management, iar proprietarul se obligă la contraprestația pe care o face managerului.
Atunci când se elaborează Obiectul contractului de management este oblgatoriu să se țină cont de Fișa postului/funcției, instrument foarte important în colaborarea dintre cele două entități, a cărei obiectivitate trebuie să fie totală.
În general, fișa postului se poate referi la:
Data întocmirii;
Denumirea postului și departamentul din care face parte;
Codul după nomenclatorul de profesii și meserii;
Numele superiorului direct;
Obiectivele postului;
Relațiile cu celelalte posturi (atât pe verticală, cât și pe orizontală);
Rezumatul activităților specifice;
Atribuții și responsabilități, inclusiv cele privind autonomia postului;
Condițiile și programul de lucru;
Mediul social (ex. Mărimea grupului);
Modul de evaluare;
Specificații ale postului: experiență, studii, abilități.
Durata contractului
Contractul de management se încheie, de regulă, pe o perioadă de maxim patru ani, însă dacă managerul duce la îndeplinire obiectivele trasate și demonstrează că are în continuare capacitatea de a face performanță, părțile pot conveni prelungirea acestui termen.
Dacă în decursul celor patru ani societatea comercială s-a privatizat 100%, iar Statul nu mai este majoritar (deține peste 50% din părțile sociale) sau dacă este pe rol un proces penal care îl privește pe manager, contractul de management închieiat inițial nu mai este valabil (în primul caz) sau este suspendat (în cel de-al doilea caz).
Managerul își poate exercita mandatul din data la care a fost semnat contractul.
Clauze speciale : garanții, loialitate, confidențialitate
În lege, legat de garanții, este stipulat că, pentru întărirea răspunderii managerului, 50% din cota sa de participare la profitul societății se va investi în acțiuni la societatea comercială.
În acest fel, managerul este și acționar al societății pe care o conduce.
Alte clauze speciale pot fi: declararea averii managerului și a familiei lui la începutul și la încheierea mandatului, clauze legate de fidelitate și de păstrarea confidențialității asupra datelor care se referă la activitatea societății.
Modificarea și încetarea contractului de management
Modificarea contractului de management se poate face numai cu acordul ambelor părți.
Legal, acest lucru se efectuează prin întocmirea unui act adiționalcare va fi înregistrat la Registrul Comerțului în termen de cinsprezece zile de la semnare.
Pot avea loc modificări legate de : apariția unor noi reglementări legale, evoluția societății, completarea unor obiective noi, apariția unor noi proiecte etc.
În articolul 16 din legea 66/1993 sunt reglementate situațiile în care poate îceta contractul de management:
Perioada pentru care a fost întocmit s-a încheiat și nu s-a mai prelungit;
Managerul nu și-a îndeplinit obligațiile din contract;
Managerul renunță la contract din motive întemeiate sau dacă nu au fost respectate condițiile din contract;
Ambele părți au semnat un acord scris în acest sens;
A intervenit un caz de incompatibilitate;
Interdicția judecătorească sau decesul managerului;
Falimentul, insolvabilitatea societății.
Trebuie făcută precizarea că în primele două cazuri, partea vizată va acorda celeilalte părți un preaviz cu cel puțin 30 zile înainte.
Litigii
Dacă în urma încheierii contractului rezultă litigii, acestea se pot rezlova, ca în cazul majorității contractelor, fie pe cale amiabilă, fie prin instanța de judecată sau arbitraj.
Încheierea contractului de management
Așa cum este specificat în articolul 20 din Norma metodologică referitoare la selecționarea managerilor și încheierea contractului de management, după zece zile de la desemnarea managerului, comisia întrunită pentru procesul de selecție și manager vor începe negocierea contractului de management.
De regulă, atât negocierea, cât și semnarea/încheierea contractului de management au loc la sediul societății comerciale/instituției/regiei autonome.
În cadrul negocierii se poartă discuții legate de obiectivele din oferta depusă de candidat, ca bază de pornire. În maxim trei zile de la negociere contractul trebuie semnat.
Dispoziții finale și Anexe
În capitolul „Dispoziții finale” se va specifica baza legală în care se întocmește contractul (ex. Legea 66/1993, Legea 31/1990 privind administratorii, prevederile Codului Civil si Comercial etc).
Anexele atașate vor face parte din contract și pot cuprinde:
Fișa postului managerului;
Obiective ( creșterea profitului, diminuarea pierderilor etc);
Criterii de performanța ( rata profitului, potențialul de dezvoltare, perioada de recuperare a creanțelor, perioada de rambursare a datoriilor, rotația stocurilor etc).
Stabilire cotă de participare la profit a managerului (de exemplu, în cazul regiilor autonome);
declarația de avere conform legii;
bugete etc.
Protecția managerului cu ajutorul contractului de management/ Alte clauze
Legea îi oferă protecție managerului, așa cum este prevăzut în capitolul IV din legea 66/1993. Astfel, acesta are dreptul la mediere sau consultanță din partea societății comerciale/regiei autonome sau organiăației patronale din care societatea/regia face parte. De asemenea, managerul va putea fi sancționat sau eliberat din funcție numai în condițiile stabilite prin contract. În urma expirării mandatului și neprelungirii acestuia, managerul poate solicita un alt loc de muncă în cadrul acealeiași comapnii, pentru cel puțin șase luni, loc de muncă pliat pe pregătirea și experiența managerului
CAPITOLUL 3
STUDIU DE CAZ PRIVIND PARTICULARITĂȚILE CONTRACTULUI DE MANAGEMENT ÎNTRE O INSTITUȚIE PUBLICĂ ȘI O PERSOANĂ FIZICĂ
Introducere
Municipiul Petroșani este unul dintre cele șapte municipii ale județului Hunedoara. Conform recesemântului din 2011, municipiul Petroșani are o populație de 34 331 locuitori.
Este situat în Depresiunea Petroșani, sau Valea Jiului, la o altitudine de peste 600 m și este cunoscut cu precădere pentru activitatea minieră din zonă, aici aflându-se și sediul Companiei Naționale a Huilei, care are în componență mai multe exploatări miniere din zonă.
Aparatul administrativ din cadrul Primăriei Petroșani este compus din:
Primar,
Viceprimar
Administrator public
Secretar al municipiului împreună cu aparatul de specialitate al primarului”.
Contractul de management între o instituție publică și un manager (persoană fizică sau juridică) este reglementat de Legea nr. 66/1993 și pus în aplicare cu ajutorul Normelor metodologice privind încheierea contractelor de administrare a companiilor/societăților naționale, a societăților comerciale, la care statul sau o autoritate a administrației publice locale este acționar majoritar, precum și a regiilor autonome.
3.1. Organizarea concursului de selecție a candidaților
Ocuparea funcției de administrator public se face prin concurs organizat în conformitate cu prevederile Dispoziției nr. 1043/2010 pentru aprobarea Regulamentului privind criteriile de selecție a personalului contractual.
În vederea organizării concursului pentru ocuparea funcției de administrator public, Primarul municipiului Petroșani dispune publicarea unui anunț prin mijloacele mass – media locale, afișarea acestuia pe pagina de internet a autorității locale și la sediu.
Anunțul va conține: denumirea funcției pentru care se organizează concursul, cerințele minime de calificare a candidaților, lista documentelor doveditoare, locul și data limită de depunere a dosarelor candidaților, data, ora și locul desfășurării interviului.
Dosarele candidaților vor conține, în principal: proiectele de management, acte doveditoare (acte de studii, vechime în funcții de conducere, alte acte în susținerea cererii), scrisoare de intenție, C.V., cazier judiciar, adeverință medicală.
În vederea sprijinirii potențialilor candidați, pentru redactarea proiectului de management, primarul, prin intermediul aparatului propriu, poate pune la dispoziția solicitanților informații privind activitatea autorităților administrației publice locale și alte informații de interes general, în condițiile Legii nr.544/2001 privind liberul acces la informații de interes public. Administratorul public raspunde pentru intreaga activitate desfasurata in fata primarului sau inlocuitorului de drept al acestuia si-i prezinta perioadic rapoarte si informari.
Atribuțiile specifice postului, alte reguli și proceduri aplicabile în îndeplinirea acestora se stabilesc de Primarul municipiului Petroșani. Managerul public este persoana care, în baza unui contract de management încheiat în acest sens cu primarul municipiului, îndeplinește anumite atribuții destinate derulării în condiții optime a activității de realizare a cadrului administrativ public general la nivelul municipiului, de dedicare și implicare în rezolvarea tutuor aspectelor de ordin public, de reducere a cauzelor și efectelor negative care pot perturba dezvoltarea municipiului.
Administratorul public trebuie să fie persoana cu cele mai ascuțite abilități de conducere, abilități ce nu se pot dobândi decât prin experiența acumulată de-a lungul a multor ani cunoscătoare în amănunt a principiilor și problematicii administrației publice locale, activ, întreprinzător, responsabil, cu o mare capacitate de a discerne, de a propune și aplica măsuri, metode, strategii de realizare a activității administrative specifice, în folosul comunității.
Pentru a-și dovedi experiența, toți candidații pentru funcția de administrator vor depune proiecte de management, care vor sta la baza selectării lor pentru poziția respectivă, dar care pot face parte din viitorul contract de management. În principiu, prouectul de management cuprinde măsuri de vor fi luate în perioada de valabilitate a contractului de management, studii de caz pe probleme importante identificate la nivelul admninistrației actuale, propuneri și idei noi de edezvoltare a proiectelor existente etc.
Numirea în funcția de administrator public la nivelul municipiului Petroșani se realizează ca urmare a promovării concursului organizat în acest sens în condițiile legii de către candidatul care îndeplinește cumulativ următoarele criterii:
-are cetățenia română și domiciliul în România;
-cunoaște limba română scris și vorbit;
-are capacitate deplină de exercițiu;
-are o stare corespunzătoare de sănătate, fizică și mentală, atestată prin certificat medical, eliberat de medicul de familie și psihiatru;
-nu a fost condamnată pentru săvârșirea unei infracțiuni contra umanității, contra statului, de serviciu sau în legătura cu serviciul, care împiedică infăptuirea justiției, fals sau alte fapte de corupție sau alte infracțiuni infăptuite cu intenție, care ar face-o incompatibilă cu exercitarea funcției de administrator public, cu excepția situației în care a intervenit reabilitarea;
-nu a desfășurat activități de poliție politică, astfel cum este definită prin lege;
-este absolvent de studii superioare de lungă durată, absolvite cu diplomă de licență;
-are o vechime în specialitatea studiilor absolvite de minim 10 ani;
-are cunoștințe de operare pe calculator, cel puțin nivel mediu;
-are aptitudini legate de procesul decizional, de organizare și coordonare, de analiză și sinteză, planificare și acțiune strategică, control și depistare a deficiențelor, capacitate relațională cu superiorii, colegii, subordonații și publicul, spirit de initiativă;
-are o vechime în administrația publică de minim 10 ani.
3.2. Depunerea proiectului de către candidați
În Anexa nr. 1 a HCL nr. 79-2011, legat de organizarea concursului pentru ocuparea postului de Manager al orașului Petroșani, punctul 2, alineatul cinci, este stipulat faptul că, pe lângă actele solicitate la dosar (acte de studii, vechime în funcții de conducere, alte acte în susținerea cererii, scrisoare de intenție, C.V., cazier judiciar, adeverință medicală), candidații vor aduce și un proiect de management care să ateste abilitățile de manager ale acestora.
3.2.1 Proiect de management
În urma adâncirii procesului de descentralizare la nivel național, unele competențe administrative și financiare s-au transferat de la administrațiile publice centrale către administrațiile publice locale.
Proiectul de management al unei instituții reprezintă oferta candidatului, prin care răspunde cererii formulate de autoritate, oferind soluții concrete prin care managementul va atinge obiectivele și va îndeplini sarcinile, și conține, de regulă:
Fig. 3.1 Conținutul proiectului de management
Principalul scop al descentralizării este acela de îmbunătățire a calității serviciilor publice oferite cetățenilor și de modernizare a structurilor responsabile și a metodelor de furnizare a acestora. Fără să fie un scop în sine, descentralizarea este o metodă eficientă de a furniza serviciile publice, corelate cu nevoile beneficiarilor. Niciun sistem centralizat nu va putea răspunde varietății de nevoi ale unei comunități locale, așa cum o pot face autoritățile locale, responsabile în fața cetățenilor.
Așadar, drepturile de decizie privind administrarea și finanțarea unui număr tot mai variat de servicii publice s-au transferat puțin câte puțin către autoritățile locale, ca fiind entitatea cea mai potrivită pentru a răspunde cerințelor specifice ale comunității.
Scopul descentralizării a fost în primul rând unul de eficiență, eliminându-se astfel:
inerția;
termenele lungi în rezolvarea problemelor;
întârzierile;
reducerea cheltuielilor nejustificate;
rutina administrativă;
descurajarea gândirii independente a personalului și folosirea incompletă a competențelor individuale;
Un bun manager va trebui să țină cont de posibilitățile de dezvoltare locală durabilă, care sunt influențate de capacitatea comunităților și a instituțiilor administrative de atragere, gestionare optimă a fondurilor extrabugetare și de implementare eficientă a unor programe de finanțate din fonduri europene.
Schimbarea majoră a counceptului general în ceea ce privește atribuțiile administrației locale a adus în fața primarilor, a aparatelor proprii de specialitate din consiliile locale, probleme manageriale de tip nou, activităților de coordonare, control, reglementare, avizare, autorizare etc., adăugându-se cea de administrare, specifică mai degrabă managementului decât coordonării autoritare.
Atribuțiile generala ale primarului, după cum sunt stabilite în legislașia din domeniu, nu permit implicarea factuală în managementul diverselor lucrări de administrare, a serviciilor care s-au dezvlotata și au crescut în complexitate și în număr.
De asemenea, a crescut numărul proiectelor de infrastructură cu finanțare europeană, cu o disciplină strictă și birocrație accentuată, care necesită aplicarea unor tehnici specifice de management, a unei echipe setate pe astfel de obiective.
În cadrul Administrației publice Petroșani, funcția de manager al orașului, sau Administrator public, s-a instituit prin Hotărârea Consiliului Local nr. 225/29.09.2009.
În cerințele formulate în HCL amintită Proiectul de management va analiza structurile care intră în aria de competență a managerului public, planul de acțiune, strategia și programele pentru îndeplinirea acestor cerințe.
Descrierea situației la data întocmirii Proiectului de management cuprinde pe lîngă date generale, structura organizatorică, principalele sarcini ale compartimentelor coordonate, identificarea priorităților și formularea unor soluții conform schemei: scop, obiective, activități.
Datele prezentate sunt preluate din informații publice ale Administrației publice locale Petroșani, cumulate cu experiența candidatului. Situațiile, datele și aprecierile se rezumă la principala problematică, cea legată de Investiții și finanțări externe și interne, plus exemple din trei structuri funcționale din aria de competență.
Prin prezentarea fiecărui compartiment în parte, se vor creiona și problemele cele mai stringente, dar și idei pe care viitorul manager al orașului le are pentru îmbunătățirea acestora.
De asemenea, prioritatea numărul unu fiind atragerea de fonduri pentru investiții, Biroul de investiții va fi analizat în mod particular, deoarece derularea unor proiecte de investiții cu finanțarea europeană sau guvernamentală este foarte importantă pentru această zonă, puternic industrializată cândva și cu posibilități limitate în prezent.
Biroul de investiții, atragere fonduri și derulare proiecte majore cu finanțare europeană sau guvernamentală acoperă poate 80% din domeniul de activitate al Managerului public. Deoarece în orice proiect, elementul neprevăzut are impactul cel mai nefavorabil asupra materializării celor mai bune intenții, separarea componentei politice de cea administrativă este cheia rezlovării conflictelor aparente între intenții și realizări.
De regulă, la promovarea proiectelor de finanțare, se propune o echipă de management, însă datorită ecartului de timp între înaintarea propunerii de proiect și obținerea finanțării, ea însăși având unele deficiențe, întârzieri și piedici, apar aspecte de neconcordanță, incoerență și chiar erori materiale.
Lipsa de continuitate în posibilitățile concrete de gestionare este cea care grevează, paradoxal, sussesul așteptat al implementării celor mai ambițioase prioecte, cu finanțarea cea mai generoasă. Această gestionare reprezintă segmentul în care rolul Administratorului public trebuie să se focalizeze, să aloce minimul de resurse pentru maximul de eficacitate.
În momentul aplicării acestui proiect, în cadrul Administrației locale se desfășoară mai multe proiecte, aflate în diverse stadii de derulare, iar numărul acestora se așteaptă să crească în viitor, lucru care necesită o coordonare unitară, mai ales că există o interferență temporală și spațială de acțiuni legate de achiziții, contracte, plăți.
Degravarea Primarului de această latură administrativă privind obținerea avizărilor, monitorizarea avansării implementării fiecărui proiect, corelarea resurselor disponibile cu cerințele curente, verificarea legalității face necesară delegarea acestei competențe, nu numai din punct de vedere administrativ, dar și din punct de vedere al partajării responsabilităților.
De aici derivă faptul că acest aspect este cel mai responsabilizant dintre toate atribuțiile unui Administrator public. În ceea ce privește competențele de ordonator de credite referitoare la proiectele de investiții, se întrevede importanța Biroului de management al proiectelor cu finanțare internațională și achiziții publice care are mai multe atribuții în legătură cu activitatea de coordonare din partea Administratorului public.
Dintre aceste atribuții amintim:
colaborează cu instituțiile și organismele care acordă finanțări externe și interne, prin programele destinate administrației publice locale, identifică oportunitățile de finanțare și redactează cererile de finanțare în colaborare cu alte compartimente sau consultanți de specialitate;
după ce se obține finantarea, îndrumă și monitorizează implementarea programelor, păstrând permanent legătura între finanțatori, furnizori și beneficiari;
urmărește respectarea clauzelor contractuale privind achizițiile, întocmirea coprectă și în termen a rapoartelor intermediare și finale;
sprijină constituirea parteneriatelor necesare propunerilor de proiecte;
elaborează programul anual al achizițiilor publice, pe baza necesităților și priorităților comunicate de celelalte compartimente din cadrul autorității contractante, conform bugetului aprobat;
elaborează sau coordonează activitatea de elaborare a documentației de atribuire pentru contractele de achiziție publică ori, în cazul organizării unui concurs de soluții, a documentației de concurs;
îndeplinește obligațiile referitoare la publicitate, așa cum sunt prevăzute în Ordonanța de Urgență nr. 34/2006;
asigură evidența corespondenței primită în cadrul biroului și rezolvarea acesteia respectând prevederile legale;
asigură arhivarea actelor pe care le instrumenteză etc.
Pentru optimizaea celor de mai sus, s-au propus în cadrul proiectului de management o serie de masuri, cum sunt cele descrise schematic mai jos:
Fig. 3.2 Măsuri propuse în proiectul de management – Biroul de investiții
Compartimentul de transport public local este, de asemenea, un alt exemplu de compartiment ierarhic-funcțional de tip operațional, în domeniul unui serviciu public, cu atribuții de reglementare, evidență și control, autorizare și organizare. Principalele atribuții ale acestui compartiment sunt:
atribuții generale, referitoare la activitatea de transport local (operaționale-executive)
atribuții de reglementare și autorizare (emiterea reglementărilor referitoare la regulamentul de organizare și executare a transportului de persoane, mărfuri sau bunuri pe teritoriul Municipiului Petroșani;
atribuții de organizare, evidență și control;
În municipiul Petroșani activitatea de transport în comun, urban și interurban, încă este tributară sistemului „Maxi-taxi”, considerat cel mai flexibil și eficient în condițiile locale, de cerințe de transport, trasee etc. Chiar dacă acesta este reglemetat privind tarifele, stațiile terminus, stațiile de traseu, frecvența, se impun niște adaptări periodice la situația actuală, și anume:
relizarea traseelor în noile condiții, rezultate din reabilitarea străzilor;
analiza amplasamentului stațiilor, pentru a evita conflictele dintre firmele de atxi și cele de transport local;
adăugarea unor soluții complementare pentru zonele cu acces corespunzator, a utilizării unor mijloace de transport de capacitate mai mare;
modificarea destinațiilor în funcție de obiective viitoare;
identificarea posibilor parteneri pentru soluționarea celor de mai sus;
analizarea oportunității înființării unui Serviciu public de transport în comun, poate chiar în parteneriat Public-privat;
atragerea de fonduri financiare pentru realizarea celor de mai sus.
Compartimentul administrativ reprezintă „platforma logistică” ce asigură buna funcționare a tuturor compartimentelor amintite mai sus și nu numai.
Dintre atribuțiile cele mai importante ale Compartimentului administrativ, amintim:
asigură curățenia în cadrul instituției;
centralizează cererile cu privire la necesarul de materiale, rechizite, consumabile pentru echipamente IT , întocmește și urmărește planul de aprovizionare al Primăriei împreună cu Direcția tehnică;
asigură păstrarea și integritatea buburilor ce aparțin Primăriei;
planifică, coordonează, reașizează și supraveghează efectuarea reparațiilor de strictă necesitate la clădiri și instalații aferente;
administrează parcul auto care aparține Primăriei;
gestionează mijloacele fixe și obiectele de inventar din cadrul serviciilor Primăriei
O propunere de îmbunătățire a activității din cadrul acestui compartiment este amenajarea unui centru Copy-print, care să ajute la fluidizarea depunerii diverselor solicitări, achiziția directă de către cetățeni a unor tipizate, formulare, efectuarea unor copii etc, toate acestea ajutând la decongestionarea compartimentelor de specialitate și la mulțumirea concetățenilor, prin reducerea timpului de rezolvare al problemelor.
Concluzii
Principala motivație a funcției de „city manager” este creșterea eficienței în toate domeniile Administrției publice, dintre care două se evidențiază ca importanță:
finanțarea și implementarea proiectelor majore de investiții;
creșterea calității serviciilor publice.
3.3. Obiective și criterii de performanță
3.3.1 Obiective și criterii generale
În vederea desfășurării unei bune activități și a îndeplinirii obiectivelor de către administratorul public, elementul principal îl constituie evaluarea formală și monitorizarea continuă a performanței acestuia.
În funcție de îndeplinirea sau neîndeplinirea sarcinilor specifice și obiectivelor asumate, evaluarea constituie barometrul posibilității prelungirii sau rezilierii contractului de management.
În cazul de față, obiectivele și criteriile de performanță pentru această funcție sunt stabilite prin Hotarărea Consiliului Local și sunt cuprinse în anexa acestei Hotarâri.
Dintre obiectivele specifice menționăm:
promovarea calității și eficienței serviciilor din subordine;
promovarea strategiilor de dezvoltare al serviciilor coordonate;
organizare și control, dar și monitorizare a compartimentelor subordonate;
exploatarea tuturor echipamentelor, sistemelor informatice și a bunurilot proprietate publică pentru satisfacerea eficientă a necesităților cetățenilor;
corelarea structurii de personal cu solicitările posturilor, în vederea unei bune productivități a muncii;
Criteriile de performanță sunt cuprinse în aceeși Hotărâre de Consiliu și se referă la:
capacitate organizatorică;
capacitate managerială;
capacitatea de control;
capacitatea decizională;
delegarea;
buna gestionare a resurselor;
bune abilități de negociere și comunicare;
asumarea responsabilităților;
capacitate analitică;
planificare și coordonare etc.
3.3.2. Proiecte anterioare de succes
În cadrul proiectului de management depus, s-au făcut referiri și la modul în care candidații au reușit să se facă remarcați în activitatea precedentă candidării la funcția de manager a municipiului Petroșani.
Dintre proiectele depuse s-a remarcat proiectul descris mai jos, care poate constitui, încă de pe acum, un criteriu de apreciere al performanței candidatului.
Candidatul cu proiectul câștigător face parte din Primăria Petroșani, unde a condus Biroul de investiții mai mulți ani, reușind, cu susținerea primarului, să propună și să atragă fonduri europene, pe diverse proiecte (Anexa 1: Contractul de management între Municipiul Petroșani și candidatul câștigător).
Unul dintre proiectele care l-au făcut remarcat este atragerea de fonduri nerambursabile în vederea extinderii Adăpostului de urgență pe timp de noapte pentru persoane neajutorate.
Proiectul s-a realizat pe parcursul a doi ani și de finalitatea lui se bucură persoane fără adăpost, care, în urma reducerii activității miniere din zonă s-au înmulțit de la an la an.
În tabelul de mai jos se regăsește rezumatul proiectului.
Sursele de finanțare ale proiectului au fost din FEDR, bugetul de stat și bugetul local, astfel:
Tabelul . 3.1 Rezumat proiect Adăpost de urgență pe timp de noapte
3.4 Obiective și criterii specifice – primele sarcini ale noului manager
Proaspătul manager împreună cu echipa sa vor avea parte de mari provocări odată cu noua funcție, mai ales că, anumite proiecte au fost amânate, tocmai din lipsa unei persoane specializate și responsabilizate pe proiecte bazate pe fonduri europene.
Toate obiectivele specifice sunt anexate contractului de management
Considerând experiența anterioară a câștigătorului concursului de manager al orașului, primarul i-a atribuit și calitatea de Ordonator de credite prin delegație.
Primul proiect de care se va ocupa noul manager, în calitatea sa de Ordonator principal de credite prin delegație, va fi întocmirea caietului de sarcini pentru contractarea unei firme de consultanță în vederea punerii în practică a proiectului aprobat pentru reabilitarea/extinderea Școlii gimnaziale nr. 7 din zona Aeroport a municipiului Petroșani, proiect aprobat deja și finanțat din fonduri comunitare prin POR – Axa 3.4, dar a cărui trecere în aplicare s-a amânat din cauza lipsei de timp și de personal experimentat în acest domeniu.
De asemenea, va monitoriza aplicarea întocmai a datelor din Caietul de sarcini, va urmări alocarea bugetelor pe etape și va evalua activitatea firmei de consultanță pe toată durata proiectului, până la finalizarea totală a investiției.
Managerul va fi direct răspunzător de etapizarea corectă a lucrărilor, de raportarea la timp a datelor către Primăria Petroșani și de aducerea la cunoștință a oricăror probleme de ordin tehnic, economic sau social care ar pune în pericol realizarea proiectului.
CAIETUL DE SARCINI
al achiziției de servicii de consultanță în managementul investiției în cadrul proiectului
“Reabilitare și extindere Școală Gimnazială nr. 7 din Aeroport, stradă Venus nr. 9, Localitatea Petroșani, Județul Hunedoara
1. Cadrul general
1.1 Prezentarea Autorității Contractante
Denumire: Unitatea Administrativ Teritorială a Municipiului Petroșani
Adresa: Str. 1 Decembrie 1918 nr. 93, loc. Petroșani, jud. Hunedoara, Cod Poștal: 332019
Numărul de telefon : 0254 541 220
Număr de fax : 0254 545 903
E-mail: primă[anonimizat]
Sursă de finanțare: Buget local, național și prin proiect finanțat din fonduri comunitare prin POR – Axa 3.4
1.2 Contextul achiziției de servicii
Unitatea Administrativ Teritorială a Municipiului Petroșani având sediul în Str. 1 Decembrie 1918 nr. 93, loc. Petroșani, jud. Hunedoara este beneficiar al unui Contract de Finanțare pentru proiectul „Reabilitare și extindere Școală Gimnazială nr. 7 din zona Aeroport” localitatea Petroșani, , județul Hunedoara, prin Programul Operațional Regional 2007 – 2013, axa prioritară 3 “Îmbunătățirea infrastructurii sociale”, domeniul major de intervenție 3.4 – Reabilitarea /modernizarea/ dezvoltarea și echiparea infrastructurii educaționale preuniversitare, universitare și a infrastructurii pentru formare profesională continuă. Proiectul va fi implementat pe o perioada de 27 de luni de la semnarea Contractului de Finanțare (01 aprilie 2013). În acest context se dorește încheierea unui contract de servicii de management al implementării proiectului.
Entitățile responsabile de implementarea proiectului sunt:
UAT a Municipiului Petroșani, în calitate de Beneficiar, prin Administrator public Moga Gabriel;
Ministerul Dezvoltării, Regionale și a Administrației Publice, în calitate de Autoritate de Management pentru POR
Agenția pentru Dezvoltare Regională a Regiunii de Dezvoltare Vest, în calitate de Organism Intermediar pentru POR
2. Obiectivul proiectului
2.1 Obiectivul general, obiectivul specific și măsurile proiectului
Obiectivul general al proiectului îl reprezintă crearea premiselor necesare pentru asigurarea accesului populației tinere din localitatea Petroșani la serviciile de educație, cu precădere accesul liber și neîngrădit la învățământul primar și gimnazial. Se creează astfel premisele unei dezvoltări educaționale durabile pe teritoriul administrativ al Municipiului Petroșani. Accesarea unei finanțări nerambursabile se constituie într-o oportunitate pe care primăria Petroșani și-a propus să o valorifice în vederea creșterii calității infrastructurii sociale a zonei, alinierii la politice comunitare de coeziune socială.
În condițiile în care la momentul actual primăria are în derulare mai multe proiecte de infrasctructura (fizică de baza, socială, culturală etc) finanțarea în proporție de 98% a cheltuielilor eligibile ale proiectului prin asistență financiară nerambursabilă va permite finalizarea tuturor proiectelor investitioanle în termenele asumate, realizându-se astfel programul investional asumat de admisitratia publică în față cetățenilor.
Se are în vedere prin proiect îmbunătățirea calității nivelului de educație și ridicarea acestora la standarde europene, cu implicații pozitive asupra gradului de participare a populației la piață muncii.
Obiectivele specifice ale proiectului sunt:
Modernizare/reabilitarea și extinderea unei instituții de învățământ gimnazial în localitatea Petroșani;
Echiparea și dotarea instituției cu echipamente didactice, echipamente pentru pregătirea profesională și echipmamente IT;
Educația în sine reprezintă în fapt cel mai important fapt social, și acest adevăr nu poate fi contestat. Între evoluția societății și cea a școlii există o relație bilaterală îmbunătățirea radicală și diversificarea ofertei educaționale a întregului sistem de învățământ din România este recunoscută că un obiectiv prioritar de importantă strategică și o condiție obligatorie pentru transpunerea în fapt a principiilor dezvoltării durabile pe termen mediu și lung.
Educația și formarea profesională a copiilor, tinerilor din localitatea Petroșani prin sistemul național de învățământ are că finalitate principala formarea la toți și la fiecare dintre aceștia a competențelor, înțelese că ansamblu multifuncțional și transferabil de cunoștințe, deprinderi și atitudini, necesare pentru: împlinirea și dezvoltarea personală prin realizarea propriilor obiective în viață, conform intereselor și aspirațiilor fiecăruia și dorinței de a învață pe parcursul întregii vieți; integrarea socială și participarea cetățenească activă în societate, precum și ocuparea unui loc de muncă și participarea la funcționarea și dezvoltarea unei economii durabile.
În prezent, municipiul Petroșani are o populație de 34 331 locuitori, conform recensământului din 2011, dintre care școlari 4929 care învață în cinci instituții de învățământ primar și gimnazial de stat.
Școala Gimnazială nr. 7 din zona Aeroport este școala care face subiectul prezentei documentații. Școala Gimnazială nr. 7 este amplasată în zona Aeroport, str. Venus nr. 9. În prezent, în școală învață un număr de 612 elevi, din care 312 fac parte din ciclul primar, 298 din cel gimnazial, corpul profesoral fiind format din 46 de cadre didactice, 3 persoane personal didactic auxiliar, iar personal nedidactic 3 persoane.
Școala funcționează în 2 (două) schimburi:
– Ciclul primar;
– Ciclul gimnazial.
Spațiul școlar actual este insuficient, fiind reprezentat doar de 12 săli de clasă și un laborator de informatică. În prezent școala se dezvoltă pe două niveluri (parter și etaj) și a fost executată după anul 1974. Gradul de utilizare al școlii pentru ciclul primar fiind de 88,89% iar pentru ciclul gimnazial de 86,39% rezultă că gradul mediu de utilizare al unității școlare este de 87,64%. Școala are nivelul de înălțime P+1E și deține doar 12 Săli de clasă, un singur laborator (informatică), o cancelarie, un birou pentru director, un spațiu pentru secretariat, 3 magazii de dimensiuni foarte mici pentru depozitarea materialului didactic, 2 magazii pentru depozitarea materialelor de igienă și curățenie (sub două din cele 3 scări existente), 2 terenuri de sport (unul cu platforma betonată și unul direct pe pământ), o anexă nivel P+1E cu grupuri sanitare insuficiente (atât pentru elevi cât și pentru profesori) prin intermediul căreia se realizează și accesul elevilor în școală și o anexă nivel parter pentru centrala termică.
Lucrările de modernizare și extindere prevăzute prin proiect constau în:
Lucrările de reabilitare, consolidare și extindere conform documentației tehnico- ecomice anexate prezentei cereri de finanțare;
Zugrăveli interioare și exterioare noi din materiale superioare calitativ; Dotarea completă și corespunzătoare a sălilor de clasă, cu mobilier și materiale didactice;
Racordarea la rețeaua locală de internet de mare viteză a laboratorului de informatică, a cancelariei, a biroului directorial;
Dotarea cu sistem de supraveghere și monitorizare.
Unul din rezultatele proiectului îl reprezintă accesul la educație a copiilor și tinerilor din zonă prin sistemul național de învățământ, indiferent de rasă, naționalitate, etnie, limba, religie, categorie socială, convingeri, sex, orientare sexuală, vârstă, handicap, boală cronică necontagioasa, infectarea HIV, apartenența la o categorie defavorizată, precum și de orice alt criteriu. Consiliul Local și-a propus, pe baza unei analize de nevoi realizate la nivel local care s-a referit la evoluțiile demografice ale localității, la situația spațiilor de școlarizare și evoluțiile bugetului local să modernizeze și doteze Școala nr 7 din localitate prin accesarea unei finanțări prin programul POR – Axa 3, domeniul major de intervenție 3.4.
Consiliul Local va finanța de la bugetul local 2% din valoarea eligibilă a cheltuielilor, cheltuielile neeligibile și TVA-ul aferent proiectului în totalitate.
Administrația Publică Locală din Petroșani , în conformitate cu prevederile legale în vigoare în domeniul educației, garantează dreptul la educație și formare profesională diferențiate, pe baza pluralismului educațional, în beneficiul individului și al întregii societăți.
Proiectul se încadrează în prevederile Programului Operațional Regional fiind în concordanță cu cerințele de cofinanțare ale POR deoarece propune cofinanțarea unei investiții în cadrul unei instituții școlare din învățământul obligatoriu, instituție ce va furniza servicii de educație elevilor înscriși în învățământul primar și gimnazial la nivelul Municipiului Petroșani, fiind implicit aliniat:
axei prioritare 3 – „Îmbunătățirea infrastructurii sociale” urmărind derularea unor acțiuni în vederea asigurării populației cu servicii esențiale, contribuind astfel la atingerea obiectivului european al coeziunii economice și sociale, prin îmbunătățirea infrastructurii serviciilor de sănătate, educație, sociale și pentru siguranță publică în situații de urgență
domeniului major de intervenție 3.4 – „Reabilitarea/modernizarea/dezvoltarea și echiparea infrastructurii educaționale preuniversitare, universitare și a infrastructurii pentru formare profesională continuă” asigurând imbunatarirea calității infrastructurii de educație, a dotărilor școlii în vederea asigurării unui proces educațional la standarde europene. Prezentul proiect nu face obiectul nici unei alte cereri de finanțare.
Modernizarea spațiilor de învățământ se înscrie însă în politică de dezvoltarea durabilă care se implementează la nivelul localității Petroșani. Localitatea Petroșani are o strategie de dezvoltare pentru perioada 2007-2013, fundamentată pe baza unui master plan de dezvoltare, în care sunt previzionate și etapizate toate componentele unei dezvoltări durabile a localității. Astfel pe perioade de dezvoltare sunt cuprinse componente atât din infrastructură fizică de baza, cât și din cea socială și culturală. Administrația locală Petroșani este una din administrațiile locale care are experiență în derularea de proiecte cu finanțare europenă și numai. Îmbinând politicile educaționale cu tradițiile învățământului hunedoarean, Școala nr. 7 din localitatea Petroșani urmărește să asigure premisele necesare dezvoltării unui sistem de învățământ modern, de calitate, deschis, axat pe promovarea valorilor democrației europene.
În cadrul activităților se urmărește concepția de proiectare, organizare, desfășurare și evaluare a procesului de învățământ, urmărindu-se ridicarea calității actului instructiv-educativ (proiectarea activităților didactice, îndrumarea activității la clasă și a activității extrașcolare, evaluarea inițială și continuă a elevilor), parcurgerea programelor școlare în concordanță cu proiectarea didactică, formarea deprinderilor de muncă independența a elevilor, utilizarea metodelor activ-participative care să ducă la obținerea de rezultate la examenele finale și atingerea standardelor educaționale de către elevi.
2.2 Achiziții demarate până la depunerea cererii de finanțare
Tabelul . 3.2 Achiziții inițiale în cadrul caietului de sarcini
2.3 Achizițiile din cadrul proiectului
Tabelul . 3.3 Achiziții din cadrul proiectului
Echipa de proiect a Beneficiarului
Echipa de proiect a Beneficiarului este formată din următorii membri, angajați ai Primăriei Petroșani:
• Dna Ivan Claudia Mirabela – Consultant de proiect și responsabil promovare
• Dnul Moga Gabriel – Administrator public
• Frățilă Iuliana Grigore– responsabil achiziții și informare și publicitate
2.4 Definiții și abrevieri
AM POR – Autoritate de Management pentru Programul Operațional Regional – reprezentată de Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice
OI – Organism Intermediar pentru POR – reprezentat de Agenția pentru Dezvoltare Regională a Regiunii de Dezvoltare Sud-Est
Beneficiar – Unitatea Administrativ Teritorială
Consultant – prestatorul de servicii de management desemnat în urmă derulării prezenței proceduri
Echipa consultantului – cei trei experți desemnați (coordonator, expert achiziții și expert financiar) de către consultant
Echipa de proiect a beneficarului – cei 3 membri ai echipei de implementare – angajați în cadrul Primăriei Petroșani
UIP – Unitatea de Implementare a Proiectului – formată din Echipa consultantului și Echipa de proiect a beneficarului
3. Obiectul contractului de servicii
Obiectul contractului este asigurarea unor servicii de management corespunzător, în vederea implementării proiectului „Reabilitare și extindere Școală Gimnazială nr. 7 din Aeroport, localitatea Petroșani, , județul Hunedoara”.
Perioada de prestare a serviciilor de management de proiect va fi împărțită în două etape :
1. Etapa I – prestarea serviciilor în perioada de implementare a proiectului, respectiv până la data de 01.07.2015.
2. Etapa a ÎI-a – prestarea serviciilor în perioada de post implementare a proiectului, respectiv 5 luni de zile, având în vedere prevederile contractului de finanțare ce permit autorității contractante să depună cererea de rambursare în termen de 60 de zile de la expirarea perioadei de implementare.
În condițiile în care, din motive obiective, perioada de implementare a proiectului se va prelungi pe baza unui act adițional încheiat cu Autoritatea de Management – Ministerul Dezvoltării și Administratiei Publice, contractul de management de proiect va fi prelungit în mod automat cu același număr de luni, fără modificarea valorii acestuia.
Ținând cont de anvergura și de complexitatea proiectului care va fi implementat, precum și de obligațiile asumate de către Unitatea Administrativ Teritoriala prin Contractul de Finanțare, Unitatea Administrativ Teritoriala dorește contractarea unor servicii profesionale de consultanță și project management în sprijinul coordonării implementării cu succes a proiectului.
3.1 Cerințe minime privind serviciile solicitate
Consultantul, în strânsă legătură și sub directă supervizare a echipei de proiect a Beneficiarului, va realiza următoarele activități în vederea implementării proiectului:
Asistență privind achizițiile publice:
întocmirea documentațiilor de atribuire (de la demararea procedurii până la emiterea documnetului constatator) pentru următoarele proceduri de achiziții: achiziție servicii de asistență tehnică pe perioada de derulare alucrărilor; achiziție servicii de supraveghere execuție lucrări prin intermediul dirigintelui de șantier, achiziție furnizare bunuri dotări echipamente; achiziție servicii de audit;
asistenta la derularea procedurilor de achiziție publică si la intocmirea dosarelor de achiziții
monitorizarea derulării etapelor de achiziții, conform graficului de activități din cererea de finanțare.
verificarea dosarelor de achiziție servicii, lucrări, echipamente, din punct de vedere al respectării legislației in vigoare si a procedurii prevăzute de AMPOR;
Asistenta privind planificarea și execuția activităților proiectului :
analizarea evoluției de ansamblu a proiectului in conformitate cu graficul de implementare, identificarea abaterilor de la graficul de implementare a proiectului și de la obiectivele lui și informarea în scris a Autorității Contractante cu privire la orice întârziere în derularea proiectului, motivele apariției acestora și propuneri clare de remediere și readucere a graficului activităților în parametrii inițiali
întocmirea și transmiterea lunară către Beneficiar de rapoarte privind stadiul de execuție a tuturor lucrărilor/activităților contractate, atât din punct de vedere cantitativ cât și calitativ
supervizarea situațiilor de lucrări transmise de către executantul lucrărilor de construcții și avizate de dirigintele de șantier și supunerea acestora spre aprobarea beneficiarului, în vederea efectuării plăților;
informarea beneficiarului despre anumite situații limită și oferirea de soluții pentru luarea unei decizii de către acesta;
monitorizarea derulării tuturor contractelor de servicii și lucrări încheiate de beneficiar în cadrul proiectului, aducând la cunoștința acestuia eventuale întârzieri, nerespectări de clauze sau necesitatea realizării unor acte adiționale;
urmărirea termenelor de livrare a rezultatelor proiectului, a documentelor oficiale și de efectuare a plăților și notificarea în timp util a echipei de proiect în acest sens; în cazul în care este necesară prelungirea duratei totale a proiectului, pe baza memoriului justificativ care explică motivele pentru care este necesară prelungirea, se va întocmi notificarea către beneficiar;
Asistență privind realizarea documentelor suport pentru activitățile derulate, în relație cu OI și AM POR:
urmărirea și verificarea eligibilității tuturor cheltuielilor efectuate;
informarea imediată a Autorității Contractante în cazul depistării unor cheltuieli neeligibile efectuate de prestatorii implicați în proiect, sugerând și măsuri ce pot fi luate pentru reglementarea situației.
întocmirea cererilor de rambursare cu respectarea formularelor si a recomandărilor AM POR si a documentației suport a acestora (contracte, facturi, ordinde de plată, extrase de cont, procese verbale predare-primire, etc) și înaintarea acestora către beneficiar în vederea transmiterii către OI;
întocmirea rapoartelor intermediare de progres, cu o periodicitate de 3 luni, cu respectarea formularelor si a recomandărilor AM POR și înaintarea acestora către beneficiar în vederea transmiterii către OI;
întocmirea eventualelor acte adiționale la contractul cu AM POR, respectiv întocmirea documentației necesare pentru modificări ale calendarului de activități, realocări de sume între liniile bugetare din bugetului indicativ al proiectului, schimbarea termenului de execuție, schimbarea datelor de identificare a beneficiarului (sediu social, înlocuirea reprezentantului legal, schimbarea contului bancar, etc;
asigurarea, pe tot parcursul proiectului, a interfeței cu experții AM POR și OI ;
sprijinirea echipei de proiect și participarea la toate activitățile și evenimentele derulate pe parcursul implementării proiectului;
participarea la vizitele de monitorizare și de verificare efectuate de Organismul Intermediar/Autoritatea de Management și/sau alte structuri cu atribuții de control/ verificare/ audit a finanțărilor nerambursabile din fondurile structurale;
Asistență privind elaborarea de documente solicitate de OI, AM POR și de alte organisme care vor solicita date și informatii privind derularea Contractului de finanțare:
elaborarea de documente solicitate de Organismului lntermediar (OI), de Autoritatea de Management pentru POR (AM POR) și de alte organisme care vor solicita date și informații privind derularea Contractului de finanțare;
elaborarea de documente la solicitarea echipei de proiect privind derularea Contractului de finanțare (ex: notificări, acte adiționale, alte situații etc) și derularea contractelor de achiziție publică aferente acestuia;
refacerea și adaptarea tuturor documentelor de mai sus, conform cerințelor Autorității Contractante, respectiv în conformitate cu cerințele primite din partea Autorității de Monitorizare a POR (AM POR) sau din partea Organismului Intermediar (OI);
întocmirea notificărilor și a altor documente necesare implementării proiectului, solicitate de Autoritatea Contractantă;
participarea la misiunile de audit realizate de auditorul independent;
asigurarea și promovarea egalității de șanse și de tratament între angajați, femei și bărbați, în cadrul relațiilor de muncă de orice fel, inclusiv prin introducerea de măsuri și dispoziții pentru interzicerea discriminărilor bazate pe criterii de sex, apartenență la grupuri minoritare, rasă, religie, dizabilități, etc.
Asistență privind monitorizarea si evaluarea proiectului:
monitorizarea și evaluarea implementării proiectului prin efectuarea de vizite în locația investiției, analizarea gradului de realizarea a obiectivele din proiect și a modului în care au fost îndeplinite aceste obiective;
identificarea rezultatelor obținute pe baza analizei rapoartelor de progres și a documentației de proiect;
corelarea rezultatelor obținute în proiect cu cele estimate în cererea de finanțare;
elaborarea raportului centralizator, cu o periodicitate de 3 luni, asupra rezultatelor obținute în proiect și identificarea impactului real al proiectului în urma implementării acestuia;
întocmirea rapoartelor operative a ședințelor lunare de progres;
întocmirea minutelor aferente sedintelor saptamanale suplimentare;
Asistență privind vizibilitatea proiectului conform cerințelor Manualului de Identitate Vizuală POR 2007- 2013:
întocmirea textelor suport privind proiectul , pentru publicarea acestora în mass-media și obținerea avizelor din partea OI
Principalele documente ce vor fi elaborate de Consultant în cadrul serviciilor de management de proiect:
Rapoarte lunare privind activitatea proprie : 1 exemplar original și 2 copii, plus o copie pe suport magnetic – se vor livra în primele 7 zile ale lunii pentru activitatea desfășurată în luna anterioară;
Cererile de rambursare : dosarul cererilor de rambursare (formulare tip, copii documente justificative etc) se vor livra în 3 exemplare în original, 1 copie – se vor livra cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de termenul de predare al Autorității Contractante;
Rapoartele intermediare de progres : dosarul rapoartelor de progres (formulare tip, copii documente justificative, etc) se vor livra în 3 exemplare în original, 1 copie se vor livra cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de termenul de predare al Autorității Contractante;
Rapoartele centralizator asupra rezultatelor obținute în proiect : se vor livra în 3 exemplare în original, 1 copie – se vor livra cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de termenul de predare al Autorității Contractante;
Rapoartele lunare privind progresul proiectului și activitatea tuturor prestatorilor din cadrul proiectului : 1 exemplar original și 2 copii plus o copie pe suport magnetic se vor livra în 7 zile lucrătoare după ședința operativă de progres; aceste rapoarte vor sta la baza elaborării rapoartelor de progres;
Rapoartele operative a ședințelor lunare de progres
Minutele aferente sedintelor saptamanale suplimentare
Pentru alte activități : documentele se vor preda cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de data limită de înaintare/răspuns solicitată echipei de proiect/Autorității Contractante.
Textele suport pentru asigurarea vizibilității proiectului se vor preda cu cel puțin 5 zile lucrătoare înainte de data limită stabilită pentru asigurarea publicității
Documentele se vor elabora în limba română, conform modelelor date și adaptate situației concrete și solicitărilor OI/AM POR și se vor preda spre verificare Beneficiarului, în corelare cu graficul de derulare a contractului de finanțare și vor respecta modelele solicitate.
Beneficiarul va aproba rapoartele/documentele sau va prezenta observațiile sale în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la data depunerii (10 de zile lucrătoare pentru raportul final). În cazul în care, în termen de 3 zile de la transmiterea spre aprobare, Ofertantul nu primește nici aprobarea și nici observații asupra unui anume raport, atunci acesta se consideră ca fiind aprobat în mod implicit. Ofertantul va opera modificări în rapoarte, corespunzător observațiilor UIP, în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la data primirii acestora.
Obligațiile Beneficiarului, prin intermediul membrilor echipei de proiect :
va colabora și va pune la dispoziția Consultantului toate documentele necesare îndeplinirii cu succes a sarcinilor contractuale;
– va pune la dispoziția Consultantului contractul de finanțare încheiat între Autoritatea Contractantă și Autoritatea de Management/Organismul Intermediar al POR;
– va pune la dispoziția Consultantului contractele încheiate între Autoritatea Contractantă și prestatorii de servicii și lucrări în cadrul proiectului;
– va pune la dispoziția Consultantului rapoartele de activitate ale prestatorilor;
– va pune la dispoziția Consultantului toate documentele necesare întocmirii dosarelor cererilor de rambursare și a rapoartelor de progres;
– va pune la dispoziția Consultantului orice corespondență purtată între Autoritatea Contractantă și AM/OI POR sau prestatorii contractanți în acest proiect care ar putea afecta activitatea proiectului.
Etapele, modul de implementare și repartizarea responsabilităților pe perioada derulării contractului de grant
Conform Contractului de Consultanta, echipa Consultanului va demara activitățile de implementare a proiectului începând cu a două zi după emiterea de către Beneficiar a unui Ordin de Începere a implementării, care trebuie să corespundă termenelor Contractului de grant.
Începerea derulării proiectului:
1. Transmiterea Ordinului de începere a activităților de către Beneficiar;
2. Desfășurarea vizitei inițiale la Beneficiarul de grant de către experții Consultantului în vederea verificării locației de implementare a proiectului, a componenței echipei de implementare și a documentelor contractuale aferente;
3. Organizarea unui seminar de instruire a Beneficiarului, de către Consultant, cu privire la:
• Proceduri și termene obligatoriu de respectat în implementarea contractului de grant;
• Completarea și înaintarea cererilor de plata/decontare cât și a cererii de pre-finanțare de 10% din valoarea totală eligibilă, în condițiile prevăzute în Anexă III – Instrucțiuni de prefinantare și rambursare a cheltuielilor la contractul de grant;
• Pentru asigurarea disponibilității sumelor necesare acordării prefinanțării, Consultantul va transmite spre avizare Beneficiarului, care la rândul lui va transmite către OI, o notificare privind depunerea cererii de prefinantare, după încheierea unui contract de furnizare de bunuri/prestare servicii/execuție de lucrări încheiat între Beneficiar și un operator economic;
• Respectarea Planului de Implementare a activităților specificate în contract;
• Modalitatea de elaborare și transmitere a rapoartelor lunare, intermediare și finale (tehnice și financiare) și modalitatea de pregătire a dosarelor cu documente justificative;
• Obligativitatea de a pune la dispoziția Organismului Intermediar POR informațiile și documentele cerute de acestea în exercitarea activităților de control sau verificare a documentelor de plata;
• Modalitatea de informare asupra modificărilor contractului de grant care intră sub incidența notificărilor minore în cadrul contractului (notificare)/ dacă va fi cazul;
• Modalitatea de elaborare și transmitere a cererilor de modificare a contractului și anexelor acestora în vederea întocmirii de acte adiționale la contract/dacă va fi cazul;
• Proceduri și termene referitoare la achizițiile de bunuri, servicii și lucrări din cadrul contractului de grant;
• Modalitatea de elaborare și transmitere a cererii de plata intermediară/finală și modalitatea de pregătire a dosarelor cu documente justificative;
• Proceduri și termene cu privire la vizibilitatea și promovarea proiectului;
• Informarea cu privire la obligativitatea păstrării tuturor documentelor aferente contractului de grant, și punerii la dispoziția autorităților de control, care pot efectua inspecții conform prevederilor din Condiții generale ale Contractului de grant.
Înregistrarea în contabilitate a proiectului:
1. Consultantul va informa Beneficiarul de grant cu privire la procedurile specifice înregistrării operațiunilor contabile în cadrul contractului de grant
2. Beneficiarul de grant trebuie să efectueze înregistrări contabile sistematice și precise, conform legislației în vigoare, la implementarea proiectului, folosind un sistem contabil în partida dublă, separat față de propriul sistem contabil, cu conturi analitice distincte pentru toate conturile din evidență contabila în care se înregistrează operațiunile proiectului.
Implementarea proiectului – responsabilități:
1. Beneficiarul de grant va implementa activitățile din cadrul proiectului în conformitate cu Contractul de grant și toate anexele aferente, respectând, în același timp, prezențele proceduri în contractul de servicii de consultanta
2. Consultantul va întocmi Planul de implementare actualizat conform datei de începere a implementării proiectului și îl va depune la Beneficiar în termen de maxim 15 zile de la comunicarea Ordinului de începere
3. Consultantul va elabora Planul de implementare actualizat va include și Planul de achiziții, care va cuprinde toate etapele și termenele referitoare la bunurile, serviciile și lucrările preconizate a fi achiziționate în cadrul proiectului, conform activităților prevăzute și bugetului proiectului
4. Pe baza Planului de Implementare, Consultantul, până în dată de 07 a fiecărei luni calendaristice, va transmite către Beneficiar un Raport lunar tehnic de implementare, aferent lunii anterioare de implementare
5. Consultantul va elabora rapoartele lunare de progres
6. Beneficiarul de grant va deschide contul special (menționat în Identificarea financiară) în care AM POR va face transferul fondurilor de prefinantare și al transelor decontate
7. Consultantul are obligația de a completă Anexă IIIa – Graficul de depunere a cererilor de rambursare privind estimarea depunerii cererilor de rambursare, care devine parte integrantă a Contractului, apoi de a transmite spre avizare către Beneficiar, cu comunicarea de a fi transmisă către OI în termen conform condițiilor contractului de grant
8. Consultantul, pentru asigurarea disponibilității sumelor necesare rambursării cheltuielilor, va prelucra și transmite către Beneficiar notificarea privind depunerea cererii de rambursare, acesta urmând a transmite către OI acest document după avizarea de către echipa de proiect
9. Consultantul va întocmi, va transmite și va supune spre verificare, conform graficului de depunere a cererilor de rambursare, cererile de rambursare și rapoartele de progres în conformitate cu Anexă III – Instrucțiuni de prefinantare și rambursare a cheltuielilor
10. Consultantul va transmite Beneficiarului o cerere de rambursare finală în termen de maxim 45 de zile calendaristice de la expirarea perioadei de implementare prevăzută la art. 2 alin. (3), cu mențiunea termenului limita la care va trebui depusă la AM POR, pentru a putea fi rambursată tranșă finală
11. Rambursarea cheltuielilor se va face în contul indicat de Beneficiar în Cererea de rambursare, periodic Consultantul va efectua verificări ale corectitudinii circuitului financiar prin analiză istoricului conturilor speciale de proiect.
Achiziții în cadrul proiectului
Beneficiarul se obligă să prezinte Consultantului în 20 zile lucrătoare care preced transmiterii spre avizare către OI a documentației, următoarele materiale:
Caracteristici tehnice pentru produse
Descrierea serviciilor
Caiete de sarcini pentru lucrări
Planul anual de achiziții al Beneficiarului
Criterii minime de calificare pentru fiecare tip de achiziție și stabilirea criteriului de atribuire
Criteriile de calificare și selecție, atunci când sunt prevăzute, trebuie să se refere numai la: situația personală a candidatului sau ofertantului; capacitatea de exercitare a activității profesionale; situația economică și financiară; capacitatea tehnică și/sau profesională; standarde de asigurare a calității; standarde de protecție a mediului, dacă este cazul.
Criteriile de calificare și selecție odată stabilite nu mai pot fi schimbate pe parcursul aplicării procedurii. Dacă se solicită îndeplinirea unor cerințe minime referitoare la situația economică și financiară sau la capacitatea tehnică și/sau profesională, atunci Beneficiarul trebuie să elaboreze o notă justificativă prin care să se motiveze cerințele respective. Notă justificativă se va atașa la dosarul achiziției.
Criteriul de atribuire a contractului de achiziție publică, poate fi: oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic sau în mod exclusiv, prețul cel mai scăzut
Consultantul se obligă că, în termen de 20 zile de la primirea documentației menționate anterior să finalizeze documentația de atribuire, urmând a o comunica spre avizare Beneficiarului, cu mențiunea termenului limita până la care acesta trebuie să transmită OI spre avizare
Beneficiarul se obligă să asigure publicarea în SEAP, când este cazul.
Beneficiarul de grant are obligația de a respectă prevederile Ordonanței referitoare la perioadele minime care trebuie asigurate între, pe de o parte, dată transmiterii spre publicare a anunțurilor de intenție, participare/dată transmiterii invitațiilor de participare și, pe de altă parte, dată limita pentru depunerea ofertelor/candidaturilor, iar Consultantul de a verifică respectarea acestor prevederi.
Echipa de implementare a proiectului este direct responsabilă pentru achiziționarea dotărilor, serviciilor și lucrărilor planificate, prevăzute în bugetul proiectului și are următoarele sarcini:
elaborarea programului anual de achiziții;
înaintarea către consultant a documentației necesare elaborării și planificării procedurilor de achiziție publică a proiectului/;
elaborarea documentelor necesare Consultantului în colaborare cu compartimentul de achiziții publice a documentației de atribuire;
monitorizarea îndeplinirii obligațiilor referitoare la regulile de publicitate media și contractele media așa cum sunt acestea prevăzute de Ordonanță de Urgență 34/2006 și 94/2007;
monitorizarea modului de aplicare și finalizare a procedurilor de atribuire;
monitorizarea modului de constituire și păstrare a dosarului de achiziție publică.
Derularea eficientă a procedurilor de achiziții în cadrul proiectului se poate realiza numai printr-o colaborare permanentă între echipa de implementare a proiectului și Consultant.
Costuri proiect
1. Consultantul, la cheltuirea sumelor aferente Proiectului, va monitoriza capitolele din Bugetul proiectului în vederea evitării erorilor și depășirilor costurilor unitare, totalului liniilor bugetare, etc.
2. Beneficiarul, la cheltuirea sumelor aferente Proiectului, va solicită Consultantului verificarea oricărei operațiuni, în vederea evitării erorilor de alocare sau de încadrare cât și a erorilor de înregistrare și depășirilor costurilor unitare, totalului liniilor bugetare, etc.
Circuit documente aferente execuției lucrărilor
În etapa de execuție a lucrărilor, în vederea efectuării plăților, circuitul documentelor va fi următorul:
Constructor – emite situațiile de plata însoțite de situațiile de lucrări la termenele stabilite conform condițiilor contractului de lucrări
Diriginte de șantier – verifică și își asumă corectitudinea situațiilor predate de către Constructor
Comisia de recepție a lucrării – verifică și își asumă corectitudinea situațiilor predate de către Dirigintele de șantier
Echipa de implementare – verifică și își asumă corectitudinea situațiilor analizate și avizate de către Comisia de recepție a lucrării
Departament financiar – verifică și își asumă corectitudinea documentelor de plata; avizează spre plată documentele emise de Constructor
Consultant – monitorizează corectitudinea efectuării plăților în raport cu procedura indicată de linia de finanțare
3.2 Cerințe minime privind echipa de experți
3.2.1 Componența echipei de experți
“Consultantul” este de așteptat să asigure permanent pentru derularea contractului o echipa de cel puțin 3 experți capabili să desfășoare o activitate mulți-fațetată, într-un interval de timp conform planificărilor. Consultantul va furniza o echipă de experți care posedă competențele și experiența necesare, specificate mai jos în mod individual pentru fiecare, pentru a îndeplini sarcinile prevăzute.
Cerințele solicitate pentru experți în cadrul acestui contract sunt următoarele:
Expert 1: Coordonator
Calificări, aptitudini și experiență profesională generală
Diplomă universitară în domeniul tehnic, economic sau juridic – obținută că urmare a absolvirii unor studii universitare de lungă durata
Experiență de cel puțin 3 ani în management de proiecte finanțate prin intermediul programelor cu finanțare nerambursabilă UE
Implicare în calitate de coordonator implementare în cel puțin 5 proiecte finanțate prin intermediul programelor cu finanțare nerambursabilă UE
Descrierea principalelor responsabilități – Responsabilitățile coordonatorului echipei includ, însă fără a se limita, următoarele: asumarea responsabilității pentru atingerea obiectivelor proiectului, gestionarea și coordonarea activității echipei de experți/contract de către consultant, elaborarea programului activităților echipei.
Expert 2: Expert financiar
Calificări, aptitudini și experiență profesională generală
Diplomă universitară în domeniul economic obținută că urmare a absolvirii unor studii universitare de lungă durata
Experiență profesională în domeniu – 3 ani (cei 3 ani vor fi contorizați după dată obținerii diplomei universitare în domeniu economic ) din care minim 2 ani în contabilitate în sistemul bugetar
Descrierea principalelor responsabilități – Responsabilitățile expertului 2 includ, însă fără a se limita însă, următoarele:
Verificare corectitudine înregistrări contabile pentru cheltuielile aferente proiectului
Elaborare cerere de rambursare
Monitorizarea permanentă a circuitului financiar, a corectitudinii înregistrărilor fiscale în conturile analitice ale proiectului cât și a respectării reglementărilor legale în vigoare.
Expert 3: Expert achizitii
Calificări, aptitudini și experiență profesională generală
Diplomă universitară in domeniul juridic obtinuta ca urmare a absolvirii unor studii universitare de lunga durata sau Cerificat de absolvire specializarea – expert achiziții, emis de Ministerul Educației, Cercetării și Tineretului și Ministerul Muncii, Solidarității Sociale și Familiei (document recunoscut CNFPA)
Descrierea principalelor responsabilități – Responsabilitățile expertului 3 includ, însă fără a se limita la, următoarele:
– Întocmirea documentațiilor de atribuire (de la demararea procedurii până la emiterea documnetului constatator) pentru următoarele proceduri de achiziții: achiziție lucrări; achiziție servicii de asistență tehnică pe perioada de derulare a lucrărilor; achiziție furnizare bunuri dotări echipamente; achiziție organizare evenimente; achiziție servicii de audit;
– Asistență la derularea procedurilor de achiziție publică și la întocmirea dosarelor de achiziții;
– Monitorizarea derulării etapelor de achiziții, conform graficului de activități din cererea de finanțare;
– Verificarea dosarelor de achiziție servicii, lucrări, echipamente, din punct de vedere al respectării legislației în vigoare și a procedurii prevăzute de AMPOR;
În situația în care Consultantul retrage titularul unei poziții din echipa prezentată în propunerea tehnică, acesta va fi înlocuit cu un consultant cu experiență similară în domeniu pe poziția respectivă.
Consultantul nu poate retrage și înlocui titularul, în condițiile mai sus enunțate mai devreme de 12 luni de la semnarea contractului decât în condiții de forță majoră (deces, starea sănătății, părăsirea organizației)
Aceste mențiuni se regăsesc și în clauzele contractuale iar încălcarea lor va fi sancționată cu :
1. Aplicarea de penalități în cuantum de 0,1 % pentru fiecare zi în care Consultantul nu asigura un înlocuitor corespunzător
2. Suplimentar, reținerea garanției de bună execuție în cazul în care Consultantul nu asigura un înlocuitor corespunzător în maxim 30 de zile
NOTĂ! O persoană nu poate ocupa două posturi simultan.
3.2.2 Activitatea echipei de experți
Consultantul va fi în permanentă, în legătură directă, prin intermediul echipei de experți, cu Consiliul Local Petroșani, care este direct responsabil de implementarea proiectului în relația cu Organismul Intermediar și Autoritatea de Management a Programului Operațional Regional
Astfel, Consultantul va asigura prezența (de preferat concomitentă) a tuturor membrilor echipei de experți la sediul Beneficiarului minim:
– 1 zi/săptămâna (convenită de comun acord) în vederea derulării ședințelor săptămânale suplimentare ale UIP, precum și a discutării celorlalte aspecte ce țin de derularea în condiții optime a activităților proiectului
– 1 zi/luna (comunicată de beneficiar) în vederea derulării ședințelor lunare de progres derulate împreună cu toți factorii de decizie
De asemenea, separat față de zilele alocate întâlnirilor săptămânale și lunare, Consultantul va asigura prezența fiecărui membru al echipei de experți, în funcție de necesitatea de la momentul respectiv (coordonare, achiziții, financiar), la sediul Beneficiarului, la solicitarea prealabilă a acestuia, în termen de maxim 24 de ore de la primirea acesteia, în limita a maxim 6 solicitări/luna/expert.
Beneficiarul va întocmi un registru în care se vor înregistra prezențele experților Consultantului, nerespectarea mai sus menționatului calendar urmând a fi sancționată astfel:
1. Aplicarea de penalități în cuantum de 0,1 % pentru fiecare zi în care Consultantul nu asigura expertul solicitat
2. Suplimentar, reținerea garanției de bună execuție în cazul în care Consultantul totalizează un număr de 30 de zile în care nu a asigurat expertul solicitat.
3.3 Metodologia prestarii serviciilor
Având în vedere necesitatea planificării activităților și a resurselor, dar în același timp ținând cont și de acuratețea redusă a estimărilor cu cât acestea se referă la activități care se vor desfășura într-un viitor mai îndepărtat, este important ca efortul de planificare să fie bine ponderat pe întreaga durată a desfășurării proiectului și la nivelele ierarhice la care detaliile de planificare sunt necesare. Astfel, este așteptată suprapunerea activităților proprii cu activitățile Proiectului, a livrabilelor de management de proiect, conforme metodologiei aplicate, cu livrabilele Proiectului, precum și corelarea acestora cu rezultatele așteptate și descrierea a cel puțin următoarelor planuri:
a. Planul Inițial. Ofertantul va prezenta cum și când vor avea loc activitățile managementului de proiect, în conformitate cu cerințele descrise la capitolul 3.1.
1. Descrierea planului și a activităților acoperite de plan
2. Calendarul activității de management de proiect (Diagramă Gantt) pentru întregul proiect, identificând Pachetele de Lucru; vor fi identificate activitățile, dependențele, datele de început și de sfârșit, livrabilele.
3. Structura Defalcată a Livrabilelor de management de proiect
4. Pachetele de Lucru
5. Alocarea resurselor necesare
În vederea detalierii descrierii pachetelor de lucru și a livrabilelor se vor utiliza următoarele elemente, dar nu limitativ:
– Pachetele de lucru reprezintă cerințele minime privind serviciile de management, așa cum au fost descrise în capitolul 3.1 iar structura unui Pachet de Lucru va conține cel puțin următoarele informații:
– Numele persoanei sau al echipei autorizate să realizeze pachetul de lucru
– Descrierea pachetului de lucru
– Descrierea Livrabilelor care fac parte din pachetul de lucru
– Datele de început și de sfârșit
– Aprobările necesare
– Modalitatea de raportare
– Livrabilele de management de proiect reprezintă documentele, rapoartele, procesele verbale etc. solicitate în conformitate cu capitolul 3.1. Descrierea fiecărui livrabil va avea următorul conținut:
– Numele
– Motivația
– Compoziția livrabilului (se vor detalia elementele de conținut ale documentului)
– Sursă livrabilului (un alt livrabil, un furnizor, o specificație etc.)
– Responsabil (cine este responsabil cu obținerea livrabilului)
– Pachetul de lucru din care face parte
Perioada de prestare a serviciilor de management de proiect este pe toată perioada de implementare a proiectului. Durata de realizare (implementare/finalizare) va fi exprimată în săptămâni calendaristice. În acest sens, toate graficele de lucru, diagramă Gantt vor fi exprimate în luni.
b. Planul de Comunicare (între Beneficiar, Consultant/Consultantul de Proiect)
și alte părți implicate în proiect), cu următoarele elemente ale acestuia:
– identificarea părților implicate în proiect
– necesarul de informație
– sursă informațiilor
– frecvența comunicării
– conținutul comunicării
c. Planul de acceptanță – ofertantul va prezența într-o formă condensată, pentru fiecare livrabil de management de proiect în parte modul în care vor fi realizate în vederea acceptantei. Pentru toate serviciile solicitate la capitolul 3.1 se vor prezența livrabilele (documentele) care vor rezultă în urmă prestării serviciilor, precum și modalitatea de acceptare a acestora. Procesul de acceptanță va avea loc atât în vederea aprobării unor etape sau livrabile intermediare, cât și în vederea plății.
d. Planul de Management al Riscurilor – ofertantul va prezența un Registru al riscurilor care va fi completat cu riscurile specifice proiectului (minim 5) și va conține, pentru fiecare risc identificat, cel puțin următoarele informații:
– Tipul riscului (de proiect, de etapă)
– Descrierea riscului
– Probabilitatea de apariție
– Severitatea
– Contra-măsuri și Responsabilul cu verificarea implementării contra-măsurilor
Prezentarea ofertei
Propunerea tehnică
Propunerea tehnică se va elabora obligatoriu în conformitate cu cerințele impuse în Caietul de sarcini. Datorită complexității serviciilor care se vor achiziționa, autoritatea contractantă stabilește următoarea modalitate de prezentare a ofertei tehnice:
– Se va proceda la analiză conformității și descrierii tuturor elementelor solicitate în caietul de sarcini. Lipsa descrierii unui capitol/subcapitol va conduce la descalificarea propunerii tehnice că neconformă.
– Ofertantul va include în oferta tehnică descrierea fiecărui element, conform cerințelor din caietul de sarcini.
Propunerea financiară
Propunerea financiară va fi înaintată în lei, fără TVA, cu specificarea TVA aferent. Propunerea financiară va trebui să fie una realistă, corelată cu propunerea tehnică. Se va prezența un calcul detaliat al propunerii, ținându-se seama de tarifele de pe piață de consultanță, de durata contractului, de tipurile de consultanți necesari și perioadele de utilizare a expertizei acestora, de cheltuielile administrative etc.
Prețul propus (lei) în oferta va acoperi și următoarele tipuri de costuri:
• Cazarea personalului sau;
• Transport local sau internațional pentru personalul sau;
• Costuri legate de comunicare (telefonie, e-mail, fax etc.) și secretariat;
• Costuri legate de multiplicarea documentelor;
• Alte costuri administrative
e. Atribuirea contractului de servicii de consultanță pentru implementarea proiectului: criteriul de atribuire stabilit de autoritatea contractantă pentru atribuirea contractului de servicii de consultanță pentru implementarea proiectului este „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”.
Factorii de evaluare sunt următorii :
Tabelul . 3.3 Factori de evaluare ai ofertei
Responsabili întocmire proiect:
Întocmit,
Frățilă Iuliana Grigore – responsabil achiziții și informare și publicitate
Moga Gabriel – Administrator public al Municipiului Petroșani
Responsabil,
Dnul Moga Gabriel – Administrator public
Caietul de sarcini detaliat mai sus a constituit, de fapt, testul principal pe care Administratorul public Petroșani l-a dat în fața Primarului, dar și în fața cetățenilor.
Datorită noului manager și experimentatei sale echipe, proiectul de extindere și renovare al Școlii gimnaziale nr. 7 va merge mai departe, până la finalizarea investiției.
Concluzii și propuneri
În funcție de conjucturile socio-economice, putem considera contractul de management o metodă de conducere, un adevărat instrument de selecție a managerilor.
Contractul de management este important, mai ales prin eficiența aplicării sale, managerilor acordându-se o mare autonomie și liberatate de inițiativă în conducerea activității organizației.
Aflându-și cadrul legislativ prin Legea 66/1993, contractul de management este nu numai un instrument adecvat de selecție managerială, ci și un document a cărui importanță derivă din eficiența aplicării acestuia. Dacă managerii selectați apelează eficient la autonomia aocrdată, vor reuși să diminueze subvențiile de la buget și să apropie cât mai multe fonduri pentru investiții prin Proiecte susținute cu finanțare europeană.
Pe lângă contractul de management, în ceea ce privește studiul de caz, în ultimii ani s-au înmulțit investițiile realizate cu fonduri structurale, în special datorită întroducerii în România a funcției de Administrator public, mai ales în contextul în care Reformarea administrației publice este o prioritate a țării noastre, ca membru al Uniunii Europene.
Funcția de Administrator public este una legitimată valoric, în timp, în țări cu administrație publică performantă și modernă. Scopul principal al profesiei de Administrator public îl reprezintă profesionalizarea administrației locale, prin servicii eficiente oferite cetățenilor.
Deoarece funcția de Administrator public în România este ceva mai nouă, vom parcurge istoricul acestei funcții în țări cu experiență mai bogată in domeniul Administrației publice.
Exemplul 1: funcția de „City manager” în Olanda
În Olanda, guvernarea se face pe trei nivele, și anume:nivel central, regional și local. La nivel local, aparatul de lucru al administrației (incluzând primarii și viceprimarii) este cel care răspunde de problemele zilnice, pregătește și execută ceea ce s-a decis de către consiliul municipal, îl numește pe secretarul executivului, care are rolul de city manager.
Acest Citz manager își va pune toată experiența în slujba aparatului de lucru municipal, el fiind responsabil pentru toți funcționarii publici și activitatea lor.
Citz managerul olandez trebuie să aibă pregătire în domeniul administrației publice, dar să aibă, în ultimele decenii s-a ascuțit această cerință, și foarte bune abilități manageriale.
El este consilierul primarului și al viceprimarilor, răspunde de managementul operațional, de politica bugetară, fiind în același timp manager, îndrumător, partener.
Un anunț de recrutare pentru funcția de Citz manger ar arăta așa:
„Căutăm o persoană care a arătat că este un bun manager la nivel guvernamental și care poate aduce și implementa schimbări. Este o persoană care poate transforma o viziune în formă și conținut. Tebuie să aibă o personalitate caldă, inspirată și să fie capabilă să comunice cu ușurință la orice nivel”.
Exemplul 2: funcția de „City manager” în Danemarca
Modelul organizațional danez este unul bazat pe organizația municipală, cu o structură pe trei nivele:
nivel politic;
nivel administrativ;
nivel instituțional.
Echipa managerială a administrației daneze trebuie să se concentreze pe viziuni și formularea de politici, dezvoltarea și modernizarea municipalității, utilizarea cât mai extinsă, atât pe plan intern, cât și cu parteneri externi, a contractului de management.
Citz managerul trebuie să aibă pregătire adecvată, iar funcția și sarcinile unui citz manager să îi fie familiare. De asemenea, trebuie să aibă excelente calități de management și leadership.
Exemplul 3: funcția de „City manager” în Statele Unite ale Americii
City managerul american este administratorul suprem aflat 100% în slujba comunității.
El este profesionistul în administrație și este cel care conduce întreaga echipă administrativă.
Toți city managerii americani au ca unic scop să ajute autoritățile locale în îmbunătățirea serviciilor pentru cetățeni.
Nu toate localitățile americane au un city manager, însă cele care au decis prin „charta” locală să administreze cu ajutorul unui city manager, acesta este personajul principal în toate activitățile ce țin de creșterea nivelului de trai.
De aceea, în fiecare localitate, există un alt model de administrare, în funcție de specificațiile cele mai potrivite pentru localitatea la care se face referire.
Putem concluziona că, în America, avem de-a face cu cel mai descentralizat model de administrare, iar administratorul își schimbă întotdeauna rolul, în funcție de așteptările comunității.
Exemplul 4: funcția de manager al orașului în România
Funcția de Administrator public a apărut în urma doleanței cetățenilor de a avea un manager care să nu se schimbe la alegeri și să fie „setat” strict pe problemele administrative ale orașului.
Aceste doleanțe au început să fie adoptate și de către aleșii poporului, respectiv de primari, cu precădere de către cei ai marilor orașe, dorind să fie sprijiniți în activitatea de conducere a orașului de un specialist care să îi degreveze de anumite sarcini.
Acest lucru a putut fi posibil și reglementat legal prin adoptarea noii Legi a administrației publice locale. Astfel, la sfârșitul anului 2005, s-au propus o serie de amendamente la Legea nr. 215/2001, unul dintre acestea privind chiar înființarea funcției de Administrator public în România.
După ce s-a încheiat procesul de consultare cu beneficiarii interesați, legea a fost adoptată – legea 286/2006 și de atunci această funcție a putut fi inclusă în Organigrama Primăriilor.
În ceea ce privește calitățile pe care trebuie să le aibă Administratorul public român, acestea trebuie să fie : administrative, dublate de calități de manager, al cărui scop principal să fie acela de a –i ajuta pe primari și viceprimari să gestioneze în mod eficient problemele comunității locale. Toate aceste detalii sunt specificate și în fișa postului.
De asemenea, Administratorul public român trebuie să aibă studii de specialitate în domeniu economic sau tehnic, experiență în administrație și modele de succes dovedite la locul de muncă anterior.
În decursul celor câțiva ani de când s-a legalizat această funcție, s-a demonstrat că prezența administratorului public în unitățile administrativ-teritoriale aduce avantaje incontestabile, dintre care eficientizarea activității aparatului administrativ este cel mai mare câștig. Printrea alte avantaje se mai numără: fluidizarea circuitului documentelor, o mai bună comunicare între departamente, rapiditate în rezolvarea problemelor.
Cu toate beneficiile pe care le-a adus această funcție, tot nu a fost mediatizată suficient, fie din rațiuni pur egoiste ale primarului, fie din neglijență.
ANEXA 1 – Contractul de management între Municipiul Petroșani și Administratorul public
ROMÂNIA
JUDEȚUL HUNEDOARA
MUNICIPIUL PETROȘANI
PRIMAR
NR. 21889/01.03.2014
CONTRACT – CADRU DE MANAGEMENT
I. Părțile contractante:
Prezentul contract se încheie în conformitate cu prevederile Legii administratiei publice locale nr. 215/2001, cu modificările și completările ulterioare, între:
Angajator – persoana juridică Municipiul Petrosani, cu sediul în Petroșani, str. 1 Decembrie 1918, nr. 93, județul Hunedoara cod fiscal 4468943, telefon 541220, fax 0254545903, reprezentat legal prin dl…………….., în calitate de Primar, și
Dl. Moga Gabriel administrator public, în cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Petroșani, numit prin Dispoziția Primarului municipiului Petroșani nr.1988/2011, domiciliat în localitatea Petroșani, str. Aleea Florilor, bl.5, sc.4. ap.3, județul HD, posesor al CI seria HD nr. 322751 eliberată de S.P.C.L.E.P. Petroșani la data de 08.05.2011, CNP.[anonimizat], s-a încheiat prezentul CONTRACT – CADRU DE MANAGEMENT în următoarele condiții asupra cărora s-a convenit::
II. Obiectul contractului
Art.1 Administratorul public îndeplinește atribuțiile stabilite de Primarul municipiului Petroșani și urmărește îndeplinirea obiectivelor și criteriilor de performanță stabilite prin HCL nr.79/2011, în schimbul drepturilor salariale stabilite prin prezentul contract.
III. Durata contractului
Art.2 Prezentul contract se încheie pe durată nedeterminată începând cu data de 01.03.2014.
Art.3 Contractul poate înceta, prin actul unilateral de voință al primarului, după notificarea administratorului public, cu 30 (treizeci) de zile înainte .
IV. Durata muncii
Art.4 Program de lucru cu normă întreagă, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, 40 ore/săptămână.
V. Drepturile și obligațiile administratorului public
Art.5 Pentru activitatea depusă administratorul public primește un salariu stabilit de primarul municipiului, în condițiile legii, între limitele astfel stabilite: limita minimă este nivelul salariului de bază al secretarului municipiului, iar limita maximă este indemnizația primarului, acesta fiind stabilit prin Dispozitia nr. 1988/2014.
Salariul de bază individual lunar este de 4500 lei .
Art.6 Administratorul public beneficiază de toate drepturile salariale prevăzute pentru funcțiile contractuale din administrația publică locală stabilite prin lege (indemnizația de bază, spor de vechime, indemnizația pentru concediul de odihnă, indemnizația pentru incapacitate temporară de muncă, plata orelor suplimentare, premiul lunar și/sau anual, etc.)
Art.7 Administratorului public îi sunt aplicabile prevederile Legii nr.53/2003 – Codul Muncii, republicat cu modificările și completările ulterioare.
VI. Drepturile și obligațiile primarului municipiului Petroșani
Art.8 Primarul municipiului Petroșani are următoarele obligatii:
a) să asigure condițiile necesare realizării sarcinilor și atribuțiilor de serviciu stabilite în prezentul contract.
b) să asigure drepturile salariale cuvenite administratorului public.
Art.9 Primarul municipiului Petroșani are dreptul de a dispune diminuarea drepturilor salariale și aplicarea sancțiunilor disciplinare, conform legii.
Art.10 Primarul municipiului Petroșani are dreptul de a denunța unilateral contractul de management, fără a fi obligat să-și motiveze acțiunea, după notificarea prealabilă cu 30 de zile înainte.
VII. Obiective, criterii de performanță și atribuții specifice administratorului public
Art.11 Obiectivele de îndeplinit, criteriile de performanță și atribuțiile specifice administratorului public sunt cele prevazute în Anexa atașată și care fac parte integrantă din prezentul contract.
VIII. Loialitate, confidențialitate
Art.12 Administratorul public este obligat:
-să își folosească întreaga capacitate de muncă în interesul comunității locale, pentru a se dovedi un bun manager;
-pe toata durata prezentului contract să păstreze secretul de stat, secretul de serviciu, precum și confidențialitate în legatură cu faptele, informațiile sau documentele de care ia cunostință ăn exercitarea funcției, în condițiile legii, cu excepția informațiilor de interes public.
IX . Răspunderea parților
Art.13 Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor prevăzute în prezentul contract, părțile răspund potrivit legislației în vigoare.
Forța majoră apară de răspundere, potrivit legii.
X. Modificarea contractului
Art.14 Prevederile prezentului contract pot fi modificate prin act adițional însușit de către parțile semnatare.
XI. Încetarea contractului
Art. 15 Contractul de management încetează în următoarele situații:
1. eliberarea din funcție
2. acordul părților, la data convenită de acestea;
3. ca urmare a voinței unilaterale a primarului, în condițiile art.3
4. decesul administratorului public;
5. punerea sub interdicție judecatorească a administratorului public;
6. demisia administratorului public;
7. pensionare pentru limita de vârstă sau pentru incapacitate temporară de muncă a
administratorului public;
8. imposibilitatea exercitării funcției, pe o perioadă mai mare de 6 luni consecutive, din
motive ce țin de persoana administratorului public;
9. condamnarea la o pedeapsă privativă de libertate a administratorului public;
10. incapacitate managerială, apreciată de către primar, și care a produs sau este pe cale să producă grave prejudicii orașului și/sau instituției.
XII. Litigii
Art.16 Litigiile izvorâte din executarea prezentului contract vor fi soluționate prioritar pe cale amiabilă. În situația în care acest lucru nu este posibil, competența de soluționare aparține instanțelor judecătorești de drept comun din România.
XIII. Dispoziții finale
Art.17 Administratorul public are dreptul să solicite medierea, consultanța sau alte măsuri de protecție din partea autorității locale în exercitarea atribuțiilor ce-i revin sau în soluționarea situațiilor conflictuale.
Art.18 Prezentul contract a fost încheiat în două exemplare originale, câte unul pentru fiecare parte, cu valoare juridică egală și intră în vigoare la data semnării lui de către părți.
ANGAJATOR ,
MUNICIPIUL PETROȘANI
PRIMAR, ADMINISTRATOR PUBLIC,
…………………………………….. ………………………………………
Anexă la Contractul de management nr. ……../………
al administratorului public ………………………….. privind raza de responsabilitate, obiectivele de îndeplinit, criteriile de performanță și
nivelul minim al acestora.
I. Responsabilități specifice activității administratorului public:
1. elaborarea strategiei de dezvoltare locală;
2. elaborarea/coordonarea elaborării strategiilor serviciilor publice locale;
3. elaborarea planurilor de acțiune și de investiții;
4. coordonarea elaborării proiectelor de finanțare a investițiilor de interes local din fonduri nerambursabile/rambursabile;
5. monitorizarea performanței în furnizarea serviciilor publice locale;
6. colectarea și prelucrarea de date statistice privind colectivitatea, instituțiile și serviciile publice locale;
7. gestionarea relațiilor extra-instituționale;
8. coordonarea, monitorizarea, evaluarea și controlul furnizării serviciilor publice locale și a prestatorilor acestora (cu predilecție serviciile de utilități publice, administrarea drumurilor publice, administrarea infrastructurii educaționale și sociale, Poliția Comunitară)
9. coordonarea activităților de investiții;
10. coordonarea activităților de achiziții publice.
II. Obiective asociate:
1. creșterea cu …% a încasărilor/veniturilor instituției; reducerea cu … % a cheltuielilor;
2. obținerea fondurilor nerambursabile în valoare de …….. pentru finanțarea unui număr de ……… proiecte de investiții de interes local;
3. realizarea investițiilor, în conformitate cu bugetul de venituri și cheltuieli;
4. organizarea, în interval de 6 luni, a activității de ordonator principal de credite în conformitate cu prevederile Legii finanțelor publice locale;
5. finalizarea conform programării a tuturor achizițiilor și a contractelor;
6. asigurarea unui nivel de satisfacție de 95% pentru serviciile publice aflate în coordonare;
III. Coeficienți de importanță ai obiectivelor:
1. 5%;
2. 12%;
3. 18%;
4. 23%;
5. 17 %;
6. 10 %;
7. 7 %;
8. 8 %.
Total: 100%
IV. Criterii/indicatori de performanță:
1. venituri (lei);
2. fonduri nerambursabile obținute drept finanțare (suma absolută, RON));
3.status proiecte de investiții de interes local (număr, aprobate/în implementare/finalizate)
4. cheltuieli/costuri (RON);
5. grad de execuție la termen (%);
6. nivel de utilizare a bugetului alocat (%);
7. achiziții publice programate/în curs/finalizate (număr);
8. achiziții contestate/în curs de contestare (număr);
9. satisfacție beneficiarilor (grad de satisfacție, în procente);
10. reclamații
Notă: Pentru a realiza un plan eficient de management și pentru a avea obiective măsurabile, este nevoie să se stabilească o valoare țintă pentru fiecare indicator stabilit, valoare agreată de părțile care au semnat contractul de management. De ex: totalul reclamațiilor maxim 2%.
VI. Mod de calcul al gradului global de îndeplinire a obiectivelor
Gradul de realizare al fiecărui obiectiv se calculează prin raportarea valorilor indicatorilor de performanță specifici măsurați la țintele/standardele de performanță agreate.
Exemplu:
Tabel 3.4 Calculul gradului de îndeplinire a obiectivelor (exemplu)
Pentru obiective legate de reduceri de cheltuieli, gradul de realizare a obiectivelor se va calcula astfel: (8) = [(6 – 7) / (6)] + 1
Prezenta Anexă a fost încheiată astăzi, ……………………., într-un număr de 2 exemplare, câte unul pentru fiecare parte.
Primar/ Președinte Consiliu Județean Administrator public
Numele și prenumele: ………………………………………………..
Semnătura: ………………………………………………………………..
Data întocmirii: ………………………………………………………….
Administrator public
Numele și prenumele: ………………………………………………..
Semnătura: ………………………………………………………………..
Data întocmirii: ………………………………………………………….
ANEXA 2
Fișa postului pentru postul de administrator public în primărie de municipiu/oraș
MODEL
Județul Hunedoara
Primăria Municipiului/Orașului Petroșani
Aprob,
Primar
FIȘA POSTULUI
Nr. ……. / ………………………..
I. Denumirea postului: Administrator public
Il. ldentificarea funcției: Funcția de administrator public
Scopul principal al postului: Aplicarea unui management eficient în administrația publică locală.
III. Condiții specifice în privința ocupării postului:
Studii de specialitate: studii superioare, absolvite cu diplomă de licență în unul din domeniile: economic, administrativ, tehnic sau juridic.
Perfecționări: studii post-universitare de management.
Cunoștințe de operare calculator: aptitudini de operare, în special pachetul MS Office;
Limbi străine : scris, vorbit, citit la nivel madiu într-o limbă de circulație internațională.
IV. Calități și aptitudini necesare:
organizarea și coordonarea echipei din subordine;
analiza și sinteza rapoartelor de activitate;
planificare și acțiune strategică în organizare
controlul și depistarea la timp deficiențelor;
abilități de comunicare orală și scrisă;
spirit de echipă, atât în poziția de lider, cât și ca membru al acesteia;
abilități în gestionarea și coordonarea resurselor umane;
capacitate de consiliere și antrenare/îndrumare;
abilități de mediere a conflictelor și de negociere;
gestionarea productivă a tuturor resurselor alocate;
atingerea țintelor stabilite și rezolvarea eficientă a problemelor.
V. Competențe manageriale necesare:
organizarea, coordonarea și gestionarea activității aparatului de specialitate al primarului, conform contractului de management;
estimarea, asigurarea și gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale/financiare;
propunerea de recomandări pentru îmbunătățirea activităților curente;
formularea de strategii, politici și proceduri noi, prin actualizare sau îmbunătățire a acestora;
întocmirea planurilor de acțiune privind implementarea politicilor și strategiilor;
monitorizarea și evaluarea implementarilor de politici, strategii, programe etc.;
alte competențe specifice postului, în limitele legale.
VI. Alte cerințe specifice postului:
întocmirea unui proiect de management pentru eficientizarea activității unității administrativ teritoriale
aplicarea principiilor/tehnicilor moderne privind bugetarea și managementul financiar din cadrul sectorului public, aplicarea managementului proiectelor, în special a celor cu finanțare din fonduri europene, aplicarea managementului resurselor umanea managementului operațional, controlul calității;
disponibilitate pentru deplasări în interes de serviciu.
VII. Atribuții:
Poate îndeplini orice atribuții de coordonare delegate de primar în baza contractului de management (vezi Anexa1) privind:
aparatul de specialitate al primarului;
serviciile publice de interes local;
calitatea de ordonator principal de credite;
poate îndeplini orice alte atribuții relevante postului, în limitele legale;
asigurarea respectării destinației alocațiilor bugetare aprobate de ordonatorul principal de credite;
VIII. Responsabilități:
îndeplinirea tuturor obiectivelor si criteriilor de performanță stabilite în Contractul de management (se stabilesc la semnarea contractului și se negociază anual, în maximum 15 zile de la aprobarea bugetului instituției și sunt cuprinse într-un act adițional la contractul de management);
să administreze, ca cel mai bun gospodar, patrimoniul instituției publice și să asigure gestionarea și administrarea, în condiții legale a integrității patrimoniului;
să reprezinte instituția în raporturile acesteia cu organe de control/alte instituții etc.;
încheierea actelor juridice în numele instituției, conform competențelor deținute;
să prezinte angajatorului ori de câte ori este necesar, raportul economico-financiar a serviciilor publice, nivelul și modul de realizare a obiectivelor și a criteriilor din anexa contractului de management, și măsurile luate pentru eficientizarea activității, dacă este cazul;
poate să îndeplinească, în condițiile legii, una sau mai multe dintre atribuțiile delegate de către primar, ca de exemplu:
organizarea/coordonarea aparatului de specialitate al primarului;
coordonarea serviciilor publice locale prestate prin intermediul compartimentelor de specialitate și/sau prin intermediul altor organisme prestatoare de servicii publice;
calitatea de ordonator principal de credite;
orice alte atribuții în domenii specifice postului,delegate de către primar și/sau Consiliul Local prin act administrativ și sunt legale.
IX. Limitarea competențelor:
Limite stabilite de primar, și aprobate de Consiliul Local.
X. Competențe de relaționare:
Relații interne
relații ierarhice:
subordonat față de primar;
superior pentru: șefii departamentelor de specialitate/compartimentelor pe care le coordonează în baza contractului de management;
relații funcționale:
cu angajații aparatului de specialitate al primarului, cu șefii serviciilor publice de interes local.
relații de control: în limita competențelor stabilite de către primar.
Relații externe
cu autoritățile și instituțiile publice: în limita competențelor delegate de către primar;
cu organizațiile internaționale: a în limita competențelor delegate de către primar;
c) cu persoanele juridice private: în limita competențelor delegate de către primar.
Întocmit de:
Numele și prenumele: ………………………………………………..
Funcția publică de conducere: Primarul municipiului Petroșani;
Semnătura: ………………………………………………………………..
Data întocmirii: ………………………………………………………….
Luat la cunoștință de către ocupantul postului:
Numele și prenumele: ……………
Semnătura: ………………..
Data: …………………..
ANEXA 3 – Model Organigramă Primăria Petroșani
Tabelul . 3.4 Model organigramă Primăria Petroșani
BIBLIOGRAFIE
Cărți, tratate, cursuri, monografii
*** Dicționarul explicativ al Limbii Române, Univers enciclopedic, București, 1998
Cornescu, Viorel; Marinescu, Paul Managementul – de la teorie la practică, Ed. Universității din București, 2003;
Miclăuș, Ioan, Marian; Miclăuș, Management general, Ed. Gutenberg Univers, Arad, 2007;
Marian, Mircea
Nicolescu, Ovidiu Management, Ed. Economică, București, 1999;
Ștefan, Stanciu , C. Leovaridis Managementul resurselor umane, Editura Comunicare.ro,
Mihaela, Ionescu București, 2003
Articole și lucrări conferințe
*** Ghidul administratorului public, Ministerul Internelor și Reformei Administrative, București 2007
*** Manualul administratorului public, Unitatea Centrală pentru Reforma Administrației Publice, Ministerul Administrației și Internelor , București
Alte surse (Internet)
http://www.administratorulpublic.ro, accesat mai 2015
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/cornescu/cap1.htm accesat aprilie 2015
http://www.legex.ro/Legea-66-1993-3831.aspx , accesat aprilie 2015
http://ro.wikipedia.org/wiki/Abraham_Maslow, accesat aprilie 2015
http://www.legex.ro/Legea-66-1993-3831.aspx, accesat aprilie 2015
http://www.dictio.ro, accesat mai 2015
http://legeaz.net/dictionar-juridic/personalitate-juridica, accesat mai 2015
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/cornescu/cap1.htm, accesat mai 2015
http://www.fonduri-structurale.ro, accesat mai 2015
http://www.dictio.ro, accesat mai 2015
http://legeaz.net/dictionar-juridic/personalitate-juridica, accesat mai 2015
Legislație
*** H.G nr. 364/1999
*** Legea nr. 286/2006
*** Ordonanță de urgență nr. 34/19.04.2006
*** Legea nr. 66/1993
BIBLIOGRAFIE
Cărți, tratate, cursuri, monografii
*** Dicționarul explicativ al Limbii Române, Univers enciclopedic, București, 1998
Cornescu, Viorel; Marinescu, Paul Managementul – de la teorie la practică, Ed. Universității din București, 2003;
Miclăuș, Ioan, Marian; Miclăuș, Management general, Ed. Gutenberg Univers, Arad, 2007;
Marian, Mircea
Nicolescu, Ovidiu Management, Ed. Economică, București, 1999;
Ștefan, Stanciu , C. Leovaridis Managementul resurselor umane, Editura Comunicare.ro,
Mihaela, Ionescu București, 2003
Articole și lucrări conferințe
*** Ghidul administratorului public, Ministerul Internelor și Reformei Administrative, București 2007
*** Manualul administratorului public, Unitatea Centrală pentru Reforma Administrației Publice, Ministerul Administrației și Internelor , București
Alte surse (Internet)
http://www.administratorulpublic.ro, accesat mai 2015
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/cornescu/cap1.htm accesat aprilie 2015
http://www.legex.ro/Legea-66-1993-3831.aspx , accesat aprilie 2015
http://ro.wikipedia.org/wiki/Abraham_Maslow, accesat aprilie 2015
http://www.legex.ro/Legea-66-1993-3831.aspx, accesat aprilie 2015
http://www.dictio.ro, accesat mai 2015
http://legeaz.net/dictionar-juridic/personalitate-juridica, accesat mai 2015
http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/cornescu/cap1.htm, accesat mai 2015
http://www.fonduri-structurale.ro, accesat mai 2015
http://www.dictio.ro, accesat mai 2015
http://legeaz.net/dictionar-juridic/personalitate-juridica, accesat mai 2015
Legislație
*** H.G nr. 364/1999
*** Legea nr. 286/2006
*** Ordonanță de urgență nr. 34/19.04.2006
*** Legea nr. 66/1993
ANEXA 1 – Contractul de management între Municipiul Petroșani și Administratorul public
ROMÂNIA
JUDEȚUL HUNEDOARA
MUNICIPIUL PETROȘANI
PRIMAR
NR. 21889/01.03.2014
CONTRACT – CADRU DE MANAGEMENT
I. Părțile contractante:
Prezentul contract se încheie în conformitate cu prevederile Legii administratiei publice locale nr. 215/2001, cu modificările și completările ulterioare, între:
Angajator – persoana juridică Municipiul Petrosani, cu sediul în Petroșani, str. 1 Decembrie 1918, nr. 93, județul Hunedoara cod fiscal 4468943, telefon 541220, fax 0254545903, reprezentat legal prin dl…………….., în calitate de Primar, și
Dl. Moga Gabriel administrator public, în cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Petroșani, numit prin Dispoziția Primarului municipiului Petroșani nr.1988/2011, domiciliat în localitatea Petroșani, str. Aleea Florilor, bl.5, sc.4. ap.3, județul HD, posesor al CI seria HD nr. 322751 eliberată de S.P.C.L.E.P. Petroșani la data de 08.05.2011, CNP.[anonimizat], s-a încheiat prezentul CONTRACT – CADRU DE MANAGEMENT în următoarele condiții asupra cărora s-a convenit::
II. Obiectul contractului
Art.1 Administratorul public îndeplinește atribuțiile stabilite de Primarul municipiului Petroșani și urmărește îndeplinirea obiectivelor și criteriilor de performanță stabilite prin HCL nr.79/2011, în schimbul drepturilor salariale stabilite prin prezentul contract.
III. Durata contractului
Art.2 Prezentul contract se încheie pe durată nedeterminată începând cu data de 01.03.2014.
Art.3 Contractul poate înceta, prin actul unilateral de voință al primarului, după notificarea administratorului public, cu 30 (treizeci) de zile înainte .
IV. Durata muncii
Art.4 Program de lucru cu normă întreagă, durata timpului de lucru fiind de 8 ore/zi, 40 ore/săptămână.
V. Drepturile și obligațiile administratorului public
Art.5 Pentru activitatea depusă administratorul public primește un salariu stabilit de primarul municipiului, în condițiile legii, între limitele astfel stabilite: limita minimă este nivelul salariului de bază al secretarului municipiului, iar limita maximă este indemnizația primarului, acesta fiind stabilit prin Dispozitia nr. 1988/2014.
Salariul de bază individual lunar este de 4500 lei .
Art.6 Administratorul public beneficiază de toate drepturile salariale prevăzute pentru funcțiile contractuale din administrația publică locală stabilite prin lege (indemnizația de bază, spor de vechime, indemnizația pentru concediul de odihnă, indemnizația pentru incapacitate temporară de muncă, plata orelor suplimentare, premiul lunar și/sau anual, etc.)
Art.7 Administratorului public îi sunt aplicabile prevederile Legii nr.53/2003 – Codul Muncii, republicat cu modificările și completările ulterioare.
VI. Drepturile și obligațiile primarului municipiului Petroșani
Art.8 Primarul municipiului Petroșani are următoarele obligatii:
a) să asigure condițiile necesare realizării sarcinilor și atribuțiilor de serviciu stabilite în prezentul contract.
b) să asigure drepturile salariale cuvenite administratorului public.
Art.9 Primarul municipiului Petroșani are dreptul de a dispune diminuarea drepturilor salariale și aplicarea sancțiunilor disciplinare, conform legii.
Art.10 Primarul municipiului Petroșani are dreptul de a denunța unilateral contractul de management, fără a fi obligat să-și motiveze acțiunea, după notificarea prealabilă cu 30 de zile înainte.
VII. Obiective, criterii de performanță și atribuții specifice administratorului public
Art.11 Obiectivele de îndeplinit, criteriile de performanță și atribuțiile specifice administratorului public sunt cele prevazute în Anexa atașată și care fac parte integrantă din prezentul contract.
VIII. Loialitate, confidențialitate
Art.12 Administratorul public este obligat:
-să își folosească întreaga capacitate de muncă în interesul comunității locale, pentru a se dovedi un bun manager;
-pe toata durata prezentului contract să păstreze secretul de stat, secretul de serviciu, precum și confidențialitate în legatură cu faptele, informațiile sau documentele de care ia cunostință ăn exercitarea funcției, în condițiile legii, cu excepția informațiilor de interes public.
IX . Răspunderea parților
Art.13 Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor prevăzute în prezentul contract, părțile răspund potrivit legislației în vigoare.
Forța majoră apară de răspundere, potrivit legii.
X. Modificarea contractului
Art.14 Prevederile prezentului contract pot fi modificate prin act adițional însușit de către parțile semnatare.
XI. Încetarea contractului
Art. 15 Contractul de management încetează în următoarele situații:
1. eliberarea din funcție
2. acordul părților, la data convenită de acestea;
3. ca urmare a voinței unilaterale a primarului, în condițiile art.3
4. decesul administratorului public;
5. punerea sub interdicție judecatorească a administratorului public;
6. demisia administratorului public;
7. pensionare pentru limita de vârstă sau pentru incapacitate temporară de muncă a
administratorului public;
8. imposibilitatea exercitării funcției, pe o perioadă mai mare de 6 luni consecutive, din
motive ce țin de persoana administratorului public;
9. condamnarea la o pedeapsă privativă de libertate a administratorului public;
10. incapacitate managerială, apreciată de către primar, și care a produs sau este pe cale să producă grave prejudicii orașului și/sau instituției.
XII. Litigii
Art.16 Litigiile izvorâte din executarea prezentului contract vor fi soluționate prioritar pe cale amiabilă. În situația în care acest lucru nu este posibil, competența de soluționare aparține instanțelor judecătorești de drept comun din România.
XIII. Dispoziții finale
Art.17 Administratorul public are dreptul să solicite medierea, consultanța sau alte măsuri de protecție din partea autorității locale în exercitarea atribuțiilor ce-i revin sau în soluționarea situațiilor conflictuale.
Art.18 Prezentul contract a fost încheiat în două exemplare originale, câte unul pentru fiecare parte, cu valoare juridică egală și intră în vigoare la data semnării lui de către părți.
ANGAJATOR ,
MUNICIPIUL PETROȘANI
PRIMAR, ADMINISTRATOR PUBLIC,
…………………………………….. ………………………………………
Anexă la Contractul de management nr. ……../………
al administratorului public ………………………….. privind raza de responsabilitate, obiectivele de îndeplinit, criteriile de performanță și
nivelul minim al acestora.
I. Responsabilități specifice activității administratorului public:
1. elaborarea strategiei de dezvoltare locală;
2. elaborarea/coordonarea elaborării strategiilor serviciilor publice locale;
3. elaborarea planurilor de acțiune și de investiții;
4. coordonarea elaborării proiectelor de finanțare a investițiilor de interes local din fonduri nerambursabile/rambursabile;
5. monitorizarea performanței în furnizarea serviciilor publice locale;
6. colectarea și prelucrarea de date statistice privind colectivitatea, instituțiile și serviciile publice locale;
7. gestionarea relațiilor extra-instituționale;
8. coordonarea, monitorizarea, evaluarea și controlul furnizării serviciilor publice locale și a prestatorilor acestora (cu predilecție serviciile de utilități publice, administrarea drumurilor publice, administrarea infrastructurii educaționale și sociale, Poliția Comunitară)
9. coordonarea activităților de investiții;
10. coordonarea activităților de achiziții publice.
II. Obiective asociate:
1. creșterea cu …% a încasărilor/veniturilor instituției; reducerea cu … % a cheltuielilor;
2. obținerea fondurilor nerambursabile în valoare de …….. pentru finanțarea unui număr de ……… proiecte de investiții de interes local;
3. realizarea investițiilor, în conformitate cu bugetul de venituri și cheltuieli;
4. organizarea, în interval de 6 luni, a activității de ordonator principal de credite în conformitate cu prevederile Legii finanțelor publice locale;
5. finalizarea conform programării a tuturor achizițiilor și a contractelor;
6. asigurarea unui nivel de satisfacție de 95% pentru serviciile publice aflate în coordonare;
III. Coeficienți de importanță ai obiectivelor:
1. 5%;
2. 12%;
3. 18%;
4. 23%;
5. 17 %;
6. 10 %;
7. 7 %;
8. 8 %.
Total: 100%
IV. Criterii/indicatori de performanță:
1. venituri (lei);
2. fonduri nerambursabile obținute drept finanțare (suma absolută, RON));
3.status proiecte de investiții de interes local (număr, aprobate/în implementare/finalizate)
4. cheltuieli/costuri (RON);
5. grad de execuție la termen (%);
6. nivel de utilizare a bugetului alocat (%);
7. achiziții publice programate/în curs/finalizate (număr);
8. achiziții contestate/în curs de contestare (număr);
9. satisfacție beneficiarilor (grad de satisfacție, în procente);
10. reclamații
Notă: Pentru a realiza un plan eficient de management și pentru a avea obiective măsurabile, este nevoie să se stabilească o valoare țintă pentru fiecare indicator stabilit, valoare agreată de părțile care au semnat contractul de management. De ex: totalul reclamațiilor maxim 2%.
VI. Mod de calcul al gradului global de îndeplinire a obiectivelor
Gradul de realizare al fiecărui obiectiv se calculează prin raportarea valorilor indicatorilor de performanță specifici măsurați la țintele/standardele de performanță agreate.
Exemplu:
Tabel 3.4 Calculul gradului de îndeplinire a obiectivelor (exemplu)
Pentru obiective legate de reduceri de cheltuieli, gradul de realizare a obiectivelor se va calcula astfel: (8) = [(6 – 7) / (6)] + 1
Prezenta Anexă a fost încheiată astăzi, ……………………., într-un număr de 2 exemplare, câte unul pentru fiecare parte.
Primar/ Președinte Consiliu Județean Administrator public
Numele și prenumele: ………………………………………………..
Semnătura: ………………………………………………………………..
Data întocmirii: ………………………………………………………….
Administrator public
Numele și prenumele: ………………………………………………..
Semnătura: ………………………………………………………………..
Data întocmirii: ………………………………………………………….
ANEXA 2
Fișa postului pentru postul de administrator public în primărie de municipiu/oraș
MODEL
Județul Hunedoara
Primăria Municipiului/Orașului Petroșani
Aprob,
Primar
FIȘA POSTULUI
Nr. ……. / ………………………..
I. Denumirea postului: Administrator public
Il. ldentificarea funcției: Funcția de administrator public
Scopul principal al postului: Aplicarea unui management eficient în administrația publică locală.
III. Condiții specifice în privința ocupării postului:
Studii de specialitate: studii superioare, absolvite cu diplomă de licență în unul din domeniile: economic, administrativ, tehnic sau juridic.
Perfecționări: studii post-universitare de management.
Cunoștințe de operare calculator: aptitudini de operare, în special pachetul MS Office;
Limbi străine : scris, vorbit, citit la nivel madiu într-o limbă de circulație internațională.
IV. Calități și aptitudini necesare:
organizarea și coordonarea echipei din subordine;
analiza și sinteza rapoartelor de activitate;
planificare și acțiune strategică în organizare
controlul și depistarea la timp deficiențelor;
abilități de comunicare orală și scrisă;
spirit de echipă, atât în poziția de lider, cât și ca membru al acesteia;
abilități în gestionarea și coordonarea resurselor umane;
capacitate de consiliere și antrenare/îndrumare;
abilități de mediere a conflictelor și de negociere;
gestionarea productivă a tuturor resurselor alocate;
atingerea țintelor stabilite și rezolvarea eficientă a problemelor.
V. Competențe manageriale necesare:
organizarea, coordonarea și gestionarea activității aparatului de specialitate al primarului, conform contractului de management;
estimarea, asigurarea și gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale/financiare;
propunerea de recomandări pentru îmbunătățirea activităților curente;
formularea de strategii, politici și proceduri noi, prin actualizare sau îmbunătățire a acestora;
întocmirea planurilor de acțiune privind implementarea politicilor și strategiilor;
monitorizarea și evaluarea implementarilor de politici, strategii, programe etc.;
alte competențe specifice postului, în limitele legale.
VI. Alte cerințe specifice postului:
întocmirea unui proiect de management pentru eficientizarea activității unității administrativ teritoriale
aplicarea principiilor/tehnicilor moderne privind bugetarea și managementul financiar din cadrul sectorului public, aplicarea managementului proiectelor, în special a celor cu finanțare din fonduri europene, aplicarea managementului resurselor umanea managementului operațional, controlul calității;
disponibilitate pentru deplasări în interes de serviciu.
VII. Atribuții:
Poate îndeplini orice atribuții de coordonare delegate de primar în baza contractului de management (vezi Anexa1) privind:
aparatul de specialitate al primarului;
serviciile publice de interes local;
calitatea de ordonator principal de credite;
poate îndeplini orice alte atribuții relevante postului, în limitele legale;
asigurarea respectării destinației alocațiilor bugetare aprobate de ordonatorul principal de credite;
VIII. Responsabilități:
îndeplinirea tuturor obiectivelor si criteriilor de performanță stabilite în Contractul de management (se stabilesc la semnarea contractului și se negociază anual, în maximum 15 zile de la aprobarea bugetului instituției și sunt cuprinse într-un act adițional la contractul de management);
să administreze, ca cel mai bun gospodar, patrimoniul instituției publice și să asigure gestionarea și administrarea, în condiții legale a integrității patrimoniului;
să reprezinte instituția în raporturile acesteia cu organe de control/alte instituții etc.;
încheierea actelor juridice în numele instituției, conform competențelor deținute;
să prezinte angajatorului ori de câte ori este necesar, raportul economico-financiar a serviciilor publice, nivelul și modul de realizare a obiectivelor și a criteriilor din anexa contractului de management, și măsurile luate pentru eficientizarea activității, dacă este cazul;
poate să îndeplinească, în condițiile legii, una sau mai multe dintre atribuțiile delegate de către primar, ca de exemplu:
organizarea/coordonarea aparatului de specialitate al primarului;
coordonarea serviciilor publice locale prestate prin intermediul compartimentelor de specialitate și/sau prin intermediul altor organisme prestatoare de servicii publice;
calitatea de ordonator principal de credite;
orice alte atribuții în domenii specifice postului,delegate de către primar și/sau Consiliul Local prin act administrativ și sunt legale.
IX. Limitarea competențelor:
Limite stabilite de primar, și aprobate de Consiliul Local.
X. Competențe de relaționare:
Relații interne
relații ierarhice:
subordonat față de primar;
superior pentru: șefii departamentelor de specialitate/compartimentelor pe care le coordonează în baza contractului de management;
relații funcționale:
cu angajații aparatului de specialitate al primarului, cu șefii serviciilor publice de interes local.
relații de control: în limita competențelor stabilite de către primar.
Relații externe
cu autoritățile și instituțiile publice: în limita competențelor delegate de către primar;
cu organizațiile internaționale: a în limita competențelor delegate de către primar;
c) cu persoanele juridice private: în limita competențelor delegate de către primar.
Întocmit de:
Numele și prenumele: ………………………………………………..
Funcția publică de conducere: Primarul municipiului Petroșani;
Semnătura: ………………………………………………………………..
Data întocmirii: ………………………………………………………….
Luat la cunoștință de către ocupantul postului:
Numele și prenumele: ……………
Semnătura: ………………..
Data: …………………..
ANEXA 3 – Model Organigramă Primăria Petroșani
Tabelul . 3.4 Model organigramă Primăria Petroșani
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Particularitatile Contractului de Management (ID: 143938)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.