Particularitati ale Utilizarii Framework Ului Sharepoint In Industria de Sanatate

=== 0bf069190d85b787add52fffee32a637e173e5b5_56742_2 ===

CUPRINS

Introducere

Share Point ca instrument de creatie

Business Intelligence in SharePoint

Analiza si planificarea instrumentelor BI

Instrumentele BI

Implementarea instrumentelor BI

Particularitatile utilizarii SharePoint-ului in industria de sanatate

Concluzii

Bibliografie

Introducere

In ultimii 50 de ani, evolutia tehnologiei informatiei a cunoscut trei faze de dezvoltare: mainframe, PC plus LAN si operatiuni Internet. Avansarea rapida a microcalculatoarelor si a cerintelor de comunicare intre microcalculatoare a stimulat foarte mult dezvoltarea informatiei de retea si a sistemelor de comunicatie prin intermediul computerului.

Incepand cu anul 1990, de cand Internetul a devenit cunoscut sutelor, miilor si ulterior milioanelor de utilizatori, oferind posibilitatea schimbului de informatii prin intermediul postei electronice (e-mail) sau prin implementarea Protocolului de Transfer de Fisiere (FTP), oamenii de stiinta din domeniul IT au cautat in permanenta sa imbunatateasca si sa usureze caile prin care se realizeaza schimbul de informatii intre utilizatori.

Existenta Internetului faciliteaza in mod seminificativ impartasirea resurselor intre organizatiile participante, care include agentii guvernamentale, institutii de invatamant, institutii de sanatate sau corporatii private. In esenta Internetul reprezinta cadrul fundamental al unei infrastructuri globale si nationale in interiorul caruia este permisa interactiunea dintre cele trei componente ale societatii: guvern, cetateni si inteprinderi (institutii).

Daca initial calculatorul era utilizat doar in scopul calculelor stiintifice, acum acestea sunt utilizate in special pentru a stoca, prelucra si prelua cantitati enorme de informatii pentru o varietate incredibila de scopuri. Pentru indeplinirea unor astfel de scopuri au fost dezvoltate diferite platforme online ce pot facilita stocarea, prelucrarea si impartasirea fisierelor.

Una dintre cele mai cunoscute platforme, gazduita de organizatia Microsoft este denumita SharePoint.

Aplicatia SharePoint impreuna cu instrumentele sale cat si aplicabilitatea acestora in diferite domenii, in special in industria de sanatate fac obiectul acestei lucrari.

2. SharePoint ca instrument de creatie

Aplicatia SharePoint a fost lansata pentru prima data in anul 2001, fiind proiectata initial ca un spatiu pentru a stoca si organiza documente in cadrul unei organizatii. Cu timpul aceasta a cunoscut o vasta popularitate de utilizare, aproximativ 160 milioane de utilizatori in 75 000 de organizatii, fapt ce a condus la dezvoltarea mai multor editii SharePoint. Pentru fiecare editie SharePoint, Microsoft a dezvoltat particularitati speciale, care sa se muleze cat mai bine pe cerintele utilizatorilor, astfel:

Microsoft SharePoint Server este dedicat organizatiilor care doresc un control mai mare asupra design-ului SharePoint. Aceasta versiune este mai rar upgradata dar permite un set mai larg de caracteristici si capacitati de personalizare. SharePoint Server a fost conceput in trei versiuni: SharePoint Server Foundation (gratuita), SharePoint Server Standard si SharePoint Server Enterprise.

Incepand cu anul 2016 aplicatia SharePoint Server Foundation a fost deconectata, nemaiputand fi folosita de catre utilizatori. SharePoint Server Standard contine cateva produse cheie in ariile sale de aplicabilitate cum ar fi: directionarea web in functie de audienta, instrumente de guvernare, servicii securizate, instrumente de cautare, organizarea ierarhica a browser-ului, instrumente de inregistre si organizare a documentelor, abilitati de cautare personalizate si multe altele. SharePoint Server Enterprise a fost construit avand ca baza SharePoint Standard, functiile sale suplimentare putand fi deblocate utilizand o cheie de licenta aditionala. Functiile suplimentare puse la dispozitie de SharePoint Enterprise presupun in primul rand integrarea serviciilor oferite de catre “Business Intelligence” (afacere inteligenta), Excel, InfoPath, PowerPirot si Performance Point.

Microsoft SharePoint Online a fost proiectat ca fiind parte integrata din Microsoft Office 365. Serviciile puse la dispozitie de acesta sunt limitate la gazduirea si gestionarea fisierelor si a documentelor. Printre capacitatile aditionale se pot numara: Portalurile NextGen, Microsoft Delve and Sway, Yammer Integration and Office 365 Groups, integrarea cu Outlook Wep App, Planner, Online Office Document Editor Tools si altele.

Ca o concluzie intermediara se poate afirma faptul ca cele mai comune utilizari ale aplicatiei SharePoint se datoreaza capacitatilor sale de a organiza si gestiona documente, de a permite accesul catre informatii centralizate prin intermediul intranetului, contine capacitati de colaborare in echipa, ofera spatiu de gazduire (personal cloud).

Figure 1. Diagrama SharePoint benefits (Norman P. Warren et al., 2013)

3. Business Intelligence in SharePoint

Business Intelligence (BI) este un termen generic care se refera la o varietate de aplicatii software utilizate pentru a analiza si procesa datele brute ale unei organizatii. BI ca disciplina este alcatuita din mai multe activitati conexe, inclusiv extragerea datelor, procesarea analitica, raportare si interogare.

Figure 2. Diagrama Business Intelligence (Norman P. Warren et al., 2013)

De regula, companiile utilizeaza BI pentru as imbunatatii decizile de marketing, a reduce costurile sau pentru a identifica noi oportunitati de afaceri.

Aplicatia SharePoint Server integrata pe infrastructura datelor primare oferita de SQL Server si utilizand instrumentele de lucru BI, poate deveni o arma imbatabila in mana utilizatorilor. De asemenea produsele PowerView si PowerPivot Excel puse la dispozitie de SharePoint permit partajarea si organizarea fisierelor/documentelor BI in liste si librarii.

Diagrama arhitecturala prezentata mai jos ilustreaza intr-un mod foarte clar cum functioneaza impreuna aceste parti integrate.

Figure 3. Diagrama arhitecturala SharePoint integrata cu BI si SQL Server (Norman P. Warren et al., 2013)

Diagrama arhitecturala SharePoint este divizata in trei sectiuni: Date, Aplicatie si Prezentare. Sectiunea Date prezinta surse de date ce vor reprezenta baza in sectiunile de Aplicatie si Prezentare. Aceste date provin de obicei din planificarea resurselor inteprinderii, linia de afacerii, baza de date SQL si altele. In sectiunea Aplicatie sunt prezentate aplicatiile oferite de catre Visio, Excel, PerformancePoint si PowerPivot. De asemenea tot la acest nivel se regasesc instrumentele SharePoint. Sectiunea Prezentare este subdivizata in doua sectiuni: Rapoarte de vizualizare si Rapoarte de creatie.

Atunci cand vine vorba de SharePoint si BI principalele obiective sunt acelea de a avea posibilitatea de a crea noi perspective cu ajutorul instrumentelor de creatie precum Office, SharePoint si SQL Server si de a expune aceste rezultate in grafice, tabele, rapoarte etc. Aceste performante pot fi ulterior partajate in cadrul unei organizati, echipe, comunitate sau catre un singur individ prin intermediul browser-ului.

Analiza si planificarea instrumentelor BI

In capitolele anterioare Business Intelligence in Share Point a fost prezentat ca un termen general utilizat pentru a descrie instrumentele pe care o companie / institutie le poate utiliza pentru a stoca, gestiona si compara datele si informatiile cu care lucreaza, in perspectiva dezvoltarii managementului intern. Functionarea intr-un regim optim al acestor instrumente presupune o planificare si o analiza preliminara, bazata pe specificatiile si tipul companiei / institutiei. Planificarea si analiza instrumentelor BI poate fi realizata din doua directii; din partea utilizatorului sau din partea dezvoltatorului BI sau administratorului SharePoint.

Unul din obiectivele acestei lucrari este prezentarea pozitiei administratorului SharePoint in analiza, planificarea si implementarea instrumentelor BI in SharePoint in cazul particular al unei institutii de sanatate. Pentru un administrator SharePoint este important sa inteleaga diferitele cai prin care utilizatorul poate interactiona cu datele si cum poate realiza acesta selectia potrivita a instrumentelor de lucru. In analiza instrumentelor BI trebuie sa se tina seama de doi factori: tipul de utilizator si ierarhia organizationala. Microsoft a determinat doua categorii de utilizatori: utilizatori ocazionali sau utilizatori permanenti.

Utilizatorii ocazionali au fost definiti ca fiind managerii de departamente, directori, clienti sau furnizori. Acestia folosesc instrumentele BI ocazional, de regula o data pe saptamana sau mai rar.

Utilizatorii permanenti folosesc instrumentele BI zilnic. In cazul utilizatorilor ocazionali, administratorul SharePoint trebuie sa tina seama de faptul ca acestia nu cunosc foarte bine instrumentele BI, asadar interfata acestor instrumente de lucru trebuie sa fie cat mai simpla pentru a gasi si gestiona usor informatiile. Spre deosebire de utilizatorii obisnuiti, utilizatorii permanenti vor solicita instrumente complexe cu capacitati analitice. De cele mai multe ori utilizatorii permanenti sunt analisti de afaceri ce folosesc instrumentele BI pentru a exploata datele si pentru a le vizualiza sub forma statisticilor sau analizelor.

In lucrarea Business Intelligence: Making Better Decisions Faster (2002, Microsoft Press) autorii au separat utilizatorii obisnuiti in doua subcategorii: utilizatorii de informatii si consumatorii de informatii.

Figura 4. Diagrama categoriilor de utilizatori a instrumentelor BI (Norman P. Warren et al., 2013)

Diagrama de mai sus prezinta asadar faptul ca cea mai vasta categorie este cea a utilizatoriilor de informatii, acestia bazandu-se in mare parte pe rapoarte standard dezvoltate de catre operatorii BI si centralizate in medii online sau in formatul tiparit functie de administratia implementata. Pentru acesti utilizatorii de informatii, SQL Server Reporting Services este o solutie buna, fie ca o aplicatie care ruleaza independent sau integrat cu Microsoft SharePoint Server 2013. De asemenea daca utilizatorii doresc doar acces online la rapoarte centralizate alte obtiuni bune sunt cele sustinute de SharePoint Server 2013 ce include instrumente ce vor fi prezentate in capitoele urmatoare; Microsoft PowerView in SharePoint, Microsoft PowerView in Excel sau PowerPivot in SharePoint. Cea de-a doua categorie este cea a consumatorilor de informatii. Acestia au tendinta de a exploata datele mai mult decat utilizatorii de informatii dar au lagune in interogarea directa a unei baze de date. Consumatorii de informatii pot obtine datele de care au nevoie prin colaborarea cu rapoarte interactive care include parametrii de filtrare si sortare. In acest caz Reporting Services este un instrument potrivit pentru a satisface nevoile acestei comunitati. In topul piramidei se afla comunitatea analistilor. Acestia pot utiliza rapoartele existente ca un punct de plecare pentru propria lor analiza. Analistii au nevoie de instrumente ce le ofera capacitatea de a defini si exacuta propriile interogari.

Un alt criteriu de care trebuie sa tina seama un administrator SharePoint in analiza si planificarea BI este acela al ierarhiei organizationale. Pozitia unui utilizator in organizarea ierarhica a companiei asociata cu puterea decizionala pot juca un rol important in statutul de utilizator al instrumentelor BI. Asadar cu cat utilizatorul BI se afla pe o pozitie ierarhica inalta in cadrul companiei, cu atat el tinde sa fie incadrat in categoria consumatorilor de informatii, descrisa mai sus. Mai mult de atat, cu cat pozitia utilizatorului intr-o companie este mai inalta cu atat informatiile utilizate de acesta sunt filtrate si intens procesate.

Datele din cadrul unei companii / institutii sunt informatii valoroase pe termen lung si vitale pentru planificarea strategica. Din acest motiv este esential ca infrastructura BI sa fie construita intr-un mod clar si solid pentru a facilitata procesarea datelor.

Microsoft a dezvoltat insa un alt sistem de clasificare al utilizatorilor bazat pe modul de lucru al acestora cu BI si pe colaborarea dintre acestia.

Comunitatile BI si instrumentele de lucru BI, concepute pentru fiecare categorie sunt prezentate in imaginea de mai jos.

Figura 5. Comunitatile BI (Norman P. Warren et al., 2013)

BI organizational presupune implementarea instrumentelor BI in cadrul unei companii si distributia acestora catre toti angajatii. Modurile prin care acest lucru se poate realiza sunt fie de a oferi acces la valori care arata progresul spre obiectivele organizationale sau prin a compara starea actuala cu tendintele istorice. Deoarece publicul vizat de informare este intreaga companie, se poate anticipa ca toti utilizatorii fac part din cele doua categorii prezentate anterior si anume: utilizatorii de informatii si consumatorii de informatii. Prin urmare o solutie de BI organizationala trebuie sa sprijine doar vizualizarea online cu o interactiune limitata. Datele sunt structurate si stocate intr-o baza de date sau module tabelare de unde pot fi usor accesate sau interogate pentru analize complexe. Indiferent de mediul de stocare sunt necesare urmatoarele instrumente de lucru: Excel Services, Performance Point Service si Reporting Services. Primele doua dintre acestea solicita in mod obligatoriu SharePoint Server 2013. Reporting Services poate fi integrat in SharePoint sau rulat utilizand PowerView. Avand la dispozitie libraria SharePoint, utilizatorii pot accesa prin mediul online informatiile dorite. Avand un singur loc unde pot cauta informatiile corporatiei, indiferent ca acestea sunt de tipul rapoartelor extrase din Reporting Services, fisierelor Excel sau de alta natura, utilizatorii isi pot simplifica si fluidiza modul de lucru.

Echipa BI; aceasta categorie presupune implementarea BI la nivelul unei echipe / departament din cadrul unei companii. Diferentele majore dintre BI organizational si echipa BI sunt date de domeniul de aplicabilitate al informatiilor furizate publicului tinta si de o participare mai mare in procesul de dezvoltare a continutului de catre echipa implicata. In consecinta, infrastructura BI ideala ofera oprtunitatea echipei de a utiliza informatiile in colaborare urmarind indeplinirea unei obiectiv propus. Solutiile echipei BI pot utiliza aceleasi instrumente de lucru care sunt predominante in BI organizational. In plus, echipa BI ar putea include SharePoint BI ca optiuni suplimentare pentru crearea si distributia de continut. Analistii si dezvoltatorii BI impartasesc de obicei responsabilitatea pentru crearea si gestionarea continutului pentru echipa BI.

Self – service and personal BI. Principalul obiectiv al dezvoltarii infrastructurii BI ce poate contine o baza de date, servicii cubice de analiza sau module de date tabelare este acela de a facilita accesul utilizatorilor catre informatii, oricand acestia doresc si fara a fi necesara solicitarea unui ajutor. Din pacate, in multe companii utilizatorii se bazeaza pe rapoarte standard ce ofera interogari limitate. Desi acestea contin uneori parametrii ce raspund la intrebarile utilizatorilor, este posibil in anumite cazuri ca acest lucru sa nu fie suficient. In consecinta, utilizatorii vor apela la departamentul IT pentru a obtine noi raporte ce raspund la solicitarile dorite. Pentru a reduce aceste cereri noi de rapoarte s-a incercat punerea in aplicare a self-service ce ofera mai multa libertate utilizatorilor.Instrumentele de lucru folosite de aceasta categorie coincid cu cele utilizate de catre BI organizational sau echipa BI, insemand: Excel, PowerView in Excel, PowerPivot in Excel, Report Builder, PowerView in SharePoint sau Visio.

Viziunea Microsoft pentru BI poate fi sintetizata ca fiind livrarea informatiilor potrivite, la momentul potrivit, in formatul potrivit catre utilizatorii potriviti in cadrul unei companii.

5. Instrumentele BI

PerformancePoint asa cum am prezentat mai sus este un instrument de creatie pus la dispozitie de SharePoint Server. Acest instrument permite utilizatorilor sa creeze BI dashboards (tablouri de bord inteligente). Acesta ofera posibilitatea crearii de rapoarte personalizate, filtre, surse de date tabelare etc. De exemplu, se poate crea cu acest instrument rapoarte personalizate de vizualizare, optimizate pentru industria medicala. Un raport, filtru sau sursa de date tabelara standard de obicei include trei componente: un furnizor, o aplicatie de editare si o baza de date extensibila. Sintaxele ce definesc un raport, filtru sau o sursa de date tabelara in PerformancePoint sunt prezentate figurile 4,5 si 6.

Figura 6. Sintaxa Raport in PerformancePoint

Figura 7. Sintaxa Filtru in PerformancePoint

Figura 8. Sintaxa Sursa de date tabelara in PerformancePoint

Prin utilizarea PowerPivot pentru Excel utilizatorul este capabil sa transforme cu o viteza incredibila cantitati enorme de date in informatii semnificative pentru a obtine raspunsul dorit in cel mai scurt timp posibil. Printre avantajele utilizarii instrumentului PowerPivot se pot numara: importul a milioane de randuri de date din diferite baze de date, efectueaza analize si calcule cu milioane de atribute, depaseste cu mult limitarile actuale in ceea ce priveste opratiunile cu baze de date masive, avand un algoritm eficient de comprimare al informatiilor, reprezinta practic un suport nelimitat de surse de date. De asemenea include formule avansate de analiza a dateor (Data Analysis Expressions – DAX). In figura 7 este prezentat un exemplu de calcul, utilizand DAX pentru a arata timpul ramas intre doua actiuni.

Usor de integrat in platforma SharePoint, permite partajarea analizelor, colaborarea in colectivitate si cresterea productivitatii in cadrul echipei.

Figura 9. Fereastra PowerPivot si DAX pentru a arata timpul dintre cele doua actiuni (Norman P. Warren et al., 2013)

PowerView este un instrument de creatie ce ofera o experienta interactiva de explorare a datelor obtinute in PowerPivot sau PerformancePoint, vizualizare si prezentare. PowerView pune la dispozitie doua versiuni: Start PowerView in Excel 2013 sau Create a PowerView in SharePoint Server report. In Excel, filele PowerView sunt parti componente ale Excel cu extensia .xlsx. Pentru reprezentarile PowerView se pot folosi direct informatiile din baza de date Excel. Utilizarea instrumentului de creatie PowerView in SharePoint va presupune folosirea unor fisiere de tip RDLX.

Figura 10. Un exemplu de reprezentare a informatiilor in PowerView (Norman P. Warren et al., 2013)

In PowerView se pot crea rapid o varietate de vizualizari a informatiilor, de la tabele si matrice pana la diagrame, grafice, scheme, etc.

Aplicatia Visio a fost dezvoltata prima data in anul 1992. Initial fiind utilizata pentru a creea scheme logice, diagrame de retea, diagrame numerice sau planuri. In anul 2012 aceasta aplicatie a avut parte de o adevarata revolutie, fapt ce a condus la implementarea unor biblioteci ce pun la dispozitie forme predefinite ce pot fi folosite pentru a construi diagramele mult mai usor. Versiunea Visio 2013 include doua editii: Standard si Profesional. Editia Visio Profesional include urmatoarele caracteristici imbunatatite:

-integrarea “cloud” – presupune implementarea functiilor Open, Save, Save As in pachetul Visio 2013, ce permite accesul catre contul SkyDrive, Microsoft SharePoint sau SharePoint online.

-imbunatatirea integrarii in SharePoint – Visio Service 2013 in SharePoint permite deschiderea si vizualizarea fisierelor Visio direct, utilizand aproape orice fel de browser web.

-imbunatatirea integrarii cu alte produse similare SharePoint – paginile web SharePoint pot servi ca punte de integrare intre Visio si alte instrumente BI.

-coauthoring – ofera posibilitatea de editare simultana de catre mai multi autori a aceluiasi documente Visio 2013 cand acesta se afla stocat in SkyDrive sau SharePoint Online in Microsoft Office 2013.

-commenting – atunci cand fisierul Visio este stocat in SharePoint sau SharePoint online permite vizualizarea si comentarea diagramelor de catre utilizatori prin intermediul unei pagini web si nu presupune instalarea aplicatiei Visio.

Deasemenea multe alte functii au fost implementate pentru versiunea Visio 2013 ce fac din acesta un instrument demn de a fi integrat in pachetul BI.

Figura 11. Un exemplu de date externe alaturi de fereastra Visio pentru design (Norman P. Warren et al., 2013)

6. Implementarea instrumentelor BI

Implementarea instrumentelor BI se poate realiza urmarind trei scenarii posibile. Primul dintre acestea ar fi Self-service BI, in care utilizatorii puternici (power users) creaza modele si rapoarte pe care le impartasesc prin SharePoint 2013. Aceste modele pot fi create in Microsoft Excel sau PowerPivot in Excel 2013. IT-enabled self-service BI, in acest scenariu dezvoltatorii IT si BI construiesc modele sau ofera acces la date sau servere SQL utilizatorilor puternici pe care ulterior acestia le utilizeaza pentru a construi rapoarte sau modele, ca in primul caz. Corporate BI in care departamentul IT promoveaza modele corporative ce sunt gestionate prin instrumente SQL si Micosoft SharePoint 2013, in scopul de a modela sau de a extinde un model de date existent.

Mariile companii folosesc ca solutie BI, SQL Server pentru a muta date din surse dispersate intr-un singur depozit. Utilizand ulterior produse precum SQL Server Reporting Services sau Excel obtin din datele stocate rapoarte de tip tabelar sau relational. Figura 13 ilustreaza cum SQL Server 2012, SharePoint 2013 si Microsoft Office 2013 lucreaza impreuna pentru a promova informatii rapide si corect utilizatorilor.

In Figura 14 prezinta un alt scenariu de implementare a instrumentelor BI in care Excel Pivot Table Field List, Excel data model sau SQL Server Analysis Services devin disponibile intr-un tablou de bord de tip PerformancePoint.

Figura 12. Diagrama ce descrie procesul de implementare al instrumentelor BI ( Business Intelligence) (Norman P. Warren et al., 2013)

Figura 13. Diagrama integrarii instrumentelor SQL Server 2012, SharePoint 2013 si Microsoft Office 2013 (Norman P. Warren et al., 2013)

Figura 14. Date multidimensionale in tabloul de bord PerformancePoint (Norman P. Warren et al., 2013)

Figura 15 reprezinta schema optima ce trebuie urmarita de catre orice companie sau institutie ce doreste implementarea instrumentelor BI.

Figura 15. Diagrama BI (Norman P. Warren et al., 2013)

7. Particularitatile utilizarii SharePoint-ului in industria de sanatate

BI&SharePoint pot ajuta organizatiile specializate in sanatate sa isi atinga obiectivul principal si sa ofere ingrijre de prima clasa pacientilor, cu instrumente specializate pe acest tip de infrastructura. Implementarea instrumentelor BI si integrarea acestora cu SharePoint in domeniul de sanatate poate fi realizata in doua directii, pentru imbunatatirea serviciilor medicale si farmaceutice sau pentru gestionarea activitatiilor unitatilor sanitare de tip spital sau policlinica.

Daca utilizarea unui astfel de instrument printre institutiile si companiile multor tari din Uniunea Europeana este un lucru comun, in Romania acest lucru inca se afla la faza incipienta de implementare si dezvoltatare. Cu toate aceastea exista cateva locuri, cum este de exemplu Consiliul Judetean Mehedinti, unde s-a dorit implementarea unei platforme de tip SharePoint care sa fluidizeze colaborarea dintre institutiile publice si cetateni.

Proiectul EUDIS – European District System ce reprezinta un parteneriat public-privat intre Consiliul Judetean Mehedinti si compania CG-GC IT SA a pus la dispozitie livrarea unitara de servicii IT la nivelul intregului judet.

Integrarea Windows SharePoint Services cu aplicatii existente si Office SharePoint Server a permis lucrul colaborativ in cadrul Consiliului Judetean Mehedinti si al consiilior locale conectate in proiectul EUDIS. Conform declariilor domnului Balu Mrius, Presedintele Consiliului Judetean Mehedinti, “Utilizarea Microsoft SharePoint a dat o mare valoare investitiilor anteriore facute de Consiliul Judetean Mehedinti in tehnologie. Functionarii au acum posibilitatea sa schimbe facil documente intre departamente diferite si sa gaseasca rapid solutii la cererile cetatenilor. De asemenea cetatenii pot plasa cereri si pot urmari stadiul acestora direct de pe Internet, in acest mod fiind tot mai aproape de ceea ce inseamna in Uniunea Europeana servicii electronice administrative” .

Prin colaborarea cu 14 parteneri tehnologici, EUDIS a creat o platforma hardware si software centrala, prin intermediul careia sunt livrate in regim SaaS-Software as a Service – solutii si servicii pentru gestionarea oricarui tip de acitvitate. Peste 90 de institutii publice locale – primarii, directii administrative, scoli, muzee, etc. beneficiaza de aceste solutii: ERP, e-government, taxe si impozite, GIS, portal, call-center, document, management etc. In cadrul proiectului EUDIS a fost landat cel mai mare portal Web precum si prima implementare VoIP din administratia publica romaneasca. Serviciile oferite ajung in mod curent la circa 350.000 de cetateni.

Cele 90 de institutii publice deservite de proiectul EUDIS au acces la functionalitatile pachetului GoPrim, o suita de 10 module integrate dezvoltata de CG&GC Software Solutions, divizie a CG-GC IT in parteneriat cu CTCE Piatra Neamt. Aplicatiile din cadrul pachetului GoPrim sunt bazate pe tehnologia Microsoft.NET Framework si realizate cu Microsoft Visual Studio, utilizand baze de date Microsoft SQL Server.

Suita de aplicatii GoPrim implementata de CG&GC Software Solutions permitea ca oricarei inregistrari sa ii poata fi alocat si atasat un document scanat. Aceasta facilitate permitea functionarului public sa poata verifica oricand acuratetea inregistrarilor cu informatiile existente in documentele originale scante in cadrul Registraturii. Lipsa majora a acestui sistem era insa ca documentele atasate inregistrarilor din cele 10 aplicatii ale suitei erau disponibile doar in aplicatia aferenta unui departement din institutie, unde fusese inregistrat, fara a putea fi partajat. Problema era cu atat mai apasatoare cu cat cea mai mare parte din documente sunt de interes general, interactionand cu mai multe departamente. Astfel, functionarii publici nu puteau cauta si gasi usor documentele atasate in aplicatie, erau nevoiti sa recurga la arhiva fizica, ceea ce insemna pierdere de timp, lipsa unor justificari reale si intarzieri in solutionarea cererilor cetatenilor.

Solutia pentru remedierea unei astfel de probleme a venit din partea echipei EUDIS din CG&GC Software Solutions, si aceasta a constat in implementarea SharePoint Services, care sa permita atasarea, stocarea si identificarea facila si cross-departamentala a oricarui document inregistrat.

SharePoint Services a fost cea mai potrivita solutie atat prin costurile foarte reduse cat si prin timpul foarte scurt de implementare. CG&GC Software Solutions a realizat o interfata intre SharePoint si pachetul GoPrim prin care toate documentele inregistrate, atat prin Registratura cat si prin portal, sa intre pe un flux de document management definit in cadrul SharePoint pe specificul activitatii din Consiliul Judetean Mehedinti. SharePoint a devenit o platforma comuna pentru stocare, arhivare si regasire documente pentru toate cele 10 aplicatii utilizate in cadrul Consiliului Judetean Mehedinti si a proiectului EUDIS. Astfel, in cadrul fiecarui compartiment din cadrul ficarei primarii, se pot crea in format Microsoft Eord si arhiva prin scanare toate documentele asociate evenimentelor specifice activitatii respectivului compartiment. In cadrul compartimentului Salarizare si Resurse Umane poate fi asociata o cerere de concediu cu elementul Concediu Odihna sau Concediu Medical, dispozitiile de promovare asociate cu modificarile salariale etc. In cadrul compartimentului Taxe si Impozite Locale se pot asocia cererile de impunere, modificare incetare matriola etc. cu fiecare eveniment in parte.

Nu este vorba asa dar doar despre o simpla stocare a unei multimi de documente asociate cu un anumit rol, persoana fizica sau juridica, ci de inregistarea documentelor exact in locul unde se face operarea in aplicatie a unui eveniment aparut in relatia cu cetateanul. SharePoint permite partajarea acestor documente intre departamente pentru o colaborare rapida si eficienta, emiterea de documente precum si urmarirea prin cadrul portalului a evolutiei oricarei solicitari depuse de cetateni. Accesul este securizat in functie de drepturile asociate fiecarui tip de utilizator.

Prin prizma celor prezentate mai sus, in acelasi mod se poate dezvolta un proiect ce se poate implementa intre institutiile de santate din arealul unui Judet. Ca platforma comuna pentru stocare, arhivare si regasire documente intre institutii precum spitale, policlinici, farmacii aceasta poate fi utilizata de catre medici, farmacisti si pacienti. Fisele medicale ale pacientilor, stocurile de medicamente si rechizite sanitare, programarea analizelor medicale etc pot fi accesate de catre utilizatorii autorizati.

Deasemenea un alt caz in care s-a putut observa utilitatea utilizarii unei platforme online, dar la nivel mai restrans este cel al Institutului de boli infectioase “Prof. Dr. Matei Bals”.

Pentru colaborarea intre cele 250 de statii de lucru ce apartin acestui institut si a celor 10 servere de infrastructura cu Microsoft Windows Server 2013 solutia a constat intr-o raportare de tip Business Intelligence.

In cadrul acestui proiect Radu Berca – Project Manager la Info World a explicat cum functioneaza aceasta solutie. “ In fiecare noapte solutia preia toate toate datele din bazele operationale, care sunt pe SQL Server 2000, le trece prin SQL Server 2005, care este dedicat pentru BI si le agrega: leaga datele de la farmacie, cu cele de la internari, note contabile etc. Apoi datele sunt puse intr-un format potrivit pentru rapoarte sintetice si statistice. Procesul acesta de “ mutare “ si integrare se face cu functionalitatea de Integration Services a lui SQL Server 2005. Dupa ce datele sunt mutate, incepe procesarea cuburilor OLAP cu ajutorul functionalitatii de Analysis Services. In urma agregarii datelor in structura, rapoartele pot fi afisate datorita platformei Microsoft Office SharePoint Server 2007. O functionalitate speciala inglobata in SharePoint 2007 este Excel Services. In acest mod sunt create “Excel-uri” care extrag toate datele din cuburi si le afiseaza in formate grafice prietenoase (bare, pie-charts s.a.). Excel-urile “stau” in SharePoint 2007, deci pe server, intr-o anumita locatie si pot fi accesate de catre toti cei care au primit drept de acces. Are loc asa dar un fel de partajare a acestor fisiere Excel, in care sunt definite rapoartele propriu-zise, care sunt preluate si afisate in pagini web, specifice SharePoint. “

Solutia BI este un instrument foarte util pentru manangerii spitalului si consiliului de conducere, pentru ca le pune la dispozitie oglinda activitatii spitalului pe o anume perioada de timp. Ei acceseaza aplicatia de pe computerele lor, o vizualizeaza si pot sa afle in orice clipa cate internari s-au facut, cate medicamente s-au consumat intr-o perioada etc.

Pe langa informatiile de tip financiar si alti indicatori economici, solutia BI implementata la Institul Matei Bals are si o componenta medicala foarte puternica; permite efectuarea statisticilor, de exemplu, privind numarul de cazuri cu un anumit diagnostic si reprezentarea acestora grafic. Pentru profilul aceasta de boli infectioase este ceva foarte util; se poate determina rapid de exemplu, daca a crescut numarul de pneumonii.

Implementarea solutiilor de tip BI atat la nivel local cat si regional conduce la fludizarea lucrului cu orice tip de informatie, stocarea si interograrea acesteia in orice moment si de catre orice utilizator autorizat. In esenta inseamna economisirea timpului si rezolvarea problemelor intr-un mod rapid si corect.

8. Concluzii

Principalele beneficii ce pot fi obtinute in urma implementarii SharePoint Services constau in:

-Eficientizarea colaborarii intre departamentele interne precum si conformitatea cu directivele Uniunii Europene privind serviciile electronice livrate cetatenilor.

-Transparenta actului decizional prin posibilitatea sustinerii unei decizii pe documentele reale inregistrate in sistem.

-Scurtarea timpului de raspuns la solicitarile contribuabililor prin regasirea facila a oricarui document aferent unei situatii.

-Trasabilitatea operatiunilor prin posibilitatea monitorizarii fluxurilor de lucru si a accesului la documente.

-Regasirea facila a oricarui tip de document.

-Cresterea gradului de colaborare intre departamente.

-Eliminarea erorilor prin posibilitatea consultarii rapide a oricarui act justificativ.

-Obtinerea unui nivel de comunicare bi-directionala intre cetateni si functionari.

Bibliografie

Norman P. Warren, Mariano Teixeira Neto, Stacia Misner, Ivan Sanders and Scot A. Helmers, Business Intelligence in Microsoft SharePoint 2013, 2013, http//aka.ms//BI_SP2013/files

Introducere in fluxul de lucru SharePoint, https://support.office.com

Studiu de caz : Solutia Business Intelligence bazata pe tehnologi Microsoft https://www.microsoft.com

SharePoint , https://en.wikipedia.org/wiki/SharePoint

SharePoint Alternative https://www.bitrix24.com

SharePoint: Empoerting teamwork https://products.office.com

Business intelligence software https://en.wikipedia.org

Bring your data to life – BI https://powerbi.microsoft.com

Understanding BI analytics tools and their benefits http://searchbusinessanalytics.techtarget.com/