Pagina 1din 29Caiet de sarcini pentru realizarea programului informatic de management al Programului [603363]

Pagina 1din 29Caiet de sarcini pentru realizarea programului informatic de management al Programului
Operational Comun Romania –Republica Moldova 2014- 2020
TERMENI DE REFERIN ȚĂ
Dezvoltarea unui nou sistem de management electronic post – 2013
Termenii de referin țăsunt elabora țiîn concordan țăcu necesitățile obiective ale Autorității
Contractante și Beneficiar ilor, fac parte integrantă din documenta țiapentru ofertan ți în
vederea atribuirii contractului de servicii pentru dezvoltarea unui nou sistem de
management electronic post – 2013 și constituie ansamblul cerin țelor pe baza cărora se
elaborează de către fiecare ofertant propunerea (oferta) tehnică și financiară .
Termenii de referin țăconțin, în mod obligatoriu cerin țele tehnice impuse ce vor fi
considerate ca fiind cerin țe minimale.
În acest sens, orice ofertă prezentată va fi luată în considerare numai în măsura în care
propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerin țelor minimale
din respectivii Termenii de Referin ță. Ofertele de servicii care nu satisfac cerin țele
Termenilor de referin țăvor fi declarate oferte neconforme și vor fi respinse.

Pagina 2din 29CUPRINS
1 INFORMAȚII GENERALE ȘI CONTEXT ………………………………………………………………………………….. 6
2 OBIECTIVE ȘI REZULTATE AȘTEPTATE …………………………………………………………………………………. 7
2.1 Obiectivul general ……………………………………………………………………………………………………. 7
2.2 Obiective specifice……………………………………………………………………………………………………. 7
2.3 Rezultate care se doresc a fi realizate de operatorul economic ……………………………………… 8
3 DESCRIEREA CERIN ȚELOR …………………………………………………………………………………………………. 8
3.1 Pentru proiectarea și construcția sistemului electronic de management ………………………… 8
3.2 Dezvoltarea sistemului ……………………………………………………………………………………………. 10
3.3 Limba aplica ției………………………………………………………………………………………………………. 21
3.4 Testare, verificare, certificare, documentare……………………………………………………………… 21
3.5 Certificare……………………………………………………………………………………………………………… 22
4 Elaborarea manualului …………………………………………………………………………………………………… 22
5 Instruirea utilizatorilor …………………………………………………………………………………………………… 22
6 CERINȚE SPECIFICE ………………………………………………………………………………………………………… 22
7 SUPOZIȚII ȘI RISCURI ……………………………………………………………………………………………………… 23
7.1 Supozi ții………………………………………………………………………………………………………………… 23
7.2 Riscuri …………………………………………………………………………………………………………………… 23
8 MANAGEMENTUL PROIECTULUI ……………………………………………………………………………………… 24
8.1 Structurile responsabile ………………………………………………………………………………………….. 24
8.2 Implementarea proiectului ……………………………………………………………………………………… 25
8.3 Facilități oferite de către Beneficiar ………………………………………………………………………….. 25
8.4 Facilități oferite de către operatorul economic ………………………………………………………….. 25
8.5 Grupul țintă …………………………………………………………………………………………………………… 26
8.6 Loca ția………………………………………………………………………………………………………………….. 26
8.7 Data demarării și perioada de execuție …………………………………………………………………….. 26
9 BUGETUL PROIECTULUI………………………………………………………………………………………………….. 26
10 RAPORTARE ………………………………………………………………………………………………………………. 26
10.1 Cerin țe pentru raportare …………………………………………………………………………………………. 26
10.2 Transmiterea șiaprobarea rapoartelor……………………………………………………………………… 27
10.3 Alte aspecte…………………………………………………………………………………………………………… 27
11 MONITORIZARE, EVALUARE ȘI PLATĂ …………………………………………………………………………… 27
11.1 Monitorizare și evaluare …………………………………………………………………………………………. 27
11.2 Plata……………………………………………………………………………………………………………………… 27

Pagina 3din 2912 CONȚINUTUL OFERTEI ………………………………………………………………………………………………… 28
12.1 OFERTA TEHNICĂ ……………………………………………………………………………………………………. 28
12.2 OFERTA FINANCIARĂ ………………………………………………………………………………………………. 29
13 CRITERIUL DE ATRIBUIRE:……………………………………………………………………………………………. 29

Pagina 4din 29ABREVIERI ȘI ACRONIME
AC Autoritate Contractantă
AM Autoritatea de Management
AT Asisten ță Tehnică
B Beneficiar
CE Comisia Europeană
CPR Regulamentul privind dispozi țiile comune
ENI Instrumentul European de Vecinătate
MDRAP Ministerul Dezvoltării Regionale și Administra ției Publice
STC Secretariat Tehnic Comun
TIC Tehnologia Informa ției și Comunicațiilor
UE Uniunea Europeană
COTS Customer Off-The-Shelf

Pagina 5din 29DEFINI ȚII
EMSNumele de cod dat sistemului de management electronic al
proiectelor din cadrul Programului de Cooperare
Transfrontaliera România-Republica Moldova / Ucraina
2014 -2020
Program Program de cooperare teritorială europeană
Proiect/opera țiuneLucrări, activități si/sau servicii dest inate să îndeplinească o
sarcina cu caracter economic si/ sau tehnic, care urmărește
obiective clar definite și exprimate în aplica țiade proiect și
anexele sale.
Proiect de cooperareUn proiect de cooperare transfrontalieră ce implică cel
puțin doi parteneri din două ță ri. Unul dintre parteneri este,
de com un acord cu ceilal ți parteneri, lider de proiect.
Arie eligibilăAria eligibilă a programului delimitată în documentul de
programare aprobat de Comisia Europeană .
Aplicant/solicitantOrice persoană juridică care depune o aplica ție de proiect
pentru a fi finan țată de program
Poten țial beneficiarOrice aplicant/solicitant sau poten țial aplicant/solicitant
este un poten țial beneficiar până ce decizia de finanțare a
proiectului său a fost aprobată
Partener Orice beneficiar implicat într-un proiect de cooperare
BeneficiarOrice aplicant/solicitant, care îndepline ște condi țiile de
eligibilitate și a cărui cerere de finanțare a fost aprobată
pentru finan țare
Aplica ție de proiect/ Cerere
de finan țareFormularul de proiect completat împreună cu toate anexele
men ționate în Ghidul Solicitantului.
Cheltuială eligibilăCheltuială efectuată de un beneficiar, în legătură cu
opera țiunile finanțate prin intermediul programului, care ar
putea fi finan țate din instrumentele structurale, pre cum și
de la bugetul de stat și/sau contribu ția proprie
beneficiarului
Control de prim nivelProcedurile efectuate în scopul de a verifica livrarea
produselor, lucrărilor și serviciilor, realitatea cheltuielilor
declarate și conformitatea cu legislația națională și a UE (în
special normele privind eligibilitatea cheltuielilor, achizi țiile
publice, ajutorul de stat, protec ția mediului și egalității de
șanse).
Cerere de rambursareCheltuielile eligibile efectuate într- o anumită perioadă de
timp pentru un proiect și solicitate la rambursare de către
Partenerul lider. Cheltuielile incluse în cererea de
rambursare trebuie să fie în prealabil verificat ede către un
controlor de primul nivel.

Pagina 6din 291INFORMAȚII GENERALE ȘI CONTEXT
Agenda Digitală pentru Europa este una dintre cele șapte inițiati ve-pilot ale Strategiei
Europa 2020 și are ca scop definirea rolului de motor esen țial pe care utilizarea tehnologiei
informa ției și comunicațiilor (TIC) va trebui să -l joace în realizarea obiectivelor Europei 2020.
Obiectivul acesteia este acela de a trasa un parcurs în scopul de a exploata la maximum
poten țialul social și economic al TIC, în special al internetului, care reprezintă un suport vital
al activităților economice și sociale.
Politica de e-coeziune este o nouă inițiativă europeană destinată să sprijine reducerea
sarcinilor administrative pentru beneficiari și face parte din elementele care va oferi
simplificare și raționalizare în vederea implementării fondurilor structurale.
Noțiunea de e-coeziune rezultă din obiectivele Agendei Digitale și a Planului de ac țiune e –
guvernare, care î și propune următoarele ținte :
Până în 2015, 50% din cetățenii UE ar trebui să utilizeze portalul de e-guvernare;
Până în 2015, 80% dintre întreprinderile din UE ar trebui să utilizeze adresa de e –
guvernare.
Pentru a facilita acest proces, guvernele statelor europene s-au angajat ca până în anul 2015
să dezvolte servicii de e-guvernare multi-platforme, personalizate și adresate utilizatoril or pe
scară largă.
În acest sens, pentru a răspunde cerin țelor viitoarelor regulamente, dar și nevoilor de
gestionare electronică eficientă a informațiilor identificate de către autoritățile programelor
și, respectiv, beneficiarii proiectelor finan țate în cadrul acestora, este necesar realizarea unui
nou sistem de management electronic denumit în continuare “EMS ”care să contribuie din
plin la reducerea poverii administrative și la simplificarea procesului de gestionare a
programelor/proiectelor de cooperare teritorială europeană .
Construc ția și implementarea unui astfel de sistem la nivelul programelor de cooperare
transfrontalieră este condi ționată în primul rând de bugetul alocat acestui proiect, de
exigen ța respectării regulamentelor comunitare în domeniu, documentelor programului,
procedurilor aplicabile, formularelor utilizate la nivel de program etc., dar și de necesitatea
utilizării unei soluții tehnice open source care să nu implice costuri suplimentare pentru
beneficiar, generate de licen țele pentru servere și software de aplicație .
Dezvoltarea unui astfel de sistem bazat pe o tehnologie de tip open source este determinată
de constrângerile financiare impuse de bugetul de asisten ță tehnică al Programului
Opera țional Comun România – Ucraina – Republica Moldova 2007-2013 și de nevoia de a
obține cel e mai mari beneficii prin utilizarea celor mai actuale tehnologii disponibile cu cele
mai mici costuri. De asemenea, un alt factor luat în calcul este costul mentenan ței și

Pagina 7din 29dezvoltării ulterioare a sistemului care trebuie să fie cât mai redus, astfel încât se încadreze
în bugetul disponibil.
2 OBIECTIVE ȘI REZULTATE AȘTEPTATE
2.1 Obiectivul general
Dezvoltarea unui sistem de management electronic a datelor, multi-program și mul ti-
proiect, care să asigure gestiunea Programului de Cooperare Transfrontaliera România –
Republica Moldova 2014-2020 și Programului de Cooperare Transfrontaliera România-
Ucraina 2014-2020 (finan țate din ENI) și a proiectelor finan țate în cadrul acestu ora, conform
cerin țelor legislativ al UE aplicabil programelor de cooperare transfrontalieră și
documentelor programului.
2.2 Obiective specifice
Proiectarea și construc țiasistemului se va realiza pornind de la cerin țele formulate în cadrul
regulamentelor CE aplicabile perioadei de programare 2014-2020 și de la nevoile și
propunerile identificate și formulate la nivel de program, va utiliza cele mai actuale
tehnologii disponibile open source, care nu implică costuri suplimentare pentru beneficiar
generate de licen țele software.
Dezvoltarea sistemului trebuie s ăse bazeze pe următoarele caracteristici: ușurință în
utilizare, simplificare, reducerea sarcinilor administrative atât pentru beneficiari, cât și
pentru utilizatorii autorităților programului, raportare dinamic ăîn func ție de datele
înregistrate în baza de date, construc ție modulară care să permită modificarea și dezvoltarea
ulterioară, precum și func ții de căutare date sau informa ții după unul sau mai multe
criterii/cuvinte/fraze.
De asemenea, sistemul trebuie să respecte exigen țele de integritate a datelor și
confiden țialitate, autentificarea utilizatorilor pe nivele de acces, înregistrarea datelor o
singură dată în baza de date, respectarea conceptului de interoperabilitate, vizualizarea
pistei de audit electronice, precum și alte func ționalități recunoscute ca fiind cele mai bune
în domeniu sau solicitate de către beneficiar .
Solutia trebuie sa asigure accesul concurent la informatii pentru cel pu țin 400 de utilizatori ,
cu evitarea bloc ărilor reciproce, și accesul în sistem a unui număr de cel putin 2000
utilizatori.
Solutia trebuie sa ofere o componenta de autorizare / autentificare de tip „Identity
Management”, care sa asigure securitatea accesului utilizatorilor la EMS si auditarea
operatiilor realizate de catre utilizatorii autorizati. Solutia trebuie sa fie furnizata impreuna
cu documentatii specifice: de utilizare, de rapoarte, de configurare/parametrizare, fluxuri de
lucru pentru fiecare componenta in parte si codul sursa in integralitate, pentru toate
componentele / platformele COTS (Customer Off-The-Shelf) de tip Open Source care au stat
la baza ofertei, cat si a dezvoltarilor si configurarilor specifice care rezulta in urma etapei de
analiza. Pentru a garanta disponibilitatea codului sursa pentru platformele COTS ofertate, se

Pagina 8din 29solicita declaratii legal autentificate din partea producatorului (producatorilor) in favoarea
furnizorului si/sau a dezvoltatorului prin care acesta (acestia) au permisiunea de acces
integral la codul sursa al platformei (platformelor) COTS ofertate, sa realizeze modificari ale
acestuia, in conformitate cu cerintele etapei de analiza si sa livreze catre Beneficiar la finalul
proiectului codul sursa in integralitate.
Solu ția trebuie sa permită înregistrarea/utilizarea unui număr nelimitat de utilizatori.
Solutia trebuie sa permita ca baza de date sa poata fi recuperata in orice moment din copiile
de rezerva (mecanism back-up). Fisierele back-up se vor realiza in mod automat in baza
configuratiilor definite de administratorul de baza de date sau sistem (frecventa, ora,
destinatie, etc.).
2.3 Rezultate care se doresc a fi realizate de operatorul economic
1. Un sistem electronic de management a datelor multi-program și mult i-proiect
func țional pe un server care urmeaz ăsa fie stabilit de c ătre Autoritatea de
Management a Programul ui de Cooperare Transfrontalieră România-Republica
Moldova 2014-2020 și a Programului de Cooperare Transfrontalieră România -Ucraina
2014-2020, care să respecte cerin țele formulate de beneficiar, inclusiv specifica țiile și
tehnologiile aprobate de beneficiar, șicare să asigure gestiunea Programului de
Cooperare Transfrontaliera România-Republica Moldova / Ucraina 2014-2020
(finan țat din ENI) și a proiectelor finanțate în cadrul acestuia .
2. Elaborarea unui manual de utilizare a aplica ției structurat p e fiecare modul/
func ție/ecran ș i descris cât mai util și practic din perspectiva utilizatorului de sistem.
3. Asigurarea instruirii pentr u un număr de minim 25 de persoane în administrarea și
utilizarea sistemului, inclusiv pentru func ția sau instrumentul de raportare dinamică .
4. Asigurarea garantiei si mentenan ței post contract pe o perioada de minim 12 luni,
perioadă în care se va asigura remedierea fără costuri a tuturor erorilor,
disfunc ționalităților sau problemelor de configurare a aplicației identificate de
beneficiar și transmise operatorului economic. Dupa incheierea perioadei de garantie
de 12 luni se va incheia contract de mentenanta si suport separat cu furnizorul
soluție sau cu un alt furnizor.
3 DESCRIEREA CERIN ȚELOR
3.1 Pentru proiectarea și construc ția sistemului electronic de management a datelor multi-
program și multi -proiect, operatorul economic va lua în considerare următoarele
elemente:
Utilizarea celor mai actuale și performante platforme COTS, de tip open source, care
au fost testate pe alte sisteme, cu o vechime de cel putin 2 ani in care și-au dovedit
eficien ța și care să nu implice costuri suplimentare pentru beneficiar cu licen țele de
servere și software de aplicație sau alte costuri de licentiere post contract ;

Pagina 9din 29Urmăr irea ca interfa ța cu utilizatorul să respecte principiul simplificării, să fie
intuitivă, logică, să utilizeze butoane și /sau pictograme sugestive și să fie cât mai
ușor de utilizat ;
Îndeplinirea exigen țelor unui sistem de management al documentelor care să
faciliteze accesul rapid la informa țiile necesare, comunicarea rapidă și eficientă cu
beneficiarii șiîntre colegii din cadrul diferitelor organisme /autorități , contribuind la
un flux de lucru cât mai transparent orientat spre cre șterea eficien ței muncii ,
accelerarea proceselor de lucru și creșterea nivelului de satisfac țiea utilizatorilor;
Respectarea unor cerin țeminime utilizate în domeniu privind autentificarea și
autorizarea, depunerea electronică a documentelor structurate și nestructurate
(atașamente), primirea electronică a documentelor , notificarea pe e-mail,
confiden țialitatea și protecția datelor, stocarea electronică a documentelor,
urmărirea pistei de audit electronică, interoperabilitate a, principiul codării o singură
dată, etc;
Respectarea reguli de uniformitate în toate modulele sistemului atât cele legate de
interfa ță, formă, aspect, șabloane utilizate, mod de vizualizare, pozi ționare butoane,
câmpuri și etichete, cod de culori, cât și cele legate de aplica ție ca structură,
func ționalități , mod de calcul, formule, chei de verificare și control, reguli de
validare, mesaje de avertizare etc;
De asemenea, pe parcursul implementării sistemului de căt re operatorul economic
sau în etapele de testare, beneficiarul va putea veni cu unele ajustări, modificări sau
reglări ale specificații lor tehnice sau aplica ției pentru a regla și ajusta cât mai bine
aplica ția la nevoile și actualizările apărute în cadrul programului.
Stocarea datelor în sistem se va face criptat, în vederea înlăturării posibilității
fraudării acestora.
Sistemul trebuie sa permita posibilitatea filtrarii continutului afisat dupa anumite
criterii precum si ordonarea sa pe mai multe nivele ordonabile crescator sau
descrescator

Pagina 10din 293.2 Dezvoltarea sistemului va începe cu o etap ă de analiză a ciclului de via ță a
programului și proiectului, pentru identificarea tuturor fazelor, proceselor, procedurilor și
cerin țelor necesare a fi implementate în acest si stem. În această etapă, operatorul economic
va analiza cerin țele formulate de beneficiar în caietul de sarcini , propunerile înaintate
ulterior semnării contractului , documentele programului, procedurile de lucru de la nivelul
structurilor implicate, precum și documentația de depunere, evaluare, selecție, aprobare și
implementare a proiectelor finan țate în cadrul programului și va elabora un document de
lucru ce va con ține toate specifica țiile tehnice ale sistemului precum și o listă a necesarului
de echipamente hardware cu caracteristicile acestora (inclusiv o estimare a costurilor
echipamentelor hardware) pentru implementarea sistemului . Aceste documente privind
specifica țiile tehnice ale sistemului și lista necesarului de echipamente, vor fi supuse
consult ării și aprobării de către beneficiar și vor sta la baza proiectării, dezvoltării și
implementării sistemului .
În această etapă operatorul economic va organiza grupuri de lucru tematice pentru fiecare
modul al aplica ției. Grupurile de lucru tematica vor fi organizate în Bucure ști, România.
Etapa de implementare a sistemului se va realiza pe baza documentului de specifica ții
tehnice ale sistemului aprobat de beneficiar.
Dezvoltarea sistemului se va face modular pe bază de module/func ții/ecrane/câmpuri de
date, în conformitate cu cerin țele minimale și propunerile de mai jos:
Func ția de înregistrare a utilizatorilor
Func ția va afi șa în formularul de înregistrare câmpuri diferite (nume, prenume, locatie,
adresa e-mail, etc) în func ție de tipul utilizatorului (poten țial beneficiar al programului sau
angajat al uneia din structurile implicate în managementul programului) selectat la primul
pas al înregistrării. Toate cererile completate vor trebui validate de utilizator ul înregistrat
prin e-mail (link de confirmare trimis automat în momentul înregistrării ), iar apoi verificate și
aprobate de un coordonator al grupului de utilizatori pentru care a fost înregistrat contul.
Func ția contul utilizatorului
Func ția conține informațiile introduse la înregistrarea contulu i: username, password , nume
complet, e-mail, telefon mobil și fix , fax, denumire institu ție, adresa, etc. și poate fi accesată
de utilizator doar după confirmarea link -ului de activare primit pe e-mail și autentificarea în
sistem. Func ția va afișa starea c ontului de utilizator: nou, aprobat sau respins și va permite
modificarea de către utilizator doar a anumitor informa ții (email, telefon, parolă), pentru
restul informa țiilor fiind necesară aprobarea de către un coordonator al grupului de
utilizatori. De asemenea, func ția va permite recep ționarea de notificări (pe e-mail și în cont)
la fiecare schimbare de status a proiectului, cererii de rambursare, realizarea unei plăți către
beneficiar etc. Functia trebuie sa permita jurnalizarea operatiilor zilnice, individual pentru
fiecare utilizator cu drept de acces la modificarea inregistrarilor, cu marcarea orei la care a
fost executata fiecare operatie precum si a identitatii utilizatorului care a initiat-o.

Pagina 11din 29După aprobarea contului , utilizatorul va avea acces și va putea vizualiza modulele din sistem
conform rolului și drepturilor de acces acordate de administrator.
3.3 Modulele aplica ției
A. Modul Administrare/Securitate (Security) trebuie să conțină cel puțin următoarele
func ții:
1.Func ția configurare/ administrare utilizatori va permite crearea, validarea,
modificarea sau ștergerea conturilor utilizatorilor din întregul sistem.
Administrarea utilizatorilor, a rolurilor si a drepturilor de acces trebuie sa se faca
dintr-o interfata intuitiva. Drepturile trebuie sa poata fi definite atat individual,
cat si la nivel de rol. Utilizatorii trebuie sa poata avea atasate mai multe roluri. In
functie de drepturile utilizatorilor, fiecare dintre acestia trebuie sa poata accesa o
anumita configuratie de meniu, cea la care are dreptul, si sa poata efectua
operatiuni doar pentru care are drepturi explicite;
2.Func ția validare cont uri utilizatori ce va permite coordonatorilor grupurilor de
utilizatori să valideze înregistrarea conturil or utilizatorilor în func ție de programul
și rolul solicitat la înregistrarea contului, conform permisiunilor.
3.Func ția de configurare/administrare profile de utilizator va permite definirea
accesului la unul sau mai multe programe cu unul sau mai multe roluri și nivele de
acces (citire, înregistrare, editare, ștergere și validare date) aferente acestor roluri
pentru fiecare modul/func ție/ecrane/câmpuri de date în parte.
Controlul accesului la functionalitati se va face pe baza unei scheme de drepturi
multinivel.
Drepturile de acces trebuie sa fie implementate prin intermediul unei scheme
ierarhice si dinamice de roluri. Astfel, unui rol i se vor putea asocia drepturi de
acces pe diferite nivele (tip document, atribute ale documentelor, gradul de
clasificare);
La nivelul fluxurilor de documente, sistemul trebuie sa permita acordarea de
drepturi pe setul de fluxuri disponibile pentru fiecare utilizator. De asemenea, la
nivelul fiecarei activitati din flux, trebuie sa existe posibilitatea de a da drepturi
referitor la cine sunt utilizatorii care pot efectua acea activitate si care sunt
drepturile acestora in cadrul respectivei activitati;
4.Func ția rapoarte de acces a utilizatorilor în sistem care să permită vizualizarea pe
utilizator a duratei sesiunii de lucru, loca ția, IP, va fi capabila sa alerteze
utilizatorul prin mesaje de eroare si sa urmareasca derularea procedurilor si
actiunilor intreprinse in cadrul sistemului.
Solutia trebuie sa implementeze un modul dedicat de audit si jurnalizare a
operatiilor critice efectuate in sistem.
5.Func ția raport activitate ce permite generarea unui raport cu istoricul
acțiunilor /modificărilor realizate într-o anumit ăfunc ție/modul.

Pagina 12din 29Raportul de activitate trebuie sa permita verificarea in mod preventiv a executiei
unei operatii sau a accesului la date, in raport cu drepturile utilizatorului de a
accesa acele date;
6. Func țiaconfigurare notificări beneficiarilor va permite configurarea mesajului,
declan șatorului ș i a modalității de livrare a notificării în func ție de status -ul
proiectului (în aplica ție, prin e-mail sau ambele variante).
7. Func ția de salvare/restaurare care va permite realizarea de copii de siguran ță a
datelor și aplicației, precum și restaurarea acestora. Aceasta va salva in mod
automat si periodic copiile de rezerva a datelor pe baza unui calendar propus de
ofertant (ofertantul trebuie sa prezinte procedura de salvare/restaurare a copiilor
de rezerva precum si calendarul).
Solutia trebuie sa permit ăca baza de date s ăpoat ăfi recuperat ăîn orice moment
din copiile de rezerv ă(mecanism back-up). Fisierele back-up se vor realiza în mod
automat în baza configura țiilor definite de administratorul de baz ăde date sau
sistem (frecven ța, ora, destina ție, etc.);
8.Func ții avansate de securitate pentru prevenirea unor interven ții neautorizate, în
condi țiile utilizării unei tehnologii open source.
Un aspect important este controlul riguros asupra acțiunil or care au avut loc în
sistem p entru a putea depista la o fază incipient ă unele încercări de a accesa date
confidențiale sau de a aduce un prejudiciu premeditat sau accidental integrității
informației. Acestea pot fi identificate doar cu ajutorul unui serviciu care are ca
scop monitorizarea acțiunilor critice care au loc în sistem. Setul de acțiuni supuse
monitorizării are capacitatea de a fi extins de către Administratorul de Sistem.
Toate înregistrările privind acțiunile utilizatorilor în sistem, cât și a acțiunilor care
provin din exteriorul sistemului, pot deveni subiect al unei analize detaliate în
cazul depistării unor nereguli sau tentative de corupere sau acces neautorizat la
datele din sistem.
Nu va fi permis ă ștergerea efectiva a intrărilor, ci doar schimbari de stare ale
inregistrarilor si generare de versiune noua, cu p ăstrarea versiunii vechi.
In timpul complet ării on-line a unui formular, utilizatorul va fi ghidat în
completarea acestuia, fiind aten ționat privind câmpurile obligatorii sau ordinea
complet ării și continutul câ mpurilor.
Solu ția de securitate și control al confidentialităț ii va asigura urm ătoarele
functionalităț i:
1) va permite autentificarea si autorizarea utilizatorilor, implementarea de
functionalitati de tip SSO (Single Sign On) pentru utilizatorii interni,
administrarea identitatii utilizatorilor si auditarea informatiei de securitate;
2) va permite crearea de grupuri de utilizatori, alocare / excludere de grupuri de
functii pentru un utilizator / grup de utilizatori, definirea de actiuni aplicabile
pentru un anumit tip de utilizator, inactivarea accesului pentru utilizatorii
inactivi;

Pagina 13din 293) va fi proiectata si implementata din punctul de vedere al securitatii pe baza
legilor, regulamentelor si instructiunilor in vigoare privind securitatea,
confidentialitatea si protectia datelor;
4) va permite autentificarea, identificarea, verificarea drepturilor si
permisiunilor, supravegherea cererilor de servicii si operatiilor executate de
persoana care a generat, a modificat sau a sters o informatie;
5) va permite controlul si supravegherea accesului la informatie in raport cu
drepturile si permisiunile acordate;
6) va asigura blocarea incercarilor de utilizare neautorizata de resurse, servicii
sau informatii, inregistrarea evenimentelor intr-un fisier sau o tabela de
supraveghere si semnalarea in timp real a acestor evenimente personalului
avizat;
7) nu va permite persoanelor neautorizate modificarea sau alterarea semantica
a informatiilor;
8) va dispune de capabilitati de raportare si audit pentru partea de securitate, ca
o componenta integrata a solutiei de securitate propusa;
9) va dispune de o interfata de definire si administrare a utilizatorilor, care va fi
accesata de administratorul de sistem;
10) va asigura mecanisme de securitate implementate pe mai multe niveluri, la
nivel de acces in retea, la nivel de aplicatie si la nivel de baza de date;
11) va oferi suport pentru implementarea mecanismelor de protectie a datelor
stocate in sistem; in acest sens, la nivelul bazei de date se vor oferi
capabilitati extinse si mecanisme prin care sa se preintampine alterarea
informatiilor de catre utilizatorii neautorizati;
12) va asigura trasabilitatea actiunilor utilizatorilor, ca o componenta standard
integrata in sistem; mecanismele de audit folosite vor fi capabilitati native si
pre-integrate in componentele arhitecturii sistemului informatic; pentru orice
tip de activitate a utilizatorului se vor memora elemente cu rol in
identificarea si trasabilitatea operatiilor cum ar fi: identificator utilizator,
sistem / aplicatie accesat(a), tip operatie (citire, scriere, modificare, stergere),
date accesate sau modificate, momentul accesarii / operarii (data & timp);
auditul la nivel de sistem prin mecanismele de control al accesului si operarii
utilizatorilor se va realiza la nivel de interfata utilizator; mecanismul de audit
va fi disponibil 24 ore / 7 zile pe saptamana si va permite interogari in
vederea urmaririi, analizei, evaluarii si verificarii sistemului; inregistrarea de
audit va contine cel putin urmatoarele informatii: nume utilizator, adresa IP a
utilizatorului, momentul accesarii, identificatorul de proces, tipul
evenimentului;
13) va permite auditarea la nivel de baze de date prin intermediul mecanismelor
standard de auditare din baza de date; la nivelul bazei de date scopul auditarii
va putea fi extins sau orientat asupra unor criterii specifice, permitandu-se
astfel auditul urmatoarelor tipuri de actiuni si inregistrari: executia cu succes
a unei secvente, executia cu eroare a unei secvente sau ambele variante,

Pagina 14din 29executia unei secvente in cadrul fiecarei sesiuni utilizator sau ori de cate ori
cand o secventa este executata;
14) pentru fiecare rol, in functie de specificul activitatii acestuia, se vor stabili
componentele sistemului informatic care trebuie sa acopere activitatea
curenta; se va realiza asocierea intre personalul lucrativ si utilizatorul declarat
in cadrul aplicatiei, caruia i se va acorda un set de drepturi de acces la
informatiile din baza de date; toate tranzactiile efectuate de utilizatori vor fi
inregistrate in fisiere speciale;
15) va dispune de functionalitati de administrare care sa permita oferirea sau
revocarea drepturilor de acces, accesul la informatii pe baza de parole;
16) va permite acordarea diferentiata a drepturilor de acces in functie de:
subsistem/componenta, operatie, grad de securizare a informatiei, nivel
organizational;
17) va permite accesul la datele din baza de date numai prin intermediul functiilor
incluse in sistemul informatic integrat;
18) va permite lucrul in paralel cu toate aplicatiile si a mai multor utilizatori
simultan in aceeasi aplicatie;
19) va permite gestionarea si rezolvarea problemelor de acces concurent la
resurse, alegand politica in functie de specificul aplicatiei; sistemele si bazele
de date nu vor permite generarea de inconsistente in date din cauza
accesului concurrent.
B. Modul Programare (Programming)
1.Func ția vizualizare program va permite vizualizarea detaliilor referitoare la
programul selectat: titlu program , perioada, AM, responsabil, priorități
(valoarea alocat ă, contractat ă și plătită), măsuri ( doar valoarea contractat ă și
plătită ), apelurile de proiecte lansate (valoarea alocat ă, contractat ă și plătită ),
aria geografica ( țară, județ, valoarea contractat ă și plătită ), cheltuieli eligibile
(valoarea contractat ă și plătită ), indicatori (base line, current value, target line) ,
cele cinci dimensiuni ale UE definite în regulamente etc. De asemenea, func ția
va permite vizualizarea documentelor nestructurate înregistrate în func țiile de
configurare program și apeluri de proiecte.
2.Func țiaconfigurare program ce permite înregistrarea unui program (titlu,
perioada, AM, responsabil), modificarea, ștergerea sau validarea datelor
aferente alocări lor financiare (pe tip de fond), priorități lor (cu detalierea pe ani
și surse de finan țare – ce cuprind atât fonduri comunitare, cât și fonduri
naționale și private ), m ăsurilor, ariei geografice, cheltuielilor eligibile,
indicatorilor, cele cinci dimensiuni ale UE definite în regulamente etc. Func ția va
permite și upload/download de documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x,
.jpeg, etc.) pe diferite categorii.
3.Func ția configurare apeluri de proiecte ce va permite înregistrarea unui apel de
proiecte (titlu, perioada, priorități, valoare etc.), precum și modificarea,

Pagina 15din 29ștergerea sau validarea datelor aferente unui apel. Func ția va permite și
upload/download de documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.)
pe diferite categorii.
C. Modul Selec ție – contractare proiecte – fluxul de informa ții va fi preluat din
Modulul B
4. Func țiaînregistrare aplica ții de proiect (My projects) în care beneficiarul lider de
proiect va putea înregistra, prin completarea formularului online și încărcarea în
sistem a documentelor/anexelor aplica ției de proiect ,modifica, vizualiza,
șterge, valida și transmite o aplicație de proiect (sau versiuni ulterioare ale
acesteia). Formularul online de înregistrare a aplica ției de proiect va fi elaborat
pe baza documentelor și anexelor din "ghidul solicitantului" și va con ține toate
datele necesare unei aplica ții de proiect (buget total și defalcat pe
parteneri/surse de finan țare/cheltuieli eligibile, indicatori de program și proiect,
activități cu sumele detaliate pe parteneri, previzionări privind rambursările,
veniturile estimate, câmpuri numerice și alfa numerice chei de verificare și
control, reguli de validare, mesaje de avertizare etc.). Toate informa țiile definite
deja și validate în sistem (la Modulul Programare sau în alte module) vor putea
fi filtrate și afișate de sistem în vederea selectării acestora de către utilizator la
completarea câmpurilor necesare. Func ția va putea permite și acordarea
accesului pe proiecte de către partenerul lider a partenerilor înregistra ți în
prealabil în sistem. Func ția va mai permite vizualizarea status-ului proiectului,
precum și informa țiile/datele privind stadiul la zi al unui anumit proiect
(informa ții la zi privind implementarea proiectului centralizate din diferite
func ții). De asemenea, func ția va permite vizualizarea și upload/download de
documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
5. Func ția validare proiecte afișează lista aplicațiilor de proiect înregistrate de
beneficiar, ce nu au fost încă validate de STC/AM, precum și datele aplicațiilor
de proiect înregistrate. Func ția va permite validarea, returnarea pentru
clarificări sau respingerea aplicației proiectului, cu modificarea corespunzătoare
a stării și versiunii proiectului. De asemenea, funcția va permite alocarea unuia
sau mai multor responsabili de proiect din lista utilizatorilor autoriza ți, căruia
sistemul le va transmite notificări automat la schimbarea statusului proiectului.
Func ția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect/aplicație de proiect (și a
oricărei versiuni a acestuia). În cazul în care se supune validării o versiune a unui
proiect ce deja a trecut de etapa de evaluare, sistemul va permite transmiterea
versiunii de proiect direct în etapa de aprobare (va putea sări etapa de re –
evaluare a noii versiuni de proiect). Odată cu schimbarea statusului, utilizatorul
va putea înregistra comentarii cu privire la aplica ția de proiect, ce vor fi
transmise/afi șate și beneficiarului. De asemenea, func ția va permite

Pagina 16din 29vizualizarea și upload/download de documente nestructurate (.doc/x, .pdf,
.xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
6.Func ția evaluare pro iecte afișează lista aplicațiilor de proiect validate de
STC/AM și care nu au fost încă evaluate. Se va crea formularul web a grilelor de
evaluare care va con ține cel putin: câmpuri numerice, câmpuri alfanumerice,
câmpuri de tip drop-down, checkbox, selec ții unice selec ții multiple, mesaje
ajutătoare (pentru completare), mesaje de avertizare (erori de completare) și
reguli de validare. Se vor genera automat: scrisori către Beneficiari, grilele de
evaluare, media grilelelor de eevaluare, analiza devia ții pun ctaj. Func ția va
permite cel pu țin afișarea status -ului evaluării aplicației (stadiu evaluare),
generarea de rapoarte de evaluare, generarerea de informări cu privire la
rezultatul evalurăii. De asemenea, func ția va permite vizualizarea
responsabililor de proiect deja introdu și în Func ția validare proiecte , căruia
sistemul le va transmite notificări automat la schimbarea statusului proiectului.
Func ția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect din lista de proiecte
indiferent de statusul acestuia. De asemenea, func ția va permite vizualizarea și
upload/download de documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.)
pe diferite categorii.
7.Func ția contractare proiecte afișează lista aplicațiilor de proiect ce au trecut de
etapa de evaluare și care nu au fost încă contractate. Fluxul de informa ții va fi
preluat din func ția de evaluare. Func ția va permite înregistrarea datei și
numărului contractului de finanțare (cu modificarea corespunzătoare a stării
proiectului pentru versiunea curentă sau modificată), precum și eventuale
comentarii. De asemenea, func ția va permite vizualizarea valorii contractului de
finan țare și a responsabililor de proiect deja introduși în Func ția validare
proiecte , căruia sistemul le va transmite notificări automat la schim barea
statusului proiectului. Func ția permite căutarea și vizualizarea oricărui proiect
din lista de proiecte indiferent de statusul acestuia. De asemenea, func ția va
permite vizualizarea și upload/download de documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii. Astfel, proiectul va fi afisat in EMS
impreuna cu o configuratie de monitorizare in sensul documentelor
justificative, electronice, ce trebuie depuse impreuna cu termenele limita de
depunere si validare a acestora. Fiecare document incarcat intra in faza de
validare in scopul aprobarii. Utilizatorul poate consulta in orice moment stadiul
de validare si aprobare al tuturor documentelor incarcate. Se vor crea cel pu țin
următoarele funcțiuni: generarea scrisorilor de corespondență, contorizarea
termenelor de răspuns, generare de alerte în cazul depășirilor de termene,
revizuiri sec țiuni ale aplicației în baza recomandărilor din etapa de evaluare,
versionarea/compara ție între variante revizuite ale aceleași secțiuni,
generare/editare tablou de bord și pistă de audit, completare formulare
(rapoarte de vizită, liste de verificare, note justificative) cu caracteristicile:
câmpuri numerice, câmpuri alfanumerice, câmpuri de tip drop-down, checkbox,

Pagina 17din 29selec ții unice selecții multiple, mesaje ajutătoare (pentru completare), mesaje
de avertizare (erori de completare) și reguli de validare.
D. Modulul Implementare / Raportare proiecte – fluxul de informa ții va fi preluat din
modulul C
1. Func ția amendamente contract va permite înregistrarea cererilor de amendare
a contractului de finan țare înaintate de către Beneficiar. Beneficiarul va putea
efectua cel putin următoarele operațiuni: selectare tip amendament, revizuire
anexe / sec țiuni, versionare/compara ție între variante ale aceleași secțiuni,
completare/editare/validare formular act adi țional pe baza formatelor
standard. Structurile de management li se va permite cel putin următoarele
func ții: afișarea listei de amendamente în fu ncție de diferite criterii, generare
de rapoarte în func ție de criteriile stabilite, generarea de alerte, revizuire anexe
/ sec țiuni, versionare/comparație între variante ale aceleași secțiuni,
completare/editare/validare formatelor standard, generare scrisori in format
standard. Modificările efectuate la această funcție va reprezenta baza de
referin ță pentru modulele ulterioare.
2. Func țiaînregistrare contracte și documente aferente va permite monitorizare
continua a achizi țiilor și activităților derulate de către fiecare beneficiar pe
proiectul respectiv fiind accesabilă doar dup ăaprobarea proiectului și semnarea
contractului de finan țare cu AM. Func ția va permite beneficiarului/partenerului
înregistrarea, modificarea, vizualizarea, șterge a șivalidarea contractelor,
precum și a facturilor aferente, respectiv, a documentelor de plat ă, aferente
fiecărui contract. Func ția va permite beneficiarului să poată defini c ontractele
(în func ție de tipul acestuia – contract de achizi ție servicii/bunuri/lucrări), cu
toate datele și informații relevante și necesare pentru monitorizarea acestuia,
inclusiv cu cele necesare de la nivel de proiectului. Facturile aferente unui
contract vor fi înregistrate în func ție de datele de identificare (număr, dată,
valoare, furnizor etc.) Func ția va asigura informarea și avertizarea beneficiarului
la introducerea facturilor despre valoarea bugetului, cheltuielii eligibile rămase
disponibile și depășirea plafonului maxim. De asemenea, func ția va permite și
înregistrarea unică a furnizori lor pe proiect, precum și gestionarea acestora.
Func ția de gestionare factură/document va permite upload/download
documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
3. Func ția înregistrare cereri de rambursare/raport de progres permite
înregistrarea cererilor de rambursare prin completarea formularului online a
cererii de rambursare și încărcarea în sistem a documentelor/anexelor aferente .
Formularul online de înregistrare a cererilor de rambursare va fi elaborat pe
baza modelu lui furnizat de către AM a proiectului. Această funcție este
accesabilă doar după înregistrarea și validarea a cel puțin unui contract cu
facturile aferente. Func ția va permite beneficiarului înregistrarea, modificarea,
vizualizarea, șterge rea și validarea cererilor de rambursare formate din

Pagina 18din 29contracte și facturi validate anterior . De asemenea, func ția va avea și o sec țiune
ce va permite introducerea datelor aferente raportului de progres. Formularul
online de înregistrare a raportului de progres va fi elaborat pe baza modelului
furnizat de AM a proiectului și va conține informații relevante cu privire la
progresul proiectului (i ndicatori, activități, documente atașate etc.). Func ția va
permite marcarea faptului dacă cere rea de rambursare este intermediară sa u
finală. Func ția va fi accesibilă doar pentru utilizatori autorizați în vederea
înregistrării datelor și efectuării controlului de prim nivel / auditor. Func ția va
permite vizualizarea și upload/download de documente nestructurate (.doc/x,
.pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
4. Func ția monitorizare cereri de rambursare/progres va permite gestionarea
online a cererilor de rambursare curente și a rapoartelor de progres . În plus,
func ția va afi șalista cererilor de rambursare validate și transmise de la nivelul
inferior (control de prim nivel/auditor) și va permite vizualizare, modificarea, și
validarea unei cereri de rambursare, precum și introducerea valorilor autorizate
la plată pentru fiecare factură în parte. De asemenea, funcția va permite
eliminarea din cererea de rambursare a uneia sau mai multor facturi ce vor
putea fi vizualizate și înregistrate de către beneficiar într- o nouă cerere de
rambursare. În cazul în care exista sume de recuperat /sume de plată din
cererile de rambursare plătite an terior, func ția va lua în calcul și va afișa suma
de recuperat /de plată pentru fiecare contract în parte. Func ția va con ține și o
secțiune ce va permite înregistrarea, vizualizare, modificarea și validarea
datelor aferente raportului de progres înregistrat de către beneficiar , utilizând-
se un format standard în care vor fi preluate datele din rapoartele
Beneficiarilor. Această funcție va avea integrată o funcționalitate de
management intern de flux de informa ții (gestiune, atribuire expert
responsabil, generare de alerta). De asemenea func ția va permite cel pu țin
generarea de rapoarte cu privire la: număr de cereri în analiză/finalizate,
valoare totală cheltuieli raportate/validate/neeligibile, grad de atingere
indicatori contract. Func ția va permite vizuali zarea și upload/download de
documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
5. Func ția de autorizare plăți va permite vizualizarea rapoartelor validate de către
Auditori/Control de prim nivel. Func ția va permite eliminarea d in cererea de
rambursare a uneia sau mai multor facturi ce vor putea fi vizualizate de către
Beneficiar. De asemenea func ția va permite afișarea concomitentă intr -o fișă de
lucru structurată pe linii bugetare a datelor referitoare la bugetul contractului
de finan țare, sumelor raportate cheltuite de Beneficiar, sumelor validate de
Controlul de prim nivel / Auditor, câmp pentru certificarea sumelor STC, câmp
pentru autorizarea sumelor AM. Func ția va permite generarea de rapoarte,
scrisori în format standard, alerte și piste de audit. De asemenea func ția va
permite cel pu țin generarea de rapoarte cu privire la: număr de cereri în
analiză/finalizate, valoare totală cheltuieli raportate/validate/neeligibile

Pagina 19din 296. Func ția de arhivare electronică a datelor și accesarea a cestora la cerere, cu
posibilitatea doar de vizualizare, după perioada de terminare a proiectului, fără
a se putea opera modificări asupra documentelor/informațiilor arhivate sau în
conformitate cu procedurile de arhivare ale programului.
E.Moldulul verificarea cheltuielilor –func ția va fi activă în baza solicitării Beneficiarului
de la sec țiune D.3
1. Func ția verificare cheltuieli auditor va permite verificarea cheltuielilor
înregistrate de către Beneficiar/Partener utilizîndu/se formatele standard puse
la dispozi ție de către AM ca parte din contractul de finanțare. Funcția va
permite completarea raportului de verificare și avizului de plată în baza
înforma țiilor introduse de Beneficiar la secțiunea D.3 și in conformitate cu
contractul de grant (cu amendamentele ulterioare) și termenii de referință.
Rezultatele verificării vor fi preluate în funcțiile D.4 și D.5. Beneficiarul va primi,
în urma analizei o informare cu privire la rezultatele verificării.
2. Func ția verificare cheltuieli Control Prim Nivel auditor va permite verificarea
cheltuielilor înregistrate de către Beneficiar/Partener utilizîndu/se formatele
standard puse la dispozi ție de către AM ca parte din contractul de finanțare.
Func ția va permite completarea raportului de verificare și avizului de plată în
baza înforma țiilor introduse de Beneficiar la secțiunea D.3 și in conformitate cu
contractul de grant (cu amendamentele ulterioare) și termenii de referință.
Rezultatele verificării vor fi preluate în funcțiile D.4 și D.5. Beneficiarul va primi,
în urm a analizei o informare cu privire la rezultatele verificării. De asemenea
func ția va permite cel pu țin generarea de rapoarte cu privire la: număr de cereri
în analiză/finalizate, valoare totală cheltuieli raportate/validate/neeligibile.
F. Modul Fluxurilor financiare (Funds Flow)
1. Func ția p lăți va afi șa lista plăților validate și va permite înregistrarea de noi plăți
în moneda predefinită . Înregistrarea unei plăți se va face pe o cerere de
ramb ursare aferentă partenerilor proiectului , prin căutarea și filtrar ea
informa ției pe proiect/cererii de rambursare/partener . Sistemul va afi șa pentru
cererea de rambursare selectată informa țiile legate de proiect, partener, suma
autorizată, debitele ce nu au fost încă deduse în func ție de moneda , veniturile
generate de proiect și va permite înregistrarea sumelor ce se vor deduce
conform debitelor si veniturilor, precum și a sumei finale de plat ă(ce ar trebui
sa fie egala cu suma autorizată – debit – venit) în moneda selectată, banca,
contul IBAN, numărul și data ordinului de plată, comentarii etc. De asemenea,
func ția va prevede a una sau mai multe chei de control și mesaje de avertizare
daca suma autorizată este egală sau diferită cu suma plătită partenerului.
Func ția va permite vizualizarea ș i upload/download de documente
nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.

Pagina 20din 292. Func țiadebite va afi șa lista debitelor validate dintr-o anumit ăcerere de
rambursare și va permite vizualizarea, modificarea, înregistrarea și validarea de
noi debite pentru o anumit ă plată a unui partener după selectarea
proiectului/cererii de rambursare/ plății către partener ul respectiv. Dacă
recuperarea se va face prin deduceri din viitoarele cererii de rambursare
valoarea debitelor înregistrate si neachitate va fi afi șată în func ția pl ăți. Dacă
recuperarea se va face în mod direct prin OP se va completa manual valoarea
recuperata efectiv cu detaliile aferente. De asemenea, func ția va prevede una
sau mai multe chei de control și mesaje de avertizare. Func ția va permite
vizualizarea și upload/download de documente nestructurate (.doc/x, .pdf,
.xls/x, .jpeg, etc.) pe diferite categorii.
3. Func ția venituri va afi șa lista veniturilor validate deja pentru un anumit proiect,
va permite vizualizarea, modificarea, înregistrarea și validarea d e noi venituri în
moneda selectată pentru un proiect. Func ția va permite înregistrarea și altor
date necesare precum, banca beneficiarului, contul IBAN, comentarii etc.
Informa țiile înregistrate în această funcție vor fi utilizate în celelalte funcții din
modulul fluxurilor financiare. Func ția va permite vizualizarea și
upload/download de documente nestructurate (.doc/x, .pdf, .xls/x, .jpeg, etc.)
pe diferite categorii.
4. Func ția de generare declarație lunară de cheltuieli va permite generarea,
salvarea, vizualizarea și validarea unui raport predefinit ce va con ține
informa țiile financiare detaliate privind sumele autorizate și plățile înregistrate
către beneficiar într- o anumită perioadă de timp.
5. Func ția de generare aplicații de plată către CE va permite generarea, salvarea
vizualizarea și validarea unui raport conform regulamentelor și va con ține
informa țiile financiare din declarațiile lunare de cheltuieli validate într-o
anumită perioadă.
6. Func ția gestionare documente încărcate ( upload-ate) va permite căutar ea
documentelor nestructurate încărcate în întregul sistem pe baza oricărui
criteriu (de exemplu: program, prioritate, măsura , proiect, contract, cerere de
rambursare, factura etc.).
G. Modul generare rapoarte (Reports) va permite construirea, configurarea și
generarea de rapoarte dinamice pe baza tuturor datelor înregistrate în sistem/baza
de date și respectiv salvarea în diferite șabloane (template-uri) și formate (.pdf,
.xls/x) pentru utilizări viitoare. Generarea rapoartelor trebuie sa permita o vizualizare
inainte de tiparire.
Solutia va permite efectuarea unor rapoarte in functie de: data start, data stop, data
adaugarii/terminarii unui proiect, obiectiv, prioritate, măsură, locul înregistrării
Beneficiarului, cheltuieli solicitate/validate/certificat e/autorizate/plătite, sume de
recuperat, sume recuperate etc.

Pagina 21din 29H. C ăutare pe diverse criterii
Sistemul trebuie să fie prevăzut cu un modul care să permită regăsirea documentelor
și trebuie să fie foarte flexibil și să permită căutări după diverse criterii. Sistemul
trebuie s ăofere posibilitatea de a reutiliza indec șii de căutare, de a filtra rezultatele
căutărilor daca numărul de documente este prea mare, precum si de a sorta
rezultatele căutărilor. Identificarea informatiilor se va realiza prin intermediul
sectiunilor “Cautare simpla” si “Cautare avansata”. Rezultatele unei c ăutari trebuie s ă
fie limitate conform drepturilor de acces. Opera ția de c ăutare se efectueaz ăîn
conținutul indexat al EMS. Aplica ția trebuie s ăpermit ădefinirea unor modele de
căutare construite pe baza atributelor documentelor și cu ajutorul unor operatori
logici.
*Toate Documentele încărcate în cadrul EMS, vor fi gestionate prin intermediul unei
func ționalități de tip Document Management care va fi integrat nativ cu sistemul de
management electronic EMS.
**Toate modulele, func țiile și cerințele formulate în acest capitol vor fi considerate cerințe
minimale de dezvoltare a sistemului, urmând ca cerin țele finale și detaliile să fie stabilite și
agreate cu beneficiarul în documentul de specifica ții tehnice ca rezultat al etapei de
analiză și colaborare cu beneficiarul. De asemenea, sistemul va fi dezvoltat astfel încât să
permită agregare ași prezentarea datelor și informațiilor cumulate la toate nivelele și pe
ansamblu (la nivel de program, proiect, partener lider/partener etc.).
3.3 Limba aplica ției
Aplcatia va fi concepută si realizată în limba engleză .
3.4 Testare, verificare, certificare, documentare
Atât p e parcursul dezvoltării , cât și după dezvol tare, aplica țiava fi supus ăunor etape de
testare atât la dezvoltator, cât și la beneficiar conform standardelor de testare și verificare a
sistemelor informatice în domeniu.
Testarea și verificarea includ, dar nu sunt limitate la, procese de execu ție a aplica ției ș i de
introducere /vizualizare/cău tare/actualizare/ ștergere a unor date de test propuse de către
beneficiar în scopul identificării și corectării defectelor/erorilor/gre șelilor din codul sursă
software sau de design al aplica ției care nu permit funcționarea corectă sau produc rezultate
eronate. De asemenea, testarea software va cuprinde șiun proces de validare și verificare a
faptului că aplicația corespunde cerin țelor de business și cerin țelor tehnice care au ghidat
proiectarea și implementarea , precum și a faptului că rulează și se comportă corespunzător
așteptărilor beneficiarului.
Testarea finală a sistemului (testarea de acceptan ță a sistemului ) se va face pe ultima
versiune de cod a aplica ției instalată pe echipamentele beneficiarului și configurată pentru
mediul productiv.

Pagina 22din 293.5 Certificare – Produsul software in ansamblu, incluznad toate functionalitatie si
modulele descrise va fi certificat de catre un organism de certificare independent
recunoscut.
Prin certificarea conformității unui produs se înțelege o acțiune a unei terțe părți care
dovedește încrederea că un produs, identificat corespunzător, este conform cu un anumit
standard sau cu un alt document normativ.
Certificarea de conformitate a produselor este o activitate care include:
Evaluarea conformității produsului și a documentației aferente cu cerințele din
standardele declarate și prevederile legale aplicabile (dupa cum este cazul);
Evaluarea rezultatelor testelor privind caracteristicile produsului software;
Efectuarea unui test de penetrare a interfetei web care sa identifice vulnerabilitatile
tehnice de securitate, care sa fie ulterior rezolvate de furnizor.
Finalizarea cu o apreciere calificată în ceea ce privește satisfacerea de către produs a
cerințelor specificate.
Furnizorul trebuie să prezinte certificatul de produs emis de un organism de certificare
independent.
Certificatul, ca document oficial, trebuie să permită identificarea următoarelor elemente:
numele și adresa furnizorului ale cărui produs este supus certificării;
solutia software care poate fi identificata după di ferite criterii (denumire, cod,
descriere);
specifica ția tehnică de produs sau alte documente normative față de care este
certificat produsul;
data efectivă a certificării.
4 Elaborarea manualului
Operatorul economic va asigura elaborarea unui manual de utilizare a aplica ției structurat pe
baza arhitecturii sistemului detaliat pe fiecare modul/ func ție/ecran și descris cât mai util și
practic din perspectiva utilizatorului de sistem.
5 Instruirea utilizatorilor
Operatorul economic va asigura instruirea a minim 25 de persoane în administrarea și
utilizarea sistemului.
6 CERINȚE SPECIFICE
Rezultatele tuturor activităților din cadrul acestui contract (cum ar fi: cod sursă aplica ție, cod
obiect, biblioteci, librării, manuale etc., fără a se limita la acestea) rămân î n proprietatea
beneficiarului.
La sfâr șitul contractului, înainte de efectuarea ultimei plăți , operatorul economic va instala
pe serverul/echipamentele specificate de beneficiar ultima versiune a aplica ției dezvoltate în
cadrul acestui contract, va sigura punerea în produc ție a sistemului și va furniza pe suport
electronic codul sursă, cod obiect, biblioteci, librării etc., fără a se limita la acestea, asigurând

Pagina 23din 29întregul suport logistic și instruirea personalului IT din cadrul echipei beneficiarului în
vederea instalării, configurării echipamentelor și funcționării aplica ției.
Garan ția oferită de către operatorul economic după încheierea contractului ( service post
contract ) va fi de minim 12 luni fiind men ționată clar în oferta tehnică, perioadă în care se va
asigura remedierea fără costuri a tuturor erorilor, disfunc ționalităților sau problemelor de
configurare a aplica ției identificate de beneficiar și transmise operatorului economic.
7 SUPOZIȚII ȘI RISCURI
7.1 Supozi ții
Îndeplinirea angajamentelor asumate, co operarea adecvată ș i sprijin decizional la
nivelul institu țiilor implicate în managementul programelor de cooperare
transfrontalieră ;
Stabilirea unor cerin țede dezvoltare sistem, agreate de comun acord de către toate
structurile implicate în utilizarea aplica ției, astfel încât să răspundă nevoilor
programului;
Asigurarea respectării scopului ș i ariei de cuprindere a contractului, în conformitate
cu cerin țele exprimate în Caietul de sarcini și numai în situa țiibine argumentate se
vor ini ția modificări, ca re pot fi acoperite de contract;
Asigurarea mediului de l ucru corespunzător atât la nive logistic, cât și referitor la
platformele hardware și software ce vor fi utilizate în cadrul contractului.
Alocarea personalului suficient pentru func ționarea ș i administrarea aplica ției, la
nivel de AM și STC.
7.2 Riscuri
Posibile modificări în legisla ția comunitară ș i națională cu privire la instrumentele de
finan țare europeană pot impune modificări majore ș ide structură în sistemul
dezvoltat;
Modificările legislative i nterne, structurale și organizatorice pot aduce constrângeri în
implementarea proiectului;
Dificultăți în asigurarea participării active a reprezentan ților institu țiilor implicate în
utilizarea sistemului și la realizarea activităților men ționate în Caietul de sarcini;
Dificultăți în implementarea proiectului generate de performan țele ș i starea
platformei hardware șisoftware pe care rulează aplica țiile;
Nerespectarea termenelor asumate atât de către Operatorul economic, cât ș i de
către Beneficiar pentru fi nalizarea unor activități din Caietul de sarcini;
Limitări în dezvoltarea aplicației cauzate de lipsa documentelor și formatelor
aprobate în cadrul Programelor de Cooperare Transfrontalieră (documente le
programatic, formatele de depunere a aplica ției de proiect, formatele raportului de
progres, a cererii de rambursare etc.)
Întârzieri de timp cauzate de nefurnizarea la timp a documentelor și informa țiilor
solicitate atât de către Operatorul economic, cât ș ide către Beneficiar.

Pagina 24din 298 MANAGEMENTUL PROIECTULUI
8.1 Structurile responsabile
Autoritatea Contractantă:
Biroul Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Iași este Autoritatea Contractantă (AC)
pentru acest proiect și, ca atare, responsabil pentru toate aspectele procedurale ale
procesului de licita ție, contractare și de management financiar al proiectului (inclusiv
asigurarea plăților ).
Operatorul economic:
Operatorul economic declarat câ știgătorul ofertei va numi un manager de proiect, ce va
coordona echipa responsabilă cu realizarea cerin țelor acestui Caiet de sarcini respectând și
aplicând cele mai bune practici în domeniu.
Operatorul economic este pe deplin responsabil de calitatea rezultatelor acestui contract și
pentru asigurarea unui bun management financiar și administrativ, conform prevederilor
contractuale. În acest sens, operatorul economic trebuie:
să se asigure că rezultatele proiectului sunt la standardele de calitate necesare ș i sunt
livrate conform termenelor stabilite;
să stabilească relațiile contractuale cu Autoritatea C ontractantă;
să propună spre mobilizare exper țicalifica țipentru realizarea activităților prevăzute
în Caietul de sarcini;
să asigure o bună raportare, conform condi țiilor contractuale;
să furnizeze tuturor părților implicate în proiect (Autoritate de Implementare,
Autoritate de Contractare și Beneficiar) toate informa țiile solicitate referitoare la
proiect.
Operatorul economic este complet responsabil de managementul proiectului din punct de
vedere administrativ, financiar, orientat spre ob ținerea rezultatelor. Acesta trebuie să
respecte condi țiile specifice stipulate în contract , cât și legislația națională și comunitară în
vigoare.
În derularea proiectului este importantă furnizarea, în timp util, a informa țiilor , datelor și a
răspunsului privind rezultatele obținute ș i de a ceea, Operatorul economic trebuie să își
asume responsabilitatea redactării de docume nte clare șisolicitări precise de informa ții,
indicând data la care a șteaptă informa țiile solicitate, pentru a nu fi afectată implementarea
proiectului conform calendarului stabilit.
Toate rapoartele, datele, materialele ob ținute, compilate sau pregătite de către Operatorul
economic în desfășurarea contractului vor fi confiden țiale ș ivor fi proprietatea absolută a
Beneficiarului.

Pagina 25din 298.2 Implementarea proiectului
Monitorizarea i mplementării activităților proiectului va fi asigurată de către Autoritatea
Contractantă .
8.3 Facilități oferite de către Beneficiar
Beneficiarul va furniza prompt Operatorului economic orice informa ție ș i/sau documenta ție
disponibilă relevantă pentru performan ța contractului. Autoritatea Contractantă va coopera
pe cât posibil cu Operatorul economic pentru a furniza informa țiila cererea acestuia pentru
buna desfășurare a contractului.
8.4 Facilități oferite de către operatorul economic
Operatorul economic trebui e să se asigure că toțiexper țiiproiectului sunt dota ți
corespunzător din punct de vedere logistic. Echipei proiectului trebuie să -i fie asigurate
serviciile administrative, de secretariat și de interpretare pentru a permite exper ților să se
concentreze asupra cerin țelor și responsabilităților importante ale proiectului.
Operatorul economic trebuie să se asigure că spațiul necesar desfășurării activității
exper ților este dotat corespunzător din punct de vedere logistic: calculatoare, imprimante,
proiector, precum și alte echipamente utile desfășurării contractului pe întreaga perioadă de
implementare a proiectului.
Operatorul economic va fi responsabil de asigurarea transportului echipei de exper țicare
participă la reuniunile desfășurate la diferitele sedii ale institu țiilor publice.
Operato rul economic trebuie să acopere costurile legate de organizarea integrală a
activităților proiectului, conform estimării bugetare după cum urmează:
Costurile pentru logistica și organizarea reuniunilor de analiză;
Costurile pentru logistica și organizarea reuniunilor de testare (închiriere sală ș i
echipamente etc.);
Costurile pentru organizarea sesiunilor de instruire;
Costurile pentru tipărirea ș imultiplicarea materialelor necesare derulării
contractului;
De asemenea, operatorul economic va asigura în totalitate:
Costurile pentru angajarea personalului de suport necesar, altul decât exper ții
proiectului;
Costurile cu asigurarea spa țiului de birou și serviciilor aferente, inclusiv cele de
transport.
Dacă operatorul econo mic este constituit în grup, se vor avea în vedere toate detaliile pentru
o cât mai mare flexibilitate în implementarea proiectului. Detaliile vor consta în special în
determinarea exactă a participa ției fiecărui membru al grupului, ș iaceasta să aibă un
caracter flexibil.

Pagina 26din 298.5 Grupul țintă
Grupul țintă este reprezentat de:
a) Organismele implicate în implementarea Programului Opera țional de Cooperare
Transfrontaliera Romania-Republica Moldova 2014-2020 – Ministerul Dezvoltării
Regionale și Administrației Publice – Autoritate de Management, Autoritatea
Națională , Secretariatul Tehnic Comun, Autoritatea de Certificare și Plată, Autoritatea
de Audit.
b) Poten țiali beneficiari și b eneficiarii Programului Opera țional de Cooperare
Transfrontaliera Romania-Republica Moldova 2014-2020;
c) coordonatorii sistemului
d) utilizatorii sistemului
8.6 Loca ția
Baza opera țională a proiectului va fi localizată în Iași și Bucure ști, România.
8.7 Data demarării și perioada de execu ție
Data la care se inten ționează demararea proiectului este data semnăr ii contractului, iar
perioada de execu țiea contractului va fi de 14 luni.
9 BUGETUL PROIECTULUI
Bugetul estimat pentru contractarea prezentei achizi ții de servicii este de maximum …….
RON cu TVA inclus, echivalentul a ……… euro cu TVA inclus (la cursul de schimb 1 Euro =
4,….. RON) . Sursa de finan țare este axa prioritară 4 – Asisten ță Tehnică a Programului de
Cooperare Transfrontalieră România – Ucraina – Republica Moldova 2007-2013.
10 RAPORTARE
10.1 Cerin țepentru raportare
Operatorul economic va furniz a următoarele rapoarte:
Raportul ini țial –cel târziu după 1 lună de la semnarea contractului, Operatorul
economic va realiza un raport ini țial în care va detalia ac țiunile necesare realizării
activităților din contract pe baza cerin țelor caietului de sarc iniși ajustăril e necesare a
fi realizate ca urmare a actualizărilor survenite .
Rapoarte de progres –operatorul economic trebuie să transmită Beneficiarului
rapoarte de progres după finalizarea fiecărui modul
Raportul intermediar – cel tarziu dupa 6 luni de la demararea contractului
Operatorul economic trebuie să transmită Benef iciarului Raportul intermediar.
Raportul intermediar trebuie transmis cu cel pu țin 10 zile înainte de finalizarea celor
6 luni men ționate , pentru a fi analizat și aprobat de către echipa de exper țiia
Beneficiarului.

Pagina 27din 29Raportul final – cu cel pu țin1 lună înainte de finalizarea perioadei de execu țiea
contractului, operatorul economic trebuie să transmită Beneficiarului proiectul
raportului final, pentru a fi analizat și aprobat de către Beneficiar.
Rapoarte la solicitare – La solicitarea Beneficiarului, Operatorul economic va elabora
documenta ția relevantă adițională cum ar fi rapoarte explicative sau de progres, input în
rapoarte de misiune/activitate.
10.2 Transmiterea șiaprobarea rapoartelor
Autoritatea Contractantă este responsabil ăde aprobarea acestor rapoarte. Operatorul
economic are obliga ția de a răspunde în termen de maxim 5 zile lucrătoare la observa țiile
formulate de Beneficiar.
10.3 Alte aspecte
Coresponden țadintre Autoritate a Contractantă, Beneficiar, Autoritatea de implementare ș i
Operatorul economic poate fi atât electronică, cât ș i pe suport de hârtie.
Autoritatea Contractanta va asigura informarea și publicitatea, în conformitate cu cerințele
manualului de identitate vizu ală a Programului Operațional de Comun România – Ucraina –
Republica Moldova 2007-2013 și regulamentelor europene.
Exper țiiimplica ți în implementarea contractului trebuie să nu se afle în conflict de interese în
exercitarea atribu țiilor din cadrul proiec tului. Acolo unde in continutul caietului de sarcini se
regasesc denumiri care indica o origine, sursa, producție, un procedeu special, o marca de
fabrica sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație,acestea vor fi
interpretate ca fiind insotite de sintagma “ sau echivalent” . Ofertantul trebuie sa indice in
cadrul ofertei tehnice faptul ca la elaborarea acesteia a ținut cont de obligațiile referitoare
la condițiile de muncă și protecția muncii.
11 MONITORIZARE, EVALUARE ȘI PLATĂ
11.1 Monitorizare șievaluare
Monitorizarea și evaluarea contractului pe toată perioada de implementare se va realiza pe
baza rapoartelor furnizate de către operatorul economic ce vor detalia rezultatele ob ținute
în raport cu resursele utilizate.
Autoritatea Contractantă ș i Operatorul Economic vor avea cel putin o ședință de progres pe
lună pentru analiza implementării contractului.
11.2 Plata
Operatorul economic va furniza facturile în original către Autoritatea Contractantă conform
termenelor stabilite în contract.

Pagina 28din 29Plata final ă se va face după predarea ultimei versiuni a codului sursă a sistemului, precum și
a întregii documenta ții aferente , instalarea aplica ției și aprobarea testării finale de
acceptan ță a sistemului de către beneficiar.
Plata poate fi condi ționată de către beneficiar de calitatea rezultatelor activităților din
contract sau de neîndeplinirea sarcinilor men ționate în caietul de sarcini.
12 CONȚINUTUL OFERTEI
12.1 O FERTA TEHNICĂ trebuie să conțină:
Raționament ș i Metodologie
Ofertantul trebuie s ăprecizeze abordarea propus ăpentru implementarea contractului, din
care să rezulte coeren ța și fezabilitatea abordării propuse, sa detalieze cerin țelor în acțiuni
logice și necesare pentru atingerea rezultatelor, sa prezinte metodologia de lucru, precum și
avantajele și dezavantajele solu ției tehnice alese conform cerin țelor detaliate în Caietul de
sarcini. În acest scop, ofertantului i se solicită să furnizeze cât mai clar detaliile tehnice și
condi țiile de implementare, conform soluției tehnice propuse.
Componen ța ș i organizarea echipei de proiect
Descrierea detaliată a componen țeiechipei de implementare a proiectului, organizarea
echipei de proiect șialocarea exper ților pentru atingerea rezultatelor propuse, precum și
descrierea modalități de lucru a echipei pentru realizarea cerin țelor descrise la punctul 3 în
cadrul Caietului de sarcini.
Propunerea tehnică trebuie să indice în mod clar, fără ambiguități, soluțiile ofertate și
caracteristicile tehnice, în a șa fel încât să permită comisiei de evaluare verificarea respectării
cerințelor caietului de sarcini în ceea ce privește specificațiile tehnice. Propunerile tehnice
care nu permit identificarea precisă a soluțiilor și a specificațiilor tehnice pot fi respinse de
către comisie ca fiind neconforme.
Pentru toate cerin țele expuse în prezentul caiet de sarcini ofertantul trebuie să răspundă
explicit, precizând modalitatea în care solu ția propusă oferă funcționalitatea solicitată sau
însoțită de referințe la documentația producătorului sau capturi de ecran elocvente la
func ționalitatea cerută care să demonstreze îndeplinirea cerinței. Răspunsurile simple de
tipul „Solu ția răspunde la cerință” sau simpla conversie a cerinței în răspuns nu sunt
acceptate și se va considera că oferta nu răspunde cerințelor minime obligatorii.
Propu nerea tehnică trebuie să fie suficient de clară și detaliată pentru a permite comisiei o
comparare facilă între specificațiile/caracteristicile solicitate și cele ofertate.
Ofertele incomplete sau neconforme vor fi respinse de către comisia de evaluare.

Pagina 29din 2912.2 OF ERTA FINANCIARĂ trebuie să conțină:
cost total (cu și fără TVA) si detalierea acestuia in conformitate cu fisa de date.
13 CRITERIUL DE ATRIBUIRE:
Prețul cel mai scăzut