Organizarea Structurala a S.c. Prestige Mob S.r.l
LISTA FIGURILOR :
Fig.1 Piramida ierarhică, Valentina Zaharia, Management, Editura Economică, București, 2008.
Fig.2 Relații de autoritate ierarhica, Nicolescu O., Verboncu I., Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 2008
Fig.3 Relații de autoritate functional, Valentina Zaharia, Management, Editura Economică, București, 2008.
Fig. 4 Structura ierarhică a unei firme mici, Nicolescu O., Verboncu I., Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 2008
Fig.5 Structura ierarhică a unei firme mici în dezvoltare, Valentina Zaharia, Management, Editura Economică, București, 2008.
Fig.6 Structura functională, Nicolescu O., Verboncu I., Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 2008
Fig.7 Structura ierarhic-functională, Nicolescu O., Verboncu I., Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 2008
INTRODUCERE
Ca urmare a aderării României la Uniunea Europeană, aceasta a trebuit să-și adapteze legislația și politica economică la noile cerințe ale acesteia. Noua politică impusă de această adoptare a trebuit susținută și de schimbarea legislației în vigoare și adoptarea acesteia la noile cerințe, inclusiv în domeniul structurii a firmelor și a modului de funcționare al acestora. Acest lucru a presupus modificarea legislației anterioare de tip socialist și adoptarea noii legislații la formă de proprietate privată și la modul de organizare structurală solicitat și cerută de aceasta. Ca urmare a noilor cerințe, a apărut necesitatea schimbării fundamentale a legislației în domeniu și totodată adoptarea acesteia din mers cu legislația Uniunii Europene ținându-se seama și de experiența acumulată de țările U.E. în domeniu.
Am ales această temă deoarece consider că, structura organizatorică are o mare importanță în ceea ce privește o bună desfășurare a unei întreprinderi. Nu se poate imagina efecutarea unei activități în colectiv, fără existența unei anumite ordini în ceea ce privește rolurile angajaților, fără reglementarea sarcinilor și responsabilităților acestora și a legăturilor pe care funcționarea organizației le presupune. Proiectarea sistemului de roluri în organizație este o problemă fundamentală a managementului, concretizată în structura organizatorică a firmei.
Structura organizatorică reprezintă ansamblul posturilor și compartimentelor unei organizații și legăturile ce se stabilesc între acestea. Structura organizatorică este componenta de bază a sistemului de management, de care depinde funcționarea firmei, eficiența activității. O structură bună poate favoriza comunicarea, rezolvarea promptă a problemelor, reducerea consumurilor de muncă, în timp ce organizarea necorespunzatoare duce la apariția unor disfuncțiuni în activitatea firmei, generează dezordine și ineficiență.
Structura organizatorică a firmei reflectă specificul fiecărei orgnizații. De aceea există diferențieri în structura organizatorică a întreprinderii de la o ramură la alta sau chiar în cadrul aceluiași domeniu în functie de mărimea firmei, de tehnologiile folosite, de competențele personalului. Indiferent de particularitățile lor, structurile organizatorice se caracterizează prin următoarele elemente de bază: posturi, compartimente, niveluri ierarhice, legături organizaționale.
Pentru buna funcționare a unei firme structura organizatorică cuprinde două părți: structura de conducere (funcțională) și structura de producție (operațională). În cadrul acestor părți se regăsesc componentele primare și anume: postul, funcția, compartimentul, relațiile organizatorice. Exprimând rolul structurii organizatorice în cadrul procesului de conducere, cunoscutul P. Drucker afirmă că “ dacă o structura bună nu garantează obținerea rezultatelor dorite, o structură rea face să moară și eforturile cele mai bine dirijate”( Peter F. Drucker, 1993, p. 87). Ca rezultat al transformărilor successive ale științei și tehnologiei aplicate în producție căt și al adaptărilor structurale la cerințele unui mediu în continuă schimbare, întreprinderea își stabilește anumite principii de care trebuie să se țină cont la elaborarea structurii organizatorice a acesteia. Delimitarea variabilelor, stabilirea rațională a corelațiilor dintre acestea și structura organizatorică, precum și selecționarea unor metode și tehnici adecvate de examinare a lor, constituie premisele pentru trecerea la elaborarea sau raționalizarea propriu-zisă a organizării structurale.
Pentru proiectarea structurii organizatorice este nevoie de parcurgerea unor etape și anume: stabilirea activităților și a volumui de muncă pentru realizarea activităților și posturilor necesare, constituirea compartimentelor, elaborarea organigramei, elaborarea regulamentului de organizare și funcționare, evaluarea eficienței structurii organizatorice. Strcutura organizatorică funcționează ca un element ce asigură stabilitatea unui cadru de realizare a obiectivelor. Este factorul principal în realizarea cu success a strategiei operaționale. Proiectarea unei structuri organizatorice reușite va asigura și o competitivitate, care la randul său, va garanta optimizarea utilizării energiei disponibile. După cum afirmă P.Drucker: “ O structură bine concepută nu este o garanție pentru obținerea performanțelor planificate, dar o structură prost concepută sigur poate zădărnici și cele mai bine concepute și dirijate eforturi” (Peter F. Drucker, 1993, p. 88).
Lucrarea este sistematizată în trei capitol. În primul capitol am prezentat mai întâi fundamentele teoretice privind funcțiunea de organizare în cadrul firmei, elementele structurale-organizatorice ale acesteia, precum și tipurile de structuri organizatorice. Capitolul al doilea cuprinde prezentarea generală a firmei, obiectul de activitate și elementele componente ale structurii manageriale ale societății S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., iar în cel de-al treilea capitol este prezentată organizarea firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., organigrama, precum și analiza S.W.O.T a acesteia
CAPITOLUL 1. IMPORTANȚA ȘI ROLUL ORGANIZĂRII ÎN CADRUL FIRMEI
Funcțiile managementului sunt definite de către specialiști ca eforturi de gândire și acțiune rațională specifică activității de management, care dau startul unui ciclu logic de desfășurare a evenimentelor viitoare, de previziune, pregătire, și organizare a mijloacelor de cunoaștere și influențare a oamenilor. Din această definiție rezultă că, procesul de management are un caracter ciclic, care începe cu definirea scopului propus, se continuă cu precizarea obiectivelor pe un anumit termen, se stabilesc sarcinile pentru componenții unității și se încheie cu analiza îndeplinirii lor.
În acest capitol voi trata pe larg una din cele mai complexe funcții, și anume, funcția de organizare, începând cu definirea acesteia, elementele componente și finalizând cu tipurile de structuri organizatorice.
Funcțiunea de organizare-conținut și caracteristici
Organizarea reprezintă însușirea procesului de management care asigură coerența acțiunilor, disciplina, ordinea funcțională și adaptarea firmei la schimbările generate de mediul ambiant. Această funcție de organizare, urmărește gruparea salariaților, ordonarea sarcinilor și activităților și stabilirea legăturilor necesare în scopul dirijării tuturor eforturilor pentru realizarea obiectivelor fixate. Organizarea constituie cadrul care facilitează utilizarea eficientă a resurselor, financiare, materiale și umane, antrenează și valorifică competența si experiența profesională a managerilor și a celorlalți salariați.
Conceptul de organizare poate fi analizat din patru puncte de vedere, acestea fiind: factor de creștere a profitului firmei, funcție managerială, în raport de formă și conținut. Ca funcție managerială, organizarea stabilește parametrii funcționali și constructivi ai structurii manageriale, dar și modalitățile de realizare a proceselor manageriale. Managerul, prin organizare, evidențiază structura operațională si structura funcțională. Tratarea organizării ca funcție managerială presupune ca, locul central în cadrul acesteia, să îl ocupe factorul uman. În acestă situație, orice manager trebuie să se orienteze, spre a cunoaște oamenii sub aspect psihosocial, încercând să rezolve problemele umane prin mijloace umane. Astfel, salariații trebuie tratați ca subiecți și nu ca obiecte, pentru că în relațiile în care intră unii cu alții, oamenii apar cu întreaga lor personalitate. Cu o asemenea viziune, managerii pot crea un climat psihosocial pozitiv, singurul care stimulează și mobilizează pe oameni la muncă.
Ca factor de creștere a profitului firmei, organizarea face referire la o multitudine de măsuri, tehnici, metode concepute de către manager pentru structurarea elementelor componente ale firmei, gruparea lor pe posturi, formații de muncă și dispunerea în timp și spațiu, a resurselor (materiale, financiare și umane) având ca scop asigurarea funcționării continue, ordonată și în condiții de profitabilitate. Din acest punct de vedere, organizarea poate fi: organizare de ansamblu și organizare a principalelor componente ale firmei. Organizarea de ansamblu se relizează prin stabilirea structurii organizatorice, sistemul informațional (intern si extern), precum și descentralizarea activităților și delegarea autorității firmei. Managementul de vârf al firmei exercită această subdiviziune a funcției de organizare, și anume, Consiliul de Administrație. Organizarea principalelor componente ale firmei face referire la organizarea activităților de cercetare-dezvoltare, producție comercială, financiar-contabilă și resurse umane. Această subdiviziune a funcției de organizare este realizată la nivelul managementului mediu și inferior.
După formă, organizarea poate fi: organizare de produs, organizare de client, organizare după criteriul timp, iar după conținutul său, organizarea firmei poate fi: organizare procesuală si organizare structurală. Organizarea procesuală se referă la împărțirea proceselor de muncă fizică și intelectuală, în elementele lor componente, cu scopul regrupării, în funcție de nivelul obiectivelor, paticipând la relizarea lor. Prin intermediul organizării procesuale, se ordonează, structurează, și antrenează ansamblul proceselor de muncă intelectuală și fizică ce se desfășoară în cadrul firmei. Rezultatele organizării procesuale se realizează prin delimitarea și definirea funcțiunilor firmei. Organizarea structurală se realizează prin gruparea activităților, după anumite criterii, pe grupuri de muncă și salariați, în anumite condiții care să permită îndeplinirea obiectivelor firmei. Rezultatul organizării structurale este concretizat în secțiile, atelierele de producție, serviciile, birourile, deci, structura organizatorică a firmei.
Elementele structurale – organizatorice
Structura organizatorică reprezintă ansamblul posturilor, al subdiviziunilor organizatorice și al relațiilor dintre acestea, constituite și reglementate, astfel încât să asigure premisele organizatorice necesare obținerii performanțelor prestabilite.
Modul de concepere a structurii organizatorice depinde de o multitudine de factori și diferă de la o firmă la alta, chiar și în cadrul aceleiași ramuri de activitate. Dar, cu toate deosebirile existente, unele elemente constitutive ale structurii organizatorice sunt comune, indiferent de însușirile firmelor: postul de muncă, funcția, compartimentele de muncă, filierele ierarhice, nivelurile ierarhice, relațiile dintre compartimentele de muncă.
Postul de muncă
Postul de muncă reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică și cuprinde obiectivele, sarcinile, competențele și responsabilitățile care îi revin unui angajat. Obiectivul postului constituie caracteristicile necesităților postului, și criteriile de evaluare a muncii personalului căruia îi este atribuit. Sarcina este o componentă de bază a unui proces de muncă complex ce reprezintă o libertate funcțională, efectuată, de regula, de o persoană. Competența definește limitele în cadrul cărora deținătorii de posturi pot acționa pentru realizarea obiectivelor. Responsabilitatea reprezintă acea obligație ce îi revine titularului postului, pe linia obiectivelor individuale și a efectuării sarcinilor aferente.
Fiecărui post de munca i se întocmește de către managerii de compartimente, fișa postului, în care se precizează: denumirea postului, sarcinile, obiectivele, competențele, responsabilitățile, relațiile cu alte posturi si condițiile necesare unei persoane pentru a ocupa postul (aptitudini, pregătire, experiență, deprinderi).
Funcția
Funcția cuprinde totalitatea posturilor care prezintă caracteristici principale asemănătoare din punct de vedere al sferei de cuprindere al autorității și al responsabilității. După natura competențelor, responsabilităților și sarcinilor, funcțiile pot fi de conducere (managerială) și de execuție. Funcția de conducere (managerială) se caracterizează prin implicarea titularilor de post în luarea deciziilor cu privire la activitatea altor componenți ai unității economice, are o sferă mai largă de competențe și responsabilități, în exercitarea funcțiilor managementului. Funcția de execuție se caracterizează prin competențe și responsabilități limitate, nu exercită funcții ale managementului, are ca principală sarcină să transpună în practică deciziile adoptate de ocupanții posturilor cu funcții de management.
Compartimentul de muncă
Compartimentul de muncă constituie o asociere de persoane, ce sunt subordonate unui manager, care efectuează, sarcini omogene sau complementare contribuind la realizarea acelorași obiective. Compartimentul de muncă poate fi reprezentant de: atelier, secție, birou, serviciu, directive.
Analiza compartimentelor de muncă se face după mai multe criterii, între care cele mai des întâlnite sunt următoarele:
În funcție de modul de xercitare a autorității managerului:
compartimentele elementare (simple) în care managerii au autoritate directă asupra persoanelor care au funcții de execuție;
compartimentele de ansamblu (complexe) formate din cel puțin două compartimente elementare, aflate sub o autoritate unică a managerului de compartiment;
În funcție de natura autorității exercitate:
compartimentele ierarhice sunt reprezentate de autoritatea managerilor lor de a da dispozitii si de a-i informa asupra felului în care se transpun în practică dispozițiile, pe managerii compartimentelor situate pe nivelurile imediat inferioare, de pe aceeași linie sau filieră ierarhică;
compartimentele funcționale sunt reprezentate de autoritatea funcțională pe care o au managerii lor asupra managerilor altor compartimente situate pe același nivel ierarhic;
În funcție de modul de participare la elaborarea deciziilor și punerea lor în acțiune:
compartimentele de decizie sunt reprezentate de autoritatea decizională și dreptul de dispoziție într-un anumit domeniu;
compartimentele de stat major au ca activitate pregătirea elementelor necesare procesului de luare a deciziilor de către compartimentele de decizie;
compartimentele de execuție au ca activitate aplicarea și realizarea deciziilor elaborate în compartimentele de decizie.
Filierele ierarhice
Filierele ierarhice sunt acele canale pe care sunt transmise deciziile de la locul de adoptare la cel de implementare, precum și informațiile de la locul de culegere la organele de decizie.
Nivelurile ierarhice
Nivelurile ierarhice sunt formate din totalitatea posturilor sau compartimentelor situate la aceeași distanță ierarhică de managementul superior al unității. Piramida ierarhică se definește prin ansamblul organismelor și posturilor de management, amplasate pe niveluri ierarhice și reunite prin linii ierarhice. Dimensiunile unei piramide ierarhice sunt: înălțimea (h) și baza (B). Înălțimea piramidei este direct proporțională cu numărul nivelurilor ierarhice (N), iar baza cu numărul total de personal din firma respectivă. În funcție de factorii care o determină, structura organizatorică, poate fi reprezentată printr-o piramidă înaltă, când are un număr mare de niveluri ierarhice, sau o piramidă aplatizată, atunci când are un număr redus de niveluri ierarhice.
443 h
B
Fig.1 Piramida ierarhică
Valentina Zaharia, Management, Editura Economică, București, 2008.
Relațiile dintre compartimentele de muncă
Sunt acele legături ce se stabilesc între compartimentele situate pe același nivel ierarhic, sau pe niveluri ierarhice diferite, cu scopul de a realiza anumite obiective.
Relațiile dintre compartimentele de muncă pot fi analizate după următoarele criterii:
Din punct de vedere juridic:
relații formale (reglementate) sunt esențiale pentru desfășurarea activității unui compartiment în raport cu celelalte compartimente;
relațiile informale reprezintă legăturile care apar spontan în compartimentele de muncă;
După sensul de transmitere a informațiilor:
relațiile unilaterale se stabilesc între două compartimente și au obligația ca o parte să transmită informații celelilalte părți;
relațiile bilaterale sunt legăturile care se realizează în ambele sensuri.
După conținutul informațiilor:
relațiile de autoritate se stabilesc între două sau mai multe compartimente și provin din autoritatea pe care una din părți o are față de cealaltă parte. Aceste relații de autoritate se împart în: relații de autoritate ierarhică și relații de autoritate funcțională.
Fig.2 Relații de autoritate ierarhică
. Nicolescu O, Verboncu I, Fundamentele Managementului Organizației, Editura Tribuna Economică, 2001
Fig.3 Relații de autoritate functionala
Valentina Zaharia, Management, Editura Economică, București, 2008.
relațiile de cooperare se stabilesc între compartimentele de muncă diferite ca profil, de regulă fiind situate la acelasi nivel ierarhic. Relațiile de cooperare, în funcție de scopul urmărit, pot fi: de colaborare, de informare, de tip furnizor-beneficiar.
Organizarea procesuală versus organizarea structurală
Organizarea procesuală
Constă în principal, în studierea principalelor categorii de muncă, a proceselor necesare realizării ansamblului de obiective ale firmei. Rezultatul organizării îl reprezintă funcțiunile, atribuțiile, activitățile, sarcinile și operațiile.
Funcțiunea reprezintă punctul de pornire în crearea structurii organizatorice. Pentru realizarea activităților pe care le presupune, fiecare funcțiune solicită formarea unor compartimente specializate în domeniile respective. Activitatea este ansamblul atribuțiilor omogene, îndeplinite de un personal care posedă cunoștințe de specialitate dintr-un domeniu mai restrâns în vederea realizării obiectivelor secundare. Atribuția formează ansamblul sarcinilor executate periodic de un personal cu cunoștințe specifice unui domeniu restrâns, concurând la realizarea unor obiective specifice. Sarcina este formată din ansamblul operațiilor, fiind o parte elementară a unui proces de muncă complex sau a unui proces de muncă simplu, desfășurat în scopul îndeplinirii unui obiectiv individual. Operația este cea mai simplă componentă a organizării procesuale, fiind executată pe o perioadă determinată de către o persoană la locul de muncă.
Funcțiunile întreprinderii
Funcțiunea constituie un ansamblu de activități specifice, relativ omogene, între care există legături logice și ale căror acțiuni converg spre atingerea obiectivelor stabilite de unitatea economică. În cazul societății comerciale, funcțiunile determină modul lor de structurare pe compartimente corespunzătoare realizării cerințelor fiecăreia dintre ele.
Sunt recunoscute ca și funcțiuni ale unei întreprinderi următoarele:
funcțiunea de cercetare-dezoltare, aceasta se manifestă în toate domeniile având un caracter complex; activitățile specifice acestei funcțiuni sunt variate: organizarea științifică a producției și a muncii, retehnologizarea, efectuarea de investiții eficiente, alocarea eficientă a factorilor de producție;
funcțiunea de producție se întalnește la toate unitățile economice și au un caracter mai puțin complex; acest tip de funcțiune are anumite activități specifice, cum ar fi: fabricația sau exploatarea, constând în transformarea obiectelor muncii în produse, controlul tehnic de calitate al materiilor prime servicii sau lucrări care fac obiectul de bază al activității întreprinderii, semifabricatelor și subansamblelor pe întregul flux de fabricație, precum și al produselor finite, întreținerea și repararea utilajelor în vederea menținerii acestora în stare de funcționare potrivit metodelor frecvenței și mijloacelor prevazute în documentația tehnică, preîntâmpinării și evitării pe cât posibil a efectelor uzurii fizice și morale a acestora;
funcțiunea comercială cuprinde activitățile ce concură la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legăturilor unității economice cu mediul ambiant pentru a procura mijloacele necesare desfacerii produselor, serviciilor și lucrărilor care fac obiectul de bază al unității; această funcțiune are trei activități principale: aprovizionarea tehnico-materială, încasarea contravalorii acestora, trecerea produselor din sfera de producție în sfera circulației, desfacerea, vizând livrarea produselor, serviciilor și lucrărilor, precum și marketingul, scopul acestuia fiind crearea și descoperirea necesităților consumatorilor spre satisfacerea acestor necesități;
funcțiunea financiar-contabilă constituie ansamblul activităților prin care se realizează obiectivele în ceea ce privește obținerea și folosirea mijloacelor financiare necesare unității, precum și înregistrarea fenomenelor economice din cadrul unității; această funcțiune prezintă anumite activități printre care menționăm: activitatea financiară, care se referă la obținerea mijloacelor financiare necesare firmei, activitatea contabilă, care vizează evidența și înregistrarea fenomenelor din cadrul firmei;
funcțiunea de personal este formată din activitățile desfășurate în cadrul firmei pentru realizarea obiectivelor din domeniul asigurării și dezvoltării potențialului uman necesar; principalele activități cuprinse în funcțiunea de personal se referă la recrutarea, selecția, perfecționarea, motivarea, salarizarea și protecția personalului. În manifestarea acestei funcțiuni, conducerea trebuie să asigure în orice moment un echilibru, având în vedere diversitatea reacțiilor indivizilor care compun colectivitatea din unitatea economica.
Organizarea structurală
Organizarea structurală constă în gruparea acțiunilor, atribuțiilor, funcțiunilor și sarcinilor în funcție de anumite pincipii și repartizarea acestora în subdiviuni organizatorice, cu scopul realizării lor, pe grupuri de persoane, pentru asigurarea unor condiții cât mai bune și îndeplinirea obiectivelor unității economice. Rezultatul organizării structurale îl reprezintă structura organizatorică.
Structura organizatorică reprezintă totalitatea posturilor, a subdiviunilor organizatorice și a relațiilor dintre acestea astfel alcatuite, încat să asigure premisele organizatorice necesare obținerii performanțelor prestabilite.
Structura organizatorică este formată din două părți: structura organizatorică de management (funțională) și structura organizatorică de producție (operațională). Structura funcțională cuprinde totalitatea posturilor din sistemul de management, compartimentele funcționale și relațiile organizatorice, astfel încât să se asigure condiții economice, tehnice și de personal, necesare pentru îndeplinirea procesului managerial și a proceselor de execuție. Structura operațională desemnează totalitatea posturilor, compartimentelor și relațiilor organizatorice prin care se asigură realizarea directă a produselor și serviciilor care formează obiectul de activitate al unității economice.
Tipuri de structuri organizatorice
Analiza elementelor componente ale structurii organizatorice, a modului de îmbinare a lor și, în special, a raporturilor dintre elementele funcționale și operaționale a permis specialiștilor identificarea a trei tipuri de structuri organizatorice: structura ierarhică, structura functională, structura ierarhic-functională (mixtă).
Structura ierarhică
Structura ierarhică presupune ca fiecare salariat să fie subordonat unui singur conducător, care deține în unanimitate dreptul de a decide și de a controla activitatea acestuia, asigurând astfel unitatea de conducere. Relațiile de subordonare sunt distribuite în așa fel, încât un conducător aflat la un anumit nivel ierarhic coordonează și îndrumă subordonații din toate punctele de vedere, având o arie largă de competențe.
Acest tip de structură prezintă anumite avantaje, cum ar fi: definirea clară a autorității și a responsabilității, menținerea cu ușurință a disciplinei în muncă, transmiterea și primirea rapoartelor ce se realizează pe o linie precisă. De asemenea, structura ierarhică prezintă un dezavantaj reliefat prin circulația greoaie a informațiilor între posturile sau compartimentele aflate pe același nivel ierarhic, dar pe linii diferite, necesitând aprobarea acestora de către conducătorii ierarhici superiori, încetinind procesul decizional și sporind birocrația.
Fig. 4 Structura ierarhică a unei firme mici
Nicolescu O, Verboncu I, Fundamentele Managementului Organizației, Editura Tribuna Economică, 2001
În fucție de dezvoltarea firmei, între patron și executanți, se interpun mai multe persoane cu o anumită autoritate (șef echipă, de personal). În această situație structura organizatorică de tip ierarhic poate avea, alături de compartimentele de muncă operaționale, unul sau mai multe compartimente de muncă funcționale.
Fig. 5 Structura ierarhică a unei firme mici în dezvoltare
Valentina Zaharia, Management, Editura Economică, București, 2008.
Structura funcțională
Structura funcțională se caracterizează prin faptul că pe nivelurile ierarhice, sarcinile sunt divizate între manageri specializați pe domenii, fiecare având în sfera sa de activitate autoritate deplină asupra nivelului ierarhic inferior.
Această structură are ca avantaje: conducerea mult mai calificată prin simplificarea procesului de recrutare a personalului cu funcții de conducere, existența compartimentelor specializate funcțional, care acordă consultanță de specialitate managerilor; îndrumarea mai competentă a subordonaților, centralizarea controlului strategic al rezultatelor; iar ca dezavantaje: diminuarea responsabilității și a disciplinei în muncă a executanților generate de necunoașterea de către un manager a sarcinii transmise de ceilalți, neglijarea activității de sinteză, complexitatea circuitului informațiilor; determină o rețea densă de comunicații oblice; nu se poate aplica cu bune rezultate decăt în cazul firmelor care realizează o singură afacere; necesită cheltuieli de conducere mari.
Executanți
Fig.6 Structura functională
Nicolescu O, Verboncu I, Fundamentele Managementului Organizației, Editura Tribuna Economică, 2001
Structura ierarhic-funcțională (mixtă )
Structura mixtă este formată din compartimente operaționale și funcționale, iar titularii posturilor de execuție primesc dispoziții și răspund numai în fața conducătorilor ierarhici nemijlociți. Face posibilă folosirea specialiștilor pe domenii datorită existenței compartimentelor funcționale în subordinea cărora se află salariații din compartimentele operaționale. Structura mixtă prezintă un mare avantaj, acela al îndrumării componentei de specialitate a salariaților din compartimentele operaționale ca și unitatea de decizii, dispoziție și de acțiune, componentă prin care se realizează o activitate economică eficientă.
Compartimente ierarhice Compartimente funcționale
Fig. 7 Structura ierarhic-functională
Nicolescu O., Verboncu I., Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 2008.
CAPITOLUL 2. STUDIU DE CAZ LA SOCIETATEA S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
Descriere și obiect de activitate
Societatea comercială S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. a luat ființă în data de 19.12.1998. Numărul și data înregistrării la Registrul Comerțului este J23/2013/03.10.2012, încă de la început s-a declarat ca societate comercială platitoare de TVA, având codul unic de înregistrare RO6600187. În anul 1999 odată cu investițiile făcute în echipamentele de producție, societatea a început producția de saltele cu arcuri. Ulterior, ca rezultat al creșterii încrederii în brand și experienței acumulate în domeniu, gama de produse s-a lărgit prin producere de mobilier tapițat.
În anul 2003, ca urmare a cererii tot mai mare a produselor Prestige, firma a fost mutată în noul spațiu de producție situat în Balotești, o construcție executată la cele mai înalte standarde de calitate avînd o suprafață închisă de peste 11.000 mp. În același an, Prestige Mob obține recunoașterea calității managmentului propriu prin certificarea ISO 9001. În anul 2006, se finalizează noi spații de producție în suprafața totală de 8000 mp, astfel prin relocarea unor echipamente și aducerea unor noi utilaje de producție, să poată face fața cu succes creșterii cererii produselor pe piața de profil. În același timp, compania a realizat noi produse, răspunzând astfel cerințelor cât mai exigente și variate ale cumpărătorilor. În anul 2007, pentru a onora cu maximă promptitudine comenzile clienților din zona Transilvania, s-a deschis o nouă fabrică în județul Cluj – Câmpia Turzii, sub numele Prestige Transilvania.
În prezent, Prestige Mob are o suprafață construită de producție de 25 000 mp în care își desfășoară activitatea peste 500 de angajați, având ca obiectiv principal satisfacerea exigențelor cumpărătorilor atât din țara noastră cât și din alte țări (Germania, Austria), continuând să depășească noi bariere pentru a-și menține poziția de lider pe piață, cu o echipă puternică și dinamică, care oferă înalte standarde și servicii flexibile pentru a satisface nevoile clienților.
Actul constitutiv al societății SC PRESTIGE MOB S.R.L. cuprinde:
Forma juridică: forma juridică a societății este de Societate cu Raspundere Limitată.
Denumirea societății: numele dat este S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
Sediul social: sediul social se stabilește în Str. Calea Bucuresti, nr. 1 A, Loc. Balotești, Jud. Ilfov.
Durata societății: durata de funcționare a societății este nelimitată în timp, cu începere de la data înmatriculării acesteia la Registrul Comerțului.
Obiectul societății: activitatea principală a societății este: RV 1 3614- producția de mobilă și a altor tipuri de mobilier; RV 2 3109 – productie de mobile si a altor tipuri de mobilier.
Administrarea și prezentarea: societatea este administrată pe durată nelimitată, de trei persoane fizice, cetățeni străini. Asociații încasează în totalitate beneficiile și suportă în totalitate eventualele pierderi.
Forța de munca: societatea va putea angaja personal cu contract de muncă, cu respectarea prevederilor Codului Muncii și regimului de asigurări sociale. Are în prezent 540 salariați cu contract de muncă pe perioadă nedeterminată și 8 salariați cu contract de muncă pe durată determinată.
Dizolvarea și lichidarea: Societatea se dizolvă prin voința asociatului unic, imposibilitatea realizării obiectului de activitate, faliment sau micșorarea capitalului sub limita legală. Contabilitatea, în cadrul S.C PRESTIGE MOB S.R.L, se ține în compartiment distinct, cu personal angajat cu pregătire de specialitate. Organizarea și ținerea contabilității revine Directorului Economic, care coordonează activitatea economică în cadrul societății și dispune de lichiditățile firmei.
Importanța și rolul organizării în cadrul S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
În cadrul firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., funcția de organizare desemnează ansamblul proceselor de management prin intermediul cărora se stabilesc și se delimitează procesele de muncă fizică și intelectuală și componentele lor (mișcări, timpi, operații, lucrări, sarcini), precum și gruparea acestora pe posturi, formații de muncă, compartimente și atribuirea lor personalului corespunzător anumitor criterii manageriale, economice, tehnice și sociale, în vederea realizării în cât mai bune condiții a obiectivelor previzionate.
Concepută pentru a putea oferi forma concretă de desfășurare a funcțiilor firmei Prestige Mob, organizarea este remarcabilă prin caracterul ei concret. Partea vizibilă a organizării are un caracter formal și arată cum sunt repartizați oamenii pe posturi, cum sunt grupate posturile în compartimente, birouri, servicii, secții, plasate într-o verticală a ierarhiilor sau o orizontală a cooperărilor. Aspectul formal al organizării întreprinderii Prestige Mob, se explică prin ordonarea componentelor structurale cu ajutorul unor norme, reglementări și documente care emană sub forma unor decizii manageriale de la nivelul superior al organizației. Partea nevăzută a organizării are un caracter informal și arată cum se grupează oamenii în cadrul structurilor formale, ca urmare a relațiilor spontane și flexibile care se realizează între ei în procesul muncii. Natura exactă a interacțiunilor dintre membrii structurii informale, uneori chiar scopurile în care se constituie aceste grupuri nu sunt foarte clare și nici specificate în vreun mod.
Din cele arătate anterior se poate desprinde în mod evident faptul că organizarea firmei S.C.PRESTIGE MOB S.R.L. are doua componente majore: procesele de muncă și structurile de organizare. Corespunzător acestor componente, organizarea îmbracă două forme principale: orgnizarea procesuală și organizarea structurală. Organizarea procesuală se concretizează în definirea fiecărui post de lucru, în elaborarea fișei postului precum și în elaborarea instrucțiunilor de lucru specifice fiecărui post. Organizarea structurală asigură modelarea organizării procesuale, corespunzator necesităților și posibilităților firmei.
În cadrul organizării structurale a S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., delimităm două subdiviziuni principale. Mai întâi organizarea de ansamblu, concretizată în stabilirea structurii organizatorice și a sistemului informațional. Prin intermediul acestor două componente de bază ale sistemului de management, se asigură structurarea firmei, subordonată realizării obiectivelor sale fundamentale. Această parte a funcției de organizare este exercitată de managementul superior al firmei, condiționând sensibil eficiența procesului de management în ansamblul său. A doua categorie majoră o reprezintă organizarea principalelor componente ale întreprinderii: cercetarea-dezvoltarea, producția, personalul. Specific acestei componente majore a funcției de organizare, predominând cantitativ, este realizarea sa la nivelul managementului mediu și inferior, dată fiind necesitatea luării în considerare a specificului proceselor de executție și de management supuse organizării și a volumului de muncă apreciabil implicat.
De remarcat că, în firma S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., organizarea înregistrează o dezvoltare deosebită. Reflectarea acestei situații o reprezintă conturarea organizării ca o disciplină științifică de sine stătătoare, care înglobează un ansamblu de concepte specifice și un bogat evantai operațional. Dintre acestea menționăm: analiza postului, analiza variabilei organizatoriale, organigrama.
Dublul caracter al organizării ca funcție a managementului și domeniu de sine stătător, nu se exclud ci dimpotrivă sunt complementare evident subordonate realizării obiectivelor fundamentale ale societății comerciale. Trecerea la economia de piață impune o organizare cu un pronuțat caracter creativ, flexibil și dinamic, de natură să asigure diferențierea sa în funcție de caracteristicile agenților economici și mediului ambiant, astfel încât să faciliteze la maximum desfășurarea unor activități profitabile.
Elementele componente ale structurii manageriale în cadrul S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
Posturile, funcțiile și compartimentele de muncă ale S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
În cadrul firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., ocupantul unui anumit post are în vedere obiectivele, sarcinile, competențele și responsabilitățile care îi revin în mod normal spre exercitarea sa. Sarcinile sunt efectuate de o singură persoană, care are responsabilitatea de a atinge obiectivele postului respectiv.
Activitățile de recrutare încep cu o cunoaștere aprofundată a posturilor care urmează să fie ocupate, astfel încat gama largă de salariați potențiali să poată fi restrânsă în mod inteligent. Tehnica folosită pentru a dobândi această cunoaștere este analiza postului. În esență, prin aceasta se urmărește să se stabilească fișa postului (activitățile impuse de un post) și specificațiile postului (caracteristicile persoanelor care trebuie să fie angajate pentru respectivul post).
Societatea Prestige Mob cuprinde următoarele compartimente cu posturile de muncă, funcțiile și sarcinile aferente:
Compartimentul Administrativ cuprinde următoarele posturi de muncă:
Director general – acesta stabilește obiectivele generale de dezvoltare ale firmei, în concordanță cu strategia elaborată de administrație; aprobă bugetul și rectificările acestuia; identifică oportunități de afaceri; reprezintă firma în relații de protocolare cu furnizorii, clienții și alte organizații cu impact real asupra rezultatelor firmei; asigură managementul firmei; asigură rețeaua de relații necesară dezvoltării activității firmei, realizează la solicitarea conducerii studii și sondaje de opinie privind sistemul comunicațional dintre salariat si conducere, modul de receptare de către salariați a instituției pe ansamblu și a raporturilor interdepartamentale, percepția asupra managementului instituției; participă la organizarea de seminarii și simpozioane interne de proprietate industrială; gestionează documentele de interes general ale firmei;
Director administrativ – acesta supervizează personalul administrativ; asigură buna funcționare a echipamentelor tehnice; analizează și negociază oferte de achiziții; se ocupă de aprovizionarea cu materiale; asigură realizarea și implementarea cerințelor legale pentru buna funcționare a companiei; verifică starea de conformitate a parcului auto din dotare; se asigură de calitatea mediului de lucru; verifică în permanență starea clădirii;
Secretar – acesta întocmește și actualizează baza de date; întocmește oferte de mărfuri; acordă asistență din punct de vedere tehnic și comercial clienților și potențialilor clienți; ține evidența stocurilor; întocmește fișele de magazine; întreține relațiile cu clienții din portofoliu; primește vizitatorii; asigură protocolul; participă la ședințele săptămânale organizate în cadrul firmei.
Compartiment Financiar Contabil, cuprinde următoarele posturi de muncă:
Contabil șef – acesta răspunde de: calitatea activității contabile a societății și de corectitudinea analizelor contabile; întocmirea corectă și la timp a raportărilor lunare, trimestriale și anuale; îndeplinirea la timp și întocmai a sarcinilor specifice trasate sau stabilite de calitatea raportărilor și a informărilor; stabilirea și executarea corecțiilor contabile; reprezentarea firmei la întâlniri ce au ca obiect cu precădere problemele contabile ale firmei;
-ca funcții manageriale, are în vedere următoarele: coordonarea eficientă a personalului din subordine și respectarea de către acesta a reglementărilor interne; utilarea corespunzătoare a subordonaților cu resursele necesare; calitatea pregătirii profesionale a angajaților din subordine;
Contabil – acesta răspunde de: operarea zilnică a facturilor emise, a încasărilor pe facturi și în avans; operarea zilnică a facturilor de la furnizori pentru prestații diverse, precum și a plăților către aceștia; verificarea zilnică a soldurilor din bancă, casă și avansuri din trezorerie în lei; încadrarea corectă a documentelor contabilizate pe venituri și cheltuieli;
Casier – are în vedere respectarea disciplinei financiare privind încasările și plățile in numerar; respectarea plafonului de casă; asigurarea numerarului necesar decontărilor;
Director economic – acesta răspunde de buna gestionare a patrimoniului societății; organizează contabilitatea societății în conformitate cu dispozițiile legale și asigură efectuarea la timp a înregistrărilor; întocmește bugetul general al societății, întocmirea la timp și în conformitate cu dispozițiile legale a balanțelor de verificare, bilanțurilor semestriale și anuale, precum și a situațiilor lunare privind principalii indicatori economico- financiari; raportează rezultatetele financiare ale firmei; elaborează și implementează sistemul general de evidență a gestiunii firmei, conduce și organizează activitatea departamentului financiar-contabil.
Compartiment Transport, cuprinde următoarele posturi de muncă:
Director transport – acesta răspunde de: planificarea, organizarea și controlarea activităților legate de transport; administrarea flotei auto și bugetul alocat; coordonarea echipei care întocmește toate documentele și obține toate actele necesare pentru circulația legală pe drumurile publice; derularea activităților de înmatriculări și radieri; coordonarea și supravegherea conducătorilor auto; programarea și optimizarea rutelor; obținerea licențelor de transport și a celor de execuție pentru autovehicule; reprezentarea societății în raport cu ARR, RAR, Poliție; primirea și confirmarea comenzilor de transport; organizarea transporturilor în cele mai bune condiții; prognozarea cheltuielilor aferente departamentului;
Șoferi – aceștia transportă marfa în condiții optime; întreține și exploatează corespunzător autoutilitara firmei ; asistă fizic personalul compartimentului;
Mecanici auto – au următoarele sarcini: întreținerea mijloacelor de transport înainte de plecarea în cursă; realizarea reparațiilor necesare la mijloacele auto; stabilirea necesarului de piese de schimb și emiterea comenzilor necesare către șeful direct; întocmirea documentelor necesare pentru evidențierea intervențiilor efectuate și predarea la timp către compartimentele autorizate;
Operator date – are următoarele sarcini: verificarea conformității datelor; introduce în calculator datele din documente; restaurarea la nevoie a datelor salvate și ajutarea utilizatorilor să-și recupereze informațiile; selectarea și verificarea datelor înainte de a le introduce în calculator; transferurl datelor de pe un suport magnetic pe altul și asigurarea securității acestora; efectuarea prelucrării primare a datelor introduse; întreținerea echipamentelor cu care lucrează; asigurarea necesarului de componente și materiale consumabile.
Compartiment Vânzări și Marketing cuprinde următoarele posturi de muncă:
Director Vânzări si Marketing– are următoarele sarcini: realizarea unei viziuni de vânzare și a unui set de strategii pentru realizarea acestei viziuni; ajustarea strategiilor de vânzare dupa schimbările pieții și ale domeniului de activitate al firmei; informarea continuă a echipei de vânzări și alinierea cu departamentele implícate; echilibrarea între atingerea obiectivelor și relațiile din cadrul echipei; măsurarea indicatorilor de performanță pentru organizație și fiecare manager în parte; mobilizarea resurselor necesare atingerii obiectivelor; dezvoltarea, împreună cu celelalte departamente implicate a listei de preț; translatarea strategiilor de marketing în inițiative și concepte pentru client; clarificarea rolurilor și responsabilităților fiecărui membru al echipei de vânzări; menținerea unei atmosfere deschise, disciplinate și a entuziasmului, prin furnizarea de indicații clare, feed-back constant și unui control riguros al performanțelor; monitorizarea strictă a cheltuielilor echipei de vânzare, și a fiecărui membru al echipei în parte; lucrul în teren cu managerii, vânzătorii, distribuitorii și vânzătorii acestora; furnizarea de răspunsuri logice problemelor ce apar; funizarea de planuri și măsuri pentru rezolvarea acestor probleme;
Agenți vânzări – răspund de: administrarea și dezvoltarea portofoliului de clienți și de furnizori autohtoni și străini; prezentarea, promovarea și vânzarea produselor în conformitate cu standardele și politicile comerciale ale companiei; urmărirea realizării planului de vânzări lunar, trimestrial, anual; participarea la negocieri, întocmirea contractelor, stabilește și participă la întâlnirile cu clienții și/sau cu furnizorii; întocmește documentația premergătoare întâlnirilor; redactează rapoartele și procesele-verbale după întâlniri; întocmește documentele comerciale; înregistrează la zi mișcările de stocuri în fișele de magazie și le predă departamentului contabilitate; răspunde pentru calitatea aprovizionării clienților; răspunde de urmărirea încasării sumelor datorate de către clienți și de transmiterea documentelor de vănzare; este responsabil de întocmirea documentelor de transport-marfă conform normativelor; răspunde pentru modul în care se eliberează marfă.
Compartimentul Serviciul Comenzi, cuprinde următoarele posturi de muncă:
Operator facturare – acesta verifică facturile de marfă; înregistrează în sistemul de gestiune a stocurilor; emite facturi de prestări servicii marketing; asigură relația cu furnizorii; verifică jurnalele de cumpărare si vânzare;
Operator calculator –urmărește realizarea operațiunilor de introducere a datelor de pe documentele necesare desfășurării activității de gestionare; efectuarea de operațiuni de listare de documente cu caracter oficial sau neoficial aferente contabilității primare; urmărește evidența documentelor pe categorii și grupe de documente aferente biroului; introducerea datelor de pe facturile de la standuri; introducerea datelor de pe desfășurătoarele de la standuri; introducerea datelor de pe Avizele de expediere-transfer dintre standuri; efectuarea avizelor de expediere către standuri; efectuarea de facturi de distribuție; semnalarea Operatorului principal computer cu privire la eventualele greșeli de pe desfășurătoare, facturi, avize; listarea stocurilor de marfă.
Compartimentul Resurse Umane cuprinde următorul post de muncă:
Director resurse umane – selecționarea candidaților care corespund cel mai bine postului și integrarea noilor angajați; respectarea clauzelor contractuale negociate; corectitudinea înregistrărilor/actualizărilor în documentele de personal; corectitudinea elaborării fișelor de post și a formularelor de evaluare; calitatea programelor de training aprobate și de evaluare post-training; examinarea revendicărilor și medierea conflictelor în organizație; actualizarea și comunicarea la nivelul organizației a documentelor de formalizare a structurii organizatoric aprobate: organigrame, ROI; respectarea normelor interne de personal și a legislației muncii;
-ca funcții manageriale are în vedere: coordonarea eficientă a personalului din subordine și respectarea de către acesta a normelor interne; dotarea corespunzătoare a subordonaților cu resursele necesare; calitatea pregătirii profesionale a angajaților din subordine.
Jurist – are următoarele sarcini: analizează și aprobă contractele existente între companie și furnizori/clienți și le adaptează conform legislației comerciale, civile și intereselor firmei; analizează contractele de muncă între companie și angajați și propune soluții pentru buna desfățurare a activității; analizează și aprobă toate documentele furnizate de celelalte departamente și oferă consultanța juridică cu privire la subiectele expuse; actualizează permanent informațiile referitoare la noile modificări de legislație și pune la dispoziție către persoanele interesate din organizație noile informații și implicații pentru activitatea acestora; soluționează problemele apărute în activitatea companiei din punct de vedere legal; consiliază managementul cu privire la corectitudinea și modul de realizare a planurilor și strategiei elaborate de acesta, din punct de vedere legal; recrutează, instruiește, elaborează proceduri de lucru și metode de evaluare pentru persoanele din departement; verifică și ține evidența contractelor, precum și debite neachitate ale societății; raspunde de evidența, corespondența și arhivarea actelor societății.
Compartiment Desfacere cuprinde următoarele posturi de muncă:
Șef depozit – acesta asigură gestiunea fizică a stocului de marfă; introduce marfa în stoc în baza documentelor de intrare; asigură mișcarea stocurilor; expediază marfa către clienți;
Operator facturare – acesta verifică facturile de marfă; înregistrează facturile în sistemul de gestiune a stocurilor; emite facturi de prestări servicii marketing ; asigură relația cu furnizorii; verifică jurnalele de cumpărare și vânzare;
Gestionar –acesta asigură gestiunea fizica a stocului de marfă; introduce marfă în stoc în baza documentelor de intrare; asigură mișcarea stocurilor; expediază marfă către client;
Stivuitorist – acesta asigură și supraveghează încarcarea/destivuirea mărfurilor; execută transportul mărfurilor pe rutele și traseele indicate, eliminând întreruperile nejustificate; asigură si supraveghează încarcarea mărfurilor;
Incărcători, descărcători – aceștia se ocupă cu pregătirea activității de încărcare descărcare a mărfurilor/materialelor, încărcarea-descărcarea mărfurilor/materialelor pe suprafețe și în depozite, precum și cu participarea la încărcarea-descărcarea mărfurilor/ materialelor cu instalații de ridicat.
Compartiment Export cuprinde următoarele posturi de muncă:
Director Export – răspunde de calitatea activității de export a societății, calitatea relației firmă-furnizori externi în problemele de export, organizarea operațiunilor vamale ale societății la standardele de calitate ale firmei, păastrarea documentelor justificative în cadrul compartimentului conform normelor în vigoare.
Compartiment Producție cuprinde următoarele secții:
Tapițeria cuprinde următoarele posturi de muncă:
Șef secție tapițerie – acesta verifică îndeplinirea sarcinilor de către oamenii din subordine; centralizează cererile de produse; corelează comenzile de la producători cu solicitările cliențitlor; elaborează si aprobă contracte pentru desfacerea produselor; asigură pentru personalul secției rechizitele și celelalte consumabile, precum și echipamentele necesare desfășurării activității în bune condiții, etc.;
Tapițeri – aceștia au ca sarcini: tăierea mecanică și manuală a materialelor de tapițerie; pregătirea și lucrarea materialelor pentru umplutură și le adaptează; să ușureze materialul de umplutura și să-l coasă; să pună tapițeria pregatită pe mobile; să facă decorațiuni profesionale din materiale și să decoreze obiectele pe baza unor documentații sau schițe proprii să adapteze interioare; încăperi oficiale și expoziții; să adapteze scene, să repare tapițerie și să restaureze mobilier, să tapițeze;
Sudori – aceștia participă la ansamblarea de utilaje, efectuează construcții metalice respectă în exercitarea atribuțiilor sale normele de protecția muncii, PSI și a prescripțiilor tehnice ale ISCIR verifică instrumentele înainte de începerea sudurii și semnalizează imediat orice defect apărut;
CTC – organizează controlul calității materiilor prime și materialelor; monitorizează respectarea prevederilor standardelor în scopul îmbunătățirii calității produselor și proceselor; urmărește factorii care determină calitatea produselor verifică reperele și subansamblurile ce intră în alcătuirea produselor de mobilă, întreține instrumentele și aparatele, desfășoară activități de control a calității : controlul total al calității, controlul în lanț, controlul integral, controlul statistic întocmește rapoarte de calitate și documente de control: buletine de analiză și încercări, certificate de calitate și garanție;
Croitoria cuprinde următoarele posturi de muncă: Șef secție, Croitori, Confecționari, CTC;
Saltele – cuprinde următoarele posturi de muncă: Șef secție, Croitori, Mașiniști, Confecționari arcuri, CTC;
Depozit materie primă cuprinde următoarele posturi de muncă:
Șef depozit – acesta expediază marfa către clienți; asigură mișcarea stocurilor; introduce marfă în stoc în baza documentelor de intrare; asigură gestiunea fizică a stocului de marfă;
Gestionar – acesta asigură gestiunea fizică a stocului de marfă, introduce marfă în stoc în baza documentelor de intrare, asigură mișcarea stocurilor, expediază marfa către clienți;
Stivuitorist – acesta asigură și supraveghează încărcarea/destivuirea mărfurilor; execută transportul mărfurilor pe rutele și traseele indicate, eliminând întreruperile nejustificate; asigură și supraveghează descărcarea/stivuirea mărfurilor; execută orice alte dispoziții date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonații acestuia în realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei în limitele respectării temeiului legal.
Incărcători-descărcători – aceștia see ocupă cu pregătirea activității de încărcare descărcare a mărfurilor/materialelor, încărcarea/descărcarea mărfurilor/materialelor pe suprafețe și în depozite, precum și cu participarea la încărcarea/descărcarea mărfurilor/ materialelor cu instalații de ridicat.
Compartimentul Pază cuprinde următoarele posturi de muncă:
Șef pază – urmărirea activității de pază și protecția desfășurată de echipă; verificarea și supervizarea dosarelor de securitate; supravegherea permanentă;
Agenți pază – răspund în timpul serviciului, de paza obiectivului încredințat sau postului în care a fost repartizat; răspund de paza materialelor, bunurilor si valorilor aflate în raza postului sau față de intenții ce au ca scop prejudicierea morală sau materială a societății ce beneficiază de aceste servicii; răspund de buna funcționare și utilizare a echipamentului și mijloacelor de dotare; raportează șefilor ierarhici aspectele negative menite să împiedice buna desfășurare a serviciului; ține în permanență legătura prin mijloacelor de comunicare ( Radio, Telefonic ) cu șeful de tură sau colegii raportând imediat situațiile ivite în postul încredințat; controlează persoanele suspecte sau pe cele care încearcă să aducă prejudicii materiale societății; folosește mijloacele din dotare sau cooperare cu colegii, asigură menținerea climatului de siguranță și integrității persoanelor și bunurilor aflate în raza postului; raportează imediat orice activitate menită să prejudicieze prestigiul societății și încearcă să ia singur măsuri pentru prevenirea unor astfel de fapte sau acțiuni.
Relațiile dintre compartimentele de muncă
Relațiile de autoritate ierarhică din cadrul S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. sunt următoarele:
Director General are în subordine: Director Economic, Director Vânzari, Director Resurse Umane, Director Transport, Director Administrativ, Director Relații Internaționale, Director Producție, Șef Pază;
Director Economic are în subordine personalul Compartimentului Contabilitate și se subordonează Directorului General;
Director Vânzări are în subordine personalul compartimentului Vânzări și se subordonează Directorului General;
Director Transport are în subordine personalul Compartimentului Transport și se subordonează Directorului General;
Director Relații Internaționale are în subordine personalul Compartimentului Export și
se subordonează Directorului General;
Director Producție are în subordine Șefii Secțiilor Compartimentului Producție și se subordonează Directorului General;
Contabil Șef are în subordine pe ceilalți contabili și se subordonează Directorului Economic;
Șef depozit livrări are în subordine personalul Compartimentului Livrări și se subordonează Directorului Economic;
Șef Pază are în subordine Agenții de Pază și se subordonează Directorului General.
Relațiile de autoritate funcțională din cadrul S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. sunt următoarele:
Directorul General aprobă procedurile de importanță generală pentru organizarea și derularea proceselor principale la nivel de firmă. În acest sens, are relații cu Directorii;
Directorul de Resurse Umane stabilește prin proceduri și indicații metodologice cum trebuie executate operațiunile legate de politicile de resurse umane ale firmei, asigură și urmărește realizarea lor la nivel de firmă. În acest sens, are relații cu Directorii și managerii firmei, personalul de execuție;
Agentul de Vânzări cu angajații departamentelor marketing, distribuție și service, pentru armonizarea fluxului operațional;
Gestionarul cu gestionarii-operatorii de transport, reprezintă firma în probleme de gestiune fizică a stocului și este în legătură directă cu clienții în probleme legate de livrări;
Operator Calculator are relații de serviciu cu Compartimentul Vânzări, Compartimentul Contabilitate;
Controlor de Calitate (CTC) are relații de serviciu cu personalul de conducere și execuție din secțiile/ departamentele producție, resurse umane, pentru identificarea și remedierea deficiențelor privind calitatea proceselor și produselor.
Relațiile de colaborare din cadrul S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. sunt următoarele:
Directorul de Resurse Umane cu directorii/managerii departamentelor firmei;
Casierul, Contabilul, Croitorul, cu personalul de execuție din compartimentele respective;
Contabilul- Sef cu Managerii firmei;
Șoferii au relații de colaborare cu personalul de execuție al firmei, în special din compartimentele Turistic, Financiar, Contabilitate.
CAPITOLUL 3. ORGANIZAREA STRUCTURALĂ A SOCIETĂȚII S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
Angajamentul directorului general
Directorul general al S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. are următoarele angajamente:
Stabilește obiectivele de dezvoltare ale firmei, în concordanță cu strategia elaborată de Consiliul de Administrație:
Stabilește anual, împreună cu Directorii departamentelor din subordine, obiectivele generale de dezvoltare pe 12, 24 și 36 de luni;
Comunică obiectivele și urmărește ca acestea să fie comunicate întregului personal;
Monitorizează trimestrial/semestrial/anual gradul de realizare a obiectivelor;
Stabilește obiective personale și pentru top-management în strictă concordanță cu obiectivele firmei;
Aprobă bugetul și rectificările acestuia:
Participă la elaborarea bugetului, analizează propunerile înaintate, operează corecțiile necesare și aprobă bugetul final;
Aprobă sistemul de raportare folosit pentru urmărirea realizării bugetului;
Identifică oportunități de afaceri:
Monitorizează piața și identifică tendințele de dezvoltare;
Analizează oportunitățile/constrângerile de ordin legislativ, financiar, tehnologic și social;
Identifică modalități de dezvoltare a serviciilor oferite de firmă în concordanță cu tendințele pieței;
Identifică și atrage resursele necesare pentru implementarea noilor idei de afaceri;
Reprezintă firma în relațiile protocolare cu furnizorii, clienții și alte organisme/organizații cu impact real/potențial asupra rezultatelor firmei
Asigură o bună imagine a firmei pe piață;
Participă la întâlniri de afaceri cu furnizori, clienți, organisme financiare și instituții guvernamentale din țară și din străinătate;
Dezvoltă relații pozitive cu persoane-cheie în vederea întăririi poziției firmei;
Asigură managementul firmei:
Comunică managementului valorile și obiectivele strategice ale firmei;
Stabilește obiectivele managerilor din subordine, termenele-limită și modalitățile de măsurare a gradului de realizare a obiectivelor;
Aprobă procedurile de interes general ale firmei (aprovizionare, vânzare, distribuție, financiare, service, resurse umane);
Participă la elaborarea și implementarea sistemelor de raportare și a sistemului de calitate;
Dezvoltă mijloace de motivare a personalului din subordine;
Asigură un climat de comunicare și încurajare a inițiativei care să contribuie la atingerea obiectivelor stabilite;
Identifică nevoile de recrutare și participă la selecția, integrarea și dezvoltarea managementului firmei;
Participă la programele de elaborare și actualizare a fișelor de post ale managerilor din subordine;
Evaluează periodic activitatea managerilor din subordine;
Negociază și conciliază situațiile conflictuale apărute în relațiile interpersonale;
Aprobă planificarea concediilor de odihnă pentru angajații din subordine;
Asigură respectarea normelor interne de funcționare de către personalul din subordine;
Stabilește măsuri de eficientizare a activității personalului din subordine;
Asigură rețeaua de relații necesară dezvoltării activității firmei:
Evaluează potențialul furnizorilor și al clienților;
Stabilește posibile căi de colaborare și decide asupra parteneriatelor strategice;
Elaborează planuri de afaceri și le implementează;
Dezvoltă relații pozitive cu personalul firmei în vederea motivării și a creșterii gradului de implicare în activitatea firmei;
Gestionează documentele de interes general ale firmei:
Centralizează normele interne, procedurile firmei și alte documente de interes general;
Urmarește modificările apărute și asigură actualizările necesare;
Sesizează și propune corecții/metode de armonizare și simplificare a normelor interne;
Asigură difuzarea către managementul firmei a actualizărilor operate.
Schița postului: Directorul General desfășoară următoarele activități:
Decide asupra noilor direcții de dezvoltare;
Stabilește planurile de vânzări și profit ;
Aprobă bugetele și corecțiile necesare;
Semnează documentele de angajare, colaborare și încetare a relațiilor de muncă;
Semnează deciziile de modificare a funcției/salariului pentru angajații firmei;
Semnează organigrama și nomenclatorul de funcții al firmei;
Semnează contracte cu furnizorii, clienții și partenerii strategici;
Aprobă procedurile de interes general ale firmei;
Semnează referate de investiții, statele de plată și rapoartele financiare ale firmei;
Solicită rapoarte de activitate și ia măsurile necesare în vederea creșterii eficienței activității firmei;
Utilizează echipamente/consumabile/materiale, mașina și calculatorul puse la dispoziție de firmă;
Stabilește prioritatea executării sarcinilor pentru personalul din subordine;
Aprobă recompense/penalizări, prelungirea/încetarea activității după perioada de probă a angajaților;
Aprobă/respinge cereri ale personalului din subordine.
Orientarea către client
Orientarea spre clienți este o garanție solidă pentru succesul și menținerea firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., aceasta analizând continuu și cuprinzător așteptările clienților, transpunerea acestora în realizarea produselor și serviciilor, în modul de desfășurare a interacțiunii cu clienții, cu scopul dezvoltării și menținerii unor relații pe termen lung și economic avantajoase cu clienții. Orientarea spre piață a firmei, are în vedere nu numai orientarea acesteia către clienții actuali ci și către ansamblul participanților pe piață care intră în relație cu întreprinderea în scopul construirii unor avantaje concurențiale, al asigurării competitivității întreprinderii pe termen lung, iar orientarea spre clienți are ca scop satisfacerea nevoilor clienților, a așteptărilor acestora și nu construirea unui avantaj în raport de concurența de pe piață.
Întreprinderea Prestige Mob are o bună orientare spre clienți, deoarece prezintă o calitate ridicată a produselor/serviciilor, aplică un management activ al reclamațiilor, o reacție rapidă la cererile deosebite ale clienților, aplică o motivare puternică salariaților. Cele mai relevante trăsături cheie ale marketingului relațional și, în același timp, elemente de diferențiere față de marketingul tranzacțional sunt legate de:
punerea accentului pe asigurarea unor bune relații intense, interactive și fidelizarea cumpărătorilor;
orientarea spre beneficiile pentru clienți, un contact ridicat cu clienții;
o preocupare a întregului personal pentru calitate ;
o angajare ridicată în asigurarea serviciilor pentru clienți, o abordare dinamică și pe termen lung a efectelor în timp.
Demersul de marketing orientat spre clienții existenți in firma S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. are ca obiective creșterea volumului încasărilor și reducerea numărului celor care achiziționează servicii de la alte firme. Este important să existe permanent noi clienți, dar este foarte eficient pentu firmă să fidelizeze clientela, să permanentizeze legăturile cu clienții deja existenți. Marketingul de la persoană la persoană presupune anumite acțiuni prin care fiecare consumator este tratat ca un posibil susținător fidel, ca pe un segment important de piață. Aceste acțiuni se referă în principal la:
accesul consumatorului la serviciu la momentul oportun și în condiții acceptate de fiecare client ;
comunicarea în ambele sensuri în scopul evaluării corecte a perceptiei asupra serviciului, a schimbărilor dorințelor consumatorilor;
aplicarea unui management eficient bazat pe idei noi și pe motivarea personalului.
Îmbunătățirea continuă a serviciului prin completarea serviciului cu altele suplimentare pentru ca oferta să fie cât mai atractivă, are în vedere servicii care au valoare pentru clienți, care sunt greu de imitat de concurență și fezabile din punct de vedere financiar. O pătrunzătoare înțelegere a nevoilor clienților privită pe termen lung ia locul efortului principal de continuă extindere a pieței pe seama creșterii cantitative a ofertei. Pentru a rămâne competitivă pe piață, organizația S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. adoptă și demonstrează o orientare clară către client care este justificată din mai multe considerente:
exigențele sunt în continuă creștere, iar organizația își adaptează produsele sau serviciile, astfel încât să răspundă acestora;
concurenții introduc și ei îmbunătățiri pentru a ajunge din urmă sau chiar depăși organizația inovatoare;
clienții se obișnuiesc cu ceea ce li se oferă și încep să aibă așteptări din ce în ce mai mari.
Pentru a avea succes pe piața internă și externă, întreprinderea Prestige Mob iși concentrează eforturile spre înțelegerea și satisfacerea nevoilor și așteptărilor clienților actuali, dar și ale celor potențiali. Necesitățile și așteptările clienților sau beneficiarilor includ de exemplu, conformitatea produsului sau serviciului, performanțele acestuia, modalitatea de livrare, activități post-livrare, prețurile și costurile de exploatare, securitatea produsului, impactul asupra mediului.
În vederea creșterii satisfacției clienților și fidelizării celor importanți, dar și pentru a rămâne competitivă pe piață, întreprinderea Prestige Mob adoptă o abordare relativ nouă: orientarea către client, în comparație de cea tradițională și aanume, căutarea de clienți. De asemenea, întreprinderea identifică și culege în permanență date și informații referitoare la clienți, pentru a răspunde obiectivelor lor prioritare. Fiind o întreprindere orientată către clienți, este în măsură să previzioneze comportamentele viitoare ale acestora și, ca urmare, să le satisfacă mai bine necesitățile și așteptările. Cunoscând ceea ce crează valoare pentru client, colectând și analizând date și informații relevante referitoare la clienți, adoptând în mod constant și dinamic metodologii care corespund cerințelor clienților, întreprinderea este capabila să dezvolte relații de lungă durată cu clienții care pot oferi beneficii tuturor părților interesate.
Marketingul pentru clienții organizației Prestige Mob, include acțiunile care se desfășoară în momentul contactului dintre prestator și consumator, abordate în viziunea de marketing. Componenta centrală este produsul creat și livrat (ambianță, personal în contact, baza tehnico-materială, participarea clientului), acțiuni promoționale, preț efectiv și distribuție ( preluarea comenzii, ordonarea cererii, organizarea plății). El se constituie într-o apropiere de marketingul bazat pe interacțiunea directă și pe termen lung între piață și personalul firmei. Urmărește crearea de valoare pentru client și dezvoltarea relației cu clientul astfel încât să existe o comunicare avantajoasă pentru ambele părți implicate în procesul servucției.
Organizația Prestige Mob planifică și dezvoltă procesele necesare pentru realizarea produsului. Planificarea realizării produsului este compatibilă cu cerințele impuse pentru celelalte procese ale SMC-ului. La planificarea realizării produsului organizația determină, după caz, următoarele :
Obiectivele calității și cerințele pentru produs;
Necesitatea de a stabili procese, documente și de a aloca resursele specifice produsului;
Activitățile cerute de verificare, validare, monitorizare, inspecție și încercare specifice produsului, precum și criteriile pentru acceptarea produsului;
Înregistrările necesare pentru a furniza dovezi că procesele de realizare și produsul rezultat satisfac cerințele.
Politica în domeniul calității mediului securității și sănătății în muncă
Prin fidelizarea clienților in cadrul S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. se urmărește orientarea pozitivă a intențiilor comportamentale ale clienților actuali și ale clienților viitori față de un ofertant sau prestările acestuia pentru a obține o stabilizare, dezvoltare a relațiilor cu clienții.
Se referă în principal la :
comportamentul real- revenirea pentru cumpărare, realizarea unei cumpărături suplimentare, comunicarea de la om la om în direcția cumpărării;
comportamentul intențional- intenția de revenire pentru cumpărare, intenția de a face cumpărături suplimentare, intenția de a recomanda și altora
Strategia de fidelizare a clienților Prestige Mob include următoarele activități:
stabilirea domeniului de referință al fidelizării care poate fi producătorul, produsul/serviciul, marca;
stabilirea grupurilor țintă ale fidelizării prin analiza portofoliului de clienți care constă în clasificarea clienților după diverse criterii:
venituri disponibile;
ciclul de viață al clientului ;
valoarea vânzărilor către client până în prezent și în conturarea valorii clientului.
Pentru ca întreprinderea Prestige Mob să-și stabilească prioritățile în privința clienților s-a realizat un proces de analiză a portofoliului de clienți, folosind baza de date care include informații detaliate despre aceștia. Se pot evalua în raport de veniturile încasate de la clienți, de durata colaborării cu clientul, posibilitatea de a se transforma în promotor al serviciilor consumate în cadrul întreprinderii.
S-au evidențiat patru categorii de clienți:.
clienți star care au un potențial ridicat de profitabilitate și o valoare ridicată care necesită o abordare diferențiată printr-o strategie focalizată de fidelizare;
clienți productivi care au valoare ridicată dar care au o durată previzibilă a relației de afaceri relativ redusă, aceștia se pot fideliza prin intermediul cluburilor ;
clienți semn de întrebare au un potențial ridicat de profitabilitate și o valoare în creștere putând fi transformați în viitor în clienți star ;
clienți problematici aduc venituri reduse instituției, iar perspectivele de dezvoltare nu sunt favorabile.
Categoriile de clientelă sunt atent studiate, iar fidelizarea este abordată în raport de particularitățile fiecărui grup identificat.
Necesitatea abordării mediului ambiant pentru managementul firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. este dată de următoarele considerente: luarea în considerare a evoluțiilor mediului ambiant reprezintă o condiție fundamentală a satisfacerii, cantitative și calitative, a unei anumite categorii de trebuințe de către firmă; pe baza cunoașterii componentelor mediului ambiant și a modului în care acestea influențează activitatea firmei, se asigură elaborarea de strategii și politici realiste, cu un grad ridicat de fundamentare științifică; asigurarea resurselor de care firma are nevoie pentru funcționarea și dezvoltarea sa nu este posibilă, cantitativ și calitativ, fără luarea în considerare a factorilor de mediu; evoluțiile factorilor de mediu constituie o importantă premisă atât pentru asigurarea unor subsisteme organizatorice și informaționale eficace, cât și pentru adoptarea și aplicarea de decizii și acțiuni care să reflecte necesitățile și oportunitățile prezente și de perspectivă ale mediului ambiant.
Prima și cea mai importantă categorie de factori ai mediului ambiant, cu impact semnificativ asupra firmei, o reprezintă factorii economici. Cuprinzând ansamblul elementelor de natură economică din mediul ambiant cu acțiune directă asupra activităților microeconomice, cei mai importanți factori economici pot fi concretizați în: piața internă, pârghiile economico-financiare, regimul investițiilor. Factorii economici ce determină mediul economic în care-și desfășoară activitatea firma, influențează decisiv atât constituirea, cât și funcționarea și dezvoltarea acesteia. Punctul de plecare în abordarea unor asemenea stadii specifice “vieții” firmei îl reprezintă studiul pieței, care furnizează informații relevante referitoare la nivelul și structura cererii, nivelul prețurilor, concurență; pe această bază, conducerea firmei Prestige Mob, fundamentează deciziile de aprovizionare, producție și vânzare, alături de alte elemente ale strategiilor și politicilor generale ce-i sunt specifice. Astfel, adaptarea firmei la cerințele pieței interne și externe necesită dezvoltarea corespunzătoare a activității de marketing, care presupune prioritar acceptarea ideii de orientare a activităților microeconomice către piață, către nevoile de consum, către mediul ambiant.
Funcționarea și dezvoltarea firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. într-un mecanism specific economiei de piață și valorificarea informațiilor oferite de studiile de piață în strategii și politici realiste, ține cont de particularitățile sistemului economiei de piață și de tipologia mecanismelor concurențiale proprii, precum și de riscurile pe care atât mediul național, cât și cel internațional le generează agenților economici.
Alături de factorii economici, factorii de management exogeni firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. au o influență considerabilă asupra acesteia. Din categoria factorilor de management fac parte: strategia națională economică (ce stabilește reperele dezvoltării economice favorizând sau inhibând anumite comportamente), sistemul de organizare a economiei naționale (prin volumul și structura atribuțiilor, responsabilităților și competențelor ce revin diverselor componente structurale ale economiei, prin natura deciziilor adoptate de fiecare eșalon organizatoric). Alături de aceștia, factorii tehnici și tehnologici din care fac parte nivelul tehnic al utilajelor disponibile pentru cumpărare, calitatea tehnologiilor ce pot fi achiziționate, calitatea cercetărilor tehnice la care firma are acces, numărul și nivelul licențelor și brevetelor înregistrate, capacitatea creativ-inovativă a sistemului de cercetare-proiectare exercită o influență importantă asupra firmei și managementului acesteia. Această categorie de factori își pune amprenta, în principal, pe gradul de înzestrare tehnică și pe ritmul modernizării produselor și tehnologiilor.
O altă categorie de factori de mediu, cu impact sporit asupra firmei, o reprezintă factorii demografici: numărul populației, structura socio-profesională a acesteia, ponderea populației ocupate, populația activă, rata natalității și mortalității, durata medie a vieții. Factorii socio-culturali grupează structura socială a populației, ocrotirea sănătății, învățământul, cultura, știința, mentalitatea. Factorii politici de influență se regăsesc în politica economică, socială, politica științei, politica externă; la aceștia se adaugă politica altor state, care, alături de politica organismelor internaționale exercită o influență apreciabilă asupra activităților micoreconomice.
O categorie aparte de factori ai mediului ambiant o reprezintă factorii naturali (ecologici) din care fac parte resursele naturale, apa, solul, clima, flora și fauna. O ultimă categorie de factori o reprezintă factorii juridici, dintre care cei mai semnificativi sunt: legile, decretele, hotărârile de guvern, ordinele miniștrilor, deciziile prefecturilor și primăriilor – care cuprind o serie de norme de drept de a căror respectare sunt responsabili agenții economici.
Sarcina managementului firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. este de a găsi cele mai adecvate modalități organizatorice, informaționale, decizionale, de a concepe și promova un instrumentar managerial eficace pentru adaptarea permanentă a acestora la cerințele mediului, aflat într-o permanentă transformare și evoluție. Abordarea duală a raporturilor firmă – mediu facilitează eforturile ce se depun în prezent pentru construirea unui sistem economic competitiv, eficient, în cadrul căruia firma este o componentă activă și dinamică.
Principalele sisteme de management utilizate
După forma de proprietate, firma S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. este o firmă privată, patrimoniul ei aparținând unui grup de persoane. Este o societate în comandită simplă, obligațiile sunt garantate cu patrimoniul social iar asociații sunt obligați numai la plata părților sociale. Este o întreprindere mare, avand peste 500 de salariati, iar apartenența națională a acesteia este mixtă, la a cărei constituire participă persoane fizice din 2 sau mai multe țări, veniturile împărțindu-se în funcție de ponderea contribuției fiecăreia la constituirea capitalului social.
Abordată ca sistem, firma S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. prezintă anumite caracteristici definitorii:
obiective: obținerea unui anumit profit; realizarea unui anumit volum de producție sau a unei anumite cifre de afaceri; diversificarea producției; acoperirea unui anumit segment de piață;
resurse: materiale (mijloace de muncă, obiecte ale muncii); umane (persoane, compartimente); financiare (numerar, disponibilități la bancă); informații (juridice, economice, tehnice);
variabile: capacități, parametri de funcționare, potențial, conținut caloric, randament (pentru resursele materiale); specialitate, nivel de pregătire, motivare (pentru resursele umane); valoare, viteză de rotație (pentru resursele financiare); cantitate, realism, operativitate (pentru informații);
relații: om-mașină (precizate prin instrucțiunile de lucru); interpersonale; rezultând din structura de producție (și determinate fiind de funcția firmei, de profilul și mărimea ei, de tipul producției);
transformări: reprofilarea; specializarea; retehnologizarea; creșterea capacităților; modificarea structurii de producție; modernizările informatice, etc.;
intrări: materii prime, materiale, utilaje, energie, forță de muncă, informații;
parametri: prevederile legislației privind firma; norme de consum de materii prime, muncă; norme de calitate;
ieșiri: produse, servicii, lucrări, bani, informații.
Abordată ca sistem, firma S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. prezintă mai multe dimensiuni:
firma este un sistem complex deoarece încorporează resurse umane, materiale, financiare și informaționale, fiecare dintre acestea fiind alcătuită dintr-o varietate apreciabilă de elemente: resursele umane sunt compuse din ansamblul salariaților firmei, ce prezintă caracteristici diferite din punctul de vedere al nivelului pregătirii, specialității, postului ocupat, vârstei, sexului, vechimii; ansamblul materiilor prime, materialelor, combustibililor împreună cu utilajele, clădirile și celelalte concretizări ale factorilor de producție, fiecare prezentând anumiți parametri dimensionali, funcționali și economici, constituie resursele materiale; disponibilitățile bănești, în numerar și la bancă, aflate la dispoziția firmei, formează resursele financiare; informațiile exogene și endogene concretizate în previziuni, tehnologii, norme de consum sau calitate, evidențe contabile, formează resursele informaționale ale firmei;
firma este un sistem deschis, în sensul că se manifestă ca o componentă a numeroase alte sisteme cu care se află în relații continue pe multiple planuri. Concret, caracterul său de sistem deschis se exprimă prin fluxul de intrări și prin ieșirile sale;
firma este un sistem organic adaptiv, adică se schimbă permanent, sub influența factorilor exogeni și endogeni, adaptându-se atât la evoluția pieței, cât și la cerințele generate de dinamica susținută a resurselor încorporate; firma nu este un sistem pasiv ci, la rândul său, influențează prin ieșirile sale unele din caracteristicile sistemelor cu care intră în contact;
firma este un sistem tehnico-material, în sensul că între mijloacele de muncă, materiile prime și materialele utilizate în cadrul său există anumite legături care se manifestă prin dependența tehnologică dintre subdiviziunile sale.
Analiza S.W.O.T
Puncte tari:
Calitatea, reprezintă o sursă de progres pentru Prestige Mob. Obținerea certificării ISO 9001 timp de mulți ani, arată importanța pe care compania o acordă calității. Prin integrarea și controlul întregului lanț industrial și comercial Prestige Mob este capabila de a oferi clienților săi o combinație de produse și servicii de calitate. Politica în domeniul calității se referă nu numai la calitatea produselor și serviciilor, ci și la calitatea activităților și proceselor companiei în ansamblu, obiectivele calitative strategice fiind: îmbunătățirea performanțelor în sfera calității servirii; antrenarea întregului personal în procesul de îmbunătățire continuă, prin activități preventive desfășurate sistematic în scopul optimizării tuturor proceselor;
Receptivitate și flexibilitate. Puterea industrială a Prestige Mob se exprimă în capacitatea sa de a se adapta la așteptările clienților. Productia de zi cu zi a diferitelor produse, rezistența la schimbări bruște de sarcini, asigurarea, în toate circumstanțele, a serviciului așteptat de clienti, necesită o îndemânare industrială, solidă și eficientă;
Societatea beneficiază de un management modern, aceasta fiind un sistem complex, deschis, organic adaptiv dar și tehnico-material;
Societatea oferă produse la prețuri atractive și la o calitate ridicată, astfel reușește să-și mențină clienții existenți, dar să și atragă alții noi;
Seriozitate;
Forța de muncă specializată, fiecare angajat îndeplinește anumite condiții și are pregătire în domeniul respectiv;
Relații bune cu clienții;
Relații bune cu furnizorii;
Participă la târguri și expoziții de specialitate.
Puncte slabe:
Pondere scăzută pe piață ;
Concurența unor firme cu tradiție pe piață ;
Locația. Societatea comercială se află la marginea Bucureștiului ;
Relativul anonimat al firmei ;
Bugete de publicitate și promovare mici ;
Profitul destul de mic, având în vedere prețurile medii ale produselor.
Oportunități:
Climatul economic-o eventuală îmbunătățire a acestuia ;
Pătrunderea pe noi piețe cu un nivel de trai mai ridicat;
Gasirea unor surse de aprovizionare cu materii prime mai ieftine;
Negociere a furnizorilor și a dsitribuitorilor, pentru a conduce la prețuri mai attractive.
Amenințări:
Clienții rău platnic ;
Activitatea concurenței în materie de preț și calitate ;
Instabilitatea mediului economic.
Propuneri și recomandări
În urma studiului referitor la organizarea structurală a firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., pot fi făcute anumite propuneri și recomandări ce pot duce la o mai bună funcționare a acesteia, dar si la un profit mai ridicat.
Societatea Prestige Mob s-a dezvoltat de la an la an, în ceea ce privește obiectul de activitate, aceasta ocupându-se în prezent cu producția de saltele și mobilier tapițat. Eu propun ca firma să extindă și mai mult gama de produse, producând lenjerii de pat sau corpuri de iluminat, lustre, plafoniere.
Întreprinderea Prestige Mob își îndeplinește cu success obiectivele stabilite, în condiții cât mai eficiente, având în primul rând, o conducere competentă și un cadru organizatoric rațional. Atât persoanele cu funcții de conducere cât și compartimentele de muncă tehnice, economice și administrative sunt constituite și grupate astfel încât întreprinderea să se bucure de o bună funcționare. Directorul general are un mare aport la evoluția întreprinderii, deoarece, așa cum am mentionat în cadrul lucrării, acesta are o mulțime de angajamente pe care le săvârșește cu foarte multă responsabilitate și atenție pentru ca totul să decurgă conform așteptărilor. De asemenea, sunt prezente și relațiile de autoritate ierarhică și funcțională, dar și cele de colaborare, ceea ce arată interesul spre funcționarea corectă și profitabilă a firmei. Ca o recomandare în ceea ce privește relațiile dintre compartimentele de muncă, pentru ca activitățile din cadrul acestora să se desfășoare mai bine, ar trebui luate în calcul și relațiile formale și informale.
Activitatea de recrutare se face prin așa numita tehnică, analiza postului, iar persoana care vrea să ocupe un anumit post este atent selecționată, astfel încât aceasta să dețină anumite caracteristici și să cunoască activitățile impuse de postul respectiv. După cum se observă în capitolul II, personalul angajat are numeroase sarcini pe care trebuie să le respecte în totalitate, deoarece fără această strictețe, societatea Prestige Mob nu ar mai funcționa la fel de bine. Pentru ca aceștia să fie mai eficienți decat sunt în prezent, directorul ar putea să îi stimuleze prin bonusuri, în funcție de prestația lor.
În ceea ce privesște orientarea către client, firma S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., ține cont de dorințele și așteptările clienților, atât cei actuali cât și ansamblul participanților pe piață care intră în relație cu întreprinderea în scopul construirii unor avantaje concurențiale. Întreprinderea prezintă o calitate ridicată a produselor/serviciilor, dar acestea sunt vândute la un preț mediu ceea ce cu siguranță îi mulțumește pe cumpărători, însă profitul firmei nu este unul foarte mare. Ar trebui inclusă o mărire a prețurilor produselor/ serviciilor, pentru ca firma să beneficieze de mai mult câștig și să se dezvolte cât mai mult. Întreprinderea pune accent pe asigurararea unor bune relații intense, interactive și fidelizare a cumpărătorilor, pe contactul ridicat cu clienții dar și pe calitate, ceea ce implică costuri mari simțindu-se nevoia unui profit mai ridicat.
S.C PRESTIGE MOB S.R.L. pune mai mult accent pe fidelizarea clienților deja existenți, însă nici pe cei noi nu-i lasă de-o parte, îmbunătățind continuu serviciul pentru ca oferta să fie mai atractivă. De asemenea, pentru a avea success atât pe piața internă și externă, organizația se ocupă de conformitatea produsului sau serviciului, performanțele acestuia, modalitatea de livrare, activități post-livrare, prețurile și costurile de exploatare, securitatea produsului, impactul asupra mediului, astfel încât posibilul compărător să fie mulțumit de serviciile oferite. Însă, pentru ca firma să atragă interesul și mai multor clienți, aș propune să introducă eventuale acțiuni de promovare cum ar fi: jocuri, concursuri, loterii, tombole, cadouri, vânzări grupate sau cupoane.
Întreprinderea dezvoltă și așa numitul marketing de la persoană la persoană și tratează fiecare consumator ca pe un posibil susținător fidel, prin intermediul unor acțiuni care se referă în principal la accesul consumatorului la serviciu la momentul oportun și în condiții acceptate de fiecare client, la comunicarea în ambele sensuri în scopul evaluării corecte a perceptiei asupra serviciului, a schimbărilor dorințelor consumatorilor, precum si aplicarea unui management eficient bazat pe idei noi și pe motivarea personalului. Acestea ar putea fi completate de pliante, care să le fie oferite cumparatorului la plecare și pe care să fie menționate ofertele din luna respectivă pentru a-l determina să revină.
Organizația Prestige Mob planifică și dezvoltă procesele necesare pentru realizarea produsului, acestea fiind compatibile cu cerințele impuse pentrtu celelalte procese ale SMC-ului. La planificarea realizării produsului, organizația are în vedere obiectivele calității și cerințele pentru produs, necesitatea de a stabili procese, documente și de a aloca resursele specifice produsului; activitățile cerute de verificare, validare, monitorizare, inspecție și încercare specifice produsului, precum și criteriile pentru acceptarea produsului; inregistrările necesare pentru a furniza dovezi că procesele de realizare și produsul rezultat satisfac cerințele. De aici reiese faptul că produsele sunt realizate în condiții bune, iar schimbările nu-și au rostul, atâta timp cât clienții nu vor întâmpina probleme după achiziționarea acestora și sunt mulțumiți de produsele/serviciile cumpărate.
Pentru ca întreprinderea Prestige Mob să-și stabilească prioritățile în privința clienților, aceasta a realizat un portofoliu de clienți care include informații detaliate depsre aceștia. În funcție de veniturile pe care aceștia le încasează s-au evidențiat patru categorii de clienți: clienți star, clienți prductivi, clienți semn de întrebare și clienți problematici. Ultima categorie, cea a clienților problematici este într-adevăr o problemă ce trebuie estompată cu ajutorul unor reguli stricte. În primul rând, să existe un termen în care cumpărătorul să-și ridice produsele/serviciile comandate, iar dacă acest lucru nu se întâmplă, acesta să fie taxat cu o anumită sumă de bani. În al doilea rând, în cazul în care, clientul vrea să renunțe la comanda făcută, avansul dat, să nu-i mai poată fi returnat.
Abordarea mediului ambiant al firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. este necesară, deoarece fără asigurarea resurselor de care firma are nevoie pentru funcționarea și dezvoltarea sa nu este posibilă, atât cantitativ cât și calitativ, fără luarea în considearare a factorilor de mediu. Datorită tuturor categoriilor de factori de mediu, firma Prestige Mob este într-o continuă schimbare, și se adaptează permanent cerințelor acestora. Pe de o parte, acest lucru este benefic pentru întreprindere, deoarece facilitează eforturile ce se depun în prezent pentru construirea unui sistem economic competitiv, eficient, în cadrul căruia firma este o componentă activă și dinamică. Pe de altă parte, aceste schimbări frecvente impun anumite costuri, dar care pot fi recuperate pe parcurs, în funție de numărul si tipul de clienți.
Întreprinderea Prestige Mob se definește prin anumite caracteristici și anume: obiectivele acesteia, resursele materiale, umane, financiare, variabile, relațiile interpersonale, transformările ce au loc pe parcurs, intrările de materii prime, materiale, utilaje, forță de muncă, informații, parametrii privind prevederile legislației firmei și normele de calitate, ieșirile de produse, servicii, lucrări bani și informații, toate acestea duc la abordarea firmei ca sistem complex, deschis, organic adaptiv dar și tehnico-material.
Din cele prezentate mai sus, putem observa că, S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. are nevoie de mici schimbări în ceea ce privește organizarea structurală a acesteia. Îmbunătățirile aduse, nu ar face decât să aducă un profit mai ridicat firmei, și ar remedia unele greșeli de organizare interioară. Totuși, chiar dacă întreprinderea nu se va dezvolta și nu va aplica o altă conduită, ea va putea funcționa în continuare, deoarece nu prezintă probleme mari.
Cocluzii
Analizând organizarea structurală a S.C. PRESTIGE MOB S.R.L. se desprind câteva concluzii mai importante, care vor fi prezentate în continuare.
Societatea Prestige Mob a debutat cu producția de saltele cu arcuri, urmând să-și dezvolte de la an la an obiectul de activitate, ajungând să producă în prezent mobilier tapițat de calitate ridicată. Firma are peste 500 de angajați, aceștia sunt distribuiți pe posturi ce formează anumite compartimente: administrativ, financiar contabil, transport, vânzări și marketing, serviciul comenzi, resurse umane, desfacere, export, producție și pază. Angajații au sarcini bine stabilite și nu se pot abate de la acestea. Activitatea de recrutare se realizează de către directorul de Resurse Umane prin așa numita tehnică analiza postului, astfel fiind aleși candidații ce corespund cel mai bine cerințelor postului respectiv.
Se fac remarcate și relațiile dintre compartimentele de muncă, acestea fiind de autoritate ierarhică, de autoritate funcțională și de colaborare, având un rol important în funcționarea firmei. Acestea se regăsec în special între Directorul General și ceilalți Directori, dar și între Directorii compartimentelor și personalul acestora, fiecare îndrumând la randul lor pe cei care îi subordonează, spre exercitarea corectă a sarcinilor ce le sunt impuse.
Organizarea întreprinderii Prestige Mob este concepută pentru a putea oferi o formă concretă de desfășurare a funcțiilor firmei, și se face remarcată prin caracterul ei concret. Se constată că, organizarea firmei Prestige Mob cuprinde două componente majore : procesele de muncă și structurile de organizare, iar corespunzator acestora, aceasta îmbracă cele două forme principale: organizarea procesuală și organizarea structurală. Așa cum se cuvine, organizarea procesuală definește fiecare post de lucru, elaborează fișa postului precum și instrucțiunile de lucru specifice fiecărui post, iar organizarea structurală asigură modelarea organizării procesuale, în funcție de necesitățile și posibilitățile firmei Prestige Mob.
Organizarea firmei S.C. Prestige Mob S.R.L. se dezvoltă deosebit, având un ansamblu de concepte specifice și un bogat evantai operațional printre care se regăsesc: analiza postului, analiza variabilei organizatoriale și organigrama. De asemenea, dublul caracter al organizării este și el prezent, pe de-o parte ca funcție manageriala, iar pe cealaltă parte ca domeniu de sine stătător, astefel realizându-se foarte bine obiectivele fundamentale ale societății comerciale. Caracterul creativ, flexibil și dinamic al organizării se evidențiază și el, prin facilitarea desfășurării activităților profitabile firmei.
Angajamentele Directorului General al firmei, sunt foarte importante și sunt puse în practică corespunzator pentru evoluția și funcționarea corectă a întreprinderii, îndeplinind cu success obiectivul principal, acela de a satisface exigențele cumpărătorilor atât din țara noastră cât și din afară. Faptul că Prestige Mob exportă produsele/serviciile sale în anumite țări cum sunt Germania, Austria, denotă atât calitatea acestora, cât și succesul firmei pe piața externă.
Orientarea către clienții societății Prestige Mob, reprezintă o garanție a succesului și menținerea sa pe piață. Aceasta analizează continuu și cuprinzator așteptările clienților, transpunerea acestora în realizarea produselor și serviciilor, în modul de desfășurare a interacțiunii cu clienții, cu scopul dezvoltării și menținerii unor relații pe termen lung cu clienții. Volumul încasărilor crește prin marketingul orientat spre clienții existenți, iar marketingul de la persoană la persoană ajută ca produsele și serviciile să fie cunoscute și percepute de către cumpărători.
Deoarece, clienții se obișnuiesc cu ceea ce li se oferă și au așteptări din ce în ce mai mari, Prestige Mob îmbunătățește calitatea serviciilor, pentru ca oferta să fie cât mai atractivă, acestea fiind greu de imitat de concurență, dar și fezabile din punct de vedere financiar. Având foarte mulți clienți fideli de la noi din țară, dar și străini, întreprinderea se ocupă de fidelizarea acestora, oferind produse/servicii performante și securizate, modalități de livrare sigure, prețuri și costuri de exploatare. Procesele dezvoltate de Prestige Mob în vederea realizării produselor sunt compatibile cu cerințele impuse pentru celelalte procese ale SMC-ului, acestea având o calitate ridicată ce satisfac cerințele clienților.
Societatea Prestige Mob urmărește fidelizarea clienților și are ca scop revenirea pentru cumpărare sau, realizarea unei cumpărături suplimentare a acestora. Analizând portofoliul de clienți al firmei, aceștia sunt grupați în patru categorii și anume: clienți star ce au un potențial ridicat de profitabilitate și o valoare ridicată, clienți productivi ce au valoare ridicată dar o durată previzibilă a relației de afaceri relativ reduse, clienți semn de întrebare ce au un potențial ridicat de profitabilitate și o valoare în creștere putând fi transformați în viitor în clienți star, și clienți problematici ce aduc venituri reduse instituției. Categoriile de clientelă sunt atent studiate, iar fidelizarea este abordată în raport de particularitățile fiecărui grup identificat.
Mediul ambiant pentru managementul firmei Prestige Mob este foarte important, deoarece evoluția acestuia reprezintă o condiție fundamentală a satisfacerii cantitative și calitative a unei categorii de trebuințe de către firmă. Pe baza cunoașterii componentelor mediului ambiant și a modului în care acestea influențează activitatea firmei, este asigurată elaborarea strategiilor și politicilor realiste, asigurarea resurselor de care firma are nevoie pentru funcționarea și dezvoltarea sa, dar și asigurarea unor subsisteme organizatorice și informaționale eficace.
Asupra mediului ambiant al întreprinderii Prestige Mob acționează mai multe categorii de factori, printre care, cei mai semnificativi sunt factorii economici, aceștia afectează direct activitățile microeconomice și influențează constituirea, funcționarea dar și dezvoltarea firmei. Deciziile de aprovizionare, producție și vânzare se fac pe baza studiului de piață, astfel firma se adaptează la cerințele pieței interne și externe, dezvoltându-și activitatea de marketing. Alți factori ce influențează mediul ambiant al firmei sunt factorii de management prin intermediul cărora se stabilesc reperele dezvoltării economice, factorii demografici, socio-culturali, politici, dar și cei naturali.
Prestige Mob se definește prin mai multe caracteristici și anume: are anumite obiective principale printre care obținerea profitului, realizarea unui volum de producție, diversificarea producției, acoperirea unui anumit segment de piață; deține resurse materiale, umane, financiare; prezintă anumite transformări în ceea ce privește reprofilarea, specializarea, retehnologizarea, creșterea capacităților, modernizările informatice; intrările de materii prime, materiale, utilaje, forța de muncă, informații; prezintă anumiți parametrii cu privire la prevederile legislației, normele de consum de materii prime, normele de calitate; ieșirile de produse/servicii, lucrări, bani, informații.
Societatea Prestige Mob prezintă mai multe dimensiuni și anume: este un sistem complex încorporând resurse umane , materiale, financiare și informaționale; este un sistem deschis ce se exprimă prin fluxul de intrări și prin ieșirile sale; este un sistem organic adaptiv deoarece se schimbă permanent sub influența factorilor exogeni și endogeni; este un sistem tehnico-material în sensul că, între mijloacele de muncă, materiile prime și materialele utilizate în cadrul său, există anumite legături care se manifestă prin dependență tehnologică dintre subdiviziunile sale.
Având în vedere cele menționate mai sus, putem remarca faptul că, organizarea structurală a firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L., este una benefică, cu mici exceptii ce pot fi corectate în timp, fără ca acestea să afecteze în vreun mod desfășurarea activităților, ci din contră, ele vor duce la realizarea obiectivelor propuse și la un profit mai ridicat.
Bibliografie
Adrian Dumitru T., Fundamente ale schimbării organizaționale, Edit ASE București 2004
Amedeo Istocescu, Managementul organizației, Edit ASE București, 2004
Camelia Frățilă, Mircea Constantin Duica, Managementul Resurselor Umane, Editura
Bibliotheca, București, 2011
Carmen Novac, Managementul Personalului, Editura Tritonic, București, 2013
Dijmărescu I., Management evolutiv, Strategic Management Group, București, 2000
Dijmărescu I., Managementul și Neteconomia, Editura Lumina Lex, București, 2000
Dijmărescu I., Bazele managemntului, Strategic Management Group, București, 1998
Eugen Burduș, T. Gheorghița Căprescu, Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 1999
Ion Popa, Eugen Burduș, Fundamentele managementului organizației, Editura Pro
Universitaria, 2013
Ion Verboncu, Ovidiu Nicolescu, Fundamentele managementului organizației, Tribuna Economică, București, 2001
Kotler Philip, Managementul marketingului, Editura Teora, București, 1998
Nicolescu O., Verboncu I., Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 2008
Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economică, București, 1995
Nicolescu O.,Management, Editura Economică, 1999
Peter F. Drucker, Inovația și sistemul antreprenorial: practică și principii, Editura
Enciclopedică, București, 1993, Innovation and entrepreneurship
Peter F. Drucker, The essential Drucker. Selectie din lucrarile de management ale lui
Peter F.Drucker, Editura Meteor Press, 2010
Russu C., Management, Editura Expert, Bucuresti, 1993
Toader Moga, Carmen Valentina Rădulescu, Fundamentele managementului, Editura
ASE, București, 2003.
Toader Moga, Radu Voicu, Carmen Valentina Rădulescu, Management, Editura ASE,
București, 2003.
19. www.prestigemob.ro
20. Zaharia V., Management, Editura Economica, București, 2008
21. Zaharia V., Bazele managemntului, Editura Economică, București, 2004
ANEXE
Anexa Nr.1 este reprezentată de organigrama firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
Anexa Nr.2 este reprezentată de organigrama departamentului de Vânzări și Marketing
Anexa Nr.3 este reprezentată de fișa postului Directorului General
Bibliografie
Adrian Dumitru T., Fundamente ale schimbării organizaționale, Edit ASE București 2004
Amedeo Istocescu, Managementul organizației, Edit ASE București, 2004
Camelia Frățilă, Mircea Constantin Duica, Managementul Resurselor Umane, Editura
Bibliotheca, București, 2011
Carmen Novac, Managementul Personalului, Editura Tritonic, București, 2013
Dijmărescu I., Management evolutiv, Strategic Management Group, București, 2000
Dijmărescu I., Managementul și Neteconomia, Editura Lumina Lex, București, 2000
Dijmărescu I., Bazele managemntului, Strategic Management Group, București, 1998
Eugen Burduș, T. Gheorghița Căprescu, Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 1999
Ion Popa, Eugen Burduș, Fundamentele managementului organizației, Editura Pro
Universitaria, 2013
Ion Verboncu, Ovidiu Nicolescu, Fundamentele managementului organizației, Tribuna Economică, București, 2001
Kotler Philip, Managementul marketingului, Editura Teora, București, 1998
Nicolescu O., Verboncu I., Fundamentele managementului organizației, Editura Economică, București, 2008
Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economică, București, 1995
Nicolescu O.,Management, Editura Economică, 1999
Peter F. Drucker, Inovația și sistemul antreprenorial: practică și principii, Editura
Enciclopedică, București, 1993, Innovation and entrepreneurship
Peter F. Drucker, The essential Drucker. Selectie din lucrarile de management ale lui
Peter F.Drucker, Editura Meteor Press, 2010
Russu C., Management, Editura Expert, Bucuresti, 1993
Toader Moga, Carmen Valentina Rădulescu, Fundamentele managementului, Editura
ASE, București, 2003.
Toader Moga, Radu Voicu, Carmen Valentina Rădulescu, Management, Editura ASE,
București, 2003.
19. www.prestigemob.ro
20. Zaharia V., Management, Editura Economica, București, 2008
21. Zaharia V., Bazele managemntului, Editura Economică, București, 2004
ANEXE
Anexa Nr.1 este reprezentată de organigrama firmei S.C. PRESTIGE MOB S.R.L.
Anexa Nr.2 este reprezentată de organigrama departamentului de Vânzări și Marketing
Anexa Nr.3 este reprezentată de fișa postului Directorului General
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Organizarea Structurala a S.c. Prestige Mob S.r.l (ID: 143799)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.