Organizarea Structurala a Intreprinderi

CAPITOLUL II

ORGANIZAREA STRUCTURALA A INTREPRINDERII

In cel de-al doilea capitol am scris despre organizarea structurala a unei intreprinderi, care cuprinde urmatoarele: conceptul de structura a intreprinderii, structura organizatorica a acesteia, verigile intreprinderii si functiunile acesteia.

2.1 Conceptul de structura a întreprinderii

In acest subcapitol am definit intreprinderea, dar am aratat care sunt cele doua cerinte ale organizarii intreprinderii.

“Întreprinderea presupune organizarea în vederea obtinerii unui scop pentru care a fost creata, acesta urmarind supravietuirea si dezvoltarea sa. Pentru a atinge acest scop întreprinderea trebuie sa desfasoare o activitate eficienta, prin o continua adaptare, restructurare si definire a locului si rolului elementelor care o compun în procesul de organizare. “

Intreprinderea are ca scop desfasurarea unei activitati eficiente, printr-o adaptare continua care sa urmareasca supravieturea si dezvoltarea ei.

“Organizarea întreprinderii are doua cerinte principale, si anume:

– prima cerinta consta in desfasurarea diviziunii muncii:

– a doua cerinta presupune coordonarea sarcinilor care trebuies sa fie îndeplinite de catre membrii sai;

Cele doua puncte de vedere sunt urmatoarele:

1) Din punct de vedere static a organiza înseamna a stabili o ordine, o ierarhizare a personalului care compune întreprinderea si ordonarea modului de desfasurare a muncii acestuia..

2) Din punct de vedere dinamic a organiza înseamna a studia modul de functionare a întreprinderii, a analiza felul în care sunt puse în miscare mijloacele de care dispune pentru a atinge obiectivele pe care aceasta si le fixeaza.

Problema fundamentala a organizarii sta în mentinerea stabilitatii interne a întreprinderii, printr-o continua adaptare a structurilor acesteia si la exigentele pietei concurentiale.

Acest proces dinamic se realizeaza în doua planuri:

-în primul plan se stabileste cadrul structural de ansamblu, prin care se proiecteaza structurile organizatorice si de conducere, concomitent cu stabilirea structurii de productie;

-în planul secund se organizeaza diferite componente ale sistemului tehnico-productiv si economico-social (alocarea resurselor si organizarea folosirii lor eficiente, organizarea sistemului de productie, gestionarea productiei si a vânzarilor, gestiunea financiara, etc).”

Intreprinderea este formata din doua puncte de vedere, si anume (din punct de vedere static si din punct de vedere dinamic), care se refera la stabilirea personalului, dar si la modul de functionare a intrepreinderii.

2.2 Structura organizatorica – expresie a organizarii întreprinderii

In subcapitolul 2.2. am aratat care sunt si din ce sunt formate cele doua tipuri de structuri, dar am vorbit si despre verigile de productie.

“Structura unei organizatii reprezinta suma totala a mijloacelor utilizate pentru repartizarea sarcinilor diferite si pentru a asigura coordonarea necesara între acestea.

Strucutura generala a intreprinderii cuprinde doua structuri, si anume:

1) Structura organizatorica

Dupa C-tin Barbulescu, structura organizatorica reprezinta ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice si a relatiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite ale întreprinderii.

Structura organizatorica este formata din:

a) Structura functionala (verticala) este conform coordonarii pe verticala a sarcinilor si cuprinde:

• postul, atribuit unei persoane angajate;

• functia, reprezentata de sarcinile angajatului;

• compartimentul, care este o subunitate organizatorica aflata sub aceeasi autoritate ierarhica.

Coordonarea sarcinilor si ierarhizarea diferitelor persoane corespunde structurii verticale a întreprinderii si reprezinta sistemul de comanda al organizarii.

Aceasta structura se realizeaza în functie de tipurile de decizii care se iau la diferite niveluri ale piramidei ierarhice.

Se pot distinge patru niveluri ierarhice, în functie de amploarea deciziei si de orizontul de timp pe care-l implica, si anume:

• nivelul strategic, unde se iau deciziile care angajeaza întreprinderea pe termen lung;

• nivelul tactic, care defineste drumul de urmat pentru a atinge obiectivele fixate anterior;

• nivelul operational, care defineste pe termen scurt atingerea obiectivelor de mai sus;

• nivelul de executie, unde se realizeaza activitatile de productie implicate pentru realizarea obiectivelor stabilite.

b) Structura operationala (orizontala), care corespunde diviziunii muncii pe orizontala cuprinde functiunile întreprinderii.

Structura orizontala asigura organizarea întreprinderii în raport de omogenitatea si complexitatea activitatii, pe baza a doua criterii de specializare:

• în cazul când produsele vândute si pietele sunt relativ asemanatoare, activitatile se organizeaza pe marile functiuni ale întreprinderii;

• în cazul în care produsele si pietele sunt foarte eterogene, împartirea activitatilor pe functiuni se face dupa gruparea produselor si a pietelor.”

2) “Structura socio-culturala a întreprinderii reflecta identitatea întreprinderii, modul în care aceasta este perceputa în mediul sau si pe care-l poate influenta prin actiunile de comunicare si relatiile publice.

Imaginea întreprinderii se formeaza prin politicile de relatii publice. La formarea acesteia contribuie întregul sistem de valori al întreprinderii, format din ansamblul regulilor acceptate de catre angajati.

De-a lungul timpului s-a format “cultura întreprinderii” care se exprima prin ansamblul de cunostinte, valori si comportamente de care dispun membrii acesteia.

Dintre manifestarile “culturii întreprinderii” fac parte: simbolurile (etichetele), stilul arhitectonic, stilul vestimentar, unele elemente ce tin de vocabularul întreprinderii, modalitati speciale de transmitere a unor valori si comportamente catre generatiile viitoare etc.

Functionarea întreprinderii ca sistem tehnico-productiv necesita un cadru de reglare a relatiilor care se stabilesc între diferite subsisteme.

Orice structura organizatorica este o ierarhie, diferentiata dupa mai multe criterii:

• criteriul (felul) produsului;

• criteriul functional;

• criteriul geografic;

• criteriul numeric.

Prin organizarea ca proces operational se precizeaza si se delimiteaza responsabilitatile, atributiile, sarcinile concrete necesare realizarii scopului stabilit, precum si a relatiilor dintre compartimentele si persoanele ce îndeplinesc atributii, vizeaza structura de productie si conceptie si organizarea activitatilor ce tin de functiunile întreprinderii.

Structura de productie si conceptie este definita prin componenta verigilor de productie, control si cercetare si legaturile între acestea. “

“ Verigile de productie se regasesc în cadrul unei structuri organizatorice sub forma de: (uzine, fabrici, sectii, ateliere, laboratoare etc.), fara personalitate juridica.

Veriga de baza a unei structuri de productie si conceptie este sectia de productie.

Verigile de productie cuprind:

-sectii de baza;

-sectii auxiliare;

-sectii de service;

-sectii anexe;

-ateliere.

Veriga primara a structurii de productie si conceptie este locul de munca, reprezentat de o anumita suprafata de productie înzestrata cu mijloace de productie specifice pentru operatii executate de un lucrator sau grup.

Baza organizarii structurale consta intr-o buna cunoastere a directiilor si ritmului de dezvoltare a întreprinderii, a obiectivelor de realizat, a nevoilor de resurse umane, materiale si financiare, interne si atrase.

Directiile si ritmul de dezvoltare a întreprinderii exprima într-o forma sintetica directia si ritmul de dezvoltare a tuturor domeniilor de activitate, începând cu productia si terminând cu gestiunea personalului. În dimensionarea proportiilor si ritmului dezvoltarii se tine seama de variatele conexiuni pe care întreprinderea le are cu mediul (în cadrul ramurii, cât si în cadrul economiei nationale), conexiuni cu caracter de subordonare sau de colaborare. Actiunea este deosebit de complexa, sprijinindu-se nu numai pe informatiile de care dispune întreprinderea, ci, mai ales, pe informatiile oferite de macro-sistemul, informatii care adesea joaca rolul de restrictii, deoarece exprima interesele generale ale societatii.

Definirea directiei si ritmului de dezvoltare a întreprinderii presupune fixarea obiectivelor de realizat care se pot concretiza în:

• asigurarea executarii integrale si ritmice a obiectivelor privind folosirea capacitatilor de productie si perfectionarea proceselor tehnologice;

• finalizarea activitatii trebuie sa fie caracterizata si de un înalt nivel de eficienta a folosirii resurselor, nivel dimensionat în functie de modul de dezvoltare a bazei materiale.

Atingerea obiectivelor fixate reclama determinarea nevoilor de resurse de munca, materiale si financiare si, mai ales, rationala utilizare a acestor resurse. Folosirea diferitelor resurse pentru atingerea obiectivelor fixate se înfaptuieste prin organizarea activitatii pe baza principiului autogestiunii.

Prin elaborarea directiei de dezvoltare se determina câtiva parametri esentiali ai elaborarii ulterioare a structurii organizatorice si anume: locul întreprinderii în complexul macroeconomic national, precizarea problemelor specifice întreprinderii, elaborarea variantelor principale de dezvoltare si alegerea solutiilor optime. “

“Fixarea obiectivelor de atins si a liniei generale de dezvoltare are în vedere trei aspecte importante si anume:

• aspectul economic, care se refera la utilizarea deplina a resurselor;

• aspectul dinamic, impus de necesitatea asigurarii circulatiei rapide a informatiilor între toate nivelurile de dispozitie si executie;

• aspectul democratic, care se refera la asigurarea participarii personalului la luarea deciziilor.

Organizarea are un rol catalizator, stabilind masurile organizatorice ce vizeaza eficienta în realizarea obiectivelor.

Organizarea are ca scop utilizarea rationala a resurselor, permitând o mai buna comunicare si întelegere în munca.

Se disting doua organizari, si anume:

1. Organizarea procesuala, presupune stabilirea categoriilor de munca si a proceselor necesare realizarii obiectivelor fundamentale (activitati, atributii, operatii).

2. Organizarea structurala, consta în gruparea functiilor, atributiilor, sarcinilor si repartizarea lor pe oameni în vederea realizarii obiectivelor. De fapt, organizarea structurala este o organizare formala. Exista si o organizare informala care semnifica ansamblul de interactiuni umane cu caracter organizatoric care apar spontan si natural, elementul de baza fiind grupul de oameni.

În executarea atributiilor de organizare, managerii folosesc structura organizatorica si sistemul informational în relatia lor reciproca.

Structura organizatorica integreaza într-un ansamblu unitar elemente umane, compartimente, relatii si scheme.

O întreprindere are mai multe structuri, respectiv:

• structura compartimentelor întreprinderii;

• structura de productie si sortimentala;

• structura procesului de productie;

• structura organizarii productiei;

• structura activelor fixe si circulante;

• structura umana;

• structura organizarii conducerii;

• structura de proprietate;

• structura sistemului informational etc.

Compartimentele pe baza carora se identifica conceptual si în detaliu o structura organizatorica sunt cuprinse în organigrama întreprinderii.

Organigrama este o reprezentare schematica formala a structurii întreprinderii care da o imagine exacta a diviziunii muncii si indica ce posturi exista, cum sunt grupate pe compartimente si sectoare, cum circula informatia între ele (fig. 1).”

Fig. 1. Structura organizatorica ierarhic-functionala într-o

firma de comert

Sursa : Ferent, E., Op.cit., p. 45.

Formalizarea organizarii întreprinderii necesita elaborarea a doua lucrari necesare desfasurarii normale a activitatii personalului :

1. Regulamentul de organizare si functionare, care cuprinde:

• date de identificare;

• obiectivele întreprinderii;

• sarcinile angajatilor;

• atributiile organelor de conducere;

• atributiile compartimentelor functionale ;

2. Fisa postului

“ Postul reprezinta elementul principal al oricarei structuri organizatorice. Postul stabileste obiectivele, sarcinile, competentele si responsabilitatile fiecarui angajat. Competentele au o natura formala (stabilita pe baza unei ierarhii) si de natura functionala (profesionala).”

Postul reprezinta elementul de baza a unei structuri organizatorice care stabileste sarcini, competente si responsabilitati ale unui angajat.

2.3 Functiunile intreprinderii

In acest subcapitol prezint functiunile intreprinderii si niste specialisti francezi care au facut cercetari si au vorbit in lucrarile lor despre organinzarea unei intreprinderi.

“Functiunile intreprinderii reprezint elementele esentiale ale organizarii structurale, iar cunosterea lor este foarte importanta pentru a intelege structura intreprinderii.

Functiunile intreprinderii se regasesc in toate tipurile de unitati, indiferent de nivelul de organizare si de ramura economiei , asa cum reiese din urmatoarele: intreprindere, holding, grup de intreprinderi care apartin industriei, agriculturii, constructiilor, comertului, etc.”

Functiunea unei intreprinderii se refera la organizarea structural a unei intreprinderii, iar aceste functiuni se afla in ramura economiei.

“ Determinarea si caracterizarea functiunilor de baza ale intreprinderii este un domeniu bogat, in care s-au impartit idei diferite, adeseori contradictorii, ale specialistilor in domenii. Incepand cu F.W Taylor si cu Henri Fayol au aparut preocuparile privind organizarea rationala si rentabila a intreprinderilor, dar si interesul pentru precizarea functiunilor pe care le exercita acestea. Henri Fayol a formulat sase functiuni, si anume: functiunea tehnica, comerciala, financiara, securitate-protectie, contabiala si administrative.”

In acest paragraf doi scriitori francezi au analizat si caracterizat functiunile.

“ Alti specialisti in organizarea intreprinderilor au fost: Peter Drucker, F. Nepveau-Nivelle, J.P. Simeray, Jean Aubert-Krier. Volumul redus al lucrarilor de conceptie existent în întreprinderi la începutul secolului al XX-lea explica parerile specialistilor si a oamenilor de stiinta din acea vreme despre functiunile întreprinderii.

Cerintele care se puneau în fata întreprinderilor în cea de a doua jumatate a secolului al XX- lea si în perspectiva nu mai puteau sa se realizeze decât în cadrul unor activitati combinate de cercetare si realizare a productiei.

În acelasi timp, separarea functiunii financiare de cea contabila este relativ greu de

realizat datorita problemelor comune care fac obiectul acestoractivitati.

De altfel, separarea lor creeaza si dificultati în aplicarea principiilor deorganizare structurala a întreprinderilor.Continutul functiunii de securitate, sustinuta de Henri Fayol, se refera la

activitati de protejare a bunurilor si a persoanelor, de asigurare a tuturor conditiilor de

ordin social legate de dezvoltarea întreprinderii. “

Dar si alti scriitori francezi ca Peter Drucker, F. Nepveau-Nivelle, Jean Aubert-Krier au facut cercetari despre functiuni.

Dupa OV. Nicolescu: “ functiunea intreprinderii este o component a organizarii procesuale, un ansamblu de activitati omogene si/sau complementare, desfasurate de personal de o anumita specialitate, folosind metode si tehnici specifice, cu scopul realizarii obiectivelor stabilite”.

Romania a avut si ea un scriitor pe nume Ov. Nicolescu care a vorbit ce reprezinta functiunea intreprinderii.

“ O analiza cuprinzatoare privind domeniile de activitate ale unei intreprinderi, in condtiile gruparii pe baza legaturilor directe de influenta unor activitati colaterale sau a unor activitati care trebuie sa se regasesca in mod obligatoriu in cadrul fiecarui domeniu, conduce la urmatoarele functiuni de baza ale intreprinderii:’

1. Functiunea de cercetare-dezvoltare;

2. Functiunea de productie;

3. Functiunea marketing-comercializare;

4. Functiunea financiar-contabila;

5. Functiunea de personal

In acest paragraf am facut o analiza despre domeniile de activitate ale intreprinderii, si am enumerat cele 5 functiuni ale acesteia.

2.3.1 Functiunea de cercetare-dezvoltare

In acest subcapitol prezint ce activitati cuprinde functiunea de cercetare-dezvoltare.

“Functiunea de cercetare-dezvoltare cuprinde activitati care se desfasoara în cadrul întreprinderii în vederea realizarii obiectivelor în domeniul obtinerii de produse noi si a transformarii conceptelor stiintifice în produse sau servicii utilizate pentru dezvoltarea viitoare.

Functiunea de cercetare-dezvoltare se regaseste în activitatile de elaborare a planului strategic, activitati de conceptie (proiectare si cercetare a produselor, inclusiv punerea la punct a tehnologiei pentru produsele noi, verificarea în laborator a comportarii lor si experimentarea diverselor solutii constructive în atelierele de prototipuri sau în statiile pilot).

Între principalele activitati si domenii pot fi enumerate:

a) cercetare stiintifica, inginerie tehnologica si introducerea progresului tehnico-stiintific;

b) investitii si constructii, prin care se asigura transformarea resurselor materiale, financiare si de munca în capaital fix, prin realizarea de noi capacitati de productie, modernizare, retehnologizare;

c) organizarea productiei si a muncii, ca ansamblu de atributii în domeniul introducerii unor noi metode, tehnici, si instrumente de organizare a activitatii productive; “

2.3.2 Functiunea de productie

In acest subcapitol arat ce reprezinta functiunea de productie si care sunt activitatile principale la care se refera aceasta.

“ Functiunea de productie reprezinta ansamblul activitatilor de baza, auxiliare si de servire prin care se realizeaza obiective in domeniul fabricarii produselor, elaborarii lucrarilor, prestarii de servicii în cadrul întreprinderii.

Principalele activitati la care se refera sunt:

• programarea si lansarea productiei;

• fabricatia sau exploatarea, care consta în transformarea obiectelor muncii în produse, servicii, lucrari care fac obiectul de baza al activitatii întreprinderi;

• controlul tehnic de calitate al materiilor prime, semifabricatelor, precum si al produselor finite, potrivit metodelor, frecventei si cu mijloacele prevazute în documentatia tehnica;

• întretinerea si repararea utilajelor în vederea mentinerii acestora în stare de functionare, a preîntâmpinarii si evitarii pe cât posibil a efectelor uzurii fizice si morale a acestora;

• exploatarea instalatiilor si agregatelor energetice;

• aplicarea normelor de protectie si igiena a muncii, precum si pentru prevenirea si combaterea poluarii mediului înconjurator;

• transportul si manipularea materiilor prime, materialelor, semifabricatelor, produselor, pe parcursul fabricatiei si în depozit în vederea livrarii produselor;”

2.3.3 Functiunea de marketing-comercializare

In acest subcapitol vorbesc despre functiunea de marketing-comercializare, ce activitati cuprinde aceasta.

“Functiunea marketing-comercializare cuprinde activitatile privind realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legaturilor întreprinderii cu mediul economic, în vederea asigurarii materiilor prime si materialelor necesare productiei, conservarea acestora si a produselor realizate, transportul lor, desfacerea produselor si serviciilor.

Activitatile de comercializare a produselor trebuie sa se desfasoare pe baza studiilor de piata.. Raporturile dintre producatori si consumatori, reflectate de studiile de piata, orienteaza structura productiei si proportiile dintre sortimentele de marfuri cerute de piata.

Functiunea marketing-comercializare cuprinde trei categorii de activitati:

a) aprovizionarea tehnico-materiala, care are menirea de a asigura complet, complex si la timp mijloacele de productie necesare desfasurarii neîntrerupte si în bune conditii a procesului de productie;

b) desfacerea, care asigura livrarea produselor, serviciilor si lucrarilor, precum si încasarea contravalorii acestora, deci trecerea produselor din sfera productiei în sfera circulatiei;

c) marketingul, care are drept scop crearea si descoperirea necesitatilor consumatorilor în vederea orientarii productiei spre satisfacerea acestor necesitati, efectuarea de studii de piata si programe de marketing pe produse.”

2.3.4 Functiunea financiar-contabila

In acest subcapitol vorbesc despre activitatile pe care le cuprinde functiunea fiinanciar-contabila.

“Functiunea financiar-contabila cuprinde ansamblul activitatilor prin care se realizeaza obiectivele privind obtinerea si folosirea mijloacelor financiare necesare desfasurarii normale a productiei, înregistrarea si evidenta în expresie valorica a activitatii economice din cadrul întreprinderii si urmareste utilizarea eficienta a resurselor; desfasurarea ritmica a activitatii.. Functiunea financiar-contabila are implicatii în activitatea generala de gestiune, în asigurarea fondurilor necesare pentru salarii, materii prime si materiale, utilaje etc.

Un rol important revine activitatilor ce tin de exercitarea functiunii financiar contabile cu privire la contractarea creditelor în momentele potrivite pentru desfasurarea normala a productiei, folosirea judicioasa a disponibilitatilor banesti, încasarea creantelor, dimensionarea corecta a rezervelor etc.

Activitatile se grupeaza în doua categorii:

a) activitate financiara, care se refera la obtinerea si folosirea rationala a mijloacelor financiare ale întreprinderii, la utilizarea facilitatilor de ordin financiar, achitarea obligatiilor financiare, contractarea de credite si rambursarea lor;

b) activitatea contabila, care asigura înregistrarea si evidenta veniturilor si cheltuielilor, a materialelor si a productiei, calculul costurilor si evidentierea modificarilor patrimoniale în volum si structura.”

2.3.5. Functiunea de personal

In ultimul subcapitol prezint functiunea de personal si activitatile pe care le desfasoara aceasta.

“Functiunea de personal cuprinde ansamblul activitatilor desfasurate în cadrul întreprinderii pentru realizarea obiectivelor în domeniul asigurarii si dezvoltarii potentialului uman.

Aceasta functiune concentreaza toata problematica privind asigurarea cantitativa si calitativa a fortei de munca necesara îndeplinirii obiectivelor întreprinderii. Ea se realizeaza prin recrutarea, pregatirea corespunzatoare si reciclarea periodica a personalului, prin stabilirea corecta si stimulativa a salarizarii, precum si prin integrarea organica a întregului personal în sistemul complex de relatii tehnice si social-economice.

Principalele activitati care tin de exercitarea functiunii de personal sunt:

• asigurarea cantitativa si calitativa a fortei de munca necesare pentru realizarea obiectivelor stabilite;

• pregatirea, perfectionarea si salarizarea personalului;

• rezolvarea problemelor de ordin social, raporturile salariati-management si sindicate-patronat, protectia personalului.”