. Organizarea Si Exercitarea Controlului Financiar
CUPRINS:
CAPITOLUL I
CONTROLUL FINACIAR: CONCEPT, OBIECTIVE, FUNCȚII ȘI FORME
1.1.Necesitatea obiectivã a controlului financiar în economia de piațã
Caracteristica esențială a economiei de piață este egalitatea între agenții economici independenți și autonomi. Libera inițiativă, care este motorul și domensiunea economiei de piață, acționează în contextul generalizării treptate a relațiilor specifice economiei de piață între toți agenții economici și se manifestă anumitor interese economice.
Cunoașterea condițiilor economice și financiare, în raport cu cerințele și legitățile pieței în care se derulează activitatea agențiilor economici, previne situațiile de încetare a plăților și de faliment, asigură profitul. Cunoașterea situației patrimoniului, a capacității acestuia de a genera profit, a solvenței comerciale ori de faliment în care se pot afla agenții economici, la un moment dat, este asigurata cu ajutorul atât al contabilității reale,operative și științific organizate, cât și al controlului financiar, organizat și exercitat în mod exigent și competent.În acest context, controlul este la nivel micro și macro, o funcție eficentă și necesară conducerii.
Conducerea este un proces de cunoaștere, acțiune și perfecținare, un raport social între factorii de conducere și cei conduși. Conducere înseamnă prevedere, organizare, comandă, coordonare și control.
Controlul este o funcție a conducerii care asigură cunoașterea și perfecționarea modului de gestionare a patrimoniului și de orientare, organizare și desfășurare a activității de producție și desfacere.
Cunoașterea, de către factorii interesanți,a acestor obiective în condiții de legalitate și liberă inițiativă, este o cerință esențială a conducerii pe baza criteriilor de profit. Informația de calitate, reală și operativă a situației economice și finanaciare și a evoluției acesteia previne riscurile, deficiențele, lipsurile, în general, ineficiența și asigură libera inițiativă economică în condiții de concurență loială.
În condițiile economiei de piață, controlul , ca formă de cunoaștere, are în vedere, în principiu trei poziții de interese economico-financiare:
interesele agențiilor economici bazate pe profit – sistemul contabil și controlul dependent de conducerea agenților economici
interesele terților agenților economici – controlul de certificare a situației patrimoniale și financiare a agentului economic, prin care se asigurărelații comerciale bazate pe încredere, certitudine patrimonială
interesele statului – controlul independent
Prin control, conducerea își asigură informarea dinamică, reală, preventivă, care ridică valoarea concluziilor. Controlul nu se rezumă să constate manifestarea neajunsurilor, nu este numai concomitent și ulterior, ci, în primul rând, este bazat pe previziunea desfășurării activității, a posibilităților apariției deficiențelor și anomaliilor. Pentru obținerea profitului maxime pe lângă evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele și normele stabilite, controlul contribuie și la prevenirea tendințelor și fenomenelor care necesită decizii de corecție.
În raport cu interesele economico-financiare ale agențiilor economici și ale statului, controlul îndeplinește funcția de cunoaștere-evaluare a realității economico-financiare, a rezultatelor financiare. Prin această funcție se apreciază și se stabilesc, în condiții de realitate și legalitate, deficiențele, abaterile, orientările în care își au izvorul factorii a căror acțiune tinde spre rezultate negative, spre ineficiență economică.
În statele cu economie de piață, bazate pe proprietatea privată și cu o independență a agenților economici, rolul principal revine controlului intern, propriu al acestora.
Controlul este o necesitate obiectivă și subiectivă, dar nu este un scop, ci un mijloc de prefecționare a activității executive, inclusiv a procesului de conducere a acesteia.
Controlul este un factor care contribuie la menținerea activității în situația normală, la soluționarea cu inteligență și competență a problemelor privind dezvoltarea și modernizarea economică, în condiții de eficiență reală. Controlul urmărește, în principal, funcționarea unităților de producție al capacitate normală, chiar maximă, cu adevărat pe criterii de eficiență și rentabilitate.
Controlul, ca funcție a managementului, constă din ansamblul de activități prin care se verifică performanțele realizate de întreprindere sau de diferitele compartimente ale ei la un moment dat, în comparație cu obiectivele prevăzute, în scopul intervenției prompte în cazul apariției unor eventuale anomalii sau neajunsuri în realizarea acestora. Controlul descoperă elemente de progres și contribuie la aplicarea celor mai moderne metode de organizare și conducere, a experiențelor pozitive, iar prin studiile efectuate lărgește orizontul de informare și prospectare în legătură cu rentabilitatea activității economico-sociale.
1.2.Conceptul de control financiar
Controlul, ca funcție a conducerii, asigură cunoașterea și perfecționarea modului de gestionare a patrimonului, precum și orientarea, organizarea și desfășurarea activității economice specifice fiecărui agent economic.
Controlul este verificarea permanentă, periodică sau inopinată, făcută într-un domeniu, cu scopul de a cunoaște realitatea și modul cum se desfășoară activitatea în domeniul respectiv, spre a întâmpina sau lichida eventualele lipsuri sau de a îmbunătății activitatea.
Exactitatea, realitatea și corectitudinea informațiilor despre situația patrimonială și financiară a agenților economici depind în mare măsură de controlul financiar.
Activitatea de control financiar își propune compararea și stabilirea diferențelor între previziuni și realizări exprimate în echilibrul financiar și rentabilitate, să stabilească diagnosticul nerealizărilor financiare care afectează întreprinderea, măsurile susceptibile de a fi aplicate pentru înlăturarea disfuncționalităților observate și pentru redresarea situației financiare și chiar de a revizui previziunile și obiectivele care n-au fost corect dimensionate.
Organizarea controlului vizează toate compartimentele întreprinderii, de la cele mai simple structuri , pâna la nivelul sistemului global. Se poate spune ca el constituie unul din elementele de legătură dintre compartimentele oricărui sistem de producție, contribuind la menținerea echilibrului și armoniei.
Sursele de informații pentru controlul financiar sunt oferite în primul rând de către contabilitate; alte surse de informații sunt: informații statistice, situații lunare.
Caracteristica cea mai importantă a controlului financiar constă în aceea că faptele sunt apreciate în funcție de respectarea regulilor, normelor. Controlul stabilește stări, fapte, compară constatările cu reglementări , legi în vigoare, și în final apreciază rezultatele obținute prin comparările efectuate.
Controlul asigură perfecționarea activității și creșterea profitului în condiții de concurență liberă și loială. Ca formă de cunoaștere este lipsit de sens dacă nu se manifestă și ca formă de perfecționare a modului de gestionare a patrimoniului și de organizare și conducere a activității agentului economic. Pe această linie controlul are ca direcții esențiale:
-organizarea mai bună a muncii
-întărirea ordinii și disciplinei în organizarea și desfășurarea activității economice, a disciplinei tehnologice
-gospodărirea mai eficientă a mijloacelor de muncă, materiale și financiare
-descoperirea operațiilor nereale, neeconomice și nelegale
-preîntâmpinarea apariției deficiențelor, neregulilor și pagubelor
-recuperarea abaterilor constatate și perfecționarea activității viitoare
Având la bază aceste considerente, se urmărește prezentarea controlului, în cadrul activităților desfășurate de agentul economic- firma, existent în economia românească în contextul legislației existente în domeniu.
Astfel, controlul este:
o analiză permanentă sau periodică a unei activități a unei situații pentru a urmări mersul și a lua măsuri de îmbunătățire;
o supraveghere continuă, morală sau materială, stăpânirea unei activități unei situații;
o verificare, o inspecție atentă a corectitudinii unui act, o acțiune de supraveghere a cuiva, o examinare minuțioasă sau puterea de a conduce, un instrument de reglementarea unui mecanism, a unui proces;
funcție a conducerii, instrument de conducere, mijloc de cunoaștere a realității și de corectare a erorilor;
procesul prin care se verifică și se măsoară realizarea calitativă și cantitativă a performanțelor, a sarcinilor sau lucrărilor, pe care le compară cu obiectivele programate și indică măsurile de corecție;
o componentă intrinsecă a managementului;
o activitate umană, autonomă și specifică, care servește atât conducerii agentului economic și partenerilor acestuia, cât și autorităților publice.
1.3.Obiectivele controlului financiar
Controlul financiar ceretează viața economică la nivel micro și macroeconomic, privită prin prisma corectitudinii operațiilor, dar și a eficienței cu care sunt gospodărite, utilizate și cheltuite resursele materiale, financiare și umane. Gradul de dezvoltare economico-socială, diversitatea de activități și relațiile ce se stabilesc între acestea definesc conținutul controlului care cuprinde în obiectul său de activitate: modul de aplicare și îndeplinire a directivelor stabilite, prevenire și înlăturarea aspectelor negative și consolidarea celor pozitive, astfel încât, în condițiile liberei inițiative, să se asigure creșterea profitului.
Obiectul controlului financiar constă în examinarea modului în care se realizează sau s-a realizat programul fixat anticipat și a modului cum se respectă principiile stabilite, cu scopul de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficiențele pentru a le remedia și evita în viitor.
Controlul financiar cuprinde în sfera sa:
procesul de administrare și gestionare a patrimoniului;
relațiile, fenomenele și procesele financiare;
rezultatele activității economico-sociale;
momentele, unitățile și locurile unde se gospodăresc valorile materiale și bănești.
Principalele caracteristici ale controlului financiar sunt:
-este o activitate conștientă, bine organizată;
-întotdeauna urmărește, verifică respectarea unor reglementări, legi, ordonanțe;
-are scopul de a formula o anumită opinie asupra activității (unității) controlate și ameliorarea, prin aceasta, a procesului de muncă;
-cel care efectuează controlul stabilește deficiențele, abaterile, dar elaborează propuneri pentru corectarea acestora;
-sistemul de control este exhaustiv, în sensul că sunt supuse controlului toate resursele, operațiunile unitățile controlate.
Sarcinile controlului financiar, în cadrul unei unități economice, se concretizează în următoarele:
-verificarea îndeplinirii legilor, hotărârilor organelor legislative și executive elaborate;
-verificarea respectării normelor cu privire la constituirea și utilizarea fondurilor la agenții economici;
-asigurarea disciplinei în cadrul unității, depistarea lipsurilor, abaterilor și evitarea deficiențelor, erorilor;
-descoperirea utilizării inegale, neraționale și inoportune a fondurilor proprii, atrase și împrumutate, trăgând la răspundere pe cei vinovați;
-descrierea clară a constatărilor pentru a asigura luarea unor decizii corecte;
-prevenirea apariției erorilor în mod repetat;
-controlarea modului în care este organizată și condusă contabilitatea și evidența operativă a agenților economici;
Controlul financiar are anumite limite:
-controlul financiar în sine nu poate garanta funcționarea perfectă a administrației, corectitudinea întocmirii proceselor verbale, completitudinea constatărilor, concluziilor;
-controlul financiar nu poate împiedica confruntările în cadrul unității, mai ales cu persoanele aflate în poziții de conducere;
-nu este asigurată întotdeauna independența controlului financiar (de gestiune), și obiectivitatea constatărilor.
Pornind de la limitele controlului financiar, poate fimitele controlului financiar, poate fi formulată teoria după care procesul controlului financiar devine eficient atunci când este sprijinit de mediul extern și intern al unității controlate, și managementul îl consideră ca mijloc pentru utilizarea eficientă a resurselor materiale, financiare și umane, pentru ameliorarea și perfecționarea procesului de muncă, a activității desfășurate.
Specificitatea funcționării controlului financiar constă în faptul că el trebuie:
-să exercite în mod curent,
-să fie operativ,
-să aibe un caracter preventiv,
-să se desfășoare imediat după adoptarea hotărârilor și deciziilor.
La nivelul întreprinderilor, controlul urmărește modul în care se realizează funcția de producere a bunurilor materiale sau de prestări de servicii, executări de lucrări sub prisma unei eficiențe economice ridicate.
Controlul financiar cuprinde următoarele obiective concrete derivând din funcția de repartiție și din aceea de control a finanțelor:
Controlul modului de utilizare a resurselor publice sau private alocate pentru anumite destinații
Controlul modului de gestionare a patrimoniului public și privat, urmârind păstrarea integrității acestuia
Controlul modului de utilizare a resurselor interne și externe de creditare, precum și situația garanțiilor pentru creditele acordate
Modul de constituire și utilizare a fondurilor cu destinație specială , inclusiv a fondurilor de tezaur, precum și a fondurilor diferitelor organisme de asigurări
Exercitarea oricărei forme de control presupune, pe de o parte, un ansamblu de condiții, fără de care el nu se poate înfăptui, iar pe de altă parte, calitatea acestor condiții, care influențează direct eficiența acțiunii controlului. Aceste condiții sunt:
existența sistemului legislativ- normativ;
organizarea controlului.
Existența sistemului legislativ-normativ:
Prin sistemul legislativ-normativ se înțeleg:
legile și hotărârile de Guvern;
instrucțiunile și normele metodologice emise în aplicarea legilor și hotărârilor de guvern, de către ministerele în domeniu;
ordinele date de ministere, fiecare în domeniul său de activitate;
regulamentele de ordine interioară și regulamentele de organizare și funcționare ale unităților;
normele și deciziile date de conducerile agenților economici în probleme ce interesează activitatea acestora.
Sistemul legislativ-normativ condiționează efectuarea controlului, fără existența acestuia, controlul devine subiectiv și arbitrar, ajungând în situația de a-și impune propriile sale opinii, în apreciarea situațiilor constatate în teren, și nu prevederilor legale în vigoare, într-un domeniu sau altul.
Prevederile cuprinse în sistemul legislativ-normativ, pentru a fi corect aplicate de executanți și riguros verificate de control, trebuie să îndeplinească o serie de condiții, astfel:
să fie clare, precise și explicit formulate
să nu dea naștere la interpretări și confuzii
să cuprindă soluții viabile, verificate în practicăsă cuprindă termene realiste de aplicare a măsurilor prevăzute
să nu aibe termene retroactive de executare a unor măsuri și soluții
soluțiile tehnice cuprinse în reglementări, mai ales în domeniul economico-financiar și fiscal, să aibe o stabilitate relativă, desele modificări, influentând negativ, atât aplicarea, cât și controlul respectării lor.
Organizarea controlului
Orice activitate de control, pentru a-și atinge sopul, trebuie să aibe un cadru organizatoric bine definit, pentru a nu da naștere la confuzii, abuzuri, măsuri arbitrare.
Cadru organizatoric al controlului presupune:
a) Stabilirea obiectivelor controlului, adică:
unitățile și activitățile supuse controlului
operațiile supuse controlului
scopurile urmărite la control
b) Structura organizatorică a controlului, adică:
denumirea instituțiilor de control, dacă controlul se exercită din afara unităților
denumirea compartimentelor, dacă controlul se exercită din interiorul unităților
stabilirea organelor de conducere și a funcțiilor personalului de control.
c) Precizarea drepturilor organelor de control, cum ar fi aceea de a bloca cheltuirea unor fonduri, de a suspenda aplicarea unor măsuri, de a sancționa persoanele vinovate de abateri sau de aplicare a unor măsuri, în vederea îmbunătățirii activității.
d) Stabilirea obligațiilor celor verificați față de control, cum de exemplu ar fi punerea la dispoziția controlului a evidențelor și documentelor, darea de explicații, verbale sau scrise și altele de acest gen.
Rezultă, deci că organizarea oricărei activități de control, trebuie să fie legiferată, pentru a da autoritatea necesară controlului, iar pe de altă parte, pentru a evita abuzul de putere pe care îl are acesta.
Personalul care exercită controlul
Ceea ce este important în procesul încadrării personalului, o constituie cunoașterea calităților personale, raportate la cele specifice muncii de control. Calitățile specifice muncii de control, ce trebuie să le îndeplinească cei ce solicită o asemenea muncă sunt:
principialitate, obiectivitate și imparțialitate în relațiile cu alte persoane;
receptivitate față de nou;
putere de judecată în aprecierea situațiilor de fapt;
bun organizator al muncii proprii
capacitate de analiză și previziune a fenomenelor economico-financiare
răbdare, tenacitate și pasiune în activitatea profesională;
inițiativă și disciplină în muncă;
conștiinciozitate și perseverență în îndeplinirea sarcinilor;
exigență și fermitate în aplicarea legilor și păstrarea secretului profesional;
memorie și imaginație;
tact și discreție.
Modalitățile practice, pentru verificarea îndeplinirii condițiilor cu caracter general și a calităților personale specifice muncii de control, se pot realiza cu ocazia examenelor și concursurilor, prin organizarea de teste și alte forme de verificare a cunoștiințelor și aptitudinilor și, desigur, în procesul muncii, prin urmărirea sistematică a rezultatelor obținute în munca de control.
1.4.Funcțiile și formele controlului financiar
Ca funcție a managementului, controlul financiar asigură realizarea unor funcții specifice, care rezidă din înseși conținutul și natura sa. Acestea sunt :
-funcția de prevenire și de perfecționare – se materializează în preîntâmpinarea producerii unor deficiențe sau pagube în desfășurarea activităților economico-financiare, ceea ce presupune perfecționarea acestora. Controlul are menirea de a orienta munca spre obiective majore, într-o ordine de priorități raționale și de perspectivă.
-funcția de constatare și de corectare – se urmărește modul în care se iau deciziile conducerii referitoare la funcționarea agentului economic și se asigură respectare și apărarea intereselor acestuia
-funcția de cunoaștere și evaluare – a situației existente la u moment dat, a rezultatelor obținute la sfârșitul perioadei de gestiune, a modului de desfășurare a activității în condiții de normalitate, legalitate și eficiență.
-funcția educativă și stimulativă – a tuturor participanților la realizarea procesului de management
Prin aceste funcții, controlul contribuie la menținerea agenților economici în cadrul programat anticipat, printr-un reglaj optim asupra activității economico-financiare, efectuat prin depistarea abaterilor, a proporțiilor lor și înlăturarea consecințelor , realizând funcția de reglare a sistemului.
Corespunzător sferei de cuprindere și a modalitățiilor de realizare, controlul la nivelul întreprinderii este de două tipuri:
control participativ – derivă din caracterul participativ al conducerii moderne a întreprinderii. El se realizează de către organele participative de conducere (adunarea generală a acționarilor, consiliu de administrație, etc) și vizează probleme mari ale activității întreprinderii. Obiectivul controlului participativ este acela de a contribui la asigurarea funcționării ireproșabile a subunității în ansamblu ei.
control ierarhic specializat – se realizează prin forme distincte specializate de control în interiorul întreprinderilor, formele acestui control fiind: control ierarhic, control financiar, control bugetar, control tehnic
Activitățile de control ale acestor forme, la nivel de întreprindere, se corelează organic între ele, și la rândul lor, cu controlul participativ, realizându-se un control global asupra activității întreprinderii efectuat de către întreprindere.
După apartenența organului de control:
Control propriu: prospectiv, strategic, preventiv, concomitent, ulterior
Control exterior: al structurilor din care face parte firma, al statului, al băncilor
După scopul controlului: control de conformitate, control de învățare, de adaptare, compensator, de îndreptare și recuperarea pagubelelor
După modul de execuție:
control direct
control indirect
control încrucișat
După orientarea controlului:
control tematic
control nedirijat
În funcție de interesele economico-financiare pentru care este exercitat, controlul financiar poate fi:
Control financiar propriu – sub forma controlului financiar preventiv și ulterior sau de gestiune
Control financiar al statului – exercitat de Ministerul Finanțelor Publice
Control financiar suprem – exercitat de Curtea de Conturi
În funcție de nivelurile organizaționale la care se desfășoară:
control strategic (la vârf)
control tactic (la nivel mediu
control operațional ( la bază)
După criteriul momentului în care se exercită controlul financiar:
Preventiv sau anticipat – care se realizează înaintea derulării proceselor economico-financiare, cu scopul de a preîntâmpina eventualele deficiențe, abateri , lipsuri;
Concomitent sau operativ-curent – care asigură cunoașterea operativă a modului în care se îndeplinesc sarcinile și se gestionează patrimoniul, el cuprinzând operațiile în momentul efectuării lor
Ulterior – se exercită după desfășurarea proceselor economico-financiare
Între aceste trei forme de control există o relație de intercondiționare. Ele pot fi utile și pot contribui la creșterea eficacității controlului.
În funcție de poziția organului de control fața de unitatea controlată, putem avea următoarele forme:
Control financiar propriu – care poate fi:
– preventiv
– concomitent
– ulterior
Control finaciar exterior – care poate fi:
al structurilor din care face parte unitatea
al statului:
control financiar al puterii executive
control financiar al puterii legislative
– al altor organe de control cu atribuții de control financiar
Controlul financiar este definit ca fiind o funcție a managementului firmei și în această calitate el reprezintă ansamblul proceselor prin care performanțele firmei, subsistemelor și componentelor acesteia sunt măsurate și comparate cu obiectivele și standardele stabilite inițial, în vederea eliminării deficiențelor constatate și integrării abaterilor pozitive. Deci, controlul financiar are drept scop descoperirea abaterilor, deficiențelor, lipsurilor prin compararea situației inițiale, a obiectivelor stabilite, cu realitatea obiectivă după derularea proceselor economice și financiare, și luarea sau propunerea de măsuri pentru eliminarea acestora.
În această calitate, el contribuie la perfecționarea managementului atât la nivel micro, cât și la nivel macroeconomic.
CAPITOLUL II
ORGANIZAREA CONTROLULUI FINANCIAR LA
S.C. SIDERURGICA S.A
Controlul financiar este reglementat prin Legea nr. 30/22.03.1991, publicată în Monitorul Oficial nr.64/1991.
Controlul financiar propriu se organizează și funcționează la ministere, departamente, alte organe centrale de stat, regii autonome, societăți comerciale, instituții bugetare și organe locale ale administrației publice.
Regiile autonome, societățile comerciale, asociațiile și alte persoane juridice cu activități economico-sociale își organizează controlul financiar propriu, potrivit legii, precum și prevederilor din statutele proprii.
Controlul financiar propriu se organizează și se exercită sub forma controlului financiar preventiv, controlului ierarhic operativ curent și a controlului financiar de gestiune.
Controlul financiar preventiv urmărește să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale în vigoare și producerea de pagube și se exercită asupra documentelor care conțin operațiile de utilizare a fondurilor sau din care derivă drepturi și obligații patrimoniale.
Controlul ierarhic operativ curent ca formă de control urmărește ca prin fiecare persoană cu funcție de conducere este obligată să verifice permanent activitatea compartimentelor sau a persoanelelor din subordine.
Controlul financiar de gestiune verifică respectarea dispozițiilor legale privitoare la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești, pe baza documentelor înregistrate în contabilitate și a documentelor din evidența tehnico-operativă.
Persoanele împuternicite să exercite controlul financiar propriu trebuie să aibă pregătirea economică și experiența necesară, să îndeplinească condițiile de corectitudine.
Nu pot fi împuternicite să exercite controlul financiar preventiv și controlul financiar de gestiune persoanele aflate în curs de urmărire penală, de judecată sau care au fost condamnate, chiar dacă au fost grațiate, pentru fapte privitoare la abuz în serviciu, fals, uz de fals, înșelăciune, dare sau luare de mită și alte infracțiuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice.
2.1.Organizarea controlul financiar preventiv
Este o formă a controlului financiar propriu, reglementat prin H.G. 720/10.10.1991, publicată în Monitorul Oficial nr. 75/1992 și prin Ordonanța Ministerului Finanțelor nr.63943/1991.
Controlul financiar preventiv se organizează la ordonatorii de credite principali, secundari și terțiari, precum și de directorii generali ai regiilor autonome, prin compartimentul financiar-contabil și se execută de către șeful acestui compartiment. În funcție de volumul operațiilor ce se supun controlului financiar preventiv, conducătorul unității, la propunerea contabilului șef sau a persoanei care conduce activitatea financiar-contabilă, poate împuternicii și alte persoane din acest compartiment, care să exercite controlul preventiv, dar care, de regulă, nu participă la întocmirea și contabilizarea documentelor controlate. Împuternicirea se face pe bază de ordin sau de decizie, după caz, a conducătorului unității, în care se vor stabili corect operațiunile asupra cărora se exercită controlul financiar preventiv, condițiile și perioada în care își desfășoară această activitate.
Se supun controlului financiar preventiv documentele ce cuprind operațiile ce se referă la drepturile și obligațiile patrimoniale ale unității, în faza de angajare și de plată, în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice. Se supun obligatoriu controlului financiar preventiv următoarele operațiuni:
a)încheierea contractelor cu partenerii interni și externi;
b)încasările și plățile în lei și în valută de orice natură, efectuate în numerar și prin operațiuni bancare, cu persoane fizice sau juridice;
c)trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau a capitalului social;
d)gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor, subunităților sau unităților componente;
e)deschiderile de credite bugetare, repartizările de credite bugetare la instituțiile din subordine și alimentările cu sume din alocațiile bugetare pentru finanțarea cheltuielilor de capital;
f)virările de credite în cadrul capitolelor de cheltuieli;
g)modificarea repartizării pe trimestre a veniturilor și cheltuielilor bugetare.
Exercitarea controlului financiar preventiv. Documentele, însoțite de acte justificative, se prezintă la controlul financiar preventiv semnate de șeful compartimentului de specialitate în care s-au întocmit și care răspunde de realitatea și exactitatea datelor și legalitatea operațiilor consemnate în acestea.
Documentele referitoare la operațiile supuse controlului financiar preventiv și care nu au fost vizate nu pot fi înregistrate în contabilitate. Ele vor fi evidențiale separat. De asemenea, se va întocmi o evidență separată a documentelor vizate pentru control financiar preventiv din dispozitia conducătorului unității.
Viza de control financiar preventiv se dă prin înscrierea mențiunii “vizat control financiar preventiv” sub semnătura celui care a efectuat controlul și cu menționarea datei. Acordarea vizei de control financiar preventiv nu reprezintă o operație singulară care începe și se termină cu o simplă semnătură, aceasta fiind precedată de alte operații de documentare, constând în analiza și verificarea prealabilă a fenomenelor. Prin acordarea vizei de control financiar preventiv se produc mai multe efecte de natură juridico-patrimonială, cum ar fi:
– operațiile respective pot fi angajate sau pot fi executate;
– operațiile în cauză pot fi înregistrate în contabilitate;
– persoanele care au întocmit sau au vizat documentele își angajează propria răspundere pentru conformitatea operațiilor respective.
În situația în care documentele prezentate pentru viză conțin operațiuni care nu sunt legale, necesare, oportune economicoase, împuternicitul cu acordarea vizei are obligația de a refuza motivat, în scris, vizarea documentelor.
Viza de control financiar preventiv se refuză după o verificare atentă, după consultarea prealabilă a conducătorilor de specialitate cu specialiști, în funcție de situație.
În situația în care conducătorul compartimentului financiar contabil sau înlocuitorul acestuia refuză acordarea vizei, dar conducătorul compartimentului de specialitate insistă în continuare pentru efectuarea operațiunii, contabilul șef are obligația să sesizeze în scris pe conducătorul unității. Conducătorul unității, analizând documentele refuzate la viză și referatul contabilului șef, prin care se motivează refuzul, are posibilitatea, fie să confirme refuzul – situație în care operația respectivă nu va mai avea loc, fie să dispună în scris pe propria răspundere efectuarea operațiunii în cauză. Într-o asemenea situație, șeful compartimentului financiar-contabil este obligat să informeze în scris atât Consiliul de Administrație, cât și Direcția Generală a Finanțelor Publice și Controlului Financiar de Stat.
Persoanele care exercită controlul financiar preventiv răspund pentru realitatea, exactitatea, legalitatea datelor precum și de eficiența operațiilor cuprinse în documentele vizate.
2.2. Organizarea controlului ierarhic operativ curent
Formă a controlului financiar propriu, are următoarele carecteristici principale:
– are un caracter ierarhic
– are un caracter operativ
– are un caracter curent
– are un caracter de îndrumare și sprijin
Sfera de exercitare a ierarhic operativ curent. Activitățiile și obiectivele acestei forme a controlului sunt:
recepția și autorecepția bunurilor
depozitarea, conservarea și manipularea mijloacelor materiale, lichidarea stocurilor
efectuarea inventarierilor periodice a stocurilor
efectuarea încasărilor și plăților în numerar și alte valori
îndeplinirea condițiilor legale privind încadrarea gestiunii, constituirea garanțiilor și reținerea ratelor
organizarea evidenței tehnico-operative
organizarea contabilității și efectuarea corectă și la zi a operațiilor contabile
păstrarea, manipularea și folosirea formularelor cu regim special
exercitarea controlului financiar preventiv
Organizarea controlului ierarhic operativ curent. Se stabilește pentru managerii fiecărei trepte organizatorice, cu următoarele obligații:
să se organizeze un control direct
să controleze inopinant
să stabilească fiecare persoană cu funcții de conducere atribuții de control
Este considerată o obligație legală a managerilor, directorilor unităților patrimoniale necesitatea soluționării următoarelor probleme:
elaborarea organigramei managerilor cărora le revine acest control
delimitarea pe baza organigramei a nivelului și a sferei de activitate ce revine fiecărui manager
delegarea atribuților de control
precizarea frecvenței și gradul de adâncire a controlului
stabilirea obiectivelor de control pentru fiecare activitate supusă controlului
stabilirea tehnicilor și metodelor de exercitare a controlului
Norma internă care reglementeză organizarea și exercitarea controlului ierarhic operativ curent e decizia conducerii prin care se stabilesc persoanele abilitate cu sarcina de control, activitățiile și obiectivele care urmează a fi controlate, normele legale care reglementează
activitatea, perioada obligatorie de exercitare a controlului, modalitatea de exercitare, răspunsuri și sancțiuni.
Principalele modalități pentru exercitarea controlului ierarhic operativ curent sunt:
inspectarea sau observarea personală
discuții directe între manageri și subordonați
utilizarea de către manageri a datelor furnizate de sistemul informațional a firmei
folosirea mijloacelor moderne de urmărire a realizării sarcinilor
2.3.Organizarea controlul financiar de gestiune
Organizarea controlului financiar de gestiune. Controlul financiar de gestiune este o formă a controlului financiar propriu, reglementat prin H.G. 720/10.10.1991, publicată în Monitorul Oficial nr. 75/1992 și prin Ordonanța Ministerului Finanțelor nr.63943/1991.
Controlul financiar de gestiune se efectuează de către salariați cu studii economice superioare sau medii în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați în compartimentul de control cu aprobarea conducerii unității respective, cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele și în condițiile stabilite de lege. Persoanele împuternicite să exercite controlul financiar de gestiune trebuie să îndeplinească aceleași condiții cerute de lege pentru persoanele împuternicite să exercite controlul financiar preventiv.
Scopul controlului financiar de gestiune este de a menține unitatea sub control, în sensul de a aplica strategiile de control pentru realizarea obiectivelor sale. Controlul de gestiune este o activitate de planificare și control care funcționează într-un organism. Diferența esențială dintre planificarea strategică și controlul de gestiune constă în faptul că, procesul de planificare nu este sistematizat și se efectuează de către directorul general, față de controlul de gestiune care este un proces sistematic, efectuat de un controlor sau o echipă de control.
Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale respectarea normelor legale cu privire la:
– existența, integritatea, păstrarea, paza bunurilor și valorilor de orice fel și deținute cu orice preț;
– utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și casarea de bunuri;
– efectuarea, în numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților, în lei și valută, de orice natură, inclusiv a salariilor și a reținerilor din acestea precum și a altor obligații;
– întocmirea și circulația documentelor primare, documentelor tehnic-operative și contabile.
Organizarea muncii de control se desfășoară pe următoarele etape:
a)Informarea, documentarea, pregătirea și organizarea muncii de control. Presupune obținerea datelor despre obiectivele controlului, detalierea lor, stabilirea deficiențelor vizate, studiul dispozițiilor legale și altor documente necesare stabilirii unei imagini a obiectivelor de control și natura eventualelor abateri. Mai presupune conturarea grafică a problemelor asupra cărora trebuie orientat controlul, având în vedere cine a dispus controlul și cui îi sunt destinate concluziile controlului.
b)Controlul propriu-zis – această etapă presupune aplicarea de procedee și tehnici adecvate de exercitare a controlului.
c)Gruparea, sistematizarea și definitivarea constatărilor în vederea întocmirii procesului-verbal.
d)Definitivarea constatărilor în urma discutării cu cei răspunzători pentru abateri, reexaminarea obiecțiunilor.
e)Redactarea actelor de control, fundamentarea constatărilor, concluziilor și propunerilor. În această etapă se va avea în vedere:
-redactarea constatărilor cu toate elementele prevăzute de metodologia legală: fapta incriminanată și consecințe, dispoziția încălcată, persoana răspunzătoare, documente probatorii
-măsurile luate operativ în timpul controlului sau care se vor lua în continuare
Controlul financiar de gestiune se efectuează cel puțin o dată pe an. În cazul unor gestiuni materiale reduse ca volum, la nivelul instituțiilor în care se organizează controlul financiar de gestiune se poate aproba ca acestea să fie controlate la o perioadă mai mare de un an, dar nu mai târziu de o dată la doi ani,
Controlul se efectuează în totalitate sau prin sondaj, în raport cu volumul, valoarea și natura bunurilor, posibilitățile de sustrageri, condițiile de păstrare și gestionare, precum și de frecvența abaterilor constatate anterior, cuprinzându-se un număr reprezentativ de repere și documente, care să permită tragerea unor concluzii temeinice asupra respectării actelor normative din domeniul financiar, contabil și gestionar.
Activitatea de control se desfășoară pe baza programele de lucru semestriale întocmite de șeful compartimentului de control financiar de gestiune, aprobate de conducătorul în subordinea căruia se află compartimentul.
În acest program se vor nominaliza gestiunile și activitățile ce urmează a fi controlate, perioada supusă controlului și cea stabilită pentru efectuarea controlului, ca și organele care efectuează controlul.
Valorificarea constatărilor controlului financiar de gestiune. Organele de control vor consemna constatările în acte de control bilaterale (procese verbale sau note de constatare) pe baza propriilor verificări, cu indicarea prevederilor legale încălcate și stabilirea exactă a consecințelor economice, financiare, patrimoniale, a persoanelor vinovate, precum și măsurile luate în timpul controlului și cele stabilite a se lua în continuare. Șeful compartimentului de control financiar de gestiune, pe baza actelor de control întocmite prezintă conducerii unității în care funcționează, concluziile controlului efectuat împreună cu măsurile ce se propun a fi luate în
continuare în vederea înlăturării abaterilor și tragerii la răspundere a celor care au săvârșit neregulile, au produs pagube sau au comis infracțiuni.
Conducătorul unității are obligația sa ia măsuri pentru aplicarea măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor și înaintarea către procuratură a actelor cuprinzând fapte prevăzute de legea penală. Neluarea măsurilor angajează propria răspundere a conducătorului unității. În cazul în care conducătorul unității nu ia măsurile respective, șeful compartimentului control financiar de gestiune sesizează de îndată, în scris, Consiliul de Administrație al unității în care funcționează, iar în cazurile privind recuperarea pagubelor, va fi sesizată și Direcția Generală a Finanțelor Publice din județ care, în funcție de situația concretă, dispun măsurile ce se impun.
Obligațiile salariaților, față de controlul financiar de gestiune. În reglementare se prevăd următoarele obligații ale salariaților din unități:
-să pună la dispoziția organelor de control, registrele și evidențele;
-să prezinte la verificare, toate valorile unității;
-să elibereze, la cererea organelor de control, documente în original cu lăsarea unor copii certificate de către organele de control;
-să dea, la cererea organelor de control, explicații verbale și scrise;
-să semneze procesele verbale de control, cu sau fără obiecțiuni, și să ia măsurile înscrise în acestea;
-să dea sprijin controlului, creând condiții pentru buna desfășurare a acestuia.
Răpunderea organelor controlului financiar de gestiune. Aceste organe răspund, potrivit reglementărilor legale, contravențional sau penal, în situația în care:
nu efectuează controlul, potrivit programului aprobat;
înscriu în actele de control date sau fapte inexacte;
lucrează cu superficialitate și nu semnează încălcările de la lege;
dispun măsuri care, prin aplicarea lor, produc pagube;
nu întocmesc și nu înaintează directorului actele de control încheiate;
nu iau sau nu propun măsuri pentru înlăturarea sau prevenirea abaterilor;
nu îndeplinesc sau îndeplinesc defectuos, sarcinile ce le revin, din Normele elaborate de Ministerul Finanțelor nr. 63.943/1991.
Procesul de control financiar nu se încheie cu prezentarea stărilor constatate, cu atragerea concluziilor.
Persoana sau echipa care efectuează controlul trebuie să se asigure, ulterior, dacă unitatea care a fost supusă controlului financiar, și-a utilizat măsurile corective propuse.
Controlul financiar ulterior (sau postoperativ) se exercită după desfășurarea operațiilor cu privire la gestiunea patrimoniului și are ca obiective existența și utilizarea rațională a patrimoniului, aplicarea legislației cu caracter financiar, efectuarea cheltuielilor și realizarea veniturilor.
Procesul de control financiar nu trebuie să se finalizeze, neapărat, cu un control ulterior, numai în cazul în care echipa de control constată probleme importante de rezolvat. Controlul ulterior nu se concretizează în repetarea completă a procesului de verificare, ci în obținerea informațiilor legate de aplicarea corectă a măsurilor propuse pentru recuperarea pagubelor, sancționarea persoanelor vinovate, înaintarea la parchet a actelor de control care susțin constatări de natură infracțională. De aceea, această formă de control se derulează într-un interval de timp foarte scurt.
CAPITOLUL III
METODOLOGIA DE EXERCITARE A CONTROLULUI FINANCIAR
Metodologia controlului financiar este constituită din ansamblul proceselor, instrumentelor și mijloacelor utilizate pentru realizarea obiectului controlului.
Elementele metodologice pregătitoare ale controlului vizează orientarea, planificarea, coordonarea, pregătirea și organizarea controlului economico-financiar.
3.1.Procedee de control financiar
Dintre procedurile și tehnicile de control menționate, S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara utilizează:
– studiul general prealabil
– controlul documentar – contabil
– controlul prin sondaj
– controlul faptic, cu principala sa modalitate de control, inventarierea
– ancheta
3.1.1. Studiul general prealabil
Cunoașterea situației reale a activității ce se controlează trebuie să înceapă cu un studiu general al elementelor esențiale și specifice ale acesteia, după care se orientează munca de control asupra obiectivelor care necesită atenție sporită în vederea remedierii deficiențelor și abaterilor și care are drept surse de informare:
legislația în vigoare privind activitatea în cauză;
procese verbale de control anterioare și măsurile luate în urma valorificării acestora;
dările de seamă contabile și măsurile stabilite pe baza lor, etc
Studiul general prealabil, ca procedeu de control financiar are ca principale obiective:
– sarcinile rezultate din normele în vigoare pentru domeniul respectiv de activitate, a căror cunoaștere asigură orientarea organelor de control asupra
aspectelor ce trebuiesc avute în vedere în activitatea de control;
– orientările, instrucțiunile, competențele și răspunderile în structura internă a unității la care se execută controlul;
– modul de organizare a evidenței tehnico-operative și contabile, ca sursă de informații pentru control;
– situația de fapt existentă cu privire la activitatea ce urmează a se control
3.1.2.Controlul total și prin sondaj
Controlul total cuprinde toate operațiile de control din cadrul obiectivelor stabilite și întreaga perioadă supusă controlului. Datorită volumului mare de muncă și timpului scurt, se utilizează controlul prin sondaj.
Controlul prin sondaj trebuie să cerceteze cele mai reprezentative documente și operații, care să permită obținerea unor concluzii asupra obiectivului controlat.
Eficiența controlului prin sondaj depinde de:
alegerea perioadelor, operațiilor și documentelor ce se controlează care să dea posibilitatea generalizării concluziilor și măsurilor ce se impun. În unele situații rezultatele sondajului impun extinderea controlului asupra tuturor operațiilor;
alegerea reperelor principale, reprezentative în gestiune și proporția operațiilor în cadrul fiecărui reper;
efectuarea de controale asupra operațiilor aflate în curs de desfășurare la data respectivă, cum sunt: consumul efectiv al unor materiale, transportul de materiale și produse; fazele unor lucrări pentru care se întocmesc situații de plată; plăți de salarii, etc
3.1.3.Controlul documentar-contabil
Controlul documentar-contabil este un procedeu prin care se stabilește legalitatea, realitatea și eficiența operațiilor economico-financiare, prin examinarea documentelor primare și centralizatoare, a înregistrărilor în evidența tehnic-operativă și contabilă, a situațiilor contabile și bilanțurilor.
Scopul controlului documentar-contabil este acela de apărare a patrimoniului, respectarea legalității operațiunilor economico-financiare, a disciplinei financiare. De organizarea și conducerea evidenței tehnico-operative și contabile depinde în mare măsură integritatea mijloacelor materiale și bănești existente în patrimoniul unităților.
Controlul documentar-contabil se exercită prin următoarele modalități și tehnici, în mod selectiv și combinat, în funcție de situația concretă controlată:
controlul cronologic – se exercită în ordinea întocmirii, înregistrării și îndosarierii documentelor, este un control simplu, dar distribuie atenția organului de control asupra unui număr mare de operațiuni de diferite feluri. Totodată, controlul financiar duce la îngreunarea studierii succesive și aprofundate a fiecărui fel de operațiuni. Avantajul controlului cronologic este acela ca se exercită cu ușurință însă nu dă posibilitatea să se urmărească de la început până la sfârșit o anumită problemă.
controlul invers cronologic – se exercită de la sfârșitul spre începutul perioadei de control. Metoda se exercită atunci când se dorește să se stabilească momentul când s-a produs abaterea și procesul dezvoltării ei.
controlul sistematic – se procedează la gruparea documentelor pe probleme ( operații de casă, aprovizionare, salarizare, etc ) și apoi la controlul lor. Este o metodă mai eficientă de
examinare a documentelor și înregistrărilor contabile pentru a da posibilitatea urmăririi mai atente a unui obiectiv, putându-se stabili concluzii cu privire la fiecare problemă în parte, eventualitatea omisiunilor fiind mai mică.
controlul reciproc – constă în confruntarea unor documente sau evidențe cu conținut identic însă diferite ca formă pentru aceleași operații sau pentru operații diferite însă legate reciproc (exemplu: documentele de transport cu factura furnizorului; înregistrările din registrul de casă cu cele din extrasul de cont).
controlul încrucișat – constă în confruntarea tuturor exemplarelor unui document existent la unitatea controlată și la alte unități cu care s-au făcut decontări (exemplu: originalul facturii de la client se confruntă cu copia de la furnizor; extrasul de cont primit de la bancă se confruntă cu copia de la bancă; copia chitanței din carnetul chitanțier se confruntă cu originalul aflat la plătitor). De asemenea controlul încrucișat cuprinde și documente sau evidențe diferite, din a căror confruntare se pot observa neconcordanțe;
investigația – modalitate prin care organul de control obține informații din partea personalului a cărui activitate se controlează;
calculul de control – modalitate prin care se verifică exactitatea datelor;
comparația – tehnică prin care se examinează diferite evidențe analitice cu cele din conturile supuse controlului;
analiza și studiul general – tehnică prin care se examinează debitul și creditul unor conturi pentru a se depista înregistrări eronate sau neobișnuite;
controlul indicatorilor bilanțului – modalitate prin care se verifică dacă operațiile au fost înregistrate în contabilitate, corect și în totalitate.
3.1.4.Controlul faptic și analiza economico-financiară
Controlul faptic este procedeul de stabilire reală a existenței mijloacelor materiale și bănești și a desfășurării activității economice și financiare. Acest control se exercită la locul de existență a mijloacelor materiale și bănești și are ca obiectiv determinarea corectă a cantităților și valorilor existente, a stării în care se găsesc.
Inventarierea reprezintă ansamblul operațiilor prin care se constată existența și starea activelor imobilizate și circulante, a creanțelor și obligațiilor unității, precum și a bunurilor deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane fizice sau juridice. Ca modalitate principală de control faptic, inventarierea, trebuie să aibă ca obiect:
constatarea la un anumit moment, a existenței cantitative și calitative a elementelor de activ și pasiv ale unității gestionare;
compararea stocurilor și soldurilor faptice cu cele scriptice și stabilirea eventualelor diferențe.
Inventarierea poate fi făcută total sau prin sondaj, în funcție de natura elementelor contabile și de obiectivele urmărite. Inventarierea de control se realizează frecvent prin sondaj datorită volumului mare de valori ce trebuiesc inventariate. Gradul de precizie al inventarierii prin sondaj se asigură numai prin perfecționarea continuă a tehnicilor de lucru ale unui control
selectiv. Inventarierea prin sondaj nu poate fi generalizată, ea nu se poate aplica la controlul gestiunilor bănești, care trebuie inventariate în totalitate.
Termenele la care se efectuează inventarierea. Potrivit prevederilor legii contabilității, agenții economici, instituțiile publice și celelalte persoane juridice, persoane fizice care au calitatea de comerciant, au obligația să conducă contabilitate proprie și să efectueze inventarierea generală a patrimoniului, cel puțin o dată pe an, pe parcursul funcționării sale, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege.
Pregătirea inventarierii. Acțiunea de inventariere a patrimoniului se declanșează prin emiterea de către conducătorul unității a unei dispoziții scrise, prin care se numește de regulă, o comisie de inventariere. Totodată, se stabilesc termenele de începere și terminare a inventarierii precum și întocmirea procesului verbal de inventariere.
Comisia centrală de inventariere este compusă din persoane cu funcții de răspundere din cadrul principalelor compartimente, având ca principale atribuții instituirea comisiilor, supravegherea modului de efectuare a inventarului și să facă propuneri de evidențiere a diferențelor constatate.
Subcomisia de inventariere este formată cel puțin din două persoane, având misiunea de a efectua inventarierea faptică și de a stabili rezultatele. Aceeași persoană nu poate participa de doua ori consecutiv la inventarierea aceleiași gestiuni.
Acțiuni premergătoare inventarierii propriu-zise:
Înainte de a începe inventarierea, comisia de inventariere este obligată să întreprindă următoarele acțiuni premergătoare:
a).să sigileze locurile unde sunt depozitate bunurile din gestiunea supusă controlului, precum și căile de acces, cu excepția locului în care începe inventarierea;
b).să solicite gestionarului o declarație din care să rezulte:
menționarea tuturor locurilor în care sunt depozitate bunurile din gestiune;
menționarea numărului și datei ultimelor documente de intrare în gestiune și de ieșire din gestiune;
dacă a eliberat sau a primit bunuri din/în gestiune fără documente;
dacă are cunoștință de existența unor plusuri sau minusuri în gestiune;
dacă are alte mențiuni de făcut;
Declarația se dă în fața comisiei de inventariere care o va certifica sub semnatură, cu mențiunea datei.
c).să controleze și să identifice toate locurile în care pot exista bunuri supuse inventarierii;
d).să vizeze toate documentele și evidențele operative din gestiunea respectiva, după ultima operație;
e).să verifice aparatele de masură, dacă sunt în stare de funcționare;
f).să solicite aranjarea și etichetarea bunurilor, care urmează a fi inventariate;
Efectuarea inventarierii:
lnventarierea propriu-zisă se realizează la locurile de păstrare a bunurilor inventariate. Constatările faptice se consemneaza în liste de inventariere, dacă se practică evidența global-valorică, pe total gestiune, ar în cazul evidenței cantitativ-valorice se întocmește și situația comparativă a diferențelor în gestiune.
Listele de inventar de întocmesc separat pe:
-locuri de păstrare și depozitare;
-pe gestionari;
-pentru bunurile care nu aparțin gestiunii inventariate, dar care au fost găsite în cadrul acesteia;
-bunuri care aparțin altor unități, dar care se află în gestiunea inventariată sub diferite forme (custodie, reparații,etc.);
-bunuri necorespunzatoare calitativ;
-bunuri fără mișcare sau cu mișcare lentă;
Bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere, cu indicarea denumirii, codului, unității de măsură, prețului și a mențiunilor calitative. Listele de inventariere se completează cu cerneală, pix, mașină de scris, imprimantă citeț, fără ștersături, adăugări. Eventualele corecturi se certifică de toate persoanele care semnează lista respectivă.
Pe ultima filă a listelor de inventar, gestionarul trebuie sa facă următoarele mențiuni:
toate bunurile inventariate au fost verificate prin numărare, măsurare, cântarire pe teren în prezența mea
se vor menționa eventualele observații pe care le are de făcut și va mai preciza dacă mai are bunuri neinventariate;
Pentru stabilirea unor rezultate reale, inventarierea de control implică și controlul exactității soldurilor scriptice la reperele inventariate, ce se realizează prin controlul documentelor și evidenței privind intrările și ieșirile de valori materiale si bănești.
În urma acestor comparații pot rezulta următoarele situații:
a) stocurile faptice sunt identice cu stocurile scriptice, situație în care nu se constată diferențe la inventar;
b) stocurile faptice sunt mai mici decât stocurile scriptice, situație în care se constată minusuri la inventar;
c) stocurile faptice sunt mai mari decât stocurile scriptice, rezultând plusuri de inventar;
Cauzele diferențelor pot fi multiple și diverse, unele de natura obiectivă ca de exemplu: pierderile naturale acceptate prin lege, distrugeri prin calamități naturale, altele de natură subiectivă produse din vina unor persoane prin degradări, deprecieri, deficiențe în procesul de predare, primire a bunurilor.
Pentru a putea analiza natura și cauzele diferențelor constatate, în funcție de care să se facă propuneri de valorificare în cunoștință de cauză, comisia de inventariere va solicita gestionarului explicații scrise asupra cauzelor care le-au generat.
În urma examinării tuturor elementelor legate de plusurile și minusurile constatate în listele de inventar, comisia va face propuneri pentru regularizarea acestora, cum ar fi:
compensarea minusurilor cu plusurile;
acordarea de perisabilități;
scăderea din contabilitate a minusurilor neimputabile;
înregistrarea plusurilor;
imputarea lipsurilor;
sesizarea organelor de urmărire penală;
Aceste propuneri se înscriu într-un proces-verbal, care se prezintă conducerii unității în termen de trei zile de la încheiere. Conducerea unității, pe baza propunerilor formulate de șeful Compartimentului Financiar – Contabil și a celui Juridic, va dispune în termen de cinci zile asupra modului de soluționare a acestor propuneri.
Diferențele rezultate în urma inventarierii pot fi compensate, dacă sunt întrunite condițiile legale sau dacă diferențele respective se datorează neîntocmirii documentelor legale.
Compensarea poate opera între plusuri și minusuri pentru aceeași perioadă gestionară și la aceeași gestiune. Când se afirmă însă, că plusurile apar în altă gestiune și se face dovada că sunt create prin manipulari greșite ale bonurilor și materialelor aceleași unități, nu se poate respinge apărarea gestionarilor, întrucât în această situație unitatea nu înregistrează paguba.
Această operație nu reprezintă o compensare, ci corectarea unor erori, dacă bunurile și materialele respective există efectiv în alt depozit al unității, datorită unor omisiuni de întocmire a documentelor.
Observarea directă se utilizează ca metodă de control pentru stabilirea unor situații faptice care nu rezultă din documente, de aceea organul de control trebuie să meargă la fața locului pentru a constata modul în care personalul controlat își îndeplinește atribuțiile de serviciu‚ și se poate face pe bază de program și mai ales inopinat la locurile unde se realizează activitățile (depozite, secții, ateliere, sectoare, laboratoare, gestiuni, etc.)
Observarea fizica este o metodă sigură pentru constatarea situațiilor de fapt și se completează cu controlul documentar. Prin ea se constată existența unui anumit post de activ, a imobilizărilor sau a actelor justificative înregistrate în evidență.
Expertiza tehnică și analiza de laborator sunt modalități de control faptic care se utilizează pentru stabilirea integrității valorilor materiale, realității unor operațiuni, calității unor produse, volumului de manoperă și cantității de materiale eliberate din depozit justificate, necesare pentru executarea unor lucrări. Se efectuează la solicitarea organelor de control de către specialiști tehnicieni.
Analiza economico-financiară este un procedeu prin care se determină elementele structurale ale unui fenomen economic, factorii ce au determinat fenomenul, corelația dintre fiecare factor și fenomenul analizat, precum și influențele factorilor.
Analiza economico-financiară se realizează prin următoarele tehnici:
-stabilirea relațiilor cauzale între fenomene. Exemplu: stabilirea concordanței dintre obiectul cercetat și condițiile în care acesta s-a desfășurat;
-descompunerea pe elemente componente;
-gruparea operațiilor după una sau mai multe caracteristici;
-calculul matriceal – modalitate utilizată când între fenomenul analizat și factorii de influență există relații funcționale
3.2.Etapele procesului de control și instrumentele de control
Procesul de control comportă patru etape:
-specificarea standardelor;
-prezentarea unui instrument de analiză, care se utilizează în cadrul organizației (unității) și informarea persoanei care face controlul (“unității de control” );
-unitatea de control compară această informație reală cu standardele prestabilite;
-aplicarea unor măsuri corective, propuse de unitatea de control, în cazul în care constatările nu corespund cu standardele.
Procesul de control începe cu pregătirea acestuia, cu un studiu general al elementelor esențiale și specifice a activității ce urmează a fi controlată, când revizorii pătrund în domeniul de activitate al unității controlate, îi cunosc particularitățile, pe baza proceselor verbale de control anterioare, dărilor de seamă contabile, consultărilor cu conducerea compartimentelor supuse controlului. După aceasta, munca de control se orientează asupra obiectivelor care necesită atenție sporită în vederea remedierii deficiențelor și abaterilor. Pregătirea controlului are ca scop alegerea corectă și limitarea sarcinilor de control. Această fază se încheie atunci când găsim o motivare cu privire la stabilirea sarcinilor de control, iar pentru îndeplinirea acestora sunt asigurate condiții reale.
Controlul se exercită la fața locului, unde echipa de control trebuie să intre în relații nu numai cu conducătorii compartimentelor supuse controlului, dar și cu celelalte persoane ale compartimentelor, pentru obținerea documentelor și informațiilor necesare efectuării controlului.
Este important ca scopul controlului să nu fie neapărat căutarea deficiențelor și tragerea la răspundere, ci perfecționarea, ameliorarea procesului de muncă.
După efectuarea controlului se întocmesc documente specifice, raporturi, care conțin constatările, observațiile, precum și propunerile controlorilor.
3.2.1.Orientarea și planificarea activității de control
Complexitatea acțiunilor de control determină necesitatea orientării controlului spre obiectivele și acțiunile prioritare și esențiale.
În practică, orientarea acțiunii de control se realizează prin planificarea muncii de control, pregătirea și organizarea fiecărei acțiuni de control și prin coordonarea controlului.
La întocmirea programului de activitate se ține seama de următorii factori:
sarcinile de bază ale organelor de control rezultate din actele normative, din norme, regulamente, care reglementează activitatea de control a organelor respective;
sarcinile și obiectivele prioritare pentru fiecare etapă, sarcini izvorâte din analizele efectuate de conducerea structurilor de control, din sesizările și reclamațiile primite;
gradul de organizare a unităților care urmează a fi controlate (mărimea lor, numărul de subunități și gradul de dispersare al acestora);
felul activității de control (totale sau prin sondaj, documentare sau faptice, tematice, etc
durata și periodicitatea controlului.
Regula generală este că la toate unitățile care necesită mai multe controale pe an, sau un control la mai mulți ani, se fixează data începerii și încheierii controlului la fiecare unitate în parte.
Planul de control se întocmește în zile-om pe an și pe trimestre în funcție de factorii enumerați și în funcție de fondul de timp disponibil (FDT) al organelor de control.
Planificarea muncii de control se face în mod diferit, în funcție de felul controalelor și a organelor de control. În funcție de specificul controalelor organizate și de organismele care le realizează, planificarea se face anual, semestrial sau trimestrial, folosindu-se documentele specifice, cum ar fi: situația sarcinilor anuale de control financiar de fond, programul de control semestrial sau trimestrial după caz.
3.2.2.Coordonarea activității de control financiar
Adâncirea specializării organelor de control, determinată de creșterea complexității vieții social-economice a impus luarea unor măsuri de coordonare a planurilor de control, care au menirea să asigure evitarea efectuării unor controale repetate, pe aceeași temă, a evitării paralelismelor, care perturbă activitatea unității controlate irosesc fondul de timp al organelor de control.
Prin coordonare se urmărește ca în principiu o unitate patrimonială să fie controlată pe aceeași temă cel mult o singură dată pe an. De la această regulă fac excepție controalele dispuse de organele puterii și administrației de stat precum și cele generate de scrisori, reclamații și sesizări.
3.2.3.Pregătirea și organizarea activității de control
Pe baza sarcinilor înscrise în planul de control și a eventualelor informații și sesizări primite pe parcurs, conducerea structurilor de control procedează la o temeinică fundamentare asupra compartimentelor și obiectivelor ce trebuiesc controlate, stabilindu-se următoarele:
a)definitivează nominalizarea compartimentelor care urmează să fie cuprinse în control și stabilește obiectivele ce trebuiesc controlate, perioada, durata și momentul controlului;
b)desemnează echipa de control și conducătorul acesteia;
c)asigură instruirea și documentarea echipei asupra obiectivelor care urmează a fi controlate;
O importanță deosebită în pregătirea acțiunii de control o prezintă documentarea echipei de control, care se realizează prin:
elaborarea, studierea și însușirea tematicii, cuprinzând obiectivele stabilite pentru control, a modalităților concrete de realizare a acestora;
studierea dărilor de seamă, a rapoartelor primite de la cei controlați, a actelor de control din perioadele precedente, a măsurilor luate în urma controlului;
studierea actelor normative care reglementează activitatea supusă controlului.
Echipa de control își începe activitatea la sediul unității controlate, cu prezentarea la conducătorul unității căruia îi face cunoscută tematica controlului. Cu această ocazie conducătorul unității prezintă sistemul de organizare al unității și pe șefii compartimentelor de specialitate, care vor pune la dispoziția controlorului documentele, actele, situațiile și informațiile solicitate de echipa de control în vederea realizării obiectului de control.
În situația în care se intenționează inventarierea patrimoniului, imediat după prezentarea echipei de control se sigilează căile de acces la locurile de depozitare și păstrare a bunurilor materiale din gestiunile care se vor inventaria.
În etapa de documentare, care se desfășoară la sediul unităților controlate, se asigură: studierea statutului unității, a contractului de societate, a regulamentului de organizare și funcționare și a sarcinilor de serviciu. De asemenea se studiază registrele unității, registrul cenzorilor, urmărindu-se problemele sesizate de acționari și cenzori precum și modul lor de soluționare. Este recomandabil ca echipa de control să facă o vizită în unitate, urmărindu-se fluxurile de activități materiale și informaționale, pe această bază putându-se stabili punctele la care probabilitatea de producere a neregulilor este mai mare, care vor fi avute în vedere la stabilirea succesiunii verificărilor.
Pentru a asigura continuitatea controlului în timp, pentru creșterea eficienței generale a activității de control, se va studia registrul unic de control în care sunt consemnate obiectivele verificate de alte organe de control, constatările făcute și modalitățile de remediere a acestora.
Pentru efectuarea unui control financiar eficient sunt necesare mijloace și instrumente de control care contribuie la cunoașterea și însușirea standardelor prestabilite, a reglementărilor și normelor în vigoare (mijloace și instrumente generale), precum și pentru prelucrarea acestora (mijloace și instrumente logice).
Dintre normele care reglementează activitatea întregii unități, sau a anumitor compartimente, care se referă la anumite procese sau fenomene economico-financiare, amintim:
-modul de organizare și funcționare a unității patrimoniale;
-contractul colectiv de muncă;
-planul de conturi (pentru compartimentul financiar-contabil);
-norme, reglementări care se referă la inventarierea patrimoniului
-hotărâri, decizii.
În general, controlul financiar utilizează: contabilitatea, statistica și informatica.
Contabilitatea: este un instrument principal de cunoaștere, gestiune și control al patrimoniului și al rezultatelor obținute. Ea furnizează date precise, clare și permanente atât pentru faza de pregătire a controlului, a analizelor, cât și pentru efectuarea controlului.
Statistica: ajută în analiza controalelor efectuate anterior, în definitivarea sesizărilor, constatărilor, având în vedere gruparea informațiilor și culegerea datelor sub formă tabelară.
Informatica: se solicită în cazul prelucrării automate a datelor.( figura 1)
ETAPE:
1. PLANIFICARE
2. PREGĂTIRE
3. CONTROL LA SEDIUL UNITĂȚII
4. DOCUMENTARE (PROCESE VERBALE, NOTE DE CONSTATARE)
5. REALIZĂRI
Fig.1 Etapele și instrumentele controlului
3.3.Exercitarea controlului financiar preventiv
Controlul financiar preventiv se exercită pe baza normelor metodologice stabilite de Ministerul Finanțelor și pe baza Legii controlului financiar și a Gărzii Financiare care cuprind operațiile și documentele ce se supun controlului financiar preventiv, precum și atribuțiile ce revin conducătorilor compartimentelor de specialitate în care au loc operațiile și celor împuterniciți să execute acest control.
În cadrul S.C Siderurgica S.A. Hunedoara, conform deciziei nr. 330/07.12.1995 a directorului general, controlul financiar preventiv urmărește respectarea legii în utilizarea fondurilor în conformitate cu prevederile planului, identificarea și eliminarea cheltuielilor care nu sunt necesare, oportune și economicoase de către salariații împuterniciți care răspund de efectuarea acestui control pentru operațiile repartizate fiecăruia.
Operațiunile ce se supun controlului financiar preventiv nu pot fi aprobate și executate înainte de efectuarea acestui control. Conducătorii compartimentelor de specialitate din cadrul S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara, precum și celelalte persoane care întocmesc sau care participă la întocmirea documentelor pentru operațiunile care se supun controlului financiar preventiv, au obligația să prezinte la controlul financiar preventiv, sub semnătură, documentele respective; ei răspund de realitatea și exactitatea datelor și de legalitatea operațiunilor consemnate în acestea.
Documentele privind operațiunile din care derivă drepturi sau obligații patrimoniale ce se prezintă la controlul preventiv trebuie să fie însoțite de actele justificative corespunzătoare și semnate, în prealabil, de conducătorul compartimentului de specialitate respectiv. Prin semnarea acestor documente acest conducător își asumă răspunderea în legătură cu legalitatea, necesitatea, oportunitatea, economicitatea și realitatea operațiunilor. Documentele enumerate mai sus trebuie să fie avizate, totodată, de către jurisconsult.
Persoanele care exercită controlul preventiv au obligația să refuze motivat, în scris, vizarea documentelor, dacă operațiunile nu sunt legale, reale, exacte, necesare, economice. În situația când s-a refuzat viza de control financiar preventiv, conducătorul unității poate dispune, în scris pe proprie răspundere, efectuarea operațiunilor; într-o asemenea situație compartimentului de control financiar preventiv îi revine obligația să informeze în scris atât Consiliul de Administrație al unității, cât și Direcția Generală a Finanțelor Publice a județului sau în scopul luării măsurilor ce se impun. Documentele nevizate de controlul financiar preventiv nu se pot evidenția în contabilitate, ci vor fi evidențiate separat, distinct, chiar și în ipoteza vizării documentelor din dispoziția conducătorului unității.
Persoanele care dau viza de control financiar preventiv sunt obligate să dea sau să refuze această viză în termen de:
una zi de la primirea pentru contracte și comenzi;
două ore de la primirea pentru facturi
două ore de la primirea pentru documentele privind drepturi de personal;
patru zile pentru referate de trecere pe rezultate;
două zile pentru alte documente.
Operațiile supuse și nesupuse controlului financiar preventiv privind mișcarea valorilor materiale și bănești în cadrul societății inclusiv valorile materiale scoase pe bonuri de materiale și fișe limită se face pe propria răspundere a șefilor compartimentelor sau înlocuitorilor acestora. Prin semnarea documentelor pentru aceste operațiuni, șefii compartimentelor sau înlocuitorii lor confirmă legalitate necesitatea, realitatea și economicitatea lor.
Persoanele împuternicite să exercite controlul financiar preventiv își exercită această sarcină pe lângă celelalte sarcini și atribuțiuni de serviciu, și au obligația de a informa în scris directorul economic, asupra deficiențelor privind întocmirea și prezentarea documentelor la control de către diferitele compartimente.
În aceste cazuri, directorul economic are obligația de a identifica cauzele și a informa pe directorul general al societății, propunând măsuri pentru sancționarea celor vinovați.
În cazul în care dispozițiile legale prevăd avizarea de către jurisconsult, documentele respective vor fi supuse controlului financiar preventiv după ce au fost vizate de jurisconsult.
Avizul jurisconsultului se cere de către organele însărcinate cu exercitarea controlului financiar preventiv ori de câte ori se consideră că este necesar, chiar dacă dispozițiile legale nu prevăd această viză.
Acordarea vizei de control financiar preventiv se dă prin înscrierea pe documentul respectiv a mențiunii control financiar preventiv (ștampilă) sub semnătura celui care a efectuat acest control și cu precizarea datei. Persoanele împuternicite să acorde viza de control financiar preventiv au obligația de a se documenta temeinic asupra operațiilor consultându-se cu cadrele de specialitate și informându-se în alte compartimente.
Acordarea vizei de control financiar preventiv pe documente nu exonerează de răspundere persoanele care le-au întocmit și semnat atunci când se constată că operațiile respective nu sunt legale, necesare, oportune, neeconomicoase sau nereale.
Conducătorii compartimentelor de specialitate, locțiitorii și persoanele împuternicite să exercite controlul financiar preventiv sunt obligate să-și procure toată legislația care reglementează sfera de activitate pe care o conduc sau necesită executarea controlului financiar preventiv, valoarea fiind decontată de societate.
Obligația de a organiza controlul financiar preventiv o are directorul general. Aceași răspundere administrativă, disciplinară sau materială revine și celorlalte persoane din cadrul societății care nu exercită în mod corespunzător controlul financiar preventiv sau care încalcă prevederile prezentei decizii.
Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se face de către organele de control financiar de stat și alte persoane împuternicite de Ministerul Finanțelor, organele de control financiar de gestiune ale unităților la care se organizează și se exercită controlul propriu, precum și de alte organele de control care au astfel de atribuții stabilite prin lege.
Șefii de secție, de ateliere sau alte funcții care întocmesc decontarea producției, inventarul producției neterminate, documente privind drepturile de personal sau angajează patrimoniul întreprinderii, răspund material, disciplinar, administrativ sau penal pentru legalitatea, necesitatea, oportunitatea, realitatea, exactitatea, economicitatea operațiunilor consemnate în documentele întocmite.
3.4.Exercitarea controlului financiar de gestiune
La nivelul S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara, organul de control financiar de gestiune este numit prin decizia directorului general.
Activitatea organului de control financiar de gestiune se desfășoară pe baza programului semestrial de activitate, întocmit de șeful compartimentului Control Financiar Intern, aprobat de directorul economic și avizat de directorul general
Programul de activitate se întocmește pe baza Ordinului nr. 316/27.05.1991. În programul de activitate sunt consemnate denumirea subunităților ce urmează a fi controlate cu numărul de gestiuni, perioada supusă controlului și cea stabilită pentru efectuarea controlului, ca și organele care efectuează controlul.
Urmărirea realizării programului semestrial se face de șeful compartimentului de Control Financiar Intern, care va organiza în acest sens o evidență simplă a actelor de control încheiate, a altor acțiuni efectuate în afara programului aprobat, precum și a principalelor rezultate obținute (pulsuri de gestiune, pagube constatate, sancțiuni aplicate etc.).
Atribuțiile Controlului Financiar Intern, sunt legate, în primul rând, de exercitarea cel puțin o dată pe an a controlului gestionar la toate gestiunile din subordine. În măsura în care sarcinile obligatorii de control gestionar sunt îndeplinite, organele Controlului Financiar Intern pot efectua și controale cu caracter economico-financiar.
În baza rezultatelor controalelor efectuate, șeful compartimentului de Control Financiar Intern, va sesiza, periodic, organul de conducere pentru îmbunătățirea activității de gestiune a patrimoniului.
La finele fiecărui trimestru se întocmește un raport de gestiune cu rezultatele obținute. Pe parcursul efectuării verificării gestiunilor‚ se întocmesc acte de verificare: note de constatare, procese verbale de verificare, liste de inventariere a gestiunii mijloacelor materiale, mijloacelor fixe, procese verbale de constatare, stabilind eventualele abateri pozitive sau negative.
Cu ocazia verificărilor, constatările sunt consemnate în acte de control bilaterale (procese verbale sau note de constatare) pe baza propriilor verificări, indicând prevederile legale încălcate și stabilirea exactă a consecințelor economice, financiare, patrimoniale, persoanele vinovate pentru nerespectarea dispozițiilor legale, menționând și numele persoanelor răspunzătoare, precum și măsurile luate în timpul controlului și cele stabilite a se lua în continuare.
Persoanele vinovate de abaterile constatate vor fi ascultate cu privire la faptele reținute în sarcina lor (note explicative scrise) și li se vor verifica apărările formulate.
Pentru stabilirea responsabilităților se întocmesc note explicative, consemnând faptele săvârșite, actele normative nerespectate sau încălcate.
Șeful compartimentului de Control Financiar Intern, pe baza actelor de control întocmite, prezintă conducerii unității în care funcționează concluziile controlului efectuat împreună cu măsurile ce se propun a fi luate în continuare, în vederea înlăturării abaterilor și tragerii la răspundere a celor care au săvârșit neregulile, au produs pagube sau au comis infracțiuni.
Conducătorii unităților au obligația ca, în cadrul termenelor legale, sa ia masuri pentru aplicarea integrală și la timp a măsurilor propuse, sancționarea persoanelor vinovate și recuperarea pagubelor.
Măsurile se iau în cel mult 30 de zile de la data înregistrării actului de control, dacă prin dispozițiile legale nu sunt fixate alte termene.
Activitatea de verificare în cadrul S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara se efectuează pe baza cadrului analitic în care sunt prezentate obiectivele supuse controlului de gestiune.
Organele de control financiar consemnează constatările în următoarele
– acte de control:
-.procesul – verbal de control;
– procesul – verbal de constatare a contravențiilor;
– nota unilaterală
Procesul verbal de control cuprinde: partea introductivă, capitole, tratate în succesiune cronologică, corespunzător controlului financiar intern și anexele de confirmare a constatărilor.
În partea introductivă a procesului verbal de control se menționează data și locul unde este încheiat ; nume, prenume și calitatea celui care îl încheie; termenul legal și delegația în baza căreia se efectuează controlul; unitatea patrimoniala controlată și perioada în care s-a desfășurat controlul.
Capitolele procesului verbal corespund obiectivelor controlate.
De exemplu :
cap.I. ”Înregistrarea mijloacelor materiale și bănești obținute cu orice titlu de către unitățile patrimoniale “
cap. VIII. ” Respectarea regulilor de evidență, păstrare, circulație și utilizare a formularelor cu regim special “
cap. XIV. ”Realitatea datelor înscrise în bilanțurile contabile și conturile de profit și pierder”Pentru obiectivele în care, în urma controlului, nu s-au constatat deficiențe sau fapte ilicite, nu se mai deschid capitole în procesul-verbal, acestea înscriindu-se într-o anexă la procesul verbal, din care să rezulte obiectivele în cauză, documentele, operațiile și perioada controlată.
În cadrul fiecărui capitol se consemnează:
a) Obiectul controlului, operațiile și documentele controlate, perioada controlată, persoana care a efectuat controlul, eventualii martori în prezența cărora s-a efectuat controlul;
b) Constatările controlului, cauzele și consecințele economice și financiare ale acestora; constatările trebuie să fie proprii ale organelor de control, bazate pe fapte exacte, expuse clar, concis, precis și documentat;
c) Eventualele obiecțiuni ale persoanelor controlate asupra constatărilor controlului și punctul de vedere fundamentat legal al organului constatator;
d) Dispozițiile legale încălcate și persoanele (cu indicarea funcțiilor) răspunzătoare de producerea abaterilor și deficiențelor;
e) Măsurile luate în timpul controlului și cele ce urmează a se lua de unitatea controlată după terminarea controlului, cu arătarea termenelor în care acestea se vor realiza și persoanele care răspund de îndeplinirea măsurilor respective.
În vederea confirmării consemnărilor, la procesul verbal de control se anexează sesizările primite de la diferite persoane fizice sau juridice, nota de constatare, nota explicativă, tabele, situații, documente ale operațiunilor economice și financiar contabile, declarații date de gestionari, liste de inventariere, angajamente pentru acoperirea prejudiciilor.
Nota de constatare se folosește ca act constatator atunci când în cursul controlului se fac constatări a căror reconstituire ulterioară nu este întotdeauna posibilă sau care nu mai poate fi dovedită. În nota de constatare se consemnează situația de fapt precum și măsurile luate operativ pentru remedierea deficienței constatate. Se semnează de către conducătorul unității sau compartimentului, persoana la care se referă constatarea și martorul asistent.
Note explicative se iau în cazurile în care se constată abateri sau deficiențe care se consideră că atrag măsuri de sancționare, imputare sau că întrunesc elementele unei infracțiuni. Se întocmesc sub formă de răspunsuri la întrebările formulate de organele de control. Ultima întrebare pusă de organul de control trebuie să solicite persoanei respective să precizeze dacă mai are ceva de adăugat în legătura cu constatările făcute. În funcție de răspunsurile date în notele explicative, se definitivează constatările controlului. Dacă rezultă elemente noi, se extinde controlul și asupra lor, înscriindu-se în procesul verbal constatările suplimentare. Dacă unele constatări se infirmă prin răspunsurile date în nota explicativă, se reexaminează faptele și documentele care stau la baza lor. Nota explicativă se datează și semnează de către organul de control care a formulat întrebările și persoana care dă răspunsurile.
Dacă persoana în cauză refuză să dea notă explicativă sau să răspundă la unele întrebări, organul de control formulează întrebările într-o adresă scrisă (înregistrată la unitatea economică controlată) prin care stabilește și termenul pentru primirea răspunsului).
Tabele cu situații se întocmesc în cazul în care deficiența se repetă în mod frecvent, atunci când o constatare se bazează pe un număr mai mare de operații sau acte etc., pentru a se putea scurta expunerea constatărilor în procesul-verbal.
Documentele sau actele în care sunt consemnate operațiile economice sau financiar-contabile, necesare confirmării constatărilor consemnate în procesul verbal sau nota de constatare, se anexează, de regulă, în copie certificată de organul de control și șeful compartimentului de la care emană actul. Ele se anexează în original, lăsându-se copii certificate de conducerea unității și organul de control, atunci când sunt considerate fictive sau dubioase, precum și când există indicii că s-ar urmări sustragerea sau distrugerea lor de cei interesați.
Procesele-verbale separate se întocmesc în cazul în care, cu ocazia controlului, se constată fapte care atrag răspunderea penală. În ele se consemnează faptele respective, în vederea adoptării, în termen legal, de către organele competente, a măsurilor ce se impun. Constatările pentru care s-au întocmit procesele-verbale separate se menționează în procesul-verbal de control, cu precizarea faptului că a fost încheiat un act de control. În cuprinsul procesului-verbal răspunderea se individualizează și se anexează note explicative ale fiecărei persoane răspunzătoare pentru faptele constatate.
Procesele-verbale, pentru faptele care atrag răspunderea penală, se semnează de organele de control, de conducerea unității patrimoniale, persoanele vinovate și de eventualii martori în prezența cărora s-au făcut constatările și se înaintează procurorului.
Procesele-verbale de control și notele de constatare, împreună cu anexele respective, se înregistrează la unitatea controlată și la cea care a dispus controlul.
Procesul-verbal de control se prezintă organului care a dispus controlul cu o notă de prezentare. Acest document nu este o repetare a procesului-verbal de control, ci reprezintă un raport personal al organului de control cu concluzii și propuneri referitoare la faptele și abaterile constatate.
Nota de prezentare cuprinde:
organele și persoanele din afara unității controlate care au dat dispoziții, indicații sau recomandări ce au determinat deficiențe consemnate în procesul verbal, precum și abaterile săvârșite din vina managerilor unității patrimoniale care atrag răspunderea materială a acestora;
examinarea documentată a obiecțiilor în legătură cu procesul-verbal din partea celor controlați asupra eventualelor contradicții dintre datele cuprinse în procesele-verbale și notele explicative luate de la cei vinovați;
problemele care necesită controlul în continuare;
greutățile întâmpinate în exercitarea controlului;
metode bune folosite de unitatea controlată care pot fi aplicate și în alte unități;
propuneri pentru completarea sau modificarea măsurilor stabilite de conducerea unității controlate, în vederea înlăturării lipsurilor și deficiențelor constatate cu ocazia controlului.
Propunerile se sistematizează în funcție de natura măsurilor ce urmează să fie luate :
a) aplicarea sancțiunilor disciplinare;
b) stabilirea răspunderii administrative, materiale sau penale;
c) măsuri care urmează să le mai ia unitatea controlată și cea care a dispus controlul;
d) comunicări care urmează să fie făcute altor unități etc.
Fiecare propunere în parte este necesar să fie în legătură cu procesul verbal de control, să se sprijine pe constatările consemnate în documentele de control, să fie bine motivate și concret
formulate, să conțină toate elementele pentru soluționarea problemelor, în funcție de condițiile și posibilitățile organelor la care se referă.
Dacă organele de control nu mai au nimic de arătat și nici de formulat alte propuneri, în afară de cele consemnate în procesul-verbal de control, nu mai întocmesc nota de prezentare.
Procesul-verbal de constatare a contravenției cuprinde: data și locul unde este încheiat; numele, prenumele și calitatea celui care îl încheie; numele, prenumele, domiciliul, ocupația și locul de muncă a contravenientului; numărul și data actului de identitate al acestuia, cu mențiunea organului care l-a emis; descrierea faptei ce constituie contravenție, cu indicarea datei când a fost săvârșită, precum și cu arătarea tuturor împrejurărilor ce pot servi la aprecierea gravității acesteia și la evaluarea eventualelor pagube pricinuite; indicarea actului normativ prin care se stabilește (și se sancționează) contravenția; mențiunea potrivit căreia contravenientul poate achita în termen de 48 ore jumătate din minimul amenzii. În procesul-verbal se consemnează la cererea contravenientului, obiecțiunile acestuia cu privire la conținutul procesului verbal și mijloacelor de probă de care înțelege să se servească în cauză. Procesul verbal se semnează, pe fiecare pagină de cel care îl încheie și de contravenient. În cazul în care contravenientul nu este de fața, refuză sau nu poate să semneze, agentul constatator face mențiune despre aceste împrejurări, care trebuie să fie adeverite cu cel puțin un martor, prin semnarea de către acesta a procesului verbal. În lipsă de martori, în procesul verbal se arată din ce cauză acesta a fost încheiat astfel.
Notele unilaterale se întocmesc în cazurile în care în urma controlului nu s-au constatat abateri, ori acestea prin volumul și importanța lor nu justifică întocmirea de procese verbale.
3.4.1.Eficiența controlului financiar de gestiune
Eficiența controlului este determinată, în primul rând, de competența celor numiți să efectueze această activitate, iar prima competență, ca și în alte domenii de activitate, este cea profesională. Competența profesională este eficientă numai dacă este dovedită prin muncă și prin rezultate în activitate.
Totodată, eficiența controlului este determinată de contribuția sa la prevenirea și remedierea abaterilor, deficiențelor și pagubelor, la perfecționarea activității economico-financiare, asigurarea ordinei, disciplinei și responsabilității în utilizarea resurselor materiale și financiare, scop în care activitatea de control trebuie să se bazeze pe constatări temeinice și reale, să se caracterizeze prin fermitate, exigență și corectitudine și să se exercite pe principii și reguli riguros fundamentate în raport cu activitatea economică și financiară.
Controlul financiar nu trebuie să se limiteze numai la constatarea lipsurilor și deficiențelor, ci trebuie urmată obligatoriu remedierea neajunsurilor constatate și prevenirea repetarii lor. În acest scop controlul trebuie să acționeze pe timpul desfășurării lui,soluționarea concretă și operativă a problemelor constatate cum sunt:
depozitarea și păstrarea bunurilor în condiții corespunzătoare;
întocmirea corectă și la timp a documentelor la locurile de depozitare și de producție;
corectarea erorilor din evidențele tehnico-operative și contabile;
înregistrarea lipsurilor în gestiune;
recuperarea pagubelor;
Totodată, pe baza constatărilor și propunerilor organelor de control, conducerea unităților și a organului care a dispus controlul, stabilesc măsuri ce se iau în continuare pentru:
înlăturarea și prevenirea abaterilor;
aplicarea sancțiunilor disciplinare;
stabilirea răspunderii materiale;
înaintarea la procuratură a actelor încheiate de organele de control în cazul constatarii de fapte penale.
CAPITOLUL IV
STUDIU DE CAZ
4.1.Prezentarea generală a S.C. SIDERURGICA S.A. HUNEDOARA
4.1.1.Scurt istoric
Denumirea societății este S.C. SIDERURGICA S.A. fiind amplasată in municipiul Hunedoara, pe strada Piața Iancu de Hunedoara, pe cursul inferior al râului Cerna. Construcția uzinei de la Hunedoara este rezultatul necesităților Imperiului Habsburgic de la sfârșitul secolului al XIX-lea, ca urmare a dezvoltării producției capitaliste și a nevoilor acute de metal, generate de interminabilele campanii militare purtate de acesta. Direcția Generala a Siderurgiei a aprobat in noiembrie 1881 construcția uzinei siderurgice pe teritoriul orașului Hunedoara . Construirea acestei uzine a început în 1882, primele obiective fiind 2 furnale de câte 110 metri cubi. Amplasarea uzinei la Hunedoara a impus extinderea uzinei feroviare prin construirea căii ferate Hunedoara-Simeria. Odată cu lucrările de construcții în uzină au început și lucrările de construire a funicularului Hunedoara-Ghelari-Vadul Dobrii. Pentru alimentarea cu apa a uzinei s-a construit un baraj pe pârâul Zlasti situat la o distanta de aproximativ 2 km de uzina in construcție. Din baraj pornea spre uzină un canal deschis, căptușit cu scânduri, care traversa valea Zlaștiului pe piloni zidiți ale căror ruine se păstrează și astăzi. Primul furnal a fost pregătit pentru punerea în funcțiune la 25 mai 1884, inaugurarea oficială având loc la 12 iunie 1884. Un an mai târziu de la inaugurare, la 25 mai 1885, este pus in funcțiune cel de-al doilea furnal. Corespunzător noilor necesități, pentru activitatea de întreținere, s-a construit in 1996 o nouă clădire în care s-au montat mașini-unelte transferată de la alte ateliere (în special de la Govăjdie ). În noua construcție a fost amenajată o forjă cu un ciocan cu aburi și laboratorul chimic al uzinei .Un nou furnal, al 4-lea, a intrat în funcțiune, la data de 4 august 1895 . Odată cu punerea în funcțiune a furnalului numărul 5, a cărui pornire s-a făcut în condiții dificile, cu repetate defecțiuni ale mecanismelor, se încheie profilul uzinei de la Hunedoara în sectorul producător de fontă. Paralel cu dezvoltarea furnalelor, o atenție tot mai mare este acordată pregătirii minereurilor. Primele două cuptoare s-au construit între depozitul de mangan și cel de minereu. În perioada 1898 – 1906 , s-au mai construit încă 46 cuptoare de prăjire reconstituindu-se și cele existente. În anul 1892 s-au pus în funcțiune două cuptoare Siemens – Martin cu două convertizoare de mica capacitate. Pentru amplasarea uzinei a fost afectată grădina mănăstirii călugărilor franciscani ca cca 20 km. Terenurile necesare conductei ce urma să alimenteze uzina cu apa s-au achiziționat prin schimb iar terenurile necesare pentru funicularul Vadul Dobrii – Hunedoara și pentru construirea căii ferate Simeria – Hunedoara s-au realizat prin expropriere .
În perioada premergătoare celui de-al doilea război mondial, uzina a fost dezvoltată prin construirea unei turnătorii (1933 ), un atelier mecanic (1937) și a unei forje (1938 ). Pentru valorificarea locală a fontei s-au construit o oțelărie Siemens – Martin (1940) și un laminor de 800 mm (1941). După 1948, în mai multe etape are loc o dezvoltare în ritm accelerat a uzinei prin construirea unor capacități și dezvoltarea celor existente.
După 1952, intră în funcțiune, la Hunedoara, primul furnal modern al țării. Pentru fabricarea cocsului metalurgic, în perioada 1955 – 1961 s-au construit și au intrat în producție patru baterii de cocsificare și secții chimice pentru valorificarea subproduselor cocsificării. Vechile furnale ale societății și-au încetat, pe rând, activitatea, în locul lor construindu-se furnale moderne de capacități mărite.
În anul 1956 a intrat în funcțiune furnalul numărul 5 de 900 metrii cubi, iar în perioada 1962 – 1972 se construiesc 3 furnale de 1000 metrii cubi. Producția necesara furnalelor se asigură prin 2 fabrici de aglomerare a minereurilor intrate în funcțiune în 1954, respectiv în 1963.
Dezvoltarea producției de oțel s-a făcut în perioada 1958 – 1964, când s-au construit și s-au dat în folosință 8 cuptoare de 8 tone capacitate fiecare și care utilizează ca intensificator oxigenul.
Dezvoltarea sectorului de laminare pentru prelucrarea integrată a oțelului produs de noua oțelărie s-a produs începând cu anul 1958 când au intrat în producție laminorul de blooming de 1000 mm, un laminor de 650 mm, un laminor de sârma, unul de semifabricate, precum și un laminor pentru profile mijlocii și benzi, toate acestea ducând la o transformare a societății într-o unitate siderurgică integrată.
Concomitent cu sectoarele productive s-au dezvoltat:
baza de depozitare și pregătire a materiilor prime;
baza de întreținere și reparații;
baza energetică;
rețeaua de transport intern;
laboratoarele pentru prestări și încercări.
Au fost construite, de asemenea, un Centru de Cercetare – Proiectare și o Unitate de Informatică. Dacă am încerca să definim în trei cuvinte ceea ce reprezintă S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara, am putea spune tradiție – continuitate – experiență.
4.1.2.Modul de constituire.Baza legală a funcționarii
Reorganizarea conform legii 15 /1990 s-a făcut prin transformarea integrala a Combinatului Siderurgic Hunedoara, în baza H.G.29/14 – 01 – 1991, în S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara înregistrată la Registrul Comerțului pe baza Certificatului de Înmatriculare J/21/41/91, fiind înscrisă la Direcția Generală a Finanțelor Publice și a Controlului Financiar de Stat în baza codului fiscal R 2126755. Capitalul social al unității este de 599.243.125 mii lei, față de 5.959.300 mii lei la înființare.
4.1.3.Profilul activității și obiective
Conform certificatului nr. 908 aprobat de Direcția Generală a Finanțelor Publice Hunedoara-Deva, S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara, cu sediul în Hunedoara, Strada Piața Iancu de Hunedoara Nr. 1 are ca obiect :
producerea și comercializarea de : calcar, aglomerat, var, oțel, laminate din oțel, semifabricate din fontă și oțel, cocs metalurgic, produse chimice, subansamble și piese de schimb;
recuperarea și valorificarea de materiale refolosibile;
executarea de reparații metalurgice
Conform cererii de înscriere de mențiuni nr. 2060/1992 de la Oficiul Registrului Comerțului, se completează obiectul de activitate al societății comerciale după cum urmează:
import-export materii prime, materiale, piese de schimb, utilaje și produse specifice siderurgiei;
cercetare, proiectare, avizare proiecte, expertiză;
lucrări și servicii în domeniul tehnicii de calcul și prelucrării automate a datelor;
producerea și comercializarea de materiale din recuperări și recondiționări;
comercializare de mărfuri alimentare și industriale;
activitate de comerț si turism.
Conform cererii de înscriere de mențiuni nr.319/1993, se completează obiectul de activitate al societății comerciale după cum urmează:
asigurarea mesei calde pe bază de abonament;
desfacerea de semipreparate tip gospodina;
vânzări de produse la cerere;
vânzarea unor mărfuri pentru consumul la locul de muncă sau la domiciliu;
asigurarea de alimente pentru funcționarea creșelor și a grădinițelor;
asigurarea de alimente folosite ca antidot;
activitate de alimentație publică;
vânzări de mărfuri preparate la cerere, băuturi calde, răcoritoare, precum și băuturi alcoolice prin chioșcuri organizate în zone de agrement;
vânzări de produse din producție proprie;
vânzări din depozitul en-gros al unității de produse alimentare și băuturi alcoolice și nealcoolice către terțe persoane juridice;
sacrificări de animale din ferma proprie precum și din achiziții de la alți agenți economici;
vânzări de porci vii rezultați de la scroafe gestante, către populație sau alți agenți economici;
transport intern și internațional, cu mijloace auto.
În anul 2002, pentru o mai buna gestionare a resurselor patrimoniale și pentru o mai rapidă privatizare a societății, S.C. SIDERURGICA S.A. s-a scindat in mai multe filiale, mai exact nouă filiale o parte din acestea vânzându-se, după cum se poate observa în tabelul nr. 1.
Activitatea S.C. “SIDERURGICA” S.A. este condusa de un manager si un numar de cinci directori si asistenti ai managerului, pe structurile:
director economic
director tehic dezvoltare si mecano-energatic
director tehnic productie
director comercial
director personal administrativ si relatii munca
Repartizarea acestora pe structura organizatorica este realizata conform organigramei anexate (anexa nr. 1)
Filiale
Tabel. nr 1
Asocieri cu alte societăți NU
Participări ale altor societăți la capitalul social al societății analizate NU
Aspecte zonale: Rata șomajului – în localitate: 65 % – în județ: 10,6 %
4.2.Exemplificare
În cadrul acestui subcapitol sunt prezentate obiectivele avute în vedere la efectuarea controlului de gestiune în cadrul S.C. SIDERURGICA S.A HUNEDOARA. După prezentarea fiecărui obiectiv au fost preluate exemplificări din procesele verbale întocmite de către organul de control.
Cadrul analitic orientativ privind verificarea obiectivelor supuse controlului financiar de gestiune este prezentat pe capitole, iar în cadrul capitolelor sunt urmărite obiectivele „ secundare” . Capitolele cuprinse în cadrul analitic al S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara sunt următoarele:
Capitolul I: Existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel deținute cu orice titlu;
Capitolul II: Legalitatea și realitatea operațiilor de ieșire-eliberare pentru consum;
Capitolul III: Executarea în numerar sau prin cont a încasărilor și plăților în lei sau valută de orice natura;
Capitolul IV: Întocmirea și circulația documentelor primare, tehnic operative și contabile;
Capitolul V: Execuția bugetului de venituri și cheltuieli;
4.2.1.Existența, integritatea, păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel deținute cu orice titlu
1. Respectarea legalității cu privire la evidența existenței, păstrării și folosirii patrimoniului.
Controlul s-a efectuat la Secția Mecanică din cadrul S.C. HUNEDOARA S.A. Din procesul verbal din luna martie 2002 au rezultat următoarele:
În urma inventarieri prin sondaj ,în prezența gestionarei, care la începutul inventarierii a semnat declarația de inventar- anexa nr.2 După confruntarea stocurilor faptic inventariate cu cele scriptice din evidența tehnico-operativă și contabilă s-au constat la reperele înscrise în listele de inventariere – anexa nr. 3
– plus bunuri materiale 21.000
– minus bunuri materiale 174.500
În timpul și ca urmare a controlului diferențele constatate au fost înregistrate în evidența tehnic-operativă și contabilă cu notele de înregistrare și scădere –anexa nr.4-5. Din minusul înregistrat, au întrunit condiții legale de compensare bunuri materiale în valoare de 14.000 lei, conform anexei nr. 6- Lista materialelor propuse pentru compensare, aprobată de Directorul Economic. Diferența în minus de 221.554 lei s-a imputat gestionarei, după cum urmează:
10.500 lei diferență preț + 150.000 ( 3 kg vopsea neagră) + 25.680 lei (16 % CTA) + 35.374 (TVA 19 %), rezultând valoarea de 221.554 lei pentru care gestionara a semnat un angajament de plată- anexa nr. 7, angajament ce a fost înaintat Biroului Contabilitate Generală pentru creare de debit și reținere.
Din inventarierea obiectelor de inventar din luna aprilie 2002 rezultă că în magazia nr. 5 Mecanica , ar exista încă din luna noiembrie 2001 o trusă de scule lăcătuș în valoare de 849 870 lei.
Verificând pe teren în ziua de 18.04.2002 realitatea existenței faptice a acestui mijloc fix cu nr. de inventar 1998767 „ trusa scule lăcătuș”, în valoare de 849.870 lei, la preț de înregistrare s-a constatat că în realitate lipsește.
În Nota explicativă dată, gestionarul recunoaște lipsa și o explică prin aceea că “cineva a furat-o profitând de faptul că atenția îmi era în altă parte”, ceea ce nu poate fi luat în considerare.
Răspunderea materială pentru lipsa reperului prezentat în valoare de 849.870 lei la preț de înregistrare, respectiv de 1.022.900, la prețul actual de înlocuire comunicat de producătorul IUS Brașov îi revine șefului serviciului de aprovizionare – Mecanică.
Cu această ocazie s-a inventariat în magazia nr. 5 Mecanică , potrivit declarației de inventariere și listei de inventariere, un număr de 8 mijloace fixe identificate ca procurate la sfârșitul anului 2001și nerepartizate spre utilizare în valoare de 19.923.060 lei. A fost luat angajamentul de plată de la gestionar pentru recuperarea din garanția gestionară a sumei de 1.022.900 lei, inclusiv TVA reprezentând lipsa din gestiune a “trusa scule lăcătuș”.
Din verificarea efectuată asupra consumului de piese de schimb au fost constatate următoarele:
– în comenzile interne lansate pentru efectuarea reparațiilor la mijloacele de transport auto, în unele cazuri nu se specifică în mod amănunțit defecțiunile constatate și piesele necesare remedierii.
– toate bonurile de consum cu piesele de schimb auto scoase din gestiune în luna martie 2002 sunt confirmate și de către conducătorii auto care au în responsabilitate și exploatare mijlocul de transport respectiv.
În unele cazuri s-a constatat că stabilirea resturilor în rezervor nu este corectă. Acest lucru este dovedit de faptul că la unele mașini în următoarele 2-3 zile de la data inventarierii nu au fost făcute alte alimentări, dar consumul de carburați din această perioadă este mai mare față de restul din rezervor, ceea ce nu este posibil.
Exemplu:
La depozitul 1 Mecanică, mijlocul de transport cu număr de circulație 31 HD 8890, la sfârșitul zilei de 26.02.2002, a avut un rest în rezervor de 40 litri motorină, iar în 27.02.2002 s-a alimentat cu 60 litri motorină.
2. Angajarea gestionarilor
Se verifică dacă sunt respectate:
condițiile de angajare ( vârsta, studii, antecedente penale, dovada de eventuale pagube de la ultimul loc de muncă, evidența situației cazierului judiciar);
constituirea garanțiilor în numerar și suplimentare;
Exemplu:
A) Verificând, prin sondaj, modul prin care angajații au dobândit calitatea de gestionari și respectă legalitatea cu privire la angajarea gestionarilor. S- a constatat că salariatul Mateesc Mircea este încadrat ca sculer SDV, dar sarcinile de serviciu ale acestuia sunt de gestionar la magazia „ Echipament Protecție”. Conduce evidența tehnico-operativă a bunurilor materiale, primește și eliberează din magazie pe bază de documente toate materialele din magazie, încălcând prevederile legale.Prin procesul verbal de control se ia ca măsură încadrarea salariatului respectiv pe funcția de gestionar, în urma unui concurs conform Legii 22/ 1969- Legea gestionarilor.
B) Un număr de 6 persoane cu răspundere gestionară, respectiv gestionari, șoferi însoțitori de marfă pe timpul transportului și plătitori de salarii, nu au certificatul de cazier judiciar.
C) La un număr de 16 salariați care la data de 31 martie 2002 nu mai îndeplinesc
calitatea de gestionar, nu li s-au restituit garanțiile în numerar, inclusiv dobânzile, în sumă totală de 12.534.132 lei.
3. Efectuarea inventarierilor periodice
Se verifică:
existența graficului de inventariere a patrimoniului;
constituirea și numirea prin Decizie a Comisiei centrale și a subcomisiilor de inventariere;
executarea operațiunilor pregătitoare ale inventarierilor;
efectuarea inventarierilor faptice pe fiecare gestiune;
desfășurarea inventarierii de către subcomisii, stabilirea rezultatelor inventarierii, valorificarea acestora;
Exemplu:
Din analiza efectuată asupra modului de efectuare a inventarierii au rezultat următoarele deficiențe:
nu sunt întocmite procesele verbale ale subcomisiilor de inventariere, deși în dosare s-a constatat că există întocmite liste de inventariere și care nu au fost înregistrate la nivel de unitate.
pe declarațiile de inventariere luate gestionarilor nu sunt specificate data și ora începerii inventarierii;
nu toate procesele verbale ale subcomisiilor de inventariere sunt înregistrate la unitate.
în procesele verbale ale subcomisiilor de inventariere nu sunt identificate separat stocurile fără mișcare, propunerile de casare, în vederea lichidării acestora.
4.Gestiunea mijloacelor fixe:
Se verifică dacă:
au formă legală de înregistrare în evidența contabilă;
sunt mijloace fixe în depozite nerepartizate pentru care se plătește amortisment
existența de mijloace fixe închiriate la terți, cu aprobarea conducerii S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara;
modul de urmărire și încasare a chiriilor la mijloace fixe închiriate la terți; dacă sunt constate erori la calcule, în timpul controlului se refac calculele privind valoarea chiriei de încasat;
Exemplu:
În urma verificării depozitului 1 al secției Mecanică s-a constatat existența mijloacelor fixe în depozit nerepartizate, în valoare de 216.932.366 lei.
5.Verificarea intrărilor în gestiune:
Se urmărește:
legalitatea și necesitatea comenzilor, contractelor de aprovizionare și după caz, existența aprobării necesare pentru importuri;
constituirea comisiilor de recepție și efectuarea corectă a recepțiilor; întocmirea documentelor de recepție și semnarea acestora;
plata și încasarea de penalități pentru nerespectarea prevederilor legale;
modul de efectuare a recepțiilor cantitative și calitative a bunurilor materiale.
Exemplu:
În urma verificării prin sondaj a comenzilor și contractelor emise și încheiate‚ a modului de înregistrare a acestora în registrul contractelor, s-a constatat:
-emiterea comenzilor de aprovizionare se face pe baza notelor de comandă, referate ce nu conțin însă toate datele primare: cod, tip, caracteristici, norma, stoc;
-s-au emis comenzi pentru achiziție de materiale fără însă a fi emise note de justificare.
-nu toate contractele sunt semnate de Compartimentul Juridic.
-nu s-au solicitat în toate cazurile ofertele de la trei ofertanți
6.Verificarea ieșirilor din gestiune:
Se verifică:
-existența actelor legale ( bonuri de consum, note de transfer, avize de expediție, bonuri de mișcare, fișe limită, etc.);
-tabelul cu persoanele care au dreptul să dispună eliberarea materialelor;
-existența semnăturilor pe actele de ieșire din gestiune;
4.2.2.Legalitatea și realitatea operațiilor de ieșire-eliberare pentru consum
În cadrul acestui capitol sunt verificate următoarele obiective:
1.Utilizarea materialelor în activitatea de producție:
Sunt verificate:
-materialele utilizate în activitatea de producție;
-materialele și piese de schimb utilizate în activitatea de reparații cu forțe proprii și cu terții;
-materialele, piesele de schimb și carburanții pentru mijloacele de transport;
-materialele, piesele de schimb, subansamblele, utilizate în activitatea de investiții, prin forțe proprii sau cu terții;
-darea în consum a mijloacelor materiale în concordanță cu normele de consum, fișe tehnologice, proiecte de execuție.
Exemplu:
Din verificarea efectuată prin sondaj, s-a constatat că nu în toate cazurile se fac forme legale de restituire pentru materialele recuperate din lucrări, deși ele se predau la magazie.
Astfel, la secția Mecanică , în cadrul unei reparații la un strung, deși s-au înlocuit 10 bucșe și 5 piulițe, nu s-au efectuat forme de restituire a bucșelor și piulițelor nefolosite (respectiv 4 bucșe și 2 piulițe), deși acestea au fost predate la magazie.
2.Verificare modului de folosire a materialelor, pieselor de schimb pentru mijloacele auto:
În cadrul secției Mecanică funcționează 2 mijloace de transport: un tractor și un motostivuitor. S-a costatat că fișele limită de la nivelul magaziei de carburanți în care se evidențiază consumul zilnic nu sunt ținute distinct pe fiecare mijloc de transport în parte. Drept urmare, s-a luat notă explicativă contabilei șefe de secție, economista Popa Ioana, care motivează că nu a știut că trebuie deschise fișe limită pe fiecare mijloc în parte.
Explicațiile date nu se rețin de organul de control și s-a lăsat ca sarcină: se vor deschide fișe limită începând de luna viitoare pe fiecare mijloc de transport în parte.
Din verificarea prin sondaj a modului în care se execută lucrările de reparații auto cu forțe proprii pe bază de comenzi interne, s-a constatat că sunt respectate prevederile legale privind modul de constatare și executare a lucrărilor de reparații, dar s-a constatat că nu în toate cazurile se întocmesc bonuri de restituire în magazie pentru refolosire. Pe timpul și ca urmare a controlului s-au inventariat piesele din magazie și s-au înregistrat piese în valoare de 4.886.549 lei. Se vor restitui și înregistra la magazie toate piesele auto recuperate din reparații cu forțe proprii, și se vor depozita separat de piesele auto noi.
3.Efectuarea casărilor de mijloace fixe, dezmembrarea acestora:
În cadrul acestui obiectiv se verifică:
-existența aprobărilor legale;
-efectuarea propriu-zisă a casărilor și întocmirea actelor corespunzătoare;
-stabilirea și înregistrarea în evidența primară și contabilă a materialelor rezultate din casări;
-valorificarea legală a materialelor rezultate din casări;
Exemplu:
În cazul mijloacelor fixe, reprezentând mijloace de transport auto casate, nu apar evidențiate toate recuperările de piese de schimb și subansamble, ce se impunea și nici ca predate la deșeuri.
În cadrul controlului efectuat la garajele S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara, comisia de casare a recuperat la fiecare mijloc fix numai deșeuri din fier în cantitate substanțial mai mică față de greutatea mijlocului fix, potrivit fișei tehnice a acestuia, astfel:
-de la ARO2O cu numărul de inventar 5667890 nu s-a recuperat motorul, radiatorul, alternatorul;
-de la TV cu numărul de inventar 67555678 nu s-a recuperat motorul, cutia de viteze, alternatorul, radiatorul și jențile;
4.Scoaterea din uz a obiectelor de inventar și a echipamentelor de protecție:
Din verificările efectuate trebuie să rezulte existența proceselor verbale întocmite prin formular tipizat, precum și valorificarea sau distrugerea materialelor rezultate din scoaterea din uz a obiectelor de inventar.
Exemplu:
Din verificarea prin sondaj a obiectelor de inventar și echipamente la magazia 2 a secției Mecanică , s-a constatat existența în inventarul personal, în unele cazuri, a 2-3 rânduri – perechi de echipamente. Din cele 2-3 rânduri cel puțin 1 rând are termenul de folosință expirat, nefiind colectate pentru casarea lor.
Procesele-verbale au fost întocmite cu ocazia inventarierilor, dar nu s-a procedat la colectarea de la angajați a echipamentelor inutilizabile cu termene de folosință expirate, pentru casarea lor, respectiv recuperarea deșeurilor rezultate din casare cu respectarea normelor legale
4.2.3.Executarea în numerar sau prin cont a încasărilor și plăților în lei și în valută de orice natură, inclusiv a salariilor și a reținerilor din acestea, și a altor obligații față de salariați
Obiectivele urmărite în cadrul acestui capitol se referă la:
1.Executarea încasărilor și plăților în numerar, verificând următoarele:
-verificarea prin sondaj a actelor de casă și bancă;
-concordanța dintre soldurile de casă și bancă cu cele rezultate din extrasele de cont și contabilitate;
-legalitatea, realitatea, necesitatea și economicitatea plăților efectuate în numerar sau din cont pentru cumpărări de bunuri, prestări servicii și alte cheltuieli;
-modul de determinare a corecțiilor lunare de preț de încasat sau de plătit în funcție de calitatea minereului;
-legalitatea plăților pentru lucrările de reparații capitale și curente executate de terți.
2.Legalitatea drepturilor de salarii și alte drepturi:
-plăți salarii, sporuri, ore suplimentare și indemnizații;
-plata diferitelor ajutoare materiale;
-plata drepturilor de indemnizații de concedii și prime de vacanță;
-plata concediilor medicale;
-calculul de 5% pentru pensia suplimentară și 1% pentru ajutorul de șomaj;
-respectarea prevederilor din Contractul Colectiv de muncă privind încadrarea și menținerea în funcție a salariaților;
-exactitatea calculului și a viramentelor privind pensia suplimentară, a C.A.S;
-efectuarea corectă a reținerilor, popririlor pe care le au salariații pentru terți, persoane fizice sau juridice;
-realitatea și exactitatea calculului impozitului, reținerea și virarea acestuia;
-verificarea exactității soldului contului 421, în corelare cu balanța lunară de verificare.
Din verificarea statelor de plată se constată dacă au fost înregistrate salarii necuvenite, se identifică valoarea acestora și se iau măsuri pentru recuperarea acestor sume necuvenite salariaților. De asemenea, se constată drepturile plătite, sumele datorate organelor în drept, corectitudinea calculelor și virarea la timp.
Exemplu:
Verificarea prin sondaj, respectiv legalitatea privind plata salariilor și a accesoriilor la acestea (vechime, spor de toxicitate, rețea) s-a constatat plata necuvenită a sumei de 750.000 lei reprezentând:
-spor vechime 500.000 lei
-indemnizații 250.000 lei
Salariații care au beneficiat de vechime necuvenită în muncă sunt înscriși în anexa nr. 8 – Situația salariațiilor care au beneficiat de sporuri necuvenite și au consimțit reținerea sumei prin semnarea angajamentului de plată, care s-a înaintat.
Suma de 250.000 lei reprezintă indemnizația de concediu acordată necuvenit salariatului Ionescu Marcel ca urmare a faptului că a beneficiat necuvenit de 1 zi concediu în plus în anul 2002. Salariatul , conform meseriei, avea dreptul la 32 de zile șia abeneficiat în mod eronat de 33 de zile. Astfel, suma de 250.000 lei s-a recuperat operativ prin depunerea la casieria societății , cu chitanța 2792R în data de 12.03. 2003.
4.2.4.Întocmirea și circulația documentelor primare, tehnic-operative și contabile
Obiectivele urmărite în cadrul acestui capitol sunt:
1.Întocmirea și circulația documentelor de evidență primară vizează:
-verificarea întocmirii documentelor primare pentru toate operațiunile din capitolele anterioare;
-legalitatea semnăturilor aplicate pe documentele primare, tehnic-operative și contabile;
-completarea corectă a formularelor tipizate cu datele legale de întocmire;
-respectarea prevederilor legale de evidență, păstrare și utilizare a formularelor cu regim special.
Exemplu:
S-a verificat completarea documentelor primare potrivit indicațiilor formularului respectiv, constatându-se că pe unele bonuri de consum, nu s-a înscris codul materialului, ci doar denumirea, ceea ce poate conduce la confuzii, eliberări eronate din magazia de materiale. Ca urmare a acestui fapt s-a luat notă explicativă gestionarei, care a eliberat acea piesă, aceasta motivând că i s- a spus verbal tipul rulmentului care trebuie eliberat. Explicațiile nu se însușesc de organul de control.
2.Conducerea corectă a evidenței tehnico-operative la locurile de depozitare
Se va verifica:
-eliberarea mijloacelor materiale și bănești numai pe bază de documente legal întocmite, aprobate de persoanele împuternicite;
-conducerea corectă a evidenței tehnico-operative la locurile de depozitare și pe feluri de mijloace materiale;
-completarea datelor de către gestionari pe documentele primare și predarea acestora la compartimentul contabilitate în vederea prelucrării automate.
3.Conducerea clară și exactă a evidenței contabile:
Se va verifica:
-reflectarea în expresie bănească a patrimoniului prin înregistrarea corectă și la timp a tuturor operațiunilor economice și financiare;
-înregistrarea în evidența contabilă doar a documentelor legale, întocmite și cu exercitarea în prealabil a controlului financiar preventiv, cu respectarea succesiunii documentelor;
-concordanța datelor din evidența tehnico-operativă cu evidența contabilă;
-realitatea conținutului conturilor de debitori, creditori și modul de soluționare a acestora;
-realitatea datelor din conturile din afara bilanțului;
-urmărirea și recuperarea conform legii a pagubelor
Referitor la controlul documentelor, se procedează la urmărirea mai multor etape.
La verificarea autenticității documentelor se urmărește:
a) dacă se utilizează numai documente tipizate;
b) justețea întocmirii și completării cu elementele corespunzătoare;
c) completarea corectă a datelor potrivit rubricilor;
d) existența semnăturilor originale (autorizate) ale persoanelor în drept;
e) existența eventualelor ștersături, modificări necertificate.
La controlul exactității datelor se verifică:
a) dacă ceea ce este consemnat în documente coincide cu alte documente care au legătură cu operațiunea în cauză;
b) respectarea termenelor de întocmire a documentelor, mai ales pentru operațiuni patrimoniale, generatoare de drepturi și obligații;
c) corectitudinea calculelor;
d) legalitatea prețurilor și tarifelor prevăzute în documente.
La controlul legalității documentelor se procedează astfel:
a) confruntarea conținutului documentelor cu prevederile legale în vigoare privind disciplina financiară și existența concordanței între acestea;
b) dacă plățile prevăzute în dispozițiile de plată, registru de casă, etc., sunt conform normelor financiar
La controlul efectuării corecte a calculelor:
a)controlul aritmetic al documentelor și operațiunilor consemnate;
b)corecta stabilire a totalurilor și reporturilor;
c)existența erorilor care pot denatura conținutul operațiunilor economice și financiare;
d)depistarea eventualelor erori de calcul care pot fi intenționat făcute cu scopul de a ascunde fraude, sustrageri, delapidări, nereguli.
Documentele necorespunzătoare din punct de vedere al conținutului sunt cele care deși cuprind toate datele (cantități, preț, valoare, semnături, etc.), nu au la bază operațiuni reale, ascund realitatea.
Pentru controlul concordanței dintre datele unui cont sintetic și acelea din conturile sale analitice se utilizează balanța analitică de control, care cuprinde următoarele corelații de control:
a)soldul inițial al contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor inițiale ale conturilor sale analitice;
b)totalul mișcărilor debitoare ale contului sintetic să fie egal cu totalul mișcărilor debitoare ale conturilor analitice;
c)mișcările creditoare și soldul final al contului sintetic să fie egal cu totalul soldurilor finale ale conturilor analitice;
Lipsa acestor corelații demonstrează că s-au strecurat erori, fie la înregistrarea operațiunilor economice în conturi, fie la efectuarea calculelor, care trebuie identificate și corectate. Controlul înregistrărilor contabile se face prin confruntarea fiecărei balanțe analitice de control cu sumele respective ale contului sintetic din balanța sintetică de control contabil.
Omisiunile de înregistrare constau în faptul că operațiunea economică nu este înregistrată nici la debit nici la credit. ldentificarea unor astfel de erori este posibilă, fie în urma controlului documentelor prin punctare, pentru a se vedea dacă au fost înregistrate în totalitate, fie prin existența unor documente care nu au mențiunea de înregistrare. Mai pot exista erori de compensație – ca urmare a raportării greșite a sumelor din jurnal sau din documente justificative în cartea-mare, în sensul că s-a trecut o sumă în minus egală cu cea trecută în plus, în aceeași parte a unuia sau mai multo conturi, astfel încât pe total cele două categorii de erori se compensează.
Identificarea acestor erori este posibilă cu ajutorul balanțelor analitice de control sau în urma sesizărilor. Erorile de înregistrare în registrul jurnal se pot datora stabilirii greșite a conturilor corespondente, înregistrării unei operațiuni de două ori, atât la debit cât și la credit.
Exactitatea indicatorilor bilanțului se verifică prin:
a) reflectarea completă și exactă în conturi a tuturor veniturilor și cheltuielilor care se referă la perioada pentru care se întocmește bilanțul;
b) confruntarea rulajelor și soldului contului sintetic cu mișcările și soldurile conturilor analitice, pentru descoperirea și eliminarea erorilor produse cu ocazia înregistrării operațiunilor economice și financiare în conturi;
c) respectarea regulilor de evaluare a elementelor cuprinse în bilanț;
d) confruntarea datelor din contabilitate cu realitatea, prin inventariere, care constituie o premisă obligatorie a exactității datelor contabile și a bilanțului.
Conducătorul unității și cel al compartimentului financiar-contabil răspunde de realitatea și exactitatea datelor privind realizarea indicatorilor economico- financiari, raportați prin bilanțul contabil.
4.2.5.Întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli,
urmărirea și controlul acestuia
Bugetele de venituri și cheltuieli sunt instrumente de previzionare a veniturilor și cheltuielilor, de realizare a unor corelații ale acestora, care să permită unităților și subunităților de exploatare să desfășoare o activitate rentabilă. Ele trebuie să permită corelarea cheltuielilor cu veniturile, astfel încât să se obțină rezultate financiare favorabile.
Trebuie să servească conducătorilor secțiilor de producție ca instrumente de gestiune financiară a acestora, astfel încât orice cheltuială ce se face să fie acceptată și realizată numai în limita prevederilor din bugetele de venituri și cheltuielilor
La nivelul regiilor autonome și societăților comerciale cu capital de stat se întocmesc bugete de venituri și cheltuieli (acestea au la bază normele metodologice nr.181061/28.03.1995, aprobate prin Ordinul M.F. nr. 596/1995), dar nu la nivel de unități operative, de exploatare, ci la nivel de regie sau întreprindere. Ele folosesc date din contabilitatea financiară și servesc, mai ales, ca instrumente de previziune financiară generală. Eficiența lor este scăzută. Nu sunt instrumente ale contabilității de gestiune, ci ale compartimentelor financiare de la nivelul administrației generale a unităților în cauză.
La S.C. SIDERURGICA S.A. Hunedoara se urmărește modul în care aceasta a respectat prevederile bugetului de venituri și cheltuieli, dacă s-a realizat o depășire a veniturilor, realizând astfel o activitate profitabilă, sau invers, o depășire a cheltuielilor.
În linii mari, veniturile sunt defalcate astfel:
– venituri din vânzarea producției (cocs metalurgic, fontă, oțel lingou, laminate)
– venituri din servicii prestate și din alte activități
– venituri din subvenții de exploatare
– alte venituri
– venituri financiare
– venituri excepționale
În linii mari, cheltuielile sunt defalcate astfel:
– cheltuieli cu materia primă și materialele
– cheltuieli cu lucrări și servicii prestate de terți
– cheltuieli cu amortizarea, corelate cu planul de amortizare
– cheltuieli cu reparații capitale și curente, cu încadrarea în plafoanele repartizate- – cheltuieli cu munca vie
– alte cheltuieli
– cheltuieli financiare
– cheltuieli excepționale
Exemplu:
Din verificarea modului în care societatea a respectat prevederile bugetului de venituri si cheltuieli pe anul 2002, s-a analizat încadrarea în cheltuielile comune de fabricație planificate, constatându-se că cele realizate au fost mai mici cu 10.343.540 lei. Pe elemente de cheltuieli s-au
constatat depășiri la cheltuielile cu întreținerea și reparațiile curente, consumurile energetice, cheltuielile cu protecția muncii – anexa nr. 8
În legatură cu depășirile constatate s-a luat Notă Justificativă, contabilului șef economistul Martin Tudor, care motivează depășirea ca urmare a producției mici realizate. Referitor la depășirea cheltuielilor cu reparațiile motivează că s-au reparat macaralele din hală, deși lucrarea ar fi trebuit executată pe cheltuielile cu reparațiile capitale. ( anexa nr. 9)
Sarcina: de a se lua măsuri de încadrare în cheltuielile planificate la toate elementele de cheltuieli.
CAPITOLUL V
CONCLUZII ȘI PROPUNERI
Controlul financiar propriu exercitat la S.C. SIDERURGICA S.A. Hunedoara reprezintă un instrument eficient de conducere a activității, de prevenire și recuperare a pagubelor, de apărare și dezvoltare a patrimoniului, dacă se caracterizează prin fermitate, exigență, obiectivitate și dacă se exercită pe baza principiilor și regulilor stabilite de legislația în vigoare.
Propunerile se referă la activitatea prezentată și la deficiențele constatate în urma verificărilor efectuate în activitatea precedentă a S.C. Siderurgica S.A. Hunedoara.
Pentru ameliorarea procesului de muncă, perfecționarea activității societății, se propun a fi luate următoarele măsuri:
îndrumarea celor verificați pentru prevenirea unor abateri de la legislația economico-financiară în vigoare;
verificarea realității, sincerității raportărilor, modului de realizare a măsurilor stabilite și comunicate persoanelor răspunzătoare;
în scopul evitării plusurilor și minusurilor în gestiuni, să se efectueze inventarieri prin sondaj și de către compartimentul contabilitate, cu ocazia preluării documentelor de intrare-recepție și a bonurilor de consum;
interzicerea încheierii de contracte economice fără viza compartimentului juridic și fără aprobarea conducerii;
vizarea procesului verbal de control de către consilierul juridic;
predarea constatărilor la comitetul director: trimestrial și semestrial;
inventarierea patrimoniului unității mai exigent, atât la mijloacele materiale, mijloace fixe, cât și la valorile bănești
Supraviețuirea societății comerciale depinde de capacitatea ei de a adopta permanent funcțiile sale în raport cu evoluțiile tehnologice.
De aceea în viitor societatea trebuie să pună un accent deosebit pe:
creșterea propriei flexibilități în raport cu fluctuațiile pieței;
reducerea costurilor, a cheltuielilor neeconomicoase.
Bibliografie
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: . Organizarea Si Exercitarea Controlului Financiar (ID: 133498)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.