Organizarea Si Conducerea Contabilitati In Transporturi

Aspecte normative.

Transporturile rutiere prezintă o deosebită importanță în sistemul general de transport din noastră.

Sistemul național de transport are caracter strategic, constituie parte integrantă a sistemului economic și social și are următoarele componente: infrastructurile de transport rutier, feroviar, naval și aerian, mijloacele de transport, operatorii de transport și ai activităților conexe transporturilor.

Transportul rutier de marfă, în ultimii ani, s-a definit ca un factor activ în asigurarea procesului de producție între agenții economici și în sfera circulației bunurilor materiale.

Transporturile rutiere au suferit mutații importante în domeniile structurii capacitățiilor de transport, a caracteristicilor tehnice de siguranță rutieră, cât și în evoluția caracteristicilor ecologice ale autovehiculelor.

Principalele obiective ale sistemului național de transport sunt: realizarea conectării tuturor localităților la rețeaua națională de transport,asigurarea dreptului la liberă circulație a cetățenilor,asigurarea liberei circulații a bunurilor,asigurarea efectuării transporturilor care privesc siguranța națională, asigurarea racordării lui la sistemele internaționale de transport, participarea la dezvoltarea economică și socială a țării,

Dezvoltarea sistemului național de transport se realizează ținându-se seama de următoarele cerințe: promovarea programelor naționale de realizare a unei dezvoltări durabile a economiei naționale, nevoile de apărare a țării, asigurarea unui nivel ridicat de siguranță a traficului, eficiența economică, asigurarea condițiilor de conservare și de protejare a mediului, utilizarea rațională a energiei, respectarea convențiilor și acordurilor internaționale la care România este parte.

Modurile de transport, parte integrantă a sistemului național de transport, care fac obiectul dispozițiilor prezentei ordonanțe, sunt: transportul rutier, transportul feroviar, transportul naval, transportul aerian, transportul multimodal și combinat.

Fiecare mod de transport are în compunere infrastructura de transport, mijloacele de transport, operatorii de transport și ai activităților conexe acestora, precum și sistemele de management al traficului și sistemele de pozitionare și navigație, după caz.

Utilizatorii de transporturi au acces egal și nediscriminatoriu la infrastructurile de transport de interes public, pot alege liber modul de transport prin care își exercită dreptul de a se deplasa, au posibilitatea de a efectua ei înșiși transportul ori de a apela la serviciile unui transportator liber ales.

Ministerul Transporturilor stabilește condițiile tehnice, regulile de siguranță și modalitățile de inspecție și de control aplicabile diferitelor moduri de transport.

Ministerul Transporturilor elaborează și supune aprobării Guvernului schema rețelei naționale de transport, care are ca obiective asigurarea deplasării persoanelor și a mărfurilor între toate localitățile țării, precum și conectarea infrastructurilor naționale de transport la principalele infrastructuri de transport internațional.

Obiectul activității de transport presupune deplasarea în spațiu a bunurilor, mărfurilor și persoanelor de către un operator de transport, activitate care este o modalitate de înfăptuire a intereselor de natură socio-economică, reglementate juridic.

Pentru a începe o activitate de transport rutier de mărfuri ai nevoie să deții o firmă sau să înfințezi una nouă care să aibe ca obiect de activitate transport rutier de mărfurii, cod 4941 ( 6024 -codul vechi)

Acte necesare pentru modificare firmă, schimbare (extindere/radiere ) obiect de activitate

Obiectul de activitate al unei societăți comerciale reprezintă însăși activitatea economică desfășurată de către comerciant în scopul obținerii de profit.

Conform Legii nr. 31/1990 privind societățiile comerciale, republicată și modificată, precum și a Ordinului nr. 337 din 20.05.2007 emis de către Președintele Institutului Național de Statistică privind actualizarea activităților din economia națională – Nomenclatorul CAEN, activitatea economică desfășurată de către comercianți se clasifică în grupe și clase, fiecare clasă facând referire la una sau mai multe tipuri de activități.

Este obligatoriu ca la înființarea oricărui tip de societate comercială actul constitutiv al societatii să prevadă o asemenea clasificare a obiectelor de activitate.

În cazul în care doriți să desfășurați un alt tip de activitate economică decat cea pentru care ați optat la început, acest lucru se realizează printr-o extindere a obiectului de activitate existent.

În cazul în care doriți schimbarea obiectului principal de activitate al societătii, implicit se va proceda și la schimbarea certificatului de înregistare.

Acte necesare înființare firmă

Documentele pe care trebuie să le puneți la dispoziție pentru înregistrarea societății cu răspundere limitată – SRL sunt:

Cerere (formular O.N.R.C.)

Rezervarea denumirii firmei (in judet sau la nivel de tara)

Act constitutiv (autentificat de catre avocat sau notarul public) la intocmirea caruia trebuie lamurit, in mod obligatoriu: 
– obiect principal de activitate;
– obiect secuntar de activitate;
– denumire firmei (cu numarul rezervarii eliberate de catre O.N.R.C.);
– asociatii / administratorii firmei;
– aportul la capitalul social al fiecaruia dintre asociati;

Cazier fiscal al fiecaruia dintre asociatii si administratorii firmei

Contract de comodat / inchiriere al spatiului unde se stabileste sediul social

Acordul asociatiei de proprietari / locatari

Acordul vecinilor (riveranii)

Copie actului de proprietate al sediului social

Copie C.I./ Pasaport asociati

Specimen de semnatura al administratorului (administratorilor) firmei

Declaratii ale asociatilor firmei (autentificate)

Procura asociatilor pentru persoana imputernicita sa depuna dosarul la O.N.R.C. (autentificata)

Dovada depunerii capitalului social la banca aleasa de asociatii firmei

Declaratie (formular O.N.R.C.) semnata de catre unul dintre asociati (model declaratie asociat cu / fara activitate la sediu )

Vectorul Fiscal – Anexa 1

Alte documente (dupa caz):
– in cazul schimbarii numelui / numarului strazii este necesara si o Adeverinta eliberata de Primaria competenta (biroul de cadastru)
– adverinta pentru studentii ce intrunesc toate conditiile si d;

Etape de parcurs pentru înfințare firmă

Stabilirea obiectelor de activitate.
Alegerea obiectului de activitate al firmei, potrivit clasificării din codul CAEN; stabilirea obiectului principal de activitate si a obiectelor secundare de activitate.

Alegerea formei juridice. Cele mai răspandite sunt:
Societatea cu răspundere limitată, asociații nu au calitatea de comercianți și nu răspund de datoriile societății decât în limita aporturilor. Capitalul social e divizat în părți sociale egale care trebuie să aibă o valoare minimă de 10 lei fiecare.
Societatea va fi condusă de adunarea generală a asociaților, iar administrarea societății și reprezentarea ei în relațiile cu terțele persoane se va face de către administratori, puterile lor fiind nelimitate.
Societatea cu răspundere limitată cunoaște o formă aparte: societatea cu răspundere limitată cu asociat unic. O persoană fizică sau juridică nu poate fi asociat unic decât într-o singură societate cu răspundere limitată.
Societatea pe acțiuni, asociații societății pe acțiuni nu răspund decât în limita capitalului social subscris. Se particula -rizează prin faptul că poartă denumirea de acționari, fiind posesorii unor valori mobiliare (acțiuni) primite în schimbul aporturilor. Capitalul social este reprezentat prin acțiuni emise de societate, care, după modul de transmitere, pot fi nominative sau la purtător. Acțiunile au o valoare egală care nu poate fi mai mică de 0,1 lei. Numărul acționarilor în societatea pe acțiuni nu poate fi mai mic de 2.

Alegerea denumirii firmei și a emblemei societății.
Stabilirea denumiri noii societăți (firma) și emblema. Verificarea disponibilității numelui de firmă o puteți face pe web site-ul oficial al Registrului Comerțului: http://recom.onrc.ro/index.htm – user: guest, parola: guest
Firma și emblema se stabilesc de asociați și trebuie să se deosebească de firmă și emblema altor societăți;
Firma și emblema se verifică la Registrul Comerțului corespunzător la nivel național, primind dovada înregistrării și rezervării. Prin înscrierea acestora la registrul comerțului se dobândește dreptul de folosință exclusivă a firmei și a emblemei.

Actul constitutiv al noii societății comerciale
Actul constitutiv se întocmește în conformitate cu forma de organizare juridică aleasă de asociați pentru noua societate.
Semnarea actului constitutiv al noii firme (societăți comerciale) se poate face direct de către toți asociații sau prin împuternicit cu procură specială autentică;

Alegerea sediului social
Sediul social al societății poate fi stabilit într-un spațiu proprietatea unuia sau a mai multor asociați ori într-un spațiu aflat în folosința acestora (în baza unui contract de închiriere, subînchiriere, comodat etc.).

Capitalul social
Aportul în bani la capitalul social este obligatoriu la constituirea oricărei forme de societate. Aporturile în numerar se depun la orice bancă sau la C.E.C.

Înregistrarea la Registrul Comerțului        
Solicitarea efectuării înregistrării în Registrul Comerțului se face la Biroul Unic din cadrul Oficiului Registrului Comerțului de pe lângă tribunalul în a cărui rază se va afla sediul societății, de către fondatori, administratori (reprezentanții acestora).

La Oficiul Registrului Comerțului au loc următoarele formalități:

se verifică dacă dosarul de înființare a societății comerciale depus conține toate documentele necesare;

judecătorul delegat de Tribunal verifică legalitatea actelor depuse și dispune autorizarea înmatriculării societății;

se transmite spre publicare în Monitorul Oficial al României încheierea judecătorului delegat;

se înmatriculează societatea;

eliberarea către asociați sau reprezentanți a certificatului de înmatriculare, a încheierii judecătorului delegat și a unui certificat constatator.

Avize și autorizații de funcționare .Toate avizele sau actele de autorizare vor fi solicitate autorităților publice în funcție de obiectul de activitate al societății. Pentru a începe activitatea comercială propriu-zisă la Registrul Comerțului, se obțin autorizațiile și avizele necesare funcționării legale a societății

Operatorii de transport.

Transportul rutier public este transportul efectuat pe bază de contract, contra plată, de către operatorii de transport rutier care dețin în proprietate sau cu orice alt titlu vehicule rutiere.Pentru dobândirea calității de operator de transport rutier, o întreprindere trebuie să obțină:
    a) licența de transport care se acordă în urma îndeplinirii condițiilor de:
    -onorabilitate;
     -capacitate financiară;
     -competența profesională;
    Ce este onorabilitatea?
        Condiția de onorabilitate este îndeplinită numai dacă persoana desemnată:
     -nu a fost condamnată pentru infracțiuni grave.      
    Ce este capacitatea financiară?
        Condiția de capacitate financiară se consideră ca fiind îndeplinită numai dacă operatorul de transport rutier dispune de un nivel financiar de 9.000 EURO pentru primul autovehicul rutier și 5.000 EURO pentru următoarele ( bilant CAPITALURI PROPRII).

In situatia in care intreprinderea nu dovedește deținerea capitalului și rezervelor financiare prevazute anterior, aceasta poate demonstra îndeplinirea capacității financiare prin: garanție bancarăsau asigurare.

    Ce este competența profesională?
        Pentru a îndeplini condiția de competență profesională persoana desemnată trebuie să fie titulara a unui certificat de pregătire profesională, eliberat de către autoritatea competentă.

   Licența de transport, care se obține de la Autoritatea Rutieră Română.

Documentele necesare pentru obținerea Licenței de Transport sunt:

    – solicitare Licețnă (cerere tip anexa 5);

-copie ordin de plata sau chitanță posta in contul ARR a taxei de licență si a taxei copie conforma multiplicat cu numărul de copii conforme solicitate;
    – certificat de înmatriculare la Oficiul Național al Registrului Comerțului;
    – act constitutiv din care să reiasă că societatea comercială are ca obiect de activitate Transport rutier;
    – copie document privind asigurarea întreținerii tehnice a vehiculelor utilizate;

-copie cazier judicar al managerului de transport;

– copie cazier judiciar a întreprinderi;

-copie documente privind indeplinirea condiției de capacitate financiară;

-copie certificate de competență profesională al managerului de transport;

– copie carte de identitate manager de transport;

    – lista vehiculelor deținute și utilizate;

– copie certificate de înmatriculare al vehiculului sau carte de identitate (față-verso).

Exemplarul original al licenței de transport se eliberează pe o perioadă de 10 ani.
Originalul Licenței de transport se păstrează la sediul firmei.
Licența de transport se retrage în cazul în care operatorul de transport rutier nu mai îndeplinește condițiile care au stat la baza acordării acesteia sau în cazul în care operatorul de transport a furnizat documente conținând informații eronate cu ocazia solicitării acordării acesteia.
   
b) Copia conformă a licenței de transport

Copiile conforme cu exemplarul original al licenței de transport se eliberează de către autoritatea competentă pentru perioade succesive de un an pâna la expirarea licenței de transport.

Documentele necesare pentru obținerea Copiei conforme (ARR) sunt următoarele:
    – solicitare copie conformă(cerere anexa 8);

-copie licență de transport;

-copie ordin de plata sau chitanță posta in contul ARR;

– copie documente privind indeplinirea condiției de capacitate financiară;
    – certificat de înmatriculare și cartea de identitate a vehiculului;
    – talonul, anexa cu inspecția tehnică valabilă;
    – asigurarea obligatorie;
    – în cazul unui contract cu orice alt titlu decât de proprietate, se va prezenta copia acestuia.

Unui operator de transport i se pot elibera un număr maxim de copii conforme, corespunzător numărului de vehicule.
Copia conformă se eliberează de catre Autoriratea Rutieră Română(ARR) pe o perioadă de maxim 3 ani.

Originalul unei copii conforme a licenței de transport trebuie să se afle la bordul vehiculului.

Actele normative referitoare la obținerea copiei conforme sunt Ordinul 980 din 30 noiembrie 2011 al ministrului transporturilor și infrastructurii pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea prevederilor referitoare la organizarea și efectuarea transporturilor rutiere și a activităților conexe acestora stabilite prin Ordonanța de Guvern 27 din 31 august 2011

Persoana desemnată să conducă permanent și efectiv activitatea de transport

Condiții  ce trebuiesc  îndeplinite de  persoana desemnată:

    -decizie de numire;

    -cazier judiciar (în original);

    -aviz medical (în original);

    -aviz psihologic;

    -certificat de pregătire profesională.

În vederea obținerii Certificatului de pregătire profesională trebuie urmat un curs, la una din școolile autorizate sau la instituții autorizate.

Pentru înscrierea la acest curs de pregătire, este nevoie de un dosar, care să conțină urmatoarele:

    -copie xerox act de identitate și diplomă de bacalaureat;

    -adresa unității;

    -fișa tip de înscriere.
Durata cursului este de 10 zile.
Perioada de valabilitate a certificatului de pregătire este de 5 ani.
Valabilitatea Avizului medical este de 1 ani.
Valabilitatea Avizului psihologic este de 1 ani.

Clasificarea activitătii de transport marfă:

Clasificarea după tipul de transport:
       – transport rutier în trafic național;
       – transport rutier în trafic internațional.

Clasificarea după tipul activității:
      – transport rutier public;
      – transport rutier în cont propriu.

Clasificarea după tipul mărfii:
     – transport de mărfuri generale;
     – transport de mărfuri perisabile;
     – transport de mărfuri periculoase;
-Transport de mărfuri și deșeuri periculoase;
     – transport de deșeuri;
     – transport de animale vii;
     – transport agabaritic;
     – transport de mărfuri cu mase și dimensiuni depășite;
     – transporturi de produse agricole din câmp.

Clasificarea după modalitatea de formare a încărcăturii:
  Transport în regim de:
     – grupaj;
     – plin.

Documente necesare pentru transport de marfă în Uniunea Europeană

Pentru a efectua transport de marfă în Europa este nevoie în primul rând de licența de transport, care se obține de la Autoritatea Rutieră Română.

Ce documente trebuie păstrate la bordul unui vehicul?

Pentru șofer:
-permis de conducere corepunzător tipului de camion;
-atestat profesional (dacă mașina depășește masa maximă autorizată de 3,5 tone);
-act de identitate;
-legitimația șoferului sau copia legalizată a contractului de muncă.

Pentru mașină:
-licența de transport;
-copia conformă (în original);
-contract de leasing (după caz);
-contract de închiriere (după caz) în original sau copie legalizată;
-cartea de identitate a autovehiculului;
-talon (certificat de înmatriculare);
-inspecția tehnică periodică;
-asigurare obligatorie;
-rovineta (taxa de drum);
-foaia de parcurs;
-diagramele tahograf (pentru o perioadă de 28 de zile plus ziua în curs) pentru vehiculele având masa maximă autorizată mai mare de 3.5 tone.
Baza legală din care rezultă perioada de timp pentru diagramele care trebuie prezentate la un eventual control în trafic este Regulamentul CE 561/2006.
-dovada de verificare a tahografului;
-autorizație specială emisă de Regia Autonomă Administrația Națională a Drumurilor în cazul transportului rutier de mărfuri cu greutăți și / sau gabarite depășite;
– certificat de noxe;
-I.T.P.I. (Certificat Internațional de Inspecție Tehnică);
– certificat de agreere a unui vehicul rutier pentru transportul mărfurilor sub sigiliu vamal (dacă este cazul);

Pentru marfă:
-scrisoare de transport în trafic internațional (CMR);
-documente de însoțire a mărfii.

Pentru transportarea  mărfurilor periculoase(ADR) se mai cer în plus față de transportul de marfă generală:
-autorizație ADR;
-fișa de siguranță;
-certificat de atestare profesională ADR  pentru șofer;
-certificat de agreere a autovehiculului, emis de RAR (dacă este cazul);
-autorizația eliberată de Comisia Națională pentru Controlul Activităților Nucleare și agreerea autovehiculului (dacă este cazul);
-prospectul produsului transportat, instrucțiunile de siguranță și intervenție în caz de necesitate, în limba română și cel puțin o limbă de circulație internațională, valabile fiind doar indicațiile prevăzute în ADR  referitoare la ambalaj, etichetare etc. Pentru transportul coletelor mici de maximum 1.000 kg nu sunt necesare instrucțiuni de siguranță.

Dreptul transporturilor și cadrul juridic aplicabil acestora

Normele juridice în materia transporturilor de mărfuri și persoane și cele care vizează activitatea cărăușilor în calitate de profesioniști fac parte din ramura dreptului comercial.

Pentru ca activitățile de transport să fie considerate fapte de comerț acestea trebuie să se desfășoare în mod repetat, organizat și profesional de către o întreprindere specializată.

Dreptul transporturilor este ansamblu normelor juridice care reglementează raporturile ce se stabilesc, se modifică sau se sting în procesul de organizare și executare a transportului de mărfuri sau pasageri.

1.2 Panul de conturii utilizat

Planul de conturi general conform ORDIN nr.3.055 din 29 octombrie 2009
al ministrului finanțelor publice pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene actualizat pentru situațiile financiare de pana la 31.12.2014 și

ORDIN nr.1.802 din 29 decembrie 2014 al ministrului finanțelor publice pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate pentru anul 2015

1.3 Organizarea și conducerea contabilității financiare și de
gestiune în transporturi.

Compartimentul contabilitate al unității este organizat conform prevederilor articolului 10, din Legea nr. 82 din 24 decembrie 1991* (Republicată în monitorul ofical nr.454 din 18 iunie 2008) și condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității, încheiate cu o personă fizică , autorizată potrivit legii, membră a Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România.

În cadrul societății, contabilitatea se ține centralizat la sediul societății, la sfârșitul perioadei de gestiune se întocmesc conturile lunare in vedrerea obțineri balanța de verificare pentru întocmirii documentelor de sinteză contabilă, a raportărilor și declarațiilor către diferite organisme, a determinări obligațiilor fiscale ale societății.

Înregistrarea datelor în contabilitate și editarea: registrul jurnal, cartea mare, jurnalele auxiliare, balanța de verificare, registru – inventar se face cu ajutorul unui sistem informatic, care este achiziționat de la o firmă specializată căreia i s-a achitat licența și s-a încheiat un contract de întreținere permanentă.

Forma de înregistrare contabilă este pe jurnale și asigură înegistrarea operațiilor economice și financiare în mod cronologic și sistematic direct din documentele primare sau din cele create în programul de contabilitate (facturarea) și centralizatoare în jurnal, care constituie instrumentul de lucru în această formă de înregistrare contabilă. Prezintă avantajul că înregistrarea operațiilor economice se face o singură dată în creditul conturilor în corespondență cu conturile debitoare.

Tot partrimoniul societăți este inventariat o dată pe an, iar rezultatul inventarierii se înregistrează potrivit reglementărilor contabile.

Orice operațiune economico-financiară efectuată de căte societate este consemnată în momentul efectuării ei într-un document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajază răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat , precum și a celor care l-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Contabilitatea imobilizărilor este ținută pe categorii.

Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ-valoric.

Înregistrarea în contabilitate a elmentelor de activ se face la costul de achiziție. Creanțele și datoriile sunt înregistrate la valoarea nominală.

Contabilitatea clienților și furnizorilor, a celorlalte creanțe și datorii se ține pe categorii, precum și pe fiecare persoană fizică sau juridică.

Contabilitatea cheltuielilor se ține pe feluri de cheltuieli, după natura sau destinația lor după caz, iar a veniturilor se ține pe feluri de venituri, după natura sau sursa lor după caz.

Profitul sau pierderea sunt stabilite cumulat de la începutul exercițiului finananciar. Rezultatul definitiv al exercițiului se stabilește la închiderea acestuia.

Reparizarea profitului este înregistrat în contabilitate pe destinații după aprobarea situațiilor financiare anuale.

S.C TRANS NECO S.R.L fiind o unitate de prestări servicii, realizând un singur fel de produs-serviciu se folosește metoda globală de calculație a costurilor.

Evaluarea elementelor patrimoniului:

Bunurile de natura imobilizărilor achiziționate de la furnizori interni sau externi se evaluează la costul de achiziție;

Bunurile de natura stocurilor de consumabile se evaluează la costul de achiziție, metoda inventarului permanent;

Produsele/ serviciile se evaluează la costul de producție;

Descărcarea gestiunii pentru stocuri se efectuează conform metodei FIFO.

Amortizarea imobilizărilor existente în stoc se realizează conform metodei liniare.

1.4 Documente financiar- contabile utilizate(generale și specifice)

Importanța si conținutul documentelor.

Documentele sunt acte scrise în care se înscriu operațiile economice și financiare în momentul efectuării lor și la locul unde acestea se produc. Una din trăsăturile de bază ale contabilității este aceea că toate înregistrările au la baza documente.

Importanța documentelor constă în următoarele:

Consemnează modificările elementelor patrimoniale dintr-o unitate;

Stau la baza relațiilor dintre societate și angajați (se face angajarea, se consemnează prezența la lucru, se consemnează volumul de muncă, calculul salarizării);

Stabilesc relațiile dintre unități;

Verifică gestiunea patrimoniului și stabilește răspunderea cărora le-a fost încredințată păstrarea acestora;

Constituie baza în cercetarea juridică.

De obicei, documentele sunt tipizate și ele sunt procurate de către agenții economici contra cost de la unitațile specializate. Completarea acestor documente se poate face manual sau cu ajutorul echipamentelor de calcul.

Ca un document să fie valabil trebuie să îndeplinească urmatoarele condiții:

Să fie scris clar;

Să fie întocmit la timp;

Să fie anulate rândurile libere;

Să conțină date reale.

Sumele pentru valori bănești se trec în cifre și în litere. Rectificarea anumitor greșeli se face în toate exemplarele prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei. Înscrierea textului sau a sumei corecte, clar și imediat a semnăturii persoanei care a făcut rectificarea. La documentele care sunt însemnate operații de predare – primire a unor gestiuni este necesar să fie semnate atât de persoana care predă cât și de cea care primește. Pentru reflectarea cât mai corectă a conținutului operațiilor economice, documentul trebuie să conțină o serie de elemente numite date obligatorii sau date minimale ale documentelor. Ele sunt:

Denumirea documentului – chitanța, bon de consum;

Denumirea și adresa unității;

Data și numărul documentului;

Descrierea operațiilor economice sau financiare;

Indicarea părților și semnăturile persoanelor care au participat la efectuarea operației și care răspund pentru legalitatea acestora.

Verificarea documentelor.

Pentru a putea fi înregistrate în conturi, documentele sunt supuse unor verificări.

Verificarea documentelor se face sub 3 aspecte:

Verificarea formei care constă în controlul asupra întocmirii corecte a documentelor, respectiv dacă acestea conțin datele minimale, dacă au fost făcute corecturi fără a fi certificate, etc.

Verificarea cifrică sau aritmetică, presupune controlul exactității datelor.

Verificarea de fond prin care se urmărește realitatea, necesitatea și legalitatea operațiilor.

Realitatea. Se verifică dacă într-adevar operațiile economice s-au efectuat la locul și în condițiile prevăzute în document.

Necesitatea. Constă în aprecierea facturii, ca operația înscrisă în documente să fie utilă societății și dacă se justifică economic.

Legalitatea. Sunt considerate legale toate operațiile care nu contravin legislației în vigoare.

Verificarea documentelor se face de către persoanele care conduc un loc de muncă, de cele care conduc departamentul de contabilitate și de cei care asigură controlul financiar preventiv.

Circuitul documentelor

Documentele, întrucât constituie baza înregistrării în contabilitate, ele au un circuit bine stabilit în cadrul societății.

Circulația documentelor este definită drept mișcarea succesivă a unui document din momentul întocmirii și până în momentul predării lui la arhivă. Circuitul documentelor are importanță deosebită în ținerea la zi a contabilității. Pentru aceasta, fiecare departament sau loc de muncă, trebuie să cunoască cine trebuie să le întocmească, când trebuie să le înainteze și termenele de predare a documentelor.

Circulația rațională a documentelor asigură o evidență promptă și respectiv informarea corespunzătoare a factorilor de decizie.

Circuitul documentelor în cadrul unei societăți depinde de structura organizatorică a societății, organizarea aparatului contabil, mijloacele utilizate pentru executarea lucrărilor contabile.

Registrele de contabilitate.

Datele consemnate în documentele justificative sunt înregistrate în ordine cronologică și grupate în registrele contabile. Acestea se prezintă sub forma unor registre legate, fișe și situații ale căror conținut și formă corespund scopului pentru care se țin.

Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, în contabilitate sunt: Registrul-jurnal, Cartea-mare și Registrul-inventar.

Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează, prin articole contabile, în mod cronologic, operațiile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor, după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate. În cadrul firmei SC Trans Neco SRL acest jurnal este întocmit cu ajutorul sistemului informatic « ASIS » , pe baza înregistrărilor efectuate zilnic și a notelor contabile înregistrate la sfîrșitul lunii. Se listează la sfarșitul lunii.

Registrul „Cartea-mare” este un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în registrul-jurnal, stabilindu-se situația fiecărui cont, respectiv soldul inițial, rulajele debitoare, rulajele creditoare și soldurile finale. Formularele folosite drept registru „Cartea-mare” pot îmbrăca diverse forme, cum ar fi: fișe de cont pentru operațiuni diverse, fișe de cont șah sau pe conturi corespondente, forma „Cartea-mare” centralizatoare.

Forma folosită drept registru « Cartea-mare » de firma SC Trans Neco SRL , este cea de fișe de cont pentru operațiuni diverse. Această fișă (cartea mare) este întocmită cu ajutorul sistemului informatic și se listează lunar.

Registrul-inventar este documentul contabil în care se înregistrează toate elementele de activ și de pasiv, grupate în funcție de natura lor, conform posturilor din bilanțul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul fiecărui post din bilanțul contabil. Registrul-inventar cuprinde două părți: listele de inventariere și recapitulația inventarului. În cadrul recapitulației, datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ și pasiv.

Registrul general de evidență a salariaților Registrul a fost înregistrat în format electronic la Inspectoratul Teritorial de Muncă Cluj,de unde s-a solicitat: ,,nume utilizator” si parola necesare aplicației de transmitere on-line a registrului general a salariaților în format electronic. Angajatorul are obligația complectării registrului în ordinea încheierii contractelor individuale de muncă.

Registrul cuprinde :
– datele angajatorului ;
-datele salariaților ;
– contracte ;
– raport preluare ;

Registrul unic de control are ca scop evidențierea tuturor controalelor desfășurate la contribuabil de către toate organele de control specializate, în domeniile : financiar-fiscal, inspecția muncii, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcții, protecția consumatorului, protecția împotriva incediilor, precum și în alte domenii prevăzute de lege .

Registrul de evidență fiscală are ca scop înscrierea tuturor informațiilor care au stat la determinarea profitului impozabil și a calculului impozitului pe profit cuprins în declarația privind obligațiile de plată la bugetul general consolidat.

Informațiile din Registrul de evidență fiscală sunt înregistrate în ordine cronologică și corespund cu operațiunile fiscale și cu datele privind impozitul pe profit din declarația privind obligațiile de plată la bugetul general consolidat. Registrul de evidență fiscală se păstrează la sediul fiscal al SC Trans Neco SRL , în cadrul serviciului Financiar-Contabilitate , unde se fac și înregistrările în acesta.

Sistemul de documente pentru transportul mărfurilor în trafic internațional

Contractul comercial de transport

Prin contractul de transport se înțelege convenția prin care o parte, cărăușul, profesionist se obligă în schimbul unei remunerații să efectueze o deplasare de persoane sau de bunuri pe o anumită distanță cu un vehicul corespunzător.
Codul civil român reglementează contractul de transport în capitolul V- Despre contractul de locațiune art. 1777-1823 C Civ., locațiunea lucrărilor așa cum este înfățișată prin art. 1470 Codul Civil formează în prezent obiectul reglementărilor speciale cuprinse în dispozițiile normative privitoare la contractul de transport- terestru, fluvial, maritim, aerian.

Caractere juridice

este un contract bilateral sau sinalagmatic ceea ce denotă că obligațiile expeditorului și cărăușului sunt independente și reciproce fiecare avându-și cauza juridică în cealaltă;

caracterul oneros al contractului de transport presupune obținerea de către fiecare parte a unui echivalent, a unei contraprestații în schimbul obligației ce îi revin;

este un contract comutativ – de la încheierea contractului, drepturile și obligațiile părților au existența certă cât și o întindere determinată;

contractul este în principiu consensual încheidu-se valabil prin simplul consimțământ al părților;

contractul are un caracter real, respectiv nu poate lua naștere decât prin remiterea efectivă a mărfurilor către cărăuș;

contractul este unul de adeziune.

Caracterul autonom și cel comercial al contractului de tansport

Caracterul autonom și cel comercial al contractului de transport trebuie înțelese ca trăsături indispensabile pentru executarea obligațiilor expeditorului față de destinatar, obligații ce își au izvorul într-un raport juridic preexistent contractului de transport izvorand de cele mai multe ori din vânzarea mărfurilor respective către un anumit cumpărător cu sediul diferit de cel al producătorului.

Autonomia contractului de transport este evidențiată și în cazul litigiilor, partea care reclamă daune de la cărăuș în baza unui contract de transport trebuie sa facă dovada calității sale de parte contractantă, iar nu un titlu de proprietate asupra lucrului predat pentru transport, proprietarul lucrului predat neavând calitatea de a figura ca parte în proces.

Caracterul comercial al contractului de transport rezultă din calitatea de comerciant al transportului.

Părțile contractului de transport

Cărăușul – este persoana care își ia însărcinarea că într-un mod oarecare să transporte sau să facă să se transporte un obiect oarecare. Denumirea de cărăuș este dată în două accepțiuni: prima – de întreprindere de transport care își asumă obligația de a executa deplasarea de bunuri sau persoane în nume propriu: a doua – de întreprindere care face să se transporte mărfuri sau persoane, se referă atât la mărfurile succesive cât și la așa zișii comisionari. Comisionarul este considerat ca fiind un intermediar care se înterpune între proprietarul sau posesorul mărfurilor și transportator, în temeiul contractului de expediție. Contractul de expediție îmbracă forma unui contract de comision sau forma unui contract de mandat. În baza contractului de expediție, comisionarul – expeditor se obligă, în schimbul unui comision să încheie în nume propriu dar pe seama comitentului unul sau mai multe contracte de transport, și să efectueze anumite operații materiale specifice transportului de mărfuri.

Expeditorul – poate fi orice persoană fizică sau juridică ale carei interese se referă la încheierea unui contract de transport de mărfuri și bagaje. Expeditorul la data încheierii contractului de transport deține facultatea să nominalizeze în documentul de transport persoana beneficiarului, respectiv, persoana căreia îi va fi eliberată marfa la capatul călătoriei. Pot avea calitatea de expeditor persoanele juridice de drept public și privat .

Destinatarul – este aceea persoană fizică sau juridică căreia transportatorul îi va elibera marfa la locul stipulat în contract. În ceea ce privește poziția destinatarului în contractul de transport se poate afirma că deși nu participă efectiv la încheierea contractului de transport, dobândește anumite drepturi și obligații decurgând din contractul încheiat anterior între expeditor și cărăuș devenind un așa zis terț beneficiar.

Încheierea contractului de transport, Condițiile de validitate ale contractului de transport

Capacitatea parților contractante – se referă la aptitudinea de a avea capacitate deplină de exercițiu, adică de a exercita drepturile și obligațiile prin acte juridice încheiate în nume propriu. Alături de condiția capacității cărăușului și numai acestuia i se impune calitatea de comerciant în condițiile codului comercial. Prin comerciant se întelege aceea persoană fizică sau juridică care săvârșește în nume propriu și în baza specializării sale fapte de comerț.

Consimțământul – reprezintă manifestarea de voință a hotărârii de a încheia contractul de transport, consimțământ care trebuie să îndeplinească anumite condiții: să provină de la o persoană cu discernământ, să fie exteriorizat cu intenția de a produce efecte juridice, să nu fie alterat de vreun viciu.

Obiectul – constă în obligațiile la care se îndatorează părțile. În contractul de transport principala obligație a unității de transport este de a transporta marfă, iar pentru expeditor, obligația de plată a tarifului de transport. Și obiectul material al prestației cărăușului trebuie să îndeplinească anumite condiții: să existe, să fie determinat sau determinabil, să se afle în circuitul civil, să fie posibil, să fie licit.

Cauza – se referă la scopul în vederea căruia s-a încheiat contractul de transport. Pentru cărăuș – obținerea prețului transportului în care este inclus profitul său, iar pentru expeditor – deplasarea în spațiu a mărfurilor, bagajelor conform unor interese.

Condițiile de formă– fiind un contract consensual acesta se încheie prin simplul acord de voință a părților, însă dovada existenței lui se face printr-un înscris, denumit document de transport sau scrisoare de trăsură. Fiind un contract real nu se încheie valabil decât prin predarea efectivă a mărfurilor.

Documente de transport nominative. La transportul de mărfuri contractul se întocmește sub forma unui înscris nominativ. Contractul de transport nominativ înfățișează părțile contractante prin elemente de identificare cum ar fi: numele, denumirea, domiciliul, sediu, etc.

Cuprinsul documentului de transport – în contractul de transport se disting clauze cu caracter obligatoriu de cele facultative: data încheierii contractului, părțile contractului, identificarea bunurilor transportate, obligațiile cărăușului și plata prețului transportului, semnătura și sigiliul părților. Dacă bunurile sunt ambalate în lăzi, saci, butoaie, trebuie stipulată calitatea, numărul, mărcile și sigiliile aplicate acestora. Termenul de executare a contractului este unul de decădere și curge de la data cand lucrul a fost predat cărăușului de către expeditor. Prețul se stabilește în funcție de felul transportului, distanța, natura, dimensiunea, greutatea și volumul mărfii. Documentul de transport trebuie să fie semnat de ambele părti contractante.

Scrisoarea de transport pentru transportul mărfurilor în trafic internațional(CMR)

Scrisoare de trasură rutieră de tip CMR constituie dovada materială a condițiilor de încheiere a contractului de transport în trafic rutier internațional de mărfuri, precum și dovada primirii măr -fii de către transportator. Anexa nr……………………..
Acest document conține:

expeditor(nume adresă );

destinatar(nume,adresă,);

locul prevăzut pentru livrarea mărfii;

locul și data încărcări mărfii

documente anexate

mărci și nume;

număr de colete;

mod de ambalare;

natura mărfii;

număr statistic;

greutatea brută, kg.;

cubaj m3

instrucțiunile expeditorului(formalități vamale și oficiale)

prescripții de francare;

rambursare

transportator;

transportatorii succesivi;

rezerve și observații ale transportatorilor;

convenții speciale;

preț transport,valuta

CMR încheiat la ….., data…

semnătura și ștampila expeditorului

semnătua și ștampila transportatorului

recepția mărfii, data, semnătura și ștampila destinatarului.
   

Documentele însoțitoare ale scrisorii de trasură CMR sunt:
    -factura externă si lista specificativă
    -certificatul de calitate al marfii
    -certificatul de origine (exemplu-EURO 1)
    -certificat de sănătate
    -autorizția (licența) de export/import

Decontul de cheltuieli

Decontul de cheltuieli se utilizează pentru deplasările externe. Anexa nr…………………..

  1. Constituie:

– document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valuta și în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;

– document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

– document justificativ de înregistrare în registrul de casă (în valută) și în contabilitate.

2. Se întocmește într-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe întreaga durată a deplasării.  

3. Circulă:

– la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din deplasare și calculul eventualelor penalizări de întărziere, care semnează de verificare;

– la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv și să aprobe plata diferenței în cazul în care, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării, suma cheltuielilor efective depășește avansul primit;

– la casieria unității pentru plata diferenței, caz în care titularul de avans semnează pentru primirea diferenței respective, fără a se mai întocmi document distinct.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Chitanța pentru operațiuni în valută (cod 14-4-1/a), Dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4/a), după caz.

4. Se arhivează la dosarul de contabilitae / compartimentul financiar-contabil.

5. Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului este următorul:

– denumirea unității;

– denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

– numele și prenumele titularului de avans;

– avans în valută sau în valuta și în lei; sume decontate; diferențe de restituit/primit;

– semnături: conducătorul unității, șeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, titularul de avans, persoana care verifica decontul

Sistemul de documente privind organizarea contabilității imobilizărilor.

Evidența operativă a imobilizărilor corporale intrate și ieșite din unitatea patrimonială, în funcție de categoria din care fac parte și locul unde se află, se ține cu ajutorul registrului numerelor de inventar. Fiecarui mijloc fix i se acordă un număr de inventar , în ordine cronologică, pe baza documentelor primite.Este întocmit de seviciul Financiar-Contabilitate, pe grupe de mijloace fixe, prin înregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate în unitate.

Fișa mijlocului fix servește ca document pentru evidența analitică a mijloacelor fixe. Se întocmește de serviciul Financiar-Contabil, într-un exemplar, pentru ficare mijloc fix.

Procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijlocului fix servește ca :

Document de constatare a îndeplinirii condițiilor scoaterii din funcțiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz .

Document de consemnare a scoaterii efective din funcțiune a mijloacelor fixe.

Document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate.

Sistemul de documente privind organizarea contabilității materialelor.

Nota de recepție și constatare de diferențe servește ca : document pentru recepția bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru încărcare în gestiune, act de probă în litigiile cu cărăuși și furnizori, pentru diferențele constate la recepție, document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Circulă la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate , la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferențelor constatate , precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică , atașată la documentele de livrare(factura sau avizul de însotire a mărfii). Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Foaia de parcurs, se referă la documentele necesare pentru justificarea cheltuielilor deductibile cu combustibilul,care arată că s-au efectuat un anumit număr de km. și corespunzător s-a consumat și carburant. În foaia de parcurs este înscrisă starea tehnică la plecarea în cursă, observațiile făcute de polițiști sau de conducătorii de vehicule.

Bonul de consum
Servește ca:
– document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai multor materiale, după caz;
– document justificativ de scădere din gestiune;
– document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în evidența contabilă în partidă simplă.
Se întocmește în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum.
Circulă:
– la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate –(ambele exemplare);
– la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităților prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar și de primire de către delegatul care primește materialele (ambele exemplare);
– la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (ambele exemplare).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Fișe de magazie
Servește ca:
– document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de valori materiale;
– sursa de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.
Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, și se completează de gestionar sau de persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, la ieșiri și stoc.
Fișele de magazie se țin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie se întocmesc fișe distincte care se țin separat de cele ale valorilor materiale proprii.
Înregistrările în fișele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operațiune înregistrată, dar în mod obligatoriu zilnic.

Sistemul de documente privind organizarea contabilității mijoacelor bănești.

Foaia de vărsământ, formular tipizat, specific fiecărei banci ,cu ajutorul căruia se depun la bancă banii. Se întocmește de casieră în două exemplare , unul însoțește banii la bancă iar celălalt (vizat de bancă ) rămâne la registrul de casă.

Dispoziția de plată / încasare .Este un formular tipizat cu ajutorul căruia se ridică sau se depun banii în casierie . Se întocmește de contabilul care ține evidența Avansurilor de trezorerie pe baza unui ordin de deplasare semnat în prealabil de administrator sau în urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare). Se înregistrează într-un registru de numere (cu evidența avansurilor de trezorerie) și se semnează de contabilul care l-a întocmit și administrator. În baza documentului astfel întocmit casierul eliberează – plătește sumele de bani ( Dispoziția de plată) sau eliberează chitanță pentru sumele de bani încasate (dispoziția de încasare) .Acestea rămân la Registrul de casă ca documente justificative.

Chitanța.
Cu ajutorul chitanței se plătesc sume de bani către furnizori (în acest caz chitanța este emisă de furnizor).

Registrul de casă lei și valută. Este un formular tipizat cu ajutorul căruia se ține evidența încasărilor și plăților zilnice , în numerar(lei sau valută).Se întocmește de casier cu ajutorul sistemului informatic zilnic, se tipărește zilnic , se anexează toate documentele justificative privind operațiunile înscrise și se arhivează în compartimentul financiar-contabil.

Sistemul de documente privind organizarea contabilității drepturilor salariale se întocmesc cu ajutorul sistemului informatic.

stat de salarii lichidare (sub formă de fluturaș). Se semnează de persoana care-l întocmește și se arhivează 50 de ani. Acest fluturaș se distribuie salariaților, în plicuri sigilate.

lista de avans chenzinal ( sub formă de fluturaș) .Se semnează de persoana care-l întocmește și se arhivează 50 de ani. Acest fluturaș se distribuie salariaților, în plicuri sigilate.

stat de salarii –lichidare- cu toate datele conform legii, se întocmește în două exemplare se semnează de persoana care-l întocmește și de reprezentantul legal al societăți se înregistrează la ITM unde rămîne un exemplar, iar cel de al doilea se arhivează 50 de ani.

Declaratia 205 . privind impozitele pe venituri pe un an. se depun la Administratia Finantelor Publice Huedin în format electronic pe baza de borderou.

Ordin de deplasare(delegație)

Servește ca :

dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea,

document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate,

document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans,

document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocmește de persoana care urmează a efectua deplasarea , într-un exemplar , se semnează de administrator(dacă este nevoie de avans de deplasare se semnează și de directorul economic care aprobă eliberarea din casierie a respectivei sume). La justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale sau a deplasării, ordinul de deplasare se semnează și de către administrator.

Documente utilizate pentru evidența TVA

Jurnal de vânzări

Formulat tipizat fără regim special.

Servește ca :

jurnal auxiliar pentru înregistrarea vânzărilor de valori materiale sau a prestărilor de servicii,

document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată colectată,

document de control a unor operații de înregistrare în contabilitate,

Se întocmește într-un singur exemplar , în care se înregistrează zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA colectată datorată. Acest document se emite de progarmul de contabilitate și are la bază facturile emise.

Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor înscrise în conturi și a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugată . Se arhivează la compartimentul financiar-contabil și stă la baza întocmirii Decontului de TVA.

Jurnal de cumpărări

Formulat tipizat fără regim special.

Servește ca :

jurnal auxiliar pentru înregistrarea cumpărărilor de valori materiale sau a prestărilor de servicii,

document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adaugată deductibilă,

document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,

Se întocmeste într-un singur exemplar , în care se înregistrează zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibilă. Acest document se emite de programul de contabilitate și are la baza facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achiziționat valori materiale sau prestări de servicii), bonuri fiscale (pentru combustibili).

Circulă la compartumentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor înscrise în conturi și a respectării dispozițiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugată . Se arhivează la compartimentul financiar-contabil și stă la baza întocmirii Decontului de TVA.

Factura (furnizor / client)

Este un formular tipărit, înseriat și numerotat conform Ordin nr. 2226/2006 din 27/12/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 1056 din 30/12/2006 modificat de Ordinul 3420 din 2009

Servește ca :

document, în bază căruia se întocmeste instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate ;

document de însoțire a mărfii pe timpul transportului ;

document de încărcare în gestiunea primitorului ;

document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului.

În cadrul firmei SC Trans Neco SRL cu ajutorul sistemului informatic <<ASiS>> se tipăresc facturile în trei exemplare (un exemplar la client , al doilea și al treilea la contabilitate ).

Autofactura
Persoana impozabilă sau persoana juridică neimpozabilă obligată la plata taxei trebuie să autofactureze, până cel mai tîrziu în a 15-a zi a luni următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei, în cazul în care persoana respectivă nu se află în posesia facturii emise de furnizor/prestator.

Fcatura emisă în sistem simplificat, conform art.155 al 20 din Codul Fiscal

Decontul de taxă

Persoanele înregistrate în scop de TVA trebuie să depună la organele fiscale competente , pentru fiecare peioadă fiscală, un decont de taxă, până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei în care se încheie perioada fiscală respectivă.

Registrul bunurilor de capital
Se utilizează în vederea ajustări taxei deductibile aferentă bunurilor de capital.

Declarație informativă privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național (OPANAF 3806/2013 )   Declarația se completează și se depune de către: a) persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România conform art. 153 din Codul fiscal și care sunt obligate la plata taxei conform art. 150 alin. (1) și (7), pentru operațiuni impozabile în România conform art. 126 alin. (1) și taxabile cu cota prevăzută de lege; b) persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România conform art. 153 din Codul fiscal, care realizează în România, de la persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România, achiziții de bunuri sau servicii taxabile cu cota prevăzută de lege. Se depune prin mijloace electronice de transmitere la distanță, pe portalul e-România. Declarația se poate depune la registratura organului fiscal competent (ori se comunică prin poștă cu confirmare de primire) în format electronic, pe suport electronic, însoțit de anexa nr. 1 la ordin, în format hârtie (doar prima pagină), semnat și ștampilat, conform legii.  Declarația se completează/validează cu ajutorul programului de asistență, care poate fi descărcat de pe portalul ANAF

 Declarație recapitulativă privind livrările/achizițiile/prestările intracomunitare (OPANAF 3162/2011)  Se depune lunar de către persoanele înregistrate în scopuri de TVA care au efectuat livrări, achiziții sau prestări de servicii în țările membre ale Uniunii Europene, sau  în cadrul unei operațiuni triunghiulare, astfel cum sunt definite în titlul VI din Codul fiscal. Formularul se completează cu ajutorul programului de asistență pus la dispoziție de Ministerul Finanțelor Publice. Conform OPANAF 2520/2010, contribuabilii mari și contribuabilii mijlocii,  precum și sediile secundare ale acestora, au obligația depunerii prin mijloace electronice de transmitere la distanță, prin accesarea site-uluiwww.e-guvernare.ro. Semnarea declarațiilor se realizează prin utilizarea certificatului calificat emis de un furnizor de servicii de certificare, acreditat în condițiile Legii nr. 455/2001. .

Sistemul de documente privind organizarea contabilității generale.

Balanța de verificare

În cadrul societății se folosește balanța de verificare cu patru egalități, este emisă de programul de contabilitate și răspunde de exactitatea înregistrarilor expertul contabil.

Servește la :

verificarea exactității înregistrărilor

controlul concordanței dintre contabilitatea sinteticăsi analitică

intocmirea situațiilor financiare

Nu circulă, fiind document de sinteză.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitații , comun și altor științe economice, care reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența cantitativă și valorică sau numai valorică , dupa caz , a elementelor de activ și de pasiv aflate în patrimoniul unității la data la care aceasta se efectuează.

Principalele documente utilizate în activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ și de pasiv sunt :

Decizia de inventariere ;

Decizia de inventariere este emisă de expertul contabil cu acordul scris al administratorului. Se emit astfel de decizii o singură dată pe an pentru toate gestiunile (de regulă la sfarșitul anului) , în cazul schimbării gestionarului și ori de cate ori este nevoie în cursul anului.

Declarația de inventar ;

Servește ca declarație scrisă a gestionarului răspunzator de gestionarea valorilor materiale și bănești, pe care o prezintă comisiei de inventariere. Se intocmește într-un exemplar, de gestionar, după sigilarea locurilor de păstrare a valorilor materiale și bănesti de care răspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde este posibil acest lucru, înainte de începerea operației de inventariere, și se semnează de acesta

Lista de inventariere ;

Servește ca :

document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile societății,

document pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de bunuri,

document justificativ de întregistrare în evidență magaziilor și în contabilitate a plusurilor și minisurilor constate,

document pentru întocmirea registrului jurnal,

document centralizator al operațiunilor de inventariere

Se listează din programul de contabilitate , listele de inventariere fără cantități(doar cu simbolul și denumirea ). Aceste liste se completează cu nr. de bucăți găsite în timpul inventarului , « faptic » în gestiune și la sfărșit se constată plusurile și minusurile. Listele sunt semnate pe fiecare filă de către gestionar și comisia de inventariere și împreună cu Declaratia de inventar și Procesul verbal (întocmit de comisia de inventariere cu concluziile inventarului) se predau la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea în contabilitate și arhivare.

Decizia de imputare ;

Servește ca :

document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele încadrate în muncă,

titlu executoriu în momentul comunicării,

document de înregistrare în contabilitate.

Se întocmește de către expertul contabil (în cazul lipsurilor în gestiune rezultate în urma inventarierii ), se întocmește în trei exemplare : exemplarul 1 pentru compartimentul financiar-contabil pentru punerea în aplicare (reținerea pe stat), exemplarul 2 pentru salariat și exemplarul 3 la dosarul de personal al salariatului.

Angajamentul de plată;

Acest document servește ca :

angajament de plată , a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unității patrimoniale,

titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor ,

titlu executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectarea angajamentului.

Se întocmește într-un exemplar , de persoana care își ia angajamentul(în urma unui proces verbal sau a unui referat din care rezultă paguba adusă societății) și se arhivează în compartimentul financiar-contabil. Acest angajament se dă în fața juristului societății , care are sarcina de a respecta legile și al semna.

Registrul-inventar :

Acest registru în cadrul firmei SC TRANS NECORL se completează odată pe an avand la bază liste de inventariere întocmite în fiecare gestiune( mărfuri,produse, numerarul din casa) și în fiecare departament (mijloacele fixe și obiectele de inventar).Sunt inventariate toate creanțele și datoriile.

Lucrări de sinteză și raportare financiar-contabilă. Situații financiare.

Situațiile financiare în cadrul SC TRANS NECO SRL se întocmesc de către contabilul sef și are la bază balanța de verificare și listele de inventariere. Societatea aplică Reglementările contabile armonizate cu directivele Comunității Economice Europene și cu Standardele Internaționale de Contabilitate.

Situatiile financiare anuale se compun din :

bilanț,

cont de profit și pierdere,

date informative

situația activelor imobilizate

notele explicative.

Situațiile financiare se depun la Administratia Finanțelor Publice Huedin în termen de 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar.