Organizarea Participarii la Un Eveniment

Diverse2

Organizarea Participarii la Un Eveniment

Byadmin ianuarie 1, 2024

Introducere

Secolul XXI a fost numit ,,Secolul comunicării și al dezvoltării”. Astfel, nu ne putem imagina o societate fără telefonie mobilă, fără televiziune, internet și mai ales o organizație fără un asistent manager de calitate.

Organizațiile sunt văzute în lumea contemporană ca entități ce se desfășoară la toate nivelurile societății, fie că ne raportam la familie sau la stat, instituții, firme sau asociații. Având caracter de instrumente strategice, orientate spre obiective care nu pot fi realizate de indivizi acționând singuri, acestea au structuri complexe și eterogene care dezvoltă procese și capabilități dinamice pentru realizarea unor performanțe manageriale și organizaționale.

Lucrarea de față își propune să definească rolul asistent managerului în lumea profesională contemporană, atât din România cât și din țările europene, sintetizând aspecte importante ale acestora.

Motivul pentru care am ales această temă a fost faptul că este de actualitate și mi-am dorit să cunosc și să înțeleg cât mai bine modul în care își desfășoară activitatea un asistent manager, cum ar fi ideal să se desfășoare această activitate și cum poate această persoană să rezolve cât mai eficient problemele care apar într-o organizație. Denumirea de secretară a fost înlocuită cu cea de asistent manager, desemnând aceeași activitate însă cu mai multe cunoștințe și responsabilități.

Primul capitol, ,,Asistent managerul din România versus Asistent managerul din țările europene” definește funcția de asistent manager, precizează rolul pe care acesta îl are într-o organizație, descrie categoria de bază din care face parte această funcție, competențele profesionale și transversale ale unui asistent precum și avantajele și constrângerile la care este supus în acestă activitate.

Al doilea capitol, ,,Organizarea participării la un eveniment” am dorit să fac ceva practic prin care să evidențiez rolul asistent managerului și anume organizarea participării la un eveniment. Am descris modul în care se organizează un eveniment, am precizat valorile și principiile companiei, metodologia pe care am folosit-o în cercetare.

La nivelul oricărei structuri organizaționale, managerii desfășoară o serie de activități: fie că planifică sau organizează, iau decizii sau controlează, motivează, îndrumă sau sfătuiesc, în toate aceste activități ei sunt sprijiniți de ,,mâna lor dreaptă” – asistent managerul.

Capitolul I

Asistent managerul din România versus asistent managerul din țările europene

,,Nu înceta niciodată să începi, nu începe niciodată să încetezi.”

Asistent managerul din România. Sarcini, atribuții, competențe.

Maria Pariza, în cartea sa ,,Curs de secretariat și asistență managerială” afirma faptul că: ,,Secretara și asistent(a) manager sunt două formule care circulă astăzi în spațiul românesc, pentru a desemna același tip de activitate. Formula de ,,asistent(ă) manager” s-a impus în cazul firmelor private, o dată cu impunerea termenului de ,,manager” și utilizarea limbii engleze în mediul de afaceri.

Funcția de asistent manager presupune responsabilități care depășesc sfera competențelor profesionale, specifice secretariatului tradițional. Puterea sa de influență, indiferent de tipul de structură în care activează, se exercită prin delegare de autoritare.”

Fig. nr. 1 : Secretara clasică versus asistenta manager

Asistent managerul are ca activitate centrală coordonarea contactelor de afaceri, corespondența cu partenerii de business ai companiei, transmiterea informațiilor persoanelor ce se ocupă de crearea contractelor, gestionarea documentelor rezultate în urma efectuării activității proprii și a angajaților subordonați, exminarea informațiilor semnificative primite în urma efectuării activității proprii și a angajaților subordonați, administrarea documentației, plănuirea ocupației proprii și a angajaților din subordine, luarea hotărârilor în legătură cu activitatea din subordine, îmbunătățirea puterii de muncă din subordine, înaintarea inițiativelor angajaților din subordine, coordonarea specializării forței de muncă și referirea la ocupațiile proprii și a departamentelor aflate în subordine către conducere.

Pe parcursul unei cariere, funcția de asistent/ă manager este de obicei văzută ca un ,,nivel de intrare” – este funcția în care într-o perioadă scurtă de timp esti supus la un volum mare de informații în legatură cu mediul de business, este funcția unde asimilezi baza comportamentului în mediul unei firme, este funcția în care te afli la intersecția dintre ramuri și, din această cauză, ai acces la o tematică bogată, începând cu marketing, resurse umane și ajungând la vânzări, logistică și relații publice.

În multe firme, denumirea de ,,asistent/ă” este corespondentă cu cea de secretar/ă, deosebind doar nivelul în care deținătorul postului este implicat în planuri care cer responsabilități crescute.

De obicei această funcție are rolul să degreveze managerul de unele sarcini administrative, care i-ar încărca programul și nu ar mai avea suficient timp pentru a se ocupa de subordonați, colegi, clienți, pentru supervizarea unei activități desfășurate în cel mai bun mod și îndeosebi către luarea unor hotărâri importante pentru business.

Numele funcției variază, începând cu cea de executive assistant, administrative assistant, continuând cu cele de administrative secretary, assistant manager sau office manager. Teoretic între aceste funcții există mari deosebiri, ceea ce explică denumirile distincte, dar în practică acestea sunt utilizate de fiecare firmă după proriile norme. Practic, această funcție aparține stadiului de middle management, deoarece are puterea de decizie asupra unor ocupații și poate avea persoane în subordine.

În Codul Ocupațiilor din România (COR 2015) ne este prezentată funcția de Asistent/ă Manager precum și cea de secretar/ă. Această funcție, de asistent/ă manager se încadrează în categoria de bază 3431 – Secretari administrativi și asimilați, parte din categoria majoră 3 (Tehnicieni, maiștri și asimilați). Categoria de bază se împarte în patru:

Prima funcți este cea de Secretar administrativ – având codul 343101;

A doua funcție este cea de Secretar – asistent director – având codul 343102;

Cea de-a treia funcție este cea de Asistent manager – având codul 343103;

Cea de-a patra funcție este cea de Asistent de cabinet – având codul 343104.

Locul unui asistent manager se regăsește la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim subaltern și în același timp colaborator apropiat (,,mâna dreaptă”) al directorului. Asistentul manager nu poate da dispoziții nimănui, fără a fi delegat în acest sens de către director, în afara cazului în care are, la rândul său, subaltern (secretar/ă). Există însă multe cazuri în care prin delegarea responsabilităților, asistent managerului i se subordonează directoriide departamente, asistentele acestora.

Fig. nr. 2: Grafic – Locul asistent managerului într-o organizație

Competențe profesionale ale asistentului manager:

Folosirea conceptelor și normelor de bază pentru organizarea și funcționarea sistemului administrativ pentru inserția profesională în organizații publice și/sau private;

Recunoașterea și punerea în practică a dispozițiilor oficiale în ceea ce privește sistemul administrativ, plus inițierea și emiterea de propuneri de documente normative și/sau administrative;

Transmiterea atât oral cât și în scris, în limba programului de studii plus o limbă de uz internațional a unor informații structurate cu privire la o temă dată din specialitate;

Utilizarea metodelor și instrumentelor procedurale caracteristice ocupației de secretariat și asistare a managerului cu aplicarea tehnologiei informației și comunicării (TIC);

Aplicarea cunoștințelor în domenii utile pentru elaborarea diferitelor manifestări profesionale;

Crearea, introducerea și aprecierea de programe și diferite proiecte, chiar cu atragerea de resurse europene.

Competențe transversale:

Realizarea la termen, într-un mod strict, eficace și responsabil, a angajamentelor profesionale, ținând cont de normele etice și de deontologia profesională;

Punerea în practică a metodelor de relaționare în echipă, însușirea și exercitarea atribuțiilor caracteristice în activitatea de grup, prin creșterea abilităților de comunicare interpersonală;

Autoevaluarea necesității de pregătire profesională, în sensul inserției și adaptării la solicitările pieței muncii.

Obiectivul:

Oferă sprijin managerului nemijlocit la probleme în legătură cu administrarea zilnică a business-ului/departamentului.

Tipuri universale de activități ce se pot efectua de către mai multe ocupații (Conform Codului Ocupațiilor din România – COR 2015). Activități generale. Importanță:

Circumstanțele muncii. Aici sunt prezentați factorii fizici și sociali care marchează natura muncii. Importanță:

Aptitudini necesare? Aptitudinile sunt însușiri de durată ale unui individ care influențeazp performanțele. Capabilitatea de a săvârși totul cu ușurime și iscusință. Importanță:

Abilități necesare? Abilitățile fundamentale sunt cele îndreptate spre dezvoltarea capacităților care ușurează asimilarea sau acumularea mai promptă a cunoștințelor.

Importanță:

Interese ocupaționale? Secțiunea intereselor ocupaționale, sunt compatibile cu modelul tiparelor de individualitate și modalităților de lucru ale lui John L. Holland (Making Vocational Choices: A Theory of Careers; 1973, 1985 & 1997). Importanță:

Valorile și nevoile atașate muncii? Aplicarea valorilor muncii este fundamentată pe Teoria Ajustării Muncii. Această teorie demonstrează faptul că satisfacția lucrului este nemijlocit legată de nivelul în care valorile individuale și necesitățile corespondente sunt îndeplinite de mediul de lucru. TWA (Theory of Work Adjustment) recunoaște șase valori ale ocupației, oricare dintre acestea conțin asociate un set de nevoi.

Importanță:

Stilul de muncă? Modul de lucru este o caracteristică personală a activității care poate afecta cât de bine este îndeplinită aceasta. Importanță:

Cunoștințe necesare? Cunoștințele sunt seturi de norme și fapte care se folosesc unei varietăți largi de circumstanțe. Alături de studii, aceste învățături sunt adunate în medii neoficiale, din entuziasm, hobby sau doar din interes. Cunoștințele pot fi asimilate și în mediul școlar. Ce ne preocupă la acest stadiu este aprofundarea acestor studii dincolo de exigențele obișnuite ale școlii sau mediului universitar. Importanță:

Pachet salarial:

Pentru această funcție, remunerația poate varia de la 150 de euro la peste 500 de euro, pentru o slujbă foarte solicitantă, unde experiența, puterea de organizare și rapiditatea efectuării sarcinilor este esențială pentru bunul mers al afacerii. Este esențial în această postură ca motivarea să nu constea doar în remunerație, ci și în adaptarea conținutului ocupației la personalitatea și capacitățile individului. Automotivarea individului are o deosebită importanță pentru a putea descoperi ariile de dezvoltare în domeniul cel mai oportun. Fiindcă este în mare parte o slujba rutinieră, persoana obișnuită poate aspira peste o perioadă de timp să se califice pe un anumit domeniu, pentru a fi împlinită din punct de vedere al muncii. În această situație, este de preferat implicarea individului în diverse proiecte unde să poată avea un nivel de responsabilitate mai mare și unde poate observa direct rezultatele activității sale și dezvoltarea sa în carieră.

Ocupația de asistent manager presupune nenumărate satisfacții atât personale cât și pe plan professional, dar aceasta presupune și o serie de constrângeri, cum ar fi:

Avantaje pentru un Asistent Manager:

Acesta primește un salariu mai mare;

Lucrează în condiții de muncă mai plăcute;

Are mai multe responsabilități;

Asistent managerul are putere de influență mai multă.

Constrângeri pentru un Asistent Manager:

Asistent managerul face deplasări în mod obișnuit în provincie și/sau străinătate;

Acesta are un program de lucru flexibil;

Asistent managerul are raportări în mod constant;

Acesta are obligații sociale/mondene (o mai mare disponibilitate);

Asistent managerul trebuie să parcurgă stagii de perfecționare (pentru a se specializa în mod continuu).

Asistent Managerul din țările europene

Fig. nr. 3: Angajatori în țările europene

Funcționarii titulari alcătuiesc funcția publică europeană, aceasta fiind divizată în diverse categorii de funcții:

Prima categorie o reprezină Administratorii – AD;

A doua categorie o reprezintă Asistenții – AST;

Cea de-a treia categorie o reprezintă Asistenții-Secretarii – AST/SC.

În mod obișnuit, administratorii au ca sarcină emiterea politicilor și punerea în practică a legislației europene, realizează analize oferind de asemena și consiliere.

De obicei, asistenții îndeplinesc atribuții executive și tehnice (pe teme administrative, financiare, de comunicare, de documentare, de elaborare și introducere a politicilor). Ei au un scop esențial în gestionarea internă a instituțiilor, mai ales în sectorul bugetar și financiar, în sectorul resurselor umane, informatic, al gestiunii actelor, cât și în domeniul laboratoarelor științifice. Pe parcursul carierei sale, un asistent/ă parcurge următoarele stadii: AST1 – AST11

De regulă, asistenții sunt recrutați în stadiul AST1 sau AST3;

Cerințele pentru concurenții posturilor de AST1 sunt: terminarea ciclului de învățământ secundar (liceul) și practică anterioară relevantă sau o altă calificare profesională corespunzatoare acestui post;

Cerințele pentru concurenții posturilor de AST3 sunt: terminarea ciclului de învățământ secundar (liceul), calificări profesionale relevante și mai mulți ani de practică/experiență.

De obicei, asistenții-secretari au atribuții de birou și de susținere administrativă. Aceștia pot prelua un set variat de sarcini, cum ar fi: aranjarea dosarelor, organizarea și coordonarea reuniunilor pe de o parte și pe de alta parte, aceștia pot să ofere sprijin echipelor, directorilor sau altor servicii din instituțiile UE.

Cariera unui asistent/ă, secretar/ă acoperă următoarele stadii: AST/SC1 – AST/SC6.

De regulă, personalul nou va fi încadrat cu nivelul AST/SC1;

Cerințele pentru concurenții funcțiilor de AST/S 1 sunt: terminarea unui ciclu de învățământ secundar (liceul), practică/experiență anterioară relevantă sau alte calificări profesionale corespunzătoare acestei funcții;

Pentru nivelul AST/SC2 sunt recrutați concurenții care îndeplinesc cerințele corespunzătoare plus minim 4 ani de experiență (practică/voluntariat).

Salariile sunt următoarele:

Candidații care vor să aplice pentru un post de AST1/AST3, AST/SC1/AST/SC2 trebuie să îndeplinească atât competențe pofesionale cât și generale, cum ar fi:

Examinarea și rezolvarea sarcinilor – posibilitatea de a recunoaște elementele importante în cadrul unui sistem complex și de a descoperi metode practice și creative;

Comunicare – competența de a transmite precis și clar informațiile, în forma scrisă cât și în varianta orală;

Calitate și efecte în activitatea depusă – capacitatea de a-și asuma sarcinile și de a adopta inițiative pentru a ajunge la rezultate de calitate, ținând cont de reguli;

Formare și progres – îndemânarea de a-și îmbunătăți calitățile personale și pregătirea în legătură cu organizația și circumstanțele în care funcționeaza aceasta;

Prioritizare și sistematizare – capacitatea de a recunoaște și îndeplini cele mai esențiale atribuții, activând ântr-o formă flexibilă și ordonând eficace cantitatea de lucru;

Flexibilitate – capacitatea de a fi eficient în situațiile cu o cantitate mare de sarcini, de a trata într-o manieră pozitivă frustrările prezente la nivel de organizație și de a se adapta cu ușurință într-un sistem de lucru în schimbare;

Lucrul în echipă – îndemânarea de a coopera cu alți indivizi atât în cadrul unei formații cât și în afara organizației, ținând cont de diferențele dintre persoane;

Spiritul de conducator (doar profilul de administrator) – competența de a-i instrui, motiva și gestiona pe cei cu care activează pentru a vedea rezultate;

O bună stăpânire a cel puțin două limbi de circulație europeană (engleză, franceză sau germană).

În Germania, Asistent managerul poartă denumirea de ,,Management Assistant” și are următoarele responsabilități:

Coordonarea și planificarea de întâlniri și călătorii de afaceri;

Corespondența în diferite limbi (germană, engleză, franceză);

Crearea și editarea de prezentări, rapoarte, minute și alte documente importante, adesea în limbi străine;

Interfață și Coordonator pentru CEO (director executiv) și altor manageri, din diferite departamente / agenții naționale sau internaționale;

Relaționarea cu clientul și întreținerea bazei de date cu toate contactele necesare;

Prelucrarea documentelor și informațiilor confidențiale, este persoana de contact în absența managerului.

Cerințe:

Trebuie să urmeze cursuri de formare comerciala și / sau formare profesională de secretariat, studiile superioare finalizate cu succes;

Experiență solidă într-o situație comparabilă (vechime în muncă la o altă firmă);

Foarte bune abilități ale Microsoft Office (Word, Excel PowerPoint, Access);

Fluență în limba engleză;

Competențe lingvistice suplimentare necesare;

Tărie de caracter și un nivel ridicat de discreție;

Încredere in sine, aspect sigur și prietenos, flexibilitate.

Venitul mediu anual în Euro (€):

Fig. nr. 4: Aspecte ale culturii organizaționale care se doresc a fi schimbate

Capitolul II – Studiu de caz

Organizarea participării la un eveniment

2.1 Cum se organizează un eveniment?

„Toată lumea organizează evenimente: întreprinderile sau partidele politice, autoritățile sau instituțiile, chiar și oamenii ,,absolut obișnuiți”. Noțiunea de ,,eveniment” este o componentă cu totul firească a vocabularului cotidian.

Semnificația originară a termenului ,,eveniment”este nu cea de ,,manifestație”, ci și cea de ,,întâmplare importantă” (DEX).

Firește, utilizarea inflaționistă a cuvântului ,,eveniment”este o problemă. Totul pare a fi un eveniment. Aproape orice are aparența unei întâmplări deosebite este etichetat folosindu-se acest cuvânt. Restrângem noțiunea de eveniment la cea de instrument de comunicare: adică la domeniul evenimentelor de marketing.

Un eveniment de marketing este o manifestație, al cărei scop este atingerea unui obiectiv de marketing prestabilit”

Cum iau naștere ideile?

Pentru realizarea oricărui tip de eveniment, elementele cheie sunt creativitatea și experiența.

Puteți de asemenea să apelați la agenții care sunt experimentate în domeniul organizărilor de evenimente și vă pot ,,vinde” anumite ponturi, însă această metodă poate fi destul de costisitoare.

În categoria ,,evenimente” sunt incluse:

Întâlniri de afaceri;

Ședințe de consiliu;

Conferințe;

Lansări de produse;

Numirea unor noi lideri;

Activități promoționale (spectacole, târguri);

Aniversări.

Prin intermediul organizării unui eveniment, compania dorește să își atingă scopul propus printr-o acțiune plănuită, structurată și coordonată cu atenție.

De obicei, organizarea evenimentelor include următorii pași:

Stabilirea obiectivelor;

Planificarea;

Realizarea propriu-zisă a evenimentului.

Asistenta are un rol destul de important în această activitate, ea îl asistă direct pe șeful companiei, punându-i la dispoziție toate materialele necesare desfășurării operațiunii.

În unele firme există programe de training pentru asistentele manageriale în domeniul organizării reuniunilor și a evenimentelor speciale.

Stabilirea obiectivelor

Ce tip de activitate vrem să desfășurăm? (de informare, lansări de produse, schimb de experiență). Stabilirea clara a acestor obiective face ca următoarele activități să se desfășoare mai ușor, de asemenea ajută și la stabilirea bugetului.

Cele doua activități, stabilirea obiectivelor și planificarea sunt întreprinse de către șeful companiei. Acesta trebuie să analizeze avantajele și dezavantajele pe care acest tip de eveniment le poate aduce organizației.

Atunci când se organizează un eveniment de amploare trebuie formate echipe de lucru pentru o bună desfășurare și organizare a activităților.

Planificarea include următoarele elemente:

Stabilirea tipului de eveniment și tema acestuia;

Grupul țintă (care sunt participanții la eveniment? ce așteptări au aceștia de la tine?);

Data;

Locul unde se desfășoară evenimentul;

Echipamentele auxiliare necesare;

Cine, cum și cât plătește? Limita de buget.

Atribuțiile secretariatului

Secretariatul alcătuiește check-list (lista de verificare), fiind considerată un instrument eficient în planificarea unui eveniment. Fiecare membru al echipei de lucru va avea câte o listă pentru a soluționa activitățile într-un mod cât mai rapid și eficient.

Exemplu de check-list:

Promovarea evenimentului prin diferite mijloace: media, internet, afișe, invitații;

Aranjarea locului unde se va desfășura evenimentul: lumină, microfoane, acces la telefon;

Echiparea localului cu diverse obiecte: mese, scaune, proiectoare, coșuri de hârtii;

Materiale pentru participanții la eveniment: ecusoane, agende, pixuri, hârtii, capsatoare, postere, afișe;

Diferitele tipuri de costuri: plicuri, chiria localului, mesele participanților;

După încheierea evenimentului: debarasarea încăperii, returnarea aparaturii și a echipamentelor împrumutate.

Asistenta va alcătui un dosar de lucru cu denumirea evenimentului unde vor fi păstrate în siguranță toate documentele. (chitanțe, lista invitaților, facturi).

Tot aceasta va avea și o agenda specială în care își va nota toate informațiile primite și desfășurarea problemelor, astfel dacă asistenta va fi înlocuită din diverse motive, compania să nu piardă acele informații.

Înainte de eveniment cu 3-6 luni vor avea loc următoarele activități:

Se va pune o anumită sumă de bani într-un cont special pentru plata eventualelor taxe de participare sau pentru diferite tipuri de servicii;

Se redactează scrisori de primire și formulare de contracte pentru sponsori;

Se trimit înștiințări invitaților avuți în vedere, informându-i despre programul evenimentului, urmând un răspuns din partea acestora afirmativ sau negativ. Este indicată folosirea poștei electronice, este mult mai practică pentru rezolvarea unor astfel de operațiuni;

După ce ajung primele răspunsuri, acestea sunt notate și evaluate. Se va întocmi de către secretară o listă de confirmare a participării la eveniment.

Înainte cu 2-3 luni:

Se aranjează zona de desfășurare precum și locurile participanților de cazare. Asistenta se informează din timp la o agenție despre transport, cazare și întocmește o listă cu propuneri. Această listă va fi dezbătută de către asistentă împreună cu participanții la eveniment din cadrul firmei pentru a se decide. Când alegem locația pentru eveniment este bine să ținem cont de următoarele detalii:

Accesibilitatea (dacă este situată în centru, la periferie, lângă aeroport, locuri disponibile de parcare);

Tipul de mediu (ambianța – zgomot, aerisire, lumină);

Mobilierul (dacă este potrivit pentru luarea de notițe);

Măsuri de protectie;

Existența unor echipamente sau posibilitatea stabilirii și funcționării a acestora; (sonorizare, retroproiectoare, diferite echipamente audio-vizuale);

Servicii disponibile (bar, vestiar, infirmerie);

Hotelurile perfecționate în domeniul evenimentelor, întocmesc de obicei o listă cu tipurile de servicii pe care le oferă pentru aranjarea încăperii.

Pentru o mai bună desfășurare a evenimentului se va întocmi și o listă cu persoanele care vor lua cuvântul la manifestare, pentru evitarea situațiilor neplăcute;

În situația în care se va folosi comunicarea scrisă, se va fixa din timp o persoană care să se ocupe de tehnoredactarea diferitelor documente;

În cazul evenimentelor speciale se va contacta din timp o tipografie pentru tipărirea invitațiilor, afișelor, cataloagelor, programelor. Asistenta poate ajuta la această operațiune prin redactarea textelor cu ajutorul calculatorului și mai ales reproducerea acestor texte în diferite forme artistice.

Înainte cu 6 săptămâni:

Se trece la întocmirea în formă finală a programului evenimentului, redactarea și trimiterea invitațiilor. În scrisoarea de invitație trebuie să găsiți toate informațiile cu privire la : tipul evenimentului, obiectivul, organizatorii manifestării, locație, dată,

durată, participanți, subiectele abordate, actele care trebuie aduse, tariful pentru participare, diferite tipuri de costuri, posibilitatea de cazare, transport, parcare, acordul în privința persoanelor însoțitoare, negocieri, RSVP (répondez s'il vous plaît). Se pot anexa invitaților: harta cu locul desfășurării evenimentului, programul cu alte evenimente locale; asistenta poate pune în plicuri cărți poștale de răspuns sau o listă de hoteluri, în acest caz, participanții din alte localități trebuie pur și simplu să bifeze tipul de cazare pe care îl doresc;

Se dă comanda pentru mape, ecusoane (vezi check list);

Se ia legătura cu mijloacele de mediatizare (locale/naționale), se stabilesc locurile pentru mediatizarea vizuală (afișe);

Aranjarea eventualelor surprize/cadouri, pentru invitați.

Înainte cu 2 săptămâni:

Se face publicitate evenimentului prin diferite forme: mijloace vizuale (pancarte, afișe), presă (reviste, ziare). Dacă am avut contribuții extrabugetare li se va face publicitate și sponsorilor;

Pregătirea ecusoanelor și a mapelor cu documentele necesare. Ecusoanele se împart la locul de desfășurare, având la îndemâna o listă cu numele participanților. Ecusoanele se pot introduce direct în mape în cazul participanților oficiali, dacă dispunem de ecusoane pentru masa, atunci o să includem și numărul locului în sală, astfel se vor evita încurcăturile și fiecare persoană va avea locul său în funcție de poziția sa. Ecusoanele vor fi inscripționate față-verso;

Este de preferat ca ecusoanele să fie la purtător, deoarece nu toți participanții se cunosc, astfel trebuie să avem în vedere următoarele aspecte:

Tipărirea numelor se va face cu caractere mari;

De preferat, ordinea este redarea prenumelui înaintea numelui, fiind excluse titlurile de politețe (domnul/doamna);

Pot fi reproduse în forme cât mai artistice, prin culori, în funcție de statutul invitaților, în cadrul evenimentului;

Pentru doamne, ecusoanele vor fi cu un model de prindere cu lanțuri;

În funcție de diferite situații se vor pregăti și alte mijloace de îndrumare a participanților, cum ar fi: la ușa de la intrare să fie un plan cu ordinea de precădere a invitaților, pentru ca fiecare să-și verifice locul (asta se practică în cazul evenimentelor la care asistă un număr foarte mare de participanți);

Se recomandă și folosirea unei liste alfabetice care să conțină numele și numărul corespunzator al mesei (dacă avem foarte mulți invitați).

Înainte cu câteva zile:

Aranjarea încăperii, de regulă se face cu 2-5 zile înainte, ținând cont de locație și dotările încăperii ( punerea la punct a ultimelor detalii);

Va fi pregătit un loc care să fie folosit drept secretariatul conferinței, acolo vor fi înregistrați toți participanții, și se întocmesc documentele cu informațiile care vor fi furnizate despre eveniment. La birou se va afla în permanența o persoană care să dea informații doritorilor, locul va fi dotat cu ziare, cataloage, planul orașului, mersul trenurilor.

Alte operațiuni:

Luarea invitaților de la aeroport/gară;

Se vor pune la dispoziție persoane însoțitoare pentru aducerea participanților la locul de desfășurare a evenimentului;

Vor exista șoferi care vor sta la dispoziția oaspeților;

Delegarea unor persoane care să se ocupe de participanți la locul desfășurării evenimentului;

Delegarea unor persoane care vor interacționa cu presa;

Stabilirea unor persoane care se vor îngriji de diferite personalități, autorități

Asigurarea supravegherii la ușa principală;

Precizarea posibilelor modificări intervenite în program;

Pregătirea anunțurilor inscripționate cu mesajul “Nu deranjați” pe ușa încăperilor de susținere a diferitelor tipuri de comunicări;

Măsuri de protecție pentru persoanele VIP;

Alcătuirea unei echipe de mesageri;

Trebuie pregătit un avizier pentru ca participanții să fie la curent cu toate noutățile;

Pregătirea unor fișe de apreciere a evenimentului.

Conceperea unui program auxiliar

În cazul în care va avea loc o masa festiva, trebuie făcute pregătiri:

Se va stabili întâmpinarea invitaților, potrivit regulilor de protocol;

Se va aranja servirea cocktail-urilor într-o sală separată;

Se va purta o discuție despre meniu, băuturi, aranjamente florale cu persoana responsabilă de aceste lucruri;

Se va plănui existența unui meniu tipărit;

Se va face un plan al mesei, cu așezarea invitaților;

În cazul în care evenimentul va dura mai multe zile, se va alcătui un program pentru timpul liber al invitaților și li se vor pune la dispoziție persoane însoțitoare.

Momentul de prestație (desfășurare)

Asistenta va fi prezentă în locul de desfășurare al evenimetului, pe întreg parcursul acestuia și va asigura oficiile de gazdă și protocol.

În ziua evenimentului

Se va verifica sala unde se va desfășura evenimentul, încă o data, înainte de a începe, cu ajutorul check-list;

Se va controla dacă indicatoarele au fost bine poziționate, dacă s-au pregătit cafelele, băuturile, eventualele aperitive;

Se va urmări formalitatea de înregistrare a participanților veniți, aceștia trebuie să se prezinte cu invitația care va fi cotrolată, se vor înmâna mapele și ecusoanele;

Se vor efectua prezentările, după cum se cuvine;

În funcție de dorințele invitaților, se vor face multiplicări ale documentelor evenimentului și ale altor documente;

Se vor comunica informațiile necesare presei;

Vor fi ghidați invitații spre sala de conferință;

Se vor împărți în sală pliante, orarul evenimentului;

Se vor înregistra conversațiile, vor fi amplasate microfoane, reportofoane, care vor fi la dispoziția părtașilor la eveniment;

Se va supraveghea îndeaproape prestația reuniunii și micile pauze.

După eveniment

Se vor înapoia aparatura și instrumentele închiriate, după caz;

Se vor redacta scrisori de mulțumire expediate către referenți și tuturor persoanelor care au ajutat la buna prestație a manifestării (sponsori);

Se va alcătui un raport cu privire la eveniment, atât pentru participanți cât și pentru presă;

Se va întocmi un bilanț al notelor de plată și plăților, care va fi dus la departamentul de contabilitate;

Se vor lua notițe cu privire la toate problemele întâmpinate, în toate stadiile; evenimentului pentru a fi înlăturate la evenimentele viitoare;

Se vor expedia participanților diferite materiale de la eveniment: înregistrări, poze, filme.

Controlul succesului (evaluarea evenimentului)

,,Indiferent de modul în care doriți să măsurați și să apreciați succesul evenimentului dumneavoastră, trebuie să definiți în prealabil țeluri realiste și clare.”

La câteva zile de la încheierea evenimentului, echipa coordonatoare va realiza o examinare a rezultatelor evenimentului, factorii de succes, greșelile și scăpările acestuia. Parcurgând toate acestea, se poate constata nu numai dacă manifestarea și-a atins scopul ci și dacă logistica a fost bine gândită (dacă expedierea mesajelor către participanți a fost făcută la timp și în mod precis, dacă s-au văzut rezultatele scontate și care au fost reacțiile echipelor adversare).

Atribuțiile secretariatului după eveniment

Se adaugă la check-list noi operațiuni și concepte, observate în urma acestei examinări;

La banca de date se vor trece noi adrese și informații adunate de la participanți, pentru a le folosi în organizarea unor evenimente pe viitor;

Se vor trimite scrisori de mulțumire către VIP-uri, participanților din presă și sponsorilor;

Se va alcătui o listă cu evidența mesajelor expediate (număr de invitații, pliante, publicații);

Se vor trece în agendă numărul participanților, în diverse momente ale evenimentului, în raport cu invitațiile trimise (număr de invitații respinse, justificări);

La final se compară costurile totale cu beneficiile obținute în urma organizării acestui tip de eveniment.

2. 2 Descrierea firmei care participă la eveniment – R & S Topex

Sloganul companiei este: On-time and on-budget for you! (Mereu la timp și pe bugetul tău!)

S.C TOPEX S.A. are sediul în str. Feleacu, nr.10, sect.1, București și funcționează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31 / 1990 republicată în anul 2004 cu modificările și completările ulterioare și conform cu prevederile statutului societății. Societatea este înregistrată cu Codul Unic de Înregistrare RO 6502278, și înmatriculată la Registrul Comerțului București sub nr. J40/21109/1994.

Fondată în 1990, Topex este o companie românească ce produce, dezvoltă, integrează și comercializează echipamente și soluții de telecomunicații pe piața externă și din România, oferind soluții ce răspund cerințelor companiilor de telecomunicații din toată lumea.

Creată și administrată de oameni cu o bogată experiență în telecomunicații, compania a început cu produse PBX și servicii asociate, fiind acum recunoscută ca furnizor de soluții VoIP, NGN și VCS.

Piețe externe

Africa de Sud, Argentina, Australia, Austria, Belarus,

Belgia, Brazilia, Bulgaria, Canada, Cipru, Columbia,

Croația, Danemarca, Germania, Ghana, Grecia, Egipt,

Elveția, Franța, Irlanda, Indonezia, Italia, Japonia, Kuweit,

Macedonia, Malta, Maroc, Mexic, Moldova, Nigeria,

Norvegia, Noua Zeelandă, Olanda, Peru, Polonia,

Portugalia, Rusia, Serbia, Singapore, Suedia, Spania,

Turcia, Ucraina, Uganda, UAE, Marea Britanie, USA.

Misiunea noastră

Vom fi între principalii furnizori de tehnologie NGN și sisteme de comunicații voce prin livrarea unor soluții de înaltă performanță pentru rețele convergente de comunicații.

Serviciile cu clientul R & S Topex, asistență și formare profesională sunt importante pentru a construi și menține relații puternice cu clientul. Compania garantează de obicei, produsele și soluțiile împotriva defectelor materiale și de manoperă pentru o perioadă de un an.

Soluții

Convergență fix-mobil;

Telefonie IP;

Wireless Boadband;

Siguranță publică;

Control trafic aerian și feroviar.

Stagiile dezvoltării produselor Topex:

Generarea ideii (identificarea nevoilor clienților, ale pieței, produselor similare ale concurenței);

Evaluarea competențelor Topex de a reuși (relaționarea între dorințele clientului și capabilitățile produsului);

Cerințele clientului (identificarea modului în care produsul va satisfice nevoile clienților).

Specificațiile funcționale (lista detaliată a atributelor produselor dorite de client, piața);

Specificațiile produsului (definirea produsului în funcție de cum va răspunde atributelor cerute; identificarea caracteristicilor tehnice și ale specificațiilor fizice);

Revizuirea design-ului (prioritizarea caracteristicilor tehnice, compararea produsului cu cele ale concurenței, design-ul tehnic, costurile materialelor, structura produsului).

Testarea pieței (perioada de test pentru eliminarea bug-urilor);

Introducerea pe piață (segmentele țintă, strategia de marketing, anunțul de lansare, comunicate de presă).

Evaluarea vânzărilor și monitorizarea continuă a feedback-ului primit de la client.

Adaptarea serviciilor la specificul și nevoile pieței.

Începând cu data de 1 decembrie 2010, compania Topex devine parteneră cu societatea Rohde & Schwarz din Germania, formând o nouă companie numită R & S Topex.

Informații Rohde & Schwarz

Rohde & Schwarz este un grup independent de firme specializate în electronică. Este un lider în furnizarea de soluții în domeniul de încercare și măsurare, de radiodifuziune, radiomonitoring și radiolocație, precum și comunicațiile securizate. Înființată acum 80 de ani, Rohde & Schwarz are o prezență globală și o rețea de serviciu dedicat în peste 70 de țări. Are aproximativ 9.300 de angajați și a realizat un venit net de 1,9 miliarde € (2,5 miliarde USD), în anul fiscal 2012-2013 (iulie 2012-iunie 2013). Sediul companiei este în Munchen, Germania.

Pentru mai mult de 20 de ani, numele Rohde & Schwarz a fost sinonim cu produse de criptare și IT de securitate de înaltă performanță și soluții. Compania oferă mijloace excepțional eficace de a proteja informații în domenii cum ar fi proprietatea intelectuală și de securitate națională. Un element în istoria companiei a fost achiziționarea a activităților de criptografie Bosch și Siemens. În 2004, Rohde & Schwarz a fost ales ca un partener de securitate în Republica Federală Germania.Compania este de asemenea implicată în diverse programe de echipamente NATO și provizii pe piața mondială. Rohde & Schwarz astăzi are o forță de muncă de 130 de persoane la locații din Berlin și Stuttgart. Ca parte a grupului Rohde & Schwarz, compania deservește clienții săi prin intermediul unei rețele de vânzări internaționale și de servicii care acoperă mai mult de 80 de țări.

Rohde & Schwarz dezvolta si comercializeaza produse de securitate IT inteligente pentru întreprinderile din sectorul high-tech, pentru organizațiile care operează infrastructurilor critice, precum și autoritățile guvernamentale. Aceste produse combină o protecție maximă cu un minim de efort administrativ și oferă utilizatorilor un raport optim preț / performanță. Portofoliul nostru cuprinde solutii de criptare și de securitate pentru rețele și end-to-end de comunicații, plus module hardware de securitate pentru asigurarea identităților electronice și a infrastructurii de chei publice.

Poziția R & S Topex S.A în topul firmelor, în anul 2015, aceasta este pe primul loc în Top Afaceri România – județul București, domeniul 2630: Fabricarea de echipamente de comunicații.

Fig. nr. 5: Grafic – Evoluția R & S Topex (2010-2013)

Clienți majori R & S Topex:

Fig. nr. 6: Logo-ul Romtelecom Fig. nr. 7: Logo-ul Vodafone

Fig. nr. 8: Logo-ul Cosmote Fig. nr. 9: Logo-ul ETC

Compania R & S Topex are diverse departamente, dintre care amintim:

Financiar-Contabilitate;

Cercetare-Dezvoltare;

Vânzări și Marketing;

Calitate și Mediu;

Producție;

Servicii.

· R & S are peste 15 ani experiență în industria telecomunicațiilor civile și militare; 8 ani de experiență în substituția fix-mobil prin intermediul terminalelor fix-mobil pe tehnologie GSM și CDMA (2G si 3G) și 7 ani de experiență în dezvoltarea de soluții VoIP.

S.C. R & S Topex S.A. este o societate administrativă în sistem dualist. Compania este o prezență des întâlnită în piețele importante din Europa, aceasta participând la evenimente cu scopul lansării unor produse de calitate. Volumul exporturilor variază de la un an la altul fiind cuprins între 30- 50% din producția companiei.

În cadrul companiei există o gazetă, vizitând rubrica News (noutăți) cititorii vor fi la curent cu noile produse, tehnologii și aplicații în toate domeniile de activitate R & S Topex, oferind perspective profunde în stadiul actual al tehnicii.

Compania R & S Topex are în prezent 151 de angajați și o cifră de afaceri de 240.000 RON.

R & S Topex cuprinde o gamă variată de produse:

Terminale fix-mobil (2G, 3G);

Produse NGN și soluții (Echipamente de Generație Viitoare);

Gateway-uri mobile: FXO/BRI/PRI/VOIP/GSM/3G,SIP (telefonie clasică);

SoftSwitch (MultiSwitch Class 4 și Class 5, MultiSwitch Web Interface);

Routere: 1/2 SIM & 1 FXO/FXS;

Wireless broadband (WiFi 3G);

Sisteme de comunicații voce: Radar Multicast, IP Radio Gateway, Analog Radio;

Echipamente VCS (sisteme de control al traficului);

Echipamente FCT (Echipamente la locația Clientului);

Convertoare de protocol de semnalizare (SS7, SIP, H323).

Certificate Topex:

Fig. nr. 10: Certificate Topex

Obiectivul R & S Topex

Societatea R & S Topex are ca obiectiv primordial creșterea competitivității și consolidarea poziției sale pe piața echipamentelor de comunicații din România dar și pe piața internațională.

În contextul actual de evoluție a pieței, mentinerea si consolidarea poziției pe piață a societății R & S va depinde în mare măsură de: capacitatea societății de a crește calitatea și fiabilitatea produselor oferite către Clienți, de a oferi produse complexe care înglobează cele mai noi tehnologii (uzura echipamentelor produse în această industrie se realizează la 1-2 ani , necesitând o permanentă îmbunătățire și inovare la nivelul produselor), de a fi flexibilă și a oferi soluții personalizate și adaptate cerințelor specifice clienților, de a oferi niște prețuri avantajoase clienților. De asemenea, în contextul actual mai puțin favorabil, intrarea pe noi piețe și pe noi segmente de piață este o soluție pe care managementul societății R & S o ia serios în considerare, această soluție face însă necesară realizarea unor produse conforme cu standardele de comunicare și cerințele tehnice specifice acelor piețe, fapt ce implică modernizarea tehnologiilor de fabricație dar și realizarea unor evaluări / validări / testări mai complexe utilizând sisteme de testare performante (care permit identificarea precisă a erorilor și cauzelor care produc aceste erori dar și simularea unor condiții reale cât mai complexe și apropiate de realitate pentru validarea fiabilității echipamentelor produse). Consolidarea poziției pe piața internă și pe piețele internaționale îi va permite companiei să valorifice oportunitățile identificate și să își creeze premisele favorabile de dezvoltare a capacității proprii de producție, pe termen mediu și lung, mai ales în condițiile în care specialiștii din domeniu estimează o revigorare a pieței echipamentelor de telecomunicații începând din anul 2011 când ritmurile de creștere vor reveni la 10-12%.

Trebuie remarcat că în ciuda efortului investițional constant realizat de managementul societății, există însă o serie de limitări în activitatea curentă a societății, care nu-i permit societății atingerea obiectivelor propuse fără un efort investițional semnificativ pentru realizarea modernizării și dezvoltării societății. Principalele limitări identificate sunt la următoarele nivele /operații :

Limitări la nivelul operației de producție« Plantare și lipire SMD –uri »
Limitări la nivelul operației de producție « Lipire TH. Inspecție și Retuș »
Limitări la nivelul operației de producție de « Înscriere de programe · software pe cartele și calculator »

Limitari la nivelul operațiilor de producție « Testare intermediară și finală »

Investiția propusă constă în achiziționarea unor echipamente performante, introducerea unor tehnologii noi de producție și testare, achiziționarea unor licențe software care vor permite rezolvarea limitărilor identificate și atingerea obiectivelor propuse.

Toate produsele R & S Topex sunt dezvoltate în propriul departament de cercetare-dezvoltare și sunt realizate în propriile spații de producție.

Fig. nr. 11: Sediul central R & S Topex

Fig. nr. 12: Punct de lucru Voluntari (București)

Fig. nr. 13,14: Sală Conferințe, Birou R & S Topex

Fig. nr. 15: Hală testări produse

Fig. nr. 16: Interior hală

2.3 Informații despre firma care organizează evenimentul

Fig. nr. 17: Mobile World Congress

GSMA Mobile World Congress este firma care organizează expoziția de la Barcelona.

GSMA Mobile World Congress este locul unde liderii de la telefonie mobilă se întâlnesc, colaborează și își desfășoară activitatea.

Evenimentul anual oferă cel mai bun loc de întâlnire de pe planetă pentru industria de rețele de telefonie mobilă și pentru noi oportunități de afaceri.

Mobile World Congress include o conferință de clasă mondială oferind note de vizionare și un panou de discuții ce îți provoacă gândirea. O expoziție cu mai mult de 2.000 de companii care își prezintă produsele și tehnologiile care definesc viitorul telefonului mobil de ultimă oră, cel mai bun prilej din lume pentru industria rețelelor de telefonie mobilă și ceremonia anuală Global Mobile Awards, care recunoaște cele mai inovative și inițiative soluții mobile din întreaga lume.

În anul 2015, Mobile World Congress a găzduit mai mult de 93.000 de profesioniști în telefonia mobilă din 200 de țări la cel mai mare eveniment făcut vreodata în acest gen.

R & S Topex va participa la evenimenul GSMA Mobile World Congress de la Barcelona.

2.4 De ce se organizează evenimentul?

Scopul participării la eveniment este lansarea router-ului Bytton HSDPA.

BYTTON HSDPA – ROUTER WIFI 3G, Modem inclus.

Echipamentul BYTTON are inclus un modem intern care preia și translatează semnalul de la rețeaua de telefonie mobilă, acesta este un modem de tip multimod HDSPA/ UMTS/ GPRS/ EDGE/ GSM. Modemul măsoară și preia în timp real nivelul de putere al semnalului RF din rețeaua mobilă și permite utilizatorului să aleagă între rețelele 2G/ 3G. Astfel, furnizează rată de acces la valori maxime pentru fiecare rețea.

În acest fel, puteți vorbi, descărca fișiere sau naviga pe internet, fără a mai utiliza conexiunile cablate, aproape oriunde și oricând. Atunci când vă aflați în afara ariei de acoperire a rețelei HDSPA/ UMTS, veți beneficia de servicii Internet prin conexiunea wireless, având ca alternativă accesul la rețelele GPRS/ EDGE/ GSM. Datorită modemului multibandă inclus aveți acoperire internațională.

HSDPA

HSDPA reprezintă primul pas al tehnologiei WCDMA Evolved. În schimb, WCDMA Evolved reprezintă o evoluție naturală și standardizată a tehnologiei WCDMA, prin introducerea High Speed Downlink Packet Access (HSDPA).

Primul pas îl reprezintă îmbunătățirea ratei de date pe legătura descendentă (downlink) de până la 14 Mbps ceea ce reprezintă mai mult decât dublarea capacității unui sistem care utilizează spectrul radio curent. Permite operatorilor să creeze servicii mobile broadband mult mai avansate cum ar fi Internetul sau accesul corporațional combinate cu rate de date nemaiîntâlnite, unde fișierele audio, video sau cu dimensiuni mai mari pot fi downloadate mult mai rapid decât prin intermediul tehnologiei clasice UMTS.

Cel de-al doilea pas al tehnologiei WCDMA Evolved va include caracteristici care vor îmbunătăți legătura ascendentă (uplink – HSUPA) împreună cu o acoperire superioară, rate de date mai ridicate cât și o latență mai scăzută pentru legătura ascendentă.

HSDPA reprezintă o caracteristică a standardului WCDMA, bazată pe pachete de date, care oferă o legătură descendentă cu rate de transmisiune a datelor de până la 8-10 Mbps (și 20 Mbps pentru sistemele MIMO) într-o bandă de 5 MHz. Vitezele ridicate ale HSDPA sunt atinse prin intermediul mai multor tehnici incluzând aici și 16 QAM (16 Quadrature Amplitude Modulation) codarea variabilă a erorilor și redundanța incrementată.

Varianta inițială este limitată la 1.8 Mbps, ea trebuind urmată de upgrade-uri ale rețelei și noi dispozitive capabile să suporte 3.6 Mbit/s. HSDPA este standardizat de 3GPP în UMTS Releas 5.

HSDPA prezintă o serie de avantaje cum ar fi:
1. Compatibilitate completă în jos cu tehnologiile anterioare: UMTS/EDGE/GPRS/GSM
2. Servicii de date îmbunătățite și dedicate clienților: timp de download mai mic suportând în același timp rate de bit ridicate și timp de răspuns mai rapid.
3. Mărește capacitatea sistemului fără a fi nevoie de un spectru de frecvență suplimentară, determinând astfel reducerea costurilor pentru serviciile mobile de date cu viteză ridicată.
4. Este ușor de implementat necesitând numai un upgrade de software pentru stațiile de bază WCDMA deja existente.

Modemul dedicat al echipamentului BYTTON HSDPA este un dispozitiv multi – mod HSDPA/UMTS/EDGE/GPRS/GSM. Acesta măsoară în timp real nivelul puterii semnalului rețelei mobile și permite utilizatorului să își aleagă singur rețeaua 2G / 3G. Astfel, modemul oferă rate de acces până la cea mai mare rată posibilă pentru fiecare rețea: 1.8Mbps pentru HSDPA, 384kbps pentru UMTS, 236.8kbps pentru EDGE și respectiv 85.6kbps pentru rețeaua GPRS.

Astfel puteți efectua apeluri vocale, descărca fișiere sau naviga pe Web fără a fi nevoie de cabluri, aproape oriunde și oricând. Când vă aflați în afara ariei de acoperire a rețelelor de viteză ridicată cum ar fi HSDPA/UMTS, puteți utiliza totuși serviciile wireless de Internet prin accesarea rețelei EDGE/GPRS/GSM din zona dumneavoastră. Modemul dedicat multibandă acoperă aproape toate benzile de frecvență din lume.

BYTTON HSDPA – ROUTER WIFI 3G
WiFi – Rețelele Wireless LAN reprezintă extensii complementare ale rețelelor cablate LAN, care furnizează mobilitate completă, timp în care conexiunea la rețea rămâne activă. Utilizatorii de PC-uri rămân conectați la rețea oriunde în clădire fără a fi incomodați de cabluri Ethernet sau de alte cabluri LAN. Acest lucru este determinat de funcția Access Point a echipamentului BYTTON HSDPA. Produsul TOPEX a fost conceput și realizat pentru a furniza capabilitățile specifice unui gateway pentru conexiune la Internet. BYTTON permite existența unui cont HSDPA sau a altei conexiuni de bandă largă, lucrând simultan din camere diferite, fără a fi nevoie de cabluri sau fire.

Fig. nr. 18: Bytton HSDPA

Fig. nr. 19: Bytton HSDPA

Fig. nr. 20: Bytton HSDPA – mufe

2.5 ,,Cum” din perspectiva planificării și organizării

Obiectivul urmărit odată cu lansarea router-ului Bytton Hsdpa, este pătrunderea pe piața internațională a echipamentelor mici de telecomunicații care asigură interfața între date și voce.

Titlul evenimentului – GSM Barcelona

În fiecare an, societatea R & S Topex a denumit acest eveniment chiar după titlul mondial al evenimentului (GSMA Mobile World Congress), acesta fiind foarte util în recunoașterea invitaților, a tipului de eveniment la care se participă.

Evenimentul Gsm va avea loc în perioada 2-5 martie 2015 la Fira Gran Via, Barcelona (Spania).

Compania R & S Topex nu alege locația pentru eveniment, acesta este un târg internațional care se desfășoară în fiecare an, compania participând pentru a promova noile produse și pentru a se întâlni cu clienții noi pe segmentul GSM.

Informații despre locul de desfășurare al evenimentului – Fira Gran Via – Barcelona

Fira Gran Via, Centrul de conferințe se află în afara centrului orașului Barcelona, pe drumul spre Aeroportul din Barcelona. Este o clădire mare, cu un design modern interesant.

Centrul de conferințe are în prezent opt săli de întâlnire cu capacități de la 145 la 1.400 de persoane, săli în stil teatru, toate dotate cu cele mai recente tehnologii și cu acces la Wi-Fi, ecrane de proiecție, facilități confortabile pentru organizarea de conferințe și întâlniri.

Fira are un portofoliu de peste 70 de spectacole, care aduce împreună 30.000 de companii (direct și prin reprezentare) și primește 2,5 milioane de vizitatori. Fira are peste 400.000 de mp de spațiu expozițional, una dintre cele mai mari zone din Europa, repartizate pe 2 locuri: Montjuïc și Gran Via.

Fira oferă cele mai bune servicii logistice, tehnologie și atenția personalizată pentru a face târguri, congrese, sau alte evenimente un succes.

Strategia Fira, aceasta este axata pe promovarea diferitilor expozanți internaționali, organizatorii si vizitatori și atragerea de evenimente europene și globale mari.

Fira are o rețea de delegații din întreaga lume și este membru al unei importante asociații echitabile de comert internațional.

Adresa:

Fira Gran Via
Av. Joan Carles I.

64 08908 L’Hospitalet de Llobregat,

Barcelona.

Dacă nu se va indica altfel, toate evenimentele vor avea loc la Fira Gran Via. Cu toate acestea mai sunt și evenimente care au loc la Fira Montjuïc, aceasta se află la 4 km de Fira Gran Via.

Fira Montjuïc
Avda. Reina Maria Cristina,
s/n 08004
Barcelona.

Fig. nr. 21: Hartă – Fira Gran Via, Barcelona (Spania)

Organizarea acestui eveniment este de talie mondială iar pentru acesta nu se ține cont de condițiile meteo. Întotdeauna acesta se desfășoară din prima zi lucrătoare a lunii martie pe parcursul a patru zile. Expozanții au diferite momente de deschidere a evenimentelor, acest lucru este scris în Manualul Expozantului.

Standul 5J12, din hala 5 va avea următorul program:

Grupul țintă, mai exact persoanele care trebuie invitate la eveniment pentru a ne atinge scopul sunt distribuitorii mari de echipamente și servicii de telecomunicații, chiar și societăți naționale de telefonie (Deutch Telecom, Romtelecom, Moldtelecom).

Invitațiile. În cadrul societății, logo-ul evenimentului constă în implementarea în semnăturile electronice a tuturor salariaților a informațiilor utile legate de participarea la eveniment: denumirea eveimentului, data și locația, standul unde pot fi contactați.

Astfel, toți cei cu care colaborează salariații societății află aceste informații. Pe site-ul firmei există o invitație unde doritorii se pot înscrie pentru a afla mai multe informații și pentru a participa la eveniment. Odata cu trecerea anilor, corespondența a evoluat foarte mult, de la scrierea invitațiilor cu stiloul s-a ajuns la performanța de a le scrie electronic și de a le transmite prin poșta electronică, astfel destinatarii au acces mult mai repede la acestea.

Fig. nr. 22: Evoluția corespondenței

Stimată Doamnă / Stimate Domn,

Vă invităm să luați parte la evenimentul Mobile World Congress, cu ocazia lansării produselor de înaltă performanță pentru rețele convergente de comunicații.

Evenimentul va avea loc la Fira Gran Via, Barcelona în perioada 2-5 martie. Sunteți bineveniți la standul nostru 5J12 din hala 5, în scopul de a urmări oportunități unice de afaceri.

Dacă doriți să participați, vă rugăm să completați formularul de înscriere de pe site (http://www.topex.ro/en/news) și aflați cum puteți beneficia de soluțiile noastre.

Vă mulțumim pentru dorința de a întâlni echipa R & S Topex.

Echipa R & S Topex.

Dear Madam / Dear Sir,

We are delighted to invite you to take part in the event Mobile World Congress at the launch of high-performance products for converged networks.

The event will take place at the Fira Gran Via, Barcelona between 2 to 5 March. You are welcome at our stand 5J12 in Hall 5, in order to pursue a unique business opportunity.

If you wish to participate, please complete the registration form on the site (http://www.topex.ro/en/news) and find out how you can benefit from our solutions.

We thank you for your willingness to meet R & S Topex.

The team, R & S Topex

Persoanele responsabile de organizarea evenimentului sunt:

Sales support pentru informațiile referitoare la cazare, asigurări, diurnă;

PR-ul societății pentru comunicatele de presă;

Inginerii pentru echipamentele prezentate în stand;

Logistic suport pentru asigurarea transportului echipamentelor la Barcelona.

Cât costă evenimentul? Cine, ce anume și cât plătește?

Înainte de toate, orice eveniment ,,costă” așadar trebuie să includem toate tipurile de costuri variate care apar. Costurile depind foarte mult și de perioada în care au loc, de exemplu în perioadele de sezon, târguri, data stabilita pentru evenimente are efecte asupra costurilor. O societate nu ,,există” doar din simpatia cumpărătorilor. În economia de piață, o societate trebuie să obțină profit.

Bugetul alocat evenimentului de la Barcelona este de 22.000 de euro. Bugetul societății R & S Topex se întocmește la începutul fiecărui an pe fiecare department al societății unde veniturile principale ale bugetului sunt veniturile din cifra de afaceri (estimările comenzilor de produse curente și comenzilor rămase scadente). Cheltuielile trebuie să se încadreze în suma veniturilor din facturi urmărindu-se chiar un profit. După întocmirea bugetului consolidat, acesta merge spre aprobare către societatea- mamă din Germania (Munchen), iar după aprobare urmărindu-se respectarea acestuia.

Diferite tipuri de costuri:

Reprezentanții firmei la eveniment sunt cel puțin două persoane din Departamentul de Vânzări însoțite de către un reprezentant al conducerii.

Înaintea plecării, reprezentanții se prezintă la Departamentul Financiar-Contabilitate în vederea ridicării avansului pentru decontul de cheltuieli extern.

Documentul prin care ei solicită Departamentului Financiar- Contabilitate este întotdeauna aprobat de șeful director și un reprezentant al conducerii. În aceasta se estimează cheltuielile reprezentând diurna acestora și alte cheltuieli neprevăzute, cum ar fi: cartele telefonice, cartele pentru transport intern în Barcelona, închirieri de mașini.

Se informeaza ce și câti participanți/reprezentanți ai firmei vor participa la eveniment în vederea achiziționării biletelor de avion și a cazării, de comun acord cu aceștia.

Biletele de avion au fost achiziționate prin agenția de turism Travel Mondial (firmă parteneră a societății pe acest segment) care este contactată pentru oferirea mai multor variante de zbor: ore, zile, preț.. Plecarea are loc pe data de 1 martie, ora 8:30 cu sosire în Barcelona la ora 12:00, iar întoarcerea este pe data de 6 martie ora 18:00 din Barcelona, cu sosire la ora 21:00 în București.

Camerele de hotel se achiziționează tot de la agenția de turism, acestia se vor caza la hotelul Porta aflat in apropierea locului expositional. Se mai fac si asigurări medicale pentru participanții la eveniment.

,,Cum” din perspectiva mecanismelor importante

Trebuie să se contacteze firma organizatoare a evenimentului în vederea închirierii spațiului și a serviciilor necesare, asistent/a manager își notează toate variantele propuse de către aceștia. Tot cu firma organizatoare se negociază contravaloarea celor menționate mai sus inclusiv plata în tranșe a acestora.

Pentru realizarea acestora, a avut loc o ședință în cadrul căreia s-a discutat varianta pe care o vor alege, ce avantaje sau prejudicii vor aduce aceste cheltuieli companiei. Asistent/a manager comunică conducerii societății variantele propuse de către firma organizatoare și negocierea, urmând a se lua decizia participării sau nu la eveniment.

În urma răspunsului afirmativ, se achită către firma organizatoare, Mobile World Congress, prima tranșă de 50% cu 7-8 luni înaintea evenimentului. Tot asistent/a manager este cea care se ocupă de depunerea banilor în contul firmei organizatoare.

Transportarea produselor în Barcelona

Se contactează departamentul de producție în vederea recepționării produselor care vor fi expuse în stand, urmând a se lua legătura cu departamentul de logistică în vederea trasportului acestora la eveniment.

Se urmăresc în mod special, de către departamentul de logistică condițiile livrării în stand și ridicării echipamentelor în condiții cât mai ușoare. Se obțin mai multe cotații de la firmele transportatoare și se comunică în vederea luării deciziei de către conducere.

Înaintea evenimentului cu doua luni se achită și cea de-a doua tranșă de 50% firmei organizatoare, GSM Mobile World Congress.

Echipamentul necesar participării la eveniment va fi trimis vineri din România cu firma de transport DHL, pentru ca duminică 01.03.2015 acesta să fie ajuns la Barcelona în vederea aranjării în stand de către reprezentanții firmei.

Fig. nr. 23: Firma de transport DHL

Fig. nr. 24: Poză stand (stare inițială)

Reprezentanții firmei R & S Topex la eveniment, au ca obiectiv aranjarea standului într-o singură zi. Aceștia au o listă cu toate lucrurile transportate în Barcelona, le verifică și le așează în ordinea corespunzătoare. A doua zi, 02.03.2015 standul trebuie să arate impecabil, produsul ce urmează să fie lansat este expus în cel mai bun loc, astfel încât acesta să le atragă atenția participanților.

Fig. nr. 25: Poză stand (stare inițială)

2.6 Desfășurarea propriu-zisă a evenimentului

Fig. nr. 26: Mobile Word Congress, Fira Gran Via (Barcelona)

Fig. nr. 27: Mobile Word Congress, Fira Gran Via (Barcelona)

Fig. nr. 28: Poză stand – ziua evenimentului

Fig. nr. 29: Poză stand – ziua evenimentului

În ziua evenimentului detaliile ce țin de protocol sunt bine știute de către reprezentanții firmei, astfel încât evenimentul să fie unul de succes. Ora de deschidere a expoziției este ora 9:00 locală a Barcelonei.

Persoana care întâmpină clienții (invitații) este reprezentantul conducerii urmând ca aceștia să fie preluați de cei din echipa de vânzări.

În prima zi sunt așteptate toate persoanele interesate de echipamentele societății, stabilindu-se ulterior întâlniri cu fiecare client în parte pentru acordarea de detalii tehnice.

După ora prânzului, în urma lansării invitațiilor din țară sunt întâmpinați clienții.

Pe parcursul evenimentului reprezentanții firmei oferă informații doritorilor, fac schimb de cărți de vizită, se organizează mici întâlniri de protocol.

Discuțiile solicitate de fiecare client se pot ține la mobilierul din stand dar pot exista și discuții la o cafea în cadrul unui restaurant.

Discuțiile sunt purtate constructiv atât pentru societate cât și pentru client urmărindu-se dorința clientului chiar dacă produsele prezentate nu îndeplinesc cerințele acestuia urmând a se ține legătura cu acesta pentru realizarea echipamentului dorit.

La sfârșitul evenimentului echipamentele sunt ambalate în vederea expedierii lor în țară, iar standul unde au fost depozitate acestea se predă în starea în care a fost luat. În prima zi lucrătoare de la sosirea în firmă, reprezentanții care au fost la Barcelona se prezintă la Departamentul Finaciar-Contabilitate în vederea definitivării decontului de cheltuieli.

2.7 După eveniment: Controlul succesului

Scrisori de mulțumire

Diplomația este cheia succesului în afaceri. Câteva propoziții pe o bucată de hârtie pot aduce importante benficii în relațiile de afaceri și interumane. De aceea, după încheierea evenimentului Mobile World Congress, societatea R & S Topex va transmite câte un e-mail invitaților cu mulțumiri pentru participarea la eveniment. Acest e-mail de mulțumire poate fi un motiv pentru relansarea unei noi provocari. Gestul de a trimite o scrisoare de mulțumire va fi apreciat de către toți cei ce o vor primi chiar dacă evenimentul s-a soldat cu un eșec sau cu un mare succes. În semn de politețe și profesionalism atât invitația la eveniment cât și scrisoarea de mulțumire sunt traduse într-o limbă de circulație internatională (engleză).

Ședința de evaluare

După încheierea evenimentului, în cadrul companiei are loc ședința de evaluare unde sunt prezentate rezultatele participării la Barcelona. Aceasta constă în prezentarea clienților interesați de echipamentele actuale dar și pe cei care doresc colaborarea cu societatea noastră pentru alte tipuri de echipamente (nu trebuie uitat faptul că societatea oferă soluții în domeniul telecomunicații prin crearea de soft pentru orice client).

Fig. nr. 30: Colaborarea cu noii clienți

Stimați invitați,

Vă mulțumim pentru prezența dumneavoastră la Fira Gran Via, Barcelona cu ocazia evenimentului Mobile World Congress, în perioada 2-5 martie 2015.

A fost o reală plăcere să fim gazda acestui eveniment și dorim să vă împărtășim bucuria unui proiect reușit. Firește, succesul nu ar fi fost posibil fără participarea dumneavoastră, motiv pentru care, echipa R & S Topex vă transmite sincere mulțumiri pentru implicarea dumneavoastră și mai ales, pentru modul în care ați făcut-o.

În amintirea zilelor petrecute la Barcelona, cu ocazia evenimentului, vă informăm că pe site-ul nostru (http://www.topex.ro/en/news) o să găsiți:

O scurtă prezentare;

Poze de la eveniment;

Cartea cu datele de contact ale participanților.

Vă mulțumim,

Echipa R & S Topex.

Dear guests,

Many thanks for your presence at Fira Gran Via, Barcelona at Mobile World Congress, between 2 to 5 March 2015.

It was a real pleasure to be the host of this event and we want to share the happiness of a successful project. Naturally, the success would not have been possible without your participation, reason for who, the team R & S Topex , send you many thanks for your involvement and especially for the way you did it.

In memory of the days spent in Barcelona at the event, we inform you on our site (http://www.topex.ro/en/news) will find:

A short presentation of the event;

Photos from the event;

A book with contact details of the participants.

With many thanks,

The team, R & S Topex

Concluzii

Bibliografie generală

Alistar, Victor; Popescu-Slăniceanu, Ion. Protocol, Corespondență, Secretariat în Administrația Publică, București: Editura Lumina Lex, 2001;

Baldrige, Letiția. Codul bunelor maniere în afaceri, București: Editura Business Tech-Internațional, 1994;

Berciu-Drăghicescu, Adina, coord. Manual de secretariat și asistență managerială, București: Editura Universității din București, 2003;

Gatjens-Reuter, Margit; Behrens, Claudia. Manual de secretariat și asistență managerială, București: Editura Tehnică, 1999;

Moise, Daniel. Marketingul evenimentelor, Editura ASE, 2015;

Pariza, Maria. Curs de secreatariat și asistență managerială, Editura CH Beck, 2008;

Schafer-Mehdi, Stephan. Organizarea evenimentelor, Bucuresti: Editura All, 2008;

Vârgolici, Niculina. De la secretară la asistentă: evoluția unei profesiuni, București: Editura Ars Docendi, 2009;

Vârgolici, Niculina. Redactare și corespondență, București: Editura Universității din București, 2009.