Organizarea Informatizata a Contabilitatii Privind Evidenta Analitica a Stocurilor

CAPITOLUL 1. PREZENTAREA SOCIETĂȚII

SC PROFILMET SA

PREZENTARE GENERALĂ

SC Profilmet SA a fost înființată în anul 1990, fiind o societate cu capital integral privat.

Sediul societății este în orașul Negrești-Oaș, județul Satu Mare. Obiectul principal de activitate al societății este de prelucrări mecanice la rece și la cald.

Din anul 1990 și până în prezent, personalul a crescut continuu, ajungând astăzi la aproximativ 850 de angajați.

Principalul obiect de activitate al societății este producerea prin trefilare a unei game mari de sârmă și cuie din oțel, produse care se desfac în proporție de 80% la export. Alte activități ale societății sunt:

producerea de piese prin turnare din fontă și oțel;

producerea de obiecte gospodărești: lopeți, bazine metalice, roabe, găleți;

desfacerea prin magazinul propriu a materialelor de construcții și a obiectelor de uz gospodăresc

Produsele societății Profilmet SA sunt exportate în țări ca Italia, Franța, Ungaria, Austria, etc.

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ ȘI FUNCȚIONALĂ

Conducerea societății este asigurată de către Consiliul de Administrație, ales de Adunarea Generală a Acționarilor pe o perioadă de 4 ani. Consiliul de Administrație desemnează conducerea operativă a societății în persoana directorului general. Activitatea comercială a societății este condusă de directorul comercial, persoană aflată în subordinea directă a directorului general. Structura organizatorică a societății este prezentată în anexa nr. 1.

În subordinea directorului comercial sunt organizate birouri pe activități specifice, și anume:

-biroul aprovizionare, are ca principală sarcină asigurarea cu materii prime și materiale a societății în vederea desfășurării optime a activității. Șeful acestui birou este în directă legătură cu directorul de producție, împreună cu care, lunar, stabilește necesarul de materiale și materii prime pentru desfășurarea în condiții optime a producției. Pe baza necesarului de materiale stabilit împreună cu compartimentul marketing, se caută furnizorii de materii prime și materiale și în funcție de ofertele acestora se încheie contractele de aprovizionare, precum și graficele de livrare a mărfurilor.

Du

După cum se poate observa, în cadrul biroului aprovizionare sunt constituite compartimente specializate, cum sunt:

-depozit materii prime. Se primesc materiile prime contractate pe baza următoarelor documente: aviz de însoțire a mărfii și factură. Marfa este recepționată de o comisie din cadrul compartimentului și se întocmește nota de recepție a mărfii. Pe baza notei de recepție, bunurile intrate în magazie sunt introduse în sistemul informatic și sunt întocmite fișele de magazie în care sunt reflectate, atât cantitativ, cât și valoric bunurile intrate. Ieșirea materialelor din magazie se face pe baza bonurilor de consum întocmite automat de către sectorul de producție care, după ce sunt semnate de factorii responsabili sunt prezentate la depozitul de materii prime și pe baza lor sunt eliberate materialele înscrise și totodată se operează în fișele de magazie ieșirile respective.

Fișele de magazie se întocmesc pe fiecare material în parte, soldul de pe fișă reprezină stocul de materiale aflate în magazie. Gestionarul răspunde de realitatea înregistrărilor în fișele de magazie și de existentul din magazie.

Echipa de merceologi, împreună cu compartimentul transport asigură aprovizionarea ritmică de la furnizori a materialelor și le predă la magazia de materiale.

-biroul desfacere împreună cu compartimentul marketing, are principala sarcină de a prospecta piața internă și externă, de a observa evoluția în timp a produselor fabricate de societăți. În funcție de evoluția (scăderea sau creșterea necesarului de produse) informează factorii de răspundere în vederea reglării producției în funcție de necesarul pieții.

Directorul comercial încheie contracte de livrare la intern și la export și totodată grafice de livrare a produsului

Produsele finite sunt predate de către compartimentul de producție către depozitul de produse finite pe baza bonului de predare întocmit automat de sistemul informatic.

Pe baza notelor de predare gestionarul de produse finite înregistrează marfa în fișa de magazie. Aceste stocuri înregistrate în fișele de magazie sunt transferate prin sistemul informatic. În baza stocului de mărfuri și în funcție de graficul de livrare mărfii compartimentul facturare întocmește factura internă sau externă pe care o prezintă compartimentului desfacere. Pe baza facturii, marfa este încărcată și livrată. Tot pe baza facturii este descărcată marfa din fișele de magazie, soldul din fișa reprezintă stocul de marfă existent în depozit. Menționez că fișele de magazie se întocmesc pe fiecare produs în parte.

În cadrul sectorului de producție sunt organizate două gestiuni de stocuri:

-gestionarea stocurilor de produse în curs de fabricație și

-gestionarea stocurilor de scule și dispozitive.

Producția în curs de fabricație reprezintă produsele aflate în diferite faze de fabricație și care nu au fost livrate ca și produse finite. Evaluarea corectă a producției în curs de fabricație are o mare importanță în stabilirea corectă a rezultatelor financiare ale unității. Aceasta se stabilește ca diferență între cantitatea de materiale și alte servicii intrate în fluxul de fabricație și volumul produselor finite expediate la depozitul de produse finite. Valoarea producției în curs de fabricație este obținută de pe calculator pe baza comenzii de fabricație de pe fiecare produs în parte. Pentru fiecare comandă de fabricație este ținută pe calculator o fișă a comenzii în care sunt înscrise toate materialelel, energie și forța de muncă consumate ca intrări și ca ieșiri, predarea pe baza bonului de predare la magazie a produsului finit. Diferența dintre materialele și forța de muncă și produsul finit livrat reprezintă producția în curs de fabricație.

DOTAREA SISTEMULUI INFORMATIC

Societatea dispune de o rețea de calcul Pentium la nivelul fiecărui compartiment și un server central. În cadrul compartimentului comercial, fiecare gestiune este dotată cu calculatoare cu ajutorul cărora sunt realizate fișele de magazie, sunt efectuate înregistrările acestora, precum și facturile pentru bunurile livrate.

La nivel de producție în curs de fabricație, pe bază de comenzi, intrările de materiale, energie, forță de muncă, precum și bunurile ieșite sunt realizate pe calculator.

CAPITOLUL 2. STOCURILE ȘI PRODUCȚIA ÎN

CURS DE EXECUȚIE

2.1. CONȚINUTUL ȘI STRUCTURA STOCURILOR ȘI A PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

Alături de activele imobilizate, un loc și un rol important în gestiunea și activitatea unităților patrimoniale îl au activele circulante (mobilizate). Acestea cuprind ansamblul bunurilor și serviciilor care intervin în ciclul de exploatare al întreprinderii. În principal, activele circulante au următoarele două destinații:

pentru a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în procesul de producție;

pentru a fi consumate la prima lor utilizare.

CONȚINUTUL ȘI STRUCTURA STOCURILOR PROPRIU-ZISE

În cadrul stocurilor propriu-zise sunt cuprinse :

mărfurile, adică bunurile pe care unitatea patrimonială le cumpără în vederea revânzării;

materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit, integral sau parțial, fie în starea lor inițială, fie transformatăș

materialele consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, semințe și materiale de plantat, furaje și alte materiale consumabile), care participă sau ajută la procesul de fabricație sau de exploatare, fără a se regăsi, de regulă, în produsul finit;

produsele, sunt bunuri, lucrări și servicii obținute în diferite faze din procesul de fabricație sau alte activități de exploatare, destinate livrării terților și în unele cazuri pentru consumul intern.

În structura produselor se pot distinge:

semifabricatele, care sunt acele produse a căror proces tehnologic a fost terminat într-o secție (fază de fabricație) și care trec în continuare în procesul tehnologic următor al altei secții (fază de fabricație) sause livrează terților;

produsele finite, sunt produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricație și nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul întreprinderii, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienților;

produsele reziduale, sunt elemente secundare rezultate din fabricație, cum ar fi rebuturile, materialele recuperabile sai deșeurile.

animalele și păsările, respectiv animalele tinere și cele născute de orice fel (viței, miei, purcei, mânji și altele), crescute și folosite pentru reproducție, animalele și păsările puse la îngrășat pentru a fi valorificate și coloniile de albine, precum și animalele pentru producție de lână, lapte și blană;

ambalajele, cuprind bunurile necesare pentru protecția materialelor și mărfurilor pe timpul transporturilor și depozitării sau pentru prezentarea lor comercială. În acestă categorie de stocuri se includ ambalajele refolosibile achizăționate goale sau odată cu materialele și mărfurile aprovizionate, cele confecționate în unitate și cele restituite de clienți, potrivit contractelor încheiate cu aceștia.

Ambalajele și materialele de ambalat executate in secțiile de fabricație ale întreprinderii pentru a fi vândute ca atare se cuprind în stocurile de produse finite.

De asemenea, materialele de ambalat care nu se pot gestiona ca ambalaje se includ în stocurile de alte materiale consumabile.

obiecte de inventar și baracamente

Obiectele de inventar sunt bunuri cu o valoare mai mică decât limita stabilită pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de servicii, sau cu o durată mai mică de un an, indiferent de valoarea lor, precum și bunurile asimilate acestora (echipamentul de protecție, echipamentul de lucru, îmbrăcăminte specială, scule, dispozitive și verificatoare – S.D.V.-urile -, aparatele de măsură și control – A.M.C.-urile și alte obiecte similare).

Baracamentele și amenajările provizorii sunt bunurile achiziționate sau construite de întreprindere pentru lucrările și prestațiile de construcții.

CONȚINUTUL ȘI STRUCTURA PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

Cea de a doua componentă a activelor circulante materiale este producția în curs de execuție. Aceasta cuprinde producția care nu atrecut prin toate fazele (stadiile) de prelucrare prevăzute în procesul tehnologic, precum și produsele terminate dar nesupuse probelor și recepției tehnice sau necompletate în întregime. De asemenea, în această categorie se includ și lucrările și serviciile, precum și studiile în curs de execuție sau terminate.

Toate aceste bunuri șin servicii pot face obiectul contabilității stocurilor și producției în curs de execuție, numai în măsura în care ele sunt în proprietatea întreprinderii, incluzându-le și pe cele aflate în custodie, în prelucrare sau consignație la terți.

Activele circulante materiale, concretizate în diverse stocuri și producție în curs de execuție, se află succesiv și neîntrerupt în diferite faze ale procesului de producție și comecializare. Această caracteristică a stocurilor de a participa continuu la stadiile circuitului economic și de a descrie în cadrul exercițiului mai multe rotații relevă aportul lor la realizarea cifrei de afaceri și la valorificarea capitalului.

De aceea, gestiunea stocurilor, asigurarea și utilizarea rațională a acestora constituie un obiectiv principal al conducerii întreprinderilor, la realizarea căruia contabilitatea, prin funcțiile sale, poate avea o contribuție însemnată.

OBIECTIVELE ȘI FACTORII CONTABILITĂȚII STOCURILOR ȘI A PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

OBIECTIVELE CONTABILITĂȚII STOCURILOR

Obiectivele contabilității stocurilor sunt în principal legate de realizarea funcțiilor comerciale ale întreprinderii.

Principalele obiective ce revin contabilității în acest domeniu sunt:

Urmărirea și controlul realizării programului de aprosul de fabricație sau alte activități de exploatare, destinate livrării terților și în unele cazuri pentru consumul intern.

În structura produselor se pot distinge:

semifabricatele, care sunt acele produse a căror proces tehnologic a fost terminat într-o secție (fază de fabricație) și care trec în continuare în procesul tehnologic următor al altei secții (fază de fabricație) sause livrează terților;

produsele finite, sunt produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricație și nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul întreprinderii, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienților;

produsele reziduale, sunt elemente secundare rezultate din fabricație, cum ar fi rebuturile, materialele recuperabile sai deșeurile.

animalele și păsările, respectiv animalele tinere și cele născute de orice fel (viței, miei, purcei, mânji și altele), crescute și folosite pentru reproducție, animalele și păsările puse la îngrășat pentru a fi valorificate și coloniile de albine, precum și animalele pentru producție de lână, lapte și blană;

ambalajele, cuprind bunurile necesare pentru protecția materialelor și mărfurilor pe timpul transporturilor și depozitării sau pentru prezentarea lor comercială. În acestă categorie de stocuri se includ ambalajele refolosibile achizăționate goale sau odată cu materialele și mărfurile aprovizionate, cele confecționate în unitate și cele restituite de clienți, potrivit contractelor încheiate cu aceștia.

Ambalajele și materialele de ambalat executate in secțiile de fabricație ale întreprinderii pentru a fi vândute ca atare se cuprind în stocurile de produse finite.

De asemenea, materialele de ambalat care nu se pot gestiona ca ambalaje se includ în stocurile de alte materiale consumabile.

obiecte de inventar și baracamente

Obiectele de inventar sunt bunuri cu o valoare mai mică decât limita stabilită pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de servicii, sau cu o durată mai mică de un an, indiferent de valoarea lor, precum și bunurile asimilate acestora (echipamentul de protecție, echipamentul de lucru, îmbrăcăminte specială, scule, dispozitive și verificatoare – S.D.V.-urile -, aparatele de măsură și control – A.M.C.-urile și alte obiecte similare).

Baracamentele și amenajările provizorii sunt bunurile achiziționate sau construite de întreprindere pentru lucrările și prestațiile de construcții.

CONȚINUTUL ȘI STRUCTURA PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

Cea de a doua componentă a activelor circulante materiale este producția în curs de execuție. Aceasta cuprinde producția care nu atrecut prin toate fazele (stadiile) de prelucrare prevăzute în procesul tehnologic, precum și produsele terminate dar nesupuse probelor și recepției tehnice sau necompletate în întregime. De asemenea, în această categorie se includ și lucrările și serviciile, precum și studiile în curs de execuție sau terminate.

Toate aceste bunuri șin servicii pot face obiectul contabilității stocurilor și producției în curs de execuție, numai în măsura în care ele sunt în proprietatea întreprinderii, incluzându-le și pe cele aflate în custodie, în prelucrare sau consignație la terți.

Activele circulante materiale, concretizate în diverse stocuri și producție în curs de execuție, se află succesiv și neîntrerupt în diferite faze ale procesului de producție și comecializare. Această caracteristică a stocurilor de a participa continuu la stadiile circuitului economic și de a descrie în cadrul exercițiului mai multe rotații relevă aportul lor la realizarea cifrei de afaceri și la valorificarea capitalului.

De aceea, gestiunea stocurilor, asigurarea și utilizarea rațională a acestora constituie un obiectiv principal al conducerii întreprinderilor, la realizarea căruia contabilitatea, prin funcțiile sale, poate avea o contribuție însemnată.

OBIECTIVELE ȘI FACTORII CONTABILITĂȚII STOCURILOR ȘI A PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

OBIECTIVELE CONTABILITĂȚII STOCURILOR

Obiectivele contabilității stocurilor sunt în principal legate de realizarea funcțiilor comerciale ale întreprinderii.

Principalele obiective ce revin contabilității în acest domeniu sunt:

Urmărirea și controlul realizării programului de aprovizionare;

Prin organizarea evidenței aprovizionării pe grupe și feluri de stocuri, precum și a cheltuielilor de transport-aprovizionare pe feluri de cheltuieli, comparate permanent cu prevederile programelor, se asigură informații utile cu privire la stadiul aprovizionării.

Asigurarea integrității patrimoniale a stocurilor la locurile de depozitare și urmărirea

permanentă a mișcării lor;

Se asigură prin organizarea contabilității mijloacelor circulante materiale pe gestiuni și în cadrul acestora pe feluri de stocuri, cantitativ și valoric, înregistrarea exactă și la timp a cuantumului mișcărilor și diferențelor rezultate la invenatriere, sesizarea stocurilor fără utilitate sau cu mișcare lentă, pentru luarea măsurilor necesare lichidării acestora.

Asigurarea delimitării raționale a mijloacelor materiale aprovizionate;

Se asigură printr-un asemenea mod de organizare care să permită respectarea normelor de consum specific la eliberarea lor din depozit, evidența economiilor sau a materialelor neutilizate, precum și a materialelor recuperabile rezultate din prelucrarea în secțiile de fabricație.

4) Asigurarea delimitării cheltuielilor de transport-aprovizionare de valoarea materialelor aprovizionate;

Pentru acest lucru se impune organizarea contabilității astfel încât acestea să poată furniza informații cu privire la nivelul și structura cheltuielilor de transport-aprovizionare.

5) Înregistrarea și controlul valorificării stocurilor de mărfuri și a celorlalte categorii de stocuri destinate spre a fi livrate terților;

6) Evidența și urmărirea stocurilor de produse în procesul obținerii și livrării la prețuri competitive;

7) Evaluarea realistă a stocurilor și determinarea influențelor asupra patrimoniului și rezultatelor, prin aplicarea corectă a regulilor de evaluare;

8) Promovarea principiului prudenței și a principiului continuității activității la evaluarea și înregistrarea în contabilitate a stocurilor.

FACTORII CONTABILITĂȚII STOCURILOR

Realizarea acestor obiective este condiționată de studierea și luarea în considerare a factorilor care influențează organizarea contabilității activelor circulante materiale:

Mărimea întreprinderii

Este un factor care determină alegerea metodei de contabilitate sintetică a stocurilor, fie metoda inventarului permanent, fie metoda inventarului interminent.

Structura organizatorică și funcțională a gestiunilor de stocuri (depozite, magazii)

Determină circuitul documentelor primare și evidența analitică pe gestiuni.

Modul de organizare a activității de aprovizionare și livrare, depozitare și mișcare a stocurilor materiale constituie premise de bază ale contabilității, întrucât operațiile specifice lor generează o mare diversitate de documente primare de a căror corectă alcătuire depinde gradul de exactitate a informațiilor furnizate.

Caracteristicile tehnico-productive ale activelor circulante materiale

În funcție de acestea se face clasificarea stocurilor, se stabilesc principalele categorii și conturile sintetice corespunzătoare lor, se elaborează nomenclatorul structurilor și pe această bază se organizează evidența operativă și contabilitatea analitică.

Decalajul, în unele situații, între aprovizionarea și recepția bunurilor

Acest lucru impune delimitări în conturi sintetice.

Decalajul ce poate apare uneori între vânzarea și livrarea stocurilor

Sursele de proveniență a activelor circulante materiale aprovizionate (furnizori interni sau externi, din producție proprie, din scoaterea din funcțiune a unor mijloace fixe sau obiecte de inventar, din prelucrare la terți, etc.), influențează în principal conturile sintetice utilizate și prețurile de evaluare.

Modul de evaluare a activelor circulante materiale (determinarea costurilor încorporabile în stocuri, precum și alegerea procedeelor de evaluare și înregistrare) influențează în special modul de înregistrare a acestora în contabilitatea sintetică, dar și alegerea metodelor de determinare a prețurilor de ieșire la stocurile care ies din gestiune și nu pot fi urmărite individual (stocuri interșarjabile).

Sistemul de indicatori privind gestiunea de stocuri materiale

Acesta influențează organizarea contabilității stocurilor în vederea calculării mărimii cantitative și valorice a intrărilor, ieșirilor și stocurilor, precum și a cheltuielilor efective de transport-aprovizionare, în funcție de care se aleg metodele de contabilitate analitică a stocurilor.

De asemenea, la organizarea contabilității activelor circulante materiale trebuie considerați și alți factori, cum ar fi:

9) Documente însoțitoare la intrarea stocurilor

10) Amplasarea depozitelor

11) Separarea mijloacelor circulante proprii de cele ce aparțin terților

12) Fazele procesului de aprovizionare

13) Mijloacele folosite pentru executarea lucrărilor de evidență și calcul.

ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII STOCURILOR ȘI A PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

În sfera contabilității stocurilor se include studierea următoarelor probleme:

clasificarea și codificarea stocurilor;

evaluarea stocurilor (reguli și metode);

organizarea documentației primare și evidenței operative a stocurilor;

organizarea contabilității analitice și sintetice a stocurilor.

2.3.1. CLASIFICAREA ȘI CODIFICAREA STOCURILOR

Pentru organizarea unei contabilități unitare și corecte este necesar în primul rând să se cunoască atât categoriile mari gestionate de întreprindere, cât și fiecare fel de bun în parte, deci gruparea stocurilor după diferite categorii.

La clasificarea stocurilor se folosesc două criterii principale:

natura fizică a bunurilor sau a serviciilor;

ordinea cronologică, adică succesiunea derulării lor în ciclul de exploatare (aprovizionare, producție în curs, produse, livrări), respectiv destinația și utilitatea.

a) Din punct de vedere al naturii fizice și însușirilor lor tehnice, stocurile se clasifică pe categorii, pe grupe, subgrupe și clase, în așa fel încât înăuntrul unei grupe să figureze stocuri cu însușiri comune.

Întrucât stocurile folosite în activitatea unităților patrimoniale sunt diverse și însușirile lor sunt foarte variate, pentru a ușura operațiile de aprovizionare și livrare, de păstrare, de folosire și de evidențiere, este necesar să se întocmească o listă a tuturor materialelor folosite, cunoscută sub denumirea de nomenclator de materiale.

În nomenclator, în afară de denumire, fiecărui bun i se atribuie un cod. Codificarea stocurilor dă posibilitatea înlăturării confiziilor între acestea, ușurează emiterea documentelor primare prin înlocuirea denumirilor lungi cu semne cifrice sau litere convenționale, asigură prelucrarea automată a datelor.

Întreprinderile stabilesc fișierul propriu de stocuri în funcție de nomenclatorul care corespunde cel mai bine valorilor de gestiune.

La unitatea studiată codificarea se poate evidenția în anexa 2.

Există însă și un nomenclator oficial de bunuri și servicii ce se recomandă a fi folosit pentru a facilita elaborarea anchetelor statistice.

La întocmirea documentației tehnice, fișei tehnologice, listei de materiale, normei de consum, este indicat să se înscrie, pe lângă denumirea materialului sau produselor, și codul acestora. De asemenea, codul se înscrie și în documentele justificative (fișele limită de consum, facturi, precum și în alte documente).

b) După succesiunea, ordinea în ciclul de exploatare, clasificarea are în vedere destinația stocurilor în activitatea de exploatare, pe baza principiului grupării, omogenizării și generalizării prin conturi.

Se formează astfel o succesiune funcțională a stocurilor:

Materii prime;

Materiale consiumabile;

Piese de schimb;

Obiecte de inventar de mică valoare sau scurtă durată;

Producție și lucrări în curs de execuție;

Servicii în curs de execuție (studii, prestații de servicii);

Semifabricate (producție intermediară);

Produse finite;

Produse reziduale (rebuturi, materiale recuperabile);

Baracamente și amenajări provizorii de șantier;

Stocuri provenite din imobilizări;

Animale tinere la îngrășat și pentru reproducție;

Mărfuri;

Ambalaje;

Stocuri pe drum sau dare în custodie la terți;

Această clasificare este folosită la delimitarea conturilor sintetice și construcția sistemului de conturi pentru contabilitatea stocurilor.

2.3.2. REGULI DE EVALUARE A STOCURILOR

Contabilitatea trebuie să asigure delimitarea costurilor încorporabile în stocuri și să instituie procedee de determinare a costurilor de intrare a lor în patrimoniu.

La evaluarea stocurilor și a producției în curs de execuție se disting trei momente prncipale ale stării lor patrimoniale:

Evaluarea la intrarea lor în patrimoniul întreprinderii;

Evaluarea la invenatriere;

c) Evaluarea la bilanț.

2.3.3. METODE DE EVALUARE A STOCURILOR

La ieșirea din patrimoniu sau darea în consum, stocurile sunt evaluate și se înregistrează scăderea din gestiune la valoarea lor de intrare. Bunurile din stoc (materii prime, mărfuri, produse finite, etc) pot fi urmărite individual (articole identificabile) sau nu pot fi, nu sunt urmărite individual (articole interșarjabile). Astfel:

elementele identificabile, la ieșire, sunt evaluate la costurile lor reale de intrare;

elementele interșarjabile, cele care în interiorul fiecărei categorii nu pot fi identificate pe fiecare unitate după intrarea lor în gestiune, sunt, la ieșire, evaluate prin costul lor estimat de intrare.

Noile reglementări introduse prin OMF 94/2001 prevăd alinierea contabilității la standardele internaționale de contabilitate. Standardul care se ocupă de contabilitatea stocurilor în contextul sistemului costului istoric este IAS 2.

IAS 2 afirmă că stocurile trebuie evaluate la valoarea cea mai mică dintre cost și valoarea realizabilă netă. Prin urmare, trebuie să vedem ce se înțelege prin cost și prin valoarea realizabilă netă.

Costul stocurilor trebuie să cuprindă toate costurile aferente achiziției și prelucrării, precum și alte costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma și în locul în care se găsesc în prezent. El cuprinde costurile directe și alocarea regiei de producție.

Costuri directe

Costurile directe includ prețul de achiziție al materialelor, costurile cu manopera directă, costurile de transport, taxele vamale de import, costurile cu asigurarea și manipularea bunurilor.

Reducerile comerciale și financiare trebuie deduse din costul stocurilor. Reducerile financiare se acordă pentru plata imediată a bunurilor recepționate. Astfel, este corectă reducerea costului stocurilor până la valoarea care a fost, practic, plătită pentru respectivele bunuri.

Regia de producție

Regia de producție include, în mod normal, costurile cu manopera indirectă, costurile cu materialele, amortizarea, întreținerea clădirilor unei fabrici etc.Nu este permisă tratarea acestor costuri ca și cheltuieli ale perioadei. Ele trebuie să fie alocate costului stocurilor.

Regia fixă trebuie alocată pe baza capacitații normale. Capacitatea normală trebuie să fie realistă, și nu un ideal care trebuie atins. Regiavariabilă este alocată fiecărei unități de producție pe baza producției actuale.

Anumite tehnici de determinare a costului stocurilor pot fi utilizate pentru simplificare dacă rezultatele aproximează costul actual.

Trebuie menționat că în IAS 2 metodele FIFO și CMP sunt considerate tratamente contabile de bază, iar LIFO este considerat tratament contabil alternativ.

SIC 1dezbate un aspect privitor la posibilitatea unei societăți de a utiliza diferite metode de determinare a costului stocurilor pentru categorii diferite de stocuri.

Interpretarea prevede ca o îintreprindere trebuie să utilizeze aceeași metodă de determinare a costului stocurilor pentru toate stocurile care au natura și întrebuințare similară pentru întreprindere.Pentru stocurile care au natură și utilizare diferită, se justifică utilizarea diferitelor metode de determinare a costului stocurilor. Determinarea de catre o anume întreprindere a acelor grupe de stocuri care au natură și utilizare diferită depinde de factori și circumstanțe specifice. Tratamentul contabil odată ales este aplicat consecvent și prezentat în conformitate cu cerințele de prezentare din IAS2.

O diferențiere în localizarea geografică nu este în sine, suficientă pentru a justifica utilizarea metodelor de determinare a costului stocurilor. Paragraful 39 din Cadrul general explică faptul că evaluarea unor tranzacții și a altor evenimente similare trebuie făcută într-un mod consecvent pentru toată întreprinderea și în cursul timpului în situațiile financiare individuale.

Semnificația valorii realizabile nete (VRN)

Este important a se menționa că VRN nu este aceeași cu valoarea de plată la care s-a făcut referire în Cartea Verde, aceasta din urmă fiind valoarea realizabilă.

Valoarea realizabilă netă este definită ca prețul de vânzare ce ar putea fi obținut pe parcursul desfășurării normale a activității, mai puțin costurile estimate pentru finalizarea bunului și a costurilor necesare vânzării. Costurile de cedare includ toate costurile care pot fi atribuite în mod direct elementului de stoc în cauză. Acesta poate include, de exemplu, costurile de transport, ambalare și costurile generate de comisioanele agenților de vânzări.

Prin urmare, diferența dintre IAS și reglementările contabile românești(RCR) este acel termen net din VRN, care ține cont de toate cheltuielile suplimentare care vor fi suportate odată cu vânzarea elementului sau elementelor de stocuri în cauză.

Evaluarea la cea mai mică valoare dintre cost și VRN

Așa cum s-a arătat mai sus, stocul este evaluat la cea mai mică valoare dintre cost și VRN. Exemple de situații în care ar fi necesară o ajustare semnificativă a valorii prin reducerea costului la VRN se înregistrează atunci când:

-stocul a fost avariat

-stocul s-a uzat moral, total sau parțial, sau

-a fost scăzut prețul de vânzare. În acest ultim caz, estimările valorii realizabile nete nu trebuie să fie bazate pe fluctuații temporare-scăderea prețului de vânzare trebuie considerată ca fiind permanentă (deși acest raționament se poate dovedi a fi greșit)

Minimul dintre cost și VRN trebuie calculat element cu element, cu excepția situațiilor în care evaluarea individuală a elementelor nu poate fi făcută în practică iar elementele stocului sunt similare sau înrudite.Elementele se consideră a fi similare sau ănrudite dacă ele provin din aceeași linie de producție, au scop sau destinații finale similare și sunt produse și comercializate în aceeași arie geografică.

Prezentări suplimentare de informații care vor fi acum cerute

Principalele prezentări de informații ale IAS 2 sunt aliniate la cerințele prevăzute de Cartea Verde. Se solicită, totuși anumite informații suplimentare. Acestea sunt cele de la punctele 2, 3, 4 , de mai jos.

Principalele prezentări de informații ale IAS 2 sunt:

1. Politicile contabile, incluzând metoda de determinare a costului stocului utilizată,trebuie prezentate, în special că stocurile sunt declarate la minimul dintre cost și valoarea realizabilă netă. Costul este determinat folosind fie metoda FIFO, fie CMP. Dacă se utilizează LIFO atunci trebuie prezentată o notă care să evidențieze valoarea stocului pe baza metodei FIFO sau CMP.

2. Valoarea contabilă a stocurilor clasificate intr-o manieră adecvată întreprinderii. În mod normal acestea sunt materii prime, produse în curs de execuție și produse finite. Nu în toate cazurile aceasta este clasificarea cea mai adecvată. Se face apel, așadar, la raționamentul profesional.

3. Valoarea contabilă a stocurilor înregistrate la VRN

4. Valoarea contabilă a stocurilor gajate în contul datoriilor.

În condițiile în care pe parcursul desfășurării activității aceleași feluri de bunuri (materiale, mărfuri, ambalaje, etc) se procură la prețuri diferite pentru evaluarea cantității de stocuri ieșite sau consumate, având la bază valoarea lor de intrare (costul estimat de intrare) a acestora, reglementările și standardele internaționale recomandă următoarele metode de evaluare:

– metoda costului mediu ponderat (CMP);

– metoda prima intrare-prima ieșire (FIFO);

– metoda ultima intrare-prima ieșire (LIFO);

– metoda proxima intrare-prima ieșire (NIFO);

– metoda costului standard;

metoda identificării specifice.

1. Metoda costului mediu ponderat (CMP)

Costul unitar mediu ponderat se calculează ca raport între valoarea totală a stocului inițial, plus valoarea totală a intrărilor și cantitatea existență în stocul inițial, plus cantitățile intrate.

Metoda costului mediu ponderat poate fi aplicată în două variante:

– actualizarea costului unitar mediu ponderat după fiecare intrare;

– actualizarea periodică a costului unitar mediu ponderat fie lunar, fie la alte perioade, care în principiu să nu depășească durata medie de stocare.

2. Metoda prima intrare-prima ieșire FIFO (FIRST IN, FIRST OUT)

Potrivit acestei metode, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul primului lot intrat, respectiv al articolului care este cel mai vechi în stoc. Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul lotului următor în ordine cronologică. Ca urmare, stocurile sunt evaluate cu costurile ultimelor loturi achiziționate.

Așadar, după această metodă, ieșirile se estimează la valoarea lor de intrare în ordinea intrării loturilor în gestiune.

3. Metoda ultima intrare-prima ieșire LIFO (LAST IN, FIRST OUT)

Conform acestei metode, ieșirile sunt evaluate la costul ultimului lot intrat, respectiv al articolului care este cel mai recent. După epuizarea ultimului lot, cantitățile vor fi evaluate la costul lotului anterior.

Metodele FIFO și LIFO dau rezultate extreme, prima evaluând stocul final la ultimul cost de achiziție, mai mare, face ca ieșirile să aibă valoare mai mică față de valoarea determinată prin metoda LIFO. La metoda CMP, evaluările se situează ca mărime între valorile date de celelalte două metode.

4. Metoda proxima intrare-prima ieșire NIFO (NEXT IN, FIRST OUT)

Această metodă este apropiată în concepția sa de metoda LIFO și este enunțată astfel: cea mai apropiată sau proxima intrare-prima ieșire. Evaluarea ieșirilor se face la valoarea lor de înlocuire. Ea este suma pe care întreprinderea va accepta să o plătească pentru achiziționarea unui bun de substituire care să permită asigurarea unui flux identic de bunuri și servicii în aceleași condiții de exploatare.

5. Metoda costului standard

Întreprinderile în cadrul contabilității interne de gestiune pot să determine costuri și prețuri prestabilite pentru a evalua stocurile folosind costurile standard. În cazul folosirii acestei metode de evaluare, bunurilor li se stabilesc anticipat costurile de înregistrare, cu ajutorul cărora se evaluează intrările și ieșirile. Diferențele dintre costul de înregistrare (costul standard) și costurile efective de achiziție sau de producție se evidențiază în conturi distincte.

Prețurile standard folosite pentru înregistrarea în contabilitate a bunurilor este necesar să fie actualizate periodic, de regulă, cel puțin o dată pe an, în funcție de evoluția prețurilor și de alți factori.

Alegerea metodei de evaluare a stocurilor este la latitudinea conducerii patrimoniale, dar, potrivit principiului permanenței metodelor, o metodă adoptată trebuie să fie menținută în tot cursul exercițiului și de la un exercițiu la altul. În cazuri justificate, întreprinderea poate schimba metoda de evaluare, făcând în acest sens mențiuni în anexa la bilanț, inclusiv cu privire la influența asupra situației patrimoniale și financiare, precum și asupra rezultatului exercițiului.

2.3.4. ORGANIZAREA DOCUMENTAȚIEI PRIMARE ȘI A EVIDENȚEI OPERATIVE

În cadrul întreprinderii, activele circulante materiale (stocurile) ocazionează numeroase operații, care pot fi grupate după conținutul lor în operații de aprovizionare și conservare, operații de eliberare din depozite, inventariere. Aceste operațiuni sunt consemnate în diferite documente și evidențe operative specifice.

A) Aprovizionarea se face, de regulă, din afară, adică de la alte întreprinderi, iar unele materiale și produse se obțin din producția proprie.

În vederea îndeplinirii obiectivelor prevăzute în programul de aprovizionare, unitățile patrimoniale emit către furnizori comenzi, iar pe baza acestora încheie contracte economice. În anumite condiții, contractele economice sunt înlocuite de către furnizori prin confirmerea de comandă.

Pentru urmărirea modului în care sunt realizate contractele de aprovizionare, serviciul aprovizionare organizează o evidență operativă, care cuprinde: registrul de comenzi și fișa de urmărire a executării comenzilor. În aceste evidențe se înscriu comenzile emise de către furnizori, precum și termenele de livrare stabilite de comun acord cu aceștia, prin contractele economice sau, în lipsa acestora, prin confirmarea de comandă trimisă de furnizor, data la care a fost executată comanda, se fac mențiuni privind revenirile pentru urgentarea executării comenzii, penalizările datorate pentru neexecutarea condițiunilor contractuale.

În cadrul executării comenzii și a contractului de aprovizionare, întreprinderea cumpărătoare primește de la furnizor avizul de însoțire și/sau factura.

Avizul de însoțire și factura

Se emite, pe măsura livrării, pe compartimentul vânzări și servește ca document pentru eliberarea și scăderea depozitului, a produselor, mărfurilor sau altor valori destinate vânzării, trimise pentru prelucrare la terți, în custodie sau spre păstrare; document de însoțire a bunurilor pe timpul transportului; document pentru întocmirea facturii; document de primire în gestiune a cumpărătorului.

Circulă de la furnizor la cumpărător. În gestiunea furnizorului, exemplarul 1 este preluat de delegatul unității care face transportul sau al clientului, pentru a însoți bunurile pe timpul transportului, iar exemplarul 2 la compartimentul vânzări, pentru înregistrarea cantităților în evidență privind executarea contractelor și apoi transmis la compartimentul financiar-contabil pentru a fi atașat la factură și înregistrări.

În gestiunea cumpărătorului, exemplarul 1 stă la baza recepției bunurilor aprovizionate, de către comisia de recepție, după care este transmis compartimentului aprovizionare pentru înregistrarea cantităților, în registrul de evidență al aprovizionărilor și certificarea efectuării plății către furnizor, precum și pentru înregistrare în contabilitate, atașat la factură.

Întreprinderile care pot întocmi factura în momentul livrării bunurilor, nu vor mai emite avize de însoțire decât pentru bunurile trimise pentru prelucrare la terți, în custodie sau spre prelucrare, factura realizând, pe lângă funcțiile avizului de însoțire și pe cele de transport pentru viza de control financiar preventiv, și act justificativ pentru decontarea (încasare-plată) contravalorii ei.

B) Recepția este operația de luare în primire a valorilor materiale aprovizionate.

La sosirea materialelor de la furnizori se execută următoarele lucrări de recepționare:

– recepția transportului este efectuată de delegatul serviciului de aprovizionare al întreprinderii cumpărătoare. Aceasta se execută în momentul preluării transportului de la cărăuși (organizația de transport) și constă în verificarea stării ambalajelor. În cazurile în care se constată violări ale ambalajului se procedează pe loc la desfacerea coletului și se inventariază conținutul. Pentru lipsurile constatate se întocmește un proces-verbal de constatare, care se semnează de delegatul organizației de transport și de cei ai întreprinderii destinatare;

– recepția cantitativă, este efectuată de către magazionerul care preia în gestiune materialele sosite. Prin recepție se confruntă datele din comandă cu avizul de însoțire sau factura primită de la furnizor și cu materialele efectiv sosite, concordanța între sortimentele și cantitățile de materiale înscrise în factură cu cele primite;

– recepția calitativă se efectuează de către un specialist (tehnolog sau merceolog). Pentru anumite materiale stabilite prin instrucțiuni sau dispoziții interne se iau probe de materiale, care se trimit la laborator pentru analiza chimică, tehnică etc. Materialele din această categorie nu sunt trimise la consum sau comercializate înainte de cunoașterea rezultatului analizei de laborator consemnat într-un buletin de analiză.

Nota de recepție și constatare de diferențe

Dacă la recepția valorilor materiale se constată deteriorarea sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative față de datele indicate în documentele însoțitoare, se întocmește nota de recepție și constatare de diferențe. Prin acest document, materialele necorespunzătoare calitativ sau în neconcordanță cu comanda sunt respinse la recepție, preluate în custodie și ținute la dispoziția furnizorului.

În cazul în care factura sosește odată cu materialele, recepția valorilor materiale se poate consemna direct pe factură fără a se mai întocmi nota de intrare-recepție.

2.3.5. ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII ANALITICE A STOCURILOR ȘI A PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

Contabilitatea analitică a stocurilor trebuie astfel organizată încât să permită cunoașterea acestora cantitativă și valoric pe fiecare loc de depozitare în parte și pe feluri de materiale, produse, mărfuri etc.

Contabilitatea analitică se poate ține în funcție de specificul activității și necesitățile proprii ale întreprinderii, după una din următoarele metode:

a) cantitativ-valorică (pe fișă de conturi analitice);

b) operativ-contabilă (pe solduri);

c) global-valorică;

d) metode speciale de evidență analitică a materialelor

a) Metoda cantitativ-valorică (pe fișă de conturi analitice) prezintă următoarele caracteristici:

– documentele de intrare și ieșire se înregistreză mai întâi cantitativ în fișele de magazie, care se țin la locurile de depozitare;

– aceleași documente grupa pe operații de intrare și ieșire se îmborderează separat și împreună cu acestea se predau la biroul contabilității stocurilor materialelor;

– la biroul contabilității materialelor aceste documente se prelucrează conform necesităților pe grupe sau subgrupe de materiale și pe locuri de consum, se evaluează cantitățile la prețul de înregistrare și se stabilesc conturile în care urmează să se înscrie operațiile respective;

– după prelucrarea datelor din aceste documente, materialele se înregistreză cantitativ și valoric în fișele conturilor analitice, deschise pe feluri de materiale și pe locuri de depozitare;

– odată cu consemnarea în fișele contabile a intrărilor și ieșirilor se obține și centralizatorul de materiale, zilnic pentru intrări și lunar pentru ieșiri.

Verificarea concordanței dintre datele înregistrate în conturile sintetice și cele analitice de materii și materiale se realizează la sfârșitul lunii prin întocmirea balanțelor de verificare ale conturilor analitice.

b) Metoda operativ-contabilă (pe solduri) contribuie la reducerea lucrărilor de evidență analitică a stocurilor, deoarece nu se mai folosesc fișele contabile analitice pe feluri de materiale; întărește controlul exercitat de către serviciul contabilității asupra gestionarilor, prin punctajul pe fișele de magazie a tuturor documentelor înregistrate.

Documentele justificative sunt înregistrate de gestionar în fișele de magazie (care sunt vizate de contabilul-șef) stabilind stocul după fiecare operație. Periodic (la 2-3 zile), serviciul contabilitate verifică înregistrările făcute în fișele de magazie și preia documentele respective împreună cu borderourile întocmite de către gestionar, separat pentru materialele intrate și materialele ieșite, înscriind prețul și calculând valoarea documentelor.

În continuare, serviciul contabilității centralizează documentele preluate de la magazin și le însumează în cadrul fiecărui borderou pe grupe de materiale și pe conturi corespondente (debitoare sau creditoare). Totalurile stabilite sunt înscrise în "situația de mișcări lunare", întocmite separat pentru intrări și ieșiri, iar în cadrul ei sunt stabilite coloanele pentru fiecare gestionar și rânduri pentru grupe de materiale, valoric.

La sfârșitul fiecărei luni se totalizează situațiile și se stabilesc două categorii de totaluri, pe gestionari și pe grupe de materiale, atât la intrări, cât și la ieșiri, care servesc pentru determinarea valorii stocurilor existente la sfârșit de lună, pe grupe de materiale și pe gestrionari. În acest scop, la existențele de la sfârșitul lunii se adaugă intrările și se scad eliberările din depozit. La sfârșit de lună, stocurile din fișele de magazie se înscriu în registrul stocurilor și se înmulțescu cu prețul lor. Soldurile stabilite se înscriu în registrul stocurilor, care se întocmește pe grupe de materiale, cu coloane pentru cele 12 luni ale anului.

Existențele fizice înscrise în acest registru trebuie să corespundă cu stocul stabilit prin fișele de magazie, iar soldurile pe grupe și gestiuni cu valorile din situația de mișcări. În caz de neconcordanță, se verifică operațiile la grupa de materiale.

Suma soldurilor pe grupe din "Situația mișcării lunare" și "Registrul de stocuri" trebuie să corespundă cu contabilitatea sintetică.

c) Metoda global-valorică constă în ținerea evidenței numai valorii, atât la nivelul gestiunii, cât și în contabilitate.

Potrivit acestei metode la evidența operativă fiecărei gestiuni nu se mai întocmește și înregistreză mișcările de stocuri în fișa de magazie, cantitativ pe fiecare fel și sort de materiale sau mărfuri. Fișele de magazie sunt înlocuite cu Raportul de gestiune, în care zilnic sunt înregistrate valoric intrările și ieșirile pe baza documentelor justificative și se stabilește soldul la sfârșitul zilei. Raportul de gestiune zilnic se întocmește în două exemplare, din care exemplarul 1, împreună cu documentele justificative, este trimis la compartimentul de contabilitate.

La serviciul de contabilitate se verifică legalitatea și realitatea documentelor înscrise în Raportul de gestiune, prețurile, precum și evaluarea împreună cu celelalte calcule, astfel că după ce se constată corecta și legarea lor alcătuire le vizează și înregistreză în fișa contabilă analitică ținută pentru fiecare gestiune în parte. Controlul concordanței înregistrărilor din evidența gestiunii, cu cea din contabilitate se face periodic, în principal, prin confruntarea soldurilor din Raportul de gestiune cu soldurile din fișa contabilă analitică.

Această metodă se aplică, cu precădere, pentru evidența mărfurilor aflate în unități comerciale cu amănuntul și pentru alte bunuri.

d) Metode speciale de evidență analitică a materialelor. Folosirea tehnicii moderne de calcul a impus metode noi de evidență analitică a materialelor. Astfel, în cazul folosirii calculatoarelor electronice sunt adaptate metodele clasice prezentate mai sus în condițiile și performanțele programelor de calcul, atât pentru evidența operativă a depozitelor, cât și pentru contabilitatea analitică. Descrierea metodologiei de realizare a diferitelor metode clasice de contabilitate analitică a stocurilor poate folosi și la analizele pentru organizarea sistemului informațional și elaborarea programelor informatice de contabilitate a stocurilor.

2.3.6. ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII SINTETICE A STOCURILOR ȘI PRODUCȚIEI ÎN CURS DE EXECUȚIE

Conturile de stocuri și producție în curs sunt plasate în clasa a 3-a a Planului General de Conturi. În cadrul clasei a 3-a "Conturi de stocuri și producție în curs de execuție", conturile sunt organizate în nouă grupe de conturi:

– grupa 30 Stocuri de materii și materiale;

– grupa 32 Obiecte de inventar;

– grupa 33 Producția în curs de execuție;

– grupa 34 Produse;

– grupa 35 Produse aflate la terți;

– grupa 36 Animale;

– grupa 37 Mărfuri;

– grupa 38 Ambalaje;

– grupa 39 Provizioane pentru deprecierea stocurilor și a producției în curs de execuție.

Grupa 30, prin două conturi sintetice de gradul I cuprinde totalitatea valorilor materiale care se consumă la prima lor utilizare: contul 300 "Materii prime" și contul 301 "Materiale consumabile".

În grupa 32 "Obiecte de inventar" în noul sistem s-a renunșat la urmărirea și înregistrarea prin conturi sintetice a obiectelor din depozit de cele aflate în folosință, fiind creat un singur cont sintetic 321 "Obiecte de inventar".

Ca urmare a trecerii la sistemul de contabilitate în două circuite s-a impus introducerea unor conturi pentru înregistrarea producției în curs de execuție, ordonate în grupa 33, și anume contul 331 "Produse în curs de execuție" și contul 332 "Lucrări și servicii în curs de execuție".

Pentru contabilitatea produselor, în grupa 34 "Produse" sunt create patru conturi: contul 341 "Semifabricate", contul 345 "Produse finite", contul 346 "Produse reziduale", contul 348 "Diferențe de preț la produse".

În vederea asigurării condițiilor necesare urmăririi și controlului pe categorii a activelor circulante proprii existente la alte unități patrimoniale în păstrare, custodie, consignație, prelucrare, sau pentru alte scopuri, în grupa 35 au fost înscrise conturi sintetice de gradul I pentru fiecare categorie de stocuri: contul 351 "Materii și materiale aflate la terți", contul 352 "Obiecte de inventar aflate la terți", contul 354 "Produse aflate la terți", contul 356 "Animale aflate la terți", contul 357 "Mărfuri în custodie sau consignație la terți", contul 358 "Ambalaje aflate la terți".

La contabilitatea animalelor, în grupa 36 s-a considerat ca suficient un singur cont sintetic de gradul I, contul 361 "Animale și păsări".

În grupa 37 este prevăzut un singur cont 371 "Mărfuri". Contul 239 "Adaos (rabat) comercial din planul de conturi anterior nu mai este necesar în noul sistem de contabilitate, în condițiile în care potrivit regulilor generale de evaluare și înregistrare a tuturor categoriilor de stocuri, deci, și a mărfurilor, evaluare și înregistrare se face la costul de achiziție, respectiv la costul de producție, după caz, la valoare de intrare, funcțiile lui sunt preluate de contul 378 "Diferențe de preț la mărfuri".

Pentru contabilitatea ambalajelor, în grupa 38 sunt prevăzute două conturi: contul 381 "Ambalaje" și 388 "Diferențe de preț la ambalaje".

Deoarece în structura costului de achiziție intră prețul bunurilor, preț cu care se înregistrează intrarea lor în conturile de active circulante, pentru înregistrarea celorlalte elemente ale costului de achiziție, ca transport, taxe, manipulare etc., sunt create conturi de diferențe de preț pentru fiecare categorie de stocuri: contul 308 "Diferențe de preț la materii prime și materiale", contul 328 "Diferențe de preț la obiecte de inventar", contul 368 "Diferențe de preț la animale și păsări", contul 378 "Diferențe de preț la mărfuri", contul 388 "Diferențe de preț la ambalaje".

Perfecționarea concepției de caracterizare a stării și evaluării patrimoniului precum și de stabilire a rezultatelor prin determinarea la inventarierea stocurilor eventualelor deprecieri reversibile a extins obiectul contabilității și la calculul și înregistrarea provizioanelor. În acest scop, în ultima grupă a acestor clase de conturi, grupa 39, sunt înscrise conturi de provizioane pentru fiecare categorie de stocuri (conturile de la 390-398).

Contabilitatea formării și utilizării conturilor din clasa a 3-a necesită stabilirea unor corespondențe cu conturi din alte clase: clasa 4 "Conturi de terți", clasa 6 "Conturi de cheltuieli", clasa 7 "Conturi de venituri":

Stocurile deținute de întreprindere, dar care sunt proprietatea altor unități, se urmăresc prin conturi organizate în grupa 80 "Conturi în afara bilanțului" din clasa 8 "Conturi speciale" și anume:

– contul 8032 "Valori materiale primite spre prelucrare sau reparare"

– contul 8033 "Valori materiale primite în păstrare sau custodie"

La organizarea contabilității sintetice a stocurilor poate fi adoptată una din cele două metode recomandate de normele de aplicare a Legii contabilității:

– metoda inventarului permanent;

– metoda inventarului intermitent.

Metoda inventarului permanent constă în înregistrarea tuturor operațiilor de intrare și ieșire în conturile sintetice de stocuri, asigurându-se stabilirea și cunoașterea în orice moment a stocurilor, cantitative și valorice:

Sf = Si + i – e

unde: Sf – reprezintă soldul final; Si – soldul inițial; i – valoarea intrărilor; e – valoarea ieșirilor.

Această metodă se aplică, de regulă, la întreprinderile mari.

Metoda inventarului intermitent constă în stabilirea ieșirilor și înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la sfârșitul exercițiului. Potrivit acestei metode, ieșirile se determină periodic sau doar la finele exercițiului, ca diferență între valoarea stocurilor inițiale plus valoarea intrărilor și valoarea stocurilor finale determinate pe baza inventarierii:

Ve = Si + i – Sf

unde Ve – reprezintă valoarea ieșirilor.

Metoda inventarului intermitent poate fi aplicată în unitățile patrimoniale din categoria celor mici sau mijlocii.

Registrele contabile care se folosesc la organizarea contabilității stocurilor sunt alese în funcție de forma de contabilitate adoptată:

a) în cazul formei "maestru șah", pentru toate conturile sintetice se utilizează fișe de cont sintetice șah pentru debit, respectiv credit (Cartea mare șah").

b) în cazul formei de înregistrare pe "Jurnale" se folosesc mai multe jurnale auxiliare, cum sunt:

– Registrul privind aprovizionările

– Registrul jurnal privind vânzările

– Registrul jurnal privind consumurile și alte ieșiri de materiale.

Periodic, de regulă lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizează prin înscrierea lor în Registrul jurnal general.

2.4. PREVEDERI LEGISLATIVE PRIVIND CONTABILITATEA STOCURILOR

2.4.1. NORME GENERALE PRIVIND DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE ȘI FINANCIAR-CONTABILE

Potrivit prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, regiile autonome, societățile comerciale, societățile agricole, societățile bancare, unitățile de asigurări sociale, instituțiile publice, unitățile cooperatiste, asociațiile și celelalte persoane juridice, precum și persoanle fizice care au calitatea de comerciant, denumite în prezentele norme, unități patrimoniale, consemnează operațiile economice și financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fișe și alte documente contabile.

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– denumirea și sediul unității patrimoniale care întocmește documentul;

– numărul documentului și data întocmirii acestuia;

– menționarea părților care participă la efectuarea operației economice și financiare;

– conținutul operației economice și financiare, iar atunci când este necesar și temeiul legal al efectuării ei;

– datele cantitative și valorice aferente operației economice și financiare efectuate;

– numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operației economice și financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiile respective;

– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiilor în documnete justificative.

Înscrisurile care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document juastificativ numai în cazurile în care furnizează toate informațiile prevăzute în normele legale în vigoare.

Înscrisurile provenite din relațiile de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazurile în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective. În cazul în care documentele respective se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice, pentru a fi înregistrate în contabilitate acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenții, întocmite în acest scop în conformitate cu reglementările legale în vigoare.

Documentele contabile sub forma jurnalelor sau fișelor trebuie să cuprindă elemente cu privire la:

– felul, numărul și data documentului justificativ;

– sumele corespunzătoare operațiilor efectuate;

– conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;

– semnăturile pentru întocmire și verificare.

În documentele justificative și în cele contabile nu sunt admise ștersături sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiile înscrise în acestea. Erorile se corectează prin tîierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.

Pentru asigurarea circulației raționale și unitare a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, se recomandă ca directorul financiar-contabil, contabilul-șef, sau o altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție să întocmească graficul de circulație a documentelor justificative, care se aprobă de administrator, ordonatorul de credite sau persoana care are obligația gestionării patrimoniului, care este necesar să conțină:

– denumirea documentelor;

– persoanele care poartă răspunderea întocmirii documentelor;

– numărul de exemplare și temeiul stabilit pentru predarea documentelor;

– alte elemente care se apreciază ca fiind necesare.

Indiferent de modul de prezentare a graficelor de circulație a documentelor, pe baza elementelor menționate pot fi întocmite grafice individuale, grafice de structură sau grafice sintetice.

În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către unitățile prestatoare de servicii de informatică, în relațiile dintre aceste unități și cele beneficiare este necesar ca pentru asigurarea înregistrărilor în contabilitate, să se respecte următoarele reguli:

1. Documentele justificative să fie întocmite corect și la timp de către unitățile beneficiare care răspund de realitatea datelor înscrise în acestea;

2. Documentele contabile trebuie predate unităților beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convențiile încheiate;

3. Unitățile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obținute de unitățile de informatică în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, respectării corespondenței conturilor și exactității sumelor înregistrate.

Înregistrările în contabilitate se pot face și pe bază de note de contabilitate, în cazul operațiilor pentru care nu se întocmesc documente justificative, ca, de exemplu, stornările, repartizarea profitului realizat etc.

Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop, iar stornarea efectuată în roșu constituie o excepție și se face numai pentru acele conturi al căror rulaj trebuie să rămână neinfluențat de corecție.

Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi sintetice și analitice.

Registrele contabile, editate cu ajutorul tehnicii de calcul vor fi numerotate, șnuruite, parafate și înregistrate în evidența unității.

Neîntocmirea, întocmirea eronată și/sau neutilizarea documentelor justificative și financiar-contabile, conform prevederilor din normele metodologice, se sancționează potrivit dispozițiilor legale.

2.4.2. PREVEDERI ALE NOMENCLATORULUI PRIVIND MODELELE REGISTRELOR ȘI FORMULARELOR TIPIZATE, COMUNE PE ECONOMIE, PENTRU ACTIVITATEA FINANCIARĂ ȘI CONTABILĂ

Conform nomenclatorului privind modelele registrelor și formularelor tipizate, comune pe economie, pentru activitatea financiară și contabilă, documentele folosite în operațiile financiar-contabile ce privesc bunurile de natura stocurilor sunt:

1. Notă de recepție și constatare de diferențe;

2. Bon de primire în consignație;

3. Bon de consum:

– bon de consum colectiv;

– fișă limită de consum;

– fișă limită de consum colectivă;

– listă zilnică de alimente.

4. Dispoziție de livrare;

5. Borderou de predare a documentelor;

6. Fișă de magazie:

– fișă de magazie două unități de măsură;

– fișă de magazie cu repartizarea ieșirilor.

7. Fișă de evidență a obiectelor de inventar în folosință;

8. Registrul stocurilor;

9. Listă de inventariere.

Documente primare:

1. Notă de recepție și constatare de diferență

Servește ca:

– document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

– document justificativ pentru încărcare în gestiune;

– act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;

– document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se folosește ca document distinct de recepție în cazul:

a) bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

b) bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

c) bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

d) bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;

e) bunurilor materiale care prezintă documente la recepție;

f) mărfurilor intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros.

Se întocmește în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constată diferențe, nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită.

Circulația documentului:

– la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele);

– la compartimentul financiar contabil pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);

– la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

2. Bon de predare, transfer, restituire

Servește ca:

– document de predare la magazie a produselor finite;

– document justificativ pentru încărcare în gestiune;

– document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate;

– sursă de date pentru urmărirea realizării producției;

– sursă de date pentru calculul și plata salariilor.

Se întocmește în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de către secție, atelier etc.

Circulă:

– la inginerul-șef, directorul tehnic sau conducătorul societății respective, pentru certificarea executării efective a produselor de natura mașinilor, utilajelor, instalațiilor sau altor mijloace fixe de aceeași natură, semnându-se pentru realizare în caseta "Vizat CTC";

– la magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secție și de primire în gestiune de către gestionar;

– la compartimentul CTC pentrru efectuarea controlului tehnic de calitate, semnându-se pentru certificarea acestui control;

– la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică (exemplar 1);

– la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplar 3).

Se arhivează:

– la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidența (exemplar 1);

– la compartimentul care urmărește realizarea producției (exemplar 2).

3. Bon de consum

Servește ca:

– document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv a mai multor materiale, după caz;

– document justificat de scădere din gestiune;

– document justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate.

Se întocmește în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producție și a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unității, care solicită materiale pentru a fi consumate.

Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condițiile utilizării tehnicii de calcul.

4. Dispoziție de livrare

Servește ca:

– document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale destinate vânzării;

– document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;

– document de bază pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau facturii, după caz.

Se întocmește în două exemplare de către serviciul desfacere.

Circulă:

– la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor, sau altor valori materiale și pentru înregistrarea în evidența magaziei, semnându-se de către gestionarul predător pentru cantitățile livrate (ambele exemplare);

– la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităților livrate în evidențele acestuia și pentru întocmirea avizului de însoțire a mărfii sau facturii, după caz (exemplarul 2).

Se arhivează:

– la magazie (exemplarul 1);

– la compartimentul desfacere (exemplarul 2).

Documente centralizatoare (de evidență)

5. Borderou de predare a documentelor

Servește ca:

– document de predare la contabilitate, de către gestionar, a documentelor justificative privind mișcarea valorilor materiale;

– document de predare a documentelor justificative între compartimentele unității;

– document de control al sumelor înregistrate în contabilitatea sintetică, prin confruntarea acestora cu totalul borderoului.

Se întocmește în două exemplare, zilnic sau pe măsura predării documentelor, separat pentru intrări și separat pentru ieșiri, de gestionar, care completează toate datele prevăzute de formular, cu excepția celor referitoare la valoare, care se completează de compartimentul financiar-contabil.

Circulația documentului:

– la compartimentul financiar-contabil sau la compartimwentele interesate, însoțite de documentele justificative respective;

– rămâne la magazie sau la ceilalți emitenți, pentru justificarea predării documentelor (exemplarul 1).

Se arhivează:

– la compartimantul financiar-contabil sau la celelalte compartimente primitoare (exemplarul 2);

– la magazie sau la celelalte compartimente emitente (exemplarul 2).

6. Fișă de magazin

Servește ca:

– document de evidență la locul de depozitare a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de valori materiale, cu una sau două unități de măsură, după caz;

– document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile;

– sursă de informații pentru controlul operativ curent și contabil al stocurilor de valori materiale.

Se întocmește într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material și se completează de către:

– compartimentul financiar-contabil la deschiderea fișei și la verificarea înregistrărilor – gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, ieșiri și stoc.

Nu circulă, fiind document de înregistrare. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

7. Fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință

Servește ca document de evidență a obiectelor de inventar de mică valoare sau scurtă durată a echipamentului și materialelor de protecție date în folosință personalului, până la scoaterea lor din uz.

Se întocmește într-un exemplar, pe măsura dării în folosință a bunurilor pe fiecare persoană, de gestionarul care eliberează obiectele respective sau de persoana desemnată să țină evidența acestora.

Formularul se completează în mod diferit, în funcție de organizarea depozitării acestora, și anume:

– când eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct personalului muncitor coloanele gestionate eliberărilor sau completărilor pe baza bunurilor de consum, iar coloanele destinate restituirilor pe baza bonului de restituire;

– când eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea, cât și restituirea obiectelor date în folosință personalului se fac pe bază de semnătură direct în fișă;

– în cazul obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcții, care nu se întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate, înregistrările în fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință se pot face, pentru simplificare, numai o dată la eliberarea inițială și la restituirea definitivă a obiectelor respective.

Nu circulă, fiind un document de înregistrare. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Documente de evaluare și inventariere

8. Registrul stocurilor

Servește ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale și de verificare a concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate.

Se întocmește manual de compartimentul financiar-contabil sau cu ajutorul tehnicii de calcul, la sfârșitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar și produse, grupate pe magazii, conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică prin înscrierea stocurilor din fișele de magazie și evaluarea lor cu prețurile de înregistrare.

Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

9. Lista de inventariere

Servește ca:

– document pentru inventarierea valorilor materiale aflate în gestiunile unității;

– document de bază pentru stabilirea lipsurilor și plusurilor de valori materiale (imobilizări, stocuri de materiale) și altor valori (elemente de trezorerie etc);

– document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor și în contabilitate a plusurilor și minusurilor constatate;

– document pentru întocmirea registrului-inventar;

– document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;

– document centralizator al operațiunilor de inventariere.

Se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare, de regulă anual sau în situațiile prevăzute de dispozițiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale și mijloacele fixe ale unității și separat pentru cele în custodie, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc și se semnează de membrii comisiei de inventariere și de gestionar.

Circulă:

– la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menționând pe ultima filă a listei că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa, cî bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa;

– la comisia de inventariere pentru stabilirea minusurilor, plusurilor și a deprecierilor constatate la inventar, precum și pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;

– la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferențelor valorice și semnarea listei privind exactitatea soldului scriptic, precum și pentru verificarea calculelor efectuate;

– la conducătorul compartimentului financiar-contabil și la oficiul juridic, împreună cu procesele verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum și procesul verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;

– la conducătorul unității, împreună cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluționării propunerilor făcute;

– la unitatea căreia îi aparțin valorile materiale primite în custodie, pentru prelucrare etc în scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

CAPITOLUL 3. INFORMATIZAREA CONTABILITĂȚII STOCURILOR

3.1. CRITERII MINIMALE PRIVIND PROGRAMELE INFORMATICE UTILIZATE ÎN DOMENIUL

FINANCIAR-CONTABIL

La elaborarea și adaptarea programelor informatice trebuie avute în vedere următoarele considerente:

1. În ceea ce privește controlul intern:

– cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare și a posibilității de actualizare a acestora în funcție de modificările intervenite în legislație;

– cunoașterea adecvată a funcțiilor sistemului de prelucrare a datelor de către personalul implicat și respectarea acestora ;

– gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecției lor împotriva unor accese neautorizate, realizarea confidențialității datelor din sistemul informatic;

– stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieșire;

– soluționarea eventualelor erori care pot să apară în funcționarea sistemului.

2. În ceea ce privește controlul extern:

– verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcționare a procedurilor de prelucrare prevșzute de sistemul informatic;

– verificarea totală sau prin sondaj a operațiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanță strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;

– verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

Sistemele de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

a) să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeazș;

b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;

c) să precizeze cu claritate sursa, conținutul și apartenența fiecărei date. Fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;

d) să asigure listele operațiunilor efectuate în evidența contabilă pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugiri ulterioare;

e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;

f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp corespunzătoare;

g) să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;

i) să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

– data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;

– jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

– numărul paginii sau numărul curent al înregistrării în jurnalul de origine;

– numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

j) să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;

k) să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

– tipul documentului sau al situației;

– denumirea unității patrimoniale;

– perioada la care se referă informația;

– datarea listărilor;

– paginarea cronologică;

– precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;

l) să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a unității;

m) să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut în machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanțelor, în cazul editării acestora cu ajutorul tehnicii de calcul;

n) să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării. Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acestui cont. Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse verificării;

o) să nu permită:

– deschiderea a două conturi cu același număr;

– modificarea numărului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

– suprimarea unui cont în cursul exercițiului curent sau aferent exercițiului precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;

– editarea a două sau mai multe documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații;

p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin doi ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;

r) să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul sistemului de prelucrare:

– monopost sau multipost;

– monosocietate sau multisocietate;

– rețea de calculatoare;

– portabilitatea fișierelor de date;

s) Să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

– prelucrări pe loturi cu control ulterioe;

– prelucrări în timp real cu efectuarea controlului imediat

– combinarea celor două tipuri;

t) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;

u) să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;

v) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului de prelucrare.

Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate.

Unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Utilizatorul are următoarele obligații:

– să verifice dacă prestatorul de servicii informatice sau distribuitorul de produse-program are o asigurare specifică sau a extins asigurarea avută de responsabilitate civilă sau profesională pentru a acoperi lipsurile în cazul unui control fiscal;

– să se asigure de perenitatea documentației, a surselor în diferite versiuni ale produsului-program în cazul dispariției prestatorului de serviciisau a distribuitorului de produse-programe;

– să organizeze salvarea și arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel încât informațiile să poate fi reprocesate ulterior prin același lanț informatic și în condițiile de exploatare reconstituite.

Responsabilitățile ce revin personalului unității cu privire la utilizarea tehnicii de calcul se stabilesc prin regulamente interne.

3.2. OBIECTIVELE GENERALE ALE INFORMATIZĂRII CONTABILITĂȚII STOCURILOR

Informatizarea reprezintă procesul de transformare a cerințelor de date din lumea reală într-o structură de baze de datecare constă în relațiile dintre tabele și câmpuri.

Definirea obiectivelor oricărui proces de informatizare face parte integrantă din cadrul proiectării unei baze de date. Obiectivele informatizării sunt, de fapt, avantaje care pot fi obținute utilizând numai tehnicile de calcul moderne.

Obiectivele generale ale informatizării stocurilor se referă se clasifică în mai multe categorii:

1.) Obiective legate de operarea documentelor primare

În cadrul acestei categorii se include:

– înregistrarea rapidă, corectă și operativă a documentelor justificative de intrare în gestiune a materialelor;

La efectuarea înregistrării documentului în contabilitate, prin efectuarea operării acestuia prin intermediul unui program informatic corect conceput se elimină posibilitatea ca acest document să fie introdus și înregistrat eronat. Fiecare dată introdusă supusă unui lanț de teste pentru validarea corectitudinii acesteia.

Rapiditatea efectuării înregistrărilor constă în faptul că la momentul introducerii efective a unui document, multe din datele care ar trebui să fie complete în cazul înregistrărilor scriptice sunt oferite în mod automat de program sau se pot selecta dintr-o listă anterior concepută folosind diverse chei de căutare.

– posibilitatea de a modifica datele în cadrul unui document operat în mod eronat;

Avantajul acestor modificări este esențial deoarece oferă posibilitatea corectării în înregistrarea introdusă numai a datelor greșite și nu a întregii înregistrări sau document așa cum se procedează la evidențele ținute de mână.

– posibilitatea ștergerii înregistrărilor efectuate sau a documentelor greșit întocmite;

De reținut că aceste modificări sau ștergeri se pot efectua numai atunci când legea nu stipulează că aceste operații nu sunt permise.

De asemenea, modificarea se poate efectua asupra unui singur document deodată, pe când ștergerea se poate efectua asupra mai multor documente simultan.

– avantajul de a consulta diverse liste și situații în același timp cu operarea unui document primar, avantaj oferit de faptul că baza de date este concepută într-un sistem de operare multitasking.

– viteză mai mare de introducere a datelor din documentele primare și de efectuare a înregistrărilor contabile decât în cazul scrierii manuale în evidențele contabile;

– opțiunea ca la realizarea înregistrării unui document, acesta să fie scris și operat și în alte liste și rapoarte necesare pentru contabilitate.

2.) Obiectivele legate de prelucrarea automată a datelor și obținerea de situații, liste și totaluri centralizatoare, precum și a documentelor cumulativenecesare compartimentului financiar-contabil.

– obținerea de prelucrări automate într-un timp oportun;

– avantajul efectuării prelucrărilor după anumite criterii stabilite de utilizator.

3.) Obiectivele referitoare la posibilitățile de stocare și memorare a datelor

– posibilitatea de stocare a datelor pe perioade îndelungate și de volum mare;

– necesitatea scăzută de spațiu fizic pentru implementarea sistemului;

– posibilitatea ca o singură bază de date să fie utilizată simultan de mai mulți utilizatori.

4.) Obiectivele legate de posibilitățile de încărcare în baza de date a unor date care provin din alte programe necompatibile cu limbajul folosit la crearea programului în care este construită baza de date.

5.) Obiectivele legate de întocmirea documentelor primare

– posibilitatea de întocmire a documentelor în mai julte exemplare deodată, precum și avantajul tipăririi acestora;

6.) Obiective legate de scopurile economice și contabile ale informatizării stocurilor

Se pot obține următoarele situații prin prelucrarea automată a datelor din documentele primare:

– raport de gestiune, obținut pe fiecare gestiune în parte;

– raport de producție, obținut pe diverse perioade de timp;

– nomenclatorul de materiale, obținut pe categorii de materiale;

– situația stocurilor, pe fiecare gestiune în parte, pe o perioadă de timp selectată de utilizator, precum și opțiunea de afișare sau a totalurilor;

– situația soldurilor, pe conturile din grupa a 3-a de conturi care asigură evidența sintetică și analitică a stocurilor;

– fișa de magazie, folosind o selecție după gestiune, material și preț de stocare;

– centralizatoare de documente, în funcție de tipul lor și de tipul pe care în determină;

– centralizatoare de materiale, separate pe categorii;

– centralizatoare de consumuri, pe locuri de muncă, pe comenzi și pe materiale;

– jurnale contabile (credit, debit), pentru conturile din clasa de stocuri.

3.3. RAPOARTELE CONTABILE FURNIZATE DE CALCULATOR

În activitatea de evidență operativă a S.C. PROFILMET S.A. sunt întâlnite urmatoarele situații de ieșire :

FACTURA FISCALĂ-CLIENT(FCT.CL)

AVIZ ÎNSOȚIRE A MĂRFII-CLIENT (AVI.CL)

NOTĂ DE INTRARE-RECEPȚIE (NIR)

RAPORT ZILNIC DE GESTIUNE (RGE)

FIȘĂ MAGAZIE (FMAG)

REGISTRU STOCURI (RST)

PROCES VERBAL SCHIMBARE DE PREȚ (PVSP)

JURNAL PENTRU VÂNZĂRI (JVÎ)

JURNAL PENTRU CUMPĂRĂRI(JCU)

SITUATIA FACTURILOR EMISE CLIENȚILOR (SFCL)

SITUATIA FACTURILOR ÎNCASATE (SFÎCL)

SITUATIA FACTURILOR NEÎNCASATE (SFNCL)

SITUATIA FACTURILOR PRIMITE DE LA FURNIZORI (SFPFZ)

SITUATIA FACTURILOR ACHITATE FURNIZORILOR (SFAFZ)

SITUATIA FACTURILOR NEACHITATE FURNIZORILOR (SFNFZ)

3.4. DOCUMENTE PRIMARE ALE CONTABILITĂȚII ANALITICE A STOCURILOR ȘI CIRCUITUL LOR

Factura-client

Pe baza comenzii primite de la client înregistrate în caietul de comenzi (CCO) gestionarul generează factura fiscală în 3 exemplare. Aceste exemplare sunt completate de gestionar cu următoarele date:

date unitate;

date cumpărător;

număr factură;

data;

cota tva;

nr. Crt.;

denumire produse sau servicii;

U.M.;

Cantitatea;

Preț gestiune;

Valoarea;

Valoarea tva;

Total de plată;

Semnătura și ștampila unității;

Date privind expediția;

Exemplarul numărul 1 al facturii însoțește marfa și rămâne la client.

Exemplarul numărul 2 este trimis la compartimentul financiar-contabil, unde se inregistrează vânzarea în debitul fișei analitice a contului 411 și în creditul fișei analitice a contului 707. Apoi documentul se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Exemplarul numărul 3 rămâne la depozit unde servește la complectarea următoarelor rubrici din fișa de magazie:

număr document;

felul documentului;

data ;

ieșiri.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Stoc” a fișei de magazie. Pe baza fișei de magazie se completează următoarele rubrici din “Registru stocuri”:

date articol;

cod;

u.m;

cantitate;

preț unitar.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Valoarea “ a registrului de stocuri.

Tot pe baza exemplarului numărul 3 al facturii se completează următoarele rubrici ale Raportului de gestiune:

număr document;

ieșiri mărfuri;

ieșiri ambalaje.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Totalieșiri+vânzări” a Raportului de gestiune.

Pe baza Raportului de gestiune se completează următoarele rubrici din Jurnalul pentru vânzări:

data ;

numă document;

denumire cumpărător;

tota factură.

Jurnalul este trimis la financiar-contabil unde se arhivează.

Tot pe baza exemplarului 3 al facturii gestionarul generează chitanța fiscală în 2 exemplare unde completează rubriciile următoare:

date unitate;

date client;

număr factură;

total factură.

Primul exemplar al chitanței rămâne la client.

Pe baza exemplarului 2 al chitanței gestionarul generează monetarul zilei în 2 exemplare, completând rubriciile:

denumire gestiune;

denumire firmă.

Apoi gestionarul va realiza operațiunea de validare, avizare și certificare a monetarului. Exemplarul 1 va fi trimis la bancă împreună cu suma de bani. Exemplarul 2 se arhivează la depozit.

În continuare exmplarul 2 al chitanței este trimis la serviciul financiar-contabil, unde pe baza lui se va completa în debitul fișei analitice a contului 5311 suma încasată, iar apoi se va calcula totalul Casa la sfârșitul zilei. Deasemenea se va completa în debitul fișei analitice a contului 411 diminuarea creanței față de client. În final exemplarul 2 se va arhiva în compartimentul financiar-contabil.

Exemplarul 3 al facturii se va arhiva la depozit.

Aviz de însoțire a mărfii-client

Pe baza comenzii primite de la client înregistrate in caietul de comenzi (CCO) gestionarul generează avizul de însoțire a mărfii în 3 exemplare. Aceste exemplare sunt completate de gestionar cu următoarele date:

date unitate;

date cumpărător;

număr aviz;

data;

nr. Crt.;

denumire produse sau servicii;

U.M.;

Cantitatea;

Preț gestiune;

Valoarea;

Total de plată;

Semnătura și ștampila unității;

Date privind expediția;

Exemplarul numărul 1 al avizului de însoțire însoțește marfa și rămâne la client.

Exemplarul numărul 2 este trimis la compartimentul financiar-contabil, unde se inregistrează diminuarea stoculuide marfă din Depozitul Central, în creditul fișei analitice a contului 371.01 și creșterea stocului de marfă la depozitul primitor în debitul fișei analitice a contului 371.0X (X>1). Apoi documentul se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Exemplarul numărul 3 rămâne la depozit unde servește la complectarea următoarelor rubrici din fișa de magazie:

număr document;

felul documentului;

data ;

ieșiri.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Stoc” a fișei de magazie. Pe baza fișei de magazie se completează următoarele rubrici din “Registru stocuri”:

date articol;

cod;

u.m;

cantitate;

preț unitar.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Valoarea “ a Registrului de stocuri.

Tot pe baza exemplarului numărul 3 al avizului de însoțire se completează următoarele rubrici ale Raportului de gestiune:

număr document;

ieșiri mărfuri;

ieșiri ambalaje.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Totalieșiri+vânzări” a Raportului de gestiune.

Pe baza Raportului de gestiune se completează următoarele rubrici din Jurnalul pentru vânzări:

data ;

numă document;

denumire cumpărător;

tota factură.

Jurnalul este trimis la financiar-contabil unde se arhivează.

Exemplarul 3 al avizului de însoțire se va arhiva la depozit.

Factura fiscală-furnizor

De la furnizor se primește factura fiscală pe baza căreia comisia de recepție generează în 2 exemplare “Nota de intrare-recepție”(NIR) căreia I se vor completa următoarele rubrici:

date furnizor;

număr factură;

denumire articol;

U.M;

Preț unitar;

Cantitate recepție;

Valoare recepție;

Tva deductibilă;

Apoi comisia de recepție va realiza operația de validare, certificare și avizare a Notei de intrare-recepție.

Primul exemplar al Notei de intrare-recepție va fi trimis la serviciul financiar-contabil, pe baza lui completându-se în debitul fișei analitice a contului 371 valoarea mărfurilor recepționate și în creditul fișei analitice a contului 401 datoria față de furnizor. În continuare, tot pe baza primului exemplar al Notei de intrare-recepție, serviciul financiar-contabil va genera un ordin de plată căruia i se vor completa rubricile următore:

suma plătită

date plătitor;

date beneficiar.

Ordinul de plată va fi trimis la bancă pentru stingerea obligațiilor față de furnizor. În final, exemplarul 1 al Notei de intrare-recepție se va arhiva la serviciul financiar-contabil.

Exemplarul 2 al Notei de intrare-recepție va fi trimis la depozit, unde pe baza lui se vor completa următoarele rubrici din fișa de magazie:

număr document;

felul documentului;

data ;

intrări.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Stoc” a fișei de magazie. Pe baza fișei de magazie se completează următoarele rubrici din “Registru stocuri”:

date articol;

cod;

u.m;

cantitate;

preț unitar.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Valoarea “ a Registrului de stocuri.

Tot pe baza exemplarului numărul 2 al Notei de intrare-recepție se completează următoarele rubrici ale Raportului de gestiune:

număr document;

intrări mărfuri;

intrări ambalaje.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Total intrări+sold” a Raportului de gestiune.

Pe baza Raportului de gestiune se completează următoarele rubrici din Jurnalul pentru cumpărări:

data ;

număr document;

denumire furnizor;

tota factură.

Jurnalul este trimis la financiar-contabil unde se arhivează.

Exemplarul 2 al Notei de intrare-recepție se va arhiva la depozit.

Avizul de însoțire-furnizor

De la furnizor se primește avizul de însoțire pe baza căruia comisia de recepție generează în 2 exemplare “Nota de intrare-recepție”(NIR) căreia i se vor completa următoarele rubrici:

date furnizor;

număr aviz;

denumire articol;

U.M;

Preț unitar;

Cantitate recepție;

Valoare recepție;

Apoi comisia de recepție va realiza operația de validare, certificare și avizare a Notei de intrare-recepție.

Primul exemplar al Notei de intrare-recepție va fi trimis la serviciul financiar-contabil, pe baza lui completându-se în debitul fișei analitice a contului 371.01 creșterea stocului de marfă în Depozitul central și în creditul fișei analitice a contului 371.0X (X>1) diminuarea stocului de marfă din depozitul furnizor. În final, exemplarul 1 al Notei de intrare-recepție se va arhiva la serviciul financiar-contabil.

Exemplarul 2 al Notei de intrare-recepție va fi trimis la depozit, unde pe baza lui se vor completa următoarele rubrici din fișa de magazie:

număr document;

felul documentului;

data ;

intrări.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Stoc” a fișei de magazie. Pe baza fișei de magazie se completează următoarele rubrici din “Registru stocuri”:

date articol;

cod;

u.m;

cantitate;

preț unitar.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Valoarea “ a Registrului de stocuri.

Tot pe baza exemplarului numărul 2 al Notei de intrare-recepție se completează următoarele rubrici ale Raportului de gestiune:

număr document;

intrări mărfuri;

intrări ambalaje.

Pe baza acestor informații se calculează și se completeză rubrica “Total intrări+sold” a Raportului de gestiune.

Pe baza Raportului de gestiune se completează următoarele rubrici din Jurnalul pentru cumpărări:

data ;

număr document;

denumire furnizor;

tota factură.

Jurnalul este trimis la financiar-contabil unde se arhivează.

Exemplarul 2 al Notei de intrare-recepție se va arhiva la depozit.

3.5. MACHETELE DE PRELUARE A DATELOR PE CALCULATOR

– prin „>NNN” și „Enter” unde NNN este numărul liniei de modificat .

– se pot modifica informațiile din câmpurile active de mai jos.

– se setează implicit funcție de parametrii comezii și ai articolului de stoc ales, dar se pot modifica în ecranul de mai jos.

Recepția cantitativă a articolelor livrate de furnizor în depozitul / magazia destinat(ă) tipului de articol dat.

Obs. : – nr. NIR-ul este dat automat de sistem.

– se vor crea NIR-uri diferite pentru acticole care au încadrări vamale diferite , pentru o urmărire exactă repartiției costurilor.

– se va lucra pe loturi livrate / recepționate

– unde este posibil se va lucra și cu numere seriale (SN)

– pentru tipurile de articole care necesită și o verificare calitativă , anterioară procesării / comercializării , se va proceda la blocarea lotului recepționat

până la încheirea fazei de inspecție calitativă

– se face pe baza unei comenzi de cumpărare înregistrată anterior în sistem

– nu se poate schimba depozitul în care se recepționează produsele față de cel declarat în comanda de cumpărare.

Se va folosi de responsabil magazie de recepție .

Tranzacții : – d.p.d.v. stoc : – Sunt actualizate fișierele Stoc , Depozite și Tranzacții Stoc (crește stocul și disponibilul tipului de articol stoca-bil dat din depozitul / magazia dat(ă)și scade cantitatea comandată din acel tip de articol pentru magazia dată

Introducere date generale

se vor completa obligatoriu toate câmpurile completate cu informații mai sus .

– nu se completează nimic la dimensiuni contabile .

se mai pot completa câmpurile de adrese de expediere și observații

3.6. ORGANIZAREA GENERALĂ A BAZEI DE DATE STRUCTURA FIECĂRUI FIȘIER

3.6.1. STRUCTURA FIȘIERELOR PERMANENTE

În cadrul activității de aprovizionare desfacere au fost identificate următoarele fișier permanente:

INFO_F.DBF (Informații despre firmă)

CLI.DBF (Clienți)

FZ.DBF (Furnizori)

BĂNCI.DBF (Bănci)

PROD.DBF(Produse în stoc)

PR_MAX.DBF(Prețuri maximale)

CTVA.DBF(Cote tva)

Tabel nr.1

INFO_F.DBF

Tabel nr.2

FZ.DBF

Tabel nr.3

CLI.DBF

Tabel nr.4

PROD.DBF

Tabel nr.5

BĂNCI.DBF

Tabel nr.6

PR_MAX.DBF

Tabel nr.7

CTVA.DBF

Tabel nr.8

DEL.DBF

3.6.2. STRUCTURA FIȘIERELOR VARIABILE

Pentru activitatea de aprovizionare-desfacere au fost identificate următoarele fișiere variabile:

FCT_FZ.DBF (Facturi furnizori)

AVI_FZ.DBF (Avize însoțire_furnizor)

FCT_CL.DBF (Facturi clienți)

AVI_CL.DBF (Avize clienți)

MOD.DBF (Modificări de prețuri)

CHI_CL.DBF (Chitanță încasare factură clienți)

CHI_FZ.DBF (Chitanțe primită de la furnizori –

plată)

Tabel nr.9

FCT_FZ.DBF

Tabel nr.10

AVI_CLIENTI.DBF

Tabel nr.11

FCT_C.DBF

Tabel nr.12

AVI_FZ.DBF

Tabel nr.13

MOD.DBF

Tabel nr.14

CHI.FZ.DBF

Tabel nr.15

CHI.CL.DBF

3.7. PROGRAMELE APLICAȚIEI INFORMATICE, MENIUL FIECĂRUI PROGRAM ȘI DESCRIEREA LOR

Meniul principal al aplicației informatice se prezintă în continuare:

“Comenzi de Cumpărare” / „Livrări / Facturi” / „Introducere Facturi”

Utilizare : – Introducerea în sistem a tuturor informațiilor din factura furnizorului. Aplicabilă pentru cazurile în care s-a înregistrat o Comandă de Cumpărare de la un furnizor extern firmei.

Dacă se dorește introducerea unei facturi externe ce are anexat un DVI, atunci DVI-ul va fi introdus ca și o succesiune de facturi de cumpărare fără comenzi prealabile de la mai multi furnizori de tip VAMA care au atașate conturi specifice. Aceste costuri de pe facturile de la furnizori VAMA se vor aloca pe NIR-urile create funcție de încadrările vamale ale produselor cumpărate. TVA-ul de pe DVI se va introduce ca o factură specială de cumpărare cu baza = valoarea TVA totală de pe DVI.

Tranzacții : – d.p.d.v. stoc : – poate să apară o realocare a costurilor și un recalcul al prețului de stoc al produselor.

„Registrul de Cumpărări” / „Facturi/Jurnal” / „Introducere facturi furnizori”

Utilizare : – Introducerea în sistem a tuturor informațiilor din factura furnizorului. Aplicabila pentru cazurile in care nu s-a înregistrat o comandă de cumpărare de la un furnizor extern firmei.

„Comenzi de Cumpărare” / „Diverse” / „Prețuri și Reduceri pe Furnizor” / „Interogare Reduceri în funcție de Grupa de Produse”

Utilizare : – Vizualizarea Reducerilor Furnizorului în funcție de Grupa de Produse .

„Comenzi de Cumpărare” / „Interogări / Introducere Comandă” / „Interogare Fișier Comandă”

Utilizare : – Vizualizarea Comenzile de Cumpărare din fișierul Comenzi .

Pentru informații suplimentare la un Articol de Stoc consultați secțiunea „Interogare Coduri Stoc” din modulul „Gestiunea Stocurilor .”

„Comenzi de Vânzare” / „Introducere / interogare Comandă” / „Introducere / Modificare Comandă”

Utilizare : – Realizarea Ofertelor de Vânzare și / sau a Cotațiilor de Preț pentru produse / marfă / servicii, destinate clienților externi.

„Comenzi de Vânzare” / „Oferte” / „Tipărire Oferte”

Utilizare : – Tipărirea Ofertelor de Vânzare și / sau a Cotațiilor de Preț pentru produse / marfă / servicii , destinate clienților externi.

Programarea modulară presupune descompunerea programelor din faza de proiectare în module ușor de înțeles și constituit.

Principalele programe care alcătuiesc baza aplicatiei

Colectarea informațiilor cu caracter general se realizează prin intermediul modulelor de program:

(INF_FIR)- Informații firmă

(FRNZ)-Furnizori

(CLI)- Clienți

(PROD)- Produse în gestiune

(PR_MAX)- Prețuri maximale

(CTVA) – Cotă TVA

(BĂNCI)- Bănci

Operațiile asupra datelor sunt realizate prin intermediul următoarelor module:

(FZ_PROD)-Furnizori produse

(FAC_FZ)-Încărcare factură furnizori

(AVI_FZ) – Încărcare aviz-furnizor

(NIR)- Emitere NIR

(CHI_FZ)- Încărcare chitanță

(CL_PROD)- Clienți produse

(FAC_CL)- Emitere factură client

(AVI_CL)- Emitere aviz

(CHI_CL)- Încărcare chitanță client

(RGE)- Emitere raport de gestiune

(PVSP)- Emitere proces verbal schimbare preț

(FMAG)- Fișă magazie

(JVI)- Jurnal vânzări

(JCU)- Jurnal cumpărări

(RST)- Registrul stocuri

Prezentarea situațiilor privind terții se realizează cu ajutorul modulelor de program:

(SFCL)- Facturi întocmite_client

(SFÎCL)- Facturi încasate_client

(SFRCL)- Facturi restante _client

(TCL)- Top clienti

(SFPFZ)- Facturi primite_furnizori

(SFAFZ)- Facturi achitate_furnizori

(SFRFZ)- Facturi restante_furnizori

(TFZ)- Top furnizori

3.8. ARHIVAREA ELECTRONICĂ A RAPOARTELOR CONTABILE

ÎNTREȚINERE

– REINDEXARE

La fiecare lansare a programului se testeaza prezența fisierelor de index si daca nu exista,se recreaza automat.

– SALVARE

Se memorează data ultimei salvări și se afisează această dată la terminarea programului cu mesaj de atenționare dacă data este mai mare de 15 zile.

– ACTUALIZARE CUMULI

Se realizează și actualizarea valorilor realizate din bugete.

– INITIALIZARE

Initializează cu zero valorile realizate din bugete.

BIBLIOGRAFIE

Epuran M., Băbăiță V., Grosu C. – Contabilitatea financiară în noul sistem contabil, Editura de Vest, Timișoara, 1996

Stancu V. – Proiectarea sistemelor informaționale, Editura Tehnică, 1995

* * * Îndrumător legislativ, vol. I-IV, Editura Lumina Lex, București, 1998

* * * Norme metodologice pentru întocmirea și utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și modelele acestora,Editura Economică,1998

* * * Standardele Internaționale de Contabilitate, 2000