Organizarea Evenimentelor din Cadrul Companiei Fortuna Evenimentedocx

=== Organizarea evenimentelor din cadrul companiei Fortuna Evenimente ===

UNIVERSITATEA ROMÂNO-AMERICANĂ

FACULTATEA DE ECONOMIA TURISMULUI INTERN

ȘI INTERNAȚIONAL

PROGRAMUL DE STUDII UNIVERSITARE DE MASTERAT

ADMINISTRAREA AFACERILOR ÎN TURISM

ORGANIZAREA EVENIMENTELOR DIN CADRUL COMPANIEI FORTUNA EVENIMENTE

Coordonator științific:

Lect.univ.dr. Dodu Patricia

Absolvent:

Uhlov G. Ioana Sorana

BUCUREȘTI

2016

Cuprins

Introducere

CAPITOLUL 1

DESPRE ORGANIZAREA EVENIMENTELOR

În ziua de astăzi, noțiunea de organizare de evenimente este folosită pretutindeni, de la întreprinderi sau partide politice la autorități sau instituții, și chiar și de către oamenii ”obișnuiți”. Originar, termenul ”eveniment” nu se referă doar la o ”manifestație”, ci aduce referire și la întâmplări importante, care au același scop, și anume de a amuza, delecta sau chiar primi în invitație diverse acțiuni, spectacole sau întruniri.

”Un eveniment de marketing este o manifestație, al carei scop este atingerea unui obiectiv de marketing prestabilit”. Dat fiind faptul că marketingul a cuprins, într-un timp destul de scurt, majoritatea domeniilor de activitate dintr-o societate, nici evenimentele de marketing nu au stagnat și s-au dezvoltat mai departe de întreprinderi, spre exemplu ministerele sau autoritățile statului se folosesc de metodele ingenioase ale evenimentelor de marketing.

Evenimentele de tip corporate, de cele mai multe ori joacă un rol major în eforturile de marketing ale unei afaceri. De aceea este vital ca mesajul companiei să fie comunicat clar și concis în cadrul acestor evenimente, prin intermediul unor display-uri, logo-uri și alte materiale de marketing.

În topul evenimentelor corporate obișnuite se includ conferințe, convenții, expoziții, inaugurări, lansări de noi produse, evenimente de strângeri de fonduri și gale, întâlniri de afaceri și servicii de gestionare a destinațiilor. Desigur, evenimentele la o scară mai mică, precum petrecerile de retragere a unui membru al organizației, team-building-urile, petrecerile de vacanță, dețin și ele un rol foarte important în cadrul unei societăți, deoarece ajută la ridicarea moralului angajațiilor și promovează productivitatea optimă.

Managementul evenimentelor

Managementul evenimentelor este aplicația managementului de proiecte către creația și evoluția evenimentelor la scară înaltă, precum festivaluri, conferințe, ceremonii, petreceri formale, concerte sau convenții. Acest lucru implică studierea mărcii, identificarea publicului țintă, crearea conceptului evenimentului, planificarea logisticii și coordonarea aspectelor tehnice, înainte de lansarea propriu-zisă a evenimentului.

Procesul de planificare și coordonare a evenimentului este de obicei denumit ca planificarea evenimentului și poate include bugetare, programare, alegerea locației, obținerea de autorizații necesare, coordonarea transporturilor și a parcării, amenajarea decorului, obținerea unor contracte cu firme de securitate pentru evenimente, catering și planuri de urgență.

Industria evenimentelor include evenimente de toate mărimile, de la olimpiade la întâlniri de afaceri la micul dejun. Multe industrii, organizații caritabile și grupuri de interes țin evenimente cu scopul de a se promova, de a crea relații de afaceri, de a strânge bani sau de a-și sărbători realizările.

Managementul de evenimente este considerat unul dintre instrumentele de marketing și comunicare strategică de către companii de toate dimensiunile. De la lansări de produse la conferințe de presă, companiile crează evenimente promoționale pentru a îmbunătăți comunicarea cu clienții și potențialii clienți. O serie de elemente precum muzica, divertisment live sau chiar locurile private pot fi folosite pentru a influența tonul și atmosfera evenimentului.

Managerul de evenimente este persoana care planifică și execută evenimentul, asumându-și responsabilitatea pentru elementele creative, tehnice și logistice. Acestea includ per total design-ul evenimentului, proiectarea brand-ului, strategii de marketing și comunicare, producție audio-video, realizarea scenariului, logistică, bugetare, negocieri și servicii clienți. Managerul nu este responsabil pentru activitățile din spațiile închiriate ale evenimentelor, dar va monitoriza toate aspectele evenimentului din acel loc.

Managementul durabil de evenimente este procesul folosit pentru organizarea unui eveniment cu o preocupare specială față de mediu și față de problemele economice și sociale. Sustenabilitatea în managementul de evenimente incorporează luarea de decizii responsabile față de mediu și societate în planificarea, organizarea, implementarea și participarea la un eveniment. Aceasta include principii și practici de dezvoltare durabilă la toate nivelurile organizării unui eveniment, și dorește certitudinea că evenimentul este găzduit într-un mod responsabil. Durabilitatea reprezintă pachetul complet de intervenții în cadrul unui eveniment și este necesar să fie aplicată într-o manieră integrată. Ecologizarea evenimentelor ar trebui să înceapă de la inițierea proiectului și ar trebui să implice toți jucătorii importanți, precum clienții, organizatorii, locațiile efective de desfașurare a evenimentelor, subcontractori și furnizori.

Companiile de software pentru managementul de evenimente asigură planificatori de evenimente cu ajutorul aplicațiilor software pentru a putea manevra mai multe activități în același timp, precum: înregistrările delegaților, rezervările hoteliere și de transport sau alocarea unui spațiu de expoziție.

O tendință recent aparută în Tehnologia Evenimentelor este utilizarea aplicațiilor pentru evenimente de pe telefoanele mobile. Aceste aplicații au o gamă variată de întrebunițări. Pot fi folosite pentru a ține informații relativ statice precum agenda, biografiile speaker-ilor și listă cu întrebări frecvent puse. De asemenea, ele pot încuraja participarea și angajamentul audienței in tot felul de activități interactive cum ar fi votare și polling în timp real, forumuri de Q&A, etc. Aplicațiile pot fi folosite chiar și de către organizatorii de evenimente ca un mijloc de comunicare. Organizatorii pot comunica cu participanții prin intermediul alertelor, notificărilor și ”push messages”-urilor. Pot fi de asemenea utilizate pentru culegerea feedback-urilor de la participanți cu ajutorul chestionarelor prezente în aplicație. Mergând un pas mai departe, unele aplicații pentru telefoanele mobile pot ajuta participanții sa ia legătura unii cu ceilalți sau chiar și cu sponsorii și organizatorii evenimentului.

În ceea ce privește educația în industria evenimentelor, numărul universităților care oferă cursuri în managementul de evenimente, este în continuă creștere, aceste universități asigurând diplome de absolvire la finalul cursurilor. În adiție la aceste cursuri academice, există multe asociații și societăți care pun la dispoziție cursuri despre aspectele cu adevărat importante ale industriei evenimentelor. În studii sunt urmate cursuri despre aptitudinile organizaționale, cunoștințe tehnice, P.R., marketing, publicitate, catering, logistică, decor, relații umane, studiul dreptului, managementul de risc, bugetare, studiul industriilor aliate precum televiziunea, etc. Certificarea poate fi dobândită din varii surse pentru obținerea denumirilor precum Certified Trade Show Marketer (CTSM), Certified Manager of Exhibits (CME), Certified in Exhibition Management (CEM), Global Certification in Meeting Management (CMM), Certified Meeting Professional (CMP), Global Certificate in Event Design (EDC) and the Certified Special Event Professional (CSEP).

1.2. Evenimentele de marketing

Evenimentele de marketing reprezintă un instrument în mixul comunicării, care au ca scop transmiterea unui mesaj și promovarea unei întreprinderi, mărci sau a unui produs. Această punere în scenă se realizează cu ajutorul unor combinații de limbaj și text, de sunet și lumină, de medii de comunicare și de decoruri. Chiar și serviciile de catering joacă un rol important în organizarea și buna desfașurare a unui eveniment, de orice tip. În acest mod, la un eveniment se poate apela la toti receptorii senzoriali cu scopul obținerii unor efecte și emoții mult mai intense comparative cu cele cauzate de o reclamă clasică, banală. (”Evenimentele pot provoca mai multe emoții decât oricare alt mijloc de comunicare.”)

Evenimentele de marketing sunt acțiuni planificate și organizate, având ca scop și declanșarea unor excitații psihice și emoționale, precum: formarea de imagini vizuale, motivația, atracția de a achiziționa produse, etc.

Un eveniment are nevoie, la fel ca toate instrumentele de comunicare, de o mulțime de mijloace prin care să transmită aceste emoții, după cum se poate observa:

Tabel 1.1. Instrumentele de comunicare și mijloacele acestora

Sursa: Schafer-Mehdi S., ”Organizarea evenimentelor”, Editura ALL, București 2008

În organizarea unui eveniment de marketing sunt necesare anumite constante care ajută la buna desfășurare a întregii acțiuni:

Tabel 1.2. Constantele organizării evenimentelor

Sursa: Schafer-Mehdi S., ”Organizarea evenimentelor”, Editura ALL, București 2008

Industria evenimentelor de marketing s-a divizat, de-a lungul timpului, în trei mari categorii, după cum urmează:

Tabel 1.3. Categorii de evenimente de marketing

Sursa: Schafer-Mehdi S., ”Organizarea evenimentelor”, Editura ALL, București 2008

Evenimentele de marketing vor avea de fiecare dată ceva nou, însă păstrează întotdeaună aceleași două elemente, și anume prilejul și scopul. Prilejul are atât o natură directă, inevitabilă, cum ar fi jubileul unei firme, în care trebuie să se facă față, indiferent de circumstanțe, însă poate fi și indirect, sau creat într-un mod artificial, unde evenimentul are rol de mijloc de comunicare în vederea demarării sau încheierii unei campanii.

Un prilej concret clasează evenimentele ca fiind evenimente tipice. Acestea sunt:

Jubileul și aniversările

Inaugurarea, reinaugurarea

Recepția

Adunarea generală anuală

Târgurile/ evenimentele expoziționale

Demarările proiectelor, campaniilor.

Diferența dintre un eveniment de marketing și un eveniment cultural este faptul că evenimentul de marketing trebuie să respecte și îndeplinească o sarcină anume, prestabilită.

Pentru buna desfășurare a unui eveniment trebuie respectate anumite obiective, în funcție de natura evenimentului. Așadar aceste obiective trebuie urmate în ordine, pas cu pas, pentru a asigura atât satisfacția participanților cât și profesionalismul organizatorilor:

1. Procesul de conștientizare:

Acest scop se recunoaște prin:

Manifestațiile în scopul informării și

Cele prilejuite de începutul de campanie.

2. Sensibilizarea și activarea:

În acest sens se pot folosi următoarele evenimente:

petreceri

manifestații în scopul motivării

evenimente de motivare (stimularea sau oferirea unei recompense prin intermediul unui eveniment)

de obicei, evenimentele emoționează prin caracterul de întâmplări deosebite pe care îl au, având ca destinație finală crearea unei atmosfere unice.

3. Informarea și comunicarea:

Informarea poate fi făcută prin intermediul mai multor căi, precum:

congrese

forumuri

întruniri politice

simpozioane

conferințe

workshopuri.

4. Comunicarea cu privire la produs:

Informațiile și impresiile referitoare la produse pot fi transmise prin:

prezentări de produse

evenimente promoționale sau tururi promoționale

evenimente la locul de vânzare

expoziții

târguri.

5. Comunicarea cu privire la întreprindere:

Orice societate/ întreprindere se poate promova prin:

”Ziua porților deschise”

prezentări ale întreprinderii

adunări generale anuale

târguri.

6. Formarea imaginii:

Prin intermediul evenimentelor, imaginea unei întreprinderi poate să se:

profileze

întrețină

îmbunătățească

să fie pusă în evidență.

7. Abordarea difuzorilor de mesaje:

Pentru a putea atinge toți reprezentanții grupului țintă, este nevoie să se apeleze la așa-numiții difuzori/ multiplicatori de mesaje, care transmit mai departe mesajul. Aceștia se remarcă la:

evenimentele de presă

evenimentele PR

evenimentele VIP

întâlniri cu comercianții.

8. Obiective indirecte:

O întreprindere sau o instituție poate avea rol nu doar de organizator, ci și de:

sponsor sau

în cadrul unei cooperări la evenimentul unui alt organizator.

9. Abordarea grupurilor-țintă (cu privire la persoane):

angajații

partenerii și furnizorii

clienții:

business to business (în cadrul evenimentelor corporatiste)

business to consumer (în cadrul evenimentelor publice)

difuzorii mesajelor

publicul

forțele decizionale

specialiștii

programele pentru parteneri

1.3. Lead time și perioada efectivă de organizare

Găzduirea unui eveniment poate fi un real succes sau o bătaie de cap. Întreaga situație depinde de cum este organizat și pregătit evenimentul și în special de cum sunt gestionate situațiile neașteptate.

Durata de timp diferă de la un eveniment la altul, iar în funcție de tipul evenimentului care este găzduit, se pot folosi anumite detalii ca și ghid. Spre exemplu, evenimente cu timp de organizare o lună: petreceri de lansare, aprecieri ale clienților, achiziții ale clienților. În aceste cazuri, publicul targetat se întinde undeva între 50 și 150 de persoane, la un bar local sau un spațiu bine cunoscut din zonă iar scopul de a atrage și de a distra invitații cu un minim de prezentări.

Ghidul organizării în patru săptămâni a unui eveniment:

Patru săptămâni înainte:

se trebuie stabilit locul de desfășurare,

organizatorii trebuie să se asigure că data evenimentului nu se suprapune cu alte evenimente locale care atrag aceeași audiență (se pot verifica calendarele locale),

trebuie rezervați fotografii sau/și cameramanii,

se trimit invitațiile inițiale pentru a primi calendarele de evenimente ale participanților țintă,

se încep postările pe social-media.

Trei săptămâni înainte:

se asigură că toate invitațiile și paginile de înregistrare la eveniment sunt în timp real,

stabilirea meniului de mâncare/ băutură,

se ține legătura cu oaspeții invitați pentru furnizarea update-urilor legate de eveniment,

se face legătura cu orice parteneri ai evenimentului pentru a se asigura că se dețin toate detaliile necesare și că evenimentul este promovat corespunzător.

Săptămâna a doua:

se continuă promovarea și se verifică schema localului pentru a se asigura că se încadrează în ceea ce se dorește creat.

Săptămâna întâi:

se trimit solicitările pentru confirmările de prezență,

se asigură că participanții au toate informațiile relevante și corecte,

se îmbunătățește promovarea pe social-media,

se strâng semnături și se construiesc semnături digitale dacă se pot folosi,

se pregătește procesul de check-in,

se asigură că se pot strânge cărți de vizită la fața locului.

1.4. Nevoia de evenimente

În ultimul deceniu, organizarea de evenimente a constituit o piață în continuă creștere, în special dacă ne referim la marketingul evenimentelor. Acest lucru a condus la reducerea agențiilor de PR și în același timp a reclamei clasice.

Se pot trasa anumite linii care să evidențieze diferențele dintre marketingul evenimentelor și comunicarea clasică, după cum se observă:

Tabel 1.4. Comparația între eveniment și comunicarea clasică

Sursa: Schafer-Mehdi S., ”Organizarea evenimentelor”, Editura ALL, București 2008

Diferența dintre evenimente si publicitatea și relațiile publice este că la un eveniment relația cu transmițătorul are loc live, în timp ce publicitatea se înregistrează și are un efect asupra publicului abia după o anumită perioadă. Avantajul evenimentelor este faptul că se poate afla imediat răspunsul la mesajele și emoțiile transmise. Se aud aplauze, se simte și se vede entuziasmul. Însă, există și riscul unui eveniment prost unde se resimt plictiseala, înstrăinarea și dezaprobarea audienței. În acest sens, preocuparea organizatorului față de evitarea unor astefel de situații trebuie să fie o calitate nelipsită.

O altă diferență unde evenimentele depășesc considerabil reclamele, publicitatea și spoturile TV ar fi că în prezent mesajele transmise prin aceste căi se pierd sau nu se interceptează corect și complet dat fiind fluxul bogat de informații la care suntem supuși în fiecare zi. Această limitare și filtrare a informațiilor reprezintă unul dintre factorii psihologici care trebuie luați în considerare atunci când se organizează un eveniment.

Reclamele au început să acapareze până și zonele libere de publicitate, folosindu-se de așa-numitul ”ambient communication”: diverse motive imprimate pe produse, în fel și fel de locuri, chiar și reclame pe capacele de canal, anunțuri publicitare în timpul discuțiilor telefonice, etc. Toate aceste mesaje crează imunitate oamenilor în fața ispitei comunicării, în sensul că se reacționează din ce în ce mai puțin la ele.

În contrast cu influențele negative ale reclamelor și spoturilor de tot felul, evenimentele de marketing câștigă teren considerabil. Acestea au avantajul de a fi delimitate în timp și spațiu astfel încât atenția participanților se canalizează doar pe eveniment în sine. Aceștia sunt predispuși spre o receptivitate mult mai mare și mai intensă. Toate elementele prezente într-un eveniment, de la punerea în scenă, efectele sonore, luminoase la decoruri și cadrul elementelor specifice emoționează și intensifică efectele.

Entertainment-ul este unul dintre motivele care susțin recurgerea la evenimentele de marketing, iar faptul că oamenii au din ce în ce mai mult timp liber este un avantaj notabil. Drept urmare, în ultimii ani, cererea pentru parcurile de distracții și parcurile tematice este într-o continuă creștere.

Aceste tendințe se regăsesc și în comunicarea de marketing, în sensul că întreprinderile își concretizează mesajele în ”parcuri de branduri”, unde vizitatorii pot trăi într-o lume regizată a mărcilor. Un bun exemplu în acest sens este orașul automobilistic Wolfsburg, orașul mama al firmei Volkswagen, care deși nu a avut succes în toate încercările din trecut, este în prezent un exemplu foarte bun de urmat.

Se apelează din ce în ce mai mult la călătorii stimulative, care domolesc pofta de a călători. Stimulii sunt folosiți drept sisteme de atragere, având ca scop vânzarea motivată, spre exemplu concursurile de vânzări, care adeseori se finalizează cu excursii organizate, cu program de eveniment. În plus de acest lucru, evenimentele de marketing se desfăsoară de cele mai multe ori în destinații turistice interesante, unde participanții pot și vizita diverse obiective, în acest mod evitându-se monotonia și plictiseala ce pot aparea la un eveniment. Așadar, comercianții europeni din domeniul automobilelor participă la evenimente în deșertul Arizona, VIP-urile vizitează Etna, managerii din domeniul farmaceutic profită de frumusețile oferite de Monte Carlo, jurnaliștii își găsesc inspirația în Dubai, etc.

* *

*

Capitolul 1 a prezentat doar câteva motive și exemple bune cu ajutorul carora se poate organiza un eveniment de marketing cu scopul de a favoriza comunicarea și transmiterea mesajelor importante într-o societate. Organizarea unui eveniment, în special unul în cadrul marketingului, nu este deloc ușoară. Dacă organizatorii nu respectă cu rigurozitate toți pașii ce trebuie parcurși, atunci rezultatul nu va fi cel așteptat, din contră, se poate întâmpina un adevărat fiasco.

CAPITOLUL 2

PERFORMANȚA COMPANIEI FORTUNA EVENIMENTE ÎN ORGANIZAREA EVENIMENTELOLR

Fără o calculație temeinică a costurilor, nici cea mai bună idee, nici cea mai debordantă fantezie sau cele mai captivante teme nu se pot transforma într-un eveniment de succes. Calculația costurilor se face în trei pași:

pre-calculația

calculația intermediară

calculația ulterioară

Pre-calculația

Din punct de vedere intern, pre-calculația ajută la stabilirera cu precauție a costurilor unui proiect și la definirea bugetului în faza concepției. Din punc de vedere extern, pre-calculația este indispensabilă pentru stabilirea prețurilor la întocmirea ofertei și ca fundament al deciziei. Ulterior, dacă este acceptată de către comitent, avansează bugetul pentru evenimentul de marketing.

Dacă întrt-o etapă preliminară, costurile sunt stabilite numai la modul general din valori empirice, se vorbește despre o estimare a costurilor. Aceasta nu are caracter obligatoriu, iar înainte de startul proiectului trebuie să fie îmbunătățită printr-o calculație detaliată.

Calculația intermediară

Calculația intermediară aare loc în mod continuu sau la anumite termene stabilite înainte de eveniment. Cu ajutorul ei, se dirijează bugetul și se controlează respectarea lui prin intermediul comparației ”planificat-realkizat” din punct de vedere al costurilor.

În ciuda experienței și rigurozității, în practică nu există aproape niciun buget, care să rămână în detaliu așa cum a fost calculat inițial. Adesea se adaugă servicii suplimentare, pe care un client le dorește pe neașteptate. Și bineînțeles, există incidente neobișnuite și neprevăzute.

Se poate întâmpla, chiar și cu cea mai atentă planificare, ca un buget să nu fie respectat. Din păcate, din cauza concurenței acerbe și a presiunii dure a costurilor, tot mai rar se pot lua în calcul rezerve financiare ascunse și garanții. Adesea, este utilă negocierea suplimentară cu furnizorii.

Calculația ulterioară

Calculația ulterioară se face abia după ce evenimentul a avut loc și este fundamentul lichidării finale. În practică, abia dacă este posibilă realizarea lichidării imediat după eveniment întrucât socotelile de cheltuieli se fac abia după 14 zile, o lună sau chiar mai târziu. Calculația ulterioară evidențiază succesul sau insuccesul economic.

2.1. Servicii oferite de FORTUNA EVENIMENTE

FORTUNA EVENIMENTE este un organizator de evenimente care își desfășoară activitatea prin diverse tipuri de evenimente, de la team-building-uri, conferințe, congrese, training-uri, petreceri de firmă, seminarii atât în sectoarele de business și corporate (multinaționale în cea mai mare parte) cât și în sectorul public și pentru companiile medii și mici.

Indiferent de tipul evenimentului dorit, dacă prioritară este calitatea, atunci o firmă de organizare de petreceri și evenimente este de nelipsit, aceasta putând să pună la dispoziție toate elementele necesare, precum și contactele, experiența și know-how-ul specifice.

Oricine își dorește un eveniment reușit, însă nu toată lumea se va implica în organizarea unuia pentru că este cunoscut faptul că acest lucru nu este unul deloc ușor. Organizarea unui eveniment implică capacitatea unei echipe de a administra zeci de aspecte și probleme diferite în același timp, de a păstra relații solide cu fel de fel de furnizori, de a manageria timpul într-un mod profitabil, etc.

FORTUNA EVENIMENTE se ocupă de mai bine de 10 ani de organizări de evenimente, atât în București cât și în țară, în special evenimente de business, așa încât și-a creat foarte bune relații cu furnizori de încredere, și poate pune la dispoziție o echipă cu experiență care se poate adapta perfect oricărei situații neașteptate ce poate interveni înainte sau în timpul unui eveniment.

Compania poate negocia cele mai bune condiții pentru un eveniment datorită gamei variate și relației solide cu furnizorii (cazare, locații pentru evenimente, asistență, sonorizare, etc).

Aceasta pune la dispoziție servicii esențiale pentru organizarea evenimentelor business precum servicii de catering care includ meniuri complete, preparate a la carte, bufet suedez, meniuri diverse, bucătării internaționale ce pot fi aduse în aproape orice locație aleasă. FORTUNA EVENIMENTE poate realiza în timp util materialele promoționale necesare pentru o conferință, training sau seminar. Materialele constau în cărți de vizită, cataloage, invitații, bannere sau display-uri și se poate ocupa în paralel de detaliile unei petreceri sau ale unui team-building. În acest sens, compania poate aduce dansatori profesioniști, artiști de stand-up comedy, DJ și tot felul de artiști, de la interpreți de muzică clasică la trupe celebre și artiști independenți.

Cu ajutorul unei firme specializate în organizări de evenimente dispar grijile cu privire la locație, sonorizare, setup, decorațiuni, etc. FORTUNA EVENIMENTE oferă toate aceste servicii într-un pachet complet în care sunt incluse flexibilitatea și adaptabilitatea unei echipe competente, asistență completă pe toată durata evenimentului, precum și termene de plată favorabile.

Gama completă de servicii FORTUNA EVENIMENTE

Materiale promoționale

Fie că este vorba despre o conferință, un seminar sau un training, echipa FORTUNA EVENIMENTE dispune de graficieni cu experiență care se ocupă de toate materialele promoționale necesare. Presiunea timpului este foarte mare atunci când este vorba despre acest gen de materiale promoționale, de aceea totul se execută într-un timp scurt dar într-un mod eficient. Din această cauză, au existat comenzi continue pentru o bună parte dintre evenimentele organizate de companie. Printre aceste materiale promoționale se includ: cărți de vizită, cataloage, invitații, broșuri, bannere, display-uri, etc.

Catering

Foarte multe evenimente au nevoie ca masa, respectiv mesele să fie servite într-o locație sau o sală care nu deține un restaurant propriu. Se organizează mese selecte, cu preparate deosebite, cocktailuri rafinate sau chiar și mese obișnuite cu mâncare foarte bună, proaspătă dar mai ales suficientă. Serviciile de catering cuprind o gamă variată de evenimente, după tipul acestora și pun la dispoziție: mese calde, bufet suedez, platouri, meniu complet bar, preparate a la carte, bucătărie internațională, meniuri diverse.

Entertainment

Punctul culminant și mult așteptat la orice petrecere sau team building este distracția de seară. Scopul final este găsirea formulei potrivite pentru ca oamenii să se simtă bine, să se distreze și să danseze. Abia atunci un eveniment se poate declara cu adevarat reușit. Compania pune la dispoziție o paletă largă de posibilități, cu tarife diferite și cu stiluri variate, precum: dansatori profesioniști, stand up comedy, DJ/MC, formații de muzică clasică, artiști independenți, trupe consacrate, etc.

Pe lângă aceste 3 servicii esențiale oricărui tip de eveniment, FORTUNA EVENIMENTE mai pune la dispoziție și alte tipuri de servicii precum: asigurarea de traduceri pentru evenimente cu participare internațională, sonorizare, întrucât calitatea sunetului este esențială, aranjamente florale pentru a conferi un aspect rafinat și deschis evenimentului, asigurarea de profesioniști foto și video precum și cazare oriunde în România.

2.2. Tipuri de evenimente organizate de FORTUNA EVENIMENTE

FORTUNA EVENIMENTE pune la dispoziție clienților săi o gamă variată de evenimente la care aceștia pot opta. De la petreceri de firmă până la training-uri, organizația oferă o echipă cu experiență și servicii vaste, din care o companie de orice tip poate alege. Mai jos se regăsește pe scurt o listă cu tipurile de evenimente și modalitățile de organizare ale fiecăreia în parte:

Petrecerile de firmă

Este deja o tradiție internațională în randul firmelor să organizeze petreceri pentru angajații lor. În momentul de față, foarte multe companii românești s-au convins de rezultatele benefice ale acestui gen de activități și se decid să invite dacă nu întreg colectivul, măcar un anumit departament la petrecerile de firmă, cu ocazii speciale și tematici diferite precum: depășirea vânzărilor, extinderea afacerii, lansări de produse și/sau servicii noi, aniversări, pensionări, inaugurări de sedii, etc sau chiar și după o perioadă mai lungă sau grea de muncă.

Scopul acestui gen de petreceri, în funcție de specificul fiecăreia, este să:

reducă stresul și să detensioneze atmosfera dintre angajați

apropie grupuri și indivizi, care se deosebesc prin vârstă, statut în cadrul firmei, personalitate, hobby-uri, stiluri de viață, naționalitate, religie etc.

deconecteze toti angajații și să se stabilească conexiuni mult mai strânse și funcționale decât cele ierarhice sau oficiale

îmbunătățească comunicarea între membrii și departamentele firmei

obțină rezultate ulterioare mult mai bune pentru o viitoare atmosferă de lucru îmbunătățită, relaxantă, flexibilă și eficientă ca și prin transmiterea către angajați a unor mesaje conținând valorile și scopurile companiei.

Având în vedere complexitatea situației în orice companie, este necesară o planificare a evenimentelor, structurându-se un plan care va fi supus atenției managementului firmei pentru completare și ajustare, până la o formă finală detaliată și apropiată scopului propus. Momentele alese de firmă pentru organizarea unei astfel de petreceri pentru angajați pot fi:

înainte de vacanțele principale de sărbători

de ziua firmei

week-end office party – înainte de sfârșitul săptămânii

după orele de program (after hours party)

la conferințe, seminarii, training-uri, team-building-uri, lansare de produse/servicii (action day)

după semnarea unor contracte

la pensionarea membrilor marcanți

la aniversări ale diferiților angajați

la promovări

la colectarea de fonduri.

Tema petrecerii este un element esențial în organizare în scopul asigurării unui eveniment memorabil pentru invitați, transmiterii eficiente a mesajului dorit și garantează cele rezultate îmbunătățite.

Ținând cont de specificul petrecerii dorite, de eticheta companiei și de stilul actual practicat de firmele similare, FORTUNA EVENIMENTE organizează petreceri cu următoarele teme:

seară tradițională românească

seară de karaoke

French party

Oktoberfest and beer party

barbeque

petreceri aniversare

Cocktail party

baluri mascate (carnavaluri, Halloween party, Hawaian party, petrecere retro, Western party, etc)

petreceri latino

pool party

paintball party

La aceste petreceri se poate dansa, cânta, organiza jocuri și concursuri cu premii, în acest fel asigurându-se detensionarea atmosferei și a relațiilor dintre colegi. În anumite situații, managementul firmei poate hotărî organizarea întâlnirilor cu ocazia Zilei Femeii, Ziua Copilului etc, sau pentru anumite persoane și momente petreceri după partide de golf, yachting, schi, bridge, etc.

Bugetul petrecerilor corporate variază în funcție de numărul de invitați, de momentul desfășurării și de tema propusă. În acest sens se vor alege:

locația (bar, club, disco, restaurant, casa de vacanță, pădure, râu, plajă, etc)

meniul (mâncare și băuturi), servirea (bufet sau a la carte), aprovizionarea (catering, partial catering sau partial supermarket)

varianta de informare (anunțuri sau invitații)

decorațiuni pentru locație, eventual bannere cu sigla și motto-ul companiei, fotografii, etc.

cadouri și suveniruri

stilul vestimentar al petrecerii (elegant, clasic, formal, casual, informal, liber etc)

varianta de entertainment (orchestră, DJ, MC pentru karaoke și pentru momentele ce necesită prezentare, animatori, etc)

În funcție de varianta aleasă se va calcula bugetul necesar ce va avea nevoie de aprobarea managementului departamentului responsabil, eventual modificat și rediscutat cu organizatorul.

FORTUNA EVENIMENTE oferă:

Consultanță de specialitate pentru:

alegerea datei și locației

estimarea costurilor și o structurare a bugetului

închirierea de săli potrivite temei

alegerea programelor de divertisment

Închirieri de echipamente:

închiriere aparatură audio-video (videoproiector, diaproiector, retroproiector, sistem de sonorizare, sistem de traducere simultană și alternativă, ecran, plasmă, flipchart, etc)

închiriere sisteme profesionale de lumini, sunet, efecte speciale, etc.

Publicitate, materiale promoționale și PR

conceperea design-ului, tipărirea și amplasarea de bannere, afișe, distribuirea flyerelor

crearea și publicarea unei pagini web specială pentru eveniment

servicii PR

Transport, cazare

servicii de transport (transferuri, închirieri autocare, microbuze, limuzine, autoturisme)

cazare în țară și în străinătate și alte servicii turistice

La fel de important ca și tema, locația, meniul este și divertismentul fără de care nu se poate garanta succesul unei petreceri. Acest lucru presupune un sunet perfect, un MC profi și o muzică bine aleasă.

Teambuilding

FORTUNA EVENIMENTE a dezvoltat diverse programe de teambuilding care să se potrivească diferitelor stadii de dezvoltare ale echipelor. Consultanța oferită va ajuta fiecare firmă în parte să găsească programul de teambuilding potrivit echipei, comunicarea și colaborarea fiind punctele forte ale organizației.

Programele de teambuilding sunt împărțite în 4 categorii principale, fiind diferite unul de celălalt în funcție de dificultate, tematică, locul de desfășurare și obiectivele pe care le vizează. Programele competitive de teambuilding propuse au un grad mare de dinamism, participanții sunt întotdeauna puși în situații noi și se remarcă printr-un final spectaculos. Poate fi vorba despre întreceri prin țară ori competiții cu caracter sportiv, ambele având ca scop motivarea și energizarea echipelor participante.

Programele de aventură sunt potrivite pentru adepții senzațiilor tari, Ecoxtrem fiind ideal pentru activități pline de adrenalină, care vor duce relațiile din cadrul echipei la un alt nivel.

Programele tematice sunt acele programe de teambuilding cu concept care integrează echipele participante într-o poveste, astfel încât să lucreze împreună în cadrul unor ateliere caât mai inedite.

Programe creative oferă posibilitatea participanților de a-și explora latura artistică, de a improviza și de a-și descoperi noi talente astfel încât aceștia vor crea produse nonconformiste.

Un prim program de team building se bazează

CAPITOLUL 3

ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT EXTERN DIN CADRUL COMPANIEI FORTUNA EVENIMENTE

În continuare se vor stabili condițiile, etapele de parcurs și responsabilitățile pentru organizarea evenimentelor externe naționale și internaționale din cadrul FORTUNA EVENIMENTE. Un eveniment trebuie planificat de timpuriu. Patru până la șase saptămâni reprezintă un bun interval de timp în acest sens. Un proiect foarte complex necesită probabil ceva mai mult timp. Din păcate, de obicei termenele sunt extrem de scurte. Fără un briefing adecvat este aproape imposibilă realizarea unui concept bun. Așadar, trebuie rezervat timp pentru briefing personal sau pentru unul detaliat în scris.

Evenimentul extern este o acțiune găzduită de către FORTUNA EVENIMENTE care constă în reuniuni cu delegați din cadrul autorităților de reglementare din alte țări, întâlniri între experți în reglementare sau cu întâlniri cu reprezentanții industriei sau cu reprezentanți a altor autorități ale statului.

Evenimentul extern are ca scop schimbul de informație între părțile participante sau elaborarea reglementărilor la nivel internațional și național în domeniu.

Există două categorii de evenimente externe:

– naționale: care vizează piața comunicațiilor electronice, comunicațiilor audiovizuale și a serviciilor poștale la nivel național: conferințe de presă, întâlniri de consultare cu furnizorii de servicii poștale și comunicații electronice, zile ale porților deschise, forumuri, stagii de practică etc;

– internaționale: care includ participanți la nivel mondial: conferințe, grupuri de lucru, echipe de proiect/echipe de lucru din cadrul unor organisme internaționale, vizite oficiale, tratative, încheieri de convenții, acorduri și alte asemenea înțelegeri etc.

Echipa de organizare a evenimentului este un grup de lucru ce va fi alcătuit la începutul fiecărui eveniment. Inițiatorul evenimentului este persoana care solicită aprobarea pentru organizarea evenimentului de către FORTUNA EVENIMENTE. Acesta poate fi un angajat în cadrul FORTUNA EVENIMENTE, implicat în activitatea grupului de lucru/echipei de proiect sau publicului pentru care se va organiza evenimentul. Compartimentul inițiator este unitatea componentă a structurii organizatorice din cadrul FORTUNA EVENIMENTE în activitatea căreia s-a identificat necesitatea organizării unui eveniment prin intermediul căruia să se îndeplinească un obiectiv.

Organizarea evenimentelor externe se realizează cu respectarea prevederilor legale în vigoare și a normativelor proprii de cheltuieli ale FORTUNA EVENIMENTE privind acțiunile de protocol, aprobate prin decizia președintelui FORTUNA EVENIMENTE.

Pentru organizarea de către FORTUNA EVENIMENTE a unui eveniment extern este necesară parcurgerea următoarelor activități:

inițierea procesului de organizare a evenimentului;

stabilirea locației evenimentului, care poate fi la sediul FORTUNA EVENIMENTE sau alt spațiu, dacă sediile FORTUNA EVENIMENTE nu permit organizarea evenimentului;

aprobarea evenimentului, a bugetului aferent și a modalității de efectuare a cheltuielilor;

inițierea procesului de achiziție a bunurilor și serviciilor necesare desfășurării evenimentului;

pregătirea detaliilor logistice ale evenimentului;

desfășurarea evenimentului;

închiderea evenimentului, decontarea și plata cheltuielilor.

După inițierea procesului de organizare a evenimentului, pentru derularea celorlalte activități de organizare se stabilește echipa de organizare a evenimentului care include:

un responsabil care coordonează și supraveghează buna desfășurare a pregătirilor și a evenimentului în sine;

membrii echipei de organizare ce formează echipa de bază, disponibilă pe toată durata derulării evenimentului și colaboratorii care vor prelua sarcinile temporare (subechipa – formată din departamentele și serviciile din cadrul FORTUNA EVENIMENTE). Fiecare persoană va îndeplini un anumit rol, rol ce cuprinde sarcinile, atribuțiile ce îi revin fiecăruia în cadrul acțiunii respective.

La demararea oricărui eveniment, echipa de organizare a evenimentului alege forma optimă și concretă de organizare, în funcție de obiectivele evenimentului, comunicate de inițiator.

3.1. Organizarea evenimentelor externe naționale

Evenimentele externe naționale se adresează utilizatorilor și furnizorilor de servicii poștale și comunicații electronice, presei locale și naționale și altor persoane interesate de piața comunicațiilor electronice, comunicațiilor audiovizuale și a serviciilor poștale.

În vederea organizării unor astfel de evenimente pot fi efectuate următoarele categorii de cheltuieli, în conformitate cu și în limitele maxime admise prin legislația și decizia internă de aprobare a normativelor proprii de cheltuieli ale Autorității, în vigoare:

Cheltuieli de reprezentare și tratații :

cheltuieli pentru închirierea și amenajarea unor săli/spații de ședințe (includ și aranjamente florale, echipament tehnic, bannere, materiale logistice – pixuri, blocnotes, mape, ecusoane, etc);

alte cheltuieli (cafea, apă, sucuri, gustări).

De asemenea, pentru organizarea evenimentelor externe naționale se mai pot efectua cheltuieli pentru deplasările interne ale angajaților FORTUNA EVENIMENTE implicați în eveniment (cazare, diurnă și transport), dacă acestea sunt necesare, respectând prevederile legale în vigoare, precum și normativele de cheltuieli și procedurile interne aprobate.

Inițierea evenimentului extern național

Documentul inițiator în baza căruia se organizează un eveniment extern național poate fi:

solicitarea scrisă venită din partea unui expert/șef birou/șef serviciu/șef departament/director/director executiv din cadrul FORTUNA EVENIMENTE, solicitare care poate lua atât forma unui email cât și a unui referat, care circulă cu număr de înregistrare de la compartimentul inițiator, este aprobată de președintele FORTUNA EVENIMENTE prin rezoluție înscrisă pe documentul respectiv și care trebuie să cuprindă următoarele:

data propusă pentru desfășurarea evenimentului (solicitantul trebuie să menționeze dacă data respectivă poate suporta modificări, în cazul în care nu există disponibilitate de spațiu sau resurse financiare);

ora propusă pentru începerea evenimentului și durata estimată;

numărul aproximativ de participanți la eveniment;

aranjamentul sălii și produsele/serviciile necesare desfășurării evenimentului;

copie a invitației de participare la Consiliul Consultativ, redactată și

transmisă reprezentanților furnizorilor de comunicații electronice și servicii poștale, conform procedurii operaționale;

copie a invitației redactată și transmisă de unul din compartimentele FORTUNA EVENIMENTE, aprobată de către conducerea FORTUNA EVENIMENTE;

referat aprobare proiect, inițiat și redactat și aprobat de conducerea FORTUNA EVENIMENTE în cazul în care este necesară organizarea mai multor evenimente similare, cu aceeași temă, în diferite orașe ale țării, pentru a putea cuprinde un public mai larg (atât furnizorii din regiunea București-Ilfov cât și cei din teritoriu). Acesta trebuie să cuprindă următoarele:

denumirea completă a proiectului;

justificarea necesității desfășurării proiectului;

obiectivele principale și secundare ale proiectului;

descrierea proiectului (participanți interni, public vizat, temele abordate, localități vizate și ordinea propusă de desfășurare, program cadru de desfășurare pentru fiecare acțiune);

resursele umane estimate;

resursele financiare estimate, atât pentru efectuarea deplasărilor interne ale angajaților FORTUNA EVENIMENTE implicați în proiect, dacă acestea sunt necesare, cât și cheltuielile necesare pentru organizarea evenimentelor din cadrul proiectului, prevăzute prin legislația în vigoare și prin deciziile/ normele interne aprobate.

Stabilirea locației evenimentului extern național

Un eveniment extern național poate fi organizat atât în sălile de ședințe din cadrul sediilor FORTUNA EVENIMENTE, în locațiile FORTUNA EVENIMENTE, cât și în alte locații.

Pentru organizarea evenimentelor în sălile din cadrul FORTUNA EVENIMENTE, pe baza informațiilor din documentul inițiator, se verifică disponibilitatea acestora, în funcție de localitatea în care va avea loc evenimentul. Pentru sălile din sediul central, se rezervă dreptul de a le utiliza în perioada respectivă în registrul aflat în gestiunea asistentei Președintelui, iar pentru sediile teritoriale această responsabilitate revine în sarcina angajaților din localitatea respectivă.

Când evenimentul nu poate fi organizat în locațiile FORTUNA EVENIMENTE, se va realiza un studiu de piață pentru identificarea locului de desfășurare și a prestatorului de servicii. În acest sens, se vizualizează locațiile posibile și solicită oferte de preț de la prestatorii care îndeplinesc condițiile necesare desfășurării evenimentului. În urma centralizării a cel puțin 3 oferte primite în scris și înregistrate la registratura instituției, se alege locația și prestatorul care oferă cel mai mic preț, prestator pe care îl va nominaliza în documentele ulterioare.

În funcție de locația și specificul evenimentului, se poate solicita aprobarea pentru amenajarea unor spații corespunzătoare din locațiile FORTUNA EVENIMENTE, în scopul desfășurării ședințelor aferente evenimentului.

Pregătirea detaliilor logistice ale evenimentului extern național

Pe baza informațiilor din documentul inițiator echipa de proiect desemnată stabilește necesarul de materiale promoționale.

Înainte de debutul evenimentului experții responsabili cu acest eveniment, transmit către un referat de eliberare din magazie cu necesarul stabilit de materiale promoționale, dintre cele disponibile în acel moment, urmând să fie furnizate în timp util. De asemenea, se solicită detaliile agendei de la departamentele implicate.

Organizarea efectivă a agendei și stabilirea conținutului evenimentului, organizarea prezentărilor susținute de către angajați FORTUNA EVENIMENTE, identificarea publicului țintă, transmiterea invitațiilor către publicul țintă, pregătirea conținutului mapelor de prezentare, crearea unei baze de date cu participanții confirmați, intră în responsabilitatea departamentului care a solicitat organizarea evenimentului.

În cazul în care evenimentul se desfășoară într-o locație diferită de sediile FORTUNA EVENIMENTE, experții transmit prestatorului selectat toate detaliile logistice stabilite necesare pentru buna desfășurare a evenimentului (aranjamentul final al sălii, necesarul de echipamente tehnice, dacă diferă de cel solicitat inițial și poziționarea acestor echipamente, detalii legate de amenajarea prezidiului, a pupitrului, a spațiului destinat protocolului, numărul final de participanți, perioada de desfășurare, etc). Cu o zi înainte de desfășurarea evenimentului, personalul verifică amenajarea spațiului de către prestatorul selectat, în conformitate cu solicitările transmise anterior, existența și funcționalitatea echipamentelor ce vor fi utilizate, ia legătura cu persoana de contact dedicată din partea acestora, care are misiunea de a fi prezentă și de a oferi asistență pe întreg parcursul desfășurării evenimentului.

În cazul în care evenimentul are loc în unul din sediile FORTUNA EVENIMENTE, cu o zi înainte de debutul evenimentului, membrii echipei de proiect responsabili cu organizarea acestuia, amenajează sala în care va avea loc evenimentul în aranjament teatru/birou de lucru/masă rotundă, etc, conform solicitărilor primite, asigurând totodată, dacă este necesar, funcționalitatea echipamentelor utilizate și protocolul necesar.

De asemenea, cu cel puțin o zi înainte de debutul evenimentului, echipa de proiect din responsabilă în acest caz, pregătește pentru participanți următoarele:

mapele și materialele promoționale;

agenda (realizată de către departamentul care a solicitat organizarea evenimentului);

formularul de evaluare al evenimentului, acolo unde s-a stabilit că se va utiliza un astfel de formular;

ecusoanele;

călăreții, etc.

În cazul în care evenimentul are loc într-o altă localitate din țară și nu în București, experții din cadrul echipei de proiect vor organiza deplasarea în teritoriu a personalului din cadrul sediului central, asigurând:

transportul dus-întors pe traseul București – localitatea de desfășurare a evenimentului (efectuat cu autoturismele din dotarea FORTUNA EVENIMENTE, cu trenul sau cu avionul, în funcție de specificul fiecărui eveniment, locație și disponibilitatea de timp), respectând prevederile procedurilor interne aprobate;

cazarea, în colaborare cu experții din teritoriu, în concordanță cu procedurile interne aprobate;

diurna aferentă perioadei de deplasare.

Desfășurarea evenimentului extern național

Pe întreaga perioadă de desfășurare a evenimentului, experții monitorizează activitățile

de natură logistică ce se desfășoară și se asigură, cu sprijinul persoanei desemnate de către prestator (dacă este cazul) de funcționalitatea echipamentelor utilizate.

De asemenea, echipa de proiect desemnată asigură respectarea programului stabilit inițial pentru pauzele de cafea și comunică în timp util prestatorului orice modificare pentru a putea fi operată de către acesta.

Închiderea evenimentului extern național, decontarea și plata cheltuielilor

La sfârșitul evenimentului, personalul împreună cu angajații departamentul inițiator, acolo unde este cazul, colectează de la participanți formularele de evaluare în vederea analizării acestora.

De asemenea, experții au responsabilitatea de a prelua facturile și anexele la facturi de la operatorii economici, în vederea transmiterii lor pentru întocmirea ordonanțării de plată, dar și de a verifica conformitatea facturilor cu bunurile livrate sau serviciile prestate, cu respectarea prevederilor deciziei interne cu privire la certificarea realității, regularității și legalității și acordarea vizei “Bun de plată”, în vigoare la momentul respectiv.

Avansurile în numerar primite de către experți sunt justificate de titularii de avans în baza documentelor justificative eliberate de operatorii economici sau persoane fizice autorizate, respectiv: facturi, chitanțe, bonuri fiscale emise de casele de marcat, întocmind astfel Decontul de cheltuieli.

Se atașează atât la decontul de cheltuieli – aferent plăților efectuate cu numerar, cât și la facturile a căror plată se efectuează prin OP, Procesul verbal împreună cu Lista participanților la eveniment, pentru care s-au achiziționat produsele/serviciile solicitate.

Procesul verbal atestă faptul că produsele achiziționate/serviciile furnizate au fost livrate/prestate conform facturilor/comenzilor/contratelor, dacă acestea au existat și au fost utilizate în scopul aprobat. Lista participanților la eveniment se întocmește împreună cu inițiatorul evenimentului, care are responsabilitatea de a crea o baza de date cu participanții la eveniment.

O copie a documentelor justificative eliberate de operatorii economici sau persoane fizice autorizate, respectiv: facturi, chitanțe, bonuri fiscale emise de casele de marcat pe baza cărora s-au efectuat deconturile sau plățile cu ordine de plată, alături de o copie a listelor de participanți atașate la aceste deconturi sunt păstrate de către echipa de proiect responsabilă.

3.2. Organizarea evenimentelor externe internaționale

Evenimentele externe internaționale se adresează publicului internațional, implicând participarea delegațiilor străine la aceste acțiuni inițiate de către FORTUNA EVENIMENTE.

În vederea organizării unor astfel de evenimente pot fi efectuate următoarele categorii de cheltuieli, în conformitate cu și în limitele maxime admise prin legislația și decizia internă de aprobare a normativelor proprii de cheltuieli ale Autorității, în vigoare:

cheltuieli pentru organizarea de mese oficiale, ce pot fi efectuate o singură dată;

cheltuieli pentru organizarea de coctail-uri, ce pot fi efectuate o singură dată;

cheltuieli zilnice de masă pentru invitații străini, care pot fi efectuate zilnic, pe toată durata desfășurării evenimentului internațional;

cheltuieli de cazare pentru invitații străini cărora le-a fost adresată o invitație oficială nominală și au confirmat participarea la evenimentul internațional;

cheltuieli pentru închirierea și amenajarea sălilor de ședințe în care are loc evenimentul (includ și aranjamente florale, echipamente tehnice necesare, banner, materiale logistice – pix, bloc-notes, mapă, ecuson);

cheltuieli pentru cafea, apă, sucuri, gustări;

cadouri pentru invitații străini, ce pot fi diferite pentru participanții la același eveniment internațional;

buchete de flori, la sosire și plecare, în cazul în care din delegație sau din rândul invitaților fac parte și femei;

fotografii ce se execută cu ocazia vizitei oficiale sau semnării unor documente oficiale, prin contractarea de servicii foto ;

oferirea unei cupe de șampanie cu ocazia semnării unor acorduri;

vizionarea unor spectacole, vizitarea orașului sau a unor muzee, etc;

transportul pentru delegațiile străine la și de la mijlocul de transport internațional la locul de cazare, la sosirea și plecarea din țară (dus-întors);

transportul în localitate și în afara localității, conform prevederilor legale;

asistență medicală în caz de îmbolnăvire;

cheltuieli pentru însoțitorii delegațiilor străine;

alte cheltuieli prevăzute prin normativele proprii aprobate de către conducătorul instituției.

Invitații străini pot fi însoțiți de persoane române, salariați ai FORTUNA EVENIMENTE sau alți specialiști, cu respectarea prevederilor legislației în vigoare cu privire la organizarea în țară a acțiunilor de protocol și a unor manifestări cu caracter cultural-științific.

De asemenea, pentru organizarea evenimentelor externe internaționale se mai pot efectua cheltuieli pentru deplasările interne ale angajaților FORTUNA EVENIMENTE implicați în eveniment (cazare, diurnă și transport), dacă acestea sunt necesare.

Inițierea evenimentului extern internațional

Documentul inițiator în baza căruia se organizează un eveniment extern internațional poate fi:

solicitarea unei întrevederi venită din partea unei părți externe, în formă scrisă (email sau adresă oficială), aprobată de președintele FORTUNA EVENIMENTE prin rezoluție înscrisă pe documentul respectiv;

dispoziție a președintelui de organizare a unei întrevederi cu părți externe, din alte state, sau al unei reuniuni/întâlniri care poate lua forma unui email din partea președintelui sau a unei rezoluții a acestuia pe un document intern sau extern;

referat aprobare organizare eveniment internațional în cazul organizării întâlnirilor grupurilor de lucru, echipelor de proiect/de lucru din cadrul organismelor internaționale cu care FORTUNA EVENIMENTE colaborează. Referatul aprobare organizare eveniment internațional este întocmit de către un expert/șef serviciu/șef departament din cadrul FORTUNA EVENIMENTE, considerat a fi inițiatorul evenimentului respectiv.

raportul de deplasare al delegaților FORTUNA EVENIMENTE la un eveniment anterior în cadrul căruia se aduce la cunoștința conducerii FORTUNA EVENIMENTE decizia organismului internațional în cauză de a organiza, în colaborare cu instituția, un eveniment cu participare la nivel înalt (reuniuni plenare, etc).

planul de acțiuni al FORTUNA EVENIMENTE aprobat de către președintele FORTUNA EVENIMENTE care cuprinde organizarea evenimentului respectiv, ca parte din politica instituției de îndeplinire a unor obiective generale sau specifice anterior stabilite.

Documentul inițiator trebuie transmis într-un timp care să permită respectarea termenelor impuse de procedurile interne și/sau legislație pentru realizarea activităților pe care evenimentul le presupune.

Aprobarea organizării evenimentului extern internațional, a bugetului necesar și a modalității de efectuare a plăților aferente

Pe baza informațiilor din documentul inițiator și a studiilor de piață efectuate, se va redacta un referat privind aprobarea organizării evenimentului extern internațional și a bugetului aferent în cadrul căruia se menționează și modalitatea de efectuare a plăților pentru toate categoriile de cheltuieli prevăzute a fi realizate pentru desfășurarea evenimentului internațional.

În situația în care referatul privind aprobarea evenimentului extern internațional a fost deja inițiat de unul din compartimentele FORTUNA EVENIMENTE și aprobat de conducerea FORTUNA EVENIMENTE și pe baza studiilor de piață efectuate, se va redacta un referat privind aprobarea bugetului aferent evenimentului în cauză în cadrul căruia se menționează și modalitatea de efectuare a plăților pentru toate categoriile de cheltuieli prevăzute a fi realizate pentru desfășurarea evenimentului internațional.

Referatele privind aprobarea organizării evenimentului extern internațional, a bugetului necesar și a modalității de efectuare a plăților aferente sunt avizate și aprobate de președintele FORTUNA EVENIMENTE.

Inițierea procesului de achiziție a bunurilor și serviciilor

În funcție de modalitățile de efectuare a cheltuielilor aprobat se demarează procedura de achiziție a bunurilor și serviciilor necesare bunei desfășurări a evenimentului și implicit de efectuare a cheltuielilor aferente. În acest sens se va redacta:

Referat de necesitate pentru achiziția de bunuri și servicii necesare evenimentului care implică cheltuieli curente (operaționale), iar plățile se efectuează prin ordine de plată. În cuprinsul referatului vor fi nominalizați operatorii economici care furnizează produsele sau prestează serviciile care fac obiectul achiziției precum și operatorii economici care furnizează/prestează celelalte produse/servicii. Pentru selectarea prestatorului serviciilor aferente asigurării locației desfășurării evenimentului extern internațional nu sunt aplicabile dispozițiile referitoare la studiul de piață, urmând a fi utilizată procedura. De asemenea, în situația în care se apreciază că achizițiile de produse sau servicii necesare evenimentului presupun aplicarea unor criterii în esență subiective, necuantificabile sau greu de cuantificat (spre exemplu în situația achiziției de servicii de catering sau restaurant), selectarea furnizorului de produse sau prestatorului de servicii se va efectua în baza procedurii proprii.

Referatul de plată în regim de urgență pentru achiziționarea de bunuri și servicii necesare evenimentului, menționate în referatul de aprobare a evenimentului/proiectului și care implică doar cheltuieli cu numerar. În cadrul acestuia se completează informațiile menționate și solicită eliberarea în regim de urgență a sumelor necesare.

După eliberarea sumei solicitate din casierie, se achiziționează produsele/serviciile necesare evenimentului, estimate în referatul mai sus menționat.

Atunci când cheltuielile ocazionate de achiziționarea de bunuri și servicii necesare evenimentului nu au fost cuprinse în previziunile de plăți pentru perioada respectivă, se va redacta un referat de aprobare a organizării evenimentului și a bugetului aferent care va fi supus aprobării conducerii instituției, iar sumele cheltuite în conformitate cu referatul aprobat vor fi decontate ulterior organizării evenimentului, printr-un referat de plată în regim de urgență. În nicio situație nu vor fi angajate alte categorii de cheltuieli în afara celor menționate în decizia interna și nu vor fi depășite limitele maxime de cheltuieli stabilite prin această decizie.

Pregătirea detaliilor logistice ale evenimentului extern internațional

În funcție de numărul estimat de participanți la evenimentul respectiv, stabilit fie prin documentul inițiator fie prin discuții ulterioare pe baza obiectivelor urmărite, echipa de proiect desemnată stabilește necesarul de materiale promoționale (mape, pixuri, carnețele, ecusoane, etc). Înainte de debutul evenimentului experții responsabili cu acest eveniment, transmit un referat de eliberare din magazie cu necesarul stabilit de materiale promoționale, dintre cele disponibile în acel moment, urmând să fie furnizate în timp util. De asemenea, se solicită detaliile agendei de la departamentele implicate.

Organizarea conținutului evenimentului, coordonarea prezentărilor și stabilirea agendei se realizează de către:

– echipa de proiect responsabilă;

– departamentul care a solicitat organizarea evenimentului în colaborare cu echipa de proiect responsabilă;

– organismul internațional sub egida căruia se organizează evenimentul;

Identificarea publicului țintă, redactarea invitației oficiale, crearea documentelor care cuprind informații logistice utile participanților la eveniment (cuprind locul de desfășurare al evenimentului, opțiuni de cazare, informații și opțiuni de transport public sau privat, informații referitoare la moneda oficială, schimbul valutar, etc) și transmiterea acestor documente către publicul țintă, centralizarea confirmărilor de participare, organizarea conținutului mapelor necesare și a materialelor promoționale se realizează de către:

– echipa de proiect responsabilă;

– departamentul care a solicitat organizarea.

În cazul în care evenimentul se desfășoară într-o locație diferită de sediile FORTUNA EVENIMENTE, experții transmit prestatorilor selectați sau nominalizați toate detaliile logistice stabilite necesare pentru buna desfășurare a evenimentului (aranjamentul final al sălii, necesarul de echipamente tehnice, dacă diferă de cel solicitat inițial și poziționarea acestor echipamente, detalii legate de amenajarea prezidiului, a pupitrului, a spațiului destinat protocolului, numărul final de participanți, perioada de desfășurare, etc).

De asemenea, echipa de proiect responsabilă cu organizarea solicită resursele umane și tehnice necesare pentru a fi utilizate pe întreaga desfășurare a evenimentului, dacă acest lucru este necesar.

Cu o zi înainte de desfășurarea evenimentului personalul verifică amenajarea spațiului de către prestatorul selectat, existența și funcționalitatea echipamentelor ce vor fi utilizate, ia legătura cu persoana de contact dedicată din partea acestora, care are misiunea de a fi prezentă și de a oferi asistență pe întreg parcursul desfășurării evenimentului.

În cazul în care evenimentul are loc în unul din sediile FORTUNA EVENIMENTE, cu o zi înainte de debutul evenimentului, membrii echipei de proiect responsabili cu organizarea acestuia, amenajează sala în care va avea loc evenimentul în aranjament teatru/birou de lucru/masă rotundă, etc, conform solicitărilor primite, asigurând totodată, funcționalitatea echipamentelor utilizate, disponibilitatea materialelor și a protocolului.

Desfășurarea evenimentului extern internațional

Primirea participanților la eveniment se realizează de către:

– personalul FORTUNA EVENIMENTE;

– departamentul care a solicitat organizarea evenimentului;

Pe întreaga perioadă de desfășurare a evenimentului, experții monitorizează activitățile de natură logistică ce se desfășoară și se asigură, cu sprijinul persoanei desemnate de către furnizor (dacă este cazul) de funcționalitatea echipamentelor utilizate.

De asemenea, echipa de proiect desemnată asigură respectarea programului stabilit și comunică în timp util furnizorului orice modificare pentru a putea fi operată de către acesta.

Închiderea evenimentului extern internațional, decontarea și plata cheltuielilor

La sfârșitul evenimentului, personalul împreună cu inițiatorii evenimentului, colectează de la participanți formularele de evaluare în vederea analizării acestora (acolo unde s-a stabilit că se va utiliza un astfel de formular).

De asemenea, experții au responsabilitatea de a prelua facturile și anexele la facturi de la operatorii economici, în vederea transmiterii lor pentru întocmirea ordonanțării de plată, dar și de a verifica conformitatea facturilor cu bunurile livrate sau serviciile prestate, cu respectarea prevederilor deciziei interne cu privire la certificarea realității, regularității și legalității și acordarea vizei “Bun de plată”, în vigoare la momentul respectiv.

Avansurile în numerar primite de către experți sunt justificate de titularii de avans în baza documentelor justificative eliberate de operatorii economici sau persoane fizice autorizate, respectiv: facturi, chitanțe, bonuri fiscale emise de casele de marcat, întocmind astfel Decontul de cheltuieli.

Se atașează atât la decontul de cheltuieli – aferent plăților efectuate cu numerar, cât și la facturile a căror plată se efectuează prin OP, Procesul verbal împreună cu lista participanților la eveniment, pentru care s-au achiziționat produsele/serviciile solicitate.

Procesul verbal atestă faptul că produsele achiziționate/serviciile furnizate au fost livrate/prestate conform facturilor/comenzilor/contractelor, dacă acestea au existat și au fost utilizate în scopul aprobat.

Lista participanților la eveniment se întocmește împreună cu inițiatorul evenimentului, care are responsabilitatea de a crea o baza de date cu participanții la eveniment.

O copie a documentelor justificative eliberate de operatorii economici sau persoane fizice autorizate, respectiv: facturi, chitanțe, bonuri fiscale emise de casele de marcat pe baza cărora s-au efectuat deconturile sau plățile cu ordine de plată, alături de o copie a listelor de participanți atașate la aceste deconturi sunt păstrate de către echipa de proiect responsabilă.

La sfârșitul fiecărui eveniment extern, se redactează o situație finală a cheltuielilor în cadrul căruia se specifică cheltuielile estimate inițial și aprobate de către conducerea FORTUNA EVENIMENTE și cheltuielile efective, pentru fiecare categorie de cheltuieli în parte.

* *

*

Foarte rar un proiect este realizat întocmai așa cum a fost gândit inițial. Condițiile-cadru se pot schimba. Sunt specificate conținuturile, apoi este necesară realizarea unui rebreifing. Însă, chiar și atunci când un concept este de fapt bun în principiu, dar în detaliu este încă departe de sarcina stabilită, va trebui să se facă un rebriefing, în vederea obținerii unui rezultat mulțumitor la pasul următor. Evenimentele sunt organizate pentru oameni, drept urmare nu trebuie uitate elementele cheie, și anume: participanții, numărul lor, proveniența, scopul și motivul pentru care aceștia participă la eveniment și nu în ultimul rând domeniul de activitate de care aparțin.

CAPITOLUL 4

OPORTUNITĂȚI ȘI STRATEGII DE DEZVOLTARE ALE FORTUNA EVENIMENTE