Organizarea Evenimentelor de Bussiness

=== 15c64658299aec916784e43fe8b049efd4484a60_671630_1 ===

Capitolul 1. Abordarea conceptuală a evenimentelor de business

1.1. Definirea evenimentelor de marketing

Comunicarea de marketing reprezintă un concept relativ nou, apărut în ultimele decenii ale secolului al XX-lea, ca o consecință a evoluției spectaculoase pe care marketingul a întâlnit-o în această perioadă.

Noutatea conceptului, ca caracter extrem de complex al rapoartelor stabilite în cadrul sistemului de comunicare de marketing, a făcut posibil până acum faptul că nu sa ajuns la un consens de opinii, specialiștii au puncte de vedere diferite cu privire la conținutul său.

Din punct de vedere etimologic, substantivul "comunicare" derivă din cuvântul latin "comunicatio", care înseamnă împărtășire, conversație; de asemenea, verbul de a comunica derivă din cuvântul latin "comunico", adică să facă comun, să împartă cu cineva, să fie în legătură cu.

Prin urmare, comunicarea – definită în Dicționarul explicativ românesc (DEX) ca acțiune de comunicare a rezultatelor sale – reprezintă abordarea de a face ceva comun, de a împărtăși idei, gânduri, informații, atitudini. Aceasta presupune că transmițătorul și receptorul mesajului trebuie să se găsească pe un teren comun, astfel încât între ele să se stabilească o conexiune reală, cu dublă sens. Eficiența comunicării este condiționată de înțelegerea mesajului transmis și de adoptarea de către receptor a atitudinii dorite de către transmițător ca răspuns la mesaj.

Congruent la Dicționarul explicativ românesc (DEX) – evenimentele sunt întâmplări importante, acte de mare importanță. Dicționarul comunicării integrate de marketing definește evenimentul mediatic – ca fiind tipul de eveniment în care inițiativa de comunicare aparține relațiilor publice care recurg în principal la publicitate, inclusiv aici posibilitățile de a face fotografii, de a filma; și evenimentul de presă – acțiune menită să creeze oportunități de fotografiere a obiectului întâlnirii.

Glosarul terminologiei M.I.C.E. definește evenimentul ca fiind "(a) partea (porțile) unei întâlniri", "o componentă a unei întâlniri" și "întâlnirea" ca "un termen general indicând apropierea unui număr de persoane într-un singur loc, să desfășoare o anumită activitate.

Poate fi o bază adhoc sau în conformitate cu un model stabilit "," un termen general care indică adunarea unui număr de persoane într-un singur loc, pentru a realiza și a finaliza o activitate specifică. Poate fi adhoc sau planificat, "Prin urmare, termenul englez" meeting "este folosit într-un sens generic ca cuvântul românesc" event".

Ca o concluzie pot spune că evenimentele de marketing pot fi definite ca un modul prin care diferite organizații guvernamentale, non-guvernamentale, profit și nonprofit pot utiliza comunicarea prin eveniment pentru a transmite un mesaj către publicul extern, reprezentat de acționari, dar și publicul intern, reprezentat de angajați.

1.2. Campania de marketing pentru evenimente

Evenimentele au evoluat și s-au dezvoltat odată cu dezvoltarea omenirii. Astfel, evenimentele pot face parte din mediul economico-social-cultural, de afaceri, parte a sectorului terțiar.

Evenimentele pot fi descrise ca servicii non-standard în care cunoștințele, comportamentul și angajamentul față de astfel de furnizori de servicii sunt cruciale. Satisfacția participanților la un eveniment constă într-o interacțiune complexă a clienților, locul evenimentului, designul, fluxul sistemului de management, voluntarii, personalul, care fac evaluarea calității o sarcină complexă, rolul și locul în sistemul de management al organizațiilor.

Organizațiile ar trebui să ia în considerare tipurile de clienți cărora le adresează cu evenimente noi, astfel încât trebuie să dezvolte noi evenimente sau să le diversifice pe cele reale. Pentru a oferi instrumente viabile s-au desfășurat două cercetări cantitative, prima cercetare cantitativă a fost desfășurată între organizațiile care comunică cu părțile interesate prin evenimente, al doilea în rândul participanților, indiferent de tipul evenimentului. Rezultatele obținute au permis, pe de o parte, ca propunerea de instrumente în managementul marketingului evenimentelor să fie aplicată în anumite evenimente.

Gestiunea evenimentelor este proiectarea și coordonarea unui eveniment. Managementul aplicării evenimentelor se poate realiza cu ajutorul unui cadru de management pentru identificarea și diseminarea celor cinci etape ale evoluției unui eveniment, și anume:

I. Decizie – inițiază procesul și determină dacă evenimentul se va face sau nu în cele din urmă;

II. Rezultatul este decizia de a face evenimentul, de a amâna sau anula acest eveniment;

III. Planificare detaliată;

IV. Implementarea care se realizează prin monitorizarea progresului, stabilirea procedurilor pentru

neprevăzute și așteptate, în timpul și după eveniment;

V. Evaluarea este mai mult decât necesară pentru a învăța din experiență cum ar putea fi făcut evenimentul mai bine.

1.3. Apariția și evoluția evenimentelor

Se poate spune pe o bună dreptate că evenimentele au apărut în același timp cu formarea triburilor și chiar dacă se pregăteau să vâneze, să lupte, să sărbătorească diferite ocazii, au evoluat și s-au extins împreună cu omenirea.

În ceea ce privește comunicarea publică pe care o avem în calitate de puncte de referință istorice din vremurile Greciei și Romei antice, când evenimentele sportive și culturale au fost folosite în scopuri politice, la care au asistat peste 50 de mii de oameni la Colosseum și 250 mii la Circus Maximus produsul fiind oferirea de amuzament masei de oameni, dar obiectivul a fost acela de a atrage voturile și simpatia poporului.

Deci împărații romani au oferit mulțimii "panem et circenses", îmbunătățind nevoia ludică la rangul de nevoi primare; cu o veche tradiție de 2000 de ani în China, festivalul Dragon Boat, care comemorează poetul și ministrul statului Chu, din prima dinastie feudală din China, Qu Yuan (340-278 î.Hr.), dar reprezintă în același timp o șansă pentru poporul chinez de a alunga bolile și de a-și întări trupurile, este sărbătorită în fiecare an în a cincea zi a lunii a cincea și a rămas chiar în zilele noastre unul dintre cele mai importante festivaluri.

Cursele reprezintă cele mai interesante părți ale festivalului, bărcile au fost pictate în culori vii și se numesc bărci de dragon deoarece partea din față și partea din spate au forma unui dragon tradițional chinezesc.

Festivalul este sărbătorit în China, Hong Kong, Macao, Taiwan, dar și în unele minorități din China stabilite în Japonia, Marea Britanie și Vietnam, care continuă această tradiție, în ultimii 25 de ani cursele cu barca dragon au fost adoptate și în țări din Europa, America de Nord, Australia sau Africa devenind astfel un sport internațional extrem de popular, numărul celor care ajută la acest festival ajungând adesea la 50 de ani 977 milioane de oameni.

În ceea ce privește târgurile, conferințele, pozițiile expoziționale, rolul vital a fost jucat de asociațiile comerciale și meșteșugari, care au furnizat structurile care au condus la astfel de evenimente. Se poate afirma că aceste organizații au contribuit la evoluția târgurilor, conferințelor și expozițiilor. Chiar și din Evul Mediu și din sistemul de ocupare a forței de muncă din Europa, asociațiile au dat oamenilor un motiv să vină împreună cu interese și scopuri comune.

Sociologul Ferdinand Tonnies a descris societatea preindustrială numită Gemeinschaft – comunitate, ca fiind un tip de organizație în care oamenii au fost conectați printr-o serie de factori de unitate socială, cum ar fi relațiile, tradițiile sau prietenia relativă. Cu alte cuvinte, asociațiile sunt incubatoare pentru orice tip de evenimente, servind la nenumăratele scopuri pentru care există asociații.

Evenimentele de marketing au fost transformate dintr-o organizație ad-hoc într-o disciplină științifică pe care depinde însăși existența asociației. Comunitatea asociației a ghidat alte tipuri de evenimente inovatoare și creative pentru a atrage participanții și recunoașterea de la public.

Ședințe corporative, sărbători civile, sărbători religioase, reuniuni, evenimente sportive, bile de colectare a fondurilor, simpozioane științifice și tehnice, lansarea unor noi produse, servicii, parade, premii și mese oficiale – toate au beneficiat de principiile marketingului.

1.4. Procesul de gestionare al evenimentelor

Alți specialiști consideră că procesul de management al marketingului evenimentelor este un complex încrucișat al fluxurilor de procese de management cu funcții de management și marketing. Așa cum este arătat, unitățile funcționale – grupate pe subiecte, formează țesătura pentru a produce un eveniment. Procesele sunt interconectate cu funcțiile de gestionare pentru fiecare eveniment, cu firul evaluării finalizând orice eveniment, care va continua să conducă cercetarea pentru un alt eveniment.

Acest proces începe cu cercetarea, continuă cu planificarea evenimentului, organizarea și punerea în aplicare, desfășurarea operațiunilor de control astfel încât la sfârșitul evenimentului să efectueze evaluarea și ca ciclul să fie repetat făcând o nouă cercetare. Toate departamentele din administrație, operațiuni, marketing și managementul riscului și nu numai, sunt implicate într-o chestiune mai mare sau mai mică de îndeplinire a sarcinilor.

Întrucât toți aceștia au întâlnit diferite probleme în stabilirea unui eveniment și pot veni cu diferite soluții sau propuneri. În mod constant reunirea diferitelor discipline creative în noi domenii de experiență transformă orice eveniment într-o experiență unică. În funcție de disciplinele creative combinate, și nu numai ca managementul și marketingul, fiecare eveniment reprezintă o lucrare independentă.

Fiecare eveniment prezintă riscuri; primul pas în gestionarea acestor riscuri implică examinarea tuturor domeniilor din evenimentul organizat. Pentru a determina unde pot apărea pierderile. Acest examen nu se limitează la aspecte legate de siguranță, dar poate asigura că evenimentul se desfășoară în cel mai sigur mod posibil și dacă se întâmplă ceva nefericit ca pierderea să nu afecteze în continuare organizația fie din punct de vedere financiar, fie prin publicitate adversă. Există patru zone generale de pierderi asociate evenimentelor:

• Personal

• Proprietate

• Venituri

• Răspundere

Examinând toate zonele în care ar putea apărea pierderi, putem identifica unde este posibil să se ia o asigurare suplimentară.

Când se combină impresii senzoriale diferite, receptorii sunt luați în alte lumi, factorii și factorii de identificare ai experienței evenimentului nu pot fi depășiți cu greu. Puterea lor enormă de atracție, combinată cu emoții profunde, determină evenimentele armonioase să devină aspecte importante ale comunicării de marketing. Ele creează loialitatea clienților și sporesc sentimentul de grup, sau "noi", membri ai unei echipe.

Creșterea implicării clienților comerciali și creșterea numărului de evenimente ilustrează importanța lor semnificativă în publicitate. Destul de recent, a început o preocupare pentru studiu și definiție ca o disciplină independentă a Event Marketing.

Organizarea unui eveniment încorporează multe discipline (ca domeniu interdisciplinar), dar putem spune că pentru o bună dezvoltare și implementare a unui eveniment care își atinge obiectivele, trebuie să combinăm cel puțin două subiecte (fără de care evenimentul nu ar exista ), și sunt marketing și management.

Marketingul evenimentelor

A fost încercată o abordare generală a acestui vast domeniu reprezentat de Event Marketing, care se adresează clienților și partenerilor de afaceri ai organizației, precum și angajaților săi, într-un cuvânt, părților interesate.

În urma celor două cercetări efectuate, a fost urmărită, pe de o parte, stabilirea celor mai multe tipuri de evenimente folosite, care se adresează părților interesate și măsura în care acestea externalizează sau se mută către alte companii pentru implementarea efectivă a acestor evenimente și, pe de altă parte, opinia angajaților cu privire la eficacitatea evenimentelor și, de asemenea, la propuneri, pentru a deveni cu adevărat evenimente de marketing perfecte, în termeni de participanți.

Prin urmare, pot fi trase concluzii cu privire la modul în care evenimentele pot fi utilizate și cum ar trebui să se desfășoare acestea, în funcție de publicul pe care îl abordează și pentru a beneficia pe deplin de avantajele utilizării marketingului evenimentelor în cadrul organizației, următoarele aspecte, în funcție de părțile interesate la care se adresează evenimentul.

Pentru evenimentele care vizează clienții și alți parteneri de afaceri: evenimentele trebuie să fie cât mai interactive și mai atractive, depinzând în mare măsură de caracteristici și tipul evenimentului; la finalul evenimentului, să ofere participanților cadouri promoționale, astfel încât aceștia să fie mândri că au participat la eveniment, oferind reduceri și stimulente pentru cei care doresc să cumpere produse / servicii, să ofere probe în cadrul evenimentului, să declare premiu, realizări în cazul premiilor cu concursuri sau tombole cu premii consistente; programul să fie mai flexibil, să se adapteze la necesitățile și restricțiile publicului țintă, evenimentul să aibă loc în cursul săptămânii, seara sau în week-end; să promoveze evenimentul să fie cât mai intens posibil și să folosească canalele de comunicare pentru a ajunge la publicul țintă cu mesajul evenimentului. Utilizarea marketingului direct și comunicarea programului și a modului de progres. Să comunice atractivitatea evenimentelor prin expunerea beneficiilor pe care le vor avea participanții; Să sponsorizeze evenimentele cu o cauză socială, nobilă, acestea să fie convingătoare și reale, să existe o mai mare transparență a ceea ce reprezintă circuitul ajutorului financiar sau material oferit de participanți, și anume că va ajunge la oamenii care au nevoie într-adevăr de că sprijinul.

În ceea ce privește organizarea evenimentelor care se adresează clienților și altor parteneri de afaceri, organizația implică: locații accesibile, cu spații de parcare suficiente, spații mari, o mai mare atenție la detalii, oferind hărți de prezentare tuturor participanților; Idei inovatoare și interesante, abordând teme mai largi și mai complexe, cu un grad ridicat de noutate; Respectarea programului și începutul și sfârșitul exact.

Timpul strict al sesiunilor de prezentare, fără excepție; Meniul pentru a ține cont și de nevoile tuturor participanților vegetarieni Cel mai bun sistem de sunet posibil, muzică plăcută, difuzoare mai pregătite; Utilizarea traducătorilor, deoarece nu fiecare participant poate cunoaște limba vorbită în străinătate; Evenimentele trebuie să fie cât mai concise posibil și să fie transmise doar cele mai importante informații despre ultimul minut despre domeniul specificat; Oaspeții să fie oameni de succes, cel puțin în anumite domenii, fie din străinătate, fie din cele naționale, precum și informațiile de contact ale vorbitorilor pentru o colaborare ulterioară sau pentru explicarea unor probleme; Evenimentele trebuie să fie unice, pentru a atrage atenția participanților, dar și pentru a avea o abordare directă, iar mesajul să fie unul simplu; Crearea unui mediu adecvat pentru dezvoltarea rețelei, prin organizarea unor sesiuni între participanți pentru a face schimb de experiență.

Pentru evenimentele adresate angajaților: angajații să fie implicați și nu considerați doar spectatori, un accent pe care trebuie să-l punem în practică relații, o bună comunicare între conducere și angajați; stimulente financiare care trebuie oferite angajaților, evenimente care să fie gratuite pentru angajați, cadouri promoționale care vor fi oferite, premii de tombolă care vor fi organizate, diplome de participare; evenimentul adresat angajaților care va avea loc în timpul programului de lucru sau programul de lucru înainte și după ce evenimentul va fi redus sau că o anumită zi va fi oprită; personalul care urmează să fie anunțat în prealabil cu privire la: locația, lungimea și programul; invitații pentru a fi personalizate, dacă sunt trimise prin Intranet; reducerea birocrației ar trebui să fie încercată în cadrul organizației și a utilizării impozitării și obiecte inofensive pentru mediul natural.

În ceea ce privește organizarea de evenimente care se adresează angajaților, ar trebui să ia în considerare următoarele aspecte:

Alegerea locației în zonele turistice atunci când este posibil, în funcție de buget și de eveniment chestionare.

Crearea unor relații mai puternice cu participanții și a informațiilor care trebuie prezentate în mod diferit în funcție de participanți.

Crearea unei atmosfere mai puțin formale, în care angajații nu au constrângeri cu privire la liderii lor.

Activități diferite și interesante, noi idei și locuri atractive.

Implicarea unui număr mare de persoane din cadrul organizației pentru buna desfășurare a evenimentului care le este adresat.

Meniu pentru a lua în considerare și nevoile tuturor participanților vegetarieni și persoane.

Găsirea unui punct de echilibru între cantitatea și calitatea informațiilor și, de asemenea, timpul alocat transmisiei.

Asigurarea că există suficiente suporturi fizice pentru toți angajații care participă la eveniment.

Conformitatea calendarului stabilit și acest lucru trebuie să fie clar stabilit și comunicat.

Activitățile care au loc la unele evenimente, cum ar fi teambuilding-urile și instruirile adresate angajaților, ar trebui să fie aplicabile, atractive și mai puțin teoretice.

Un mediu adecvat care urmează să fie creat pentru dezvoltarea rețelelor și socializarea între angajați.

Reuniuni care vor fi organizate atât pentru instruire, cât și pentru teambuilding.

Evenimentele adresate angajaților care urmează să fie organizate mai des și discuțiile care vor avea loc cu angajații înainte, pe care o apreciază mai mult, acestea fiind mai concise și lipite de acest punct; este de la sine înțeles că timpul liber este considerat prețios pentru toată lumea, în special pentru timpul personal și fiecare dorește să-l petreacă în felul său și într-un mod plăcut.

Nu există nici o îndoială că succesul unui eveniment depinde de eficiența managementului marketingului evenimentelor. Prin urmare, este esențial ca managerii de marketing să ofere suficient timp și energie pentru planificarea viitoare, iar realizarea managementului de marketing este manifestarea evenimentului.

Strategia de marketing a procesului de planificare este, în esență, proactivă, în sensul că definește și formează viitorul organizației și răspunde la schimbările tehnologice, condițiile de mediu și răspunde nevoilor clienților, precum și părților interesate.

1.5. Scopul evenimentelor

Există puncte puternice și slabe ale comunicării prin evenimente:

• printre punctele forte pe care le putem număra: circulația mesajelor către alte segmente de piață, pe lângă clienții obișnuiți precum liderii de opinie, fiind mai credibili decât comunicarea prin publicitate tradițională, având costuri mult mai mici;

• – și ca puncte slabe, putem sublinia absența controlului asupra modului în care va fi acoperită media evenimentului specific și este cu adevărat dificil de măsurat impactul acestuia.

Fie că vorbim despre o conferință, un acord, un banchet, lansarea / relansarea unui produs / serviciu, o expoziție, un târg, întâlniri sau diverse ocazii, există trei elemente esențiale pentru succesul oricărui eveniment:

Divertisment – distracția este, astăzi, disponibilă peste tot în societatea noastră. Cu câțiva ani în urmă, oamenii trebuiau să depună eforturi mari pentru a participa la competiții sportive, pentru a merge la teatre, cinematograf, să plece acasă pentru a putea participa la acest eveniment. Dar acum ei s-au săturat de metodele de divertisment convențional pe care le dețin în casele lor, cum ar fi: televiziune, internet, radio. Pentru a fi de succes, evenimentul pe care doriți să îl promovați trebuie să fie diferit, unic și trebuie să se adreseze în special segmentului țintă, astfel încât acei oameni să fie hotărâți să-și părăsească casele.

Excitare – încântare, ar putea părea intangibilă, dar este reală, fiind un element cheie pentru un eveniment de neuitat. Distracția poate fi generată de principalul element de atracție al acelui eveniment specific: faimoasa muzică, petrecerea fabuloasă. Mulți comercianți pierd ocazia de a promite încântarea pentru acel eveniment specific, pentru promovarea sa. Distracția ar putea însemna lansarea unui nou brand și a unui logo la un târg de vânzare sau la aniversarea unei companii.

Întreprindere – întreprinzător, fiind definită de Dicționarul Unbridged al Websterului ca persoană care este "pregătită să-și asume riscuri sau să încerce ceva unic, să aibă energie și inițiativă".

1.6. Locul și rolul evenimentelor de afaceri

Având în vedere faptul că volumul de publicitate a coincis cu o scădere a eficienței sale și toate studiile privind eficiența publicității au ajuns la aceeași concluzie: cu existența unei cantități mai mari de publicitate într-un anumit mediu, avem o creștere a ineficienței în fiecare anunț.

Studiile arată că nu numai volumul publicității a crescut, ci și costurile publicitare, care au crescut mai repede. Sa constatat că un volum mare reduce eficacitatea, iar creșterea costurilor reduce eficiența publicității. Publicitatea este percepută ca fiind ceva impus de potențialul cumpărător, în comparație cu acțiunile de relații publice care sunt mult mai credibile și mai puțin costisitoare, putând ajunge cu ușurință în fața publicului vizat, astfel încât brandurile să poată fi construite.

Evenimentele reprezintă o secțiune a Relațiilor Publice, fiind una dintre modalitățile prin care o organizație de profit sau non-profit poate comunica în special cu părțile interesate și, în general, cu publicul deschis. Relațiile cu publicul sunt esențiale în lumea complexă din zilele noastre pentru a facilita comunicarea și acordul. Acestea implică cercetare, analize, adopții politice, programare, comunicare și feedback de la o categorie publică diversă. Pentru relațiile cu publicul sunt date următoarele definiții, cele mai utilizate fiind subliniate mai jos:

Un eveniment poate fi transformat într-un mediu de comunicare numai în proporția în care acesta este exploatat de organizație în scopuri promoționale. În mediul intern sau extern al oricărei organizații, există multe oportunități pe care managerii de marketing trebuie să le cunoască în consecință pentru a-și respecta obiectivele în concordanță cu strategia globală de marketing, instrument.

În ceea ce privește realizarea obiectivelor comunicării, organizația se poate orienta spre folosirea evenimentului promoțional, având posibilitatea de a alege, între multiplele alternative pe care le oferă tehnica, cel sau cele care sunt cel mai bine integrate în strategia sa de comunicare.

Practic, eforturile de această natură pot fi evidențiate fie în sensul exploatării evenimentelor existente, fie în scopul creării unor evenimente speciale, unde avantajul constă în faptul că evenimentul creat reprezintă un suport perfect adaptat obiectivelor de comunicare, capabil să transmită cele mai bune condiții ale mesajului dorit țintelor vizate, în același timp, caracterul unic al evenimentului recunoaște originalitatea, mărind astfel impactul public.

Audiența evenimentului trebuie să facă parte din segmentul de piață al acelei mărci specifice. Evenimentul trebuie să posede în imaginea dorită și, de asemenea, trebuie să fie capabilă să creeze efectele dorite în segmentul de piață. Un eveniment "ideal" este cel care:

a) Audiența sa este formată de segmentul de piață căruia i se adresează organizația

b) generează o atenție favorabilă

c) este unic, dar nu este sponsorizat de multe alte organizații, astfel încât imaginea companiei ar putea fi una distinctivă, de multe ori organizațiile care au o putere financiară preferă să fie principalul sponsor al evenimentului

d) care susține activitățile de marketing ale organizației și ale mărcii

e) care reflectă sau mărește imaginea organizației și a mărcii

În ceea ce privește procesul de comunicare cu ajutorul evenimentelor, se poate observa următoarea formulă. În general, organizațiile care doresc să comunice prin eveniment urmaresc realizarea următoarelor obiective:

1. Identificarea cu un segment de piață: clienții fiind segmentați din punct de vedere geografic, din punct de vedere demografic, psihologic sau comportamental, în funcție de eveniment.

2. Creșterea renumei unei companii sau a unei mărci: patronajul evenimentelor care oferă posibilitatea expunerii în ceea ce implică marca sau organizația.

3. Crearea sau consolidarea percepției clienților cu privire la o marcă, dar și extinderea dimensiunilor imaginii organizației: îmbunătățirea percepțiilor că organizația este plăcută și impresionantă.

4. Să se implice în problemele sociale ale comunității și ale țării în care organizația își desfășoară activitatea, prin organizarea de bile pentru strângerea de fonduri.

5. Să înveselească clienții importanți și să plătească salariaților, prin organizarea de evenimente, ca părți în care angajații ar trebui să primească diferite premii constând în produse sau servicii.

6. Pentru a permite folosirea oportunităților de merchandising și promovare atunci când are loc un eveniment.

Lumea evenimentelor este distinctivă datorită diversității sale și particularităților sale. În lumea contemporană, perspectiva asupra evenimentelor este diferită decât înainte, festivalurile devin mai puțin legate de scopurile religioase și mai mult moda și preferințele sociale. Mai mult, capacitatea de atragere a fluxurilor turistice în zonele defavorizate îi oferă un loc foarte important în strategiile locale, regionale și chiar naționale de dezvoltare. Se pare că evenimentele sunt cele mai interesante fenomene turistice, cu o creștere calitativă și economică recentă.

În România, industria de evenimente poate fi considerată o activitate destul de nouă, în special strict legată de turismul complex. În prezent se dezvoltă fără o preocupare evidentă în ceea ce privește integrarea evenimentului și turismului sau calitatea managementului.

Evenimentele devin o parte integrantă și majoră a strategiilor de dezvoltare și marketing ale turismului. Turismul de evenimente ar putea fi folosit pentru a descrie acest fenomen și acest lucru ar putea fi definit ca "dezvoltarea, planificarea, comercializarea și organizarea sistematică a evenimentelor ca atracții turistice".

Obiectivele turismului de evenimente ar putea fi:

• Pentru a crea o imagine favorabilă pentru o destinație;

• extinderea sezonului turistic tradițional;

• Să răspândească cererea turistică mai uniform printr-o zonă;

• atragerea vizitatorilor străini și autohoni

Evenimentele speciale reprezintă o modalitate dovedită de a atrage atenția turiștilor asupra atracțiilor pe care o comunitate le oferă, oferind în același timp o experiență plăcută pentru locuitorii din zonă.

Dincolo de turism, evenimentele sunt gestionate pentru construirea imaginii teritoriului, dezvoltarea brandului, obiectivele de poziționare. Acestea vizează media, potențialii turiști, dar și investitorii și potențialii parteneri de afaceri.

Ca orice altă piață, piața evenimentelor turistice este influențată de factori externi, care pot avea un impact mai mare sau mai mic asupra acestui tip de dezvoltare a turismului. Pentru a analiza mediul macroeconomic al acestor piețe, analiza STEP este un instrument care poate evidenția influența factorilor socio-culturali, tehnologici, economici și politici asupra evenimentelor turistice.

În cartea sa, Festivaluri și Managementul evenimentelor speciale, Johnny Allen a sintetizat efectele factorilor socio-culturali, de mediu, politici, turism și mediu economic ca impact asupra evenimentelor:

Factori socio-culturali

Evenimentele au un impact direct asupra comunităților gazdă, creând o afiliere socială la o societate activă, o cultură deschisă noii, pentru a primi turiști. În cazul unui eveniment de o scară națională și mai ales internațională, acest tip de turism poate avea efectul mândriei naționale și împărtășește tradițiile și obiceiurile, cultura unei regiuni.

Evenimentele au puterea, proprietatea (difuzate în turism) pentru a aduce împreună mai multe culturi, pentru a face schimb de experiențe culturale și științifice, aducând noi oportunități, deschizând bariere sau porți deschideți noi afaceri, obligați parteneriatele și așa mai departe.

Evenimentele și evenimentele turistice pot fi văzute ca o amenințare la adresa anumitor obiceiuri și tradiții ale localnicilor, deoarece acestea pot fi pierdute sau pot pierde importanța lor în comunitate.

Evenimentele pot marca evenimente speciale și viața comunității și "Ziua Recoltei" sau Zilele orașului. Evenimentele locale au puterea și rolul de a crea oportunitatea de a face pe cei care fac parte din comunitate să se simtă mai relaxați, dar și să restabilească tradițiile locale în viața localnicii, creând un sentiment de afiliere la o anumită cultură și comunitate.

Evenimentele fac parte din viața personală a fiecărui individ și sunt, de asemenea, susceptibile de a avea un impact asupra comunității locale prin aducerea de venituri în industria ospitalității.

Factori ecologici

Întâlnirea de astăzi și planificatorii evenimentului învață că practicile ecologice nu numai că reduc la minimum deșeurile, ci și că îmbunătățesc experiența întregului eveniment. Pionierii evenimentului verde privesc atât inventivitatea preindustrială – cum ar fi aprovizionarea cu produse alimentare locale și ecologice, cât și tehnologia postindustrială, utilizarea internetului și a energiei regenerabile pentru a reduce transportul și utilizarea energiei.

Pionierii Green Event sunt, de asemenea, inspirați de teoriile moderne ale dezvoltării durabile, ecoturismului, comerțului echitabil, responsabilității sociale corporatiste (CSR) și alinierii ecologice pentru avantaje corporative.

De fapt, evenimentele mai ecologice pot aduce un impact uriaș și spectaculos asupra experienței participanților, complet cu obiectivele, sunetele și alimentele de consumat și mențin un impact redus asupra mediului. Festivalul japonez Fuji Rock, cunoscut anecdotal ca cel mai curat festival de muzică din lume, prezintă anual trupe importante într-un mediu în aer liber imens, care cuprinde zece etape diferite de performanță, vânzători care oferă bucătării locale deosebite, campinguri durabile și alte atracții, spa și masina cu cablu.

De-a lungul procedurilor riguroase, de întreținere responsabilă a terenurilor și de educație a consumatorilor, Festivalul Fuji Rock oferă consumatorilor o experiență de festival cu impact ridicat, ca oricare altul, prin practici durabile care minimizează impactul asupra mediului.

Factori politici

Guvernele sunt adesea pregătite să ofere stimulente generoase de finanțare pentru a atrage evenimente și să aloce mari cheltuieli pentru modernizarea facilităților necesare pentru evenimente.

Pe plan internațional, corporațiile cu evenimente finanțate de guvern sunt pregătite să intre în războaie scumpe de licitație pentru a asigura evenimentele de tip footloose. Se recunoaște că pot exista și alte beneficii percepute de la evenimente, cum ar fi "punerea unui oraș pe hartă", facilitarea rețelelor de afaceri și mândria civică. Aceste aspecte sunt foarte greu de testat sau evaluate. Cu toate acestea, o mare parte din justificarea publică a finanțării evenimentelor pare să se concentreze asupra impactului lor economic pozitiv așteptat.

Factori economici

Factorii economici pot influența și pot fi influențați de turismul evenimentelor și evenimentelor. Factorii economici care pot influența turismul evenimentelor ar putea fi: declinul economic al unei regiuni poate împiedica un eveniment de infuzare internațională să solicite fondurile pentru construirea de infrastructuri, de exemplu Jocurile Olimpice. Mega-evenimentele acționează ca catalizatori pentru renovarea unor orașe și pentru a crea o infrastructură turistică nouă și extinsă.

Turismul de evenimente poate influența economia locală fie pozitiv, fie negativ:

• Pozitiv: venituri prin aducerea la nivel local economia, turiștii și participanții la evenimente, nu numai banii cheltuiți pe bilete pentru evenimente, ci și pe cazare, hrana, suveniruri etc. De asemenea, creează locuri de muncă în diferite domenii, și anume construcții, infrastructură, turism, călătorii etc. turismul, turismul de evenimente poate atenua sezonalitatea, turiștii își pot extinde șederea, crește numărul de vizitatori / numărul de nopți / cheltuieli / turiști, crește rata de ocupare a infrastructurii turistice etc.

• Negativ: cheltuielile pentru eveniment, în cazul în care organizatorii sunt autorități locale: municipalități, prefecturi, guvern, școli, universități etc.

Evenimente speciale sunt acum foarte căutate în multe țări, regiuni și orașe, pe plan internațional. Acestea sunt, în general, văzute ca ducând la creșterea activității economice și crearea de noi locuri de muncă prin creșterea netă a cererii de bunuri și servicii pe care se presupune că le generează.

Găzduirea unui eveniment sportiv major a constituit o parte esențială a strategiilor de dezvoltare economică pentru multe orașe. Pentru a justifica investiția fondurilor publice, promotorii folosesc adesea promisiunea unor efecte economice semnificative legate de evenimente.

Capitolul 2. Planul de marketing

2.1 Analiza pieței (analiza swot)

Planificatorii de întâlniri și promotorii evenimentelor se concentrează adesea pe realizarea cu succes a logisticii ca factor determinant pentru a stabili dacă un eveniment are succes. Înțelegerea faptului dacă un eveniment este cu adevărat un succes sau nu începe cu revizuirea obiectivelor pentru eveniment. Folosind o analiză SWOT care examinează punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările vă va ajuta să vă planificați în mod eficient îndeplinirea obiectivelor.

Dacă este organizat un eveniment corporativ, atunci este necesar ca, ca manager de evenimente, să facă cercetări asupra produselor / serviciilor promovate și vândute de clientul corporativ. Aceste cercetări include următoarele aspecte:

– Cum promovează compania produsele sale

– Cum dorește compania șă-și construiască / imbunatateasca imaginea asociata cu produsul sau (cunoscuta si sub numele de imagine)?

– Care este valoarea de piață și cota de piață a companiei și a produselor sale?

– Cine sunt clienții produsului?

– Care sunt caracteristicile produsului?

– Care sunt avantajele și dezavantajele produsului în comparație cu produsele concurenților?

Toate aceste cercetări vor ajuta ulterior să se realizeze o campanie promoțională pentru evenimentul corporativ. Analiza SWOT este o tehnică de analiză a afacerii pe care organizația o poate realiza pentru fiecare dintre produsele, serviciile și piețele sale atunci când decide cu privire la cel mai bun mod de a obține o creștere viitoare. Procesul implică identificarea punctelor forte și a punctelor slabe ale organizației și a oportunităților și amenințărilor prezente pe piața în care operează. Prima literă a fiecăruia dintre acești patru factori creează acronimul SWOT.

Analiza SWOT

În analiza SWOT:

"S" înseamnă Puncte forte

"W" înseamnă slăbiciuni

"O" înseamnă Oportunități

"T" înseamnă Amenințări

Este un instrument de planificare strategică care este folosit pentru a identifica și analiza punctele tari, punctele slabe, oportunitățile și amenințările implicate în proiectul de planificare a evenimentului. Analiza SWOT se poate face și în organizație.

Puncte forte:

Acestea sunt atributele proiectului / organizației care sunt utile în atingerea obiectivelor proiectului. De exemplu: echipa cu experiență, un nivel ridicat de motivare, un PR excelent, o cotă de piață bună etc.

Este necesară examinarea motivului sau motivele pentru care se organizează un eveniment.

Puncte slabe:

Acestea sunt atributele proiectului / organizației care dăunează atingerii obiectivelor proiectului. De exemplu: îngrijire socială, lipsa de fonduri, echipă de eveniment fără experiență, nivel scăzut de energie, lipsa mass-media și contacte corporative etc.

Oportunități:

Aceștia sunt factorii externi care ajută la realizarea obiectivelor proiectului. De exemplu: concurență redusă, condiții economice favorabile, sprijin din partea autorităților locale, disponibilitatea infrastructurii de ultimă oră etc.

Amenințări:

Aceștia sunt acei factori externi care dăunează atingerii obiectivelor proiectului. De exemplu: concurență înaltă, lipsă de sprijin din partea autorităților locale, vreme rea, infrastructură precară, indisponibilitatea materiei prime etc. Este foarte important să se efectueze analiza SWOT înainte de a elabora un plan de evenimente pentru a dezvolta o strategie maximizează potențialul forțelor și oportunităților proiectului și, în același timp, minimizează impactul deficiențelor și amenințărilor.

Raport de analiză

După efectuarea analizei pieței, a concurenților, a cercetării produselor / serviciilor și a analizei SWOT, trebuie creat un raport care conține detalii despre toate activitățile de cercetare efectuate. Este importantă documentarea activității de cercetare, mai târziu pentru evaluarea evenimentului. Raportul de analiză va ajuta, de asemenea, să se obțină sponsorizarea pentru evenimentul organizat.

Finalizarea unei analize SWOT ajuta ajută la luarea unei decizii cu privire la segmentele de piață vă oferă cele mai bune oportunități de succes și de creștere profitabilă pe parcursul ciclului de viață al produsului.

Analiza SWOT este un instrument popular și versatil, dar implică o mulțime de decizii subiective în fiecare etapă. Ar trebui să fie folosită întotdeauna ca ghid și nu ca prescripție și este un proces iterativ. Nu există un SWOT definitiv pentru o anumită organizație, deoarece punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările depind într-o mare măsură de obiectivul comercial vizat. Acest concept este descris în detaliu mai târziu în această carte electronică.

După este finalizată analiză SWOT, organizația va utiliza un instrument de analiză, cum ar fi Matricea Ansoff, pentru a defini cea mai bună strategie de creștere pentru a atinge obiectivul ales.

Analiza SWOT oferă informații care ajută la sincronizarea resurselor și a capacităților unei organizații cu mediul extern în care operează organizația. Oportunitățile și amenințările sunt considerate a fi factori externi asupra cărora există control.

Importanța definițiilor clare

Înainte de a analiza modul în care analiza SWOT poate fi aplicată organizației, este important să fie clar despre ceea ce înțelegem exact prin termenii Puncte forte, Puncte slabe, Oportunități și Amenințări.

Puncte forte – factori interni care sunt favorabili pentru atingerea obiectivului organizației.

Puncte slabe – factori interni care sunt nefavorabili pentru atingerea obiectivului organizației.

Oportunități-Factori externi favorabili pentru atingerea obiectivului organizației.

Amenințări – factori externi care sunt nefavorabili pentru atingerea obiectivului organizației.

Aceste definiții sunt deschise interpretării și o slăbiciune a tehnicii SWOT este că poate fi extrem de subiectivă. De exemplu, dacă organizația era dependentă de un singur distribuitor mare, atunci acest lucru ar putea fi văzut ca o forță, deoarece ați putea să aduceți produsele dvs. pe piață rapid și eficient. Cu toate acestea, ar putea fi văzută și ca o slăbiciune, deoarece sunteți total dependent de ei pentru a face acest lucru.

2.2 Promovarea evnimentelor

Marketingul este foarte important atunci când vine vorba de evenimente. Pentru a găzdui cu succes un eveniment, managerii de evenimente trebuie să se asigure că îndeplinesc obiectivul vizat al evenimentului. Obiectivul este îndeplinit numai atunci când vor exista suficienți consumatori care participă la acesta. Pentru ca acest lucru să se întâmple, managerul evenimentului trebuie să folosească diferite tehnici de marketing pentru a atrage un număr maxim de vizitatori. Aceste tehnici sunt publicitate, promoții, cascadorii de publicitate, relații publice și media.

Pentru început, un plan de marketing are nevoie inițial de o cercetare pe piața țintă a evenimentului. Cercetarea ar trebui să găsească informații despre diverse activități de marketing care pot fi utilizate pentru planificarea unui eveniment cu succes. În timpul procesului de planificare a marketingului, managerii de evenimente ar trebui să știe ce tip de cerere este pe piață.

Apoi, în conformitate cu acestea, aceștia ar trebui să selecteze segmentele de piață țintă corespunzătoare. Activitatea promoțională pentru eveniment este un alt factor important care determină succesul evenimentului. Ar trebui să ajungă la audiența țintă maximă și să genereze cele mai mari venituri posibile. Activitățile promoționale depind de tipul și locul desfășurării evenimentului. Poate fi anunțată cu ajutorul televizorului, radioului, post- e-mail, rețele sociale etc.

Dacă este posibil, este bine existe un mesaj promoțional care să fie atrăgător și să spună exact despre ce este vorba evenimentul. Unul dintre obiectivele principale ale procesului de planificare este de a face evenimentul cât mai convenabil posibil pentru clienți. Furnizarea de informații suficiente despre eveniment înainte de a putea face acest lucru. Biletele de avion pot fi simplificate prin alocarea de agenții de bilete sau chiar de cabine în apropierea zonelor rezidențiale. Sistemul de rezervare online este una dintre cele mai bune alternative.

Este rapid, eficient și foarte convenabil atât pentru organizatori, cât și pentru clienți. În plus, activitățile post-eveniment ar trebui să fie gândite să mențină contactul cu clienții. Formularele de feedback sunt una dintre cele mai bune opțiuni pentru a evalua modul în care a avut loc evenimentul și ce schimbări pot fi aduse la următorul eveniment pentru a satisface un număr mai mare de utilizatori.

Punerea în aplicare și evaluarea

După finalizarea procesului de planificare a marketingului și verificarea dublă a lacunelor, este timpul să se asambleze toate resursele disponibile împreună și să fie pregătite pentru ziua evenimentului. Pe măsură ce se apropie ziua, datoria managerului evenimentului este de a se asigura că totul este la locul său, că toate termenele sunt îndeplinite, iar personalul este motivat să realizeze evenimentul. În același timp, sarcinile trebuie să fie înmânate pentru ziua evenimentului fiecărui personal, fie individual, fie de grup, în funcție de cerințele sarcinii.

Tema evenimentului este aleasă în prealabil pentru a elimina orice incertitudine. Depinde de dimensiunea și conținutul evenimentului. Potrivit temei, alte activități suplimentare sunt alese pentru a se potrivi temei. De exemplu, o tematică culturală ar putea avea loc într-un vechi loc sacru, artiștii care au realizat cântece culturale, mâncare tradițională și echipament mai puțin tehnic.

Evaluarea este ultima parte a procesului de management. Este un proces de analiză sistematică a feedback-urilor oferite de clienți care a fost construită pe activitățile promoționale. La începutul procesului de management, au fost stabilite obiectivele evenimentului și este faza perfectă în care organizatorii evenimentului vor afla dacă s-au întâlnit cu succes.

Trebuie să existe diferențe în ceea ce privește modul în care cineva a experimentat evenimentul. Chiar dacă piața țintă este foarte strânsă și toți indivizii au caracteristici similare, sentimentele lor s-ar putea să nu fie aceleași. Deci, sesiunea de feedback oferă un spațiu deschis clienților pentru a-și împărtăși gândurile și din punctul de vedere al organizatorilor de eveniment, le oferă idei noi pe care le pot utiliza pentru a crea o satisfacție mai bună a clienților în evenimentele viitoare.

Marketingul evenimentelor

Evenimentele sunt organizate pentru a crea o conștientizare între piața țintă. Nevoile unui manager de evenimente nu se limitează doar la resursele fizice aflate la dispoziția sa, ci și la un plan de marketing strategic. Planul de marketing al evenimentului include diverse metodologii care pot fi utilizate pentru a atrage un număr maxim de vizitatori.

Trebuie să se înțeleagă că aceste metodologii nu se bazează pe companii. Obiectivele principale ale unei companii în cadrul unui eveniment sunt recunoașterea mărcii, generarea de vizibilitate etc. Obiectivele sunt îndeplinite numai dacă există suficienți vizitatori vizați în timpul evenimentului. Acesta este motivul pentru care marketingul evenimentului este necesar pentru asigurarea că acești vizitatori știu despre data evenimentului.

În marketingul evenimentelor, indiferent de mărimea și conținutul evenimentului, există trei elemente comune care determină succesul evenimentului, adică divertisment și entuziasm.

Divertismentul vine pe diverse pachete. Un eveniment ar trebui să ofere divertisment vizitatorilor săi. Sentimentul de divertisment este același după revenirea la un concert sau la o expoziție. Desigur, nivelul de divertisment poate fi diferit în funcție de interesul și motivația cuiva, dar ideea principală este aceea de a se distra. Managerii de evenimente ar trebui să analizeze piața țintă în funcție de interesele lor și să elaboreze evenimentul în funcție de acestea. Evenimentul ar trebui să fie distractiv pentru ca vizitatorii să petreacă mai mult timp (târguri și expoziții), să se simtă bine și să fie motivați să participe la evenimente viitoare.

Excitarea ar trebui să fie creată de managerii de eveniment care se concentrează în jurul evenimentului pentru a atrage publicul, dar trebuie să fie conștienți de faptul că oferă nivelul pe care la promis. Este o distracție în sine, dar la un nivel mai înalt. De multe ori evenimentele nu reușesc să se ridice la nivelul așteptărilor lor. Acest lucru afectează în mod negativ atât participanții, cât și organizatorii evenimentului. Ca urmare, ambele părți vor avea o reputație proastă, iar publicul va încerca să evite evenimentele viitoare în care sunt implicați.

Numai atunci când produsul este definit clar pot fi luate decizii cu privire la strategiile care trebuie utilizate pentru a atrage publicul prin preț, loc, poziționare și relații publice. Produsul 'unui eveniment este setul de experiențe intangibile de petrecere a timpului liber și de bunuri tangibile destinate să satisfacă nevoile pieței evenimentelor.

Evenimentul în sine este un produs. Este responsabilitatea comerciantului de evenimente să cunoască cât mai multe informații despre eveniment, astfel încât acesta să poată construi planul de marketing în jurul acestuia. Informațiile despre istorie, valoare și unicitatea evenimentului sunt elementele esențiale care trebuie să fie cunoscute înainte de a-l organiza. Aspectul istoric al unui eveniment poate fi folosit ca un instrument de marketing prin accentuarea longevității sale. Beneficiile pe care le oferă participanților la eveniment pot fi evidențiate pentru a asigura participarea acestora.

În mod similar, comerciantul de evenimente trebuie, de asemenea, să se concentreze pe unicitatea evenimentului asupra planului de marketing. Aceasta creează entuziasm printre participanți și speră la experiențe speciale. Prețul este una dintre cele mai importante componente ale marketingului evenimentelor. Una dintre responsabilitățile principale ale comerciantului de evenimente este de a înțelege relația dintre costurile operaționale și generarea de venituri. Inițial, este important să se știe care este bugetul pentru a organiza evenimentul.

Bugetul include toate costurile operaționale ale evenimentului. Apoi, trebuie efectuată o cercetare amănunțită asupra competitivității prețurilor pe piața țintă pentru a identifica concurenții și suma pe care clienții sunt dispuși să o plătească pentru eveniment. O strategie de stabilire a prețurilor poate fi utilizată în conformitate cu obiectivul Evenimentul.

De fapt, un eveniment orientat spre venituri se va concentra pe generarea celor mai mari venituri prin tarifarea celui mai mare preț pe care piața țintă este dispusă să o plătească. În același timp, un eveniment orientat pe piață, cum ar fi festivalul de muzică de 3 zile, poate implica biletele în funcție de valabilitatea acestuia.

Locul se referă atât la locul în care are loc evenimentul (locația), cât și la locul unde consumatorii își pot cumpăra biletele la eveniment. Acesta este unul dintre cele mai importante elemente ale mixului de marketing. Selectarea locului de desfășurare a evenimentului depinde de vizitatori și de profilul evenimentului. Distribuitorul de evenimente ar trebui să facă cât mai comod posibil vizitatorilor.

Alegerea locului, care este ușor accesibil vizitatorilor, o poate face. Ar trebui să fie ușor accesibil cu transportul public de la oraș sau aeroport. Trebuie să aibă suficient spațiu de parcare și de scurgere deoarece suma vizitatorilor nu poate fi întotdeauna prognozată. Practicitatea logistică a locului este, de asemenea, foarte esențială pentru construirea unei stadii și mutarea resurselor necesare (personal, alimente, materiale, lichide, echipament etc.) de la un loc la altul. Problemele de siguranță și securitate ar trebui, de asemenea, luate în serios pentru a evita orice accidente sau acte violente.

Relațiile publice se referă la unui eveniment pe piața țintă. Este important să existe o percepție publică bună despre eveniment. Dacă au existat povestiri pozitive despre eveniment, atunci oamenii probabil că vor lua parte la eveniment. Există diverse instrumente dacă sunt folosite cu atenție de către comerciantul de evenimente; va determina succesul și eșecul evenimentului.

Comunicatul de presă este unul dintre instrumentele în care un mic articol de știri sau videoclipuri promoționale despre eveniment sunt încărcate prin mass-media pentru a fi văzute de public. Reclamele pot fi redate pe televizor și radio, în funcție de bugetul evenimentului. Evenimentele promoționale pot fi de asemenea organizate într-o anumită locație, iar personalul media poate fi invitat. Invitațiile pot fi trimise persoanelor selectate pentru eveniment sau pot fi oferite bilete gratuite prin intermediul unor competiții.

Poziționarea este strategia de a determina, prin intuiție, cercetare și evaluare, acele zone ale nevoilor consumatorilor pe care evenimentul le poate îndeplini. Managerul evenimentului are datoria de a îndeplini cu succes obiectivele evenimentului făcând câteva considerații-cheie, cum ar fi localizarea, costurile competitive, atenția, etc. în timpul poziționării unui eveniment. Cu alte cuvinte, poziționarea înseamnă modul în care vânzătorul de evenimente dorește să îndeplinească nevoia vizitatorilor prin eveniment. Aceasta poate fi prin furnizarea unui nou mediu sau evidențierea listelor de beneficii pe care vizitatorii le vor primi sau chiar vor furniza prețuri competitive în comparație cu ceilalți organizatori de evenimente.

De ce ar trebui publicul să-și petreacă timpul și banii pentru a participa la eveniment? Aceasta este o întrebare foarte importantă la care trebuie să se răspundă în timpul procesului de planificare. Un comerciant de evenimente trebuie să se asigure că publicul țintă este conștient de eveniment și că sunt dispuși să participe la acesta. Beneficiile participării la eveniment ar trebui să fie descrise într-o manieră clară și dificilă. Poate fi pusă în aplicare prin intermediul materialelor promoționale, broșurilor, pliantelor sau publicității.

"Cine" în marketingul evenimentelor determină publicul țintă potrivit pentru eveniment. Trebuie să fie clar în prealabil cine este publicul țintă. Cu ajutorul său, audiența țintă poate fi mai departe filtrată. Obiectivele evenimentului pot fi, de asemenea, orientate într-o manieră mai pozitivă dacă toți participanții împărtășesc aceeași emoție cu privire la eveniment. În plus, ajută la reducerea costurilor în materialele tipărite, catering, logistică și alte aspecte ale costurilor operaționale.

Când este timpul potrivit pentru eveniment? Un comerciant de evenimente trebuie să-și amintească faptul că sincronizarea este totul. O atenție deosebită ar trebui acordată modelelor, nevoilor și orarului publicului țintă. Un moment incorect al unui eveniment poate scădea în mod rezonabil în numărul participanților, ceea ce va determina succesul și eșecul evenimentului. În timpul procesului de marketing planificatorul evenimentelor trebuie să fie atent cu privire la ce oră din zi este evenimentul planificat.

De fapt, evenimentele care se încheie devreme pot oferi participanților suficient timp să se întoarcă acasă și să se odihnească suficient pentru a se întoarce la serviciu a doua zi. În mod similar, în funcție de obiectivele evenimentului, ar trebui să fie selectate fie săptămânile, fie weekend-urile. De exemplu, un târg de stradă este mai favorabil în timpul weekend-urilor, deoarece oamenii sunt plecați de la locul de muncă. Sezonalitatea este o altă problemă care trebuie amintită la organizarea unui eveniment. De exemplu, un meci de fotbal de caritate este cel mai bun în timpul sezonului de vară atunci când oamenii dispuși să se unească și să se bucure de o cauză sub soarele. Sărbătorile locale, etnice și religioase pot determina, de asemenea, succesul și eșecul evenimentului. De exemplu, un concert de evanghelie în timpul Crăciunului poate atrage o mulțime de persoane.

Locațiile evenimentelor joacă un rol imens, determinând succesul unui eveniment. Este direct legată de diverse alte aspecte, cum ar fi: facilități de transport, securitate, spațiu de parcare, infrastructuri etc. Locația ar trebui, de asemenea, să justifice obiectivul evenimentului. Dacă ar fi un eveniment religios, publicul ar prefera un mediu pașnic și sănătos. În timp ce un concert rock poate fi organizat, de obicei, în mijlocul parcului, cu spațiu amplu, standuri de mâncare, magazine de mărfuri etc.

Evenimentele pot fi promovate prin diverse instrumente de comunicare. Aceste instrumente sunt publicitate, relații publice, publicitate de specialitate și prezență on-line. Publicitatea este una dintre metodele cele mai tradiționale de promovare. Audiențele sunt atinse prin diverse canale precum radio, ziare, televiziune, reviste, site-uri web, panouri publicitare, stații de autobuz și alte spații publice.

De asemenea, promoțiile pot fi realizate prin intermediul unor date psihologice, în cadrul cărora agenții de marketing studiază și analizează personalitatea, valorile, atitudinile, interesele și stilurile de viață ale publicului țintă. Un set de întrebări care descriu diferitele componente menționate mai sus este oferit publicului ca un sondaj. Odată ce acestea se umple, pot fi analizate pentru a dezvolta o campanie de marketing eficientă. Un alt mod de promovare este publicitatea de specialitate unde evenimentele pot fi promovate prin logouri și mascote.

În ultima vreme, prezența on-line a fost o metodă foarte eficientă de comunicare pentru comercianții de evenimente. Se creează un site simplu și ușor de utilizat care să cuprindă toate informațiile despre program. Acest lucru face publicului să primească informații de la prima mana despre locul de desfășurare, oaspeții și artiștii interpreți sau executanți, timp, restricții, dacă există și actualizări regulate. Implicarea în mediile sociale precum Facebook și Twitter mărește și interacțiunea cu publicul țintă și, în final, îi motivează să participe.

Evenimentele trebuie promovate către audiențe externe, astfel încât oamenii să participe, dar au, de asemenea, o dualitate de scop prin aceea că ei înșiși pot fi instrumente pentru atingerea obiectivelor de comunicare. Mai exact, Getz constată că evenimentele pot fi considerate instrumente de comunicare sau artefacte. Evenimentele reprezintă un mijloc de a transmite un mesaj, care nu trebuie să fie doar organizațional.

Există, așadar, trei niveluri posibile pentru comunicare și evenimente. Un organizator de evenimente va dori să comunice că un eveniment se întâmplă, de exemplu, sub forma comunicărilor de marketing. Evenimentul în sine poate fi folosit pentru a comunica un mesaj despre un produs sau organizație, ca și în cazul evenimentelor promoționale. În cele din urmă, evenimentele pot fi un mijloc de comunicare a mesajelor personale despre un individ sau un grup, astfel încât, așa cum notează Getz, acestea au semnificație ritualică. Comunicarea este omniprezentă: fără aceasta evenimentul nu va funcționa eficient.

Managerii de evenimente pot utiliza comunicarea în mai multe moduri. Probabil prima întrebare care trebuie abordată este dacă comunicarea va fi în primul rând mediată, nemediată sau o combinație a celor două. Comunicarea mediată este indirectă, folosind o terță parte pentru a interpreta și transmite un mesaj.

Această abordare a fost identificată pentru prima dată de Lazarsfeld și colab., când au evaluat utilizarea mijloacelor de informare în timpul alegerilor prezidențiale din 1940 ale SUA. Odată ce mijloacele mass-media de comunicare, în special televiziunea, au dominat discursul politic și economic din anii 1950 și 1960, majoritatea organizațiilor s-au bazat pe comunicarea mediată pentru afacerile externe. Într-adevăr, unii comentatori cred că trăim acum într-o societate mediată, astfel încât să vedem realitatea prin ceea ce este proiectat de mass-media.

Acest lucru sugerează că există o legătură între experiențele noastre cotidiene și ceea ce vedem, auzim și citim în mass-media. De exemplu, Londra 2012 a fost experimentată la nivel mondial de către mai mulți oameni prin intermediul televiziunii și al Internetului, decât de fapt a participat la o sesiune. Dominanța comunicărilor în masă, în modul în care primim informațiile, a dus la gestionarea mijloacelor de comunicare externe în managementul mass-media.

Alternativa este comunicarea directă de la organizatorul evenimentului direct către publicul-cheie, probabil sub forma unor pliante, a unei corespondențe directe și a unor întâlniri. Acest lucru ar trebui să minimizeze oportunitățile de neînțelegere sau de a distorsiona factorii externi.

2.2 Servici și programe pentru participanți

În gestionarea evenimentelor, bugetul este un instrument de gestionare care ajută la buna funcționare a resurselor financiare. Este, de asemenea, descris ca un plan în cifre care estimează costurile de organizare a unui eveniment și venitul care va fi generat ca rezultat. Este important să se prevadă bugetul evenimentului cât mai exact posibil, deoarece așa cum este descris în procesul de planificare financiară, banii trebuie alocați diferitelor resurse financiare, cum ar fi logistica, locurile de muncă, resursele umane, mărfurile etc. Un buget al fluxului de numerar este o parte integrantă a planificării financiare.

Ea detaliază întreaga activitate legate de numerar înainte și după eveniment. Acest lucru ajută evenimentul manageri pentru a urmări și a realoca bugetul în zonele solicitate. Acesta joacă un rol semnificativ în determinarea succesului evenimentului. Dacă se întâmplă ceva în neregulă și este nevoie de mai multă finanțare, un flux de numerar bine documentat ar putea doar să facă șmecheria organizatorilor de evenimente pentru a atrage sponsorizări ulterioare.

Sponsorizarea este o procedură comună în industria evenimentelor. Multe companii au identificat sponsorizarea ca instrument de relații publice care le va conecta direct la piața țintă acolo – ajutându-le să-și îndeplinească parțial obiectivele. În managementul evenimentelor, un sponsor este un individ, un grup sau o companie care oferă diferite resurse în schimbul oportunităților de afaceri. Sponsorizarea ar trebui să fie benefică atât pentru eveniment, cât și pentru sponsori. În multe cazuri, sponsorii nu sunt pregătiți să acorde asistență financiară decât dacă observă un potențial de creștere al companiei. În acest stadiu, managerii de evenimente ar trebui să fie foarte ascuțiți și eficienți pentru a atrage sponsorul necesar.

Pentru sponsori, sponsorizarea a fost una din părțile integrale ale mixului lor de marketing din diferite motive.

Reducerea eficienței mediilor măsurate

Modificarea priorităților sociale

Schimbarea valorilor personale

Creșterea nevoii de comunicare bidirecțională

2.3 Resursele umane ale evenimentelor

Pentru a pune în aplicare orice eveniment de succes, planificarea și managementul resurselor umane reprezintă o prioritate înaltă. Evenimentele au o cronologie care se extinde de la planificare până la evenimentul real și după eveniment. Dat fiind că se apropie o dată a evenimentului, nevoia de resurse umane este în creștere și atinge vârful său în timpul implementării.

Acest proces variat în producerea de evenimente creează o serie de provocări potențiale. Provocările pot fi în dobândirea de personal plătit, având în vedere natura pe termen scurt a locurilor de muncă. Producția pe termen scurt și graba ar putea provoca, de asemenea, provocări în formarea personalului și menținerea bunăstării personalului.

Cu cât data evenimentului este mai apropiată, cu atât mai multă încărcătură de muncă este de obicei făcută de voluntari. Factorul naturii umane nu poate fi lăsat neobservat de conducere în orice tip de evenimente.

La planificarea resurselor umane pentru evenimente, punctul cheie este de a studia viziunea și misiunea evenimentului, obiectivele și strategia. Planificarea resurselor umane pentru evenimente ar trebui să ia în considerare aspecte precum: procesele și mijloacele de lucru. Mai ales în cazul evenimentelor în creștere, HRM are o valoare ridicată. Necesitatea unui număr sporit de personal, atât plătiți cât și voluntari, trebuie evaluată în detaliu. Una dintre problemele cheie pe care trebuie să le evităm pentru organizarea de evenimente este aceea de a evita întoarcerea personalului.

Disciplina managementului de proiect vizează furnizarea de instrumente și tehnici care să permită echipei de proiect (nu doar managerului de proiect) să își organizeze activitatea pentru a face față acestor constrângeri.

O strategie a resurselor umane la eveniment conține o serie de sarcini pe care o organizație trebuie să le implementeze pentru a atinge un rezultat final dorit. Allen și colab. (2008) introduce câteva acțiuni care trebuie luate în considerare pentru strategia și obiectivele privind resursele umane ale unui eveniment. Personalul este principala abordare strategică a unui eveniment atunci când se apropie de managementul resurselor umane. Factorii importanți pe care trebuie să le ia în considerare managerii sunt: numărul de personal necesar (plătiți și voluntari), cerințele de calificare pentru personal, experiența pe care trebuie să o aibă membrii personalului și disponibilitatea timpului necesar. În plus, atunci când recrutează personal voluntar, trebuie să fie concepute pozițiile și numărul personalului de supraveghere.

Pentru a obține un număr operațional de personal voluntar și plătit, ar trebui exploatate informațiile înregistrate din evenimentele trecute. Informații cum ar fi; localizarea, eventualele schimbări ale locației evenimentului sau numărul de locații ar trebui luate în considerare. Dacă organizatorul nu posedă informații relevante din punctul de vedere al evenimentului, ar trebui studiate informații despre evenimente similare.

Când se ia în considerare personalul, ar trebui executate analize mai detaliate ale locurilor de muncă. Pentru a obține rezultate fiabile, managerul ar trebui să definească sarcini și responsabilități bazate pe abilitățile și aptitudinile personalului.

Ea subliniază care sunt motivele pentru existența unui anumit loc de muncă și care sunt detaliile legate de acesta. O descriere a postului conține: un titlu, un salariu, un rezumat al responsabilităților, relația cu alte sarcini, standarde de performanță, cerințe de calificare și autoritate. Informațiile cu astfel de detalii se concentrează asupra sarcinilor personalului plătit. Descrierea postului privind lucrătorii voluntari este mai puțin detaliată și informativă.

Organizatorii evenimentului au recunoscut limitele în care își execută planificarea resurselor umane. Aceste limitări se numesc politici și proceduri. Politicile și procedurile ușurează activitatea managerului, oferind orientări care pot fi urmate atunci când se iau decizii privind drepturile salariaților. Aceste întrebări pot cuprinde aspecte precum tratamentul echitabil al angajaților sau determinarea locurilor de muncă. Odată ce aceste politici sunt definite în detaliu, nu este necesar să le reînnoiți anual.

Recrutarea angajaților este vitală pentru o organizație, astfel încât să aleagă persoanele potrivite pentru locul potrivit. Meticulozitatea în fazele anterioare permite obținerea celor mai bune rezultate din recrutare. Gradul de recrutare a angajaților voluntari și remunerați poate varia în diferite cazuri. În cazurile de recrutare a voluntarilor, există mai puține specificații în ceea ce privește cerințele angajaților ale angajatului în comparație cu recrutarea de personal plătit.

Bibliografie

Balaure V. (coordonator) – Marketing, Ediţia a II-a, Editura Uranus, Bucureşti, 2003;

Cetină, I., Brandabur, R., Constantinescu, M., Marketingul Serviciilor.Teorie şi aplicaţii, Ed. Uranus, Bucureşti 2006;

Fill Chris, Marketing Communications – Interactivity, Communities and Content, a 5a ediţie, Pearson Education Limited, Edinburg Gate, 2009;

Hoyle, L. H.: Event Marketing. New York and Canada, John Wiley & Sons INC., 2002;

Kotler, Philip; Armstrong, Gary – Managementul Marketingului, ediţia a III-a, Editura Teora, Bucureşti, 2005;

Kotler Ph. – Managementul marketingului, Editura Teora, Bucureşti, 2008;

Libaert Thierry, Planul de comunicare, Iași, Polirom, 2009;

Oancea Olimpia, Comunicarea integrată de marketing – abordări conceptuale şi practice, Editura ASE, Bucureşti, 2015;

Pandelică, Amalia – Companii multinaționale. Strategi de marketing, Editura Economică, Bucureşti, 2006;

Patrick De Pelsmacker, Maggie Geuens, Joery Van den Bergh – Marketing Communications – A European Perspective, Pearson Education Limited, Edinburgh Gate, Harlow, 2007;

Purcărea, Th. – Marketing. Inovaţie şi alternativă, Editura Universităţii Tehnice a Moldovei, Chişinău, 2006;

Purcărea, Th., Raţiu, M. P., – Comportamentul consumatorului, o abordare de marketing, Editura Universitară „Carol Davila”, Bucureşti, 2007;

Reid, R. D.: Bojanic, D. C.: Hospitality Marketing Management. 5th edition, John Wiley & Sons, New Jersey, United States of America, Canada, 2010;

Smedescu I. (coord.), Marketing, Editura Pro Universitaria, 2011;

Yang, J., Gu, Y., Cen, J.: Festival Tourists’ Emotion, Perceived Value, and Behavioral Intentions: A Test of the Moderating Effect of Festivalscape. Journal of Convention & Event Tourism, no. 12, 2011;

Website-uri

http://intercontinental-bucharest.bucharest-hotel.com/en/