Organizarea Evenimentelor cu Ajutorul Relatiilor Publice

Cuprins

Introducere

Capitolul 1: Comunicarea

1.1. Comunicare definiții

1.2. Particularități ale comunicării

1.3. Procesul de comunicare

1.4. Elementele procesului de comunicare

Capitolul 2: Relațiile publice și procesul de comunicare

2.1. Definiții relații publice

2.2. Funcțiile relațiilor publice

2.3. Relațiile publice în societatea modernă

2.4. Campaniile de relații publice

3. Studiiu de caz

3.1. Organizarea evenimentelor cu ajutorul relațiilor publice

3.2. Organizarea unei conferințe de presă

3.3. Organizarea unui concert

Concluzii

Bibliografie

Introducere

Am ales aceasta temă deoarece pe parcursul celor trei ani de facultate am inteles și am învățat ca procesul de comunicare nu este doar un lucru cu care te naști, în sensul că toți știm să vorbim deci să comunicăm, comunicarea înseamna mult mai mult de atat, inseamnă un mod de a reusi prin cuvinte sa câștigi încrederea unei persoane, să găsești un loc de muncă bun, sa manipulezi prin cuvinte. Multe definiții sunt atribuite cuvantului “comunicare” și tot atât de multe sensuri rezultă din acestea, de aceea am selectat câteva citate cu menirea de a relata câteva dintre înțelesurile acesteia.

“În sensul cel mai larg se vorbește de comunicare de fiecare dată când un sistem, respectiv o sursă influențează un alt sistem, în speță un destinatar, prin mijlocirea unor semnale alternative ce pot fi transmise prin canalul care le leagă”

(Charles E. Osgood, A vocabulary for Taliking about Communication)

Comunicarea reprezintă procesul prin care un mesaj este transmis prin diferite canele către un destinatar, acesta avand rolul de a-l traduce sau mai bine zis al decodifica, dupa care în funcție de mesajul primit se va realiza un feed-back catre emițător.

“Cuvântul comunicare are un sens foarte larg, el cuprinzând toate procedeele prin care un spirit poate afecta alt spirit. Evident aceasta include nu numai limbajul scris sau vorbit ci și muzica, artele vizuale, teatru, baletul și în fapt toate comportamentele umane. În anumite cazuri este poate de dorit a lărgi și mai mult definiția comunicării pentru a include toate procedeele prin care un mecanism afectează un alt mecanism”

(Shannon și Weaver)

Ideea centrală este aceea că putem regăsi procesul de comunicare nu doar prin vorbire ci și în alte activități în care nu se folosesc neapărat cuvintele. Comunicarea ne ajută să învățăm tipurile comportamnetale ale indivizilor pentru ca procesul comunicațional sa aibe succes și să nu fie perturbat de zgomote comunicaționale sau de erori.

Capitolul 1: Comunicarea

1.1 Comunicare definiții

Toate definițiile date comunicării umane, indiferent de școlile de gândire cărora le aparțin sau de orientările în care se înscriu, au cel puțin următoarele elemente componente: comunicarea este procesul de transmitere de informații, idei, opinii, păreri, fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul, nici un fel de activitate de la banalele activități ale rutinei cotidiene pe care le trăim fiecare dintre noi zilnic și până la activitățile complexe desfășurate la nivelul organizațiilor, societăților, culturilor, nu pot fi concepute în afara procesului de comunicare.

Dicționarul enciclopedic oferă termenului “comunicare” o definiție deosebit de complexă, acoperind aproape toate domeniile în care acest termen este folosit:

Înștiințare, știre, veste. Aducere la cunoștința părților dintr-un proces a unor acte de procedură (acțiune, întâmpinare, procedură) în vederea exercitării drepturilor si executării obligațiilor ce decurg pentru ele din aceste acte, în limita unor termene care curg obișnuit de la data comunicării.

Prezentare într-un cerc de specialiști a unei lucrări științifice.

Mod fundamental de interacțiune psiho-socială a persoanelor, realizată în limbaj articulate sau prin alte coduri, în vederea transmiterii unei informații, a obținerii stabilității sau a unor modificări de comportament individual sau de grup.

Ce este comunicarea? Este o întrebare la care au încercat să ofere răspuns toți autorii literaturii de specialitate. Definițiile sunt numeroase și diferite. În ceea ce urmează vom prezenta doua dintre acestea, mai largi ca sferă de cuprindere.

În sensul cel mai larg se vorbește de comunicare atunci când un sistem respectiv o sursă influențează un alt sistem, în speță un destinatar, prin mijlocirea unor semnale alternative care pot fi transmise prin canalul care le leagă.

(Charles E. Osgood, A vocabulary for Talking about Communication)

Cuvântul comunicare are un sens foarte larg, el cuprinde toate procedeele prin care un spirit poate afecta un alt spirit. Evident, aceasta include nu numai limbajul scris sau vorbit ci și muzica, artele vizuale, teatrul, baletul și, în fapt, toate comportamentele umane. În anumite cazuri, este poate de dorit a lărgi și mai mult definiția comunicarii pentru a include toate procedeele prin care un mecanism afectează un alt mecanism.

Când un cuvant este la modă, cum este astazi cazul cuvântului comunicare, când activitățile sau evenimentele pe care le reprezintă se multiplică, sensul său tinde să se largească datorită chiar interesului de care se bucură. Astfel, o dată cu diversificarea și masificarea comunicării, oamenii politici, sefii de întreprinderi, artiștii cunoscuți și în general orice persoană a cărei carieră depinde într-o măsură mai mică sau mai mare de opinia pe care publicul și-o face despre ea apelează la seviciile specialiștilor numiți consilieri in domeniul comunicării. În acest caz, trebuie să înțelegem prin comunicare transmiterea unei imagini, transmitere care se realizează mai ales prin mass-media. În mod firesc, trebuie ca această imagine, altfel spus, reprezentarea pe care ne-o face despre persoana în cauză, să fie puternică și, în același timp favorabilă; în caz contrar vom spune că persoana vizată nu are „trecere la public”, că nu reușește să comunice. Imaginea sa nu este cea pe care dorește să o ofere. În loc să o lase astfel la voia întâmplării, este în interesul ei să o consolideze și să facă în așa fel să fie pozitivă.

1.2. Particularități ale comunicării

Se evidențiază următoarele particularități ale comunicării:

Comunicarea are rolul de a-i pune pe oameni în legătură unii cu alții în mediul în care evoluează

Prin conținutul mesajului se urmărește realizarea anumitor scopuri și realizarea și transmiterea anumitor semnificații

Orice proces de comunicare are o tripla dimensiune: comunicarea exteriorizată (acțiunile verbale și nonverbale observabile de către interlocutori), metacomunicarea (ceea ce se înțelege dincolo de cuvinte) și intracomunicarea (comunicarea realizată de fiecare individ în forul său interior, la nivelul sinelui)

Orice proces de comunicare se desfășoară intr-un context, adică are loc într-un anume spațiu psihologic, social, cultural, fizic sau temporal, cu care se află într-o relație de strânsă interdependență

Procesul de comunicare are un caracter dinamic datorită faptului că orice comunicare o dată inițiată are o anumită evoluție, se schimbă și schimbă persoanele implicate în proces

Procesul de comunicare are un caracter ireversibil, în sensul că o dată transmis un mesaj el nu mai poate fi oprit în drumul lui către destinatar

În situații de criză procesul de comunicare are un ritm mai rapid și o sferă mai mare de cuprindere

Semnificația dată unui proces poate fi diferită atât între partenerii actului de comunicare cât și între receptorii aceluiaș mesaj

Orice mesaj are un conținut manifest și unul latent, adeseori acesta din urma fiind mai semnificativ

1.3. Procesul de comunicare

“Comunicarea este un proces prin care un emițător transmite informații receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte” Astfel spus, fiecare proces de comunicare are o structură specifică reprezentată de un anumit tip de relație dezvoltată de trinomul emițător- mesaj- receptor.

Cea mai simplă schemă a structurii procesului de comunicare a fost propusă încă din anul 1934 de Karl Buhler.

Figura numaru 1: procesu de comunicare

Ulterior Roman Jakobson, urmărind schema lui Karl Buhler, dezvoltă structura procesului de comunicare, adaugându-i încă trei componente: cod, canal, referent. Relația de comunicare se realizează astfel: emițătorul transmite un mesaj într-un anumit cod (limbaj) către receptor, care va iniția o acțiune de decodare a mesajului ce i-a fost transmis. Acest mesaj este constituit într-un anume cod care trebuie să fie comun celor doi parteneri aflați în contact. Între emițător și receptor are loc un transfer de informație. Informația pleacă de la emițător și devine informație pentru receptor. Atât emițătorul cât și receptorul sunt entități orientate către un scop. Emițătorul are scopul de a oferi, receptorul are rolul de a primi informația.

Transmiterea mesajului se realizează într-un anume cod. Între mesaj și cod există o anumită discrepanță. Astfel în vreme ce mesajul se caracterizează prin coerență, cursivitate, claritate, fiind determinat de loc, de timp, de starea psihică a emițătorului, codul e fix, invariabil, abstract, redus la un numar destul de mic de semne.

Figura numarul 2: procesul de comunicare

J. J. Van Cuilenburg, O. Scholten și G. W. Noomen realizează un „model fundamnetal al procesului de comunicare”

Figura numarul 3: procesul de comunicare

Pentru citirea acestuia, autorii menționați oferă urmîtoarea explicație: dacă un emițător dorește și transmite informația (x) unui receptor, informația trebuie să fie inteligibilă. Emițătorul trebuie sa-și găsească cuvintele, să se exprime. Pentru a se face înțeles oral sau în scris el trebuie să-și codeze mesajul. O dată codat mesajul este transpus în semnale(y) care pot străbate canalul spre receptor. Receptorul trebuie să decodeze mesajul transpus în semnale și sa-l interpreteze. În fine mesajul poate fi îngreunat de un surplus nerelevant de informații sau de zgomotul de fond.

În funcție de criteriul luat în considerare distingem mai multe forme de comunicare.

Un prim criteriu luat în clasificarea formelor comunicării îl constituie modalitatea sau tehnica de transmitere a mesajului. Identificăm astfel, dupa Ioan Drăgan (Paradigme ale comunicării de masa), comunicarea directă, în situația în care mesajul este transmis utilizându-se mijloace primare – cuvânt, gest, mimică – și comunicarea indirectă în situația în care se folosesc tehnici secundare – scriere, tipăritură, semnale transmise prin unde hertzien, cabluri, sisteme grafice.

În cadrul comunicării indirecte distingem:

comunicarea imprimată (presă, revistă, afiș)

comunicarea înregistrată ( film, disc, bandă magnetică)

comunicare prin fir (telefon, telegraf, comunicare prin cablu, fibră optică)

comunicare radiofonică ( radio, TV, )

În funcție de modul în care individul, sau indivizii participă la procesul de comunicare identificăm urmatoarele forme ale comunicării:

comunicarea intrapersonală (sau comunicarea cu sinele, realizată de fiecare individ individ în forul său interior)

comunicarea interpersonală (sau comunicarea de grup, realizată între indivizi în cadrul grupului sau organizației din care fac parte, în această categorie intră si comunicarea desfășurată în cadrul organizației)

comunicarea de masă (realizată pentru publicul larg, de către instituții specializate și cu mijloace specifice

Un alt criteriu îl reprezintă modul de realizare a procesului de comunicare în funcție de relația existentă între indivizii din cadrul unei organizații. Putem astfel identifica:

comunicare ascendentă ( realizată de la nivelurile inferioare ale unei organizații către cele superioare)

comunicarea descendentă ( atunci când fluxurile informaționale se realizează de la nivelele superioare către cele inferioare)

comunicarea orizontală ( realizată între indivizii aflați pe poziții ierarhice asemănătoare sau între compartimentele unei o între compartimentele unei organizații în cadrul relațiilor de colaborare ce se stabilesc între acestea)

1.4. Elementele procesului de comunicare

Procesul de comunicare este alcătuit din următoarele componente:

Emitentul (sursa)

Receptorul (destinatarul)

Mesajul

Mediul

Canalele de comunicare

Mijloacele de comuniare

Figura numarul5: procesul comunicarii

1. Emitentul (Sursa)

Poate fi reprezentat de orice persoana din cadrul organitației care deține informații, idei, intenții si obiective ce privesc comunicarea. Deși acesta indeplinește cel mai important rol nu poate controla pe deplin ansamblul procesului, acesta trebuie sa formuleze mesajul, sa aleaga limbajul, destinatarul și mijlocul de comunicare.

2. Receptorul (destinatarul)

Poate fi reprezentat de asemenea ce orice persoana din cadrul organizației și reprezinta acea persoana careia îi este destinat mesajul. Receptorul este la fel de important ca și emițătorul deoarece a citi este la fel de important ca a scrie .

3. Mesajul

Reprezintă simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emițător receptorului. Aceasta reprezintă forma fizică (orală, scrisă, gesturi) în care emițătorul codifică informația.

4. Mediul

Este o componentă adiacenta dar care poate influența mult calitatea comunicarii. Se referă la spațiu timp, starea psihică, interferențele zgomotelor, temperaturilor, imaginilor vizuale care pot distrage atenția, provoca intreruperi, confuzii.

5. Canalele de comunicare

Acestea sunt traseele pe care circulă mesajele și pot fi:

Canale oficiale sau formale, suprapuse relațiilor organizaționale. Rolul acestora este de a transmite mesaje in cadrul posturilor, compartimentelor si nivelurilor ierarhice, apariția unor blocaje arată unde procesul de comunicare este mai dificil si ce masuri trebuiesc luate la nivel de departament și relații interpersonale.

Canale neoficiale sau informale. Constituie căi adiționale de comunicare care permit mesajelor sa patrundă in cadrul canalelor oficiale. Avantajul acestor canale este că pot vehicula știri, noutăți, informații mai rapid decât canalele formale.

Un proces eficient de comunicare solicită luarea in considerare a ambelor canale de comunicare, cunoașterea modului lor de funcționare, a avantajelor și dezavantajelor pentru a le putea folosi și controla.

6. Mijloacele de comunicare

Acestea alcătuiesc suportul tehnic al procesului. Contribuția lor este vizibilă în direcția vitezei de vehiculare , acurateței, costului comunicarii. Exista o varietate de mijloace ce pot fi folosite: discuții față in față, conversații telefonice documente scrise, documente numerice, etc.

Capitolul 2: Relațiile publice și procesul de comunicare

2.1 Definiții relații publice

Relațiile publice beneficiază de numeroase definiți date de cercetători si nici astăzi opinia acestora nu este unanimă in ceea ce privește întelesul acesor termeni.

In 1975, Rex Harlow a numărat 472 de definitii date relațiilor publice, el însuși adaugând-o pe următoarea “ relațiile publice reprezintă funcția managerială distinctă ce ajută la menținerea unor limite reciproce de comunicare, la acceptarea reciproca și la cooperarea dintre organizație si publicul ei”.

Firește alte definiții pun în lumină alte funcții ale relațiilor publice cum ar fi:

relațiile publice reprezintă un efort direcționat spre motivarea si influentarea clienților în primul rând prin intermediul mijloacelor de comunicare, pentru a-i determina să gândească bine despre o organizație, sa o respecte si să o susțină în perioadele mai dificile.

Relațiile publice reprezintă efortul deliberat planificat și sustinut de a stabili si mentine întelegerea reciproca între firme si publicul său

Relațiile publice sunt acea funcție a managementului care evaluează atitudinea publicului, identifică politica unei instituții sau persoane cu interesul public si planifică și execută un program de activități pentru a câștiga întelegerea și acceptarea publicului

Relațiile publice sunt efortul susținut de a obține întelegere, de a stabili și menține încrederea publicului pe baza unei cercetări sistematice

Relațiile publice reprezintă efortul managerial sistematic și susținut prin care organizațiile private și publice caută să creeze întelegere, simpatie și sprijin la nivelul acelor categori de public cu care au sau asteaptă să stabilească contact.

Ce sunt de fapt relațiile publice? Răspunsul la această întrebare se regăsește în mintea oamenilor prin intermediul câtorva dintre cele mai vizibile tehnici si activități ale sale- articole din ziar, interviuri tv., sau apariția unor celebrități la evenimente speciale.

Ceea ce oamenii nu înteleg este aceea că relațiile publice reprezintă mult mai mult de atât, cu ajutorul acestora un specialist in PR poate să conceapă campanii de comunicare si mesaje care să susțină interesele organizației pe care o reprezintă. Obiectivul său principal este acela de a obține atât în presa scrisă cât și în

audio-vizual o acoperire media semnificativă și cu opinii pozitive.

2.2. Funcțiile relațiilor publice

Un bun specialist in relații publice caută sa ajungă la sute de categorii de public și incerca sa analizeze și să ințeleagă toate nevoile acestora, lucru care face cau un specialist in PR sa aiba un numar infinit de sarcini care trebuie sa le indeplinească.

Practic orice organizație comercială si necomercială care se adresează publicului au nevoie de relații publice pentru orientarea activității lor.

Principalele domenii ale funcțiilor relațiilor publice sunt urmatoarele:

protejarea și creșterea reputației

Acesta funcție se refera la imaginea organizației care trebuie perceputa de public ca fiind una foarte buna, specialistul in PR trebuie să cîstige incredera clienților pentru a asigura un viitor profitabil organizației.

Aceasta functie include:

protejarea companiilor împotriva atacurilor

relatarea propriei declarații atunci cînd apar controverse

inițierea de programe care să explice obiectivele si politica companiei

identificarea din timp a problemelor astfel încat compania sa le poata rezolva rapid

manifestarea de interes pentru problemele mediului

protejarea si promovarea marcii si logo-ului

manifestarea de interes pentru bunăstarea angajațiilor săi

2. furnizarea de informații

Un rol importan îl are aici relatiile cu media care favorizeaza comunicarea cu publicul prin materiale trimise in mass media cu scopul informarii acestora cu privire la veniturile, achizițiile sau noile produse ale companiei. De asemnea ele țin conferințe de presă in care trebuie sa raspundă intrebarilor din partea consumatorilor, distribuitorilor și a oficialilor guvernamentali.

3. comunicațiile de marketing

Se referă la introducerea noilor produse pe piață, a campaniilor ce sunt realizate in acest scop si modul cum incearcă sa cîștige publicul prin prezentarea modului cum poate fi folosit produsul și interviuri cu persoanele care au realiyat produsul.

Atunci cand calitatea si seriozitatea unui produs sunt supuse unor critici severe specialistul in PR trebuie fie sa foloseasca anumite tehnici si instrumente pentru a retrage produsul de pe piață fie să realizeze o campanie de convingere a publicului de calitațile produsului.

4. relațiile cu investitorii

Firma este obligata sa inștiințeze acționarii cu privire la activitatea firmei, acestia primind in mod regulat rapoarte anuale și rapoarte trimestriale, impreună cu situația dividendelor și alte materiale.

5. relațiile financiare

Analiști burselor, băncile și alte instituții similare cîntaresc informațiile si fac aprecieri asupra puterii financiare și a perspectivelor unei companii.

6. relațiile cu comunitatea

Modul in care organizația interacționează cu comunitatile locale, cum ar fi incurajarea angajaților să faca activitați voluntare, oferirea de ajutor comunității locale, participarea conducerii la consiliile civice.

7. relațiile cu angajații

Pentru realizarea acestui lucru este necesar colaborarea departamentului de relații publice cu cel de resurse umane sau personal si intreprinderea unor acțiuni care sa determine angajații sa contribuie la realizarea obiectivelor companiei.

2.3.Relațiile publice în societatea modernă

Relațiile publice au reușit să-și creeze o poziție clară, bine definită abia după cel de-al doilea razboi mondial, devenind o componentă majoră a vieții moderne . Ele reușesc să-și largească aria domeniului de acțiune, tehnicile de lucru devin mai performante, modalitățile de organizare sunt mai reprezentative; în schimb se omogenizează corpusul de valori etice pe care se întemeiază practica profesiunii și ansamblul cunoștințelor teoretice din care se revendică relațiile publice.

Ascensiunea relațiilor publice a fost datorată totodată și de marile schimbări din viața socială, economică și politică.

Datorită existenței mai multor crize precum ( diet pepsi, general motors) întreprinderile și grupurile importante au înțetes că pierderea clienților sau a încrederii lor poate avea consecințe fatale, de aceea au creat departamente de relații publice sau au angajat firme specializate pentru a le reprezenta înteresele. De asemenea au apărut departamente și birouri de relații publice și în cadrul instituțiilor guvernamentale deoarece viața politică din ce în ce mai ancorată în modelele democrației au pus partidele într-o situație de dependență accentuată de public și de opinia publică. Implicarea tot mai intensă a cetățenilor în procesele de luare a deciziilor au accentuat necesitatea transmiterii rapide și eficiente a informațiilor și a menținerii unui climat de încredere și de mobilizare.

Datorită evolutiei sale rapide relațiile publice sunt prezente în toate activitățile și momentele sociale și politice importante, în aproape toate instituțiile, chiar și în pregătirea și desfățurarea marilor manifestări sportive și culturale, în situațiile de criză și în cele de normalitate, în țările bogate ți în cele sărace.

În ajutorul evoluției relațiilor publice vin noile tehnologii de comunicare care oferă suporturi și posibilități de comunicare caracterizate prin fiabilitate, calitate, viteză și capacitate de depozitare din ce în ce mai mari, oferind noi oportunități de exprimare și noi modalități de exprimare a profesiei.

În societatea modernă relațiile publice se bazează pe analiza publicului unei organizații ( pentru a stabili obiectivele publicului) cât și personalul respectivei organizații ( pentru a stabilii propriile obiective), după analiza celor două tipuri de obiective vor fi elaborate programe de relații publice care vor transmite mesaje către public în vederea promovării imaginii firmei, a creșterii încrederii și a schimbării comportamentului publicului.

Pentru facilitarea acestor campanii de relații publice se utilizează tehnici de lucru preluate din activități învecinate cum ar fi marketingul și reclama.

Datorită evoluției din relațiile publice, rolul specialistului în domeniu este mai complex, aceștia având în responsabilitate sfere noi de activitate cum ar fi: managementul problemelor, relațiile cu comunitatea, afacerile publice, comunicarea cu salariații, relațiile cu publicurile implicate. Această evoluție nu necesită angajarea mai multor persoane în relații publice ci specializarea competențelor și a tipurilor de activități care definesc profilul specialiștilor din relații publice.

În cadrul organizațiilor moderne specialiștii în relațiile publice îndeplinesc un rol dublu deoarece ei sunt responsabili atât cu consilierea conducerii organizației cât și cu partea legată de comunicare în care au misiunea de a prezenta publicului politica organizației. Astfel ei sunt implicați atât în stabilirea strategiei organizației cât și în transmiterea acesteia către public. Acest dublu rol care așează multiple responsabilități pe umerii specialiștilor în relații publice duce nu numai la largirea sferei în relații publice ci și la o slabire a identității profesionale a celor care o practică.

Dezvoltarea relațiilor publice moderne se caracterizează prin câteva evoluții majore:

– creșterea numărului de programe de relații publice din economie, viața socială și politică, activitatea guvernamentală, lupta sindicală, acțiunea organizațiilor neguvernamentale, a instituțiilor religioase, de cultură sau educaționale;

– explozia publicațiilor consacrate relațiilor publice: cărți, reviste, articole de specialitate; creșterea numerică rapidă a forumurilor de dezbatere și a organizațiilor profesionale;

– dezvoltarea și amplificarea formelor de pregătire profesională ; la ora actuală relațiile publice nu se mai învață „pe teren", de la practicieni rutinați (și, poate, plafonați), ci în sisteme educaționale complexe: programe universitare de lungă și scurtă durată, programe post-universitare, școli de reconversie profesională sau de reciclare, sisteme de învățământ la distanță etc.;

– internaționalizarea practicilor și a standardelor acestei profesiuni; organizațiile și asociațiile profesionale au depășit atât granițele naționale, cât și cele continentale, promovând valorile profesionale comune; în plus, globalizarea și trustizarea au dus la circulația specialiștilor și unificarea practicilor; la acest efect a contribuit și circulația lucrărilor de specialitate devenite „clasice", a programelor de învățământ și a revistelor profesionale și științifice;

– creșterea responsabilității profesionale; datorită prezenței și importanței relațiilor publice în cele mai diverse domenii, s-a creat un orizont de așteptare, care îi obligă pe practicieni să adopte un comportament profesional și etic; în plus, unele erori sau acțiuni indiferente la dimensiunea deontologică ale unor firme de relații publice, precum și atacurile permanente ale jurnaliștilor și ale unor teoreticieni au așezat această profesie în „vizorul" opiniei publice, fapt care solicită un surplus de responsabilitate, dăruire și profesionalism.

Pornind de la asemenea realități, cercetătorii din domeniu consideră că societatea modernă, definită prin numărul mare de membri și prin complexitatea organizațională, nu ar putea funcționa fără relațiile publice. Prin strategiile și programele de comunicare pe care le dezvoltă, acestea contribuie la crearea unor legături de încredere între diversele organizații și numeroasele publicuri care le înconjoară, facilitând realizarea unor relații interactive între diferitele niveluri ale societății.

2.4.Campaniile de relațíi publice

Reprezintă totalitatea operațiilor coordonate de comunicare derulate într-o perioadă de timp determinată, într-un anumit spațiu, pentru îndeplinirea unor scopuri și obiective ale organizațiilor în raport cu anumite ținte ale comunicării.

Conceptul de “campanie” poate fi privit din două puncte de vedere distincte:

cel în termeni militari care reprezintă “totalitatea operațiilor militare efectuate de arâmatele unei țări sau un grup de arâmate pe un teatru de luptă într-un anumit timp și într-un scop strategic”

cel în termeni non-militari care definește campania ca fiind “acțiunea organizată în vederea realizării într-o anumită perioadă de timp a unor sarcini importante ”

De asemnea mai există multe alte definiții date campaniilor de relații publice, fiecare punând în evidență trasături noi ale acesteia precum reiese din următoarele definiții:

. „Campaniile de relatii publice sunt eforturi hotarâte, extinse, coordonate, menite sa atinga o tinta sau un set de tinte interconectate care sa deplaseze organizatia catre atingerea unui obiectiv pe termen lung, înteles ca expresie a misiunii sale”.

„Campania …..este o vasta operatie de informare, un efort depus pentru a furniza presei materialul articolelor destinate sa „vorbeasca” despre obiectul, evenimentul sau serviciul care a motivat campania…Operatiile de presa sau de relatii publice nu se întreprind decât pentru un obiectiv precis”.

„Campania de relatii publice este un efort sustinut al unei organizatii pentru a construi relatii sociale demne de încredere, cu scopul de a atinge anumite obiective ( determinate în urma unor cercetari ), efort bazat pe aplicarea unor strategii de comunicare si evaluarea rezultatelor obtinute”6 .

Relațiile publice reprezintă o funcție a managementului strategic al organizației care caută să obțină încrederea și sprijinul publicurilor cu care interacționează prin intermediul unei comunicari bune și o imagine reciprocă satisfăcătoare.

Campaniile de relații publice reprezintă o acțiune distinctă proiectată și derulată special pentru îndeplinirea anumitor obiective ale firmei pe termen scur sau lung. Totuși campaniile de relații publice se detațează de activitatea curentă a departamentului de relații publice desfășurându-se dupa un proiect special.

Există situații în care organizația angajează o firmă de relații publice cu toate că aceasta deține un departament în acest scop, departamentului propriu revenindu-i doar sarcina de a supraveghea firma respectivă.

În literatura de specialitate se poate regăsi mai mute tipuri de campanii de relații publice existente pe piață, după cum urmează:

Campanii de poziționare: reprezintă acea campanie implementată cu scopul proiectării imagini unei firme astfel încât consumatorii să înțeleagă oferta firmei și importanța acesteia în raport cu celelalte firme concurente. Campania presupune existența a trei etape: prima se referă la identificarea posibilelor diferențe existente între produsele, serviciile si personalul firmei și cele ale concurenței, a doua presupun selectarea anumitor criterii pentru a alege cele mai importante diferențe, a treia etapă contribuie la identificarea firmei pe piață în raport cu concurența. Cu ajutorul acestei campanii se poate afla modul în care organizația se diferențiază față de concurență și pe ce loc se situează pe piață.

Campania de conștientizare: are drept scop conțtienitarea publicului cu privire la un produs sau serviciu. Exemplu: campania pentru purtarea centurii de siguranță sau pentru reducerea vitezei.

Campania de informare publică: reprezintă informarea publică cu privire la diferite activități realizate de organizație cum ar fi: demersuri guvernamentale privind reforma instituțională în diferite organizații și ministere, condițiile în care se poate beneficia de anumite programe de finanțare.

Campaniile de educare a publicului: însăși denumirea ne duce cu gândul la sensul pedagogic al cuvântului educare care arată faptul că o persoană poate procura suficiente informații si le poate încorpora în propriul sistem de referință.

Campaniile de întărire a atitudinilor și comportamentelor. Reprezină acea campanie destinată susținătorilor organizației prin care se urmărește reamintirea valorilor comune.

Campanii de schimbare a atitudinii celor care nu sunt de partea organizației. Este tipul de campanie apreciată ca fiind foarte dură întrucât presupune înlăturarea persoanelor care nu corespund cerințelor.

Campanii de modificare a comportamentului. Sunt campanii dificile, de tipul celor prin care îi vom determina pe oameni să nu conducă sub influența alcoolului, să nu mai fumeze sau să renunțe la agresivitatea în relațile interumane.

Campanii de contracarare imagologică în situații de criză. Indiferent de zona în care se derulează campania de contracarare, ea este o campanie dură, în care se regasesc cu prisosință, acțiuni, date si fapte non-etice.

Campanii de modificare sau consolidare a reprezentării ( imaginii ) țintelor comunicării față de organizația / instituția / personalitatea / fenomenul de interes imagologic.

Figura numarul 6: Prezentarea campaniilor de relații publice

Campaniile de relații publice pot fi clasificate și în funcție de alte criterii cum ar fi conținutul, unde putem regăsi campanii de amploare sau limitate, sau în funcție de timp unde regăsim de scurtă perioadă, de medie sau de lungă. Cele de lungă durată sunt de obicei cele mai folosite și ca exemplu am putea reaminti campaniile impotriva fumatului.

Campaniile de relații publice pot fi Pro-active sau reactive:

strategia pro-activă reprezintă conștientizare oportunității de a folosi relațiile publice pentru a realiza ceva pozitiv, selectarea celor mai adecvate mijloace de comunicare pentru a prezenta publicului un produs nou, o temă, o identitate, sau un candidat.

Strategia reactivă reprezintă reacția organizației față de o temă sau un produs indus de opinia publică, opinie care o afectează intr-un fel sau altul.

Etapele de parcurs în planificarea unei campanii de relații publice sunt:

Descrierea mandatului incredințat

Analiza situației

Definirea obiectivelor

Precizarea publicurilor țintă

Formularea axei de comunicare

Identificarea strategiei de comunicare

Propunerea tehnicilor, canalelor mediatice și suporturilor utile

Conceperea mesajelor

Stabilirea bugetului și calendarului

Elaborarea instrumentelor de control și evaluare

Strucura unei campanii publice poate fi următoarea:

definirea tipului de campanie ce va avea loc, dacă este campanie de poziționare sau de informare sau alt tip.

precizarea publicurilor țintă: se va specifica ce fel de public vizează produsul sau serviciul care se dorește a fi promovat pentru a avea succes.

precizarea scopului campaniei

stabilirea modului de acțiune

stabilirea obiectivelor de acțiune și de comunicare, operaționalizarea acestora

precizarea sloganului

focalizarea pe reprezentarea ce se dorește a fi indusă (concepte – cheie, concepte – derivate) numită, nefundamentat, axa campaniei

stabilirea mesajelor

proiectarea planului pe obiective operaționale

proiectarea calendarului campaniei

proiectarea planului media

stabilirea bugetului

stabilirea echipei de campanie, cu descrierea exactă a sarcinilor fiecarui

membru

precizarea tipului si a modalitaților de evaluare

Exemple de campanii de relații publice

1. Invitație la aniversarea trei ani Oyssey

Atunci cănd se trimite o invitație la un evenimnet trebuie gândit în așa fel încât sa sune ca o știre pentru a stimula invitații sa vină.

Invitația în cadrul firmei Oyssey suna cam asa “Am împlinit trei ani. Nu puteam lasa să ne scape așa o ocazie. Așa că te așteptăm… să petrecem ca între prieteni, pană dimineață. PS: Suntem absolut convinși că această trusă iți va fi foarte de folos a doua zi dimineață”. Trusa era insoțită cu invitația și conținea: aspirine, alifie chinezească, lămâie și un borcan de castraveți murați.

2. Lansarea iaurtului “casa bună ”

Lansarea acestuia a fost un mai de grabă atipică. Cu o săptămână inainte de lansare s-au trimis in diferite redacții ale presei un borcan de iaurt in genul celor din anii 1989 umplute cu semințe ce conțineau vitaminele A,D,E ( vitamine pe care le conține și iaurtul). Borcanele erau însoțite si de o felicitare pe care scria: casa bună, sporul casei, sanătate, energie, vitamine

3. Lansarea laptelui Danone

Aceasta a fost o campanie amplă, locul de desfășurare nu a fost unul obișnuit, ci a avut loc la Muzeul Țăranului Român, unde totul se desfășura într-o atmosferă tradițională românească, jurnaliștii erau întâmpinați de o balerină într-un costum national. Iată deci firma a vrut sa ofere jurnaliștilor momente remarcabile pentru ca produsul să rămână timparit in mintea acestora.

2.5. Departamente și firme de relații publice

Departamentul de relații publice

Pentru unele companii, de regulă cele cu un volum mare de comunicații, soluția organizării unui department de PR este mai economică decât angajarea uneia sau mai multor agenții. Ideal este ca șeful departamentului de PR sa aibă un cuvânt de spus la nivel decizional, să facă parte din Consiliul de Administrație.

Așadar există mai multe timpuri de oameni de PR.:

a. “Profesionistul”

– ușor recunoscut de adenți, clineți și jurnaliști deoarece este tipul de persona care știe exact nevoile fiecaruia și împacă toate interesele fara să lase impresia că a facut o mare favoare cuiva.

– pentru el adevăratul client este publicul de ale cărui interese ține cont atunci când propune ceva clientului sau jurnalistului

– este omul care se adaptează cu ușurință la orice situație nouă, fără a avea aerul că le știe pe toate

– învață cu modestie atat de la client cât și de la jurnalist

– știe să asculte și să intrebe poate mai mult decât sa vorbească

– apreciază un sfat de la un jurnalist mai mult decât o știre publicată și uneori se consultă cu colegii din presă ca să-și valideze teoriile

– lucrurile care îl definesc sunt atitudinea lui ca individ față de partenerii de discuție și competența cu care rezolvă o ecuație.

Pofesionistul nu are nevoie de o descriere anume, este genul de persoană pe care îl simți și îți place fără să-ți găsești argumente cu dificultate.

b. “Mafiotul”

– specia cu cea mai rapidă creștere in PR

– nu prea sta mai mult de un an într-o agenție, pentru că oportunitățile externe sunt mai tentante decât cele din interior

– când își schimbă job-ul, neapărat aduce cu el și un snop de prezentări interne, o bază de date și cel puțin un model de lucru al agenției pe care tocmai a parasit-o

– după mai puțin de un an pleacă spre următoarea destinație cu și mai multe mostre de inteligență

Mafiotul reprezinta specia cel mai greu de combatut .

c. “Juniorul”

– persoana cu șanse egale sa devină fie profesionist fie mafiot, acest lucru depinde de firma in care va ajunge si de tacticile pe care le va învăța

– ei sunt cei care vor face la un moment dat ca nivelul PR să ajungă acolo unde se așteaptă

Aceștia trebuiesc încurajați să ajungă profesioniști și trebuie investită in ei multă rabdare

d. “Expertul”

– este tobă de carte, însă calitățile umane nu-i pot egala pregătire profesională

– se bazează pe lecturi de specialitate, cursuri universitare, calificări ulterioare sau pur și simplu pe experiența bogată de lucru și uită că PR este o meserie facută de oameni

– vorbește frumos dar se poartă indoielnic

– are exces de zel dar nu și căldură umană

– condamnă cu ușurință fără să învețe ceva dintr-o întâmplare

– are acea aroganță pe care i-o oferă CV dar nu și empatia

– profesional este greu să-i reproșezi ceva însă uman nu știi de ce nu te simți confortabil in preajma lui

– este cel de la care un jurnalist află cu ușurință ce subiect va publica ziarul X, fără să-și dea seama că și el poate ajunge victima următoarei turnătorii.

e. “Diletantul deghizat”

– este cel pe care îl întâlnim cel mai frecvent

– el sună jurnaliștii de la cotidiene numai intre orele 15.00 și 18.00, enetual ca să întrebe dacă a aparut știrea bazată pe comunicatul lui de presă

– cel care începe un comunicat de presă cu background-ul de companie și pune știrea undeva către sfârșit poate nu o observă nimeni și bifează și el job-ul

– asigură servicii de secretariat cu înaltă calificare, dar din păcate este departe de a ajunge un partener strategic pentru un jurnalist sau un client

Un department corporatist de relații publice ar trebui să atragă atenția mass-mediei când se fac greșeli în privința materialelor difuzate sau publicate. Repreyentantul de relații publice trebuie să facă cereri ferme de publicare sau de mediatizare radio sit v a greșelilor grosolane care pun într-o lumina proastă organizația în cauză. Unele ziare dispun de un spațiu special destinat dezmințirilor.

Conducerea de varf a corporațiilor așteapta mult mai mult de la departamentul său de relații publice decât simple comunicate de presă sau forme de contact cu mass-media. Aceasta are în vedere următoarele aspecte:

Analiza informației – membrii departamentului de relații public ar trebui să activeze ca analiști de informații și publiciști care să informeze despre clienții invitați la o rundă de convorbiri (negocieri) sau alte evenimente publice. Ei trebuie să fie capabili să interpreteze filozofia corporației pentru oameni și filozofia oamenilor pentru corporație.

Problemele de conducere – una dintre calitățile definitori ale relaționistului este aceea de a anticipa și a modela evenimentele și nicidecum de a sesiza și raporta ceva ce este deja cunoscut (Forta de Acțiune pentru Statutul și Rolul Relațiilor Publice formată de PRESA- 1980)

Educația – un relaționist ajută conducerea să înțeleagă modul în care funcșionează mass-media și rolul pe care aceasta îl îndeplinește în societate.

Instruirea – ajută conducerea sa găsească metoda cea mai buna să prezinte în mod eficient publicului poziția organizației.

Specialistul în management – un relaționist care aspira la un post de decizie trebuie să cunoască termeni precum: managementul prin obiective, alocarea resurselor, supravegherea personalului

Studiu de caz

Organizarea evenimentelor cu ajutorul relațiilor publice

Folosirea de relații publice mai ample implică organizarea de diverse evenimente care generează imagine pozitivă. Acestea diferă în funcție de obiective, de publicurile vizate, de specificul activității firmei și de bugetul alocat. Principalel tipuri de evenimente organizate sunt:

evenimente de lansare ( a firmei, a unei noi game de produse sau servicii)

evenimente de mentinere, întreținere a relației cu publicurile vizate

evenimente festive, pentru ocazii speciale

Indiferent de natura evenimentului, organizarea sa implică strategii de comunicare atât internă cât și externă. De altfel evitarea anunțurilor prin media clasice se recomandă pentru toate lansarile de produse sau servicii care se doresc a fi mai speciale. Cea mai bună strategie pentru acesta constă în organizarea de evenimente care să ducă la crearea de zvonuri. Acest lucru se realizează eficient prin oferirea produsului unor lideri de opinie sau prin rezervarea lui doar unor anumite locații de distribuție. Evenimentul inițial de lansare va juca un rol foare important pentru credibilitatea poziționării.

Este foare important ca un eveniment să nu se organizeze doar pentru a fi in pas cu ceilalți. El trebuie bine gândit și integrat în strtegia de ansamblu, orientat către atingerea obiectivelor specifice. Nu se recomandă aceleași tipuri de evenimente pentru publicuri diferite. Petrecerile si concertele în aer liber sunt potrivite pentru firmele producătoare de bere, caravanele se recomandă fabricanților de larg consum (detergent, pastă de dinți), show-room-urile se organizează pentru produsele de valoare și grad tehnologic ridicat ( automobile, echipamente industriale, instalații).

Organizarea unui eveniment presupune nu numai planificarea ci și foarte multă inspirație. Există tipuri de evenimente mai potrivite pentru anumite publicuri, dar modalitățile efective de punere în practică diferă de la o situație la alta. O firmă cu posibilități bugetare mai mari poate organiza petreceri la restaurante de lux, în timp ce o firmă care încearcă să cheltuiască mai puțin poate opta pentru seri tematice ( de tipul seara românească la un local cu specific țărănesc). În funcție de orientarea către publicul țintă rezultatele pot fi la fel de bune în ambele cazuri.

Se remarcă o tendință de creștere a importanței bartelelor ( schimbul reciproc de bunuri) în activitatea de organizare de evenimente. Aceste schimburi îmbracă forme diferite. De exemplu, o firmă poate presta anumite servicii, care fac obiectul activității sale, unui restaurant în schimbul rezervării localului pentru anumite seri.

Este necesar să se acorde o atenție specială comunicării de proximitate: săptămâni tematice, sesiuni de informare a clienților, ziua porților deschise, participări la acțiuni locale de interes pentru comunitate.

În anumite domenii precum industria de software sau a modei, există o tendință pronunțată de organizare de evenimente în locații aparte ( muzee, crame, expoziții de artă). Este vorba de reuniuni formale sau informale care se desfășoară în alte locuri decât cele utilizate de obicei. Este foarte important ca un asemene a loc să fie adaptat specificului evenimentului. Nu se va alege aceași locație pentru o reuniune cu bancheri și oficiali din administrația publică ca pentru o prezentare de produse în fața propriului personal. De aceea este recomandat:

să se definească data, durata și numarul participanților

să se evalueze contextul psihologic

să se viziteze locul înainte de închiriere

să se verifice încadrarea în bugetul stabilit

Organizarea evenimentului trebuie să urmeze pași foarte bine definiți și pentru a fi eficientă să fie urmărite cu atenție diversele elemente implicate.

Organizare unei conferințe de presă

Conferințele de presă fac parte din viața zilnică a jurnalistului. Acesta poate fi definită ca acel eveniment care lansează sau explică un produs, un serviciu, sau care face cunoscută o persoană. Pentru unii sunt corvoadă și chin inutil, pentru alții sunt plăcere și motiv de bucurie.

Diferențele dintre conferințele sunt date de cel care le organizează. Ei contează mai mult chiar decăt evenimentul in sine.

Există câteva reguli sau principii dupa care se organizează o conferintă de presa și anume:

1. jurnaliștii vor veni la o conferință de presă și vor acoperi doar subiectele care sunt:

– noi

– relevante pentru publicațiile pe care le reprezintă

De aceea este bine să se invite persoane publice sau VIP-uri care să vorbeasă despre subiectul propus.

2. organizarea logistică

Data de desfășurare a conferinței trebuie aleasă în funcție de cea a evenimentului, fie la începutul lui fie la ziua de final, sau după caz cu câteva săptămâni înainte. Ca oră este recomandat ora 11 a zilei, iar ca zi din săptămână, miercuri ( jurnaliștii având timp sa publice știrea fie in aceași zi fie in ziua următoare.

Locația trebuie să fie de asemenea potrivită, fie în același loc în care se desfășoară evenimentul fie într-o locație potrivită în functie de eveniment și de publicul vizat. De asemena trebuie verificat ca locația să poată asigura scaune suficiente, sonorizare bună, lumini etc.

3. comunicatele de presă

Este nevoie de doua invitații, una la conferință și una care să prezinte evenimentul în sine ( prima se numește invitație iar a doua chiar comunicat). Invitația trebuie neapărat să conțină: data, locul, ora, dacă există posibilitatea de a intervia pe cineva după conferintă, organizatorii, scopuri, vorbitori, conținut, adresă de contact cu toate detaliile pentru a putea primi feed-back de la jurnaliști.

Model invitație la o conferință de presă

Orice conferință de presă care se respectă ar trebui să aibă o mapă de presă ( pusă la dispoziția jurnaliștilor) cu mai multe informații despre proiect, eveniment sau produs, CD-uri cu fotografii, și nu în ultimul rând în afara comunicatului, mapa de presă trebuie să cuprindă ceva de scris și un carnețel pentru ziariștii care nu au aflat că trebuie să aibă așa ceva întotdeauna la ei.

Toți cei care fac parte din echipa organizatorică trebuie să aibe ecusoane care să dezvăluie cine și de unde sunt.

Dacă este vorba de o conferință de presă cu participare internațională nu trebuie uitată necesitatea unui traducător.

4. “bucătăria internă”

Reprezintă o listă cu toate contactele publicațiilor interesate, ar trebui să existe înainte de a trimite invitațiile. Aceasta trebuie să cuprindă numele persoanelor care trebuie invitate, funcția și secția pentr care lucrează.

Dacă invitațiile sunt trimise cu zece zile înainte, cu o săptămână înainte de conferința de presă trebuie contactați telefonic toți cei invitați pentru a vedea dacă sunt interesați de subiect, nu neapărat dacă vor veni.

Tot cu o săptămână înainte trebuie verificat că vorbitorii aleși își vor face apariția, că știu despre ce subiect vor vorbi și în ce ordine.

Cu o zi înainte de eveniment, un telefon adresat celor interesanți este necesar pentru a vedea dacă vor veni într-adevăr la conferința de presă.

De asemenea trebuie asigurat faptul că există băuturi și gustări suficiente.

Trebuiesc realizate plăcuțele sau foile cu numele vorbitorilor și funcția ( cu litere mari, pentru ca jurnaliștii sa înțeleagă corect)

Dacă sunt urmăriți toți acești pași atunci succesul unei conferințe de presă ar trebui să fie asigurat. Și totuși se ridică o întrebare esențială ce se întâmplă în România, ce nu merge la noi? Aparent mai nimic, locații potrivite pentru o conferință de presă sunt foarte puține ( mai ales pentru evenimente mari) și chiar și cele care se consideră potrivite au servicii îndoielnice ( pe principiul românesc al lui „merge și așa”).Organizatorii sunt de cele mai multe ori amatori, nu profesioniști ( multe evenimente importante sunt organizate în regie proprie în loc să fie adus un specialist), chiar și atunci când un asemenea specialist este contactat, el este folosit din păcate doar pe partea logistică ( relația cu locația, catering, mailing) în loc să fie lăsat să-și facă meseria complet așa cum ar fi normal, nici faptul că scopul evenimentului este în general oportunistic nu ajută la reușita acestor programe de conferință din România.

Și dacă toate acestea nu au fost de ajuns mai există o altă mare problemă în România cu aceste conferințe congrese și convenții: când cineva este invitat să vorbească la un asemenea eveniment, aproape invariabil acel cineva face o prezentare promotionala a comanei pe care o reprezintă, în loc să pregătească ceva relevant pentr audiența specifică a acelei conferințe. Evident acest tip de advertising mascat sub forma unui powerpoint la o conferință, este perdantă privită din aproape orice unghi de analiză, pentru că participanții nu au venit să audă despre marile realizări ale companiei pe care vorbitorul o reprezintă, ci să primeasă informații utile despre business-ul al cărui subiect este conferința.

O a treia situație nefericită este aceea a vorbitorului arogant care tratează orice audiență cu condeșcentă și care își imaginează că numai el știe despre ce vorbește. Cu siguranță România este locul unde sunt cei mai mulți vorbitori banali, nepregătiți sau aroganți.

Peste toate aceste minusuri se mai agaugă unul critic și anume agenda nu este respectată, se întârzie cu orele, în unele cazuri chiar și cu zilele, din cauza unei lipse de punctualitate endemice vina fiind data de cele mai multe ori pe traficul din București.

În aceste condiții apar foarte multe neplăceri pentru toți participanții, dar până la final și pentru organizatori care scapa evenimentul de sub control, iar dupa acest moment tot ce mai se poate spune fie ca participant fie ca organizator este, „de s-ar termina mai repede”…

Organizarea unui concert

De doi ani încoace, ne bucurăm de o creștere din ce în ce mai accelerată a “live entertainment”-ului in România. Estimată la aproximativ 12 milioane de euro în 2008, piata concertelor live va creste cu pana la 100% in 2009.

Pentru ca artiști de talia Depeche Mode sau Rolling Stones să interpreteze pentru publicul român, se pune în mișcare un sistem complex, format din agenți, sponsori, promoter-i și producatori. Ca in orice sistem, și in cel al showbiz-ului se mai blochează cate o rotiță.

S-au întâmplat multe pe piața evenimentelor live în ultimul an: am avut Coke Live, Rolling Stones, Julio Iglesias, George Michael, B’Estival. Piața s-a dezvoltat, în sfarșit, însă nu a adus atâtea succese precum ne-am fi așteptat. Uneori, s-a produs chiar inversul efectului dorit de sponsori si promoter-i.

Despre piața românească de live entertainment, se poate spune că diferă de cele din vestul Europei prin două aspecte importante. Cea mai mare problemă în România e că oamenii nu își permit să cumpere bilete de concert la prețurile pe care le platesc cei din Europa Occidentală, Statele Unite sau Japonia. Daca in aceste țări, intrarea la concert costa 120-200 de euro, aici aceleași bilete sunt puse în vânzare pentru 25 de euro. Asta înseamnă că piața românească e mult mai dependentă de sponsorizări. Este singura modalitate de a-i aduce aici pe artiști. Nici unul din artiștii de talie internațională care au concertat in România in ultima vreme nu ar fi venit dacă nu s-ar fi găsit sponsori.

O alta diferență este faptul că piețele mai dezvoltate se bucură de servicii specializate, pe care olandezul le numeste “event supply industry” – o serie de firme care asigura securitatea, catering-ul si toaletele ecologice, exclusiv pentru concertele live. In această zonă, producatorii români improvizează, colaborând cu furnizori de toalete obișnuiți să lucreze cu constructori imobiliari sau cu firme de pază.

In vestul Europei, există companii specializate în securitatea pentru evenimente, ceea ce e complet diferit față de omul încruntat care stă la intrare cu bastonul agățat, cu catușele și cu tubul de gaz. Personajul care vine la un spectacol, este oaspetele promoter-ului și se așteptă ca omul de la securitate să îl trateze ca atare. În România, singura forma de pază specializată este cea de pe stadioanele de fotbal, mult mai ofensivă, pe când paza la concerte ar trebui sa fie realizată pe model preventiv.

Evenimentele live de anvergură sunt construite pe baza unui sistem format din mai multe categorii de profesionisti. Totul incepe in momentul în care artistul anunță organizarea unui turneu. Agentul artistului cauta promoter-i locali, interesați de organizarea unui concert al artistului. Promoter-ul este cel care face legătura între agent și sponsor, se ocupă de încheierea contractelor și de toată organizarea evenimentului. Aici intervine rolul sponsorului – cel mai important, la nivel decizional. Fiind finanțator al evenimentului, sponsorul este cel care alege promoter-ul care îi va administra banii. La final de listă se află producătorii, care sunt desemnați de promoter-i pentru a se ocupa de organizarea practică a evenimentului: amplasarea șcenei, sunet, lumini, catering-ul, pază, toaletele, transportul și confortul artistului si al staff-ului sau.

Marea majoritate a banilor rulați în organizarea unui eveniment live ajung în buzunarul artistului. Restul sunt costuri de producție locala (șcenă, lumini, catering, securitate, etc.) si sunt administrate de catre promoter-i. Marimea acestor costuri depinde de “pachetul” cu care se prezintă artistul, daca are sau nu șcenă și staff proprii, sonorizare și lumini. De exemplu, costurile de productie locala pentru concertul Shakirei au fost mult mai mari decat cele pentru concertul Depeche Mode, aceștia din urmă venind cu propria șcenă si cu staff-ul personal.

In România există doar patru promoter-i implicați frecvent în organizarea de concerte live de mare anvergură: Emagac Entertainment (organizator al concertelor Depeche Mode, Shakira, B’Estival), Events (Coke Live, Rolling Stones), Music Management International (Julio Iglesias), Modus Production (George Michael). Un buget de producție pentru un concert live pornește de la minimum 100.000 de euro și poate ajunge până la mai multe sute de mii de euro.

După achitarea tuturor costurilor, rămane o marja de profit, care este încasată de promoter doar în cazul în care a reușit să vândă toate biletele la concert. Promoter-ul poate ieși în pierdere cu sute de mii de euro, și asta nu pentru că nu și-a vândut biletele, ci pentru că nu a reușit să le vândă pe toate.

In această ecuație, producătorul este cel care se asigură că, în seara concertului, totul va merge ca pe roate: artistul va avea sonorizarea cu care este obișnuit, paznicii sunt destui și bine instruiți, băutura este rece și ajunge pentru toată lumea, toaletele sunt curate, intrarile nu se blochează. Dintre toate acestea, cea mai importantă responsabilitate este siguranța consumatorului.

Fiecare concert trebuie planificat și supravegheat în cel mai mic detaliu, pentru un public din ce in ce mai pretențios. Mulți dintre organizatorii concertelor de anul acesta au subestimat nivelul serviciilor la care publicul se astepta. Unele scapari ar fi trecut neobservate în urma cu cinci ani.

Dacă oamenii s-au înghesuit prea mult la intrare, dacă cozile la standurile de băuturi au fost prea lungi sau dacă sonorizarea nu a fost perfectă, publicul a protestat zgomotos. Astfel, organizatorii concertului Rolling Stones, compania Events, au fost nevoiti să-și ceară oficial scuze spectatorilor pentru distribuția ineficientă a băuturilor alcoolice și răcoritoare. Sete de Rolling Stones, la inceputul anului, vestea ca Rolling Stones vor include și România in turneul „A Bigger Bang” a încântat publicul. Evenimentul mult-așteptat a avut loc pe Stadionul „National” în fața a peste 60.000 de oameni. Cei mai mulți au urmărit concertul cu gâturile uscate deoarece apa si bauturile racoritoare, comercializate în câteva puncte amenajate pe stadion, s-au epuizat mai repede decat se așteptau organizatorii. A fost o zi cu temperaturi de peste 35 de grade Celsius.Compania Events, organizatoarea concertului Rolling Stones, a emis ulterior un comunicat de presă prin care declară că „regretă incidentele legate de distribuirea ineficientă a băuturilor alcoolice si răcoritoare și își cer scuze spectatorilor prezenți, pe 17 iulie, pe stadionul „National”. In plus, la ieșirea de pe stadion, nu erau deschise toate porțile, așa că peste 60.000 de persoane au trebuit să facă un ocol nedorit pentru a lua cu asalt magazinele și chioșcurile, care au bătut recordul de vânzări la bauturi răcoritoare și apă.Organizatorii declară că nu poate fi învinovățiți nimeniu pentru inconvenientele create la concertul Rolling Stones.„Cata apa poti sa aduci? Pur si simplu s-a intamplat.

La finalul concertului, au fost înregistrate aproape 150 de probleme medicale, cauzate în special de deshidratare.De la Bucuresti, membrii trupei Rolling Stones s-au îndreptat către Budapesta, concertul fiind urmarit de 50.000 de persoane, care au avut parte de apă și înghețată pe toata durata show-ului.

Un incident asemănător s+a produs și la cei de la Music Management Internațional care au organizat concertele Julio Iglesias, au fost ținta a aproximativ 20 de plangeri depuse la Oficiul pentru Protecția Consumatorului (OPC), cauzate de calitatea slaba a sunetului si de organizarea defectuoasă. Compania care s-a ocupat de organizarea concertelor lui Julio Iglesias din România spune că echipa de sunet a artistului a urmat cerințele artistului, care nu suportă ca muzica să se audă foarte tare în timpul concertului. Probabil că publicul din București este mai pretențios. Dupa a doua piesă, spectatorii au inceput sa se agite, iar Radu Groza, impresar Music Management, l-a rugat pe managerul lui Julio Iglesias, Richard Denemkamp, să dea mai tare sunetul, dar acesta a refuzat. Volumul a fost dat mai tare până la urmă, dar acest lucru nu a fost pe placul lui Julio, care s-a enervat pe echipa sa și a insistat să se păstreze sunetul pe care îl dorea. Pe lângă problemele de ordin tehnic, nemulțumirile publicului au fost legate și de accesul pe Stadionul Cotroceni, locul în care urma să se desfașoare concertul. Anuntat initial la ora 20.30, accesul publicului s-a facut dupa ora 21.00, timp în care se formaseră cozi de sute de persoane. Busculadele create au dus și la apariția unor incidente, în urma cărora câtiva spectatori s-au bătut între ei ori au fost agresați de jandarmi. Pentru a nu se repeta povestea de la Bucuresti, Julio Iglesias a insistat ca, înaintea concertului de la Constanța să facă cel puțin trei repetiții de sunet, la un interval de cateva ore. Acest lucru se întâmplă în premieră in echipa lui Iglesias.

Unele surse afirmă că artistul spaniol și-a concediat managerul, pe Richard Denemkamp, dupa o colaborare de șapte ani, din cauza celor intamplate la Bucuresti.

Unele dintre puținele evenimente în urma cărora nu s-au auzit ecouri negative au fost concertele susținute de Depeche Mode, George Michael si B’Estival, festivalul de la Romexpo, aflat la prima ediție. B’Estival 2007 este unul dintre cele mai mari evenimente muzicale realizate în ultimii ani in Europa Centrala si de Est. Timp de trei zile, in perioada 29 iunie – 1 iulie, centrul comercial Romexpo va fi gazda acestui amplu eveniment, aici fiind amenajate trei scene principale: ClickNet Stage, Heineken Music Thirst Stage si Coca Cola Arena. Ele se află în zona principală, care are nici mai mult, nici mai puțin de 20.000 de mp., adăugându-se aici și zona VIP unde vor avea accesul doar anumite persoana care au plătit cele mai scumpe bilete puse în vânzare pentru B’Estival. Festivalul a fost premiat de către revista VIP cu premiul la categoria divertisment pentru cem mai bun eveniment al lunii iunie, premiul a fost ridicat de către Guido Janssens.

Festivalul s-a bucurat de câteva mii bune de spectatori în fiecare seara.Mancarea și băutura au fost pe măsura cererii, iar spațiul generos. În cadrul festivalului, spectatorii au avut parte și de o premieră mondială deoarece au avut ocazia să-i vadă pe aceeași șcenă, in duet, pe Alice Cooper si Marilyn Manson,  care sunt dușmani declarați. Anunțul evenimentului desfășurat pe durata a trei zile a fost facut cu căteva luni înainte, spațiul a fost amenajat corespunzător și, cu căteva zile înainte de start, se cunoșteau deja chiar și cele mai mici amănunte de către public, de la program la ce mancaruri le vor fi puse la dispoziție atât spectatorilor, cât si artiștilor. B’Estival depaseste Coke Live, un alt eveniment desfășurat in 2007, pe Lacul Morii. Punctele slabe ale Coke Live a fost perioada de promovare mică, ceea ce a dus la un public mai puțin numeros. Desfășurat intre 23-24 iunie, Coke Live se dorea a fi o replica a Festivalului Sziget, dar cu artiști pe gustul românilor. Printre aceștia s-au numarat Pussycat Dolls, care au deschis evenimentul, Prodigy sau The Rasmus.„La pachet” au venit Macy Gray si Vanilla Ice. Totuși desi spectacolul a avut artiști de peste 12.000 de euro nu a strâns un public pe măsură și a fost un eșec pentru organizatori.

Concluzii

În urma prezentărilor facute pentru organizarea unei conferințe de presă sau a unui concert, de fapt a unui eveniment indiferent de natura sa putem desprinde următoarelele concluzii:

Organizarea unui eveniment presupune în primul rând colaborarea dintre firmele de specialitate si realizarea unor serii de contracte cu: aganții de publicitate, firmele de catering, formații de muzică, firme de decor sau design, furnizori de echipamente tehnice și să nu uităm în primul rănd de un traducător dacă evenimentul are conotație internațională, chiar dacă nu se poate acoperii toate limbile internaționale este de preferat măcar engleza și franceza care sunt limbi de circulație amplă.

Piața firmelor care se ocupă de organizarea evenimentelor în România este încă redusă, prima firmă care s-a ocupat de acest domeniu la început realiza doar servicii tehnice și de traducere la diferite seminarii sau conferințe. În prezent deși numarul firmelor este restrâns acesteau au un plus când vine vorba despre serviciile ce le pot furniza, de la meniu de mâncare pâna la rochia de mireasă, sau la luna de miere ( asta in cazul firmelor care se ocupă cu organizare de astfel de evenimente).

Piața organizatorilor de evenimente este într-o continuă dezvoltare insă sunt puțini cei specializați in acest domeniu, aceștia considerând că este nevoie doar de talent să te ocupi de un eveniment și că inspirația de moment este tot ce trebuie. Total greșit deoarece un eveniment trebuie analizat din toate punctele de vedere și trebuie asigurat că totul va ieși corect că sunt atinse toate punctele din plan și că clientul va fi mulțumit și va mai apela la serviciile de organizare furnizate de firma respectivă.

Locațiile necesare organizarii unui eveniment sunt o problemă majoră deoarece nu prea există și cele care există și pot asigura realizarea unor evenimente de amploare le poți numara pe degete. De aceea de cele mai mult ori una dintre greselile facute de organizatori este de a nu verifica spatiul înainte de închiriere și dupa aceea se constată că spațiul este insuficient în raport cu invitații, că sunetul nu este foarte bun și din acel moment evenimentul este compromis.

O altă concluzie la care am ajuns in urma acestui studiu de caz este faptul că de obicei jurnaliștii au ceva de împarțit cu PR-iști care se considera a fi mai superiori și care nu asigură destul spațiu pentru presă sau toate condițiile necesare, aceștia plecând de la premisa că jurnaliștii vin de obicei la conferințe de presă pentru cadourile primite sau pentru monstrele gratuite din acele produse, jurnaliștii au demonstrat însă că mai sunt și unii dintre ei care vin chiar ca să-și facă treaba și că dacă vor ca despre evenimentul realizat să scrie în presă ar face bine să ofere toate condițiile doar așa ar fi corect.

În ceea ce privește organizarea concertelor pentru ca să fie un suces este nevoie de bani în primul rând apoi un gram de noroc pentru ca totul să iasă bine și nu cumva artistul sa te anunțe cu câteva zile înainte de concert că nu mai apare, și nu în ultimul rând de cel puțin șase luni de pregătire ca să iasă bine.

Aderarea la Uniunea Europeană este un plus pentru țara noastră pentru că sunt artiști care refuzau să vină in România, iar acum când se face reclamă la un concert susținut de un nume sau o trupă celebră ce va avea loc la noi aproape că nu îți vine să crezi că este vorba despre țara noastră și ai tendința de a da mai tare televizorul pentru a te asigura că ai înțeles bine.

Ce trebuie să facă un organizator de spectacole: în primul rând să se ocupe cu cazarea și transportul artistului, închirierea sălii sau a spațiului în care va avea loc evenimentul, realizarea materialelor publicitare cu privire la realizarea evenimentului, asigurarea grupurilor sanitare, a punctelor de vanzare a bauturilor și a mâncăriiși asigurarea echipamentelor de sunet și lumini. Cam acestea ar fi sarcinile principale ce ii revin unui organizator și mulți am fi tentați să credem că acesta dacă face atât de multe automat ia si cei mai mulți bani, însă nu este așa, marea majoritate a banilor revin artistului, iar restul se va duce și către organizator doar dacă toate biletele pentru eveniment au fost vândute dacă nu acesta va ieși în pierdere și nu pentru că nu și-a facut treaba bine ci pentru că nu a avut sprijinul publicului.

Bibliografie

Cismaru Diana Maria – Comunicarea internă în organizații, Editura Tritonic, București,

Coman Cristina , Relații Publice-Principii și strategii, Editura Polirom, 2001

Dagenais Bernard – Campania de relații publice, Editura Polirom, Iași, 2003,

David George – Tehnici de relații publice, Editura Polirom, Iași, 2008

Dicționar enciclopedic, editura encicopledică, București 2006

Hristache Diana, suport curs Comunicare Corporativă, Editura ASE, București, 2004,

Miculescu Simona Mirela – Relații publice din perspectiva internațională, Editura Polirom, 2006

Mucchielli Alex – Arta de a comunica, Editura Polirom, Iaș 2005,

Panisoara Ion-Ovidiu – Comunicarea eficientă ediția a treia, Editura Polirom, Iasi, 2008,

Pricopie Remus, Relații Publice- evoluții și perspective, Editura Tritonic, București 2005,

Rogojinaru Adela – Comunicare și cultură, Editura Tritonic, București, 2006

Kruckeberg Dean, Newsom Doug – Totul despre relații publice, Editura Polirom, Iași, 2007