Organizarea de Evenimente Festive la Restaurant Transilvania

=== 74f4b94858426ea9abe12e3658a73df14f7a3a0e_340234_1 ===

ORGANIZAREA UNEI NUNȚI LA

RESTAURANTUL HOTELULUI TRANSILVANIA

Restaurantul Transilvania din Alba-Iulia funcționează în incinta Hotelului Transilvania și în cele 10 luni care au trecut de la inaugurarea sa, de după modernizare, se remarcă a fi unul dintre restaurantele de top din capitala județului Alba și alegere frecventă a locuitorilor din acest municipiu pentru organizarea de evenimente festive.

I. HOTELUL ȘI RESTAURANTUL TRANSILVANIA – SCURTĂ PREZENTARE

Hotelul Transilvania este situat la kilometrul zero al orașului, în inima centrului civic la municipiului Alba Iulia, în Piața Iuliu Maniu. Clasificarea hotelului la 4 stele s-a făcut în conformitate cu Hotărârea Guvernului nr. 1267/2010 privind eliberarea certificatelor de clasificare, a licențelor și brevetelor de turism și cu Hotărârea Guvernului nr. 123/2013. În concordanță cu normele în vigoare și cu sistemul unic de clasificare a hotelurilor pentru Uniunea Europeana, realizat de Hotrec și intrat în vigoare în 2010, această unitate trebuie să asigure:

recepție deschisă cel puțin 18 ore

lobby cu bar

mic dejun și room service

cazare în camere duble de minimum 18 metri pătrați

fotoliu sau canapea în cameră

restaurant

minim 15 servicii suplimentare (exemple: loc de joacă pentru copii, cabină de hidromasaj ori coafor)

schimbarea lenjeriei de pat și a prosoapelor la fiecare două zile

dotări în cameră: seif, internet wireless, telefon, minibar frigorific cu produse, televizor

produse cosmetice în cameră

dotări în baie: uscător de păr, halat de baie și papuci de unică folosință.

I.1. ISTORIC

Hotelul și Restaurantul Transilvania fac parte din viața locuitorilor și turiștilor din municipiul Alba Iulia încă din anul 1972, când ansamblul a fost dat în folosință publică. Timp de ani de zile a fost recunoscut drept unul dintre cele trei mari hoteluri din municipiu, fiind în consecință și foarte căutat în perioada pre-decembristă.

După Revoluția din 1989, hotelul și restaurantul Transilvania au intrat pe o partă descendentă a evoluției lor: schimbările economice de la nivel național și european, accentul de oraș turistic pe care Alba Iulia și l-a câștigat pe bună dreptate, normele de clasificare a hotelurilor și restaurantelor, „încremenirea” în timp a ansamblului Transilvania, construirea și darea în folosință de puncte de deservire publică raliate la normele europene contemporane, modernizarea vechilor hoteluri și restaurante – toți aceștia au fost factori decisivi în trendul descendent înregistrat în ultimul deceniu ani de hotelul și restaurantul Transilvania.

O primă măsură de redresare a acestei unități de cazare a fost luată în anul 2007, când s-au desfășurat lucrări de renovare, dar hotelul a rămas la clasificarea de 2 stele avută anterior.

În anul 2012, Grup Florea, prin acționarii săi principalii frații Marcel Florea și David Florea, au achiziționat Hotelul Transilvania din municipiul Alba-Iulia cu suma de 2,2 milioane euro. Următorul pas a constat în inițierea și derularea de ample lucrări de renovare și modernizare.

Foto 1. Hotelul Transilvania: înainte și după modernizare

Investițiile în lucrările de renovare și modernizare s-au ridicat la peste 3 milioane de euro și au durat mai bine de doi ani, Hotelul Transilvania fiind redeschis oficial la începutul lunii aprilie 2015. Presa locală a remarcat atunci că Hotelul Transilvania a adus în zona hotelieră locală „servicii de lux, cu o strălucire de patru stele”, precum și “lucruri unice pentru industria ospitalității, de la iluminarea completă exclusiv cu led-uri, panouri solare și economizoare, un sistem high tech care le permite clienților să-și comande temperatura din cameră de pe drum, cea mai avansată interfață prin care se poate relaționa cu recepția, până la excursiile organizate zilnic sau de câte ori va fi nevoie, în Transilvania sau în județul Alba, pentru grupurile de turiști cazați aici.”

I.2. ANALIZA MEDIULUI ÎN CARE ÎȘI DESFĂȘOARĂ ACTIVITATEA

Avântul economic și turistic pe care municipiul Alba Iulia l-a cunoscut în ultimii ani a determinat o re-evaluare a serviciilor oferite localnicilor și turiștilor, iar această re-evaluare s-a văzut și la nivelul unităților de primire turistică și la cel al unităților de alimentație publică. În acest context, se poate vorbi de un proces concurențial serios în rândul operatorilor de hoteluri și restaurante din municipiul Alba Iulia.

I.2. a. Imaginea publică a hotelului și restaurantului Transilvania

Odată cu redeschiderea de după modernizare, Hotelul și Restaurantul Transilvania înseamnă:

– “cel mai ambițios proiect arhitectural din zona hotelieră din Alba Iulia, 80 de camere în care nu doar să locuiești, ci în care să TRĂIEȘTI și să te relaxezi deplin. Veți găsi la noi lucruri unice pentru industria ospitalității din Alba Iulia, de la iluminarea completă exclusiv cu led-uri, care ne face 100% eco-friendly, panouri solare și economizoare, un sistem high tech care le permite clienților să-și comande temperatura de pe drum, cea mai avansata interfață prin care se poate relaționa cu recepția, până la saltelele premium king size, special achiziționate pentru confortul turiștilor noștri. Desigur, dincolo de toate avantajele prezentului, Hotel Transilvania înseamnă profesioniști, gata sa te întâmpine cu brațele deschise.

– 80 de camere noi, confortabile, dotate cu aboslut tot ceea ce ai nevoie pentru a te simți ca acasă sau chiar mai bine: wi-fi gratuit în întregul hotel, tv smart LCD și aer condiționat cu reglaj personalizat în fiecare cameră , băi moderne cu articole de toaletă gratuite, restaurant a-la-carte cu specific mediteranean și internațional, room-service, English Bar, parcare gratuită , recepție 24/24, 7/7. Nu apelăm la superlative dar, astăzi, sigur putem conta pe câteva.  Pentru ca odihna turistului este cea mai importantă , Hotel Transilvania n-a negociat și n-a facut rabat când a fost vorba de mobiler și accesorii în camere.”

Hotel Transilvania pune la dispoziția oaspeților: camere de 3 și 4 stele, apartamente de 4 stele, restaurantul hotelului, un English Bar și un Lobby Bar, sala de conferințe Apulum și sala de meeting Gemina.

Restaurantul Hotelului Transilvania este deschis de luni până duminică (între orele 7:00-23:00) și oferă oaspeților un decor modern, o atmosferă plăcută și preparate emblematice din bucătăria fusion – mediteraneană și internațională – realizate de o echipă de bucătari profesioniști. Restaurantul are o capacitate de 60 de locuri și este un spațiu dedicat nefumătorilor.

Foto 2. Restaurantul Hotelului Transilvania. Interior

În spațiul comunicațional online, atât hotelul, cât și restaurantul Transilvania se bucură de o imagine favorabilă, așa cum rezultă din analizarea recenziilor primite pe cel mai mare site de călătorii, tripadvisor.com. Astfel, în topul restaurantelor din municipiul Alba Iulia, restaurantul Transilvania ocupă locul 7, concurând cu unități similare cu o mai mare vechime în domeniu. În recenziile semnate de oaspeți din România (Alba Iulia, Timișoara, București) și Statele Unite ale Americii se remarcă:

aspectul modern,

intimitatea și căldura oferite de spațiul nu foarte mare,

preparatele bine pregătite și gustoase,

rapiditatea operării comenzilor,

amabilitatea personalului.

Privit din perspectiva organizării de evenimente, Restaurantul Hotelului Transilvania oferă un cadru intim, potrivit pentru petrecerile de dimensiuni medii spre redus, având o capacitate de 60 de locuri.

Restaurantul Hotelului Transilvania este listat și pe website-uri cu specific gastronomic și hotelier – precum gustos.ro, http://restaurante.bunatati.ro, http://www.undesamananci.ro, http://www.turistinfo.ro; se remarcă însă faptul că nu toate informațiile sunt actualizate, în conformitate cu îmbunătățirile aduse după renovare.

I.2. b. Succintă analiză a mediului concurențial

În organizarea de evenimente, mediul concurențial din municipiul Alba Iulia este unul competitiv și o trecere în revistă a restaurantelor sau sălilor care organizează nunți relevă următoarele:

– Hotelul “Hanul cu Berze” dispune de două restaurante – cu capacitate de 120 de persoane și, respective, 250 de persoane, unde se pot organiza nunți. Prețul per meniu pornește de la 110 lei și include patru feluri de mâncare, precum și aranjatul sălii și un foc de artificii,

– Pensiunea “Drumul Dragostei” poate găzdui nunți de maxim 250 persoane, iar prețul unui meniu variază între 120 și 200 de lei.

– Pensiunea Cerbu Arini dispune de un salon cu 300 locuri, iar prețul unui meniu variază între 130 și 180 de lei.

– Restaurantul Mercur dispune de patru săli cu capacități cuprinse între 200 – 500 locuri, iar prețul unui meniu pornește de la 29 de euro și poate ajunge la 36 de euro; în aceste sume sunt incluse preparatele, șampania, decorarea sălii.

– Hotel Cetate dispune de o sală de până la 200 persoane și de o alta de 50-70 persoane. La un cost per meniu de 160 lei, clienții beneficiază de patru feluri de mâncare, șampanie, aranjarea săli și un apartament în hotel.

– Hotel Astoria poate organiza nunți într-un restaurant cu o capacitate de 300 locuri, iar prețurile meniurilor sunt cuprinse între 170-190 lei.

– Hotel Medieval pune la dispoziție două săli de 50 locuri și, respectiv, 180 locuri, iar prețurile pornesc de la 150 lei și pot depăși 250 lei.

Se constată astfel că în organizarea de evenimente festive, restaurantul Hotelului Transilvania este în concurență directă cu cel puțin alte două spații – de la Hotel Cetate și Hotel Medieval – care au capacități similare de 50 – 60 locuri; restaurantele Cetate și Transilvania deservesc unități turistice de 4 și 2 stele, cât vreme restaurantul Medieval deservește o unitate de cinci stele.

I.3. ORGANIZAREA DE EVENIMENTE

Calitatea serviciilor oferite, certificată prin cele 4 stele acordate Hotelului Transilvania, facilitează oferirea unei game ample de servicii de calitate pentru cele mai semnificative evenimente din viața personală sau profesională: de la botezuri, aniversări și nunți, la festivități diverse, evenimente sociale și corporatiste.

Atuurile unei petreceri la restaurantul hotelului Transilvania sunt:

local intim, dar elegant,

atmosferă destinsă,

personal caracterizat de un grad înalt de profesionalism,

servicii de top,

bucătărie de calitate,

bucătărie fusion, care dă posibilitatea stabilirii de meni,uri personalizate în funcție de preferințele culinare și bugetul clienților

accesul extrem de facil în locație, dată fiind situarea în zona centrală a orașului.

Pentru echipa Transilvania orice eveniment organizat reprezintă un proiect asumat, pe care îl abordează în mod profesionist, de la faza de concept, mecanism și bugetare, până la realizarea completă. ”Pentru noi contează să înțelegem dorințele clientului, să lucrăm împreună în alcătuirea unui plan de acțiune și la stabilirea unui buget, pentru a obține cele mai bune rezultate. Consultanța este importantă în etapa de concepere și pregătire a evenimentelor, iar în acest sens suntem la dispoziția clienților noștri cu sfaturi practice și expertiză, care să îi ajute să facă cele mai bune alegeri de locație și meniu, colaboratori și furnizori”, spune Iulia Guș, Manager Marketing.

I.4. CREAREA OFERTEI DE NUNTĂ

Dată fiind capacitatea redusă a restaurantului hotelului Transilvania, cele mai multe evenimente organizate aici fac parte din categoria botezuri și petreceri. Se organizează însă și nunți în limita celor 60 de locuri. În acest context, restaurantul nu a dezvoltat foarte mult segmentul de organizarea de nuntă, urmând ca un pachet complex de servicii să fie inițiat și promovat odată cu darea în funcțiune a unui spațiu extins, cu capacitate de aproximativ 200 de locuri. În acest  context, în prezent,  oferta pentru organizarea de nunți se discută și se stabilește pe fiecare eveniment în parte împreună cu clienții, dar există un schelet comun pe care se lucrează.

1. Orele de desfășurare a nunții – în Restaurantul Transilvania se organizează nunți de zi, între orele 14 – 01, atât sâmbăta, cât și duminica.

2.  Meniul – echipa Transilvania a conceput mai multe variante de meniu, cu preparate și costuri diferite, pentru a veni în întâmpinarea unui număr cât mai mare de clienți.  Costurile unui meniu se situează între 90 și 290 lei. În orice meniu ales, restaurantul asigură șampania de la primirea invitaților.

3. Băutura  –  în cadrul unei nunți sunt servite apă plată și minerală, cafea, sucuri naturale și carbogazoase, bere, băuturi alcoolice, iar în funcție de preferințele clienților, acestea pot fi incluse în prețul meniului sau pot fi achiziționate de clienți și aduse pe cont propriu în restaurant.

4. Fructele – pot fi incluse în meniu sau aduse separat de client. In cazul fructelor, se recomandă alegerea lor pe dimensiuni medii, fără semne de alterare și transportarea în condiții propice. Dacă se optează pentru includerea fructelor în costul meniului, la dispoziția clienților vor fi puse fructe diferite ca preț și proveniență: mere, pere, banane, piersici, căpșuni, ananas etc. Aranjarea fructelor pe mese revine ospătarilor, dar în cazul fructelor incluse în meniu se pot asigura aranjamente fructifere, în bucătăria proprie.

5. Tortul și produsele de patiserie – trebuie asigurate de client, dar restaurantul poate recomanda Cofetăria Laura Maria și Cofetăria Alladin, cu specificarea că nu există parteneriate încheiate cu aceste firme, astfel încât să se acorde reduceri clienților Transilvania. Pentru toate produsele de patiserie și pentru tort este necesar ca clientul să furnizeze certificatul de conformitate al produselor.

6. Muzica – se asigură extern.

7.  Fumul pentru dansul mirilor – este inclus în prețul meniurilor.

8. Aranjarea sălii – se face de către restaurant și este gratuită. Decorarea nu este inclusă în preț, fiind asigurată de clienți, atât ca produse utilizate, cât și ca manoperă.  Capacitatea stabilită a restaurantului este de 60 de locuri, dar, la nevoie, sala poate fi astfel aranjată încât să aibă o capacitate de 45 locuri, fără să pară goală.

 9. Camera pentru noaptea nunții – este asigurată în hotel.

10. Cazare în camere suplimentare – hotelul asigură tarife preferențiale dacă este necesară cazarea nuntașilor.

Pe acest schelet general valabil se discută fiecare caz în parte împreună cu reprezentanții Departamentului Marketing. În cele ce urmează vom exemplifica oferta de nuntă a restaurantului Transilvania pe un meniu de 160 lei, acest preț fiind unul mediu în oferta unității.

A. MENIUL CLASIC DE NUNTĂ

Am optat pentru prezentarea detaliată a meniului de 160 lei / persoană deoarece, pe de o parte, acesta constituie o ofertă medie din punct de vedere financiar, și, pe de altă parte, deoarece include preparate adeseori întâlnite la nunți și deci sunt foarte familiare publicului larg. Acești doi factori sunt decisivi pentru opțiunea mirilor pentru acest meniu, în cazul a aproximativ 80% din nunți.

Meniul clasic include cinci feluri de mâncare: gustare rece, antreu cald, ciorbă, felul de bază I și fel de bază II.

Pe componente, fiecare preparat culinar arată astfel:

Gustare rece:

Minifrigărui de salam de Sibiu cu măsline

Cașcaval

Mușchi file afumat

Ruladă de porc cu legume

Bărcuță cu brânză

Rulou de șuncă cu hrean,

Doboș cu șuncă și cașcaval

Frigărui din roșii cherry cu mozzarella și ierburi aromate

Chifteluțe

Salată de icre pe felie de lămâie

Bruschetă cu somon

Măsline negre

Salată verde

Gramajul total pentru acest preparat este de 450-500 grame.

– Antreu cald

Varianta 1.

File de pește alb în crustă de pesmet

Cartofi natur

Broccoli

Baby morcovi

Sos Remoulade

Varianta 2.

Cordon Bleu

Sote de legume

Gramajul total pentru acest preparat este de 360 grame.

Foto 3. Exemplificare gustare rece și antreu cald

– Ciorbă la alegere:

Ciorbă de vacuță cu smântână și ardei iute

Ciorbă de pui /porc a la grec cu ardei iute

Supă de găină cu tăiței de casă

Gramajul total pentru acest preparat este de 360 grame.

– Fel de bază

Mixed grill (Cotlet de porc la grătar, Piept de pui, Ciupercuțe și Bacon la cuptor)

Cartofi la tavă cu rozmarin și Salată asortată

Gramajul total pentru acest preparat este de 350-400 grame.

– Fel de bază II

Sărmăluțe cu ceafă afumată, mămăliguță și smântână

Gramajul total pentru acest preparat este de 350-400 grame.

Acest meniu include și produse de bar pe conceptul All you can drink. În acest meniu, oaspeții vor primi la discreție:

– Șampanie (la primirea invitaților)

– Cafea

– Bere cu alcool și fără alcool

– Apă plată /minerală

– Sucuri carbogazoase

În ceea ce privește sucurile naturale sau neacidulate, acestea trebuie achiziționate de clienți.

B. MENIUL DE NUNTĂ – ALTE VARIANTE

În funcție de preferințele și de bugetul fiecărui client, meniul servit în cadrul nunților se poate adapta, existând variante mai ieftine sau mai scumpe.

Meniuri mai ieftine

Pentru alcătuirea unui meniu mai ieftin, de 90 de lei de exemplu, se renunță la aperitivul cald și la conceptul All you can drink, caz în care băuturile ce vor fi servite cad în grija clienților. Excepție face șampania pe care restaurantul Hotelului Transilvania o oferă în continuare pentru întâmpinarea oaspeților.

Meniuri mai scumpe

Transilvania este restaurantul unui hotel de 4 stele și promovează o bucătărie de tip fusion, iar în acest context este normal ca și în oferta pentru meniul de nuntă să se regăsească preparate speciale care au făcut și fac renumele restaurantului și care atrag clienți. Astfel, de comun acord, cu reprezentanții unității, clienții pot să opteze pentru o gamă de preparate speciale, care cresc costurile unui meniu. Cele mai multe variante pentru un meniu diferit de cel obișnuit se găsesc în cazul aperitivelor și felurilor de bază:

Carpaccio cu pere – pentru aperitiv

File de ton cu piure de mazare și sos teriyaki – pentru aperitiv

Fructe de mare cu paste – pentru aperitiv

File de ton cu piure de mazare și sos teriyaki – pentru aperitiv

Foto 4. Colaj – variante fel de bază

Supă cremă de dovleac – pentru ciorbă, supă

Mușchi de vită cu sparanghel – pentru fel de bază I

Mușchi de vită argentinian cu garnitură de cartofi cu usturoi și rozmarin – pentru fel de bază

Piept de pui la grătar cu piure și sos de ciuperci cu smântână – pentru fel de bază

Mușchi de porc cu ciuperci, zucchini, morcovi și sos – pentru fel de bază.

I.5. CONTACTUL CU CLIENTUL

Deși s-a redeschis abia de un an, restaurantul Hotelului Transilvania este una dintre unitățile căutate pentru organizarea de evenimente festive. În acest sens, pentru o bună coordonare a agendei și a relației cu clienții și potențialii clienți sarcina coordonării evenimentelor revine Departamentului Marketing.

Primele contacte cu clienții se stabilesc, în general, telefonic sau prin e-mail, reprezentanții restaurantului oferind informații de bază despre posibilitatea de a organiza nunta aici. Întrebările care trebuie să primească răspuns în această primă fază sunt:

Care este data / perioada de organizare a nunții? – pentru a se putea verifica disponibilitatea sălii la momentul dorit de clienți.

Care este numărul aproximativ de invitați? – pentru a vedea dacă spațiul este oportun organizării. În cazul nunților mari, în jur de 150 invitați, reprezentații restaurantului recomandă ca posibilă locație sala Astoria.

Când ați fi dispuși să organizăm o întâlnire? – reprezentanții restaurantului Transilvania promovează întâlnirile cu clienții, căci astfel aceștia au posibilitatea să discute în amănunt aspecte ale organizării unei nunți.

Care sunt datele de contact ale clienților și ale reprezentanților unității? Acest schimb de informații va facilita viitoarele discuții.

Pasul următor este întâlnirea cu clienții, la care participă reprezentantul Departamentului Marketing și șeful de sală. În cadrul acestei prime întâlniri, clienților li se aduc la cunoștință condițiile pentru organizarea unei nunți:

prețurile minimale și maximale ale meniurilor,

numărul minim/ maxim de invitați care pot fi acceptați conform capacității sălii,

ora de începere și de încheiere a nunții,

condiții de contractare.

Această primă întâlnire este, de obicei, urmată de o a doua în cadrul căreia se organizează o degustare de preparate pentru a ajuta clienții să stabilească meniul de nuntă.

Dacă clienții își reafirmă dorința de a organiza nunta în restaurantul Transilvania, sala este rezervată la data stabilită. Rezervarea are însă durată limitată, ea fiind definitivă abia după semnarea contractului.

La această a doua întâlnire sau chiar într-o a treia întâlnire, în funcție de clienți, se poate semna contractul pentru organizarea nunții.

Ulterior, contactul cu clientul se păstrează telefonic sau prin e-mail. Însă având în vedere că un contract se poate semna și cu un an înainte de nuntă, legăturile dintre reprezentanții unității și clienți sunt rare, fiind ocazionate de nelămuriri sau întrebări. Relația devine mult mai strânsă în cele patru săptămâni care premerg nunta.

1.6. SEMNAREA CONTRACTULUI

Semnarea contractului reprezintă momentul în care organizarea nunții în restaurantul Hotelului Transilvania este ferm confirmată de unitate și clienți. Unitatea lucrează pe baza unui contract tip, încheiat între Hotel Transilvania, în calitate de Prestator, și miri, în calitate de Beneficiari. Documentul stipulează:

„DREPTURILE ȘI OBLIGAȚIILE PĂRȚILOR

§1 Condiții de comandă

Beneficiarul va transmite Prestatorului, până cel târziu cu 7 (șapte) zile înainte de eveniment numărul final de invitați, în scris, prin e-mail la: [anonimizat] sau prin fax la 0358403199.

§1 Obiectul și durata contractului

Obiectul acestui contract îl reprezintă obligația Prestatorului de a pune la dispoziția Beneficiarului servicii de servirea mesei și organizare de eveniment la Restaurantul Hotelului Transilvania în data de ____________conform anexelor la acest contract.

Prezentul contract își produce efectele începând cu data de _______________, serviciile ce fac obiectul acestui contract fiind prestate în data mai sus menționată.

§2 Prețul contractului

Părțile convin ca Beneficiarul să plătească pentru activitățile ce formează obiectul prezentului contract și care sunt asumate de către Prestator, tarifele așa cum sunt menționate în oferta acceptată și confirmată de Beneficiar și rezumată în anexele tarifare la acest contract.

Valoarea prezentului contract corespunde unui număr de ________________ de persoane. Creșterea numărului de persoane, modificarea pachetului ofertat sau oricărei alte prevederi contractuale poate avea ca rezultat schimbarea valorii stabilite inițial.

Clientul va achita la semnarea prezentului contract un avans de _____________ lei din valoarea totală, restul sumei urmând a fi achitată după încheierea evenimentului.

La terminarea evenimentului, Beneficiarul va achita numărul de meniuri care a fost anunțat și stabilit cu minim 7 zile înainte de eveniment. În cazul în care numărul de persoane este mai mare decât cel comunicat de Beneficiar, se va achita numărul de meniuri stabilit în contract plus meniurile suplimentare. În cazul în care numărul de persoane este mai mic decât cel comunicat de Beneficiar, se va achita integral numărul de meniuri stabilite prin contract.

§2 Drepturile Prestatorului

Obligațiile Prestatorului sunt următoarele:

va asigura servicii de servirea mesei și organizarea de eveniment conform certificatului de clasificare, conform formulării din standardele Agenției Naționale pentru Turism din România și conform anexei tarifare confirmată și acceptată de Beneficiar,

va respecta obligațiile contractuale. În caz contrar, Prestatorul îl va despăgubi pe Beneficiar numai pentru pierderea reala suferită și va depune toate eforturile pentru transferul și organizarea evenimentului la altă sală,

să depună toate eforturile pentru a mulțumi clientul, demonstrând solicitudine, deschidere și profesionalism,

să caute permanent să îmbunătățească și să diversifice serviciile spre satisfacerea clientului.

§3 Obligațiile Beneficiarului

Obligațiile Beneficiarului sunt următoarele:

să emită comenzile în termenul stabilit pentru eveniment și să respecte condițiile de comenzi,

Beneficiarul are obligația să achite contravaloarea serviciilor furnizare de Prestator la termen și în condițiile stabilite de prezentul contract.

să informeze corect, complet și exact prestatorul asupra solicitărilor sale și să înștiințeze cu promptitudine în cazul schimbării opțiunilor sau preferințelor sale;

să achite contravaloarea avansului la data semnării prezentului contract, acesta reprezentând 30% din suma totală stabilită în prezentul contract”.

RĂSPUNDEREA CONTRACTUALĂ

§1 Rezilierea contractului

Prezentul contract poate fi reziliat în următoarele situații:

înainte de termen

prin nerespectarea obligațiilor contractuale.

Prezentul contract poate fi modificat sau reziliat numai cu acordul scris al ambelor părți, prin fax sau email.

În cazul în care, ulterior semnării prezentului contract Beneficiarul solicită devansarea sau amânarea evenimentului, în cazul în care are disponiblitate, Prestatorul va comunica acestuia dacă acest lucru este posibil și va devansa sau amâna evenimentul în funcție de posibilități, toate celelalte condiții rămânând neschimbate.

Devansarea sau amânarea evenimentului va fi anunțată în scris prin fax sau email cu cel puțin 60 de zile înainte de data evenimentului sau a începerii acestuia.

În situația în care Beneficiarul anulează evenimentul acesta va pierde avansul. În cazul în care Beneficiarul anulează evenimentul, dar găsește clienți pentru un eveniment asemănător, prezentul contract poate fi transferat asupra noilor beneficiari doar cu acordul Prestatorului și anterior notificării de reziliere transmisă către acesta de către primii Beneficiari.

Nerespectarea clauzelor atrage răspunderea părții vinovate, în conformitate cu actele normative în vigoare.”

Această trecere în revistă a prevederilor contractuale relevă o politică asemănătoare a Hotelului Restaurantului Transilvania cu cea condusă de alte unități în organizarea de nunți.

Similare sunt:

rezervarea fermă a sălii doar prin semnarea contractului și acordarea de avans,

nereturnarea avansului, dacă clientul renunță la organizarea nunții,

stabilirea prin contract a meniului ales,

stabilirea prin contract a numărului de persoane,

obligația de a comunica în scris pentru a evita eventuale neînțelegeri.

Diferențe apar în:

acordarea unui avans de 30%. În municipiul Alba-Iulia există restaurante care percep o taxă de rexervare mult mai mică, până în 1.000 lei.

obligația clienților de a achita integral și meniurile neconsumate. În alte unități, în cazul meniurilor neconsumate se achită doar aperitivul și gustarea caldă comandate, acestea fiind de obicei pregătite înainte ca toți invitații să fii sosit.

Foarte important de menționat este faptul că suma dată ca avans se scade din valoarea totală a facturii.

La contractarea restaurantului pentru organizarea nunții se pot stabili și prețurile preferențiale pentru camere dacă clientul dorește rezervea acestora în cadrul hotelului.

I.7. PREGĂTIREA RESTAURANTULUI PENTRU NUNTĂ

Pentru a detalia operațiunile de pregătire a restaurantului pentru nuntă, precum și desfășurarea propriu-zisă a unei nunți, ne vom referi la organizarea unei nunți de 60 persoane într-o zi de sîmbătă.

A. Activități desfășurate pe parcursul săptămânii

Pentru evenimentele speciale, restaurantul lucrează pe bază de planificări nu doar în ceea ce privește relația cu clienții, ci și la capitolul personal angajat. Astfel, turele și asigurarea de servicii la evenimente speciale sunt prestabilite, iar planificarea inițială este rediscutată săptămânal. Astfel, cel târziu în lunea dinaintea nunții se definitivează nominal resursa umană care va lucra la organizarea nunții. Pentru o nuntă de 60 persoane sunt necesare resurse umane din următoarele categorii:

* în bucătărie

– un bucătar șef

– 1 sau 2 ajutoare

* în salonul-restaurant

– 1 șef de sală

– 4 chelneri.

Celelalte pregătiri efectuate de luni până vineri, în săptămâna nunții, sunt strâns legate de numărul de invitați și de meniul pentru care mirii au optat. De exemplu, pentru o corectă așezare a meselor în restaurant, trebuie cunoscut numărul de persoane, precum și repartizarea nominală a acestora la mese. Restaurantul dispune de mese pătrate, care pot fi așezare singular sau grupate câte 2 sau 3, rezultând astfel mese cu 4, 6 sau 10 locuri.

Cu o săptămână înaintea nunții, mirii trebuie să anunțe numărul final de persoane pentru procurarea alimentelor necesare și pentru programarea resursei umane, iar în lunea dinaintea nunții, mirii trebuie să comunice modul de dispunere a invitaților la mese. Restaurantul poate asigura stativul cu lista de invitati (plasat la intrarea în salon), dar bineînțeles că se acceptă și varianta unui alt stativ, adus de florăria / firma care se ocupă de decorarea sălii.

În salon primele pregătiri efective pentru nuntă au loc vinerea, la încheierea programului obișnuit. Sub coordonarea șefului de sală, chelnerii așază mesele pe pozițiile stabilite, le fixează și le acoperă cu fețe de masă, urmând ca sâmbăta dimineața să continue pregătirile. Dat fiind faptul că tot mobilierul este nou, iar designul salonului este unul elegant cu scaune roșii din piele ecologică, mochetă mov-vișiniu cu roșu, fețe albă de masă și perdele albe, în general, mirii nu își doresc un aranjament special al sălii cu huse pentru scaune, ci adoptă patternul cromatic al salonului de servire.

Tot vinerea se aduc băuturile care vor fi servite la nuntă, fie că este vorba doar de cele care completează băuturile incluse în meniu sau de totalul de băuturi necesare. Achiziționarea și transportul acestora cad în sarcina mirilor. De obicei, se contractează o firmă de specialitate (un depozit) care livrează direct la restaurant băuturile în cantitățile contractate de client, iar după nuntă pot fi returnate toate băturile care sigilate, urmând ca plata să se facă în funcție de cantitatea de băutură desigilată.

Cantitățile de băutură recomandate per persoană sunt:

-whisky: 100 ml
-vin:1 litru
-campari: 50 ml
-gin: 50 ml
-șampanie: 100 ml

Bineînțeles că aceste cantități standard pot fi suferi modificări, în funcție de sezon și de preferințele invitaților. Un al doilea criteriu de care trebuie să se țină cont la achiziția băuturilor este cel al dispunerii la mese: dacă există 3 mese a câte 4 locuri, pe fiecare masă ar trebui să se găsească băutură din toate sortimentele.

B. Activități în ziua nunții

Dacă ora de începere a nunții este 14, activitatea în restaurant începe dis-de-dimineață, prin activități de pre-pregătire a preparatelor și a salonului.

Chelnerii încep activitatea la ora 10 și, sub coordonarea șefului de sală desfășoară activități precum:

aerisirea sălii,

aranjarea mesei, cu farfurii, pahare, tacâmuri, șervețele, șervete, naproane,

aranjarea mesei cu solnițe, serviciu de oțet și ulei,

dispunerea pe masă a saleurilor, alunelor, fructelor, a băuturilor îmbuteliate,

aranjarea meselor de serviciu (consolelor) cu tacâmuri, veselă, solnițe, șervețele, naproane, tăvi etc.

Tot sâmbătă dimineața are loc decorarea sălii cu aranjamente florale, iar de acest aspect se ocupă serviciile externe contractate de miri. De asemenea, în cazul amenajării unui candy-bar, de acestea se ocupă firma care furnizează acest serviciu. Dacă nu se optează pentru candy-bar, prăjiturile se servesc de către chelneri o dată cu cafeaua.

În jurul orei 11 la salon ajung și reprezentanții firmei care asigură fondul muzical, iar dispunerea aparaturii sau a trupei se face în urma consultării cu șeful de sală, a vizualizării planului sălii și a necesităților impuse de fiecare eveniment în parte.

La ora 13.15, când salonul este integral pregătit, are loc careul chelnerilor. Șeful de sală, direct responsabil de buna desfășurare a nunții, conduce o ședință de lucru în cadrul căreia informează chelnerii cu privire la:

meniul servit în cadrul nunții,

băuturile servite în cadrul nunții,

repartizează sectoarele fiecărui chelner, conform graficului prestabilit,

alte aspecte ale desfășurării nunții.

De asemenea, șeful de sală reamintește pe scurt regulile de servire a clienților și norme de comportament; mai mult se realizează inspecția ținutei de serviciu clasică. Aceasta cuprinde:

– cămașă albă – bluziță albă,

– spenter alb, crem din tercot, croială specială,

– cravată, papion negru – fundiță neagră,

– pantalon negru cu centură neagră – fustă neagră, croială specială,

– ciorapi negri – ciorapi culoarea piciorului sau șosete albe,

– ecuson,

– încălțăminte neagră,

– tirbușon, batistă.

Foto 5. Colaj – stativ cu așezarea invitaților la mese și candy-bar

I.8. DESFĂȘURAREA NUNȚII

Începând cu ora 13.45, întreg personalul de sală este pregătit pentru desfășurarea nunții. Dacă mirii decid că doresc ca la intrarea în sală a invitaților, aceștia să găsească gustările pe masă, chelnerii au grijă ca la ora 13.55, servirea acestora să se fi încheiat, existând altfel riscul ca intrarea în sală a mirilor să se facă fără ca primul fel din meniu să fie servit.

Intrarea mirilor în salonul-restaurant se face respectând cutumele încetățenite în ultimii 25 de ani: mirii și nașii sunt serviți cu șampanie, sparg paharele pentru o căsnicie cu noroc, iar apoi ciocnesc un pahar cu șampanie alături de toți invitați. În acest sens, la intrarea în restaurant este amenajat un stativ ornamental cu pahare de șampanie. În această primă etapă a nunții, chelnerii îndrumă invitații cu privire la masa unde trebuie să se așeze.

Pe tot parcursul desfășurării petrecerii de nuntă, personalul restaurantului are ca principale atribuții:

pregătirea și servirea preparatelor și a băuturilor,

debarasarea meselor,

asigurarea curățeniei în toate spațiile, de la salon la bucătărie, oficiu, garderobă, băi etc.

Foarte vizibilă este activitatea chelnerilor și a bucătarilor, mai ales că succesul unei nunți depinde (și) de succesul preparatelor și al promptitudinii servirii.

Foto 6. Colaj – Servirea băuturilor și modalitate de decorare a mesei mirilor

Există o distanță de minim 2 ore între servirea felurilor de mâncare, însă ținând cont de tradiții, precum furatul pantofului, furatul miresei, momente artistice oferite de miri invitaților, este necesară o re-evaluare constantă a timpului de servire a preparatelor. Aici rolul principal îi revine șefului de sală care trebuie să comunice cu mirii, cu DJ-ul, cu bucătarul-șef și cu chelnerii pentru a asigura bunul mers al nunții. De exemplu, șeful de sală anunță DJ-ul cu privire la timpul rămas până la servirea următorului fel, astfel încât muzica să fie adecvată momentului; apoi, șeful de sală anunță chelnerii când pot începe să servească următorul fel; șeful de sală anunță mirii când sosește tortul. Dat fiind faptul că procedura de servire este repetitivă, o vom detalia pentru un singur preparat:

șeful de sală și bucătarul șef stabilesc că preparatul poate fi servit în 3 minute,

șeful de sală comunică acest fapt DJ-ului, care va schimba genul de muzică după aproximativ 3 minute,

chelnerii, cu farfuriile gata să fie servite, se aliniază în bucătărie,

la semnul șefului de sală, chelnerii pornesc spre salon,

se servește preparatul fiecărui oaspete,

chelnerii nu uită să întrebe nuntașii dacă doresc să mai consume ceva,

la final, când invitații au terminat de mâncat, se debarasează mesele.

La finalizarea petrecerii de nuntă, întregul restaurant este curățat și pregătit pentru activitatea din ziua următoare: băile și bucătăria sunt igienizate, mesele și consolele din restaurant sunt complet debarasate, fețele de masă sunt strânse și duse la spălător, fiecare scaun este curățat, mocheta este aspirată, iar mesele sunt așezate pe poziții.

****

Prin respectarea teoriei impuse în manualele de specialitate și prin respectarea normelor reglementate prin lege, o petrecere de nuntă ar trebui să se desfășoare lin, fără incidente. Însă, având în vedere că nunțile sunt evenimente care implică un număr mare de persoane, cu firi și pretenții diferite, luând în considerare că la nunți intervine consumul de alcool, organizatorii de nunți au întotdeauna în vedere situații limită care pot interveni și care trebuie rezolvate adoptând tactica unui bun management al conflictelor sau situațiilor limită. În cele ce urmează vom exemplifica astfel de situații și modul în care ele sunt manageriate de conducerea restaurantului Hotelului Transilvania:

invitați nemulțumiți de calitatea mâncării servite

Prin politica de manageriere a reserselor umane s-a impus angajarea de personal cu înaltă calificare și experiență internațională, astfel încât calitatea preparatelor servite este asigurată de chef. De asemenea, produsele brute livrate sunt verificate pentru a avea siguranța că ele îndeplinesc standardele de igienă și calitate alimentară.

invitați nemulțumiți de promptitudinea serviciilor oferite

Șeful de sală și managerul hotelului desfășoară monitorizări continue și evaluări periodice ale personalului din subordine pentru a asigura clienților cele mai bune servicii. De asemenea, se desfășoară periodic cursuri de perfecționare a personalui.

invitați irascibili

Situațiile tensionate sunt gestionate cu calm, iar rudele mirilor sunt rugate să intervină pentru lămurirea situațiilor.

situații neprăvăzute privind capacitatea de muncă a resurselor umane

În caz de boală sau în alte situații fortuite, unitatea dispune de personal suficient pentru a asigura suplinirea unui coleg.