Organizarea de Evenimente Europa Fest 2014

LUCRARE DE LICENȚĂ

Organizarea de evenimente

– EUROPAfest 2014 –

CUPRINS

Argument

1. Capitolul I. Organizarea de evenimente

1.1 Cercetarea

1.2 Planificarea și designul

1.3 Resursele financiare și umane

1.4 Calitățile de lider ale coordonatorului

1.5 Riscuri

1.6 Despre spațiu

1.7 Marketingul și promovarea evenimentelor

2. Capitolul II

Etapele de organizare ale festivalului EUROAfest

Concluzii

Argument

Organizarea de evenimente, un domeniu deloc nou, ci cu rădăcini adânci în istoria umanității începe să se contureze deja ca o adevărată industrie, mai ales că în ultimii zeci de ani a căpătat o amploare semnificativă pe mai multe planuri, fie ele economice, culturale, sociale sau politice.

Nevoia de a lua o pauză de la agitația cotidiană îi face pe indivizi mari consumatori de diferite manifestări, în funcție de nevoile și dorințele lor. Înțelegându-se acest lucru, persoanele competente, organizațiile de profil au început să facă ceva în privința asta, motiv pentru care în momentul de față cosumatorul contemporan are o paletă variată de posibilități, prezentate sub toate formele și mărimile. Este imposibil ca cel puțin câteva sute de persoane să nu se identifice cu cel puțin un tip de astfel de manifestări, la cât de variată este oferta pieței.

România câștigă anual din această industrie câteva sute de milioane de euro, aspect care-i conferă o importanță mult mai mare decât ne-am fi putut imagina.

Mulți ani organizarea de evenimente nu a fost considerată un domeniu academic, iar cei care o practicau își căpătau dexteritatea doar în timp, învățând din propriile greșeli. În majoritatea țărilor europene, dar mai ales la nivel mondial s-a înțeles însă importanța domeniului, necesitatea intergrării acesuia în mediul academic, mai ales datorită expansiunii din ultimii zeci de ani. Astăzi, această indistrie aduce economiei un profit uriaș. Astfel că au fost introduse foarte multe programe specializate în cadrul multor universități din străinătate, iar reacția venită de pe pozițiile angajatorilor este una pozitivă, pentru că cel care termină un astfel de program este familiarizat din timpul anilor de studiu cu conceptele, cu termenii de specialitate, cu etapele și înțelege mult mai ușor organizarea în sine.

Din păcate în România impactul pozitiv pe care îl are industria de evenimente asupra economiei nu a fost constientizat încă, iar domeniul nu este deloc exploatat și analizat din punct de vedere teoretic. Existența a doua-trei cărți și a câtorva cursuri (unul de semenstru și alte câteva în cadrul unui program de master) nu răspunde nevoilor pieței naționale, ca să nu mai vorbim de piața internațională, o piață comună pentru care noi pe acest domeniu nu oferim prea mult din punct de vedere al pregătirii academice. Subiectului nu i se acordă importanța pe care o are de fapt în realitate.

Lipsa teoriilor în acest domeniu în România este unul dintre motivele care m-au determinat să optez pentru această temă, pe lângă entuziasmul, dinamismul, provocarea, noutatea pe care le oferă.

În paginile ce urmează, după o atentă studiere și analiză a cărților de profil, majoritatea dintre ele reprezentând suportul de curs pe acest domeniu în străinătate, am analizat și detaliat pe scurt fiecare pas al constituirii unui eveniment, pentru ca mai apoi acești pași teoretici să fie aplicați pe studiul de caz, descrierea unui eveniment internațional conceput și desfășurat de o organizație românească. Am încercat să aleg un eveniment organizat la noi în țară pentru a observa în ce măsură organizarea acetuia se aseamănă cu teoriile existente în domeniu lansate de specialiștii din străinătate.

Astfel, lucrarea se împarte în două părți: prima parte dezbate și prezintă etapele constituirii unui eveniment așa cum este văzut în afara granițelor, iar cea de-a doua parte este studiul de caz propriu-zis.

Etapele trebuie urmărite și respectate cu sfințenie. Ele reprezintă temelia, baza pe care se va ridica o noua construcție, un nou eveniment. Acestea sunt de fiecare dată aceleași și sunt toate la fel de importante, nu pot exista independent de una de alta pentru că o etapă poate declanșa o alta sau poate determina cursului alteia.

Toate evenimentele au obiective stabilite și scopuri tangibile, realizabile, apoi toate își organizează echipa uneori cooptând noi membri, stabilesc data în funcție de care își planifică inteligent resursa de timp, își construiesc un plan organizat și logic, un buget, resursa umană, stabilesc parteneriate, își creează un plan de marketing etc și în funcție de natura lor și de scopurile propuse inițial, vor atrage categorii diferite de indivizi.

Etapele sunt detaliate pe scurt, dar ating punctele esențiale pentru a-l face pe cititor să înțeleagă mersul lucrurilor, de ce și cum funcționează respectarea unor reguli și, implicit, a unui plan.

Omiterea unei etape sau tratarea superficială, cu indiferență, duce la dezechilibru și creșterea riscurilor, a pericolului care amenință desfășurarea în bune condiții a evenimentului, afectând și rezultatele și impactul, care se vor a fi unele cel puțin pozitive.

La finalul acestei lucrări cititorul va înțelege care este poziția României pe piața internațională în organizarea de evenimente, dar și care sunt lipsurile și nevoile resimțite pe plan național.

Capitolul I. Organizarea de evenimente

Organizarea de evenimente reprezintă un domeniu foarte cunoscut publicului larg. Majoritatea însa percep disciplina ca pe o activitate ușor de realizat, relaxantă. Într-adevar, este o activitate frumoasă, dinamică, constanța ei însă doar schimbarea continuă. Doar că realitatea este livrată doar de cei aflați în spatele cortinei, cei aflați la cârma organizării, cei care practică profesia din plăcere și pasiune. Toate aceste lucruri fac ca procesul conceperii manifestării să pară floare la ureche pentru un necunoscător.

Gandiți-vă, de exemplu, la un acrobat și cât de ușor pare că se deplasează pe o funie suspendată la câțiva metri deasupra solului. Nu-i așa că îți dă impresia că și tu poți face lucrul acela oricând, numai să ai o frânghie la dispoziție? Cam așa e și cu evenimentele și organizarea lor. Dacă produsul final este fără cusur, totul pare că a fost o joacă de copii, doar că privitorul nu știe de câte piese de puzzle a fost nevoie, câte startegii și câte sute de ore au fost necesare pentru crearea imaginii finale. Dacă nu te pasionează domeniul, daca nu te intrigă și te atrage, totul ar putea să te epuizeze foarte repede. Deci realitatea e diferită. Privitorul contează.

Acest vast domeniu este practicat de sute și mii de ani, deci nu este nimic nou din punct de vedere al conceptului. Și cum este o activitate ce se bazează pe experiențe și lucruri practice, până de curând baza teoretică a fost ignorată.

Da, practica este definitorie și indispensabilă reușitei și evoluției. Poate pentru că prima dată omul descoperă noul, îl practică, îl înțelege, îl analizează și abia apoi își pune condeiul în mână pentru a nota elemente și caracteristicile care se leagă și se întrepătrund. Motivul este unul simplu: următoarea persoană care va practica activitatea descoperită de el să aibă un punct de pornire, să nu se plimbe în întuneric cum a făcut el, să aibă posibilitatea să dezvolte domeniul pornind de la ce există deja.

Teoria este startul, familiarizarea cu conceptele, cu definițiile fenomenului. Odată înțeleasă activiatea, practica, deși diferită de cele mai multe ori de teorie, nu mai sperie pentru că rolul profesorului este acela de a te învăța cum să înveți, cum să gestionezi și să înțelegi unele lucruri, te învață să prelucrezi idei noi, să controlezi și să creezi emoții.

Organizarea de evenimente este un domeniu am important, ba chiar am putea merge mai departe și am putea spune că este indispensabil zilelor noastre, un domeniu ce s-a dezvoltat considerabil în ultimii ani, devenind un important factor economic în societate.. Tocmai pentru că a cunoscut această expansiune este necesară și introducerea nivelului teoretic pentru a facilita drumul spre succes a celor care îl aleg ca meserie.

Evenimentele, așa cum am menționat și mai sus, există din cele mai vechi timpuri. Activități care au ca scop celebrarea anumitor momente, fie ele fericite sau triste, sunt practicate înca din timpul Imperiului Roman.

Orele de istorie au surprins unele momente de acest gen. Cu toții știm de Arenele Romane și de luptele care se organizau între gladiatori, activitate privită și apreciată de spectatorii vremii. Să nu uităm să menționăm nici de Grecia și Jocurile Olimpice care se organizează periodic și prezintă spectacole din ce în ce mai complexe și mai uimitoare. Organizatorii au înțeles nevoia publicului de experiențe, de dorința de a trăi momente unice și diverse. Crompton J. chiar a lansat o teorie despre motivarea individului de a căuta în continuu evadarea, sub toate formele ei. Astfel, de fiecare dată totul este un spectacol impresionant.

Și domeniul este într-o continuă expansiune și în următorii zeci de ani va atinge cote înalte, va cunoaște noi dimensiuni din ce în ce diverse pentru că familiile, tinerii, cu toții vor tot mai mult să-și creeze experiențe de care să-și amitescă cu drag peste zeci de ani. Acum oamenii caută povești, nu obiecte, produse, evenimente lipsite de conținut.

Responsabilitatea este mare pentru că oamenii sunt schimbători. Acum câteva sute de ani doreau ceva, acum urmăresc altceva, chiar și dorințele și nevoile de ieri sunt total diferite de cele de azi sau de cele de mâine.Tocmai pentru că evoluăm și o dată cu noi evoluează așteptările și dorintele noastre.

Motive pentru care acest domeniu este atât de viu sunt poate atâtea câți oameni există, dar cel mai important este acela că reunește într-un singur loc oameni diferiți care se bucură, plâng, visează, dansează împreună.

Cu fiecare eveniment pe care îl trăiești experiența ta se îmbogățește și vrei mai mult, mereu altceva. Chiar dacă în esență toate evenimentele urmăresc același lucru, și anume mulțumirea spectatorului și fidelizarea acestuia, chiar dacă se construiesc urmând un itinerariu bine definit și același mereu, cu fiecare manifestare se obțin alte și alte rezultate, sunt stabillite alte și alte obiective. Și cine altcineva este mai potrivit pentru a le livra astfel de experiențe dacă nu un coordonator de evenimente, care foarte bine ar putea fi numit un magician al trăirilor și al experiențelor indivizilor.

Organizarea de evenimente a intrat de curând în rândul științelor academice. Este, cu alte cuvinte, un domeniu relativ nou și trebuie să oferim câteva definiții pentru a familiariza cititorul cu conceptul, cu teoriile existente în domeniu și sensurile atribuite acestora.

Bodwin et all, citat de Graham Berridge susține că evenimentele sunt peste tot, au devenit o adevărată industrie. Acest domeniu este în prezent atât de vast încât este imposibil ca o singură definiție să cuprindă toate varietățile și formele de evenimente.

Știința care se ocupă cu studiul evenimentelor și al schimbărilor care intervin în aceast domeniu a fost definită de către Donald Getz Event Studies, a cărei traducere liberă ar fi Teorii despre organizarea de evenimente. (Teoriile despe oraganizarea de evenimente reprezintă un domeniu academic conceput pentru a crea o bază de cunoștințe și a lansa teorii despre evenimentele planificate. Acest domeniu își trage rădăcinile din științele sociale, management, artă, științele umaniste, psihologie, antropologie, marketing și alte domenii asemănătoare. Aplicarea acestui domeniu de studiu în sfera profesională este cunoscută sub numele de event management – managementul evenimentelor).

Un eveniment special se identifică cu un moment unic desfășurat la un moment dat, în timp, respectându-se o anumită ceremonie și un anumit ritual cu scopul de a se satisface nevoi speciale.

Evenimentele reprezintă o modalitate de a-ți petrece timpul liber, îți oferă experiențe sociale, culturale în afara normalului cotidian, al expelor).

Un eveniment special se identifică cu un moment unic desfășurat la un moment dat, în timp, respectându-se o anumită ceremonie și un anumit ritual cu scopul de a se satisface nevoi speciale.

Evenimentele reprezintă o modalitate de a-ți petrece timpul liber, îți oferă experiențe sociale, culturale în afara normalului cotidian, al experiențelor de zi cu zi.

Cu alte cuvinte, evenimentele speciale sunt acele fenomene care rezultă din activități ne-obișnuite care sunt caracterizate de obiective culturale, sociale sau personale stabilite în afara activităților cotidiene cu scopul de a prelucra, celebra sau provoca experiența unui grup de oameni.

Un eveniment este o experiență atent ambalată și livrată cu scopul de a produce un impact asupra persoanelor care fac parte din sfera spectatorilor.

Evenimentele speciale, așa cum notează Gene Columbus în The Complete Giude to Careers, vin în toate foarmele, mărimile, culorile și modelele, fie că este vorba despre o petrecere aniversară, despre o nuntă sau o petrecere de retragere din funcție, o ceremonie de premiere, un festival, un mega eveniment așa cum sunt Jocurile Olimpice. Indiferent de natura evenimentului, toate urmăresc crearea de amitiri, toate promovează time out of time (timpul în afara timpului) și toate respectă un program.

Pentru a dezambiguiza termenul „evenimente”, Donald Getz atrage atenția asupra faptului că acestea nu trebuie confundate cu activitățile. Într-adevăr, evenimentele sunt alcătuite din mai multe activități, dar, prin definiție, activitățile nu sunt evenimente. Activitatea este definită ca fiind starea de a fi activ, de a acționa energic și spontan.

Evenimentele nu există pur și simplu. Ele sunt create de o echipă și coordonate de o perosoană cu aptitudini multilaterale și persoana care poartă responsabilitatea pentru buna desfășurare a evenimentelor a fost denumită event manager, denumire care în limba română are corespondentul de coordonatorul de eveniment, cel care creează legăturile și dă viață evenimentului. Coordonatorul de evenimente este persoana responsabilă cu cercetarea, crearea designului, planificarea, coordonarea și evaluarea unui eveniment.

Pentru a reuși în orice activitate, pentru a-ți construi o carieră de succes, trebuie să fii nu un manager bun, ci unul foarte bun, trebuie să reușești să te cunoști și să te gestionezi în primul rând pe tine pentru ca apoi să reușești și cu tot ceea ce te înconjoara.

Evenimentele sunt construcții sociale și vin sub diferite forme. Există celebrări culturale (festivaluri, carnavaluri, parade sau procesiuni, evenimente cu teme religioase, evenimente politice) sau cele care celebrează arta și divertismentul (de la spectacole de operă, jazz, balet până la prezentări fashion de modă sau muzică alternativă, literatură, arte vizuale, convenții și întâlniri de afaceri, expoziții, târguri, sporturi, evenimente recreaționale sau evenimente private). Experiențele și așteptările spectatorului sunt, bineînțeles, diferite, în funcție de natura evenimentului. Forma acestor evenimente este dictată și de comportamentul persoanelor care îndeplinesc rolul de spectator. Într-un fel se comportă o persoană la o manifestare religioasă și într-un alt fel la un carnaval.

Pe lângă formă, evenimentele sunt completate de funcții care se prezintă în mai multe straturi. Un singur eveniment poate urmări o mulțime de scopuri (economice, culturale, sociale, de marketing etc.), deci are funcții variate. Sunt evenimente marcante (cele care prezintă trăsături distincte, simboluri autentice și reprezentative) și iconice (evenimentele bine-cunoscute ale unei comunități), mega evenimente (se referă la cele mai mari și semnificative evenimente, cele care atrag de obicei turiști, atrag media, care atrag beneficii economice pentru comunitate), evenimente media (cele transmise prin televiziune), evenimente corporatiste, speciale, evenimente interactive sau participative.

Între aceste evenimente nu există delimitări clare și atent trasate tocmai pentru că un eveniment poate îndeplini, concomitent, multe dintre funcțiile enumerate mai sus, una rămânând totuși dominantă, cea care dictează natura evenimentului.

Indivizii frecventează evenimentele fie din motove intrinseci, fie extrinseci motive care, potrivit lui Donald Getz, sunt influențate de timpul liber al fiecăruia. Conform teoriei lui Neulinger (Psychology of leisure: Research approaches to the study of leisure) dezbătută în Event Studies,timpul liber este asociat cu libertatea percepută. Asta înseamnă că individul trebuie să creadă că are liberul arbitru în tot ceea ce face sau dorește să facă și că face acel lucru doar pentru el și pentru binele lui.

Motivele extrinseci care te determină să participi la un eveniment nu sunt de cele mai multe ori asociate cu timpul liber pentru că sunt determinanți exterior care îți indică ce ar trebui sa faci (să luăm, de exemplu, cerințele de dezvoltare profesională la locul de muncă sau anumite obligații sociale care ne determină să frecventăm un anumit tip de evenimente, cum sunt conferințele, dezbaterile sau alegerile).

Motivele intrinseci sunt cele care traduc timpul nostru liber pentru că noi suntem cei care ne alegem activitățile independent de ceilalți. Maslow și Csikszentmihalyi întăresc teoria timpului liber prin propriile teorii, susținând că experiența de vârf (momentele de fericire maximă și împlinire – Maslow) și cele mai importante momente din viața unei persoane- Csikszentmihalyi se produc atunci cand mintea sau corpul individului tinde spre limite într-un efort voluntar pentru a obține un rezulat aștepat, dorit și meritat.

Cercetarea

Evenimentele, ca orice activitate organizată care urmărește anumite obiective, sunt structurate în etape, la nivelul cărora se respectă diferiți pași pentru a rezulta un produs final complet. Există cinci faze/etape în realizarea unui eveniment: cercetarea, designul, planificarea, coordonarea și evaluarea. Acestea trebuie respectate cu strictețe și îndeplinite până în cele mai mici detalii.

Teoretic, un eveniment se construiește ușor, trecându-se rapid prin aceste etape. Dar din aceste etape izvorăsc multe alte activități ce necesită diferite pregătiri și cunoștințe. Problema noastră este că piața românească, învățământul universitar românesc nu pregătește persoane pentru domeniul în cauză astfel încât să acopere cererea de piață. Să nu uităm că avem de a face cu o industrie care aduce profituri de sute de milioane de euro anual, pe timp de criză și asta se întâmplă într-o perioadă de instabilitate economică.

Pentru că mai devreme am numit persoana responsabilă coordonator de evenimente, acum este timpul să menționăm că nu este singura persoană implicată în acest proces. Ea este investita cu puterea de a delega îndatoriri și sarcini unui numar variat de persoane, în funcție de mărimea și importanța evenimentului, dar și de buget. D.G. Conway susține că deși delegarea e necesară și nelispită din această activitate, întotdeauna trebuie utilizată cu precauție și avut în vedere ca aceasta să nu fie la prea multe nivele distanță de coordonator. Regula de aur pe care o lansează este deci: Deleagă… dar nu prea departe!

Evenimentele se construiesc pe principii bine stabilite, pe obiective cu care se identifică atât evenimentul în sine, cât și organizația care se ocupă de conceperea lui. Pentru a crea un eveniment care să-ți aducă rezultatele dorite, trebuie să ai bine fixate obiectivele. Toate celelalte activități vor fi astfel construite și derulate pentru a se atinge acele obiective. Aceste obiective trebie să fie în concordanță, direct proporționale cu valorile companiei care organizează evenimentul pentru ca totul să se desfășoare în armonie.

Un eveniment, orice tip de eveniment, este susținut cu un anumit scop. Public sau privat, comercial sau caritabil, de celebrare sau de comemorare – evenimentele aduc laolaltă oameni care împărtășesc o experiență comună.

Rolul coordonatorului este acela de a determina care sunt așteptările indivizilor, să fie un coregraf al experiențelor, să anticipeze nevoile, dorințele individului apoi să ia toate elementele și să le îmbine în așa fel încât să ofere o experiență memorabilă. Astfel se conturează prima fază/etapă în organizare: cercetarea.

Cercetarea trebuie să înceapă cu cinci întrebări de bază, scopul ei fiind aflarea răspunsurilor potrivite și în timp util. Cine?, ce?, unde?, când? și, cel mai important, de ce? sunt cele care dictează mersul lucrurilor. Astfel se construiește profilul consumatorului și ce anume l-ar atrage. O cercetare bună reduce considerabil riscurile care ar interveni în desfășurarea unui eveniment, dar asta nu înseamnă că le reduce definitiv și irevocabil. Despre riscuri vom vorbi câteva pagini mai târziu.

Cele trei modalități de cercetare folosite înainte ca evenimentul să aibă loc pentru a găsi răspunsurile cele mai aproape de realitate la întrebărilor enumerate mai sus, sunt calitative, cantitative și o combinare a primelor două. Înainte de a aduce ceva nou pe piață, marketingul te sfătuiește să faci cercetări și să vezi ce impact va avea și cum va fi primit de consumatori, de public. La fel este și în cazul evenimentelor care sunt la prima ediție, iar pentru cele veterane deja, aceste metode se folosesc pentru a identifica schimbările produse la nivel de societate de la an la an și implicit, schimbările produse în comportamentele și dorințele publicului.

Prima dată se folosește cercetarea cantitativă care va identifica informații demografice precum sex, vârstă, venituri și alți factori decisivi pentru marketingul viitorului eveniment.

De cele mai multe ori pentru această metodă se folosesc chestionarele care pot fi în scris, prin telefon sau în cadrul unei întâlniri față în față. Această metodă este una dintre cele mai necostisitoare și rapide pentru că este compusă din întrebări care oferă variante de răspuns.

**eventual de introdus un exemplu de chestionar)

Metoda calitativă necesită timp și resurse materiale mai mari decât prima. Coordonatorul ar trebui să se deplaseze în mijlocul comunității unde urmează să aibă loc viitorul eveniment și să formeze un grup din cel puțin 8-10 persoane pentru a răspunde unor întrebări care de această dată nu vor mai avea variante de răspuns și vor urmări să stabilească ce trăsături sociale, culturale, simbolice are comunitatea respectivă.

Combinarea celor două este cel mai des folosită, coordonatorul de evenimente reușind să obțină astfel o cantitate mare de informații încercând apoi să descopere înțelesuri ascunse în răspunsurile obținute. Chestionarele sunt realizate de persoane specializate în domeniul resurselor umane tocmai pentru a putea fi interpretate lato sensu, dincolo de simplitatea lor aparentă.

Înainte de începerea planificării propriu-zise a evenimentului Joe Goldbaltt recomandă realizarea unei analize SWOT (strenghts, weaknesses, opportunities and threats) care presupune identificarea punctelor tari, a punctelor slabe, a oportunităților/ocaziilor favorabile și a amenințărilor fie generate de un eveniment, fie reprezentând fundalul pe care se desfășoară evenimentul.

De obicei punctele forte (fonduri mari, sponsori, personal bine pregătit, mulți voluntari, relații excelente cu media, loc perfect) și cele slabe (opusul celor enumerate la puncte tari) ale unui eveniment sunt identificate înainte ca evenimentul să aibă loc prin intermediul unor ședințe de grup. Dacă slăbiciunile descoperite sunt peste puncte tari din punct de vedere numeric, o soluție ar fi anularea evenimentului până se găsește o rezolvare. Un exemplu în acest sens este decizia organizatorilor Festivalului Bestfest de a-l anula pentru că artiștii care ar fi trebuit să performeze pe scena din România anul acesta nu sunt disponibili toți în perioada festivalului din cauza activităților desfășurate de fiecare în parte. Organizatorii au motivat această hotărâre declarând că au ales anularea pentru ca au obișnuit publicul cu calitate și spectacol desfășurat la standarde internaționale și nu-și permiteau ca de data aceasta să dezamăgească sau să nu reușească să se ridice la nivelul așteptărilor, nivel destul de ridicat pe care ei înșiși, organizatorii, l-au creat prin intermediul celorlalte ediții.

Ocaziile favorabile și cele care amenință buna-desfășurare a evenimentului se resimt fie în timpul evenimentului, fie după ce acesta s-a încheiat. Situațiile favorabile sunt de obicei determinate de factori externi care nu depind neapărat de tine, ca de exemplu evenimentul tău să coincidă cu perioada de desfășurare a altor evenimente (o aniversare civică, industrială sau electorală). În felul acesta poți beneficia de fonduri în plus, de mai multă publicitate și alte avantaje.

Situațiile care amenință evenimentul au dezavantajul de a minimaliza impacul care se urmarea încă de la primele idei notate pe hârtie și acestea pot fi tornade, lupte electorale, terorism etc.

Această fază a analizei SWOT este critică în desfășurarea viitorului eveniment și dacă am observat că punctele forte și slabe sunt în legatură unele cu altele, situațiile favorabile și cele deloc favorabile pot exista independent unele de celelalte.

Următorul pas este stabilirea obiectivelor care trebuie să fie în conformitate cu realitatea și să corespundă resurselor de care dispunem. În același timp cu stabilirea obiectivelor se face o analiză și a resurselor pentru a putea astfel să se stabilească țeluri reale și realizabile.

Resursele de maximă importanță și indispensabile unui eveniment sunt timpul, banii și resursa umană.

Planificarea și designul

Dintre toate resursele de care dispunem, timpul este singura resursă limitată. Și banii și personalul sunt resurse care pot fi accesate și controlate mai ușor, spațiul, de asemena, poate fi organizat în așa fel încât totul să fie în armonie, dar timpul are propriul flux și dacă o zi are 24h, atunci 24h va avea, indiferent cât de mult ne-am dori uneori să o prelungim.

Timpul nu se cumpără, timpul doar se scurge și noi ne organizăm activitățile în funcție de el. Instrumentul de care ne folosim pentru a ne gestiona timpul este planul care ne ajută să ne organizăm și să ne structurăm activitățile raportându-ne la importanța lor.

Totul se organizează în funcție de data stabilită pentru marele act. Acestă dată dictează coordonatorului momentul în care echipa trebuie să-și ocupe pozițiile și să înceapă organizarea. În funcție de data evenimentului, știi exact care sunt lucrurile pe care le poți intreprinde și care nu pentru că știi cât timp ai la dispoziție. Trebuie să-ți gestionezi timpul atent și eficient pentru că acest domeniu se confruntă cu termenele limită.

Donald Getz observă o asemănare între conceptul de eveniment și teatru. Și teatrele sunt o formă de evenimente planificate, dar, pe lângă asta, sunt și o metaforă pentru toate tipurile de manifestări.

Programul este instrumentul de care se foloseste coordonatorul pentru ca totul să iasă exact cum s-a stabilit, este scenariul care cuprinde activități pentru audiență și pentru alți participanți.

Programul unui concert poate fi destul de simplu în comparație cu programul unui festival, care, de cele mai multe ori, este format din mai multe zile, fiecare cu activitățile sale proprii prestabilite. Competițiile sportive au un program restrâns, redus doar la competiția în sine, care este bine delimitată ca durată, urmate de ceremonia de felicitare a câștigătorii. Conferințele și întâlnirile de afaceri au un program compact și respectă întocmai agenda.

Scenariul acesta este, de cele mai multe ori urmat ca la carte, fără abateri vizibile. Sunt însa și domenii de activitate care permit fie abateri vizibile, cu urmări pozitive, fie improvizații la fața locului, bazate pe intuiție și cu sorti de izbândă egali ca șansă cu cei de eșec.

Pentru conceperea planului este nevoie de o ședință intensă cunoscută sub numele de brainstorming, prin intermediul căreia practic se planifică viitorul, se construiește scenariul pentru un eveniment ce urmează să se întâmple și de aceea e nevoie de întraga echipă în frunte cu coordonatorul pentru a lansa idei și soluții. La finalul ședintei ideile vor fi adunate, analizate și păstrate doar cele relevante și posibile, cu un grad mai mare de reușită.

Se apelează la aceste ședințe de brainstorming ori de câte ori e nevoie de idei noi, de o reîmprospătare a informațiilor, de o reînnoire a modalităților de acțiune.

Donald Getz relevă două modalități de a privi viitorul: gândindu-te la ce se poate întâmpla și pregătindu-te pentru acest lucru luând măsurile necesare sau asumându-ți riscuri și astfel să-ți clădești viitorul pe care ți-l dorești, tot ceea ce întreprinzi să întreprinzi pentru realizarea obiectivului propus de la bun început. Acum, în această etapă de constituire a planului se conștientizează cât de importante sunt acțiunile de cercetare întreprinse înainte de a începe călătoria în organizarea evenimentului pentru că este mult mai uțor să hotărăști ce elemente să introduci în scenariu în funcție de cultura, credințele, societatea și locul în care se va desfășura manifestarea/evenimentul.

După încheierea ședinței de brainstorming coordonatorul, persoana care deține cea mai mare cantitate de informație, hotărăște ce anume din ce s-a discutat rămâne în continuare în plan și ce va fi eliminat din varii motive, pentru că nu se potrivește cu celelalte piese. Totul este un joc de puzzle, fiecare element are locul său bine stabilit și delimitat, iar coordonatorul trebuie să-l plaseze tacticos pentru a nu strica imaginea de ansabmlu care se vrea a fi una perfectă și creatoare de experiențe.

Niciodată nu poți ști exact cât timp îți ia să întreprinzi o acțiune sau să rezolvi o problemă ivita din senin. De aceea unitatea de masură pe care o folosim pentru timp este aproximarea, poți doar să intuiești cât timp necesită sarcina x sau sarcina y, dar de cele mai multe ori răspunsul este undeva între parametrii. Când se contruiește planul și se stabilește timpul necesar pentru fiecare activitate, întotdeauna, dar întotdeauna trebuie să se adauge o marjă de eroare de câteva zeci de minute, depinzând de amploarea activității. În felul acesta protejezi planul inițial și respectarea termenului limită fără a intra în panică pentru că nu mai este timp.

Trebuie să urmărești atent ca o activitate să nu se surapună cu alta dacă ele sunt declanșate una de cealaltă. Activitățile pot fi făcute în paralel dacă finalizarea uneia nu depinde de începutul alteia. Tot acum se deleagă responsabilitățile și fiecare va primi un loc și o activitate sau mai multe, în funcție de pregătire.

Planul ar trebui să cuprindă, cu mici modificări în funcție de tipul și scopul evenimentului, următoarele: sosirea, un punct foarte important, pentru că știm cu toții, prima impresie, oricât am nega, este cea definitorie, urmată de toate elementele care țin de marketing și de imagine, transportul, fie al participanților, fie al unor invitați de seamă, precum și facilitarea transportului celor care parcurg o distanță considerabilă pentru a ajuge la eveniment, atmosfera și decorul, mâncarea, dacă este cazul, spectacolul/divertismentul, crearea amintirilor și plecarea, însoțită de percepția și gândurile finale.

Când se pune la punct planul și elementele lui componente trebuie avut in vedere si locul/zona/spațiul unde se va desfășura evenimentul, acesta fiind și el un element la fel de important la fel ca timpul, banii și resursa umană. Dacă evenimentul pe care urmează să-l organizezi este unul de amploare, se va desfășura într-un spațiu suficient de cuprinzător, iar acest lucru trebuie luat în considerare când ne gestionăm timpul și resursa financiară. Cu cât spațiul este mai mare, cu atât ai nevoie de mai mult timp pentru amenajare sau de mai mult personal. Uneori, varianta a doua este și cea costisitoare.

De cele mai multe ori, locul unde se desfășoară evenimentul este atent ales și se află în stransă legătură cu tema și designul proiectate de coordonator, este un mijloc prin intermediul căruia se urmărește sublinierea ideii în jurul căreia se naște magia. Astfel că un concert rock sau un carnaval se va desfășura într-un loc care să-i sublinieze trăsăturile de eveniment neconformist, iar o lansare de carte sau un concert de muzică clasică într-un spațiu mai convenșional.

În prezent însă se observă o tendință tot mai accentuată în rândul coodonatorilor de eveimente de a opta pentru desfășurarea acestora în spații neconvenționale, tocmai pentru a atrage și surprinde un public mai larg și heterogen, deci am putea spune că astăzi nu locul nu mai relevă neapărat genul de manifestare.

Dacă tot am vorbit de spațiu menționăm în continuare că atunci când se alege, coordonatorul trebuie să fie atent la dimensiuni (ar trebui să știe măcar aproximativ cam între ce indici ar oscila numărul de spectatori), trebuie să fie atent la acustica locului (de ceva ani multe concerte sunt suținute în interiorul unor biserici, fie încă funcționale, fie care nu mai sunt utilizate pentru practici cu caracter religios tocmai pentru că acustica într-o biserică este una excepțională datorită arhitecturii și spațiului care produc ecou), trebuie să urmărească cât de ușor se ajunge în locul respectiv, cum este terenul și care sunt dimensiunile parcării, în cazul în care există una, iar dacă nu există, ce soluție ar putea găsi pentru cei care vin cu automoilul, cât de utilat este spațiul și ce fel de îmbunătățiri i-ar trebui aduse (dacă doar de decor sau și de sunet, lumini etc).

Un aspect de asemenea foarte important care trebuie controlat este îmbulzeala, prevenirea acesteia sau ținerea ei sub control. Toate aceste lucruri îi revin coordonatorului și scot la suprafață aptitudinilor lui de bun manager. Soluțiile trebuie să fie eficiente și de preferat să fie în așa fel construite ca prima dată să preîntâmpine îmbulzeala, iar când se ajunge, din motive independente de el, la această situație, să aiba posibilitatea să supravegheze mulțimea prin intermediul personalului pregătit pentru astfel de cazuri.

Cercetarea întreprinsă la început te ajută să înțelegi consumatorul și nevoile acestuia, îți oferă datele necesare ca tu să poți proiecta evenimentul care va produce rezultatele așteptate.

Fără acestă cercetare evenimentul riscă să fie unul lipsit de culoare și atins pe alocuri de elemente care generează plictiseală.

Designul reprezintă creația, dezvoltarea conceptuală a unui eveniment, scopul fiind acela de a maximiza impactul pozitiv și plin de însemnătate pentru audiență și/sau participaniț.

Designul este atât un process etnic, cât și unul creativ în a-ți atinge scopul și în a rezolva problemele.

Julia Silvers suține că nu trebuie să uitam că prin design împachetăm și oferim experiențe. Acest lucru presupune că tu, în calitate de coordonator, vizualizezi acea experiență, de la început până la final, din punctul de vedere al invitatului/participantului.

Un eveniment, atât prin componentele sale tangibile precum spațial desfășurării, cât și prin atmosferă (cu stimulatori ai simțurilor de toate formele) și prin program – acestea reprezintă piesele alcătuitoare, trebuie să fie planificat, avându-se în vedere pe de o parte țelurile urmărite de coordonator, iar pe de altă parte nevoile, preferințele și dorințele audienței.

Se naște întrebarea iminentă dacă experiențele pot fi create. Experiențele reprezintă o componentă atât de personală încât nu pot fi planificate, programate, cu atât mai puțin promise posibilului public. Scopul oricărui eveniment este acela de a intriga, de a lansa curiozități, de a sugera cam cum ar arăta o experiență (prin intermediul temei alese și a interpretărilor pe seama acesteia), de a facilita trăirile pozitive (prin intermediul amplasării și decorării spațiului, programul, consumabilele și serviciile oferite).

Designul se află în strânsă legătură cu creativitatea, de fapt este declanșat de către aceasta. O definiție simplă a creativității ar fi aceea că este un proces mental prin care se generează concepte și idei noi. Poate fi asociată cu invenția și inovația. Nu veți găsi creativitate doar în artă, ci și în multe alte domenii, este o parte fundamentală a comportamentului uman.

Dar pentru că acest proces creator este folosit de mii și mii de generații, este puțin probabil ca cineva să mai vină cu ceva nou, mai ales în prezent, unde ai impresia că tot ce era important s-a spus. Nu este chiar așa. Ideea este să iei elementele deja existente, dar să le ordonezi diferit, într-o manieră nouă și originală, iar produsul va fi unul nou și autentic.

În acest domeniu accentul este pus, după cum s-a observat și în rândurile de mai sus, pe înțelegerea publicului, a așteptărilor acestuia, implicarea lui și cum poate fi influențat pe viitor.

Pentru a stârni imaginația publicului prezent la o manifestare trebuie să te folosești de cele cinci simțuri, în cantități echilibrate, dar variate în funcție de ce se vrea a fi transmis sau de mijlocul care a fost stabilit să fie canalul între organizator și spectator. Și ca remarcă de care trebuie să se țină seama: urmărește publicul pentru a vedea cum reacționează la fiecare stimul și la cantitatea ce vizează o anumită categorie de simțuri pe care i-o oferi, pentru a nu cădea în capcana fie de a exagera cu un anumit miros, de exemplu, sau cu lumina, fie de a nu oferi suficient cât să conteze.

Simțurile carora li se acordă cea mai mare atenție și care sunt provocate pe durata majorității manifesărilor sunt auzul, vazul și mirosul. Toate simțurile sunt activate și stârnite, dar acestea sunt cele care lucreaza cel mai tare la crearea experienețor, a amintirilor.

Muzica este definitorie pentru orice eveniment, indiferent că se încadrează în categoria artelor scenice sau nu. Este considerat un must și i se acordă o importanța deosebita. Sunetul descătușează imaginața și ne oferă posibilitatea să vizualizăm imagini rătăcite, uitate în subconștient. Culorile și estetica locului completează sunetele și dau viață imaginilor, iar mirosul te poartă în trecut, un trecut propriu și unic pentru fiecare în parte, iar tu, cel rămas în prezent, faci conexiuni între întâmplări diferite și pline de emoție din viața ta și evenimentul la care participi. Astfel, odată activată memoria involuntară care trezește în cele mai multe cazuri amintiri plăcute, spectatorul este cucerit și îmbrațișează fără rețineri toată experiența nouă, construită pe un schelet vechi, dar cu rezultate de satisfacție amplificate. Spectatorul trăiește momentul mai intens, mai viu, mai implicat datorită și prin canalele pe care tu, coordonatorul de evenimente, i le-ai pus la dispoziție.

Acesta este rolul cel mai important și provocarea organizatorilor de evenimente: crearea experiențelor memorabile și autentice pentru fiecare individ care compune publicul/audiența.

Tot ce ține de partea vizuală este liberă la imaginatie și creativitate. Poți transforma un simplu spațiu într-o Țară a Minunilor sau într-un loc desprins dintr-o zonă exotica, ori să reconstruiești o imagine dintr-un film sau o arie celebră de operă. Limite nu există, iar rezultatele sunt aproape mereu cele așteptate, dacă observi reacțiile participanților și consumatorilor de frumos. Dacă ai peisajul perfect construit, invitatul depașește instantaneu planul real și se pozitionează acolo unde vrei tu. Completată de sunetul, povestea devine realitatea lor, a invitaților pentru câteva ore, iar reacțiile pozitive nu încetează să apară.

Tema, in termeni cognitivi, este un instrument interpretativ, un element important prin care se obtin evenimente cu insematate si impact puternic asupra maselor. Aceasta reuseste sa combine armonios toate celelalte elemente dorite sa se intample, astfel obtinându-se efectul “wow” care sa se impregneze in memoria indivizilor.

Tema este acea idee sau concept care dă însemnătate unui eveniment sau este un obiect de celebrare ori de comemorare. Poate fi o temă vizuală sau una senzorială (decorațiunile și partea estetica a evenimentului care sugerează o anumită temă), o temă care încorporează diferite acțiuni (sporturi, jocuri, recreație), o temă fantezistă (de obicei se combină partea estetică cu distracția oferită pe baza unui program), o temă care se referă mai mult la partea spirituală și emoțională (se celebrează/sărbătorește ceva fie care are o valoare generală, fie ceva personal), sau poate fi o tema unui eveniment intelectual (o conferință sau o dezbtere).

În concluzie, indiferent de tipul de manifestare, de spațiu sau de programul fie el strict sau nu, totul trebuie facut la standarde înalte pentru ca produsul final să fie de calitate și să încânte, să mulțumească audiența, publicul.

Chiar dacă experiențele nu pot fi proiectate și nici garantate, cei care produc evenimente trebuie și să intuiască, să anticipeze nevoile, motivațiile si experiențele dorite de indivizi.

Resursele financiare și umane

După ce au fost identificate toate elementele, stabilite obiectivele, după ce s-a realizat planul și a designul, trebuie să ne ocupăm de partea financiară și de resursa umană.

Resursele financiare au fost, sunt și întotdeauna vor fi o componentă importantă în atingerea obiectivelor, multe dintre evenimente eșuând tocmai din cauza finanțării insuficiente.

Petru a acoperi o parte din costurile unui eveniment se apelează la taxe de intrare sau accesul la un eveniment în schimbul cumpărării unui bilet. Prețurile biletelor diferă în funcție de amplasarea locurilor în sala/spațiu/, dar poate diferi și în funcție de momentul în care cumperi biletul. Uneori, cu cât îl cumperi mai devreme, cu atât ai posibilitatea să intri în posesia unui bilet cu investiții mai mici decât dacă l-ai cumpara în ziua evenimentului, să zicem. Aceasta este una dintre strategiile de marketing folosite de organizații pentru a-și atrage publicul și a-l răsplăti într-un fel pentru alegerea făcută, pentru fidelizare.

Dacă evenimentul este unul de proporții mari și se desfășoară într-un loc în aer liber și are la dispoziție un teren pentru parcare, se poate opta și pentru o taxă pe parcare, care însa se recomandă a nu fi foarte mare pentru a nu descuraja publicul să vină cu mașina. Stabilirea bugetului este o sarcină foarte importanta pentru că de ea depinde desfășurarea întregului eveniment. Trebuie să se țină cont aici de tipul de eveniment pentru că una va fi atitudinea când vom organiza un eveniment caritabil și alta cand vom organiza un eveniment cu scop comercial.

De asemea, este important și dacă evenimentul este la prima ediție sau nu. Dacă este la prima ediție, atunci riscurile sunt mai mari și atenția trebuie să fie sporita în realizarea bugetului și obtinerea fondurilor pentru că se va merge pe aproximare, fără a se ști exact suma finală.

În cazul evenimentelor recurente, cu o istorie deja de cel puțin 3 ani, situația este mai limpede pentru că, asa cum este recomandat, la finalul fiecarei ediții se face o evaluare per total, aici fiind incluse atât costurile, cât și veniturile. Cu alte cuvinte, coordonatorul are un suport real, tangibil cu care să compare și pe care să-l folosească drept model în eleborarea planului bugetar pentru viitorul eveniment.

Nu trebuie însă neglijată economia generală a comunității/țării în care urmează să se desfășoare evenimentul. Ea este cea care dictează ritmul pe piața ecomonică și indiferent cât de reușit și de succes a fost evenimentul acum 3 ani sau poate chiar anul trecut, dacă nu se face o evaluare și a economiei prezente, evenimentul este predispus eșecului fie aducând costuri uriașe, fie nepuând fi susținut din lipsuri financiare.

Costurile vin din multe părți, dar toate sunt importante și necesare pentru ca evenimentul să aibă loc. Când se construiește lista bugetară costurile vin din diferite părți: contabilitate, publicitate, broșuri, decorul, consultanții, închirierea echipamentelor audio-vizuale și de lumini, închirierea automobilelor, transportul oaspeților/participanților/staff-ului, asigurări, licențe, fotografii, relațiile cu publicul, cercetarea, necesitățile/obiectele care completează decorul/spațiul/scena, semnele indicatoare, aprecierea activității voluntarilor prin mici atenții, etc.

Costurile se împart în două categorii: fixe și variabile, în funcție de necesitățile pe care le acoperă în stabilirea bugetului. Prioritare sunt cele fixe și aici încadrăm salariile, asigurările, chiria, abonamentul telefonului etc. Odata stabilite acestea coordonatorul poate observa mai clar de ce sumă ar avea nevoie să obțină de la sponsori.

Coordonatorul ar trebuie să aibă în vedere și relația pe care o are cu furnizorii, modalitatea pe care o alege să-și construiască această relație definitorie pentru bunul mers al lucrurilor și buna colaborare. De asemenea, trebuie întreprinse cercetări și în rândul furnizorilor existenți pe piață și contactarea celor mai competenți la prețurile cele mai avantajoase. Furnizorii se aleg în funcție de siguranța și calitatea produselor comercializate. Nu trebuie scapată din vedere nicio secunda partea financiară. Pentru a alege cel mai bun furnizor, se apelează uneori și la cunoștințe, recomandări, acestea fiind de cele mai multe ori mai relevante decât orice statistică locală.

Coordonatorul trebuie să aibă bine dezvoltate și aptitudinile de negociator pentru a obține ofertele cele mai avantajoase. Și el, ca și furnizorii, este recomandat să se preocupe de evenimentul pe care îl organizează și să-l prezinte într-o lumină profitabilă celor cu care negociază.

Problema financiară poate fi rezolvată și prin intermediul sponsorizării, dar acest lucru îl vom detalia cand vom vorbi despre marketing și metode de promovare a evenimentului.

După ce partea bugetară a fost clarificată și s-au găsit soluții viabile și concrete, urmează preocuparea pentru partea umană, pentru persoanele care alcătuiesc staff-ul și care ajută evenimentul să capete contur și să prindă viață.

Deci următoarea componentă importantă și indispensabilă finalizării unui eveniment este resursa umană, mai exact acțiunile de voluntariat și internshipurile.

Resursa umană reprezintă o component indispensabilă, critică a acestui domeniu. Pentru a desfășura un eveniment ai nevoie de oameni. Înainte să începi recrutările și selectarea de personal, trebuie să-ți stabilești o listă cu rolurile care urmează să fie realizate și această listă să-ți folosească drept ghid în alegerea celor mai buni și competenți angajați.

Personalul din cadrul unui eveniment se împarte în mai multe categorii: poate fi personal angajat permanent, cu care se colaborează de fiecare dată sau poate fi personal angajat temporar, vezi de exemplu cei de la catering sau cei cu care se încheie mici parteneriate pe diverse activități la nivel local. După ce persoanele potrivite care corespund nevoilor evenimentului au fost găsite și s-au semnat contractele, pentru că toți aceștia întreprind acțiuni contra unei remunerații și pentru că resursele financiare uneori sunt limitate, se încearcă echilibrarea situației prin recrutarea de voluntari și întegrarea lor în echipă.

De cele mai multe ori, activitatea de organizare de evenimente este dusă la bun sfărșit cu ajutorul voluntarilor, ceea ce înseamna că sunt o resursă vitală și necesară, mai ales că fac parte din staff-ul neplătit.

Activitățile dense și concentrate sunt duse la bun sfârșit prin sarcini mărunte.

Pentru a recruta fie voluntari, fie personal plătit, se realizează o descriere a job-ului ce urmează să fie executat, care ar trebui să cuprindă titlul job-ului, o descriere a activităților pe care le presupune postul respectiv, cerințele de calificare sau aptitudinile necesare desfășurarii postului, numărul de ore solicitat. Este indicat să se menționeze și compensațiile sau beneficiile de pe urma desfășurării unei anumite activități.

La secțiunea aptitudinilor și experienței solicitată se poate menționa că este nevoie de o persoană matură, organizată, de preferat cu experiență, punctuală etc. și alte specififcități caracteristice postului pentru care se face descrierea.

Persoanele atrase de voluntariat se înscriu în astfel de programe pentru că pur și simplu vor să se implice. Jo B. Rusin, autoare a cărții Volunteers Wanted susține că oamenii sunt voluntari fie din interes personal deoarece îndrăgesc domeniul și vor să afle mai multe, fie pentru dezvoltarea profesională.

Voluntarii se implică pentru că sunt atrași de cauza evenimentului, vor să contribuie și astfel să faca o diferență vizibilă și palpabilă în rezultate, sunt înzestrați cu anumite abilități care îi recomandă pentru o anumită poziție, pentru că sunt curioși, pentru că le plac provocările, pentru că le plac conexiunile și interacțiunile cu persone noi, pentru că sunt conștienți că vor avea de învățat multe lucruri noi și interesante.

Într-adevar, cei care optează pentru voluntariat nu sunt remunerați, dar lucrul acesta nu înseamna că nu sunt răsplătiți. Învață, câștigă și își dezvoltă aptitudini tehnice valoroase și utile în viața de zi cu zi pentru că munca, implicarea în acest domeniu te dezvoltă pe mai multe sectoare de activitate. Își îmbunătățesc calitățile de planificator, organizator și de comunicare, de muncă în echipă și, în plus, capătă mai multă încredere în ei înșiși.

De unde iei voluntari? Dar ei sunt peste tot. Cei dornici de astfel de activități sunt elevii, dar mai ales studenții, cei aflați înca la început de drum și care urmăresc dezvoltarea lor în context profesional și social.

După ce anunțul despre recrutare a fost lansat și există persoane interesate, începe procesul propriu-zis de recrutare și selecție, o etapă foarte importantă pentru că acum se selectează practic persoanele cu care vei colabora și alături de care speri să obții cele mai bune rezultate.

Se caută persoanele cu atitudine și aptitudini, care debordează de entuziasm și care au un program flexibil, cele care caută oportuniți, provocari, dezvoltare personală și profesională.

Partea mai puțin plăcută la voluntari este sunt instabili și nu te poti baza tot timpul 100% pe ei pentru că nu sunt constrânși sau condiționați de niciun contract sau o remunerație. Se merge pe încredere și pe intuiție, calități de manager de resurse umane pe care coordonatorului de evenimente ar trebui să le posede.

Este foarte important să existe programe de training pentru voluntarii nou adăugați echipei tocmai pentru a evita fel de fel de momente neplăcute. Partea frumoasă a trainingurilor este că acestea nu presupun doar schimb de informații și oferirea de indicații despre cum vor decurge activitățile și despre cum vor fi întreprinse anumite sarcini. Trainingurile sunt și pentru a cunoaște fiecare individ, a observa gradul de implicare al fiecăruia. În acest moment îți poți da seama care dintre cei recrutați sunt necesari și vizibil atrași de eveniment și care ar putea sa te “încurce” sau chiar să te abandoneze pe parcursul organizării.

Tot în cadrul întâlnirilor de training este prezentat regulamentul de funcționare al organizației, al evenimentului, politicile, regulile și procedurile de funcționare precum și așteptările coordonatorului de la fiecare în parte. Acum se prezintă și măsurile disciplinare care se vor aplica în cazul în care se încalcă sau nu respectă regulile, bineinteles, vorbindu-se la general și folosindu-se un ton calm, dar autoritar pentru a conferi seriozitate regulilor prezentate mai sus.

Pentru a acoperi mai bine informațiile pe care un recrut nou trebuie să le știe, se apelează la un manual, o carte de instrucțiuni cu toate sarcinile și activitățile care urmează să se realizeze, felul în care se realizează și data până la care ar trebui finalizate.

Despre toți membrii care alcătuiesc echipa finală, fie că este vorba de voluntari, fie că este vorba de personalul angajat coordonatorul trebuie să dețină toate informațiile relevante, mai ales datele de contact.

Cum am vorbit și mai devreme, delegarea este o acțiune care ajută foarte mult un coordonator și care îi reduce considerabil din sarcinile pe care singur nu ar putea să le ducă la bun sfârșit din cauza lipsei de timp fizic.

Și acum, pentru o bună gestionare a întregii mase de indivizi se apelează la formarea de echipe și stabilirea unui lider pentru fiecare echipa în parte. Astfel, comunicarea se va face între coordonator și lider, evitându-se pierderea de informații prețioase.

Cu un lider desemnat pentru fiecare echipă, lucrurile se simplifică și pentru coordonator, pentru că în felul acesta nu el se va ocupa de toate problemele mărunte, ci persoana desemnată în fruntea echipei.

Chiar dacă coordonatorul nu este tot timpul cu personalul său, la un interval de timp stabilit și știut de dinainte se vor organiza ședințe cu liderii de echipă în cadrul cărora se vor discuta problemele apărute, situații noi ivite, soluții etc.

Coordonatorul trebuie să se preocupe de canalele de comunicare și de comunicarea în sine între membrii întregii echipe a evenimentului. Tot ce se întâmplă sau ce nu se întâmpla trebuie să ajungă în biroul lui, feedback-ul trebuie să existe de ambele părți pentru că în felul acesta riscurile scad, iar șansele de reușită cresc.

După ce s-au stabilit regulile și s-au împărțit sarcinile, după ce comunicării i s-a dat statutul de element important și esențial, coordonatorul trebuie să stea în legatură permanentă cu staff-ul, mai ales cu cel neremunerat, trebuie să se ocupe de motivarea, încurajarea și aprecierea acestuia. Este unul dintre lucrurile cu care voluntarii sunt răsplătiți în activitățile lor: recunoașterea efortului depus pentru că doar în felul acesta se poate clădi o relație solidă și de succes între echipele de voluntari și organizație/coordonator, dar și în interiorul echipelor.

Motivația este o stare interioara care determină o persoană să acționeze într-un mod care îi asigură satisfacția prin realizare.

Coordonatorul trebuie să dezvolte sisteme de recunoaștere și, implicit, motivare a membrilor echipei pentru că orice persoană, când i se recunosc anumite realizări, este mai însuflețită, mai motivate ca data viitoare să facă lucrurile cel puțin la fel de bine.

Astăzi, pentru că trăim într-o eră digitizată, în care tehnologia a căpătat o amploare uriașă și în care relațiile de diferite tipuri au ajuns să se sedimeteze în lumea virtuală a rețelelor de socializare, indivizii nu se mai arată motivați de bani sau bunuri materiale, cât se arată motivați de recunoaștere, apreciere și chiar mulțumire pentru munca și efortul depus, totul readus în plan real, uman.

Calitățile de lider ale coordonatorului

Linda Higgison, președinte al companiilor TCI și profesor în cadrul Universității George Washington, Event Administration, la programul cerificat de Event Manegement, percepe organizatorul de evenimente ca pe o persoană care trebuie să îndeplinească o varietate de roluri în calitate de lider, ca de exemplu rolul de creator, de comunicator sau de vizionar ori de persoană responsabilă cu rezolvarea problemelor și găsirea soluțiilor. Rolurile coordonatorului nu se limitează doar la acestea. El trebuie să fie pregatit și să facă față schimbării, pentru ca industria aceasta este una dinamică, iar el, independent de aceste schimbări, trebuie să-și ducă la îndeplinire scopul și să-și atingă obiectivele.

Liderii influențează și inspiră, îi determină pe cei din jurul lor să obțină rezultate bune, îi motivează.

Joe Goldbaltt identifică 3 stiluri de lidership: cel democratic, cel autocratic și cel, să-l numim în traducere liberă, delăsător.

Caracteristicile identificatoare pentru stilul democratic sunt abilitatea de a-i asculta pe cei din jur, pe cei ce alcătuiesc echipa de lucru și capacitatea de a facilita și înlesni procesele, fie ele de comunicare, fie de relaționare.

Stilul autocratic este cerut de cele mai multe ori de o situație. Se apelează la acest stil în momentele de seriozitate maximă în care se prezintă regulile sau se deleagă anumite acțiuni, subliniindu-se astfel importanța realizării acțiunilor respective.

Pentru echilibru și armonie în relațiile cu membrii echipei și pentru menținerea pe linia de plutire a planului de lucru este indicat ca persoana însărcinată cu organizarea evenimnetului să fie o persoană cumpătată, calmă, fermă și să spună lucrurilor pe nume. Pe scurt, împletirea celor două stiluri menționate mai sus.

Cel de-al treilea stil, cel care traduce delăsarea s-ar putea caracteriza printr-o lipsă de profesionalism și competență din partea coordonatorului sau a oricărui individ desemnat lider de echipă. Acest stil se manifestă prin atribuirea întregilor activități și sarcini celorlalți, tocmai din teama coordonatorului de a nu greși pentru că este nesigur pe cunoștințele și abilitățile sale.

Dacă se observă că acest scenariu se aplică vreunui membru desemnat lider de echipă, masura imediată care se impune a fi luată este schimbarea acestuia, pentru a preveni luarea unor decizii nefavorabile evenimentului.

Mai jos vom lista caracteristicile unui lider tradițional și apoi pe cela ale unui lider din industria organizării de evenimente, respectând selecția de trăsaturi pe care a făcut-o Joe Goldbaltt:

Liderul tradițional:

abilități de comunicare

încredere

curaj

capabilitatea de a lua decizii

entuziasmul

integritatea

stăruința

planificarea

capacitatea de a rezolva problemele ivite

viziune

De cealaltă parte, autorul identifică 6 trăsături pe care le consideră definitorii pentru un lider cordonator de evenimente și pe care le vom detalia în randurile ce urmează:

integritatea

încrederea și stăruința

colaborarea

capacitatea de a rezolva problemele

aptidudini de comunicare

viziune

Coordonatorul de evenimente reprezintă un model de urmat pentru restul echipei, de aceea trebuie să fie foarte atent la deciziile pe care le ia și la felul în care alege să acționeze în diferite situații. De asemena, dacă a spus un lucru general valabil pentru membrii echipei, implicit, acel lucru, restricție sau orice altceva i se va aplica automat și persoanei lui/ei. Dacă va proceda altfel decât restul personalului, integritatea acestuia va fi pusă sub semnul întrebării. Trebuie să arate încredere atât în el însuși, cât și în echipa pe care și-a format-o în luarea deciziilor majore și de impact, să colaboreze foarte bine cu membrii staff-ului, fie ei personal plătit, part-time sau voluntari pentru că absolut toți odată intrați în joc, urmăresc atingerea aceluiași obiectiv, succesul evenimentului.

Când vine vorba de rezolvarea problemelor ivite din senin, liderul trebuie să dea dovadă de stăpânire de sine, de siguranță și aceste stări să le transmită și celor din echipă. Ca să fii capabil să iei o decizie bună cu privire la o problemă apărută trebuie să știi exact ce problemă este, cum și de ce a apărut, densitatea acesteia, timpul necesar rezolvării problemei, dacă este urgentă sau poate fi amânată și apoi luarea deciziei și aplicarea acesteia în vederea rezolvării totale, iar dacă nu totale din motive independente de tine, atunci parțiale, atât cât e nevoie pentru a putea continua organizarea evenimentului în condiții de sigurață.

Comunicarea, cum am menționat mai sus, este foarte importantă și este necesar să se realizeze sub forma unui circuit închis: să plece fie de sus în jos ajungând la toate persoanele interesate, fie de jos în sus, respectând aceleași reguli. Pentru verificarea succesului primirii în condiții optime a unei informații complete este necesară confirmarea, adresarea de întrebări dacă există nelămuriri sau lacune, feedback.

Un coordonator de evenimente fără viziune nu cred că există pentru că viziunea este mai mult decât necesara. Coordonatorul trebuie să-și expună viziunea întregii echipe, să le descrie verbal imaginea pe care și-o dorește și pe care se așteaptă să o vizualizeze în ziua evenimentului, să-și spună practic planul conceput de el și rezultatele pe care le așteaptă. Având o viziune despre cum va arăta evenimentul, coordonatorul va întreprinde totul în așa fel încât realitatea să se asemene cât se poate de mult cu reprezentarea conceputa mintal.

Riscuri

Fiecare eveniment, indiferent de natura și impactul său, are vulnerabilități care trebuie avute în vedere și controlate pentru a se asigura astfel sănătatea și siguranța celor care organizează, creează și participă la evenimentul respectiv.

Cel care dă tonul unui comportament de siguranță este coordonatorul de evenimente, care are rolul de a insufla acest comportament întregii echipe.

Există nenumărate amentințări și situații hazardoase cu care coordonatorul se confruntă și care, fiecare în parte, aduce riscuri variate și potențiale pericole. E adevarat că unele situații au șanse reduse să se întâmple, dar prevenția este necesară întotdeauna pentru că, să nu uităm, trăim într-o lume imprevizibilă, cu indivizi la fel de imprevizibili, iar lucrul acesta este semnalul de alarmă care ne determină să fim precauți.

Siguranța înainte de toate!

Cel mai mare pericol atunci cand demarezi organizarea unui eveniment este ignorarea și nepăsarea. Nu este o opțiune fericită să ne deșteptăm abia după ce ne-am confruntat cu un pericol. Trebuie să analizăm și să luăm în calcul că orice, dar absolut orice se poate înțâmpla pentru ca apoi să găsim soluții, cât mai multe și mai variate pentru a preîntâmpina, ameliora sau anula amenințarea bunei-desfășurări a manifestării.

Este indicat să avem întotdeauna întocmite planuri care să prevină anumite acțiuni nefaste, care să înfățișeze anumite evenimente neprevăzute, așa-numitele planuri de criză.

Pentru că organizarea unui eveniment implică o masă mare de indivizi ce formează o echipă bine sudată, siguranța deci trebuie să fie preocuparea principală a fiecărui membru în parte.

Toate elementele componente ale unei astfel de activități, personalul, echipamentul si resursele financiare, trebuie privite și din punctul de vedere al siguranței.

Procesul de planificare și discutare a riscurilor trebuie să se desfășoare în cadrul unei ședințe care să-i aibă ca membri pe liderii de echipă și pe toți ceilalți care sunt contractați pe o perioadă temporară sau permanentă. Se vor discuta riscurile și situațiile nedorite care ar putea apărea, posibilitatea ca acestea să se întample și cât de serioase și dăunătoare ar putea fi consecințele. Se pun întrebări precum: Ce ar fi dacă…?; Ce s-ar întampla dacă…?

Pornind de la aceste întrebări, se fac matrice cu raspunsurile cele mai potrivite, indicat fiind să se dea cât mai multe raspunsuri și soluții, pentru că în eventualitatea producerii unei situații nefavorabile gândite deja, să existe o paletă largă de rezolvări posibile.

Construindu-se această matrice cu posibile acțiuni dăunatoare, se stabilesc astfel și care sunt acele acțiuni care prezintă o posibilitate mai ridicată de producere, iar acestora din urma li se va acorda, bineînțeles, prioritatea cuvenită.

Locul în care urmează să se desfășoare evenimentul trebuie verificat atât înainte de începerea propriu-zisă a activității, în timpul derulării, dar și după încheierea fiecărei activități, la finalul zilei. Este indicat să existe mereu în mintea coordonatorului, atunci când execută astfel de verificări, diverse întrebări, ca de exemplu: De ce s-ar putea împiedica cineva?; Pe ce sau în ce obiecte ascuțite ar putea să cadă?; De pe ce ar putea cineva să cadă?; Ce ar putea să cadă pe cineva?; În ce ar putea intra?; Ce ar putea da peste indivizi?; Ar putea să se îmbolnavească sau să contacteze vreun virus de undeva? etc.

Nimic nu trebuie făcut în grabă, căci altfel riscurile accidentărilor cresc substanțial, mai ales în ceea ce privește personalul responsabil cu echipamentul.

Fiecare persoană din echipă, fie ea voluntar sau membru permanent al echipei, trebuie să știe cum să reacționeze în caz de pericol de orice natură și mai ales cui trebuie să raporteze și pe cine să contacteze în cazul unei pimejdii iminente. Din nou se subliniază importanța unei bune comunicări și existența unor canale solide și valide de intracomunicare. Această comunicare se poate realiza prin intermediul stațiilor walky talky, niște radiouri portabile care înlesnesc comunicarea persoanelor aflate la o distanță maximă pe care să o acopere aceste stații, telefoane mobile sau alte tehnologii. De menționat că în cazul folosirii stațiilor walky talky este important ca mesajul să fie transmis clar, repede pentru a nu bloca comunicarea pentru un timp îndelungat, mesajul să fie unul important și ar trebui, de asemenea, să se specifice când informația a fost transmisă complet, marcând acest lucru folosind cuvântul terminat.

Nu trebuie uitate nici planurile de evacuare pe care orice spațiu le deține și cu care coordonatorul trebuie să se familiarizeze.

Riscurile nu se opresc doar la spațiul de desfășuare a evenimentului. Cum am spus, pe lângă spațiu și echipamente, trebuie avute în vedere și resursele fianciare, precum și indivizii. Dacă resursele financiare au fost puse la punct și atent dezbătute într-o ședință centrată doar pe finanțe și despre care am vorbit acum câteva pagini, indivizii, mai ales cei constituind publicul, audiența, pot fi o adevarată provocare și un izvor nesecat generator de imprevizibil.

Oamenii, mai ales adunați laolaltă, în mulțimi, devin posesorii unor emoții puternice și diferite, mai ales ca grad de intensitate. De aceea este foarte important sa înțelegem acest comportament și să-l temperăm, calmăm în limitele posibile.

Cu cât audiența este compusă dintr-un număr mai mare de persoane animate și care manifestă dorință și nerabdare pentru marele început, cu atât mai atente și bine gândite trebuie să fie modalitățile de control și siguranță.

Dacă evenimentul este unul important la care se așteaptă sosirea unor personalități marcante ale vieții culturale, politice, economice sau mondene, atunci acest lucru trebuie să fie vizibil prin numărul ridicat de paznici și persoane responsabile cu ordinea și disciplina pentru că astfel de evenimente sunt locul potrivit pentru cei care intenționează să desfășoare vreun act de terorism sau altele asemănătoare.

Echipele de salvare care trebuie să intervină în caz de urgență ar trebui poziționate, în cazul evenimentelor mari desfășurate pe un teren întins, în așa fel încat, în maximum 5 minute să ajungă oriunde în interiorul acelui spațiu amenajat.

Este indicat să se creeze și un punct pentru obiecte pierdute și altul pentru copiii pierduți dotat cu personal calificat.

Pentru a putea fi în contact permanent cu tot ce se întâmplă și felul în care se întâmplă lucrurile, coordonatorul se poate folosi de supravegherea video, o modalitate utilă și sigură de verificare.

Situațiile neplăcute sau daunele sunt posibile în cadrul oricărui eveniment, neținând cont de mărime sau de tipul de eveniment. Sunt situații iminente, fără a fi provocate de ceva din interior. În funcție de cât de pregătit este, coordonatorul le poate gestiona cu succes, fie rezolvându-le, unde este cazul, fie ameliorâdu-le impactul, ajutându-se de cunoștințele sale, de cunoștințele echipei sale și de legăturile de interdependență dintre aceștia și evenimentul în sine.

Despre spațiu

Coordonatorul de evenimente are sarcina de a identifica potențiale spații în care evenimetele ar putea să se desfășoare, stabilind mai multe criterii de selecție si analizând cerintele spațiale cerute de un anumit spațiu. El evaluează competențele și capabilitățile spațiului pentru a observa dacă acestea corespund evenimentului. Se elaborează planuri și strategii prin care se urmărește folosirea cât mai eficientă a spațiului pentru a se obține și a fi îndeplinite obiectivele evenimentului, dar și pentru a satisface nevoile participanților/audientei.

Fiecare eveniment, indiferent de natură, impact sau mărime este ținut undeva, într-un loc atent ales și selectat după anumite criterii. Evenimentele pot fi desfășurate aproape în orice loc imaginabil ți, uneori, inimaginabil. Evenimetele mari pot fi ținute afară, în aer liber în parcuri sau în stradă sau în interior în spații special amenajate, în corturi, hale, în interiorul unor mall-uri. Cele private sau organizate de ori pentru corporații au loc de cele mai multe ori în hoteluri.

Evenimentele recurente, cu tradiție, precum festivalurile, sunt desfășurate, de obicei, în locuri speciale și uneori aceleași de fiecare daăa, fidelizându-și publicurile și identificandu-se, practic, cu acele locuri, cum, la rândul lor, acele locuri se identifică cu anumite manifestări.

Julia Silvers susține că selectarea spațiului este atât o știință, cât și o artă – o parte investigare, o parte intuiție.

Spațiile au un impact semnificativ asupra formei evenimentului și vice-versa și pot avea sau nu nevoie de intervenție suplimentară din partea echipei de organizatori. Majoritatea coordonatorilor preferă ca alegerea spațiului de desfășurare a evenimentului să aibă loc înaintea stabilirii temei evenimentului respectiv, tocmai pentru a observa potențialul locului, pentru a stabili ce se poate face și ce nu și chiar pentru a-l inspira. Alegând prima dată spațiul coordonatorul poate vizualiza mult mai ușor imaginea de ansamblu pe care dorește să o obțină pentru că are la îndemană materialul și scheletul unui loc pe care evenimentul său îl va îmbrăca într-o haină de sărbătoare.

După ce s-au analizat părerile pro și contra cu privire la selectarea unui spațiu și s-a decis folosirea spațiului respectiv, urmează stabilirea necesităților, cerințelor pe care evenimentul le are de la spațiul ales și în acest punct ar trebui întreprinsă din nou o evaluare în care se va ține cont de următoarele:

accesibilitate -> dacă este disponibil la data/datele în care urmează să se desfășoare evenimentul și durata acestuia, incluzând aici și perioada de dinainte de eveniment, când spațiul este amenajat și echipamentul instalat, dar și perioada de după eveniment, când se strâng echipamentele.

zona în care este amplasat -> care sunt mjloacele de transport cele mai potrivite pentru a ajunge în locul respectiv, proximitatea față de alte atracții și mediul înconjurator, facilitățile pe care amplasarea le oferă evenimentului (dacă alegi un spațiu în mijlocul deșertului, de exemplu, mai mult ca sigur că accesul la electricitate, apă și altele asemănătoare va fi dacă nu imposibil, îngreunat)

ratele și costurile -> taxele și impozitele care vor trebui plătite pentru spațiul respectiv trebuie să se încadreze în bugetul prestabilit și să nu depășească cosiderabil suma maximă rezervată închirierii spațiului. Costurile pot cuprinde și camerele de hotel închiriate pentru diferiți participanți, personalități sau chiar personalul/echipa organizatorică. De aceea, pentru a nu se depăși bugetul, când se face planul financiar ar trebui ca evenimentul sa fie disecat în bucățele mici, în funcție de domenii și fiecare domeniu să aibă propriul buget pentru a se evita astfel depășirea sau intrarea în bugetul destinat pentru cu totul altceva, pentru a se ține astfel o evidență clară a circulației banilor.

prezența audienței/publicului -> dimensiunile, dacă este suficient de încăpator pentru numărul aproximativ de indivizi care te aștepți să participle la eveniment, anticiparea comportamentului indivizilor pentru a preîntâmpina anumite neplăceri și situații nefavorabile, trebuie acordată foarte multă atenție și momentului sosirii audienței, dar și plecării, să se creeze programe care să încânte participanții atât înaintea, în timpul, dar și la finalul evenimentului propriu-zis.

care este funcția/scopul evenimentului și dacă se îmbină armonios cu spațiul de desfășurare -> poate fi educațional, social,cultural, un ceremonial, politic etc.

elementele care țin de eveniment -> dacă este suficient spațiu pentru toate activitățile, pentru depozitarea echipamentelor și materialelor, dar și pentru publicul care este așteptat să sosească, dacă îndeplinește funcțiile administrative cerute de eveniment

stilul spațiului -> cu ce tip de personalitate s-ar identifica: conservatoare, aventuroasă, tânară, matură, rustică, luxuriantă, unică, tradițională, având o temă spacifică (toate aceste trăsături trebuie să fie analizate din perspectiva evenimentului, dacă tipul și funcțiile lui se pliază perfect cu ce are spațiul de oferit)

Evenimentele pot avea loc oriunde și cu cât locul este mai ingenios ales, mai diferit, mai neconvențional, cu cât sparge barierele conservatoare impuse anumitor genuri de manifestări, cu atât sunt mai primite cu drag de public și apreciate pentru originalitate și noutate. Ba chiar s-a constatat ca aceasta este o modalitate de a atrage public nou, în special public tânăr, la manifestări culturale desfășurate în spații neconvenționale (cofetării, castele, peșteri, poduri, ferme, păduri, parcuri, biserici, casinouri, săli de cinema, parcuri botanice, acoperișurile unor case, alei de bowling, vapoare, terenuri de golf etc.

După ce s-a decis că spațiul corespunde nevoilor evenimentului, urmează inspectarea amănunțită a acestuia, inspecție care trebuie să urmeze și ea anumite strategii și reguli și să nu fie întreprinsă la repezeală și fără a se urma un plan pentru că atunci ar exista riscul să se omită anumite elemente care ar putea periclita starea de bine a spațiului și implicit a evenimentului. Toată această inspectare în detaliu trebuie să aibă loc înaintea semnării oricărui contract de închiriere.

Spațiul pentru un eveniment trebuie ales după multe căutari, iar aceste căutari trebuie să înceapă cu mult timp înaintea evenimentului, mai ales dacă vorbim despre un eveniment de proporții colosale și cu impact nu doar la nivel local, ci și național sau chiar internațional.

În cazul în care va întrebați dacă există un moment potrivit pentru a face inspectarea spațiului, da, există. Julia Silver sustine că mulți organizatori de evenimente preferă să viziteze spațiul chiar în perioada anului în care va avea loc și evenimnetul pentru că atunci sunt șansele cele mai mari ca imaginile reflectate sa fie cele mai aproape de realitate. De asemenea, tot ea recomandă ca inspectarea să se realizeze incognito, în anonimat, fără a dezvălui identitatea și scopul real al vizitei. Așa te pui la adăpost de asaltul replicilor și clișeelor care încearcă să înfățișeze doar partea frumoasă a spațiului, uneori hiperbolizând-o și poți astfel să vezi relitatea exact așa cum este ea, naturală, simplă și o vezi și din punctul de vedere al publicului care va veni la evenimentul tău, vei experimenta senzații asemanatoare.

În timpul inspecției, trebuie să ai tot timpul planul evenimetului în minte și să îl aplici pe spațiul fizic pentru a vedea dacă și în ce măsură spațiul respectiv răspunde cerințelor tale și ale evenimentului. Totul trebuie analizat, de la sosirea invitaților până la plecarea acestora, precum și perioada de pregătiri de dinaiante și perioada de reorganizare de după.

În timpul evenimentului, dacă spațiul este unul mare, întins și compartimentat ca un labirint, pentru a ajuta publicul să se deplaseze dintr-un loc în altul rapid și fără a exista pericolul de a se rătăci, este utilă amplasarea unor semene/indicatoare sau a unor panouri cu hărți care să indice locul în care te afli și cum poți ajunge de colo în alte spații ale evenimentului. Aceste hărți/indicatoare pot fi poziționate fie la intrare, fie amplasate în fiecare sector al spațiului. Cu cât mai multe, cu atât mai bine pentru publicul dezorientat.

Cercetarea întreprinsă înainte de a începe organizarea evenimentului ar trebui să-ți fi adus destul de multe informații despre posibila audiență astfel încat să-i poți contrui un profil general. Deci cu cât știi mai multe despre publicul tau, cu atât îți va fi mai ușor să organizezi, să îmbini piesele în spațiul ales pentru o imagine de final perfectă și pe placul lor.

E de reținut că indivizii sunt diferiți și au nevoi diferite. Aici facem referire la acel sector de indivizi care prezintă dizabilități motorii și nu numai. Trebuie stabilit dacă evenimentul li se adresează și lor și indicat ar fi sa se evite astfel de discriminari. Presupunând că în prezent nu mai există discriminări de acest fel, cel puțin nu în cazul evenimentelor care promovează colectivitatea, egalitatea și prietenia, un coordonator trebuie să asigure și accesul acestor persoane în cadrul evenimentului, trebuie să proiecteze și să se joace cu spațiul pe care îl are la îndemână în așa fel încât să fie accesibil tuturor categoriilor de indivizi. Acest lucru este treducerea limpede a profesionalismului.

Și obținerea licențelor, mai ales de la autoritățile locale pentru desfășurarea anumitor activități este importantă și de neomis.

Spațiul în care urmează să se desfășoare un eveniment este o comunitate microcosmică, este un microunivers într-un macrounivers și așa cum o comunitate funcționează pe baza anumitor reguli și a unei infrastructuri, la fel se întâmplă și în cazul evenimentelor.

Dacă un eveniment se desfășoara anual, schimbări majore nu intervin în organizarea acestuia, iar logisticile legate de transport sunt îmbunatățite de la an la an. Pentru cele care se desfășoară pentru prima dată, trebuie să se facă un plan exact al transportului, cu ce se va realiza acesta, care este numărul necesar de automobile, care vor fi punctele de plecare și de sosire. Acestea vor fi stabilite cu apoximație în funcție de numărul de persoane care este așteptat să participe la eveniment.

Un aspect foarte important este parcarea, care de cele mai multe ori este și o provocare pentru organizatori. Pentru fiecare vehicul care sosește la eveniment trebuie să existe un loc special amenajat care să fie amplasat destul de departe de partea pietonală. Dacă se proiectează un plan, o schiță a parcării și se respectă nu ar trebui să existe probleme generate de parcare. De asemenea, locul special amenajat pentru parcare trebuie să raspundă legislației municipale.

În ceea ce privește utilitățile (apă, curent, gaz etc) și echipamentul, coordonatorul trebuie să le acorde o atenție deosebită. Utilitățile sus menționate sunt mai mult decât necesare, sunt indispensabile. O parte din echipament se poate găsi în interiorul spațiului închiriat, asta dacă spațiul este utilat cât de cât, iar dacă nu, acesta va fi procurat/adus de către organizator. Echipamentul poate fi propriu sau închiriat de la firme de specialitate care, de obicei, au proprii specialiști care le instalează.

Echipamentul trebuie să satisfacă partea de audiovizual (ecrane de proiecție, videoproiectoarele), partea de sunet și sistem de sunet, microfoane, cabluri, alimentatoare, întrerupătoare, surse de curent suficiente, lumini, efecte speciale.

Luminile pot fi de foarte multe tipuri, în funcție de moment, activitate având rolul de a amplifica anumite reacții și de a induce anumite stări.

Efectele speciale sunt folosite în concordanță cu tema aleasă, completând-o și dându-i veridicitate în ochii publicului.

Marketingul și promovarea evenimentelor

Comunicarea este procesul prin intermediul căruia se transmit gâduri și se împartășesc idei între un individ sau o organizație, cum este cazul de față. (de introdus figura 1.1 de la pag 4 innovatine marketing)

Organizatorul de evenimente este transmițătorul, iar rolul său este acela de a transmite mesaje codate, sub formă de imagini, texte sau un mixt între cele două folosindu-se de diferite canale de comunicare (canale mass media tradiționale și/sau inovative). Mesajul odată ajuns la receptor – publicul, este decodat, diferit de fiecare dată și pentru fiecare individ în parte, interpretat diferit pentru că fiecare individ prezintă caracteristici specifice și definitorii pentru propria persoană și atribuie înțelesuri și semnificații în funcție de background-ul cunoștințelor și experiențelor sale. Următorul pas este generarea unui raspuns, a unei reacții de interes, de conștientizare sau opusul acestora. Feedback-ul se concretizează sub forma dorinței de a afla mai mult, de trezire a interesului sau de ignorare a mesajului inițial, fie el decodat sau nu. Feedback-ul ajunge în cele din urmă la emițător, închizând circuitul informațional. În funcție de feedback se va decide următorul pas.

The Wirthlin Report citat de către Guy Masterman în Innovatine Marketing Communications susține că audiența decodează mesajul receptat la mai multe niveluri.

Nivelul cel mai de jos este alcătuit din elemente raționale, carasteristicile produsului (spre exemplu locul, participanții/invitații, data la care se va desfășura etc.) și consecințele funcționale ale utilizării produsului respectiv (starea de bine, distracția, de exemplu). Nivelul cel mai înalt este alcătuit din emoții, consecințe psihologice și împliniri personale (de exemplu, când un eveniment reușește să te facă să uiți anumite probleme).

Încetul cu încetul în această industie s-a făcut trecerea de la comunicarea tradițională de marketing (care avea funcții separate, centrată pe organizație și pe obiectivele acesteia, obiective pe termen scurt, o audiență de masă etc.) la o comunicare integrată de marketing care nu promovează fragmentarea, ci se concentrează pe o singură strategie – sinergia, este orientată către consumator, este alcatuită din programe de comunicare complexe, obiectivele duc la construirea unor relații solide, a unor branduri și nu vizează masa, ci audiențe bine targhetate.

De-a lungul anilor au fost date mai multe definiții conceptului de comunicare integrată de marketing (CIM):

Un concept de comunicare de marketing care își planifică să identifice valoarea adaugată a unui plan complex prin care se dorește evaluarea rolurilor strategice a diferitelor discipline de comunicar și pe care le combină pentru a oferi claritate, consistență și maximum impact de comunicare.

Coordonarea, îmbinarea tuturor activitătilor promoționale cu scopul de a produce un mesaj promoțional unificat orientat către consumator.

Armonizarea tuturor mesajelor promoționale orientate către consumator.

Totalitatea interacțiunilor pe care părtile interesate le au cu o organizație.

Un efort unificat, controlat al unei organizații de a promova un brand, un concept folosindu-se de o multitudine de mijloace, instrumente de comunicare ce reprezintă vocea unică a unei organizații.

Un aspect vital al CIM este combinarea comunicării one-to-one și one-to-many atât pentru imaginea organizației și pentru brand, cât și pentru contactul cu consumatorul.

Ce este foarte important la strategia de marketing este planul, un plan bine pus la punct și detaliat. Planul se face pe baza unei cercetări, cercetare care a fost întreprinsă înaintea începerii organizării, în prima fază despre care am vorbit ceva mai devreme. Fără acea cercetare care să cuprindă informații valide și de încredere, se pierd resurse ca timp și bani.

Fiecare ciclu de planificare beneficiază de lecții învățate anterior și dobandite cu trecerea anilor și câștigarea experiențelor. Obiectivele sunt, în general, aceleași, fără schimbări majore decât dacă în anul precedent rezultatele au fost dezamăgitoare. Dacă totul a mers cel puțin satisfăcător, se pot corecta scăpările, greșelile toate modificările acestea făcându-se pe ceva existent deja. Acest lucru ușurează semnificativ munca organizatorilor pentru că le rămâne doar să schimbe, să modifice anumite aspecte ale planului în funcție de feedback-ul și de rezultatele ediției precedente.

Elementele cheie pe care le identifică Fill ca fiind necesare într-un astfel de plan de marketing sunt: analizarea contextului, obiectivele de marketing și poziționarea pe piață, stategia de marketing, dezvoltarea unui mixt promoțional, implementarea acestuia și evaluarea, monitorizarea performanțelor.

După ce ai analizat piața, ai identificat care ar fi părțile interesate de produsul pe care urmează să-l produci, după ce ai analizat contextul și mediul extern urmează stabilirea obiectivelor de marketing. Acestea trebuie să fie în strânsă legătură cu obiectivele organizației.

Obiectivele pot fi împărțite în subcategorii, în funcție de audiența vizată. (pag 9 innovative)

Stabilirea audienței, a publicului țintă trebuie să fie o acțiune care are loc destul de devreme în acest proces de planificare pentru că în funcție de aceștia, de indivizi, îți stabilești obiectivele. Când s-a întreprins acea cercetare, de fapt s-au cercetat indivizii, ei au facut obiectul studiului, nevoile acestora pentru ca mai apoi să fie împărțiți pe categorii.

De fapt, totul fiind îndreptat spre consumator, ei sunt punctul în jurul căruia se rotesc opțiuni variate, pentru că organizațiile concept, demarează evenimente în funcție de cererea de piață, de nevoile consumatorului, ale clientului.

După ce s-au targhetat publicurile, s-au segmentat și împărțit pe categorii și pentru fiecare categorie delimitată au fost identificate caracteristicile, preferințele, comportamentul, următorul pas este adaptarea metodelor de comunicare acestor nevoi. În felul acesta cresc șansele ca metodele de comunicare folosite să fie unele de succes în atingerea obiectivelor.

Când vine vorba de analiza cercetării întreprinse, se ține seama de analiza SWOT, asigurându-se astfel că oportunitățile și punctele tari reprezintă un avantaj și că punctele slabe și amenințările sunt evitate și nu sunt inevitabile.

Planul de comunicare trebuie să fie unul concret și să se bazeze pe obiective solide și realizabile raportate la organizație, nu utopice și fără sorți de izbândă.

Dacă obiectivele de marketing sunt creșterea vizibilității, atunci obiectivele de comunicare vor fi îmbunătățirea sau implementarea acolo unde nu există a unei mai bune relații de comunicare, de schimb informațional între organizație și public. Prin intermediul comunicării, orice tip de comunicare, atragem atenția, convingem, trezim interesul, deci relația acesta de interacțiune prin comunicare nu este de neglijat, ba chiar este de maximă importanță în atingerea obiectivelor de marketing, indiferent de acestea.

De-a lungul timpului mulți autori au identificat și dezvoltat teorii cu privire la influențele comunicării în stabilirea obiectivelor, a unei ierarhii de efecte în determinarea obiectivelor.

Cel mai vechi și utilizat model de comunicarea, care este de fapt un model de ierarhie al efectelor, este cel dezvoltat de către Strong în 1925 și care se află în relație directă cu vânzările. Această modalitate de comunicare este cunoscută sub denumirea de AIDA și se referă la 4 stagii identificate în procesul de comunicare: awareness (conștientizarea), interest (interesul), desire (dorința) și action (acțiunea). Alte modele de comunicare sunt cele ale lui Colley (1961) -> DAGMAR, care cuprinde stagiile: unawareness, awareness, comprehension, conviction and action și cel al lui Lavidge și Steiner (1961): awareness, knowledge, liking, preference, conviction and purchase.

Obiectivele de comunicare sunt stabilite de obicei pentru a oferi indivizilor informații prin intermediul cărora să se creeze acea conștientizare a brandului, să dezvolte și să intensifice atitudini prin schimbarea percepțiilor despre organizație, produs sau brand, de a influența intențiile consumatorului prin crearea unui produs cu care nevoile individului se identifică și să faciliteze astfel cumpărarea, pentru a crește sau pentru a stabiliza cumpărarea.

Concluzionând, obiectivele de comunicare trebuie să corespundă obiectivelor și constrângerilor organizației, obiectivelor de marketing și trebuie să se țină cont de posibilii factori de succes și nu numai identificați în cercetare și în analiza SWOT, dar și de gama de efecte de comunicare realizabile.

Pentru ca obiectivele de comunicare stabilite să fie unele de succes trebuie să fie identificate și targhetate grupuri specifice de indivizi interesați.

Trebuie să identifici cine sunt aceștia, ce vor, care sunt așteptările lor, nevoile lor, caracteristicile lor, preferințele și comportamentul.

Atitudinile sunt o componentă foarte importantă în obiectivele comunicării de marketing. Aceste atitudini sunt importante din punctul de vedere al procesului de decizie și sunt de cele mai multe ori un indicator al comportamentului individului.

Atitudinile sunt un mixt perfect între studiu, cunoaștere și experiență și sunt alcătuite din trei componente:

o componentă cognitivă -> se referă la informație și cunoaștere

o componentă afectivă -> activează sentimentele și emoțiile individului

o componentă comportamentală -> se referă la tendința de a acționa

După ce s-a identificat această masă de indivizi posibil interesați de evenimentul în curs de desfășurare, urmează segmentarea audienței din mai multe puncte de vedere (sex, vârsta, cultura, preferințe, zonă etc.) și folosirea pentru fiecare grup identificat a unei modalități specifice de comunicare, una care ar atrage atenția respectivului grup și care, de multe ori este diferită de metodele de comunicare folosite pentru a atrage atenția celorlalte grupuri. Sunt vizate atât persoane care au mai făcut în trecut parte din audiență, care au mai frecventat evenimentul, dar și persoane noi, public nou. Cei care au mai fost trebuie, prin metodele folosite, să fie reasigurați că au luat cea mai bună decizie de a se reîntoarce, uneori este indicate chiar aprecierea sau premierea clienților fideli ca un fel de mulțumire. Cei care acum vin pentru prima dată trebuie convinși de experiențele memorabile, de satisfacția și bucuria pe care o oferă evenimentul, de acel efect “wow” neduplicabil, unic pe care îl are evenimentul în comparație cu altele. De cele mai multe ori totul funcționează prin comparație, pentru a vedea care este poziția pe piață a organizației/evenimentului, de ce acel eveniment și nu altul și tot așa. Individul/cumpărătorul trebuie să aleagă dintr-o mulțime de lucruri asemănătoare pe cel mai bun, mai aproape de nevoile și asteptările lui, de aceea apelează la comparație. Coordonatorul de evenimente sau cel responsabil cu marketingul, dacă nu cumva sunt una și aceeași persoană, are rolul de a convinge posibilul client de unicitatea și prospețimea evenimentului.

O dată identificate și înțelese publicurile țintă, obiectivele trebuie să țină cont de: nivelul lor de implicare, tendnțele în comportamentul lor de viitori cumpărători/consumatori ai evenimentului, locul pe care îl ocupă în ierarhia efectelor (modelul AIDA), felul în care procesează informația.

Exemple de obiective de comunicare și publicuri vizate

În continuare vom prezenta exemple de comunicare de marketing și public țintă selecționate de Guy Masterman în Innovative Marketing, preluate din planurile de marketing ale unor evenimente variate:

US Tennis Open (US Open, 2000)

Obiective:

sî genereze emoție, o impresie puternică în legatura cu US Open, un eveniment mondial

să crească numărul telespectatorilor cu cel puțin 10%

să crească vânzarea numărului de bilete în trei zone ale New York-ului cu cel puțin 10%

Public țintă:

fani tradiționali ai tenisului

iubitori ai tenisului din străinătate

Maindee Festival, Wales (2002)

Obiective:

să crească numărul grupurilor particinante la festival

să crească numărul vizitatorilor pentru festivalul de anul viitor la 5000

să crească numărul organizațiilor care îi finanțează

Public țintă:

personal, participant, persoane implicate/interesate

grupuri ale comunității și comitete de stradă

familii și cunoștințe din străinătate

Estimarea numărului audienței este de cele mai multe ori o provocare, cu atât mai mult cu cât evenimentul se află la prima ediție.

Supraestimarea este la fel de dezastruoasa și dezavantajoasă ca subestimarea. De aceea sunt necesare cercetările, evaluarea metodelor de comunicare, de marketing și, de asemenea, interpretarea corecta a feedback-ului. Toate trebuie urmărite și ținute sub control pentru a avea o imagine cât mai clară și mai aproape de realitate asupra audienței.

Există, așa cum am enumerat mai sus, diverse metode de a ține sub control audiența, densitatea acesteia. Ideal ar fi să nu te bazezi niciodată pe una singură pentru că o mică eroare strecurată poate însemna un dezastru pentru eveniment și pentru investițiile aduse în dezvoltarea lui. D.G. Conway sfătuiește coordonatorii de evenimente să dezvolte cât mai multe metode și să le urmăreasca pe toate. (pag 56 the event manager s bible) Astfel, numărul audienței poate fi controlat și chiar dacă nimeni niciodată nu va ști exact care este numărul exact, o aproximație echilibrată poate fi generată.

Te mai poți ghida după audiența anilor precedenți, după audiența evenimentelor asemănătoare, dupa înregistrări (unele evenimente cer înregistrarea participanților/publucului).

Există și factori externi care nu trebuie deloc neglijați, ca de exemplu spațiul limitat, timp, economia, vremea, problemele legate/generate de transport, sezonul etc. Promovarea/Publicitatea

Strategia de comunicare trebuie să se bazeze, cum am mai menționat, pe analiza, cercetarea consumatorului și pe obiectivele organizației.

Acest proces de comunicare implică dezvoltarea unor concepte, mesaje, metode și mijloace inedite scopul fiind acela de a se asigura că întreaga campanie va trezi interesul publicului, se va plia pe nevoile acestuia, urmând ca individul să fie purtat prin toate stagiile informării.

Mesajul este transmis printr-o varietate de stimuli transpuși, codificați în semne de către emițător urmând ca apoi aceștia să fie interpretați de către audiența targhetată.

Un mesaj are doua sensuri: unul denotativ, când înțelesul este același pentru toată lumea și unul conotativ, când înțelesul variază în funcție de individ, în funcție de situația în care se află acesta, de experiențe, cultură și cunoștințe.

Creativitatea este foarte importanta în a determina care sunt mijloacele și metodele cele mai inovative și de impact folosite pentru a câștiga o arie largă de acoperire.

În prezent există o paletă diversificată de metode folosite pentru a comunica mesajul dorit. Pentru a crea acea brand synergy specifică comunicării integrate de marketing, este indicat să se folosească cât mai multe astfel de metode.

Metodele de comunicare includ una sau mai multe combinații între relații publice, publicitate, lobby, telemarketing, relații cu clientii, word-of-mouth, sponsorizare, e-mailurile, televiziune, radio, materiale printate, site-uri web, transportul public, reviste etc.

Trebuie facută o delimitare clară între publicitate și relații cu publicul. Publicitatea este ce spui tu despre propriul tău eveniment, pe când relațiile cu publicul reprezintă ce spun ceilalți despre evenimentul tău.

Publicitatea este importantă și esențială. Multe evenimente au eșuat nu din cauză că nu ar fi fost bine organizate, creatoare de experiențe și momente meorabile, ci pentru că nu au avut vizibilitate, publicul nu a știut de ele. Acesta este rezultatul unei campanii slabe de promovare sau chiar a lipsei uneia.

Sponsorizarea

Evenimentele pot fi mult mai bine controlate dacă se dezvoltă și programe de sponsorizare.

Pentru a înțelege mai bine conceptul de sponsorizare, Bruce E Skinner, în Event Sponsorship oferă câteva definiții: sponsorizarea se definește ca o taxă plătită fie sub formă de bani, fie sub forma unor bunuri în schimbul unui serviciu cu scopul de a accesa potențialul comercial asociat cu acel serviciu. Dintr-o altă perspectivă, sponsorizarea este o formă de marketing – este o activitate care alătură pe de o parte cumpărătorii, iar pe de altă parte, vânzătorii ambii bucurându-se de anumite beneficii. Cu alte cuvinte, dacă la evenimentul tău participă oamenii potriviți, adică acei indivizi care se identifică și cu obiectivele sponsorului și ar putea fi potențiali client ai acestuia, atunci parteneriatul va fi unul reușit.

Pentru a atrage cei mai buni sponsori trebuie ca evenimentul organizat să se diferențieze de cele existente deja pe piață și să aibă caracteristici originale, autentice.

Conform International Events Group, există zece de motive pentru care companiile susțin prin sponsorizare evenimentele, motive pe care Bruce E Skinner le-a enumerate în Event Sponsorship: creșterea vizibilității, schimbarea atutudinilor consumatorului, crearea unei nișe de piață, furnizarea de stimulente pentru vânzători, cumpărători, distribuitori, distrarea clienților, recrutarea/păstrarea unor angajați, crearea unor noi oportunități de vânzare-cumpărare, prezentarea calităților produsului într-o nouă lumină, diferențierea produsului lor de cel al competitorilor, creșterea vânzărilor.

Există mai multe tipuri de sponsori:

cei care poartă titlul de sponsori -> în acest caz numele sponsorului este parte integrată în denumirea evenimentului

sponsori de prezentare -> sunt sponsorii menționați după numele evenimentului

sponsorii cu plăți în natură -> nu se oferă bani, ci servicii sau alte bunuri

sponsorii oficiali -> sponsorii exclusivi ai evenimentului

sponsorii media -> sponsorii de radio, de televiziune

co-sponsori -> companii care sunt parte din eveniment împreună cu alți sponsori

Contractele de sponsorizare sunt de cele mai multe ori construite pe formula win-win, este un parteneriat de schimb de beneficii, pentru că are de câștigat atât cel care este sponsorizat, prin utilizarea resurselor materiale sau financiare oferite de sponsor, cât și sponsorul în sine, prin vizibilitatea oferită de organizația care produce evenimentul, prin publicitate și, de ce nu, prin asocierea fie cu o instituție importantă, fie prin asocierea cu o cauză nobilă sau culturală.

Sponsorii trebuie atent selectionați și important este să fie targhetați doar acei care aduc un plus nu doar material, ci și de valoare organizației și, implicit, evenimentului.

Trebuie să cercetezi piața, să identifici posibilii sponsori care se potrivesc atât cu valorile, cât și cu nevoile organizației tale, după care să construiești o relație solidă și de încredere cu cei selectați.

Procesul construirii unei relații solide de parteneriat constă în patru pași, după Guy Masterman:

Psul 1: să se stabilească de la început cerințele de sposorizare

Pasul 2: elaborarea unor măsuri de evaluare

Pasul 3: stabilirea unui set de reguli care satisfac atât cerințele evenimentului, cât și pe cele ale sponsorului

Pasul 4: acordul conform căruia să se realizeze schimbul de servicii între cei doi parteneri: produse/bani pe de o parte și publicitate și vizibilitate, pe de altă parte, în baza regulilor stabilite la Pasul 3.

După ce toate campaniile de comunicare și promovare au fost întreprinse, următorul pas recomandat este evaluarea acestora și a rezultatelor fiecăreia în parte pentru a identifica factorii de succes și de eșec. Acest pas este vital pentru eveniment. Acum se trage linie și se calculează ce a avut succes, în ce proporție, ce se mai poate utiliza și anul viitor, ce se va elimina, în ce masură se vor îmbunătăți unele metode etc.

După fiecare metodă de comunicare de marketing folosită trebuie să colectezi informații, răspunsuri, feedback, interpretări, reacții, efecte.

Importanța evaluării finale își găsește necesitatea în planul viitor de marketing pentru un eveniment viitor, dar chiar dacă evenimentul este once in a lifetime, evaluarea nu ar trebui omisă, pentru că ea te ajută să-ți înțelegi succesul sau eșecul acțiunilor tale, contribuie la îmbunătățirea calităților tale de organizator, la cunoașterea mai exactă a pieței și a publicurilor heterogene care o alcătuiesc.

Capitolul II

Studiu de caz

EUROPAfest – “It’s all about live quality music”

Evenimentele, indiferent de natura și scopul lor, sunt creatoare de experiențe marcante, memorabile, plăcute, mai puțin plăcute, dar cu impact asupra individului în cauză.

Sunt evenimente care au loc o singură dată, altele care se succed la o anumită perioadă de timp, iar altele care sunt recurente, an de an. Frecvența mare care caracterizează un eveniment nu-i scade din valoare. Chiar dacă un eveniment se desfășoară an de an, respectând în mare același program, fiecare an are specificitatea lui, fiecare eveniment este construit la fel, dar cu elemente diferite, deci trăirile și emoția pe care o vor experimenta cei implicați direct vor fi unice de fiecare dată, pentru că oamenii sunt diferiți, simt diferit, percep diferit, se schimbă. De fapt, schimbarea care ne caracterizeaza atât pe noi, oameniii, cât și tot ce ne înconjoară, este elementul care dă culoare și autenticitate fiecărei participări la un eveniment.

Există o paletă largă de tipologii de evenimente, fiecare targhetând public diferit, promovând idei diferite, vizând anumite caracteristici ale publicului sau fiind construite în jurul unor sărbători recunoscute național sau internațional, acoperind toate tipurile de activități umane.

Există, deci, celebrări culturale, festivaluri, carnavaluri, parade și procesiuni cu caracter religios, politic, educațional, științific, care celebrează arta, literatura, artele vizuale, evenimente centrate pe lumea afacerilor, întruniri și convenții, târguri, expoziții, evenimente sportive, recreaționale, private, proteste, demonstrații și flash mob-uri. Se poate observa cât de diferite sunt toate, dar cum în esență urmăresc acelși lucru: satisfacerea nevoilor indivizilor, nevoi care sunt din cele mai variate.

O oprire o vom face asupra festivalurilor și vom restrânge aria de desfășurare la nivel național. Cu alte cuvinte, în paginile ce urmează va fi analizat unul dintre evenimentele de anvergură și impact internațional organizat și desfășurat în România. Fiind o manifestare care înglobează mai multe activități și care se desfăsoară pe o perioadă mai extinsă, va fi încadrat în categoria festivalurilor.

Conform DEX-ului, festival înseamnă o manifestare artistică (muzicală sau teatrală etc) cuprinzând o serie de reprezentații și având caracter festiv. În DTM, festival este identificat ca un eveniment artistic național sau internațional în cadrul căruia se întâlnesc formații sau artiști celebri. Dictionary.com definește termenul ca fiind un program periodic de activități festive, de evenimente culturale sau de divertisment, ca de exemplu, un festival de muzică. Conform Enciclopediei Britanice, acet tip de manifestare este o sărbătoare, numită generic festival și vizează o zi sau o perioadă de timp în care indivizii sunt scoși din circuitul cotidian pentru a comemora, sărbători și uneori chiar anticipa prin aceste sarbatori anumite anotimpuri, evenimente economice, religioase care dau sens și coerență atât unui individ, cât și comunității religioase, politice sau socio-economice din care face parte.

În Theory Event Studies Donald Getz îl citează pe Falassi, autor care dă o definiție complexă acestui termen, și anume: festivalul este un eveniment periodic, o ocazie socială în interiorul căreia, prin inetrmediul mai multor evenimente care compun manifestarea, participarea are loc la diferite niveluri fie indirect, fie direct, iar întreaga comunitate, care în restul timpului este despărțită de etnie, de rasă, de orientări politice, religioase sau lingvistice, cu ocazia unei astfel de manifestări se unesc și împărtășesc aceeași viziune. Atât funcția socială, cât și cea simbolică ce caracterizează un festival sunt în strânsă legatură și direct influențate de valorile și ideologiile comunității, cu identitatea sociala și moștenirea istorica pe care întreaga comunitate le împartășește și cu care se identifică.

În trecut acest termen avea predominant un caracter sacru, religios. Se organizau fetivaluri care aveau ca scop preamărirea și sărbătorirea zeilor și a divinităților prin aducerea de jertfe și mulțumiri. Astăzi termenul este interpretat lato sensu, și-a lărgit deci aria de acoperire și, așa cum am observat din definițiile enumerate mai sus, este o celebrare care se întinde pe mai multe zile și în care acum personajul principal este omul, nevoile acestuia și experiențele pe care urmărește să ți le construiască.

Festivalurile influențează comunitatea prin faptul că ajută dezvoltarea culturii, a turismului, integrarea comunității pe plan internațional, îmbunătățirea imaginii orașului, dezvoltarea economiei etc.

Deși în România, cum am subliniat și în prima parte a lucrării, se simte o lipsă acută a teoriilor pe acest domeniu, deși e nevoie de ani de zile și de trudă continua pentru a construi un eveniment la nivelul celor din străinătate unde pe lângă infrastructură și ecomonie înfloritoare, se asigură și cursuri și pregătiri de specialitate pentru viitorii coordonatori de evenimente, țara noastră are în portofoliu un eveniment, mai exact un festival recunoscut și apreciat dincolo de Carpați, ba chiar și peste Ocean.

Festivalul există sub denumirea de EUROPAfest și este creația jmEvents, una dintre cele mai cunoscute organizații non-profit, neguvernamentale din peisajul cultural românesc. Organizația are peste 20 de ani de experiență dobândită atât pe plan național, cât și internațional, diferențiindu-se prin seriozitate, tradiție și continuitate. jmEvents a adus pe piața showbizului și event-planningului românesc acel plus de profesionalism de care era nevoie.

jmEvents organizează o serie de evenimente pentru companii și publicul larg – organizează evenimente de divertisment și comunicare, seminarii, lansări, petreceri tematice, team building, concerte, festivaluri, competiții, gale, jam sessions, workshop-uri, master-classes, turnee.

Astăzi, organizația a devenit un brand de țară, unul apreciat internațional, iar afirmația se bazează pe dovezi concrete precum prezența an de an a muzicienilor din întreaga lume, al căror număr crește îmbucurător cu fiecare ediție de festival.

Cu fiecare eveniment jmEvents, ne propunem să ne împingem limitele mai mult și să venim în întâmpinarea așteptărilor muzicienilor și mai ales a publicului. În România există un apetit din ce in ce mai mare pentru muzica de calitate și lucrurile făcute din pasiune, intr-un cuvânt – pentru "autentic". Iar noi încercăm să alegem pentru acest public cele mai promițătoare nume la ora actuală atât din țară, cât și la nivel internațional. Provocările noastre ultime sunt acelea de a modela viitorul generațiilor actuale de muzicieni și, odată cu el, mentalitatea unui public român care începe să se deschidă la nou.

Obiectul de activitate al jmEvent descrie o paletă largă de programe și proiecte cultural-artistice destinate muzicienilor profesioniști și publicului larg. Portofoliul, unul complex și construit în detaliu, este pe cât de diversificat, pe atât de surprinzător și atractiv pentru publicurile interesate. Astfel, agenda cuprinde EUROPAfest – o combinație reușită între concerte, concursuri și întâlniri de neuitat cu muzicieni din lumea întreaga, Bucharest International Jazz Competition – 8 ediții de 100 % Jazz & more… concerte, jam sessions, workshop-uri, Caffe Festival – 9 ediții de seri relaxante și concerte de jazz inedite, Jeunesses International Music Competition – 21 de ediții în care evenimentul unic îmbină conncertele cu master-classes și workshop-uri, PROMS Jazz & Classic – 7 ediții pline de culoare și rafinament, Urban Culture Fusion – o combinație armonioasa și inedită între artiști de jazz și clasic care înterpretează aranjamente special create, fusion jazz-clasic, Summer Music Academy Sinaia – 2 ediții în care atelierele de lucru și master-classes se desfășoară sub conducerea unor profesori de renume de la conservatoarele din Europa.

Alături de acestea, jmEvents mai organizează și concerte de jazz, blues, pop, muzică clasică, folk, jam session, cursuri de pregătire și formare profesională, master classes pentru jazz, pian, vioară, flaut, clarinet, școli de vară, conferințe, seminarii, dezvoltă proiecte pentru tineret, proiecte sociale – activități de fundraising, ateliere de lucru pentru jazz etc.

Organizația își propune să creeze modele, experiențe, să inspire oameni, să le insufle preferințele pentru frumos, să le dezvolte gustul pentru artă, cultură, calitate, originalitate, toate la standarde internaționale, își propune să susțină dezvoltarea societății prin cultură, utilizând muzica în acest proces creator.

Astfel, așa cum reies din scurta prezentare a organizației, obiectivele pe care și le propune sunt organizarea EUROPAfest și a altor programe muzicale internaționale pentru publicul larg, acordând o atenție deosebită tinerilor, își propune să promoveze muzicienii români și nu numai în circuitul modial, sprijinirea tinerilor muzicieni în dezvoltarea unei cariere de succes.

Pentru viața muzicală românească EUROPAfest este un eveniment de marcă care se desfășoară sub sloganul „It’s all about live quality music!”. Acest festival își propune să faciliteze accesul publicului vast și diversificat la manifestări creative și originale, să-l sensibilizeze la valorile muzicale naționale și internaționale folosindu-se de tactici atractive, modalități neconvenționale și unice care dau culoare întregii experiențe.

Festivalul este singular atât în peisajul autohton românesc, cât și în partea de sud-est a Europei, reunind patru genuri muzicale – pop, blues, jazz și muzică clasică.

Pentru că tot am detaliat mai devreme definiții ale termenului festival, EUROPAfest se pliază perfect pe acest gen de manifestare pentru că este un eveniment complex ce cuprinde o gamă largă de programe prezentate sub forma concertelor, concursurilor de jazz, de flaut, jam session destinate publicului, derulat pe o perioadă de mai multe zile, mai exact pe o prioadă de 16 zile (intre 8 mai – 24 mai), este un eveniment ritualic, adica se desfășoară anual, fără întrerupere încă de acum 21 de ani, ceea ce înseamnă că în prezent, în 2014 se sărbătoresc 21 de ediții.

Sunt reunite la București valorile creative și interpretative românești și internaționale într-o sărbătoare de amploare care la ultima ediție s-a bucurat de prezența a peste 300 de muzicieni din peste 50 de țări. Pentru că este caracterizat de recurență, fapt ce îi aduce valoare, credibilitate și veridicitate în ochii publicului, pentru că fiecare an adaugă încă o filă în cartea nescrisă a evenimentului continuându-i astfel povestea frumoasă, festivalul este unul dintre cele mai iubite și apreciate manifestări culturale.

Acest festival este un construct socio-cultural, născut din tradiție și din nevoia comună a indivizilor de artă și de frumos. Stimulează individul, stimulează interacțiunea socială. Experiențele memorabile și transformatoare nu se obțin doar prin stimularea emoțiilor individului, pentru că noi suntem constat stimulați de mii și mii de reclame, imagini și mesaje text în fiecare zi. Deci stimularea trebuie să fie atât una cognitivă, cât și una afectivă, ambele fiind capabile să schimbe, să influențeze comportamente și să creeze amintiri autenice.

Festivalul promovează și îmbină cu succes arta și educația, facilitând astfel comunicarea interculturală la nivel național și european. EUROPAfest este construit în jurul ideii de calitate, de profesionalism și oferă tinerilor muzicieni români, dar și internaționali, șansa de a performa pe o scenă în fața unui public heterogen și numeros, răspunzând cerințelor pieței muzicale naționale și internaționale. De asemenea, promovează foarte mult tinerii contemporani, fie că sunt artiști sau nu, îi încurajează, îi apropie și îi introduce în lumea muzicii rafinate care, surprinzător ar spune cei mai mulți, nu este deloc prăfuita și învechită, ci este inovatoare, magică, cuceritoare și de fiecare dată aceeași, dar mereu alta, este revelatoare, creatoare de stări profunde, este exact ceea ce ne scoate din cotidianul monoton în care ne afundăm tot mai tare pe zi ce trece.

Festivalul reunește sub umbrela sa mai multe evenimente prin care încearcă să acopere un public cât mai diversificat, deci este imposibil ca cineva să nu reacționeze pozitiv, să-și deschidă simțurile și să pătrundă în dimensiunea spațio-temporală a evenimentului.

Prin programele sale prezintă cultura într-o modalitate inedită, proaspătă, revitalizantă.

Pentru ca deja s-a fost menționat de câteva ori despre eveminetele diverse care alcătuiesc ceea ce se numește EUROPAfest, consider că ar fi util și indicat să le detaliem pe cele mai importante, pentru a familiariza cititorul și a-l întroduce definitiv și irevocabil în lumea vie a spectacolului, a festivalului.

Unul dintre evenimentele de seama ale EUROPAfest este Jeunesses International Music Competition „Dinu Lipatti”. Derulat anual din 1993, concursul include alternativ diferite discipline – pian, vioară, clarinet, flaut, compoziție, canto.

Disciplina de concurs în 2014 este flautul. Misiunea concursului este de a descoperi, a premia și a promova valorile noii generații a muzicii clasice, de a sprijini tinerii muzicieni în construirea unei cariere de succes. Evenimentul este unic prin participarea muzicienilor în cadrul a 3 categorii de vârstă, de la cele mai fragede până la categoria master a unui concurs internațional, 18 – 30 ani.

Juriul concursului este internațional și cuprinde interpreți și profesori, experți recunoscuți în domeniu, cu o mare experiență în identificarea și educarea noilor talente din lumea muzicii clasice.

Cel de-al doilea eveniment de anvergură din cadrul EUROPAfest este Bucharest International Jazz Competition, concurs cotat de BBC ca fiind al doilea pe plan european și al treilea pe plan mondial. Această competiție reunește în 2014 un numar de 22 de trupe cu muzicieni din 21 de țări. Celor îndrăgostiți de muzica jazz li s-a pregătit o săptămână întreagă de concerte, jam session și workshopuri, o săptămână plină de creativitate și libertate de expresie toate adunate în acordurile muzicii jazz, săptămână la finalul căreia vor fi cunoscuți cei mai buni artiști ai noii generații de jazz.

Etapele de organizare ale festivalului EUROAfest

Pentru o imagine cât mai clară a organizării unui festival, înainte de a începe o detaliere a etapelor, consider că este indicat și necesar să structurez activitatea de organizare pe etape, pași care trebuie parcurși într-o anumită ordine. Aceși pași sunt împătțiți pe luni, iar schița planului este făcută pentru o perioadă de 5 luni de dinainte de festival.

Schița este una inspirată din scheletul unui festival de muzică desfășurat în Los Angeles. Ceea ce mi s-a părut curios și interesant este faptul că acel plan corespunde în proporție de 99% festivalului care constituie studiul meu de caz. Cu alte cuvinte, ce voi insera în lucrare în continuare este planul, în mare, al festivalului EUROPAfest, construit cu delimitări clare pentru fiecare domeniu și cu activități ce trebuie urmate într-o logică temporală dictată de firesc și importanță:

Luna I

Buget, sponsorizări și fonduri

identificare costuri

finalizare buget

procesul de aprovizionare

căutarea de sponsori de prezentare

urmărirea corespondenței cu sponsorii

contactarea de noi și potențiali sponsori

Logistica

verificarea dacă în perioada festivalului mai există vreo manifestare asemănătoare

căutarea, după date, a spațiilor de închiriat

Publicitate și Marketing

se selectează fotografii generice care vor reprezenta imaginea vizuală a festivalului

discutarea cu persoanele responsabile de obiectivele de marketing și termenele limită

construirea unei liste inițiale care să conțină contacte de presă și înmânarea acesteia publicistului

oferirea informațiilor relevante dspre participanți, numărul acestora, detalii despre workshopuri etc persoanelor de la marketing, dacă există

oferirea spre celor de la marketing a numelor participanților până în săptămâna a patra de campanie

Programul și relațiile cu artiști

revizuirea tuturor contactelor și adreselor

căutarea și contactarea tuturor participanților, artiștilor

Broșura/Pliantul

planificarea unei întâlniri pentru a discuta cu designul detalii despre imaginea broșurii / pliantului și termenul limită la care aceasta să fie gata

stabilirea datelor în care va fi multiplicată și a numărului de exemplare

Workshopuri

tipurile de workshopuri care vor fi derulate în timpul festivalului

persoanele care vor susține workshopurile

oferirea acestor informații publicistului

stabilirea unui buget pentru aceste workshopuri

Luna a II-a

Logistică

obținerea certificatelor de funcționare, a licențelor, a asigurărilor

Programul și relațiile cu artiștii

lista finală a artiștilor

obținerea de biografii și de fotografii cu și despre artiști și despre grupurile înscrise în competiție și urcarea acestora pe site-ul evenimentlui/organizației

intrarea în contact cu toți artiștii fie prin email, fie pe orice altă cale de comunicare rapidă

crearea de liste, tabele de date cu informații relevante despre artiști și datele lor de contact

programul performării/intrării pe scenă, ordinea

Publicitate

selectarea celor mai potrivite fotografii care înfățișează artiștii, transformarea acestora în imagini de tip JPG si transmiterea lor către presă, urcarea pe site

comunicate de presa

Personal

determinarea și delimitarea fiecărui post în parte și stabilirea persoanei care îl va ocupa, precum și instruirea acesteia

contactarea personalului implicat și verificarea prezenței permanente a acestuia în timpul festivalului

Voluntarii

contactarea voluntarilor prin campanii, prin anunțuri, prin știri, selectarea acestora, integrarea în echipă

pregătirea voluntarilor

determinarea pozițiilor ocupate de voluntari

Luna a III-a

Logistică

contactarea radiourilor

construirea unei liste cu permisiunile care sunt acceptate în timpul festivalului

contactarea, dacă e nevoie, a celor care dețin spațiul de parcare și încheierea unor contracte cu aceștia, întocmirea chitanțelor etc.

dacă scenele pe care se vor susține spectacolele au nevoie de echipamente speciale, de elemente suplimentare, ajustări; dacă se constată că e nevoie de toate acestea, se iau măsurile necesare și se rezolvă

realizarea unor mape pentru participanți care să cuprinda: hărți, informații generale despre România, despre București, despre mijloacele de transport, depre valuta în care se efectuează plățile, agenda festivalului etc.

contactarea unei companii de sunet

stabilirea programului (cazare, mese) pentru juriu și pentru artiștii invitați

stabilirea unor parteneriate prin care să fie sponsorizate eventual cazarea și mesele

luarea măsurilor necesare de prevenire a incendiilor

toate licențele și permisiunile legate de eveniment să fie trimise instituțiilor specializate până la finalul lunii a III-a

Programul

este indicat să se facă câteva copii după programul de desfășurare a activităților festivalului (aici nu cuprindem doar spectacolele, ci toate activitățile care determină spectacolele, precum și pe acelea care derivă din organizarea spectacolelor)

designerul este rugat să facă o hartă a parcării, dacă aceasta există

Programul și relația cu artiștii

stabilirea termenelor limită pentru confirmarea participării artiștilor

revizualizarea și verificarea tuturor contactelor artiștilor

colectarea informațiilor referitoare la cerințele de sonorizare din timpul spectacolului ale artiștilor și discutarea cu compania de sunet

dacă există nevoi speciale manifestate de artiști, cerințe speciale legate de sunet sau orice alt lucru, acestea trebuie determinate, artiștii sunt rugați să confirme nevoile tehnologice necesare pentru a-și susține concertul, întocmirea unei liste cu aceste nevoi și rezolvarea acestora, în masura în care timpul și bugetul permite

Programul și imaginea broșurii

textul final și imaginile care vor alcătui broșura să fie gata păna la mijlocul lunii

pentru respectarea acestui termen și designerului trebuie să i se impună un termen limită

broșura/pliantul se tiparește

la tipografie se spune cantitatea de pliante și datele la care acestea să fie gata

obținerea aprobărilor de folosirea de sigle ale instituțiilor partenere și ale sponsorilor

se trimit pliantele/invitațiile personalităților în saptamana a 12-a de dinainte de festival, iar invitațiile prin email cu 6 săptămâni înainte

se creează un sistem de distribuire a pliantelor/broșurilor prin poștă

Voluntari

voluntarii vor primi fiecare un anumit set de responsabilități și o anumită sarcină

vor fi tinuți permanent la curent cu întâlnirile, cu noutățile și schimbările care intervin pe parcurs

Workshopuri

contactarea artiștilor care vor susține atelierele de lucru (workshopurile)

obținerea de confirmări din partea acestora

publicarea unor informații concrete si updatate despre workshopuri și despre artiști

Luna a IV-a (săptămânile 1 și 2)

Elemente de logistică

verificarea spațiilor închiriate

verificarea validității și conformității cu realitatea a contractelor încheiate

discutarea problemelor legate de electricitate, generatoare, sisteme de lumini, sunet etc.

Program

verificarea programului și updatarea acestuia dacă e nevoie

Program și relașia cu artiștii

se trimit artiștilor și celor care susțint workshopurile pachetul cu ultimele notificări

Pliantul/Broșura

se stabilește un termen limită pana la care site-ul sa fie updatat la zi cu informația curenta

se trimit încă o serie de emailuri către instituțiile/persoanele interesate de domeniu

de acum înainte se trimit săptămânal broșuri și notificări unor adrese identificate cu mult timp înainte ăi care vizeaza publicurile țintă ale festivalului

Personal

personalul va intra în posesia unui document ce cuprinde hărți, direcții, broșuri și informații cu cel puțin trei săptămâni înainte de festival

Voluntari

volunatarii sunt puși pe poziția finală

se finalizează și programul de activitate al acestora

voluntarii vor avea în posesie un material trimis din timp care cuprinde: direcții, hărți, broșura, reguli, programul

Workshopuri

se fac ultimele verificări legate de workshopuri

Luna a IV-a (săptămânile 3 si 4)

Elemente de logistică

o reverificare a spațiilor închiriate realizată împreună cu deăinatorii spațiului

confirmarea că spațiul închiriat va fi utilizat

se creează designul, aspectul pe care îl va lua spațiul închiriat pe perioada festivalului

programul final al festivalului

comandarea băuturilor răcoritoare necesare în sălile de concurs, necesare juriului, concurenților, spectatorilor

verificarea dacă elementele componente ale sălilor de spectacol sunt în stare funcțională și în număr suficient

se verifică dacă mapa festivalului are toate documentele înserate

se pun indicatoare în interiorul sălilor/spațiilor de spectacol către garderobă, sălile de încălzire și de repetiții, sala de spectacol pentru a ajuta artiștii străini

artiștii sunt contactați verbal, prin intermediul telefonului, pentru o ultimă confirmare

se fac ecusoane, se verifică dacă fiecare persoana are un ecuson corespondent

ecusoane se fac și pentru artiști, pentru o mai bună și mai rapidă identificare a acestora de către personalul care se va ocupa cu gestionare lor

se fac copii după contactele artiștilor și ale personalului și se păstrează tot timpul de toți membrii echipei alături de celelalte documente

Program

dacă s-au produs modificări în program, acestea sunt updatate

Personal

programul final pe zile se trimite personalului (întregii ehipe), care este rugată să confirme primirea

Voluntari

voluntarii sunt sunați fiecare, individual, să-și confirme prezența la festival

DOUĂ ZILE ÎNAINTE DE FESTIVAL

se verifică ca absolut toate elementele să fie la locul lor, ca fiecare să posede întregul program, ca sălile să fie pregătite, cafeaua, băuturile calde și răcoritoarele să fie aduse, răcitoare, caăucioare, servețele, căni, pahare etc.

Luna a V-a

Prima zi de festival.

Acum, după ce imaginea de ansamblu a fost creată, după ce etapele au fost perzentate succint, urmează partea în care vor fi detaliate cele importante și din care izvorăsc toate celelalte acțiuni mărunte.

Totul începe cu procesul de planificare, considerat cea mai dificilă parte a organizării de evenimente pentru că în această etapă se trasează liniile principale și direcțiile care vor fi urmărite pe parcursul desfășurării festivalului. Într-adevăr, se schițează un plan, dar informațiile conținute de acesta sunt maleabile, bineînteles, cele care își permit și li se permite o astfel de libertate. Se pune accent pe ordine, coerență și raportarea cotinuă la realiățile cotidiene. Marele avantaj în cazul festivalului este faptul că nu se află la prima ediție și că în prezent acest proces de planificare și cercetare nu pornește din nimic, de la zero, ci se bazează pe statisticile și cercetările anilor precedenți, care sunt îmbunătățite și adaptate cu fiecare nouă ediție.

Acum preocupare nu mai este cum putem atrage audiența, ci cum putem diversifica această audiență. Scopul evenimentului, de asemenea, se stabilește în prima fază a planificării, și este centrul în jurul căruia toate celelalte elemente prind formă și conținut. Scopul, obiectivele urmărite se identifică atât cu evenimentul, cât și cu organizația însăși și odată stabilite acum câțiva zeci de ani, astăzi, în ciuda schimbărilor fie ele economice sau culturale ori de percepție, au rămas aceleași, promovând în continuare cultura și încercând să o răspândescă pe arii cât mai largi, în rândul unui număr cât mai mare de tineri iubitori de frumos. jmEvent își propune prin acest eveniment să organizeze în România un festival de talie internațională, care să faciliteze comunicarea și cooperarea interculturală și accesul publicului larg la evenimente culturale de ținută, să îl sensibilizeze la valorile muzicale naționale și europane.

Am menționat în prima parte a lucrării că acest domeniu este unul caracterizat de dinamism și că singura constantă se prezintă sub forma schimbării continue. Acest lucru se întâmplă tocmai pentru că oamenii sunt ființe schimbătoare, astăzi își doresc ceva, mâine cu totul altceva, în funcție de nevoile dominante. Astfel că partea de audiență rămâne mereu o provocare. Pentru anul acesta, dar nu numai, EUROPAfest se îndreaptă cu precădere spre tânăra generație, încearcă să le dechidă apetitul cultural, să-i incite și să-i cucerească prin cultură, prin muzică, deci pe lângă publicurile vizate în fiecare an, cu fiecare ediție fie se mai adaugă o caracteristică audienței, fie se targhetează un nou tip de public.

EUROPAfest își păstrează în cea mai mare parte formatul, aducând însă, de fiecare dată ceva nou, integrând în planul original diferite alte manifestări care întregesc imaginea de festival complex. Schița pe care se construiește fiecare ediție este una și aceeași ca acum 20 de ani, dar construcția care se ridică în fiecare an este diferită, nu prin schimbări majore și nici vizibilă ochiului liber, neatins de frumos. În fiecare ediție de EUROPAfest există un element mic, dar concentrat care nu s-a găsit în anul precedent, care nu se va găsi anul viitor, dar care transformă anul prezent în experiență autentică și irepetabilă. În asta constă și frumusețea pe care mizează organizatorii, în esența aceea care face diferența an de an și pe care o cunosc doar ei. Deci celor cinci mari înrebări care se pun în cazul unui eveniment la început de drum, EUROPAfest a răspuns cu mulți ani în urma (de ce se ține evenimentul?, cine sunt persoanele interesate?, când va avea loc?, unde? și sub ce formă?)

Timp de 18 ediții festivalul se desfăsura pe o perioadă de 7 zile, dar organizatorii au identificat un apetit din ce în ce mai dezvoltat pentru muzica de calitate ceea ce i-a determinat să crească numărul zilelor de festival la 16 zile (ediția cu numărul 19), pentru că în prezent festivalul să fie compus din 17 zile iscusit ancorate în realitatea fiecăruia.

Programul este și el un element important și stabilit de la bun început. Din moment ce deja formatul există, stabilirea exactă a activităților nu ar mai trebui să fie o treabă prea complicată. Se stabilesc întocmai datele fixe, zilele și orele în care festivalul va fi in plină desfășurarare și în funcție de activitățile principale din cadrul festivalului, și pauzele, repetițiile, mesele importante ale zilei pentru juriu și pentru concurenți/participanți.

Odată ce programul a fost stabilit, cu varietatea de activități componente, se stabilește data la care va începe festivalul și datele exacte în care se for desfășura toate celelalte manifestări. Acest lucru fiind stabilit de la început, ai timp să te ocupi de închirierea și alegerea spațiilor în care vrei ca festivalul să prindă viață.

Programul, cum am mai menționat, este unul diversificat și dinamic, acoperind astfel o suprafață mare și un public variat.

Înainte de începerea propriu-zisa a festivalului, există în planul inițial conceput inserate și activitățile pregătitoare (ianuarie – aprilie 2014) și campania de promovare (aprilie – mai 2014), activități fără de care evenimentul nu ar exista.

EUROPAfest 2014 se desfășoară conform unui orar bine gândit între 8 – 24 mai 2014 astfel:

pe 7, dar și pe 16, respectiv 17 mai are loc sosirea participanților care vor performa în cadrul concursurilor de muzică ale festivalului

pe 8 mai are loc dechiderea festivalului, printr-un concert – Opening Concert, zi în care se sărbătorește și Ziua Europei

între 9 – 16 mai au loc concerte de jazz, blues, pop și muzica clasica

între 17 – 23 mai se desfășoara semifinala concursului Bucharest International Jazz Competition

pe 24 mai finala concursului Bucharest International Jazz Competition

între 17 – 19 mai etapa I a Jeunesses International Flute Competition „Dinu Lipatti”

între 20 – 22 mai etapa a II-a a Jeunesses International Flute Competition „Dinu Lipatti”

pe 23 mai finala Jeunesses International Flute Competition „Dinu Lipatti”

între 9 – 23 mai se desfășoară Caffe Festival

între 20 – 23 mai workshopuri de jazz

între 20 – 23 mai masterclasses pentru flaut

pe 23 mai jam session cu trupele intrate în finala concursului de jazz

pe 24 mai are loc Gala EUROPAfest

pe 25 mai plecarea participanților.

Următorul pas este stabilirea spațiilor în care toate activitățile sus-mentionate se vor desfășura. Alegerea locului potrivit nu este deloc o treabă ușoară pentru că trebuie avute în vedere o multitudine de aspecte, pe care le vom detalia mai târziu.

Un element foarte important este alegerea datei de la care vor curge activitățile. De ce este atât de important? Așa cum s-a arătat și în prima parte a lucrării, în funcție de specificul lor, evenimentele sunt suținute nu întâmplator, ci într-o anumită perioadă a anului. Acest lucru influențează chiar buna desfășurare și succesul, aduc plusul de valoare evenimentului, încadrându-l perfect în sezon. Nu zic că ar fi imposibil să organizăm, de exemplu, un concurs de iarnă vara, dar costurile ar fi enorme și ar putea fi evitate doar plasând evenimentul respectiv chiar iarna, când mama-natură se ocupă singură de decor. S-a făcut această analogie pentru a înțelege cât de importantă este data și sezonul. EUROPAfest, așa cum se poate observa din program, își deschide porțile pe 8 mai. Este o sărbatoare a primăverii, este o bucurie celebrată prin muzică și seri relaxante pe acorduri de jazz. Așa cum primăvara revitalizează natura, în același ton și EUROPAfest revitalizeaza scena muzicală a capitalei, a Bucureștiului. Si nici data nu e aleasă aleatoriu. După cum se știe, pe 9 mai se sărbătorește Ziua Europei, în cinstea căreia festivalul desfășoară concertul de început, Opening Concert.

În această primă fază de conceptualizare și trasarea direcțiilor, etapă care în cazul festivalului de față a avut loc înaintea primei ediții, pe parcurs aducându-se doar îmbunătățiri, se stabilește numele, denumirea sub care va fi cunoscut evenimentul și cu care, de ce nu, va fi asociată experiența. Festivalul a luat naștere acum 21 de ani, în 1993, când s-au pus bazele proiectului. Atunci purta denumirea de Jeunesses Musicales International Festival și găzduia doar evenimente de muzică clasică. De 12 ani deja, conceptul a fost regândit și reanalizat, iar produsul final este mai mult sau mai puțin reflectarea anului curent, pentru că adăugiri s-au tot adus. În 2002 festivalul primește denumirea de EUROPAfest și alătură în program muzicii clasice alte trei genuri muzicale: jazz, blues și pop tocmai pentru că popularitatea lui a crescut și pentru că urmăreau să-și mărească aria de acoperire a unor publicuri cât mai diversificate. Combinând patru genuri muzicale, combină și patru culturi diferite, patru mentalități diferite și o multitudine de personalități la fel de diferite, dar unite prin actul scenic.

Acum, analizând numele prezent al festivalului, observăm trimiterea directă la Europa, cuvant care se gaseste integral in titlu. Acesta este completat de termenul fest, prescurtarea cuvântului festival, care se traduce prin sărbătoare. Cu alte cuvinte o traducere ad literam a denumirii evenimentului ar fi sărbătoarea Europei și această denumire dezvăluie totul, exprimă exact scopul în jurul căruia sunt construite toate activitățile. Festivalul este unul cu ecou pe piața internațională, alatură an de an concurenți din întreaga lume, nu se limitează doar la Europa, sărbătorește ziua Europei în cadrul programului, este practic o sărbătoare cu și despre europeni, o sărbătoare prin care România este promovată în circuitul cultural atât european, cât și mondial prin profesionalismul jmEvents si prin calitatea creațiilor sale.

EUROPAfest oferă artiștilor oportunități extraordinare de interacțiune, inspiră și îmbogătește publicul cu un volum și cu o varietate de activități. Organizatorii au înțeles că marimea uneori este direct promorțională cu impactul, pentru că astfel se pot combina mai multe tipuri de activități, iar efectul este unul de proporții, indiscutabil pozitiv.

EUROPAfest reunește, atât pe scenă, cât și în backstage, oameni diferiți, personalități diferite, contructe soiale diferite care, în ciuda tuturor acestor diferențe relaționeaza armonios.

Partea exterioara a festivalului nu este nici ea neglijată pentru că ea este, în final, unul dintre aspectele care conving publicul sau care cel puțin contribuie la luarea deciziei finale. Vizual, informația este procesată mult mai repede și îi este atribuită un înțeles încă din primele secunde. Deci da, și imaginea contează, designul, arhitectura evenimentului.

Referitor la designul planului, odată așezat pe hârtie, ideea se transformă în fapt concret, vizualizarea întregului proiect capătă contur și sens. Timpul este cel care dictează durata fiecărei activități pregătitoare, el este cel care hotărăște cursul lucrurilor pentru că este singura resursă a organizatorilor de care nu dispun în totalitate, pe care nu o dețin, pe care nu o controlează, ci căreia doar i se supun și căreia îi respectă regulile. Respectarea acestor reguli presupune pregătiri în avans, demararea activităților organizatorice la o dată strategic stabilită în asa fel încât timpul aflat între data respectivă și festival să fie cel puțin suficient pentru ca rezultatul final să fie conform așteptărilor.

În cazul festivalului EUROPAfest, timpul este bine structurat, delimitat pe prioritati și cu activități compartimentate în sertare datate care se succed într-o ordine dictată, bineînțeles, de plan. Timpul, chiar dacă pare nemilor și neiertător, poate fi îmblânzit printr-un singur mijloc: organizarea. Dar această organizare, cel puțin la un nivel atât de ridicat cum este EUROPAfest, se bucură de experiența organizatorilor, o experiență îmbunătățită cu fiecare an care trece.

Planul acesta despre care tot am vorbit îi ține pe toți, întrega echipă, într-un singur loc, în aceeași realitate.

În cadrul unui festival sunt o mulțime de lucruri de dus la bun sfârșit, sunt persoane de gestionat, bugetul, telefoane, emailuri etc.

În spatele întregului spectacol se află uneori o mână de oameni care fac imposibilul posibil. Am folosit termenul imposibil pentru că dacă ai avea oportunitatea să asiști ca simplu spectator nu la marele spectacol, care dacă iese perfect, îți dă impresia că nu s-a depus un efort considerabil, poate doar câteva telefoane, doua-trei indicații și gata festivalul. Cum spuneam, dacă ai avea șansa să participi la spectacolul din spatele cortinelor, la spectacolul-mamă care face posibil marele spectacol, ai rămâne surprins în primă etapă de cât de multe și nesfârșite sunt task-urile care trebuie îndeplinite, de câtă atenție e nevoie, de câtă dedicație pentru ca totul să fie perfect și să se încadreze în puzzle-ul uriaș numit festival. Abia apoi ai înțelege că există oameni care da, chiar transformă imposibilul în posibil, și nu oricum, ci bazându-se pe calitate și pe satisfacerea nevoii de cultură muzicală, de frumos a publicului.

Fiecare membru al echipe are rolul bine trasat, iar munca lui este o bucățică care se adună la imaginea finală, o contribuție care cu trecerea lunilor crește și dă contur festivalului. Pentru a vizualiza mai clar această contribuție a fiecărui membru, gândiți-vă la teoria lansată de Oulipo, cea a bulgărelui de zăpadă (boule de neige). Conform acesteia, crearea unui construct liric nou și inedit se poate realiza printr-un joc de cuvinte, mai exact un joc cu literele în care primul vers este reprezentat de o litere, al doilea de două, al treilea de trei și așa mai departe. La fel este și în cazul EUROPAfest – fiecare membru al echipei contribuie cu câte puțin, puțin care devine din ce în ce mai mult, pentru ca toată această joacă cu „zapadă” să creeze la final marele bulgăre, complex, nivelat la colțuri și pregătit de împărtășit cu publicul: festivalul.

După ce planificarea a fost pusă a punct sub toate aspectele, dupa ce toate datele au fost colectate și se știe exact care vor fi activitățile și de câte persoane este nevoie pentru ducerea la bun sfârșit a acestora, urmează preocuparea pentru resurse umane, pentru personalul care va face parte din echipă, care va întregi echipa din spatele cortinelor, fie el angajat temporar în activitate sau permanent. Identificarea celor mai buni dintre cei mai buni este sarcina care le revine organizatorilor pentru că ei sunt în masură să hotărască ce atribute și calități ar trebui să posede persoanele cu care vor lucra pentru festival.

În ceea ce privește festivalul discutat, vom vorbi despre personalul implicat temporar în organizarea evenimentului, personal cooptat prin programe de internship, respectiv voluntariat, activități care fac parte din proiectele pentru tineret demarate de jmEvents. Organizația oferă tinerilor oportunitatea de a afla ce se află în spatele organizării unor evenimente muzicale naționale și internaționale.

Odată ce acest lucru s-a stabilit, adică odată ce organizatorii au hotărât să-și mărească echipa cu interni / voluntari, următorul pas în concretizarea acestui plan este publicarea anunțului prin intermediul mass-media sau altor mijloace de publicitate.

Programul de internship oferit tinerilor de jmEvents este un program complex care se întinde pe o perioadă mai mare decât cel de voluntariat și presupune o implicare, o responsabilitate și sarcini mult mai diverse decât programul de voluntariat.

Pentru anul 2014 anunțul a fost lansat prin luna septembrie a anului 2013 și cuprinde toate elementele necesare unui anunț de recrutare: informații despre program, cerințele necesare, condițiile, responsabilitățile, beneficiile, durata, programul, date despre organizație. Fiecare secțiune este bine structurată, alcatuită logic și coerent și cu informații care descriu clar, fără ambiguități fiecare aspect în detaliu, nelăsând individului interesat nicio nelămurire.

Anunțul se prezintă în forma următoare:

„Ești student/masterand? Ești plin de entuziasm și pasionat de organizarea de evenimente internaționale? Aplică pentru un internship de 4 luni în cadrul EUROPAfest, organizat de jmEvents. Nu trebuie să ai experiență, ci doar dorința de a învăța.

jmEvents caută 4 – 5 tineri pentru un stadiu de internship, unde studenții vor avea ocazia să lucreze la proiectele actuale ale organizației. În funcție de abilități, studenții vor fi implicați în unul sau mai multe sectoare de activitate și vor învăța: comunicare online, web-surfing, research, promovare, jurnalism, tactici social media, marketing online, management cultural, management de proiect, managementul timpului, lucrul individual și în echipă, relații publice, relaționare cu artiștii, logistică, secretariat, administrativ, set-up scenă, prezentare scenică, organizare concerte etc.

Internshipul se bazează pe experiență efectivă, acumulări personale, feedback din partea organizației și rezolvarea punctuală a provocărilor apărute. La final, fiecare stagiar va avea o listă cu proiectele și taskurile realizate.

Ce înseamnă un internship la EUROPAfest?

Programul oferă studenților oportunitatea de a înțelege domeniul organizării de evenimente, de a acumula diverse cunoștințe pe care ulterior sa le poată pune în practică.

Cerințe:

student / masterand

limba engleză la nivel avansat

abilități IT: pachet Office

abilitate de a lucra în mod independent și în termene strânse

abilități organizaționale și analitice

abilități de multi-tasking, spirit de inițiativă, responsabilitate

program flexibil și timp liber, o bună organizare la nivel personal

să locuiască în București

persoana activă, pasionată să învețe

motivație, creativitate, entuziasm.

Condiții:

laptop funcțional (cu softurile nesesare activității de organizare)

acces internet (ideal și Wi-Fi stick)

Responsabilități:

suport în organizarea de evenimente

implicare în realizarea materialelor și strategiilor de comunicare și promovare

traducerea materialelor relevante

asigurarea comunicării cu partile implicate

activități curente ale organizației: secretariat, logistică, administrative

completare, creare și gestionare de baze de date

web-surfing și cercetare online

utilizare canale de social media

Beneficii:

oportunitatea de a participa la organizarea unui eveniment muzical internațional

certificat de internship / adeverință de practică / scrisoare de recomandare personalizată, în acord cu activitatea desfașurată

acumulare de experiență în domeniul organizării de evenimente

suport în procesul de învățare, dezvoltare a abilităților și acumulare a cunoștințelor

sprijin în dezvoltarea altor abilități personale și profesionale

posibilitate de a lucra de acasă

posibilitatea de a avea un program flexibil

oportunitate de angajare în cadrul organizației

adăugarea unei experiențe relevante la CV-ul tău;

oportunitatea de a avea un impact pozitiv asupra societății

Durata: 4 luni, cu posibilitate de prelungire

Doar persoanele care finalizează internshipul vor primi certificat.

Program: luni – sâmbătă / 4 – 5 ore pe zi.

Internshipul nu este remunerat.

Cum aplici:

Trimite CV-ul tău (format Europass) împreună cu o scrisoare de intenție (maxim o pagină) la [anonimizat] începând cu data de 10 septembrie 2013.

Persoanele selectate vor participa la un interviu și la o probă practică.

Despre jmEvents

jmEvents este o organizație neguvernamentală care își desfășoară activitatea în domeniul cultural și de tineret. Cu o experiență de peste 23 de ani jmEvents s-a poziționat ca lider pe piața culturală națională, dar și internațională prin programele, proiectele și evenimentele organizate.

Între activitățile curente ale organizației se numară:

EUROPAfest – jazz, blues, pop clasic

Bucharest International Jazz Competition

Jeunesses International Music Competition

Summer Music Academy Sinaia

Urban Culture Fusion

PROMS – Jazz & Classic

Turneul Laureatilor

workshop-uri

master-classes

evenimente de fund-raising

concerte de muzică clasică, jazz, blues, folk, fusion

corporate events

Recent, jmEvents a înființat secțiunea națională a ESTA – European String Teachers Association, fiind acceptată în 2013 ca membru cu drepturi depline.

De asemenea, jmEvents s-a remarcat prin programele de voluntariat și internship oferite tinerilor în fiecare an. Mai multe detalii pe www.jmEvents.ro.

Despre EUROPAfest

Festivalul EUROPAfest – jazz | blues | pop | clasic prezintă anual peste 50 de concerte de excepție cu artiști din Europa, dar și invitați speciali din SUA, Australia, China sau Japonia. În 2014 peste 300 muzicieni din 45-50 de țări vor evolua pe cele mai importante scene din București și Sibiu, săli de concert tradiționale, dar și spații neconvenționale, oferind publicului bucuria de a se conecta la muzica unei întregi lumi.”

Cum se poate observa din anunț, întreaga perioadă de internship este una neremunerată. Dar acest lucru nu scade valoarea programului și, surpinzător ar spune unii, nici numărul candidaților interesați. Într-adevăr, perioada nu este remunerată, dar nu poate nimeni vreodată să afirme că este lipsită de beneficii de ambele părți. Pe de o parte organizatorii sunt ajutați în activitățile lor de persoane pline de entuziasm și devotament pentru o idee, iar internii beneficiază de asistența celor mai iscusiți și complecși profesori, organizatorii înșiși care le deschid noi drumuri, le trasează noi direcții, îi îmbogățesc cultural, profesional, social. Și pusă pe lângă aceste lucruri, partea financiară este chiar neimportantă, pentru că aflați la început de drum, tinerii implicați în programul de internship sunt avizi de cunoaștere, de noutate, de provocare, de experiențe toate contribuind la formarea lor profesionale viitoare, care adaugă încă o piatră la temelia lor de oameni maturi cu scopuri bine definite.

După multe interviuri, bineînțeles, are loc selecția celor mai buni, a acelora care, din punctul de vedere al organizatorilor, avizați în domeniu prin experiența vastă și a lucrului cu oamenii, se pliază cel mai bine cu profilul organizației, care au dovedit cel mai mare interes pentru a învăța și a contribui la crearea unui bun de calitate, pe aceia care s-au arătat disponibili să se dezvolte sub aripa unor specialiști, să asculte și să urmeze regulile interioare de funcționare, să aducă propriul aport de cunoștințe, suflu nou și idei organizației, festivalului. Astfel, se formează echipa care anul acesta lucrează împreună pentru împlinirea unui scop comun: EUROPAfest. Cu cât timpul avansează, cu cât lucrurile se mișcă în direcția voită și urmărită, cu cât trecerea lunilor apropie organizatorii de festival, echipa urmează să se mărească din nou, de această dată cu voluntari, persoane care, cum am spus și în prima parte a lucrării, se împlică în astfel de activități pentru experiențe personale, dezoltare profesională și personală, pentru interacțiune, mânați de cele mai multe ori de dorința de a face parte din lucruri mărețe, de contribuție la lucrurile frumoase care îmbogățesc viața culturală a fiecăruia.

Comunicatul de presa care a anunțat programul de voluntariat este completat de un mesaj puternic care relevă implicarea organizatorilor, muncă acestora și activitățile prin care în invitat pe tineri să se implice în comunitate: „Inspirăm oameni, creăm experiente”, un mesaj puternic, cu rezonanță printre tineri, reunind la start peste o sută de doritori.

Afișul, distribuit atât online, cât si în format print, a făcut înconjurul internetului și capitalei, vizând locurile de concentrație maximă de studenți.

Informațiile conținute de acesta sunt: titlul (EUROPAfest 2014 caută voluntari), condițiile (se cere cunoașterea unei limbi străine, de preferat engleza, care este de circulație internațională), disponibilitatea acestora (part-time în perioada 5 – 14 05.2014 și full-time în perioada 15 – 25.05.2014), spirit de echipă, seriozitate și responsabilitate, data de la care vor începe activitățile, beneficiile (faptul că se va elibera o adeverință de practică celor care finalizează stagiul), deadline-ul, precum și datele de contact pentru înscrieri.

Fiecare individ interesat a fost în primă fază înregistrat într-o bază de date, document prin care se ține evidența tuturor și care cuprinde datele importante și identificatorii pentru fiecare individ. Prima întâlnire cu voluntarii este, de obicei, cea mai solicitantă, pentru că numărul acestora este mare, ei trebuie coordonați și îndrumați atent, li se țin mini traininguri pentru a-i introduce în activitate, pentru a-i familiariza cu echipa, cu ce urmează să facă pe viitor. Sunt împărțiți apoi pe echipe, fiecare echipă are un anumit task și este supravegheată de un lider.

Pe măsură ce săptămânile trec, numărul voluntarilor scade, unii dintre ei renunțând de bună voie, la alții renunțând organizatorii pentru că nu au vazut implicare, responsabilitate și asumarea răspunderilor sau respectarea regulilor. În final, echipa de voluntari va fi compusă doar din acele persoane care sunt vizibil interesate, care vor să învețe lucruri noi, care sunt receptive la sfaturile primite, care dau dovadă de seriozitate și competență.

Pentru că timpul trece, festivalul se apropie, volumul de muncă crește simtitor, fiecare persoană-voluntar este implicată și mai tare, atribuțiile lor cresc și sunt nu doar importante, ci și definitorii pentru reușita festivalului. Și ca totul sa meargă așa cum trebuie, fără surprize din partea membrilor voluntari, există, ca peste tot și în orice domeniu, un regulament interior de funcționare al cărui scop este acela de a evita eventualele neplăceri și acțiuni rebele ale voluntarilor. Cum se știe, voluntarii fac o muncă benevolă, contribuie la succesul festivalului fără să fie remunerați ceea ce-i transformă într-o resursă instabilă. Încredere deplină în voluntari nu poți avea pentru că nu-i leagă nimic de festival cu excepția propriilor satisfacții și împliniri personale. De acest lucru se ține foarte mult cont atunci când se aleg voluntarii care vor fi integrați echipei finale: de conștiinciozitate, seriozitate, devotament și implicare. Și ei reprezintă piloni importanți fără de care activitățile festivalului nu ar căpăta forma finală așteptată.

Regulamentul intern se prezintă voluntarilor care au fost acceptați pentru noua ediție de festival și va fi ghidul lor. Acest regulament cuprinde reguli, indicații, obligații și îndatoriri, i se aduce voluntarului la cunoștință faptul că implicarea este la libera lui alegere și că trebuie să-și asume această alegere supunându-se regulilor organizației. Aceste reguli sunt trasate pentru a ține sub control activități, oameni, pentru a se evita haosul care ar periclita festivalul. Voluntarilor li se spune cât de important este tot ce fac, cât de definitorie este pentru festival implicarea lor, câtă responsabilitate li se acordă. Una dintre regulile cele mai importante, regula de aur care trebuie respectată este aceea de a nu părăsi postul NICIODATĂ, indiferent de ce se întâmplă, mai ales dacă liderul de echipă nu a fost anunțat din timp. Părăsirea postului este sinonimă cu dezechilibru și probleme în desfășurarea celorlalte activități. Părăsirea postului înseamnă o persoană în minus, înseamnă un task lăsat liber, înseamnă că activitățile celelalte sunt compromise.

Persoanele care s-au înscris ca voluntari au făcut această alegere din propria inițiativă și automat și-au asumat un set de responsabilități care vin la pachet cu activitatea de voluntariat. Implicarea, aportul adus comunității printr-o astfel de activitate este, de cele mai multe ori, determinat de motive intrinseci, deci voluntarul e conștient că prezența, comportamentul și implicarea lui sunt importante și că responsabilitatea pe care și-o asumă întra în vigoare din momentul în care s-a înscris în program.

Echipele, bineînțeles, vor avea un lider care va răspunde de înteaga activitate, liderul trebuie să stea în permanentă legatură cu conducerea, iar fiecare voluntar trebuie să fie updatat la zi cu fiecare informație nouă care apare. O bună comunicare este echivalentă cu succesul. Acesta este modalitatea prin care echipa se sudează, membrii capată încredere unii în alții, liderul este bine delimitat. Dacă echipa comunică, informațiile, care prin prin propria natură sunt destinate să circule și să umple lacune, ajung unde trebuie când trebuie. Din nou, trebuie avută în vedere valoarea timpului. Dacă informațiile destinate finalizării unei activități nu ajung la sursă la data stabilită sau ajung întrerupte, dar într-un timp scurt, întreaga activitate are de suferit, cu repercursiuni asupra festivalului. Deci atenția și respectarea termenelor, precum și o comunicare activă și corect direcționată sunt interdependente și indispensabile.

În regulamentul voluntarului sunt cuprinse și felul în care acesta trebuie să se comporte, atitudinea pe care trebuie să o adopte în timpul festivalului, mai ales aceia dintre ei care vor trebui să interacționeze cu artiștii, ce trebuie să facă dacă ocupa diverse posturi, sunt date câteva ponturi și sugestii, li se descriu pe larg pașii ce trebuie urmați, se fac insruiri înainte de fiecare sarcină nouă, li se prezintă programul din timplul festivalului, cum și când vor lucra.

Acest document cu reguli este manualul voluntarului și trebuie să fie tot timpul în posesia acestuia, pentru că pe lângă faptul că îl ajută să ia decizii, îi oferă și soluții. Dosarul voluntarului, pe lânga regulament, trebuie să cuprindă și datele de contact ale membrilor echipei din care face parte, liderul și persoanele superioare lui.

Echipele se formează nu aleatoriu, ci bazându-se pe cunoștințele și abilitățille voluntarilor, care fie se pricep la lucruri tehnice sau de design, sunt avizați ca traducători sau cunosc foarte bine lucrul pe calculator, sunt buni cunoscatori de IT sau excelează pe comunicarea online.

Înainte de festivalul propriu-zis se organizează intalniri cu voluntarii selecționați, întâlniri care se desfășoară sub forma unor traininguri. Pe lânga echipele pe care le-am mentionat mai sus, se formează echipe care vor avea grija ca întreg programul festivalului să iasă perfect. Aceste echipe participă, înainte de festival, la simulări care descriu exact programul evenimentului, taskurile cerute și modalitățile cele mai potrivite de îndeplinire a acestora. Ei vor trebui să se ocupe de concurenți, de juriu, de spectatori. În ceea ce privește juriul și concurenții, marea majoritate a acestora sunt din mediul internațional, deci cunoașterea limbii engleze este o necesitate.

Echipa de proiect este alcatuită din trei persoane care lucrează pe un program full-time, optsprezece persoane part-time. Acestora li se adaugă internii și echipele de voluntari.

Acum că am observat cum se gestionează resursa umană, să ne ocupăm puțin și de cea financiară. De obicei, această parte este destul de delicată, nu particularizat neapărat pe festivalului discutat, ci în general, partea culturală a vieții nu este o prioritate și nu foarte multi investesc în aceasta. Nu este importantă tocmai pentru că fără investiții substanțiale, cultura nu poate fi susținută la standarde înalte naționale, cu atât mai puțin internaționale, deoarece cultura promovează calitatea și aceasta nu se obține foarte simplu. Este, din păcate, o problemă cu care România se confruntă, dar nu este nici cazul nici locul potrivit pentru o astfel de discuție.

Realitatea este că nu se acordă atenția cuvenită culturii, nu mai este la fel de promovată ca în trecut, ne confruntăm cu o globalizare în continuă crestere care anulează, uneori, valorile naționale și definitorii pentru o comunitate.

Neinvestindu-se foarte mult în această zonă, fondurile nu sunt foarte mari, dar constrângerile care decurg din acestea da. Cu toate acestea, cu toate că țara, economic vorbind, nu și-a revenit, încă se confruntă cu dezechilibre pe plan economic, jmEvents reușește, prin valorile și misiunea pe care le promovează să-și atragă parteneri dornici li capabili să contribuie la realizarea festivalului. Faptul că este un festival internațional, promovează implicit România, contribuie la crearea unei imagini pozitive a țării dincolo de granițe, deci sprijinul nu numai că este justificat, este și necesar.

Planul bugetar se construiește atent, se calculează totul foarte precis, se are în vedere personalul care trebuie plătit, echipamentele necesare desfășurării activități, închirierea de spații pentru susținerea concertelor, închirierea de aparatură de specialitate, echipament de sunet și lumini, instrumente pentru concerte, săli, pentru acțiuni promoționale și de publicitate, pentru tipărituri, pentru chirie, energia electrică, convorbiri telefonice, corespondență și internet, echipamente de birotică, remunerații pentru colaboratori, cheltuieli pentru cazarea și masa invitatilor, a membrilor de juriu, echipei de proiect, transportul local pentru juriu, invitați, echipa plus alte cheltuieli specifice ale programului, ale poiectului cultural cum sunt, de exemplu, premiile. EUROPAfest, mai exact cele două concursuri pe care le găzduiește, Bucharest International Jazz Competition și Jeunesses International Music Competition „Dinu Lipatti”, oferă caștigătorilor premii în bani, aspect care trebuie luat în considerare în structurarea bugetului.

Ca în cazul oricărui eveniment, mai ales dacă este unul de dimensiunile celui discutat în lucrarea de față, organizatorii trebuie să aibă în vedere și secținea care se traduce prin riscurile posibile ce ar putea să apară, mai exact ce anume ar influența bunul-mers al lucrurilor și ce metode de prevenire se pot găsi. Există un singur lucru la care organizatorii se raportează atât pe ei, cât și activitatea desfășurată: nu există „nu”, nu există „nu se poate”, întotdeauna, dacă se cercetează în profunzime, există soluții. Dacă o variantă nu a mers, a doua a dat greș, atunci a treia va fi în așa fel gândită încât rezultatul să fie unul pozitiv. Pentru a se evita cât mai multe riscuri și întâmplări cu impact negativ, se apelează la planul inițial, plan care în dreptul fiecărei activități are semnalată rata de succes și rata de insucces și spre care dintre ele înclină balanța. Dacă înclină spre partea pozitivă, lucrurile vor decurge mai simplu, dar chiar și asa, pentru toate celelalte probalilități ca o activitate să dea greș, chiar dacă sunt slabe șanse să se întâmple, e indicat să existe cel puțin o soluție, o rezolvare stabilită încă de la început pentru a nu surpinde când se produce și pentru a nu irosi prea mult timp rezolvând-o.

Pentru EUROPAfest, ca în cazul oricărui eveniment cultural derulat într-un climat economic instabil, principalul risc este să nu se găsească suficiente resurse financiare pentru derularea activității programului. Un alt risc major este lipsa flexibilității instituțiilor care dețin săli potrivite pentru susținerea concertelor și care impun anumite condiții financiare imposibil de îndeplinit. Risc poate fi considerat și nerespectarea fie a condițiilor, fie a termenilor contractuali ale unor terți implicați în proiect. Dar toate au o rezolvare și toate sunt gestionate cu succes tocmai datorită existenței unui plan de acțiune coerent și a unei atitudini pozitive și optimiste.

Trebuie evitate și riscurile care privesc latura umană a festivalului. Mulțimea spectatorilor care cuprinde și părinți sau prieteni ai concurenților poate fi un generator important de risc. Din nou, toate sunt evitate, controlate sau ameliorate pe cât posibil, atât cât să nu disturbe întregul eveniment, prin buna organizare, prin simulările ce se fac cu voluntarii, prin traininguri și planuri bine puse la punct, complexe.

Pentru că vorbeam mai devreme de reguli, acelea cuprinse în „manualul voluntarului”, acum poate că utilitatea acestora este mai mult decât vizibilă. În acel manual există, de asemenea, reguli despre ce se face și ce nu se face în timpul concursului, cum se gestionează mulțimea, ce tactici se folosesc pentru a preveni accidentele sau pentru a calma o persoană nervoasă, de ce e nevoie să se apeleze întotdeauna la politețe și amabilitate, indiferent de cât de insistent, jignitor sau dificil este interlocutorul nostru. Fie că este vorba de voluntari, de personal angajat temporar sau permanent, toți, în proporții egale reprezintă organizația și, implicit evenimentul, deci ținuta de persoană educată, amabilă, politicoasă, mereu cu zâmbetul pe buze exprimă imaginea organizației, o imagine construită în ani de zile de muncă continuă, de experiență dobândită în timp.

Organizatorii au, bineînțeles, sarcina de a identifica spații potențiale în care concertele, concursurile și toate celelalte evenimente din cadrul festivalului se vor desfășura. Pentru că vorbim de un festival, reamintim că acesta se desfășoară într-un interval de timp de două săptămâni, deci spațiile de performare scenică trebuie să fie variate, diferite, în funcție de eveniment, de natura acestuia, de cerințele pe care le impune evenimentul (de exemplu, un concurs cu jurizare are nevoie de o sală cu o acustică bună, în avantajul concurentului), de publicurile țintă.

Deciziile cu privire la spațiile potrivite sunt rezultatul unor ședințe în care se aduc argumente pro și contra și în urma cărora se aleg spațiile care prezintă cele mai multe avantaje pentru organizator și concurenți, pe de o parte, și pentru posibilii spectatori, pe de altă parte.

Se are în vedere accesibilitatea spațiului (acesta să fie disponibil la datele la care se desfășoară festivalul), zona în care este amplasat (cât de central sau periferic este poziționat în oraș, cât de ușor sau greu se ajunge, care ar fi stațiile cele mai apropiate de spațiul respectiv etc.), ratele și costurile închirierii unor astfel de spații, dacă este suficient de încăpător pentru spectatori (numărul acestora este estimat, cu o oarecare marjă de eroare, înca din momentul închirierii spațiilor, pe baza anilor precedenți, astfel încât să nu fie un spațiu prea mic și neîncăpător, dar nici unul larg și gol), dacă spațiul ales reflectă scopul evenimentului, al activității pe care o găzduiește, dacă se pliază pe ceea ce festivalul vrea să exprime, dacă potentează festivalul în așa fel încât experiențele spectatorilor să fie unele de tipul once in a lifetime.

EUROPAfest, prin activitățile variate care îi alcătuiesc portofoliul, se desfășoara în diverse spații, fiecare compatibil cu un anumit tip de activitate. Printre acestea, de-a lungul timpului, enumerăm: Teatrul Odeon, Teatrul Excelsior, Institutul Cervantes, Sala Arcub, Ibis Caffe, Club LOFT și alte spații inedite care dau senzația de prospețime, de vitalitate și care atrag publicul tânăr. Spațiile sunt alese ținându-se cont de acustică, de dimensiune, de poziționare, dar și de costurile cu care vin la pachet. Deși în București există o adevarată problema în ceea ce privește spațiile de concerte, simțindu-se o lipsă acută a sălilor cu o acustică bună și cu o poziționare la fel de bună, EUROPAfest reușește să-și desfășoare evenimentele în spații cu care se identifică.

Spațiul, sala de concert contribuie foarte mult, într-o proporție de peste 90% la imaginea întregului festival. Detaliile care contează sunt felul în care acesta este structurat, cât de complex este echipamentul de sunet / lumini de care dispune, dacă dispune de un astfel de echipament, scena, poziția acesteia, cum sunt amplasate scaunele spectatorilor, de câte intrări dispune sala respectivă etc.

Evenimentele, chiar și cele din cadrul festivalului, pot avea loc oriunde, atâta vreme cât se respectă principiile se legalitate, compatibilitate și stil. Ba chiar cu cât sunt mai inedite, mai neconvenționale, cu cât depășesc granițele conservatoare ale unor manifestări culturale, cu atât atrag categorii noi de public, experiențele spectatorilor vor fi surprinzătoare, autentice și vor sta la baza unora dintre cele mai memorabile amintiri.

După ce detaliile au fost trasate și planul a fost construit în linii mari, urmează etapa stabilirii publicurilor țintă, o etapă dificilă, dar provocatoare.

Petru a avea succes, festivalul trebuie făcut cunoscut în rândul indivizilor, iar acest lucru se realizează prin intermediul promovării, activitate ce trebuie să fie caracterizată de intensitate, precizie și scopuri bine delimitate.

Pentru a începe o campanie de promovare, trebuie să se știe care sunt segmentele de public țintă, care sunt categoriile de audiență care ar forma la cozi și bilete și ar umple sălile.

Înainte de toate, adică înainte și de conceperea planului festivalului, se întreprinde o cercetare în interiorul comunității pentru a observa dacă un festival de acest gen va avea succes. Indicatorii care vor da acest răspuns sunt numărul de persoane interesate de activități culturale, de concerte de muzică clasică, jazz, pop sau blues, de numărul celor care iubesc arta și calitatea.

Pentru o estimare cât mai exactă și aproape de realitate, organizatorii EUROPAfest se folsesc de experiența celor 21 de ani de festival. Metodele folosite iau în calcul: numărul muzicienilor aflați în concurs în ultimele ediții, numărul țărilor participante la eveniment, sondajele efectuate în instituțiile de învățământ de specialitate, etc.

Pentru ca strategia de marketing să funcționeze, trebuie înainte să se stabileasca exact care sunt obiectivele organzației și în funcție de aceste obiective se stabilesc tipurile de public țintă.

Misiunea organizației este aceea de a susține dezvoltarea societății prin cultură, utilizând muzica ca un instrument de comunicare.

Scopul festivalului EUROPAfest: organizarea în România a unui festival de talie internațională care să asigure o platformă de comunicare și cooperare interculturală și să faciliteze accesul publicului larg la evenimente culturale de ținută, să îl sensibilizeze la valorile muzicale naționale și europene într-o manieră atractivă, accesibilă și neconvențională.

Obiectivele generale ale festivalului:

să stimuleze cooperarea culturală și dialogul între muzicienii români și europeni, încurajând creativitatea și mobilitatea transfrontalieră

să prezinte și să promoveze în circuitul mondial muzicienii români, compozitorii naționali și lucrările acestora

să promoveze Bucureștiul pe harta evenimentelor internaționale și să introducă România în circuitul turistic-cultural european prin promovarea unei imagini pozitive.

Obiectivele generale ale festivalului sunt completate de obiective specifice, precum: sărbătorirea Zilei Europei printr-un maraton muzical de 17 zile; oferirea unei agende difersificate de evenimente; atragerea a noi categorii de audiență.

Imediat după stabilirea acestor obiective, se conturează și publicurile țintă cărora festivalul se adresează. Se au în vedere mai multe caracteristici ale acestora (demografice, de educație, sociale, culturale, economice) și în funcție de acestea se conturează porteretul spectatotului.

Grupurile țintă ale EUROPAfest sunt reprezentate de publicul larg, indiferent de categoria socială, vârstă, sex, apartenență politică, religioasă. Prin gama variată de evenimente oferite, festivalul reușește să răspundă cu succes unor preferințe dintre cele mai diversificate. Se adresează, de asemenea, telespectatorilor și radioascultătorilor români, tinerilor muzicieni, muzicienilor profesioniști, profesorilor de muzică, oamenilor de cultură, art-managerilor și specialiștilor de la diferite instituții din țară și străinătate.

Sunt identificați și beneficiarii directi și indirecți ai acestui festival, astfel:

beneficiari direcți:

participanți – muzicieni de jazz cu vârsta până la 35 de ani

participanți – flautiști cu vârsta până la 30

participanți – trupe de jazz

participanți – membri de juriu, profesori workshopuri

spectatori

specialiști în domeniu

voluntari implicați în eveniment

beneficiari indirecți:

reprezentanți mass-media ca multiplicatori de informație și audiență

persoane cărora mesajul festivalului le parvine prin intermediul mass-media (presă, emisiuni radio și tv, spoturi publicitare, transmisiuni directe etc), a beneficiarilor direcți și a materialelor promoționale

persoane cărora mesajul festivalului le pavine prin intermediul canalelor de socializare – Facebook, YouTube, Twitter, etc

elevi, studenți și profesori ai instituțiilor de învățământ muzical

vizatorii paginii de web a evenimentului, a organizatorului

publicul larg

operatori culturali din străinătate

Pentru ca mesajul festivalului să ajungă acolo unde este destinat, se folosesc diferite canale mass-media. Este folosită tot mai des comunicarea integrată de marketing pe care am definit-o în prima parte. Și pentru festival se folosește acest gen de comunicare, care presupune folosirea tuturor activităților promoționale într-un singur demes și urmărind același scop, și anume creșterea vizibilității festivalului și fidelizarea publicurilor noi cu evenimentul. Acestă stategie de marketing este orientată către consumator, către beneficiarul experienței, deci povestea care se vinde trebuie să fie una credibilă, reală, de calitate și neapărat să se potrivească cu spectatorul. Mesajul festivalului trebuie să atingă punctul sensibil și să declanșeze în fiecare individ un sentiment unic, imposibil de multiplicat și imposibil de împumutat. Fiecare decodează diferit și într-un stil propriu mesajul receptat, pentru că îl raporteaza la propria persoana, la propriile experiente, îl trece prin filtrul propriilor amintiri creându-și astfel conexiuni diferite pe baza aceluiași mesaj.

Comunicarea de marketing are avantajul, în comparație cu comunicarea tradițională de marketing, de a face cunoscut și de a promova mesajul organizației, deci implicit al festivalului – sloganul EUROPAfest: „It’s all about live quality music”, pe mai multe căi, acoperind în felul acesta o arie diversificată de publicuri. Pentru că suntem diferiți, fiecare reacționăm la stimuli diferiți, acesta fiind un aspect de la care pornește comunicarea integrată de marketing.

Sub sloganul „It’s all about live quality music” se desfășoară concerte de neuitat care sunt sinonime cu profesionalismul, eleganța, calitatea, rafinamentul, care îmbracă Bucureștiul în haină de sărbătoare și împart magie pe note muzicale.

Pentru a-și promova evenimentul, organizatorii se folosesc de profilul spectatorului, de nevoile acestuia și folosesc o paletă variată de mijloace prin intermediul cărora reușesc să facă festivalul vizibil. Metodele de implementare ale evenimentului și promovarea propriu-zisă constă într-o serie de acțiuni consecutive pentru atingerea rezultatelor dorite și sunt compuse etape:

informarea corespunzătoare a muzicienilor, potențiali participanți și a publicului larg

contactarea potențialilor participanți – artiști, juriu

inițierea de parteneriate cu terțe părți (cu aproximativ 3-4 luni înainte de festival începe contactarea potențialilor parteneri; odată încheiate contractele cu sponsorii și mass-media se realizează contractele pentru hotel, săli de concerte, săli de repetiții etc)

campania de informare și promovare a eveninentului, care se desfășoară în perioada apropiată începerii festivalului.

Se intră în contact cu diferite tipografii în vederea alegerii celei mai potrivite cu care se va lucra și care va realiza materialele promoționale ale evenimentului.

Promovarea festivalului se realizează printr-o campanie susținută la nivel național și internațional și instrumentele folosite au în vedere segmentul de public căruia i se adresează.

Se utilizează mass-media (conferința de presă; TV-clipuri de promovare, transmisiuni, înregistrări, emisiuni; radio – spoturi de promovare, emisiuni; presă scrisa – articole în presă importantă, scrisă și online), materiale tipărite (afișe, invitații, flyere, stickere, mape, bannere).

Intrările la concerte și spectacole se prezintă fizic sub formă de bilete/invitații obținute contracost, studenții fiind o categorie de public care dispunde de intrarea liberă, în limita spațiului disponibil, pe baza unei legitimații de student. Aceasta abordare este o tactică de marketing, încercându-se să se fidelizeze și cu un public tânăr, un public educat care iubește muzica bună, care apreciază calitatea și căruia i se oferă posibilitatea să ia parte la manifestări dintre cele mai diverse și complexe fără să i se ceară o contravaloare în bani.

În ultima perioadă, o dată cu avalanșa noilor tehnologii pe piața, se constată o creștere semnificativă a întrebuințării mediului online, situație datorată mai multor explicații: rapiditatea circulației informației, accesibilitatea, facilizarea procesului comunicațional, costurile foarte scăzute, existența unor multitudini de alternative și variante de soluționare a unor dileme, contactul permanent cu noutatea, interacțiunea permanentă între indivizi, indiferent de distanța fizică dintre aceștia. Datorită acestor avantaje oferite de mediul online, datorită faptului că segmentul tânăr de populație este conectat permanent la acesta prin natura activităților desfășurate, tot mai multe organizații se folosesc de acest canal pentru a se face cunoscute, pentru a se promova, pentru a-și lărgi vizibilitatea, acoperind un public care deja nu mai reacționează la mijloacele tradiționale de promovare. Campania EUROPAfest cuprinde, deci, promovarea online, prin postarea informațiilor relevante pe site-ul organizației, pe site-ul festivalului, pe site-ul concursurilor, pe site-uri de socializare (se postează noutati, fotografii): Facebook, YouTube, Twitter, MySpace.

Funcționalitatea acestor mijloace de promovare, fie ele online sau nu, a fost verificată de-a lungul celor 21 de ediții de festival, fiecare an de campanie de promovare, de ediție finalizându-se cu o evaluare a rezultatelor. Prin această evaluare se verifică în mod obiectiv numărul participanților în festival, numărul țărilor participante, numărul spectatorilor, telespectatorilor, radioascultătorilor, numărul cererilor de informații primite în perioada premergătoare desfășurării evenimentului, numărul vizitatorilor site-urilor, numărul articolelor de presă referitoare la eveniment, procentul participării tinerilor la eveniment, gradul de transmitere a mesajului dorit etc.

Metodele folosite pentru evaluare sunt actele interne ale organizației, capacitatea sălilor de concert și gradul de ocupare, cantitatea și tipul materialelor de promovare folosite, monitorizarea presei scrise din timpul festivalului, nivelul de raiting furnizat de televiziuni, de stațiile radio, urmărirea traiectoriei profesionale a laureaților celor două concursuri.

Organizația, în special festivalul EUROPAfest are și un ambasador care reprezintă evenimentul și care este bineînțeles, o personalitate marcantă în primul rând pe plan național, având în vedere ca 90% dintre spectatori sunt români. Margareta Pâslaru este ambasadorul EUROPAfest. Aceasta are rezervat în cadrul programului evenimentului o secțiune specială, denumită „Repetiție generală” care se desfășoară asemeni unui atelier de lucru, pe o scenă cu public, iar participanții, de cele mai multe ori fiind finaliștii concursurilor festivalului, fac repetiții pentru marele concert din Gala EUROPAfest. Margareta Pâslaru este un nume cu ecou pe piața naționala. Este puțin probabil să existe cineva care să nu-i fi auzit numele si pentru că face parte din generația de aur a României, este asociată cu calitatea, profesionalismul și spectacolul. Pe acest lucru au mizat și organizatorii când au făcut demersuri pentru a o integra în programul festivalului.

Fiind o campanie construită pe un fir logic, pe idei trasate și îndreptate spre atingerea unor obiective clare și bine definite, când a fost alcătuită s-au analizat punctele ei tari și slabe și s-au făcut bilanțuri. Pentru că festivalul este unul ritualic (este la a 21-a ediție), este de la sine înțeles că numeric punctele tari ale acestuia au fost și sunt peste cele slabe.

La puncte tari identificăm faptul că EUROPAfest este un festival singular în partea de sud-est a continentului european, reunind într-un singur eveniment patru genuri mizicale diferite: jazz, pop, blues și muzică clasică. De asemenea, unul dintre concursurile desfășurate în cadrul festivalului a fost cotat de BBC ca fiind al treilea pe plan european. Tot la plusuri intra și faptul că organizația își face promovarea festivalului cu un an avans, moment în se care trimit primele printuri, primele scrisori, primele emailuri cu informații despre evenimentul din anul viitor. Această campanie este reluată în preajma festivalului, dar nu la o scara atât de largă, adică dacă în prima parte informația este răspândită pe patru continente, în partea a doua de promovare se urmărește creșterea vizibilității în rândul publicurilor din România care sunt principalele targhetate pentru că festivalul desfășurându-se în România, prezintă cele mai mari șanse să constituie audiența evenimentului.

Tot la puncte tari menționăm și că EUROPAfest se află, din 2005, sub patronajul Casei Regale, lucru care îi sporește credibilitatea, excelența și calitatea. Plusuri sunt și juriul celor două concursuri (cel de jazz și cel de muzică clasică) care este unul internațional și specializat pe diferite domenii, arii de activitate/instrumnete muzicale (la clasic, de exemplu, an de an se alternează instrumentele și sunt aduși de fiecare dată specialiști recunoscuși, care au făcut performanță la instrumentul respectiv), dar și faptul că studenții au la unele dintre evenimente intrarea liberă, in limita locurilor disponibile.

La puncte slabe semnalăm riscuri venite din partea publicurilor țintă care sunt foarte diversificate și exista, astfel, posibilitatea pierderii în detalii și să se treacă într-o altă extremă, respectiv să nu se reușească alcătuirea nici măcar a unui public de bază, format din indivizi care în mod normal frecventează astfel de activități.

fig.1

Un punct slab ar putea fi și genurile muzicale promovate pentru că în România, și nu numai, așa cum reiese din figura de mai sus, în cadrul unor sondaje realizate în randul indivizilor, muzica clasică s-a clasat pe ultimul loc între genurile de muzică cel mai des acultate, lucru care îi determină pe organizatorii de maifestări culturale de acest gen să acorde o atenție mai sporită felului cum împachetează evenimentul, felul în care îl pregătește pentru a trezi interesul mai ales publicului tânăr, pentru că în rândul acestora există un număr redus de spectatori. Aceștia au tendința de cele mai multe ori eronată și nejusificată concret, de a asocia un eveniment de acest gen cu ceva monoton, plictisitor și deloc incitant. Realitatea este alta, diferită total de aceste preconcepții, iar cei care și-a făcut curaj și au participat la o manifestare culturală muzicală de calitate au rămas surprinși plăcut de experiență, de senzație, de noutate, de neașteptat. EUROPAfest, pentru a depăși aceste preconcepții își desfășoară unele spectacole în spații neconvenționale pentru a arta acestui public tânăr și reticent că arta, sub toate formele ei, fie muzică clasică, jazz sau pop, este minunată. Desfășurarea spectacolelor în spații inedite subliniază și renunțarea la canoanele bine-cunoscute, la regulile cum că muzica clasică, de exemplu, impune un anumit spațiu elegant, rigid și scorțos. Muzica clasică nu impune nimic decât trăire, simțire și emoție, la fel ca jazz-ul, la fel ca orice tip de muzică care are ca motor nevoia indivizilor de spectacol de calitate și ca scop crearea de experiențe autentice, de sensibilizare la valorile culturale.

Cât despre riscuri, că în cazul oricărui eveniment cultural derulat într-un climat economic instabil, principalul risc este să nu se găsească suficiente resurse financiare pentru derularea activităților programului.

De asemenea, este foarte importanța asigurarea infrastructurii de desfășurare a programului cultural. În acest sens, existența unei relații oneste între organizatorul programului cultural și instituțiile publice deținătoare de spații de concerte din București (limitate cantitativ, ținând cont de cererea existentă pe piață) este absolut necesară. Un risc major este lipsa flexibilității instituțiilor care dețin aceste săli prin condițiile finaciare impuse.

Un alt risc care ar putea influența negativ derularea festivalului este nerespectarea termenilor contractuali de către terțele părți sau lipsa implicării partenerilor în proiect conform acordurilor încheiate. Aceasta poate fi prevenită/diminuată prin întocmirea unor contracte complexe, foarte clare și printr-o comunicare bună și permanentă între părți. Dar aceste riscuri sunt semnalate și conștientizate de organizație și, drept urmare, se întocmește un plan de acțiune coerent și se urmărește realizarea acestuia, se atrag resursele necesare, se inițiază și se consolidează parteneriate media, parteneriate atât cu sectorul public, cât și cu cel privat.

Aici s-ar mai putea încerca încheierea unor parteneriate cu sectorul televiziunilor private care sunt mai populare în rândul maselor de telespectatori din diverse motive, încheierea unor parteneriate cu trusturi de radio de asemenea care atrag anumite publicuri, publicuri vizate și de festival.

La oportunități putem face trimitere la Ziua Europei pe fundalul căreia se desfășoară festivalul și care atrage anumite beneficii, celebrează ziua printr-o sărbătoare a Europei la care participă concurenți din toate colțurile continetului, dar și dincolo de granițele geografice ale acestuia, promovează o imagine pozitivă României pe plan internațional.

Pentru a avea succes în rândul publicurilor targhetate, festivalul trebuie să le apară într-o forma sau alta indivizilor, pentru ca aceștia să constientizeze, să devina interesați, să-și dorească participarea pentru că se identifică cu publicul țintă sau pentru o experiență nouă și descrisă a fi una de neuitat, ca în final să acționeze în consecință și să devină parte din spectacol, în calitate participant direct.

În ceea ce privește sponsorizarea, aceasta se obține încheindu-se contracte cu terțe părți care aduc un plus de valoare și un plus financiar festivalului. În urma parteneriatelor și/sau a sponsorizărilor, fiecare dintre cele două părți are de câștigat, este o contribuție reciprocă la sporirea vizibilității ambelor instituții implicate, este un schimb corect și drept de servicii: o parte oferă vizibilitate, promovare în jurul festivlului în perioada de desfășurare sau cu ceva timp înainte, iar cealaltă parte oferă vizibilitate, promovare, spațiu publicitar.

Căutarea celor mai potriviți parteneri este o artă, iar încheierea unor contracte avantajoase o artă a negocierii. Imaginea festivalului trebuie asociaăa cu parteneri de calitate, cu parteneri care promovează în mare aceleași valori.

Partenerii au un rol binedeterminat în cadrul festivalului și contribuie la realizarea evenimentului fie prin participare financiara, fie în natura (cu bunuri, produse, săli de repețiție etc). Printre partenerii EUROPAfest enumerăm: Reprezentanța Comisiei Europene, Ministerul Educatiei Naționale, cetre culturale și ambasade ale diferitelor stale în România, academii și instituții de învățământ muzical din România și din străinătate.

Concluzii

Industria organizării de evenimente este puternic expoloatată în zilele noastre, iar explicația este una simplă: individul, prins în vâltoarea cotidiană, aflat sub semnul schimbării continue și al vitezei, simte nevoia, se pare că tot mai des, de momente de respiro, momente în care el să joace rolul de spectator și să se bucure de manifestări, evenimente construite după nevoile, așteptările și profilul lui.

Existând această nevoie de detașare din ce în ce mai stringentă și mai activă în viața persoanelor cu un program strict și, uneori, monoton, multe organizații s-au sesizat și au început să ofere exact acel moment de relaxare așteptat de masele de indivizi. Astfel că în ultimii zeci de ani evenimentele au devenit parte integrală a societății, componentă indispensabilă a vieții, sunt percepute ca fiind unul dintre elementele esențiale care completează paleta de activități curiculare ale indivizilor. Consumul unor astfel de manifestări a crescut simțitor în ultimii ani, astfel că putem vorbi despre o industrie a organizării de evenimente care a prins contur și în România.

Potrivit unui articol online, deși pare surprinzător și puțin ciudat, chiar și pe fundalul crizei economice valoarea industriei organizării de evenimente în România și-a dublat valoarea. Se estimează că anual țara noastră câștigă în jur de 250 de milioane de euro din concerte, competiții sportive, manifestări culturale și conferințe. Astfel că piața evenimentelor a crescut treptat și în România. Dacă ar fi, în schimb, să ne comparăm cu celelalte țări europene observăm o discrepanță, dar să nu uităm ca acestea au o economie de piață mult mai dezvoltată, au o industrie mai prosperă, își conservă mult mai bine cultura. Cifrele industriei de evenimente în România sunt, deci, mult mai reduse decât, de exemplu, ale Marii Britanii – 50 de miliarde de euro anual sau Germaniei – 65 de miliarde anual. Pentru o imagine și mai clară a acstei industrii în România la nivel european, în anul 2013 ne clasăm pe locul 26 din 35 în organizarea de evenimente, deci ocupăm o poziție spre finalul clasamentului. Și cu toate acestea, raportat la celelalte industrii, profitul obținut de această industrie este uriaș.

Din păcate ce-i lipsește României sunt cursurile si specializarile pe acest domeniu. După o atentă cercetare, singurele cursuri care dezbat oarecum subiectul sunt în cadrul programelor de masterat (în cadrul Academiei de Sudii Economice) și sunt cursuri de un semestru. Pentru că industria este înfloritoare, apar foarte mulți liber-profesioniști, traineri care susțin programe, într-adevăr acreditate, dar cu o durată de câteva zile. Să fim însă realiști, acest domeniu nu ar putea fi acoperit integral nici în câțiva ani, dar în câteva zile.

Am comparat industria evenimentelor de la noi cu cea a câtorva țări europene. Să ne reamintim deci că împărțim o piață comună, iar noi pentru această piață nu avem studenți pregătiți. Motivul este simplu: lipsesc sau nu sunt suficiente ori sunt abordate superficial cursurile specializate. În străinătate se pune foarte mult accent și pe pregătirea teoretică a studenților tocmai pentru că toate țările câștigă sume de miliarde de euro din industria organizării de evenimente.

Părerea mea este că avem nevoie de o schimbare, trebuie să luăm atitudine. Primul pas în acest demers este conștientizarea. După ce am conștientizat situația reală a acestei industrii și poziția României față de Europa, după ce am observat avantajele pe care le are și beneficiile pe care le aduce țării, urmează, așa cum este logic, luarea unor măsuri care să schimbe felul în care ne raportăm la această industrie nu doar în context național, ci și internațional. Cu alte cuvinte, susțin că ar trebui să se pregătească teoretic studenți nu doar pentru piața națională, ci și pentru piața europeană, internațională pentru că suntem parte integrală și activă a acesteia.

Deși această industrie ne oferă atât de multe, noi nu oferim decât tăcere. Sunt de acord că niciun curs, oricât de complex ar fi nu ar acoperi tot ceea ce înseamnă organizare de evenimente, cum, de altfel, se întâmplă în cazul tuturor domeniilor, exceptând medicina și dreptul. Dar așa cum pentru fiecare disciplină există cursuri de pregătire teoretică, și această industrie poate fi mult mai înfloritoare (vezi piața internațională în care câștigurile sunt de cel puțin 24 de ori mai mari decât în România, contribuind pe lângă economia dezvoltată și existența indivizilor specializați, acreditați în domeniu prin finalizarea unor facultăți de profil) dacă am oferi pieței studenți familiarizați cu teoriile existente, conceptele, cu etapele și chiar cu exemple concrete de schelete de evenimente.

Studiul de caz este alcătuit din analiza singurului festival de muzică din sud-estul Europei care reunește patru genuri muzicale. Este un festival internațional care a reușit să se impună pe piața internațională prin profesionalism și calitate. Este un exemplu concret că România este în plină dezvoltare la acest capitol, că are potențial, dar îi lipsește materia primă.

jmEvents, printre puținele organizații din România care colorează viața culturală, care trezește simțul artistic uneori amorțit, care creează momente autentice apreciate la scară națională și internațională este un exemplu că se poate, că reușim, că putem fi oricând comparați cu UK sau Germania la calitate, dar deficitari la resurse umane pregătite pentru acest domeniu.

Prima parte a lucrării, partea care atinge câteva teorii lansate în domeniu, care structurează organizarea unui eveniment pe etape este construită după suporturi de cursuri ale unor universități din afară. Ceea ce este surprinzător și îmbucurător, lucru observat în studiul de caz, este că și noi, mai exact instituțiile care activează în acest domeniu în România aplică aceleași regili și urmează aceleași etape, cu mici diferențe, în funție de particularitățile evenimentului, ca instituțiile internaționale. Calitatea programelor o avem, dar ne lipsesc persoanele apte și acreditate care să contribuie la dezvoltarea acestei industrii.

În stadiul în care ne aflăm în prezent, dacă nu ne raportăm la mediul internațional, situația ecomonică adusă de industria organizării de evenimente nu este nesemnificativă. Dar cum nu ne putem evalua corect fără a ne raportă și la mediul internațional, atunci când o facem observăm ca ne aflăm la capatul clasamentului.

Pentru discipline precum sociologia, resursele umane, psihologia, matematica și multe altele există facultăți de profil nu doar în cadrul unei singure universități, ci în cadrul mai multora, atât de stat cât și private, deși profesiile, necesare și a căror importanță nu o contest, nu aduc profit țării, cel puțin nu la nivelul industriei organizării de evenimente. Iar pentru una dintre disciplinele care aduce un profit de sute de milioane de euro anual nu există decât informații vagi, intuitive de cele mai multe ori, nu există nici măcar o facultate care să aibă inserată această specializare, ci cel mult un curs sau un program de master.

În jurul nostru totul se schimbă și evoluează cu o viteză uluitoare. Tot ce încântă în secunda x, devine demodat și surclasat de ce oferă secunda y. Cu asta se confruntă organizatorii de evenimente, cu indivizi schimbători, instabili în dorințe, nehotărâți, mereu în căutarea experiențelor de genul once in a lifetime. Și pentru că piața, comunitatea oferă o paletă diversificată de astfel de manifestări, fiecărei organizații îi revine rolul de a aduce noutatea, surpriza, originalitatea, calitatea în evenimentul desfășurat.

Ca să reușești să te identifici pe tine, ca organizație și să identifici în același timp și obiectivele și valorile cu un public cât mai variat, este nevoie de cercetări atente și îndelungate, de eșecuri și succese, de muncă continuă și de un scop bine definit. Individul nu are nevoie de un simplu produs, tocmai pentru că, așa cum am subliniat mai sus, este înconjurat de o multitudine de posibilități existente sub toate formele, marimile si culorile. El are nevoie de o experiență, alta de fiecare dată, are nevoie de o poveste care are același fir narativ pentru toți, dar interpretări diferite pentru fiecare în parte, asta datorită încărcăturii fie ea emoționale sau informaționale pe care individul în cauză și-a acumulat-o în timp.

Iscusința și priceperea organizatorilor în asta constă: identificarea poveștii, apoi a elementului magic din poveste cu care să-l cucerească pe om, căruia să-i trezească amintiri puternice și, în același timp, să-i deschidă drumul către noi amintiri, noi simțiri, noi emoții.

În cadrul cursurilor ai putea învăța cum să înveți, cum să gestionezi resurse, cum să modelezi experiențe, care sunt profilurile consumatorilor, cum să-ți gestionezi timpul, să-ți stabilești prioritățile și așa mai departe pentru că toate evenimentele urmează, în mare aceleași reguli, toate pornesc de la o idee, de la un plan din care se nasc acțiuni care cumulate duc la finalitatea așteptată: manifestarea îmsăși, în cazul nostru festivalul.

Știm că toate evenimentele sunt unice, chiar dacă sunt periodice. Pornind de la această idee, rezultatul va fi întotdeauna unul surprinzator și placut publicului.

În demersul organizării oricărui tip de evenimente, stabilirea obiectivelor este primordială și necesară, precum și punerea la punct a bugetului. Întreaga operațiune trebuie planificată din timp, trebuie calculată fiecare zi, fiecare oră, fiecare detaliu. Resursele umane sunt foarte importante. Ele pun în mișcare acțiunile. Odată ce toate elementele sunt adunate la un loc, tot ce-i rămâne coordonatorului este să le gestioneze eficient și atfel să-și atingă obiectivele stabilite de la bun început.

În concluzie, pentru că domeniu este într-o adevărată expansiune, pentru că are potențialul de a resuscita economia țării, consider că ar trebui să i se acorde într-adevăr atenție, mai ales din punct de vedere teoretic, prin implementarea unui cursurilor specializate, și, de ce nu, chiar a unor secții speciale care să pregătească tinerii pentru a atinge succesul.