. Organizarea Contabilitatii LA Inspectoratul Teritorial DE Munca Alba

Cuprins

Capitolul I. Considerații generale privind Inspecția Muncii în România

Inspecția Muncii este un organ de specialitate al administrației publice centrale, aflat în subordinea Ministerului Muncii și Solidarității Sociale. Instituția este înființată și organizată în baza legii. Sediul Inspecției Muncii este în București iar instituția are personalitate juridică.

Instituția s-a format prin fuziunea Camerelor de Muncă din cadrul Direcțiilor Generale de Muncă și Protecție Socială (DGMPS) cu Inspectoratele Teritoriale pentru Protecția Muncii.

Înființarea Inspecției Muncii a avut drept scop, în primul rând o centralizare a activității privind controlul agenților economici în domeniul relațiilor de muncă și al protecției muncii. Fuziunea are o bază logică și din punct de vedere al surselor de finanțare, deoarece atât camerele de muncă cât și inspectoratele pentru protecția muncii aveau venituri extrabugetare, astfel că, prin comasare s-a obținut o instituție integral autofinanțată.

Inspecția Muncii este condusă de un Inspector General de Stat cu rol de ordonator secundar de credite, care are în subordine doi Inspectori Generali de Stat Adjuncți.

Funcționarea Inspecției Muncii și a instituțiilor subordonate este reglementată prin Regulamentul de Organizare și Funcționare.

Inspecția Muncii are în subordine:

Inspectorate Teritoriale de Muncă – în fiecare județ și în municipiul București.

Centrul de Monitorizare a Unităților cu Risc Profesional – Criscior;

Centrul de Pregătire și Perfecționare Profesională al Inspecției Muncii  – Botoșani.

1.1. Importanța Inspectoratului Teritorial de Muncă Alba în realizarea obiectivelor relațiilor de muncă

Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM) Alba a fost înființat în anul 2000 ca urmare a prevederilor legale. Instituția nou înființată a preluat în administrare pe bază de protocol clădiri, terenuri aferente, alte bunuri necesare activităților specifice care au aparținut oficiului Camera de Muncă din cadrul Direcției Generale de Muncă și Solidaritate Socială și Inspectoratului Teritorial pentru Protecția Muncii.

ITM Alba este un organ de îndrumare și control, prestând și alte servicii către agenții economici privați. Importanța instituției derivă din necesitatea de a asigura respectarea prevederilor legale cu privire la relațiile de muncă dintre angajatori și angajați, acest lucru trebuind să ducă la reducerea și eliminarea muncii “la negru”, constrângerea angajatorilor să respecte normele de protecția muncii pentru prevenirea accidentelor de muncă și reducerea cazurilor de înbolnăviri cu boli profesionale.

În domeniul relațiilor de muncă ITM Alba oferă asistență de specialitate și consultanță în domeniul relațiilor de muncă, asigură pregătirea și perfecționarea în domeniul evidenței muncii a personalului societăților comerciale care au obținut aprobarea pentru păstrarea și completarea carnetelor de muncă, oferă consultanță de specialitate pentru constituirea și acreditarea societăților comerciale care au ca obiect de activitate evidența muncii.

În domeniul securității și sănătății în muncă ITM Alba asigură asistență tehnică la elaborarea programelor de prevenire a riscurilor profesionale; asigură expertizarea persoanelor fizice și juridice în vederea eliberării autorizației de funcționare din punct de vedere al protecției muncii, a revizuirii autorizației la schimbarea condițiilor inițiale; efectuează expertize și analize în vederea eliberării autorizației pentru producerea, deținerea, transportul, comercializarea și utilizarea substanțelor toxice și explozive; oferă consultanță privind metodele și mijloacele manageriale de aplicare a prevederilor legislative în scopul normalizării condițiilor de muncă; organizează cursuri, consultanță și asistență de specialitate pentru formarea și perfecționarea profesională a personalului cu activitate în domeniul protecției muncii; organizează cursuri de pregătire a evaluatorilor nivelului de risc.

Contravaloarea prestațiilor efectuate de Inspecția Muncii se suportă de beneficiari și constituie venituri ce se gestionează în regim extrabugetar de către Inspecția Muncii. Pentru prestările de servicii se percep tarife aprobate prin Ordin al Ministrului Muncii și Solidarității Sociale la propunerea Inspecției Muncii.

Sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă este în Alba Iulia, str. Frederik Mistral nr. 7. ITM Alba este înregistrat fiscal sub numărul 12308838, iar contul instituției, deschis la Trezoreria Alba este 510100212308838.

1.2. Structura organizatorică a ITM Alba cu implicații asupra organizării contabilității

Inspectoratul Teritorial de Munca Alba este condus de un Inspector șef care are în subordine diferite compartimente conform organigramei prezentată în Fig.1.1.

Fig. 1.1. Organigrama ITM Alba

1.2.1. Contabilul șef

Contabilul șef conduce activitatea din compartimentele subordonate și are următoarele atribuții:

Organizează, îndrumă metodologic, controlează și răspunde de evidența contabilă, financiară și de gestiune din inspectorat, pe baza reglementărilor în vigoare în domeniile financiar, contabil și de gestiune;

Asigură și răspunde de gestionarea corectă, conform prevederilor legale a bunurilor inspectoratului;

Execută controlul financiar preventiv în inspectorat sau propune inspectorului șef împuterniciri în acest sens și pentru alte persoane cu respectarea prevederilor legale;

Prezintă, dezbate și clarifică cu personalul din subordine reglementările date spre aplicare compartimentului pe care îl conduce;

Elaborează fișa postului și stabilește sarcinile pentru personalul din subordine;

Organizează împreună cu inspectorii șefi adjuncți activitatea de preluare, verificare și implementare a documentelor privind urmărirea și încasarea comisionului, tarifelor, taxelor și amenzilor în conformitate cu prevederilor legale în vigoare;

Urmarește realizarea în termen a tuturor acțiunilor dispuse de Inspectia Muncii sau prevăzute de legislația în vigoare în domeniul de competență;

1.4. Contabilitate, financiar și administrativ

Organizează activitatea financiar-contabilă și de gestiune în conformitate cu legile în vigoare;

Asigură, îndrumă și verifică întocmirea dărilor de seamă contabile trimestriale, și a celorlalte documente financiar-contabile solicitate;

Fundamentează și elaborează proiectul de buget de venituri și cheltuieli pentru fonduri extrabugetare (dimensionarea veniturilor și prevederea cheltuielilor anuale) și întocmește lista cu dotările anuale (cheltuieli de capital);

Urmărește încadrarea cheltuielilor în bugetul de venituri și cheltuieli aprobat;

Întocmește și transmite spre aprobare propuneri privind lista lucrărilor de investiții, construcții montaj, reparații capitale, asigură și urmărește finanțarea și decontarea acestora în limita valorilor aprobate și a prevederilor bugetare;

Colaborează cu compartimentul resurse umane, salarizare , formare profesională la organizarea, întocmirea și efectuarea operațiilor privind salariile personalului inspectoratului;

Organizează și asigură executarea controlului financiar preventiv conform prevederilor legale în vigoare;

Efectuează operațiuni de încasări și plăți (prin casierie sau prin virament);

Asigură întocmirea documentației privind organizarea licitațiilor pentru achiziții publice de bunuri, conform prevederilor legale în vigoare;

Organizează inventarierea patrimoniului conform prevederilor legale în vigoare;

Organizează și asigură activitatea de secretariat și admnistrativă a inspectoratului;

Urmărește gospodărirea și utilizarea rațională a materialelor cu caracter administrativ gospodăresc;

Coordonează și verifică buna desfașurare a activității de exploatare, întreținere și reparații a mijloacelor de transport, și asigură folosirea rațională a acestora;

Urmarește și înregistrează mișcarea mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar precum și casarea acestora cu toate acțiunile conexe (dezmembrare, valorificare, etc.) când este cazul;

Verifică și urmărește modul în care sunt calculate sumele virate. Centralizează și prelucrează datele specifice;

Organizează evidența, selecționarea, păstrarea și casarea documentelor din arhiva inspectoratului; predă materialul selecționat la arhivele de stat;

Asigură multiplicarea materialelor și lucrărilor pentru administrația inspectoratului;

Organizeaza și coordonează activitatea de paza și PSI, asigură integritatea și conservarea bunurilor din patrimoniu;

1.5. Diagrama de relații a compartimentului Contabilitate, financiar, administrativ

Relațiile exterioare ITM Alba ale compartimentului Contabilitate, financiar, administrativ reflectă legăturile pe care acesta le are cu diverse organisme, după cum urmează:

Relațiile cu Inspecția Muncii sunt în primul rând relații de subordonare. ITM Alba Virează toate veniturile din luna în curs la Inspecția Muncii în primele trei zile lucrătoare ale lunii care urmează. La rândul său, Inspecția Muncii efectuează alimentarea contului de disponibil al ITM Alba pe baza necesarului de credite întocmit de ITM și aprobat.

Relațiile cu Trezoreria Alba. Trezoreria Alba are rol de bancă care păstrează și gestionează conturile de disponibil ale inspectoratului. Astfel, ITM Alba depune numerarul casieriei în contul de disponibil, încasează în contul de disponibil creditele aprobate de Inspecția Muncii, plățile efectuate de agenții economici reprezentând sume datorate ITM. De asemenea, plățile efectuate de ITM în contul diverșilor furnizori se fac prin trezorerie.

Relațiile cu angajatorii din domeniul privat. În urma controalelor efectuate de corpurile de control ale ITM Alba, ITM poate stabili debite agenților economici pentru neplata unor obligații către inspectorat. Angajatorii la rândul lor, plătesc către ITM taxe, comision, majorări de întârziere sau alte taxe corespunzătoare serviciilor prestate către ei de ITM.

Relațiile cu furnizorii. Aceste relații se bazează pe nevoile pe care ITM le are în materie de materiale, obiecte de inventar, servicii, alte prestații.

Diagrama de relații externe a ITM Alba este redată în Fig.1.2.

Fig. 1.2. Diagrama de relații a compartimentului Contabilitate, financiar, administrativ

Capitolul II. Evaluarea veniturilor și cheltuielilor potrivit clasificației economice

2.1. Evaluarea veniturilor conform clasificației bugetare

Evaluarea veniturilor la inspectoratul teritorial de muncă se face prin evaluarea realistă a sumelor ce vor fi încasate pe tipuri de activități posibil generatoare de venituri. Pentru aceasta vom analiza mai întâi structura veniturilor ITM Alba.

1.Venituri obținute din păstrarea și completarea carnetelor de muncă. Agenții economici privați, în baza legii trebuie să păstreze carnetele de muncă ale angajaților lor la inspectoratele teritoriale de muncă de care aparțin. Inspectoratele teritoriale de muncă păstrează carnetele de muncă, organizează evidența acestora pe fiecare agent economic în parte, efectuează completari ale acestor carnete de muncă cu modificări privind funcția deținută de angajatul titular al carnetului, diplomele de studii obținute, modificările de salariu, condițiile de muncă în care lucrează titularul și alte mențiuni. Toate aceste operațiuni se încadrează în categoria prestărilor de servicii pentru care inspectoratul teritorial de muncă are dreptul la un comision. Comisionul pentru păstrarea și completarea carnetelor de muncă este de 0,75 % din fondul de salarii și se plătește de angajator. Evaluarea se face cu ajutorul formulei:

Vpcm=Nsp x Fsml x 12 luni x 0.0075

Vpcm=40.664 x 2.900 x 12 x 0,75 = 10.613.300 mii lei

Nsp=Numărul de salariați pentru care se păstrează carnetul de muncă;

Fsml=Fondul de salarii mediu lunar/peroană aferent acestui personal;

Vpcm=Venituri din păstrarea și completarea carnetelor de muncă.

2.Venituri obținute din verificarea și certificarea legalității înregistrărilor în carnetul de muncă. În anumite condiții, agenții economici privați pot să păstreze și să completeze ei înpot să păstreze și să completeze ei înșiși carnetele de muncă la sediul societății. Aceste condiții se referă la existența personalului calificat și autorizat de către ITM Alba. În acest caz, este necesară verificarea și certificarea înregistrărilor din carnetul de muncă de către inspectori din cadrul ITM. Pentru acest tip se serviciu prestat, ITM percepe un comision de 0,25% pe an din fondul de salarii aferent angajaților ale căror carnete de muncă se păstrează și completează de angajator.

Evaluarea se face cu ajutorul formulei:

Vccm=Nsv x Fsml x 0,0025

Vccm=18.808 x 2.900 x 0,0025= 136.620 mii lei

Nsv=Numărul de salariați pentru care verifică și certifică carnetul de muncă;

Fsml=Fondul de salarii mediu lunar/peroană aferent acestui personal;

Vccm=Venituri din verificarea și certificarea carnetelor de muncă.

3. Venituri din taxe și tarife. Acest tip de venit se evaluează luând în considerare alte servicii pe care le prestează ITM Alba și destinate agenților economici cu care intră în relații.

Previziunea pentru anul 2003 se regăsește în tabelul de mai jos:

4. Venituri din dobânzi. Aceste venituri se referă la dobânzile bancare încasate de ITM. Se estimează valoarea acestora comparativ cu anii precedenți la 189.000 mii lei

5. Venituri din majorări de întârziere la plata comisionului. Veniturile se estimează prin comparație cu anii precedenți la suma de 32.000 mii lei.

2.2. Evaluarea cheltuielilor potrivit clasificației bugetare

Cheltuielile bugetare reprezintă un consum de mijloace materiale, de muncă sau bănești pentru realizarea activităților și pentru satisfacerea trebuințelor inspectoratelor teritoriale de muncă, în limita și cu destinația stabilită prin bugetul de venituri și cheltuieli.

Finanțarea cheltuielilor la ITM Alba se asigură prin deschideri de credite de către ordonatorul secundar de credite reprezentat de Inspecția Muncii în limita creditelor bugetare aprobate și potrivit destinației stabilite în raport cu gradul de folosire a sumelor puse la dispoziție anterior, cu respectarea dispozițiilor legale care reglementează efectuarea cheltuielilor respective.

Creditele bugetare reprezintă sume aprobate în bugetul de venituri și cheltuieli al ITM Alba și determină limita maximă până la care se pot angaja și efectua cheltuieli. Fundamentarea cheltuielilor care se înscriu în proiectele bugetelor locale este supusă cerinței de dimensionare a cheltuielilor în funcșie de necesitățile reale ale instituției.

Evaluarea cheltuielilor ITM Alba cuprinde, potrivit clasificației economice, cheltuieli cu salariile și alte drepturi salariale pentru deplasări în interes de serviciu, cheltuieli materiale și servicii, cheltuieli de întreținere și gospodărie, obiecte de inventar, reparații curente și capitale, cărți și publicații precum și alte cheltuieli bănești cu caracter funcțional.

Exemlificarea modului se evaluare a cheltuielilor curente la ITM Alba pentru anul 2003. Potrivit clasificației economice vom avea următoarele categorii și articole de cheltuieli:

A.Cheltuieli curente

Titlu I. Cheltuieli de personal

Articol 10. Cheltuieli cu salariile cuprinde următoarele aliniate a căror fundamentare o vom descrie în continuare:

Articol 10.01. Salarii de bază (Fd.Sb) reprezintă necesarul de fonduri pentru salarizarea angajaților ITM și se determină pe baza formulei:

Fd.Sb=Ni x Smb x 12 luni

Fd.Sb=78 x 4.505,31 x 12 = 4.216.969 mii lei

Ni= Numărul mediu de salariați;

Smb=Salariul mediu din anul 2002 modificat cu influența majorărilor de salarii previzionate pentru anul 2003;

Fd.Sb= Necesarul de fonduri pentru salariile de bază.

Articol 10.02. Salarii de merit (Fd.Sm) reprezintă necesarul de fonduri pentru salariile de merit ale angajaților ITM care beneficiază de acest spor:

Fd.Sm=Nm x Sm x 12 luni

Fd.Sm=10 x 978,10 x 12 = 117.372 mii lei

Nm= Numărul persoanelor care beneficiază de salarii de merit;

Sm=Media salariilor de merit din anul 2002 modificată cu influența majorărilor pentru anul 2003;

Fd.Ic= Necesarul de fonduri pentru salariile de merit.

Articol 10.03. Indemnizații de conducere (Fd.Sb) reprezintă necesarul de fonduri pentru salarizarea angajaților ITM și se determină pe baza formulei:

Fd.Ic=Nc x Imc x 12 luni

Fd.Ic=15 x 2.199,73 x 12 = 395.952 mii lei

Nc= Numărul persoanelor cu funcții de conducere;

Imc=Indemnizația de conducere medie din anul 2002 modificată cu influența majorărilor de indemnizații de conducere previzionate pentru anul 2003;

Fd.Ic= Necesarul de fonduri pentru indemnizațiile de conducere.

Articol 10.04. Sporuri de vechime (Fd.Sv) reprezintă necesarul de fonduri pentru sporurile de vechime ale angajaților ITM . Aceștia beneficiază de spor de vechime de până la 25%, calculat la salariul de bază. Sporurile de vechime pentru anul 2003 sunt estimate la 732.660 mii lei.

Articol 10.07. Fond de premii (Fd.Pm) reprezintă necesarul de fonduri pentru premiile anuale (al 13-lea salar) calculate prin media anuală a sumei salariilor fiecărei luni. Formula:

Fd.Pm=Fd.Sb/12

Fd.Pm=4.216.969/12 = 315.000 mii lei

Articol 10.08. Alte drepturi ale personalului încadrat cu contract de muncă (Fd.Sv) reprezintă necesarul de fonduri pentru plata membrilor comisiei de examinare, plata sporului de 25% pentru auditor. Alte drepturi sunt estimate la 20.000 mii lei.

Articol 11. Cheltuieli pentru asigurări sociale de stat (ChCAS= reprezintă contribuția ITM Alba la constituirea fondului pentru asigurările sociale. Aceasta reprezintă un procent de 25,5% din totalul cheltuielilor cu salariile. Avem:

ChCAS=5.812.953 x 0,255 = 1.482.303 mii lei.

Articol 12. Cheltuieli pentru constituirea fondului de șomaj reprezintă contribuția ITM Alba la constituirea fondului pentru asigurările sociale. Acesta reprezintă un procent de 3,5% din totalul cheltuielilor cu salariile. Avem:

ChSOM=5.812.953 x 0,035 = 203.453 mii lei

Articol 13. Cheltuieli pentru deplasări, detașări, transferări reprezintă estimarea cheltuielilor cu deplasările personalului în teritoriu. Suma este estimată la 250.000 mii lei.

Articol 14. Cheltuieli pentru constituirea fondului de asigurări sociale de sănătate reprezintă contribuția ITM Alba la constituirea fondului pentru asigurările sociale de sănătate. Acesta reprezintă un procent de 7% din totalul cheltuielilor salariale. Avem:

ChCASS=5.812.953 x 0,07 = 406.907 mii lei

Articol 15. Cheltuieli pentru constituirea fondului de asigurări pentru accidente de muncă și boli profesionale reprezintă contribuția ITM Alba la constituirea fondului pentru accidente și boli proifesionale. Acesta reprezintă un procent de 0.5% din totalul cheltuielilor salariale. Avem:

ChAcc=5.812.953 x 0,005 = 29.065 mii lei

Titlul II. Cheltuieli materiale și servicii

Articol 24. Cheltuieli pentru întreținere și gospodărie. Acest articol cuprinde fondurile bănești necesare pentru buna funcționare a ITM Alba, reprezentând plăți pentru încălzit, iluminat și forță motrică., apă, canal, salubritate, poștă, telefon, furnituri de birou, materiale pentru curățenie și alte materiale și prestări de servicii necesare ITM Alba.

Articol 24.01 Încălzit. Cuprinde fondurile bănești necesare acitării furnizorilor de energie termică, gaze naturale, combustibil, care se evaluează pe baza devizului întocmit în prețuri curente.

Articol 24.02 Iluminat și forță motrică. Cuprinde cheltuieli care se vor efectua pentru plata energiei electrice. Estimarea se face după modelul (Nr. kWh x tarif/kW):

28.132 kWh x 2982 = 84.000 mii lei

Articol 24.03 Apă, canal, salubritate. Cuprinde fonduri pentru plata furnizorilor de apă rece menajeră, achitarea taxelor de canalizare, evaluându-se potrivit devizului:

Articol 24.04 Poștă, telefon, telex, radio cuprinde cheltuielile necesare pentru plata abonamentelor telefonice, radio, cheltuieli cu corespondența conform devizului:

Articol 24.05 Furnituri de birou cuprinde fonduri bănești necesare achiziționării rechizitelor de birou. Pentru rechizite, hârtie de copiator, imprimantâ, hârtie de scris cheltuielile se estimează la 81.000 mii lei.

Articol 24.06 Materiale pentru curățenie cuprinde fonduri pentru materiale de curățenie. Se estimează aceste cheltuieli la 4.000 mii lei.

Articol 24.07 Alte materiale și prestări servicii cuprinde fonduri pentru achitarea cheltuielilor privind deplasarea autoturismelor ITM Alba (benzină, ulei), costul pieselor de schimb și tarifele pentru reparațiile automobilelor, abonamente pentru acces la rețeaua Internet, asigurări auto, service calculatoare, copiatoare, centrală telefonică, chirii pentru spațiile în care funcționează punctele de lucru ale ITM Alba în județ, închirieri de săli pentru ținerea de cursuri, alte prestări de servicii conform devizului:

-Combustibilii (benzina) se evaluează potrivit formulei:

ChCmb=Na x MCkm x Prbz x 12 luni

ChCmb=5 x 216 x 35.000 x 12= 453.600 mii lei

Na=Numărul de autoturisme din dotarea ITM;

MCkm=Media consumului lunar de combustibil în litri;

Prbz=Prețul unui litru de combustibil

ChCmb=Cheltuieli cu combustibilul pentru autoturisme

-Lubrifianți (ulei) se evaluează potrivit formulei

ChLbrf=Na x MLkm x Prlb x 12 luni

ChLbrf=5 x 2,5 x 100.000 x 12= 15.000 mii lei

Na=Numărul de autoturisme din dotarea ITM;

MLkm=Media consumului lunar de lubrifianți în litri;

Prbz=Prețul unui litru de lubrifiant

ChLbrf=Cheltuieli cu lubrifianții pentru autoturisme

Articol 26. Obiecte de inventar cuprinde fondurile necesare pentru achiziționarea de obiecte cu caracter funcțional sau de uz administrativ-gospodăresc. Se fundamentează conform devizului:

Articol 27. Reparații curente cuprinde fonduri pentru efectuarea de reparații conform devizului:

Articol 29. Cărți și publicații cuprinde fondurile necesare procurării de reviste și publicații de specialitate. Aceste cheltuieli se fundamentează în funcție de numărul de publicații necesar și cheltuiala medie anuală cu abonamentele la publicații. Pentru anul 2003 se prevede o cheltuială cu publicațiile de 45.000 mii lei.

Articol 30. Alte cheltuieli cuprinde fonduri necesare pentru perfecționare profesională, cheltuieli pentru protecția muncii și alte cheltuieli. Previziunea acestora pentru 2003 este de 5.000 mii lei.

2.3. Întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli

Pentru întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli se procedează mai întâi la centralizarea veniturilor și cheltuielilor fundamentate ca în paragrafele precedente, astfel:

Cu aceste date fundamentate și centralizate, se poate întocmi bugetul de venituri și cheltuieli la ITM Alba pentru anul 2003 astfel:

Capitolul III. Organizarea contabilitații la ITM Alba

Finanțarea instituțiilor publice se face prin credite bugetare. Creditele bugetare se acordă diferitelor categorii de ordonatori de credite. Există trei categorii de ordonatori de credite, după cum urmează:

A. Ordonatori principali de credite.

Această categorie este formată din miniștrii, conducătorii celorlalte organe de specialitate ale administrației publice centrale, conducătorii altor autorități publice și conducătorii instituțiilor publice autonome. Ordonatorii principali de credite repartizează creditele bugetare aprobate, pentru bugetul propriu și pentru bugetele instituțiilor publice ierarhic inferioare, ai căror conducători sunt ordonatori secundari și terțiari de credite. În situația analizată în această lucrare, ordonatorul principal de credite este Ministerul Muncii și Solidarității Sociale.

B. Ordonatori secundari de credite

Ordonatorii secundari de credite repartizează creditele bugetare aprobate de către ordonatorii principali către bugetul propriu și pentru bugetele instituțiilor publice subordonate, ai căror conducători sunt ordonatori terțiari de credite. În situația de față rolul ordonatorului secundare de credite este preluat de Inspecția Muncii.

C. Ordonatori terțiari de credite

Ordonatorii terțiari de credite utilizează creditele bugetare ce le-au fost repartizate numai pentru realizarea sarcinilor instituțiilor pe care le conduc. Inspectoratul Teritorial de Muncă Alba este un ordonator terțiar de credite.

3.1. Contabilitatea angajării cheltuielilor de către ordonatorii de credite

Execuția bugetară a cheltuielilor presupune parcurgerea a patru faze:

Angajarea cheltuielilor;

Lichidarea cheltuielilor;

Ordonanțarea cheltuielilor;

Plata cheltuielilor.

Printr-un ordin al ministrului finanțelor, au fost aprobate Norme metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice.

Pornind de la acestea, Inspectia muncii a adoptat norme proprii privind aplicarea Ordinului 1792/2002.

3.1.1. Angajarea cheltuielilor

Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme:

Angajamente legale;

Angajamente bugetare.

Evidența angajamentelor bugetare și legale este ținută de compartimentul financiar-contabil. Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv va supraveghea organizarea și ținerea evidenței, actualizarea și raportarea angajamentelor bugetare și legale. Prin decizie a conducătorului instituției se va desemna persoana și înlocuitorul acesteia care va avea atribuții pe linia organizării și conducerii evidenței angajamentelor legale și bugetare.

3.1.1.1. Angajamente legale

Angajamentele legale reprezintă orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligație de plată. Angajamentul legal trebuie să se prezinte sub formă scrisă și se semnează de către ordonatorul de credite.

Angajamentele legale sunt:

Contractul;

Comanda;

Convenția;

Contractul de muncă, ș.a.

În vederea întocmirii angajamentelor legale, compartimentele de specialitate (administrativ, investiții, resurse umane sau persoanele desemnate cu astfel de atribuții) întocmesc proiectele de angajamente legale și le prezintă la viza de control financiar preventiv împreună cu o propunere de angajare a unei cheltuieli.

După acordarea vizei de control financiar preventiv, se prezintă spre aprobare ordonatorului de credite, în cazul ITM Alba, inspectorului șef.

După semnarea proiectului de angajament de către inspectorul șef, acesta devine angajament legal și se transmite compartimentului financiar-contabil pentru înregistrarea în evidența cheltuielilor angajate și compartimentelor de specialitate.

Nu se pot angaja cheltuieli într-o perioadă în care se știe că bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, recepționat sau plătit până la 31 decembrie a exercițiului bugetar curent, cu excepția acțiunilor multianuale.

Scopul organizării evidenței angajamentelor legale (cont 960 “Angajamente legale”) este de a furniza informații în orice moment și pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite.

Contul 960 evidențiază angajamentele legale aprobate de ordonatorul de credite în limita creditelor aprobate. Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ține pe titluri, articole și aliniate.

În debitul contului 960 se înregistrează angajamentele legale precum și suplimentările efectuate în cursul exercițiului bugetar care majorează angajamentele legale inițiale.

În creditul contului 960 se înregistrează eventualele diminuari de angajamente legale inițiale iar la finele anului totalul plăților efectuate în contul angajamentelor legale (soldul contului 1204).

Soldul contului 960 la finele anului reprezintă totalul angajamentelor rămase neachitate.

La începutul fiecărui exercițiu bugetar se preia în debitul contului 950 soldul contului 960 de la finele exercițiului bugetar anterior.

Exemplificare:

ITM Alba are contract de service pentru întreținerea calculatoarelor din dotare. Contractul de service este înregistrat sub numărul 105/20.01.2003, prin care începând cu data de 01.01.2003 se va proceda la evaluarea echipamentelor care necesită service precum și a tarifelor de service. Nota adițională la contractul de service specifică valoarea abonamentului lunar la suma de 1.525.000 lei la care se adaugă TVA 289.750 lei. Suma cate trebuie angajată este de 1.814.750. Anexa la nota adițională specifică un numar de 15 calculatoare pentru a căror service abonamentul lunar este de 1.125.000 lei și de asemenea un număr de 8 imprimante a pentru a căror service abonamentul lunar este de 400.000 lei.

Contractul de service, împreună cu actul adițional și anexa la actul adițional reprezintă un angajament legal al Inspectoratului Teritorial de Muncă pentru asigurarea service-ului calculatoarelor din dotare.

Angajamentul legal se înregistrează la începutul anului în creditul contului 960 “Angajamente legale” dar în limita creditelor bugetare aprobate la începutul anului în acest scop prin bugetul de venituri și cheltuieli.

Angajamentul legal se referă la întregul an, deci el se înregistrea în contabilitate se face cu suma abonamentului lunar aferentă celor 12 luni ale anului 1.814.750 lei x 12 luni = 21.777.000 lei.

Contul 940.24.07 “Credite bugetare aprobate pentru alte cheltuieli materiale și prestări de servicii”, are în debit suma creditelor bugetare aprobate pentru anul 2003. Din aceste credite bugetare, suma de 21.777.000 lei este utilizată pentru angajarea cheltuielii privind service-ul calculatoarelor conform contractului:

Diferența între soldul contului 940.24.07 “Credite bugetare aprobate pentru alte cheltuieli materiale șiu prestări servicii” și soldul contului 960.24.07 “Angajamente bugetare legale pentru alte cheltuieli materiale și prestări de servicii” după efectuarea operațiunii de mai sus reprezintă plafonul maxim în limita căruia ITM Alba mai poate angaja cheltuieli materiale sau cheltuieli cu serviciile prestate de terți, după rezervarea cheltuielilor privind angajamentul legal de efectuare a cheltuielilor cu service-ul. Ordonanțarea cheltuielilor legate de acest angajament legal se face lunar, în funcție de prevederile prevăzute în acest caz în nota adițională la contractul de service.

3.1.1.2. Angajamente bugetare

Angajamentele bugetare reprezintă operațiunile de rezervare a creditelor necesare, astfel încât toate angajamentele legale încheiate în cursul unui exercițiu bugetar sau în exercițiile precedente de către ordonatorii de credite sau de persoanele desemnate de aceștia să facă operațiuni de angajare, să poată fi plătite în cursul exercițiului bugetar respectiv, în limita creditelor bugetare aprobate.

Angajamentele bugetare precedă angajamentele legale și pot fi:

Globale;

Individuale.

Scopul organizării evidenței angajamentelor bugetare (cont 950 “Angajamente bugetare”) este de a furniza informații în orice moment și pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat, pentru exercițiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare și prin comparație cu soldul contului 940 “Credite bugetare aprobate” să se determine creditele bugetare disponibile care mai pot fi angajate în viitor.

Angajamentele bugetare globale sunt angajamente bugetare aferente angajamentelor legale provizorii materializate în bugete previzionale, care privesc cheltuielile curente de funcționare de natură administrativă, cum ar fi:

Cheltuieli de deplasare;

Cheltuieli de întreținere (apă, salubritate, iluminat, poștă, telefon, radio, furnituri de birou);

Cheltuieli cu asigurările;

Cheltuieli cu chiriile;

Cheltuieli cu abonamente la reviste, etc.

Salariile personalului cuprins în statele de funcții și obligațiile aferente salariilor se consideră angajamente legale și bugetare de la data de 1 ianuarie 2003 a fiecărui an cu întreaga sumă a creditelor aprobate.

Contul 950 “Angajamente bugetare” evidențiază angajamentele bugetare globale sau individuale, respectiv sumele rezervate în vederea efectuării unor cheltuieli bugetare în limita creditelor aprobate. Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ține pe titluri, articole și aliniate.

În debitul contului 950 se înregistrează angajamentele bugetare precum și suplimentările efectuate în cursul exercițiului bugetar care majorează angajamentele bugetare inițiale.

În creditul contului 950 se înregistrează eventualele diminuari de angajamente bugetare inițiale..

Soldul contului 950 reprezintă totalul angajamentelor bugetare la un moment dat.

Exemplificare:

La începutul anului 2003, compartimentul administrativ întocmește un angajament bugetar global care se referă la cheltuielile privind salariile de bază ale funcționarilor publici ntru anul 2003. Angajamentul global este înregistrat sub numărul 1/01.01.2003.

Beneficiarul acestui angajament bugetar global este personalul ITM Alba. Angajamentul este defalcat pe capitole, subcapitole, titluri, articole, aliniate ale clasificației bugetare după cum urmează:

Angajamentul bugetar global pentru operațiunea exemplificată este atașat prezentului proiect în anexa nr. 2.

Odată cu angajamentul bugetar global se prezintă inspectorului șef pentru aprobare și propunerea de angajare a cheltuielii (atașată în anexa nr. 1). Propunerea de angajare a unei cheltuieli bugetare conține:

-scopul pentru care este propusă angajarea cheltuielii (în cazul nostru achitarea drepturilor salariale)

-beneficiarul (în situația de față personalul ITM Alba)

-calculul disponibilului de credite bugetare, după cum urmează:

Contul 940.10.01 “Credite bugetare aprobate pentru cheltuieli cu salariile de bază ale funcționarilor publici”, are în debit suma creditelor bugetare aprobate pentru anul 2003 pentru plata salariilor. Din aceste credite bugetare, suma de 4.216.969.000 lei este utilizată pentru angajarea cheltuielii cu salariile de bază ale funcționarilor publici:

Diferența dintre soldul contului 940.10 “Credite bugetare aprobate pentru cheltuieli de personal” și soldul contului 950.10.01 Angajamente bugetare globale privind salariile de bază ale funcționarilor publici”, după efectuarea operațiunii de mai sus reprezintă plafonul maxim în limita căruia ITM Alba mai poate angaja cheltuieli de personal după rezervarea cheltuielilor prin angajamentul bugetar global privind salariile de bază ale funcționarilor publici.

Ordonanțarea cheltuielilor legate de acest angajament bugetar global se face lunar, în funcție de prevederile prevăzute în acest caz în nota adițională la contractul de service.

Angajamente bugetare individuale sunt angajamente specifice operațiunilor noi ce urmează a se efectua și care nu au fost prinse în angajamentul global.

Angajamentul bugetar individual se prezintă la viza de control financiar preventiv. După avizarea sa de către persoana delegată cu viza de control financiar preventiv și după ce se semnează de către inspectorul șef (în calitate de ordonator de credite), angajamentele globale și individuale se transmit compartimentului de contabilitate pentru înregistrare în contul 950 “Angajamente bugetare”.

Exemplificare:

Pentru plata sumei reprezentând contravaloarea facturii corespunzătoare lunii aprilie 2003, reprezentând abonamentul de service pentru calculatoarele ITM Alba, în conformitate cu contractul de service cu firma INTECA s.r.l., compartimentul administrativ întocmește în data de 19.04.2003 angajamentul bugetar individual cu numărul de înregistrare 185/19.04.2003. Beneficiarul angajamentului este firma INTECA s.r.l.

Angajamentul este defalcat pe capitole, subcapitole, titluri, articole, aliniate ale clasificației bugetare după cum urmează:

Angajamentul bugetar individual pentru operațiunea exemplificată este atașat prezentului proiect în anexa nr. 3.

Odată cu angajamentul bugetar individual se prezintă inspectorului șef pentru aprobare, și propunerea de angajare a cheltuielii. Propunerea de angajare a unei cheltuieli bugetare conține:

-scopul pentru care este propusă angajarea cheltuielii (în cazul nostru achitarea facturii pentru abonamentul de service)

-beneficiarul (în situația de față INTECA s.r.l.)

-calculul disponibilului de credite bugetare, după cum urmează:

În continuare vom prezenta explicații pentru datele din tabelul de mai sus:

Coloana “Credite bugetare aprobate” reprezintă creditele bugetare aprobate la începutul anului pe capitole de clasificație bugetară prin intermediul documentului numit “Buget – Extrabuget – de venituri și cheltuieli pe anul 2003”. Acest buget primit aprobat de ITM Alba, este defalcat pe componente în documentul numit “Buget inițial –extrabuget- de venituri și cheltuieli pentru anul 2003 defalcat pe articole”.

Coloana “Credite bugetare angajate” reprezintă totalul creditelor bugetare angajate până în momentul în care se face propunerea de angajament. Aceste sume se regăsesc în debitul contului 950 “Angajamente bugetare”.

Coloana “Disponibil de credite ce mai poate fi angajat” reprezintă diferența dintre soldul contului 940 “Credite bugetare aprobate” și soldul contului 950 “Angajamente bugetare” și definește suma maximă pentru care ITM mai poate angaja cheltuieli pentru capitolul respectiv.

Coloana “Suma angajată” reprezintă valoarea facturii pentru care se propune angajarea cheltuielii. Această coloană duce la debitarea contului 950 “Angajamente bugetare” și definește suma pentru care se angajază cheltuiala.

3.1.2. Ordonanțarea cheltuielilor

Ordonanțarea cheltuielilor este faza în procesul execuției bugetare în care se confirmă că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanțe au fost verificate și că plata poate fi efectuată.

Ordonanțarea de plată este documentul intern prin care inspectolul șef dă dispoziție contabilului șef să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor.

După ce documentele justificative au primit “Bun de plată” ele se transmit compartimentelor de specialitate pentru emiterea ordonanțării.

Ordonanțarea de plată, vizată de persoanele autorizate din compartimentele de specialitate și de contabilitate, însoțită de documentele justificative în original care poartă semnătura persoanei din contabilitate care a înregistrat lichidarea cheltuielilor se transmite spre avizare persoanei împuternicite să acorde viza de control financiar preventiv.

Scopul avizării este de a stabili că:

Ordonanțarea de plată a fost emisă corect;

Ordonanțarea corespunde cu cheltuielile angajate și suma respectivă este exactă;

Cheltuiala este înscrisă în subdiviziunea bugetului aprobat;

Există credite bugetare disponibile;

Documentele justificative sunt în conformitate cu reglementările în vigoare;

Numele și datele de identificare ale creditorului sunt corecte.

După avizare se transmite inspectorului șef (ordonator de credite) spre semnare.

După ce ordonanțarea este semnată de către ordonatorul de credite sau de persoana desemnată de către acesta se transmite contabilului șef pentru plată.

Răspunderea pentru angajarea, lichidarea, ordonanțarea cheltuielilor revine ordonatorului de credite sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare.

Exemplificare:

Reluând cazul angajamentului bugetar individual întocmit de compartimentul administrativ pentru plata facturii de service către firma INTECA s.r.l., ordonanțarea de plată este prezentată în anexa nr. 4.

Ordonanțarea de plată trebuie să conțină următoarele date:

-natura cheltuielii (în situația de față “abonament service”)

-lista documentelor justificative (în acest caz “factura nr. 6878205/15.04.2003, angajamentul bugetar nr.185-19.04.2003 (anexa nr. 3), propunerea de angajare a cheltuielii nr. 185-19.04.2003)

-modul de plată (la noi“virament”)

-moneda în care se plătește (“lei”)

-suma datorată (“1.814.750 lei”)

-eventuale avansuri acordate (“nu este cazul”)

-suma de plată (“1.814.750 lei”)

-calculul disponibilului din contul de angajamente bugetare:

-numele și adresa beneficiarului (“INTECA s.r.l”)

-contul deschis la Trezoreria Alba-Iulia (“50691761140”)

3.1.3. Plata cheltuielilor

Plata cheltuielilor este faza finală a execuției bugetare prin care instituția publică este eliberată de obligațiile sale față de terții creditori. Plata cheltuielilor este efectuată de persoane autorizate și asigurată de contabilul șef în limita creditelor bugetare aprobate și a disponibilităților aflate în cont.

Instrumentele de plată utilizate sunt: ordinele de plată și cecul de numerar.

Instrumentele de plată se semnează de două persoane desemnate prin decizia ordonatorului de credite:

Prima semnătură – contabilul șef sau înlocuitorii acestuia;

A doua semnătură – contabilul care întocmește ordinul de plată sau înlocuitorul acestuia.

Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor avea înscrise în spațiul rezervat obiectului plății și subdiviziunea bugetului aprobat la care se face plata.

În fila cec se menționează și natura cheltuielilor ce urmează a se efectua din numerarul ridicat.

Nu se poate face plata atunci când:

Disponibilitățile nu sunt suficiente;

Nu există confirmarea serviciului efectuat și documentele nu sunt vizate pentru “Bun de plată”;

Beneficiarul nu este cel față de care instituția are obligații;

Nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanțarea de plată.

În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată, contabilul șef suspendă plata.

Exemplificare:

În cazul angajamentului bugetar individual întocmit de compartimentul administrativ pentru plata facturii de service către firma INTECA s.r.l., documentul utilizat este ordinul de plată.

3.1.4. Lichidarea cheltuielilor

Lichidarea cheltuielilor este faza din procesul execuției bugetare în care se verifică:

Existența angajamentelor legale;

Realitatea sumei datorate;

Condițiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operațiunile respective.

Documentele justificative de lichidare a cheltuielilor sunt:

Factura;

Factura fiscala;

Nota de recepție și constatare de diferențe;

Procesul verbal de recepție, etc.

Facturile în original și alte documente justificative, după ce au fost avizate de compartimentele de specialitate cu aplicarea ștampilei care atestă certificarea realității, regularității și legalității operațiunilor, se prezintă în vederea obținerii vizei pentru bun de plată.

Ordonatorul de credite sau persoana desemnată de acesta să efectueze operațiuni privind lichidarea cheltuielilor, verifică personal documentele justificative prezentate care atestă obligația de plată prin care se confirmă că bunurile au fost furnizate și recepționate, lucrările au fost efectuate, serviciile au fost prestate, bunurile au fost înregistrate în contabilitate.

Mențiunea “Bun de plată” și semnătura ordonatorului, atestă că serviciul a fost efectuat corespunzător de către furnizor.

Salariile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective.

3.2. Contabilitatea creditelor bugetare și alimentărilor cu mijloace bănești la ITM Alba

La începutul fiecărui an, Inspectoratul Teritorial de Muncă face o propunere de buget pentru anul respectiv. Acest buget poate fi aprobat exact așa cum a fost propus de către ITM Alba sau poate fi aprobat cu unele modificări.

După aprobarea bugetului, ITM Alba primește un document semnat de ordonatorul de credite superior ITM Alba, în acest caz d-na Inspector General de Stat Mariana Basuc, denumit “Buget -extrabuget- de venituri și cheltuieli”. Acest document pentru anul 2003 este prezentat în tabelul nr. 11.

După ce ITM Alba a primit aprobarea bugetului pentru anul 2003, compartimentul contabilitate procedează la defalcarea pe aliniate ale articolelor care prevăd o asemenea detaliere a bugetului. Această defalcare se denumește la ITM Alba “Buget inițial – extrabuget- de venituri și cheltuieli pe anul 2003 defalcat pe aliniate” și este prezentat în tabelul nr. 10.

După efectuarea defalcării, se procedează la înregistrarea efectivă în contabilitate în debitul contului 940 “Credite bugetare aprobate”, a sumelor din bugetul de venituri și cheltuieli aprobate, pe articole de buget.

940 “Credite bugetare aprobate”

În debitul contului 940 “Credite bugetare aprobate”, se înregistrează sumele din buget aprobate pe următoarele analitice:

Observație: Deși creditele bugetare aprobate pentru inspectoratul teritorial de muncă de către Inspecția Muncii sunt defalcate pe trimestre, la ITM Alba ele se înregistrează doar la începutul anului cu sumele aprobate pentru întregul an.

Inspectoratele de muncă virează la începutul fiecărei luni veniturile către Inspecția Muncii. Alimentarea cu fonduri bănești se face prin întocmirea de către ITM a unui Necesar de credite.

După aprobarea alimentărilor cu fonduri de către Inspecția Muncii, sumele sunt virate în contul ITM Alba la Trezorerie.

Conturile utilizate pentru înregistrarea alimentării cu fonduri la ITM Alba sunt:

213 “Alte decontări”

120.04 “Disponibil din alimentări cu fonduri de la Inspecția Muncii”

213 “Alte decontări” este un cont bifuncțional.

În literatura de specialitate, funcțiunea contului 213 “Alte decontări” este descrisă ca fiind caracteristică raporturilor de decontare intervenite în cursul execuției bugetare între instituțiile publice, reprezentând valoarea materialelor transmise și primite în vederea executării unor acțiuni în în contul instituției care le-a trimis.

La inspectoratele teritoriale de muncă, funcțiunea acestuia este oarecum asemănătoare cu diferența că nu se referă strict la materiale, ci este oarecum echivalentă cu funcțiunea pe care o are contul 212 “Decontări între instituția superioară și instituțiile subordonate privind finanțarea de la buget“ la instituțiile finanțate din bugetele locale.

Astfel, la nivelul Inspecției Muncii, contul funcționează ca un cont de activ. La nivelul Inspectoratului Teritorial de Muncă Alba, contul funcționează ca un cont de pasiv, oglindind sursa din care au fost primite mijloacele, îndeplinind astfel rolul unui cont de finanțare.

Se creditează cu mijloace bănești primite de la Inspecția Muncii drept alimentare cu fonduri prin debitul contului:

120.04 “Disponibil din alimentări cu fonduri de la Inspecția Muncii”.

Se debitează cu sumele retrase din contul de disponibil de către Inspecția Muncii în concordanță cu creditul contului:

120.04 “Disponibil din alimentări cu fonduri de la Inspecția Muncii”

Soldul contului reprezintă valoarea disponibilului în cont la sfârșitul perioadei.

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” și analiticul său special 120.04 “Disponibil din alimentări cu fonduri de la Inspecția Muncii” funcționează la inspectoratele de muncă și evidențiază mijloacele bănești puse la dispoziția ITM pentru efectuarea cheltuielilor aprobate prin Necesarul de credite.

Este un cont de activ.

Se debitează cu valoarea mijloacelor bănești primite de la Inspecția Muncii în contrapartidă cu creditul contului:

213 “Alte decontări”.

Pentru exemplificare vom considera necesarul de credite al ITM Alba pentru luna iunie 2003. După aprobarea necesarului de credite, pe baza ordinului de plată emis de Inspecția Muncii, contul 120.04 “Disponibil din alimentări cu fonduri de la Inspecția Muncii”, defalcat pe articole bugetare se debitează astfel:

Se creditează cu valoarea mijloacelor bănești retrase de Inspecția Muncii în contrapartidă cu debitul contului:

213 “Alte decontări”.

Soldul contului este debitor și reprezintă disponibilul bănesc existent în cont la Trezorerie la finele perioadei.

Contul 120 “Disponibil al instituției finanțate din venturi extrabugetare” mai are următoarele analitice în care se încasează diferite venituri astfel:

120.01 “Disponibil din încasări de comision”

120.02 “Disponibil din taxe de autorizare”

120.05 “Disponibil din dobinzi”

120.06 “Disponibil din taxe privitoare la relațiile de muncă”

120.07 “Disponibil din taxe privitoare la sanatatea și securitatea în muncă”

120.08 “Disponibil din venituri din majorări de întârziere”

120.09 “Disponibil din alte venituri”

Aceste analitice se debitează prin conturile de venituri corespunzătoare cu încasările pe fiecare categorie în parte și se creditează tot prin conturile de venituri corespunzătoare, cu sumele virate către Inspecția Muncii.

Viramentul se face cu ordin de plată în primele trei zile lucrătoare ale lunii urmatoare lunii pentru care s-au încasat veniturile cu toate sumele încasate.

O tratare detaliată a acestor conturi de disponibil se va face în subcapitolul “Contabilitatea veniturilor la ITM Alba”, deoarece conturile sunt utilizate la ITM numai pentru evidențierea veniturilor încasate, din ele neputându-se face plăți.

Alte conturi din clasa 1 “Mijloace bănești” utilizate la Inspectoratul Teritorial de Muncă Alba sunt:

110 “Disponibil pentru sume de mandat și sume în depozit”

119 “Disponibil din fonduri cu destinație specială”

110 “Disponibil pentru sume de mandat și sume în depozit”

Contul este utilizat la nivelul ITM Alba numai pentru înregistrarea depunerilor de garanții pentru participarea la licitații de către agenții economici care doresc să participe la licitații organizate de ITM Alba pentru diverse achiziții.

Este un cont de activ.

Se debitează cu sumele depuse de agenții economici drept garanții pentru participarea la licitații în contrapartidă cu creditul contului:

231 “Creditori”.

Spre exemplificare, în anul 2002 ITM Alba a organizat o licitație pentru montarea de geamuri termopan la sediul ITM. La licitația organizată au participat trei societăți comerciale:

-SC Vega Style srl; cod fiscal: 12630271

-SC TED UNIX srl; cod fiscal: 10313307

-SC Marinex srl; cod fiscal: 3276214

Pentru a participa la licitație, societățile comerciale doritoare au trebuit să depună o garanție în sumă de 3.000.000 lei. Sumele sunt virate în contul ITM cu ordin de plată, și sunt evidențiate pe analitice deschise pe fiecare creditor.

Se creditează cu sumele restituite agenților economici după încheierea licitațiilor în contrapartidă cu debitul contului:

213 “Creditori”.

Urmând exemplul de mai sus, după terminarea licitației sumele au fost returnate tuturor participanților la licitație cu ordin de plată, înregistrându-se formula:

Mențiune: Se menționează faptul că societatea Marinex, câștigătoare a licitației va trebui să depună garanții de bună execuție.

Soldul debitor al contului reprezintă valoarea garanțiilor de participare la licitații depuse de agenții economici la sfârșitul perioadei.

Ne vom feri de exprimarea “disponibil în cont” în cazul contului 110, deoarece sumele din acest cont nu pot fi folosite de ITM Alba pentru efectuarea de plăți sau în alte scopuri!

119 “Disponibil din fonduri cu destinație specială”

Contul este utilizat la nivelul ITM Alba pentru înregistrarea și evidența fondurilor de stimulare puse la dispoziție de Inspecția Muncii, constituirea de garanții materiale pentru gestionari sau a garanțiilor de bună execuție pentru furnizorii ITM.

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul conturilor:

337 “Fonduri cu destinație specială” cu sumele primite de la Inspecția Muncii pentru constituirea fondurilor de stimulare a personalului;

231.02 “Creditori din garanții depuse de gestionari” cu sumele încasate de la gestionari și casier drept garanții de bună gestionare;

231.10 “Creditori din garanții de bună execuție depuse de furnizori” cu sumele încasate de la furnizorii ITM drept garanții de bună execuție.

Spre exemplificare, societatății comerciale Marinex srl, care a câștigat licitația organizată în anul 2002 pentru montarea de geamuri termopan la sediul ITM Alba, trebuie să i se rețină garanții de bună execuție. Pentru acest lucru, furnizorul trebuie să își deschidă un cont destinat acestui scop.

Astfel, din plata fiecărei facturi, un procent de 10% din valoarea facturii se virează în contul de disponibil. La plata facturii din data de 10.10.2002 în valoare de 50.000.000 lei se fac următoarele înregistrări:

Pe baza facturii înregistrăm cheltuiala cu reparația:

Plata furnizorului Marinex se face prin virament cu ordin de plată.

În realitate se întocmesc două ordine de plată: unul pentru suma de 45.000.000 care se virează direct furnizorului în contul lui curent iar celălalt ordin de plată pentru suma de 5.000.000 se virează tot furnizorului dar în contul special creat la banca sa pentru reținerea garanțiilor de bună execuție.

Înregistrarea care se face este:

și concomitent

În ceea ce privește garanțiile materiale, la ITM Alba acestea se rețin numai de la casiera ITM.

Spre exemplu, pentru casiera Morar Mirela, pe baza statului de plată pentru luna Aprilie 2003 se reține o suma de 10% din salariul de bază.

Pentru reținerea acestei sume, ITM Alba are deschis la trezorerie un cont cu numele casierei. Salariul de bază este de 2.731.000 lei. Garanția care se reține este de 273.100 lei. Pe baza statului de plată, se face reținerea garanției:

Se virează suma reținută în contul casierei deschis la trezorerie:

După ce se face viramentul, pe baza extrasului de cont se face înregistrarea:

Se creditează cu prin debitul conturilor:

13 “Casa” pentru sumele ridicate în numerar pentru plata stimulentelor personalului;

231 “Creditori” cu sumele virate pe cardurile de salarii ale deținătorilor de carduri;

232 “Decontări cu bugetul statulu” cu sumele virate la bugetul statului reprezentând impozit pe stimulentul acordat;

233 “Decontări privind asigurările sociale” cu sumele care reprezintă contribuții la asigurările sociale de sănătate.

231.02 “Creditori din garanții depuse de gestionari” cu sumele restituite gestionarilor și casierului repreyentând garanții de bună gestionare;

231.10 “Creditori din garanții de bună execuție depuse de furnizori” cu sumele restituite furnizorilor ITM care anterior au fost reținute drept garanții de bună execuție.

La un an de la execuția lucrării se înregistrează eliberarea garanției reținute pentru buna execuție:

În mod similar se procedează cu garanțiile materiale reținute casierei la predarea gestiuniui.

Soldul contului este debitor și reprezintă mijloacele bănești existente în cont la finele perioadei.

3.3. Contabilitatea trezoreriei la ITM Alba

Pentru contabilitatea trezoreriel, la ITM Alba se utilizează următoarele conturi:

13 “Casa”

150 “Acreditive”

159 “Alte valori”

13 “Casa”

Inspectoratul Teritorial de Muncă Alba poate efectua plăți de casă, după ce în prealabil i-au fost repartizate mijloace bănești, din sumele existente la Trezorerie.

Plățile de casă reprezintă sumele pe care unitățile Trezoreriei le eliberează în numerar pe baza cecurilor (spre exemplu ridicarea de sume pentru plata salariilor).

Caseria ITM Alba este organizată în cadrul compartimentului financiar-contabil. Operațiile de încasări și plăți se efectuează cu respectarea strictă a regulamentului operațiunilor de casă. Evidența operațiunilor bănești cu numerar se organizează atât la caserie cât și în cadrul compartimentului financiar-contabil. Plățile de casă trebuie făcute pe bază de documente justificative, avizate pentru controlul financiar preventiv și aprobate de ordonatorul de credite (inspectorul șef).

Casierul este obligat să țină la zi evidența operativă a încasărilor și plăților în numerar cu ajutorul registrului de casă care evidențiază zilnic încasările și plățile, pe măsura efectuării lor, iar la sfârșitul zilei se stabilește soldul de casă. Actele de casă se predau zilnic, împreună cu un exemplar al registrului de casă la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrare.

Schema funcțională a casieriei este prezentată în Fig. 3.3.

Fig. 3.3. Schema funcțională a casieriei la ITM Alba

Pentru analiza contabilității casieriei, vom identifica tipurile de încasari și plăți care se derulează prin intermediul acesteia.

Încasările directe ale casieriei ITM Alba sunt încasările care se efectuează direct la ghișeul casieriei, iar acestea sunt:

Sume primite în numerar de la agenții economici reprezentând comisionul datorat, reprezentând comision de păstrare și completare a carnetelor de muncă. Acest comision este de 0,75% din fondul de salarii al angajatorului pentru cei care păstrează carnetele de muncă la ITM Alba și de 0,25% pentru cei care au primit aprobare de a-și păstra și completa singuri carnetele de muncă în condițiile legii.

Sume primite în numerar de la agenții economici reprezentănd penalități la plata comisionului descris la pct.1. Acesta se percepe în situația în care agentul economic întârzie plata comisionului mai mult decât ultima zi a lunii următoare pentru care este datorat.

Taxe de autorizare și expertizare. ITM Alba poate presta servicii de expertizare instalații de lucru și autorizează anumite tipuri de activități din punct de vedere al protecției muncii.

Alte sume reprezintă sume de altă natură decât cele descrise mai sus, spre exemplu taxa pentru eliberarea adeverinței pentru numărul mediu scriptic de salariați.

Restituiri de avansuri pentru cheltuieli materiale. Acest tip de încasări se întâlnește în situația acordării de avansuri pentru efectuarea de cheltuieli materiale, de obicei către reprezentantul compartimentului administrativ. Sumele nefolosite se depun la casieria ITM Alba, care eliberează o chitanță pentru sumele depuse.

Restituiri de avansuri pentru deplasări. Acest tip de încasare, similar cu precedentul, reprezintă sume restituite din avansuri spre decontare neutilizate.

Ridicările de numerar de la Trezorerie se realizează pe bază de cec de la Trezorerie de către casier în următoarele scopuri:

Ridicări de numerar pentru efectuarea de cheltuieli materiale.

Ridicări de numerar pentru plata salariilor și avansurilor salariale.

Ridicări de numerar pentru plata concediilor de boală.

Ridicări de numerar pentru plata avansurilor de deplasare.

Ridicări de numerar pentru plata altor sume care nu sunt cuprinse mai sus.

Plățile prin casiereie sunt toate plățile pe care le efectuează casieria se fac pe bază de dispoziție de plată către casierie.

Plățile pe care ITM Alba le efectuează prin intermediul casieriei sunt:

Plata efectivă a cheltuielilor materiale, unde, pe lângă dispoziția de plată mai este necesară prezentarea facturii fiscale;

Plata salariilor, care se face pe baza dispoziției de plată către casierie și a Statului de plată a salariilor;

Plata concediilor de boală, care se face pe baza dispoziției de plată către casierie și a Statului de plată.

Acordarea de avansuri de deplasare.

Depunerile de numerar se fac către Trezorerie pe baza Foii de vărsământ.

În foaia de vărsământ se specifică sursa de proveniență a numerarului astfel:

Comision datorat de angajatori;

Penalități la plata comisionului;

Taxe de experizare și autorizare;

Restituiri din avansuri acordate pentru cheltuieli materiale;

Restituiri din avansuri acordate pentru deplasări;

Salarii neridicate;

Concedii de boală neridicate;

Alte sume.

Evidența contabilă a operațiunilor efectuate prin casieria ITM Alba se face cu ajutorul contului 13 Casa.

13 “Casa”

Este un cont de activ.

Se debitează cu operațiile de încasare a numerarului prin casierie proprie, prin creditul conturilor:

520 “Venituri extrabugetare ale instituției publice” cu sumele încasate de la agenții economici pentru plata comisionului, penalităților la plata comisionului, taxelor de autorizare și expertizare și alte cheltuieli;

220 “Debitori” cu sumele restituite de personalul instituției din avansuri spre decontare sau sume neconsumate restituite din avansuri pentru efectuarea de cheltuieli materiale;

120 “Disponibil al instituției finanțată din venituri extrabugetare” cu sumele ridicate pe bază de cec de la Trezorerie pentru plata cheltuielilor materiale, salariilor, concediilor de boală, avansurilor de deplasare și alte sume.

Spre exemplificare, conform registrului de casă din data de 26/05/2003, în cursul zilei la casieria ITM Alba s-au încasat sume astfel:

Înregistrarea în contabilitate:

Se creditează cu plățile efectuate prin debitul conturilor:

120 “Disponibil al instituției finanțată din venituri extrabugetare” cu sumele depuse în contul de disponibil al instituției reprezentând comision datorat, penalități la plata comisionului, taxe de expertizare și autorizare, alte sume, diferențe neconsumate din avansuri de deplasare și efectuarea de cheltuieli materiale, salarii neridicate, drepturi neridicate privind concediile de odihnă.

420 “Cheltuielile instituției publice finanțate din venituri extrabugetare” sau 600 “Materiale” cu sumele plătite în numerar pentru efectuarea de cheltuieli materiale;

230 “Decontări cu salariații” cu sumele plătite în numerar drept salarii sau îndemnizații pentru concediile de boală

420 “Cheltuielile instituției publice finanțate din venituri extrabugetare” cu sumele reprezentând avansuri de deplasare acordate personalului instituției.

În ziua de 26/05/2003, conform registrului de casă, s-au virat la trezorerie pe bază de foaie de vărsământ sumele încasate în ziua lucrătoare precedentă astfel:

De asemenea, s-a efectuat o cheltuială materială de 35.000 lei.

Soldul contului este debitor și reprezintă numerarul existent în casieria ITM la sfârșitul zilei.

150 “Acreditive”

Contul se utilizează la nivelul ITM Alba pentru decontarea fără numerar privind achitarea materialelor livrate și lucrărilor executate de furnizori. Decontarea se face de către trezoreria statului în baza cererii ITM Alba prin care se solicită rezervarea unei sume de bani din disponibilitățile bănești la dispoziția unui anumit furnizor din care să se achite facturile acestuia pe măsura livrării materialelor sau executării lucrărilor.

Este un cont de activ.

Se debitează în corespondență creditul contului:

120.04 “Disponibil din alimentări de la Inspecția Muncii” pentru deschiderea acreditivului.

Deschiderea unui acreditiv pentru plata eșalonată a furnizorului Marinex, pentru plata lucrărilor de montare de geamuri termopan se face astfel:

Se creditează prin debitul conturilor:

234 “Furnizori” cu sumele plătite furnizorului prin acreditiv;

120.04 “Disponibil din alimentări de la Inspecția Muncii” cu soldul neutilizat până la sfârșitul anului sau până la sfârșitul perioadei de valabilitate.

Spre exemplificare, furnizorul Marinex a fost plătit pentru materiele și lucrări cu suma de 183.459.627 lei.

Soldul contului reprezintă acreditivul deschis și nefolosit la finele perioadei.

159 “Alte valori”

Contul ține evidența timbrelor fiscale și poștale achiziționate de instituție dar mai ales pentru evidența BCF (bonurilor cantități fixe) de carburanți plătite de instituție și care urmează a fi ridicate ulterior de la unitățile de desfacere.

La ITM Alba, contul are următoarele analitice:

159.01 “Timbre poștale și fiscale”

159.04 “Bonuri cantități fixe”

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul conturilor:

120.04 “Disponibil din alimentări de la Inspecția Muncii” cu sumele achitate prin virament pentru achiziția de timbre fiscale și poștale și BCF

13 “Casa“ cu sumele achitate în numerar pentru achiziția de timbre fiscale și poștale;

Timbrele fiscale și poștale la ITM Alba se achită cu numerar eliberat pentru avansuri spre decontare:

Achiziția propriu-zisă:

Inspectoratul Teritorial de Muncă Alba dispune de cinci autoturisme pentru deplasările în teren ale inspectorilor de muncă. Pentru acestea, ITM achiziționează BCF de la societatea Petrom. Plata BCF se face de obicei prin virament. Valoarea unui BCF este de 200.000 lei. Achiziția a 30 de BCF se înregistrează:

Se creditează prin creditul conturilor:

420 “Cheltuielile instituției autofonanțate” cu prețul de înregistrare al timbrelor fiscale și poștale;

600 “Materiale” cu prețul de înregistrare a BCF.

3.4. Contabilitatea decontărilor cu debitorii și creditorii

Contabilitatea decontărilor cu debitorii la ITM Alba se face utilizând conturile:

220.01 “Debitori din avansuri spre decontare”

220.03 “Debitori din pagube de mijloace materiale”

220.19 “Alți debitori”

220.01 “Debitori din avansuri spre decontare”

Contul este utilizat la nivelul ITM pentru evidența avansurilor acordate în numerar din casieria ITM și valoarea tichetelor de călătorie eliberate titularilor de avans pe timp limitat în vederea executării unor atribuții de serviciu în alte localități.

Avansul se acordă pe baza de “Referat de avans”, în cazul avansurilor acordate compartimentului administrativ pentru achiziții în numerar, sau de “Ordin de deplasare” ce constituie dispoziția finală dată personalului ce urmează a se deplasa cât și justificarea cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasării (plata transportului, cazarea, diurna cuvenită personalului care se deplasează).

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul conturilor:

13 “Casa” cu valoarea avansului acordat pentru deplasări sau pentru efectuarea de cheltuieli materiale;

159.02 “Tichete de călătorie” cu valoarea tichetelor de călătorie eliberate titularilor de avans;

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” cu sume acordate de ITM Alba agenților economici pentru furnizarea de bunuri sau executarea de lucrări pe bază de contract.

În data de 22.05.2003, angajatul ITM Alba Oneț Sorin a beneficiat de un avans de deplasare în valoare de 2.500.000 lei.

Se creditează cu justificarea avansurilor primite prin debitul conturilor:

13 “Casa” cu sumele restituite din avansurile nefolosite;

159 “Alte valori” cu valoarea tichetelor de călătorie, timbrelor poștale și fiscale procurate din avansuri;

230 “Decontări cu salariații” cu recuperarea avansurilor prin reținerea din drepturile salariale;

420 “Cheltuielile instituției finanțată din venituri extrabugetare” cu valoarea decontului de cheltuieli de deplasare;

600 “Materiale” cu valoarea de înregistrare a materialelor achiziționate din avansuri.

În data de 26.05.2003, conform registrului de casă., Oneț Sorin a depus la casierie ITM Alba diferența nefolosită din avans de 189.313 lei.

Restul sumei a fost justificat cu biletul de tren și nota de plată de la hotel.

Soldul debitor al contului reflectă avansurile acordate și nedecontate la finele perioadei. În cazul în care decontul de cheltuieli nu se depune în termen, iar sumele nefolosite din avansuri nu se restituie instituției, titularii de avansuri plătesc penalități conform legii.

Contabilitatea analitică a avansurilor spre decontare se ține pe titulari de avansuri.

220.03 “Debitori din pagube de mujloace materiale”

Contul este utilizat la nivelul ITM pentru evidența pagubelor produse ITM Alba și care trebuie achitate. Contabilitatea se ține analitic pe fiecare debitor în parte.

Este un cont de activ.

Se debitează cu pagubele materiale prin creditul conturilor care arată felul valorilor materiale constatate în minus astfel:

13 “Casa” cu minusul de numerar din casierie imputat casierului;

159 “Alte valori” cu valoarea biletelor și programelor de spectacole, tichete de călătorie, timbre fiscale și poștale constatate lipsă;

231 “Creditori” cu sumele imputate pentru mijloace fixe constatate lipsă sau distruse;

420 “Cheltuielile instituției publice finanțate din venituri extrabugetare” cu sumele trecute în sarcina persoanelor vinovate pentru cheltuieli nelegale și neeconomicoase;

600 “Materiale” cu prețul de înregistrare al materialelor constatate lipsă;

531 “Venituri de realizat” cu diferența dintre suma imputată mai mare și valoarea de înregistrare a materialelor, obiectelor de inventar mai mică.

Spre exemplificare, în data de 26.05.2003, casiera ITM Alba, a constatat o un minus de numerar de 118.000 lei.

Se consideră că acest minus se datorează exclusiv neatenției casierei.

Se creditează cu ocazia încasării sumelor imputate și stingerea raportului de decontare cu debitorii prin debitul conturilor:

13 “Casa” cu sumele încasate în numerar;

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” cu sumele încasate direct de la debitori în contul de disponibil al ITM Alba prin virament;

230 “Decontări cu salariații” cu sumele reținute pe statul de salarii din drepturile cuvenite.

La încasarea sumei de la casieră, înregistrarea în contabilitate:

Soldul debitor al contului reflectă minusurile imputate și neîncasate la finele perioadei.

220.19 “Alți debitori”

Contul este utilizat la nivelul ITM pentru evidența debitorilor proveniți din plăți făcute eronat din contul de disponibil al instituției, valoarea debitelor ce urmează.a se recupera.

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul conturilor:

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” cu plăți făcute eronat din contul de disponibil al instituției;

531 “Venituri de realizat” cu debite stabilite care urmează a se încasa.

În data de 15.05.2003, corpul de control ITM a depistat la societatea B&b s.r.l. două persoane care se aflau la muncă fără forme legale de angajare. Pentru aceasta, s-a aplicat o amendă contravențională de 20.000.000 lei.

Înregistrarea în contabilitate se face pe baza procesului verbal de control:

Se creditează cu sumele încasate de la diverși debitori în numerar prin debitul conturilor:

13 “Casa” cu sumele încasate în numerar;

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” cu sume încasate prin virament;

213 “Alte decontări” cu valoarea debitorilor insolvabili scăzuți din activ.

Încasarea debitorului B&b se înregistrează în contabilitate:

Soldul contului este debitor și reflectă debitele neîncasate la sfârșitul perioadei.

3.5. Contabilitatea decontărilor cu salariații

Inspectoratul terirorial de muncă are o structură de personal formată din trei categorii de angajați:

Funcționari publici;

Angajați cu contract de muncă pe perioadă nedeterminată;

Angajați cu contract de muncă pe perioadă determinată.

1) Funcționarii publici sunt categoria principală de personal din structura ITM Alba, statutul acestora fiind reglementat prin lege. Salarizarea funcționarilor publici are la bază prevederi legale care au în vedere crearea unui sistem unitar de salarizare aplicabil tuturor funcționarilor publici.

Aceste reglementări urmăresc crearea unei ierarhizări a sistemului de salarizare pe categorii, clase și grade, precum și salarizarea funcționarilor publici în raport cu activitatea depusă și cu importanța acesteia.

Potrivit reglementărilor amintite, salariile funcționarilor publici sunt compuse din salariul de bază, sporuri, premii, stimulente și alte drepturi.

Salariile de bază se stabilesc în mod diferențiat în scopul realizării unei ierarhii juste, în raport cu importanța activității desfășurate, corespunzător categoriei, clasei și gradului funcției publice.

Indemnizații de conducere. Pentru un funcționar public care ocupă o funcție de conducere, salariul de bază este cel corespunzător funcției de execuție în care acesta este încadrat la care se adaugă o indemnizație de conducere, care face parte din salariul de bază și care constituie bază de calcul pentru sporuri și alte drepturi care se acordă în raport cu salariul de bază.

La ITM Alba, indemnizațiile de conducete prevăzute de lege sunt:

Salariul de merit se acordă pentru rezultate deosebite obținute în activitatea desfășurată. Salariul nu se poate acorda unui număr maxim de 20% din numărul total al funcționarilor publici prevăzut în statul de funcții. Valoarea salarului de merit este de până la 15% din salariul de bază. Salariul de merit face parte din salariul de bază și constituie bază de calcul pentru sporuri și alte drepturi care se acordă în raport cu salariul de bază.

Sporul de vechime se acordă ca procent din salariul de bază, corespunzător timpului lucrat, astfel:

Orele suplimentare se acordă funcționarilor publici pentru orele prestate peste programul normal de lucru. Astfel, pentru primele două ore prestate peste programul normal de lucru se acordă un spor de 50% din salariul de bază, iar pentru orele următoare un spor de 100% din salariul de bază. Orele suplimentare pot fi compensate și cu timp liber corespunzător.

Titlul de “doctor” se recompensează cu un spor de 15% din salariul de bază dacă funcționarul public își desfășoară activitatea în domeniul pentru care posedă titlul.

Premiile lunare se pot acorda în limita a 10% din cheltuielile cu salariile, dacă aceste premii se încadrează în fondurile aprobate annual prin buget.

Premiile din economii la fondul de salarii se acordă în cazul în care se realizează economii prin reducerea cheltuielilor cu salariile în limita a 5% din fondul de salarii aprobat, fără a depăși valoarea economiei realizate.

Premiul anual (“al 13-le salariu”) se acordă anual funcționarilor publici și este egal cu salariul mediu lunar de bază, realizat în anul în care se face premierea. Plata acesti premiu se face în luna ianuarie a anului următor anului pentru care se acordă.

Stimulentele se pot constitui la ITM Alba în limită maximă de 20% din valoarea comisionului încasat pentru luna precedentă lunii în care se acordă. Contabilitatea stimulentelor se ține separat, dar impozitarea acestora se face global, prin cumulare cu salariul pe luna în care se acordă.

Delegări, detașări. Pentru deplasarea funcționarilor publici în teritoriu sau detașarea acestora pe o anumită perioade, se acordă îndemnizație de deplasare (diurnă) și se plătesc cheltuielile de transport și cazare.

Contabilitatea decontărilor cu personalul ITM Alba privind drepturile salariale se face prin intermediul contului 230 “Decontari cu salariații”.

230 “Decontări cu salariații”

Contul ține evidența drepturilor de salarii, inclusiv sporurile la salariul de bază și premiile cuvenite salariaților ITM Alba. Salarizarea personalului ITM Alba se face după timpul efectiv lucrat la realizarea integrală a sarcinilor de serviciu.

Este un cont de pasiv.

Pentru exemplificări ne vom referi la statul de plată al personalului ITM Alba pentru lunca aprilie 2003:

Contul este desfașurat pe analitice în funcție de statutul angajatilor (funcționari publici, angajați cu contract de muncă, angajați pe perioadă determinată) și de sporurile care se adaugă salariului de bază pentru fiecare categorie de salariați:

230.01 Decontări privind salariile de bază ale funcționarilor publici

230.02 Decontări privind salariile de merit ale funcționarilor publici

230.03 Decontări privind indemnizațiile de conducere ale funcționarilor publici

230.04 Decontări privind sporurile de vechime ale ale funcționarilor publici

230.05 Decontări privind fondul de premiere

230 06 Decontări privind salariile de bază ale angajaților cu contract de muncă

230.07 Decontări privind sporurile de vechime ale angajaților cu contract de muncă

230.08 Decontări privind salariile de bază ale personalului angajat pe perioadă determinată

230.09 Decontări privind sporurile de vechime ale personalului angajat pe perioadă determinată

230.10 Decontări privind sporurile de complexitate ale auditorilor publici

La sfârșitul lunii se evidențiază, pe baza statului de plată al salariilor cheltuielile cu salariile personalului, astfel:

Salariile de bază

Salariile de merit

Indemnizația de conducere

Sporul de vechime

Sporul de complexitate

Concediu de boală suportat de instituție

Concediu de boală suportat din asigurările sociale

Avansurile chenzinale

Rețineri din salarii:

Contribuțiea la asigurările sociale datorată de instituție:

Contribuția la fondul de șomaj datorată de instituție

Contribuției la fondul de sănătate datorată de instituție

Contribuția la fondul de accidentele și boli profesionale

3.6. Contabilitatea decontărilor cu personalul instituției privind fondul de stimulare

Contabilitatea fondului pentru stimularea personalului se ține separat de contabilitatea ITM privind activitatea autofinanțată. Pentru evidența stimulentelor și a decontărilor privind stimulentele se folosesc următoarele conturi:

119.01.07 “Disponibil din fondul pentru stimularea personalului”

337 “Fondul pentru stimularea personalului”

421 “Cheltuieli din fondul pentru stimularea personalului”

230 “Decontări cu salariații”

232 “Impozit”

233 “Contribuția personalului la asigurările sociale de sănătate”

231 “Rețineri pentru viramente pe carduri”

Disponibilizarea banilor pentru fondul de stimulare de către Inspecția Muncii:

Cheltuielile cu fondul de stimulare conform statului de plată al stimulentelor.

Rețineri care se aplică stimulentelor

OBSERVAȚIE: Pentru fondul de stimulare unitatea nu contribuie la constituirea fondurilor de sanatate, șomaj, asigurări sociale, asigurări pentru accidente de muncă și boli profesionale.

Plata obligațiilor din contul de disponibil

La sfârșitul anului se închide contul de cheltuieli

3.7. Contabilitatea decontărilor cu creditorii și furnizorii

Contabilitatea decontărilor cu creditorii se face prin intermediul contului 231 “Creditori”.

231 “Creditori”

Contul este utilizat la nivelul ITM Alba pentru înregistrarea și evidența relațiilor de decontare cu diverși creditori.

Este un cont de pasiv.

Se creditează cu obligațiile ITM față de creditori prin debitul conturilor:

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” cu sumele încasate și necuvenite;

119 “Disponibil din fonduri cu destinație specială” cu sumele reținute de la gestionari (casier) drept garanții materiale;

119 “Disponibil din fonduri cu destinație specială” cu sumele reținute drept garanții de bună execuție de la agenții economici care prestează servicii pentru ITM.

233 “Decontări privind asigurările sociale” cu sumele reprezentând concedii de boală care se plătesc din contribuția la asigurările sociale

Se debitează prin creditul conturilor:

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” cu sumele în roșu reprezentând încasâri necuvenite;

119 “Disponibil din fonduri cu destinație specială” cu sumele înapoiate gestionarilor (casierului) reprezentând garanțiile materiale reținute, în momentul predării gestiunii de către acesta;

119 “Disponibil din fonduri cu destinație specială” cu sumele reținute drept garanții de bună execuție de la agenții economici care prestează servicii pentru ITM și restituite la finele perioadei de garanție.

232 “Decontări cu bugetul statului” cu impozitul datorat pentru sumele platite personalului reprezentând indemnizații pentru concedii de boală;

235 “Decontări privind contribuția la constituirea fondului de șomaj” cu contribuția pensonalului la fondul de șomaj corespunzător indemnizațiilor pentru concedii de boală plătite;

13 “Casa” cu sumele achitate personalului, reprezentând indemnizații pentru concedii de boală

Soldul contului este creditor și reflectă sumele datorate creditorilor la sfârșitul perioadei.

Dezvoltarea pe analitice a contului 231 “Creditori” la ITM Alba se face cu ajutorul conturilor:

231.01 “Creditori din sume virate eronat”

231.02 “Creditori din garanții depuse de gestionari”

231.03 “Indemnizații pentru concedii de boală”

231.10 “Creditori din garanții de bună execuție depuse de furnizori”

231.01 “Creditori din sume virate eronat”

Contul ține evidența sumelor virate în contul ITM Alba în mod eronat, aceste sume fiind destinate altor instituții sau altor scopuri.

Înregistrarea creditorilor din sume virate eronat

În situația reglării situației, pentru a nu influența rulajele se face aceeași înregistrare dar în roșu, adica cu sumele exprimate negativ.

231.02 “Creditori din garanții depuse de gestionari”

Ține evidența garanțiilor depuse de gestionari sau de casierul ITM Alba. Garanțiile materiale se constituie într-un fond cu destinație specială din care nu se pot face plăți pentru alte scopuri. Suma care constituie garanția trebuie să se situeze în limita a trei salarii (în funcție de importanța valorilor gestionate).

Constituirea fondului de garantare

La sfârșitul gestiunii, gestionarului i se returnează sumele

231.03 “Indemnizații pentru concedii de boală”

Contul ține evidența obligațiilor ITM catre salariații care primesc indemnizații pentru concedii de boală. Înregistrarea obligației se face prin deducere din sumele datorate de unitate privind contribuția la asigurările sociale.

În debitul contului de înregistrează reținerile din sumele cuvenite drept indemnizație pentru concediu de boală și sumele achitate personalului reprezentând indemnizații:

231.10 “Creditori din garanții de bună execuție depuse de furnizori”

Contul ține evidența garanțiilor de bună execuție reținute de ITM de la furnizori. Garanțiile de acest fel se constituie de ITM și reprezintă 5-10% din valoarea lucrării. Reținerea se face de fiecare dată când ITM plătește o factură furnizorului. Astfel, 90-95% din valoarea facturii se plătește furnizorului, iar cu restul de 5-10% din valoarea facturii se constituie fondul de garantare.

Din acest fond de garantare nu se pot face plăți, decât pentru reparațiile în perioada de garanție pentru lucrarea care a fost garantată prin fond.

Constituirea fondului de garantare

La sfârșitul gestiunii, furnizorului i se returnează sumele

3.8. Contabilitatea fondurilor la ITM Alba

Conturile care definesc fondurile instituției utilizate la ITM Alba sunt:

307 “Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului”

312 “Imobilizări necorporale”

311 “Fondul obiectelor de inventar”

307 “Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului”

Contul ține evidența bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului.

Este un cont de pasiv.

Se creditează cu sursa bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului prin debitul contului:

01 “Mijloace fixe și terenuri”

Spre exemplu transferul de la Inspecția Muncii a 6 calculatoare în valoare de 32.000.000 lei fiecare se înregistrează:

Se debitează cu diminuarea surselor ca urmare a ieșirii din patrimoniu a bunurilor ce alcătuiesc domeniul privat al statului prin creditul contului:

01 “Mijloace fixe și terenuri”

Spre exemplu se casează un calculator 486, înregistrat cu prețul de 6.800.000 lei

Soldul contului este creditor și reprezintă sursa bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului la un moment dat.

312 “Fondul imobilizarilor necorporale”

Contul ține evidența sursei bunurilor de natura imobilizărilor necorporale.

Este un cont de pasiv.

Se creditează cu sursa bunurilor de natura imobilizărilor necorporale dobândite de ITM, prin debitul contului:

02 “Imobilizări necorporale”

Se primește prin transfer de la Inspecția Muncii programul antivirus RAV 2002 în valoare de 5.360.000:

Se debitează cu diminuarea de surse privind bunurile de natura imobilizărilor necorporale, prin creditul contului:

02 “Imobilizări necorporale”

Soldul contului este creditor și reprezintă sursa bunurilor de natura imobilizărilor necorporale aflate la ITM la un moment dat.

311 “Fondul obiectelor de inventar”

Contul ține evidența obiectelor de inventar dobândite de ITM. Este un cont de pasiv.

Se creditează cu sursele obiectelor de inventar intrate în instituție prin achiziționarea de la furnizori sau constatate în plus cu ocazia inventarierii prin debitul contului:

602 “Obiecte de inventar în magazie”

Se achiziționează un dulap pentru acte în valoare de 3.000.000 lei

Se debitează cu diminuarea surselor obiectelor de inventar prin creditul conturilor:

602 “Obiecte de inventar în magazie” cu obiectele de inventar transferate, sau cu obiectele de inventar constatate lipsă, imputate persoanelor vinovate;

603 “Obiecte de inventar în folosință” cu obiectele de inventar în folosință scoase din uz sau constatate lipsă și imputate persoanelor vinovate.

Se scoate din uz dulapul achiziționat, acesta fiind distrus din vina unui angajat.

În plus, pentru obiectele de inventar constatate lipsă și imputate persoanelor vinovate se face înregistrarea:

Soldul contului este creditor și reprezintă sursele proprii ale obiectelor de inventar la finele perioadei.

3.9. Contabilitatea cheltuielilor la ITM Alba

Contabilitatea cheltuielilor ITM Alba se ține cu ajutorul a două conturi:

420 “Cheltuielile instituției finanțate din venituri extrabugetare”

421 “Cheltuieli din fonduri cu destinație specială”

420 “Cheltuielile instituției finanțate din venituri extrabugetare”

Contul ține evidența cheltuielilor efectuate de inspectoratul teritorial de muncă pe articolele și aliniatele prevăzute în clasificația economică. Limita maximă în care se pot angaja cheltuieli este cea aprobată prin bugetul de venituri și cheltuieli pe fiecare articol din clasificația economică astfel încât pentru contul 420 “Cheltuielile instituției finanțate din venituri extrabugetare”, analiticele urmăresc articolele acestei clasificații. Problematica cheltuielilor instituției se regăsește pe larg în cadrul paragrafului 2.2. Evaluarea cheltuielilor portivit clasificației bugetare.

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul conturilor:

120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare” cu plățile care prin natura lor sunt cheltuieli efective

13 “Casa” cu plățile în numerar care prin natura lor se înregistrează direct în contul de cheltuieli

150 “Acreditive” cu achitarea prin acreditive a serviciilor prestare

220 “Debitori” cu cheltuielile de deplasare decontate de personalul instituției

230 “Decontări cu salariații” cu salariile și alte drepturi cuvenite personalului pentru munca prestată

233 “Decontări privind asigurările sociale” cu contribuția la asigurarile sociale și de sănătate

234 “Furnizori” cu achizițiile de obiecte de inventar sau plățile efectuate către aceștia pentru serviciile prestate

235 “Decontări privind contribuția instituției la fondul de șomaj” cu contribuția de 3,5% a ITM Alba la fondul de șomaj

600 “Materiale” cu prețul de înregistrare al materialelor consumate efectiv pentru nevoile ITM

Contribuția la asigurările sociale datorată de instituție:

Contribuția la fondul de șomaj datorată de instituție

Se creditează prin debitul conturilor:

213 “Alte decontări” la sfârșitul anului cu totalul cheltuielilor efectuate în cursul anului pentru închiderea contului de cheltuieli;

220 “Debitori” cu sumele trecute în sarcina persoanelor vinovate pentru cheltuieli nelegale și neeconomicoase.

Spre exemplu, închiderea contului de cheltuieli:

421 “Cheltuieli din fonduri cu destinație specială”

Contul se utilizează în contabilitatea ITM Alba numai pentru înregistrarea cheltuielilor cu stimulentele personalului, pentru care se organizează o contabilitate separată

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul contului 230 “Decontări cu salariații” cu sumele datorate angajaților ITM drept stimulente.

Cheltuielile cu fondul de stimulare conform statului de plată al stimulentelor.

Se creditează la sfârșitul anului prin debitul contului 337 “Fondul pentru stimularea personalului” pentru închiderea contului de cheltuieli.

La sfârșitul anului se închide contul de cheltuieli

3.10. Contabilitatea veniturilor la ITM Alba

Structura veniturilor ITM Alba se prezintă în tabelul de mai jos. O detaliere a structurii acestor venitur a fost făcută în paragraful 2.1. Evaluarea veniturilor conform clasificației bugetare.

Pentru evidența veniturilor, ITM Alba utilizează contrile

520 “Veniturile activității autofinanțate”

531 “Venituri de realizat”

528 “Venituri privind anii precedenți”

520 “Veniturile activității autofinanțate”

Contul ține evidența veniturilor încasate din activitatea extrabugetară.

Este un cont de pasiv.

Defalcarea pe analitice a contului este:

520.01 Venituri din comision

520.02 Venituri din taxe de autorizare

520.05 Venituri din dobânzi

520.06 Venituri din taxe de consultanță, alte taxe și autorizari privind relațiile de muncă

520.07 Venituri din taxe de consultanță, alte taxe și autorizari privind sănătatea și securitatea în muncă

520.08 Venituri din majorări de întârziere

520.09 Alte venituri (cursuri de perfecționare)

Aceste analitice se folosesc în corespondență cu analiticele similare ale contului 120 “Disponibil al instituției din finanțate din venituri extrabugetare”.

120.01 Disponibil din comision

120.02 Disponibil din taxe de autorizare

120.05 Disponibil din dobânzi

120.06 Disponibil din taxe de consultanță, alte taxe și autorizari privind relațiile de muncă

120.07 Disponibil din taxe de consultanță, alte taxe și autorizari privind sănătatea și securitatea în muncă

120.08 Disponibil din majorări de întârziere

120.09 Disponibil din alte venituri

Se creditează cu veniturile încasate prin debitul contului 120 “Disponibil al instituției din finanțate din venituri extrabugetare”, corespunzător analiticelor la care de referă:

Constituirea veniturilor din comision

Se debitează cu virarea veniturilor la Inspeția Muncii prin creditul contului 120 “Disponibil al instituției din finanțate din venituri extrabugetare”, corespunzător analiticelor la care de referă:

La sfârșitul lunii se virează veniturile la Inspecția muncii

Soldul contului reprezintă sumele încasate și nevirate la Inspecția Muncii la un moment dat.

531 “Venituri de realizat”

Contul ține evidența debitelor agenților economici privind comisionul neachitat.

Este un cont de pasiv.

Se creditează cu sumele care urmează a se încasa prin debitul contului 220 ”Debitori” pe baza procesului verbal de control reprezentând comision neachitat.

Se constituie debite privind comisionul neachitat

Se debitează cu sumele încasate de la agenții economici, reprezentând comision neachitat prin creditul contului 520.01 “Venituri din comision”.

Se încasează debitul

Concomitent se înregistrează venitul realizat

Soldul contului reflectă veniturile care urmează a se realiza.

528 “Venituri privind anii precedenți”

Contul se folosește o singură dată pe an, la începutul anului pentru înregistrarea veniturilor aferente lunii decembrie. Dispune de analitice identice cu cele ale contului 520 “Veniturile activității autofinanțate”..

Este un cont de pasiv.

Se creditează în luna ianuarie cu sumele reprezentând veniturile lunii decembrie prin debitul contului 520 “Veniturile instituției autofinanțate”.

Se debitează cu virarea sumelor către Inspecția Muncii prin creditul contului 120 “Disponibil al instituției finanțate din venituri extrabugetare”, în analiticele corespondente.

3.11. Contabilitatea materialelor la ITM Alba

Contabilitatea materialelor la ITM Alba se ține cu ajutorul contului 600 “Materiale”. Evidența se ține prin deschiderea de analitice pe fiecare material în parte.

600 “Materiale”

Este un cont de activ.

Se debitează cu materialele intrate în magazie prin creditul conturilor:

13 “Casa” cu materialele achiziționate și plătite în numerar;

159.04 “Bonuri cantități fixe” cu carburanți procurați pe bază de bonuri cantități fixe;

220.01 “Debitori din avansuri spre decontare” cu materiale achiziționate din avansuri spre decontare;

231 “Creditori” cu materiale rezultate din scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe;

120.04 “Disponibil din alimentări cu fonduri de la Inspecția Muncii” cu materialele achiziționate și plătite cu ordin de plată;

234 “Furnizori” cu materiale primite de la furnizori.

Spre exemplu, achiziționarea a 4 topuri de hârtie de copiator (un top=190.000 lei) se înregistrează:

Se creditează cu materialele eliberate în consum pe bază de bonuri de consum sau alte destinații prin debitul conturilor:

420 “Cheltuielile instituției autofinanțate” cu prețul de înregistrare al materialelor consumate efectiv;

220.03 “Debitori din pagube de mijloace materiale” cu materiale constatate lipsă la inventar sau degradate și imputate persoanelor vinovate;

Pe baza bonului de consum se înregistrează darea în consum a două topuri de hârtie de copiator (un top=190.000 lei):

Soldul contului este debitor și reprezintă valoarea la preț de înregistrare a materialelor aflate în stoc.

3.12. Contabilitatea obiectelor de inventar

Obiectele de inventar de mică valoare sau scurtă durată sunt bunuri cu caracter funcțional sau de uz administrativ-gospodăresc cu o valoare individuală mai mică de 8.000.000 lei indiferent de durata lor de serviciu sau cu o durată de întrebuințare mai mică de un an indiferent de valoarea lor.

Exemple de obiecte de inventar la ITM Alba:

telefoane

ștampile

birouri

dulapuri

covoare

calculatoare de birou

ventilatoare

Evidența operativă a obiectelor de inventar se conduce numai cantitativ cu ajutorul “fișei de magazie pe feluri de obiecte de inventar”.

Contabilitatea obiectelor de inventar se conduce cu ajutorul a două conturi:

602 “Obiecte de inventar în magazie”

603 “Obiecte de inventar în folosință”

602 “Obiecte de inventar în magazie”

Contul reflectă stocul de obiecte de inventar și mișcarea acestora în magazie.

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul contului:

311 “Fondul obiectelor de inventar” cu valoarea la preț de înregistrare a obiectelor de inventar intrate în instituție.

Spre exemplu, achiziționarea a 20 de perforatoare a 500.000 lei/bc. se face astfel:

Achiziția de la furnizor

Plata furnizorului

Concomitent se înregistrează intrarea în magazie a obiectelor de inventar

Se creditează prin creditul conturilor:

603 “Obiecte de inventar în folosință” cu prețul de înregistrare al obiectelor de inventar date în folosință;

311 “Fondul obiectelor de inventar” cu prețul de înregistrare al obiectelor de inventar constatate lipsă sau degradate imputate persoanelor vinovate, sau al obiectelor de inventar scoase din folosință .

Se dau în folosință 5 perforatoare a 500.000 lei/bc.

Se constată lipsa din magazie a unui perforator

Concomitent se impută magazionerului

Se încasează debitul în numerar

Pentru scoaterea din evidență a obiectelor de inventar trebuie întocmită o adresă către Inspecția Muncii. După aprobare aceasta duce la înregistrarea:

Soldul contului reflectă obiectele de inventar aflate în magazia instituției.

3.13. Contabilitatea mijloacelor fixe

Potrivit legislației în vigoare, se consideră mijloc fix un obiect care îndeplinește următoarele condiții:

Are o valoare nominală mai mare decât limita stabilită de lege (8.000.000 lei)

Are o durată de funcționare mai mare de un an.

ITM Alba, la fel ca orice instituție publică, nu calculează uzura obiectelor de inventar și nici nu amortizează mijloacele fixe.

Calea de intrare a mijloacelor fixe în ITM Alba este ordinul de transfer, prin care Inspecția Muncii transferă mijloace fixe inspectoratelor teritoriale de muncă.

Căile de ieșire a mijloacelor fixe din ITM Alba sunt:

Scoaterea din funcțiune

Transferul

Minusuri cu ocazia inventarierii

Calamități naturale

Exemple de mijloace fixe la ITM Alba:

cladiri

centrală telefonică

calculatoare

imprimante

autoturisme

sistem de alarmă

rețea de calculatoare

aparate de aer condiționat

Mijloacele fixe intrate în patrimoniul ITM Alba se înregistrează în contabilitate cu ajutorul contului 01 “Mijloace fixe și terenuri”. Acest cont are următoarele conturi sintetice de gradul II:

011 “Terenuri”

012 “Amenajări de terenuri”

013 “Mijloace fixe”

Dintre acestea, pentru ITM Alba are o importanță deosebită 013 “Mijloace fixe”.

013 “Mijloace fixe”

Contul ține evidența mijlocelor fixe intrate în patrimoniul ITM Alba și se desfășoară pe următoarele analitice:

013.01 “Construcții”

013.02 “Echipamente tehnologice”

013.03 “Aparate și instalații de măsurare, reglare, control”

013.04 “Mijloace de transport”

013.06 “Mobilier, aparatură de birotică, echipamente de protecție”

Este un cont de activ.

Se debitează prin creditul contului:

307 “Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului” cu valoarea mijloacelor fixe primite prin transfer de la Inspecția Muncii

Pe baza ordinului de transfer din 20.03.2003 ITM Alba a primit de la Inspecția Muncii un număr de 6 calculatoare COMPAQ (1 buc. =32.000.000)

Se creditează prin debitul contului:

307 “Fondul bunurilor care alcătuiesc domeniul privat al statului” cu valoarea mijloacelor fixe ieșite din patrimoniu prin casare, transferare, distruse sau constatate lipsă la inventar.

Ieșirea din patrimoniu a mijloacelor fixe

Dacă la casarea mijloacelor fixe există posibilitatea ca o anumită sumă să fie recuperată, aceasta se înregistrează:

Dacă la casare rezultă materiale recuperate prin dezmembrări, aceste materiale se înregistrează ca venituri de realizat:

Materiale recuperate din dezmembrări

Vânzarea materialelor recuperate

Concomitent se scad materialele din evidență

Soldul contului este debitor și reflectă valoarea mijloacelor fixe aflate în administrarea ITM la finele perioadei.

3.14. Monografie contabilă cu principalele operațiuni înregistrate în contabilitatea ITM Alba pentru luna martie 2003

1.În data de 05.03.2003, pe baza ordinelor de plată nr.133,135,137,142,144 se achită contribuțiile instituției la asigurările sociale, precum și reținerile din salarii care se plătesc din contribuția la asigurările sociale (pentru persoanele în concedii de boală) evidențiate în luna februarie 2003:

2. În data de 05.03.2003 se virează cu ordinul de plată 133, contribuția unității la fondul de asigurări de accidente și boli profesionale:

3. În data de 05.03.2003 se virează pe baza ordinelor de plată 134,135, 136, 137, 138, 140, 141, 142, 143, 144, reținerile din salarii datorate terților:

4. În data de 05.03.2003 se virează cu ordineul de plată 144, sumele privind sporurile personalului

5. În data de 05.03.2003 se virează cu ordinul de plată 136, contribuția instituției la fondul de șomaj.

6.În data de 05.03.2003 se virează cu ordinul de plată 135, contribuția instituției la fondul de sănătate.

7.În data de 05.03.2003 se ridică numerarul pentru plata salariilor pe baza cec-ului nr 1047193.

8.În data de 05.03.2003 se achită salariile în numerar pe baza statului de plată

9.În data de 07.03.2003 se achită contravaloarea convorbirilor telefonice și abonamentelor telefonice pe baza facturii nr. 4335600.

10.În data de 07.03.2003 se achită factura pentru convorbiri telefonice cu ordinul de plată 149.

11.În data de 07.03.2003 se înregistrează chiria pentru spațiul închiriat pentru punctul de lucru din localitatea Sebeș și contravaloarea energiei electrice consumate de acest punct de lucru pe baza facturii nr. 139978.

12.În data de 07.03.2003.se achită chiria și energia electrică pentru punctul de lucru Sebeș pe baza ordinului de plată 148.

13.În data de 07.03.2002 se ridică numerar de la bancă pentru acordarea unui avans de deplasare pe baza cec-ului nr. 1047194.

14.În data de 07.03.2003 se acordă un avans de deplasare angajatului Oneț Sorin pe baza dispoziției de plată către caserie nr. 51.

15.În data de 10.03.2003 se justifică avansul de deplasare al angajatului Oneț Sorin cu ordinul de deplasare nr. 360.

16.În data de 10.03.2003 se încasează diferența de avans de deplasare pe baza chitanței nr. 1583.

17.În data de 11.03.2003 se reconstituie creditele pentru deplasări pe baza foii de vărsământ nr. 3033969.

18. În data de 11.03.2003 se evidențiază constituirea unui debit pentru plata comisionului pe baza procesului verbal de control nr. 4515.

19.În data de 12.03.2003 se încasează debitul constituit cu ordinul de plată nr. 13

20.Concomitent se încasează efectiv debitul

21.În data de 12.03.2003 se virează contravaloarea garanțiilor materiale pentru casieră cu ordinul de plată nr. 141.

22.În data de 12.03.2003 se virează la Inspecția Muncii veniturile aferente lunii februarie 2003 din comision cu ordinul de plată nr. 132.

23.În data de 12.03.2003 se virează la Inspecția Muncii veniturile aferente lunii februarie 2003 din taxe de expertizare cu ordinul de plată 132.

24.În data de 12.03.2003 se virează la Inspecția Muncii veniturile aferente lunii februarie 2003 din dobinzi cu ordinul de plată nr. 132.

25.În data de 12.03.2003 se virează la Inspecția Muncii veniturile aferente lunii februarie 2003 din alte taxe ale compartimentului relatii de munca cu ordinul de plată nr. 132.

26.În data de 12.03.2003 se virează la Inspecția Muncii veniturile aferente lunii februarie 2003 din alte taxe ale compartimentului Sanatate și securitate în muncă cu ordinul de plată nr. 132.

27.În data de 12.03.2003 se virează la Inspecția Muncii veniturile aferente lunii februarie 2003 din majorari de întârziere cu ordinul de plată nr. 132.

28.În data de 12.03.2003 se virează la Inspecția Muncii veniturile aferente lunii februarie 2003 din cursuri de perfecționare cu ordinul de plată 132.

29.În data de 31.03.2003 se încasează venituri din comision pe baza centralizatorului nr. 3.

30. În data de 31.03.2003 se încasează venituri din taxe de expertizare pe baza centralizatorului nr. 3.

31. În data de 31.03.2003 se încasează venituri din dobinzi pe baza centralizatorului nr. 3.

32. În data de 31.03.2003 se încasează venituri din majorari de întârziere pe baza centralizatorului nr. 3.

33. În data de 31.03.2003 se evidențiază salariile de bază ale lunii martie 2003 pe baza pe baza statului de plată nr. 3.

34. În data de 31.03.2003 se evidențiază salariile de merit ale lunii martie 2003 pe baza pe baza statului de plată nr. 3

35. În data de 31.03.2003 se evidențiază indemnizațiile de conducere aferente lunii martie 2003 pe baza statului de plată nr. 3.

36. În data de 31.03.2003 se evidențiază sporul de complexitate aferent lunii martie 2003 pe baza statului de plată nr. 3

37. În data de 31.03.2003 se evidențiază sporurile de vechime aferente lunii martie 2003 pe baza statului de plată nr. 3

38. În data de 31.03.2003 se evidențiază reținerile din salariile lunii martie 2003 pe baza statului de plată nr. 3

39. În data de 31.03.2003 se evidențiază reținerile pe card aferente sporurilor pe baza statului de plată nr. 3

40. În data de 31.03.2003 se evidențiază CAS datorat de instituție pe baza statului de plată nr. 3

41. În data de 31.03.2003 se evidențiază contribuția la fondul de accidente datorată de instituție pe baza statului de plată nr. 3

42. În data de 31.03.2003 se evidențiază contribuția instituției la fondul de șomaj pe baza statului de plată nr. 3

43. În data de 31.03.2003 se evidențiază contribuția instituției la fondul de sănătate pe baza statului de plată nr. 3

Balanța de verificare sintetică pentru prezenta monografie se prezintă în anexa nr. 5.

Capitolul IV. Posibilități de prelucrare a informației contabile cu ajutorul mijloacelor de calcul electronic.

Pentru Inspectoratul Teritorial de Muncă, evidența computerizată este o necesitate obiectivă. Prin natura activității sale, instituția trebuie să aibă o evidență strictă a angajatorilor cărora le păstrează carnetele de muncă. De asemenea, obligativitatea depunerii lunare la ITM de către angajatori a statelor de plată ale salariaților, a deciziilor de majorare a salariilor, a deciziilor de schimbare a încadrării personalului necesită un număr mare de operațiuni care nu s-ar putea realiza fără ajutorul unor mijloace electronice de calcul.

De asemenea, sumele datorate de agenții economici ITM Alba se încasează lunar și necesită un volum mare de prelucrare. Fundamentarea veniturilor la sfârșitul anului pentru anul viitor în vederea întocmirii bugetului de venituri și cheltuieli trebuie să se bazeze pe date provenind de la cca 16.000 de angajatori care au în total cca. 200.000 de angajați.

Toate acestea duc la concluzia că activitățile contabile ar fi extrem de greu de realizat fără ajutorul tehnicilor moderne de calcul. În această ordine de idei, la ITM Alba au fost elaborate programe informatice care să ajute atât la evidența veniturilor instituției cât și la fundamentarea acestora.

Cele mai importante programe informatice care au tangență directă cu activitatea contabilă a ITM sunt:

Programul “Contracte” – care ține evidența tuturor angajatorilor din județ, a angajaților acestora și a mișcărilor care se înregistrează în statutul fiecărui salariat în parte în cursul fiecărei luni calendaristice;

Programul “Caserie” – a fost creat pentru funcționarea operativă a casieriei în timp real.

Programul “Banca” – creat pentru evidența comisionului încasat prin virament, care împreună cu datele despre comisionul încasat prin casierie reprezintă evidența analitică pe fiecare angajator a contului 520.01 “Venituri din comision”.

Programul “Balans” – utiliyat pentru evidența contabilă a ITM Alba.

Programul “Contracte”

Programul a fost conceput pentru a ține evidența angajatorilor privați care au relații cu ITM Alba precum și a angajaților acestora.

Datele de intrare ale programului provin din contractele individuale de muncă înregistrate la ITM Alba, deciziile de majorare a salariilor pentru fiecare angajat în parte, acte adiționale contractului de muncă din care rezultă funcția ocupată, domiciliul, programul de lucru, deciziile de desfacere a contractului de muncă.

Din program rezultă:

Numărul exact al persoanelor angajate cu contract de muncă activ în județ;

Numărul de carnete de muncă aflate la ITM Alba spre păstrare și completare;

Numărul de persoane angajate de societăți care păstrează carnetele de muncă și pentru care ITM Alba efectuează servicii de verificare și certificare;

Ultimul salariu al fiecărui angajat al fiecărui angajator aflat în evidența ITM.

Programul prezintă importanță pentru contabilitatea ITM Alba deoarece cu ajutorul majorărilor salariale înregistrate pe parcursul unui an calendaristic se poate estima fondul de salarii al angajatorului. Suma fondurilor de salarii ale tuturor angajatorilor aflați în evidența ITM reprezintă baza de calcul a comisionului datorat de către agenții economici din județ.

Cunoașterea salariilor curente ale fiecărui angajat și numărul de angajați din județ de poate determina salariul mediu cu ajutorul căruia se fundamentează veniturile din comision așa cum s-a arătat în paragraful 2.1 Evaluarea veniturilor pe baza clasificației bugetare.

Cunoscând numărul total de carnete de muncă aflate în custodia ITM Alba și al carnetelor de muncă pe care ITM le verifică și certifică de pot fundamenta cele două venituri din comision:

Venituri din păstrarea și completarea carnetelor de muncă

Venituri din verificarea și certificarea carnetelor de muncă

Ecranul principal al programului se prezintă în Fig. 4.

Fig. 4.1. Ecranul principal al programului “Contracte”

Programul “Caserie”

Programul a fost creat pentru a ține evidența operativă a operațiunilor de la ghișeul casieriei ITM Alba. Programul efectuează următoarele operații:

Ține evidența încasărilor prin casieria ITM pe baza dispozițiilor de încasare către casierie. Programul eliberează chitanțe;

Ține evidența plăților de casă și a depunerilor de numerar către Trezoreria Alba;

Generează “Registrul de casă” la sfârșitul fiecărei zile.

În continuare se prezintă ecranele principale ale programului.

Fig. 4.2. Ecranul de încasare și eliberare chitanțe

Fig. 4.3. Registru de casă generat de programul “Caserie”

Programul “Banca”

Programul a fost creat pentru a ține evidența operativă a operațiunilor de încasare a comisionului la ITM Alba. Programul efectuează următoarele operații:

Ține evidența încasărilor de comision pe baza ordinelor de plată emise de agenții economici;

Poate prelua încasările de comision din baza de date a programului “Casierie”.

Generează Balanța de verificare a contului 520.01 “Venituri din comision” la sfârșitul fiecărei luni.

Fig. 4.4. Ecranul principal pentru încasarea comisionului prin ordin de plată

Programul “Balans”

Cu ajutorul acestui program se ține evidența contabilă a ITM Alba. Programul este realizat de către firma “Sintec” din Baia Mare și a fost primit prin transfer de la Inspecția Muncii.

Programul elaborează balanțe de verificare, fișe de conturi și alte situații contabile. Limitele sale rezidă în imposibilitatea de a desfășura mai mult de un analitic pe fiecare cont sintetic, astfel că, o înregistrare de tipul:

va trebui înregistrată sub forma:

Fig. 4.5. Sistem informatic pentru asistarea contabilității

Capitolul V. Concluzii și propuneri

Deși din punct de vedere teoretic ITM Alba este un organism integral autofinanțat, care ar trebui să-și gestioneze singură fondurile obținute în regim extrabugetar, remarcăm o aparentă anomalie în organizarea contabilității la această instituție. Această anomalie constă în faptul că, la începutul fiecărei luni ITM Alba virează în întregime veniturile încasare, către Inspecția Muncii București. Tot la începutul fiecărei luni se întocmește un Necesar de credite care este înaintat Inspecției Muncii care va aproba alimentarea cu fonduri a ITM Alba. Ni se pare oarecum inutilă circulația acestor fonduri de la ITM Alba la Inspecția Muncii pentru ca apoi aceste fonduri să revină în instituție sub forma alimentărilor cu fonduri. Cu alte cuvinte, o particularitate a inspectoratelor teritoriale de muncă este că acestea funcționează, din punct de vedere al fondurilor, în regim extrabugetar, dar organizează alimentările cu fonduri după sistemul bugetar.

Din punct de vedere al informatizării contabilității la ITM Alba, considerăm necesară achiziționarea unui program de contabilitate modern, care să permită o evidență contabilă corectă pe toate analiticele clasificației bugetare.

Din punctul de vedere al perspectivelor, asupra Inspectoratului Teritorial de Muncă Alba planează o anumită stare de incertitudine cu privire la modul în care va funcționa în viitor. În anul 2003 au fost adoptate acte legislative importante, care nu clarifică însă pe deplin situația în care se vor afla inspectoratele de muncă și Inspecția Muncii în viitor, din cauză că prevederile legale din Codul Muncii stipulează desființarea carnetelor de muncă începând cu data de 1 ianuarie 2003, lucru care va conduce la regândirea rolului pe care Inspecția Muncii îl va avea în sistemul Ministerului Muncii și Solidarității Sociale. Această regândire se va face probabil prin modificarea legislației în vigoare.

Desființarea carnetelor de muncă va anula practic statutul de instituție integral autofinanțată a Inspecției Muncii și implicit inspectoratelor de muncă și va transforma aceste instituții în unități bugetare datorită faptului că veniturile din comision reprezintă la ora actuală cca. 70% din veniturile inspectoratelor de muncă. Implicațiile situației descrise mai sus asupra contabilității se vor face simțite cel mai probabil asupra modului de fundamentare a veniturilor și cheltuielilor și în primul rând asupra organizării contabilității veniturilor.

Din acest punct de vedere, decizia de desființare a carnetelor de muncă ni se pare o eroare!

În primul rând din punct de vedere al angajaților, prin statutul carnetelor de muncă de oglindă a activității pe întreg parcursul activității profesionale, acestea reprezintă un act al titularului, care au utilitate la dovedirea vechimii în specialitate, la obținerea de credite, la stabilirea pensiilor de întreținere, etc.

În al doilea rănd, statul prin renunțarea la comisionul pentru completarea și certificarea carnetelor de muncă înlocuiește un venit cu o cheltuielă echivalentă, care se cifrează actualmente la cca. 2000 miliarde lei în condiții de constrângere bugetară și de deficit al bugetului de stat.

În al treilea rând, din punctul de vedere al angajatorilor. Prin plata comisionul de 0,75% din fondul de salarii (sumă infimă pentru prestarea unui serviciu pentru care este nevoie de personal specializat) angajatorul era degrevat de o sarcină pe care cu siguranță nu și-a dorit-o.

Considerăm că țara noastră se poate integra în organismele europene și prin adaptarea soluțiilor dovedit funcționale ale specificului național la cerințele Uniunii Europene.

Bibliografie

Drehuță, E., Neamțu G., Voicu E. –Bugetul public și contabilitatea unităților bugetare, Editura Agora, Bacău, 2000;

Greceanu-Cocoș V. –Contabilitatea instituțiilor publice comentată și actualizată, vol.I-II, Societatea “Adevărul”, București, 2002;

Șoșdean A.-Contabilitatea Instituțiilor publice, Editura Mirton, Timișoara, 2001;

Șoșdean A.-Gestiunea financiară a instituțiilor publice, Editura Mirton, Timișoara, 1995;

Șoșdean A.-Contabilitatea primăriilor în economia de piață, Editura Amarcord, Timișoara, 2000;

Șoșdean A., Boloș M.I., Trifan V.F. –Bugetul local-abordare teoretică și metodologică, Editura Mirton, Timișoara, 2002;

*** -Legea nr.108/1999 pentru înființarea și organizarea Inspecției Muncii;

*** -Legea nr.130/1999 privind unele măsuri de protecție a persoanelor încadrate în muncă;

*** -Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice;

*** -Ordinul nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale;

*** -Dispoziția nr. 145/2003 a Inspectorului General de Stat al Inspec’iei Muncii pentru aprobarea Normelor proprii privind aplicarea prevederilor Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 1792/2002;

*** -Legea nr. 199/1999 privind Statutul Funcționarilor publici;

*** -Ordonanța de Urgență nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcționarilor publici;

*** -Legea nr. 228/2003 pentru aprobarea Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcționarilor publici.