Organizarea, Conducerea Si Controlul Stocurilor
CAPITOLUL I
PREZENTAREA GENERALĂ A COOPERATIVEI MEȘTEȘUGĂREASCĂ VOINȚA
Date de identificare
1.Denumire completă: Cooperativa Meșteșugărească Voința Odorheiu-Secuiesc
2.Număr de înmatriculare la Registrul Comerțului: J19/1070/30.09.1991
3.Cod fiscal: R 525450
4.Adresa sediului: Localitate: Odorheiu-Secuiesc
Județ: Harghita
Strada: Bethlen Gabor
Număr: 2
Cod poștal: 4150
Telefon: 066-212394
Fax: 066-218328
1.1 Scurt istoric
Cooperativa Meșteșugărească VOINȚA este o asociație independentă cu caracter economic și social, care s-a constituit pe baza consimțământului liber cu persoanele care au devenit cooperatori, în scopul desfășurării activității în comun , cu mijloace de producție proprietate cooperatistă sau închiriate.
Cooperativa Meșteșugărescă Voința Odorheiu–Secuiesc, cu sediul în strada Bethlen Gabor nr 2 s-a constituit în conformitate cu prevederile Legii nr 31/1990 privind societățile comerciale și al statutului propriu și este înmatriculată la Registrul Comerțului sub nr J19/1070/30.09.1991, având codul fiscal R 5254550.
Principalul obiect de activitate este producerea de articole de îmbrăcăminte pentru bărbați și femei (costume, sacouri, pantalone, bluze ) și comercializarea acestora pe piața internă și externă.
La data de 1 ianuarie 1949 a fost înființată o secție de confecții în cadrul cooperativei de producție meșteșugărești “U.M.G.I.SZ.” din orașul Odorhei.
Secția de confecții a acestei cooperative la înființare a avut 18 membrii.
În luna aprilie 1949 secțiile de producție meșteșugărescă UMGISZ s-au despărțit și din secția de croitorie confecții și de comandă s-au înființat cooperativa de producție meșteșugărească “Voința “ și “ 1 mai Odorhei “.
În 1991 Cooperativa Meșteșugărescă Voința a fost înmatriculată la Registrul Comerțului și înregistrată la Ministerul Finanțelor- Direcția Generală a Finanțelor Publice a județului Harghita cu număr 1070/30.09.1991.
Patrimoniul cooperativei cu excepția capitalului social nominalizat pe membrii cooperatori este indivizibil, iar bunurile din patrimoniul cooperativei constituie proprietate privată.
Obiectele de activitate ale cooperativei sunt următoarele:
– asigurarea materiilor prime pentru întreprindere;
– confecționarea și comercializarea produselor finite;
– prestări de servicii către populație;
– efectuarea de operațiuni import-export.
Cooperativa Meșteșugărească Voința lucrează majoritar în sistem lohn, materiile prime și auxiliare se asigură în proporție de 98% de către clienți externi, care preiau și producția aferentă. Din totalul producției obținute lunar circa 98% este destinată pentru export.
Ca principală piață de desfacere pentru confecții în sistem lohn este Germania prin contracte directe încheiate cu patru firme:
– KOHLER&KRENZER GmbH
– DIEGEL
– KEMPER GmbH
– INTER JAGD
Suprafața totală a spațiilor aparținătoare cooperativei este de 6240 mp, din care au fost date în chirie 1800 mp.
Cooperativa Voința mai are în componență un magazin propriu de desfacere de prezentare și un chiosc alimentar. Nu are alte secții de producție în orașul Odorhei sau în alte localități.
1.2 Prezentarea situației actuale
Principala preocupare a conducerii cooperativei este asigurarea continuității producției cu comenzi externe, cu un preț pe produs cât mai avantajos, cunoașterea posibilităților pieței externe, a concurenței din domeniu, a gradului de risc privind partenerul străin.
În crearea imaginii cooperativei un loc aparte ocupă contractul economico-financiar cu partenerii externi, cât și cu furnizorii din țară.
Trebuie menționat că cooperativa nu are facturi neîncasate în afara termenului contractual, cât și furnizori neachitați, respectiv restanțe față de bugetul statului și asigurări sociale.
Ca o concretizare a efortului depus de întregul colectiv al cooperativei, trebuie să amintim rezultatele de excepție obținute la nivel național, prin dobândirea unor poziții fruntașe, în topul general al cooperativelor clasându-ne pe locul III. în anul 1998, iar în privința profitului brut realizat pe locul II., cât și în ramura confecții- textile-tricotaje tot pe locul II.
Capitalul social subscris și vărsat prezintă următoarele creșteri:
1996- 158 milioane lei
1997- 718 milioane lei
1998- 1448 milioane lei
1999- 3783 milioane lei
2000- 5479 milioane lei
Indicatorii de lichiditate prezintă următoarele valori pe anul 2000:
Ac
Lichiditatea curentă: Lc= —— ;
Pc
Lichiditatea curentă (Lc) arată măsura în care datoriile curente pot fi acoperite pe seama activelor curente. Compară ansamblul lichidităților potențiale, asociate activelor circulante, cu ansamblul datoriilor datoriilor scadente sub un an.
unde Ac- active curente
Pc- pasive curente
Ac=12687965000 lei
Pc=3595867000 lei
Lc=3,52
Ac – S
Lichiditatea rapidă: Lr = ———— ;
Pc
unde St- stocuri
Lichiditatea rapidă (Lr) exprimă capacitatea firmei de a-și onora datoriile pe termen scurt din creanțe și disponibilități bănești. Lichiditatea rapidă exclude stocurile din mijloacele curente din plata acestea constituind elementul cel mai lent sub aspectul gradului de liciditate al activelor circulante.
St=186512000 lei
Lr=3,47
D
Lichiditatea imediată: Li = —— ;
Pc
unde D- disponibilități bănești
Lichiditatea imediată (Li) apreciază măsura în care datoriile exigibile pot fi acoperite pe seama disponibilităților bănești. Pune în corespondență elementele cele mai lichide ale activului cu datoriile pe termen scurt.
D=4050100000 lei
Li=1,15
S
4.Viteza de rotație a stocurilor: VrSt = —— * 100;
CA
unde CA- cifra de afaceri
Rotația stocurilor arată rapiditatea cu care stocurile trec prin toate stadiile activiății până se întorc în forma bănească inițială. Cu cât viteza de rotație a stocurilor este mai mare cu atât eficiența folosirii lor este mai mare, având drept effect eliberarea de resurse financiare.
CA=16792888000 lei
VrSt=1,11
Având în vedere că firma lucrează în sistem lohn, valoriile indicatoriilor se încadrează în limite normale.
Datele detaliate ale rezultatelor economico-financiare sunt următoarele:
Rezultatele economico-financiare ale Cooperativei Voința
Tabel nr.1 -mii lei-
1.3 Structura organizatorică
Cooperativa Meșteșugărească Voința este condusă de organele alese dintre cooperatori în Adunarea Generală.
Conducerea operativă este asigurată de președintele Cooperativei.
Cooperativa Meșteșugărească Voința are 530 de salariați în următoarea structură:
Total personal: 530
din care: – direct productivi 510
– indirect productivi 20
Din personalul direct productivi: 510
– maiștri 9
– muncitori 501
Din total personal:
– cu studii superioare 3
– cu studii medii 130
Din total personal:
– femei 469
– bărbați 61
Structura organizatorică este de tip ierarhic-funcțional, compusă din birouri funcționale și de producție. Principale birouri funcționale sunt următoarele:
– financiar-contabil;
– normare-salarizare;
– administrativ;
– import-export;
– desfacere;
– mecano-energetic;
– PSI.
Conform schemei de organizare (organigrama), Cooperativa Voința are următoarea structură:
ORGANIGRAMA COOPERATIVEI VOINȚA
valabil de la 1 noiembrie 2000
CAPITOLUL II
ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII ȘI A EVIDENȚEI TEHNICO-OPERATIVE A STOCURILOR
2.1 Stocurile – definire și structură
Un loc și rol important în gestiunea și activitatea unităților patrimoniale îl au activele circulante (mobilizate). Acestea cuprind ansamblul bunurilor și serviciilor care intervin în ciclul de exploatare al întreprinderii, destinate :
– fie a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în procesul de producție;
– fie a fi consumate la prima lor utilizare .
În gestiune ele formează stocurile propriu-zise și producția în curs de execuție.
În cadrul stocurilor propriu-zise sunt incluse:
1. mărfurile, respectiv bunurile pe care unitatea patrimonială le cumpără în vederea revânzării ;
2. materiile prime ,care participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit integral sau parțial , fie în starea lor inițială ,fie transformată.
3.materialele consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat , – piese de schimb , semințe și materiale de plantat , furaje , și alte materiale consumabile ), care participă sau ajută la procesul de fabricație sau de exploatare , fără a se regăsi , de regulă , în produsul finit;
4.produsele, bunuri, lucrări și servicii obținute în diferite faze din procesul de fabricație sau alte activități de exploatare destinate livrării terților și în unele cazuri pentru consumul intern.
În structura produselor se disting:
– semifabricatele, care sunt acele produse a căror proces tehnologic a fost terminat într-o secție (fază de fabricație ) și care trec în continuare în procesul tehnologic al altei secții (fază de fabricație ) sau se livrează terților;
– produsele finite sunt produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricație și nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul întreprinderii ; putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienților ;
– produsele reziduale , elemente secundare rezultate din fabricație , cum sunt rebuturile , materiale recuperabile sau deșeuri.
5. animalele și păsările , respectiv animalele născute și cele tinere de orice fel , crescute și folosite pentru reproducție , animalele , păsările puse la îngrășat pentru a fi valorificate și coloniile de albine , precum și animalele pentru producție de lână , lapte ,și blană.
6. ambalajele cuprind bunurile necesare pentru producția materialelor pe timpul transporturilor și depozitării sau pentru prezentarea lor comercială. În această categorie de stocuri se includ ambalajele refolosibile achiziționate goale sau o dată cu materialele și mărfurile aprovizionate, cele confecționate în unitate și cele restituite de clienți , potrivit contractelor încheiate cu aceștia.
Ambalajele și materialele de ambalat executate în secțiile de fabricație ale întreprinderii pentru a fi vândute ca atare se cuprind în stocurile de produse finite.
De asemenea, materialele de ambalat care nu se pot gestiona ca ambalaje se includ în stocurile de alte materiale consumabile.
7. obiecte de inventar și baracamente.
Obiectele de inventar sunt bunuri cu o valoare mai mică decât limita stabilită pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu o durată mai mică de un an , indiferent de valoare lor , precum și bunurile asimilate acestora (echipamentul de protecție , echipamentul de lucru , îmbrăcăminte specială , scule , dispozitivele și verificatoarele – SDV- urile – aparatele de măsură și control – AMC- urire cu atât eficiența folosirii lor este mai mare, având drept effect eliberarea de resurse financiare.
CA=16792888000 lei
VrSt=1,11
Având în vedere că firma lucrează în sistem lohn, valoriile indicatoriilor se încadrează în limite normale.
Datele detaliate ale rezultatelor economico-financiare sunt următoarele:
Rezultatele economico-financiare ale Cooperativei Voința
Tabel nr.1 -mii lei-
1.3 Structura organizatorică
Cooperativa Meșteșugărească Voința este condusă de organele alese dintre cooperatori în Adunarea Generală.
Conducerea operativă este asigurată de președintele Cooperativei.
Cooperativa Meșteșugărească Voința are 530 de salariați în următoarea structură:
Total personal: 530
din care: – direct productivi 510
– indirect productivi 20
Din personalul direct productivi: 510
– maiștri 9
– muncitori 501
Din total personal:
– cu studii superioare 3
– cu studii medii 130
Din total personal:
– femei 469
– bărbați 61
Structura organizatorică este de tip ierarhic-funcțional, compusă din birouri funcționale și de producție. Principale birouri funcționale sunt următoarele:
– financiar-contabil;
– normare-salarizare;
– administrativ;
– import-export;
– desfacere;
– mecano-energetic;
– PSI.
Conform schemei de organizare (organigrama), Cooperativa Voința are următoarea structură:
ORGANIGRAMA COOPERATIVEI VOINȚA
valabil de la 1 noiembrie 2000
CAPITOLUL II
ORGANIZAREA CONTABILITĂȚII ȘI A EVIDENȚEI TEHNICO-OPERATIVE A STOCURILOR
2.1 Stocurile – definire și structură
Un loc și rol important în gestiunea și activitatea unităților patrimoniale îl au activele circulante (mobilizate). Acestea cuprind ansamblul bunurilor și serviciilor care intervin în ciclul de exploatare al întreprinderii, destinate :
– fie a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în procesul de producție;
– fie a fi consumate la prima lor utilizare .
În gestiune ele formează stocurile propriu-zise și producția în curs de execuție.
În cadrul stocurilor propriu-zise sunt incluse:
1. mărfurile, respectiv bunurile pe care unitatea patrimonială le cumpără în vederea revânzării ;
2. materiile prime ,care participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit integral sau parțial , fie în starea lor inițială ,fie transformată.
3.materialele consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat , – piese de schimb , semințe și materiale de plantat , furaje , și alte materiale consumabile ), care participă sau ajută la procesul de fabricație sau de exploatare , fără a se regăsi , de regulă , în produsul finit;
4.produsele, bunuri, lucrări și servicii obținute în diferite faze din procesul de fabricație sau alte activități de exploatare destinate livrării terților și în unele cazuri pentru consumul intern.
În structura produselor se disting:
– semifabricatele, care sunt acele produse a căror proces tehnologic a fost terminat într-o secție (fază de fabricație ) și care trec în continuare în procesul tehnologic al altei secții (fază de fabricație ) sau se livrează terților;
– produsele finite sunt produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricație și nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul întreprinderii ; putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienților ;
– produsele reziduale , elemente secundare rezultate din fabricație , cum sunt rebuturile , materiale recuperabile sau deșeuri.
5. animalele și păsările , respectiv animalele născute și cele tinere de orice fel , crescute și folosite pentru reproducție , animalele , păsările puse la îngrășat pentru a fi valorificate și coloniile de albine , precum și animalele pentru producție de lână , lapte ,și blană.
6. ambalajele cuprind bunurile necesare pentru producția materialelor pe timpul transporturilor și depozitării sau pentru prezentarea lor comercială. În această categorie de stocuri se includ ambalajele refolosibile achiziționate goale sau o dată cu materialele și mărfurile aprovizionate, cele confecționate în unitate și cele restituite de clienți , potrivit contractelor încheiate cu aceștia.
Ambalajele și materialele de ambalat executate în secțiile de fabricație ale întreprinderii pentru a fi vândute ca atare se cuprind în stocurile de produse finite.
De asemenea, materialele de ambalat care nu se pot gestiona ca ambalaje se includ în stocurile de alte materiale consumabile.
7. obiecte de inventar și baracamente.
Obiectele de inventar sunt bunuri cu o valoare mai mică decât limita stabilită pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu o durată mai mică de un an , indiferent de valoare lor , precum și bunurile asimilate acestora (echipamentul de protecție , echipamentul de lucru , îmbrăcăminte specială , scule , dispozitivele și verificatoarele – SDV- urile – aparatele de măsură și control – AMC- urile și alte obiecte similare ).
Baracamentele și amenajările provizorii sunt bunurile achiziționate sau construite de întreprindere pentru lucrările și prestațiile de construcții.
Menținerea stocurilor la nivel minim indispensabil pentru a putea permite funcționarea normală a întreprinderii asigură formarea stocului – util .Există două noțiuni de stoc – util:
– stocul normal , optim sau ideal , care asigură nivelul de rentabilitate optimă;
– stocul – util efectiv , respectiv minimul de stoc care este necesar la funcționarea întreprinderii.
În situația iregularităților posibile în aprovizionarea, întreprinderile construiesc uneori stocuri de siguranță (stocks de precaution ). De asemenea, pot folosi prilejul de a face achiziții în condiții favorabile, în funcție de posibilitățile lor financiare , pentru a conserva un stoc de rezervă conjunctural – speculativ.(stocks de speculation).
2.2 Clasificarea și conținutul stocurilor la Cooperativa Meșteșugărească Voința
Pentru organizarea unei contabilități unitare și corecte este necesar în primul rând să se cunoască atât categoriile mari de stocuri gestionate de întreprindere, cât și fiecare fel de bun în parte, deci gruparea acestora după diferite criterii.
La clasificarea stocurilor se folosesc două criterii principale:
1. natura fizică a bunurilor sau a serviciilor
2. ordinea cronologică , succesiunea derulării lor în ciclul de exploatare (aprovizionare , producție în curs , produse , livrări ), respectiv destinația , utilitatea.
1. Din punctul de vedere al naturii fizice și însușirilor lor tehnice, stocurile se clasifică pe categorii, pe grupe, subgrupe și clase, în așa fel încât înăuntrul unei grupe să figureze stocuri cu însușiri comune.
Întrucât stocurile folosite în activitatea unităților patrimoniale sunt diverse și însușirile lor sunt foarte variate, pentru a ușura operațiile de aprovizionare și livrare, de păstrare, de folosire și de evidențiere, este necesar să se întocmească o listă a tuturor materialelor folosite , cunoscută sub denumirea de nomenclator de materiale .
În nomenclator, în afară de denumire, fiecărui bun i se atribuie un cod.
Codificarea stocurilor dă posibilitatea înlăturării confuziilor între acestea, ușurează emiterea documentelor primare prin înlocuirea denumirilor lungi cu semne cifrice sau litere convenționale, asigură prelucrarea automată a datelor.
La întocmirea documentației tehnice, fișei tehnologice, listei de materiale, normei de consum , este indicat să se înscrie , pe lângă denumirea materialului sau produselor , și codul acestora.
De asemenea, codul se înscrie și în documentele justificative.
2. După succesiunea, ordinea în ciclul de exploatare, clasificarea are în vedere destinația stocurilor în activitatea de exploatare, pe baza principiului grupării, omogenizării și generalizării prin conturi.
Se formează o succesiune funcțională a stocurilor:
Materii prime;
Materiale și furnituri consumabile;
Piese de schimb;
Obiecte de inventar de mică valoare sau scurtă durată;
Producție ți lucrări în curs de execuție;
Servicii în curs de execuție (studii, prestații de servicii);
Semifabricate (producție intermediară);
Produse finite;
Produse reziduale (rebuturi, materiale recuperabile);
Baracamente și amenajări provizorii de șantier;
Stocuri provenite din imobilizări;
Animale tinere la îngrășat și pentru reproducție;
Mărfuri;
Ambalaje;
Stocuri pe drum sau date în custodie la terți.
Această clasificare este folosită la delimitarea conturilor sintetice și construcția sistemului de conturi pentru contabilitatea stocurilor.
La Cooperativa Voința, din punctul de vedere al naturii fizice și a însușirilor lor tehnice , stocurile se clasifică pe categorii , pe grupe , subgrupe si după cod.
Un model de codificare și elaborare a nomenclatorului stocurilor se prezintă în felul urător la Cooperativa VOINȚA:
Nomenclatorul stocurilor la Cooperativa Voința
Tabel nr.2
După succesiunea, ordinea în ciclul de exploatare, clasificarea stocurilor la Cooperativa Voința se prezintă în felul următor:
– Materii prime;
– Materiale consumabile;
– Piese de schimb;
– Obiecte de inventar;
– Produse finite;
– Mărfuri;
– Ambalaje.
2.3 Evaluarea stocurilor
2.3.1 Reguli de evaluare a stocurilor
Contabilitatea trebuie să asigure delimitarea costurilor încorporabile în stocuri și să instituie procedee de determinare a costurilor de intrare a lor (stocurilor) în patrimoniu.
La evaluarea stocurilor se disting trei momente principale stării lor patrimoniale:
Evaluarea la intrarea în patrimoniul întreprinderii ;
Evaluarea la inventariere;
Evaluarea la bilanț.
Evaluarea stocurilor la intrarea în patrimoniu
Regula generală de evaluare și înregistrare a stocurilor este evaluarea la costul istoric , care poate fi:
– costul de achiziții, în cazul bunurilor aprovizionate de la terți;
– costul de producție, în cazul bunurilor și serviciilor obținute den activitatea proprie de exploatare.
Costurile sunt determinate prin contabilitatea internă de gestiune. În lipsa acesteia, prin calcule statistice și, în cazuri excepționale, se poate porni de la un preț de vânzare.
La intrarea în patrimoniu, bunurile materiale se evaluează și se înregistrează, în contabilitate, astfel:
1. Materiile prime, materialele consumabile, obiecte de inventar, animalele, mărfurile și alte bunuri procurate cu titlu oneros (cumpărate), la costul de achiziție în structura căruia se cuprind urătoarele elemente:
prețul de cumpărare al bunurilor, din care sunt deduse taxele recuperabile legale (TVA și taxe asimilate ), precum și rabaturile, remizele, ristornuri, etc.
taxe vamale aferente bunurilor importate;
cheltuieli accesorii de achiziționare. Acestea sunt cheltuieli directe sau indirecte legate de aprovizionare până la intrarea bunurilor în gestiune. Ele pot fi:
– costuri externe, cum sunt comisioane, cheltuieli de tranzit, transportul extern, asigurare, etc;
– costuri interne de transport pe parcursul intern, cheltuieli de încărcare, descărcare, recepție, manipulare.
Nu se cuprind în costul de achiziție cheltuieli financiare aferente finanțării necesare constituirii stocurilor și nici stocurile financiare acordate pentru plata înainte de scadență.
2. Producția în curs de execuție, semifabricatele și produsele finite, precum și alte bunuri executate de către întreprindere, se evaluează la costul de producție, format din :
– prețul de achiziție al materialelor consumate;
– cheltuieli directe de fabricație (producție);
– cheltuieli indirecte de producție aferente, respectiv rațional legate, de fabricația bunurilor.
3. Activele (stocurile) circulante materiale aduse ca aport la capital, obținute cu titlu gratuit sau prin donație, se evaluează și înregistrează la valoarea de utilitate în funcție de prețul pieței și starea acestora.
Costul de intrare (de achiziție sau de producție ) este denumit și valoarea de intrare, respectiv valoarea contabilă.
Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuală sau de utilitate , denumită și valoare de inventar.
Aceste valori se stabilesc în funcție de utilitatea bunului în întreprindere îi prețul pieții.
Valoarea de inventar este deci egală cu valoarea actuală, care este o valoarea estimată , ce se apreciază în funcție de piață și de utilitatea bunului pentru întreprindere.
Valoarea de utilitate sau prețul pieței , ca bază de evaluare a bunurilor la inventariere, se identifică, în principal, în funcție de destinația lor:
– bunurilor (activelor) destinate vânzării (mărfurile) li se stabilesc , de regulă , valoarea de inventar sub forma valorii nete de realizare care este dată de prețul de vânzare, din care se scad cheltuielile rămase de efectuat pentru comercializarea lor , cum sunt cheltuieli de transport, comisioane cedate, cheltuieli în perioada de garanție, etc;
– semifabricatele și producția în curs de execuție se evaluează la valoarea componentelor materiale încorporate la care se adaugă costurile stadiilor de prelucrare tehnologică parcursă;
– materiile prime și materialele consumabile destinate utilizării în exploatare se evaluează la costul lor de înlocuire ( de reaprovizionare).
La inventariere pot fi constatate și stabilite valori actuale, care delimitează stocurile în trei categorii:
– stocuri care nu prezintă deprecieri și pentru care valoarea de inventar este egală cu valoarea contabilă;
– stocuri care au suferit deprecieri, care se evaluează la preț posibil de valorificat și la care, ca urmare, valoarea de inventar este mai mică decât valoarea contabilă;
– stocuri la care utilitatea sau prețul pieții crește deci valoarea de inventar este mai mare decât valoarea contabilă.
Evaluarea stocurilor la închiderea exercițiului prin bilanț contabil se face la valoarea de inventar, respectiv valoarea contabilă pusă de acord cu rezultatele evaluărilor de inventariere.
În acest scop, valoarea de intrare (contabilă) se compară cu valoarea de utilitate (de inventar):
– pentru stocurile la care au rezultat diferențe în plus între valoarea de intrare și valoarea de inventar , în bilanț acestea sunt evaluate la valoarea lor de intrare. Deci plusul de valoare(valoare de inventar > valoare de intrare) nu se înregistrează în contabilitate;
– pentru stocurile la care s-au constatat diferențe în minus între valoarea de inventar și valoare lor de intrare , acestea se evaluează în bilanț la valoarea de inventar. În contabilitate aceste stocuri vor continua să fie înregistrate la valoarea lor de intrare ( ca valoarea brută) , iar minusurile de valoare datorat unor deprecieri posibile se înregistrează prin intermediul conturilor de provizioane .Dacă din valoarea de intrare a stocurilor se deduce deprecierilor pentru care au fost calculate și înregistrate provizioane, se obține valoarea de inventar cu valoare netă care se înscrie în bilanț.
Pe baza celor arătate se desprinde regula generală de evaluare și înregistrare a stocurilor , și anume :înregistrarea lor în contabilitate la valoarea de intrare , stabilită la nivelul costului de achiziție sau a costului de producție, după caz, ca forme ale costului istoric .Prin aceasta se asigură aplicarea principiului realității (costului istoric), costurile efective de achiziție și de producție fiind parametrii reali ai valorii stocurilor.
Principiului prudenței cere ca plusurile de valoare între valoarea de inventar și valoarea de intrare să nu fie înregistrate, acestea nefiind realizate, iar pe de altă parte pentru minusurile de valoare același principiu cere constituirea de provizioane din care aceste minusuri să fie acoperite în caz că la valorificarea stocurilor, minusurile de valoare să confirmă total sau parțial.
2.3.2 Metode de evaluare a stocurilor
La ieșirea din patrimoniu sau darea în consum , stocurile sunt evaluate și înregistrează scăderea din gestiune la valoarea lor de intrare.
Bunurile din stoc (materii prime , mărfuri ș.a.) pot fi urmărite individual (articole identificabile) sau nu pot fi , nu sunt urmărite individual (articole interșarjabile):
– elementele identificabile , la ieșire , sunt evaluate la costurile lor reale de intrare;
– elementele interșarjabile , cele care în interiorul fiecărei categorii nu pot fi identificate pe fiecare unitate după intrarea lor în gestiune , sunt la ieșire , evaluate prin costul lor estimat de intrare.
În condițiile în care pe parcursul desfășurării activității aceleași feluri de bunuri (materiale , mărfuri , etc)se procură la prețuri diferite , pentru evaluarea cantității de stocuri ieșite sau consumate , având la bază valoarea de intrare a acestora, reglementările și standardele internaționale recomandă următoarele metode de evaluare :
Metoda costului mediu ponderat (CMP);
Metoda prima intrare-prima ieșire (FIFO);
Metoda ultima intrare-prima ieșire (LIFO);
Metoda proxima intrare-prima ieșire (NIFO);
Metoda costului standard;
Metoda identificării specifice
Metoda costului mediu ponderat (CMP)
Costul unitar mediu ponderat se calculează ca raport între valoarea totală a stocului inițial (Si) plus valoarea totală a intrărilor (Vi) și cantitatea existentă în stocul inițial (qs) , plus cantitățile intrate (qi);
Si +Vi
CMP= —————— ;
qs + qi *∑qi
Metoda costului mediu ponderat poate fi aplicată în două variante:
– actualizarea costului unitar mediu ponderat după fiecare intrare;
– actualizarea periodică a costului unitar mediu ponderat fie lunar , fie la alte perioade , care în principiu să nu depășească durata medie de stocare.
Varianta CMP după fiecare intrare , ieșirile sunt evaluate cu ultimul cost mediu ponderat , obținut prin formula:
Si’ + Vi’
CMP= ————— ;
qs + qi
unde Si’ este stocul precedent evaluat la CMP precedent.
Varianta actualizării CMP în funcție de durata medie de stocare
cantități intrate (qi)
Se determină durata unei rotații = ——————————
stocul mediu (qs)
Prin varianta actualizării perioada a CMP , în condițiile creșterii prețurilor , prin inflație , prețul de evaluare a stocului final este mai mic decât ultimul preț de aprovizionare , astfel ca valoarea ieșirilor va fi mai mare decât în prima variantă , influențând corespunzător cheltuielile de exploatare și rezultatele financiare.
2.Metoda prima intrare-prima ieșire FIFO
(FIRST -IN,FIRST -OUT)
Potrivit acestei metode, bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul primului lot intrat , respectiv al articolului care este mai vechi în stoc. Pe măsura epuizării lotului , bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul lotului următor în ordine cronologică.Ca urmare, stocurile sunt evaluate cu costurile ultimelor loturi achiziționate.
Prin această metodă ieșirile se estimează la valoarea de intrare în ordinea intrării loturilor în gestiune.
3.Metoda ultima intrare-prima ieșire LIFO
(LAST-IN,FIRST-OUT)
Ieșirile sunt evaluate la costul ultimului lot intrat , respectiv al articolului care este cel mai recent. După epuizarea ultimului lot, cantitățile ieșite vor fi evaluate la costul lotului anterior.
Metodele FIFO și LIFO dau rezultate extreme, evaluând stocul final la ultimul cost de achiziție , mai mare , face ca ieșirile să aibă o valoare mai mică față de valoarea determinată prin metoda LIFO. Metoda CMP, evaluările se situează ca mărime între valorile date de celelalte două metode.
4. Metoda proxima intrare-prima ieșire NIFO
(NEXT-IN, FIRST-OUT)
Această metodă este apropiată în concepția sa de metoda LIFO și este enunțată astfel cea mai apropiată , proxima intrare-prima ieșire .Evaluarea ieșirilor se face la valoarea lor de înlocuire. Ea este suma pe care întreprinderea va accepta să o plătească pentru achiziționarea unui bun de substituire care să permită asigurarea unui flux identic de bunuri și servicii în aceleași condiții de exploatare .
În practică , ieșirile sunt evaluate la prețul din ultima factură sau dintr-o estimare apropiată.
5. Metoda costului standard
Întreprinderile în cadrul contabilității interne de gestiune pot să determine costuri și prețuri prestabilite pentru a evalua stocurile folosind costurile standard.
Practic, aceste costuri pot fi costuri antecalculate sau costuri medii dintr-o perioadă anterioară.
În cazul folosirii acestei metode de evaluare, bunurilor li se stabilesc anticipat costurile de înregistrare , cu ajutorul cărora se evaluează și înregistrează intrările și ieșirile.
Diferențele dintre costul de înregistrare în contabilitate a bunurilor este necesar să fie actualizate periodic, de regulă, cel puțin o dată pe an , în funcție de evoluția prețurilor și de alți factori.
Alegerea metodei , este de latitudinea conducerii unității patrimoniale , dar , potrivit principiului permanenței metodelor , o metodă adoptată trebuie să fie menținută în tot cursul exercițiului și de la un exercițiu la altul .În cazuri justificate , întreprinderea poate schimba metoda de evaluare ,făcând în acest sens mențiuni în anexa la bilanț , inclusiv cu privire la influența asupra situației patrimoniale și financiare , precum și asupra rezultatului exercițiului.
2.3.3 Evaluarea stocurilor la Cooperativa Voința
1 Evaluarea stocurilor la intrarea în patrimoniu
Evaluarea și înregistrarea stocurilor la cooperativa Voința se face la costul istoric, care poate fi:
– costul de achiziție , în cazul bunurilor aprovizionate de la terți;
– costul de producție , în cazul bunurilor și serviciilor obținute din activitatea proprie de exploatare .
La intrarea în patrimoniu, bunurile materiale se evaluează și se înregistrează în contabilitate , astfel:
1. Materiile prime , materialele consumabile , obiecte de inventar, mărfurile procurate cu titlu oneros (cumpărate) la costul de achiziție în structura căruia se cuprind următoarele elemente:
a. prețul de cumpărare al bunurilor , din care sunt deduse taxele recuperabile (TVA și taxe asimilate ), precum și rabaturile , remizele;
b. taxe vamale aferente bunurilor importate;
c. cheltuielile accesorii de achiziționare. Acestea sunt cheltuieli directe sau indirecte legate de aprovizionare până la intrarea bunurilor la gestiune .Ele pot fi:
– costuri externe , cum sunt comisioanele , cheltuieli de tranzit ,etc;
– costuri interne de transport pe parcursul intern , cheltuieli de încărcare –descărcare, recepție , manipulare.
2. Produsele finite , precum și alte bunuri executate de către cooperativa voința , se evaluează la costul de producție , format din :
– prețul de achiziție al materialelor consumate;
– cheltuieli directe de producție;
– cheltuieli indirecte de producție.
3 .Stocurile aduse ca aport la capital, obținute cu titlu gratuit sau prin donație se evaluează și se înregistrează la valoarea de utilitate în funcție de prețul pieței și starea acestora.
2. Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuală (de utilitate) , denumită și valoarea de inventar.
Aceste valori se stabilesc în funcție de utilitatea bunului în cooperativa și prețul pieței.
Valoarea de utilitate sau prețul pieței , ca bază de evaluare a bunurilor la inventariere , se identifică , în funcție de destinația lor :
– mărfurilor, produselor finite li se stabilesc prețul de vânzare , din care se scad cheltuielile rămase de efectuat pentru comercializarea lor;
– materiile prime și materialele consumabile destinate utilizării în exploatare se evaluează la costul lor de înlocuire (de reaprovizionare).
3. Evaluarea stocurilor la închiderea exercițiului prin bilanț în cadrul cooperativei Voința se face la valoarea de intrare , respectiv valoarea contabilă pusă de acord cu rezultatele evaluărilor la inventariere.
În acest scop , valoarea de intrare (contabilă) se compară cu valoarea de inventar:
– pentru stocurile la care au rezultat diferențe în plus între valoarea de intrare în bilanț, acestea sunt evaluate la valoarea lor de intrare .Deci plusul de valoare nu se înregistrează în contabilitate;
– pentru stocurile la care s-au constatat diferențe în minus între valoarea de inventar și valoarea lor de intrare, acestea se evaluează în bilanț la valoarea de inventar.
În condițiile în care pe parcursul desfășurării activității aceluiași feluri de bunuri (materiale , mărfuri, ambalaje ,etc) se procură la prețuri diferite , pentru evaluarea cantității de stocuri ieșite sau consumate , având la bază valoarea de intrare (costul estimat la intrare) a acestora cooperativa Voința utilizează metoda de evaluare prima intrare-prima ieșire (FIFO).Potrivit acestei metode , bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul primului lot intrat , respectiv al articolului care este mai vechi în stoc. Pe măsura epuizării lotului , bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul lotului următor în ordine cronologică .Ca urmare stocurile sunt evaluate cu costul ultimelor loturi achiziționate.
Exemplu: Prin aplicarea metodei FIFO , rezultă următoarea evaluare a ieșirilor și stocurilor de ace de tip 134/80 în cursul anului 2000.
Datele sunt preluate din Fișele de magazie
Metoda prima intrare-prima ieșire(FIFO)
Tabel nr.3
2.4. Organizarea evidenței tehnico-operative a stocurilor la Cooperativa Voința
În cadrul întreprinderii , active circulante materiale (stocurile) ocazionează numeroase operații, care pot fi grupate după conținutul lor în operații de aprovizionare și conservare , operații de eliberare din depozite , inventariere. Aceste operațiuni sunt consemnate în diferite documente și evidențe operative specifice.
Aprovizionarea se face de regulă , din afară , adică de la alte întreprinderi , iar unele materiale și produse se obțin din producția proprie .
În vederea îndeplinirii obiectivelor prevăzute în programul de aprovizionare , unitățile patrimoniale emit către furnizori comenzi , iar pe baza acestora încheie contracte economice. În anumite condiții , contractele economice sunt înlocuite de către furnizori prin confirmarea de comandă.
Pentru urmărirea modului în care sunt realizate contractele de aprovizionare , serviciul de aprovizionare organizează o evidență operativă ,care cuprinde: registrul de comenzi și fișa de urmărire a executării comenzilor. În aceste evidențe se înscriu comenzile emise către furnizori, precum și termenele de livrare stabilite de comun acord cu aceștia , prin contractele economice sau ,în lipsa acestora , prin confirmarea de comandă trimisă de furnizor , data la care a fost executată comanda, se fac mențiuni privind revenirile pentru urgentarea executării comenzii, penalizările datorate pentru neexecutarea condițiunilor contractuale, etc
Cooperativa Voința , datorită faptului că lucrează majoritar în sistem lohn are contracte directe cu următoarele firme:
– KOHLER&KRENZER GmbH;
– KEMPER GmbH;
– INTER JAGD;
– DIEGEL.
În cadrul executării comenzii și a contractului de aprovizionare , cooperativa Voința emite clientului avizul de însoțire și/sau factura .
Avizul de însoțire se emite , pe măsura livrării , de compartimentul vânzări și servește ca document pentru eliberarea și scăderea depozitului , a produselor , mărfurilor; document de însoțire a bunurilor pe timpul transportului ; document pentru întocmirea facturii; document de primire în gestiunea cumpărătorului.
Circulă de la furnizor la cumpărător. În gestiunea Cooperativei Voința , dacă are calitatea de furnizor , exemplarul 1 este preluat de delegatul unității , care face transportul sau al clientului , pentru a însoți bunurile pe timpul transportului , iar exemplarul 2 la compartimentul vânzări , pentru înregistrarea cantităților în evidență privind executarea contractelor și apoi transmis la compartimentul financiar-contabil pentru a fi atașat la factură și înregistrat.
În gestiunea Cooperativei Voința , dacă este cumpărător , exemplarul 1 stă la baza recepției bunurilor aprovizionate, de către comisia de recepție , după care este trimis compartimentului aprovizionare pentru înregistrarea cantităților intrate, în registrul de evidență al aprovizionărilor și certificarea efectuării plății către furnizor precum și pentru înregistrarea în contabilitate , atașat la factură.
Cooperativa Voința , dacă întocmește factura , în momentul livrării bunurilor , nu vor mai emite și avizul de însoțire , factura realizând pe lângă funcțiile avizului de însoțire și cele pe transport viza de control financiar preventiv , și act justificativ pentru decontarea contravalorii ei.
Operația de luare în primire a valorilor materiale aprovizionate se numește recepție .În cadrul Cooperativei Voința , la sosirea materialelor de la furnizor se execută următoarele lucrări de recepționare:
– recepția transportului: efectuată de delegatul serviciului aprovizionării al întreprinderii. Aceasta se execută în momentul preluării transportului și constă în verificarea stării ambalajelor. În cazul în care se constată violări ale ambalajului se procedează pe loc la desfacerea coletului și se inventariază conținutul .Pentru lipsurile constatate se întocmește un proces verbal de constatare , care se semnează de delegatul organizației de transport și de cei ai întreprinderii destinatare;
– recepția cantitativă: efectuată de către magazinerul care preia în gestiune materialele sosite .Prin recepție se confruntă datele din comandă cu avizul de însoțire sau factura primită de la furnizor și cu materialele efectiv sosite, concordanța între sortimentele și cantitățile de materiale înscrise în factură cu cele primite;
– recepția calitativă: se efectuează de către un specialist (tehnolog sau merceolog).
Dacă la recepția valorilor materiale se constată deteriorarea sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative față de datele indicate în documentele însoțitoare , se întocmește Nota de recepție și constatare de diferențe. Prin acest document materialele necorespunzătoare calitativ sau în neconcordanță cu comanda sunt respinse la recepție, și ținute la dispoziția furnizorului.
Primirea avizului de însoțire și a facturii , sosirea transportului și plata facturii se înscriu , în ordine cronologică , în registrul de comenzi și în fișa de urmărirea executării comenzilor.
Dacă materialele se primesc în tranșe sau sosesc înainte de primirea facturii de la furnizor precum și în cazul în care materialele respective au fost achitate și lăsate un timp în custodia furnizorului la sosirea acestora , pentru consemnarea recepției , se întocmește Nota de intrate –recepție.
În cazul în care factura sosește o dată cu materialele recepția valorilor materiale , se poate consemna direct pe factură fără a se mai întocmi nota de intrare-recepție.
Cooperativa Voința utilizează bon de predare , transfer, restituire pentru predarea la magazie a produselor și a materialelor obținute din producția proprie , pentru tranzitarea materialelor de la un loc de depozit la altul în cadrul întreprinderii, precum și pentru restituirea celor neutilizate la sfârșitul perioadei .
Documentele folosite de către cooperativă pentru eliberarea stocurilor de active circulante materiale pentru consum sunt: bonul de consum și fișa limită de consum.
Livrarea mărfurilor și produselor finite către terți se face pe baza facturii.
Pentru evidența operativă a magaziei (depozitului) cooperativa Voința utilizează Fișa de magazie și se întocmește separat pentru fiecare fel , cantitate sau sortiment de stocuri materiale .
Documentele referitoare la valorile materiale intrate în unitatea patrimonială (facturi , avize de însoțire , nota de intrare–recepție , etc), după înregistrarea în fișele de magazie ,se predau serviciului de aprovizionare.
După verificare , avizare și înregistrare în evidența tehnico-operativă a aprovizionării , aceste documente se transmit la compartimentul de contabilitate în termenele stabilite de conducătorul compartimentului financiar-contabil.
Documentele primare de ieșire a stocurilor din depozite se predau direct la compartimentul contabilitate.
2.5 Organizarea contabilității stocurilor la Cooperativa Voința
2.5.1 Organizarea contabilității analitice
Metode de organizare a contabilității analitice a stocurilor
Contabilitatea analitică a stocurilor trebuie astfel organizată încât să permită cunoașterea acestora cantitativ și valoric pe fiecare loc de depozitare în parte și pe feluri de materiale, produse, mărfuri, etc.
Contabilitatea analitică este o evidență completă, întrucât se folosește atât etalonul bănesc, cât și etalonul natural , spre deosebire de evidența operativă a depozitelor , care utilizează etalonul natural.
Contabilitatea analitică se poate ține în funcție de specificul activității și necesitățile proprii ale întreprinderii, după una din următoarele metode:
Metoda cantitativ – valorică (pe fișe de conturi analitice)
Metoda operativ – contabilă (pe solduri)
Metoda global – valorică
Metode speciale de evidență analitică a materialelor.
Indiferent de metoda de lucru adoptată, contabilitatea analitică trebuie să asigure o concordanță deplină cu contabilitatea sintetică.
1. Metoda cantitativ – valorică (pe fișe de conturi analitice) prezintă următoarele caracteristici:
– documentele de intrare și ieșire se înregistrează mai întâi cantitativ în fișele de magazie , care se țin la locurile de depozitare;
– aceleași documente , grupate pe operații de intrare și ieșire , se îmborderează separat și împreună cu acestea se predau la biroul contabilității stocurilor materialelor;
– la biroul contabilității materialelor aceste documente se prelucrează conform necesităților , pe grupe sau subgrupe de materiale și pe locuri de consum , se evaluează cantitățile la prețul de înregistrare și se stabilesc conturile în care urmează să se înscrie operațiile respective;
– după prelucrarea datelor din aceste documente , materialele se înregistrează cantitativ și valoric în fișele conturilor analitice , deschise pe feluri de materiale și pe locuri de depozitare;
– o dată cu consemnarea în fișele contabile a întrărilor și ieșirilor se obțin și centralizatorul de materiale , zilnic pentru intrări și lunar pentru ieșiri.
Verificarea concordanței dintre datele înregistrate în conturile sintetice și cele analitice de materii și materiale se realizează la sfârșitul lunii prin întocmirea balanțelor de verificare ale conturilor analitice.
2. Metoda operativ – contabilă (pe solduri) contribuie la reducerea lucrărilor de evidență analitică a stocurilor , deoarece nu se mai folosesc fișele contabile analitice pe feluri de materiale ; întărește controlul exercitat de către serviciul contabilității asupra gestionarilor , prin punctajul pe fișele de magazie a tuturor documentelor înregistrate.
Tehnica de lucru este următoare: documentele justificative sunt înregistrate de gestionar în fișele de magazie (care sunt vizate de contabilul șef), stabilind stocul după fiecare operație.
Periodic (la două – trei zile) serviciul de contabilitate verifică înregistrările făcute în fișele de magazie și preia documentele respective, împreună de borderourile întocmite de către gestionar, separat pentru materialele intrate și materialele ieșite , înscriind prețul și calculând valoarea documentelor.
Serviciul contabilității centralizează documentele preluate de la magazie și le însumează în cadrul fiecărui borderou pe grupe de materiale și pe conturi corespondente (debitoare sau creditoare).
La sfârșitul fiecărei luni se totalizează situațiile și se stabilesc și se stabilesc două categorii de totaluri, pe gestionari și pe grupe de materiale, atât la intrări, cât și la ieșiri , care servesc pentru determinarea valorii stocurilor existente la sfârșit de lună , pe grupe de materiale și pe gestionar .În acest scop, la existențele de la începutul lunii se adaugă intrările și se scad eliberările din depozit.
La sfârșit de lună, stocurile din fișele de magazie se înscriu în Registrul stocurilor și se înmulțesc cu prețul lor.
Soldurile stabilite se înscriu în Registrul stocurilor, care se întocmește pe grupe de materiale, cu coloane pentru cele 12 luni ale anului.
Existențele fizice înscrise în acest registru trebuie să concorde cu stocul stabilit prin fișele de magazie, iar soldurile pe grupe și gestiuni cu valorile din Situația de mișcări lunare. În caz de neconcordanță, se verifică operațiile la grupa respectivă de materiale.
3. Metoda global – valorică constă în ținerea evidenței numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât și la contabilitate.
Potrivit acestei metode, la evidența operativă a fiecărei gestiuni nu se mai întocmește și înregistrează mișcările de stocuri în fișa de magazie, cantitativ pe fiecare fel și sort de materiale sau mărfuri. Fișele de magazie sunt înlocuite cu Registrul de gestiune, în care zilnic sunt înregistrate valoric intrările și ieșirile , pe baza documentelor justificative și se stabilesc soldul la sfârșitul zilei.
Raportul de gestiune zilnic se întocmește în două exemplare, din care exemplarul 1, împreună cu documentele justificative, este transmis compartimentul de contabilitate.
La serviciul de contabilitate se verifică legalitatea și realitatea documentelor înscrise în raportul de gestiune, prețurile precum și evaluarea împreună cu celelalte calcule, astfel că după ce se constată corecta și legala lor alcătuire le vizează și le înregistrează în fișa contabilă analitică ținută pentru fiecare gestiune în parte.
Controlul concordanței înregistrărilor din evidența gestiunii, cu cea din contabilitate se face periodic, în principal prin confruntarea soldurilor din raportul de gestiune cu soldurile din fișa contabilă analitică.
Această metodă se aplică, cu precădere, pentru evidența mărfurilor aflate în unități comerciale cu amănuntul și pentru alte bunuri.
4. Metode speciale de evidență analitică a materialelor
Folosirea tehnicii moderne de calcul a impus metode noi de evidență analitică a materialelor. Astfel în cazul folosirii calculatoarelor electronice sunt adaptate metodele clasice prezentate mai sus la condițiile și performanțele programelor de calcul, atât pentru evidența operativă a depozitelor, cât și pentru contabilitatea analitică .Descrierea metodologiei de realizare a diferitelor metode clasice de contabilitate analitică a stocurilor poate folosi și la analizele pentru organizarea sistemului informațional și elaborarea programelor informatice de contabilitate a stocurilor.
Pentru organizarea contabilității analitice a stocurilor, Cooperativa Voința utilizează metoda cantiatativ -valorică (pe fișele de conturi analitice).
Verificarea concordanței dintre datele înregistrate în conturile sintetice și cele analitice de materii și materiale în cadrul Cooperativei Voința se realizează la sfârșitul lunii prin întocmirea balanțelor de verificare ale conturilor analitice.
2.5.2 Organizarea contabilității sintetice a stocurilor
Conturile de stocuri sunt plasate în clasa a 3-a Planului General de Conturi. Conturile acestei clase asigură :
– condiții pentru organizarea contabilității activelor circulante de natură materială , pe structură , categorii de stocuri prevăzute de Regulamentul privind aplicarea legii contabilității;
– realizarea normelor specifice de gestiune a stocurilor pentru :
stocurile din depozitele proprii;
stocurile aflate la terți , pe categorii;
decalajele între aprovizionarea și recepția bunurilor care se dovedesc a fi în mod cert în proprietatea unității;
decalajele între vânzarea și livrarea bunurilor ,
bunurile aprovizionate sau vândute cu clauze de rezerve de proprietate;
– aplicarea regulilor consacrate la evaluarea și înregistrarea stocurilor ;
– promovarea principiului prudenței la inventarierea și evaluarea în bilanț a activelor circulante.
În cadrul clasei a 3-a „Conturi de stocuri și producție în curs de execuție ” conturile sunt organizate în 9 grupe de conturi:
Grupa 30 – Stocuri de materii și materiale
Grupa 32 – Obiecte de inventar
Grupa 33 – Producția în curs de execuție
Grupa 34 – Produse
Grupa 35 – Stocuri aflate la terți
Grupa 36 – Animale
Grupa 37 – Mărfuri
Grupa 38 – Ambalaje
Grupa 39 – Provizioane pentru deprecierea stocurilor și a producției în curs de
execuție.
Ordinea de așezare a grupelor de conturi urmează criteriul general de ordonare a activelor în structura planului de conturi și în bilanțul contabil , respectiv în ordinea crescătoare a lichidității stocurilor .Este așezată mai întâi grupa conturilor de materiale , elemente care pentru a se converti în forma lichidă necesită timp pentru prelucrare și încorporare în produsele executate , și apoi succesiv grupele celorlalte categorii de stocuri care necesită timp tot mai puțin pentru a se transforma în bani , ceea ce justifică poziția în ultimele grupe ale acestei clase de conturi a mărfurilor și ambalajelor , care sunt aprovizionate cu scopul de a fi vândute.
Grupa 30 , prin două conturi sintetice de gradul I cuprinde totalitatea valorilor materiale care se consumă la prima lor utilizare :contul 300 „Materii prime ”, și contul 301 „Materiale consumabile”.
În grupa 32 „Obiecte de inventar” fiind creat un singur cont sintetic: 321 „Obiecte de inventar”.
Grupa 33 cuprinde contul 331 „Produse în curs de execuție ” și contul 332 „Lucrări și servicii în curs de execuție ”.
Pentru contabilitatea produselor , în grupa 34 „Produse ” sunt create trei conturi : contul 341 „Semifabricate” , contul 345 „Produse finite ” , contul 346 „Produse reziduale ” , contul 348 „Diferențe de preț la produse”.
În vederea asigurării condițiilor necesare urmăririi și controlului pe categorii a activelor circulante proprii existente la alte unități patrimoniale în păstrare , custodie , consignație , prelucrare sau pentru alte scopuri în grupa 35 au fost înscrise conturi sintetice de gardul II pentru fiecare categorie de stocuri: contul 351 „Materii și materiale aflate la terți ” , contul 354 „Produse aflate la terți” , contul 356 „Animale aflate la terți ”, contul 357 „Mărfuri în custodie sau consignație la terți” , contul 358 „Ambalaje aflate la terți”.
La contabilitatea animalelor , grupa 36 s-a considerat ca suficient un singur cont sintetic de gradul I , contul 361 „Animale și păsări”.
La contabilitatea mărfurilor în grupa 37 este prevăzut un singur cont 371 „Mărfuri”.
Pentru contabilitatea ambalajelor , în grupa 38 sunt prevăzute două conturi : contul 381 „Ambalaje ” și 388 „Diferențe de preț la ambalaje”.
Deoarece în structura costului de achiziție intră prețul bunurilor , preț cu care se înregistrează intrarea lor în conturile de active circulante , pentru înregistrarea celorlalte elemente ale costului de achiziție , ca transport , taxe , manipulare , etc sunt create conturi de diferențe de preț pentru fiecare categorie de stocuri(contul 308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale ” , contul 328 „Diferențe de preț la obiecte de inventar” , contul 368 „Diferențe de preț la animale și păsări ”, contul 378 „Diferențe de preț la mărfuri ”, contul 388 „Diferențe de preț la ambalaje”.)
În ultima grupă a acestor clase de conturi , grupa 39 sunt înscrise conturi de provizioane pentru fiecare categorie de stocuri (conturile de la 390 la 398).
În afara conturilor din clasa a 3-a , contabilitatea formării și utilizării acestora necesită stabilirea unor corespondențe cu conturile din alte clase :
– clasa 4 „Conturi de terți” , în principal pentru relațiile cu furnizori în cazul achiziționărilor , relațiile cu asociații pentru aportul în natură la capital , relații cu bugetul statului pentru taxa pe valoarea adăugată cuprinse în prețul bunurilor achiziționate .
– clasa 6 „Conturi de cheltuieli ” pentru înregistrarea pe cheltuieli a stocurilor utilizate în activitatea de exploatare , de comercializare;
clasa 7 „Conturi de venituri ” pentru stocurile obținute din activitatea de exploatare și înregistrare a operațiilor de deducere , anulare , a provizioanelor aferente stocurilor consumate sau ieșite din patrimoniu.
Stocurile deținute de întreprindere , dar care sunt proprietatea altor unități se urmăresc prin conturi organizate în grupa 80 „Conturi în afara bilanțului ” din clasa 8 „Conturi speciale ” și anume :
– contul 8032 „Valori materiale primite spre prelucrare sau reparare”;
– contul 8033 -„Valori materiale primite în păstrare sau custodie”
Pentru organizarea contabilității sintetice a stocurilor , cooperativa Voința utilizează următoarele grupe de conturi :
grupa 30 :Stocuri de materii și materiale ;
grupa 32 :Obiecte de inventar;
grupa 34 :Produse ;
grupa 37: Mărfuri;
grupa 38: Ambalaje.
Grupa 30, prin două conturi sintetice de gradul I cuprinde totalitatea valorilor materiale care se consumă la prima lor utilizare: contul 300 „Materii prime” și contul 301 „Materiale consumabile ”.
Contul 301 cuprinde următoarele conturi sintetice de gradul II:
contul 301.2 „Combustibili”;
contul 301.4 ”Piese de schimb”;
contul 301.8 „Alte materiale consumabile”.
În grupa 32” Obiecte de inventar” sunt cuprinse două conturi sintetice de gradul I:
contul 321 „Obiecte de inventar”
contul 322 „Uzura obiectelor de inventar”.
Pentru contabilizarea produselor se utilizează grupa 34 „Produse” care cuprinde următoarele conturi sintetice de gradul II:
contul 3451 ”Produse finite pentru intern ”;
contul 3452 „Produse finite pentru export” ;
contul 3453 „Produse finite pentru creație”;
Contabilitatea mărfurilor se realizează cu ajutorul grupei 37 , care conține un singur cont 371 „Mărfuri ” .Contul este defalcat în cadrul Cooperativei Voința în felul următor:
contul 371.01 „Mărfuri în magazie cu TVA”;
contul 371.21 „Mărfuri în magazin de prezentare cu TVA”;
contul 371.31 „Mărfuri de la terți”.
Pentru contabilitatea ambalajelor , în grupa 38 este prevăzut contul 381 „Ambalaje”.
La organizarea contabilității sintetice a stocurilor poate fi adoptată una din cele două metode recomandate de normele de aplicare a Legii contabilității:
metoda inventarului permanent;
metoda inventarului intermitent.
Metoda inventarului permanent constă în înregistrarea tuturor operațiilor de intrare și ieșire în conturile sintetice de stocuri , asigurându-se stabilirea și cunoașterea în orice moment a stocurilor , cantitative și valorice:
Sf = Si +i-e
unde Sf -reprezintă soldul final ; Si-soldul inițial ; i-valoarea intrărilor; e- valoarea ieșirilor.
Această metodă se aplică , de regulă la întreprinderile mari.
Metoda inventarului intermitent constă în stabilirea ieșirilor și înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la sfârșitul perioadei , exercițiului. Potrivit acestei metode , ieșirile se determină periodic sau doar la finele exercițiului ca diferență între valoarea stocurilor inițiale plus valoarea intrărilor și valoarea stocurilor finale determinate pe baza inventarierii :
Ve = Si + i-Sf, conform inventarierii
unde Ve – reprezintă valoarea ieșirilor.
Metoda inventarului intermitent poate fi aplicată în unitățile patrimoniale din categoria celor mici și mijlocii , întru-cât este mai simplu și antrenează cheltuieli mai reduse , în condițiile în care , la aceste unități patrimoniale , supravegherea și controlul direct poate compensa funcțiile unei evidențe mai complete și riguroase.
Cooperativa Voința a adoptat metoda inventarului permanent , și astfel înregistrarea intrărilor și ieșirilor se face în mod curent pe baza documentelor primare sau centralizatoare și se determină stocurile respectiv soldurile , permanent.
CAPITOLUL III
REALIZAREA CONTABILITĂȚII STOCURILOR LA COOPERATIVA VOINȚA
3.1 Contabilitatea stocurilor de materii prime și materiale
Materiile prime și materialele consumabile au o însemnată pondere în totalul mijloacelor materiale circulante , îndeosebi la unitățile patrimoniale cu activitate de producție de bunuri.
Contabilitatea materiilor și materialelor aflate în proprietatea întreprinderii se realizează cu ajutorul conturilor:
Contul 300 „Materii prime ”
Contul 301 „Materiale consumabile ”
Contul 308 „Diferențe de preț la materii prime și materiale ”.
Evaluarea și înregistrarea materialelor intrate și ieșite din gestiune se fac , în cazul celor achiziționate , la prețul de cumpărare (fără TVA deductibilă) , iar în cazul celor din producție proprie , la costul de producție.
Poate fi adoptat la înregistrare și prețul standard de achiziție sau de producție (prețul de cumpărare de la furnizorul principal , costul normat de producție , ș.a)
Contul 300 „Materii prime ” ține evidența existenței și mișcării stocurilor de materii prime care participă direct la fabricarea produselor și se regăsesc în produsul finit , integral sau parțial , fie în starea lor inițială , fie transformată ce constituie proprietatea unității.
Având în vedere că Cooperativa Voința lucrează majoritar în sistem lohn , materiile prime și auxiliare se asigură în proporție de 98% de către clienții care preiau și producția aferentă.
Contul 301 „Materiale consumabile ” are ca obiect de înregistrare active circulante materiale consumabile care participă în procesul de fabricație sau de exploatare fără a se regăsi , de regulă în produsul finit , precum și cele necesare procesului de circulație , aflate în patrimoniul întreprinderii.
În sfera acestor active circulante materiale se înscrie o gamă largă de elemente , care se diferențiază în anumite limite prin caracteristicile comportamentale , cum sunt materialele auxiliare , combustibilii, piese de schimb , materiale de ambalat și altele .
În cadrul Cooperativei Voința contul 301 „Materiale consumabile ” este defalcat în felul următor :
contul 301.1 „Materiale auxiliare”;
contul 301.2 „Combustibili ”;
contul 301.4 „Piese de schimb”;
contul 301.8 „Alte materiale consumabile”.
Cooperativa Voința nu utilizează conturile de diferențe de preț..
Reflectarea în evidența cronologică a operațiilor de intrare și ieșire a materialelor consumabile la Cooperativa Voința
1. La 01.03.2001 Cooperativa Voința se aprovizionează cu materiale consumabile de la furnizorul S.C ILYES ZUGRAV SRL în valoare de 604200(TVA 19%) conform facturii , recepția are loc pe baza notelor de intrare – recepție și constatare de diferență.
Pe baza metodei inventarului permanent, adoptat de Cooperativa Voința , achiziționarea de materiale se înregistrează în felul următor:
604200 % = 401 „Furnizori” 604200
507734 301.8 ”Alte materiale
consumabile”
96466 4426 „TVA deductibilă”
TVA deductibilă :507734*19%=96466.
2. La data de 01.03.2001 Cooperativa Voința mai achiziționează materiale consumabile de la furnizorul SC PRODCOMAT SRL în valoare de 60000 lei (TVA 19%) conform facturii și notei de intrare – recepție și constatare de diferență.
Formula contabilă:
60000 % = 401 „Furnizori” 60000
50420 301.8 „Alte materiale
consumabile”
9580 4426 „TVA deductibilă”
3. Cooperativa Voința , având ca obiect de activitate producția de confecții , înregistrează următoarele consumuri de materiale auxiliare la data de 22 martie 2001, pe baza bonurilor de consum .
Formula contabilă:
3121677 6014 „Cheltuieli privind piese = 3014 „Piese de schimb „ 3121677
829894,35 6018 „Cheltuieli privind alte = 3018 „Alte materiale 829894,35
materiale consumabile” consumabile"
Documentele (Factura , Nota de intrare – recepție și constatare de diferență, Bon de consum ) pe baza cărora se înregistrează intrările și ieșirile de materiale consumabile sunt prezentate la Anexa nr.1.
3.1.1 Contabilitatea materialelor respinse la recepție
În cazul că la recepția materialelor , comisia constată că acestea nu corespund din punct de vedere calitativ , se întocmește Nota de recepție și constatare de diferențe.
Fiind materiale necorespunzătoare , întreprinderea nu le preia în patrimoniu pentru utilizare , nu consideră că furnizorul și-a executat obligația de plată față de acesta. Deci , deși din punct de vedere gestionar , în depozit întreprinderea a preluat o cantitate de materiale , sub aspect patrimonial ea nu va produce nici o modificare bilanțieră.
Materialele constatate ca fiind necorespunzătoare sunt preluate în păstrare de depozitele întreprinderii și ținute la dispoziția furnizorului (ca proprietar al acestora ), valoarea lor fiind evidențiate în debitul contului în afara bilanțului 8033 „Valori materiale primite în păstrare sau custodie”.
În această poziție materialele pot rămâne fier până la recondiționarea lor de furnizor la sediul beneficiului când vor fi preluate ca materiale corespunzătoare în patrimoniul întreprinderii , fie până la data expedierii la furnizor în urma dispoziției acestuia.
La Cooperativa Voința, în cazul în care la recepția materialelor, comisia de recepție constată că acestea nu corespund din punct de vedere calitativ, se întocmește Nota de recepție și constatare de diferență.
Materialele necorespunzătoare din punct de vedere calitativ sunt preluate în păstrare de depozitele cooperativei Voința și ținute la dispoziția furnizorului. Însă cooperativa Voința nu utilizează contul 8033 "Valori materiale primite în păstrare sau custodie " pentru înregistrarea în contabilitate a materialelor respinse la recepție
3.1.2 Contabilitatea materialelor aflate la terți
În desfășurarea procesului de aprovizionare a întreprinderii pot interveni situații în care materiile prime și materialele recepționate de către cumpărător la sediul furnizorului să rămână datorită lipsei de spații de depozitare , sau a mijloacelor de transport , temporar în depozitele furnizorului până când se creează condiții pentru expediere.
Bunurile achiziționate fiind recepționate , devin proprietate a cumpărătorului și trebuiesc achitate furnizorului , astfel că se creează obligația de plată fără ca bunurile să fie în depozitele întreprinderii. În această situație nu pot fi debitate conturile de stocuri (300,301, 371), care prin conținutul și sfera lor evidențiază existența și mișcarea stocurilor din depozitele întreprinderii.
În situație asemănătoare se prezintă bunurile expediate de furnizori , achitate , dar care se găsesc pe drum la sfârșitul exercițiului (lunii) , pentru care se închid conturile.
Anumite materiale , prin structura și compoziția lor , cer , prin normele de recepție calitativă , să se facă analize de laborator care durează mai multe zile astfel ca loturile sosite în ultimele zile ale exercițiului (lunii) nu se pot recepționa și preda depozitelor la sfârșitul perioadei.
În unele situații anumite materiale sunt eliberate din depozite în afara întreprinderii , fără a fi vândute , ele continuând să rămână în patrimoniul întreprinderii care le deține astfel:
– materialele trimise la alte unități cu scopul de a fi prelucrate după cerințele producției când întreprinderea care le deține nu dispune de utilajele necesare , sau organizarea prelucrării nu este economică , dat fiind volumul mai redus și întâmplător al acestora (carton , hârtie expediată la întreprinderile poligrafice pentru confecționarea de ambalaje , instrucțiuni , etichete , documente , oderi specializate sau care dispun de utilaje necesare acestor prelucrări);
– materialele aflate în custodie pentru prezentare în standuri , la expoziții sau vânzare la o anumită dată;
– obiectele de inventar , ambalajele uzate în urma utilizării lor repetate , care pentru a mai putea fi folosite necesită reparații la întreprinderi specializate (șublere , micrometre, lăzi de ambalaje etc).
În baza principiului sistematizării și grupării în conturi a mijloacelor care au caracteristici comune , contabilitatea a creat un cont cu ajutorul căruia evidențiază existența și mișcarea acestor valori materiale , contul 351 „Materii prime și materiale aflate de terți”.
Datorită faptului că Cooperativa Voința lucrează în sistem lohn, materiile prime și materialele sunt livrate de către clienți germani. Cooperativa Voința este bine dotat cu utilajele necesare pentru realizarea procesului de producție și nu trimite materialele la alte unități pentru prelucrare. Avându-se în vedere aceste considerente Cooperativa Voința nu utilizează contul 351 "Materii prime și materialele aflate la terți".
3.1.3 Contabilitatea materialelor vândute
Materiile prime și materiale sunt achiziționate în vederea prelucrării și încorporării în produse finite sau pentru consumul lor în alte activități .Există situații în care unele cantități de materii prime și materiale devin posibile și ele se valorifică prin vânzare către terți , fără a fi prelucrate .Prin decizia de vânzare se schimbă destinația dată inițial acelor bunuri .Este necesar să se delimiteze , prin redistribuire , trecerea lor în categoria mărfurilor , categorie definită prin bunuri achiziționate în scopul revânzării în aceeași stare. Ca urmare, contabilitatea va înregistra ieșirea acestor valori din gestiunea și contabilitatea materiilor prime și materiale și trecerea în gestiunea mărfurilor .
Cooperativa Voința, având ca obiect de activitate producerea de confecții(sacouri, paltoane, bluze, etc), materiile prime și materialele sunt achiziționate în vederea prelucrării, deci ea nu valorifică materialele prin vânzarea către terți. De aceea, nu înregistrează contabilitatea materialelor vândute.
3.2 Contabilitatea obiectelor de inventar
3.2.1 Obiectivele și factorii organizării
contabilității obiectelor de inventar
Pentru activitatea economică și administrativă a întreprinderilor se folosesc diferite mijloace care prin specificul utilității și a circulației valorii lor nu întrunesc cumulativ cele două condiții care caracterizează mijloacele fixe , fiind mijloace cu o valoare sub limita pentru mijloace fixe sau au o durată mai mică de un an .
Aceste obiecte nu se consumă într-un singur ciclu de exploatare , ci își transferă valoarea lor în mai multe cicluri , treptat, pe măsura întrebuințării lor în cheltuielile activităților de exploatare. Particularitățile acestor mijloace le situează din punct de vedere economic între imobilizări (mijloace fixe )și stocuri materiale , fiind mai apropiate de cele din urmă.
Datorită acestor caracteristici , precum și din considerente de ordin practic privind simplificarea modalității de gestiune , finanțare și evidență , ele se încadrează în categoria stocurilor(mijloacelor circulante).
În literatura de specialitate și practica economică aceste mijloace sunt denumite „obiecte de inventar de mică valoare sau de scurtă durată” sau pe scurt „obiecte de inventar”.
Din această categorie fac parte:
– obiecte de inventar de uz comun ( burghiuri , șublere , micrometre, etc) cu o valoare mică , indiferent de durata lor de serviciu , precum și cele cu o durată de serviciu mai scurtă de un an , indiferent de valoarea lor;
– sculele , instrumentele , dispozitivele , mecanismele , verificatoarele speciale (SDV- urile) ce se folosesc fie la fabricarea anumitor produse în serie sau în masă , fie la fabricarea unor comenzi individuale, indiferent de valoarea lor de serviciu;
– echipamentul de protecție și de lucru , îmbrăcămintea specială , precum și accesoriile de pat, indiferent de valoarea și durata lor de folosință.
Contabilitatea intrării obiectelor de inventar , în depozite pe calea achiziției , din producția proprie , sau pe orice altă cale , precum și ieșirea acestora din depozite se organizează la fel ca și cea a materialelor.
O situație diferită intervine în ce privește contabilitatea obiectelor de inventar aflate la folosință. Astfel , ieșirea lor din magazie nu presupune și consumul imediat , ci prin întrebuințarea se uzează treptat și își transferă valoarea asupra cheltuielilor activității pe parcursul a mai multor luni , și ca urmare contabilitatea trebuie să urmărească:
existența și mișcarea obiectului pe intervalul de utilizare a acestora ;
includerea treptată a valorii echivalente uzurii pe cheltuieli:
Deci , contabilitatea trebuie să reflecte atât obiectivele de inventar aflate în magazie , cât și scule și obiecte de inventar date secțiilor , atelierelor , personalului , pentru utilizarea în diferite procese de exploatare.
Obiectele de inventar se comportă în gestiune ca și mijloace fixe , deservesc mai multe execuții , își păstrează forma materială inițială până la scoaterea din folosință, iar valoarea lor se include în raport cu uzura pe cheltuieli , în cote.
Includerea uzurii obiectelor de inventar pe cheltuieli nu se face prin intermediul amortizării , ca în cazul mijloacelor fixe , ci expresia valorică a uzurii intră în relație cu cheltuieli , fiind o formă particulară a primeia .
La fel , ca mijloacele fixe , obiectele de inventar au nevoie de reparații și întrețineri , iar la data consumării totale se scot din folosință , rezultând diferite materiale recuperabile și refolosibile , care se înregistrează în debitul contului 301 „Materiale consumabile ” la prețuri posibile de valorificare prin creditul conturilor corespunzătoare de cheltuieli în care s-a înregistrate pe parcurs uzura acestora.
3.2.2 Organizarea evidenței tehnico operative și
contabilității analitice a obiectelor de inventar la Cooperativa Voința
Evidența operativă și contabilitatea analitică a obiectelor de inventar aflate la depozitele cooperativei Voința se organizează pe feluri de obiecte , cu fișe de magazie și fișe de cont analitice , asemănător cu cele pentru materiale .
Evidența operativă a existenței și mișcării obiectelor de inventar în folosință se organizează cu ajutorul formularului „Fișă nominală pentru evidența obiectelor de inventar , a echipamentului de protecție și a mijloacelor în folosință îndelungată ” la magazia de unde se ridică obiectele.
Urmărirea operativă a sculelor , dispozitivelor și verificatoarelor date în folosință personalului , care au o mișcare și frecvență mai mare , se organizează prin sistemul mărcilor la nivelul gestiunilor din secții și sectoare de activitate.
Pentru scoaterea din folosință a obiectelor de inventar se utilizează „Procesul – verbal de scoatere din uz a obiectelor de inventar date în folosință ”.
Contabilitatea analitică a obiectelor de inventar aflate în folosință se organizează numai valoric pe locurile (secții , ateliere , servicii , etc.) unde acestea sunt date în folosință cu ajutorul „Fișei analitice de cont ” .
În aceeași fișă se evidențiază și scoaterea din folosință a obiectelor complet uzate.
În ceea ce privește contabilitatea analitică a SDV- urilor speciale acestea se poate organiza fie pe feluri de obiecte , metodă care atrage după sine un volum de muncă însemnat , având în vedere numărul lor mare , cum și destinația acestora , fie global pe produse pentru care sunt destinate.
3.2.3 Organizarea contabilității sintetice a obiectelor de inventar la Cooperativa Voința
Pentru realizarea contabilității obiectelor de inventar Cooperativa Voința utilizează următoarele conturi:
contul 321 „Obiecte de inventar”;
contul 322 ”Uzura obiectelor de inventar”.
Contul 321 „Obiecte de inventar” evidențiază existența și mișcarea stocurilor de obiecte de inventar aflate în patrimoniul unității .
Contul 322 „Uzura obiectelor de inventar” ține evidența uzura obiectelor de inventar a căror valoare se include în cheltuielile de exploatare , fie integral la darea în folosință , fie în mod eșalonat .
Pentru obiectele de inventar care nu se consumă la prima lor utilizare , calculul și înregistrarea valorii uzurii pot fi realizate utilizând una din următoarele metode de determinare a uzurii:
– metoda valorii integrale la darea în folosință a obiectelor de inventar constă în trecerea pe cheltuieli a întregii valori a obiectelor de inventar trecute din magazie în folosință;
– metoda eșalonării în cote egale pe o perioadă de cel mult 3 ani de exploatare ;
– metoda cotelor de uzură pe produs în cazul SDV- urilor speciale .
Caracterul special al acestor obiecte de inventar ridică probleme deosebite pentru calculul uzurii .În cazul producției e unicate sau de comenzi speciale , valoarea acestora se cuprinde în cheltuielile la terminarea comenzii , când valoarea obiectelor de inventar este recuperată .Dacă la terminarea fabricării unicatului starea SDV- urilor este corespunzătoare , ele se păstrează de întreprindere pentru o eventuală reutilizare.
Un calcul deosebit al uzurii , al întreținerii și al reparației obiectelor de inventar speciale impune producția de serie mare , mijlocie sau de masă , la care acestea se cer repartizate proporțional asupra tuturor produselor ce urmează a se fabrica cu ajutorul lor.
Pentru SDV- uri speciale , cota de uzură se stabilește la începutul anului , pe produse , în funcție de valoarea prestabilită a acestora și cantitatea de produse prevăzută a se fabrica.
3.2.4 Contabilitatea gestiunii obiectelor de inventar
Contabilitatea echipamentului de protecție și a echipamentului de protecție și a echipamentului de lucru
Echipamentele și materialele de protecție sunt asimilate mijloacelor circulante indiferent de valoarea și durata lor de folosință. Ele se distribuie gratuit personalului care lucrează în condiții toxice sau vătămătoare pentru sănătate (umezeală , abur , frig) conform normelor de protecție a muncii.
Contabilitatea procurării , depozitării , dării în folosință și a recuperării uzurii echipamentului de protecție este identică cu cea a obiectelor de inventar de uz general . Echipamentul de lucru (salopete , costume , halete , etc) este acordat lucrătorilor permanenți de către întreprindere, pentru a le folosi la locul de muncă , unde natura muncii provoacă o uzură prematură a hainelor și a îmbrăcămintei .El este pus la dispoziția acestora contra plată (50% din prețul de vânzare cu amănuntul este suportat de întreprindere , iar 50% de către salariați).
Partea din prețul echipamentului împreună cu cheltuielile de transport – aprovizionare care se suportă de către întreprindere (cu ocazia predării echipamentului personalului )fie direct ca o cheltuială curentă , fie ca o cheltuială anticipată. Suma înregistrată la cheltuieli anticipate este repartizată apoi în cote lunare asupra cheltuielilor curente.
De menționat că operațiile de acordare a echipamentului de lucru echivalează cu cedarea lor în proprietatea salariaților , respectiv vânzarea cu reducerea de preț. Ca urmare , spre deosebire de echipamentul de protecție care este dat în folosință , echipamentul de lucru iese definitiv din patrimoniul societății , prin cedare.
În cazul echipamentului de lucru , deci nu mai este necesar să se echivaleze și înregistreze uzura.
Cooperativa Voința în ultimele zece de ani nu a fost distribuit echipamentul de lucru:
Prezint în cele ce urmează , contabilitatea principalelor operații economice cu echipamentul de lucru
1 .Cooperativa Voința la data de 01.030.2001 achiziționează două ochelari de protecție da la furnizorul SC. COMAT HARGHITA SA în valoare totală de 147201 lei (din care TVA este 19%.), conform facturii, recepția se face pe baza Notei de intrare – recepție și constatare de diferență.
Formula contabilă:
147201 % = 401 „Furnizori ” 147201
123698 321 „Obiecte de inventar”
23503 4426 „TVA deductibilă”
2. Distribuirea echipamentului de protecție la salariați , presupune înregistrarea în analiticele contului 321 „Obiecte de inventar”.
Formula contabilă:
147201 321.2 „Obiecte de inventar = 321.1 „Obiecte de inventar 147201
în folosință” în depozit”
3 .Se înregistrează uzura obiectelor de inventar date în folosință calculată prin metoda recuperării integrale a valorii lor în momentul dării în folosință , știind că valoarea de înregistrare a acestora este de 147201 lei.
Formula contabilă:
147201 602 „Cheltuieli privind = 322 „Uzura obiectelor 147201
obiecte de inventar” de inventar”
4.Se înregistrează scoaterea din folosință a echipamentului de protecție complet uzat:
147201 322 „Uzura obiectelor de = 321 „Obiecte de inventar” 147201
inventar”
Documentele utilizate pentru înregistrarea în contabilitate a operațiilor cu obiectele de inventar sunt prezentate în Anexa nr.2.
3.3 Contabilitatea stocurilor de produse la Cooperativa Voința
Organizarea contabilității produselor
Organizarea documentației primare, ca primă activitate implică studierea conținutului operațiilor specifice gestiunii produselor și proiectarea, pe această bază , a nomenclatorului documentelor , a structurii acestora , a modului de completare și a circuitului lor.
Operațiile specifice gestiunii produselor sunt:
a, obținerea produselor din secțiile de producție și predarea acestora , după efectuarea controlului de calitate , la depozitele organizate pe lângă secții sau depozite centrale;
b, identificarea produselor necorespunzătoare sub raport calitativ și valorificarea acestora , după cum se constituie ca rebut definitiv sau parțial (remaniabil);
c, transferul de produse între diferitele depozite ale cooperativei;
d, livrarea produselor finite către terți și /sau eliberarea acestora pentru consumul propriu;
e, verificarea integrității stocurilor de produse finite la locurile de depozitare și concordanța dintre existent și evidență.
Aceste operații se consemnează în documente specifice, dar și în documente utilizate în gestiunea celorlalte categorii de stocuri.
Bonul de predare, transfer, restituire se utilizează atât ca bon de predare a produselor finite, cât și ca bon de transfer a produselor între magazii.
În cazul în care se folosește ca document de predare a produselor la magazie, se întocmește de secția care execută ultimă fază de fabricație și servește la: încărcarea gestiunii depozitului cu produsele obținute, decontarea de către secțiile de fabricație a producției fizice și a costului ocazionate; furnizarea de date pentru urmărirea realizării producției (pentru raportare); înregistrarea în evidența tehnic – operativă și contabilitate.
Nota de rebut este documentul în care se consemnează produsele rebutate definitiv, ca produse reziduale, și este întocmită de controlul tehnic de calitate al secției constatatoare. Documentul servește la: decontarea de către secții a costurilor ocazionate de cantitatea de produse rebutate; încărcarea gestiunii magaziei cu produsele reziduale și materiale recuperate, furnizarea de date pentru urmărirea și analiza rebuturilor, înregistrarea în evidența tehnic – operativă și contabilitate.
Nota de remaniere, cu un conținut și destinație asemănătoare, furnizează în plus, informații privind operațiile necesare remanierii rebuturilor parțiale și valoarea acestora.
Eliberarea produselor finite, din depozite pentru livrare se face ca și la celelalte stocuri , pe baza avizului de însoțire a mărfii , a facturii și a bonului de consum pentru produsele finite eliberate secțiilor de consum sau continuarea prelucrării.
Organizarea evidenței operative se face cu ajutorul „Fișei de magazie” în care se înregistrează pe baza documentelor justificative , cantitativ , operațiunile de gestiune (intrări , ieșiri , stoc).
Contabilitatea analitică a produselor se organizează pa baza metodei cantiatativ-valorică.
Obiectul contabilității analitice îl constituie sortimentul de produs finit , lucrare executată sau serviciu prestat. Acestea sunt apoi subsemnate pe depozite (magazii) în scopul asigurării responsabilității și controlul gestionar.
Organizarea contabilității sintetice a produselor se face în cadrul formei de înregistrare adoptă , folosind conturile din grupa 34 „Produse ”.
Cooperativa Voința utilizează pentru organizarea contabilității produselor contul 345 „Produse finite ” care este defalcat în următoarele conturi sintetice de gradul II:
contul 345.01 „Produse finite pentru intern ”;
– contul 345.02 „Produse finite pentru export ”;
– contul 345.03 „Produse finite pentru creație”.
Contul 345 „Produse finite ” ține evidența stocurilor de produse și a lucrărilor
executate destinate vânzării.
Exemplificarea înregistrării operațiilor cu produse finite la Cooperativa Voința
1. Cooperativa Voința obține produse finite din procesul de producție concretizate în confecții (bluze) , conform bonurilor de predare – transfer, la cost standarde 142857 lei pe bucată , în valoare totală de 966385 lei .
Formula contabilă:
966385 345.01 „Produse finite = 711.01 „Venituri din producția 966385
pentru intern” stocată”
2. Cooperativa Voința obține produse finite din procesul de producție , concretizate în paltoane , hanorac la preț de înregistrare de 113456043 lei , destinate pentru export:
Formula contabilă:
113456043 345.02 “Produse finite = 711.02 “Venituri din producția 113456043
pentru export” stocată”
3. Cooperativa Voința livrează cantitatea de produse finite obținută clientului INTER JAGD din Germania , prețul de înregistrare aferent este de 113456043 lei .Prețul negociat de vânzare este de 105486601,50 lei , cota de TVA este 0 (deoarece producția este destinată pentru export ), total valoare facturată este 105486601,50 lei.
Formula contabilă:
105486601.50 411 „Clienți ” = 704.02 „Venituri din lucrări 105486601.50
executate și servicii
prestate”
4. Se descarcă gestiunea de produse finite cu valoare de înregistrare a produselor vândute.
Formula contabilă:
113456043 711.02 „Venituri din producția = 345.02 „Produse finite 113456043
stocată pentru export” pentru export”
Documentele pe baza cărora se înregistrează operațiile cu produse finite sunt prezentate în Anexa nr.3.
3.4 Contabilitatea producției în curs de execuție
Producția în curs de execuție este producția care se găsește în faze intermediare de prelucrare pe mașini , nefiind încă nici producție finită nici semifabricate , precum .și produsele nesupuse probelor și recepției tehnice sau necompletate în întregime.
Contabilitatea producției în curs de execuție se realizează cu conturile sintetice de gradul I din grupa 33 contul 331 „Produse în curs de execuție ”; contul 332 „Lucrări și servicii în curs de execuție”.
Producția în curs de execuție nu trebuie și nici nu poate să facă obiectul înregistrării curente , permanente , pe parcursul exercițiului în cadrul contabilității 331 „Producția în curs de execuție ” și 332 ”Lucrări și servicii în curs de execuție”, deoarece:
– producția în curs de execuție se stabilește la sfârșitul perioadei prin inventariere sau prin metoda contabilă:
– costul efectiv al produselor și lucrărilor în curs de execuție se determină după încheierea perioadei de execuție.
Astfel , la sfârșitul perioadei N, pe baza lucrărilor de inventariere sau prin metoda contabilă se stabilește costul efectiv al producției în curs de execuție care se înregistrează în debitul contului 331 „Producția în curs de execuție ”, respectiv 332 „Lucrări și servicii în curs de execuție ” , în corespondență cu creditul 711 „Venituri din producția stocată”.
La începutul perioadei N+1 , se scoate din evidență producția în curs de execuție , înregistrată la sfârșitul perioadei N, întrucât aceasta este în continuă mișcare , transformare și finalizare , iar informațiile înregistrate l un moment dat pe baza inventarierii nu mai sunt relevante pentru intervalul imediat următor, creditând conturile 331 „Producția în curs de execuție ” și 332 „Lucrări în curs de execuție” prin debitul contului 711 „Venituri din producția stocată”.
Cooperativa Voința consideră că este dificil de urmărit producția și lucrările în curs de execuție și de aceea nu înregistrează în contabilitate producția în curs de execuție, deci nu utilizează conturile 331 "Producția în curs de execuție" și 332 "Lucrări și servicii în curs de execuție".
3.5 Contabilitatea stocurilor de mărfuri la Cooperativa Voința
Mărfurile sunt formate din bunurile achiziționate în vederea revânzării în aceeași stare.
Sunt asimilate stocurile de mărfuri și acele elemente din celelalte categorii de stocuri(materii prime , materiale , obiecte de inventar) achiziționate de la terți , care ulterior sunt redistribuite (redestinate)- fiind disponibile – pentru a fi vândute în starea în care au fost cumpărate . Ca urmare, stocurile de materiale , combustibili , obiecte de inventar negociate și vândute , vor fi trecute (transferate) în gestiunea și contabilitatea mărfurilor.
Această delimitare , pe lângă faptul că asigură încadrarea corectă a stocurilor după destinații reale , permite determinarea reală a cheltuielilor , după felul lor.
Pentru contabilizarea mărfurilor se apelează la conturile sintetice de gradul I din grupa 37 „Mărfuri”:
contul 371 „Mărfuri”;
contul 378 „Diferențe de preț la mărfuri”.
Cooperativa Voința , pentru contabilizarea mărfurilor utilizează contul 371 „Mărfuri”.
Contul 371 „Mărfuri ” ține evidența existenței și mișcării mărfurilor aflate în depozite , precum și în unitățile cu amănuntul sau de alimentație publică.
Prețul de înregistrare la contul de mărfuri poate fi :
– prețul efectiv de cumpărare;
– prețul prestabilit de cumpărare;
– prețul de vânzare.
În cazul adoptării prețului efectiv de cumpărare, la înregistrarea mărfurilor costul de achiziție se formează și se fixează în conturi după cum urmează :
– preț efectiv de cumpărare , fără TVA , în contul 371 „Mărfuri”;
– cheltuieli de aprovizionare (transport , manipulare ), în contul 378 ”Diferențe de preț la mărfuri”.
În cazul adoptării prețului prestabilit de cumpărare , care poate fi un preț mediu ponderat dintr-o perioadă precedentă sau prețul de la furnizorul principal , costul de achiziție se formează și se fixează astfel:
– prețul prestabilit de cumpărare , în contul 371 „Mărfuri”;
– cheltuieli de aprovizionare și diferențele între prețul efectiv de cumpărare și prețul prestabilit, în contul 378 „Diferențe de preț la mărfuri”.
În cazul adoptării prețului de vânzare , care poate fi preț cu ridicata, prețul importatorului , prețul cu amănuntul , costul de achiziție se înregistrează :
– prețul de vânzare care cuprinde în structura sa și marja importatorului , adaosul comercial , adaosul de alimentație publică ,în contul 371 „Mărfuri”;
– adaosul comercial și cheltuielile de aprovizionare se înregistrează în contul 378 „Diferențe de preț la mărfuri ” , care este necesar , în acest caz , să se desfășoare în conturi sintetice de gradul II:
– contul 3781 „Diferențe de preț din cheltuielile de aprovizionare”;
– contul 3782 „Diferențe de preț din adaosul comercial”.
În cadrul Cooperativei Voința contul 371 „Mărfuri cuprinde următoarele conturi sintetice de gradul II:
contul 371.01 „Mărfuri în magazie cu TVA”;
contul 371.11 „Mărfuri în chiosc cu TVA”;
contul 371.21 „Mărfuri în magazin de prezentare cu TVA”.
Contul 378 „Diferențe de preț la mărfuri ” este defalcat în felul următor:
contul 378.11 „Diferențe de preț din adaosul comercial la chiosc cu TVA”
contul 378.21 ”Diferențe de preț din adaosul comercial la magazin de prezentare cu TVA”.
Exemplu la contabilitatea stocurilor de mărfuri la Cooperativa Voința:
1. Cooperativa Voința la data de 07.02.2000 achiziționează mărfuri de la furnizorul SC. C. M. IMPEX COM.96 SRL în valoare totală de 1150000 lei , TVA este 19% , conform facturii , iar recepția se face pe baza notei de intrare – recepție și constatare de diferență.
Formula contabilă:
1150000 % = 401 „Furnizori” 1150000
966385 371 „Mărfuri”
183615 4426 „TVA deductibilă”
2. Pe baza bonului de transfer, Cooperativa Voința transferă mărfurile achiziționate de la S.C. C. M. IMPEX COM. 96 SRL. la magazin de prezentare în valoare totală de 1495000 lei, inclusiv TVA.
Formula contabilă:
1495000 371.21 "Mărfuri în magazin = % 1495000
de prezentare" 371.01 "Mărfuri în magazie" 966385
378.21 "Diferențe de preț 289917
din adaos comercial
la magazin de
prezentare"
4428 "TVA neexigibilă" 238698
3- La data de 01.05.2001 are loc vânzarea de mărfuri din magazinul de prezentare cu amănuntul inclusiv TVA, cu plata în numerar, care este depus la caseria unității pe baza monetarului.
Formula contabilă:
1495000 5311 "Casa în lei" = % 1495000
707 "Venituri din vânzarea 1256302
mărfurilor "
4427 "TVA colectată" 2386984.
4. Se înregistrează descărcarea gestiunii de mărfuri vândute din magazinul de prezentare "Remisa" în valoare totală de 1495000 lei.
Formula contabilă:
% = 371.21 "Mărfuri în magazin 1495000
966385 607 "Cheltuieli privind de prezentare"
mărfurile"
289917 378.21 "Diferențe de preț din
adaos comercial la
magazin de prezentare"
238698 4428 "TVA neexigibil"
5. La data de 28.02.2001, Cooperativa Voința a achiziționat mărfuri de la furnizorul S.C. ARMENIA SRL în valoare de 557300 lei, TVA 19% , pe baza facturii. Recepția se face pe baza notei de intrare recepție și constatare de diferență.
Formula contabilă:
% = 401 "Furnizori" 557300
468321 371.01 "Mărfuri în magazie"
88979 4426 "TVA deductibilă"
6. Pe baza bonului de transfer, Cooperativa Voința transferă mărfurile achiziționate de la SC. ARMENIA SRL. la chiosc alimentar în valoare totală de 633330 lei , inclusiv TVA.
Formula contabilă:
633300 371.11 "Mărfuri în chiosc = %
alimentar" 371.01 "Mărfuri în magazie" 468321
378.11 "Diferențe de preț 63865
din adaos comercial
la chiosc "
4428 "TVA neexigibilă" 101114
7. La data de 01.05.2001 se înregistrează vânzarea mărfurilor cu amănuntul din chiosc alimentar în valoare totală de 500000 lei la preț cu amănuntul inclusiv TVA, cu plata în numerar. Pe baza monetarului numerarul încasat este depus la casieria unității.
Formula contabilă:
500000 5311 "Casa în lei " = %
707 "Venituri din vânzarea 420170
mărfurilor"
4427 "TVA colectată" 79830
– calculul TVA colectată pentru mărfurile vândute:
500000 * 15,966% = 79830 lei
– valoarea mărfurilor vândute la prețul cu amănuntul fără TVA colectată:
500000 – 79830 = 420170 lei
8. Se înregistrează descărcarea gestiunii mărfurilor vândute din chiosc alimentar. Formula contabilă:
% = 371.11 "Mărfuri din chiosc 500000
369770 607"Cheltuieli privind alimentar"
mărfurile"
50400 378.11 "Diferențe de preț din
adaos comercial la
chiosc"
79830 4428 "TVA neexigibilă"
– calculul adaosului comercial aferent mărfurilor vândute:
a, stabilirea coeficientului de repartizare a adaosului comercial (k ct 378.11)
Si 378.11 + Rc 378.11 0 + 63865
k ct 378.11 = —————————— = ————— = 0,1008
Si 371.11 + Rd 371.11 0 + 633300
b, determinarea adaosului comercial pentru mărfurile vândute:
Rd ct 378.11 = Rc ct 371.11 * k ct 378.11 = 500000 * 0,1008 = 50400 lei
Documentele pe baza cărora se înregistrează operațiile cu mărfuri în contabilitatea Cooperativei Voința sunt prezentate în Anexa nr.4.
3.6 Contabilitatea ambalajelor la Cooperativa Voința
3.6.1 Noțiunea și clasificarea ambalajelor
În procesul de aprovizionare și cel de livrare , pentru producție , mărfurile trebuie să fie ambalate. Pe lângă scopul principal de a proteja bunurile și de a înlesni operațiunile de manipulare și transport , ambalajele îndeplinesc și o altă funcție importantă , respectiv aceea de prezentare a mărfurilor în vederea comercializării.
Ambalajele sunt mijloace materiale folosite în scopul protecției împotriva acțiunii agenților naturali , pentru evitarea deteriorării și a conservării pe timpul transportului , a manipulării , a depozitării, precum și a menținerii proprietăților în vederea utilizării lor.
Ambalajele se pot clasifica după mai multe criterii:
În funcție de scopul pe care îl îndeplinesc:
ambalajele de transport care asigură protecția produselor pe durata transportului și manipulării;
ambalajele de livrare utilizate pentru prezentarea și comercializarea produselor și mărfurilor.
După natura și modul de circulație:
ambalaje de transport de natura mijloacelor fixe (tuburi de oxigen, hidrogen , butoaie de bere, etc), a căror gestionare și evidență se conduce după normele care reglementează circulația imobilizărilor corporale ;
ambalaje de natura obiectelor de inventar(lăzi metalice , plastic etc), care au aceeași regim ca și obiectele de inventar;
ambalaje de circulație (sticle , borcane , cutii , lăzi , palete, etc ) ,care se livrează clientului o dată cu marfă și care nu se pot încadra în primele două categorii;
ambalaje de prezentare (preambalare), care servesc la conservarea și prezentarea estetică și atractivă a unor mărfuri , precum și la dezvoltarea comerțului prin autoservire;
materialele auxiliare pentru ambalare , cum ar fi: talajul industrial , paiele, hârtia , cartonul , sfoara, etc, a căror valoare de regulă se cuprinde în cheltuielile de exploatare ale întreprinderii furnizoare.
După posibilitatea recuperări lor , ambalajele se grupează în:
ambalaje refolosibile (recuperabile ) , care nu se consumă într-un singur proces de livrare – aprovizionare , ci se pot utiliza până la completa lor deteriorare;
ambalaje nerefolosibile (nerecuperabile), care nu se pot folosi decât o singură dată (cutii metalice de conserve , sticle din plastic, hârtie) valoarea lor este cuprinsă în prețul mărfurilor.
Ambalajele folosite la livrarea de mărfuri în procesul aprovizionării tehnico- materiale (lăzi , butoaie , bidoane , saci )se recuperează de către beneficiarul mărfii și se restituie furnizorului.
Dacă valoarea ambalajelor nu este inclusă în prețul mărfurilor , care este stabilit „exclusiv ambalajul” , acestea se facturează separat o dată cu facturarea mărfurilor , iar la restituire ele se refacturează la cotele valorice de decontare stabilite prin contract.
La ambalajele de natura mijloacelor fixe și la cele a căror preț este cuprins în cel al mărfurilor , facturarea se face „proforma” (fără decontare) , furnizorul fiind obligat să indice în factură cantitatea și valoarea ambalajelor în scopul urmăririi acestora.
3.6.2 Organizarea contabilității ambalajelor
Organizarea contabilității ambalajelor trebuie astfel făcută încât să asigure o circulație și o valorificare completă acestor mijloace. Deoarece ambalajele intervin atât în sfera aprovizionării , cât și în cea a vânzării , documentele primare , evidența operativă și cea contabilă trebuie să cuprindă cele două sectoare.
Documentele primare sunt în general aceleași care se folosesc în circuitul stocurilor materiale (aviz de însoțire , nota de intrare – recepție , proces verbal dec recepție pentru diferențe , bon de transfer, factura).
Evidența operativă se organizează atât la nivelul serviciilor de aprovizionare cât și a celor de vânzare pe baza fișelor nominale pe furnizori , respectivi beneficiari , precum și la depozite.
La depozite , evidența ambalajelor se organizează pe fișele de magazie cantitativ și pe feluri de ambalaje.
Contabilitatea analitică se desfășoară pe depozite și pe cadrul acestora , pe feluri și pe grupe de ambalaje , utilizându-se aceleași metode ca și pentru evidența materialelor.
Contabilitatea sintetică a ambalajelor se realizează folosind conturile în funcție de natura ambalajelor , caracteristicile duratei de folosință și a modului de circulație .
Astfel , ambalajele de natura mijloacelor fixe sunt evidențiate cu ajutorul contului 212 „Mijloace fixe ” .Ambalajele executate în secțiile proprii de producție sunt asimilate produselor și se evidențiază cu ajutorul contului 345 „Produse finite”.
Ambalajele nerestituibile , care sunt achiziționate în scopul ambalării produselor și revânzării împreună cu acestea , sunt asimilate mărfurilor și înregistrate prin contul 371 „Mărfuri”.
La materiale folosite pentru ambalat, precum și la ambalajele care intră în prețul mărfii , contabilitatea se realizează cu ajutorul contului 3018 „Materiale pentru ambalat ”, care este cont sintetic de gradul II al contului 301 „Materiale consumabile”.
Ambalajele destinate protecției și transportului produselor finite și al mărfurilor care circulă pe principiul restituirii recuperabile sunt evidențiate cu ajutorul contului 381 „Ambalaje”.
Exemplu pentru contabilizarea ambalajelor la Cooperativa Voința
Cooperativa Voința , la data de 04.04.2001 achiziționează saci de la furnizorul SC. LUTRIX SRL în valoare de 1749300 lei , TVA este 19% , conform facturii.
Formula contabilă:
1749300 % = 401 „Furnizori” 1749300
1470000 381 „Ambalaje”
279300 4426 „TVA deductibilă”
Documentele(Factura , Nota de intrare – recepție) pe baza cărora se înregistrează achiziționarea ambalajelor sunt prezentate în Anexa nr.5
CAPITOLUL IV
CONTROLUL STOCURILOR
4.1 Controlul financiar preventiv
Decurgând din necesitatea obiectivă a acțiunii controlului în economia de piață , controlul financiar preventiv , prin conținutul său și momentul executării ,asigură oprirea de la efectuare a tuturor operațiilor economice sau financiare care nu sunt legale, reale, economice, oportune și necesare cu scopul de a preîntâmpina încălcarea dispozițiilor legale, imobilizarea fondurilor și păgubirea avutului public și privat
Controlul financiar preventiv prezintă unele caracteristici față de celelalte forme de control organizate și exercitate la nivelul unităților economice:
– are un caracter patrimonial. Această caracteristică rezidă în sfera oarecum limitată de exercitare: totalitatea operațiilor care generează sau sting drepturi sau obligații patrimoniale ale unității față de alte unități sau persoane fizice;
– este un control profilactic, de prevenire. Precedând efectuarea operațiilor economice și financiare și oprind de la efectuarea acele operații nelegale, nereale și neeconomicoase, controlul financiar preventiv preîntâmpină imobilizarea de fonduri , păgubirea avutului public și privat;
– este un control propriu al unităților patrimoniale întrucât exercitarea lui constituie un atribut al organelor financiar-contabile din interiorul acestora;
– este un control documentar întrucât operațiile economice și financiare supuse controlului preventiv se verifică pe baza documentelor în care sunt consemnate;
– are un caracter total în sensul cuprinderii în sfera sa de exercitare a tuturor documentelor în care sunt consemnate operațiuni din care se nasc sau prin care se sting drepturi și obligații patrimoniale;
– este un control al formei de prezentare a documentelor și al condițiilor de fond ale operațiilor consemnate în ele.
4.1.1. OBIECTIVELE CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV
În sfera de exercitare a controlului financiar preventiv sunt cuprinse , în condițiile legii , toate operațiile din care derivă , prin care se sting sau modifică drepturi sau obligații patrimoniale ale unității față de o altă unitate patrimonială sau persoană fizică , precum și unele operațiuni specifice efectuate de Ministerul Finanțelor , bănci și Curtea de Conturi.
Operațiile privind mișcarea valorilor materiale în cadrul unităților economice , neafectând patrimoniul acesteia nu sunt cuprinse în sfera controlului financiar preventiv.
Controlul financiar preventiv , ca formă a controlului financiar propriu urmărește să preîntâmpine încălcarea dispozițiilor legale în vigoare și producerea de pagube și se exercită asupra documentelor în care se consemnează operațiile ce se referă la drepturile și obligațiile patrimonial e ale unității, în faza de angajare și plată , în raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.
Astfel, se supun controlului financiar preventiv operații cum sunt:
încheierea contractelor cu partenerii interni și externi;
încasările și plățile în lei și în valută de orice natură , efectuate în numerar și prin operațiuni bancare , cu persoane juridice sau fizice ;
trecerea pe cheltuieli , fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau capitalului social ;
gajarea, închirierea sau concesionarea bunurilor unităților sau subunităților acestora;
predarea gestiunii în locație gestionară;
evaluarea mijloacelor fixe propuse spre vânzare;
vânzarea prin licitație a activelor ;
vânzările cu plata prin virament;
solicitările de credite pentru finanțarea activității curente sau pentru investiții.
În funcție de necesități , operațiile menționate se adaptează și completează de conducerea unității, în funcție de specificul activității și structura ei organizatorice. Deci, operațiile , documentelor și circuitul acestora se stabilesc de conducerile ministerelor , departamentelor, altor organe centrale de stat, regii autonome, societăților comerciale și organelor locale ale administrației publice.
4.1.2 Organizarea controlului financiar preventiv
Controlul financiar preventiv se organizează de directorii generali ai regiilor autonome și societăților comerciale prin compartimentul financiar –contabil.
În structura organizatorică pentru conducerea unităților patrimoniale, controlul financiar preventiv este plasat la nivelul comitetului de direcție prin șeful compartimentului financiar-contabil, respectiv contabilul șef (director economic).
În structura funcțională a unității, activitatea de control financiar preventiv, fiind repartizată în funcție de necesități , volumul operațiunilor supuse controlului financiar preventiv și alte elemente între cele două activități fundamentale :financiară și contabilă.
În conformitate cu normele unitare de structură în organizarea structurală a unității patrimoniale controlul financiar preventiv se regăsește la nivelul compartimentului financiar – contabil sau la unul din compartimentele structurale ale acestuia : contabilitate sau financiar cu extindere la nivelul compartimentelor specializate care întocmesc sau care participă la întocmirea documentelor pentru operațiile se supun controlului financiar preventiv.
Controlul financiar preventiv fiind plasat la nivelul funcțiunii financiar-contabile este exercitat de drept de către conducătorul compartimentului financiar – contabil , respectiv contabilul șef ,care, ca organ de specialitate răspunde în fața Adunării generale a acționarilor și a Consiliului de administrație, de respectarea normelor legale cu caracter economico-financiar.
Controlul financiar preventiv se poate organiza la marile unități cu activitate complexă sub forma unor compartimente specializate. Constituirea unor servicii sau birouri de control financiar preventiv se face pe baza deciziei managerului unității, dar această formă de organizare nu degrevează pe conducătorul compartimentului financiar-contabil de atribuția și răspunderea privind controlul financiar preventiv.
În cazul în care conducătorul compartimentului financiar-contabil , respectiv contabilul șef lipsește din unitate atribuțiile de control financiar preventiv sunt îndeplinite de locțiitorul său.
În funcție de volumul , complexitatea și diversitatea operațiilor , de gradul de întocmire și prelucrare automatizată a documentelor , de amplasarea teritorială a compartimentelor în care se întocmesc documentele sau au loc operațiile , managerii unităților patrimoniale au dreptul , la propunerea conducătorilor compartimentelor financiar-contabile să delege exercitarea controlul financiar preventiv și altor persoane cu atribuții financiar-contabile din cadrul unității , care sunt astfel împuternicite să îndeplinească această sarcină pe lângă celelalte atribuții de serviciu sau în mod exclusiv.
Persoanele cărora urmează a li se repartiza atribuții de control financiar preventiv trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:
să aibă pregătirea profesională corespunzătoare și experiență în activitatea financiar –contabilă;
să corespundă din punct de vedere profesional al cinstei și corectitudinii;
să nu participe , prin natura muncii, lor la actul sau operația supusă controlului financiar preventiv sau la înregistrarea acestuia în contabilitate , cu excepția cazurilor prevăzute de lege , interdicție justificată de faptul că una și aceeași persoană nu poate efectua controlul asupra aceluiași act sau operațiune la care a participat;
să nu fi fost condamnate chiar dacă au fost grațiate, pentru săvârșirea vreuneia din infracțiunile prevăzute de lege.
Exercitarea controlului financiar preventiv prin persoane împuternicite este necesar a se realiza printr-un număr redus de persoane , iar repartizarea operațiilor să permită specializare acestora cu scopul exercitării unui control competent și eficient.
Persoanele din unitățile patrimoniale care exercită control financiar preventiv, operațiile și documentele asupra cărora acestea exercită controlul ca și alte elemente de natură organizatorică sunt consemnate în ordine sau decizii ale managerilor unităților economice prin care se stabilește procedura de aplicare în unitatea patrimonială a reglementărilor legale generale.
Acțiunea de organizare a controlului financiar preventiv presupune soluționarea și a altor probleme cum sunt:
1.stabilirea fluxului informațional al documentelor supuse controlului financiar preventiv cu scopul asigurării operativității ți calității controlului , evidențierii actelor justificative însoțitoare , ce fundamentează anumiți indicatori;
2. asigurarea legislației și instruire personalului. În aplicarea legii controlului financiar preventiv , conducătorii unităților patrimoniale trebuie să ia măsuri de asigurarea a legislației necesare și instruirea permanentă și temeinică a celor care exercită control financiar preventiv cu scopul însușirii metodologiei de control și folosirii instrumentelor de lucru;
3. organizarea analizei activității de control financiar preventiv a constituit un instrument al managementului pe linia gospodăririi bunurilor materiale și bănești , identificării și mobilizării rezervelor, prevenirii pagubelor și tragerii la răspundere a celor vinovați pentru încălcarea dispozițiilor legale. De asemenea, se analizează cazurile de refuz de viză , modul de soluționare al acestora , cauzele și consecințele economico-financiare , măsurile ce au fost luate pentru prevenirea lor în viitor , precum și cazurile de efectuare a unor operațiuni care nu erau legale , necesare, economicoase, stabilindu-se măsuri concrete pentru îmbunătățirea activității de control financiar preventiv.
4.1.3 Exercitarea controlului financiar preventiv
Controlul financiar preventiv se exercită pe baza normelor metodologice elaborate de Ministerul Finanțelor și pe baza legii privind organizarea controlului financiar și a Gărzii financiare care cuprind operațiile și documentele ce se supun controlului financiar preventiv, precum și atribuțiile ce revin conducătorilor compartimentelor de specialitate în care au loc operațiile și celor împuterniciți să execute acest control.
Metodologia acordării vizei de control financiar preventiv
Controlul financiar preventiv asupra documentelor privind operațiuni din care se nasc sau derivă drepturi sau obligațiuni patrimoniale, precum și cele privind stingerea sau lichidarea unor drepturi sau obligațiuni se realizează în două etape:
1.atestarea sau certificarea șefului compartimentului de specialitate în care se execută operațiunea care, prin semnarea documentului, își asumă răspunderea asupra realității, legalității , necesității, oportunității și economicității.
2.viza de control financiar preventiv dată de șeful compartimentului cu atribuții financiar-contabile sau de către persoanele împuternicite.
La fiecare operațiune supusă controlului financiar preventiv se face o verificare și analiză completă pentru a se constata respectarea cumulativă a celor cinci condiții:
1. 2. 3. 4. 5.
Legalitate Necesitate Oportunitate Realitate Economicitate
Prin verificarea legalității unei operații economico-financiare controlul financiar preventiv urmărește:
– operația sau acțiunea înscrisă în document să aibă la bază un act normativ și care prevede , de principiu efectuarea acesteia;
– nivelul valoric la care urmează a se realiza și , uneori și cel cantitativ este cel prevăzut în actele normative. Uneori , actul normativ stabilește limitele minime și maxime între care se poate realiza o acțiune . În această situație controlului financiar preventiv îi revine sarcina de a verifica încadrarea mărimii valorice a operației între limitele preconizate de actul normativ;
– respectarea condițiilor (principiilor) prevăzute în mod expres de actul normativ, fie pentru a se produce operația sau acțiunea însăși înscrisă în documentul prezentat la viza de control financiar preventiv , fie pentru a se produce la nivelul cantitativ și valoric preconizat prin document;
– utilizarea formelor, mijloacelor și căilor legale de realizare a operației sau acțiunii înscrisă în document;
– respectarea termenului (momentului ) legal în care urmează a se produce o anumită operație sau acțiune patrimonială;
– existența unor prevederi de plan care constituie baza legală a declanșării operației sau acțiunii , care stabilesc nivelul la care urmează a se produce o anumită operație sau acțiune patrimonială;
– existența unei decizii sau hotărâri a conducerii unității sau a organului ierarhic superior , prin care se dispune , în limitele competențelor legale, efectuarea unei operații sau acțiuni prin care se angajează patrimoniul unității;
– solicitarea realizării operației sau acțiunii s-a făcut de către compartimentul de specialitate interesat, cu respectarea prevederilor deciziei de organizare și exercitare a controlului financiar preventiv;
– existența unei documentații tehnico-economice aprobată în condițiile prevăzute de actele normative în vigoare;
– prețurile și tarifele utilizate au bază legală.
Verificarea realității sau autenticității operațiilor economice vizează două grupe de obiective :dacă operația, prin însăși natura sa , are legătură directă, cu activitatea unității economice și dacă aceasta (unitatea) dispune de toate condițiile și mijloacele de realizare a operației în mărimea solicitată. Prima grupă de obiective vizează posibilitatea existenței și producerii unei anumite operații , ceea de a doua permite transformarea posibilității în realitate .
În această accepție, verificarea realității operației economice de către controlul financiar preventiv presupune urmărirea următoarelor aspecte:
– existența unei activități reale a unității patrimoniale care impune efectuarea operației respective ;
– existența unor sarcini de plan reale a căror realizare reclamă efectuarea unei anumite operații economico-financiare;
– mărimea operației este strict determinată de mărimea sarcinii de plan aferentă perioadei;
– existența mijloacelor materiale, tehnice și financiare necesare realizării operației;
– existența cadrului organizatoric adecvat de efectuare a operației;
– asigurarea locului de realizare a operației economico-financiare cu forța de muncă corespunzătoare, etc.
În unele cazuri controlul financiar preventiv , în verificarea realității operațiilor economico-financiar completează verificarea documentară, inclusiv pe cea efectuată prin confruntarea cu documentația necesară analizei și acordării vizei cu verificarea faptică, la fața locului , a modului cum sunt asigurate condițiile și mijloacele de realizare a acestora sau cu informații culese de al cadrele de specialitate.
Verificarea necesității unei operații economico-financiare urmărește ca efectuarea acesteia să rezulte din nevoile reale de funcționare ale unității patrimoniale, nevoi determinate la rândul lor de îndeplinirea unor indicatori planificați sau a unor acțiuni stabilite prin acte normative de organul ierarhic superior.
Cu ocazia verificării necesității operațiilor controlului financiar preventiv urmărește dacă:
– operația este determinată de o activitate ce urmează a se desfășura în unitate economică;
– nivelul la care este preconizat a se realiza operația solicitată este corelat cu parametrii activității , fie cei stabiliți prin plan, fie cei existenți în momentul respectiv;
– operația are caracter de repetabilitate. În aceste condiții, persoana care exercită controlul financiar preventiv urmărește ca operația să se desfășoare uniform, la aceiași parametri de fiecare dată. Dacă operația are caracter întâmplător trebuie analizați atât factorii din interior , cât și cei din exterior care-i determină necesitatea producerii;
– documentele în care sunt înscrise astfel de operații au viza consilierului juridic sau aprobarea conducătorului unității, semnături care întăresc caracterul de necesitate al acestora;
– necesitatea efectuării operației să fie determinată de nevoi de funcționare imediate ale unității patrimoniale. Pentru cazurile în care se solicită, prin documentele prezentate la viza de control financiar preventiv, operații care vor fi necesare unității într-un viitor mai mult sau mai puțin apropiat, persoana care exercită controlul va analiza motivele devansării și efectele situației economico-financiare a întreprinderii.
Verificarea oportunității operațiilor economico-financiare, de către controlul financiar preventiv are în obiectiv un singur element – momentul sau perioada optimă de înfăptuire a operației.
Momentul sau perioada optimă de înfăptuire a unei operații economico-financiare cu caracter patrimonial se corelează cu :
– posibilitățile reale materiale, tehnice sau financiare de realizare a acesteia;
– momentul sau perioada în care au fost prevăzute a se realiza anumiți indicatori sau sarcini de plan;
– gradul maxim de eficiență, posibil de realizat în momentul sau perioada optimă preconizată;
– termenele prevăzute în contractele încheiate cu unitățile beneficiare etc.
Verificarea economicității operațiilor supuse controlului financiar preventiv pune în evidență latura calitativă a controlului și urmărește executarea acestora cu cât mai puține mijloace materiale și bănești. Economicitatea operațiilor vizează și: asigurarea utilității rezultatelor operației pentru unitatea patrimonială; reducerea pe cât posibil a cheltuielilor neeconomicoase, evitarea realizării de stocuri supernormative etc; evitarea creării de drepturi sau obligații patrimoniale fără posibilitate de onorare și cu consecințe negative asupra situației financiare a unităților patrimoniale; respectarea criteriilor de eficiență în orice operație economico-financiară ce urmează a fi întreprinsă de unitățile economice.
În cazul unor operații, pentru stabilirea gradului de economicitate a acestora sunt necesare calcule tehnico-economice ale diferitelor variante posibile de realizare.
În urma verificărilor efectuate și a concluziilor desprinse privind îndeplinirea condițiilor de formă și fond de către documentul prezentat, persoana ce exercită acest control acordă viza prin înscrierea pe document a mențiunii "Control financiar preventiv" însoțită de semnătură acesteia ăi precizarea datei când s-a efectuat controlul.
Acordarea vizei de control financiar preventiv, modul în care se finalizează întreaga acțiune, este purtătoarea unor efecte de natură economico-financiară și juridică, după cum urmează :
– unitatea intră în raporturi economice și juridice cu alte persoane fizice ori unități patrimoniale ;
– șefii compartimentelor de specialitate care au prezentat documentele de vizau obligația de a se conforma vizei primite pe documente și deci, de a efectua operațiile solicitate;
– din momentul acordării vizei de control financiar preventiv începe să acționeze răspunderea persanelor ce au efectuat controlul și au acordat viza pentru îndeplinirea cumulativă de către operațiile economico-financiare a celor cinci condiții. Aceasta nu înlătură răspunderea celor ce au întocmit documentul și nici pe cea a șefilor compartimentelor de specialitate ce au atestat (certificat) documentele, când se constată că operațiile pe care le conțin nu sunt legale , reale, oportune și economicoase.
Activitatea de control financiar preventiv se analizează în cadrul Consiliului de administrație al unităților patrimoniale .Cu această ocazie se are în vedere, în principal, în ce măsură controlul financiar constituie un instrument al conducerii în : luarea deciziilor , cunoașterea și urmărirea permanentă a modului de gospodărire a bunurilor materiale și bănești, identificarea și mobilizarea rezervelor, prevenire, descoperirea și recuperarea pagubelor materiale; tragerea la răspundere a celor vinovați pentru încălcarea dispozițiilor legale. Totodată, se prezintă cazurile de efectuare a unor operații care nu erau legale, necesare, oportune sau economicoase, reflectarea în indicatorii economico-financiari negativi; cheltuieli neeconomicoase reprezentând pierderi în rebuturi, penalități pentru nerespectarea disciplinei contractuale, locații , dobânzi penalizatoare plătite la împrumuturi restante, imobilizări în stocuri supranormative, debitori, pagube materiale, produse din vina conducătorilor compartimentelor de specialitate .În urma acestei analize se stabilesc măsuri concrete atât pentru îmbunătățirea organizării controlului financiar preventiv, cât și pentru tragerea la răspundere a celor care au încălcat normele legale, măsuri care fac posibilă eliminarea neajunsurilor existente și preîntâmpinarea producerii lor în viitor.
B. Metodologia soluționării refuzului vizei de control financiar preventiv
Conducătorul compartimentului cu atribuții financiar-contabile precum și celelalte persoane împuternicite au obligația să nu vizeze pentru controlul financiar preventiv documentele care conțin operațiuni ce nu întrunesc cumulativ condițiile ce constituie obiective ale controlului (legalitate, necesitate, economicitate, oportunitate și realitate).
Refuzul vizei se dă motivat, în scris, iar documentele nu se semnează de cel împuternicit cu exercitarea controlului.
Pentru operațiunile refuzate la viză de către împuterniciții sau delegații, conducătorul compartimentului de specialitate are dreptul de ase adresa conducătorului compartimentului cu atribuții financiar-contabile căruia îi revine de drept sarcinile de control financiar preventiv, care în urma analizei poate acorda sau refuza viza de control.
În cazul când conducătorul compartimentului de specialitate susține în continuare efectuarea operațiunilor refuzate la viza de control financiar preventiv, contabilul șef are obligația să sesizeze în scris pe managerul unității care urmează să analizeze aceste cazuri.
În urma analizei documentului și a referatului de motivare a refuzului vizei de control financiar preventiv managerul unității poate să:
– confirme refuzul vizei de control financiar preventiv, situație în care operațiune a nu va avea loc;
– să dispună în scris, pe propria răspundere efectuarea operațiunii.
În cazul în care managerul unității a dispus în scris efectuarea unei operațiuni refuzată la viză de către conducătorul compartimentului financiar-contabil se creează un dezacord în ce privește interpretarea conținutului și a condițiilor legale pentru acea operațiune, situație care trebuie soluționată de către Consiliul de administrație al unității patrimoniale și să se depună în termen de cinci zile în urma sesizării în scris a contabilului șef.
Când refuzul se dă în faza de plată, documentele se depun la unitatea bancară, ori la compartimentul care execută operația (casierie), semnate de către conducătorul unității și cu mențiunea refuzului de viză. Unitățile bancare care primesc documentele în condițiile arătate, execută operațiunile după efectuarea verificărilor care le revin. De asemenea, documentele pentru operațiuni în numerar se execută de către casierul unității.
În același mod se procedează și în situația în care conducătorul unității a aprobat dispoziții sau norme care angajează efectuarea de plăți în lei sau în valută fără să țină seama de refuzului vizei de control financiar preventiv.
Refuzului vizei de control financiar preventiv are o serie de consecințe, cum sunt:
– operația supusă controlului nu se mai execută;
– documentele care consemnează operațiuni supuse controlului financiar preventiv refuzate la viză și pentru care nu s-a dat aprobarea efectuării de către organele competente nu se înregistrează în contabilitate;
– refuzul vizei pentru efectuarea plății prestațiilor executate de furnizor în baza contractului încheiat și vizat de controlul financiar preventiv, în condițiile în care ulterior din cauza unor evenimente imprevizibile dar posibile prestațiile nu mai sunt necesare, nu este operant. Unitatea este datoare să suporte consecințele actelor încheiate cu alte unități, adică să primească pretențiile la care are dreptul și să-și execute obligațiile ce decurg din raportul contractual respectiv.
Documentele care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv sau care nu au primit aprobarea organelor competente pentru efectuarea operațiilor înscrise în acestea se evidențiază distinct, după cum urmează:
– cele care nu au primit viza de control financiar preventiv și nici aprobarea conducătorului unității, care nu au dat astfel naștere la operațiuni cu caracter patrimonial, se păstrează într-o cartotecă distinctă la compartimentul de specialitate care l-a emis;
– documentele care, deși au fost refuzate la viza de control financiar preventiv de persoanele în drept sau împuternicite cu exercitarea acestuia au primit aprobarea efectuării operațiilor pe care le conțineau, se evidențiază în conturi de ordine și evidență până la clarificarea situației lor de către organele competente. Decizia acestora va determina fie înregistrarea în contabilitate a documentului atunci când este de acord cu hotărârea conducătorului unității, ceea ce echivalează cu acordarea vizei, fie transmiterea documentului la compartimentul care l-a emis pentru a fi păstrat în cartotecă în situația în care aceste organe competente sunt de acord cu refuzul dat anterior de șeful compartimentului financiar-contabil. În scopul cunoașterii permanente a modului în care se desfășoară activitatea de control financiar preventiv și al luării de măsuri pentru a continua îmbunătățirea acestuia, contabilul șef asigură precizarea naturii operațiilor, valorii și modului de soluționare. Cazurile concrete de refuz al controlului financiar preventiv al documentelor, modul de soluționare al acestora, cauzele și consecințele economico-financiare, precum și măsurile luate pentru prevenirea lor se analizează în cadrul Consiliului de administrație.
Controlul financiar preventiv asigură executarea în condiții de legalitate a operațiilor financiare, fără a deveni o frână în desfășurarea activității. Controlul financiar preventiv nu justifică încălcarea legii, depășirea cheltuielilor, el previne semnarea ilegală a unui act, plata oricărei sume fără justificare legală.
4.1.4 Exercitarea controlului financiar preventiv la Cooperativa Voința
La Cooperativa Voința controlul financiar preventiv asupra documentelor privind operațiuni din care se nasc sau derivă drepturi sau obligațiuni patrimoniale, precum și cele privind stingerea sau lichidarea unor drepturi sau obligațiuni se realizează în două etape:
1.atestarea sau certificarea șefului compartimentului de specialitate în care se execută operațiunea care, prin semnarea documentului, își asumă răspunderea asupra realității, legalității , necesității, oportunității și economicității.
2.viza de control financiar preventiv dată de șeful compartimentului cu atribuții financiar-contabile sau de către persoanele împuternicite.
În urma verificărilor efectuate și a concluziilor desprinse privind îndeplinirea condițiilor de formă și fond de către documentul prezentat, persoana ce exercită acest control acordă viza prin înscrierea pe document a mențiunii "Control financiar preventiv" însoțită de semnătură acesteia ăi precizarea datei când s-a efectuat controlul.
Activitatea de control financiar preventiv se analizează în cadrul Consiliului de administrație al unităților patrimoniale .Cu această ocazie se are în vedere, în principal, în ce măsură controlul financiar constituie un instrument al conducerii în : luarea deciziilor , cunoașterea și urmărirea permanentă a modului de gospodărire a bunurilor materiale și bănești, identificarea și mobilizarea rezervelor, prevenire, descoperirea și recuperarea pagubelor materiale; tragerea la răspundere a celor vinovați pentru încălcarea dispozițiilor legale. Totodată, se prezintă cazurile de efectuare a unor operații care nu erau legale, necesare, oportune sau economicoase, reflectarea în indicatorii economico-financiari negativi; cheltuieli neeconomicoase reprezentând pierderi în rebuturi, penalități pentru nerespectarea disciplinei contractuale, locații , dobânzi penalizatoare plătite la împrumuturi restante, imobilizări în stocuri supranormative, debitori, pagube materiale, produse din vina conducătorilor compartimentelor de specialitate .În urma acestei analize se stabilesc măsuri concrete atât pentru îmbunătățirea organizării controlului financiar preventiv, cât și pentru tragerea la răspundere a celor care au încălcat normele legale, măsuri care fac posibilă eliminarea neajunsurilor existente și preîntâmpinarea producerii lor în viitor.
Conducătorul compartimentului cu atribuții financiar-contabile precum și celelalte persoane împuternicite au obligația să nu vizeze pentru controlul financiar preventiv documentele care conțin operațiuni ce nu întrunesc cumulativ condițiile ce constituie obiective ale controlului (legalitate, necesitate, economicitate, oportunitate și realitate).
Refuzul vizei se dă motivat, în scris, iar documentele nu se semnează de cel împuternicit cu exercitarea controlului.
Pentru operațiunile refuzate la viză de către împuterniciții sau delegații, conducătorul compartimentului de specialitate are dreptul de a se adresa conducătorului compartimentului cu atribuții financiar-contabile căruia îi revine de drept sarcinile de control financiar preventiv, care în urma analizei poate acorda sau refuza viza de control.
În cazul când conducătorul compartimentului de specialitate susține în continuare efectuarea operațiunilor refuzate la viza de control financiar preventiv, contabilul șef are obligația să sesizeze în scris pe managerul unității care urmează să analizeze aceste cazuri.
În urma analizei documentului și a referatului de motivare a refuzului vizei de control financiar preventiv managerul unității poate să:
– confirme refuzul vizei de control financiar preventiv, situație în care operațiune a nu va avea loc;
– să dispună în scris, pe propria răspundere efectuarea operațiunii.
În cazul în care președintele Cooperativei a dispus în scris efectuarea unei operațiuni refuzată la viză de către conducătorul compartimentului financiar-contabil se creează un dezacord în ce privește interpretarea conținutului și a condițiilor legale pentru acea operațiune, situație care trebuie soluționată de către Consiliul de administrație al unității patrimoniale și să se depună în termen de cinci zile în urma sesizării în scris a contabilului șef.
Când refuzul se dă în faza de plată, documentele se depun la unitatea bancară, ori la compartimentul care execută operația (casierie), semnate de către conducătorul unității și cu mențiunea refuzului de viză. Unitățile bancare care primesc documentele în condițiile arătate, execută operațiunile după efectuarea verificărilor care le revin. De asemenea, documentele pentru operațiuni în numerar se execută de către casierul unității.
În același mod se procedează și în situația în care conducătorul unității a aprobat dispoziții sau norme care angajează efectuarea de plăți în lei sau în valută fără să țină seama de refuzului vizei de control financiar preventiv.
Documentele care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv sau care nu au primit aprobarea organelor competente pentru efectuarea operațiilor înscrise în acestea se evidențiază distinct, după cum urmează:
– cele care nu au primit viza de control financiar preventiv și nici aprobarea conducătorului unității, care nu au dat astfel naștere la operațiuni cu caracter patrimonial, se păstrează într-o cartotecă distinctă la compartimentul de specialitate care l-a emis;
– documentele care, deși au fost refuzate la viza de control financiar preventiv de persoanele în drept sau împuternicite cu exercitarea acestuia au primit aprobarea efectuării operațiilor pe care le conțineau, se evidențiază în conturi de ordine și evidență până la clarificarea situației lor de către organele competente. Decizia acestora va determina fie înregistrarea în contabilitate a documentului atunci când este de acord cu hotărârea președintelui cooperativei, ceea ce echivalează cu acordarea vizei, fie transmiterea documentului la compartimentul care l-a emis pentru a fi păstrat în cartotecă în situația în care aceste organe competente sunt de acord cu refuzul dat anterior de șeful compartimentului financiar-contabil.
4.2 Controlul financiar de gestiune
Realizarea ciclului de control în unitățile patrimoniale presupune manifestarea și exercitarea atribuției de control a managementului în toate activității social-economice.
Deși centrul de greutate în ciclul de control se situează la nivelul controlului ce se desfășoară înainte de producerea fenomenelor și proceselor, totuși un rol important revine controlului, ulterior singurul în măsură de a compara rezultatele obținute cu previziunile actelor normative în vigoare, de a stabili abaterile, de a identifica și localiza cauzele acestora , precum și de a propune măsuri pentru remedierea și prevenirea fenomenelor negative, pentru sancționarea persoanelor ce se fac vinovate de situațiile necorespunzătoare constatate.
Controlului financiar de gestiune îi revine o serie de sarcini specifice determinate însăși de poziția față de momentul desfășurării activității pe care o supune controlului :
– asigurarea integrității proprietății publice și private și a utilizării eficiente a mijloacelor materiale și bănești;
– asigurarea respectării prevederilor legale ce reglementează încadrarea și retribuirea personalului muncitor, precum și acordarea drepturilor bănești cuvenite acestuia;
– urmărirea modului în care este respectată disciplina financiară în efectuarea tuturor încasărilor sau plăților în lei sau valută din fondurile unităților patrimoniale în contul altor unități sau persoane fizice;
– asigurarea respectării prevederilor actelor normative privind întocmirea și circulația documentelor primare, organizarea și conducerea contabilității și a evidenței tehnic-operative, precum și realitatea datelor din conturi, bilanțuri și conturi de execuție;
– verificarea modului de organizare, funcționare și exercitare a controlului financiar preventiv , tehnic-operativ curent și chiar a controlului economico-financiar ulterior al filialelor din subordine .
Aceste sarcini ale controlului financiar de gestiune se realizează în activitatea de control propriu-zisă prin două grupe de obiective: sub forma verificărilor cu caracter economico-financiar și sub forma controlului gestionar de fond, fapt pentru care în practică , controlul financiar de gestiune mai poartă denumirea și de "Control financiar intern " sau "Control gestionar de fond" sau "Revizie gestionară".
4.2.1 Obiectivele controlului financiar de gestiune
Caracterizat printr-o arie largă de cuprindere, controlul financiar de gestiune asigură verificarea sub toate aspectele a procesului gospodăririi valorilor materiale și bănești, precum și urmărirea modului în care se află prevederile legale privind integritatea proprietății publice și private.
Controlul financiar de gestiune, ca formă a controlului propriu este control financiar ulterior care urmărește respectarea dispozițiilor legale cu privire la gestionarea și gospodărirea mijloacelor materiale și bănești pe baza documentelor înregistrate în evidența tehnic-operativă și contabilitate.
Controlul financiar de gestiune are ca obiective principale următoarele:
I. Existența, integritatea , păstrarea și paza bunurilor și valorilor de orice fel deținute cu orice titlu
A. Respectarea legalității cu privire la evidență existenței, păstrării și folosirii patrimoniului:
1. Controlul existenței faptice a mijloacelor materiale – stabilite prin numărare, cântărire, măsurare, după caz, în raport de specificul, natura și caracteristicile acestora (marcă, număr, serie, dimensionare), precum și în funcție de elementele consemnate în documentele care le-au însoțit la achiziționare – facturi, specificații și alte documente cu funcții asemănătoare, stabilirea concordanței între existența acestor mijloace materiale inventariate faptic la control și datele înscrise în evidența contabilă, respectiv tehnic-operativă.
2. Respectarea normelor referitoare la delimitarea materialelor în funcție de situația existentă – materiale nerecepționate, refuzate la recepție, aflate în custodie, primite spre prelucrare, procurate din fondurile de investiții sau din oricare fonduri, donații etc.
3. Existența faptică a numerarului și a celorlalte valori aflate în casă și confruntarea cu datele evidenței tehnic-operative și contabile.
4. Existența faptică a numerarului încredințat mandatarilor-pentru plăți (salarii, ajutoare sociale, ajutoare pentru incapacitate temporară de muncă) și achizitorilor pentru diverse procurări în numerar.
5. Concordanța dintre documentele de încasări ți plăți în numerar cu datele din registrule casă și evidența contabilă și de la caz la caz, confruntarea acestora cu evidențele unităților bancare, la care are deschise conturile unitatea respectivă.
6. Exactitatea calculelor și a raportărilor referitoare la încasări și plăți.
7. Existența altor valori materiale și confruntarea stocurilor faptice cu datele din evidența tehnic-operativă și contabilă.
8. Controlul legalității, realitatea operațiunilor de intrare și modul de justificare pentru cecuri de decontare, timbre și mărci poștale, bilete speciale CFR, legitimații de masă, tichete și abonamente pentru mijloace de transport în comun, bonuri de cantități fixe de benzină.
9. Verificarea legalității folosirii carnetelor cec cu valoare limitată, a aprovizionării cu mijloace materiale în raport de necesități, de prevederile din contracte, de stocurile existente pentru prevenirea imobilizărilor și lichidarea stocurilor supranormative sau peste necesar.
10. Legalitatea, realitatea și reflectarea în evidențe a modificărilor de patrimoniu prin investiții de capital, donații și achiziții de produse, transformări și ca efect al activității proprii de cercetare, proiectare și producție.
11. Respectarea normelor legale referitoare la încheierea contractelor cu agenții economici.
12. Aplicarea prevederilor legale referitoare la: recepția, autorecepție, expediția și transportul mijloacelor materiale.
13. Respectarea normelor legale pentru gestionare, depozitarea mijloacelor materiale.
– Asigurarea locurilor de primire și păstrare a valorilor materiale cu aparate de măsură și control respectarea normelor legale referitoare la utilizarea, funcționarea și verificarea aparatelor respective.
– Respectarea dispozițiilor legale referitoare la pierderile materiale pe timpul transporturilor și depozitării și pentru manipulări ocazionate de aceste operațiuni. Modul cum s-au efectuat scăderile din gestiune a materialelor, respectare normelor legale privind contabilitatea mijloacelor.
– Etichetarea la locul de păstrare a tuturor mijloacelor materiale în care să se indice denumirea, simbolul (numărul de cod) și prețul unitar al acestora.
– Stabilirea stocurilor normative de mijloace materiale și asigurarea de către organele de aprovizionare a unei aprovizionări normale și ritmice; existența unor mijloace materiale fără mișcare , de prisos, cu mișcare lentă, greu vandabile, inutilizabile sau deteriorate.
14. Utilizarea și întreținerea capacităților de depozitare a instalațiilor, utilajelor, precum și a mijloacelor de transport din dotare.
B. Controlul respectării prevederilor legale referitoare la constituirea și componența comisiilor de inventariere și efectuarea operațiunilor de inventariere
1. Inventarierea periodică a întregului patrimoniu (precum și a bunurilor aparținând altor unități, care temporar se află în posesia unității care efectuează inventarierea, custodie) în condițiile și la termenele prevăzute de dispozițiile legale în vigoare.
2. Inventarierea patrimoniului sau a unor elemente patrimoniale. ori de câte ori :
– intervine o predare-primire de gestiune ;
– sunt indicii că există lipsuri sau plusuri de gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere ;
– s-au produs modificări de prețuri ca urmare a organelor competente,
– gestiunile în cauză se comasează, se scindează sau se desființează;
– s-au produs calamități naturale sau cazuri fortuite, precum și a celorlalte dispoziții legale privind inventarierea patrimoniului.
3. Stabilirea rezultatelor inventarierii ș înregistrarea acestora potrivit normelor legale în vigoare.
4. Realitatea inventarierilor stocurilor faptice de către brigăzi cu ocazia inventarierii periodice a întregului patrimoniu, predării-primirii de gestiuni, reducerilor de prețuri, precum și a bunurilor aparținând altor unități aflate în custodie.
5. Legalitatea măsurilor luate pentru recuperarea lipsurilor și a pierderilor din bunurile deteriorate, degradate, dezasortate, cu termenele de garanție depășite, demodate, inutilizabil, precum și pentru înregistrarea plusurilor.
C. Controlul organizării corespunzătoare a pazei bunurilor cu angajații proprii
1. Asigurarea securității gestiunilor de valori materiale prin spații special amenajate, prevăzute cu drugi sau gratii și lacăte sau încuietori la ferestre și uși, astfel încât să se prevină orice posibilitate de înstrăinare sau sustragere a mijloacelor materiale.
2. Organizarea și exercitarea controlului (permanent și inopinat) asupra ieșirii mijloacelor de transport, a angajaților și a altor persoane.
3. Asigurarea securității numerarului prin păstrarea în case de bani în încăperi separate, prin transporturi la și de la bancă sau la punctele de efectuare a plăților în condiții în care să prevină sustragerile, pierderile.
4. Exercitarea controlului casieriei de către contabilul șef sau delegatul său.
5. Controlul curent exercitat de serviciul de resort asupra activității gestionarilor de mijloace materiale.
6. Verificarea de către conducătorul compartimentului financiar-contabil sau delegatul său a modului în care se fac înregistrările în evidențele gestiunilor de mijloace materiale.
7. Calcularea, solicitarea și încasarea penalizărilor în cazul nerespectării cauzelor contractuale .
8. Recuperarea de la cei vinovați a pagubelor provenite din substituiri, denaturări, alterări, avarii, lipsuri și sustrageri de mijloace materiale datorită nerespectării normelor de ambalare, încărcare, transport, descărcare, pază, recepție și depozitare.
9.Stabilirea funcțiilor prin a căror ocupare angajatul dobândește calitatea de gestionar și respectarea legalității cu privire la angajarea gestionarilor:
– angajarea și menținerea în funcție numai a gestionarilor care îndeplinesc condițiile prevăzute de lege, referitoare la vârstă, studii, care nu sunt condamnați penal, în curs de urmărire, în curs de urmărire, în curs de judecată, acelor amnistiați sau care au fost obligați la plata impozitului prevăzute de Legea privind controlul provenienței unor bunuri ce n-au fost dobândite în mod licit;
– solicitarea de către unități a relațiilor cu privire la antecedentele penale și cele cu privire la plata impozitului pentru bunuri ce n-au fost dobândite licit pentru persoanele ce urmează a fi angajate sau trecute în funcția de gestionar;
– existența dovezii de la ultimul loc de muncă referitoare la pagubele produse de către cel ce urmează a fi angajat sau trecut în funcția de gestionar;
– existența avizului scris al celorlalți gestionari în cazul gestiunii încredințată mai multor gestionari pentru angajarea sau trecerea în această funcție a unei persoane ;
– atribuirea calității de gestionar angajaților care îndeplinesc funcții (de control financiar sau contabil ) incompatibile cu ceea de gestionar
10. Stabilirea garanțiilor, constituirea și ridicarea lor, recuperarea din garanții a pagubelor produse de gestionar, potrivit prevederilor legale.
11. Stabilirea răspunderii gestionarilor, a angajaților cu funcții de conducere și oricăror alți angajați pentru pagubele produse, potrivit dispozițiilor legale.
II. Utilizarea valorilor materiale de orice fel, declasarea și casarea de bunuri, legalitatea și realitatea operațiunilor de ieșire – eliberări pentru consum, transferuri, prelucrări la terți din evidența tehnic-operativă
1.Respectarea normelor legale în ce privește eliberarea mijloacelor materiale.
2. Darea în consum a mijloacelor materiale în concordanță cu normele de consum, de întreținere și reparații.
3. Respectarea destinației pentru care au fost procurate mijloacele materiale.
4. Modul cum s-au făcut scăderile din gestiune a perisabilităților.
5. Reflectare în evidență a deșeurilor, rebuturilor, remanierilor, degradărilor, deprecierilor, perisabilităților, legalitatea și realitatea acestora, precum și măsurile luate pentru prevenirea lor.
6. Legalitatea și realitatea operațiunilor de casare, declasare, scoatere din uz, transferare, etc a mijloacelor materiale și valorificarea bunurilor recuperate.
7. Evidența separată a cantităților de carburanți și lubrifianți lichizi și b.c.f.-uri pe sortimente de produse, feluri de bonuri și conducători auto, consumurile de carburanți, lubrifianți, piese de schimb, anvelope în raport cu normele legale:
– eliberarea foilor de parcurs numai după predarea celor din ziua precedentă și a b.c.f.-urilor numai după ce au fost justificate cele primite anterior;
– înscrierea în foile de parcurs a fiecărei curse cu distanțele și semnăturile beneficiarilor;
– existența, funcționarea în bune condițiuni și verificarea periodică la metrologie a aparatelor de kilometraj.
8. Întocmirea listelor de alimente în raport de efective, meniurui și alocație legală.
III. Efectuarea, în numerar sau prin cont, a încasărilor și plăților, în lei și în valută, de orice natură, încadrarea personalului și acordarea drepturilor bănești ce i se cuvin
1. Legalitatea promovărilor în funcții tehnice de execuție sau de specialitate.
2. Modul cum este stabilit salariul de bază în raport cu răspunderea și complexitatea sarcinilor, precum și nivelul de pregătire necesar funcției ocupate – diferențierea pe funcții în cadrul fiecărei funcții pe grade profesionale.
3. Modul în care sunt stabilite sporurile la salariul de bază:
– sporuri pentru vechime în muncă;
– sporuri pentru condiții speciale de muncă.
4. Legalitatea și realitatea plăților pentru program prelungit de lucru, ore suplimentare.
5. Concordanța sumelor trecute în statele de salarii cu deciziile de încadrare.
6. Legalitatea și realitatea plăților reprezentând ajutor în cadrul asigurărilor sociale .
7. Legalitatea și realitatea plăților reprezentând alocații de stat pentru copii.
8. Legalitatea drepturilor personalului pe perioada delegării, detașării sau trecerii temporare într-o altă muncă.
9. Legalitatea sumelor acordate pentru indexarea salariilor pe perioada verificată.
10. Legalitatea plăților pentru cei trimiși la specializare în străinătate.
11.Legalitatea și realitatea plăților pentru drepturile de concediu de odihnă.
12. Aplicarea dispozițiilor legale cu privire la calcularea, reținerea și vărsarea impozitului pe salarii, a contribuției pentru pensia suplimentară, pentru ajutor de șomaj, a popririlor, a ratelor pentru mărfuri procurate pe credit, despăgubirilor, chiriilor, pensiilor alimentare.
13. Exactitatea calculelor și a rapoartelor din documentele pe baza cărora se ridică, eliberează sau plătesc salarii și alte drepturi de personal.
IV. Întocmirea și circulația documentelor primare, documentelor tehnic-operative și contabile
1. Primirea, eliberarea și utilizarea mijloacelor materiale numai pe bază de documente legal întocmite.
2. Completarea documentelor primare potrivit indicatorilor formularului respectiv și a normelor în vigoare, semnarea acestora de cei în drept și predarea lor la termen persoanelor îndreptățite.
3. Conducerea concretă a evidenței tehnic-operative la locurile de depozitare și pe naturi de mijloace materiale.
4. Conducerea clară și exactă a evidenței contabile care să asigure atât reflectarea în expresie bănească a patrimoniului prin înregistrarea exactă și la timp a tuturor operațiunilor economice și financiare, cât și exercitarea controlului permanent al existenței și mișcării valorilor patrimoniale.
Pentru evidența contabilă analitică a gestiunilor, concordanța datelor din evidența tehnic-operativă cu datele evidenței analitice și sintetice, ca și realitatea datelor înscrise în acestea pentru gestiunile de valori materiale, mijloace fixe și obiecte de inventar de mică valoare sau scurtă durată.
5. Procurarea formularelor cu regim special, recepționarea și încredințarea lor spre păstrare unor angajați special desemnați evidența corectă a formularelor cu regim special; justificarea formularelor cu regim special; evidența formularelor restituite, greșit tipărite sau eronat complete.
6. Modul de organizare și exercitare a controlului financiar preventiv.
7. Modul de realizarea măsurilor stabilite ca urmare a verificărilor efectuate de organele controlului financiar.
8. Activitatea controlului financiar intern.
9. Alte obiective.
4.2.2 Organizarea și exercitarea controlului de gestiune
Controlul financiar de gestiune se organizează conform Legii nr.30/1991 la regii autonome pentru controlul gestiunilor proprii precum și al uzinelor, fabricilor, secțiilor, atelierelor, filialelor și altor unități din structura lor organizatorică și la societățile comerciale .
Controlul financiar de gestiune funcționează în compartiment distinct în subordinea directă a directorului general în cazul regiilor autonome și societăți comerciale. Se efectuează de salariați cu studii economice superioare sau medii în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați în compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele legale.
Persoanele împuternicite să exercite controlul financiar de gestiune trebuie să îndeplinească aceleași condiții cerute de lege pentru cele împuternicite să exercite controlul financiar preventiv.
În legătură cu organizarea și exercitarea controlului financiar de gestiune, normele legale în vigoare prevăd o serie de obligații și răspunderi, astfel:
a, La cererea organelor de control financiar de gestiune conducerile și salariații unităților supuse controlului au obligația să pună la dispoziție registrele, corespondența, actele, piesele justificative și alte documente necesare controlului ; să prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestionează sau pe care le au în păstrare, care intră sub incidența controlului; să elibereze în condiții legale documentele solicitate în original sau copii certificate; să dea informații și explicații verbale sau în scris în legătură cu problemele care formează obiectul controlului; să semneze cu sau fără obiecții actele de control și să comunice la termenele fixate modul de aplicare a măsurilor stabilite în urma controlului; să asigure sprijinul și condițiile necesare bunei desfășurări a controlului și să-și dea concursul pentru clarificarea consecințelor;
b, Salariații împuterniciți cu exercitarea controlului financiar de gestiune răspund disciplinar, contravențional sau penal în situațiile în care:
– nu efectuează controlul conform programului de activitate aprobat;
– înscriu în actele de control date sau fapte ireale sau inexacte sau cu bună știință nu consemnează toate deficiențele constatate;
– lucrează cu superficialitate, nesemnalând încălcările de la normele legale în vigoare, măsuri care produc pagube;
– nu întocmesc șu nu înaintează conducătorului unității actele de control la termenele stabilite;
– nu iau sau nu propun măsurile necesare pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor consemnate în actele de control, tragerea la răspundere a celor vinovați;
– nu îndeplinesc sau îndeplinesc superficial sarcinile ce le revin conform normelor.
c, În legătură cu organizarea și exercitarea controlului dec gestiune constituie contravenție și se sancționează cu amendă următoarele fapte:
– neemiterea în termen a actelor administrative privind modul de organizare și exercitare a controlului financiar de gestiune;
– angajarea, menținerea, trecerea în funcție de organ de control financiar de gestiune a unei persoane fără să se fi obținut în prealabil de la organele de poliție relații scrise cu privire la antecedentele penale ale acestora;
– nesesizarea organelor competente de către șeful compartimentului de gestiune, în cazul neluării măsurilor referitoare la recuperarea pagubelor;
– nepunerea la dispoziția organelor financiar de gestiune a documentelor și datelor necesare controlului;
– refuzul de a semna cu sau fără obiecțiuni actele de control întocmite de organele de control financiar de gestiune, precum și de a da explicații scrise la cererea acestor organe;
– neexecutarea în termenele stabilite a dispozițiilor date ca urmare a controlului efectuat de organele de control financiar de gestiune sau comunicarea din culpă a unor date eronate în legătură cu executarea lor, nedispunerea măsurilor necesare pentru efectuarea cu prioritate, la solicitarea instanțelor de judecată, organelor de procuratură și poliție a controlului financiar de gestiune, necesar stabilirii prejudiciilor produse prin infracțiuni și clarificării împrejurărilor care au condus la săvârșirea unor fapte de natură penală.
Constatarea acestor contravenții și aplicarea sancțiunilor se fac de organele de control financiar de gestiune ale unităților la care se organizează și se exercită controlul propriu.
4.2.3 Organizarea și exercitarea controlului financiar de gestiune la Cooperativa Voința
Controlul financiar de gestiune se organizează conform Legii nr.30/1991 la Cooperativa Voința pentru controlul gestiunilor proprii, precum și al secțiilor, atelierelor, filialelor și altor unități din structura organizatorică.
Controlul financiar de gestiune funcționează în compartiment distinct în subordinea directă a președintelui cooperativei. Se efectuează de salariați cu studii economice superioare sau medii în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați în compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele legale.
Persoanele împuternicite să exercite controlul financiar de gestiune trebuie să îndeplinească aceleași condiții cerute de lege pentru cele împuternicite să exercite controlul financiar preventiv.
La cererea organelor de control financiar de gestiune conducerile și salariații cooperativei au obligația să pună la dispoziție registrele, corespondența, actele, piesele justificative și alte documente necesare controlului ; să prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestionează sau pe care le au în păstrare, care intră sub incidența controlului; să elibereze în condiții legale documentele solicitate în original sau copii certificate; să dea informații și explicații verbale sau în scris în legătură cu problemele care formează obiectul controlului; să semneze cu sau fără obiecții actele de control și să comunice la termenele fixate modul de aplicare a măsurilor stabilite în urma controlului; să asigure sprijinul și condițiile necesare bunei desfășurări a controlului și să-și dea concursul pentru clarificarea consecințelor;
Salariații împuterniciți cu exercitarea controlului financiar de gestiune răspund disciplinar, contravențional sau penal în situațiile în care:
– nu efectuează controlul conform programului de activitate aprobat;
– înscriu în actele de control date sau fapte ireale sau inexacte sau cu bună știință nu consemnează toate deficiențele constatate;
– lucrează cu superficialitate, nesemnalând încălcările de la normele legale în vigoare, măsuri care produc pagube;
– nu întocmesc șu nu înaintează conducătorului unității actele de control la termenele stabilite;
– nu iau sau nu propun măsurile necesare pentru înlăturarea lipsurilor și abaterilor consemnate în actele de control, tragerea la răspundere a celor vinovați;
– nu îndeplinesc sau îndeplinesc superficial sarcinile ce le revin conform normelor.
În legătură cu organizarea și exercitarea controlului dec gestiune constituie contravenție și se sancționează cu amendă următoarele fapte:
– neemiterea în termen a actelor administrative privind modul de organizare și exercitare a controlului financiar de gestiune;
– angajarea, menținerea, trecerea în funcție de organ de control financiar de gestiune a unei persoane fără să se fi obținut în prealabil de la organele de poliție relații scrise cu privire la antecedentele penale ale acestora;
– nesesizarea organelor competente de către șeful compartimentului de gestiune, în cazul neluării măsurilor referitoare la recuperarea pagubelor;
– nepunerea la dispoziția organelor financiar de gestiune a documentelor și datelor necesare controlului;
– refuzul de a semna cu sau fără obiecțiuni actele de control întocmite de organele de control financiar de gestiune, precum și de a da explicații scrise la cererea acestor organe;
– neexecutarea în termenele stabilite a dispozițiilor date ca urmare a controlului efectuat de organele de control financiar de gestiune sau comunicarea din culpă a unor date eronate în legătură cu executarea lor, nedispunerea măsurilor necesare pentru efectuarea cu prioritate, la solicitarea instanțelor de judecată, organelor de procuratură și poliție a controlului financiar de gestiune, necesar stabilirii prejudiciilor produse prin infracțiuni și clarificării împrejurărilor care au condus la săvârșirea unor fapte de natură penală.
4.2.4 Controlul faptic
Controlul faptic este procedeul de stabilire reală a existenței și mișcării mijloacelor materiale și bănești și a desfășurării activității economice. Controlul faptic se exercită la locul de existență a mijloacelor materiale și bănești și are ca obiectiv determinarea exactă a cantităților și valorilor existente, a stării în care se găsesc, a stadiului și modului de prelucrare a respectării legalității în utilizarea lor.
Principalele modalități sau tehnici de control faptic sunt: inventarierea , expertiza tehnică și analiză la laborator, observarea directă, inspecția fizică etc.
Inventarierea, ca modalitate principală de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existenței cantitative și calitative a elementelor de activ și pasiv ale unei unități gestionare, precum și a modului de executare a sarcinilor de către gestionari. Pe lângă constatarea stocurilor și soldurilor faptice, inventarierea include și compararea acestora cu cele scriptice și stabilirea eventualelor diferențe.
Inventarierea este o modalitate scriptică de control contabil. Contabilitatea se caracterizează prin realitatea și exactitatea datelor .Din cauze obiective sau subiective, în timpul gestionării bunurilor, este posibil ca unele operații să nu fie consemnate în documente în momentul producerii lor și, ca atare, să nu fie înregistrate în conturi. De exemplu: ca rezultat al influenței agenților naturali, unele bunuri pierd din greutatea sau calitatea lor, neglijența sau intenția gestionarilor poate duce la dispariția unor bunuri, fără ca acestea să fie consemnate în documente și înregistrate în conturi; datele înregistrate în conturi pot să nu concorde cu realitatea ca urmare a greșelilor de calcul și înregistrare; măsurarea greșită a mijloacelor, întocmirea defectuoasă a documentelor privind unele operații economice.
Datorită acestor cauze este necesar să se controleze existența tuturor valorilor materiale și bănești, în scopul descoperirii neconcordanțelor dintre datele înregistrate în evidență și realitate.
Prin inventariere, se controlează și modul de conservare a mijloacelor economice, ceea ce contribuie la întărirea spiritului gospodăresc în gestiunile respective.
Inventarierea de control, ca tehnică a controlului financiar , coincide numai parțial cu activitatea mult mai largă de inventariere periodică a gestiunilor sau a întregului patrimoniu, care se realizează printr-o îmbinare a elementelor de control faptic cu cele documentare și prin efectuarea unor operațiuni specifice de regularizare a rezultatelor.
În funcție de specificul activității și de natura mijloacelor materiale este indicată declanșarea simultană a inventarierii de control la aceleași repere întreaga unitate, îndeosebi în cazul materialelor de masă, ceea ce are drept consecință creșterea eficienței controlului faptic, întrucât se înlătură unele posibilități de acoperire a lipsurilor numai pe timpul inventarierii. Din aceleași considerente, o condiție esențială pentru surprinderea realității efective este ca inventarierea de control implică exactității soldurilor scriptice la reperele inventarierii. Aceasta presupune controlul asupra documentelor și evidenței privind intrările și ieșirile de bunuri pe perioada anterioară.
Inventarierea are ca sarcină determinarea stocurilor faptice de valori materiale și bănești la un moment dat într-o gestiune. Ca urmare a operațiunilor de inventariere pot să apară diferențe în plus sau în minus față de stocurile scriptice. De regulă, valorificarea rezultatelor inventarierii se realizează prin înregistrarea în contabilitate a plusurilor și imputarea minusurilor persoanelor vinovate.
Față de regula generală a valorificării rezultatelor inventarierii se admit următoarele:
1. Pentru gestiunile unde contabilitatea este condusă cantitativ-valoric, este posibil ca la inventariere, la unele sortimente ale aceluiași produs sau produse asemănătoare, la care există riscul de confuzie, să apară plusuri , iar la latele minusuri . În acest caz prima operație care este de natură să regularizeze, cel puțin parțial, minusurile și plusurile, este operațiunea de compensare a cantitativă a lipsurilor cu plusurile constatate.
2. Atât în gestiunile unde contabilitatea analitică este condusă valoric pot să apară lipsuri la inventariere generate de acțiunea factorilor fizici și chimici ca urmare a manipulărilor, depozitării sau însilozării. Deoarece lipsurile nu sunt determinate din culpa gestionarului și deci nu i se pot imputa, în acest caz, se acordă scăzăminte sau perisabilități în cadrul normelor.
3. În gestiunile în care ca urmare a inventarierii lipsurile constatate depășesc limita normelor legale de scăzăminte și acestea nu se datorează vinei gestionarului sau altei persoane fizice, lipsurile se trec pe seama cheltuielilor sub forma scăzămintelor peste normele legale.
Condițiile legale de efectuare a operațiunii de compensare cantitativă a lipsurilor cu plusurile constatate sunt:
– plusurile și minusurile trebuie să fie constatate numai la sorturile aceluiași produs sau grup de produse, la care este riscul de confuzie datorită asemănării aspectului exterior;
– plusurile și minusurile să se fi produs în gestiunea aceleiași persoane ;
– plusurile și minusurile să se fi produs în aceeași perioadă de gestiune, înțelegând prin aceasta perioada dintre două inventarieri succesive.
Regulile de efectuare a operațiunii de compensare cantitativă a lipsurilor cu plusurile de inventar constatate sunt:
1. operația de compensare nu este obligatorie, ea poate fi însă aprobată, competența revenind managerilor unității economice – atunci când nu intervine elementul infracțional. În acest scop, în prealabil și cu caracter de uz intern, conducătorii unităților economice sunt obligați să întocmească liste de sorturi de produse, mărfuri, ambalaje și materiale care întrunesc condițiile compensării datorită riscului de confuzie și să le supună aprobării Consiliului de administrație.
2. operația de compensare se realizează cantitativ deoarece, în procesul de manipulare, depozitare sau însilozare a valorilor materiale, confuzia a avut loc între sorturi și nu între prețuri de înregistrare. Datorită existenței prețurilor unitare de evaluare are loc și o compensare valorică fără însă a se diminua valoric patrimoniul unității. economice.
3. compensarea cantitativă se realizează numai pentru cantități egal între plusuri și lipsuri. Atunci când în operația de compensare intră sortimente de la plusuri și de la lipsuri cu cantități diferite, pentru stabilirea egalității cantitative se procedează la eliminarea din compensarea cantităților ce depășesc nivelul maxim la care se poate stabili egalitatea.
4. eliminarea din compensare are loc (fie de la plusuri, fie de la minusuri) începând cu sorturile ale căror prețuri unitare sunt cele mai mici, eliminarea continuându-se în ordinea crescătoare a acestora până la stabilirea egalității.
5. operația de compensare propriu-zisă se începe cu sorturile atât de la minus , cât și de la plus care au prețurile unitare cele mai mici, continuându-se în ordinea descrescătoare a prețurilor.
6. prețurile utilizate în compensare sort cu sort sunt cele ale minusului sau plusului, întotdeauna fiind luat în calcul prețul cel mai mic dintre acestea .
7. în urma operației de compensare rezultă diferențe valorice de natura plusurilor, precum și diferențe valorice de natura minusului. Diferențele se determină înmulțind cantitatea compensată cu diferența dintre prețul plusului și minusului . Natura diferenței valorice o dă prețul cel mai mare.
8. după efectuarea operației de compensare pentru a avea certitudinea corectitudinii calculelor trebuie verificate următoarele corelații valorice:
Pvt = Pve + Pvc +Pvr (1)
Mvt = Mve + Mvc + Mvr (2)
unde:
Pvt (Mvt) = plus (minus) valoric total
Pve (Mve) = plus (minus) valoric eliminat din compensare
Pvc (Mvc) = plus (minus) valoric compensat
Pvr (Mvr) = plus (minus) valoric rezultat din compensare
În gestiunea unităților patrimoniale se pot produce pierderi inerente , normale, care nu sunt determinate de încălcări a atribuțiilor de serviciu sau a vinovăției cuiva.
"Prin pierderi materiale normale sau perisabilități în cadrul normelor se înțeleg de obicei, pierderi sau spargeri, scurgeri, volatilizări, absorbție în ambalaje etc. care se produc în timpul transporturilor, manipulării, depozitării sau însilozării, în limitele normale stabilite prin dispoziții legale și care nu se datorează neglijenței, relei credințe , accidentelor sau unor cauze de forță majoră."
În categoria de pierderi în cadrul normelor nu intră, după cum se deduce și din definiția prezentată, pierderile la materii prime supuse unor prelucrări. Acestea de regulă sunt cuprinse în denumirea de "consum specific".
Condițiile care se cer îndeplinite pentru acordarea perisabilităților în cadrul normelor sunt:
– lipsurile care determină acordarea perisabilităților în cadrul normelor trebuie să fie generate de acțiunea factorilor fizici și chimici și nu vinovăției vreunei persoane;
– perisabilitățile în cadrul normelor se acordă numai pentru lipsuri efective, reale;
– lipsurile trebuie să provină dintr-o singură perioadă de gestiune ;
– perisabilitățole în cadrul normelor se acordă pentru fiecare gestiune în parte.
Regulile de calcul și acordare a perisabilităților în cadrul normelor sunt:
1. Scăzămintele se acordă cu aprobarea managerului unității patrimoniale, ele nu operează "de drept";
2. Cotele procentuale legale stabilite sunt maxime, dar care se acordă numai până la nivelul lipsei efective;
3. Pentru gestiunile a căror contabilitate analitică este condusă cantitativ-valoric perisabilitățile în cadrul normelor se calculează și se acordă cantitativ, pe când la celelalte valoric;
4. Atunci când, în gestiunile unde contabilitatea este condusă cantitativ-valoric, sunt întrunite condițiile de compensare cantitativă a lipsurilor cu plusurile constatate, perisabilitățile în cadrul normelor se calculează și se acordă, de regulă după efectuării compensării cantitative numai pentru lipsurile efective;
5. Perisabilitățile ce se pot acorda într-o gestiune se determină prin ponderarea coeficienților legali stabiliți fie cu rulajul debitor (intrările în gestiune), fie cu rulajul creditor (ieșirile din gestiune).
Expertiza tehnică și analiza la laborator sunt modalități de control faptic care se folosesc pentru stabilirea integrității valorilor materiale, realității unei operații, calității unor produse, conținutului anumitor lucrări, volumului manoperei și cantității de materiale necesare pentru executarea lor etc. Se efectuează de specialiști tehnicieni la solicitarea organelor de control . De exemplu , prin analiza la laborator se stabilește dacă în componența unui produs există toate materialele eliberate din depozit, iar prin expertiza tehnică se stabilește dacă volumul unor lucrări efectuate corespund manoperei plătite.
Observarea directă este folosită pentru stabilirea unor situații faptice care nu rezultă din documente. Observarea desemnează practica organului de control de a merge la fața locului pentru a constata modul în care personalul controlat își îndeplinește obligațiile de serviciu.
Observarea directă, ca modalitate de control faptic, se poate face pe bază de program sau inopinat, în locurile unde se desfășoară activitățile: secții, ateliere, sectoare, laboratoare, magazine , birouri, depozite gestiuni etc. Prin observarea directă, se urmărește modul cum este organizat și funcționează un compartiment, dacă se respectă prescripțiile legale în desfășurarea unei activități, în ce măsură este utilizat timpul de muncă corespunzător etc.
Inspecția fizică constă în examinarea activelor și a altor surse. Este o probă sigură pentru constatarea existenței unui anumit post de activ, a imobilizărilor sau a actelor justificative înregistrate în evidență. De exemplu, controlul banilor în casă, a listelor de inventariere etc.
Controlul faptic se întregește cu cel documentar. În acest fel, prin control se stabilește atât modul de gestionar, cât și calitatea informațiilor cu privire la activitatea controlată.
4.2.5 Organizarea și desfășurarea inventarierii la Cooperativa Voința
Inventarierea ara ca scop principal stabilirea situației reale a patrimoniului și cuprinde toate elementele patrimoniale, precum și bunurile valorile deținute cu orice titlu, în vederea întocmirii bilanțului care trebuie să asigure o imagine fidelă, clară și completă a patrimoniului, a situației financiare și a rezultatelor obținute.
Orice unitate patrimonială are obligația să efectueze inventarierea completă a patrimoniului în următoarele situații: la începutul activității; cel puțin o dată pe an , de regulă la sfârșitul anului; pe parcursul funcționării sale, precum și în următoarele situații:
– în cazul modificării prețurilor;
– la cerea organelor de control cu prilejul efectuării controlului sau al altor situații prevăzute de lege;
– ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite decât după inventariere;
– ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
– cu prilejul reorganizării gestiunilor;
– ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră sau în alte cazuri prevăzute de lege.
La Cooperativa Voința, inventarierea patrimoniului se efectuează de către comisia de inventariere, formată din cel puțin două persoane numite prin decizie scrisă, emisă de conducerea unității, coordonate, acolo unde este cazul, de o comisie centrală.
În decizia de numire se menționează, în mod obligatoriu, competența comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, data începerii și terminării operațiunii.
Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.
Inventarierea patrimoniului se poate efectua atât prin salariații proprii, cât și pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane fizice sau juridice.
La Cooperativa Voința, operațiunile de inventariere sunt efectuate de către salariații proprii.
Din comisia de inventariere nu face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii și nici contabilii care țin evidența gestiunii respective.
În vederea bunei desfășurări a operațiunilor de inventariere în cadrul cooperativei, persoanele care au obligația gestionării patrimoniului iau măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
– organizării depozitelor valorilor materiale grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;
– ținerea la zi a evidenței tehnico-operative la gestiunile de valori materiale și a celui contabile și efectuarea lunară a confruntării datelor dintre aceste evidențe;
– participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere;
– asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază, respectiv pentru sortare, cântărire, măsurare, numărare etc;
– asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, preț, etc) , a unor persoane competente din unitate, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligația de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrie;
– dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru măsurare, cântărire, etc, cu mijloace de identificare (cataloage, mostre), precum și cu formularele și rechizitele necesare ;
– dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și sigilare a spațiilor inventariate;
– dotarea gestiunilor (magazine, depozite) cu două rânduri de încuietori diferite.
După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridică sub semnătura directorului economic, a contabilului șef sau a altei persoane numite să îndeplinească această funcție, listele de inventariere, vizate și parafate de către acestea, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariată în vederea efectuării inventarierii fizice.
Comisia de inventariere trebuie să ia următoarele măsuri organizatorice:
1. Înainte de începerea operațiunii de inventariere, să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale o declarație scrisă din care să rezulte dacă:
– gestionează valori materiale și în alte locuri de depozitare:
– în afara valorilor materiale ale unității patrimoniale respective are în gestiune și altele aparținând terților, primite cu sau fără documente;
– are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoștință;
– are valori materiale nerecepționate sau care trebuie expediate, pentru care s-au întocmit documentele aferente;
– a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale;
– are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va menționa în declarație felul, numărul și data ultimului document de intrare și de ieșire în/din gestiune.
Declarația de inventar este prezentat în Anexa nr.6.
2. Să indice toate locurile în care există valori materiale care urmează a fi inventariate.
3. Să asigure închiderea și sigilarea, în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea.
Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fișete, casete, dulapuri etc, încuiate și sigilate, iar sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de gestiune.
4. Să bareze și să semneze. la ultima operație, fișele de magazie, menționând data la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documente care privesc intrări sau ieșiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor în contabilitatea, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea.
5. Să controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în bună stare de funcționare.
Dacă operațiunile de predare-primire a bunurilor nu pot fi suspendate , se prevede crearea unei zone tampon în care să se depoziteze bunurile primite pe timpul inventarierii și să permită expedieri către clienți, iar operațiunile respective vor fi efectuate numai în prezența comisiei de inventariere și se va menționa pe documentele respective primit sau eliberat în timpul inventarierii, după caz, cu evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalajele originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menționat și în listele de inventarierii respective.
Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament, unelte ,scule), precum și bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare sau greu vandabile, comenzi în curs, se trec în liste separate, se trec în liste separate.
Materiile prime, materialele, piesele de schimb, aflate la locurile de muncă dar care nu au fost supuse prelucrării, nu se consideră producție în curs de execuție, motiv pentru care se inventariază separat și se repun în conturile de unde provin .
Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea sau inventarierea de două sau mai multe ori a acelorași bunuri, scop în care se recomandă dubla inventariere.
Inventarierea faptică a valorilor materiale se materializează prin înscrierea cu cerneală sau pix, fără spații libere și fără ștersături, a valorilor inventariate în formularul Liste de inventariere, după ce s-a verificat faptic existența fizică a fiecărui bun inventariat, care are rolul determinării eventualelor diferențe în plus sau minus față de evidența contabilă.
Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul are obligația să facă următoarea mențiune: "toate bunurile au fost inventariate și consemnate în prezența mea și se află în păstrarea mea" . De asemenea, gestionarul poate consemnate anumite obiecții cu privire la modul de desfășurare a inventarierii, obiecții care se analizează de comisia de inventariere, iar concluziile la care a ajuns se înscrie la sfârșitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semnează, în mod obligatoriu, pe fiecare filă, de către toți membrii comisiei de inventariere și de către gestionar. Împreună cu proces verbal de inventariere , listele de inventar se predau la contabilitate în scopul verificării rezultatelor constatate.
O asemenea listă de inventariere este prezentat în Anexa nr.6.
Valorificarea constatărilor la inventariere presupune determinarea și soluționarea eventualelor diferențe în plus sau minus care pot rezulta în urma comparării datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișe de magazie) și contabilitate.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, în Proces verbal de inventariere.
După efectuarea inventarierii, se tece la efectuarea compensărilor legale și aplicarea eventualelor scăzăminte . În funcție de prețul de evidență, se stabilește valoarea care urmează să fie reflectată în contabilitate ca plus de inventar, delimitată pe categorii de bunuri și conturi sintetice folosite pentru oglindirea lor .
De menționat că Cooperativa Voința nu a înregistrat nici plusuri, nici minusuri cu ocazia inventarierii.
Valorile stocabile achiziționate de la terți, respectiv materiile prime, materialele consumabile, obiectele de inventar și ambalajele, în cazul plusurilor de inventar se înregistrează la prețul de evidență concomitent cu o recuperare de cheltuieli corespunzătoare stocurile în cauză, astfel :
1. Plusul de materii prime:
300 "Materii prime" = 600 "Cheltuieli cu materii prime"
2. Plusul de materiale consumabile
301"Materiale consumabile" = 601 "Cheltuieli cu materiale
consumabile"
3. Plusul la obiecte de inventar:
321"Obiecte de inventar" = 602 "Cheltuieli cu obiecte de
inventar"
4. Plusul la ambalaje:
381"Ambalaje" = 608 "Cheltuieli privind ambalajele"
În cazul valorilor stocabile obținute din producție proprie, plusul de inventar se înregistrează la prețul de evidență, astfel :
5. Plusul la produse finite:
345 "Produse finite" = 711 "Venituri din producția stocată"
În cazul mărfurilor, în situația utilizării prețului de înregistrare fără TVA, în contabilitate se va efectua următorul articol contabil:
Plusul la mărfuri:
371 "Mărfuri" = %
607 "Cheltuieli privind mărfurile "
378 "Diferențe de preț la mărfuri"
cu precizarea că în creditul contului 607 se trece prețul de cumpărare, iar în creditul contului 378 se trece adaosul comercial.
În cazul utilizării prețului de vânzare către populație (cu TVA), în contabilitate se va reflecta și TVA neexigibilă, astfel:
371 "Mărfuri" = %
607 "Cheltuieli privind mărfurile "
378 "Diferențe de preț la mărfuri"
4428 "TVA neexigibilă"
Lipsurile neimputabile și pierderile din calamități prezintă caracteristici asemănătoare în ceea ce privește reflectarea lor în contabilitate.
În categoria lipsurilor neimputabile, de regulă se include pierderile normale (inerente) care se produc pe timpul depozitării, păstrării, transportului, manipulării și vânzării unor active circulante materiale .
Cantitatea și valoarea pierderilor normale (scăzămintelor) se deduc din lipsa netă de gestiune, obținându-se astfel diferență în minus definitivă.
În cazul materiilor prime și materialelor consumabile, lipsurile neimputabile se înregistrează în felul următor:
1. Scăderea din gestiune a lipsurilor de materii prime:
600 "Cheltuieli cu materii = 300 "Materii prime "
prime"
2.Scăderea din gestiunea lipsurilor de materiale consumabile:
601 "Cheltuieli privind materi- = 301 "Materiale consumabile"
ale consumabile"
În cazul obiectelor de inventar se va ține seama de gradul de uzură al acestora, motiv pentru care vor apare următoarele înregistrări posibile:
3. Lipsuri la obiectele de inventar uzate integral:
322 "Uzura obiectelor de = 321 "Obiectul de inventar "
inventar"
4. Lipsuri la obiecte de inventar uzate parțial :
% = 321 "Obiecte de inventar"
322 "Uzura obiectelor de
inventar"
602 "Cheltuieli privind
obiectele de inventar"
În cazul produselor finite lipsurile neimputabile se reflectă în contabilitate ca o ieșire de gestiune, astfel:
5. Scăderea din gestiune :
711 "Venituri din producția = 345 "Produse finite"
stocată"
În ceea ce privește lipsurile neimputabile la mărfuri, acestea prezintă anumite particularități datorită prețului de evidență utilizat, respectiv de vânzare sau cu amănuntul, inclusiv TVA .
Pentru scăderea din gestiune a lipsurilor neimputabile constatate la mărfuri este necesar să se determine și să se înregistreze adaosul sau rabatul comercial și TVA neexigibilă aferentă. În acest sens se va utiliza cota de TVA și coeficientul de adaos sau de rabat comercial calculat în luna anterioară.
Coeficientul de rabat se aplică la prețul cu amănuntul aferent minusului de gestiune, în contabilitate efectuându-se următorul articol contabil de scădere a gestiunii:
% = 371 "Mărfuri"
607 "Cheltuieli privind mărfurile"
378 "Diferențe de preț la mărfuri"
4428 "TVA neexigibilă"
6. Înregistrarea lipsurilor neimputabile la ambalaje:
608 "Cheltuieli privind = 381"Ambalaje"
ambalaje"
Lipsurile din calamități reprezintă pierderi parțiale sau totale ale unor bunuri ca urmare a unor cauze de forță majoră ,cum ar fi: inundații, incendii naturale, furnituri, etc.
În cazul activelor circulante pierderile din calamități naturale se reflectă cu ajutorul contului 6718 "Alte cheltuieli excepționale privind operațiunile de gestiune", astfel:
6718 "Alte cheltuieli = %
excepționale
privind operațiunile 300 "Materii prime"
de gestiune" 301 "Materiale consumabile"
321 "Obiecte de inventar"
345 "Produse finite"
371 "Mărfuri"
381 "Ambalaje"
CAPITOLUL V
CONCLUZII
Un loc și rol important în gestiunea și activitatea unităților patrimoniale îl au activele circulante (mobilizate). Acestea cuprind ansamblul bunurilor și serviciilor care intervin în ciclul de exploatare al întreprinderii, destinate:
– fie a fi vândute în aceeași stare sau după prelucrarea lor în procesul de producție;
– fie a fi consumate la prima lor utilizare .
La Cooperativa Voința, pentru clasificarea stocurilor se folosesc două criterii principale:
– natura fizică a bunurilor sau a serviciilor
– ordinea cronologică , succesiunea derulării lor în ciclul de exploatare (aprovizionare , producție în curs , produse , livrări ), respectiv destinația , utilitatea.
Din punctul de vedere al naturii fizice și însușirilor lor tehnice, stocurile se clasifică pe categorii, pe grupe, subgrupe și clase, în așa fel încât înăuntrul unei grupe să figureze stocuri cu însușiri comune.
După succesiunea, ordinea în ciclul de exploatare, clasificarea stocurilor la Cooperativa Voința se prezintă în felul următor:
– Materii prime;
– Materiale consumabile;
– Piese de schimb;
– Obiecte de inventar;
– Produse finite;
– Mărfuri;
– Ambalaje.
La evaluarea stocurilor se disting trei momente principale:
1.Evaluarea la intrarea în patrimoniul întreprinderii
2.Evaluarea la inventariere
3.Evaluarea la bilanț
1.La intrarea în patrimoniu, evaluarea și înregistrarea stocurilor în cadrul Cooperativei Voința se face la costul istoric, care poate fi:
– costul de achiziție , în cazul bunurilor aprovizionate de la terți;
– costul de producție , în cazul bunurilor și serviciilor obținute din activitatea proprie de exploatare .
2. Evaluarea stocurilor cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuală (de utilitate) , denumită și valoarea de inventar.
Aceste valori se stabilesc în funcție de utilitatea bunului în cooperativa și prețul pieței.
3 .Evaluarea stocurilor la închiderea exercițiului prin bilanț în cadrul Cooperativei Voința se face la valoarea de intrare , respectiv valoarea contabilă pusă de acord cu rezultatele evaluărilor la inventariere.
În condițiile în care pe parcursul desfășurării activității aceluiași feluri de bunuri (materiale , mărfuri, ambalaje ,etc) se procură la prețuri diferite , pentru evaluarea cantității de stocuri ieșite sau consumate , având la bază valoarea de intrare (costul estimat la intrare) a acestora cooperativa Voința utilizează metoda de evaluare prima intrare-prima ieșire (FIFO).Potrivit acestei metode , bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul primului lot intrat , respectiv al articolului care este mai vechi în stoc. Pe măsura epuizării lotului , bunurile ieșite din gestiune se evaluează la costul lotului următor în ordine cronologică .Ca urmare stocurile sunt evaluate cu costul ultimelor loturi achiziționate.
În cadrul întreprinderii , active circulante materiale (stocurile) ocazionează numeroase operații, care pot fi grupate după conținutul lor în operații de aprovizionare și conservare , operații de eliberare din depozite , inventariere. Aceste operațiuni sunt consemnate în diferite documente și evidențe operative specifice.
Aprovizionarea se face de regulă , din afară , adică de la alte întreprinderi , iar unele materiale și produse se obțin din producția proprie .
În vederea îndeplinirii obiectivelor prevăzute în programul de aprovizionare , unitățile patrimoniale emit către furnizori comenzi , iar pe baza acestora încheie contracte economice. În anumite condiții , contractele economice sunt înlocuite de către furnizori prin confirmarea de comandă.
Cooperativa Voința , datorită faptului că lucrează majoritar în sistem lohn are contracte directe cu următoarele firme:
– KOHLER&KRENZER GmbH;
– KEMPER GmbH;
– INTER JAGD;
– DIEGEL.
Documentele referitoare la valorile materiale intrate în unitatea patrimonială (facturi , avize de însoțire , nota de intrare–recepție , etc), după înregistrarea în fișele de magazie ,se predau serviciului de aprovizionare.
După verificare , avizare și înregistrare în evidența tehnico-operativă a aprovizionării , aceste documente se transmit la compartimentul de contabilitate în termenele stabilite de conducătorul compartimentului financiar-contabil.
Documentele primare de ieșire a stocurilor din depozite se predau direct la compartimentul contabilitate.
Pentru organizarea contabilității analitice a stocurilor, Cooperativa Voința utilizează metoda cantiatativ-valoric (pe fișele de conturi analitice)
La organizarea contabilității sintetice a stocurilor poate fi adoptată una din cele două metode recomandate de normele de aplicare a Legii contabilității:
metoda inventarului permanent;
metoda inventarului intermitent.
Cooperativa Voința a adoptat metoda inventarului permanent , și astfel înregistrarea intrărilor și ieșirilor se face în mod curent pe baza documentelor primare sau centralizatoare și se determină stocurile respectiv soldurile , permanent.
Materiile prime și materialele consumabile au o însemnată pondere în totalul mijloacelor materiale circulante , îndeosebi la unitățile patrimoniale cu activitate de producție de bunuri.
Evaluarea și înregistrarea materialelor intrate și ieșite din gestiune se fac , în cazul celor achiziționate , la prețul de cumpărare (fără TVA deductibilă) , iar în cazul celor din producție proprie , la costul de producție.
Având în vedere că Cooperativa Voința lucrează majoritar în sistem lohn , materiile prime și auxiliare se asigură în proporție de 98% de către clienții care preiau și producția aferentă.
La Cooperativa Voința, în cazul în care la recepția materialelor, comisia de recepție constată că acestea nu corespund din punct de vedere calitativ, se întocmește Nota de recepție și constatare de diferență.
Materialele necorespunzătoare din punct de vedere calitativ sunt preluate în păstrare de depozitele Cooperativei Voința și ținute la dispoziția furnizorului. Însă Cooperativa Voința nu utilizează contul 8033 "Valori materiale primite în păstrare sau custodie " pentru înregistrarea în contabilitate a materialelor respinse la recepție.
Datorită faptului că Cooperativa Voința lucrează în sistem lohn, materiile prime și materialele sunt livrate de către clienți germani. Cooperativa Voința este bine dotat cu utilajele necesare pentru realizarea procesului de producție și nu trimite materialele la alte unități pentru prelucrare. Avându-se în vedere aceste considerente Cooperativa Voința nu utilizează contul 351 "Materii prime și materialele aflate la terți".
Cooperativa Voința, având ca obiect de activitate producerea de confecții(sacouri, paltoane, bluze, etc), materiile prime și materialele sunt achiziționate în vederea prelucrării, deci ea nu valorifică materialele prin vânzarea către terți. De aceea, nu înregistrează contabilitatea materialelor vândute.
Evidența operativă a existenței și mișcării obiectelor de inventar în folosință se organizează cu ajutorul formularului „Fișă nominală pentru evidența obiectelor de inventar , a echipamentului de protecție și a mijloacelor în folosință îndelungată ” la magazia de unde se ridică obiectele.
Urmărirea operativă a sculelor , dispozitivelor și verificatoarelor date în folosință personalului , care au o mișcare și frecvență mai mare , se organizează prin sistemul mărcilor la nivelul gestiunilor din secții și sectoare de activitate.
Contabilitatea analitică a obiectelor de inventar aflate în folosință se organizează numai valoric pe locurile (secții , ateliere , servicii , etc.) unde acestea sunt date în folosință cu ajutorul „Fișei analitice de cont ”
În aceeași fișă se evidențiază și scoaterea din folosință a obiectelor complet uzate.
Organizarea evidenței operative a produselor finite se face cu ajutorul „Fișei de magazie” în care se înregistrează pe baza documentelor justificative , cantitativ , operațiunile de gestiune (intrări , ieșiri , stoc).
Contabilitatea analitică a produselor se organizează pa baza metodei cantiatativ-valorică.
Obiectul contabilității analitice îl constituie sortimentul de produs finit , lucrare executată sau serviciu prestat. Acestea sunt apoi subsemnate pe depozite (magazii) în scopul asigurării responsabilității și controlul gestionar.
Cooperativa Voința consideră că este dificil de urmărit producția și lucrările în curs de execuție și de aceea nu înregistrează în contabilitate producția în curs de execuție, deci nu utilizează conturile 331 "Producția în curs de execuție" și 332 "Lucrări și servicii în curs de execuție".
Organizarea contabilității ambalajelor trebuie astfel făcută încât să asigure o circulație și o valorificare completă acestor mijloace. Deoarece ambalajele intervin atât în sfera aprovizionării, cât și în cea a vânzării , documentele primare , evidența operativă și cea contabilă trebuie să cuprindă cele două sectoare.
Documentele primare sunt în general aceleași care se folosesc în circuitul stocurilor materiale (aviz de însoțire , nota de intrare – recepție , proces verbal dec recepție pentru diferențe , bon de transfer, factura).
Evidența operativă se organizează atât la nivelul serviciilor de aprovizionare cât și a celor de vânzare pe baza fișelor nominale pe furnizori , respectivi beneficiari , precum și la depozite.
La depozite , evidența ambalajelor se organizează pe fișele de magazie cantitativ și pe feluri de ambalaje.
Contabilitatea analitică se desfășoară pe depozite și pe cadrul acestora , pe feluri și pe grupe de ambalaje , utilizându-se aceleași metode ca și pentru evidența materialelor.
Contabilitatea sintetică a ambalajelor se realizează folosind conturile în funcție de natura ambalajelor , caracteristicile duratei de folosință și a modului de circulație .
La Cooperativa Voința controlul financiar preventiv asupra documentelor privind operațiuni din care se nasc sau derivă drepturi sau obligațiuni patrimoniale, precum și cele privind stingerea sau lichidarea unor drepturi sau obligațiuni se realizează în două etape:
1.atestarea sau certificarea șefului compartimentului de specialitate în care se execută operațiunea care, prin semnarea documentului, își asumă răspunderea asupra realității, legalității , necesității, oportunității și economicității.
2.viza de control financiar preventiv dată de șeful compartimentului cu atribuții financiar-contabile sau de către persoanele împuternicite.
În urma verificărilor efectuate și a concluziilor desprinse privind îndeplinirea condițiilor de formă și fond de către documentul prezentat, persoana ce exercită acest control acordă viza prin înscrierea pe document a mențiunii "Control financiar preventiv" însoțită de semnătură acesteia ăi precizarea datei când s-a efectuat controlul.
Activitatea de control financiar preventiv se analizează în cadrul Consiliului de administrație al unităților patrimoniale .Cu această ocazie se are în vedere, în principal, în ce măsură controlul financiar constituie un instrument al conducerii în : luarea deciziilor , cunoașterea și urmărirea permanentă a modului de gospodărire a bunurilor materiale și bănești, identificarea și mobilizarea rezervelor, prevenire, descoperirea și recuperarea pagubelor materiale; tragerea la răspundere a celor vinovați pentru încălcarea dispozițiilor legale. Totodată, se prezintă cazurile de efectuare a unor operații care nu erau legale, necesare, oportune sau economicoase, reflectarea în indicatorii economico-financiari negativi; cheltuieli neeconomicoase reprezentând pierderi în rebuturi, penalități pentru nerespectarea disciplinei contractuale, locații , dobânzi penalizatoare plătite la împrumuturi restante, imobilizări în stocuri supranormative, debitori, pagube materiale, produse din vina conducătorilor compartimentelor de specialitate .În urma acestei analize se stabilesc măsuri concrete atât pentru îmbunătățirea organizării controlului financiar preventiv, cât și pentru tragerea la răspundere a celor care au încălcat normele legale, măsuri care fac posibilă eliminarea neajunsurilor existente și preîntâmpinarea producerii lor în viitor.
Conducătorul compartimentului cu atribuții financiar-contabile precum și celelalte persoane împuternicite au obligația să nu vizeze pentru controlul financiar preventiv documentele care conțin operațiuni ce nu întrunesc cumulativ condițiile ce constituie obiective ale controlului (legalitate, necesitate, economicitate, oportunitate și realitate).
Refuzul vizei se dă motivat, în scris, iar documentele nu se semnează de cel împuternicit cu exercitarea controlului.
Documentele care au fost refuzate la viza de control financiar preventiv sau care nu au primit aprobarea organelor competente pentru efectuarea operațiilor înscrise în acestea se evidențiază distinct
Controlul financiar de gestiune se organizează conform Legii nr.30/1991 la Cooperativa Voința pentru controlul gestiunilor proprii, precum și al secțiilor, atelierelor, filialelor și altor unități din structura organizatorică.
Controlul financiar de gestiune funcționează în compartiment distinct în subordinea directă a președintelui Cooperativei. Se efectuează de salariați cu studii economice superioare sau medii în funcție de volumul și complexitatea gestiunilor, încadrați în compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele legale.
La Cooperativa Voința, inventarierea patrimoniului se efectuează de către comisia de inventariere, formată din cel puțin două persoane numite prin decizie scrisă, emisă de conducerea unității, coordonate, acolo unde este cazul, de o comisie centrală.
În decizia de numire se menționează, în mod obligatoriu, competența comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, data începerii și terminării operațiunii.
Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.
La Cooperativa Voința, operațiunile de inventariere sunt efectuate de către salariații proprii.
După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridică sub semnătura directorului economic, a contabilului șef sau a altei persoane numite să îndeplinească această funcție, listele de inventariere, vizate și parafate de către acestea, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariată în vederea efectuării inventarierii fizice.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalajele originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menționat și în listele de inventarierii respective.
Bunurile aflate asupra angajaților la data inventarierii (echipament unelte ,scule), precum și bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare sau greu vandabile, comenzi în curs, se trec în liste separate, se trec în liste separate.
Materiile prime, materialele, piesele de schimb, aflate la locurile de muncă dar care nu au fost supuse prelucrării, nu se consideră producție în curs de execuție, motiv pentru care se inventariază separat și se repun în conturile de unde provin .
Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât să se evite omiterea sau inventarierea de două sau mai multe ori a acelorași bunuri, scop în care se recomandă dubla inventariere.
Inventarierea faptică a valorilor materiale la Cooperativa Voința se materializează prin înscrierea cu cerneală sau pix, fără spații libere și fără ștersături, a valorilor inventariate în formularul Liste de inventariere, după ce s-a verificat faptic existența fizică a fiecărui bun inventariat, care are rolul determinării eventualelor diferențe în plus sau minus față de evidența contabilă.
Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul are obligația să facă următoarea mențiune: "toate bunurile au fost inventariate și consemnate în prezența mea și se află în păstrarea mea" . De asemenea, gestionarul poate consemna anumite obiecții cu privire la modul de desfășurare a inventarierii, obiecții care se analizează de comisia de inventariere, iar concluziile la care a ajuns se înscrie la sfârșitul listelor de inventariere.
Listele de inventariere se semnează, în mod obligatoriu, pe fiecare filă, de către toți membrii comisiei de inventariere și de către gestionar. Împreună cu proces verbal de inventariere , listele de inventar se predau la contabilitate în scopul verificării rezultatelor constatate.
Valorificarea constatărilor la inventariere presupune determinarea și soluționarea eventualelor diferențe în plus sau minus care pot rezulta în urma comparării datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișe de magazie) și contabilitate.
Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, în Proces verbal de inventariere.
De menționat că, la Cooperativa Voința contabilitatea și controlul stocurilor este organizată în concordanță cu prevederile legale, operațiunile privind stocurile sunt înregistrate la timp și corect în contabilitate, în mod cronologic și sistematic pe baza documentelor justificative, iar cu ocazia efectuării inventarierii nu a înregistrat nici plusuri, nici minusuri.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Organizarea, Conducerea Si Controlul Stocurilor (ID: 131281)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.