Organizare In Managementul Proiectelor
Cuprins
Capitolul I – Managmentul și Managmentul proiectelor
1.1 Apariția conceptului de management
1.2 Definiția managementului
1.3 Funcțiile managementului
1.4 Managementul proiectelor
1.4.1 Definiție
1.4.2 Principii
1.4.3 Organizarea managementului proiectului
1.4.4 Ciclul de viață elementar al unui proiect
Capitolul II – Organizarea Managementului Proiectului în cadrul U.E
2.1 Obiectivele și principiile care guvernează managementul proiectelor în cadrul U.E
2.2 Instrumentele de realizare a managementului proiectelor în cadrul Uniunii Europene
2.3 Orientări strategice comunitare în managementul proiectelor
2.3.1 Cadru de referință strategic național
2.3.2 Supraveghere strategică
2.3.3 Direcții prioritare
Capitolul III – Organizarea Managementului Proiectului în România
3.1 Utilizarea instrumentelor de preaderare în procesul de management al proiectelor
3.2 Utilizarea fondurilor structurale în procesul de management al proiectelor
Capitolul IV – Studiu de caz privind managementul proiectelor la Primăria Alba Iulia
4.1 Scurtă prezentare a proiectelor de investiții
4.2 Condiții de eligibilitate pentru obținerea finanțării
4.2 Cheltuielile eligibile ale Primăriei Alba Iulia
4.4 Realizarea eficientă a managementul proiectului în cazul proiectului depus de către Primăria Alba Iulia
Concluzii
Bibliografie
Introducere
Lucrarea ,,Organizare in managementul proiectelor”, cuprinde patru capitole, Capitolul I intitulat,, Managmentul și Managmentul proiectelor”, Capitolul II ,, Organizarea Managementului Proiectului în cadrul U.E”, Capitolul III ,, Organizarea Managementului Proiectului în România” și Capitolul IV ,, Studiu de caz privind managementul proiectelor la Primăria Alba Iulia”. Această temă își propune să prezinte cu claritate și simplitate un ansamblu de cunoștințe necesare pentru înțelegerea domeniul managementului de proiect.
În cadrul acestei lucrări este prezentată modalitatea de management a investițiilor realizate de către Primăria Alba Iulia. De asemenea sunt descrise condițiile obligatorii care trebuie îndeplinite pentru aprobarea proiectului, tipurile de investiții publice care pot fi finanțate prin fonduri europene, facilitățile de care beneficieaza cu respectarea legislației în vigoare. Etapele privind managementul de proiect sunt evaluate de către autoritățile competente, care urmăresc corectitudinea întocmirii studiului de prefezabilitate și a studiului de fezabilitate.
Începând cu anul 2004, România poate dispune de fonduri de preaderare alocate de către Uniunea Europeană, în scopul realizării de investiții publice. Aceste fonduri de preaderare sunt: Phare, Ispa, Sapard. Urmare a contextului bugetar dificil și a lipsei resurselor financiare ale statului, care nu poate susține implementarea unor proiecte majore de investiții, autoritățile centrale și locale folosesc cu succes fondurile de preaderare, iar în prezent fondurile structurale. Începând cu anul 2007, o dată cu aderarea României la Uniunea Europeană aceasta are dreptul de a folosi fonduri structurale în baza Cadrului National Strategic de Referință, pe durata 2007-2013. Abordarea se bazează pe legislația românească în materie bugetară și fiscală, ceea ce îi conferă un pronunțat caracter practic, prin observarea, analizarea și detalierea aspectelor care privesc și afectează pe toți investitorii.
Începând cu anul 2007, în calitate de stat membru al Uniunii Europene, România a elaborat și transmis Comisiei Europene Programul de convergență în baza prevederilor Regulamentului CE nr.1055/2005 care amendează Regulamentul CE nr.1466/1997 privind întărirea supravegherii situației bugetare și coordonarea politicilor economice.
Capitolul I – Managmentul și Managmentul proiectelor
1.1 Apariția conceptului de management
Evoluția și adaptarea în timp a conceptului de „management” își găsește originea în secolele XV-XVI, dar numeroși specialiștilor din domeniu considera că individualizarea managementului s-a realizat în jurul anului 1910. La începutul secolului două personalități marcante, francezul Henry Fayol și americanul Frederick Taylor considerat precursorul managementului științific, au avut un rol important în dezvoltarea „managementului”, prin efectuarea unei analize de anvergura în întreprinderile industriale, cei doi criticând simultan metodele tradiționale de organizare a producției industriale și propunând noi metode/principii de organizare și administrare a unei afaceri.
Pentru prima dată în 1912, odată cu publicarea „The Principles of Scientific Management” a lui Taylor și „Administration Industrielle et Generale” a lui Fayol în 1914 apare acea explozie a interesului pentru managementul că practică, ca activitate, această dată fiind considerată punctual de început în recunoașterea managementului ca domeniu de informare și instruire scolastică.
Abordarea conceptului de management științific la începutul secolului XX a reprezentat un eveniment inovator care a condus la eficientizarea muncii și reducerea pierderilor. Fiind descris de către specialiști drept inițiatorul managementului științific, Frederick Taylor și-a bazat întreag studiul pe ideea că munca oamenilor poate deveni eficienta..
Obiectivul „maximei prosperități” descris în tezele lui Taylor drept principal obiectiv al managementului este îmbrățișat și de către micii antreprenori care au drept deziderat evoluția pe plan financiar.
În accepțiunea managementului contemporan, acesta presupune un mare număr de calități și abordări, dintre care multe necesita cunostiinte legate de statistică, folosirea tehnologiei informației, contabilitate și matematică. Așadar, managementul pune accent pe soluționarea rațională a problemelor și pe gândirea logică, pe folosirea unor metode matematice moderne în activitatea de conducere, pe utilizarea unor instrumente ce au revoluționat munca managerilor și orientarea companiilor în afaceri, cum ar fi computerul, internetul, inteligența artificială etc. În concluzie, știința și practica managementului au înregistrat în secolul XX și la începutul secolului XXI, o dezvoltare majoră cu un impact deosebit în viața tuturor tipurilor de organizații.
Multitudinea abordărilor teoretice și pragmatice reliefează diversitatea de idei în acest domeniu, precum și efortul specialiștilor de a realiza sisteme de conducere care să fie accesibile și eficiente.
1.2 Definiția managementului
Potrivit lui Konntz o primă definiție evidentieaza faptul că managementul este „un proces de proiectare și menținere a unui climat în care indivizii, muncind împreună în colectiv, realizează eficient scopurile stabilite".
M Dumitrescu concepe o definiție limpede și concisa a managementului, precizând că acesta constituie „știința prin care se asigură conducerea tuturor proceselor și unităților economice și din celelalte sectoare de activitate, în toate funcțiunile acestora, având în prim plan omul, participarea motivată a acestuia și care presupune rezolvarea problemelor sub raport previzional, organizatoric, de conducere, de luare a deciziilor și control, cu concretizarea acestora în creșterea eficienței economice”.
Specialiștii romani acorda managementului următoarele semnificații:
Lazăr considera managementul drept „un proces de orientare a activității oamenilor în scopul realizării unor obiective.
În accepțiunea lui Constantin Opran managementul reprezintă „știința și arta organizării și conducerii unei activități sau organizații”.
Ovidiu Nicolescu și Ion Verboncu susțin faptul că „managementul firmelor rezidă
în studierea proceselor și relațiilor de management din cadrul lor, în vederea descoperirii legităților și principiilor care le guvernează și a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici și modalități de conducere, de natură să asigure obținerea și creșterea competitivității”.
În concluzie, managementul cuprinde toate activităților, disciplinele, metodele, tehnicile care ilustrează atribuțiile conducerii, gestiunii, administrării și structurării companiei/organizației/instituției și vizează ca, prin adoptarea deciziilor optime în proiectarea și reglarea proceselor microeconomice să antreneze întregul personal pentru a întreprinde și a lucra cât mai profitabil, pentru a organiza schimbări capabile să asigure unității un viitor trainic și eficace pe plan economic și social.
1.3 Funcțiile managementului
În cadrul activităților de management se observa mai multe componente principale care evidentieaza funcțiile managementului:
– Previziunea și planificarea;
– Organizarea;
– Coordonarea;
– Antrenarea;
– Control-evaluarea.
Aceste funcții compun conținutul procesului specific de management care se realizează în toate sistemele social-economice, inclusiv în întreprinderi, indiferent de caracteristicile lor. Procesul individual de management este divizat în funcție de modul în care sunt exercitate funcțiile sale, în trei faze:
a) Faza previzională – definitorie prin predominarea previziunii și prin îndeplinirea celorlalte funcții ale managementului într-o abordare prospectivă, bazată pe identificarea de modalități, metode, soluții organizatorice, stimulative și de evaluare superioară, corespunzătoare dezvoltării prestabilite a companiei respective.
b) Faza de operaționalizare (de realizare, de executare) este caracterizată de activitățile privind organizarea, coordonarea și implicarea personalului pentru îndeplinirea zilnică a obiectivelor din planurile organizației. Trăsătura esențială a managementului operativ este caracterul pregnant efectuoriu în care este imperativa asumarea și implementarea de decizii curente, cele mai multe cu privire la activitatea de producție.
c) Faza finală – este faza de înțelegere și analiza a rezultatelor obținute (este intitulata și faza postoperativa). În această fază este predominanta realizarea funcției de control și analiza modului în care au fost realizate obiectivele planificate în prima fază.
Cele trei faze se afla într-o strânsa conexiune, unitate și intercondiționare, fiind greu de divizat, ca urmare a unității și complexității procesului de conducere.
1.4 Managementul proiectelor
1.4.1 Definiție
Definirea și prezentarea conceptului de management al proiectelor a devenit esențială pentru numeroși specialiști recunoscuți, astfel încât literatura de specialitate a încercat să-i clarifice conținutul.
Potrivit lui Mocanu, managementul proiectelor este „un concept managerial, care poate susține în mod deosebit din punct de vedere metodic (organizare procesuală), structural (organizare structurală) și al managementului resurselor umane, o activitate complexă întrun mediu dinamic”.
Astfel, este necesară formularea următoarelor concluzii:
în primul rând, managementul proiectelor este prezentat drept un proces alert,
realizat în circumstanțele unei anumite categorii de constrângeri, care gestionează și folosesc resursele potrivite într-un mod controlat și structurat cu scopul de a îndeplini anumite obiective clar definite;
în al doilea rând, managementul proiectelor este evidențiat prin caracteristici
proprii, care asigură proiectelor. Una dintre caracteristici este aceea de a fi un proces plurivalent deoarece implică, pe lângă abilitați economice și tehnice de specialitate din domeniul specific fiecărui proiect, o gamă vastă de cunoștințe și aptitudini organizatorice, astfel încât să dirijeze în paralel organizarea optimă a timpului, conducerea echipei, precum și administrarea celorlalte resurse;
în al treilea rând, managementului proiectelor trebuie să aibă drept scop realizarea
obiectivelor țintite, și prin urmare, a schimbării într-un mod controlat a situației de fapt în vederea realizării situației dorite. Activitatea de management de proiect este întreprinsa pe toată durata de realizare a proiectului, și privește coordonarea acestuîn mod deosebit din punct de vedere metodic (organizare procesuală), structural (organizare structurală) și al managementului resurselor umane, o activitate complexă întrun mediu dinamic”.
Astfel, este necesară formularea următoarelor concluzii:
în primul rând, managementul proiectelor este prezentat drept un proces alert,
realizat în circumstanțele unei anumite categorii de constrângeri, care gestionează și folosesc resursele potrivite într-un mod controlat și structurat cu scopul de a îndeplini anumite obiective clar definite;
în al doilea rând, managementul proiectelor este evidențiat prin caracteristici
proprii, care asigură proiectelor. Una dintre caracteristici este aceea de a fi un proces plurivalent deoarece implică, pe lângă abilitați economice și tehnice de specialitate din domeniul specific fiecărui proiect, o gamă vastă de cunoștințe și aptitudini organizatorice, astfel încât să dirijeze în paralel organizarea optimă a timpului, conducerea echipei, precum și administrarea celorlalte resurse;
în al treilea rând, managementului proiectelor trebuie să aibă drept scop realizarea
obiectivelor țintite, și prin urmare, a schimbării într-un mod controlat a situației de fapt în vederea realizării situației dorite. Activitatea de management de proiect este întreprinsa pe toată durata de realizare a proiectului, și privește coordonarea acestuia în totalitate;
nu în ultimul rând, managementul proiectelor este privit ca un lanț de activități care
are drept scop coordonarea aplicării unui plan și care se desfășoară în timp din momentul în care este începută activitatea de elaborare a planului care urmează a fi realizat și ține până în momentul realizării evaluării finale vis-a-vis de activitățile derulate și de succesul/impactul proiectului.
Managementul proiectelor reprezintă totodată și un mod integrat de conducere. Sunt realizate procesele de planificare, organizare și controling ale resurselor unei organizații/instituții. Aceste activități, care sunt întreprinse în cadrul diferitelor faze de proiect trebuie ajustate în vederea obținerii rezultatelor optime.
Așadar, aplicarea managementului proiectelor prezintă o serie de avantaje, cum ar fi:
posibilitatea soluționării unor probleme dificile, în intervale de timp mult reduse și cu rezultate economice superioare;
realizarea unei structuri organizatorice de tip matriceal, care accelerează schimbarea și eficiența organizațională;
crearea unui acces facil a contactelor de specialitate între membrii echipei de proiect și ceilalți specialiști ai companiei;
crearea unor premise favorabile training-ului managerilor profesioniști.
Managementul proiectelor cumulează și o serie de dezavantaje, dintre care amintim:
existența unor duble subordonări la nivelul persoanelor specializate care participa la realizarea proiectului;
existența unor fenomene de neconcordanta intre părțile organizatorice formale și specializate ale managementului proiectelor;
existența unor împrejurări conflictuale între departamentele implicate în realizarea proiectului și membrii echipei de proiect sau managerul de proiect.
1.4.2 Principii
Expansiunea și recunoașterea pe care le cunoaște managementul proiectelor au susținut eforturile de a determina o serie de principii fundamentale, care au rolul de a controla activitatea propriu-zisă și de a o standardiza în vederea performanței.
1.Principiul angajamentului
Acest principiu evidentieaza faptul că, între ordonatorul de credite(sponsor, furnizor de resurse, agenție de finanțare) și compania care își propune să deruleze un proiect trebuie să existe un tip de angajament echitabil înainte de începerea oricărei activități. Acest angajament semnifică faptul că cele două părți cunosc foarte bine ce efort trebuie întreprins pentru a îndeplini proiectul, cunosc, în ansamblu , acțiunile și riscurile anexate proiectului, sunt dispuse să își împartă și să își asume responsabilitățile, riscurile și un posibil eșec.
2. Principiul succesului predefinit
Acest principiu prevede faptul că premisele pe baza cărora proiectul este considerat un succes, atât în ceea ce privește implementarea, cât și produsul final, trebuie să fie precizate de la bun început, înainte de demararea oricărei activități.
3. Principiul eficienței/consistenței interne/interdependenței
Cel de-al treilea principiu vizează relația de conexiune care există între procesul de executare al proiectului, timpul alocat, bugetul disponibil și calitatea sporită a produsului final. Aceste patru coordonate sunt interdependente, trebuie să fie realizabile și să se reflecte unul pe celălalt.
4. Principiul strategiei
Prin prisma acestui principiu orice proiect trebuie să fie fundamentat pe o strategie. Din punct de vedere al managementului proiectelor planificarea este una dintre primele activități fiind urmată de către execuție. Prin urmare, acest principiu prevede ce trebuie realizat și momentul oportun.
5. Principiul controlului
Potrivit acestui principiu toate proiectele trebuie să fie realizate în accord cu respectarea politicilor și procedurilor riguroase și eficiente de control și monitorizare. În comparație cu principiul anterior, acesta descrie modalitatea în care trebuie realizat un anumit lucru și de către cine.
6. Principiul canalului unic de comunicare
Conform acestui principiu, între ordonatorul de credite și managerul de proiect trebuie să existe un singur canal prin care sunt transmise hotărârile de importanță majoră pentru proiect. În același timp acest principiu nu abroga principiul transparenței sau pe cel al accesului neîngrădit la informație.
7. Principiul mediului de lucru stimulativ
Ultimul principiu vizează datoria care aparține managerului de proiect de a dezvolta, pentru componenții echipei, un mediu de lucru motivant, care să exploateze întreg potențialul acestora. Inițierea acestui mediu stimulativ se efectuează atât prin adoptarea unui stil managerial potrivit tipului de proiect ales, cât și prin gestionarea inteligentă a relației cu organizația în general. Persoană responsabilă de proiect trebuie să aibă în vedere că echipa pe care o coordonează să nu fie izolată în ansamblul companiei, ca proiectul de care este responsabil să fie cunoscut, acceptat și respectat la nivelul organizației.
1.4.3 Organizarea managementului proiectului
Coordonarea proiectelor
În ceea ce privește gestiunea proiectelor este vorba de o formă redusă a managementului proiectelor în care controlul proiectului se face de către persoană responsabilă de proiect, de cele mai multe ori, direct subordonat conducătorului organizației, datorită importanței strategice a proiectelor. Toate momentele de decizie importante cad însă în sarcina companiei funcționale primare. Managementul proiectelor prezintă câteva avantaje:
componenta echipei de proiect provine direct din structura organizatorică de bază,
lineară, prin urmare deține cunoștințele și experiența nemijlocită;
repartiția personalului este relativ facilă, flexibilă, deoarece, în funcție de
necesități, angajații pot fi dislocați din structura organizatorică primară. După finalizarea proiectului, aceștia se întorc direct pe posturile lor inițiale, rezolvând astfel problema reintegrării membrilor echipei;
costurile sunt reduse.
persoană responsabilă de proiect poate să ia hotărâri obiective, neavând interese
nemijlocite în proiect decât acelea orientate spre realizarea obiectivelor de proiect.
Această formă de organizare implica și anumite dezavantaje precum:
deciziile trebuie dezbătute detailat cu factorii de decizie din structura organizatorică primară;
în situația intereselor contradictorii, atribuțiile structurii organizatorice primare sunt prioritare;
competiția pentru resurse, atât materiale cât și de personal, poate să devină t
urbulenta și să blocheze bunul mers al proiectelor.
Organizarea matriceală a managementului proiectelor
Este un mix între controlul proiectului și componenta organizatorică independentă a managementului proiectelor. Ținând cont de temele abordate în proiect, atribuțiile sunt exercitate atât de responsabilul de proiect, cât și de către conducerea din structura organizatorică primară. Structura matriceală a proiectelor are anumite avantaje precum:
atât responsabilul de proiect cât și echipa de proiect sunt responsabili pentru
rezultatele proiectului, dar atribuțiile de decizie și răspunderea pentru bună desfășurare a proiectui este a managerului de proiect;
angajații din echipa de proiect pot fi utilizați în mod flexibil, reîncadrarea în
unitatea organizatorică inițială a membrilor echipei de proiect fiind facilă;
managementul în funcție de obiectivele urmărite a intereselor legate de proiect și a
intereselor unității organizatorice primare este ușor de realizat.
Exista anumite dezavantaje concludente ale structurii matriceale a managementului proiectelor:
în multe cazuri sunt identificate conflicte în privința atribuțiilor și resurselor între
responsabilul de proiect și managerii compartimentelor din organizația primară, indeseobi atunci când se suprapun mai multe proiecte;
existența unei dublei subordonări a personalului echipei de proiect produce
dezorientare.
C) Organizarea independentă a managementului proiectelor
Managementul proiectelor ca structură organizatorică independentă presupune o structură organizatorică secundară, independentă, atât responsabilul de proiect cât și persoanele din cadrul echipei de proiect fiind integrați într-o organizație secundară. Organizația primară nu se implica decât la sesizare pentru soluționarea unor aspecte de strictă specialitate. Toate atribuțiile și responsabilitățile sunt identificate la nivelul organizației secundare – deci la nivelul managementului independent al proiectelor.
Astfel, această modalitate de organizare este utilizată la implementarea unor proiecte mari, precum și în cadrul unor companii mari (concerne), în domeniul compartimentelor de consulting intern.
Avantajele unei structuri organizatorice independente privind managementul proiectelor sunt următoarele:
responabilul de proiect are atribuții depline;
este o modalitate eficace de organizare pentru proiectele de anvergură;
oferă reacții rapide la modificări și perturbații;
se realizează o identificare a membrilor echipelor de proiect cu proiectele în sine și cu obiectivele propuse;
nu apar conflicte de competență;
durata derulării proiectelor este mai scurtă.
Dezavantajele semnalate sunt următoarele:
costurile de realizare ale unui management al proiectelor independent sunt ridicate;
nouă unitate trebuie mai întâi să dobândească experienta înainte de a deveni eficientă;
flexibilitatea echipei de proiect este mică;
specialiștii folosiți temporar trebuie preluați din organizația primară;
selectarea echipei de proiect și reintegrarea lor ulterioară poate deveni anevoioasa datorită oportunităților de carieră reduse.
Managementul proiectelor ca structura organizatorică independentă este o modalitate de organizare corspunzatoare pentru proiecte mari, cu un grad de originalitate ridicat, proiecte care nu au tangență foarte mare cu organizația primară.
Managementul proiectelor ca structură multi – proiect
Acest tip de structură reprezintă o opțiune a gestionarii proiectelor matriceale și este necesară atunci când se derulează simultan mai multe proiecte. Ea presupune implicarea totală a compartimentelor din organizația primară, precum și atragerea unor terți (firme de consultantă, organizații naționale și internaționale, parteneri externi etc). Organizarea managementului proiectelor sub aspectul multi-proiectului se realizează, în general, în proiectele strategice, de reintegrare a unei companii, în proiectele de colaborare cu alte instituții, fie ele interne sau externe, de reorientare informațională etc. Avantajele acestui tip de unitate sunt identice cu cele ale structurii matriceale, dar pentru o mai eficientă desfășurare a proceselor complexe și pentru definirea clară a răspunderii este necesară numirea unui manager de proiect din cadrul, interiorul, companiei.
Sunt evidențiate o serie de dezavantaje ale acestei unități care reies din însăși complexitatea ei, cum ar fi: resursele limitate și modul de distribuire al acestora poate duce la opinii contradictorii, este utilă o precizare clară a priorităților în implementarea proiectelor și în alocarea resurselor, este nevoie de o planificare a proiectelor, actualizată periodic, la nivelul întregii organizații și o estimare periodică a resurselor alocate de către ficare departament în parte. Managementul proiectelor ca organizare multi-proiect este alternativa complexă de implementare a mai multor proiecte concomitent, precum și realizarea unor proiecte în colaborare cu parteneri externi.
1.4.4 Ciclul de viață elementar al unui proiect
În mod obilgatoriu ciclul de viață elementar presupune divizarea unui proiect în cinci etape și anume definire, planificare, organizare, execuție și încheiere. Anumite acțiuni din cadrul celor cinci faze pot să difere în funcție de tipul proiectului și de domeniul în care se desfășoară sau în funcție de normele de aplicare care corespund proiectului respectiv. Activitățile care se realizează în cadrul fiecărei etape sunt descrise în cele ce urmează:
Definirea înglobează o serie de probleme legate de evaluarea cerințelor, studiul de
pre-fezabilitate, instrucțiunile funcționale, dezvoltarea de scenarii, analiza cost-beneficiu, stabilirea obiectivelor și compararea alternativelor;
Planificarea presupune stabilirea atribuțiilor și programarea succesiunii lor,
indicarea activităților critice, determinarea necesarului de personal și încadrarea acestuia în cadrul organizației, precum și aprecierea timpului și a costurilor din cadrul proiectului;
Organizarea are în vedere acele aspecte concrete legate de modul cum este
organizată și structurată o echipă, de stabilirea instrumentelor de control și de repartizarea lucrărilor;
Execuția evidentieaza acele aspecte legate de emiterea ordinelor de schimbare, de
retrospectiva situației proiectului, de aducerea produsului către client, de întocmirea rapoartelor cu privire la proiectul în cauză și, nu în ultimul rând, de recalculări asupra bugetelor și calendarelor de lucrări;
Încheierea constituie etapa finală a ciclului de viață al unui proiect în cadrul căreia
se obține avizul pozitiv al beneficiarului cu privire la recepția proiectului, se realizează documentația finală și se întocmește auditul post-implementare.
Analiza SWOT este un instrument de analiză strategică, flexibil și ușor de aplicat pe care o organizație/instituție sau o echipă de proiect îl folosește pentru a identifica cele mai potrivite direcții de acțiune. Orice proiect nou ar trebui să aibă la bază o astfel de analiză, pentru a i se stabili gradul de oportunitate și de fezabilitate. Obiectivul analizei SWOT este de a efectua un plan strategic sau de a descoperi o soluție la o problemă, luând în considerare factorii interni și externi ai unei echipe sau ai unei companii. O prezentare a analizei SWOT este prezentată în figură următoare:
Tabelul nr.2 : Analiza SWOT
Pentru desfășurarea cu succes a unui proiect este indispensabil ca toți cei implicați să înțeleagă și să accepte atât obiectivele companiei, cât și cele concrete ale proiectului. Conform teoriei manageriale, în momentul redactării obiectivelor unui proiect, trebuie avută în vedere analiza SMART (acronimul vine din limba engleză Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-based) care a fost formulată pentru prima dată de către Peter Ducker în cadrul metodei de management prin obiective (Drucker, 1967). Această metodă se axează pe stabilirea obiectivelor pentru fiecare persoană și apoi compararea și managementul performanțelor acestora în raport cu obiectivele globale care au fost stabilite. Acesta modalitate de evaluare prevede că obiectivul/obiectivele proiectului să fie:
Specifice (engl. – specific) – stabilirea foarte exactă a ceea ce va fi realizat;
Măsurabile (engl.-measurable) –rezultatul atins să poată să fie cuantificat;
Realizabile (engl. – achievable) – de tot personalul echipei și din resursele existente;
Relevante (engl. – relevant) – pentru ceea ce dorește să măsoare;
Delimitate în timp (engl. – time-based) – determinarea unei perioade de timp realist pentru îndeplinirea lor.
A doua etapă a activităților din cadrul managementului de proiect este planificarea. În această etapă se iau hotărâri privind structura organizațională ce va fi adoptată și se trece la realizarea proiectului. În general, motivele pentru care se planifică un proiect sunt următoarele:
eliminarea sau reducerea nesiguranței;
îmbunătățirea eficientei operațiilor;
o înțelegere mai clară a obiectivelor;
asigurarea unui suport pentru munca de monitorizare și analiza a unui proiect.
Planificarea semnifica astfel stabilirea a ceea ce trebuie făcut, de către cine și când în vederea realizării responsabilităților stabilite. În cadul fazei de concepție s-a determinat problema și s-au identificat obiectivele, această etapă din ciclul de viață al unui proiect înglobează trei componente majore, și anume, stabilirea și planificarea punctuală a activităților proiectului, identificarea și organizarea resurselor necesare pentru proiect și atragerea de fonduri.
Cele mai eficiente tehnici de programare a managementului proiectelor sunt:
metoda diagramelor de tip Gantt sau cu bare;
metoda PERȚ;
metoda CPM;
metoda Cadrului Logic.
Prin aceste metode se realizează urmărirea detaliată și integrală a execuției proiectului. Ele contribuie la stabilirea unui „ecart” prin declararea nivelului execuției la nivelul prognozat și recalculează datele și rezervele de timp pentru activitățile în curs sau pentru cele neîncepute.
A treia fază în derularea oricărui proiect constă în implementarea proiectului, după ce s-a identificat problema și s-a determinat modalitatea de intervenție pentru rezolvarea ei, iar în faza a doua s-a întocmit planul de acțiune prin stabilirea activităților și identificarea resurselor necesare, a caracterului și apartenenței acestora, implementarea este acea etapă din ciclul de viață al unui proiect în care se realizează efectiv lucrările, se îndeplinesc obiectivele și se obțin rezultatele, în măsura în care este posibil.
Criteriile de succes cu privire la desfășurarea proiectului au în vedere:
respectarea limitelor de timp;
respectarea bugetului;
întrebuințarea eficientă a tuturor celorlalte resurse (oameni, echipamente, sedii);
percepția creată în jurul proiectului.
Activitățile manageriale cu privire la cea de-a treia etapă din existența unui proiect constau în folosirea resurselor materiale, financiare și umane în acord cu planul de activități stabilit pentru realizarea dezideratelor propuse în etapele anterioare. Așadar, se poate afirma că în această etapă putem stabili patru mari tipuri de activități manageriale (Lock, 2004):
managementul financiar al proiectelor;
managementul resurselor umane și al activităților;
relația cu finanțatorul/finanțatorii,
relația cu beneficiarii.
Evaluarea proiectelor se bazează pe un proiect unic, pe o perioadă de timp determinată și oferă informații pentru îmbunătățirea proiectului care se dezvoltă și evoluează. Criteriile de evaluare și selecție sunt specifice atât companiei care finanțează proiectul, cât și legislației în vigoare la care se face referire în procesul de finanțare. Sunt identificate câteva puncte comune care se iau în considerare pentru procesele de selecție, precum:
oportunitatea temei propuse;
obiectivele și activitățile prevăzute a fi îndeplinite, precum și metodele propuse a fi folosite;
bugetul proiectului;
echipa de lucru și managementul proiectului.
Evaluarea finală presupune analiza rezultatelor înregistrate în urma realizării proiectului. Etapa finală a proiectului este etapa de încheiere. Această fază din viața unui proiect are în vedere finalizarae contractelor avute cu finanțatorii realizându-se, în același timp, o analiză financiară legată de utilitatea proiectului.
Potrivit opiniei lui Meredith&Mantel încheierea proiectului poate fi efectuată în trei moduri diferite:
Extincția – este utilizată în situațiile în care proiectul este încheiat conform
termenului final de execuție, indiferent dacă obiectivele proiectului au fost realizate sau nu.
Includerea – este specifica situațiilor în care implementarea proiectului s-a realizat
cu succes și, prin urmare, echipa de proiect este instituționalizata sub forma unui department special în cadrul companiei.
Integrarea – este cea mai uzuală și cea mai cuprinzătoare modalitate de încheiere a
unui proiect.
Se realizează un raportul final al proiectului care este utilizat ca instrument de evaluare a parcursului întregului proiect și poate fi consultat de terțe persoane în scopul studierii evoluției și a problemelor ce au caracterizat proiectul. Managementul proiectelor ca structură organizatorică independentă presupune o structură organizatorică secundară, independentă, atât responsabilul de proiect cât și persoanele din cadrul echipei de proiect fiind integrați într-o organizație secundară. Organizația primară nu se implica decât la sesizare pentru soluționarea unor aspecte de strictă specialitate. Toate atribuțiile și responsabilitățile sunt identificate la nivelul organizației secundare – deci la nivelul managementului independent al proiectelor.
Organizarea managementului proiectelor sub aspectul multi-proiectului se realizează, în general, în proiectele strategice, de reintegrare a unei companii, în proiectele de colaborare cu alte instituții, fie ele interne sau externe, de reorientare informațională etc.
Capitolul II – Organizarea Managementului Proiectului în cadrul U.E
2.1 Obiectivele și principiile care guvernează managementul proiectelor în cadrul U.E
Politica de dezvoltare regională și de coeziune a UE constituie o dorință a solidarității financiare a statelor membre, reprezentând o modalitate de alocare a contribuțiilor acestora la bugetul comunitar, în favoarea țărilor și regiunilor mai sărace ale Uniunii. Politica UE de dezvoltare regională și de coeziune este aplicată, potrivit Reglementarii (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006.
Politica de dezvoltare regională și de coeziune ocupa locul secund, ca pondere în bugetul UE, după PAC, deținând 34% din acest buget. În perioada 2007-2013, cheltuielile pentru aplicarea politicii de dezvoltare regională și de coeziune se vor cifra la 307 miliarde de euro față de 235 miliarde de euro în perioada 2000- 2006, crescând între cele două perioade cu 30,5%. Suplimentarea fondurilor alocate acestei politici s-a impus, ca urmare extinderii UE cu 10 state în 2004 și cu România și Bulgaria de la 1.01.2007, ceea ce a amplificat diferențele între țările și regiunile din UE.
Precum fondurile de preaderare (Sapard, Phare, Ispa), fondurile structurale reprezintă o modalitate de finanțare nerambursabilă ce sunt funcționale și în România din 2007. Aceste fonduri sunt direcționate către diferite proiecte cu ajutorul programelor de dezvoltare care prevăd anumite direcții de dezvoltare și măsuri eligibile pentru a primi astfel de finanțări.
Managementul proiectelor în cadrul U.E se realizează respectând obiectivele prioritare ale fondurilor structurale: convergența, competitivitatea regională și ocuparea forței de muncă.
1. Obiectivul Convergență susține dezvoltarea și modernizarea structurală a regiunilor care prezintă întârzieri în dezvoltare, respectiv acele regiuni defavorizate ale Uniunii Europene care au un nivel de PIB/cap locuitor mai mic de 75% din media Uniunii Europene.
2. Cel de-al doilea obiectiv este referitor la susținerea competitivității regionale și ocuparea forței de muncă și oferă un suport viabil pentru zonele care nu sunt eligibile pentru obiectivul Convergență. Are drept scop încurajarea reformelor pe piața muncii, urgentarea incluziunii sociale și sprijinirea persoanelor afectate de restructurări economico-sociale majore.
3. Ultimul obiectiv intitulat ,,Cooperare teritorială europeană” vizează orașe, județe și zone de interferență între două sau mai multe regiuni sau frontier și urmărește preluarea capacitatea de a iniția și administra activități de cooperare de către autoritățile publice.
În ultimii ani, proiectele realizate în cadrul U.E implica fondurile structurale. Modul de accesare a fondurilor structurale este pe bază de programe, de proiecte, care sunt în concordanță cu respectiva politică regională în măsura obiectivelor stabilite. Există anumite principii specifice care se aplică fondurilor structurale și acestea sunt :
1) Principiul programării – evaluarea și aprobarea de către statele membre a documentelor ce susțin cauza, modalitatea și beneficiarii fondurilor. Dosarul necesar aprobării finanțării cuprinde Planul Național de Dezvoltare (prezentarea priorităților programului), Documente Cadru de Sprijin Comunitar (acordul privind respectivele fonduri ale UE), Programe Operaționale (strategii regionale de implementare) și Documente Unice de Programare.
2) Principiul adiționalității – cuantumul cheltuielilor publice effectuate de statul membru UE din surse proprii.
3) Principiul parteneriatului – angajarea și colaborarea eficientă a organismelor regionale pe durata întregului program.
4. Principiul monitorizării, evaluării și controlului –infiintarea unui sistem descentralizat de monitorizare a modalității de întrebuințare a acestor fonduri structurale.
Fondurile structurale sau instrumentele structurale reprezintă instrumente financiare prin care Uniunea Europeană reacționează pentru reducerea decalajelor economice și sociale între regiuni, în scopul realizării coeziunii economice și sociale.
2.2 Instrumentele de realizare a managementului proiectelor în cadrul
Uniunii Europene
Managementul proiectelor în cadrul U.E este realizat prin următoarele fonduri:
1) Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR) este prevăzut de către Regulamentul nr.1080/2006 al Consiliului Uniunii Europene și al Parlamentului European. Este fondul structural care susține regiunile în curs de dezvoltare, prin infuzia de investiții în sectorul productiv, infrastructură, educație, sănătate, dezvoltare locală și IMM-uri, precum și la conversia economică și socială pentru zone care înregistrează dificultățile structurale. Pentru perioada 2007-2013 România are alocată pentru acest fond aproximativ 8,98 miliarde Euro. În conformitate cu normele europene cheltuielile, precum dobânzile debitoare, distrugerea centralelor nucleare, TVA recuperabilă, cumpărarea de terenuri cu o valoare mai mare de 10% din cheltuielile totale eligibile ale operațiunii în cauză nu sunt eligibile.
2) Fondul Social European (FSE) este legiferat prin Regulamentul nr.1081/2006 al Consiliului Uniunii Europene și al Parlamentului European. Este fondul structural care sprijină politica socială a Uniunii Europene, care oferă măsuri de recrutare a forței de muncă și perfecționare a resurselor umane, dar și strategia statelor în adaptarea lucrătorilor și a întreprinderilor, în sisteme de învățare pe parcursul vieții și conceperea și diseminarea unor forme inovatoare de organizare a muncii. Acest program ajuta la menținerea capitalului uman existent prin realizarea unor inovări în sistemele de învățământ și prin acțiunile de conectare în rețea a unităților de învățământ. FSE are drept obiectiv ajutorul financiar acordat statelor membre sau în curs de aderare în cazul unui cataclism natural major, cu efecte asupra populației afectate, mediului și economiei. Condițiile acordării acestor fonduri sunt limitate la valoarea pierderilor (peste 3 miliarde euro sau peste 0,5% din PIB) sau în cazul unui segment masiv din populație afectat de dezastru. Destinația sumelor disponibile din acest fond (printr-o singură tranșă) sunt infrastructura, uzinele ce asigură energia electrică și apa, telecomunicațiile, sănătatea, locuințe provizorii
României îi este alocată o sumă de peste 3,69 miliarde Euro pentru cei 7 ani. Printre cheltuielile neeligibile se numără TVA recuperabilă, dobânzi debitoare.
3) Fondul de Coeziune, alături de fondurile menționate mai sus este tot un instrument structural. Acest fond este exins pentru anumite cheltuieli, mai ales pentru State Membre integrate recent care implementează proiecte de dezvoltare a infrastructurii (mari artere și rețele de transport, rețele de alimentare cu apă și canalizare, electricitate etc.), dar totodată să se limiteze voluntar la o cifră impusă pentru deficitul bugetar admisibil. Prin urmare, Fondul de Coeziune reprezintă o asistențǎ financiară cu efect cert la nivel macroeconomic.
Este vizata întreaga regiune NUTS ÎI unde este identificată regiunea eligibilă și țǎri terțe. Obiectivul urmărit consta în dezvoltarea socio-economică și eliminarea disparităților regionale, iar sectoarele către care este direcționat sunt protecția mediului și infrastructura rețelelor europene de transport.
Aceste fonduri pot fi accesate numai dacă nivelul al PIB/locuitor se afla sub 90% din media Uniunii. Modul de acordare al fondurilor este pe bază de proiect, în proporție de până la 85% din costurile înregistrate.
4) Fondul European pentru Orientare și Garantare în Agricultură (FEOGA) – secțiunea "Orientare" – reprezintă fondul structural dedicat Politicii Agricole Comune a Uniunii Europene, care susține acțiunile necesare pentru modernizarea agriculturii și dezvoltare rurală.
5) Instrumentul Financiar pentru Orientare Piscicolă (IFOP) – reprezintă fondul structural care este orientat către politica U.E din domeniul pescuitului, care sprijină măsurile pentru creșterea competitivității sectorului piscicol, în condițiile menținerii unui echilibru durabil între resurse și capacitatea de exploatare.
İn general, fiecare dintre fondurile structurale prezentate mai sus finanțează anumite proiecte care sunt în conexiune cu acestea. Așadar, FEDR finanțează în special investițiile în sectoarele de producție, infrastructurǎ și modernizarea IMM-urilor. FEADR sprijină măsurile care au drept scop dezvoltarea agriculturii la PAC (Politica Agricolă Comună a UE) și îmbunătățirea sectorului rural. Fondul Social European finanțează activitățile care vizează piața muncii și recrutarea forței de muncă (reforma educaționala, competenta profesională și sprijin în recrutarea personalului).
Finanțarea este realizată, în principal, prin intermediul unui ajutor nerambursabil (în câteva situații nu este cazul unui ajutor rambursabil deoarece privește subvenționarea ratelor dobânzilor, garanții etc.) și în limita unor anumite praguri.
Conform perspectivei financiare 2007-2013, Comisia Europeană a alocat 309,041 miliarde euro pentru finanțarea Politicii de Coeziune la nivelul UE. Alocarea bugetară a finanțării ținând cont de cele trei obiective ale politicii europene este următoarea:
81,6% pentru obiectivul Convergență, din care 24.7% sunt destinate Fondului de Coeziune ;
15,9% în cazul obiectivului „competitivitate regională și ocuparea forței de muncă”;
2,3% pentru „cooperare teritorială europeană”.
Fondurile structurale (Fondul de Coeziune și patru fonduri structurale: Fondul European de Dezvoltare Regională – FEDER, Fondul Social European – FSE, Fondul European de Orientare și Garantare în Agricultură – FEOGA, secțiunea Orientare și Instrumentul Financiar de Orientare în domeniul Pescuitului – IFOP) sunt accesate în funcție de îndeplinirea condițiilor specifice, dar politica de coeziune 2007-2013 este axată pe trei fonduri: FEDER, FSE și Fondul de Coeziune.
În scopul creșterii eficientei proiectelor, fondurile pentru agricultură și pescuit au fost direcționate către politicile aferente, respectiv Politica Agricolă Comună și Politica în sectorul pescuitului.
Fondul European pentru Agricultură și Dezvoltare Rurală (FEADR) reprezintă un instrument structural prin care, Uniunea Europeană susține statele membre în aplicarea corectă a Politicii Agricole Comune.
Politica Agricolă Comună prevede anumite reguli și mecanisme care stabilesc procesul de producere, procesare și vânzare a produselor agricole în UE și care are ca prioritate dezvoltarea rurală. FEADR se axează pe respectarea principiului cofinanțării proiectelor de investiții private, iar acest fond poate fi utilizat prin Programul Național pentru Dezvoltare Rurală (PNDR).
Fondul European pentru Pescuit (FEP)reprezintă un mijloc financiar prin care este aplicată Politică Comună a Pescuitului. Această politică europeană menține \un raport echitabil între resursele existente și utilizarea acestora, sprijinirea competitivității domeniului piscicol și expansiunea/modernizarea ariilor și utilităților pescărești.
Acestor două fonduri exemplificate mai sus le sunt aplicate aceleași reguli ca și fondurilor structurale, dar nu fac parte din această categorie.
În situația domeniului agricol, Uniunea Europeană susține separat sectorul prin intermediul plăților directe și al măsurilor de piață, acestea având însă obiective și tehnici de omplementare diferite de Fondul European pentru Agricultură și Dezvoltare Rurală și Fondul European pentru Pescuit.
Bugetul Uniunii Europene este reglementat pe o durată de șapte ani, iar din masa moetara bugetara sunt sprijinite politici comune europene, dintre care cele mai importante sunt politica de coeziune și cea agricolă și de dezvoltare rurală. Politica de coeziune economică și socială are alocat un procent de aproximativ 37% din bugetul total de 976 miliarde euro, pentru perioada 2007-2013. Prin intermediul acestei politici este vizata dezvoltarea competitivității economiei europene și micșorarea disparităților privind dezvoltarea economică și socială dintre statele și regiunile Uniunii Europene. Fondurile destinate politicii agricole și de dezvoltare rurală exista pentru modernizarea producției de alimente de calitate, la prețuri accesibile, urmărindu-se, în același timp, stabilirea unui nivel de trăi rezonabil pentru fermieri, precum și pentru dezvoltarea armonioasă a regiunilor rurale. În sectorul pescuitului, deși legislația este asemănătoare cu normele privind politica agricolă, în 1982 Uniunea Europeană a apus bazele unei politici de sine stătătoare pentru administrarea fondului piscicol pentru beneficiul atât al comunităților pescărești cât și al consumatorilor.
2.3 Orientări strategice comunitare în managementul proiectelor
Comisia Europeană a sugerat, în urma unui parteneriat strâns cu țările membre, orientările strategice ale Uniunii în domeniul politicii de coeziune. Acestea au fost stabilite în mod legal prin Decizia Consiliului din 6 octombrie 2005. Astfel, fiecare țară membra redactează un cadru de referință strategic național care să cuprindă anumite orientări strategice și care va devein pilonul de bază pentru programarea Fondurilor. Se observa, o interacțiune majoră între cele trei niveluri de decizie și de acțiune: nivelul comunitar, nivelul național și nivelul derulării programelor.
2.3.1 Cadru de referință strategic național
Managementul proiectelor la nivelul Uniunii Europene este realizat și prin CNSR.
Cadrul național strategic de referință (CNSR) este un mijloc inovativ al procesului de implementare a programelor, aplicabil în cursul perioadei 2007-2013. Nu reprezintă un mijloc de gestionare, cum era Cadrul comunitar de sprijin (CCS) folosit pe parcursul perioadelor anterioare; ilustrează mai ales prioritățile politice, stabilind totodată elemente esențiale pentru derularea proiectului.
CNSR este aplicabil obiectivului convergență și obiectivului competitivitate regională și ocuparea forței de muncă. Dacă țara membra stabilește, poate să implice și obiectivul cooperare teritorială europeană. CNSR este întocmit de către statele membre, care își consultă partenerii și care schimba opinii cu Comisia. Aspectele esențiale pe care trebuie să le conțină CNSR sunt:
partenerii și factorii care au fost implicați în elaborarea să;
evaluarea contextului socio-economic, a punctelor forte și slabe ale întregului teritoriu, ținând cont de tendințele economiei europene și mondiale;
realizarea strategiei, programe operaționale compatibile pentru obiectivele convergență și competitivitate regională și ocuparea forței de muncă, decizia financiară anuală indicativă a fiecărui Fond pentru fiecare program;
rezultatul privind aportul CNSR la prioritățile strategiei de la Lisabona;
în cazul zonelor care se afla sub incidența obiectivului convergență: date despre coordonarea cu FEADR (Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurală) și cu FEP (Fondul European pentru Pescuit); date care permit stabilirea faptului că este respectat principiul de adiționalitate; acțiunile avute în vedere pentru consolidarea efi cacității administrative.
2.3.2 Supraveghere strategică
Urmare a strategiei de la Lisabona, țările U.E au inițiat programe naționale de reformă (PNR). Începând cu anul 2007, rapoartele anuale referitoare la implementarea strategiilor menționate trebuie să cuprindă o secțiune care să prezinte contribuția programelor operaționale la aplicarea PNR.
Programele operaționale ale țărilor din Uniunea Europeană vizează perioada dintre 1 ianuarie 2007 și 31 decembrie 2013. Pentru un program operațional este aplicabil decât unul dintre cele trei obiective, iar finanțarea se realizează printr-un singur fond. Este reglementată o situație specială care se abate de la regulă generală: FEDER și Fondul de Coeziune finanțează atât programe de infrastructură cât și cele de mediu. Comisia Europeană analizează fiecare program operațional, pentru a stabili dacă acesta contribuie la obiectivele și la prioritățile:
orientărilor strategice ale Uniunii Europene în privința politicii de coeziune;
cadrului national strategic de referință.
Programele operaționale sunt redactate ținând cond de prioritățile și problemele
specifice statului membru. Particularitățile managementului (precum și criteriile de selecție a proiectelor) sunt stabilite la nivel regional și național și nu mai sunt prezente în implementarea programelor. Așadar, nu mai este prevăzută posibilitatea de completare în procesul de execuție a programelor ca în trecut. Datorită faptului că CNSR reprezintă baza programelor operaționale, decizia Comisiei asupra CNSR trebuie să preceadă decizia Comisiei asupra fiecărui program operațional. Ambele decizii pot, totuși, uneori să se suprapună .
Aspectele esențiale care trebuie să fie descrise în cadrul proiectelor finanțate din fonduri europene sunt următoarele:
evaluarea sectorului eligibil (puncte forte și puncte slabe);
exemplificarea priorităților expuse (în funcție de orientările comunitare și de cadrul național);
obiectivele particulare ale axelor prioritare;
planurile de finanțare;
aplicarea programelor (stabilirea autorităților de management, de audit și de certificare; expunerea sistemului de evaluare și de supraveghere);
descrierea detailată a proiectelor mari (respectiv a proiectelor care au o valoare mai mare de 25 milioane de euro pentru mediu și 50 milioane de euro pentru restul proiectelor).
2.3.3 Direcții prioritare
Programul operațional prezintă „direcții prioritare” și modalitatea de realizare a obiectivelor lor, ca în perioada 2000-2006, dar nu mai sunt descrise măsurile necesare pentru implementarea acestor direcții. Fiecare direcție prioritară are drept correspondent o prioritate strategică ilustrata într-un program operațional (articolul 2.3). Contribuția fondurilor europene la nivelul direcției prioritare trebuie să constituie cel puțin 20% din cheltuielile publice destinate acestei direcții (articolul 53).
La inițiativa Comisiei, 0,25% din dotarea anuală a fiecărui Fond poate să fie consacrată asistenței tehnice (la fel ca în 2000-2006). Atunci când inițiativa este luată de statul membru, un plafon limitează utilizarea asistenței tehnice la nivelul fiecărui program operațional: 4% din suma totală alocată unui program pentru obiectivele convergenței și competitivității regionale și ocupării forței de muncă și 6% din suma totală, pentru programele legate de cooperarea teritorială europeană.
Programarea presupune stabilirea priorităților, domeniilor, sectoarelor și tipurilor de intervenții ce vor fi finanțate prin diverse instrumente financiare specifice politicilor Uniunii Europene. Aceste priorități se stabilesc în funcție de necesitățile de dezvoltare ale statelor membre, ce trebuie să fie în concordanță cu obiectivele stabilite la nivel comunitar. Prin documentele strategice și de programare (ex. în cazul politicii de coeziune, Cadrul Strategic Național de Referință și Programele Operaționale) ce sunt pregătite de fiecare stat membru în parte se stabilește, totodată, și cadrul instituțional – organismele naționale însărcinate cu bună coordonare, implementare, monitorizare și control a fondurilor structurale.
Documentele de programare, în perioada elaborării lor, sunt discutate cu specialiști din diferite sectoare publice și private, din mediul universitar, din societatea civilă, după care sunt supuse aprobării Comisiei Europene. Ele cuprind și listele de proiecte majore de investiții stabilite în timpul programării, care nu se supun ciclului de selecție prezentat în acest produs.
Capitolul III – Organizarea Managementului Proiectului în România
3.1 Utilizarea instrumentelor de preaderare în procesul de management al proiectelor
Începând cu anul 2000, trei țări din partea de vești a Balcanilor au fost cuprinse în programul CARDS (Asistenta Comunitară pentru Reconstrucția, Dezvoltarea și Stabilitatea Balcanilor), Phare reprezentând un instrument care vizează exclusiv sprijinirea procesului de aderare a celor 10 state candidate din Europa Centrală și de Est. Din 2004, beneficiază de asistenta Phare numai România și Bulgaria. În România, Phare se axează pe trei domenii principale:
1. consolidarea administrației și instituțiilor publice din statele candidate, pentru că acestea să poată funcționa eficient în cadrul Uniunii („Dezvoltare instituțională”);
2. sprijinirea statelor candidate în efortul investițional de aliniere a activităților industriale și a infrastructurii la standardele UE („Investiții pentru sprijinirea aplicării legislației comunitare”);
3. promovarea coeziunii economice și sociale („Investiții în coeziune economică și socială”).
Sapard (Special Pre-Accesion Programme for Agriculture and Rural Development – Programul Special de Pre-aderare pentru Agricultură și Dezvoltare Rurală) susține România pentru inluderea în Politica Agricolă Comună (PAC) și Piața Internă a Uniunii Europene. În esență, obiectivele programului sunt: îmbunătățirea vieții comunităților rurale, crearea unui sector competitiv de producere și prelucrare a produselor agricole, crearea de locuri de muncă în mediul rural, asigurarea de venituri adecvate locuitorilor din zonele rurale și asigurarea unei dezvoltări durabile a acestor regiuni.
Utilizarea instrumentelor de preaderare Sapard și Ispa a determinat redefinirea rolului programului Phare pentru înlăturarea suprapunerii cu acestea. În cursul anului 2000, Phare susține România în procesul de adoptare a acquis-ului comunitar și de modernizare a instituțiilor responsabile cu aplicarea și urmărirea respectării acestuia. Obiectivul final este de a consolida instituțiile democratice, administrația publică și organizațiile însărcinate cu implementarea efectivă și eficientă a legislației comunitare.
Astfel, Phare se bazeza pe trei domenii cheie:
• dezvoltare instituțională;
• investiții pentru sprijinirea aplicării legislației comunitare;
• investiții în coeziune economică și socială.
Programul Phare este gestionat în cadrul Sistemului de Implementare Descentralizată (SID). În principal, sistemul presupune transferul responsabilității gestionarii programului (licitații, contractări și plăti) instituțiilor din România, dar sub controlul Comisiei Europene prin Delegația sa din București. Astfel, potențialii contractanți trebuie să fie direcționați către Autoritățile de Implementare existente în fiecare zonă din țară și cele trei Agenții de Implementare care se ocupa de licitații și contractare.
Există patru tipuri de contracte utilizate în implementarea programelor si proiectelor Phare:
Contracte de servicii. Contractele de servicii sunt contracte care acorda asistență
tehnică, studii, know-how, instruire, etc. Formularea de “furnizor de servicii” se referă la orice persoană fizică sau juridica care oferă servicii.
Contracte de furnizare de bunuri. Contractele de furnizare de bunuri presupun
proiectarea, producerea, livrarea, asamblarea și comandarea de bunuri, pe lângă alte activități specificate în contract, spre exemplu servicii de întreținere, reparații, instalare, instruire, precum și servicii post-vânzare. “Furnizorul” poate fi orice persoană fizică sau juridica care furnizează bunuri.
Contracte de lucrări. Contractele de lucrări finanțează lucrări de inginerie
(infrastructura, construcții etc). “Contractantul” poate fi orice persoană fizică sau juridica care desfășoară aceste lucrări.
Granturi (ajutoare financiare nerambursabile).
Ajutorul financiar nerambursabil reprezintă o plată de natura necomercială dispusă de Agenția de Implementare către un beneficiar, în scopul îndeplinirii unor obiective compatibile cu politicile Uniunii Europene. Fondurile europene se acordă în baza unui proiect propus de solicitant (potențialul beneficiar).
Pentru obținerea aprobării proiectului de către Comitetul de Management al Programului Ispa, beneficiarul trebuie să asigure finanțarea minimă a proiectului de cel puțin 25%, fondurile putând proveni de la beneficiar (din bugete centrale sau locale), din credite etc. Din acest motiv, în paralel cu pregătirea proiectelor, s-au făcut pași importanți pentru a implica Instituții Financiare Internaoeionale (IFI) în proiectele Ispa pentru România. Până în momentul de față, doua IFI au răspuns pozitiv:
Banca Europeană pentru Reconstrucție și Dezvoltare (BERD). Managementul
BERD a aprobat Facilitatea de Creditare pentru Mediul Urban, în valoare de 80 milioane Euro pentru România, care asigura municipalităților selectate cofinanțări fără garanție suverană pentru asistență nerambursabilă Ispa.
Banca Europeană pentru Investiții (BEI). Aceasta acordă împrumuturi (în sistem
de garantare suverană) proiectelor Ispa în cadrul unui program similar de creditare, special dezvoltat de bancă.
Tipurile de contracte folosite în proiectele Ispa sunt următoarele:
Contracte de servicii. Contractele de servicii sunt contracte care oferă asistență tehnică, studii, know-how, instruire, etc. Noțiunea de “furnizor de servicii” se referă la orice persoană fizică sau juridica care oferă servicii.
Contracte de furnizare de bunuri. Contractele de furnizare de bunuri implica designul, producerea, livrarea și asamblarea de bunuri, pe lângă alte activități menționate în contract, spre exemplu servicii de întreținere, reparații, instalare, instruire, precum și servicii post-vânzare. “Furnizorul” poate fi orice persoană fizică sau juridica care furnizează bunuri.
Contracte de lucrări. Contractele de lucrări finanțează lucrări de construcții (infrastructura, construcția de structuri, etc.). “Contractantul” poate fi orice persoană fizică sau juridica care desfășoară aceste lucrări.
Managementul proiectelor
Propunerile de oferte sunt verificate de către un Comitet de Evaluare numit de Autoritatea Contractantă și aprobat de Delegația Comisiei Europene în România. În cadrul comitetului de evaluare se afla un președinte, un secretar, un număr impar de membri cu drept de vot și eventual observatori. Membrii cu drept de vot trebuie să aibă cunoștințele tehnice necesare pentru a efectua verificarea. Atât membrii Comitetului de Evaluare, cât și eventualii observatori semnează declarații de imparțialitate și confidențialitate. Orice membru al Comitetului care se presupune că se află într-un conflict de interese în raport cu activitatea de evaluare trebuie să precizeze imediat acest lucru și să renunțe la calitatea sa de participant la procesul de evaluare.
Procesul de managemnet presupune realizarea următoarele etape:
• Depunerea și înregistrarea ofertelor – Autoritatea Contractantă le înregistrează în ordinea sosirii și preda confirmarea de primire celui care a depus oferta. Ofertele sunt sigilate până la data sesiunii de deschidere.
• Ședința de pregătire: președintele prezintă membrilor Comitetului de evaluare scopul general al licitației, reamintește criteriile de selecție, explica procedura care trebuie urmată, verifica faptul că toți membrii Comitetului de evaluare sunt familiarizați cu grilă de evaluare tehnică.
• Respectarea cerințelor formale – în cadrul acestei sesiuni se verifică dacă ofertele au fost primite la timp, dacă pachetele sunt sigilate, dacă plicul exterior conține ambele oferte, cea tehnică și cea financiară, dacă exista vreo cerere de retragere a unei oferte;
• Evaluarea conformității administrative și a eligibilității (sesiune publica cu excepția contractelor de servicii și a celor de granturi) – Comitetul de evaluare analizează dosarele pentru a constata dacă ofertele sunt complete și corecte (conformitate administrativă, mai precis dacă exista toate documentele cerute) și dacă ofertantul și oferta sunt eligibili. Dacă anumite clarificări sunt necesare, acestea sunt solicitate numai în scris. În cazul contractelor de bunuri și lucrări, se organizează o sesiune publica de deschidere a ofertelor, unde se anunța public numele participanților la licitație, prețurile ofertelor, depunerea garanțiilor de licitație.
• Evaluarea tehnică consta în aprecierea de către membrii Comitetului de evaluare a conformității și calității tehnice a ofertelor.
Pentru achiziții de bunuri și lucrări, se evalua concordanta dintre oferte și condițiile tehnice prevăzute în dosarul de licitație. Pentru servicii, evaluarea se realizează pe baza grilei de evaluare inclusă în dosarul de licitație. Asupra acestei grile nu se pot efectua modificări, odată ce a fost publicată. Fiecare membru poate acorda un punctaj de maxim 100 de puncte, în concordanță cu grilă. Dacă în dosarul de licitație s-au prevăzut interviuri, Comisia de evaluare, după stabilirea concluziilor preliminare și înainte de încheierea evaluării finale a ofertelor tehnice, decide intervievarea membrilor cheie ai echipei propuși în oferta tehnică (numai pentru ofertele care au realizat minimum 80 puncte). În acest caz, experții propuși de ofertanți sunt intervievați de Comitetul de evaluare, preferabil în mod colectiv, la intervale apropiate, care să permită comparația. În baza acestor interviuri, Comitetul de evaluare, fără modificarea structurii sau a ponderii criteriilor prevăzute în grila de evaluare tehnică, decide, dacă este necesar, ajustarea punctajele ofertelor.
• Evaluarea financiară. După efectuarea evaluării tehnice, se trece la evaluarea financiară a ofertelor de licitație care au fost admise la evaluarea tehnică. Pentru achiziții de bunuri și lucrări, se alege oferta cea mai avantajoasă economic dintre cele corespunzătoare din punct de vedere tehnic. Ofertele peste valoarea maximå a contractului sunt eliminate de la început.
Pentru contractele de servicii, în stabilirea evaluării finale, evaluarea tehnică reprezintă 80%, iar cea financiară 20% din punctajul final. Compararea ofertelor ia în calcul toate cheltuielile (taxe, costurile directe și globale etc.) cu excepția cheltuielilor restituibile la prezentarea dovezii de plată.
• Alegerea ofertantului calificat pentru execuția contractului;
• Aprobarea raportului de evaluare – recomandarea de acordare a contractului este înaintata de către Autoritatea Contractantă spre aprobare Delegației Comisiei Europene, care verifica corectitudinea aplicării procedurilor de selecție și evaluare.
Sapard reprezintă cel de-al treilea instrument de asistență financiară din partea UE pentru statele candidate și viitoarele state membre din Europa Centrală și de Est în perioada 2000-2006. Programul sprijină aceste țări în procesul de pregătire pentru participarea la Politica Agricolă Comună și Piața Internă și în rezolvarea problemelor specifice legate de agricultură și o dezvoltare rurală durabilă.
Proiectele conforme sunt evaluate de către Serviciile Tehnice Delegate și Agenția Sapard. Procesul de management al proiectului cuprinde mai multe etape:
verificarea eligibilității: Evaluatorii verifică dacă proiectul și solicitantul sunt eligibili conform condițiilor programului. Criteriile de eligibilitate sunt condiții obligatorii care trebuie să fie îndeplinite de către solicitant și de către proiect pentru a putea fi acceptat în calitate de candidat pentru acordarea finanțării nerambursabile.
verificarea pe teren a proiectelor. Experții Serviciilor Tehnice Delegate și, în anumite cazuri, ai Agenției Sapard vor verifica la fața locului dacă tot ceea ce a declarat solicitantul în cererea de finanțare este conform cu realitatea.
întocmirea listei proiectelor selectate spre finanțare în urma procesului de evaluare și aprobarea acesteia împreuna cu raportul de selecție de către Agenția Sapard
Sprijinul acordat va fi recuperat dacă investițiile finanțate nu sunt utilizate conform scopului declarat sau în cazul în care acestea au fost vândute sau închiriate într-o perioadă de 5 ani după finalizarea proiectului (data ultimei plati).
Există trei tipuri de contracte folosite în implementarea proiectelor aprobate în cadrul programului Sapard:
Contracte de servicii
Contractele de servicii sunt contracte care oferă asistență tehnică, studii, know-how, instruire, etc. Noțiunea de “furnizor de servicii” se referă la orice persoanå fizică sau juridica care oferă servicii.
Contracte de furnizare de bunuri
Contractele de furnizare de bunuri implica proiectarea, producerea, livrarea, asamblarea și comandarea de bunuri, pe lângă alte activități specificate în contract, spre exemplu servicii de întreținere, reparații, instalare, instruire, precum și servicii post-vânzare. “Furnizorul” poate fi orice persoană fizică sau juridica care furnizează bunuri.
Contracte de lucrări
Contractele de lucrări finanțează lucrări de inginerie (infrastructura, construcții etc.). “Contractantul” poate fi orice persoană fizică sau juridica care desfășoară aceste lucrări.
În ultima perioadă atât în România cât și pe plan mondial se pune tot mai mult accentul pe finanțări pe bază de proiecte. În consecință managementul proiectelor internaționale dobândește un rol deosebit în inițierea și derularea activitatiilor economice. Este cunoscut faptul că la baza unor acțiuni politice majore cum ar fi spre exemplu integrarea în Uniunea Europeană și NATO, stau programe și proiecte specifice. De asemenea, este cunoscut faptul că orice investiție ce are ca drept scop realizarea unor obiective de construcții, achiziționarea sau realizarea de tehnologii, dezvoltarea de activități din sfera comerțului, educației, sănătății, ordinii publice etc. au la baza proiecte cu finanțare publică sau privată.
3.2 Utilizarea fondurilor structurale în procesul de management al proiectelor
Politica de dezvoltare regională și de coeziune a UE reprezintă o expresie a solidarității financiare a statelor membre, constituind o modalitate de distribuție a contribuțiilor acestora la bugetul comunitar, în favoarea țărilor și regiunilor mai sărace ale Uniunii. Politica UE de dezvoltare regională și de coeziune este pusă în aplicare, conform Reglementarii (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006 relativă la dispozițiile generale privind Fondurile structurale de trei fonduri:
Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR);
Fondul Social European (FSE) și
Fondul de Coeziune.
Anterior, această politică era implementata de aceste trei Fonduri, plus:
Fondul European de Orientare și Garantare Agricolă (FEOGA), Secțiunea Orientare.
Instrumentul Financiar de Orientare în domeniul Pescuitului.
Politica de dezvoltare regională și de coeziune ocupa locul doi, ca pondere în bugetul UE, după PAC, deținând 35% din acest buget. În perioada 2007-2013, cheltuielile pentru aplicarea politicii de dezvoltare regională și de coeziune se vor cifra la 308 miliarde de euro față de 236 miliarde de euro în perioada 2000- 2006, crescând între cele două perioade cu 30,5%. Majorarea fondurilor allocate acestei politici s-a impus, ca urmare extinderii UE cu 10 state în 2004 și cu România și Bulgaria de la 1.I.2007, ceea ce a accentuat disparitățile între țările și regiunile din UE.
Principalele modificări în raport cu perioada 2000-2006 în materie de politici de dezvoltare regională și de coeziune sunt următoarele: Această politică este mai focalizată pe agenda reînnoita în favoarea creșterii economice și ocupării forței de muncă („Strategia de la Lisabona”); Politica de dezvoltare regională și de coeziune s-a modernizat, prevăzând
o abordare mai strategică; FEDR va sprijini programele axate pe dezvoltarea regională, restructurarea economică, întărirea competitivității și cooperarea teritorială în ansamblul UE. Finanțarea prioritară se referă la cercetare, inovație, protecția mediului și prevenirea riscurilor, în timp ce infrastructurile continuă să joace un rol important, în special în regiunile mai puțin dezvoltate.
În vederea atingerii obiectivului global și a obiectivelor specifice și pornind de la aspectele identificate în etapa de analiza socio-economica, au fost formulate șase priorități naționale de dezvoltare pentru perioada 2007-2013:
1. Creșterea competitivității economice și dezvoltarea economiei bazate pe cunoaștere.
2. Dezvoltarea și modernizarea infrastructurii de transport.
3. Protejarea și îmbunătățirea calității mediului.
4. Dezvoltarea economiei umane, promovarea ocupării și incluziunii sociale și întărirea capacității administrative.
5. Dezvoltarea economiei rurale și creșterea productivității în sectorul agricol.
6. Diminuarea disparităților de dezvoltare între regiunile țării.
O contribuție importantă la atingerea acestor obiective o va avea finanțarea nerambursabilă acordată prin Fondurile structurale și de Coeziune ale UE. Potrivit alocațiilor financiare indicative în perioada 2007-2013, România ar urma să primească de la UE, conform datelor Comisiei Europene, fonduri structurale și de coeziune în suma de 17.317 milioane euro, din care pentru obiectivul de convergență 11.143 milioane euro, plus 5.769 milioane euro de la Fondul de Coeziune, precum și 404 milioane euro pentru obiectivul cooperării teritoriale europene.
Se apreciază ca alocațiile anuale destinate României din Fondurile Structurale și Fondul de Coeziune să se ridice la un nivel de aproape patru ori mai mare față de nivelul actual al fondurilor furnizate țării noastre de „instrumentele de pre-aderare” (PHARE, ISPA și SAPARD). Menționăm că diferența dintre totalul general al fondurilor comunitare ce se vor acorda României în perioada 2007-2013 în valoare de circa 31 miliarde euro și suma de 17,3 miliarde euro, alocate țării noastre în aceiași perioada prin Fondurile Structurale și Fondul de Coeziune, este destinată, în principal, aplicării în România a politicii agricole comune și a politicii economice în domeniul pescuitului și pentru implementarea acquis-ului Schengen, țara noastră devenind frontiera externă a UE.
Cofinanțarea de către țara noastră a programelor operaționale și a proiectelor necesita sume considerabile. Se apreciază că aceasta cofinanțare în perioada 2007-2013 s-ar cifra la 4,55 miliarde euro, din care: 3,1 miliarde euro cofinanțare publica și 1,45 cofinanțare privată.
Cofinanțarea ar reprezenta:
pentru obiectivul „Convergenta” 15% din cheltuielile publice, finanțate prin FC și 25% din cheltuielile publice finanțate prin FEDR și FES, care se poate reduce la 20% în cazuri excepționale.
pentru obiectivul „Cooperare Teritorială Europeană”, cota de cofinanțare este de 25%, putând fi redusă, în anumite condiții, la 15%.
Nivelul insuficient al resurselor financiare destinate cofinanțării programelor operaționale și proiectelor ar atrage după sine pierderea unor sume cuvenite țării noastre. În vederea asigurării, pe cât posibil, a capacității necesare de cofinanțare se întreprind sau se pot întreprinde următoarele măsuri: atragerea într-o măsură cât mai mare a capitalului privat la cofinanțarea națională a programelor și proiectelor finanțate de FS/FC; facilitarea accesului la finanțare bancară internă și externă a cofinanțării FS/FC, în special a autorităților locale; transferul de la bugetul central la bugetele locale de sume sporite pentru cofinanțări; negocierea cu UE a unor cote mai reduse de cofinanțare națională, în cazuri justificate, în cadrul prevederilor legislației comunitare etc.
Obiectivul global al Planului Național de Dezvoltare (PND) pe perioada 2007-2013 este: Reducerea cât mai rapidă a disproporțiilor de dezvoltare socioeconomică între România și Statele Membre ale Uniunii Europene. După cum am mai arătat, se estimează că România putea să sporească PIB-ul pe locuitor de la 31% din media UE în 2004 la 41% în 2015. Obiectivele generale pentru instrumentele structurale (ÎS) sunt reducerea disparităților de dezvoltare economică și socială dintre România și statele membre ale UE și generarea unei creșteri suplimentare de 10% a PIB până în 2015.
Se consideră că instrumentele structurale reprezintă resursa cea mai importantă de care va beneficia România pentru a face fata schimbărilor și provocărilor. Accelerarea procesului de convergență în UE, prin valorificarea și creșterea potențialului endogen, va depinde de eficiență și coerenta cu care se vor aplica instrumentele structurale de către instituțiile implicate în acest proces. Se urmărește, de asemenea, ca Fondurile Structurale să aibă un impact cât mai puternic asupra dezvoltării teritoriale echilibrate și reducerii decalajelor regionale în România (de exemplu, reducerea disproporțiilor dintre regiunea Bucuresti-Ilfov și celelalte regiuni, asigurarea unui echilibru de dezvoltare între estul și vestul țării, soluționarea subdezvoltării cronice a regiunilor din nord-est și sud și, în general, rezolvarea disparităților dintre regiunile subdezvoltate și cele dezvoltate). Regiunile rămase în urma vor primi fonduri proporțional mai mari decât regiunile dezvoltate, pentru a diminua decalajele dintre ele.
Simularea impactului macroeconomic a arătat ca alocarea Fondurilor Structurale și a Fondului de Coeziune, împreuna cu cofinanțarea națională, vor permite realizarea obiectivului global și obiectivelor specifice ale PND și ale Cadrului Strategic Național de Referință.
Capitolul IV – Studiu de caz privind managementul proiectelor la Primăria Alba Iulia
4.1 Scurtă prezentare a proiectelor de investiții
În ultimii ani Primăria Municipiului Alba Iulia a derulat mai multe investiții punctuale în sisteme informatice pentru gestiunea activităților specifice ale instituției finalizând cu succes o serie de proiecte care constituie azi fundația sistemului său informatic:
realizarea unei rețele de fibră optică pentru interconectarea diferitelor sediiale Primăriei și ale unor servicii publice locale din subordinea Consiliului Local Alba Iulia;
implementarea aplicației specializate pntru management financiar-contabil SICO;
implementarea aplicației specializate pentru managementul resurselor umane și al salarizării SICO-PS;
implementarea aplicației specializate pentru managementul taxelor și al impozitelor locale SIMTAX;
implementarea aplicației specializate pentru managementul contractelor pentru valorificarea domeniului public SIMTAX-C;
registratura electronică INFOCET.
După o perioadă de consolidare a utilizării acestor module specializate de aplicații și sesizând potențialul pe care sistemele informatice specializate îl pot avea atât în direcția optimizării activității interne (back-office) cât și pentru eficientizarea relației cu clienții administrației locale, Primăria Alba-Iulia a decis elaborarea unei strategii de informatizare pe termen mediu și în acest sens a contractat în 2007 serviciile specializate ale unei firme de consultanță. Strategia de informatizare și Studiul de Fezabilitate care au rezultat au fost aprobate la sfârșitul anului 2007 de către Consiliul Local al Municipiului Alba Iulia și presupun realizarea următoarelor proiecte (proiectele au fost gândite pentru a fi independente din punct de vedere ethnic și pentru a putea fi finanțate în mod independent):
Proiect 1 – Finalizarea implementării modulelor SICO déjà achiziționate;
Proiect 2 – Implementarea modulului de gestiune a proiectelor de investiții;
Proiect 3 – Servicii de integrare și extindere SICO, SICO-PS, SIMTAX, SIMTAX-C;
Proiect 4 – Implementarea modulului Asistenta Socială
Având în vedere resursele financiare limitate pe care Primăria Alba Iulia le poate aloca acestui program de investiții, Consiliul Local a decis alocarea fondurilor europene pentru finanțarea proiectelor, care depășesc posibilitățile financiare actuale ale Primăriei.
Astfel în 2009 s-a obținut finanțarea unei părți a acestor proiecte prin intermediul POS CCE, Axa 3, Operațiunea 3.2.1. În cursul anului 2010 a fost depus un proiect numit ,, Sistem informatic pentru implementarea modelului de management al relației cu cetățenii (CRM) în administrația publică locală prin servicii electronice moderne”. Prin implementarea acestui proiect, Primăria Alba Iulia își propune extinderea procesului de informatizare a instituției, început în anul 2009 prin aprobarea finanțării pentru proiectul ,,Servicii eficiente de E-administratie și managementul teritoriului pentru Primăria Alba-Iulia. Prin proiectul propus acum se urmărește atât maximizarea valorii adăugate a primului proiect, prin extinderea funcționalităților sistemelor existente și a numărului de departamente utilizatoare ale acestor soluții, cât și implementarea unor noi platforme tehnologice care să completeze arhitectura sistemului informatic existent, să ofere mijloace de colaborare internă și de interacțiune multimodala intre cetățeni și Primărie, impementand o arhitectură de sistem care să sprijine Citizen Relationship Management (CRM) – Managementul relației cu cetățenii, pe care Primăria Alba Iulia își propun să o implementeze și prin care își propune să pună cetățeanul în mijlocul acțiunilor sale.
Proiectul de investiții finanțat prin POS CCE 2007-2013, reprezintă un element important în implementarea documentelor programatice ale Municipiului Alba Iulia, care poate generă un confort real social ce poate favoriza creșteri economice reale. Programul anual de investiții este previzionat în general pentru reparații și întrețineri curente ale obiectivelor aflate în patrimonial local, iar dezvoltarea de noi obiective presupun eun efort financiar suplimentar asigurat în general din credite, obligațiuni sau surse atrase prin programe guvernamentale și internaționale. Analizând gradul de îndatorare al bugetului local al Municipiului Alba Iulia în urma contractării de împrumuturi se constată o variație între 10,32% și 30,08% pe o perioadă de 25 de ani. În aceste condiții, durata maximă de implementare a proiectului ar fi de 48 de luni, dacă proiectul s-ar finanța integral din împrumuturi bancare. Infuzia financiară datorată cofinanțării POS CCE conduce la înjumătățirea perioadei de implementare a proiectului de investiții, benefic pentru dezvoltarea echilibrată și armonioasa a municipiului.
Analiza bugetului Biroului de Informatică arată faptul că, în ultimii doi ani, Primăria Municipiului Alba Iulia nu a realizat investiții substanțiale în sistemul său informatic. Astfel, în perioada 2004-2006, bugetul anual disponibil pentru activitățile de întreținere și de investiții a fost de aproximativ 200 000 RON (aproximativ 43000 Euro+TVA). În anul 207 s-a înregistrat o creștere a acestui buget până la valoarea de 313.000 RON (aproximativ 80000 Euro+TVA), din care 50 000 de Euro pentru aplicații software și servicii. Această valoare s-a păstrat și în anul 2008. În anul 2009 sumele au fost reduse urmare a crizei economice. Fără ajutorul acordat prin fondurile europene, sumele alocate (între 50000 Euro și 100000 Euro anual) sunt total insuficiente pentru a acoperi atât activitățile de întreținere și actualizare curente, cât și pentru realizarea unor investiții noi. După ce s-a depus cererea de finanțare au fost realizate următoarele achiziții: achiziția de servicii de management de proiect; achiziția de echipamente, licențe și servicii de implementare și instruire pentru realizarea sistemului informatic; achiziția de servicii de publicitate; achiziția de servicii de audit de proiect.
Planurile financiare pentru proiectele componente ale măsurilor incluse în programele operaționale sunt realizate de beneficiarii finali. Proiectele individuale pe baza cărora sunt realizate Programele Operaționale finanțate din Fonduri Structurale se realizează în sistem descentralizat și nu necesită aprobare din partea C.E. Autoritățile de Management pentru Programele Operaționale au responsabilitatea finală pentru aprobarea proiectelor.
Contribuția comunitară din Fondurile Structurale este determinată în funcție de costul eligibil total ori cheltuiala publică totală ori alte cheltuieli echivalente (naționale, regionale, locale) după cum s-a prevăzut în cadrul legal al fiecărui program. Finanțarea din Fondurile Structurale are la bază acoperirea cheltuielilor eligibile și efectiv plătite, care sunt justificate prin facturile care atestă efectuarea lor. Asistența acordată din Fondul de Coeziune acoperă proiecte independente, grupuri de proiecte în domeniul infrastructurii de transport și mediu. Comisia Europeană are responsabilitatea selecției finale a proiectelor și determinarea contribuției acordate. Fiecare din proiectele selectate vor fi aprobate printr-o decizie particulară.
Pentru proiectele finanțate din Fondul de Coeziune se urmărește stimularea participării resurselor private de la beneficiarii finali. Alocările din Fondul de Coeziune vor fi stabilite de Comisia Europeană într-o sumă specificată prin decizie a acesteia. Angajamentele bugetare ale Comisiei Europene sunt făcute numai pentru proiecte aprobate.
Unele dintre principiile privind formarea, administrarea, folosirea și controlul resurselor financiare specifice unităților administrativ-teritoriale, instituțiilor și serviciilor publice de interes local corespund și poartă amprenta principiilor generale ale bugetării, respectiv universalitate, publicitate, unitate, unitate monetară, anualitate, specializare bugetară și echilibru, în timp ce alte principii sunt specifice bugetării locale și anume: autonomia locală, subsidiaritatea și proporționalitatea. Veniturile și cheltuielile publice locale se grupează conform clasificației indicatorilor privind finanțele publice, elaborată de Ministerul Finanțelor.
Clasificația indicatorilor privind finanțele publice cuprinde la venituri – capitole și subcapitole, iar la cheltuieli – părți, capitole, subcapitole, titluri și articole, precum și alineate, după caz. Articol bugetar este o subdiviziune a clasificației cheltuielilor bugetare în funcție de caracterul economic al operațiunilor în care acestea se concretizează și care desemnează natura unei cheltuieli, indiferent de acțiunea la care se referă.
Principalele reguli bugetare care trebuie respectate de către Primăria Alba Iulia sunt:
Este interzisă efectuarea de plăți direct din veniturile încasate, cu excepția cazurilor în care legea prevede altfel.
Cheltuielile bugetare au destinație precisă și limitată și sunt determinate de autorizările conținute în legi specifice și în legile bugetare anuale.
Nici o cheltuială nu poate fi înscrisă în bugetele locale și nici nu poate fi angajată și efectuată din aceste bugete, dacă nu există bază legală pentru respectiva cheltuială.
Nici o cheltuială din fonduri publice locale nu poate fi angajată, ordonanțată și plătită dacă nu este aprobată potrivit legii și nu are prevederi bugetare și surse de finanțare.
După aprobarea bugetelor locale pot fi aprobate acte normative cu implicații asupra acestora, dar cu precizarea surselor de acoperire a diminuării veniturilor sau a majorării cheltuielilor bugetare aferente exercițiului bugetar pentru care s-au aprobat bugetele locale respective.
4.2 Condiții de eligibilitate pentru obținerea finanțării
Cererea de finanțare (inclusiv anexele la formularul cererii de finanțare) completată de către Primăria Alba Iulia, face obiectul verificării eligibilității solicitantului și a proiectului, pe baza criteriilor enumerate în continuare și incluse în grila de verificare administrativă și a eligibilității. Tipul solicitantului eligibil : Primăria Alba-Iulia este o instituție publica ce funcționează la nivel local. Primăria Alba Iulia pentru a fi eligibila, nu trebuie să se încadrează într-una din situațiile de mai jos:
reprezentantul legal a suferit condamnări definitive din cauza unei conduite profesionale îndreptate împotriva legii, decizie formulată de o autoritate de judecată ce are forță de res judicata (ex. împotriva căreia nu se poate face recurs) în ultimele 36 de luni ;
reprezentantul legal a comis în conduita lui profesională greșeli grave, demonstrate prin orice mijloace pe care autoritatea contractantă le poate dovedi;
reprezentantul legal a fost subiectul unei judecăți de tip res judicata pentru fraudă, corupție, implicarea în organizații criminale sau în alte activități ilegale, în detrimentul intereselor financiare ale Comunității Europene ;
este în stare de insolvență, conform prevederilor legii nr. 273/2006 privind finanțele publice locale, art. 75, cu modificările și completările ulterioare;
a fost găsit vinovat de încălcarea gravă a contractului datorită nerespectării obligațiilor contractuale în urma altei proceduri de achiziție sau în urma unei proceduri de acordare a unei finanțări nerambursabile, din bugetul comunitar ;
se află în una din situațiile incompatibile cu acordarea finanțării din fonduri publice, conform Regulamentului Consiliului nr. 1605/2002.
Primăria Alba Iulia este direct responsabil de pregătirea și managementul proiectului și nu acționează ca intermediar pentru proiectul propus a fi finanțat .
Primăria Alba Iulia nu a mai beneficiat de sprijin financiar din fonduri publice, inclusiv fonduri UE, în ultimele 36 de luni, sau nu derulează proiecte finanțate în prezent, parțial sau în totalitate, din alte surse publice, pentru același tip de activități, în cadrul unor proiecte similare cu cel ce constituie obiectul prezentei cereri de finanțare. În acest caz, finanțarea nu va fi acordată sau, dacă acest lucru este descoperit pe parcursul implementării, finanțarea se va retrage, iar sumele deja acordate vor fi recuperate .
este subiectul unui conflict de interese .
este vinovată de inducerea gravă în eroare a Organismului Intermediar (OIPSI) prin furnizarea de informații incorecte în cursul participării la cererea de propuneri de proiecte sau nefurnizarea informațiilor solicitate ;
încearcă să obțină informații confidențiale legate de structura proiectelor depuse sau să influențeze personalul OIPSI/comitetul de evaluare/experții evaluatori în timpul procesului de evaluare și selecție din cadrul cererilor de propuneri de proiecte prezente sau anterioare .
Primăria Alba Iulia declară că are capacitatea, prin resurse proprii sau atrase, de a acoperi diferența dintre costul proiectului și finanțarea publică (cofinanțarea proprie eligibilă, la care se adaugă costurile neeligibile), și are capacitatea de finanțare a proiectului până la rambursarea sumelor pe care le va solicita .
Primăria Alba Iulia se angajează să mențină proprietatea proiectului (să nu îl gajeze, să nu îl închirieze) și natura activității pentru care s-a acordat finanțarea, pe o perioadă de cel puțin 60 de luni după data finalizării proiectului și să asigure exploatarea și mentenanța în această perioadă.
Primăria Alba Iulia are capacitatea de a implementa proiectul, respectiv capacitatea operațională și administrativă dovedită prin capacitatea de a asigura atât resurse umane suficiente cât și resurse materiale necesare implementării proiectului.
Primăria Alba Iulia se angajează să asigure folosința echipamentelor și aplicațiilor pentru scopul declarat în proiect.
Primăria se angajează să atașeze la ultima cerere de rambursare raportul de audit final.
Primăria Alba Iulia se angajează să achiziționeze dreptul de utilizare/licența asupra aplicației software customizate pentru care se solicită finanțare pentru o durată de timp cel puțin egală cu perioada de sustenabilitate a proiectului. În cazul în care nu este posibilă încheierea contractului pentru această perioadă, solicitantul se angajează să prelungească perioada de valabilitate, astfel încât să se asigure sustenabilitatea proiectului.
Proiectul este eligibil dacă scopul și obiectivele acestuia sunt în conformitate cu obiectivele specifice ale Axei prioritare III, domeniului major de intervenție 2 și respectă următoarele prevederi: proiectul respectă principiile proiectelor de e-guvernare; proiectul conține activitățile eligibile obligatorii pentru operațiunea 3.2.1; durata maximă de implementare a unui proiect este de 24 de luni de la semnarea contractului de finanțare; valoarea finanțării solicitate se încadrează în limitele specificate pentru această operațiune; proiectul se implementează pe teritoriul României; proiectul respectă principiul neutralității tehnologice (nu se favorizează o anumită marcă, soluție tehnologică, hardware sau software) și oferă posibilitatea unei extinderi ulterioare.
Proiectul Primăriei Alba Iulia respectă reglementările naționale și comunitare privind egalitatea de șanse, dezvoltarea durabilă, regulamentele privind achizițiile publice, informarea și publicitatea. Proiectul de e-guvernare al Primăriei Alba Iulia finanțat din fonduri structurale trebuie să fie:
accesibil, promovând: accesul unui număr cât mai mare de utilizatori; furnizarea serviciului prin canale alternative; design centrat pe nevoile cetățeanului și nu pe fluxurile interne ale administrației publice; interfață simplă, ușor de învățat și de utilizat; mecanisme de navigare clare; conținut relevant și de calitate
eficient, prin: producerea de economii financiare; creșterea productivității muncii angajaților; o mai bună organizare; o arhitectură ȚI mai bună; promovarea serviciilor cu impact ridicat
eficace, prin: reducerea birocrației; creșterea satisfacției utilizatorului; servicii publice inclusive
democratic, asigurând: deschidere; transparență și răspundere; participarea cetățeanului
inovativ și neutru tehnologic, utilizând cele mai potrivite tehnologii
colaborativ
sigur prin protejarea confidențialității datelor furnizate de utilizatori
scalabil
Primăria Alba Iulia propune achiziționarea de servicii de consultanță pentru pregătirea și managementul proiectului, inclusiv servicii de asistență juridică pentru realizarea achizițiilor publice. Urmărește conectarea la infrastructură broadband (acolo unde nu există și este necesară pentru implementarea proiectului); achiziționarea de aplicații software și licențe software necesare pentru realizarea proiectului; achiziționarea serviciilor de dezvoltare și implementarea soluțiilor software și integrarea aplicațiilor folosite (pentru proiectele integrate) respectând etapele clare de dezvoltare a proiectului: analiza cerințelor, proiectare, implementare și testare – activitate obligatorie. Primăria Alba Iulia achiziționează și implementează soluții de semnătură electronică și plată electronică, construiește rețele LAN necesare pentru implementarea proiectului (în interiorul clădirii/clădirilor unde se implementează proiectul), configurează și implementează baze de date, migrarea și integrarea diverselor structuri de date existente, dezvolta conținutul inițial necesar pentru implementarea proiectului. Prin utilizarea fondurilor structurale, realizează un website/portal, achiziționează domeniul pentru acest website, instruiește personalul care va utiliza produsele software implementate și cel care va asigura mentenanța aceasta fiind o activitate obligatorie, asigura informarea și publicitatea pentru proiect, precum și auditarea parțială și finală a proiectului, inclusiv auditarea din punctul de vedere al securității aplicației .
Primăria Alba Iulia se angajează să achiziționeze dreptul de utilizare/licența asupra aplicației software customizate pentru care se solicită finanțare pentru o durată de timp cel puțin egală cu perioada de sustenabilitate a proiectului. În cazul în care nu este posibilă încheierea contractului pentru această perioadă, solicitantul se angajează să prelungească perioada de valabilitate, astfel încât să se asigure sustenabilitatea proiectului.
În plus, este necesară anexarea la cererea de finanțare a unei declarații din partea instituției/instituțiilor ce va/vor utiliza echipamentele prin care să se confirme implicarea în proiect, punerea la dispoziție a spațiului și utilizarea echipamentelor Nu este permisă utilizarea echipamentelor achiziționate prin proiect de către o persoană de drept privat, indiferent de acționariat.
Cheltuielile eligibile ale Primăriei Alba Iulia sunt: cheltuieli cu investiții – minim 85% din cheltuielile eligibile totale ale proiectului, Cheltuieli pentru conectarea la infrastructură broadband (exclusiv plata abonamentului); Cheltuieli pentru realizarea și configurarea rețelei LAN necesară pentru funcționarea proiectului (doar în interiorul clădirii/clădirilor unde se implementează proiectul);
4.2 Cheltuielile eligibile ale Primăriei Alba Iulia
Cheltuielile privind achiziționarea de echipamente TIC ale Primăriei Alba Iulia sunt:
Cheltuieli pentru achiziționarea de servere, calculatoare tip desktop / portabile, monitoare, echipamente de rețea, dispozitive pentru conectare, echipamente periferice etc, justificate din punct de vedere a implementării proiectului
Cheltuieli de instalare, configurare, dacă este cazul și dacă nu sunt cuprinse în prețul de achiziție al echipamentelor
Cheltuielile Primăriei Alba Iulia pentru dotări sunt:
a) Cheltuieli pentru dotări care pot intra în categoria mijloacelor fixe și/sau obiecte de inventar, care nu intră în categoria de mai sus, necesare pentru implementarea proiectului
Cheltuieli de instalare, dacă este cazul și nu sunt incluse în prețul de achiziție a dotărilor
Cheltuielile Primăriei Alba Iulia pentru achiziționarea de aplicații informatice și licențe sunt:
Cheltuieli pentru achiziționarea aplicațiilor software/licențelor necesare implementării proiectului, inclusiv soluții de securitate software
Cheltuieli pentru achiziționarea de aplicații informatice (pentru realizarea cărora poate fi necesară parcurgerea următoarelor etape: analiza cerințelor, proiectare, implementare și testare);
Cheltuieli pentru configurarea și implementarea bazelor de date, migrarea și integrarea diverselor structuri de date existente, dacă acestea nu au fost acoperite în cadrul cheltuielilor de mai sus;
Cheltuieli pentru dezvoltarea conținutului digital inițial necesar pentru implementarea proiectului
Cheltuieli pentru realizarea unui website/portal (dacă acestea nu au fost acoperite în cadrul cheltuielilor de la punctul b), achiziționarea numelui de domeniului pentru acest website
Achiziționarea și implementarea de soluții de semnătură electronică și plată electronică
Cheltuielile Primăriei Alba Iulia pentru servicii de consultanță, audit, informare și publicitate sunt:
Cheltuieli cu servicii de consultanță pentru elaborarea proiectului tehnic și studiului de fezabilitate, conform cerințelor din ghidul solicitantului
Servicii de consultanță în domeniul managementului de proiect
Cheltuieli pentru obținerea acordurilor, avizelor și autorizațiilor aferente investiției, inclusiv elaborarea documentațiilor necesare
Cheltuieli necesare pentru realizarea achizițiilor publice (inclusiv servicii de asistență juridică în scopul elaborării documentației de atribuire și/sau aplicării procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică)
Cheltuieli cu servicii de auditare intermediară și finală pentru proiect, inclusiv auditarea securității rețelei și aplicației informatice
Cheltuieli de informare și publicitate pentru proiect
Cheltuielile Primăriei Alba Iulia pentru organizarea de cursuri de formare profesională sunt:
Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului care va utiliza produsele software implementate
Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului care va asigura mentenanța soluției dacă acesta este angajat al beneficiarului
Cheltuielile Primăriei Alba Iulia aferente managementului de proiect, dacă nu au fost acoperite în cadrul cheltuielilor sunt:.
Cheltuieli salariale pentru personalul contractual
Cheltuieli de deplasare
Cheltuieli cu transportul de bunuri
Birotică
Cheltuieli cu achiziția de echipamente TIC
Acordarea prefinanțării se aplică pentru solicitanții care nu sunt ordonatori de credite finanțați integral de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale, bugetul asigurărilor pentru șomaj, după caz.
Primăria Alba Iulia are posibilitatea de a opta prin cererea de finanțare pentru prefinanțarea cheltuielilor eligibile ale proiectului. Valoarea totală a prefinanțării este în procent de maximum 30% din valoarea eligibilă a contractului de finanțare încheiat între OIPSI și beneficiar. Primăria Alba Iulia poate opta pentru cuantumul procentului de prefinanțare de maximum 30%, iar această opțiune se va face o singură dată, la încheierea contractului de finanțare cu OIPSI. În vederea obținerii prefinanțării, beneficiarul are obligația de a transmite Organismului Intermediar următoarele documente:
contractul de achiziție încheiat între beneficiar și un operator economic, care conține cel puțin o cheltuială eligibilă
cererea de prefinanțare a beneficiarului, conform contractului de finanțare încheiat între Organismul Intermediar și beneficiar (în formatul standard solicitat prin contract)
scrisoare de garanție bancară pentru suma aferentă prefinanțării solicitate
Suma acordată Primăriei Alba Iulia sub forma prefinanțării se recuperează progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecărei cereri de rambursare întocmite de beneficiari, stabilit prin contract. Prefinanțarea se recuperează progresiv prin aplicarea unui procent din valoarea fiecărei Cereri de rambursare intermediare, în funcție de valoarea totală a acestora, până la recuperarea sa integrală. Recuperarea se efectuează începând cu prima Cerere de rambursare, astfel încât suma aferentă prefinanțării să se recupereze integral înainte de ultima Cerere de rambursare.
Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte presupune parcurgerea mai multor etape. Primăria Alba Iulia va completa și va transmite on-line cererea de finanțare, la care va atașa toate documentele solicitate în prezentul ghid. Aplicația software prin care se va face înregistrarea și transmiterea aplicației va fi disponibilă pe pagină web a MCSI – OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro, începând cu ora 9.00 a primei zile de înregistrare și până la ora 16.30 a ultimei zile de înregistrare.
Aplicația software va genera automat solicitantului un mesaj de confirmare a efectuării înregistrării cu numărul de înregistrare obținut. În termen de maxim 5 zile lucrătoare după înregistrarea on-line, Primăria Alba Iulia trebuie să depună dosarul la sediul MCSI cu respectarea detaliilor cuprinse în prezentul ghid. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal, prin poștă sau curier), dosarul trebuie să fie primit și înregistrat la registratură MCSI cel mai târziu în a 5-cea zi lucrătoare de la înregistrarea on-line.
4.4 Realizarea eficientă a managementul proiectului în cazul proiectului depus de către Primăria Alba Iulia
Înregistrarea propunerilor de proiecte se face continuu după data lansării „Cererii de propuneri de proiecte”. Evaluarea și selecția proiectului depus de către Primăria Alba Iulia va demara după expirarea termenului de depunere a proiectelor, urmând să conducă la o ierarhizare a acestora pe baza punctajelor acordate la evaluarea tehnico-economică. Acordarea finanțării către Primăria Alba Iulia se face pe baza deciziei Comitetului de Selecție, în limita acoperirii alocării financiare planificate pentru prezentul apel. Procesul de evaluare și selecție a propunerii de proiect se va derula în 4 etape:
Verificarea criteriilor de transmitere
Verificarea administrativă și a eligibilității
Evaluarea tehnico-economică
Selecția proiectelor
Verificarea criteriilor de transmitere a cererii de finanțare a Primăriei Alba Iulia și anexelor aferente acesteia se realizează în conformitate cu legislația în vigoare, ce conține prevederi referitoare la grila de verificare a conformității administrative și a eligibilității. Răspunsurile la aceste puncte pot fi „Da” sau „Nu”. Pentru a trece la următoarea fază de verificare proiectul trebuie să răspundă cu „Da” la ambele puncte. Sunt verificate doar proiectele admise în urma verificării criteriilor de transmitere. Proiectul Primăriei Alba Iulia a fost admis pentru verificare.
Verificarea adminitrativa și a eligibilității a proiectului depus de către Primăria Alba Iulia presupunea respectarea anumitor reguli specifice. În cazul în care lipsesc mai mult de trei documente, proiectul se respinge automat, iar primăriei i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin poștă (în cazul în care primăria nu furnizează un nr. de fax) prin care i se comunică respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. De asemenea, dacă lipsește oricare dintre documentele următoare: Cererea de finanțare, Studiul de fezabilitate/Analiza necesităților, Proiectul Tehnic, bugetul proiectului, proiectul se respinge automa.
Dacă pentru notarea criteriile de la verificarea administrativă a Primăriei Alba Iulia se constată că sunt necesare documente/informații/clarificări suplimentare față de cele depuse, OIPSI va întocmi o scrisoare de solicitare de documente/clarificări/informații pe care ofițerul de proiect o va transmite prin fax sau prin poștă primăriei. Dovada transmiterii faxului o reprezintă confirmarea de transmitere a acestuia. Dacă în 5 zile lucrătoare de la primirea scrisorii/faxului solicitantul nu răspunde solicitărilor, proiectul este respins. Rămâne în responsabilitatea solicitantului să se asigure că răspunsul este primit de OISPI-MCSI în timp util.
Verificarea administrativă și a eligibilității a Primăriei Alba Iulia se realizează începând cu punctul 3 din grila de verificare a conformității administrative și a eligibilității. Pentru a fi admisă, propunerea trebuie să obțină răspuns pozitiv la toate întrebările. În caz contrar, propunerea este respinsă și primăriei i se trimite o scrisoare de notificare prin care i se comunică respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. În cazul respingerii Cererii de Finanțare, Primăria Alba Iulia poate retransmite dosarul cererii de finanțare corectat/completat, cu respectarea prevederilor Ghidului Solicitantului. După verificarea administrativă și a eligibilității, proiectele vor fi transmise experților evaluatori.
Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise în urma verificării administrative și a eligibilității. Evaluarea proiectului Primăriei Alba Iulia se realizează individual de către experți evaluatori pe baza criteriilor prezentate în grila de evaluare tehnico-economică. După evaluare, proiectul primăriei va fi transmis Comitetului de Selecție. În cazul în care, pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economică se constată că sunt necesare documente/clarificări/informații suplimentare, OIPSI va întocmi o solicitare de documente/clarificări/informații pe care ofițerul de proiect o va transmite prin scrisoare/fax solicitantului, cu confirmare de primire din partea solicitantului. Primăria Alba Iulia trebuie să transmită răspunsul la solicitare în maximum 5 zile lucrătoare de la data primirii cererii. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal , prin poștă sau curier), răspunsul trebuie să fie înregistrat la MCSI cel mai târziu în a 5-a zi lucrătoare de la data primirii cererii. Rămâne în responsabilitatea solicitantului să se asigure că răspunsul este primit de OIPSI-MCSI în timp util.
Comitetul de selecție va analiza raportul de evaluare al Primăriei Alba Iulia și va întocmi lista cu proiecte ce întrunesc condițiile spre a fi finanțate (în ordinea descrescătoare a punctajelor), până la concurența cu bugetul apelului. În cazul egalității de puncte pentru ultimele proiecte de pe listă se aplică criteriile de departajare: numărul de servicii publice furnizate, corelarea între obiective, rezultatele așteptate și activități , gradul de pregătire și maturitate a proiectului, aplicate succesiv.
Decizia de finanțare a proiectului Primăriei Alba Iulia este luată de către Comitetul de Selecție care poate decide să:
aprobe proiectul fără modificarea conținutului și condițiilor definite în cererea de finanțare și anexele acesteia;
aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se întâmplă când
una sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile sau nu sunt justificate, dimensiunea cofinanțării solicitate sau rața de cofinanțare solicitată nu se încadrează în limitele specificate pentru acest apel, însă din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. În acest caz, solicitantul poate să accepte implementarea proiectului în întregime sau să renunțe la solicitarea finanțării; respingă proiectul;poate solicita motivat reevaluarea proiectului. Selectarea proiectului Primăriei Alba Iulia pentru finanțare este condiționată de următoarele elemente:
punctajul obținut să fie de cel puțin 50 puncte, fără obținerea unui punctaj 0 la niciunul dintre subcriterii;
disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel.
punctaj superior pentru criteriile de departajare, dacă este cazul pentru proiectele ce au obținut același punctaj total
Lista proiectelor aprobate va fi publicată pe site-ul http://fonduri.mcsi.ro. Primăria Alba Iulia va fi informata asupra rezultatului selecției și are la dispoziție 5 zile să accepte sau sau să conteste decizia. Contestațiile pot fi depuse la sediul MCSI în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea Scrisorii de Respingere sau Scrisorii de Aprobare (în cazul reducerii cheltuielilor). Contestațiile se pot referi doar la motivațiile incluse în scrisoarea trimisă de OIPSI. OIPSI va soluționa contestațiile și va trimite răspunsul în scris către contestatar.
În cazul în care Primăria Alba Iulia nu respectă termenele menționate mai sus, aceasta poate fi decăzuta din drepturi, iar OIPSI poate decide finanțarea următorului proiect de pe listă. Primăria are obligația să furnizeze orice informații de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare și Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanțate din instrumente structurale.
Primăria Alba Iulia trebuie să țină o evidență contabilă distinctă, folosind conturi analitice distincte pentru proiect. Monitorizarea proiectelor se face de către OIPSI, în vederea urmăririi îndeplinirii indicatorilor stabiliți prin contract pentru măsurarea obținerii rezultatelor prevăzute. Monitorizarea constă în urmărirea progresului fizic și procedural înregistrat în implementarea proiectului și în colectarea și introducerea în SMIS (Sistemul Unic de Management al Informațiilor) a tuturor informațiilor legate de proiect
Verificările documentelor Primăriei Alba Iulia vor asigura că rapoartele de progres elaborate de către beneficiar sunt complete și corecte, că respectă formatul prevăzut în Contractul de finanțare, că proiectul este implementat în conformitate cu legile comunitare și naționale.
Scopul vizitei de monitorizare în incinta Primăriei Alba Iulia este de a se verifica la fața locului realizarea fizică a unui proiect, sistemul de management al proiectului și de a permite echipei de monitorizare să colecteze unele date suplimentare față de cele cuprinse în rapoartele de progres, în vederea aprecierii valorii indicatorilor față de țintele propuse și a acurateței informației furnizate de beneficiar.
Primăria Alba Iulia are obligația de a participa la vizită și de a furniza echipei de monitorizare toate informațiile solicitate. Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI și alte structuri cu atribuții de control/verificare /audit a finanțărilor nerambursabile din fondurile structurale pot efectua misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanțare, cât și până la expirarea termenului de 3 ani de la data închiderii oficiale a POS CCE și 5 ani de la terminarea proiectului.
Primăria Alba Iulia trebuie să țină o evidență contabilă distinctă a proiectului și să asigure înregistrări contabile separate și transparente ale implementării proiectului. Beneficiarul trebuie să păstreze toate înregistrările/registrele timp de trei ani de la data închiderii oficiale a POS CCE.
Primăria Alba Iulia are obligația de a pãstra și de a pune la dispoziția organismelor abilitate, dupã finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobândite prin Instrumentele Structurale, pe o perioadã de 5 ani de la data închiderii oficiale a POS CCE (în conformitate cu art.90, paragraful 1, litera a) din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1083/2006).
Primăria Alba Iulia are obligația să furnizeze orice informații de natură tehnică sau financiară legate de proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Plată/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinanțate din instrumente structurale.
Verificările documentelor Primăriei Alba Iulia vor asigura că rapoartele de progres elaborate de către beneficiar sunt complete și corecte, că respectă formatul prevăzut în Contractul de finanțare, că proiectul este implementat în conformitate cu legile comunitare și naționale. De asemenea vor urmări evoluția în timp a indicatorilor stabiliți prin Contractul de finanțare, realizările față de țintă propusă, procent de realizare. Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise în urma verificării administrative și a eligibilității. Evaluarea proiectului Primăriei Alba Iulia se realizează individual de către experți evaluatori pe baza criteriilor prezentate în grila de evaluare tehnico-economică.
Concluzii
Managementul cuprinde toate activităților, disciplinele, metodele, tehnicile care ilustrează atribuțiile conducerii, gestiunii, administrării și structurării companiei/ organizației/ instituției și vizează ca, prin adoptarea deciziilor optime în proiectarea și reglarea proceselor microeconomice să antreneze întregul personal pentru a întreprinde și a lucra cât mai profitabil, pentru a organiza schimbări capabile să asigure unității un viitor trainic și eficace pe plan economic și social. În ceea ce privește gestiunea proiectelor este vorba de o formă redusă a managementului proiectelor în care controlul proiectului se face de către persoană responsabilă de proiect, de cele mai multe ori, direct subordonat conducătorului organizației, datorită importanței strategice a proiectelor. Toate momentele de decizie importante cad însă în sarcina companiei funcționale primare.
În mod obilgatoriu ciclul de viață elementar presupune divizarea unui proiect în cinci etape și anume definire, planificare, organizare, execuție și încheiere. Anumite acțiuni din cadrul celor cinci faze pot să difere în funcție de tipul proiectului și de domeniul în care se desfășoară sau în funcție de normele de aplicare care corespund proiectului respectiv.
Politica de dezvoltare regională și de coeziune a UE constituie o dorință a solidarității financiare a statelor membre, reprezentând o modalitate de alocare a contribuțiilor acestora la bugetul comunitar, în favoarea țărilor și regiunilor mai sărace ale Uniunii. Politica UE de dezvoltare regională și de coeziune este aplicată, potrivit Reglementarii (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006. Managementul proiectelor în cadrul U.E se realizează respectând obiectivele prioritare ale fondurilor structurale: convergența, competitivitatea regională și ocuparea forței de muncă.
İn general, fiecare dintre fondurile structurale prezentate mai sus finanțează anumite proiecte care sunt în conexiune cu acestea. Așadar, FEDR finanțează în special investițiile în sectoarele de producție, infrastructurǎ și modernizarea IMM-urilor. FEADR sprijină măsurile care au drept scop dezvoltarea agriculturii la PAC (Politica Agricolă Comună a UE) și îmbunătățirea sectorului rural. Fondul Social European finanțează activitățile care vizează piața muncii și recrutarea forței de muncă (reforma educaționala, competenta profesională și sprijin în recrutarea personalului).
În ultima perioadă atât în România cât și pe plan mondial se pune tot mai mult accentul pe finanțări pe bază de proiecte. În consecință managementul proiectelor internaționale dobândește un rol deosebit în inițierea și derularea activitatiilor economice. Este cunoscut faptul că la baza unor acțiuni politice majore cum ar fi spre exemplu integrarea în Uniunea Europeană și NATO, stau programe și proiecte specifice. De asemenea, este cunoscut faptul că orice investiție ce are ca drept scop realizarea unor obiective de construcții, achiziționarea sau realizarea de tehnologii, dezvoltarea de activități din sfera comerțului, educației, sănătății, ordinii publice etc. au la baza proiecte cu finanțare publică sau privată.
Politica de dezvoltare regională și de coeziune a UE reprezintă o expresie a solidarității financiare a statelor membre, constituind o modalitate de distribuție a contribuțiilor acestora la bugetul comunitar, în favoarea țărilor și regiunilor mai sărace ale Uniunii. Politica UE de dezvoltare regională și de coeziune este pusă în aplicare, conform Reglementarii (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006 relativă la dispozițiile generale privind Fondurile structurale de trei fonduri: Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR); Fondul Social European (FSE) și Fondul de Coeziune.
Se consideră că instrumentele structurale reprezintă resursa cea mai importantă de care va beneficia România pentru a face fata schimbărilor și provocărilor. Accelerarea procesului de convergență în UE, prin valorificarea și creșterea potențialului endogen, va depinde de eficiență și coerenta cu care se vor aplica instrumentele structurale de către instituțiile implicate în acest proces. Se urmărește, de asemenea, ca Fondurile Structurale să aibă un impact cât mai puternic asupra dezvoltării teritoriale echilibrate și reducerii decalajelor regionale în România (de exemplu, reducerea disproporțiilor dintre regiunea Bucuresti-Ilfov și celelalte regiuni, asigurarea unui echilibru de dezvoltare între estul și vestul țării, soluționarea subdezvoltării cronice a regiunilor din nord-est și sud și, în general, rezolvarea disparităților dintre regiunile subdezvoltate și cele dezvoltate). Regiunile rămase în urma vor primi fonduri proporțional mai mari decât regiunile dezvoltate, pentru a diminua decalajele dintre ele.
În ultimii ani Primăria Municipiului Alba Iulia a derulat mai multe investiții punctuale în sisteme informatice pentru gestiunea activităților specifice ale instituției finalizând cu succes o serie de proiecte care constituie azi fundația sistemului său informatic. Având în vedere resursele financiare limitate pe care Primăria Alba Iulia le poate aloca acestui program de investiții, Consiliul Local a decis alocarea fondurilor europene pentru finanțarea proiectelor, care depășesc posibilitățile financiare actuale ale Primăriei.
Proiectul de investiții finanțat prin POS CCE 2007-2013, reprezintă un element important în implementarea documentelor programatice ale Municipiului Alba Iulia, care poate generă un confort real social ce poate favoriza creșteri economice reale. Programul anual de investiții este previzionat în general pentru reparații și întrețineri curente ale obiectivelor aflate în patrimonial local, iar dezvoltarea de noi obiective presupun eun effort financiar suplimentar asigurat în general din credite, obligațiuni sau surse atrase prin programe guvernamentale și internaționale.
Primăria Alba Iulia propune achiziționarea de servicii de consultanță pentru pregătirea și managementul proiectului, inclusiv servicii de asistență juridică pentru realizarea achizițiilor publice. Urmărește conectarea la infrastructură broadband (acolo unde nu există și este necesară pentru implementarea proiectului); achiziționarea de aplicații software și licențe software necesare pentru realizarea proiectului; achiziționarea serviciilor de dezvoltare și implementarea soluțiilor software și integrarea aplicațiilor folosite (pentru proiectele integrate) respectând etapele clare de dezvoltare a proiectului: analiza cerințelor, proiectare, implementare și testare – activitate obligatorie.
Cheltuielile eligibile ale Primăriei Alba Iulia sunt: cheltuieli cu investiții – minim 85% din cheltuielile eligibile totale ale proiectului, Cheltuieli pentru conectarea la infrastructură broadband (exclusiv plata abonamentului); Cheltuieli pentru realizarea și configurarea rețelei LAN necesară pentru funcționarea proiectului (doar în interiorul clădirii/clădirilor unde se implementează proiectul).
Bibliografie
Aida Catana, ,,Fonduri structurale pentru Administrația Publică”, Editura Contaplus, București, 2008, pag.48-51.
Alina Bargaoanu ,,Fondurile europene. Strategii de promovare si utilizare’’, Editura Tritonic, București, 2009, pag.18-26.
Armenia Androniceanu, ,,Managementul proiectelor cu finanțare externă”, Editura Universitara, București, 2004, pag.25-34, pag.16-20.
Aurelian Simionescu, ,,Managementul Proiectelor”, Editura Economică, București, 2008, pag .42-45; pag.47-51.
Competitiveness, sustainable development and cohesion in Europe, Brussels, 2003, pag.5-11.
Denis Lock, ,,Management de proiect”, Editura Codecs, București, 2009, pag.157-182, pag.320-345.
Dumitru Oprea, Gabriela Mesnita, Fonduri europene pentru Romania, in perioada 2007 – 2013, Editura Sedcom Libris, București, 2007, pag.36-39.
Emilian M. Dobrescu, ,,Fonduri structurale”, Editura Eurolobby, București, 2008, pag.20-23.
Gabriela Anghelache, ,,Finanțele publice ale României”, Editura Universitară, București, 2008, pag.12.
Ilie Drăgan, ,,Elaborarea proiectelor din fonduri europene”, Editura ContaPlus, București, 2008, pag.27-36, pag.61-69.
Lorin Purcarea ,,Managementul proiectului de accesare a fondurilor structural a Uniunii Europene”, Editura Universitară Carol Davila, București, 2009, pag.7-18.
Mariana Mocanu, ,,Managementul proiectelor”, Editura CH Beck, Bucuresti, 2005, pag.25-32.
Mariana Cristina Cioponea, ,,Finanțe Publice și Teorie Fiscală”, Editura Teora, București, 2003, pag.21-23.
Ovidiu Nicolescu, ,,Management”, Editura Economica, Bucuresti, 2009, pag.10-15.
Radu Stroe, Dan Armeanu, ,,Finante”, Biblioteca Digitala, ASE, București, 2005, pag.41-44.
Tudor Nistorescu, Dumitru Constantinescu, ,,Managementul Proiectelor. Fundamente, metode si tehnici, Editura Sitech, Bucuresti, 2008, pag.31-35, pag. 36-41.
Tatiana Mosteanu, ,,Finante publice’’, Editura Universitară, București, 2004, pag.27.
Vasile Ciocan, Liviu Tăut, Nuna Emil ,, Drept european.. Fonduri structurale”, Editura GrafNet, 2007, pag.39-46.
Bibliografie
Aida Catana, ,,Fonduri structurale pentru Administrația Publică”, Editura Contaplus, București, 2008, pag.48-51.
Alina Bargaoanu ,,Fondurile europene. Strategii de promovare si utilizare’’, Editura Tritonic, București, 2009, pag.18-26.
Armenia Androniceanu, ,,Managementul proiectelor cu finanțare externă”, Editura Universitara, București, 2004, pag.25-34, pag.16-20.
Aurelian Simionescu, ,,Managementul Proiectelor”, Editura Economică, București, 2008, pag .42-45; pag.47-51.
Competitiveness, sustainable development and cohesion in Europe, Brussels, 2003, pag.5-11.
Denis Lock, ,,Management de proiect”, Editura Codecs, București, 2009, pag.157-182, pag.320-345.
Dumitru Oprea, Gabriela Mesnita, Fonduri europene pentru Romania, in perioada 2007 – 2013, Editura Sedcom Libris, București, 2007, pag.36-39.
Emilian M. Dobrescu, ,,Fonduri structurale”, Editura Eurolobby, București, 2008, pag.20-23.
Gabriela Anghelache, ,,Finanțele publice ale României”, Editura Universitară, București, 2008, pag.12.
Ilie Drăgan, ,,Elaborarea proiectelor din fonduri europene”, Editura ContaPlus, București, 2008, pag.27-36, pag.61-69.
Lorin Purcarea ,,Managementul proiectului de accesare a fondurilor structural a Uniunii Europene”, Editura Universitară Carol Davila, București, 2009, pag.7-18.
Mariana Mocanu, ,,Managementul proiectelor”, Editura CH Beck, Bucuresti, 2005, pag.25-32.
Mariana Cristina Cioponea, ,,Finanțe Publice și Teorie Fiscală”, Editura Teora, București, 2003, pag.21-23.
Ovidiu Nicolescu, ,,Management”, Editura Economica, Bucuresti, 2009, pag.10-15.
Radu Stroe, Dan Armeanu, ,,Finante”, Biblioteca Digitala, ASE, București, 2005, pag.41-44.
Tudor Nistorescu, Dumitru Constantinescu, ,,Managementul Proiectelor. Fundamente, metode si tehnici, Editura Sitech, Bucuresti, 2008, pag.31-35, pag. 36-41.
Tatiana Mosteanu, ,,Finante publice’’, Editura Universitară, București, 2004, pag.27.
Vasile Ciocan, Liviu Tăut, Nuna Emil ,, Drept european.. Fonduri structurale”, Editura GrafNet, 2007, pag.39-46.
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Organizare In Managementul Proiectelor (ID: 143703)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.