Obiectivele Si Tintele de Comunicare la S.c. Vimetco Extrusion S.r.l

CUPRINS

INTRODUCERE

L COMUNICAREA- COORDONATA ESENȚIALĂ A LUMII MODERNE

Componente ale procesului de comunicare

Etapele procesului de comunicare și mecanismele interne

Elemente esențiale caracteristice

Câteva din particularitățile comunicării

Rolul informație în comunicare

Tipuri de comunicare organizați onală

Modalități și canale de comunicare

Fluxuri de comunicare

Eficiența comunicării

Rolul comunicatorilor

Sistemul de comunicare

Strategia de comunicare: poziționare, obiective și ținte de comunicare

OBIECTIVELE ȘI ȚINTELE DE COMUNICARE LA S.C. VIMETCO EXTRUSION S.R.L.

Prezentare generală a S.C. Vimetco Extrusion S.R.L.

Participarea la expoziția MESSE Essen din Germania- septembrie 2008

CONCLUZII

REFERINȚE BIBLIOGRAFICE

INTRODUCERE „In sensul cel mai larg, se vorbește de comunicare de fiecare data când un sistem, respectiv o sursa influențează un alt sistem, in speța un destinatar, prin mijlocirea unor semnale alternative ce pot fi transmise prin canalul care le leaga“ (Charles E. Osgood, A vocabulary for Talking about Communication)

Fascinantă și omniprezentă, comunicarea este, prin excelență, o dimensiune fundamentală a existenței și dezvoltării umane din cele mai vechi timpuri. Comunicarea este nu numai inevitabilă în momentul în care se întâlnesc doi oameni, dar uneori poate fi vitală. Noțiunea de comunicare este utilizată în toate domeniile. Aptitudinile de comunicare sunt aptitudini care trebuie învățate și perfecționate în permanență. Spre deosebire de alte tipuri de comunicare, comunicarea managerială prezintă o serie de particularități ce rezidă din scopul, obiectivele și rolurile acestei comunicări. O astfel de comunicare are loc în cadrul unei structuri organizate și în contextul unei culturi organizaționale deoarece strategiile de comunicare adoptate de manager trebuie să asigure implementarea strategiei.

în acest context comunicarea îndeplinește mai multe roluri, primul fiind acela de a asigura o identitate proprie firmei. Crearea unei imagini pozitive este un alt factor important in acest context. Cat despre informație, aceasta are o importanță deosebită. Pentru membrii unei organizații prima informație este reprezentată de misiunea și obiectivele acesteia. Aceasta este, de altfel, informația de bază care trebuie sa le fie comunicată de către managerii companiei. Toți membrii firmei trebuie să comunice intre ei pentru a putea primi și transmite informații, creând în acest fel fluxuri de comunicare. în cazul unei companii cu activitate internaționala comunicarea eficientă devine crucială. Activitatea internațională implică realizarea comunicării dincolo de granițele naționale cu una sau mai multe culturi diferite. De aceea, aceste diferențe culturale trebuie să fie foarte bine cunoscute și înțelese pentru a reuși folosirea unui limbaj, a unor semne și simboluri specifice fiecărei culturi. Acesta este și cazul firmei Vimetco Extrusion, lider de piață în România în producția de profile extrudate din aluminiu, și studiul de caz pe care am ales să-l prezint în cadrul acestei lucrări.

CAPITOLUL I

COMUNICAREA – COORDONATA ESENȚIALĂ A LUMII MODERNE

Cuvântul „comunicare41 provine din limba latină și termenul a circulat în vocabularul vremii cu sensul de „a împărtăși ceva celorlalți44. Astăzi, a comunica, a informa și a fi informați reprezintă trăsătura definitorie a existenței fiecăruia dintre noi, devenită într-atât de pregnantă încât nici macar nu mai este percepută în mod conștient ca fiind o activitate distinctă. împărtășind în permanență ceva celorlalți sau nouă înșine, trăim într-o continuă stare de comunicare. Comunicăm printr-o multitudine de forme și modalități: comunicăm direct, prin cuvânt, gest, mimică și comunicăm indirect, atunci când folosim așa-numițele tehnici secundare – scriere, tipăritură, cabluri, sisteme grafice sau unde hertziene. Avem la îndemâna ziare, reviste, cărți, afișe, filme, telefon, fibre optice, radio sau televiziune. Mesajul ni se livrează verbal, non-verbal sau paraverbal. Comunicăm prin tot ceea exprimam ca produs, intenționat sau nu, al civilizației comunicationale din care fiecare dintre noi este parte integranta. Comunicarea este un proces continuu, presupunând o interacțiune neîncetata intre ființele umane, desfasurata simultan prin multiple canale si prin mijloace variate.

Comunicarea este asemenea funcționarii unei orchestre fara dirijor, in care fiecare interactioneaza cu toti si toti interactioneaza intre ei, iar acest proces de interacțiuni continue creeaza realitatea sociala, care este o realitate socio-comunicationala. Este o iluzie a crede ca exista o singura realitate: realitatea este de ordinul atribuirii de semnificație, care este produsul interacțiunilor umane si al comunicării. Nici un fel de activitate, de la banalele activitati ale rutinei cotidiene si până la cele mai complexe activitati desfășurate la nivelul organizațiilor, societăților sau culturilor, nu mai pot fi imaginate in afara procesului de comunicare.

Dar comunicarea a devenit, de asemenea, si unul dintre cuvintele „la moda44, ale vremurilor noastre, ce multiplica activitatile sau evenimentele pe care le reprezintă si care tinde sa-si largeasca aria de semnificații tocmai datorita interesului de care se bucura. Comunicarea moderna pare a se adresa, din aceasta perspectiva, tuturor in special si nimănui in general. Aparent paradoxal, in tot acest ocean de comunicare ce ne înconjoară, simțim mai peste tot absenta unei comunicări reale: aceleași cuvinte au sensuri diferite pentru interlocutori deosebiți ca pregătire si experiența; stările emoționale, sentimentele si intențiile cu care interlocutorii participa la comunicare deformează mesajul; ideile preconcepute si rutina influențează receptivitatea; diferentele culturale par a fi, mai mult ca niciodată, obstacole de netrecut.

Dincolo de aspectele mai puțin plăcute ale comunicării se dezvăluie insa o certitudine: epoca moderna reprezintă apogeul comunicării. Progresul tehnico-stiintific a favorizat apariția telegrafului, a telefonului, a trenului, a automobilului, intensificând comunicarea intre indivizi, comunități, culturi.

LI.COMPONENTE ALE PROCESULUI DE COMUNICARE

Procesul de comunicare presupune existenta următoarelor componente:

• emitentul (sursa). Este orice membru al organizației care deține informații, idei, intenții si obiective ce privesc comunicarea. Aceasta formulează mesajul, alege limbajul, receptorul (destinatarul) si mijlocul de comunicare. Deși are cel mai important rol in inițierea comunicării, nu poate controla pe deplin ansamblul procesului.

receptorul (destinatarul). Este oricare membru al organizației, cadru de conducere sau executant si lui ii este destinat mesajul. Importanta receptorului intr-o comunicare nu este mai mica decât a emitentului. Cu toate acestea, in practica funcționează o serie de prejudecăți referitoare la actul recepției si la statutul receptorului in comunicare. Multe cadre de conducere sunt tentate sa considere receptarea mesajelor ca fiind automata si inferioara; sarcina acestora este de a transmite si nu de a primi. In realitate, a asculta este la fel de important cu a vorbi, a citi nu este cu nimic mai prejos decât a scrie.

Reușita comunicării depinde de adecvarea conținutului si formele de exprimare a mesajului cu capacitatea de percepție, înțelegere a receptorului, cu starea sa sufleteasca.

Mesajele trebuie prezentate diferit fata de receptorii lipsiți de prejudecăți sau intr-o stare de spirit echilibrata.

mesajul este simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emitator receptorului. Acesta reprezintă forma fizica (orala, scrisa, luminoasa, gesturi, etc.) in care emițătorul codifica informația. Specialiștii vorbesc de textul si de muzica mesajului. In timp ce textul este partea deschisa, vizibila a mesajului concretizata in cuvinte, muzica este partea invizibila conținuta de orice mesaj. Ea poate sa implice o varietate de înțelesuri. Este adevarat insa, ca nu întotdeauna aceasta latura subtila, a mesajului este perceputa in același mod cu intențiile emitentului. Infatuarea, plictiseala, dezacordul pe care uneori le percepem in mesajele celorlalți nu reprezintă intenții ale emitentului, ci interpretări proprii ale situațiilor marcate de sensibilitățile, prejudecățile, starea de spririt a contextului.

mediul sau contextul este o componenta adiacenta dar care poate influenta mult calitatea comunicării. El se refera la spațiu, timp, starea psihica, interferențele zgomotelor, temperaturilor, imaginilor vizuale care pot distrage atentia, provoacă întreruperi, confuzii.

Un mesaj va capata o alta semnificație rostit de aceeași persoana; spre exemplu, șeful, in biroul sau (importanta oficiala); in biroul subordonatului (simplu reproș); pe strada (mesaj lipsit de importanta); la domiciliu (atentie, prietenie) etc.

– Canalele de comunicare. Acestea sunt traseele pe care circula mesajele. După gradul

lor de formalizare pot fi:

canale oficiale sau formale, suprapuse relațiilor organizationale. Ele vehiculează informații intre posturi, compartimente si niveluri ierarhice. Eficienta comunicării depinde de modul de funcționare al acestor canale. Apariția unor blocaje frecvente in anumite puncte indica necesitatea revizuirii posturilor sau a investigării climatului de munca, a relațiilor interpersonale.

canale neoficiale sau informale. Acestea sunt generate de organizarea ne formala. Ele constituie cai adiționale de comunicare care permit mesajelor sa penetreze canalele oficiale. Depășind barierele legate de statut si ierarhic rețeaua canalelor informale poate vehicula știri, noutati, informații, mai rapid decât canalele formale.

Un proces eficient de comunicare solicita luarea in considerare a ambelor categorii de canale, cunoașterea modului lor de funcționare, a avantajelor si dezavantajelor pentru a le putea folosi si controla.

– Mijloacele de comunicare. Acestea alcătuiesc suportul tehnic al procesului. Contribuția lor este vizibila in direcția vitezei de vehiculare, acurateței, costului comunicării. Exista o varietate de mijloace ce pot fi utilizate: discuții „fata in fata", conversații telefonice, scrisori/memorii, documente scrise, documente numerice, posta „voice" (voice-mail), posta electronica (e-mail), telexul si telefaxul, combinarea aparaturii audio si video pentru teleconferinte, rețele de computere, video si televiziunea prin circuit inchis.

Problema de baza cu care se confronta organizația in acest domeniu este cea a oportunității si eficientei investițiilor, știut fiind ca tehnologiile comunicării sunt dintre cele mai marcate de ritmul alert al schimbărilor. In viata cotidiana, fiecare om comunica mai mult sau mai puțin conștient de faptul ca parcurge un proces cu implicații formale. Angajarea in discuție a doi sau mai mulți parteneri presupune ca unul sa rostească niște cuvinte pe care ceilalți le asculta, privind in același timp, gesturile si mimica vorbitorului pentru a deduce înțelesul precis al cuvintelor. Răspunsul vine pe măsură receptării si iintelegerii simbolurilor. Partenerii de discuție transmit, primesc si interceptează mesaje.

Conexiune inversa (feed-back)

Fig. nr. 1 Procesul de comunicare

Deși comunicarea este un proces la îndemâna tuturor si care pare relativ simplu, derivarea ei implica etape distincte a căror identificare si cunoaștere este strict necesara, mai ales in cazul cadrelor de conducere.

ETAPELE PROCESULUI DE COMUNICARE SI MECANISMELE INTERNE

Pentru înțelegerea fenomenului comunicării, este necesar de știut că procesul comunicațional reprezintă un demers complex care presupune existența mai multor factori implicați în actul comunicațional. Specialiștii în domeniu identifică următoarea schemă a procesului de comunicare:

Schema modelului fundamental al procesului de comunicare (J.J. Van Cuilenburg, O. Sholten și G.W Noomen)

emițător—►codare—► canal—► decodare—► receptor—►efect

Codificarea intelesului – consta in selectarea anumitor simboluri, capabile sa exprime semni pare relativ simplu, derivarea ei implica etape distincte a căror identificare si cunoaștere este strict necesara, mai ales in cazul cadrelor de conducere.

ETAPELE PROCESULUI DE COMUNICARE SI MECANISMELE INTERNE

Pentru înțelegerea fenomenului comunicării, este necesar de știut că procesul comunicațional reprezintă un demers complex care presupune existența mai multor factori implicați în actul comunicațional. Specialiștii în domeniu identifică următoarea schemă a procesului de comunicare:

Schema modelului fundamental al procesului de comunicare (J.J. Van Cuilenburg, O. Sholten și G.W Noomen)

emițător—►codare—► canal—► decodare—► receptor—►efect

Codificarea intelesului – consta in selectarea anumitor simboluri, capabile sa exprime semnificația unui mesaj. Cuvintele, imaginile, expresiile fetei, sau ale corpului, semnalele ori gesturile se constituie in simboluri ale comunicării. In cadrul organizației, forma cea mai importanta de codificare rămâne, totuși cea a limbajului.

Transmiterea mesajului – consta in deplasarea mesajului codificat de la emitent la receptor prin canalul vizual, auditiv, tactil sau electronic de comunicare. Modul de transmitere a mesajului este determinat, astfel incat el devine o parte a mesajului.

Decodificarea si interpretarea – se refera la descifrarea simbolurilor transmise si, respectiv, explicarea sensului lor, proces formalizat in receptarea mesajului. Aceste doua procese care compun recepția sunt puternic influențate de experiența trecuta a receptorului, de așteptările si abilitățile acestuia de a descifra si interpreta diversele simboluri. Prin intermediul lor se constata daca s-a produs sau nu comunicarea, daca emitentul si receptorul au inteles in același mod mesajul.

Filtrarea – consta in deformarea sensului unui mesaj datorats unor limite fiziologice sau psihologice. Filtrele fiziologice determinate de handicapuri totale sau parțiale (lipsa sau scăderea acuitatii văzului, auzului, mirosului etc.) limitează capacitatea de a percepe stimuli si deci, de a intelege mesajul. Filtrele psihologice se instalează ca urmare a unor experiențe trecute ori, a unor sensibilități, predispoziții. Ele pot afecta percepția si modul de interpretare a mesajelor, dându-le o semnificație total sau parțial diferita fata de cea a emitentului.

Feed-back-uL Acesta încheie procesul de comunicare. Prin intermediul sau emitentul verifica in ce măsură mesajul a fost inteles ori a suferit filtrări.

Pentru cadrele de conducere, feed-back-ul comunicării se poate produce in diverse moduri. Astfel, poate exista un feed-back direct si imediat prin care răspunsul receptorului este verificat in cadrul comunicării fata in fata. Prin diverse simboluri – cuvinte, gesturi, mimica fetei – se constata daca mesajul a fost receptat sau nu corect. Feed-back-ul indirect, propagat si întârziat prin declinul rezultatelor, calitatea slaba a activitatilor, creșterea absenteismului, conflicte de munca etc., poate indica dificultăți vechi si profunde ale comunicării, ignorate sistematic.

In funcție de traseul parcurs si de completitudinea etapelor, procesul de comunicare poate imbraca următoarele forme:

— Proces de comunicare unilaterala. Se desfasoara intr-un singur sens, de la emitent la receptor. Aceasta forma este lipsita de ultima etapa a procesului, feed-back-ul. Din anumite motive, emitentul nu considera necesara verificarea răspunsului. Printre caracteristicile comunicării unilaterale se numără:

plasarea sub controlul exclusiv al emitentului;

desfasurarea rapida;

bazarea pe presupunerea concordantei mesajelor transmise si a acelor receptate.

Procesul comunicării unilaterale isi dovedește eficienta in anumite situații când discuțiile, dezbaterile si chiar simple explicații sunt nepermise, considerate consumatoare inutile de timp.

– Proces de comunicare bilaterala. Se desfasoara in doua sensuri: emitent-receptor si receptor-emitent. Aceasta forma a comunicării, prezintă următoarele caracteristici:

iese de sub controlul exclusiv al emitentului prin intervenetia receptorului;

in comparație cu procesul precedent, pare mai dezorganizat, deorece receptorii au posibilitatea intervențiilor prin întrebări, sugestii, comentarii;

cere mai mult timp întrucât transmiterea si recaptia se pot transforma in discuții;

semnificația mesajului poate fi verificata si la nevoie, clarificata si redefinita.

Deși poarta dezavantajul consumului de timp, aceasta forma se dovedesste mult mai propice si eficienta in cazul comunicării organizationale.

Elementele esențiale caracteristice procesului de comunicare:

cel puțin doi parteneri (emitator si receptor) intre care se stabilesc anumite relații;

capacitatea partenerilor de a emite si de a recepționa semnale intr-un anumit cod, cunoscut de ambii parteneri, fiecare fiind, pe rând, emitator si receptor;

existenta unui mesaj;

existenta unui mijloc de transmitere a mesajului;

mesajul specific prin care emițătorul primește de la receptor un anume răspuns cu privire la mesajul comunicat inițial (feed-back);

existenta unor canale de comunicare, sau a unor „drumuri44 urmate de mesaje (canale formale sau informale);

■ prezenta unor bariere de comunicare, perturbații ce pot interveni in procesul de comunicare (zgomote, filtre).

Căteva dintre particularitățile comunicării:

comunicarea are rolul de a pune in legătură oamenii, in mediul in care aceștia evoluează;

orice proces de comunicare este contextualizat, el având loc intr-un anumit spațiu psihologic, fizic, temporal, social si cultural;

in procesul de comunicare, prin conținutul mesajului se urmărește realizarea scopurilor si transmiterea semnificațiilor;

procesul de comunicare are un caracter dinamic, orice comunicare are, după momentul inițierii, o anumita evoluție, se schimba si schimba persoanele implicate in proces;

orice mesaj are un conținut manifest si unul latent, uneori acesta din urma fiind mult mai semnificativ;

procesul de comunicare are o dimensiune multipla: comunicarea exteriorizată (acțiunile verbale si non-verbale ce pot fi observate de către interlocutori), metacomunicarea (ceea ce se poate înțelege dincolo de cuvinte), intracomunicarea (realizata la nivelul sinelui, de către fiecare individ in forul sau interior);

semnificația data unui mesaj poate fi diferita atât intre partenerii actului de comunicare, cât si intre receptorii aceluiași mesaj;

ROLUL INFORMAȚIEI ÎN COMUNICARE

Fiecare dintre membrii unei instituții poate fi zilnic emițător și receptor de informație. De aceea, conduita și mesajele transmise de fiecare din noi sunt esențiale în formarea imaginii instituției.

Puterea unei firme, și nu numai, este dată din ce în ce mai mult de cunoaștere, iar aceasta presupune informații. Acestea trebuie să fie din ce în ce mai multe, mai diverse, obținute în timp cât mai scurt. în condițiile unei avalanșe de informații, pentru a nu fi sufocați, dezorientați sau surprinși de evenimente nepregătiți, este necesar un sistem informațional. Sistemul informațional este definit ca ansamblul datelor, circuitelor si fluxuri-lor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare, menite să contribuie la fundamentarea, stabilirea și realizarea sistemului de obiective al organizației.

Sistemul informațional presupune, în construcția și funcționarea sa, existența unor componente cu caracter general, indiferent de specificul organizației.

Astfel, datele sunt descrieri cifrice sau letrice ale unor acțiuni, fapte, procese, fenomene, care privesc mediul intern sau extern al organizației. Informațiile se definesc ca ansamblul de date

care aduc beneficiarului un spor de cunoaștere privind organizația și mediul ei, și care îi oferă elemente de noutate necesare îndeplinirii obiectivelor individuale.

Circuitul informațional este traiectul parcurs de date, informații, decizii, de la emitator la destinatar.

în aceea ce privește fluxul informațional, acesta este determinat de deciziile referitoare la una sau mai multe activități specifice vehiculate pe trasee prestabilite cu o anumită viteză, frecvența și pe anumiți suporți informaționali.

Informația în comunicare are un rol esențial în eficientizarea activității unui manager. Fluxurile informaționale sunt stabilite prin filozofia de comunicații a companiei și se află în strânsă legătură cu sistemul organizatoric al acesteia . Aici trebuie avută în atenție și clasificarea

informațiilor care circulă prin aceste fluxuri.

într-o primă fază distingem informații absolute. Ele devin informații distribuite din momentul în care încep să circule. Problema constă în detectarea, selectarea și distribuirea informațiilor absolute.

în acest context, important este de unde se culeg informațiile. Răspunsul este foarte clar, din exteriorul sau interiorul firmei.

Detectarea și selectarea informațiilor necesare depinde de ce anume se cunoaște în cadrul firmei și cine le cunoaște din cadrul organizației.

Astfel, informația distribuită devine informație absolută pentru ultimul nivel la care se oprește distribuția.

Când fluxul de informații are loc de sus în jos, informațiile absolute sunt deținute de către conducerea companiei. Deseori se întâmplă ca nivelurile inferioare să reclame o distribuție inadecvată a informațiilor.

în aceste cazuri managerul deține informațiile necesare dar nu le distribuie, iar nivelurile superioare invocă lipsa acestor informații. Rezolvarea problemei implică realizarea analizei la cel mai înalt nivel și obținerea informațiilor absolute din afara companiei. Specialiștii în domeniu apreciază că se cunosc patru tipuri de mediu.

Primul tip de mediu este cel liniștit – aleator. în această categorie de mediu, atât scopurile firmei cât și pericolele pe care trebuie sa le evite sunt relativ constante și distribuite aleator în mediu.

Al doilea tip de mediu este denumit liniștit – grupat. Activitatea intr-un asemenea mediu implica o abordare pe termen lung din partea companiei. Conectarea numai pe scopuri de scurtă durată ar putea avea ca efect orientarea companiei spre o zonă de factori nocivi.

Al treilea tip de mediu este cunoscut sub denumirea de mediu disturbat – reactiv.

Caracteristica este data de disturbarea sa de prezența competitorilor. Este necesar a ști ce fac aceștia și de a reacționa.

Al patrulea tip de mediu este și cel mai complex. Este așa-numitul mediu turbu-lent. Acesta este cunoscut ca un mediu foarte dinamic. Specific acestui tip de mediu este faptul că impune schimbarea strategiilor de bază ale companiei pentru a asigura supraviețuirea.

Prin interacțiunea ei cu mediul, compania trece de la un tip de mediu la altul, proces care implică schimbarea strategiilor de acțiune și, implicit, a nevoilor informaționale.

Practic, informațiile influențează și chiar dictează modul de acțiune.Informația apare însă ca urmare a interacțiunii individului de percepțiile sale asupra mediului. Nedetectarea corectă a informațiilor necesare duce însă întotdeauna, la eșecul companiei.

Sistemul de distribuție al informațiilor absolute constituie un pas important de realizat după rezolvarea problemei informa-țiilor absolute.

Realizarea sistemului de distribuție a informațiilor de către manageri implică o altenativă ce constă în a comunica angajați-lor datele care să ducă la cunoașterea de către aceștia a fazelor principale ale activității companiei.

Strategia optimă și cea mai des utilizată este de a comunica fiecărui departament numai informațiile care îl privesc strict

Un rol important în comunicarea informa-țiilor este legat de conținutul acestora. Pe baza acestui criteriu se poate realiza comunicarea unor informații de mediu, o comunicare motivațională sau o comuni-care instrucțională. De menționat că aceste tipuri se află într-o strânsă legătură între ele. Distribuirea și mai ales succesiunea distribuirii informațiilor au în cadrul lor, o importanță deosebită. în practică, un proces de comunicare complet trebuie să cuprindă toate cele trei tipuri de comunicare.Ordinea comunicării acestor informații depinde însă de filozofia de comunicații a companie.

TIPURI DE COMUNICARE ORGANIZATIONALA

Comunicarea unei instituții poate îmbrăca două aspecte:

A. Comunicare internă, reprezentând comunicarea în interiorul organizației, si care se desfășoară pe patru paliere:

Comunicarea de sus în jos (verticală descendentă)

cuprinde fluxuri de informații (mesaje) generate de managerii de la nivelurile cele mai înalte ale instituției și adresate celor de la nivelurile inferioare. Ea se manifestă între manageri și subordonați și se concretizează prin decizii, instrucțiuni, proceduri, reglementări interne, norme, rapoarte etc.

Comunicarea de jos în sus (verticală ascendentă)

se stabilește între conducere și subordonați, fiind caracterizată de fluxuri de informații orientate „de jos în sus” în cadrul unei organizații, pe verticala sistemului de management. Prin intermediul acestor canale de comunicare sunt furnizate informații pentru control și fundamentare a deciziilor.

Comunicarea orizontală

apare între persoane care ocupă poziții situate la același nivel ierarhic în sistemul de management, între care există relații organizatorice de cooperare. Acest tip de comunicare este necesar pentru coordonarea diverselor funcții ale instituției.

Comunicarea oblică

apare, de obicei între persoane ce ocupă posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fără ca între acestea să existe relații de autoritate de tip ierarhic.

Comunicarea în rețea

în interiorul organizației se configurează diverse grupuri, pe de o parte în raport cu structura firmei (departamentele), pe de altă parte în raport cu interesele indivizilor (grupuri informale).

tipurile de rețele ce se pot forma la nivel organizațional sunt:

Comunicarea în interiorul unei organizații poate fi formală sau informală. Aceasta din urmă are o importanță mai mare decât cealaltă, dat fiind caracterul ei subiectiv și neierarhizat. Un bun manager trebuie să știe să utilizeze ambele tipuri de comunicare pentru a-și fundamenta deciziilor.

B. Comunicare externă reprezentând o formă a comunicării destinată publicurilor-țintă din afara organizației (instituții publice, partide politice, sindicate, cetățeni, mass media, ONG-uri, donori etc)

Modalități și canale de comunicare

Cele trei tipuri de comunicare au atât avantaje cât și dezavantaje. Practica demonstrează că atunci când un mesaj este repetat prin mai multe canale de comunicare, el va fi înțeles mult mai bine și mai profund.

Comunicarea orală

Este prima formă de comunicare umană și cea mai eficientă. Aceasta datorită contactului direct și al răspunsului imediat. în cadrul comunicării orale, oamenii pot pune întrebări și clarifica problemele pe loc, iar contactul direct dintre manager și subordonați induce un efect psihologic pozitiv. Comunicarea orală poate fi înregistrată și arhivată.

Dintre dezavantaje amintim lipsa contactu-lui vizual în comunicarea telefonică și radiofonică. Această formă de comunicare se recoman-dă a fi realizată în momentul în care este necesar un impact puternic asupra recepto-rilor și un răspuns rapid din partea acestora .

Comunicarea nonverbală

în literatura de specialitate se afirmă că de cele mai multe ori gesturile spun mai mult decât cuvintele.

Studiile realizate în domeniu au identificat mai multe sisteme de clasificare ale limbajelor nonverbale. Ceea ce este esențial este faptul că indiferent de sistem, sunt recunoscute trei categorii de limbaj: limbajul corpului, limbajul mediului si limbajul vocii.

Unii specialiști au clasificat limbajul corpului în cinci categorii: gesturi emble-matice, gesturi ilustrative, gesturi emoționale, gesturi regulatoare și gesturi de adaptare, în legătură cu gesturile emblematice, acestea sunt gesturi general acceptate care exprimă anumite idei, în cadrul unei culturi. De remarcat că același gest poate avea semnificații diferite în cadrul mai multor culturi. De aceea se impune o atentă studiere a gesturilor emblematice ale

culturii în care se va realiza comunicarea.

Gesturile ilustrative au darul de a întări mesajul verbal și sunt realizate simultan cu acesta. Și aici trebuie acordată o atenție culturii în care se va face comunicarea.

Gesturile emoționale însoțesc întotdeauna mesajul, evidențiind starea de spirit a celui care realizează comunicarea. Aceste gesturi sunt mai greu de controlat, ele reflectând starea emoțională.

Gesturile regulatoare sunt cele realizate prin mișcările corpului, ale ochilor sau ale mâinilor în anumite momente ale comunicării și au rolul de a sublinia aceste momente. Ele sunt realizate fie de către cel care comunică, fie de către receptori.

Gesturile de adaptare sunt gesturi inconștiente care permit adaptarea la o anumită situație de moment. Ele sunt cunoscute sub numele de ticuri nervoase .

Limbajul mediului este cea de a doua categorie de limbaj nonverbal și vizează spațiul de comunicare și îmbrăcămintea.

Prin observarea comportamentului cotidian au fost descoperite patru distanțe practicate de indivizi în funcție de activitatea desfașu-rată sau de tipul de persoană cu care intra în relație. Astfel, există o distantă intimă de 40 – 50 cm de la care oamenii vorbesc cu prietenii sau cu cei apropiați familiei. Aceasta diferă în funcție de cultura celor care comunică.

Distanta personală este practica-tă în relațiile cu prietenii și persoanele simpatizate. Este de 50 – 75 cm pentru prietenii apropiați, depășind un metru pentru cei indiferenți nouă. Distanța este influențată puternic cultural. Astfel, italienii, grecii, francezii, folosesc un spațiu personal mai restrâns decât americanii. Germanii, elvețienii, suedezii și britanicii preferă un spațiu mai mare comparativ cu nord-americanii.

Distanta socială arată spațiul necesar confortului psihic în relațiile sociale. în raporturile de serviciu, ea se poate situa la 2 – 3 metri în mod obișnuit. Distanța socială crește pe măsură ce relațiile sunt mai oficiale.

Distanta publică se instalează între persoanele cu statut managerial și social inegale. Tipul comunicării acceptată pentru o anumită distanță diferă de la o cultură la alta. De exemplu, americanii acceptă distanța intimă doar pentru comunicarea cu cei foarte apropiați, în timp ce japonezii preferă această distanță intimă și în cazul unor negocieri.

Selectarea modalităților și canalelor de comunicare

Literatura de specialitate evidențiază faptul că nici o modalitate de comunicare nu este perfectă. De aceea trebuie selectată o anume modalitate și un anume canal de comunicare, în acest scop este necesară o analiză complexă a unor factori cantitativi și calitativi.

Analiza cantitativă urmărește în esență următorii factori:

auditoriul țintă (răspândire geografi-că, poziția în companie, varsta, sex, edu-cație, obiceiuri);

numărul total al celor care receptează comunicarea prin modalitatea respectivă;

segmentarea audienței pe categorii; estimarea audienței interesate în comunica-re;

costul comunicării

Analiza calitativă este cea care dă multă bătaie de cap managerilor. Ea urmărește în principal intensitatea impactului pe care îl are mesajul asupra receptorilor.

Această analiză se poate face luând în considerare gradul de selectivitate, gradul de înțelegere, gradul de credibilitate, gradul de interacțiune și gradul de acțiune al mesajului.

Unii specialiști folosesc metoda matriceală ca metodă de analiză, prin realizarea unor diagrame de impact precum cea din figura din pagina alaturata.

Diagrama mtensitiții de împ act

Grad de selectivitate

RIDICAT

Grad de selectivitate SCĂZUT

Sursa : I. Popa si R. Filip, 1999, p.238

In comunicarea internațională, pe lângă toate aceste elemente, în procesul de selectare a modalității de comunicare, cultura este un alt element foarte important, care, neluat în calcul, duce la eșecul comunicării.

Așa cum afirma și Geert Hofstede referitor la cele patru dimensiuni culturale ale managementului, se constată că toate țările caracterizate de un puternic colectivism (una din cele patru dimensiuni) au o cultură orală, în timp ce țările caracterizate prin individualism au o cultură scrisă. Literatura de specialitate apreciază că într-o țară cu o cultură orală, de regulă, vor fl preferate metodele de comunicare orală, centrul de greutate va fi asigurat de contactele permanente și de recomandările verbale. într-o țară cu o cultură orală, managerul care va avea de realizat o comunicare în scris, va exista tendința acestuia de a o face în logica unei comunicări orale.în alegerea metodei de comunicare, complexitatea contextului cultural constituie un alt element ce trebuie luat în considerare.în țările care au un context cultural complex, comunicarea realizată este o comunicare implicită.

Modul în care este percepută puterea este un element care influențează comunicarea. în orice cultură există o anumită distanță față de putere, distanță mai mare sau mai mică.

Superiorii vor încerca întotdeauna să mențină și să crească distanța față de subordonați, în timp ce aceștia din urmă vor încerca întotdeauna să o reducă.

Indiferent de cât de mare este distanța față de putere, aceasta din urmă impune o barieră în calea comunicării.

L4.2.Fluxurile de comunicare

în orice organizație comunicațiile se realizează pe anumite fluxuri, a căror diversitate solicită încadrarea lor în anumite grupe, utilizând mai multe criterii.

Astfel, în funcție de direcție, comunicarea poate fi: descendentă, ascendentă, orizontală și diagonală

Comunicarea descendentă urmează, de regulă, relațiilor de tip ierarhic, derulându-se de la nivelul managementului de vârf, către nivelurile de execuție. Principala problemă a acestui tip de comunicare o constituie marea probabi-litate ca mesajul să fie filtrat în timp ce este vehiculat de la un nivel la altul, deoarece, fiecare interpretează mesajele în funcție de propriile necesități sau obiective.

Comunicarea ascendentă. Prin acest flux se realizează trasmiterea informațiilor de la nivelul subordonaților către nivelurile superioare ale managemen-tului. Prin ele se vehiculează rapoarte, cereri, opinii, sugestii. Comunicarea ascen-dentă are un rol deosebit în eficienti-zarea procesului de comunicare, deoarece atestă recepția mesajelor transmise de manageri.

Dacă este o comunicare formală iar distanța ierarhică este mare, apare din nou riscul distorsionarii informațiilor.

Comunicarea orizontală (laterală) este folosită între persoane sau compartimente situate la același nivel ierarhic. Prin această comunicare se facilitează coordonarea activităților ce vizează obiective comune, excluzând intervenția managerilor de nivel superior.

Comunicarea diagonală este utilizată în condițiile în care membrii companiei nu pot comunica prin alte canale. Acest tip de comunicare prezintă o serie de avantaje: economia de timp și costuri, folosirea unor relații informale, potențarea unui climat bazat pe apreciere reciprocă.

După gradul de oficializare, comunicarea poate fi formală și informală.

Comunicarea formală se realizează prin canale ierarhice stabilite în structura organizatorică. Aceasta este comunicarea oficiala și autoritară. în acest context, în majoritatea cazurilor comunica-rea formală este o comunicare scrisă, sub forma statutelor, regulamentelor, a scrisori-lor, memoriilor și a anunțurilor oficiale (Popa, Filip, p.240).

Comunicarea informală este utilizată în cadrul firmei, însă în afara canalelor oficiale. Acest tip de comunicare se distinge prin viteza și eficiența cu care circulă informațiile. Problema de care trebuie să se țină seama aici este aceea a circulației zvonurilor, în concluzie, pentru a realiza o comunicare eficientă, un manager experimentat trebuie să știe cum să îmbine comunicarea formală cu cea informală (Popa, Filip, p.240)

Eficiența comunicării

Eficiența comunicării este asigurată prin recunoașterea și mai ales prin evitarea unor bariere. în continuare vom analiza câteva dintre aceste bariere.

O prima barieră o constituie lipsa unei strategii a comunicării. De obicei, această barieră apare datorită lipsei timpului necesar. Soluția pentru depășirea ei este una ce ține de câștigarea de timp.

O a doua barieră poate apărea în procesul planificării comunicării prin luarea în considerare a unor premise false. Soluția în acest caz este o analiză atentă a receptorului și a mediului în care acționează acesta. Bariere apar și în etapa de realizare a mesajului propriu-zis. în acest context, o primă barieră este legată de abundența informațiilor. Aici reacîiile pot fi contradictorii. O primă reacție este de a ignora o parte din informații, unele dintre acestea putând fi însă necesare. Al doilea pericol îl constituie prelucrarea greșită a unei părți a informațiilor, ceea ce poate duce la un mesaj eronat. Abundența informațiilor poate avea ca efect întârzierea prelucrării unei părți a acestora.

O altă reacție firească împotriva avalanșei informațiilor o constituie filtrarea acestora, în realizarea mesajului, o altă barieră o constituie exprimarea săraca a conținutului acestuia. Lipsa clarității și a preciziei are consecințe grave asupra înțelegerii mesajului. Această barieră apare îndeosebi în cazul comunicărilor scrise.

O barieră importantă în calea comunicării eficiente este reprezentată de alegerea unui canal inadecvat. Cu cât canalul este mai lung, cu atât va crește riscul distorsionării mesajului, în comunicarea internațională, pe lângă aceste bariere apar altele noi, de altă natură. Barierele specifice comunicării intemațio-nale pot fi grupate in trei mari categorii: bariere de limbă, bariere de cultură și bariere de percepție.

Barierele de limbă vizează limba folosită în comunicare, în situația în care nu

este cunoscută decât emitentului mesajului.

Cultura națională devine o barieră în momentul necunoașterii ei de către cei din afară. In procesul comunicării, aceasta se manifestă ân stilul de a comunica. Sunt țări care practică o comunicare explicită și altele care practică o comunicare implicită.

Percepția reprezintă procesul de interpretare a mesajului de către receptor.

Fiecare individ are o anumită percepție asupra mediului din jurul său, mediu din care provin mesajele.

Ținând seama de numărul mare și varietatea acestor bariere este foarte greu să realizezi o comunicare, îndeosebi în mediul internațional, care să fie eficientă în proporție de 100%.

Totul este să cunoaștem și să evităm pe cât posibil aceste bariere. Aceasta presupune experiență și mai ales arta de comunica.

ROLUL COMUNICATORILOR

In cadrul unei instituții, comunicatorii sunt acele persoane desemnate să inter-relaționeze cu diversele categorii de publicuri țintă ale instituției. Astfel, fiecare birou, serviciu sau departament poate avea o persoană cu atribuții de comunicare cu petenții sau cu funcționarii publici din interiorul sau din afara instituției respective.

In plus, la nivelul fiecărei instituții există o structură care gestionează procesul de comunicare în ansamblul său. Este vorba despre compartimentul de comunicare sau de relații publice, care grupează de obicei specialiști ai procesului de comunicare.

Rolul tuturor acestor persoane, denumite generic comunicatori, este unul extrem de complex. Acesta constă într-o serie de acțiuni sau atitudini care generează în final imaginea instituției respective. Astfel, comunicatorii:

Creează și consolidează încrederea între membrii organizației;

Educă membrii organizației în sensul construirii unui climat organizațional pozitiv;

Mediază comunicarea și relațiile pe verticală și orizontală;

Facilitează soluționarea problemelor;

Sprij ină articularea, reprezentarea și ajustarea intereselor personalului;

Se consultă cu managementul organizației pentru a stabili de comun acord obiectivele strategice de comunicare ale instituției;

Investighează în permanență percepția publicurilor- țintă față de politica instituției;

Aleg mesajele potrivite în funcție de publicurile vizate;

Selectează canalele de comunicare cele mai adecvate pentru receptarea optimă a mesajelor (formale și informale);

Dovedesc pro-activitate în abordarea publicurilor- țintă (anticiparea unor reacții, prin prisma intereselor publicurilor țintă);

Apelează la factorii externi care pot veni în sprijinul mesajelor formulate – tactica third party endorsement, lobby-ul;

Propun conducerii instituției ajustarea politicilor instituției în funcție de așteptările și nevoile publicurilor țintă.

Rezultă că desemnarea comunicatorilor în cadrul unei instituții și stabilirea unei legături formalizate între comunicatorii de pe întreg palierul administrativ reprezintă, din punctul nostru de vedere, o condiție esențială pentru buna funcționare a oricărei instituții sau organizații.

SISTEMUL DE COMUNICARE

în condițiile economiei contemporane ,ale sporirii și diversificării bunurilor si a serviciilor destinate satisfacerii nevoilor materiale și spiritualeale societății,ale creșterii schimburilor ecomomice întemaționale și în contextul globarizării economiei și piețelor, problemele cominicării cu consumatorii interni sau cu cei externi devin din ce în ce mai dificile,necesită efortiri de cunoaștere și infirmare reciprocă mult mai însemnate și mai variate.

Sistemul de comunicare împlică utilizarea, pe de o parte, a unor forme variate de informare și stimulare a consumatorilor, menite să prezinte firma, produsele și serviciile sale, dar să și provoce o serie de modificări favorabile în mentalitatea și obiceielor de consum ale acestora ,pe de altă parte,presupune stabilirea unei comunicării efective cu proprii ei salariați, cu acționari si furnizorii săi, cu mediile financiare și cele ale puterii publice.

Prin politica de comunicare și mijloacele care o concretizează, firma urmărește o difuzare cat mai amplă a unor informații desprea activitatea, produsele și serviciile sale, dar și recepționarea modului cum acestea sunt primite și acceptate de destinatari

Strategia de comunicare a)Poziționarea

Aceasta reprezintă imaginea pe care dorim să o dăm întreprinderii, mărcii sau produselor. Poziționarea trebuie să fie distinctivă față de cea a concurenților.

Aceasta trebuie să fie:

Atractivă

Distinctivă

Credibilă

Durabilă

b)Obiectivele de comunicare

Pentru ca o campanie de relații publice sa aiba efectele dorite, ea trebuie sa se bazeze pe niște obiective de comunicare. Acestea se stabilesc după ce s-a realizat o analiza a mediului/pietei si după ce au fost stabilite obiectivele de afaceri ale campaniei.

Obiectivele de comunicare răspund la întrebarea : "Ce trebuie sa se obțină de la fiecare public pentru a îndeplini scopul campaniei?". Ele se refera la o schimbare de comportament, atitudine, opinie sau informare referitoare la companie/ produs a publicului vizat de campanie.

Obiectivele de comunicare trebuie să nu se confunde cu obiectivele comerciale.

Rolul obiectivelor de comunicare: Obiectivele de comunicare stau la baza tuturor activitatilor de relații publice pe care le inițiați in cadrul campaniei oferind :

direcția mersului campaniei si cadrul acesteia

instrumentele de evaluare finala a eficientei campaniei

Formularea obiectivelor trebuie sa fie clara si specifica si sa se aiba in vedere următoarele aspecte :

natura schimbării urmărite

publicul tinta

rezultatul așteptat

gradul schimbării

Evaluarea obiectivelor de comunicare se face in urma stabilirii unei liste de indicatori cu ajutorul carora putem măsură gradul de atingere a fiecărui obiectiv cum ar fi:

Numărul de contacte stabilite cu parteneri strategici;

Numărul de persoane care au accesat site-ul de promovare al evenimentului sau campaniei;

Numărul de persoane din publicul tinta care cunosc marca ca urmare a campaniei. Numărul de persoane care au participat la evenimente

Numărul de apariții in mass-media al știrilor sau articolelor despre campanie, eveniment sau companie/produs;

După stabilirea indicatoriilor corespunzători obiectivelor, trebuie stabilite si instrumente de măsurare specifice fiecăruia dintre indicatori, cum ar fi:

Monitorizarea presei si analiza de conținut a articolelor/stirilor;

Sondajele de opinie;

Focus-group-urile;

Interviurile;

Sisteme de înregistrare a participanților la diferite evenimente (ex: bilete, invitații, înscrieri online, etc);

Analiza registrelor unor instituții publice;

Baze de date cu contacte ale partenerilor strategici obținute;

Sisteme de autentificare a vizitatorilor unui site;

Angajarea unor instituții de cercetare calitativa si cantitatativa specializate.

O metoda de simplificare a procesului de evaluare este matricea logica, ilustrata mai jos

c) Țintele de comunicare pot fi ierarhizate: Ținta principală, „Inima” țintei (mijlocul), Ținta secundară

■ST

CAPITOLUL AL II-LEA

OBIECTIVELE ȘI ȚINTELE DE COMUNICARE LA S.C. VTMETCO EXTRUSION S.R.L.

II. 1.Prezentarea generală a S.C. Vimetco Extrusion SRL

Companie subsidiară a S.C. Vimetco ALRO S.A., societatea s-a înființat în luna Iunie anul 2006 sub denumirea de Vimetco Extrusion și principala activitate constă în producția de produse extrudate din aluminiu.

S.C. Vimetco Extrusion S.R.L. are sediul în str. Milcov, nr. 1, Slatina, județul Olt, Romania, domeniul principal de activitate este producția metalelor neferoase și a altor metale iar obiectul principal de activitate este Metalurgia aluminiului.

Domeniul de activitate înscris în statutul societății este acela de producere și comercializare de profile din aluminiu și, efectuarea directă în nume propriu de operațiuni de export – import pentru produse, Consulting, expertize, asistentă tehnică, proiectare, informatică.

Principala piață a companiei este Europa, compania având ca scop să devină principalul furnizor de profile din aluminiu pentru cele mai mari companii de profil. Vimetco Extrusion, la fel ca și restul pieții, este influențată de criza financiară resimțită spre sfârșitul anului 2008. De aceea au fost luate o serie de măsuri anti – criză încă de la începutul lunii Octombrie 2008:

S Reducerea cheltuielilor administrative – protocol, telefonie, consultanță;

•S Reducerea costului unitar;

S Contactarea furnizorilor în vederea reduceri prețurilor și majorarea termenelor de plată;

S Creșterea productivității muncii.

După o atentă analiză a situației actuale și după contactarea clienților, s-au stabilit obiective pentru planul de acțiune al anului viitor; dintre acestea amintim:

înlocuirea sau modernizarea echipamentelor și instalațiilor de producție;

parteneriate eficiente pentru desfacerea pe piața internă a tuturor produselor noastre;

creșterea capacității de producție de la 6.000 t/an în 2004 până la 35.000 t/an în 2010;

pregătirea permanenta a personalului pentru a face față celor mai modeme cerințe tehnologice;

diversificarea producției prin introducerea în lucru a utilajelor de prelucrări mecanice și prin așchiere, în vederea creșterii “valorii adaugate”.

Urmând strategia de dezvoltare a capacității de producție se are în vedere punerea în funcțiune a încă doua linii de extrudare. Pentru a putea îndeplini obiectivele stabilite pentru 2009, în cursul anului 2008 au fost încheiate contracte și au fost începute lucrări pentru îmbunătățirea echipamentelor existente și creșterea productivității pentru noile echipamente.

Au fost eliminate toate echipamentele care nu erau în stare funcționabilă, a fost curățat și reabilitat spațiul din jurul preselor în vederea evitării accidentelor, pierderii de timp și bani și pentru a crea spațiul necesar pentru noile echipamente.

Conducerea companiei se preocupă în mod permanent de îmbunătățirea calității produselor precum și de creșterea productivității, acestea fiind obținute prin:

S cursuri de calificare la locul de muncă pentru operatorii principali;

S cursuri pentru stivuitoriști, podiști, legători-manipulanți;

S training-uri specializate pentru utilizarea programului de gestiune integrată;

S instruirea personalului de exploatare și întreținere, în vederea utilizării la maximă capacitate a echipamentelor dotate cu tehnică de ultimă oră ce fac obiectul investițiilor din perioada imediat următoare.

Piața vest europeană reprezintă principala sarcină pe care și-a asumat-o Vimetco Extrusion. Pe piața dată se intenționează a fi vândute în special profile standard, profile speciale conform comenzilor clienților și în viitorul apropiat profile din aliaje grele.

Vimetco Extrusion a înregistrat vânzări exclusiv pe piața de export, în special în țări europene precum Germania, Belgia, Danemarca și Olanda.

începând cu anul 2008 Vimetco Extrusion și-a extins portofoliul de clienți înregistrând vânzări și către țări ca Franța, Austria, Cehia și Elveția.

Vânzările pe piața locală reprezintă 1% din totalul vânzărilor, în România fiind foarte solicitate sistemele de profile.

Structura Geografica a vânzărilor

Austria

Belgium Denmark

Germany

Netherlands

Sweden

Czech republic

Romania

■ France

Pe piața europeană, Vimetco Extrusion înfruntă concurență din toate părțile.

Cei mai puternici concurenți pentru Vimetco Extrusion sunt Sapa, Hydro și Aleris, aceștia fiind lideri în industria profilelor de aluminiu.

Aceștia au în comun 4 factori cheie care le asigură succesul afacerii:

prezența în întreaga lume

varietate de produse, aliaje și servicii,

tehnologii de ultimă generație,

înfruntă concurența și oferă soluții cuprinzătoare pentru o multitudine de cereri de la clienții existenți și potențiali,

Ei aduc inovație, calitate și soluții inteligente pentru afaceri, fiind cei mai puternici furnizori de sisteme de profile pentru construcții, produse laminate, sârmă și profile extrudate folosite în industria automobilelor.

Concurența este creată și de furnizorii din țările mediteraniene cu un timp de livrare mai îndelungat, calitate mai inferioară și preturi mai scăzute, precum și furnizori off shore cu un termen de livrare foarte extins, calitate inferioară și prețuri foarte reduse.

Vimetco Extrusion , în ciuda faptului că nu este amplasată în centrul Europei comparativ cu alți membri ai UE, a reușit să „știrbească” din calitatea de lideri ai acestora, prin livrarea profilelor de calitate înalta și, cu toate acestea, reușind să fie foarte competitivă din punct de vedere al prețurilor de livrare.

Furnizarea de produse de calitate într-un timp scurt de livrare necesită o operație extrem de organizată. Aceasta se face cu punerea în aplicare a unui sistem complet personalizat, adaptat sistemului ERP precum și ISO 9001-2000. Experiența de zeci de ani a echipei manageriale, investițiile în echipamente și în resursele umane permite societății Vimetco Extrusion 1 să mențină o creștere remarcabilă pe piața profilelor de aluminiu.

Societatea a luat măsuri privind alinierea la standardele de calitate ISO 2000, fiind angrenată în procesul de implementare al unui sistem al calității conform model standard ISO 9002 în care sens și-a definit politica de calitate, a elaborat Manualul calității, procedurile, documentații ale sistemului calității precum și formularele de lucru în sistem al calității ISO 9002.

Vimetco Extrusion are convingerea fermă că forța sa se bazează pe legăturile cu furnizorii și clienții, precum și pe angajamentele pe care și le-a asumat în fața angajaților și a comunității locale în care își desfășoară activitatea.

Pe măsură ce societatea evoluează de la activitatea de furnizor de produse de bază la cea de producător cu valoare adăugată,ea cooperează tot mai strâns cu clienții pentru a veni în întâmpinarea necesităților lor. Se poartă discuții cu producători importanți de aeronave pentru evaluarea necesităților viitoare ale acestora.

De-a lungul timpului societatea a căutat permanent să se alinieze la tendințele pieței

în ceea ce privesc caracteristicile tehnice ale produselor sale. Până în prezent, Vimetco Extrusion

a omologat o serie întreagă de produse, dovedind receptivitate și flexibilitate la cerințele pieței.

Cheia de succes și imaginea de marcă a societății Vimetco Extrusion sunt reprezentate de:

tradiție profesională în domeniu;

un bun raport calitate/preț pentru produsele sale;

relații tradiționale de parteneriat cu clienții săi;

seriozitate și flexibilitate în relațiile cu clienții;

disponibilitate în asimilarea de produse noi;

o poziție strategică față de sursele de aprovizionare și bune relații stabilite cu furnizorii săi

Preocupate în permanență de găsirea unor mijloace originale și eficiente care să le permită să se exprime și să comunice cât mai bine cu publicul, numeroase organizații recurg, tot mai frecvent în ultimul timp, la tehnicile de comunicare prin eveniment.

Comunicarea prin eveniment se realizează printr-un ansamblu de tehnici promoționale ce se aseamănă prin faptul că, oricare ar fi modalitatea concretă de acțiune, transmiterea de mesaje se realizează prin intermediul evenimentelor.

In cazul firmei alese, comunicarea prin acest eveniment și-a propus atingerea cel puțin a unuia dintre următoarele obiective:

creșterea si consolidarea notorietății;

mai buna informare a grupurilor-țintă în legătură cu produsele noastre dar si cu noua organizație;

crearea unei imagini favorabile la nivel internațional, prin atragerea simpatiei publicului față de o brandul Vimetco

motivarea personalului organizației și a forței de vânzare.

Participarea VIMETCO EXTRUSION la una din cele mai mari expoziții din domeniu, EXPOZIȚIA ALUMINIUM 2008- MESSE ESSEN, GERMANIA, dovedesc faptul ca firma dorește sa isi asigure notorietatea la nivel mondial.

« ALUMINIU 2008 », este cel mai important târg pentru industria de aluminiu, reușind sa devină in scurt timp, pe plan mondial, principalul loc de întâlnire al producătorilor din industria de profil.

Cea de-a VlI-a ediție , intitulata ALUMINIU 2008, a avut loc in perioada 23 – 25 septembrie 2008 , Centrul de Expoziție Essen, Sala 1 – 7 și Galeria NorbertstraGe, 45131 si au participat peste 850 expozanți din aproximativ 40 națiuni si-au prezentat inovațiile in domeniu.

De ce la ESSEN ? motivul este ambilavalent: aceasta este una dintre cele mai înfloritoare zone ale Germaniei, atat dpdv economic cat si al populației.

In plus, in anul 1997, in care târgul s-a lansat, Essen a fost locul asupra caruia organizatorii s- au oprit.

Unicitatea acestui târg consta atat in varietatea temelor abordate si al orientării expozanților cat si in faptul ca acopera in mod generos întregul lanț valoric de tehnologii: de la extracție, prin intermediul tehnologiei de prelucrare și rafinare de produse finite, în domenii cheie de aplicare- cum este industria auto, construcții, inginerie mecanică și electrică, pana la tehnologii de ambalare si design.

Producătorii din industria aluminiului, prelucrătorii, furnizori de tehnologii și accesorii, si-au prezentat produsele si serviciile în 8 săli inovatoare, intr-un spațiu care depasea 55000 mp.

Practic, aceasta expoziție oferă o viziune de ansamblu asupra vastei industrii a aluminiului, este o platforma internaționala de prezentare pentru furnizorii de materii prime, semifabricate și produse finite, suprafațe si tratamente termice, și in aceeași măsură pentru producătorii de mașini, instalații și echipamente pentru fabricarea si prelucrarea aluminiului –

Au venit peste 20000 de vizitatori din cadrul comerțului internațional, al producătorilor de materie primă, procesoare, rafinării, furnizorilor pentru industria auto sau cea a construcțiilor, producătorilor de secțiuni, furnizorilor de cele mai recente tehnologii de extrudare, tratament termic, turnare sau taiere.

Teme selectate au fost prezentate in mai multe pavilioane:

Pavilion Turnatorie

Pavilion Suprafețe

Pavilionul Aluminiu Primar

Pavilionul Aluminiu Extrudat

Pavilionul de sudare

Forum de cercetare.

La fiecare doi ani, in cadrul târgului se acorda «Premiul european pentru aluminiu « « , in cinstea celor mai inovatoare descoperiri din domeniu.

Anul trecut premiul a fost sponsorizat de liderii industriei: ALCAN, ALCOA si HYDRO. Produsele nominalizate au fost prezentate in cadrul expoziției, iar prezentarea premiilor a fost făcută pe 23 sept, in cadrul ceremeoniei de deschidere a târgului. Au fost acordate 6 premii in 2 categorii: produse industriale si produse de consum. Pentru participanți, premiul reprezintă o oportunitate extraordinara de a prezenta publicului larg puterea de inovare.

Unul din principalele obiective ale participării a fost de a face cunoscut numele VIMETCO, acesta fiind primul eveniment de anvergura la care concernul participa sub acest nume.

Cu o producție de 283000 de tone de aluminiu primar, în 2007, Vimetco ALRO este cea mai mare topitorie de aluminiu din Europa Centrală și de Est., parte integranta a grupului Vimetco NV. Portofoliul de clienți este unul vast format atat din jucători de pe piața mondiala cat si de comercianți de la nivel național. Companie subsidiara, Vimetco Extrusion, participa si ea la acest eveniment de anvergura in speranța creșterii notorietății si lărgirii prtofoliului de potențiali clienți.

Comunicarea prin eveniment poate acționa și în sensul creării unei imagini favorabile, prin atragerea simpatiei publicului față de marcă sau față de organizație.Mizând pe interesul unei anumite categorii de public pentru un tip de eveniment (sportiv, cultural, social etc.), organizația reușește, cu ajutorul comunicării prin eveniment, să realizeze o legătură între publicul-țintă și obiectul promovării (marca unui produs sau a unei organizații). Este si cazul Vimetco Extrusion, o firmă care caută în permanență să își pună în aplicare motto «COMM1TED TO PERFECTION».

Prin obținerea unor efecte importante cu eforturi mici, eficiența este evidentă.

De asemenea, atunci când participă, alături de concurenții săi, la un târg sau la o expoziție, organizația are posibilitatea să se remarce printr-un spectacol promoțional, punându-și în evidență produsele și obținând astfel un spor de notorietate punctuală.

Atunci când concep acțiunile specifice unor campanii promoționale, specialiștii încep prin a stabili care este publicul căruia i se adresează pe parcursul întregii operațiuni. Este cunoscut faptul că mesajul este cu atât mai ușor de transmis, cu cât ținta este mai bine definită. Dar cum este posibil să comunici cu un public restrâns, atunci când nu dispui de un fișier cu nume și adrese? Comunicarea prin eveniment oferă răspunsul la această întrebare: organizând o manifestare interesantă, atractivă pentru categoria de public vizată, recepționarea rapidă și corectă a mesajului este garantată. în plus, dacă li se cere spectatorilor, la intrare, să-și spună numele și adresele, se va obține un fișier valoros, ce poate fi utilizat ulterior în marketingul direct. Metoda s+a dovedit a fi de bun augur si s+au obtinut in urma acestui eveniment numeroase date de contact care au devenit ulterior clienți valoroși..

Cele mai sus menționate au fost simtite cu succes de reprezentanții Vimetco Extrusion, care au reușit in numai 3 zile sa largeasca numărul potențialilor clienți cu app 250 nume.

Un eveniment se poate transforma în mediu de comunicare numai în măsura în care

A

este exploatat de întreprindere în scopuri promoționale. In mediul intern sau extern al oricărei întreprinderi există numeroase ocazii pe care responsabilii de marketing ar trebui să știe să le

valorifice corespunzător obiectivelor și în concordanță cu strategia globală de marketing. Practica arată că, dintre aceste ocazii, cele mai frecvent utilizate sunt: inaugurările, aniversările întreprinderii, sărbătorile calendaristice, târgurile, expozițiile și saloanele specializate, manifestările sportive sau culturale, evenimentele socio-politice.

în vederea realizării obiectivelor comunicaționale, întreprinderea se poate orienta către utilizarea evenimentului promoțional, având posibilitatea de a alege, dintre numeroasele variante pe care tehnica le pune la dispoziție, pe aceea sau acelea care se încadrează cel mai bine în strategia comunicațională a organizației.

Practic, eforturile de această natură pot fi direcționate fie în sensul exploatării unor evenimente existente, fie în vederea creării unor evenimente speciale. în cel din urmă caz, avantajul constă în faptul că evenimentul astfel creat reprezintă un suport perfect adaptat obiectivelor de comunicare, capabil să transmită în cele mai bune condiții mesajul dorit țintelor vizate. în același timp, caracterul unic al evenimentului îi conferă originalitate, sporind astfel impactul asupra publicului.

Pentru o organizație, posibilitățile de a crea evenimente sunt practic nelimitate. Important este să știe când și cum să utilizeze această tehnică. Pentru aceasta, fiecare companie trebuie să aibă în vedere câteva aspecte care, în opinia specialiștilor, sunt esențiale:

Trebuie să existe o concordanță între eveniment și mesajul care se dorește a fi transmis.

Eficiența evenimentului este condiționată de calitatea sa. Pentru a corespunde din punct de vedere calitativ, un eveniment trebuie, printre altele, să fie original și să prezinte interes pentru categoria de public vizată.

Costul operațiunii nu trebuie să depășească posibilitățile financiare ale companiei.

Ținând seama de toate celelalte operațiuni prevăzute în planul comunicațional al organizației, este necesară o corectă distribuire în timp a evenimentelor create. Pentru aceasta, se va avea în vedere starea de receptivitate a publicului vizat, întrucât se urmărește, pe de o parte, menținerea în permanență, a interesului publicului, iar pe de altă parte, evitarea atingerii unui prag de saturare.

Din punct de vedere practic, pentru orice companie care ia decizia de a transmite un mesaj prin intermediul evenimentelor de marketing, prezintă importanță modul în care poate fi organizată o asemenea acțiune de promovare.

Indiferent de tipul operațiunii, există câteva reguli de a căror respectare depinde reușita acesteia si anume::

definirea publicului-țintă (cui te adresezi?);

precizarea informațiilor ce urmează a fi transmise (care este mesajul);

stabilirea, cu exactitate, a modalității în care acesta va vi transmis (cum va fi comunicat mesajul?);

indicarea rezultatelor așteptate;

anticiparea riscurilor pe care le presupune operațiunea, importanța lor și stabilirea măsurilor ce ar trebui luate pentru a minimiza aceste riscuri.

Importanța acestor precizări este legată de necesitatea de a asigura coerența dintre eveniment, publicul-țintă, mesajul ce urmează a fi transmis și rezultatele așteptate. Odată asigurată această coerență, obținerea unor efecte optime nu mai depinde decât de o bună organizare. Din punct de vedere organizatoric trebuiesc parcurse mai multe etape si anume:

Conceperea manifestării

Pregătirea operațiunii și lansarea invitațiilor

Execuția: asigurarea derulării evenimentului

încheierea manifestării și prelungirea efectelor acesteia

Din punctul de vedere al viitorului expozant prezintă un interes deosebit modul în care trebuie acționat în vederea organizării participării la o asemenea manifestare. în general, o

26

organizație care-și pune problema promovării produselor prin intermediul târgurilor și expozițiilor trebuie să parcurgă următoarele etape:

Luarea deciziei de a expune la Essen a fost generata de avantajele pe care le oferă participarea la acest gen de manifestări:

în primul rând, este vorba despre concentrarea într-un spațiu restrâns a participanților la tranzacții. Potențialii expozanți își desfășoară activitățile curente pe o arie destul de largă; o manifestare promoțională elimină, temporar, inconvenientul dispersiei teritoriale și favorizează contactul direct. Acest avantaj prezintă importanță cel puțin sub două aspecte: pe de o parte, clienții potențiali au posibilitatea să vadă produsele, să se informeze în legătură cu acestea și chiar să obțină prețuri convenabile, iar pe de altă parte, organizația poate urmări cu ușurință reacțiile cumpărătorilor potențiali, pentru a sesiza măsura în care produsele sunt în concordanță cu cerințele pieței.

în al doilea rând, ambianța specifică îi stimulează pe oamenii de afaceri să încheie contracte. Dialogul cu potențialii furnizori, aflați la târg în calitate de expozanți, se stabilește mult mai ușor decât în cazul în care discuția ar trebui să se desfășoare într-un birou de lucru.

Cu ocazia participării la un târg sau la o expoziție, o organizație are posibilitatea de a-și observa concurenții.

Perfect conștiente de importanța acestor avantaje, întreprinderile iau decizia de a participa la un târg sau la o expoziție mai ales din următoarele motive:

atunci când intenționează să lanseze pe piață un nou produs, o manifestare promoțională de acest tip este, pentru organizație, o foarte bună ocazie de a-1 face cunoscut clienților potențiali și de a-1 testa (mai ales în privința modului de prezentare și a prețului);

un participant la o asemenea manifestare are posibilitatea ca, pe lângă prezentarea produselor, să acționeze și în sensul promovării imaginii organizației;

faptul că participarea la un târg favorizează stabilirea unui număr mare de contacte directe într-un timp foarte scurt reprezintă un avantaj foarte important pentru întreprinderile care doresc să pătrundă pe noi piețe, în zone geografice unde firma nu a fost prezentă până în acel moment;

posibilitatea practicării unor prețuri promoționale pe toată perioada manifestării;

de cele mai multe ori, organizațiile care au obținut rezultate pozitive în urma participărilor anterioare iau decizia de a expune din nou (aceasta presupune, desigur, o analiză a participărilor pe o perioadă de câțiva ani);

unele organizații participă la un târg sau la o expoziție din dorința de a nu lipsi de la o manifestare la care sunt prezenți concurenții (datorită implicațiilor de natură financiară și organizatorică pe care le are o asemenea participare, luarea unei decizii exclusiv din acest motiv nu este recomandabilă.

Indiferent care ar fi motivele pentru care dorește să fie prezentă în cadrul târgurilor și expozițiilor, o organizație nu poate lua decizia de a expune fără să aibă în vedere o seamă de cerințe:

Dacă organizația dorește să-și promoveze produsele pe o piață externă, atunci criteriul esențial trebuie să-l constituie potențialul de desfacere pe piața respectivă;

Este foarte important ca produsele pe care o firmă urmează să le expună să corespundă cerințelor pieței din toate punctele de vedere: calitate, preț, design, garanții, service, piese de schimb, etichetare și ambalare, marcare, specificații etc. Prezentarea unor produse care nu se ridică la nivelul celor expuse de firmele concurente nu poate decât să dăuneze imaginii organizației;

O altă cerință importantă este legată de capacitatea expozantului de a produce suficient pentru a putea răspunde cererii previzibile. Organizația trebuie să poată onora, în cele mai bune condiții, toate comenzile și contractele angajate în perioada târgului, având grijă, totodată, și de respectarea obligațiilor anterioare;

Pentru orice organizație sunt importante și restricțiile de ordin financiar. în primul rând, participarea trebuie să fie bine pusă la punct, pentru aceasta fiind necesare sume importante de bani (pentru închirierea unui spațiu suficient de mare, amenajarea standului și întreținerea acestuia, organizarea unor operațiuni promoționale ș.a.). în al doilea rând, organizațiile trebuie să dispună de suficienți bani pentru a exploata piața și după încheierea manifestării;

Chiar dacă organizația este în măsură să răspundă pozitiv la toate cerințele anterioare, nu trebuie neglijat un aspect important: eficiența. Rezultatele previzionate, concretizate în principal în creșterea volumului vânzărilor, obținerea unui spor de notorietate și consolidarea imaginii, justifică cheltuielile necesare. în caz contrar, participarea poate fi lipsită de sens.

Alegerea celei mai potrivite manifestări. Datorită restricțiilor de ordin financiar, dar și din motive legate de politica sa de marketing, o organizație nu poate participa decât la târgurile și expozițiile care-i asigură obținerea celor mai bune rezultate. De aceea, este important să știe să aleagă, din multitudinea de manifestări, numai pe aceea sau acelea care-i oferă cele mai multe avantaje. La sugestia inițiala a directorului de marketing, care se bucura de o experiența de peste 30 ani in industria aluminiului si aprticiparea la nenumărate expoziții de acest gen, dar si in urma unei atente analize, Messe Essen s-a dovedit a fi alegerea perfecta pentru o prima participare.

Organizarea participării la manifestare. Odată luata decizia de a expune, Vimetco trebuie să se îndreptecu atentia către organizarea participării. Demersul organizatoric necesar prezentării în cele mai bune condiții la un o expoziție presupune parcurgerea următoarelor etape:

Stabilirea obiectivelor acțiunii deja menționate mai sus

Definirea publicului țintă

Elaborarea bugetului.

Programarea activităților de pregătire a participării.

Informarea personalului organizației, a furnizorilor și a clienților despre intenția de a participa.

Conceperea demersurilor promoționale complementare.

Conceperea standului.

Pregătirea personalului care va fi prezent la stand.

Stabilirea modalităților de evaluare a rezultatelor participării.

Este esențial ca organizația să știe, de la bun început, cui se adresează. în vederea atingerii obiectivelor propuse, expozantul trebuie să atragă la standul său anumiți vizitatori. Publicul-țintă al firmei de fata este alcătuit din:

utilizatorii profilelor extrudate din aluminui

marii distribuitorii

O etapă importantă pentru procesul de pregătire a participării la o manifestare promoțională este elaborarea bugetului detaliat al operațiunii. Principalele grupe de cheltuieli avute in vedere au fost:

cheltuielile generale – sumele care trebuie achitate organizatorilor:

drepturile de înscriere;

chiria pentru suprafețele reținute;

asigurări;

locuri pentru parcare;

înscrierea în catalogul expoziției;

invitații;

sumele datorate pentru consumul de energie electrică, pentru utilizarea liniilor telefonice

cheltuieli cu proiectarea și realizarea standului:

cheltuielile cu proiectarea standului (inclusiv onorariul proiectantului); sumele necesare construirii standului sau montării boxelor;

cheltieli cu procurarea mobilierului, a vitrinelor, etajerelor etc., cu fabricarea însemnelor și a panourilor expoziționale;

sumele datorate ca urmare a intervenției prestatorilor de servicii.

cheltuieli cu promovarea

cheltuieli cu publicitatea mass media (în presă, la radio și la televiziune) și cu publicitatea în catalogul târgului;

cheltuieli cu publicitatea prin tipărituri (afișe, broșuri, cataloage, prospecte etc.);

cheltuieli de marketing direct;

cheltuieli necesare organizării unor acțiuni de relații publice (conferințe de presă, recepții, articole de profil în presa specializată etc.).

cheltuieli cu personalul

cheltuieli pentru deplasarea și cazarea personalului implicat în acțiune;

plata personalului care se ocupă de întreținerea standului;

achitarea obligațiilor față de traducători.

alte cheltuieli

sumele necesare pentru asigurarea transportului de materiale;

sumele necesare pentru stocare etc.

Costul participării Vimetco Extrusion la aceasta expoziție a fost cuantificat in suma de 300,000 euro.

Prezența la o manifestare promoțională impune și o planificare riguroasă a tuturor operațiunilor necesare pregătirii participării. Astfel, in elaborarea calendarului participării, managerul de proiect a tinut seama de următorul principiu de bază: calculul a pornit de la termenele critice, începând cu data inaugurării expoziției și continuând cu datele limită pentru rezervarea amplasamentului și expedierea exponatelor. De asemenea odată cu elaborarea calendarului, acesta a desemnat și un responsabil pentru flecare etapă.

într-o organizație modernă, este important ca angajații să adere la obiectivele și la proiectele acesteia. De aceea, informarea personalului în legătură cu decizia de a participa la o manifestare promoțională, precum și în privința obiectivelor stabilite, constituie o cerință de bază, necesară creării unei atmosfere favorabile în jurul proiectului, premisa ce a stat la baza construirii participării la un eveniment de asemenea anvergura.

Atât furnizorii, cât și clienții Vimetco Extrusion au fost informați de intenția companiei de a expune în cadrul Messe Essen, deoarece clienții, informați printr-o scrisoare personalizată despre participarea la manifestare, ca și despre prezentarea unor inovații, organizarea unor operațiuni de promovare a vânzărilor (joc promoțional, demonstrații etc.) vor veni cu siguranță la standul companiei, ocazie cu care pot fi consolidate relațiile de afaceri.

Cu ocazia participării la Messe Essen, Vimetco a utilizat ca tehnica de relații publice, articolele de profil și comunicatele de presă

O campanie promoțională bine pusă la punct trebuie să prevadă o serie de comunicate de presă, publicarea de articole specializate, ca și conferințe de presă.

Publicarea comunicatelor de presă se face înaintea inaugurării târgului. Primul comunicat va furniza informații de natură generală, precum cele în legătură cu produsele ce urmează a fi expuse și motivele pentru care anunțătorul a luat decizia de a se prezenta la manifestare. în următoarele comunicate de presă se va pune accentul pe produsele noi, în special acelea față de care publicul ar putea să manifeste un interes deosebit.

Articolele de profil sunt, de regulă, scrise de persoane din cadrul firmei și urmăresc prezentarea experienței specialiștilor, a rezultatelor obținute de aceștia în munca de cercetare.

Aceste articole pot avea un impact favorabil asupra publicului vizat, contribuind la pregătirea, din punct de vedere promoțional, a participării companiei la târg.

Organizarea conferinței de presă în timpul manifestării este o modalitate de promovare agreată de marea majoritate a expozanților. Reușita acesteia depinde, însă, atât de calitatea și volumul informațiilor, cât și de calitatea prezentării. Cu ocazia conferințelor de presă pot fi oferite și dosarele de presă. Odata aceste aspecte fiind clarificate, Vimetco Extrusion a trecut la următoarea etapa si anume elaborarea standului expozitional.

Prin amplasare, aspect general, ca și prin informațiile pe care le prezintă publicului (prin intermediul exponatelor, al materialelor audio-vizuale, al broșurilor, al personalului), standul expozițional face posibilă transmiterea unui mesaj și contribuie la formarea unei imagini despre organizație. Din acest motiv, se apreciază că realizarea standului, din punct de vedere al concepției, trebuie să fie de competența specialiștilor.

în procesul de proiectare a standului trebuie să se țină seama de următoarele elemente:

dimensiunea bugetului necesar construirii standului (în general, ponderea cheltuielilor necesare conceperii și amenajării standului în totalul cheltuielilor pe care le presupune participarea companiei la manifestare este destul de mică);

numărul manifestărilor la care compania urmează să fie prezentă cu același stand (trebuie avute în vedere problemele legate de transportul, stocarea, asamblarea și amenajarea, întreținerea și ambalarea elementelor din care este alcătuit standul);

imaginea pe care compania dorește să o transmită publicului-țintă;

constrângerile de natură tehnică și de securitate impuse de organizatori;

dimensiunile suprafeței închiriate în vederea amenajării standului și amplasarea în complexul expozițional;

mobilierul necesar aranjării standului: birouri, banchete, scaune, etajere, vitrine, dulapuri, materiale audio-vizuale etc.;

materialele și echipamentele care urmează a fi expuse (este necesară selecționarea atentă a acestora, pentru a evita încărcarea inutilă a standului; astfel, vor fi puse mai bine în valoare exponatele importante);

posibilitatea adaptării, din punct de vedere decorativ, la tema manifestării;

posibilitatea de a expune în stand produse mai vechi, realizate cu mulți ani în urmă, la începutul activității; pentru companiile cu tradiție, aceasta poate fi o bună modalitate de a atrage atenția publicului (de exemplu, un vechi producător de automobile poate prezenta unul din primele modele cu care a pătruns pe piață).

Din punct de vedere structural, un stand poate fi conceput în trei variante: standul economic, standul modular și standul decorativ.

Standul decorativ răspunde cel mai bine cerințelor companiilor care pun accent pe valențele comunicaționale ale acestuia. Amenajarea standului este încredințată unui specialist, care îl va decora în funcție de obiectivele participării la manifestare și de bugetul prevăzut. Chiar dacă varianta este destul de costisitoare, ea poate asigura obținerea unor bune rezultate. A fost si varianta aleasa de Vimetco.

în mod normal, pentru a garanta eficiența prezenței organizației la manifestarea promoțională, un stand trebuie conceput în așa fel încât să poată îndeplini următoarele funcții:

Funcția comunicațională: este esențială pentru companiile care și-au propus să obțină mai mult decât niște rezultate strict comerciale. Un stand corespunzător sub aspect comunicațional este în măsură:

să atragă atenția publicului-țintă, prin concepție, design și modul de prezentare a produselor;

să contribuie la formarea unei imagini favorabile cu privire la organizație, la consolidarea sau, dacă este cazul, la redresarea acesteia;

să prezinte informații interesante și utile tuturor celor interesați.

Funcția comercială este, de asemenea, importantă. Din punct de vedere comercial, standul trebuie să asigure o expunere optimă, astfel încât produsele să fie cât mai bine puse în valoare.

De asemenea, din punct de vedere material, standul va fi astfel conceput, încât să favorizeze

stabilirea unor contacte personale eficiente.

Pentru ca standul cu care participă o companie la un târg sau la un salon specializat să

corespundă în toate aceste privințe, este necesar ca, în conceperea sa, să fie avute în vedere

următoarele:

Amplasarea standului trebuie făcută în așa fel încât să răspundă unor cerințe de ordin psihologic, specifice individului care vizitează un târg. Dacă pentru un client actual poate fi relativ simplu să localizeze standul companiei, identificându-1 mai ușor printre celelalte, lucrurile nu stau la fel cu un client potențial. De aceea, se impun anumite măsuri care să faciliteze reperarea standului de către toți vizitatorii interesați de organizația respectivă.

Identificarea standului cu ajutorul unor însemne, de preferință luminoase, este absolut necesară, mai ales dacă marca organizației este cunoscută publicului vizat. în acest caz, vor fi respectate elementele figurative ale mărcii (logo-ul și emblema), care vor fi amplasate în așa fel încât să poată fi observate cu ușurință de vizitatori.

Amenajarea spațiului de primire într-un mod cât mai plăcut posibil și aprovizionarea permanentă cu documentație de informare. Aspectul agreabil și primitor al acestui spațiu al standului contribuie, în bună măsură, la formarea unei impresii generale favorabile.

Amenajarea unor culoare de trecere care să permită vizitatorilor să parcurgă standul și să observe toate exponatele.

Instalația pentru iluminat trebuie concepută în așa fel încât să pună în valoare exponatele (cu ajutorul unor fascicule de lumină, eventual având în vedere culorile de bază ale standului). Se va urmări ca, printr-un iluminat corespunzător să se creeze o ambianță cât mai plăcută.

Se recomandă utilizarea culorilor tari, vii. în decorarea standului pot fi folosite culori diferite, alese și în funcție de produsele expuse; unele companii preferă să recurgă la culorile proprii, în acest caz asigurându-se identificarea rapidă a standului de către vizitatori și consolidarea imaginii mărcii.

Fotografiile și textele nu trebuie să fie foarte numeroase. în ceea ce privește fotografiile care vor fi amplasate pe pereții standului, este de dorit selecționarea riguroasă a acestora și alegerea celor mai reprezentative imagini. Cât despre texte, amplasarea lor se va face la cel puțin 1,20 metri de sol, astfel încât să poată fi citite cu ușurință, evitându-se, ca și în cazul fotografiilor, supraîncărcarea. Textele vor fi concepute de specialiști într-un limbaj clar și concis și redactate în așa fel încât să poată fi înțelese cu ușurință de vizitatori.

Materialele audio-vizuale vor fi prezentate în locuri special amenajate, astfel încât și lumina și zgomotul să nu deranjeze persoanele interesate. Este indicată programarea difuzării diferitelor materiale și afișarea programului la intrarea în stand.

Animarea standului cu ajutorul unor acțiuni promoționale precum concursurile, loteriile sau demonstrațiile se va face ținând cont de regulile specifice utilizării acestor tehnici de promovare.

întreaga operațiune de creare, amplasare, afișare a standului a fost incredintata de către Vimetco Extrusion unei firme specializate.

STANDUL VIMETCO

Personalul prezent la stand

Succesul participării la manifestarea promoțională depinde, în egală măsură, și de personalul care reprezintă organizația. De aceea, se impune realizarea unei selecții riguroase și asigurarea unui personal optim, atât din punct de vedere cantitativ, cât și calitativ.

Numărul persoanelor prezente la stand va fi stabilit în funcție de dimensiunile acestuia, de posibilitățile financiare ale organizației, ca și de obiectivele pe care și le-a propus cu ocazia participării la manifestare.

Instruirea personalului înainte de inaugurarea târgului este deosebit de importantă, întrucât fiecare trebuie să-și cunoască foarte bine atribuțiile și responsabilitățile. Existența unui responsabil al standului, care să fie investit cu autoritatea necesară conducerii personalului și urmăririi modului în care se derulează operațiunea, este deosebit de utilă. Pentru ca prezența companiei la manifestarea promoțională să fie organizată corespunzător, este necesar să se prevadă următoarele categorii de personal:

Personal de primire: Au fost alese 2 hostess vorbitoare de limba germana si engleza si care au avut rolul de a distribui documentația, de a îndruma pe cei interesați să afle amănunte către personalul în măsură să dea lămuririle cerute, de a înregistra mesajele telefonice, de a asigura menținerea standului în cele mai bune condiții și de a contribui la desfășurarea corespunzătoare a acțiunilor de animație și a activităților promoționale complementare prevăzute în cadrul standului.

Personal comercial: Directorul de marketing, directorul de vanzari care au avut ca sarcina stabilirea unui număr cât mai mare de contacte utile cu partenerii potențiali; datorită sarcinilor care le revin, aceste persoane trebuie să întrunească toate calitățile unui bun negociator.

Personal pentru demonstrații: având în vedere că o demonstrație făcută cu competență, credibilă, poate contribui la crearea unei imagini favorabile și la sporirea interesului vizitatorilor față de produsele expuse, se poate spune că pregătirea corespunzătoare a personalului însărcinat cu acest gen de activitate este esențială, astfel la manifestare a participat si directorul operațional. Prezenta acestuia s-a dovedit a fi de un real folos, cunoștințele sale de natura tehnica stârnind un interes ridicat in rândul vizitatorilor.

ECHIPA VIMETCO EXTRUSION

CONCLUZII

De ce comunicarea prin eveniment? Publicitatea, promovarea vânzărilor, pot asigura, prin mijloace specifice, atingerea acelorași obiective. Și totuși motivele pentru care unele companii apelează la comunicarea prin eveniment sunt legate, în primul rând, de insatisfacțiile provocate, uneori, de utilizarea acestor metode tradiționale.

Transmițând mesajul prin intermediul unui eveniment, acesta este mai rapid recepționat și înțeles, fixându-se totodată mult mai bine în mintea destinatarului. Acesta este și motivul pentru care numeroase organizații recurg la evenimente, atunci când își propun crearea sau creșterea punctuală a notorietății. Un eveniment promoțional bine conceput poate face cunoscut un produs publicului participant, obținându-se rapid și cu destul de mare ușurință o notorietate punctuală. Dacă produsul este deja cunoscut, notorietatea poate fi sporită cu ajutorul unui astfel de eveniment.

Motivele pentru care unii responsabili de marketing recurg la comunicarea prin eveniment sunt legate și de rezultatele, nu întotdeauna satisfăcătoare, obținute în urma utilizării marketingului direct. Adesea, cauzele care provoacă asemenea rezultate sunt fie dificultatea de a dispune de un fișier care să permită organizației să se adreseze țintei dorite, fie imposibilitatea de a obține răspunsuri rapide și corecte, care să furnizeze informații utile și complete. Evenimentul promoțional oferă, și de această dată, soluțiile potrivite, întrucât asigură, pe de o parte, atingerea unor segmente specifice, iar pe de altă parte, interactivitatea cu publicul.

Organizând o manifestare interesantă, atractivă pentru categoria de public vizată, recepționarea rapidă și corectă a mesajului este garantată. în plus, dacă li se cere vizitatorilor, la intrare, să-și spună numele și adresele, se va obține un fișier valoros, ce poate fi utilizat ulterior în marketingul direct.

y\

In același timp, comunicarea prin eveniment prezintă avantajul interactivității, al contactului direct cu publicul. Astfel, participanții se simt vizați personal și implicați în eveniment, în timp ce organizatorii au posibilitatea de a observa impactul mesajului promoțional asupra acestora și de a studia reacțiile spontane.

Din punct de vedere al interactivității, o operațiune de comunicare prin eveniment prezintă un dublu avantaj. Pe de o parte, culegerea de informații despre produs direct de la potențialii clienți, într-un context care favorizează exprimarea sinceră, fără rețineri, a opiniilor. Pe de altă parte, un eveniment creează o atmosferă de încredere și de bună-dispoziție în jurul produsului sau mărcii, ceea ce conduce la îmbunătățirea imaginii sale în rândul participanților.

De obicei, mesajul transmis prin intermediul unui eveniment este mai rapid recepționat și înțeles, fixându-se totodată mult mai bine în mintea destinatarului.

Chiar și pentru marile companii, comunicarea prin eveniment poate reprezenta, uneori, o soluție mult mai bună decât publicitatea. în cazul anumitor categorii de produse, caracterizate printr-o viteză de rotație a stocurilor foarte scăzută datorită prețurilor mari, organizarea unei campanii publicitare la scară națională nu se justifică. Fiind vorba de bunuri care se adresează unui public deloc numeros, promovarea acestora prin intermediul unor evenimente special concepute poate conduce la obținerea notorietății dorite.

Un alt avantaj al comunicării prin eveniment este legat de ușurința și rapiditatea cu care poate fi concepută, de cele mai multe ori, o acțiune specifică acestei tehnici. De cele mai multe ori, datorită caracteristicilor sale, comunicarea prin eveniment permite unei companii să reacționeze cu rapiditate pentru a contracara acțiunile concurenței. La un atac neașteptat din partea unui concurent (campanie promoțională agresivă, descoperirea și lansarea pe piață a unui produs nou, performant etc.), organizația poate riposta prompt, utilizând evenimentul ca armă promoțională.

în cazul Vimetco N.V., implicit al Vimetco ALRO și Vimetco Extrusion decizia de a participa la expoziția de la Essen, Germania, a fost una cu precădere strategică deoarece era pentru prima dată când compania se afișa sub acest nume. Și la ce altă metodă mai eficientă, mai rapidă de a face cunoscut publicului noua denumire, se putea apela decât la comunicarea prin intermediul evenimentului?

Acum , la aproape 9 luni de la participare efectele sunt vizibile: nu numai ca au fost atinse toate obiectivele , în plus firma a reușit in contextul crizei economice actuale să-și extindă portofoliul de clienți și gama de produse și aliaje comercializate.

REFERINȚE BIBLIOGRAFICE www.comunicare.ro

www.vimetco.com

www.aIro.ro

www.messe-essen.de

Brătianu, C., Vasilache, S., Jianu, L, (2006) Business management, București, Editura ASE,pp.l8-23, 36-41, 57-64, 94-104,110-119,138-147, 196-204,211-217

Nicolescu Ovidiu, Verboncu Ioan, (2007) Managementul organizației, București, Editura Economică, pp. 16-34, 50-60,154-165,195-220, 244-268, 316-356

Nicolae, M., Seitz, V., Cheia succesului. Imaginea profesională, Editura Humanitas 2008

Paraschiv, Dorel, International Business, Editura ASE 2005

REFERINȚE BIBLIOGRAFICE www.comunicare.ro

www.vimetco.com

www.aIro.ro

www.messe-essen.de

Brătianu, C., Vasilache, S., Jianu, L, (2006) Business management, București, Editura ASE,pp.l8-23, 36-41, 57-64, 94-104,110-119,138-147, 196-204,211-217

Nicolescu Ovidiu, Verboncu Ioan, (2007) Managementul organizației, București, Editura Economică, pp. 16-34, 50-60,154-165,195-220, 244-268, 316-356

Nicolae, M., Seitz, V., Cheia succesului. Imaginea profesională, Editura Humanitas 2008

Paraschiv, Dorel, International Business, Editura ASE 2005