Norme Si Practici Privind Inventarierea Elementelor Patrimoniale

Norme și practici privind inventarierea elementelor patrimoniale la

cooperativa de consum Vințu de Jos

INTRODUCERE

Lucrarea de față tratează o latură a contabilității financiare, axându-se pe două coordonate: coordonata teoretică ce vizează expunerea și tratarea conceptelor fundamentale ale inventarieri elementelor patrimoniale și coordonata practică, ce presupune integrarea informației contabile, prin tehnici specifice de contabilizare din cadrul Cooperativei de consum Vințu de jos.

Alături de cunoașterea existenței și stării patrimoniului, obiectul contabilității mai include și cunoașterea mișcărilor și transformărilor interne ale patrimoniului. Mișcările sau procesele care se produc în patrimoniul unui agent economic sunt de două tipuri: mișcări sau procese simple, privind elementele patrimoniale, cum ar fi de exemplu, intrările și ieșirile de elemente patrimoniale; mișcările sau procesele complexe, care se produc în situațiile când elementele patrimoniale își modifică atât conținutul cât și structura, adică au loc transformări esențiale în structura și conținutul patrimoniului.

Inventarierea elementelor de activ și de pasiv reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de activ și de pasiv ale fiecarei unități, precum și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu, aparțiând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței unității pentru respectivul exercițiu financiar.

Legea contabilității nr 82/ 1991, republicată specifică că persoanele juridice și fizice care organizează și conduc contabilitate proprie au obligația să efectueze inventarierea generală a patrimoniului la începutul activității, cel puțin o dată pe an pe parcursul funcționării sale, de regulă, la sfârșitul anului, în cazul fuzionării, divizării sau încetării activității.

Toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspundere gestionară sau în folosință, dupa caz, salariților ori administratorilor entității.

Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corecă și la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.

Motivația și importanța temei

Agenții economici se confruntă în activitatea curentă cu probleme în stabilirea situației reale a tuturor elementelor de activ și pasiv în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței unității pentru respectivul exercițiu financiar.

Am ales această temă deoarece am lucrat în domeniul comerțului cu amănuntul și consider că este foarte important să ști să-ți determini situația exactă a elementelor patrmoniale deoarece în activitaea desfășurată pot avea loc unele modificări catitaive și valorice ale patrimoniului datorită neatenției, furturilor, etc.

Contabilitatea reflectă continuu și în totalitate existența și modificarea elementelor patrimoniului ce apar datorită operațiilor economice din cadrul unităților patrimoniului. Existența și mișcarea valorilor materiale și bănești sunt consemnate în documente și apoi înregistrate în evidența contabilă și evidența operativă, însă aceste date prezentate în contabilitate pot să fie diferite în raport cu situația reală patrimonială.

În activitatea curentă pot avea loc unele modificări cantitative și valorice ale patrimoniului care nu pot fi consemnate în documente. Cauzele care pot determina unele necorelări între situațiile înregistrate în contabilitate și situația reală pot fi : schimbări de produse în substanța bunurilor materiale sub influiența factorilor naturali, greșeli de manipulare privind calitatea bunurilor eliberate, neglijență, neatenție, furturi, delapidări.

Din aceaste cauze este necesar ca periodic să se confrunte datele din evidența contabilă cu realitatea pentru cunoașterea exactă a elementelor patrimoniale, utilizând inventarierea ca procedeu al metodei contabilității.

Importanța inventarierii contribuie la stabilirea corectă a indicatorilor de calcul și evidență, contribuie la înfăptuirea controlului asupra integrității și corectei gestionări a patrimoniului unității, contribuie la mobilizarea rezervelor interne, accelerarea vitezei de rotație a mijloacelor circulante și respectarea disciplinei financiare etc.

Importanța inventarierii se face simțită în două momente și anume : în cursul exercițiului pentru controlul gestiunilor și la închiderea exercițiului pentru stabilirea situației patrimoniale reale și în vederea întocmirii bilanțului contabil.

Metodologia cercetării utilizată în lucrare

Prin metodologie, în sens larg, se înțelege ansamblul unor metode folosite în cercetarea științifică sau, pur și simplu, știința efectuării cercetării. Etimologia cuvântului ne conduce către cuvintele grecești metodos (drum, cale) și logos (știință).

Prin metodologia cercetării se înțelege existența unei discipline în care se dezvoltă modalitatea de realizare a cunoașterii științifice și privește ansamblul elementelor care intervin în cercetarea vieții sociale.

Scopul fundamental al metodologiei este de a ajuta înțelegerea în termeni cât mai largi posibili, nu atât produsele științifice cât procesul de cunoaștere însuși.

Metodologia cercetării științifice economice este o parte a științei economice și poate fi definită ca un ansamblu de principii, de etape și faze, de metode, tehnici și instrumente de investigare și cunoaștere științifică a fenomenelor economice.

În elaborarea lucrării am folosit următoarele metode de cercetare:

Metoda comparației – reprezintă compararea a două sau sau mai multe probleme, informații, etc. și constă în căutarea explicației faptelor prin compararea lor cu altele de același gen, asemănătoare sau contrastante. În lucrare este folosită această metodă în capitolul 2 cu privire la metodele de inventariere, inventarul intermitent și inventarul permanent și în tratarea valorii de inventar .

Metoda exercițiului – exercițiul este o metodă cu o arie foarte largă de utilizare, la toate disciplinele de învățământ și în contabilitate, și la orice nivel de instruire. Există în acest sens o gamă foarte largă de exerciții care cuprinde: exerciții de analiză gramaticală, de mânuire a unor aparate, fizice, etc. Exercițiul este modalitatea prin care se realizează în mod conștient și repetat, o suită de acțiuni și operații mentale sau motrice, în scopul formării de noi deprinderi și priceperi, capacități și aptitudini, al consolidării cunoștințelor.

Disciplinele economice și în special contabilitatea prin caracterul ei practic, se pretează la utilizarea acestei metode, deși exercițiile nu vor conduce la formarea de priceperi și deprinderi ci vor viza o serie de operațiuni intelectuale specifice cum ar fi: aplicarea unor formule de calcul, analiza și înregistrarea în contabilitate a unor operații economice, calcularea unor indicatori economici, completarea unor documente de evidență contabilă, etc.

Acest tip de metodă a fost folosit în capitolul 3 „Contabilitatea operațiunilor de inventariere” .

Metoda studiului de caz – este o metodă utilizată în domenii variate atât pentru cercetare cât și pentru învățământ, și se definește ca fiind modalitatea de a analiza o situație specifică, deosebită, modelată sau simultată, care există sau poate să apară într-o acțiune, fenomen, sistem de orice natură, denumită după caz, în vederea rezolvării ei, în raport cu nevoile înlăturării unor neajunsuri sau modernizării proceselor, asigurând luarea unor decizii optime în domeniul respectiv.

Acest tip de metodă a fost folosit în lucrare la capitolul 4. „Analiza economico – financiară a activității Cooperativei de Consum Vințu De Jos” unde am studiat și analizat indicatorii economico – financiari ai firmei pe parcursul a 3 perioade.

CAPITOLUL 1

PREZENTAREA GENERALĂ A SOCIETĂȚII

1.1. Forma și gradul societății cooperative

În prima parte a lucrării prezentăm informații generale despre forma și gradul societății, structura organizatorică și sistemul informatic utilizat de Cooperativa De Consum Vințu De Jos. Deoarece structura organizatorică are la bază membrii cooperatori este important să cunoaștem drepturile și obligațiile acestora.

“ Cooperativa De Consum Vințu De Jos Societate cooperativă ” cu sediul în Vințu de Jos, jud.Alba, are forma juridică cooperativă de consum de gradul 1, având personalitate juridică de la data înregistrârii în Registrul Comerțului.

Societatea cooperativă de consum este o asociație autonomă de persoane fizice constituită pe baza consimțământului liber exprimat de acestea, în scopul promovării intereselor economice, sociale și culturale ale membrilor cooperatori, fiind deținută în comun și controlată democratic de către membrii săi, în conformitate cu principiile cooperatiste și este considerat un agent economic cu capital privat.

Societatea cooperativă se constituie prin contract de societate și statut, care pot fi încheiate sub forma unui înscris unic numit act constitutiv. Actul constitutiv se încheie sub semnătură privată și se semnează de către toți membrii fondatori
Capitalul social al Cooperativei de consum Vințu de Jos Societate Cooperativă este de 11.310 lei și se divide în 1131 părți sociale a căror valoare nominală este de 10 lei.Totalul membrilor cooperatori la data de 30.04.2006 este de 98. Un membru cooperator poate deține părți sociale în limita și în condițiile prevăzute de actul constitutiv, fără a putea depăși 20% din capitalul social.

Rețeaua de magazine este desfășurată pe zona Vinț-Cugir și cuprinde 7 unități :Magazin Alimentar Vințu de Jos, Magazin Sibișeni, Magazin Blandiana, Magazin Mereteu, Magazin Purcăreți, Magazin Săliștea, Magazin Sărăcsău. Fiecare unitate este gestionată de un lucrător gestionar, angajat pe perioadă nedeterminată cu normă de 1/1, normă de ½ sau normă de ¾,. Unitatea are 11 angajați , dintre care 4 sunt personal TESA.

Principiile cooperatiste nu au caracter normativ, fiind folosite la aplicarea și interpretarea Legii Cooperației nr.1/2005 și sunt:

Principiul asocierii voluntare și deschise potrivit căruia societățile cooperative se constituie pe baza liberului consimțământ și sunt deschise tuturor persoanelor care sunt de acord să-și asume responsabilitățile calității de membru cooperator, fără nici un fel de discriminare pe criterii de naționalitate, origine etnică, religie, apartenență politică, origine socială sau sex.

Principiul controlului democratic al membrilor cooperatori potrivit căruia societățile cooperative funcționează în mod democratic și sunt controlate de către membrii cooperatori, care participă la stabilirea politicilor și adoptarea deciziilor. Persoanele care activează ca reprezentanți aleși sunt răspunzătoare în fața membrilor cooperatori. În societățile cooperative de gradul 1, membrii au drepturi egale de vot, fiecare membru având un singur vot, indiferent de numărul părților sociale deținute. Societățile cooperative de grad superior sunt organizate și ele în mod democratic.

Principiul participării economice a membrilor cooperatori conform căruia membrii contribuie în mod echitabil la constituirea proprietății societății cooperative, exercitând asupra acesteia un control democratic. Cel puțin o parte a acestei proprietăți este indivizibilă. Membrii cooperatori primesc, de regulă, o compensație în bani sau în natură, din profitul stabilit pe baza situației financiare anuale și a contului de profit și pierderi, proporțional cu cota de participare la capitalul social. Membrii cooperatori alocă din profitul net al societății cooperative sumele necesare realizării următoarelor scopuri: dezvoltarea societății cooperative, sau sprijinirea altor activități aprobate de către membrii cooperatori.

Principiul autonomiei și independenței societăților cooperative potrivit căruia societățile cooperative nu sunt în relații de subordonare față de alte instituții publice sau private și sunt controlate de către membrii lor. Intrarea în raporturi juridice cu alte persoane fizice sau juridice, inclusiv Guvernul, sau atragerea de finanțare din surse externe se face cu asigurarea controlului democratic al membrilor cooperatori și cu menținerea autonomiei societăților cooperative.

Principiul educării, instruirii și informării membrilor cooperatori conform căruia societățile cooperative asigură educarea și instruirea membrilor lor, reprezentanților aleși, directorilor executivi sau angajaților, astfel încât aceștia să poată contribui efectiv la dezvoltarea societăților cooperative din care fac parte. Societățile cooperative informează publicul, în mod special tineretul și liderii de opinie, în legătură cu natura și avantajele cooperației.

Principiul cooperării între societățile cooperative potrivit căruia, pentru promovarea și realizarea intereselor membrilor cât mai eficient și pentru a consolida mișcarea cooperatistă, societățile cooperatiste lucrează împreună în cadrul structurilor locale, naționale, regionale și internaționale.

Principiul preocupării pentru comunitate conform căruia societățile cooperative acționează pentru dezvoltarea durabilă a comunităților din care fac parte, prin politici aprobate de membrii lor.

1.2. Strucura organizatorică a Cooperativei de Consum Vințu De Jos

Adunarea generală este alcătuită din totalitatea membrilor cooperatori.Aceasta se convoacă de către consiliul de administrație sau de administratorul unic, după caz.
Convocarea se face fie prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, fie prin semnarea convocatorului de fiecare membru cooperator și publicarea cu cel puțin 15 zile înainte de data adunării generale în unul dintre ziarele de largă răspândire din localitatea în care se află sediul societății cooperative sau din cea mai apropiată localitate.

Consiliul de administrație sau administratorul unic, după caz, este obligat să convoace adunarea generală la cererea a cel puțin unei zecimi din numărul total al membrilor cooperatori, a cenzorilor sau în situația în care constată că, în urma unor pierderi, activul net, determinat ca diferență între totalul activelor și datoriile societății cooperative, reprezintă mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social ori că numărul membrilor cooperatori s-a redus sub minimul legal.
Adunarea generală va avea loc în termen de 30 de zile de la cerere sau de la data constatării pierderilor ori a reducerii numărului membrilor cooperatori sub minimul legal.
În situația în care consiliul de administrație sau administratorul unic, după caz, nu convoacă adunarea generală, la sesizarea oricăruia dintre membrii cooperatori care au cerut convocarea, instanța competentă în a cărei rază teritorială își are sediul societatea cooperativă, cu citarea părților, va putea ordona convocarea, desemnând dintre membrii cooperatori persoana care o va prezida.
La prima convocare, adunarea generală ordinară este legal constituită în prezența a jumătate plus unu din numărul membrilor cooperatori și poate lua hotărâri valabile cu majoritatea voturilor membrilor cooperatori prezenți, iar adunarea generală extraordinară este legal constituită în prezența a trei pătrimi din numărul membrilor cooperatori și poate lua hotărâri valabile cu majoritatea voturilor membrilor cooperatori prezenți. Un membru cooperator poate fi reprezentat în adunările generale numai de alt membru cooperator.

Adunarea generală ordinară are următoarele competențe:
a) să dezbată, să aprobe sau să modifice situația financiară anuală, după ascultarea

raportului administratorilor, cenzorilor sau auditorilor financiari, după caz, și să fixeze

valoarea dividendelor;
b) să aleagă președintele societății cooperative;
c) să aleagă administratorii și cenzorii;
d) să stabilească remunerația cuvenită administratorilor și cenzorilor pentru exercițiul în

curs;
e) să se pronunțe asupra gestiunii administratorilor;
f) să stabilească bugetul de venituri și cheltuieli și, după caz, programul de activitate, pentru

exercițiu financiar următor;
g) să hotărască încredințarea conducerii societății cooperative unui director executiv și să

stabilească criteriile de performanță pentru contractul de administrare;
h) să aprobe înscrierea unor noi membri cooperatori;
i) să aprobe excluderea membrilor cooperatori;
j) să aprobe constituirea și utilizarea rezervei statutare sau contractuale, precum și a altor.

Administrarea și gestionarea societății cooperative sunt asigurate de către administratorul unic în persoana doamnei Corina Gogîță sau consiliul de administrație, alcătuit dintr-un număr impar de membri, aleși prin vot secret pe o perioadă de 4 ani, stabiliți prin actul constitutiv, în funcție de complexitatea activității societății cooperative și de numărul de membri cooperatori.

Membrii consiliului de administrație sau administratorul unic, după caz, își încep activitatea numai după ce au semnat contractul de administrare în care sunt prevăzute criteriile de performa

Votul secret este obligatoriu pentru alegerea președintelui societății cooperative, consiliului de administrație sau a administratorului unic, după caz, și a cenzorilor, pentru revocarea lor și pentru luarea hotărârilor referitoare la răspunderea administratorilor.
Pentru activitatea depusă, membrii consiliului de administrație sau administratorul unic, după caz, sunt remunerați cu o indemnizație fixă, stabilită de către adunarea generală, în afara drepturilor ce decurg din calitatea de membru cooperator. nță aprobate de adunarea generală.
Membrii consiliului de administrație nu pot fi asociați, acționari, administratori, directori executivi sau cenzori în societăți comerciale care au același obiect de activitate cu cel al societății cooperative.

Administratorii sunt obligați să depună, în termen de 30 de zile de la alegerea lor, o garanție bănească ce nu poate fi mai mică decât valoarea a zece părți sociale.
Garanția rămâne în contul societății cooperative și nu poate fi restituită decât după eliberarea administratorului din funcție, dar nu mai devreme de data la care adunarea generală a aprobat situația financiară anuală a ultimului exercițiu financiar în care administratorul a îndeplinit această funcție și i-a dat descărcarea.

Consiliul de administrație sau administratorul unic, după caz, este obligat să țină evidențele și registrele prevăzute de legislația în vigoare și de actul constitutiv.

Președintele societății cooperative este de drept președintele consiliului de administrație sau administratorul unic, după caz în persoana domnului Beudean Mircea.

Președintele societății cooperative asigură conducerea activității curente a societății cooperative, îndeplinirea hotărârilor adunării generale și a deciziilor consiliului de administrație.
Președintele societății cooperative este ales dintre acei membri cooperatori care au calități manageriale și experiență în domeniu.

Președintele societății cooperative reprezintă societatea cooperativă în relațiile cu terții, în limita atribuțiilor stabilite prin contractul de administrare și prin actul constitutiv.

Membru cooperator este o persoană fizică care depune o cerere de înscriere și subscrie la capitalul social al societății cooperative aportul prevăzut de actul constitutiv; persoanele juridice care participă la constituirea societăților cooperative de gradul 2 vor fi considerate membri cooperatori în cadrul acestei societății.

Membru fondator este o persoană fizică sau persoană juridică care semnează actul constitutiv al societății cooperative;

Nu pot fi membri fondatori persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile sau care au fost condamnate prin hotărâre judecătorească definitivă pentru infracțiunile de corupție, spălare de bani, evaziune fiscală, gestiune frauduloasă, abuz de încredere, fals, uz de fals, înșelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă, dare sau luare de mită, precum și pentru infracțiunile prevăzute de prezenta lege.

Poate fi membru cooperator orice persoană fizică care a împlinit vârsta de 16 ani, precum și orice persoană juridică.Prin actul constitutiv se poate prevedea dacă membrul cooperator, persoană fizică sau persoană juridică, trebuie să domicilieze ori să aibă sediul în raza teritorială de activitate a societății cooperative.

Calitatea de membru cooperator încetează în oricare dintre următoarele situații:
a) retragerea membrului cooperator din societatea cooperativă;

b) excluderea membrului cooperator din societatea cooperativă;

c) decesul membrului cooperator, persoană fizică, respectiv încetarea, în condițiile legii, a

activității membrului cooperator persoană juridică;

d) încetarea, în condițiile legii, a calității de persoană juridică a societății cooperative, în

condițiile prevăzute de prezenta lege și de actul constitutiv al societății cooperative.

1.3. Drepturile și obligațiile membrilor cooperatori

1.3.1 Drepturile membrilor cooperatori

Membrii cooperatori au dreptul să aleagă să fie aleși în organele de conducere ale societății cooperative și să participe la adunările generale, să își exercite dreptul de vot la adoptarea hotărârilor și să propună măsuri pentru îmbunătățirea activității societății cooperative.

Membrii cooperatori beneficiază de facilitățile și serviciile oferite de societatea cooperativă și primesc dividende din profitul anual proporțional cu participarea la capitalul social.

Deasemenea au dreptul să solicite și să primească din partea administratorilor informații privind activitatea economico-financiară a societății cooperative, să consulte registrul de procese verbale al adunărilor generale și să solicite convocarea adunării generale extraordinare a membrilor cooperatori conform prevederilor prezentei legi.

Ei pot solicita și includerea pe ordinea de zi a adunării generale a membrilor cooperatori a unor noi probleme.În cazul în care apar neînțelegeri ei pot să atace în justiție hotărârile adunării generale a membrilor cooperatori în condițiile prevăzute de prezenta lege.

În condițiile prevăzute de actul constitutiv și de legea cooperației ei au dreptul să se retragă din societatea cooperativă. Pe lângă drepturile enumerate mai sus pot beneficia și de alte drepturi prevăzute de actul constitutiv.

1.3.2. Obligațiile membrilor cooperatori

Membrii cooperatori au obligația să verse la termenele stabilite valoarea aportului subscris în societatea cooperativă și să aducă la îndeplinire hotărârile adunării generale și ale celorlalte organe de conducere ale societății cooperative.

Aceștia trebuie să nu fie în același timp membri cooperatori în societăți cooperative concurente și să nu exercite același comerț sau altul concurent pe cont propriu sau în contul altei persoane.

Deasemenea membrii cooperatori trebuie să respecte valorile și principiile mișcării cooperatiste și nu în ultimul rând prevederile actului constitutiv al societății cooperative.

1.4. Sistemul informatic utilizat în cadrul Cooperativei De Consum Vințu De Jos

Un sistem informatic cuprinde: echipamente (hardware), produse-program (software), informaticieni (analiști, programatori, operatori), colecții de date și cunoștințe asupra sistemului. Analiștii (proiectanții) de sistem informatic sunt cei care îl conturează structural și funcțional, programatorii concep unitățile de prelucrare automată a datelor din colecții, iar operatorii asigură manevrarea și gestionarea resurselor sistemului.

În această epocă în care schimbările tehnologice accelerate se conjugă cu o competiție severă în lupta pentru informație și cunoaștere, miza de autoritate a sistemelor informatice se relevă a fi considerabilă la nivelul oricărei organizații. Dacă la început chestiunea utilizării eficiente și eficace a tehnologiilor informatice era vazută ca o simplă problemă de automatizare a activitășilor administrative curente, astăzi interesul pentru stăpânirea sistemelor informatice capată valențe strategice, indiferent de mărimea organizațiilor sau de domeniul lor de activitate.

Ca activitate specializată în măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute, contabilitatea trebuie să asigure, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991 înregistrarea cronologică și sistematică, prelucrarea, publicarea și păstrarea informațiilor cu privire la poziția financiară, performanța financiară și fluxurile de trezorerie atât pentru cerințele interne ale acestora, cât și în relațiile cu investitorii prezenți sipotențiali, creditorii financiari și comerciali, clienții, instituțiile publice și alți utilizatori.

Din punct de vedere al instrumentelor la care se apelează, conducerea contabilității oricărei entități patrimoniale se poate efectua prin două modalități, și anume: fie manual, utilizând hârtia și cerneala, fie cu ajutorul calculatorului, caz în care completarea documentelor și prelucrarea datelor contabile se efectuează cu ajutorul echipamentelor informatice, aici intervenind automatizarea contabilității. La momentul actual ținerea contabilității se efectuează apelând într-o masură mai mare sau mai mica la forma manuală sau automatizată, dar cu o tendință tot mai mare de a renunța la conducerea contabilității prin utilizarea pastei de pix pentru completarea documentelor pe suport de hârtie, dat fiind aportul substanțial al computerului în domeniul financiar-contabil, prin avantajele incontestabile pe care le aduce.

Informatizarea activităților financiar-contabile dintr-o organizație necesită revizuirea modului de organizare a sistemului, astfel încât să se creeze mediul necesar trecerii de la tratarea manuală a datelor la cea automatizată, beneficiind de posibilitățile sistemelor de calcul. Ca atare, gestiunea, administrarea și managementul subsistemului financiar-contabil dintr-o unitate, pe baze informatice, necesită analiza și proiectarea prealabilă a unui sistem informatic adecvat necesităților și posibilităților entității respective.

Contabilitatea, ca stiință aplicativă, presupune organizarea și conducerea ei la toate persoanele juridice care, potrivit legii, trebuie să o conducă. În zilele noastre, managementul contabil al unităților patrimoniale a devenit dependent de computer, calculatorul asistând contabilitatea practică și contabilii pas cu pas, de la introducerea datelor despre operațiunile economico-financiare efectuate, care determină modificări ale patrimoniului entității respective, până la elaborarea documentelor de sinteză, de la deschiderea până la închiderea ciclului contabil, de la începutul până la încheierea exercițiului financiar, de la înființarea unității până la încetarea activității acesteia.

Utilizarea calculatorului și a tehnologiilor informatice în activitatea financiar-contabilă a fiecărei organizații este una tot mai accentuată. Tehnologiile informatice asigură o informare rapidă și exactă atât a utilizatorilor interni de informație contabilă, cât și celorlalți utilizatori (parteneri comerciali, bănci, alți creditori, organisme ale puterii de stat etc.) Prin informatizare contabilitatea se află pe un drum fară întoarcere. Astăzi, nimeni nu mai concepe conducerea contabilității oricărei unități fară a utiliza aplicații informatice financiar-contabile și alte programe destinate a oferi suport tehnic modern acestei științe.

Contabilitatea la Cooperativa De Consum Vințu De Jos este condusă de Corina Gogîță prin intermediul sistemelor informatice caz în care completarea documentelor și prelucrarea datelor contabile se efectuează cu ajutorul echipamentelor informatice. Sistemul informatic ulilizat de entitate este compus din echipamente hardware și sofware și anume Cooperativa dispune de un program de contabilitate numit winmentor cu ajutorul căruia se ține contabilitatea tuturor operațiunilor efectuate.

Compartimentul de contabilitate din cadru Cooperativei De Consum Vințu De Jos are rolul de a :

răspunde de desfășurarea în conformitate cu prevederile legislației în vigoare a activității financiar-contabile din cadrul societății .

organiza și conduce evidența contabilă privitoare la gestionarea valorilor materiale, bunurilor de inventar și mijloacelor bănești;

evidenția și urmări decontarea cu debitorii și creditorii;

organiza efectuarea în termen, potrivit reglementărilor în vigoare, a operațiunilor de inventariere a valorilor materiale și bănești și a decontărilor;

întocmi situația privind facturile intrate și neachitate;

înregistra documentele de plată către organele bancare și, în conformitate cu reglementările în vigoare, urmărește primirea la timp a extraselor de cont și verificarea acestora cu documentele însoțitoare;

semnala conducerii instituției orice probleme deosebite legate de activitatea acesteia, despre care ia cunoștință în timpul îndeplinirii sarcinilor sau în afara acestora, chiar dacă acestea nu vizează direct domeniul în care are responsabilități și atribuții.

întocmi documentele prevăzute de actele normative în vigoare în vederea impozitării beneficiului realizat de societate .

întocmi documentele necesare pentru eliberarea sumelor reprezentînd salariile, stimulentele și recompensele acordate personalului din cadrul societății, în condițiile respectării legalității în acest domeniu .

gestiona și asigura securitatea mijioacelor bănești preluate în cadrul societății și

răspunde de respectarea plafonului de casă în numerar, potrivit reglementarilor în vigoare; raspunde de efectuarea în deplină legalitate a operațiunilor de casă .

Cooperativa De Consum Vințu De Jos are forma juridică cooperativă de consum de gradul 1, fiind considerat un agent economic cu capital privat organizată conform pricipiilor cooperatiste și condusă de președintele în persoana domnului Beudean Mircea. Este formată dintr-un număr de 98 de membrii deținători de părți sociale, fiecare având anumite drepturi și obligații legate de societate. În ce privește contabilitatea, este organizată de doamna Corina Gogîță beneficiind de un sistem informatic eficient și eficace.

CAPITOLUL 2.

ABORDĂRI TEORETICE PRIVIND INVENTARIEREA

2.1. Inventarierea și locul său în contabilitate

În partea a doua a lucrării prezentăm aspecte teoretice privind inventarierea evidențiind locul său în contabilitate prin funcțiile pe care le îndeplinește, metodele de inventariere și ce presupune utilizarea fiecărei metode pentru o entitate și nu în ultmul rând desfășurarea inventarierii prin caracterizarea fiecărei etape a acesteia.

Inventarierea este un procedeu utilizat de către mai multe discipline economice, fiecare dintre acestea atribuindu-i o anumită accepțiune.

Din punctul de vedere al contabilității inventarierea este un procedeu de verificare faptică a existenței și stării mijloacelor economice, a creanțelor și datoriilor unei unități patrimoniale.

Posibilitatea existenței unor neconcordanțe între datele din contabilitate și realitate, a impus inventarierea ca procedeu important al metodei contabilității. Astfel, pentru a cunoaște situația reală a patrimoniului, atât de către utilizatorii interni ai informațiilor contabile cât și de către cei externi, legea contabilității a stabilit obligativitatea inventarierii periodice elementelor de activ și datorii cel puțin o dată pe an.

Inventarierea este importantă deoarece :

permite întocmirea corectă a documentelor contabile de sinteză și calculul corect al

indicatorilor economico-financiar furnizați de contabilitate;

prin inventariere se efectuează controlul asupra integrități și gestionării patrimoniului

În acest fel, devine posibilă descoperirea eventualelor nereguli și stabilirea răspunderilor împotriva persoanelor vinovate.

Inventarierea se află în strânsă legătura cu celelalte procedee ale metodei contabilității, documentarea, contul, balanța de verificare, bilanțul. Astfel toate operațiunile economice se consemnează în documente corespunzătoare, datele din documente se înregistrează în conturi, exactitatea înregistrărilor din conturi se verifică cu ajutorul balanței de verificare, informațiile din conturi se confruntă cu realitatea și se pun de acord cu aceasta prin intermediul inventarierii, pe baza tuturor acestor lucrări se întocmește bilanțul contabil, document de sinteză și informare a utilizatorilor.

Unitățile patrimoniale au obligația legală să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, la începutul activității, cel puțin odată în cursul exercițilui financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetări activități, precum și în următoarele situații:

la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe

prevăzute de lege;

ori de câte ori sunt indicii că există minusuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi

stabilite cert decât prin inventariere;

ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

cu prilejul reorganizării gestiunilor;

ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;

în alte cazuri prevăzute de lege

La începutul activității entității, inventarierea are ca scop principal stabilirea și evaluarea elemnetelor de natura activelor ce constituie aport la capitalul entității.

Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia incheierii exercițiului financiar, avându-se în vedere și specificul activității fiecărei entități. Entitățile care, potrivit legii, au stabilit exercițiul financiar diferit de anul calendaristic, organizează și efectuează inventarierea anuală astfel încât rezultatele acesteia să fie cuprinse în situațiile financiare întocmite pentru exercițiul financiar stabilit.

În situația inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate și înscrise în listele de inventariere actualizate cu intrările și ieșirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii și data incheierii exercițiului financiar.

Răspunderea pentru buna organizare a inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se efectuează de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele de mai sus. În decizia de numire se menționează în mod obligatoriu componența comisiei ( numele președintelui și membrilor comisiei) modul de efectuare a inventarieri, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarieri, data de începere și terminare a operațiunilor.

Pentru desfășurarea în bune condiții a operațiunilor de inventariere, în comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corectă și la timp a inventarieri.

Locul ocupat de inventariere în cadrul contabilității este confirmat și de funcțiile acestui procedeu și anume :

Funcția de control a concordanței dintre informațiile furnizate de contabilitate și realitate

Oricât de riguros este organizată activitatea de recepție, depozitare, gestionare și eliberare din gestiune a bunurilor economice, oricât de bine este organizată și ținută contabilitatea elementelor patrimoniale, în anumite situații pot să apară diferențe dintre soldurile scriptice și realitate. De regulă informațiile furnizate de contabilitate au un caracter relativ deoarece :

bunurile economice, materiale și bănești, suferă pe timpul transportului,

manipulării și depozitării anumite modificări cantitative și calitative. Aceste modificări se datorează unor factori obiectivi și subiectivi pe care contabilitatea nu-i poate surprinde și consemna în momentul acționării lor. Astfel se înregistrează scăderi cantitative ( perisabilități) datorită proprietăților fizico-chimice ale elementelor materiale care se evaporă, se usucă, se oxidează, se scurg etc. Unele bunuri își pierd parametrii calitativi datorită expirării termenului de garanție ( alimente, medicamente), depozitării necorespunzătoare, accidentelor. Alte bunuri dimpotrivă, cresc în greutate cum este cazul animalelor tinere și animalelor la îngrășat;

în anumite gestiuni sau la unele sortimente de bunuri au loc sustrageri, furturi,

risipă, proastă gospodărire;

unele date din documentele primare se omit cu ocazia înregistrării lor în

contabilitate, se înregistrează de mai multe ori sau se înregistrează eronat;

personalul care gestionează, manipulează mișcarea acestor bunuri dă dovadă de

neglijență sau nepricepere ( confuzii între sortimente sau alte erori);

la unele sortimente s-au creat stocuri fără mișcare, greu vandabile sau de prisos;

unele comenzi de producție în curs ( producție neterminată) sunt anulate datorită

renunțărilor făcute de clienți sau unele proiecte de cercetare și investiții sunt abandonate;

la unele elemente patrimoniale se înregistrează calamități naturale, alte cazuri de

forță majoră ( clienți incerți, furturi prin efracție).

Prin compararea situației faptice, stabilită prin inventariere, cu situația scriptică din contabilitate se stabilesc plusurile și minusurile de inventar și se iau măsuri în vederea punerii de acord a soldurilor scriptice cu realitatea, în vederea întăririi ordinei în gestionarea patrimoniului, în vederea delimitării răspunderilor.

Cu ajutorul inventarieri se identifică bunurile inutilizabile, comenzile sistate, creanțele vechi și neîncasate și se iau pe această bază măsuri pentru preîntămpinarea sau limitarea pagubelor, pentru creșterea vitezei de rotație și sporirea eficienței. Analizând cauzele care au dus la neîncasarea sau neplata la termen a creanțelor și obligațiilor sa iau măsuri menite să ducă la întărirea disciplinei decontărilor.

Funcția de stabilire a situației nete și a rezultatului exercițiului

Inventarierea este punctul de pornire și punctul de închidere al oricărui exercițiu.Pe baza inventarieri se deschid conturile și tot pe baza inventarieri se închid conturile și se definitivează bilanțul contabil. După cum s-a arătat, situația netă a patrimoniului se determină cu ajutorul relației :

Situația netă a patrimoniului = Active (inventariate) – Datorii ( inventariate)

Dacă se face abstracție de modificarea aportului proprietarului la capitalul social, atunci rezultatul net al exercițiului se determină în funcție de variația situației nete, astfel :

Rezultatul = Situația netă a patrimoniului – Situația netă a patrimoniului

la finele exercițiului financiar la începutul exercițiului financiar

Prin inventariere se confirmă realitatea activelor patrimoniale și a datoriilor, asfel asigurându-se premisele determinării corecte a situației nete, a obligațiilor fiscale și a rezultatului net.

Funcția de calcul și evidență a stocurilor, consumurilor și vânzărilor

Unitățile patrimoniale mici și mijloci pot folosi pentru evidența stocurilor metoda inventarului intermitent. În această variantă de lucru se înregistrează în conturile de stocuri numai stocurile inițiale și finale ale elementelor patrimoniale respective. Astfel în cazul materiilor prime, materialelor, mărfurilor aprovizionate de la terți, intrările în patrimoniu se înregistrează direct în conturile de cheltuieli corespunzătoare. La sfârșitul fiecărei luni, prin inventariere se stabilesc stocurile finale care se scad din cheltuieli și se înregistrează în conturile de stoc. Aceste stocuri finale se anulează la începutul lunii următoare prin includerea lor în cheltuieli. În aceste condiții, inventarierea stocurilor de la sfârșitul fiecărei luni stă la baza determinării ieșirilor din depozite ( a consumurilor și a vânzărilor ) astfel :

E (ieșirile sau consumurile) = Si (stoc inițial) + I (intrări) – Sf (stoc final)

Astfel, determinarea lunară a cheltuielilor cu stocuri materiale precum și a veniturilor din producția stocată, în condițiile utilizării inventarului intermitent, se realizează prin inventarieriere.

2.2. Metode de inventariere

Potrivit definiției date de dicționar, prin inventar se înțelege „documentul în care sunt trecute și evaluate, sub aspect cantitativ și valoric, toate mijloacele de care dispune la un moment dat o persoană fizică sau juridică”. Noțiunea de inventar semnifică și posibilitatea pe care o oferă contabilitatea, de a stabili scriptic, permanent sau periodic, nivelul stocurilor. Din acest punct de vedere întâlnim :

inventarul permanent

inventarul intermitent

Prin inventarul permanent ( în contabilitatea financiară și contabilitatea de gestiune) se determină cantitativ și valoric stocul final după fiecare operație de intrare sau ieșire.

Realizarea evidenței mărfurilor prin inventar permanent, presupune folosirea următoarelor documente :

documente contabile de evidență a stocurilor care pot fi : fișa de magazine, fișa

formularului cu regim special, fișa de magazine cu repartizarea ieșirilor, fișa de cont analitic pentru valori materiale, registrul stocurilor etc. Cu ajutorul acestor documente se asigură determinarea stocului scriptic cantitativ sau cantitativ valoric după fiecare operațiune de intrare și ieșire de stocuri;

documente primare sau centralizatoare de evidență a intrărilor de stocuri care pot

fi : nota de recepție și constatare de diferențe, bonul de predare- transfer- restituire, procesul verbal de recepție, etc. Aceste documente stau la baza înregistrării intrărilor scriptice în documentele contabile de evidență a stocurilor;

documente primare sau centralizatoare de evidență a ieșirilor de stocuri care pot fi

bonul de consum, ( individual sau colectiv), fișa limită de consum, dispoziția de livrare – avizul de expediție, procesul verbal de consum. Aceste documente stau la baza înregistrării ieșirilor scriptice din documentele contabile de evidență a stocurilor.

O variantă simplificată a inventarului permanent a stocurilor se poate realiza prin combinarea acestuia cu inventarul intermitent, potrivit căruia, în loc de a calcula stocul final, după fiecare operațiune de intrare – ieșire de stocuri se calculează, la intervale scurte de timp, numai ieșirile după relația :

E = Si +I – Sf

Această tehnică presupune o organizare și conducere a contabilității gestiunii stocurilor mai puțin complexă eliminând întocmirea documentelor de evidență a ieșirilor de stocuri și operarea lor în documentele de evidență a stocurilor. În același timp, tehnica respectivă reclamă însă inventarieri faptice, care trebuie efectuate la intervale scurte de timp și sunt câteodată greu de realizat.

Indiferent de natura stocurilor și de sistemul documentelor cu care se realizează evidența existenței și mișcării stocurilor, acestea trebuie evaluate.

Metoda inventarului permanent asigură cunoașterea în orice moment a nivelului stocurilor, cu ajutorul conturilor de stocuri, realizându-se astfel un inventar scriptic continuu. O condiție a acestei metode este ca toate operațiile de intrare – ieșire să fie evaluate la același tip de preț.

Inventarul intermitent poate fi aplicat la întreprinderile mici și mijlocii și presupune stabilirea ieșirilor și înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la finele perioadei de gestiune.

Matematic, valoarea ieșirilor de mărfuri se determină astfel :

Camv = Si + I – Sf

în care :

Camv – costul de achiziție al mărfurilor vândute

Si – valoarea stocului inițial

I – valoarea intrărilor

Sf – valoarea stocului final

Prin metoda inventarului intermitent înregistrarea cheltuielilor cu stocurile se face la intrarea acestora și nu la descărcarea gestiunii, ca în cazul inventarului permanent.

Dezavantajul metodei constă în imposibilitatea urmăririi gestiunilor de stocuri, a controlului prin contabilitate și de aici, orice eventual lipsă poate poate fi considerată o ieșire.

Doctrina contabilă prevede următoarele criteria pentru înfințarea gestiunilor :

volumul operațiilor de primire – predare dintr-o perioadă de timp dată;

volumul, suprafața și amplasamentul spațiului de depozitare.

În funcție de volumul operațiilor de primire – predare dintr-o perioadă de timp dată se stabilește numărul de gestiuni dintr-o unitate patrimonială. Astfel, într-o unitate patrimonială de dimensiuni reduse poate fi înființate o singură gestiune pentru toate stocurile care le deține, în timp ce într-o unitate patrimonială mare, este necesar să se înfințeze gestiuni specializate pe principalele categorii de mărfuri.

Cel de- al doilea criteriu, volumul, suprafața, și amplasamentul spațiului de depozitare determină de asemenea, înființarea de gestiuni distinct. În funcție de acest criteriu se pot înființa depozite central sau generale care deservesc întreaga unitate patrimonială sau depozite de repartizare care deservesc de regulă unității operative, magazine, standuri, chioșcuri etc.

La înfințarea gestiunilor de mărfuri trebuie avut în vedere faptul că pentru fiecare categorie de stoc a cărui evidență se realizează cu ajutorul unui cont distinct, aceasta să poată fi identificabilă. Acest lucru este determinat de necesitatea creării condițiilor pentru facilitarea controlului gestionar. În ultimă instanță, este vorba despre asigurarea concordanței dintre soldurile scriptice ale conturilor de stocuri și valoarea stocurilor faptice constatate cu ocazia inventarierii.

“Potrivit normelor contabile din țara noastră, în condițiile utilizării inventarului permanent, unitățile patrimoniale își pot organiza contabilitatea analitică a stocurilor după una din următoarele metode, în funcție de specificul activității și de necesitățile proprii :

metoda cantitativ – valorică;

metoda operativ – contabilă ( pe solduri);

metoda global valorică.

Prin metoda cantitativ – valorică evidența operativă și analitică a gestiunilor de stocuri se face astfel :

evidența operativă se conduce numai cantitativ la locurile de depozitare, cu ajutorul “Fișei de magazie” deschisă pentru fiecare element stocabil în parte. Gestionarul calculează stocul cantitativ scriptic după fiecare operațiune de intrare sau ieșire de stoc. Cu ocazia inventarierilor periodice fișa de magazie permite confruntarea operativă a stocului scriptic cu cel real și determinarea plusurilor și/sau minusurilor de inventar cantitative.

evidența analitică se conduce cantitativ – valoric la contabilitate cu ajutorul “Fișelor de cont analitic pentru valori materiale” deschise pentru fiecare element stocabil în parte, pentru care s-a deschis o fișă de magazie distinctă la locul de depozitare. Înregistrările în Fișele de cont pentru valori materiale se fac document cu document pe baza actelor de intrare – ieșire a stocurilor în și din gestiuni care au stat la baza fiecărei înregistrări în fișa de magazie.

Pentru a se justifica predarea – primirea tuturor documentelor de intrare – ieșire de către gestionar compartimentului contabilității gestiunii stocurilor, se poate utiliza Borderoul de predare a documentelor în care gestionarul semnează de predarea documentelor, iar compartimentul contabilității gestiunii stocurilor de primirea lor. De asmenea, cu ocazia preluării documentelor de la gestionar, compartimentul contabilității verifică stocurile cantitative scriptice din fișa de magazie și semnează de exactitatea acestora.

Concomitent cu înregistrarea fiecărui document de intrare – ieșire în fișa de cont analitic pentru valori materiale se pot întocmi situații centralizatoare respectiv, situația stocurilor intrate și situația stocurilor ieșite în care intrările și ieșirile sunt grupate pe conturile corespondente ale conturilor de stocuri. În acest fel aceste situații centralizatoare stau la baza înregistrărilor în contabilitate.

Controlul gestionar – contabil al existenței și mișcării stocurilor se realizează prin :

confruntarea concordanței dintre datele cantitative ( intrări, ieșiri și stoc) din fișele de cont analitic pentru valori materiale și datele similare din fișa de magazie.

confruntarea concordanței dintre datele valorice ( debit, credit, sold) din fișele de cont analitic pentru valori materiale și totalurile balanțelor de verificare analitice ale conturilor de stocuri.

Sintetizând principalele operațiuni pe care le presupune aplicarea metodei cantitativ – valorice de evidență operativă și analitică a gestiunilor de stocuri sunt :

la locurile de depozitare :

primirea – predarea bunurilor în baza documentelor de dispoziție privind intrarea – ieșirea acestora;

înregistrarea documentelor de dispoziție de intrare – ieșire în fișele de magazie;

întocmirea borderourilor de predare a documentelor de intrare – ieșire compartimentului contabilității.

la compartimentul contabilității :

verificarea necesității, exactității și oportunității operațiunilor de intrare – ieșire de stocuri și confirmarea corectitudinii înregistrărilor efectuate de gestionari în fișele de magazie ;

evaluarea cantităților intrate sau ieșite din stoc în conformitate cu procedeele de evaluare acceptate de legislație și doctrina contabilă și adoptate de unitatea patrimonială ;

înregistrarea intrărilor și ieșirilor valorice în conturile de stocuri ;

întocmirea balanței de verificare analitică a conturilor de stocuri.

Metoda cantitativ – valorică are avantajul că poate furniza în orice moment date cu privire la existența și mișcarea stocurilor. Dezavantajul metodei constă în aceea că necesită un volum mare de muncă întrucât înregistrarea mișcărilor cantitative de stocuri se face, pentru necesități de control în vederea asigurării integrității lor, atât în fișele de magazie cât și în fișele de cont analitice.

Există o versiune simplificată a metodei cantitativ – valorice care constă în comasarea evidenței operative de la locurile de depozitare cu evidența analitică de la compartimentul contabilitate. În acest caz fișa de magazie este suprimată, întocmindu-se numai fișa de cont analitic pentru valori materiale.Avantajul acestei variante simplificate constau în furnizarea cu operativitate a datelor cu privire la nivelul, structura și mișcarea stocurilor, concomitent cu reducerea volumului de muncă. Trebuie însă subliniat faptul că necesită un personal gestionar bine calificat, care să posede pe lângă cunoștințele de gestiune a stocurilor și cunoștințele de contabilitate.

Metoda operativ–contabilă (pe solduri) are la baza documentul intitulat „Fișa centralizatoare a mișcărilor valorice pe grupe de solduri” care vine să înlocuiească Fișele de cont analitic pentru valori materiale în care înregistrările se fac numai valoric (intrări, ieșiri, sold).

Concordanța dintre stocurile scriptice din Fișele de magazie și datele contabilității gestiunii stocurilor, se face cu ajutorul unui așa numit “Registru al stocurilor” care servește ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale și de verificare a concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și contabilitate. Registrul stocurilor se întocmește de compartimentul contabilitate la sfârșitul fiecărei luni, pe feluri de materiale, produse grupate pe depozite (magazii), conturi, grupe eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fișele de magazie. Evaluarea se face în conformitate cu procedeele de evaluare practicate de unitate, astfel încât pe fiecare grupă, stocul valoric din registrul stocurilor să fie egal cu soldul din fișa centralizatoare a mișcărilor valorice pe grupe de mărfuri.

Metoda se pretează foarte bine în unitățile care dețin computere și aplicații informatice, cu ajutorul cărora se urmărește operativ existența și mișcarea cantitativă a stocurilor și periodic, valoric, cu ocazia înregistrărilor efectuate în contabilitate.

Metoda global – valorică poate fi practicată atunci când nu există obligația legală, iar conducătorii unităților patrimoniale nu dispun de ținerea unei evidențe cantitativ – valorice pentru stocurile ce fac obiectul gestiunii. În cazul acestei metode, evidența operativă a mărfurilor se realizează la locul de depozitare cu ajutorul fișelor de magazie iar la compartimentul contabilitate se ține numai o evidență global valorică cu ajutorul așa numitei „Fișă de cont pentru operații diverse”.

Verificarea concordanței dintre stocurile existente la locurile de depozitare și soldul global valoric din fișa de cont pentru operații diverse se face periodic prin :

evaluarea stocurilor scriptice din fișa de magazie prin procedee concordante cu evaluarea intrărilor și ieșirilor și confruntarea sumei acestora cu soldul global valoric din fișa de cont pentru operații diverse.

inventarierea faptică a stocurilor, confruntarea lor cu stocurile scriptice din fișele de magazie, evaluarea stocurilor faptice din listele de inventariere și confruntarea sumei lor cu soldul global valoric din fișa de cont pentru operații diverse.

Principalul avantaj al acestei metode constă în reducerea volumului de muncă, prin eliminarea fișelor de cont analitice pentru valori materiale de la compartimentul contabilității.

Metoda are și o versiune simplificată care presupune eliminarea completă a evidenței operative a existenței și mișcărilor cantitative a stocurilor respectiv, a fișei de magazie și ținerea numai a evidenței global- valorice, la compartimentul contabilității sau chiar la locul de depozitare cu ajutorul fișei de cont pentru operații diverse.

Cu toate că metodele prezentate au în vedere organizarea contabilității stocurilor și putându-se regăsi în sfera controlului indirect (documentar), am considerat utilă prezentarea lor pentru înțelegerea tehnicii inventarierii realizând astfel legătura între subsistemele de control, în vederea eficientizării întregii activității de control.

2.4. Etapele inventarieri

Inventarierea generală a patrimoniului este o lucrare complexă care presupune parcurgerea mai multor etape, astfel :

Schema nr :1 Etapele inventarierii

1. Pregătirea inventarierii

Pregătirea inventarieri este o etapă importantă de care depinde în mare măsură, eficiența întregii operațiuni de inventariere. Ea presupune luarea unor măsuri de natură organizatorică și contabilă care să asigure desfășurarea corectă și în bune condiții a întregii inventarieri.

Măsuri organizatorice necesare pentru efectuarea inventarierii

Tabel nr : 1

Lucrările pregătitoare de natură contabilă sunt :

asigurarea înregistrării tuturor operațiunilor în contabilitatea sintetică, analitică și

în evidența operativă condusă în cadrul gestiunilor;

verificarea exactității înregistrărilor, prin confruntarea informațiilor din

contabilitate cu cele din evidența operativă și prin întocmirea balanțelor de verificare sintetice și analitice;

ridicarea de la gestiune a tuturor evidențelor operative și vizarea lor după ultima

operațiune ( fișe de magazie, benzi de la casele de marcat, rapoarte de gestiune etc).

Din comisia de inventariere fac parte persoane cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică. Nu pot face parte din această comisie gestionarii depozitelor supuse inventarieri și nici contabilii care țin evidența gestiunilor respective.

Atribuțiile comisiei de inventariere sunt următoarele :

să ceară gestionarului o declarație scrisă din care să rezulte dacă acesta :

gestionează valori materiale și în alte locuri de depozitare;

are în gestiune și alte bunuri materiale ce aparțin terților, primite cu sau fără documente;

are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoștință;

are valori nerecepționate sau livrate pentru care nu s-au întocmit documentele aferente;

a primit sau eliberat valori materiale fără documente legale;

deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor din gestiunea sa;

are documente de primire eliberare care nu au fost operate în evidența gestiuni sau care nu au fost predate la contabilitate.

identifice toate locurile unde există valori ce urmează a fi inventariate;

asigure în prezența gestionarului închiderea și sigilarea căilor de acces în gestiuni, ori de câte ori se întrerup operațiile de inventariere sau se părăsește gestiunea;

verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului, la gestiunile cu vânzare cu amănuntul și depunerea acestuia la casieria centrală a unității;

controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsurare sau cântărire au fost verificate sau dacă sunt în bună stare de funcționare;

solicite predarea la magazii, pe baza documentelor a tuturor pieselor, ansamblurilor, sau agregatelor a căror prelucrare s-a încheiat;

solicite colectarea din secții a produselor reziduale, deșeurilor.

În cazul în care gestionarul lipsește, se procedează astfel :

comisia de inventariere aplică sigiliul și comunică aceasta conducerii unității

patrimoniale;

conducerea unității înștințează imediat în scris pe gestionar despre inventarierea

ce urmează să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixate pentru începerea

lucrărilor;

dacă gestionarul sau reprezentatul său legal nu se prezintă la locul, ziua și ora

fixate inventarierea se efectuează în prezența altei persoane numită prin decizie

scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar.

Desfășurarea corespunzătoare a inventarierii presupune sistarea operațiunilor de predare – primire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se măsuri pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Dacă operațiunile de predare – primire a bunurilor nu pot fi suspendate, se stabilește zonă tampon în care să se depoziteze bunurile primite în timpul inventarierii sau să permită expedieri la clienți. Operațiunile respective se efectuează numai în prezența comisiei de inventariere care menționează pe documentele respective „primit sau eliberat în timpul inventarierii”, după caz, cu evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor. Programul și perioada inventarierii se afișează la loc vizibil.

2. Efectuarea inventarierii propriu – zise

Această etapă se concretizează în completarea listelor de inventar, cu informații privind verificarea existenței fizice a fiecărui element patrimonial. Aceste liste se întocmesc diferențiat pentru :

gestiuni global – valorice;

gestiuni cantitativ – valorice.

Pentru gestiunile cu evidență global – valorică (specifice comerțului cu amănuntul) în cazul cărora contabilitatea nu poate furniza o situație analitică pe fiecare sortiment, la inventariere nu pot rezulta diferențe cantitative în plus sau în minus. Eventualele diferențe de inventar se pot determina numai în final, prin compararea soldului valoric global al gestiunii (furnizat de contabilitate), cu totalul valoric al listelor de inventariere.Dar operațiunea de inventariere poate identifica unele bunuri (în cazurile cele mai frecvente) care au suferit anumite deprecieri și prin urmare ele trebuie evaluate în inventar la o valoare mai mică decât cea contabilă.

Pentru satisfacerea unor asemenea exigențe, listele de inventariere utilizate în cazul gestiunilor global – valorice trebuie să ofere mai întâi posibilitatea determinării exacte a stocurilor faptice (existente în gestiune la data inventarieri) evaluate la valoarea lor contabilă (adică la prețurile de înregistrare în contabilitate) și în al doilea rând, a valorii de inventar (actuale) a stocurilor inventariate, precum și a diferenței dintre cele două valori.

Listele de inventariere pentru inventarierea gestiunilor global – valorice pot fi utilizate și de alte unități decât cele comerciale cu amănuntul (la care evidența mărfurilor și ambalajelor se ține numai global – valoric). Astfel aceste liste servesc ca :

document pentru inventarierea rechizitelor de birou, imprimantelor, materialelor de ambalat, precum și evidența cărților tehnice procurate din fondurile de producție ( exploatare);

document pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor valorice din gestiunile inventariate;

document pentru inventarierea mărfurilor și ambalajelor aflate în evidența cantitativ – valorică a unităților cu amănuntul;

document justificativ de înregistrare în evidența de la locurile de depozitare și în contabilitate;

document pentru întocmirea Registrului – inventar;

document de fundamentare pentru calculul provizioanelor pentru deprecieri.

Asemenea liste se întocmesc în trei exemplare, din care două de către comisia de inventariere și unul de gestionar sau de un reprezentant al său, pe gestiuni și pe conturi de valori materiale și se semnează obligatoriu de membri comisiei, de gestionar și de contabilul care ține evidența gestiunii. În situația predări – primiri de gestiuni, listele de inventariere se întocmesc în cinci exemplare, trei pentru comisie și câte unul pentru predător, respectiv primitor.

Se menționează și faptul că pentru bunurile deteriorate total sau numai parțial, degradate, fără mișcare sau care nu mai pot fi valorificate se întocmesc liste de inventariere separate.

În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de toți gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionari, iar în cazul predării – primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana ( sau persoanele) care predă gestiunea, cât și de gestionarul care o primește.

Obiectivele inventarierii și tehnica de efectuare

Tabel nr : 2

Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităților inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ținând seama de dimensiunile și unitățile de măsură cu care figurează în evidența de la locurile de depozitare și în contabilitate.

După terminarea lucrărilor de inventariere pe fiecare filă se calculează totalul indicilor naturali în coloana „cantitate” și totalul coloanei “valoare” iar apoi comisia de inventariere întocmește recapitulația listelor de inventariere care va cuprinde : numărul fiecărei liste de inventariere, totalul indicilor naturali și valoarea totală a bunurilor inventariate.

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarieri prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunțită a exactității tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor și înregistrărilor din contabilitate și din evidența de la locurile de depozitare. Greșelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Listele de inventariere au următorul circuit :

Schema nr : 2 Circuitul listelor de inventariere

La gestiunile cu evidență cantitativ – valorică, lucrurile sunt ceva mai complexe. Pentru aceste gestiuni, contabilitatea ține o evidență analitică foarte riguroasă, pe fiecare sortiment, atât din punct de vedere cantitativ, cât și valoric. Drept urmare, la inventarierea bunurilor din aceste gestiuni, pot fi întâlnite patru situații diferite după cum urmează :

bunurile la care nu se înregistrează diferențe cantitative în plus sau în minus și nici deprecieri ale valorii lor;

bunuri la care se constată plusuri sau minusuri cantitative, dar care nu sunt afectate de deprecieri sau degradări;

bunuri la care nu se constată diferențe cantitative în plus sau în minus, dar care sunt depreciate sau degradate (total sau parțial);

bunuri la care se înregistrează atât diferențe cantitative în plus sau în minus, cât și depreciari sau degradări care le afectează valoarea actuală.

Listele de inventariere specifice gestiunilor cu evidență cantitativ – valorică servesc ca :

documente pentru inventarierea valorilor materiale aflate în gestiunile unității;

documente de bază pentru stabilirea plusurilor și lipsurilor de valori materiale (imobilizări, stocuri) și a altor valori (elemente de trezorerie);

documente justificative de înregistrare în evidența depozitelor și în contabilitate a plusurilor și minusurilor constatate;

documente pentru întocmirea registrului – inventar;

documente pentru stabilirea provizioanelor pentru depreciere;

documente centralizatoare ale operațiunilor de inventariere.

Lista de inventar se întocmește într-un exemplar, la locurile de depozitare, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale și imobilizările corporale ale unității și separat pentru cele în custodie, aflate asupra personalului unității la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc și se semnează de membrii comisiei de inventariere și de gestionar.

În cazul unei gestiuni colective, listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii, iar în cazul predării – primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana care predă gestiunea cât și de gestionarul care preia gestiunea.

Dacă inventarierea nu se termină într-o zi, la finele zilei se sigilează încăperea și se semnează listele de către membri comisiei, pe fiecare filă. Pe ultima filă a listei de inventariere se trece durata efectivă a acesteia și mențiunea gestionarului din care să reiese că :

toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa;

bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa;

obiecțiile pe care le are de făcut;

mai are bunuri neinventariate.

Valorea de inventar se stabilește de comisia de inventariere cu respectarea dispozițiilor legale. Modalitățile de efectuare a inventarierii sunt prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare.

Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii, se face la valoarea actuală a fiecărui element, denumită valoarea de inventar, stabilită în funcție de utilitatea bunului, starea acestuia și prețul pieței.

Într-o formă corelativă, evaluarea la inventar, iar pe această bază recunoașterea activelor și datoriilor se prezintă după cum urmează :

3. Întocmirea documentelor aferente inventarierii

Contabilitatea se caracterizează prin aceea că orice operație economică sau financiară trebuie să fie consemnată într-un document întocmit la locul și în momentul producerii ei.

Prin și pe baza acestor documente se formalizează în scris și se organizează procesele de culegere, prelucrare, stocare și transmitere a datelor.

Exactitatea conținutului documentelor, întocmirea lor clară, la timp și cu toate datele prezintă o deosebită importanță întrucât asigură ținerea la zi a contabilității, contribuind la conducerea operativă a unităților.

Având în vedere procesul de cunoaștere și gestiune a patrimoniului, documentele justificative îndeplinesc două funcții: informațională și gestionară.

Funcția informațională constă în faptul că documentele asigură datele de intrare în sistemul contabil, furnizând informații de reflectare și control pentru cunoașterea fiecărei operații care provoacă modificări în masa patrimoniului.

Funcția gestionară a documentelor justificative rezultă din faptul că ele fac dovada înfăptuirii operațiilor economice și financiare. Pe baza lor se stabilesc și se angajează răspunderi, drepturi și obligații cu privire la mișcările de valori produse în elementele patrimoniale.

În general formularele care se întocmesc cu ocazia inventarieri patrimoniului sunt :

decizia de inventariere;

declarația de inventar;

procesul verbal de sigilare;

listele de inventariere;

extrasul de cont;

registrul inventar;

procesul verbal privind rezultatele inventarierii;

notă explicativă;

decizia de imputare;

angajamentul de plată.

Decizia de inventariere se întocmește de administratorul, ordonatorul de credite sau altă persoană care are răspunderea gestionării patrimoniului, la solicitarea șefului compartimentului de control financiar în conformitate cu planul semestrial de control aprobat de Consiliul de Administrație. Decizia de inventariere se atașează la dosarul de control și se arhivează la compartimentul financiar – contabil.

Declarația de inventar servește ca declarație scrisă a gestionarului răspunzător de gestiunea valorilor materiale și bănești, pe care o prezintă comisiei de inventariere. Se întocmește într-un exemplar, de gestionar, după sigilarea locurilor de păstrare a valorilor materiale și bănești de care răspunde gestionarul respectiv sau acolo unde nu este posibil înainte de începerea operației de inventariere.Declarația se datează și se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiune și de către comisia de inventariere care atestă că a fost dată în prezența sa.Declarația se arhivează la compartimentul financiar- contabil,împreună cu lucrările comisiei de inventariere.

Comisia de inventariere are obligația să întocmească procesul verbal de sigilare, în prezența gestionarului, ori de câte ori se întrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea.Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri și căile lor de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate în fișete, casete, dulapuri, încuiate și sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarieri, de către responsabilul comisiei de inventariere.

La reluarea lucrărilor se controlează dacă sigiliul este intact. În caz contrar, acest fapt se consemnează într-un proces verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, luându-se măsurile necesare.

Extrasul de cont servește la comunicarea și solicitarea de la debitor a sumelor pretinse rămase neachitate, provenite din relații economico-financiare, precum și ca instrument de concliere prearbitrală.Se întocmește în trei exemplare, de către compartimentul financiar – contabil al unității beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.

Extrasul de cont circulă la conducătorul compartimentului financiar – contabil și la conducătorul unității emitente, pentru semnare (toate trei exemplarele), și la unitatea debitoare (exemplarele 1 și 2) care restituie unității emitente exemplarul 2 semnat pe verso de către conducătorul unității, pentru confirmarea debitului în vederea decontării prin poștă sau prin bancă, atunci când se depune ordinul de plată.Eventualele obiecții asupra sumelor din extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de către conducătorul unității și conducătorul compartimentului financiar – contabil și se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces verbal. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conțină în principal următoarele elemente: data întocmirii; numele, prenumele membrilor comisiei de inventariere; numărul și data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariată; data începerii și terminării inventarierii; rezultatele inventarierii; concluziile și propunerile comisiei în legătură cu plusurile și minusurile constatate, cu persoanele vinovate și măsurile ce trebuie luate în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, a celor fără mișcare, cu mișcare lentă, greu vandabile, propuneri pentru reintegrarea acestora în circuitul economic; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea bunurilor și alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse în procesul verbal se prezintă în termen de trei zile de la data încheierii operațiunilor de inventariere, administratorului unității patrimoniale, care în termen de cel mult cinci zile decide cu avizul compartimentului juridic asupra soluționării propunerilor, cu respectarea dispozițiilor legale.

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidența operativă, cât și în contabilitate, în termen de cel mult 15 zile de la data terminării operațiunilor de inventariere.

Anual, rezultatele inventarierii se centralizează în Registrul – inventar care servește, pe de o parte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii patrimoniului, iar pe de altă parte, drept probă în litigii. Potrivit Normelor metodologice elaborate și aprobate de Ministerul Finanțelor Publice, registrul – inventar se întocmește la începutul activității, sfârșitului exercițiului sau cu ocazia încetării activității, fără ștersături și fără spații libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere și procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

Registrul – inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărei poziții cuprinse în toate conturile bilanțiere. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul – inventar se înregistrează soldurile evidențiate în listele de inventariere actualizate cu valoarea intrărilor și ieșirilor, până la data închiderii exercițiului.

În cazul încetării activității Registrul – inventar se completează cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea dată. Registrul – inventar se arhivează la compartimentul financiar – contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

Nota explicativă se solicită de organele de inventariere ori de câte ori se constată deficiențe sau abateri care atrag măsuri de sancționare, disciplinare, contravenționale sau penale.

Decizia de imputare servește ca document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele încadrate în muncă și ca titlu executoriu din momentul comunicării.Decizia de imputare se întocmește în două sau mai multe exemplare, în funcție de numărul persoanelor răspunzătoare pentru paguba produsă pe baza actelor de constatare.

Angajamentul de plată servește ca angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unității , titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor și ca titlu executoriu pentru execuția silită în caz de nerespectare a angajamentului. Angajamentul de plată se întocmește într-un exemplar, de persoana care se angajează, în condițiile în care există document din care rezultă pagube sau alte obligații de plată.

4. Valorificarea rezultatelor inventarierii

Valorificarea rezultatelor inventarierii presupune, de fapt, stabilirea, regularizarea și înregistrarea în contabilitate a diferențelor constatate la inventariere, acțiune ce se realizează prin compararea cantităților și valorilor consemnate în listele de inventar, cu cantitățile și valorile înregistrate în contabilitate. În acest sens, se verifică mai întâi exactitatea datelor din contabilitate, cu ajutorul balanțelor de verificare sintetice și analitice, apoi se verifică exactitatea datelor din inventar, prin compararea listelor de inventar scrise de membrii comisiei și de gestionar.

În aczul inventarului intermitent, stocurile fizice existente la încheierea perioadei de gestiune se stabilesc fără a mai fi necesară confruntarea acestora cu stocurile scriptice, iar valorile materiale inventariate se evaluaeză la prețul de înregistrare al ultimei intrări în gestiune.

Evaluarea stocurilor scriptice se face respectând principiul permanenței metodelor, potrivit căruia regulile de evaluare trebuie menținute.

La stabilirea valorii de inventar se aplică principiul prudenței, potrivit căruia nu se admite supraevaluarea elementelor de activ și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv și a cheltuielilor.

La active dacă se constată că valoarea de inventar, stabilită în funcție de utilitatea bunului și prețul pieței, este mai mare decât valoarea la care sunt înregistrate acestea în contabilitate, în listele de inventariere se vor trece valorile din contabilitate. În cazul invers, în listele de inventar se trece valoarea de inventar.

Pentru toate plusurile, minusurile și deprecierile constatate la bunuri, precum și pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripție a creanțelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicații scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării bunurilor, respectiv a urmăririi decontării creanțelor. Pe baza explicațiilor primite și a documentelor analizate, comisia de inventariere stabilește natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor și deprecierilor constatate precum și natura plusurilor propunând, în conformitate cu dispozițiile legale, modul de regularizare a diferențelor dintre datele din contabilitate și cele faptice, rezultate în urma inventarieri.

În contabilitate pentru diferențele în minus (deprecieri) neimputabile, se constituie provizioane, dacă deprecierea este reversibilă sau se înregistrează amortismente suplimentare (pentru imobilizări) dacă deprecierea este ireversibilă.

După stabilirea plusurilor sau a minusurilor de inventar se procedează la regularizarea diferențelor. În principiu, plusurile se înregistrează ca intrări în patrimoniul unităților, iar minusurile se recuperează de la vinovați sau se trec asupra cheltuielilor, după caz.

Stabilirea sumelor care se impută persoanelor vinovate se face la valoarea de înlocuire, care reprezintă costul de achiziție al bunurilor la data constatării pagubei. Acest cost de achiziție cuprinde : prețul de cumpărare practicat pe piață, la care se adaugă taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport – aprovizionare și alte cheltuieli necesare punerii în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunurilor respective. Pentru bunurile care nu se pot cumpăra de pe piață și care se impută, valoarea lor de imputare se stabilește de o comisie formată din specialiști în domeniul respectiv. La toate aceste componente se adaugă taxa pe valoare adăugată.

În cazurile în care lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracțiuni, se are în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții :

să existe riscul de confuzie între sorturile aceluiași bun material, din cauza asemănării în ceea ce privește aspectul exterior : culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente.

diferențele constatate în plus sau în minus să se refere la aceeiași perioadă de gestiune și la aceeiași gestiune.

Nu se admite compensarea în cazurile în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorită vinovăției persoanelor care răspund de gestionarea acestor bunuri.

Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje și alte valori materiale care întrunesc condițiile de compensare datorită riscului de confuzie se aprobă anual de către administratorii, ordonatorii de credite sau persoana care are obligația gestionării și servesc pentru uz intern în cadrul entităților respective.

Compensarea se face pentru cantități egale între plusurile și minusurile constatate. În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a diferenței în plus.Această eliminare se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute, în ordine crescătoare.

În cazul în care cantitățile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decât cantitățile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalității cantitative prin eliminarea din calcul a cantității care depășește totalul cantitativ al plusurilor.Eliminarea se face începând cu sorturile care au prețurile unitare cele mai scăzute în ordine crescătoare.

Pentru bunurile la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situația în care cantitățile lipsă sunt mai mari decât cantitățile constatate în plus.În această situație cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la bunurile la care s-au constatat lipsurile.

Dacă în urma aplicării scăzămintelor respective mai rămân diferențe cantitative în minus, cotele de scăzăminte se pot aplica și asupra celorlalte bunuri admise în compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferențe. Diferența stabilită în minus în urma compensări și aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentând prejudiciul pentru entitate, se recuperează de la persoanele vinovate, în conformitate cu dispozițiile legale.

Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor.Imputarea acestora se face la valoarea de înlocuire.

Normele de scăzăminte nu se aplică anticipat, ci numai după constatarea existenței efective a lipsurilor și numai în limita acestora.Normele de scăzăminte nu se aplică automat, fiind considerate limite maxime.

Practic diferențele constatate cu ocazia inventarierii sunt regularizate prin următoarele modalități :

compensarea plusurilor cu minusurile de inventar;

acordarea de perisabilități normale;

acordarea combinată a compensărilor și a perisabilităților;

înregistrarea plusurilor de inventar și imputarea minusurilor persoanelor vinovate.

Prin inventariere se controlează modul de conservare a mijloacelor economice, ceea ce contribuie la întărirea spiritului gospodăresc în gestiunile respective.

Prin inventariere se efectuează controlul asupra integrității și gestionării patrimoniului și se creează premisele pentru întocmirea corectă a situaților financiare, precum și pentru calculul indicatorilor economico-financiari. Inventarierea trebuie să respecte procedurile și etapele stabilite, să se efectueze de către o comisie cu pregătirea corespunzătoare și cel puțin odată pe an și în cazurile prevăzute de lege.

CAPITOLUL 3

Efectuarea inventarierii și valorificarea rezultatelor la Cooperativa de Consum Vințu De Jos

3.1. Etapele inventarierii la Cooperativa De Consum Vințu De Jos

În această parte a lucrării prezentăm modul de defășurare a inventarierii la Cooperativa De Consum Vințu De Jos și reflectarea în contabilitate a rezultatelor obținute în urma inventarierii prin confruntarea situației scriptice din documentele contabile cu situația faptică din listele de inventariere.

“Potrivit Normelor contabile actuale, inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de activ si pasiv ale fiecărei entități precum și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situațiilor financiare care să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței unității pentru respectivul exercițiu financiar.”

Între datele înregistrate în contabilitate și realitatea din teren pot să apară unele nepotriviri de ordin cantitativ, calitativ, valoric ca urmare a influenței unor factori obiectivi sau subiectivi. De exemplu, unele mărfuri, materiale își pierd din greutate și valoare ca urmare a proprietăților fizico-chimice sau a modului de păstrare, nereguli săvârșite în timpul gestionării bunurilor, stării defectuoase a aparatelor de măsurat, erori sau omiteri la înregistrarea în contabilitate a existenței și mișcării unor valori materiale etc. Aceasta impune verificări ale datelor din contabilitate cu realitatea pentru cunoașterea exactă a elementelor patrimoniale, utilizând inventarierea ca procedeu al metodei contabilității în vederea întocmirii unui bilanț real, care să asigure o imagine fidelă, clară și completă a patrimoniului, situației financiare și rezultatelor obținute. Deci, bilanțul este rezultatul a două activități esențiale: contabilitatea curentă și inventarierea.

În România, inventarierea patrimoniului din unitățile patrimoniale reprezintă o “obligație stabilită prin norme juridice și metodologice specifice”. Potrivit acestor norme, inventarierea elementelor de activ și de pasiv reprezintă ansamblul operațiunilor prin care se constată existența tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează, iar documentul contabil care se întocmește este inventarul.

Pregătirea inventarierii la Cooperativa de Consum Vințu de Jos presupune numirea prin decizie scrisă (anexa1), dată de președintele cooperativei, în care se menționeaza componența comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunea inventariată, data începerii și terminării operațiunii. Ajunsă la fața locului, comisia va afișa la vedere anunțul cu inventariere, durata inventarierii și cea mai apropiată unitate care desface produse asemănătoare unității ce urmează a fi inventariate.

Comisia de inventariere cere gestionarului o declarație scrisă (anexa 2) din care să reiese dacă acesta gestionează valori materiale și în alte locuri de depozitare, are în gestiune și alte bunuri materiale ce aparțin terților, primite cu sau fără documente, are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoștință, are valori nerecepționate sau livrate pentru care nu s-au întocmit documentele aferente și deține numerar sau alte hârtii de valore rezultate din vânzarea bunurilor din gestiunea sa.

Deasemenea trebuie sa mai declare dacă are documente de primire eliberare care n-au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

Comisia de inventariere identifică toate locurile unde există valori ce urmează a fi inventariate și în prezența gestionarului închide și sigilează căile de acces în gestiuni. Deasemenea verifică numeralul din casă și stabilește suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului gestionarului și depunerea acestuia la casierie.Iar înainte de efectuarea inventarierii propriu – zise controlează dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau cântărire au fost verificate sau dacă sunt în stare bună de funcționare.

Apoi se trece la efectuarea inventarierii propriu-zise care se concretizează în completarea „listelor de inventar’ cu informații privind verificarea existenței fizice a fiecărui element patrimonial, constatate de comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare.

Inventarierea patrimoniului se materializează prin înscrierea bunurilor cu cerneală sau cu pix, fără spații libere și fără ștersături în formularul listă de inventariere.

Procesul de inventariere a bunurilor patrimoniale se realizează la locurile de păstrare a bunurilor, în cazul Cooperativei de Consum Vințu de Jos la magazinele aflate în mai multe localități.Constatările trebuie trecute în listele de inventariere separat pentru fiecare gestiune aparținătoare cooperativei.

Întrucât cooperativa de consum folosește metoda de evidență global –valorică, specifică comerțului cu amănuntul, eventualele diferențe se determină numai la finalul operațiunii de inventariere, prin compararea soldului valoric global al gestiunii furnizat de contabilitate cu totalul valoric al listelor de inventariere. Pentru bunurile deteriorate total sau parțial, degradate, fără mișcare sau care au mișcare lentă se întocmesc liste de inventariere separate.

Listele de inventariere se vor întocmi în trei exemplare, din care doua de către comisia de inventariere și unul de gestionar sau un reprezentant al acestuia, și se semnează obligatoriu, pe fiecare pagină, de membrii comisiei, de gestionar precum și de contabilul care ține evidența gestiunii.Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleași prețuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.La completarea integrală a fiecărei pagini, se vor totaliza indicii cantitativi și valoarea (cantitate înmultită cu prețul).

În cazul în care inventarierea nu se termină în ziua respectivă, la finele zilei încăperea se sigilează și listele de inventariere se semnează pe fiecare filă. La reluarea inventarierii, dacă sigiliul a fost rupt, nu se intră în încăperea respectivă ci se anunță președintele cooperativei pentru luarea măsurilor care se impun.Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate în locuri special amenajate, încuiate și sigilate. Este interzis scoaterea lor până la terminarea inventarierii.

Pe ultima filă a listei de inventariere se trece durata efectivă a acesteia și mentiunea gestionarului din care să reiasă că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa, prin numărare, cântărire, măsurare; bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa; obiecțiile pe care le are de făcut (dacă există) și dacă mai are bunuri neinventariate.

Dacă există obiecții acestea vor fi analizate iar concluziile se vor menționa la sfârșitul listei de inventariere.

Listele de inventar vor fi centralizate în recapitulație, unde se consemnează numarul paginii listei de inventar, poziția de la –la, indici cantitativi și valoare, rezultând, prin comparația situației scriptice din raportul de gestiune al gestionarului și situația faptică din recapitulație, situația preliminară.

Întocmirea documentelor aferente inventarierii

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere într-un proces-verbal (anexa 3).

Propunerile cuprinse în procesul verbal se prezintă președintelui cooperativei, care l-a rândul său va prezenta situația consiliului de administrație. Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidența operativă, cât și în contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operațiunilor de inventariere.Anual, rezultatele inventarierii se centralizeaza in „registrul-inventar’, care servește pe de o parte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii patrimoniului, iar pe de altă parte, drept probă in litigii.

Valorificarea rezultatelor inventarierii

Valorificarea rezultatelor inventarierii presupune, de fapt, stabilirea, regularizarea și înregistrarea în contabilitate a diferențelor constatate la inventariere, acțiune ce se realizează prin compararea cantităților și valorilor consemnate în listele de inventar, cu cantitățile și valorile înregistrate în contabilitate. În acest sens, se verifică, mai întâi exactitatea datelor din contabilitate, cu ajutorul balanțelor de verificare sintetice și analitice, apoi se verifică exactitatea datelor din inventar, prin compararea listelor scrise de membrii comisiei și de gestionar.

După stabilirea plusurilor sau a minusurilor de inventar se procedează la regularizarea diferențelor astfel: plusurile se înregistrează ca intrîri în patrimoniul unității, iar minusurile se recuperează de la vinovați sau se trec asupra cheltuielilor, după caz.

Stabilirea sumelor ce se impută persoanelor vinovate se face la valoarea de înlocuire, care reprezintă costul de achiziție al bunurilor la data constatării pagubei.Acest cost de achiziție cuprinde : prețul de cumpărare + taxele nerecuperabile + cheltuieli de transport + alte cheltuieli necesare punerii în funcțiune + TVA.

În cazul constatării unor plusuri în gestiune bunurile respective se vor evalua la valoarea justă.

Evaluarea stocurilor și imobilizărilor se face respectând principiul permananței metodelor potrivit căruia regulile de evaluare trebuie menținute. La stabilirea valorii de inventar se aplică principiul prudenței potrivit căruia nu se admite supraevaluarea elementelor de activ și a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv și de cheltuieli.

Astfel, în cazul elementelor de activ dacă se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se vor trece valorile din contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar este mai mică decât cea din contabilitate, în liste se va trece cea din urmă valoare, pentru minusurile neimputabile urmând a fi constituite provizioane ( se fac ajustări ale valorilor dacă deprecierea este reversibilă sau se înregistrează amortismente suplimentare dacă deprecierea este ireversibilă).

Desfășurarea operațiunilor privind inventarierea se prezintă asfel la Cooperativa De Consum Vințu De Jos :

Cooperativa de Consum Vințu De Jos, Magazin Purcăreți dispune conform anexei 4 de următoarele mijloace fixe :

Tabel nr :3

În ipoteza în care în urma inventarierii desfășurate la sfârșitul lunii martie se constată conform listei de inventariere (anexa 5) lipsă mijloc fix ( vitrină frigorifică) în valoare de 2016,88 amortizată complet. Înregistrările în contabilitate vor fi următoarele :

înregistrarea minusului de inventar:

În acest caz comisia de inventariere întocmește un proces verbal de scoatere din funcțiune a mijlocului fix pe care în transmite președintelui cooperativei pentru aprobare.

Stocul scriptic privind obiectele de inventar la Cooperativa De Consum Vințu De Jos este de 3855,913 conform fișei de evidență a obiectelor de inventar (anexa 6). Stocul faptic stabilit prin inventariere este de 3619,153 conform listei de inventar (anexa 7). Înregistrările în contabilitate vor fi următoarele :

înregistrarea diferenței de inventar:

înregistrarea obligației persoanei vinovate:

recuperarea pagubei

La Cooperativa De Consum Vințu De Jos se constată o diferență de inventar la materiale

consumabile (combustibil) în valoare de 200 lei. Lipsa imputându-se persoanei vinovate.

înregistrarea diferenței de inventar:

înregistrarea obligației persoanei vinovate:

recuperarea pagubei

Stocul inițial de materiale reprezentând detergenții necesari pentru întreținerea clădirii, este de 30 lei. În cursul perioadei se achiziționează materiale în valoare de 40 lei, TVA 24%. La sfârșitul perioadei de gestiune stocul final determinat prin inventariere este de 50 lei. Cooperativa De Consum Vințu De Jos practică o politică ca în fiecare lună să se consume o cantitate de 7 Kg de detergent cu o valoare de 70 lei.

Tabel nr :4

achiziția de materiale (factură fiscală)

evidențierea diferenței de stoc

La Cooperativa de Consum Vințu De Jos stocul scriptic a disponibilităților bănești rezultat din Registrul De Casă (anexa 7) este de 2000 lei. În urma efectuării inventarierii se constată un stoc faptic al casieriei de 1800 lei.

înregistrarea diferenței de inventar :

înregistrarea obligației persoanei vinovate:

recuperarea pagubei

La data de 31.03.2011 la Cooperativa Vințu De Jos pe baza Registrului de Casă rezultă un stoc scriptic de disponibilșități în valoare de 1200 lei. La sfârșitul zilei în urma efectuării inventarierii se constată un stoc faptic de 1500 lei.

înregistrarea pluslui de disponibilități

La sfârșitul lunii martie Cooperativa de Consum Vințu de Jos efectuează inventarierea la Magazin Purcăreț. În urma inventarierii generale constatându-se la gestiunea de mărfuri următoarele diferențe rezultate din listele de inventariere :

Tabel nr :5

înregistrarea plusului constatat în urma inventarierii :

înregistrarea minusului constatat în urma inventarierii :

înregistrarea obligației persoanei vinovate:

recuperarea pagubei

La Cooperativa De Consum Vințu De Jos situația comparativă a diferențelor în perioada

01.02.2011 – 30.03.2011 cu ocazia inventarierii din 01.04.2011 rezultă următoarele:

Salam Vară – 10 Kg x 16 lei/ Kg = 160

Salam uscat + 13 Kg x 13 lei/ Kg = 169

Salam de șuncă – 25 Kg x 14,5 lei/ Kg = 362,5

Salam casă + 8 Kg x 13 lei/Kg = 104

Salam Victoria + 4 Kg x 12 lei/ Kg = 48

Salam extra – 5 Kg x 15 lei/ Kg = 75

Toate sortimentele de salam cu excepția celui cu șuncă îndeplinesc condițiile de compensare.

Plusuri :

Salam uscat + 13 Kg x 13 lei/ Kg = 169

Salam casă + 8 Kg x 13 lei / Kg = 104

Salam Victoria + 4 Kg x 12 lei / Kg = 48

Total 25 Kg 321 lei

Minusuri :

Salam Vară – 10 Kg x 16 lei / Kg = 160

Salam extra – 5 Kg x 15 lei / Kg = 75

Total 15 Kg 235 lei

Limita cantitativă de compensare o reprezintă minusul de 15 Kg cu valoarea de 235 lei.

Salam de casă 8 Kg x 13 lei / Kg = 104

Salam uscat 7 Kg x 13 lei / Kg = 91

Total 15 Kg 195 lei

În urma compensării rezultă un minus valoric de 40 lei.

înregistrarea minusului constatat în urma inventarierii :

înregistrarea obligației persoanei vinovate:

înregistrarea pluslui la inventariere :

În urma compensării, diferențele nete se concretizează într-un minus cantitativ – valoric la salamul cu șuncă de 25 Kg x 14, 5 lei / Kg = 362,5.

Pentru minusul constatat 20 Kg se impută și 10 Kg reprezintă un minus nesoluționat.

înregistrarea minusului constatat în urma inventarierii :

înregistrarea obligației persoanei vinovate:

înregistrarea minusului de marfă nesoluționat :

3.2 Răspunderea materială la Cooperativa de Consum Vințu De Jos societate cooperativă

Fiind angajați care gestionează valori materiale și bănești aceștia au obligația de a constitui garanții în numerar și garanții suplimentare. Constituirea garanțiilor suplimentare constă din afectarea unor imobile sau bunuri mobile de folosință îndelungată proprietatea gestionarului sau a unor terți, pentru garantarea acoperirii pagubelor cauzate de gestionar. De asemenea, paguba produsă de gestionar poate fi acoperită și de către terți, fie integral, fie pentru o sumă determinată, așa cum este consemnat în contractul de garanție și declarația de garanție.

Garanția în numerar de la gestionarii de bunuri s-a stabilit la nivelul cuantumului salariului tarifar pe 3-5 luni, luându-se ca bază de calcul salariul tarifar avut la data stabilirii garanției în numerar precum și modificările ulterioare și se reține în rate lunare de 1/10 din acesta. După reținerea la sursă, garanția în numerar se depune în contul fiecărui gestionar, deschis la Banc Post SA Alba, cu care unitatea are relații de colaborare. În acest sens se va completa ordinul de plată cu suma totală ce constituie garanția, însoțit de un tabel nominal în care se înscrie numele și prenumele gestionarului, contul de garanții și suma reținută fiecăruia.

Dacă din cauza altor rețineri ratele în contul garanției în numerar nu pot fi reținute, gestionarul este obligat să le depună.

Constituirea garanției suplimentare se face prin contract încheiat în scris între unitatea angajatoare, gestionar și terțul care girează pentru gestionar, înainte de încredințarea gestiunii.Garanțiile reciproce între gestionari nu sunt admise și de asemenea, aceeași persoană nu poate constitui garanții pentru mai mulți gestionari, cu excepția cazului când aduce în garanție bunuri imobile diferite. Bunurile mobile care pot face obiectul garanției suplimentare sunt: autoturisme, motociclete, televizoare color, frigidere, congelatoare, radiocasetofoane, mașini de spălat automate în bună stare de funcționare, procurate pe bază de documente oficiale.

Contabilul șef, este obligat să verifice solvabilitatea giranților, nefiind admise garanții din partea unor persoane a căror situație materială nu asigură recuperarea sumei garantate în cel mult doi ani. Atât contractul de garanție cât și declarația de garanție din partea terților, se completează în prezența conducerii cooperativei, cel care constituie garanția va declara în scris, pe propria răspundere, dacă a mai constituit și alte garanții.

Pentru gestionarii angajați în ani anteriori, adeverința de salariu a girantului trebuie actualizată în fiecare an.

Încălcarea dispozițiilor legale cu privire la gestionarea bunurilor atrage răspunderea materială, disciplinară, administrativă, penală sau civilă, după caz.

Angajații răspund material, potrivit codului muncii și prevederilor legii, pentru pagubele cauzate în gestiuni prin fapte ce nu constituie infracțiuni. Primirea bunurilor în cantități inferioare celor înscrise în actele însoțitoare sau cu vicii aparente, fără a se fi întocmit acte legale de constatare, precum și nesolicitarea asistenței tehnice de specialitate la primirea bunurilor, deși aceasta era necesară, atrag răspunderea gestionarului.

Gestionarul răspunde integral și în cazul în care atribuțiile sale fiind exercitate, potrivit dispozițiilor legale, de un delegat sau de o comisie, se constata o pagubă fără a se putea stabili că aceasta s-a produs în absența gestionarului.

Când paguba în gestiune a fost cauzată de gestionar împreună cu alt angajat, ei răspund integral, fiecare în masura în care a contribuit la producerea pagubei. Dacă nu se poate determina măsura în care fiecare a contribuit la producerea pagubei, despăgubirea se repartizează între cei în cauză proporțional cu câștigul mediu al fiecaruia pe ultimile 3 luni; în cazul pagubei constatate într-o gestiune în care manipularea bunurilor se face în colectiv de mai mulți angajați sau în schimburi succesive, fără predare de gestiune între schimburi, despăgubirea se repartizează și proporțional cu timpul lucrat de fiecare, de la ultima inventariere, în gestiunea în care s-a produs paguba.

Angajatul cu funcție de conducere precum și orice alt angajat vinovat de angajarea, trecerea sau menținerea unei persoane în funcția de gestionar fără respectarea condițiilor de vârstă, studii răspund integral pentru pagubele cauzate de gestionar, în solidar cu acesta.

Cooperativa De Consum Vințu De Jos încheie un contract de garanție (anexa 8) cu

salariatul Albu Marinela gestionar la Magazin Mereteu pentru garantarea acoperirii pagubelor posibile. În acest scop se constituie o garanție în numerar în valoare de 1800 lei (3 salarii de bază) care se va reține în rate lunare de 10% din salariu de bază, la plata salariului. Pe lângă această garanție se mai constituie o garanție suplimentară în sumă de 3000 lei reprezentând numerar adus în garanție de către garantul Gogîță Ciprian potrivit declarației de garanție (anexa9) anexate.

înregistrarea reținerii garanției lunare

înregistrarea garanției suplimentare:

După reținerea la sursă, garanțiile în numerar se depune în contul fiecărui gestionar,

deschis la Banc Post SA Alba, cu care unitatea are relații de colaborare.

În cazul producerii pagubei de către salariat Cooperativa De Consum Vințu De Jos

emite o cerere (anexa 10) către Bancpost pentru restituirea garanțiilor din contul salariatului pe baza extrasului de cont pentru acoperirea pagubei produse.

Acoperirea pagubei produse de salariat potrivit notei contabile (anexa 11).

Tratamentul contabil privind garanțiile gestionarilor prezentat mai sus este cel practicat de Cooperativa De Consum Vințu De Jos, o altă alternativă de înregistrare ar fi și următoarea :

înregistrarea reținerii garanției lunare

depunerea garanțiilor în contul fiecărui gestinonar deschis la Bancpost:

înregistrarea obligației persoanei vinovate:

acoperirea pagubei produse de salariat :

În urma inventarierii efectuată la Cooperativa De Consum Vințu De Jos au rezultat atât plusuri cât și minusuri ale elementelor patrimoniale inventariate datorită în special neatenției și neglijenței gestionarilor care se vor imputa persoanei vinovate pe baza garanțiilor constituie.

CAPITOLUL 4

Analiza economico – financiară a activității Cooperativei de Consum

Vințu De Jos

În această parte a lucrării prezentăm pe scurt analiza structurii patrimoniale, respectiv ratele de structură activului și pasivului patrimonial, a lichidității și solvabilității și la final gestiunea stocului de mărfuri și a creanțelor. Aceasă analiză s-a efectuat pe baza datelor din bilanțul și contul de profit și piedere al Cooperativei De Consum Vințu De Jos.

Analiza economico-financiară este o disciplină științifică care are ca obiect de studiu metodologia de cunoaștere a rezultatelor economico-financiare, factorii și cauzele care le-au determinat, precum și căile de sporire continuă a eficienței economice a activității desfășurate, în comcordanță cu cerințele legilor economice obiective.

Definită din punct de vedere a instrumentelor utilizate și a rezultatului urmărit analiza economico-financiară reprezintă un ansamblu de concepte, metode, tehnici și instrumente care asigură tratarea informațiilor interne și externe, în vederea formulării unor aprecieri pertinente referitoare la situația economico-financiară a unui agent economic, identificarea factorilor, cauzelor și condițiilor care au determinat-o, precum și a rezervelor interne de îmbunătățire a acesteia, din punct de vedere al utilizării eficiente a resurselor umane, materiale și financiare.

Analiza economico-financiară este utilă conducerii entității economice, pentru că descoperă esența fenomenelor și proceselor economice, cauzele modificării lor și este în măsură să elaboreze soluții de prevenire, limitare și înlăturare a cauzelor ce generează situații negative.

Pe lângă pregătirea și fundamentarea deciziilor conducerii, analiza economică contribuie la fundamentarea programelor de activitate a întreprinderii, la perfecționarea indicatorilor economico-financiari, armonizarea activității economice, controlul și reglarea ei.

Analiza economico-financiară urmărește și pune la îndemâna conducerii un instrument de cunoaștere și revizuire periodică a nivelurilor de echilibru în cadrul activității, descoperind factorii care o influiențează și mărimea influienței lor.

4.1 Analiza structurii patrimoniale

Analiza structurii patrimoniale presupune stabilirea ponderii diferitelor categorii de elemente patrimoniale în totalul patrimoniului. Această pondere se poate stabili atât pentru elementele de activ, cât și pentru elementele de datorii și capitaluri proprii.

Analiza structurii patrimoniale la Cooperativa De Consum Vințu De Jos vizează următoarele aspecte esențiale și anume: analiza ponderii diferitelor elemente patrimoniale în totalul bilanțului, precum și raportul între diferite componente de activ, respectiv pasiv.Acesta completează studiul indicatorilor în mărimi absolute și permite efectuarea de comparații pentru a situa mai corect întreprinderea în mediul său concurențial în spațiu sau pentru a-I aprecia evoluția prin analizele comparative în timp.

În acest sens se caracterizează ratele de structură a activului și pasivului atât pe total, cât și pe fiecare componentă, pentru a evidenția cauzele care au contribuit la modificarea structurii patrimoniale.

A). Ratele de structură ale activului pot fi sintetice (rata activelor imobilizate, rata activelor circulante) și analitice (rata imobilizărilor corporale, rata imobilizărilor financiare, rata stocurilor, rata creanțelor, rata disponibilităților bănești etc). Aceste rate reflectă aspecte privind natura economică a patrimoniului și mai puțin aspecte financiare, apreciindu-se în strânsă legătură cu natura activităților desfășurate de agenții economici.

Se prezintă în continuare principalele rate de structură ale activului patrimonial și semnificația lor:

rata activelor imobilizate urmărește evoluția ponderii elementelor patrimoniale

utilizate permanent în total activ, reflectând gradul de investire a capitalului în întreprindere. Nivelul normal al acestei rate diferă de la o întreprindere la alta, în funcție de ramura sau sectorul de activitate din care face parte, cel mai frecvent situându-se în jurul valorii de 40-60%.

Rai = x 100

rata activelor circulante reflectă ponderea activelor cu caracter temporar din total

activ, caracterizează flexibilitatea financiară în măsura în care evidențiază importanța relativă a activelor ușor de transformat în bani.

Rac = x 100

Situația ratelor de structură

Tabelul nr. 5.1

Se observă că cea mai mare pondere din totalul activelor o dețin activele circulante. În activul bilanțier, rata activelor imobilizate este de 42.05% în anul 2008, ajungând în anul 2010 la 46,80%. În interiorul intervalului analizat rata imobilizărilor înregistrează o creștere semnificativă de la 42,05%, la 46,80%, creșterea ratei semnificând o consolidare a infrastructurii firmei, și pe această bază o creștere a credibilității firmei în fața creditorilor. Rata activelor circulante înregistrează o scădere de la 53,42% în 2008 la 51,40% în anul 2010 ceea ce rezultă o flexibilitate financiară mai mică.

Ratele de structură ale activelor imobilizate măsoară gradul de investire al capitalului și reprezintă ponderea elementelor patrimoniale ce servesc unitatea în mod permanent. Se pot calcula rate pe diferite tipuri de imobilizări, semnificativ din acest punct de vedere sunt:

rata imobilizărilor necorporale arată ponderea valorii activelor intangibile ( brevete, liceențe, mărci comerciale) în total activ.O rată înaltă a imobilizărilor necorporale înseamnă fie o activitate de cercetare-dezvoltare semnificativă, fie interesul pentru achiziția de astfel de imobilizări în scopul exploatării lor.

Rin = x 100

rata imobilizărilor corporale măsoară ponderea capitalurilor fixe corporale (terenuri, clădiri, mașini și echipamente) în cadrul activelor întreprinderii.Indirect reflectă flexibilitatea întreprinderii la schimbările cerințelor pieței și a tehnologiei.

Ric = x 100

rata imobilizărilor financiare arată ponderea valorii activelor financiare în total activ și reflectă politica de investiții financiare a firmei.În mod firesc valori foarte reduse se pot întâlni la întreprinderile mici și mijlocii, la firmele ce nu dezvoltă o politică activă de investiții financiare.

Rif = x 10

Graficul nr 5.2. Evoluția ratelor activelor imobilizate

În situația analizată se observă că cea mai mare pondere din totalul imobilizărilor în activul bilanțier o dețin imobilizările corporale. Se constată o pondere redusă a activelor necorporale ceea ce înseamnă ca entitatea are o activitate de cercetare–dezvoltare nesemnificativă.Se observă o scădere a imobilizărilor necorporale de la 0,10% în 2008 la 0.02% în 2010. Rata imobilizărilor corporale înregistrează o creștere semnificativă de la 44,05% în anul 2008 la 47,42% în anul 2010. Relațiile financiar-patrimoniale externe ale firmei sunt foarte restrânse, astfel rata imobilizărilor financiare are o pondere de sub 1% din totalul activului bilanțier al firmei respectiv 0,03 în 2008 și 0,06 în 2010 ceea ce rezultă o politică de investiții foarte mică.

Ratele de structură ale activelor circulante măsoară gradul de finanțare a ciclului economic de exploatare și reprezintă ponderea elementelor patrimoniale ce servesc unitatea în mod curent. Se pot calcula rate pe diferite tipuri de active circulante, semnificativ din acest punct de vedere sunt:

rata stocurilor poate înregistra niveluri ridicate în cazul întreprinderilor cu

activitate de producție ți ciclu lung de fabricație, precum și în cazul firmelor de distribuție care, prin specificul activității, înregistrează un volum ridicat al stocurilor.În practică se consideră că un nivel echilibrat al ratei stocurilor ar fi de aproximativ 30% în ramurile industriale și de 40 – 45% în construcții și comerț.

Rst = x 100

rata creanțelor comerciale este influiențată de domeniul de activitate, de natura

relațiilor întreprinderii cu partenerii aflați în aval, de termenele de plată practicate. Ea înregistrează valori foarte scăzute sau nule în cazul întreprinderilor aflate în contact direct cu o clientelă numeroasă, ce își achită cumpărăturile în numerar ( comerț cu amănuntul) și valori mai ridicate în cazul relațiilor dintre întreprinderi. Valorile normale ale acestei rate sunt cuprinse între 20 și 30% în cazul întreprinderilor industriale, și între 10 și 15% în cazul unităților de construcții și de desfacere cu ridicata.

Rcr = x 100

rata disponibilităților bănești reflectă ponderea disponibilităților în cadrul

patrimoniului și măsoară lichiditatea internă a întreprinderii.

Rdb = x 100

Nivelul disponibilităților unei întreprinderi arată și virtuți organizatorico-manageriale, dar și vicii. Un nivel ridicat înseamnă echilibru financiar consolidat, dar și resurse insuficiente utilizate. Rata disponibilităților trebuie apreciată cu multă prudență și din motivul prezentat, dar și datorită fluctuațiilor rapide și posibilităților multiple de operare cu date eronate. La nivelul unei întreprinderi sunt considerate normale următoarele rate ale disponibilităților bănești : 3 – 5% pentru ponderea disponibilităților bănești în active circulante și 1,5 – 2% pentru ponderea în total activ.

Graficul nr 5.3 Evoluția ratelor activelor circulante

Rata stocurilor a crescut de la 12,50% în anul 2008 la 14.58% în anul 2009 datorată creșterii valori absolute a stocurilor cât și a creșterii ponderii activelor circulante în structura activului apoi a scăzut câteva procente ajungând în anul 2010 la 14,34. Se înregistrează o scădere a ratei creanțelor comerciale în totalul activelor circulante de la 32,65% în anul 2008 la 22,24% în anul 2010 datorită existenței numeroșilor clienți care își achit bunurile în numerar. Creșterea ratei disponibilităților de la 3,38% în 2008 la 6,28% în 2009 arată o consolidare a lichidităților și solvabilității financiare, precum și o îmbunătățire a rentabilității monetare a unității iar apoi scăderea în anul 2010 la 4,26% arată că ramâne o rată destul de ridicată a disponibilităților bănești în total activ valoarea normală find cuprinsă între 1,5-2%.

B) Ratele de structură ale pasivului :cunoscute și ca rate ale surselor de finanțare, permit aprecierea politicii financiare a întreprinderii ( modul de structurare a surselor de finanțare în funcție de proveniență și de gradul de exigibilitate a acestora). Totodată oferă o serie de informații specifice cu semnificații mai complexe decât ratele structurii activului.

rata autonomiei financiare globale arată cât din patrimoniul întreprinderii este

finanțat pe seama resurselor proprii și se determină cu relația:

Rafg = x 100

Subliniază ponderea capitalurilor proprii în total surse de finanțare, de dorit este ca nivelul ratei să fie cât mai mare.Teoria și practica economică au formulat variantele :

în situația în care capitalul propriu reprezintă cel puțin 2/3 din capitalul total,

întreprinderea dispune de o autonomie financiară ridicată, prezentând garanții aproape certe pentru eventualii creditorii;

dacă ponderea capitalului propriu în totalul resurselor este cuprinsă între 30 – 50%

riscurile în cazul acordării creditelor sunt mari, dar întreprinderea poate beneficia mai departe de credite;

dacă capitalul propriu se situează sub 30% întreprinderea nu mai prezintă garanții

pentru a beneficia de noi credite.

rata de îndatorare globală măsoară ponderea datoriilor întreprinderii în totalul

surselor de finanțare;

Rîg = x 100

O valoare situată în jurul a 66% este considerată normală.

rata stabilității financiare reflectăponderea surselor pe care le are întreprinderea

pentru o perioadă mai mare de un an, în totalul surselor de acoperire a activelor economice.

Rsf = x 100

Capital permanent = Capital propriu + Datorii mai mari de un an

Rata stabilității financiare analizată în dinamică,dacă înregistrează o creștere, reflectă o situație favorabilă, dacă majorarea capitalului permanent în raport cu totalul pasivului se datorează creșterii capitalurilor proprii într-un ritm superior datoriilor pe termen lung.

Dacă rata prezintă o tendință de sădere, situația poate fi considerată favorabilă dacă este determinată de reducerea datoriilor pe termen lung fără ca acestea să scadă sub anumite limite, dacă întreprinderea beneficiază de efectul de levier.Valorea minimă care oferă o stabilitate acceptabilă este de 50% deși se consideră normală dacă oscilează în jurul valorii de 66%.

Se constată că rata autonomiei financiare globale are o tendință de creștere, în anul 2010 observându-se cea mai mare valoare a capitalurilor proprii 75,42%, iar în anul 2008 înregistrând 68,78% ceea ce reprezintă pentru entitate o autonomie financiară ridicată . Rata de îndatorare globală este în creștere de la 20,34% în anul 2008 la 32,56% la sfârșitul anului 2010, această creștere semnificând faptul că firma nu și-a achitat obligațiile. Analizând evoluția ratei stabilității financiare se observă tot o creștere a acesteia de la 62,64% în 2008 la 70.66% în 2010 reprezentând pentru entitate o situație favorabilă ( datoriile pe termen lung în anul 2010 fiind nule).

4.2. Ratele folosite pentru analiza lichidității și solvabilității

Ratele de lichiditate

Lichiditatea măsoară aptitudinea întreprinderii de a face față obligațiilor pe termen scurt și reflectă capacitatea de a transforma rapid activele circulante în disponibilități. O întreprindere este lichidă când resursele degajate de operațiunile curente ale exercițiului îi furnizează suficiente disponibilități pentru a face față scadențelor pe termen lung.

Pentru că activele circulante conțin trei elemente ( stocuri, creanțe, disponibilități bănești) se pot construi trei rate de lichiditate patrimonială :

Lichiditate generală este considerată a fi un bun indicator al capacității întreprinderii

de a-și achita facturile și de a rambursa creditele contractate. Nivelul acestei rate variază în funcție de sectorul economic : este subunitar în sectorul de distribuție și aproape de 2 în sectoarele industriale cu ciclu lung de fabricație.Potrivit uzanțelor internaționale, lichiditatea generală trebuie să fie situată în jurul cifrei 2 ( 200%).

Lg = x 100

Lichiditate curentă sau imediată exprimă capacitatea firmei de a-și onora

datoriile pe termen scurt din creanțe, investiții financiare pe termen scurt și disponibilități bănești. Este evident faptul că mijloacele bănești, precum și creanțele sunt mai ușor disponibile pentru stingerea datoriilor decât o unitate de stocuri.

Lc = x 100

Valoarea acestei rate se consideră normală potrivit uzanțelor internaționale, dacă este de 0,8 – 1 ( sau 80 – 100%)

Lichiditate la vedere reflectă capacitatea firmei de a achita datoriile

curente pe baza disponibilităților bănești ( inclusiv a investițiilor pe termen scurt).

Li = x 100

Se consideră că nivelul acestei rate este normal între 0,2 și 0,3.

Graficul nr 5.5. Evoluția ratelor de lichiditate

Nivelul ratei lichidității generale înregistrează o creștere de la 2,02 în 2008 la 2,44 în 2010 ceea ce pentru entitate acest nivel reprezintă că datoriile pe termen scurt nu sunt acoperite de activele circulante. Rata lichidității imediate înregistrează o creștere de la 1,52 în 2008 la 1,62 în anul 2010 ceea ce reprezintă că întreprinderea este capabilă să-și acopere datoriile pe termen scurt.

Lichiditatea la vedere este cuprinsă între 0,22 în 2008 și 0,24 în 2010 ceea ce reprezintă un nivel normal al acestei rate.

Ratele de solvabilitate

Solvabilitatea semnifică aptitudinea întreprinderii de a face fașă scadențelor pe termen lung și mediu și depinde de mărimea datoriilor cu asemenea scadențe și de cheltuielile financiare ( costul îndatorării). Este un obiectiv prioritar al întreprinzătorului care dorește să-și păstreze autonomia financiară și flexibilitatea gestiunii și rezultă din echilibrul dintre fluxurile de încasări și fluxurile de plăți, dar și dintr-un fond de rulment net pozitiv adică dintr-o bună adecvare între necesarul de finanțare pe termen lung și resursele de finanțare cu caracter permanent.

Rata solvabilității generale arată măsura în care activele totale ale firmei pot acoperi datoriile totale ale firmei.

Rsg =

Prin acest indicator se măsoară securitatea de care se bucură firma față de bancă și creditori. Valoarea critică a acestei rate este de 1,5.

Rata solvabilității patrimoniale : indicatorul este calculat în cele mai multe situații, de bănci, în studiile de bonitate efectuate în cazul solicitării de credite. Valoarea minimă a ratei solvabilității patrimoniale trebuie să se încadreze în limitele 0,3 – 0,5.

Rsp =

Solvabilitatea generală înregistrează în anul 2009 o valoare foarte ridicată de 4,05 ceea ce semnifică faptul că firma are capacitatea de a-și achita obligațiile bănești față de terți iar solvabilitatea patrimonială este cuprinsă între 0,18 în anul 2008 fiind apreciată ca riscantă de către finanțatori după care crește în anul 2010 la 0,31.

Graficul nr 5.6 Evoluția ratelor de solvabilitate

4.3 Analiza gestiunii stocului de mărfuri

O scădere a vitezei de rotație a acestora reflectă deficiențe în privința sortimentației mărfurilor oferite spre vânzare, o politică de prețuri necorespunzătoare, lipsa unor facilități acordate clienților și în general o politică de marketing deficitară. Consecințele financiare ale unei astfel de situații pentru o firmă pot fi negative.

Aprecierea vitezei de rotație a stocului de mărfuri se face pe baza veniturilor din vânzarea mărfurilor, cu ajutorul cărora se calculează cei doi indicatori ai rotației astfel :

NrMA =

durata în zile a unei rotații ( DzMA)

DzMA = X T

Viteza de rotație a stocului de mărfuri și ambalaje

Tabelul nr. 5.7

Observăm o rotație lentă a stocului de mărfuri care manifestă o tendință de reducere a vitezei de rotație în anul 2010 față de anul 2009. Situația se datorează faptului că activitatea comercială propriu-zisă nu are o importanță deosebită și tinde să se diminueze la firmă.

4.4 Analiza gestiunii creanțelor

Analiza financiară a creanțelor urmărește evidențierea structurii creanțelor, viteza de rotație a acestora și dat fiind ponderea ridicată de obicei a creanțelor comerciale, analiza trebuie să se concentreze în mod deosebit pe gestiunea clienților.

La Cooperativa de Consum Vințu de Jos situația creanțelor și structura acestora se prezintă asfel :

Structura creanțelor

Tabelul nr. 5.8

Observăm din datele tabelului că la firmă principalele creanțe sunt furnizorii, adică sumele de plătit pentru mărfurile primite.

Gestiunea creanțelor urmărește accelerarea vitezei de rotație a acestora care ne arată de câte ori se rotesc creanțele în perioada de gestiune.

NrCR =

DzCR = x T

Viteza de rotație a creanțelor

Tabelul nr. 5.9

Observăm din tabel o scădere a vitezei de rotație a creanțelor în anul 2010 față de anul 2009, durata în zile a unei rotații crescând cu 21 de zile. Valoarea minimă considerată acceptabilă a creanțelor este însă de 4 rotații pe an, care corespunde unei durate medii de încasare a creanțelor de 90 de zile iar la firmă observăm din acest punct de vedere o gestiune bună a creanțelor.

Pe baza analizei efectuate se constată că atât structura patrimonială cât și lichiditatea și solvabilitatea Cooperativei De Consum Vințu De Jos înregistraeză variații pe parcursul celor trei ani de analiză. În urma acestei analize se constată că Cooperativa de Consum Vințu De Jos pe ansamblu desfășoară o activitate favorabilă, cu o autonomie financiară în creștere și o evoluție a ratei stabilității, situație favorabilă pentru întreprindere neavând datorii pe termen lung, dar înregistrând o creștere a îndatorii globale semnificând faptul că entitatea nu și- a achitat obligațiile.

CONCLUZII ȘI PROPUNERI

Lucrarea de față tratează modul de efectuare și evidențiere în contabilitate a operațiunilor de inventariere, folosind ca exemplul Cooperativa De Consum Vințu De Jos. În această lucrare am tratat câteva aspecte considerate mai importante în legătură cu anumite metode de inventariere, etape, documente specifice și înregistrarea rezultatelor inventarierii la societatea mai sus menționată.

Lucrarea începe cu prezentarea Cooperativei De Consum Vințu De Jos, prezentare în care s-a pus accentul pe forma și gradul societății cooperative, structura organizatorică și pe situațiile financiare a societății cooperatiste .

Cooperativa De Consum Vințu De Jos are forma juridică cooperativă de consum de gradul 1, având personalitate juridică de la data înregistrârii în Registrul Comerțului.

Societatea cooperativă de consum este o asociație autonomă de persoane fizice constituită pe baza consimțământului liber exprimat de acestea, în scopul promovării intereselor economice, sociale și culturale ale membrilor cooperatori, fiind deținută în comun și controlată democratic de către membrii săi, în conformitate cu principiile cooperatiste și este considerat un agent economic cu capital privat.

În a doua parte am prezentat importanța inventarierii în contabilitate prin funcțiile îndeplinite de aceasta, principalele metode de inventariere și ce presupune utilizarea fiecăreia dintre ele la efectuarea inventarierii.

Cu toate că metodele prezentate au în vedere organizarea contabilității stocurilor și putându-se regăsi în sfera controlului indirect ( documentar), am considerat utilă prezentarea lor pentru înțelegerea tehnicii inventarierii realizând astfel legătura între subsistemele de control, în vederea eficientizării întregii activității de control.

În continuare am detaliat etapele inventarierii și în ce constă fiecare etapă adică lucrările ce se efectuează în fiecare etapă, respectiv tehnicile de inventariere a elementelor patrimoniale, documentele care se întocmesc cu ocazia inventarierii, valorificarea rezultatelor inventarierii și nu în ultimul rând evaluarea elementelor patrimoniale conform IAS urilor, OMFP 3055/2009 și conform normelor de inventariere.

A treia parte a lucrării prezintă modul de contabilizare a rezultatelor inventarierii prin exemple practice în acest sens și operațiuni referitoare la răspunderea materială a angajaților.

Procesul de inventariere a bunurilor patrimoniale se realizează la locurile de păstrare a bunurilor, în cazul Cooperativei de Consum Vințu de Jos la magazinele aflate în mai multe localități.Constatările trebuie trecute în listele de inventariere separat pentru fiecare gestiune aparținătoare cooperativei.

Întrucât Cooperativa de Consum folosește metoda de evidență global –valorică, specifică comerțului cu amănuntul, evetualele diferențe se determină numai la finalul operațiunii de inventariere, prin compararea soldului valoric global al gestiunii furnizat de contabilitate cu totalul valoric al listelor de inventariere.

Ultima parte a lucrării prezintă o analiză economico – financiară asupra structurii patrimoniale a societății cooperatiste, a lichidității și solvabilității și o analiză asupra gestiunii mărfurilor și creanțelor .

Prin inventarierea generală a patrimoniului se realizează identificarea bunurilor care nu pot fi utilizate, creanțele vechi și neîncasate și se iau măsuri de preîntâmpinare sau limitare a pagubelor, pentru creșterea eficienței și întărirea disciplinei decontărilor deoarece datele prezentate de contabilitate au un caracter relativ deoarece :

contabilitatea nu surprinde modificările cantitative și calitative produse în timpul transportului, manipulării și depozitării bunurilor economice;

în cadrul unei gestiuni pot să apară furturi, risipe și proastă gospodărire a bunurilor;

datele preluate din documentele primare pot fi omise cu ocazia înregistrării lor în contabilitate, înregistrate repetat sau eronat;

persoanele gestionare ale bunurilor pot da dovadă de nejlijență sau de nepricepere;

pot să apară stocuri fără mișcare, greu vandabile sau în plus;

la unele bunuri pot să apară anulări de comenzi datorită renunțărilor efectuate de către clienții, cazuri de forță majoră, calamități naturale.

În prezent în România, gestiunea stocurilor este tutelată de contabilitatea financiară întrucât s-au avut în vedere probleme de natura integrității și unele aspecte legate de relația evaluare-fiscalitate, considerându-se că în acest mod se suplinește lipsa unui control de gestiune capabil să facă față unor situații specifice ce pot apărea în perioada de tranziție. În aceste condiții cerințele actuale în materie de stocuri care vizează evaluarea și integritatea sunt rezolvate prin subordonarea contabilității stocurilor într-un cadru obligatoriu și standardizat în cadrul contabilității financiare.

Normele contabile românești stabilesc obligativitatea ținerii contabilității stocurilor (valorilor materiale) cantitativ și valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent care poate fi practicat de unitățile patrimoniale mici și mijlocii.

Contabilitatea stocurilor trebuie astfel organizată încât să permită urmărirea existenței și mișcării acestora cantitativ și valoric pe fiecare loc de depozitare în parte, pe feluri de materiale, produse mărfuri, etc., precum și pe gestiuni.

Literatura de specialitate străină consideră că gestiunea stocurilor trebuie să fie un obiectiv al contabilității de gestiune, inventarul permanent fiind definit ca “organizarea de conturi de stocuri care, prin înregistrarea mișcărilor, permit cunoașterea de manieră constantă, în cadrul unui exercițiu, a existentului cuantificat în cantități și valori.

Indiferent de sediul contabilității stocurilor prin inventar permanent, se distinge determinarea cantitativă și valorică a stocului final Sf., după fiecare operațiune de intrare I, sau ieșire E, după următoarea relație: Sf. = Si + I – E, (Si – sold inițial).

O variantă simplificată a inventarului permanent a stocurilor se poate realiza prin combinarea acestuia cu inventarul intermitent potrivit căreia, în locul calcului stocului final, după fiecare operațiune de intrare – ieșire de stocuri, se calculează, la intervale scurte de timp, numai ieșirile după relația: E = Si + I – Sf.

Organizarea contabilității stocurilor presupune un ansamblu de activități desfășurate de o unitate patrimonială în vederea realizării unui sistem informațional eficient privind:

ținerea evidenței tehnico – operative a diferitelor categorii de stocuri;

stabilirea metodelor de evaluare și de contabilitate analitică a stocurilor;

organizarea controlului prin inventarierea stocurilor;

analiza eficienței activității desfășurate privind gestiunea internă și contabilitatea stocurilor.

Un sistem informațional eficient de gestiune a stocurilor, cu sediul în contabilitatea de gestiune nu trebuie să neglijeze aspectele concrete legate de metodele de evidență operativă și analitică a gestiunilor de stocuri, elaborate de doctrina contabilă și validate de practica gestionară de – a lungul timpului:

metoda cantitativ – valorică;

metoda operativ contabilă sau pe solduri;

metoda centralizatoarelor de intrare ieșire;

metoda global – valorică.

Aspectele teoretice și practice privind inventarierea prezentate în lucrare ne conduc la

formularea cel puțin a următoarelor concluzii :

inventarierea este un procedeu de verificare faptică a existenței și stării mijloacelor

economice, a creanțelor și datoriilor unei unități patrimoniale;

prin inventariere se efectuează controlul asupra integrități și gestionării patrimoniului;

permite întocmirea corectă a documentelor contabile de sinteză și calculul corect al

indicatorilor economico-financiar furnizați de contabilitate;

conform legislației inventarierea trebuie efectuată cel puțin odată pe an la sfârșitul

exercițiului financiar sau în anumite situații prevazute de lege;

inventarierea trebuie efectuată de către persoane cu o anumită pregătire

corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corectă și la timp a inventarierii;

cu ajutorul inventarierii se identifică bunurile inutilizabile, comenzile sistate,

creanțele vechi și neîncasate și se iau pe această bază măsuri pentru preîntămpinarea sau limitarea pagubelor, pentru creșterea vitezei de rotație și sporirea eficienței;

rezultatele inventarierii pot fi plusuri sau minusuri de inventar care rezultă din

compararea situației faptice, stabilită prin inventariere, cu situația scriptică din contabilitate.

La Cooperativa De Consum Vințu De Jos din punct de vedere practic s-a constatat pe baza inventarierii atât lipsuri cât și plusuri datorate lipsei de experiență a angajaților, neatenție chiar și furturilor, care s-au imputat persoanelor vinovate prin garanțiile create de aceștia pe parcursul desfășurării activității.

Literatura de specialitate mai recomandă utilizarea, ca tehnică a controlului direct și inventarierea de control, care coincide numai parțial cu activitatea mult mai largă de inventariere periodică a gestiunilor sau a întregului patrimoniu și se realizează printr-o îmbinare a elementelor de control direct cu cel indirect și prin efectuarea unor operațiuni specifice de regularizare a rezultatelor. În funcție de specificul activității și de natura mijloacelor materiale, este indicată declanșarea simultană a inventarierii de control la aceleași repere, pe întreaga unitate, îndeosebi în cazul materialelor de masă, ceea ce are drept consecință creșterea eficienței controlului, întrucât se înlătură unele posibilități de acoperire a lipsurilor numai pe timpul inventarierii. Din aceleași considerente, o condiție esențială pentru surprinderea realităților efective este ca inventarierea de control să se efectueze inopinant. Pentru stabilirea unor rezultate reale, inventarierea de control implică și controlul exactității soldurilor scriptice la bunurile inventariate. Aceasta presupune controlul asupra documentelor și evidenței privind intrările și iețirile de bunuri pe perioada anterioară.