Noile Tehnologii Informationale Suport Eficient In Procesele de Comunicare Si Relatii

PLANUL LUCRĂRII

CAPITOLUL 1 INTRODUCERE

1.1. Importanța alegerii temei

1.2. Motivația alegerii temei

CAPITOLUL 2 FUNDAMENTARE TEORETICĂ

2.1. Relații publice și comunicare

2.2. Relațiile Publice În Administrația Publică Locală

2.3. Administrația Publică În Era Noilor Tehnologii Informaționale

CAPITOLUL 3 STUDIU DE CAZ

3.1. Introducere

3.2. Date tehnice pentru echipamentele folosite de P.M.Timisoara

3.3. Metodologia cercetării

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

CAPITOLUL 1

Importanța alegerii temei

Odată cu pasul pe care omenirea îl face în cel de-al XXI-lea secolul, nimic nu pare să aibă o mai mare importanță decât îndemânarea de a controla și de a folosi noile tehnologii informaționale.

Tehnicile informației și ale comunicării întrepătrund astăzi întreaga societate, în timp ce dezvoltarea tehnologică din acest domeniu se desfășoară cu o viteză înfricoșătoare. Computerul dă impresia că este atotputernic, guvernând parcă tot ce ține de comunicare sau acces la informații. Fie că este vorba despre o instituție sau organizație oarecare ori despre administrația publică locală, noile tehnologii informaționale joacă un rol major în procesul de comunicare.

Organizațiile sunt sufocate de abundența informației iar secretul depășirii acestei situații este relativ simplu: să știi ceea ce cauți și unde să cauți într-un timp cât mai scurt cu putință. În acest sens, tehnologii cum sunt Intranetul și Internetul au început să revoluționeze comunicarea atât în interiorul cât și în exteriorul instituțiilor, făcând informația mai sigură și în același timp mai accesibilă acelora care au nevoie de ea.

Este necesar să se găsească soluții pentru documentele instituțiilor care încă vor rămâne în uz, deoarece folosirea suportului de hârtie, în toate fazele prin care trebuie să treacă un document, devine o activitate din ce în ce mai anevoioasă și costisitoare. Mai mult, timpul necesar transmiterii informației dintr-un loc în altul este un mare inconvenient la care se mai adaugă și imposibilitatea unei formatări a documentelor tradiționale cu facilități grafice, precum și mixarea imagine-text.

În acest context, prin apariția și răspândirea tehnologiilor informaționale care îmbină în mod optim telecomunicațiile, tehnica de calcul și audiovizualul, prelucrarea și gestionarea informației capătă noi dimensiuni, atât calitative cât și cantitative.

Revoluția informațională aduce schimbări majore în organizarea și structura societății noastre, în modul în care ne raportăm noi la ea. Ni se oferă posibilitatea creării unei societăți deschise, în care șansele să fie mai egale și în care circulația și accesul la informație să se realizeze fără blocaje.

Motivația alegerii temei

Lucrarea de față reprezintă o analiză a impactului pe care noile tehnologii informaționale, îl au asupra administrației publice locale cât și adaptabilitatea funcționarilor primăriei Timișoara odată cu introducere acestor tehnologii în instituție. Voi începe prin a prezenta câteva aspecte teoretice ale proceselor de comunicare și de relații publice precum și ale clasificării și gestionării informației ca obiect al comunicării prin intermediul calculatorului. Voi realiza de asemenea și schițarea unui suport teoretic pentru noile tehnologii informaționale, prin prezentarea componentele sistemului informațional al organizațiilor. Voi continua prin a prezenta câteva noțiuni generale referitoare la administrația publică precum și principiile care o guvernează. Pentru a face legătura între noțiunea de administrație publică și cea de relații publice voi urmări activitatea Biroului Relații Publice din cadrul Primăriei Municipiului Timișoara.

Următorul pas al cercetării mele va fi urmărirea și analiza implementării noilor tehnologii informaționale în Primăria Timișoara, punctând pașii pe care instituția i-a făcut în acest sens. Voi încerca să scot în evidență necesitatea prezenței acestor tehnologii în sistemul informațional al primăriei prin compararea activității diverselor departamente ale instituției in perioada dinaintea introducerii tehnologiilor informaționale cu activitatea acestora după implementarea sistemului informațional. Avantajele introducerii acestui sistem au fost în principal: îmbunătățirea administrării și luării deciziei pentru soluționarea cât mai rapidă a problemelor cetățenilor și a face din municipiul Timișoara un oraș modern de anvergura marilor orașe europene. Prin utilizarea computerelor, a informației electronice și a noilor actori mediatici "Intranetul și Internetul" primăria a dorit să vină în sprijinul cetățenilor prin facilitarea comunicării cu instituția și prin realizarea unor noi modalități prin care publicul să aibă acces rapid la informații de interes local. În acest sens voi urmări acțiunea Primăriei Timișoara de implementare a proiectului de realizarea a unei rețele de centre de informare a cetățenilor prin care s-au dat spre utilizare nouă "info-kiosk-uri" (centre de informare) amplasate strategic în oraș. Unele instituții ale administrației publice locale promovează noile tehnologii informaționale ca mijloc de comunicare cu acei cetățeni care nu intră în mod constant în contact cu aceste instituții, cum ar fi persoanele cu deficiențe fizice ce îi împiedică să părăsească domiciliul. Aceștia au nevoie de o informare constant susținută despre serviciile și acțiunile instituțiilor administrației publice locale. Pentru a realiza acest lucru, primăria a pus la dispoziția cetățenilor diverse informații de interes local informații prin intermediul paginii sale Web.

De asemenea, e nevoie ca primăriile să arunce o privire și în interior, încercând să îmbunătățească cât mai mult comunicarea între diferitele structuri ale instituției. Voi urmări în acest sens modul în care noua platformă a rețelei Intranet din primărie a influențat activitatea departamentelor, și în mod special Biroul Relații Publice din Primăria Timișoara.

În ultima parte a lucrării voi realiza o cercetare privind aplicabilitatea noilor tehnologii informaționale în administrația publică locală. Scopul cercetării va fi acela de a evidenția impactul pe care noile tehnologii îl au asupra administrației precum și adaptabilitatea funcționarilor Primăriei Municipiului Timișoara odată cu introducerea sistemului informațional în instituție. Această anchetă va reprezentat totodată și suportul științific pe care se vor baza concluziile mele ulterioare.

În procesul administrației publice, ca și în alte domenii de activitate viitorul este deschis oricărei schimbări. Noi sisteme de recunoaștere a vocii și a semnăturii digitale sunt acum posibile pentru a permite publicului accesul direct la informații. Pentru viitor se vorbește despre o conectare a tuturor instituțiilor, centrelor civice și școlilor la o rețea națională pentru a permite o circulație a informațiilor și opiniilor în ambele sensuri. Este un lucru minunat ca cetățeanul, stând acasă, să poată accesa informații despre instituții ale administrației publice locale prin intermediul calculatorului. Societatea informațională va aduce beneficii tuturor cetățenilor și consumatorilor, regiunilor, guvernelor și administrațiilor, reprezentând punctul de referință al noului mileniu.

CAPITOLUL 2

FUNDAMENTARE TEORETICA

2.1. Relații publice și comunicare

2.1.1. Apariția și evoluția relațiilor publice

În sens general, unele elemente componente ale relațiilor publice sunt considerate a fi la fel de vechi ca omenirea însăși. Multe dintre aceste elemente au fost folosite de către conducătorii diverselor civilizații timp de mii de ani, în folosul lor și al comunității. Astfel, aproape toți cercetătorii și autorii de studii cu privire la relațiile publice au căutat să găsească exemple cât mai elocvente pentru a demonstra acest lucru. Cel mai utilizat exemplu este acela al unei scrieri care datează din anul 1800 î.Hr. și care a fost descoperit în Irak, în care locuitorii erau sfătuiți cum să efectueze muncile agricole. De asemenea, mulți cercetători în domeniul relațiilor publice susțin că "succesul apostolilor în răspândirea creștinismului a fost una dintre marile realizări de tip relații publice din întreaga istorie a omenirii".

Noțiunea de "relații publice" nu a fost folosită decât la jumătatea secolului al XIX-lea în SUA, când, din nevoi practice, s-a conturat o nouă optică privind stabilirea și menținerea relațiilor întreprinderilor producătoare cu publicul consumator. Noua concepție despre relația producător – consumator și-a dovedit eficiența și s-a consolidat în secolul al XIX-lea, materializându-se în numeroase oficii "consilieri" în relații publice, în foarte multe servicii de relații publice. De exemplu, în 1957, în această țară existau 1.100 de firme de "consilieri" în relații publice, iar peste 5.000 de instituții și întreprinderi aveau servicii serioase de "relații publice".

Noua concepție și serviciile de relații publice au pătruns în Europa prin filieră franceză, extinzându-se foarte mult în a doua jumătate a secolului XX. De atunci și până acum dezvoltarea relațiilor publice a fost deosebit de mare astfel încât astăzi ele fac parte din viața de zi cu zi a tuturor oamenilor, în orice domeniu ar lucra, neexistând în prezent instituție, întreprindere ori firmă care se respectă fără să aibă propriul serviciu de "Public Relations".

Activitatea de relații publice – așa cum este definită ea astăzi – a început efectiv în Statele Unite în ajunul primului război mondial și a cunoscut – potrivit opiniei lui Edward L. Bernays – șase etape.

Prima etapă ( 1900 – 1914): Această etapă reprezintă perioada în care societatea americană începe să critice marile companii de căi ferate, bănci, companii petroliere și miniere care foloseau metode inumane pentru a obține profituri cât mai mari. Companiile care au ripostat primele au fost companiile de căi ferate care au înființat un birou de specialitate "publicity" care trebuia să rezolve criticile formulate în presă. Un an mai târziu, companiile miniere le-au urmat exemplul.

A doua etapă (1914-1919): Această etapă a fost marcată de Primul Război Mondial și de principiul că "publicul trebuie informat". Conducătorii politici aveau nevoie de încrederea poporului mai mult ca oricând, pentru că poporul trebuia să accepte sacrificiile războiului fără ca războiul să le amenințe țara. Un număr imens de cluburi, asociații, comitete și organizații au fost înființate pentru a mobiliza toate mijloacele de sugestionare. Relațiile publice, propaganda și războiul psihologic sunt folosite acum ca activități de informare. Demn de remarcat este faptul că în această perioadă s-a constituit primul grup cu funcția de consiliere a guvernului în timp de război. Acest grup s-a numit "Committee on Public Information" și a fost alcătuit de George Creel, un fost reporter de ziar, în timpul mandatului președintelui Wilson. Această comisie a convins ziarele și revistele să-i încurajeze pe americani să cheltuiască mai puțin pentru mâncare pentru a investi în acțiunile Liberty. Mii de alte firme s-au alăturat acestui efort și au înființat propriile lor grupuri de agenți publicitari. Acest efort imens a avut un impact deosebit asupra relațiilor publice, dovedindu-le eficacitatea, ceea ce a dus la dezvoltarea ulterioară a acestei activități.

Etapa a treia (1919 – 1939): Această etapă de după Primul Război Mondial a fost caracterizată de faptul că specialiștii din Committee on Public lnformation au pus la dispoziția companiilor americane cunoștințele și experiența acumulată în domeniul relațiilor cu opinia publică. Unii membri au înființat companii sau au devenit teoreticieni în domeniul relațiilor publice. Tot în această perioadă se dezvoltă puternic funcția de consiliere pentru crearea unei noi imagini a companiilor în fața opiniei publice. Competiția economică pune în evidență avantajul informațiilor folosite ca noi arme. Se înființează birouri de relații publice în interiorul companiilor, fundațiilor, instituțiilor de cercetări, spitalelor, bisericil relațiilor cu opinia publică. Unii membri au înființat companii sau au devenit teoreticieni în domeniul relațiilor publice. Tot în această perioadă se dezvoltă puternic funcția de consiliere pentru crearea unei noi imagini a companiilor în fața opiniei publice. Competiția economică pune în evidență avantajul informațiilor folosite ca noi arme. Se înființează birouri de relații publice în interiorul companiilor, fundațiilor, instituțiilor de cercetări, spitalelor, bisericilor, organizațiilor, sindicatelor. Universitățile și colegiile americane introduc cursuri de specialitate în programele de învățământ. Activitatea de relații publice trece de la faza defensivă, în care se acționa numai când imaginea companiei avea de suferit, la o acțiune continuă, pozitivă, așa cum este de fapt activitatea de relații publice în prezent.

Etapa a patra (1939 – 1945): Între acești ani, problemele tratate în activitatea de relații publice se multiplică și se diversifică, integrându-se în politica întreprinderii. Opinia publică este ascultată și specialiștii în relații publice sunt obligați să se adreseze diverselor categorii de public într-un limbaj pe care acestea îl pot aprecia. Apar specializări stricte în acest domeniu și marele public începe să considere relațiile publice ca o disciplină intelectuală. Specialiștii de relații publice se perfecționează și își ameliorează procedeele și tehnicile de lucru cu scopul de a determina cu mai multă certitudine funcționarea opiniei publicului, a motivațiilor individului, a comportamentului său, rațiunile atitudinilor sale. În timpul războiului, relațiile publice au fost un sprijin guvernamental de neînlocuit.

Etapa a cincea (1945 – 1965): În această perioadă, și în special după 1945, relațiile publice cresc în importanță datorită încrederii și prestigiului dobândite în anii războiului. În SUA se formează asociații profesionale, se organizează noi cursuri. Industria, comerțul, forțele armate americane, diversele organizații publice și private se interesează și încep să utilizeze relațiile publice, propulsând acest fenomen în viața cotidiană a americanilor. În perioada 1948 – 1964, relațiile publice se vor generaliza în Europa occidentală, creându-se organizații, asociații și definindu-se rolul consilierilor de relații publice și al atașaților de presă. Acest lucru a fost posibil și datorită suportului considerabil acordat de televiziune, jucând un rol important încă de la apariția sa de la sfârșitul anilor 1940.

Etapa a șasea (1965 – prezent): Era informației globale. Factorul care a impulsionat dezvoltarea practicii actuale a fost era informației globale care a luat un puternic avânt in anii '60. În 1957 a fost lansat primul satelit de comunicații Sputnik – moment în care a început era comunicațiilor prin satelit. În anii '80, cantitatea de informații avea un ritm de creștere de 40% anual. Cursurile de relații publice au atras un număr tot mai mare de studenți din ziaristică și comunicare de masă. S-au organizat numeroase asociații și organizații naționale ale practicanților relațiilor publice.

Relațiile publice au devenit esențiale pentru viața modernă, dintr-o mulțime de cauze, printre care: creșterea deosebită și continuă a populației, mai ales în orașele mari, în care cetățeanul are rareori ocazia contactului direct cu marile organizații de afaceri, sindicaliste, guvernamentale și instituționale; progresul științific și tehnologic; revoluția din telecomunicații; independența crescută a unei societăți tot mai complexe.

Viitorul relațiilor publice este bine conturat de J. Dowling: "Provocarea căreia trebuie să-i facă față profesioniștii în relații publice nu va fi de a obține înțelegerea managementului. În general, pe aceasta o au și în prezent. Adevărata provocare ar fi de a face fața cererilor ce le vor fi adresate într-o lume complexă și globală, în evoluție – o lume în care FRP (Federația Relațiilor Publice) poate marca diferența dintre succes și eșec".

2.1.2. Definiția relațiilor publice

De-a lungul anilor, numeroși autori au încercat să definească relațiile publice, ajungându-se la un număr de câteva sute de astfel de definiții. Acest număr mare se datorează marii varietăți a modurilor de înțelegere a relațiilor publice de către teoreticieni și practicieni și a faptului că activitățile de relații publice se desfășoară în organizații extrem de diverse, cunosc forme de lucru variate și implică obiective diverse.

Într-un studiu efectuat în 1976, cercetătorul american Harlow a identificat aproape cinci sute de definiții diferite. După analizarea lor, el a redactat următorul text reflectând elementele individuale ale relațiilor publice:

Relațiile Publice sunt o funcție managerială distinctă care:

– ajută la stabilirea și menținerea unor linii comune de funcționare, înțelegere, acceptare și cooperare între o organizație și publicul său;

– contribuie prin managementul problemelor și al datelor acestora la informarea factorilor de decizie asupra opiniei publice și la stabilirea responsabilității acestora față de ea;

– definesc și accentuează responsabilitatea managementului de a servi interesului public;

– ajută managementul să-și dea seama de schimbări și să le folosească, servind ca un sistem de alarmă avansat, gata să anticipeze tendințele;

– folosește ca unelte principale cercetarea și comunicarea etică".

O mare parte a definițiilor au fost formulate și de către organizațiile naționale și internaționale de relații publice. Un astfel de exemplu este "Asociația Internațională a Relațiilor Publice", care a stabilit, cu ocazia Convenției anuale din 1978, următoarea definiție : "Practica relațiilor publice este arta și știința socială a analizării unor tendințe, a anticipării consecințelor lor, a sfătuirii liderilor unei organizații și a implementării unor programe de acțiune care vor servi atât interesele organizației, cât și interesele publicului", această definiție fiind susținută de 34 de organizații de relații publice.

Conform „Oxford Dictionary of Business", „Petit Robert" și conform Institute of Public Relations din Marea Britanie, activitatea de relații publice se concentrează pe :

– asigurarea imaginii unitare a subiectului ( fie acesta o țară, o organizație, o societate comercială, o grupare, etc);

– conturarea și întreținerea unei imagini cât mai bune (dar bazate pe date reale, nu confecționate) în ce privește subiectul;

– menținerea de foarte bune relații cu diverse organizații sau organisme interne și externe, cu instituții, cu publicul, precum și mass-media interne și externe;

– desfășurarea de activități de lobby favorabile subiectului – atât în țară cât și în străinătate;

– asigurarea comunicării interne și externe.

2.1.3. Clasificarea Relațiilor Publice

Există părerea unanimă că o instituție, o întreprindere, desfășoară acțiuni de relații publice interne și acțiuni de relații publice externe.

Relații publice interne:

Cel mai mare impuls dat relațiilor publice este legat de "descoperirea" de către școala de la Harvard, condusă de Elton Mayo în perioada 1924 – 1927, a faptului că relațiile umane constituie un factor al muncii productive. De aici s-a ajuns la concluzia că "armonizarea" relațiilor dintre membri unei colectivități instituționalizate favorizează desfășurarea și dezvoltarea activității respective. Ca urmare, specialiștii în relații publice consideră că prin intermediul acestor relații are loc o „îndoctrinare" a personalului cu o filosofie a întreprinderii respective, în care elementul predominant să fie înțelegerea restului economic și social al acesteia.

Acțiunile de relații publice interne pot fi realizate în modalități diferite ca: reuniuni informative cu personalul, în cadrul cărora se discută activitatea pe compartimente sau în ansamblu, perspectivele, măsurile de luat etc; se pot difuza filme realizate de personalul propriu; se pot folosi emisiuni radio și de televiziune, broșuri, pliante, comunicare personală etc.

Esențialul este ca fiecare om să se considere coparticipant la activitatea instituției sau întreprinderii respective, iar instituția să-i apară în minte ca fiind cea care îi permite să-și manifeste din plin spiritul inventiv, creator, personalitatea.

Relații publice externe:

Buna desfășurare a muncii în instituția sau întreprinderea respectivă este dependentă, în anumite limite și de climatul psihologic pe care și-1 creează în exteriorul său, în rândul celor cu care vine în contact.

Se apreciază că o atenție deosebită trebuie acordată clientelei și marelui public. Informațiile care se vehiculează pentru a crea un climat psihologic favorabil în rândul publicului din afara întreprinderii trebuie foarte bine selectate. Ele nu trebuie să ia forma unei companii publicitare; ele trebuie să prezinte nu produsele sau serviciile întreprinderii, ci acțiunile, intențiile și perspectivele acestora.

În procesul de relații publice se va ține seama de structura pe vârstă, sex, profesiune, mediu rural sau urban etc., pentru a se iniția acțiuni adecvate specificului diferitelor grupuri sociale care alcătuiesc marele public. De asemenea, se va ține o permanentă legătură cu liderii posibili ai unor grupuri sociale, care au posibilitatea de a influența mai eficient atitudinile celorlalți. Foarte utilă este crearea condițiilor pentru a se putea recepționa eventualele reclamații sau sugestii din partea publicului, precum și relațiile sociale favorabile cu publicul din vecinătatea instituției sau întreprinderii.

Fie că este vorba de relații publice interne sau de relații publice externe, toate companiile, în special cele cu un volum mare de comunicații trebuie să ia în considerare înființarea unui departament de relații publice. Această soluție este mai economică decât angajarea uneia sau mai multor agenții. Ideal este ca șeful departamentului de relații publice să aibă un cuvânt de spus la nivel decizional, și să facă parte din Consiliul de Administrație.

Structura de funcții (organigrama) se poate corela cu publicul-țintă (mediile de informare în masă, comunități, personal, consumatori), cu tipurile de unelte folosite (redactare, audio-video, procesare de date, servicii pentru clienți) sau cu alte categorii, fiind variabilă de la o organizație la alta.

2.1.4. Etapele Acțiunilor De Relații Publice

Activitățile de relații publice trebuie privite ca un proces. Autori recunoscuți în domeniul relațiilor publice au identificat patru etape principale ale acestei activități.

Etapa I – Cercetarea și identificarea informației faptice – Definirea problemei implică sondarea opiniei publicului vizat, a cunoștințelor, atitudinilor și comportamentului acestuia.

Etapa a II-a – Planificare si programare – Având la dispoziție rezultatele etapei anterioare, agentul de relații publice se poate decide ce tip de programe se vor utiliza, care sunt caracteristicile populației-țintă, ce obiective intermediare și ce legături între acestea conduc la îndeplinirea dorințelor clientului. Putem considera aceasta ca o etapă organizațională, în care se identifică nu numai ce ar trebui făcut, ci și când ar trebui începute, respectiv oprite, anumite activități.

Etapa a III-a – Implementarea – Trecând la această fază, agentul de relații publice are deja un plan al programului și activităților generale de derulat pentru rezolvarea problemei. Este momentul alegerii canalelor celor mai potrivite pentru comunicarea cu publicul dorit. Este etapa cea mai spectaculoasă, momentul când se vede dacă s-au făcut calcule corecte.

Etapa a IV-a – Evaluarea – Nu se poate imagina nici o activitate umană în care să nu se învețe din greșeli și reușite. Relațiile publice nu sunt o excepție de la această regulă. Deși frecvent neglijată, parcurgerea etapei de evaluare se arată a fi neașteptat de prețioasă la un moment dat, când agentul sau agenția de relații publice au de rezolvat probleme similare. Construirea unei baze de date conținând și rezultatele ultimei etape a fiecărui proiect realizat nu reprezintă altceva decât o premisă avantajoasă pentru competitivitate în viitor. Între altele, se va investi mult mai puțin în regândirea strategiei noului proiect.

2.1.5. Cui se adresează relațiile publice?

Activitățile de relații publice sunt atât de variate și de nuanțate încât nu pot fi decât cu greu enumerate, chiar și de către cei care lucrează de mai mult timp în domeniu. Multă lume consideră publicitatea ca fiind singura activitate de relații publice, ceea ce produce confuzii și în legătură cu conceptul de relații publice. Fără să exagereze complexitatea muncii lui, un agent de relații publice nu are o sarcină tocmai ușoară în situația când are de explicat modelele după care lucrează. Există o multitudine de variabile după care se clasifică activitățile de relații publice. Una dintre ele este criteriul de adresare a activităților de relații publice:

a) Mijloacelor de informare în masă (publicului larg) – Nu există cale mai sigură de eșec în implementarea unui program de relații publice decât o relație proastă cu mijloacele de informare. E drept, nu este obligatoriu ca o relație bună să asigure succesul, dar este de datoria agentului de relații publice să aibă contacte excelente cu oamenii de presă. Ceea ce agentul de relații publice oferă ca informație gratuită omologului său din presă va fi vândut de ziarul, agenția sau postul respectiv publicului larg. Pentru a reuși să plaseze o informație în interesul clientului printr-un canal mediatic, agentul de relații publice trebuie să recurgă la tot arsenalul său de comunicare, inclusiv creditul de seriozitate, simpatie, colegialitate pe care este obligat să și-1 construiască prin natura profesiunii. Mijloacele de informare în masă reprezintă și vehiculul ideal pentru reclamă. Chiar și atunci când o informație nu poate pătrunde pe un canal mediatic prin interesul prezentat de propriul ei conținut, există rezerva lansării ei ca publicitate. În acest caz, dezavantajul costului este de multe ori compensat de faptul că informația apare exact cum a fost livrată, în conținut și în formă, fără ca între public și agentul de relații publice să mai intervină părerea jurnalistului.

b) Comunității (publicului restrâns) – Activitățile adresate comunității sunt îndeobște puse în legătură cu obținerea sau menținerea bunăvoinței unui public foarte restrâns față de o companie care își desfășoară activitatea în regiunea geografică respectivă. Atunci când se adresează unor grupuri de acest tip, agentul de relații publice trebuie să identifice liderii locali de opinie, grupurile critice (cu accent pe cele implicate în educație), autoritățile guvernamentale și oamenii de afaceri. Sunt preferate în aceste cazuri vizite la sediul principal al clientului, sponsorizarea de evenimente în interesul comunității, realizarea de expoziții care accentuează rolul pozitiv al organizației reprezentate, alcătuindu-se clientului o imagine de " bun cetățean" al orașului. Unii agenți de relații publice se specializează în activități de "influențare" – lobbying – a unor factori de decizie guvernamentală.

c) Personalului instituțiilor – Un pas important în promovarea unei imagini bune a unei companii în fața publicului constă în crearea unor relații interne de foarte bună calitate între angajații firmei respective. Atunci când angajații sunt informați despre problemele companiei și politica de rezolvare a acestora, ei pot ajuta programul de relații publice servind ca ambasadori neoficiali. În general, agentul de relații publice este cel care trebuie să asigure informarea ritmică a angajaților cu ceea ce se întâmplă în companie, prin publicații periodice, raporturi anuale, buletine, posturi de difuzare audiovizuală interne (acolo unde este cazul) și chiar planificarea unor întâlniri între angajații aflați pe diferite niveluri în ierarhia de funcții.

d) Publicului, în calitate de consumator – Percepția compartimentelor managerial-executiv din multe companii în legătură cu publicul (văzut de data aceasta ca posesor al unui portofel din care banii trebuie făcuți să iasă cât mai ușor) este că responsabilitatea față de el ar trebui să se afle prioritar în sarcina departamentului de marketing și abia după aceea în a celui de relații publice. În realitate, publicitatea, cunoașterea gusturilor publicului și stabilirea de punți de comunicare eficientă între consumatori și compartimentele decizionale ale companiei sunt cele care susțin funcția de marketing. Relațiile bune cu publicul nu fac decât să netezească accesul la piața. de desfacere, furnizând informații prețioase cu privire la cerere. Simetric, un bun program de marketing cu clienții ajută la construirea unor relații pe termen lung, reciproc avantajoase.

2.1.6. Noțiunea De Comunicare

"Fără comunicare nu poate exista nici o societate, nu se pot forma și menține structuri sociale".

Toate definițiile date comunicării, indiferent de școlile de gândire cărora le aparțin sau de orientările în care se înscriu, au cel puțin următoarele elemente comune: comunicarea este procesul de transmitere de informații, idei, opinii, păreri, fie de la un individ la altul, fie de la un grup la altul; comunicarea este un atribut al speciei umane; nici un fel de activitate, de la banalele activități ale rutinei cotidiene pe care le trăim fiecare dintre noi zilnic și până la activitățile complexe desfășurate la nivelul organizațiilor, nu pot fi concepute în afara procesului de comunicare.

Comunicarea, afirmă Ioan Drăgan, “a devenit un concept universal și atotcuprinzător pentru că totul comunică”.

Comunicarea a fost percepută ca element fundamental al existenței umane încă din antichitate. În fapt, însăși etimologia termenului sugerează acest lucru; cuvântul “comunicare” provine din limba latină “communis” care înseamnă “a pune de acord”, “a fi in legătură cu” sau “a fi în relație”, deși termenul circula în vocabularul anticilor cu sensul de “a transmite și celorlalți”, “a împărtăși ceva celorlați”.

Literatura de specialitate oferă numeroase definiții ale acestui proces, care este deosebit de complex de altfel. Una dintre cele mai concise definiții este aceea formulată de specialistul american Don Fabun "Comunicarea este transferul de semnificație". Cu toții folosim comunicarea pentru a ne exprima sentimentele, ideile, pentru a stabili legături cu semenii noștri, dar metodele de comunicare diferă de la o cultură la alta.

2.1.7. Evoluția Și Semnificația Termenului Comunicare

Deși termenul este de origine latină, primele preocupări pentru comunicare le-au avut grecii. Pentru aceștia, arta cuvântului, măiestria de a-ți construi discursul și de a-l exprima în agora era o condiție indispensabilă statutului de cetățean (trebuie însă să avem în vedere faptul ca accesul la funcțiile publice ale cetății era accesibil oricărui cetățean grec doar prin tragere la sorți). Mai mult, legile din Grecia Antică stipulau dreptul cetățenilor de a se reprezenta pe ei înșiși în fața instanțelor de judecată, textul lui Platon “Apărarea lui Socrate” fiind un exemplu în acest sens.

Elemente concrete de teorie a comunicării apar însă prima dată în lucrarea lui Corax din Siracuza, “Arta retoricii”, în secolul VI î.Hr. Platon și Aristotel vor continua aceste preocupări, instituționalizând comunicarea ca disciplină de studiu, alături de filosofie sau matematică, în Lyceeum și în Academia Greacă.

Romanii vor prelua de la greci aceste preocupări (ca de fapt în toate domeniile de activitate), dezvoltându-le și elaborând în jurul anului 100 î.Hr. primul model al sistemului de comunicare.

Evul Mediu, odată cu dezvoltarea bisericii și a creșterii rolului său în viața oamenilor, odată cu dezvoltarea drumurilor comerciale și cu cristalizarea primelor formațiuni statale, va conferi noi dimensiuni comunicării. Putem vorbi chiar de o instituționalizare a acestei activități, în sensul că în toate statele existau pe lângă liderul autohton indivizi instruiți care aveau tocmai menirea de a se ocupa de redactarea actelor oficiale, de consemnarea faptelor, de elaborarea legilor. Mai mult, putem chiar vorbi de existența unui sistem comun de semne și simboluri pentru anumite zone ale lumii. Este vorba, de exemplu pentru Europa, de folosirea cu preponderență a limbii slave în zona răsăriteană, ca limbă de circulație, ca sistem comun de semne și simboluri, și a limbii latine pentru zona apuseană.

Un rol important în extinderea comunicării l-a avut și dezvoltarea drumurilor comerciale; acestea au facilitat crearea poștei ca principal sistem de comunicare, începând cu secolul XIV.

Epoca modernă a reprezentat boom-ul dezvoltării comunicării sub toate aspectele ei. Progresul tehnico-științific a favorizat apariția telefonului, a trenului, a automobilului, intensificând comunicarea nu atât între indivizi, cât mai cu seamă între comunități; de asemenea, a determinat crearea de noi sisteme și modalități de comunicare.

2.1.8. Elementele Procesului De Comunicare

Indiferent de forma pe care o îmbracă, orice proces de comunicare are câteva elemente structurale caracteristice:

a) Emițătorul sau sursa mesajului – este acea persoană care simte nevoia, care vrea să comunice ceva.

b) Codificarea mesajului – Atunci când comunicăm, transmitem reprezentări simbolice a stărilor noastre interne. Codificarea este de fapt o activitate internă în care simbolurile verbale și cele non-verbale sunt selectate și aranjate în conformitate cu anumite reguli (gramaticale, culturale etc.). De fapt această codificare nu este altceva decât transmiterea mesajului folosind un anumit cod; de cele mai multe ori acest cod este interpretat ca fiind limbajul (verbal sau scris), deși comunicarea se realizează și pe alte căi, non-verbale ca gesturile, mimica sau poziția corpului .

c) Mesajul – semnale codificate care au semnificație pentru o altă persoană sau, un grup de persoane. Aceste semnale pot fi verbale sau non-verbale și pot fi adresate auzului, văzului, simțului tactil sau unei combinații de simțuri umane. Fiecare cultură are propriul ei sistem de a forma mesaje.

d) Canalul – suportul și calea pe care se transportă și se distribuie mesajul. Pentru a fi transmis, un mesaj are nevoie de unul sau mai multe canale de comunicare, prin care se stabilește legătura dintre emițător și receptor. Pentru mesajele verbale avem canalul verbal și cel scris (undele sonore care transmit fonemele vorbirii), iar pentru cele non-verbale undele luminoase care fac posibilă vederea. Gradul în care un canal sau altul este folosit diferă de la o cultură la alta. În Vest se pune mai mare accent pe cuvinte; în alte civilizații, atingerea este mult mai importantă.

e) Receptorul – este persoana care ia mesajul în considerare. Receptor este orice persoană care a intrat în contact cu mesajul, fie ca i-a fost adresat în mod direct sau nu.

f) Feed-back-ul – este un mesaj specific prin care emițătorul primește de la receptor un anumit răspuns cu privire la mesajul comunicat. Feed-back-ul poate fi verbal sau non-verbal. Prin procesul de feed-back emițătorul și receptorul își schimbă rolurile între ei.

g) Decodificarea este etapa în care receptorul dă sens comportamentului produs de emițător, însă condiția esențială a reușitei comunicării este că atât emițătorul, cât și receptorul să utilizeze același cod.

h) Perturbațiile – reprezintă filtrele, zgomotele, barierele ce pot interveni în procesul de comunicare. Perturbarea mesajului transmis poate avea o asemenea intensitate încât între acesta și mesajul primit să existe diferențe vizibile. Perturbațiile pot fi de natură internă – factori fiziologici, perceptivi, semantici, factori interpersonali sau intrapersonali și de natură externă – care apar în mediul fizic în care are loc comunicarea (poluare fonică puternică, întreruperi succesive ale procesului de comunicare). În procesul de comunicare, barieră reprezintă orice lucru care reduce fidelitatea sau eficiența transferului de mesaj.

2.1.9. Media sau Canalele de Comunicare

Media sau canalul de comunicare este calea pe care este transmis și distribuit mesajul, reprezintă ("căile" urmate de mesaje).

În comunicarea interumană, se folosește rareori un singur canal. Chiar și în cadrul celei mai simple conversații tête-à-tête intervin două, trei sau mai multe canale (ex. canal verbal, canal vizual sau canal scris). Canalele de comunicare au un suport tehnic reprezentat de toate mijloacele tehnice care pot veni în sprijinul procesului de comunicare: telefon, fax, calculator, telex, mijloace audio-video. Astfel, putem diferenția o serie de canale ca:

presa, radioul și televiziunea;

scrisoare, raport, telegramă;

ședința este o modalitate utilă pentru strângerea de opinii și sugestii ce sunt înregistrate în procese verbale și rapoarte;

tabela de afișare este o modalitate de afișare a informației pentru un număr mare de persoane;

teleconferința este un serviciu de interconectare telefonică;

megafon (portavoce) este o modalitate de transmitere a informației, simultan, unui mare număr de persoane;

telefonul este un sistem verbal de comunicare;

telefon mobil este o modalitate de comunicare în timpul deplasărilor;

pager-ul este un sistem de contactare electronică la distanță pentru transmiterea unui mesaj;

robot electronic este un dispozitiv de înregistrare a mesajelor telefonice;

fax este o modalitate de înaltă acuratețe prin care se pot transmite documente la orice distanță;

calculatorul PC este un sistem tehnic complex care permite depozitarea unui volum mare de date și accesul rapid la ele;

rețeaua de calculatoare reprezintă un grup de calculatoare care au fost conectate astfel încât să poată comunica înte ele;

terminal în rețea reprezintă interconectarea prin modem a terminalelor la un calculator central ce oferă posibilități de transmitere a datelor și textelor;

poșta electronică (e-mail) este o modalitate de comunicare a informațiilor, după procesare, prin intermediul calculatorului, direct la destinatar.

În alegerea unui canal de comunicare trebuie să se țină cont de următorii factori: viteza de execuție, securitatea informației, durata comunicării, modalitatea de comunicare –scris sau verbal, costul transmiterii, echipamentul la dispoziția receptorului și numărul receptorilor.

2.1.10 COMUNICAREA ORGANIZAȚIONALĂ

În definirea comunicării organizaționale, există mai multe abordări: "proces de schimb al informației", "proces de transmitere de mesaje verbale sau scrise și de recepționare a cestor mesaje", "proces social de interacțiune umană bazat pe simboluri și reguli specifice". Scopul comunicării în organizație îl constituie transmiterea și recepția de semnificații în vederea obținerii unor efecte pragmatice. Focalizarea atenției asupra conceptului de semnificație și pe aspectul pragmatic, permite înțelegerea poziției simbolului, mesajului și protocoalelor de transmisie, ca instrumente pentru transmiterea semnificațiilor.

Pentru management, informațiile reprezintă o condiție esențială. Același lucru poate fi spus despre procesul de comunicare din interiorul oricărei organizații, dat fiind că în cadrul fiecărei organizații informația trebuie să ajungă la instanța (persoană sau secție) potrivită și la momentul necesar. Altminteri, informația își pierde valoarea. Iar informația are, după cum am arătat încă din primul capitol al acestei cărți, valoare pragmatică. În cele ce urmează, vom trece în revistă câteva din aspectele specifice ale comunicării organizaționale.

În accepția lui Goldhaber, comunicarea organizațională este un proces care presupune crearea și schimbul de mesaje în sânul unui sistem relațional de interdependențe (mai exact: "comunicarea organizațională este un proces de creare și schimb de mesaje în interiorul unei rețele de relații interdependente care să se conformeze incertitudinii mediului"). Goldhaber pune accentul pe schimbul de informații necesare organizației. Acest schimb poate fi vertical (de la vârf la bază ori invers) sau orizontal (conlucrare la același nivel ierarhic). Alături de acest schimb de informații utile, în interiorul fiecărei organizații are loc un trafic de informații fără vreo utilitate directă sau imediată. Oricine știe câtă informație circulă într-o organizație fără nici o legătură cu activitățile specifice. Pentru comunicarea organizațională este important de știut cum trebuie să funcționeze procesul de comunicare: cine comunică și cu cine, care instanțe ocupă un loc central și care sunt marginale. În literatura de specialitate se vorbește despre două tipuri de rețele de comunicare: rețelele centralizate (în cadrul cărora informația merge spre centru și se adecvează unor activități relativ simplu de executat) și rețelele descentralizate (unde schimbul de informații nu are o matrice impusă, comunicarea fiind adecvată unor activități complexe). Acestea din urmă se bucură, de altfel, de preferința angajaților.

Abordările clasice ale comunicării se înscriu în general în două categorii: teoriile care plasează comunicarea în relație cu tehnologiile folosite drept suport și cele care o tratează din perspectiv psihosociologic. Pentru o gestionare eficientă a comunicării organizaționale, trebuie să avem în vedere ambele aspecte pentru că:

– în planul inovațiilor tehnologice care afectează comunicarea, organizația se situează la intersecția noutăților apărute în informatică și în telecomunicații.

– în planul relațiilor interpersonale organizația se confruntă zi de zi cu problemele de comunicare ce apar între diversele categorii de personal care lucrează în interiorul său: între salariați și persoanele aflate în funcții de conducere, între directori și sindicate, între angajați.

– în planul politicilor și strategiilor manageriale organizația trebuie să își formuleze atât obiectivele de receptare, cât și pe cele care privesc emisia de mesaje pentru a atinge maximum de eficiență în domeniul respectiv.

Această a treia dimensiune este în general, cel mai adesea ignorată. Dacă în cazul adoptării inovațiilor tehnologice care constituie suportul comunicării, majoritatea întreprinderilor în tranziție se confruntă în primul rând cu lipsa de fonduri necesare achiziționării unor astfel de tehnologii, formularea unei strategii comunicaționale este o idee relativ nou și în Occident. Comunicarea computerizată este încă un lucru considerat scump, cu toate că orice organizație ar trebui să aibă propriul ei sistem informațional. Ca atare numai anumite sectoare de activitate sunt dotate cu astfel de tehnologii. Singurele forme de comunicare interne sunt reuniunile și avizierele, care mediază exclusiv comunicarea formală, sub forma indicațiilor și rapoartelor de activitate.

2.1.11. Sistemul Informațional Al Organizației

Sistemul informațional se constituie din totalitatea metodelor, tehnicilor și instrumentelor folosite pentru culegerea, înregistrarea, tratarea, circulația, prelucrarea și valorificarea informațiilor dintr-un sistem. El se naște și se dezvoltă o dată cu organismul în care funcționează și asigură legătura în dublu sens între sistemul decizional și sistemul operațional.

Componentele sistemului informațional

a) Datele, reprezintă ansamblu descrierilor unui fenomen sau proces;

b) Informațiile, reprezintă acele date care au dobândit, prin prelucrare (procesare), semnificație, scop sau utilitate;

c) Circuitul informațional desenează traiectul pe care îl parcurge informația de la emițător pană la beneficiarul de informație.;

d) Fluxul informațional, reprezintă cantitatea de informație vehiculată între emițător și beneficiarul de informație;

e) Procesele informaționale desemnează, în esență, un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare, transmitere și prelucrare a informațiilor cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporturilor și mijloacelor de tratare a informațiilor;

f) Mijloace de tratare a informațiilor, de înregistrare a acestora, de transmitere și prelucrare a lor. Aceste mijloace de tratare a informațiilor utilizate sunt de trei tipuri:

– Manuale: mașina de scris, mașini de calcul, instrumente clasice;

– Mecanizate: minicalculatoare;

– Automatizate: computere, terminale, rețele de calculatoare.

Funcțiile de bază ale unui sistem informațional :

– Generarea de informații referitoare la activitatea organizației. Fiecare eveniment sau tranzacție de-a lungul unui flux (material, financiar, logistic) trebuie să fie reflectat în Sistemul Informațional;

– Memorarea informației pentru o utilizare ulterioară;

– Prelucrarea informației în conformitate cu niște modele standardizate;

– Comunicarea informațiilor rezultate principalilor factori din sistemul decizional.

Prin urmare, informațiile referitoare la modul de execuție a deciziilor și celelalte aspecte esențiale privind situația Sistemului Operațional, sunt percepute de Sistemul Informațional, selectate, analizate, puse în forma adecvată și transmise conducerii Sistemului Decizional.

Sistemul Informațional realizează și o funcție externă (de relații internaționale), de comunicare permanentă cu mediul economico-social: organisme financiare și bancare, organisme ierarhic superioare și cele subordonate (filiale, agenți), parteneri de afaceri, furnizori, clienți, acționari etc.

Partea din sistemul informațional în care predomină tratarea automată a datelor și a cunoștințelor relative la sistem, se constituie în sistem informatic.

Sistemul informatic urmărește obiective imediate și obiective de perspectivă în vederea optimizării performanțelor financiare și tehnologice ale unității. Din multitudinea acestor obiective menționăm:

– creșterea calității informației;

– sporirea operativității în furnizarea informației;

– creșterea exactității și preciziei informației;

– raționalizarea formularelor de evidență;

– simplificarea fluxurilor informaționale (prin reducerea numărului de puncte de culegere și prelucrare date);

– reducerea volumului de muncă manuală; asigurarea unui caracter unitar al sistemului informațional.

2.1.12. Calculatorul – Mediu și Canal de Comunicare

Calculatorul este o “imitare superficială a inteligenței umane”. Devine creativ atunci când știm să-l programăm. În programarea calculatoarelor s-au făcut pași enormi, de la stadiul de simplă listă de succesiune comenzi, la metode “globale” de inteligență artificială. O problemă de rezolvat încă este modul în care se comunică cu calculatorul. Tehnic vorbind, pentru fiecare fragment de informație trebuie să existe un anumit tip de structură de date sau un alt mod de a înmagazina cunoștințe în memoria calculatorului. Pentru că omul încă nu a stabilit un mod de reprezentare inteligibil pentru calculator a semnificațiilor distincte ale unor cuvinte sau fraze, agentul inteligent nu poate avea încă acces la aceste semnificații.

2.1.13. Informația, Obiect al Comunicării prin Calculator

Informația este fundamentată pe date care au dobândit, prin prelucrare (procesare), semnificație, scop sau utilitate.

Deoarece informația constituie obiectul principal al comunicării, trebuie să atingă următoarele calități:

– Consistența – suficient de cuprinzătoare încât să poată furniza cât mai multe cunoștințe;

– Relevanța – să poată furniza acele cunoștințe care lipsesc, în vederea luării unei decizii;

– Exactitate – conținutul ei să reflecte situația reală a fenomenului;

– Oportunitate – să fie furnizată în timp util;

– Accesibilitate – să fie clară, ușor de înțeles.

Dezvoltarea activităților sociale, care au ca obiect transmiterea, memorarea sau tratarea informației, a generat o diversificare fără precedent a naturii informațiilor, concomitent cu creșterea exponențială a volumului acesteia. Se impune astfel clasificarea informației atât după forma sa cât și după natura și suportul utilizat.

Clasificarea informației după forma sa:

Forma analogică a informației constă în reprezentarea fenomenelor fizice, imagini fixe, sunete și imagini în mișcare așa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de înregistrare, fără a fi necesară o conversie sau codificare a acestora înainte de transmiterea sau memorarea pe suporturile tehnice de informații. Exemple de reprezentare analogică a informației:

– înregistrarea mesajelor și a altor informații sonore pe bandă magnetică sau casetă magnetică cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic (magnetofon, casetofon) precum și a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

– înregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activități, operații, procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine și sunet de tip videorecorder și a camerei de luat vederi adecvate.

b) Forma digitală a informației se realizează, fie pornind de la fenomenul real, fie de la forma analogică a acestuia, în ambele cazuri având loc o codificare numerică, o evaluare cantitativă, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentării. Pe suportul tehnic informația se prezintă ca o succesiune de valori binare (0 si 1) ordonate după un sistem de reguli (cod) si prin urmare introdusa în sistemul de calcul se transmite și se memorează direct.

Clasificarea informației după natura sa:

date: numerice, alfabetice, alfanumerice.

b) texte organizate sub formă de documente, pagini de texte, paragrafe, fraze, cuvinte și caractere, destinate a fi prelucrate cu programe adecvate de editare și tehnoredactare a textelor, control gramatical și semantic al cuvintelor, punerii în formă și apoi în pagină a textului redactat.

c) documente grafice ce pot conține reprezentări grafice, desene schițe tehnice etc. și care pot fi vizualizate prin afișare pe monitorul calculatorului, tipărirea lor la imprimantă sau la dispozitivul de realizare desene (plotter).

d) secvențe audio generate de vocea umană, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizoare electronice de voce și acustice.

d) secvențe video de natură animată sau film, însoțite de cele mai multe ori de informație sonoră: voce sau sunet.

Clasificarea informației din punct de vedere al suportului tehnic utilizat

a) informație aflată pe suporturi tehnice :

– suporturi magnetice : banda magnetică, caseta magnetică, discul magnetic, discul flexibil, cartela magnetică etc.

– suporturi cu lectura optică: discurile optice a căror informație este citită optic cu dispozitive laser.

b) informație aflată pe suporturi grafice:

– suporturi opace realizate din hârtie, cum sunt: documentele clasice, documentele informatice obținute la imprimantă, documentele realizate cu ajutorul mesei de desen (plotter).

– suporturi transparente realizate din peliculă fotografică, peliculă film, microfilm etc.

2.1.14. Gestionarea Informației

Utilizarea tehnicii automate de prelucrare a informației urmărește obiective imediate și de perspectivă în vederea optimizării procesului de comunicare.

Ideile bune nu se nasc din nimic, ele sunt pretutindeni. În aceasta eră a comunicării, nimic nu ramâne pentru mult timp ascuns. În publicații profesionale, în documentații tehnice, în sesiuni de comunicări științifice etc. poate fi găsită orice informație necesară pentru luarea unor decizii.

Organizațiile sunt sufocate de abundența informației. Secretul depășirii acestei situații este relativ simplu: să știi ceea ce cauți ți de ce cauți, sau altfel spus să nu stochezi în mod pasiv orice informație care parvine în organizație. Trebuie raționat de o manieră ofensivă. Într-o organizație toată lumea trebuie să se simtă investită cu o misiune de supraveghere, dar sinteza și decizia trebuie să aparțină managerului. Pentru supravegherea concurenței, toate sursele de informații, formale sau informale, sunt utile. Nici una nu este magică, nici măcar bancile de date. Unele sunt scumpe, altele sunt gratuite, prețul neavând neapărat o legătura cu pertinența informației.

Desigur, se pune problema unde poate fi stocată această informație. Multe organizații au optat pentru o bancă internă de date care poate fi îmbogățită de oricine. Exista riscul de a cădea în mania documentării, ceea ce face ca supraabundența de informații stocate să se transforme în inamicul ei, nemaifiind utilizabilă.

Problema în gestionarea informației, este găsirea de soluții pentru documentele care încă vor rămâne în uz, deoarece folosirea suportului de hartie, în toate fazele prin care trebuie să treacă un document, devine o activitate din ce in ce mai anevoioasă și mai costisitoare.

Mai mult, timpul necesar transmiterii informației dintr-un loc în altul este un mare inconvenient la care se mai adaugă și imposibilitatea realizării unei formatări a documentelor tradiționale cu facilități grafice, precum și mixarea imagine-text.

Gestiunea informației presupune următoarele funcții:

– preluarea informație în sistem;

– memorarea și regăsirea informației;

– prelucrarea informației;

– tipărirea sau publicarea;

– controlul și comanda sistemului.

Preluarea informației în sistem presupune:

preluarea informației provenite din rețelele de comunicații naționale sau internaționale, publice sau private;

preluarea informației provenite din rețeaua locală de date;

introducerea manuală a datelor și textelor sau înregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii și sunetului.

informația introdusă în sistem se prelucrează imediat sau se memorează pentru prelucrări ulterioare.

Memorarea și regăsirea informației presupune:

memorarea internă pentru informația în curs de prelucrare;

memorarea externă, pentru informația care se consultă periodic;

arhivarea electronică, pentru informațiile “istorice” sau care se consultă foarte rar.

Capacitatea de stocare a informației și viteza de acces la date constituie criterii de bază pentru aprecierea performanțelor unui sistem. Prin procesul de memorare, informația poate fi prelucrată sau valorificată prin consultare locală ori comunicarea solicitanților prin intermediul rețelelor de comunicații.

Prelucrarea informației presupune :

crearea și încărcarea bazei informaționale, ce presupune un ansamblu de proceduri prin care se generează structura și modul de organizare a informației pe suportul tehnic, precum și încărcarea efectivă a bazei informaționale;

actualizarea bazei informaționale, presupune eliminarea informațiilor devenite inutile, introducerea de informații noi, modificarea celor existente pentru a le pune de acord cu realitatea;

tratarea propriu-zisă a informației, presupune efectuarea celor mai variate operații care privesc, fie forma în cazul prelucrării textelor, documentelor și imaginilor, fie conținutul în cazul prelucrării datelor.

consultarea în timp real a informației, se realizează cu ajutorul unor programe care permit selectarea și transmiterea informației solicitate către un dispozitiv periferic de ieșire (monitor, imprimantă, echipament de comunicație în rețea etc.)

punerea în formă a informației solicitate la ieșire, presupune operații diferite în raport de natura informației solicitate. De exemplu, în cazul prelucrării datelor au loc operații pentru obținerea de rapoarte și situații complexe care vor fi transferare dispozitivelor de ieșire în vederea tipăririi lor, afișării pe monitor sau comunicării locale ori la distanță, prin intermediul rețelelor de date.

Tipărirea și publicarea documentelor.

Pentru realizarea cu mult profesionalism a celor doua funcții, este necesară înființarea în cadrul organizațiilor a unor compartimente specializate în publicistică electronică dotate cu minicalculatoare sau calculatoare medii-mari cu software adecvat și suporturi care să înlesnească înmagazinarea unor mari cantități de documente. Managerii s-au convins că nu numai felul cum arată produsul poate să influențeze clientela, ci și calitatea prezentării lor.

Cea mai nou utilizare a PC-urilor la ora actuală este fără îndoială multimedia. PC-urile echipate cu CD-ROM-uri, combină grafica cu sunetul și dau utilizatorului senzația de ceea ce va fi în viitorul digital – superautostrada informațională – un mixaj de grafică, sunet stereo și video.

În acest context, prin apariția și răspândirea sistemelor multimedia care îmbină în mod optim telecomunicațiile, tehnica de calcul și audiovizualul, prelucrarea informației capătă noi dimensiuni, atât calitative cât și cantitative. Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronică a informației numerice s-a îmbogățit cu forme noi: texte, documente, grafică, voce, sunet și imagine video. Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicații, centrul de greutate al informației s-a deplasat de la specialiștii în informatică spre utilizatorii de produse informatice.

Cantitatea de informație care inundă universul este aparent incontrolabilă. În realitate, cei mai mulți nu se pot apăra de “bombardamentul” informațional, și nu-l pot transforma într-un flux accesibil. Pentru a veni în sprijinul acestora, există instrumente informatice care facilitează procesul comunicare și control a informației.

2.2. Relațiile Publice în Administrația Publică Locală

2.2.1. Administrația Publică Locală

Termenul de administrație derivă din latinescul "administer", care are sensul de a sluji, de a aduce la îndeplinire o misiune comandată.

În același sens, în literatura de specialitate, se mai precizează că noțiunea provine din termenul latin "minister" care înseamnă servitor și este în legătură cu cuvântul "magister" care îl desemnează pe stăpân, căruia i se subordonează servitorul și pe care acesta trebuie să îl slujească; aceasta este o administrație particulară, distinctă de administrația publică, ambele reprezentând genuri ale administrației, fiecare, la rândul lor, având mai multe specii.

Pornind de la sensul etimologic al cuvântului, constatăm că noțiunea de administrație înseamnă serviciul celui mai mic, al celui supus, o activitate subordonată, sub comandă. Noțiunea de "a administra" arată acțiunea cuiva de a ajuta, de a servi la ceva, fiind apoi folosită pentru a indica o activitate administrativă, care este considerată o activitate subordonată ce se îndeplinește la ordinele cuiva, apreciindu-se în acest sens, că însuși ministrul este în primul rând un servitor, desigur în sensul de servitor al cetățenilor pe care acesta trebuie să-i servească.

În limbajul curent, unii autori, prin administrație înțeleg: "conținutul principal al activității executive a statului; sistem de autorități publice care înfăptuiesc puterea executivă; conducerea unui agent economic sau instituții social-culturale; un compartiment (direcție, secție, sector serviciu, birou) din instituțiile direct productive sau instituții social-culturale, care nu desfășoară nemijlocit o activitate productivă"5.

În același timp, printre alte sensuri ale termenului de administrație, pe cel de administrație publică îl regăsim ca o sintagmă explicată, în unele dicționare și lucrări de specialitate americane, prin: "funcția executivă în guvern, executarea (aplicarea) politicii publice, organizarea și conducerea poporului și a altor resurse pentru atingerea obiectivelor guvernării, arta și știința conducerii aplicată la sectorul public"6.

Potrivit acestor opinii, rezultă că, în principal, administrația publică este o activitate determinată de voința politică și realizată, în cea mai mare măsură, de executiv pentru organizarea aplicării și aplicarea în concret a legii.

În opinia unui alt autor, "a administra reprezintă o activitate executivă, pusă sub semnul comenzii sau al delegării de atribuții, iar când această activitate realizează obiectivele slujindu-se de puterea publică, prin derogarea de la regulile dreptului comun, ea dobândește atributele administrației publice"7.

Administrația publică, în orice societate, fie ea clasică, fie modernă, reprezintă, în esență, un instrument al statului indispensabil în atingerea unor deziderate, a unor obiective majore determinate de el, în fapt de realizare a unor valori politice stabilite prin acte juridice, "în scopul satisfacerii interesului general, prin acțiunea puterii publice".

Administrația publică este, în opinia lui Jean Rivero, "aparatul de gestiune al problemelor publice"8. Ea este constituită din ansamblul serviciilor definite de puterea politică. Ea constituie, de asemenea, organizarea care se dă oricărui grup social evoluat, instrumentul de coeziune și de coordonare indispensabilă, fără de care societatea se dezintegrează.

Administrația publică este, prin însăși natura sa, fără o filosofie proprie și subordonată unor scopuri care îi sunt exterioare, ea își trage legitimitatea, în mod evident, din sistemul de valori dominante, din puterea politică. Acest sistem de valori este și cel care fixează administrației publice, în general, scopurile și mijloacele pe care trebuie să le utilizeze pentru a le atinge.

Ca atare, se spune curent, în acest sens, că administrația publică este permanent plasată sub nivelul politic, subliniindu-se că, în sfera administrației publice, deasupra instituțiilor administrative, există instituții politice, care facilitează existența statului și satisfacerea nevoilor comune ale colectivității în conformitate cu deciziile instituțiilor politice.

Administrația pare o masă enormă și complexă. Administrația este alcătuită dintr-un ansamblu complex de funcțiuni, obiective, ierarhii, reguli și de tradiții. De către cei din exterior, ea poate fi privită ca un organism impenetrabil, iar de către cei care fac parte din ea – ca un angrenaj de rotițe și uzanțe în care fiecare cunoaște numai o parte.

Apariția vieții administrative locale a precedat cu mult pe aceea a celei generale pentru că, în ordinea istorică a lucrurilor, comuna cu nevoile ei proprii a apărut înainte de nașterea statului cu marile lui interese și probleme.

George Alexianu înțelege "prin administrația locală, toate acele organisme ale statului care sunt chemate să satisfacă interesele care nu sunt generale ci privesc, în primul rând grupările omenești din localitate și care se caracterizează prin faptul că titularii cărora le sunt încredințate administrarea acestor interese, nu dețin puterea de la autoritatea centrală ci de la corpul electoral local, pe cale de alegere. Acești titulari sunt însă și ei subordonați autorității centrale, reprezentată prin Guvern, care își exercită dreptul său de coordonare și unitate a statului pe calea tutelei și a controlului"9.

Pe plan local, administrarea intereselor publice locale poate fi încredințată: fie unor autorități statale și extensiilor sale, ce desemnează autorități desconcentrate ale administrației publice de stat în unitățile administrativ-teritoriale, constituind administrația teritorială (locală) de stat, fie administrației publice locale, care nu mai este o administrație de stat, ci o structură administrativă care permite colectivităților locale să-și soluționeze problemele locale prin autorități administrative proprii, sub controlul autorităților statale centrale.

Statul nu este apt să soluționeze, prin mijloacele de care dispune și în condiții de operativitate și eficiență, ansamblul problemelor. De aceea, statul nu este cel care stabilește care dintre problemele ce intră la un moment dat în sfera administrației de stat vor fi de competența serviciilor publice statale și care vor intra în sfera de competență a autorităților locale.

Sfera problemelor locale, de regulă, este stabilită sau delimitată prin Constituție ori prin lege.

Constituția României din 1991 stabilește administrația publică locală ca pe o structură în cadrul administrației publice, ce desemnează ansamblul de autorități administrative autonome care rezolvă, conduc și execută treburile publice locale.

Ca atare, administrația publică locală fundamentată pe dispozițiile constituționale, apare ca totalitate a serviciilor publice locale, organizate sau recunoscute de lege, chemate să administreze interesele proprii ale colectivităților locale, prin autorități administrative autonome, cu putere de decizie, alese de către acestea și sub control de legalitate al autorităților statului.

Principiile administrației publice locale

Principiul autonomiei locale

Principiul autonomiei locale este principiul fundamental care guvernează administrația publică locală și activitatea autorităților acesteia, care constă în "dreptul unităților administrativ-teritoriale de a-și satisface interesele proprii fără amestecul autorităților centrale, principiu care atrage după sine descentralizarea administrativă, autonomia fiind un drept iar descentralizarea, un sistem care implică autonomia".

Primarii și consiliile locale sunt într-o anumită măsură independenți de puterea centrală, adică au dreptul de a lua diferite măsuri fără a fi cenzurați sau fără a cere aprobarea guvernului central. Principiul autonomiei locale, în practică cunoaște două forme: autonomia funcțională (tehnică) și autonomia teritorială.

Autonomia funcțională constă în recunoașterea posibilității pentru unele servicii publice de a beneficia de autonomie în domeniul lor de activitate.

Autonomia teritorială este cea prin care se recunoaște unităților administrative dreptul, în condițiile legii, de a se autoadministra. Astfel, autonomia locală presupune existența unor condiții și îndeplinirea unor exigențe, cum ar fi: prezența unei colectivități care să aibă interese și cerințe specifice față de interesele colectivității naționale, existența unor mijloace materiale și financiare puse la dispoziția colectivității locale, a căror gestionare se realizează sub responsabilitatea acestei colectivități, autoritățile care conduc colectivitatea locală trebuie să fie alese dintre cetățenii care o compun, stabilirea unor atribuții distincte pentru autoritățile alese, potrivit cărora ele pot să decidă liber în rezolvarea problemelor locale și, în sfârșit, existența "tutelei administrative".

Principiul autonomiei locale privește toate autoritățile administrației publice locale – comunale, orășenești și județene – aceasta rezultând din însăși norma constituțională a art. 119, care prevede că "administrația publică din unitățile administrativ-teritoriale se întemeiază pe principiul autonomiei locale". Unitățile administrativ-teritoriale, arată Ion Deleanu, "nu pot deveni entități statale", iar autoritățile alese "nu pot avea putere de decizie politică majoră", întrucât ele "trebuie să-și desfășoare activitatea în limitele și în condițiile legii" și totodată "nu se pot sustrage "tutelei administrative", supravegherii autorităților centrale".

Legiuitorul organic, respectând principiile constituționale, precizează cu privire la colectivitățile locale că sunt integrate teritorial statului "național, suveran și independent, unitar și indivizibil" (potrivit art. l, alin. l, din Constituția României), subliniind în alin. (2) al art. 2 din Legea administrației publice locale, nr.215/2001, republicată, că "aplicarea principiilor enunțate nu pot aduce atingere caracterului de stat național unitar al României". Altfel spus, statul român le asigură colectivităților locale autonomia necesară gestionării treburilor lor specifice, însă numai în măsura în care ele se integrează ordinii juridice a statului.

Legea administrației publice locale, nr.215/2001, demonstrează că autonomia locală nu este numai un principiu teoretic cu un conținut abstract, ci, dimpotrivă, are atât un suport material cât și unul financiar care se exprimă prin acte și acțiuni concrete.

Comunele, orașele și județele, potrivit legii, sunt persoane juridice, au un patrimoniu, un buget propriu și hotărăsc în tot ceea ce privește administrarea intereselor locale, exercitând, în condițiile legii, autoritatea în limitele administrativ-teritoriale stabilite (art. 9 din Legea nr.215/2001, republicată).

Principiul autonomiei locale se fundamentează pe propriul său patrimoniu, care este administrat și gestionat de către autoritățile alese ale administrației publice locale, în conformitate cu prevederile legii.

Patrimoniul de care dispune fiecare colectivitate din cadrul unităților administrativ-teritoriale constituie baza economică necesară rezolvării în mod autonom a treburilor publice locale, el reprezentând atât sursa de venit a colectivităților locale cât și mijlocul de garantare a creditelor ce îi sunt necesare acestei colectivități.

Legiuitorul organic a stabilit ca "în scopul asigurării autonomiei locale", autoritățile administrației publice locale din comune, orașe și județe să elaboreze și să "aprobe bugetele de venituri și cheltuieli", având dreptul să instituie și să perceapă "impozite și taxe locale, în condițiile legii" (art. 25 din Legea nr.215/2001, republicată).

Concluzionând, putem spune că autonomia locală este un principiu constituțional proclamat de Constituția din 1991, care conferă dreptul colectivităților locale de a-și rezolva singure problemele locale, în cadrul legii și a statului unitar.

Principiul descentralizării serviciilor publice:

Descentralizarea serviciilor publice este forma "funcțională" a descentralizării, care, alături de forma "teritorială", constituie caracteristica administrației publice locale, în actualul conferit de dispozițiile Constituției României.

Principiul descentralizării serviciilor publice se regăsește în mod expres în textul art. 122, alin. (2) din Constituție, totuși el se regăsește aplicat la nivelul întregii administrații publice locale așa cum precizează ultima teză a normei constituționale a art. 119. Descentralizarea serviciilor publice constă, în fapt, în recunoașterea unei anumite autonomii și acordarea personalității juridice unor instituții sau servicii publice organizate la nivelul unităților administrativ-teritoriale.

Prevederile dispozițiilor constituționale ale art. 119, privitoare la descentralizarea serviciilor publice, trebuie privite "ca un transfer gradat de atribuții", în opinia lui Ioan Vida, "de la autoritățile administrației publice centrale de specialitate la serviciile exterioare ale acestora", precum și "ca un mod de scoatere a unor astfel de servicii din ierarhia serviciilor statale, prin dobândirea personalității juridice", realizându-se astfel descentralizarea funcțională sau tehnică.

Cele două principii constituționale, prevăzute de dispozițiile art. 119, au direcții diferite de acțiune. Astfel, pe când principiul autonomiei acționează din punct de vedere al descentralizării teritoriale, referindu-ne aici la autonomia comunei, orașului și județului, în calitatea lor, recunoscută de colectivitatea locală, principiul descentralizării serviciilor publice, concură, pe de o parte la crearea de servicii publice desconcentrate și mărirea competențelor acestora, iar pe de altă parte la înființarea de servicii publice descentralizate în unitățile administrativ-teritoriale și respectiv a unor servicii publice de interes local organizate sub autoritatea consiliilor locale și județene.

Consiliile locale și județene, conform atribuțiilor conferite prin art. 38 și 104 din Legea nr.215/2001 republicată, au atribuții care privesc înființarea de instituții de interes local, regii autonome ori servicii publice de specialitate, aflate sub autoritatea lor.

Principiul eligibilității:

Principiul eligibilității nu este stabilit în mod expres de normele legii fundamentale, ci în mod indirect prin dispozițiile art. 20, alin. (1) și art. 121, alin. (2) din Constituția României, care prevăd că autoritățile administrației publice locale – consiliile locale, primarii și consiliul județean sunt alese în condițiile legii.

Acest principiu, ca și celelalte principii dezvoltate de legea organică, puse la baza administrației publice locale "sunt absorbite în conținutul principiului autonomiei locale", consacrat de normele constituționale ale art. 19.

Principiul eligibilității autorităților administrației publice locale se regăsește în mod distinct în normele Legii nr.70/1991, privind alegerile locale, care detaliază și dezvoltă principiul eligibilității prevăzut în art. 2 al Legii nr.215/2001, republicată, stabilind și alte norme referitoare la procedurile de alegere ale consiliilor locale și județene, precum și ale primarilor.

Potrivit acestei reglementări consiliile locale, consiliile județene, primarii și Consiliul General al municipiului București se aleg prin vot universal, egal, direct, secret și liber exprimat.

Consiliile locale și județene se aleg pe circumscripții electorale prin vot exprimat pe baza reprezentării proporționale, în cadrul unui scrutin de listă.

Primarii comunelor și orașelor sunt aleși pe circumscripții electorale prin vot exprimat pe baza scrutinului uninominal.

Odată alese, autorităților administrației publice locale nu le încetează mandatul decât numai în anumite cazuri limitativ prevăzute de lege și numai în condițiile legii, asigurându-se astfel, continuitatea mandatului lor de 4 ani pentru care au fost alese. Dispozițiile Legii administrației publice locale prevăd: "consiliile locale și județene, precum și primarii aleși în cursul unei legislaturi, ca urmare a dizolvării unor consilii sau devenirii vacante a unor posturi de primari, încheie mandatul predecesorilor" (art. 24).

Una dintre consecințele principiului eligibilității este permanența mandatului autorităților locale alese pentru întreaga legislatură.

Pentru a fi ales consilier ori primar, candidatul în alegeri trebuie să respecte anumite condiții stabilite atât de Constituție cât și de lege.

Aceste condiții de eligibilitate sunt cumulate și se referă la:

– calitatea de alegător – cetățenii români care au împlinit 18 ani, inclusiv cei care împlinesc această vârstă în ziua alegerilor, potrivit art. 34 din Constituție;

– dreptul de a fi ales – cetățenii români cu dreptul de vot, care au împlinit vârsta de cel puțin 23 de ani, conform art. 35, alin. (2) din Constituție, dacă nu le este interzisă asocierea în partide politice, potrivit art. 37 alin. (3) din Constituție; dacă una dintre persoanele care ocupă funcțiile nominalizate de art. 37 alin. (3) dorește să candideze în alegeri, ea o poate face dacă în prealabil demisionează din funcția pe care o are, iar demisia să fie dovedită cu ocazia înregistrării candidaturii;

– domiciliul – au dreptul de a fi aleși cetățeni români cu domiciliul în țară, potrivit art. 16 alin. (3) din Constituție și cu domiciliul pe teritoriul unității administrativ-teritoriale, conform art. 4 alin. (2) din Legea nr.70/1991 privind alegerile locale;

Există "interdicții", potrivit cărora:

– nu pot fi aleși – cetățenii români care fac parte din categoriile prevăzute la art. 37 alin (3) din Constituție: judecătorii Curții Constituționale, avocații poporului, magistrații, membrii activi ai armatei, polițiștii și alte categorii de funcționari publici stabilite prin legea organică; persoanele care fac parte din categoriile prevăzute la art. 5 lit. a și b din Legea nr.70/1991, privind alegerile locale: alienații sau debilii mintali puși sub interdicție, persoanele lipsite de drepturi electorale pe durata stabilită prin hotărâre judecătorească.

Candidaturile pentru autoritățile locale se propun de către partidele politice constituite potrivit legii partidelor politice. Se pot depune candidaturi independente, depunerea acestora fiind însă condiționată de prezentarea unei liste de susținători.

Răspunderea politică a autorităților locale este numai de ordin electoral,

deoarece, chiar dacă se ajunge la retragerea încrederii politice, acest fapt nu poate conduce la încetarea calității de consilier și de primar, ei fiind aleșii colectivităților locale, mandatul exercitat fiind unul de natură reprezentativă și nu imperativ, aplicându-se și în acest caz, în mod corespunzător, prevederile art. 66, alin. (2) din Constituția României.

Autoritățile locale odată alese, în condițiile stabilite de lege, devin autorități locale reprezentative, recunoscute implicit și de către stat, ceea ce face ca actele și acțiunile lor să poată produce efecte juridice încadrate în ordinea juridică a statului, desigur în măsura în care acestea se încadrează constant în respectarea cadrului legal.

Principiul legalității:

Principiul legalității nu este nici el formulat prin dispozițiile art. 119 din Constituție. Acest principiu a fost introdus, alături de celelalte principii, în Legea administrației publice locale nr.215/2001, republicată.

Principiul legalității este "fundamentul controlului constituționalității legilor și presupune respectarea legilor, încălcarea lor atrăgând aplicarea de sancțiuni".

Principiul legalității decurge explicit din norma reglementată de art. 51 din Constituție, ce stabilește că "respectarea Constituției, a supremației sale și a legilor este obligatorie", fapt pentru care acestui "principiu i se subordonează întreaga organizare și funcționare socială, indiferent dacă aceasta are caracter statal sau nestatal".

Principiul legalității desemnează și supunerea administrației publice locale tuturor normelor juridice naționale sau internaționale ori a tratatelor la care România este parte.

Conținutul principiului legalității:

– legalitatea este limita acțiunii administrative a administrației publice locale, ea desemnând ansamblul normelor de drept ce trebuie aplicate la nivelul acestuia;

– legalitatea este fundamentul acțiunii administrative, și semnifică faptul că autoritățile administrației publice locale nu pot acționa pentru a adopta sau a emite acte juridice decât dacă ele sunt abilitate de o normă de drept. Abilitarea autorităților locale poate emana și de la altă autoritate publică, alta decât cea legislativă. Instanțele judecătorești, de exemplu, pot emite "norme" (hotărâri, decizii, etc.) ce abilitează autoritățile administrației publice locale să efectueze și să execute acte administrative, pe care de drept nu puteau să le realizeze;

– legalitatea creează obligația pentru administrația publică locală de a acționa numai în sensul efectiv al respectării legalității.

Administrația publică locală trebuie să aducă la cunoștința locuitorilor unității administrativ-teritoriale, atât regulile de drept edictate de alte autorități cât și actele proprii dispunând toate măsurile necesare în vederea aplicării acestora.

Principiul legalității este totodată garantat în sensul respectării sale, la nivelul administrației publice locale, prin consacrarea răspunderii juridice și prin aplicarea de sancțiuni disciplinare, administrative, materiale, contravenționale și penale, după caz, autorităților locale și funcționarilor publici din subordinea lor, când acestea încalcă normele legale.

Principiul consultării cetățenilor în problemele locale de interes deosebit:

Consacrat expres numai prin dispozițiile art. 2, alin. (1) din Legea nr.215/2001, republicată, principiul consultării cetățenilor în problemele locale de interes deosebit este integrat și subordonat principiului constituțional al autonomiei locale.

În conformitate cu prevederile art. 2 din Legea administrației publice locale, adoptarea principiului constituțional (și legal) al autonomiei locale ca principiu de bază al organizării și funcționării autorităților administrației publice locale, exprimă implicit și admiterea posibilității de consultare a colectivităților locale în interes local.

Prevederile art. 3 al Cartei europene a autonomiei locale, la care România

este parte contractantă din 1994, arată că drepturile, în domeniul autonomiei locale, trebuie să fie exercitate de autorități locale alese, însă aceste dispoziții nu pot aduce atingere, în nici un fel, posibilității de a recurge la adunări cetățenești, referendum sau orice altă formă de participare directă a cetățenilor, acolo unde aceasta este prevăzută de lege.

Înscrierea acestui principiu la baza organizării și funcționării administrației publice locale derivă din însăși spiritul principiului constituțional al autonomiei locale, în procesul de transformare și reașezare a instituțiilor administrației publice locale pe fundamentul acestui principiu modern, principiu care determină un nou sistem de raporturi în planul administrației publice locale – cetățean – colectivitate locală.

Prin prisma nevoii de exprimare liberă a intereselor colectivităților locale, a identificării și alegerii mijloacelor corespunzătoare prin intermediul cărora trebuințele locale pot fi satisfăcute, ignorarea conceptuală și faptică a problematicii consultării, conduce la o inconsistență a însuși principiul autonomiei locale, într-o formă fără fond.

2.2.3. Instituțiile administrației publice locale

Autoritățile administrației publice locale care realizează autonomia în orașe și comune, sunt consiliile locale, ca autorități legislative, și primarii, ca autorități executive.

În fiecare județ există un consiliu județean ca autoritate a administrației publice județene, raporturile dintre administrația locală organizată la nivel de județ și cea organizată la nivel de oraș și comuna bazându-se pe principiul autonomiei locale, al legalității și colaborării pentru rezolvarea problemelor de interes comun.

Guvernul numește câte un prefect în fiecare județ, prefectul fiind reprezentantul acestuia în teritoriu. El conduce serviciile descentralizate ale ministerelor și celorlalte organe centrale ale administrației publice locale, organizate în unități administrativ-teritoriale .

Fiecare comună, oraș, municipiu sau subdiviziune administrativ-teritorială are un primar, iar municipiul București un primar general. Primarul este ajutat de unul sau mai mulți viceprimari astfel: comunele și orașele au câte un viceprimar, municipiul reședință de județ și sectoarele municipiului București au câte doi viceprimari, iar municipiul București are patru viceprimari.

2.4 Biroul de Relații Publice din cadrul Primăriei

În data de 19 ianuarie 2000, în urma modificării organigramei Primăriei Municipiului Timișoara, a luat ființă Biroul Relații Publice, prin extinderea activității Biroului de Presă, în sensul preluării de noi atribuții și inițierii de noi direcții de acțiune. Această modificare s-a realizat datorită faptului că se dorea asigurarea unei comunicări interne și externe cât mai bune, asigurarea unei imagini pozitive a instituției cât și menținerea unor relații bune cu cetățenii, cu mass-media și cu celelalte instituții ale administrației publice locale. Toate aceste obiective au revenit Biroului Relații Publice și implicit celor patru persoane care se aflau la acea dată în componența biroului.

De la data înființării și până în prezent, obiectivele Biroului Relații Publice s-au diversificat. După cum se arată în "Raportul Primarului Municipiului Timișoara privind activitatea din anul 2006", sunt șase obiective pe termen lung ale Biroul de Relații Publice al Primăriei Timișoara pe care acesta și le propune ca obligație permanentă. Principalele obiective ale biroului sunt evaluarea opiniei publice asupra instituției, evaluarea politicii și acțiunilor instituției în problemele ce privesc opinia publică cât și elaborarea de recomandări privind politica și acțiunile care afectează opinia publică. Datorită faptului că Primăria Municipiului Timișoara dorește o informare cât mai completă a cetățenilor, un alt obiectiv major al Biroului de Relații Publice este realizarea de programe privind informarea publicului larg asupra acțiunilor instituției, conform adevărului și în cadrul politicii instituției. Realizarea de programe privind informarea angajaților instituției, cu scopul de a furniza informații și de a întreține interesul față de opinia publicului privind instituția precum și intensificarea acțiunilor ce privesc componenta de participare cetățenească cât și cele de evaluare a problemelor și așteptărilor timișorenilor sunt alte obiective importante pe care biroul își propune să le îndeplinească.

Șeful Biroului Relații Publice din Primăria Municipiului Timișoara este domnul Mircea Leschian, care se ocupă de coordonarea activităților acestui departament exercitând și funcția de Purtător de cuvânt al Primăriei. Împreună cu Alina Coraș care este cel de-al doilea membru al biroului, se ocupă de strângerea și gestionarea informațiilor din instituție, prelucrarea și diseminarea acestora prin diverse canale de comunicare, gestionarea de baze de date, realizarea transferului de informații între administrația publică locală pe de o parte și mass-media, cetățeni, instituții ale statului, și diferite organizații nonguvernamentale pe de altă parte, și nu în ultimul rând se ocupă cu informarea permanentă a autorităților cu privire la ceea ce se petrece în mediul exterior instituției. În ultimii ani, Biroul Relații Publice din cadrul Primăriei Municipiului Timișoara a desfășurat o multitudine de activități. A efectuat zilnic revista presei și a realizat dosare de presă pe diferite teme. A cules, prelucrat și sintetizat informații privitor la activitatea curentă a Primăriei și proiectele în derulare, a convocat și pregătit conferințele de presă și a organizat și pregătit diferitele evenimente festive. De asemenea s-a realizat o monitorizare constantă a mass-media și a adus problemele semnalate la cunoștința departamentelor responsabile de rezolvare și a urmărit rezolvarea acestora. A preluat și rezolvat mii de solicitări telefonice, directe, prin poșta electronică sau în scris, venite din partea cetățenilor și mass-media. Lista activităților nu se încheie aici, urmând ca pe anul 2007, direcțiile de acțiune ale biroului să aibă în vedere intensificarea acțiunilor ce privesc componenta de participare cetățenească, precum și la cele de evaluare a problemelor și așteptărilor timișorenilor. Mai mult, departamentul mai are în vedere facilitarea comunicării între diferitele compartimente și publicul extern prin programe de training adresate comunicatorilor din cadrul diferitelor direcții (compartimente) precum și reglementarea legală a acestei comunicări în sensul facilitării acesteia în baza Legii 544/2001 cu privire la liberul acces la informații.

2.3. Administrația Publică În Era Noilor Tehnologii Informaționale

Revoluția informațională reprezintă poate cea mai importantă provocare a omenirii din ultimii ani. Societatea informațională înseamnă schimbare în toate domeniile vieții. Era informației a fost deschisă de posibilitatea de a stoca și distribui informația la nivel global, sub orice formă: scrisă, video sau audio. Totodată, tehnologia calculatoarelor și a comunicațiilor a cunoscut o evoluție cu totul și cu totul spectaculoasă, neegalată de nici un alt sector, dar revoluția informațională constă în mai mult decât în calculatoare. În domeniul comunicațiilor, prin introducerea fibrei optice, capacitatea de transfer a crescut spectaculos, făcând posibil ca să lucrăm în rețele la nivel național și internațional la viteze comparabile cu cele dintr-o rețea locală.

Importanța pe care o are revoluția informațională pentru administrația publică nu poate fi contestată, tot mai mulți manageri din domeniu luptând pentru introducerea unor sisteme noi în organizațiile lor. Un lucru este însă esențial, ca ei să cunoască cu adevărat posibilitățile pe care le oferă introducerea unor sisteme informaționale, și să la folosească la maximum. În privința unor rețele informaționale este necesar să implicăm administrația locală, metropolitană și regională în dezvoltarea lor. Orașele pot avea un rol important în generarea cererii și în conștientizarea cetățenilor lor în privința noilor servicii. În anumite cazuri, administrațiile locale pot demonstra beneficiile acestora, asumându-și rolul primului utilizator pe scară largă. Interconexiunile informaționale dintre subsistemul de conducere și sistemul condus, dintre organismul pe care îl servește și mediul extern, cu scopul final de realizare a obiectivelor organizației se face prin intermediul sistemul informațional, sistem care "reprezintă un ansamblu de fluxuri și circuite informaționale organizate într-o manieră unitară, utilizând metode, proceduri, resurse umane și materiale pentru selectarea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea și/sau transmiterea datelor și a informațiilor"10.

Administrația publică locală este preconizată a avea rolul principal în dezvoltarea rețelei europene a administrației publice locale (European Local Administration Network – ELAN). ELAN urmărește: să creeze rețele deschise pentru dezvoltarea urbană, să stimuleze cererea locală pentru tehnologiile informației și comunicării, să lege într-o rețea orașele și regiunile Europei, să stimuleze inițiativele locale în domeniul societății informaționale, să încurajeze schimbul de informații despre Uniunea Europeană pentru a întări coeziunea regională, să stabilească standardele comune pentru colectarea, procesarea și răspândirea informației disponibilă publicului. Principalii beneficiari ai informațiilor ar fi cetățenii, care ar găsi căi de dialog cu administrația și noi căi de participare politică iar administrațiile publice locale vor fi și ele stimulate să-și îmbunătățească serviciile.

În sensul creării și dezvoltării unei rețele naționale și europene a administrației publice locale, Guvernul României a aprobat în Hotărârea de Guvern nr. 1007 din 4 octombrie 2001, apărută în Monitorul Oficial nr. 705 din 6 noiembrie 2001, strategia Guvernului privind informatizarea administrației publice.

2.3.1. Sistemul informatic al Primăriei Municipiului Timișoara

Odată cu lărgirea și diversificarea domeniului de activitate al primăriilor, organizarea internă a acestora a suferit modificări atât în ceea ce privește felul activităților de care se ocupă, cât și în privința subordonărilor serviciilor. Aceastã structură a dus la apariția unor activități și funcțiuni noi precum și la modificarea unor funcțiuni. Pentru o mai bună coordonare a acestor activități ale primăriei s-a constatat că este necesar să se apeleze la noile tehnologii informaționale, care, de altfel, erau folosite în mod curent in structurile administrațiilor publice din alte țări.

Deoarece în cadrul Serviciului Protocol Presă din Primăria Timișoara se făcea simțită nevoia unui sistem care să țină evidența miilor de scrisori cu reclamații primite, în anul 1992 și 1993, cu ajutor de peste hotare, Primăria Municipiului Timișoara a reușit să achiziționeze primele computere compatibile IBM – PC (286 și 386). S-a încercat o distribuire cât mai avantajoasă a calculatoarelor către diferitele direcții din primărie, și, după cum era de așteptat, majoritatea au fost repartizate Serviciului Protocol Presă. De menționat că la acea dată în primărie erau angajați în jur de 70 de oameni. Astfel, s-a pus la punct prima bază de date pe computer din primărie, putându-se ține foarte ușor o evidență a tuturor actelor, documentelor și reclamațiilor care erau destinate Serviciului Protocol Presă. Acesta a fost un lucru îmbucurător pentru angajații biroului deoarece cu ajutorul computerelor munca le era ușurată, reducându-se cu mult efortul depus cât și timpul de lucru. Cu toate că angajații nu erau familiarizați cu noile achiziții tehnologice, au reușit într-un timp foarte scurt să înțeleagă cum funcționează și cum să le poată integra în munca lor zilnică.

În anul 1993, tot prim intermediul unui ajutor din afara țării s-au putut achiziționa de către Primăria Municipiului Timișoara cincisprezece computere compatibile IBM – PC, iar o serie de câteva computere existente în primărie au fost îmbunătățite de la IBM 286 la IBM 486. În felul acesta numărul utilizatorilor de computere din primărie a crescut considerabil, făcându-se primii pași spre o informatizare a acestei instituții a administrației publice locale.

În anul imediat următor, cinci computere IBM – PC au fost repartizate Centrului de Informare pentru Cetățeni în vederea desfășurării activității în condiții mai bune. În acest departament era nevoie de introducerea unui sistem informațional deoarece numărul documentelor preluate de la cetățeni pentru rezolvarea diverselor solicitări era în continuă creștere și se impunea ținerea unor evidențe a lor precum și o mai bună gestionare a acestora. Tot în anul 1994, în Primăria Municipiului Timișoara a avut loc implementarea primei rețele de calculatoare de tip Novell (INTRANET), cu scopul principal de a facilita un transfer mai sigur și mai rapid al informațiilor de la un departament la altul în cadrul primăriei. Primele computere aflate în rețea la acea dată au fost două sau trei calculatoare de tip IBM – PC 486, calculatoare aparținând unor secretariate ale diverselor direcțiile din primărie. Aceste calculatoare au fost folosite în special pentru preluarea cererilor dar și pentru transferul rapid al acestora între departamente, în funcție de destinația lor.

Ce este Intranet-ul?

Modelul cel mai popular de organizare a muncii și gestiunii într-o firmă tinde să devină Intranetul, o rețea organizată pe principiile Internet-ului, dar într-un spațiu mai restrâns. Este vorba în acest caz de o nouă concepție de lucru, nu de tehnologii noi, scopul implementării Intranet fiind ușurarea comunicațiilor între oamenii unei organizații, concretizându-se în infrastructura tehnologică necesară unei bune și eficiente colaborări. Intranet-ul înseamnă utilizarea tehnologiilor Internet în vederea legării într-un tot unitar a resurselor informaționale ale unei organizații. Intranet-ul este răspunsul momentan pentru nevoile legate de gestiunea informațiilor și lucrul în grup al unei organizații.

Acum doi ani se estima că 59% din companiile americane și 38% din cele europene au adoptat Intranetul11, procentul crescând spectaculos.

Un Intranet funcționează pe baza unui protocol de comunicații numit TCP/ IP care poate fi folosit pe mai multe tipuri de calculatoare sau cabluri de rețea. Intranetul nu se definește prin calculatoarele care-l compun ci prin programele care rulează pe el. Intranetul poate co-exista cu rețelele locale de calculatoare (LAN), el putând integra rețele locale construite cu diferite sisteme de operare (Novell, Windows NT, altele), calculatoare diferite, de la PC-uri la mainframe. Accesul la Internet a condus tot mai mulți oameni la folosirea acestuia pentru comunicare, pentru colectarea de informații, pentru a face afaceri. Următorul pas a fost să se implementeze aceste componente la nivelul corporației sau instituției.

Intranetul poate fi folosit la fel ca oricare rețea existentă, oferind încă ceva pe deasupra. Ușurința publicării informațiilor în Intranet a făcut din acesta un loc popular de afișare a informațiilor despre companie, ultimele știri sau proceduri.

Prin intermediul Intranet-ului oamenii pot lucra împreună mult mai eficient, astfel cu ajutorul unor programe oamenii pot lucra împreună la anumite proiecte, să schimbe informații sau să facă video-conferințe, totul fără efort.

Dintre aplicațiile Intranet putem menționa:

– Video-conferințele. Acest tip de aplicații cere trimiterea unei mari cantități de date prin rețea, cerând o viteză de transfer a datelor mare. În schimb, avantajul unei astfel de metode este evident; participanții nu mai sunt nevoiți să călătorească, putându-se întâlni în realitatea virtuală. O astfel de metodă de comunicare a fost adoptată și de către una dintre instituțiile administrației publice și anume Consiliul Județean al județului Timiș, urmând a fi introdusă și în sistemul informatic al Primăriei Municipiului Timișoara.

– o multitudine de programe care permit comunicarea între membrii corporației prin intermediul e-mail-ului sau a unor "buletine publice",

– Intranetul poate fi folosit și pentru tranzacții între filiale. Din considerente de securitate, acestea nu vor fi văzute din Internet, folosind linii private;

Un exemplu elocvent de aplicație Intranet sunt sistemele de management electronic al documentelor, care permit lucrul în cooperare pe același document. Se știe că în procesul de creare a unui document al instituției acesta trece prin mai multe mâini, de la funcționarul care redactează actul la directorul care îl semnează.

Un astfel de sistem funcționează astfel:

l. Baza sistemului îl constituie o bibliotecă centrală a documentelor, în care sunt stocate toate documentele și de unde acestea pot fi văzute, modificate de către cei care au drept de acces la ele. Este o idee bună ca aceste documente să fie construite în format HTML, astfel încât să nu se pună problema compatibilității între diferite editoare;

2. Când cineva are nevoie de informații despre un anumit document să poată vedea informații cum ar fi cine a creat acel document, prin câte modificări a trecut, când a fost modificat ultima dată, dimensiunea documentului;

3. La fiecare document utilizatorii au drepturi diferite de acces, atât în ceea ce privește modificarea cât și vizualizarea acestora; spre exemplu, atunci când este vorba de un document foarte important și care privește securitatea instituției, singurii care vor avea drepturi depline (deci implicit de modificare sau ștergere) asupra documentului vor fi cei care gestionează baza de date;

4. Când cineva lucrează asupra unui document, ceilalți nu au dreptul să-1 modifice, evitând astfel suprapunerile;

5. Când s-a terminat lucrul asupra documentului, acesta este pus înapoi în bibliotecă;

6. Cele mai bune sisteme de management al documentelor sunt acelea în care se respectă circuitul normal al documentelor. Există programe care ne pot asigura că documentul trece prin toți pașii prin care trebuie, oferindu-ne și o evidență a celor care au lucrat asupra acestuia.

Securitatea Intranet-ului se poate asigura prin intermediul unor bariere de securitate, așa-numitele firewalls (ziduri de foc), menite să blocheze accesul din exterior la resursele Intranet, dar permițând în același timp accesul la Internet.

Anul 1996 a fost de o importanță majoră pentru Primăria Timișoara din perspectiva implementării noilor tehnologii informaționale sau dezvoltarea celor existente. O echipă formată din Viorel Oancea – Primar, Vasile Tărciatu – Director Direcția Drept-Ordine, Ștefan Dună – Director Direcția Tehnică, Ioan Militaru și Ioan Ursu – Directori Direcția Economică, Cezar Lukacs – Șef Birou Secretariat-Arhivă și colectivul Serviciului Informatică, a elaborat un proiect intitulat "Sistem informatic pentru Primăria Municipiului Timișoara". Analizând sistemul informațional al primãriei aceștia au constatat următoarele neajunsuri:

– insuficiența de schimburi de informații între servicii

– pierderi mari de timp pentru obținerea informațiilor, prezentarea lor și luarea deciziilor

– multe informații dispersate la nivelul serviciilor, putându-se realiza foarte greu o sinteză a lor.

În urma acestor constatări, s-a decis implementarea unui nou sistem informatic pentru Primăria Timișoara. Acest nou sistemul și-a propus atingerea unei coerențe mai bune a sistemului informațional atât la nivelul datelor cât și la nivelul funcțiunilor, administrarea într-un mod mai eficient bazelor de date ale sistemului informațional. Un alt obiectiv era acela de a oferi utilizatorilor un acces operativ la datele din sistem, de a permite accesarea informațiilor sintetice tuturor factorilor de decizie, de a asigura deservirea posturilor de lucru, organizarea lucrului pe rețea și accesarea datelor de pe File server-ul rețelei.

În consecință, câteva luni mai târziu, la rețeaua INTRANET a Primăriei au mai fost conectate câteva zeci de calculatoare achiziționate în prealabil. Această dezvoltare rapidă a infrastructurii informatice a primăriei a adus pe lângă beneficiile mult așteptate și o nevoie și mai mare de extindere și modernizare a rețelei de calculatoare. Prezența calculatoarelor în incinta instituției a făcut ca ajutorul oferit de acestea în munca de zi cu zi a funcționarilor să fie indispensabil iar lipsa unui calculator interconectat în rețea se făcea simțită în tot mai multe departamente ale primăriei cu toate că numărul acestora crescuse considerabil.

Anul 1997 a adus reproiectarea rețelei INTRANET și a sistemului informatic pe cea mai noua versiune a platformei informatice Lotus Notes Domino, acțiune care s-a realizat în colaborare cu specialiștii de la firma QCT Connect SRL Timișoara.

În prima parte a anului s-a realizat cablajul în corpul principal al clădirii, urmând ca în anii 1998 și 1999 să se realizeze și cablarea celuilalt corp al clădirii. Astfel, s-a înregistrat o creștere tot mai mare a numărului de calculatoare conectate în rețea, în prezent rețeaua INTRANET a Primăriei Municipiului Timișoara având în componența sa un număr de 150 de computere performante. Pe lângă acestea există și o serie de câteva computere IBM-PC 386 și 486 care sunt folosite pentru tehnoredactare computerizată sau pentru diferite alte utilizări care nu necesită conectarea la rețea. Majoritatea calculatoarelor care sunt folosite în rețea au ca scop principal preluarea cererilor sau diferitelor documente de la cetățeni pentru a le trimite la secretariatele diferitelor direcții și servicii din primărie și invers precum și libera circulație a informațiilor între diferitele structuri ale instituției.

Modelul și nucleul societății informaționale este și va fi Internetul. Europa a fost mult devansată de SUA în acest domeniu, dar recuperează repede. Prima legătură la INTERNET a Primăriei Municipiului Timișoara a avut loc în anul 1995, prin intermediul unei firme specializate denumite ISP (Internet Sercice Provider), la momentul acela fiind una dintre marile realizări în sensul dezvoltării de noi metode de comunicare în administrația publică locală. La ora actuală Primăria Timișoara urmărește să obțină o linie închiriată de Internet pe unde radio prin intermediul firmei RCTIM. Fiecare locație care poate fi accesată pe Internet este identificată de o adresă de forma http://www.nume.domeniu. Spre exemplu, pagina Web a Primăriei Municipiului Timișoara se poate accesa de la adresa http://www.ccctm.ro/cityhall. Prin intermediul acestei pagini Web primăria a intenționat să asigure o mai bună și eficientă comunicare a informațiilor de interes local tuturor cetățenilor Timișoarei care știu și pot să acceseze Internetul. Cu toate că pagina Web a Primăriei Timișoara a fost realizată în mare viteză, în ea se regăsesc informații utile și relevante pentru cetățeni. Informațiile de pe această pagină Web se reactualizează în fiecare săptămână, astfel încât orice cetățean al orașului poate să acceseze cu încredere pagina dacă este interesat să cunoască ultimele acțiuni întreprinse de către primărie sau dorește contactarea funcționarilor sau diferitelor servicii prin poșta electronică (adrese e-mail). Scopul comunicării în organizație dar și în afara organizației îl constituie transmiterea și recepția de mesaje în vederea obținerii unor efecte pragmatice. În acest scop se recomandă sistemul poșta electronică – e-mail, prin care se transmit mesaje într-o rețea de calculatoare. Din cauza structurii Internet-ului și a răspândirii acestuia, poșta electronică pe Internet oferă posibilitatea comunicării cu ușurință între oamenii aflați oriunde pe glob. Prin poșta electronică se pot transmite instantaneu mesaje între diverși utilizatori de Internet. Fiecare utilizator este identificat de o adresă de forma nume@domeniu, spre exemplu: [anonimizat]. Pentru a scrie un mesaj trebuie completată adresa Internet a persoanei căreia i se adresează, subiectul și conținutul mesajului. La scrisoare se pot atașa diferite informații în format electronic sub forma unor fișiere, fie ele text, imagini, baze de date sau programe.

La început, în domeniu conectării la Internet, fiecare instituție publică s-a descurcat pe cont propriu. Trebuie remarcat un program realizat de Federația Municipiilor din România în colaborare cu Fundația Soros în 1997, prin care un număr de instituții ale administrației publice locale s-au conectat la Internet, serverele Fundației găzduind și paginile Web ale acestora.

Dar ce este INTERNETUL?

Internetul este cea mai mare rețea informatică de pe planetă. Ea este constituită, de fapt, dintr-o rețea de rețele rezultată prin interconectarea siturilor informatice și a rețelelor locale ale întreprinderilor, centrelor de cercetări și universităților. Numele de INTERNET vine de la abrevierea termenilor INTERconnection of NETworks și înseamnă interconectare de rețele.

Internetul a luat naștere în anul 1969, când un departament al Guvernului Statelor Unite ale Americii a decis să pună bazele unei rețele de computere în scopul de a facilita cercetătorilor și oamenilor de știință ai departamentului schimbul ușor și rapid de informații în condițiile în care aceștia se aflau în locații diferite, la mii de kilometrii depărtare unul de celălalt. S-a decis ca această rețea să fie construită în așa fel încât să facă față războiului rece. S-a stabilit încă de la început că nu trebuie să existe nici un centru de comandă ale rețelei, nici un computer care să le controleze pe celelalte. Fiecare computer din rețea avea un statut egal, în felul acesta putându-se evita situația de inoperabilitate a rețelei în cazul în care centrul de comandă era distrus de un atac nuclear. Puțin mai târziu, Agenția Cercetării de Proiecte Avansate (The Advanced Research Projects Agency) a dezvoltat această rețea prin introducerea în sistem a unor supercomputere și a numit-o ARPANET (Rețeaua ARPA). Cei de la ARPA au inventat un sistem care a inovat comunicațiile de date electronice, sistem care s-a păstrat și este folosit și astăzi. Cu ajutorul cercetătorilor au reușit să descompună informația în "bits" (octeți), putând fi astfel transmisă mai ușor prin rețea. INTERNET-ul asigură legătura între peste 21.000 de rețele și, în permanență, la acestea se adaugă tot mai multe. Unele dintre rețele sunt administrate de instituții guvernamentale, altele de universități, firme, biblioteci, școli.

Introducerea pe scară largă a tehnologiilor informației se poate constitui într-un important factor de schimbare al mentalităților administrației publice, de apropriere a acesteia de cetățean, de necesitățile societății românești. Noile tehnologii informaționale au făcut posibilă creșterea numărului de modalități prin care autoritățile administrației publice pot să comunice cu publicul. Este un lucru minunat ca cetățeanul, stând acasă, să poată accesa informații despre activitățile instituțiilor prin intermediul computerului. Orice individ poate accesa o multitudine de adrese Internet care țin de administrația publică, pentru a obține anumite informații, chiar dacă nu va putea găsi toate aspectele de care are nevoie.

În luna noiembrie a anului 2001, Primăria Municipiului Timișoara a demarat crearea condițiilor necesare implementării unui sistem informatic de E-Government. Echipa primăriei, în colaborare cu specialiștii de la firma QCT Connect SRL a participat la implementarea proiectului "Realizarea unei rețele de centre de informare a cetățenilor". Prin intermediul acestui sistem s-a urmărit îmbunătățirea infrastructurii de comunicare a administrației publice locale și realizarea și promovarea de noi și eficiente canale de comunicare între administrație și cetățeni. Acest proiect a fost finanțat din fonduri adiacente Phare în cadrul unui program pentru Politici Regionale și de Coeziune – Restructurare Industrială și Dezvoltarea Resurselor Umane. Proiectul este realizat cu asistența financiară a Guvernului României și este înscris în strategia de dezvoltare economică și socială a zonei.

Primăria Timișoara a introdus în premiera în România așa numitele "info-kiosk-uri". Acestea, sunt de fapt calculatoare situate în diferite locuri ale Timișoarei și care pot fi folosite într-un mod foarte simplu si gratuit. Este un sistem integrat, bazat pe platformele software IBM/Lotus, dispus într-o rețea municipală de info-kiosk-uri pentru informarea la distanță a cetățenilor în domenii de interes administrativ, social, economic si cultural. Permite accesul facil al cetățenilor la informație publica sau privata, conducând la creșterea transparenței instituțiilor publice și crearea unui mediu rapid de comunicare și publicare a informațiilor la nivelul orașului. Sistemul conține următoarele componente:

– Modul Informații Generale despre oraș, instituție, servicii publice, hotărâri de consiliu, programarea audiențelor, impozite-taxe și buget, societăți comerciale, bănci și hoteluri.

– Modul de Formulare Electronice pentru introducerea și transmiterea automată de reclamații și sugestii adresate instituției. Se pot realiza și publica rezultatele sondajelor pe diferite teme de interes general.

Astfel, prin simpla atingere a ecranului, se pot accesa informații despre principalele instituții din oraș, se poate studia ghidul turistic al Timișoarei sau modul de organizare al regiilor autonome. De asemenea, info-kiosk-urile oferă o documentație completă în ceea ce privește diverse probleme, cum ar fi construirea unui garaj sau plata taxelor sau a impozitelor. Un lucru foarte interesant este că cetățenii pot adresa întrebări primarului, viceprimarilor și celor patru direcții : economică, de urbanism, tehnică și patrimoniu. În cel mult 15 zile cetățeanul are șansa să găsească răspunsul la întrebarea pe care a adresat-o, însă numai atâta timp cât întrebarea sa a fost pertinentă. În caz contrar, întrebarea este cenzurată, nu se ia în considerare și nu ajunge la destinație. Primăria se obligă să trimită răspuns celor care își lasă adresa și în acest scop în cadrul fiecărei direcții există doi sau trei funcționari care se ocupă cu acest lucru. Putem spune că cetățenii Timișoarei au fost foarte receptivi la această nouă posibilitate de a intra în dialog cu autoritățile locale, chiar dacă într-un sens negativ, deoarece la patru luni dupa lansare erau în evidență un total de 1033 de reclamații și sesizări, dintre care 835 au fost cenzurate. La data mai sus menționată 79 de reclamații erau finalizate dintr-un total de 103 care au fost luate în considerare. Cele mai multe reclamații au avut ca destinație primarul cu 38 reclamații, Serviciul Locuințe și Direcția Urbanism cu 12 și respectiv 11 reclamații.(Anexa I)

Info-kiosk-urile din Municipiul Timișoara sunt în număr de nouă și sunt amplasate la Primăria Timișoara, Camera de Comerț Industrie și Agricultură Timiș, Poșta Centrală, Sediul C.E.C., Aeroportul Internațional Timișoara, Casieria Aquatim din Piața Traian, Prefectura Timiș, Magazinul Billa din zona Soarelui si Centrul Comercial Terra. Chiar din ziua în care acestea au fost date in folosință (luna noiembrie 2001) s-a făcut o monitorizare continuă a numărul de utilizatori în scopul stabilirii celor mai bune locații pentru aceste info-kiosk-uri. Astfel, după patru luni în care info-kiosk-urile au funcționat în permanență, numărul total al accesărilor a fost de 40689. Dintre toate, cel mai accesat info-kiosk a fost cel amplasat la Poșta Centrală cu un număr de 18406 accesări. Acest număr relativ mare poate fi explicat prin faptul că în incinta poștei este un foarte mare flux de persoane, deci un amplasament ideal pentru un centru de informare pentru cetățeni. Pe locul imediat următor se află info-kiosk-ul situat în Centrul Comercial Terra cu 8707 accesări. La polul opus se află info-kiosk-urile amplasate la Aeroportul Internațional Timișoara cu 1198 de accesări și respectiv cel de la Camera de Comerț Industrie și Agricultură Timiș cu un număr de 895 de accesări (Anexa II).

În acest sistem de info-kiosk-uri cetățeanul are posibilitatea de a accesa un număr de patru pagini principale, și anume pagina de start, pagina Primăriei, pagina instituțiilor și pagina societăților comerciale. Aceste pagini stau la dispoziția cetățenilor cu informații utile despre administrația locala, date referitoare la Politia Timiș, Camera de Comerț, Prefectura Județului Timiș, Direcția Regionala de Posta, Consiliul Județean Timiș, CEC, Aeroport. La rubrica de anunțuri de actualitate publicul mai are acces la informații privind, legi privind Administrația Publică și impozitele și taxele locale. De asemenea, se pot accesa informații privind activitatea de blocare și ridicare a mașinilor precum și informații despre sistemul de staționare TELPARK (parcare cu plată), lucrări edilitare în execuție și programul de colectare al deșeurilor menajere.

Dintre toate aceste pagini principale accesate, excluzând pagina de start, cea mai accesată a fost cea a Primăriei Timișoara cu un total de 40686 de accesări. Această cifră reprezintă un procentaj de 99,7% din numărul total de accesări ale info-kiosk-urilor, demonstrând astfel interesul mare pe care l-au avut cetățenii de a afla informații despre principala instituție a administrației publice locale. Luând în considerare această concluzie se poate spune că info-kiosk-urile și-au atins scopul pentru care au fost implementate, și anume acela de a promova noi mijloace și căi de comunicare între administrația publică și cetățeni. Pagina cu cele mai puține accesări a fost pagina instituțiilor cu un număr total de doar 11390, reprezentând doar 27,9% din numărul accesărilor totale ale info-kiosk-urilor.

Prin intermediul Centrelor de Informare a Cetățenilor s-a putut afla opinia publicului cu privire la mijloacele de informare a cetățenilor și cea cu privire la noul sistem de info-kiosk-uri implementat de către Primărie. În acest sens s-au realizat un număr de două sondaje care au fost înregistrate în baza de date a info-kiosk-urilor, ele putând fi accesate de către public. Astfel, s-au putut urmări și contabiliza în permanență toate răspunsurile referitoare la întrebări.

În primul sondaj, punctul de referință a fost informarea publică. Până la data de 28 martie 2002, la întrebarea "Care considerați că ar fi cel mai eficient mod prin care autoritățile administrației publice locale ar putea informa cetățenii?", răspunsurile "Internetul" și "Info-kiosk-urile" au ocupat pozițiile a doua și a treia cu 28,12% (36 răspunsuri) și respectiv 21,09% (27 răspunsuri), pe primul loc situându-se "Mass-media" cu 37,5% (48 răspunsuri), dintr-un total de 128 de răspunsuri (Anexa III).

Cel de-al doilea sondaj a avut un număr de 785 de participanți până la data de 28 martie 2002 și a fost conceput pentru aflarea opiniei despre info-kiosk-uri. Majoritatea celor care au răspuns (86,75) au considerat că amplasarea info-kiosk-urilor în Municipiul Timișoara a fost o idee bună iar 52,36% dintre ei au afirmat că aceste info-kiosk-uri sunt foarte utile. Tot în cadrul aceluiași sondaj cetățenii au considerat că numărul acestora este prea mic (56,69% dintre răspunsuri) (Anexa IV). Acest lucru demonstrează cât de receptivi sunt cetățenii la noile tehnologii informaționale și cât de repede se pot adapta în fața unor asemenea tehnologii. Din acest punct de vedere, efortul Primăriei de a implementa Sistemul Municipal de Centre de Informare a Cetățenilor a fost un real succes și de ce nu un adevărat exemplu pentru municipiile tuturor județelor din România și mai mult, chiar a celorlalte instituții ale administrației publice. În viitorul apropiat atribuțiile info-kiosk-urilor amplasate în Timișoara se vor extinde în baza unui program la care se lucrează în prezent. Mai precis, persoanele care apelează la serviciile celor nouă (deocamdată) funcționari virtuali situați în diverse puncte din oraș cu afluență mare de public, vor putea afla cu ce mijloace de transport se pot deplasa din locul în care se află spre anumite obiective la care vor să ajungă. Pe o hartă a orașului va fi marcat vizibil amplasamentul info-kiosk-ului pe care îl accesează cel interesat, iar apoi va fi relevat pe ecran traseul mijloacelor de transport urban cu care cetățeanul poate ajunge în locul dorit, dar și stațiile de taxi cele mai apropiate la care poate apela. Info-kiosk-urile sunt și o nouă metodă de a face publicitate, contra unor sume mici. Banii astfel obținuți se vor folosi pentru amplasarea a mai multor puncte informative în oraș.

3.3.2. Noile tehnologii informaționale în sprijinul coordonării circulației documentelor în Primăria Timișoara

În sistemul informațional al primăriei rolul cel mai important îl deține activitatea de relații cu publicul – ea este coordonatorul activității întregii primării – de aceea sistemul informatic al primăriei are ca și componentã de bază modulul de evidență și urmărire a rezolvării documentelor, cererilor și scrisorilor primite de la populație.

Acest sistem își propune modelarea informatică și optimizarea fluxului informațional al documentelor, cererilor și scrisorilor prin care contribuabilii solicită diverse servicii administrației publice locale.

Biroul Evidența și Circulația Documentelor din cadrul Serviciului Centrul de Informare pentru Cetățeni din Primăria Timișoara se ocupă cu această evidența și coordonare a circulației documentelor între diferitele structuri ale primăriei. Biroul se mai ocupă și cu evidența și coordonarea circulației corespondenței externe și cu înscrierea în audiențe la factorii de conducere. Șeful biroului este domnul Vasile Leșianu, dânsul ocupându-se de coordonarea activităților biroului. Fiecare salariat al departamentului are atribuții precise, făcând astfel munca fiecăruia mult mai ușoară.

Activitatea de înregistrare a dosarelor cu probleme de către funcționarii biroului începe la ora 8:00 și durează până la ora 12:30 când fiecare funcționar listează de la biroul său lista cu dosarele care au fost luate în evidență. Listele cu numărul de dosare se verifică, se semnează și se trimit spre direcțiile destinatare. Corespondența externă care sosește la birou prin poștă sau curieri este repartizată de asemenea către direcțiile pentru care este destinată după o discuție în prealabil cu Secretarul. Pe parcursul unui an, numărul de documente care sunt preluate și repartizate diferitelor direcții pentru ca apoi să revină la cetățeni depășește 100000.

Acest Birou este unul dintre departamentele care a avut foarte mult de câștigat de pe urma introducerii noilor tehnologii informaționale în instituție. Înainte de implementarea rețelei Intranet în primărie munca biroului era foarte dificilă și se desfășura anevoios din cauza diferitelor neînțelegeri care apăreau cu cetățenii, neînțelegeri legate de documente pierdute, termene depășite sau chiar probleme nesoluționate. În prezent întreaga circulație a documentelor în primărie și spre exterior este realizată cu ajutorul tehnologiei computerizate, evidența intrărilor și ieșirilor fiind complet informatizată. Documentele sunt preluate de Centrul de Informare pentru Cetățeni, sunt introduse pe calculator iar prin intermediul rețelei Intranet se realizează transmiterea acestora către diferitelor structuri ale primăriei pentru rezolvare. Documentele astfel soluționate parcurg calea inversă spre Centrul de Informare pentru Cetățeni de unde sunt înapoiate cetățenilor. Înainte, în cazul în care se depuneau reclamații la Biroul Evidența și Circulația Documentelor cu privire la un document care nu s-a înapoiat cetățeanului sau nu a fost soluționat la timp, trebuia depusă o muncă foarte mare pentru a putea fi descoperită locația documentului în instituție și motivul pentru care acesta nu a putut fi soluționat. Această muncă putea dura chiar câteva zile. Astăzi însă, după ce în anul 1996 a fost creată o bază de date unde s-a început luarea în evidență a tuturor documentelor care circulau în primărie (proiectul Sistem informatic pentru Primăria Municipiului Timișoara), timpul necesar biroului pentru a descoperii la ce structură a instituției este documentul pentru care s-a depus reclamația și cauza nesoluționării lui este de câteva minute. Acest lucru se face printr-un procedeu pe cât de simplu, pe atât de eficace. Numele documentului și numele persoanei care l-a depus sunt introduse pe computer urmând ca acesta să caute în baza de date ultima locație a documentului. Acest sistem informațional al primăriei reduce durata pe care un document o petrece parcurgând toate etapele soluționării sale cât și munca depusă de către salariații departamentului.

3.3.3. Tehnologiile informaționale și importanța lor în procesul de Relații Publice

Biroul Relații Publice din cadrul Primăriei Municipiului Timișoara este de departe principalul câștigător de pe urma folosirii noilor tehnologii în administrația publică. În cadrul oricărei instituții, procesul de relații publice înseamnă în primul rând comunicare. Cum computerele și toate celelalte tehnologii informaționale reprezintă cele mai moderne medii și canale de comunicare, era mai mult decât evidentă introducerea acestora în activitatea curentă a departamentelor de relații publice din instituții.

Încă de la apariția sa IT-ul a revoluționat comunicațiile de orice gen. După cum am prezentat în paginile anterioare ale lucrării, tehnologiile informaționale au găsit o mare utilitate în instituțiile administrației publice. Astfel, pe lângă celelalte servicii și direcții ale primăriei și Biroul de Relații Publice a adoptat o strategie care să-i permită utilizarea IT-ului pentru a-și îndeplini obiectivele propuse. Primii pași în acest sens s-au făcut odată cu utilarea biroului cu două computere compatibile IBM-PC, o imprimantă color și acces la Internet. Ulterior, biroul a fost echipat și cu un computer portabil (Laptop) de ultimă generație, cu o diversitate de facilități multimedia. Una dintre principalele întrebuințări ale Laptop-ului este aceea de unitate portabilă de informații și date pentru situațiile în care este necesară o proiecție a acestora în timpul unei conferințe de presă sau a unei prezentări informative.

Un tip de lucru în Relațiile Publice este informarea publică. În acest model al RP, scopul este răspândirea informației. Deși se folosește același model sursă-receptor, redarea completă a informației, a adevărului este deosebit de importantă. Un rol important în acest sens l-a avut și îl are în continuare sistemul de Info-kiosk-uri, sistem prin care instituția (deci implicit și Biroul Relații Publice) își face cunoscute cetățenilor acțiunile, conform adevărului și în cadrul politicii instituției, în felul acesta realizând o transparență totală.

Biroul Relații Publice a încercat de fiecare dată să se folosească cât mai bine cu putință de oportunitățile folosirii tehnologiilor informaționale. Un pas înainte a fost făcut atunci când s-a efectuat reproiectarea rețelei INTRANET și a sistemului informatic pe cea mai noua versiune a platformei informatice Lotus Notes. Utilizând o rețea Lotus Notes standard se pot îmbunătății și automatiza procesele de bază ale organizației indiferent dacă activitatea este din domeniul relațiilor publice sau de administrație publică. Această platformă facilitează îmbunătățirea comunicării, coordonarea și colaborarea la diferitele acțiuni ale instituției cu ajutorul unui modul operațional, fiind posibilă chiar o integrare a informațiilor într-o bază de date principală, reducând astfel cu mult timpul de acces la informație. Această bază de date poate fi denumită bibliotecă electronică, bibliotecă care să conțină informații generale și importante ale organizației, printre care rapoarte de activitate, informații despre membri din conducere, etc.

O altă facilitate a sistemului Lotus Notes este aceea de a crea diverse formulare, proceduri sau regulamente într-un timp record. Acest lucru nu necesită decât o simplă comandă "creare" și un document cu date despre organizație, autor, dată, și felul formularului așteaptă să fie completat. Odată completat, formularul poate fi trimis prin rețea, către o persoană sau un serviciu anume de către unul dintre membri Biroului Relații Publice. Dacă mai târziu, la un moment dat, cineva creează un răspuns, acesta se poate vizualiza prin simpla apăsare a unei taste. Același lucru se face și în cazul în care se dorește crearea unui proiect, spre exemplu un ordin de serviciu, buget sau chiar document de monitorizare, un lucru util pentru Biroul de Relații Publice având în vedere că se ocupă de monitorizarea presei prin efectuarea zilnică a revistei acesteia (Anexele III, VI).

Prin intermediul Lotus Notes se poate avea accesul la o bază de date cu persoane de contact. Spre exemplu atunci când se organizează o conferință de presă e de datoria Biroului de Relații Publice să anunțe toți jurnaliștii de la principalele instituții de presă din județul Timiș. Datele acestora se pot regăsi foarte ușor în baza de date printr-o simplă căutare după numele și prenumele fiecăruia dintre ei . Este o metodă eficace pe care membri biroului o folosesc cu succes, economisind foarte mult timp și energie. Tot în atribuțiile Biroului Relații Publice revine și organizarea diverselor manifestări ale primăriei. Cu ajutorul platformei se poate crea foarte ușor un document al manifestării care să cuprindă planul (cu numele manifestării, locul, ora începerii, ora închiderii) și obiectivele acesteia .

Una dintre cele mai utilizate aplicații ale sistemului este aplicația Forum electronic. Aceasta furnizează un depozit electronic disponibil prin E-mail pentru a putea permite angajaților să-și împărtășească ideile și preocupările. Baza de date permite tuturor membrilor organizației să împartă ideile și opiniile referitoare la un subiect particular folosind NotesMail (un program de mesagerie electronică integrat în platforma Lotus Notes).

Baza de date a sistemului permite înmagazinarea unei mari cantități de informații dintre cele mai diverse. Totul se poate aranja și sorta în funcție de nevoile fiecărui angajat care accesează această arhivă. Dacă se dorește spre exemplu să se vizualizeze baza de date cu dispozițiile date de primar se accesează butonul cu denumirea "dispoziții primar" și accesul este instantaneu. Dispozițiile sunt numerotate și afișate în funcție de data la care au fost emise. De asemenea se poate face o căutare rapidă după data trimiterii, după inițiator, după număr, după data aprobării, după an și după stare. Același lucru se poate face și în cazul în care se dorește vizualizarea unei dispoziții sau hotărâri a unei direcții sau a unui serviciu din primărie. Ceea ce este și mai important este posibilitatea listării tuturor informațiilor existente în baza de date (în limitele restricțiilor impuse de securitatea informațiilor) indiferent de locul pe care îl ocupă terminalul în rețea.

Un pas important făcut de către Primăria Municipiului Timișoara în vederea realizării obiectivelor propuse ar fi introducerea unui sistem comunicațional de tip e-PR. Acest sistem se referă la relațiile publice prin intermediul noilor tehnologii, în special prin intermediul Internetului. Litera "e" din e-PR este aceeași literă care este folosită și în fața cuvintelor "mail, commerce și government", reprezentând mediul electronic al Internetului. Cea mai importantă diferență dintre relațiile publice din spațiul virtual (virtual reality) și cele din lumea reală este că cele din urmă depind în exclusivitate de un intermediar (gatekeeper). În momentul în care o instituție sau organizație comunică cu publicul său prin intermediul canalelor media tradiționale, jurnaliști fac de obicei o selecție a comunicatele de presă sau a celorlalte materiale trimise, astfel încât nu tot ce a dat spre publicare primăria ajunge la cetățeni. Prin intermediul sistemului e-PR instituția are o alternativă viabilă la această opțiune, comunicând direct cu publicul său. Acest lucru se poate realiza foarte ușor în momentul în care instituția dispune de o pagină Web, folosindu-se de poșta electronică (e-mail) sau de discuțiile în grup din spațiul virtual al Internetului. Adițional, acest sistem are și alte avantaje considerabile. Se poate realiza o comunicare constantă 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână, 365 zile pe an, realizându-se astfel un feed-back simultan de la public. Prin acest procedeu se elimină confuzia, ajutând instituția să înțeleagă ce dorește publicul său. Această comunicare în ambele sensuri între instituție și cetățeni este un important obiectiv al e-PR-ului, ajutând realizarea de bune relații reciproc avantajoase. În lumea reală acest lucru este posibil într-o foarte mică proporție deoarece media tradițională îngrădește implicarea publicului până la stadiul de spectator pasiv. Mai mult, faptul că fiecare departament din instituție poate să-și creeze propriul site Web, poate fi benefic pentru sistemul e-PR. Fiecare departament poate să facă cunoscute anumite informații prin intermediului site-ului propriu în loc să pună în circulație anumite memorandumuri de mână. În plus, toate departamentele pot să facă schimb de informații între ele prin intermediul paginilor Web. În concluzie, pentru a comunica un mesaj clar și pozitiv in afara instituției, este important să se încurajeze fluxul liber al informațiilor în interiorul aceleiași instituții, acest lucru realizându-se foarte ușor cu ajutorul sistemului e-PR.

CAPITOLUL 3

STUDIU DE CAZ

O cercetare privind aplicabilitatea noilor tehnologii informaționale în administrația publică locală.

3.1. Introducere

Scopul cercetării de față este evidențierea impactului pe care noile tehnologii informaționale îl au asupra administrației publice locale și adaptabilitatea funcționarilor Primăriei Timișoara odată cu introducerea acestor tehnologii în instituție. Am realizat această cercetare pentru a avea un punct de plecare și un suport științific pe care să se bazeze concluziile mele ulterioare. Studiul a fost realizat în Primăria Timișoara în data de 19 februarie 2007, folosind ca metodă principală de lucru chestionarul. Pentru a avea o viziune de ansamblu, pe lângă chestionar am folosit ca metode secundare de lucru observația și interviul nestructurat.

3.2. Date tehnice pentru echipamentele folosite de Primaria Municipiului Timisoara (PMT)

SOFTWARE:

Soluțiile aplicative utilizate de PMT sunt proiectate, dezvoltate și integrate în cadrul unei arhitecturi de Sistem de Infrastructură, Managementul Informației și a Sarcinilor, specific optimizat pentru structurile administrației publice locale din țară și deschis către modelele și standardele din sectorul guvernamental european. Acest model este unul dintre cele mai avansate din România, cu recunoaștere și la nivel internațional.

Sistemul de aplicații se constituie actualmente din suite, module și componente software pentru:

Gestiunea relațiilor cu cetățenii și a activităților de registratură – pentru evidența și controlul documentelor, folosind în mod nativ organigrama instituției, cu diferite drepturi și nivele de acces, și alocarea de sarcini prin notificări.

Managementul (administrativ, operațional și executiv) de documente, formulare și fluxuri de lucru – se realizează unitar în cadrul serviciilor de urbanism, cadastru agricol, comercial, financiar, tehnic, transport, mediu, social, juridic, stare civilă, etc.

Gestiunea datelor de patrimoniu și calculul taxelor și impozitelor locale – se face conform legislației în vigoare, extinzându-se la informarea, consultare și plata prin mijloace electronice securizate (ATM, POS), cu posibilitatea de conectare la Internet banking și închiderea tranzacției în timp real.

Prelucrarea automată a datelor economice, de evidența si control financiar–contabil.

Definirea, planificarea si execuția bugetara, cu suport pentru analize si decizii excutive.

Gestiunea informațiilor geografice (GIS) pentru amenajarea teritoriului și managementul rețelelor de utilități publice, de urbanism și arhitectură (CAD).

Rețea municipală de centre electronice (info-chioșc) pentru informare și servicii online, cu acoperirea domeniilor administrative, sociale, economice, comerciale, turistice și culturale.

Portal web pentru prezenta Internet si continut digital, de transmisie online in mediu web si servicii electronice oferite cetatenilor si companiilor.

Servicii pentru cetateni prin contact si suport de tip Call Center. Componentele aplicative ale sistemului informatic se bazează pe tehnologii si platforme software recunoscute ca standarde la nivel international, de la furnizori de prim rang din industria IT precum IBM, Microsoft, Oracle, Siemens, SAP. Aplicatiile specifice pentru administrația publică locala asigură comunicarea și colaborarea dintre membrii grupurilor specifice de lucru în interior, și în exterior cu partenerii și cetățenii, gestiunea datelor și tranzacțiilor, coordonarea circuitelor de documente si a fluxurilor de lucru, ce se desfășoară la nivel de institutie. Se asigura astfel un mediu central de acces, de colectare și stocare, de căutare și interpretare, de partajarea și utilizarea eficienta a datelor si informației.

Se utilizează diverse programe si medii software precum:

Aplicatii desktop, bazate pe pachete Lotus SmartSuite si Microsoft Office;

Mesagerie electronica unificată și aplicații colaborative, bazate pe platforme Lotus Notes;

Aplicatii pentru managementul documentelor și fluxuri de lucru, bazate pe platforme Lotus Domino & Document Manager;

Aplicatii de taxe-impozite si plata prin mijloace electronice (POS, ATM, Internet banking), pentru platforme IBM WebSphere si baze de date IBM DB2;

Aplicatii finaciar-contabile pentru baze de date Microsoft SQL Server;

Aplicatii economico-bugetare bazate pe solutii SAP;

Aplicatii de informare si servicii pentru cetateni de tip Info-Chioc si Call-Center bazate pe platforme Lotus Notes/Domino;

Aplicatii web pentru Internet bazate pe tehnologii open-source PHP si MySQL;

Aplicatii de tip GIS pe platforme Simens (SICAD) si ESRI pentru baze de date Oracle;

Pachete specializate de tip CAD pentru aplicatii de arhitectura (ArchiCAD).

Sistemul software al PMT oferă membrilor din executiv și personalului, un mediu integrat de operare, urmărire și control a proceselor si sarcinilor, economisindu-le timpul și eforturile consumate în sarcini de rutină, cu posibilitatea de a se concentra asupra problemelor de importanță pentru instituție. Fiecare acțiune este înregistrată și monitorizată, iar personalul poate fi alertat în momentul în care apar probleme urgente și situații critice pentru derularea activității.

Soluțiile software sunt performante și scalabile, extensibile dar și flexibile, astfel încât, funcție de evoluția mediului de activitate al instituției, permite departamentelor și utilizatorilor să se adapteze în mod dinamic și eficient. Prin implementarea tehnologiilor web, se asigură accesul la aplicații și baze de date, cu extinderea proceselor și tranzacțiilor în rețele Internet / intranet.

HARDWARE

În cadrul PMT există o infrastructură informatică extinsă: 13 servere de instituție si departamentale (de la furnizori precum IBM, Compaq și Fujitsu-Siemens), peste 300 de calculatoare personale și stații grafice, rulând sisteme de operare Linux, Unix si Windows.

Aceste echipamente sunt conectate intr-o rețea unitara,  structurată si securizată – cu subrețele virtuale locale, distribuite și configurabile – care conține:

6 dulapuri de comunicatii;

14 switch-uri cu 24 porturi, din care 4 cu porturi Giga Ethernet si 10 Fast Ethernet;

5 routere, din care 1 pentru acces Internet (cu Firewall, SMTP si Proxy), 1 pentru comunicatie cu oficiile postale (cu VPN si conexiune radio), 1 pentru comunicație cu Call Center-ul (cu VPN si conexiune pe fibra optica), 1 pentru plata taxelor prin Internet banking (cu VPN si conexiune ADSL), 1 pentru replicare cu reteaua de info-chisocuri (cu conexiune prin modem);

acces Internet prin linie închiriată si modem ADSL la 512/256 kbs.

3.3. Metodologia cercetării

I. Obiective:

Evidențierea impactului noilor tehnologii informaționale asupra administrației publice locale.

II. Ipotezele cercetării:

Ipoteza 1 – Angajații Primăriei Timișoara consideră că noile tehnologii informaționale (computerul, Intranetul, Internetul) sunt necesare și se folosesc în cadrul administrației publice locale.

Ipoteza 2 – Angajații Primăriei Timișoara s-au acomodat cu folosirea curentă a noilor tehnologii informaționale.

III. Designul cercetării:

Cercetarea s-a realizat pe baza unui chestionar. Chestionarul este alcătuit din 11 întrebări închise. Primele 10 sunt întrebări factuale și de opinie, iar ultima întrebare se referă la datele generale despre subiecți.

Ancheta prin chestionar nu este niciodată o activitate strict empirică dată fiind complexitatea ei este greu să decidem ce păstrăm ca obiect al anchetei și ce excludem. Construcția oricărui chestionar trebuie să înceapă cu specificarea foarte clară și detaliată a problemei de cercetat. Uneori se impune descompunere ei în mai multe dimensiuni. La rândul lor, aceste dimensiuni se cer traduse în indicatori. În cazul anchetei, indicatorii vor fi aduși, până la urmă, sub forma unui text, a unei întrebări ce va apare în chestionar. Fiecare întrebare din chestionar reprezintă un indicator, dar un indicator prelucrat, tradus, ajustat de așa manieră încât el să fie valid și funcțional în procesul comunicării dintre cercetător și subiect. Procesul de selecție a indicatorilor ce trebuie traduși în întrebări de chestionar este destul de complex, fiind necesar cel puțin un set de ipoteze, dacă nu o teorie, cu privire la explicația fenomenului social cercetat. O problemă grea constă în traducerea indicatorilor în întrebări și așezarea întrebărilor în chestionar, adică ceea ce ține de tehnologia redactării unui chestionar.

Întrebările utilizate în chestionare sunt împărțite în trei mari categorii: întrebări factuale, de opinie și de cunoștințe. După forma de înregistrare a răspunsurilor se face, în principiu, o distincție între întrebările închise și cele deschise, primele fiind acelea care oferă subiectului variante de răspuns prefabricate iar celelalte reclamând înregistrarea, cât mai fidelă și cât mai completă, a răspunsului dat de subiectul chestionat.

Cea mai mare grijă în alcătuirea chestionarului trebuie să fie evitarea erorilor. Există tipuri generale de erori, ce se regăsesc practic în orice cercetare. O primă clasificare generală a erorilor ne este oferită de distincția între erori sistematice și erori întâmplătoare. Putem vorbi despre următoarele tipuri de erori:

erori legate de eșantionare

erori legate de construcția chestionarului

erori generate de numărul și ordinea întrebărilor în chestionar

erori generate de forma de răspuns

erori generate de construcția grafică a chestionarului

erori datorate operatorilor

erori datorate respondenților

Pentru analiza datelor în funcție de cele două ipoteze am împărțit itemii astfel:

Itemii 1,2,3,4,7,9,10 servind analizării ipotezei 1

Itemii 5,6,8 servind ipotezei 2

Următorul pas a fost codarea variantelor de răspuns pentru a putea prelucra statistic datele din cadrul chestionarului (am analizat prin prisma unei statistici descriptive).

IV. Prezentarea eșantionului:

Populațiile vizate în cercetare sunt angajați ai Primăriei Municipiului Timișoara. Deși întregul personal însumează aproximativ 400 angajați, din motive obiective noi reușind să chestionăm doar 30 persoane.

În ceea ce privește variabila referitoare la vârsta celor chestionați, am identificat:

5 angajați cu vârste cuprinse între 20 – 30 ani;

11 angajați cu vârste cuprinse între 30 – 40 ani;

14 angajați cu vârste peste 40 ani.

Aceștia sun repartizați pe sexe astfel:

11 bărbați;

19 femei.

În ceea ce privește funcția deținută în cadrul Primăriei Timișoara am chestionat:

10 inspectori de specialitate;

6 consilieri;

4 referenți;

4 funcționari;

2 șefi serviciu;

2 șefi birou;

2 secretare.

V. Analiza și interpretarea datelor:

Din analiza itemilor referitori la Ipoteza 1 am obținut următoarele rezultate: din cei 30 de subiecți, 26 folosesc noile tehnologii informaționale, în timp ce restul de 4 nu le folosesc și nu le consideră utile în munca lor.

Însă, pentru a observa problematica Intranet-ului și Internet-ului am continuat analiza acestor rezultate și am observat că: din cei 26 subiecți care au considerat că noile tehnologi informaționale sunt utile doar 8 dintre ei se refereau la folosirea calculatorului și la folosirea Intranet-ului în timp ce 18 dintre ei se refereau doar la folosirea calculatorului.

Referitor la Internet, din cei 26 subiecți, 19 dintre ei se refereau la calculator și Internet în timp ce 9 au declarat că nu folosesc Internet-ul.

Din analiza itemilor referitori la Ipoteza 2 am obținut următoarele rezultate: din cei 30 de subiecți, 28 s-au acomodat cu noile tehnologii informaționale, în timp ce restul de 2 nu s-au acomodat încă.

CONCLUZII

Dezvoltarea societății informaționale din România a declanșat implicit și o modernizare a tuturor instituțiilor administrației publice locale. Nevoia de schimbare și perfecționare a modalităților de lucru în cadrul acestor instituții a făcut ca valul noilor tehnologii informaționale să ajungă și aici. Scopurile principale declarate al instituțiilor administrației publice locale sunt acelea de a găsi noi modalități de comunicare cu publicul pe de o parte și de a realiza noi sisteme prin care să se ușureze munca funcționarilor din diferitele departamente ale instituției. S-a văzut foarte bine că acea comunicare cu cetățenii prin intermediul canalelor tradiționale nu și-a atins totdeauna scopurile. De aceea, s-a căutat să se implementeze, cu ajutorul noilor tehnologii informaționale, noi sisteme prin care comunicarea cu publicul să se facă în condiții mai bune. Poate cea mai lăudabilă acțiune întreprinsă în acest sens, este proiectul de realizare a unor centre de informare pentru cetățeni, întocmit de către Primăria Municipiului Timișoara. Printr-un sistem modern de info-kiosk-uri, s-a realizat o comunicare permanentă cu publicul, putându-se astfel monitoriza starea de spirit precum și nevoile cetățenilor Timișoarei. Acest sistem a fost primul de acest gen din domeniul administrației publice locale care a fost introdus în România, beneficiind de o mare priză la public. După părerea mea, mai este încă mult loc pentru progrese, deși cu ajutorul acestui sistem s-au pus bazele unei mai bune comunicari cu cetățenii. În ziua de astazi pe lângă transferul de informații între instituții și cetățeni, se fac și diferite plăți către autoritățile locale (taxe, impozite). În ziua de azi, persoanele care au depășit vârsta de 50 de ani nu sunt la curent cu noile tehnologii informaționale, neputând să le utilizeze. Luând acest lucru în considerare, nu cred că ar fi exagerat ca Primăria Municipiului Timișoara, împreună cu o firmă care comercializează computere personale și un provider de Internet, să amenajeze câteva cluburi destinate instruirii celor care nu au cunoștințe despre utilizarea noilor tehnologii. În cadrul acestor cluburi ar trebui să se desfășoare cursuri în vederea instruirii cetățenilor ca utilizatori ai tehnologiei informaționale. Această instruire ar putea avea doua aspecte: furnizarea cunoștințelor de baza privind operarea pe calculator tuturor celor care doresc acest lucru și creșterea nivelului cunoștințelor celor care deja au noțiuni de baza.

Introducerea noilor tehnologii informaționale cum ar Internetul și Intranetul a reprezentat pentru administrația publică piatra de temelie a unui sistem informațional bine realizat și adaptat la cerințele societății informaționale. Astfel, s-a realizat un lucru pe care mulți nu îl credeau posibil cu ceva timp în urmă: orice persoană care dispune de un computer și de o legătură la Internet poate să acceseze informații folositoare lui și comunității, informații referitoare la acțiunile întreprinse de primărie sau chiar informații generale despre diverse activități din municipiu. Astfel, percepția generală a Internet-ului s-a schimbat, acesta transformându-se dintr-o uriașă bază de date și informații, într-o modalitate eficientă de comunicare între diferite persoane fără a fi nevoie ca acestea să se deplaseze.

Se vorbește tot mai des despre o conectare a tuturor instituțiilor, centrelor civice și școlilor la o rețea națională pentru a permite o cât mai rapidă și eficientă circulație a informațiilor și opiniilor. Administrația publică locală este preconizată a avea rolul principal în dezvoltarea rețelei europene a administrației publice locale (European Local Administration Network – ELAN). ELAN urmărește: să creeze rețele deschise pentru dezvoltarea urbană, să stimuleze cererea locală pentru tehnologiile informației și comunicării, să lege într-o rețea orașele și regiunile Europei, să stimuleze inițiativele locale în domeniul societății informaționale, să încurajeze schimbul de informații despre Uniunea Europeană pentru a întări coeziunea regională, să stabilească standardele comune pentru colectarea, procesarea și răspândirea informației disponibilă publicului. Principalii beneficiari ai informațiilor vor fi cetățenii, care vor găsi căi de dialog cu administrația și noi căi de participare politică iar administrațiile publice locale vor fi și ele stimulate să-și îmbunătățească serviciile.

Noile tehnologii ar putea ușura munca autorităților locale prin identificarea cetățenilor și clasificarea lor, putând împiedica unele servicii acelora care sunt în urmă cu plata taxelor locale. Dar, toate aceste lucruri nu ar putea fi posibile fără un accept din partea cetățenilor. Aceste noi căi de a disemina informație depind astăzi în mare măsură de entuziasmul publicului dar și al funcționarilor de a se adapta. În cercetarea privind aplicabilitatea noilor tehnologii informaționale în administrația publică locală am avut ca scop evidențierea impactului pe care noile tehnologii informaționale îl au asupra administrației publice locale și adaptabilitatea funcționarilor Primăriei Timișoara odată cu introducerea acestor tehnologii în instituție. Introducerea tehnologiei informaționale în birourile de lucru la toate nivelurile creează necesitatea unei instruiri corespunzătoare a funcționarilor publici. Nefamiliarizarea lor cu potențialul oferit de noile tehnologii si lipsa instruirii aferente ar putea duce la o reacție de respingere din partea acestora, afectând efectul scontat al sub stanțialelor investiții făcute de administrație în acest domeniu. Din cercetările mele rezultă că majoritatea funcționarilor instituției se folosesc de aceste noi tehnologii în munca lor zilnică. Din păcate, pentru o mare parte dintre aceștia, conceptul de tehnologii informaționale este asociat doar cu computerul. Dacă toți aceștia știu să utilizeze calculatorul, numai o parte dintre ei știu ce reprezintă Intranetul și Internetul. Am constatat că cei mai mulți dintre cei care au răspuns pozitiv la întrebările "dacă știu ce sunt și dacă folosesc tehnologiile informaționale?" folosesc mai mult Internetul decât rețeaua Intranet a primăriei. Acest lucru este cât se poate de neobișnuit în condițiile în care cea mai utilizată tehnologie informațională în interiorul instituției ar trebui să fie Intranetul. Am ajuns astfel la concluzia că pentru ridicarea nivelului de competență în utilizarea tehnologiei informaționale precum și a creșterii productivității tuturor funcționarilor care lucrează cu calculatorul, să se organizeze ca și în cazul cetățenilor, cursuri de instruire și perfecționare a acestora în operarea cu noile tehnologii informaționale. Sunt de părere că toți angajații ar trebui să fie capabili să utilizeze cele mai noi tehnologii în vederea desfășurării unei activități benefice pentru instituție. Vechile modalități de comunicare au ca impediment timpul, spațiul și forma. Astăzi, în cadrul instituțiilor, angajații nu mai au acces la informații doar prin intermediul avizierului din primărie. Ei pot să aibă acces imediat la informațiile de care au nevoie prin intermediul rețelei Intranet a primăriei, reușindu-se astfel să furnizeze un feed-back constant și în timp real.

BIBLIOGRAFIE

Bibliografie generală

Alexandru, I. (2000): Criza administrației – teorii și realități, București: Editura All Beck;

Cârstea, M. Diamandi, I. (1996): Calculatorul pe înțelesul tuturor, București: Editura Agni;

Coman, C. (2001): Relațiile Publice – Principii și strategii, Iași: Editura Poliromp;

Cutlipp, Scott M. Allen H. Glen M. (1994): Effective Public Relations, New Jersey: Editura Prentice Hall Inc (ediția a 7-a);

Dîncu, S. (2000): Comunicarea instituțională, București: Fundația Civitas pentru Societatea civilă, Editura Științifică;

Kunczick, M. Zipfel, A. (1998): Introducere în știința publicisticii și a comunicării, Cluj-Napoca: Editura Presa Universitară Clujeană;

Manda, C. Cezar C. (1999): Administrația Publică Locală din România, București: Editura Lumina Lex;

McQuail, D. (1999): Comunicarea, Iași: Institutul European;

Milo, K. Yoder, S. Gross, P. Maier, Niculescu, Ș. (1998): Introducere în Relații Publice, București: Editura Nim;

Otman, G. (2000): Engleza pentru Internet, București: Editura Teora;

Pop, D. (2000): Introducere în teoria relațiilor publice, Cluj-Napoca: Editura Dacia;

Rosenbloom, David H. (1989): Public Administration, New-York: Random House;

Rotariu, T. Iluț, P. (2001): Ancheta sociologică și sondajul de opinie,Iași: Editura Polirom;

Seitel, Fraser P. (1998): The Practice of Public Relations, New Jersey: Prentice Hall;

Stancu, V. Stoica, M. Stoica, A. (1997): Relații Publice – succes și credibilitate, București: Editura Concept Publishing;

Șandor, S. Dan, D. M. (2000): Administrație Publică, Cluj-Napoca: Editura Accent;

Șerb, Stancu, (1997): Relații Publice și Comunicare, București: Editura Teora;

Van Cuilenburg, J.J. Scholten, O. Noomen, G.W. (2000): Știința comunicării, București: Editura Humanitas;

Vida, I. (1994): Puterea executivă și Administrația Publică, București;

Walker, D. (2001): PR in local government, Londra: Editura Pitman;

BIBLIOGRAFIE

Bibliografie generală

Alexandru, I. (2000): Criza administrației – teorii și realități, București: Editura All Beck;

Cârstea, M. Diamandi, I. (1996): Calculatorul pe înțelesul tuturor, București: Editura Agni;

Coman, C. (2001): Relațiile Publice – Principii și strategii, Iași: Editura Poliromp;

Cutlipp, Scott M. Allen H. Glen M. (1994): Effective Public Relations, New Jersey: Editura Prentice Hall Inc (ediția a 7-a);

Dîncu, S. (2000): Comunicarea instituțională, București: Fundația Civitas pentru Societatea civilă, Editura Științifică;

Kunczick, M. Zipfel, A. (1998): Introducere în știința publicisticii și a comunicării, Cluj-Napoca: Editura Presa Universitară Clujeană;

Manda, C. Cezar C. (1999): Administrația Publică Locală din România, București: Editura Lumina Lex;

McQuail, D. (1999): Comunicarea, Iași: Institutul European;

Milo, K. Yoder, S. Gross, P. Maier, Niculescu, Ș. (1998): Introducere în Relații Publice, București: Editura Nim;

Otman, G. (2000): Engleza pentru Internet, București: Editura Teora;

Pop, D. (2000): Introducere în teoria relațiilor publice, Cluj-Napoca: Editura Dacia;

Rosenbloom, David H. (1989): Public Administration, New-York: Random House;

Rotariu, T. Iluț, P. (2001): Ancheta sociologică și sondajul de opinie,Iași: Editura Polirom;

Seitel, Fraser P. (1998): The Practice of Public Relations, New Jersey: Prentice Hall;

Stancu, V. Stoica, M. Stoica, A. (1997): Relații Publice – succes și credibilitate, București: Editura Concept Publishing;

Șandor, S. Dan, D. M. (2000): Administrație Publică, Cluj-Napoca: Editura Accent;

Șerb, Stancu, (1997): Relații Publice și Comunicare, București: Editura Teora;

Van Cuilenburg, J.J. Scholten, O. Noomen, G.W. (2000): Știința comunicării, București: Editura Humanitas;

Vida, I. (1994): Puterea executivă și Administrația Publică, București;

Walker, D. (2001): PR in local government, Londra: Editura Pitman;