Negocierea Tranzactiilor

Lucrarea structurata in trei capitole inglobeaza totalitatea itemilor subiectului ales de mine, si anume: „Negocierea tranzactiilor”.

Am ales acest subiect, deoarece am dorit aprofundarea cunostintelor din domeniu, avand in vedere faptul ca am studiat patru ani (in cadrul invatamantului liceal) materii de spacialitate, incluzand si negocierea.

Daca am face abstractie de la lumea afacerilor, a tranzactiilor propriu-zise, mediul in care traiesc tot felul de oameni imbracati elegant, office, femei cu linii ale machiajului perfect definite, locul in care se pune accentul pe bunele maniere, am sesiza ca negocierea nu vizeaza doar aceste aspecte. Ea este intalnita in mod constient sau nu in viata cotidiana. Poate fi vorba de o „negociere” cu mama in ceea ce priveste suma de bani datorata, cu copiii prin faptul ca vor sau nu sa accepte anumite reguli, chiar si cu animalele poate interveni un anumit mod de negociere.

S-au intocmit studii in care specialistii s-au exprimat liber cu privire la ce inseamna pentru ei conceptul de negociere. Majoritatea au asociat masa tratativelor cu tabla de sah, piesele fiind argumentele ce iau parte la acest proces, precum: cererea, oferta, avantajele acceptarii contractului de vanzare-cumparare, iar jucatorii sunt partile negociatoare. Tactica ce o au in comun cele doua abordari este convingerea pentru obtinerea succesului.

Insa negocierea afacerilor seamana foarte putin cu o partida de sah si foarte mult cu una de poker. Survin ratiunea si inteligenta, dar nu sunt suficiente pentru a castiga multi bani.

La poker trebuie sa-ti cunosti cartile, sa-ti organizezi bine banii, sa ai anumite strategii, asi in maneca pentru a te apropia de castig. Desigur ca norocul are o contributie esentiala in acest joc, insa totul depinde de abilitatile, capacitatile, aptitudinile proprii.

In alta ordine de idei, multe persoane apreciaza violenta, manipularea, duritatea, agresivitatea ca fiind o modalitate eficienta de obtinere a rezultatelor dorite. Insa, conform proverbului: „Vorba dulce mult aduce”, trebuie sa pastram o anumita pozitie, un anumit comportament, ton al vocii, grad de politete, fiindca de cele mai multe ori aceste aspecte conteaza foarte mult in luarea deciziei. In plus, onestitatea si rabdarea ajuta la o legatura de durata in ceea ce priveste negocierea.

Pentru a conchide, in orice imprejurare de negociere ne-am afla, trebuie sa ne pastram calmul, sa folosim un limbaj adecvat, sa aducem un numar mare de argumente, manifestand astfel seriozitatea de care dam dovada, in situatia in care dorim avantaje si profit.

CAPITOLUL I

NOTIUNI INTRODUCTIVE IN NEGOCIERE

SECTIUNEA I CONCEPTUL DE NEGOCIERE

Momentul aparitiei negocierii este dovedit de Honore de Balzac prin intermediul urmatorului citat: “Lumea a inceput printr-o negustorie, deoarece Adam a vandut raiul pe un mar”.

Realitatea demonstreaza ca, dupa cum aparitia monedei nationale a insemnat o necesitate istorica, tot astfel s-a facut simtita nevoia cautarii unor mijloace care sa asigure posibilitatea procurarii banilor prin metode conforme cu legile tarii implicate.

Asa se explica de ce, inca din primii ani de viata, incep sa-si faca aparitia unele elemente incipiente specifice a ceea ce numim astazi „negocierea”.

Negocierea este un proces complex, care se desfasoara in mod continuu si de cele mai multe ori, neobservat in nenumaratele sfere ale activitatii umane. Reprezinta elementul ce declanseaza comunicarea interumana, bazandu-se pe dialog. Este vazuta de cele mai multe ori ca un proces la care participa doar profesionisti care vor sa obtina un acord pentru ei insisi sau pentru partile pe care le reprezinta. Cel ce negociaza este perceput ca o persoana care si-a dezvoltat abilitatile necesare dupa o experienta semnificativa. Aceasta viziune poate fi una reala dar asta nu inseamna ca numai negociatorii profesionisti negociaza. Fiecare dnitre noi are o dorinta, un interes sau macar un punct de vedere numai „al sau”. Fiecare convinge sau se lasa convins. Fiecare are ceva de schimbat cu altcineva si trebuie sa ajunga la o intelegere cu el/ea. Negocierea este asadar, o cale importanta de a obtine ceea ce vrem de la altii.

In literatura de specialitate, notiunea de negociere este considerata ca o actiune verbala sau scrisa, intreprinsa de doua sau mai multe persoane fizice sau juridice, relatia dintre ele fiind in scopul obtinerii unor rezultate de interes reciproc. Negocierea poate sa intervina atat in domeniul public cat si in domeniul privat, pe plan national sau international. Ea permite crearea, mentinerea sau dezvoltarea unei relatii interumane sau sociale, in general, ca si a unei relatii de afaceri, de munca sau diplomatice, in particular.

In acest proces de negociere au implicatie frecventa itemi precum oferta, cerere, pozitie, obiectie, compromis, concesiune, argument, tranzactie, argumentatie, proba etc. Sunt prezente si aspecte ale comunicarii nonverbale cum ar fizionomia, gestica, mimica, postura, imbracamintea, aspectul general. De altfel, cultura partenerilor de afaceri joaca un rol important in desfasurarea in bune conditii a negocierii. Acestia trebuie sa detina elemente de tactica, strategie, dar si cunostinte psihologice, avand drept scop obtinerea de avantaje.

Procesul de negociere presupune realizarea unor activitati precum analiza, evaluare, informare si planificare.

Analiza si evaluarea sunt importante in diagnosticarea situatiei in care se afla fiecare dintre partile implicate. Au rolul de a identifica atu-urile proprii si de a estima oportunitatile si mijloacele de realizare

Informarea consta in aflarea intereselor si pozitiei partii adverse; strangerea de date, organizarea lor astfel incat se poate ajunge la un acord comun.

Planificarea vizeaza identificarea pasilor ce urmaeaza a fi parcursi. In cadrul acestei actiuni se alege si strategia de negociere.

Negocierea de succes presupune exercitiul ei de catre un negociator care, intelegand principiile specifice, isi formeaza un stil propriu si pregateste minutios fiecare etapa. Elaborarea strategiei de negociere si alegerea tacticilor si tehnicilor de negociere adecvate sunt activitati esentiale pentru obtinerea unui rezultat cat mai bun. Intrucat negocierea de afaceri are drept scop incheierea unui contract, consecintele juridice prezinta un loc important in arhitectura negocierii de succes. Prin urmare, actiunea de a negocia poate fi considerata un har cu care te nasti, un talent, o abilitate capatata prin experienta, invatare, formare.

Societatea civilizata are drept obiectiv negocierea cu scopul diminuarii conflictelor partilor negociatoare. Omul contemporan doreste, in momentul asezarii sale la masa tratativelor, sa-si indeplineasca obiectivele propuse pe baza capacitatilor sale de negociere. Pentru a deveni un proces eficient, partenerii trebuie sa se cunoasca reciproc si sa comunice. Astfel se poate ajunge la finalul dorit in doua-trei ore, spre deosebire de patru-cinci ore cat ar fi durat in lipsa acestor capacitati. Un negociator ce se exprima in necunostinta de cauza poate pierde cateva procente la pret, la termenul de garantie. Daca stapanesti bine arta de a negocia, ai o sansa in plus de a evita raspunsul negativ al partenerului, prin faptul ca stii sa orientezi, sa influentezi si sa manipulezi comportamentul sau pentru a-l indemna la un raspuns pozitiv.

Nu exista un termen special care sa denumeasca in sens larg acest proces. In anumite domenii de activitate, ca de exemplu relatiile dintre state sau relatiile dintre diverse unitati economice apartinand aceluiasi stat sau unor state diferite, acest proces de armonizare a intereselor conflictuale capata o importanta deosebita, incepand sa se distinga ca o faza deosebita in desfasurarea acestor relatii, primind numele de negociere.

„Negocierile sunt procese competitive desfasurate in cadrul unor convorbiri pasnice de catre doua sau mai multe parti ce accepta sa urmareasca impreuna realizarea in mod optim si sigur a unor obiective, fixate in cuprinsul unei solutii explicite agreata in comun”.

In conformitate cu zona de interes in care se poarta negocieri, putem face distinctie intre mai multe forme specifice de negociere. Cea mai uzuala este negocierea afacerilor sau negocierea comerciala care se concretizeaza in contract, acte precum vanzarea-cumpararea, parteneriatul, inchirierea, concesiunea etc.

Negocierea comerciala poate fi definita ca:

tratativele, intelegerile, colaborarile initiate pentru realizarea unui acord in tranzactiile de afaceri

momentul in care vanzatorii si cumparatorii se intalnesc stabilind termenii unui contract

Conditiile necesare desfasurarii negocierii comerciale sunt:

existenta unor interese complementare intre doua sau mai multe parti, intre care s-au derulat oferte si cereri de oferta acceptate

existenta dorintei in interesul partilor in obtinerea unui acord pentru care sunt dispuse sa-si faca reciproc concesii

lipsa unor reguli si proceduri prestabilite si obligatorii sau lipsa unei autoritati aflate deasupra partilor in divergenta, care sa impuna acordul peste vointa acestora. Astfel, partile sunt nevoite sa caute si sa creeze, in comun, conditiile de realizare a acordului.

Intr-un final, negocierea este o activitate voluntara care intervine in momentul in care doua parti doresc schimbarea unei stari de fapt prezente si considera ca pot obtine un rezultat mai bun.

Declansarea negocierii are loc atunci cand partile considera necesara stabilirea unui punct de vedere comun inaintea aplicarii unei decizii.

Rezultatul acestui proces depinde de puterea de negociere a ficarei parti. Marimea acesteia este variabila in timp si este data de pozitiile initiale, atu-urile partilor si de felul in care evolueaza situatia in timpul negocierii. Informatia reprezinta un aspect important, deoarece cantitatea acesteia determina rezultatul final. Informarea consta in cunoasterea punctelor slabe si tari, pozitia reala si interesele pe termen scurt, mediu si lung ale oponentilor. Acestea pot fi aflate intr-un volum mai mare sau mai mic, negocierea intervenind pentru a se afla in totalitate aceste informatii, partile negociatoare ajungand la un numitor comun, decizia poate fi una comuna.

Un concept foarte important este satsfactia. Daca aceasta este mai mare de ambele parti, sansele obtinerii unui acord durabil si viabil vor creste.

Fiecare dintre parti intra in negociere cu bagajul sau afectiv, intelectual si emotional, cu opiniile, atitudinile, emotiile si valorile sale, modeland, astfel, perceptia persoanelor. Se poate intampla ca partile negociatoare sa provina din medii sau culturi diferite. Atunci trebuie acordata o atentie mai deosebita, deoarece poate avea un impact imend asupra felului in care cineva intelege realitatea, dar constituie si bariere in comunicare, proces care sta la baza negocierii. In acelasi timp, cultura influenteaza stilul de negociere adoptat.

SECTIUNEA a II-a PRINCIPII ALE NEGOCIERII

Multi negociatori neexperimentati incearca sa convinga prezentand caracteristici, avantaje sau beneficii. Nu-i nimic rau in acest lucru, ba chiar ajuta. Totusi, de foarte multe ori trebuie mers mai departe.

Uneori trebuie sa privim lucrurile mai simplu. Cand negociem dorim sa provocam anumite decizii, iar in spatele deciziilor sta motivatia, esenta motivatiei fiind: „Cautarea placerii si evitarea durerii!”. Sunt doua lucruri simple care actioneaza simultan. Cand vorbim de placere vorbim de o stare de bine, de siguranta, de prestigiu etc. Cand cautam, de exemplu, sa castigam o anumita suma de bani, motivatia nu este reprezentata de banii in sine, ci de potentialul sentiment pe care-l avem inchipuindu-ne ca am fi posesorii acelei sume de bani sau pur si simplu ne imaginam ce am putea face cu acei bani. Gandindu-ne la deciziile pe care le luam in general, vom observa ca intra in una din cele doua categorii: cautarea placerii sau evitarea durerii. Atunci cand cumparam ceva, o facem avand la baza una sau ambele motivatii. Il cumparam sa ne facem viata mai usoara sau pur si simplu de dragul de a-l avea. De exemplu, managerul ia anumite decizii pentru a evita falimentul sau scaderea vanzarilor. Uneori nu se aplica nicio decizie datorita faptului ca este prea riscant. Sau uneori se ia o decizie din cauza ca ar fi prea riscant sa se pastreze o situatie prezenta.

In cadrul negocierii, cand se prezinta o anumita situatie, emotiile trebuie sa fie constructive, sa se exprime consecintele pozitive emotionale daca se incheie cu succes tranzactia sau consecintele emotionale negative in caz contrar.

Majoritatea negocierilor sunt ghidate de argumente logice, precum cel mai mic pret. Realitatea este diferita, deciziile oamenilor au in spate sentimente precum: lacomie, frica, dorinta de putere, teama de esec, stare de bine etc.

Negocierea este un proces dinamic, in care poti castiga mult sau poti evita sa pierzi mult. Nu doar prin prezentarea unor beneficii convingi, ci si prin prezentarea pericolelor.

Principiile negocierii sau principiile persuasiunii nu se schimba in functie de nivelul sau domeniul negocierii, ci doar arta folosirii lor. Astfel ele apar sub trei denumiri.

Avantajul reciproc

Acest principiu are la baza ideea de ajungere la un rezultat final, reprezentand un „compromis satisfacator”. Partile ce asista la procesul de negociere trebuie sa aiba ceva de castigat, niciuna dintre ele neavand nimic de pierdut. Se mai numeste si WIN-WIN, existand posibilitatea ca una din parti sa aiba avantaje mai numeroase decat celelalte parti in cauza.

Do ut des

Se mai regaseste sub numele de:

„Facio ut facias”

„Dau daca dai”

„Fac daca faci”

„Fau ca sa dai”

„Fac ca sa faci”

„Daca mai dai tu, mai las si eu”

„Daca faci concesii, voi face si eu”

„Daca ridici pretentii, voi ridica si eu”

Acest principiu face referire la faptul ca cineva nu poate primi ceva daca, la randul sau, nu da altceva in schimb.

Moralitate si legalitate

Legalitatea este respectata de multi oameni, pentru a evita posibilele sanctiuni. Moralitatea depinde de orgoliul si ambitia fiecaruia. In domeniul negocierilor, aceste aspecte trebuie aplicate in cunostinta de cauza, astfel reducandu-se apelul la tehnici de manipulare.

Negocierea de succes este negocierea in care toti participantii au de castigat, fiecare avand avantaje, ce depind de stilul abordat in respectivul act de negociere. Optimismul joaca un rol destul de important in obtinerea castigului. Partenerii de dialog trebuie sa remarce entuziasmul si disponibilitatea fata de expunerea unor idei noi.

Prima regula a negocierii consta in concentrarea discutiei asupra problemelor, nu asupra pozitiilor. Unul dintre obiectivele negocierii ar trebui sa fie nu numai incheierea celei mai bune tranzactii, ci, mai ales, realizarea unei tranzactii care sa nu para avantajoasa pentru una dintre parti si dazavantajoasa pentru cealalta parte.

Exista sapte reguli ale conducerii negocierii. Acestea sunt, in primul rand, deschiderea fata de ceilalti cu limitele stabilite pentru o negociere, rapida trecere la actiune, dialog deschis, atentia la propriul comportament, autocunoasterea, ascultarea mai multor pareri, atentia acordata partenerului de negociere.

Exista, in acelasi timp, opt operatori ai conducerii. Acestia sunt: increderea, spiritul de echipa, existenta obiectivelor cuantificabile, resursele, performanta, caracterul ofensiv, stilul sincer, colaborarea.

„Economia nu se poate dezvolta fara norme si regul, pe care le elaboreaza si adopta societatea si sunt respectate de catre noi. Fara ele, aceasta ar fi o economie de gangsteri, cand toti se straduiesc sa se insele unul pe altul.” La fel se intampla si intr-o negociere, daca nu exista respect si atentie, nu se negociaza corect. Respectul intr-o negociere trebuie sa vina din partea ambilor participanti, iar corectitudinea trebuie sa reprezinte un principiu.

Recomandari pentru reusita unei negocieri:

Definirea cu precizie a problemelor

Pregatirea variantelor acceptabile interesului personal

Prezentarea documentatiei convingatoare

Informarea minutioasa asupra partenerului

Abordarea unui stil de comunicare

Alternarea, in functie de mersul negocierii, tacticii ofensive cu cea defensiva

Incercarea stratagemelor subtile de convingere a adversarului

Practicarea unei comunicari de tip empatica

Valorificarea atu-urilor detinute

Optarea pentru renegociere, in cazul blocarii comunicarii

Negocierea presupune: 70% pregatire, 10% punere in scena, 20% realizare efectiva.

Negocierea este castigata de partenerul mai bine informat care „gandeste mai bine si este vizionar”.

SECTIUNEA a III-a PROFILUL NEGOCIATORULUI

Negocierea este o activitate care se invata. Mai mult decat atat, negocierea presupune o autocunoastere bazata pe analiza propriului comportament si punctarea calitatilor, iar, pe cat se poate, eliminarea defectelor care pot perturba negocierea sau o pot inchide. Cu totii negociem cate ceva in fiecare zi, negocierea fiind calea fundamentala prin care obtinem ceea ce dorim de la altii. Negocierile pot ajuta un manager sa isi castige reputatie de rezolvator de probleme, orientarea nu doar spre obtinerea de rezultate, ci si prin gestionarea atenta a timpului care permite obtinerea rezultatelor sperate.

Succesul se obtine daca se dispune de trasaturi de caracter specific practicarii unui stil adecvat in negocieri:

puterea de convingere creeaza premisele obtinerii de concesii

intuirea momentului potrivit cand sa abordezi in discutie un subiect si cand sa nu vorbesti

aptitudinea de a asculta activ

o foarte buna memorie

aptitudinea de a stii sa dai inapoi atunci cand mersul negocierii te obliga

impunerea prestantei si evitarea atacului la persoana

Un bun negociator trebuie sa aiba o foarte buna capacitate de comunicare, un temperament extravertit, sa-si respecte partenerul de negociere, sa fie lipsit de resentimente, trebuie sa aiba usurinta in exprimare, sa fie atent la obiectivele pe care si le stabileste. De asemenea, poate avea si o foarte buna pregatire profesionala in domeniu, capacitatea de a surprinde aspectele practice ale problemelor si de a se adapta oricarui gen de situatie, spirit de cooperare in echipa, cunostinte generale. De exemplu, negociatorul comercial trebuie sa cunoasca produsul din punct de vedere tehnic, sa aiba cunostinte juridice, necesare intocmirii contractelor si sa fie un bun planificator, ci si finantist. Cunostintele financiare sunt necesare, deoarece aproape orice decizie pe care o ia negociatorul are impact asupra performantei financiare a intreprinderii pe care o reprezinta. La acestea se adauga nevoia unor cunostinte de psihosociologie, necesare pentru intelegerea atenta a interactiunilor umane. Aptitudinile generale ale negociatorului sunt cele care cer: spirit de observatie, memorie, atentie, prezenta de spirit, gandire, logica, imaginatie. Este dificil de negociat cu o persoana care manifesta o aparenta lipsa de inteligenta sau memorie, lipsa de atentie sau imaginatie, acestea conducand la obosirea partenerului.

Aptitudini specifice muncii unui negociator sunt: stapanirea de sine, rabdarea, flexibilitatea, motivatia, gandirea pozitiva, imaginatia si diplomatia.

Un bun negociator isi da seama ca trebuie sa urmareasca apogeul capacitatii de fructificare a oportunitatilor depistate in procesul de negociere, ce vizeaza promovarea imaginii firmei si a produselor sau serviciilor oferite, cat si cercetarea , cunoasterea nevoilor, dorintelor clientilor potentiali si efectivi, trebuie sa urmareasca atat comunicare, cat si negocieri eficiente cu furnizorii, o comunicare eficienta cu prestatorii de servicii, cum ar fi banci, societati de asigurare, agentii de publicitate, dar si o comunicare eficienta cu organismele publice, dar si cu mass-media, trebuie sa urmareasca sporirea competitivitatii profesionale prin adaugarea competentei comunicationale. De asemenea, sunt importante capacitatile intelectuale, respectul fata de sine, deschiderea spre ceilalti, perspectiva, obiective si rezultate.

Asadar un bun negociator trebuie sa manifeste incredere fata de ceilalti, sa arate interes si respect sincer fata de parteneri, acordandu-le incredere. Trebuie sa stie cum sa comunice si sa aiba capacitatea de a lucra in echipa. Perspectiva pe care o adopta un negociator bun trebuie sa stapaneasca situatia in intregul ei, da sa se concentreze asupra esentialului. Un negociator trebuie sa inteleaga ca numai initiativele luate pot conduce la obtinerea unor rezultate. Obiectivele trebuie sa fie ambitioase, dar si realiste.