Monitorizarea, Controlul Si Evaluarea Proiectelordoc

=== Monitorizarea, controlul si evaluarea proiectelor ===

Cuprins

Introducere……………………………………………………………pag.2

Monitorizarea proiectelor……………………………………………pag.3

Cine monitorizează?…………………………………………………………pag.4

Metodele de colectare a datelor în monitorizare………………..pag.4

Sistematizarea informației……………………………………pag.6

Controlul proiectelor…………………………………………………pag.6

Controlul timpului…………………………………………….pag.6

Controlul resurselor umane…………………………………. pag.7

Controlul costurilor……………………………………………pag.8

Grupul proceselor de monitorizare și control………………..pag.8

Grupul proceselor de închidere……………………………….pag.9

Evaluarea proiectelor…………………………………………………..pag.9

Cine face evaluarea?………………………………………………………….pag.11

Indicatori de performanță…………………………………….pag.11

Etapele procesului de evaluare………………………………. pag.12

Necesitatea evaluării……………………………………………pag.13

Evaluarea internă și evaluarea intermediară…………………pag.14

Evaluarea finală…………………………………………………pag.15

Autoevaluarea……………………………………………………pag.15

Ciclul autoevaluarii………………………………………………pag.16

Evaluarea externă…………………………………………………pag.17

Prezentarea raportului de evaluare……………………………. pag.17

Raportul de evaluare…………………………………………….. pag.18

Bibliografie………………………………………………………………..pag.19

Introducere

Monitorizarea, controlul si evaluarea proiectelor sunt parti care urmeaza firesc selectiei si planificarii proiectelor. Logica selectiei impune ca proiectele sa fie evaluate, iar monitorizarea furnizeaza elementele necesare controlului. Abilitatea de a masura este o cerinta pentru toate aceste activitati.

Monitorizarea proiectelor

Activitatea de monitorizare se referă la o constantă supraveghere a implementării proiectului prin care sunt urmărite diferite aspecte, precum :

Modul în care aplică prevederile proiectului

Felul în care sunt folosite resursele, consecințele activităților din proiect

Problemele care pot să apară

Așadar, monitorizarea este procesul de colectare sistematică și de analizare a informațiilor cu privire la activitățile desfășurate în proiect. Monitorizarea ne ajută să efectuam o verificare regulate a ceea ce facem în mod curent . Informațiile pot prezenta indicatori atât calitativi cât și cantitativi.

Monitorizarea unui proiect este vitală deoarece comunică stakeholderilor, finanțatorilor, membrilor echipei stadiul în care este proiectul și permite raportarea acestui stadiu (real) la cel planificat în fazele de estimare. Monitorizarea permite validarea deciziilor și verificarea completitudinii și corectitudinii finalizării activităților.

Pe scurt, monitorizarea înseamnă a colecta informații despre ceea ce se întâmplă în timp ce se întâmplă !

Aceasta dorește să răspundă la intrebări de genul:

Ne incadrăm în timpul estimat?

Dacă nu ne incadrăm, atunci cât de mare este întârzierea?

Ne incadrăm în bugetul estimat?

Membrii echipei de proiect și-au păstrat viziunea asupra obiectivului stabilit la început sau au deviat de la acesta?

Membrii echipei mai sunt la fel de entuziaști că la început?

Avem suficiente resurse sau am consumat mai multe decât am estimat pentru diferite activităti?

Există conflicte cu diferiți stakeholderi ai proiectului?

Cine monitorizează?

Persoanele care se ocupă de monitorizarea unui proiect pot fi membrii consiliului de conducere a organizației, managerii executivi, managerul de personal, orice persoană cu atribuții de supervizare în organizație , membrii echipei unui proiect , alți angajați, finanțatorii sau consultanții externi.

Metodele de colectare a datelor în monitorizare

Monitorizarea se va desfășura întotdeauna pe baza unei grile care conține, în principal indicatorii de performanță stabiliți prin proiect și vizează:

Progresul realizat în raport cu obiectivele stabilite și termenele stabilite

în cazul proiectelor mai complexe, nivelul de asigurare a coerenței dintre diferitele linii de acțiune sau componente ale proiectului

Costurile proiectului și anume concordanță dintre costurile preconizate și cele reale

Eficiența proiectului dată de raportul dintre rezultatele obținute și resursele utilizate

Calitatea, anume nivelul de atingere a scopului proiectului

Pentru a asigura succesul implementării proiectului, trebuie efectuată o monitorizare internă fie de către echipa care coordonează proiectul, fie de alte persoane care participă la activitățile echipei.

In sensul atingerii obiectivelor proiectului , cei care monitorizeaza trebuie :

Să utilizeze instrumente speciale de monitorizare

Să asigure un feedback celor care au participat la activități

Să redacteze rapoarte de monitorizare, care vor fundamenta eventualele măsuri corective

Folosirea unei grile de monitorizare este deosebit de importantă în procesul de monitorizare. Această grilă trebuie să includă indicatori legați de :

Desfășurarea activităților prevăzute în proiect

Modul în care sunt îndeplinite responsabilitățile

Modul în care acționează participanții la activități

Comunicare între participanții la proiect

Modul în care sunt folosite resursele prevăzute în proiect

Consecințele activităților prevăzute în proiect

Probleme ce apar în implementarea proiectului

Soluții care se aplică pentru rezolvarea problemelor apărute

Statistici

Cea mai simplă formă de monitorizare este cea bazată pe indicatori cantitativi. Se poate folosi în monitorizarea numărului de oameni care participă la activități, ai numărului de beneficiari ai proiectului, a banilor cheltuiți zilnic . întrebările la care răspundem prin statistici sunt de obicei : cât de mult? și câți/câte?

Informațiile calitative

Acestea se pot referi de, exemplu, la subiectele acoperite în cadrul unui seminar de instruire, sfaturile oferite de un consilier , de ce anume instruire au beneficiat membrii. Principalele întrebări la care se răspunde sunt: ce am făcut? Ce efecte a avut ceea ce am făcut?

Jurnalele

Prin jurnale se poate înregistra și urmări ce muncă a depus fiecare persoană implicate în proiect. Acest tip de monitorizare poate fi folosit doar dacă există un accord general în privință utilizării lui și dacă oamenii sunt sinceri atunci când declară ce au făcut și ce nu au făcut. întrebările la care se răspunde prin acest tip de monitorizare sunt : cine a făcut ce? și când?

Observațiile

Sunt folosite,de regulă, observațiile unor persoane care nu sunt direct implicate în proiect. în cazul în care observarea nu este făcută de persoane cu pregătire specială, observațiile pot avea tendința de a fi subiective. Spre exemplu, dacă un instructor spune că 15 persoane au participat la un curs la care au fost acoperite anumite subiecte, aceasta este o informație obiectivă. Dacă însă, spune că participanții s-au implicat “din plin” și s-au simțit foarte bine, această este o informație subiectivă . Un observator își pune întrebarea : ce văd? și ce aud?

Interviuri și chestionare

O monitorizare bună și sistematică presupune colectarea informațiilor de la membrii, clienții și beneficiarii organizației. în mod ideal, această se face rugând persoanele respective să completeze un chestionar scris sau să răspundă la niște întrebări în cadrul unui interviu . întrebările pot fi închise sau deschise . Prin întrebări închise, numărul variantelor de răspunsuri posibile este stabilit de cel care intervievează. întrebările deschise, aduc, de obicei, mai multă informație dar răspunsurile la ele sunt mai greu de prelucrat. O monitorizare bună, implică, adesea, folosirea atât a întrebărilor închise, cât și a celor deschise .

Intr-un proiect, se monitorizează atât rezultatele din perspectivă timpului, cât și a costurilor (Richman, 2002).

Monitorizarea timpului presupune că managerul de proiect să :

Colecteze sistematic date despre evoluția în timp a proiectului, mai exact despre:

Timpul real de start al fiecărei activităti;

Durată estimată a fiecărei activităti aflate în curs sau care va începe;

Timpul real de finalizare a fiecărei activităti;

Noi activităti identificate în proiect;

Activităti anterior planificate dar care nu mai sunt necesare;

Compare datele culese anterior cu cele din estimările inițiale;

Analizeze variațiile

Identifice cele mai bune acțiuni corective și să le implementeze

Sistematizarea informației

Monitorizarea în sine nu înseamnă nimic . Este doar colectarea informațiilor . Pasul următor îl reprezintă coroborarea informațiilor și a datelor obținute și exprimarea lor într-o formă ce poate fi de folos celui care le folosește.

Prin trecerea în revistă se obțin informații care indică, de exemplu, ce activități au fost derulate sau servicii oferite într-o perioadă de timp, cum și de către cine au fost folosite. Structurarea informației se poate realiză în urma discuțiilor, în cadrul unor întâlniri speciale. Un facilitator extern poate fi util în cadrul unor astfel de întâlniri .

Controlul proiectelor

Nu există proiect care să se realizeze exact conform planificării,așa cum nu există meteorolog care să prevadă mereu vremea cu exactitate. Pe de altă parte, nerespectarea planificării implică probabilitatea unor evoluții necontrolate le proiectului. Controlul proiectului urmărește observarea oricăror abateri de la planificare,investighează cauzele, apreciază consecințele și introduce corecturile necesare.

Controlul timpului

Primul lucru care se observă la o problemă sunt efectele sale.Problemele de implementare ce țin de timp se manifestă prin:

nerespectarea termenelor pentru acțiuni

prea multe “sarcini aproape gata”

prea multe actiuni prioritare pe listă

număr crescut de întâlniri cu caracter extraordinar între membrii echipei

utiliarea de resurse suplimentare pentru a sprijini sectoarele eritice.

Cel mai adesea, motivul principal invocate pentru nerespectarea timpului este nepravazutul. Aceasta sugerează că un plan care arată bine “pe hartie”a fost dat peste cap de cruda realitate. Este incontenstabil că nepravazutul apare. De aceea trebuie să gândim cum minimalizăm efectele pe care ceva nepravazut le are asupra proiectului nostrum. Documentarea detaliată, analiza minuțioasă și realizarea unei planificări flexibile la schimbări reduce parțial riscurile.

Principalele efecte ale nerespectării planificării în timp se concretizează în creșterea costurilor sau reducerea performanței proiectului.

Aceste probleme pot fi rezolvate prin:

monitorizare minuțioasă și evaluare

acționând la timpul potrivit

negociere,când e cazul

acordarea de suficientă libertate de acțiune managerului de proiect

sprijin pentru proiect din partea restului organizației

Putem să reducem riscul nerespectării programării inițiale?Da și anume prin:

dublarea planificării cu planuri alternative

monitorizarea atentă a activităților care conțin multe elemente nesigure

asigurarea unui bun sistem de comunicare în cadrul echipei de proiect (rapoart privind progresul proiectului distribuite la toți mebri,întâlniri regulate,etc.)

Controlul resurselor umane

Managementul resurselor umane poate fi definit că procesul găsirii numărului potrivit de persoane cu calificare potrivită, la momentul potrivit. Este considerat a fi procesul realizării obiectivelor proiecului prin achiziționarea, menținerea, dezvoltarea și utilizarea corespunzătoare a resurselor umane în organizație. Găsirea unor oameni abili, talentați și motivanți reprezintă o parte importantă a managementului resurselor umane.

Problemele legate de resursele umane sunt adesea cel mai greu de rezolvat. Ca și problemele de timp, acestea pot fi mult reduse printr-o planificare bine gândită și flexibilă,mai degrabă decât superficială și rigidă, însoțită de planuri de contingent și selectarea unei forțe de muncă flexibile.

Prin observație și studio,managerii trebuie să identifice abilitățile existențe în organizație. Când anumite abilități lipsesc, managerii trebuie să decidă dacă vor rezolvă această nevoie prin instruire,sau prin recrutare.

Desigur,nu orice performanță poate fi apreciată,dar managerii înțelepți vor ține cont de ele. Pe bază acestei informații poate fi dezvoltat un program active de instruire,educare și pregătire generală a echipei de proiect pentru sarcinile viitoare.

Controlul costurilor

Folosirea corectă a banilor și respectarea bugetului alocat sunt responsabilități majore ale managerului de proiect.

Aceasta presupune trei cerințe de bază:

Bugetul inițial a fost bine gândit. Planificarea riguroasă este esențială. Un buget prost întocmit este un slab instrument de control.

Bugetul este continuu monitorizat pe arcursul proiectului. Monitorizarea bugetului va permite să țineți o evidența la zi a acestuia, va puteți prevedea și controla fluxul banilor șiș a luați la timp măsuri pentru a evită depășirea bugetului. Prevederea și controlul fluxului de bani se realizează cel mai ușor prin utilizarea diagramei fluxului de numerar.Monitorizarea presupune existent unui system clar de raportare financiară.

Nivelul de responsablitate și limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toți mebri echipei. și dacă,în ciuda acestora, proiectul intră într-o criză financiară?

Avem de ales dintre mai multe alternative:

Suplimentarea veniturilor a proiectului

Nerealizarea în întregime a obiectivelor

Nerespectarea calității

Nerespectarea planificării în timp

Oprirea proiectului

Grupul proceselor de monitorizare și control

Grupul proceselor de monitorizare și control cuprinde procesele care vizează monitorizarea continuă a progresului în cadrul proiectului,identificarea în timp util a problemelor potențiale care pot apărea, luarea de masuriurgente pentru înlăturarea oricăror abateri de la plan și controlul execuției proiectului.

Grupul proceselor de monitorizare și control include următoarele procese:

Monitorizarea și controlul activităților din cadrul proiectului,proces care implică urmărirea, măsurarea, verificarea și reglementarea progresului derulării activitalor proiectului în vederea atingerii obiectivelor de performanță stabilite prin planul proiectului. Acest proces mai presupune realizarea de previziuni privind evoluția ulterioară a unor indicatori de performanță aferenți proiectului și, dacă este cazul, stabilirea de măsuri corective pentru remedierea abaterilor de la planul proiectului;

Controlul global al schimbărilor din cadrul proiectului,process care vizează verificarea modificărilor solicitate a fi aduse proiectului, aprobarea și implementarea acestor modificări;

Verificarea conținutului proiectului;

Controlul conținutului proiectului;

Controlul planificării calendaristice a proiectului

Controlul costurilor proiectului

Controlul calității proiectului ( controlul îndeplinirii standardelor de calitate)

Raportarea performanțelor proiectului, care presupune colectarea și distribuirea informațiilor cu privire la performanțele înregistrare în cadrul proiectului și realizarea de previziuni cu privie la anumiți indicatori de performanță

Monitorizarea și controlul riscurilor, poces care implică realizarea planului de răspuns la acțiunea factorilor de risc, urmărirea ricurilor identiicate inițial,depistarea de noi riscuri și evaluarea riscurilor

Administrarea aprovizionărilor care vizează coordonarea activităților de aprovizionare,monitorizarea performanțelor contractelor de achiziții și revizuirea acestora în măsură în care se constată anumite disfuncționalități în aprovizionarea proiectului.

Grupul proceselor de închidere

Inchiderea cu success a proiectului este realizată atunci când toate obiectivele planificate au fost realizate cu success.

Grupul proceselor de închidere cuprinde două procese:

închiderea poiectului sau a unei faze a acestuia, proces care are în vedere finalizarea tuturor activităților aferente grupurilor de procese care s-au desfășurat în cadrul proiectului sau a unei faze

închiderea contractelor de aprovizionare încheiate cu furnizorii

Pentru ambele proiecte se întocmește și se semnează recepția finală.

Evaluarea proiectelor

Evaluarea proiectelor se realizează pentru a depista ceea ce a fost bine făcut și ce nu.

Inca din faza de elaborare a proiectului trebuie stabilite mecanismele și criteriile care vor fi aplicate pe parcursul implementării și în finalul sau pentru măsurarea rezultatelor obținute . Acestea se referă la :

Nivelul de atingere al obiectivelor;

Raportul dintre raportul uman și financiar depus și rezultatele obținute;

Impactul asupra organizației;

Potențialul de transfer al rezultatelor și durabilitatea acestora;

Oportunitatea continuării proiectului.

Evaluarea este un proces de apreciere a eficacitătii și eficienței unui proiect. Un proiect este eficace dacă obiectivele propuse inițial au fost realizate și eficient dacă a fost realizat cu minimum de resurse. Pentru a putea fi realizată, evaluarea necesită culegerea de date pe toată perioadă derulării proiectului, adică monitorizarea proiectului. Remarcăm aici diferența clară dintre cele două concepte. Monitorizarea se referă la „aici și acum”, adică la output-uri, pe când evaluarea se referă la „după”, adică la outcome și impact. Evaluarea se referă la rezultatul final. Monitorizarea se referă la rezultatele parțiale dintr-un proiect. Evaluarea are și o latură subiectivă, spre deosebire de monitorizare: evaluăm și satisfacția stakeholderilor. Evaluarea corectă nu este posibilă în absența monitorizării.

Evaluarea poate fi descrisă ca procesul prin care se obțin și se transmit informații care permit:

Aprecierea performanței cu care s-au atins obiectivele proiectului;

Explicarea a ceea ce s-a întâmplat în cadrul proiectului;

Planificarea mai corectă a proiectelor viitoare.

Evaluarea se poate realiza atât în timpul derulării proiectului ( evaluare internă și intermediară) cât și după terminarea acestuia ( evaluare finală) . Această operație care implică rememorarea derulării proiectului este, de multe ori, dificil de realizat, întrucât, la finalizarea proiectului, motivația și entuziasmul echipei se află la un nivel destul de scăzut și,de obicei, oamenii au tendința de a-și aminti și povești ceea ce a fost bine realizat și nu ceea ce a fost prost făcut.

Scopul evaluării proiectelor este de a formula aprecieri sistematice și obiective asupra nivelului de realizare a obiectivelor și a rezultatelor dar și a modului de implementare. Procesul de evaluare oferă șansa formulării unor “lectii invatate” care vor putea fi ulterior incorporate în procesul decizional.

Evaluarea reprezintă acțiunea finală de măsurare a rezultatelor care au fost obținute în cursul implementării proiectului în raport cu obiectivele propuse. Această se desfășoară pe bază datelor oferite de activitatea de monitorizare și a unor criterii dinainte cunoscute și presupune formularea unor concluzii.

Succesul implementării unui proiect depinde în mare măsură de felul în care sunt concepute și desfășurate activitățile de evaluare internă cuprinse în proiect. In cadrul proiectului trebuie să se regăsească :

Evaluări interne (pentru fiecare activitate)

Evaluări intermediare (după fiecare etapă proiectului la mijlocul perioadei de implementare)

Evaluări finale(la sfârșitul proiectului)

Cine face evaluarea?

Dacă organizația a folosit oameni din afara ei pentru monitorizare, ar fi bine ca aceste persoane să fie folosite și la evaluare. Este foarte bine să se stabilească încă de la început dacă persoană solicitată din afară va avea rolul de “facilitator”in evaluare (ajutând echipa să facă evaluarea) sau de “evaluator consultant”.

Indicatori de performanță

Reprezintă acele repere observabile pe baza cărora se poate face măsurarea performanței și evaluarea proiectului. Indicatorii sunt parametrii ai schimbării sau ai rezultatului proiectului și indică gradul în care obiectivele acestuia au fost îndeplinite.

Pornind de la indicatorii de performanță identificați în faza de elaborare a proiectului, vom putea face ulterior, în faza de implementare, o evaluare corectă a gradului de reușită al proiectului. Indicatorii contribuie la transparența mesajului trimis celorlalți cu privire la realizările pe care proiectul intenționează să le atingă.

Astfel spus, indicatorii de performanță reprezintă unitățile de măsură utilizate pentru evaluarea performanței prin prisma criteriilor stabilite. In funcție de criteriul utilizat pentru evaluarea performanței, indicatorii pot fi:

Cantitativi: aceștia măsoară cantitatea (de servicii, de clienti, de timp etc) și sunt cei mai ușori de măsurat. De exemplu: numărul de persoane implicate, rată de utlizare a unui serviciu, numărul de ore pe zi pentru o anumită activitate, numărul de ore pe an etc.

Financiari: măsoară atât costurile directe (de servicii, de clienti, de timp etc.) cât și cele indirecte (chirie, întreținere, administrare)

Calitativi: nu măsoară cât de mult se face, ci cât de bine, sau că de bun este produsul sau serviciul.

Pentru a fi utilizați, indicatorii de performanță trebuie să fie:

Clari, redactati într-un limbaj usual și neambiguu;

Preciși, adică să stabilească concret ce se așteaptă și cât mai exact posibil;

Măsurabili, astfel încât organizația să poată aprecia în ce măsură ele sunt respectate și dacă pot fi ridicate;

Tangibili, adică să poată să fie atinisi cu resursele existente;

Adecvați pentru ceea ce evaluează ;

Relevanți pentru performanță pe care vor să o măsoare;

Acceptați de cei care îi folosesc.

Etapele procesului de evaluare

Principalele etape ale procesului de evaluare sunt:

Pre-evaluarea (planificarea evaluării);

Decizia

De ce se face;

Pentru cine se face;

Ce anume este de evaluat;

De către cine;

Cum urmează să se facă;

Când se evaluează;

Ce resurse sunt implicate în evaluare;

Cum vor fi folosite resursele.

Proiectarea (schițarea) evaluării:

Stabilirea a ceea ce este de evaluat

Alegerea și schițarea metodelor- alegerea indicatoriilor

2. Evaluarea propriu-zisă

Colectarea informațiilor

Ce anume s-a făcut- date cantitative și calitative

Cum anume s-a făcut- chestionare, observare

Analizarea

Interpretarea informațiilor;

Aprecierea rezultatelor;

Prezentarea

Validarea analizelor și a judecăților;

Elaborarea raportului final de evaluare;

3. Post-evaluare

Implementarea

Acordul asupra recomandărilor;

Producerea schimbărilor reiesite din recomandări;

Feedback

Revizuirea necesităților de evaluare și proiectarea evaluării.

Necesitatea evaluării

Motivele pentru care activitatea unui proiect/organizații este evaluata, sunt diverse.La întrebarea“de ce ?” putem denumi cauze interne si cauze externe.

Cauze interne (care provin din interiorul organizației : membrie, consiliu de conducere, angajați)

Pentru a vedea daca facem ceea ce trebuie

Pentru a obține informații si feedback privind ceea ce facem

Pentru aprecierea performanței organizației in raport cu standardele interne, in scopul îmbunătățirii performanței acesteia

Cauze externe (beneficiari, finanțatori, sponsori, contractanți, alte organizații)

Pentru finanțatorii doresc se asigure organizația cheltuiește banii așa cum prevăzut cererea de finanțare

Pentru a arata ca suntem competitivi prin prisma cost-beneficiu

Pentru aprecierea performanței organizației in raport cu standardele de externe

Pentru a ne compara activitatea cu a altor organizații similare

Evaluarea se concentreaza asupra a patru aspecte principale :

Resurse investite

Activități desfășurate

Rezultate obținute

Beneficii realizate

Evaluarea prezintă emiterea de judecăți asupra următoarelor aspecte:

Dacă organizația și-a atins obiectivele prevăzute în proiect și dacă nu, de ce

Dacă munca ( activitatea) a meritat să fie prestată

Dacă munca a fost bine făcută

Dacă resursele au fost bine utilizate

Ce anume a rămas nerezolvat

Evaluarea eficientă presupune patru cerințe esențiale :

Obiectivele să fie de la bun început clare celor evaluați

Monitorizarea trebuie să se efectueze pe parcursul întregii activități, iar informațiile trebuie culese și prelucrate cu grijă

Cei care fac evaluarea trebuie să dorească să fie critici cu activitatea lor și a organizației; evaluarea nu are niciun să fie făcută dacă oamenii nu sunt capabili să admită ca au comis greșeli sau că nu și-au atins obiectivele

După evaluare, oamenii trebuie să își dorească să procedeze la schimbările impuse de rezultatele evaluării, sau să lase organizația să producă aceste schimbări

Evaluarea internă și evaluarea intermediară

Atât evaluarea internă cât și cea intermediară trebuie să vizeze îmbunătățirea continuă a modului în care se desfășoară activitatea în cadrul proiectelor . De aceea este util și important să se descopere:

Ce și cum s-a întreprins în acel moment?

Care au fost consecințele acțiunii întreprinse?

Ce a fost bine făcut și ce a fost prost făcut?

Când au fost identificate situații anormale?

Care au fost cauzele?

Cum au fost corectate erorile?

Ce s-a învățat de pe urma acestor disfuncționalități ?

Ce trebuie schimbat pentru ca acestea să nu se mai repete pe viitor?

Evaluarea finală

Toată experiența dobândită în urmă desfășurării proiectului trebuie să fie transpusă si pe hârtie, într-un document , astfel încât acesta să poată constitui un reper important pentru proiectele viitoare. Tot ceea ce s-a învățat de pe urmă acestui proiect trebuie să se regăsească în politicile viitoare care vor fi aplicate de către organizație . Rezultatele acestei evaluări trebuie să fie cuprinse în raportul final întocmit de managerul de proiect .

O atenție deosebită trebuie acordată și evaluării tehnice a proiectului . Este important să se descopere cum anume a reușit echipă de proiect să depășească problemele tehnice care au apărut pe parcurs. Pentru această este important să se revadă :

Dacă tehnologia existența inițial a permis realizarea tuturor cerințelor și specificațiilor tehnice ale clientului?

Dacă această tehnologie a fost îmbunătățită de-a lungul proiectului, în ce măsură și cu ce rezultate?

Dacă această tehnologie poate fi utilizată și pentru desfășurarea altor proiecte?

Ce programe de pregătire și intruire pentru membrii echipei de proiect au fost necesare a fi derulate? petru bună desfășurare a proiectului?

Ce echipamente suplimentare au fost necesare și ce țeste au fost efectuate?

De ce consultant de specialitate a fost nevoie?

Activitățile de evaluare sugerate sunt:

Intâlnirile de lucru pentru evaluarea intermediară sau finală în care se discută rezultatele obținute până la data întâlnirii și sunt trecute în revistă punctele cheie pentru perioadă următoare

Chestionarele de evaluare

Rapoartele de evaluare intermediară și de evaluare finală în care pot fi folosite toate materialele de evaluare redactate pe timpul implementării proiectului

Autoevaluarea

Cele mai multe organizații nu au resurse necesare pentru a angajă un consultant extern, de aceea, autoevaluarea sau evaluarea din interior, este cel mai frecvent întâlnită printer organizațiile care doresc o evaluare a activității lor .

Avantaje :

Este mai ieftină

Are o mai bună înțelegere a ceeea ce se întâmplă

Cunoașterea elementelor care au stat la bază diverselor decizii

Protecția informațiilor interne ale organizației

Va asigura mai multă motivație în implementarea recomandărilor rezultate în urmă evaluării

Poate fi un mod de consolidare a echipei

Dezavantaje:

Implicare prea mare în activitatea care se evaluează

Greutate în păstrarea obiectivității

Implicare în dispute din trecut

Tendința de a folosi aceleași scheme de evaluare

Grad de calificare în general mai mic decât al unui consultant extern

Credibilitate mai mică

Ciclul autoevaluarii

Evaluarea externă

Acest tip de evaluare poate fi făcut la inițiativa organizației evaluate, fie la inițiativa altor instituții sau organizații interesate de performanța în general a organizației respective, sau pentru un anumit program, proiect față de care au un anumit interes.

Organizațiile dezvolate optează uneori pentru această soluție, deși este mai costisitoare, din dorința de a asigura obiectivitatea și transparența în relațiile cu clienții.

Această metodă are atât avantaje, cât și dezavantaje.

Avantaje:

Oferă un punct de vedere nou, diferit de cel din interior și potențial obiectiv,

Va fi probabil mai critic,

Mai detașat de problemele cotitidene ale organizației,

Conferă transparența organizației.

Dezavantaje:

Poate fi primit cu suspiciune sau cu ostilitate mai ales de către cei direcți evaluați;

Evaluatorul poate fi mai ușor condus în eroare, sau poate să nu înțeleagă specificul și problemele organizatiei

Poate fi prea detașat pentru a fi util.

Evaluarea externă se poate face și la inițiativa:

Finanțatorului unui proiect/program pentru a se asigura că banii sunt bine cheltuiți;

Instituțiilor sau organismelor guvernamentale sau autoritaiilor locale în cazul în care organizația este beneficiara unui contract pentru asigurarea de servicii publice într-un anumit domeniu sau pentru a se asigura de calitatea serviciilor oferite de respectiva organizație

Beneficiarilor organizației, pentru îmbunătățirea serviciilor organizației etc.

Principiile pe baza cărora se face evaluarea externă a proiectelor sunt:

Imparțialitatea și independent procesului de evaluare de funcțiile de programare și de implementare;

Credibilitatea evaluării data de calitatea expetilor utilizați, de transparența procesului de evaluare și de eficiența diseminării rezultatelor;

Participarea la procesul de evaluare a reprezenatilor insitutiilor interesate;

Utilitatea datelor identificate și a recomandărilor făcute de către decidenți.

Prezentarea raportului de evaluare

Raportul de evaluare al unu proiect trebuie să cuprindă:

Obiectivele proiectului;

O scurtă informare cu privire la necesitatea atingeriiacelor obiective;

Ce informații și date au fost colectate și cum au fost ele strânse și analizate;

Ce demonstrează informațiile colectate;

Cum a fost făcută evaluarea și cine a fost implicat;

Dacă au fost atinse obiectivele fixate de la început;

Ce alte rezultate au fost atinse;

Ce noi necesități, din care ar rezulta noi obiective au apărut pe parcusul proiectului și ce anume își propune organziatia să interpinda în legătură cu ele;

Ce recomandări se fac pentru viitor;

Raportul de evaluare trebuie să scoată în evidența cele mai bune aspect constatate, precum ce obiective au fost atinse, ce nevoi au fost rezolvate, numărul mare al celor care beneficiază de ativitatea dumneavoastră.

Bibliografie

Drob Cătălin, "Management de proiect", Ed.Alma Mater, 2010

Palade Eugen ,"Management instituțional și management de proiect" , Ed. Educația 2000+, București, 2009

Paul Marinescu ,"Management de proiect", Ed. Universității București, București, 2007