Modele Creative în Arhitectura Evenimentului de Relatii Publice
Universitatea Transilvania Brașov
Facultatea Sociologie și Comunicare
Specializarea Comunicare și Relații Publiceee
Lucrare de licență
Modele creative în arhitectura evenimentului de relații publice
Coordonatori științifici:
Conf. univ.dr.: Gheorghe ONUȚ
Lect. univ. dr.: Victor BRICIU Absolvent:
Alina PANICO
Brașov
2016
Cuprins
Introducere
Definirea evenimentului de relații publice
Istoric
Industria evenimentelor de relații publice
Evenimentul de relații publice în sistemul comunicării
3.1 Definirea evenimentelor speciale
Tipuri de evenimente
Evenimentul ca proiect
Managementul evenimentelor de relații publice
Principii, instrumente și tehnici creative
Dezvoltarea conceptului de eveniment
2.1 Tema creativă în arhitectura evenimentului special
Ciclul de viață al unui eveniment
Evenimentul de masă
Scenariul evenimentului de relații publice
Arhitectura evenimentului
Scenariul
Punerea în scenă și mijloacele de comunicare
Structura organizatorică
Logistica locației și coordonarea acesteia
Designul locației
Planul locației (Site Map)
Bugetul evenimentelor
Evaluarea evenimentelor
Modele creative în arhitectura Public PR Events
Experience & Design
Top 10 modele creative în arhitectura evenimentului de relații publice
Studiu de caz. Klumea Events- Despre lucruri făcute bine, Chișinău. Event Plus, București
Concluzii
Anexe
Bibliografie
Introducere
,,La început a fost cuvântul’’, se spune în Biblie. Acest fapt este valabil și pentru un eveniment. La fel cum scenariul stă la baza unui film, iar textul la baza unei piese de teatru, tot astfel conceptul este prima formă exprimată în cuvinte, adesea și în imagini, a unui eveniment special.
Un instrument indispensabil al comunicării în domeniul relațiilor publice îl reprezintă evenimentele de relații publice. Evenimentele sunt asemenea unor călătorii. Ele au nevoie de un ghid experimentat. În principiu niciun curs sau nicio lectură asupra organizării unui eveniment nu poate înlocui experienta planificării și organizării unui eveniment, însă ceea ce se poate transmite mai departe este de neînlocuit.
Temele importante în realizarea unui eveniment de succes izvorăsc din necesitățile publicului pentru care este organizat și din contactul nemijlocit între oameni în care emoțiile, informațiile, conținutul atractiv și divertismentul sunt combinate într-o manieră creativă.
Definit ca cea mai nouă formă de promovare, care se bazează pe dimensiunea emoțională, evenimentul de relații publice a revoluționat legătura dintre brand și publicul-țintă, concretizându-se pe aria entertainment-ului într-o combinație perfectă a publicității clasice cu elemente de BTL.
Datorită caracterului special al acestui domeniu, al organizării evenimentelor și a oportunităților pe care le oferă, atât pentru organizator, cât și pentru persoana sau compania pentru care se organizează, și anume crearea de experiențe unice, transformarea unor vise în realitate, am ales ca temă pentru lucrarea mea de licență: „Modele creative în realizarea evenimentelor de relații publice.” Am pus accentul pe creativitatea și pe alegerea unor teme unice în desfășurarea evenimentelor de relații publice, întrucât acestea reprezintă o component care face diferența între tipurile de evenimente și sunt mijloacele de comunicare al organizației cu publicul său.
Prezenta lucrare nu își propune în fapt decât să completeze măcar fragmentar un puzzle (unele piese ale acestuia vor da senzația de deja-vu) care să permit o mai bună vedere de ansamblu de la nivelul de înalt professionalism acceptat pe glob indifferent de dimensiunea unui proiect, odată ce acesta este conștient asumat.
Industria evenimentelor speciale se completează cu politicile comunicaționale care au făcut apel la o nouă modalitate de a comunica cu publicul-țintă, și anume, evenimentul de relații publice, care se implică direct în strategia comunicațională iar această lucrare este inspirată din activitatea cotidiană, uneori stresantă, mereu captivantă și adesea foarte incitantă a unui organizator de evenimente. Un eveniment de relații publice, când este pregătit, pentru prima dată se poate observa foarte repede cât de aventuroasă este acțiunea care urmează să se desfășoare și pe care ne-am angajat să o ducem la bun sfârșit. Succesul de mai târziu depinde de fiecare pas în parte al planificării. Trebuie luate sute de decizii, să se respecte o mulțime de legi și regulamente, pentru ca atunci când, în sfârșit evenimentul are loc, să fie asigurat succesul- Există o singură șansă pentru a o face!
Definirea evenimentului de relații publice
Istoric
Business-ul evenimentelor de relații publice a început să se contureze după cel de-al doilea război mondial, sub forma unei spirale, între anii 40’-50’ în Australia. De ce? Întrucât Australia era un perimetru nepopulat avea nevoie de o nouă strategie pentru a aduce oameni pe teritoriul continentului și pe lângă turiștii care făceau vizite mai era nevoie de oameni care să și rămână și să exploreze o nouă lume, astfel au luat naștere festivități, numite mai târziu evenimente, precum ,,Festivalul Zăpezii’’, într-un loc în care nu ningea niciodată. De aici, în spirală, ,,conceptul de eveniment, preluat mai târziu, în anii 60’ de S.U.A, cu Disneyland-ul- ca simbol pentru americani că acest lucru poate deveni industrie iar ce contribuție și-au adus aceștia a fost conceptul de ,,Privat Event,,’’, care alcătuiesc, la ora actuală, aproximativ 40% din piața de evenimente ca cifră de afaceri din S.U.A. Astfel, începând cu 2002-2005 se încheie etapa destructurată și în mare măsură empirică a evenimentelor și intră într-una industrială, profesională, preluată și de celelalte continente.
Schema evoluției conceptului de ,,eveniment’’
Lucrurile au început să se schimbe prin ,,apariția centrelor de Event Management, a modulelor de pregătire profesională universitare, a inițiativelor legislative în domeniu și nu în ultimul rând a asociațiilor profesionale precum ISES sau IFEA’’. În conjuctura exploziei popularității Experience Marketing-ului, industria evenimentelor de relații publice ca generator de platforme de comunicare neconvențională cu publicul-țintă are pe termen mediu și lung o creștere prognozată semnificativă chiar și în condițiile recesiunii care a afectat planeta în ultima perioadă. Ca atare, repoziționarea managementului de evenimente, necesitate datorată evoluției mediului profesional din ultimii ani și care a condus spre definirea unei noi perspective, mai coerente și mai credibile a abordării acestui domeniu, poate și trebuie să conducă spre fluidizarea comunicării, aprofundarea înțelegerii managementului proiectelor, gestiunea punctuală pe baze analitice și cu un suport solid în cercetarea piețelor în condițiile alinierii efective la standardele generale ce definesc PROFESIONALISMUL în industria evenimentelor speciale.
Multe din industriile de success de pe planetă au demarat cu pași timizi și neîncrezători în dezvoltarea poveștii evenimentelor de relații publice. Thomas Watson, Președintele IBM, spunea în 1943 ,,Cred că există o piață globală pentru cinci computere’’ așa cum Pictures declarase în 1927 ,,Cine dracu’ vrea să audă actori vorbind?’’, iar povestea evenimentelor speciale nu a fost o excepție.
Industria evenimentelor de relații publice
Cuvântul ,,eveniment’’ apare extrem de des în vocabularul nostru. Viața cotidiană a fiecăruia este plină de evenimente ce pot acoperi o paletă uluitoare de posibilități, de la o simplă întârziere la serviciu, la sărbătorirea zilei de naștere a unuia dintre copii, de la vizionarea unui meci de fotbal la căderea de curent electric din cartier. Doar unele din aceste evenimente au un carater ,,special’’ și sunt, pe bună dreptate ,,speciale’’ în feluri și datorită unor rațiuni care diferă în cazul fiecărui individ. Și dacă pentru unii evenimentul poate fi special fie prin faptul că și-au dorit mult să se numere printre participanți (căsătoria copilului lor, Balul Operei, excursie la Disneyland), pentru alții este rutină, este doar o bucată din slujba lor (personalul restaurantului, fotograful, șoferul carului alegoric, suflătorii din orchestră).
Și totuși, când putem spune că avem de-a face cu evenimente speciale? Când evenimentele au un caracter izolat (frecvența cel mult lunară). Când au o durată limitată, în general scurtă (ore, poate câteva zile). Când sunt unice, chiar dacă fac parte dintr-o serie regulată de evenimente, au un caracter diferit față de celelalte. Când, pentru a se întâmpla, au nevoie de un public. Când au nevoie de unul sau mai mulți organizatori, pentru că implementarea evenimentului trebuie planificată și controlată.
În viața particulară, cu toții am avut ocazia să fim, fără excepție, organizatori, inițiatori și manageri de evenimente speciale. Realizăm în mod evident că participăm la numeroase evenimente ca beneficiari direcți sau simpli invitați și că suntem foarte des ținta invitației organizatorilor (de la prima petrecere onomastică din copilărie cu tortul, lumânările și cadourile pregătite de familie și prieteni la concertul de pe stadion al u nei vedete internaționale) însă conștientizăm mai puțin faptul că am fost cu toții și de cealaltă parte a baricadei, manageri sau coordonatori ai unor evenimente importante pentru cei apropiați nouă. Fie că a fost vorba de organizarea unei petreceri generate de o ocazie specială în studenție, fie de implicarea în pregătirea propriei nunți sau al botezului copilului, fie de pregătirea unei seri-surpriză pentru partenerul de cuplu pentru seara de Valentine’s. Care este însă numitorul comun pentru o majoritate aproape absolută a tipurilor de evenimente menționate? Implicarea dominant- emoțională a organizatorului amator dată de legăturile de ordin afectiv cu publicul. Pe acest nivel, satisfacția participanților la un eveniment de succes este pentru coordonatorul acestuia un subiect de analizăși un generator de beneficii raționale doar în plan secundar.
Domeniul profesional al evenimentelor de relații publice a început să se contureze în momentul în care au apărut persoane remunerate diferit în funcție de nivelul de competență și expertiză pentru a crea/inventa/proiecta/organiza evenimente. Iar ,,evoluția a cunoscut un ritm repid odată cu creșterea și diversificarea nevoilor (de la evenimente private, nunți, reuniuni de familie sau onomastici la evenimente de PR, umanitare, turistice, publicitare, istorice, etc.) și a tipului de clientelă (persoane particulare, companii, organizații, autorități, etc.)’’ și s-a clădit pe o succesiune de acumulări de experiență practică care odată ajunsă la un grad de complexitate și la un volum semnificativ a generat nevoia de creare a unei baze teoretice. Scopul? Îmbunătățirea climatului profesional global prin adoptarea unui limbaj comun (teminologie) a unei abordări unitare (standarde, procese și proceduri, legislație, coduri etice, de sănătate și management al riscurilor), asigurarea constanței și calității pe piața resurselor umane (forme de educație și acreditare profesională).
În această lumină, definirea evenimentelor de relații publice s-a conturat oarecum natural, una dintre cele mai populare fiind cea a lui Joe Goldblatt, enunțată atât în prima cât și în cea de-a doua sa carte ,,Special Events: Twenty-First Century Global Event Management’’ (2002): ,,Un eveniment special este un moment unic sărbătorit prin ceremonii și ritualuri care satisfac nevoi specifice’’. Numărul definițiilor a devenit în timp periculos de mare și la ele ne vom referi în continuare: Putem aprecia că, la început de nou mileniu, evoluția evenimentelor de relații publice se afla într-o fază aspirațională: industria evenimentului de relații publice, deja consacrată pe toate continentele, tânjește să se transforme într-o profesie uzuală precum avocatura, ingineria, medicina sau învățământul. Așa cum sublinia însă și Doug Matthews, unul dintre analiștii canadieni de marcă ai domeniului, ,,mai sunt mulți pași de parcurs până la certificarea profesională bazată pe o educație avansată’’. Important este însă că industria, reprezentată în primul rând de asociațiile profesionale și publicațiile de specialitate ce au trecut testul timpului și al credibilității, a demarat procesul de coagulare a individualităților sub o ,,umbrelă’’ comună care, plecând de la același limbaj și forme de comunicare, să permită bătătorirea unor poteci spre posibilități de formare și pregătire profesională , de acreditare a acestora, de redactare a unor coduri etice și de conduită profesională general valabile în industria evenimentelor de relații publice. La temelia acestui numitor comun, limbajul profesional, stă indubitabil, chiar definiția evenimentelor de relații publice ca jalon ce ne poate face să conștientizăm limitările sau, dimpotrivă, volatilitatea frontierelor în ceea ce privește profesia noastră.
Evenimentul de relații publice în sistemul comunicării
În interpretarea tradițională comunicarea dispune de instrumente de un arsenal bogat de mijloace posibile. Ca instrumente de comunicare putem enumera: publicitatea, relațiile publice și organizarea de evenimente. Cel din urmă instrument urmărește de fiecare dată constante clar definite, valabile pentru fiecare caz în parte.
Domeniul de activitate în organizarea evenimentelor de relații publice cuprinde o arie largă, care se extinde în funcție de creativitatea managerului de evenimente. Definim câteva arii în care evenimentele de relații publice își găsesc locul, astfel încât: teatrul, muzica, turismul și artele vizuale reprezintă un bun prilej de experimente pentru organizarea unui eveniment creativ.
Relațiile publice implică mai multe tipuri de activități, consideră Cristina Coman
– scrierea și editarea de mesaje: comunicate, știri de presă, anunțuri, cuvântări, rapoarte de activitate;
– relațiile cu presa: contactarea jurnaliștilor, plasarea unor materiale în presă, menținerea legăturilor cu jurnaliștii, verificarea informațiilor;
– cercetarea: identificarea categoriilor de public care interferează cu organizația, strângerea informațiilor din interiorul organizației și din afara acesteia referitoare la opinia diferitelor categorii de public, situația politică, materialele apărute în presă;
– monitorizarea și evaluarea modului în care programele de relații publice s-au desfășurat și a impactului acestora;
– administrarea personalului din departamentul de relații publice, stabilirea bugetelor și a programelor de lucru;
– consilierea: specialiștii în relații publice formulează recomandări pentru liderii întreprinderilor, oamenii politici, alte persoane cu funcții de conducere, în ceea ce privește atitudinile publicului, comportamentul organizațiilor, răspunsurile adecvate în situații de criză, mesajele referitoare la probleme sensibile;
– organizarea de evenimente speciale: pregătirea și coordonarea conferințelor de presă, inaugurărilor unor obiective sau lansărilor de programe, aniversărilor, campaniilor de strângere de fonduri, vizitelor, concursurilor; organizarea de festivaluri, recepții, ceremonii, seminarii, evenimente corporate;
– cuvântările în public: specialiștii în relații publice apar în fața unor publicuri interne sau externe sau pregătesc liderii organizațiilor pentru asemenea apariții publice;
– producție: crearea unor produse de comunicare pe baza tehnicilor tipografice, fotografice, de radio și televiziune, de design clasic sau multimedia;
– pregătire profesională: specialiștii în relații publice execută activități de pregătire pentru comunicare cu liderii organizațiilor, cu personalul din subordine, cu purtătorii de cuvânt, cu alți membri ai organizației ;
– contacte: crearea de legături cu reprezentanții comunității, ai presei, ai lumii politice sau de afaceri, cu membrii organizației, cu cei care vizitează organizația.
Încadrarea evenimentelor speciale în această clasificare a activităților de relații publice este accentuată de prezența acestora și la autorul Dennis Wilcox, care include, pe lângă evenimentele speciale, și alte componente de bază ale relațiilor publice: consilierea, cercetarea, relațiile cu media, popularizarea, relațiile cu angajații, afacerile publice, afacerile guvernamentale, managementul problemelor, relațiile cu industria, strângerea de fonduri, relațiile multiculturale, comunicarea de marketing.
Asociațiile profesionale s-au constituit plecând de la o sumă de nevoi esențiale a comunității: networking-ul, recunoașterea profesională (acreditarea), formarea tinerilor atrași de acest domeniu, factori de lobby la nivel regional și global, promovarea indistriei evenimentelor speciale și, nu în ultimul rând, un cod etic și măsuri de protecție la nivel individual sau de companie (managementul riscurilor, sănătate etc.).
Dincolo de multitudinea de asociații care operează la o scară locală, națională sau, cel mult, regională în diverse regiuni a planetei, două sunt organizațiile care s-au impus în cadrul industriei ca port-draapel a profesionalismului în evenimente speciale: International Special Events Society (ISES), și International Festivals and Events Association (IFEA).
Definirea evenimentelor speciale
După cum am văzut, organizarea de evenimente speciale reprezintă o parte importantă a activității de relații publice, managementul evenimentelor oferind un instrument util prin intermediul căruia organizațiile profit și non-profit sunt capabile să se angajeze în activități specializate de relații publice. Noțiunea de eveniment, la nivelul simțului comun, reprezintă o „întâmplare, importantă’’, ,,un incident, o aventură, un caz, fapt sau episod’’. Din punct de vedere etimologic, termenul provine din limba franceză événement, după latinescul ,,evenire’’ care înseamnă ,,a sosi’’, ,,a se întâmpla’’, iar potrivit Dicționarului explicativ al limbii române’’, este un fapt de mare însemnătate, un accident (de circulație), un fenomen local și instantaneu, o noțiune de bază din domeniul teoriei probabilităților care exprimă producerea sauneproducerea unui fenomen în cadrul unui experiment. Totodată, evenimentul se poate referi și la producerea unei calamități naturale, orice întâmplare care poate deveni știre. În viața de zi cu zi, evenimentele au loc în mod spontan și, de aceea, nu au un scop anume, nu sunt ordonate, eficace sau nu sunt conforme cu un orar. Noțiunea de „eveniment” este o componentă firească a vocabularului cotidian. Semnificația orginară a termenului „eveniment” este nu numai „cea de manifestație, ci și cea de întâmplare importantă.”
Conform autorului Robert L. Heath, evenimentele speciale, ca activitate de relații publice, constituie un element cheie în menținerea și dezvoltarea relațiilor dintre instituții și publicul cheie al acestora. Acestea ajută organizațiile să devină recunoscute și să-și mențină vizibilitatea prin comunicarea directă. Dintre evenimentele speciale fac parte următoarele: inagurarea de noi clădiri, strângeri de fonduri, ceremonii de gală, ceremonii de decernare a premiilor, evenimente caritabile, petreceri de Crăciun, petreceri private, evenimente corporate sau de afaceri, evenimente guvernamentale sau de natură civică, expoziții cu plasare de produs (evenimente de marketing), evenimente sportive, lansări de produs, premiere de film, recepții, conferințe de presă, târguri, concerte, festivaluri, celebrări ale sărbătorilor, aniversări, comemorări, evenimente din ciclul vieții oamenilor (nunți, botezuri, înmormântări). Dacă sunt bine organizate și au succes, evenimentele pot să aducă valoare unei organizații, prezentând-o ca fiind competentă și profesionistă.
Tipuri de evenimente
Criteriile care de-a lungul timpului, au fost utilizate pentru a obține clasificări ale evenimentelor speciale sunt extrem de variate, inclusiv cele financiare, legate în primul rând de bugetul manageriat: un model îl reprezintă premiile anuale ale revistei americane ,,Special Event’’ care recompensează cea mai bună nuntă sau alt eveniment privat ,,în funcție de costurile/invitat’’ (categoriile ,,sub’’ și ,,peste’’ 1000 USD), decorul sau entertainment-ul în funcție de paliere diferite de buget alocat (pentru decor, paliere de 20, 50 și 150.000 USD iar în cazul artiștilor +/- 100.000 de dolari) iar în cazul evenimentelor având clienți companii cu interese comerciale criteriul este bugetul total al evenimentului (sub 100, între 100 și 250 și 500 și peste 500 de mii de dolari).
Introducerea în sistemul evenimentelor de relații publice o vom realiza prin defragmentarea acestora în etape distinctive, care include evaluarea, selectarea, monitorizarea, comunicarea, documentarea. Acesta reprezinta un model secvențial care promovează o abordare dinamică a naturii schimbătoare a evenimentelor. Din punctul de vedere al ,,impactului pe care le au în mediul social și economic, avem evenimente corporatiste, evenimente locale sau comunitare, evenimente tradiționale, evenimente majore și mega-evenimente’’.
Evenimente corporatiste, susținute financiar din fondurile uneia sau mai multor companii, ,,au un impact extrem de nișat, redus fie la nivelul propriilor organizații fie la segmentul-țintă din publicul larg căruia produsele sau serviciile oferite și promovate de companiiile respective se adresează’’. Conferința națională de vânzări a companiei X, petrecerea de ,,Family Day’’ sau de sfârșit de an a angajaților firmei, lansarea unui nou supliment alimentar sau al unui nou ambalaj al aceluiași produs, programe de team-building cu o sumă de departamente din companie, de training sau de coaching, campanii de testare a produsului prin oferirea de mostre gratuite (sampling) sau de oferte speciale de preț legate de anumite conjuncturi speciale (turism, reduceri de sărbători).
Evenimente locale sau comunitare. Numele categoriei dă referințe clare asupra nivelului și localizării impactului fie că vorbim de o comunitate definită geografic fie de una cristalizată în jurul unor pasiuni, interese sau procupări aparte. Zilele orașului, Sărbătoarea muntenilor din Carpați, Bikers-Party, Sydney Gay & Lesbian Mardi Gras, Coupe Icare St. Hilaire (Franța), Festivalul Păstrăvului, Festivalul Gheții și al Zăpezii din Harbin (China), ș.a.m.d.
Evenimentele tradiționale așa cum au fost denumite de Donald Getz în 1997, sunt cele ,,recurente’’ care au o semnificație atât de puternică în termeni de tradiție, atractivitate, imagine, sau publicitate încât furnizează locației-gazdă, comunității sau destinației un avantaj competitiv. În timp, evenimentul și destinația devin inseparabile, și aici ne sunt oferite un șir de exemple, precum Festivalul ,,Cerbul de Aur’’ de la Brașov, Târgul de Fete de pe muntele Găina, Oktoberfest-ul din Munchen, Carnavalul de la Rio sau Veneția, Liberty Parade (plajele Venus-Saturn), Turul Franței (ciclism), Festivalul Ghețarilor din Kaprun (Austria).
Evenimentele majore sunt cele care, prin amploare și interesul din partea mass-mediei sunt capabile să atragă un număr foarte mare de vizitatori/participanți, precum și expunere media și beneficii economice semnificative (vizita Suveranului Pontif sau a Președintelui SUA la București, summit-ului NATO, cursele de Formula 1, Târgul Comic-Con din San Diego).
Mega-Evenimentele, precum Jocurile Olipice, Expozițiile Mondiale, Campionatul Mondial de Fotbal, sunt definite de Getz ca cele ‘’ce ating, prin mărime sau semnificație, nivele extraordinar de ridicate în ceea ce privește turismul, acoperirea media, prestigiul sau impactul economic asupra comunității-gazdă sau a destinației’’.
Înglobând decenii de expertiză și acumulări teoretice și practice, EMBOK (‘’Event Management Body of Knowledge’’) definește următoarele categorii de evenimente speciale:
Evenimente corporatiste (Business & Corporate Events). ,,Evenimente ce susțin obiective de business incluzând funcțiuni de management, comunicare corporatistă, training, marketing, stimulare, relaționarea cu anagajații și relaționarea cu clienții, programate de sine stătător sau împreună cu alte evenimente’’.
Evenimente caritabile (Cause-Related & Fundraising Events). ,,Evenimente create de către sau pentru o cauză/grup caritabil(ă) cu scopul atragerii de fonduri, sprijin și/sau notorietate, programate de sine stătător sau împreună cu alte evenimente’’.
Expoziții și târguri (Exhibitions, Expositions & Fairs). Evenimente ce aduc împreună cumpărărtori, vânzători și alte persoane interesate în a vedea și/sau a vinde produse, servicii și alte resurse unei anumite industrii sau publicului larg, programate de sine stătător sau împreună cu alte evenimente.
Evenimente de destindere (Entertainment & Leisure Events). Prestații artistice sau expoziții cu caracter de eveniment, singular sau periodice, cu intrare liberă sau pe bază de bilet, având ca finalitate divertismentul, programate de sine stătător sau împreună cu alte evenimente.
Festivaluri. Celebrări culturale, fie laice, fie religioase, create de către și/sau pentru public, programate de sine-stătător sau împreună cu alte evenimente. Aici putem menționa faptul că multe dintre festivaluri includ aducerea împreună a cumpărătorilor și vânzătorilor într-o atmosferă festivă.
Evenimente cetățenești (Government & Civic Events). Evenimente cuprinse sau create de sau pentru partide politice, comunități sau entități naționale, municipale sau guvernamentale, programate de sine-stătător sau împreună cu alte evenimente.
Evenimente de marketing (Marketing Events). Evenimente cu caracter comercial destinat să faciliteze aducerea împreună a cumpărătorului și a vânzătorului sau de a genera notorietate în beneficiul unui produs sau serviciu comercial, programate sau de sine-stătătoare, sau împreună cu alte evenimente.
Adunări și conferințe. (Meeting & Convention Events). Evenimente referitoare la reunirea unui grup de persoane cu scopul realizării unui schimb de informații, dezbateri sau discuții, punere de acord sau luare de decizii, educație și construirea relațiilor, programate de sine-stătător sau împreună cu alte evenimente.
Evenimente sociale. (Social/Life-Cycle Events). Evenimente private, accesul făcându-se exclusiv pe bază de invitație, celebrând sau comemorând o temă culturală, religioasă, comunitară, socială, etc., programate de sine-stătător sau împreună cu alte evenimente.
Evenimente sportive. ,,Evenimente destinate în egală măsurăspectatorilor și participanților implicând activități sportive, recreative sau competiționale, programate de sine-stătător sau împreună cu alte evenimente’’.
Figura 1: Dispunerea tipurilor de evenimente în funcție de domeniul în care sunt organizate
Evenimentul ca proiect
În organizarea și implementarea unui eveniment, ca și în managementul proiectelor, nu trebuie să existe automatisme. ,,Chiar dacă două proiecte seamănă foarte mult, tiparul unuia nu trebuie aplicat orb în cazul celuilalt’’, consideră Adrian Dăneț.
Planificarea unui eveniment ajută la reducerea riscului asociat unui anumit proiect. Atunci când cineva știe la ce să se aștepte și își pregătește modalitățile de acțiune în eventualitatea producerii unei abateri, poate spune că păstrează controlul. Apoi, planificarea ajută la îmbunătățirea eficienței și eficacității muncii echipei. Planificarea și planul ajută la o utilizare mai bună a timpului. Planul este util și pentru anticiparea viitorului. Nu în ultimul rând, planul minimalizează confuzia și neclaritățile din cadrul proiectului, adică „planul arată cine, ce trebuie să facă și când’’.
Pentru un proiect individual este firesc ca lucrurile să fie relativ stabile. O planificare individuală va fi una rapidă, coerentă dar există posibilitatea ca informația utilizată să nu fie completă, coerentă și corectă. De asemenea, pot exista erori de logică, de apreciere, de racordare a planului la ansamblul de obiective, provenite, de obicei, dintr-o paradigm diferită a planificatorului. Pentru un proiect complex însă, va fi nevoie de o planificare de grup, în care vor exista și conflicte (legate de prioritățile, resursele alocate, ordinea sarcinilor precum și atribuirea responsabilităților). Uneori este mai bine să se împartă proiectul în subproiecte care să fie atribuite unui ajutor al liderului de proiect sau al managerului de eveniment); acesta va prelua atât responsabilitatea de ansamblu, cât și atributele de planificare pentru ramura sa de proiect.
Managementul evenimentelor de relații publice
Principii, instrumente și tehnici creative
David Sorin, CEO Management Mpowerment Associates în New York, consideră că evenimentul special este un eveniment ce are loc „într-o locație extraordinară, cu o anumită ocazie, cu un public-țintă specific și cu un conținut specific’’. Aceeași idee este susținută și de Nata Albot, organizator de evenimente și fondatoarea KLumea Events din Chișinău, Republica Moldova – „este un eveniment unde oamenii sunt în mod intenționat, adunați la un loc pentru un scop comun, cum ar fi: o aniversare, o nuntă, o lansare de produs, strângere de fonduri, distracție, etc.’’
Potrivit autorului Stehan Schafer-Mehdi, evenimentele sunt un instrument în mixul comunicării. Ele nu au loc întâmplător, ci cu o anumită ocazie. Prin punerea în scenă în direct, se transmite un mesaj referitor la o companie, marcă sau produs. Mijloacele cu ajutorul cărora se realizează această punere în scenă sunt o combinație de limbaj, text, muzică, sunet, lumină, medii de comunicare și decor. La un eveniment se poate face apel la toți receptorii senzoriali și se poate obține un efect mai intens decât cel cauzat de atracția vizuală a unei reclame clasice. Pornind de la scopul evenimentului sunt provocate reacții psihice sau emoționale: formarea imaginii, formarea profilului, motivația, atracția de a cumpăra, sprijinirea vânzărilor. Există anumite elemente care se întâlnesc mereu atunci când se organizează un eveniment: publicul (consumatori, parteneri, angajați), obiectul evenimentului (produs, marcă, întreprindere), forma evenimentului (gală, prezentarea unui produs, jubileu, eveniment public, turneu), punerea în scenă (spectacol, dans, sunet, lumină, decorare, medii de comunicare, locație, catering) și dramaturgia evenimentului (timp, acțiune, figuri, motive).
Atracțiile unice și transformările clasice în unele underground au cucerit întotdeauna pe cei dornici de ,,nou’’ și de ,,altfel’’, chiar dacă asocierile au fost diferite, au în comun o comunitate de scop, și anume: ,,cei 3 E ai evenimentelor de relații publice’’, ca instrumente de bază în arhitectura evenimentului de relații publice, și anume:
Entertainment
Emoție
Exercițiu de afacere
Cheia unui eveniment de succes este să găsești ceea ce produce entertainment, să produci o nouă experiență pentru care oamenii să își lasă televizorul și își doresc să răspundă la ceea ce ai creat tu, special pentru ei, ceva unic și nou, diferit și după un design revoluționar.
Al doilea E- emoția, este foarte greu de atins, dar nu și imposibil, fiind cheia unui eveniment memorabil. Emoția este generată de entertainment, primul E al evenimentelor de relații publice, care face parte din planificarea eficientă a evenimentului.
Ultimul E al evenimentelor de relații publice este definit de Websters Unabridged Dictionary, ca printre altele, drept ,,o disponibilitate de a-ți asuma riscuri sau de a încerca ceva neîncercat, urmat de energie și inițiativă’’. Dacă există vreo caracteristică care definește acest pionier al evenimentelor de relații publice, atunci putem spune că este caracterizat prin extinderea limitelor rațiunii, navigarea în ape neexplorate, conducerea către peisaje originale și introducerea pe piață a unor concepte experimentaliste, menite să intre în conștiința publicului atras către această nouă experiență.
Dorința naturală a oamenilor de a experimenta ceva nou, de a fi primii printre cei care împărtășesc experiențele trăite noilor prieteni m-a determinat să pun accent pe acești trei pioni, numiți ,,cei trei E ai evenimentelor de relații publice’’ și să scot în evidență factorii care influențiază publicul țintă și asupra carora, noi, ca manageri de evenimente, să punem accent.
Dezvoltarea conceptului de eveniment
Să intrăm în detaliile algoritmului general care stă la baza arhitecturii evenimentelor de relații publice cu abordarea fazelor de lucru, creația conceptului de evenimente, segmentabilă în cinci pași:
Clarificarea celor 5W;
Analiza de context;
Generarea de idei;
Studiul de fezabilitate;
Designul evenimentului;
Pasul 1: Clarificarea celor 5 W
Un eveniment special poate fi conceput fie pentru a împlini o sumă de nevoi sau așteptări ale unei piețe sau public (și pentru care se definesc ulterior, în procesul de design și pregătire, sursele de finanțare) fie ca răspuns la solicitarea unei părți interesate (stakeholder) de anumite piețe, situație în care acesta (clientul) își definește așteptările de la eveniment într-un document , numit în mod curent caiet de sarcini (în cazul proiectelor publice) sau brief de creație (evenimente corporatiste). Înțelegerea și sintetizarea așteptărilor consumatorului și a clientului, indiferent de natura lui, reprezintă fundația pe care se construiește proiectul de eveniment. Pentru ca aceasta să fie una solidă avem nevoie în prealabil de câteva clarificări obligatorii.
WHY? DE CE? Ce încercăm să dobândim cu evenimentul?
În ceea ce privește clienții, dacă (de obicei) caietele de sarcini pentru evenimentele publice sunt rezonabil de detaliate, brief- urile venite din partea companiilor cuprind rareori toate informațiile interesante din punct de vedere al design-ului de eveniment, (mai ales cele legate de insight-urile care privesc publicul-țintă) și, ca atare, clientul trebuie să fie presat să furnizeze răspunsuri mai ample la întrebările ridicate de studiul brief- ului (prin sesiuni de Q&A susținute pe email-uri sau întâlniri directe. Recomandare: acestea trebuie confirmate întotdeauna în scris cu clientul întrucât reprezintă completări oficiale la brief- ul inițial și baza de plecare în proiectare. Percepția greșită sau înțelegerea insuficientă a unor componente legate de scopurile evenimentului poate determina evoluția procesului creativ într-o direcție mai mult sau mai puțin îndepărtată de așteptări sau obiectivele finanțatorului și, în final, un volum de timp, efort și creativitate consumate în zadar.
WHO? CUI se adresează evenimentul?
Câți particiăanți ar trebui să fie prezenți și care sunt caracteristicile lor? Succesul unui eveniment pleacă întotdeauna de la satisfacerea publiciului căruia i se adresează și riscul unui eșec scade direct proporțional cu nivelul eforturilor depuse pentru cunoașterea și înțelegerea consumatorului. În baza cercetărilor proprii sau a celor puse la dispoziție de către clien (un stakeholder poate oferi în mod cert date și informații utile despre propria organizație, despre consumatorul produselor sau serviciilor pe care le promovează prin eveniment sau despre invitații de care este interesat).
WHAT? CE idee corespunde mai bine scopului evenimentului?
În multe cazuri, aceasta este definiția sintetic (conferință, festival, târg, eveniment de socializare etc.) în caietul de sarcini sau în brief. Dacă acestea oferă însă o deschidere spre propuneri creative din partea designerului de eveniment, va urma o etapă de acordare a viziunilor, bazată în general pe instinctele și experiența prealabilă a celor două părți. Dacă nu se ajunge la un punct de vedere comun client-designer, se poate apela la validarea ideilor propuse prin testări pe consumatori (uzual, o serie de focus-grupuri din target). Evident, asta presupune dislocarea din partea clientului a unui mic buget pentru această operațiune.
WHERE? UNDE este de preferat să facem evenimentul?
Ce locație s-ar preta mai bine, de interior sau exterior, în Capitală sau în provincie, cunoscută de către public sau, dimpotrivă, una surprinzătoare ca propunere? Desigur, totul ține de primele trei W-uri, însă încadrarea pe acest palier a definirii răsăunsului ține de o rațiune foarte simplă: conceptul sau tema evenimentului nu poate fi transpusă în decor sau performanțe scenice și desfășurătorul nu poate fi conceput pe o locație abstractă pentru care nu avem date. Nu pot fi luați în considerare artiști al căror interpretare necesită o suprafață mai mare decât cea disponibilă, o amenajare a spațiului în care perspectivele sugerate prin designul decorului nu se regăsesc din cauza dimensiunilor meschine sau o aranjare a invitaților care să fie imposibilă din cauza configurației arhitectonice a locului.
Trebuie evitat riscul creării unui concept remarcabil de eveniment dar ne-implementabil într-un context anume. Cel mai bun exemplu (negativ) îl oferă însuși Capitala României ce suferă acut datorită numărului extrem de limitat de locații adecvate pentru desfășurarea evenimentelor speciale de peste 1000 de persoane (sălile din Palatul Parlamentului, sala mare a Teatrului Național, accesibila doar în zilele în care nu sunt programate spectacole, sala principală de conferințe de la Rin Grand Hotel, câteva cluburi, un numar de pavilioane din Romexpo și, deaici nu mai există nimic intermediar până la Sala Palatului, de 3000-4000 de locuri), indiferent de tipul acestora.
WHEN? CÂND este cel mai bine să facem evenimentul?
În ce anotimp, lună și zi a anului și cât să dureze? Interesul designerului de eveniment în a avea răspunsuri încă de la început pentru aceste întrebări este foarte simplu de explicat: acestea definesc timpul avut la dispoziție pentru dezvoltarea la nivel de proiect al conceptului și pregătirea acestuia (planning-ul), ținând cont de faptul că o sumă de resurse cu carcater ,,special’’ (artistice, tehnologice) pot fi disponibile doar cu o pre-programare de câteva săptămâni/luni în avans și ca producția sau procurarea/importul unor elemente poate dura o perioadă mai îndelungată, dau indicații asupra modului în care trebuie abordată proiectarea (un teambuilding programat vara nu va fi, evident, abordat la fel ca unul plasat în ianuarie. Estimarea ușurinței accesului participanților la locație poate diferi semnificativ în funcție de ziua și ora de începere a evenimentului iar durata sa este, de asemenea, un factor esențial (de la aspectele legate, de exemplu posibila depășire neprogramată a programului în timpul serii pentru un eveniment în spațiu deschis și intrarea sub incidența legii privind tulburarea ordinii publice, la luarea sumei de măsuri în ceea ce privește aprovizionarea cu resurse și fluxul acesteia în cazul evenimentelor cu o durată de mai multe zile). Nu în ultimul rând, trebuie ținut cont de context: programarea unei lansări de produs după altele similare, aparținând competiției, a unei conferințe tematice pe fondul unui scandal mediatic generat de tema respectivă, a unui festival cu un buget foarte mare într-o perioadă de recesiune acută și exemplele pot continua.
Pasul 2: Analiza de context
Chiar dacă au fost obținute toate răspunsurile la întrebările enunțate anterior, mai trebuie făcut un pas preliminar înainte de a da liber designerului să gândească evenimentul: analiza contextului, a sumei de elemente ce defines mediul în care se va pregăti și implementa acesta. De ce cele mai multe ori , aceasta se face plecând de la instincte, experiență și informații pe care le-au acumulat personal membrii echipei implicați în această fază în proces, la care se pot adăuga opiniile consultanților și eventuale rapoarte de la specialiști în varii domenii.
Acumularea individuală poate fi generată de activități foarte simple: revista presei (studierea reclamelor, a articolelor importante), inclusiv cea din străinătate și cea dedicată sexului opus, prospecția în magazine de gift-uri și produse organice/eco, galerii de antichități sau de artă, în locații frecventate de publicul-țintă, socializarea cu oameni diferiți ca vârstă, profesie sau status, observarea mediului urban (trafic, clădiri în construcție), frecventarea evenimentelor importante ș.a.m.d. Odată depășită faza de acumulare, ,,direcțiile principale de analiză a contextului’’ sunt:
Tranduri & mode ,,fierbinți’’ în momentul efectuării analizei;
Interesul din partea mass-mediei pentru eveniment;
Existența grupurilor cu interese specifice care vor fi atrase de eveniment;
Evenimente similare ca temă și concept;
Alte evenimente programate în aceeași perioadă (timeframe) și a căror desfășurare poate afecta participarea la evenimentul nostru;
Diferite elemente de context ce pot influența implementarea proiectului.
De ce este obligatoriu analiza contextului? Pentru că, așa cum sublinia istoricul Will Durant, ,,nimic nu e nou… cu excepția aranjamentului’’. Cel mai potrivit mod de a crea proiecte originale în evenimente speciale este să devii familiar cu cât mai multe idei ale altor oameni. De la Mozart la Elton John, toți compozitorii folosesc același număr de clape ale pianului iar dacă pui în fața a doi food-designeri din spații și culturi diferite aceleași ingrediente, cu siguranță atât gustul cât și aspectul felului de mâncare rezultate va fi diferit. Și putem extinde exemplificările la literatură, cinema, fotografie ș.a.m.d.
Dincolo de aspectele cu caracter rațional ce justifică analiza de context (mediul legislativ, economic, politic, social în care se va comunica evenimentul), aceasta obligă designerii să se auto-expună întregului spectru oferit de cultura Pop(ulară) contemporană ca bază de mixaj pentru generarea de concepte, teme și declinări originale în evenimente speciale.
Pasul 3: Generarea de idei
În practică, de cele mai multe ori se apelează la tehnica brainstorming-ului realizat în trei-patru valuri pe principiul ,,no judgement, no refuse’’ cu principalii factori-cheie în proiectarea evenimentului (creativi, reprezentanți ai clientului sau sponsorilor, a publicului-țintă, la care se pot adăuga câțiva invitați din categoria ,,visătorilor’’- minți deschide, fără legătură cu domeniul profesional, capabili să furnizeze surprize plăcute în ceea ce privește prospețimea și ineditul abordării brief-ului de creație).
Indiferent de potențialul creativ intern al unei echipe/companii de arhitectură a evenimentelor speciale, nu poate fi ignorat pericolul apariției la nivelul celor implicați în designul evenimentelor a plafonării și rutinei (riscul lucrului constant în circuit închis, limitat, este îngustarea în ,,rețete’’ și șabloane) și nu poate fi negată importanța input-ului celorlalte părți interesate, a consumatorului sau a consultanților, specialiști pe componente punctuale.
Fazele brainstorming-ului:
Identificarea și stabilirea componentei de bază a grupului/echipei de creație și design a evenimentului;
Punerea în temă (briefing—ul), familiarizarea echipei cu toată suma de date și informații existente pe subiectul dat, începând cu scopurile și obiectivele evenimentului;
În urma întâlnirilor de brainstorming a grupului, se dobândesc un inventar de concepte posibile ce corespund teoretic parametrilor evenimentului special și obiectivelor sale;
Evaluarea și prioritizarea conceptelor din inventar;
Alegerea unuia. Rafinarea și argumentarea mai detaliată a conceptului selectate.
Chiar dacă echipa de creație susține faza echivoc propunerea de concept, trebuie verificat în mod obligatoriu dacă acesta poate fi implementabil și dacă ar putea funcționa înainte de a investi în el și de a-l propune sau vinde clientului, sponsorilor, pieții, publicului sau consumatorului.
Pasul 4: Studiul de fezabilitate
Analiza de fezabilitate a conceptului unui eveniment special presupune studiul a trei componente: marketing, logistic și financiar, potrivit autorului Dr. Joe Goldblatt.
Marketing
Corespunde conceptul nevoilor, așteptărilor și intereselor publicului-țintă? Are sau poate avea o identitate suficient de puternică încât să se diferențieze de evenimente speciale similare (inclusiv în ceea ce privește tipologia și programarea)? Decizia se ia în general subiectiv și/sau pe baza unei cercetări (studiu-pilot).
Operațional
Există timp suficient pentru pregătire (event planning) și implementare (event management)? Cantitativ: organizația are suficiente resurse sau este nevoie de completări din exteriorul acesteia (outsourcing)? Calitativ: are organizația cea mai bună expertiză și competențe de a gestiona concretizarea evenimentului? Este conceptul implementabil în limita reserselor logistice disponibile? În ansamblu, evenimentul poate fi făcut?
Financiar
Ce buget avem la dispoziție? Se așteaptă ca evenimentul să-și acopere costurile? Da (ex. evenimentu caritabil) sau nu (ex. conferința internațională pe teme ecologice), total (ex. concert pop-rock cu bilete vândute) sau parțial (ex. festival comunitar). Dacă există venituri, ce se întâmplă cu ele și care este nivelul minim acceptabil al acestora? Analiza variantei ,,disperate’’ (venituri minime, costuri maxime).
Pentru un eveniment de mari dimensiuni (evenimnet major sau mega-eveniment), analiza internă trebuie dublată obligatoriu de un studiu extern de fezabilitate dublat și unul de Risk Management.
Pasul 5: Designul evenimentului (Event Design)
Pleacă de la detalierea și rafinarea conceptului de eveniment (verificat ca și fezabilitate) și are ca scop final dezvoltarea unei teme și al unui conținut care să susțină conceptul. Presupune analiza componentelor evenimentului și selecția colaboratorilor și furnizorilor de resurse. Pentru că, din această etapă, creativitatea începe să se îmbine cu planificarea rațională, fiecare element inovator introdus în proiect trebuind dublat de o verificare a modului în care acesta va deveni mai concret o parte a evenimentului special.
2.1 Tema creativă în arhitectura evenimentului special
Și totuși, cum facem ca dintr-o sală goală să avem un eveniment? Conceptul de eveniment (rezultatul acelor ședințe de brainstorming de care am vorbit deja, trecut prin filtrul analizelor de fezabilitate) este doar ,,idea de bază’’ pe care se construiește un eveniment special. Conceptul trebuie declinat la nivel de detalii, trebuie dezvoltat pentru a-l face în procesul de design să devină apt pentru a prinde concretețe. Conceptul trebuie să se regăsească în tema evenimentului! Iar un eveniment special poate fi memorabil dacă tema sa reușește să provoace simultan, într-o formulă combinată, toate cele cinci simțuri: vederea, auzul, gustul, pipăitul și mirosul. Tema poate fi definită ca ,,linia melodică de bază a unui șlagăr pe care pot fi brodate diverse variațiuni muzicale’’
Fiecare eveniment special trebuie gândit ca o călătorie imaginară în care designerul își propune ca, prin intermediul simțurilor, publicul să experimenteze de la venire și până la plecare o varietate largă de senzații, emoții sau percepții inedite. O călătorie care trebuie să aibă un început și un sfârșit, precum și momentele sale de surpriză sau maximum efect. Am ales sintagma ,,călătorie imaginară’’ pentru a descrie un eveniment declinat tematic pentru că sunt convinsă că Event Designul trebuie să ofere target-ului în primul rând o experiență memorabilă! Johnny Allen formula în mod excepțional că dacă teatrul poate fi definit ca ,,două scânduri și o pasiune’’, atunci un eveniment special este ,,o stradă blocată și o emoție’’ (,, a street closure and an emotion’’.)
Ciclul de viață al unui eveniment
Cum se realizează de fapt un eveniment? De unde ia naștere ideea creativă? Cum o implementez și cât durează un eveniment? Care este rețeta perfectă pentru un eveniment special de care se folosesc profesioniștii? Acestea sunt întrebări pe care designerul evenimentelor speciale și le pune în momentul în care este gata să construiască mai mult decât o simplă experiență pentru publicul-țintă. Bineînțeles, există două ,,trucuri’’, unul este creativitate și este la fel de ușor de coordonat și gestionat precum o furtună de nisip din deșert, iar celălalt se numește experiență și necesită destul de mult timp.
Am considerat durata de viață a evenimentului special, de la concept până la execuție și post- evaluare că poate avea etape sau cicluri, (ciclu- întrucât acestea sunt general valabile pentru mai multe tipuri de evenimente în fond bazându-s epe un suport creativ), urmând modelul general al lui Stephan Schafer-Mehdi, așadar:
Pregătirea- în această etapă se scrie conceptul până acesta capătă o formă, numindu-se în această etapă schița ideii, fiind un concept în miniatură. Urmează consilierea și briefingul, în care se stabilesc sarcinile și obiectivele comunicării, aceasta conține toate faptele esențiale, o descriere clară a sarcinilor și definirea scopului. Fără un briefing adecvat este aproape imposibilă realizarea unui concept bun. Studierea și planificarea sunt următoarele părțile care conturează evenimentul în faza de pregătire, precedate de controlling și design care fac legătura cu următoarea etapă- de execuție.
Executarea- coordonarea echipei de ogranizare, producția, organizarea propriu-zisă și documentația sunt cuvintele cheie care caracterizează a doua etapă. De fapt, ce se întâmplă cu evenimentul în această etapă? Scenariul și regia concretizează ideea, îi dau o structură și o formă, sunt părți ale transpunerii în practică, pentru că aici este vorba despre prevederi hotărâtoare, precum decorul scenei sau designul iluminării.
Post-pregătirea- în această etapă are loc organizarea lichidării, valorificarea documentației, evaluarea și lichidarea conturilor. Mai mult de atât, dacă avem ocazia ne putem bucura de ,,controlul succesului’’. Cum putem realiza acest lucru? Adresăm următoarele întrebări: Care au fost obiectivele? (cantitative și calitative); Care au fost măsurile? (cuvenite sau eficiente); Care parametri sunt importanți? (motivarea, semnificațiile, efectele de scurtă durată, efectele de lungă durată); Cum apreciem cifrele? (participanți, vânzări).
Evenimentul de masă
Fiecare eveniment este altfel și întotdeauna nou. Din acest motiv există nemumărate evenimente, care au totuși întotdeauna elemente comune: un prilej și un scop. Adesea, prilejul are o natură foarte directă, aproape inevitabilă, ca d eexemplu jubileul unei firme, căruia aceasta oricum trebuie să-i facă față, într-o oarecare măsură precum unui fenomen implacabil al naturii. Prilejul poate fi însă și indirect sau cread în mod artificial, ca de exemplu, în cadrul unei concepții de marketing, în care a fost stabilit că un eveniment este mijlocul de comunicare potrivit pentru demararea sau încheierea unei campanii.
Evenimentul de masă reprezintă marile show-uri, gale, concerte cu tematică, festivaluri specifice, gale, expoziții creative etc., realizate în mediul exterior al acestora cu scopul de sensiblizare, motivare și memorabilitate, la care în prim plan se află efectul și în fundal obiectivele propuse de designerul evenimentului. În general, toate evenimentele emoționează, prin caracterul lor de întâmplări deosebite.
Un eveniment de masă trebuie să reunească persoane care se cunosc puțin sau abia dacă se cunosc, să faciliteze comunicarea șă să creeze o senzație de familiaritate și protecție. Pentru a încuraja astfel de apropiere, programul trebuie să provoace divertisment, astfel încât, publicul-țintă să se afle în prim plan. Astfel de manifestații sunt cunoscute prin faptul că participanții hoinăresc în cadrul locului, unde se desfășoară evenimentul, stau la cozi pentru a plăti biletul, acest lucru explică marea dorință de a fi prezent acolo și de a fi parte la ceea ce se întâmplă în cadrul unui eveniment de masă.
Cu ajutorul evenimentelor de masă putem să construim imagini noi și să le cizelăm, să le întreținem, să le îmbunătățim sau să le accentuăm pe cele existente. Evenimentul și regia sa ar trebui să corespundă din punct de vedere comunicativ obiectivului imaginii. Obiectivul evenimentului de masă reprezintă emoționalizarea și activarea, prilejuind o altă formă superioară de dialog: interacțiunea efectivă. Transformați spectatorii pasivi, consumatori, în participanți activi. Cum putem realiza acest lucru? Folosirea sistemelor de votare dirijate computerizate cum ar fi Digivote, sau distribuirea de cartonașe verzi sau roșii, a lămpilor de buzunar sau a indicatoarelor cu laser. Și cu ajutorul acestora se pot vizualiza și reprezenta exprimările de opinie și aprecierile.
Evenimentul de masă atinge doi factori importanți:
Factorii pshihologici
Factorii sociali
Factorii phihologici se referă la capacitatea umană de recepție, care este foarte limitată. Din mulțimea de informații care se năpustesc asupra noastră zilnic, foarte puține procente sunt înregistrate. Din acestea, o parte și mai mică este prelucrată, iar cantitatea stocată este mai mare decât toate. Așadar, receptivitatea oamenilor este extrem de selectivă. Delimitarea manifestației în timp și în spațiu concentrează atenția participanților. Predispoziția acestora spre receptivitate este mai mare și mai intensă. Punerea în scenă, folosind efecte sonore, luminoase și decoruri, precum și cadrul ritual al evenimentelor specifice, emoționează și adâncește efectele.
Ce evidențiază însă evenimentele de masă? Se întâmplă de foarte multe ori, ca datorită sentimentelor pozitive pe care le trezește un anumit eveniment, să doriți foarte mult să luați parte la acesta și, ca urmare, să-i deveniți fidel. Acest lucru se întâmplă tocmai pentru că sentimentele sunt mult mai puternice decât argumentele raționale. Așadar, acest potențial trebuie folosit într-un mod direcțional și conștient în comunicare evenimentului de masă. În cadrul disciplinelor comunicării, evenimentele de masă prilejuiesc cel mai înalt grad de emoționare.
Figura1: Evenimentul oferă cel mai înalt grad de emoționare
Utilizarea efectivă a mijloacelor scenice și manipularea iscusită a tensiunii prin intermediul dramaturgiei reprezintă declanșatori de sentimente verificați, experimentați de-a lungul a mii de ani de istorie a teatrului și a ritualurilor. Relativ la evenimentele de masă, a învăța de la teatru înseamnă a învăța să învingi. Factorul putenic de emoționare pe care-l reprezintă evenimentele trebuie folosit la maximum pentru a evidenția calitățile unice, cel puțin din punct de vedere comunicativ.
Factorii sociali se referă la societatea distracției și a timpului liber (entertainment), a cărei întreagă existență poate fi, bineînțeles, fără probleme pusă la îndoială. Se poate porni însă de la ideea că oamenii dispun de timp liber din ce în ce mai mult, timp care este normal să fie umplut cu ceva. Drept urmare, de ani de zile tot crește cererea de parcuri de distracții și de călătorii.
Aceste trenduri se regăsesc și în comunicarea evenimentelor de relații publice. Designerii de evenimente de masă își concentrează mesajele în ,, big idea’’, folosind capacitatea creativității la maximum, în care participanții pot trăi într-o lume regizată. Pofta de a călători și dorul de depărtări exotice sunt domolite cu ajutorul călătoriilor stimulative. Stimulii sunt sisteme de atragere, în vederea participării în masă la evenimentul organizat. Așadar, festivalurile creative, cu o tematică bine pusă la punct funcționează, pentru că reprezintă o platformă-program pentru trăiri de neuitat. Folosiți prilejul să vă faceți experimentabile (testabile) evenimentele de masă. Cu ajutorul unei regii iscusite și al dramaturgiei, se poate obține o trăire intensă și într-o neutră hală de lucru. Folosiți-o ca pe un fel de ,,mâncare’’ de cinci stele cu ierburi și condimente: o porție potrivită și fără excese.
Scenariul evenimentului de relații publice
Arhitectura evenimentului
Algoritmul de concepere a ,,aspectului’’unui eveniment special (the look of an event) este alcătuit din patru etape:
Identificarea temei evenimentului (pe baza conceptului aprobat);
Crearea unui logo/simbol de identificare pentru eveniment;
Stabilirea culorilor, sunetelor textelor, și nu în ultimul rând a emoțiilor care vor defini ,,aspectul’’ pe care designerul vrea să îl creeze;
Găsirea de aplicații și declinări pentru acestea în cât mai multe componente ale evenimentului.
Dacă în situația evenimentelor cu un public relativ strâns (zeci, sute de participanți) și care au un concept care le conferă unicitate încă din start (lansare de produs, spectacol în premieră, vizita unui laureat Nobel în Capitală sau nunta celui mai bun prieten) lucrurile par mai simple, cum se poate aplica acest algoritm în cazul evenimentelor de masa și care în plus, se repeat de un număr destul de mare de ani? Festivalul ,,Cerbul de Aur’’ sau cel de Muzică ușoară de la Mamaia, cum poate o ediție a unui asemenea eveniment să capete memorabilitate prin ,,aspectul’’ ediției din acel an? Un exemplu relevant este oferit de festivalul londonez ,,High Voltage’’, care se desfășoară în luna iulie într-o locație exterioară (parc public). Are de câteva ediții o temă (Festival de Rock Clasic) și un logo iar tema a fost declinată de organizatori pentru 2010 în ideea de a crea o diferență calitativă în poziționare și a da memorabilitate evenimentului pentru publicul-țintă în două direcții principale:
Muzicală, referitoare la selecția și repertoriul artiștilor invitați să performeze (selecție: muzicieni care apar rarissim pe scenă- Focus, Steve Hackett- sau deloc, reuniți special pentru acest festival: Emerson, Lake & Palmer și repertoriu: trupe active în circuitul concertistic dar care în mod excepțional interpretează un repertoriu special: Urban Heep cântă ,,Demons & Wizards’’ iar Ash ,,Tarkus’’.
Animațiile conexe conținutului programului concertistic al festivalului: spații amenajate pentru schimbări de viniluri între colecționari, cinematograf ,,Classic Rock’’, ,,Zidul morții’’, spectacole de acrobație cu motociclete în vogă cu decenii în urmă la evenimentele publice. Toate destinate unui public de nișă, melomani cu nostalgii ale evenimentelor de acum câteva decenii.
Scenariul
Scenariul se referă la cele două planuri care se regăsesc la un eveniment special: arhitectura exterioară și cea interioară. Aceste două planuri funcționează ca un yin-yang, reprezentând forțele primordiale și complementare ce compun arhitectura evenimentului special.
Arhitectura exterioară se referă la punctele fixe și structura bine conturată care transformă o manifestație într-un eveniment. Forma deschisă este prezentă la evenimentele speciale, fiind prezentată ca un spectacol de varietăți. Ca un model de scenariu, ne imaginăm un eveniment strâns într-un arc al captivării numai prin intermediul unei teme generale. Forma închisă se bazează pe împărțirea în scene, acestea sunt fragmente mai mari, care punctează momentele importante în desfășurarea unei întâmplări.
Un eveniment are două planuri temporale. Timpul obiectiv este durata reală a manifestației. Doar timpul subiectiv, deci perceperea timpului de către public, este influențabil. Cu ajutorul acceleratorului de timp puteți face ca publicul dumneavoastră să trăiască, într-o singură oră captivantă, o istorie de 150 de ani a unei povești. Dar și încetinitorul de timp este interesant. În industrie, există procese extrem de importante, care însă durează numai câteva secunde sau fracțiuni de secundă. Nu numai în filme, ci și live, timpul poate fi încetinit, astfel încât un proces foarte rapid și complex să devină o acțiune imaginabilă.
Pentru producerea tensiunii în cadrului unui eveniment pentru a deveni memorabil avem nevoie de dinamică. Dacă o cursă într-un montagne-rousse nu încetează, se transformă într-o experiență horror. La fel se întâmplă și cu tensiunea. Aceasta ia naștere tocmai din contrastul între tensiune și relaxare, tare și încet, între fragil și impetuos, între puțin și mult. După efectele puternice din startul unui eveniment, dați ocazia publicului prezent să se relaxeze și să conștientizeze experiența trăită. Apoi, creați un ritm, constând din încărcări și relaxări repetate, care să crească dinamic pe parcursul evenimentului.
Arhitectura interioară ține de scenariul clasic al unei piese de teatru, însă scenariul unui eveniment special constă adesea în intrarea în atmosfera sa, conducerea rapidă la punctul culminant și petrecerea de final. Un eveniment nu începe exact când se ridică cortina sau când publicul pășește în interiorul locației. Construiți tensiunea în prealabil, printr-o strategie a invitării. Deduceți această strategie din obiectivele, ideea și caracterul manifestației. Pentru că totul este comunicare.
Exemple referitoare la modalitățile de încântare prin intermediul unor trăiri live:
Cronologic și invers cronologic. Ne folosim de tipul poveștii în realizarea creativă a unui eveniment, folosind succesiunea cronologică a momentelor povestirii: trecut, prezent și viitor. Avantajul acestei variante constă în faptul că sparge convenționalul și atitudinea de așteptare a participanților;
Acțiune-cadru. Istoria și arta oferă o abundență de sugestii pentru posibilele acțiuni-cadru;
Recitativ și arie. Recitativul este purtătorul acțiunii, iar aria este purtătoarea sentimentului. În cazul evenimentului special, aceasta se traduce prin: Faceți să pătrundă unitățile emoționale în partea tematică informativă.
Dialectică. Părerile pro și contra în acest caz au voie să se ciocnească pentru a încuraja discuția, întrucât crează tensiune. Acest exemplu se referă la post-eveniment, în momentul în care apare sinteza unui eveniment, iar noi ca designeri realizăm sigur obiectivele comunicării.
Utilizați modalități diferite, de la email-ul nostim, micile suveniruri cu caracter amuzant, invitațiile tipărite convențional sau propaganda subversivă special regizată. Ce-i surprinde plăcut pe potențialii participanți? Astfel, creați o atitudine pozitivă de așteptare și pregătiți o atmosferă ideală pentru evenimentul propriu-zis. Este neapărat nevoieca acțiunile de după eveniment (follow-up-urile), contribuie la înrădăcinarea solidă a mesajului pe terenul reprezentat de publicul-țintă. Și aici este valabil principiul: surprindeți pozitiv. Creați o comunitate a evenimentului pe o pagina web special construită, pe care participanții nu numai să găseascp fotografii de la manifestație, care să poată fi descărcate, ci să se poată reîntâlni virtual oricând, prin intermediul funcțiilor interactive precum forumurile de discuții sau chaturile.
Punerea în scenă și mijloacele de comunicare
Ansamblul mijloacelor scenice confer evenimentului de relații publice o formă concretă. În acest caz, atenția trebuie să fie concentrată, întotdeauna asupra comunicării, obiectivelor și oamenilor și să nu fie permisă devierea de la scenă, decoruri, muzică sau catering.
Punerea în scenă a unui eveniment începe înaintea manifestației propriu-zise, printr-o comunicare create și regizată prin intermediul invitațiilor, și nu se sfârșește odată cu lăsarea ultimei cortine, ci cu acțiunile post-eveniment întreprinse. Așadar, cum realizăm regia generală? Mijloacele scenice, care dau forma concretă unui eveniment, sunt:
Actorii, sau cel care determină cursul evenimentului este de fapt omul: cel din public și cel de pe scenă, care transmite cel mai convenabil tema evenimentului, acesta poate fi moderatorul, cântărețul, dansatorul, etc.;
Limbajul, dansul, muzica. Une eveniment special nu constă numai în informații și contribuții verbale, ci oferă și trăiri. Temele și conținuturile pot fi amplasate în scene teatrale sau cântece, în apariții de dans separate sau spectacole întregi. Așadar, modul rational și verbal trebuie combinat cu cel auditiv și audiovisual, acestea din urmă, având un effect mai intens, fiind forme de exprimare care susțin eficient mesajul evenimentului.
Scena, locația și echipamentul. Evenimentul este arta celor patru dimensiuni. Fantezia și ideile bune înlocuiesc construcțiile scumpe. Uneori este suficientă ca decor arhitectura existent a unei hale industrial vechi sau clădirea futuristă a unei fabrici, în care, se poate crea cu iscusință atmosfera dorită. Nu se rămâne doar la două dimensiuni, ci se merge în spațiu, în adâncime și se umple cu joc. Actorii evenimentului trebuie lăsați să apară peste tot în spațiu, din public sau pe deasupra acestuia, sau publicul poate fi deplasat, astfel încât să poată să se extindă.
Imaginile și mijloacele de comunicare. O imagine spune cât o mie de cuvinte, astfel încât, pe lângă transmiterea temelor și funcția referitoare la conținut, se poate utiliza imagini video ca element dramaturgic, de exemplu pentru trecerile de la un moment important la altul, în scopul producerii, a emoției și a dispoziției. Imaginile pot transmite: bucurie, tensiune, siguranță, motivare, frumusețe, surpriză.
Lumina înseamnă comunicare. Lumina reprezintă un mijloc de comunicare fascinant. Pot fi modelate culoarea, luminozitatea, cantitatea și durata ei, iar pentru a avea effect, lumina, are nevoie întotdeauna de contrastul cu elemental opus, întunericul. Se poate crea o atmosferă în mod conștient, inserând culori, fie conform concepției designerului, fie în scopul creării anumitor stări și atmosfere. Atât evenimentul cât și lumina trebuie să fie individuale și incomparabile.
Tonul și efectele sonore. Tonul este purtătorul limbajului, cântecului sau muzicii. În cadrul unui eveniment forma trebuie să urmeze funcția, întrucât sunt prioritare claritatea superioară, sonoritatea plăcută și calitatea bună a sunetului. Prin intermediul tonurilor se poate obține mult mai mult decât învăluirea publicului în sunete. Comunicarea nu înseamnp doar acel ,,ce’’ al tonului, adică mesaj verbal sau muzică, ci și acel ,,cum’’, care trebuie folosit. În acest caz nu trebuie să ne rezumăm la un Top muzical ci să folosim un fundal muzical ambiental propriu, un univers particularizat al sunetelor.
Mirosul. Omul reacționează cel mai direct la stimulul receptat prin simțul mirosului, iar aceasta se petrece în mod subconștient. Dacă se poate crea o relație între o mireasmă și mesajul sau tema evenimentului atunci putem spune că am atins obiectivele comunicării. Pentru a acționa, mirosul are nevoie întotdeauna de o deplasare a maselor de aer. Care sunt mirosurile care trezesc amintiri și asociații? O pădure rășinoasă de brazi, pământul umed după o ploaie de vară, lemnul fumegând sau câmpul înmiresmat de flori.
Gustul și cateringul. Mâncarea și băutura reprezintă ceva special, adresându-se tuturor simțurilor. Evenimentul ne dă ocazia nu numai să vedem, să auzim și să mirosim, ci să și gustăm. Cateringul îl ,,simțim’’ pe limbă, pe cerul gurii și în nas. La un eveniment, el face parte din comunicare, însemnând mult mai mult decât purul transport de alimente și elemente vitale. Ce și cum este servit ar trebui să derive din ideea evenimentului, acoperind obișnuințele culturale ale publicului-țintă. Cateringul regizat constă în: tipul felurilor de mâncare, combinarea alimentelor, modul de aranjare pe farfurie, modul de aranjare pe platouri (bufet), succesiunea mâncărurilor și număul de feluri, vesela, tacâmurile și decorarea mesei, organizarea mesei.
Structura organizatorică
Misiunea echipei organizatorice este de a transforma un eveniment tipic, obișnuit într-unul special, spectaculos, unic și memorabil. Grija deosebită acordată publicului-țintă devine, de-a lungul planificării evenimentului, un model de responsabilitate socială, etică și decență față de mediul înconjurător.
Structura organizatorică a evenimentului de relații publice reprezintă rezultatul unui proces de selecție bine pus la punct, întrucât profesionalismul acesteia duce la maximizarea rezultatelor unui eveniment reușit. Deoarece industria evenimentelor este una foarte tânără, terminologia acesteia este încă în faza de descoperire, titlurile pentru designerii acestei industrii, de cele mai multe ori, se suprapun.
Pentru a defini persoanele care se ocupă de organizarea evenimentelor speciale trebuie să ținem cont că structura organizatorică este ierarhizată pe două niveluri, și anume:
Nivelul 1- de conducere este reprezentat de Event Manager-ul și Event Planner-ul, care decid asupra politicii în domeniul calității, aprobă documentele necesare organizării evenimentului de relații publice, organizează și asigură mijloace necesare menținerii sistemului calității.
Event Manager-ul este reprezentantul delegate al unei entități și care deține responsabilitatea globală finală pentru eveniment. Atunci când vorbim despre entitate, în acest caz, poate fi persoana care organizează evenimentul, o organizație, un oraș sau o companie (expoziție, Festivalul de caritate al unei asociații), sau poate fi o persoană. De obicei, Event Manager-ul deleagă sau angajează specialiști care să organizeze și ecest termen este folosit pentru evenimentele de masă sau mega-evenimentele, precum festivaluri sau mari concursuri sportive.
Event Planner-ul adesea înlocuiește termenul de Event Manager, dar se referă la o persoană care planifică evenimente mai mici și private, precum reuniuni sau nunți. De obicei lucrează independent și nu sub forma unei companii, tocmai din acest motiv este reprezentativ pentru primul nivel- de conducere.
Nivelul 2- de execuție este format din Event Coordonator-ul și Event Producer-ul, care realizează serviciul, în conformitate cu procedurile și documentele elaborate.
Event Coordonator-ul este folosit de cele mai multe ori, în nivelul de execuție pentru a înlocui cei doi conducători, dar în termenii uzuali semnifică un angajat al unei organizații mai mari, cu responsabilitatea de a se asigura că cei care lucrează pentru eveniment au același scop. În schimb, nu este responsabil pentru partea creativă, ci mai mult pentru coordonarea sarcinilor.
Event Producer-ul se ocupă de partea practică a evenimentului de relații publice, și anume, de partea tehnică, lumini, decor, scenă, dar și de programul evenimentului. Beneficiile evidente ale educației avansate și continue pot fi găsite în calitățile pe care orice persoană ce dorește să își facă o carieră în organizarea evenimentelor speciale trebuie să le aibă. Producătorul de evenimente nu este o excepție, de fapt mai mult ca alții, ar trebui să dețină foarte multe cunoștințe în legătură cu o varietate de specialități. În continuare voi lista cele mai comune și necesare calități de care trebuie să dispună un bun producător de evenimente:
Abilități organizaționale. Un bun producător de evenimente trebuie să aibă la îndemână intuiția, o minte ageră, atentă la detalii, la timp, la oameni, la program și la sarcinile indicate de planul evenimentului.
Abilități creative. Se spune că o bună orientare te ajută să ai multe idei creative, inovative și revoluționare pe care le poți pune în practică în organizarea evenimentelor speciale
Cunoștințe tehnice. Datorită sarcinilor pe care producătorul le primește de la tehnician, primul trebuie să acorde, cel puțin, un interes general părții tehnice și să evite dorința de a se încrede în furnizori. Producătorul trebuie să țină confidențial faptul că deține și acest tip de cunoștințe.
Perspicacitate financiară. Cunoștințele de lucru ale situației financiare, contabilitatea primară și scrierea bugetului sunt o absolută necesitate pentru a manevra efectiv bugetul clienților.
Abilități de scriere. Un scris concis, creativ și corect din punct de vedere gramatical.
Comunicarea verbală. Producătorul trebuie să adopte un stil de vorbire clar, organizat și entuziast, necesar în prezentarea evenimentului în faza de pre-eveniment în fața clientului.
Abilități informatice. Producîtorul de evenimente trebuie sp fie familiarizat cu cele mai importante și utilizate părți de Microsoft Office.
Schema 1: Managementul echipei organizatorice
Structura organizațională a evenimentului de relații publice funcționează întru-un circuit închis, un lanț logic, unde nu avem voie să separăm vreun element, în caz contrar evenimentul va avea de suferit. Începând de la stabilirea locației, discuțiile cu agențiile de PR și până la catering, toate reprezintă părți importante, inseparabile pentru o bună funcționare a unui eveniment special.
Logistica locației și coordonarea acestora
Locul destinat desfășurării evenimentului este un element centraal al punerii în scenă și nu doar un spațiu în care se reunește o anumită mulțime de oameni. Locația era o semnificație comunicativă centrală. Arhitectura și poziția ei sunt la fel de importante ca și infrastructura și service-ul.
Cum găsim locația perfectă? Începem prin cercetarea pieții, solicitând material informativ, iar în momentul în care avem o listă urmează alegerea și opțiunea. Locul ales trebuie verificat prin vizitarea acestuia urmând să fie discutate toate detaliile legate de loc. Decizia, rezervarea și încredințarea sunt ultimele lucruri care trebuie luate în calcul atunci când alegem locația, întrucât pe aceasta urmează să se construiască întregul eveniment.
Așa cum menționam anterior (5xW), una din primele întrebări care trebuie să își găsească răspunsul , înainte chiar de a începe brainstorming-urile pentru conceptul unui eveniment special, este legată de spațiul de desfășurare al acestuia. Selectarea locației este esențială în Event Design întrucât este determinantă pentru factori precum: ambianța și atractivitatea evenimentului, ușurința accesului și a operațiunilor, impactul asupra bugetului și volumul de muncă necesar pentru a implementa evenimentul.
Gama de locații ce poate fi luată în considerare pentru un eveniment este foarte largă, de la terenuri virane, la mall-uri, aeroporturi, cinematografe, săli de hotel la baze sportive, restaurante, acoperișuri de clădiri, hale industriale sau studiouri de televiziune. Un designer poate gândi organizarea unei cine VIP de doar 20 de persoane în mijlocul unui stadion sau lansarea unui detergent pe o nava de croazieră. Imaginația nu este limitată în alegerea locației decât de obiectivele evenimentului și poate duce la valorizarea acesteia până la nivel de factor WOW.
Unul dintre cele mai exclusiviste evenimente anualea unei mărci de băuturi se bazează tocmai pe surpriza pe care o reprezintă alegerea locației (și apoi, decorul acesteia), necunoscută invitaților până în ultimul moment. Odată ajunși la eveniment, aceștia se pot confrunta cu o nouă provocare, atipică pentru un target tip VIP, să fie obligați să își amenajeze propria ambianță (să reașeze piesele de mobilier, să participe la finalizarea catering-ului etc.)
Designul locațiilor
Designul locațiilor de interior. Spațiile de evenimente pot fi extrem de diferite în ceea ce privește forma, regularitatea perimetrială sau dimensiunile și, ca atare, punctele de plecare în design sunt reprezentate de planul locației (cu dimensiunile clar indicate) și de nevoile generate de obiectivele evenimentului special sintetizate în fișa de locație. Plecând de la acestea, proiectantul trebuie să evalueze potențialul fiecărui spațiu propus și să dezvolte în final planuri, schițe sau ilustrații care să încorporeze toate elementele de decor, branding, și echipamentele tehnice fără a afecta însă spațiul minim necesar numărului de participanți la eveniment.
În ceea ce privește publicul și exceptând locațiile gata amenajate (cluburi, săli de spectacole), în cazurile în care se ,,lucrează’’ cu mobilier standard, designul locației poate include amenajarea în stil ,,banchet’’ (mese, în general rotunde, cu scaune pentru 8-12 persoane), ,,cocktail’’ (mese înalte, de sprijin, fără scaune), ,,consiliu’’ (,,boardroom’’), ,,clasă’’ (scaune cu tăblie individuală sau la mese comune pentru notat), (amfi)’teatru’ (aranjament simplu des caune pentru auditoriu), forma de ‘U’/stil ‘recepție’ sau ‘conferință’ (scaunele la mese așezate în formă de pătrat), ș.a.m.d. Evident, există opțiunea conceperii de mobilier special destinat prin legătura cu sconografia și decorul și pentru a sublinia un anume tip de atmosferă și care se amplasează în spațiu după nevoile specifice ale conceptului. Indiferent însă de opțiune, aranjarea publicului este prima etpă în designul locației întrucât confirmă sau nu dacă, din punct de vedere aș dimensiunilor, spațiul este suficient pentru a găzdui atât invitații cât și celelalte componente ale evenimentului (catering, spectacole, etc.).
În al doilea rând trebuie luate în considerare următoarele elemente:
Plasarea ușilor/porților de intrare și ieșire precum și a ferestrelor (prezența luminii naturale este un factor ce nu trebuie neglijat în realizarea design-ului locației)
Fluxul publicului, a staff-ului (organizatori, tehnicieni, catering) și a invitaților (conferențiari, artiști, MC)
Câmpurile vizuale (datorită particularităților locației este posibil să apară necesitatea dispersiei
Designul locațiilor exterioare, în aer liber se bazează pe hartă la scara spațiului și pleacă de la caracteristicile, natural sau amenajate, ale acestuia. Pentru evenimentele de masa nu trebuie uitate două principii: publicul are tendința de a se mișca în sensul acelor de ceasornic, deci activitățile trebuie distribuite într-o formă cât mai aproape de cea circulară și, pentru a încuraja vizitarea întregului spațiu dedicat evenimentului, activitățile cele mai atractive se plasează în zonele cele mai îndepărtate de porțile de acces.
Alți factori importanți: amplasarea scenei și regiei tehnice (sunet, lumini, video) și a altor diverse elemente (standurile de catering, toaletele, la distanța ,,sănătoasă’’ de catering, punctul de prim-ajutor, cortul pentru copiii pierduți, centrul de comandă, zona de presă), circulația publicului, a artiștilor, vehiculelor cu echipament, de urgență sau cu provizii, amplasarea spațiilor de pregătire a mâncării în apropierea punctelor de alimentare cu apă și energie electrică și dotarea lor cu recipiente de colectare a deșeurilor, ș.a.m.d.
În pregătirea unui eveniment, spațiul va fi de obicei limitat și, de aceea, un plan eficient de amenajare va fi important. Planul indică spațiul propus spre utilizare către toate grupurile de interese. Există posibilitatea de a crea mai multe versiuni ale planului, una pentru furnizori, una ce arată serviciile diferite ce vor fi folosite și sursele de apă, una pentru grupurile specifice de oameni ce au nevoie de informații diferite.
3.2 Planul locației. Site Map
Planul locației (site map) trebuie să includă toate elementele și cerințele locației, de la uși, ferestre, conexiuni electrice, până la sursele de apă, coșurile de gunoi, stâlpi, traseele de acces. Planul trebuie să arate unde va fi plasat tot ceea ce ține de evenimentul în sine și modul în care vor circula participanții. Nevoia de detaliu și acuratețe a planului crește direct proporțional cu mărimea și complexitatea evenimentului. Planul poate fi creat cu ajutorul computerului sau schițat de mână.
O hartă a locației este un mijloc de comunicare către toți cei implicați în organizarea evenimentului. Zicala conform căreia o imagine face cât o mie de cuvinte este valabilă în planificarea evenimentului deoarece permite o înțelegere vizuală a spațiului. Harta locației poate fi folosită și ca un mijloc de promovare, de exemplu, o versiune a hărții proiectată în mod specific pentru invitați poate indica locul de unde pot fi achiziționate cadourile sau mâncarea. Compania Walt Disney folosește astfel de hărți ale parcurilor sale tematice pentru a promova achiziția unui film, aliment, suveniruri și pentru a direcționa turiștii către atracțiile de top. Pentru a fi eficientă, harta trebuie să fie ușor de înțeles. Hărțile sunt o formă de comunicare vizuală, iar managerul evenimentului trebuie să se asigure că cel care va citi planul, înțelege și informația trecută acolo. Trebuie stabilite anumite detalii în privința reprezentării grafice a locației: unde și când va citită (înainte de eveniment, în timpul evenimentului sau în ambele situații), dacă va fi postată și pe Internet pentru ca publicul interesat să se se familiarizeze în avans cu modul de dispunere al locației. Elementele vizuale sunt de ajutor în înțelegerea planificării locației și includ desene, șabloane, modele tridimensionale, modele simple și hărți animate.
Se poate folosi și un program computerizat pentru proiectarea hărții (CAD- Computer Aided Design), mai ales în cazul proiectării unui eveniment complex. Acest program este preluat din industria construcțiilor și are următoarele beneficii, conform lui Julia Tum moduri de dispunere alternative pot fi generate rapid pentru comparații și evaluare, procese interactive între poziționarea echipamentului și fluxul de clienți poate să ajute la vizualizarea în realitate a circulației clienților în proiectul finit, programul poate fi legat de alte pachete software pentru a cuantifica resursele necesare și pentru a dezvolta hărți detaliate ale locațiilor. Există mai multe tipuri de hărți ce pot fi realizate cu ajutorul acestui program computerizat: planuri de proces unde toate operațiile asemănătoare sunt grupate; planuri de produs unde grupurile de facilități sunt aranjate în conformitate cu nevoile evenimentului; planurile cu poziție fixă în care nici clientul, nici furnizorul nu se mișcă; planurile hibrid care reprezintă o formă mixtă de aranjare, de exemplu, o expoziție poate conține facilități de catering cu autoservire (dispunere de produs), serviciul de masă poate fi oferit (dispunere de proces) și facilități de seminar (dispunere fixă).
Programele de tipul CAD sunt capabile de o reprezentare bidimensională sau chiartridimensională, apropiată de realitate, a spațiului, încorporând iluminatul și texturile desuprafață. Acestea permit elementelor componente să fie desenate la o scară exactă, astfel încât spațiul din cadrul locației să fie ușor și precis determinat. De asemenea, permit ca modificările să fie realizate rapid și exact și le oferă furnizorilor și clienților o vizualizare de o mai bună calitate a conceptului evenimentului. Multe hoteluri și centre de conferințe folosesc în prezent reprezentările CAD pentru spațiile acestora. În cazul locațiilor în aer liber se pot obține măsurători precise în mai multe modalități: prin folosirea unor fotografii aeriene care oferă o privire de ansamblu mai largă, însă în acest caz acuratețea depinde de rezoluția aparatului de fotografiat; prin folosirea unor dispozitive de măsurare cu laser la distanță. Totuși, în situația realizării unui plan computerizat, există și dezavantaje deoarece nu pot fi incluse toate elementele componente. O hartă trasată și scrisă de mână, care conține ilustrații, poate fi mai bună pentru comunicarea cu publicul-țintă decât o hartă precisă CAD. De asemenea, o hartă artistică, atractivă poate fi folosită pentru a pregăti atmosfera evenimentului și pentru a descrie locația mult mai precis.
Elementele care ar trebui să se regăsească în general în planul locației sunt următoarele, conform lui William O'Toole și Phyllis Mikolaitis: scara și direcția locației; lista simbolurilor folosite pe hartă (legenda); intrările și ieșirile – intrarea principală trebuie să fie spațioasă și neaglomerată și este de preferat ca punctele de informare sau serviciile administrative să fie situate lângă intrare; străzile și locurile de parcare; centrul administrative – reprezintă locul în care managerul de proiect observă progresul muncii echipei de organizare; zonele de prim ajutor și accesul rutier de urgență; zona pentru copiii pierduți; sursele de energie electrică și apă (surse de apă potabilă și de apă pentru spălat); toaletele; corturile; spațiile de depozitare; camera verde (greenroom) – este spațiul în care vorbitorii și artiștii prezenți la eveniment așteaptă intrarea lor pe scenă și se relaxează în timpul evenimentului; zonele de expoziție; telefoanele – existența telefoanelor fixe la un eveniment este importantă, de aceea, este bine ca locul acestora să fie indicat pe hartă; zona rezervată mass-mediei – trebuie specificată în beneficiul membrilor presei, al artiștilor, vedetelor invitate și poate fi locul unei conferințe de presă. Nu toate aceste elemente trebuie incluse pe o singură hartă pentru că poate apărea mult prea aglomerată, ducând la neînțelegeri, și pentru că este de preferat să existe o hartă principală și mai multe hărți secundare: una pentru furnizori, una pentru invitați și una pentru Internet.
În privința intrărilor și a ieșirilor, trebuie să existe intrări diferite pentru furnizori, autovehiculele de urgență și pentru participanți. De asemenea, cine și unde intră trebuie să fie clar specificat. Pentru locurile de parcare trebuie să existe o hartă mai mică, numită „hartă de localizare” pentru a prezenta locul în care evenimentul este situat pe o hartă rutieră. Pe mai multe birouri administrative împărțite în funcție de ordinea alfabetică.
Bugetul evenimentului de relații publice
Nici cea mai bună idee, nici cea mai debordantă fantezie sau cele mai captivante teme nu se pot transforma într-un eveniment de succes fără un calcul temeinic a costurilor acestuia. Un buget trebuie stabilit concret și indiferent, dacă este vorba de planificarea unui eveniment intern sau unul major, trebuie să se respecte limitele prevăzute de buget.
Calculul costurilor pentru un eveniment se realizează în trei pași:
Pre-calculația
Calculația intermediară
Calculația ulterioară
Pre-calculația ne ajută să stabilim exact costurile proiectului și să definim bugetul în faza concepției. Aceasta este indispensabilă pentru stabilirea prețurilor la întocmirea ofertei și ca fundament al deciziei. Dacă într-o etapă preliminară, costurile sunt stabilite numai la modul general din valori empirice, vorbim despre o estimare a costurilor. Aceasta nu are caracter obligatoriu, iar înainte de startul proiectului trebuie să fie îmbunătățită printr-o calculație detaliată.
Calculația intermediară are loc în mod continuu și cu ajutorul ei putem coordona bugetul și controla respectarea lui prin intermediul comparației ,,planificat-realizat’’ din punct de vedere al costurilor. În practică nu există aproape niciun buget, care să rămână în detaliu așa cum a fost calculat inițial. Adesea se adaugă servicii suplimentare, pe care un client le dorește pe neașteptate și există în acest caz, incidente neobișnuite și neprevăzute.
Calculația ulterioară se face abia după ce evenimentul a avut loc și este fundamentul lichidării finale.Realizarea lichidării imediat după eveniment abia dacă este posibilă, întrucât calculele purtătorilor de cheltuieli se fac abia după 14 zile sau chiar mai târziu. Calculația ulterioară evidențiază succesul sau insuccesul economic.
Cât costă un eveniment?
Fiecare eveniment este o piesă separată și este creat special pentru misiunea propusă. Înainte de toate, un eveniment ,,costă’’, deci trebuie să cuprindem diferitele tipuri de costuri care apar. Baza o constituie conceptul. Toate prestațiile descrise în conținutul acestuia trebuie să fie și calculate. Costurile cu proiectarea constau din costuri proprii, așa-numitele ,,cheltuieli de producție’’, și ,,cheltuieli pentru servicii externe’’.
Pentru a stabili care sunt costurile reale, trebuie să considerăm ca punct de plecare toate costurile legate de personal, de la șef până la asistenți de proiect. Împărțind suma costurilor cu personalul la numărul zilelor reale de lucru, obținem costurile unitare zilnice. Dacă le împărțim pe acestea la rândul lor la opt ore, rezultă tarifele pe oră pe partea de cheltuieli.
Evaluarea evenimentelor
Cel mai important aspect în planificarea unui eveniment îl reprezintă evaluarea acestei acțiuni. Evaluarea evenimentului permite obținerea unui feedback util. Astfel, în săptămâna ulterioară evenimentului, se realizează o întâlnire cu personalul implicat în organizare pentru a le mulțumi, a se asigura că nu se vor mai repeta greșelile comise și a obține un feedback constructiv din partea acestora. După ce evenimentul s-a încheiat, se recomandă păstrarea materialelor folosite (e.g. brief-ul evenimentului, foaia de parcurs a evenimentului) pentru a economisi din timp în organizarea următorului eveniment, consider Stefanie Lewis. Pe lângă aceasta, se realizează și un raport formal ce cuprinde date statistice despre numărul de persoane participante, bugetul total al evenimentului, contactele stabilite, modul în care locația a asigurat condițiile potrivite, alte inițiative pentru ca data viitoare administrarea și planificarea să fie mai eficiente, modul în care evenimentul a generat acoperire media.
Modele creative în arhitectura Public PR Events
Experience & design
Secole de-a rândul, oamenii au încercat în extrem de multe forme să stimuleze apariția de idei noi, unele dintre ele de-a dreptul stranii, de la Charles Dickens care își poziționase patul spre Polul Nord convins de faptul că liniile magnetice ale Pământului sunt cele care generează creativitatea, la poetul german Schiller ce compunea doar după ce mirosea mere stricate, lăsate la putrezit zile în șir în secretair-ul său. Avem acum însă principii, proceduri și instrumente mult mai sofisticate, de la ,,branstorming’’ la ,,Philips 66’’, de la ,,matricile de descoperire’’, la ,,brainwriting’’, care sunt tehnici excelente dar care nu trebuie să ne facă să uităm că, în spatele lor stă procesul natural de ideație.
Nigel Collin asimilează procesul gândirii creative cu o ,,mare pâlnie în care se toarnă toate ideile și care le filtrează. Filtrul este determinat de obiectivele și parametrii’’ stabiliți pentru evenimentul respectiv.
Iată cum arată pâlnia lui Collin
Obligatoriu de evitat: comunicarea negativistă și distructivă (’’De fapt, cine se ocupă?’’, ’’Nu mi-ai spus asta’’, ’’Nu știu’’, ’’Nu e treaba mea’’, ’’N-am idee’’, ’’Eu n-am spus asta’’) și judecata preliminară, înainte de ,,vărsarea’’ ideilor în pâlnie. Acestea trebuie să treacă la grămadă și sortate/filtrate abia în final.
Teoria pe care se bazează întreaga arhitectură a unui eveniment de relații publice se rezumă la filosofia ,,practical magic’’ și aici nu e vorba doar de ,,magic’’, în momentul în care privești magia ca și parte a proiectului, cu componenta rațional asociată. Noi, în calitate de profesioniști nu suntem angajați să visăm, noi suntem angajați să îndeplinim niște obiective în limita unor limite de timp și de bani.
Practical Magic= Idee+Execuție
Cele două componente funcționează armonios și constituie rezultatul unui eveniment. Pentru a ne da seama cum funcționează acestea recurgem la imaginație, astfel încât ne imaginăm că am organizat un concert în Piața Sfatului, Brașov cu Eric Clapton, un concert pus la punct, fără a ne da seama că nu am făcut contract cu firma de curățenie pentru a face curat după concert. Ce va publica Presa a doua zi? ,,Piața Sfatului plină de gunoi după concertul cu Eric Clapton’’. În concluzie, concertul poate fi monumental, cu un public numeros dar dacă un element din arhitectura evenimentului a fost omis, rezultatul final nu va mai fi unul echilibrat.
Elaborarea unui concept este un proces creativ care nu se deosebește foarte mult de punerea în scenă a unei piese de teatru sau de organizarea unui traseu turistic pentru turiștii dornici să descopere o o nouă destinație, însă evenimentele sunt îmbrăcate într-o altă haină, mult mai creativă care trebuie să se potrivească publicului țintă și să rămână memorabilă.
Tema unui eveniment, reprezintă însăși conceptul creativ, întrucât aceasta va reprezenta firul roșu care străbate întregul eveniment și care va comunica direct cu publicul propus. Totul pornește de la briefing, urmat de un brainstorming creativ- una dintre metodele pentru obținerea creativității, menit să genereze un număr mare de idei sau să emită liber o temă pentru evenimentul ce urmează a fi organizat.
Inovația. Pentru domeniul evenimentelor speciale este suficientă creativitatea? Există loc și pentru inovație? Răspunsul este categoric afirmativ. ,,Există o părere că inovația se referă la idei nemaipomenite. Dar de fapt este vorba de aducerea unei idei nemaipomenite pe piață și de maximizarea amortizării investiției făcute în acea idee’’. Să ne amintim că evenimentele speciale au nevoie nu doar de un sâmbure de magie, ci de magie practică, prin care o idee se transformă în acea experiență memorabilă și unică pentru consumator. Avem nevoie de inovație pentru a da viață evenimentului!
Steve Jobs de la Apple spunea: ,,Inovația face diferența între un lider și un discipol’’. Și la baza fiecărei inovații de succes stă o idee plină de forță. Una dintre cele mai interesante teorii în ceea ce privește inovația îi aparține expertului britanic în Marketing, Drew Allen Miller, adeptul ,,Ideației strategice’’, care susține că aceasta nu este un proces, ci un sistem format dintr-o suită de trei procese: ideația (generarea ideilor), deliberarea (evaluarea ideilor) și implementarea (dezvoltarea ideilor). Miller demontează mitul conform căruia ,,creativitatea se referă la cum se nasc ideile’’ insistând pe faptul că ideația este cea care duce la nașterea ideilor iar creativitatea este doar expresia unei idei.
Inovația experiențială destinată îmbunătățirii modului în care publicul interacționează cu un produs este în esență obiectul dezvoltării creative în Event Design, însă idei care, generatoare de memorabilitate pentru eveniment pot fi căutate în toate celelalte categorii de inovații, fie acestea de marketing, de proces sau produs fie ,,disruptivă’’, ,,structurală’’ sau de ,,aplicație’’. Pentru că inovația nu este apanajul unei industrii, ci își trage seva din toate domeniile. Inovația nu este neapărat o sclipire a minții, un gadget tehnologic sau ceva extrem de costisitor ci trebuie percepută mai degrabă prin prisma dedicării unui proces, o cutumă prodesională la care nu se poate renunța având ca finalitate celebrarea prin rezultat a eforturilor depuse. În funcție de situație, poate fi un proces sau/și rezultatul unui proces. DEX-ul o definește ca ,,o noutate, schimbare, prefacere’’. Accentul în ceea ce privește evenimentele speciale trebuie pus accentul pe cuvântul ,,prefacere’’.
De la creație la proiectare nu este un drum foarte îndelungat, așadar ecuația întregii arhitecturi pentru evenimentul de relații publice este următoarea:
creare concept- conceperea și dezvoltarea temei= Event Design
Echipa= Dreamers + Designers +Deciders + Doers
Explică schema- din audio
Urmărind modelul IDEO, cea mai creativă și inovatoare companie în designul de produse și servicii, cu peste 1000 de patențe și 350 de premii câștigate din 1991 încoace, am structurat o metodologie de lucru, de la pregătire la concretizarea unei idei, care cuprinde cinci pași esențiali:
Înțelegerea pieții, clientului, tehnologiei și constrângerilor existente
Observarea consumatorului în viața reală pentru obținerea de insight-uri (ce le place, ce urăsc, ce nevoi au și ce îi confuzează).
Imaginarea noilor concepte și al consumatorilor acestora
Evaluarea și rafinarea conceptului și a prototipului (’’mock-up’’)
Implementarea conceptului în vederea comercializării
Această metodologie ajută echipa de creație sau designerul evenimentului să fie pregătit să folosească instrumentele ajutătoare în procesul creativ și să le facă să evolueze pentru a construi un eveniment special memorabil. În cazul arhitecturii evenimentelor special de la o idee sau concept nou la ,,prototipul’’ care să îi permită să fie băgat în producție și să constituie firul roșu care crează o nouă experiență.
Luați în considerare că un eveniment special trebuie să aibă un UPS (Unique Selling Proposition) sau un Factor WOW, un element care să atragă atenția asupra evenimentului și să îl facă simultan memorabil și unic. Oricare dintre componentele unui eveniment de relații publice are potențialul de a deveni un factor WOW în măsura în care este capabilă să surprindă și să încânte publicul. Exemple: inaugurarea cazinoului Star City (contra unei sume de câteva sute de dolari puteai să cânți o melodie cu Diana Ross), intrarea în București în Guinness Book World of Records a mărcii de detergent Tide cu ,,cea mai mare cămașă din lume’’, ,,Serbările zăpezii’’ într-un cătun australian dintr-o zonă aridă în care nu a nins niciodată (zeci de tone de zăpadă adevărată au fost ,,importate’’ din munți, cu camioanele), Merriwa Festival of the Fleece (oi îmbrăcate cu șosete roșii).
Factorul WOW se poate regăsi atât în tema și în diversele elemente ce compun ,,arhitectura’’ unui eveniment public (publicitate, transport, intrare, designul locației, program, signalistică, MC, artiști, catering, facilități, echipamente tehnice), cât și în cele ale unui eveniment corporatist sau privat (invitații, intrarea în locație, sosire invitați, scenografie și decor, îmbrăcămintea hosteselor, aranjamentele florale și cele de mobilier pentru catering, cateringul în sine, echipamentele tehnice și efectele speciale, MC, programul artistic etc.).
Capacitatea ce declină tema unui eveniment în componente care să atingă într-un mod cât mai atractiv cât mai multe din cele cinci simțuri este fundamentală pentru visul designerului de a evoca o stare de spirit sau o emoție și de a concepe experiențe generatoare de amintiri. Atacul asupra simțurilor poate fi unul discret, ca parte a fundalului sau ambientului, sau dimpotrivă, deliberat puternic, în urma factorului WOW. ,,Spune-mi și voi uita…arată-mi și îmi voi aminti… implică-mă și voi înțelege!’’
Pe telefon
Din nefericire, într-o lume a celor 5 simțuri ne comportăm încă bi-dimensional acordând o importanță mai mare percepțiilor generate de semnalele primite prin intermediul imaginilor și sunetelor. În condițiile în care s-a demonstrat științific că peste 75% din emoții sunt generate de ceea ce mirosim (parfumuri, flori, pâine coaptă, cafea, pajiște proaspăt cosită, etc.). Acesta este motivul pentru care campaniile de marketing de tip ,,scratch and sniff’’ (,,răzuiește și miroase’’) au avut atâta succes (de la cea cu ,,scutecul murdar’’ de descurajare a gravidității
Top 10 modele creative în arhitectura evenimentului de relații publice
După cum plastic sintetiza John Hegary, președinte și director de creație al Bartie Bogle Hegary (considerată drept una dintre cele mai creative agenții de publicitate din lume), ,,mintea creativă este o mixtură volatilă de logică și gândire colaterală. Are abilitatea să genereze în același moment idei excepționale și mizerii perfecte’’. Iar procesul de a face separarea între cele două și a evolua în dezvoltarea celor ,,sănătoase’’ nu este întotdeauna simplu.
De unde vine creativitatea? Este dobândită? Este inerentă? Poți învăța să fii creativ? Poți preda cuiva creativitatea?
Cine poate fi considerat creativ?
Ce poate fi considerat creativ în comunicare, indiferent de natura acesteia?
Există peste 100 de definiții a creativității (de la dicționarul Webster la Enciclopedia Britanică) care se referă la aceasta ca fiind o ,,stare’’, ,,abilitate’’, ,,putere’’ sau ,,calitate’’ în încercarea de a fi cuprinzător, Dicționarul Enciclopedic Român oferă o definiție puțin convingătoare: ,,trăsătură complexă a personalității umane, constând în capacitatea de a reliza ceva nou, original’’. Probabil, în ceea ce privește Event Designul, cea mai interesantă explicație a creativității este oferită de dicționarul Duden: ,,creativitatea este o ,,energie productivă’’. ,,O forță productivă care își permite să te rupi într-un mod minunat de firul rațional al gândirii și să plonjezi într-o dimensiune complet nouă a rezolvării problemei’’.
Creativitatea este dependentă atât de spațiul fizic cât și de cel mantal. Schimbarea mediului poate avea un impact emoțional radical asupra ,,visătorului’’ (gândurile din timpul unei plimbări în parc sunt altele decât cele de la birou) la fel cum starea de spirit îi influențează judecata. De câte ori nu ne-am surprins pe noi înșine uitându-ne fără inspirație la ecranul computerului? Drew Allen Miller este de părere că trei sunt factorii ce afectează abilitatea individului de a avea idei: zgomotul (ca simbol pentru sursele uzuale de stres cotidian), opțiunile (limitările date de context) și selecția (capacitatea individuală și de grup în a judeca și discerne exclusiv pe baza potențialului) și propune ca rețetă de bază o ,,matrice a ideației’’:
Modifică
Adaptează
Transpune
Răstoarnă/Inversează
Integrează
Ca atare, pentru început poți încerca la birou să înveți un nou pas de dans, să desenezi litere mari în aer cu ambele mâini și apoi cu una dintre ele să faci imaginea ,,în oglindă’’ acelei ,,desenate’’ cu cealaltă, schimbă-ți pentru scurt timp tabieturile (ceasul pe cealaltă mână, ascultă altă muzică). Apoi, după ,,încălzire’’ poți utiliza varii tehnici pentru a te debloca: ,,sună un prieten’’ (caută un colac de salvare în conversații cu colegii sau diferite cunoștințe sau prieteni căci este posibil să-ti deschidă noi perspective creative), ,,analogiile’’ sau ,,asociația de idei sau cuvinte’’ (pentru a-ți păstra concentrarea, joacă un joc de cuvinte; scrie pe o foaie albă toate cuvintele care îți trec prin cap legate de proiectul tău și apoi lângă fiecare dintre acestea, adaugă un prim cuvânt care-ți vine în minte asociat cu respectivul.
Am construit Top 10 modele creative în arhitectura evenimentului de relații publice de care se poate folosi designerul pentru a concepe planul unui eveniment idel, așadar:
,,Modelul basmului’’- după principiul ,,A fost odată ca niciodată…’’, producem tensiune, folosind momentele unei povești- trecut, prezent și viitor. Cu ajutorul acestui model aducem publicului-țintă momente unice și stabilim conexiuni între timpuri, oferindu-i o călătorie în cadrul unui eveniment.
,,Modelul psihologic’’- utilizând schema celor patru temperamente, putem încadra
,,Modelul competiție’’
,,Modelul Happy Hour’’
,,Modelul turistic’’
,,Modelul Acțiune-cadru’’
,,Modelul tradițional’’
,,Modelul Multiculturalitate’’
,,Modelul Experience’’- în care dăm posibilitate publicului țintă să experimenteze singur, exact ca într-o bucătărie proprie, folosindu-se de propriile ustensile.
,,Modelul Retină’’-
Studiu de caz. KLumea Events- Despre lucruri făcute bine
Realizarea cercetării calitative prin aplicarea studiului de caz are o reprezentativitate care nu este statistică, însă depistează succesiunea unor evenimente cu o arhitectură creative, unice prin construcția lor. Acest studiu de caz descrie subcultura firmelor de evenimente prezentate prin prisma fenomenelor-cheie create. Studiul realizat se bazează pe două cazuri
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Modele Creative în Arhitectura Evenimentului de Relatii Publice (ID: 118603)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.