Misiunea de Audit Public Intern In Cadrul Regionalei Cf Galati

CUPRINS :

I N T R O D U C E R E

Integrarea în Uniunea Europeană a impus României găsirea unor noi căi pentru eficientizarea activității economice și înlăturarea unor neconcordanțe întâlnite atât în activitatea întreprinderilor cât și a instituțiilor publice. Astfel, pe lângă adoptarea Standardelor Internăționale de Contabilitate la nivelul agenților economici, trecerea la un nou sistem contabil, bazat pe Sistemul European de Conturi la instituțiile publice, precum și alte îmbunătățiri legate de legislația economică și fiscală, s-a impus și organizarea activității de audit, atât la agenții economici, cât și la instituțiile publice.

Auditul intern a apărut în perioada recesiunii economice americane de la începutul secolului al XX-lea, mai exact deceniul patru. Pentru reducerea costurilor efectuate cu auditul extern, societățile comerciale au constituit funcția de auditor intern care ajuta auditul financiar, adică cel extern în certificarea situațiilor financiare.

Până în anul 1999 în România nu există nici o reglementare cu privire la auditul intern, această activitate nefăcând parte din cultura organizațională. Odată cu aplicarea Standardelor Internaționale de Contabilitatea și auditarea situațiilor financiare, prin aplicarea directivelor europene, auditul intern a fost reglemantat pentru prima dată după anul 1989, prin Ordinul ministrului finanțelor nr 1267 din 21.09.2000, care aproba Normele minimale de audit intern.

Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR), prin Hotărârea sa nr. 35 din 30.11.2004 a asimilat integral Standardele Internaționale de Audit Intern și a elaborat norme de audit intern(norme de calificare, de funcționare și modalități practice de aplicare) inclusiv Cadrul General al Standardelor Internaționale de Audit Intern.

Astfel, CAFR prin intermediul Departamentului său de audit intern a asimilat, actualizat și publicat:

Standardele Internaționale de Audit Intern denumite Standarde de Audit ;

Cadrul General al Standardelor Internaționale de Audit Intern, denumit Cadrul General al Standardelor de Audit Intern.

Camera Auditorilor Financiari din România(CAFR), a elaborat Hotărârea nr. 88 din 19.04.2007 pentru aprobarea Normelor de audit intern. Acestea se compun din:

a) Standardele de audit intern elaborate și publicate de Institutul Auditorilor Interni (Institute of Internal Auditors – IIA-autoritate internațională de dezvoltare a celor mai bune practici în domeniu), asimilate de CAFR, ca norme naționale de audit intern;

Proceduri privind Cadrul general de desfășurare a misiunilor de audit intern(Procedura plan de audit intern, Procedura ordin de misiune, Procedura ordin de serviciu, Procedura ședintei de deschidere, etc).

Hotărârea nr. 88/2007 prevede că activitatea de audit intern poate fi organizata într-un compartiment distinct, în structura organizatorică a entității economice, sau poate fi externalizată, situație în care aceasta se va desfășura pe bază de contract.

Auditul public intern este reglementat în România prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern la entitățile publice și de Ordinul MFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea auditului public intern.

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, definește la articolul 2, activitatea de audit intern ca fiind ,,activitatea funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice; ajută entitatea publică să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare".

Auditul public intern ajută entitatea publica să-și îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evoluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare, realizează un diagnostic general al sistemului, sub aspect tehnic, managerial și financiar-contabil, pe baza unui plan și a unei metodologii prestabilite.

Misiunile de audit scot în evidență anomaliile și punctele slabe semnificative din cadrul proceselor ce se desfășoară la nivelul instituției, astfel încât să poată fi remediate sau atenuate consecințele acestora.

Auditul intern trebuie să propună planuri de audit bazate pe analiza riscurilor, pentru a stabili prioritățiile activitații de audit. Auditul bazat pe analiza riscului, modifică modul în care auditorii percep controlul și riscul. Auditul intern trebuie să ajute conducerea eentităților publice să mențina un control intern adecvat, evaluând eficiența și eficacitatea acestuia și incurajând îmbunătățirea sa continuă.

Este foarte important că auditul intern să participe la dezbaterea la cel rnai înalt nivel de decizie din instituție, a problemelor importante și care au implicații de sistem asupra activității entității în ansamblul său, creându-se astfel posibilitatea orientării activității de audit intern catre problematica cu care se confruntă managementul.

Auditorii interni trebuie să dea dovadă de claritate, consecvență, profesionalism, amabilitate, competență, comunicare și să conștientizeze auditații că sunt lângă ei, pentru interesele lor și ceea ce este cel mai important, pentru a adăuga valoare entității auditate. Plusul de valoare adus de auditul intern este rezultatul aportului de competență pentru practicarea unui control intern rațional. Auditul intern trebuie privit drept util, nu ca fiind impus de cadrul normativ existent. Este foarte important ca auditul intern să fie judecat pentru lucrurile pe care le-a constatat nu pentru lucrurile pe care nu le-a găsit.

Auditul intern trebuie abordat într-o maniera constructivă, care să aibă la bază un parteneriat manager/auditor, orientat spre viitor, bazat pe profesionalismul și obiectivitatea auditorilor și pe responsabilizarea auditaților privind rolul auditului intern.

Instituirea unui sistem de control financiar-contabil asupra modului de formare și utilizare a resurselor financiare ale statului a impus legiferarea și organizarea auditului intern ca structură indepenentă a fiecărei instituții publice.

Capitolul I Auditul intern si auditul public intern

1.1 Auditul intern – istoric, concept, caracteristici

Scurt istoric privind auditul

Auditul nu este o activitate recentă el fiind utilizat încă de pe vremea egiptenilor, a lui Carol cel Mare, regele francilorsau a lui Eduard I al Angliei(sec XIII).Activități de audit s-au realizat in decursul timpului și în România, dar purtau alte denumiri.

Auditul intern a apărut în perioada recesiunii economice americane de la începutul secolului al XX-lea, mai exact deceniul patru. Pentru reducerea costurilor efectuate cu auditul extern, societățile comerciale au constituit funcția de auditor intern care ajuta auditul financiar, adică cel extern în certificarea situațiilor financiare.

Auditul intern a cunoscut o largă răspândire în deceniul IX al secolului XX, iar evoluția lui continuă și în prezent. Auditul intern are un rol vital în desfășurarea normală a vieții economice, financiare și administrative a unei entități, ajutând conducerea în luarea unor decizii cât mai aproape de politica de management dusă de conducători. Acesta ajută conducerea în atingerea obiectivelor sale legate de managementul riscului, cu ajutorul evaluării sistematice și metodice, făcând propuneri pentru creșterea eficienței și eficacității acestora.

Auditul intern s-a dezvoltat mai întâi pe latura sa contabilă, ulterior devenind un instrument important de descoperire a riscurilor entităților. Auditul intern este organizat sub forma institutelor naționale atiliate la IIA (Institute of Internăl Auditors – Institutul Auditorilor Interni), înființat în anul 1941, al cărui sediu este în Orlando Statele Unite ale Americii. Această profesie reunește peste 77.000 de membri, din 120 de țări. Auditul intern se bazează pe un cadru reglementat la nivel internățional sub forma Normelor Profesionale publicate de I.I.A. Aceste norme sunt adoptate în funcție de particularitățile legislative, de reglementările și regulile fiecărei țări în parte, și în cadrul acestora de particularitățile fiecărui sector de activitate.

Conceptul de audit

Cuvântul audit are origini latină: audio, audiere însemnând a ,,asculta", însă acest înțeles al său a fost denaturat în timp. În limba engleză, cuvântul ,,audit" are cu totul alt sens, acela de a verifica, înțeles care se apropie mai mult de însemnatatea și obiectivele sale actuale.

Auditul este o activitate independentă și obiectivă desfășurată de persoane fizice sau juridice care analizează și evaluează diversele domenii de activitate desfășurate de o entitate, emițând în urma acestor operații o opinie responsabilă independentă legată de domeniul evaluat. Având o arie de aplicativitate atât de diversificată, activitatea de audit se poate clasifica după mai multe criterii.

Din analiza evoluției funcției auditului intern, până în prezent, putem aprecia următoarele elemente de implicare în viața entității auditate, și anume :

-consiliere acordata managerului ;

-ajutor acordat salariatilor fără a-i judeca ;

-independență și obiectivitate totală a auditorilor.

De-a lungul timpului s-au desprins mai multe definiții, care au fost criticate de unii specialiști. O astfel de definiție spune că auditul intern ,,este un dispozitiv intern din cadrul întreprinderii care are ca scop aprecierea exactității și a sincerității informațiilor, în special a celor contabile, asigurarea securității fizice și contabile a operațiunilor, garantarea integrității patrimoniului și de a emite judecăți asupra eficacității sistemelor de informare".

Conform Standardului de Audit nr. 110 ,,GIosar de termeni", auditul intern reprezintâ activitatea de evaluare organizatiei în cadrul unei entități sub forma unui serviciu. Funcțiile lui includ printre altele, examinarea, evaluarea și monitorizarea conformității și eficienței sistemelor contabile și de control intern.

0 altă definiție este dată de IIA (Institutul Auditorilor Interni), cuprinsă în Standardele Internăționale de Audit Intern. Potrivit acesteia, auditul intern este ,,0 activitate independentă și obiectivă care dă unei organizați o asigurare în ceea ce privește gradul de control deținut asupra operațiunilor, o îndrumă pentru a-i imbunătății operațiunile și contribuie la adăugarea unui plus de valoare.

Această ultimă definiție este preluată și de Camera Auditorilor Financiari din România prin Hotărârea nr. 88 din 19.04.2007, care aprobă Normele de audit intern aplicabile societăților comerciale ale căror situații financiare anuale sunt supuse auditului financiar.

Apreciem că activitatea de audit intern este utilă în special managerilor, deoarece cu ajutorul acesteia pot avea un control asupra afacerilor, control pe care nu l-ar putea avea din lipsă de timp, în principal și din lipsa cunoașterii procedcelor utilizate.

Auditul intern în cadrul societăților comerciale din România

Până în anul 1999 în România nu există nici o reglementare cu privire la auditul intern, această activitate nefăcând parte din cultura organizațională. Odată cu aplicarea Standardelor Internaționale de Contabilitate și Auditare a situațiilor financiare, prin aplicarea directivelor europene, auditul intern a fost reglemantat pentru prima dată după anul 1989, prin Ordinul ministrului finanțelor nr 1267 din 21.09.2000, care aproba Normele minimale de audit intern.

Referiri la auditul intern se regăsesc și în OUG nr 75/1999, privind activitatea de audit financiar, modificată și completată prin Legea nr. 133/19.03.2002 și Ordonanța de Guvern nr. 67/29.08.2002.

Camera Auditorilor Financiari din România(CAFR), prin Hotărârea sa nr. 35 din 30.11.2004 a asimilat integral Standardele Internaționale de Audit Intern și a elaborat a elaborat norme de audit intern(norme de calificare, de funcționare și modalități practice de aplicare) inclusiv Cadrul General al Standardelor Internaționale de Audit Intern.

Astfel, CAFR prin intermediul Departamentului său de audit intern a asimilat, actualizat și publicat:

Standardele Internaționale de Audit Intern denumite Standarde de Audit ;

Cadrul General al Standardelor Internaționale de Audit Intern, denumit Cadrul General al Standardelor de Audit Intern.

Legea societăților comerciale nr. 31/1990 este modificată și completată cu Legea nr. 441/2006, care prevede obligativitatea auditului intern pentru societățile comerciale ale căror situații financiare anuale sunt supuse auditului financiar, fie ca urmare a legii sau deciziei acționarilor.

Având în vedere aceste modificării ale Legii nr. 31/1990, Camera Auditorilor Financiari din România(CAFR), a elaborat Hotărârea nr. 88 din 19.04.2007 pentru aprobarea Normelor de audit intern. Acestea se compun din:

a) Standardele de audit intern elaborate și publicate de Institutul Auditorilor Interni (Institute of Internal Auditors – IIA-autoritate internațională de dezvoltare a celor mai bune practici în domeniu), asimilate de CAFR, ca norme naționale de audit intern;

Proceduri privind Cadrul general de desfășurare a misiunilor de audit intern(Procedura plan de audit intern, Procedura ordin de misiune, Procedura ordin de serviciu, Procedura ședintei de deschidere, etc).

Hotărârea nr. 88/2007 prevede că activitatea de audit intern poate fi organizata într-un compartiment distinct, în structura organizatorică a entității economice, sau poate fi externalizată, situație în care aceasta se va desfășura pe bază de contract.

Conform acestei hotărâri, există două activități pe care le realizează auditorii interni:

-servicii de asigurare;

-servicii de consultanță.

În prezent, putem afirma că avem creat cadrul instituțional și normativ pentru desfășurarea activității de audit intern în toate instituțiile publice centrale și în majoritatea structurilor teritoriale.

1.2 Auditul public intern – evoluția și organizarea în România

Auditul public intern este reglementat în România prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern la entitățile publice și de Ordinul MFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea auditului public intern.

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, definește la articolul 2, activitatea de audit intern ca fiind ,,activitatea funcțional independentă și obiectivă, care dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice, perfecționând activitățile entității publice; ajută entitatea publică să își îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică și metodică, care evaluează și îmbunătățește eficiența și eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor de administrare".

Analizând această definiție care a fost preluată din Standardele Interne de audit putem stabili câteva trăsături caracteristice auditului public intern, și anume:

a) Auditul public intern este o activitate desfășurată în cadrul entităților
publice. Fiind o activitate desfășurată la nivelul sectorului administrație
publică, aceasta este reglementată pe baza legilor și normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice. Normele elaborate au un caracter general, fiecare sector de activitate având obligația să-și elaboreze norme proprii în fiananțe de specificul activități.

b) Auditul public intern este o activitate independentă. Activitatea de
audit trebuie să fie independentă, iar auditorii interni trebuie să fie obiectivi în
realizarea sarcinilor lor. Aceste trăsături reies din standardele elaborate de I.I.A.
și se referă la independența organizațională (auditorul intern raportează la cel
mai înalt nivel de conducere al entității). Această activitate este asigurată de
persoane care au calitatea de angajați ai instituției la care efectuează auditul,
însă pentru a li se asigura independent, aceștia sunt organizați la nivelul unui
serviciu funcțional aflat în subordinea directă a conducătorului instituției
publice, iar angajarea sau destituirea acestor persoane se face numai cu acordul
șefului compartimentului de audit de la instituția superioară sau aflată în coordonare entității.

Auditorul are un rol de consiliere, acesta informând responsabilii departamentelor și conducătorul unității de deficiențele constatate în diversele activități auditate.

Auditul public intern este o activitate obiectivă. Obiectivitatea acestei
activități decurge din faptul că auditorul este o persoană cu un înalt grad de
pregătire profesională și calitatea de auditor îi conferă un grad sporit de
independent față de conducerea instituției. În sprijinul obiectivități activității
vine și Norma de audit intern nr. 1120 – ,,Obiectivitatea individuală", care arată
că ,,auditorii interni trebuie să aibă o atitudine imparțială și neinfluențată și să
exite conflictele de interese".

Auditorii interni trebuie să evite să evalueze anumite operațiuni de care au fost responsabili în trecut. Obiectivitatea unui auditor este considerată a fi afectată atunci când acesta realizează o misiune de asigurare pentru o activitate pentru care a fost responsabil în cursul anului precedent.

d) Auditul intern dă asigurări și consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor și cheltuielilor publice. Activitatea de audit intern are ca scop principal informarea managerului în vederea administrării mai eficiente a activitățiii entității.

1.2.1 Organizarea auditului public intern

Sitemul de audit public intern din România este organizat astfel:

a) Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI);

b) Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI);

c) compartimentele de audit public intern din entitățile publice.

UCAAPI funcționează ca o direcție generală în cadrul Ministrului Economiei și Finanțelor, constituită din compartimente de specialitate, în directa subordonare a ministrului având atribuții de coordonare, evaluare, sinteză, în domeniul activității de audit public intern la nivel național, însă și efectuează misiuni de audit public intern la nivel național.pg 117

CAPI este un organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, aleși pe viață, specialiști din afara Ministrului Finanțelor Publice. CAPI sprijină UCAAPI în definirea strategiei și imbunătățirii activității de audit public intern în sectorul public. .pag 120

Obiectivele auditului public intern conform art. 3 din Legea 672/19.12.2002 sunt:

a) asigurarea obiectivă și consilierea, destinate să îmbunătățească sistemele și activitățile entității publice;

b) sprijinirea îndeplinirii obiectivelor entității publice printr-o abordare sistematică și metodică, prin care se evaluează și se îmbunătățește eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului și a proceselor administrării.

Sfera auditului public intern cuprinde:

a) activitățile financiare sau cu implicații financiare desfășurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistență externă;

b) constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea și stabilirea titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

c) administrarea patrimoniului public, precum și vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unităților administrativ-teritoriale;

d) sistemele de management financiar și control, inclusiv contabilitatea și sistemele informatice aferente.

1.2.1 Tipuri de auditul public intern

Tipurile de audit sunt următoarele:

a) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere și control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace și eficient, pentru identificarea deficiențelor și formularea de recomandări pentru corectarea acestora;

b) auditul performanței, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor și sarcinilor entității publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor și apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale și metodologice care le sunt aplicabile.

1.3 Standardele, carta, codul etic în auditul intern

Camera Auditorilor Financiari din România prin intermediul Departamentului său de audit intern a asimilat, actualizat si publicat:

Cadrul General al Standardelor Internaționale de Audit Intern, denumit Cadrul General al Standardelor de Audit Intern;

Standardele Internaționale de Audit Intern denumite Standarde de Audit Intern.

Cadrul General al Standardelor de Audit Intern se compune din:

A. Standarde de Audit Intern care cuprinde:

Codul Deontologic;

Normele de calificare;

Norme de Funcționare;

Norme de Implementare;

-de Asigurare;

-de Consultanță.

B. Norme Profesionale care cuprind:

a) Modalități Practice de Aplicare;

b) Norme Minimale de Audit Intern;

-Carta de Audit Intern;

-Manualul de Audit Intern;

-Planul de Audit Intern;

-Dosarele de Audit Intern;

Standarde de Audit Intern

În 1978, Standardele Institutului de Audit Intern – IIA și Codul etic au stabilit comportamentul, principiile și abordarea necesară pe care auditorii interni le aplică în activitatea lor. Fiind adoptate de organizatiile internaționale în sectoarele publice și în cele private, cât și de membrii AII, Standardele și Codul etic stau la baza profesiei de audit intern și constituie un criteriu de apreciere a calității.

Camera Auditorilor Financiari din România(CAFR), a asimilat integral Standardele Intenaționale de Audit Intern și a elaborate Hotărârea nr. 88 din 19.04.2007 pentru aprobarea Normelor de audit intern. Acestea se compun din:

a) Standardele de audit intern elaborate și publicate de Institutul Auditorilor Interni;

Proceduri privind Cadrul general de desfășurare a misiunilor de audit intern.

Standardele auditorilor interni cuprind mai multe componente, legate între ele, ghidând activitatea auditorilor interni. Standardele auditului intern își propun:

să definească principiile de bază care reprezintă practica auditului intern, așa cum ar trebui să se realizeze;

să furnizeze un cadru pentru realizarea și promovarea unei game largi de activități care să aducă valoare auditului intern;

sa stabileasca bazele de evaluare a performanței auditului intern;

să se preocupe de imbunatățirea proceselor și operațiunilor organizaționale

Standardele de calificare prezintă caracteristicile organizațiilor și părților ce derulează activități de audit intern

Standardele de Performanță descriu natura activităților de audit intern și furnizează criterii de calitate pe baza cărora să poată fi evaluată performanța acestor servicii.

Standardele de Implementare au fost create pentru activități de asigurare și consultanță

Standardele constau în Standarde de Calificare, de Performanță și Standarde de Implementare și sunt grupate după cum urmează:

Standarde de calificare:

1000 – Scopul, autoritatea și responsabilități

1100 – Independență și obiectivitate

1110 – Independență în cadrul entității

1120 – Obiectivitate individuală

1130 – Prejudicii aduse independenței și obiectivității

1200 – Competență și conștiinciozitate profesională

1210 – Competență

1220 – Conștiinciozitate profesională

1230 – Pregătire profesională continuă

1300 – Programul de asigurare și de îmbunătățire a calității

1310 – Evaluări ale programului de controlul calității

1311 – Evaluări interne

1312 – Evalări externe

1320 – Rapoarte referitoare la programul de calitate

1330 – Utilizarea mențiunii “Efectuat în conformitate cu Standardele”

1340 – Prezentarea neconformității

Standarde de performanță

2000 – Gestionarea activității de audit intern

2010 – Planificarea

2020 – Comunicarea și aprobarea

2030 – Gestionarea resurselor

2040 – Politici și proceduri

2050 – Coordonarea

2060 – Rapoarte transmise managenemrului și Consiliului

2100 – Natura activității

2110 – managementul riscurilor

2120 – Controlul

2130 – Guvernanța

2200 – Planificarea misiunii

2201 – Considerații referitoare la planificare

2210 – Obiectivele misiunii

2220 – Aria de aplicabilitate a misiunii

2230 – Resursele misiunii

2240 – Programul de lucru al misiunii

2300 – Realizarea misiunii

2310 – Identificarea informațiilor

2320 – Analiza și evaluarea

2330 – Documentarea informațiilor

2340 – Supervizarea misiunii

2400 – Comunicarea rezultatelor

2410 – Criterii în ceea ce privește comunicarea

2420 – Calitatea comunicării

2421 – Erori și omisiuni

2430 – Comunicarea neconformității cu standardele

2440 – Diseminarea rezultatelor

2500 – Monitorizarea evoluției

2600 – Soluționarea acceptării riscurilor de către management

Standarde de Implementare

Standardele constituie ”Biblia auditului intern” și prin implemenarea în practică și aplicarea, pas cu pas, asigură desfășurarea misiunilor de audit intern conducând la rezultate așteptate de management.

În concluzie, standardele există pentru:

-ghidarea muncii auditorului intern;

-contribuția ce trebuie adusă continuu activității de analiză a riscurilor;

-orientarea către servicii cu valoare adaugată;

-evaluarea performanței muncii de audit intern.

Carta de audit intern

În România, Standardele Internaționale de Audit Intern se aplică sub denumirea de Standarde de Audit Intern, la care se adaugă și Normele profesionale ale activității de Audit intern care face referiri și la Carta).

Carta de audit se regăsește reglementată în normele profesionale, astfel:

– Norma de calificare 1000 – Misiune, competențe și responsabilități, care prevede că aceste elemente ale auditului intern trebuie să fie definite în mod formal într-o cartă, să corespundă Normelor și să fie aprobate de Consiliu

– Modalitatea Practică de Aplicare 1000-1 – Carta de audit intern, are ca scop să definească:

-stabilirea serviciului de audit intern în cadrul organizației

-autorizarea accesului la documente, persoane și bunuri, acces necesar îndeplinirii corespunzătoare a misiunilor

-sfera de activitate a auditului intern

Carta auditului intern definește obiectivele, drepturile și obligațiile auditului intern și este elaborată de către fiecare șef al compartimentului de audit public intern și este aprobată de către conducătorul entității publice. Carta auditului intern informeaza despre obiectvele și metodele de audit, clarifică misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor și auditat promovează regulile de conduită.

Scopul, autoritatea și responsabilitatea auditului intern trebuie să fie definite în mod oficial într-o Cartă, în conformitate cu standardele. Astfel, carta trebuie să fie sub formă scrisă iar scopul, autoritatea și responsabilitățile auditului intern trebuie să fie clar definite și prezentate în scopul de a preciza rolul auditului pentru o bază de evaluare a activităților funcției.

Oranizarea unei structuride audit intern(serviciu, birou, etc)presupune pe lângă respectarea anumitor condiții și elaborarea Cartei auditului intern.

Un model privind structura Cartei auditului intern, cuprinde:

-rolul și obiectivele auditului public intern;

-statutul Biroului de audit public intern;

-principiile aplicabile Biroului de audit public intern;

-metodologie;

-regului de conduită

O preocupare majoră a auditului intern petru relația cu managementul și în vederea asigurării independenței si obiectivitătii activității sale o reprezintă actualizarea sistematică a Cartei auditului intern, document care statuează modul de desfăsurare a funcției auditului intern in cadrul entităților .

Codul etic al auditului intern

Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă ansamblu de principii și reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni și este reglementat prin Ordinul MFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern, publicat în Monitorul Oficial al României nr. 128/12.02.2004

Existența unui Cod etic al auditului intern, semnat de auditorii interni și anexat Cartei de audit constituie dovada unui angajament de rigoare și faptul că în entitate se pune preț pe integritate, într-un cadru caracterizat de onestitate.

Acest cod vă ajuta să insufle organizației o cultură de înalt profesionalism în munca de elaborare a rapoartelor de auditare, care să conducă la calitatea cea mai bună a produsului auditării.

Scopul Codului privind conduita etică a auditorului intern este crearea cadrului etic necesar desfășurării profesiei de auditor intern, astfel încât acesta să își îndeplinească cu profesionalism, loialitate, corectitudine și în mod conștiincios îndatoririle de serviciu și să se abțină de la orice faptă care ar putea să aducă prejudicii instituției sau autorității publice în care își desfășoară activitatea.

Codul privind conduita etică a auditorului intern este structurat în două componente esențiale:

a)principiile fundamentale pentru profesia și practica de audit public intern;

b)regulile de conduită care impun normele de comportament pentru auditorii

În desfășurarea activității auditorii interni sunt obligați să respecte următoarele principii fundamentale:

A. Integritatea

B. Independența și obiectivitatea

C. Confidențialitatea

D. Competența profesională

E. Neutralitatea politică

Regulile de conduită sunt norme de comportament pentru auditorii interni și reprezintă un ajutor pentru interpretarea principiilor și aplicarea lor practică, având rolul să îndrume din punct de vedere etic auditorii interni.

1. Integritatea;

2. Independența și obiectivitatea;

3. Confidențialitatea: se interzice folosirea de către auditorii interni a informațiilor ;

4. Competența.

Tinând cont de încrederea acordată auditului intern pentru a oferi o asigurare obiectivă asupra proceselor de management al riscurilor, de control și de guvernare a întreprinderii, era necesar ca profesia să dobândească un astfel de cod.

În concluzie, auditorii trebuie să acționeze cu vigilență în îndeplinirea misiunilor, astfel încât să-și conserve credibilitatea , profesionalismul, calitatea serviciilor și încrederea celor auditați.

Capitolul II Activitatea de audit public în cadrul Regionalei C.F. Galați

2.1 Prezentarea Regionalei C.F. Galați

2.1.1 Istoricul si organizarea Regionalei CFR Galați

Pe lângă cauzele generale care au provocat declinul căilor ferate în general, Calea Ferată Română a mai trebuit să facă față în ultimul deceniu al acestui secol și reorientării economiei naționale centralizate.

Trecerea de la economia socialistă la economia de piață a produs schimbări economice structurale, care au redus dramatic și activitatea derulată pe calea ferată.

În perioada mai-septembrie 1998, Ministerul Transporturilor a luat decizia politică de restructurare a SNCFR. Prin Hotărârea de Guvern nr.12 din 7 iulie 1998 și în concordanță cu cadrul legislativ european, s-a decis reorganizarea prin divizare a SNCFR șase unități feroviare.

Printre acestea se numără și Societatea Națională de Transport Feroviar de Călători “C.F.R. Călători”, care reprezintă operatorul comercial național de transport de pasageri.

În cadrul Societatății Naționale de Transport Feroviar de Călători “C.F.R. Călători” își desfășoară activitatea cca. 22.000 de oameni care asigură funcționarea sistemului de transport public de călători.

Pentru acoperirea teritorială a acestei activități, Societatea Națională de Transport Feroviar Public de Călători a creat 8 Regionale cu statut de sucursale și anume: București, Craiova, Timișoara, Cluj, Brașov, Iași, Galați, Constanța.

Regionala de Transport Feroviar de Călători Galați(Regionala CFR Galați) are ca obiect de activitate transportul public feroviar de călători.

Regionala CFR Galați acoperă, ca și suprafață, aproximativ 9% din teritoriul țării și 10% din populația țării, deservind populația județelor: Galați, Brăila, Buzău, Vrancea și o parte din Bacău.

Județul Galați este situat în Sud-Estul țării la confluența Dunării cu râurile Siret și Prut, județul include patru localități urbane (municipiile Galați și Tecuci și orașele Tg. Bujor și Berești) care sunt deservite și de calea ferată, iar ponderea în economia județului o deține industria.

Județul Brăila este în regiunea Muntenia din România. Brăila este un oraș în sud-estul României, cu populația 216.929 locuitori, reședința județului are același nume. Orașul este situat pe malul stâng al Dunării, la distanță de aproximativ 15 de kilometri de Galați. Principalele orașe: Ianca, Făurei, Însurăței.

Județul Buzău este situat în sud-estul României. Se învecinează la nord-vest cu județele Brașov și Covasna, la vest cu Prahova, la sud cu Ialomița, la est cu Brăila, și la nord-est cu Vrancea. Localități importante: Rămnicu Sărat, Nehoiu, Pogoanele, Pătârlagele.

Județul Vrancea este situat în regiunile istorice Moldova și Muntenia din România. Are o suprafață de 4.863 km2, reședința județeană este municipiul Focșani. Județe vecine: la nord-est județul Vaslui, la est județul Galați, la sud-est județul Brăila, la sud județul Buzău, la vest județul Covasna, la nord județul Bacău. Județul Vrancea este situat în partea de sud-est a țării, la curbura Carpaților Orientali. Orașele importante: Focșani, Adjud, Mărășești, Panciu, Odobești.

Structura organizatorică Regionala CFR Galați

Așa cum Societatea Națională de Transport Feroviar Călatori este divizată în 8 mari Regionale și Regionala Galați este împărțită în :

– 3 Sectoare Comerciale și anume :

Sector Comercial Galați;

Sector Comercial Mărașești;

Sector Comercial Buzău.

– 3 Revizii de Vagoane Galați, Mărășești, Buzău, câte una în fiecare Sector Comercial;

– 2 Depouri de Locomotive Galați, cu PAE Faurei și Depoul Tecuci cu PAE Mărășești.

Regionala CFR Galați are un număr total de 1521 salariați repartizați pe activități astfel:

Activitate comercială -622 salariați;

Activitate de vagoane -408 salariați;

Activitate de trancțiune -356 salariați;

Central și celelalte activități -135 salariați;

Regionala CFR Galați deține:

Un număr total de 918 km de linie simplă, dublă și electrificată;

Un număr total de 159 puncte de secționare – din care 32 stații, 57 halte mișcare și 57 halte comerciale.

1.) Principale stații de cale ferată cu trafic sporit de călători de pe magistralele pe care se întinde Regionala CFR Galați (Magistrala 700 București-Urziceni-Galați, Magistrala 500 București-Buzău-Adjud-Suceava și Magistrala 600 București-Făurei-Tecuci-Iași): Stația Buzău; Stația Galați; Stația Focșani; Stația Brăila; Stația Onești; Stația Rm Sărat; Stația Mărășești.

2.) Pe raza Regionala CFR Galați avem ca noduri feroviare importante unde se realizează legaturile dintre trenurile in circulație : stațiile Buzău, Faurei, Adjud, Mărășești si Tecuci.

3.) Secțiile de circulație aflate pe raza Regionala CFR Galați sunt: Adjud – Mărășești – Ploiești; Adjud – Ghimeș – Siculeni; Buzău – Nehoiașu;Făurei – Tecuci; Galați – Brăila – Buzău;Făurei – Urziceni; Faurei – Țandărei;Galați – Bârlad; Galați – Mărășești; Mărășești – Panciu;

Din punct de vedere al indicatorilor, putem menționa că Regionala CFR Galați

2.1.2 Biroul de audit public intern al Regionalei CFR Galați

La nivelul Regionalei CFRGalați s-a organizat biroul de audit public intern incepând cu data de 01.04.2007 ce funcționează în subordinea directă al conducătorului unității.

Această structură de audit intern presupune respectarea următoarelor condiții:

Respectarea Standardelor de audit intern;

Elaborarea Cartei auditului intern;

Îndeplinirea scopului pentru care a fost creată(adăugarea de valoare și consiliere acordată);

Îndeplinirea condiției de independență organizatorică și individuală;

Asigurarea managementului activității de audit intern;

Asigurarea funcției de personal și pregătirea corespunzătoare a acestuia;

Asigurarea funcției de raportare și urmărire și a funcției de evaluare de către organul ierarhic superior.

În cadrul biroului de audit public intern activează un număr de un auditor, căruia îi revine sarcina să auditeze la data întocmirii prezentelor norme următoarele structuri :

– 3 Sectoare Comerciale și anume :

Sector Comercial Galați;

Sector Comercial Mărășești;

Sector Comercial Buzău.

– 3 Revizii de Vagoane Galați, Mărășești, Buzău, câte una în fiecare Sector Comercial;

– 2 Depouri de Locomotive Galați, cu PAE Făurei și Depoul Tecuci cu PAE Mărășești;

– Direcția Economică

Obiectivele si misiunea Biroului de audit public intern

Aportul Biroului de audit intern constă in promovarea unei culture privind realizarea managementului efectiv si eficient in cadrul entității publice, aducand un plus de valoare acesteia.

Obictivele Biroului de audit intern sunt in principal următoarele:

-să gestioneze mai bine riscurile;

-să asigure o mai bună administrare și păstrare a patrimoniului;

-să asigure o evidență contabila si un management informatic fiabile si corecte;

-să imbunătățească calitatea managementului a controlului intern si auditului intern;

– să imbunătățească eficiența si eficacitatea operațiilor.

Obiectivele misiunii de audit intern sunt enunțuri generale elaborate de către auditori interni, prin care definesc ceea ce este prevăzut a se realiza in timpul misiunii.

Atribuțiile biroului de audit intern public

Pentru Regionala CFR Galați aportul biroului de audit intern este de a contribui la buna gestiune a fondurilor publice și în promovarea unei culturi privind realizarea unui management eficient și de a evalua eficacitatea și performanța structurilor funcționale în vederea îmbunătățirii activității.

În desfășurarea activității sale, serviciul de audit intern va avea următoarele atribuții :

Elaborează norme metodologice specifice Regionalei CFRGalați, care aprobate de Directorul general al societății se transmit spre avizare organului ierarhic imediat superior, respectiv Serviciului de audit public intern din cadrul Societății Naționale “C.F.R. Călători”, semnat pe fiecare pagină de auditorul care l-a elaborat;

Elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

Informează Serviciul de audit public intern din cadrul Societății Naționale “C.F.R. Călători” în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului sinteze ale recomandărilor neînsușite de către conducătorul societății precum și despre consecințele acestora;

Raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor și recomandărilor rezultate din activitățile sale de audit;

Elaborează raportul anual al activității de audit public intern și îl transmite la Serviciul de audit public intern din cadrul Societății Naționale “C.F.R. Călători” până la 5 ianuarie;

În cazul identificării unor iregularități sau prejudicii, raportează conducătorului societății și structurii de control intern abilitate;

Sprijină conducătorul unității în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management, al riscurilor privind fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operaționale, eficacitatea și eficiența operațiilor, protejarea patrimoniului, respectarea legilor, reglementărilor și procedurilor;

Efectuează activitatea de audit public intern asupra tuturor activităților desfășurate de Regionala CFR Galați

Serviciul de audit public intern auditează, cel puțin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea următoarele:

angajamentele bugetare și legale din care derivă direct sau indirect obligații de plată;

plățile asumate prin angajamente bugetare și legale;

vânzarea, gajarea, închirierea de bunuri din domeniul privat al societății;

constituirea veniturilor societății, respectiv modul de autorizare și stabilire a titlurilor de creanță, precum și a facilităților acordate la încasarea acestora;

gestionarea fondurilor bugetare alocate ( subvenții pentru investiții , subvenții pentru acoperirea diferențelor de preț și tarif la abonamentele de transport urban călători)

sistemul contabil și fiabilitatea acestuia;

sistemul de luare a deciziilor;

sistemele de conducere și control precum și riscurile asociate unor astfel de sisteme;

sistemele informatice.

În afara activităților mai- sus menționate , Serviciul audit public intern auditează următoarele activități;

Inventarierea patrimoniului public și privat;

Înregistrarea în evidența tehnico- operativă și în evidența contabilă a patrimoniului public (mijloace fixe, terenuri )

Înregistrarea în evidența tehnico- operativă și evidența contabilă a patrimoniului privat,

Efectuarea casărilor;

Achiziții publice (de lucrări, de produse, prestații)

Stabilirea prețurilor și tarifelor la prestații

Managementul resurselor umane;

Managementul producției și valorificării acesteia pe tipuri de activitate: exploatare, întreținere și reparații, inspecții tehnice periodice .

2.2 Metodologia de aplicare a auditului public intern

O misiune de audit public intern de regulă prezintă 4 etape:

– pregătirea misiunii de audit,

– intervenția la fața locului,

– raportul de audit intern,

– urmărirea recomandărilor.

Etapele, procedurile și documentele necesare în efectuarea misiunii de audit, sunt prezentate în anexa.

2.2.1 Pregătirea misiunii de audit public intern

Această etapă cuprinde procedurile:

– inițierea auditului,

– colectarea și prelucrarea informațiilor,

– analiza riscurilor,

– elaborarea programului de audit public intern și ședința de deschidere.

A. Inițierea în auditul public intern

Această procedură presupune întocmirea unor documente care autorizează misiunea și creează independența auditorilor față de cel auditat: ordinul de serviciu, declarația de independență a auditorului precum și notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern.

A) Ordinul de serviciu se întocmește de șeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducătorul entității publice. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenție dat de către compartimentul de audit public intern. Ordinul de serviciu repartizează sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceștia să poată demara misiunea de audit.

Ordinul de serviciu mai poate fi utilizat și pentru urmărirea implementării recomandărilor, situație în care ordinul va preciză obiectul deplasării la entitatea care a fost auditată.

B) Declarația de independență

Independența auditorilor interni selectați pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarată. În acest sens fiecare auditor intern trebuie să întocmească o declaratie de independență.

În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitățile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilități personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară.

C) Notificarea privind declanșarea misiunii de audit intern.
Compartimentul de audit intern notifică entitatea/structura auditată cu 15 zile înainte de declanșarea misiunii de audit intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum și despre faptul că pe parcursul misiunii vor avea loc intervenții la fața locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. La misiunile de audit ad-hoc termenul de notificare poate fi diminuat, dar nu mai puțin de 3 zile calendaristice.

Prin notificare auditorii solicită și colectează informați despre entitatea auditată care constau în:

– legile și reglementările aplicabile entității publice auditate;

– organigrama structurii care urmează a fi auditată;

– ROF privind atribuțiile structurii auditate;

– fișele posturilor;

– procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pentru
realizarea obiectivelor;

– note, rapoarte, dosare anterioare care se referă la structura auditată.

Notificarea privind declanșarea misiunii trebuie să fie însoțită de “Carta auditorului intern “ care cuprinde drepturile și obligațiile auditorilor interni pe care aceștia le au pe perioada derulării misiunii de audit public intern.

B. Colectare și prelucrarea informațiilor

Procedura de colectare și prelucrare constă în culegerea de informații cu caracter general despre entitatea auditată, dar și în pregătirea informațiilor în vederea afectuării analizei de risc și a identificării informațiilor necesare, fiabile, utile și pertinente vizând atingerea obiectivelor misiunii.

Colectarea informațiilor presupune:

– identificarea principalelor elemente ale contextului instituțional și
socio-economic în care entitatea/structura auditată își desfașoară activitatea;

– identificarea punctelor cheie ale funcționării entității/structurii auditate
și ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari și slabe;

– să identifice constatările semnificative și recomandările din rapoartele
de audit precedente care ar putea să afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

– identificarea și evaluarea riscurilor cu incidență semnificativă;

– să identifice surse potențiate de informații care ar putea fi folosite ca
dovezi ale auditului și să considere validitatea și credibilitatea acestor
informații.

Prelucrarea informațiilor constă în:

– analiza entității/structurii auditate și activitățile sale (organigrama, regulamente de funcționare, fișe ale posturilor, procedurile scrise);

– analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entității structurii auditate;

– analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfășurare a misiunii de audit public intern;

– analiza rezultatelor controalelor precedente;

– analiza informațiilor externe referitoare la entitatea auditată.

Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementara a domeniului auditat, ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic și comparate cu realitatea practică. Colectarea informațiilor facilitează procedurile de analiză de risc și cele de verificare.

Identificarea obiectelor auditabile se realizează în 3 faze:

– detalierea fiecărei activități în operații succesive descriind procesul de la realizarea acestei activități până la înregistrarea ei (circuitul auditului);

– definirea pentru fiecare operațiune în parte a condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice și al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate);

– determinarea modalitaților de funcționare necesare pentru ca entitatea să atingă obiectivul și să elimine riscul.

C. Analiza riscurilor

Auditul intern trebuie să sprijine conducătorul entității în identificarea și evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătățirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul intern trebuie să supravegheze și să evalueze eficacitatea acestui sistem.

Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operațiilor și sistemelor informatice ale entității publice, privind:

– fiabilitatea și integritatea informațiilor financiare și operaționale;

– eficacitatea și eficiența operațiilor;

– protejarea patrimoniului;

– respectarea legilor, reglementărilor și procedurilor.

În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

Riscul este amenințarea ca un eveniment sau o acțiune să afecteze capacitatea unei organizații de a-și atinge obiectivele stabilite.

După natura activităților (operațiilor) desfășurate în cadrul entităților, riscurile sunt:

– riscuri legislative; ,

– riscuri financiare;

– riscuri de funcționare;

– riscuri comerciale, riscuri juridice, riscuri sociale;

– riscuri legate de mediu;

– riscuri ce privesc securitatea informațiilor.

Conform normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, riscurile se clasifică astfel:

– riscuri de organizare: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabilități precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentația insuficientă , neactualizată;

– riscuri operaționale: neînregistrarea în evidențele contabile, arhivarea necorespunzătoare a documentelor justificative, lipsa unui control
asupra operațiilor cu risc ridicat;

– riscuri financiare: plăți nesecurizate, nedetectarea operaților cu risc financiar;

– alte riscuri, cum ar fi cele generate de schimbările legislative, manageriale.

Componentele riscului sunt:

– probabilitatea de apariție;

– nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecințelor și durata acestora.

Analiza riscului are următoarele scopuri:

– să identifice pericolele din entitatea auditată;

-să evalueze dinamica mediului de control intern al entității auditate și
să identifice dacă controalele interne sau procedurile entității auditate
pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;

– să asigure identificarea prioritizarea sși selectarea obiectelor, activităților,

– operațiunilor de auditat.

Evaluarea riscurilor este parte a procesului operațional și trebuie să identifice și să analizeze factorii intemi și externi care ar putea afecta obiectivele organizației. Factorii interni pot fi, de exemplu, natura activităților entității, calificarea personalului, schimbările majore în organizare sau randamentul angajaților, iar factorii externi pot fi variația condițiilor economice, legislative sau schimbările intervenite în tehnologie.

Evaluarea riscurilor este o problemă permanentă, deoarece condițiile se schimbă mereu, apar noi reglementări, apar oameni noi, apar obiective de actualitate, și toate aceste schimbări modifică în permanență ,,geografia" riscurilor, care niciodată nu poate fi definitivată.

Analiza riscurilor nu reprezintă o știință exactă. Prin stabilirea activităților de control se urmărește ca riscurile ridicate să devină medii sau scăzute, până la o eventuală dispariție ulterioară. Oricum riscurile trebuie să ,,evolueze" în jos.

Activitatea de evaluare a riscurilor este o componentă esențială a managementului și trebuie realizată constant, cel puțin o dată pe an, pentru identificarea tuturor riscurilor.

Fazele analizei riscurilor sunt următoarele:

– identificarea obiectivelor entității/structurii auditate;

– analiza și evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor de eroare semnificativă a activității entității auditate, cu incidență asupra operațiilor financiare;

– verificarea existenței controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum și evaluarea acestora;

– evaluarea punctelor slabe, cuantificarea și împărțirea lor pe clase de risc.

Măsurarea riscului depinde de probabilitatea de apariție a riscului și de gravitatea consecințelor evenimentului. Activitatea de măsurare a riscului se realizează prin trei metode:

– metoda probabilităților;

– metoda factorilor de risc, care se identifică în prealabil plecând de la o clasificare pe categorii de riscuri;

– metoda matricelor de apreciere, care ține cont de criteriile de apreciere și ponderile riscului.

Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilității de apariție a riscului sunt:

a) aprecierea vulnerabilității entității

Pentru a efectua aprecierea vulnerabilității, auditorul va examina toți factorii cu incident asupra domeniului auditabil: resursele umane, complexitatea operațiilor, respectiv mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprimă pe trei nivele:

– vulnerabilitate redusă (nivel 1); acest punctaj va fi acordat în cazul în care resursele umane ar fi suficiente, complexitatea operațiunilor ar fi redusă, iar mijloacele tehnice existente necesare desfășurării activității sunt suficiente;

– vulnerabilitate medie (nivel 2); acest punctaj va fi acordat în cazul în care resursele umane nu ar fi suficiente, ori complexitatea operațiunilor ar fi ridicată, ori mijloacele tehnice existente necesare desfășurării activității sunt insuficiente;

– vulnerabilitate mare (nivel 3); acest punctaj va fi acordat în cazul în care resursele umane nu ar fi suficiente, complexitatea operațiunilor ar fi ridicată, iar mijloacele tehnice existente necesare desfășurării în activității sunt insuficiente.

b) aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calității controlului intern al entității, pe trei nivele:

– control intern corespunzător (nivel 1);

– control intern insuficient (nivel 2);

– control intern cu lipsuri grave (nivel 3).

Un ghid de evaluare al controlului intern este redat în tabelul următor:

Probabilitatea de apariție a riscului variază de la imposibilitate la certitudine și este exprimată pe o scară de valori pe trei nivele:

– probabilitate mică (nivel 1);

– probabilitate medie (nivel 2);

– probabilitate mare (nivel 3).

Nivelul impactului relatează efectele riscului în cazul producerii sale și se poate exprima pe o scară valorică, pe trei nivele:

– impact scăzut (nivel 1);

– impact moderat (nivel 2);

– impact ridicat (nivel 3)..

Normele generale de aplicare a auditului intern conțin o metodologie comună pentru evaluarea riscurilor, în baza cărora se întocmește Programul de audit public intern și presupun parcurgerea următoarelor etape:

– identificarea activităților/operațiilor, respectiv a obiectelor auditabile;

– identificarea riscurilor asociate activităților/operațiilor;

– stabilirea factorilor de analiză a riscurilor, a ponderilor și a nivelurilor
de apreciere ale acestora;

– stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc și determinarea
punctajului total al criteriului utilizat;

– clasarea riscurilor pe baza punctajului total;

– ierarhizarea activităților/operațiilor ce urmează a fi auditate;

– elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern.

a) identificarea activităților (obiectelor) auditabile se realizează pe baza analizei cadrului legislativ, organigramei, regulamentelor de funcționare, fișelor posturilor, procedurilor, circuitului documentelor, instrucțiunilor și deciziilor de organizare din cadrul entității- Etapa se concretizează în întocmirea de către auditori a ,,Listei centralizatoare a obiectelor auditabile".

b) Identificarea riscurilor inerente asociate activităților
Identificarea riscurilor se realizează prin analiza activităților cuprinse în ,,Lista centralizatoare a obiectelor auditabile", având în vedere modul cum funcționează controalele interne din structura auditată.

În evaluarea riscurilor trebuie să se țină cont de unele aspecte verificate de practică: oamenii se schimbă, metodele se schimbă, organizările și politicile se schimbă și ca atare și riscurile se schimbă.

Tehnicile și instrumentele de audit mai utilizate în analiza riscurilor sunt următoarele: interviul, analiza, verificarea, chestionarul de control intern și lista de verificare.

c) Stabilirea factorilor de analiză a riscurilor, a ponderilor și a nivelurilor de apreciere se realizează ținând cont de activitățile și responsabilitățile
entității publice. Normele metodologice privind organizarea și exercitarea
activității de audit public intern recomandă utilizarea factorilor privind:

– aprecierea controlului intern;

– aprecierea cantitativă;

– aprecierea calitativă.

Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele să aibă un impact negativ asupra unui obiect auditabil. Nivelul factorului de apreciere a riscului relativă modificarea produsă de impactul riscului asupra activității analizate.

Ponderea celor 3 factori de risc se stabilește în funcție de specificul activităților auditate, iar suma ponderilor factorilor de risc trebuie să fie egală cu 100.

d) Stabilirea nivelului riscului pe factori de risc și determinarea punctajului total se realizează prin aplicarea la ponderea fiecărui factor de analiză a riscurilor, a unui nivel de apreciere, pe baza evaluărilor realizate de auditori interni.

Determinarea punctajului total se realizează prin aplicarea ponderii nivelului de apreciere fiecărui factor de risc pe niveluri de risc în vederea stabilirii punctajului total, pe baza formulei:

Pt= Pi+Ni

unde:

– Pt -punctaj total;

– Pi – ponderea riscurilor pentru fiecare factor;

Ni – nivelul riscului pentru fiecare factor utilizat.

e) Clasarea activităților pe baza punctajului riscurilor se realizează pe baza punctajelor totale obținute anterior, stabilite în ordinea efectului produs asupra domeniului auditabil și departajate pe o scară cu trei niveluri: mari, medii și mici

f) Ierarhizarea activităților care urmează a fi auditate se realizează pe baza situației anterioare, ținând cont și de numărul personalului, timpul disponibil, alte activități care se desfășoară în cadrul structurii de audit intern și în mod special de analiza riscurilor identificate la celelalte domenii .

Operative identificate ca fiind puncte tari, coroborate cu un grad de încredere ridicat al auditorului intern în funcționarea controlului intern, pot fi eliminate din analiza riscurilor și nu vor mai fi luate în calcul la întocmirea tematicii în detaliu a obiectelor auditabile.

g) Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica în detaliu a misiunii de audit public intern cuprinde obiectele auditabile selectate ca fiind puncte slabe, este semnată de șeful compartimentului de audit public intern și adusă la cunoștința principalilor responsabili ai entității/structurii auditate în cadrul ședinței de deschidere.

Pot fi cuprinse în această tematică și obiectele auditabile clasificate ca puncte tari dacă gradul de încredere al auditorului intern în controlul intern care să ducă la realizarea obiectivului, este scăzut.

D. Elaborarea programului de audit

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmește în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum și repartizarea acestora pe fiecare auditor intern, numărul de ore planificate și locul de desfășurare a acțiunii.

Programul de audit public intern are drept scopuri:

– asigură șeful compartimentului de audit public intern că au fost luate
în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

– asigură repartizarea sarcinilor și planificarea activităților, de către supervizor.

Entitatea auditată poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanțe). Amânarea trebuie discutată cu șeful compartimentul de audit public intern, notificată la conducătorul entității publice și aprobată de acesta din urmă.

Data ședinței de deschidere, participanții, aspectele importante discutate trebuie consemnate în minuta ședinței de deschidere.

2.2.2 Intervenția la fața locului(munca de teren)

Intervenția la fața locului constă în colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora și cuprinde următoarele proceduri:

– colectarea dovezilor;

– constatarea și raportarea iregularităților;

– revizuirea documentelor de lucru;

– ședința de închidere.

A. Colectarea dovezilor

Scopul acestei proceduri îl reprezintă efectuarea testărilor stabilite prin ,,Programul intervenției la fața locului" și obținerea de probe, dovezi suficiente și relevante pentru formularea constatărilor, concluziilor și recomandărilor.

Pe măsură ce auditorul intern aplică tehnicile și instrumentele de audit, probele obținute pot determina auditorul să modifice natura, momentul sau și aria de cuprindere a altor proceduri de audit planificate.

Auditorul are în vedere o abordare pentru auditarea fiecărei categorii de operațiuni, putând utiliza trei modalități: testarea directă, proceduri analitice și teste de control.

Testarea directă presupune că auditorul efectuează teste asupra fiecărei operațiuni luată individual. De exemplu, auditorul selectează un eșantion din toate plățile pentru salarii și le confruntă cu înregistrările de personal relevante și cu tranșele de plată, în scopul de a se asigura că plata a fost corect calculată și facută către adevăratul angajat al entității.

În cazul procedurilor analitice, auditorul compară datele financiare cu informațiile rezultate din alte surse. De exemplu, auditorul utilizează înregistrările de personal și tranșele de plată pentru a previziona cifrele totale din contul de salarii.

În situația testelor de control, auditorul confirmă că sistemele de control intern sunt adecvate și apoi testează dacă acestea funcționează potrivit destinației și dacă au funcționat corespunzător pe tot parcursul anului auditat. De exemplu, auditorul va identifica controalele asupra plății salariilor și va stabili dacă acestea au operat prin intervievarea persoanelor oficiale, prin observarea acestora, prin repetarea controalelor sau prin verificarea funcționării acestora.

Probele de audit cuprind totalitatea informațiilor obținute de auditor pentru emiterea unei concluzii pe care se bazează opinia de audit și includ toate informațiile conținute în evidențele contabile care stau la baza situațiilor financiare și a altor informații.

Probele de audit trebuie să fie suficiente și adecvate. Gradul de suficiență este măsura cantității probelor de audit, iar gradul de adecvare este măsura calității acestor probe de audit.

Colectarea dovezilor constă în următoarele:

– cunoașterea activității/sistemului/procesului supus verificării și studierea procedurilor aferente;

– intervievarea personalului auditat;

– verificarea înregistrărilor contabile;

– analiza datelor și informațiilor;

– evaluarea eficienței si eficacității controalelor interne;

– realizarea de testări;

-verificarea modului de realizare a corectării acțiunilor menționate în
auditările precedente (verificarea realizării corectării).

Principalele tehnici de audit intern sunt: verificarea, observarea fizică, interviul și analiza.

Verificarea asigură validarea, confirmarea, acuratețea înregistrărilor, documentelor, declaraților, concordanța cu legile și regulamentele, precum și eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

– comparația care presupune confirmarea identității unei informații după
obținerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

– examinarea presupune urmărirea în special a detectării erorilor sau a
iregularităților;

– recalcularea se referă la verificarea calculelor matematice;

– confirmarea reprezintă solicitarea informației din două sau mai multe surse independente în scopul validării acesteia;

– punerea de acord presupune procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

– garantarea cuprinde verificarea realității tranzacțiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

– urmărirea reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacțiile reale au fost înregistrate.

B) Observarea fizică reprezintă modul prin care auditorii interni iși
formează o părere proprie. Conform reglementărilor internaționale, observarea constă în urmărirea unui proces sau a unei proceduri ce este efectuată de alții.
Observarea este limitată la momentul în care observarea are loc și mai este
limitată de faptul că actul de a fi observat poate afecta modul în care se
desfășoară procesul sau procedura respectivă.

C) Interviul se realizează de către auditorii interni prin intervievarea
persoanelor auditate/implicate/interesate. Informațiile primite trebuie confir-
mate cu documente.

Analiza constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi
izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

Principalele instrumente de audit intern sunt: chestionarul, pista de audit și formularele constatărilor de audit.

A) Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii
interni. Chestionare pot fi de mai multe tipuri:

– chestionarul de luare la cunoștintă (CLC) cuprinde întrebări
referitoare la contextul socio-economic, organizarea internă, funcționarea entității/structurii auditate. CLC se utilizează în etapa de pregătire a emisiunii de audit.

– chestionarul de control intern (CCI) ghidează auditorii interni în
activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiilor și cauzelor reale ale acestor
disfuncții. CCI se utilizează în etapa de pregătire a emisiunii de audit.

– chestionarul-lista de verificare (CLV) este utilizat pentru stabilirea
condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. El cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definiție, responsabilitățile și metodele/mijloacele financiare, tehnice și de informare, resursele umane existente. CLV se utilizează în etapa intervenției la fața locului, procedura de colectare a dovezilor.

B) Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), permite: stabilirea fluxurilor informațiilor, atribuțiilor și responsabilităților; stabilirea documentației justificative complete și reconstituirea operațiunilor de la suma totală până la detalii individuale și invers.

C) Formularele constatărilor de audit intern se utilizează pentru
prezentarea fundamentală a constatărilor auditului public intern. Principalele formulare sunt: FIAP-urile si FCRI-urile.

a) Fișa de identificare și analiza problemelor (FIAP) se întocmește pentru fiecare disfuncționalitate constatată.

FIAP-ul cuprinde urmatoarele elemente:

– problema;

– constatarea;

– cauza;

– consecințe;

– recomandări.

FIAP-ul trebuie să fie aprobat de către coordonatorul misiunii, confirmat de reprezentanții entității/structurii auditate, supervizat de șeful compartimentului de audit (sau de către înlocuitorul acestuia), și se aduce la cunoștința reprezentanților entității auditate.

b) Formularul de constatare și raportare a iregularităților (FCR1) se întocmește în cazul în care auditorii interni constată abateri de la regulile procedurale și metodologice, respectiv de la prevederi legale aplicabile entității auditate și care ar putea aduce prejudicii pe seama fondurilor publice. Auditorul raportează imediat sau cel mai târziu a doua zi șefului compartimentuiui de audit public intern (supervizor), care va informa în termen de 3 zile pe conducătorul entității publice și structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.

B. Constatarea și raportarea iregularităților

Când auditorii ajung la concluzia bazată pe FIAP-uri, că s-a comis o iregularitate, vor trebui să raporteze cel mai târziu a doua zi conducătorului compartimentului de audit public intern prin transmiterea formularului de constatare și raportare a iregularităților.

Formularul trebuie să conțină cel puțin următoarele elemente:

– constatarea (abaterea);

– actul sau actele normative încălcate;

– recomandări;

– anexe.

Conducătorul compartimentului de audit public intern informează în termen de 3 zile conducătorul entității publice și structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.

C. Revizuirea documentelor de lucru

Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit intern, pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător.

Dosarele de audit intern, prin informațiile conținute asigură legătura între sarcina de audit, intervenția la fața locului și raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit public intern:

A) Dosarul permanent cuprinde următoarele secțiuni:Secțiunea A – Raportul de audit public intern și anexele acestuia:

– ordinul de serviciu;

– declarația de independență;

– rapoarte de audit public intern (intermediar, final, sinteza raportului
de audit public intern);

– teste;

– fișele de identificare și analiză a problemelor (FIAP);

– formularele de constatare și raportare a regularităților (FCRI);

-programul intervenției la fața locului.Secțiunea B – Administrative

– notificarea privind declanșarea misiunii de audit public intern;

– minuta ședinței de deschidere;

– minuta reuniunii de conciliere;

– minuta ședinței de închidere;

– corespondența cu entitatea auditată.

Secțiunea C – Documentația misiunii de audit public intern:

– strategii interne;

– reguli, regulamente și legi aplicabile;

– proceduri de lucru;

-materiale despre entitatea auditată (datoriri, responsabilități, număr
de angajați, fișele posturilor, graficul organizației, natura și locația înregistrărilor contabile);

– informații financiare;

– rapoarte de audit public intern anterioare și rapoarte de audit externe;

– informații privind posturile cheie/fluxuri de operații;

– documentața analizei riscului;

– documentația privind sistemul de control intern (aprobări, autorizări, separarea sarcinilor, supervizarea, reconcilierea, rapoarte).

Secțiunea D – Supervizarea și revizuirea desfășurării misiunii de audit public intern și a rezultatelor acestuia:

– lista de supervizare a documentelor.

B) Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme și să sprijine
concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere și cifre (E, F, G, ) pentru fiecare secțiune/obiectiv de audit din cadrul,,Programului de audit public intern". Indexarea trebuie să fie simplă și ușor de urmărit.

Conform procedurii de revizuire a documentelor de lucru, auditorii interni:

etichetează și numerotează toate documentele;

– apreciază dacă FlAP-urile și documentele de lucru asigură un sprijin
corespunzător pentru misiunea de audit public intern;

– revizuiesc lucrările din punct de vedere al conținutului și al formei și
apreciază dacă" FIAP-urile și documentele de lucru pot trece testul de
evidență;

– efectuează modificările necesare în documente;

– întocmesc ,,Notă centralizatoare a documentelor de lucru";

-îndosariază ,,Notă centralizatoare a documentelor de lucru" în Dosarul
permanent, secțiunea C.

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entității publice și sunt confidențiale. Ele trebuie păstrate pînă la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhivează conform reglementărilor legale.

D. Ședința de închidere

Are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatărilor și recomandărilor finale din ,,Proiectul Raportului de audit public intern" precum și discutarea unui plan de acțiune însoțit de un calendar de implementare a recomandărilor. Se întocmește o minută a ședinței de închidere.

În cadrul ședinței de închidere auditorii urmăresc să se asigure că recomandările și constatările sunt clare (ușor de ințeles, evidente, să nu permită interpretări), obiective (să nu fie părtinitoare), fundamentate (fiecare constatare să aibă la bază documente doveditoare și să facă trimiteri la textul legal incident), relevante (aspectele semnalate să ajute conducerea entității auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficiențelor constatate).

Auditorii interni planifică ședința de închidere cu acordul entității auditate și invită supervizorul și conducătorii entității auditate. Conducătorii entității auditate își declară părerile în privința constatărilor auditorilor interni, ale concluziilor entității auditate și recomandărilor, precum și a corecțiilor de efectuat.

Minuta ședinței de închidere împreună cu toate modificările aprobate se îndosariază în Dosarul permanent, secțiunea B.

2.2.3 Raportul de audit public intern

A. Elaborarea proiectului de audit public intern

În elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul folosește dovezile de audit raportate în ,,Fișele de identificare și analiză a problemei", În ,,Formularul de constatare și raportare a iregularităților" precum și a celorlalte documente de lucru.

În elaborarea ,,Proiectului Raportului de audit public intern" trebuie să fie respectate următoarele cerințe:

a) constatările trebuie să aparțină domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern și să fie susținute prin documente justificative corespunzătoare;

b) recomandările trebuie să fie în concordanță cu constatările și să determine reducerea riscurilor potențiale;

c) raportul trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate;

d) se întocmește pe baza FIAP-urilor și a celorlalte documente de lucru.

În redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie să fie respectate următoarele principii:

a)constatările trebuie să fie prezentate într-o manieră pertinentă și incontestabilă;

b) evitarea utilizării expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract; promovarea unui limbaj cât mai uzual și a unui stil de exprimare concret;

c) evitarea tonului polemic, jignitor, tendențios;

d) ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în
sinteză sau la concluzii);

e) evidențierea aspectelor pozitive și a îmbunătățirilor constatate de la
ultima misiune de audit public intern.

Structura proiectului de Raport de audit public intern trebuie să cuprindă cel puțin următoarele elemente:

a) pagina de titlu și cuprinsul;

b) date de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipă de auditare, unitatea/structura organizatorică auditată, durata acțiunii de auditare, perioada auditată);

c) scopul și obiectivele misiunii de audit public intern;

d) modul de desfășurare a acțiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare, proceduri, metode și tehnici utilizate, documente și materiale examinate, materiale întocmite în cursul acțiunii de audit public intern);

e) constatări efectuate; auditorii trebuie să se pronunțe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în ,,Programul de audit public intern"; constatările trebuie să fie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele ,,Raportului de audit public intern", fiind menționate distinct atât constatarile cu caracter pozitiv, cât și cele cu caracter negativ;

f)concluzii și recomandări, concluziile trebuie să fie elaborate pe baza constatărilor făcute, să fie pertinente și să nu fie disproporționate în raport cu constatările pe care se bazează; recomandarile auditorilor trebuie să fie fezabile, să aibă un grad de semnificație important asupra entității auditate, să aibă caracter de anticipare și de prevenire a eventualelor disfuncționalități sau tendințe negative la nivelul entității; recomandările trebuie redactate clar, concis pentru fiecare deficient constatat.

Auditorii interni indică pentru fiecare constatare din proiect dovada corespunzătoare și transmite șefului structurii de audit public intern, ,,Proiectul Raportului de audit public intern", împreună cu dovezile constatărilor.

B. Transmiterea proiectului de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditată, care după ce îl analizează poate trimite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere ale entității auditate primite trebuie analizate de către auditorii interni, care pregătesc dacă este cazul ,,Reuniunea de conciliere". Auditorii interni precizează în ,,Proiectul Raportului de audit public intern aspectele reținute din punctul de vedere al entității auditate, dacă este cazul, și îndosariaza punctul de vedre al entității auditate în Dosarul permanent, secțiunea A.

Netransmiterea punctelor de vedere în termenul menționat presupune acordul tacit al structurii auditate în legatura cu proiectul raportului de audit public intern, iar reuniunea de conciliere nu mai are obiectiv.

C. Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea de conciliere cu structura auditată în cadrul căreia se analizează constatările și recomandările auditorilor interni, dar și punctele de vedere ale entității auditate. Se întocmește o minută privind desfășurarea reuniunii de conciliere, care se îndosariază în Dosarul permanent, sectiunea B.

Scopul reuniunii de conciliere îl reprezinta discutarea constatărilor și recomandărilor formulate de către auditori în proiecrul raportului de audit intern, (și eventual acceptarea (retragerea/respingerea) acestora de către auditori, dar și prezentarea de către entitatea auditată a ,,PlanuIui de acțiune" pentru recomandările acceptate și ,,CaIendarul de implementare a recomandărilor".

Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor constă în:

– elaborarea unui plan de acțiune, însoțit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;

– stabilirea responsabilităților pentru fiecare recomandare;

– punerea în practică a recomandărilor;

– comunicarea periodică a stadiului progresului acțiunilor; evaluarea rezultatelor obținute.

D. Raportul de audit public intern(raportul final)

Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate și convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Auditorii interni semnează ,,Raportul de audit public intern" pe fiecare pagină, iar supervizorul Tl vizează doar pe ultima pagină. Raportul de audit va fi însoțit de o sinteză a principalelor constatări și recomandări.

Eventualele modificări stabilite în cadrul,,Reuniunii de conciliere" precum și cele propuse de supervizor și/sau șeful structurii de audit public intern, vor fi cuprinse în ,,Raportul de audit public intern".

Șeful compartimentului de audit intern trebuie să informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entității publice. Aceste recomandări vor fi însoțite de documentația de susținere.

E. Difuzarea raportului de audit public intern

Șeful compartimentului de audit public intern trimite ,,Raportul de audit intern" împreună cu rezultatele concilierii și punctul de vedere al entității/ structurii auditate conducătorului entității care a aprobat misiunea, pentru analiză și avizare.

După avizarea recomandărilor cuprinse în ,,Raportul de audit intern", acestea vor fi comunicate structurii auditate. Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit intern în timpul verificărilor pe care le efectuează. ,,Raportul de audit public intern" se îndosariază în Dosarul permanent, secțiunea A.

Raportul de audit intern trebuie să fie însoțit de o sinteză a raportului.

2.2.4 Urmărirea recomandărilor

Aceasta etapă are ca obiectiv asigurarea că recomandările menționate în ,,Raportul de audit public intern" sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite, în mod eficace și că, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.

Structura auditată trebuie să informeze compartimentul de audit intern asupra modului de implementare a recomandărilor.

Procedura de urmărire a recomandărilor presupune următoarele:

– auditorii interni intocmesc fișa de urmărire a recomandărilor;

– supervizorul verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite;

– entitatea auditată transmite auditorilor interni la termenele stabilite, o notă de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din raportul de audit public intern.

Capitolul III Studiu de caz-Derularea unei misiuni de audit public intern în cadrul Regionalei C.F. Galați

O misiune de audit public intern de regulă prezintă 4 etape: pregătirea misiunii de audit, – intervenția la fața locului, raportul de audit intern, urmărirea recomandărilor.

1. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

A. Inițierea auditului

Inițierea auditului presupune întocmirea ordinului de serviciu, completarea declarației de independență a auditorilor interni și notificarea trimisă structurii auditate referitoare la declanșarea misiunii de audit public intern.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

Nr.___ din ___________2008

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern și a Planului de audit intern pentru anul 2008, în cadrul Regionala C.F. Galați, se va efectua misiunea de audit intern la Direcția Economică în perioada 01.08.2008-31.12.2008.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare și fiabilitate a activității de control financiar preventiv cât și a conformității cu cadrul legislativ și normativ aplicabil, fiind structurată pe următoarele domenii auditabile:

Organizarea controlului financiar preventiv

– Este organizat, controlului financiar preventiv în cadrul compartimentul financiar-contabil prin Decizie Internă a conducătorului societății.

– Activitatea de control financiar preventiv a fost stabilită având la bază legislația în vigoare actualizată.

– Sunt respectate reglementările în vigoare cu privire la CFP

Desfășurarea controlului financiar preventiv

– Verificarea sistematică de către persoana desemnată a operațiunilor pe baza Liste de verificare – Check-lists – , din punct de vedere al respectării prevederilor legale în vigoare la data efectuării operațiunilor ( control de legalitate) inclusiv a îndeplinirii sub toate aspectele a principiilor și regulilor procedurale și metodologice care sunt aplicabile acelor operațiuni (control de regularitate)

– Materializarea efectuării de către persoana desemnată a controlului financiar preventiv prin aplicarea vizei, semnăturii și sigiliului personal

Menționăm că se va efectua un audit de regularitate privind controlul financiar preventiv .

Auditul va fi efectuat de către : doamna Cozma Valerica – Biroul Audit Public Intern

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Misiunea de audit: Controlul financiar preventiv

Auditor ,

Cozma Valerica

1. Incompatibilități personale.

Nu există.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII

DE AUDIT INTERN

Către: Direcția Economică

De la: Birou Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Controlul financiar preventiv”

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmează ca în perioada 01.08.2008-31.12.2008, să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Controlul financiar preventiv .

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord ședința de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

prezentarea auditorilor;

scopul misiunii de audit intern;

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

alte aspecte.

Pentru o mai bună înțelegere a activității dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară privind activitatea de control financiar preventiv: legile și reglementările ce se aplica activităților dumneavoastră, organigrama direcției dumneavoastră, Regulamentul de organizare și funcționare, fișele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activității, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la această temă.

Dacă aveți unele întrebări privind desfășurarea misiunii, vă rugăm să-o contactați pe doamna Cozma Valerica auditor.

Cu stimă,

Birou Audit Public Intern,

Ec. Cozma Valerica

B. Colectarea și prelucrarea informațiilor

Colectarea informațiilor reprezintă faza de procurare a informațiilor în vederea efectuării analizei de risc și pentru identificarea informațiilor necesare, fiabile, pertinente și utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern. Astfel în vederea culegerii de informații se urmărește completarea următorului formular, cu materialele culese.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Controlul financiar preventiv

Perioada auditată: 01.10.2007 – 31.10.2008

Întocmit: Cozma Valerica Auditor

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

C. Analiza riscurilor

Analiza riscurilor presupune parcurgerea unor pași:

– identificarea activităților/operațiilor, respectiv a obiectelor auditabile;

– identificarea riscurilor asociate activităților/operațiilor;

-stabilirea factorilor de analiză a riscurilor, a ponderilor și a nivelurilor
de apreciere ale acestora;

-stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc și determinarea
punctajului total al criteriului utilizat;

– clasarea riscurilor pe baza punctajului total;

– ierarhizarea activităților/operațiilor ce urmează a fi auditate;

– elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern.

Chestionarul de control intern (CCI) se elaborează prin intervievarea șefului administrativ dar și pe baza observării fizice și a analizei efectuate cu ocazia colectării documentelor.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

Perioada auditată: 01.10.2007-31.10.2008

Întocmit: Auditor, Cozma Valerica

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA

ȘI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Controlul financiar preventiv

Perioada auditată: 01.10.2007-01.10.2008

Întocmit: Auditor, Cozma Valerica

Notă:

Prin acest document se stabilesc, în funcție de importanța și greutatea factorilor de risc, ponderile și nivelurile de apreciere ale riscurilor.

Cei trei factori de risc sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru societate.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI

ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

D. Programul de audit public intern

Programul de audit public intern se elaborează pe baza obiectivelor misiunii de audit public intern și a analizei riscurilor. Programul de audit public intern cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acțiunile necesare atingerii obiectivului auditat, repartizarea acestora pe fiecare auditor intern, numărul de ore planificate și locul de desfășurare a acțiunii.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI

E. Ședința de deschidere

Ședința de deschidere s-a efectuat la entitatea auditată cu participarea auditorilor publici și a personalului structurii auditate . Aceasta s-a concretizat prin încheierea Minutei ședinței de deschidere.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Structura auditată : Direcția Economică

MENȚIUNI GENERALE

Tema misiunii de audit : CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

Perioada auditată : 01.10.2007 – 01.10.2008

Întocmit de  Auditor : Cozma Valerica

STENOGRAMA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Auditorul intern, prezintă în conformitate cu prevederile Legii 672/2002 și a OMF nr.38/2003 referitoare la normele de aplicare a Legii 672/2002 privind auditul public intern, scopul și obiectivele acțiunii de auditare.

Scopul misiunii de audit îl constituie evaluarea modului de organizare a activității de control financiar preventiv, respectarea legilor și normelor aplicabile acestei activități .

Obiectivele misiunii de audit sunt organizarea controlului financiar preventiv și desfășurarea controlului financiar preventiv.

În sedință au fost prezentate atât actele normative în vigoare care reglementează activitatea de contabilitate, cât și obligativitatea personalului de conducere și execuție din structura auditată să ofere documentele și informațiile solicitate de către auditor la termenele stabilite de către aceștia.

STRUCTURA AUDITATA ,

Director Economic – Ec. Carmen Stan

Șef birou. Financiar – Ec. Liliana Ionescu

Auditor,

Ec.Cozma Valerica

2. INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI

Intervenția la fața locului constă în colectarea documentelor, analiza și evaluarea acestora și cuprinde următoarele proceduri:

– colectarea dovezilor;

– constatarea și raportarea iregularităților;

– revizuirea documentelor de lucru;

– sedința de închidere.

A. Colectarea dovezilor

Scopul acestei proceduri îl reprezintă efectuarea testărilor stabilite prin programul de audit aprobat și obținerea de probe, dovezi suficiente și relevante pentru formularea constatărilor, concluziilor și recomandărilor.

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Organizarea controlului financiar preventiv

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Controlul financiar preventiv

Perioada auditată:

Obiectul testului : Organizarea controlului financiar preventiv

Obiectivele testului

Verificați dacă documentele pe baza cărora se exercită CFP sunt îndosariate în mod adecvat și pot fi examinate cu promptitudine de către cei în drept.

Verificați dacă au fost stabilite proiectele de operațiuni supuse controlului financiar preventiv, documentele justificative și circuitul acestora

Descrierea testului

Testarea s-a realizat prin observarea directă prin sondaj a modului de îndosariere a documentelor supuse controlului financiar preventiv cât și înscrierea pe documente a elementelor necesare identificării cu promptitudine a circuitului acestora .

S-a verificat dacă în sistemul informatic Light- Gestpro în aplicația Gestiune marfă-Intrare – furnizori , se culeg toate informațiile de pe factura și NIR, iar testarea s-a concretizat prin printarea aplicației pe luna martie și iunie,sep,dec 2007 pentru câte un furnizor .

Testările de mai sus s-au concretizat în lista de control prezentată în anexă în dosarul de audit.

Totodată s-a verificat dacă proiectele de operațiuni au fost stabilite, documentele justificative și circuitul lor, drept pentru care s-a realizat un interviu adresat responsabilului Controlului financiar preventiv, prezentat în anexă în dosarul de audit .

Constatări

Din analiza documentelor care stau la baza activității de aprovizionare și sunt supuse CFP, s-a constatat că nu sunt înscrise toate elementele necesare identificării cu promptitudine a acestora.

În sistemul informatic nu se introduc toate datele necesare stabilirii circuitului documentelor justificative care stau la baza acordării vizei de CFP.

Prin verificarea circuitului documentelor justificative aferente proiectelor de operațiuni, s-a constatat caă acesta nu este întocmit.

Concluzii

În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr.1

Auditor intern,

Cozma Valerica

B. Constatarea și raportarea iregularităților

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

FIȘĂ DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1

Misiunea de audit: Controlul financiar preventiv

Perioada auditată: 01.10.2007-01.10.2008

PROBLEMA

Neintroducere in sistemul informatic a elementelor de identificare a circuitului documentelor justificative care stau la baza acordării CFP.

Lipsa unui circuit al documentelor justifivative care stau la baza proiectelor de operațiuni.

CONSTATARE

Din analiza prin sondaj a documentelor legate de activitatea de aprovizionare, și care stau la baza acordării vizei CFP s-a constatat că nu au înscrise toate elementele necesare identificării cu promptitudine a întregului circuit al acestora.

În urma analizei documentelor justificative care stau la baza proiectelor de operațiuni s-a observat că acestea nu au întocmit un circuit al lor.

CAUZE

Lipsa unei instruiri a personalului implicat în semnarea documentelor care stau la baza acordării CFP

Inexistența unor proceduri de lucru proprii privind activitatea controlului financiar preventiv.

Nerespectarea cadrului legislativ și normativ în legătură cu organizarea controlului financiar preventiv ( Legea 119/1999 art.9 alin .2)

CONSECINȚE

Imposibilitatea disponibilității cu promptitudine a documentelor pentru a fi examinate de către cei în drept, cât și a bunei funcționări a controlului financiar preventiv .

Apariția riscului de a nu efectua verificări în timp util, în cazul constatării unei erori.

Imposibilitatea stabilirii responsabilității exacte a persoanelor implicate în certificarea realității și legalității operațiunilor supuse CFP fără un circuit exact al documentelor justificative.

RECOMANDĂRI

1. Comanda de aprovizionare- să aibă toate elementele de identificare inclusiv nr.contractului/ referatului de aprovizionare cât și data acestora.

2. Factura -în momentul certificării în privința realității și legalității operațiunii efectuate să aibă toate elementele de identificarea furnizorului inclusiv nr.contractului /referatului de aprovizionare, nr.și data comenzii, acestea să fie introduse în sistemul informatic..

3. N.I.R-toate elementele de identificare furnizor inclusiv nr.contractului /referatului de aprovizionare , nr.și data comenzii, acestea să fie introduse în sistemul informatic.

4. Să se întocmească circuitul documentelor justificative care stau la baza proiectele de operațiuni supuse controlului financiar preventiv.

Întocmit, Pentru conformitate,

Auditor intern, Reg. CF Galați

Cozma Valerica

C. Revizuirea documentelor de lucru

Este procedura de trecere în revistă a constatărilor efectuate în cadrul misiunii de audit, precum și a documentelor justificative care stau la baza raportului de audit. Toate acestea se transpun în formularul “ Notă centralizatoare a documentelor de lucru “ .

D. Ședința de închidere

Ședința de inchidere permite prezentarea către entitatea auditată a opiniei auditorilor interni, precum și a recomandarilor finale cuprinse în proiectul raportului de audit public intern..

Cuprinde:

– Stenograma ședinței de închidere ,

– Minuta ședinței de închidere,

– Planul de acțiune și calendarul implementării recomandărilor

Regionala C.F. Galați

Biroul Audit Public Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

A. Mențiuni generale:

Misiunea de audit: Controlul financiar preventiv

Perioada auditată: 01.10.2007-01.10.2008

Întocmit: Cozma Valerica Auditor Data:

Lista participanților:

B. Concluzii:

În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficiențele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalităților și au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficiențelor constatate.

Pentru constatările/deficiențele prezentate nu au fost formulate obiecțiuni.

În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor și datele de realizare ale acestora.

Capitolul IV Raport de audit intern

REGIONALA C.F. GALAȚI

Birou Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

– PROIECT –

STRUCTURI AUDITATE:

Serviciul financiar DIN CADRUL REGIONALEI C.F. GALAȚI

Misiunea de audit: CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

Aprob,

DIRECTOR GENERAL,

I. DATE DE INTRODUCERE ȘI IDENTIFICARE

Auditarea a fost fãcutã de :

D-na Cozma Valerica din cadrul Biroului de audit public intern al Regionalei C.F. Galați.

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu.

Cadrul legal al acțiunii de auditare l-a reprezentat:

– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

– Planul de audit pe anul 2008 ;

– O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a

auditului public intern;

– Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entității publice

Tema misiunii de audit : Controlul financiar preventiv

Durata misiunii de audit : 01.08.2008-31.12.2008

Perioada supusă auditării: 01.10.2007-31.10.2008

Scopul acțiunii de auditare constă în:

-asigurarea organizării și exercitării controlului financiar preventiv ;

-asigurarea realității, regularității și legalității operațiunilor supuse controlului financiar preventiv;

-asigurarea respectării principiilor, regulilor procedurale și metodologice cu privire la controlul financiar preventiv ;

Obiectivele misiunii de audit: sunt cele menționate în Lista de verificare (L.V. ) și în Tabelul de evaluare a Riscurilor.

Tipul de auditare: audit de conformitate/regularitate.

Caracterul acțiunii de auditare : sondaj și documentare.

Tehnici utilizate: verificarea se realizează în vederea realității, regularității și legalității, operațiunilor supuse controlului financiar preventiv, și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare, precum și a eficacității controlului intern prin mai multe tehnici.

Tehnici de verificare utilizate:

comparația: pentru confirmarea datelor înscrise pe documentele supuse CFP și documentele justificative

examinarea: pentru detectarea erorilor cu privire la acordarea CFP pe comenzi, NIR-uri, state de plată a documentelor în general, etc.;

garantarea: pentru verificarea realității datelor din documentele ce au stat la baza justificării realității și legalității operațiunilor supuse CFP;

urmărirea: pentru a se constata dacă toate operațiunile au fost real efectuate.

interviul: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate și interesate, pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea și desfășurarea activităților. Pentru eventualele explicații suplimentare se solicită note de relații scrise.

eșantionarea: pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor.

analiza: constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

Instrumente de audit care s-au utilizat :

Chestionarul de luare la cunoștință – CLC: pentru obținerea unor informații referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcționarea entității/structurii auditate;

Chestionarul de control intern – CCI: orientează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiunilor și cauzelor reale ale acestora;

Listă de verificare – LV: utilizată pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operații ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitățile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilităților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalități.

Fisele de identificare si analizã a problemelor – (F.I.A.P).

Documentele examinate în cadrul Serviciului financiar privind activitatea de control financiar preventiv au vizat documentația aferentă perioadei auditate, respectiv:

decizie de organizare a CFP;

registrul privind operațiunile prezentate la viza de control financiar preventiv;

cadrul general al operațiunilor supuse controlului financiar preventiv

referate, comenzi, facturi, N.I.R-uri etc.

state de plată, centralizator salarii;

alte documentele justificative care stau la baza operațiunilor supuse controlului financiar preventiv.

Acestea sunt menționate in Nota centralizatoare ( Ref. : C.2.1.)

Documentele elaborate pe timpul auditării activității, în principal sunt:

analiza riscurilor;

tabelele punctelor tari și slabe;

tematica în detaliu a misiunii de audit;

programul de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

liste de verificare structurate pe obiective;

chestionare de control intern;

teste;

liste de control;

fișe de identificare și analiză a principalelor probleme constatate – FIAP-uri

raportul preliminar de audit intern;

minutele ședințelor de deschidere, de închidere și de conciliere;

raportul final de audit intern;

planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor;

fișa de urmărire a implementărilor recomandărilor.

Date privind structurile auditate

Organizarea Direcției Economice – Serviciul financiar-contabilitate: Biroul financiar a funcționat în perioada supusă auditării cu un număr de 5 salariați, din care un post de conducere în conformitate cu atribuțiile de serviciu, organigrama și Regulamentul de organizare și funcționare.

Pentru toți salariații există fișe ale posturilor prin care s-au stabilit atribuțiile de serviciu, relațiile ierarhice de subordonare și relațiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente.

Principalele activități desfășurate în cadrul serviciului sunt următoarele:

– organizarea registrelor de contabilitate;

– conducerea contabilității;

– conducerea activității financiare;

– elaborarea bilanțului contabil;

– organizarea sistemului de raportare;

– organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv;

– organizarea arhivării documentelor.

II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

În acest capitol, prezentăm principalele constatări ale auditorului intern, cauzele, consecințele și recomandările formulate, obținute în urma testărilor efectuate și concretizate în FIAP-uri, în vederea corectării disfuncționalităților semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea, vom prezenta și comenta posibila evoluție a riscurilor existente și a necesităților de dezvoltare a sistemelor de management și control intern al activităților auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.

II.1. Organizarea controlului financiar preventiv

Controlul financiar preventiv este organizat în cadrul compartimentului financiar-contabil

pe baza Ordinului 208/23.11.2005 emis de directorul general al Regionalei C.F. Galați , în conformitate cu prevederile legale, stabilindu-se astfel persoanele care exercită controlul financiar preventiv, cele iîmputernicite de a semna documentele ce se supun vizei de control financiar preventiv, termenele pentru acordarea controlului financiar preventiv sau a refuzului, documentele prezentate la viza de control financiar preventiv.

II.1.1. Înregistrarea și păstrarea în mod adecvat a documentelor justificative pe baza cărora se exercită controlul financiar preventiv. Stabilirea proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv, documentele justificative și circuitul acestora.

Constatare:

Din analiza prin sondaj a documentelor legate de activitatea de aprovizionare, și care stau la baza acordării vizei CFP s-a constatat că nu au înscrise toate elementele necesare identificării cu promptitudine a întregului circuit al acestora.

În sistemul informatic nu se introduc toate datele necesare stabilirii circuitului documentelor justificative care stau la baza acordării vizei de CFP.

Prin verificarea circuitului documentelor justificative aferente proiectelor de operatiuni, s-a constatat ca acesta nu este întocmit.Pentru acestea s-a elaborat F.I.A.P nr.1

Cauze:

Lipsa unei instruiri a personalului implicat în semnarea documentelor care stau la baza acordării CFP.

Inexistența unor proceduri de lucru proprii privind activitatea controlului financiar preventiv.

Nerespectarea cadrului legislativ și normativ în legătură cu organizarea controlului financiar preventiv ( Legea 119/1999 art.9 alin .2)

Consecințe:

Documentele nu pot fi disponibile cu promptitudine pentru a fi examinate de către cei în drept, afectând buna funcționare a controlului financiar preventiv .

Exista riscul de a nu efectua verificări în timp util, iîn cazul constatării unei erori.

Imposibilitatea stabilirii responsabilității exacte a persoanelor implicate în certificarea realității și legalității operațiunilor supuse CFP în condițiile lipsei unui circuit exact al documentelor justificative.

Recomandări:

Comanda de aprovizionare- să aibă toate elementele de identificare inclusiv nr.contractului/ referatului de aprovizionare cât și data acestora.

Factura -în momentul certificării în privința realității și legalității operațiunii efectuate să aibă toate elementele de identificarea furnizorului inclusiv nr.contractului /referatului de aprovizionare , nr.și data comenzii, acestea să fie introduse în sistemul informatic.

N.I.R-toate elementele de identificare furnizor inclusiv nr.contractului /referatului de aprovizionare , nr.și data comenzii, acestea să fie introduse în sistemul informatic.

Să se întocmească circuitul documentelor justificative care stau la baza proiectelor de operațiuni supuse controlului financiar preventiv.

III.Concluzii:

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit și a Programului intervenției la fața locului, a constatărilor efectuate în etapa colectării și prelucrării informațiilor și în timpul intervenției la fața locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, și în urma analizei și interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri care au condus la recomandările și concluziile cuprinse în Raportul de audit intern.

Auditorul intern, pe baza analizelor și evaluărilor efectuate apreciază activitatea controlului financiar preventiv, conform grilei prezentate în continuare.

Evaluarea are la bază discuțiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, în ședințele de închidere și conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanți, ca fiind realiste și posibil de implementat în practică.

Sistemul de conducere și control intern funcționeazã la un nivel satisfăcător, neatingând parametrii de eficiențã ( maximizarea rezultatelor în raport cu resursele utilizate).

Termenele de implementare ale recomandãrilor sunt prevãzute în fișa de urmãrire a recomandãrilor.

Structura auditată are obligația să întocmească și să respecte Programul de acțiune și Calendarul implementării recomandărilor și să raporteze periodic auditorului intern stadiul implementării acestora.

Auditor,

Ec. Cozma Valerica

Structuri auditate:

Serviciul Financiar – Contabilitate

Șef birou financiar,

Ec._______________

CONCLUZII:

În multe entități, auditul intern reprezintă o parte esențială a funcției de control a riscului, care permite managementului superior să revizuiască și să evalueze procedurile de control, care acoperă folosirea derivatelor. Activitatea efectuată de auditul intern poate ajuta auditorul extern, în evaluarea sistemelor contabile și a controalelor interne și prin urmare a riscului de control.

Auditul intern înseamnă o activitate de evaluare în cadrul unei entități, activitate care reprezintă un serviciu efectuat în favoarea entității. Funcțiile sale includ, printre altele monitorizarea controlului intern, și îi sunt atribuite de către conducere responsabilități curente specifice, referitoare la verificarea controalelor, monitorizarea funcționării lor și exprimarea de recomandări în vederea îmbunătățirii lor.

BIBLIOGRAFIE

1. Ana Morariu, Gheorghe Suciu, Flavia Stoian, – Audit intern și guvernanța coorporativă, Ed. Universitară, 2008, București;

2. Emil Ghiță, Marcel Ghiță – Audit și control, Ed. Fundației România de Mâine, București, 2007;

3. Marcel Ghiță, Mihai Sprânceană, – Auditul intern al instituțiilor publice, Ed. Tribuna Economica, București, 2006;

4. Emil Ghiță – Audit public intern, Ed. Sitech, Craiova, 2007;

Legea 672/2002 privind auditul intern public, M.Of.nr.953/2002;

Legea 133/2002 pentru aprobarea OUG nr.75/1999, republicată, privind activitatea de audit financiar, M.Of.nr.598/2003;

Ordonanța Guvernului nr.37/2004 pentru modificarea și completarea reglementărilor privind auditul intern, M.Of.nr.91/2004;

OMFP nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, M.Of.nr.130 bis/2003;

OMFP nr.423/2004 pentru modificarea și completarea Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin OMFP nr.38/2003;

OMPF 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern, M.Of.nr.128/2004;

Norme metodologice proprii privind exercitarea activității de audit public intern din cadrul Regionalei CFR Galați;

Tribuna Economică -Controlul financiar economic, revista lunară 2007-2009;

www.mfinanțe.ro/Auditul intern.