Misiune DE Audit Intern Activitatea de Logistică în Cadrul Sc Every Day Prodcom Srl

MISIUNE DE AUDIT INTERN: Activitatea de logistică în cadrul SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Student: Claudia-Andreea Ionesi

Specializarea: CIG III, zi, grupa 1

Prof. coord.:

Suceava, 2016

Cuprins:

PREZENTAREA INSTITUȚIEI

Conform legii contabilității, contabilitatea se ține în limba română și în monedă națională.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

Nr. 208 /6.01.2016

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activității de audit intern, cu modificările si completările ulterioare și a Planului de audit intern pentru anul 2014, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea de logistică, în perioada 20.09.2015 – 20.11.2015.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de desfășurare a activității financiar-contabile, în conformitate cu cadrul legislativ și normativ, iar obiectivul acestuia are în vedere:

Organizarea și funcționarea departamentului de logistică

Menționăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea de logistică.

Auditor,

Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Claudia-Andreea Ionesi

Misiunea de audit: Activitatea de logistică Data: 6.01.2016

Auditor intern,

Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

DECLARAȚIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume și prenume: Claudia-Andreea Ionesi

Misiunea de audit: Activitatea de logistică Data: 6.01.2016

Auditor intern,

Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

Nr. 213 / 6.01.2016

NOTIFICAREA

PRIVIND DECLANȘAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: SC EVERY DAY PRODCOM SRL

De la: Claudia-Andreea Ionesi

Universitatea Ștefan cel Mare, Suceava

Referitor: Misiunea de audit intern: Activitatea de logistică

Stimate: domnule Ștefănescu Mircea

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmează ca în perioada 20.11.2015 – 16.12.2015 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema Activitatea de logistică.

Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce privește funcționalitatea sistemului de control intern atașat activității auditate și formularea de recomandări pentru îmbunătățirea acestuia.

Perioada supusă evaluării este 01.01.2014 – 31.12.2014.

Vă rugăm, de asemenea, să desemnați o persoană de contact pentru a ne ajuta în timpul derulării misiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data ședinței de deschidere, având pe ordinea de zi următoarele:

prezentarea auditorilor;

prezentarea și discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;

discutarea programului intervenției la fața locului;

stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate;

alte aspecte organizatorice necesare desfășurării misiunii.

Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direcției, vă rugăm sa ne puneți la dispoziție următoarea documentație necesară:

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului logistic;

organigrama SC Every Day Prodcom SRL;

regulamentul de organizare și funcționare;

fișele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitățile ce se desfășoară in cadrul direcției;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.

Pentru eventualele întrebări privind această acțiune, vă rugăm să o contactați pe Claudia-Andreea Ionesi, auditor intern, coordonatorul misiunii.

Cu deosebită considerație,

Auditor,

Claudia-Andreea Ionesi

COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 2.12.2015

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi

Data: 02.12.2015

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor și cuprinde 3 obiecte auditabile, structurate pe 1 singur obiectiv, care vor fi evaluate în continuare pentru obținerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 02.12.2015

: NOTĂ:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor și presupune asocierea riscurilor semnificative la operațiile stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieșite din propria experiență. În situația în care la operațiile auditabile se atașează mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operație/obiect auditabil.

În acest studiu de caz au fost identificate 3 obiecte auditabile cărora le-au fost atașate 16 riscuri.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ȘI NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 02.12.2015

Notă:

Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidențiem și alți factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomanda sa avem în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

În funcție de importanța și greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile și nivelurile de apreciere ale riscurilor.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOȘTINȚĂ – CLC

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 02.12.2015

Notă:

Chestionarul de luare la cunoștință se adresează nivelului general de management si managementului de linie, în vederea aprecierii riscurilor operațiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite existența și funcționalitatea controalelor interne din cadrul entității.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ȘI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi

Data: 02.12.2015

NOTĂ:

Stabilirea nivelului riscului și a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza informațiilor și documentelor, în posesia cărora a intrat până în acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunoștință – CLC, pe care l-a obținut de la managementul general și managementul de linie al structurii auditate, dar și a expertizei personale în domeniu și a informațiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, în funcție de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ș.a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operației/ activității respective, în baza formulei de calcul:

unde:

= punctajul total;

= nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

= ponderea criteriilor de risc

Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:

Riscuri mici 1,0 – 1,7

Riscuri medii 1,8 – 2,2

Riscuri mari 2,3 – 3,0

Elaborarea acestui document prezintă un grad relativ mare de subiectivitate și din acest motiv auditorii interni aduc îmbunătățiri acestei lucrări, pe toată durata misiunii de audit, în special în Etapa intervenției la fața locului în funcție de informațiile pe care le colectează cu ocazia testărilor efectuate.

Din experiența practică, recomandăm ca ponderea riscurilor medii să fie sub 10%, deoarece aceasta denotă o nehotărâre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri în care să le includă, luând în considerare că în auditare vor intra, de regulă, riscurile mari și medii, considerate riscuri semnificative.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAȚIILOR) ÎN FUNCȚIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 02.12.2015

Notă:

În documentul Clasarea operațiilor în funcție de analiza riscurilor se realizează împărțirea celor 71 de riscuri, grupate pe cele 16 de obiecte auditabile și 3 obiective, în 3 categorii de riscuri, mici, medii și mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor.

În continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari și medii, considerate riscuri semnificative, în număr de 30, vor intra în faza de ierarhizare a riscurilor și vor fi preluate în Tabelul puncte tari și puncte slabe.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

TABELUL PUNCTE TARI ȘI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi

Data: 02.12.2015

Notă: În faza de ierarhizare a operațiilor în funcție de riscuri, în care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari și puncte slabe, prin care au fost identificate 0 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rămâne în continuare în auditare.

Evaluarea operațiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcționalității sistemului de control intern al activităților auditate, care astfel limitează efectul riscurilor asociate acestora. În urma operației de ierarhizare, au fost preluate spre auditare în continuare obiectivele și obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, în documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate și ulterior va fi stabilită corespondența acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 02.12.2015

Notă: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 1 obiectiv structurat pe 3 obiecte auditabile și Identificarea riscurilor, prin care s-au atașat 16 riscuri la aceste obiecte auditabile și s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern în urma căreia a fost selectate în vederea auditării 1 obiective, 3 obiecte auditabile și 7 riscuri asociate acestora. În continuare, cele X riscuri au fost înlocuite cu obiectele auditabile selectate (operații / activități / funcții programe / domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza Programului intervenției la fața locului, și care se vor materializa în FIAP-uri și FCRI-uri, acolo unde este cazul, și în final vor fi transferate și comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 02.12.2015

Notă: Programul de audit intern este documentul prin care repartizăm resursele de audit respectiv, împărțim între membri echipei de auditori activitățile pe care le vor desfășura pentru realizarea misiunii și repartizăm timpul pentru parcurgerea etapelor și procedurilor specifice în vederea încadrării în perioadele afectate prin Planul de audit intern.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI

Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi

Data: 02.12.2015

Auditor intern

Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data: 02.12.2015

A. Lista participanților:

B. Stenograma ședinței

În cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

– Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern;

– Prezentarea și discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația acestora. În același timp, a fost cerută părerea auditaților cu privire la aceste obiective, unde s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut și unele comentarii cu privire la complexitatea activității Direcției Buget și Contabilitate Internă și neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiști;

– Prezentarea Programului intervenției la fața locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată.

– Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste și asupra modului de obținere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

– Stabilirea condițiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

– Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate ș.a.

– Stabilirea Ședinței de închidere, inclusiv a participanților la aceasta;

– Stabilirea modalității de redactare a Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit).

– Explicarea modului cum vor fi discutate și analizate recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, inclusiv Planul de acțiune realizat de entitatea auditată și Calendarul implementării acestora, cu termene și persoane responsabile.

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectiv – Organizarea și funcționarea departamentului de logistică

Data: Auditor intern,

25.11.2015 Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

INTERVIU NR. 1.1

privind

procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate,

adresat

doamnei Grivici Iustin, contabil șef

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Data:

02.10.2015

Auditor intern, Intervievat,

Claudia-Andreea Ionesi Grivici Iustin

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

TESTUL NR. 2.1

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

OBIECTUL TESTULUI: Organizarea și funcționarea departamentului de logistică

OBIECTIVUL TESTULUI: Evaluarea și urmărirea dacă responsabilităție prestabilite personalului definesc aria de competență necesară realizării activităților

DESCRIEREA TESTULUI:

Eșantionul s-a stabilit prin selectarea de posturi din cadrul fiecărui compartiment funcțional al departamentului de logistică. În cazul acestora se vor evalua atribuțiile și relațiile funcționale definite cu privire la:

a) definirea atribuțiilor și a ariei de competență a acestora;

b) urmărirea dacă aria de competență asigură realizarea activităților și acțiunilor stabilite.

Testarea a urmărit stabilirea responsabilităților din cadrul departamentului de logistică și s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 2.1. privind în care pe verticală sunt elementele eșantionului iar pe orizontală elementele testate.

CONSTATĂRI:

Din analiza Listei de control nr. 2.1. s-a constatat că atribuțiile definite în fișele posturilor aferente salariaților nu sunt întotdeauna conforme și nu asigură competența de realizare a responsabilităților, acestea fiind definite în multe cazuri la modul general, adică nu indică, prin modul de formulare o acțiune și nu asigură un conținut clar, fiind definite sub forma unei relații funcționale sau având caracter de activitate.

CONCLUZII:

Atribuțiile stabilite salariaților nu asigură întotdeauna aria de competență necesară pentru realizarea activităților, iar în baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.1.

Data: Auditor intern,

05.10.2015 Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

FOAIE DE LUCRU NR. 2.1.

Obiectiv – Organizarea și funcționarea departamentului de logistică

Eșantionul s-a stabilit prin selectarea de posturi din cadrul fiecărui compartiment funcțional al departamentului de logistică.

Eșantionul astfel constituit va fi verificat integral.

Verificarea eșantionului se va concretiza în elaborarea Listei de control nr. 2.1.

Data: Auditor intern, În prezența,

05.10.2015 Claudia-Andreea Ionesi Grivici Iustin

??? LISTA DE CONTROL NR. 2.1.

privind

stabilirea responsabilităților

Data: Auditor intern, În prezența,

05.10.2015 Claudia-Andreea Ionesi Grivici Iustin

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.1.

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014 – 31.12.2014

PROBLEMA:

Atribuțiile stabilite salariaților nu asigură întotdeauna aria de competență necesară pentru realizarea activităților.

CONSTATARE:

Din analiza Listei de control nr. 2.1. s-a constatat că atribuțiile definite în fișele posturilor aferente salariaților nu sunt întotdeauna conforme și nu asigură competența de realizare a responsabilităților, acestea fiind definite în multe cazuri la modul general, adică nu indică, prin modul de formulare o acțiune și nu asigură un conținut clar, fiind definite sub forma unei relații funcționale sau având caracter de activitate.

CAUZE:

– Definirea atribuțiilor specifice postului s-a realizat de către fiecare șef de compartiment, fără a mai fi analizate și evaluate de către persoanele responsabile de la nivelul departamentului

– Persoanele din cadrul compartimentelor funcționale nu au dispus de cunoștințele necesare astfel încât să poată defini corect o atribuție și în același timp să urmărească daca acestea asigură aria de competență a realizării activităților repartizate postului

CONSECINȚĂ:

– Nu se asigură o arie de competență necesară și suficientă pentru realizarea activităților și acțiunilor.

RECOMANDARE:

– conștientizarea managementului care se ocupă cu definirea atribuțiilor prin consilieri și informări pentru a se clarifica modaliățile practice de definire a unei atribuții sau a unui set de atribuții astfel încât să se asigure aria de competență necesară realizării activităților.

Data: Auditor intern,

05.10.2015 Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

TESTUL NR. 3.1

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.012014 – 31.12.2014

OBIECTUL TESTULUI: Organizarea și funcționarea departamentului de logistică

OBIECTIVUL TESTULUI: Examinarea dacă structura organizatorică (organigrama) reprezintă un instrument la îndemâna conducerii prin care se permite vizualizarea de raporturilor de subordonare aferente departamentului de logistică.

DESCRIEREA TESTULUI:

Analiza modului de elaborare a organigramei se realizează în conformitate cu actul normativ de organizare și funcționare a organizației și cu modul efectiv de organizare și funcționare a structurilor funcționale din cadrul organizației, punându-se accent pe următoarele:

a) definirea raporturilor de subordonare în cadrul organigramei;

b) definirea numărului de posturi prin intermediul organigramei.

Eșantionul va fi constituit din totalitatea populației, adică 100%, având în vedere că acestea reprezintă un volum redus de documente și lucrarea este anuală.

Testarea a urmărit analiza stabilirii structurii organizatorice și s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 3.1.

CONSTATĂRI:

Atunci când se proiectează o structură organizatorică se pleacă de la inventarierea activităților existente/ necesare realizării obiectivelor. Analiza modului de definire a activităților necesare pentru realizarea fiecărui obiectiv specific a pus în evidență următoarele caracteristici:

− unele activități sunt neclar definite

− nu sunt identificate toate activitățile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice și care asigură conformitatea cu reglementărilor legale

Pentru realizarea unor anumite activități nu se respectă principiul convergenței în definirea conținutului activităților care este necesar pentru realizarea unui obiectiv.

CONCLUZII:

Activitățile nu sunt corect definite în cadrul compartimentelor, astfel încât să se contribuie la realizarea obiectivelor, iar în baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.1.

Data: Auditor intern,

06.10.2015 Claudia-Andreea Ionesi

LISTA DE CONTROL NR. 3.1

privind

stabilirea structurii organizatorice

Data, Auditor intern, Intervievat,

06.10.2015 Claudia-Andreea Ionesi Grivici Iustin

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

FIȘA DE IDENTIFICARE ȘI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.3.1

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014- 31,12.2014

PROBLEMA:

Activitățile nu sunt corect definite în cadrul compartimentelor, astfel încât să se contribuie la realizarea obiectivelor.

CONSTATARE:

Atunci când se proiectează o structură organizatorică se pleacă de la inventarierea activităților existente/ necesare realizării obiectivelor. Analiza modului de definire a activităților necesare pentru realizarea fiecărui obiectiv specific a pus în evidență următoarele caracteristici:

− unele activități sunt neclar definite

− nu sunt identificate toate activitățile care contribuie la realizarea obiectivelor specifice și care asigură conformitatea cu reglementărilor legale

Pentru realizarea unor anumite activități nu se respectă principiul convergenței în definirea conținutului activităților care este necesar pentru realizarea unui obiectiv.

CAUZĂ:

– nu există, la nivelul societății, reglementări procedurale care să definească și să stabilească o formă-cadru de elaborare a organigramei.

CONSECINȚE:

– nu se asigură o înțelegere corespunzătoare a modului de organizare și funcționare a departamentului, a nivelului ierarhic și a relațiilor existente între compartimente, iar organigrama actuală nu conține informații referitoare la nivelurile de subordonare.

RECOMANDĂRI:

analiza actului normativ de organizare și funcționare a organizației

restabilirea relațiilor și subordonărilor dintre compartimente, astfel încât să fie clare și corecte

Data: Auditor intern,

06.10.2015 Claudia-Andreea Ionesi

NOTĂ DE RELAȚII !!!

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data

25.11.2015

Auditor intern,

Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

MINUTA ȘEDINȚEI DE ÎNCHIDERE

A. Mențiuni generale:

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi Data 29.11.2015

Lista participanților:

B. Concluzii:

În cadrul ședinței au fost prezentate obiectivele auditate și constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncționalităților, eventualelor consecințe, și au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea acestora.

În cadrul Ședinței de închidere structura auditata și-a însușit în totalitate constatarile și recomandările formulate de echipa de auditori.

În consecință, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregătit pentru aprobare și difuzare structurii auditate.

Raportul de audit intern va fi însoțit de o SINTEZĂ care va conține principalele constatări și recomandări ale echipei de auditori interni și concluziile generale pentru activitatea de logistică auditată.

Structura auditată se angajează să completeze Planul de acțiune și Calendarul implementării recomandărilor, cu termenele de realizare și persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.

Notă:

Datorită acceptării integrale a constatărilor și recomandărilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

PLANUL DE ACȚIUNE

ȘI

CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost constituită din: Claudia-Andreea Ionesi – auditor

Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 6.01.2016.

Cadrul legal al acțiunii de auditare l-a reprezentat:

– Planul de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea ISJ Suceava;

– Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

– OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de

aplicare a Legii nr. 672/2002.

Durata misiunii de audit: 20.09.2015-20.11.2015

Perioada auditată: 01.01.2014 – 31.12.2014

Scopul acțiunii de auditare constă în:

asigurarea completitudinii și corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate;

asigurarea respectării principiilor generale ale contabilității;

asigurarea respectării regulilor de evaluare a elementelor de activ și de pasiv;

asigurarea respectării reglementărilor contabile în conformitate cu directivele europene.

Obiectivele acțiunii de auditare au urmărit:

1. Organizarea registrelor de contabilitate

Tipul de auditare – audit de conformitate/regularitate.

Tehnicile de audit intern utilizate:

verificarea se realizează în vederea asigurării validității, realității și acurateței înregistrărilor în contabilitate a documentelor și a concordanței cu legile și regulamentele în vigoare, precum și a eficacității controlului intern prin următoarele tehnici de verificare:

– comparația: pentru confirmarea identității unor informații, după obținerea

lor din două sau mai multe surse diferite;

– examinarea: pentru detectarea erorilor și/sau iregularităților;

– recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul și a calculelor matematice;

– punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii

diferite de înregistrări;

– confirmarea: pentru solicitarea informațiilor din mai multe surse

independente cu scopul validării acestora;

– garantarea: pentru verificarea realității tranzacțiilor înregistrate pornind de

la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative;

– urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative

spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realității înregistrării în

totalitate a tranzacțiilor.

Alte tehnici de audit:

observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire și emitere a documentelor;

interviul, note de relații: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate și interesate și informațiile primite, care trebuie să fie susținute de documente. Pentru eventualele explicații suplimentare se solicită note re relații scrise.

analiza: constă în descompunerea unei entități în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate și măsurate distinct.

Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:

Chestionarul de luare la cunoștință – CLC: pentru obținerea unor informații referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcționarea entității/structurii auditate;

Chestionarul de control intern – CCI: orientează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncțiunilor și cauzelor reale ale acestora;

Listă de verificare – LV: utilizată pentru stabilirea condițiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operații ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitățile de control intern încorporate în proceduri, existența responsabilităților pentru efectuarea acestora și permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncționalități.

Documentele examinate în cadrul SC privind activitatea de logistică au vizat documentația aferentă perioadei auditate, respectiv:

–

Documentele elaborate pe timpul auditării activității, în principal sunt:

analiza riscurilor;

tabelele punctelor tari și slabe;

tematica în detaliu a misiunii de audit;

programul de audit intern;

programul intervenției la fața locului;

liste de verificare structurate pe obiective;

foi de lucru pentru stabilirea eșantioanelor;

chestionare de control intern;

teste;

liste de control;

fișe de identificare și analiză a principalelor probleme constatate – FIAP-uri;

formulare de constatare și raportare a iregularităților – FCRI-uri;

raportul preliminar de audit intern;

minutele ședințelor de deschidere, de închidere și de conciliere;

raportul final de audit intern;

planul de acțiune și calendarul de implementare a recomandărilor;

fișa de urmărire a implementărilor recomandărilor.

Organizarea Centrului de Execuție Bugetară SC: Direcția a funcționat în perioada supusă auditării cu un număr de 22 salariați, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuțiile de serviciu organigrama și Regulamentului de organizare și funcționare.

Pentru toți salariații există fișe ale posturilor prin care s-au stabilit atribuțiile de serviciu, relațiile ierarhice de subordonare și relațiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente.

Principalele activități desfășurate în cadrul instituției sunt următoarele:

– organizarea registrelor de contabilitate;

– conducerea contabilității;

– conducerea activității financiare;

– elaborarea bilanțului contabil;

– elaborarea contului de execuție bugetară;

– organizarea sistemului de raportare;

– organizarea și efectuarea controlului financiar preventiv;

– fiabilitatea sistemului informatic;

– organizarea arhivării documentelor.

II. CONSTATĂRI SI RECOMANDARI

În acest capitol, prezentam principalele constatări ale echipei de auditori interni, cauzele, consecințele și recomandările formulate, obținute în urma testărilor efectuate și concretizate în FIAP-urile și FCRI-urile întocmite în Etapa Intervenției la fața locului, în vederea corectării disfuncționalităților semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea, vom prezenta și comenta posibila evoluție a riscurilor existente și a necesităților de dezvoltare a sistemelor de logistică și control intern al activităților auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de logisticăul general.

II.1.

II. 1.1.

II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru conducerea Registrului–jurnal există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 1.1.2. Completarea eronată a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1.

Constatare:

– La entitatea auditată, completarea Registrului-jurnal se realizează cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automată a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicației financiar-contabile și se editează lunar.

– Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de înregistrare a operațiunilor economico-financiare în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în entitate.

– De asemenea, s-a constatat neconcordanța între natura operațiilor economico-financiare înregistrate și funcțiile conturilor utilizate pentru reflectarea în contabilitate a acestor operațiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentând materiale de natura obiectelor de inventar au fost înregistrate în contabilitate ca materiale consumabile.

În acest fel nu se respectă prevederile Legii contabilității nr.82/1991 republicată și al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele și formularele financiar-contabile.

Cauze:

– Lipsa unor proceduri de lucru, scrise și formalizate.

– Proiectarea și realizarea aplicației financiar-contabile s-a făcut de către Direcția Generală a Tehnologiei Informației, care nu are personal cu pregătire economică, iar între personalul acestei direcții și personalul Direcției de Buget și Contabilitate Internă neexistând relații de colaborare, necesare realizării lucrărilor în condiții corespunzătoare.

– Neefectuarea controlului ierarhic.

– Inexistența unei pregătiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal.

Consecințe:

– Nerespectarea înregistrării cronologice și sistematice în contabilitate a modificărilor elementelor de activ și pasiv ale entității.

– Datorită neînregistrării cronologice în contabilitate a operațiunilor economico-financiare, care afectează patrimoniul entității, nu se poate urmări, în orice moment, identificarea și controlul acestora.

Recomandări:

– Elaborarea procedurilor de lucru, scrise și formalizate, privind completarea Registrului-jurnal.

– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.

– Realizarea unui control pe perioada auditată pentru a stabili dimensiunile disfuncțiunii constatate și refacerea Registrului-jurnal.

– Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile.

– Analiza posibilității delegării unei persoane specializate de la DBCI, pe perioada proiectării și implementării aplicației informatice;

– Analiza necesității achiziționării unui program informatic pentru activitatea de logistică;

– Stabilirea relațiilor de colaborare între structurile funcționale, prin ROF-ul entității, astfel încât să permită o circulație rapidă a informațiilor, fără o distorsionare a conținutului acestora.

II. 1.2.

II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru conducerea Registrului–inventar există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II. 1.2.2. Completarea incorectă a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1.

Constatare:

– Completarea Registrului-inventar s-a realizat preluându-se soldurile din Balanța de verificare la data de 31.12.2007, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditată, respectiv coloanele 3, 5 și 6 din registru.

Cauze:

– Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu și-au însușit monografia privind modul de întocmire a Registrului-inventar în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicată și OMFP nr.1850/2004 privind registrele și formularele financiar-contabile.

– Lipsa unui sistem de perfecționare a pregătirii profesionale a salariaților la nivelul compartimentelor și a unui sistem de control ierarhic.

– Inexistența procedurilor de lucru scrise și formalizate.

Consecințe:

– nu este utilizat în concordanță cu destinația acestuia, respectiv nu este posibil, în orice moment, identificarea și controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate în entitate.

Recomandări:

– Elaborarea procedurilor scrise și formalizate privind completarea Registrului-inventar.

– Stabilirea unui responsabil cu elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor.

– Elaborarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie să fie familiarizat cu monografiile specifice contabilității.

– Realizarea unei acțiuni de control, pentru întreaga perioadă auditată, a modului de valorificare a inventarelor.

– Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor și de completare a Registrului-inventar în vederea completării Fișei de urmărire a recomandărilor.

II. 1.3.

II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existența și completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat că pentru conducerea registrului Cartea-Mare există proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise și formalizate.

II.1.3.2 Modul de analiză a Registrului Cartea-Mare

Din observarea directă realizată de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completării registrului Cartea-Mare.

III. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit și a Programului intervenției la fața locului, a constatărilor efectuate în etapa de colectării și prelucrării informațiilor și în timpul intervenției la fata locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relații si in urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandările și concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.

Structura auditată are obligația să întocmească Programul de acțiune si Calendarul implementării recomandărilor și să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora.

Echipa de auditori interni, pe baza analizelor și evaluărilor efectuate apreciază Activitatea de logistică, conform grilei prezentate în continuare.

Evaluarea are la bază discuțiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, în ședințele de închidere și conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanți, ca fiind realiste și posibil de implementat în practică.

De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea de logistică se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de implementare a funcției de audit intern în entitățile publice.

Structura auditată are obligația să respecte Programul de acțiune și Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite și să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării acestora.

Data: 20.11.2015 Auditor Claudia-Andreea Ionesi

Notă:

Precizăm că în practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagină, atât de auditorii interni, cât și de supervizorul misiunii.

SINTEZA

RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Misiunea de audit intern privind Activitatea de logistică s-a desfășurat în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activității de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 și a normelor specifice aprobate de conducerea entității.

Misiunea de audit intern s-a realizat în baza Planului de audit intern pe anul 2014, aprobat de conducerea entității, perioada auditată fiind 01.01.2014 – 31.12.2014 și a fost efectuată, în perioada 20.09.2015 – 325.11.2015 de către auditorul intern Claudia-Andreea Ionesi

Echipa de auditori interni în baza analizei privind riscurile, a testărilor pe teren, și a evaluărilor realizate privind Activitatea de logistică, structurată pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciază funcționalitatea sistemului de control intern, după cum urmează:

II. CONSTATĂRI ȘI RECOMANDĂRI

Principalele constatări și recomandări rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate în continuare:

– Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fără a fi completate coloanele referitoare la diferențele de evaluare de înregistrat.

Recomandare 1:

Echipa de auditori consideră necesară implementarea unui sistem de pregătire profesională a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel încât să fie utilizat în concordanță cu destinația acestuia, respectiv să permită în orice moment, identificarea și controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate în entitate.

– Constatare 2: Sumele plătite prin casierie și care se refereau la două sau mai multe categorii de obligații nu au fost completate distinct în Registrul de casă.

Recomandare 2:

Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat în această activitate, stabilirea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile și fișele de post.

De asemenea, auditorii interni consideră necesară implementarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în întocmirea, utilizarea și controlul Registrului de casă.

– Constatare 3: Sumele înregistrate în contabilitate reprezentând cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite față de totalul acestor cheltuieli reflectate în Statul de salarii.

Recomandare 3:

Implementarea unui program informatic care să permită urmărirea și controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul și până în momentul înregistrării acestora în contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregătire profesională pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicații informatice, din cadrul Direcției de Buget și Contabilitate Internă.

– Constatare 4: Din analiza contractelor economice încheiate de entitate s-a constatat inexistența unor evidențe a plăților pe scadențele prevăzute în contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit și inexistența în contractele încheiate a clauzelor referitoare la penalitățile de întârziere datorate de părți.

Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditată a plăților aferente contractelor de achiziție publică în scopul verificării plăților scadente din contracte și a penalităților de întârziere aferente acestora.

De asemenea, echipa de auditori consideră necesară realizarea unui program de pregătire profesională a personalului implicat, precum și stabilirea unor atribuții concrete, coroborate cu procedurile operaționale și cu fișa postului.

– Constatare 5: La nivelul entității nu există elaborate și aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv.

Recomandare 5: Echipa de auditori consideră necesară efectuarea unui inventarieri a tuturor operațiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entității și elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitățile specifice entității.

Echipa de auditori interni consideră necesară constituirea de urgență a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, în conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern.

III. CONCLUZII

Evaluarea ACTIVITĂȚII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direcției Buget și Contabilitate Internă, în baza testelor și analizelor efectuate, permit auditorilor interni să emită o asigurare rezonabilă logisticăului general privind calitatea sistemului de control intern al activității auditate, nefiind identificate obstacole în funcționarea acesteia.

Echipa de auditori interni prin analiza activităților auditabile și evaluările realizate în etapa de intervenție la fața locului, a elaborat un număr de 65 de recomandări, aferente celor 3 obiective ale misiunii de audit intern.

Considerăm că prioritatea în activitatea de implementare a recomandărilor o reprezintă elaborarea și actualizarea sistematică a procedurilor operaționale, scrise și formalizate, pentru întreaga activitate a direcției, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea și utilizarea în conducerea curentă a Registrului riscurilor – care reprezintă setul de recomandări majore.

Data Auditor intern,

20.11.2015 Claudia-Andreea Ionesi

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

FIȘA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014-31.12.2014

Întocmit: Claudia-Andreea Ionesi

Programul de asigurare și îmbunătățire a calității

Șeful structurii de audit intern trebuie să elaboreze un Program de asigurare și îmbunătățire a calității activității de audit, adică respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor și a bunei practici internaționale de către toți auditorii interni.

Prin Programul de asigurare și îmbunătățire a calității se realizează o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacității globale a programului de calitate.

Evaluarea constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către șeful structurii de audit intern, prin care acesta examinează eficacitatea normelor de audit intern și dacă procedurile de asigurare a calității misiunii de audit sunt aplicate în mod corespunzător garantând calitatea Raportului de audit intern.

Supervizarea va permite depistarea deficiențelor în anumite etape din derularea misiunii și va permite inițierea de activități de îmbunătățire a viitoarelor misiuni de audit intern și asigurarea perfecționării profesionale a auditorilor.

Evaluarea se realizează după fiecare misiune de audit intern. Este formalizată prin întocmirea Fișei de evaluare a misiunii de audit intern.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

FIȘA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014-31.12.2014

Perioada misiunii: 20.09.2015-20.11.2015

Auditor evaluat: Claudia-Andreea Ionesi Luat la cunoștință:

Data:

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizată și de conducerea structurii auditate căreia i se înaintează un chestionar de evaluare prin care i se solicită să prezinte o apreciere asupra desfășurării misiunii de audit și a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii.

Evaluarea misiunii de audit intern de către structura auditată este formalizată prin Fișa de evaluare a misiunii de audit intern întocmită de către structura auditată.

SC EVERY DAY PRODCOM SRL

Serviciul Audit Intern

FIȘA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de logistică

Perioada auditată: 01.01.2014.-31.12.2014

Perioada misiunii: 20.09.2015-20.11.2015

Întocmit: Ștefănescu Mircea, director Școala nr. 10 Suceava

FIȘA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ

Tabelele de mai sus vor fi completate ținând cont de următorul sistem de punctaj:

1 pentru nesatisfăcător;

2 pentru slab;

3 pentru satisfăcător;

4 pentru bine;

5 pentru foarte bine.

Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicații scrise.

Director Școala nr. 10 Suceava,

Popescu Ioan

Data: 20.11.2015

Luat la cunoștință, auditori interni:

Claudia-Andreea Ionesi

Data: 20.11.2015