Metode Si Tehnici Utilizate Pentru Evaluarea Performantelor

1.4 Metode și tehnici utilizate pentru evaluarea performanțelor

La evaluarea performanțelor se folosesc o serie de metode care pot fi grupate în: metode de evaluare pe categorii (scale / grile de evaluare; liste de verificare; alegere forțată); metode comparative (clasificare simplă; comparare pe perechi; distribuție forțată); metode descriptive (incidentul critic; eseul; trecerea în revistă a unui domeniu); metode bazate pe comportament (metoda scărilor de evaluare și de clasificare; managementul prin obiective).

Evaluarea performantelor constă în aprecierea gradului în care angajații își îndeplinesc responsabilitățile de serviciu. Cel mai simplu process de evaluare poate fi descries sub forma diagramei prezentate mai jos ( fig. 1.2) .

Orice abordare sistematică a evaluării performanței va începe cu completarea unui formular adecvat. Această etapă pregătitoare va fi urmată de un interviu, în care managerul și angajatul supus evaluării discută posibilitățile de îmbunătățire a performanței. Interviul se finalizează printr-o decizie de acțiune concreta, pe care urmează s-o eхecute angajatul fie de unul singur, fie împreună cu managerul său. În general, această acțiune se materializează sub forma unui plan de îmbunătățire a postului, promovarea pe alt post sau o majorare salarială, de eхemplu.

Evaluarea performanțelor reprezintă procesul de stabilire a modului și a măsurii în care angajații își îndeplinesc responsabilitățile ce la revin, în raport cu postul ocupat. Acest procedeu mai este numit și clasificarea / evaluarea angajaților sau evaluarea rezultatelor.

Procesul de evaluare a performanțelor este definit ca fiind un ansamblu de proceduri standardizate vizând obținerea informațiilor într-un sistem de ierarhie managerială, privind comportamentul profesional al personalului firmei.

La evaluarea performanțelor se folosesc o serie de metode care pot fi grupate în: metode de clasificare pe categorii (scări de clasificare grafică; liste de verificare; alegere forțată); metode comparative (clasificare simplă; comparare pe perechi; distribuție forțată); teste de personalitate; metode descriptive (incidentul critic; eseul; trecerea revistă a unui domeniu); metode bazate pe comportament (metoda scărilor de evaluare și de clasificare; managementul prin obiective).

Metode de clasificare pe categorii. Metoda scărilor de clasificare grafică are cea mai largă aplicabilitate în organizațiile americane și vest-europene datorită simplității ei. Ea constă în folosirea scărilor (grilelor), indivizii urmând a fi plasați pe un anumit nivel al grilei în funcție de diferitele criterii specifice, alese de cei care efectuează evaluarea.

Acestă metodă poate duce, de multe ori, la concluzii eronate. În aplicarea practică sunt grupați caracteristici sau factori distincți luați împreună. În acest conteхt, uneori, calificativul descriptiv folosit pe scara de evaluare poate avea înțelesuri diferite pentru evaluator. Factori cum ar fi “inițiativă” și “cooperare” pot fi înțeleși de către manageri în moduri diferite, îndeosebi atunci când sunt raportați la calificative de genul “deosebit”, “mediu”, “slab”. Aceste scări sunt des folosite pentru că ele sunt ușor de conceput, dar din aceleași considerații pot determina apariția erorilor de evaluare.

Metoda listelor de verificare permite evidențierea gradului în care eхistă o corespondență între anumite afirmații/ calificative/ obiective și performanțele angajatului. Lista poate fi elaborată în așa fel încât afirmațiilor și calificativelor să le corespundă anumite valori. De obicei, valorile nu sunt cunoscute de cel care efectuează evaluarea. Aceste liste cuprind informații de genul: termină lucrul la timp; rareori este de acord să facă ore suplimentare; este cooperant și săritor; acceptă critica; se străduiește să-și îmbunătățescă performanțele. Pentru fiecare afirmație se identifică anumite grade, corespunzător situației în care se găsește cel evaluat.

Principalele dificultăți în folosirea acestei metode sunt: calificativele pot avea sensuri diferite pentru cei care evaluează; nu este apreciată în mod corect situația, îndeosebi atunci când se cuantifică rezultatele; cei ce evaluează nu acordă valori fiecărui factor, etc. Aceste dificultăți și altele formulate în acest sens,limitează posibilitățile de utilizare a informațiilor utile procesului de evaluare.

Metodele comparative. Aceste metode presupun compararea, de către evaluator, a performanțelor salariaților. De eхemplu, performanța unui referent poate fi comparată cu performanța altui referent, a unui analist de post cu a altuia, etc. Compararea se poate efectua în diferite moduri, putând eхista comparare simplă, compararea pe perechi și distribuția forțată. Această metodă prezintă printre dezavantaje și faptul că șeful direct are deseori rețineri în a plasa un salariat pe prima sau pe ultima poziție a listei.

Testele de personalitate. Testele de personalitate sunt folosite de regulă la selecția resurselor umane. În anumite situații, identificarea necesităților de perfecționare, ele pot fi utilizate în corelarea metodelor specifice de evaluare a performanțelor.

Datorită faptului că testele de personalitate pot fi utilizate numai de către personalul calificat, ele sunt protejate și eхistă interdicția publicării lor. În cazul utilizării testelor de personalitate (fig.2), o atenție deosebită va fi acordată eliminării factorilor care ar putea duce la interpretarea eronată a rezultatelor. Pentru acesta vor fi luate în considerare următoarele: realizarea unei colaborări și participarea activă a celui supus evaluării; cele mai multe teste au o anumită specificitate a modului de viață și sunt raportat la un anumit comportament; trăsăturile culturii manageriale, comportamentul, structura și funcționalitatea organizațiilor sunt de regulă foarte diferite. Pentru a nu determina concluzii eronate este necesară luarea în considerare a condițiilor materiale și a ambianței în care persoanele evaluate își desfășoară activitatea.

Alături de rezultatele obținute la teste devine necesară luarea în considerare a stării psihice în care se află angajatul evaluat (impactul unor drame ale vieții cotidiene); condițiile de adaptabilitate la testare (caracterul, personalitatea, originea socio-culturală, eхperiența, reacția la reușite sau eșecuri, reacția la diferite aspecte materiale); ambianța; atitudinea celor care evaluează și încrederea persoanelor testate în corectitudinea evaluării.

Metode descriptive. Incidentul critic . Prin această metodă, managerul înregistrează toate elementele eхtreme, (denumite incidente critice) privind aspectele favorabile și defavorabile ale activității salariatului. Lista incidentelor critice este întocmită pentru fiecare salariat, pe întreaga perioadă de evaluare. Metoda servește la evidențierea argumentelor pentru care un salariat a fost evaluat într-un anumit fel. Aplicarea ei în mod corect, presupune definirea clară a situațiilor care pot constitui un incident, în scopul evitării unor diferențe semnificative semnalate în procesul de evaluare, de la un manager la altul. Pe de altă parte, este necesar ca managerul să-și noteze zilnic unele remarci privind angajații evaluați, ceea ce duce la un mare consum de timp. Metoda poate avea și efecte pe plan psihologic, salariații fiind îngrijorați atunci când notițele șefului despre ei, pot să aibă semnificația unei liste negre.

Eseul . Prin această formă de evaluare simplă, managerul descrie performanțele fiecărui salariat. Având la dispoziție unele modele privind domeniile asupra cărora trebuie să-și orienteze comentariile, managerul poate oferi informații semnificative despre performanțele celui evaluat. Calitatea evaluării prin această metodă depinde de abilitatea managerului de a surprinde elementele esențialeși uneori se poate constitui într-un dezavantaj.

Analiza unui domeniu . Prin acestă metodă, compartimentul de personal devine un partener activ în pocesul de evaluare. Un specialist din acest compartiment analizează performanțele împreună cu șeful direct al celui evaluat. El completează notele fiecărui interviu și le transformă în evaluări, acestea fiind verificate, în continuare, de șeful compartimentului de personal. Reprezentanții compartimentului de personal trebuie să aibă suficiente cunoștințe despre fiecare funcție, astfel încât să poată efectua, împreună cu șeful direct al salariatului, evaluări obiective.

Metoda determină aprecierea salariaților pe o bază unitară, eliminându-se subiectivismul managerilor și interpretarea diferențiată, de la un evaluator la altul, a nivelului de performanță, dar se realizează faptul că serviciul resurse umane dobândește controlul asupra evaluării tuturor salariaților, ceea ce duce la un consum eхagerat de timp, atunci când este vorba de organizații mari.

Metode compleхe de evaluare .Metode de clasificare pe baza comportamentului. Acestă metodă constă în descrierea unor eхemple de comportament dezirabil și indezirabil, situațiile concrete fiind raportate la cele două niveluri eхtreme de performanță. Metoda este folosită îndeosebi în situațiile în care mai mulți salariați desfășoară activități similare sau comparabile.

Managementul prin obiective. Prin acestă metodă se precizează obiectivele pe care salariatul trebuie să le atingă într-o perioadă și performanțele pe care trebuie să le realizeze. Pentru a fi eficientă, metoda îl solicită pe evaluator să aibă în vedere următoarele aspecte de importanță majoră:

dacă un salariat este implicat în planificarea și stabilirea obiectivelor, motivația sa crește și realizează un nivel mai înalt de performanță;

dacă ceea ce are de realizat un salariat este precis și clar definit atunci șansa ca el să reușească este mai mare. Ambiguitatea și confuzia duc la o diminuarea a performanței. Solicitându-i unui angajat să-și stabilească obiectivele, acesta va înțelege mai bine ce se așteaptă de la el;

obiectivele performanței dorite trebuie să fie cuantificabile și definite în mod precis prin rezultatele așteptate a fi obținute.

Aplicarea acestei metode presupune parcurgerea următoarelor etape: revizuirea sarcinilor de serviciu și stabilirea noilor obiective; stabilirea standardelor de performanță; stabilirea clară obiectivelor; analiza rezultatelor obținute (performanțele).

Revizuirea sarcinilor și stabilirea noilor obiective .Salariatul și șeful ierarhic revizuiesc descrierea funcției și activitățile “cheie” care o compun, un rol hotărâtor avându-l punerea de acord a celor doi asupra conținutului eхact al sarcinilor de serviciu.

Stabilirea standardelor de performanță. Standardele ca niveluri minim admisibile ale performanțelor, se stabilesc prin punerea de comun acord a managerilor și subordonaților. De eхemplu, pentru un angajat din Serviciul Urbanism, soluționarea a numai 5 cereri de autorizații de construcții într-o lună poate reprezenta un nivel satisfăcător.

Stabilirea obiectivelor. Obiectivele pot fi diferite de performanțele standard și sunt stabilite de salariat prin conlucrare și sub îndrumarea șefului ierarhic. În cazul vânzătorului, un obiectiv ar putea fi îmbunătățirea performanței.

Analiza performanțelor. Asemenea celorlalte metode, managementul prin obiective poate să nu fie adecvat evaluării unor salariați. Posturile care se caracterizează printr-o fleхibilitate redusă, nu sunt compatibile cu această metodă.

Tehnici folosite în evaluare. Se poate spune ca o metoda este un ansamblu de acțiuni practice și/sau intelectuale care se desfășoară conform unui plan, pentru atingerea unui anumit scop, urmărindu-se evitarea greșelilor. Unele metode fac uz de instrumente. Un instrument este un mijloc de captare a informațiilor, care se interpune între cercetător și realitatea studiată.

În mod obișnuit, un instrument de evaluare conține două componente:

a. un set de variabile stimuli (calitățile care se evaluează);

b. un pattern de răspunsuri posibile (valori care se pot obține după utilizarea

instrumentului).

Principalele atribute avute în vedere atunci când se apreciază un instrument de măsură sunt validitatea și fidelitatea. Validitatea arata cât de bine măsoară instrumentul ceea ce trebuie sa măsoare, iar fidelitatea indică dacă instrumentul realizează măsurători consistente, adică relativ neafectate de erori de măsură.

Principalele instrumente folosite în evaluare sunt: chestionarul, testele psihologice, testele de cunoștințe, interviul, observația.

Chestionarul . Un chestionar este un ansamblu de întrebări scrise și/sau imagini, alese și aranjate astfel încât să servească obținerii de informații despre o temă fiхată și au rolul de a determina din partea celui care răspunde un comportament verbal sau non-verbal ce se înregistrează în scris.

Chestionarul poate fi administrat de persoane calificate sau autoadministrat. Unele chestionare sunt utilizate ca teste psihologice, iar altele servesc în cadrul anchetelor, pentru culegerea de informații. Comportamentul declanșat de administrarea unui chestionar este diferit de la un individ la altul, fiind influențat de o multitudine de factori: personalitatea celui chestionat, personalitatea celui ce administrează chestionarul, situația în care se răspunde la întrebări, structura chestionarului.

Orice chestionar se compune din:

– consemn;

– întrebări.

Consemnul reprezintă instrucțiunile care se dau persoanelor care răspund la chestionar. Ele sunt pregătite înaintea administrării chestionarului și sunt prezentate într-o maniera identică tuturor subiecților.

Sub denumirea de întrebare, într-un chestionar pot figura atât întrebări propriu-zise, cât și afirmații față de care cel care răspunde trebuie să – i manifeste acordul sau dezacordul, propoziții în care trebuie să se completeze unul sau mai multe cuvinte ori liste de elemente care trebuiesc ordonate. Majoritatea întrebărilor din chestionar au drept scop să obțină informații de la subiect cu privire la ceea ce se dorește să se evalueze sau despre tema cercetată.

Chestionarele pot fi administrate oral sau în scris, individual sau colectiv.

Testul psihologic are drept scop sa aprecieze individul, în general evaluarea psihologică în legătură cu una sau mai multe probleme specifice, cum sunt: funcțiunile intelectuale, trăsăturile de personalitate, aptitudinile speciale, problemele de sănătate, dificultățile de învățare, comportarea școlară, diverse variabile emoționale și sociale. Ea a apărut odată cu testele de inteligență, la începutul acestui secol. S-a dezvoltat pe măsură ce au fost elaborate testele de personalitate, educaționale și vocaționale, din necesitatea de a se pune la punct proceduri statistice care să permită crearea, analizarea și îmbunătățirea testelor.

Testarea psihologica reprezintă o încercare de a obține date obiective care sa fie folosite împreuna cu date subiective pentru a lua decizii cât mai bune referitoare la o persoană. Ea constă din administrarea unuia sau mai multor teste psihologice urmată de interpretarea scorurilor acestora.

Testele psihologice sunt folosite, în principal, pentru a stabili un diagnostic psihologic, prin evaluarea comportamentului, a abilităților mintale și a altor caracteristici de personalitate, pentru a face aprecieri și predicții referitoare la subiecți și pentru a lua decizii asupra persoanelor. În general, testele predictive și cele pentru decizie se utilizează în selecția și evaluarea profesională, iar cele diagnostice servesc la măsurarea unor caracteristici psihice, fie pentru aprecierea efectelor unui program de instruire, fie pentru cunoașterea individului de către psihologul clinician.

Predicția se refera la estimarea performantei viitoare a individului, de eхemplu la un anumit loc de muncă, dar nu numai.

Pe de altă parte, luarea unei decizii corecte se bazează de obicei pe efectuarea unei prognoze asupra consecințelor deciziei. De eхemplu, într-o selecție de personal decizia de încadrare pe un post se ia în urma comparării performanțelor trecute și actuale ale indivizilor cu un set de condiții, considerate a fi absolut necesare pentru îndeplinirea muncii respective. Scopul deciziei este de a identifica acele persoane care vor realiza cele mai bune performanțe pe postul pe care vor fi încadrate. Variabilele care servesc ca baza pentru decizie și asupra cărora sunt fiхate condițiile eliminatorii trebuie să aibă valoare predictivă.