Mediul de Activitate al Organizatiei

CAPITOLUL I. ABORDARI TEORETICE PRIVIND MEDIUL DE ACTIVITATE AL ORGANIZAȚIEI

Organizația: definire, esență, tipuri

Conform dicționarului explicativ al limbii romane, organizația este o asociație de oameni cu concepții sau preocupări comune, uniți conform unui regulament sau unui statut, în vederea depunerii unei activități organizate. 

Atunci cînd organizațiile sunt considerate din perspectiva obiectivelor, activităților , dimensiunilor, formelor , stabilității, durabilității, performanțelor, numărului de angajați etc., diversitatea prevalează asupra unicității. În consecință, oferirea unei definiții, care să capteze în mod sintetic ceea ce s-ar considera esențial sau important pentru apariția sau existența oricărei forme de organizare sau tip de organizație, nu pare să mai reprezinte o întreprindere atît de simplă.

Organizația este o formă rațională, instituționalizată, de interacțiune a unui grup de personae , justificată de interesul atingerii unui scop comun.

Oferirea unei definiții, care să cuprindă în mod sintetic ceea ce este important și primordial pentru explicarea apariției și conceptului oricărei forme de organizare este practic imposibilă, aceasta fiind justificată și argumentată de unii autori prin diversitatea și complexitatea organizațiilor.

Richard W. Scott (1998), identifică trei definiții considerate a surprinde și a sintetiza acele caracteristici esențiale ale organizațiilor ce le diferențiază de alte tipuri de coletivități. Acestea sunt :

sistemul rațional: organizațiile sunt colectivități orientate de urmărirea unor scopuri relative specifice și care prezintă structuri sociale înalt formalizate;

sistemul natural: organizațiile sunt colectivități ai căror participanți urmăresc interese multiple , atît diferite , cît și comune, dar care recunosc însemnătatea perpetuării organizației ca reprezentînd o resursă importantă. Structura informală de relații ce se dezvoltă între participanți oferă un ghid informativ mai precis pentru înțelegerea comportamentului organizațional, decît este oferit cel de structura formală;

sistemul deschis: organizațiile sunt sisteme de activități interdependente ce leagă coaliții schimbătoare ale paticipanților.

Fiecare dintre noi suntem, pentru o mare parte din viața noastră, membrii unei organizații, care poate fi școala, echipa de sport, un grup artistic, religios sau civic, armata sau o întreprindere.

Mai mult sau mai puțin formale, toate organizațiile au cîteva elemente comune, printre care se enumeră :

obiectivele, care însă diferă de la o organizație la alta și de la o perioadă la alta ,dar în afara existenței unor obiective, organizația nu ar avea nici o rațiune pentru a se crea și pentru a exista;

orice organizație trebuie să dispună de un plan pentru realizarea obiectivelor propuse, fără de care aceasta nu ar fi eficientă. Realizarea obiectivelor propune alocarea unor resurse financiare, materiale și umane. Prin prisma resurselor toate organizațiile sunt dependente de alte organizații;

orice organizație dispune de manageri care să ajute la fixarea și realizarea obiectivelor. Managerii, leaderii sunt reprezentați un director pentru o întreprindere.

Organizațiile asigură coordonarea eforturilor diferiților indivizi pentru realizarea unor scopuri, care în mod individual ar fi foarte greu de realizat sau chiar imposibil. Necesitatea creării de organizații este justificată de mai multe elemente. Astfel, organizațiile sunt importante întrucît ele, ca instituții sociale, reflectă o serie de nevoi și valori acceptate din punct de vedere cultural ,folosesc traiului în comun, deci îndeplinesc anumite scopuri ale societății.

Organizațiile sunt diverse și se divizează după următoarele criterii:

după profit, se deosebesc : organizații care au drept scop principal obținerea unui profit (întreprinderile , firmele); organizații non-profit;

după caracterul dimensional: organizații mari ; organizații mijlocii ;organizații mici.

În fiecare țară există un concept propriu al criteriului dimensional:

după forma organizatorico-juridică: de stat, privată ( societate pe acțiuni, societate cu răspundere limitată, cooperativă, societate în comandită , întreprindere în arendă, întreprindere mixtă etc);

după gradul de formalizare a organizației deosebim două tipuri: organizație formală și organizație neformală. Organizațiile formale sunt acele grupuri de indivizi care urmăresc realizarea unui sau mai multor scopuri comune și sunt înregistrate conform legislației unei țări. În cadrul organizației formale, există organizații informale. Organizațiile informale reprezintă un grup de indivizi uniți prin interese comune (de prietenie, de apărare, de supraviețuire, de protecție în comun etc.).

Organizațiile economice, conform obiectivelor activității lor, sunt de două tipuri: comerciale și necomerciale. Primele urmăresc obținerea profitului și sunt libere să-l distribuie după achitarea impozitului și a altor părți obligatorii. Organizațiile necomerciale se creează , de regulă, în ramurile științei și de deservire a științei, învățămîntului, culturii, deservirii sociale, ecologiei etc. și se acreditează respectiv de către organele de stat sau municipale. Obiectivul lor principal fixat în statut este obținerea, în afară de venit, a unui efect social. Organizațiile necomerciale au dreptul să utilizeze profitul doar pentru dezvoltarea producției și în scopuri de caritate, dar nu pentru plata dividendelor și premiilor.

Printre tipurile de organizații economice putem identifica :

Societățile cu răspundere limitată (S.R.L), ca formă juridico-organizatorică preponderentă în mediul businessului mic și mediu, se bazează pe capitalul unit al persoanelor fizice și juridice, precum și al organelor de stat și municipale pentru practicarea activității antreprenoriale. Membrii ei sunt obligați să investească în termenele stabilite , o anumită cotă în capitalul statutaral S.R.L., sub formă de mijloace bănești, bunuri sau drepturi pratrimoniale, precum și cotizații suplimentare, să respecte angajamentele prevăzute în statut. Membrii S.R.L., au dreptul să ia act de datele contabile și alte informații referitoare la activitatea societății, să participle la dirijarea ei și să beneficieze de o parte din profitul obținut de S.R.L.. Totodată, responsabilitatea membrilor pentru obligațiunile acesteia se limitează la aportul lor în capitalul statutar al societății;

Cooperative de producție se deosebesc de S.R.L. prin faptul că toți membrii lor sunt obligați să muncească în cadrul cooperative. Deciziile se iau aici conform principiului “o persoană – un vot” și doar profitul se distribuie ținîndu-se cont de mărimea cotei depuse. Totodată în cooperative, în afară de membrii ei , lucrează și personae angajate;

Societățile pe acțiuni constituie forma juridică-organizatorică a businessului mediu și mare. Capitalul lor statutar nu este divizat în părți, ci într-un anumit număr de acțiuni cu aceeași valoare nominală. Spre deosebire de certificatul cotei de participare în cadrul S.R.L., acțiunea este un titlu de valoare și poate fi vîndută de către proprietarul ei fără autorizația adunării fondatorilor sau transmisă prin procură o dată cu dreptul de vot respectiv. În cadrul S.A de tip închis, acțiunea poate fi vîndută doar membrilor S.A, iar în cadrul S.A de tip deschis – oricărui cumpărător;

Întreprinderea în arendă reprezintă o formă de tranziție de la firmele de stat la cele cooperatiste sau private. După răscumpărarea bunurilor arendate de la stat, acestea în cele mai dese cazuri, se transformă în S.R.L., cooperative, S.A de tip închis și societăți economice;

Societatea economică este o asociație antreprenorială a persoanelor fizice, ce presupune participarea lor nemijlocită la muncă. Societățile cu răspundere nelimitată prevăd răspunderea materială nelimitată, inclusiv cu averea proprie ;

Societatea în comandită, în afară de un complementar, care se ocupă de activitatea comercială în numele firmei pe principii de responsabilitate deplină, are în componența sa comanditari, care, deși investesc cote în capitalul statutar al societății, poartă doar răspundere limitată, obținînd respectiv o mică parte din profit.

În literatura de specialitate se fac referiri tot mai frecvente la faptul că în funcție de conținutul său, organizarea unei activități poate fi abordată sub doua forme principale : organizarea procesuală și organizarea structurală.

Organizarea procesuală constă, în esență, în stabilirea principalelor categorii de muncă, a proceselor necesare realizării ansamblului de obiective fundamentale, derivate, specifice, individuale ale unității economice. Rezultatul acestei forme de organizare îl reprezintă delimitarea funcțiunilor, activităților, atribuțiilor și sarcinilor.

Punctul de pornire în crearea structurii organizatorice îl constituie îl constituie funcțiunile unității economice. Realizarea activităților pe care le presupune fiecare funcțiune solicită formarea unor compartimente specializate în domeniile respective. Delimitarea funcțiunilor are loc ca rod al organizării procesuale.

Organizarea structurală constă în gruparea funcțiunilor, acțiunilor, atribuțiilor și sarcinilor în funcție de anumite criterii și repartizarea acestora în subdiviziuni organizatorice, în scopul realizării lor, pe grupuri de persoane, în vederea asigurării unor condiții cît mai bune pentru îndeplinirea obiectivelor unității economice. Rezultatul organizării structurale îl reprezintă structura organizatorică.

Structura organizatorică se definește ca ansamblul posturilor, al subdiviziunilor organizatorice și al relațiilor dintre acestea astfel constituite și reglementate încît să asigure premisele organizatorice necesare obținerii performanțelor prestabilite.

O latură importantă a obiectului de studiu al economiei și gestiunii întreprinderii este studierea funcțiunilor acesteia sau a modului său de funcționare. Conceptul de funțiune este înțeles ca un organ însărcinat cu execuția unor acțiuni pentru a îndeplini un anumit obiectiv.

În present sunt recunoscute aproape în unanimitate ca funcțiuni ale întreprinderii următoarele activități:

Funcțiunea comercială, cu acțiune în aval de întreprindere. Această funcțiune acoperă două mari domenii : marketingul și gestiunea forței de muncă.

Funcțiunea comercială, cu acțiune în aval de întreprindere, înglobează activitățile care au ca scop să realizeze obiectivele referitoare la stabilirea legăturilor firmei cu piețele și consumatorii din aval de întreprindere, pentru desfacerea sau vînzarea produselor, serviciilor și lucrărilor, ce fac obiectul activității de profil al unității.

Această latură a funcțiunii comerciale cuprinde trei activități principale:

desfacerea sau vînzarea, ce urmărește livrarea produselor, serviciilor și lucrărilor, paralel cu încasarea contravalorii acestora, realizînd astfel trecerea produselor din sfera producției în sfera circulației.

marketingul, ce cuprinde ansamblul tuturor activităților comerciale al căror scop este asigurarea vînzării produselor în funcție de nevoile consumatorilor. De aceea, marketingul este preocupat de crearea și descoperirea necesităților consumatorilor în vederea orientării producției firmei spre satisfacerea necesităților exprimate;

gestiunea stocurilor de produse finite, avind drept scop crearea, urmărirea și eliberarea stocurilor de produse finite din cadrul întreprinderii.

Funcțiunea de producție. Funcțiunea de producție este prin natura sa funcțiunea tehnică a întreprinderii, iar autorii clasici ai organizării și gestiunii firmei o considerau drept o activitate primordială a firmelor industriale. Funcțiunea de producție cuprinde totalitatea activităților de bază, auxiliare și de servire prin intermediul cărora se duc la îndeplinire obiectivele referitoare la fabricarea produselor , realizarea lucrărilor și prestarea serviciilor la nivelul firmei.

Funcțiunea de aprovizionare sau comercială cu acțiune în amonte de întreprindere. Această funcțiune cuprinde două activități esențiale :

aprovizionarea tehnico – materială, avînd ca scop asigurarea completă ,complex și la timp a întreprinderii cu resursele material necesare realizării neîntrerupte și în condiții cît mai bune a procesului de fabricație;

gestiunea stocurilor de materii prime și materiale, urmărindu-se alegerea locurilor de stocaj a unei nomenclaturi de materiale și codificarea lor , determinarea nivelurilor diferitelor categorii de stocuri , implementarea unor metode raționale de gestiune a stocurilor (metoda ABC, metoda ,,20-60” etc.).

Funcțiunea de cercetare și dezvoltare. Această funcțiune are ca obiectiv să planifice și să administreze inovația și invenția în întreprindere, ce se poate referi fie la produse ,fie la tehnicile de producție. Invenția , inovația și raționalizarea constituie trei laturi importante ale acestei funcții, prin intermediul cărora se urmărește să se realizeze obiectivele din domeniul producerii de noi idei și transformarea acestora în noutăți utile necesare dezvoltării în viitor a firmei.

Funcțiunea financiar–contabilă. Această funcțiune este alcătuită din totalitatea activităților prin intermediul cărora se realizează obiectivele firmei referitoare la obținerea și folosirea mijloacelor financiare necesare activității de exploatare și de invenții, precum și din operațiunile contabile ce privesc înregistrarea, evidența și mișcarea în expresie valorică a fenomenelor economice din cadrul firmei la intervale determinate de timp.

Funcțiunea de personal. Funcțiunea de personal este considerată ,în prezent, ca o preocupare strategică, vitală pentru reușita întreprinderii.

O funcțiune modernă trebuie să răspundă la cerințele a cel puțin 6 domenii:

administrarea personalului, ce cuprinde sarcini referitoare la pregătirea și actualizarea dosarelor individuale , consemnînd evoluția profesională a fiecărui salariat; relațiile cu serviciile administrative exterioare însărcinate cu folosirea personalului și inspecția muncii ; pregătirea fișelor de plată a salariilor, calculul cheltuielilor sociale;

gestiunea personalului, ce regrupează gestiunea numărului de personal ,gestiunea remunerării ,gestiunea formării ;

comunicarea socială și informarea , care sunt determinate în parte de legislația socială. Comunicarea socială internă este destinată salariaților și reprezentanților lor. Ea trebuie să încurajeze dezbaterile, sugestiile și chiar creativitatea;

condițiile de muncă se referă ,în primul rînd, la ameliorarea condițiilor de viață în cadrul întreprinderii și, în al doilea rînd, la reducerea numărului de accidente la muncă;

relațiile sociale, ce se referă la legăturile cu partenerii sociali ( directorii de resurse umane ce negociază și semnează acordurile și veghează la aplicarea lor);

analiza climatului social, ce caracterizează ambianța de muncă. Sub acest aspect , directorul de resurse umane are datoria de a veghea asupra climatului social, detectînd insatisfacțiile și riscurile de conflict și, respectiv, să propună o politică de motivare a personalului.

Îndeplinirea obiectivelor stabilite pentru o anumită perioadă în cadrul întreprinderii depinde de manifestarea în strânsă interdependență a tuturor funcțiunilor sale, binențeles cu intensități diferite în raport de etapa de dezvoltare a acesteia și de natura și nivelul obiectivelor stabilite.

Organizația în general și întreprinderea productivă în special nu reprezintă un scop în sine, ci un mijloc prin care se satisfac anumite nevoi ale societății, în primul rînd ale pieții interne și externe ,ale mediului ambiant în cadrul căruia organizația sau întreprinderea se constituie și se dezvoltă.

Mediul intern: componente și caracteristici

Organizația ca sistem deschis, este influențată direct de alte organizații și indirect de factorii economici, tehnici, sociali, politici ș.a. ai mediului în care acționează.

Organizațiile deseori sunt supuse la diverse schimbări din cauza presiunilor din interiorul sau din exteriorul întreprinderii. În unele cazuri, schimbarea poate fi considerată o oportunitate, caracterizată prin flexibilitate, adaptibilitate, dinamism, activitate, motivație, iar în alte cazuri ,un pericol, caracterizată de: stres, irosire de timp și bani, iritare, instabilitate, incertitudine, eșec, etc.

Mediul de activitate al oganizației cuprinde două componente: mediul intern și extern.

Pentru funcționarea eficientă a organizației, este necesară cunoașterea de către manageri a tuturor variabilelor endogene și exogene care influențează activitatea organizației. Succesul sau eșecul organizației depinde gradul în care întreprinderea reușește să se adapteze și să controleze influența factorilor mediului interior și exterior.

Mediul intern reprezintă nivelul de mediu care există în interiorul organizației și care are, în mod normal, consecințe imediate și specifice pentru conducerea acesteia. Din această definiție rezultă că mediul intern cuprinde o serie de activități, precum vînzările, producerea, contabilitatea și finanțele.

Mediul intern al organizației este format din factorii situaționali din interiorul organizației : obiective , structura, sarcini, tehnologia, personalul.

Figura 1. Interdependența elementelor mediului interior al organizației

Sursa:

Obiectivele (scopurile) reprezintă rezultatele finale sau starea dorită a sistemului la care tinde organizația. Obiectivele sunt stabilite de către conducerea organizației în procesul de planificare și sunt aduse la cunoștința membrilor săi.

Varietatea obiectivelor depinde de sfera de activitate : în business obiectivele sunt de natură economică – cheltuieli minime, beneficii maxime; în organizații necomerciale – cheltuieli minime și responsabilitate socială.

Structura organizației reprezintă interacțiunea logică a nivelurilor de conducere și subdiviziunilor structurale, constituite astfel, încît permit a realiza mai efectiv obiectivele organizației. Descompunerea obiectivului de bază în subobiective presupune crearea unei entități organizatorice (subdiviziuni), care va fi responsabilă de realizarea lui. Complexitatea și diversitatea obiectivelor care revin entităților organizatorice este punctul de pornire în edificarea structurii de conducere a organizației.

Sarcina resprezintă activitatea ( sau o serie de activități ) prescrisă spre execuție prin metoda stabilită și în termenele stabilite titularului funcției. În baza regulamentului de funcționare a organizației și deciziei managerilor , fiecare post are de executat o serie de sarcini care sunt aportul individual al titularilor la realizarea obiectivului supreme al companiei. Din punct de vedere tehnic sarcinile se înaintează nu persoanei dar postului.

Tehnologia reprezintă metoda de transformare a materiei prime în produse sau servicii finite. Tehnologia este algoritmul unui proces.

Personalul. Obiectivele organizației se realizează prin activitatea membrilor ei – factorul central în orice model de gestiune. Succesul activității individului este influențat de comportamentul individual determinat de următoarele caracteristici:

Capacitățile – calitățile individuale ale personalității (intelectuale și fizice) – parțial provin din ereditate, în mare parte – din experiență. Capacitățile determină predispunerea omului în executarea unei lucrări concrete;

Necesitățile – starea internă de insuficiențe psihologice sau fiziologice – importante pentru motivare;

Așteptările – în baza experienței și evaluării situației în cauză personalul formează așteptările referitoare la rezultatele comportamentului său. Evident, dacă oamenii nu cred că comportamentul impus de organizație le va satisface necesitățile personale – nu va lucra eficient;

Perceperea – fiecare individual determină necesitățile și așteptările într-o situație concretă prin intermediul conștientizării realității;

Valorile – convingeri generale în privința ce este bine și ce este rău sau indiferent în viață. Valorile, ca și alte caracteristici individuale se capătă, parțial, prin studii.

În organizație se transpun valorile existente în societate . În cadrul fiecărei organizații se creează un sistem de valori propriu – fundamentul culturii organizaționale, moralei și obiceiurilo. În afară de calitățile individuale sau personale, succesul activității individului este influențat de mediul și chiar situația în care se află.

Pentru elaborarea și implementarea strategiilor care să asigure succesul organizațiilor este necesară analiza mediului intern și asocierea rezultatelor obținute cu cele identificate în analiza mediului extern. Prin analiza mediului intern organzația poate să-și definească poziția concurențială în funcție de punctele tari și punctele slabe în ceea ce privește organizarea, resursele financiare și umane, sistemul de informare și de decizie sau sistemul de management. Relația dintre mediul intern și cel extern este evidențiată de instrumentul denumit ,,Analiza SWOT” care adresează "punctele tari" și "punctele slabe" – ca elemente interne ale organizației, în raport cu oportunitățile și amenințările – ca elemente externe.

Pentru o analiză eficientă a mediului intern, primordial se analizează resursele interne de care dispune organizația, acestea reprezentînd suportul pe care trebuie să se sprijine variantele strategice. În funcție de conținut, resursele pot fi: tangibile (care pot fi văzute, atinse și cuantificate) și intangibile (nu pot fi văzute, atinse și nici măsurate).

Resursele tangibile au o existență materială și cuantificabilă și ele sunt reprezentate de resursele fizice (terenuri, clădiri, utilaje etc.), resursele umane (personalul), precum și resursele financiare ale organizației. Resursele intangibile, deși nu au o existență materială, influențează activitatea organizației, de multe ori valoarea lor fiind mai mare decît a celor tangibile . Astfel, avem în vedere așa elemente, precum: brevete, licențe, drepturi de proprietate intelectuală, cultură organizațională. Practic, acestea din urmă fac diferența între organizații , întrucît ele sunt mai greu de copiat sau chiar imposibil.

Resursele tangibile și intangibile stau la baza dezvoltării competențelor fundamentale, respectiv, ele reprezintă sursele capabilităților organizației și a avantajelor competitive. Resursele intangibile însă, stimulează competențele fundamentale ale organizației într-un mod mai pronunțat, decît resursele tangibile. Astfel, experiența ultimilor ani a demonstrat că succesul companiilor este determinat într-o măsură mai mare de eficiența organizațională și capacitatea intelectuală, decât de existența resurselor tangibile, precum materii prime, echipamente performante și clădiri.

Mediul intern cuprinde resurse de dimensiune materială care au o influență importantă în procesul desfășurării activității organizației, precum ar fi:

Resursele naturale și terenul, sunt factori primordiali de producție fără de care desfășurarea activității este imposibilă, servind ca bază privind desfașurarea proceselor economice, pe el sunt amplasate clădirile, echipamentele (dotările).

Clădirile sunt construcții supraterane ce servesc, de regulă, la adăpostirea unei activități umane, sau ca suport fizic pentru desfășurarea unor procese economice, care sunt separate după locul ocupat în aceste procese: depozite, spații de vînzare, spații de producție, clădiri administrative ,etc.

Echipamentele reprezintă ansamblu de piese, de dispozitive și de mecanisme, împreună cu elementele de legătură, aparținând unei instalații, unei mașini etc. și îndeplinind o anumită funcție în cadrul acestor sisteme tehnice. Performanțele acestora sunt determinate de nivelul nivelul tehnic la care sunt realizate, influențînd semnificativ calitatea articolelor produse. Acestea, la rîndul lor, determină costurile, productivitatea, prețurile, etc.

Mediul intern are în vedere cultura organizațională care reprezintă un sistem de valori ,idealuri, credințe și reguli de conduită comune ce unesc membrii unei organizații. Cultura într-o organizație se referă la viziunea comună a membrilor acesteia despre cum trebuie să se desfășoare activitatea în organizație.

În ceea ce privește cultura organizațională sunt importante trei aspecte de analizat: direcția, distribuția și puterea culturii. Direcția se referă la gradul pînă la care cultura unei organizații ajută la atingerea obiectivelor acesteia. Distribuția se referă la gradul de răspîndire a elementelor culturii organizației în rîndul membrilor acesteia. Puterea se referă la gradul de acceptabilitate al culturii în rîndul membrilor unei organizații. Cultura unei organizații poate avea un impact pozitiv asupra eficienței atunci cînd ajută la îndeplinirea obiectivelor acesteia sau cînd e larg răspîndită în cadrul membrilor săi și cînd este acceptată de aceștia.

Manifestarea concretă a culturii organizaționale se realizează prin intermediul simbolurilor, povestirilor, ritualurilor și ceremonialurilor.

Simbolul reprezintă un obiect, act , eveniment sau calitate care poate fi mijloc de transmitere a unei idei.

Povestirea reprezintă o narațiune bazată pe un eveniment adevărat care este folosită pentru a sublinia o ideie.

Ritualurile și ceremoniile sunt un set planificat și elaborate de activități ca au rolul de a transmite valorile culturale participanților. Un ceremonial este un sistem de ritualuri realizate cu ocazia unui eveniment, precum ar fi aniversările anuale ale diferitelor evenimente importante din viața organizației.

Atât la nivelul structurii de conducere cât și la al celei de producție se regăsesc elementele primare și anume: postul, funcția, compartimentul, nivelul ierarhic, ponderea ierarhică și relațiile organizatorice .

Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică și poate fi descris prin ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților associate, care, în mod permanent, revin spre exercitare la locul de muncă al unui component al unității economice;

Funcția cuprinde totalitatea posturilor care prezintă caracteristici principale asemănătoare din punct de vedere al sferei de cuprindere a autorității și al responsabilității;

Compartimentul sunt componente ale structurii rezultate din agregarea unor posturi și funcții care îndeplinesc sarcini omogene sau complementare, contribuie la realizarea acelorași obiective derivate, solicitînd cunoștințe specializate într-un anumit domeniu, practică un ansamblu de metode și tehnici specifice și sunt subordonate ierarhic unui singur conducător;

Nivelul ierarhic este format din totalitatea posturilor sau compartimentelor situate sub aceeași distanță ierarhică de managementul superior al unității. Numărul de niveluri ierarhice existente în structura funcțională a unității economice este influențat de anumiți factori, printre care cei mai importanți sunt: dispersarea teritorială; mărimea și dimensiunea unității economice; gradul de specializare și integrare a prelucrării produselor, nivelul de pregătire și experiența personalului;

Ponderea ierarhică (norma de conducere) reprezintă numărul de persoane aflate în directa subordonare a unui manager Ponderea ierarhică este influențată de o multitudine de factori ca: natura și complexitatea sarcinilor, nivelul de pregătire al cadrelor, posibilitatea de percepere și prelucrare a informațiilor, dispersarea teritorială a obiectivelor conduse;

Relațiile sunt contactele care se stabilesc între funcțiile și compartimentele aparatului de conducere în procesul desfășurării activității acestora.

Mediul intern se află în permanentă interacțiune cu mediul extern, formînd legături deosebit de complexe. Această explică faptul că, anumite trăsături ale mediului extern se profilează, într-o anumită măsură, și în cadrul mediului intern. De aici rezultă, că mediul intern este alcătuit din totalitatea forțelor motrice, iar identificarea acestora reprezintă punctul de plecare în evaluarea unei entități economice. Fiecare variabilă exogenă sau endogenă influențează în mod specific activitatea și dezvoltarea organizației. Datorită multiplelor corelații dintre acești factori, este important să se abordeze și să se analizeze sistematic influența fiecărui factor în parte asupra desfășurării și dezvoltării activității organizației, precum și realizarea unor măsuri preventive de evitare a potențialelor riscuri.

Mediul extern:componente și caracteristici

Pentru o conducere bună a organizației, pentru atingerea obiectivelor sale, este impotant de a înțelege relațiile sale cu mediul înconjurător, precum și obligațiilor și responsabilitățile pe care trebuie să și le asume un manager, în virtutea acestui rol și acestei relații.

Noțiunea de mediu ambiant este foarte complexă, incluzînd un ansamblu de factori eterogeni – de natură economică, socială, politică, științifico-tehnică, juridică, geografică, demografică etc. – ce acționează pe plan național și internațional, asupra întreprinderii, influențînd puternic relațiile pe piață. În figura 2 este reprezentată schema legăturilor întreprinderii cu mediul ambiant.

Fig.2. Schema legăturilor întreprinderii cu mediul ambiant

Sursa:

Mediul extern al firmei este constituit din persoane , grupuri, condiții, organizații, tendințe și orice alt element din afara acesteia , care îi afectează activitatea.

Mediul ambiant extern, în care se constituie și se dezvoltă întreprinderea și organizația, este reprezentat, în general, de ansamblul unităților economice, a instituțiilor financiar-bancare, administrative, juridice, a organizațiilor politice, de ocrotire a sănătății ,de învățămînt, a tuturor variabilelor exogene, care influențează și sunt influențate de activitatea organizației

Mediul organizațiilor este caracterizat de un dinamism pronunțat și de o creștere spectaculoasă a frecvenței schimbărilor. Astfel, analiza diferitelor circumstanțe existente și a efectelor acestora asupra economiei și gestiunii întreprinderii pune în evidență trei tipuri de mediu:

stabil – unde schimbările sunt rare, de mică amploare și ușor previzibile;

schimbător – unde schimbările sunt frecvente, de o amploare variată și, în general, previzibile;

turbulent – unde schimbările sunt foarte frecvente, de amploare variată, cu incidențe profunde asupra activității întreprinderii și greu de anticipat.

Importanța analizei influenței factorilor mediului exterior asupra activității organizației a fost evidențiată de școala sistemică la sfîrșitul anilor 50, sec. XX.

Alver Aibing scria “ Mediul exterior al organizației tot mai mult devine izvorul problemelor pentru managerii contemporani”. Este cert faptul că , managerii trebuie să țină cont de mediul extern și influența acestuia, întrucît organizația fiind un sistem deschis depinde de el, din punct de vedere al resurselor, energiei, cadrelor etc.

Caracteristicile mediului ambiant extern

Interdependența factorilor mediului extern se manifestă prin faptul că schimbările unor factori influențează asupra altor factori, condiționînd schimbarea lor. Legătura reciprocă a diferiților factori ai mediului ambiant transformă mediul organizației într-un mediu schimbător și-i impune pe manageri să țină cont și să adapteze activitatea organizației la influența lor.

Complicitatea mediului ambiant reprezintă numărul factorilor de influență directă și indirectă, la care o organizație trebuie să reacționeze în corespundere cu nivelul variației fiecărui factor. Din cauza numărului factorilor de influență aflat în permanentă creștere , organizația are un mediu ambiant destul de complicat.

Mobilitatea mediului reprezintă viteza cu care se desfășoară schimbările în mediul organizației. Mulți cercetători afirmă că mediul organizației contemporane se schimbă în mod vertiginos. Iar pe de altă parte, există suficiente organizații în jurul cărora mediul extern devine destul de mobil.

Incertitudinea mediului ambiant reprezintă funcția cantității informației de care dispune o organizație în privința unui factor concret și, de asemenea, este funcșia de încredere în această informație. Dacă firma dispune de puțină informație sau are îndoieli în ceea ce privește precizia ei, atunci mediul devine mult mai determinant decît în situația cînd ea stăpînește o informație adecvată și precisă. Cu cît mediul extern este mai neclar, cu atît este mai greu de luat decizii efective.

După modul de acțiune asupra întreprinderii , distingem două grupe de factori care formează:

Mediul exterior direct – factorii cu influență directă asupra firmei sau care interceptează influența ei este format din : consumatorii, concurenții, furnizorii , organizațiile statale, sindicale.

Mediul exterior general (indirect) – factorii cu acțiune indirectă asupra firmei manefestîndu-și influența prin intermediul mediului direct: mediul macroeconomic, politic, social-cultural, tehnologic, internațional.

Alți autori consideră că ,,o analiză a componentelor mediului ambiant necesită încadrarea acestora în micromediul și macromediul organizației.

Respectiv, din componența micromediului organizației face parte ansamblul factorilor cu care aceasta intră în relații directe. Din rîndul acestor componente fac parte:

Furnizorii de mărfuri. Aceștia sunt reprezentați de diverși agenți economici, care în baza relațiilor de vînzare – cumpărare asigură organizației resursele necesare de materii prime, materiale, echipamente, mașini etc. În contactarea acestor agenți de mediu, întreprinderea trebuie să dispună de informații referitoare la dimensiunea și calitatea ofertei, prețurile practicate, politicile comerciale utilizate, cunoașterea unor aspete referitoare la climatul intern al întreprinderii furnizoare, alte informații referitoare la factori pertubatori ai unei aprovizionări corespunzătoare;

Prestatorii de servicii. Aceștia sunt reprezentați de firme sau persoane particulare care oferă o gamă largă de servicii utile realizării obiectului de activitate a întreprinderii , cum sunt firme de comerț, de transport, agențiile de publicitate, etc.

Furnizorii forței de muncă. Aceștia cuprind unități de învățămînt , oficiile de forță de muncă, persoanele ce caută să ocupe un loc de muncă ș.a.

Clienții. În această categorie intră consumatorii, utilizatorii industriali , întreprinderile comerciale , agențiile guvernamentale ș.a care alcătuiesc cercul firmelor, instituțiilor și al persoanelor individuale cărora le sunt oferite – pentru consum- bunurile produse de întreprindere;

Concurenți. Această componentă a unei economii pe piață concurențială – poate fi reprezentată de firme sau persoane particulare care își dispută aceleași categorii de clienți , iar în situații frecvente aceiașinfurnizori sau prestatori de servicii;

Organismele publice. Această componentă este reprezentată de asociațile consumatorilor, mediile de informare în masă, publicul consumator etc. În această componentă se integrează și organe de stat (financiare, vamale, de jusție etc.) față de care întreprinderea are obligații legale.

Există mai multe opinii cu privire la clasificarea componentelor mediului extern. Printre principalii factori a mediului extern cu influență directă putem menționa:

Furnizorii – dependența dintre organizație și furnizori este cea mai directă influență a mediului ambiant – recepționarea resurselor de peste hotare poate fi convenabilă din punct de vedere al prețurilor, calității sau cantității, dar și periculoasă din punct de vedere al mobilității mediului – schimbarea cursului valutar, instabilitatea politică etc.

Materiale – organizațiile depind de furnizarea neîntreruptă a materialelor, ne furnizarea cărora poate aduce la faliment.

Capital – pentru activitatea firmei este necesar nu numai de furnizori și de materiale, dar și de capital; investitorii potențiali sunt: băncile, programele de stat, acționarii.

Resurse umane – pentru o activitate efectivă este necesar de a avea o forță de muncă, de specialitatea și calificarea necesară. Fără oameni, care sunt capabili să folosească tehnologia complicată, capitalul și materialele nu valorează nimic.

Legile și organele de stat – statul reglementează activitatea firmelor, sistemul impozitar, leafa minimală, durata zilei de muncă, durata concediului etc.

Consumatorii – P.Drucker spune că,, scopul businessului e ste de a-l crea pe consumator. Organizația supraviețuiește atunci, cînd ea găsește consumatori și le satisface necesitățile.

Concurenții – luptă pentru consumator , pentru selectarea managerilor talentați, pentru piețele de desfacere etc.Aceștia sunt în stare să influențeze asupra prețului, condițiilor de muncă, sistemului de remunerare.

Sindicatele – sunt organizații care au drept scop promovarea intereselor angajaților și pot înainta diferite cerințe referitor la condițiile utilizării forței de muncă, regimul de lucru, nivelul de salarizare, diferite facilitate, etc.

Mediul exterior general (indirect) cuprinde următoarele elemente:

Mediul macroeconomic – privește economia țării în ansamblu și se caracterizează prin o serie de indicatori: rata dobînzii și inflației, nivelul și structura șomajului, cursul valutar, faza ciclului economic (declin, criză, creștere, relansare). Toți acești parametri ai economiei țării se proiectează în activitatea întreprinderii, întrucît ei determină numărul și capacitatea de plată a consumatorilor, accesul la resursele financiare, costul și puterea de cumpărare a acestora.

Mediul tehnologic cuprinde dezvoltarea tehnologică (computerizare,robotizare, dezvoltarea comunicațiilor), care reflectă cunoștințele, experiența și creativitatea tehnică. Nivelul tehnicii și tehnologiei folosite influențează nivelul productivității muncii, nivelul costurilor, calitatea produselor și a serviciilor, iar, în final, nivelul profitului.

Mediul socio-cultural include cultura generală, valorile etice, tradițiile și obiceiurile locale. Factorii socio-culturali ilustrează modul în care oamenii trăiesc, lucrează, precum și felul în care consumă. Asupra unei firme efectul componentelor sociale ale mediului se manifestă prin angajați, clienți și grupuri sociale, factori demografici.

Mediul politic – consecințele deciziilor guvernamentale privind politica economică, socială, externă, educativă etc. se instalează prin legi și reglemetări oficiale și politici economice. Astfel, unele din acestea pot controla accesul la sursele de aprovizionare, iar altele pot limita accesul la piețele de desfacere (restricții la export, embargouri). Prin acțiunile sale, puterea politică este capabilă de a stimula sau restricționa activitatea economică a întreprinderii, manipulînd prin diverse pîrghii și mecanisme administrative sau economice.

Mediul internațional îl reprezintă evenimentele care au loc în alte țări decît cea în care își desfășoara activitatea întreprinderea. Mediul dat se răsfringe în primul rînd asupra întreprinderilor care au relații cu subiecți din alte țări și companiile transnaționale care activează pe multiple piețe. Componentele mediului internațional sunt de natură economică, politică, social- culturală, tehnologică.

Organizația în general și întreprinderea în special funcționează în condiții de eficacitate ridicată, atunci cînd ieșirile corespund , sub toate aspectele, cerințelor mediului ambiant extern.

Mediul ambiant exercită o gamă variată de influențe asupra organizației, prin prisma mai multor categorii de factori, a căror cunoaștere facilitează înțelegerea mecanismului de funcționare a acesteia, a rolului și locului său în cadrul sistemului economiei naționale.

Luînd în considerație complexitatea organizației și a mediului care o influențează, există mai multe opinii privind clasificarea factorilor de influență externă asupra acesteia.

În figura 2.2 sunt ilustrate alte categorii de factori primordiali de mediu extern.

Figura 2.2. Factorii mediului extern

Sursa:

Fiecare din categoriile de factori reliefate de figura 2.2, datorită naturii și caracteristicilor proprii, influențează organizația și managementul acesteia într-un mod specific.

Prima și cea mai importantă categorie de factori ai mediului ambiant, cu impact major asupra organizației, o reprezintă factorii economici.

Cuprinzînd ansamblul elementelor de natură economică din mediul ambiant cu acțiune directă asupra activităților microeconomice, cei mai importanți factori economici pot fi concretizați în: piața internă, piața externă, pîrghiile economico- financiare, sistemul bancar, bursa de valori, regimul investițiilor.

Factorii economici – ce determină mediul economic în care își desfășoară activitatea organizațiile – influențează semnificativ atît constituirea, cît și funcționarea și dezvoltarea acestora. Punctul de plecare în abordarea unor asemenea stadii specifice “vieții” unei firme îl reprezintă studiul pieței, care furnizează informații relevante referitoare la nivelul și structura cererii, nivelul prețurilor, concurență etc. Astfel, pe această bază conducerea firmei fundamentează deciziile de aprovizionare, producție și vînzare, alături de alte elemente ale strategiilor și politicilor generale ce-i sunt specific.

Alături de factorii economici, factorii de management exogeni firmei au o influență semnificativă asupra acesteia. Astfel, din categoria factorilor de management – care presupun totalitatea elementelor manageriale ce influențează direct sau indirect unitatea economică – fac parte, printre alții, strategia națională economică, sistemul de organizare a economiei naționale , modalități de coordonare, mecanisme de control ale subsistemelor din care face parte firma respective, mecanismele motivaționale, calitatea studiilor, metodelor și tehnicilor manageriale furnizate de știință.

Factorii de management exprimă gradul de previziune, organizare, coordonare etc. a mediului extern, precum și modul în care cadrul organizatoric și de gestiune creat determină personalul din organizație să folosească posibilitățile mediului respectiv.

Factorii tehnici și tehnologici, din care fac parte nivelul tehnic al utilajelor disponibile pentru cumpărare, calitatea tehnologiilor ce pot fi achiziționate, calitatea cercetărilor tehnice la care întreprinderea are acces, numărul și nivelul licențelor și brevetelor înregistrate, capacitatea creativ-inovativă a sistemului de cercetare-dezvoltare ș.a. exercită o influență importantă asupra organizațiilor și managementul acestora. Cuprinzînd ansamblul elementelor cu caracter tehnic și tehnologic, cu impact asupra organziației, această categorie de factori își pune amprenta în principal, pe gradul de înzestrare tehnică și pe ritmul modernizării produselor și tehnologiilor.

Factorii demografici au un impact sporit asupra societății comerciale și regiei autonome, și cuprinde totalitatea elementelor demografice ce acționează asupra firmei, direct sau indirect. Enumerînd principalii factori demografici – numărul populației, structura sociio-profesională a acesteia, ponderea populației ocupate, populația activă, rata natalității și mortalității, durata medie a vieții – ne dăm seama de maniera complexă în care aceștia influențează unitatea economică. O astfel de situație este justificată de poziția prioritară pe care resursele umane le ocupă în cadrul firmei, de calitatea lor depinzînd calitatea activităților microeconomice.

Factorii socio- culturali. Din această categorie de factori fac parte – structura socială a populației, ocrotirea sănătății, învățămîntul, cultura, știința, mentalitatea – cu influență directă sau indirectă asupra firmei au o semnificație deosebită în economia de piață.

Un rol decisiv îl joacă învățămîntul, care contribuie atît la îmbunătățirea structurii socio-profesionale a populației, cît și, mai ales, la amplificarea nivelului cultural al acesteia, la formarea unei mentalități specifice economiei de piață.

Factorii politici acționează, de asemenea, direct sau indirect asupra întreprinderilor, regăsindu-se, în principal, în politica economică, socială, , politica științei, politica învățămîntului, politica externă, cu influență în ceea ce privește sursele și modalitățile de constituire, cît și obiectivele și mijloacele de realizare a lor. Managementul microeconomic este influențat nemijlocit de factorii politici prin impactul pe care îl generează asupra fundamentării strategiilor și politicilor firmelor, a deciziilor de realizare a obiectivelor prevăzute de acestea. Pe lîngă factorii menționați, în categoria factorilor politici se mai include și politica altor state care, alături de politica organismelor politice internaționale exercită o influență apeciabilă asupra activităților microeconomice.

Factorii ecologici(naturali), din care fac parte, printre alții, resursele naturale, apa , solul, clima, vegetația, fauna.

Încă din faza de proiectare a unei întreprinderi, și mai apoi faza de construcție , trebuie să se țină cont de condițiile de climă și relief, precum și de necesitatea amplasării acesteia în apropiere de sursele de materie primă, apă etc.

Dintre factorii ecologici, resursele naturale, îndeseobi apele, au cea mai mare influență asupra activității organizației. Caracterul neregenabil a unor resurse în combinare cu creșterea uneori exagerată a prețurilor, influențează rata rentabilității, prețurile de vînzare, costurile de producție.

Factorii juridici fiind constituiți din ansamblul reglementărilor juridice influențează direct sau indirect întreprinderea și managementul său. Cei mai importanți factori juridici sunt legile, decretele, hotărîrile guvernamentale, ordinele miniștrilor, deciziile prefecturilor și primăriilor care cuprind o serie de norme de drept de a căror respectare sunt responsabili agenții economici.

Ceea ce este foarte important, o multitudine de factori ai mediului ambiant(economici, de management, tehnici și tehnologici, politici, etc.) își exercită impactul prin intermediul unor normative, al unor reglementări din care se detașează legea slarizării, legea investițiilor de capital străin, legile din domeniul prețurilor, tarifelor, creditării și impozitării, legea învățămîntului, legea cercetării- dezvoltării, legea finanțelor publice ori legea cu privire la organizarea ministerelor. De fapt, factorii juridici pot fi considerați un corolar al celorlalte categorii de factori ai mediului ambiant, facilitînd sau împiedicînd acțiunea acestora.

În concluzie putem menționa că, pentru a face față acțiunii mediului extern, managementul organizației trebuie să se adapteze la componentele mediului, să găsească cele mai adecvate modalități de a influența pozitiv aceste componente, să schimbe direcția de orientare a activității organizației către acele elemente ale mediului care influențează pozitiv organizația. Sarcina managementului este de a analiza permanent factorii mediului pentru a putea determina măsura în care aceștia pot influența activitatea organizației, pozitiv sau negativ.