MASTER CONTABILITATE, AUDIT ȘI INFORMATICĂ DE GESTIUNE [303992]

[anonimizat], STUDENT: [anonimizat].univ.dr. Elena NECHITA LAZĂR I. MĂDĂLINA

1 [anonimizat] :

Calculeaza corect salariile conform legislatiei ?

[anonimizat], CASS, viramente ?

[anonimizat], cum s-a calculat salariul ?

Puteti sa schimbati si sa configurati parametri si eventual modul de calcul ?

[anonimizat] ?

Cate zile de concediu sau ore suplimentare s-au efectuat in acest an ?

Puteti sa folositi aplicatia si pentru scoli si pentru mai multe centre bugetare?

[anonimizat] ?

Modulul Salarii

Ofera urmatoarele functionalitati :

[anonimizat] ;

Generarea automata a [anonimizat], CAS, CASS, viramente;

[anonimizat], [anonimizat], s.a.;

[anonimizat] ;

[anonimizat]: “Demnitari”, „Personal contractual”, “ „Consilier”, „Personal didactic”,etc ;

[anonimizat], XML, CVS ;

Acces prin Intranet sau Internet la severul central cu bazele de date ;

Consolidarea automata a datelor din diferite centre bugetare ;

[anonimizat], unitati, centre bugetare.

– 4 – Introducere

Pentru a avea o privire de ansamblu asupra modului de lucru al aplicatiei, s-a realizat o reprezentare grafica a principalelor functionalitati :

[anonimizat] (institutie, unitate, sectii, compartimente).

Personalul care se ocupa de salarizare introduce datele angajatilor si verifica corectitudinea datelor. Selecteaza modul de calcul (sablonul specific) relativ la functia ocupata si stabileste contributiile pe care le datoreaza fiecare angajat. [anonimizat], [anonimizat]-hoc a caror necesitate se poate ivi in decursul activitatii si care se pot obtine usor prin liste sortabile de cautare.

[anonimizat], somaj. [anonimizat], situatii detaliate cu sumele ce trebuiesc virate pe card.

[anonimizat]. [anonimizat] (editare, citire). [anonimizat] accesa datele dupa ce se identifica printr-un nume de utilizator si o parola.

Necesitați tehnice de instalare a aplicatiei

APLxPERT 07 este o aplicație de tip client / server, dezvoltată pe platforma .Net Framework v2.0.50727.

Cerințe:

Server : Server SQL Server 2005

Client : Sistem de operare Windows XP, Vista, Windows 7

Instalare Server SQL:

SQL SERVER 2005 EXPRESS EDITION – download gratuit si rapid de la adresa: Microsoft SQL Server 2005 Express Edition http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=220549b5-0b07-4448-8848-dcc397514b41&displaylang=en

Configurare Client:

Rulați Setup.exe ("APLxPERT\Setup.exe)

Aplicația verifica sistemul și daca este necesar instalează componentele necesare(.Net framework, Windows installer 2.0, etc.).

Daca din diferite motive apar probleme la instalare rulați manual următoarele programe(atașate în folder-ul Dependinte):

xpSP2_f8e85320da933bb0ec76a2ba3a2f7a8.exe (Windows XP Service Pack 2)

dot net fx 2.0.exe (.net framework 2.0)

rulați din nou APLxPERT.msi sau SETUP.exe

– 5 – Interfata Aplicatiei

2 Interfata Aplicatiei

Navigatorul

In partea stanga a ecranului se afla „Navigatorul”, meniul arborescent ce contine toate optiunile prin care avem acces la datele aplicatiei. In figura de mai jos este ilustrata optiunea SA 0.Organigrama.

Navigatorul

Prin deplasarea in navigator pe optiunea urmatoare ajungem la meniul SA1. Persoane. In partea dreapta sunt afisate persoanele introduse in aplicatie. Pot fi afisate 50 de inregistrari pentru a se optimiza timpul de afisare a campurilor prestabilite. Daca dorim afisarea tuturor informatiilor, la optiunea „Nr. maxim de inregistrari afisate” selectam „Toate”.

– 6 – Interfata Aplicatiei

Zona de date

In zona de date avem datele inregistrate in aplicatie. Daca din navigator selectam optiunea Persoane, in zona de date vom avea toate persoanele existente in aplicatie, aceasta in cazul in care la „Nr. maxim de inregistrari afisate” avem selectat „Toate”. In imaginea de mai jos avem lista cu toate persoanele din aplicatie (52 inregistrari din toate).

Pentru a incarca o persoana in vederea modificarii/vizualizarii datelor personale si a celor referitoare la salarizare, prin dublu click pe persoana respectiva, aplicatia va deschide forma de detalii unde putem edita (daca avem drepturi de editare) sau vizualiza datele.

– 7 – Introducerea Datelor

3 Introducerea Datelor

Cum creez Organigrama institutiei ?

Pentru a se putea obtine situatiile si rapoartele dorite, grupate pe unitati, sectii, compartimente, s-a recurs la crearea unei structuri arborescente proprii fiecarei institutii, denumita Organigrama.

Din modulul Administrare se selecteaza SA 8. Administrare SA 81. -> Configurare Organigrama.

Cu click dreapta in panelul din stanga, se merge pe Adauga (vezi fig. de mai jos) si se defineste structura organizationala proprie – institutie, unitate, sectii, compartimente – marcate prin noduri

(iconita ), fiecare nod cuprinzand numai angajatii aferenti. Pentru fiecare nod, la Declaratii disponibile se bifeaza daca se doreste obtinerea fisierelor necesare declaratiilor de pensii, sanatate, somaj, banci (asa cum e marcat pe figura), iar apoi se selecteaza de pe Tab-ul de Rapoarte, rapoartele care se doresc a fi disponibile pe nod, rapoarte care se pot genera dupa introducerea datelor salariatilor, iar din Tab-ul Formatare coloane org, campurile care se doresc vizibile in Salarii -> Organigrama, in functie de modalitatile de calcul asociate cu sectia respectiva :

Configurare ordine de plata

Selectare campuri vizibile in organigrama

Selectare rapoarte

Prin campul Unitate se asociaza anumiti parametri, care se pot defini si in SA 8. Administrare->SA 84. Unitati, fiecarei sectii, de aici preluandu-se si Tariful CAEN, respectiv procentul care se aplica la contributia angajatorului la fondul de risc si accidente.

Prin selectarea unui Mod de calcul pe sectie si apoi alegerea optiunii Actiuni->Aplica mod calcul, se poate asocia acelasi mod de calcul intregii sectii. Similar, din Actiuni se pot aplica restul de configurari de pe nod, tuturor subnodurilor si functiilor declarate dedesubt.

– 8 – Introducerea Datelor

Dupa selectarea declaratiilor dorite pe sectii, in organigrama din meniul Salarii -> SA 0. Organigrama, dupa completare date salariati, va fi posibila, la click dreapta, generarea declaratiilor selectate pe nod.

Dupa configurarea sectiilor, tot din acest meniu se declara functiile, similar cu statul de functii. Odata declarate, functiile vor fi vacante (apare cuvantul vacant in paranteza, dupa functia respectiva, numai dupa selectia casutei Functie vacanta, de sub Denumire), urmand ca la introducerea salariatilor, acestia sa ocupe functiile anterior definite. La adaugarea unei functii noi in Organigrama, daca se bifeaza Functie vacanta, va aparea lupa in fata campului de preluare Denumire functie. Se da click pe aceasta si se va deschide nomenclatorul de functii COR, din care se selecteaza functia dorita. Functia se poate si edita direct, in campul Denumire functie:

Pentru fiecare functie se poate predefini un sablon, din lista existenta, prin selectarea acestuia din optiunea Mod calcul.

– 9 – Introducerea Datelor

Tot din Configurare Organigrama, daca se doreste, se poate selecta contul bugetar necesar in contabilitate, din nomenclatorul cu clasificarea bugetara, ca in fig. de mai jos:

Observatie : Incepand cu versiunea SA 14 din 09.07.2009,se creaza ierarhia utilizatorilor cu drepturi pe modulul Salarii, fara a mai fi nevoie sa se creeze un grup diferit, pentru drepturi pe anumite noduri din Organigrama. Astfel se creeaza o structura arborescenta, dupa necesitati, tinandu-se cont de faptul ca un utilizator vede tot ce au creat utilizatorii declarati sub el, dar nu are acces la ceea ce au creat cei de deasupra lui. In exemplul de mai jos utilizatorul

‚Salarizare‟ vede tot ce lucreaza Salarii 65, Salarii 68, Salarii 51, dar acestia nu vad decat ceea ce au creat ei, adica nodurile pe care sunt ei responsabili :

– 10 – Introducerea Datelor

Tot incepand cu versiunea amintita anterior, aplicatia ofera o functionaliate noua pentru editare responsabili pe pozitie ierarhica. Pentru a se declara responsabilii pe noduri, din Configurare Organigrama se selecteaza utilizatorul din Lista utilizatori (ex. Salarizare), iar apoi se da click pe

‚Editare responsabili pe pozitie ierarhica‟ , iar apoi se bifeaza nodul dorit din Organigrama, pentru a se specifica nodul pentru care schimb responsabilul cu cel selectat anterior. Aveti ilustrata mai jos schimbarea de responsabil de pe nodul 51.02.01.03 Autoritati executive. Era responsabil userul Salarii 51 si selectez userul Salarizare, ca responsabil pentru acest nod.

Atentie! Prin aceasta actiune userul Salarii 51 nu va mai avea acces la acest nod, pentru ca in ierarhie este declarat sub userul Salarizare. Deci acest user nu va mai vedea nici in Configurare Organigrama acest nod.

Aceasa bifa nu are legatura cu nodurile pe care le doresc sa fie vizibile in Organigrama, pe un anumit user. Pentru a se vedea doar anumite noduri, procedez, bifandu-l sau debifandu-l, direct in partea de Navigator din Configurare Organigrama, de sub luna selectata, acolo unde se vede tot timpul doar ca poate fi bifat sau debifat ca sa nu intervina in statul de plata (de ex. cei plecati, daca se pun sub un nod separat).

– 11 – Introducerea Datelor

Editare responsabili pe pozitie ierarhica

Cum introduc o persoana noua ?

Din Salarii -> Organigrama, de pe o functie existenta se selecteaza optiunea Duplica si se poate redenumi functia noua. Aceasta va aparea vacanta, in Organigrama, langa cea duplicata:

– 12 – Introducerea Datelor

In Organigrama functiile ocupate sunt marcate cu semnul de acces interzis, pentru a se putea observa mai usor, doar privind iconita din fata functiilor, care sunt cele ocupate si care sunt vacante. Cu click dreapta pe o functie vacanta se poate adauga o persoana pe functia respectiva:

Se selecteaza apoi “Click aici pentru a adauga persoana noua” si se declara datele generale ale unei persoane nou introduse. Prin selectarea optiunii “Click aici pentru a adauga persoana existenta” se poate adauga in modulul de salarii o persoana noua pentru acest modul dar deja introdusa intr-un alt modul al aplicatiei.

Se incarca ecranul de preluare a datelor personale care arata ca in imaginea de mai jos :

– 13 – Introducerea Datelor

Cum modific datele personale ?

Modificarea datelor personale se poate realiza direct din TAB-ul Date salarizare selectand Actiuni si apoi Editeaza date personale, sau prin TAB-ul Date personale din dreapta celui de Date salarizare, asa cum e ilustrat in figura de mai jos :

Se pot consulta datele persoanei, apoi incarca si modifica si din meniul Salarii -> SA 1. Persoane, din Navigator. Dupa selectarea persoanei dorite se pot vizualiza datele acesteia, iar prin dublu click pe pozitia selectata se incarca persoana respectiva, pentru modificarea datelor .

– 14 – Introducerea Datelor

Cum completez date salarizare ?

Dupa salvarea datelor personale, se incarca automat persoana respectiva pentru a se completa datele specifice modulului salarii, prin intermediul TAB-ului Date salarizare. Aici se selecteaza, in primul rand, tipul de contract din listele predefinite si contributiile angajatului. Apoi se salveaza datele, in acest moment persoana respectiva aparand in modulul de salarii, vezi imaginea de mai jos.

Daca persoana respectiva are mai multe functii, celelalte functii se declara de pe optiunea de deasupra functiei – Adauga – si se selecteaza una dintre functiile vacante din organigrama completata anterior. Daca nu este creata functia vacanta dorita, la selectarea optiunii Adauga se pot face vizibile toate functiile, nu numai cele vacante, iar daca se merge pe o functie predefinita, aceasta se poate clona, declarand astfel, de aici, o functie vacanta pentru salariatul respectiv (vezi imaginea de mai jos).

– 15 – Introducerea Datelor

Dupa selectarea functiei se poate defini si sablonul de calcul prin optiunea Mod calcul, daca acesta nu a fost declarat la crearea functiei respective sau se poate selecta alt sablon in locul celui definit odata cu functia.

Observatie: O persoana poate avea mai multe functii in cadrul institutiei, de aceea aplicatia permite adaugarea mai multor functii insa doar una poate fi de baza, pentru restul casuta Functie de baza va ramane nebifata, iar tipurile de contract se vor selecta corelat cu fiecare functie. Aplicatia ofera posibilitatea ca dintr-o privire (aceeasi fereastra) sa se poata vedea cate incadrari/functii are un salariat in cadrul institutiei respective. Datele de pe forma se schimba in functie de incadrarea selectata iar pontajul reflecta functia selectata :

– 16 – Introducerea Datelor

Pentru fiecare functie se pot alege caracteristici diferite, asa cum se poate observa si mai jos :

Important: Daca se doreste schimbarea functiei, nu se selecteaza stergerea vechii functii ci se va folosi optiunea Schimba de langa Adauga sau din meniul Actiuni, de deasupra, se selecteaza optiunea Schimba Functie.

Atentie! Stergerea functiei determina eliminarea persoanei respective din modulul de Salarii.

Tot in panelul din partea stanga, in forma Date salarizare, se completeaza si data angajarii in unitate, data de la care se va calcula automat vechimea in unitate. Daca persoana respectiva are si vechime anterioara angajarii in unitate, meniul Calcul -> Vechime, Non-Invatamant, respectiv Invatamant (se selecteaza corelat cu functia persoanei respective), permite introducerea vechimii anterioare direct in ani, luni, zile de vechime sau se pot introduce datele anterioare intre care a lucrat, conform cu cartea de munca.

– 17 – Introducerea Datelor

Dupa salvare ani vechime anteriori se vor actualiza automat valorile pentru vechimea la angajare si vechimea curenta, respectiv transa de vechime in care va fi incadrat salariatul, conform cu care se va calcula sporul de vechime aferent. Daca s-a gresit completarea datelor de vechime anterioara se modifica datele in aceasta fereastra si la salvare se va actualiza vechimea conform cu ultimele date introduse. Situatia perioadelor anterioare de munca se poate si tipari.

Vechimea se calculeaza pe persoana. Daca exista mai multe functii se tine cont de cea mai veche data de angajare completata. Tot ce se introduce aferent perioadei anterioare angajarii trebuie sa se raporteze la aceasta data. In felul acesta pe orice functie ne pozitionam vechimea ramane neschimbata pentru ca se refera la aceeasi persoana, asa cum se observa in figura de mai jos .

– 18 – Introducerea Datelor

– 19 – Introducerea Datelor

Pentru contracte cu norma partiala, exista posibilitatea calcularii vechimii proportional cu numarul de ore contract, de pe functiile detinute de salariatul respectiv. Pe forma Date salarizare, dupa completarea campului Data angajarii, exista acum posibilitatea de a opta pentru calculul vechimii scurse de la data angajarii proportional cu numar ore contract . Daca suma valorilor completate in campul Ore contract, de pe toate functiile detinute de salariatul respectiv ( in afara de cele de consilier) este mai mare sau egala cu 8 ore, aceasta optiune nu are nici un efect. In cazul in care aceasta suma este mai mica de 8 ore, vechimea in ani se va calcula proportional cu procentul pe care aceasta suma il reprezinta din 8 ore.

Exemplu pentru o norma partiala de 4 ore, vechimea in ani calculata de la data angajarii la ultima zi a lunii iunie (luna deschisa in salarii) va fi jumatate din perioada de timp scursa de la data respectiva. Vechimea realizata la locuri de munca anterioare se va gestiona manual.

Dupa completarea vechimii, a datelor necesare contributiilor si a modului de calcul, in panelul din partea dreapta in forma Date salarizare se vor introduce datele referitoare la studii, salariul de incadrare si virament pe card, daca e cazul, pentru salariat Non-Invatamant, respectiv datele specifice pentru un salariat din Invatamant : grad, studii, norma didactica, salariu grila, situatie post, specializare.

– 20 – Introducerea Datelor

Exemplu : completare date specifice din Invatamant :

– 21 – Introducerea Datelor

Observatie : Campul Transa vechime (in invatamant) se completeaza automat in functie de data angajarii si vechimea la angajare, acesta fiind util in statul de functiuni; Norma didactica lunara se alege dintr-un camp combo cu valori prestabilite. Norma saptamanala se completeaza automat, iar numarul de posturi se calculeaza in functie de numarul de ore aferente grilei de specialist si nespecialist introduse. Salariul de incadrare in invatamant se va calcula automat dupa prima accesare a formei de pontaj. Daca se doreste ca salariul sa fie virat pe card se bifeaza casuta de plata card si se completeaza datele de banca ale salariatului.

Incepand cu versiunea SA 14 din 03.07.2009, exista posibilitatea ca din Date salarizare, pentru functiile din invatamant, sa se poata selecta salariul grila specialist, respectiv nespecialist, dintr-o fereastra de calcul prin care se aplica coeficientii de multiplicare valabili, reglementati legislativ, dupa ce se stabilesc pe functia respectiva, gradul didactic si nivelul studiilor. Daca este deja stabilita vechimea in invatamant, transa de vechime se propune automat. Dupa verificare se actioneaza butonul ‚Aplica salariu grila‟ pentru a se selecta valoarea calculata. In viitor printr-un algoritm de recalculare automata a salariilor, la o modificare a coeficientilor prin reglementari legislative se vor actualiza automat noile salarii de incadrare din grila, la persoanele la care deja s-a asociat o pozitie din grila anterioara. Aceasta se realizeaza dupa cum este descris mai jos :

– 22 – Introducerea Datelor

Dupa stabilirea salariului din grila de specialist sau nespecialist este obligatoriu a se completa Ore Baza cu calificarea respectiva. Daca, de exemplu, postul este de specialist cu norma intreaga, la stabilirea normei lunare de 72 se evidentiaza norma saptamanala de 18 ore, care se completeaza la Ore Baza si automat numarul de posturi va fi 1, iar salariul de incadrare va fi acelasi cu cel din grila specialist. Ore PCO se vor completa pentru a avea norma de la plata cu ora pentru statul de functii, dar suma realizata lunar pentru plata cu ora se va calcula dupa numarul de ore completate in pontaj, la plata cu ora specialist sau nespecialist.

Se vor completa apoi situatia postului si specialitatea/ specializarea, necesare pentru statul de functii. Tot din forma Date salarizare, dar si din Pontaj se pot obtine Adeverinta salariat , Adeverinta asigurat de sanatate si alte adeverinte disponibile prin selectarea optiunii Formulare.

Dupa completarea datelor persoanelor, situatia tuturor click in partea stanga pe <Institutie> in meniul Salarii -> figura de mai jos :

angajatiilor din institutie se obtine printr-un Organigrama, asa cum se poate observa in

Coloanele din organigrama sunt sortabile cu click pe capul de tabel :

– 23 – Introducerea Datelor

Cum completez date contract ?

De pe tab-ul Date contract de munca, situat dupa cel de Date personale, se pot prelua/actualiza datele aferente contractului de munca, date necesare pentru evidenta mutatiilor intervenite pe parcursul desfasurarii activitatii salariatiilor in unitate :

In cazul modificarilor intervenite se selecteaza optiunea Adaugare Act, apoi tipul operatiunii, asa cum este ilustrat mai jos :

– 24 – Introducerea Datelor

Cum modific constantele lunare ?

Dupa introducerea primei persoane in aplicatie, din meniul Salarii -> Constante, se pot modifica/actualiza valorile respectivelor constante (procent contributii angajat si angajator, salariul minim si mediu pe economie, ziua lichidarii), valabile pentru luna in curs. In caz ca s-au incheiat luni anterioare cu alte valori, acestea se vor pastra, modificarile fiind valabile incepand cu luna curenta. Dupa ce se opereaza modificari in constante, toate calculele pentru luna curenta se vor actualiza automat, conform cu noile valori.

De aici se poate modifica si numarul de zile lucratoare din luna, conform cu zilele nelucratoare (sarbatori legale) ce intervin in luna respectiva, dar acestea sunt propuse automat la initializarea unei luni. A se acorda atentie sporita valorilor specifice fiecarei institutii, respectiv fiecarei luni, marcate cu rosu in imaginea de mai jos:

– 25 – Introducerea Datelor

Tot din acesta forma pe Actiuni -> Inchide luna, dupa ce se confirma actiunea, are loc inchiderea lunii curente si deschiderea automata a lunii urmatoare, luna care nu a fost inca deschisa in aplicatie. Data incetarii activitatii decide daca salariatul va fi sau nu preluat in luna urmatoare. Salariatul nu este sters din baza de date daca si-a incetat activitatea. El va aparea in organigrama/rapoartele lunilor in care a figurat ca si angajat.

Cum evidentiez incetarea activitatii unui angajat?

Data incetarii activitatii se completeaza in cazul desfacerii contractului de munca. Daca este completata pentru luna curenta, aplicatia trateaza persoana respectiva in felul urmator :

salariatul este "marcat" pentru a nu mai fi preluat in luna urmatoare, la inchidere de luna;

numarul de zile lucratoare este calculat ca si diferenta de zile dintre data incetarii activitatii si data de intai a lunii curente si este trecut in sablon – ca si zile lucrate modificate (vezi figura de mai jos), iar salariul ii va fi recalculat, tot acest proces realizandu-se automat.

– 26 – Introducerea Datelor

Observatie : Numarul de zile lucrate poate fi modificat ulterior in sablon, dar modificarea acestuia nu va modifica/sterge data de incetare activitate. Salariatul nu este sters din baza de date daca si-a incetat activitatea. El va aparea in organigrama/rapoartele lunilor in care a figurat ca si angajat.

Cum completez date pontaj ?

Din meniul Salarii -> Persoane, se incarca persoana dorita, iar de pe TAB-ul Pontaj corespunzator persoanei selectate, in panelul din stanga se completeaza datele specifice lunii in curs, iar in cel din dreapta se pot urmari valorile calculate, conform cu modul de calcul existent in sablonul selectat, pentru functia respectivului salariat.

– 27 – Introducerea Datelor

Modificare procent vechime – s-a introdus pe sabloane, in partea de pontaj, pozitia % Spor vechime corectat, pentru a se putea modifica procentul rezultat din completarea vechimii in Date salarizare . In cazul in care se completeaza acest camp cu o valoare pozitiva, se va calcula vechimea cu aceasta valoare asa cum apare in figura de mai jos:

In cazul in care se completeaza % Spor vechime corectat cu valoarea -1, nu se mai calculeaza spor de vechime pentru salariatul respectiv, iar in cazul in care valoarea este 0 se va calcula vechimea cu

– 28 – Introducerea Datelor

valoarea rezultata din completare data angajare, respectiv vechime anterioara in Date salarizare, corespunzator transei de vechime totala in care se incadreaza salariatul, cum functiona pana acum. Calculul anilor de vechime de la data angajarii se face acum relativ la ultima zi a lunii deschise. La trecerea in alta transa de vechime, pe parcursul unei luni, procentul de vechime corespunzator cu noua transa se modifica, conform reglementarilor legislative, incepand cu prima zi a lunii urmatoare.

Dupa completarea datelor din pontaj se completeaza, unde este cazul, si detaliile necesare in cazul concediului de boala, respectiv concediului de odihna, prin intermediul optiunii Calcul din meniul de deasupra, iar concediile medicale si cele pentru evenimente se introduc prin intermediul optiunii Concedii. Daca datele pentru lunile anterioare au fost prelucrate cu aceeasi aplicatie, valorile apar deja in fereastra de calcul zi concediu medical si se pot vizualiza/modifica, iar costul zilei de concediu se calculeaza automat. Valorile calculate in sablonul de calcul se vor recalcula automat, conform cu noile valori actualizate.

Zilele de concediu medical – preluarea acestora permite introducerea mai multor certificate medicale, precum si costuri diferite pentru certificate diferite (cazul in care sunt mai multe certificate intr-o luna dar unul e in continuare la un certificat initial din luna anterioara si trebuie pastrat costul de pe certificatul initial) :

– 29 – Introducerea Datelor

Pentru zilele de concediu medical se poate stabili data de inceput si cea de sfarsit, iar impartirea pe Zile Unitate si Zile FNUASS se face automat, dupa valoarea constantei lunare Zile CM unitate, conform cu art. 12 din OUG 158/2005, care se poate modifica din Constante lunare :

.

Zilele de concediu eveniment – conform art.61. din contractul colectiv de munca la nivel national –

(1) Salariatii au dreptul la zile libere platite pentru evenimente deosebite in familie sau pentru alte situatii, s-a prevazut o optiune noua de preluat pe sabloane, pentru a se putea trata separat de cele de odihna. Acestea sunt predefinite dar se pot configura din Configurare Organigrama de pe unitatea asociata pe nod, optiunea Constante, asa cum se observa in figura de mai jos:

– 30 – Introducerea Datelor

Zilele CE se introduc de pe optiunea Concedii -> Concediu eveniment. Prin selectarea tipului de concediu eveniment, din tabela predefinita, se propun si zilele aferente, care se pot stabili si de la data de inceput la data de sfarsit prin selectarea zilelelor calendaristice, asa cum se observa in figura de mai jos :

Dupa salvarea zilelor eveniment acestea se pot vedea in pontaj, in partea dreapta :

– 31 – Introducerea Datelor

Similar se introduc si concediile de odihna de pe optiunea Concedii -> Concediu odihna si Perioadele de suspendare intervenite .

Pentru Evidenta zilelor de concediu de odihna s-au prevazut campuri de preluat in Date salarizare pentru Non – Invatamant : zile CO contract munca – zilele CO la care salariatul are dreptul conform contract individual de munca si zile CO neefectuate an anterior, pentru a se putea tine evidenta zilelor de concediu de odihna ramase . Sub aceste campuri se vor calcula automat, dupa pontaj, zile CO ramase. Aceste campuri sunt optionale si se pot configura din Configurare Organigrama de pe unitatea asociata pe nod, optiunea Campuri optionale, asa cum se observa in figura de mai jos:

Daca se doreste acordarea premiului anual, din Organigrama, pe meniul Actiuni, se gasesc optiunile Acorda premiu anual si Reseteaza premiu anual, cum se observa in figura de mai sus, pentru completarea automata, respectiv stergerea valorilor premiului anual al salariatilor dintr-o sectie (nod de Organigrama selectat). Prin aceasta optiune, valoarea calculata a premiului anual va fi egala cu un salariu mediu lunar de baza realizat de salariat pe anul precedent, daca optiunea se foloseste in primul semestru al anului si pe anul curent, daca optiunea se foloseste in semestrul al doilea. Aceasta valoare se poate urmari si corecta de pe Tab-ul Pontaj, pentru salariatul dorit, asa cum este ilustrat in figura de mai jos:

– 32 – Introducerea Datelor

Suma care apare in fereastra Calcul premiu anual, pentru Salar mediu lunar de baza, se considera a fi valoarea premiului anual. Acesta este evidentiat in partea dreapta din Pontaj si se cumuleaza la Venitul brut , dar se poate modifica dupa necesitate (in fereastra Calcul premiu anual) sau se poate debifa Se acorda si atunci salariatul respectiv nu va beneficia de acest premiu. Prin optiunea Reseteaza premiu anual din Organigrama se realizeaza debifarea casutei Se acorda pentru toti salariatii sectiei respective.

S-a intocmit si un raport nou -> Situatie plata premii anuale, orientativ, pentru a se putea da premiul anual in avans, ca suma neta. Acesta trebuie selectat din Configurare Organigrama de la Rapoarte disponibile.

– 33 – Introducerea Datelor

Dupa completarea tuturor datelor de pontaj, inainte de a se tipari situatiile dorite este recomandat sa se utilizeze optiunea Recalcul sume, din Organigrama, meniul Actiuni. Prin aceasta optiune se recalculeaza veniturile tuturor salariatilor dintr-o sectie (nod de Organigrama selectat).

Observatie : Datele de pontaj se pot completa sau modifica si direct in partea dreapta a organigramei institutiei, meniul Salarii -> Organigrama, unde campurile sunt editabile.

De asemenea forma de Pontaj se poate incarca si din meniul Salarii -> Salarii, care ofera o privire de ansamblu asupra datelor de salarizare aferente tuturor salariatilor, putandu-se incarca o anumita persoana pentru eventuale corectii asupra datelor lunii in curs.

Ce este un sablon de calcul ?

Pentru a se putea cuprinde in modul de calcul toate sporurile, indemnizatiile, primele si alte particularitati care intervin in salarizare si care difera de la o functie la alta, respectiv de la o institutie la alta, fara a deveni greoaie operatiunea de preluare date si de urmarire rezultate, s-a recurs la crearea de moduri de calcul specifice, denumite sabloane de calcul, aferente functiilor, respectiv institutiilor. Acestea permit si formule de calcul diferite pentru acelasi spor, dar care se aplica diferit de la o unitate la alta. Astfel s-a obtinut flexibilitatea dorita in modalitatile de calcul cat si transparenta formulelor, putandu-se foarte usor urmari rezultatele, descoperi si corecta eventualele neconcordante.

S-au conceput astfel sabloane diferite pentru primarii, salubritate, politisti, invatamant si in cadrul acestora pe functii, asa cum se poate observa in figura de mai jos:

– 34 – Introducerea Datelor

Sablonul este structurat pe patru coloane, dupa cum se poate observa in figura de mai jos:

coloana 1 contine denumirea valorii ce intervine in sablon;

coloana 2 contine descrierea modului in care se calculeaza valoarea respectiva (descrierea formulei de calcul);

coloana 3 contine zile, ore sau tarife ce intervin in sablonul respectiv;

coloana 4 contine rezultatul calculului, respectiv valoarea obtinuta.

In figura de mai sus s-a ilustrat un sablon de calcul pentru demnitari. Un alt exemplu de sablon, mai complex, este cel pentru invatamant si anume sablonul de calcul pentru personalul didactic, unde in calcul se pot folosi doua salarii din grila de salarizare, pentru specialist respectiv nespecialist, cum se poate observa in figura de mai jos:

– 35 – Introducerea Datelor

Pentru anumite sporuri sau prime (ex. Prima 2%), care pot interveni in calcul si procentual dar si ca sume fixe, in cazul in care apare evidentiat acest mod de calcul diferit pe sablon, la introducerea valorii -1, la valoarea de preluat in partea stanga din Pontaj, se va calcula valoarea ca urmare a aplicarii procentului asupra bazei de calcul. Pentru valoarea 0 se considera suma ca fiind 0, iar pentru valori pozitive, se ia in calcul ca suma fixa, asa cum se poate observa aceasta in figura de mai jos, pe un sablon de calcul specific personalului contractual :

– 36 – Introducerea Datelor

O alta particularitate in modul de calcul al salariului se poate observa pe sablonul personalului de la salubritate, unde sporul de salubritate se poate acorda sau procentual la o anumita baza (exemplu la salariul de incadrare proportional cu timpul lucrat) sau procentual la ore salubritate, similar sporului de noapte. Aceasta problema s-a solutionat in felul urmator : daca in partea de pontaj se completeaza procentul de spor de salubritate, iar la ore salubritate valoarea este 0, sporul se aplica la baza specificata in formula de calcul la indemnizatie salubritate; daca apare un numar de ore salubritate atunci procentul se aplica la aceste ore conform cu formula existenta in sablon la calcul la salariu salubritate. Acest lucru este evidentiat in figura urmatoare.

– 37 – Introducerea Datelor

Pentru o mai mare flexibilitate in modul de calcul s-au introdus 20 (douazeci) de sporuri "de rezerva". Acest lucru era necesar pentru ca numarul si denumirea sporurilor la nivel de tara a depasit estimarile noastre initiale. Pentru fiecare spor pe care nu-l stim, a fost necesar sa definim 3 (trei) campuri : Valoare, Procent si Indemnizatie, deoarece sporul poate fi introdus ca suma fixa (valoare) sau procent aplicat la o anumita baza de calcul. Denumirile acestor sporuri se definesc in meniul Setari -> Salarizare. Similar s-au introdus si 20 de rezerve valorice pentru retineri.

In figura de mai jos se poate observa cum s-au folosit campurile de rezerva. Pentru definire/redenumire a unui camp de rezerva, se editeaza pur si simplu valoarea respectiva (se redenumeste), dupa care se apasa butonul Salveaza si Inchide din partea stanga sus a formei :

– 38 – Introducerea Datelor

3.10 Cum modific un sablon de calcul ?

Sabloanele de calcul se pot modifica din meniul Administrare -> Modalitati calcul, prin click dreapta in cadrul sablonului si selectarea optiunii Mod design.

 Important: Modificarea modului de calcul din sablon, prin Mod design, nu permite folosirea cifrelor cu zecimale ci trebuiesc folosite fractii. Exemplu: in loc de 0,15 se foloseste 15/100. Atentie sporita la stergerea unei coloane din sablon, se sterg inainte toate referirile la valorile din coloana respectiva. Nu se recomanda a se face modificari pe sablon in Mod

– 39 – Introducerea Datelor

vizualizare. Dupa ce s-au modificat insa formule sau sume prin Mod design , actualizarea va aparea in Mod vizualizare.



Tot in aceasta forma se poate modifica sablonul prin importarea unui alt sablon dintr-un fisier tip *.clc existent, prin click drept si selectare optiunii Incarca sablon, sau asa cum se poate observa in imaginea de mai jos:

Sporurile noi, dupa ce au fost redenumite in forma Setari -> Salarizare, sunt gata a fi folosite in sabloane, dupa necesitate. Se pot folosi toate cele trei campuri, iar in cazul in care campul Valoare este -1 atunci se va lua in considerare calculul procentual.

Exemplu : Spor protectie VIP (la politisti)

Asa va arata sablonul in Mod design (formulele de calcul) :

– 40 – Introducerea Datelor

Logica este urmatoarea :

daca valoarea introdusa la Spor protectie VIP este mai mare sau egala cu 0 (zero) atunci indemnizatia este chiar acea valoare;

daca valoarea introdusa la Spor protectie VIP este mai mica ca 0 (zero) = de obicei -1 (minus unu) atunci indemnizatia este procentul introdus de utilizator in % Spor protectie VIP aplicata la o baza de calcul (in exemplul nostru, Salariul de incadrare) :

Cum introduc persoane in intretinere ?

Adaugarea de persoane in intretinere, care intervin in aplicarea deducerii din calculul impozitului pe venit, se face prin TAB-ul Persoane in intretinere, de pe un anumit salariat, selectat din Organigrama (vezi fig. de mai jos) :

:

– 41 – Introducerea Datelor

3.12 Cum introduc coasigurati ?

Adaugarea de coasigurati, care intervin in declaratiile de sanatate raportate la casa de asigurari, se face similar cu persoanele in intretinere, prin TAB-ul Coasigurati de pe un anumit salariat, selectat din Organigrama (vezi fig. de mai jos) :

3.13 Cum introduc observatii referitoare la un salariat ?

Prin TAB-ul Observatii , dupa selectarea persoanei dorite se pot consemna observatii referitoare la salariat, observatii care sunt foarte utile in urmarirea actelor necesare la serviciul personal sau la alte aspecte legate de situatia unui anumit salariat (vezi fig. de mai jos) :

– 42 – Rapoarte și cautarea de date

4 Rapoarte și cautarea de date

Cum selectez o sectie ?

In meniul Salarii -> Organigrama, la pozitionarea pe o sectie (nod in Organigrama) se pot vizualiza toate persoanele din luna curenta. Daca insa se doreste o vizualizare, pe o anumita sectie, si a lunilor anterioare se realizeaza o selectie din meniul Salarii -> Salarii.

Exemplu: Se doreste vizualizarea datelor tuturor angajatilor de la sectia Functionari publici. Cu click dreapta pe campul <Sectie> se selecteaza Cauta “Functionari publici”. Vor fi selectate

inregistrarile din toate lunile cu angajatii de la aceasta sectie. Deoarece “Nr. maxim inregistrari afisate” este de 50 se selecteaza sa se afiseze toate inregistrarile pentru a putea vizualiza datele tuturor angajatilor din toate lunile precedente.

Cum caut un salariat ?

Exemplu: Se doreste situatia salariatului “Barbu Marcel” pe ultimele luni.

Pentru a obtine situatia pe ultimele luni pentru “Barbu Marcel” se merge pe meniul Salarii -> SA 2. Salarii si se pozitioneaza mouse-ul pe coloana <NumePrenume>. Cu click dreapta cu mouse–ul se selecteaza din fereastra de sortare si cautare Cauta „Barbu Marcel”. Apare situatia centralizata pe lunile mai, iunie, iulie. Se pot consulta sumele coloanelor afisate in partea de jos. Daca se doreste, situatia se poate tipari sau exporta in formate ca : Excel, XML.

– 43 – Rapoarte și cautarea de date

Cum generez rapoartele ?

In meniul Salarii -> Organigrama, cu click dreapta pe o ramura din structura arborescenta a organigramei, se pot obtine rapoartele selectate pe institutie, pe sectii sau persoane, cat si fisierele necesare declaratiilor ce trebuiesc raportate, vezi imaginea de mai jos:

– 44 – Rapoarte și cautarea de date

Inainte de a trimite raportul la imprimanta se poate previzualiza, eventual formata, pentru a obtine pe hartie rezultatul in forma dorita.

Este posibila consolidarea datelor din situatia recapitulativa cu cele de la alte unitati care folosesc aceeași aplicație.

Pentru fiecare nod din Organigrama, din SA 81. Configurare Organigrama se bifeaza daca se doreste consolidarea sumelor din situatia recapitulativa :

– 45 – Rapoarte și cautarea de date

Daca este bifata optiunea, la generarea rapoartelor acestea se pot exporta pentru consolidare :

Apoi, la generarea recapitulativei pe un nod din Organigrama, se poate selecta daca se doreste sau nu consolidarea datelor cu cele dintr-un raport deja generat si salvat ca mai sus :

– 46 – Rapoarte și cautarea de date

Pentru consolidare se selecteaza raportul sau rapoartele dorite, generate anterior si apoi va rezulta un raport cu sumele cumulate:

Pentru ca un raport predefinit sa functioneze, este nevoie de doua fisiere : rdlc + txt. Fisierul rdlc contine un xml cu structura raportului iar fisierul txt contine interogarea SQL. Ambele trebuiesc copiate in directorul aplicatiei, calea : \Rapoarte\Salarizare .

Exemplu : Ca sa adaug/actualizez raportul FluturasPlataConsilieri trebuie sa copiez doua fisiere in directorul Salarizare :

Odata adaugate fisierele in director, raportul este disponibil imediat in configurarea organigramei, cu acelasi nume cu al fisierele adaugate in \Rapoarte\Salarizare :

– 47 – Rapoarte și cautarea de date

Pentru generarea statelor de plata si a situatiilor recapitulative avem si un submeniu din care se poate selecta raportul dorit . De exemplu pentru statul de plata se poate selecta generarea unui stat Defalcat pe functii, cu evidentiarea tuturor functiilor unei persoane sau se poate genera statul Cumulat pe persoana, cu totalul sumelor realizate de persoanele cu mai multe functii. Dupa eventuale corectii se poate obtine si un stat Rectificativ.

Similar pentru situatia recapitulativa se pot obtine sumele lunii curente sau se pot centraliza sumele din anul in curs, inclusiv luna curenta :

Pentru generarea unui raport în Microsoft Excel din datele vizualizate, în zona de date, unde avem afișat rezultatul dorit, acționăm prin click dreapta Export vizualizate -> Excel. Pentru a exporta toate datele existente in Excel selectam optiunea Export toate -> Excel.

– 48 – Rapoarte și cautarea de date

Titulatura si numele persoanei care semneaza pe rapoarte sunt editabile. Am ales aceasta solutie pentru a se evita crearea unei alte situatii, pentru fiecare implementare, deoarece s-a constatat ca partea de semnaturi difera de la o institutie la alta. Unii prefera doar titulatura sau biroul (primarii), altii titulatura si numele celui care semneaza (scoli).

Locul unde se definesc titulatura si numele celui care semneaza este in forma unde se declara unitatile, la care se ajunge prin meniul Administrare, Adm Aplicatie -> Unitati, unde se afla TAB-urile : Semnaturi situatie recapitulativa, Semnaturi stat de plata, Semnaturi stat de functii.

– 49 – Rapoarte și cautarea de date

Pentru a fi intuitiv, am decis pentru o prezentare grafica sugestiva ( ce apare pe forma in care se completeaza aceste date), ce include doua exemple de completare a campurilor Titulatura si Nume si modul de plasare al acestora, de exemplu in partea de jos pe raportul Situatia recapitulativa privind plata salariilor :

Similar se procedeaza si pentru semnaturile necesare pe statul de plata sau statul de functii.

– 50 – Rapoarte și cautarea de date

Cum realizez declaratiile / fisele fiscale ?

Exemplul 1 : Generarea declaratiei unice (Formular D112)

Generarea declaratiei se va face in conformitate cu reglementarile HG 1397/2010, pe CUI-ul din unitati, similar cu fisele fiscale, deci este important sa se completeze CUI-ul unitatii corect:

Dupa update-ul aplicatiei la v. 23 pentru Salarii, din Ajutor, similar cu instalarea driver OLE-DB, trebuie sa se instaleze versiunea 1.6 de JAVA, folosita de aplicatia de la MFP pentru validarea fisierului de raportat :

– 51 – Rapoarte și cautarea de date

De pe Organigrama, de langa Actiuni se lanseaza wizard de generare D112:

Daca s-a mai generat, insa s-au facut modificari in datele lunii de raportat, trebuie sa se regenereze pentru a se prelua situatia finala :

Daca sunt mai multe unitati cu CUI diferit, se selecteaza unitatea dupa CUI :

Este posibil importul/consolidarea datelor de la alte puncte de lucru/aplicatii de salarizare. In acest caz, datele despre unitate (Denumire unitate, Registru comert, CUI, reprezentant, etc.) raman cele din aplicatia in care se face importul. De exemplu, daca fisierele pe care le import au un alt CUI, acesta nu va fi luat in considerare.

Importul se va face prin optiunea 1. Selectati fisierul XML de import declaratie unica, vezi imaginea de mai sus, prin care se vor incarca datele dintr-un fisier XML realizat obligatoriu conform cu instructiunile MFP de raportare si validat cu ultima versiune a aplicatiei de validare.

– 52 – Rapoarte și cautarea de date

In pasul urmator se vor incarca angajatii de pe CUI-ul respectiv.

Nr. crt din dreptul unui angajat reprezinta idAsig care se va folosi pentru verificarea datelor, in fisierul de validari .

Pe butonul Detalii din fata fiecaruia se pot consulta datele din sectiunile declaratiei. Impartirea angajatilor pe sectiuni se face conform HG 1397/2010. Astfel persoanele care au un singur contract la angajator de tip Salariat, in conditii normale de munca, fara concedii medicale si scutiri se vor regasi in sectiunea A. Restul vor trece in sectiunea B, iar consilierii ar trebuie sa aiba date in sectiunea C.

In exemplul de mai jos este un angajat cu date in sectiunea A:

Daca se da click pe un anumit camp dintr-o sectiune, in explicatii coloane se poate citi semnificatia acelui camp. In exemplul de mai sus, coloana A_1 contine Tip asigurat dpdv contract de munca.

– 53 – Rapoarte și cautarea de date

In pasul urmator se pot verifica sectiunile cu date angajator:

De exemplu, in sectiunea A se pot verifica sumele datorate pe tip de creanta :

– 54 – Rapoarte și cautarea de date

Daca e nevoie de corectii pe sectiunile angajator , introducerea de scutiri sau diferente de impozit, de exemplu, acestea se efectueaza in sectiunea corespunzatoare, iar apoi se pot actualiza automat sectiunile dependente, actionand butonul actualizeaza, asa cum se arata si in imaginea de mai jos :

In ultimul pas se genereaza fisierul XML in calea stabilita, care apoi se valideaza si se verifica eventualele erori. In fisierul de erori, idAsig este nr. crt. fereastra cu angajatii.

Dupa corectii se regenereaza, se valideaza si se trimite conform instructiunilor de pe site-ul ANAF :

– 55 – Rapoarte și cautarea de date

Prin optiunea 4. Tipareste anexe sunt disponibile Anexele angajator si asigurat aferente D112, cat si Anexele CCI cfm. Ordin 130/2011.

Exemplul 2 : Generarea declaratiilor pentru banci :

La generarea fisierelor de raportat pentru banci, cu sumele de virat pe card, se procedeaza similar cu celelalte declaratii, cu click dreapta pe nodul de Organigrama dorit si selectarea optiunii Declaratii banci. Prin optiunea ‚Incarca structura fisier DBF se selecteaza fisierul de tip DBF cu structura datelor ce trebuiesc cuprinse in raportare. Apoi se asociaza campurilor din DBF campuri de date din APLxPERT, similar cu exemplul de mai jos.

– 56 – Rapoarte și cautarea de date

Campul Explicatii, pentru fiecare banca, se va completa direct pe forma de generare, iar la completarea acestuia cu cuvantul ‚Lichidare‟, la generarea fisierului se va completa automat in acest camp si luna si anul pentru care se face raportarea, respectiv luna deschisa in aplicatie. Cu click dreapta pe lista cu datele ce vor fi salvate in structura de fisier DBF specificata prin „Incarca structura fisier DBF”, datele vizualizate se pot exporta in formatul selectat, disponibil la Export . Prin optiunea Importa fisier dbf, exista posibilitatea de consolidare si pentru aceste fisiere de raportat cu cele generate de la alte unitati, cu aceeasi structura.

Exemplul 3 : Generarea fiselor fiscale pentru anul 2013 ( Declaratia 205) :

Pentru raportarea impozitului calculat si virat aferent veniturilor salariale realizate de angajati, al celor asimilate salariilor precum si al altor venituri tratate prin aplicatie in regim de retinere impozit la sursa, pentru anul 2013, se genereaza Declaratia 205.

Inainte de a trece la generarea datelor, se verifica sa nu existe salariati sau persoane in intretinere cu CNP incorect, altfel fisele fiscale nu se vor genera. Aceste persoane le veti gasi in lista marcata in imaginea de mai jos, SA 10. Persoane cu CNP incorect :

Dupa corectarea CNP-urilor se trece la generarea datelor, prin selectarea optiunii Declaratie privind impozitul retinut la sursa (D205) din Actiuni, asa cum se observa in imaginea de mai jos:

Se parcurg pasii din wizard, similar cu cei de la declaratia 112, iar fisierul obtinut la final se valideaza si se raporteaza la ANAF.

Atentie! Generarea fiselor fiscale se face pe CUI-ul(CIF-ul) unitatilor existente in aplicatie. Daca ati avut luni anterioare in care CUI-ul a fost gresit sau nu a fost completat, pentru generarea corecta a fiselor fiscale trebuie sa faceti corectiile necesare.

– 57 – Rapoarte și cautarea de date

Pentru activarea optiunii de generare a fiselor fiscale in format vechi, pentru verificari pe luni, se bifeaza optiunea Fise fiscale din Configurare Organigrama. Tot de aici, de pe optiunea Detalii, din Date generale, de la unitatea asociata, se fac si corectiile de CUI(CIF) sau alte date ale unitatii de raportare :

La lansarea wizardului, in primul pas, exista posibilitatea selectarii unitatii pentru care se doreste generarea fiselor fiscale, in cazul in care se lucreaza in aplicatie pentru mai multe unitati :

– 58 – Rapoarte și cautarea de date

In pasul al doilea se pot verifica datele pe beneficiari de venit:

In partea de explicatii coloane puteti afla ce date trebuie sa contina coloana pe care va aflati.

Atentie! Tipul fisei fiscale (tip plata) nu se poate modifica dupa generarea fiselor, el se genereaza automat dupa cum e bifata sau nu functia salariatului ca fiind de baza, in Date salarizare.

In urmatorul pas se pot verifica totalurile de raportat, pe tipuri de venit :

– 59 – Rapoarte și cautarea de date

In ultimul pas se genereaza fisierul XML de raportat si se valideaza prin intermediul validatorului de la finante pentru D205 :

Datele de raportat aferente veniturilor din salarii se pot verifica, pe luni, si prin intermediul listei SA 21.Date fise fiscale, respectiv SA 212.Date venituri profesionale :

In final se vor verifica datele de raportat in fisierul PDF generat prin aplicatia de la finante, iar datele pe beneficiari si tipuri de venit se pot verifica si prin generarea raportului aferent declaratiei D205, de pe optiunea Tipareste anexe ->D205_Anexa 4:

– 60 – Rapoarte și cautarea de date

Observatie! Dupa generarea si raportarea datelor aferente veniturilor realizate pentru un an incheiat, recomandam sa se realizeze un backup pe bazele de date care sa fie arhivate si salvate, eventual pe suport extern, pentru ca, la un eventual control, sa se poata restaura oricand situatia din momentul raportarii.

– 61 – Rapoarte și cautarea de date

Deoarece s-a modificat Codul fiscal cu privire la generarea fiselor fiscale incepand cu anul 2012, iar platitorul de venit este obligat sa elibereze contribuabilului, la cerere un document cu informatii de genul celor raportate in fisele fiscale, s-a prevazut in aplicatie un raport 'Formular fise fiscale', care functioneaza la fel ca restul de rapoarte (Fluturasul, de exemplu), dupa selectarea acestuia din Configurare Organigrama, pe nodul dorit si dupa parcurgerea pasilor anteriori de generare a fiselor fiscale pentru anul selectat :

– 62 – Rapoarte și cautarea de date

Cum generez Foaia colectiva de prezenta ?

In urma cerintelor din teren, s-a prevazut in aplicatie posibilitatea de a se genera Foaia colectiva de prezenta. Pentru ca trebuie intocmita pe compartimente, generarea ei se poate face de pe orice nod dorit, similar cu declaratii banci, dupa ce s-a selectat din SA 81. Configurare Organigrama sa fie disponibila pe nodul dorit, lansandu-se un wizzard prin care se pot verifica/corecta datele, iar apoi se permite export in Excel pentru eventuale completari/corectii sau direct tiparirea la imprimanta a foii de pontaj:

Foaia colectiva de prezenta se completeaza cu toti salariatii cu contract de munca, in ordine alfabetica, pe fiecare functie in parte (nu sunt prinse indemnizatiile si nici colaboratorii, zilierii sau drepturile speciale), tinandu-se cont de data angajarii/lichidarii salariatului pe functia respectiva, in cazul in care acestea intervin in luna pentru care se doreste pontajul, iar apoi de orele de intreruperi care sunt preluate in aplicatie pe date (de la data de … la data de … ex. concedii medicale, concedii de odihna sau eveniment). Pentru alte zile nelucrate, nepreluate pe date, acestea se vor ponta ca si nelucrate incepand cu primele zile lucratoare din luna care apar lucrate de salariat, dupa completarile anterioare:

– 63 – Rapoarte și cautarea de date

In fereastra de vizualizare/actualizare a wizzard-ului, in capatul din dreapta, dupa ultima coloana din foaia de prezenta, pe coloana Ore intreruperi fara data, apar valorile zilelor nelucrate, nepreluate pe date in partea de Pontaj si se poate interveni cu corectia asupra zilelor aferente completate in Ore zilnic, direct in fereastra, iar apoi, prin actionarea optiunii de actualizare, asa cum se poate observa si in imaginea de mai jos, se vor recalcula pozitiile cu total ore:

Actualizare dupa eventuale corectii

In ultimul camp din dreapta se completeaza automat diferentele de ore dintre orele lucratoare din luna, obtinute prin inmultirea zilelor lucratoare cu nr. de ore din contract si total ore completate in Pontaj, pentru a se putea verifica eventuale erori de completare. In cazul in care acestea sunt diferite de 0 inseamna ca s-a omis ceva in pontaj si pozitia respectiva se va marca cu rosu ( de exemplu s-a completat in Pontaj campul Zile lucrate modificate cu o valoare mai mica decat numarul de zile lucratoare din luna, deoarece salariatul si-a incetat activitatea in cursul lunii, dar nu s-a completat in Date salarizare data incetarii activitatii, iar in acest caz pontajul trebuie sa se corecteze manual completandu-se cu 0 zilele nelucrate dupa data incetarii activitatii) :

– 64 – Rapoarte și cautarea de date

Dupa verificari si eventuale corectii facute direct in fereastra cu date si salvarea acestora prin butonul actualizeaza, de pe optiunea Salveaza se pot exporta datele finale intr-un fisier Excel salvat in calea selectata anterior sau se poate genera un raport pentru tiparire. Semnaturile de pe acesta sunt aceleasi cu cele de pe statul de plata:

– 65 – Rapoarte și cautarea de date

Foaia colectiva de prezenta se poate genera si pe lunile anterioare, fara redeschidere de luna, doar prin selectarea lunii dorite de pe lupa de Luna din SA 0.Organigrama, iar apoi generarea pontajului pe compartimente :

– 66 – Rapoarte și cautarea de date

Transferare date in contabilitate

Similar cu generarea declaratiei 112, se pot genera sumele aferente cheltuielilor salariale necesare in contabilitate.

Configurarea pentru transferarea centralizatoarelor din salarii in contabilitate trebuie sa se realizeze daca se doreste preluarea automata a valorilor in aplicatia de contabilitate, atunci cand se lucreaza integrat , cat si in cazul in care se doreste generarea unui fisier XML pentru importarea ulterioara a datelor sau cand se lucreaza pe servere separate.

Pentru configurare se vor parcurge urmatorii pasi :

Pasul 1 :

Din Administrare -> AD 1. Adm Aplicatie -> AD 11. Setari , de pe TAB-ul SA, prin bifarea optiunii Transfer centralizatoare din Salarii in Contabilitate, devin active setarile pentru transferarea datelor :

Tot de aici, dupa ce se personalizeaza contarile dintr-o anumita institutie, se poate reveni la configurarea predefinita pentru preluarea sumelor pe indicatorii contabili.

Pasul 2 :

Daca se vireaza restul de plata pe card, la mai multe banci, se vor configura simboluri distincte pe bancile utilizate in Salarii, pentru preluarea separata a acestor sume si in contabilitate. Aceasta se realizeaza din Administrare -> AD 13. Nomenclatoare -> AD 134. Banci/Trezorerii, pe fiecare banca in parte :

– 67 – Rapoarte și cautarea de date

Fara a se configura aceste simboluri pe banci, restul de plata pe card se va trimite cumulat in contabilitate, pe simbolul RPCARD.

Pasul 3 :

Din Salarii-> SA 8. Administrare -> SA 81. Configurare Organigrama, pe fiecare nod parinte (se configureaza fiecare nod care contine sub el functii pe care se realizeaza venituri) se va selecta obligatoriu paragraful corespunzator, din partea dreapta, optiunea Clas. Bugetara, iar daca e cazul si Tip centralizator de mai jos :

Ulterior din Actiuni se vor selecta Aplica clasificare bugetare, respectiv Aplica tip centralizator, pentru toate functiile existente sub nodul respectiv :

– 68 – Rapoarte și cautarea de date

Apoi, de pe Unitate, unde dupa pasii anteriori va deveni vizibil TAB-ul Date Contabilitate, se selecteaza Paragraful pe care se doreste inregistrarea sumelor in contabilitate prin diferente fata de totalul de pe CIF, raportat in D112, pentru a nu avea diferente la soldurile conturilor de contributii angajator :

Tot de aici se poate configura, prin bifarea optiunii Transferare retineri configurate, ca se doreste transferarea separata a retinerilor configurate pe fiecare salariat in parte.

De asemenea este disponibila si optiunea de anulare a validarii unui centralizator, pentru eventuale corectii ulterioare. Anularea se poate face prin introducerea parolei de la redeschidere de luna si da doar posibilitatea de a se reface situatia datelor de transferat in contabilitate pentru luna deschisa.

Configurare centralizatoare tip drepturi speciale / proiect / autofinantare

In cazul in care se doreste ca centralizatorul sa fie operat pe o subunitate configurata pe ID diferit in contabilitate,respectiv pe un anumit proiect, aceasta se poate realiza prin stabilirea unui Cod unitate/proiect pentru ID-ul respectiv care sa fie identic si in Salarii. Astfel sub Tip centralizator se poate specifica acest Cod unitate, iar daca sunt venituri diverse pe acelasi cod, dar pe indicatori economici diferiti, se poate specifica si codul indicatorului pe care sa se genereze centralizatorul respectiv in Contabilitate, asa cum se poate observa si in imaginea de mai jos :

– 69 – Rapoarte și cautarea de date

Pentru proiecte se completeaza acelasi cod proiect configurat pe proiectul respectiv in contabilitate, iar la cod indicator alineatul corespunzator :

Similar pentru indemnizatii persoane cu handicap se selecteaza Tip centralizator corespunzator, iar la indicator se va completa alineatul 57.02.01, asa cum se poate observa si in imaginea de mai jos:

– 70 – Rapoarte și cautarea de date

Pentru consilieri, daca se doreste generarea unui centralizator separat de tip salarii pentru A.51.01.03 dar pe alineatul 10.01.12, se va configura tot de aici asa cum se observa mai jos:

Daca s-au configurat Cod unitate, respectiv Cod indicator pe nodul parinte, din Actiuni -> Aplica Cod Unitate, se vor aplica aceste configurari pentru toate functiile existente sub acel nod:

Acestia au fost pasii de configurare care vor trebui parcursi o singura data, pentru a face disponibila transferarea automata a datelor in contabilitate.

Transferare retineri configurate in Contabilitate

Pentru a se putea transfera separat in contabilitate retinerile configurate pe salariati ( pentru ordine de plata din Salarii, de pe optiunea Configurare retineri), trebuie sa se puna in Date Contabilitate, de pe unitatea respectiva, bifa de Transferare retineri configurate, asa cum se poate observa si in imaginea de mai jos :

– 71 – Rapoarte și cautarea de date

Daca este bifata optiunea respectiva, toate retinerile corect configurate, pentru care se pot genera OP-uri din Salarii, se vor transfera ca atare si in Contabilitate. Se vor genera automat din Salarii simboluri noi pentru transferarea acestora care se vor insera in Centralizatorul de salarii din contabilitate, simboluri care se vor pastra de la o luna la alta daca nu s-a intervenit cu modificari in Configurare retineri, pe campurile de Cont beneficiar sau Explicatii. Daca vreunul din aceste campuri s-a modificat si retinerea respectiva trebuie transferata separat luna viitoare, se va genera automat un simbol nou care se va regasi in Contabilitate pe Configurare salarii :

Verificarea sumelor pe paragrafe si a simbolurilor generate pentru transferarea retinerilor in Contabilitate se poate face si in fereastra de Vizualizare din Salarii -> Transfer date in contabilitate:

– 72 – Rapoarte și cautarea de date

Validare transfer centralizatoare in Contabilitate

Lunar, pentru generarea datelor de transferat in contabilitate este obligatoriu ca din salarii, dupa finalizarea operatiunilor specifice aferente lunii respective, sa se selecteze optiunea Transfer date Contabilitate, disponibila langa cea de generare Declaratie 112 :

Generarea datelor se va face in pasi, similar cu declaratia 112. In primul pas din generare se va selecta unitatea (CIF-ul) pentru care se doreste transferarea datelor, pentru luna deschisa. Daca s-a generat deja transferul si se doreste refacerea acestuia cu sumele actualizate, trebuie anulata intai validarea anterioara :

In pasul 2 se pot vizualiza atat sumele pe paragrafe cat si totalul pe CIF, care trebuie sa corespunda cu sumele din Situatia recapitulativa de pe unitatea selectata :

– 73 – Rapoarte și cautarea de date

Pe TAB-ul Configurare Indicatori din acest pas se pot configura alti indicatori contabili (simboluri) pe care sa se transfere sumele in Contabilitate :

Dupa setarea noilor indicatori se actioneaza butonul Actualizeaza pentru a se reface situatia sumelor de transferat pe noii indicatori (respectiv simboluri evidentiate la final in Denumire).

– 74 – Rapoarte și cautarea de date

In ultimul pas, dupa verificarile atente din pasul anterior, se vor putea valida datele pentru a fi preluate in contabilitate :

Dupa validarea datelor va deveni activa si posibilitatea generarii unui fisier XML cu datele de raportat cat si tiparirea situatiei cu sumele pe capitole :

– 75 – Rapoarte și cautarea de date

Generare ordine de plata

Pe fiecare nod din Organigrama, din SA 101. Configurare Organigrama se defineste contul IBAN care se va propune automat ca si cont platitor, la generarea ordinului de plata. Dupa definirea contului pe nod, din Actiuni se selecteaza Aplica IBAN …, pentru a se genera OP-ul cu sumele realizate pe toate functiile de sub nod .

Pentru configurarea mai simpla a conturilor platitoare, pentru paragrafele existente in Salarii, s-a prevazut posibilitatea generarii automate a acestora. Astfel, pe fiecare unitate este activa o functionalitate de generare automata a conturilor de trezorerie pentru paragrafele selectate in Salarii la momentul respectiv -> Generare automata conturi trezorerie. Ulterior acestea se pot selecta pe noduri, la Cont IBAN din Configurare Organigrama, pentru functiile acelei unitati :

– 76 – Rapoarte și cautarea de date

Daca s-a completat pentru unitatea respectiva, de pe tab-ul Banci, date corecte pentru Banca I (Banca,Filiala,Cont), in dreptul contului, atunci prin bifa de pe unitate la Trezorerie platitor pe OP, va aparea si Trezoreria platitorului pe OP-ul generat. Daca se bifeaza si Luna curenta pe OP, de pe unitate, se va completa, dupa explicatii si luna curenta pe OP.

Dupa completarea acestor date, pentru paragrafele nou introduse sau modificate pe Configurare Organigrama, utilizatorul poate alege sa se completeze sau sa se inlocuiasca automat contul IBAN cu cel corespunzator noului paragraf :

– 77 – Rapoarte și cautarea de date

Exista o lista predefinita cu tipurile de ordine de plata care sa se emita. Acestea se pot configura de pe tab-ul Configurare ordine de plata, de langa cel de Rapoarte si pot fi selectate pe fiecare nod pentru a se prelua valorile realizate pe functiile de sub nodul respectiv. Cu un click pe pozitiile de sub Cont beneficiar, pentru fiecare tip de ordin de plata se pot configura Contul,Titularul si Banca beneficiara a sumei virate.

Daca se doreste generarea ordinelor de plata pentru sumele din brut cu sume proportional cu alineatele din venit brut, se bifeaza optiunea Generare OP retineri procentual pe alineate brut.

Daca insa se doreste generarea din aplicatia de Salarii a ordinelor de plata pentru retinerile configurate pe fiecare salariat in parte se va bifa si pozitia Retineri din Configurare ordine de plata, pozitie marcata in imaginea de mai sus.

Pentru configurarea retinerilor pe fiecare salariat in parte se selecteaza optiunea de Configurare retineri din Pontaj, de pe salariatul respectiv:

Se va deschide o fereastra de configurare prin care se pot declara doua tipuri de retineri:

retinere cu valoare preluata din pontaj, la care se va configura contul beneficiarului pentru generarea ordinului de plata ;

retinere cu valoare calculata la care, pe langa contul beneficiarului se va configura si calculul lunar de rata de plata, pornind de la o suma totala impartita pe un interval de luni de plata. Numarul de rate se calculeaza automat, ca numar de luni de la Data de inceput si cea de sfarsit, inclusiv lunile din aceste date. Valoarea ratei se poate corecta in pontaj, daca salariatul nu realizeaza rest de plata suficient intr-o anumita luna si se va recalcula automat, la trecerea in luna urmatoare, in functie de suma platita si numarul de luni scurse

– 78 – Rapoarte și cautarea de date

(rate platite) de la Data de inceput. Se va calcula o valoare a ratei care, la salvarea retinerii, se va completa automat in pontajul salariatului si se va recalcula si restul de plata al acestuia.

Daca retinerea configurata este pensia privata, se poate declara si suma deductibila totala anuala, pentru a se completa automat si valoarea din pontaj pentru deducerea pensiei private:

Dupa configurarea si selectarea tipurilor de OP-uri care sa se genereze, acestea vor fi disponibile pe nodurile respective din Organigrama, la click dreapta. Pentru bugetul de stat si bugetul de asigurari sociale se vor propune sumele realizate pe functiile de sub nodul respectiv (care se regasesc si in raportul Situatia recapitulativa de pe acel nod) :

– 79 – Rapoarte și cautarea de date

Numarul OP-ului, data emiterii si suma se pot corecta in fereastra de rezumat pentru ordinele de plata. Dupa verificarea ordinelor plata si tiparirea lor, acestea se vor salva prin optiunea ‚Salveaza‟, pentru a se urmari ordinele de plata emise pe parcursul anului, iar numarul urmator de ordin de plata se va propune prin incrementarea numarului maxim din ordinele de plata emise.

Ordinele de plata pentru retineri se vor genera pentru toate retinerile configurate sub nodul respectiv, pentru care exista sume in pontaj in luna curenta. Acestea se vor genera cu sumele totalizate pentru toate retinerile care au acelasi cont platitor, acelasi cont beneficiar si aceleasi explicatii :

– 80 – Rapoarte și cautarea de date

S-a realizat in aplicatie o lista suplimentara sub SA 2. Salarii -> SA 28. Verificare retineri si anume SA 280. Configurare retineri pentru verificarea retinerilor configurate pe salariati, pe luni :

De asemenea se vor regasi, sub SA 9. Ordine de plata, liste noi pentru urmarirea configurarii ordinelor de plata, gestionarea ordinelor de plata emise si verificarea repartizarii sumelor proportional cu alineatele din venitul brut :

– 81 – Rapoarte și cautarea de date

Ordinele de plata emise in luna curenta se vor putea sterge din SA 91. Ordine de plata emise, sau se pot retipari prin selectarea celor pentru care se doreste retiparirea :