Manualul Integrat S.c. Iproex Energy Management S.r.l

0. Organizația

0.1. Date de referință despre IPROEX ENERGY MANAGEMENT SRL

IEM este o companie tânără, înființată în iunie 2007 cu scopul de a utiliza cunoștințele și experiența tehnică a fondatorilor în solutii optime pentru incalzire, sanitare si climatizare, asigurand maximul de confort si siguranta.

Comunicând eficient, flexibil și deschis cu partenerii de afaceri și demonstrând transparență totală față de acționari, IEM s-a dezvoltat de la bun început pe contracte de proiectare si executie instalatii de utilizare si sisteme de distributie a gazelor naturale, proiectare si executie instalatii termice, sanitare, de ventilatie si climatizare, alimentari cu apa si canalizare dar si testari si analize tehnice și a devenit o companie profitabilă după doar șase luni de activitate.

În prezent IEM își propune o dezvoltare financiară și de marketing susținută pentru următorii 2-3 ani, urmând ca în cinci ani să devină unul din jucătorii importanți din piață.

Misiunea

Misiunea IEM este de a oferi un nivel inalt de siguranta si confort prin functionarea optima si de lunga durata a instalatiilor si echipamentelor furnizate. IEM aduce astfel clienților săi eficientizarea operațiunilor de proiectare, instalare și service a echipamentelor inglobate in instalatiile termice, sanitare si de ventilatie asigurate prin cele mai inalte standarde si cele mai moderne tehnologii.

IEM înseamnă promptitudine, seriozitate, fiabilitate și, bineînțeles, know-how și pregătire tehnică ireproșabilă.

0.3 Strategia IPROEX ENERGY MANAGEMENT

Pentru a acționa efectiv și proactiv, la nivelul organizației, este posibil numai atunci când activitățile și competențele fiecăruia sunt bine definite și atribuite, astfel încât fiecare să se simtă responsabil în ceea ce privește contribuția sa la sistemul de management integrat. Acest mod de a acționa conduce la formarea unei echipe puternice și la orientarea către clientul intern, în organizatia noastră.

Responsabilitatea personalului privind satisfacția clientului, protejarea mediului si a informatiilor gestionate, la fel ca și caracterul divers și interesant al muncii, stimulează angajații pentru îndeplinirea obiectivelor lor cât mai bine posibil, conform dorințelor clienților noștrii si indeplinirea cerintelor legale si de reglementare aplicabile.

IPROEX ENERGY MANAGEMENT se preocupă pentru continua îmbunătățire a produselor și proceselor sale ca și pentru îndeplinirea dorințelor clienților săi. Numai așa IPROEX ENERGY MANAGEMENT va fi în măsură să se evidențieze dintre competitorii săi și năzuiește spre Calitatea Totală.

Procesul de îmbunătățire continuă este ilustrat în diagrama de mai jos astfel:

1 Scop și domeniu de aplicare

1.1 Generalități

Prezentul Manual descrie cum sunt indeplinite cerintele sistemului de management integrat calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala in conformitate cu standardele de referinta SR EN ISO 9001 :2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008 in organizatia noastra. SMI este integrat si cu cerintele sistemului de management al securitatii informatiei conform SR ISO /CEI27001:2006. Descrierea modului de aplicare al SMSI este documentata in Manualul securitatii informatiei cod MSMSI 01. Toate procesele IPROEX ENERGY MANAGEMENT SRL sunt conduse in conformitate cu cerintele sistemului de management integrat.

1.2 Domeniu de aplicare al SMI

Sistemul de management integrat se aplică pentru urmatoarele procese principale de baza:

Proiectare instalatii termice, electrice, sanitare, alimentari cu apa si canalizare, climatizare si de ventilatie;

Executie instalatii termice, electrice, sanitare, alimentari cu apa si canalizare, climatizare si de ventilatie;

Service instalatii termice, electrice, sanitare, alimentari cu apa si canalizare, climatizare si de ventilatie;

Activitati de testare si analize tehnice.

Proiectare si executie instalatii de utilizare gaze naturale ;

Proiectare si executie sisteme de distributie gaze naturale.

Si pentru celelalte procese care asigura conditiile cadru pentru derularea proceselor principale, si in conformitate cu cerintele standardelor de referinta: SR EN ISO 9001:2008, SR OHSAS 18001:2008 si respectiv SR EN ISO 14001:2005:

Procese de management al resurselor, care au la baza asigurarea diferitelor categorii de resurse (umane, materiale si financiare), asigurarea infrastructurii si a mediului de lucru necesare realizarii conformitatii produselor organizatiei, asigurarii cerintelor de mediu si sanatate si securitate ocupationala, dintre care cel mai important este procesul de instruire, competenta si constientizare a personalului.

Procese de management, prin care se reflecta angajamentul managementului pentru calitate, mediu, sanatate si securitate ocupationala si securitatea informtiei, unele dintre cele mai importante fiind:

Stabilirea politicii si obiectivelor in domeniul calitatii, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale;

Planificarea sistemului de manageemnt si a obiectivelor;

Controlul documentelor, inregistrarilor si al datelor;

Analiza efectuata de management.

Actiunile corective si preventive, identificarea si aplicarea lor;

Imbunatatirea continua;

Auditurile interne.

Manualul integrat descrie modul în care sunt aplicate cerințele standardelor de referință SR EN ISO 9001 :2008, SR OHSAS 18001:2008 si respectiv SR EN ISO 14001:2005 în organizatia noastra.

Excluderi (numai din standardului SR EN ISO 9001:2008):

Nu sunt excluderi.

Metodele de lucru care se aplică la noi, sunt prezentate în proceduri si instructiuni conform listei din Anexa 1 a prezentului manual.

Procese externalizate:

Procesele externalizate care sunt aplicate de societatea noastra sunt:

tarare de supape;

examinari si incercari imbinari sudate;

turnare betoane / asfalt;

Atunci cand S.C. IPROEX ENERGY MANAGEMENT S.R.L. utilizeaza procese din afara organizatiei care influenteaza conformitatea procesului cu cerintele specifice, se procedeaza conform FP 74 Aprovizionare atat pentru selectia, evaluarea, reevaluarea furnizorilor, cat si pentru receptia produselor/ servicilor aprovizionate.

2 Documente de referință

SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular

SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calității. Cerințe.

SR EN ISO 14001 :2005 Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare.

SR ISO 14050:1999 Sisteme de managementul protectiei mediului – Principii fundamentale și vocabular

SR OHSAS 18001 :2008 Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte.

3 Definitii si prescurtari

Se utilizeaza termenii si definitiile din SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular, din SR ISO 14050:1999 Sisteme de managementul protectiei mediului – Principii fundamentale și vocabular, din SR OHSAS 18001 :2008 Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte si respectiv SR ISO/CEI 27001 :2006 Tehnologia informatiei. Tehnici de securitate. Sisteme de management al securitatii informatiei. Cerinte

4 Sistemul de management integrat

4.1. Generalități

Sistemul de management este implementat și documentat în scopul de a îmbunătăți continuu eficacitatea acestuia în conformitate cu cerintele standardelor de referinta .

Procesele din IPROEX ENERGY MANAGEMENT, aplicarea acestora în organizație precum și succesiunea și interacțiunea acestora sunt prezentate schematic în Anexa 3 (Harta Proceselor) a MI.

Sistemul de management integrat din IPROEX ENERGY MANAGEMENT a fost elaborat și implementat pe baza celor 8 principii ale managementului calității (conform SR EN ISO 9000: 2006).

Sistemul de management integrat implementat la IPROEX ENERGY MANAGEMENT functionează pe baza ciclului PDCA al lui Deming/ PEVA, aplicat tuturor proceselor, ca o metoda de îmbunătățire continuă:

planifica: stabilește obiectivele și necesarul de procese pentru a furniza rezultatele în conformitate cu cerințele clientului și cu politicile organizației;

efectuează ( implementează): implementare procese;

verifică (controlează): monitorizează și măsoară procesele, produsele, serviciile față de politica, obiectivele și cerințele clinților și raportează rezultatele;

actionează: se intreprind acțiuni pentru îmbunătățirea continuă a performantei proceselor, analiza efectuată de management; analiza și îmbunatățirea proceselor/ actualizarea obiectivelor ;

Procesul de integrare în organizație a procedurilor, proceselor și resurselor necesare pentru desfășurarea politicii definite și asigurarea avantajelor tuturor părților interesate constituie sistemul de management. Acest sistem include toate cerințele ce permit asigurarea încrederii clientului, personalului organizatiei și autorităților.

Elementele de intrare pentru dezvoltarea sistemului de management integrat cuprind informațiile referitoare la:

politica și obiectivele organizației,

procesele, metodele și mijloacele de îmbunătățire a performantelor,

necesitătile și așteptările tuturor parților interesate, inclusiv precizăriIe asupra cerintelor legale și de reglementare,

modelul de proces ales de organizație,

structura organizației și toate legăturile sale cu mediul înconjurator,

resursele pentru implementarea, menținerea și îmbunătățirea sistemului de management integrat.

La implementarea sistemului de management integrat al organizației, s-a ținut cont de competența personalului nostru, de tipul exact al afacerii, de identificarea problemelor reale și potențiale în materie de calitate, mediu si sanatate si securitate ocupationala, la toate nivelurile organizației, punând accent pe oportunitățile de îmbunătățire continuă a sistemului.

4.2. Cerințe referitoare la documentație

4.2.1 Generalități

Sistemul de management integrat existent este definit și implementat prin proceduri specifice și înregistrări care demonstrează calitatea activităților efectuate. Acest lucru implică permanenta actualizare a procedurilor și înregistrărilor referitoare la implementarea acestora.

Structura sistemului de management integrat a fost elaborată astfel încât să fie ușor de înțeles și de aplicat, bazându-se pe cerintele standardelor de referinta dar și pe necesitățile reale ale organizației.

4.2.2 Manualul integrat

Manualul integrat (MI) este principala unealtă pentru implementarea efectivă a sistemului de management integrat. Acesta demonstrează faptul că sistemul de management integrat este conform cu cerințele standardelor declarate ca documente de referință. Numerotarea capitolelor din MI (ex: cap. 4, 5, 6, 7, 8) este identică cu a paragrafelor din SR EN ISO 9001:2008.

MI descrie domeniul de aplicare al sistemului de management integrat, principalele elemente ale sistemului , interactiunea dintre acestea si face referiri la documente conexe (proceduri, instructiuni, etc)

4.2.3 Controlul documentelor

În diagrama de mai jos se prezintă structura documentelor sistemului de management integrat:

Responsabilul Calitate Mediu (RCM) răspunde de difuzarea și aprobarea documentelor și formularelor utilizate in cadrul SMI. Metoda utilizată pentru elaborarea și ținerea sub control a documentelor, inclusiv a MI, este prezentată în procedura Controlul Documentelor (PG 423).

Managementul documentelor include de asemenea liste master intocmite pentru fiecare tip de documente ale sistemului de management integrat (SMI) (interne si externe). RCM deține Manualul integrat și alte documente de exemplu Instructiuni, liste de control ale documentelor. Vezi procedura Controlul documentelor (PG 423).

Pentru a îmbunătăți utilizarea eficientă și controlată a formularelor, documentelor, standardelor, specimenelor, atât originalele cât și copiile acestora sunt îndosariate și difuzate în așa fel încât să asigure accesul fiecărui angajat la acestea.

Modificarea formularelor, documentelor și manualelor utilizate se face controlat. Descrierea modului de modificare a procedurilor și fiselor de proces a fost documentat în procedura Controlul documentelor (PG 423), care descrie inclusiv modul de tinere sub control al documentelor de provenienta externa (standarde, legislatie).

Verificarea procedurilor elaborate face parte din sistemul de management al calității. Vezi procedurile Acțiuni corective, preventive și îmbunătățiri (PG 852) și Audit intern (PG 822). Ținerea sub control a formularelor și celorlalte documente utilizate de noi se face conform procedurii Controlul documentelor (PG 423). Astfel este posibil să ținem sub control informațiile, inclusiv datele obținute automat, într-un mod cât mai eficient.

4.2.4 Controlul înregistrărilor

Utilizarea diferitelor formulare și documente este precizată în diferitele proceduri / instructiuni aferente. Tot acolo se precizează care sunt înregistrările necesare și când se face acest lucru.

În procedura Controlul înregistrărilor (PG 424) se precizează modul de ținere sub control al înregistrărilor. În afară de aceasta, RCM păstrează o listă a tuturor înregistrărilor.

5. Responsabilitatea managementului

5.1 Angajamentul managementului

Punerea în practică a misiunii și strategiei IEM TOTALL TERM depinde în mare măsură de angajații noștrii, care sunt ajutați de acest manual în activitatea pe care o desfășoară. Un punct de plecare foarte important în activitatea noastră este acela de a executa comenzile /contractele fără întreruperi și în timpul stabilit. Acest lucru este realizat printr-un management adecvat al proceselor noastre și prin garantarea calității și a predarilor catre clienti.

Pentru a realiza cele de mai sus, trebuie luate în considerare următoarele aspecte:

să avem grijă ca angajații noștri să fie pregătiți în orice moment să-și îndeplinească sarcinile;

să motivăm, în permanență, toți angajații;

să acordăm o mare atenție la derularea activităților;

să avem grijă ca livrările produselor să se facă în mod adecvat;

furnizarea produselor/ serviciilor noastre să se facă cât mai bine posibil;

tratarea eventualelor neconformități să se realizeze eficient, competent și rapid ;

implementarea de acțiuni corective și preventive.

Pentru a aplica această filozofie în activitățile noastre de zi cu zi, am inclus acestea în fiecare procedură / instructiune relevantă. Astfel, am pornit de la abilitățile personalului pentru a-i responsabiliza. Am formulat propriile noastre obiective și le-am făcut cunoscute personalului astfel încât acestea să fie pe deplin înțelese. Pe ordinea de zi a ședințelor de analiză efectuată de management este inclus progresul efectuat în atingerea obiectivelor. DG răspunde de monitorizarea acestui progres.

Pentru a veni în sprijinul implementării sistemului de management integrat este necesară verificarea și certificarea acestuia de către un organism de certificare cu recunoastere internationala. Motivul pentru care IPROEX ENERGY MANAGEMENT a hotărât să-și certifice SMI, a fost în primul rând, îndeplinirea cerințelor clienților săi și obținerea unei poziții puternice față de concurență. În al doilea rând, dar la fel de important, a fost faptul că obținerea certificării SMI aduce semnificative avantaje în interiorul organizației, cum ar fi:

creșterea implicării angajaților;

îmbunătățirea organizării interne;

un asemenea certificat contribuie la îmbunătățirea imaginii companiei;

reducerea costurilor și implicit creșterea profitului;

“Ochiul extern” al auditorului de terță parte ajută organizația noastră să mențină SMI dar și afacerea în sine la un grad de rentabilitate ridicat;

procesul de certificare conferă o încredere mai mare în propria organizare;

un SMI este o bază excelentă pentru îmbunătățirea continuă.

Auditurile interne și înregistrările aferente se efectuează pentru menținerea certificării și în viitor. Tratarea cu atenție a problemelor identificate / neconformitatilor are de asemenea un rol foarte important pentru aceasta. Înregistrarea organizației este, în același timp, o bază pentru procesarea comenzilor și a serviciilor noastre. În fiecare an, pe parcursul evaluării funcționării sistemului de management integrat, identificăm măsuri preventive/ îmbunătățiri și obiective, pe baza neconformităților observate.

5.2 Orientarea către client

DG răspunde de identificarea și îndeplinirea cerințelor clienților în scopul obținerii satisfacției acestora.

5.3 Politica în domeniul calității, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale

Politicile în domeniul calității, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale orientează sistemul de management integrat. Acest lucru se documentează în « Declaratia de Politica a conducerii  » ( a se vedea anexa 4 ).

Manualul integrat documentează, pe scurt, modul cum sunt îndeplinite diversele cerințe ale standardelor de referință. Acolo unde este cazul, acest lucru este prezentat, detaliat, în proceduri / instructiuni documentate.

Acolo unde este necesar, au fost elaborate instructiuni / regulamente care descriu modul de realizare a activităților. Activitățile pe care le desfășoară angajații, sunt direcționate și înregistrate.

5.4 Planificare

Planificarea SMC se face cel putin anual, ca urmare a deciziilor luate de conducere in analizele efectuate de management prin planificarea (obiective, tinte, resurse, responsabili) tuturor actiunilor hotarite dar si prin planificarea obiectivelor propuse. Planificarea SMC este documentata in Programul de imbunatatire , cod F 54 PI.

Identificarea aspectelor de mediu / factorilor de risc este un proces dinamic care urmareste determinarea protejarea mediului, a sanatatii si securitatii personalului organizatiei, activitatilor, produselor si serviciilor acesteia in situatii de rutina si non-rutina ( de urgenta posibile), identificarea pericolelor generate din si din afara locului de munca, capabile sa afecteze mediul inconjurator si /sau starea de sanatate si securitatea persoanelor aflate sub controlul organizatiei.

Organizatia a identificat cat mai multe aspecte mediu in vederea elaborarii obiectivelor sale de mediu.

In procesul de dezvoltare sunt luate in considerare aspectele tehnice, economice si de mediu. Problemele de mediu si restrictiile care au putut rezulta din utilizarea materiilor prime, produselor semifabricate si din procesul productiei planificate, sunt luate in considerare la planificarea produsului. Toate aspectele de mediu sunt identificate si evaluate in F 431 LAM ( tratate conform PM 431 ) iar aspectele de mediu semnificative sunt evidentiate in F 431 AMS. Aspecte de mediu semnificative sunt luate in considerare la stabilirea obiectivelor din programul de management de mediu (F 433 PMM). Toate informatiile sunt analizate si actualizate cel putin odata pe an, sau ori de cate ori este cazul (cu ocazia oricaror schimbari ale SMI).

Evaluarea riscului la locul de munca are la baza identificarea factorilor de risc pe fiecare componenta a sistemului de munca si a consecintelor, stabilirea gravitatii consecintei luandu-se in considerare consecinta maxima previzibila si determinarea frecventei consecintei posibile pe baza statisticii accidentelor de munca si imbolnavirilor profesionale.

Evaluarea se finalizeaza cu stabilirea nivelului de risc la fiecare loc de munca, ce permite calcularea nivelului de risc pe organizatie, conform procedurii „Planificarea identificarii pericolelor, evaluarea si controlul riscurilor”, cod PS 431 si stabilirea, de catre RM, a actiunilor preventive referitoare la accidente si imbolnaviri profesionale si a masurilor de imbunatatire a performantei de securitate si sanatate ocupationala.

In cadrul S.C. IPROEX ENERGY MANAGEMENT S.R.L. sunt identificate, actualizate si facute cunoscute personalului si altor parti interesate care-si declara interesul pentru cunoasterea acestora cerintele legale si alte cerinte privitoare la securitatea si sanatatea ocupationala la care organizatia a consimtit si care sunt in mod direct atribuite factorilor de risc asociate activitatilor, produselor si serviciilor sale.

Modul de identificare, accesare si comunicare a acestor reglementari este descris in procedura PMS 432 „Cerinte legale si alte cerinte. Evaluarea conformarii”.

Evaluarea conformarii cu cerintele legale sau alte cerinte aplicabile este descrisa in procedura PMS 432 „Cerinte legale si alte cerinte. Evaluarea conformarii”.

5.4.1 Obiectivele calității, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale

Obiectivele calității IPROEX ENERGY MANAGEMENT au fost formulate și aduse la cunoștința tuturor angajaților.

RM răspunde de înțelegerea, implementarea și menținerea Politicii și Obiectivelor calității stabilite de management, la toate nivelurile organizației.

În afară de acestea, RM răspunde de monitorizarea îndeplinirii obiectivelor calității.

Obiectivele nivelurilor funcțiilor relevante (manageri de activități) sunt de asemenea comunicate personalului și documentate la nivelurile relevante din cadrul organizației prin indicatori de performantă (vezi F 823 IPP). Planificarea obiectivelor este documentata in Programul de imbunatatire , cod F 54 PI.

Luand in considerare prevederile legale si alte cerinte, aspectele de mediu / factorii de risc identificati, optiunile tehnologice, resursele disponibile precum si punctele de vedere ale partilor interesate, cand a fost cazul, s-au stabilit si documentat obiective generale de mediu / securitate si sanatate ocupationala, dar si specifice, la fiecare nivel si functie relevanta din organizatie, conform procedurilor: PM 431 „Aspecte de mediu. Programe de management de mediu” si respectiv PS 431 „Planificarea identificarii pericolului, evaluarea si controlul riscului. Programe de management securitate si sanatate in munca”.

Acolo unde a fost posibil acestea au fost cuantificate, pentru atingerea lor intr-o perioada de timp stabilita, fixandu-se tinte masurabile.

Obiectivele generale de mediu / securitate si sanatate ocupationala, stabilite la nivel de organizatie sunt prezentate in Programul de management de mediu / al SSO.

Programele mai cuprind resursele, termenele si responsabilitatile pentru atingerea obiectivelor si tintelor precum si actiunile specifice referitoare la procese, proiecte, servicii, instalatii sau utilitati specifice

5.4.2 Planificarea sistemului de management integrat

Planificarea SMI al IPROEX ENERGY MANAGEMENT se referă, pe de o parte la planificarea obiectivelor corelate cu politicile, pe de altă parte la faptul că procedurile / instructiunile includ și metode de măsurare și monitorizare în scopul identificării neconformităților proceselor / sistemului.

Planificarea SMI identifică punctele de verificare ale fiecărui stadiu al proceselor sale. Odata pe an sau ori de cate ori este necesar), rezultatele acestor verificări sunt analizate în vederea reducerii apariției erorilor (cap 5.6). Planificarea SMI este documentată în Programul de imbunatatire , cod F 54 PI , care prevede planificarea actiunilor necesare cu alocarea resurselor financiare, precizarea persoanelor/ functiilor responsabile si termenele pentru fiecare acțiune în parte.

5.5 Responsabilitate, autoritate și comunicare

Organigrama IPROEX ENERGY MANAGEMENT reflectă modul de organizare și relațiile dintre departamentele din organizație, executive și administrative precum și procesele din cadrul acestor compartimente (Anexa 3 la MI).

Fișele posturilor

În fișele posturilor sunt descrise, ca de altfel și în procedurile și instructiunile aferente, responsabilitățile și competențele angajaților pe funcții specifice. Fișele de post sunt păstrate la responsabilul cu resursele umane (RRU).

Personal pentru controlul calității.

Pe durata dezvoltării sistemului calității, fiecare RP, este responsabil cu controlul proceselor în zona pe care o coordonează.

În cazul unor modificări esențiale în cadrul organizației, DG va identifica necesitățile și capabilitatea personalului conform situației create.

Am luat măsurile adecvate pentru cazurile când nu sunt îndeplinite cerințele. Atunci când personalul nu are abilitățile necesare, se face o instruire adecvată.

Este responsabilitatea RRU de a elabora un Program de instruire anual, cu consultarea DG in vederea aprobarii. A se vedea procedura « Competenta, constientizare, instruire », cod PG 622.

5.5.2 Reprezentantul managementului

Reprezentantul managementului (RM ) este numit prin decizie interna de catre DG și răspunde, în acest sens, de menținerea legăturilor cu părțile externe organizației referitor la SMI al IPROEX ENERGY MANAGEMENT dar are si responsabilitatea și autoritatea de a asigura că SMI este stabilit, implementat și menținut conform cerințelor standardelor SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008 si SR ISO/CEI 27001:2006 și de a raporta performanțele SMI, spre analiză, ca bază pentru îmbunătățirea acestuia. În acest scop, RM are autoritatea de a acționa și efectua acțiunile corective necesare îndeplinirii cerințelor referitoare la calitate, sanatate si securitate ocupationala.

În absența RM , DG este împuternicit ca RM .

5.5.3 Comunicarea internă si externa

Comunicarea internă se efectuează conform procedurii „Comunicare”, cod PG 553 dar si Fișelor posturilor, Organigrama, proceduri, instructiuni, rețea informatică, ședințe operative, decizii, raportări, instruiri, telefon, fax, afișare. DG are responsabilitatea de a asigura cadrul și organizarea acestor rețele informative, comitete/consilii tehnice, reuniuni de analiză managerială, instruiri, acțiuni de motivare – cu evaluările aferente. RM asigură interfața cu exteriorul pentru problemele SMI.

In mentinerea si imbunatatirea unui sistem de management un rol important revine procesului de comunicare interna si externa care in cadrul S.C. IPROEX ENERGY MANAGEMENT S.R.L. evidentiaza, conform procedurii „Comunicare”, cod PG 553 :

Angajamentul conducerii in probleme de calitate, mediu, securitate si sanatate in munca, securitatea informatiilor;

Tratarea preocuparilor si problemelor referitoare la aspectele de mediu/factori de risc ale activitatilor, produselor si serviciile organizatiei;

Constientizarea importantei politicii, obiectivelor, tintelor si programelor de securitate si sanatate in munca / securitatea informatiilor ale organizatiei;

Informarea partilor interesate interne si/sau externe cu privire la SMI al organizatiei si la performantele sale, atunci cand este cazul ;

Comunicarea catre autoritati a informatiilor impuse de reglementarile in vigoare;

Participarea lucratorilor prin implicare corespunzatoare, consultare si reprezentare.

5.6 Analiza efectuata de management

Odata pe an sau ori de cate ori este nevoie (de regula in luna decembrie), DG evaluează funcționarea SMI (sau a unor părți din acesta) pentru a se asigura ca rămane în mod constant, pertinent, adecvat și eficace. Aceste analize oferă posibilitatea managementului organizației să se asigure de continua adecvare și eficacitate a sistemului de management integrat în vederea indeplinirii cerințelor din standardele de referință și a obiectivelor, de stabilirea acțiunilor de îmbunătățire a produselor, proceselor și sistemelor-cu resursele aferente.

La aceste ședinte participa în mod regulat DG, RM cât și alte persoane invitate din cadrul compartimentelor. Analiza constă în primul rând dintr-o evaluare structurată și completă a funcționarii organizației. Dacă se dovedește a fi necesară, eficacitatea procesului de analiza a managementului este evaluată, iar procesul este îmbunătățit.

Elementele de intrare ale analizei sunt:

politicile,

rezultatele auditurilor si evaluarii conformarii cu cerintele legale aplicabile si cu alte cerinte la care organizatia subscrie;

feedback-ul clienților;

rezultatele participarii si consultarii;

aspectele de mediu / riscurile identificate;

comunicarea relevanta cu partile externe interesate, inclusiv reclamatiile;

performanța proceselor, conformitatea produselor și serviciilor inclusiv privind furnizorii;

stadiul acțiunilor preventive și corective;

masura in care au fost indeplinite obiectivele;

acțiunile de urmărire a măsurilor anterioare ale activităților de analiza a managementului;

modificarea circumstanțelor, inclusiv evolutia cerintelor legale si a altor cerinte referitoare la SMI;

documentatia SMI;

schimbarile planificate care pot afecta sistemul de management;

recomandări pentru îmbunătățire;

rapoarte de ședință pentru analiză (a se vedea cap 8.4. Analiza datelor).

Acestea sunt sintetizate intr-un raport elaborat de RM care are responsabilitatea de a –l prezenta în sedința de analiza.

Elementele de iesire ale analizei

Rezultatele analizei managementului includ programe, planificări, decizii ale conducerii, etc. ca pachet de acțiuni corective/preventive cuantificate, incluzând ca termene și responsabilități următoarele actiuni:

îmbunătățirea performantelor sistemului de management integrat și a proceselor sale, cu termene și responsabilități;

îmbunătățirea produselor și serviciilor legate de cerințele clienților;

imbunatatirea politicilor, obiectivelor;

determinarea necesarului de resurse.

Rezultatele analizelor efectuate de management sunt înregistrate și comunicate tuturor funcțiilor implicate în activitate prin:

participarea directă la ședințele de analiză

difuzarea înregistrarilor rezultate în urma analizelor, formular cod F 56 PVAM.

6 Managementul resurselor

6.1 Asigurarea resurselor

Managementul IEM TOTALL TERM asigură resursele necesare și le planifică (conform cap 5.4.2) în scopul:

Implementării și îmbunătățirii proceselor;

Implementării și menținerii politicii și obiectivelor;

Obținerii satisfacției clienților.

Aceasta include:

Selectarea personalului pe bază de competențe;

Instruirea și motivarea personalului pentru a-și îndeplini obiectivele și sarcinile din Fișa postului;

Selectarea furnizorilor prin evaluarea capabilităților acestora;

Managementul informației și infrastructură;

Asigurarea unui mediu de lucru adecvat;

Asigurarea serviciilor și soft-urilor necesare.

6.2 Resurse umane

6.2.1 Generalități

Persoanele ce desfășoară activități care pot afecta calitatea produselor sunt competente din punct de vedere al educației, instruirii, abilităților și experienței.

6.2.2 Competență, conștientizare și instruire

Pentru ca angajații noștrii să-și poată desfășura activitățile este foarte important pentru noi ca aceștia să fie instruiți adecvat. Atunci când angajăm pe cineva, discutăm și necesitățile de instruire viitoare ale acestuia. Competentele necesare personalului sunt documentate în fisele de post. Responsabilitățile fiecarui angajat sunt documentate în MI, proceduri, instructiuni si Fise de post.

Pe durata interviului cu personalul se discută și necesitățile de instruire cerute.

Necesitățile de instruire ale tuturor angajaților sunt documentate anual în Planul de instruire, F 622 PI. Detalii despre aceasta sunt prevăzute în procedura « Competenta, constientizare, instruire », cod PG 622.

Sefii de servicii instruiesc, la randul lor, tot personalul conform PG 622.

Angajații si cleintii beneficiază și de instruiri cerute de legislație si reglementări specifice activităților derulate.

6.3 Infrastructură

IPROEX ENERGY MANAGEMENT a identificat, asigură și menține infrastructura necesară pentru îndeplinirea cerințelor referitoare la produse.

Infrastructura este alcatuita din :

Clădiri, spații destinate activităților cu utilitățile necesare (Spatii pentru birouri);

Echipamente (hardware și software): calculatoare, imprimante, faxuri, etc conform listei cu dotari si a listei de inventar;

Servicii suport (de ex. mentenanță, transport, telecomunicații): telefoane mobile si fixe, masini de transport, email.

Furnizarea echipamentelor a utilajelor si dispozitivelor utilizate este asigurată de numai de furnizori aprobati, care sunt evaluați conform procedurii „Aprovizionare”, cod PG 74, și descrisa în procedura Infrastructura si mediu de lucru”, cod PG 63.

6.4 Mediul de lucru

IPROEX ENERGY MANAGEMENT a identificat și menține mediul de lucru necesar pentru îndeplinirea cerințelor referitoare la produse, (igienă, securitate, condiții de lucru efective, tot ce poate influența mediul de lucru). Aceste cerinte sunt în primul rând cele legale și de reglementare (conform Listei legislatiei in vigoare, F 423 LDV).

7. Realizarea serviciilor și produselor

7.1 Planificarea realizării serviciilor și produselor

Pe tot parcursul activităților noastre verificăm continuu dacă sunt îndeplinite cerințele SMI. Acest mod de lucru este prezentat în proceduri / instructiuni specifice și în cadrul planificării SMI. La fiecare departament se face o planificare zilnică si/sau saptamanala ce depinde de contractele incheiate. A se vedea procedurile / instructiunile care descriu procesele de baza.

In cadrul S.C. IPROEX ENERGY MANAGEMENT S.R.L. activitatile/produsele/serviciile cu impact asupra mediului / securitatii si sanatatii ocupationale se desfasoara in mod planificat, inclusiv activitatea de intretinere, astfel incat sa se realizeze in conditiile specificate prin:

Proceduri operationale, documentate in instructiuni, astfel incat activitatile/ procesele/serviciile sa nu duca la abateri de la politica organizatiei, obiectivele generale si obiectivele specifice de mediu / securitate si sanatate ocupationala;

Procedurile / instructiunile cuprind criteriile de operare pentru activitatile/procesele/serviciile cu impact asupra mediului / securitatii si sanatatii in munca

7.2 Procese referitoare la relația cu clientul

7.2.1 Identificarea cerințelor referitoare la produs

Cerintele clientului referitoare la servicii și produse sunt identificate de personalul de vanzari, contacte, execuție și documentate în contracte, care sunt comunicate personalului cu responsabilitati legate de acestea (Contabilitate, Proiectare, etc).

Acest proces determină:

a) cerintele produsului și/sau serviciului specificate de către client, inclusiv cerintele de disponibilitate și livrare;

b) cerintele nespecificate de către clienti, dar necesare pentru utilizarea specificată /cunoscută și intenționată ;

c) obligațiile relative la produs și/sau serviciu, inclusiv cerintele legale și reglementare aplicabile.

7.2.2 Analiza cerințelor referitoare la produse / servicii

Există contracte cadru încheiate cu clienții noștrii, în care se menționează condiții generale de vânzare produse sau prestarea de servicii. Acestea sunt analizate periodic de catre DG în ședința de analiză a managementului, sau ori de cate ori este cazul. Contractele sunt analizate de către Directorul general (DG) dacă sunt în conformitate cu specificațiile tehnice uzuale, prelucrate conform procedurii “Procese referitoare la relatia cu clientul”, cod PG 72 si transmise mai departe la cei implicati (Contabilitate, Clienti, etc). Inainte de semnarea contractului cu clientii, DG verifica respectarea cerintelor legale aplicabile. Contractele includ cerinte referitoare la protectia mediului, sanatatii/ securitatii angajatilor , securitatea informatiilor.

Atunci când clientul specifică posibilitatea apariției unor modificări ale comenzii/contractului, DG verifică dacă se poate sau nu efectua modificarea respectivă, și în ce condiții IPROEX ENERGY MANAGEMENT poate efectua acea modificare. Decizia de modificare este luata de DG, in urma analizei modificarilor. Inregistrari ale acestor analize se regasesc in actele aditionale la contracte, atunci cand este cazul.

7.2.3 Comunicarea cu clientul

Comunicarea cu clientul se referă la:

– informații cerute de către clienți despre servicii și produse sub formă de cerere de ofertă, care se desfășoară în conformitate cu PG 72

– solicitări tehnice cu privire la reparații ce trebuiesc efectuate la sediul clienților conform contractelor existente care se desfășoară în conformitate cu PG 75

– solicitări cu privire la livrarea de bunuri, echipamente, consumabile, piese de schimb, care se desfășoară în conformitate cu PG 75

– solicitări cu privire la repararea de echipamente incorporate in instalatiile termice, sanitare si de ventilatie, conform PG 75

– feed-back-ul de la clienți, inclusiv reclamațiile acestora., PG 83.

Toate aceste informatii sunt transmise clientilor cu ajutorul urmatoarelor mijloace de comunicare telefon, fax, email, adresa noastra de web, pliante, afise, instruiri, formulare etc.

7.3 Proiectare și dezvoltare

7.3.1 Planificarea proiectarii si dezvoltarii

Organizatia planifica si tine sub control conceptia si dezvoltarea produselor / serviciilor in conformiatte cu prevederile procedurii “Proiectare dezvoltare”, cod PG 73.

Planificarea proiectarii si / sau dezvoltarii determina:

a) fazele proiectarii si/sau dezvoltarii proceselor;

b) analiza, verificarea si validarea activitatilor corespunzatoare fiecarei etape a proiectarii/dezvoltarii;

c) responsabilitatile si autoritatea pentru activitatile de proiectare- dezvoltare.

7.3.2 Elementele de intrare ale conceptiei si dezvoltarii

Elementele de intrare legate de cerintele produsului / serviciului / mediului / sanatatii si securitatii ocupationale sunt definite si documentate in contract – comanda – cerere de oferta- solicitare de service comunicate de client.

Aceste date iau in considerare:

a. cerintele de performanta si functionale;

b. cerintele legale si alte cerinte aplicabile;

c. informatia aplicabila derivata din proiecte anterioare similare;

d. orice cerinta esentiala pentru dezvoltare / implementare / protectia mediului si / sau securitatii / sanatatii angajatilor.

Acestea se analizeaza pe parcursul desfasurarii activitatii, iar datele incomplete, ambigue sau care vin in conflict cu cerintele sunt revazute.

Identificarea cerintelor esentiale de intrare pentru produs si/sau serviciu este utila in asigurarea resurselor si responsabilitatilor corespunzatoare.

Elementele de intrare contin necesitatile si asteptarile clientilor sau pietei , specificatiile partilor interesate , cerintele legale si alte cerinte aplicabile, norme internationale sau nationale, coduri de buna practica industriala, cerinte de mediu /sanatate si securitate ocupationala.

Elementele de intrare interne includ politicile, normele, specificatiile si cerintele in materie de calificare, documentatia si datele asupra produselor si serviciilor existente, cât si elementele de iesire ale altor procese , dar si cerinte ale SMI.

Elementele de intrare pot proveni si din activitati de dezvoltare care nu sunt in intregime evaluate. Acestea sunt supuse unei evaluari ulterioare , revizuite , verificate si validate.

Exemple tipice de activitati de dezvoltare sunt:

– modificarea componentelor serviciului – produsului – solutiei integrate,

– noi modalitati de prestare a serviciului,

– rezultatele analizei pietei.

7.3.3. Elementele de iesire ale conceptiei si dezvoltarii

Elementele de iesire ale procesului de proiectare-dezvoltare sunt documentate astfel incât sa se poata realiza verificarea lor cu datele de intrare. Acestea sunt definite si documentate in documentatia furnizata clientului si in arhiva tehnica a firmei.

Elementele de iesire ale procesului de dezvoltare:

a) indeplinesc cerintele datelor de intrare;

b) ofera informatie corespunzatoare pentru desfasurarea proceselor de aprovizionare , productie ,vânzare

c) contin sau se refera la criteriile de acceptare ale produsului/serviciului;

d) definesc caracteristicile produsului sau serviciului ce sunt esentiale securitatii sale si utilizarii corespunzatoare.

7.3.4 Analiza proiectarii si/ sau dezvoltarii

Organizatia realizeaza analize sistematice la intervale corespunzatoare in timpul desfasurarii activitatii pentru:

– evaluarea abilitatii de a indeplini cerintele,

– identificarea problemelor si coerentei tuturor activitatilor cu cerintele de intrare si obiectivele in domeniul calitatii / mediului / sanatatii si securitatii ocupationale, in special al neconformitatilor aparute,

– identificarea punctelor pentru care orice decizie este majora,

– propunerea si inregistrarea actiunilor de urmarire.

Analiza proiectarii-dezvoltarii se face de Directorul general. Rezultatele analizei si actiunile ce trebuie luate sunt discutate si inregistrate in sedinta operativa.

7.3 .5 Verificarea proiectarii si/sau dezvoltarii

Sunt luate in considerare planificarea etapelor si fazelor de realizare , activitatile, fluxurile, necesitatile de instruire, echipamentele, metodele, informatiile, materialele si alte resurse pentru asigurarea calitatii produsului si respectarii cerintelor referitoare la mediu /sanatate si securiatte ocupationala.

Periodic are loc o analiza documentata a proceselor pentru:

– cresterea valorii adaugate a organizatiei,

– reducerea costurilor proceselor de sustinere,

– identificarea oportunitatilor de imbunatatire a eficacitatii proceselor / performantelor de mediu,

– evitarea conflictelor atunci când aceeasi persoana este implicata in procese multiple,

– incurajarea inovarii din partea personalului.

Verificarile sunt realizate de managementul de varf pentru a asigura ca specificatiile produsului sunt respectate. Aceste activitati presupun:

– autocontrolul,

– verificarea independenta realizata de catre o persoana calificata,

7.3.6 Validarea proiectarii si/sau dezvoltarii

Validarea dezvoltarii se realizeaza documentat pentru a obtine confirmarea ca produsul/serviciul este corespunzator aplicatiei specifice sau uzului intentionat .

Conform situatiei , validarea se face inaintea implementarii sau livrarii produsului.

7.3.7 Controlul modificarilor proiectarii si /sau dezvoltarii

Modificarile in dezvoltarea produsului/serviciului sunt identificate, documentate si controlate.

Modificarile sunt analizate, verificate, validate si aprobate documentat – ca si in situatia initiala -de catre Directorul de compartiment, inaintea implementarii.

Acesta ia in considerare efectul modificarilor asupra:

– interactiunii dintre compartimentele organizatiei;

– interactiunii ce rezulta intre partile ce constituie serviciul;

– produsele sau serviciile vândute si operatiile posterioare livrarii acestora;

– necesitatii de a efectua din nou o verificare ori o validare integrala sau partiala a elementelor de iesire ale dezvoltarii si a implementarii.

Rezultatele analizei modificarilor si actiunile corespunzatoare sunt documentate prin documente incluse in Dosarul definitiv (exemplarul de casa).

7.4 Aprovizionare

7.4.1 Procesul de aprovizionare

Politica de aprovizionare și de evaluare a furnizorilor este elaborată de DG.

Procesul de aprovizionare este documentat in procedura « Aprovizionare », cod PG 74.

DG răspunde de corectitudinea informațiilor referitoare la furnizorii de produse sau servicii acceptați. Toti furnizorii de produse / servicii sunt evaluati și selectati de DG și comunicati la RCM care menține Listele furnizorilor acceptati, cod F 74 LFA. Pentru fiecare categorie de furnizori în parte se întocmeste o lista cu furnizori acceptați care conține și criteriile de selecție, evaluare și reevaluare specifice.

7.4.2 Informații referitoare la aprovizionare

Pentru a putea fi recepționat un anumit produs sau serviciu, sunt necesare anumite date și informații tehnice care sunt furnizate de către responsabilii de departamente și care sunt stipulate în comenzile de aprovizionare. Sunt precizate aici toate informațiile referitoare la cerințele de depozitare, manipulare, conditii de dimensiuni, aspect, etc. dacă este cazul.

Înainte de a fi transmisă, comanda este analizată și aprobată de DG. Metoda utilizată este prevăzută în procedura “Aprovizionare”, cod PG 74.

7.4.3 Verificarea produsului aprovizionat

Verificarea produselor sau serviciilor achiziționate se face de către Responsabilul cu aprovizionarea (RA) impreuna cu responsabilii din fiecare departament implicati , numiti prin decizie interna de DG .

7.5 Producție și furnizarea de servicii

7.5.1 Controlul producției și furnizării de servicii

Toate procesele din cadrul IPROEX ENERGY MANAGEMENT influențează calitatea produselor / serviciilor furnizate și acest lucru este prevăzut în proceduri și instructiuni. Aceste proceduri și instructiuni descriu procesele, care sunt înregistrările aferente și cum sunt împărțite responsabilitățile și competențele.

Relația furnizor-client stabilită de către IEM TOTALL TERM și care se aplică activităților de furnizare de produse și servicii de către companie, constă în identificarea necesităților clienților IEM TOTALL TERM , soluțiile prevăzute pentru fiecare situație în parte, mijloacele de comunicare, modalitatea de raportare și cerințele referitoare la personalul implicat.

Avand in vedere faptul ca avem ca procese principale :

– proiectare instalatii termice, electrice, sanitare, alimentari cu apa si canalizare, climatizare si de ventilatie (a se vedea PG 73);

– executie instalatii termice, electrice, sanitare, alimentari cu apa si canalizare, climatizare si de ventilatie (a se vedea PG 75);

– service instalatii termice, electrice, sanitare, alimentari cu apa si canalizare, climatizare si de ventilatie (a se vedea PG 75);

– Activitati de testari si analize tehnice (a se vedea PG 75).

7.5.2 Validarea proceselor de producție și furnizarea de servicii

Organizatia valideaza orice proces sau serviciu unde rezultatele nu pot fi verificate prin masuratori sau controale corespunzatoare. Aceasta include orice proces unde deficientele pot deveni aparente, numai dupa ce produsul este in utilizare sau serviciul a fost efectuat.

Procesele care necesita validarea sunt : proiectarea (a se vedea cap 7.3), sudarea si vopsirea.

Elementele de iesire din procese sunt validate pentru a se asigura ca raspund cerintelor clientilor si utilizatorilor finali. Validarea are loc la intervale corespunzatoare , tinând cont de schimbarile intervenite in domeniul cerintelor pietei, reglementarilor legale si a documentatiei tehnice.

Validarea demonstreaza capacitatea procesului de a realiza rezultatele planificate.

Dispozitiile pentru validare sunt definite si includ:

criteriile definite pentru analiza si aprobarea proceselor;

aprobarea echipamentelor si calificarea personalului;

utilizarea metodologiilor, procedurilor specifice;

cerinte pentru inregistrari;

revalidarea.

7.5.3 Identificare și trasabilitate

Produsele și materialele pe care le furnizăm sunt identificate prin etichete care contin coduri stabilite de producator pentru a verifica în ce stadiu se află produsul respectiv. Se respecta cerintele legale si de reglementare aplicabile ( de ex : Cartea instalatiei) precum si cerintele producatorilor.

7.5.4 Proprietatea clientului

Proprietatea clientului se referă la ceea ce aparține clientului dar este în posesia sau sub controlul companiei (de exemplu locațiile în care se desfășoară activitatea de executie /service instalatii, dar si docuemntele pe care acestia ni le pun la dispozitie). Deoarece munca noastră se desfășoară în diverse locații ale clientului, este foarte important pentru noi să tratăm cu grijă proprietatea clientului.

Acestea sunt identificate, verificate, protejate, ocrotite în condiții corespunzătoare. În cadrul proprietății clientului intră și proprietatea intelectuală. Orice proprietate a clientului care este deteriorată sau găsită ca necorespunzătoare pentru utilizare trebuie să facă obiectul unui raport către client, înregistrările trebuind să fie menținute. Personalul nostru, care efectueaza lucrari de montaj /service in locatiile clientului, sunt instruiti in acest sens de catre DS, conform PG 622.

7.5.5 Păstrarea produsului

Procedura „Pastrarea produsului”, cod PG 755 descrie modul de identificare, manevrare, transport, ambalare, depozitare, păstrare și protejare a produselor/ materiei prime. Aceste activități fiind foarte importante pentru a preveni deteriorarea lor, dar și pentru asigurarea că aceste produse sunt utilizate în termenul de garanție prevazut de producator. Cerintele privind mediul / sanatatea si securitatea ocupationala sunt prevazute de fircare producator in instructiuni specifice si/sau Fise de securitate. Personalul nostru este instruit periodic referitor la acestea. Cerintele de mediu / sanatate si securitate referitoare la produsele / serviciile noastre sunt mentionate in dosarele care se predau clientilor .

Identificare

Fiecare produs / materie prima primit în depozit este identificat printr-un cod menționat pe fiecare dintre acestea si pe documentele de însoțire ale produsului, de catre producator.

Manevrare

Din momentul sosirii și până la montare /instalare, toate produsele / materiile prime sunt manevrate în așa fel încât să se prevină deteriorarea bunurilor, sunt stocate așa cum este prevăzut în documente și păstrate, pe cat posibil, în ambalajul original.

Stocare

Produsele/ materiile prime sunt stocate astfel încât să se asigure calitatea, accesibilitatea și identificarea acestora. Se aplica principiul FIFO (first in – first out) atunci cind se preiau produsele din depozit.

Ambalare

Produsele montate/ instalate de noi sunt ambalate conform cerintelor legale si de reglementare.

Protejare

Toate produsele sunt păstrate în ambalajul original și se respectă condițiile menționate pe fiecare produs. Pentru protejarea acestora sunt asigurate conditii specifice fiecarui produs.

7.6 Controlul echipamentelor de măsurare și monitorizare

EMM utilizate sunt identificate si tinute sub control in Registrul de evidenta EMM ( F 76 REM ) si sunt verificate metrologic conform cerintelor legale in conformiatte cu prevedrile procedurii “Controlul echipamentelor de masurare si monitorizare”, cdo PG 76.

8. Măsurare, analiză și îmbunătățire

8.1 Generalități

IPROEX ENERGY MANAGEMENT a planificat și implementat procese necesare pentru monitorizare, măsurare, analiză și îmbunătățire, în scopul:

– demonstrării capabilității conformității produsului ;

– asigurarii indeplinirii cerinbtelor legale si alte cerinte aplicabile ;

– asigurării conformității SMI, și

– îmbunătățirii continue a eficacității SMI.

In cadrul organizatiei exista un sistem de masurare, monitorizare a performantei reale a sistemului de management de mediu si sistemului de management de securitate si sanatate ocupationala fata de obiectivele organizatiei in aceste domenii, conform procedurii „Control operational. Monitorizare si masurare performanta”, cod PMS 451.

Acesta include evaluarea conformitatii cu legislatia si alte cerinte aplicabile de mediu si de securitate si sanatate in munca relevante.

Rezultatele se analizeaza si se utilizeaza pentru identificarea activitatilor care necesita actiuni corective si imbunatatiri.

Identificarea indicatorilor corespunzatori pentru performanta de mediu / securitate si sanatate ocupationala a organizatiei este un proces permanent, indicatorii fiind obiectivi, verificabili, reproductibili, relevanti pentru activitatile organizatiei, coerenti cu politica, practici, eficienti din punct de vedere al costului si fezabili tehnologic.

In ceea ce priveste monitorizarea si masurarea indicatorilor de calitate ai mediului de munca / noxe la locul de munca, acestea sunt asigurate prin analize efectuate in laboratoarele externe autorizate, prin contracte cu terti, care utilizeaza echipamente de monitorizare etalonate.

8.2 Monitorizare și măsurare

8.2.1 Satisfacția clientului

Ca una din metodele de măsurare a performanțelor SMI, IPROEX ENERGY MANAGEMENT monitorizează informațiile referitoare la percepția clientului despre modul de îndeplinire a cerințelor acestuia, asa cum prevede procedura „Satisfactia clientilor”, cod PG 821.

Metodele de obținere și utilizare a acestor informații sunt coordonate de DG prin metode specifice ca de exemplu: strategii, plan de afaceri, programe/ planuri de dezvoltare, rapoarte, audituri, analize. Totodata masuram satisfactia clientului prin chestionare care sunt puse la dispozitia clientului, formular cod F 821 CSC. Informatiile referitoare la satisfactia clientului sunt analizate bianual si raportate conform procedurii „Analiza datelor” , cod PG 84.

8.2.2 Audit intern

Efectuarea auditurilor este foarte importantă deoarece ne asigură că metodele descrise în manuale sunt în conformitate cu practica. Auditurile se efectuează cu regularitate, la intervale planificate.

Pe parcursul auditului se înregistrează rezultatele, se discută cu angajații implicați și responsabilii și se verifică prin observare măsurile aplicate. Este necesar ca auditul să se efectueze de către o persoană independentă de zona auditată.

Auditul intern poate fi efectuat de personal intern competent sau consultanți externi, tratati conform PG 74. Procedura generala Audit intern PG 822 descrie metodologia de audit.

8.2.3 Monitorizarea și măsurarea proceselor

IPROEX ENERGY MANAGEMENT aplică metode adecvate pentru monitorizarea și, când este cazul, măsurarea proceselor. Aceste metode demonstrează abilitatea proceselor de a atinge rezultatele planificate prin analiza datelor. DG a stabilit un sistem de indicatori de eficacitate pentru masurarea proceselor (F 823 IPP), si monitorizarea semestriala a acestora de catre RP si anuala , in cadrul sedintelor de analiza efectuata de management.

Atunci când nu sunt atinse rezultatele planificate se întreprind corecții și acțiuni corective adecvate pentru a asigura conformitatea produsului.

8.2.4 Monitorizarea și măsurarea produsului

Toate produsele aprovizionate sunt verificate la primire din punct de vedere al cantității, exactității și funcționalității, înainte de a fi eliberate spre livrare.

Atunci când există certificate de produs nu efectuăm propriile noastre inspecții și încercări.

Facem tot ce este posibil pentru a verifica produsele imediat după sosirea acestora.

Metodologia aplicată este descrisă în procedura « Aprovizionare », cod PG 74.

Avem în vedere și modalitatea de a efectua aceste inspecții la furnizor, în funcție de natura produsului care urmează a fi aprovizionat.

Sunt păstrate toate înregistrările necesare. Eventualele abateri sunt înregistrate in Rapoarte de neconformitate F 83 RNC/AC/P și înlăturate.

Înregistrările sunt evaluate de RM și pe parcursul ședinței de analiză a managementului, pentru a se iniția măsurile preventive necesare.

8.3 Controlul produsului neconform, neconformitatilor

Toate neconformitățile sunt înregistrate de noi, pentru a da posibilitatea analizării ulterioare a acestora.

De asemenea înregistrăm toate deficiențele identificate. În acest scop utilizăm o serie de documente ca : Raport de neconformitate actiuni corective preventive F 83 RNC/AC/P, Registru reclamatii, cod F 83 RR .

Procedura Controlul neconformitatilor PG 83 descrie cum sunt înregistrate, analizate și corectate neconformitățile referitoare la SMC, iar procedura « Analiza si tratarea neconformitatilor, accidentelor, incidentelor”, cod PMS 452 se refera la neconformiattile de mediu si sanatate si securitate ocupationala. Reclamatiile sunt inregistrate in Registrul de reclamatii , cod F 83 RR.

Pentru a reduce impactul asupra mediului / securitatii si sanatatii in ocupationale ce poate fi asociat posibilelor accidente si situatii de urgenta s-au elaborat PLA –uri care raspund unor astfel de situatii.

Eficienta si eficacitatea actiunilor prevazute in PLA se testeaza periodic in baza unor planuri (programe) de testare (simulare) elaborate de emitentii PLA-urilor si cuprinse in acestea, conform procedurii „Situatii de urgenta si capacitate de raspuns” , cod PMS 447.

Actiunile corective / Actiunile preventive sunt intreprinse pentru a elimina cauza neconformitatii existente / potentiale in scopul de a preveni repetarea / aparitia acesteia.

Neconformitatea existenta/potentiala si AC/AP sunt consemnate in RACP, conform procedurilor „Actiunii corective , preventive si imbunatatiri”, cod PG 85 si respectiv „Analiza si tratarea neconformitatilor, accidentelor, incidentelor”, cod PG 453 prin care sunt asigurate cerintele pentru:

Analiza/identificare neconformitatii existente/potentiale si a impactului (efectului) aparut (in cazul neconformitatilor existente);

Determinarea cauzelor neconformitatii;

Evaluarea necesitatii de AC tinand seama de impactul apreciat, respectiv AP pentru prevenirea aparitiei neconformitatilor;

Determinarea si implementarea AC/AP necesare;

Analiza AC/AP intreprinse

8.4 Analiza datelor

În IPROEX ENERGY MANAGEMENT au fost identificate următoarele domenii de aplicare a metodelor statistice:

comenzile de produse și livrările (clienți și furnizori);

conformitatea cu cerințele serviciului/produsului;

controlul proceselor / capabilitatea proceselor

(stabilitatea și capabilitatea de a îndeplini cerințele);

analiza datelor / evaluarea performanțelor / analiza defectelor .

Metodele statistice specifice și aplicațiile care includ verificarea proceselor și furnizorilor sunt:

diagrame, grafice;

tabele comparative;

alte metode statistice simple, după caz.

Analiza se efectuează lunar pentru produse/ servicii (ex. : BVC) și bianual pentru celelalte elemente.

A se vedea procedura « Analiza datelor », cod PG 84.

8.5 Îmbunătățire

8.5.1 Îmbunătățire continuă

IPROEX ENERGY MANAGEMENT îmbunătățește continuu eficacitatea SMI prin utilizarea politicilor, obiectivelor, rezultatelor auditurilor, analizei datelor, acțiunilor corective și preventive, informațiilor de la clienți, propunerilor, notificațiilor de la conducerea IPROEX ENERGY MANAGEMENT și analizelor efectuate de management. Acțiunile corective și preventive sunt analizate în ședințele de analiză a managementului. Amploarea acțiunilor corective și preventive corespunde cu importanța problemelor și asociate cu riscurile potențiale.

Practicile, responsabilitățile și autoritatea privind identificarea cauzelor neconformităților sunt clar definite. Îmbunătățirea continuă, acțiunile corective decise pentru a preveni reapariția neconformităților și acțiunile preventive sunt documentate în procedura „Actiuni corective, preventive si imbunatatiri”, cod PG 85.

8.5.2 Acțiuni corective

Pentru IPROEX ENERGY MANAGEMENT este foarte important să corecteze toate neconformitățile identificate și, pe viitor, să prevină apariția lor. Atât acțiunile corective cât și cele preventive au un rol foarte important.

Atunci când a fost identificată o deficiență sau când un client face o reclamație, se efectuează acțiuni corective. Orice reclamație sau deficiență este înregistrată ca și soluția decisă pentru efectuarea corecției.

Metodologia de raportare și înlăturare a neconformităților și reclamațiilor este descrisă în procedura « Acțiuni corective, preventive si imbunatatiri », cod PG 85..

8.5.3 Acțiuni preventive

Înregistrarea neconformităților și reclamațiilor, ca și deciziile de rezolvare a acestora, sunt analizate periodic. Analiza neconformităților și reclamațiilor se face în scopul efectuării de acțiuni preventive și îmbunătățiri ale procesului de afacere.

Metodologia de analiză aplicată este descrisă în procedura « Acțiuni corective, preventive si imbunatatiri », cod PG 85.

De asemenea considerăm discuțiile cu angajații ca surse de identificare a acțiunilor preventive. Pe parcursul discuțiilor, obținem informații importante despre posibilitățile de îmbunătățire a procesului de afacere.

Rezultatele acestor discuții sunt supuse Analizei efectuate de management.

************************************************************************************