Manual de utilizare Pag. 1 din 23 [629268]

Manual de utilizare Pag. 1 din 23

Cuprins

1 Introducere…………………………………. …………………………………………… …………….2
2 Generalitati aplicatie……………………….. …………………………………………… …………3
2.1 Pornirea aplicatiei ………………………….. …………………………………………… ……………………….. 3
2.2 Zone de ecran……………………………….. …………………………………………… ………………………… 3
2.3 Ordonare, selectare si cautare in aplicatie…….. …………………………………………… …………. 4
2.4 Modificarea datei de lucru (data de vizualizare) in a plicatie……………………………………. . 7
3 Perspectiva Pontator…………………………. …………………………………………… ………9
3.1 Vizualizarea situatiei statistice a procesului lunar de pontare…………………………………. 9
3.2 Vizualizarea istoriculul perioadelor de pontaj…… …………………………………………… …….. 10
3.3 Gestionarea fiselor de pontaj…………………. …………………………………………… ………………. 10
3.3.1 Vizualizarea listei fiselor de pontaj…………….. …………………………………………… ……….10
3.3.2 Vizualizare fisa individuala de pontaj…………….. …………………………………………… ……13
3.3.3 Editarea inregistrarilor de pontaj zilnic………… …………………………………………… ………16
3.3.4 Trimiterea la aprobare catre manager a datelor de pontaj zilnic…………………………..17
3.4 Gestionarea Cererilor de Concediu si invoire……. …………………………………………… ……. 18
3.4.1 Vizualizarea cererilor de concediu si invoire……….. …………………………………………… .18
3.4.2 Editarea unei cereri de concediu si invoire………. …………………………………………… …..20
3.4.3 Trimiterea la aprobare a cererilor……………… …………………………………………… ………..21
3.4.4 Printarea formularelor de cerere………………. …………………………………………… ………..23

Manual de utilizare Pag. 2 din 23
1 Introducere
Modulul SmartTime simplifica si automatizeaza intregul proces de pontaj, cu scopul de a-l
eficientiza. Este un instrument rapid de inregistrare si manipulare a informatiilor referitoare
la pontaj, capabil sa genereze rapoarte sau extrase de informatii utile pentru monitorizarea
timpului lucrat de angajati.

SmartTime reduce astfel costurile de administrare a fortei de munca, deoarece:
• Simplifica si automatizeaza procesul de pontaj
• Eficientizeaza procesul de administrare a fiselor de po ntaj
• Stabileste cu exactitate cat timp si ce anume a lucrat
fiecare angajat
• Micsoreaza timpul de pregatire a salariilor
• Elimina erorile datorate interpretarii subiective
• Permite organizatiei sa administreze mult mai profitabi l
forta de munca
• Comunica datele cheie pentru o administrare eficienta a
timpului, costurilor si proiectelor.
Aplicatia utilizeaza conceptul fluxului de modificare si aprobare a datelor de pontaj la mai
multe nivele in structura organizatiei.

Dupa parcurgerea fluxurilor de aprobari, datele de p ontaj sunt transferate la modulul de
salarizare Payroll.
Pe baza datelor introduse pot fi generate rapoarte c are contin forma finala a datelor,
disponibila pentru interpretari.

Manual de utilizare Pag. 3 din 23
2 Generalitati aplicatie
2.1 PORNIREA APLICATIEI
Accesul in aplicatie se realizeaza pe baza unui nume de u tilizator si a unei parole, care
identifica utilizatorul si ii confera drepturile de acce s la serviciu.

Odata logat in aplicatie, utilizatorului ii sunt di sponibile meniuri si actiuni in functie de rolul
pe care il detine.
In aplicatie sunt definite urmatoarele roluri:
• Angajat
• Pontator
• Manager Departament
• Operator HR.
In functie de drepturile si actiunile asociate fiecarui rol, utilizatorii vor opera in aplicatie din
perspective diferite (Perspectiva Angajat, Perspectiva Pont ator, Perspectiva Manager,
Perspectiva HR).

2.2 ZONE DE ECRAN
In aplicatia SmartTime sunt delimitate urmatoarele zon e de ecran

Zone secundare:

Zona A : zona cu logo-ul aplicatiei SmartTime ;

Zona B : zona de meniuri si submeniuri in aplicatie . Prin accesarea unui meniu sau
submeniu se obtine modificarea zonei principale de lu cru. In plus fata de meniurile
si submeniurile pe care un utilizator are dreptul, in aceasta zona este afisat si icon-
ul pentru accesarea paginii de Home ().

Zona C : zona de identificare utilizator . Contine:
• Numele utilizatorului logat pe sesiunea de lucru curen ta ;
• Numele, prenumele si marca angajatului care are respe ctivul utilizator de
aplicatie.
• Buton de ‘ Logout’ prin care utilizatorul iese de fiecare data din aplica tie.

Zona D : Zona de afisare a datei de lucru (data vizualizarii in aplicatie)

Manual de utilizare Pag. 4 din 23

Zona E : zona de cautare rapida ;

Zona F : zona de navigare , in cazul in care informatia continuta de zona princ ipala
de lucru este afisata pe mai multe pagini.

Zona principala de lucru:
Contine afisarea informatiei si a functionalitatilor corespunzat oare meniului sau submeniului
selectat. Datele afisate in Zona principala sunt organ izate in format tabelar.

2.3 ORDONARE, SELECTARE SI CAUTARE IN
APLICATIE

Atat pentru Fisele de pontaj , cat si pentru Cererile de concediu si invoire ale angajatilor
asignati, utilizatorul poate realiza ordonari in aplicatie . Ordonarea poate fi ascendenta sau
descendenta.

Pentru ordonarea fiselor de pontaj, respectiv a cererilor de concediu si i nvoire:
1. Din pagina de fise pontaj, respectiv cereri de concediu si invoire, se acceseaza
capul de tabel dupa care se doreste ordonarea.

Manual de utilizare Pag. 5 din 23
Exemplu : Daca se doreste ordonarea listei fiselor de pontaj d upa Statusul
acestora, ascendent in ordine alfabetica: se actionea za click pe capul de tabel
“Status ”. Pentru ordonarea descendenta, se actioneaza din no u click pe acelasi
cap de tabel. Similar se procedeaza pentru orice ordon are in functie capul de tabel
dorit.

Pentru selectarea fiselor de pontaj, respectiv a cererilor de concediu si de invoire, in
vederea realizarii unei actiuni asupra acestora:
1. Se selecteza meniul “ Fise pontaj ”, respectiv “ Cereri ”.
2. In lista tabelara a fiselor de pontaj, respectiv a ce rerilor de concediu si invoire, se
pot efectua urmatoarele selectari:
• Selectia anumitor fise/cereri din pagina : se bifeaza casutele din stanga
corespunzatoare fiselor/cererilor dorite a se selecta, a poi se alege actiunea
care se va efectua asupra entitatilor selectate.

• Selectia tuturor fiselor/cererilor din pagina: se selecteaza casuta din stanga
corespunzatoare capului de tabel “Marca” – in acest f el se bifeaza automat
toate inregistrarile din pagina, apoi se alege actiu nea care se va efectua asupra
entitatilor selectate.

Manual de utilizare Pag. 6 din 23

• Selectia tuturor fiselor de pontaj ale angajatilor asignati: se selecteaza
casuta corespunzatoare etichetei “ Toate fisele ” din partea inferioara a tebelului
fiselor de pontaj, apoi se alege actiunea care se va ef ectua asupra entitatilor
selectate. In acest fel se selecteaza fisele/cererilor tut uror angajatilor asupra
carora utilizatorul are drept.

Manual de utilizare Pag. 7 din 23
Pentru cautarea anumitor informatii in baza de date: din caseta de “ Cautare rapida ” se
selecteaza tipul cautarii dorite a se efectua:
• Egal;
• Contine;
• Incepe cu;
• Se termina cu.
Apoi se completeaza in zona de editare informatia dor ita si se actioneaza incon-ul de
confirmare a actiunii de cautare: In zona principala se afiseaza rezultatul cautarii.

Pentru anularea afisarii rezultatatelor actiunii de cautare se selecteaza icon-ul .

2.4 MODIFICAREA DATEI DE LUCRU (DATA DE
VIZUALIZARE) IN APLICATIE

Implicit, la logarea in aplicatie, data de vizualiza re este data sistemului (data curenta).
Exista mai multe posibilitati de schimbare a datei de vizualizare a informatiilor :
• Vizualizarea datelor din luna anterioara fata de data afisata: in zona de afisare
a datei de lucru se selecteaza icon-ul reprezentat de s ageata orientata cu varful
catre stanga ( ).

Manual de utilizare Pag. 8 din 23
• Vizualizarea datelor din luna urmatoare fata de data afisata: in zona de afisare
a datei de lucru se selecteaza icon-ul reprezentat de s ageata orientata cu varful
catre dreapta ( ).
• Vizualizarea datelor din ziua curenta , la data sistemului: in zona de afisare a
datei de lucru se selecteaza icon-ul .

• Data se mai poate schimba si prin apelarea calendarului , astfel fiind
vizualizate toate informatiile existente la data setata : in zona de afisare a datei
de lucru se selecteaza icon-ul de calendar.

Manual de utilizare Pag. 9 din 23
3 Perspectiva Pontator
3.1 VIZUALIZAREA SITUATIEI STATISTICE A
PROCESULUI LUNAR DE PONTARE
La logarea in aplicatie, dupa introducerea datelor de autentificare (username si parola), se
afiseaza pagina de Home, reprezentata in zona de ecran rezervata meniurilor prin icon-ul
.
Pagina de Home contine situatia statistica a procesul ui de pontaj curent (in perioada activa
de pontaj). Datele prezentate in aceasta pagina sunt :
• Situatie generala fise pontaj : graficul cu numarul total al fiselor de pontaj
existente si informatii despre statusul lor. Graficul prezinta data si ora generarii
sale – data la care sunt valabile informatiile afisa te – si se actualizeaza la
fiecare logare in aplicatie.
• Informatiile Mele : informatii referitoare la fisa de pontaj si cererile de concediu
proprii (ale angajatului caruia ii corespunde respect ivul user in aplicatie) ;
• Fise pontaj pentru Aprobare / Transfer : informatii referitoare la statusul in
fluxul de aprobare al fiselor de pontaj ale angajati lor asignati ;
• Cereri pentru Trimitere / Aprobare : informatii referitoare la statusul in fluxul
de aprobare al cererilor pentru aprobare ale angajat ilor asignati.

Manual de utilizare Pag. 10 din 23
3.2 VIZUALIZAREA ISTORICULUL PERIOADELOR DE
PONTAJ
Pentru vizualizarea tuturor periodelor de pontaj pen tru care au fost completate fise de
pontaj prin intermediul SmartTime, se parcurg urmato rii pasi:

1. Se acceseaza meniul ‘Fise pontaj’ si submeniul « Perioade Pontaj«.
2. In pagina care de deschide se afiseaza in forma tabelar a lista tututror
perioadelor de pontaj inregistrate in sistem. Tabelul contine urmatoarele
informatii :
• Perioada : denumirea lunii de pontaj (luna-an) ;
• Activa : status-ul perioadei de pontaj. Poate avea doua valo ri : « Da « (in
cazul periodei curente de pontaj) ; « Nu « (in cazul perioadele de pontaj
arhivate,pentru care a fost realizat transferul la plat a).
• Statistica : informatii referitoare la numarul fiselor de ponta j si la statusul in
care se afla acestea in fluxul de aprobare.

3.3 GESTIONAREA FISELOR DE PONTAJ
Aprobarea fiselor de pontaj se face printr-un flux de aprobare.
Datele de pontaj zilnic sunt editate de Pontator si tra nsmise la Manager pentru aprobare.
Managerul de departament verifica corectitudinea da telor pe care le poate aproba sau
respinge.
Datele aprobate sunt transmise in continuare la HR pe ntru aprobare.

3.3.1 Vizualizarea listei fiselor de pontaj
Pentru vizualizarea in forma sintetica a listei fiselo r de pontaj asupra carora utilizatorul are
dreptul, se parcurg urmatorii pasi:

Manual de utilizare Pag. 11 din 23

1. Se acceseaza meniul ‘Fise pontaj’ si data de vizualizare dorita .
2. In pagina care se deschide se afiseaza tabelul fiselor de pontaj existente la
data selectata, tabel continand urmatoarele informatii (Nota : fiecare cap de
tabel este ordonabil, prin click pe numele respectivului cap de tabel):
• “Marca ”: marca angajatului caruia ii corespunde fisa de pont aj;
• “Nume ”: numele angajatului caruia ii corespunde fisa de pon taj;
• ‘Prenume’: prenumele angajatului caruia ii corespunde fisa de po ntaj;
• ‘Departament : departamentul in care este alocat angajatul caruia i i corespunde
fisa de pontaj;
• ‘Functie’ : pozitia ocupata in organizatie de catre angajatul ca ruia ii corespunde
fisa de pontaj;
• ‘Program’ : tipul de program de lucru al angajatului (poate ave a doua valori:
“Normal” si “Tura”);
• ‘Statistica’ : tipurile de pontaj completate in fisa fiecarui anga jat. Informatia este
prezentata sumarizat la nivel de luna, in forma: ‘Cod Pontaj = Cantitate’;
• ‘CPL’: daca fisa de pontaj este sau nu completata integral.
Nota : pentru a putea fi initiat si realizat fluxul de apro bare al unei fise de pontaj,
aceasta trebuie sa fie completata integral (valoare “Da” ). Astfel, o fisa de pontaj
incompleta nu poate fi transmisa la aprobare, nici apr obata / respinsa sau
transferata la payroll.
• “Status ”: status-ul in care se afla fisa de pontaj in fluxul d e aprobare.
O fisa de pontaj se poate afla intr-unul din urmatoar ele status-uri (in ordinea
logica a actiunilor):
1. “In asteptare la Pontator ”: Angajatul / Pontatorul nu au finalizat
completarea datelor de pontaj;
2. “In asteptare la manager ”: fisa de pontaj a fost completata si transmisa
spre aprobare managerului;
3. – “Aprobat de manager ”; fisa de pontaj a fost aprobata de catre manager;
sau :
– “Respins de manager ”: fisa de pontaj a fost respinsa de Manager, fiind
disponibila Pontatorului pentru corectare.
4. – ”In asteptare la HR’ : dupa aprobarea de catre manager, fisa a fost
transmisa spre aprobare operatorului HR ;
5. – ‘Aprobat de HR’ : fisa de pontaj a fost aprobata de catre operatorul HR,
urmand a fi transferata la plata;
sau
– ‘Respins de HR’ : fisa de pontaj a fost respinsa de operatorul HR, fiin d
disponibila Managerului pentru corectare / respingere ;
– ‘Transferat la payroll’ : fisa de pontaj a parcurs intregul circuit de
aprobare si a fost transferata la plata.
OBS .: Diveresele statusuri ale unei fise de pontaj sunt ev identiate in lista
tabelara a fiselor de pontaj si prin incon-uri te tip « bullet« pozitionate in
zona stanga a tabelului, carora le corespunde urmatorul cod de culori :

Manual de utilizare Pag. 12 din 23
o Gri ( ●) : desemneaza fisele de pontaj cu un status deschis in
flux (« In asteptare la Pontator », « In asteptare la Manager «,
« In asteptare la HRO «) ;
o Verde ( ●) : desemneaza fisele de pontaj cu un status validat in
flux (« Aprobat de Manager «, « Aprobat de HRO «) ;
o Rosu ( ●) : desemneaza fisele de pontaj cu un status invalidat in
flux (« Respins de Manager «, « Respins de HRO «) ;

• “Istoric ”: reprezinta arhiva starilor prin care a trecut respe ctva fisa in fluxul de
aprobare ; se afiseaza la selectarea Status -ului unei fise. Pagina va cuprinde
urmatoarele informatii :
– “Workflow ”: circuitul de aprobare (Fise Pontaj);
– “Status ”: reprezinta fiecare stare in care s-a aflat fisa de pontaj in circuitul de
aprobare;
– “Actiune ”: fiecare actiune efectuata asupra fisei de pontaj, in functie de
status-ul in care s-a aflat;
– “Data creare ”: data la care a fost creata fisa, in format: luna/zi/ an, ora la care
s-a efectuat actiunea;
– “Utilizator ”: utilizatorul care a efectuat actiunea asupra cererii ;
– “Comentariu ”: comentariile inregistrate la fiecare actiune (daca a fost cazul).

Manual de utilizare Pag. 13 din 23

3.3.2 Vizualizare fisa individuala de pontaj
Pentru vizualizarea inregistrarilor de pontaj dintr-o fisa individuala d e pontaj se parcurg
urmatorii pasi:

1. Se acceseaza meniul ‘ Fise pontaj’ .
• Din lista fiselor de pontaj ale angajatilor asignati se acceseaza linkul
reprezentat de marca angajatului a carui fisa se dorest e a fi vizualizata ;
• Fereastra care se deschide reprezinta fisa de pontaj a angajatului selectat ; se
vizualizeaza urmatoarele informatii :
• In zona superioara a ferestrei:
o In partea stanga se afiseaza Numele si marca angajatului selectat;
o In cazul in care fisa de pontaj nu este in intregime com pletata
(valoare “NU” in coloana de Completitudine din lista f iselor de
pontaj), in partea dreapta se afiseaza mesajul de avert izare cu
privire la aceasta situatie (“ Fisa pontaj incompleta! ”);

• In zona centrala (principala) a ferestrei:
o Status fisa pontaj : reprezinta starea in care se afla fisa de pontaj
in circuitul de aprobare;

Manual de utilizare Pag. 14 din 23
o Perioada : perioada de pontaj pentru care se vizualizeaza fisa
(intotdeauna perioada de pontaj este luna calendaris tica);
o Fisa lunara de pontaj : tabel cu datele completate de pontaj pentru
fiecare zi calendaristica a lunii:
/square4 Zi: fiecar coloana a tabelului reprezinta o zi calendari stica a
lunii respective.
Note :
1. Zilele lucratoare prin lege sunt evidentiate prin cu loarea
albastru, iar zilele libere (sambata, duminica si sarba tori
legale) sunt evidentiate prin culoarea rosu.
2. In cazul fiselor de pontaj incomplete, zilele lucratoar e
care nu au fost completat integral (pana la acoperire a
regimului de lucru) sunt evidentiate prin fond de culo are
(background) rosu deschis.
/square4 Cantitate Tip pontaj: fiecare linie este reprezentata de
cate un tip de pontaj care a fost completat in fisa
respectivului angajat.
Nota :
Datele de pontaj inregistrate in fisa ca urmare a act iunii de
aprobare a unei cereri sunt evidentiate distinct prin
culoarea rosu a valorii Cantitate.
Astfel, pentru fiecare coloana (Zi calendaristica) vor fi completate
atatea linii (tipuri de pontaj) cate au fost inregist rate in respectiva zi.

• In zona inferioara a ferestrei:
o Sumarizare fisa pontaj : contine statistica agrgata la nivel de luna
atat a tuturor tipurilor de pontaje inregistrate in fisa. Situatia este
prezentat in forma tabelara:
/square4 Tip Pontaj: denumirea tipurilor de pontaj completate in
fisa;
/square4 Cod Tip Pontaj: codul corespunzator fiecarui pontaj;
/square4 Cantitate: cantitatea totalizata la nivel de luna pentru
fiecare pontaj;
/square4 UM: unitatea de masura a pontajlui (Ora sau Zi);

Manual de utilizare Pag. 15 din 23
/square4 Comentarii: exista pontaje (vezi mai jos, “ Pontaje
sistem ”) care se calculeaza in functie de anumite formule
predefinite. In aceasta coloana se afiseaza modul de ca lcul
pentru aceste pontaje.
o Pontaje sistem : prin accesarea incon-ului de expandare , se
vizualizeaza lista variabilelor care sunt calculate implici t de catre
sistem si care sunt utilizate in calculul altor tipuri de pontaje.
Pontajele de sistem nu se introduc in fisa de pontaj d e catre
utilizator.
Exemple de pontaje de sistem: “ Ore minus ” (sunt calculate de
catre sistem pe baza informatiilor de Ore lucrate com pletate in fisa
si a numarului de Ore lucratoare ale lunii), “ Ore lucratoare luna ”
(variabila lunara, calculata in functie de regimul de lucru al
angajatului si de numarul de zile lucratoare prin leg e ale lunii) etc.

Manual de utilizare Pag. 16 din 23
3.3.3 Editarea inregistrarilor de pontaj zilnic

Pentru editarea inregistrarilor de pontaj se realizeaza urmatorii pasi :

1. Se acceseaza meniul ‘Fise pontaj’.

2. Din lista fiselor de pontaj ale angajatilor asignati, se selecteza una sau mai
multe fise (dorite a se edita simultan).
Nota : Utilizatorul Pontator poate edita datele de pontaj zilnic numai daca fisa de
pontaj are status-ul “In asteptare la Pontator ” sau “ Respins de Manager” .
3. Din lista derulanta a actiunilor disponibile (“ Selecteaza actiunea ”) se
selecteaza actiunea “ Edit ”.
• In pagina care se deschide se afiseaza listele de ponta j ale angajatilor
selectati.
Nota : In cazul in care se doreste deselectarea anumitor fise, care nu se
doresc completate, acest lucru se poate realiza prin d ebifarea casutelor
corespunzatoare, din partea stanga a fiecarei fise de p ontaj.
• Se completeaza campul “ Tip pontaj ”: din meniul derulant al tipurilor de pontaj
disponibile se selecteaza tipul de pontaj care va fi int rodus.
4. Se completeaza in continuare campurile:
• “De la data ”;
• “La data ”;
• “Cantitate ”
Nota : In cazul in care se completeaza tipuri de pontaj a ca ror unitate de masura
este “Zi”, campul “Cantitate” este completat implicit de catre aplicatie, cu
valoarea 1.
Observatie : Campurile “De la data”, “La data” se pot selecta auto mat prin click
pe data dorita din prima inregistrare a tabelului (z ilele lunii).
5. Se actioneaza butonul “ Adauga ”. Tipurile de pontaj editate vor fi vizualizate in
listele de pontaj ale angajatilor selectati pentru Ed itare.

Pentru stergerea unui anumit pontaj dintr-o perioada :

Manual de utilizare Pag. 17 din 23
1. In pagina de editare, se completeaza campurile:
• “Tip pontaj ”
• “De la data ”
• “La data ”.
2. Se actioneaza butonul “ Sterge ”. Tipul de pontaj selectat in respectiva perioada
nu se mai afiseaza in fisele de pontaj ale angajatilor selectati.

3.3.4 Trimiterea la aprobare catre manager a datelor de pontaj zilnic
Pentru trimiterea la aprobare catre Manager a datel or de pontaj:
1. Se acceseaza meniul ‘ Fise pontaj’ .
2. Se selecteaza din lista angajatii ale caror fise de p ontaj se doresc a fi transmise
la Manager, cu conditia ca status-ul acestora sa fie ‘ In asteptare la Pontator’ .

2. Se selecteaza din meniul combo de actiuni – ‘ Trimite la aprobare ’ si
actioneaza butonul ‘ Go ’ pentru executarea actiunii selectate.

Manual de utilizare Pag. 18 din 23

3. Se pot completa observatii si se actioneaza butonul ‘ Trimite ‘.

4. Prin accesarea meniului “Fise pontaj ’ se vor vizualiza angajatii ale caror date
de pontaj au fost transmise la Manager cu status-ul mo dificat din ‘ In asteptare
la Pontator ’ in “In asteptare la Manager ”.

3.4 GESTIONAREA CERERILOR DE CONCEDIU SI
INVOIRE
3.4.1 Vizualizarea cererilor de concediu si invoire
Pentru vizualizarea cererilor de concediu :
1. Se acceseaza meniul ‘ Cereri’ .

Manual de utilizare Pag. 19 din 23

2. In pagina care se deschide se afiseaza tabelul cererilo r de concediu si invoire
existente, tabel continand urmatoarele informatii ( Nota : fiecare cap de tabel
este ordonabil, prin click pe numele respectivului cap de tabel):
• “Marca ”: marca angajatului pentru care s-a efectuat cererea;
• “Nume ”: numele angajatului pentru care s-a efectuat cererea ;
• “Prenume ”: prenumele angajatului pentru care s-a efectuat cer erea;
• “Descriere” : contine tipul de pontaj care face obiectul cererii si perioada
vizata ;
• ‘Nr. zile’ : numarul de zile solicitat ;
• “Stare ”: status-ul in care se afla cererea in fluxul de apro bare.
O cerere de concediu si invoire se poate afla intr-unu l din urmatoarele status-
uri:
– “Cerere noua ”: Pontatorul a creat o cerere de concediu si invoire , pe care nu
a trimis-o inca la aprobare Managerului;
– “In asteptare la manager ”: cererea de concediu trimisa de catre pontator
managerului, spre aprobare;
– “Aprobat de manager ”; cererea aprobata de manager;
Nota : in momentul in care Managerul aproba o cerere de c oncediu si invoire,
inregistrarile continute in respectiva cerere se copiaza automat in fisa de pontaj
a angajatului.
– “Respins de manager ”: cererea a fost refuzata de Manager.
• “Istoric ”: la selectarea starii unei cereri se deschide o noua p agina, cu
urmatoarele informatii:
– “Workflow ”: circuitul de aprobare (Cereri de concediu);
– “Status ”: reprezinta fiecare stare in care s-a aflat fisa de pontaj in circuitul de
aprobare;
– “Actiune ”: fiecare actiune efectuata asupra fisei de pontaj, in functie de
status-ul in care s-a aflat;
– “Data creare ”: data la care a fost modificata cererea, in format: luna/zi/an, ora
la care s-a efectuat actiunea;
– “Utilizator ”: utilizatorul care a efectuat actiunea asupra cererii ;
– “Comentarii ”: comentariile inregistrate la fiecare actiune (daca a fost cazul);

Manual de utilizare Pag. 20 din 23

3.4.2 Editarea unei cereri de concediu si invoire
Utilizatorul Pontator poate initia cereri de concediu si invoire pentru angajatii asignati.

Pentru crearea unei cereri de concediu si invoire :
3. Se acceseaza meniul “ Cereri ”.
4. Se selecteaza actiunea “ Initiaza cerere ” din partea superioara stanga a paginii.
5. Se deschide o noua pagina continand lista angajatilor asupra carora utilizatorul
are dreptul. Lista contine urmatoarele informatii ( Nota : fiecare cap de tabel este
ordonabil, prin click pe numele respectivului cap de tabel):
• “Marca ”
• “Nume ”
• “Prenume ”
• “Departament ”
• ‘Functie’
6. Se bifeaza angajatul pentru care se doreste initierea u nei cereri.
7. Se alege optiunea ‘Cerere noua’ din meniul ‘Selecteaza actiunea’
8. In pagina care se deschide se completeaza:
“Cerere pentru ”: se selecteaza din lista tipul de pontaj dorit a se inregistra in
cerere.
Nota : La selectarea tipului de pontaj “ Zile CO , aplicatia afiseaza optiunea
‘Avans CO’ (cu variantele Da si Nu)
• “De la data ”: data de incepere a concediului/invoirii;
• “La data ”: data de sfarsit a concediului/invoirii.
• “Nr. ore ”: in cazul in care se alege tipul de pontaj “Ore invoir e”, se afiseaza si
trebuie completat acest camp.
Nota : prin actionarea butonului “ Vizualizare calendar ” se afiseaza
calendarul pe an, zilele selectate in cerere fiind e videntiate distinct.

7. Se actioneaza butonul “ Adauga ” pentru salvarea inregistrarii sau “ Renunta ”
pentru anularea actiunii.

Manual de utilizare Pag. 21 din 23

8. Daca actiunea de adaugare a fost realizata, inreg istrarea este vizualizata in
tabelul din pagina de cereri.

Pentru stergerea unei cereri de concediu si invoire:
Nota : o cerere de concediu si invoire nu poate fi stearsa de cat in cazul in care
cererea se afla in status-ul “ Cerere noua ”.
1. In pagina de vizualizare a tabelului de cereri de conce diu si invoire (meniul
“Cereri ”), se bifeaza cererea dorita si se alege optiunea ‘S tergere ’ din meniul
derulant ‘Selecteaza actiunea’.
2. Apare posibilitatea de a inregistra comentarii. Se se lecteaza “ Trimite ” pentru
confirmare sau “ Renunta ” daca nu se mai doreste stergerea respectivei cereri.

3. Cererea stearsa nu se mai vizualizeaza in lista cereril or.

3.4.3 Trimiterea la aprobare a cererilor

Pentru trimiterea la aprobare catre Manager a cereri lor de concediu si invoire:
4. Se acceseaza meniul ‘ Cereri’.
5. Se selecteaza din lista cererile care se doresc a fi tra nsmise la Manager, cu
conditia ca status-ul acestora sa fie ‘ Cerere Noua’ .

Manual de utilizare Pag. 22 din 23

6. Se selecteaza din meniul combo de actiuni – ‘ Trimite la aprobare ’ si
actioneaza butonul ‘ Go’ pentru executarea actiunii selectate.

7. Se pot completa observatii si se actioneaza butonul Salveaza.

8. Se revine la meniului “Cereri ’, unde se vizualizeaza cererile care au fost
transmise la Manager cu status-ul modificat din ‘ Cerere Noua ’ in “In asteptare
la Manager ”.

Manual de utilizare Pag. 23 din 23
3.4.4 Printarea formularelor de cerere
Pentru imprimarea formularelor de cereri de concediu si invoire, in vederea semnarii
acestora de catre superiorul direct si al arhivarii la do sarul angajatului:
1. Se acceseaza meniul ‘ Cereri’.
2. Se selecteaza din lista cererile care se doresc a fi pri ntate.
3. Se selecteaza din meniul combo de actiuni – ‘ Print CC’ si actioneaza butonul
‘Go’ pentru executarea actiunii selectate.

4. In fereastra clasica de generare rapoarte care se desc hide se actioneaza
« Open « pentru vizualizarea formularului sau « Save « pentru salvarea acestuia
pe computerul utilizatorului.