Manual de utilizare [600752]

Manual de utilizare
v.1.1

EMOD – Gestiune arhiva el ectronica

06.12.2011
Versi unea 1.0.1

Tel/Fax: +4 (037) 215 2591, +4 (037) 215 2592
Email: IMBS -HostingServicesApp@star –
storage.ro
Web: https://support.star -storage.ro/arsys

Manual de utilizare v.1.1

2

Cuprins

EMOD – GESTIUNE ARHIVA ELEC TRONICA ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 1
SCOPUL DOCUMENTULUI ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …….. 4
AUTENTIFICAREA UTILI ZATORILOR ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………… 5
INTERFATA PR INCIPALA A APLICATEI ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………….. 6
UTILIZATORII SI CAPA BILITATILE LOR ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………… 8
STRUCTURA DE FOLDERE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 9
MANAGEMENT DOCUMENTE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 15
CREARE DOCUMENTE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. . 15
IMPORT DOCUMENTE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. . 22
VIZUALIZAREA UNUI DOC UMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………….. 25
ACTUALIZAREA PROPRIET ATILOR UNUI DOCUMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………. 28
MODIFICARE CONTINUT D OCUMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …….. 31
UTILIZAREA VIEWER DRAGON VIEWER ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 33
VIZUALIZAREA CONTINUT ULUI UNUI DOCUMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………… 35
DOCUMENTE VIRTUALE ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. ERROR ! BOOKMARK NOT DEFINED .
Creare document virtual ………………………….. ………………………….. ……………….. Error! Bookmark not defined.
Adaugare document copil ………………………….. ………………………….. …………….. Error! Bookmark not defined.
Eliminare document copil ………………………….. ………………………….. …………….. Error! Bookmark not defined.
Reordonare documente copii ………………………….. ………………………….. ……….. Error! Bookmark not defined.
Creare snapshot ………………………….. ………………………….. ………………………….. ….. Error! Bookmark not defined.
Blocare snapshot ………………………….. ………………………….. ………………………….. … Error! Bookmark not defined.
Blocare snapshot ………………………….. ………………………….. ………………………….. … Error! Bookmark not defined.
Conversie document virtual in document simplu ………………………….. ….. Error! Bookmark not defined.
EXPORT CONTINUT IN AF ARA APLICATIEI ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………………. 35
STERGEREA LOGICA A UN UI DOCUMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 36
STERGEREA FIZICA UNUI DOCUMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 39
MANAGEMENT FOLDER ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …….. 41
CREAREA UNUI FOLDER ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………… 41
CREARE DOSAR LOC CONSUM ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………. 42
CREARE DOSAR INVESTITIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………. 46
STERGEREA UNUI FOLDER ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………. 48
VIZUALIZARE /EDITARE PROPRIETATI DOSAR LOC CONSUM ………………………….. ………………………….. …………………………. 49
VIZUALIZARE /EDITARE PROPRIETATI DOSAR INVESTITIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 50
MANAGEMENT LISTE VAL ORI ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………. 52
VIZUALIZARE ELEMENTE LISTA VALORI ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. .. 53
VIZUALIZARE ELEMENTE N16 – LOCURI DE CONSUM ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………. 55
VIZUALIZARE ELEMENTE N17 – INSTALATII ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………. 57
VIZUALIZARE ELEMENTE N18 – CLIENTI DISTRIBUTIE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 59
ADAUGARE ELEMENT NOU ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……………………. 62
INVALIDARE / VALIDARE ELEMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……… 64
EDITARE ELEMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ….. 65

Manual de utilizare v.1.1

3 STERGERE ELEMENT ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. … 67
RAPOARTE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. 69
STATISTICA PE TIPURI DE DOCUMENTE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. … 69
STATISTICA PE USER , TIPURI DE DOCUMENTE , PE O ANUMITA PERIOAD A DE TIMP ………………………….. …………………….. 72
STATISTICA CU DOCUMEN TE STERSE ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ……. 75
CAUTARE SIMPLA ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………. 78
CAUTARE AVANSATA ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………………………….. ………… 79
DEPANARI SI CAZURI S PECIALE ………………………….. ………………………….. ………………………….. …………………… 81

Manual de utilizare v.1.1

4 Scopu l d ocumentului

Acest document intentioneaza sa ofere utilizatorilor aplicatiei o vedere de ansamblu
a functionalitatilor aplicatiei .

Manual de utilizare v.1.1

5 Autentificarea utilizatoril or

Pentru autentificarea in aplicati e trebuie completate campurile „ Nume ”, „Parola ” si
apoi accesat butonul „ Autentificare ” . Apasand pe linkul ,, [+] Mai multe optiuni ”
va deveni disponibila optiunea de alegere a limbii folosite in aplicatie. Daca se
doreste ascunderea optiunilor suplimentare se va apasa „ [-] Ascunde optiuni ”.

Figura 1 – Autentificarea in aplicatie

In cazul in care ati uitat numele de utilizator si/sau parola sau aveti probleme cu
autentificarea in aplicatie contactati administratorul aplicatiei. Cele mai comune
cauze ce duc la imposibilitatea intrarii in aplicatie sunt:
tastarea parolei incorect (poate tasta CAPS -LOCK este activata?);
tastarea repetata a parolei in mod incorect ceea ce a dus la o blocare
temporara a contului de utilizator;
„Nume ” si „ Parola ” sunt case sensitive , adica se face difere nta intre
majuscule si minuscule – asigurati -va ca ati tastat aceste date exact in
formatul in care au fost setate.

Manual de utilizare v.1.1

6 Interfata principala a aplicatei

Dupa conectare, utilizatorului ii va fi prezentata urmatoarea interfata:

Figura 2 – Interfata principala

In figura de mai sus sunt prezentate elementele principale ale aplicatiei:
1. Cautare documente
2. Iesire din aplicatie
3. Meniurile aplicatiei
4. Arborele de navigare si structura de foldere
5. Lista documente
6. Linkul catre continutul unui d ocument

1. Cautare documente

Aplicatia ofera utilizatorilor posibilitatea de a cauta rapid documente sau de a
executa cautari complexe prin functionalitatile de cautare simpla si cautare
avansata. Pentru inceperea cautarii simple se va introduce in campul de cautare
sirul de caractere dorit si se va apasa butonul
, iar pentru utilizarea
functionalitatii de cautare avansata se va apasa butonul
.

2. Iesire din aplicatie

Butonul de „Logout” permite utilizatorului sa se deconecteze de la aplicatie.
3. Meniurile a plicatiei
Prezinta modalitatea de access la functiile aplicatiei.

Manual de utilizare v.1.1

7 4. Arborele de navigare si structura de foldere
Arborele de navigare este folosit pentru a explora folderele si documentele
aplicatiei.
5. Lista documente
Lista documentelor reprezinta continutu l folderului selectat.
Lista documentelor poate fi sortata in orice moment dupa coloane printr -un simplu
click pe numele coloanei (de exemplu: dupa Nume ).
Numarul de documente afisat pe pagina poate fi ales folosind selectia din coltul din
dreapta sus (Ele mente pe pagina).
6. Link -ul catre continutul unui document
Efectuand dublu click pe denumirea unui document se va accesa continutul acestuia.

Manual de utilizare v.1.1

8 Utilizatorii si capabilitatil e l or

Aplicatia destinata Gestiunii Arhivei Electronice va putea fi accesata de uti lizatori
care au unul din rolurile prezentate in continuare.
La nivel global in aplicatie vor fi definite rolurile:
Utilizator vizualizare – detine doar drepturi de vizualizare continut/ metadate
atasate documentelor stocate pe structura entitatii organiza tionale, de navigare in
structura arborescenta, are acces la cautarea simpla si avansata si are posibilitatea
de download a continutului documentelor stocate pentru care a primit drepturi;
Utilizator creare – detine in plus fata de utilizatorul vizualizare si drepturi de
creare/import documente, modificare metadate/continut le documentelor stocate,
in functie de permisiunile de acces;
Utilizator stergere – detine in plus fata de utilizator creare drepturi de stergere
document;
Administrator de business – detine toate drepturile unui utilizator stergere si in
plus poate gestiona matricea de control al accesului si nomenclatoarele solutiei;
Administrator sistem – detine in plus fata de adinistratorul de business drepturi
de administrare tehnica a platformei Do cumentum.

Manual de utilizare v.1.1

9 Structura d e fol d ere

In cadrul aplicatiei documentele sunt grupate in functie de categoria acestora.
Pentru fiecare categorie de documente structura de foldere va fi creata automat pe
baza unor reguli astfel:

1. Structura pentru documentele din categoria „ AA_AVIZ AMPLASAMENT ”:

Nivel 1: Folder radacina (cabinet ) „ Emod – Arhiva Electronica ”;
Nivel 2: Folder „ Categorie ” – creat automat dupa metadata „ Nume Categorie
document” .
Nivel 3: Folder „ Judet ” – creat automat dupa metadata „ Judet ”.
Nivel 4: Folder „ An calendaristic ” – creat automat dupa metadata „ Data
document ”.
Nivel 5: Documente.

Exemplu :

EMOD – Arhiva Electronica -> folder
AA_AVIZ AMPLASAMENT -> folder
o Bacau -> folder
 2011 -> folder
Document 1 -> document din categoria „ Aviz
Amplasament ”
Document 2

2. Structura pentru documentele din categoria „ ACCES RETEA CLIENTI ”:

Nivel 1: Folder radacina (cabinet ) „ Emod – Arhiva Electronica ”;
Nivel 2: Folder „ Categorie ” – creat automat dupa metadata categorie document
„Nume Categorie document” .
Nivel 3: Folder Subregiune – creat automat dupa valoarea metadatei „ Subregiune ”.
Nivel 4: Folder Statie – creat automat dupa valoarea metadatei „ Statie ”;
Nivel 5: Folder Linie – creat automat dupa valoarea metadatei „ Linie ”;
Nivel 6: Folder Post – creat automat dupa valoarea metadatei „ Post ”;
Nivel 7: Folder Plecare – creat automat dupa valoarea metadatei „ Plecare ”;
Nivel 8: Folder Stalp_Firida – creat automat dupa valoarea metadatei „ Stalp_Firida ”
Nivel 9: Folder Dosar Loc Consum – creat automat dupa valoarea me tadatei
„Cod_Loc_Consum” ;

Exemplu:

EMOD – Arhiva Electronica -> folder
ACCES RETEA CLIENTI -> folder
o Iasi Exterior -> folder

Manual de utilizare v.1.1

10  Iasi Sud -> folder
LEA 20 kV Iasi Sud – Tutova -> folder
o PT 2 Tutova -> folder
 5 -> folder
5.72.14 -> folder
o 5001348172 -> folder de
tip Error! Reference
source not found. (Error!
Reference source not
found .)
 Document 1 ->
document din
Categoria ACCES
RETEA CLIENTI”
 Document 2

Nota:
Daca o metadata din care se alcatuieste structura de foldere pe nivelele 4 -8
lipseste atunci in cadrul aplicatiei nivelul respectiv de folder nu se va crea.

3. Structura pentru documentele din categoria „ ECHIPAMENTE DE MASURA ”

Nivel 1: Folder radacina (cabinet ) „ Emod – Arhiva Electronica ”;
Nivel 2 : Folder Categori e – creat automat dupa valoarea metadatei „ Nume
Categorie document ”.
Nivel 3: Folder Denumire tip document – creat automat dupa valoarea metadatei
„Denumire tip document ”.
Nivel 4: Folder An calendaristic – creat automat dupa valoarea anului din metadata
„Data document ”.
Nivel 5: Folder Luna calendaristica – creat automat dupa valoarea lunii din
metadata „ Data document ”. Acest nivel de folder este valabil doar pentru
documentele de tip „ Buletin Verificare Metrologica ” si „ PV predare primire
echipamente masu ra”.
Nivel 6: Lista documente asociate categoriei „ ECHIPAMENTE DE MASURA ”

Exemplu:

EMOD – Arhiva Electronica -> folder
ECHIPAMENTE DE MASURA -> folder
o Buletin Verificare Metrologica -> folder
 2011 -> folder
IUNIE -> folder
o Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”
o Document 2

Manual de utilizare v.1.1

11 o PV predare primire echipamente masura -> folder
 2010 -> folder
IUNIE -> folder
o Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”

4. Structura pentru documentele din categoria „ INVESTITII ”

Nivel 1: Folder radacina (cabinet ) „ Emod – Arhiva Electronica ”;
Nivel 2 : Folder Categorie – creat automat dupa valoarea metadatei „ Nume
Categorie document ”.
Nivel 3: Folder An calendaristic – creat automat dupa valoarea anului din metadata
„Data document ”.
Nivel 4: Folder Dosar Investitie – creat automat dupa valoarea metadatei
„Denumire investitie”.
Nivel 5: Lista documente asociate categoriei „ INVESTITII ”.

Exemplu:

EMOD – Arhiva Electronica -> folder
INVESTITII -> folder
o 2011 -> folder
 Implementare sistem EMS_DMS_Scada -> folder de tip Error!
Reference source not found. (Error! Reference source not
found. )
– Document 1 -> document din ca tegoria „ INVESTITII ”

5. Structura pentru documentele din categoria „ MANUALE_SPECIFICATII ”

Nivel 1: Folder radacina (cabinet ) „ Emod – Arhiva Electronica ”;
Nivel 2 : Folder Categorie – creat automat dupa valoarea metadatei „ Nume
Categorie document ”.
Nivel 3: Folder Denumire tip document – creat automat dupa valoarea metadatei
„Denumire tip document ”.
Nivel 4: Folder An calendaristic – creat automat dupa valoarea anului din metadata
„Data document ”.
Nivel 5: Lista documente asociate categoriei „ MANUALE_SPECIFI CATII ”

Exemplu:

EMOD – Arhiva Electronica -> folder
MANUALE_SPECIFICATII -> folder
o Manuale tehnice -> folder
 2011 -> folder

Manual de utilizare v.1.1

12
Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”
Document 2
o Specificatii si standarde per imate -> folder
 2010 -> folder
Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”

6. Structura pentru documentele din categoria
„RECLAMATII_SESISARI_CERERI ”

Nivel 1: Folder radacina “ EMOD – Arhiva El ectronica ”
Nivel 2: Folder Categorie – creat automat dupa valoarea metadatei „ Nume
Categorie document .
Nivel 3: Folder Denumire tip document – creat automat dupa valoarea metadatei
„Denumire tip document ”
Nivel 4: Folder An calendaristic – creat automat du pa valoarea „yyyy” din metadata
„Data numar R_S_C .
Nivel 5: Folder Luna calendaristica – creat automat dupa valoarea „mm” din
metadata „ Data numar R_S_C” ; se completeaza cu numele lunii calendaristice.
Nivel 6: Lista documente asociate categoriei „ RECLAMAT II_SESISARI_CERERI ”.

Exemplu:

EMOD – Arhiva Electronica -> folder
RECLAMATII_SESISARI_CERERI -> folder
o Reclamatii -> folder
 2011 -> folder
Iunie -> folder
o Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”
o Document 2
o Sesizari -> folder
 2010 -> folder
Februarie -> folder
o Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”
o Document 2

7. Structura pentru documentele din categoria „ SOLICITARI
ACHIZITII_CONTRACTE_RAPORTARI ”

Nivel 1: Folder radacin a “EMOD – Arhiva Electronica ”
Nivel 2: Folder Categorie – creat automat dupa valoarea metadatei „Nume Categorie
document”.

Manual de utilizare v.1.1

13 Nivel 3: Folder Denumire tip document – creat automat dupa valoarea metadatei
„Denumire tip document”
Nivel 4: Folder An calendaristi c – creat automat dupa:
 valoarea „yyyy” din metadata „ An solicitare” pentru documentele de tip
„Solicitari achizitie lucrari investitii” si „Solicitari achizitie lucrari
mentenanta.
 valoarea „yyyy” din metadata < Data contract > pentru documentele de tip
„Contracte mentenanta” si „Contracte investitii”.
 valoarea „yyyy” din metadata < Anul emiterii > pentru documentele de tip
„Programe_ raportari”.
 pentru documentele de tip „ Solicitari achizitie materiale”, „Solicitari NCS”,
„Calamitati” acest nivel de folder n u este creat.
Nivel 5: Lista documente asociate categoriei „ SOLICITARI
ACHIZITII_CONTRACTE_RAPORTARI ”.

Exemplu:

EMOD – Arhiva Electronica -> folder
SOLICITARI ACHIZITII_CONTRACTE_RAPORTARI -> folder
o Solicitari achizitie lucrari investitii -> folder
 2011 -> folder
Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”
Document 2
o Solicitari achizitie materiale -> folder
Document 1 -> document de tip „ Error! Reference
source not found. ”
Document 2

8. Structura pentru documentele din categoria „ Docume nt nou ”:

Documentele de acest tip se vor linka in functie de metadatele completate:

8.1 Daca se completeaza metadata „ Cod loc consum ” se vor linka astfel:

Nivel 1: Folder radacina “ EMOD – Arhiva Electronica ”
Nivel 2: Folder Categorie – creat automat dupa va loarea metadatei „Categorie
document”.
Nivel 3: Folder Subregiune – creat automat dupa valoarea metadatei „ Subregiune ”.
Nivel 4: Folder Statie – creat automat dupa valoarea metadatei „ Statie ”;
Nivel 5: Folder Linie – creat automat dupa valoarea metadatei „ Linie ”;
Nivel 6: Folder Post – creat automat dupa valoarea metadatei „ Post ”;
Nivel 7: Folder Plecare – creat automat dupa valoarea metadatei „ Plecare ”;
Nivel 8: Folder Stalp_Firida – creat automat dupa valoarea metadatei „ Stalp_Firida ”

Manual de utilizare v.1.1

14 Nivel 9: Folder Dosa r Loc Consum – creat automat dupa valoarea metadatei
„Cod_Loc_Consum” ;
Nivel 10 : Documente.

Nota:
Daca o metadata din care se alcatuieste structura de foldere pe nivelele 3 -8
lipseste atunci in cadrul aplicatiei nivelul respectiv de folder nu se va crea.

8.2 Daca se completeaza metadatele „Judet” si „Localitate” documentul se va
linka astfel:

Nivel 1: Folder radacina “ EMOD – Arhiva Electronica ”
Nivel 2: Folder Categorie – creat automat dupa valoarea metadatei „Categorie
document”.
Nivel 3 : Documente de ti p „Document nou”.

Manual de utilizare v.1.1

15 Management Documente

Creare Documente

Aceasta functionalitate poate fi efectuata de catre un utilizator drept de creare
documente, de stergere documente, Administrator de business sau Administrator
sistem .

Pentru crearea unui documen t se va acces a din meniu optiunea Fisier
NouDocument , ca in figura urmatoare:

Figura 3 – Creare document

Va fi afisata urmatoarea fereastra in care utilizatorul va select a tipul documentului:

Manual de utilizare v.1.1

16

Figura 4 – Selectare tip document

Dupa selectarea tipului de document se va apasa butonul „ Urmator ”. Urmatoarea
interfata va fi afisata:

Manual de utilizare v.1.1

17

Figura 5 – Creare document nou

Pentru a salva documentulul utilizatorul va trebui sa completeze corespunzator
toate metadatele obligatorii (macarcate cu un asterix de culoare rosie). In cazul in
care nu a fost completat un camp obligatoriu sau a fost completat necorespunzator
aplicatia va returna un mesaj de avertizare.

Pentru adaugarea unui „ Cod L oc Consum ” exista doua posibilitati:
1. Utilizatorul va introduce codul in campul „ Cod Loc Consum ” si va apasa
butonul „ Valideaza ”. Daca locul de consum este corect, aplicatia va completa
automat metadatele specifice locului de consum:

Manual de utilizare v.1.1

18

Figura 6 – Metadate cod loc consum

2. Pentru a se folosi interfata de cautare cod loc consum se va apasa butonul
„Cauta ” si se va select a un loc de consum . Urmatoarea interfata va fi afisata:

Figura 7 – Cautare Cod loc consum

Manual de utilizare v.1.1

19 Pentru selectarea numelui clientului indirect in metadata „ Nume client indirect ” se
apasa butonul „ Cauta ” (in prealabil a fost selectata o optiune pentru metadata „ CUI
Client Distributie ”. Urmatoarea interfata va fi afisata:

Figura 8 – Cautare Client distributie

In aceasta interfata utilizatorul va avea posibilitatea de a limit a numarul rezultatelor
folosind filtrul „ Incepe cu ” si apasand butonul „ Cauta ”. Pentru confirmarea selectiei
se va apasa butonul „ OK”.

Nota :
In cazul de fata metadatele „ CUI Client Distributie”, „Nume client indirect”,
„Cod judet loc consum distributie” si „Cod loc consum distributie” trebuie
completate in ordinea afisata .

Dupa ce toate metadatele obligatorii au fost completate intr -un mod corespunzato r,
pentru salvarea documentului utilizatorul va apasa butonul „ Sfarsit ”.

In cazul in care documentul are aceleasi criterii de unicitate cu un alt document din
sistem utilizatorul va fi avertizat si va putea selecta un n umar volum nou pentru
documentul in cauza astfel:

Manual de utilizare v.1.1

20 Daca documentul contine metadata „ Numar Volum ”, utilizatorul are posibilitatea de
a salv a document ul cu un nou n umar volum:

Figura 9 – Confirmare salvare document

Pentru salvarea documentului cu un nou numar vol um se va apasa butonul „ OK”.
Metadata „ Numar Volum ” face parte din numele documentului (astfel se va putea
face diferenta intre documentele cu aceleasi criterii de unicitate).

Daca documentul nu contine metadata „ Numar Volum ”, utilizatorul este nevoit sa
modifice cel putin unul dintre criteriile de unicitate astfel incat documentul sa aiba
criterii de unicitate unice in cadrul sistemului.

Figura 10 – Mesaj atentionare unicitate

Manual de utilizare v.1.1

21
Nota :
Pentru tipul „Document Nou” utilizator ul este nevoit sa selecteze si „ Tipul
documentului ” unde vor fi afisate toate tipurile custom:

Figura 11 – Selectare tip document

Manual de utilizare v.1.1

22 Import Documente

Aceasta functionalitate poate fi efectuata de catre un utilizator drept de creare
documente, de stergere documente, Administrator de business sau Administrator
sistem .

Pentru a importa unul sau mai multe documente utilizatorul va selecta optiunea
Fisier  Import , ca in figura urmatoare:

Figura 12 – Import doc umente

Va fi afisata u matoarea interfata , aici utilizatorul va adauga documentele care vor fi
importate in cadrul sistemului:

Manual de utilizare v.1.1

23

Figura 13 – Selectare fisiere

Pentru a continua se va apasa butonul „ Urmator ” pentru inceperea proce sului de
completare a metadatelor. De asemenea utilizatorul esva fite nevoit sa selecteze
tipul documentului pentru fiecare fisier adaugat in container.

Manual de utilizare v.1.1

24

Figura 14 – Import documente

Utilizatorul va completa corespunzator cel p utin metadatele obligatorii si va apesa
butonul „ Urmator ”, in caz contrar aplicatia va returna un mesaj de avertizare
pentru fiecare camp completat necorespunzator sau necompletat.
Cand se va ajunge la ultimul fisier adaugat in lista, butonul „ Termina ” va deveni
disponibil. Pentru salvarea documentelor se va apasa acest buton.

Nota:
1. Functionalitatea de import tine cont de unicitatea documentelor. Daca
metadatele introduse de utilizator contrazic criteriile de unicitate, aplicatia va
returna un mesaj de ave rtizare in functie de metadata numar volum:
– Daca aceasta exista, utilizatorul va avea posibilitatea sa creeze
documentul cu un nou numar volum.
– Daca aceasta nu exista, utilizatorul trebuie sa schimbe cel putin un
criteriu de unicitate astfel incat criterii le de unicitate ale documentului
sa nu fie aceeleasi cu ale unui alt document existent in sistem.
Pentru mai multe informatii va rugam consultati paragraful despre unicitate
din subcapitolul „ Creare Documente ”.
2. De asemenea utilizatorul are posibilitatea s a adauga un folder de pe hard disk –
ul local care contine mai multe fisiere folosind functionalitatea „ Adaugare
dosare ” .

Manual de utilizare v.1.1

25 Vizualizarea unui document

Pentru vizualizarea proprietatilor unui document utilizatorul va naviga pana in
locatia documentului, va se lecta documentul si va efectua click dreapta pe numele
acestuia. Din meniul contextual aparut va selecta optiunea „ Proprietati ”:

Figura 15 – Proprietati document

Fereastra de proprietati va aparea iar utilizatorul va putea vizu aliza sau modifica
atributele documentului in functie de permisiuni:

Manual de utilizare v.1.1

26

Figura 16 – Proprietatile unui document

Daca utilizatorul va avea drept doar de vizualizare, toate metadatele vor fi
needitabile:

Manual de utilizare v.1.1

27

Figura 17 – Vizualizare proprietati

Manual de utilizare v.1.1

28 Actualizarea proprietatilor unui document

Pentru editarea proprietatilor unui document utilizatorul va naviga pana in locatia
documentului, va selecta documentul si va efectua click dreapta pe numele acestuia.
Din m eniul contextual aparut va selecta optiunea „ Proprietati ”:

Nota:
Utilizatorii care fac parte din rolul de vizualizare (ss_emod_view_users_role) nu
vor putea modifica proprietatile unui document.

Figura 18 – Proprietati document

Fereastra de proprietati va aparea iar utilizatorul va putea vizualiza sau modifica
atributele documentului in functie de permisiuni:

Manual de utilizare v.1.1

29

Figura 19 – Proprietatile unui document

Utilizatorul va modific a metadatele dorite si va apesa butonul „ OK” pentru salvarea
acestora. In cazul in care valorile introduse nu sunt corespunzatoare sau un camp
obligatoriu nu este completat, aplicatia va returna un mesaj de avertizare.

In cazul in care documentul are aceleasi criterii de unicitate c u un alt document din
sistem utilizatorul va fi avertizat si va putea selecta un n uma r volum nou pentru
documentul in cauza astfel:

Manual de utilizare v.1.1

30 Daca documentul contine metadata „ Numar Volum ”, utilizatorul are posibilitatea de
a salva document ul cu un nou n uma r volum:

Figura 20 – Confirmare salvare document

Pentru salvarea documentului cu un nou numar volum se va apasa butonul „ OK”.
Metadata „ Numar Volum ” face parte din numele documentului (astfel se va putea
face diferenta intre documente le cu aceleasi criterii de unicitate).

Daca documentul nu contine metadata „ Numar Volum ”, utilizatorul va fi nevoit sa
modifice cel putin unul dintre criteriile de unicitate astfel incat documentul sa aiba
criterii de unicitate unice in cadrul sistemului.

Figura 21 – mesaj atentionare criterii unicitate

In cazul in care doi utilizatori acceseaza simultan proprietatile aceluiasi document,
documentul va fi salvat cu proprietatile stabilite de primul utilizator care salveaza
docum entul. Al 2 -lea utilizator va fi informat ca un alt utilizator a modificat acel
document si nu va putea suprascrie informatiile.

Manual de utilizare v.1.1

31 Modificare continut document

Pentru a modifica continutul unui document, utilizatorul va naviga pana in locatia
acestuia s i va select a optiunea File  Checkout . In acest moment sistemul va bloca
pentru editare documentul selectat.
Se va selecta optiunea File  Check in :

Figura 22 – Check In document

Urmatoarea interfata va fi afisata:

Manual de utilizare v.1.1

32

Figura 23 – Check In document

In campul „ Check in din acest fisier ” se va selecta noul continut (fisier).

Pentru confirmarea actiunii se va apasa butonul „ OK”. Daca nu se mai doreste
modificarea continutului pentru documentul respectiv se va apasa butonul
„Renunta ” iar in structura de foldere se va selecta documentul care inca se afla in
starea „ Check out ” si se va apasa File  Anuleaza Check out .

Manual de utilizare v.1.1

33 Utilizarea viewer Dragon Viewer

Pentru a vizualiza atat proprietatile cat si continutul u nui document in aceeasi
interfata, utilizatorul va naviga pana in locatia documentului, va selecta documentul
si va efectua click dreapta pe numele acestuia. Din meniul contextual aparut va
selecta optiunea „ Vizualizare document ”:

Figura 24 – Vizualizare continut si metadate

Va fi afisata urmatoarea fereastra, in care se v or putea vizualiza atat continutul
documentului , cat si metadatele asociate. Componenta permite doar vizualizarea
documentului nu si editarea acestuia (continu t, metadate).

Manual de utilizare v.1.1

34

Figura 25 – Vizualizare continut si metadate in aceeasi interfata

Manual de utilizare v.1.1

35 Vizualizarea continutului unui document

Pentru a putea vizualiza continutul unui document, utilizatorul trebuie sa aiba cel
putin drept de vizualizare pe documentul respectiv.

Pentru a vizualiza continutul unui document utilizatorul poate proceda in mai multe
moduri:

1. Navigheaza pana in locatia in care se gaseste documentul, efectueaza click –
dreapta pe numele acestuia si din meniul contextual alege optiunea
„Deschidere cu aplicati e locala ”.
2. Navigheaza pana in locatia in care se gaseste documentul, selecteaza
documentul si din meniul Fisier alege optiunea „ Deschidere cu aplicati e
locala ”.
3. Navigheaza pana in locatia in care se gaseste documentul si efectueaza
dublu -click pe numele acestuia.

Export continut in afara aplicatiei

Pentru a exporta documentul in afara aplicatiei, utilizatorul trebuie sa navigheze
pana in locatia documentului, sa -l selecteze si sa aleaga optiunea File  Export ca
in figura de mai jos:

Utilizatorul va alege calea fizica unde se va salva documentul (continutul acestuia).

Manual de utilizare v.1.1

36 Stergerea logica a unui document

Pentru a putea sterge logic un document, utilizatorul trebuie sa faca parte cel putin
dintr-un grup cu drept de s tergere, Business Administrator sau Sistem
Administrator .

Pentru a sterge logic un document utilizatorul va navig a in locatia acestuia, va apasa
click dreapta pe numele documentului, iar din meniul contextual va selecta optiunea
„Sterge logic ”:

Figura 26 – Stergere logica

Urmatoarea fereastra va fi afisata:

Manual de utilizare v.1.1

37

Figura 27 – Confirmare stergere

Pentru a confirma operatia de stergere logica se va apasa butonul „ OK”, daca se
doreste sa se renunte la aceasta operatie se va apasa butonul „ Renunta ”.

Documentul va fi mutat (sters logic) din structura sa in folder -ul „EMOD – Arhiva
Electronica  _DOCUMENTE STERSE ”.

Pentru a anula operatia de stergere logica, utilizator ul va naviga in folder -ul
„_DOCUMENTE STERS E” , va selecta documentul si va alege optiunea „ Anuleaza
stergere logica ” din meniul contextual ca in imaginea de mai jos:

Figura 28 – Anulare stergere logica

Urmatoarea fereastra va fi afisata:

Manual de utilizare v.1.1

38

Figura 29 – Confirmare anulare stergere logica

Pentru a confirma operatia se va apasa butonul „ OK”, iar pentru se va apasa butonul
„Renunta .

Dupa anularea stergerii logice, documentul va reveni in structura aferenta acestuia
(locatia de unde a fost sters lo gic).

Manual de utilizare v.1.1

39 Stergerea fizica unui document

Pentru a sterge fizic un document utilizatorul va naviga in locatia acestuia, va apasa
click dreapta pe numele documentului, iar din meniul contextual va selecta optiunea
„Sterge ”:

Nota:
Utilizatorul trebuie sa faca parte din unul din urmatoarele grupuri:
ss_emod_business_admi n_role, ss_emod_system_admin_role,
ss_emod_delete_users_role.

Figura 30 – Stergere documet

Urmatoarea fereastra va fi afisata:

Manual de utilizare v.1.1

40

Figura 31 – Stergere document

Pentru a sterge documentul se va apasa butonul „ OK”.

Manual de utilizare v.1.1

41 Management fol d er
Crearea unui folder
Aceasta functionalitatea poate fi e fectuata de catre un utilizator cu drept de
Administrator de business sau Administrator sistem . Acestia v or avea
posibilitatea de creare folder doar in cadrul categoriilor nou create care nu au
completata metadata „ Cod loc consum ”.

Pentru a crea un folder se va accesa meniul Fisier  Nou  Folder :

Figura 32 – Creare folder

Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Manual de utilizare v.1.1

42 Utilizatorul va comple ta campul „ Nume ” si va selecta din lista „ Tip” optiunea
„EMOD Folder (ss_emod_folder) ” apoi va apasa butonul „ Urmator ”.
Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Figura 33 – Folde r nou

Pentru ca folderul sa fie creat in sistem se va apasa butonul „ Sfarsit ”.

Creare Dosar Loc Consum

Aceasta functionalitatea poate fi efectuata de catre un utilizator cu drept de
Administrator de business sau Administrator sistem . Acestia vor avea
posibilitatea de creare folder doar in cadrul categoriilor nou create care nu au
completata metadata „ Cod loc consum ”.

Pentru a crea un folder se va accesa meniul Fisier  Nou  Folder :

Manual de utilizare v.1.1

43

Figura 34 – Creare Dosar Loc Consum

Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Figura 35 – Selectare Dosar loc consum

Utilizatorul va completa campul „ Nume ” si va selecta din lista „ Tip” optiunea
„Dosar Loc Consum (ss_emod_dosar_lc) ” apoi va apasa butonul „ Urmator ”.
Va fi af isata urmatoarea fereastra:

Manual de utilizare v.1.1

44

Figura 36 – Completare metadate

Pentru ca folderul sa fie creat in sistem utilizatorul va adauga un cod loc consum si
va apasa butonul „ Sfarsit ”.

Pentru adaugarea unui loc de consum exista doua posi bilitati:

– se introduce codul unui loc de consum dupa care se apasa butonul
„Valideaza ”. Daca locul de consum asociat codului exista atunci metadatele
locului de consum se vor completa automat cu valorile din locul de consum;

– se cauta un loc de consum fol osind interfata de cautare ce apare la apasarea
butonului „ Cauta ”. Cautarea se poate face dupa diverse criterii. Rezultatele
vor fi afisate intr -un tabel. Pentru a selecta un loc de consum se va seta bifa
corespunzatoare locului de consum si se va apasa bu tonul „ OK”.

Manual de utilizare v.1.1

45

Figura 37 – Cautare loc consum

Nota :
– Exista trei filtre obligatorii: Denumire Judet , Denumire Localitate si Nume
Strada . Pentru vizualizarea acestora se va accesa link -ul „Cautare avansata ”.
– Filtrele optionale (ex. Apartament) se folosesc astfel:
1. Se selecteaza campul dupa care se doreste sa se realizeze filtrarea (ex.
Apartament)
2. Se selecteaza operatorul (Egal, Diferit, Contine, Incepe cu)
3. Se introduce manual textul specific campului selectat anterior ce se
doreste a fi cautat
4. Se apasa butonul
pentru a se adauga filtrul. Datele introduse se vor
adauga automat intr -un tabel.
5. Daca se doreste introducerea altor filtrari se reia pasul 1. Intre diferitele
filtre introduse exista operatorul SI logic.

6. Stergerea filt relor introduse anterior se realizeaza prin apasarea
butonului
din tabel.

– In cazul in care se doreste ascunderea formei de cautare (ex. atunci cand s -au
introdus multe filtre) se actioneaza butonul
.

Manual de utilizare v.1.1

46 Creare Dosar Investitie

Aceasta functionalitatea p oate fi efectuata de catre un utilizator cu drept de
Administrator de business sau Administrator sistem . Acestia vor avea
posibilitatea de creare folder doar in cadrul categoriilor nou create care nu au
completata metadata „ Cod loc consum ”.

Pentru a crea un folder se va accesa meniul Fisier  Nou  Folder :

Figura 38 – Folder nou

Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Manual de utilizare v.1.1

47

Figura 39 – Creare Dosar investitie

Utilizatorul va completa campul „ Nume ” si va selec ta din lista „ Tip” optiunea
„Dosar Investitie (ss_emod_dosar_inv) ” apoi va apasa butonul „ Urmator ”.
Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Figura 40 – Completare metadate

Utilizatorul va completa cel putin campurile obligatorii si va apasa butonul „ Sfarsit ”.

Manual de utilizare v.1.1

48 Stergerea unui folder

Aceasta functionalitatea poate fi efectuata de catre un utilizator cu drept de
Administrator de business sau Administrator sistem .

Pentru a strege un dosar se va naviga in structura de foldere pana la dosarul care se
doreste sters, se va selecta acesta si se va accesa optiunea „ Sterge ” din meniul
contextual.

Figura 41 – Stergere folder

Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Figura 42 – Stergere folde r

In fereastra de mai sus se vor bifa optiunile dorite si se va apasa butonul „ OK”.

Manual de utilizare v.1.1

49 Vizualizare/editare proprietati D osar Loc Consum

Toti utilizatorii din grupul ss_emod _all_users_group vor avea dreptul de a vizualiza
proprietatile dosarului locului de consum .
Doar utilizatorii cu drept de Administrator de business sau Administrator sistem
vor avea dreptul de editare proprietatile dosarului locului de consum.

Pentru a vizualiza proprietatile unui dosar asociat unui loc de consum utilizatorul va
naviga pana la locatia dosarului, va selecta dosarul si va efectua click dreapta pe
numele acestuia. Din meniul contextual aparut va selecta optiunea „ Proprietati ”:

Figura 43 – Proprietati

Va fi afisata u rmatoarea fereastra, in care utilizatorul va putea vizualiza si/sau edita
proprietatile unui dosar in functie de drepturile pe care le are :

Manual de utilizare v.1.1

50

Figura 44 – Vizualizare atribute dosar loc de consum

Pentru a salva modificarile efectuate se va apasa butonul „ OK”.

Vizualizare/editare proprietati Dosar Investitie

Toti utilizatorii din grupul ss_emod_all_users_group vor avea dreptul de a vizualiza
proprietatile dosarului investitie.
Doar utilizatorii cu drept de Administrator de business sau Administrator sistem
vor avea dreptul de a edita proprietatile dosarului investitie.

Pentru a vizualiza proprietatile unui dosar investitie utilizatorul va naviga pana la
locatia dosarului, va selecta dosarul si va efectua click dreapta pe numele acestuia.
Din meniul context ual aparut va selecta optiunea „ Proprietati ”:

Manual de utilizare v.1.1

51

Figura 45 – Vizualizare proprietati Dosar Investitie

Va fi afisata urmatoarea fereastra, in care utilizatorul va putea vizualiza si/sau edita
proprietatile unui dosar in functie de drepturile pe care le are :

Figura 46 – Vizualizare proprietati Dosar Investitie

Pentru a salva modificarile efectuate se va apasa butonul „ OK”.

Manual de utilizare v.1.1

52 Management liste val ori

Listele de valori vor putea fi administrate de catre utilizatorii cu drept de
Administrator de business sau Administrator sistem.

Aplicatia contine urmatoarele tipuri de liste de valori:

Liste de valori gestionate de aplicatie – administratorul poate adauga, edita,
valida/invalida sau sterge elemente din lista de valori.
Liste de valori actualizabile automat in baza mecanismului de replicare din
sistemul SAP – administratorul poate doar vizualiza elementele sau
valida/invalida elementele listei de valori.
Liste de valori care se completeaza automat in mom entul initializarii listei
de valori „ Error! Re ference source not found. ” – administratorul poate
doar vizualiza elementele sau valida/invalida elementele listei de valori.

Solutia va gestiona un set de liste de valori dupa c um urmeaza:
– Liste de valori gestionate la nivel de platforma Documentum:
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found. Prestatori
servicii masura
Lista d e valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.

– Liste de valori ce provin din integrarea cu sistemul SAP:
Error! Reference source not found.
Error! Refe rence source not found.
Error! Reference source not found.

– Liste de valori care se completeaza automat in momentul initializarii listei de
valori „Error! Reference source not found. ”:
Lista de valori Error! Reference source not found.
Lista de valori Error! Reference source not found.

Manual de utilizare v.1.1

53 Pentru accesarea listelor de valori existente in aplicatie se va selecta din meniul
„Liste valori ” lista de valori care se doreste accesata :

Figura 47 – Liste Valori

Vizualizare elemente lista valori

Pentru vizualizarea elementelor unei liste de valori existente in aplicatie se va
selecta din meniul „ Liste valori ” lista d e valori care se doreste vizualizata:

Figura 48 – Liste valori

In functie de optiunea selectata va fi afisata interfata corespunzatoare.

Manual de utilizare v.1.1

54 In imaginea de mai jos este prezentata interfata pentru vizualizarea listei de valori
„N1 Tip Documente ”:

Figura 49 – N1 Tip Documente

Elementele din listele de valori vor fi paginabile
.

Se poate naviga la ultima pagina a nomenclatorului prin apasarea butonului
.
Pentru a reveni la prima pagina administratorul trebuie sa apese butonul
.

Pentru a trece la pagina urmatoare trebuie apasat butonul
iar pentru a trece la
pagina anterioara trebuie apasat butonul
.

De asemenea, se poate cauta un anumit element prin completarea caracterelor de
inceput ale unei in registrari in campul de cautare „ Incepe cu ” si apasarea butonului
. Pentru a stergerea filtrului de cautare se va apasa butonul
.

Manual de utilizare v.1.1

55 Vizualizare elemente Error! Reference source not found.

Pentru vizualizarea elementelor lis te de valori „Error! Reference source not
found. ” se va selecta din meniul „ Liste valori ” optiunea „ Error! Reference source
not found. ”:

Figura 50 – Liste valori

Va fi afisata urmatoarea interfata:

Figura 51 – N16 – Locuri de consum

Se va folosi forma de cautare pre zenta in interfata „ Administrare Lista ”.

Manual de utilizare v.1.1

56

Figura 52 – N16 – Locuri de consum

Pentru afisarea element elor exista doua posibilitati:

1. Se introduce codul unui loc de consum dupa care se apasa butonul „ Cauta ”.

2. Se cauta un loc de consum folosind interfata de cautare ce apare la accesarea
link-ului „Cauta re avansata ”. Cautarea se poate face dupa diverse crit erii.
Rezultatele vor fi afisate intr -un tabel.

Exista trei filtre obligatorii: Denumire Judet , Denumire Localitate si Nume
Strada .
Filtrele optionale (ex. Apartament) se folosesc astfel:
a. Se selecteaza campul dupa care se doreste sa se realizeze filtrar ea (ex.
Apartament)
b. Se selecteaza operatorul (Egal, Diferit, Contine, Incepe cu)
c. Se introduce manual textul specific campului selectat anterior ce se
doreste a fi cautat
d. Se apasa butonul
pentru a se adauga filtrul. Datele introduse se vor
adauga automat intr-un tabel.
e. Daca se doreste introducerea altor filtrari se reia pasul 1. Intre
diferitele filtre introduse exista operatorul SI logic.

Manual de utilizare v.1.1

57 f. Stergerea filtrelor introduse anterior se realizeaza prin apasarea
butonului
din tabel.

In cazul in care se dor este ascunderea formei de cautare (ex. atunci cand s -au
introdus multe filtre) se actioneaza butonul
.
Dupa adaugarea criteriilor de cautare se apasa butonul „ Cauta ”.

Vizualizare elemente Error! Reference source not found.

Pentr u vizualizarea elementelor liste de valori „Error! Reference source not
found. Instalatii ” se va selecta din meniul „ Liste valori ” optiunea „ Error! Reference
source not found. Instalatii ”:

Figura 53 – Liste valori

Va fi afisata urmatoarea interfata:

Manual de utilizare v.1.1

58

Figura 54 – N17 – Instalatii

Se va folosi forma de cautare prezenta in interfata „ Administrare Lista ”.
Exista opt filtre de cautare: Nume Instalatie , Cod Instalatie , Nume tip lo c
functional , Denumire Judet , Nume tip instalatie , Cod Judet , Cod tip instalatie si
Cod tip loc functional .

Filtrele se folosesc astfel:
1. Se selecteaza campul dupa care se doreste sa se realizeze filtrarea (ex.
Cod Instalatie);
2. Se selecteaza operatorul (Eg al, Diferit, Contine, Incepe cu);
3. Se introduce manual textul specific campului selectat anterior ce se
doreste a fi cautat;
4. Se apasa butonul
pentru a se adauga filtrul. Datele introduse se vor
adauga automat intr -un tabel;
5. Daca se doreste introducerea al tor filtrari se reia pasul 1. Intre
diferitele filtre introduse exista operatorul SI logic;
6. Stergerea filtrelor introduse anterior se realizeaza prin apasarea
butonului
din tabel.

In cazul in care se doreste ascunderea formei de cautare (ex. atunci cand s-au
introdus multe filtre) se actioneaza butonul
.
Dupa adaugarea criteriilor de cautare se apasa butonul „ Cauta ”.

Manual de utilizare v.1.1

59

Figura 55 – N17 – Instalatii

Vizualizare elemente Error! Reference source not found. distributie

Pentru vizualizarea elementelor liste de valori „Error! Reference source not
found. Clienti distributie ” se va selecta din meniul „ Liste valori ” optiunea „ Error!
Reference source not found. Clienti distributie ”:

Manual de utilizare v.1.1

60

Figura 56 – Liste valori

Va fi afisata urmatoarea interfata:

Figura 57 – N18 – Clienti distributie

Se va folosi forma de cautare prezenta in interfata „ Administrare Lista ”.
Exista opt filtre de cautare: Nume Client Indirect , CUI Client Distributie , Nume
Client Distributie , Denumire loc consum , Cod loc consum distributie ,
Denumire judet loc consum distributie , Cod judet loc consum distributie si Cod
SAP Client distributie .

Filtrele se folosesc astfel:
1. Se s electeaza campul dupa care se doreste sa se realizeze filtrarea (ex.
Denumire judet loc consum distributie );

Manual de utilizare v.1.1

61 2. Se selecteaza operatorul (Egal, Diferit, Contine, Incepe cu);
3. Se introduce manual textul specific campului selectat anterior ce se
doreste a fi cau tat;
4. Se apasa butonul
pentru a se adauga filtrul. Datele introduse se vor
adauga automat intr -un tabel;
5. Daca se doreste introducerea altor filtrari se reia pasul 1. Intre
diferitele filtre introduse exista operatorul SI logic;
6. Stergerea filtrelor introdu se anterior se realizeaza prin apasarea
butonului
din tabel.

In cazul in care se doreste ascunderea formei de cautare (ex. atunci cand s -au
introdus multe filtre) se actioneaza butonul
.
Dupa adaugarea criteriilor de cautare se apasa butonul „ Cauta ”.

Figura 58 – N18 – Clienti distributie

Manual de utilizare v.1.1

62 Adaugare element nou

Pentru a adauga un element in lista de valori s e va selecta din meniul „ Liste valori ”
lista de valori in care se doreste adaugarea unui nou element.

Figura 59 – Adaugare element in lista valori

De exemplu, pentru adaugarea unui element in lista de valori „N12 Tip Lucrare ” se
va selecta din meniul „ Liste valori ” optiunea „ N12 Tip Lucrare ”. Va fi afisata
fereastra urmatoare:

Manual de utilizare v.1.1

63

Figura 60 – Adaugare element

Se va apasa butonul „ Adauga Item Nou ”. Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Figura 61 – Adaugare element

Aici utilizatorul va completa campurile obligatorii si va apasa butonul „ OK”. Impl icit,
elementul nou adaugat va fi activ – culoarea butonului
va fi verde.

Manual de utilizare v.1.1

64 Invalidare / validare element

Pentru a invalida/valida un element dintr -o lista de valori utilizatorul va selecta din
meniul „ Liste valori ” lista de valori pentru care doreste inv alidarea/validarea
elementului.

Figura 62 – Liste valori

Va fi afisata interfata „ Administrare Lista ” in care p entru a invalida un element
utilizatorul va apasa butonul
corespunzator elementului care se doreste
invalidat. Dupa inactivare buton ul isi va sch imba culoarea in rosu. Pentru a activa un
element utilizatorul va apasa butonul
orespunzator elementului care se doreste
validat. Dua validare buton ul isi va schimba culoare a in verde.

In imaginea de mai jos este prezent ata interfata „ Administrare Lista ”
corespunzatoare listei de valori „ N12 Tip Lucrare ”:

Manual de utilizare v.1.1

65

Figura 63 – Validare/Invalidare element

Nota:
Daca un element este „invalidat” atunci nu mai poate fi folosit pentru
clasificarea documente lor noi dar ramane in continuare asociat documentelor
existente deja clasificate conform acelui element.
Editare element

Pentru a edita un element dintr -o lista de valori utilizatorul va selecta din meniul
„Liste valori ” lista de valori pentru care dorest e editarea elementului.

Manual de utilizare v.1.1

66

Figura 64 – Liste valori

Va fi afisata interfata „ Administrare Lista ”. Aici utilizatorul va apasa butonul

corespunzator elementului care se doreste modificat.

In imaginea de mai jos este prezentata in terfata „ Administrare Lista ”
corespunzatoare listei de valori „ N12 Tip Lucrare ”:

Figura 65 – Editare element

Manual de utilizare v.1.1

67
Va fi afisata interfata „ Editare element ” in care util izatorul va aduce modificarile
dorite si va apasa butonul „ OK”.
Modificarile aduse elementului vor aparea in coloana „ Valoare noua ” si vor fi
disponibile dupa ce va rula jobul destinat actualizatii valorilor.

In imaginea de mai jos este prezentata interfata „ Editare element ” corespunzatoare
listei de valori „ N12 Tip Lucrare ”:

Figura 66 – Editare element
Stergere element

Pentru a sterge un element dintr -o lista de valori utilizatorul va selecta din meniul
„Liste valori ” lista de valori pentru care doreste stergerea elementului.

Figura 67 – Lista valori

Manual de utilizare v.1.1

68
Va fi afisata interfata „ Administrare Lista ” in care pentru a sterge un element se va
accesa butonul
corespunzator elementului care se doreste sters.

In imaginea de ma i jos este prezentata interfata „Administrar e Lista ”
corespunzatoare listei de valori „ N12 Tip Lucrare ”:

Figura 68 – Stergere element

Nota:
Se pot sterge doar elementele care nu refera nici un document.

Manual de utilizare v.1.1

69 Rapoarte
Statistica pe tipuri de documente

Acest raport prezint a numarul de documente din fiecare tip de document si pe surse
de incarcare in sistem pe o anumita perioada, care va fi selectata de catre utilizator.

Raportul va putea fi generat de catre toti utilizatori solutiei.

Pentru a accesa raportul „ Statistica p e tipuri de documente ” se va selecta
optiunea „ Statistica pe tipuri de documente ” din meniul „ Rapoarte ”:

Figura 69 – Raport Statistica pe tipuri de documente

Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Manual de utilizare v.1.1

70

Figura 70 – Raport Statistica pe tipuri de documente

Raportul va prez enta urmatoarele criterii de filtrare a informatiei:
– Data introducerii documentelor – De la (filtru obligatoriu) ;
– Data introducerii documentelor – Pana la (filtru obligatoriu) – reprezinta
data la care documentul a fost incarcat in aplicatie ;
– Tip document (se poate alege o valoare, o multime de valori, nicio valoare,
toate valorile, camp tip lista de valori ) – reprezinta codul tipului de
document.

Pentru a genera raportul dupa selectarea crit eriilor de filtrare utilizatorul va apasa
butonul „ Generare ”.

Rezultatul raportului va afisa urmatoarele coloanele:
– Status
– Tip document
– Numar documente
– Sursa
– Spatiu

Manual de utilizare v.1.1

71

Figura 71 – Statistica pe tipuri de documente

Lista de rezu ltate va fi sortata alfabetic, intai dupa „Status ”, apoi dupa „Tip
document ” si apoi dupa campul „ Sursa ”.
Coloanele afisate in rezultat vor fi sortabile.
Raportul va prezenta o linie de subtotal pentru fiecare tip de status (Activ sau
Pasiv).
Raportul va prezenta o linie de „Total ” pentru coloanele „Numar documente ” si
„Spatiu ”.
Pentru a exporta lista de rezultate in excel se va apasa butonul „ Export ”.
Nota:
Raportul nu va include documente care au fost sterse fizic pana la momentul
rularii raportului.

Manual de utilizare v.1.1

72 Statistica p e user, tipuri de documente, pe o anumita perioada de
timp

Acest raport prezinta numarul de documente introduse de fiecare utilizator intr -o
anumita perioada de timp.

Raportul va putea fi generat de catre utilizatori cu rol de:
– Administrator de Business
– Administrator Sistem

Pentru a accesa raportul „ Statistica pe user, tipuri de documente, pe o anumita
perioada de timp ” se va selecta optiunea „ Statistica pe user, tipuri de
documente, pe o anumita perioada de timp ” din meniul „ Rapoarte ”:

Figura 72 – Raport Statistica pe user, tipuri de documente, pe o anumita perioada de timp

Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Manual de utilizare v.1.1

73

Figura 73 – Raport Statistica pe user, tipuri de documente, pe o anumita perioa da de timp

Raportul va preze nta urmatoarele criterii de filtrare a informatiei:
– Data inregistrare document – De la ;
– Data inregistrare document – Pana la – reprezinta data la care documentul
a fost incarcat in aplicatie;
– Data stergere document – De la ;
– Data stergere document – Pana la – reprezinta data la care documentul a
fost sters logic;
– Tip document (se poate alege o valoare, o multime de valori, nicio valoare,
toate valorile, camp tip lista de valori ) – reprezinta codul tipului de
document;
– Nume uti lizator (se poate alege o valoare, o multime de valori, nicio valoare,
toate valorile, camp tip lista de valori ) – reprezinta numele utilizatorului asa
cum este definit la nivelul aplicatiei de gestiune arhiva electronica.

Pentru a genera raportul dupa s electarea criteriilor de filtrare utilizatorul va apasa
butonul „ Generare ”.

Rezultatul raportului va afisa coloanele de mai jos:
– Nume utilizator

Manual de utilizare v.1.1

74 – Tip document
– Status
– Numar documente
– Sursa
– Spatiu

Figura 74 – Raport Statistica p e user, tipuri de documente, pe o anumita perioada de timp

Lista de rezultate va fi sortata alfabetic, intai dupa „ Nume utilizator ”, apoi dupa
„Tip document ”, apoi dupa campul „ Status ” si apoi dupa campul „ Sursa ”.

Raportul va prezenta o linie de subtotal pentru fiecare „Nume u tilizator ” si in
cadrul acestuia cate un subtotal pe cele 2 situatii – documente active si documente
sterse, si o linie de „Total ” pentru coloanele „Numar documente ” si „Spatiu ”.
Coloanele afisate in rezultat vor fi sortabile.
Rapor tul va prezenta linii de Subtotal pentru fiecare Nume Utilizator si o linie de
Total pentru coloanele Numar documente si Spatiu.
Pentru a exporta lista de rezultate in excel se va apasa butonul „ Export ”.
Nota:
1. Raportul nu va include documente care au fos t sterse fizic pana la momentul
rularii raportului.
2. Campurile „Data inregistrare document – De la ” si „Data inregistrare
document – Pana la ” vor fi filtre obligatorii in cazul in care in campul
„Status ” se selecteaza valoarea „ Activ ” sau nu se selecteaza nicio valoare si
filtre o ptionale atunci cand in campul „ Status ” se selecteaza valoarea „ Sters
logic ”.

Manual de utilizare v.1.1

75 3. Campurile „ Data stergere document – De la ” si ”Data stergere document –
Pana la ” vor fi filtre obligato rii in cazul in care in campul „ Status ” se
select eaza valoarea „ Sters logic ” sau nu se selecteaza nicio valoare si vor fi
optionale atunci cand in campul „ Status ” se selecteaza valoarea „ Activ ”.

Statistica cu documente sterse

Acest raport prezinta numarul de documente care au fost sterse intr -o anumita
perioada.

Raportul va putea fi generat de catre utilizatori cu rol de:
– Administrator de Business
– Administrator Sistem

Pentru a accesa raportul „ Statistica cu documente sterse ” se va selecta optiunea
„Statistica cu documente sterse ” din meniul „ Rapoarte ”:

Figura 75 – Raport Statistica cu documente sterse

Va fi afisata urmatoarea fereastra:

Manual de utilizare v.1.1

76

Figura 76 – Raport Statistica cu documente sterse

Raportul va prezenta urmatoarele criterii de filtrare a info rmatiei:
– Data stergere document – De la (filtru obligatoriu)
– Data stergere document – Pana la (filtru obligatoriu) – reprezinta data la
care documentul a fost sters logic din aplicatie;
– Tip document (se poate alege o valoare , o multime de valori , nicio val oare ,
toate valorile, camp tip lista de valori) – reprezinta codul tipului de
document .

Pentru a genera raportul dupa selectarea criteriilor de filtrare utilizatorul va apasa
butonul „ Generare ”.

Manual de utilizare v.1.1

77

Figura 77 – Raport Statistica cu documente sterse

Rezultatul raportului va afisa coloanele de mai jos:
– Tip document
– Numar documente
– Spatiu

Lista de rezultate va fi ordonata alfabetic dupa „ Tip document ”.
Coloanele afisate in rezultat vor fi sortabile.
Raportul va prezenta o linie de „Total ” pentru coloanele „Numar documente ” si
„Spatiu ”.
Pentru a exporta lista de rezultate in excel se va apasa butonul „ Export ”.
Nota:
Raportul nu va include documente care au fost sterse fizic pana la momentul
rularii raportului.

Manual de utilizare v.1.1

78 Cautare simpla

Cautar ea simpla se realizeaza prin introducerea sirului cautat in casuta de cautare
din partea stanga sus a ferestrei principale, urmata apoi de apasarea butonului
.

Figura 78 – Cautare simpla

In fereastra urmatoare se pot vedea rez ultatele cautarii caracterelor “ ALTE
DOCUMENTE ” in documentele din aplicatie.

Figura 79 – Rezultate afisate in urma unei cautari

Nota :
Rezultatele cautarii vor fi documentele ce contin la inceput sau sfarsitul
numelui atributul ui sirul introdus in campul de cautare. Nu se vor gasi
documentele ce contin sirul cautat in interiorul numelui atributului. De
exemplu daca se va cauta sirul „ DOCUMENTE ”, cautarea nu va returna nici un
rezultat daca nu exista documente ce au atribute ale caror valoare incepe sau
se termina cu acest sir.

Prin apasarea butonului „ Editarea Cautarii ” se poate realiza o cautare avansata.
Prin apasarea butonului Salvare va aparea o fereastra in care se vor putea completa
datele necesare salvarii.

Figura 80 – Salvarea unei cautari

Manual de utilizare v.1.1

79 Cautare avansata

Daca utilizatorul vrea sa realizeze o cautare avansata cu criterii mai complexe
trebuie sa apese butonul
apoi sa selecteze optiunea „ Avansat ”.

Figura 81 – Cautare avansata

Apare urmatoarea fereastra:

Figura 82 – Cautare avansata

Din pagina cautare avansata se va selecta „ Tipul obiectului ” pentru care se va
realiza cautarea.

Pentru tipul selectat, se vor incarca in lista „ Propri etati ” toate metadatele.

Pentru metadatele dorite se definesc criterii de cautare si se apasa butonul
„Cauta re” .

In fereastra urmatoare se pot vedea rezultatele cautarii unui document cu valoarea
atributului „ Nume petent ” egala cu valoarea „ TEST ”.

Manual de utilizare v.1.1

80

Figura 83 – Rezultate afisate in urma unei cautari

Nota :
Rezultatele cautarii vor fi documentele ce contin la inceput sau sfarsitul
numelui atributului sirul introdus in campul de cautare. Nu se vor gasi
documentele ce contin sirul cautat in interiorul numelui atributului.

Daca se doreste gasirea documentelor ce contin sirul de caractere in valorile
atributelor atunci se va folosi caracterul „*” intoducandu -se in campul de cautare
urmatoarea secventa *sir_cautat*. De exemplu se v a cauta sirul * DOCUMENTE *.

Prin apasarea butonului Editare se pot modifica criteriile de cautare.
Prin apasarea butonului Salvare va aparea o fereastra in care se vor putea completa
datele necesare salvarii.

Figura 84 – Salvar e cautare

Manual de utilizare v.1.1

81 Depanari si cazuri special e

In cazul in care aplicatia se blocheaza, utilizatorul va incerca inchiderea
browser -ului de internet, daca acest lucru nu este posibil, se va inchide
browser -ul cu ajutorul Task -Managerului (CTRL+ALT+DEL), sau va re starta
sistemul de operare. Dupa deschiderea calculatorului se va conecta la
aplicatie. In caz de eroare se va contacta administratorul aplicatiei.

In cazul unor erori generate de aplicatie, utilizatorul trebuie sa contacteze
adminstratorul aplicatiei.

In caz ca in timpul utilizarii applicatiei va aparea ferestra urmatoare

Va rugam sa apsati butonul „ Install ”. Poate sa apara si fereastra:

Manual de utilizare v.1.1

82

Selectati „Always trust content from this publisher” si apoi apasati butonul
„Run ”.