Managementul Timpului In Profesia de Asistent Manager
CUPRINS
INTRODUCERE
Cap. I. Gestionarea timpului în activitatea de asistent manager
1.1 Cum este perceput timpul în activitatea de secretariat
1.2 Cunoaște ceea ce trebuie să faci cu timpul în profesia de asistent manager
1.3 Evidență și organizare în activitatea de asistent manager
1.4 Stresul la locul de muncă/ Managementul stresului
Capitolul II. Eficiență și managementul timpului în firma S.C BLUAR S.R.L
2.1 Prezentare generală a firmei Bluar
2.2 Obiectivele companiei
2.3 Metodele firmei pentru gestionarea timpului și relațiile cu alte firme
2.4 Organizarea și funcționarea Bluar
2.5 Idei Bluar pentru gestionarea timpului
Concluzii
Bibliografie
Introducere
Managementul timpului, este prezentat ca fiind operația de a controla evenimentele din viața noastră, pentru a ne asigura un bun control a tot ceea ce se întâmpla zi de zi în viața nostră. Activitatea managerială necesită o planificare care prevede viitorul care constituie timp.
Managementul a luat ființă, în unități mai mici, deținătorul acelei întreprinderi lucra totodată fiind și patron și manager. În momentul în care aceste întreprinderi s-au dezvoltat, acesta era înfrânt de numărul foarte mare de sarcini, făcând parte conducerea și producția în același timp. Așadar, conducerea s-a dezvoltat atunci când micile unități s-au ridicat în așa măsură, încât puterile deținătorului au fost depășite, acesta realiza totul singur sau cu câteva ajutoare, asistente manager.
Orice muncă, indiferent de natură și de efortul depus, solicită un timp bine determinat pentru a putea fi îndeplinită.
În această lucrare, veti putea să parcurgeți rânduri interesante despre evoluția managementului, managementul timpului și nu în ultimul rând date despre evoluția secretariatului.
Am fost puțin „ influențată” în alegerea acestei teme, deoarece sunt o persoană care pierdea uneori timpul cu anumite preocupări și având în vedere meseria pe care o voi practica pe viitor, am vrut să aflu mai multe lucruri despre gestionarea timpului în general și mai ales în această profesie. Această lucrare, m-a determinat să știu cum să-mi gestionez timpul, cum va trebui să mă comport la viitorul loc de muncă în situații dificile, să corectez unele greșeli la timp și să fiu mai cumpătată.
Lucrarea este structurată pe două capitole, primul capitol conține date despre meseria de secretar, management în general și managementul timpului. Cel de-al doilea capitol are la bază studiul de caz despre “ Eficiența și manahementul timpului în firma Bluar”, de unde reiese clar ocupația asistentului manager într-o firmă și cum anume acesta își gestionează cât mai bine timpul.
Pentru redactarea temei de licență, am folosit bibliografia de specialitate recomandată, am studiat corect și eficient documentele necesare, pentru a redacta această lucrare.
Cum este perceput timpul în activitatea de secretariat
Secretariatul, trebuie considerat ca un ajutător necesar al managerilor, având ca scop principal preluarea de la aceștia, prin transmiterea de sarcini, a unor atribuții pe care le pot soluționa, uneori mai repede decât propriul manager. Această funcție, poate participa la mai buna executare a activităților de management la toate stadiile acestuia: organizarea și structurarea sarcinilor, coordonarea, decizie și control.
În principal, activitatea secretariatului, a fost considerată secundară, având un caracter ajutător, dar de fapt această funcție este necesară în efectuarea activității economico-sociale la un nivel avansat.
Secretariatele au o multitudine de obligații caracteristice: structurarea corespondenței
primite sau transmise de către conducerea instituției, evidența și clasificarea acesteia, stabilirea întâlnirilor de lucru și a ședințelor, a unor demonstrații științifice, garantarea documentației necesare actelor decizionale, înmulțirea actelor și materialelor informative sau decizionale, primirea vizitatorilor posibili clienți ai firmei. Prezența asistentului manager/ secretar la diferite acțiuni organizate de către conducere, înregistrarea lucrărilor respective, modificarea și depozitarea documentelor rezultate.
În literatura de specialitate (destul de săracă) s-a încercat definirea secretariatelor ca fiind „un nucleu funcțional”, un grup de oameni specializați reuniți sub o autoritate ierarhică (director de secretariat, secretar șef, șef birou secretariat) subordonată la rândul ei conducerii unității și care are prevăzute atribuții cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.
Referitor la această meserie, s-au formulat trei opinii și anume:
Prima parte consideră că rolul asistentului manager este depășit și că în viitor va dispărea. Ideile aduse în acest sens, privesc dezvoltarea rolului calculatorului, pentru activitatea fiecărui manager și de aici reiese faptul că, în timp, calculatorul va ocupa locul asistentului manager/secretar(ă). Cea de a doua parte, susține, că rolul asistentului manager/secretar(ă) este în ascensiune și că nimeni nu va suplini munca acestora.
Alții spun că asistentul manager își va întrece statutul profesional din momentul de față, fiind tot mai prezent în activități profesionale, în care cunoștiințele vor impune termeni din alte sectoare cum ar fi: sectorul economiei, cel juridic, sectorul managementului, alături de cele deja cunoscute.
Din această idee reiese faptul că, meseria de secretariat nu va mai fi efectuată de oricine și oricum. În multe țări din afară, se experimentează secretariate pe sectoare, grupuri de secretariat pentru serviciile de birotică sau de ce nu, pentru lucrul la distanță.
Partea care formează o structură, are un rol suplimentar pe lângă o funcție de conducere, secretariatul realizează activități de natură administrativă, obișnuite, pe lângă suprimarea obligațiilor persoanei care ocupă o funcție în cauză. În echipa manager-asistent manager, o activitate deosebită este dusă până la capăt prin aportul celor două persoane. Așadar, managerul redactează un document, sau aplică o decizie pe o cerere.
În continuare, secretariatul va lua asupra sa toate sarcinile ce țin de redactarea, reproducerea, distribuirea și memorarea informațiilor prelucrate. Complexitatea procedeului de muncă, diferă în funcție de mărimea și complexitatea structurii organizatorice, de modul de management, de înzestrarea tehnică și nivelul de pregătire al secretariatului.
Literatura de specialitate, susține că utilizarea eficientă a secretariatului formează un mod esențial de intensificare a eficacității muncii manageriale. Asistentul manager, nu poate avea o putere deplină în cadrul unei firme, acesta nu poate da ordin nimănui, fară a fi autorizat de către directorul respectiv. Mai sunt întâmplări în care, prin autorizație, asistentul manager poate da ordine directorilor unor departamente sau de ce nu secretarelor acestora. Fie că facem referire la o simplă firmă sau o companie multinațională, majoritatea managerilor își dau seama cât este de important să aibă în situații de mare dificultate o asistentă care să-i dea o mână de ajutor.
Asistentul manager este „mâna dreaptă” a celui care conduce; este interfața între conducere și angajați, colaboratori sau parteneri. A acorda unui manager suportul de care are nevoie înseamnă mult mai mult decât a răspunde la telefon, a ține corespondența sau a întâmpina vizitatorii.
Cu toții poate că am auzit această denumire de asistent manager, dar ce este de fapt această meserie ce rol are cu adevărat un post de asistent manager? Cei mai mulți ne gândim că este de fapt un rol de manager, în același timp în care alții îi acordă denumirea de secretară sau persoană care se ocupă cu treburi administrative.
Un competitor care s-ar potrivi perfect cerințelor acestei slujbe, trebuie să aibe o foarte bună pricepere în organizare, comunicare și multe alte cerințe. Asistentul manager care va ocupa această funcție trebuie să știe când să ceară anumite informații, pentru a da randament.
Managementul factor spre succes
Putem spune că noțiunea de management, se află pe aceeași scară cu tehnica nouă, care oricât de deosebită ar fi, rapiditatea ei nu poate fi pusă în valoare decât de un management adecvat. Așadar, managementul rămâne elementul cel mai important al folosirii eficiente a elementelor producției. Managementul este o noțiune care face parte dintr-un ansamblu, cu aspecte comune, dar și caracteristice domeniului, idee de unde reies și bazele managementului.
Au fost multe încercări de a un sens termenului de management, mulți au considerat că acest termen vine din limba latină, manus care însemna mână, care reda o expresie literară având un sens de a manevra sau pilota, în acest caz managerul fiind cel care administrează, conduce. Acest termen de management, este de regulă folosit în țările anglo-saxone, care de-a lungul timpului a fost modificat până a căpătat denumirea de a conduce sau a gestiona.
Originea managementului, a dispărut odată cu trecerea anilor, dar ideea că omul a făcut management dintotdeauna nu se pierde, deoarece mai mereu acesta și-a pus semne de întrebare în legătură cu ceea ce are de făcut. Deci, putem adăuga faptul că managementul a luat naștere odată cu societatea omenească. Conducerea s-a dezvoltat odată cu societatea și omenirea, dar a avut totuși un rol: să îndrume oamenii în jurul unui nucleu organizat. Există dovezi despre teremenul de conducere că a luat naștere și că s-a scris despre acesta acum, mai bine de 3000 de ani, documentul aparținând lui Xenofon.
În dezvoltarea sa, ideea de management a luat proporții importante în S.U.A atunci când se folosea termenul de management cu sens de administrare a afacerilor, conducere. Americanii Gantt, Taylor, Ford, precum și francezul Fayol au adus o mare contribuție în dezvoltarea acestui termen.
Managementul a luat ființă, în unități mai mici, deținătorul acelei întreprinderi lucra totodată fiind și patron și manager. În momentul în care aceste întreprinderi s-au dezvoltat, acesta era înfrânt de numărul foarte mare de sarcini, făcând parte conducerea și producția în același timp. Așadar, conducerea s-a dezvoltat atunci când micile unități s-au ridicat în așa măsură, încât puterile deținătorului au fost depășite, acesta realiza totul singur sau cu câteva ajutoare( viitoarele asistente manager).
Conducerea de management a început să ia amploare, atunci când munca a început să se realizeze în grupuri mai mici sau mai mari, aceasta alcătuind o clauză a acomodării eforturilor în atingerea unui scop, pentru obținerea unui rezultat. Înainte, managementul era utilizat doar în întreprinderi care aveau randament, mai târziu acesta s-a dezvoltat și la unități publice care nu erau productive.
De-a lungul timpului, managementul a trecut prin mai multe faze: atunci când deținătorul întreprinderii avea un rol dublu și statut social, realiza și activități de conducere, acesta structura conducerea, se ocupa în același timp de latura organizatorică și cea economică.
Managementul înseamnă, în ultimă analiză, înlocuirea mușchilor și a forței cu puterea gândului, a obiceiurilor și superstițiilor cu cunoștințele și a agresivității cu cooperarea.
În aceasta fază, managerul avea intuiție, bun simț, experiență, așa cum apare mai sus el era patron și conducător în același timp. De aici rezultă o conducere bazată pe experiență, de tip clasic.
Cea de-a doua fază este realizată prin dublare, partea organizatorică era cedată unor muncitori ai întreprinderii, aceștia nu aveau un titlu, proprietarul era singura persoană directă a acelei conduceri.
În a treia fază, situația s-a complicat, prosperitatea în conducere nu mai putea fi realizată de către proprietar. Este timpul când apar managerii și organizultimă analiză, înlocuirea mușchilor și a forței cu puterea gândului, a obiceiurilor și superstițiilor cu cunoștințele și a agresivității cu cooperarea.
În aceasta fază, managerul avea intuiție, bun simț, experiență, așa cum apare mai sus el era patron și conducător în același timp. De aici rezultă o conducere bazată pe experiență, de tip clasic.
Cea de-a doua fază este realizată prin dublare, partea organizatorică era cedată unor muncitori ai întreprinderii, aceștia nu aveau un titlu, proprietarul era singura persoană directă a acelei conduceri.
În a treia fază, situația s-a complicat, prosperitatea în conducere nu mai putea fi realizată de către proprietar. Este timpul când apar managerii și organizatorii de profesie, secretar(ă). Acest cuvânt a intrat în acest moment în viață, activități în mai toate domeniile, managementul însemnând în realitate, acel lucru de a efectua schimbări de tip uman, de a include și de a realiza sinteze, permiterea de a realiza fapte rapide, de a crea schimbări favorabile și de a face față acestor schimbări. În această idee, termenul de management semnifică conducerea unei afaceri, în sens larg, abilitate, comunicare. Uneori, managementul a fost comparat cu persoanele de conducere, acest cuvânt fiind doar un înlocuitor pentru un șef manager.
Semnificațiile termenului de management întâlnite în limba română, rămân in continuare împărțite, unii specialiști sunt de părere că termenul de management are suprafață mai mică, aceasta făcând parte numai din întreprinderi. Putem considera managementul o idee generală cu o multitudine de idei, acesta având un regulament propriu, acesta poate fi folosit ca activitate umană, ca știință sau disciplină într-un sector de cercetare.
Așadar, noi oamenii putem să fim grupați pentru realizarea unei activități, dar apare nevoia unei conduceri, care să stabilească idei de autoritate, să controleze și să structureze sarcini. Societatea împarte o necesitate comună fiecărei fiecărei firme sau întreprindere, așa cum teatrul are nevoie de actori, firma are nevoie de oameni care să reglementeze și să coordoneze acțiuni care să ducă la succes.
Managementul modern exprimă acțiunea de organizare, de a acumula și sintetiza informații, care să permită schimbări ale unor principii. Acesta se află în legătură cu două părți: munca și activitatea de conducere care reies din natura muncii, maangementul produce idei și servicii.
Timpul relativist
Timpul, ne conduce fiecare treaptă a vieții, ținând evidența urcușurilor și coborâșurilor, satisfacțiilor și supărărilor, realizărilor și nereușitelor într-un mare ansamblu, ceea ce omul numește viață. Fie că avem ceva de făcut, sau facem referire la emoțiile și stările noastre, tot ceea ce se produce în viața noastră este în strânsă legătură cu timpul.
Orice muncă, indiferent de natură și de efortul depus, solicită un timp bine determinat pentru a putea fi îndeplinită. În spatele unităților de măsură, dimensiunea reală a timpului se găsește în mentalitatea noastră. Tot ceea ce se află în jurul nostru, are în alcătuire timpul, timpul dezvoltării, al creșterii, al instruirii, al evoluției, al muncii, al sentimentelor.
În zilele noastre, a ajuns ca de lipsa timpului să ne plângem majoritatea, de faptul că cele 24 de ore nu mai sunt de ajuns pentru a face tot ceea ce ne dorim sau că petrecem prea puțin timp cu familia.
Fig.1 Timpul relativist
În urmă cu ceva timp, 50 sau chiar poate mai mult, instituțiile se comportau după felul în care bărbații își petreceau timpul, deoarece cei mai mulți dintre ei lucrau în diferite instituții iar femeile stăteau acasă, având grijă de familie și de treburile casei. Așadar, organizațiile erau formate după nevoile bărbaților și timpul era organizat de ei.
Acum, într-un nou secol, în occident de peste 20 de ani deja, mai puțin de jumătate dintre angajați sunt cu program întreg.
Majoritatea dintre companii vor ca aceștia să se adapteze cât mai repede. Sunt din ce în ce mai mulți comercianți care fac vânzări noaptea, fiindcă cei mai mulți care au un loc de muncă nu mai au timp de cumpărături.
Unele companii de servicii deschid de la ora 10.00 sau chiar mai târziu deoarece clienții vin după aceste ore și nu are niciun rost să deschidă mai devreme, dar sunt deschise pâna la ora 23 sau poate chiar mai târziu.
Marile companii și-au amintit, că săptămâna de lucru are peste 100 de ore lucrătoare, așa că de ce să se piardă ore stând degeaba? Aceștia au mers pe ideea de a lucra tot timpul și odată cu această idee, s-a format orarul adaptabil cu un program de lucru parțial. S-a dovedit faptul că doi oameni care lucreză câte 4 ore sunt mult mai receptivi și eficienți decât cei care lucreză câte 8 ore sau chiar mai mult pe zi.
Cei mai mulți dintre manageri știu că, dacă angajații ar muncii din greu și cu spor în cele 8 ore, rezultatele ar fi fost diferite, așa că aceștia sunt foarte mulțumiți dacă s-ar muncii în 6 ore cu spor. În restul timpului stau pe net, cu familia, se plimbă, diferite activități specifice persoanei.
De asemenea, o altă definiție a timpului mai poate fi aceea că, timpul este necunoscutul care ne scapă printre degete, luând cu el întreaga noastră trăire. Fiecare dintre noi știm exact ce este timpul și cum se măsoară el, deoarece ne dăm seama cum trece, acesta este, posibil, primul element al trăirii umane. Totuși, această trecere este înțeleasă diferit de fiecare dintre noi. Timpul psihologic nu este la fel de obiectiv ca cel fizic.
Timpul este prea lent pentru cei care așteaptă, prea iute pentru cei care se tem, prea lung pentru cei care se plâng, prea scurt pentru cei care sărbătoresc, dar, pentru cei ce iubesc, timpul este o eternitate. ( William Shakespeare).
Efectele sau recompensele, oricum le-am asocia, simbolizează întregul. Îndemânarea de a obține sănătatea, prosperitatea, fericirea pe care ne-o dorim ne arată măsura randamentului nostru ca ființă omenească. Scopul nostru, trebuie să fie acela de a ne folosi minutele și orele cât mai corect și productiv pentru a ne asigura că vom căpăta cea mai mare calitate a lucrurilor pe care le vrem în schimbul timpului și răbdării solicitate.
Președintele unei companii era absolut sigur că-și împarte timpul în trei. O treime credea c-o petrece cu managerii săi de rang înalt, o altă treime, cu clienții importanți, iar ultima treime considera c-o dedică activităților comunitare. Consemnarea efectivă a activităților desfășurate de el de-a lungul a șase săptămâni a evidențiat faptul că n-a dedicat aproape deloc timp niciunuia dintre aceste aspecte. Acestea erau activitățile cărora știa că ar trebui să le dedice timp – și de aceea memoria, îndatoritoare ca întotdeuna, îi spunea că acestea sunt lucrurile cu care-și ocupa efectiv timpul.
Acesta și-a petrecut majoritatea timpului, urmărind ordinele de la unii clienți pe care îi cunoștea personal.
Cele mai multe dintre ordinele respective erau oarecum respectate în condițiile adecvate companiei, iar demersul președintelui nu putea decât să îngreuneze și să întârzie acest proces. Atunci când secretara i-a prezentat modul în care acesta și-a desfășurat timpul, acesta nu a crezut-o.
În activitatea de secretariat acești doi termeni sun esențiali pentru o reușită în carieră. Activitățile urgente sunt cele care ne constrâng, în primul rând prin factorul cel mai important care s-a dovedit a fi timpul. Chiar dacă unele dintre sarcini ni se par plictisitoare acestea trebuie rezolvate cât mai repede, fără să le acordăm o jumătate de zi.
Cele care merită o atenție deosebită sunt sarcinile cu adevărat importante din acea zi, iar noi ca niște adevărați asistenți manageri vom ști care sunt acestea.
Timpul se consumă inevitabil într-un singur sens, este o resursă cu o capacitate maximă care se autoconsumă, este o resursă cu o capacitate constantă și nu în ultimul rând este o resursă foarte costisitoare. Putem spune că percepția timpului este doar o iluzie.
Timpul e văzut ca fiind măsurarea distanței dintre evenimente.
Fig nr. 1 Percepția timpului
Nu ești departe de adevar:timpul este o reprezentare,iluzie dacă vrei,a minții omenești; nu există timp în afara conștiinței umane. Kant a emis această idee în opera sa, iar Eminescu,în Scrisoarea I,vorbind despre începuturile lumii,imaginează Universul veșnic,în desăvârșita pace,când nu era "minte sa priceapa,nici ochi care sa vaza "
Trecerea timpului depinde de la caz la caz. Atunci când ne aflăm în vacanță orele ni se par minute sau poate chiar secunde când suntem alături de cei dragi. Acest lucru nu se poate spune atunci când ne aflam la birou sau când trebuie să predăm rapid niște acte, este doar o problemă de percepție.
Trebuie acceptat faptul că într-un mediu de afaceri, cel mai mare adversar al nostru este timpul. Cu cât suntem mai calmi și rezolvăm lucrurile prioritare, cu atât mai mult ne va mai rămâne destul timp și pentru alte treburi.
Cum am adăugat și mai sus, timpul rămâne singura resursă care nu poate fi achiziționată, dar se poate folosi într-un mod productiv. Cel mai productiv instrument de economisire a timpului pentru mulți dintre noi ar fi ziua de mâine.
Sensul larg al conceptului de management vizează activitatea de conducere, administrare și gestionare a înteprinderii private.
Managementul timpului, este prezentat ca fiind operația de a controla evenimentele din viața noastră, de aceea pentru a ne asigura un bun control a tot ceea ce se întâmpla zi de zi în viața nostră, trebuie sa dispunem de o serie de reguli cu lucruri prioritare care trebuie totodată să le punem în aplicare.
Acestea sunt reguli destul de simple și nu avem nevoie să ne ghidăm dupa anumite cărți, ci este vorba despre cum ne putem planifica noi singuri o zi din viața noastră și anume ce trebuie sa facem mai exact.
Timpul este o resursă destul de restrânsă, contrar crezului multor persoane care văd timpul într-o formă destul de extinsă pentru o singură zi, crezând că vor mai putea termina mâine ce nu au putut termina azi. Acest fapt este principalul factor pentru mulți dintre noi care ne oferă probleme zi de zi, deoarece precepem timpul de parcă ar sta câte odata în loc.
Nu vom putea realiza acest lucru dacă nu avem o imagine în totalitate asupra activităților noastre, dacă nu avem obiective și plan de lucru, dacă nu avem strategii clare și mai ales dacă vom gasi orice altceva de făcut în locul sarcinilor cu adevărat importante.
Managementul timpului se diminuează la managerierea sarcinilor specifice și în general a vieții personale. Există o serie de factori logici care influențează înțelegerea timpului: activități intresante, activități plictisitoare, motivația foarte mare în realizarea la timp a unui lucru, nepăsare, implicare, bucurie sau tristețe.
Trebuie să fim foarte atenți cu ceea ce facem în legătură cu timpul nostru și să îndepărtăm toate activitățile care nu reprezintă cea mai benefică utilizare a timpului nostru, dacă vrem să dobândim cel mai mare avantaj pentru cariera noastră. Oamenii au înclinarea naturală să facă mai întaâi lucrurile ușoare, chiar dacă nu sunt nepărat importante sau valoroase. Pentru a realiza cât mai multe și pentru a obține cât mai multe din fiecare minut folosit corespunzător, trebuie să nu cedăm în fața lucrurilor neimportante. Mai trebuie să ne orientăm energia asupra lucrurilor cu adevărat importante.
Cum putem scăpa de viciul amânării sarcinilor pe care le avem de îndeplinit?
Trebuie să ne stabilim foarte clar ce anume vream să facem din cariera noastră: dacă în mintea noastră este prezentă o confuzie, este clar că nimeni nu ne poate ajuta. Este bine să ne hotărâm cât mai repede, pentru că o să riscăm să tot amânăm acest aspect foarte important și ne vom trezi prea târziu.
Trebuie să scăpam de vocea interioară care ne ține pe loc: atunci când ni se pare că lucrurile merg perfect și că avem poftă de treabă tot mai apare ceva și ne simțim de parcă nu suntem buni de nimic și pofta dispare imediat.
Să nu ne mai căutăm de lucru cu tot felul de treburi mărunte: dacă vrem să reușim în viață, trebuie sa eliminăm lucrurile mărunte și să ne apucăm de ceea ce ne dorim cu adevărat. Nu trebuie să treacă nici măcar o zi pe lângă noi degeaba fără să nu facem nimic din ceea ce ne-am propus: trebuie reținut faptul că pași mici sunt cei mai siguri. Nu trebuie să ne aruncăm să facem totul dintr-o dată pentru a termina cât mai repede. Construim cărămidă peste cărămidă, puțin câte puțin dar în fiecare zi.
Nu trebuie să mai amânăm activitățile și deciziile prioritare din viața noastră. Fiecare zi care trece, s-a dus definitiv, cu toți banii din lume nu o mai putem recupera. Așadar, timpul este o resursă prețioasă care nu mai poate fi adusă înapoi și de aceea trebuie folosită cu înțelepciune.
Timpul este o arhivă care se uzează și nu face gălăgie.
1.2 Cunoaște ceea ce trebuie să faci cu timpul în profesia de asistent manager
De foarte mult timp, oamenii acordă mare importanță termenului de experiență sau practică, ea fiind considerată un factor foarte important în orice profesie, prin practică dobândim noi idei și cunoștiințe. Așadar, managementul poate fi un aspect specific de profesie managerială, aceasta presupune o activitate obișnuită prin care sunt rezolvate probleme de mică sau mare importanță, întocmirea rapoartelor, a corespondenței, participarea la ședințe, întâlniri cu diferite persoane în interes de serviciu.
Prin ideea de eficacitate, managementul exprimă un element mobilizator, potrivit să pună în valoare posibilitățile existente, să susțină idei noi, să dezvăluie posibilitățile unei societăți și să le pună în practică. Din punctul acesta de vedere, managementul formează o legătură socială, adică activitatea umană stabilește obiective în raport cu structurarea activităților pentru a realiza obiective și eficiență.
Activitatea managerială este oricum diferită și în raport de condițiile țării respective; conducerea nu este un scop în sine, ci o activitate complexă, care are menirea să contribuie la derularea eficientă a eforturilor oamenilor, cu prioritate în muncă.
Practica managerială, nu poate fi completă dacă nu i se stabilește timpul desfășurării activităților și cum este folosit cu adevărat timpul de muncă al managerilor. Este nevoie de stabilirea cunoștiințelor teoretice, ca apoi acestea să fie puse în aplicare într-un mod cât mai corect. În acest timp, practica mannagerială care este ajutată la rândul ei de către experiența managerială, a devenit din ce în ce mai importantă pentru că:
Țara noastră se află în criza economică în acest timp și de aici rezultă numărul mare de decizii rapide care nu duc la un rezultat favorabil, deoarece problemele mărunte sunt cele care ne ocupă timpul.
Se urmăresc rezultatele imediate și este neglijată eficiența ideilor; putem spune că managerii din România sunt obișnuiți să bună baza pe modificări de natură tehnică și tehnologică, care au efecte imediate, cuantificabile în timp redus; într-un mediu în care concurența este foarte mare, acțiunea de implicarea a unor reprezentanți economici este foarte importantă în demersul unei afaceri precum și nevoia de un management modern în care metodele și tehnicile de știință sunt pe primul loc.
Reprezentanții economici trebuie să fie la rândul lor ajutați de către asistenți manageri sau echipe manageriale; asistenții manageri să fie capabili să trateze cu seriozitate și profesionalism problemele care apar. Putem spune că, orice activitate umană are nevoie de o teorie proprie; astfel ipoteza poate fi teoria în alcătuire și verficare. Această teorie științifică nu poate fi gândită ca o structurare a datelor, bazată numai pe experiență, ea în esență trebuie să ofere o imagine a unei părți a realității, a legăturilor dintre activități și idei.
Teoria științifică, realizează mai multe funcții care sunt structurate într-un limbaj specific de informație: susține posibilitatea mijloacelor de comunicare și cunoaștere, precum și sistematizarea și structurarea acestora, are posibilitatea de a da o explicație fenomenelor și modalităților de desfășurare a acestora, asigură controlul de desfășurare a evenimentelor. Teoria managerială depinde de practica managerială, acestea ajutându-se reciproc, rezultând un adevăr care susține că orice acțiune reală este urmată de o idee diferită.
Atât practica managerială cât și cea economică, nu se pot realiza fără prezența unei teorii care să o motiveze. Putem spune că această teorie, este un fapt concret de înțelegere a ideii manageriale prin gândire, în care se află o relație exactă între gândire și obișnuință, de unde rezultă această practică managerială.
Această gandire constă în informare, elaborararea unor structuri de organizare, valorificarea unor idei pe viitor, rezultă formarea unor factori manageriali care au nevoie de îndemânare și răbdare. Odată cu extinderea practicii manageriale, s-au dezvoltat numeroase teorii și tehnici de management. De multe ori s-a încercat să se demonstreze un raport între teorie managerială și practica managerială, dar aceste încercări au eșuat.
Ideile teoretice ale managementului au fost puse în valoare de către Peter Drucker, ceea ce a admis managementului o dezvoltare a teoriei în șapte idei de bază și anume:
Ideea că succesul în orice domeniu, este munca fizică și inteligența omului;
Lărgirea organizațiilor economice este un principiu de bază;
Managerul să se preocupe cu repartizarea sarcinilor, la momentul potrivit și să înțeleagă problemele fiecărui asistent manager atunci când acestea apar;
Managerul să cunoască foarte bine necesitășile viitoare ale firmei;
Să se ocupe de gestionarea bunurilor prin analiza acestora, bazându-se pe primirea unor informații de la specialiști;
Managerul să fie atent la nevoia unei planificări pe timp lung;
Examinarea elementelor de piață;
Sensul acestei teorii a fost cunoașterea și asimilarea bazei teoretice ca o primă idee de bază, a îndeplinirii unei conduceri științifice, analizarea acestei teorii care trebuie privită ca o legătură cu eficacitatea managerială, care ține și de etapele unor cunoștiințe. Activitatea de bază a acestei teorii este aceea de a da claritate și de a îndruma practica în acest sector.
Modele și teorii de conducere care duc la pierderea timpului
Se poate constata un raport între practică și teorie, așadar o teorie care nu este productivă, atunci această idee este greșită, deoarece acesasta teorie dacă ar fi nefolositoare, de ce se mai cerceteză? Dacă realitatea nu ar exista ce s-ar întampla cu această teorie?!
O primă idee a acestui raport ar fi aceea că, o teorie neproductivă reprezintă un manager restrâns care a aprofundat cunoștiințe de la cursuri și din unele cărți, învățate de cele mai multe ori pe derost, mai târziu aceste noțiuni se pierd și este aproape imposibil să le aplice. Managerul realizaeză copii sau extrase, din unele cărți, nevând la bază informații proprii. Mai important este faptul că, acesta nu poate proba nimic din practică cu teoria pe care o exercită. Managerii acestui concept vorbesc cu mare ușurință despre probleme, dar în practică este invers.
Cea de-a doua idee a raportului este aceea a unui practician limitat, care nu știe și recunoaște decât ceea ce a elaborat chiar el, elaborările altora, verificarea practicii realizată de alții este respinsă total. Acesta admite acțiunile fără să se intereseze de natura lor, la idei ascunse, la urmările acestora pe care le pot determina oricând. Aici, sunt redate câteva caracteristici ale acestiu raport: are cunoștiințe limitate, folosește modul său de lucru ca un exemplu chiar dacă acesta este greșit, nu se documentează după literatura de specialitate, gândindu-se că sunt suficiente cursurile de la facultate.
Una dintre slăbiciunile tinerilor cu studii superioare de astăzi-în afaceri, medicină sau administrație publică- este aceea că se mulțumesc cu faptul de a fi versați într-o specialitate restrânsă și afișează o atitudine disprețuitoare față de celelalte domenii. Nu trebuie să ai cunoștințe de psihiatrie ca să fii un urolog bun. Însă ar fi bine să știi cu ce se ocupă psihiatria. Nu trebuie să fii jurist specializat în relații internaționale ca să faci o treabă bună în ministerul agriculturii. Dar ar fi bine să știi suficiente lucruri despre politica intrenațională ca să nu produci pagube la nivel internațional printr-o politică agricolă respectivă.
Ambii manageri, cel neproductiv și cel limitat, având acest mod de gandire aceștia nu pot lucra împreună, nevând un limbaj comun nu se pot înțelege. Dar ar fi o soluție, aceștia să-și schimbe comportamentul și mentalitatea asupra metodelor de lucru.
Fig. nr. 3 Managerul pierde timp
Este dovedit faptul că pentru un teoretician de succes, ca și un practician este nevoie: practicianul să-și îmbogățească cunoștințele, să documenteze reviste și cărți de specialitate, să meargă la bibliotecă, să ceară explicațiile necesare pentru că, numai așa își poate dezvolta spiritul de analiză în realizarea unor căi noi.
În același mod trebuie să procedeze și un teoretician de succes: experiența nu se învață numai din cărți, este clar că fără ele nu se poate realiza ceva, dar folosind practica din viața de zi cu zi, rezultatele sunt pe măsura așteptărilor.
Este dovedit faptul că rezultatele unui manager, nu atârnă numai de mai multe decizii sau structuri de organizare realizate într-o anume perioadă de timp, ci și de însușirea lor. Nu este important câte ore muncește un manager, dar este important ce realizaeză acesta într-un interval de timp: participarea la ședințe, activități încheiate, de aici reiese eficacitatea acestor sarcini efectuate. Să atribui importanță unor probleme cu dificultate minoră, dar care îți consumă timp putem scăpa din vedere activități cu adevărat importante. Această idee face parte din concepția managerială.
Nu vei atinge niciodată perfecțiunea în estimarea timpului.
Activitatea managerială necesită o planificare care prevede viitorul constituind timp. Viitorul nu se propune cunoașterii într-un mod indiferent, ci se alcătuiește prin deciziile clare ale omului, acesta nu se descoperă ci este construit prin parcurgerea unor evoluții formate de mintea omenească.
Stabilirea obiectivelor și a strategiei
Chiar dacă suntem sau nu suntem în situația de a ne fixa anumite scopuri, va trebui să avem totuși idee despre punctul de stabilire ale unor obiective, care ne vor ajuta la organizarea și planificarea de care vom avea nevoie la un moment dat pentru întocmirea unor sarcini.
Probabil, în mediul în care vom lucra vor mai exista și alte persoane cu care va trebui să ne punem de acord asupra acestor strategii sau obiective. Această tehnică de stabilire a obiectivelor este privită ca un aparat care are rolul de a transforma activitățile care duc lipsă de organizare în ceva concret. Și ca pe orice alt aparat, trebuie să știm să-l utilizăm. Este nevoie să-i dăm un rol pentru noi sau pentru oricine altcineva care lucrează.
Majoritatea managerilor sunt facori de răspundere-deși nu toți.
Câteva sfaturi pentru stabilirea unui program cât mai simplu al obiectivelor:
Să te gândști cât mai bine cu lucrurile pe care ți le dorești să le efectuezi, poți să-ți faci chiar o listă cu aceste lucruri. Te gândești la ceva și începi sa notezi, această listă o vei realiza în cazul în care nu vrei să pierzi nimic din ceea ce vei avea de făcut. După te uiți pe listă și vezi ce urmează pentru următorul an, poți efectua mai multe strategii pentru lucrurile pe care ți le dorești să le efectuezi. În acest caz trebuie să rămâi tot timpul motivat.
Ordonează-te după o formă educativă, odată ce ți- ai ales obiectivul transformă-l într-o strategie. Notează-ți pe hârtie câte 2-3 cuvinte pe zi să-ți amintești de obiectvul tău. Poți să realizezi chiar un afiș din aceste cuvinte, prin care să te asiguri că nu vei uita ce ai de făcut.
Ce poți realiza astăzi? Atunci când îți începi ziua, repetă forma educativă care constă prin notarea unor cuvinte cheie, pentru a fi cât mai aproape de efectuarea obiectivului tau.
Trebuie să realizezi doar un singur lucru pe zi pentru a da randament. Nu amâna lucrurile din ziua respectivă pentru următoarea zi.
Relizează doar un singur obiectiv pentru acum. Poți încă să faci și celelalte obiective, dar amână-le pentru o lună sau două . Concentrează-te pe un singur obiectiv si transformă-l într-un obicei. Dacă vrei sa alergi la un maraton creează obiceiul de a alerga în fiecare zi. Dacă vrei să scrii un roman creează obiceiul de a scrie în fiecare zi. Odată ce primul tău obiectiv devine un obicei și este pe autopilot treci la următorul obiectiv.
Relizează mai mult decât un singur obiectiv, dar menține-le simple. Pericolul cu mai multe obiective este că îți vei consuma foarte repede energia. Dacă ai 3-4 obiective acestea sunt relativ ușor de realizat dacă nu creezi câte 10 sarcini pe care trebuie să le realizezi pentru fiecare obiectiv în fiecare săptămână. Acest lucru va duce la o lipsă de eficiență.
În schimb, găsește moduri de a te concentra pe un singur obiectiv pe rând. Doar concentrează-te pe un singur obiectiv în această săptămână sau doar un singur obiectiv în fiecare zi sau un obiectiv dimineața și un altul seara. În acest fel nu vei pierde din eficiență.
Motivația. Deseori problema cu obiectivele nu este să le fixăm, dar să rămânem cu ele până le realizăm atunci când motivația începe să scadă. Trebuie să îți amintești în permanență că este ceva ce iți dorești cu adevărat și trebuie să cauți acele obiective pe care să le faci din pasiune. În acest fel motivația ta va fi mereu puternică pentru că aspiri spre ceva ce îți dorești cu adevărat.
Planul unei zile de muncă nu trebuie realizată de dimineață, ci când s-a terminat ziua precedentă de muncă. După ce ți-ai stabilit această normă, nu vei mai întârzia la locul de muncă, activitatea va putea fi realizată în timp deoarece în mentalitatea noastră a intrat deja programul bine stabilit de ziua trecută, iar dimineața care va urma pentru o nouă zi de muncă nu vei mai pierde timpul aranjându-te în oglindă.
Organizarea unui plan săptămânal, este asemănător cu planul unei zile de lucru, deoarece momentul cel mai indicat pentru efectuarea planului săptămânal se realizează la finalul săptămânii care tocmai s-a încheiat. Nu vei putea realiza însă, același nivel de a analiza activitățile, dar putem stabili un echilibru perfect al sarcinilor care vor avea loc în acea săptămână, așadar nu ne va lua prin surprindere ceea ce va urma, cu toate că există neprevăzutul.
Evidență și organizare în activitatea de asistent manager
Acest subcapitol dezbate în primul rând studiul mijloacelor și echipamentelor necesare pentru a putea îndeplini rolul de asistent manager. Chiar dacă asistenții manageri știu cum să-și îndeplinească obligațiile și reduc din sarcinile șsefilor, ei trebuie să dobândească multe cunoștințe despre lumea afacerilor.
Asistentul manager, trebuie să cunoască foarte bine structura firmei. Structurile se diferențiază între ele nu numai după funcție sau mărime, dar și după dorințe și tendințe. Lucrul cel mai util odată cu începerea unei zile de lucru trebuie mai întâi să stabilim scopul efectuării.
O încăpere de secretariat are sarcini foarte multe din care se separă și se pregătesc atribuții pentru fiecare muncitor. Mai putem adăuga faptul că sarcinile revin compartimentelor iar pregătirea lor în atribuții revine persoanelor.
Atribuțiile unui asistent manager/secretar (ă) sunt următoarele:
Primirea, prelucrarea și transmiterea informațiilor;
Evidența acțiunilor importante este ținută la zi, sistematizarea, clasificarea și arhivarea documentelor care conțin informații, astfel încât să se poate transmite repede orice lămurire cerută de manager;
Stenografierea și dactilografierea să fie foarte clară și rapidă;
Să fie capabil să traducă documente personal sau cu ajutorul unui traducător;
Să înregistreze și să se ocupe de expedierea corespondenței;
Trebuie să cunoască și să practice cel puțin doua programe pe calculator: cel de editare și baze de date;
Să se ocupe de informațiile primite prin telefon sau fax și să le aducă în atenția managerului;
Identificarea surselor de informații, selectarea și prelucrarea acestora sub formă de fișe sau broșuri;
Redactarea rapoartelor, referatelor pe baza documentelor primite sau extrase din arhivă
Realizarea unor situații statistice caracteristice domeniului;
Să urmărească deplasările membrilor conducerii acelei firme;
Munca de secretariat nu poate fi stabilită în totalitate, ci doar în anumite componente ale sale. Totuși există suficiente sarcini ale unui asistent manager care trebuie și pot fi stabilite. Dacă ne raportăm la activitatea de dactilografiere, poate fi destul de ușor să stabilim numărul de pagini în unitatea de timp. Însă, în acest caz este necesar să ținem seama de caracterul dificil al textului. Există o mare deosebire între o pagină de text fluent și o pagină cu tabele sau formule.
Organizarea timpului de muncă se realizaeză în așa fel încât, asistentul manager/secretar(ă) să poată cerceta propria încăpere și pe baza recepționării informației să participe la o însemnată modificare a relației între timpul care dă randament și cel care nu aduce beneficii, în favoarea primului.
Programul de lucru sau planningul
Pentru o gestionare cât mai bună a timpului de lucru este foarte utilă clasificarea din caietul de sarcini a activităților unui asistent manager, acțiunile care vor fi efectuate zilnic cât și pe timpul săptămânii, acestea vor fi însemnate pe o foaie de hârtie care va conține: ceea ce urmărește asistentul manager, numere de telefon ce vor fi apelate și rezultatele care se vor obține.
Planul de activitate zilnic va fi realizat împreună cu șeful, pe baza unei strategii elaborată din timp. Este responsabilitatea asistentului manager să-i spună șefului ora, data la care o sarcină a fost plănuită. În acest caz este foarte folositoare capacitatea asistentului manager de a diferenția problemele urgente și cele mai puțin urgente. Trebuie să găsească o modalitate de rezolvare a legăturii dintre urgent și important. În tabelul de mai jos sunt evidențiate câteva elemente care nu sunt importante.
Toate sarcinile trecute în programul zilnic sau săptămânal trebuie rezolvate la timp.
Fig. nr. 4 Programarea activităților
Este prezentată agenda de lucru a unui asistent manager din cadrul unei firme.
Fig. nr.5 Agendă de lucru
Organizarea corespondenței
Este clară ideea că, orice document care conține informații pe hârtie, compact disc, este nevoie ca ea să fie înregistrată. Registrele de intrare trebuie să conțină următoarele elemente: data, numărul current, la ce se referă, numele instituției sau persoanei care a expediat, cui a fost adresat și bineînțeles semnătura. Dacă nu sunt respectate aceste condiții, atunci când se cere ajutorul asistentului manager pentru aflarea unor informații poate crea situații chiar neplăcute pentru respectivul în cauză.
Asistentul manager care primește corespondența are obligația de a-i sugera șefului serviciile care urmează să le primească, acesta trebuie să țină seama pentru a se evita orice problem sau neclaritate, persoanele care vor primi corespondența să se semneze. Pentru a face această meserie mai ușoară, pentru distribuirea corespondenței s-a inventat etajerele pentru domeniu fiecărui serviciu sau persoană care primește corespondența.
Asistentul manger, fără a-și atribui un drept de conducere în care există cazul să nu se respecte termenul propus de acesta, trebuie să fie cât mai politicos în vederea rezolvării acestor situații neplăcute. Persoanlul care se ocupă de corespondență, adică asistentul manger va veni la birou mai devreme încât sortarea să fie terminată la timp și scrisorile să ajungă la timp unde trebuie.
Câteva elemente pentru organizarea și eficiența acestei sarcini sunt:
scrisoarea sau documentul să conțină toate elementele prinicipale;
utilizarea unor propoziții cât mai clare și scurte;
cuvintele și rândurile imoprtante să fie subliniate;
Organizarea timpului
Orice asistent manager deține o agendă cu adrese și numere de telefon, fiind un lucru indinspensabil în această muncă. Se poate utiliza uneori un registru sau agendă, unde se trec în ordine alfabetică adresele și numerele de telefon necesare managerului. Informațiile din agendă sunt confidențiale, numerele de telefon nu pot fi comunicate decât cu vorba persoanelor în cauză.
Pentru gestionarea cât mai bună a timpului la locul de muncă, asistenta/ secretara trebuie să fie susținută moral de către manager, trebuie să fie acceptată de către echipă. Aceasta trebuie să fie bine informată și la timp, deoarece alături de manager are un rol important pentru buna funcționare a firmei, aceasta poate să gândească de cele mai multe ori în locul managerului. Cu ajutorul informațiilor corect primite, aceasta va știi exact cum să procedeze.
Secretara/ asistenta reprezintă imaginea unei instituții, fiind prima persoană care intră în contact cu publicul. În lipsa managerului aceasta trebuie să gestioneze anumite activități, iar felul în care sunt transmise anumite informații descriu ușor imaginea firmei sau instituției respective.
Secretara trebuie să fie sociabilă indiferent de persoanele care au nevoie de informații, trebuie să dea dovadă de răbdare, să fie amabilă, să aibă capacitatea de a reține unele probleme, rapiditate în gândire. Toate aceste lucruri sunt caracteristice unei secretare/ asistente ideale pentru a ocupa un loc de muncă. Capacitatea acesteia și rapiditatea de rezolvare a unor probleme reprezintă o mai bună gestionare a timpului.
De foarte multă vreme, în orice domeniu am înțeles că timpul reprezintă unul dintre factorii de succes. Pentru o mai bună eficiență la locul de muncă trebuie să știm mai exact ce facem cu timpul alocat diferitelor activități, pentru ca în final să ne organizăm iar prin noi timpul va fii administrat corect. Irosirea timpului generează costuri pentru firma respectivă, însă folosirea corectă a organizării timpului pot reține acest lucru.
Directorul financiar al unei mari organizații știa foarte bine că ședințele din biroul său luau o groază de timp. El le cerea tuturor subordonaților săi direcți să participe la fiecare ședință, indiferent de tema abordată.
Drept rezultat participarea la aceste ședințe era mult prea amplă. Drept urmare, ședințele durau la nesfârșit. Directorul cu pricina n-a știut însă, până când a întrebat, că și subordonații săi considerau ședințele o pierdere de timp.
După cum este relatat mai sus, proasta organizare determină irosirea timpului, acesta fiind generat de numărul foarte mare de ședințe. Ședințele și munca de la birou sunt două lucruri care au legătură dar pe care nu le poți efectua în același timp. Fiecare ședință va fi apoi urmărită de întâlniri care pot dura ore. Atunci când jurnalul asistentului manager este încărcat de prea multe ședințe, este cert că există o organizare greșită care consumă timp.
În general, ședințele au rolul lor la o anumită perioadă de timp, acestea nu ar trebui să devină sarcina importantă pentru un asistent manager sau chiar a unui manager.
Un alt element care duce la pierderea de timp este determinată de funcționarea greșită a tehnologiei informaționale.
Interviurile ocupă o mare parte din munca managerilor. Asistentul manager este numit de către manager să ajute la desfășurarea interviurilor care vor aduce un beneficiu firmei. În aceste cazuri asistentul manager se ocupă de: ziua, ora, sala unde va avea loc interviul, scopul acestuia, să informeze managerul cu privire la situația celor înscriși, realizarea unui program de desfășurare a interviului. Pentru o muncă eficientă, asistentul manager îi pregătește mapa managerului cu actele sau documentele persoanelor care vor fi intervievate.
Factorii care pot influența timpul sunt:
factorii culturali;
factorii individuali;
factorii organizaționali;
factorii sociali;
factorii tehnologici;
întreruperile;
Asistentul manager lucrează într-un spațiu în care este înconjurat de un birou foarte bine aranjat, unde primește telefon de la diferite persoane, au loc vizite neașteptate, iar activitățile urgente sunt la ordinea zilei.
Tabel nr. 6 Înreruperi la locul de muncă
Stresul la locul de muncă/ Managementul stresului
Să te confrunți cu stresul la locul de muncă a devenit un subiect de actualitate. Cei mai mulți dintre noi ne simțim dominați de stres, grăbiți, frustrați și obosiți. Stresul, este o situație neplăcută care pune accentul pe presiune psihică. Acesta ne poate schimba gândirea în unele activități, ne reduce de cele mai multe ori eficiența la locul de muncă.
Stresul nu poate fi provocat nu numai prin aștepările lungi de la șefi, sau de la colegi, ci prin multe alte lucruri. Cauzele stresului pe termen scurt pot fi pozitive, ne ajută să gândim mai clar în unele situații dificile.
Schimbarea programului de lucru, presiunea termenelor și numărul tot mai mare de sarcini, ședințe pot face ca stresul să se transforme într-un factor negativ atât pentru imaginea firmei cât și pentru acțiunile acesteia. Putem să suportăm nivelul foarte major al stresului, atunci când putem lupta împotiva acestuia.
Așadar, în cadrul unei organizații, stresul pozitiv este cel prezent, este văzut ca o luptă dacă putem spune așa, plăcută, care are un termen limită, care ajută la câștigarea de noi beneficii ale organizației.
Stresul negativ, este prezent prin acea constrângere, prin care suntem determinați să acționăm fără să ne dăm seama de rezultate, dar având toate resursele și timpul necesar.
Într-o activitatea de asistent manager, factorii care produc stres pot fi:
obiective neclare cu mai multe înțelesuri;
criterii insuficiente ale succesului;
numărul prea mare de cerințe;
libertate puțină în organizarea locului de muncă, excesul de comunicare ( e-mailuri, apeluri de conferință, întâlniri, ședințe);
probleme cu timpul, anumite călătorii neprogramate;
lipsa unui management al timpului personal poate genera cazue de sters;
lipsa de încredere, în colegi sau șefi;
Absența de la locul de muncă, scăderea eficienței, schimbarea de personal sunt cauze majore care duc la prezența stresului.
Cum am adăugat mai sus, multitudinea de informații și de provocări nu poate fi stabilit. Dacă primim peste 50 de e-mailuri pe zi, un asistent manager ar avea nevoie de o zi pentru a le putea răspunde persoanl și la aprecierea tuturor. Din acest punct de vedere, e-mailurile se găsesc pe primul loc în cerințele unui asistent manager foarte bine pregătit.
Este știu și susținut faptul că, stresul dăunează modului de gândire. Cei mai mulți dintre asistenții manageri își lasă mici bilete pe birou, pentru a-și aduce aminte când trebuie să termine o anumită activitate.
În aceeași ordine de idei, stresul la rândului lui poate fi influențat și de modul nostru de gândire.
În multe cărți de specialitate, apare ideea repartizării managerilor pe două categorii: managerii care susțin că pot schimba anumite acțiuni concepute de alții și managerii care nu au acestă putere asupra lucrurilor.
Suprasolicitarea este un factor decisiv al stresului la locul de muncă, mulți asistenți manageri își folosesc din timpul liber pentru a-și termina sarcinile la timp și managerii să fie din ce în ce mai mulțumiți de munca acestora.
La locul de muncă, frustrarea este determinată de nemulțumirea fiecăruia în parte pentru atingerea unui scop. În anumite cazuri, această nemulțumire poate avea cauze pozitive, adică poate motiva comportamentul unei persoane și ne poate determina să fim mai ambițioși, să ne stabilim prioritățile și să dispunem de mai multă energie pentru a ajunge la un rezultat pozitiv asupra sarcinilor pe care le avem de efectuat.
Stabilirea constantă a priorităților devine din ce în ce mai dificilă, atunci când intervine stresul.
Managerii au rolul de a stabili acestă nemulțumire în situații în care poate fi controlată, dar care nu va face rău firmei, nu îi va aduce neplăceri. Pentru evitarea acestor situații, aceștia trebuie să transmită personalului firmei, despre acțiunile și schimbările care vor avea loc în firmă.
Spre exemplu, consecințele în cadrul unei firme IT ( de renume internațional) se regăsesc în faptul că angajații își citesc e-mailurile în timpul dezbaterilor.
Depresia reprezintă acea stare emoțională care se produce la un moment dat în viața de zi cu zi a oricărui individ, această stare este prezentă chiar și la locul de muncă. Atunci, când ne aflăm în fața biroului, această stare numită depresie ne încetinește modul de gândire, astfel încât eficiența în muncă dispare, iar după un program de numai 8 ore vom fi supra încărcați. În concluzie, stersul este nelipsit de la locul de muncă, relaxarea ne ajută să luptăm împotriva stresului.
Fig. nr. 7 Evitarea stresului la locul de muncă
Capitolul II
Eficiența și managementul timpului în firma S.C BLUAR S.R.L
Prezentare generală a firmei Bluar
Societatea comerciala BLUAR S.R.L., înregistrată în Registrul Comerțului cu numărul J36/11/1995, cod fiscal RO14873186, a fost înființată la 10 ianuarie 1995, fiind încadrată în clasa întreprinderilor mijlocii, având numărul angajaților de 200, a fost construită în anul 1995, iar în anul 2000 a ajuns un important și renumit lanț de magazine. Societatea comercială BLUAR S.R.L., este structurată pe acțiuni, având obiective de administrare și comercializare.
Fig. 1 Localizarea firmei pe hartă
INFORMAȚII S.C BLUAR S.R.L
Date de contact:
S.C. Bluar S.R.L.
Str. Nicol, nr. 36
Tel: +(40) 231 234 34
Fax: +(40) 231 234 36
[anonimizat]
BLUAR , firma înființată în 1995 cu capital privat românesc, are sedii în Timișoara, Galați, Oradea și un personal de peste 200 de angajați.
– 1995: Compania Bluar este înființată, cu capital integral privat.
– 1997: Primul magazin Bluar este deschis la Oradea. Magazinul este specializat pe comercializarea produselor cosmetice, electrocasnice si electronice.
– 2000: Bluar își dezvoltă rețeaua, deschizând magazine în toate orașele importante din sud- estul țării, efectuează activități de retail, transporturi, își dezvoltă serviciile. Grupul Bluar ia naștere, ce cuprinde lanțul de magazine Bluar, firmă de transport și firmă de distribuție și comerț cu amănuntul. Bluar este o companie mai puternică și eficientă în urma restructurărilor.Se lansează magazinul virtual www.bluar.ro. În tabelul de mai jos, sunt prezentate date statistice ale firmei, din anul 2005, 2006, 2007, 2008.
Date statistice:
Obiectivul fiind acela de a dezvolta o rețea de distribuție la nivel național, a fost deschis de foarte puțin timp un magazin în Galați, urmează să fie deschis și în Brăila. Acest lanț de magazine face comerț detaliat cu: îmbrăcăminte pentru adulți și copii, încălțăminte, obiecte relizate din marochin, lenjerie de corp, lenjerie de pat, produse cosmetice, articole mărunte care servesc la îmbrăcamine (ață, copci, nasturi) detergenți, electrocasnice, rechizite, lucruri de pescuit.
Rețeaua de magazine BLUAR oferă clienților săi o gamă variată de produse la cele mai mici prețuri, având promoții zilnice, este lider pe piața de retail în Timișoara, deține o suprafață de expunere de peste 5000 m2 și este deschisă la orice fel de colaborare pentru desfacerea mărfurilor, în ceea ce-i privește în special pe producători și importatori.
Bluar cooperează cu un număr mare de furnizori la aparatele electrocasnice, fiind singurul retailer de evidențiere care are în componență o serie dezvoltată de produse care aparțin mărcilor, precum ,Panasonic, Daewoo, Philips, Whirlpool, Arctic, Bosch, Siemens.
În anul 2001, Bluar realizează campania, “Pentru clienții noștri, mediul este viață și ai 30% reducere” având ca scop predarea unui aparat uzat și să te îndemne să cumperi altul nou. Programul a fost disponibil în perioada 01- 31 martie. În urma acestei campanii practic de a face firma Bluar mai cunoscută s-au atins rezultate foarte bune, ajutând totodată oamenii să fie mai buni cu mediul.
2.2 Obiectivele companiei
Obiectivul companiei S.C BLUAR S.R.L., este să fabrice și să vândă ceea ce firma produce astfel încât să creeze morale care urmează să fie apreciate pe termen lung de către acționari, angajați, parteneri de afaceri.
Consolidarea poziției de lider pe piață;
Creșterea loialității(fidelizării) clientelei;
Creșterea cererii clienților existenți;
Atragerea de noi clienți;
Recuperarea investițiilor efectuate;
Cucerirea de noi piețe din diferite zone geografice;
Se aproximează că, rețeaua de magazine BLUAR va ajunge la un număr foarte mare de magazine deschise până în anul 2015, dar dezvoltarea va continua și după. Pentru dezvoltarea și promovarea sa, compania dorește să se alăture partenerilor săi din respectivele rețele de vânzări, făcând mult mai ușoară viața clienților deoarece își pot cumpăra ceea ce au nevoie dintr-un singur loc.
Așadar, această strategie de dezvoltare pe piață, are nevoie de un număr mai mare de angajați și de întărirea echipelor, o echipă pregătită să se descurce cu noile magazine deschise și să facă renumit sloganul: cumpăraturi perfecte dintr-un singur loc!
Obiectivele generale
1. Îmbunătățirea atitudinii cumpărătorilor cu 25% până la data de 12.04.2011
În mod evident, clienții actuali ai firmei au o atitudine pozitivă față de produsele comercializate, dar totuși mai există clienți potențiali care nu sunt suficient informați despre calitatea și prețul produselor.
Pe de altă parte există și reversul modalității ce constă într-o serie de atitudini nefavorabile ale anumitor grupuri care militează împotriva acestui gen de magazine.
Cu toate că realizarea acestui obiectiv poate părea dificilă, prezentul plan de marketing a reușit să găsească trei soluții în vederea îndeplinirii acestui obiectiv general: invitația adresată clienților de a urmări întreaga linie de fabricație pe o perioadă de 3 săptămâni, oferirea de informații clare cu privire la producția produselor și răsplătirea clienților fideli cu premii acordate în urma ofertelor promoționale.
2. Creșterea cotei de piața cu 12% până la data de 10.08.2011
Pentru realizarea acestui obiectiv este necesar, în primul rând, atragerea de noi clienți, în special clienții concurenței.
Îndeplinirea acestui prim obiectiv, care de altfel este cel mai important, nu e tocmai ușoară, deoarece presupune realizarea mai multor activități.
Acest prim obiectiv are la bază următoarele trei obiective specifice: atragerea clienților concurenței cel puțin cu 12% până la data de 10.08.2011, eliminarea concurenței cu o cotă mai mică de piață în termen de 5 luni și preluarea teritoriului ei de piață.
Obiective particulare
Pentru creșterea efectivă a cotei de piață, prin acest proiect s-au stabilit trei obiective:
atragerea clienților concurenței prin prețuri mai avantajoase, prin oferte ce includ mai multe sortimente, prin promovarea la un nivel mai înalt al raportului calitate-preț;
creșterea cantității vândute prin promoții (la un produs cumpărat, se oferă un produs gratuit), prin extinderea locurilor de distribuție, astfel încât să fie accesibil tuturor;
eliminarea concurenței slabe prin promovarea intensă a calității, cantității și a prețului produselor, lovind astfel în mod direct concurența slabă, preluându-i astfel clienții prin marca firmei intens promovată;
Fig. 2 Poziționarea pe piață cu celelalte firmei
2.3 Metodele firmei pentru gestionarea timpului și relațiile cu alte firme
S.C Bluar S.R.L., are numeroși concurenți dintre care: Sitvexs S.R.L., Artecs S.R.L., Romin S.R.L., Lavis S.R.L., Oltvas S.R.L. Din punct de vedere al relațiilor cu o concurență foarte puternică, Bluar se menține pe piață datorită unor politici și strategii adoptate de conducere, având un nivel bun de ocupare. Este un lucru foarte important pentru compania Bluar să-și poată menține clienții din momentul de față și să-i atragă pe viitori clienți. Fiind un lanț de magazine menit în principal persoanelor de toate vârstele, localizarea acestuia reprezintă un punct în plus pentru că magazinul este situat in centrul orașului Timișoara, precum și în toate celelalte orașe unde se află.
Viziunea companiei trebuie adusă la factorii ce pot modifica activitatea sa zilnică precum: parteneri, angajați și profit. Legătura cu angajații, distribuitorii, clienții și alte persone/grupuri de interese sunt și vor fi mereu poziționate în etapa de câștig. Compania a reușit ca în anul 2000 să facă comerț în străinătate și astfel a reușit să intre în vizorul companiei Aport&Well din Canada. Iată care sunt valorile care stau la baza companiei de 19 ani de excelență și mulțumirea oamenilor: leadership, tradiție și colaborare, responsabilitate, integritate, calitate, prețuri mici.
Fig. 3 Valorile firmei
În alcătuirea și stabilirea activităților firmei, un rol important îl au managementul strategic și organizarea elementelor care sunt realizate de către echipa managerială. Finalizarea strategiei și a managementului strategic marchează dezvoltarea firmei, de cuprinsul lor depinde eficiența sistemelor din care fac parte.
Aceste strategii constau în alcătuirea unor obiective pe termen mai lung, având ca principale elemente de realizare resursele atribuite în timp, cu ideea de a obține rezultatele dorite. Strategiile constau în, evaluări, decizii și acțiuni realizate la timp, previziunile unor fapte, modalități de realizare a unor sarcini încât acestea să fie terminate la timp cu bine. Iată câteva caracteristici reale ale strategiilor:
Strategiile au în vedere îndeplinirea unor scopuri bine stabilite, numite obiective (ele alcătuiesc planul de acțiune al strategiilor, calitatea lor este definitorie pentru rezultatele excepționale ale firmei), strategiile urmăresc un viitor interval de timp din activitatea firmei, organizația firmei, alcătuiește suprafața de încadrare a strategiei, include termeni decisivi asupra evoluțiilor importante ale firmei.
Obiectivul real al planificării este relația strânsă a organizației cu mediul în care aceasta își realizează activitatea, indicațiile ei urmărind desfășurarea cât mai efcientă dintre mediu și firmă, fapt ce reiese din rezultatele deosebite ale acesteia.
Cuprinsul strategiei trebuie să expună interesele oamenilor, salariaților, managerilor, pentru ca succesul și rezultatele planificării și organizării să nu se lase așteptate.
Strategia pune bazele unei schițe asupra unei modalități competitive pentru firmă pe termen îndelungat, ținând seama de valorile firmei și de evoluțiile acesteia, obiectivul acțiunii de realizare al strategiei aparține de rezultatul unui grup de manageri capabil pentru această sarcină.
Modalitatea de gândire a strategiei trebuie să țină seama și să protejeze efectuarea unui puternic procedeu de stăpânire organizațională, unde potențialul firmei de a observa transformările în cadrul în care elaborează sarcini, și de a face față acetor schimbări.
Pe baza unui echlibru strategiile sunt și vor putea fi elaborate; în urma acestui echilibru se găsesc mai multe forme de rezerve prin care se poate garanta atingerea unui scop.
De cele mai multe ori, strategiile au o idee deja stabilită , sub aspectul unui plan de afaceri (business plan); obiectivul cel mai important al realizării strategiilor și principiul de evaluare cel mai mare a însușirii pe care o exercită este dobândirea unui beneficiu competitiv.
Așadar, eficacitatea unei strategii constă în rapiditatea mișcării care este determinată de: estimarea exactă a capacității firmei, stabilirea unor valori și cunoașterea acestora, sisteme organizatorice adaptabile, rezolvarea unor probleme care apar la un anumit moment. Sistemul managerial să fie cât mai descurcăreț, cu spirit de echipă.
Din punct de vedere organizatoric, aplicarea și efectuarea strategiei, impune determinarea unor sarcini și clasificarea lor, stabilirea unui timp de lucru pentru a putea efectua sarcinile în cele mai bune condiții, împărțirea pe activități a unor persoane calificate, informarea acestora și menționarea responsabilităților. Personalul care se va ocupa de aceste acțiuni va avea nevoie de un program bine stabilit, mai exact o agendă care va conține un calendar unde vor fi notate sarcinile urgente și cele mai puțin urgente.
Realizarea și punerea în plan a strategiilor, desemnează un lucru managerial destul de important de profesionalism și dezvoltare treptată a firmei de a putea face concurență. Important este faptul că, baza strategiilor trebuie să fie cât mai clară și bine structurată, pentru ca țintele pe care ni le-am propus să fie atinse, trebuie să avem în vedere următorii factori: deosebirea strategiei încă de la începutul de funcționare a firmei, să luăm în seamă elementele interne și externe ale firmei, stabilirea și aplicarea strategiei, firma să se poată adapta ușor la noi reguli.
În această firmă, managementul strategic are un rol foarte decisiv în redactarea și stabilirea sarcinilor firmei, fiind o finalizare a anicipării unei desfășurări viitoare.
Realizat și pus mereu în legătură cu managementul strategic, urmărește analiza și prevenirea transformărilor care trebuie efectuate cu ajutorul relațiilor dintre mediu și firmă, să fie cât mai deschis la lucruri și provocări noi, să se adapteze la funcțiile manageriale, încât să înlăture neînțelegerea dintre ofertă și cerere, între lucruri vechi și noi, care să asigure o performanță.
Managementul strategic are la bază un program destul de vast care se bazează pe acțiuni generale și rezerve pentru efectuarea pe un termen mai îndelungat a unor obiective esențiale. Acest management include acțiuni decizionale, concentrat asupra unor proiecte benefice performanțelor firmei. Managementul strategic mai are la bază managementul firmei în totalitate, acesta la rândul său bazandu-se pe o strategie bine planificată, așadar se referă la managementul stiințific propriu al firmei, concentrat întotdeauna în jurul unui plan și o strategie bine pusă la punct. El hotărăște acțiunile la toate stadiile firmei, indicând toate sarcinile și îndemnând punctelor forte obligațiile din organizație pentru a efectua un proces.
Acest management bazat pe strategie, trebuie să fie capabil și să găsească procedee eficiente asupra obiectivelor și problemelor care vor apărea în cadrul firmei. Trebuie să găsească rezolvare în legătura dintre cerere și ofertă, să stabilească ce servicii vor fi mai profitabile pentru firmă, dacă celelalte firme concurente le oferă clienților ceva mai bun, care este cel mai bun preț pentru produsele și pentru a promova cât mai bine firma, salariații să fie mulțumiți și angajații să fie cât mai receptivi.
În concluzie, managementul strategic, este o parte esențială și majoră pentru conducerea firmei și pentru performanța acesteia, misiunea sa principală fiind stabilirea punctelor forte și slabe social politice. Ramura strategică alcătuiește un instrument care identifică simptomele managementului strategic, fiindcă poate să identifice stările în care se găsește firma.
Câteva atribuții și competențe ale managementului strategic în firma Bluar
În această firmă, există trei categorii de manageri, cei superiori care sunt preocupați de problemele firmei pe un interval mai mare de timp care precizează care sunt cele mai bune obiective pentru firmă, care i-au decizii importante asupra activităților firmei. Aici se mai află și manageri de nivel mediu care contribuie la relația dintre managerii superiori și cei inferiori, ei se ocupă de acțiunile și deciziile din anumite compartimente ale firmei.
Managerii inferiori, atribuțiile lor stau la baza efectuării unor activități pe scurt timp și menține activitățile din anumite compartimente. Principala lor sarcină este efectuarea unor obiective bine organizate de către grupul managerial.
Prin dobândirea și punerea în aplicare a unor strategii, se formează un scop managerial care are poate duce firma către profesionalism și totodată să crească calitatea firmei. Cu aceast concept de strategie se schițează traseul de evoluție a firmei pentru un timp mai îndelungat, prin care le oferă managerilor și angajaților o direcție mai bună asupra acțiunilor care urmează să le pună în practică, tărie și stabilitate asupra deciziilor menite atingerii obiectivelor stricte și clare.
Planificarea constă în, diminuarea importantă a unui posibil pericol asupra unor activități sau chiar și a firmei, așadar reduce pierderile posibile și îi ajută pe angajați să-și păstreze entuziasmul datorită scăderii riscului de dificultate.
Managementul care este în curs de dezvoltare este structurat pe strategii care ușurează și mărește totalitatea firmei în mediul în care se află și își exercită activitatea. Cel mai important element pentru atingerea performaței firmei este avantajul concurențial, definit de folosirea planificării și a strategiei. Beneficiile determinate de folosirea strategiei în firmă se finalizează prin rezultatele sau prin performațele firmei.
Câteva propuneri de perfecționare a planificării manageriale în cadrul firmei Bluar
Pentru început cei care se află la conducerea firmei și-au propus o strategie de creștere care, include să obțină performanțe atât calitative cât și cantitative față de cele dobândite în trecut prin sporirea capacității concurențiale a firmei, care are la bază o bună economie.
Viitorul firmei elaborat sub forma planificării, se îndeplinește prin punerea în evidență a unor surse informționale importante transmise de idei multiple atât din interiorul cât și din exteriorul firmei.
În realizarea strategiei de dezvoltare a firmei Bluar, au contribuit câțiva factori esențiali: strategia de dezvoltare folosită în jurul firmei este diferită față de cea de la începutul firmei care se află în plin proces de creștere urmărind un imens profit; s-a mai ținut cont de elemente interne și externe pentru o funcționare cât mai bună a firmei, salariații care trebuie să fie motivați și protejați cum spune legea, managerii să dea dovadă de calitate profesională, clienții să fie mulțumiți de produsele și serviciile Bluar.
Strategia care se bazează pe dezvoltarea unor elemente importante ale firmei, trebuie să fie adaptabilă la orice modificare externă sau internă.
Stabilirea unor prevederi cu ajutorul cărora se remarcă efectele punctelor tari și slabe ale firmei, acestea ajută foarte mult la realizarea ideilor pentru strategia de dezvoltare.
Misiunea BLUAR este să ofere cele mai bune condiții pentru cumpărarea produselor necesare unui trai cât mai decent, constituie cel mai plăcut loc pentru angajații săi, ajută la creșterea societății pentru o viață mai bună. Bluar are și un spirit de echipă, presimte și înțelege ofertele pieței, cunoaște și valorifică acțiunile de afaceri, este capabilă de transformări pentru a-și aduce un bine, oferă credibilitate și siguranță prin experiența dobândită.
Firma Bluar poate lua decizii corecte în scurt timp datorită strategiei eleaborate și acordă încredere spiritului întreprinzător cu inițiativă, oferă șansa de angajare, organizează training-uri, întâlniri cu managerii, își pregătește proprii manageri, le asigură informațiile necesare angajaților în diferite domenii în care lucrează. Rolul unei firme alcătuiește baza pe care o companie își clădește obiectivele pentru succes pe piață. Acest rol redă în câteva idei,
scopul esențial al unei firme și modul prin care se poate ajunge la atingerea acestuia.
Misunea Bluar pe piața din Romania este redată și pe site-ul companiei și analizează apropierea de necesitățile consumatorului, reușind să aducă Bluar pe primul loc dintre cele mai bune magazine din orașele unde se află.
Deschiși către nou, Bluar este deschis spre noi orizonturi, noi provocări, transformărilor, punându-le în practică pentru binele și performanța firmei, are voința necesară pentru orice schimbare ce poate duce la rezultate bune, știe să asculte necesitățile clienților.
Suntem de încredere, suntem un partener pe care te poți baza fiindcă ne respectăm ofertele, asigurăm produse de calitate la prețuri accesibile, ne respectăm angajații și clienții, știm să ne facem cunoscuți, ascultăm și suntem atenți la nevoile clientului, suntem atenți în primul rând la bunăstarea societății.
Sloganul firmei se adresează clienților și este unul foarte sugestiv: „ cumpărături perfecte într-un singur loc!” acest slogan indică faptul că pentru firmă clienții sunt prioritatea, implicând dedicație și experiență.
Clientul este mereu în centrul atenției
Tot efortul companiei se învârte în jurul clientului și a necesităților sale, prețurile precum și programul magazinului au fost elaborate cu ajutorul necesității clientului, clienții sunt recompensați prin oferirea de servicii și produse de înaltă calitate, suntem disponibili la cererea clienților începând cu magazinele și online șapte zile pe săptămână.
Fig. 4 Programul magazinelor
2.4 Organizarea și funcționarea Bluar
Distribuirea sarcinilor și operațiunilor celor angajați la această firmă, asigurarea unei planificări și folosirea unor idei concrete pentru a ajunge la obiectivele propuse și menționate mai sus, stau la baza grupării următoarelor activități:
Director General: Ifrim Mihaela
Director Resurse Umane: Stoian Emilia
Director financiar: Popa Florin
Manager: Marinescu Simona
Asistent manager: Stoica Iulia
Manager IT: Buzulică Marius
Director de Marketing: Filip Ioana
Director adjunct: Minculeasa Andreea
Director de vanzari: Sîrbu Mădălina
Directorul General Ifrim Mihaela, se ocupă în general cu organizarea ședințelor (adunare generală, ședințe operative, ședințe lunare și trimestriale, asigură munca în echipa managerială, asigură ca munca să fie cât mai eficienă în cadrul firmei, reprezintă toate interesele organizației, planifică activități de conducere, elaborează planuri pentru domeniul de calitate (împreună cu echipa managerială sau cu managerul sistemului de management). Ifrim Mihaela prin postul pe care îl ocupă la Bluar implementează măsuri de îmbunătățire a activităților, coordonează activitățile de productție, monitorizează activitatea resurselor umane precum și circulația informațiilor să fie cât mai corectă.
Directorul de Resurse Umane Stoian Emilia conduce, planifică și supraveghează sarcinile de management din cadrul resurselor umane pentru a folosi elementele strategice. Aceasta se ocupă în principal de recrutare, politici de personal și în ultimul de recompensarea angajaților.
Directorul financiar Popa Florin, coordonează operațiunile financiare în colaborare cu managerii și cu alte departamenete.
Directorul general cu sprijinul managerului Marinescu Simona, planifică și evaluează activitățile generale ale firmei, deoarece sunt răspunzători pentru acțiunile și rezultatele acestora.
Asistentul manager Stoica Iulia face parte din echipa Bluar și se ocupă de coordonarea contractelor de afaceri, comunicarea cu persoanele din cadrul contractului, corespondența cu partenerii de afaceri, gestionarea informațiilor asupra personalului subordonat, administrarea documentelor, planificarea unor activități privind personalul autorizat, adoptarea unor decizii asupra unor acțiuni care necesită mai mult timp de desfășurare.
Calitățile asistentului manager pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu la firma Bluar sunt: spirit organizatoric, eficiență, responsabilitate, discreție, spirit de inițiativă, diplomație și tact, punctualitate, putere de asimilare a unor probleme, loialitate față de firmă, comunicarea eficace cu alte persoane și coordonarea sarcinilor administrative.
Managerul IT planifică sau conduce activități pe sectoare cum ar fi procesarea informațiilor, procesarea sistemului de informații, a sistemului de analiză și folosirea programelor pe calculator.
La Bluar, directorul de marketing Filip Ioana se ocupă în principal cu analiza sectorului afaceri, planifică activități de marketing, organizează campanii care ajută la strategia de marketing, negociază asupra unor contracte de marketing. În principal Tutunaru Ioana promovează imaginea firmei.
Directorul adjunct Minculeasa Andreea conduce și coordonează activitatea firmei alături de directorul general Ifrim Mihaela. Una dintre responsabilitățile postului ar fi: conducerea operațiunilor zi de zi.
Putem spune că cel mai de preț nucleu din Bluar este directorul de vânzări Sîrbu Mădălina care se ocupă de mișcarea și distribuirea produselor către clienți, coordonează distribuirea vânzărilor prin stabilirea unor obiective, analizează statistica de vânzări. Se ocupă în principal de ceea ce clientul preferă.
Fig. 5 Echipa Bluar
În tabelul de mai jos sunt evidențiate câteva falori fundamentale ale firmei
Cercetările de management de la firma Bluar constituie câteva informații cheie cu privire la: care este nivelul prețului la produse pe care piața le poate accepta, care este modalitatea de vânzare a produselor, care sunt acțiunile promoționale care urmează să fie scoase pe piață. Aceste idei ajută firma Bluar să aibă în continuare succes și să ducă la dezvoltarea unor noi etape importante ale firmei.
Analiza SWOT se referă la punctele tari, slabe, ocazii favorabile și amenințări asupra firmei:
Puncte tari: Bluar deține o rețea de distribuție foarte dezvoltată, având mai multe lanțuri de magazine, dispune de o ofertă variată de produse, are cel mai mic preț la produsele cosmetice, are un sistem unic de prin cardul de credit BCR+ Bluar VisaCard, clienții sunt răsplătiți pe măsura cumpărăturilor, apariția unui site foarte dezvoltat și bine structurat de unde clienții pot afla apariția de noi oferte. Bluar mai are un performant serviciu Relații Clienți, nivel înalt al calității produselor, este ușor de recunoscut.
Puncte slabe: posibilitatea scăderii vânzărilor;
Oportunități: posibilitatea lărgirii pieței; crearea de produse noi, creșterea vânzărilor la produsele cosmetice, preferința oamenilor pentru acest tip de magazin de unde îți poți face cumpărături perfecte într-un singur loc.
Amenințările pentru Bluar: acțiunile concurenței care ar putea fi mai slabă pentru orașul Timișoara, criza economică și financiară.
Ca o analiză a celor patru factori, puncte tari, slabe, oportunități și amenințări, firma Bluar s-a gândit să adopte o strategie mai puternică în perioada următoare. Cei mai buni factori sunt înscriși în categoria oportunități. Până în momentul de față firma Bluar a riscat și a câștigat încrederea oamenilor, și-a extins orizontul, a investit foarte mult în promovare, prețurile au fost scăzute față de celelalte magazine în domeniu, au pus nevoile clienților pe primul loc.
Concluzia este că, Bluar se află în continuă creștere pe piață și asta datorită vânzărilor, obiectivelor și atenția pusă pe client.
2.5 Idei Bluar pentru gestionarea timpului
Produsele Bluar pot fi vizualizate pe www.blu.ro, în funcție de prețul și produsul dorit. Acest site a fost creat cu gândul la facilitatea clientului de a-i reduce timpul alocat pentru căutarea unor produse, având posibilitatea să găsească produsul dorit după o simplă căutare. Dacă îți faci și un abonament la newsletter, ai oportunitatea să primești ultimele noutăți și informații despre timpul de derulare ale unor promoții. Fiecare produs poate primi voturi sau comentarii din partea vizitatorilor site-ului, ajutând astfel ca această rețea să se dezvolte. De acest lucru se ocupă în permanență asistentul manager Stoica Iulia care este la curent cu ultimele noutăți și tot ea le răspunde vizitatorilor și cei interesați la comentarii.
Fig. 6 Bluar newsletter
Intranet-ul este o altă metodă de gestionare a timpului în firma Bluar. Acest lucru le permite angajaților să schimbe informații, mesaje, documente confidențiale.
Pentru a economisi cât mai mult timp, Bluar folosește pentru depozitarea documentelor diferite recipiente cum ar fii: cutii pentru fișiere, containere verticale, casete pentru păstrarea dosarelor, cutii pentru fișiere confecționate din lemn sau carton, bibliorafturi.
Rolul asistentului manager în firma Bluar
Un lucru esențial pentru asistentul manager Stoica Iulia este dat de priceperea de a lucra cu oamenii și să facă o părere care să crească popularitatea firmei. Ea are responsabilități enorme, deoarece ea se ocupă de soluționarea și gestionarea problemelor managerului și nu numai, are rolul de a lua decizii asupra persoanelor ce pot avea posibilitatea la anumite informații, probleme care nu pot fi amânate.
Aceasta poate să stabiliească o legătură importantă între organele superioare și personalul care poate reprezenta organele superioare, în acest caz trebuie să dea dovadă de carismă și atenție, precum și în toate cazurile atunci când intră în relație cu persoane din interiorul sau din afara firmei. Trebuie să înțeleagă ce anume vrea personalul de la ea, pentru a ajuta astfel la timp personalul și firma să-și atingă cât mai repede obiectivele.
Pentru o mai bună eficientizare a timpului biroul a fost utilat cu aparate și calculatoare de ultimă generație, procesor de text, copiatoare, imprimator. Totodată, calculatorul pune la dispoziția asistentului manager accesul rapid la informații.
Calități personale ale asistentului manager la firma Bluar sunt: prezența plăcută, adaptabilitate, originalitate, interes pentru afaceri, amabilitate.
Atunci când managerul Marinescu Simona, nu este înca la birou, asistentul manager se ocupă de partea cea mai importantă a firmei și anume de conducere, este responsabilă de corespondența internă sau externă, de telefoane.
Așadar, asistentul manager Stoica Iulia trebuie să stabiliească care sunt sarcinile urgente, care sunt de asemenea sarcinile pe care le poate rezolva personal. Aceste decizii sunt luate cu eficacitate, dar în niciun caz aceasta nu are rol executiv. Dacă există vreo neclaritate, ceea ce ține legat de soluțiile care trebuie adoptate, asistentul manager trebuie să întrebe pe reprezentantul organului superior. Stoica Iulia deține o funcție importantă ce ține de procurarea informațiilor și de păstrarea confidențialității anumitor informații.
Dacă primește un telefon de la organele superioare și Iulia nu se află la birou pentru preluarea anumitor informații rapide, nu are cum să-i comunice șefului ce se întâmplă. La întoarcerea șefului asistenta manager trebuie să-i spună șefului succint toate problemele nou apărute în timpul în care acesta nu se afla în firmă și este de preferat ca aceasta să-i pregătească un raport pentru a economisi timp pentru rezolvarea problemelor. Acest raport se poate întocmi prin dactilografiat. Copii ale rapoartelor sau scrisorilor redactate de ea sau de reprezentantul unui organ superior vor fi arhivate într-o mapă care se vor afla la îndemâna șefului la orice oră.
Tot asistentul manager este disponibil oricând să preia orice tip de informație legată de serviciile produselor, aceste informații sunt disponibile la numărul de telefon: 0801123345. Numărul poate fi apelat în intervarul orar: 9-22:00. Asistentul manager a fost instruit să răspunde eficient solicitărilor, informații despre programul magazinelor, locația acestora, sau despre anumite rate sau promoții.
Pentru gestionarea timpului clienților și nu numai a fost creat acest serviciu care este la îndemâna clienților să afle anumite informații fără să mai ajungă la magazin. Acest serviciu a fost realizat având la bază echipament adecvat, așadar asistentul manager să fie foarte eficient în ceea ce privește numărul solicitărilor. Forma de recepționare a apelurilor pune la dispoziție multe opțiuni pentru recepționarea, transferarea apelurilor către un alt telefon și managementul acestora, toate cererile să fie primite rapid. Tot pentru o mai bună gestionare a timpului firma Bluar a apelat la Serviciul de expediere telemesaje, pentru a pune la dispoziție ca mesajele importante să fie distribuite cu rapiditatea în ziua următoare.
Fișa postului Stoica Iulia- asistent manager
O zi de muncă al asistentului manager Stoica Iulia în cadrul firmei Bluar
La începutul zilei: citește corespondența, o predă și o anexează la dosarul la care trebuie; consultă agenda pentru a fi sigură de angajamentele șefului din ziua respectivă; clasează corespondența primită și o pune în mapa zilnică; atrage atenția șefului despre posibilele produse noi apărute pe piața concurentă și vor fi analizate; actulizează calendarele, datele din computer; citește ziarele și rapoartele și îl pune pe șef în temă cu ceea ce se întâmplă în afara firmei;
În timpul zilei: primește articole scrise de mâna de la Directorul General și le transcrie; aranjează copiile să poată fi făcute la timp; pune într-un dosar corespondența din ziua precedentă; primește și efectuează apeluri; folosește computerul pentru a câștiga timp și pentru a le transmite mesaje muncitorilor; i-a parte la ședințe pentru a nota mai multe aspecte legate de vânzarea produselor; aranjează anumite tranzacții bancare; completează formulare de decontare a cheltuielilor după chitanțe și bonuri de plată;
La sfârțitul zilei: consultă agenda pentru ziua următoare; se asigură că documentele au fost semnate, anexele puse în mapă și întreaga corespondență e gata de expediere; dacă șeful rămâne peste program îi vor fi asigurate toate documentele necesare pentru a vizualiza informațiile dorite; face curățenie la birou înainte de plecare.
Planificarea ședințelor: pentru început trebuie să se stabilească subiectul ședinței, ora la care va începe și cât durează aceasta, unde va avea loc, ce subiecte vor fi abordate, ce materiale se vor folosi pentru a face ca subiectul ședinței sa fie înțeles.
Să se câștige timp pentru derularea unei ședințe, firma Bluar a apelat la o serie de metode și anume:
în prima parte a ședinței va fi expus scpoul acesteia, limbajul fiind unul adecvat, dacă participă persoane noi se vor prezenta, cei care au întârziat vor fi informați clar și eficient;
în desfășurarea ședinței, se vor pune întrbări directe, conflictele nu vor fi încurajate, fiecare subiect va avea un timp limitat de derulare;
la sfârșitul ședinței, sunbiectele vor fi notate, strategiile propuse vor fi reținute;
Forma mesajului al firmei Bluar: – bună ziua, – orarul biroului este …, puteți lăsa un mesaj, mulțumim de înțelegere!
De asemenea, vestimentația pentru Bluar este foarte importană, aceasta trebuie să fie cât mai simplă dar să respecte cerințele firmei.
Prin portul angajaților, firma câștigă notorietate, respect. Tot prin vestimentație asistentul manager Stoica Iulia se va face respectată în rândul angajaților.
Atunci când sunt apelați de către persoane neînțelegătoare, trebuie să ne păstrăm calmul și să avem răbdare la cerințele tuturor așadar, vom asculta în totalitate persoana respectivă, trebuie reținute reproșurile, când termină de vorbit trebuie să răspundem și să găsim soluții la ce a spus, dacă este nevoie vom repeta ideile.
Toate aceste lucruri sunt foarte importante pentru firma Bluar deoarece, timpul alocat pentru astfel de probleme este foarte scurt, scopul nostru este acela de a face oamenii mulțumiți de serviciile noastre, de a ne păstra spiritul de echipă și timpul pentru alte probleme care vor duce la performanța firmei.
Un alt factor important este acela că, prin vestimentație putem câștiga și timp la locul de muncă. Da, este foarte bine spus pentru că unele haine ne pot incomoda și munca noastră va fi determinată de apariția unor probleme din cauza hainelor.
Așadar, Bluar prezintă vestimentația ideală pentru asistentul manager al firmei
Fig. nr.7 Vestimentație Bluar
Concluzii
Prin noțiunea de timp la locul de muncă și prin organizarea acestuia ajutăm compania să aibă cât mai multe beneficii, iar cu ajutorul strategiilor și al controlului vom face față asupra presiunilor. Ca să fii eficient la locul de muncă, nu este nevoie doar să muncești din greu sau să fii informat, este nevoie de organizarea timpului.
Secretariatul este un rol important din viața oricărui manager, iar pe lângă acesta timpul devine resursa de care depindem atunci când ne aflăm în fața biroului. Chiar dacă tehnologia informațională și cea comunicațională s-a schimbat foarte mult, rolul asistentului manager în munca administrativă nu poate fi înlocuită.
Asistentul manager, alături de manager fac o echipă fără de care firma ar fi în impas. Acesta, se ocupă cum am adăugat și în lucrarea de față , de organizare, coordonare, control, decizie, este prezent peste tot la diferite acțiuni ale conducerii și multe alte lucruri.
De multă vreme s-a constat că fără o bună organizare a managementul timpului în activitatea de asistent manger, totul se poate transforma în situații dificile la care nu vom avea un răspuns. Mulți dintre noi, deținem o agendă pe care o răsfoim zilnic, fără să ne dăm seama că ne pierdem timpul cu lucruri inutile pe care le- am notat, fără să rezolvăm cu adevărat lucrurile care au proritate în aceea zi și la timp. A sti să folosim corect timpul se îmbunătațește prin exercițiu, azi greșim, mâine o să fie bine.
Așadar, în mai toate domeniile timpul este factorul cel mai prețios și pentru a fi cât mai eficient în profesia de asistent manager este nevoie să ne stabilim câteva priorități și anume: să ne concentrăm asupra lucrurilor urgente, să stabilim momentul pentru dobândirea punctelor forte pentru a obține rezultatele mult așteptate, să punem toate aceste idei în relație cu obiectivele eficiente.
Din toate aceste idei trebuie amintit și reținut faptul că, biroul de secretariat constituie nucleul și de ce nu, baza companiei, în raport cu managementul timpului și de aceea trebuie să ținem cont de aceste perspective.
În urma elaborării acestei lucrări, chiar dacă tehnologia este foarte avansată în acest moment, fără un asistent manager și fără o mai bună organizare a timpului, sarcinile nu se pot efectua cu ușurință. În unele cărți de specialitate era adăugat faptul că această meserie va fii înlocuită de tehnologie, lucru care nu este deloc așa. Dacă nu îți administrezi timpul, acele aparate nu te vor putea ajuta.
Bibliografie
Marinescu, Paul, Management de Proiect, Universitatea din Bucuresti, editura Ars Docendi, 2002.
Harrison, John, Curs de Secretariat; trad: Iulia Stoica. – București, Editura All, 1996
Jorg-Peter Schroder, Reiner Blank,- Managementul stresului și combaterea eficientă a situațiilor stresante; trad: Ionescu Iulia. – București, Editura All, 2011.
Scobeanu, Ionel, Scobeanu, Iordana.- Secretele Secretariatelor- Structuri – Atribuții – Eficiență. București, Editura Eficient, 1998
Drucker, P, Despre decizie și eficacitate- Ghidul complet al lucrărilor bine făcute; trad: Dan Criste.- București, Editura Metteor Press, 2007
Caunt, John, Organizează-te Mai Bine; trad: Daniela-Cristina Nătălețu. – București, Editura All Beck, 2004.
Marinescu, Paul, Management de Proiect, București, Editura Universitășii din București, 2005.
Gregory, Anne, Planificarea Și Managementul Campaniilor De Relații Publice; Trad: Ioana Manole, Iași, Editura Polirom, 2009.
https://www.google.ro/#q=referat+despre+scurt+istoric+al+secretariatului, accesat la data de 10.02.2014
http://autori.citatepedia.ro/de.php?a=Peter+Drucker, accesat la data de 11.04.2014
http://1cartepesaptamana.ro/citate-despre-timp/, accesat la data de 23.01.2014
http://www.descopera.org/timpul/, accesat la data de 12.01.2014
http://www.tpu.ro/stiinta-si-filosofie/poate-fi-considerat-timpul-o-iluzie/, accesat la data de 12.11.2013
http://enciclopedie.citatepedia.ro/index.php?c=timp, accesat la data de 22.12.2013
http://www.opr.ro/articole/fixarea-simpla-a-obiectivelor, accesat la data de 21.01.2014
Bibliografie
Marinescu, Paul, Management de Proiect, Universitatea din Bucuresti, editura Ars Docendi, 2002.
Harrison, John, Curs de Secretariat; trad: Iulia Stoica. – București, Editura All, 1996
Jorg-Peter Schroder, Reiner Blank,- Managementul stresului și combaterea eficientă a situațiilor stresante; trad: Ionescu Iulia. – București, Editura All, 2011.
Scobeanu, Ionel, Scobeanu, Iordana.- Secretele Secretariatelor- Structuri – Atribuții – Eficiență. București, Editura Eficient, 1998
Drucker, P, Despre decizie și eficacitate- Ghidul complet al lucrărilor bine făcute; trad: Dan Criste.- București, Editura Metteor Press, 2007
Caunt, John, Organizează-te Mai Bine; trad: Daniela-Cristina Nătălețu. – București, Editura All Beck, 2004.
Marinescu, Paul, Management de Proiect, București, Editura Universitășii din București, 2005.
Gregory, Anne, Planificarea Și Managementul Campaniilor De Relații Publice; Trad: Ioana Manole, Iași, Editura Polirom, 2009.
https://www.google.ro/#q=referat+despre+scurt+istoric+al+secretariatului, accesat la data de 10.02.2014
http://autori.citatepedia.ro/de.php?a=Peter+Drucker, accesat la data de 11.04.2014
http://1cartepesaptamana.ro/citate-despre-timp/, accesat la data de 23.01.2014
http://www.descopera.org/timpul/, accesat la data de 12.01.2014
http://www.tpu.ro/stiinta-si-filosofie/poate-fi-considerat-timpul-o-iluzie/, accesat la data de 12.11.2013
http://enciclopedie.citatepedia.ro/index.php?c=timp, accesat la data de 22.12.2013
http://www.opr.ro/articole/fixarea-simpla-a-obiectivelor, accesat la data de 21.01.2014
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Managementul Timpului In Profesia de Asistent Manager (ID: 142555)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.