Managementul Timpului

INTRODUCERE

I.Ce este timpul?

 II. Managementul timpului

2.1 Structura timpului

2.2 NECESITATEA MANAGEMENTULUI TIMPULUI

2.3. Hoții de timp

III. DEFINIREA OBIECTIVELOR

3.l. NOȚIUNEA DE OBIECTIV

IV. PLANIFICAREA TlMPULUl

4.1 SCOPUL PLANIFICĂRII

4.2. ETAPELE UNEI PLANIFICĂRI

4.3 CICLURILE PLANIFICĂRII

EXEMPLU DE PLANIFICARE A ACTIVITĂȚILOR STABILITE PENTRU UN

INTERVIU ÎN CAZUL UNEI ANGAJĂRI

V.ORGANIZAREA ȘI PROGRAMAREA TIMPULUI DE MUNCĂ

VI. ORGANIZAREA TIMPULUI

6.1 FUNCȚIILE ORGANIZĂRII

6.2 MIJLOACELE DE CANALIZARE

VII. PROIECT

CONCLUZII

BIBLIOGRAFIE

Pagini 70

=== aspecte legate de managementul timpului ===

INTRODUCERE

În cadrul acestei lucrări voi încerca să ating anumite aspecte legate de managementul timpului și anume cum să organizam, restructurăm timpul pentru a avea o eficiența maximă și performanțe bune atât în cadrul unei organizații cât și în timpul petrecut înafara organizației.

V-ați dorit vreodată ca ziua să aibă 30 de ore? Dacă am avea încă vreo câteva ore la dispoziție, ne închipuim că am mai scăpa de presiunea teribilă în care trăim. În urma noastră rămân o mulțime de lucruri neterminate, scrisori la care nu am răspuns, prieteni cu care nu ne-am întâlnit, articole pe care nu am mai apucat să le scriem, cărți pe care nu le-am citit, etc., toate ne obsedează în momentele noastre de liniște, când ne oprim să ne facem bilanțul. Dacă ne oprim să analizăm constatăm că dilema noastră este mai profundă decât lipsa timpului; în fond este o problema de priorități.

Cu ani în urmă, un manager cu multă experiență spunea: “pericolul cel mai mare care te pândește este să lași lucrurile urgente să le copleșească pe cele importante…” Trăim într-o tensiune permanentă cauzată de confruntarea dintre urgent și important.

Managementul timpului ne ajută să ne organizăm mai bine timpul, ne învață cum să facem acest lucru.

Timpul este o sursă deosebită, în fiecare zi, fiecare om “primește” la fel de mult din această resursă, timpul nu poate fi păstrat pentru mai târziu. Ca și managementul altor resurse, managementul timpului poate fi îmbunătățit prin analiza și planificare. Atunci când lucrăm folosim orele de lucru în activități menite să contribuie la atingerea obiectivelor companiei. Dacă se face o analiză a modului în care se utilizează timpul prezent se observă un pas spre câștigarea unui control asupra timpului.

Obiectivul urmărit prin metode de administrare mai eficientă a timpului este acela de a termina la timp.

Timpul este o resursă limitată, este imposibil să “produci timp”, însă sigur poți face mai multe lucruri în timpul pe care îl ai la dispoziție. O dată timpul consumat el nu va mai putea fi recuperat. Pe măsură ce timpul trece, îți rămâne și mai puțin pentru a face ceea ce-ți dorești.

Fiecare din noi dispune de aceeași cantitate de timp. Cei mai mulți admit că nu au destul timp, cu toate acestea se pare că unele persoane reușesc să realizeze mai multe lucruri decât altele.

Pentru a economisi timp, trebuie să începi prin a consuma puțin timp. Dacă nu-ți acorzi timp pentru planificarea activităților zilnice, vei sfârși prin a irosi și mai mult din aceasta resursă prețioasă.

Analiza modului în care poți să-ți folosești în mod eficient timpul necesită examinarea unora dintre elementele care te împiedecă să faci aceasta. Secretul organizării timpului ține în mare parte de cât de organizat ești în general, tu managerul organizației și nu numai. Dacă ai o părere proastă despre activitățile administrative, probabil vei considera ideea de a fi organizat mai degrabă ca o bătaie de cap în plus. De fapt, fiind bine organizat vei putea să economisești cantități mari de timp cu condiția însă ca niciodată să nu devii atât de obsedat de sistemele de economisire a timpului încât acestea să te ducă la irosirea lui.

Aproape oricine, fie foarte ocupat, fie foarte plictisit, are nevoie de o revoluție a timpului. Problema nu e dacă avem prea mult timp sau dacă avem prea puțin timp, e vorba de modul în care tratăm timpul, chiar de modul în care îl gândim, această este problema și oportunitatea. Pentru cei care nu au experimentat o revoluție a timpului aceasta este cea mai rapidă modalitate de a face un salt uriaș atât în fericire cât și în eficiență.

I.Ce este timpul?

Toata lumea știe ce este timpul și totuși nimeni nu poate spune ce este.

Universul nostru în evoluție are patru componente esențiale: materia, radiația, spațiul și timpul. Toate pot fi măsurate cu mare precizie.

Măsurarea timpului. Orice fenomene care se repetă cu regularitate pot fi folosite pentru înregistrarea trecerii timpului. Natura a dat strămoșilor noștri trei fenomene ca unități de timp:

O zi (perioada de alternare a luminii solare și a nopții este data de rotația Pământului în jurul axei sale. O zi solară durează cu aproximativ 4 minute mai mult decât o rotație față de stele (cu aproximativ un grad mai mult decât 360 de grade). Centrul discului solar (Soarele adevărat) se deplasează pe ecliptică cu viteză variabilă � mai repede iarna, mai încet vara. Prin urmare, a fost introdus un punct fictiv � Soarele mediu �, care se mișcă cu viteză constantă pe ecuatorul ceresc. Soarele mediu și Soarele adevărat coincid o dată pe an la punctul vernal.

O zi

O rotație a Lunii în jurul Pământului (=lunația) a fost folosită ca o lună (calendaristică), iar sfertul sau ca o săptămână. Luna Nouă, Primul Pătrar, Lună Plină și Ultimul Pătrar sunt evidente pentru toată lumea pretutindeni, iar intervalul de timp dintre ele este de șapte zile (o săptămână) și 9 ore. Lunația plină (= lună sinodică) durează 29,a zile (cu 1,a zile mai mult decât 4 săptămâni).

O lună

O rotație a Pământului în jurul Soarelui reprezintă un an. Ritmul vieții în biosferă (= anotimpurile) este dat de anul tropical. Acesta este intervalul de timp dintre două treceri ale Soarelui prin punctul vernal. Punctul vernal se mișcă pe ecliptica către vest, astfel încât un an tropic este cu 20 de minute mai scurt decât o rotație completă a Pământului (= 360 grade) numită an sideral.

Un an

Păstrătoare de timp. Zilele, anotimpurile anului si fazele Lunii au fost suficiente pentru măsurarea timpului pentru comunitățile nomade și agricole. De-a lungul istoriei au fost concepute diferite instrumente pentru îmbunătățirea măsurării timpului. Caldeenii au fost primii care au introdus diviziunea de 12 ore a zilei. Ei foloseau cadranele solare.

De atunci au urmat forme îmbunătățite de păstrare a timpului: clepsidra, ceasul cu nisip, ceasul mecanic (cu arc, balansier sau pendul), ceasul electric (cu cristal piezoelectric) și ceasul atomic (cu cesiu 133 sau alți atomi). Modul nostru de viață este total dependent de cronometrarea precisă. Știința, comunicațiile, transportul, industria sunt dependente de ceasuri cât mai precise. Primul ceas atomic a fost construit în Anglia în anul 19aa.

Istoria instrumentelor de măsurare a timpului:

Cadranul solar

Clepsidra

Ceasul cu nisip

Ceas mecanic

Ceas electric

Primul ceas atomic

Istoria Universului nostru a început cu Big-Bangul, când timpul, spațiul, materia și radiația au fost create. Prima era � era radiației a durat 300 000 de ani. Energia fotonilor a predominat energia materiei. Protonii si neutronii s-au format prin fuziunea a trei quarci, nucleele de heliu (particule alfa) si de hidrogen greu (deuteronii) au fost generali de forțele nucleare.

În recombinarea cosmologică, au apărut atomii și Universul a devenit transparent pentru radiație. Atunci lumina a devenit radiație infraroșie (prin expansiune) și timp de 200 de milioane de ani Universul a fost întunecat. În timpul erei materiei (sau era stelară) gravitația a format galaxiile cu stele. În supernove, elementele au fost sintetizate din hidrogen (nucleosinteza), iar din nebuloasa solară gravitația a făcut sistemul nostru solar. Totul a fost construit din quarci și electroni de către forțele nucleare, electromagnetice și gravitaționale. (http:// atelier.liternet.ro/articol.php?art.com)

II. Managementul timpului

2.1 Structura timpului

Timpul poate fi perceput pe două dimensiuni: timp calculat și timp necalculat.

Timpul calculat a început să capete o mai mare importanță începând din Evul

Mediu, în perioada când centrele urbane au început să înflorească și au avut nevoie de

o coordonare a propriilor activități urbane. Putem defini timpul calculat drept un timp

comun care ne permite sa acționăm împreună. Capacitatea omului de a trăi în timp

calculat este indispensabilă, deoarece majoritatea activităților pe care le desfășoară sunt

ancorate în acțiuni colective. Timpul calculat poate fi imaginat ca un fluviu. Unii preferă

să nu țină cont de curgerea lui și se complac înotând împotriva curentului, întârzie la

întâlniri, nu-și folosesc timpul așa cum trebuie. Alții preferă să se lase purtați de curent,

riscând să eșueze.

Tehnicile de gestionare a timpului calculat se înfățișează aici drept ceea ce

sunt în realitate. Ele ajută la navigarea în funcție de flux, evitând pe de o parte lupta

inutilă, iar pe de altă parte agitarea în toate direcțiile. În plus, permit urmarea unor

direcții dorite și alese, pe cât posibil în cadrul constrângător al cursului lucrurilor,.

Un alt avantaj al acestei gestionari a timpului constă în faptul că ne punctează viața cu realizări concrete. O perioadă bogată în acțiuni pare mai mare decât una inactivă.

A trăi în timp necalculat constă în a lăsa acțiunile, cuvintele, gândurile

să -și urmeze cursul lor firesc. Presupune, deci, o retragere în raport cu norma colectivă a

timpului calculat, ceea ce nu înseamnă un refuz definitiv al acestui reper.

Timpul necalculat apare în mod legitim ca fiind timpul întoarcerii la

valorile fundamentale care permit acordarea unei atenții deosebite față de propria persoană, condiție pentru descoperirea aspectelor cu adevărat în importante și

semnificative. Viața în timp necalculat nu se traduce numai prin aceasta închidere în sine.

Ea înseamnă și deschidere față de timpul singular al celorlalți prin intermediul atenției,

disponibilității.

În ciuda celor două moduri de a trăi timpul, se conturează o superi0ritate a

unuia față de celălalt. Timpul necalculat se include pe sine plus timpul calculat,

spre deosebire de timpul calculat care se include numai pe sine.

Deci, a ști să calculezi sau a nu ști să calculezi sunt aptitudini utile. (Cine nu calculează niciodată riscă să viseze fără a se confrunta niciodată cu realul, cu dorințe care bat pasul pe loc și apare aceeași îndoială8 << Nu folosește la nimic >> ). Ele permit să

progresezi, să a1egi și să construiești,dar în același timp să știi să te oprești, să analizezi, să privești cu ochi critici viitorul în devenire.

Ambele moduri de percepere a timpului sunt necesare pentru echilibrul personal.

2.2 NECESITATEA MANAGEMENTULUI TIMPULUI

Managementul timpului presupune îmbunătățirea continuă a activității tuturor angajaților în scopul realizării misiunii, obiectivelor instituției( firmei, companiei).

Rolul acestui tip de management este acela de a susține și a oferi în mai multe informații și nu de a lua decizii. Cerințele unei politici eficiente în domeniul timpului sunt: integrarea managementului timpului în managementul instituției;obținerea adeziunii întregului personal ; acționarea la toate nivelele ; asigurarea unui climat de angajare și de valorificare a potențialul fiecărui angajat ; stimularea la fiecare angajat a dorinței de îmbunătățire a propriilor activități.

Responsabilitățile concrete ale managementului timpului sunt stabilite de fiecare unitate în parte, în funcție de misiunea și specificul activității acesteia.

Managementul timpului ne permite să deținem controlul asupra sarcinilor și

activităților zilnice, să avem performanțe ridicate utilizând un minim de resurse, să ne

petrecem momente relaxante împreună cu familia sau să ne ocupăm de hobby-urile

noastre. La nivel organizațional, un management eficient al timpului poate duce la

creșterea profitului și la echilibrarea fluxului de activități. Totodată poate reduce

conflictele organizaționale și poate deveni un factor motivator pentru angajați. Abilitatea

de a controla timpul avut la dispoziție, de a rezolva toate sarcinile la termen are un efect

pozitiv asupra performanțelor noastre.

Benjamin Franklin spunea: timpul costă bani( time is money) . Adaptând aceasta

maximă am putea spune că timpul te costă imaginea în fața colegilor, a șefilor, ba mai

mult chiar în fața ta.

Pe măsura ce ritmul vieții crește vertiginos încercăm să investim timpul într-o

manieră cât se poate de profitabilă. Sunt puțini care conștientizează ca la această ora în

România timpul este o sursă strict limitată și, deși în multe locuri se lucrează sub

presiunea dead- line- urilor, se constată lipsa unei organizări cu adevărat eficiente și a

unei înțelegeri reale a valorii timpului.

Managementul timpului este procesul prin care stabilim lucrurile pe care le avem

de făcut, lucrând în blocuri de timp de 168 de ore. Pentru aceasta avem nevoie de

abilitatea de a face lucruri cu adevărat importante pentru noi pentru timpul pe care îl

avem la dispoziție.

Cei care spun mereu “dacă aș fi avut mai mult timp “ și “nu am destul timp” ar trebui să cunoască două axiome :

– sunt exact 24 de ore intr-o zi, l68 într-o săptămână, 8760 de ore într-un an ;

– cu toții dispunem de aceeași unitate de timp : angajați sau manageri, puternici sau

slabi.

Problema reală nu este că nu avem suficient timp. Cum unele persoane pot să-și

umple timpul cu o multitudine de activități și altele abia reușesc să execute una? Sunt

mai deștepți ? NU ! Sunt mai organizați ? Răspunsul se apropie de adevăr. Sunt mai buni

manageri ai timpului ? DA !

Unul din cele mai mari capitaluri de care dispunem ca persoane sau organizații este

timpul total utilizat. De utilizarea acestuia depinde în mod direct eficiența și

competitivitatea. Alocarea corectă, flexibilă a acestuia este esențială în contextul

dinamicii actuale.

2.3. Hoții de timp

În urma analizei diverselor unități, companii, întreprinderi, unități de prestări și furnizări de servicii, unități bugetare cu diverse arii de activitate s-au identificat numeroase puncte unde au loc pierderi de timp. Oricât de bine ar fi pus la punct un asemenea sistem, cei care aplică regulile instituțiilor sunt oamenii și, atâta vreme cât aceștia nu conștientizează valoarea muncii lor cu toate termenele limită și listele cu programări afișate in mod sigur apar » scurgeri de timp » cauzate de :

1. Organizarea personală: dezastrul total de pe birouri, diverse hârtii, lucruri

fără importanță lăsate la voia întâmplării lipsa unei ordini stricte în orice

suport de depozitare( dosare, fișiere, arhive).

2. Lipsa spațiului personal: mai multe persoane au acces în același birou;

poziționarea biroului poate expune la întreruperi, co1egii solicitându-ți

ajutorul pentru diverse urgențe.

3. Nerespectarea strictă a fișei de post: există fișă de post pentru fiecare

angajat , dacă este întocmită neclar conduce la scurgeri de timp și

aglomerarea cu prea multe sarcini a angajaților.

4. Stabilirea priorităților este neclară:nu se alcătuiește la începutul fiecărei

zile o listă și un orar cu programarea activităților, întreruperile din partea

co1egilor duc la nerespectarea listei chiar dacă aceasta a fost întocmită ;

ședințele în care se stabilesc obiectivele pe perioada următoare nu au loc cu

regularitate.

a. Identificarea prioritaților : sunt cazuri în care se cedează în fața

priorităților, șefilor, colegilor și astfel se întârzie cu propriile sarcini.

6. Atitudinea față de colegi : dacă ești o persoana << prea săritoare » cu

siguranță rămâi în urmă cu sarcinile tale de lucru ; sunt situații în care, chiar

dacă trebuie, tu nu știi să spui NU.

7. Clasificări ale sarcinilor : sunt puțini cei care își ierarhizează sarcinile de la

cele foarte importante și foarte urgente la cele neesențiale.

8. Comunicarea între departamente : neefectuarea la timp a reparațiilor

tehnice ; întârzieri frecvente ; lipsa comunicării adecvate( te1efon, fax, față în

față, în funcție de conjunctură, ședințele, timpul șefilor – își pierd vremea cu

lucruri pe care nu trebuie să le facă ei ; comunicarea cu cei de pe teren – nu pot

fi contactați atunci când e nevoie ; comunicarea cu cei din afara organizației ;

delegarea muncii-sarcinile nu se dau întotdeauna persoanei potrivite ; lipsa

ordinelor clare- nehotărârea.

9. Birocrația : începe cu un sistem rezonabil de a face un lucru, dar ajunge să

crească și să se complice ; apoi motivul inițial dispare, dar sistemul continuă,

existând acum doar din rațiunea de a exista ; un mic procent din birocrația cu

care ne confruntăm este necesar.

10. Televizorul: este probabil cel mai mare consumator al timpului personal;

aceasta nu este o critică adusă televiziunii– este un fapt. Puține persoane pun

pe lista privitul la televizor ca activitate principală, însă cei mai mulți dintre

noi petrec în acest mod între a și 29 ore pe săptămână ( un procent destul de

mare din timpul care nu este alocat muncii sau somnului).

11. Ședințele : fără ordine de zi bine stabilită ședințele tind să fie lipsite de un

scop clar și se pierde mult timp discutând lucruri nesemnificative.

12. Internetul : este o unealta puternică, dar ca orice unealtă, poate fi periculos

dacă este folosit greșit. Faptul că web-ul înghite timp se datorează în mare

parte naturii sale eclectice.

Pierderile majore de timp apar datorită indivizilor și a felului în care percep timpul lor și al celorlalți. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constând scopul pe care îl au într-un anumit loc de muncă; pe de altă parte, ei înșiși găsesc inutil să-și termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriză să li se dea de lucru în plus.

Trebuie înțeles însă ca nici un program nu este în totalitate inflexibil. El te ajută doar să

îți planifici mai bine activitățile și să ai sub ochi lista , din ce în ce mai scurtă a

îndatoririlor pe care trebuie să le finalizezi. Managementul timpului te ajută așadar să:

îți atingi scopurile, prioritățile; să creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale ;

să îți amintea și de mai multe lucruri ; să profiți mai mult de timpul tău liber și să delegi ;

să comunici mai bine ; să îmbunătățești creativitatea și să menții viața în echilibru ; să faci față schimbărilor și să crești calitatea vieții.

Specialiștii de la agenția de training și consultanță Consiliam identifică o serie de stiluri

comportamentale, numind pentru fiecare capcanele managementului timpului în care

riscă să intre.

Supus

Îi este greu să refuze sarcini chiar dacă nu sunt strict legate de atribuțiile sale, are

standarde de calitate autoimpuse prea ridicate și depășește termenele limită, ajută pe toată

lumea să-și neglijează propriile probleme , binele comun este întotdeauna mai

important decât problemele personale, rămâne frecvent peste programul de lucru,

lucrează în week-end—uri.

Autocrat

Se angajează în prea multe acțiuni, fiind permanent sub presiunea timpului, face investiții

mai mari decât resursele disponibile, alocând prea puțin timp analizei, vrea să fie cel

competent în mod obligatoriu, să dea direcție acțiunilor și nu mai are timp de detalii, se

concentrează să profite de toate oportunitățile și nu mai poate respectă termenele limită.

Rigid

Analizează exagerat opțiunile și întârzie să demareze opțiunile, vrea să fie foarte exact în

ceea ce face, verifică și reverifică fiecare detaliu, pierde oportunități deoarece este

inflexibil, respectând cu rigoare procedurile.

Versatil

Așteaptă ca alții să preia conducerea, caută prea mult perspectivele noi, pierzând timpul

cu << experimente >>. Caută prea multe perspective noi, pierzând timpul cu experimente. se concentrează pe relații cu prețul neglijării sarcinilor pe care nu mai are timp să le

efectueze temeinic, mult prea flexibil, întotdeauna în favoarea schimbării. Dacă aceasta

necesită o durată prea mare, se plictisește.

Capcanele timpului

Soluția pentru a evita căderea într-una dintre aceste capcane ale timpului este folosirea

corectă a tehnicilor și instrumentelor de management al timpului care au nevoie de o

sursă de putere pentru a le face să funcționeze. Prin prisma lor, managementul timpului

este disciplina individuală în a-ți dobândi obiceiuri productive. Organizarea timpului este

invadată de sisteme ispititoare : agende atrăgătoare, programe speciale ce permit

împărțirea timpului cu precizie de minute și apoi urmăresc rezultatele. Cel mai important

lucru este folosirea sistemelor care se potrivesc activității propuse, care nu pot începe

fără SCOP, ROL, OBIECTIVE.

Timpul managerului (Palma Petrescu, Lucreția Sirian, 2002, pag. 239)

După cum se poate vedea în acest tabel, timpul managerului este influențat de

numeroși factori care provin din zone diferite. Intervin astfel atât obiectivele carierei care

îl interesează din punct de vedere al orientării elevilor, dar și obiectivele personale de

viața, care implică informații psihopedagogice privind particularitățile comportamentului

adolescenților. Solicitarea locului de muncă și obiectivele adiacente se confruntă în

agenda de lucru a directorului unei unități de învățământ cu necesitatea respectării unor

reguli, unele obligatorii, privind asigurarea sănătății elevilor, atitudinea față de superiori,

care poate fi corelată cu orientarea personală a valorilor. Neconcordanțele dintre acestea

pot provoca nu numai stres ci și criza morală. Managerul este dependent de clienții situați

în afara instituției și creează la rândul lui dependența față de subordonați și elevi.

III. DEFINIREA OBIECTIVELOR

3.l. NOȚIUNEA DE OBIECTIV

Timpul este una din dimensiunile cheie care trebuie să fie stăpânite în calitate de

manager. Este de asemenea un instrument esențial în instrumentarul propriu. Nu trebuie

să fie subestimată importanța scării timpului în realizarea obiectivelor. Fără o scară a

timpului un obiectiv nu mai este obiectiv.

Sistemul nostru de valori și obiective care rezultă din acesta ne definesc acțiunile

și comportamentele de zi cu zi. Sistemul de valori este busola internă care orientează

deciziile atât în viața particulară cât și în domeniul profesional. A transfera aceste valori

în obiective concrete constituie o etapă în dispensabila în formularea corectă a

obiectivelor. Obiectivele trebuie să includă în egală măsură rezultatele bilanțului de

competențe și analiza personalității( personale, organizaționale) pentru a defini o direcție

coerentă.

Formularea completă a unui obiectiv trebuie să cuprindă: un rezultat precis

evaluat, fie în cifre, fie prin menționarea unor indicatori de rezultate ; un termen precis

( la sfârșitul anului nu este suficient ) ; etapele de realizare și mijloacele folosite.

Rezultatul precis permite vizualizarea situației finale, acest ingredient

indispensabil voinței. El reprezintă și condiția pentru a ști dacă obiectivul a fost atins.

Termenul, și el precis , este necesar pentru a atenua riscul foarte serios al

întârzierii. Lipsa etapelor și mijloacelor permite verificarea situației în care un proiect

aparent nerealist este cât se poate de realizabil.

În domeniul profesional, aceste obiective constituie esența meseriei. Alegerea

obiectivelor presupune o dublă reflexie : în esența trebuie stabilite lucrurile cu

semnificație si direcția pentru atingerea obiectivelor.

OBIECTIV= SEMNIFICAȚIE + DIRECȚIE

Dacă este bine definit, obiectivul este un rezultat deopotrivă realist și stimulator.

Stimulator deoarece corespunde unui lucru important cu o semnificație deosebită și,

realist fiindcă acțiunile planificate permit efectiv atingerea lui.

O condiție prealabilă definirii obiectivelor este convingerea că pot influența

schimbări în conduită cât și în viață. Având obiective putem măsura distanța dintre ceea

ce am prevăzut și cele întâmplate. Fără obiective ne mulțumim cu o apreciere vagă a

situației pe fondul unui comportament emoțional. Deci, obiectivul este siguranța celui

care știe încotro se îndreaptă și de ce. Reprezintă un ghid al eficienței ( a acționa eficient

înseamnă a acționa cu mijloace minime în mod elegant). Obiectivul permite diferențierea

acțiunilor utile de cele inutile.

TIPURI DE OBIECTIVE

Obiectivele de progres sunt rezultatele pe care dorim să le obținem

(stimulatoare) și pe care le putem obține (realiste). Ele constituie un mijloc de a încheia o

viață văzută ca un cerc deschis prin naștere și a cărui închidere stă în puterile fiecăruia. În

stabilirea lor problema este de a ști ce ne place cu adevărat și ce am vrea să facem.

Stabilirea acestor obiective este condiționată și de existența legăturilor de tipul : între voi

și voi când reflectați asupra propriilor credințe și valori, între ceilalți și voi din clipa în

care există comunicare cu anturajul , între alții (absenți) și voi.

Definirea unor obiective de progres implicit și verificarea legăturii acestora cu celelalte

rezultate școlare care se cer in viața profesională, în stabilirea unei identități care în acest

caz ar fi vocația. Inițiatorii unei afaceri încearcă de cele mai multe ori să găsească această

legătură atunci când transformă o pasiune a timpului liber în activitate aducătoare de

beneficii.

Obiectivele de comportament sau de rutină sunt obiective cotidiene și repetitive

justificate de o constrângere inevitabilă, exprimate prin exigențele vieții în societate și

moștenite parțial prin educație. Aceste obiective își găsesc coerența și rațiunea în însăși

realizarea lor. În consecvența față de sine, slăbiciunea, lipsa de entuziasm, ezitarea,

conduc la realizarea parțiala sau chiar la nerealizarea obiectivului.

Fișa postului și grila de evaluare sunt liste cu activități sau mai bine zis, rezultatele

care se cer. Ce se întâmplă dacă munca pe care o prestăm nu este definită cu exactitate,

dacă postul în care lucrăm nu este definit eu exactitate, dacă postul în care lucrăm a

evo1uat fără să fi fost formalizat sau dacă reducerile de personal au dus la încărcarea cu

noi sarcini a postului tău‘? Deci, nu este întotdeauna ușor de răspuns la întrebarea:

pentru ce sunt plătit?, însă constituie prima etapă în definirea obiectivelor de muncă

.

Cerințele superiorului ierarhic pot fi explicite și implicite. Rămâne la decizia lui de a

alege modul de formulare. De exemplu: trebuie să mențineți o atmosferă plăcută în

departament, deoarece este esențial pentru munca dumneavoastră ! ce înseamnă

,,atmosferă plăcută"?(expresia suferă de imprecizie). Imprecizia voluntară sau

involuntară poate stimula inițiativa. În cazul în care obiectivele sunt prea bine precizate

este posibil ca angajatul să le aibă în vedere numai pe acestea și nimic mai mult.

Constrângerile echipei colegilor sunt variate: de la presiuni de a executa și alte sarcini

decât cele pe care le faci în mod deosebit până la întreruperi deloc plăcute (o bârfă , un

telefon, o cafea). Astfel stabilirea corectă și oarecum impusă a sarcinilor pentru fiecare în

parte duce la încadrarea perfectă în timpul de execuție fără abateri de la program, ore

suplimentare, week—end—uri petrecute la birou.

Voințele discreționare pot fi capricii sau simple obișnuințe de lucru, care nu sunt

formulate nicăieri, dar despre care toata lumea știe că este bine sa fie respectate. Unele

dintre ele pot reduce stresul de la locul de munca, dar altele, dimpotrivă, pot să-l

amplifice.

Domeniile de specializare impun obiectivelor un caracter realist domeniul de activitate

conferă o structură solidă, precisă, fără riscuri (sau cu riscuri minime) de nerealizare a

acestora.

Binefacerile impreciziei (care provin din semnificația termenilor) permit înțelegerea a

exact ce trebuie , mai mult decât ceea ce trebuie și chiar maximul posibil. Rezultă așadar

că obiectivul este un imbold comportamental.

Un viitor încă în construcție : rareori o întreprindere (instituție, companie) este ca un

fluviu liniștit. Reflexia asupra evoluțiilor previzibile conduce la obținerea unor rezultate

bune creând un sentiment de confort agreabil.

Coerența necesară necesită o vedere de ansamblu asupra sistemului. Ce se întâmplă

dacă angajatul căruia i se cere un serviciu de calitate ar primi în plus și sarcina de a se

ocupa cu munca administrativă. Care va fi obiectivul prioritar?

Obiectivele trebuie să se încadreze într-o limită de timp cuprinsă între trei sau cinci ani.

Intervalul de timp este suficient de lung pentru a putea face chiar schimbări radicale, însă

suficient de scurt pentru a oferi o oarecare șansă de succes la previziunile legate de viitor.

Mai mult de circa șase obiective devin greu de controlat. Organizațiile care își stabilesc

mai mult de atât fie ajung sa le dea cu totul uitării, fie le clasifică în ordinea importanței

și se ocupă doar de primele câteva. În afară de asta mai mult de șapte obiective duc

uneori la situația creării unui conflict între ele și astfel să devină nefolositoare. Fiecare

obiectiv trebuie să fie formulat într-o singură propoziție, să aibă șanse reale de atingere.

Obiectivele care sunt în mod evident ușor de realizat sunt o pierdere de vreme. O dată ce

obiectivele au fost stabilite, următoarea sarcină care revine managerului este

comunicarea acestora tuturor angajaților, discutarea și eventual modificarea lor.

Modalitate tabelară de stabilire a obiectivelor :

Un obiectiv formulat cu precizie dobândește o putere asupra planului

semnificației pur și simplu pentru că poate fi reprezentat mult mai ușor. Însă precizia în

sine este și un mod de a defini calea și direcția de urmat. Un obiectiv precis cumulează

două calități importante: semnifică cu putere si dirijează cu finețe.

Faza de realizare a unui obiectiv este momentul în care se pune întrebarea: Ce

trebuie să fac pentru ca serviciul să pară organizat și competent?

Obiectivul se exprimă astfel:

Vreau: 1. să furnizez lista cu documente utile;

2. să prezint un 1oc curat și ordonat;

3. să răspund 1a toate solicitările.

Așa cum este formulat obiectivul poate fi verificat și măsurat. Este suficient să

folosim indicatorii de rezultat.

Indicator 1 : lista a fost înmânată solicitantului în cauză?

Indicator 2 : spațiul este curat și aranjat?

Indicator 3:există răspunsuri la toate solicitările?

Dar cum aici avem de a face cu un rezultat care nu este niciodată atins în

totalitate, se pune problema desfășurării în timp. Vreau ca acest obiectiv să fie atins în

fiecare clipă, în fiecare zi, pe durata întregului am sau să mă mulțumesc cu 8o% reușită la

cei trei indicatori, cu treizeci de verificări a cinci minute realizate aleatoriu în fiecare lună?

După întrebarea CE? urmează întrebarea CUM? Aici intrăm în specificul fiecărei

meserii, cu limitări de spațiu, de buget, de personal. Esențial este notarea tuturor

acțiunilor necesare pentru atingerea obiectivului, deoarece de multe ori problemele apar

din cauza omiterii unui element esențial.

În exemplul de mai sus, primul rezultat urmărit – furnizarea listei cu documente

necesare se reduce la:

a scrie lista = recenzarea documentelor + clasificarea pe tipuri de

solicitări + dactilografierea documentului+ verificarea lizibilității

documentului ;

a furniza lista = cumpărarea unei vitrine + desemnarea unei persoane

care să se ocupe de achiziționarea ei.

În acest stadiu apare criteriul realismului. Dacă obiectivul nu este realist nu se va

putea alcătui lista cu acțiunile necesare pentru atingerea lui sau acțiunile respective nu

vor fi realizabile din alte considerente (restricții bugetare, de personal si organizaționale).

În caz contrar chiar dacă obiectivul mare imens, este suficientă definirea unui ansamblu

de acțiuni realiste în sine pentru a schimba impresia dată de imensitatea obiectivului.

Din acest punct de vedere , de multe ori astfel de obiective sunt catalogate ca fiind

irealiste, fără a se încerca fragmentarea lor , observând așadar că se pot realiza diferite

acțiuni, iar pentru îndeplinirea altora se pot delega alți angajați sau echipe. Deci, aceasta

fază de fragmentare e esențiala, dar nu întotdeauna ușor de dus la sfârșit, deoarece

întâmpină numeroase obstacole: încrederea in sine, precipitarea și urgența, prejudecățile,

evidențele și ideile preconcepute .

Însă realismul se referă și la evitarea fixării unui obiectiv imposibil de realizat.

având în vedere că decepțiile au un impact negativ asupra funcționării emoționale și

intelectuale.

Un obiectiv pe termen foarte lung devine mai ușor de atins dacă este împărțit

într-o serie de obiective pe termen foarte scurt. Ceea ce constituie avantajul și

dezavantajul acestui mod de lucru este ca de ori de câte ori se interpune un obstacol în

calea realizării obiectivului, unul dintre primele considerente care trebuie analizate este

modul de a manipula timpul. Următoarele întrebări pot fi de folos in acest sens:

• Cât de important este termenul fixat? Dacă îl schimbăm care pot fi consecințele?

• Cât de bine folosim timpul care ne desparte de cel fixat? Putem include mai multe

perioade de activitate în acest timp?

• În ce fel sunt folosite resursele? Putem micșora timpul de lucru dacă folosim

resurse suplimentare?

• Ce timp este folosit necorespunzător de obicei? Există lucruri pe care le realizăm,

dar peste care am putea trece sau le-am putea elimina cu totul?

După analiza acestor întrebări sunt posibile schimbări în avantajul personal și al

organizației.

Tehnică: SCHEMA OBSTACOLELOR

Pregătire: obiective

Timp necesar: a minute

Indicații: agenda

Frecvență: anual

Această tehnică se poate folosi dacă aveți un obiectiv, dar nu știți cum să-l l

realizați. Mai întâi notați obiectivul. Scrieți, în fraze scurte, nu numai ce doriți ci și ceea

ce mai este implicat, ce este in jurul țintei. Ce diferă de obiectiv? Ce trebuie schimbat? În

sfârșit notați obstacolele din cauza cărora nu puteți ajunge la țintă. Ce lipsește? Ce vă stă

în cale? Uneori, obstacolele sunt însuși punctul de pornire.

Feed-back : Fără acele obstacole obiectivele ar fi fost deja atinse. Identificarea

explicită a obstacolelor este foarte importantă, deoarece adesea suntem atât de

concentrați asupra punctului în care ne aflăm sau asupra punctului în care vrem să

ajungem, încât nu ne mai gândim la cele ce ne stau in cale.

Rezultatul : este un nou set de obiective prin care se înlătura obstacolele

identificate. De exemplu, dacă obiectivul era ,,Să am propria firmă de mesagerie `” , un

obstacol ar fi ,,Nu am angajații — așa ca rezulta un nou obiectiv ,,Angajarea persoanelor

potrivite.

Variațiuni : Desenați trei casete de la stânga la dreapta: ,,Punctul de pornire",

,,Obstacolele", ,, Obiectivul Folosirea acestei structuri vă poate ajuta să vizualizați

ceea ce se petrece. Rezistați tentației de a sări direct la obstacole.

IV. PLANIFICAREA TlMPULUl

4.1 SCOPUL PLANIFICĂRII

Timpul este un element care ne limitează pe toți. Nu putem gestiona timpul mai bine decât putem gestiona scurgerea vieții spre inevitabilul sfârșit— el va descrie un progres constant, secundă după secundă. Dar putem gestiona felul în care folosim timpul,

lucru care a devenit una din calitățile esențiale ale managerului.

Un principiu cheie spune că trebuie să-ți tratezi timpul ca pe o resursă extrem de

limitată. De fapt, nimic nu este mai limitat decât timpul. Nu se poate vinde, nu se poate

cumpăra, nu se poate crea din nimic… dacă trece s-a dus. Studiile au demonstrat că,

pentru fiecare minut petrecut planificând activitățile unei zile , o persoana câștigă patru

minute atunci când vine timpul execuției. Planificarea nu este totul, dar e un punct de

start.

Cuvântul ,,planificare" ne duce cu gândul la modelul de economie planificată din fostul bloc răsăritean, caracterizată prin rigiditatea previziunilor de producție.

Considerând timpul un capital care trebuie fructificat vom ști să alocăm ,,un anumit

timp" pentru planificare. Ceea ce contează aici este să înțelegem că acest timp nu este o

cheltuială. ci o investiție ( și, la urma urmei, una rezonabilă), căci se consideră că, în

medie, cincisprezece minute in fiecare seara ar fi de ajuns pentru pregătirea zilei

următoare. ,, Un lucru bine început este pe jumătate făcut" , deci pregătirea reduce timpul

de atingere a unui scop.

O dată ce s-a stabilit scopul principal, adică cel strategic, începe împărțirea acelui

scop in scopuri tehnice mai mărunte, analizarea și numai apoi se poate trece la

întocmirea planificării.

Planificarea corectă a timpului ajută individul, grupul și organizațiile:

să fie capabili de a defini și atinge scopul propus;

să administreze corect timpul, sarcinile și proiectele;

să evite capcanele ,, sunt prea ocupat";

să devină bine organizați și să mențină nivelul redus al stresului;

să fie capabili de a delega sarcini;

să-si armonizeze corect activitățile și să-și definească priorități1e;

să folosească si să distribuie informațiile în mod corespunzător;

să—și măsoare performanțele.

Introducerea practică a planificării timpului în activitatea companiilor,

întreprinderilor / organizațiilor este ultima verigă în metoda practică de abordare a

procesu1ui de schimbare ( a situații1or de criză ). Punerea în aplicare a tehnicii

planificării timpului ajută individul grupul si organizațiile în:

transformarea ideilor în acțiuni

clarificarea: ce, când, cui , cum;

finalizarea, îndeplinirea acțiunilor.

a) PLANIFICAREA PE TERMEN LUNG

Constă în punerea pe hârtie a diferitelor etape ale realizării unui obiectiv. Acest

plan de lucru este esențial nu numai din rațiuni practice ( reținerea mentală a datelor),

căci faptul de a scrie constituie deja un angajament față de sine însuși. Planificarea

include un sir de nivele, care vor trebui parcurse înainte de atingerea obiectivului. De

obicei împrejurările deseori fac ca planificarea pe termen lung să se modifice sau chiar să

devieze de la ținta finală. Astfel e mai utilă pregătirea planurilor mai puțin voluminoase

pe termen scurt si mediu. Ele sunt îndeplinite cu eforturi mai puține și fac parte din

etapizarea planului global.

b) PLANIFICAREA PE TERMEN SCURT

planul curent (de fiecare zi) ar trebui să includă activitățile ce nu pot fi amânate în ordinea importanței. Planificarea are scopul de a evita împotmolirea în detalii, de a clasifica sarcinile, de a stabili timpii de realizare pentru fiecare sarcină în parte.

4.2. ETAPELE UNEI PLANIFICĂRI

1) Alcătuirea listei cu ceea ce trebuie sau ar trebui să se realizeze;

2) Definirea gradelor de prioritate ale acestor sarcini diverse;

3) Definirea rezultatului așteptat pentru fiecare sarcină în parte;

4) Aprecierea duratelor de realizare;

S) Alcătuirea unui plan pe zile.

1) Alcătuirea listei

Primul lucru care trebuie făcut în cadrul planificării este trecerea pe listă ( una singură) a

tot ceea ce este imprăștiat în memorie, pe bucăți de hârtie, în agenda sau pe orice suport.

Este nevoie de o listă profesională și de una particulară în cazul în care cele două vieți se

suprapun. Lista se actualizează în fiecare zi ( unele activități vor fi eliminate și vor apărea

altele noi). Lucrurile odată notate pe hârtie părăsesc zona ,,impresiei" si apar deosebit de

clare. Se vor accepta alte solicitări numai în cazul în care au loc în lista, altfel apare

bombardarea cu sarcini care nu țin de sfera activității, din partea diverșilor colegi. Este

destul de nepoliticos refuzul de genul ,, n-am timp!"caci adeseori se interpretează ca" n-am timp de dumneavoastră!” ; recomandabil este folosirea expresiei „în clipa de față

am alte priorității!". Apare situația când se aglomerează lista din asa- numita „conștiință

profesională” și rezultatul nu este performant. Este nevoie de o recapitulare finală a listei.

de comparare a activităților între ele și în funcție de utilitatea acestora se vor accepta sau

elimina unele din ele.

2) Definirea gradelor de prioritate

Problema priorităților aproape că nu se pune în cazul celor câteva persoane ( nu

prea multe) care reușesc să-și administreze timpul ,, din mers". Cu toate acestea

necesitatea deținerii priorităților este percepută ca o constrângere impusă de un loc de

muncă supraîncărcat și o lume în care totul se desfășoară prea repede. Deci, aptitudinea

de a defini prioritățile este obligatorie. Definirea gradelor de prioritate reclamă anumite

criterii.

Exista două tipuri de termene: precis și vag. La rândul lor, și ele sunt de două

feluri.

Criteriul termenului

Termenul precis real ( inevitabil): termenul legal de depunere a unor declarații fiscale, data-limita pentru a răspunde la o solicitare de oferta, data unei reuniuni etc. Termenul precis exagerat (negociabil ): in situația in care superiorul îți impune un

termen, poți negocia in funcție de situație, o data reala posibila de predare.

Termenul vag involuntar , pentru sfârșitul săptămânii!"

Termenul vag periculos ,,este urgent!"

După cum se observă numai primul tip permite administrarea timpului și

posibilitatea organizării acestuia. Poate fi perceput ca o constrângere, dar în realitate este

o ocazie favorabilă organizării. În cazul celui de al doilea tip solicitantul termenului își ia

o marja de siguranța deoarece nu are încredere in executant. Pentru al treilea tip de

termen ar fi indicat ca problema să fie abordată cât mai clar și executantul să propună un

termen care să-i convină. Al patrulea tip de termen este imperativ, stresant, opus

organizării si alegerii de prioritați.

Tehnica: NU REUSIM SA TERMINĂM

Pregatire: nici un fel

Timp necesar: a minute

Indicații: nici una

Frecvența: o dată

Sunt mulți care nu reușesc să termine la timp ce și-au propus. Zic că vor face un

anumit lucru până la o anumita dată, dar… Pot chiar să semneze un fel de angajament .

Apoi se arată surprinși că nu au predat rapoartele, dosarele etc. Dacă întârziați predările

în mod regulat, nu ați reușit sa va organizați în mod eficient timpul și va trebui să

suportați consecințele. Și, ceea ce este mai grav, organizarea timpului va continua să fie

incorectă, deoarece sarcinile restante influențează lucrurile noi pe care

vreți sa le faceți.

Dacă pentru dumneavoastră este important să predați ceea ce ați făcut la timp și

vreți să observe asta și alții atunci trebuie să estimați termenele în mod realist. Avem

tendința de a scurta termenele pentru a fi competitivi și bine vazuți, dar este de preferat

ca estimarea să fie cu 1o% mai largă și să terminați la timp. Chiar daca ați estimat corect,

poate interveni ceva neprevazut. Aici puteți juca o carte mare. Daca investiți 1ao% efort

în recuperarea unei întârzieri și vă țineți partenerii la curent cu ceea ce se întâmplă, veți

câștiga prestigiu și veți păstra contro1ul timpului dumneavoastră.

Verificați estimările temporale ale sarcini1or prioritare din acest moment. Sunt

realiste? Trebuie sa modificați ceva? Cum stau lucrurile cu estimarea temporală a

eșecurilor și succese1or din ultima vreme?

Feed- back Exercițiul nu se referă la perpetuarea situații1or de criză. Dacă

trebuie să lăsați totu1 baltă ca să rezo1vați vreo prob1emă, înseamnă că ați făcut estimările greșite.

Rezultatul. Oricât ar părea de surprinzator într-o societate de consum, livrarea

1a termen a bunuri1or este un 1ucru rar. Daca reușiți asta nu numai ca v-ați organizat bine timpul, dar nu riscați vreodată să rămaneți pe drumuri.

Variațiuni Modul în care faceți estimările este personal, dar rețineți că

prognozele sunt ipotetice. Nu estimați cu o precizie de trei zecimale ceva ce nu

cunoașteți aproximativ. Planificarea funcționează mai bine cu marje si repere decat cu

detalii și este mult mai usor de moditicat pe moment, dacă este cazul.

Criteriul duratei sarcinii:

După unele studii s-ar părea că o zi obișnuită este presărată de întreruperi. Fiecare

întrerupere necesită un cost de reluare egal cu timpul necesar reluării lucrului. Acest fapt

exp1ică de ce criteriul duratei sarcinii funcționează cu succes. Avem așadar:

sarcini foarte scurte ( < 1 minut) : aceste minisarcini sunt extrem de utile pentru

ocuparea timpi1or morti si a perioadelor cu risc mare de întrerupere;

sarcini scurte ( 1-a minute) : pot ocupa perioadele cu risc mediu de întrerupere,

dar so1icită un sistem de protectie( usa biroului închisă, refuzarea apeluri1or

te1efonice etc.)

sarcini lungi ( a minute- 2 ore): sunt potrivite pentru perioadele cu risc scăzut de

întrerupere, dar solicită totuși măsuri de protecție severă ( izo1area în altă cameră ,

decuplarea telefonului). Perioada este de pană la 2 ore deoarece după aceea este

indicată schimbarea activității din cauza scăderii capacității de concentrare.

Tehnică: SEGMENTAREA

Pregătire: în prealabil

Timp necesar: a minute

Indicații: carnet

Frecvența: săptămânal

Toți avem activități care nu pot fi îndeplinite într-o sedință, zi sau an. Așa se

întâmplă cu majoritatea activităților principale; ele trebuie să fie împărțite în porțiuni

ușor de îndeplinit. Aceasta stă la baza unei bune organizări a timpului. Luați activitățile

principale și împărțiți-le în sarcini sau segmente. Fiecare sarcină trebuie să aibă un

rezultat clar și un termen de realizare. Nu contează dacă activitatea are sau nu un termen, segmentele trebuie strict delimitate temporal.

Feed- back Este important să stabiliți termene și rezultate, dar nu uitați că datele

sunt aproximative. Lista de sarcini trebuie sa fie revizuită săptămânal, eliminând sarcinile

realizate, modificând termenele și adăugând altele.

Rezultatul O greșeală frecventă este credința că o bună organizare a timpului

constă doar în concentrare și segmentare. Fără conștientizarea priorităților personale,

acestea sunt inutile, dar dacă se bazeaza pe prioritați sunt componente esențiale.

Variațiuni S-ar putea să aveți nevoie de mai multe detalii. Unele segmente

trebuie să fie împărțite în porțiuni mai mici. O sarcină poate sa privească și alte persoane,

așa încât trebuie să arătați care sunt cei implicati și să primiți de la ei informații despre

evoluția 1ucruri1or. Produsele electronice destinate organizării timpului permit adesea

delegarea unor sarcini, urmând să se înregistreze rezultatele. Acest procedeu este bun cu

condiția ca întreținerea informațiilor despre sarcini să nu devină ea însăși o sarcină

majoră. Dacă aveți o lista lungă de sarcini, va trebui sa folositi prioritățile.

Criteriul importanței sarcinii

Este esențial, dar nu la fel de ușor de perceput ca primele două deoarece nu

întotdeauna i se poate da o valoare numerică. Acesta include:

o criteriul obiectivului;

o criteriul consecințelor: oferă posibilitatea de a vizualiza, dacă apare posibilitatea

confruntării sau nu, cu o situație neplacută.

o criteriul specialității: permite o vizualizare a rostului ca angajat al unei firme,

companii, unități.

Tehnică: DESENAT ȘI ÎMPĂRȚIT ÎN SFERTURI

Pregătire: nici un fel

Timp necesar: a minute

Indicații: hârtie

Frecvența: săptămânal

Împărțiți în patru o foaie de hârtie. Numiți sfertul din stânga sus ,, urgent, nu este

important”, cel din dreapta sus" urgent, important" , cel din stânga jos ,, nu este

urgent, nu este important" si cel din dreapta jos ,, nu este urgent, important" .

Repartizați sarcinile între ele. Sarcinile din dreapta sus sunt priorotățile maxime; Trebuie

să aveți grijă ca timpul acordat lor să fie respectat. Sarcinile din stânga sus au termen de

realizare strict, dar sunt mai puțin importante. Adesea, ele ocupă mai mult timp decât este

necesar, așa încât trebuie să le înlăturați din cale cât mai repede , într-o secvență precis

cronometrată. Sarcinile din dreapta jos migrează, treptat, către coltul din dreapta sus. pe

măsura ce timpul devine presant. Ideal este sa le îndepliniți înainte de a se declanșa criza

, dar suficient de târziu pentru a elibera timp pentru alte activitați. În sfârșit, stânga jos

este zona în care trebuie să cheltuiți cât mai puțin timp. Faptul că unele din acele sarcini

sunt agreabile sau ușoare nu trebuie să ascundă nivelul redus și din punctul de vedere al

priorității. Acordați-le un interval minim de timp.

F eed-back Problema unor astfel de grile este lipsa de stabilitate. Cu timpul unele

sarcini ( dar nu toate) se deplasează în sus. Și importanța depinde de timp. De aceea,

trebuie sa fiți pregătit să o refaceți în mod regulat – o modalitate mai potrivită pentru

lucrul pe termen lung este să introduceți grila în calculator, folosind un program de

desen, în care elementele se pot deplasa ușor dintr-o parte în cealaltă.

Rezultatul În miezul organizării timpului se află echilibrul priorităților. Nu vă

eschivați de la acest efort.

Variațiuni Această împărțire se poate face în patru casete sau pe un grafic,

punând importanța pe axa orizontală și urgența pe cea verticală – cu cât un punct este

situat mai la dreapta , cu atât este mai important.

Criteriul gradelor de prioritate

Cei mai mulți dintre noi cheltuim mult timp neștiind de unde să începem: sunt

prea multe de făcut și prea puțin timp disponibil. Pentru folosirea timpului cât mai

eficient posibil, trebuie să știm ce vrem să relizăm. Pe baza valorilor si obiectivelor se

pot stabili prioritățile din numeroasele activități și se pot așeza într-o anumită ordine.

Constituie instrumentul de ,,tăiere" ( în situația de criză), de amânare și eșalonare pentru

alegerea dispunerii realizării unor activități. Esențialul constă în a repera ce este

important, dar, și a tine cont de termene și de durata de realizare.

Tehnică: PRIORITĂȚILE

Pregătire: lista sarcinilor

Timp necesar: a minute

Indicații: carnet

Frecvență: săptămânal

Înainte de a încerca această tehnică notați-vă toate sarcinile pe care le aveți în

acest moment. De obicei sunt multe de făcut: aveți nevoie de stabilirea unor priorități. Un

prim pas este să priviți înapoi din momentul îndeplinirii. Dacă o lucrare trebuie terminată

la sfârșitul lui martie și este necesar pentru aceasta o zi, în luna decembrie prioritatea ei

este redusă. Tot așa o sarcină care are a doua zi termenul limită ( imposibil de amânat) vă

stă mai sus pe listă. în orice caz, termenul limită, cu toată importanța lui, nu este pe

primul loc. După ce s—au stabilit prioritățile reduse ale sarcinilor cu termen îndepărtat,

priorăți mari sunt acordate sarcini1or esențiale pentru îndep1inirea activităților

principale. Aceasta ar putea să însemne amânarea unei lucrări urgente, dar mai puțin

importante, pentru a face să avanseze o activitate principală.

Un ultim considerent este renunțarea. Ce faceți atunci când aveți o serie de

sarcini cu cronometrare foarte strânsă, iar prima dintre ele depășește timpu1 prevăzut‘?

Dacă depășirea este justiticată, poate că ar fi mai bine să renunțați 1a următoare pentru a

păstra programarea celoralte decât să le întârziați pe toate.

Feed—back *Stabilirea priorităților este un exercițiu valoros pentru sarcini, dar

mai puțin practic pentru activitățile principale.

Rezultatul Este foarte simplu* stabilirea sarcinilor este esențială pentru a vă

îndeplini sarcinile.

Variațiuni Stabilirea priorităților asigură planificarea pentru lista celor zece

sarcini, dar și pentru a-i informa pe ceilalți și pentru a putea moditica pe 1oc planificări1e.

Corectitudinea aplicării criterii1or depinde în mare măsura de calitatea metodelor

folosite. Aceasta presupune:

validitatea rezultatelor;

fide1itatea determinărilor;

echivalența rezultate1or;

omogenitatea internă;

se1isibilitatea instrumentelor fo1osite.

3) Definirea rezultatului așteptat

Constă în analizarea nevoii , pentru ca apoi să se ia decizia de a face ,,exact ceea

ce trebuie" sau ,, mai mult decăt exact ceea ce trebuie". Calitatea cea mai importantă în

deținirea unui rezultat este eficientă. A fi eficient înseamnă:

a defini nevoia cât mai precis posibi1;

a adera la nevoia respectivă pentru a limita inutilitățile și insatisfacții1e- ambele

costisitoare.

lndicatorii de rezultat sunt semnale care indică faptul că sarcina s—a încheiat.

Definirea lor se impune mai mult sau mai puțin, după cum sarcina este de rutină sau

nu.

4) Aprecierea duratelor de realizare

O evaluare greșită a duratelor este o capcană frecventă în care cad și cele mai serioase

planiticări. A nu evalua duratele înseamna în general a le subestima această lege

verificată din plin constă în faptul că permite mărirea listei de activități prevăzute pentru

un timp dat. Un obstacol în calea evaluării duratelor îl constituie tendința de a globaliza

percepția asupra activității, la care se adaugă o dificultate în efectuarea unui decupaj

precis. Decupajul unei sarcini și evaluarea fiecărui segment duce de cele mai multe ori la

o durată superioară evaluării globale și intuitive. Un asemenea decupaj prezintă multe

utilități:

se dispune de segmente cu o durată mai mică și care au șanse mai mari de a scăpa

de tirul susținut al întreruperilor;

anumite segmente pot apărea ca fiind inutile sau de prisos;

se pot scoate în evidență diverse regrupări;

apar segmente care dacă nu se realizează afectează realizarea celorlalte;

permite și verificarea realismului întregului ansamblu.

Evaluarea duratelor este, deci, o evaluare în sensul de estimare. Este capacitatea de a

îmbina mai mulți parametri evitând două excese: excesul de viteză și excesul de

încetineala.

5) Alcătuirea unui plan pe zile

Planificarea zilei de mâine constă în extragerea de pe această listă a activităților

propuse spre rezolvare. Nimic nu garantează ca totul se va petrece conform prevederilor,

însă șansele sunt totuși mai mari. Primul lucru care trebuie făcut înainte de a stabili

planul pe zi, este evaluarea numărului de ore pe care avem interesul de a nu le planifica

în fiecare zi. Întreruperile vor avea loc, la fel și momentele neprevăzute, de aceea trebuie

să se țină cont de ele și să li se prevadă un loc în program. Dar, asta nu înseamnă că nu

se poate face ceva în această perioada.

Model de planificare a zilei de măine:

O planificare bună trebuie să fie:

realistă și în același timp motivantă;

fexibilă astfel încât să se poată adapta schimbări1or venite din interior sau exterior;

structurată simplu, să o poate înțelege oricine.

Scopul planificării este:

să ai finalitatea în minte: să știi de ce faci și să legi activitățile spre scopu1 final;

reducerea sarcinilor: sparge sarcinile mari în activități mici;

responsabilitate: știi ce ai de făcut și te simți responsabil;

termene limită: știi ce ai de terminat până să te apuci de altceva- hotărește termenele limită.

4.3 CICLURILE PLANIFICĂRII

pe termen scurt pe termen lung

EXEMPLU DE PLANIFICARE A ACTIVITĂȚILOR STABILITE PENTRU UN

INTERVIU ÎN CAZUL UNEI ANGAJĂRI

De făcut:

1. Rezervarea unei săli

• de văzut sala înainte și pregătirea ei

• anunțarea autorităților în domeniu.

2. Convocarea candidaților.

3. Pregătirea documentelor necesare.

• revederea dărilor de seamă obișnuite

• redactarea eventualelor modificări.

4. Stabilirea comisiei de evaluare a candidaților

• de făcut lista cu persoanele care vor fi propuse în comisie

• de discutat cu aceste persoane

• fixarea unei zile;

5. Informarea comisiei asupra profilului căutat

• dc făcut o informarc cu două zilc inainte

6. Dc verificat dacă toți candidații și-au confirmat venirea

• de telefonat fiecăruia cu două zilc înaintc;

• convocarea candidaților înscriși pe lista dc așteptare.

V.ORGANIZAREA ȘI PROGRAMAREA TIMPULUI DE MUNCĂ

Identificarea cauzelor care duc la irosirea timpului:

Pentru ați organiza bine timpul, trebuie să fi cinstit cu tine insuți; pune-ți urmatoarele intrebari:

din ceea ce fac, ce nu ar trebui deloc făcut?

A face lucruri care nu trebuie făcute reprezintă un mod foarte obișnuit de a irosi timpul. Nu numai că realizezi lucruri de care nu ai nevoie, dar e posibil ca nimeni altcineva să nu aibă nevoie de ele. De exemplu: tu ( sau alții) continui să faci ceva care nu este necesar pentru ca acel lucru a fost făcut din totdeauna. Știi ce se întămplă cu munca respectivă? Este rezultatul acestei munci util ție sau altora, sau pur și simplu el va fi arhivat sau depozitat undeva făra ca cineva să se mai uite vreodata la el?

din ceea ce fac, ce ar putea și ar trebiut făcut de altcineva?

A face un lucru care ar putea și ar trebui făcut de altcineva este tentant în special atunci când e vorba de o muncă la care te pricepi foarte bine. Dar dacă nu delegi altcuiva unele dintre sarcinile tale, vei avea mai puțin timp pentru a te dedica managementului conducerii. Deseori pare mai eficient să faci tu însuti un lucru decât să consumi timp delegând pe cineva pentru a-l face, și chiar și atunci când ai delegat o sarcină îți poate fi greu să reziști tentației de a continua să intervii la cel mai vag semn de dificultate. Dacă faci asta, vei fi confruntat cu alte situații ce-ți vor irosi și mai mult timpul, pentru ca îți vei consuma timpul făcând un lucru de care altcineva este responsabil. Oamenii vor învăța foarte repede că dacă au o problema o vei rezolva tu în locul lor; nu vei putea realiza sarcinile care cad în responsabilitatea ta. Pe deasupra, mulți nu vor mai agrea ajutorul tău , gândindu-se că îți bagi nasul în treburile lor, în timp ce alții vor renunța chiar și să mai încerce să rezolve probleme singuri. Între timp este afectată propria ta eficiență și vei sfârși trebuind să delegi sarcini de care tu ești responsabil celor care nu le pot realiza suficient de bine și vor avea nevoie o dată in plus de ajutorul tău.

din ceea ce fac, ce imi ia mai mult timp decat ar trebui?

Unele lucruri pot lua mai mult timp decât ar trebui deoarece:

Nu ești o persoană organizată și nu ești capabil să gasești lucrurile importante de care ai nevoie pentru ați finaliza treaba;

Consideri sarcina dificilă deoarece nu ți-ai făcut timp pentru a te informa în mod corespunzător;

Te grăbești să treci la acțiune înainte să fi stabilit exact ce trebuie să faci;

Faci totul de unul singur.

din ceea ce fac, ce îmi ia mai mult timp decât ar trebui?

Nimănui nu-i place să admită că irosește timpul altora. Cei mai mulți vor spune că nu au niciodată destul timp pentru ei înșiși, așadar cum să mai irosească timpul altora? Dar găndește-te dacă nu cumva ți s-a întamplat și ție:

să te răzgândești după ce oamenii au muncit destul de mult,

să uiți să transmiți unele informații așa încât oamenii să continuie să lucreze pe baza informațiilor vechi,

să chemi oamenii la tine pentru o anumită problemă și apoi să uiți să-ți pregătești documentele sau materialele relevante, așa încât să pierzi timp cautându-le,

să ții ședințe improvizate care nu au o ordine de zi, iar oamenii să nu știe care este obiectul ședinței și să nu se poată pregăti corespunzător,

să permiți întreruperi așa încât discuțiile să dureze mai mult decât ar trebui și să fie ineficiente,

să lași să aștepte persoane punctuale pentru ca tu întărzii.

Dacă o sarcină îți ia mult timp pentru că o consideri dificilă, nu vei putea să faci tot ceea ce ți se cere și vei sfârși prin a rămăne în urma. Sarcina nu va dispărea chiar dacă eviți s-o îndeplinești, iar în final se va transforma într-o criză și crizele sunt metode ideale de irosire a timpului. Se pot invoca la nesfârșit motive pentru care nu ești în stare să faci lucruri la timp, dar cum fiecare persoană are la dispoziție aceeași cantitate de timp, rezultă că indivizii se diferențiază prin modul în care fiecare și-l organizează. De fapt, este aproape imposibil să nu ai destul timp să faci ceva, ceea ce lipsește este voința.

În legătură cu planificarea sarcinilor Churchill spunea o dată că dacă vrei ca un lucru sa fie bine făcut, trebuie să-l dai unei persoane ocupate. Oamenii ocupați par să se priceapă să controleze timpul mai bine decât ceilalți, se pare că ei sunt capabili să “înghesuie “ în programul zilnic mai multe lucruri decât oricine altcineva; pentru ca aceste persoane sunt ocupate, ele vor găsi întotdeauna o cale de a include solicitările suplimentare în programul lor de lucru. Aceasta se poate datora faptului că oamenii ocupați:

-sunt dotați cu un simț al urgenței rezolvării problemelor,

-iau în serios termenele de finalizare și nu le place să nu le respecte,

-și-au dezvoltat abilitațile necesare pentru a face lucrurile la timp,

-sunt pe deplin conștienți de ceea ce sunt responsabili să realizeze.

În afaceri fiecare post de lucru are o denumire și o fișă a postului care conturează

acele probleme de care ești personal responsabil. Fiind deplin conștient de rolul său, poate identifica ce ar trebui să facă și să compare aceste sarcini cu cele pe care le realizează efectiv. Dacă nu se deține o fișă a postului se poate face una, identifica principalele responsabilități, întocmește o listă a sarcinilor pe care trebuie să le realizezi pentru a muncii în mod eficient, analizează cu atenție scopul real al postului și modul cum acesta contribuie la eficiența generală a afacerii.

Primul pas în a-ți face mai mult timp este înțelegerea clară a responsabilităților pe care le ai, ca și a rolului tău. Odată înțelese aceste aspecte va fi mult mai simplu să –ți stabilești obiectivele și să-ți identifici prioritățile.

Stabilirea și atingerea obiectivelor joacă un rol esențial în organizarea timpului. Cunoașterea a ceea ce este important și necesar să fie făcut îl pune în poziția de a obține el controlul asupra evenimentelor, în loc să fie el controlat de ele. Doar astfel are o șansă să realizeze ceea ce i se cere în timpul pe care îl are la dispoziție. Obiectivele sunt utile, ele ajutându-l: să își concentreze atenția asupra direcției în care merge, să își planifice ce să facă în cadrul unui interval de timp dat , să-i ajute pe ceilalți să înțeleagă ce se întămplă în acel domeniu și cum să se încadreze în activitate.

Identificarea priorităților îl vor ajuta să-și atingă obiectivele, iar acestea pot fi clasificate în patru categorii: sarcini esențiale sunt cele a căror nerealizare îl împiedică să-și îndeplinească rolul în mod eficient; sarcinile pe care ar trebui să le realizeze cu condiția ca sarcinile de prioritate maximă să fi fost îndeplinite; sarcinile pe care și-ar dori să le realizeze acestea sunt lucrările care nu ajung niciodată să fie făcute; sarcinile cu o prioritate scăzută dar care sunt ușoare și plăcute, de obicei acestea sunt realizate primele.

Identificându-și responsabilitățile, cunoscăndu-și obiectivele, punăndu-și sarcinile în ordinea priorităților și fiind capabil să facă distincția între lucrările urgente și cele importante, vă constată că este mai ușor să-și planifice și organizeze timpul mai eficient.

Planificarea timpului este un proces complex, unii o realizează cu ușurință, alții nu, unii par atât de prinși în realizarea activităților și în respectarea termenelor, încât pretind ca nu mai au timp și pentru planificare. Cu toate acestea planificarea ne oferă o cheie cu care putem să ne eliberăm depresiunea pe care o exercită asupra noastră timpul prea scurt. Planificarea este metoda prin care ne organizăm viitorul. Planificarea contribuie pe două căi la ordonarea vieții noastre, mai întâi ne spune cum să ajungem din locul în care ne aflăm în locul în care vrem să ajungem, iar în al doilea rând ne identifica resursele de care avem nevoie pentru a ajunge în punctul final. Planificarea ne permite să lucrăm la un proiect și să-l finalizăm pe baza unui program logic și să estimăm costurile. De obicei, planificarea se face fie pe termen lung, fie pe termen scurt. Considerăm că sunt pe termen lung planurile care cuprind ceea ce dorim să realizăm în următoarea săptămână sau în urmatoarele trei luni, pe termen scurt sunt planurile care acoperă ceea ce dorim să realizăm astâzi sau în săptămâna aceasta.

Modele de planificare pe termen lung:

fișa de planificare a acțiunilor,

diagrama fazelor intermediare,

diagrama PERT.

Diagrama fazelor intermediare

O diagramă a fazelor intermediare reprezintă grafic relația dintre diferițele etape ale unui proiect. Pentru a trasa o asemenea diagramă trebuie enumerate etapele necesare pentru finalizarea proiectului și estimate duratele fiecăruia. Aceste etape se notează trecându-se în dreptul fiecăruia timpul necesar. După ce am notat toate etapele se poate observa cum evoluează întregul proiect cu duratele și ordinea etapelor de la data planificată pentru începere și pănă la data prevăzută pentru finalizare.

Diagrama PERT

Cuvăntul PERT este acronimul cuvintelor Program Evoluation and Review Technique (adică tehnică de evaluare și de verificare a unui program). Este vorba de un grafic care aduce un grad mai mare de sofisticare în procesul de planificare. Pentru a se realiza un astfel de grafic, se enumeră fazele necesare realizării proiectului și duratele de timp estimate pentru fiecare.

O diagrama PERT nu numai că indică relațiile dintre etapele unui proiect, dar servește ca metodă simplă de calcul a drumului critic. Drumul critic este traseul care trece prin etapele esențiale, a căror realizare succesivă are durata cea mai mare și care trebuie neapărat finalizate la timpul prevăzut, pentru a nu se produce întărzieri în realizarea proiectului.

Modele de planificare pe termen scurt:

Planurile pe termen scurt,

Planul saptamanal,

Planul activitatilor zilnice.

Atitudinile față de organizarea personală oscilează frecvent între dispreț și considerație. În primul caz, problemele legate de timp sunt privite în principal ca fiind probleme de semnificație, iar reflecția asupra obiectivelor ocupă un loc central.

În al doilea caz, problemele de timp sunt privite ca probleme de acțiune, iar organizarea personală devine imediat centrul preocupărilor. Pentru cei care caută schimbarea nu este chiar atât de comodă renunțarea la una din aceste atitudini, căci fiecare din ele are atât avantaje cât și riscuri. Dacă este nesocotită organizarea personală și eforturile sunt concentrate asupra căutării unor obiective bogate în semnificații, înseamnă că este abordat nucleul problemelor legate de timp și în acest caz sensul este esențial. Dar rămănând la acest nivel de analiza managerii se expun riscului de a neglija mijloacele de organizare care le-ar face viața mai ușoara.

Prima funție a organizării personale trebuie să fie aceea de a canaliza datele de intrare în condițiile riscului de a va dispensa în mai multe direcții, a doua funcție constă in recoltarea acestor date, deoarece ele sunt materia prima de care aveti nevoie în activitate, a treia funcție este ordonarea.

Dicționarul ne mai învață că “a fi organizat” înseamnă “a fi înzestrat” cu organe și că un organ este “un ansamblu de celule diferențiate din punct de vedere fiziologic care îndeplinește o funcție determinat”.

Pornim de la noțiunea de “zi bună” și de la mișcarea de închidere – deschidere care o animă. Faza de “deschidere”constă în a fi în contact cu lumea: oral, vizual sau în scris, primiți informații, solicitări, probleme, rezultate ale unei anumite activități, idei despre o alta etc.Aceasta risipire este tipică mediului de lucru.

Prezența ca un ansamblu de funcții organizarea nu se reduce la simple instrumente a căror utilizare ar veni de la sine, dar nici nu conține tehnici miraculoase pentru rezolvarea tuturor problemelor legate de timp.

Organizarea este mai degrabă o interfață destinată să transforme repede și bine acțiunea în reflecție și reflecția în acțiune.

Organizarea timpului ar fi mai ușoară dacă alte persoane nu ți-ar cere mereu câte ceva, astfel încât să nu ajungi niciodată să-ți finalizezi propriile lucrări. Orice s-ar întămpla în ziua respectivă sau ți-ar cere ceilalți trebuie să-ți dezvolți o serie de metode care să te ajute să-ți optimizezi folosirea timpului tău.

Legea lui Parkinson spune că lucrurile tind să ocupe tot timpul alocat pentru realizarea lor, de aceea este importantă existența termenelor limită.Termenele stabilite din exterior sunt impuse pentru a asigura succesul unui proiect.

Dacă termenele care ți se impun sunt foarte strănse trebuie să-ți stabileasca propriile termene în interiorul acestora”că o cutie în interiorul altei cutii“, aceasta îl va împiedeca să permită unei sarcini să-i ocupe tot timpul pe care îl are la dispoziție.

Anumite activități necesită atenție totală din partea managerului și pentru acestea ar trebui să-și aloce perioade neîntrerupte de timp, soluția pe care multe persoane o aleg în acest sens este găsirea unui alt loc, mai liniștit, pentru a -și desfășura activitatea.

Mai există însa și alte modalități de a preveni întreruperile de timp, prin planificarea de timp exclusiv: 1. trebuie a fi programate perioade de timp în care managerul e disponibil și perioade în care nu trebuie să fie deranjat, aceste perioade trebuie comunicate și celorlalți, 2. se poate folosi de robotul telefonic în preluarea mesajelor, acest fapt îți oferă un interval de timp în care să execuți lucrările esențiale, etc.

În funcție de cum este programat timpul vor exista mai multe șanse de a respecta termenele limită. Lucrănd în mod deliberat cu limite autoimpuse, care sa preîntămpine depășirea timpului alocat unei anumite activității peste cel alocat alteia, va beneficia din plin de timpul pe care îl are la dispoziție.

În organizarea și programarea timpului de muncă în munca manageriala există mai multe modalități de economisire a timpului, să economisești timp se reduce la a fi o persoană organizată. Există o serie de metode pentru a pune acest lucru în practică:

întocmirea de liste: multe persoane cred că sunt capabile să facă mai multe lucruri în același timp, dar de cele mai multe ori se înșală și sfărșesc doar prin a realiza lucrurile în mod necorespunzător sau a nu le realiza deloc. Secretul constă în a face lucrurile pe rănd, unul după altul întocmind liste care să-ți reamintească ce ai de făcut.

Întocmirea de liste reprezintă o activitate cheie atunci când vrei să fii organizat. Listele vor reflecta prioritățile și vor conține detalii în legatură cu ce intenționezi să faci.

Exemple de tipuri de liste care te vor ajuta să-ți controlezi timpul:

1. Întocmește o listă a lucrurilor pe care ar trebui să le realizezi astâzi. Dacă lista conține mai mult de șase elemente, este puțin probabil să reușești să le faci pe toate, dacă un lucru este prezent în lista mai mult de trei zile, intreabă-te de ce se întămplă asta. Situația fie că a ajuns la un punct de criză, fie că s-a rezolvat de la sine, fie nu merită să fie abordată.

2. Întocmește o listă a lucrurilor care trebuie realizate în cadrul unei perioade de timp date și pune-le într-o ordine de lucru logică. În acest fel vei simți că tu deții controlul supra evenimentelor .

3. Când părăsești biroul notează-ți ce ai de făcut.

utilizarea documentelor scrise: este o altă metoda de a economisi timp.

Există numeroase capcane care te pot împiedecă să fii bine organizat. Un birou, o servietă, un dulap sau o mașină în care domnește dezordinea pot indica faptul că nu știi să te auto-organizezi sau să-ți organizezi documentele scrise. Preferi mai degrabă să păstrezi toate hărtiile decât să arunci vreuna din ele. Pentru a lucra eficient cu documentele scrise, trebuie să treci prin ele o singură dată; ori de câte ori îți trece prin mănă o bucată de hărtie acționează în unul din următoarele moduri: îndosariaz-o, rezolv-o, transfer-o altcuiva sau arunc-o. Ultima soluție este cea care cauzează cele mai multe probleme pentru ca oamenii ezită să ia decizia de a arunca o bucată de hărtie, dacă hărtia nu-ți este de nici un folos descotorosește-te de ea fără milă.

– însemnările personale: este important să știi ce se întămplă în fiecare zi, mai ales că percepția altor persoane asupra evenimentelor poate să nu fie aceeași cu a ta.

Managerul poate să țină o evidență a lucrurilor așa cum se întămplă ele prin:

-înregistrarea acestora într-o agendă – în care își notează de la insemnări zilnice care să-i amintească diverse lucruri pănă la hotărări care se iau în ședințe.

-păstrarea de hărtie și creion lăngă telefon.

-alcătuirea unui index alfabetic – al numerelor importante, al adreselor și numerelor de telefon pe care să-l aibă la îndemăna și pe care să-l poată accesa cu rapiditate.

-notarea scrisorilor sau convorbirilor importante – din interior sau exterior în agendă lui de lucru așa încât să poată ști când au avut loc acestea și când a răspuns la ele.

păstrarea documentelor: este o altă metodă de a economisi timp, dacă managerul dispune de un sistem bun de păstrare a informațiilor, va găsi reletiv ușor diversele lucruri de care are nevoie. Dacă sistemul managerului e prost sau nu dispune de un asemenea sistem, trebuie să-și facă timp pentru a-și organiza unul.

Câteva exemple de sisteme simple de păstrare a datelor:

Bibliorafturi etichetate în mod adecvat pentru a îndosaria proiectele cele mai importante,

Folii de plastic individuale pentru diferite probleme, păstrate în ordine alfabetică,

Dosare pentru păstrarea documentelor în ordine cronologică,

Un set de cartele indexate pentru stocarea de informații complete despre clienți, sortate în ordine alfabetică sau pe produse,

Plicuri etichetate pe luni, în care să se păstreze chitanțele,

Un dosar sau un biblioraft etichetat “VIP”, unde sa fie păstrate toate hărtiile importante. Acestea trebuie să fie viu colorat, pentru al localiza întotdeauna cu ușurință.

folosirea de scurtături: întărzierea este o problemă universală. Pentru cazurile în care nu are pur și simplu timp să acționeze așa cum ar face-o ăn mod obișnuit sunt necesare măsuri disperate cum ar fi:

-în loc să redacteze un răspuns la scrisoarea tocmai sosită, poate să scrie răspunsul chiar pe scrisoarea originală, făcăndu-l o copie și trimitând-o expediantului, (acesta ar aprecia infinit mai mult un răspuns promt, chiar dacă este neelegant, decât unul tardiv sau decât nici un răspuns),

-să folosească o notiță prin care se transmit de obicei complimente sau o carte postală pentru a scrie rapid de mănă mesajul său, în loc să redacteze o scrisoare pe calculator,

-să folosească coșul pentru resturi de hărtie, dacă a aruncat ceva important poate să-l recupereze cu certitudine.

Mai bună organizare a timpului trebuie să devină un obiect constant pentru manager. Dacă va lua în serios necesitatea organizării timpului va constata că a devenit mai puțin presat de timp și că îi rămăne mai mult timp pentru el însuși.

O mai bună organizare a timpului se poate realiza analizând posibilitățile de acțiune care i se deschid, și nu trecând direct la acțiune fără un studiu prealabil.

În general oamenii nu consideră activitatea de planificare și analiză ca fiind muncă “adecvată”. Trebuie să înveți ca acestea reprezintă într-adevâr activitate și chiar în mod periodic să-l faci pe ceilalți să ințeleagă că tu cosideri important să folosești timp în acest scop. Dacă cei din jurul tău vor vedea cât valorează timpul pentru tine, s-ar putea chiar să se inspire și să-și organizeze mai bine timpul.

VI. ORGANIZAREA TIMPULUI

Toată lumea este de acord că organizarea timpului este o disciplină valoroasă, dar

toată lumea o neglijează. Pare să fie ceva în spiritul uman care se răzvrătește împotriva

organizării timpului, în ciuda faptului că suntem conștienți de avantajele ei. Este foarte

rău că avem tendința de a ignora organizarea timpului. Sunt nesfârșite variații pe tema ,,

am atâtea defăcut și am atât de puțin timp.*Puțini sunt cei care reușesc să ducă toate

lucrurile la bun sfârsit; puțini reușesc să echilibreze cu adevârat viața profesională și

viața de familie, munca și distracția, stresul și relaxarea. Organizarea eficientă a timpului

înseamnă mai mult decât o disciplină pedantă, atrăgătoare doar pentru cei care nu suportă

ca lucrurile să nu fie la locul lor; ea este modalitatea de a face mai multe lucruri și de a

trăi mai bine( ar trebui să devină realizabilă).

Timpul nu poate fi silit să se opună organizării său argumentelor, își vede de tic-

tac-ul lui cu enervant de constantele 60 min./ h. Putem influența cerințele timpului

nostru atât din punct de vedere al cantității și din cel al execuției — și eficiența cu care

folosim timpul pe care îl avem la dispoziție. Organizarea timpului este, poate, imposibilă.

dar ușor de realizat dacă o înțelegem prin prisma organizării resurselor.

Organizarea timpului se referă la preluarea controlului asupra modului în care ne

împărțim timpul disponibil. Primul pas în organizarea timpului îl constituie răspunsul la

intrebarea ,, ce anume vreau să fac cu timpul?. *Compartimentarea este esențială pentru

o mai bună organizare a timpului. Aceasta înseamnă capacitatea de a detașa un segment

dintr+o lucrare de a—l duce la bun sfârșit și de a orienta atenția spre altceva. Nicăieri nu

este mai important acest lucru decât în separarea afacerilor de viața personală. Este

unanim acceptata ideea, că nu trebuie să lăsăm viața personală să intervină prea mult în

muncă, însă, rareori este acceptat adevârul celeilalte situații.

6.1 FUNCȚIILE ORGANIZĂRII

Atitudinea față de organizarea personală oscilează frecvent între dispreț și

considerație.

În primul caz problemele legate de timp sunt privite în principal ca

fiind probleme de semnificație , iar reflecția supra obiectivelor ocupă un loc

central. În acest caz este firesc ca instrumentele și tehnicile de organizare să fie

trecute în planul secund. În al doilea caz, problemele de timp sunt privite în

principal ca fiind probleme de acțiune , iar organizarea personală devine imediat

centrul preocupărilor.

Pentru cei care caută schimbarea nu este atât de comodă renunțarea la una

dintre aceste atitudini, căci fiecare din ele are avantaje, dar și riscuri.

Dacă nu se ia în considerare organizarea personală și eforturile sunt

concentrate asupra căutării unor obiective bogate în semnificație, înseamnă că va

fi abordat nucleul problemelor legate de timp ( că în acest caz sensul este

esențial). lnvers, dacă se investesc prea multe speranțe în organizare este posibil a

înregistra progrese rapide , dar nu se știe cât de suficientă este deschiderea față de

adevăratele mize ridicate de timp.

Prima funcție a organizării personale trebuie să fie aceea de a canaliza

datele de intrare în condițiile riscului dispersării în mai multe direcții.

A doua funcție constă în recoltarea acestor date deoarece ele sunt materia

primă de care este nevoie în activitate.

De cele mai multe ori această recoltă se prezintă ca un amalgam. așadar ea

trebuie ordonată ( a treia funcție).

De aici începe cu adevârat faza de închidere în timpul careia recolta este

prelucrată, de preferință în scurt timp și cât mai bine posibil. (a patra funcție).

Apoi urmează iar deschiderea, pentru modificarea acțiunilor în curs (darea

de dispoziții), pentru provocarea unor noi acțiuni(lansarea unui proiect), pentru

verificarea acțiunilor existente (control). Acțiunea constituie nucleul celei de a

cincea funcții.

6.2 MIJLOACELE DE CANALIZARE

TIMPUL MORT DIN PLANUL DE ZI

Aceste momente de ușă deschisă constituie deja o prima modalitate de a canaliza

fluxul de date venit din exterior spre anumită perioade din zi. Ele își vor îndeplini

funcția cu atât mai bine cu cât vor fi anunțate , explicate și respectate. Dacă ajung să

fragmenteze în mod periculos sarcinile ulterioare, este posibil că toată planificarea să

fie compromisă. Deci, ferestrele de disponibilitate, recepție au sens dacă sunt limitate.

Politica ușii deschise a fost multă vreme o tehnică de management foarte răspăndită.

De fapt, multe birouri moderne nici nu au uși. Dar politica aceasta nu se refera la obiecte de mobilie, ci la atitudinea sau structura mintală. Politica ușii închise este un

dezastru, iar efectul practic este neimplicarea în activități, în luarea deciziilor. Din

păcate o ușă complet deschisă, chiar dacă este mai bună, nu este mult mai bună pentru

ca atrage după sine împotmolirea în contacte.

ANALIZA ÎNTRERUPERILOR

Întreruperile au un impact mai mare asupra muncii decât durata 1or. Orice lucrare

importantă presupune multă gândire înainte de a o începe- o întrerupere poate dărăma

castelul dim cărți de joc.

În majoritatea timpului întreruperile iau forma: solicitarea unui sfat, răspunsul la o

întrebare, probleme de rezolvat, idei etc. Una dintre primele idei esențiale care ar

trebui pusă este ,,Ce loc au inrreruperile in meseria mea?* Pragul de norma1itate al

întreruperi1or depinde de funcția ocupată și de modul de percepție a acesteia.

Depășind acest prag se ajunge la:

Întărzieri cu niște răspunsuri vitale ce trebuiau date;

O lipsă de responsabi1itate sau de formare a co1aboratori1or care-i face să

fie mai ezitanți și mereu în căutare de ajutor;

O lipsă globală de documentare, situație în care toată lumea caută peste tot

informația dorită;

O dezorganizare a unității;

O nerecunoaștere de câtre ceilalți a activităților reale realizate;

Tendința de a fi primitor și plin de bunăvoință;

Ipostaza de a ști totu1;

Tendința de a fi un întrerupător incorigibi1( un principiu elementar spune

că gestionarea timpului personal are mai multe șanse de succes dacă respectați modul de gestionare al celorlalți).

Așadar, cauzele întreruperilor devin o problemă personală, iar reducerea lor ținee doar

de noi înșine.

ÎNTĂLNIREA DE LUCRU

Întreruperile de lucru sunt o primă ilustrare a metodei de regrupare cu multe aplicații

în organizare. Regruparea so1icitarilor care trebuie prezentate într*o ședință de lucru

permite evitarea costuri1or de reluare, limitarea deplasărilor, dobăndirea unei

îndemănări în activitatea care se repetă și posibilitatea de a avea la dispoziție toate

instrumentele.

A ȘTI SĂ SPUI,,NU”

Chiar și în timpul perioadelor de disponibilitate apar întreruperi nepotrivite. A ști să

spui ,, nu, nu acum, însă imediat" devine în astfel de situații o atitudine de

supraviețuire. În general a ști să spui ,, nu" este și semnul unei relații de colaborare.

Putine instrumente de organizare sunt mai puternice decât capacitatea de spune ,, nu".

Totuși, nu este ușor, pe de o parte pentru că vrem să rămănem politicoși, iar pe de altă

parte pentru că nu vrem să ratăm ceva ( distracție, bani sau ocazia de a face o impresie

bună). Alternativele pentru a afla de ce nu spunem ,,nu" mai des sunt analizarea

persoanelor cu care se intră în contact și a motivel0r. Dacă se abuzează de ,,nu" o să se

spună că se refuza colaborarea. lndicația cea mai bună este să se spuna ,,nu" in mod

corect și atunci nu se va mai abuza de timpul disponibil.

VII. PROIECT

PASUL 1: Analiza participanilor

1) Colectivul clasei a X- a E

2) Clasificare- după sex

PASUL 2: Analiza problemei

Formularea problemei

Problema timpului este una cu geometrie variabilă, fiind simultan foarte vastă și foarte

restrânsă. Însă, oricât s-ar limita la planificarea cotidiană și pe termen scurt sau s-ar

extinde la viața particulară sau pe termen lung, de cele mai multe ori, gestionarea

timpului promite o mai buna stapănire a activităților.

,,SUNTEȚI STĂPÂNUL PROPRIULUI TIMP?"

b) Evaluarea problemei

Cauzele importante și directe ale problemei reies din faptul că timpul ar putea fi

comparat cu un fluviu ce ne poarta pe toții, însă pe care fiecare dintre noi navighează

cu mai multă sau mai puțină abilitate.

Efectele importante și directe ale problemei se răsfrâng asupra organizației unității.

relațiilor cu colegii, motivației, capacității de a conduce o echipă, igienii de viață,

stresului etc.

PASUL 3: Aplicarea strategiei

Grupul țintă vizat primește ca sarcină:

Marcați frazele în care vă recunoașteți!

l. A. Câteodată scurgerea timpului mă înfioară!

B. Cred că în lume totul se desfășoară într-un ritm prea alert și mă simt tot mai puțin

în largul meu.

2. A. Proiectele îmi aglomerează viața și, chiar dacă nu reușesc să fac totul, lucrurile

avansează într -un ritm alert.

B. Sunt foarte atent,unii spun că din cale afară, la mine și la ceilalți. Și uneori cei

din jurul meu profită de acest lucru pentru a mă încărca cu toate grijile lor.

3. A. Există în viață lucruri care mă preocupă și la care prefer să nu mă gândesc.

Pentru mine acțiunea este întotdeauna un bun mijloc de a- mi alunga gândurile

B. Cel mai mult îmi place să stau singur zile întregi, ca să pot citi și studia după

pofta inimii.

4. A. Anii trec atât de repede, încât nici nu—mi dau seama cănd trece timpul.

B. Mi se reproșează că sunt prea rupt de realitate, că nu am ,,bun- simț", că nu

înțeleg cele mai elementare lucruri.

5. A. Nu-i înțeleg pe cei care la orice soluție se intreabă ,,de ce?". Nu asta e calea

progresului.

B. Petrec prea mult timp visând cu ochii deschiși.

6. A. Seara îmi place să fac o listă cu tot ce am făcut în timpul zilei, iar dacă nu—i

destul de lungă sunt decepționat.

B. Am renunțat la numeroase proiecte din tinerețe, la cele mai multe pe bună

dreptate.

7. A. Îmi este cu adevârat frică de moarte.

B. Nu-s de mine activitățile de grup.

8. A. Nu am încredere în cei care nu poartă ceas.

B. Sunt atâtea lucruri de făcut in timpul liber.

9. A. Îmi vine greu să-i văd pe cei dragi cum îmbătrănesc.

B. Visul meu este să mă pot retrage la țară, departe de agitația orașului, să nu mai

fiu stresat, să mă ocup de lucruri sfinte.

10. A. Îmi iau întotdeauna ceva de făcut dacă prevâd că trebuie să aștept undeva.

B. Cel mai bine e să te lași purtat de evenimente. La urma urmei, ce-am putea

schimba?

ll. A. Niciodată nu am hoinărit gură- cască, fără țintă și nici nu m-a interesat așa

ceva.

B. Câteodată sunt atât de absorbit de gânduri, încât trece o oră întreagă fără să-

mi dau seama.

12. A. Am uneori senzația ca viața mi se desfășoară ca pe o scena de teatru, fără să

știu prea bine cine a scris rolul.

B. Mă enervează cănd văd tot felul de indivizi cu agende , de parcă toți ar fi

directori generali.

13. A. Nu-mi place să stau de unul singur, să nu fac nimic, să—mi fiu propriul tovaraș.

B. Nu reușesc să ma organizez, să respect o planificare, să prevăd- îmi vine foarte

greu să mă supun unui program.

14. A. Mi se reproșează deseori lipsa de disponibilitate și greutatea cu care ascult pe

cineva.

B. Nu reușesc să—mi stabilesc proiecte și mai ales să mă țin de ele. Renunț

adeseori.

15. A. Sunt duminici pe care le petrec împreună cu prietenii cănd, după masă, se

pierde prea mult timp la taclale. Este enervant și simt nevoia să plec și să fac ceva util.

B. Cred că trebuie să ai încredere în viață. Nu forța lucrurile, lasă— le în voia lor!

IndicațieȘ Se pot marca ambele faze ( acolo unde credeți că este nevoie).

După marcarea frazelor completați tabelul de scor

PASUL 4: Evaluarca rezultatelor

În urma numărării corecte majoritatea de A vă plasează în Portretul nr. 1, iar

majoritatea de B vă plasează în Portretul nr. 2.

Caracteristicile Portetului nr. 1

,, Sunt mereu cu ochii pe ceas, am foarte multe lucruri de făcut. Partea bună

este că reușesc să duc la bun sfârșit proiecte importante, ceea ce contează foarte mult

pentru mine. Totuși am senzația că-mi scapă lucruri esențiale pe care nu reușesc prea

bine să le definesc. În privința relațiilor cu cei din jurul meu. Oamenii mă consideră

dinamic, dar totuși cam …,,vitezoman"! În concediu mă plictisesc repede; de altfel

prefer să merg mai des, dar pe durate scurte ; oricum îmi vine foarte greu să lipsesc

prea mult timp. Cel mai mult mă sperie să devin din ce în ce mai puțin performant, și,

deja observ câteva semne în acest sens. Eu, care altădată eram atât de organizat și de

eficient, uit uneori tot felul de lucruri, amăn diverse probleme, am perioade de

îndoiala, iar câteodată mă întreb la ce bun ceea ce fac! La fel de ciudat este faptul că

de obicei aveam sentimentul că sunt stăpânul propriului timp, în timp ce acum am tot

mai mult impresia că—mi scapă. Am și motive să fiu stresat căci mă încarc cu tot felul

de probleme acasă și la serviciu. Îmi place foarte mult să organizez și întotdeauna

vreau să știu ce am de făcut în orele următoare. Chiar și duminica stabilesc un

program. Nu pot, nu suport să am timp liber fără nimic prevăzut".

Caracteristicile Portetului nr. 2

,,Am un talent formidabil de a tăia frunze la căini! Cred că oamenii nu știu să se

opreasca putin să priveasca spectacolul vietii de zi cu zi. Și apoi este extraordinar cum

nu găsesc niciodată timp să vorbească sau să se intereseze de cineva în afara de

propria persoană. Cel puțin eu am avantajul că mă simt bine cu mine însumi, nu mi-e

teamă de singuratate- dimpotriva îmi place la nebunie să fac lucrurile în ritmul meu.

Însă nu mă deranjeazî să fac parte dintr ‘un grup, fără tot felul de șefuleți care se văd

obligați să organizeze totul. În definitiv colegii consideră că am un caracter plăcut,

însă observ că mă preocupă tot mai mult scurgerea timpului. Ciudat, deoarece timpul

nu a constituit niciodată o problemă pentru mine. Dacă mă apuc să-mi fac bilanțul,

descopăr că nu am făcut mare lucru în viața asta, deși au existat multe proiecte pe care

le-am considerat importante. Mă gândesc la ce-aș fi putut realiza și la ce nu voi mai

reuși niciodată, astfel încât nu mă mai atrage cu adevărat să stau să reflectez. să citesc

sau să visez cu ochii deschiși”.

PASUL 5: Interpretarea rezultatelor

Fiecare dintre respectivele moduri de a trăi timpul are avantaje și capcane. Vom numi

prima atitudine ,,timp ca1culat", iar a doua ,,timp necalculat". Nu există diagnostic

unic căci fiecare dintre noi are nevoie de doze diferite de tip calculat sau timp

necalculat. Pentru o identificare mai bună a poziției , amintim că a trăi în timp calculat

inseamnă a adopta anumită convingere : viața este dată pentru a progresa , pentru a

atinge un țel, iar timpul nu trebuie risipit. Dar această convingere poate deveni o

obsesie, determinând eliminarea oricărei activități considerate inutilă sau căreia nu i se

pot delimita investițiile. În schimb, a trăi în timp necalculat inseamnă să crezi că, în

viață cel mai bine este să fii disponibil pentru propria persoană și pentru cei din jur. Și de

aici această convingere poate deveni o capcană.

PASUL 6: Concluzii

În urma analizei scorurilor se constată că:

a) În cadrul grupului țintă format din 20 de persoană situația se prezintă în felul

următor:

15 persoane se regăsesc în Portretul nr 1, adică în procent de 75%

5 persoane se regăsesc în Portretul nr 2, adică în procent de 25%.

b) Situația pe sexe este următoarea:

În Portret nr.1 se regăsesc 10 persoane de sex feminin și 5 persoane de sex

masculin.

În Portret nr. 2 se regăsesc 3 persoane de sex feminin și 2 persoane de sex

masculin.

CONCLUZII

Timpul poate fi “omorât” pentru că nu avem chef să facem nimic sau pentru că suntem disperați și, în aceste cazuri, pare nesfârșit; dar poate fi și plin de lucrări, de creații, de gânduri, de căutare. Filosoful american din secolul al XVIII-lea, William James, observa bine că “folosirea cea mai bună a vieții este aceea de a o cheltui pentru ceva mai durabil decât viața însăși”. Numai astfel timpul dobândește o durată, o aromă și o culoare diferită pentru fiecare.

Timpul este o problemă foarte sensibilă pentru noi oamenii. Nefiind capabili să-l vedem, să-1 pipăim îi simțim doar trecerea irefutabilă, și, la un moment dat ajungem să ne întrebăm dacă am uzat de toate ocaziile în viață pentru a ne atinge anumite scopuri, dacă am făcut toate lucrurile la timpul lor.

Pierderile majore de timp apar tocmai datorita indivizilor si a felului în care percep timpul lor si al celorlalti. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant scopul pe care îl au într-un anumit loc de munca; pe de alta, ei înșisi găsesc inutil să-si termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza sa li se mai dea de lucru în plus.

Trebuie înțeles însa, că nici un program nu este în totalitate inflexibil. El doar te ajuta sa îti planifici mai bine activitățile și să ai sub ochi lista, din ce în ce mai scurtă, a îndatoririlor pe care trebuie sa le duci la capăt.

De fapt, cu ce se ocupă managementul timpului? Cu siguranță nu are legatură cu timpul, ci cu modalitatea în care noi alegem să ne folosim energia pentru a realiza ceea ce ne propunem, să ne stabilim prioritățile și să știm să ne organizam timpul în tot ceea ce întreprindem.

Suntem oameni nu roboți, fiecare avem o limită, și de aceea suntem înconjurați de atâta tehnologie, tocmai pentru a apela la ea.

Un sfat ar fi sa rezolvați problemele pe rând, să nu începeți mai multe task-uri pe care să le rezolvați treptat. Acest lucru implică irosirea energiei și a timpului vostru, ca mai apoi totul să se reflecte în calitatea muncii prestate.

“Timpul depinde de tine, și nu invers.” Timpul tău reprezintă un efect al modului tău eficient sau mai puțin eficient de a fi în lume. Timpul este consecința modului în care îți gestionezi resursele interne și externe. Când spunem că nu avem timp ori că timpul parcă zboară, spunem de fapt ceva despre noi.

Printr-o ierahizare conștientă a timpului identificăm timpul calculat și timpul necalculat.

Fiecare are o anumită pondere în existența noastră.

Pentru o redare cât mai fidelă a acestei probleme am recurs la componentele timpului,

cele care întregesc noțiunea de management al timpului, cele care ajută la deținirea unui stil de viață în conformitate cu normele epocii în care trăim. Astfel avem de-a face cu obiective,

scopuri, rol, planificare etc. a timpului. Testul aplicat unei clase de liceu denotă că trecerea timpului îi îngrijorează pe subiecți și sunt conștienți că timpul este o coordonată care ne domină, dar, în schimb, putem să profităm de el la momentul oportun dacă știm în ce mod.

BIBLIOGRAFIE

1. Jinga Ioan— Managementul învățământului, editura Aldin, Bucuregti, 200l

2. Petrescu, Paloma, Sirinian, Lucreția- Management educațional, Editura Dacia,

Cluj— Napoca, 2002 ,

3. Organ, Florica- Management educațional, Editura Universității Oradea, 2003

4. Clegg, Brian, Birch, Paul—Arta de a-i conduce pe ceilalți, Editura Polirom, Iași, 2003

5. Menard, Jean Denis- C um să ne administrăm timpul, Editura Polirom, lași 2002

6. Clegg, Brian- Dezvoltarea personală, Editura Polirom, Iași, 2003

7. Mărinescu, Paul- Managementul instituțiilor publice, Editura Universității. București, 2003

1. http://miciganduri.wordpress.com/feed.com

2. http:// atelier.liternet.ro/articol.php?art.com