Managementul Resurselor Umane In Institutiile Publice. Studiu de Caz Primaria Comunei Piscu

Rezumat

Pe parcursul acestei lucrări am studiat management-ul resurselor umane în cadrul instituțiilor publice, având în vedere ca și studiu de caz managementul resurselor uman din cadrul Primăriei Comunei Piscu, județul Galați.

Resursele umane reprezintă o resursă cheie în orice tip de organizație, acestea fiind practic, elementul fără de care nicio organizație nu poate funcționa. În plus, în cadrul instituțiilor publice, resursele umane prezintă o importanță cu atât mai mare, cu cât resursele, în general, sunt cu mult limitate în administrația publică, comparativ cu mediul privat.

După cum vom observa pe parcursul lucrării, dar mai ales în studiul de caz, managementul resurselor umane într-o instituție publică este ghidat de reguli și proceduri riguroase, având standarde și principe care nu pot fi încălcate și fiind, în același timp, sub influența directă a normelor legislative.

Cuprins

Introducere

Capitolul 1. Managementul resurselor umane – Generalități…………

Capitolul 2. Rolul resurselor umane în instituțiile de stat………………………….

Capitolul 3. Proceduri specifice privind managementul resurselor umane în instituțiile de stat..

Capitolul 4. Studiu de caz – Managementul resurselor umane în cadrul Primăriei Piscu, județul Galați…………………………….

Capitolul 5. Concluzii și discuții generale aferente lucrării………

Anexe……………………………………………………………………………………………………

Referințe bibliografice………………………………………………………………………………………….

Introducere

Agregarea comunităților umane la nivelul unor sisteme naționale a condus la apariția primelor guverne. Pentru gestionarea situației la nivel teritorial au fost necesare forme administrative.

Modelul tradițional de administrație publică datează de la mijlocul secolului al XIX-lea, structurile democratice dezvoltându-se odată cu apariția statului modern. S-a trecut astfel de la sistemele de administrație bazate pe loialitatea față de un individ (rege, ministru etc.) la sisteme administrative în care individul este devotat statului în raport cu componentele sistemului legislativ. În ultima parte a secolului al XIX-lea au fost necesare reforme asociate cu modelul tradițional de administrație.

Instituțiile publice reprezintă ansamblul structurilor organizate, create în societate pentru gestionarea afacerilor publice. Instituțiile publice, în sensul birocratic pe care îl au în ziua de astăzi, reprezintă singurul mod de organizare social-economică a statului care poate face față provocărilor modernității (numărul mare al populației, diversitatea și complexitatea nevoilor umane ce se cer satisfăcute etc.).

Instituțiile birocratice pot manevra un număr mare de sarcini; pun accent pe cuantificare; operează într-un mod previzibil, standardizat; pun accent pe controlul asupra celor angrenați în sistemul instituțiilor. În plus, aceestea au funcțiuni importante, precum: pregătirea și adoptarea de acte normative; punerea în executare a legilor; supravegherea punerii în executare a hotărârilor luate la nivel politic.

O instituție publică pune la dispoziție bunuri și servicii care asigură facilități precum: servicii de telecomunicații, electricitate, aprovizionarea cu gaze și apa, transport (căi ferate, aeriene, navale), transportul public urban, servicii financiare (bănci, companii de asigurare). Obiectivul unei instituții  publice este servirea interesului public. Sunt situații în care inițiativa particulară nu poate acoperi cerințele societății și de aceea sunt necesare instituții specifice.

Instituțiile publice au deținut pentru multă vreme un rol important în majoritatea țărilor dezvoltate, dar, odată cu privatizarea unor servicii publice, unele instituții au trecut într-un plan secundar.

Importanța acestor instituții constă în faptul că: activitatea lor este dependentă de sectorul guvernamental; managementul sectorului public controlează activitatea organizațiilor cu scop lucrativ.

În cadrul acestor instituții se au în vedere și politicile sociale, industriale și de investiții. În cazul în care controlul guvernamental este prea rigid, instituțiile publice își pierd statutul de entități independente, astfel că nu mai sunt rentabile pentru public.

Sunt situații în care instituțiile publice nu pot fi controlate eficient iar randamentul lor este inferior companiilor private. Este oportun ca atunci să se pună problema privatizării unor servicii publice.

Dacă managerii din organizațiile private au în vedere, în primul rând, profitul, scopul managementului public este satisfacerea interesului general.

Succesul instituțiilor publice depinde și de modul în care Guvernele vor găsi mecanismele de motivare și control adecvate fără a implementa proceduri rigide la nivelul fiecărei entități publice.

a) Serviciile publice

Satisfac o nevoie socială;

Se creează / desființează prin decizie administrativă de management;

Regimul lor juridic este reglementat de reguli ale dreptului public;

Se realizează prin stabilimente publice; etc.

Serviciile publice pot asigura servicii precum aprovizionarea cu apă, electricitate, gaz, telecomunicații, considerate esențiale pentru economie, în ansamblu.

Sunt situații în care activitățile de interes nu aparțin serviciului public. Sunt considerate servicii publice numai activitățile care satisfac nevoi sociale apreciate de puterea politică ca fiind de interes public (furnizate ca servicii în rețea). De multe ori, guvernele acordă facilități grupurilor dezavantajate.

Aceste servicii impun investiții inițiale mari conducând la tendințe monopoliste. Prin natura lor, aceste servicii pot avea un impact politic.

Controlul susținut prin reglementări asigură coordonarea instituțiilor publice. Există riscul, din cauza gestionării defectuoase a resurselor financiare, ca

bugetele să aibă de suferit.

b) Companiile publice se află în competiție directă cu companiile private: bănci, companii de asigurare, aeriene, petroliere.

Pentru a stimula competiția și pentru a menține controlul unor ramuri strategice, guvernele controlează aceste companii.

Există, de asmenea, și țări, în care statul deține monopolul asupra companiilor:

producătoare de mașini;

de alcool și tutun.

Apar astfel diferențieri în dezvoltarea sistemelor fiscale de la țară la țară.

Există patru motive care determină existența companiilor publice :

minimalizarea erorilor de pe piață;

creșterea rentabilității economice;

facilitarea planificării centralizate a economiei;

schimbarea naturii economiei.

Sectorul public a avut întotdeauna de îndeplinit mult mai multe scopuri decât cele financiare. Având în vedere că, orice guvern are autoritatea de a se implica în toate sectoarele economiei, ceea ce presupune și crearea de companii proprii.

Interesul public a fost întotdeauna o prioritate care presupunea angajarea celor mai competente persoane pentru a forma o elită administrativă care să acționeze în conformitate cu legea și precedentele existente.

c) Exemple

Conform modelului tradițional, o administrație funcționează sub controlul formal al elitei politice. Există un sistem strict de ierarhie birocratică, cu oficialități anonime motivate de interesul public și care susțin partidele aflate la guvernare.

Teoriile lansate la sfârșitul secolul al XIX-lea s-au menținut neschimbate și au fost utilizate până la sfârșitul secolului al XX-lea în majoritatea țărilor occidentale. La începutul anilor ’80 guvernele au început să caute răspunsuri la marile probleme sociale și economice apărute. S-a constat că răspunsurile rapide și flexibile, la stimuli din ce în ce mai variați, sunt necesare într-o societate dinamică.

Exemplificare – Modelul birocratic weberian

Weber are în vedere șase principii ale sistemului birocratic modern, derivate din conceptul de autoritate legală / rațională:

principiul teritoriilor stabile aflate sub o jurisdicție specifică.

Sunt stabilite în general prin legi sau regulamente administrative.

principiul ierarhiei oficiale și a nivelelor de autoritate.

Presupun o subordonare a cadrelor inferioare celor superioare.

managementul birocrației moderne.

Se bazează pe documente scrise, „dosare” ce sunt păstrate.

managementul birocratic.

Presupune o pregătire de specialitate.

persoanele implicate în aceste activități le pun pe primul plan.

managementul birocratic urmează anumite legi, mai mult sau mai puțin stabile sau exhaustive, care pot fi invalidate.

Cunoștințele celor ce fac parte din domeniu trebuie să includă jurisprudența, management administrativ și de afaceri.

Managementul resurselor umane stabilește un anumit set de proceduri privind:

recrutarea și selecția de personal;

motivarea și definirea posturilor;

dezvoltarea și evaluarea personalului;

evoluția în carieră.

Teoria lui Weber avea în vedere, relativ la această temă:

angajarea pe viață;

asigurarea unei pensii;

construirea unei cariere în interiorul instituțiilor publice.

Instituțiile publice au în vedere în prezent:

recrutarea după merit;

realizarea unei unități interne;

recrutarea independentă, fără control guvernamental;

reglementari care descurajează recrutarea „străinilor” în poziții superioare;

proiecte legislative împotriva concedierilor arbitrare;

o structură ierarhica a posturilor;

un sistem stabil de ordonare salarială;

promovare în funcție de eficiență;

asigurarea pensiilor.

Capitolul 1. Managementul resurselor umane – Generalități

Capitolul 2. Rolul resurselor umane în instituțiile de stat

Principalele resurse aflate la dispoziția structurilor administrative sunt: resursele de personal, resursele financiare, resursele materiale și resursele informaționale; resurse care interacționează în scopul asigurării unor servicii publice de un anumit nivel calitativ. Resursa umană constituie principalul factor care poate aduce performanță în sectorul public. Asigurarea unui înalt nivel al serviciilor publice se poate face, în principal, prin creșterea performanței activității agenților publici, fără a minimiza importanța celorlalte resurse de care dispune sistemul administrativ.

Aspectele ce țin de gestiunea resurselor umane în sistemul administrației publice sunt deosebit de importante prin raportare la elementele ce concură la eficientizarea activității acestui sistem. Premisa de la care plecăm este aceea că sistemul administrativ trebuie să facă față, din ce în ce mai mult, unor provocări ale mediului social, ori acest lucru poate fi realizat prin asigurarea unor condiții propice de funcționare a mecanismelor administrative.

Instituțiile publice au în vedere în prezent:

recrutarea după merit;

realizarea unei unități interne;

recrutarea independentă, fără control guvernamental;

reglementari care descurajează recrutarea „străinilor” în poziții superioare;

proiecte legislative împotriva concedierilor arbitrare;

o structură ierarhica a posturilor;

un sistem stabil de ordonare salarială;

promovare în funcție de eficiență;

asigurarea pensiilor.

Capitolul 3. Proceduri specifice privind managementul resurselor umane în instituțiile de stat

Organizațiile publice, spre deosebire de cele private, nu au foarte multe resurse la dispoziție. Dintre cele pe care le au, cea umană este cea mai importantă, dar și cea mai eficientă.

PRINCIPIILE MANAGEMENTULUI PUBLIC

Pentru ca toate aceste principii să fie respectate, enitatea publică transmite angajaților și actualizează permanent documente precum: documentul privind misiunea entității publice, regulamentele interne sau fișa postului (a funcției).

Atribuțiile instituției publice (în cazul nostru, ale primăriei) pot fi realizate numai dacă sunt cunoscute de către salariați și aceștia acționează concertat; fiecare salariat are un rol bine definit în cadrul insitutției, stabilit prin fișa postului; sarcinile sunt încredințate personal și rezultatele sunt comunicate numai în anumite raporturi predefinite. În cazul primăriilor, aceste raporturi sunt structurate astfel: primar (viceprimar) – salariat – primar (viceprimar), pre principiul relațiilor șef – subaltern –șef. De asemenea, primarul are în vedere identificarea sarcinilor în realizarea cărora salariații pot fi expuși unor situații dificile și care pot influența în mod negativ managementul primăriei. Primarul susține pe oricare dintre salariații din subordine în îndeplinirea sarcinilor pe care acesta le are.

Funcția publică este definită în temeiul legii, în funcție de caracterul responsabilității, de nivelul atribuțiilo, de vechime, alcătuind un ansamblu complex și greoi de denumiri specifice, de clase și grade profesionale, în funcție de care se stabilesc apoi atribuțiile concrete, responsabilitățile și nu în ultiimul rând salariile și celelalte forme de motivație pe care legile specifice permit a se aplica; un sistem ce se dorește a fi cât mai corect și element de bază pentru definirea carierei funcționarilor publici, dar care de multe ori a generat, dimpotrivă, multe inechități și multă birocrație.

Modele utilizate de fișe de post

Documentul care sintetizează toate elementele caracteristice ale funcției publice, atribuțiille ce trebuie îndelpinite, precum și sfera relațională pentru un post este fișa postului, al cărui conținut este reglementat printr-o Hotărâre de Guvern.

Relații intre structurile sistemului de administrație

Capitolul 4. Studiu de caz – Managementul resurselor umane în cadrul Primăriei Piscu, județul Galați

Structura organizatorică

Primăria Piscu definește propria structură organizatorică, competențele, responsabilitățile, sarcinile și obligația de a raporta pentru foecare componentă structurală și informează în scris salariații.

Se face precizarea că, în conformitate cu prevederile actului normativ privind organizarea și funcționarea Primăriei Piscu, primarul are obligația să aprobe structura organizatorică (organigrama) aparatului. Încadrarea cu personal de conducere și personal de execuție trebuie să se regăsească în statutul de funcțiuni al primăriei. Scopul acestei acțiuni este acela de a se realiza în bune condiții de eficiență și eficacitate, obiectivele primăriei pe o perioadă determinată.

Cerințe generale în structura organizatorică a Primăriei Piscu

Competența, responsabilitatea, sarcina și obligația de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente și să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor primăriei;

Competența constituie capacitatea de a lua decizii, în limitele definite, pentru realizarea activităților specifice postului;

Responsabilitatea reprezintă obligația de a îndeplini sarcinile și se înscrie în limitele ariei de competență;

Raportarea reprezintă obligația de a informa asupra îndeplinirii sarcinilor.

Structuri și rețele utilizate în cadrul Primăriei Piscu

Structura se referă la dimensiunea statică a unei Primării, la elementele sale invariabile care s-au cristalizat într-o configurație stabilită. În practica cotidiană sunt identificate următoarele caracteristici fundamentale ale structurii organizației:

Configurațiile structurale

Există trei variante de configurare, definite după cum urmează:

Structură simplă;

Birocrație profesională;

Formă divizionară.

Fundamentele Primăriei

Componentele de bază;

Mecanismele de coordonare;

Sistemul fluxurilor.

Factorii conjuncturali – Există patru factori de prezență consecventă în considerațiile de structură, după cum urmează:

Vechimea și mărimea;

Sistemul tehnic;

Mediul;

Puterea.

Parametrii de proiectare – aceștia sunt:

Specializarea posturilor;

Formularea comportamentului;

Instruirea profesională și îndoctrinarea;

Gruparea pe unități;

Mărimea unităților;

Sistemele de planificare și control;

Instrumentele de coordonare;

Descentralizarea pe verticală;

Descentralizarea pe orizontală.

Fundamentele primăriei se compun, în primul rând, din părțile esențiale ale acesteia, pe care le putem identifica astfel:

Apexul strategic – adică primarul și viceprimarul;

Linia de mijloc – adică secretarul, contabilul;

Nucleul operațional – adică operatorii și alt personal de execuție;

Tehnostructura – adică angajații de specialitate (inclusiv angajații compartimentului resurse umane);

Personalul auxiliar – adică angajații care asigură servicii directe liniilor operaționale.

Primăria va specifica cine face parte din fiecare ramură esențială a organizației.

Mecanisme principale de coordonare

Există cinci mecanisme principale pe care Primăria Piscu le utilizează în operarea structurii sale, după cum urmează:

Ajustarea reciprocă – mecanismul care asigură coordonarea muncii prin simplul proces de comunicare informală (de exemplu, așa cum se întâmplă în mecanismele ”organice”).

Supravegherea (supervizarea) directă – unde coordonarea se realizează prin însărcinarea unei persoane cu asumarea responsabilității pentru munca altor persoane (așa cum se pune accentul în teoria managerială clasică).

Standardizarea proceselor de muncă – unde coordonarea este intrinsecă diverselor activități de muncă: datorită cerințelor tehnice (specificațiilor) procedurilor prestabilite, programelor etc. (adică, în esență, una din ideile specifice managementului științific).

Standardizarea rezultatelor muncii – unde coordonarea se realizează prin intermediul obiectivelor de activitate impuse și al cerințelor (de exemplu, așa cum se întâmpla în abordarea managementului pe baza obiectivelor).

Standardizarea competențelor profesionale – unde coordonarea se realizează prin instruirea angajaților în domenii de cunoaștere și calificare precis specificate.

Cele cinci tipuri de configurații reduc numărul influențelor distincte exercitate de parametrii de proiectare, factorii conjuncturali și celelalte caracteristici-cheie ale primăriei.

Diagrama organizațională este o reprezentare grafică a tructurii formale a unei primării, putând fi utilizată pentru a ilustra relațiile din interiorul aparatului, compartimentelor și a altor unități. Pentru a analiza și a înțelege aceste relații, a fost elaborată o terminologie specială. Definirea și explicarea acestor termeni este esențială în înțelegerea problemelor care pot apărea atunci când se adoptă o structură defectuoasă sau inadecvată. Exist, astfel, șapte termeni legați de aspectele care trebuie luați în considerare în structura organizatorică a Primăriei Comunei Piscu, după cum urmează:

Amploarea controlului

Ierarhia: organizațiile înalte și ”plate” (sau ascuțite)

Centralizarea și descentralizarea

Specializarea

Definirea posturilor

Unitatea de comandă (conducere ierarhizată liniar) șu dubla subordonare

Comunicarea

Structurile organizaționale pot adopta una din următoarele două forme:

Structurile ierarhice tradiționale, în care personalul este grupat după funcțiuni

Structurile cu linii de subordonare multiple, cum ar fi echipele de proiect sau structura matricială

Forma adoptată de primărie este influențată, totodată, de centralizare și de specializare. Oricare ar fi aceasta, structura unei organizații reprezintă un echilibru de avantaje și dezavantaje:

Structurile funcționale

Structurile pe produse sau servicii

Structurile geografice

Echipele de proiect

Structurile matriciale

Structurile hibride

Structura organizațională formală a primăriei definește tipurile de relații dintre oameni și dintre pozițiile pe care le ocupă în aparatul primăriei.

Munca primarului este mai dificilă și mai complexă atunci când activitatea subordonaților este interconectată.

Pe scurt, totuși, structura organizațională a primăriei trebuie să permită o comunicare cât mai bună între persoanele care trebuie să schimbe informații.

Problemele de structură pot limita eficacitatea unui primar și a echipei sale. Un primar trebuie să își poată da seama de situațiile în care problemele cu care se confruntă sunt generate de structuri slabe sau inadecvate, pentru a putea adopta măsurile corective corespunzătoare.

Din practică rezultă, totodată, că există încă două structuri în primăriile din România, în plus față de cea formală. Acestea sunt:

Structura politică

Structura de carieră

Manevrele politice pot fi întâlnite în cele mai multe primării. Măsura în care pot fi ele considerate acceptabile sau necesare depinde de primărie și de etica pe care aceasta o împărtășește. Rețelele sunt de obicei, niște structuri non formale, existente în aproape toate primăriile. Ele sunt formate din modele de relații și canale de comunicare, care îi ajută pe primari să își îndeplinească obiectivele.

Structurile de carieră s-au schimbat în ultimii ani, pentru că primăriile au început să transfere individului răspunderea pentru planificarea carierei.

În ceea ce privește structura organizatorică și managerierea acesteia, în cadrul Primăriei Piscu se aplică HG nr. 1209/2003 privind organizarea și dezvoltarea carierei funcționarilor publici, dar și actul normativ de organizare și funcționare a Primăriei Piscu.

Fișa postului

Ca și în celelalte organizații, și în Primăria Piscu postul reprezintă o grupare de sarcini obiective și responsabilități similare pe care le îndeplinește un salariat în scopul realizării obiectivelor stabilite.

Particularitățile decurg din faptul că în cadrul primăriilor există o diferențiere a situației juridice a angajaților, din punct de vedre al activităților desfășurate, respectiv:

Persoane care au calitatea de funcționar public și sunt numite în funcții publice – acestea realizează activitățile de bază ale instituției, prin exercitarea prerogativelor de putere publică, conform definiției date de Statutul funcționarului public;

Persoane care nu sunt funcționari publici, ci sunt încadrate conform legislației muncii, pentru realizarea activităților administrative, de gospodărie, secretariat și de deservire, care nu necesită exercitarea puterii publice

Dacă pentru personalul contractant toate raporturile juridice, drepturile și obligațiile față de primărie sunt stabilite prin contracte individualee de muncă, pentru persoanele numite funcționari publici nu se întocmește documentul respectiv; raporturile de serviciu se nasc și se exercită pe baza actului administrativ de numire (art. 4 alin (1) din Legea 188/1999), iar drepturile și obligațiile în realizarea competenței decurg din funcția lor publică și sunt stabilite pe cale unilaterală, prin norme juridice. Analiza de față nu este însă orienttată către funcțiile contractuale, ci spre cele publice, deoarece orice schimbări organizaționale au ca obiect în primul rând compartimenttele din sfera de bază a primăriei.

Fișa de atribuții va putea avea următoarele elemente:

Activități și termene de realizare (unde este cazul) – pe care trebuie să le efectueze titularul postului, redate cât mai amănunțit și ținând cont de domeniul său de activitate

Responsabilități – directe sau cu grupul de muncă din care face parte

Echipamente de lucru utilizate – pentru că, astfel, activitățile să poată și definite mai clar ca posibilități de efectuare și cunoștințe sau abilități necesare

Documente – de întomic, de primit, de verificat; unde se transmit acestea și unde se arhiveaz

Delegarea și preuarea de atribuții – în ce situații? Către cine se deleagă? De la cine se preiiau atribuții? În ce condiții?

Limite de competență – prin definirea libertății decizionale în exercitarea atribuțiilor stabilite

Acte normative de bază ale activității – legi, norme, hotărâri, etc. Care stau la baza efectuării atribuțiilor specifice postului (deși pare o prevedere greu de respectat pentru angajații mai vechi, datorită necesității de actualizare, menționarea acestora este foarte utilă pentru noii angajați care, în perioada de acomodare cu locul de muncă, trebuie să aprofundeze legislația de urmează a fi aplicată ulterior în activitatea zilnică).

Capitolul 5. Concluzii și discuții generale aferente lucrării

Anexe

Anexa 1.

Anexa 2.

Anexa 3.

Referințe bibliografice