MANAGEMENTUL RESURSELOR DE AP ĂRARE Abstract Bureaucracy is derived from the word bureau, used from the early 18th century in Western Europe…. [606851]

BIROCRA ȚIA

POPA BRÎNDU ȘA MARIA
DEPARTAMENTUL REGION AL DE STUDII PENTRU
MANAGEMENTUL RESURSELOR DE AP ĂRARE

Abstract
Bureaucracy is derived from the word bureau, used from the early 18th century in Western
Europe. Bureaucracy thus basically means th e power of the office and the power of
regulations. This social phenomen on is omnipresent in our live s, we cannot excape from it and
that is why we should transform it from someth ing negative into something positive. There is a
ongoing controversy about bureaucracy, namely th e perversion of means and ends so that
means become ends in themselves. The suggestion here is that, left uncontrolled, the
bureaucracy will become increasingly self-serving and corrupt , rather than serving society; we
cannot abolish it so we should transform it into something that could in crease our efficiency.

Ce este birocra ția?

Cu toții ne lovim de birocra ție in fiecare zi si cu to ții ne plângem ca
birocrația ne complica și ne îngreuneaz ă foarte mult mersul lucrurilor; și totuși,
ce este birocraț ia? Dicționarul explicativ al limbii române ne da urm ătoarele
definiții: birocra ția este: „interpretarea și aplicarea legilor, a dispozi țiilor și a
regulamentelor etc. numai în litera lor, fă ră preocuparea de a le în țelege spiritul”.
DEX 1998 si o alta defini ție: birocra ția este o „ atitudine caracterizat ă printr-o
respectare exagerata a formalit ăților sau regulilor scrise, formalism.” NODEX
2004. Defini țiile date par s ă sugereze c ă birocrația este un lucru negativ, care
doar ne complică existenț a, și-atunci de ce este prezent ă peste tot? Chiar și
managementul modern, care se laud ă cu eliberarea de vechiul tip de gândire
178

greoi, este tot o birocra ție. De fapt birocra ția reprezint ă diviziunea muncii,
specializarea într-un anum it domeniu, lucru ce se obț ine printr-o definire
detaliată și precisă a îndatoririlor și responsabilit ăților fiecăruia. Birocra ția se
caracterizează prin folosirea regulamentelor și a relaț iilor de tip inferior-superior,
ierarhia fiind modalitatea de organizar e a tuturor structurilor birocratice.
Probabil c ă mulți ar fi surprin și să afle că birocrația nu este o inven ție a
societăților moderne pentru a- și justifica munca și că ea există de foarte mult
timp. Ea a fost folosit ă în Imperiul Roman, în China Antică încă din anul 380 î.
Hr. în timpul dinastiei Wang. De asemenea în timpul dinastiei Song, anul 960 d.
Hr. în China s-a construit o birocra ție centralizat ă care avea func ționari civili.
Acest sistem era bazat pe ni ște reguli care au f ăcut ca puterea să fie concentrat ă
in mâinile împ ăratului mult mai mult decât în tim pul dinastiilor anterioare.
Cu toate ca birocraț ia are o a șa istorie veche, apogeul îl cunoaș te in
timpurile moderne. Statul modern se bazeaz ă foarte mult pe birocra ție, atât în
sectorul privat cât și în cel de stat. Birocra ția are un caracter ra țional, bazat pe
reguli si este lucrul care ajut ă la structurarea unei societ ăți. Există tendința
înlocuirii structurilor tradi ționale, care sunt mai pu țin bazate pe reguli, cu noile
structuri birocratice. Pentru ca o societate sau o organiza ție să funcționeze
eficient este necesar ca pr ocesele pe care se sprijin ă sa fie clare, bine structurate,
să aibă politici care să duca la atingerea scopurilor într-un mod cât mai rapid și
simplu.
Apari ția birocra ției in țările occidentale acum câtev a secole i-a ajutat pe
conducătorii acelor state s ă rezolve problema guvern ării acelor societ ăți umane
care se m ăreau din ce în ce mai mult. Cea mai mare valoare a birocra ției după
cum spune Max Weber (1864-1920 ) este c ă ea reprezint ă „o metod ă
instituțională de aplicare a regulilor gene rale in cazuri specifice, f ăcând astfel
acțiunile guvernului corecte ș i predictibile.”

Birocrația este un fenomen social. În mod ideal birocra ția este organizarea
eficientă și rațională a oamenilor si a muncii lor. Weber spune c ă ea este semnul
modernităț ii, in care organizaț iile sunt bazate pe principii ra ționale, birourile și
funcțiile sunt a șezate ierarhic și sunt guvernate de reguli impersonale.
Organizațiile de tip birocratic sunt superioare din punct de vedere tehnic tuturor
celorlalte forme de administra ție. Este nevoie s ă avem un traseu logic al muncii
pentru a evita pierderea de timp, ca și activitățile ca nu sunt necesare. Împă rțirea
muncii pe departamente duce la eficienti zarea ei, iar oamenii au devenit exper ți
într-un anumit domeniu S-au creat legi și regulamente pentru o mai bun ă
organizare a muncii, legi care duc în acelaș i timp duc și la evaluarea
performan ței funcționarului.

179

Multe dintre func țiile societ ății sunt posibile datorita aplic ării birocra ției,
instituțiile depind de administra ție iar administra ția înseamn ă birocrație.
Funcționarul este elementul cheie într-o birocra ție, însă ca el să fie cu adev ărat
eficient acesta trebuie s ă fie impersonal, s ă fie supus autorit ăților doar in ceea ce
privește munca sa, funcț ia pe care o îndepline ște să fie clară, să fie angajat doar
pe baza cuno ștințelor tehnice pe care le are și promovarea s ă fie făcută ca urmare
a rezultatelor muncii sale.
Birocra ția înseamn ă și foarte mult documente sc rise, lucru pe care nu îl
putem evita pentru ca este necesar ă o înregistrare a activit ăților fă cute. Este
necesar să urmăm o anumit ă cale a evenimentelor pentru a se vedea clar nivelul
la care s-a ajuns, lucru care reiese din aceste înregistr ări făcute. Acț iunile noastre
trebuie justificate, nu le putem face pentru ca a șa vrem, ci ele trebuie s ă fie
conforme cu anumite legi.
Birocra ția nu este doar apanajul administraț iei o întâlnim și în alte
structuri cum ar fi biserica sau a armata. Faptul c ă suntem membrii NATO nu
înseamnă că nu mai exist ă birocrație ci că acum trebuie s ă folosim un alt tip,
acela care se întâlneș te in toată această organizație. Este necesar să o preluă m ca
să putem comunica cu ceilal ți membrii. Acest nou tip de birocra ție se nume ște
standardizare. Toate regulam entele folosite trebuie s ă fie în acord, toate etapele
prin care se trece la îndep linirea unei misiuni trebuie s ă fie aceleaș i pentru
evitarea oric ărei neconcordan țe deoarece aceasta ar put ea duce la mari probleme.
Aderarea la Uniunea European ă reprezint ă un alt proces de sta ndardizare, de data
aceasta al vie ții civile.
Dup ă cum se vede este imposibil de evitat birocra ția, oricât am evolua,
oricât am schimba sistemele tot avem nevoie de regulamente care s ă ne ghideze.
Iar aceast ă standardizare reprezint ă ceva pozitiv pentru ca este folosit ă într-o
comunitate de state facilitând as tfel comunicarea între ele.
Îns ă ca orice lucru folosit în exces birocra ția poate avea ș i efecte negative.
Majoritatea oamenilor se plâng de doua mari probleme ale birocraț iei: ineficienț a
și arbitraritatea.

– eficiența înseamn ă folosirea resurselor as tfel încât rezultatele s ă aibă
valoare, munca depusă să nu fie doar pierdere de timp, și din pă cate de
multe ori nu se reu șește acest lucru și se ajunge la ineficiență .
– arbitraritatea se refer ă la acțiunile oficialilor f ăcute fără baza legal ă sau
folosindu-se de baza legal ă intr-un fel care jigne ște simțul
dreptăț ii.(dreptate însemnând c ă este necesar ca guvernarea s ă trateze
oamenii în mod egal pornindu-se de la legi clare și care sunt cunoscute
dinainte ).
180

O alta problem ă se datoreaz ă faptului c ă birocrația nu este atentă la
nevoile celor pentru care a fost creat ă și pe care trebuie s ă îi serveasc ă. Numărul
mare de legi și regulamente pe care se bazeaz ă măresc durata unei activităț i și
efortul pe care o persoan ă sau o organiza ție trebuie s ă îl depună pentru a ob ține
ce are nevoie. Una din posibilele cauze ale acestui lucru este că cei care trebuie
să îi deserveasc ă pe ceilal ți au uneori interese care se întrep ătrund cu cele
publice.
Este nevoie ca toate acț iunile să fie controlate și îndeplinite în
conformitate cu ni ște reguli, trecându-se astfel printr-o activitate de rutin ă. Dar
atunci când mediul in care aceast ă acțiune are loc este dinamic și mai puțin stabil
si care are nevoie de un r ăspuns spontan care s ă iasă din tipare, respectarea
drumului prestabilit poate avea rezultate nea șteptate și uneori chiar nepl ăcute. Cu
toate că se cunoa ște acest lucru, legile birocra ției ne forțează să lucrăm în tipare
care ne submineaz ă eficiența. Regulamentele care au fost create pentru u șurarea
activității devin din mijloc un scop în sine și rezultatul este încetinirea activităț ii
De asemenea birocra ția înseamn ă specializarea pe un domeniu restrâns,
dar aceast ă supra specializare poate avea ca rezultat faptul c ă anumiți indivizi nu
iși dau seama de consecin țele acțiunilor lor pentru c ă nu au o vedere de ansamblu
asupra întregii activit ăți. Rigiditatea ș i inerția procedurilor transformă luarea
deciziilor intr-un proces încet, uneori chiar imposibil datorit ă neîndeplinirii
anumitor proceduri, astfel încât putem ajunge s ă facem din birocra ție o
dificultate pentru oricare solu ție. Rigiditatea duce și la rezisten ța la schimbare și
la adaptarea la nou. Într-o asemenea structur ă rigidă în care toată lumea gânde ște
la fel, nu exist ă loc pentru critic constructiv ă și atunci organiza ția nu are cum s ă
realizeze ce greș eli face, prin urmare nu evolueaz ă.
Birocrația creează din ce în ce mai multe reguli, ceea ce trebuie f ăcut este
din ce în ce mai complicat și ce este mai ră u este faptul c ă de multe ori
regulamentele se contrazic sau se suprapun. Nu se permite existen ța cazurilor
particulare și acest lucru poate duce la erori. Nu orice se poate încadra în tipare,
motiv pentru care regulamentele trebuie s ă fie mai flexibile ca s ă nu ajungem în
situația în care birocra ția tratează oamenii ca pe obiecte.
E x i s t ă numeroase legi și reglement ări care nu sunt compatibile intre ele sau
care se suprapun, exemplu clar al faptului ca nu exist ă o viziune comun ă
referitoare la direc ția, scopul i strategia care trebuie adoptat ă atunci când se
stabilesc rolul și activitățile unui departament, ale unei organiza ții ar trebui mai
întâi să se răspundă la următoarea întrebare: „ Care este interesul grupului social
căruia i se adreseaz ă? Din păcate se pare c ă întrebarea este mai degrab ă „ care
este interesul agen ției care aplic ă legile și regulamentele?”. Pentru a face cu
adevărat eficient ă birocrația, trebuie eliminate reglement ările excesive iar altele
trebuie revizuite și definite mai bine. Reglement ările nu se justific ă atunci când
181

restrâng competi ția, când îi fac pe oameni s ă ocoleasc ă legile și când au ca
rezultat doar munc ă inutilă . Costul acestor reglementă ri nu trebuie s ă fie mai
mare decât beneficiile pe care acestea le aduc interesului public. Aceste
reglement ări inutile dau na ștere unui mediu negativ in care organiza țiile nu se
pot dezvolta. Fiecare barier ă birocratic ă este o taxă exprimat ă in timp sau bani.
Vă pot da exemplul unei companii tipic române ști care in anul 1999 a trebuit s ă
obțină intre 23 si 29 de aprobă ri, licențe și permise diferite de la diverse
ministere și agenții locale. Acestea au cost at firma intre 11050000 lei și
64090000 lei. Pentru completar ea formularelor necesare ob ținerii aprobă rilor
este nevoie de între 49-102 zile lucr ătoare, pentru a primi aprobarea cerut ă.
Reglement ările presupun nu numai aprob ări ci și inspecții care consum ă timp și
generează costuri. Firma tip a fost inspectat ă de 11-13 ori în 1999. În urma
inspecț iilor a trebuit s ă plătească între 3000000 și 17540000. Timpul necesar
pregătirii documentelor pentru inspec ție a fost între 14 si 38 de zile. A șteptarea
certificatelor dup ă terminarea dup ă terminarea inspec țiilor a fost între 13 și 20 de
zile. (sondajul a fost f ăcut de IRIS – the Center for Institutional Reform and the
Informal Sector) Întrebarea care rezulta este urm ătoarea: „Oare beneficiile
rezultate din aceste reglement ări își merită costurile și oare acelea și beneficii n-ar
putea fi ob ținute cu costuri mai mici?”

Și-acum, la final nu se poate trage decât o singur ă concluzie: nu putem evita
birocrația, chiar avem nevoie de ea. Avem nevoie de ea dar nu oricum. Trebuie
eliminat ce este in exces sau superfluu. Dac ă ne acoperim de hârtii nu înseamn ă
că munca noastr ă este ș i eficient ă. Avem nevoie s ă ținem o eviden ță a
activităților noastre, este necesar s ă îndeplinim anumite formalităț i dar să nu
profităm de acest lucru doar ca să ne justific ăm existen ța In acela și timp trebuie
să ținem cont de cel c ăruia i se adreseaz ă birocrația, și acesta este cet ățeanul. Ar
trebui redus”circuitul” car e e parcurs în vederea ob ținerii unei aprob ări sau
vreunui alt document oficial, pentru c ă în același timp cu u șurarea activit ății
cetățeanului se va ob ține și o mai bun ă respectare a legilor. Multitudinea acestora
duce inevitabil la încalcarea lor, voită sau nevoit ă. Când există atât de multe
etape de parcurs, unele sunt s ărite pentru ca nu se cunosc iar altele pentru ca este
mult prea îndelungat procesul dac ă s-ar respecta întocmai. Trebuie s ă ne punem
în acord din punct de vedere legislativ cu celelalte țări europene și multe dintre
probleme vor disp ărea și va crește eficiența.

182

Bibliografie

Albrow Martin „Bureaucracy” , London: Pall Mall Press 1970

Allinson, Christopher W. „Bureaucratic Personality and Organization” . New
Xork: Wiley 1984

Weber, Max „From Max Weber: Essays in Sociology” , H.H. Gerth and C.W.
Mills, eds. London: Oxford University Press 1946
183