MANAGEMENTUL PROIECTELORSimona Bonghez, Ph.D., PMP [605686]
MANAGEMENTUL PROIECTELORSimona Bonghez, Ph.D., PMP
Ce ne propunem
Obiective
▪Întelege reaimportanț eiproiectelor pentru organizație , diferența între
modalitățile de organizare specifice activităților recurente șiproiectelor
▪Identificarea pașilor necesari pentru parcurgerea unui proiect și a acelor planuri
care sunt necesare pentru asigurarea succesului acestuia
▪Înțelege rea constrângeril orînplanificarea șiurmărirea resurselor necesare
pentru un proiect (conținut , durată șicosturi ), planurile recomandate , precum și
utilitatea acestora înurmărirea derulării proiectelor
▪Înțelegerea modului în se asigură gestionarea corectă a proiectelor (coordonare,
monitorizare și control) și a etapelor necesare pentru închiderea corectă a lor
▪Definirea corectă a criteriilor de succes a proiectelor și identificarea modului în
care acestea pot fi asigurate
Non -obiective
▪Acoperirea tuturor tehnicilor de managementul proiectelor
▪Planificarea sicontrolul financiar al proiectelor
▪Aspecte legate de gestionarea resursele umane
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
AgendaPartea
1
•Definiți i, exemple proiecte, ciclul
de viață al unui proiect
•Inițierea proiectului, identificarea
părților interesate
•Designul organizați ei de proiect ,
roluri
•Definirea conținutului unui
proiect , descompunerea
livrabilelor
•Structura defalcată a lucrării
•Definirea responsabilităților în
proiecte
•Planificarea în timp a proiectuluiAgenda
•Managementul risculu i in
proiecte
•Planificarea resurselor și a
costurilor proiectului
•Coordonarea , monitorizarea și
controlul proiectelor
•Metoda valorii dobândite folosită
pentru controlul proiectelor
•Realizarea rapoartelor de progres
și de stadiu
•Managementul echipelor de
proiect
•Incheierea proiectuluiPartea
2
Reguli organizatorice
▪Perioade de lucru, punctualitate,
pauze
▪Acceptarea responsabilit ății
comune pentru succesul învățării
(implicare)
▪Mobile pe „silent“, verificare wall,
apeluri, mesaje și emailuri în
pauz ă☺
▪…
Activitate de seminar : Aștept ări
▪Obiective
•Cunoa șterea diferitelor a ștept ări ale participan ților și agrearea unor
obiective comune
•Cunoa șterea reciproc ă
▪Conținut
•Definirea a șteptărilor legate de con ținut și proces în cadrul
seminarului
•Definirea a șteptărilor legate de beneficiile cursului pentru activitatea
profesional ăviitoare („personal business case“)
▪Forme de activitate
•Discuții în grupuri mici 10 ´
•Documentare (flipchart/foi)
•Discuții în plen (prezentare)
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Proiecte: Exemple
▪Organizarea unei conferin țe interna ționale
▪Constru irea unei uzin e
▪Crearea unei noi linii de afaceri /divizii/ departament
▪Redefinirea/optimizarea unor procese din organizație
▪Definirea , introducerea în producție și lansarea pe piață a unui produs
▪Implementarea unei soluții informatice
▪Modernizarea unei unit ăti de produc ție
▪Realizarea unui film
▪Derularea unei campanii electorale
▪Realizarea unui recensământ
▪Organizarea zilei de naștere
▪Organizarea unei nunți
Defini ția proiectului
▪“Un proiect este un efort temporar realizat pentru crearea unui produs,
serviciu sau rezultat unic” (PMBOK® Guide Edi ția 5, p. 2)
ProiectA
Proiect B
Criterii proiecte (exemplu)
▪Criterii generale pentru Proiecte într-o companie multinațională) :
•Sarcini unice, noi sau dificile
•Obiective specifice cu privire la con ținut/ calitate, termene și costuri
•Se distinge în mod clar de alte inten ții
•Sarcini complexe (sarcini numeroase, mul ți participan ți)
•Este supus unor constr ângeri cu privire la: -timp (start, durat ă, final) –
bani (buget fix) -resurse (personal și alte limit ări)
•Important pentru companie (implic ăoportunit ăți și riscuri)
▪Alte criterii bazate pe experien țe anterioare (Proiecte în organizație)
•Participan ții în proiect nu sunt familiariza ți cu procesul sau cu lucrul
în cadrul echipei ( în afara rutinei lor zilnice)
•Organiza ția de proiect trebuie s ăfie temporar ăși specific ă
proiectului, pentru a reuni toate competen țele necesare
Managementul proiectului
Contract,
Analiz ă
economic ă
Rezultate ale
procesului de
managementul
proiectuluiDocument de
inițiereAlocarea
managerului de
proiectAprobarea
planului
Rapoarte de progres ,
LivrabileRaport final,
Documente de
proiect arhivateIntâlniri Acceptare
rezultate
Plan de
Management
al proiectului
(Manual al proiectului)Planificare Coordonare și Control IncheiereAcceptare
proiect
Certificate de
acceptare
Sursă: Simona Bonghez, 2012 –Adevăr sau Provocare
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Documentul de ini țiere a proiectului
▪Proprietarul proiectului (sponsorul) desemneaz ămanagerul proiectului
(uneori și echipa proiectului).
▪Decizia de lansare a proiectului se face în urma analizei investiției, a
contribuției acesteia la obiectivele de afaceri ale organizației, dar și a
impactului acesteia asupra portofoliului de investiții.
▪Decizia este formalizată într -un document oficial. Denumirea acestui
document diferă de la o organizație la alta, termenii cei mai utilizați fiind
document de inițiere a proiectului, cartă a proiectului, document de
atribuire a proiectului.
▪Pe lângă decizia cu privire la lansarea unui proiect, documentul de inițiere
a proiectului va include descrierea investiției, o primă delimitare a
granițelor proiectului, verificarea disponibilității resurselor necesare dar și
numirea formală a managerului de proiect și a proprietarului/sponsorului
proiectului.
Document de ini țiere proiect
Denumire proiect :
Datade începe rea proiectului : Data de încheiere a proiectului :
Obiectivele proiectului Non -obiective leproiectului
Fazele proiectului Costurile proiectului Venitul proiectului
Proprietarul proiectului Managerul proiectului
Membrii echipei proiectului pre -desemna ți
Jaloanele proiectului
Decizii și documente din faza pre-proiect
Aștept ărilegate de faza post -proiect
Analiza economic ă(Business Case)
Rela ții cu alte proiecte sau opera țiuni
Stakeholderi:
Riscurile proiectului :
Semnatur ă Semnatur ă
Proprietar proiect Manager proiect
Versiune : Dată: Nume autor : Pagina :
© ESIDocumentul de inițiere
Denumire proiect Fabricarea , transportul șiinstalarea unei noiliniide producție în
Traveea 2 pentru Compania NOASTRĂManager proiect
PM
Dată început 29.06.2012 Data finalizare 31.03.201 4 Proprietar proiect PO
Obiective generale Non -obiective
Achiziționarea, f abricarea , transportul șiinstalarea unei noiliniide producție în
Traveea 2, cons tând în: Presă nouă, Cuptor de bare nou , Cuptor de matrițe
nou.
Adapt area echipamentului auxiliar al presei de la 3 5 DCT la14 DCT• achiziționarea unui sistem automat de transfer (după presă)
• înlocuirea rețelei de aer comprimat
• activități de mentenanță
• producție
Obiective de business Stakeholderi
Scopul implementării proiectului constă în diversificarea gamei de produse,
economisirea de energie , creșterea eficienței și productivității pentru
maximizarea vânzărilor și profitului :• Consiliul de Administrație
• Departamentele companiei
•Echipa de proiect, managerul de proiect, proprietarul proiectului
• Creșterea productivit ățiide la 1650Kg/h până la 2500kg/h. • Furnizorii echipamentelor principale
• Reducerea rebuturilor de la 22.5% la19.5%. • Ban ca
• Scăderea consumului direct de energie cu 84kW/t
•Diversificarea portofoliului de produse
Faze proiect Buget estimat
Managementul proiectului Pregătirea terenului de amplasare 5,5 mil EURO
Contractare și finanțarea Instalarea și integrarea echipamentului
Proiectarea și validarea soluției tehnice Test area și punerea în funcțiune
Fabrica reaechipamentelor
Nivel autoritate manager proiect
• autoritate deplină asupra bugetului, cu o variație de +/-10% încadrul aceleiași linii bugetare
• toate deciziile (probleme +opțiuni de rezolvare ) vor fi prezentate în raportul de stadiu lunar
Ipoteze Constr ângeri
• va fi desemnat un cos t controller pentru a pregăti datele pentru control ul
costurilor
• cel puțin cinci persoane vor fi desemnațe în echipa de proiect, având ca
prioritate activitățile din cadrul proiectului
• planul de management al proiectului dezvoltat la finalul etapei de planificare
de către consultant, manager de proiect și echipă va fi acceptat în mod formal
de către proprietarul proiectului și de către Consiliul de Administrație
• proprietarul proiectului va răspunde solicitărilor prezentate în raportul de
stadiu lunar în maxim trei zile lucrătoare• aprobare pentru împrumut necesară din partea Consiliului de
Administrație
• toate activitățile proiectului trebuie realizate în perimetrul spațiului
disponibil
• deviațiile de buget vor fi acoperite în totalitate de către compania
NOASTRĂ
Semnături
Manager de proiect Proprietar proiect
Data emiterii : Data aprobării :
Form No. E189PM
Activitate de seminar: Realizarea unui
document de inițiere proiect
▪Obiectiv
•Exersarea realizării unui document de inițiere
•Definirea proiectului pe baza structurii unui document de inițiere
•Clarificarea cerințelor majore pentru proiectul ales
▪Conținut
•Alegerea proiectului pentru activitatea de grup
•Completarea formularului Document de inițiere proiect pentru
proiectele alese
▪Forme de activitate
•Lucru în echipă: 30 min
•Documentare pe flipchart
•Prezentare și discuții în plen, reflecții asupra
metodei
Stakeholderi (părți interesate)
▪Părți interesate -persoane, grupuri de persoane sau organizații care au
un interes în proiect și care pot afecta, pozitiv sau negativ, realizarea
acestuia.
•Manageri din eșalonul superior al organizației
•Membri ai echipei de proiect
•Utilizatori finali
•Managerul de proiect
•Proprietarul proiectului
•Reprezentanți ai clientului
•Furnizori
•Parteneri
•Reprezentanți ai administratiei locale, guvern etc
Analiza părților interesate (stakeholders)
Furnizor cuptor bareFurnizor presă
Elefantul
German
Legend ă:Producție
IT
HRMentenanță
Achiziții
Calitate
MatrițeTehnic
MKSiguranță și
securitateInspectorat
Garda de
MediuPrimăria
Guvernul
ITM
Furnizor cuptor matrițe
Echipa de
proiectProprietarul
proiectului
BancaConsiliul de
Administrație
sprijină
indif eren t
împotrivăCompania NOASTRĂ
Institu ții
FurnizoriFurnizor betonManagerul de
proiect
Analiza părților interesate (s takeholder s)
Keep
satisfiedManage
closely
MonitorKeep
informedPutere
InteresScăzută
ScăzutMare
MareA
B
CD
EF
GH
Activitate de seminar: Identificare ași
analiza părților interesate
▪Obiectiv
•Identificarea și analiza părților interesate
▪Conținut
•Identificarea părților interesate
•Desenarea unei diagrame pe segmente și
caracterizarea relației dintre stakeholderi și proiect prin simboluri
▪Forme de activitate
•Activitate de grup: 15minute
•Documentare utiliz ând flipchart
•Reflec ții în plen asupra metodei
Avemdeci un Document de ini țiere…
Ce urmeaz ă?
Ce avem până acum (Document de inițiere și Registrul Părților Interesate) :
▪Manager -ul de proiect desemnat –el/ea este responsabil cu livrarea
rezultatelor așteptate
▪Sponsorul proiectului –el/ea este responsabil pentru obiectivele de business
▪Părțile interesate identificate –aceștia vor detalia cerințele proiectului și îți
pot oferi sprijinul lor pe parcursul planificării și executării proiectului
▪Viziune de ansamblu asupra proiectului (tripla constrângere)
Ce mai avem nevoie:
▪Cineva cu care să lucrăm
▪Imagine clară asupra tuturor activităților necesare pentru livrarea
rezultatelor scontate
▪Responsabilități definite clar: CINE și CE va livra
▪Estimări corecte ale duratelor și costurilor tuturor activităților
Managementul proiectului
Contract,
Analiz ă
economic ă
Rezultate ale
procesului de
managementul
proiectuluiDocument de
inițiereAlocarea
managerului de
proiectAprobarea
planului
Rapoarte de progres ,
LivrabileRaport final,
Documente de
proiect arhivateIntâlniri Acceptare
rezultate
Plan de
Management
al proiectului
(Manual al proiectului)Planificare Coordonare și Control IncheiereAcceptare
proiect
Certificate de
acceptare
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul … pas cu pas (1)
Pasul 1: Formăm echipa de bază
Plecăm de la Documentul de inițiere al proiectului și lista părților
interesate
Construim o organigramă a proiectului sau o listă cu rolurile
necesare în proiect
Identificăm persoanele cele mai potrivite pentru rolurile definite
Rezultat: O echipă de proiect capabilă să sprijine managerul de
proiect pe parcursul etapei de planificare și pe tot parcursul
proiectului
O listă a membrilor echipei de proiect și rolul acestora în cadrul
proiectului
O organigramă a proiectului care evidențiază rolurile și numele
membrilor echipei de proiect
Echipa de proiect
Nr. RolînproiectNume /
Prenu meOrganizația proiectului Telefon E-mail
1 Comitet director Comitet director
2 Proprietar proiect Proprietar proiect
3 Consultant CEO Membru echipă proiect
4 Manager proiect Manager proiect
5 Asistent manager proiect Membru echipă proiect
6 Expert tehnic Membru echipă proiect
7 Expert achiziții Membru echipă proiect
8 Expert conformitate Membru echipă proiect
9 Controlor costuri Membru echipă proiect
10 Expert SSM Membru echipă proiect
11 Expert șantier Membru echipă proiect
12 Expert proiectare Membru echipă proiect
12 Expert instalare echipamente Membru echipă proiect
13 Expert PLC/electrice Membru echipă proiect
14 Expert integrare Membru echipă proiect
14 Expert matrițe Membru echipă proiect
15 Expert punere în funcțiune Membru echipă proiect
17 Expert RU Colaborator
18 Expert IT Colaborator
19 Expert Marketing Colaborator
20 Expert Legal Colaborator
21 Expert Financia r Colaborator
22 Expert producție p ilot Colaborator
23 Expert Plan ificare Colaborator
24 Expert Control Calitate Colaborator
Organigrama proiectului
Reprezentarea ierarhică
-Axată asupra relațiilor de raportare
Reprezentarea sistemică
-Axată pe comunicare
Organigramă
proiect
(exemplu)
Echipa de
proiect
Manager
de proiect
Resp.
contracte
Resp. infr.
competi ție
Resp. pr.
artistic
Resp. zone
acces public
Resp. rel.
publice
Resp. desf .
eveniment
Proprietar
proiect
Repr.
poligon
Repr. personal
supraveghere
Repr.
echipe
Repr.
magazine
Repr. stand
alimentar
Repr.
agenție
organizare
Repr.
MAI
Repr.
securitate
Membri
comisie
arbirajOrganigramă
sistemică
(exemplu)
Echipe omogene versus heterogene
Echipe omogene:
•Membrii echipelor împărtășesc aceleași valori și au perspective
similare
•Avanta jul de a fi o echipă coezivă –duce la creșterea productivității și
atingerea rapidă a obiectivelor
•Dezavantaj: solidaritatea și coeziunea duse
la extrem deteriorează procesul de decizie
și favorizează fenomenul de gândire de grup
Echipe eterogene:
•Membrii echipei sunt diferiți (din punct de
vedere al pregătirii, culturii, experienței de viață etc)
•Dezavantaj: deciziile se iau mai greu
•Avantaj: reconcilierea punctelor de vedere diferite încurajează
creativitatea și conduce la apariția soluțiilor inovative
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul … pas cu pas (2)
Pasul 2: Obținerea cerințelor
▪Nevoile/scopul unei organizații sunt traduse în obiective, iar
obiectivele în cerințe
▪Cerințele pot fi: cerințe de business (legate de afacere), cerințe
ale părților interesate, cerințe legate de modul de
implementare a rezultatului final al proiectului, cerințe de
trecere în utilizare a rezultatului proiectului, cerințe ale
proiectului, cerințe referitoare la calitate etc
Rezultat: Documentarea cerințelor
▪Document formal care descrie toate cerințele proiectului în
detaliu, pentru părțile interesate
▪Livrat părților interesate (relevante) și managementului
superior pentru aprobare
Cerințele proiectului
▪Cerințele -condiții sau capacități ce trebuie să fie întrunite sau îndeplinite
de produsul, serviciul sau rezultatul livrat de proiect
•Cerințe legate de proiect -referitoare la cerințele de afaceri, cerințe de
management al proiectului, cerințe de livrare etc.
•Cerințe de produs –referitoare la cerințe tehnice, cerințe de
securitate, cerințe de execuție etc.
▪Document de descriere a cerințelor: Scope Statement (Document de
descriere a conținutului proiectului)
Cerințe ale produsului / serviciului
•Sunt create de client
•Descriu performanțe
•Includ capabilitățile produsului/
serviciului
•Sunt redactate în limbaj business
Cerințe
funcționale
(CE-urile)
•Sunt create de echipa de proiect
•Conțin specificații de design
•Mai sunt denumite Specificații Tehnice
•Sunt redactate în limbaj tehnic
Cerințe tehnice
(CUM -urile)
Livrabile proiect (exemplu)
Livrabile proiect (1)
Category Deliverable
SAP Specific Deliverables Business Organizational Structure
Business Blueprint
Training Attendees List
Conversion Definition and Template
System Test Plan
SAP Production System Confirmation
Final Configuration Document
User Roles and Authorizations
Integration Test Plan
Productive System Administration
Document
User Documentation
EDM Solution DeliverablesEDM Solution Blueprint (Business and
Technical)
Business Test Cases
Test Scenarios
UAT Reports
Training plan
Web Help
User Manual
Release Notes (as required)
Application Integration
Specific DeliverablesIntegration Blueprint
Integration Test Cases
Access Control and T&A
specific deliverablesSite Survey Report
Access Control and Time and attendance
solution Blueprint
Installation ReportCategory Deliverable
ServersLoadBalancer01
LoadBalancer02
EDM Node01
EDM Node02
SAP Node01
SAP Node02
DB2 Node01
DB2 Node02
Intel based Cast Iron machine
EDM Development & Test
SAP Development
SAP QA & Test
SAP Development & Test
Access Control application server
Data Storage
Access Control and T&A
equipmentExisting (old) equipment
T&A equipment
Connectors
Acces control equipment
Access cards
SoftwareOS for all servers (RedHat Enterprise 6.2)
Applications for all servers
Access Control application
Software Maintenance Software Maintenance
Overall Solution Deliverables Solution Architecture Document
Să înțelegem diferența
Project Management Institute, A Guide to Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide ) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013 , GlossaryConținutul
produsuluiConținutul
proiectului
Munca necesară pentru a
livra produsul, serviciul sau
rezultatul (cu
caracteristicile și
funcționalitățile specifice).Caracteristici și
funcționalități ce
caracterizeaza un produs,
serviciu sau rezultat.
Gradul de finalizare se
măsoară pe baza Planului
de Management al
Proiectului.Gradul de finalizare se
măsoară comparativ cu
gradul de satisfacere al
cerințelor legate de produs.
Cum planificăm proiectul … pas cu pas (3)
Pasul 3: Identificarea tuturor activităților ce trebuie realizate
•Se lucrează împreună cu echipa pentru a înțelege –în detaliu –
ce activități presupune proiectul
•Se descompune conținutul proiectului în componente mai mici
și mai ușor de realizat (numite pachete de lucru)
•Se iau în considerare și activitățile specifice managementului de
proiect
Rezultat: Structura defalcată a activităților (WBS)
•Ilustrație grafică a muncii în cadrul proiectului
•Activitățile care nu au fost incluse în WBS nu vor fi realizate în
proiect (sunt în afara conținutului proiectului)
•Stă la baza estimărilor și următoarelor planuri de proiect
(graficul de execuție, registrul riscurilor, estimarea resurselor,
etc)
Structura defalcată a lucrării
Activitate de seminar:
Realizare WBS▪Obiectiv
•Realizarea Descompunerii livrabilelor pentru proiectele alese
•Construirea WBS pentru proiectele alese
▪Conținut
•Identificarea tuturor rezultatelor parțiale și finale ale proiectului ales și structurarea
lor într -un tabel sau ‘mindmap’
•Identificarea fazelor de realizare (maxim 7 -8) și definirea pachetelor de activități
pentru fiecare fază
•Aplicarea unui cod WBS
•Optimizarea terminologiei (etichete pentru pachete de activit ăți)
▪Forme de activitate
•Lucru în echipă –30 minute
•Documentare pe flipchart, folosire post -it-uri
•Prezentare, discuții în plen și reflecție asupra metodei
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul… pas cu pas (4)
Pasul 4: CINE și CE face?
Alocăm roluri și responsabilități
Rezultate: Matricea de Alocare a
Responsabilităților (RACI)
•Arată nivelul de responsabilitate
pentru subechipe și/sau roluri
•Conectează grafic munca ce
trebuie realizată cu persoanele
care o vor realiza
P= Participa reA = Acc eptare I= Inform are
R = Re sponsabil S= Semnare C= Consult areRol
Activit ateRol
ARol
BRol
C
Estimări
Cerințe
Design
Realizare
Testare
Accepta reA
A
PP
AC
A
P A
P S
Matricea responsabilit ăților
▪Planificarea reponsabilit ăților pentru diferitele roluri în proiect
(sponsor/proprietar, manager, membri, colaboratori) ș i pentru părțile
interesate î n ceea ce prive ște realizarea pachetelor de activit ăți
▪Integrare între:
•WBS
•Descrierea rolurilor din proiect
•Analiz apărților interesate
▪Tipuri de responsabilit ăți(exemplu; best practice: 4 -5 tipuri)
•R … responsabil
•E… execut ă
•C … cooperează/ contribuie/ colaborează
•Co …coordoneaz ă
•I … este informat
•A … aprobă
RACI
Cod WBS
Comitet director
Proprietar proiect
Consultant CEO
Manager proiect
Asistent manager de proiect
Expert tehnic
Expert achiziții
Expert conformitate
Controlor costuri
Expert SSM
Expert șantier
Expert proiectare
Expert instalare echipamente
Expert PLC/electrice
Expert integrare
Expert matrițe
Expert punere în funcțiune
Expert RU
Expert IT
Expert Marketing
Expert Legal
Expert Financiar
Expert producție pilot
Expert planificare
Expert Control Calitate
Specialist procese
1.3 Proiectare și validare soluție tehnică
1.3.1 Proiectare și validare aranjament fabrică R
1.3.2Proiectare și validare flux de lucru (matrițe,
rebuturi, materie primă)A R C E C C CC
1.3.3Pregătire și validare design detaliat
echipamenteR
1.3.4 Proiectare și validare flux de lucru în fabrică A R V CC E C C CC
1.3.5Definire soluție tehnică pentru îmbunătățirea
echipamentului auxiliar (după presă)A CC C C C C R
1.3.6 Planificare forță de muncă pentru instalare R C
1.3.7 Obținere listă piese de schimb (obligatorii) R
1.4 Fabricare echipamente
1.4.1 Fabricare și transport presă R
1.4.2 Fabricare și transport cuptor de bare R
1.4.3 Fabricare și transport cuptor matrițe R
1.5Obținere autorizații și pregătire teren de
amplasare
1.5.1 Obținerea autorizații pentru teren R
1.5.2 Dezmembrare și mutare P8 A R C C
1.5.3 Realizare activități pregătitoare adiacente R
1.5.4 Turnare fundații și platforme A CC R C C C
1.5.5 Executare rețele utilități
1.5.6Furnizare material către locul de
amplasare(materie primă, ulei, vaselină,
cabluri, altele cf. listă furnizori)CR C C
1.6 Instalare și integrare echipamente
1.6.1 Montare și testare presă R C C C
1.6.2 Montare și testare cuptor de bare R C C C
1.6.3 Pregătire producție R
1.6.8 Instalare cuptor matrițe RRoluri în proiect
Pachete de activit ăți
Legendă
R responsabil
E execută
C colaborează
A aprobă
V verifică
Activitate de seminar: Realizare
organigramă și matrice de responsabilități
▪Obiectiv
•Realizarea organigramei proiectului și identificarea responsabilităților pentru toți
membrii echipei de proiect
▪Conținut
•Identificarea rolurilor în proiect
•Realizarea unei organigrame (clasică sau sistemică)
•Stabilirea unei legende
•Identificarea responsabilităților conform legend ei agreate
•Realizarea matricei de responsabilități pentru MPși o altă fază (la alegere) a
proiectului
▪Forme de activitate
•Activitate de grup: 20 minute
•Documentare utiliz ând flipchart
•Reflec ții în plen asupra metodei
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul… pas cu pas (5)
Pasul 5: Realizarea graficului de execuție
▪Se pornește de la pachetele de activități identificate în WBS
▪Se descompun pachetele de de activități în activități mai mici și ușor de
coordonat (acolo unde e cazul)
▪Se identifică interdependențele dintre activități
▪Se identifică resursele disponibile pentru fiecare activitate și –bazat pe
disponibilitatea și productivitatea lor –se estimează durata fiecărei activități
▪Se realizează graficul de execuție folosind un instrument software
(Planisware, MS Project, template Excel, www.ganttproject.biz ;
www.projectlibre.org )
Rezultat: Graficul de execuție al proiectului
▪Opțiuni diverse:
•Grafic Gantt detaliat –pentru proiecte mai complexe
•Planul jaloanelor –util în special ca instrument de comunicare (client,
management, alte părți interesate), mai ales dacă este prezentat sub
forma unei reprezentări grafice (timeline)
Graficul de execuție
▪Reprezentare grafică a
informațiilor legate de
planificarea în timp a
proiectului.
▪Preia pachetele de activități
din WBS, le descompune în
activități, estimează durate și
stabilește momentele de start
și de final.
▪Realizată –în general –cu
ajutorul instrumentelor
software
Graficul de execuție (Gantt)
Câteva simboluri specifice instrumentelor software pentru realizarea
graficului Gantt sunt :
Romb negru/colorat
: jaloane sau momente de evidențiat într -un
proiect, cu durată 0
Linii groase și negre
: summary tasks (activități sumatoare)
Li
nii orizontale mai subțiri : activități
Săgeți
: inter dependen țeîntre activități
Planul jaloanelor
▪Listă cu momentele relevante dintr -un proiect și data realizării lor, astfel
încât să ofere o imagine realistă, posibil de controlat, al evoluției acestuia
în timp.
▪Reprezintă momentul de
start sau de final al unui
pachet de activități
▪Durata unui jalon –zero
▪Definire ca evenimente
încheiate/atinse
▪2 jaloane standard:
•Proiect atribuit
•Proiect acceptat
Project Management
SAP BlueprintDec Sep Aug Jul NovICARUS PROJECT PLANNING
HW/SW Installation
Hardware Delivery
First StageSAP Development Oct Jan
EDM Solution Blueprint
14 Jul -KOM
EAI Blueprint
12 Sep –Blueprint
Acceptance
17 Oct –First Stage
Acceptance
EDM Solution Development
Integration
Tests
13 Jan –User
Acceptance
20 Jan –Second Stage
Acceptance
Project Management
8 Dec –Data
Migration
Completion
Second StagePlanificare în timp
Planul jaloanelor (exemplu)
Titlu proiectOrganizare eveniment Strike Force
CompetitionInițiator proiectAsocia ția“Special ă” de
Airsoft
Datădemarare 01.03.2012 Datăîncheiere 08.06.2012
Manager proiect Secretar Executiv ASA Proprietar proiect Președinte ASA
WBS Jalon Dataplanificat ă Data realizării
1.1.1 Document de ini țiere semnat 01.03.2012
1.1.1 Planuri agreate și semnate 14.03.2012
1.2.5 Contract agen ție semnat 04.04.2012
1.2.2 Autoriza ții ob ținute 18.04.2012
1.4.1 Start înscriere echipe 02.05.2012
1.4.1 Inscrieri finalizate 16.05.2012
1.5 Infrastructur ăinstalat ă 30.05.2012
1.1.3 Proiect acceptat 08.06.2012
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Planificarea proiectului. Să vedem unde
am ajuns…
Ce avem până acum:
▪Știm cine lucrează în proiectul nostru: echipa de proiect (roluri)
▪Știm ce intenționăm să facem și cine anume face: WBS (faze și pachete de
lucru) și matricea responsabilităților
▪Știm când ar trebuie să lucrăm: graficul de execuție (graficul gantt , planul
jaloanelor)
Ce mai vrem să știm:
▪Ce riscuri pot afecta rezultatele proiectului și cum
am putea să le contracarăm
▪Ce fel de costuri ne așteptăm să avem
▪Care este bugetul proiectului
Cost
Cum planificăm proiectul… pas cu pas (6)
Pasul 6: cum procedăm cu incertitudinea –riscurile proiectului
▪Definim regulile de gestionare a riscurilor (definirea unei
metodologii de Management al Riscurilor adecvate, ce poate fi
folosită în toate proiectele organizației)
▪Identificăm riscurile ce pot avea un impact asupra proiectului
▪Prioritizăm riscurilor pe baza probabilității de apariție și impactului
acestora asupra proiectului
▪Identificăm măsurile de contracarare pentru riscurile prioritare
Rezultate:
▪Registrul riscurilor și
▪Planul de Management al Riscurilor (metodologia)
Risc: Defini ție
▪Riscul
•Este un eveniment caracterizat prin incertitudine care are un efect
asupra proiectului (pozitiv sau negativ)
•Reprezint ăposibilitatea de apari țieaunei devia ții pozitive sau
negative de la un obiectiv
▪Devia țiileîn evolu ția unui proiect, faz esau pachet de activit ăți pot afecta
elementele triplei contrângeri:
•Conținutul/ calitate a
•Costurile
•Durata
Managementul Riscului
▪Stabilirea regulilor –Plan de Managementul Riscului (metodologie de
MR)
▪Identificarea riscurilor în proiect –Registrul Riscurilor
▪Analiza riscurilor –Registrul Riscurilor (actualizat) și Lista de așteptare
(watch list)
▪Stabilirea măsurilor –Registrul Riscurilor (actualizat)
▪Monitorizarea și controlul riscurilor -Registrul Riscurilor (actualizat)
Plan de Management al Riscului
•Metodologie :
–Abord ări, instrumente șisurse
de date pentru managementul
riscurilor proiectului
–Roluri șiresponsabilit ățipentru
activit ățide management al
riscurilor
•Bugetare :
–Resurse șicosturi necesare
pentru managementul riscurilor
(a fi incluse în planul de costuri )
•Timing:
–Cândșicât de des se realizeaz ă
activit ățide management al
riscurilor•Categorii de risc
•Definirea probabilit ății și
impactului riscurilor
•Matricea probabilit ății și
impactului
–Prioritizarea riscurilor în
func ție de implica țiile lor
poten țiale în realizarea
obiectivelor proiectului
–Toleran ța stakeholderilor la
risc
•Formate pentru raportare
–Registrul de riscuri
•Modalități de u rmărire
Identificarea riscurilor în rela ția cu
stakeholderii
▪Analiza stakeholderilor reflect ăsitua ția real ă(actualizare)
▪Identificarea riscurilor exploreaz ăriscuri posibile ale proiectului care
rezult ădin rela țiile dintre proiect și stakeholderi
•Poten țial, sinergii
•Conflicte
ProiectFurnizor
hardware
Identificarea riscurilor în rela ția cu
livrabile le
▪Livrabilele reprezint ăo baz ă
tradi țional ăpentru identificarea
riscurilorCategory Deliverable
ServersLoadBalancer01
LoadBalancer02
EDM Node01
EDM Node02
SAP Node01
SAP Node02
DB2 Node01
DB2 Node02
Intel based Cast Iron machine
EDM Development & Test
SAP Development
SAP QA & Test
SAP Development & Test
Access Control application server
Data Storage
Access Control and T&A
equipmentExisting (old) equipment
T&A equipment
Connectors
Acces control equipment
Access cards
SoftwareOS for all servers (RedHat
Enterprise 6.2)
Applications for all servers
Access Control application
Software Maintenance Software Maintenance
Overall Solution
Deliverables Solution Architecture Document
Identificarea riscurilor în rela ția cu
pachetele de activit ăți
▪Identificarea riscurilor pe
baza pachetelor de
activit ăți asigur ăo
definire cuprinz ătoare a
riscurilor
▪Consecven ța metodelor
aplicate
PR Universitatepm days ´07
Marketing telefonicPostare machetePostare anunturiPlan mailingCreare pagina
web
Planificare program
socialStabilire parteneri
expozantiStabilire sponsoriContacte parteneri
cooperareMailing parteneri
cooperare
Planificare
Prezentare produseAliniere lucrariPregatire lucrariSelectie
vorbitoriContactare
vorbitoriProjekt –
management
Planificare servicii
participantiPlanificare
InfrastructuraDraft
ProgramPlanificare
CoperariPlanificare
Marketing/PRManagement
proiectPlanificare
pm days ´07 Marketing/
PRPregatire
cooperariPregatire
program
Incheiere proiectControl proiectExecutie proiectPlanificare proiect
Analiza calitativ ăa riscurilor:
Instrumente & Tehnici
▪Probabilitatea riscului: posibilitatea ca un risc s ăapar ă; exemplu
•Mare: 0.8
•Medie: 0.5
•Mică: 0.2
▪Consecin țe/ impact risc: efect asupra obiectivelor proiectului dac ăriscul
se produce; exemplu
•Mare: 0.8
•Mediu: 0.5
•Scăzut: 0.2
▪Ierarhizare per ansamblu a riscului (scor): Probabilitate x Impact
Exemplu: Folosirea unei scale pentru impact
(PMBOK® Guide Edi ția 5)Conditii definite pentru folosirea unei scale pentru impactul unui risc asupra obiectivelor majore ale proiectului
(Exemplele sunt numai pentru impact negativ)
Obiectiv proiectScale relative sau numerice
Foarte scazut/.05 Scazut/.10 Moderat/.20 Mare/.40 Foarte mare/.80
CostCrestere
nesemnificativa
cost10% crestere
cost10-20% crestere
cost20-40% crestere
cost40% crestere
cost
TimpCrestere
nesemnificativa
timp5% crestere timp5-10% crestere
timp10-20% crestere
timp20% crestere
timp
ContinutReducere abia
sesizabila a
continutuluiAfectarea unor arii
minore ale
continutuluiAfectarea unor
arii majore ale
continutuluiReducerea
continutului intr –
o masura
inacceptabila
pentru sponsorRezultatul
finalizarii
proiectului este
lipsit de valoare
CalitateDegradare calitate
abia sesizabilaNumai aplicatii
foarte solicitante
sunt afectateReducerea
calitatii necesita
aprobarea
sponsoruluiReducere
calitate
inacceptabila
pentru sponsorRezultatul
finalizarii
proiectului este
lipsit de valoare
Matrice Probabilit ate –Impact (ex emplu)
RidicatMediuScăzutProbabilit ate
Impact
Răspuns Răspuns PrecauțieRăspuns Precauție Igno rareIgno rare Igno rare Ignor areRidicată Medi e Scăzută
Costuri/Beneficii
Probabilitate în %2136
4
75
Risc50.000
40.000
30.000
20.000
10.000
0
-10.000
-20.000
-30.000
-40.000
-50.000
0 20 40 60 80 100
Registru de riscuri (exemplu)
Plan de riscuri (fragment)Denumire Proiect : Colector gazeANALIZA RISCURILOR PROIECTULUI
Numar proiect : xxxxxxxxx
Cod
WBSDenumire
WPRisc Cauza Cost
impact
(in lei)Probabilitat
e aparitie
(%)Valoare
asteptata
(in lei)Masuri
preventiveMasuri
corective
1.1.2Coordonare
proiectDisponibilitatea
membrilor
echipei
proiectului;
implicare
insuficienta a
echipei de
proiect Organizare si
motivare
insuficiente50000 10 5000Discutii repetate cu
sefii
departamentelor
membrilor echipai
referitor la rolurile
din proiectTrimitere
manual proiect ,
constientizarea
rolurilor ,
matricea de
responsabilitati
1.2.3Negociere si
incheiere
contracte cu
proprietari Intarziere in
incheierea de
acorduri cu
proprietarii Neacceptarea
sumei oferite
pentru
inchirierea
terenului200000 15 30000Discutii repetate cu
proprietarii de
teren in vederea
intelegerii
importantei
lucrarilor si
prezentarea
tarifelor Petrom
pentru inchirierea
terenurilorDezvoltare
abilitati
negociere
1.3.3Achizitie
lucrari
executieContract
semnat cu
intarziereSuprapunere
la achiziții cu
alte proiecte100000 5 5000Trimiterea din timp
a documentației
către dep.AchizițiiSchimbare
lucrari executie ,
update planuri
Versiune: 1 Data: 15.01.2008 Autor: PM Pagina 1 of 1
Măsuri de abordare a riscurilor
Risc cu efect negativ (amenin țări)
▪Evitare
▪Reducere
▪Transfer
▪Acceptare
▪Plan de contingen ță
Risc cu efect pozitiv (oportunit ăți)
▪Securizare
▪Creștere
▪Împărțire
▪Acceptare
▪Plan de contingen ță
Riscuri proiect înainte și dup ămăsuri:
exemplu
Registrul riscurilor (parțial)
WBS Risc Masuri Responsabil
1.3.3 Design deficitar pentru amplasarea echipamentelor Respectarea procedurii interne de aprobare a planurilor
(planificare , verificare , aprobare )Asistent manager
proiect
Incompatibilitatea componentelor mecanice cu c ele
softwareAprobarea formal ădin partea furnizorilor Expert
PLC/ electrice
Diferența între rețeaua de comunicare și componenta
softwareAprobarea formal ădin partea furnizorilor Expert achizi ții
1.4 Descoperirea unor componente care lipsesc sau a
unor componente care sunt deteriorateDesemnarea unei comisii de recep ție Expert proiectare
Verificarea livrabilelor Expert HSE
Etichetarea fiec ărui pachet de c ătre furnizori Expert HSE
Verificarea planurilor Manager de proiect
1.5.4 Infiltrarea apei în momentul în care este sapată
fundațiaEfectuarea analizelor geologice Expert șantier
Găsitea unui tehnician profesionist Expert achizi ții
Informarea SSM și solicitarea unor recomand ări Expert șantier
Straturile de beton turnate nu corespund cu planurile
de proiectare a fundațieiVerificarea caietului de sarcini și comunicarea acestora
angaja țilorExpert șantier
Compozi țiagreșităa platformei Subcontractarea exper ților în domeniu Expert achizi ții
Utilizarea gresit ăa tehnologiilor de turnare a
platformeiGăsirea unei solu ții de testare tehnologic ă Expert șantier
Planurile de proiectare nu sunt aprobate de către
furnizorii de echipamente din cauza dimension ărilor
efectuate greșitTransferarea responsabilit ăților prin intermediul contractelor
cu furnizoriiExpert Legal
Puncte de verificare intermediare pentru depistarea lucrarilor
ascunseExpert șantier
1.5.5 Proiectarea deficitara a canalelor pentru utilitati Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert șantier
Dimensionarea gresit ăa rețelelor de utilități Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert șantier
Lipsa cuno științelor tehnice necesare proiect ării
rețelelor de gaz, ap ăși aerSubcontractare speciali ști pentru realizarea re țelelor de
alimentare cu gaz, apa și aerManager proiect
Livrarea greșităsauincomplet ăa livrabilelor Verificarea livrabilelor dupăceproiectul a fostaprobat Expert șantier
Activitate de seminar: Realizarea registrului
de riscuri
▪Obiectiv
•Identificarea regulilor necesare pentru realizarea Registrului de riscuri
•Realizarea Registrului de riscuri
▪Conținut
•Stabiliți regulile pentru exprimarea Probabilit ății de apariție șiImpact ului
•Identif icați, pornind de la SDL, minim treiriscuri care vă pot afecta
proiectul
•Evaluați Probabilit atea de apariție șiImpact ul pentru riscurile identificate
și calculați scorul
•Identificați măsurile corespunzătoare pentru a răspunde la riscurile
identifi cate/strategia in care se incadreaza
▪Forme de activitate
•Activitate de grup: 30 minute
•Documentare utiliz ând flipchart
•Reflec ții în plen asupra celor două metode
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Cum planificăm proiectul… pas cu pas ( 7)
Pasul 7: Cât de mult ne costă proiectul? Realizăm un Plan al
Costurilor și finalizăm calcului cheltuielilor în timp (bugetul).
▪Se estimează costul fiecărei activități sau pachet de activități,
se stabilește când vor fi realizate și se creează astfel un profil al
cheltuielilor estimate în timp
▪Costurile pot fi cu forța de muncă, materiale, echipamente,
administrative și orice alte costuri care pot fi atribuite
proiectului (directe și indirecte).
Rezultat: Planul de Costuri al Proiectului și Bugetul proiectului.
Planul de resurse și costuri
▪Planul costurilor -instrumentul cu ajutorul căruia se poate estima costul
necesar pentru finalizarea proiectului.
•Realizat pe baza SDL -se alocă costuri pentru fiecare pachet de
activități
•Realizat pe baza descompunerii livrabilelor -se alocă costuri pentru
fiecare livrabil (atenție la alocare costuri pentru managementul
proiectelor)
▪Pentru obținerea unui profil al cheltuielilor în timp, costurile pe activități
se agreghează obținându -se curba S (alocarea costurilor în funcție de
planificarea în timp a proiectului)
Plan de
costuri
(exemplu)cod
WBS Denumire pachet de lucruResurse
necesareCosturi implicate
zile om/euro
1.5 Instalare infrastructură
1.5.1 Montare scena, lumini, sonorizare Servicii 3.000
1.5.2 Amenajare teren de competi ție și zona arbitriPersonal 4 persoane x 3 zile
Echipamente 2500
Materiale 1000
1.5.3 Amenajare poligon tirServicii 500
Personal 1 persoana x 1 zi
Materiale 200
1.5.4 Amenajare standuri echipePersonal 2 persoane x 3 zile
Echipamente 200
Materiale 200
1.5.5 Amenajare zonă securizată (incl. depozit)Personal 2 persoane x 3 zile
Echipamente 400
Materiale 100
1.5.6 Amenajare zone alimentatie și magazinePersonal 2 persoane x 3 zile
Echipamente 0
Materiale 100
1.5.7 Amenajare zona public șispații sanitarePersonal 2 persoane x 3 zile
Echipamente 1000
Materiale 400
1.5.8 Amenajare punct prim ajutorPersonal 1 persoana x 1 zi
Echipamente 200
Materiale 300
TOTALPersonal 38 zile om
Echipamente 4300
Materiale 2300
Servicii 3500
Estimarea costurilor proiectului
▪Analiza rezervelor
•Include rezerve de contingență (buffer) pentru a fi folosite în cazul
unor riscuri sau incertitudini legate de cost
Costuri directe Costuri indirecte (Overhead)
Muncă General administrative
Interne Costuri sediu
Contracte Beneficii suplimentare
Materiale și echipamente Amortizări
Taxe Marketing și vânzări
Transport Cerecetare și Dezvoltare
Costuri ce țin de calitate Costuri ce țin de calitate
Rezerve de contingență
Plan de costuri (exemplu)
Cost proiect Bugetul inițial
(aprobat de BOD)
[mil. Euro]Cheltuieli până
la data…Buget rămas
€Observații
Echipament nou 4,000
Piese de schimb 0,000
Proiectare și construcție 0,500
Instalare și punere în funcțiune 0,200
Certificate și permise 0,010
Consultanță 0,020
Consultanță legală 0,000
Sistem management fabrică 0,060
PR 0,001
Cheltuieli proiect 0,010
Costuri muncă echipa de proiect/MP 0,000
Consultanță suplimentară MP 0,000
Cost finanțare 0,500
Costuri neprevăzute 0,200
Total 5,301
Total (incl. costuri neprevăzute) 5,501
Pasul final –Integrarea tuturor planurilor
într-un Plan de Management al Proiectului
▪Planul de Management al Proiectului -este document ul care descrie cum
va fi executat, monitorizat și controlat proiectul .
•Include planurile dezvoltate pentru înțelegerea proiectului
•Este realizat de managerul de proiect, cu ajutorul echipei de proiect
•Trebuie să conțină și punctul de vedere al părților interesate și al
managementului executiv
•Este actualizat și revizuit prin procesul de aprobare a cererilor de
schimbare
•Trebuie aprobat înainte de etapa de execuție, de către
managementul executiv (sponsor/proprietar de proiect), precum și
de către echipa de proiect
•Poate să evolueze și să se schimbe pe parcursul execuției proiectului
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
(PMBOK® Guide ) -Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013
Plan de referință
Planul de referință (Baseline):
▪O versiune aprobată a conținutului, graficului de
execuție și costul proiectului, ce poate fi schimbată
numai prin proceduri formale de schimbare
▪Este folosit drept punct de reper pentru comparații.
▪Poate fi schimbat prin modificări aprobate, însă
evoluția trebuie să fie documentată
Workshop -ul de lansare a proiectului (Kick Off Meeting) :
▪O ședință la care participă toate părțileinteresate relevante din proiect,
ținută la sfârșitul etapei de planificare, până să înceapă execuția
proiectului
▪Planul de referință este aprobat în cadrul acestei întâlniri
▪Este o ședință axată pe comunicare și coordonare
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Managementul proiectului
Contract,
Analiz ă
economic ă
Rezultate ale
procesului de
managementul
proiectuluiDocument de
inițiereAlocarea
managerului de
proiectAprobarea
planului
Rapoarte de progres ,
LivrabileRaport final,
Documente de
proiect arhivateIntâlniri Acceptare
rezultate
Plan de
Management
al proiectului
(Manual al proiectului)Planificare Coordonare și Control IncheiereAcceptare
proiect
Certificate de
acceptare
Formare Răbufnire NormareNivelul de performanțăFuncționare Destrămare
TimpStadiile de f orm are a unei echipe de
proiect -Tuckman (1965)
Form area și dezvoltarea echipei de
proiect …
▪Reflec ție în cadrul echipei de proiect
•“Flash light”, “ smileys” etc
•Regula Pendleton
▪Feedback în echipa de proiect
•Reguli pentru acordarea și primirea
feedback -ului
Instrumente coordonare și control
Crt
no.Category Task ResponsibleDue date/
New dateActual DateStatus
24.10.2013Status
31.10.2014Status
06.11.2014Status
13.11.201521.11.2013
10 EquipmentReceiving Packing list from SMS
Deliverable – Packing List plus Schedule of Delivery (dates
for the machineries)RP23/Oct/2013
01/Nov/2013Not started DelayedDelayed
Was sent mail to
SMS on
06.Nov.2013Delayed
Final answer
from SMS not
receivedDelayed
postponed to January – to
be discussed during the
erection meeting
13 EquipmentDefining technical solution for improvement of the
auxiliary equipment (after press)
Deliverable – technical documentation
ContractZB08.11.2013/
15.Nov.2013In progress
Was done a two
days survey for
auxiliary
equipment, data
analysis started,
we have to In progress
VE's official
answer was sent
to Turla. New
solution is to be
provided by
Turla In progress In progress Done
14 EquipmentApproval of the technical solution for improvement of the
auxiliary equipment (after press)
Deliverable – approved technical solution
ContractZB 15.Nov.2013In progress
Was done a two
days survey for
auxiliary
equipment, data
analysis started,
we have to
renegotiate
solution with In progress
VE's official
answer was sent
to Turla. New
solution is to be
provided by
Turla In progress In progressDelayed
based on the solution (see
the previous task)
18 Site preparationPrepare a budget and plan for suppliers offices:
a. tessa personel – previous inflamable warehouseSN01/Nov/2013
15/Nov/2013In progress In progressIn progress
2 additional
containers (the
cost will be 1140
euro) + one
container from
us + one office,
for 2 month will
be neededIn progress2 new containers for SMS
and Turla and one of
Florin's ready on 20.02.14
20 Site preparationPrepare a budget and plan for:
b. lockrooms for electricians and mechanics
c. lunch roomDB15/Dec/2013
15/Nov/2013In progress In progress In progress In progressdelayed
postponed for
28.11.2013
21 Site preparationBuilding the temporary storing area for parts
Deliverable – temporary storage area builtDB 13.Dec.2013 Not started Not started Not started Not startedDone
put on the layout
22 Site preparationIntegrating the suppliers (offices, utilities, locker rooms)
Deliverable – suppliers offices integratedDB20.12.2013
20.02.2014Not started Not started Not started Not started Not started
Authorizations Obtaining authorization for tent AD TBU Not started Not started Not started In progressDone
tent to be built on
3.01.2014
33 AuthorizationsObtaining authorization for dismantling of P8
Deliverable – authorization for dismantling P8AD29/Nov/2013
15/Dec/2013Not started Not started Not started In progressDone
approval to be obtained
from VE BOD – 15.12.2013 –
OG
34 AuthorizationsObtaining authorization for Press and Billet Oven
Deliverable – authorization for Press and Billet OvenAD29/Nov/2013
15/Dec/2013Not started Not started Not started Not startedIn progress
Anca to send list with auth
(received or to be
received) to Adina
Floriana takes over the
resp
35 AuthorizationsObtaining authorization for Liquid Nitrogen system
Deliverable – authorization for liquid nitrogen systemAD29/Nov/2013
15/Dec/2013Not started Not started Not started Not started Not started
36 AuthorizationsPreparing the safety instruction (suppliers, VE staff)
Deliverable – documentation with safety instructionsAD 2.Dec.2013 Not started Not started Not started Not started Not startedUtilities
Authorizations – moved in new sheetPlant layout
Equipment
Site preparationTechnical task assigning
Legend
very bad 5 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
bad 4
ok 3
good 2
very good 1
Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1
Project organization 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Team work 3 3 2 2 2 2
Project communications 3 3 2 1 1 2
Project culture development 5 5 3 3 2 2
Tasks achievement 4 4 3 3 2 4
Planning, control 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Schedule status 5 4 4 3 3 5
Costs status 4 4 3 3 3 5
Project resources 2 2 2 3 2 2
Project risks 4 3 4 3 3 3
Relationship with stakeholders 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
VE BOD 4 3 3 3 3 3
ALRO BOD 2 1 3 3 1 1
SMS (technical) 3 2 1 2 2 1
3 5 4 4 2 1
1 1 4 4 3 4
ING 4 3 2 1 1 1
MA, Victor 3 3 2 2 2 2
Castool 5 4 3 2 2 2
Rafael (authorizations) 2 3 3 3 2 1
N2 2 3 3 3 3 3SMS (commercial)
TurlaProject Scorecard
009.12 Inv P10' Project – overview
3 3 3 3 3 2
Modalități de accelerare a proiectului
Suplimentarea resurselor (crashing) Suprapunerea activităților (fast
tracking)
•Accelerează finalizarea proiectului
(pentru a combate întârzierea față
de graficul de execuție) prin
adăugarea de resurse activităților
de pe drumul critic
•Anticipează creșterea costurilor pe
proiect
•Selectează activitățile a căror
accelerare va costa cel mai puțin•Efectuează activitățile în paralel
pe drumul critic pentru a accelera
proiectul
•Crește riscurile proiectului
•Necesită un nivel mai mare de
control și coordonare
Managementul schimbărilor
Schimbările apar din mai multe motive, sub diferite forme :
•Client
•Echipă
•Organizație
•Mediu
•Uzura produsului
•Fonduri
•Tehnologie
Proces de
management al
schimbării (exemplu)
Ce ai face pentru a implica părțile
interesate?
Planul de comunicare în proiect
Formă de
comunicareConținut Organiz ator Participan ți Frecvență Oservații
Întâlniri de
planificarePlanificare detaliată a proiectului Manager proiectManager proiect, echipă
proiectPerioada 26 martie –
11 aprilie
Întâlnire KickOffInforma re asupra obiective lor proiectului ,
structurilor proiectului , strategi i, organiza ție,
dezvoltarea „imaginii de ansamblu”, valida rea
Planului de management al proiectuluiProject OwnerManager proiect ,
consultant CEO, echipă
proiect , stakeholder i
cheie ai proiectului11 aprilie
Întâlnire proprietar
proiectStadiu și evaluare proiect , informare asupra
contextului , decizii strategiceManager proiectManager proiect ,
proprietar proiect,
consultant CEOLa fiecare 3 luni
Întâlnire echipă
proiectStadiu și revizuire proiect , decizii operaționale ,
rezolvare problemeManager proiectManager proiect , echipă
proiect, consultant CEO,
colaboratori proiect
(după caz)O dată pe săptămână ,
în fiecare joi de la ora
10.00Finalizate cu minută a
întâlnirii și listă TO DO
Întâlniri de controlRevizuire obiective de business, revizuire plan
de management al proiectului și identificare
acțiuni corectiveManager proiectManager proiect , echipă
proiect, consultant CEO,
colaboratori proiect
(după caz)O dată pe lună
Raport de progresInformații generale , puncte cheie , plan ificare ,
control costuriși evenimente din luna
anterioară , deciziilegate de proiectManager proiect ,
consultant CEO, controlor
costuriO dată pe lunăTrimis proprietarului
proiectului pentru aprobare
și decizii
Întâlniri tehnice Probleme și soluții tehnice După cum este necesar După cum este necesar
Întâlniri cu furnizoriiStabilire date corespunzătoare de livrare ,
soluții tehnice , condiții de acceptare și punere
în fncțiune echipamenteManager proiect ,
membrii echipă proiect
(după cum este necesar)După cum este necesar
Raportare către
proprietar proiectStadiu și revizuire proiect Consultant CEOSăptămânal (intervalul
vineri -luni)
Întâlniri încheiere
proiectReflec ții, feedback, clarif icare sarcini rămase ,
evaluare proiect, evaluare echipă proiect ,
evaluare manager proiect , evaluare consultant
CEO Manager proiectManager proiect , echipă
proiect, management
companie , consultant
CEO, colaboratori proiect
(după cum este necesar)În procesul de
încheiere al proiectului
(mai multe întâlniri pe
durata a 2 săptămâni )Raport de încheiere proiect
100%
50%
25%
25%1.1.1
Projektstart
~Utilizarea WBS pentru control și
comunicare
WBS: exemplu
POFC -Pilot
Project ManagementAnalyzing selected
Pilot FCsDeveloping the
PM pools
Starting
Coordinating
Controlling
Closing downDeveloping
org. documents
for FCs and POsPlanning personnel
and infrastructure Implementing:
Pilot Field Clusters
Defining the criteria
for selection
Selecting the
2 Pilot FCs
1stbriefing of
2 Pilot FCs
Planning and
preparing the Pilot
FC analysis
2ndbriefing of
2 Pilot FCs
Conducting Pilot FC
analysisPlanning the
PM Pool
Establishing
PM Pools
Development of
PM Pool personnel
Pilot operations
PM Pools
Project MarketingDeveloping
org.documentations
of FCs
Clarifying the services
of FCPOs
Developing
org.documentations
of the POs
Down -sizing the
Petrom E&P PM Manual
for the FCs
Providing
PM templates
for the FCs
Developing project
portfolio management
concept for FCsPlanning the assessment
and development of
FC personnel
Planning the PM
infrastructure, budget
and the relationshipsPlanning the
identification of
pr.personnel in FCs
Planning the
assessment
of pr.personnel
Planning the
development
of pr.personnel
Planning management
trainings for
FC managers
Planning the project
management
infrastructure
Planning the project
management budget
Planning the
relationships to relevant
environmentsPilot operations
and assessments
Planning the
pilot implementations
Assessing the
PM personnel
of the Pilot FCs
Refreshment of PM
training of PM personnel
in the Pilot FCs
Management training
for managers
of Pilot FCs
Implementing the
org.doc.for the
Pilot FCs and POsObserving Pilot
operations
1stAssessment
2ndAssessment
Adaptations of tools,
documents, approaches
for the rollout
Defining the criteria
for assessment
of pilot results
Concluding and
presenting the
analysis reportImplementing the
PM infrastructure,
budget and rel.
Coaching of
PM personnel
of the Pilot FCsPlanning the rolling
out for further FCs
Legend
Completed
On going
Not started
Cancelled
Third party work packageWBS: exemplu
POFC -Pilot
Project ManagementAnalyzing selected
Pilot FCsDeveloping the
PM Pool
Starting
Coordinating
Controlling
Closing downDeveloping
org. documents
for FCs and POsPlanning pr.personnel
and PM infrastructure Implementing:
Pilot Field Clusters
1stbriefing of
2 Pilot FCs
Planning and
preparing the Pilot
FC analysis
2ndbriefing of
2 Pilot FCs
Conducting Pilot FC
analysisEstablishing
PM Pools
Developing
PM Trainers Pool
Pilot operations
PM Pools
Project MarketingDeveloping draft
org.documentations
of FCs
Clarifying the
Services of FCPOs
Developing draft
org.documentations
of the POs
Down -sizing the
E&P PM Guideline
for the FCs
Providing
PM templates
for the FCs
Developing project
portfolio management
concept for FCsPlanning the
assess.and dev.of
FC pr.personnel
Planning the PO
infrastructure, budget
and the relationshipsPlanning the
identification of
pr.personnel in FCs
Planning the
assessment
of pr.personnel
Planning the
development
of pr.personnel
Planning the
PO infrastructure
Planning the
PO budget
Planning the PO
relationships to
relevant env.Pilot operations
and assessments
Planning the
pilot implementations
Identifying the
pm personnel
of Pilot FCs
Assessing the
PM personnel
of the Pilot FCs
PM training of
PM personnel
in the Pilot FCs
Preparing
Management
workshopsPilot
operations
Assessment of the
pilot operations
of FCs
Assessment of the
communications
of POs
Adaptations of tools,
docs, approaches
for the rollout
Defining the criteria
for assessment
of pilot results
Planning FC
Management
workshopsPerforming
Management
workshops
Implementing the
org.doc.for the
Pilot FCs and POsPlanning the rolling
out for further FCs
Concluding and
presenting the
analysis reportFinalizing
org.documentation
of FCs
Communicating the
PM infrastructure,
budget and rel.
Coaching of
projects of the
Pilot FCs
Plan de jaloane : exemplu
WBS MilestoneScheduled
DateUpdate 25th
of AugustUpdate 19th of
November Actual Date
A.1.1 Development of the project manual started 12.03.2009 12.03.2009 12.03.2009 12.03.2009
A.1.2 Project Proposal approved 15.04.2009 15.04.2009 15.04.2009 15.04.2009
B.7 Report completed and presented 23.06.2009 16.07.2009 16.07.2009 16.07.2009
D.1 Draft organizational documents developed 14.07.2009 06.11.2009 Cancelled
C2.3 TTT program delivered 24.07.2009 04.09.2009 04.09.2009 25.09.2009
E Planning of PM personnel development and PM
infrastructure completed 04.08.2009 30.09.2009 30.09.2009 30.09.2009
D.5 PM Guidelines and templates delivered 11.08.2009 06.11.2009 01.12.2009
F.3Assessment of FC project management personnel
completed 08.09.2009 02.09.2009 02.09.2009 02.09.2009
F.6 PM training completed 27.10.2009 23.10.2009 23.10.2009 23.10.2009
F.6.4 Management training delivered 10.11.2009 09.10.2009 09.10.2009 09.10.2009
F.7 Organizational documentation implemented 01.12.2009 01.01.2010 Cancelled
G.3 Assessment of the pilot completed 19.01.2010 07.04.2010 Cancelled
G Pilot operations and assessment completed 16.03.2010 14.04.2010 Cancelled
F.9.3 Coaching activities completed 14.04.2010
H.1. Rollout plan developed 20.05.2010
A.4.1 Project accepted 30.03.2010 28.04.2010 31.05.2010
Metode de control al proiectelor
▪Metode ale managementului de proiect (adaptarea planurilor de proiect)
PLUS
▪Minute ale întâlnirilor de control
▪Rapoarte de progres ale proiectului
▪Fișa de punctaje a proiectului (Project Score Card)
▪Metode de feedback
▪Metoda valorii dobândite ( Earned value )
▪Analize de trend
Raport de progres al proiectului
▪Raportarea modificărilor de la ultima dată de control
▪Raportarea abaterilor de la ultima dată de control
▪Definirea măsurilor
▪Conținut:
•Situație generală, pași următori
•Situație: obiective, livrabile
•Situație: progres (efectuare activități)
•Situație: costuri –beneficii
•Situație: părți interesate, context
•Situație: organizația proiectului, cultura proiectului
•Riscuri
•Măsuri propuse
Stadiul proiectului
▪Verde -Toate valorile sunt în limitele planificate,
acțiunile corective au fost implementate, dovezile
sunt disponibile
▪Galben -Abatere de la valorile limit ăplanificate,
acțiunile corective au fost ini țiate, dovezile nu sunt
încădisponibile, nu este necesar sprijin din partea
managementului
▪Rosu -Abatere semnificativ ăde la valorile limit ă
planificate, ac țiunile corective nu au fost încăinițiate,
sau dovezile nu sunt încă disponibile, este necesar
sprijin din partea managementului
Fișa de punctaje a proiectului
(Project Score Card )
▪Vizualizarea stadiului
proiectului
▪Luarea în considerare a
câtorva criterii și a relațiilor
dintre aceste criterii
▪Vizualizare prin
“semafoare”
▪Metodă integrativă de
management al proiectului
▪Un instrument de
comunicare
▪Observarea evoluției în
timp a proiectului
Legend
very bad 5 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
bad 4
ok 3
good 2
very good 1
Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1
Project organization 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Team work 3 3 2 2 2 2
Project communications 3 3 2 1 1 2
Project culture development 5 5 3 3 2 2
Tasks achievement 4 4 3 3 2 4
Planning, control 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Schedule status 5 4 4 3 3 5
Costs status 4 4 3 3 3 5
Project resources 2 2 2 3 2 2
Project risks 4 3 4 3 3 3
Relationship with stakeholders 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
VE BOD 4 3 3 3 3 3
ALRO BOD 2 1 3 3 1 1
SMS (technical) 3 2 1 2 2 1
3 5 4 4 2 1
1 1 4 4 3 4
ING 4 3 2 1 1 1
MA, Victor 3 3 2 2 2 2
Castool 5 4 3 2 2 2
Rafael (authorizations) 2 3 3 3 2 1
N2 2 3 3 3 3 3SMS (commercial)
TurlaProject Scorecard
009.12 Inv P10' Project – overview
3 3 3 3 3 2
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Ați finalizat execuția… Ce urmează acum?
Ce aveți (Livrabilele acceptate conform Planului demanagement al
proiectului) :
▪Livrabile (rezultate) implement ate/livrate,
▪Părțile interesate au testat și acceptat livrabilele și sunt mulțumiti.
Ce trebuie să faceți mai departe :
▪Evalua ți succesul proiectului ,
▪Realizare Raport Final de Proiect, prezentarea acestuia în fața
Sponsorului și obținerea acceptanței acestuia
▪Finalizarea achizițiilor
▪Desființarea echipei ,
▪Document area lecțiilor învățate ,
▪Predarea documentelor proiectului , informațiile (și ultimele
livrabile, dacă este cazul) .
Managementul proiectului
Contract,
Analiz ă
economic ă
Rezultate ale
procesului de
managementul
proiectuluiDocument de
inițiereAlocarea
managerului de
proiectAprobarea
planului
Rapoarte de progres ,
LivrabileRaport final,
Documente de
proiect arhivateIntâlniri Acceptare
rezultate
Plan de
Management
al proiectului
(Manual al proiectului)Planificare Coordonare și Control IncheiereAcceptare
proiect
Certificate de
acceptare
Acceptarea proiectului
▪Acceptarea proiectului este evenimentul final dintr -un proiect
▪Acceptarea proiectului este realizată de proprietarul proiectului sub
forma acceptării raportului final de proiect
▪Acceptarea rezultatelor proiectului de către beneficiar (utilizator) are loc
înaintea acceptării finale a proiectului
▪Acceptarea proiectului presupune finalizarea pachetelor de activități
rămase sau transferul lor spre organizație
Raportul final al proiectului
▪Raportul final al proiectului include
•o descriere a rezultatelor obținute în proiect prin prisma triplei
constrângeri
•evaluarea realiz ării obiectivelor proiectului
•o reflecție privind experiența câștigată, relația cu s takeholderii ,
gradul de satisfacție al clientului (intern sau extern), gradul de
motivare al membrilor echipei de proiect
•evaluarea șanselor de reușită pentru obiectivele de business
▪Raportul final de proiect poate fi adaptat pentru diferite grupuri țintă.
▪Documentația finală a proiectului este o anexă a raportului final al
proiectului.
▪Se pot elabora rapoarte speciale (conform constrângerilor identificate),
suplimentar față de raportul final.
Evaluări la încheierea proiectului :
Tipuri și Metode
Tipuri:
▪Evaluări explicite
•structurat, cu obiective
definite, cu utilizarea
instrumentelor, timp și
spațiu disponibil, roluri clare
▪Alternativ: evaluări implicite,
informale
Metode:
▪În scris și/sau verbal
▪Reflecție, feedback
▪Bazat pe chestionareObiectivele proiectului sunt clare
Rolurile in proiect sunt acceptate
Regulile specifice proiectului sunt
stabilite
Angajamentul in echipa este stabilit
Leadershipul in echipa de proiect este
adecvat12345
Evaluarea managerului de proiect
Evaluarea managerului de
proiect al proiectului
…………………………………De c ătre
Echipa proprietarului proiectului
Echipa proiectului
Alții………………………………………
Evaluarea performan ței foarte slab ă slabă medie bunăfoarte
bună
•Realizarea obiectivelor
proiectului
•Considerarea contextului
proiectului
•Planificarea/controlul planific ării
calendaristice, a resurselor
•Designul organiza ției de proiect,
crearea culturii proiectului
•Competente legate de produs și
industrie
•Designul procesului de
managementul proiectului
Evaluarea managerului de proiect de către
diferiți stakeholderi
Activitate de seminar: Evaluarea la finalul
proiectului
▪Obiective
•Reflecție asupra procesului de încheiere a proiectului și evaluării
proiectului/ a managerului de proiect/ a echipei de proiect
▪Activit ăți
•Stabilirea unor criterii pentru evaluarea proiectului/ a managerului de
proiect/ a echipei de proiect
•Definirea modalității de evaluare
▪Forma de lucru
•Activitate de grup: 30 minute
•Comparație între formatele propuse
•Reflecții în plen: 10 minute
Criterii de succes pentru proiecte –
(Prof D. Dalcher, University of Hertfordshire , Director of
National Center for Project Management, UK)
▪Nivel 1 : Project management success
•eficiență (încadrare în tripla constrângere)
▪Level 2: Project success
•satisfacerea cerințelor, satisfacția stakeholderilor
▪Level 3: Business Success
•obținerea beneficiilor așteptate, valoare adusă pentru
afacere
▪Level 4: Future potential
▪Definiția proiectului , tipuri de proiecte ; procesele de
managementul proiectelor
▪Inițierea proiectului , identificarea părților interesate
(stakeholderi ), impactul acestora asupra succesului proiectului
▪Designul organizațiilor de proiect ; roluri înproiecte
▪Definirea conținutului unui proiect : descompunerea livrabilelor ,
definirea cerințelor , structura defalcată a lucrării (WBS)
▪Definirea responsabilităților în proiect
▪Planificarea întimp a proiectului : planul jaloanelor , graficul de
execuție . Încecondiții le utilizăm , care sunt avantajele lor
▪Managementul riscului : identificarea șianaliza riscurilor ;
stabilirea măsurilor de abordare a riscurilor identificate
▪Planificarea resurselor șia costurilor proiectului
▪Coordonarea , monitorizarea șicontrolul proiectelor .
▪Metoda valorii dobândite
▪Raportul de progres și raportul de stadiu
▪Managementul echipelor de proiect, stadiile dezvoltării
echipelor de proiect
▪Incheierea proiectului , realizarea raportului final de proiect
Elefantul German –studiu de caz
Fabricarea, transportul și instalarea unei noi linii de producție pentru
Compan ia NOASTRĂ
© ESIDocumentul de inițiere
Denumire proiect Fabricarea , transportul șiinstalarea unei noiliniide producție în
Traveea 2 pentru Compania NOASTRĂManager proiect
PM
Dată început 29.06.2012 Data finalizare 31.03.201 4 Proprietar proiect PO
Obiective generale Non -obiective
Achiziționarea, f abricarea , transportul șiinstalarea unei noiliniide producție în
Traveea 2, cons tând în: Presă nouă, Cuptor de bare nou , Cuptor de matrițe
nou.
Adapt area echipamentului auxiliar al presei de la 3 5 DCT la14 DCT• achiziționarea unui sistem automat de transfer (după presă)
• înlocuirea rețelei de aer comprimat
• activități de mentenanță
• producție
Obiective de business Stakeholderi
Scopul implementării proiectului constă în diversificarea gamei de produse,
economisirea de energie , creșterea eficienței și productivității pentru
maximizarea vânzărilor și profitului :• Consiliul de Administrație
• Departamentele companiei
•Echipa de proiect, managerul de proiect, proprietarul proiectului
• Creșterea productivit ățiide la 1650Kg/h până la 2500kg/h. • Furnizorii echipamentelor principale
• Reducerea rebuturilor de la 22.5% la19.5%. • Ban ca
• Scăderea consumului direct de energie cu 84kW/t
•Diversificarea portofoliului de produse
Faze proiect Buget estimat
Managementul proiectului Pregătirea terenului de amplasare 5,5 mil EURO
Contractare și finanțarea Instalarea și integrarea echipamentului
Proiectarea și validarea soluției tehnice Test area și punerea în funcțiune
Fabrica reaechipamentelor
Nivel autoritate manager proiect
• autoritate deplină asupra bugetului, cu o variație de +/-10% încadrul aceleiași linii bugetare
• toate deciziile (probleme +opțiuni de rezolvare ) vor fi prezentate în raportul de stadiu lunar
Ipoteze Constr ângeri
• va fi desemnat un cos t controller pentru a pregăti datele pentru control ul
costurilor
• cel puțin cinci persoane vor fi desemnațe în echipa de proiect, având ca
prioritate activitățile din cadrul proiectului
• planul de management al proiectului dezvoltat la finalul etapei de planificare
de către consultant, manager de proiect și echipă va fi acceptat în mod formal
de către proprietarul proiectului și de către Consiliul de Administrație
• proprietarul proiectului va răspunde solicitărilor prezentate în raportul de
stadiu lunar în maxim trei zile lucrătoare• aprobare pentru împrumut necesară din partea Consiliului de
Administrație
• toate activitățile proiectului trebuie realizate în perimetrul spațiului
disponibil
• deviațiile de buget vor fi acoperite în totalitate de către compania
NOASTRĂ
Semnături
Manager de proiect Proprietar proiect
Data emiterii : Data aprobării :
Form No. E189PM
Analiza părților interesate
Furnizor cuptor bareFurnizor presă
Elefantul
German
Legend ă:Producție
IT
HRMentenanță
Achiziții
Calitate
MatrițeTehnic
MKSiguranță și
securitateInspectorat
Garda de
MediuPrimăria
Guvernul
ITM
Furnizor cuptor matrițe
Echipa de
proiectProprietarul
proiectului
BancaConsiliul de
Administrație
sprijină
indif eren t
împotrivăCompania NOASTRĂ
Institu ții
FurnizoriFurnizor betonManagerul de
proiect
Structura defalcată a lucrării (WBS)
Grafic de execuție
Planul Jaloanelor
Cod
WBSJalon Dată estimată
de finalizareData realizării
1.1.1 Document de inițiere semnat 29.06.2012
1.1.2 Kick off Meeting finalizat 23.08.2012
1.2.8 Finantare obținută 20.12 .201 2
1.2.2 Contracte pentru echipamente si documentatie
de montaj semnate27.12 .201 2
1.3.1 Proiect tehnic pentru noua linie de producție
validat (design fabrică)16.05.2013
1.4.1 Fabricare presa finalizata 04.10 .2013
1.5.2 Presa P8 oprită 04.10.2013
1.5 Pregătire șantier finalizată 06.12 .2013
1.7.1 Primul test de bare (complet) efectuat cu
succes18.03 .2014
1.7.4 Echipament pus în funcțiune 28.03 .2014
1.1.5 Raport final de proiect acceptat 18.04.2014
Planul de costuri
Cost proiect Bugetul inițial aprobat
[mil. Euro ]Cheltuieli până
la data…Buget
rămasObservații
Echipament nou 4,000
Piese de schimb 0,000
Proiectare și construcție 0,500
Instalare și punere în funcțiune 0,200
Certificate și permise 0,010
Consultanță 0,020
Consultanță legală 0,000
Sistem management fabrică 0,060
PR 0,001
Cheltuieli proiect 0,010
Costuri muncă echipa de
proiect/MP0,000
Consultanță suplimentară MP 0,000
Cost finanțare 0,500
Costuri neprevăzute 0,200
Total 5,301
Total (incl. costuri neprevăzute) 5,501
Echipa de proiect
Nr. RolînproiectNume /
Prenu meOrganizația proiectului Telefon E-mail
1 Comitet director Comitet director
2 Proprietar proiect Proprietar proiect
3 Consultant CEO Membru echipă proiect
4 Manager proiect Manager proiect
5 Asistent manager proiect Membru echipă proiect
6 Expert tehnic Membru echipă proiect
7 Expert achiziții Membru echipă proiect
8 Expert conformitate Membru echipă proiect
9 Controlor costuri Membru echipă proiect
10 Expert SSM Membru echipă proiect
11 Expert șantier Membru echipă proiect
12 Expert proiectare Membru echipă proiect
12 Expert instalare echipamente Membru echipă proiect
13 Expert PLC/electrice Membru echipă proiect
14 Expert integrare Membru echipă proiect
14 Expert matrițe Membru echipă proiect
15 Expert punere în funcțiune Membru echipă proiect
17 Expert RU Colaborator
18 Expert IT Colaborator
19 Expert Marketing Colaborator
20 Expert Legal Colaborator
21 Expert Financia r Colaborator
22 Expert producție p ilot Colaborator
23 Expert Plan ificare Colaborator
24 Expert Control Calitate Colaborator
RACI
Cod WBS
Comitet director
Proprietar proiect
Consultant CEO
Manager proiect
Asistent manager de proiect
Expert tehnic
Expert achiziții
Expert conformitate
Controlor costuri
Expert SSM
Expert șantier
Expert proiectare
Expert instalare echipamente
Expert PLC/electrice
Expert integrare
Expert matrițe
Expert punere în funcțiune
Expert RU
Expert IT
Expert Marketing
Expert Legal
Expert Financiar
Expert producție pilot
Expert planificare
Expert Control Calitate
Specialist procese
1.3 Proiectare și validare soluție tehnică
1.3.1 Proiectare și validare aranjament fabrică R
1.3.2Proiectare și validare flux de lucru (matrițe,
rebuturi, materie primă)A R C E C C CC
1.3.3Pregătire și validare design detaliat
echipamenteR
1.3.4 Proiectare și validare flux de lucru în fabrică A R V CC E C C CC
1.3.5Definire soluție tehnică pentru îmbunătățirea
echipamentului auxiliar (după presă)A CC C C C C R
1.3.6 Planificare forță de muncă pentru instalare R C
1.3.7 Obținere listă piese de schimb (obligatorii) R
1.4 Fabricare echipamente
1.4.1 Fabricare și transport presă R
1.4.2 Fabricare și transport cuptor de bare R
1.4.3 Fabricare și transport cuptor matrițe R
1.5Obținere autorizații și pregătire teren de
amplasare
1.5.1 Obținerea autorizații pentru teren R
1.5.2 Dezmembrare și mutare P8 A R C C
1.5.3 Realizare activități pregătitoare adiacente R
1.5.4 Turnare fundații și platforme A CC R C C C
1.5.5 Executare rețele utilități
1.5.6Furnizare material către locul de
amplasare(materie primă, ulei, vaselină,
cabluri, altele cf. listă furnizori)CR C C
1.6 Instalare și integrare echipamente
1.6.1 Montare și testare presă R C C C
1.6.2 Montare și testare cuptor de bare R C C C
1.6.3 Pregătire producție R
1.6.8 Instalare cuptor matrițe RRoluri în proiect
Pachete de activit ăți
Legendă
R responsabil
E execută
C colaborează
A aprobă
V verifică
Planul de comunicare în proiect
Formă de
comunicareConținut Organiz ator Participan ți Frecvență Oservații
Întâlniri de
planificarePlanificare detaliată a proiectului Manager proiectManager proiect, echipă
proiectPerioada 26 martie –
11 aprilie
Întâlnire KickOffInforma re asupra obiective lor proiectului ,
structurilor proiectului , strategi i, organiza ție,
dezvoltarea „imaginii de ansamblu”, valida rea
Planului de management al proiectuluiProject OwnerManager proiect ,
consultant CEO, echipă
proiect , stakeholder i
cheie ai proiectului11 aprilie
Întâlnire proprietar
proiectStadiu și evaluare proiect , informare asupra
contextului , decizii strategiceManager proiectManager proiect ,
proprietar proiect,
consultant CEOLa fiecare 3 luni
Întâlnire echipă
proiectStadiu și revizuire proiect , decizii operaționale ,
rezolvare problemeManager proiectManager proiect , echipă
proiect, consultant CEO,
colaboratori proiect
(după caz)O dată pe săptămână ,
în fiecare joi de la ora
10.00Finalizate cu minută a
întâlnirii și listă TO DO
Întâlniri de controlRevizuire obiective de business, revizuire plan
de management al proiectului și identificare
acțiuni corectiveManager proiectManager proiect , echipă
proiect, consultant CEO,
colaboratori proiect
(după caz)O dată pe lună
Raport de progresInformații generale , puncte cheie , plan ificare ,
control costuriși evenimente din luna
anterioară , deciziilegate de proiectManager proiect ,
consultant CEO, controlor
costuriO dată pe lunăTrimis proprietarului
proiectului pentru aprobare
și decizii
Întâlniri tehnice Probleme și soluții tehnice După cum este necesar După cum este necesar
Întâlniri cu furnizoriiStabilire date corespunzătoare de livrare ,
soluții tehnice , condiții de acceptare și punere
în fncțiune echipamenteManager proiect ,
membrii echipă proiect
(după cum este necesar)După cum este necesar
Raportare către
proprietar proiectStadiu și revizuire proiect Consultant CEOSăptămânal (intervalul
vineri -luni)
Întâlniri încheiere
proiectReflec ții, feedback, clarif icare sarcini rămase ,
evaluare proiect, evaluare echipă proiect ,
evaluare manager proiect , evaluare consultant
CEO Manager proiectManager proiect , echipă
proiect, management
companie , consultant
CEO, colaboratori proiect
(după cum este necesar)În procesul de
încheiere al proiectului
(mai multe întâlniri pe
durata a 2 săptămâni )Raport de încheiere proiect
WBS Risc Masuri Responsabil
1.3.3 Design deficitar pentru amplasarea echipamentelor Respectarea procedurii interne de aprobare a
planurilor (planificare , verificare , aprobare )Asistent manager
proiect
Incompatibilitatea componentelor mecanice cu c elesoftware Aprobarea formal ădin partea furnizorilor Expert PLC/electrice
Diferența între rețeaua de comunicare și componenta
softwareAprobarea formal ădin partea furnizorilor Expert achizi ții
1.4 Descoperirea unor componente care lipsesc sau a unor
componente care sunt deteriorateDesemnarea unei comisii de recep ție Expert proiectare
Verificarea livrabilelor Expert HSE
Etichetarea fiec ărui pachet de c ătre furnizori Expert HSE
Verificarea planurilor Manager de proiect
1.5.4 Infiltrarea apei în momentul în care este sapată fundația Efectuarea analizelor geologice Expert șantier
Găsitea unui tehnician profesionist Expert achizi ții
Informarea SSM și solicitarea unor recomand ări Expert șantier
Straturile de beton turnate nu corespund cu planurile de
proiectare a fundațieiVerificarea caietului de sarcini și comunicarea
acestora angaja țilorExpert șantier
Compozi țiagreșităa platformei Subcontractarea exper ților în domeniu Expert achizi ții
Utilizarea gresit ăa tehnologiilor de turnare a platformei Găsirea unei solu ții de testare tehnologic ă Expert șantier
Planurile de proiectare nu sunt aprobate de cătrefurnizorii de
echipamente din cauza dimension ărilorefectuate greșitTransferarea responsabilit ăților prin intermediul
contractelor cu furnizoriiExpert Legal
Puncte de verificare intermediare pentru
depistarea lucrarilor ascunseExpert șantier
1.5.5 Proiectarea deficitara a canalelor pentru utilitati Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert șantier
Dimensionarea gresit ăa rețelelor de utilități Verificarea planurilor de proiectare cu furnizorii Expert șantier
Lipsa cuno științelor tehnice necesare proiect ării rețelelor de
gaz, ap ăși aerSubcontractare speciali ști pentru realizarea
rețelelor de alimentare cu gaz, apa și aerManager proiect
Livrarea gre șităsau incomplet ăa livrabilelor Verificarea livrabilelor dup ăce proiectul a fost
aprobatExpert șantier
Întârzierea livrăriidin cauza condi țiilorde circula ție(a
condi țiilormeteorologice )Stabilirea unui timp de rezerv ă Manager proiect
Deteriorarea livrabilelor în timpul transportului Aplicarea penalit ăților conform DDP Manager proiect
Lipsa exper țilorpentru montarea rețeleielectrice Testarea subcontractorilor Expert șantierRegistrul
riscurilor
(parțial)
Project
Manager
(RP) CEO
Consultant
(SB)
Design
Expert
(AO)
Eq.
Installing
Expert
(DB)
El. Eq.
and PLC
Expert
(FP)Dies and
Tooling
Expert
(AE)
Integratio
n Expert
(ZB)Cost
Controller
(SN)
Site
Expert
(CO)Procureme
ntExpert
(SN)Technical
Expert
(RP)PM
Assistant
(GS)Project
Owner
(IH)(FM) (MA)
HR
Expert
(Fl.P)
IT Expert
(A.D.)Legal
Expert
(OG)
Financial
spec
(RD) QC
Expert
(R.D.)
EU
Compliance
Consultant
(VC)Project
Organization
Project
TeamSteering
Committee
Commmis
sioning
Expert
(ZB)
Marketing
Expert
(LM)
Pilot
Prod.
Expert
(RN)Planning
Expert
(LC)
HSE
Expert
(AD)
Compliance
Expert (GS)
Fișă de
punctaje
proiect
Legend
very bad 5 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
bad 4
ok 3
good 2
very good 1
Project objectives and context 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Project objectives 1 1 1 1 2 2
Major deliverables 1 1 2 2 1 2
Business objectives 2 3 1 1 1 1
Project organization 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Team work 3 3 2 2 2 2
Project communications 3 3 2 1 1 2
Project culture development 5 5 3 3 2 2
Tasks achievement 4 4 3 3 2 4
Planning, control 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
Schedule status 5 4 4 3 3 5
Costs status 4 4 3 3 3 5
Project resources 2 2 2 3 2 2
Project risks 4 3 4 3 3 3
Relationship with stakeholders 10.07.13 22.08.13 31.10.13 04.12.13 05.02.14 19.03.14
VE BOD 4 3 3 3 3 3
ALRO BOD 2 1 3 3 1 1
SMS (technical) 3 2 1 2 2 1
3 5 4 4 2 1
1 1 4 4 3 4
ING 4 3 2 1 1 1
MA, Victor 3 3 2 2 2 2
Castool 5 4 3 2 2 2
Rafael (authorizations) 2 3 3 3 2 1
N2 2 3 3 3 3 3SMS (commercial)
TurlaProject Scorecard
009.12 Inv P10' Project – overview
3 3 3 3 3 2
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: MANAGEMENTUL PROIECTELORSimona Bonghez, Ph.D., PMP [605686] (ID: 605686)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.