Managementul Informației Sistemul Informational

Cuprins:

Introducere ……………………………………………………………………….……pag.2

Capitolul I: Sistemul informațional………………………………………….…………pag.3

Conceptul de sistem managerial și informațional

al unei instituție publice………………………………………….………..pag.3

Parametrii calitativi ai informației………………………………… …………pag 4

Data ………………………………………………………………………………………………………pag.5

Informația……………………………………………………………………………………………….pag.5

Circuitul informațional……………………………………………………………………………..pag.7

Fluxul informațional…………………………………………………………………………………pag.9

Procedura informaționala………………………………………………………………………….pag.9

Mijloace de tratare a informației………………………………………………………………..pag.10

Capitolul II: Funcțiile sistemului informațional………………………………………………………pag.11

Funcția decizională……………………………………………………………………….pag.11

Funcția operațională………………………………………………………………………pag.11

Funcția documentară……………………………………………………………………..pag.12

Funcția educațională………………………………………………………………………pag.12

Capitolul III: Principiile sistemului informațional…………………………………………………..pag.13

Capitolul IV: Studiu de caz………………………………………………………….. …………………….pag.16

Concluzii……………………………………………………………………………………………………………pag.30

Anexe………………………………………………………………………………………………………………..pag.31

Bibliografia………………………………………………………………………………………………………..pag.35

Introducere:

Datorită domeniului foarte vast și diversificat pe care îl reprezintă, managementul a devenit nu numai o sursă inepuizabilă de “nou” dar și un teren foarte accesat și interesant grație gradului ridicat de inovații și informații pe care îl oferă celor care manifestă dorință de cunoașterea și interes. Managementul informației este una dintre cele mai importante, evaluate și analizate ramuri ale managementului, deoarece informația a ajuns să fie componenta de bază a societății în care trăim. Toți suntem conștienti că dezvoltarea societății implică nu numai o bună gestionare a informațiilor, ci și o bună organizare a sistemelor care o definesc.

Rolul informației în societatea în care trăim și în care ne desfășuram activitatea a depășit de mult pragul normal al necesității de ordin cotidian, ajungându-se la un nivel la care se poate vorbi chiar de o stagnare a evoluției sociale în cazul în care circuitele sau fluxurile informaționale nu își pot efectua cursul normal.

Consider că managementul informației este un subiect fascinant datorită fluxului mare de informații și accesibilității de care dă dovada acest subiect, care deși are până în prezent o serie de abordări , a continuat să atragă prin noutățile și conceptele care se dovedesc a fi incapabile să definească total acest domeniu vast.

Lucrarea are în structură atât o componentă teoretică, componentă în cadrul careia s-a pus un foarte mare accent pe definirea conceptelor de bază, cât și o parte practică reprezentată de un studiu de caz efectuat în cadrul unor instituții publice ( Primaria și Consiliul Județului Galați).

În partea practică, adică în studiul de caz s-a avut în vedere punerea în valoare a aspectelor teoretice în situații practice, analizându-se importanța informaților și modul în care acestea sunt puse la dispoziția cetățenilor asigurându-se în acest fel liberul acces la informațiile de interes public.

Capitolul 1:

Sistemul informational:

Dacă sistemul decizional reprezintă “sistemul nervos” al unei organizații, sistemul informațional este “sistemul circulator”. El oferă materia primă (informația) necesară în stabilirea și îndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competențelor și responsabilităților atât manageriale, cât și de execuție din cadrul organizațiilor socio-economice.

Conceptul de sistem managerial și informațional al unei institțtii publice

Sistemul de management poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informațional, motivațional, uman,etc. din cadrul instituției, prin intermediul caruia se exercită ansamblul proceselor si relațiilor de management, în vederea obținerii unei eficacități și eficiențe cât mai mari.

La baza sistemului de management din instituția modernă, competitivă atât pe plan național, cât și pe plan internațional, se află un complex de principii, cerințe, reguli care se au în vedere și sunt imperative pentru că asigură modelarea sa, corespunzător preceptelor științei managementului. Indiferent de caracteristicile instituției sau organizației, sistemul de management cuprinde mai multe componente care sunt interdependente și care se deosebesc în funcție de natură, de caracteristicile instrumentarului utilizat și anume:

sistemul organizatoric,

sistemul informațional,

sistemul decizional,

sistemul resurselor umane,

sistemul metodelor și tehnicilor de management

alte sisteme de management.

Între componentele sistemului de management al instituțiilor publice , sistemul informațional frapează prin dinamism și flexibilitate pronunțată, rezultat în principal al aplicării spectaculoaselor progrese din informatică. Subsistemul informațional, prin funcțiile sale, are în cadrul organizației același rol ca și sistemul circulatoriu în cadrul corpului omenesc. Asigurarea informației necesare tuturor componentelor organizației este la fel de vitală ca și irigarea cu sânge a fiecărui organ uman. Această comparație are ca obiectiv evidențierea importanței de care se bucură acest subsistem și rolul pe care îl are în cadrul managementului instituțiilor publice.

Parametrii calitativi ai informației

Informația constituie materia primă a sistemului informațional. În consecință, pentru a asigura o percepere realistă a proceselor la care se referă, informațiile trebuie să îndeplinească o serie de condiții:

să fie reale,

multilaterale,

sintetice

concise,

precise

sigure,

să ajungă la beneficiar în timp util,

să aibă un caracter dinamic,

orientare prospectivă

să fie adaptate nivelului de înțelegere a personalului implicat.

Sistemul informațional poate fi definit ca ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor implicate în procesul de fundamentare a deciziilor managerial care contribuie la indeplinirea sistemului de obiective al instituțiilor publice.

De reținut este faptul că o asemenea definire a sistemului informațional are un caracter cuprinzător, în sensul că include spre deosebire de definițiile date de alți specialiști și informațiile, fluxurile informaționale și mijloacele de prelucrare a datelor. După opinia lui Ovidiu Nicolescu și Ion Verboncu, definirea sistemului informațional pornind de la rolul său în ansamblul activităților întreprinderii este o condiție sine-qua-non pentru înțelegerea corectă nu numai a problematicii informaționale, ci și, în genere, a problematicii manageriale. Ei accentuează asupra acestui aspect întrucât, nu de puține ori, mai ales unii informaticieni, pun semnul egalității între sistemul informatic, care se rezumă în esență la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloace automatizate a informațiilor, și sistemul informațional care, conform definiției de mai sus, este sensibil mai cuprinzător. 

Principalele componente ale sistemului informațional al unei instituții publice sunt :

Data

Informația

Circuitul informațional

Fluxul informațional

Procedura informațional

Mijloacele de tratare a informațiilor

Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese, fapte, fenomene, desfășurate în instituția publică.

Informatia constituie acea dată care aduce adresantului un plus de cunoaștere cu privire la un proces sau un fenomen desfășurat în instituția publică, furnizându-i elemente noi, utilizabile în îndeplinirea sarcinilor ce îi revin.

Informațiile vehiculate în instituțiile și autoritațile publice prezintă o mare diversitate și pot fi grupate în funcție de o serie de criterii.

Clasificarea informațiilor:

Mod de exprimare:

Informații orale

Informații scrise

Informații audiovizuale

Grad de prelucrare:

Informații primare

Informații intermediare

Informații finale

Sensul vehicularii:

Informații descendente

Informații ascendente

Informații orizontale

Mod de evidență:

Informații curente

Informații statistice

Proveniență:

Informații endogene

Informații exogene

Destinația:

Informații interne

Informații externe

Obligativitatea pentru beneficiar:

Informații imperative

Informații non-imperative

Natura proceselor reflectate:

Informații de cercetare-dezvoltare

Informații comerciale

Informații cu privire la realizarea și furnizarea de servicii publice

Informații financiar-contabile

Informații din sfera resurselor umane

Informații culturale

Informații politice

Grad de sectretizare:

Informații clasificate

Informații de interes public

Informația reprezintă și un produs inevitabil al oricărui proces de muncă- de producție, comercial, tehnic, financiar sau de personal. Produsul informației poate fi oferit de sine stătător, în mod autonom sau, mai ales în domeniul producției, împreună cu produsele aferente. Specific managerilor este faptul că unele informații au un conținut decizional, luând forma unor decizii. Se poate chiar defini decizia din punct de vedere decizional, ca fiind acea informație prin care se stabilește pentru alte persoane obligația de a efectua anumite procese de muncă cu o finalitate precisă.

Circuitul informațional – reprezintă traseul pe care îl parcurge o informație, de la sursă la destinație. Ele iau naștere atât în interiorul organizației sau a institutiei, cât și între aceasta și mediul extern.

Circuitele și fluxurile informaționale pot fi clasificate după mai multe criterii:

Sensul de vehiculare:

Circuite informaționale verticale care se stabilesc în cadrul unei instituții publice, între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite și aflate în relație de subordonare, precum și între instituții publice între care există relații de subordonare. Acest gen de circuit vehiculează atât informațiile ascendente, cât si cele descendente.

Circuite informaționale orizontale care se creează între posturile sau compartimentele aflate pe același nivel ierarhic în cadrul structurii organizatorice a unei institutii, precum și între instituțiile aflate în relații de cooperare. Acest tip de circuit vehiculează informațiile orizontale.

Circuite informaționale oblice care se stabilesc în cadrul unei instituții publice, între posturile și compartimentele situate pe paliere ierarhice diferite, între care nu există relații de subordonare sau între organizații publice aflate în relații de tip stat major. Circuitele informaționale oblice vehiculează informații ascendente și descendente.

Frecvența:

Circuite informaționale periodice – se repetă la intervale de timp determinate, reflectă ciclicitatea proceselor și a activitaților desfășurate în instituția publică și vehiculează informații care sunt utilizate în elaborarea unor situații și rapoarte solicitate de manrte solicitate de managementul superior al instituției publice.

Circuite informaționale – se stabilesc cu o frecvență aleatoare și sunt mai puțin numeroase, fiind determinate de situații și evenimente deosebite.

Configurație:

Circuite informaționale liniare sunt cele care vehiculează informații între posturi și compartimente aflate în relații de tip ierarhic, de stat major și de cooperare.

Circuite informaționale ondulatorii – reflectă schimbarea permanentă a nivelului ierarhic.

Circuite informaționale în formă de arc sunt acele circuite care urmăresc traseul unor informații referitoare la modul de aplicare a unor decizii manageriale.

Circuite informaționale în formă de spirală – vehiculează informații atât pe orizontală, cât și pe verticală.

Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care este vehiculată între emițătorul și beneficiarul pe circuitul informațional, caracterizat prin anumite trasături și anume: lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost, etc.

Procedura informațională reunește un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitățile de culegere, înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor în cadrul unei instituții publice.

O activitate importantă din sfera informațională, aflată în atenția managerilor din institițiile publice este documentarea administrativă. Pe baza informațiilor obținute în activitatea de documentare administrativă se fundamentează și se elaborează decizii manageriale, rapoarte, statistici, etc. care vizează diferitele segmente organizaționale ale instituției publice – cercetare-dezvoltare, comercial, financiar-contabil, resurse umane etc.

Specialiștii au delimitat în cadrul managementului un domeniu distinct intitulat managementul documentelor, care cuprinde, în principal, următoarele activități:

evidența și circulația documentelor în cadrul instituției publice

redactarea de documente (spre exemplu: formularea unui răspuns la o adresă, redirecționarea unui document către un serviciu sau către o persoană din cadrul instituției publice, clasarea în vederea utilizării ulterioare, eliminarea documentului în situația în care acesta nu prezintă interes etc.)

clasarea și arhivarea documentelor ( sistemele de clasare cel mai frecvent utilizate sunt alfabetic, numeric, cronologic, ideologic și zecimal).

sofisticate

detaliate formalizate

Caracteristici:

economice informatizate

operaționale

figura nr:1 – principalele caracteristici ale procedurilor informaționale

Mijloacele de tratare a informațiilor constituie suportul tehnic al sistemului informațional cu ajutorul căruia se efectuează operațiile de culegere, înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor vehiculate în cadrul unei instituții publice, precum și între diferite organizații din sectorul public. Mijloacele de tratare a informațiilor utilizate în instituțiile publice sunt de trei tipuri:

manuale – calculatoare de birou, instrumente clasice.

mecanizate – minicalculatoare, echipamente mecanografice.

automatizate – computere, terminale, retele de calculatoare etc.

Capitolul 2:

Funcțiile sistemului informațional

Figura nr:2 – Principalele funcții ale sistemului informațional:

EDUCAȚIONALĂ DOCUMENTARĂ

DECIZIONALĂ OPERAȚIONALĂ

Autorii Ion Verbonciu și Ovidiu Nicolescu sunt de părere că definitorii pentru sistemul informațional sunt patru funcții – decizională, operațională, documentară si educațională, însă Vladimir Codrin Ionescu consideră că principalele funcții sunt doar primele trei enumerate, cea de-a patra – educational, nefiind atât de importantă pentru sistemul informațional.

Caracterizarea funcțiilor:

Funcția decizională reflectă menirea sistemului informațional de a asigura informații corecte, oportune și complete, necesare în activitatea de fundamentare și de adoptare a deciziilor manageriale și administrative. Decizia de management public este rezultatul activităților de culegere, înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor.

Totodată, fluxurile informaționale, circuitele informaționale și mijloacele de tratare a informațiilor au un rol semnificativ în elaborarea și adoptarea unor decizii manageriale eficente în instituțiile publice.

Funcția operațională este cea prin care sistemul informațional declanșează acțiunile de aplicare a deciziilor manageriale și a actelor administrative ( legi, decrete, hotărâri, etc), în vederea îndeplinirii sistemului de obiective al instituției publice. Prin componentele sale (date, informații, fluxuri, circuite informaționale etc), sistemul informațional are un rol esențial atât în planul înțelegerii corecte a conținutului deciziilor și al actelor normative, cât și în cel al aplicării corespunzătoare a acestora.

Din punct de vedere funcțional, sistemul informațional condiționează în mod decisiv eficiența activităților desfășurate în instituțiile publice și implicit, creșterea gradului de satisfacere a interesului public.

Funcția de documentare exprimă menirea gnoseologică a sistemului informațional, în sensul că acumularea în timp a diferitelor categorii de informații – economice, financiare, comerciale, culturale, etc. – contribuie semnificativ la îmbogățirea cunoștințelor resurselor umane din instituțiile și autoritățile publice.

În perioada actuală, marcată de un dinamism accentuat pe multiple planuri ( politic, economic, social etc.), funcția de documentare a sistemului informațional devine tot mai importantă.

Funcția educațională – proliferarea instituțiilor care invață, adică a acelor instituții în care însușirea intensă de cunoștiințe este o preocupare permanentă la nivel de organizație, compartimente și titluri de posturi, cu efecte directe în planul performanțelor, a dus la conturarea funcției educaționale a sistemul informațional.

În conceperea componentelor sale și în funcționarea sa, se are în vedere asigurarea de informații cu caracter formativ și tratarea lor de o asemenea manieră astfel încât să determine o creștere a efectelor educaționale în plan individual și organizațional.

Trecerea la instituția bazată pe cunoștiințe, care va predomina în secolul XXI, este posibilă numai prin exercitarea intensă a funcției educaționale a sistemului informațional, într-o predominantă viziune pragmatică.

Capitolul 3:

Principiile sistemului informațional

Pentru a-și îndeplini funcțiile decizională, operațională și de documentare, sistemul informațional din instituțiile publice trebuie să aibă la bază o serie de principii, prezentate succint în continuare.

Principiile sistemului informational:

Principiul proiectării sistemului informațional potrivit cerințelor managementului unei instituții publice.

Principiul corelării sistemului informațional cu sistemul decizional și cu structura organizatorică a instituției publice.

 Principiul unității metodologice a tratării informațiilor.

 Principiul concentrării asupra abaterilor semnificative.

 Principiul asigurării timpului corespunzător de reacție pentru componentele administrației publice.

Principiul asigurării de maximum de informații finale din fondul de informații primare.

Principiul eficienței.

Principiul flexibilității.

Principiul proiectării sistemului informațional potrivit cerințelor managementului unei instituții publice: Rațiunea existenței sistemului informațional în cadrul instituțiilor și autorităților pulice o reprezintă asigurarea bazei informaționale necesare pentru desfășurarea proceselor de management și de execuție.

Prin urmare, sistemul informațional trebuie conceput și proiectat astfel încât să contribuie la realizarea principalelor categorii de obiective ale instituției publice – obiective fundamentale, derivate, specifice și individuale.

Principiul corelării sistemului informațional cu sistemul decizional și cu structura organizatorică a instituției publice: În activitatea de proiectare a structurii organizatorice a unei instituții sau autorități publice, trebuie să se țină cont de faptul că fiecare post reprezintă atât un emițător, cât și un receptor de informații. Totodata, relațiile organizatorice stabilite între posturi, funcții și compartimente sunt circuite informaționale.

Din punct de vedere funcțional, sistemul informațional trebuie să se armonizeze cu sistemul decizional, astfel încât informațiile vehiculate în instituțiile publice să reprezinte baza de fundamentare a unor decizii manageriale și administrative eficiente.

            Principiul unității metodologice a tratării informațiilor asigură sistemului informațional un plus de rigurozitate și facilitează funcționalitatea sa, tocmai prin modul  de înțelegere și prelucrare unitară a informațiilor care permite trecerea la prelucrarea automată a datelor. Acest principiu facilitează atât controlul conducerii asupra funcționalității sale, cât și extinderea utilizării sistemelor de prelucrare automată a datelor și circulația operativă a informațiilor în sistemul administrativ.

Principiul concentrării asupra abaterilor semnificative: pe verticala sistemului de managemnet al instituției publice trebuie transmise numai informațiile care reflectă abateri semnificative de la obiectivele previzionate. Aplicarea acestui principiu determină o economie în timp atât pentru manageri, cât și pentru executanți, datorită reducerii numărului, dimensiunii și frecvenței situațiilor informaționale întocmite, transmise și analizate.

Prin transmiterea informațiilor esențiale, se asigură degravarea sistemului informațional de informațiile nerelevante, care afectează calitatea proceselor de înregistrare, prelucrare și transmitere a informațiilor esențiale.

            Principiul asigurării timpului corespunzător de reacție pentru componentele administrației publice: Desfășurarea proceselor de management din instituțiile și autoritățile publice prezintă caracteristici temporale diferite și, în consecință este necesar ca și viteza de reacție a componentelor sistemului managerial să fie diferita. Astfel, timpii de culegere, prelucrare și transmitere a informațiilor și, implicit, timpii de fundamentare și elaborare a deciziilor manageriale trebuie diferențiați. Acest fapt se realizează prin utilizarea unor proceduri și a unor mijloace variate de tratare a informațiilor.

Principiul asigurării de maximum de informații finale din fondul de informații primare: Cele mai importante decizii manageriale și administrative se fundamentează pe informații finale. În acest context se impune ca fondul de informații primare existent într-o instituție publică sau autoritate publică să fie valorificat la maximum, în vederea obținerii unor informații finale pertinente.

Actele normative emise de catre instituțiile publice din administrația centrală se bazează pe informații sintetice, îndeosebi finale, care sunt rezultatul unui amplu proces de documentare administrativă.

Principiul eficienței are în vedere un proces continuu de evaluare și comparare a efectelor cantitative și calitative ale sistemului informațional cu costurile necesare realizării și funcționării acestuia. Trebuie luate în considerare și efectele propagate, îndeosebi cele din sfera decizională, mai dificil de cuantificat, însă esențiale pentru eficiența economică și socială a instituțiilor publice.

            Principiul flexibilității  presupune adaptarea continua a parametrilor sistemului informațional din administrația publică la caracterizarea mediului extern. Acest principiu necesită o permanentă reacție a instituțiilor din administrația publică centrală și locală față de opinia membrilor entității și adaptarea rapidă a deciziilor din sistem în funcție de nevoile și interesele populației.

Capitolul IV:

Studiu de caz : Primaria Municipiului Galați și Consiliul Județului Galati

Accesibilitatea cetățenilor la informațiile de interes public existente în județul Galați

Primăriile sunt instituții publice locale care își desfășoara activitatea în perimetrul puterii executive, iar consiliile județene sunt instituții publice locale care activează în sfera legislativă. Organizarea și funcționarea administrației publice a municipiului Galați se bazează pe condițiile cadrului legal existent – Legea 215/2001 a administrației publice locale și Legea 738/2001 privind aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului 74/2001 pentru completarea articolului 152 din legea 215/2001. Informarea și comunicarea cu cetățenii și ceilalti actori urbani este realizată de Compartimentul informare presă, comunicare și relatii publice. Pagina www.primariagalati.ro oferă de asemenea o serie de informații utile din domeniile administrarii și gestiunii orașului.

O mai bună comunicare cu comunitatea, cu diverse categorii de grupuri, incluzând prelucrarea unui feed-back din partea acestora, este necesară în dezvoltarea viitoare a municipiului. Pagina de internet nu este atractivă pentru că nu conține date despre Municiupiul Galați în limba engleză sau franceză. Ceea ce lipsește de asemenea acestei pagini este promovarea municipiului prin lansarea de informații privind proiectele de investiții pentru sectorul privat național și internațional.

„Libertatea de informare este un drept fundamental al omului, care este stipulat în primele rezoluții adoptate de Adunarea Generală a Națiunilor Unite. Accesul liber și neîngrădit al persoanei la orice informație de interes public, reprezinta unul dintre principiile fundamentale ale relațiilor existente intre personae/cetațeni și autoritățile publice, în conformitate cu Constituția României și cu documentele internaționale ratificate de Parlamentul României. În Consiliul Județului Galați, activitatea de informare publică se desfășoară in primul rand prin respectărea principiului transparenței și evident principiului autonomiei locale.”

Cadrul legislativ existent în România. Legile si hotararile care privesc liberul acces la informațiile de interes public.

  Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările si completările ulterioare.

Legea 544/2001 reglementează modul în care cetățenii pot solicita instituțiilor și autorităților publice (inclusiv regiilor autonome) informații publice produse sau gestionate de către acestea. În vederea eficientizării activității de furnizare a informațiilor de interes public, legea prevede ca fiecare instituțieăautoritate publică ce se supune legii fie să înființeze un departament specializat, fie să desemneze o persoană cu atribuții specifice aplicării Legii 544.

Hotărârea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public;

În afara acestor legi, cetatenii au la dispoziție și alte instrumente și procedee care să le faciliteze accesul la informații de interes public. Urmărirea mass-media, participarea la dezbaterile publice organizate de diferitele instituții și consultările publice sunt doar câteva astfel de metode existente.

Accesul cetățenilor la informațiile de interes public existente in cadrul Consiliului Județului Galați se realizează prin intermediul site-ului oficial, dar și prin intermediul consultarii documentelor afișate la Punctele  de informare existente. Persoanele fizice sau juridice care doresc să solicite informații de interes public la cerere, se vor adresa la Compartimentul relații publice din cadrul Consiliului Județului Galați. În momentul primirii unei cereri de informații publice, autoritatea/instituția publică are obligația de a răspunde solicitantului, indiferent de soluția dată cererii. Astfel, dacă informația solicitată nu este disponibilă la instituția respectivă sau face parte din categoria informațiilor exceptate de la liberul acces, refuzul trebuie comunicat solicitantului în termen de cinci zile de la data cererii, și acesta trebuie motivat. Dacă informația solicitată este publică, ea trebuie comunicată solicitantului în termen de 10 zile de la data cererii.

În cazul în care informația solicitată necesită un volum mare de muncă pentru a fi colectată și pusă la dispoziția solictantului, autoritatea/instituția publică are obligația de a răspunde în termen de 10 zile, precizând că informația respectivă este publică și că – datorită volumului mare de muncă necesar – va fi furnizată într-un termen ce nu poate depăși 30 de zile.

Legea prevede, de asemenea, că instituțiile nu pot percepe taxe pentru furnizarea de informații de interes public, dar poate solicita contravaloarea serviciului de copiere a documentelor solicitate (în cazul în care nu sunt solicitate în format electronic), fără a stabili însă limite în care această taxa se poate încadra.

În cazul în care solicitantul se consideră lezat în dreptul său de acces la informațiile de interes public (informația solicitată nu i-a fost furnizată, i-a fost furnizată cu întârziere sau incomplet), acesta are posiblitatea de a formula o reclamație administrativă, menționând informațiile solicitate și de ce consideră că răpunsul autoritățiiăinstituției nu este conform legii. De asemenea, solicitantul poate acționa în instanță autoritatea/instuția publică care îi refuză accesul la informații de interes public, având și opțiunea de a solicita acesteia despăgubiri.

Analiza SWOT – a managementului informatiei efectuata in cadrul administratiei locale a judetului Galati

Analiza SWOT a scos in evidență punctele tari și punctele slabe din instituțiile publice analizate, pentru a facilita înțelegerea problemelor existente ăi a barierelor care pot aparea în relațiile cu publicul, îngreunînd practic o bună circulație atât a informațiilor, cât și a informării cetățenilor.

A. Puncte tari:

Calitatea resuselor umane care se evidențiază prin procentul ridicat al personalului cu studii superioare din instituțiile publice.

Existenta unui site oficial care furnizează cetățenilor interesați o gamă variată de informații de interes public

Promptitudinea introducerii datelor sau informațiilor noi în cadrul site-ului oficial.

Dezvoltarea unor departamente sau puncte de informare menite să faciliteze accesul cetățenilor la informațiile dorite.

Receptivitatea și adapatbilitatea la cerințele și nevoile cetățenilor.

B.Puncte slabe:

Insuficienta promovare a instituțiilor publice și faptul că personalul specializat în acest domeniu este încă redus.

Lipsa unor strategii de dezvoltare locală care să permită îmbunătățirea constantă a sistemului.

Utilizarea pe o scară relativ redusă a tehnologiilor avansate.

C.Oportunitati:

Existența programelor care au ca obiectiv dezvoltarea sau încurajarea utilizării tehnologiilor avansate în cadrul instituțiilor publice.

Existența unui site oficial care este up-datat periodic cu informații noi.

Existența unui departament/compartiment specializat, care se ocupă de facilitarea accesului cetățenilor la informațiile de interes public.

D.Amenintari:

Birocratia excesiva care implicit îngreunează sau stagnează etapele desfășurarii modernizării dorita.

Nivelul diferențiat de dezvoltare pe regiunile economice urbane.

Lipsa fondurilor si îngreunarea procesului de modernizare.

Consiliul judetului Galati si Primaria Galati – prezentarea modului in care cetatenii au acces la informatiile de interes public

Administrația locală a județului Galați, în special Consiliul județului Galați și primaria Galați sunt două instituții publice care pun foarte mare accent pe nevoile și cerințele cetățenilor. Acest lucru se poate observa nu doar prin simplul fapt că aceste instituții au site-uri oficiale sau pagini de internet, ci prin cantitatea de informații puse la dispoziția cetățenilor prin intermediul acelor site-uri și mai ales prin calitatea lor.

Cetățenii au șansa de a fi puși la curent cu toate informațiile de interes public și mai ales cu noutățile privind activitățile desfășurate în cadrul acestor instituții.

Site-ul oficial al Consiliului județului Galați cuprinde o serie de rubrici dintre care amintim „Informare publică” și rubrica “Consiliul Județului Galați” de unde se poate accesa “Transparența decizională”, pagină în care sunt menționate toate proiectele implementate sau hotărârile adoptate astfel încât cetățenii interesați pot intra și pot vizualiza aceate proiecte. Deasemenea pentru mai multe informații, persoanele interesate se pot adresa Compartimentului relații cu publicul din cadrul Consiliului județului Galați.

Totodata putem preciza și deschiderea autorităților publice către opiniile, propunerile și sugestiile cu valoare de recomandare privind proiectele de acte normative pe care cetățenii le pot transmite fie pe mailul oficial al consiliului, fie telefonic.

In cadrul rubricii “Informare publică” se găsește un Buletin informativ actualizat periodic în care sunt precizate toate activitățile și informațiile de interes public desfășurate de persoanele importante din cadrul instituției, de membrii consiliului sau de funcționarii publici.

Asigurarea de către autoritățile și instituțiile publice a accesului la informațiile de interes public se face din oficiu sau la cerere, prin intermediul compartimentului pentru relații publice sau al persoanei desemnate în acest scop. Informațiile de interes public care se comunică din oficiu, conform legii, sunt prezentate într-o formă accesibilă și concisă care să faciliteze contactul persoanei interesate cu autoritatea sau instituția publică.

Astfel, accesul la informații se realizează prin afișare la sediul autorității sau al instituției publice ori prin publicare în Monitorul Oficial al României sau în mijloacele de informare în masă, în publicații proprii, precum și în pagina de internet proprie și prin consultarea lor la sediul autorității sau al instituției publice, în spații special destinate acestui scop.

Persoanele interesate de anumite informații care nu se regăsesc pe site, pot completa o cerere tip pentru obținerea informațiilor dorite, pe care o pot trimite pe adresa de mail a Consiliului județului Galați sau o pot descarca și depune personal la sediul consiliului. Solicitarea în scris a informațiilor de interes public trebuie să cuprindă următoarele elemente:

autoritatea sau instituția publica la care se adresează cererea;

informația solicitată, astfel încât să permită autorității sau instituției publice identificarea informației de interes public;

numele, prenumele și semnătura solicitantului, precum și adresa la care se solicită primirea răspunsului.

În cadrul site-ului sunt prezentate toate condițiile și termenii de soluționare a cererilor depuse, cetățenii nemulțumiți de răspunsurile primate având șansa de a contesta calitatea informațiilor prin depunerea unei reclamații administrative.

Un aspect important care trebuie menționat și trebuie știut de toate persoanele interesate este faptul că nu toate actele sau nu toate informațiile dintr-o instituție publică sunt accesibile cetățenilor. Astfel sunt exceptate de la accesul liber al cetățenilor o serie de informații dintre care amintim următoarele:

informațiile din domeniul apărării naționale, siguranței și ordinii publice, dacă fac parte din categoriile informațiilor clasificate, potrivit legii;

informațiile privind deliberările autorităților, precum și cele care privesc interesele economice și politice ale României, dacă fac parte din categoria informațiilor clasificate, potrivit legii;

informațiile privind activitățile comerciale sau financiare, dacă publicitatea acestora aduce atingere principiului concurenței loiale, potrivit legii;

informațiile cu privire la datele personale, potrivit legii;

informațiile a căror publicare prejudiciază măsurile de protecție a tinerilor.

Personal, consider că interesul instituțiilor publice pentru satisfacerea cerințelor în ceea ce privește liberul acces la informație este clar manifestat. De aici rezultă implicarea autorităților prin aducerea la cunoștiința cetățenilor a gamei de informații de care aceștia au nevoie.

Modernizarea sistemului care asigură accesibilitatea cetățenilor la informațiile de interes public.

Trecerea de la Compartimentul relații cu publicul la Ghișeul Unic

În județul Galați se dorește implementarea unui serviciu eficient pentru facilitarea accesului cetățenilor la informațiile de interes public. Momentan în cadrul Consiliului Județean Galați se poate vorbi doar de existența unui Compartiment relații cu publicul. În cadrul acestui compartiment se desfășoară toate activitățile de interes public, începând cu cererea informațiilor până la rezolvarea reclamațiilor care pot apărea în cazul nefurnizării informațiilor dorite sau problemele apărute datorită ineficienței sistemului.

Dintre principalele atribuții ale Compartimentului relații cu publicul amintim câteva:

realizează informarea privind structura organizatorică și programul de funcționare al aparatului de specialitate al primarului Galati, al unităților subordonate; informarea privind numele și prenumele primarului, viceprimarului, secretarului orasului Galati, precum și a funcționarului public care este responsabil cu difuzarea informațiilor publice ( în scris sau verbal).

realizează informarea în scris sau verbal privind unele coordonate de contact ale Primăriei Galati și a unităților subordonate.

realizează informarea privind unele programe, strategii ce vizează orasul Galati, informarea privind bugetul local, bilanțul contabil, situația social-economică, etc.

realizează informarea cetățenilor privind baza de date referitoare la toate actele, documentele specifice fiecărui birou sau oficiu, care pot fi eliberate, precum și reînnoirea acesteia, când este cazul.

primește, înregistrează și redactează răspunsul la cererile formulate în scris sau verbal.

întocmește anual un raport privind accesul la informațiile de interes public.

Modificările care vor apărea în viitor, în ceea ce privește colaborarea cu publicul sau crearea unei mai bune relații cu cetățenii constă în crearea unui Ghișeu Unic pentru eficientizarea procesului administrativ. Acest ghișeu ar avea ca scop realizarea unui serviciu pentru informarea cetățenilor și sprijinirea acestora, în rezolvarea operativă, cu profesionalism și promptitudine a solicitărilor.  

Activitatea biroului, organizată pe principiul “ghișeului unic”, răspunde nevoilor și dorintelor cetățenilor în mod operativ și eficient.

Ghiseul Unic ar trebui sa aiba ca principale atribuții:

oferirea de informații pentru cetățeni în vederea completării cererilor și documentațiilor;

verificarea, înregistrarea și eliberarea de documentații, adeverințe, răspunsuri diverse;

asigurarea secretariatului audiențelor;

responsabilități referitoare la aplicarea Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informațiile de interes public; 

realizarea diferitelor statistici în domenii privind activitatea cu publicul;

transmiterea către compartimentele specializate a sesizărilor cetățenilor venite pe diverse canale de comunicație, inclusiv de la emisiunile TV; 

analizarea evoluției calității serviciilor oferite de Primăria Galati si a satisfactiei cetatenilor, inclusiv prin intermediul sondajelor sociologice contractate cu instituții specializate.

Avantajele unui astfel de birou sunt numeroase deoarece facilitățile care apar odata cu implementarea sistemului dorit sunt vizibile pentru toți cetățenii. Persoanele care au nevoie de anumite informații nu mai sunt nevoite să astepte la cozi interminabile sau să se plimbe de la un sediu la altu ci depun o cerere tip în care precizează ce informații doresc să li se furnizeze și în termenul cel mai scurt primesc un raspuns prompt și concis.

După implementarea acestui sistem se va concepe și o pagină web, un site special creat unde se vor posta periodic informațiile de interes public, programul după care se va lucra la acest ghișeu precum și obiectivele avute în vedere odată cu conceperea acestu birou. Toate informațiile de interes public vor fi puse la dispoziția cetățenilor, totodata lăsându-le șansa de a posta sau trimite nelămuririle lor on-line, avându-se grijă ca un funcționar specializat în astfel de probleme să le răspunda cât mai eficient și într-un timp cât mai scurt la cererile depuse.

Etapele de derulare ale proiectului care implică trecerea de la Compartimentul relații cu publicul la Ghiseul Unic (01.06.2011-01.062012)

Diagram Gantt:

Etapele circuitului informațional din județul Galați existente în cadrul managementului informației:

Secretariatul sau Compartimentul relații cu publicul se transformă tot mai mult într-o centrală de comunicație a informațiilor, unde acestea converg din toate departamentele autorității sau instituției și uneori din exterior.

Munca modernă de secretariat se caracterizează prin prelucrarea, memorarea și transmiterea informațiilor de diferite feluri: date, texte, grafice, imagini și vorbire, rezultatele muncii fiind, de regulă, documentele. Pe lângă cele compuse numai din text sau configurații de numere, apar din ce în ce mai multe documente mixte. Întrucât elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop în sine, este importantă distribuirea acestora către cetățenii interesați.

Compartimentul relații cu publicul reprezintă un important canal informațional, un intermediar în transmiterea de informații sau un emițător de informații.

Etape:

modul simplu de preluare și întreținere a informațiilor de interes public (documentate, date structurate, termene, etc);

Îmbunătățirea calității informațiilor acolo unde este cazul;

introducerea informațiilor pe site-urile oficiale ale autorității sau instituției publice, facilitându-se astfel accelerarea cautării informațiilor prin instrumente adecvate ( banci de date pentru cautarea direcționata și structurată, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilitățile de accesare a documentelor arhivate după conținutul acestora, etc);

postarea informațiilor în afișierele special amenajate în cadrul instituțiilor sau la sediile acestora;

schimbul de informații în interiorul instituțiilor și între organizații, în scopul realizării unor circuite informaționale eficiente. Aceste procedee cuprind fazele de predare, transmitere și primire a informațiilor de interes public.

Toate aceste etape au rolul de a facilita accesul cetățenilor la informațiile de interes public si de a furniza persoanelor interesate o gamă cât mai largă și diversificată de informații cât mai concise și concludente, punându-se un foarte mare accent pe calitatea acestora și nu neaparat pe cantitatea lor.

  Reglementarile existente nu trebuie să îngrădească accesul la informația publică, dar în același timp, trebuie să asigure protecția cetățenilor față de accesul la informații neautorizate sau cu caracter personal deținute de organe abilitate în acest sens.

Relația dintre cetățean și administrația publică din județul Galați se realizează predominant prin mijloace tradiționale. La nivelul autorităților centrale și locale din județul Galați, vizând în mod direct Primaria și Consiuliul județului , în ultimii ani se folosesc tot mai mult rețelele de calculatoare și tehnologiile informaționale pentru prelucrarea, stocarea, accesul, distribuirea informațiilor și ușurarea transmiterii acestora către persoanle interesate.

Tipurile de resurse implicate/utilizate în managemetul informației și importanța lor în facilitarea accesului cetățenilor la informațiile de interes public

Tipuri de resurse:

resursele umane

resursele financiare

resursele tehnologice

resursele materiale

resursele informaționale

resursa timp

Toate cele șase categorii de resurse sunt foarte importante având un rol esențial în derularea corectă a etapelor de desfășurare a unui proiect public. În cazul subiectului abordat vom face strict referire la resursele utilizate în departamentul de relații cu publicul, departament care este într-o continuă dezvoltare și perfecționare deoarece autoritățile județului Galați doresc să eficientizeze actualul sistem informatic și să faciliteze accesul cetățenilor la informațiile de interes public.

În continuare se va efectua o analiza a resurselor enumerate anterior precum și importanța lor în managemtul informației, făcându-se referire la tematica studiului de caz, adică avându-se în vedere Departamentul/Compartimentul de relații cu public existent în cadrul Primariei Galați și a Consiliului Județului Galați.

În primul rând resursele umane joacă un rol important, reprezentând personalul care contribuie la realizarea proiectului – echipa proiectului. În cazul Departamentului de relații cu publicul resursele umane sunt practic persoanele care fac posibilă furnizarea informațiilor de interes public cetățenilor, asigurându-le acestora liberul access la informație. Echipa de proiect este formată din specialiști în domeniu, funcționari publici care, prin reuniunea cunoștiintelor și a experințelor lor, reușesc să atingă obiectivele departamentului.

Resursele financiare asigură finanțarea activităților care se desfășoara în cadrul Primariei și a Consiliului Județului Galați, și în mod implicit a departamentelor care există în subordinea lor. Acestă resursă este extrem de importantă deoarece în județul Galați se pune un foarte mare accent pe o modernizare continuă care presupune costuri destul de ridicate. În ceea ce privește Compartimentul relatii cu publicul , Consiuliul Județul Galați alături de Primarie doresc crearea unui Ghișeu Unic și renunțarea la Compartimentul relații cu publicul care există momentan. Aceste modificari implică utilizarea unei game largi de resurse, în special resurse de tip financiar.

Resursele materiale se referă la materiile prime, materialele și serviciile necesare executării unui proiect. Acest tip de resurse se încadrează în rândul resurselor tangibile, alături de resursele financiare și de cele umane.

Resursele tehnologice joacă și ele un rol important, în aceasta categorie fiind încadrate tehnologiile, mașinile, utilajele și spațiile necesare desfasurarii activităților. Adaptând aceste resurse la nevoile și cerințele care se înregistreaza în cadrul Departamentului de relații cu publicul sau ulterior, o data cu trecerea la Ghișeul unic putem afirma că atât spațiile necesare derulării activităților pe care le implică acest departament, cât și utilitățile tehnologice aferente devin condiții esențiale.

Modernizarea implică o perfecționare constantă și de cele mai multe ori costuri ridicate, de aceea putem spune că între resursele tehnologice și cele financiare există o relație de subordonarea, deoarece fără resurse financiare nu ar fi posibilă asigurarea unor resurse tehnologice satisfacatoare pentru derularea corespunzătoare a activităților.

În ceea ce privește resursele informaționale acestea sunt ultimele apărute în peisajul resurselor aflate la dispoziția instituțiilor/autorităților, ele fiind cele care furnizează managementului unei instituții publice date și informații necesare desfășurării activităților, prin adaptarea sistemului instituției la modificările interne și externe. În lumea contemporană informația este o veritabilă marfă, iar obținerea unei informații în exclusivitate sau înaintea celorlalți implică un cost semnificativ.

Eficiența unei institutii publice este influențată semnificativ de calitatea informațiilor, de operativitatea culegerii, prelucrării și transmiterii lor și de eficiența cu care acestea se transformă în suport decizional, precum si de modul in care le pun la dispozitia cetatenilor sau le permit acestora accesul la informatiile de interes public.

Ultimul tip de resursa, dar nu și cel din urma este reprezentat de resursa timp. Timpul devine un factor special, având un rol aparte în derularea sau desfășurarea tuturor proiectelor, fie ele publice sau de orice altă natura. În ceea ce privește tema abordata și analizată în cadrul acestui studiu ce caz putem observa în cel mai clar mod importanța timpului.

Managemtul informației, mai exact gama informațiilor care il reprezintă sunt condiționate de resursa timp, deoarece circuitele informaționale și fluxurile informaționale existente într-o instituție publică trebuie să parcurgă traseul de la emițători spre receptori în cel mai scut timp posibil. Această resursă a căpătat un aspect aparte deoarece spre deosebire de celelalte resurse, timpul este o resursa ce trebuie raționalizată, controlată și optimizată, iar timpul în sine nu poate fi gestionat, ci numai activitățile care se desfășoara într-o anumită perioadă.

Astfel pentru eficientizarea și facilitarea liberului access al cetățenilor la informațiile de interes public este nevoie de o optimizare și un control permanent al timpului utilizat, deoarece  atunci cand vorbim despre managementul timpului ne referim, în fapt, la planificarea, organizareea și controlul desfășurării activităților într-o perioadă delimitată de timp, astfel încât fiecare moment să fie utilizat rațional, eficient și productiv.

Primaria și Consiuliul Județului Galați utilizează toată gama de resurse menționate anterior, asigurând cetățenilor liberul acces la informațiile de interes public și având totodata grija ca aceste informații să fie furnizate în cel mai scurt timp și în cele mai bune condiții oferind persoanelor interesate un management informațional de calitate, în care se pune preț pe nivelul calitativ și nu pe cel cantitativ.

Prin dorința de modernizare și de perfecționare constant înregistrată la nivelul județului Galați se poate observa importanța acordată nevoilor și cerințelor cetățenilor , precum și interesul autorităților pentru asigurarea unui cadru propice în care managementul informațional și informația reprezintă fundamentele și bazele întregului sistem existent în rândul fiecarei instituții.

Concluzii

Pe parcursul lucrării prezentate s-au avut în vedere nu numai definirea și delimitarea conceptelor cheie utilizate, ci și încercarea redării unui număr cât mai mare de exemple care să faciliteze întelegerea subiectului abordat, evidențiindu-se totodata importanța dezvoltării acestuia.

Managementul informației s-a dovedit a fi un subiect destul de amplu, captând atenția celor interesați nu numai prin prisma abordărilor teoretice sau a resurselor informative, dar și prin complexitatea elementelor practice care se pliază perfect pe toate bazele teoretice. O instituție în cadrul căreia nu există o bună organizare și coordonare la nivelul acestei ramuri de management, devine incapabilă să se dezvolte sau să avanseze deoarece ar trebui încă de la început conștientizarea rolul și importanței informațiilor. În altă ordine de idei, o instituție aflată în declin sau în imposibilitatea de a se dezvolta și de a-și atinge obiectivele propuse, este clar o instituție cu serioase deficite în ceea ce privește circuitele informaționale și fluxurile acestora.

Prin intermediul studiului de caz efectuat la nivelul județului Galați, s-a dorit analizarea unei situații existente în cadrul unei instituții publice și observarea problemelor de acest ordin. Concluziile la care s-a ajuns în urma analizării rezultatelor studiului, au evidențiat faptul că fiecare dezechilibru sau problemă de ordin administrativ are ca punct de plecare un sistem managerial informațional defectuos. Este foarte dificil, practic de ordin idealist, să se ajungă la crearea unui astfel de sistem fără cusur, însă de-a lungul anilor s-a dovedit că este posibil să se atinga macar nivelul optim în acest sens, adica majoritatea obiectivelor propuse să se concretizeze.

Consider că ne aflam într-o perioadă în care mijloacele tehnologice încurajează și oferă o serie de avantaje și atuuri acestei ramuri a managementului, creându-se practic cadrul propice dezvoltării și consolidării acesteia. Trebuie să conștientizăm nu numai importanța și impactul informațiilor asupra tuturor domeniilor, ci și căutarea eficientizării acestora deoarece deși informația este în opinia mea baza societății în care trăim, utilizarea defectuoasa și proasta organizare produce pierderi mari la toate nivelurile sociale dar și stagnări și involuții ale sistemelor societății.

Anexe:

Cerere tip privind liberul acces la informatii de interes public:

CERERE

Către,

CONSILIUL JUDEȚULUI GALAȚI

Galați, CP. 800009, str. Domnească nr. 56, Bloc CRISTAL, Camera 12, Parter

Data ……………………………

Stimate domnule,

Prin prezenta formulez o cerere conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public. Doresc să primesc o copie de pe următoarele documente (petentul este rugat să enumere cât mai concret documentele sau informațiile solicitate):

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Doresc ca informațiile solicitate să-mi fie furnizate, în format electronic, la următoarea adresa de e-mail (opțional): ………………………………………………….

Sunt dispus să plătesc taxele aferente serviciilor de copiere a documentelor solicitate (dacă se solicită copii în format scris).

Vă multumesc pentru solicitudine,

……………………………….. (semnatura petentului)

Numele și prenumele petentului ……………………………………………………….

Adresa ………………………………………………………………………………………….

Profesia (opțional ) ……………………………………

Telefon (opțional ) …………………………………….

Fax (opțional) …………………………………………..

Reclamații administrative privind liberul acces la informațiile de interes public:

Model A:

RECLAMAȚIE ADMINISTRATIVĂ

Către,

CONSILIUL JUDEȚULUI GALAȚI

Galați, CP. 800009, str. Domnească nr. 56, Bloc CRISTAL, Camera 12, Parter

Data …………………….

Stimate domnule,

Prin prezenta formulez o reclamație administrativă, conform Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, întrucât la cererea nr. ………….. din data de …………………………….. am primit un răspuns negativ, la data de ……………….……….., într-o scrisoare semnată de………………………………………………………..

(completați numele respectivului funcționar).

Documentele de interes public solicitate erau următoarele:

…………………………………………………………………….………………………………..

………………………………………………………………………………………….

Documentele solicitate se încadrează în categoria informațiilor de interes public, din următoarele considerente:

…………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………

Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informațiile de interes public solicitate în scris / în format electronic, considerând că dreptul meu la informație, conform legii, a fost lezat.

Vă multumesc pentru solicitudine

……………………………………. (semnătura petentului)

Numele și adresa petentului………………………………………….

Adresa ……………………………………………………

Telefon (opțional ) …………………………………….

Fax (opțional …………………………………………..

Model B:

LISTA DOCUMENTELOR DE INTERES PUBLIC

conform Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare

Bibliografie:

Managementul institutiilor publice – Vladimir Codrin Ionescu,

ed:Cartea Studențească, București,2009

Fundamentele managementului organizației – Ovidiu Nicolescu, Ion Verboncu

ed: Universitara, Bucuresti, 2008

Birotica – A. Pana, B. Ionescu, V. Mares, Editura All, 1996.

Site- ul oficial al consiliului judetean Galati – http://www.cjgalati.ro