Managementul Informatiei. Rolul Si Importanta Informatiei In Proiectele de Administratie Publica

=== l ===

Introducere:

Datorită domeniului foarte vast și diversificat pe care îl reprezintă, managementul a devenit nu numai o sursă inepuizabilă de “nou” dar și un teren foarte accesat și interesant deoarece gradului ridicat de inovații și informații pe care îl ofera celor care manifesta dorința de cunoașterea și interes. Managementul informației este una dintre cele mai importante sau evaluate și analizate ramuri ale managementului, deoarece informația a ajuns să fie componenta de bază a societății în care trăim. Toți suntem conștienti că dezvoltarea societății implică nu numai o bună gestionare a informațiilor, ci și o buna organizare a sistemelor care o definesc.

Rolul informației în societatea în care trăim și în care ne desfășuram activitatea a depășit de mult pragul normal al necesității de ordin cotidian, ajungându-se la un nivel la care se poate vorbi chiar de o stagnare a evoluției sociale in cazul in care circuitele sau fluxurile informaționale nu își pot efectua cursul normal.

Odata evidențiate aspectele anterioare este clar subliniată importanța informațiilor și rolul pe care acestea îl au în societate. Această importanță se observă la nivelul tuturor sistemelor și în cadrul tuturor domeniilor, deoarece este imposibilă funcționarea unui sistem în lipsa componentei de bază.

Consider că managementul informației este un subiect fascinant datorită fluxului mare de informații și accesibilității de care dă dovada acest subiect, care deși are până în prezent o serie de abordări , a continuat să atragă prin noutățile și conceptele care se dovedesc a fi incapabile să definească total acest domeniu vast.

Pe parcursul lucrării am încercat definirea conceptelor elementare, pentru o mai bună înțelegere a temei abordate, de asemenea am încercat o delimitare și diferențiere clară între conceptele ce păreau asemănătoare pentru a evita apariția posibilelor confuzii ulterioare. Totodata consider că am încercat să pun accent pe rolul informației în cadrul societății, evidențiind importanța acestora precum și definirea și analizarea managementului informației.

Lucrarea are în structură atât o componentă teoretică, componentă în cadrul careia s-a pus un foarte mare accent pe definirea conceptelor de bază, cât și o parte practică reprezentată de un studiu de caz efectuat în cadrul unei instituții publice (Consiliul Județului Galați).

1.Conceptul de sistem managerial și informațional al unei institțtii publice

Sistemul de management poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informațional, motivațional, uman,etc. din cadrul instituției, prin intermediul caruia se exercită ansamblul proceselor si relațiilor de management, în vederea obținerii unei eficacități și eficiențe cât mai mari.

La baza sistemului de management din institutia moderna, competitivă atât pe plan național, cât și pe plan internațional, se află un complex de principii, cerințe, reguli care se au în vedere și sunt imperative pentru că asigură modelarea sa, corespunzător preceptelor științei managementului. Indiferent de caracteristicile instituției sau organizației, sistemul de management cuprinde mai multe componente care sunt interdependente și care se deosebesc în funcție de natură, de caracteristicile instrumentarului utilizat și anume:

sistemul organizatoric,

sistemul informațional,

sistemul decisional,

sistemul resurselor umane,

sistemul metodelor și tehnicilor de management

alte sisteme de management.

Între componentele sistemului de management al instituțiilor publice , sistemul informațional frapează prin dinamism și flexibilitate pronunțată, rezultat în principal al aplicării spectaculoaselor progrese din informatică. Subsistemul informațional, prin funcțiile sale, are în cadrul organizației același rol ca și sistemul circulatoriu în cadrul corpului omenesc. Asigurarea informației necesare tuturor componentelor organizației este la fel de vital ca și irigarea cu sange a fiecarui organ uman. Această comparație are ca obiectiv evidențierea importanței de care se bucura acest subsistem și rolul pe care îl are în cadrul managementului instituțiilor publice.

Principalele funcții ale sistemului informațional:

Dimensiunile informației :

În realizarea acestor funcții, sistemul informațional este confruntat cu probleme foarte complexe, dată fiind tripla dimensiune a informațiilor:

dimensiune individuală, în sensul că ele condiționează într-o proporție apreciabilă potențialul și realizarea aspirațiilor personale ale salariaților.

dimensiune organizațională, în sensul că reprezintă o premisă indispensabilă pentru stabilirea și finalizarea obiectivelor organizației de către acționari și manageri.

dimensiune socială ce decurge din rolul lor în exercitarea drepturilor și responsabilităților salariaților din cadrul organizației în calitate de cetățeni.

Informatia in management si managementul informatiei:

Un aspect foarte important care trebuie clarificat încă de la început ar fi acela cu privire la diferența dintre doua elemente care deși par asemanatoare și uneori datorită terminologiei sunt folosite sau utilizate ca sinonime, nu reprezintă același lucru , ci dimpotrivă privește aspecte din arii diferite. Aceste noțiuni sunt : informatia in management si managementul informatiei. Informatia in management se refera la natura informatiei (datele continute); iar managementul informatiei se refera la folosirea/prelucrarea informatiei. Managementul informatiei este procesul prin care informatiile colectate anterior sunt analizate si apoi folosite de manageri pentru a lua decizii. Informatia in management este informatia necesara pentru a lua decizii manageriale. Monitorizarea ofera informatii asupra derularii proiectului. Informatiile sunt colectate in fazele de planificare si implementare. Ele ajuta la detectarea eventualelor probleme. Se pot astfel gasi solutii manageriale pentru rezolvarea acestora.

2.Importanta Informatiei in Managenment:

Pentru a clarifica inca din faza initiala conceptele utilizate definim termenii cei mai importanti , pentru a evita confuziile sau crearea unor situatii neclare datorita caracterului vast al conceptelor sau operationarea cu elemente ale caror sens nu il avem delimitat. Astfel vom incepe cu definirea conceptului de “informatie” specificand ca aceasta reprezinta fiecare dintre elementele noi, în raport cu cunoștințele prealabile, cuprinse în semnificația unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicație a unui instrument etc /Teoria informației = teoria matematică a proprietăților generale ale surselor de informație, ale canalelor de transmisie și ale instalațiilor de păstrare și de prelucrare a informațiilor).

Informatia in Management este importanta nu numai pentru luarea unor decizii cu scopul de a imbunatatii organizarea serviciilor si facilitatilor ci si pentru realizarea planificarii, implementarii, monitorizarii si evaluarii participative. Pentru a putea fi folosita in luarea deciziilor manageriale informatia trebuie prelucrata (colectata, stocata si analizata). Managementul informatiei (procesul colectarii si stocarii informatiei) si informatia in management (datele necesare pentru luarea deciziilor) sunt notiuni diferite care nu numai ca se completeaza reciproc dar nici nu pot fi separate in activitatile de zi cu zi. Informatia in management presupune sa se determine ce informatii sunt necesare, sa se realizeze colectarea si analizarea acestora, tinandu-se seama de posibilitatea stocarii si recuperarii lor atunci cand acest lucru este necesar, apoi se are in vedere folosirea / utilizarea lor urmata in mod cert si de difuzarea lor.

Stabilirea Informatiei Necesare in Management: O cantitate considerabila de informatii este obtinuta pe parcursul planificarii, managementului si monitorizarii proiectului. Unele dintre aceste informatii sunt folosite pentru luarea unor decizii imediate; altele, pentru luarea unor decizii ulterioare. De aceea, un sistem eficient al informatiei in management ajuta managerii proiectului sa afle informatiile necesare pentru luarea diferitelor decizii in diverse momente.

Colectarea si Analizarea Informatiei in Management: Informatia poate fi obtinuta din diverse surse: rapoarte ale personalului tehnic, registre, chestionare completate de diversi participanti, intalniri de lucru, interviuri, grafice.

Stocarea Informatiei: Este important ca informatia sa fie stocata pentru a putea fi folosita ulterior. Informatia poate fi stocata in registrele comunitatii, rapoartele proiectului, formulare, si de asemenea poate fi memorizata. Regula de baza este ca informatia sa poata fi usor gasita si accesata. .

Prelucrarea informațiilor este un proces de transformare în care datele ( intrările)

sunt transformate în informații.

Folosirea Informatiei: Informatia poate fi folosita pentru rezolvarea problemelor comunitatii, determinarea resurselor ( felul lor si cantitatea necesara), solicitarea ajutorului necesar si stabilirea viitoarelor proiecte.

Difuzarea sau Fluxul Informatiei: Pentru a fi folosita in mod adecvat, informatia trebuie schimbata intre diversii participanti la proiect. Celelalte parti implicate in proiect pot de asemenea folosi informatia in luarea propriilor decizii. In acest fel ei ii pot ajuta pe cei ce colecteaza informatia sa stabileasca utilitatea acesteia in management. Informatia trebuie impartasita si difuzata la toate nivelele: satesc, comunal, sub-judetean, regional, national, precum si la nivelul ONG-urilor si al donatorului.

Informatia in management este parte integranta a monitorizarii, deoarece ea este obtinuta in cursul monitorizarii si ajuta la planificarea si implementarea activitatilor acesteia. Fie ca provin de la personalul implicat sau de la alte parti interesate, una din cele mai eficiente metode de a procura informatii utile este cea a Bilantului Anual. Unul di scopurile acestuia este de a oferi atat informatii in managementul participativ cat si informatii legate de monitorizare.

3. Sistemul informational:

Dacă sistemul decizional reprezintă “sistemul nervos” al unei organizații, sistemul informațional este “sistemul circulator”. El oferă materia primă (informația) necesară în stabilirea și îndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competențelor și responsabilităților atât manageriale, cât și de execuție din cadrul organizațiilor socio-economice.

Sistemul informațional poate fi definit ca ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și la realizarea obiectivelor organizației

Sistemul informațional poate fi perceput și prin elementele sale componente, fie că acestea sunt materiale, logice, umane și care trebuie să fie într-o permanentă coordonare pentru ca organizația să funcționeze bine.

De reținut că o asemenea definire a sistemului informațional are un caracter cuprinzător, în sensul că include spre deosebire de definițiile date de alți specialiști și informațiile, fluxurile informaționale și mijloacele de prelucrare a datelor. După opinia lui Ovidiu Nicolescu și Ion Verboncu, definirea sistemului informațional pornind de la rolul său în ansamblul activităților întreprinderii este o condiție sine-qua-non pentru înțelegerea corectă nu numai a problematicii informaționale, ci și, în genere, a problematicii manageriale. Ei accentuează asupra acestui aspect întrucât, nu de puține ori, mai ales unii informaticieni, pun semnul egalității între sistemul informatic, care se rezumă în esență la culegerea, transmiterea și prelucrarea cu mijloace automatizate a informațiilor, și sistemul informațional care, conform definiției de mai sus, este sensibil mai cuprinzător. 

Instrumentul acestei coordonări este sistemul informațional, care posedă un dublu rol de legătură, permițând schimburile de informații în interiorul aceleiași organizații și a organizației cu exteriorul.

Scopul principal al sistemului informațional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcție de responsabilitățile și atribuțiile sale, toate informațiile necesare.

Data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acțiuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizație sau la procese din afara sa, care interesează managementul acesteia.

Diferența dintre dată și informație continuă să fie sursa multor confuzii deoarece: datele reprezintă ansamblul descrierilor unui fenomen sau proces, pe când informațiile sunt cele ce aduc un spor de cunoaștere, fiind noțiunea prin care se desemnează fiecare din elementele noi conținute în semnificația unui simbol, grup de simboluri, știre, imagine cu care se exprimă un eveniment, o stare, o situație, o acțiune.

Prin informație, din punct de vedere al managementului, desemnăm acele date care aduc adresantului un spor de cunoaștere privind direct și indirect organizația respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei organizației.

Informațiile – sunt doar acele date care:

– aduc cunoștințe noi destinatarului lor;

– modifică percepția asupra realității;

– reduc gradul de incertitudine (necunoaștere) asupra acesteia.

Informația furnizată de sistemul informațional trebuie să se caracterizeze prin:

• acuratețe și realitate: informația furnizată trebuie să reflecte cât mai fidel realitatea, printr-o evaluare corectă;

• concizie: informația trebuie să ofere plusul de cunoaștere la obiect, succint, evitându-se elementele nerelevante;

• relevanță: informația trebuie să ofere plusul de cunoaștere de care decidentul are nevoie pentru soluționarea unei probleme.

• consistență: informația trebuie să fie densă, lipsită de elemente needificatoare pentru problema studiată;

• oportunitate: informația trebuie să parvină utilizatorului în timp util pentru a-i servi la fundamentarea deciziei sale;

• forma de prezentare adecvată: informația trebuie oferită utilizatorului într-o manieră relevantă, astfel încât acesta să o recepteze rapid și corect;

• cost corespunzător în raport cu valoarea acesteia.

Informația este o resursă esențială în dezvoltarea unei societăți, iar utilizarea pe scară largă a tehnologiilor informației și comunicațiilor (TIC) este vitală.

Clasificarea informatiilor:

Dupa situatia in timp, informatiile pot fi:

Active –sunt informatiile care reflecta activitatea curenta , in mod operativ, adica la locul si momentul producerii unui efect sau proces economic;

Pasive – reprezinta informatiile care reflecta o activitate trecuta a unei unitati economice si sunt utilizate de persoanele de conducere pentru a influenta perioada viitoare;

Previzionare – privesc perioada viitoare si se obtin pornind de la analiza informatiilor istorice sau pasive.

Daca se urmareste directia vehicularii informatiilor se delimiteaza in:

Ascendente – transmise de jos in sus si referitoare la gradul de ralizare a obiectivelor si de aplicare a deciziilor;

Descendente – transmise de sus in jos sub forma deciziilor, indicatiilor, dinspre manageri spre executanti;

Orizontale – care circula intre posturi amplasate pe acelasi nivel ierarhic si asigura realizarea unor lucrari complexe ori delurarea unor actiuni comune.

Daca se are in vedere gradul de prelucrare informatiile pot fi:

Primare – foarte analitice, diverse si neprelucrate;

Intermediare – aflate in diverse stadii de prelucrare si regasite in esalonul inferior al managerului;

Finale – adresate managerilor din esantioanele medii si superioare, complexe si usor valorificabile in decizii.

Dupa continut, informatiile sunt:

Elementare – reflecta un singur moment din activitatea intreprinderii si se obtin prin prelucrarea datelor ca urmare a procedurii unui fenomen sau proces economic;

Complexe – se obtin prin prelucrari succesive de informatii elementare, avind rolul de centralizare a intergii activitati desfasurata de o unitate economica intr-o anumita perioada de timp;

Sintetice – se obtin in munca de analiza si ca urmare a prelucrarii informatiilor complexe si elementare, caracterizind activitatea economica a unei unitati pe o perioada mai mare de timp, evidentiind cauzele si factorii care au influentat-o.

Generalitati:

– informațiile formează o submulțime inclusă în mulțimea datelor;

– noțiunea de informație este relativă destinatarului ei, în sensul că ceea ce reprezintă informație pentru unul, nu este obligatoriu informație pentru altul;

– informația ia în considerare întotdeauna semnificația fenomenului real pe care-l surprinde și care, în mod absolut diferă în funcție de percepția proprie a utilizatorului;

– informația are un puternic caracter de subiectivism.

Fluxul informațional reprezintă cantitatea de informații care este vehiculată între emițătorul și beneficiarul pe circuitul informațional, caracterizat prin anumite caracteristici – lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost etc. Un sistem informațional cuprinde mai multe fluxuri informaționale, precum și o mulțime de conexiuni ce se stabilesc între diferite componente ale acestora.

Sistemul informatic are obiective similare și îndeplinește în mare mãsurã aceleași funcții ca și sistemul informațional. Se poate afirma, așadar, cã sistemul informatic pentru conducerea unei firme este sistemul informațional al acesteia în care pentru execuția proceselor informaționale sunt utilizate mijloacelor automatizate. La acest nivel, este deosebit de importantã utilizarea calculatoarelor electronice de la cele mai simple pânã la cele din ultima generație în transmiterea și recepționarea informațiilor între sucursalele regionale ale unei companii sau între acestea și sediul central

Circuite informaționale – reprezintă traseul pe care îl parcurge o informație, de la sursă la destinație. Ele iau naștere atât în interiorul organizației, cât și între aceasta și mediul extern.

Circuitele și fluxurile informaționale pot fi clasificate după mai multe criterii:

1.      după direcție: verticale, orizontale, oblice;

2.      după frecvență: periodice, ocazionale;

3.      după locul unde iau naștere: interne, externe.

În esență, prin proceduri informaționale desemnăm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalități de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare și arhivare a unei categorii de informații, cu precizarea operațiilor de efectuat și succesiunea lor, a suporților, formulelor, modelelor și mijloacelor de tratare a informațiilor folosite.

Caracteristicile procedurilor informaționale în prezent sunt:

–         au un caracter detaliat;

–         din ce în ce mai sofisticate;

–         grad ridicat de formalizare (standardizare);

–         caracter operațional.

Funcțiile sistemului informațional:

Sistemul informațional îndeplinește cumulativ trei funcții:

1.      Decizională. Această funcție exprimă rolul sistemului informațional în asigurarea elementelor necesare luării deciziilor.

2.      Operațională. Sistemul informațional are drept scop declanșarea acțiunilor necesare realizării obiectivelor societății comerciale.

3.      Documentare. Sistemul informațional permite dezvoltarea și perfecționarea personalului prin îmbogățirea cunoștințelor.

Deficiențele sistemului informațional

1.      Distorsiunea – constă în modificarea parțială, neintenționată a conținutului mesajului unei informații.

2.      Filtrajul – constă în modificarea parțială sau totală a mesajului în mod intenționat.

3.      Redundanța – constă în culegerea, în prelucrarea și în transmiterea repetată a unor informații.

4.      Supraîncărcarea circuitelor informaționale – constă în depășirea capacității de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la întârzierea ajungerii mesajului la receptor.

Parametrii calitativi ai informației

Informația constituie materia primă a sistemului informațional. În consecință, pentru a asigura o percepere realistă a proceselor la care se referă, informațiile trebuie să îndeplinească o serie de condiții: să fie reale, multilaterale, sintetice și concise, precise și sigure, să ajungă la beneficiar în timp util, să aibă un caracter dinamic, orientare prospectivă și să fie adaptate nivelului de înțelegere a personalului implicat.

PRINCIPIILE SISTEMULUI INFORMATIONAL

In institutiile publice, sistemul informational se fundamenteaza pe un ansamblu de principii care permit realizarea functiilor specifice si cuprinde:

·          principiul conceperii si restructurarii sistemului informational potrivit cerintelor manageriale;

·          principiul unitatii metodologice a tratarii informatiei;

·          principiul concentrarii asupra informatiilor esentiale;

·          principiul asigurarii unui timp corespunzator de reactie a componentelor sistemului administratiei publice;

·          principiul asigurarii informatiilor finale selectate dintr-un fond de informatii primare;

            Principiul conceperii si restructurarii sistemului informational se fundamenteaza pe cerintele specifice ale managerilor institutiilor publice sunt strans corelate cu sistemul de nevoi si interese ale entitatii.

            In ceea ce priveste cel de-al doilea principiu, trebuie sa se tina seama de faptul ca in proiectarea structurilor organizatorice este necesar ca fiecare componenta a sistemului sa reprezinte atat un emitator cat si un beneficiar  de informatii iar tipurile de relatii organice se descriu circuite informationale.

            Principiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor asigura sistemului informational un plus de rigurozitate si faciliteaza functionalitatea sa, tocmai prin modul  de intelegere si prelucrare unitara a informatiilor care permite trecerea la prelucrarea automata a datelor. Acest principiu faciliteaza atat controlul conducerii asupra functionalitatii sale, cat si extinderea utilizarii sistemelor de prelucrare automata a datelor si circulatia operativa a informatiilor in sistemul administrativ.

            Principiul concentrarii asupra informatiilor esentiale asigura degrevarea sistemului informational de informatiile nerelevante care afecteaza calitatea proceselor de inregistrare , de transmitere si prelucrare a informatiilor esentiale. Avand efecte implicit in economie de timp , economie de resurse si operativitate privind fundamentarea unor decizii sau elaborarea unor documente administrative.

            Principiul asigurarii timpului corespunzator de reactie pentru componentele administratiei publiceimplica utilizarea unor proceduri si mijloace variate pentru tratarea informatiilor.

            Principiul asigurarii informatiilor finale se fundamenteaza pe informatii sintetice dar si pe amplul proces de documentare administrativa.

            Principiul flexibilitatii presupune adaptarea continua a paramerelor sistemului informational din administratia publica la caracterizarea mediului extern. Acest principiu necesita o permanenta reactie a institutiilor din administratia publica centrala si locala fata de opinia membrilor entitatii si adaptarea rapida a deciziilor din sistem in functie de nevoi si interese ale interese ale populatiei.

Toate aceste elemente (deficiențe, parametrii calitativi ai informației și principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informațional.

4.Sistemul informatic al unei institutii publice:

Sistem informatic este o parte a sistemului informațional prin intermediul căruia se asigură prelucrarea automată a datelor, în vederea obținerii operative a informațiilor cerute de multipli utilizatori. Definirea sistemului informațional al administrației publice trebuie să aibă în vedere caracteristicile generale ale oricărui sistem informațional, indiferent dacă se referă la contabilitate, resurse umane, evidența petițiilor sau a programelor de finanțare și de dezvoltare.

Informatizarea, dacă este planificată și derulată corespunzător, are un dublu impact asupra activităților din instituție: crește calitatea serviciilor și micșorează costurile.

Strategia de informatizare – componentă a strategiei generale a instituției publice.

Tehnologia informației și comunicațiilor reprezintă suportul tehnic al sistemului informatic.

Sistemul informatic al unei institutii publice cuprinde :

Tehnici si mijloace pentru automatizarea activitatilor de birou.

Proceduri automate pentru culegerea, prelucrarea, arhivarea si vehicularea datelor si informatiilor.

Aplicatii informatice pentru:

optimizarea procesului decizional

gestiune economică

conducerea proceselor tehnologice

asistare a deciziei.

Instrumente de comunicatie electronica (mesageria electronica, videotextul interactiv, bancile de date accesate prin reteaua Internet, sistemele de audioconferinta si videoconferinta etc).

Sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), pentru crearea si gestionarea colectiilor de date clasice, destinate proceselor decizionale si celor de executie.

Tehnici de automatizare a proceselui de productie: proiectare asistata de calculator, conceptie, fabricatie si mentenanta asistata etc).

Clasificarea sistemelor informatice ale unei institutii publice:

1)După gradul de dispersie al resurselor sistemului:

sisteme informatice locale (exploatabile pe calculatoare independente sau în rețea);

sisteme informatice distribuite (bazate pe criterii teritoriale).

2)După specificul activității pe care o automatizează :

sisteme informatice de gestiune;

sisteme informatice pentru optimizarea procesului decizional;

sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice;

sisteme informatice pentru managementul public.

3)După gradul de integrare:

sisteme informatice insulare (singulare);

sisteme informatice parțial integrate, la nivelul structurii organizatorice:

-pe orizontală, la același nivel decizional;

-pe verticală, la nivel de activități de bază (economice, juridice, servicii publice, relații publice, secretariat tehnic);

sisteme informatice total integrate:

– pe orizontală, la toate nivelurile decizionale;

– pe verticală, la nivelul activității de ansamblu din organizație.

4)După legătura cu tipul de organizare:

sisteme informatice grefate pe organizarea procesuală (în administrația locală sunt sisteme pentru clase medii de activități);

sisteme informatice grefate pe subdivziuni organizatorice.

5)După tipul rețelei pe care se dezvoltă sistemul informatic:

sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network);

sisteme informatice bazate pe MAN (Metopolitan Area Network);

sisteme informatice bazate pe VPN (Virtual Private Network).

6)După modul de tratare al prelucrărilor:

sisteme informatice cu prelucrare on-line, caracterizate de existența unui proces de transmitere și prelucrare a datelor, fără intervenția factorului uman;

sisteme informatice cu tratarea lucrărilor în timp real (real time systems) incluzând acele sisteme care recepționează prelucrarea datelor și returnează rezultatele, suficient de rapid pentru a fi în măsură să influențeze în acel timp, mediul în care funcționează;

sisteme informatice cu acces multiplu simultan (time sharing), prin care mai mulți utilizatori și/sau procese sunt conectate simultan, interactiv, prin câte un terminal, la sistemul de calcul. Acesta alocă, printr-un regim special, segmente de timp, fiecărui proces lansat de către utilizatori, folosindu-se astfel în mod simultan resursele sistemului informatic.

Studiu de caz:

Rolul si importanta informatiei in cadrul

proiectelor de administratie publice:

Sistemul informatic al unei instituții publice – structură:

Orice sistem informatic este structurat în patru categorii de componente:

Componenta umană

Componenta organizatorică

Componenta de infrastructură tehnologică

Aplicațiile informatice

Structura generală a sistemului informatic și informațional al administrației publice in cadrul primariei municipiului Tecuci

Un sistem reprezintă “un ansamblu de elemente (componente) interdependente, între care se stabilește o interacțiune dinamică, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv”.

Definirea sistemului informațional al administrației publice trebuie să aibă în vedere caracteristicile generale ale oricărui sistem informațional, indiferent dacă se referă la contabilitate, resurse umane, evidența petițiilor sau a programelor da finanțare și de dezvoltare.

În condițiile actuale datorate utilizării mijloacelor electronice de calcul în administrația publică, introducerea sistemului informațional devine tot mai mult legată de studiul sistemelor informatice.

Administratia publica evolueaza odata cu progresul societatii, eficientizarea acesteia presupunand sau impunand utilizarea tehnicilor modern. Dezvoltarea societatii informationale se bazeaza in primul rand pe dezvoltarea infrastructurilor tehnice, care creeaza cadrul necesar asigurarii accesului oricarui cetatean la informatiile fata de care prezinta interes sau care in mod direct sau indirect ii privesc, avand o anumita influenta asuprea conditiilor lor de munca, de viata, etc.

De fapt daca ar fi necesar stabilirea unui scop principal al sistemului informational, in mod cert acesta ar fi reprezentat de furnizarea tuturor informatiilor necesare fiecarui utilizator, in functie de responsabilitatile si atributiile sale. Administratiile publice reprezinta cei mai important client si utilizatori ai tehnologiei informatiei, deoarece se pune un foarte mare accent pe investitiile privind o crestere a performantelor propriilor activitati, dar mai ales pentru diversificarea si imbunatatirea relatiilor cu cetatenii.

Daca ar fi sa definim sistemul informational facandu-se stricta referire la administratia publica, atunci in mod clar acesta ar putea fi definit ca fiind ansamblu de date, informatii continute in documente, circuite informationale, fluxuri informationale si mijloace de tratare a informatiilor incluse in procesul de fundamentare a deciziilor elaborate, care contribuie prin continutul lor la satisfacerea necesitatilor generale ale populatiei.

In administratia publica, informatiile, calitatea acestora precum si prelucrarea lor joaca un rol deosebit de important in cadrul procesului decizional.

Aspecte pozitive ale functionarii sistemului informatic in Primaria Municipiului Tecuci:

–   interesul pe care autoritatile il manifesta pentru dezvoltarea si perfectionarea activitatilor informationale.

– existenta unui colectiv din ce in ce mai bine pregatit pentru cerintele muncii intr-o astfel de activitate.

– constanta actualizare a procedurilor informationale.

– caracteristicile relațiilor publice avute in vedere in cadrul managementului informatiei existent in acest municiupiu:

deliberarea: activitatea de relații publice vizează informarea, influențarea și obținerea unui răspuns din partea publicului;

 planificarea: resursele oricărei organizații sunt limitate și de aceea trebuie planificate în raport cu importanța activităților derulate;

performanța: performanța echipei de relații publice și rezultatele ei determină performanța organizației client;

comunicarea bilaterală: relațiile publice au la bază preluarea informațiilor din mediul în care operează organizația, transmiterea de noi informații și urmărirea feed-back-ului acestora;

  interesul public: scopul activității de relații publice este satisfacerea nevoilor publicului;

dimensiunea managerială: eficiența activităților de relații publice depinde de calitatea managementului.

Aspecte negative ale functionarii sistemului informatic in Primaria Municipiului Tecuci:

– informarea greoaie, nerelevanta si tardiva a conducatorilor cu privire la problemele care apar in timpul desfasurarii activitatii. Aceasta duce la nerezolvarea in timp util a situatiilor manageriale.

–  lipsa unei conceptii unitare privind informatizarea actuala si de perspectiva a primariei.

– mentinerea unor situatii informationale ce cuprind informatii inutile sau incomplete.

Cauzele eficientei scazute pntru sistem informatic:

–  informatiile vehiculate in sistem sunt foarte numeroase si pe langa cele care sunt valorificate in procesele decizionale si actionale sunt si altele care complica sistemul generand  deficiente majore precum redundanta ori supranincarcarea circuitelor informationale.

–  fluxurile si circuitele informationale nu sunt conturate in compartimentele functionale si operationale, ci la nivel de document. De asemenea, precizarea lor , reglementarea lor interna nu se regaseste in nici o decizie sau document organizatoric.           

–  procedurile de tratare a informatiilor sunt in mare masura manuale fapt ce intarzie transmiterea lor in timp util catre decidenti.

–  mijloacele informationale nu sunt coerente din cauza diferitelor cauze externe.

            Primarul municipiului Tecuci, Eduard Finkelstain este de parere ca o importanta deosebita ar trebui acordata pregatirii intregului personalului, atat a personalului din departamentul pentru relatiile cu publicul, cat si a celorlalti functionari din compartimentele primariei. Astfel, ar trebui organizate cursuri pentru perfectionarea personalului de specialitate cat si cursuri de instruire a personalului utilizator de tehnica de calcul din cadrul tuturor compartimentelor primariei

Domeniul relațiilor publice este foarte important la nivelul instituțiilor publice pentru că oferă posibilitatea acestora de a comunica cu publicul. De asemenea, prin relațiile publice se pot transmite informații despre tipurile de activități în folosul indivizilor și al comunităților, prestate de instituțiile publice. Marile asociații de specialitate în domeniul relațiilor publice dau mai multe definiții acestui domeniu:

“Practica Relațiilor Publice este arta și știința socială de a analiza tendințe, de a prezice consecințele lor, de a sfătui lideri de organizații, de a introduce programe planificate de acțiune care servesc atât interesul organizației cât și al publicului”

“Relațiile publice sunt un efort conștient și sistematic, bazat pe cercetare, dedicat câștigării înțelegerii și stabilirii și menținerii încrederii în rândurile publicului”

“Relațiile publice sunt efortul deliberat, susținut și planificat de a stabili și a menține înțelegerea reciproca între o organizație și publicul ei”

Analiza SWOT – efectuata in cadrul Primaria Municipiului Tecuci

Analiza SWOT a scos în evidență punctele tari și punctele slabe din institutia publica analizata pentru a facilita intelegerea problemelor existente si a barierelor care pot aparea in relatiile cu publicul, ingreunand practic buna circulatie a informatiilor si informarea publicului.

Puncte tari:

– calitatea resurselor umane evidențiată prin procentul ridicat al personalului cu studii

superioare din instituțiile publice;

– adoptarea celor mai eficiente metode de fidelizare a angajaților;

– deschiderea permanentă spre înnoire și perfecționare;

– capacitate de adaptare ridicată a resurselor umane la structurile funcționale specifice

reformelor care au avut loc în România;

– receptivitate și adaptabilitate la modificările cadrului legislativ și la diversitatea sarcinilor

de serviciu;

– încredere, respect loialitate pentru managerii și instituție publică ;

– autoritatea instituției;

– expansiunea sectorului IT&C;

Punctele slabe:

– dificultăți întâmpinate în aplicarea funcțiilor managementului;

– lipsa indicatorilor și criteriilor de evaluare;

– insuficienta promovare a instituțiilor publice și lipsa persoanelor specializate în acest

domeniu;

– lipsa unei culturi organizaționale;

– neaplicarea managementului calității totale;

– personal insuficient în raport cu volumul sarcinilor atribuite;

– fonduri insuficiente pentru formare profesională;

– concentrarea pe rezolvarea unor activități nerelevante mari consumatoare de timp;

– în desfășurarea activităților persoanele implicate se concentrează mai mult pe obținerea

rezultatelor decât pe procesul în sine;

– insuficiență resurselor alocate pentru rezolvarea problemelor edilitare și incapacitatea

instituției de a crea sisteme capabile să atragă capitaluri din surse alternative (programe

comunitare, bănci, fonduri de investiții etc);

– restricția impusă promovării în grade profesionale de Legea nr. 161/2003 care se referă

la vechime și procente de personal pe grade profesionale minimalizând competența

profesională și defavorizând promovarea tinerilor

– în managementul instituțiilor publice primează în foarte multe cazuri interesele personale

nu cele ale comunității;

– lipsa unor strategii de dezvoltare locală sau regională și a instituțiilor capabile să le

elaboreze;

– infrastructură inadecvată;

– dezvoltarea redusă a sistemelor informatice (un număr insuficient de calculatoare, multe

dintre ele depășite moral);

– dificultăți de comunicare interne ce generează o rezistență crescută la schimbare;

– existența sistemelor de comunicare informală;

– lipsa unui sistem de management al documentelor capabil să furnizeze informații

complexe în timp real sau cu decalaje mai mici de 7 zile;

– eficiența scăzută a utilizării resurselor alocate;

– lipsa unor strategii de marketing;

– utlizarea pe o scară relativ redusă a tehnologiilor avansate;

– imposibilitatea îndeplinirii criteriilor de eligibilitate pentru a deveni solicitanți în cadrul

programelor de finanțare comunitară;

– nivel de trai scăzut în comparație cu alte state membre ale Uniunii Europene;

Oportunități

– aderarea României la Uniunea Europeană cu beneficii în crearea unei administrații

eficiente și moderne;

– implementarea acquis-ului comunitar;

– accelerarea reformei instituționale generată de procesul de aderare;

– introducerea standardelor de management al calității în administrația publică;

– beneficii rezultate din experiența statelor membre UE;

– dezvoltarea parteneriatului public-privat;

– flexibilizarea cadrului legislativ;

– libera circulație a serviciilor și persoanelor;

– existența fondurilor europene destinate dezvoltării instituționale;

– existența programelor și proiectelor privind reforma administrației;

– cooperarea cu alte țări pentru formarea personalului din administratia publică prin

stabilirea de parteneriate;

– accesul funcționarilor/managerilor publici la obținerea unor burse guvernementale în

străinătate;

– posibilitatea realizării benchmarketingului relativ la organismele similare din statele

membre ale Uniunii Europene prin parteneriate, vizite de lucru, proiecte comune;

Amenințări

– gradul ridicat al migrație funcționarilor publici în alte sectoare;

– birocrație excesivă;

– rezistența la schimbare;

– capacitate limitată de implementare a politicilor publice;

– schimbarea partidelor de la guvernare;

– instabilitate legislativă;

– implicarea ridicată a forțelor politice în managementul public;

– nivelul diferențiat de de dezvoltare pe regiuni economice urban/rural.

Concluzia

Pe parcursul lucracrii prezentate s-au avut in vedere nu numai definirea si delimitarea conceptelor cheie utilizate, ci si incercarea redarii unui numar cat mai mare de exemple care sa faciliteze intelegerea subiectului abordat, evidentiindu-se totodata importanta dezvoltarii acestuia.

Managementul informatiei s-a dovedit a fi un subiect destul de amplu, captand atentia celor interesati nu numai prin prisma abordarilor teoretice sau resurselor informative, dar si prin complexitatea elementelor practice care se pliaza perfect pe toate bazele teoretice. O institutie in cadrul careia nu exista o buna organizare si coordonare la nivelul acestei ramuri de management, devine incapabila sa se dezvolte sau sa avanseze deoarece ar trebui inca de la inceput constientizarea rolul si importantei informatiilor. In alta ordine de idei, o institutie aflata in declin sau in imposibilitatea de a se dezvolta si de a-si atinge obiectivele propuse, este clar o institutie cu serioase deficite in ceea ce priveste circuitele informationale si fluxurile acestora.

Prin intermediul studiului de caz efectuat la nivelul municipiului Tecuci, jud: Galati, s-a dorit analizarea unei situatii existente in cadrul unei institutii publice si observarea problemelor de acest ordin. Concluziile l-a care s-a ajuns in urma analizarii rezultatelor studiului, au evidentiat faptul ca fiecare dezechilibru sau problema de ordin administrativ au ca punct de plecare un sistem managerial informational defectuos. Este foarte dificil, practic de ordin idealist, sa se ajunga la crearea unui astfel de sistem fara cusur, insa de-a lungul anilor s-a dovedit ca este posibil sa se atinga macar nivelul optim in acest sens, adica majoritatea obiectivelor propuse sa se concretizeze.

Consider ca ne aflam intr-o perioada in care mijloacele tehnologice incurajeaza si ofera o serie de avantaje si atuuri acestei ramuri a managementului, creandu-se practic cadrul propice dezvoltarii si consolidarii acesteia. Trebuie sa constientizam nu numai importanta si impactul informatiilor asupra tuturor domeniilor, ci si cautarea eficientizarii acestora deoarece desi informatia este in opinia mea baza societatii in care traim, utilizarea defectuoasa si proasta organizare produce pierderi mari al toate nivele sociale dar si stagnari si involutii ale sistemelor societatii.

Bibliografie:

=== RECLAMATIE-ADM-1 anexa ===

RECLAMAȚIE ADMINISTRATIVĂ

Către,

CONSILIUL JUDEȚULUI GALAȚI

Galați, CP. 800009, str. Domnească nr. 56, Bloc CRISTAL, Camera 12, Parter

Data …………………….

Stimate domnule,

Prin prezenta formulez o reclamație administrativă, conform Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, întrucât la cererea nr. ………….. din data de …………………………….. am primit un răspuns negativ, la data de ……………….……….., într-o scrisoare semnată de………………………………………………………..

(completați numele respectivului funcționar).

Documentele de interes public solicitate erau următoarele:

…………………………………………………………………….………………………………..

………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………….……………………………………

Documentele solicitate se încadrează în categoria informațiilor de interes public, din următoarele considerente:

…………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informațiile de interes public solicitate în scris / în format electronic, considerând că dreptul meu la informație, conform legii, a fost lezat.

Vă multumesc pentru solicitudine,

……………………………………..

(semnătura petentului)

Numele și adresa petentului …………………………………………………………………

Adresa ………………………………………………………………………………………………

Telefon (opțional ) …………………………………….

Fax (opțional …………………………………………..

=== RECLAMATIE-ADM-2 anexa ===

RECLAMAȚIE ADMINISTRATIVĂ

Către,

CONSILIUL JUDEȚULUI GALAȚI

Galați, CP. 800009, str. Domnească nr. 56, Bloc CRISTAL, Camera 12, Parter

Data ……………………………

Stimate domnule,

Prin prezenta formulez o reclamație administrativă, conform Legii nr. 544/ 2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, întrucât la cererea nr. ………. din data de …………………. nu am primit informațiile solicitate în termenul legal, stabilit de lege. Documentele de interes public solicitate erau următoarele:

…………………………….………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………

…………………………….………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………

Documentele solicitate se încadrează în categoria informațiilor de interes public, din următoarele considerente:

………………………………………………………..……………………………………..

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………..

Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informațiile de interes public solicitate în scris / în format electronic, considerând că dreptul meu la informație, conform legii, a fost lezat.

Vă multumesc pentru solicitudine,

…………………………………

(semnatura petentului)

Numele și adresa petentului ……………………………………………………………….

Adresa………………………………………………………………………………………………

Telefon (opțional ) …………………………………….

Fax (opțional) …………………………………………..