Managementul electronic al documentelor. [310918]

UNIVERSITATEA CREȘTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR”

[anonimizat]: [anonimizat]. UNIV. DRD. [anonimizat] 2011

UNIVERSITATEA CREȘTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR”

FACULTATEA DE RELAȚII ECONOMICE INTERNAȚIONALE

TEMA: Managementul electronic al documentelor.

Studiu de caz: [anonimizat]: [anonimizat]. UNIV. DRD. [anonimizat] 2011

CUPRINS

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Documentele dețin o [anonimizat], necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

[anonimizat] a [anonimizat] s-au confruntat cu el. [anonimizat], [anonimizat], dar și la asigurarea unui nivel superior de satisfacție a clienților acestora.

[anonimizat], o [anonimizat], între 3 și 8% [anonimizat] 40-60% din timpul de lucru al angajaților, 20-45% din costurile cu salariile și între 12 și 15% [anonimizat]. [anonimizat], [anonimizat], [anonimizat], își pun problema reală a gestionării eficiente a documentelor. Ignorarea continuă a [anonimizat], [anonimizat]. [anonimizat]-și împărtășească experiența neplăcută la cel puțin alte 5-6 [anonimizat].

Soluții pentru a preveni astfel de situații și pentru a reduce pierderile există și din ce în ce mai multe companii sunt interesate să adopte un sistem de management al documentelor și o arhivă electronică.

1.1 Definirea noțiunii de management al documentelor

Managementul documentelor este o tehnologie care a [anonimizat].

[anonimizat].

Un document se definește ca un pachet de date structurate în scopuri informaționale. [anonimizat]. Un document este o colecție de indicatori și reguli care pot angaja simultan un număr de componente informatice diferite și acțiuni. Acesta devine o resursă dinamică și poate fi orientat pro-activ către organizație, aducând integritate procedurală și informatică unei afaceri.

Din păcate, la momentul actual, în România, dar nu numai, renunțarea definitivă la arhiva fizică este un lucru imposibil, cauzele fiind multiple. Un prim aspect este cel al costurilor: crearea unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică și care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică (Legea nr. 135/15.05.2007) și normele tehnice și metodologice aferente, ar însemna pentru o companie asumarea unor costuri considerabile a căror rată de recuperare ar fi extrem de lentă, randamentul investiției rămânând un deziderat greu de atins. În acest caz, trebuind să răspundă concret cerințelor organismelor de control și audit ale statului, companiile preferă să-și păstreze documentele în clasica arhivă fizică. Pe de altă parte, schimbul de documente dintre respectiva companie și firmele partenere, dar și cu instituțiile statului nu se poate realiza doar în format electronic, acest mod nefiind unanim adoptat.

Demersurile oficiale de a impune acest model în mediul public datează de aproape un deceniu, însă mai sunt de făcut numeroase eforturi și etape de parcurs până când se va putea obține un rezultat vizibil la nivel național, așa cum se dorește.

Numeroase companii locale au ales deja să adopte soluția mixtă, respectiv dublarea arhivei fizice clasice cu una digitală, alimentată de un sistem informatic de management al documentelor. Se elimină astfel riscul pierderii documentelor, însă beneficiile adoptării unui sistem informatic de Document Management sunt mult mai numeroase.

Un exemplu în acest sens este analiza efectuată de firma Gartner. Astfel, conform Gartner, doar 1% din documentele arhivate de o companie într-o arhivă fizică sunt consultate frecvent, restul fiind accesate cu o frecvență redusă. Ce înseamnă aceasta pentru o companie care are, de exemplu, mai multe filiale, sedii, puncte de lucru, fiecare cu o arhivă proprie? Că accesul la respectivul procent de 1% documente este limitat, iar riscul deteriorării, dar și al pierderii acestora este foarte crescut. Desigur, există soluția multiplicării, însă aceasta înseamnă timp pierdut și costuri suplimentare implicite (printare/fotocopiere, expediere și, posibil, din nou, costuri de arhivare). Iar accesarea restului de 99% de documente din arhiva unei filiale din teritoriu de către un utilizator din sediul central rămâne o problemă reală.

În cazul arhivării digitale, toate aceste probleme dispar – un document electronic poate fi partajat cu ușurință între diverși utilizatori, prin intermediul internetului, în funcție de drepturile de acces ale acestora.

Un alt aspect sensibil este cel al securității accesării informației. Un sistem de Document Management corect implementat reduce considerabil riscul scurgerilor de informații critice pentru o companie, prin crearea unui sistem de accesare a documentelor clar configurat pe roluri/profiluri de utilizator. Sistemul poate fi astfel configurat încât să permită un număr limitat de operațiuni per utilizator (citire, modificare, editare, publicare etc.), să monitorizeze exact persoanele care accesează anumite documente cu regim special, să prevină și să blocheze accesarea acestora de către persoanele neautorizate, să semnaleze tentativele repetate ale acestora etc.

Pe de altă parte, un sistem de document management conține elemente de automatizare incluse în workflow-uri, care pot fi desenate și configurate astfel încât să răspundă optim necesităților de business, crescând eficiența angajaților și reducând sensibil riscul erorilor umane.

Practic, prin intermediul unui astfel de sistem, o companie cu mai multe filiale pe plan național poate beneficia de o arhivă unică, care poate fi accesată rapid, indiferent de locație. În plus, prin metodele specifice de indexare a documentelor (se creează un sistem de clasificare pe bază de metadate) se reduce considerabil timpul de căutare și identificare a documentelor.

Pe de altă parte, o arhivă digitală și o soluție de Document Management corect implementată pot constitui baza creării unui sistem de lucru colaborativ eficient, ceea ce, în condițiile creșterii rapide a gradului de mobilitate al angajaților, reprezintă un argument important.

Totodată, mai există un aspect important care trebuie luat în calcul și anume că 93% din totalul informației vehiculate în cadrul unei companii este în format electronic și provine din alte surse decât documente în format fizic digital. 70% din această informație nu este niciodată imprimată pe suport de hârtie, iar 80% din informațiile care circulă în cadrul unei organizații sunt informații nestructurate, care nu se pot regăsi în baze de date, formulare, rapoarte etc. (conform studiului „How Much Information “, realizat în 2003 de School of Information Management and Systems de la Universitatea Berkley.) Prin urmare, este firesc ca din ce în ce mai multe companii să aibă nevoie de soluții informatice dedicate managementului și arhivării e-mail-urilor, care să permită regăsirea cât mai rapidă a informațiilor relevante.

Pe de o parte, pentru a face respectiva informație cât mai rapid accesibilă pentru business, iar pe de alta pentru a răspunde nevoilor de conformitate cu reglementările și cerințele legislative specifice, din ce în ce mai numeroase și mai imperative. La acestea se adaugă și nevoia eliminării riscurilor de securitate, inerente oricărui tip de comunicare electronică.

Necesitatea unui acces sigur la documente a devenit un imperativ. Sistemele de Management al Documentelor asigură gestiunea automată a documentelor în format electronic, precum și administrarea fluxurilor de lucru cu astfel de documente.

O bună parte din sistemele ERP au încorporate componente/aplicații de management documente. Soluțiile în acest domeniu se circumscriu domeniului Enterprise Content Management (ECM).

1.2.Conceptul de Sistem de Management al Documentelor

Conceptul de Sistem de Management al Documentelor poate fi asimilat unui proces de administrare a documentelor unei organizații, prin conversia și stocarea tuturor documentelor, emise în unitate sau intrate din exterior, în format electronic și gestionarea acestora sub această formă, de la momentul creării/intrării până la arhivarea sau distrugerea lor.

Un astfel de proces este dependent de aplicații și instrumente software care asigură gestiunea automată a fișierelor ce conțin imaginea documentelor, care realizează legături între documente, asigură posibilitatea unui mod de lucru partajat/colaborativ cu aceste documente ori arhivarea automată a acestora, în arhive electronice.

De asemenea, procesul are integrat un sistem de mesagerie electronică care permite realizarea fluxurilor de lucru și schimbului de informații/documente între angajații organizației ori cu exteriorul.

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizațiile de orice tip în managementul documentelor stocate în forma electronică precum și de a realiza trecerea de la documente și organizări de documente (dosare, bibliorafturi) din forma tradițională pe hartie in forma electronică. Ele sunt si un mijloc prin care se gestioneaza foarte eficient proprietatea intelectuală a organizației, chiar business-ul ei, în documentele organizației răspândite în diverse rețele, pe diverse stații de lucru, servere, unele pe hârtie, altele în diferite conturi de mail, în filiale ale organizației, etc.

Aceste sisteme gestionează întregul ciclu de viață al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate în maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum și realizarea și stocarea fluxului acestui document în cadrul organizației, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entitați externe organizației.

Un modul important al unui astfel de sistem este modulul de registratură electronică, modul prin care se realizează înregistrarea electronică pe registrele organizației a tuturor documentelor la intrare sau ieșire, precum și a documentelor interne supuse regulamentului de înregistrare pe registre.

Un sistem modern de management al documentelor constă în stocarea, clasificarea și retragerea documentelor, a informațiilor, graficelor și a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice. Fiecare document primește un număr de înregistrare de tip index care cuprinde informații cum ar fi autorul, descrierea documentului, data creării și tipul aplicației utilizate. Aceste documente sunt în general proiectate pentru a fi arhivate pe discuri optice mai puțin costisitoare și care sunt disponibile în vederea accesării ulterioare dacă este necesar.

Documentele moderne electronice pot conține informații multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio și clipuri video, fiind numite documente compuse.

Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fi scanate, indexate și stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine și cele arhivate pot fi retrase în câteva secunde. Recunoașterea caracterului optic este utilizată pentru a „citi” documentele și pentru a ale transforma în fișiere text computerizate. Odată stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, secțiuni ale documentului pot fi tăiate și transpuse în alte documente.

Un sistem de management al documentelor devine esențial deoarece utilizatorii unei rețele încep să profite de avantajele acestei tehnologii.

Un sistem de management al documentelor poate ajuta o firmă în următoarele activități:

Să administreze documente distribuite și stocate în repertorii din cadrul firmei.

Să furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmărirea, modificarea, indexarea și căutarea documentelor.

Să administreze revizii ale documentelor și „încercări de audit” pentru a determina locul în care s-a aflat un document.

Să pună la dispoziție informații atât în interiorul cât și în exteriorul firmei.

Să faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul rețelelor guvernamentale și al Internetului.

Să efectueze imagini ale documentului și procesarea formularelor.

Să ofere un flux de activitate și tehnologie de grup pentru un management al documentelor orientat spre tranzacții și colaborare.

Astfel, firmele pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, să administreze electronic toate tipurile de documente de-a lungul întregului ciclu de viață al acestora, indiferent de format. Procesul include preluarea și producerea de documente pe suport de hârtie, electronice sau transmise prin fax, precum și urmărirea, arhivarea și retragerea documentelor și procesele fluxului de activitate.

Sistemul ar trebui să integreze managementul documentelor, procesarea acestora și fluxul de activitate într-un singur sistem. De exemplu, un document pe hârtie poate fi scanat și integrat în mesaje e-mail, documente imagine și text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui să fie dotat cu dispozitive de scanare de grup și de birou pentru transformarea documentelor pe hârtie în fișiere digitale care pot fi editate, stocate, transmise și retrase de utilizatori multipli din rețeaua firmei.

Sisteme de gestiune a documentelor, reprezinta un set de programe folosite pentru a urmării și a stoca documente electronice și/ sau imagini.

Sistemele de Document management oferă facilitați de stocare, metadate, securitate avansată, indexare, căutare si afișare documente. Astfel:

metadatele sunt stocate pentru fiecare document în parte.

Acestea pot fi, de exemplu, data la care documentul a fost introdus în sistem și utilizatorul care a realizat aceasta operațiune.

Sistemul poate de asemeni să extragă date din documente în diferite moduri: OCR (recunoaștere optică a caracterelor), ICR (recunoaștere inteligentă a caracterelor), BCR (recunoaștere coduri de bare), patch code (coduri de separare), batch code (coduri de lot documente), legatura bază de date externă, extragerea textului din documente electronice.

Extragerea de metadate (a întregului text disponibil în documente) favorizează modalitatea de căutare „full text”. Textul extras din document poate fi stocat ca si metadată sau stocat împreună cu imaginea sa, sau separat, ca resursă folosibilă în timpul căutarii într-o colecție de documente.

integrabilitatea este capacitatea sistemelor de document management de a face parte din alte aplicații și de a funcționa în cadrul acestora ca un modul, astfel încât utilizatorii să aibă percepția unui sistem unitar.

Aceștia pot vizualiza documente direct din repository-ul sistemului de management document, pot face schimbări, salva ca și nouă versiune fără a părăsi aplicația folosită și a o deschide pe cea de Document Management System.

Integrarea sistemelor este disponibilă în general pentru suita de tip "office", "e-mail" si "colaborativ". Se face folosind standarde deschise de genul ODMA, LDAP, WebDAV și SOAP pentru a permite integrarea ulterioară cu alte aplicații.

capturarea de date este procesul prin care se obțin date electronice din date existente în format fizic, prin scanarea documentelor, aplicarea de metode automate sau semi-automate de extragere a datelor (OCR, ICR, indexare).

indexarea este operația prin care documentelor le sunt atribuite un set de date unic de indentificare. În general aceste date sunt introduse de operatori sau preluate din baza de date și reprezintă criterii de clasificare a documentelor.

Indexarea este o operație realizată pentru a simplifica operațiunea de căutare și vizualizare a datelor. De aceea, o importanța critică o are crearea unei topologii de indecși.

stocarea documentelor implică și gestiunea lor și a ciclului de viață al acestora: cum sunt clasificate, unde sunt stocate, pentru cât timp, unde vor fi mutate, dacă vor fi distruse (șterse) și ce timp de viața au.

vizualizarea documentelor într-un context electronic poate fi o problemă.

Vizualizarea unui singur document după un criteriu unic este o operație simplă, dar devine complicată dacă utilizatorul caută documente folosind mai multe criterii, criterii de căutare parțială, fraze care pot apărea în context și expresii booleane.

Aceste operații se realizează folosind o structură de indecși implementată intern pe bază de date și utilizează, de asemeni, cât mai mult resursele de optimizare existente în sistemul de gestiune al bazei de date.

securitatea este vitală în cele mai multe sisteme de management document.

Aceste sisteme corespund unor standarde înalte de securitate, sunt integrabile cu soluții de semnatură digitala și soluții de criptare a datelor.

Unele sisteme au modul de gestiune a drepturilor date utilizatorilor, ce gestionează profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces pe categorii de documente.

mediul de lucru colaborativ: implementarea facilitații de "check in" – "check out" (luare document in editare) aduce Document Management System către mediul de lucru colaborativ, astfel un document luat în editare de un utilizator, va fi disponibil spre citire pentru ceilalți utilizatori până când utilizatorul activ va debloca documentul.

versionarea documentelor este un proces ce permite utilizatorilor să vizualizeze și să restaureze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru se face tot datorită procesului de "check in" – "check out").

Experții în managementul documentelor estimează că, în zilele noastre, un procent de aproximativ 90% din informațiile unei organizații  îl reprezintă documentele pe suport de hârtie sau o alta formă de informație nestructurată.

Mai mult, tehnologiile de Management al Documentelor disponibile astăzi necesită puține sau nici-o schimbare organizațională oferind în același timp beneficii uimitoare. De aceea, soluțiile de Document Management și Document Imaging au devenit necesități pentru organizații de orice marime.

Dacă avem în vedere conducerea unei afaceri, există de obicei un cost necunoscut de exploatare și menținere a unui sistem de evidența a documentelor pe suport de hartie. Gestionarea unui asemenea volum de documente este, pentru majoritatea, consumatoare de importante resurse (timp, oameni, spațiu), consum ce erodează chiar fundamentele afacerii.

Un exemplu în acest sens îl reprezintă studiul făcut de PricewaterhouseCoopers privind timpul și banii cheltuiți pe hârtie într-o organizație tipică a zilelor noastre:

Dintre toate hârtiile manipulate în fiecare zi într-un birou obișnuit,  90% sunt pur și simplu amestecate.

Un document este, în medie, copiat de 19 ori.

Companiile cheltuiesc 20 de dolari pentru a îndosaria un document, 120 dolari pentru a găsi un document greșit îndosariat și 220 dolari pentru a reproduce un document pierdut.

7,5% dintre documente se pierd, iar 3% din restul se îndosariază greșit.

Profesioniștii își petrec 5-15% din timp lecturând informația și până la 50% din timpul lor cautând-o.

Există peste 4 bilioane de documente pe suport de hârtie numai în SUA – cu o rata de creștere de 22% pe an.

În cazul firmelor românești, un scenariu în acest sens poate fi:

O organizație generează sau primește 50 de documente importante pe suport de hârtie pe zi, care trebuie să fie îndosariate.

50 Documente x 6 minute pentru fiecare document = 300 minute de îndosariere pe zi.

300 de minute pe zi = 5 ore de angajat  pe zi.

5 ore/zi de angajat x 20 lei/h (brut) = 100 lei/zi.

100lei/zi x 250 de zile lucratoare pe an = 25000 lei/an.

Daca o organizație generează aceste volume de documente, costurile asociate sunt exacte și exemplul prezentat este un excelent instrument pentru a arăta modul în care societațile pot economisi timp și bani prin implementarea unui sistem de management al documentelor (Document Management).

De exemplu, un IMM tipic poate primi sau genera doar 20  documente importante pe suport de hârtie pe  zi care trebuie să fie îndosariate. Folosind exemplul de mai sus, și  aceeași formulă de calcul, îndosariarea a 20 de documente/zi  intr-un sistem bazat pe suport de hârtie va costa până la 10000 lei pe an. Și acest calcul se referă doar la “costul de timp” al unui sistem bazat pe suport de hârtie – existând multe alte costuri ascunse asociate unui astfel de sistem: cheltuieli de arhivare într-o alta locație, spațiul de birou consumat, materiale de îndosariere și de distribuție, inclusiv cheltuielile corespondență.

Mai mult, în analiza de mai sus nu se ia in considerare faptul că, în sistemele bazate pe hârtie, nu toate documentele pot fi găsite. Fie că cineva a rătăcit un document sau acesta este asezat pe biroul altcuiva, documentele pierdute sau rătăcite costă organizațiile timp și bani. Deci, care este media documentelor pierdute sau rătăcite?

Potrivit aceluiași studiu realizat de PricewaterhouseCoopers, “7,5%  din totalul documentelor se pierd, iar 3% din cele ramase sunt rătăcite.” Acest lucru înseamnă că, în medie, aproximativ 1 din 10 documente nu pot fi recuperate atât de rapid pe cât ar trebui și aceasta în cazul în care sunt recuperate. Ducând raționamentul mai departe, documentele pe suport de hârtie se pot regasi într-un singur loc la un moment dat. Prin urmare, documentele sunt de obicei copiate și reîndosariate, ambele activități costând organizațiile o cantitate semnificativă de bani.

În general, un sistem de management electronic al documentelor este caracterizat de următoarele operațiuni sau funcții:

Achiziție Documente/ Date:

Se face prin adăugare directă (upload) sau prin scanarea documentelor de pe suport de hârtie. Programe de recunoașterea optică a caracterelor (OCR) sunt utilizate pentru a extrage metadate, pentru a automatiza indexarea sau pentru a crea imagini de tip text.

Indexare Documente/ Date:

Documentelor electronice obținute în urma scanării, importării sau în urma producerii lor de către utilizator, li se atașează un nume unic de identificare și mai multe metadate după care acestea vor putea fi usor regasit.

Indexarea există în special pentru a facilita regăsirea. Prin arhivare electronică se convertește informația nestructurată în informație ce poate fi accesată cu ușurintă.

Stocare Documente/ Date:

Este folosită pentru a înmagazina fișiere active, pentru a ușura modificarea și căutarea acestora, dar și pentru a arhiva fișierele inactive.

Regăsire Documente/Date:

Reprezintă funcționalitatea de bază a oricărui sistem de management electronic al documentelor. În general această funcție se realizează prin specificarea unui identificator unic (o metadată), a unei părți dintr-un identificator sau, în sistemele mai complexe, prin căutarea unui termen în conținutul documentului. Căutarea intoarce o lista de documente care corespund criteriului de căutare specificat, listă din care utilizatorul își selectează documentul dorit.

Distribuție Documente/ Date:

Se realizează prin accesarea în mediul electronic al documentelor stocate într-un format needitabil.

Integrare:

Multe sisteme de management al documentelor sunt integrate cu alte aplicații, în special suita de programe Office sau clientul de e-mail. Astfel, utilizatorul poate achiziționa, produce sau deschide documentele stocate în sistemul de management al documentelor direct din aplicațiile cu care acesta este integrat, le poate modifica și salva, totul fără a închide sau deschide aplicațiile cu care lucrează.

Metadate:

Sunt specifice fiecărui document indexat și reprezintă “date despre date”. Sunt utilizate pentru a regăsi cu ușurintă documentele indexate.

Există metadate extrase automat (tip document, data creării, cale etc) și metadate extinse, stabilite de catre utilizator.

Securitate:

Această funcție este vitală in multe aplicații de management electronic al documentelor. Securitatea poate fi implementată și modificată la un nivel granular, pe acțiune, document, utilizator, la nivel de administrator al sistemului, printr-un modul de administrare a drepturilor.

Workflow:

Se realizează prin automatizarea unor procese în cadrul sistemului de management electronic al documentelor. Pot exista workflow-uri ce se referă la modificarea automata a unor drepturi în funcție de anumite criterii prestabilite, la trimiterea automată de e-mailuri sau la crearea unor fluxuri de documente după anumite reguli.

Colaborare:

Este o funcție intrinsecă a oricărui sistem de management electronic al documentelor. Prin colaborare utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza sau modifica un document, de a adăuga adnotări și de a modifica metadate in timp real, sistemul păstrând un istoric complet al versiunilor de documente si metadate.

Principiul de bază al colaborării este acela că accesul pe un document este blocat pentru utilizatori atâta timp cât respectivul document se află în proces de modificare de către un alt utilizator.

Controlul versiunilor:

Este acțiunea prin care orice modificare adusă unui document prin procesul de “check out/check in” este salvată într-o nouă versiune a documentului respectiv, păstrându-se astfel un istoric complet al versiunilor unui document. Pot exista sisteme care pastrează un istoric al versiunilor de metadate.

Auditarea:

Reprezintă procesul prin care se menține un audit detaliat al tuturor activităților din sistem. Crearea, vizualizarea, editarea, ștergerea documentelor, autentificarea în sistem, acțiunile administrative etc, sunt înregistrate automat în cadrul sistemelor de management al documentelor.

1.3. Necesitatea adoptării soluției de management al documentelor

Este necesară adoptarea soluției de management al documentelor în cazul în care în cursul activității o firmă întâmpină următoarele probleme:

Când intervin întârzieri repetate din motive administrative

Dacă durează prea mult timp redactarea, completarea, ordonarea documentelor

Aceleași date trebuie scrise de două sau de mai multe ori de către persoane diferite

Regăsirea documentelor necesită prea mult timp

Sarcinile administrative sunt excesiv de împovărătoare

Lipsa resurselor necesare pentru a administra în timp util documentele

Dacă apar pierderi de informații

Dacă se dorește securizarea informațiilor firmei

Sancțiunile din partea conducerii firmei vizează ineficiența gestionării documentelor.

Având în vedere că importanța documentelor crește, devenind tot mai insistentă, administrarea acestora devine o activitate esențială, la nivel de organizație.

Documentele neplanificate și neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaționale și chiar pot afecta creșterea organizațională până în punctul în care organizația nu mai poate înainta. De aceea, managementul corespunzător al documentelor poate ajuta o organizație să atingă niveluri fără precedent în ceea ce privește controlul, inspecția și avantajul competitiv.

Organizațiile sunt în prezent forțate să își examineze nevoile și țelurile și să revizuiască tipul și natura informațiilor colectate și să stabilească o procedură de utilizare a documentelor.

Managementul documentelor oferă accesul rapid la versiunea corectă a unui document din cadrul organizației pentru a satisface cerințele de dezvoltare organizatorică ale acestui mediu bogat în informații.

Pe de altă parte, beneficiile managementului documentelor sunt :

Creșterea productivității. Prin intermediul unui web browser și al accesului client/server, informațiile esențiale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu în cadrul întregii organizații.

Reducerea costurilor globale. Utilizând capacitatea de stocare electronică a datelor și cele de arhivare cuprinzătoare, costurile asociate cu chestiuni globale și legale legate de păstrarea documentelor pe format de hârtie sunt eliminate.

Acces uniform la informații. Indiferent de forma în care este arhivat documentul, informațiile esențiale pentru organizație sunt accesibile organizațiilor afiliate prin Internet și aplicații de tip portal.

Administrarea tuturor informațiilor. Toate tipurile de fișiere în grupuri logice și indexuri sunt combinate și deci capturate în cadrul unui repertoriu electronic central.

Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe, reducând erorile și economisind timp.

Acces rapid la informații. Bazele de date vaste sunt legate între ele prin etichetare automată, astfel încât utilizatorii pot localiza informațiile în doar câteva secunde.

Vizualizarea clară a informațiilor. Documentele sunt clarificate și scanate, astfel încât nu există întrebări cu privire la precizia datelor.

Management riscuri. Regulile de reținere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului, astfel încât riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reținere automată a documentelor legale.

2. GESTIUNEA ELECTRONICĂ A DOCUMENTELOR

2.1 Istoricul gestiunii electronice a documentelor

Primele documente ale omenirii sunt reprezentate de inscripțiile de pe pereții peșterilor. Documentele din prezent sunt inscripții virtuale, electronice, criptate și transmise cu ajutorul computerelor, al serverelor, al Internetului, accesibile în câteva secunde de oriunde din lume.

Prima formă de gestiune a documentelor au fost fișetele. Inventate in anul 1889, acestea s-au dovedit a fi utile în păstrarea și ordonarea documentelor. Odată cu trecerea timpului și înmulțirea numărului de documente folosite de companii, aceste fișete și-au pierdut utilitatea, ocupând prea mult spațiu în birouri.

Revoluția în gestiunea documentelor a fost facută, de apariția computerelor și a rețelelor locale.

Odată cu dezvoltarea și utilizarea computerelor  se dezvoltă și serverele, care au oferit posibilitatea salvării documentelor în format electronic.  Pentru a indeplini cât mai multe nevoi și pentru a mări spațiul virtual de stocare au aparut și mainframe-urile, al caror scop este centralizarea informațiilor și procesarea activității organizațiilor mari.

Deși PC-ul și rețeaua locală au constituit schimbări decisive in lumea documentelor, acestea nu au fost suficiente intrucât nu ofereau posibilitatea organizării și protejării documentelor. A apărut astfel necesitatea dezvoltării aplicațiilor de gestiune electronică a documentelor. Aplicațiile de acest tip s-au modelat și perfecționat continuu pentru a satisface pe deplin necesitațile utilizatorilor.

Motoarele de căutare au fost integrate în aplicațiile de gestiune electronică a documentelor întocmai pentru a facilita accesul rapid la documente și informații.

Scanner-ul a avut o contribuție foarte importantă în gestiunea documentelor în interiorul companiilor. Documentele primite de la clienți, facturi de furnizor, contracte au putut fi transformate in documente electronice.

Și totuși, toate aceste salturi tehnologice nu au fost indeajuns. Internetul a dus la apariția serviciului de tipul Software as a Service.

Gestiunea documentelor prin tehnologia SaaS este o soluție simplă, care nu necesită investiții din partea companiilor care o adoptă. Serverele și componentele hardware sunt oferite de furnizorul serviciului, aplicația poate fi accesata în câteva secunde, iar documentele sunt protejate.

Dacă începutul Gestiunii Documentelor a rămas salvat pe pereții reci ai peșterilor, prezentul s-a ambiționat în a oferi flexibilitate, acces rapid, securitate a documentelor și costuri reduse.

2.2 Procesul de gestionare a documentelor organizației

Deciziile importante cer schimbări importante iar o schimbare poate avea succes prin pași mărunți și atent planificați.

O decizie de implementare a unei aplicații de management electronic al documentelor reprezintă un proces în care detaliile nu trebuie ignorate.

Astfel, se au în vedere diferitele fluxuri ale documentelor, din momentul în care documentul intra în companie și până la arhivarea acestuia.

Intrucât schimbarea presupune implementarea unei aplicații software, trebuie avut în vedere și ceea ce ofera infrastructura tehnica a companiei.

Planul de integrare a soft-ului în activitatile zilnice ale companiei este următorul element ce trebuie avut în vedere iar acesta presupune luarea in calcul a trei aspecte principale:

Aspectul funcțional. Pot fi investigate:   procesele din interior si modul lor de desfasurare    (cum ar fi workflow-ul unui document), structura organizationala de tip piramida a intregii companii sau a diferitelor departamente.

Aspectul Tehnic. Inventariaza sistemul tehnic existent (software, hardware) si cel necesar pentru implementarea aplicatiei, performanta tehnica si observatii pentru viitor;

Aspectul Administrativ. Aici pot fi incluse asteptarile privind programul de lansare al aplicatiei, testare, training, documentatie, suport si intretinere.

Aplicatiile de gestiune electronica a documentelor s-au modelat si perfectionat continuu pentru a satisface pe deplin necesitatile utilizatorilor.

Internetul a dus la aparitia serviciului de tipul Software as a Service. Gestiunea Documentelor prin tehnologia SaaS este o solutie simpla, care nu necesita investitii din partea companiilor care o adopta. Serverele si componentele hardware sunt oferite de furnizorul serviciului, aplicatia poate fi accesata in cateva secunde, iar documentele sunt protejate.

Manipularea si gestionarea documentelor se întrepãtrund cu activitatea zilnicã din cadrul unei organizatii. De la actele constitutive, la cele de naturã financiarã, juridicã si pânã la corespondenta zilnica, toate trebuie gestionate într-un mod care sã eficientizeze procesul de afaceri.

Implementarea unei solutii informatice care sã realizeze acest proces s-a impus în ultima perioadã ca o soluție salvatoare.

Viteza de prelucrare a datelor, capacitatile mari de stocare disponibile pe piata, calitatea echipamentelor de scanare si a aplicatiilor de recunoastere de text (OCR) constituie tot atâtea argumente în favoarea trecerii sistemului cãtre mediul electronic.

O solutie de managementul documentelor oferã trei avantaje esențiale: economie de timp, spatiu si resurse umane.

În conditiile unui mediu de afaceri dinamic si a fluxului crescând de informații vehiculate atât în interiorul unei organizatii, cât si în exterior, un sistem performant de managementul documentelor, proiectelor si cunostintelor influenteazã în mod esential managementul timpului de lucru. Pe de altã parte, reducerea ponderii hârtiei în circulatia documentelor genereazã reducerea substanțialã a spatiului de depozitare a arhivelor.

Piata româneascã cunoaște o înflorire a ofertei – de la produse hardware si aplicatii simple, standardizate, care permit simpla transformare a imaginii în text si stocarea acestuia din urma în calculator si pânã la aplicatii complexe, personalizate, care permit recunoasterea tipului de informatie continut de imaginea scanatã, stocarea acesteia într-o bazã de date adecvatã, accesarea, modificarea si distribuirea cãtre/de cãtre utilizatorii autorizati. Din aceste perspective întâlnim atât jucãtori de talie multinationalã (Kofax, Scala, HP, Fujitsu-Computers, Xerox etc.), cât si firme cu caracter local, dezvoltatori de aplicatii „la cerere” (CG&GC, Wittmann & Partner, Sobis, Cybernetics, UTI etc.).

Pentru cã multe documente se regăsesc la ora actualã în mediul electronic, sunt utilizate în acest mediu, fãrã ca, în unele cazuri, sã fie transferate pe suport tipãrit, functii de gestionare a documentelor le regãsim si în solutiile producãtorilor de aplicatii de tip EAS (Siveco, TotalSoft, Oracle, SAP etc.).

Un produs de gestionare a informațiilor este o soluție informatică de colaborare, care ajută zilnic mii de organizații din lumea întreagă să-și îmbunătățească gradul de inovație și calitatea produselor, reduce costurile și timpul de scoatere pe piată a produselor, în deplină conformitate cu standardele industriale.

Pentru a introduce o astfel de soluție se începe cu un audit al resurselor organizației respective, stabilirea proceselor interne și externe ale organizației și al modului de circulatie a informației și a resurselor și apoi implementarea propriu-zisã a soluției.

Optiunea pentru implementarea uneia dintre solutiile de management al documentelor nu este suficientã pentru a eficientiza procesele de afaceri. Organizatiile trebuie sã adopte în primul rând un sistem teoretic prin care se desfãsoară acest proces. Modul în care sunt manipulate documentele nu poate să cadă în sarcina unui singur departament. El este rodul experientei tuturor factorilor implicati în activitatea organizatței, coroborat cu prevederile legale în domeniul creerii, distribuirii și arhivãrii documentelor.

Primul pas de care trebuie să se tină cont înainte de implementarea unei soluții de managementul documentelor este rezistenta umanã la schimbare (proiectele de succes trebuie sã aibã sprijinul managementului, în asa fel încât angajaților să li se ceară să lucreze centralizat.

Implementarea sistemelor de management al documentelor nu înseamnă și nu va însemna pentru o lungă perioadă disparitia documentului scris. Înseamnã numai o abordare eficientã din punct de vedere al fluxurilor informationale din cadrul organizației si în relatiile sale cu exteriorul.

Dezvoltarea tehnologicã și rãspândirea telefoniei celulare a adus în rândul comunității de afaceri noi surse de apariție a documentelor de afaceri: asistenții digitali, telefoanele de afaceri etc. Sunt noi spații în care migrează informațiile organizației.

Introducerea semnãturii digitale și în legislatia și practică juridică româneascã au creat de asemenea posibilitatea ca anumite documente să fie redactate, remise destinatarului și stocate într-un mediu electronic, având puterea juridicã a unui document scris.

Toate acestea aduc permanent noi provocări conducerii organizațiilor care trebuie să realizeze și să adapteze regulamente de gestionare și manipulare a informației capabile, pe de o parte, să creeze fluxuri sănătoase de documente, iar pe de altă parte, sã integreze într-un sistem coerent documente născute în medii eterogene.

Odată ajuns într-un sistem, documentul trebuie stocat. Pentru stocarea pe termen lung a unui document există numeroase dispozitive de stocare. Mai presus de toate, documentele trebuie stocate în format diferit de cel propriu pentru a asigura siguranța acestuia pe viitor.

În prezent, există cinci opțiuni de stocare, după cum urmează:

Medii magnetice (hard drives). Dispozitivul poate fi utilizat pentru a stoca un număr ridicat de documente și poate furniza un timp de răspuns scurt. Totuși, mediile magnetice conțin părți mobile și datele stocate pot fi complet șterse prin defecțiuni mecanice.

Stocare magnetic-optică (disc MO). Dispozitivul implică tehnologia magnetică și optică pentru a obține o densitate foarte ridicată a datelor. Principala limitare a discurilor MO este că sunt mai lente decât dispozitivele hard disk și pot fi supuse defecțiunilor mecanice.

Compact discuri (CD). Pe aceste dispozitive, informația digitală este codificată ca o serie de puncte microscopice pe suprafața reflexivă a unui din disc din aluminiu. CD-urile oferă un mediu sigur și securizat care poate asigura stocarea pe termen lung a imaginilor. Mai mult, CD ROM nu necesită hardware sau software specializate pentru retragerea informațiilor. Dezavantajul principal al acestui mediu de stocare este reprezentat de capacitatea limitată de stocare.

Disc Video Digital sau Disc Versatil Digital (DVD). DVD ca generație a tehnologiei optice de stocare pe disc, este semnificativ mai mare și mai rapid decât un CD și poate stoca mai multe informații, inclusiv date video, precum și audio și logice, arhivând datele în mod similar unui CD pe un spațiu fizic.

Permite accesul aleatoriu al oricărui punct de pe disc. DVD-urile au sprijinul larg răspândit și fără precedent al celor mai mari companii electronice.

Dezavantajele acestui mediu sunt costul ridicat și lupta cu standardele, deoarece diferiții producători apelează la diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripționate.

On Write Once, Read Many (WORM). Datele Worm sunt permanente și pot fi citite ori de câte ori este nevoie.

Acest mediu nu este disponibil oricum și necesită hardware și software specializat pentru a fi operat. Nu este recomandat datorită numărului limitat de companii care furnizează materiale și asistență pentru acest tip de tehnologie.

2.3 Arhivarea electronică

Arhivarea electronică este procesul de scanare a documentelor, transformarea lor într-un format TIFF sau PDF, apoi stocarea acestora într-un sistem EDM (Electronic Data Management – Administrator electronic de date), în așa fel încât să poată fi regăsite rapid și ușor prin intermediul unei informații de tip index sau metadate capturate din documentul original.

Avantajele folosirii unui sistem de arhivare sunt numeroase: de la integrarea tuturor documentelor într-o singură interfață a companiei și administrarea facilă a acestora, la posibilitatea trasabilității unui document, prin stabilirea fluxului de lucru pe care trebuie să-l parcurgă un document în cadrul companiei, la avantajul reorganizarii arhivei într-un mod logic, păstrându-se aceeași structura de organizare (cabinete, bibliorafturi, dosare, documente), până la securizarea accesului la documentele arhivate, cu drepturi de vizualizare și accesare ierarhice.

Beneficiile sunt:

• Reducerea riscului de pierdere și deteriorare a documentelor;

• Economii de timp la crearea și regăsirea documentelor;

• Mărirea productivității angajaților;

• Posibilitatea dezvoltării de strategii de lucru colaborativ;

• Economii în gestionarea documentelor;

• Micșorarea timpului ciclurilor de lucru;

• Reducerea consumului de hârtie și consumabile aferente printării/copierii;

• Economii de spațiu în birouri;

• Scăderea costurilor generate de închirierea/extinderea spațiilor necesare arhivării documentelor în format fizic;

• Creșterea gradului de securitate al accesului la informație;

• Mărirea satisfacției clientului.

O aplicație esențială pentru partea de back-office o reprezintă sistemul de management al documentelor existent la nivelul firmelor, acesta constituind un mijloc de sprijinire a capacității de a oferi servicii online și de a eficientiza activitatea firmei care oferă asemenea servicii, prin intermediul instrumentelor specifice tehnologiei informației.

Ca urmare a adoptării Legii privind arhivarea documentelor în formă electronică a apărut necesitatea unei soluții de arhivare, cu trecerea tuturor documentelor în format electronic în baza unui nomenclator de arhivă definit de instituție. Aceste documente pot proveni din registratură, pagina de internet a instituției sau e-mail și, de asemenea, vor exista documente fizice ce vor necesita scanare pentru a fi introduse într-o bază de date comună.

Odată constituită arhiva electronică, vor exista „unelte” de regăsire a documentelor din cadrul acesteia, atât la nivel de date generale, cât și la nivel de conținut.

Beneficiile sunt:

• Îmbunătățirea timpului de răspuns la cererile clienților și o mai bună comunicare cu aceștia;

• Evidența și circulația electronică a tuturor actelor intrate/eliberate;

• Transparență în activitatea personalului;

• Soluție integrată, lucru colaborativ și unitar;

• Posibilitatea de arhivare electronică ulterioară a documentelor;

• Facilități sporite pentru regăsirea rapidă a tuturor documentelor, chiar și după un timp îndelungat.

Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronică a informațiilor și documentelor din cadrul unei companii se referă la simplificarea fluxului informațional și reducerea costurilor operationale.

Pe termen lung, productivitatea și eficiența angajaților va creste ca urmare a simplificarii procesului de căutare și acces la informație; astfel, acțiunile lor se vor baza pe decizii mai bune și mai eficiente.

Timpul de regăsire a informațiilor dispersate se reduce la minim, iar toate informațiile necesare și relevante sunt aduse într-un singur loc. Și pentru ca datele statistice sunt extrem de relevante se poate spune că firmele care au ales să-și gestioneze informațiile și documentele printr-o solutie de arhivare electronică au inregistrat costuri de arhivare mai scăzute, de până la 70%.

Arhivarea electronică ofera un grad sporit de sigurantă în ceea ce privește păstrarea confidențialității informațiilor.

Furnizorul serviciului se obligă să pastreze documentele într-un format criptat, iar cheia pentru decriptare este detinută de un administrator.

De asemenea, accesul la documente se face numai pe baza unei documentații specifice, iar administratorul poate fi urmarit penal dacă divulga cheia de decriptare unor persoane neautorizate, iar accesarea, modificarea sau copierea informațiilor din arhiva electronică de către persoane neautorizate se pedepseste cu inchisoare de pana la 15 ani. Legea a trasat totodata și cerințele pentru administratorul de arhivă electronică. Arhivatorul trebuie să fie autorizat de către Ministerul Comunicațiilor și Societații Informaționale, iar centrul de date în care acesta va intreprinde activitatea de arhivare trebuie să fie certificat de către aceeași autoritate.

In România, nivelul de informare asupra prevederilor cadrului legislativ, precum și a avantajelor pe care un serviciu de arhivare electronică le poate aduce este însa unul scazut.

Companiile trebuie să știe că recurgerea la arhivarea electronică aduce beneficii importante, atât din punct de vedere al costurilor, cât și al timpilor de regasire al documentelor. Spre exemplu, arhivarea pe suport hârtie a 100 de facturi costă 12 euro. Dacă se recurge la arhivarea electronică costul scade la mai putin de 10%, până la sub 1 euro.

Marile avantaje ale sistemului de arhivare electronică in cadrul unei companii sunt:

–          Simplificarea fluxului informațional;

–          Reducerea costurilor operaționale;

–          Creșterea eficienței angajaților ca urmare a simplificarii procesului de căutare și acces la informație și totodata a scăderii dramatice a timpului alocat acestui proces;

–          Viteză mare de acces la informații;

–          Accesul la documente din orice locație;

–          Mărirea securiății prin controlul accesului la informații;

–          Reducerea riscului de a se pierde informații;

–          Economia de spatiu;

–          Economia de hârtie.

2.4. Procesul de clasificare a documentelor

O clasificare precisă și de încredere este esențială. Pentru a utiliza cât mai bine informațiile deținute în seturi de documente eterogene, ierarhia termenilor de clasificare trebuie să poată fi ușor navigabilă. O definiție exactă a termenilor de clasificare facilitează căutarea documentelor. Cu cât este mai mare colecția de documente, cu atât devine și clasificarea mai importantă.

În general, există două tipuri de metodologii de clasificare:

Gruparea. În cazul acestei metode, documentele sunt grupate în funcție de diferite sisteme metrice, în general după densitatea cuvintelor. Acest lucru poate determina un număr de grupuri mai mici care nu sunt întotdeauna vizibile sau utile.

Clasificarea pe bază de taxonomie, pe baza regulilor. Această clasificare necesită definirea unor clasificări prestabilite și ulterior utilizarea regulilor de clasificare a documentelor; oferă o paradigmă transparentă, repetabilă și flexibilă care ajută navigarea.

Metodele de grupare nu sunt potrivite pentru seturi de documente mari și complexe. Cea mai bună metodă de clasificare a documentelor este reprezentată de clasificări proiectate de specialiști care pot fi aranjate într-o ierarhie clară.

La clasificarea documentelor, este necesar, în primul rând, un nivel general de cunoștințe cu privire la clasificări și subiectele care vor fi utilizate. Instrumentele automate trebuie să cunoască subiectele care vor fi desemnate documentelor. Aceste cunoștințe sunt esențiale pentru optimizarea calității rezultatelor procesului de clasificare.

În al doilea rând, există necesitatea cunoștințelor legate de o clasificare detaliată. Cunoștințele de clasificare sunt un compus de cuvinte și expresii asociate cu un anumit câmp de subiecte. Cunoașterea semnificației relative a acestor cuvinte și expresii este esențială pentru succesul clasificării documentelor. Decizia de clasificare se bazează pe observații subtile, înțelegerea și evaluarea dovezilor disponibile în text. De aceea, trebuie să existe suficiente dovezi pentru justificarea deciziei. În cele din urmă, există necesitatea de a înțelege că unele documente nu vor fi niciodată clasificate corect, în funcție de termenii existenți ai unui cadru de lucru. Există lipsuri și limitări ale oricărei taxonomii de termeni de clasificare, astfel încât rezultatul „probabil” corect va fi cel mai bun răspuns care poate fi așteptat de la cele mai bune instrumente de clasificare. De aceea, instrumentele de clasificare ar trebui proiectate pentru a ajunge la decizii care să ofere rezultate probabilistice care exprimă suficientă încredere și nu convingere absolută.

3.SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

3.1. Soluții pentru managementul documentelor

INDUSTRIAL SOFTWARE oferă o soluție performantă și inovativă pentru managementul documentelor la nivelul instituțiilor de administrație publică: INDSOFT-INFOCET pune la dispoziție module specifice și scalabile, sprijinind patru din cele cinci nivele de sofisticare posibile: postarea informațiilor online, interacțiune unidirecțională, interacțiune bidirecțională, personalizare și pro-activitate.

Raportat la circuitul documentelor (petiții, dispoziții, certificate etc.) și la relația survenită cu cetățeanul în acest context, activitatea în cadrul Administrației Publice Locale este una complexă.

În funcție și de mărimea instituției publice, cantitatea de documentație necesară care circulă între diverse departamente și cetățeni, precum și trasabilitatea acesteia, impun necesitatea eficientizării proceselor interne și a fluxului de documente specific activității instituției, solicitând un control mai bun al ciclului de viață al documentelor prin urmărirea lor de la depunerea la registratură, la soluționare și arhivarea electronică.

Astfel se reduc: birocrația, timpul de transfer de la un departament la altul, cantitatea de dosare arhivate, crescând ușurința căutării în acestea.

Firma INDUSTRIAL SOFTWARE propune o soluție dedicată, INDSOFT-INFOCET – parte a sistemului integrat INDSOFT (ERP, Salarizare, Impozite și Taxe, Evidența contractelor, Proiecte și Investiții, Patrimoniu, Registru Agricol, Infochioșc și Portal).

Principalele sale atu-uri sunt: ușurința în utilizarea aplicației, instruirea rapidă a utilizatorilor, experiența furnizorului în implementarea acestui tip de soluții și, nu în ultimul rând, costurile reduse ale soluției. Un alt avantaj este interfața prietenoasă a aplicației, care facilitează utilizarea acesteia și de către persoane care nu au cunoștințe avansate în domeniul calculatoarelor.

Aplicația permite înregistrarea tuturor documentelor, monitorizarea circulației acestora, stocarea și regăsirea lor. Orice document din registratură poate fi trimis spre rezolvare, consultare, aprobare, persoanelor abilitate, iar apoi poate fi expediat după soluționare (dacă este cazul).

Soluția software include o serie de module adiacente, care răspund cerințelor legislative și specificului activităților din cadrul administrației publice. Spre exemplu, modulul de Urbanism gestionează crearea, urmărirea și listarea de Certificate de urbanism, Autorizații de construcție, Autorizații de desființare și Acorduri unice. Dosarele aflate pe rol în instanțele de judecată sunt urmărite cu ajutorul modulului Juridic, care gestionează înregistrarea dosarelor, urmărirea termenelor, a citațiilor, a sentințelor și eventual prejudiciile acelui proces. Există module dedicate pentru programarea Audiențelor la persoanele din conducerea instituției și pentru evidența Hotărârilor Consiliului Local și a Dispozițiilor primarului.

O facilitate importantă a modulului de Registratură sunt registrele speciale, care permit urmărirea petițiilor și a cererilor de acces la informație publică, conform legilor în vigoare. De asemenea, de un mare ajutor sunt Statisticile și rapoartele cu situația documentelor înregistrate, operate și expediate în cadrul unui anumit departament sau relaționat cu o persoană.

O altă provocare pentru sistemul de management al documentelor sunt instituțiile care își desfășoară activitatea în cadrul mai multor locații distincte, amplasate în diferite zone ale orașului, înregistrarea documentelor în registrul unic al instituției realizându-se independent la fiecare sediu.

Cu INDSOFT-INFOCET modul în care utilizatorii găsesc și partajează informații este mult simplificat și optimizat, prin eliminarea timpului de căutare a unui document depus la un alt sediu și, de asemenea, prin reducerea convorbirilor telefonice pentru solicitări de informații și clarificări între sedii.

Consecința directă a folosirii acestei aplicații este că, o dată ce un document a fost înscris în registratură, în mod automat se actualizează și registrele speciale (de petiții, de acces la informații publice, precum și cel privind transparența în administrația publică).

Soluția INDSOFT-INFOCET asigură automatizarea fluxului de documente, crescând productivitatea angajaților și asigurând un nivel ridicat de coerență a datelor.

Gestionarea și eficiența informațiilor în cadrul oricãrei organizații este o activitate complexã și dificil de realizat, dar reprezintã una dintre bazele funcționãrii.

Preocuparea permanentã pentru creșterea eficienței determinã companiile sã se orienteze din ce în ce mai mult spre produse informatice prin care sã poatã rezolva aceste aspecte.

Indiferent de natura activitãtii desfãsurate în cadrul organizatiei, sistemul SIVADOC oferã o platformã comunã care unificã oamenii, procesele si informatia, în scopul fluidizãrii circuitului documentelor, facilitãrii accesului la informatii dar totodatã si al protejãrii împotriva accesului neautorizat. Beneficiarii directi ai îmbunãtãtirii fluxurilor interne de comunicare a informațiilor sunt în egalã mãsurã organizatia în sine, prin cresterea eficienței operaționale și scãderea costurilor de procesare a documentelor, dar și clienții acesteia, care vor fi rãsplãtiti prin servicii mai eficiente, îmbunãtãtirea comunicãrii și transparentei.

Sistemul SIVADOC asigurã centralizarea și punerea la dispoziția întregii organizații a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura acestora, fie ele simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate și chiar imagini, care stau la baza derulãrii activitãtii.

SIVADOC este destinată fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații și gestionării eficiente a avalanșei informaționale din cadrul unei organizații moderne. Sincronizarea dintre echipele de lucru ale organizației dar și în interiorul fiecărei echipe, complexele operațiuni de arhivare și catalogare a documentelor, posibilitatea consultării unor versiuni anterioare ale acestora și mai ales definirea efectivă a fluxurilor de lucru sunt activități ce necesită un grad maxim de rafinare, astfel încât să se obțină beneficii maxime, în cel mai scurt timp posibil și cu efortul minim.

Știința informării prevede trasarea unui circuit informațional foarte coerent în cadrul companiei, fără de care orice dezvoltare este amenințată cu eșecul sau cu factorul aleatoriu. Potrivit acesteia se asigurã organizarea riguroasã și controlul accesului la documentele din arhivã prin acordarea de drepturi de acces stricte, indiferent de natura documentelor și de modalitatea de intrare a acestora în sistem: scanare a documentelor în format tipãrit; documente generate în interiorul organizației; pe baza sabloanelor standard de documente; import din sisteme de poștã electronicã; preluarea din alte sisteme informatice.

Modalitatea de organizare a documentelor organizației este arborescentã, în sertare, dosare și documente, asemãnãtoare unui sistem de fisiere standard și oferã flexibilitate pentru adaptarea perfectã la necesitãtile practice si preferințelor utilizatorilor.

Mecanismele de arhivare oferite de sistemul SIVADOC funcționeazã în conformitate cu cerințele exprimate în reglementãrile în vigoare. Este posibilã transpunerea documentelor din fondul arhivistic al organizației în format electronic, optiune care asigură: reducerea spatiului de stocare; siguranța menținerii în condiții optime a documentelor din arhivã, fãră riscul deteriorării acestora; efientă prin regãsirea și accesarea în timp cât mai scurt a documentelor necesare la un moment dat, facilitate disponibilã și pentru documentele de uz curent: spațiu de stocare redus.

SIVADOC vine atât în întâmpinarea organizațiilor ce dețin certificãri în sisteme de management al calitãții și utilizează deja formulare standardizate cât si al celor care se pregãtesc în vederea certificãrii, oferind suportul informatic pentru organizarea și uniformizarea activitãtii.

Crearea documentelor bazate pe formate standard devine foarte simplă, prin utilizarea mecanismului de generare automatã a documentelor. În momentul în care un utilizator va dori să creeze un nou document care să respecte un anumit format standard, tot ceea ce trebuie să facă este să selecteze din lista de tipuri de documente pe cel potrivit, să completeze câteva informații, după care sistemul va genera automat noul document respectând formatul stabilit anterior prin șablonul corespunzător.

Mecanismele oferite de căutare simplã sau căutare avansată în depozitul de documente se adaptează oricărui nivel de cunostințe în utilizarea calculatorului ale beneficiarilor, precum și necesiăților de a realiza filtrãri bazate pe criterii de complexități diverse.

SIVADOC oferă un mediu de colaborare unitar și controlat pentru toți angajații, începând de la coordonatorii activitãților și pânã la utilizatorii obisnuiți, asigurând standardizarea și optimizarea fluxurilor de procesare sau de aprobare desfãsurate în cadrul organizației. Coordonatorii pot superviza desfãsurarea activitãtilor pentru care sunt responsabili și primesc notificãri în momentul în care acestea se abat de la parcursul normal (de exemplu se depãsește un termen limită ce a fost stabilit sau un anumit utilizator a refuzat să finalizeze instrucțiunea de lucru primită).

Mecanismul de securitate a accesului este unul complex și robust, care asigurã: accesul controlat la orice nivel al Depozitului de documente; accesul controlat la functionalitățile sistemului, în funcție de rolul utilizatorului; utilizarea mecanismelor de semnătură electronică; transmiterea în mod securizat a informațiilor dacă se dorește accesarea aplicației din afara companiei sau din locații distribuite; integrarea cu sistemul de utilizatori existent în organizație, prin utilizarea standardului LDAP.

Pentru a oferi organizațiilor toată flexibilitatea în alegerea soluțiilor utilizate și pentru a respecta preferințele sau competențele deja acumulate de către specialiștii în infomatică ai organizației, produsul SIVADOC a fost conceput astfel încât să poată funcționa pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau IBM DB2) și mediile Microsoft Windows sau Linux.

Astfel, soluția SIVADOC oferă organizațiilor soluții pentru crearea, gestionarea și arhivarea documentelor de orice natură (de la simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate și chiar imagini) existente în organizație.

De asemenea, aplicația oferă echipelor implicate în funcționarea organizației și modalități de definire a tuturor etapelor de prelucrare a documentelor.

Componentele modulare ale SIVADOC:

SIVLibrary – stochează și gestionează orice tip de documente (text, imagini etc.) și versiunile acestora, permițând vizualizarea lor și realizarea operațiunilor de salvare, modificare, marcare a unui document în lucru la un anumit utilizator;

SIVWin – realizează integrarea sistemului SIVADOC cu aplicații desktop, precum Windows Explorer și aplicațiile din pachetul Microsoft Office;

SIVWorkflow – gestionează documentele create sau modificate pe parcursul realizării unor prelucrări;

SIVNotifier – transmite înștiințări către utilizatori în momentul producerii unor schimbări sau evenimente în activitatea companiei, cum ar fi primirea unei informații sau instrucțiuni de lucru;

SIVServices – personalizează propriul spațiu de lucru, conform preferințelor utilizatorului;

SIVAdmin – administrează listele de utilizatori și ale grupurilor de utilizatori, precum și drepturile de acces ale acestora la diferite funcționalități ale sistemului;

SIVExchange – oferă mecanisme de integrare cu aplicații de e-mail, precum MS Outlook sau MS Outlook Express.

Caracteristicile SIVADOC

Sistemul oferă un mediu de lucru integrat pentru toți angajații, începând de la coordonatori și până la utilizatorii obișnuiți. Datorită sistemului de securitate și mecanismului de definire a responsabilităților, fiecare angajat are acces numai la acele documente necesare îndeplinirii optime a propriilor obligații. Cu SIVADOC, căutarea și identificarea documentelor devine extrem de simplă. Astfel, prin specificarea unor informații sumare despre documentele căutate, sistemul îi prezintă utilizatorului o listă cu toate documentele ce corespund căutărilor solicitate, dându-i acestuia posibilitatea localizării exacte a documentelor căutate.

Sistemul oferă un mecanism de securitate solid, bazat pe definirea unor drepturi de acces acordate de administratorul sistemului fiecărui utilizator, în funcție de rolul pe care acesta îl deține în sistem. Un alt avantaj îl reprezintă accesibilitatea soluției de la distanță, orice utilizator înregistrat în sistem, ce deține suficiente drepturi și având o parolă de acces, putându-se conecta de pe orice computer, printr-un browser de Web și de a lucra în sistem.
Se încurajează astfel, în cadrul organizației, teleworking-ul, o cerință a celor mai moderne strategii de resurse umane.

3.2. Argumente privind implementarea unui proces de management al documentelor

În general o firmă alege să implementeze un proces de management al documentelor dacă obiectivul acesteia îl reprezintă:

Accelerarea administrării documentelor în cadrul companiei

Reducerea costurilor cu administrarea și depozitarea documentelor

Creșterea eficienței de lucru

Optimizarea numărului de personal administrativ

Respectarea standardelor din ce în ce mai stricte

Competențele sistemului de management al documentelor depășește cu mult posibilitățile oferite de registrele tradiționale. În consecință, „registrul” software-ului realizează complet și ușor toate funcțiile de bază.

Indiferent de tipul și forma documentelor, acestea pot fi anexate în sistem, astfel toate ofertele de preț, scrisorile, contractele, facturile emise, bonurile, cecurile etc. sunt înregistrate și arhivate într-o bază de date.

Pe lângă ferestrele în care se introduce data calendaristică, natura evenimentului, obiectul documentului, numele clientului, destinatar/expeditor se poate specifica modalitatea corespondenței și data până când confirmările trebuie evidențiate. Numărul de evidență al fiecărui document de intrare sau ieșire se generează automat din program.

Se disting proiectele, clienții, evenimentele și documentele – care prin natura și conținutul lor sunt confidențiale și trebuie tratate și păstrate ca atare – conform legislației acestea pot fi notificate și gestionate în software.

Sistemul Productis permite, pe lângă funcțiile de bază al „registrului” electronic, extinderea sarcinilor de îndeplinit care la rândul lor să ducă la bun sfârșit alte numeroase funcții. Pe baza scanării documentului final acesta poate fi găsit, accesat și verificat în orice moment. În funcție de tipul documentului, fluxul de lucru se programează automat.

Achiziționarea și implementarea unui sistem de management documente aduce o serie de avantaje/beneficii ce pot contribui la recuperarea investiției, dintre care cele mai relevante sunt:

a) Gestiunea sigură și controlată a documentelor organizației pe toată durata ciclului lor de viață, cu eliminarea pe cât posibil ori reducerea la strictul necesar a evidențelor manuale de documente. Sistemul automat de gestiune mai asigură: facilități de elaborare rapidă a documentelor, prin accesarea de tamplaturi (modele de documente); un acces rapid la informația din document; o circulație controlată a documentelor, acestea fiind adresate automat numai persoanelor sau funcțiilor/rolurilor care au drept de acces la acel document.

b) Registratura electronică a documentelor;

c) Posibilitatea căutării/regăsirii automate a documentelor, atât după elemente de conținut cât și după câmpurile indexate asociate documentelor.

d) Modul de lucru colaborativ la elaborarea și valorificarea unui document (workflow-uri), care reprezintă un proces de automatizare a colaborarii între participanții implicați în derularea unui proces de business (procesare de documente, revizuire, rutare automată, etc.) și de urmărire a stadiului derulării/finalizării operațiunilor la nivelul procesului.

Facilitatea de lucru colaborativ oferă, totodată, posibilitatea standardizării/optimizării și automatizării activităților/procedurilor organizației, procese de workflow putând fi predefinite;

e) Eficientizarea muncii angajaților ca urmare a structurării documentelor și formei de stocare, posibilității creării, modificării și regăsirii rapide a informațiilor, eliminării redundanțelor, controlul proceselor și documentelor aferente acestora numai de către cine are dreptul (proprietarul documentului și șefii ierarhici), creșterea productivității muncii, reducerea la minim a timpilor de circulație a documentelor, etc.

f) Obținerea automată a unor statistici sau situații, după diferite criterii (după stare, stadiul rezolvării, persoanele responsabile), privind dosarele rezolvate sau în lucru

g) Constituirea de arhive electronice de documente, cu asigurarea unui proces automat de arhivare, dar și de regăsire a documentelor aflate în arhive.

h) Reducerea costurilor aferente copierii documentelor, consumului de hartie tiparită, cheltuielilor cu angajații, etc.

Argumentele pentru implementarea unui proces de management al documentelor sunt puține dar convingătoare:

– Documentele în format hârtie ocupă spațiu mult, sunt greu de gestionat, iar un procent semnificativ din aceste documente se pierd;

– Regăsirea manuală a documentelor este foarte greoaie (fiecare angajat consumă, în medie, săptămânal, între 3 și 5 ore căutând diverse informații), iar multe documente sau informații nu pot fi regăsite manual datorită formei nestructurate în care se păstrează cea mai mare parte a informațiilor care circulă într-o organizație;

– Arhivarea documentelor în format hârtie necesită foarte multe resurse (spații de depozitare, sisteme de monitorizare a mediului, coperți, personal specializat, nomenclatoare arhivistice, etc), iar multe organizații nu dispun de aceste resurse ceea ce conduce la înregistrarea unor mari rămâneri în urmă la nivelul acestui proces.

3.3 Securitatea sistemelor document management

Securitatea informațiilor în companiile din ziua de azi începe odatã cu controlul accesului la stațiile de lucru. Autenticitatea este definitia ca și confirmarea identității pretinse a unor entități sau utilizatori. Protejarea datelor confidențiale și a programelor instalate de fiecare utilizator în parte printr-o metodã mai sigurã de autentificare previne implicit accesul neautorizat.

Portofoliul de soluții TrustedDeskTM oferã prin SmartyTM posibilitatea accesului autorizat la stațiile de lucru folosind tehnologii avansate de autentificare cum ar fi utilizarea dispozitivelor biometrice sau smartcard.

Usor de instalat și configurat, SmartyTM poate fi folosit în orice mediu de business în care nevoia de confidentialitate prin protejarea stațiilor de lucru împotriva accesului neautorizat devine o necesitate.

Soluția poate fi utilizată ca un produs de sine stătător dar la fel de bine se poate integra cu alte soluții în funcție de cerințele existente.

În procesul de autentificare cu SmartCard pentru accesare e nevoie de un cod PIN care este livrat odată cu SmartCard-ul. Dacă PIN-ul introdus este corect parola Windows care este criptată și stocată pe smartcard, permite autentificarea automatã cãtre Windows NT 4.0, Windows 2000 sau Windows XP.

În cazul în care se folosește un dispozitiv biometric, amprenta digitală poate fi folositã fără a mai fi nevoie de un smartcard sau pentru o securitate sporită amprenta digitală poate fi utilizată împreună cu codul PIN pentru accesarea Smartcard-ului și implicit la resursele sistemului repectiv.

Pentru criptarea datelor, parolei și amprentei digitale stocate pe Smartcard, SmartyTM folosește un algoritm puternic cum ar fi AES – 128 biți. Cu dispozitivele biometrice pot fi scanate peste 5 amprente digitale iar un utilizator în rețea poate accesa informații de pe orice stație dacă aceasta are instalat SmartyTM.

Beneficiile folosirii unei astfel de soluții în cadrul companiei vor fi apreciate în mod direct de către clienți și parteneri, aceștia având încã o dată certitudinea seriozității cu care organizația abordează dezvoltarea cerințelor pentru un mediu securizat.

Alte beneficii ale soluției includ: protecție fundamentalã cu acces securizat la stațiile de lucru folosind smartcard sau dispozitive biometrice cum ar fi Siemens ID Mouse; accesul cãtre PC sau date este permis numai persoanelor care posedã un smartcard și codul PIN al acestuia sau numai acelor persoane care au înregistrată amprenta digitală; creșterea confortului folosind amprenta digitală în locul unei parole și a unui cod PIN; folosind funcții de Single Sign On, împreună cu autentificare prin dispozitive biometrice, centralizează accesul către mai multe aplicații cum ar fi Lotus Notes, rețele Novell, Active Directory, simplificând procesele de autentificare repetată în cazul utilizatorilor.

În mediul de afaceri nevoia de securitate devine o realitate iar pentru aceasta personalizarea accesului prin metode de asociere a identității utilizatorilor cu caracteristici de personalitate a individului prin dispozitive biomtrice (amprentă digitală, scanare iris) este folosită tot mai des eliminând eventualele posibilități de accesare a sistemului nepermise care pot duce la coruperea sau sustragerea de informații în vederea folosirii frauduloase.

Tradițional, un sistem de document management stochează documente în format electronic. Documentele pot ajunge în arhivă fie prin scanarea unor documente pe hârtie, fie prin introducerea lor directă. Multe sisteme de document management încorporeazã alte module conexe, cum ar fi module pentru autentificare, pentru autorizarea accesului la arhivă, pentru introducere/scanare documente, pentru modificarea documentelor sau pentru implementarea unui traseu de aprobare a documentelor.

Un sistem de document management, ca orice sistem informatic, are nevoie de măsuri de securitate clasice, cum ar fi protecția firewall, backup, protecție antivirus, sisteme pentru detectarea intruziunilor, surse de curent etc.

Multitudinea de funcții pe care le aduce un sistem de management document induce nevoi specifice de securitate, cele mai importante fiind autentificarea și autorizarea. Autentificarea reprezintă identificarea ca și un utilizator autorizat în sistem. Autorizarea definește drepturile pe care acest utilizator le are în sistem.

AUTENTIFICAREA

Autentificarea se face fie prin clasica pereche username/password sau folosind sisteme biometrice, smartcad-uri etc.

Nu cu ce se face autentificarea este însă cel mai important lucru în selecția unei soluții de document management, ci cum se face autentificarea. Cu alte cuvinte, unde sunt verificate informațiile de autentificare primite de la utilizator.

Fie sistemul încorporează propria bazã de utilizatori, fie va folosi alt provider de autentificare. Primul mecanism este cel mai simplu de folosit, se vor defini utilizatorii în baza proprie a softului de document management. Însă aceasta metodă devine foarte greu de folosit, atunci când utilizatorul trebuie să foloseascã din ce în ce mai multe perechi username și parola pentru toate sistemele pe care le folosește. Alternativa este folosirea unui mecanism de single sign-on – o interfață pentru autentificarea unică la mai multe sisteme, sau folosirea unui sistem de document management care poate fi integrat cu mecanisme de managementul identității deja existente în organizație compatibile LDAP, cum ar fi Microsoft Active Directory sau IBM Directory Server.

AUTORIZAREA

Dupã ce un utilizator se prezintă în sistem, acesta primește sau nu drepturi de access la informație. Autorizarea se face folosind trei metode importante: bazată pe roluri, pe reguli sau pe conținut.

Autorizarea bazată pe roluri implementează un mecanism prin care un utilizator deține unul sau mai multe roluri în sistem, cum ar fi editor – fiecare dintre aceste roluri are diverse drepturi de access la informații.

Folosind autorizarea bazată pe reguli, nivelul de accces al utilizatorului este determinat în urma executării unui set de reguli introduse de administrator – de exemplu verificarea unor condiții.

Autorizarea bazată pe conținut folosește liste de acces, discretă pe fiecare informație sau colecție de informații, de obicei definite chiar la introducerea acesteia în sistem.

De multe ori se găsesc combinații de moduri de access, cum ar fi combinarea rolurilor și conținutului: pentru un set de informații se acordă drepturi discrete către grupuri (roluri) iar utilizatorii vor face parte din unul sau mai multe grupuri.

Un sistem de document management aduce avantaje într-o organizație. De multe ori la implementarea unui astfel de sistem se pune accentul pe funcționalitatea și arhivarea eficientă, însă se omite faptul că la acest moment se introduce un nou risc: accesului neautorizat la informație.

Unul din cele mai mari avantaje ale unui sistem de calitate de management al documentelor este integrarea într-un mod cât mai transparent posibil cu infrastructura companiei. Fie că este vorba de o companie mare sau mică, soluțiile de management al documentelor sunt usor de implementat și integrat cu intranet-ul companiei.

Rolul securității datelor în acest caz este de criptare a documentelor, permițând doar utilizatori cu drepturi corespunzătoare să vadă sau să modifice documentele.

Indiferent dacă informația se prezintã sub forma unui document Microsoft Word, un e-mail în Outlook, o prezentare PowerPoint, un fișier Adobe PDF sau informații multimedia, modulul de securitate al sistemului de management al documentelor trebuie să facă față acestor tipuri de documente, separând criptarea conținutului de listă de acces la acest document. Aceste informații sunt stocate pe server, întregul proces de acces la documente confidențiale trecând prin sistemul de securitate al soluției de management al documentelor.

Serviciile oferite de sistemele de management al documentelor trebuie să îndeplinească 3 aspecte din punct de vedere al securității:

CONFIDENȚIALITATE

Acest aspect se referă la toate restricțiile de acces la informații și resurse. Controlul, promovarea și implementarea politicilor de securitate ale companiei se reflectă în mod direct asupra sistemului de management al documentelor, oferind un rãspuns prompt la întrebarea “cine și când a accesat ce document și din aprobarea cui?”.

INTEGRITATE

Informația are douã caracteristici: inițiator și conținut. Nivelul de încredere acordat inițiatorului și nealterarea conținutului reprezintă integritatea unei informații. Violarea acesteia poate fi prevenită sau detectată prin implementarea soluțiilor de semnare electronică, care autentifică persoana inițiatoare ca fiind sau nu o sursă de încredere și asigură conformitatea informației cu cea inițială, prevenind schimbarea informațiilor.

DISPONIBILITATE

Abilitatea de a accesa o informație sau o resursă este considerată disponibilitate. Un serviciu de management al documentelor poate fi blocat de un atacator, ridicând aspectul disponibilității la nivelul securității. Dacã la primul nivel al soluției de management al documentelor sistemul este dimensionat bine referitor la numarul de utilizatori și accese pe zi, la ultimul nivel, cel al interțetei cu utilizatorul, fie că este un portal sau program executabil, autentificarea trebuie facută cu cele mai securizate metode, folosind smartcard-uri și dispozitive biometrice, pentru că aceasta este principala poartă de intrare în sistem.

Sistemele de management al documentelor sunt un pas cu valoare evidentă în era informațională și se bazează pe sistemul de lucru deja existent, care implică pãstrarea unui duplicat al documentelor, autentificarea lor prin semnatură, aprobarea acestora de persoanele avizate și păstrarea lor într-un mediu cu access controlat.

Introducerea sistemului digital se bazează pe aceste principii, având acelasi scop dar cu un plus de valoare adus prin optimizarea fluxului de documente și calitatea acestora din punct de vedere al securității.

4.STUDIU DE CAZ: SC Data Management Solutions

SC Data Management Solutions este o societate care a fost înființată pentru a furniza servicii în domeniul managementului documentelor, stocării, arhivării datelor și documentelor, restaurării acestora în caz de dezastru, gestionării arhivelor precum și în domeniul managementului resurselor IT (hardware și software).

Site-ul firmei SC Data Management Solutions (http://www.dmsol.ro/)

Soluțiile firmei se adresează următoarelor domenii de activitate:

 Învățământ;

 Transport și distribuție;

 Administrație publica;

 Guvernamental;

 Industrie;

 Sanitar;

 Financiar-Bancar;

 Gestionarii resurselor umane.

Firma oferă următoarele produse și servicii:

LibertyNet
LibertyNET reprezintă soluția software pentru managementul electronic al documentelor, utilizată de către aproximativ 20.000 de companii mijlocii și mari de pe toate continentele și care furnizează într-o singură platformă capabilități precum: captură de date, captura documentelor, formulare electronice, fluxuri de lucru, semnătura electronică, managementul activelor digitale,  web server, backup și continuare a afacerii în caz de dezastre, arhivarea electronică.

Beneficii:

 Este singura soluție care evită din punct de vedere financiar și al timpului, nevoia integrării terțelor soluții;

 Crește eficiența operațională prin extinderea accesului utilizatorilor interni/externi la documente, date, procese de business;

 LibertyNET este 100% personalizabil, fiind conceput pentru a permite organizațiilor să dezvolte soluții fără ajutorul unui programator și de a se extinde în funcție de nevoile afacerii;

 Accelerarea procesului de colectare a datelor, astfel reducându-se cu 70% timpul afectat introducerii datelor în sistem;

 LibertyNET oferă interfața care asigură legătura cu diverse aplicații, fiind perfect integrabil cu aplicații ERP, SAP, Oracle e-Business suite;

 Îndeplinește în totalitate cerințele unui sistem ISO cu privire la controlul și înregistrările documentelor;

 Permite integrarea cu diverși conectori și cu soluții profesionale pentru diverse aplicații precum: ReadSoft, Cardiff Teleform, Castelle, E-Copy, RightFax, Fabersoft, Kofax;

Astfel, companii din domeniul bancar, logistic și de transport, industrie, sănătate, se pot bucura de avantajele așa-numitei „independențe față de hârtie”, oferite de către LibertyNET.
Profesionalismul produsului este certificat și de prestigioasa publicație de specialitate „2006 KMWorld Magazin” care a inclus Liberty IMS în primele 100 de companii internaționale din domeniul managementului documentelor.

Produsele din acest pachet:

Managementul conținutului digital

Modulul Digital Asset Manager permite gestionarea eficienta și facila a activelor digitale.

Beneficii:

 Stocarea centralizată a tuturor activelor digitale;

 Regăsirea rapidă și facilă a oricărei resurse digitale;

 Permite accesul securizat atât local cât și prin mediul web indiferent de locație și fus orar;

 În permanență utilizatorii autorizați au disponibilă instantaneu ultima varinată actualizată a activelor și, la cerere, pot consulta și versiunile anterioare;

 Instrumente de lucru colaborativ care permit editarea, revizuirea și aprobarea proiectelor comune;

 Accesul activelor este permis și controlat în funcție de drepturile și rolul organizațional al utilizatorilor;

 Este complet integrabil în oricare alte aplicație externă sau poate fi integrat în oricare aplicație externă;

 Permite generarea de rapoarte detaliate.

Media Viewer

Media Viewer reprezintă o aplicație pre-definită pentru managementul documentelor, în cadrul căreia documentele pot fi copiate pentru a fi distribuite în format read-only. Acest sistem oferă posibilitatea de a vizualiza documentele indiferent de locație, incluzând facilități de căutare și regăsire, precum și stocarea în condiții de încredere, integritate și o duplicare ușoară pe CD-DVD-uri.

Beneficii:

 Crearea unui fișier virtual cu documente read-only clasate și publicarea unei colecții organizate, identificabile și ne-editabile de documente pe CD/DVD;

 Portabilitate; deschiderea aplicației, necesită un timp foarte scurt pentru instalarea fișierelor de vizualizat;

 Scopuri multiple: produsul permite păstrarea în permanență a documentelor legate de activitatea desfășurată, sau acestea pot fi trimise clienților în format digital, sau chiar aria de servicii poate fi extinsă incluzând publicarea de informații; Securitatea datelor; aplicațiile care permit doar vizualizarea documentelor, pot fi securizate cu un ID și o parolă. Aplicația suportă nenumărate autentificări, permițând restricționarea accesului la documente, la nivel de utilizator;

 Cu informațiile înregistrate pe CD/DVD, costurile legate de transport, depozitare și tipărire sunt eliminate;

 Editarea este flexibilă și simplă, deoarece poate fi integrată într-un sistem de management al documentelor sau poate fi utilizată în faza finală a unui serviciu de management al informațiilor;

Arhivare electronică

Astăzi mai mult de 90% din documentele unei afaceri sunt generate, gestionate și stocate în format electronic.

Informația gestionată în mod defectuos, consecință a întrebuințării greșite a acesteia, poate să vă creeze probleme în  procesul de luare a deciziilor, pierderea reputației, a clienților, a secretelor comerciale și în final a veniturilor.

Beneficii

 Protejează proprietatea intelectuală a documentelor juridice, și financiar-contabile pentru a nu fi schimbate, modificate, sau transformate pe durata lor legală de existență;

 Posibilitatea de protejare a afacerii împotriva tuturor potențialelor riscuri, precum și posibilitatea stabilirii responsabilităților în cazul unei crize;

 Oferă integritatea și credibilitatea înregistrărilor electronice;

 Soluțiile sunt concepute pentru clienții care doresc să-și păstreze documentele originale de pe hârtie în format electronic, pentru perioade lungi de timp, evitând deteriorarea acestora datorită utilizării excesive, realizându-se astfel și conformitatea cu prevederile legale privind păstrarea și consevarea documentelor critice;

Backup & Recovery

Compania SC Data Management Solutions ajută clienții în conceperea și implementarea soluțiilor de backup și continuare a afacerii în caz de dezastre pentru înregistrările aflate pe suport de hârtie, în fișiere electronice, sisteme de email, aplicații de afaceri și servere.

Beneficii:

 Asigură conformitatea cu prevederile legale în vigoare privind măsurile care se impun pentru conservarea informațiilor pe termen lung și protejarea acestora, astfel eliminând pericolul pierderii informațiilor vitale pentru funcționarea afacerii și chiar falimentul;

 Cu ajutorul acestor soluții, clienții se pot concentra pe nevoile afacerii și nu pe găsirea și gestionarea unui plan de backup și de continuarea a afacerii în caz de dezastre;

 Scalabilitatea

 Disponibilitatea informațiilor, date care vor fi permanent disponibile și protejate în caz de întreruperea curentului sau a comunicațiilor, precum și afectarea echipamentelor hardware, sau chiar în caz de dezastre naturale;

 Posibilități de replicare: cu ajutorul acestor soluții, datele și informațiile, vor fi disponibile în același timp în două sau mai multe locații;

 Furnizarea de facilități de outsource și backup care rezolvă toate problemele legate de procese și nevoi legate de backup.

 Protejarea informațiilor de foc, inundații, cutremure, furt, hacking, sau pierderea lor.

Packager

Cu ajutorul soluțiilor Packager, destinate grupării informațiilor, pot fi regăsite documentele instantaneu, cu ajutorul unui șablon de tip „extrage și caută”.

În funcție de caracteristicile regulilor de afaceri și ale tipăririi personalizate, pachetele cu informații pot fi grupate, regăsite, manipulate și distribuite în format electronic sau pe hârtie.
Beneficii

 Economia de timp, având posibilitatea reală de a vizualiza doar acele documente care se doresc la un moment dat, într-o singură fereastră.

 Inlocuirea sarcinilor manuale din cadrul organizației cu operațiuni de afaceri total automatizate;

Server Web

Pentru accesul Web, firma furnizează soluții de Web Server care prin diferite șabloane bazate pe tehnologii XML, XSL, realizează interfețe personalizabile pentru  utilizatori, grup sau departament.

Beneficii:

 Optimizează timpul de lucru permițând accesul off-site la documentele critice;

 Utilizitatorii pot distribui cu ușurință informațiile relevante către colaboratori, reducându-se și mărimea mesajelor e-mail și a atașamentelor prin transmiterea de link-uri;

 Aceste soluții personalizează interfața utilizatorilor în funcție de nevoile fiecăruia;

 Redefinesc procesele afacerii pentru o mai bună conectivitate cu locațiile îndepărtate;

 Toate facilitățile precum căutarea, regăsirea, serviciile de librărie, adnotările, tipărirea, corespondența prin e-mail, auditarea, sunt oferite de firmă prin intermediul soluțiilor Web Server, care includ și caracteristică de "weblink" prin care link-urile pot fi trimise prin e-mail, manual sau de pe server.

Fluxuri de lucru

Soluțiile automate pentru fluxurile de lucru promovate de către firma SC Data Management Solutions pot automatiza și optimiza procesele de afaceri la nivel de grupuri de lucru cât și la cel organizațional, astfel încât să se obțină imediat și la un preț competitiv, un plus de valoare pentru afacerea oricărei firme.

Soluțiile pentru fluxurile de lucru sunt concepute pentru a permite accesul la informații, în cadrul unor sarcini specifice. Accesul la date este controlat și urmărit permanent.

Beneficii:

 Automatizarea proceselor prin introducerea de noi tehnologii, ridicând performanțele afacerii unei firme, reducând semnificativ cheltuielile tradiționale cu hârtia și întârzierile în dezvoltarea aplicațiilor personalizate;

 Creșterea vânzărilor și îmbunătățirea relațiilor cu clienții;

 Diminuarea drastică a costurilor operaționale și îmbunătățirea proceselor de luare a deciziei;

Prin aplicarea acestor soluții se poate de asemenea să se obțină o amortizare rapidă a investiției, cât și o reducere a costurilor, datorită faptului că:

 soluțiile sunt implementate rapid și la prețuri competitive;

 utilizarea fluxurilor de lucru conectează angajații la tehnologiile existente pentru obținerea informațiilor, optimizând astfel procesele de afaceri;

Semnătura digitală

Soluția pentru semnătura digitală, oferită este un mod inovativ de a semna digital documente, fișiere, formulare, tranzacții. Cu ajutorul acesteia, organizațiile pot semna ușor în numeroase aplicații precum Microsoft® Word, Adobe Acrobat, imagini TIFF și Sisteme de Managementul Documentelor.

Beneficii:

 Ștampilează documentele, furnizând astfel dovezi privind autenticitatea semnatarului, integritatea datelor, non-repudierea documentelor și tranzacțiilor;

 Automatizează procesele în afaceri eliminând ineficiența și costurile cu tipărirea, manipularea, corespondența, scanarea și arhivarea documentelor pe hârtie;

 Realizează conformitatea cu prevederile legale, semnătura digitală protejând afacerile în instanță, nefiind chestionate din punct de vedere al conformității documentelor;

Managementul înregistrărilor

Soluțiile pentru managementul înregistrărilor combină conținutul, procesele și conectivitatea pentru a rezolva problemele legate de managementul înregistrărilor. Acestea elimină nevoia unei aplicații separate de managementul înregistrărilor pe desktop și furnizează un singur depozit pentru înregistrări și alte conținuturi.

Beneficii:

 Rezolvarea provocărilor legate de reglementările legale în domeniu, de managementul riscului, permițând dovada conformității;

 Automatizarea întregului proces al ciclului managementului înregistrărilor, reducând timpul destinat ciclului și potențialele erori;

 Organizează, stochează și regăsește într-un mediu securizat rapid, înregistrările esențiale ale unei companii, asigurând acuratețea capturii înregistrărilor;

 Realizează amortizarea rapidă a investiției printr-un management al înregistrărilor;

 Productivitatea este suplimentar îmbunătățită de când utilizatorii nu mai au nevoie să comute între aplicații – înregistrările fiind capturate direct din aplicația de origine ceea ce elimină necesitatea introducerii manuale a informațiilor referitoare la înregistrări

Auditare și Controlul Versiunilor

Soluția denumită Version Control and Audit Plus asigură managementul modificărilor survenite asupra documentului, incluzând facilitatea de check out (trimiterea unui document în dosarul de lucru care urmează a fi procesat de către autorul documentului) și check in (salvarea modificărilor asupra documentului), în funcție de modul de configurare, astfel rezultând o nouă versiune a documentului, urmărirea reviziilor, controlul versiunilor și înregistrărilor. Mai sunt posibile: integrarea semnăturii digitale, marcarea documentelor și adnotările.

Beneficii:

 Simplifică procedurile de revizuire a documentelor;

 Îmbunătățește practicile auditare datorită existenței istoricului documentului;

 Îmbunătățește controlul calității documentului;

 Managementul dinamic și ușor al documentului;

Fax Manager

Compania SC Data Management Solutions oferă soluții care permit automatizarea și managementul integral al proceselor de fax. Acestea combină cele mai avantajoase caracteristici ale tehnologiei de fax cu oportunitatea de a folosi email-ul, într-o unealtă ușor de utilizat. În final, clienții vor reduce semnificativ costurile cu comunicațiile, vor simplifica procesele de afaceri și vor crește productivitatea.

Beneficii:

 Transmiterea /recepția fax-urilor direct din /în sisteme de management al documentelor;

 Reducerea timpului de așteptare pentru a fi trimise sau primite prin vechile mașini de fax, nimeni nu mai poate vedea conținutul acestora;

 Reducerea costurilor cu comunicațiile în proporție de 60%;

 Transmiterea, primirea, salvarea, trimiterea și urmărirea fax-urilor în doar câteva secunde, direct de pe desktop și din oricare aplicație Microsoft Office.

 Procesarea documentelor fax se face rapid, într-un mediu de securitate maximă bazat pe ultima tehnologie de criptare.

 Integrabilitatea perfectă cu platformele clienților pentru accesul acestora la documentele fax și email, prin interfața web securizată SSL. Astfel se poate controla înregistrarea utilizatorului, se pot edita profilurile conturilor, diferite rapoarte și personaliza setări și opțiuni pentru back-upuri sau arhivare.

E-mail Manager

Datorită utilizării universale a email-ului cât și a presiunii reglementărilor legale din domeniu, companiile trebuie să găsească soluții pentru gestionarea rapidă a acestui mod de comunicare. Riscurile potențiale survenite datorită inabilității unui angajat în a accesa un mesaj email, (rătăcirea, ștergerea sau deteriorarea acestuia) conținând informații capitale, pot aduce prejudicii mari companiei și antrenarea acesteia în procese juridice interminabile.

Beneficii:

 Abilitatea de a captura automat mesajele este un deziderat al tuturor companiilor în încercarea de a-și reduce costurile și erorile cu managementul lor cât și volumul de lucru prestat de către angajați;

 Flexibilitatea și scalabilitatea Managerului de E-mail permite organizațiilor să rezolve instantaneu probleme legate de managementul recepției email-urilor cât și de evoluția acestora în viitor;

 Regăsirea ușoară a e-mail-urilor în cazul în care constituie probe în instanță, sau în activități colaborative;

 Automatizarea procesului de captură al email-ului, prin Mangerul de E-mail, simplificându-se procesul de regăsire al acestora și efectiv se rezolvă problemele legate de stocarea acestora pe timp nelimitat.

Captură e-mail-urilor prin această soluție se face centralizat Mesajele și atașamentele acestora sunt automat indexate și arhivate într-un depozit.

Formulare electronice

Prin intermediul formularelor electronice activitatea de procesare a documentelor este mult mai facilă și sigură.

Beneficii:

 Tipizarea documentelor indiferent de complexitatea acestora;

 Completarea asistată a documentelor;

 Convertirea tuturor formularelor HTML în format XSL;

 Stocarea datelor extrase în format XML;

 Integrarea completă în platformă LibertyNET;

 Indexarea automată a documentelor cu datele extrase;

 Reducerea posibilităților de frauda.

COLD/ERM

COLD este un acronim pentru Computer Output To Laser Disk și există de când sistemele de management al documentelor au utilizat dispozitive încărcate total cu discuri optice. În fapt, acronimul se referă la procesul de convertire a rapoartelor despre mainframe într-un formular digital indexat, disponibil pentru căutare și regăsire de către utilizatorii finali. Aceste rapoarte sunt asimilate în noul acronim ERM (Electronic Report Management), care oferă o popularitate mai mare, dar care înseamnă același lucru.

Beneficii:

 Permite capturarea,  stocarea,  organizarea,  distribuirea și utilizarea simplă a fișierelor de orice tip, documente și imagini scanate pe hârtie și chiar conținut audio-video;

 Oferă o modalitatea simplă de găsire și regăsire a documentelor oricând și oriunde;

 Instalare ușoară, indiferent de complexitatea sau de provocările la problemele legate de sistemul bazat pe hârtie care ar putea să apară,

 Scalabilitatea – care permite utilizatorilor să lanseze rapid soluții hibride care asociază documentul pe hârtie cu informația pur-digitală, în vederea obținerii unor avantaje competitive.

Captură Date

Ca modalitate de captură și de introducere a datelor, soluțiile pentru captura datelor pot recunoaște virtual orice tip de formular sau document (structurat, semi-structurat sau nestructurat), sau orice fel de date, indiferent dacă sunt tipărite de mașină (OCR), scrise de mână (ICR), în casete, bife (OMR) sau coduri de bare.

Captura datelor reprezintă un element important într-o soluție automată pentru procesele afacerii și furnizează o serie de beneficii.

Beneficii:

 Gestionarea întregului proces de introducere a datelor, de la scanare și recunoaștere, până la verificarea și exportul datelor și imaginilor în soluții pentru managementul documentelor, baze de date sau alte aplicații;

 Mărirea productivității și reducerea costurilor cu achiziționarea unui program pentru introducerea automată a datelor;

 Accelerarea procesului de automatizare a activităților prin indexarea automată a datelor din companie;

 Rapiditatea procesului de captură și acuratețea datelor capturate din orice tipuri de documente;

 Integrabilitatea soluțiilor cu alte sistemele de management al documentelor folosite în afacerea firmei.

 Asigură operatorului productivitate mărită și eficiență în procesul de indexare, economisind timp și bani prin furnizarea unei metode de indexare și de clasare a documentelor, ușor de utilizat;

 Permit lansarea scanării și indexarea documentelor în locații îndepărtate utilizând Internetul sau Intranetul;

 Oferă opțiunea programării documentelor atunci când acestea sunt angajate în managementul de documente, sau în sistemul de fluxuri de lucru propriu;

LibertyNET Office

Studiile arată că angajații alocă aproximativ 150 de ore anual căutând documente incorect clasate sau arhivate și peste 500 de ore anual cu revederea și distribuirea acestora.

LibertyNETOffice este soluția software pentru managementul documentelor care se adresează companiilor mici și mijlocii și care rezolvă diversele necesități legate de gestiunea documentelor la nivel de birouri.

Fiind un produs multifuncțional, acesta elimină total manipularea documentelor de hârtie. Orice document care este introdus în sistem poate fi vizualizat, transmis prin fax, prin email, sau listat. Are de asemenea facilități de indexare, de căutare full-text, de adnotare, de auditare, OCR, import și arhivare.

Beneficii:

 Reduce numărul proceselor bazate pe hârtie, astfel realizându-se o importantă economie la hârtie și consumabile;

 Simplifică procesele de indexare și clasare ale documentelor;

 Folosind LibertyNET Office puteți amortiza investiția în numai o jumătate de an prin creșterea productivității angajaților, reducerea costurilor cu personalul, cu stocarea fizică a documentelor;

 Ușor integrabil cu multifuncționale, permițând eliminarea procesului manual de clasare al documentelor;

 Posibilitatea de a configura multifuncționalele digitale ca scanner de documente la viteze mari;

Produsele din acest pachet:

Arhivare electronică

Backup & Recovery

Captură Documentelor

EDMS

Informațiile sunt cel mai de preț bun al oricărei companii, însă, indiferent de volumul de informații deținut și stocat de companie, este inutil dacă utilizatorii nu pot avea acces la informații, nu pot citi, regăsi, recupera și folosi datele atunci când este necesar.
Beneficii:

 Produsele eDMS sunt 100% personalizabile, fiind concepute să permită organizațiilor să dezvolte soluții fără ajutorul unui programator și de a se extinde în funcție de nevoile afacerii;

 Folosind capabilitățile fluxurilor de lucru, se pot trimite documente spre utilizatori în conformitate cu regulile stabilite ale afacerii indiferent de locație, reducând astfel procesele bazate pe hârtie și în final costurile de operare;

 Reducerea timpului alocat sarcinilor manuale cu privire la manipularea și clasarea documentelor, angajații putând să se ocupe în acest timp de alte activități aducătoare de profit companiei;

 Integrabilitatea altor soluții din sistemul firmei, totodată oferind suport substanțial în personalizarea soluțiilor, instruire și asistență, în funcție de nevoile afacerii;

 Optimizează investiția în IT prin integrarea cu aplicații Oracle®, SAP, Microsoft®, ReadSoft și Cardiff Teleform, cu soluții pentru managementul fax-urilor de la Castelle,

 Îndeplinește în totalitate cerințele unui sistem de management al calității (ISO);

Dezvoltat pe o platformă LibertyNET, eDMS reprezintă o suită de aplicații românești pentru managementul electronic al documentelor, furnizând soluții pentru organizații mijlocii și mari din domenii precum: financiar-bancar, guvernamental, sănătate, logistică și transport, industrie, educație și care combină posibilități precum captură de date, captura documentelor, formulare electronice, fluxuri de lucru, semnătura electronică, web server, backup și continuare a afacerii în caz de dezastre, arhivarea electronică într-o singură aplicație.

Soluțiile eDMS conectează și gestionează oamenii, procesele, informațiile din departamente, companii, din diferite locații geografice și sunt dedicate companiilor care doresc să devină mai operaționale, mai eficiente.

Produse din acest pachet:

Arhivare electronică

Server Web

Captură Datelor

Captură Documentelor

Soluții pentru Managementul Electronic al Documentelor

Scopul sistemelor pentru managementul documentelor este de a înlocui metodele convenționale de manipulare a documentelor pe hârtie, cu metode moderne de management electronic al documentelor.

Beneficiile oferite de managementul electronic al documentelor sunt:

 Soluțiile sunt 100% personalizabile, fiind concepute pentru a permite instalarea și configurarea fără a fi necesară prezența unui programator,

 Accelerarea proceselor de colectare a informațiilor simultan cu reducerea în proporție de 70% a timpului afectat introducerii datelor. Astfel, un singur angajat poate efectua munca a trei angajați;

 Transmiterea /primirea documentelor și procesarea acestora, (semnarea, consultarea, adnotarea), se face rapid, economisindu-se circa 40% din timpul necesar procesării;

 Oferă interfață pentru integrarea cu diverse aplicații precum sistemele ERP (SAP, Oracle e-Business suite), soluțiile pentru managementul documentelor fax, soluțiile ReadSoft și Cardiff Teleform;

 Arhiva firmei va fi convertită în format digital, stocată pe medii optice/magnetice astfel încât documentele pe hârtie (indiferent de dimensiuni, vechime, format) vor fi prezervate în conformitate cu prevederile legale în vigoare;

 Îndeplinesc în totalitate cerințele unui sistem de management al calității (ISO 9001/14000);

 Reducerea drastică a costurilor cu tipărirea și copierea documentelor.

Soluția LibertyNET pentru managementul electronic al documentelor în cadrul organizațiilor, este utilizată de un număr de peste 20.000 de organizații mici, mijlocii și mari, furnizând într-o singură platformă posibilități de captură a datelor din documente, captură de documente, formulare electronice, semnătură digitală, server web, media viewer, fluxuri de lucru, backup, arhivarea digitală, și recuperare de date în caz de dezastre, fiind dedicată pentru managementul volumelor mari de informații, audituri și servicii pentru clienți.

LibertyNET Office este soluția ideală pentru optimizarea activității de birou în companiile mici și și mijlocii. Compania noastră furnizează soluția care integrată cu multifuncționalele moderne, rezolvă problemele legate de managementul documentelor, eliminând totodată clasarea manuală a dosarelor. LibertyNET Office reprezintă soluția care asigură tranziția spre sistemele majore de management al documenteor, respectiv LibertyNET.

EDMS, reprezintă o soluție pentru managementul documentelor, care furnizează infrastructura informațiilor, ajutând organizațiile de orice mărime în competiția pentru gestionarea conținutului documentelor, automatizarea și optimizarea proceselor afacerii precum și pentru simplificarea proceselor zilnice de luare a deciziilor. Obiectivul firmei îl reprezintă: înlocuirea metodelor convenționale bazate pe suportul de hârtie cu metode electronice de acces la informație.

5.CONCLUZII

Importanța folosirii unui sistem de management electronic al documentelor e pe zi ce trece tot mai evidentă și mai necesară, dar, ca orice sistem, managementul electronic al documentelor are anumite avantaje și dezavantaje.

Principalele avantaje pe care un sistem de management electronic al documentelor le poate oferi sunt viteza, eficiența și securitatea, trei lucruri pe care companiile și le doresc pentru desfășurarea activității lor în cele mai bune condiții.

Astfel:

un document electronic poate fi partajat cu ușurință între diverși utilizatori, prin intermediul Internetului, în funcție de drepturile de acces ale acestora, iar dacă respectiva companie are filiale pe plan național poate beneficia de o arhivă unică, care poate fi accesată rapid, indiferent de locație;

un sistem de management electronic al documentelor conține elemente de automatizare incluse în workflow-uri, care pot fi desenate și configurate astfel încât să răspundă optim necesităților de business, crescând eficiența angajaților și reducând sensibil riscul erorilor umane.

un sistem de document management corect implementat reduce considerabil riscul scurgerilor de informații pentru o companie, prin crearea unui sistem de accesare a documentelor clar configurat pe roluri sau profiluri de utilizator; sistemul poate fi astfel configurat încât să permită un număr limitat de operațiuni per utilizator, să monitorizeze exact persoanele care accesează anumite documente cu regim special, să prevină și să blocheze accesarea acestora de către persoanele neautorizate, să semnaleze tentativele repetate ale acestora etc.

Aceste avantaje pe care le oferă sistemele de management electronic al documentelor justifică necesitatea adoptării lor de către firme, mai ales că în afară de desfășurarea în bune condiții a activității acestora utilizarea unui sistem de management electronic al documentelor înseamnă și costuri reduse în viitor.

Dificultatea care poate apărea în adoptarea unui sistem de management electronic al documentelor este legat de costurile creării unei arhive digitale, care să înlocuiască total arhiva fizică și care să respecte prevederile Legii arhivării documentelor în formă electronică, normele tehnice și metodologice aferente, costuri a căror rată de recuperare este lentă.

Cu toate acestea consider că investiția într-un sistem de management electronic al documentelor, reprezintă o investiție importantă cu atât mai mult cu cât tehnologiile informatice sunt într-o permanentă dezvoltare iar partajarea electronică a documentelor și comunicarea sunt cerințe ale societății de astăzi.

6. PROPUNERI

Informația înseamnă bani, iar pentru pentru dezvoltarea unei afaceri întotdeauna avem nevoie de informații: informații operaționale, informații despre cuantumul vânzărilor și cheltuielilor, informații despre furnizori și beneficiari, precum și alte informații. În mod fundamental, tot ceea ce are valoare implică informații.

Pentru protejarea informațiilor avem nevoie în primul rând de:

componente hardware dedicate,

instrumente moderne și puternice pentru mediile în care se manipulează volume mari de date.

Orice firmă dorește creșterea eficienței activității sale iar acest lucru este posibil datorită standardizării proceselor, lucru care permite un control mai bun al execuției.

O calitate importantă pe care o companie trebuie să și-o însușească este flexibilitatea, respectiv flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile în continuă schimbare ale companiei, fără a fi necesară intervenția unui programator.

A fi flexibil înseamnă a fi capabil de a accepta schimbări și a duce decizii la bun sfarșit. O companie trebuie să se adapteze rapid unui mediu economic schimbator, să fie cu un pas înaintea concurenților săi, să fie în permanență pregatiți pentru schimbare. Un sistem de management electronic al documentelor oferă aceasta flexibilitate.

Adoptarea unei deciziei de implementare a unei aplicații de management electronic al documentelor este fără îndoială o schimbare în bine.

Ca și participanți activi în lumea business-ului, trebuie să învățăm să înlăturăm sisteme învechite și să primim cu brațele deschise soluțiile noi și inteligente.

7. BIBLIOGRAFIE

Baron C., Isăilă N.: Sisteme Informatice, Editura Pro Universitaria, Bucuresti, 2009;

Corneliu Russu: Calitatea managementului firmei, Editura: Economică, 2008;

Cornescu Viorel: Managementul organizației, Editura: C.H. Beck, 2004;

Ianoș-Schiler E., Baron C., Isăilă N.: Informatică economică, Editura Pro Universitaria, București, 2010;

Ioan Radu: Informatica si Management – o cale spre performanța, Editura: Universitară,2005;

Ion Lungu: Sisteme de gestiune a bazelor de date relaționale, Editura: ALL, 1998;

Laurent Boksenbaum: Informatica de gestiune, Editura:Economica, 2002;

Manole Velicanu, Ion Lungu, Constanța Bodea, Cristina Ioniță, G. Bădescu: Sisteme de gestiune a bazelor de date, Editura: Petrion, 2000.

Mircea Baduț: Informatica in management, Editura: Albastră, 2007;

[10] Ogrinja Gheorghe: Calitatea software în managementul documentelor: suport de curs, ASE 2003;

[11] V. Patriciu: Securitatea comerțului electronic,Editura: All, 2001;

[12] Pavelescu Romeo Mihail, Odagescu Ioan: Gestiunea și arhivarea electronică a documentelor, curs ASE 2003;

[13] Peter Buckley, Duncan Clark: Ghid complet Internet, Editura: Litera, 2009;

[14]Postolache Mihai: Gestiunea Informatică a documentelor, Ed: Fair Partners, 2008;

[15] Vasiu, L.Vasiu: Informatica juridica și drept informatic 2009, Ed: Albastră, 2009;

[16] Victor Laiber, Dan David: Informatica o stiință a prezentului, Editura: Ion Creangă, 1977;

Site-uri:

1) http://www.bringmore.ro

2) http://biblioteca.ase.ro

3) http://biblioteca.euroweb.ro

4) http://www.abactiv.ro

5) http://blog.ezdocx.ro

6) http://www.wiz-soft.ro

7)http://www.indsoft.ro/

8)http://www.marketwatch.ro/

9)http://www.productis.ro/

10)http://www.arl.org