Managementul Documentelor. Sistemele de Management Si Arhivare Electronica

Cuprins

Introducere – Managementul documentelor 1

Capitolul 1. Sisteme de management 5

1.1 Document pe hârtie versus document electronic 5

1.2 Digitizarea și semnătura electronică 8

1.3 Sistemele de management ale documentelor 12

1.4 Sistemul de management al calității 13

Capitolul 2. Gestionarea documentelor în sistem electronic 16

2.1 Ce este Document Management System (DMS) 16

2.2 Avantajele utilizării unui DMS 17

2.3 Fluxuri de documente 18

2.4 Arhivarea electronică și analogică a documentelor 20

2.5 Sistemul de căutări și raportări al DMS-ului 22

2.6 Sistemul de mentenanță și suport 23

2.7 Securitatea datelor 24

Capitolul 3. Soluții pentru managementul documentelor 27

3.1 Reguli de bază pentru realizarea unui sistem informatic eficient 27

3.2 Strategii de realizare a unui sistem informatic eficient 28

3.3 Sisteme software existente pe piață 30

Capitolul 4. Argumente pentru implementarea unei soluții DMS 37

4.1 Randamentul investiției (ROI) în soluțiile de comunicare și document management 37

4.2 Aplicabilitate 38

4.3 Când o companie are nevoie de DMS? 40

4.4 Întrebări legate de calitatea sistemului de managementul documentelor: 40

Capitolul 5. Studii de caz 42

5.1 Studiu de caz: Soluție tip Microsoft Citizen Service Platform 42

5.2 Studiu de caz – implementarea soluției SIVADOC 48

Concluzii 51

Bibliografie 52

Introducere – Managementul documentelor

Managementul documentelor este una dintre cele mai vechi discipline de management al conținutului, apărută din nevoia de a gestiona cantitățile de informații, aflate în continuă creștere, create în cadrul organizațiilor. El implică tehnologii, mijloace și metode cu ajutorul cărora organizațiile își creează, gestionează, stochează, caută, transmit și, după expirarea lor, casează documentele, oferind control asupra ciclului de viață al acestora. Este un proces de bază al activității organizaționale, deoarece nu există aspecte în funcționarea unei afaceri sau instituții care să nu implice crearea de documente.

Managementul documentelor face parte din strategia comunicațională și informațională a unei organizații, asigură flexibilitatea și adaptarea organizației la dinamica evoluției tehnologiei informației, influențează și este influențat de sistemul de management și cultura organizațională.

Implementarea unei soluții informatice care să realizeze acest proces s-a impus în ultima perioadă ca o soluție salvatoare. Acest mod descrie managementul documentelor prin folosirea aplicațiilor în scopul îmbunătățirii fluxurilor interne de comunicare a informațiilor, prin creșterea eficienței operaționale și scăderea costurilor de procesare a documentelor.

Introducerea sistemelor de management al documentelor reprezintă un pas important în era informațională și se bazează pe sistemul de lucru deja existent, care implică păstrarea unui duplicat al documentelor, autentificarea lor prin semnătură, aprobarea acestora de persoanele avizate și păstrarea lor într-un mediu cu acces controlat.

Principalele obiective ale lucrării de disertație sunt cunoașterea conceptelor de bază privind managementul documentelor și identificarea tehnologiilor utilizate în cadrul sistemelor de management.

Lucrarea este structurată pe cinci capitole în care este prezentată importanța și implicațiile utilizării tehnologiilor informaționale în cadrul sistemelor de management al documentelor. De asemenea, ea își propune să ofere repere privind tehnologiile de abordat atunci când se dorește proiectarea și implementarea unui sistem de management al documentelor care urmează să fie folosit în organizații, instituții publice, societăți comerciale, universități, ong-uri etc.

Primul capitol debutează cu studierea conceptului de management al documentelor. Am analizat comparativ cu ajutorul datelor din literatură, conceptele de document pe hârtie și document electronic, accentuând avantajele aduse de documentele electronice organizațiilor economice. Totodată, am identificat în literatura de specialitate principalele criterii de clasificare ale documentelor și am enumerat tipurile de documente în funcție de aceste criterii. În continuare, am descris metoda de transformare a documentelor clasice în formatul electronic, proces denumit digitizare. Astfel, am subliniat importanța utilizării echipamentelor de ultimă generație în obținerea unor date cât mai precise. Noile tehnologii de digitizare combină robotica, electronica digitală și tehnica de calcul prin crearea unei linii de digitizare care oferă soluții complet integrate. Legislația privind valoarea juridică a documentului electronic a dus la apariția semnăturii electronice generată cu ajutorul unui mecanism securizat, concept dezvoltat în acest capitol. De asemenea, pornind de la istoria sistemelor am studiat conceptul de management al documentelor (DMS), am identificat funcțiile acestui concept și am prezentat avantajele implementării unui astfel de sistem. Capitolul se încheie cu prezentarea sistemului de management al calității, un subpunct important, deoarece introducerea unui astfel de sistem este o condiție obligatorie pentru companiile care doresc să se încadreze în standardele europene.

Obiectul celui de-al doilea capitol al acestei lucrări îl face sistemul electronic de management al documentelor, descris în literatura de specialitate. Pentru început am definit DMS-ul în termeni tehnici, am subliniat importanța implementării unui DMS în organizație, am descris condițiile în care este necesar să se adopte astfel de soluții precum și avantajele utilizării unui sistem. Deoarece documentele într-o organizație nu sunt statice, sistemele de management de documente conțin aplicații de flux. În continuare, am prezentat managementul fluxului: scopul acestuia, strategia de proiectare și automatizare, ce presupune un astfel de management, traseul documentelor, aplicații de flux și avantajele folosirii workflow-lui. Scopul managementului fluxului de activitate este de a automatiza procedurile documentelor din cadrul unei organizații prin înlocuirea sistemelor pe suport de hârtie cu sisteme electronice. Această transformare se realizează cu ajutorul arhivării electronice și analogice. Am dezvoltat conceptul de sistem informatic de arhivare în cadrul acestui capitol, ca fiind soluția ideală pentru a prelungi durata de viață a documentelor originale. Principala funcționalitate oferită de un sistem de arhivare electronică și administrare a documentelor este realizarea conversiei, preluării, stocării, organizării și regăsirii informației din cadrul companiei într-un mod structurat și securizat. Odată ce documentele au fost convertite în format electronic și arhivate, căutarea, localizarea și redarea informației devine un proces facil și rapid. În continuare, am prezentat sistemul de căutări și raportări al DMS-ului. Acesta presupune căutări complexe, căutări după metadate, căutări după text conținut în documente, regăsirea documentelor conform rezultatelor clasificării dorite, vizualizarea și listarea de rapoarte complexe. În următorul subpunct al capitolului, am subliniat importanța asigurării unui suport tehnic înainte și după implementarea unei soluții pentru identificarea naturii disfuncționalităților semnalate: eroare de software, eroare de hardware, eroare de aplicație specifică sau eroare de operare. Capitolul se încheie cu prezentarea sistemului de securitate indiferent de domeniul de aplicare care este constituit de întregul spectru de servicii: comercializare, consultanță, proiectare, dezvoltare, implementare, integrare, testare, întreținere, service, suport tehnic, instruire pentru echipamente hardware, software și licențe software, activități legate de bazele de date, alături de întregul personal al companiei.

În capitolul trei am tratat soluțiile software implementate cu succes la ora actuală pe piață. Soluțiile și serviciile din această zonă sunt destul de cuprinzătoare și acoperă practic orice tip de implementare, plecând de la soluții utile în cadrul unui departament la soluții care acoperă întreaga instituție, indiferent de mărimea sau distribuția geografică a acesteia. Până în prezent, au fost lansate pe piață și prezentate în literatura de specialitate numeroase soluții informatice pentru managementul documentelor realizate după anumite reguli. În cadrul acestui capitol am enumerat și dezvoltat aceste reguli de bază, precum și strategiile de realizare a unui sistem informatic eficient. În ultimul subpunct al acestui capitol am prezentat două soluții software ale unor companii ce s-au făcut remarcate la ora actuală pe piață: Documenta și SIVADOC.

Firma INFRASOFT este prezentă pe piața produselor dezvoltate folosind tehnologia ORACLE. Aceasta a lansat pachete standard pentru sistemul de management al documentelor: Documenta Basic, Documenta Extra și Documenta Unlimited.

Firma SIVECO oferă produsul SIVADOC. Sistemul de management al documentelor și fluxurilor de lucru, SIVADOC rezolvă problemele critice ale companiilor privind arhivarea electronică, workflow-ul, indexarea, căutarea, securitatea, administrarea și integrarea documentelor. Acesta oferă o platformă comună care unifică procesele și informația, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații, dar, totodată, și al protejării împotriva accesului neautorizat.

În capitolul patru am prezentat argumentele pentru implementarea unui DMS. Acesta debutează cu randamentul investiției în soluțiile de comunicare și document management. Justificarea achiziționării unui sistem de managementul documentelor devine parte importantă și integrantă a sistemului informațional al organizațiilor și joacă din acest moment un rol economic și strategic deoarece prin utilizarea și administrarea eficientă a informației se poate obține avantaj competitiv. Aceasta este viziunea care trebuie conferită unui sistem de managementul documentelor: componenta unui sistem de informare și de comunicare, ce integrează ultimele cuceriri tehnologice din domeniile multimedia și ale telecomunicațiilor. În continuare, am prezentat domeniile de aplicabilitate, verticalele unde se manifestă cea mai mare cerere de soluții de Document Management și am enumerat situațiile în care o organizație are nevoie de implementarea unui DMS. În finalul capitolului, pentru a veni în sprijinul organizațiilor am elaborat o serie de întrebări legate de calitatea sistemului și am identificat 18 criterii importante care trebuie analizate înainte de a alege un software pentru raționalizarea managementului documentelor.

Capitolul cinci este dedicat în întregime studiilor de caz.

Primul studiu de caz prezintă implementarea soluției tip Microsoft Citizen Service Platform de către Primăria Buzău. Aplicația de Document Management existentă deja în Primărie și pe care ar fi trebuit să se bazeze fluxurile interne de aprobare a cererilor cetățenilor nu era utilizată, fiind respinsă de utilizatori datorită complexității ridicate, dificultății în exploatare și lipsei de aliniere la tiparele de activitate existente în organizație. Subutilizarea aplicației de Document Management crea numeroase neplăceri în organizație, legate de coerența fluxurilor de aprobare a cererilor depuse de cetățeni și de administrarea documentelor justificative aferente acestor cereri. Astfel, circulația documentelor în Primăria Buzău era strict pe hârtie, iar arhivarea se făcea la nivelul fiecărei direcții. Se simțea nevoia unei Registraturi Electronice precum și nevoia livrării de servicii online către cetățeni. Astfel, în urma organizării unei licitații publice s-a luat decizia implementării sistemului integrat compus din platforma de gestiune economico-financiară și platforma dedicată proceselor specifice unei primării.

Cel de-al doilea studiu de caz prezintă implementarea soluției SIVADOC de către șantierul naval VARD Tulcea. Compania VARD Tulcea a decis implementarea unei soluții IT care să asigure suportul necesar pentru gestionarea unitară atât a documentelor nestructurate, cât și a documentației specifice activității companiei, cu scopul eficientizării activităților administrative și de producție, reducerea volumului de documente în format tipărit, care necesită avizare și aprobare, precum și evidențierea blocajelor din activitățile curente, în vederea îmbunătățirii procedurilor de lucru curente.

Capitolul 1. Sisteme de management

Document pe hârtie versus document electronic

Un document se definește ca un pachet de date structurate în scopuri informaționale, o colecție de indicatori și reguli care pot angaja simultan un număr de diferite componente informatice și de acțiuni.

Conform ISO, documentul este un “ansamblu coerent și finit de informații structurate, lizibile și cu destinație precisă aflat pe un anumit suport.”

În accepțiune largă, noțiunea de “document” este definit ca fiind orice bază de cunoaștere fixată material, înregistrată sau susceptibilă de a fi folosită pentru consultare, studiu etc. Termenul “documentare” a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului “a se documenta”.

De la apariția conceptului de paperless office, preocuparea pentru conversia din format fizic în format electronic a documentelor a crescut și s-a extins constant. Unul din principalele sale avantaje este reducerea costurilor prin eliminarea consumului nejustificat de hârtie.

Managementul și lucrul colaborativ, explozia serviciilor web, legislația privind valoarea juridică a documentului electronic, semnarea și arhivarea acestuia, toate au contribuit la creșterea importanței documentului electronic și prin urmare la utilizarea sa tot mai intensivă.

Transformarea documentelor clasice în format electronic permite organizațiilor să răspundă rapid la schimbările produse în mediul de afaceri și să fluidizeze fluxurile informaționale și de documente. Aceasta se realizează printr-o operație de digitizare, de codificare electronică a documentului ca întreg și a tuturor elementelor sale.

Documentul în format electronic căruia i s-a încorporat, atașat sau asociat o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv și generată cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnăturii este asimilat, în ce privește condițiile și efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată.

În tabelul 1.1 sunt prezentate comparativ caracteristicile documentelor pe suport de hârtie față de documentele electronice.

Tabelul 1.1. Document pe suport de hârtie vs. Document electronic

“A documenta” înseamnă a depista, a colecționa, a conserva și a pune la dispoziție surse de cunoștințe dobândite anterior asupra problemei care intră în sfera de interes a acestora, fixate în documente de orice gen. În general, termenii “informare” și “documentare” tind spre sinonimie, ambii presupunând un fapt de cunoaștere. Deosebirile dintre cei doi termeni reies din termenul de “document”. “Informația presupune un fapt de cunoaștere care poate fi emis sau recepționat sub formă materializată sau nematerializată”, pe când “documentarea presupune numai forma materializată”.

Tipologia informației documentare cunoaște astăzi o diversitate atât de mare încât, posibilitățile de clasare și subclasare sunt greu de reprezentat într-o singură structură schematică.

Pentru definirea unor politici corecte de utilizare și stocare a documentelor se efectuează o clasificare a documentelor după nivelul de importanță al acestora, astfel:

Documentele de interes general sunt acele documente importante ale organizației necesare în raporturile cu alte organizații sau pentru fundamentarea deciziilor tactice și strategice, aflate într-o fază finală de procesare.

Documentele de lucru sunt documentele elaborate de diverse grupuri din cadrul organizației, în funcție de politicile, programele și interesele managementului, care pot deveni după finalizarea procesărilor documente de interes general.

Documentele de interes individual, reprezintă note personale, agende și informații organizate pentru rezolvarea activităților de serviciu. Acestea pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor de lucru.

Documentele private, de interes personal acceptate de organizații din punct de vedere moral. Acestea pot fi CV-uri, E-mailuri personale, agende telefonice etc.

În funcție de scopul pentru care au fost create, documentele se pot clasifica în:

Documente care conțin cerințe: sunt emise de o autoritate și trebuie respectate într-o organizație. Acestea sunt: documente interne de lucru și analiză, documente externe și documente rezultate din înțelegeri cu terți.

Documente doveditoare: sunt documentele prin intermediul cărora se dorește respectarea cerințelor.

Statisticile arată că pentru încheierea unei tranzacții, în prezent sunt necesare de două ori mai multe documente decât în trecut. Introducerea unui sistem de asigurarea calității, aduce un volum mare de documente care trebuie să circule în interiorul firmei sau în relațiile cu partenerii. Ca răspuns la problemele de acest tip au apărut sistemele informatice pentru managementul documentelor. Acestea sunt sisteme informatice care permit circulația (pentru informări, aprobări sau modificări), stocarea și regăsirea documentelor aflate în orice format electronic, cu facilități de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (de exemplu, prin conectare la dispozitive de scanare pot fi introduse automat în sistem documentele pe hârtie).

Digitizarea și semnătura electronică

Digitizarea documentelor tradiționale în scopul conservării și al accesului rapid la informații este o prioritate a societății informaționale. Digitizarea reprezintă procedeul prin care informația este capturată în format digital (imagine, document text, fișier audio, etc.) cu ajutorul unui echipament tehnic digital (cameră digitală, scanner, etc.). Când vorbim despre digitizarea documentelor, de cele mai multe ori ne referim la imaginea paginii capturată de un astfel de echipament – pur și simplu o poză a documentului – sau o versiune full-text, în care documentul este stocat folosind caractere text/scrise. Forma neprocesată a documentului (“plain-text”), reprezintă varianta integrală a documentului, folosind caractere ASCII sau Unicode, pentru acestea existând posibilitatea efectuării unei căutări în text (cuvinte sau fraze), însă se pierde structura și aspectul original al documentului. O versiune „codificată” a documentului va include informații suplimentare sau „markup” de diferite feluri, pentru a exprima structura documentului, formatarea sau alte informații pe care creatorul a dorit să le evidențieze și să-i ofere acestuia funcții speciale. Acest tip de codificare „markup” este folosit frecvent în asociere cu limbajele SGML sau XML și acest gen de informație este aplicată documentelor cu text integral.

În funcție de scopul creării fișierelor digitale, s-au conturat trei tipuri de fișiere:

fișier master: copie identică cu obiectul digitizat, de înaltă rezoluție, necomprimat, utilizat pentru prezervare;

fișier pentru acces: este creat din documentul imagine digitală master cu scopul de a fi editat ulterior, de a fi mărit, transformat în diferite formate, dar și pentru a fi reprezentat și transmis prin intermediul rețelelor (ca de exemplu imagini create pentru accesare și imagini timbru);

fișier pictogramă (thumbnail): fișier derivat din master, de dimensiuni și rezoluție mică, utilizat pentru previzualizare.

Documentul/Fișierul imagine digitală master este rezultatul materialului analog transformat, respectiv convertit printr-un proces de reformatare digitală (prin scanare, fotografiere cu aparat digital, etc.) este. Acesta ar trebui să reprezinte cât mai fidel posibil informația vizuală din documentul original. Un document digital master, poate servi ca înlocuitor pentru cel original sau poate fi folosit ca siguranță în cazul pierderii sau deteriorării acestuia. Pentru „documentele născute digital”, adică cele care nu au fost supuse procesului de reformatare digitală, documentul imagine digitală master reprezintă documentul original în sine. Deoarece procesul capturării unei imagini presupune o muncă intensă, durata de viață a unui document imagine master ar trebui să fie de cel puțin 50 de ani. Prin urmare, cei care organizează o colecție digitală trebuie să aibă în vedere o varietate largă de utilizări ulterioare și să stabilească de la început o calitate înaltă/foarte bună a imaginii.

Procesul de digitizare trebuie să țină cont de o serie de factori, precum natura materialului, scopul exemplarului digital, relevanța în cadrul colecției, suportul tehnic necesar prezervării dar și bugetul estimat și finanțările posibile. Este important de știut care sunt limitele formatelor disponibile, pentru a vedea dacă acestea corespund scopului colecției, dar și pentru a-i asigura accesul în viitor.

Formatele digitale pentru documentul text diferă foarte mult, deoarece acestea pot fi convertite cu ușurință în alte formate dar și datorită capacităților multiple de expunere. Sistemele care dețin drepturi de proprietate pot fi potrivite pentru tipărirea unui document, prin instrumentele de procesare text sau formatele descrierilor de pagină (de exemplu, Microsoft Word, PDF) și permit publicarea acestora pe web, prin intermediul funcției “Salvare ca HTML”. În cazul în care este necesară mutarea/migrarea datelor pe o altă platformă software, există riscul de a pierde informațiile de formatare. Pentru că astfel de sisteme depind de existența unor programe cu drept de proprietate – ai căror termeni de licențiere și existență nu pot fi definiți pe termen lung – acestea nu sunt recomandate pentru scopuri de arhivare sau pentru definirea unei existențe durabile în timp. De asemenea este indicat să fie identificate formatele acceptate pentru transfer, stocare și distribuție către utilizator, deoarece acestea pot diferi, să nu fie utilizate metode de criptare sau comprimare pentru fișierele care vor fi păstrate în arhivă și trebuie micșorat numărul tipurilor de formate, pentru ca documentele digitizate să fie gestionate cât mai ușor.

Principalele formate de fișier utilizate sunt:

Imagine: TIFF, GIF, JPG, JPG-2000, PNG, PDF

Text: HTML, XML, PDF, UTF-8, ASCII

Audio, Video: WAVE, MPEG, AVI, WMA, OGG

Arhivare: RAR, ZIP

Digitizarea poate fi efectuată in-house de către organizație, sau poate fi externalizată, în funcție de:

volumul de material original care urmează să fie digitizat;

fragilitatea materialelor și riscurile la care acestea se expun prin mutarea lor în afara organizației;

organizarea colecțiilor fizice și cataloagele asociate;

complexitatea procesului de digitizare;

disponibilitatea de personal instruit;

disponibilitatea de hardware și software.

Motivele de externalizare pot fi: reducerea costurilor (pentru volume mari), acces la echipamente specializate sau limitări practice (spațiu, oameni, echipament), în cadrul unei instituții. Motivele pentru efectuarea digitizării in-house pot fi: imposibilitatea de a muta o colecție, volume mici de material sau organizarea fizică a colecțiilor.

Documentele rezultate în urma procesului de digitizare trebuie denumite astfel încât alcătuirea colecțiilor și stabilirea relațiilor logice să nu fie îngreunată. Există două posibilități:

folosirea unei scheme alfa-numerice care să reflecte numerele folosite deja în catalogarea documentului;

utilizarea unor termeni reprezentativi pentru documentul respectiv.

Se pot stabili convenții pentru nume, tabele cu semne sau reguli (de ex. reguli referitoare la punctuație și la majuscule) uniformizarea acestora fiind un aspect foarte important.

Principalul avantaj în digitizarea documentelor este universalitatea acestora (toate tipurile de informații pot fi manipulate în același mod și cu același tip de echipamente). Memorarea documentelor sub formă digitală se poate face cu dispozitive de același tip care diferă, eventual, prin capacitatea de stocare disponibilă necesară.

Semnătura electronică este un certificat digital, “o carte de identitate” virtuală care îți permite identificarea fără echivoc pe internet. Aceasta poate fi realizată folosind atât tehnologii digitale bazate doar pe criptografia cu chei publice, cât și prin alte metode electronice de autentificare.

În baza legii semnăturii electronice, aceasta poate fi definită astfel:

“datele în formă electronică sunt reprezentări ale informației într-o formă convențională adecvată creării, prelucrării, trimiterii, primirii sau stocării acesteia prin mijloace electronice”;

“înscrisul în formă electronică reprezintă o colecție de date în formă electronică între care există relații logice și funcționale și care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificație inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar”;

“semnătura electronică reprezintă date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare”;

“semnătura electronică extinsă reprezintă acea semnatură electronică care îndeplinește cumulativ următoarele condiții: a) este legată în mod unic de semnatar; b) asigură identificarea semnatarului; c) este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar; d) este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă”.

Scopul semnăturilor electronice este de a încheia contracte comerciale sau de afaceri, pe cale informatică de aceea spațiul digital trebuie să permită unui contract electronic să realizeze următoarele obiective funcționale:

identificarea părților (cunoașterea identității semnatarilor);

descrierea obiectului acordului (textul trebuie să fie interpretabil);

demonstrarea acceptului textului de către părți;

detectarea oricărei modificări sau erori (să nu poată fi falsificat).

Tehnologia semnării electronice surclasează tehnologia semnării clasice. Noile servicii, în special comerțul electronic, au creat necesitatea unui serviciu de semnătură electronică, care realizează prin mijloace electronice, să garanteze tranzacțiile prin Internet, și anume:

să permită identificarea persoanei fără a o întâlni;

să creeze o probă care să nu fie respinsă în fața unei autorități, asupra tranzacției încheiate și executate.

Sistemele de management ale documentelor

Istoria sistemelor pentru managementul documentelor cunoaște două mari perioade de evoluție. Primele soluții de document management proiectate erau sisteme în cadrul cărora scopul era în principal “arhivarea electronică”, reprezentând o alternativă la micrografie. În acea perioadă, 90% dintre soluții erau concentrate în domeniile de administrație publică și bănci-asigurări. A doua perioadă începe în 1995 odată cu evoluția rețelelor, a soluțiilor multimedia și a informaticii în general. Astfel:

documentul electronic a devenit multimedia: nu mai este vorba doar despre texte, ci și despre imagini, sunete, video, etc. ce pot fi integrate;

capacitățile de stocare au costuri din ce în ce mai scăzute (de exemplu DVD-urile);

au apărut din ce în ce mai multe standarde referitoare la protocoalele de rețele, la sistemele de exploatare și la conectivitatea între diferitele platforme;

interfețele om-mașină s-au simplificat mult pentru a face informatica accesibilă pentru mai multe persoane.

Un sistem de management al documentelor este un sistem software sau un set de aplicații software care furnizează capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare și de regăsire rapidă a documentelor.

Aplicațiile de management ale documentelor oferă o distribuție mai eficientă a controlului asupra informațiilor, fișierelor și înregistrărilor în interiorul unei organizații. Aceste programe simplifică procesele de afaceri prin intermediul procedurilor automat-repetitive, traseul documentelor și notificarea prin e-mail.

Un sistem de management de documente conține aplicații ușor de utilizat, foarte intuitive și bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronică pentru comunicații rapide și sigure în interiorul companiei și cu alte organizații sau agenți economici conectați la Internet și permite:

circulația documentelor pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de către autorul documentului, cu posibilitatea aprobării sau respingerii acestora;

crearea standardizată, distribuirea și circulația informațiilor și documentelor interne din companie, precum și a celor generate în relația cu alte organizații, asigurându-se cele mai înalte standarde de securitate și confidențialitate;

urmărirea stării documentelor, în diferite stadii prin care trec acestea, evidențierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor autorizate din companie să cunoască în orice moment unde se află un document și care este starea acestuia, prin înregistrările care se fac asupra documentelor;

posibilitatea de a obține rapid statistici și situații privind dosarele finalizate sau date în lucru.

Fluxul automat de documente prezintă numeroase avantaje:

rutare automată;

sistem integrat;

monitorizarea activităților;

notificarea automată a problemelor;

folosirea grupurilor;

facilități în urmărirea documentelor.

Toate sistemele de management al documentelor trebuie să aibă următoarele componente:

modulul de achiziție pentru aducerea documentelor în sistem;

modulul de stocare și arhivare;

instrumentul de indexare și regăsire pentru a localiza documentele;

modulul de distribuire pentru exportarea documentelor din sistem;

modulul de securitate pentru a proteja documentele de accesarea neautorizată.

Sistemul de management al calității

Introducerea unui sistem de asigurare a calității este o condiție obligatorie pentru companiile care doresc să se încadreze în standardele europene.

Sistemul de management al calității este sistemul de orientare și control al activităților unei organizații în ceea ce privește calitatea, un set de politici, proceduri, instrucțiuni și alte documente care definesc modul în care organizația operează procesele având legătură cu calitatea. Implementarea unui astfel de sistem permite unei organizații să identifice, planifice, măsoare, controleze și să îmbunătățească sistematic procesele componente ale afacerii.

Documentele pentru implementarea și aplicarea sistemului de calitate într-un sistem tehnico-economic (STE) au un rol bine definit care constă în: asigurarea instruirii salariaților pentru cunoașterea modului de aplicare a sistemului de calitate și furnizarea dovezilor obiective cu privire la aplicarea sistemului calității.

Documentele utilizate în sistemele de management al calității sunt:

Manuale ale calității – furnizează informații;

Planuri ale calității – descriu cum se aplică sistemul de management al calității unui produs, proiect sau contract;

Specificații – documente care stabilesc cerințe;

Ghiduri – documente care stabilesc recomandări sau sugestii;

Proceduri, instrucțiuni de lucru și desene – furnizează informații despre modul în care se realizează activități și procese;

Înregistrări – furnizează dovezi obiective ale activităților efectuate sau ale rezultatelor obținute.

Organizația Internațională pentru Standardizare (ISO) a elaborat standarde pentru sistemele de management al calității din anul 1987, sub forma seriei de standarde ISO 9000: 1987. Aceste standarde au fost revizuite de mai multe ori, ultima revizuire a fost făcută în anul 2000, creându-se seria ISO 9000:2000. În octombrie 2008, ISO a aprobat o revizuire minoră ce includea modificările gramaticale pentru ușurarea traducerii standardului în alte limbi (ISO 9001:2008).

Pornind de la cerințele ISO 9001 procesele de control al documentelor se încadrează în trei categorii:

Creare de documente;

Modificare documente;

Accesare documente.

Atât documentele nou create, cât și cele modificare trebuie să fie revizuite și aprobate înainte de eliberarea lor. Documentul eliberat trebuie sa fie disponibil și ușor de accesat pentru toate părțile autorizate. Cerințele pentru documente și date se pot clasifica în două tipuri principale.

Primul tip este reprezentat de documentele legate de calitate (ISO 9001) ce include 4 nivele:

Nivelul 1: manualul calității care descrie sistemul calității în conformitate cu politica;

Nivelul 2: procedurile de operare – descriu modul în care funcționează sistemul de management și demonstrează legăturile și interacțiunile dintre departamente;

Nivelul 3: instrucțiuni de lucru (instrucțiuni pas cu pas) care furnizează informații detaliate asupra modului de realizare a unei anumite activități;

Nivelul 4: înregistrări și formulare în domeniul calității – furnizează înregistrări sau probe a ceea ce s-a realizat în scopul conformității cu sistemul de calitate stabilit de cele trei niveluri anterioare: revizuirea proiectului și verificarea acestuia.

Al doilea tip de document este destinat menținerii integrității sistemului de control al documentelor în conformitate cu ISO 9001, care conține informații pentru controlul și gestionarea documentelor: lista cadru, istoricul modificărilor, lista echipei de revizuire și lista de distribuție.

Diferite părți ale sistemului de management al unei organizații pot fi integrate împreună cu sistemul de management al calității într-un singur sistem de management care folosește elemente comune. Aceasta ar putea facilita planificarea, alocarea resurselor, definirea obiectivelor și evaluarea eficacității organizației. Sistemul de management al organizației poate fi evaluat în raport cu cerințele sistemului de management al calității.

Capitolul 2. Gestionarea documentelor în sistem electronic

Ce este Document Management System (DMS)

În secolul 21 tot mai multe organizații consideră inevitabile organizarea și arhivarea documentelor, în vederea sistematizării și transparentizării evidenței facturilor și contractelor. Gestionarea fizică, pe suport de hârtie a volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, a devenit greoaie. Căutarea informațiilor consumă minute prețioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fără rezultat. Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltării sistemelor de managementul documentelor (DMS- Document Management System). Aceste sisteme oferă angajaților posibilitatea de a accesa informațiile necesare – pe baza drepturilor de autorizație – transparentizează relațiile dintre documente (ex. prin evidența contractelor și facturilor, înregistrarea e-mailurilor etc.) și facilitează comunicarea rapidă și eficientă dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ, C.I. etc.) și filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent. Astfel, putem spune că un DMS – Document Management Sistem, presupune administrarea electronică a documentelor de-a lungul ciclului lor de viață.

Documentele moderne electronice pot conține informații multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio și clipuri video, fiind numite documente compuse. Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fi scanate, indexate și stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine și cele arhivate pot fi retrase în câteva secunde. Recunoașterea caracterului optic este utilizată pentru a „citi” documentele și pentru a ale transforma în fișiere text computerizate. Odată stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, secțiuni ale documentului pot fi tăiate și transpuse în alte documente.

Atfel, documentele electronice se împart în următoarele clase:

documente elaborate în editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office);

copia electronică a documentelor pe hârtie (obținută prin scanare – exemplu: facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte);

fișiere sursă sau binare obținute de personalul organizației în urma activității acestuia (exemple: fișiere program, fișiere aplicații grafice, fișiere executabile (exe)).

Un astfel de sistem gestionează bunurile digitale ale organizației (documente, proceduri, schițe, planuri, proiecte, coduri sursă, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hârtie (documente scanate), fluxurile de lucru interne organizației și managementul înregistrărilor.

Când este necesar adoptarea unei soluți de management al documentelor?

Atunci când în cursul activității întâmpinați următoarele probleme:

Intervin întârzieri repetate din motive de administrare a documentelor;

Redactarea, completarea, ordonarea documentelor necesită prea mult timp;

Aceleași informații trebuie scrise de două sau de mai multe ori de către aceași persoană sau persoane diferite;

Găsirea documentelor căutate necesită prea mult timp;

Sarcinile de redactare și administrare documente devin supra solicitante;

Administrarea documentelor în timp util este pusă pe seama lipsei de resurse umane sau spații de depozitare adecvate;

Apar pierderi de date și informații;

Se dorește securizarea informațiilor firmei pe nivele de acces;

Sancțiunile din partea conducerii firmei vizează ineficiența gestionării documentelor.

Avantajele utilizării unui DMS

Introducerea unui sistem de document management oferă:

un mediu de lucru standardizat care să susțină accelerarea proceselor interne ale organizației;

integrarea capabilităților de mesagerie electronică și comunicare  pentru o colaborare eficientă în interiorul organizației precum și în exterior, cu partenerii;

manipularea ușoară a documentelor și accesul rapid la informație pentru creșterea productivității – adăugare conținut, distribuire și regăsire a informațiilor, procesare a datelor;

disponibilitatea informației, oricând, oferind un grad ridicat de securitate și confidențialitate;

focalizarea organizației pe activitățile curente, reducând perioadele de inactivitate, de manipulare a informației și cheltuielile administrative;

îmbunătățirea controlului activităților prin comunicare eficientă, pentru reducerea timpului de rezolvare al sarcinilor;

urmărirea permanentă de către utilizatorii autorizați a stării în care se află documentele (în lucru, respins, aprobat), evidențierea modului de rezolvare, acces la rapoarte specifice;

obținerea de rapoarte detaliate din aplicații despre: date clienți, istoricul organizației cu aceștia, evidența contractelor, stadiul oportunităților, sarcinile nerezolvate, etc.;

ușurință în gestionarea datelor caracteristice dosarului de personal, sistemului calității, planului și rapoartelor de audit, deciziilor și comunicărilor interne, informațiilor utile din diferite activități etc.

Fluxuri de documente

Documentele într-o organizație nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente conțin aplicații de flux care determină cu precizie unde se trimite un document, dacă a ajuns la destinație, când a fost redirecționat și care este statutul lui la un moment dat.

Scopul managementului fluxului de activitate este acela de a automatiza procedurile documentelor din cadrul unei organizații prin înlocuirea sistemelor pe suport de hârtie cu sisteme electronice. Rețeaua oferă sistemul de distribuție care mută documentele spre și din locul de stocare și distribuie documentele utilizatorilor care trebuie să vizualizeze și să modifice aceste documente sau care trebuie să le semneze și să valideze în ceea privește autenticitatea. Managementul fluxului de activitate încurajează colaborarea grupurilor de activitate prin procese automate și ajută la eliminarea deplasărilor.

Strategia de proiectare și automatizare a unui flux de documente presupune identificarea răspunsurilor la următoarele întrebări: 

care documente au rol determinant în derularea afacerii?

ce documente pot fi optimizate și redefinite astfel încât să producă beneficii?

ce documente și ce fluxuri de documente pot fi schimbate cu cea mai mare probabilitate de succes?

ce aplicații interne (email, ERP, CMS, CMR, etc.) sunt folosite pentru emiterea documentelor supuse procesului de optimizare și automatizare?

cine sunt persoanele cu cel mai ridicat interes manifestat pentru performanța și eficiența procesului de automatizare a fluxului de documente?

cine sunt autorii, cititorii, producătorii și alți terți interesați de documentele analizate?

ce termeni legislativi și de eficiență trebuie respectați?

Managementul fluxului de documente presupune:

Gestiunea documentelor dintr-o organizație;

Înregistrarea documentelor prin atribuirea de numere unice;

Clasificarea documentelor;

Identificarea sursei;

Evidența locului de depozitare – unde este arhivat documentul;

Maximizarea spațiului de stocare;

Căutarea și regăsirea rapidă a documentelor;

Stările documentelor;

Accesul rapid prin browsere web.

Fluxurile de lucru (Workflows) constituie o problemă complexă de aceea anumite DMS-uri au module incluse pentru modelare, altele utilizează un software specializat pentru modelarea fluxurilor și a proceselor.

Traseul documentelor pe fluxul de lucru poate trece prin pași de următoarele tipuri:

Aprobări

Informări

Atribuiri

Rezoluții

Organizare secvențială

Organizare paralelă

Printre aplicațiile de flux putem aminti:

Informații trimise din/în sistemul intern spre informare/aprobare;

Planuri de Rapoarte de activitate;

Referate, Note, Cereri, Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achiziții;

Generarea și publicarea de politic pentru asigurarea calității, a politicilor de resurse umane;

Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului calității;

Tratarea neconformalităților.

Principalul avantaj al folosirii fluxurilor de lucru constă în creșterea eficienței la nivelul întregii instituții datorită standardizării proceselor, lucru care permite un control mai bun al execuției și, prin urmare, un grad mai mare al calității serviciilor oferite. Al doilea avantaj se referă la flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile în continuă schimbare ale organizației. Nu în ultimul rând, utilizarea fluxurilor de lucru automatizate permite rafinarea și simplificarea proceselor prin analiza istoricului de execuție a fluxurilor și eliminarea etapelor care nu sunt necesare.

Din perspectiva sistemului de management, un sistem al fluxului de activitate poate ajuta șefii departamentelor să urmărească fluxul de informații și să administreze mai ușor acest flux. Un sistem de management al fluxului de activitate poate elimina timpul petrecut excesiv și activitățile deseori costisitoare cum ar fi întâlniri, apeluri telefonice și livrări prin curierat rapid. Managementul fluxului de activitate permite, de asemenea, utilizatorilor să vizualizeze documente imagine de dimensiuni mari, precum și documente grafice, audio și chiar video. În consecință, poate ajuta organizațiile să administreze benzile, fotografiile și elementele video; acest lucru ar putea deveni extrem de necesar în viitorul foarte apropiat.

Arhivarea electronică și analogică a documentelor

Arhivarea electronică reprezintă conversia documentelor din format de hârtie în format digital. Este soluția ideală pentru a prelungi durata de viață a documentelor originale, pentru a proteja aceste documente contra degradării fizice, putând consulta copia electronică a documentului.

Scopul principal al sistemului de arhivare electronică este de a gestiona toate categoriile de documente, date și informații existente în companie. De asemenea, trebuie să permită obținerea datelor complete, corecte și în timp real pentru a fluidiza cât mai mult schimburile de informații ce au loc în cadrul unui departament, între departamente, între companie și clienți etc.

Sistemul informatic de arhivare electronică trebuie să răspundă cerințelor definite de către oricare dintre compartimentele organizației și să asigure informarea corectă, completă și în timp util a factorilor de decizie.

Arhiva electronică a organizației va permite obținerea informațiilor reale, concrete, completate cu imaginile documentelor gazdă din arhiva fizică, oferind numeroase avantaje:

integrarea într-o singură interfață, ușor de utilizat, a tuturor documentelor;

reorganizarea logică a arhivei fizice, întrucât se realizează automat o legătură între arhiva fizică și cea electronică (se păstrează aceeași structură de organizare în cazul ambelor tipuri de arhivare, menționându-se, în momentul arhivării și locația documentului);

conversia rapidă în format digital a documentelor stocate pe hârtie (scaner-ul este echipat cu un alimentator automat cu documente);

compresia foarte bună a imaginilor obținute prin scanare va salva resursele de stocare;

administrarea în mod eficient a milioane de documente;

modul de vizualizare a arhivei electronice simulează situația unei arhive fizice (fișete, bibliorafturi, dosare, acte);

arhivarea automată a eFax-urilor și a e-mail-urilor;

posibilitatea de indexare prin cuvinte cheie sau prin fulltext a fiecărui document, facilitând regăsirea unui document.

Odată creată, arhiva electronică va putea fi securizată și controlată, accesul la documente permițându-se pe baza drepturilor definite și acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori. De asemenea, există posibilitatea de a înregistra și urmări toate versiunile unui document (acțiunile efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a efectuat, data la care au fost efectuate aceste acțiuni).

Gestiunea completă a fondurilor arhivistice pe care organizația le are, folosind sistemul de management al documentelor, trebuie să aibă următoarele funcționalități conform Legii (Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică):

posibilitatea – pentru șefii de nivele – de selectare a dosarelor grupate după un indicativ și realizarea inventarului cu preluarea tuturor pozițiilor selectate;

documentele vor fi grupate pe indicativ, un inventar putând să conțină dosare din mai multe indicative dar toate cu același termen de păstrare;

pe inventar să se poată adăuga dinamic (fără limită) oricâte poziții;

inventarul să ia număr unic secvențial automat din Registrul de evidență a unităților arhivistice;

pe inventar să se poată specifica datele de localizare fizică în arhivă (locație, rând, poliță, raft, biblioraft);

de pe Inventar să se poată vizualiza direct încăperea (locația) cu selectarea rândului și a poliței pe care se află păstrat inventarul respectiv sub forma de suprafață grafică web;

pe inventar să se poată vizualiza datele despre procesul verbal de predare-primire (date de intrare) cât și date despre documentul cu care au ieșit dosarele din gestiunea arhivei.

Soluția de arhivare analogică a documentelor este o masură suplimentară de păstrare nealterată a informațiilor arhivate pe termen lung și foarte lung și este folosită de instituții ca: galeriile de artă, muzeele, arhivele de film sau chiar spitalele și instituțiile financiare. Conversia documentelor scanate pe microfilm se face în timp real (microfilmul fiind singura modalitate de arhivare pe termen lung care nu este afectată de modificările/evoluțiile tehnologice, un microfilm putând fi vizualizat și peste 500 de ani cu o simplă sursă de lumină).

Principala funcționalitate oferită de un sistem de arhivare electronică și administrare a documentelor este realizarea conversiei, preluării, stocării, organizării și regăsirii informației din cadrul companiei într-un mod structurat și securizat. Odată ce documentele au fost convertite în format electronic și arhivate, căutarea, localizarea și redarea informației devine un proces facil și rapid.

Sistemul de căutări și raportări al DMS-ului

Mecanismele de căutare într-un DMS facilitează partajarea cunoștințelor.   Sistemele DMS asigură criterii de căutare complexă, căutări după metadate, căutări după text conținut în documente (full-text-search). În căutări se utilizează criterii combinate între medadate generale și metadate specifice, expresii de tip boolean și operatori de căutare (=, <>, >=, <=, LIKE, !=)

Sistemul de management al documentelor trebuie să permită efectuarea de căutari complexe care să îndeplinească următoarele caracteristici:

căutarea să se poată efectua după orice câmp menționat la înregistrarea documentelor;

aplicația să permită căutarea de tip full-text-search (căutare după cuvinte sau expresii)

căutarea să nu fie condiționată de majuscule sau minuscule;

să se permită căutarea și vizualizarea de documente din orice an, din registrul electronic, fără a ieși din fereastra de căutare;

listele de documente găsite să fie afișate sub formă de paginare;

utilizatorul trebuie să fie informat despre criteriile de căutare specificate și numărul de înregistrări găsite.

Sistemul de regăsire a documentelor în DMS are scopul de a regăsi documentele conform rezultatelor clasificării dorite și cuprinde trei module:

regăsirea dimensiunii de proces: sistemului i se cere să afișeze proprietățile categoriei procesului;

regăsirea dimensiunii tehnologice;

regăsirea dimensiunii privind echipamentele și materialele: trebuie să se afișeze doar gradul de corelare dintre documente și categorii.

Vizualizarea și listarea de rapoarte complexe trebuie să aibă următoarele caracteristici:

utilizatorii trebuie să poată lista rapoarte dintr-o perioadă de timp specificată;

aplicația trebuie să ofere rapoarte și statistici despre documentele înregistrate după user/nivel, după tipul documentului dintr-o anumită perioadă, și după starea în care se află documentul – trimise/rezolvate/expediate/în operare, într-o perioadă de anumite nivele/useri grupate după diverse categorii;

utilizatorii trebuie să aibă posibilitatea de a lista, în format word sau pdf, borderouri de predare-primire cu detaliile documentelor pe care le-au trimis către alte niveluri din organigrama;

să se permită vizualizarea rapoartelor detaliate din aplicații despre: date clienți, istoricul organizației cu aceștia, evidența contractelor, stadiul oportunităților, sarcinile nerezolvate, etc.

Sistemul de mentenanță și suport

Serviciile de mentenanță ale sistemului trebuie să asigure:

Accesul gratuit la versiunile noi de program în conformitate cu schimbările legislative;

Accesul gratuit la noile versiuni de program care îmbunătățesc, optimizează sau/și completează funcționalitățile curente ale sistemului;

Suport tehnic și asistență la problemele semnalate în exploatarea curentă a sistemului;

Accesul la suportul tehnic: 24×24, 7 zile pe săptămână;

Accesul la linie telefonică dedicată de suport 5 zile pe săptămână;

Accesul non-stop la 2 numere de telefon de suport de urgență pentru situațiile excepționale – problemele critice pentru activitatea utilizatorului;

Asistență la distanță în utilizarea aplicației acordată de către furnizor către client;

Acordarea unei licențe de access pe site-ul de suport;

Urmărirea stadiului curent al problemelor semnalate, online pe site-ul de suport;

Prezența personalului specializat al furnizorului la sediul clientului atunci când acest lucru este solicitat întemeiat de către beneficiar;

Asigurarea asistenței pentru rezolvarea problemelor ce țin de software și instalarea acestuia pe server.

Securitatea datelor

Un sistem comprehensiv de securitate trebuie să permită administratorului sistemului să controleze ce fișiere și documente pot fi vizualizate de utilizatori și acțiunile care pot fi luate cu privire la aceste documente. Un sistem de acces eficient va pune un document la dispoziția tuturor persoanelor autorizate, indiferent dacă acestea sunt din cadrul unui birou, într-o locație îndepărtată sau pe internet, toate acestea fără a compromite securitatea sistemului.

Securitatea documentelor este vitală în multe sisteme de management a documentelor. DMS-ul trebuie să asigure accesul securizat la documente și criptarea datelor de autentificare. Unele sisteme criptează și conținutul fișierelor în baza de date pentru a bloca deschiderea lor în afara sistemului (exemplu: un document word să nu poată fi deschis dacă a fost copiat cu ajutorul unui stick de memorie).

Securitatea datelor se poate face prin controlul accesului fiecărui utilizator în cadrul aplicațiilor pe bază de roluri și permisii în funcție de care se pot accesa informații și documente. Aplicațiile sunt prevăzute cu zone de configurare specifice, administratorii acestora având posibilitatea de a opta pentru jurnalizarea acțiunilor efectuate sau includerea de protecții suplimentare la nivelul fiecărui document.

Atacurile la e-securitatea unei organizații se manifestă prin multiple și diferite procedee, cum ar fi: diversiunea, intoxicarea, penetrarea, extragerea, coruperea, violarea, fraudarea, dezinformarea, inducerea în eroare, abaterea atenției, înșelarea vigilenței, dereglarea, blocarea, virusarea, distrugerea sistemului.

Elemente de securitate și tehnicile specifice:

Ascultarea comunicațiilor

Diversiunea și intoxicarea

Furtul parolelor

Modificarea datelor

Înregistrarea

Phising: tip nou de fraudă financiară

Hackers

Pirateria de Software

FIREWALL

SPAM – AntiSpam

SPYWARE – AntiSpyware

VIRUS – AntiVirus

Implementarea securității informațiilor, trebuie să asigure faptul că există reguli și procese eficace specifice, capabile să garanteze:

capacitatea operațională adecvată în vederea livrării la timp și calitatea dorită a produselor și serviciilor contractate, în condițiile convenite cu beneficiarii, asigurându-ne astfel de îndeplinirea misiunii organizației;

un mediu sigur pentru personalul, echipamentele și bunurile utilizate în derularea activităților;

confidențialitatea, disponibilitatea, integritatea și accesibilitatea datelor și a informațiilor vehiculate, înțelegând prin aceasta atât datele personale ale fiecărui angajat, cât și datele și informațiile necesare în derularea operațiunilor companiei.

Managementul securității și implementarea lui pe procesele specifice sau existente, se face în conformitate cu următoarele principii:

Conformitatea legislativă;

Abordarea procesuală, orientarea pe obiective și performanța în toate aspectele privind implementarea sistemului de management al securității și analiza riscurilor;

Angajamentul și exemplul managementului în asigurarea și promovarea securității;

Conștientizarea și implicarea angajaților;

Securizarea proprietății clientului și a companiei;

Continuitatea operațională;

Permanenta îmbunătățire a proceselor sistemului de management al securității informațiilor este garantul eficacității acestuia.

Domeniul de aplicare este constituit de întregul spectru de servicii: comercializare, consultanță, proiectare, dezvoltare, implementare, integrare, testare, întreținere, service, suport tehnic, instruire pentru echipamente hardware, software și licențe software, activități legate de bazele de date, alături de întregul personal al companiei.

Pentru asigurarea implementării adecvate a securității informațiilor, trebuie menținute, în concordanță cu nevoile organizației, politicile specifice detaliate de securitate necesare pentru a acoperi toate aspectele de securitate, scopul și spiritul proceselor, cu asigurarea în același timp a unui mediu de lucru plăcut pentru angajați, lipsit de tensiuni inutile ce sunt eliminate printr-un proces eficace de management al riscurilor.

Întregul personal trebuie să conștientizeze valoarea informațiilor din cadrul organizației, să protejeze și să nu folosească informațiile pentru uzul personal sau al unei terțe părți, în caz contrar fiind pasibili de sancțiuni disciplinare și legale, după caz.

Capitolul 3. Soluții pentru managementul documentelor

În ultimii ani au apărut multe tehnologii care permit realizarea managementului de documente în mod automat. Principala problemă care reține atenția o reprezintă integrarea și implementarea soluțiilor, trecerea de la clasicul sistem birocratic la o platformă electronică de management integrat.

Sistemul de management al documentelor reprezintă un sistem informatic care este tot mai mult exploatat de agenții economici în diferite ramuri ale activității social-economice, principala caracteristică a sa fiind automatizarea activităților umane și computerizate, în special ale celor care implică interacțiunea cu aplicațiile și instrumentele tehnologiilor informaționale.

Trei componente mari pot fi regăsite la orice sistem de management de documente existent pe piață: depozitul de documente, motorul de workflow și tehnologia de indexare-căutare.

Până în prezent, au fost lansate pe piață și prezentate în literatura de specialitate numeroase soluții informatice pentru managementul documentelor realizate după anumite reguli.

Reguli de bază pentru realizarea unui sistem informatic eficient

Abordarea globală modulară

La proiectarea sistemului trebuie avută în vedere legatura acestuia cu lumea exterioară, posibilitățile de comunicare cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme de altă natură, posibilitatea includerii sistemului într-un sistem mai complex, sau posibilitatea includerii altor sisteme.

Criteriul eficienței economice

Principalul criteriu ce stă la baza realizării sistemului este cel economic. La proiectare trebuie avut în vedere că raportul dintre rezultatul sau rezultatele directe sau indirecte obținute prin implementarea și folosirea sistemului economic și totalitatea costurilor de realizare să fie cât mai mare. Cu alte cuvinte, trebuie să fie rentabil.

Orientarea spre utilizatori

La realizarea sistemului trebuie să se aibă în vedere în primul rând nivelul de cunoștințe al utilizatorilor, cerințele și preferințele lor. În acest sens, trebuie purtată o discuție cu utilizatorii în prealabil și pe baza sugestiilor lor să se treacă la proiectarea propriu zisă.

Asigurarea unicității introducerii datelor

De cele mai multe ori o serie de date trebuiesc utilizate în mai multe locuri în cadrul sistemului informatic. La proiectarea sistemului, trebuie ca datele sa fie introduse o singură dată, iar sistemul să distribuie automat datele în celelalte locuri în care este nevoie de ele.

Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului

Acest principiu decurge tot din orientarea spre utilizator. Trebuie discutat cu utilizatorul înainte de a trece la proiectare, pentru a înlătura de la început o serie de neajunsuri. Trebuiesc discutate modalitățile de introducere a datelor și adaptarea aplicației la nevoile utilizatorului, modul de calcul și prelucrare al datelor.

Soluție generală, independentă de configurația actuală a sistemului informatizat

Sistemul proiectat trebuie să ia în considerare posibilitatea de achiziționare de echipamente noi, performante, dacă este posibil, iar dacă nu, să se adapteze cele existente.

Posibilitatea de dezvoltare ulterioară

Trebuie avută în vedere posibilitatea ca soluțiile de document management proiectate să fie scalabile, cu posibilitatea să fie adăugate ulterior funcționalități noi; totodată aceste soluții să fie implementate pe platforme software scalabile care se pot folosi și după ce compania s-a dezvoltat și apare necesitatea suplimentării resurselor hardware .

Strategii de realizare a unui sistem informatic eficient

Managementul documentelor se poate realiza prin proceduri de tip “top-down”- prin crearea unui instrument unic și unitar transmis de conducătorii organizației către personalul de execuție, sau “bottom-up”- prin unificarea progresivă a metodelor și sistemelor deja implementate la nivelul fiecărei celule organizaționale, fiecărui departament și crearea unui sistem unic, aprobat de conducere.

Strategia ascendentă (“bottom-up”): În conformitate cu această strategie, rezolvarea unei anumite probleme începe cu rezolvarea problemelor de detaliu, minore. Soluțiile sunt agregate în vederea soluționării unei probleme mai complexe. Se procedează asfel până ce se ajunge la vârf, la soluționarea problemei globale. Dezavantajul acestei metode constă în necesitatea cunoașterii în detaliu al domeniului problemei de rezolvat înainte de trecerea la rezolvarea propriu-zisă.

Strategia descendentă (“top-down”): Abordează problema de la general la particular, de sus în jos. Problema este studiată global, încercând descompunerea ei în probleme mai mici și se trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin descompunerea lor în alte subprobleme, și tot așa până se ajunge la probleme a căror rezolvare este cunoscută. Această strategie prezintă avantajul că oferă în orice moment o imagine de ansamblu asupra problemei de rezolvat.

Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale, timp, etc., ceea ce implică în final costuri ridicate. Din acesta cauză, modul de abordare a problemei proiectării este foarte important. În decursul timpului s-au conturat câteva metodologii standard de proiectare.

Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt:

Analiza sistemului existent – se studiază sistemul informatic existent și se stabilesc neajunsurile sale și cerințele ce urmează a fi satisfăcute de viitorul sistem informatic. În acestă etapă se stabilește rentabilitatea folosirii sistemului informatic. Înlocuirea sistemelor anterior izolate cu o singură soluție completă generează deja o accelerare însemnată a eficacității, deoarece cu ajutorul aplicației de registratură electronică toate datele sunt stocate într-un singur loc, și acestea devin accesibile oricând pentru oricine. Adevăratul avantaj însă nu o constituie diminuarea muncii mecanice, ci faptul că sistemul de managementul documentelor oferă persoanelor din conducere informații complexe, punctuale la zi, pe baza cărora pot lua deciziile de afaceri mult mai rapid și mai sigur.

Proiectarea sistemului informatic – se concepe sistemul, elementele componente ale acestuia, structura lor și modul de realizare. Datorită complexității, această etapă este la rândul ei descompusă în două etape :

Proiectarea de ansamblu – se stabilește arhitectura de ansamblu, modul de descompunere pe componente, intrările și ieșirile sistemului. Se finalizează printr-o schemă de ansamblu a sistemului în care sunt incluse toate aceste elementele.

Proiectarea de detaliu – fiecare element descris în etapa anterioară este descris în detaliu.

Elaborarea programelor – se scriu programele sistemului într-un limbaj ales anterior.

Implementarea sistemului – după ce a fost realizat sistemul, se trece la implementarea sa. Implementarea unui sistem de managementul documentelor este întotdeauna un proces mai îndelungat, deoarece implică mai mult decât o simplă instalare a unui software. Fiecare organizație este diferită, de aceea are o importanță strategică, evaluarea cerințelor și a fluxurilor de lucru, ulterior coordonarea acestora pentru ca sistemul implementat să se potrivească cât mai mult cu funcționarea organizației, fiindcă influențează workflow-ul.

Exploatarea și întreținerea sistemului (mentenanță) – aceasta este faza finală a proiectului în care se trece la exploatarea acestuia. Este necesară în paralel și o serie de operații de întreținere a acestuia.

Sisteme software existente pe piață

Domeniul soluțiilor software pentru managementul documentelor cuprinde: aplicații de management al documentelor, aplicații pentru trasarea fluxurilor informaționale și aplicații pentru arhivarea electronică a documentelor. Firme care activează în acest domeniu sunt multe: CCS Romania, Star Storage, Compania FivePlus, INFRASOFT, SIVECO, Wiz-soft, XOR- Expert One Research, compania CG&GC Software Solutions etc.

Firma INFRASOFT este prezentă pe piața produselor dezvoltate folosind tehnologia ORACLE. Aceasta a lansat pachete standard pentru sistemul de management al documentelor: Documenta Basic, Documenta Extra și Documenta Unlimited.

Conceptual, sistemul Documenta are următoarele nivele:

nivelul de definiție a informației;

nivelul de completare a informației;

nivelul de regăsire a informației

pe baza cărora sistemul se poate adapta de o manieră eficientă la particularitățile de business ale organizației în care este implementat.

Soluția Documenta asigură stocarea, organizarea, scanarea, OCR-ul și arhivarea tuturor documentelor dintr-o organizație. Aceasta prezintă următoarele funcții (fig. 3.3.1):

Gestionarea documentelor în format electronic și a documentelor scanate;

Raportarea la un indice determinat de clasificare și regăsirea documentelor;

Versionarea documentelor: documentele sunt blocate și restituite în sistemul de management al documentelor. Versionarea permite utilizatorilor să își regăsească versiunile precedente ale documentului și să își continue munca de la un anumit punct din timp. Procedura este utilă documentelor care se schimbă pe parcursul timpului și au nevoie de modificări. Numărul de versiuni istorice păstrate în cadrul DMS-ului este configurabil; cu cât se stochează mai multe versiuni, cu atât capacitatea de stocare trebuie să fie mai mare.

Utilizarea și navigarea facilă prin intermediul meniului consolă, a meniului contextual și a toolbar-ului de comenzi rapide;

Realizarea de căutări complexe ale documentelor (căutare după conținutul documentelor, dar și căutare după text OCR reconstituit de pe documentele scanate);

Auditul accesului la documente, identificând userul și momentul în care realizează acțiunile de: creare, modificare, ștergere, vizualizare pe fiecare document;

Monitorizarea execuției fluxurilor de documente;

Administrarea utilizatorilor, creând useri cu parole, grupuri și roluri;

Integrarea cu scanner-ul pentru scanarea documentelor de pe hârtie;

Crearea de registre de intrări-ieșiri pentru înregistrarea documentelor;

Integrarea cu aplicațiile din suita Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Microsoft Project, Vision, PowerPoint);

Analiza, consultanța, configurarea, instruirea utilizatorilor cheie, instalarea, existența unui mecanism de back-up, precum și livrarea manualelor de utilizare și administrare.

Fig. 3.3.1 Funcțiile sistemului de management Documenta

Fluxurile de lucru (Fig. 3.3.2) din cadrul sistemului Documenta DMS presupun:

Definirea și întreținerea facilă de către administrator a fluxurilor de lucru (workflows) pentru documente;

Definirea fluxurilor secvențiale și paralele, pe toate nivele din organigramă;

Utilizarea rolurilor și a grupurilor în definirea fluxurilor de lucru (ex: aprobare de către utilizatorul cu rolul “Director financiar”; informare către “All managers”);

Identificarea tipului de pas în cadrul fluxului: aprobare (aprobă/respinge/solicită mai multe informații), atribuire (preluare/respingere), informare;

Respingerea/întoarcerea documentului la orice pas din cei anteriori, pasul precedent fiind cel implicit;

Acordarea drepturilor de execuție a fluxurilor;

Mutarea automată a documentelor în zone de documente: documente în lucru, aprobate, respinse, atribuite;

Auditul executărilor pașilor de flux;

Termenul limită pentru execuția fluxurilor și a pașilor de flux;

Mesaje pe fiecare pas, între utilizatori, aferente documentului;

Instant messaging – comunicarea în timp real între utilizatori;

Delegarea atribuțiilor (se pot delega atribuții pe fluxuri; pe perioada delegării – exemplu: concediu de odihnă – atât utilizatorul de bază cât și utilizatorul delegat primesc notificări și au drept de interacțiune pe flux);

Interfață programabilă SQL pe fluxuri; Triggeri de BEFORE si AFTER flux și pas flux; Funcții API SQL. Exemple utilizare: la aprobarea unui anumit tip de document să se transmită un email special; la aprobarea unei facturi furnizor la plată se poate transmite acest lucru către ERP; transmiterea unui SMS la aprobarea unui document; etc.

Panou de control grafic – DASHBOARD – pentru monitorizarea fluxurilor: fluxuri active, fluxuri incheiate, documente respinse, pe utilizator, pe companie, documente expirate etc.;

“Inbox” utilizator – catalogare fluxuri în functie de tip.

Fig. 3.3.2 Workflows

OCR-ul (Recunoaștere Optică a Caracterelor), este traducerea electronică a imaginilor scanate sau scrise de mână, tipărite sau printate. Este o tehnologie utilizată la scară largă pentru convertirea cărților și a unei game variate de documentații din format fizic în format electronic. OCR face posibilă editarea textului astfel rezultat, căutarea unui cuvânt sau a unei fraze, stocarea informației într-un mod mai compact, vizualizarea sau printul acesteia. Sistemul OCR poate recunoaște numeroase tipuri de fonturi în diferite limbi. 

Scan-OCR-ul (fig. 3.3.3) realizează:

Integrarea cu scannerul;

Utilizarea șabloanelor de scanare documente;

Realizarea de OCR și FULL OCR pe zone de document;

Asocierea între zone OCR și metadate;

Parsarea textului rezultat din OCR pentru extragerea datelor utile (de exemplu: număr factură, furnizor, CUI, data) și asocierea datelor extrase pe metadate;

Generarea unui pivot pe metadatele documentelor;

Utilizarea unui separator între documente (Exemplu: la scanarea documentelor cu număr diferit de pagini, sistemul identifică automat finalizarea documentului și începutul unui document nou);

Realizarea de corecții manuale a textului OCR;

Realizarea de corecții automate a textului OCR prin integrarea DEX-ului, întreținerea dicționarului și auto-corecția textului;

Asocierea locatoriilor (dosar, birou, cutie) și a poziției documentului în locator pentru localizarea ulterioară a documentului pe hârtie;

Cautări rapide după text OCR reconstituit de pe documentele scanate – utilizare indexare CLOB (Character Large Object) și metadate OCR;

Export in excel.

Fig. 3.3.3 Scan OCR

Registratura electronică (fig. 3.3.4) implică:

Definirea registrelor (de exemplu: general, contracte, procese verbale, pe departament);

Administrarea drepturilor de acces pe registre;

Alocarea numerelor de intrare-ieșire;

Înregistrarea documentelor;

Înregistrarea de documente fără a avea atașat documentul fizic/scanat;

Posibilitatea de utilizare a aceluiași număr atât pentru intrare, cât și pentru ieșire;

Exportul în Excel pentru a imprima raportul registraturii;

Vizualizarea documentelor înregistrate.

Fig. 3.3.4. Registratura electronică

Sistemul de management al documentelor Documenta DMS dispune de o interfață programabilă SQL și poate și integrat cu alte sisteme ERP. De asemenea, permite automatizarea proceselor interne și optimizarea gestionării documentelor, realizînd astfel reducerea cheltuielilor administrative.

Firma SIVECO oferă produsul SIVADOC. Sistemul de management al documentelor și fluxurilor de lucru, SIVADOC rezolvă problemele critice ale companiilor privind arhivarea electronică, workflow-ul, indexarea, căutarea, securitatea, administrarea și integrarea documentelor. Acesta oferă o platformă comună care unifică procesele și informația, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informații, dar, totodată, și al protejării împotriva accesului neautorizat. Reunind funcționalități complexe, SIVADOC normează, într-un mod ordonat și controlat, monitorizarea, securitatea, circulația și arhivarea tuturor documentelor din activitățile curente ale organizațiilor. Produsul SIVADOC a fost conceput să funcționeze pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date recunoscute (Microsoft SQL Server, Oracle sau IBM) și sistemele de operare atât Microsoft Windows, cât și Linux.

Cum funcționează soluția de management al documentelor? Documentele pot fi create de către un utilizator al sistemului sau introduse în sistem prin mecanisme de tip scanare, import automat din sisteme de fișiere sau alte aplicații, prin poșta electronică sau prin generarea automată pe baza unor formulare. Odată introduse în sistem, documentele pot fi accesate în mod centralizat, din Depozitul de documente, prin intermediul interfeței specifice a sistemului, bazată pe browserul Web sau prin sistemul de fișiere al sistemului de operare Microsoft Windows. Dacă este necesar, prin intermediul mecanismului de REGISTRATURĂ electronică, documentul primește număr de înregistrare în sistem. Documentele din Depozitul de document pot fi accesate chiar și de către alte aplicații utilizate în cadrul organizației, prin apelarea unei referințe la calea acestuia în depozitul de documente. Sistemul va aplica în continuare asupra conținutului Depozitului de document mecanisme de management al acestuia, cum ar fi păstrarea tuturor versiunilor documentelor generate prin realizarea de modificări asupra acestora, mecanisme de blocare spre editare, mecanisme de securitate și asigurare a controlului accesului la informații. Un document aflat în depozitul de documente poate fi transmis spre prelucrare sau aprobare pe unul dintre Fluxurile de lucru corespunzătoare tipului documentului respectiv sau unei anumite structuri din organizație. Fiecare flux de lucru păstrează informații despre persoana inițiatoare, coordonatorul activității desfășurate, termenul de finalizare stabilit și permite urmărirea procesărilor realizate pe parcursul rulării. La finalizarea prelucrărilor asupra documentului sau după aprobare, acesta poate fi tipărit sau extras din sistem pentru a fi transmis în format electronic către exterior sau pentru a fi publicat pe web site-ul organizației.

Capitolul 4. Argumente pentru implementarea unei soluții DMS

Randamentul investiției (ROI) în soluțiile de comunicare și document management

ROI (return on investment) este o analiză comparativă a beneficiilor obținute raportate la costurile de achiziție și implementare, practic un mod de a afla dacă investiția aduce valoare organizației, se justifică, își atinge obiectivele. Fiind activități aparent mai greu măsurabile, un calcul al ROI se bazează pe valori aproximative al câtorva elemente legate de timpul mediu petrecut cu anumite activități, valori care intră în evaluarea rezultatelor cost/beneficii.  La baza procesului de evaluare stau studii, cercetări, analize făcute de companii internaționale de renume: IDC, Meta Group, Gartner Group, Delphi Consulting, Nucleus Research, BAE Systems, Coopers & Lybrand, Capture Images, Capture Savings. 

Elementele care intră în procesul de evaluare a beneficiilor și a costurilor sunt următoarele:

Timpul mediu consumat de un angajat cu “comunicarea internă” (vorbit intern la telefon pt. comunicări punctuale, distribuție de informații/documente, planificare & organizare agendă, distribuție și control, rezolvare sarcini de lucru, interacțiune internă pentru organizare întâlniri, căutare și regăsire informații gestionate în mail, citire/ștergere mailuri nesolicitate, regăsire mailuri/informații relevante, folosirea de reguli pentru filtrare/ștergere etc.);

Timpul mediu consumat de către un angajat cu regăsirea, categorisirea, gestiunea fișierelor/documentelor pe calculatoarele locale sau salvate în rețea;

Costul unei soluții medii de comunicare și management de documente (infrastructura de comunicare internă – licențe software, proiectare & implementare sistem, instruire, suport tehnic post implementare, echipamente hardware necesare infrastructurii de comunicare internă și document management).

Din analizele efectuate de către organizațiile de profil se pot observa câteva date interesante:

80% din angajați consumă în medie 30 min pe zi căutând informații, 60% consumă o oră sau mai mult recreând documente care deja există;

Media reutilizării unui document este de 19 ori;

7,5% din toate documentele unei companii se pierd anual (sau nu se mai găsesc);

Creșterea gradului de consum a documentelor pe hârtie este de peste 22% pe an;

Consumul mediu de timp al unui angajat:

30% din timp citind și răspunzând la e-mailuri;

28% din timp creând documente;

20% din timp căutând informații;

20% din timp analizând informații.

Gradul de îmbunătățire a activității prin manipularea electronică a documentelor prin soluții standardizate de comunicare și document management este de cel putin 50%.

Evaluarea unei investiții pentru un număr de 50 de utilizatori și implementarea unei soluții medii de comunicare și management de documente, conduce la următoarele rezultate:

Costul total al economisirii este de peste 50.000 EUR numai în primul an, prin îmbunătățirea comunicării, manipulării informațiilor și a documentelor electronice;

Timpul mediu de recuperare a investiției este de 8 luni.

În funcție de cerințele concrete ale beneficiarului, gradul de informatizare a acestuia, modul de manipulare a informațiilor interne, etc., valorile rezultate pot varia, un factor important fiind analiza efectuată de către management în evaluarea raportului cost/beneficii.

Conceptul de Document Management nu înseamnă doar o aplicație, ci filozofia de lucru integrat cu tot ceea ce înseamnă document purtător de informație structurată, de la intrarea documentului în sistem, până la arhivarea lui. Important este ca în filozofia DM să se integreze cât mai multe procese ale organizației, resursele umane, tehnologia, procesele interne de lucru, pentru a atinge așteptările inițiale și de a lua in calcul un ROI acceptabil.

Aplicabilitate

Verticalele unde se manifestă cea mai mare cerere de soluții de Document Management sunt administrația publică, atât centrală, cât și publică, sectorul bancar și domeniul utilităților. Însă, domeniile de aplicabilitate sunt numeroase astfel încât beneficiarii pot fi:

societăți de audit;

societăți de contabilitate;

societăți de transport: Implementarea modului de Document management “Documenta DMS” al companiei INFRASOFT în cadrul Metrorex adresează 4300 utilizatori interni.

utilități;

energie: Sistemul “Documenta DMS” este utilizat pentru managementul documentelor aferente flotei auto PETROM-OMV constând în peste 7.000 vehicule.

bănci: BRD Group Societe Generale: “Sistemul SIVADOC pune la dispoziția utilizatorului o serie de rapoarte ce furnizează informații despre starea depozitului, spațiul ocupat, lista de procese verbale, precum și alte informații despre depozit sau operații ce au fost efectuate asupra lui. Acest sistem aduce o eficiență sporită prin automatizarea proceselor de gestiune a arhivei. Avantajul competitiv adus prin implementarea acestui sistem se evidențiază prin reducerea timpului și efortului depus de către personalul băncii. Trebuie remarcată interfața ușor de utilizat și rapoartele ce vin în sprijinul utilizatorilor și administratorilor acestei aplicații.”

societăți comerciale;

notari publici;

firme de avocatură;

consilii locale;

primării:  Primăria Chișinău și primăriile de sector au trecut la sistemul de gestionare electronică a documentelor și a fluxurilor de lucru, sistem furnizat de SIVECO Romania. Proiectul a fost realizat în colaborare cu PNUD-Moldova, cu asistență financiară din partea Guvernului României și Fundației Soros-Moldova. Sistemul de gestiune electronică a documentelor și fluxurilor de lucru SIVADOC asigură crearea unui sistem informațional unic în cadrul Primăriei municipiului Chișinău și primăriilor de sector, implementarea standardelor de calitate internațională de management (ISO 9001), monitorizarea electronică a modului de examinare a scrisorilor, dar și a termenilor de executare a dispozițiilor și deciziilor emise de primarul general și Consiliul municipal Chișinău. Toate registrele de circulație a documentației în cadrul Primăriei municipiului Chișinău vor trece în format electronic și vor fi integrate cu site-ul Primăriei municipiului Chișinău. 

prefecturi

alte unități administrative

unități de învățământ: Universitatea Tehnică “Gheorghe Asachi” din Iași a implementat un sistem de gestiune electronică a documentelor și fluxurilor de lucru pentru cercetare (ELO Digital Office), sistem dezvoltat de XOR- Expert One Research.

Când o companie are nevoie de DMS?

O companie are nevoie să implementeze un DMS atunci când:

principalele procese ale organizației includ multe etape;

procesele includ participarea multor persoane, echipe sau departamente;

terminarea unui proces se bazează pe participarea unei a treia părți, fie aceasta reprezentată de agenți, asociați sau furnizori;

unele dintre departamente beneficiază de automatizare dar sistemele actuale nu o suportă.

Întrebări legate de calitatea sistemului de managementul documentelor:

Pentru a veni în sprijinul organizațiilor am elaborat o serie de întrebări cu ajutorul cărora le va fi mai ușor să ia o decizie întemeiată. Iată 18 criterii importante care trebuie analizate înainte să aleagă un software pentru raționalizarea managementului documentelor din instituție:

Asigură sistemul posibilitatea gestionării într-un sistem unitar a documentelor sosite pe diferite purtătoare de date (hârtie, e-mail, fax, fișier electronic)?

Poate să evidențieze diferitele relații dintre documente?

Este capabilă să gestioneze documentele interioare?

Oferă posibilitatea căutării printre sarcini și documente după toți parametrii procesului (căutare ad-hoc, urmărire), respectiv cu interogări predefinite?

Permite gestionarea termenelor alocate rezolvării sarcinilor?

Asigură evidența contractelor, facturilor?

Se pot diviza drepturile de utilizator după compartimente și utilizatori?

Se pot distribui sarcinile prin utilizator (a împuternicirea unui utilizator)?

Pune la dispoziție funcții care asigură îndeplinirea mai rapidă și mai eficientă a sarcinilor? (Ex.: trunchi de partener, completare automată)

Poate programul să administreze diferite documente? (ex. Word, Excel, PDF, TIF, etc.)

Permite utilizarea semnăturilor digitale pe formularele electronice (WEB, PDF)?

Corespunde standardului recomandat de EU, și anume standardul MOREQ (Model Requirements for the Management of Electronic Records)?

Dispune software-ul de certificare; dacă da, de când?

Întrebări legate de furnizor:

Dispune sistemul de o garanție mai mare de 1 an?

Are minim 500 de referințe? (ideal: peste 1000)

Dispune de resurse de specialiști, și asigură suport imediat, chiar și peste ani?

În general, după cât timp se primește un răspuns, respectiv o soluție de la suport, dacă apar întrebări? (ideal: <20 minute)

Capitolul 5. Studii de caz

Studiu de caz: Soluție tip Microsoft Citizen Service Platform

Utilizând platforma tehnologică Microsoft, Primăria Buzău crește calitatea serviciilor oferite publicului și respectă normele europene.

Despre organizație

Primăria orașului Buzău reprezintă interesele unei populații de circa 115.000 de locuitori. Rolul administrativ al Buzăului este acela de reședință a județului Buzău, motiv pentru care aproape toate serviciile publice la nivel de județ își au sediul aici.  Activitatea primăriei se bazează pe o infrastructură IT formată din 8 servere și 160 stații de lucru, aceasta fiind gestionată de o echipă de 5 persoane. Consiliul Local oferă servicii către cetățeni prin 6 direcții specializate. În primele 6 luni ale anului 2009, Direcția de Relații cu Publicul a Primăriei Buzău a înregistrat peste 17.000 de interacțiuni cu cetățenii la nivel de Registratură. Instituția este condusă de primarul Constantin Boșcodeală, din 1996, reales în 2012 pentru un al cincilea mandat.

Situația inițială

În perioada 2006-2007, conducerea Primăriei Buzău a adoptat o strategie de informatizare la nivel de aparat propriu și de servicii subordonate. Prima etapă a aceste strategii a fost demarată în 2008 prin implementarea unui pachet software de soluții integrate pentru modernizarea și automatizarea activității din cadrul instituției și eficientizarea procesului de management al relației cu cetățenii. Complementar se dorea și o conformare cu legislația europeană în domeniu.

În perioada respectivă, în cadrul Primăriei exista o serie de aplicații independente – gestiune contabilă, document management etc – dar care aveau baze de date separate și nu permiteau colaborarea între angajați și departamente. Aplicația de Document Management System existentă deja în Primărie și pe care ar fi trebuit să se bazeze fluxurile interne de aprobare a cererilor cetățenilor nu era utilizată, fiind respinsă de utilizatori datorită complexității ridicate, dificultății în exploatare și lipsei de aliniere la tiparele de activitate existente în organizație, declară Druiu Daniela, Șef Serviciu IT, Primăria Buzău. Subutilizarea aplicației de Document Management crea numeroare neplăceri în organizație, legate de coerența fluxurilor de aprobare a cererilor depuse de cetățeni și de administrarea documentelor justificative aferente acestor cereri. Astfel, circulația documentelor în Primăria Buzău era strict pe hârtie, iar arhivarea se făcea la nivelul fiecărei direcții, activitatea desfășurată fiind îngreunată. Se simțea nevoia unei Registraturi Electronice precum și nevoia livrării de servicii on-line către cetățeni. Mai mult, legislația europeană prevede necesitatea unor astfel de servicii.

Soluția

În urma organizării unei licitații publice s-a luat decizia implementării sistemului integrat compus din platforma de gestiune economico-financiară și platforma dedicată proceselor specifice unei primării. Această platformă – GoPRIM – este dezvoltată de compania CG&GC Software Solutions, parte a grupului CG&GC, în parteneriat cu CTCE Piatra Neamț. Alături de modulele pentru gestiunea activităților specifice ale Primăriei – autorizarea lucrărilor de construcție cu GoUrbanism, Registru Agricol cu GoAgricol, Stare civilă cu GoCivil etc – pachetul GoPRIM conține și o soluție web integrată de management al cererilor cetățenilor și vizualizare informații de interes public și personal. Această soluție a fost dezvoltată de cei doi dezvoltatori pe baza tehnologiilor disponibile în cadrul platformei Microsoft Citizen Service: Exchange Server 2007, SharePoint Server 2007, Office Communication Server 2007, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Communicator 2007, Microsoft Office Professional Plus etc. La nivel de funcționalități, soluția integrează elementele definitorii ale managementului de documente cu managementul de flux de lucru și managementul relațiilor cu cetățenii, acoperind întreaga parte de front-office.

Derulare Proiect

Proiectul a demarat cu o etapă de analiză a modului concret de lucru în cadrul Primăriei și identificarea îmbunătățirilor ce se puteau aduce.

Astfel au fost definite și implementate 3 funcționalități cheie pentru gestionarea relațiilor cu cetățenii:

Managementul fluxurilor de lucru facilitează automatizarea colaborării între participanții implicați în derularea unui proces. Echipa de proiect a definit caracteristicile fluxurilor de lucru din Primărie pentru a oferi organizației posibilitatea de a obține o situație consolidată și ierarhizată a informațiilor și de a le include în diverse categorii, în funcție de relațiile cu alte date relevante precum: momentul unor fluxuri de date, o anumită situație, cetățenii, companiile și alte autorități. Informațiile, documentele și înregistrările sunt categorisite într-o maniera logică, conform activităților reale desfășurate.

Managementul documentelor permite înregistrarea tuturor documentelor în format electronic. Anterior, documentele din Primărie erau stocate și arhivate pe hârtie la nivelul fiecărui departament și eventual electronic, local, pe desktop-urile funcționarilor. Sistemul de document management, bazat pe Microsoft SharePoint Server 2007, permite structurarea, organizarea și accesul comun pentru întreaga bază de cunoștințe a organizației. Toate tipurile de documente sunt introduse în sistem – cele fizice prin scanare – și depozitate într-o structură ierarhică pentru realizarea unei baze de date comune. Astfel pot fi căutate, identificate și accesate rapid de către orice funcționar al Primăriei, indiferent de Direcție, câștigul de timp și eficiență fiind semnificativ.

Registratura Electronică face posibilă atât introducerea în sistem a documentelor aduse de cetățeni în interacțiunea cu Primăria cât și furnizarea de servicii online prin intermediul mijloacelor electronice – portal, e-mail. Prin intermediul e-mail-ului este permisă comunicarea eficientă între cetățeni și responsabilii din cadrul instituției, iar cu ajutorul portalului publicul are acces, prin Internet, pe baza unor conturi personalizate, la o serie de servicii precum: editare și transmitere cereri, vizualizare informații de interes public și privat, atașare documente, urmărire soluționare, comunicare directă cu responsabilii, primire răspuns etc.

Implementarea acestor funcționalități fost posibilă prin utilizarea de către echipa CG&GC Software Solutions a tehnologiilor Microsoft disponibile în cadrul Citizen Serivices Platform:

Microsoft SQL Server a permis folosirea mai multor hard-diskuri fizice pentru bazele de date solicitate intens, optimizând astfel timpul de acces la informații pentru toți utilizatorii. Migrarea bazelor de date de la FoxPro sau Access la Microsoft SQL Server a adus un plus de stabilitate și o creștere a vitezei de accesare.

Windows Server cu Internet Information Services au permis folosirea modulară a aplicațiilor. Există aplicații în .NET 1.1, .NET 2.0 și .NET 3.5, în funcție de obiectivele urmărite de acea aplicație și de caracteristicile pe care trebuia să le prezinte. Aceste aplicații care rulează pe versiuni diferite sunt găzduite cu succes cu ajutorul IIS, pe același server, și administrate dintr-un singur loc.

Exchange Server a adus valoare în plus proiectului întrucât operațiunile specifice fluxului de lucru introduceau un volum mare de e-mail-uri în interiorul organizației. În plus, accesul la resurse comune folosind Exchange contribuie semnificativ la scăderea redundanței informației prezente pe stațiile de lucru din interiorul organizației.

Microsoft SharePoint Services este baza sistemului de management al documentelor, un instrument de lucru care poate crea, gestiona și controla documentele în format electronic. Sistemul reduce costurile, iar datorită flexibilității și funcționalităților ușurează integrarea cu aplicațiile existente în pachet și elimină nevoia unui sistem de management al documentelor separat.

Microsoft Office, Word, Excel sunt instrumentele deja familiare angajaților. Producerea documentelor, graficelor și tabelelor este asigurată prin integrarea sistemului cu tradiționalele unelte Microsoft.

În mod curent, Registratura electronică prelucrează cererile cetățenilor și inițiază un flux de lucru. Fluxul este preluat de Secretarul Primăriei, care alocă sarcinile în funcție de competențele fiecărei Direcții. Fiecare angajat primește, prin poșta electronică, notificări privind sarcinile alocate, iar șefii direcțiilor implicate pot monitoriza realizarea acestor activități atât din punct de vedere cantitativ cât și calitativ.

Soluția dezvoltată de GC&GC Software oferă cetățeanului un singur punct de informare la nivelul Registraturii Electronice. Funcționarul Primăriei poate vizualiza starea oricărei solicitări și oferi un răspuns rapid. Sistemul permite regăsirea facilă a oricărui document atribuit unui angajat, în orice etapă a fluxului de lucru, fără a mai fi nevoie de căutări în arhiva fizică. Finalizarea proiectului și utilizarea sistemului de către angajați nu ar fi fost însă posibile fără implicarea conducerii instituției, declară Petronela Jipa, Șef Serviciu Relații cu Publicul, Primăria Buzău.

Angajații au posibilitatea de a căuta documentele atașate după criterii multiple, ceea ce permite o localizare foarte rapidă. Sistemul folosește o bază de stocare unică, un mod de lucru unitar și același instrument în procesarea și raportarea datelor, fiind posibilă consolidarea tuturor datelor existente în instituție. Integrarea sa cu Microsoft Office – Word și Excel – crește productivitatea generării, stocării și regăsirii documentelor sau tabelelor.

Periodic sau la solicitări directe se trimit rapoarte detaliate către conducerea instituției. Prin solicitare la Registratură sau pe portal, cetățenii se pot informa asupra stadiului de rezolvare a unei solicitări sau cere lămuriri suplimentare. Într-o etapă viitoare, registrele vor putea fi completate doar electronic, fiind tipărite numai la cerere din aplicație. Elementele de securitate ale sistemului au fost externalizate către compania CG&GC. De asemenea, CG&GC Software Solutions asigură mentenanța online.

Din punct de vedere funcțional, soluțiile se bazează pe conceptul CASE. Orice dosar, cerere etc. inițiază un CAZ, care apoi este compus din unul sau mai multe fluxuri de lucru ce duc la soluționare. De asemenea, arhivarea documentelor, gestiunea economică și portalul pentru cetățean au un loc bine definit în soluția implementată. Succesul este unul al întregii echipe compusă din reprezentanți ai partenerilor implicați: Primăria Buzău și CG&GC – Alex Barbulescu, Director Executiv GC&GC Software Solutions.

Beneficiile

Beneficiile pe care Primăria Buzău le-a obținut prin utilizarea sistemului de Registratură Electronică bazat pe tehnologiile Microsoft din cadrul Citizen Service Platform pot fi grupate în trei categorii: creșterea calității serviciilor prestate către cetățeni, creșterea eficienței funcționarilor publici, creșterea controlului asupra activității desfășurate în instituție.

Creșterea calității serviciilor oferite cetățenilor se realizează prin:

Reducerea numărului de deplasări la sediul Primăriei pentru rezolvarea unei solicitări. Cetățenii au posibilitatea informării online asupra formularelor și documentelor justificative necesare cererilor; ulterior pot verifica stadiul rezolvării.

Reducerea timpului de așteptare pentru primirea unui răspuns la o solicitare. Creșterea eficienței funcționarilor înseamnă că aceștia pot procesa mai multe cereri în aceeași unitate de timp. Mai mult, anumite cereri urgente pot fi prioritizate în cadrul fluxului intern al Primăriei.

Respectarea timpului legal de rezolvare a unei solicitări prin monitorizarea acestor termene în cadrul sistemului și trimiterea automată de notificări utilizatorilor desemnați.

Apropierea de standardele europene în domeniul serviciilor publice.

Creșterea eficienței funcționarilor publici presupune:

Regăsirea facilă a documentelor aferente unui flux de lucru permite alocarea timpului altă dată necesar căutării către procese strict productive.

Eliminarea timpilor morți prin trimiterea de notificări prin email la alocarea unei sarcini noi.

Reducerea curbei de învățare prin utilizarea unor tehnologii omogene. Mai mult, produsele Microsoft au interfețe simple și intuitive, ceea ce înseamnă timp redus pentru training și adoptare rapidă a aplicației de către toate categoriile de utilizatori.

Automatizarea unor activități ce implicau introducerea de date și reducerea riscului de apariție a unor erori.

Facilitarea colaborării între direcții diferite din instituție.

Scurtarea timpului de informare asupra procedurilor de lucru prin accesarea unui fond comun de cunoștințe și respectarea mai facilă a acestora.

Reducerea riscului de pierdere a unor documente prin identificarea exactă a utilizatorului în sarcina căruia se află.

Creșterea eficienței șefilor de direcții, prin accesul în timp real la rapoartele de activitate.

Creșterea cu 100% a controlului asupra activității depuse de angajații primăriei este dată de:

Monitorizarea atentă a termenelor limită prevăzute de legislației pentru rezolvarea unor solicitări.

Creșterea nivelului de securizare a documentelor. Sistemul permite acordarea de drepturi asupra documentelor; se acordă drepturi și permisiuni asupra documentelor la nivel de utilizator, direcție sau roluri în instituție.

Obținerea în timp real a statisticilor și rapoartelor privind activitatea instituției și furnizarea unui suport de valoare în luarea unor decizii la nivel de direcție.

Consultarea rapoartelor de activitate pe dispozitive mobile, în formate accesibile și intuitive.

Reducerea considerabilă a timpului de luare a unei decizii. Anterior, pentru obținerea unor informații agregate era nevoie de mai mult de 24 de ore.

Studiu de caz – implementarea soluției SIVADOC

Premise

Compania VARD Tulcea (șantier naval) a decis implementarea unei soluții IT care să asigure suportul necesar pentru gestionarea unitară atât a documentelor nestructurate, cât și a documentației specifice activității companiei, cu scopul eficientizării activităților administrative și de producție.

Un factor important este reprezentat de necesitatea reducerii volumului de documente în format tipărit, care necesită avizare și aprobare, precum și evidențierea blocajelor din activitățile curente, în vederea îmbunătățirii procedurilor de lucru curente.

Modul în care un sistem informatic specializat în managementul documentelor și fluxurilor de lucru poate contribui la eficientizarea fluxurilor se reflectă în primul rând în procesul de transformare a documentelor din format tipărit în format electronic și în nivelul de protecție a acestora.

Soluția implementată în cadrul VARD Tulcea

Managementul documentelor reprezintă o operațiune complexă, ce presupune atât cumularea documentelor, cât și gestionarea unui set de informații despre conținutul acestora, ce au relevanță pentru organizație. Sunt necesare, de asemenea, realizarea unor acțiuni specifice asupra documentelor și asigurarea controlului accesului la informație.

"Produsul SIVADOC, dezvoltat de SIVECO Romania, are la bază conceptul conform căruia informația, înregistrată și stocată în orice formă, poate fi regăsită și reutilizată, iar aceasta conduce la utilizarea în timp real a informațiilor ca suport în luarea deciziilor. De altfel, SIVADOC a fost de la bun început proiectat pentru a răspunde cerințelor de a înregistra, stoca, regăsi și utiliza în mod electronic informațiile din cadrul companiei. În acest fel, organizația beneficiară devine mai eficientă și, în mod direct, câștigă un important avantaj competitiv pe piață", declară Ionuț Arsene, Project Manager SIVADOC în cadrul SIVECO Romania pentru proiectul de implementare la VARD Tulcea.

Principalele facilități pe care soluția SIVADOC le aduce beneficiarilor săi sunt legate de:

accelerarea proceselor organizaționale și creșterea eficienței prin structurarea și standardizarea activității și a fluxurilor de documente;

obținerea unor avantaje competitive prin reducerea timpului de răspuns la solicitările clienților și ale partenerilor;

gestionarea centralizată a documentelor ce generează capacitatea de monitorizare permanentă a stării acestora;

furnizarea unui instrument de management pentru urmărirea activităților și a performanțelor.

Desfășurarea proiectului

Implementarea unui sistem de management al documentelor și al fluxurilor de lucru într-o companie presupune înțelegerea în amănunt a ariei de activitate acoperite și a modalității de desfășurare a acesteia, precum și a modului în care interacționează structurile sale organizatorice.

Din aceste motive, colaborarea excelentă între echipa SIVECO Romania și cea a VARD Tulcea, atât din punct de vedere tehnic dar și administrativ, a fost foarte importantă și benefică desfășurării în bune condiții a proiectului. Un aspect de importanță majoră l-a reprezentat implicarea în permanență a personalului Serviciului AQ al VARD Tulcea în organizarea implementării și în urmărirea acesteia.

La debutul proiectului, s-au stabilit echipele de proiect atât din partea beneficiarului, cât și din partea furnizorului. Echipa de proiect din partea SIVECO Romania a fost formată din specialiști din cadrul departamentelor de implementare și de dezvoltare SIVADOC, managerul de proiect și un responsabil pentru asigurarea calității. Din partea VARD Tulcea, echipa de proiect include membrii Serviciului AQ și responsabili din cadrul Serviciului IT.

Etapele de desfășurare a proiectului:

analiza documentelor utilizate și a proceselor organizaționale

instalarea și configurarea sistemului SIVADOC în sediul VARD Tulcea

instruirea în vederea utilizării sistemului de management al documentelor și fluxurilor de lucru SIVADOC pentru 50 de utilizatori

asistență tehnică în utilizare.

Beneficii

Sistemul Informatic de Management al Documentelor și al fluxurilor de lucru SIVADOC reprezintă sistemul informațional care permite controlul, organizarea, accesul și publicarea documentelor și informațiilor vitale ale companiei într-un mod rapid, ușor și precis.

Acest sistem permite obținerea de informații reale, corecte, complete și integrate din activitatea curentă a departamentelor din cadrul VARD Tulcea.

Implementarea sistemului de management al documentelor și al fluxurilor de lucru SIVADOC în cadrul VARD Tulcea a adus următoarele beneficii:

reducerea timpilor necesari regăsirii documentelor, acești timpi scăzând în anumite cazuri de la câteva zeci de minute sau chiar ore la câteva secunde;

gestionarea centralizată, standardizarea pe baza șabloanelor, înregistrarea, căutarea și regăsirea documentelor specifice etapei de Proiectare: Documente de proiectare (PE/PT), Teme proiectare;

gestionarea centralizată, înregistrarea și urmărirea pe fluxuri de lucru a documentelor specifice etapei de pregătire a Fabricației: Specificații aprovizionare, Instrucțiuni Tehnologice Specifice;

gestionarea centralizată, înregistrarea pe Comenzi și urmărirea pe fluxuri de lucru a documentelor specifice etapei de Urmărire a Fabricației: Inspecții CTC, Inspecții Client-Clasă, Fișe de modificare;

gestionarea centralizată și înregistrarea documentelor de Metrologie: Note interne de programare;

gestionarea centralizată a formularelor specifice și a procedurilor privind Sistemul de Management al Calității implementat în cadrul VARD Tulcea;

facilitarea avizării și urmăririi documentelor de Achiziții prin gestiunea Referatelor de Achiziții pe fluxul electronic de avizare și aprobare; pe baza unui raport de căutare, persoanele responsabile pot urmări stadiul Achizițiilor efectuate în cadrul VARD Tulcea.

Concluzii

Gestionarea documentelor se întrepătrunde cu activitatea zilnică din cadrul oricărei organizații. Pornind de la actele generale de natură financiară, juridică și până la corespondența zilnică, toate trebuie manipulate și gestionate într-un mod care să ducă la eficientizarea activității.

Adoptarea unui DMS devine astfel o necesitate și un vector important, scopul final fiind eliminarea hârtiei din circuitul economic intra- și inter-organizațional. Viteza de prelucrare a datelor, capacitățile mari de stocare disponibile pe piață, calitatea echipamentelor de scanare și chiar cele privind semnătura electronică constituie tot atâtea argumente în favoarea trecerii de la sistemul de gestionare a hârtiilor pe suport fizic către mediul electronic.

O astfel de soluție de management al documentelor este proiectată pentru a asigura suportul pentru creșterea eficienței, a productivității, a profitabilității, îmbunătățirea comunicării în cadrul echipelor de lucru, reducerea costurilor administrative, oferind mediul adecvat pentru distribuirea informațiilor și ideilor.

În esență, un DMS este un instrument de automatizare a proceselor de business dintr-o companie în urma căruia angajații câștigă timp la regăsirea datelor și acuratețe în luarea deciziilor. Valoarea reală a unei companii stă în modul unic în care aceasta integrează angajații cu procesele de afaceri și cu tehnologia într-o combinație eficientă de comunicare, colaborare și coordonare.

Însă, conceptul de Document Management nu înseamnă doar o aplicație, ci filozofia de lucru integrat cu tot ceea ce înseamnă document purtător de informație structurată, de la intrarea documentului în sistem, până la arhivarea lui. Important este ca în filozofia DM să se integreze cât mai multe procese ale organizației, resursele umane, tehnologia, procesele interne de lucru, pentru a atinge așteptările inițiale și de a lua in calcul un ROI acceptabil. Dacă ne referim numai la o parte din analizele pe care le abordează un ROI putem afirma că prin investirea în implementarea unor astfel de soluții, beneficiile sunt clare și imediate.

În concluzie, pentru companiile care se focalizează pe creșterea productivității, un DMS este cea mai bună soluție pentru că suita de aplicații optimizează circulația internă a informației și permite colaborarea eficientă între angajați pentru exploatarea oricărei oportunități.

Bibliografie

Baltac, V., Managementul documentelor, SoftNet Grup, 2004

Berciu-Drăghicescu, A. et all, Manual de secretariat și asistență managerială, 2003

Chivu, C., Noile tehnologii informaționale: provocare și necessitate în managementul dezvoltării colecțiilor,

http://www.bcub.ro/continut/unibib/cristina_chivu.php.#introducere

Comisia de specialitate pentru digitizare – pilonul tematic “Biblioteci”, prin contribuția bibliotecilor din Sistemul Național de Biblioteci, deținătoare de colecții digitale și/sau patrimoniu cultural scris: B.C.U “Eugen Todoran” Timișoara, B.C.U. “Lucian Blaga” Cluj-Napoca, BCU “Mihai Eminescu” Iași, BCU “Carol I” București, Asociația Națională a Bibliotecilor Publice din România, Biblioteca Academiei Române, Biblioteca Națională a României, “Ghid de digitizare – pilonul tematic ”Biblioteci”, versiunea 01/30.10.2009.

Enterprise Content Management System Resources, “What is Document Management and what is a Document Management System.” www.contentmanager.eu.com/dms.htm

Georgescu Mircea, Sisteme informaționale de birou, suport de curs, Universitatea “Al. I. Cuza” Iași, Facultatea de economie și administrarea afacerilor, 2008/2009

Ian H. Witten, Alistai Moffat, Timothy Bell, C., Managing Gigabytes: Compressing & Indexing Documents & Images, Morgan Kaufmann, 1999

Johns Gary, Comportament organizational, ediția a II-a, Editura Economică, București 1996

Laserfiche, Document Management Overview. A guide to the benefits, technology and implementation essentials of digital document management solutions, 2004, ISBN 0-9726861-0-X

Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică

Legea 16/1996, Legea Arhivelor Naționale

Lege nr. 455 din 18 iulie 2001 privind semnătura electronică, Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 429 din 31 iulie 2001

Len, Asprey Michael. Middleton, Integrative Document & Content Management: Strategies for Exploiting Enterprise Knowledge, Idea Group Publishing, 2003

Lungu, I., Bâra, A., Sisteme informatice executive, Editura ASE, București, 2007 ISBN- 978-973-594-690-6.

Mary Robek, Information & Records Management: Document-Based Information Systems, McGraw-Hill/Irwin, 1995

Nicolescu Ovidiu, Nicolescu Luminița, Managementul modern al organizației, Editura Tribuna Economică, București, 2001

Nițchi Ștefan, Racovițan Dan (sub redacția), Bazele prelucrării informațiilor și tehnologie informațională, Editura Intelcredo, Deva, 1996

Pătrașcu, Aurelia, Tehnologii informaționale pentru managementul documentelor, Teză de doctorat, ASE București 2011

Orza, B., Codarea și compresia informațiilor multimedia, Editura Albastră, Cluj Napoca, 2007

Prior, C., Workflow and Process Management, in Workflow Handbook 2003, Layna Fischer, Future Strategies, 2002, 428 pg., ISBN-10 0970350929, ISBN-13 978-0970350923

Radu, I. et. All, Informatică și Management, Editura Universitară București, 2007 ISBN 973-7787-59-5

Repanovici, A., Conservarea documentelor vechi și rare prin metode digitale. Linie de digitizare, Buletinul AGIR, Nr. 4, 2007, octombrie-decembrie

Standardul SR EN ISO 9000:2001, Sisteme de management al calității. Vocabular

Standardul SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calității. Cerințe

UNPAN- Rețeaua de administrație publică a Națiunilor Unite, Managementul documentelor, http://www.unpan.org/

http//:www.microsoft.com/romania/business/studiu_de_caz/Primaria_Buzau_CG_and_GC_GoPrim.aspx

http://www.fiveplus.ro/ro/docplus-generalitati/beneficii

http://www.siveco.ro/ro/solutii-business-to-business/cad/sivadoc

http://www.xor.ro/

http://www.documenta.ro/managementul-documentelor.php

http://www.siveco.ro/ro/despre-siveco-romania/studii-de-caz/vard-tulcea