Managementul Dezvoltarii Colectiilor

MANAGEMENTUL DEZVOLTĂRII COLECȚIILOR

CUPRINS

Ȋn ultimele decenii volumul de informații si procesele de comunicare au cunoscut schimbǎri profunde transformând societatea actualǎ ȋntr-o societate informaționalǎ. Procesul de comunicare și de transfer al informației depinde de diseminarea produselor de informare de orice fel.

Progresele din domeniul informației au impus redefinirea definiției de utilizator. Utilizatorii sunt din ce ȋn ce mai specializați astfel ȋncât informațiile de care au nevoie trebuie sa fie fiabile, actuale și ușor de accesat. ”Utilizatorul este un element fundamental ȋn procesul de transfer al informațiilor, cu roluri complexe si variabile.”

Structurile infodocumentare investesc resurse financiare considerabile în diseminarea informației. Fenomenul cunoașterii este evolutiv. Bibliotecile asigură transferul de informații în timp și spațiu. Bibliotecile sunt entități în care informația este stocată și pregătită să fie propagată. Comunicarea informației are ca rezultat dezvoltarea societății. Raportul dintre societate și informație indică nivelul de dezvoltare al societății.

Bibliotecile sunt în permanentă schimbare. Disponibilitatea lor pentru schimbare este evidentă în toate zonele de manifestare. Misiunea bibliotecii moderne este aceea de a-și redefini locul și rolul sǎu ȋn societate.

Prin definiție, biblioteca reprezintă „orice colecție organizată de cărți și seriale tipărite, sau orice alt document grafic și audiovizual, disponibil pentru împrumut sau lectură în sală. Organism sau parte a unui organism a cărui principală menire este de a conserva o colecție și de a facilita, grație serviciilor oferite de personal, folosirea documentelor răspunzând nevoilor de informare, de cercetare, de educație sau de loisir ale utilizatorilor”.

Bibliotecile universitare au un rol major în procesul de învățământ răspunzând nevoilor de informare ivite în cele mai diferite domenii ale cunoașterii. Ele au menirea de a strânge și răspândi în rândul cititorilor cât mai mult din producția editorială, desfășurată pe plan național și internațional.

După 1989, colecțiile bibliotecilor universitare au cunoscut o diversificare tipologică a documentelor și o continuă actualizare la nivelul tuturor disciplinelor.

Bibliotecile, cu colecțiile și serviciile lor, se luptă pentru a-și găsi locul în configurația relațiilor internaționale globale ale noului mileniu, mulți autori din literatura de specialitate vorbind de conceptul de „bibliotecă digitală”.

Ȋncadrându-se ȋn aceastǎ arie, lucrarea de fața abordeazǎ elemente referitoare la managementul dezvoltǎrii colecțiilor, respectiv etapele de retroconversie, diseminare a fondurilor existente ȋn colecțiile bibliotecii, parcurse de Serviciul de Evidență și Organizarea Colecțiilor din cadrul B. C. U. București „Carol I” (de-alungul a peste 15 ani de activitate).

Indiferent de ceea ce ne rezervă viitorul un lucru rămâne cert: toate bibliotecile vor utiliza în permanență informația, adaptându-se acolo unde este necesar noului în speranța și cu dorința de a fi performante și în pas cu cerințele utilizatorului.

Capitolul I – Dezvoltarea colecțiilor ȋn epoca contemporanǎ

1.1. Bibliotecile universitare și tehnologia informațională

Ȋn ultimele decenii datoritǎ progreselor realizate din câmpul tehnologiilor informǎrii și comunicǎrii s-au impus schimbǎri majore ȋn procesele de emisie, intermediere si receptare a informației.

’’Bibliotecile digitale, multimedia și abilitățile exteriorizate schimbă perspectiva asupra practicii educaționale. Introducerea calculatoarelor și Internetului în școli este evenimentul ce precipită emergența unei noi paradigme în educație.’’

Informația, forță vitală a dezvoltării unei societǎți, fizică sau imaterială, poate fi redundantă, pertinentă, probabilă, exhaustivă sau compatibilă. Informația de care au nevoie utilizatorii trebuie sa fie fiabilǎ, actualǎ si imediat disponibilǎ.

Ȋn epoca modernǎ, informația a devenit o "marfǎ" tot mai scumpǎ, fiind din ce ȋn ce mai dificil sǎ selectezi exact acea informație care ȋți este necesarǎ.

Fenomenul "explozie documentarǎ" a "adus" la apariția unor noi profesii ȋn comunicarea informației: brokerii de informație, agent de informare, proiectant Web, consultant de informare, administrator de rețea etc.

’’Broker de informații – termen generic pentru orice tip de intermediar care identifică nevoile de informare ale persoanelor și instituțiilor și care așteaptă să le împlinească, contra cost, printr-un complex program de servicii”.

Dezvoltarea societății informaționale, de la nivel național la nivel mondial, depinde în egală măsură de resursele financiare și de capacitatea intelectuală a umanității de prelucrare a informației, de „mânuirea noilor tehnologii informaționale”.

„O întrebare la care trebuie însă să răspundă o bibliotecă universitară este modul în care intră în marele circuit informațional, computerizat, al lumii contemporane. Aici vom încerca să argumentăm că soluția este aproape unică: informațiile exterioare pot fi „plătite” cu informațiile pe care biblioteca le depozitează. Pentru aceasta trebuie însă ca biblioteca să-și modifice și să-și restructureze modul de accesare a informațiilor.

Bibliotecile universitare își folosesc toate resursele pentru a se dezvolta în domeniul informatizării.”

Biblioteca universitară ideală, în societatea informației, ar trebui să fie complet informatizată, conectată la Internet, să nu coste nimic și să satisfacă cererile de informare ale tuturor categoriilor de utilizatori.

Datorită exploziei informaționale bibliotecile din invǎțǎmȋntul superior trebuie să desfășoare o activitate de colectare, clasificare și conservare a informațiilor, sǎ ofere accesul operativ și cât mai civilizat la colecțiile sale pentru a se integra în procesul instructiv – educativ și de cercetare din învățământul superior.

Deși schimbǎrile din domeniul tehnologiei informaționale sunt vaste, bibliotecile vin ȋn ȋntâmpinarea acestei situații promovând folosirea noilor tehnologii pentru a oferi servicii corespunzǎtoare nevoilor de informare ale utilizatorilor:

Casete audio. Acestea sunt utilizate pentru ȋnregistrǎri muzicale, opere literare, lecții de limbi strǎine.

Casete video. Sunt folosite ȋn general pentru ȋnregistrarea de filme, spectacole, dar și ȋn procesul educațional. Astfel se poate vorbi de un nou manual, care combinǎ textul clasic cu imagini, sunete etc

CD-ROM-uri. Pe un CD se poate ȋnregistra text, muzica, imagini statice sau ȋn mișcare. Faptul cǎ putem ȋnregistra o ȋntreaga enciclopedie, cu zeci de mii de articole, duce la modificarea opiniei pe care o au utilizatorii despre o bibliotecǎ.

Internet. Conectarea la Internet și utilizarea mediului Web permite bibliotecilor descoperirea de noi surse de informații, modalități noi de diseminare a resurselor informaționale. Paginile Web conțin date despre colecții, precum și legături hypertext spre alte baze de date.

Termenii Internet și World Wide Web (WWW) sunt adesea folosiți fără prea mare distincție. Internetul este un sistem global de rețele de calculatoare interconectate. World Wide Web este unul dintre serviciile transferate pe aceste rețele: o colecție de documente de tip text și a altor resurse, postat de hyperlink-uri și adrese URL (accesate prin browser Web).

Introducerea noilor tehnologii ȋn biblioteci genereazǎ apariția de noi tipuri de biblioteci, cum sunt:

Biblioteca electronicǎ. Este o colecție de resurse informaționale ȋn formate diferite provenite din mai multe surse, inclusiv Internet si Web.

Biblioteca digitalǎ. Este perceputǎ ca o colecție de materiale scanate, full-text, provenite din materiale primare olografice sau tipǎrite.

Biblioteca Web. Este o colecție de materiale, documente publicate și accesibile pe Web, provenite exclusiv din resurse Web.

Biblioteca virtualǎ. Este similarǎ cu cea electronicǎ, dar cu delimitarea serviciilor oferite, cât și a resurselor informaționale.

Viteza fluxului informațional este atât de mare pentru biblioteci, ȋncât se impune formularea de strategii de dezvoltare a colecțiilor. Posibilitatea de a accesa, ȋn biblioteca virtualǎ, resursele prin intermediul Internetului rezolvǎ această problemǎ.

1.2. Adaptarea bibliotecilor la noile tehnologii

Datoritǎ evoluției permanente din domeniul informǎrii bibliotecile au fost obligate să-și elaboreze strategii proprii de dezvoltare. Urmǎrirea acestor politici are rolul de a furniza produse și servicii de informare vitale pentru untilizatori.

Pentru casetele audio și video s-au amenajat spații de depozitare speciale și sǎli de audiție/vizionare specializate. Manevrarea acestora a presupus pregǎtirea adecvatǎ a personalului bibliotecii.

Ȋn consultarea CD-urilor folosite ca materiale ȋnsoțitoare, atât ȋn producția de carte științificǎ cât și ȋn cea de publicații periodice, s-au folosit mijloace tehnice adecvate.

Internetul sau biblioteca virtualǎ, cum mai este denumit, extinde universul comunicǎrii interumane reunind documente și oameni separați de pozițiile geografice. Internetul faciliteazǎ schimburi de resurse de informare, de date, de programe, de comunicare ȋntre indivizi: poșta electronicǎ, grupuri de discuții, știri, videoconferințe etc.

Prin conectarea la Internet se oferǎ utilizatorilor servicii suplimentare, informații la zi, se pot completa colecții etc. Trebuie totuși precizat că aceste informații nu sunt gratuite (acces la Internet, costuri de ȋntreținere proprii etc.).

O altǎ tehnologie din domeniu informației este scanarea unui document ceea ce a permis ȋncǎrcarea textului integral ȋntr-un sistem online sau ȋnregistrarea lui pe suport digital. Editorii recurg la diverse modalitǎți de vânzare a informației, uneori o revistǎ (document) este disponibilǎ ȋn mai multe variante (electronic, online). Astfel informația a suferit o mutație preferȋnd mediul online.

Bibliotecile au fost nevoite să se "integreze" multitudinii formelor de manifestare a informației:

– construirea unei pagini Web a bibliotecii; aceasta conține informații diverse, legături hypertext către informații sau resurse exterioare bibliotecii;

– organizarea informațiilor accesibile utilizatorilor (incluse ȋn catalogul bibliotecii, cǎrțile ȋmprumutate, numǎr de exemplare, disponibilitatea lor etc.) sub forma bazelor de date;

– obținerea de soft-uri adecvate funcționǎrii sistemului informatic al bibliotecii; acestea pot fi obținute gratuit (ca programe de domeniul public), pot fi cumpărate sau pot fi comandate spre execuție unor firme de soft;

– conectarea filialelor la rețeaua bibliotecii (unificarea bazelor de date);

– stabilirea drepturilor de acces la informațiile furnizate;

– servicii oferite pe baza accesului la rețele de informare externe (baze de date puse la dispoziție de cǎtre alte instituții);

– servicii de traducere care au scopul de a pune la dispoziția utilizatorilor informațiile din alte limbi;

– servicii speciale pentru anumite categorii de public (persoane ȋn vârstǎ, cu deficiente de vedere);

– servicii de referințe cu rolul de a informa, de a instrui si de a ghida utilizatorul;

– servicii de informare bibliografică și documentarǎ la nivel local, național și internațional.

Cu alte cuvinte, deoarece informația reprezintǎ trasǎtura definitorie a secolului al XXI-lea, bibliotecile reprezintă accesul la informații atât ȋn format tipărit cât și electronic.

Capitolul II – Redimensionarea dezvoltării colecțiilor în societatea informației

2.1. Etapele dezvoltării colecțiilor

„În procesul de învățământ și de cercetare, ca și în alte activități de comunicare, toate entitățile materiale cu o identitate specifică pot deveni documente atunci când sunt recunoscute, studiate și folosite pentru zestrea de informații pe care o poartă. Apariția documentelor electronice a răvășit din nou câmpul național. Natura fizică a documentului, reprezentată de purtător și legată de resurse, tehnici, circuite specializate, modalități de organizare și conservare, costuri, etc. a impus o gândire a documentelor în termeni materiali”.

Ȋn ultimele decenii bibliotecile au ȋncercat să rǎspundǎ cerințelor de informare ale utilizatorilor prin realizarea unor colecții adecvate. Achiția de documente nu se realizeazǎ aleatoriu, ea se face pe baza unor principii bine definite (tipul de utilizatori, bugetul de care dispune biblioteca, cunoașterea colecțiilor anterioare). Deci putem vorbi de politici de achiziții ale unei biblioteci.

Pentru dezvoltarea colecțiilor se impune un management echilibrat, care se va ocupa atât de intrǎrile de publicații ȋn colecții, cât și de procesul de deselecție. Procesul de deselecție se referǎ la eliminarea completǎ a publicațiilor (casarea) din colecțiile biblioteciilor.

Etapele dezvoltării colecțiilor sunt:

INFORMAREA. Fiind o etapǎ preliminarǎ, aceasta se referǎ atât la posibilitatea de informare asupra cerințelor și nevoilor de documentare ale utilizatorilor (caiete de sugestii, sugestii personale, semnalǎri ale specialiștilor etc) cât și a cunoașterii surselor de informare referitoare la posibilitǎților de completare a colecțiilor.

Instrumentele de informare ale surselor si furnizorilor sunt:

* pentru cartea româneascǎ curentǎ: cataloage editoriale, anchete ale editurilor, liste de stoc ale editurilor, târguri de carte;

* pentru cartea străinǎ: librǎrii, cataloage editoriale strǎine, bibliografii naționale, liste de noutǎți ale bibliotecilor strǎine, liste de schimb;

* pentru periodice: repertorii generale de periodice, repertorii ale unor instituții, cataloage de edituri;

* pentru completarea retrospectivǎ: liste de stoc, liste de disponibilitǎți ale altor biblioteci, liste de anticariat, oferte de donații;

* pentru alte categorii de documente: furnizorii de documente, cataloage, reviste.

SELECȚIA. Reprezintǎ etapa de triere a documentelor ce urmeazǎ a fi achiziționate de cǎtre bibliotecǎ. Criteriile de selecții pot fi de tip general (care țin de tipul de bibliotecǎ, de tipul documentului, de bugetul alocat) sau criterii specifice (calitatea particularǎ a informației, a documentului).

Etapele procesului de selecție:

a) Informarea – etapa de alegere, procurare și de distribuire a materialelor de informare. Fiecǎrui tip de document ȋi corespunde o anumitǎ categorie de materialele de informare: periodice sau neperiodice, de folosințǎ imediatǎ, curente sau retrospective etc.

b) Selecția preliminară – etapǎ care presupune: contactul cu materialele de informare, ȋntocmirea fișelor de deziderate și stabilirea numǎrului de exemplare.

c) Selecția finală – aceasta presupune: echilibrarea solicitǎrilor, adǎugarea cerințelor proprii confruntarea cataloagelor (catalogul de edituri strǎine, catalogul de deziderate, catalogul de precomenzi, catalogul de lacune, catalogul de analizǎ a colecțiilor) și a bazelor de date, corectarea erorilor.

ACHIZIȚIA. Este „operația care permite dezvoltarea și actualizarea fondurilor unei biblioteci, ale unui centru sau serviciu de documentare în funcție de natura și obiectivele acestora”.

De modul în care se realizează completarea colecțiilor depinde prestigiul bibliotecii, valoarea colecțiilor biblitecii, numǎrul și calitatea utilizatorilor.

Elementele componente ale activității de completare a colecțiilor sunt:

– colecția bibliotecii: un ansamblu de documente sau mijloace de informare, constituit dinamic, cu destinații și funcții precise, structurat și sistematizat, în vederea unui acces rapid și simplu, reprezentând valoarea documentară;

– documentul: orice formă materială de fixare a unor informații în scopul transmiterii lor în spațiu și timp.

DESELECȚIA.

Confruntându-se cu spații de depozitare insuficiente, cu fonduri financiare nesatisfăcătoare și cu existența unui număr mare de publicații puțin sau deloc solicitate de către utilizatori, biblioteca trebuie să-și structureze periodic colecțiile.

Procesul de delecție nu presupune eliminarea completǎ a publicațiilor, ele pot fi pǎstrate ȋn depozite pasive, pot fi transferate altor institții sau chiar vândute utilizatorilor la un preț simbolic. Programul de deselecție trebuie să facă parte din politica de dezvoltare a colecțiilor oricărei biblioteci. Selecția și deselecția sunt activități complementare. Procesul de deselecție este mai eficient dacă este stabilit pe termen lung.

Criteriile de care se ține seama ȋn procesul de deselecție sunt: dublete, donații nesolicitate intrate ȋn colecțile bibliotecii, volume neutilizate sau incomplete, uzura fizicǎ a documentului, valoarea calitativǎ a documentului, limba ȋn care este scrisǎ publicația, data de publicare, domeniul documentului, indicele de circulație a publicațiilor etc.

Managementul informației și tehnologiile informaționale

Managementul este știința proceselor complexe. Epoca modernǎ a transformat colecțiile bibliotecilor ȋntr-un ansamblu format din produse tradiționale (documente tipǎrite) și resurse digitalizate (colecții virtuale) folosind noile tehnologii. Informațiile electronice nu ȋnlocuiesc documentele tipǎrite ci susțin explozia actualǎ de informații.

Dezvoltarea colecțiilor, fiind un proces continuu, asigurând identificarea și satisfacerea cerințelor de informare ale utilizatorilor, se aflǎ ȋn strânsǎ conexiune cu posibilitățile de depozitare ale bibliotecii. Ȋn acest scop s-au creat programme de partajare a resurselor, sisteme sau structuri care sǎ organizeze și sǎ uneascǎ resursele informaționale.

Deoarece bugetul alocat achizițiilor s-a micșorat, iar publicațiile sunt tot mai numeroase și diversificate (cost ridicat), a apǎrut necesitatea partajǎrii resurselor.

Specialiștii din domeniul managementului colecțiilor au responsabilitǎți majore : țin cont de piața tehnologiei digitale a documentelor, descoperǎ resursele pertinente, evalueazǎ ceea ce găsesc în baze de date sau în rețele, decid asupra selecției documentelor și publicațiilor seriale (tipǎrite sau ȋn format electronic), cunosc sursele furnizoare, stabilesc relații corecte și stabile cu acestea, apreciazǎ costul ȋn raport cu eficiența si utilitatea informațiilor.

Epoca modernǎ aduce mai multă informație electronică în biblioteci și se îndreaptă către o mai mare dependență de informația accesată la distanță (colecții virtuale).

„Comunicarea reprezintă o caracteristică fundamentală a ființei umane și exprimă universalul, spre deosebire de comunicație, care se referă la instrumentele, la tehnicile și tehnologiile ce înlesnesc și amplifică procesul de comunicare dintre indivizi și colectivități, conferindu-le, în anumite cazuri, caracter de masă”.

Bazele de date

Apariția motoarelor de cǎutare (locale sau globale) și proliferarea textului Web au condus la apariția problemelor ȋn regǎsirea documentelor relevante. Calitatea informațiilor existente ȋn bazele de date este datǎ de acoperirea unor subiecte sau arii de cercetare, de actualizarea acestora și de facilitǎțile de cǎutare.

Ȋn această epocǎ dominatǎ de Internet un nou concept care a apǎrut se anunțǎ a fi revoluționar ȋn domeniul cercetǎrii științifice: Cloud Computing sau „nor virtual” este baza de date ȋn care utilizatorii fie pot rula baze de date pe nor independent sau pot achiziționa acces la un serviciu de baza de date, ȋntreținutǎ de un furnizor de bazǎ de date „nor".

Bazele de date au evoluat atât ȋn ceea ce privește conținutul (de la șiruri de caractere, numere și date calendaristice la sunete și imagini) cât și din punct de vedere al organizării (de la model ierarhic la model multidimensional). Furnizorii de baze de date specializate oferǎ acces atât la rețeaua proprie cât și sub forma unor versiuni ale bazelor de date originale (prin World Wide Web).

Clasificarea bazelor de date se face dupǎ urmǎtoarele criterii:

Din punctul de vedere al conținutului: baze de date tradiționale, baze de date bibliografice, baze de date full-text, baze de date video, baze de date multimedia, baze de date documentare, baze de date statistice, baze de date de referințe.

Bazele de date tradiționale conțin date de tipul numere, șiruri de caractere, date calendaristice folosite ȋn gestiune, evidență, statistică.

Bazele de date bibliografice conțin descrieri bibliografice de documente însoțite de cuvinte-cheie, utilizate pentru regăsirea informației și/sau un rezumat (abstract) al documentului.

Bazele de date full-text conțin textul integral al unui document (inclusiv figuri, fotografii, bibliografii etc.). 

Bazele de date audio și video permit gestiunea unor înregistrări audio sau video. Aceste tipuri de baze de date utilizează metode de compresie a datelor și necesită un volum mare de memorie.

Bazele de date multimedia conțin informații de natură foarte diferită (numere, șiruri de caractere, date calendaristice, texte de mari dimensiuni, referințe, animație, video.

Bazele de date documentare conțin documente în format digital. Criteriile de cǎutare sunt: cuvinte cheie, expresii, șabloane etc.

Bazele de date statistice conțin date cu caracter statistic.

Bazele de date de referință conțin informații (date) de tip catalog (baze de date ce conțin date despre editori, baze de date ce conțin date despre alte baze de date etc.). Bazele de date ce conțin date referitoare la alte baze de date se numesc, în literatura de specialitate, metabaze de date. Metabazele de date conțin informații de identificare a unei baze de date și a producătorului și/sau vânzătorului acesteia.

Din punctul de vedere al numărului de utilizatori :

Monoutilizator – baze de date foarte mici, implementate pe PC pentru uzul personal sau al unui grup restrâns de persoane.

Multiutilizator – baze de date ce pot fi utilizate simultan de mai mulți utilizatori. Necesită măsuri speciale de protecție a informației ȋn scopul prevenirii modificǎrii conținutului de cǎtre aceștia.

Bazele de date on-line – accesul utilizatorului la baza de date se poate realiza de la distanță față de locul fizic unde aceasta se găsește.

Bazele de date off-line – la care accesul este permis numai în locul în care baza de date se găsește fizic.

După domeniul acoperit de datele conținute în baza de date:

Bazele de date tehnico-științifice: conțin date cu caracter tehnic și științific din diverse domenii (medicinǎ, chimie, fizicǎ etc.), indiferent de tipul entităților care le alcătuiesc.

Bazele de date economice conțin date din domeniul economic.

Bazele de date geografice conțin date cu caracter geografic (hărți, planuri etc.).

Bazele de date culturale conțin date cu caracter cultural, ce pot oferi informații în domeniul culturii și artei.

Bazele de date administrative conțin informații din domeniul administrației centrale și locale (stocate la nivelul structurilor administrației centrale și, respectiv, locale).

D. Din punctul de vedere al accesibilității, al distribuției:

Bazele de date centralizate: sunt implementate pe un singur calculator sau într-un singur nod al unei rețele de calculatoare.

Bazele de date distribuite: sunt implementate în cel puțin două noduri ale unei rețele de calculatoare și există cel puțin o aplicație care utilizează date din mai multe noduri.

Bazele de date cu acces liber: la care orice utilizator poate avea acces gratuit.

Bazele de date comerciale: la care accesul este permis numai contra cost.

E. Din punctul de vedere al perioadei acoperite:

Bazele de date retrospective – baze de date ce conțin date care nu se mai actualizează în mod curent.

Bazele de date curente – conțin date care se actualizează permanent.

Suporturile optice digitale

Creșterea volumului de informații, a vitezei de transfer de la sfârșitul milenului doi și ȋnceputul mileniului trei, a condus la apariția și dezvoltarea sistemelor optice: de tip analog (sisteme redare/ȋnregistrare) sau de tip digital (codificǎri numerice). Pe piațǎ existǎ diverse formate, cum ar fi CD-R și DVD-R (ȋnregistrare o datǎ și citire de mai multe ori) ȋn timp ce CD-RW și DVD-RW sunt reinscriptibile.

CD-ROM-ul poate stoca orice tip de informație (text, audio, video, mixt), considerat: "lung linear care stochează date secvențiale, chiar dacă accesul este aleator". CD-I prezintǎ dezavantaje ȋn redarea integralǎ a imaginilor, deși posibilitǎțile de ȋnregistrare sunt superioare DVI-ului.

DVD (disc multifuncțional digital) este asemǎnǎtor cu CD, dar cu capacitate mai mare de ȋnregistrare a informațiilor.

Problema prioritarǎ ȋn achiziționarea suporturilor optice este consideratǎ ca fiind costul ridicat al licențelor (globale, numǎr de utilizatori).

Iată câteva exemple care prezintă cel puțin două din elementele următoare sau chiar trei: text, grafică, sunet în anumite cazuri simultan:

Enciclopedia Compton: include textul complet al enciclopediei și dicționarul WEBSTER mediu, cu 15 000 ilustrații, 45 secvențe animate și 60 minute sunet, opt căi diferite pentru a avea acces la informații.

MacMillan Dictionary for Children: conține 12.000 de definiții, 1000 de ilustrații și 400 de efecte sonore și pronunții ale unor cuvinte. etimologia unor cuvinte și note lingvistice.

Computer Select: conține textul integral al unui număr de peste 70 de reviste de calculatoare, împreună cu rezumatele a peste 70.000 de articole din publicații periodice de specialitate.

O barierǎ financiarǎ a achiziționǎrii discurilor optice este aceea a obținerii licenței care, de regulǎ implicǎ costuri semnificative ȋn funcție de numǎrul de utilizatori simultani, numǎrul de stații de lucru din rețeaua de calculatoare etc.

2.2.3. Cărțile electronice

Cartea electronicǎ (e-book), deși este versiunea digitalǎ (text, imagine, sau ambele) a unei carți tipǎrite, de multe ori ea poate exista și fǎrǎ echivalent tipǎrit. Cǎrțile electronice, produse și vândute pot fi citite cu ajutorul oricǎrui „cititor” de e-book (calculatoare, tablete și chiar smartphone).

Deși cererea de e-book-uri a crescut, la fel ca și numǎrul de utilizatori, bibliotecile s-au confruntat cu probleme legate de procurare, stocare, echipament, distribuție (sǎli special amenajate) și personal calificat.

Cărțile electronice (e-books), sub formǎ de fișiere, sunt distribuite prin intermediul Internetului, prin încărcare (download) de pe un site Web sau prin copiere pe suporți magnetici/optici (dischete, CD-uri). Accesul online poate fi gratuit sau protejat prin parolă și/sau nume utilizator (contra cost).

Existǎ site-uri web de e-books care pot facilita traducea cǎrților ȋn diverse limbi, dar calitatea (precizia) este net inferioarǎ textului tipǎrit tradus.

Carțile electronice pot fi accesate simultan de mai multi utilizatori, fǎrǎ bariere spațiale și geografice. Iată câteva exemple de adrese www. ce conțin cărți electronice:

http://www.eBook.ad.com

http://www.biblioteca.euroweb.ro

http://www.folium.ro/ebooks.htm

’’Avantajele cărții electronice ține de facilitățile erei digitale care rezultă din noua tehnologie: timp minim de accesare, capacitate mare de stocare, complexitate în accesarea informației prin interacțiune și volum redus’’.

Bibliotecile virtuale permit căutări după cuvinte cheie full-text în toată colecția, având dezavantajul conexiunii la Internet. Textele pot fi salvate pe harddisk-ul calculatorului, iar salvarea se face capitol de capitol.

’’Cartea electronică va coexista cu cartea tipărită, dar este o realitate de care trebuie să ținem cont. De aceea, bibliotecile și bibliotecarii din România trebuie să ia în considerare această nouă modalitate de informare și să o pună la dispoziția utilizatorilor’’.

Reviste electronice

’’Accesul la reviste electronice apare ca o alternativă a menținerii colecțiilor prin costuri reduse. Publicațiile electronice apar ca ’’extra’’ publicații pe lângă cele printate, adăugându-se doar ’’un plus’’ la preț (uneori plătindu-se pentru fiecare acces). Informația astfel primită reduce timpul de căutare, dar costă. Resursele umane, financiare și electronice sunt combinate spre binele comun. Experiența arată că de achiziția prin consorțiu beneficiază și sunt egal favorizate toate instituțiile care intră, indiferent de mărimea lor”.

Deși revistele electronice oferǎ numeroase avantaje: legǎturi hypertext și hypermedia, publicare rapidǎ, acces imediat, posibilitǎți optime de cercetare, capacitate de stocare, multe periodice pot fi regǎsite pe perioade de timp limitat. De aceea bibliotecile (principalul intermediar dintre utilizator și furnizor) vor achizițona periodicele atât pe suport tradițional, cât și pe suport electronic. Un alt dezavantaj ar fi cel juridic (drept de autor).

Internetul permite editarea și difuzarea prin e-mail (poșta electronicǎ) de reviste și publicații electronice. Publicațiile sunt distribuite de un operator sau ȋn mod automat conform unei liste de subscriberi, listă la care orice utilizator poate fi adaugat voluntar prin mecanismul "subsribe". Documentele distribuite pot fi rezultatul unui proces editorial complex, cu referenți, sau cel puțin cu o selecție a materialelor tematice.

Existǎ publicații cu conținut general (ziare, reviste, divertisment): PC Net, România Liberă, Tribuna Economică etc. Existǎ publicații electronice cu conținut bibliografic (Contents Alert ale editurii Elsevier), dar există și publicații din diverse domenii ale cercetǎrii (Fusion Digest). Cîteva reviste electronice :

Cotidianele se pot accesa gratuit la adresa http://www.onlinemedia.ro.

Human Development, editatǎ de Karger

http://www.karger.com/journals/hde;

Lumea Magazin, editată de Amo Prodress și accesată la http://www.lumeam.ro;

Tribuna Economicǎ, editatǎ de Revista Economicǎ

http://www.tribunaeconomică.ro;

Achiziționarea revistelor se face fie prin poșta electronicǎ, fie prin firme specializate de abonamente care preiau de la editor și forma electronică în momentul achizitionarii formatului printat, varianta electronică putând fi accesată pe bază de parole.

Datoritǎ costurilor ridicate ale revistelor electronice, bibliotecile din țarile europene

s-au reunit ȋn consorții, ȋn vederea negocierii colective a achizițiilor pe loturi mari.

Dezvoltarea colecțiilor prin comerțul electronic

"În era automatizării, relațiile dintre bibliotecar și furnizor au fost schimbate brusc. Acum atât furnizorii, cât și realizatorii de programe și materiale hardware, sunt parteneri obișnuiți ai bibliotecilor."

Vânzătorii de carte și agențiile de abonamente pentru publicațiile periodice oferă servicii diferite bibliotecilor, deși funcția lor este similară..

Practicile tradiționale ale achiziției de documente (precomenzi, comenzi, anunțarea titlurilor noi prin poșta electronicǎ) sunt corelate cu beneficiile suportului informațional oferit de vendor. Bibliotecile au obligația de a evalua periodic service-ul oferit de vendor.

Furnizorii comercianți online pot fi : librǎrii virtuale (http://w.w.w.cartea.ro), edituri, anticariate, persoane particulare, librǎrii online (http//teora.ro).

Pentru buna funcționare a relațiilor bibliotecǎ – furnizori trebuie sǎ avem: transmiterea și facturarea electronicǎ a comenzii, rabat, acces direct ȋn baza de date a vendorului, livrare promptǎ. Datoritǎ bugetelor anuale alocate (limitate), bibliotecile sunt obligate sǎ le utilizeze judicios, cerând rabaturi mari și servicii informatizate .

Comerțul electronic (e-commerce, pe scurt EC) reprezintǎ managementul activitǎților de comerț care folosește echipamente electronice pentru a mǎri aria de acoperire (locul în care se pot afla potențiali clienți) și viteza cu care este livrată informația.

Elementele necesare comerțului electronic sunt :

a. clientul conectat la Internet;

b. comerciant (editură, librărie etc.);

c. sistemul tranzacțional responsabil cu procesarea comenzilor;

d. dispecer plǎți ( payment Gateway).

Capitolul III – Management performant în dezvoltarea colecțiilor

„Dezvoltarea colecțiilor" reprezintǎ cel mai important proces de creștere și actualizare a colecțiilor unei biblioteci. Acest proces se realizeazǎ prin completare, achiziție si elimanare continuǎ ȋn scopul satisfacerii nevoilor cititorilor. Privitǎ ca un organism viu, colecția de bibliotecǎ se aflǎ ȋn continuǎ creștere prin achiziție de noi documente, dar care ȋn timp "ȋmbǎtrânesc", necesitând a fi eliminate prin procesul de deselecție (casare).

.Managementul dezvoltǎrii colecțiilor, concept nou apǎrul ȋn anii ’80 are ca scop valorificarea colecțiilor de documente ale bibliotecii, prin calitatea resurselor informaționale puse la dispoziția cititorilor. Managementul dezvoltǎrii colecțiilor trebuie sǎ ȋndeplineascǎ urmǎtoarele fucțiii:

1. Informarea asupra cerințelor și necesităților utilizatorilor.

Nu se poate vorbi de o politică de dezvoltarea a colecțiilor fară a se lua în considerare structura procesului didactic, la nivelul cercetării științifice din mediul universitar.

2. Selecția privind conținutul colecțiilor și utilitatea acestora.

Activitatea de selecție este etapa imediat următoare informării.

3. Achiziția documentelor. Achiziția de documente este realizată în cea mai mare parte în mod centralizat fiind susținută de către Unitatea Centrală, atât pentru documentele care rămân în Unitatea Centrală, cât și pentru cele care merg în filiale.

4. Resursele financiare.

Trebuie dezvoltate și planificate resurse complementare, sponsorizări și donații gratuite de documente. Donațiile pot fi sursa importantă de completare curentă, dar și retrospectivă dacă este nevoie. Documentele obținute prin donații trebuie să sufere procese de control și selecție riguroase.

5. Deselecția.

Modalitatea de dezvoltare a colecțiilor sunt multiple, dar nu trebuie uitată nici activitatea de deselecție. Un management performant trebuie să țină cont de toate aceste etape și activitatea să fie coordonată de un manager care să se poată adapta la toate schimbările apărute pe parcurs.

’’Activitățile din biblioteci trebuie adaptate și regândite pentru folosirea informației pe suport electronic, în accesarea și utilizarea acesteia. Pentru a structura și organiza informația avem nevoie de instrumente avansate și performante.’’

Managementul performant înseamnă adaptabilitate și performanță. Apariția documentelor electronice și a Internetului a dus la modificǎri majore în modul de a privi bibliotecile și celelalte structuri info-documentare.

Managementul dezvoltării colecțiilor digitale necesită:

să se axeze pe identificarea cerințelor utilizatorilor;

să ofere feed-back tuturor utilizatorilor;

să pornească de la accesarea și cunoașterea programelor de cooperare locale, regionale, naționale și internaționale.

Colecționarea informației, organizarea și punerea ei la dispoziția utilizatorilor – informația fiind tratată ca un produs economic – a dus la tehnologii avansate care prin implementarea lor în biblioteci au ridicat probleme noi. Trei mari schimbări își pun amprenta asupra învățământului, producției editoriale și biblioteconomiei: publicațiile electronice, criza fondurilor din învățământ superior și noua tehnologie.

Dezvoltarea colecțiilor în bibliotecile universitare trece prin transformări masive datorită noii tehnologii informaționale și a accesului electronic. În același timp, biblioteca se confruntă cu declinul bugetelor și cu creșterea prețurilor.

În situația în care ritmul dezvoltării tehnologice amenință să scape de sub control, obiectivele bibliotecarilor trebuie să se concentreze asupra acțiunilor cu adevărat importante. Din cauza cererii din ce în ce mai mari pentru arhivele digitale, tot mai mulți bibliotecari vor fi angajați în astfel de activități. În plus, mulți bibliotecari deja trebuie să evalueze sursele de informare de pe Internet. Editorii, pe de altă parte, oferă unele servicii sau publicații direct clienților prin intermediul WWW.

Pentru că un management performant înseamnă nu doar achiziție, ci și actualitate, dar mai ales, biblioteca să poată răspunde cerințelor utilizatorilor săi, consorțiu universitar între bibliotecile de nivel universitar – referindu-mă doar la noi în țară – poate fi “salvarea”. Bugetele limitate obligă bibliotecile să cumpere împreună licențe pentru programe, dar și să-și împartă modul de utilizare a revistelor achiziționate care altfel ar fi costat prea mult doar pentru una dintre biblioteci.

În ceea ce privește viitorul bibliotecilor, trebuie să ne amintim că Web-ul nu acoperă întregul mediu digital, de aceea este posibil ca bibliotecile viitorului să-și modifice modul de abordare a managementului de dezvoltare a colecțiilor. Nu se vor mai achiziționa doar documente tradiționale, ci piața de documente electronice, dar și Internetul vor juca un rol determinant.

3.1. Managementul achizițiilor

"Politicile de achiziție" prezintǎ urmatoarele caracterististici:

– „Este un act voluntar, care are în vedere un număr de obiective de atins;

– Ține seama de necesitățile utilizatorilor și se bazează pe o analiză a fondurilor existente;

– Este formulată anual, într-un cadru bugetar care fixează limitele și stabilește prioritățile de achiziție;

– Trebuie redactată.”

Calenge folosește, doi termeni: domeniul și sectorul. Domeniul se referă la un câmp al cunoașterii, cuprinzând documente de orice tip, pe orice fel de suport, care tratează subiecte din domeniul respectiv. Fiecare document aparține unui domeniu, în funcție de conținutul lui. Sectorul se referă la spațiul în care utilizatorii folosesc serviciile oferite de bibliotecă : împrumut, sală de referințe, sală de lectură, filiale, biblioteci-partenere.

Cele trei documente sunt: Carta colecțiilor, Planul de dezvoltare a colecțiilor, Protocoalele de selecție.

* Carta colecțiilor propune obiectivele generale ale bibliotecii, stabilește principiile de constituire sau dezvoltare a colecțiilor. Este elaborată de un colectiv din cadrul bibliotecii, dar este bine să fie avizată de autoritatea tutelară. Carta colecțiilor este revăzută periodic (de exemplu la 5 ani) și evaluată, urmărindu-se gradul de satisfacere a utilizatorilor reali si posibilitățile de atragere a utilizatorilor potențiali.

* Planul de dezvoltare a colecțiilor stabilește, pentru o perioadă de un an, regulile și obiectivele din Carta colecțiilor care urmează să se realizeze pe parcursul anului analizat. Se referă în special la buget, dar tratează și responsabilitățile și complementaritățile fiecărui sector pentru anul analizat. Este rezultatul negocierii și înțelegerii între diferite sectoare ale bibliotecii.

* Protocoalele de selecție stabilesc în detaliu regulile de achiziție și de eliminare a unui document, în funcție de conținutul lui. Sunt rezultatul dialogurilor directe între gestionarii diferitelor spații publice ale bibliotecii și responsabilii pentru selecția intelectuală a documentelor. Revizia Protocoalelor de selecție nu se face la perioade fixe dar, analizarea și înlocuirea lor cu altele noi se impune să se facă cel puțin la fiecare revizie a Cartei Colecțiilor.

Managementul financiar

Organizarea dezvoltării colecțiilor este eficientă prin planificarea bugetului pe anul în curs. Valoarea bugetului este dependentă de urmǎtorii factori:

1. Factori interni:

– stabilirea priorităților în dezvoltarea colecților pe acel an: achiziționarea cu precădere a anumitor tipuri de documente (CD-ROM-uri, materiale de referințe, publicații electronice, colecții speciale);

– achiziția de documente pentru acoperirea lacunelor pe anumite domenii;

– achiziționarea unui anumit număr de publicații anuale.

2. Factori externi:

– creșterea costurilor fiecărui tip de document față de anul precedent.

În vederea stabilirii bugetului, se face o analiză riguroasǎ a pieței, pentru stabilirea limitelor minime și maxime în care să se încadreze bugetul aprobat. Pentru publicațiile periodice se are în vedere o creștere anuală a costurilor de până la 15%.

Se stabilește o repartizare aproximativă a bugetului pentru noile apariții, pentru completarea retrospectivă, pentru publicațiile bibliofile (care sunt aprobate și evaluate de Comisia Internă de Evaluare).

Bugetul pentru noile apariții este repartizat în timp (pe luni) în funcție de graficul aparițiilor editoriale, aproximativ același în fiecare an; densitatea aparițiilor editoriale este mai mare la început și la sfârșit de an și scade în timpul verii.

Bugetul de achiziții este stabilit și organizat de conducerea bibliotecii, împreună cu șeful Serviciului de Dezvoltare a Colecțiilor.

Lunar se efectuează statisticile financiare, predate la Serviciul Financiar-Contabilitate care face balanța intrărilor și ieșirilor din cont, repartizarea cheltuielilor pe categorii de documente, filiale, etc.

Managementul resurselor umane

Organizarea activităților de dezvoltare a colecțiilor implică și organizarea personalului care să realizeze aceste activități. Aceasta înseamnă stabilirea numărului de membri din cadrul colectivului, stabilirea responsabilităților fiecăruia și a nivelului de pregătire necesar, astfel încât întregul domeniu să fie acoperit, iar activitățile să se desfășoare în condiții optime.

Pentru fiecare post se întocmesc fișe în care sunt precizate responsabilitățile bibliotecarului care ocupă acel post. Pe baza lor se fac evaluările competențelor, evaluări cantitative și calitative și se poate stabili creșterea responsabilității membrilor colectivului.

În condițiile actuale, managementul resurselor umane trebuie să aibă în vedere ridicarea continuă a nivelului de competență a colectivului.

Informatizarea bibliotecii, echipamentele electronice au provocat mari schimbări în organizarea activității din toate serviciile. Se cere o pregătire continuă de specialitate, îmbogățirea cunoștințelor. Bibliotecarul de azi trebuie să aibă o pregătire multilaterală: cultură generală, de specialitate, cunoștințe de informatică, etc. În același timp, trebuie încurajat și în redactarea unor lucrări de specialitate. Literatura din domeniul biblioteconomiei trebuie îmbogățită cu noile concepte și tehnici, utilizate deja în multe biblioteci.

„Biblioteca universitară trebuie să fie o structură dinamică, care să se adapteze rapid la transformările care apar în învățământ. Aceste transformări fac ca relația bibliotecii cu utilizatorii să devină esențială. Biblioteca devine un factor determinant în mediul studenților și cercetătorilor, organizând și punând la dispoziție servicii cu puternică valoare adăugată și jucând rolul de mediator, prin organizarea accesului la informații, prin controlul calitativ al resurselor și infrastructurilor, prin expertiza pedagogică pe care o deține.”

Schimbarea relațiilor dintre furnizor și bibliotecă pe piața documentelor electronice

În contexul obținerii de documente cât mai rapid, mai ieftin și mai eficient posibil, bibliotecarii care se ocupă cu achiziția de publicații trebuie să ȋntrețină o bună colaborare cu furnizorii de documente existenți, iar pe de altă parte să identifice acel tip de furnizor cel mai în măsură de a corespunde nevoilor bibliotecii.

Se vorbește de două tipuri de relații între furnizori și biblioteci. Achiziția prin SO (standing orders) are ca obiectiv principal completarea unei serii sau a tuturor volumelor dintr-un anumit titlu. A prevedea costul documentului este, în acest caz, o operațiune destul de dificilă, iar data publicării este greu de anticipat. În plus, dacă documentul este achiziționat printr-un furnizor care va avea sarcina de a-l depozita și reexpedia, timpul de primire se va mări simțitor. Bibliotecarul poate alege cumpărarea unui titlu prin SO (standing orders) fie din dorința de a avea un control strict asupra procesului de achiziție, fie din cauza imposibilității furnizorului de a cunoaște datele legate de publicare.

Pe de altă parte, AP (approval plans) reprezintă un profil detaliat bazat atât pe subiect, cât și pe numeroase alte criterii cum ar fi limba, acoperirea geografică și prețul, pe care biblioteca îl stabilește, furnizorul urmând a trimite automat toate cărțile ce corespund acestui profil, însoțite de facturi. Titlurile primite prin AP (approval plans) pot fi returnate. Acest mod de achiziție are marele avantaj că reduce prețul pe care biblioteca îl plătește pentru fiecare publicație. Cantitatea de documente fiind mare, reducerea este pe măsură.

Indiferent de metoda folosită, există trei tipuri de costuri care trebuie luate în seamă:

Primul cost este reducerea acestuia, după cum am precizat, fiind mai mare pentru AP (approval plans). De asemenea, furnizorul nu garantează livrarea tuturor volumelor dintr-un titlu și nici urmărirea unor schimbări cum ar fi schimbarea denumirii editorului sau a titlului. Când documentul este achiziționat printr-un SO de la un furnizor de monografii sau seriale reducerea este de obicei mai mică, datorită faptului că serviciile oferite sunt mai numeroase, pornind de la urmărirea apariției unor volume noi dintr-un titlu și până la achiziția retrospectivă.

Al doilea cost îl reprezintă cheltuielile de expediere. Diferiți furnizori tratează această problemă în mod diferit. Uneori clientul poate negocia o reducere care poate implica și scutirea de taxele de transport. Alteori, editorul va expedia direct bibliotecii publicațiile, taxele vor fi plătite de furnizor, care le va adăuga pe facturile pe care le va trimite bibliotecii.

Al treilea tip de cost este activitatea pe care o implică fiecare tip de achiziție. În acest caz trebuie făcută o comparație între timpii necesari pentru comandă, primirea documentelor și procesarea facturilor. AP (approval plans) prezintă un avantaj real dacă sistemul informatizat al bibliotecii permite transferul înregistrărilor electronice. Acest fapt va diminua timpul necesar pentru primire și procesare.

Rapiditatea cu care biblioteca primește publicațiile depinde de un număr de factori. Primul factor este eficiența cu care editorul își furnizează produsele clienților fie că sunt furnizori sau biblioteci. Al doilea factor îl reprezintă tipul de furnizor folosit. Dacă se folosește un furnizor de publicații seriale, documentele vor fi expediate direct de la editor, pe când în cazul unui furnizor de monografii cărțile vor trece prin depozitul acestuia înainte de a fi din nou expediate. Al treilea factor este alegerea tipului de expediere de către furnizor. Deși teoretic un document de pe un AP (approval plans) ar trebui să sosească mai repede decât unul de pe un SO (standing orders) în practică, nu se întâmplă întotdeauna astfel. Timpul de livrare poate fi diferit chiar dacă publicațiile sunt primite de la aceeași companie în funcție de organizarea internă a acesteia.

Deși adesea ignorată, relația dintre furnizorul de publicatii și serviciul de achiziții al bibliotecii constituie un segment important al activității de dezvoltare a colecțiilor, iar acest lucru se distinge pregnant în cazul evaluării unor baze de date comerciale aflate pe Web.

O relație bună cu furnizorul începe încă din faza contactelor incipiente când bibliotecarul trebuie să-și pună umatoarele întrebări: Îmi este necesară această bază de date? Este ea compatibilă cu dotarea hardware și software de care dispune biblioteca? Va fi disponibilă atunci când voi avea nevoie să o accesez? Pot păstra conținutul ei după ce expiră licența? Pot trece informația conținută de pe support magnetic/optic ȋn baza de date și invers în cadrul licenței achiziționate? Ce tip de autentificare a utilizatorului este folosită? Pentru a face o alegere optimă este important să se pună toate aceste întrebări furnizorului. Acesta, de obicei, vrea să stabilească o relație cât mai bună cu biblioteca, fie că este vorba de o bibliotecă mare, fie că este vorba de o bibliotecă mică. De asemenea, bibliotecarul care se ocupa cu achizițiile trebuie să faciliteze o întâlnire între specialistii ȋn informatizare ai bibliotecii și furnizorul de baze de date pentru a oferi cadrul organizat ȋn care informaticienii bibliotecii să poată pune întrebări furnizorului și să se obișnuiască cu instrumentele de lucru oferite.

Este foarte important ca biblioteca să poată beneficia de o perioadă de testare gratuită a bazei de date în care să lucreze intensiv cu toate modulele aferente ȋn scopul detectării eventualelor defecțiuni. Este necesar sa fie create grupuri de testare care să întreprindă cercetări intensive/extensive, trebuie anunțat personalul prin poșta electronică, trebuie susținute sesiuni de informare și, cel mai important, trebuie comunicate toate întrebările și nelămuririle utilizatorilor către furnizor. În felul acesta furnizorul poate realiza impactul pe care l-a avut testarea produsului și devine conștient de seriozitatea cu care bibliotecarii au tratat produsul oferit. Un lucru important este să ne asigurăm că versiunea testată este identică produsul care se va achiziționa și ca nu vor exista restricții ulterioare.

Capitolul IV – Studiu de caz

Dezvoltarea colecțiilor în B.C.U. București „CAROL I”

Politicile de dezvoltare a colecțiilor sunt strâns interconectate cu cerințele de informare ale utilizatorilor ce trebuiesc satisfăcute ȋntr-un timp relativ scurt și cât mai economic, folosind resurse de informare atât interne cât și externe bibliotecii.

Dacă ȋn trecut colecțiile bibliotecii au fost structurate pe criterii umaniste, astăzi ea este structurată enciclopedic, funcție de procesul didactic și de cercetare.

Serviciul de Evidența și Organizarea Colecțiilor, ȋnființat ȋn anul 1990, face legătura dintre Serviciul de Completare și Dezvoltare a Colecțiilor și Serviciul de Catalogare. Pe lângă prelucrarea documentelor sosite de la Serviciul de Completare a Colecțiilor (achiziționate din diverse surse: cumpărare, donație, schimb intern și international) și repartizarea acestora (depozite sau sălile cu acces liber la raft), după anul 2000 Serviciul de Evidența și Organizarea Colecțiilor s-a ocupat și cu deselecția documentelor (una din etapele de dezvoltare a colecțiilor unei biblioteci).

Colecțiile Bibliotecii au fost organizate pe mai multe fonduri (neexistând ȋn baza de date Vubis):

1 – 90500 – fond fără format

Fondul B –

SDU – documente destinate Sălii Cadrelor Didactice Universitare

90501 – 510000 – fond pe formate

01 – bibliofilie

02 – biblioteconomie

03 –dicționare

04 – extrase

06 – legislație

075.2 si 075.3 – manuale școlare

075.8 – manuale universitare

076 –

048 – teze de doctorat

087 – literatura pentru copii

Fondul S – fond special

084 – albume

78 – muzica

DL – depozit legal

MECTS – documente transferate de la Ministerul Educației și Culturii, Tineretului si Sport

ISISP – documente transferate de la Institutul de Studii de Istorie si Stiinte Politice

Operația de deselecție a documentelor, de retroconversie, de recotare a avut scop organizarea și dezvoltarea colecțiilor de documente existente ȋn Biblioteca Centrală Universitară "Carol I” astfel:

Pe formate (I, II, III, IV, V)

Muzica (M)

Albume (SP)

Periodice (P)

Harți (H)

Carte rară și veche (CVR)

Criteriile de deselecție pentru fiecare colecție care a fost prelucrată au fost stabilite de către o comisie de bibliotecari (specialiști din domeniul de biblioteconomie) hotărâtă de conducerea bibliotecii. Aceste operații sunt:

Recepționarea loturilor (50 vol. ) din depozite;

Căutarea documentelor ȋn Vubis;

Confruntarea inventarelor cu RI;

Chemarea Comisiei ȋn vederea stabirii destinației documentelor;

Ștampilarea și prelucrarea documentelor stabilite a rămâne ȋn colecțiile bibliotecii;

Introducerea datelor bibliografice ȋn Vubis și trimiterea către Serviciul de Catalogare;

Recepționarea documentelor primite de la Serviciul de Catalogare și repartizarea lor către depozite, ȋnsoțite de acte.

Ȋn continuare voi prezenta operația de deselecție la care a participat Serviciul de Evidentă și Organizarea Colecțiilor (datele sunt luate din statistici și rapoarte anuale introduse ȋn XL, pe parcursul a peste 15 ani).Fiecare an a fost reprezentat grafic, funcție de datele anului respectiv (volume deselectate).

Tabel 4.1

Legendă : – PC = propunere casare

– T. Per. = transfer periodice

– Reinv. = reinventariere

– T. CVR = tansfer carte veche si rar

Fig. 4.1. Deselecția documentelor din anul 1995

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 1995

Se observă că din numărul total de volume deselectate (7366): aproape jumătate reprezintă fondul SDU (48%), 23% fondul 084 , 13% fondul 075.8., 10% fondul 087, 3,5% fondul 91.

Fig. 4.2. Deselecția documentelor din anul 1996

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 1996

Din 5161 volume prelucrate ( deselectate) avem următoarele procente: fondul 03 – 40%, fondul 02 – 29%, fondul 075.8 – 6,8%.

Fig. 4.3. Deselecția documentelor din anul 1997

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 1997

În anul 1997 s-a prelucrat doar fondul 03 – 5332 volume, din care: 881 volume – 16.5% au fost propuse la casare (PC), 1,4% – documente scăzute deja (2 volume dintre acestea au fost reinventariate), 0,7% ̶ transferate la periodice, 0.2% ̶ transfer la carte veche și rară. Restul documentelor – 81% ̶ au fost prelucrate: recotare și introducere în baza de date.

Fig. 4.4.1. Deselecția documentelor din anul 1998

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 1998

Fig. 4.4.2.. Deselecția documentelor din anul 1998

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 1998

S-au prelucrat două tipuri de fonduri: 48% ̶ fondul 03 și 52% ̶ fondul 06. Fiecare fond a fost reprezentat separat și repartizat pe operațiile de prelucrare (PC, T. Per., Reinv., documente casate si T. CVR).

Fig. 4.5. Deselecția documentelor din anul 1999

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 1999

Statisticile pe anul 1999 sunt incomplete. Se observă că s-au prelucrat (deselectat) două tipuri de fonduri: DL și fondul 1-90500. Pentru fondul DL lipsește numărul de titluri rămase după deselecție, iar din fondul 1-90500 avem doar numărul de titluri rămase după deselecție (și nu numărul total de volume care au fost propuse pentru deselectare). Astfel, din numărul total de volume deselectate (3862): 26.46% reprezintă fondul DL, iar restul de 73.54% fondul 1-90500.

Fig. 4.6. Deselecția documentelor din anul 2000

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2000

În anul 2000 s-a continuat cu deselecția fondului 1-90500: un număr de 10294 de volume propuse spre deselecție, din care 68 au fost reinventariate. Nu se cunoaște numărul de titluri deselectate și din acestea câte au fost : PC, T. Per., casate, T. CVR.

Fig. 4.7. Deselecția documentelor din anul 2001

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2001

În anul 2001 s-a continuat fondul 1-90500 și s-a început și fondul B. Dintr-un număr total de 13980 volume deselectate, 4% reprezintă fondul B și 96% fondul 1-90500. Din 558 volume deselectate din fondul B: 14.69% au fost propuse la casare – 82 volume -, 1.43% ( 8 volume) erau casate, 2 volume au fost transferate la CVR.

Fig. 4.8. Deselecția documentelor din anul 2002

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2002

Anul 2002 este identic anului 2001, diferența constând în numărul de volume deselectate din fiecare fond. Din cele 18475 volume totale desectate avem: 70.50% reprezintă fondul 1-90500 și 29.50% fondul B. Din fondul B: 5.55% au fost propuse spre casare , 1 volum trimis spre reinventariere, 6 volume au fost deja casate, 1 volum transferat la CVR și restul de volume rămase în urma deselecției au fost recotate și introduse în baza de date VUBIS.

Fig. 4.9. Deselecția documentelor din anul 2003

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2003

În anul 2003 s-au deselectat trei tipuri de fonduri: 79.77% – fond 1-90500, 8.79% – fond DL și restul fond B. Pentru fondul B avem datele cele mai complete: 30.69% au fost propuse spre casare, din cele 10 volume casate 1 a fost reinventariat și 48 volume transferate la CVR (2.54%).

Fig. 4.10. Deselecția documentelor din anul 2004

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2004

S-au prelucrat fondurile: 1-90500 (79%) și ISISP (21%). Din fondul1-90500, un număr de 142 volume casate (1.37%) au fost reinventariate.

Fig. 4.11. Deselecția documentelor din anul 2005

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2005

Aceleași fonduri au fost deselectate: – 1-90500 – 59% (din care 3.45% au fost reinventariate și 3.45% transferate CVR)

– ISISP – 41%

Fig. 4.12. Deselecția documentelor din anul 2006

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2006

Ponderea cea mai mare de deselecție în acest an a fost pentru fondul 1-90500 -94.63%-, iar pentru fondul ISISP doar de 5,37%. 0.96% din fondul deselectat ISISP (documente casate) au fost reinventariate, în timp ce 0.874% au fost transferate la CVR.

Fig. 4.13. Deselecția documentelor din anul 2007

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2007

În anul 2007 s-a prelucrat fondul 1-90500 (62%) si diverse neconcordanțe (38%) rezultate din verificarea bibliotecii (la 10 ani), provenite din depozite sau din sălile cu acces liber la raft. Din neconcordanțele depistate, un număr de 154 vol. scăzute au fost reinventariate și un număr de 43 vol. transferate la CVR.

Fig. 4.14. Deselecția documentelor din anul 2008

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2008

Au fost deselectate fondurile:

– 075.3 (12,5%)

– 076 (2.17%)

– 1-90500 (85,3%). Din aceastea: 4,19% reinventariate și 0,3 transferate la CVR.

Fig. 4.15. Deselecția documentelor din anul 2009

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2009

Deselectarea fondurilor: – 1-90500 (90,4%)

– ISISP (8,5%)

– 075.3 (0.7%) – s-a terminat

– Format I (0.37%) – s-a început

Fig. 4.16. Deselecția documentelor din anul 2010

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2010

Fig. 4.17. Deselecția documentelor din anul 2011

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2011

Fig. 4.18. Deselecția documentelor din anul 2012

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2012

2013

Fig. 4.19. Deselecția documentelor din anul 2013

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2013

Fig. 4.20. Deselecția documentelor din anul 2014

Sursa: Statistica Intrărilor în B.C.U. pe anul 2014

BIBLIOGRAFIE

BAKKER, Trix. Biblioteca virtuală. Consecințe asupra dezvoltării colecțiilor în Olanda. În : Biblioteconomie : Culegere de traduceri prelucrate, 1998, nr. 1, p. 6.

BANCIU, Doina; BULUȚĂ, Gheorghe; PETRESCU, Victor. Biblioteca și societatea. București : Editura AGER, 2001, 143 p.

BULUȚĂ, Gheorghe. Scurtă istorie a bibliotecilor din România. București : Editura Enciclopedică, 2000, 238 p.

BULUȚĂ, Gheorghe. Bibliotecile universitare : o miză de rangul I. În : Biblioteca, 1998, nr. 7, p. 233.

BULUȚĂ, Gheorghe. Civilizația bibliotecilor. București : Editura Enciclopedică, 1998, 164 p.

CALENGE, Bertrand. Politicile de achiziție : constituirea unei colecții într-o bibliotecă. București : Biblioteca Bucureștilor, 1999, 399 p.

CARNOY, M.; LOOP, L. Informatique et education : quel est la role de la recherche internationale? Rapport sur le Colloque Standford – UNESCO, 10-13 mars., 1989, Standford University School of Education.

CHIVU, Cristina. Tehnologii informaționale în bibliotecile universitare. În : Buletin ABIR, 14, 2003, nr. 2-3, p. 47-48.

CIOATĂ, Mircea. Plăți electronice. În : Net Report, 2001, nr. 101, p. 13.

CORAVU, Robert. Optimizarea achiziției, gestionării și diseminării informației în format electronic. În : Biblioteca, 2004, nr. 4, p. 108-110.

COTOARCĂ, Daniela; TÂRZIMAN, Elena. Aspecte ale cominicării în domeniul socio-uman : studii de științele informării și comunicării. București : Editura Universității din București, 2004, 219 p.

DANIȘ, Luminița. Bibliotecile virtuale : DVD – modalitate de stocare a informațiilor. În : Buletin ABIR, 2003, nr. 1, p.

DRAGOMIR, Voichița. Biblioteca Centrală Universitară din București : între biblioteca tradițională și biblioteca virtuală. În : Buletin ABIR, 1997, nr. 4, p. 7.

ENACHE, Ionel. Managementul bibliotecilor : suport de curs. București : Editura Universitǎții din București, 2012, 180 p.

ENACHE, Ionel. Managementul informației si al biblitecilor ȋn mileniul III. București : Asociația Bibliotecarilor din Invǎțǎmânt, 2004, 212 p.

ENACHE, Ionel. Planificarea și organizarea serviciilor de bibliotecă. București : Editura Universității București, 2004, 194 p.

ENESCU, Alexandra. Dezvoltarea colecțiilor de periodice prin documente intangibile – reviste electronice. În : Buletin ABIR, 13, 2002, nr. 1, p. 8-12.

IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Direcții și strategii de dezvoltare a colecțiilor în bibliotecile universitare. Constanța : EX Ponto, 2001, 178 p.

ISTRATE, Olimpius. Educația la distanță : Proiectarea materialelor. Botoșani : Editura Agata, 2000, 163 p.

LAPERIE, Francois. Compact discurile în bibliotecile americane (CD-ROM). În : Biblioteconomie : Culegere de traduceri prelucrate, 1991, nr. 1-2, p. 36.

NIȚU, Maria. Cartea electronică versus cartea tipărită sau inamicul salvator. În : Buletin ABIR, 13, 2002, nr. 3, p. 14.

OSTAFE, Doina. Cartea electronică – hardware și software. În Buletin ABIR, 13, 2002, nr. 3, p. 28.

PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Noi profesii ȋn informare și documentare. Ed. a 2-a, rev. București : Editura Universitǎții din București, 2009, 145 p,

PORUMBEANU, Octavia-Luciana. Servicii și produse de informare ȋn societatea contemporaǎ.. București : Editura Universitǎii din Bucuresti, 2006, 206 p.

PORUMBEANU, Octavia-Luciana.. Utilizatorii și intermediarii de informații și documente în epoca contemporană. București : Editura Universității din București, 2003, p. 22 – 24.

REGNEALĂ, Mircea. Copyright-ul în preocupările IFLA. În : Studii de Bibliologie și Știința Informării : nr. 2/1996. București : Editura Universității din București, 1997,

p. 45.

27. REGNEALA, Mircea. Dițtionar explicativ de biblioteconomie și știinta informǎrii.

Vol. I. A-L, ed. A II-a, rev. București : FABR, 2001, 420 p.

REGNEALĂ, Mircea. Vocabular de biblioteconomie și știința informării. Vol. I A-L.

București : ABIR, 1995, 252 p.

29. REGNEALĂ, Mircea. Vocabular de biblioteconomie și știința informării. Vol. II M-Z.

București : ABIR, 1996, 278 p.

30. REGNEALĂ, Mircea. Studii de biblioteconomie. Constanța : Ex Ponto, 2001, 388 p.

31. RUSEA, Lili. Managementul dezvoltării colecțiilor bibliotecilor universitare : etapa de

Informare și studiu. În : Biblioteca, 2003, nr. 5, p. 345.

32. SANDU, Irina. Dezvoltarea colecțiilor în bibliotecile universitare românești

contemporane. Cea de a-XII-a Conferință Națională ABIR, 2001, p. 2.

33. STOICA, Ion. Alma Mater Librorum. București : Editura Didactică și Pedagogică,

1979, 148 p.

34. STOICA, Ion. Interferențe biblioteconomice. Constanța : Ex Ponto, 1997, 208 p.