Managementul de Proiect Spring It

Tabel de conținut

Managementul de proiect

Despre SiSC

Proiectul „Spring IT”

Etapele unui proiect

Conceperea

Analiza situației

Stabilirea obiectivelor

Stabilirea publicului țintă

Planificare

Planificare în timp

Membrii echipei

Buget

Diagrama Gantt

Implementarea proiectului

Desfășurarea proiectului

Concurs

Monitorizarea și controlul proiectului

Managementul de proiect

Generalități

Ce este un proiect?

Un proiect se definește ca fiind un efort temporar depus pentru a crea un produs sau un serviciu unic cu resurse limitate. Este compus dintr-un număr de activități, care se desfășoară potrivit unui plan pentru a atinge într-o perioadă de timp definită un anumit număr de obiective.

Ce înseamnă managementul de proiect ?

Managementul proiectelor constă în planificarea, organizarea, coordonarea și controlul proiectului, atât la momentul inițial, cât și pe parcursul acestuia. Este realizat, în principiu, de managerul de proiect cu ajutorul unor tehnici, instrumente și metode specifice. Acesta trece prin anumite procese decizionale logice și progresive și fixează un plan riguros cu ajutorul căruia se vor stabili direcțiile ce vor fi urmate pentru implementarea proiectului.

Despre SiSC

Sindicatul Studenților din Facultatea de Cibernetică, Statistică și Informatică Economică (SiSC) există încă din anul 1996 și este cea mai veche organizație studențească din cadrul Academiei de Studii Economice din București. Membrii acestui ONG au implementat peste 150 de proiecte an de an și au reușit să pună în lumină 7 proiecte de succes, viziunea lor ajungând la zeci de mii de studenți. Ei au ca obiectiv atragerea a cât mai multor tineri dornici ca organizația să-i dezvolte ca oameni și să îi inspire la aducerea unor schimbări benefice acesteia.

„Misiunea organizației nonguvernamentale SiSC este de reprezentare a studenților Facultății de Cibernetică, Statistică și Informatică Economică, atât prin susținerea intereselor și drepturilor în raport cu mediul academic, cât și prin crearea de oportunități de dezvoltare profesională și personală.”

Proiectul „Spring IT”

Generalități

Spring IT este un proiect marca SiSC care s-a aflat în acest an la cea de-a IV-a ediție. Poate fi descris ca un proiect tânăr care a avut și continuă să aibă ambiții pe măsură.

Spring IT este un proiect ce aduce în fața studenților din CSIE, și nu numai, reprezentanți ai celor mai importanți agenți economici de pe piață, strict pe domeniul IT. Proiectul a constat în desfășurarea unor conferințe, workshop-uri susținute de trainerii companiilor respective. Astfel, studenții au putut avea acces la informații referitoare la cerințele angajatorilor, aspectele de care țin cont în procesul de recrutare. Pe de altă parte, studenții au fost consiliați spre a-și construi un CV atractiv și reprezentativ pentru ca mai apoi să aibă posibilitatea de a participa la un interviu de angajare în rândul diverselor companii.

Evenimentul s-a derulat printr-o saptămână de prezentări, activități și competiții, ce au adus treptat în fața studenților, invitați din diferite zone de activitate din sectorul IT. În fiecare zi, un reprezentant al unei anumite companii a fost ales pentru a descrie ce presupune statutul de angajat al firmei respective și ce poți face pentru a ajunge unul.

Datorită faptului că Spring IT se concentrează pe o anumită nișă și tinde spre a muta accentul pe calitate, se remarcă individualizarea acestuia de celelalte proiecte similare existente în ASE. În acest fel, studenții CSIE au beneficiat de un contact direct cu departamentul de resurse umane al fiecărei firme partenere, au avut prilejul de a fi adăugați în baza de date a colaboratorilor și de a afla informații în timp real în legătură cu job-urile disponibile.

Etapele unui proiect

Proiectele sunt alcătuite din procese. Un process reprezintă o serie de acțiuni și tehnici utilizate cu scopul de a obține un rezultat. În cadrul unui proiect avem următoarele procese:

Proces de inițiere

Proces de planificare

Proces de execuție

Proces de control

Proces de încheiere

4.1. CONCEPEREA

4.1.1. Analiza situației

Cauze

În momentul actual, principala trăsătură a mediului academic este aceea că promovează noțiuni ce nu facilitează pătrunderea tinerilor absolvenți pe piața muncii, imediat după terminarea studiilor, pe baza cunoștiințelor dobândite pe parcursul facultății. Pur și simplu, mediul universitar nu îi educă pe tineri, în sensul în care angajatorii ar avea nevoie. De asemenea, studiul tinde să aibă un caracter preponderent teoretic, în care practica nu își găsește locul binemeritat, ceea ce conduce într-un final la discrepanțe între cele două medii și la nevoia de autoeducare a tinerilor.

Efecte

Echipa Spring IT și-s propus să favorizeze relațiile dintre mediul academic și cel economic prin evidențierea nevoilor studenților și a angajatorilor .

În consecință, Spring IT și-a asumat ca viziune un cadru formal în care cererea și oferta de forță de muncă în domeniul IT să își găsească un echilibru în interesul ambelor părți, având la bază o mai bună informare și cooperarea între tineri și angajatori, toate acestea sub atenta coordonare a echipei organizatorice.

Analiza SWOT

Când luăm decizii strategice cu privire la definirea misiunii proiectului, la stabilirea obiectivelor și a unei strategii necesare pentru atingerea acestora, dar și când aplicăm planul prin care se materializează strategia respectivă avem la bază un proces amplu de analiză și evaluare a mediului de acțiune, a situației competivității în acest mediu dar analizăm și situația organizației noastre pentru a vedea capacitatea acesteia de a face față schimbărilor produse în mediul în care vrem să acționăm.

Analiza continuă a mediului extern are ca scop anticiparea sau sesizarea la timp a schimbărilor ce au loc în cadrul acestuia, iar analiza continuă a mediului intern ne ajută să determinăm situația internă a organizației pentru a putea evalua capacitatea acesteia de a face față schimbărilor ce se produc în mediul în care acționează. Toate acestea sunt specifice managementului strategic.

O metodă prin care putem analiza mediul intern și extern, dar și competivitatea este analiza SWOT.

Puncte tari

Contact direct cu posibili angajatori;

Asistență și consultanță în ceea ce privește redactarea unui CV complet și pertinent;

Acces la oportunitățile de angajare ale partenerilor;

Informare cu privire la cerințele pe care angajatorii le au de la studenți;

Înregistrarea în baza de date a Spring IT, ce ulterior a fost pusă la dispoziția partenerilor;

Oportunități

Posibilitatea de a relaționa cu reprezentanți ai departamentului de Resurse Umane, direct implicați în recrutare și de a afla cât mai multe detalii despre un interviu de angajare;

O mai bună informare, sfaturi, feedback, sugestii venite din partea specialiștilor;

Oportunitatea de a fi recrutat pentru un interviu de angajare.

Crearea unei legături între sponsori și organizație în vederea unei colaborări viitoare

Analiza punctelor tari și a oportunităților este necesară pentru conturarea unei direcții strategice. În urma analizei anterioare putem spune că strategia noastră trebuie să se orienteze pe atragerea studenților, atragerea de noi sponsori și întărirea legăturilor cu aceștia astfel încăt acestea să ne faciliteze obținerea unor parteneriate pentru următoarele ediții.

Puncte slabe

Un buget limitat, obținut doar în urma sponsorizărilor

Lipsa de experiență a echipei organizatoare

Nerespectarea termenelor limită

Amenințări

Studenții nu au fost interesați să participe la toate evenimentele

Revista nu a fost gata la timp

Concurența

Site-ul nu funcționa corespunzător

Analiza punctelor slabe și a amenințărilor este necesară pentru a putea descoperi cele mai mari riscuri la care este supus proiectul. În urma analizei acestora, în cadrul proiectului nostru realizăm că cel mai mare risc cu care ne confruntăm este lipsa participanților la evenimente, aspect care poate duce la organizarea unui eveniment de slabă calitate( exită riscul ca partenerii sa-și piardă interesul pentru edițiile viitoare ale proiectului ).

Stabilirea obiectivelor

În faza de inițiere a proiectului este necesar să ne stabilim obiectivele pe care le avem în legătură cu proiectul petru a putea realiza strategia acestuia în conformitate cu ele.

Scopul proiectului a fost să pună la dispoziția studenților un mediu de contact direct cu reprezentanți ai angajatorilor,iar următoarele obiective sunt construite ca obiective SMART (Specific.Measurable.Assignable.Realistic.Time-related):

Spring IT a dorit să vizeze, în mod direct, prin participări la workshop-uri și conferințe, precum și prin distribuire de reviste, un număr de 500 studenți din cadrul CSIE, în perioada premergătoare evenimentului, dar și pe parcursul săptămânii 9-15 martie 2015 .

Pe parcursul celor 5 zile de desfășurare a proiectului au avut loc diverse evenimente (career days, workshops, conferences) a căror durată a oscilat între 2 și 5 ore.

Organizatorii și-au propus să strangă un număr minim de 30 participanți pentru fiecare workshop și aproximativ 50 pentru evenimentele career days (numerele sunt orientative).

Notă de conținut: pentru realizarea obiectivelor amintite mai sus s-au folosit mijloace de promovare online și offline al căror scop era atragerea participanților la evenimente.

La finalul proiectului, echipa de organizare a avut un număr de 150 CV-uri ale participanților, înregistrate în baza de date a proiectului, care ulterior au fost puse la dispoziția partenerilor.

Consolidarea relațiilor de cooperare dintre SiSC și partenerii proiectului Spring IT.

Obiective interne:

Organizarea în perioada 12-16 ianuarie 2015 (orientativ) a unui teambuilding, în care s-au consolidat valorile echipei, s-au omogenizat relațiile dintre membri, și s-au decis asupra unei metodologii de lucru în ceea ce privea implementarea proiectului.

Sesiuni de comunicare, analiză, feedback și debrief la intervale regulate ce au fost stabilite de comun acord cu membrii echipei (2 sau 3 săptămâni), pentru a asigura existența unei echipe în adevăratul sens al cuvântului, adaptabilă, organizată și motivată.

Stabilirea publicului țintă

Sindicatul Studenților din Cibernetica (SiSC) își propune să reprezinte, în primul rând, studenții din Facultatea de Cibernetică, Statistică și Informatică Economică și să militeze pentru drepturile și nevoile acestora. Cum, în prezent, IT-ul este o componentă reprezentativă pentru mai toate domeniile de activitate și fiecare afacere de succes se bazează într-un fel sau altul pe IT, găsim evidentă nevoia de informare în ceea ce privește acest subiect.

Ca atare, publicul țintă al Spring IT l-au reprezentat studenții din facultatea amintită anterior, cu precădere cei din anul II sau III, pasionați de domeniul IT, cu toate ramurile aferente, dornici să intre în contact cu posibili angajatori. În consecință, nu s-a încercat monopolizarea evenimentului prin aducerea unor firme dornice să recruteze doar studenți pasionați de programare, ci s-a urmărit, în egală măsură, încurajarea participanților pasionați de baze de date, web design sau grafică, prin promovarea unor parteneri interesați să recruteze astfel de tineri. S-a încercat, de asemenea și atragerea unor sponsori interesați de recrutarea studenților aferenți specializărilor de Cibernetică și Statistică.

Cu toate acestea, proiectul s-a adresat tuturor studenților dornici să afle mai multe detalii despre posibilitățile de angajare oferite de parteneri, celor ce și-au dorit o carieră în IT , dar și segmentului indecis, ce ar putea fi curios cu privire la posibile oportunități în mediul business.

4.2. PLANIFICARE

4.2.1. Planificarea în timp a activităților

Decembrie

7 decembrie- deschiderea call-ului pentru echipa de organizare a proiectului, prin trimiterea unui formular către toți membrii organizației;

12 decembrie- anunțarea componenței echipei de organizare;

16 decembrie- prima ședință a echipei de organizare;

17 decembrie– întâlnire mini-echipă 1;

17 decembrie– întâlnire mini-echipă 2;

28 decembrie– finalizarea mapei de proiect și a materialelor de promovare;

Ianuarie

2 ianuarie– încheierea research-ului pentru potențiali sponsori;

8 ianuarie- distribuirea formularului de nevoie și de interese urmată de centralizarea răspunsurilor pe data de 10 ianuarie;

12 – 30 ianuarie– contactarea sponsorilor;

15 ianuarie– ședința cu toată echipa;

Februarie

7 februarie– definitivarea graficii și printarea materialelor de promovare;

13 februarie– finalizare redactare articole și publicarea acestora;

18 februarie– rezervare săli pentru desfășurarea workshop-urilor– sala 2013, clădirea 2 (Cibernetică);

20 februarie– realizarea graficii revistei;

23 februarie– ședinta cu toata echipa;

Martie

3 martie– printare reviste;

9-13 martie– workshop-uri și conferințe;

4.2.2. Membrii echipei

Componența echipei a fost formată din membrii organizației, în funcție de nevoile prezentate în strategie de către managerul de proiect. Astfel, a fost distribuit un formular membrilor organizației, care conținea întrebări cu privire la motivația personală, idei care pot fi aplicate în cadrul proiectului, disponibilitatea, departamentul din care fac parte, dar și anumite întrebări care l-au ajutat pe managerul de proiect să realizeze care sunt abilitățile celor care au completat, dar și cu ce vor putea aceștia să îmbunătățească strategia. în urma analizei răspunsurilor aplicanților, coordonatorul a ales împreună cu directorii departamentelor membrii care aveau să facă parte din echipa organizatorică a proiectului.

Apoi, echipa s-a împărțit în două „mini-echipe”, de 5 respectiv 3 divizii. Prima mini-echipă a conținut diviziile al căror nume a fost omonim cu cel al departamentelor organizației (Fundraising – FR, Human Resources – HR, Public Relations – PR, IT, Educațional- EDU). Membrii care au format această mini-echipă s-au ocupat de organizarea propriu-zisă a proiectului, în timp ce membrii din cealaltă mini-echipă s-au ocupat de realizarea revistei, fiind împărțiți în diviziile de redactarea articole, corectare articole și grafică.

4.2.3. Buget

4.2.4. Diagrama Gantt

5. Implementarea proiectului

Prima fază în procesul de implementare al proiectului a fost alegerea echipei. În urma aplicațiilor trimise și a unei analize făcute de managerul de proiect și de directorii departamentelor(Biroul Executiv) s-a format o echipă de 23 de persoane, dupa cum urmeaza:

Divizia EDU: 3 membri; se ocupa de relația cu profesorii, iar membrii realizeaza articole atât pentru revistă, cât și pentru site.

Divizia FR: 5 membri; sarcina lor este de a atrage finanțarea proiectelor, de a contacta potențiali sponsori, de a realiza mapa de proiect pe care o prezinta la o posibilă finanțare

Divizia HR: 5 membri; se ocupa de îmbunătățirea relației dintre membrii echipei, de monitorizarea task-urilor , de organizarea unui teambuilding.

Divizia IT: 5 membri; se ocupa de realizarea grafică a materialelor de promovare, a mapei de proiect., de actualizarea siteului pe durata proiectului

Divizia PR: 5 membri; se ocupa de promovarea evenimentelor organizate, de promovarea imaginii SiSC, dar și a partenerilor, de distribuirea și promovarea materialelor publicitare, atât în mediul online, cât și offline.

Divizia Redactare articole: 6 membri; se ocupa cu redactarea articolelor, ce sunt incluse în revistă

Divizia Corectare articole: 3 membri; aceasta se ocupa de corectitudinea din punct de vedere gramatical, ortografic și ortoepic a articolelor.

Divizia Grafică: 3 membri, care se ocupa cu încadrarea în pagină a articolelor și reclamelor primate de la parteneri.

Încă din luna decembrie au avut loc ședințe pentru fiecare divizie.

Divizia EDU a realizat un formular de nevoi și interese, pentru care s-a alocat o perioadă de realizare de 13 zile. Cu ajutorul echipei au fost rezervate sălile pentru evenimente și au fost trimise cereri de aprobare la decanat.

Pe partea de FR s-a început realizarea mapei de proiect și researchul eventualilor sponsorilor, lucruri ce s-au desfășurat tot pe 13 zile. Contactarea efectivă a sponsorilor și a partenerilor media a început pe data de 15 ianuarie și s-a desfășurat pe o perioada de 15 zile, timp în care s-au încheiat contracte și s-au primit articole-reclame de la sponsori

Începând cu prima ședință, echipa de PR a venit cu idei pentru materialele de promovare și pentru promovările online și offline. Promovarea evenimentului a început în luna februarie, asta dupa ce au fost printate afișele și flyerele. Aceasta a cuprins teasere postate pe pagina de facebook și împărțirea in facultăți a flyerelor.

Spre sfârșitul lui decembrie echipa de IT a început să actualizeze siteul, iar echipa de redactare a redactat primele articole care aveau să apară pe home-pageul siteului. Revista SpringIT a fost realizată în 8 zile în luna februarie, iar după ce a fost primit un feedback din partea echipei de PR a fost trimisă la printat.

Începând cu luna ianuarie s-au centralizat răspunsurile de pe urma formularului de nevoi, iar echipa de HR a organizat un teambuilding de o zi.

De notat este faptul că au avut loc 3 ședințe cu toată echipa și un teambulding, iar pe fiecare divizie au fost aproximativ 3-4 ședințe face-to-face și înca câteva care s-au desfășurat pe skype în perioada vacanței.

5.1. DESFĂȘURAREA PROIECTULUI

Proiectul s-a desfășurat pe o perioada de 5 zile, în săptămâna 9-13 martie, după cum urmează:

Luni, 9 martie, ora 11:00- Conferința de deschidere

Marți,10 martie, ora 09:30- IBM: Your careed made with IBM (career day)

ora 15:00- ZITEC: Dezvoltarea aplicatiilor web pentru cloud (workshop)

Miercuri, 11 martie, ora 09:30- QUALITANCE: Rapid prototyping:building a mobile app in 4h (career day)

ora 15:00- MISYS (wokshop)

Joi, 12 martie, ora 09:30- TotalSoft: Cum creezi o nouă funcționalitate într+un ERP* prezentare Charisma ERP (career day)

ora 15:00- ING: Learning technology (workshop)

Vineri, 13 martie, ora 09:30- Accenture: The job interview: pain or glory? (career day)

ora 15:00- Vauban: BINnovate (workshop)

NOTĂ: Majoritatea conferințelor au avut loc în clădirea 2, Cibernetică.

5.2. CONCURS

Pe parcursul proiectului, a avut loc un concurs pe pagina de facebook a proiectului care a constat în acordarea unur premii pe baza prezențelor de la evenimente. Astfel, concurenții au trebuit să își scrie numele pe revistă, să ștampileze în dreptul evenimntului la care au participat, iar apoi să facă o poză și să o trimită printr+un mesaj privat pe pagina de facebook.

La 5-6 prezențe s-a câștigat un tricou

La 7-8 prezențe s-a câștigat un stick

La 8-9 prezențe s-a câștigat o tabletă.

Câștigătorii au fost anunțati pe pagina de facebook pentru a-și ridica premiile.

6. Monitorizarea și controlul proiectului

Managerul de proiect poate monitoriza desfășurarea proiectului pe baza rapoartelor asupra performanțelor, care arată ce s-a realizat, față de plan. Rapoartele asupra performanțelor trebuie să conțină informații asupra schimbărilor scopului, asupra programării, asupra costurilor și calității.

FOLLOW-UP

La sfârșitul proiectului are loc o ședință de follow up cu echipa, în care se discută lucrurile care nu au mers bine pe parcurs, lucruri ce se pot îmbunătăți pentru edițiile viitoare și plusuri care pot fi aduse în viitor.

Pentru ediția din acest an nu exista practic o astfel de mapă, pentru că ședința a tot fost amânată, dar există câteva lucruri care puteau fi evitate:

lipsa de pe flyere a locațiilor unde se desfășoară evenimentele

întârzieri în cadrul programului

o sală mult prea mică pentru capacitatea de perosoane care au fost prezente

Bibliografie

www.springit.sisc.ro

”Management”, coordonator: Vasile Deac, editura ASE, București, 2014

www.sisc.ro