Managementul de Proiect In Cadrul Serilor Teatrului Studentesc, Organizatia Non Guvernamentala Sisc

Facultatea de Cibernetică, Statistică și Informatică economică, Seria C, grupa 1044

Academia de Studii Economice

Managementul de proiect

Serile Teatrului Studențesc

Ediția a XVII-a, SiSC

Echipa:

Lupu Lavinia

Manea Robert Cristian

Milea Ana-Maria

Mircioagă Ioana

Mirică Anca

Cuprins

1.Managamentul de proiect…………………………………………………………………………………………….. 3

2.Despre SiSC ………………………………………………………………………………………………………………. 3

3. Serile Teatrului Studențesc………………………………………………………………………………………….. 4

4.Etapele unui proiect…………………………………………………………………………………………………….. 5

4.1.Conceperea………………………………………………………………………………………………………………. 6

4.1.1.Analiza situației…………………………………………………………………………………………… 6

4.1.2.Stabilirea obiectivelor…………………………………………………………………………………….8

4.1.3.Stabilirea publicului țintă………………………………………………………………………………. 8

4.2.Planificare………………………………………………………………………………………………………………… 9

4.2.1.Planificarea în timp a activitățiilor………………………………………………………………….. 9

4.2.2.Membrii echipei…………………………………………………………………………………………. 11

4.2.3.Buget………………………………………………………………………………………………………….12

4.2.4.Diagrama Gantt……………………………………………………………………………………………13

5.Implementarea proiectului…………………………………………………………………………………………….13

6.Monitorizarea și controlul proiectului…………………………………………………………………………….17

7.Bibliografie…………………………………………………………………………………………………………………19

Managamentul de proiect

Un proiect este definit ca fiind un efort temporar depus pentru a crea, cu resurse limitate, un produs unic sau un serviciu unic. Un proiect este compus dintr-un ansamblu de activități, care se derulează potrivit unui plan pentru a atinge un anumit set de obiective într-o perioadă de timp definită. Imediat ce proiectul s-a realizat, acesta își încheie existența.

Managementul proiectelor se realizează cu ajutorul unor metode, tehnici și instrumente specifice și constă în planificarea, organizarea, coordonarea și controlul proiectului atât inițial, cât și pe parcursul proiectului. Acesta cuprinde procese decizionale logice și progresive, fixarea unor puncte de reper cu ajutorul cărora se vor stabili direcțiile ce trebuiesc urmate și este realizat în cele mai multe cazuri de managerul de proiect.

2. Despre SiSC

Sindicatul Studenților din Facultatea de Cibernetică, Statstică și Informatică Economică(SiSC) a fost înființat în 1996 și reprezintă cea mai veche organizație studențească din ASE. În ultimii ani au finalizat peste 150 de proiecte – din 7 reușind să facă o adevărată tradiție, iar mesajul lor a ajuns la zeci de mii de studenți. An de an ei își propun să crească aceste cifre și impactul pe care îl au, pentru ca oamenii care au trecut prin SiSC de-a lungul timpului să fie mândri că au contribuit la ceea ce este organizația acum.

Misiunea organizației nonguvernamentale SiSC este de reprezentare a studenților Facultății de Cibernetică, Statistică și Informatică Economică, atât prin susținerea intereselor și drepturilor în raport cu mediul academic, cât și prin crearea de oportunități de dezvoltare profesională și personală.

SiSC este o organizație studențească ce are ca scop îmbunătățirea activității academice, vieții sociale și profesionale a studenților din Facultatea de Cibernetică, Statistică și Informatică Economică prin pozițiile pe care le susține și activitățile pe care le desfășoară, deci este foarte important ca toate activitățile pe care le face să genereze impact pozitiv în rândul studenților. Mai exact, misiunea organizației este să se implice pe tot parcursul vieții academice a studenților și să le creeze un cadru cât mai favorabil.

Prin proiectele inițiate, se încurajează participarea activă a studenților la viața academică, oferind oportunități de învățare și ajutor în carieră ( ITFest, Spring it ), cât și activități cu caracter cultural-educativ (Serile Teatrului Studențesc, Academia SpEranței, Tineri de Succes, Gala Profesorului Bologna). Scopul organizației este de a ține studenții în permanență conectați la viața universitară, astfel la fiecare început de an universitar se realizeză Ghidul Ciberbobocului, o revistă ce cuprinde informații necesare la început de drum, iar în fiecare sesiune sunt organizate întâlniri pentru fixarea cunoștințelor în cadrul proiectului SiSC Tutoring. SiSC susține că informația este cea mai puternică armă, astfel toate activitățile pe care le realizează vin în permanență în ajutorul studenților.

3. Serile Teatrului Studențesc

Festivalul Național „Serile Teatrului Studențesc” este primul festival de teatru din România post-revoluționară dedicat în întregime studenților. Acesta a luat naștere în 1997 când niște studenți iubitori de artă și-au dorit să iasă din tiparul cotidian și să reformeze societatea prin cultură, reînviind totodată tradiția Teatrului CIB, care și-a câștigat un binemeritat prestigiu acum mai bine de 35 de ani.

Inițial, SiSC a avut ideea realizării unui Festival Național de Teatru Studențesc, cu participarea a 20 de trupe. Au fost trimise invitații trupelor de actori amatori din centrele universitare mari din țară, dar au fost puține care au răspuns pozitiv invitației făcute. Ca atare, Festivalul Național de Teatru Studențesc s-a transformat în Serile Teatrului Studențesc și s-a renunțat la taxa de 40.000 lei care se cerea inițial trupelor participante. Toate edițiile care au urmat au fost lipsite de taxe atât pentru participanți cât și pentru spectatori.

De-a lungul timpului, festivalul a atras sute de tineri actori, atât amatori cât și profesioniști, mii de spectatori pasionați de artă și o sumedenie de personalități din lumea teatrului: actori, regizori, scenariști și nu numai.

Ajuns astăzi la cea de-a XVII-a ediție, Festivalul Național „Serile Teatrului Studențesc” își propune să ducă publicul într-o călătorie culturală inedită prin intermediul unei competiții între trupe de teatru, competiție ce asigură un grad ridicat de profesionalism întregului eveniment.

4. Etapele proiectului

Indiferent de dimensiunea unui proiect sau de complexitatea acestuia, îndeplinirea obiectivelor acestuia înseamnă atingerea standardelor de calitate propuse, în limitele de timp și de buget stabilite.

Faza de inițializare: se inițiază o propunere de proiect ca rezultat a unor nevoi. Pe baza unei analize inițiale se decide acceptarea sau nu a proiectului.

Faza de planificare: obiectivele sunt definite și rafinate. Se decide planul de acțiune necesar pentru a realiza obiectivele propuse.

Faza de execuție: oamenii și resursele sunt coordonate în conformitate cu planul proiectului.

Faza de control: se monitorizează evoluția proiectului, sunt identificate eventualele deviații de la planul inițial, se decid acțiunile necesare pentru a menține proiectul în parametrii definiți inițial.

4.1.Conceperea

4.1.1.Analiza situației

Nevoia principală de la care a pornit organizarea acestui festival este de a apropia tinerii de teatru, de a îi antrena în mediul social-cultural și de a oferi trupelor participante posibilitatea de a se afirma. Festivalul Serile Teatrului Studențesc este singurul festival dedicat atât amatorilor, cât și profesioniștilor. Aceștia din urmă nu au șansa să se afirme în cadrul unor festivale naționale deoarece nu există dedicate trupelor de profesioniști, așadar au ocazia să facă acest lucru în cadrul STS.

Analiza SWOT

Analiza SWOT se realizează, în general, în prima fază a unui proiect, pentru ca elementele de analiză să poată alcătui baza planului de proiect și să poată fi folosite ulterior în cadrul proiectului, dacă acesta întâmpină dificultăți în ceea ce privește planificarea, livrabilele sau bugetul alocat și trebuie readus pe linia de plutire.

În cadrul analizei SWOT se va ține seama de faptul că:

Punctele tari și punctele slabe sunt concepte „statice”, bazate pe parametrii descriptivi ai unei zone, într-o perioadă determinată de timp. Ele reprezintă ceea ce există.

Oportunitățile și amenințările au în vedere viitorul, și se referă la alegerile pe care le au de făcut persoanele implicate în procesul de planificare. Ele reprezintă ceea ce va fi.

Puncte tari

Festival național, posibilitatea de a participa pentru tineri din toată țara

Transfer de experiență și cunoștințe între trupele participante, dar și între trupe și juriu

Evidențierea potențialului tinerilor cu abilități și pomovarea lor

Sunt acoperite toate costurile pentru participanți, mai puțin transportul

Intrarea este liberă

Oportunități

Un număr foarte mare de tineri la care se poate ajunge

Crearea unei legături între teatre și organizație, în vederea unei colaborări viitoare

Stabilirea unei legături cu organizațiile studențești ale facultățillor cu profil teatral sau cinematografic din țară

Promovarea unor noi tipuri de teatru: improvizație, stradal etc.

Deschiderea tinerilor către astfel de activități

Analiza punctelor tari și a oportunităților este necesară pentru conturarea unei direcții strategice. In urma analizei anterioare putem spune că strategia noastră trebuie să se orienteze pe atragerea tinerilor către teatru prin promovarea evenimentului, atragerea de noi sponsori pentru asigurarea transportului participanților și întărirea legăturilor cu organizațiile partenere astfel încăt acestea să ne faciliteze obținerea unor costume și a decorului pentru următoarele ediții.

Puncte slabe

Un buget limitat, obținut doar în urma sponsorizărilor

Resurse limitate din cauza proiectelor ce se desfășoară concomitent în organizație,în special resursa umană este limitată

Transportul participanților nu poate fi asigurat

Lipsa de experiență a echipei organizatoarice

Amenințări

Criza financiară ce ar putea afecta sponsorizările

Alte festivaluri pentru amatori din perioada aceea(exemplu: Ideo Ideis)

Obținerea cu dificultate a unei locații din cauza evenimentelor și festivalelor ce au loc în aceeași perioadă

Analiza punctelor slabe și a amenințărilor este necesară pentru a putea descoperi cele mai mari riscuri la care este supus proiectul. În urma analizei acestora, în cadrul proiectului realizăm că cel mai mare risc cu care ne confruntăm este lipsa sponsorizărilor, aspect care poate duce la organizarea unui festival de slabă calitate(în cazul în care nu dispunem de fonduri proprii de la alte proiecte) sau epuizarea fondurilor proprii ale organizației.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de la care au pornit organizatorii sunt:

Aducerea în scenă a cel puțin 15 trupe de tineri talentați, atât profesioniști (10), dar și amatori (5)

Asigurarea unei tranparente privind, atat aplicatiile pentru membrii ce aplica pentru proiect cat si pentru criteriile de inscriere in concurs/accederea echipelor in concurs

Să le readucem studenților teatrul într-o viață plină de tehnologie, electronică și lucruri care tind să-i îndepărteze pe aceștia de sensul adevărat al culturii

Mărirea vizibilității festivalului pe plan local, prin participarea a peste 1500 spectatori

Mărirea vizibilității festivalului pe plan național, dar și îmbunătățirea calității acestuia prin diversitatea de trupe din toată țara

Obținerea de parteneriate media care vor spori vizibilitatea proiectului (ex: Radio, TVR)

Pentru promovarea online putem încerca să stabilim contacte cu diverse canale autohtone (ex: Doza de Has, Sector 7, Creative monkeyz)

Încadrarea în timpul propus pentru realizarea fiecărei sarcini pentru proiect

4.1.3 Stabilirea publicului țintă

Imediat după stabilirea obiectivelor peroiectului, trebuie definit publicul țintă, adică categoria de public căruia îi sunt adresate mesajele campaniei.

În cadrul acestui festival avem trei categorii de public țintă cărora ne adresăm.:

Studenții-publicul festivalului

Trupele participante

Memrbii juriului

Pentru publicul țintă format din studenți, mesajele făcute pentru aceștia se adresează tinerilor studenți, la licență sau la masterat, indiferent de facultate, cu vârste cuprinse între 18 și 25 de ani. Pentru a putea participa la festival aceștia trebuie doar să respecte intervalul orar stabilit de organizatori și să reacționeze activ la campania de promovare inițiată.

Pentru atragerea trupelor participante se va realiza o campanie separată.

La festivalul-concurs se poate înscrie orice trupă (formată din membri profesioniști sau amatori). Trupele ce intră în concurs trebuie să îndeplinească urmatorul criteriu de participare: să conțină membri studenți. Participanții care se înscriu la secțiunea de amatori nu trebuie să aibă în componența trupei membri care au urmat sau urmează studii la o facultate cu profil teatral sau cinematografic. Participanții care se înscriu la secțiunea de profesioniști trebuie să aibă în componența trupei măcar un membru care a urmat sau urmează studii la o facultate cu profil teatral sau cinematografic. Înscrierea la Festival se va face prin completarea formularului de înscriere de pe site-ul www.sts.sisc.ro

De asemenea pentru înscriere este necesar un material audio-video ce trebuie să se încadreze între 7 și 13 minute, în format MPEG sau AVI, cu calitate audio-video clară.

Un public țintă secundar îl reprezintă juriul festivalului. Acesta este format din actori sau persoane cu o mare experiență în lumea teatrului. În urma unei intense campanii de promovare aceștia vor conștientiza importanța festivalului și vor dori să participe și să ne ajute pe durata desfășurării acestuia.

Planificarea

Scopul funcției de planificare este stabilirea obiectivelor, țintelor cãtre care va fi orientatã activitatea în viitor, precum și a modalitãților – acțiunile, resursele necesare și alocarea lor, implementarea – de a le realiza. Prin Funcția de planificare se stabilește cel mai adecvat curs al acțiunilor viitoare pentru ca organizația sã obținã rezultatele dorite. 

4.2.1.Planificarea în timp a activităților

Decembrie

1 decembrie-deschiderea call-ului pentru echipa de organizare a proiectului. Acesta se adresează tuturor membrilor organizației, iar pentru a aplica în echipa de organizare aceștia trebuie să trimită un mail coordonatorului de proiect care să conțină motivarea lor personală de a participa la realizarea acestui proiect, departamentul din care fac parte, contribuția pe care o pot aduce proiectului și disponibilitatea lor în perioada lor imediat următoare aplicării.

17 decembrie-anunțarea componenței echipei de organizare

19 decembrie- prima ședință a echipei de organizare

Ianuarie

Ședințe de lucru

Începerea „resuscitării” paginii de facebook a festivalului

Februarie

Săptămâna 1 (4 feb-10 feb) : rezervare locație, ședinta 4.

Săptămâna 2 (11 feb-17 feb): ședinta 5, materializarea ideilor, contactare juriu, contactare sponsori și parteneri media, promovare-creșterea reach-ului pe facebook.

Săptămâna 3 (18 feb-24 feb): teambuilding, start site,înscrieri trupe, contactare juriu, contactare sponsori, contactare parteneri media, promovare-creșterea reach-ului pe facebook.

Martie

Săptămâna 4 (25 feb-3 mar): înscrieri trupe, contactare juriu, contactare sponsori, contactare parteneri media, promovare- creșterea reach-ului pe facebook.

Săptămâna 5 (4 mar-10 mar): ședinta 6,înscrieri trupe, confirmare juriu,contactare sponsori, contactare parteneri media, promovare – creșterea reach-ului pe facebook.

Săptămâna 6 (11 mar-17 mar): înscrieri trupe, contactare sponsori, contactare parteneri media

Săptămâna 7 (18 mar-24 mar): alegeri trupe, contactare sponsori, contactare parteneri media, promovare generala-distribuire afișe, flyere.

Săptămâna 8 (25 mar-30 mar): confirmare trupe, contactare sponsori, contactare parteneri media, promovare generala-distribuire afișe, flyere;

Aprilie

Săptămâna 9 (30 mar-7 aprilie): grija de trupe, grija de jurați.

Săptămâna 10 (7 apr-14 apr): ședință follow-up.

Anul acesta, festivalul Serile Teatrului Studențesc a avut loc în perioada 30 martie- 2 aprilie, structura acestuia pe zile fiind după cum urmează:

luni, 30 martie 17:45 – 18:00

Deschiderea festivalului

luni, 30 martie 18:00 – 20:00

UNATC: ”Cine e Fazanul”

luni, 30 martie 21:00 – 22:30

UNATC: ”Iluzii”

marți, 31 martie 17:00 – 18:15

Jucătorii: ”Jucătorii de Cărți”

marți, 31 martie 18:30 – 19:15

Okaua: ”Halloween”

marți, 31 martie 19:50 – 21:30

UNATC: ”Demonstrația”

miercuri, 1 aprilie 19:00 – 20:00

Playground: ”Șefele”

miercuri, 1 aprilie 21:00 – 22:20

UNATC: ”Cvartetul”

joi, 2 aprilie 17:00 – 18:00

Trupa nr. 9: ”Ne șimțim magnific, o ducem ionescianic!”

joi, 2 aprilie 18:30 – 19:40

Cuibul Artiștilor: ”Cine sapă groapa?”

joi, 2 aprilie 20:00 – 22:30

UNATC: ”A XII-a Noapte”

vineri, 3 aprilie 19:00 – 19:50

Fabulinus: ”Substantiv feminin”

vineri, 3 aprilie 20:20 – 21:20

UAT: ”Sonata Fantomelor”

vineri, 3 aprilie 21:40 – 22:50

UAT-Cristian Iorga: ”Colateral,Oedip”

sâmbătă, 4 aprilie 12:00 – 13:00

”Festivitatea de premiere”

4.2.2. Membrii echipei

Inițial echipa va însuma 22 de membrii după cum urmează: 5 oameni de PR, 5 oameni de

IT, 5 oameni de FR, 4 oameni de HR, 3 oameni de EDU, însă acest număr este variabil în funcție

de numărul aplicațiilor și de felul în care se prezintă acestea. Pe lângă echipă, contăm și pe ajutorul membrilor BE-BC plus oamenii care au mai avut contact cu acest proiect pentru sfaturi

și experiențe trecute.

O influență în spatele alegerii echipei va fi comportamentul/proactivitatea fiecăruia în

SiSC și implicit pe partea de alegere a juniorilor ne vom baza pe feedback-urile/opiniile

directorilor de departament și cele ale supraveghetorilor/mentorilor de echipă cu privire la

activitatea acestora.

Divizia de Fundraising: Va fi formată din 5 oameni cu responsabilitatea de contacta

potențialii sponsori, colaborarea cu noii parteneri și menținerea legăturii cu cei existenți,

realizând și mapa de proiect pentru sponsori, împreună cu coordonatorul proiectului. Anul

acesta, dorim realizarea unei sedințe de call, unde membrii acestei divizii vor avea ca sarcină

contactarea sponsorilor.

Divizia de Imagine și Promovare: Va conține atât oameni de PR, cât și oameni de

IT și va avea ca scop realizarea materialelor de promovare, implementarea ideilor de

promovare, modificarea și updatarea siteului, monitorizarea traficului, promovarea online a

proiectului, având ședinte de lucru astfel încât rezultatul să fie unul cât mai creativ și inedit.

Ulterior, pentru task-urile specifice departamentului IT, respectiv PR, divizia se va scinda în

părțile sale componente atât în formula de lucru, cât și pentru ședințe separate.

Divizia de Human Resources: Va lucra totodată ca o echipă unde se vor discuta

observațiile din cadrul proiectului și se vor împărți câte un om pe fiecare divizie, care să

participe la ședințele acestora și să comunice cum se desfășoară activitatea prin rapoarte de

diagnoză ce vor prezenta, cât de bine se regăsesc membrii în proiect și ce simt ei cu privire la

proiect. În cazul apariției situațiilor neplăcute, se va implica și departamentul de HR de la nivelul

SiSC care va veni cu feedback și eventuale rezolvări. Va fi responsabilă și de task-tracker prin

aplicația ASANA, ce are ca scop monitorizarea activității în cadrul proiectului, precum și

meritele fiecărui membru al echipei. Această divizie va fi liantul dintre membrii echipei.

Divizia de Logistică și Legislativ: Se va ocupa de aprobările necesare pentru lipirea

afișelor în diferite locații și împărțirea de flyere; cereri și aprobări pentru cazarea în căminele

ASE a membrilor trupelor de teatru, revizuirea formularului de înscriere a trupelor și a

regulamentului cu adăugirile necesare, dezvoltarea de texte menite să apară pe pagina

festivalului, texte pentru invitațiile necesare, research contacte pentru cămine și universități,

pentru aprobări de a lipi afișe și împărți flyere, research linii de finanțare pentru proiectul în

desfășurare și pentru edițiile viitoare.

Observații: În cadrul fiecărei divizii, se află un responsabil ales pe baza experienței și

abilităților dovedite în trecut în cadrul altor proiecte, abilități de lider și coordonare a oamenilor.

Printre responsabilitățile sale, se numără împărțirea sarcinilor specifice diviziei membrilor

acesteia, monitorizarea lor, asigurarea respectării deadline-urilor și realizarea legăturii benefice

între coordonatori și membrii diviziilor.

4.2.3. Planificarea bugetului

Bugetul unui proiect trebuie să fie clar și cât mai detaliat, realizat pe faze/activități și centralizat pe tipuri de cheltuieli. Sumele incluse în buget se calculează sau se estimează pe baza costurilor reale, iar bugetul trebuie să conțina elementele de calcul (costuri unitare și număr de unități).

4.2.4. Diagrama Gantt de desfășurare a proiectului

5. Implementarea proiectului

Implementarea proiectului presupune derularea activităților. În paralel cu acestea, trebuie să se desfășoare monitorizarea, controlul, evaluarea și raportarea proiectului.

Responsabilitățile fiecărei echipe

Fundraising:

Contactarea potențialilor sponsori

Colaborarea cu noi parteneri

Menținerea legăturii cu partenerii existenți

Mapă de proiect pentru sponsori

Public Relations

Stabilirea conceptului de promovare

Stabilirea conceptului de site

Realizarea comunicatului cu presa

Afișe de publicitate expuse în facultate

Postări pe rețele de socializare(Facebook): cât mai atractive, cu impact vizual puternic

Human Resources

Menținerea continuă a motivației membrilor

Solicitare feedback la intervale regulate pentru analiza situației și soluționarea problemelor

Teambuilding

Logistics

Formular de înscriere și de feedback

Centralizarea formularelor de feedback

Upload de content pe site & istoricul STS

Research finanțare

Desfășurarea festivalului

Fiecare zi a festivalului a fost deschisă de o mică scenetă cu tema Timpul- care a fost și laitmotivul STS2015- , în care actorii au fost chiar membrii SiSC.

Prima zi de festival, 30 martie 2015, a fost deschisă cu piesa „Cine e fazanul” a celor de la UNATC, urmată de „Iluzii”.

În următoarele patru zile au fost jucate piese precum „Cvartetul”, „A XII-a noapte”, „Sonata Fantomelor”, „Substantiv feminin”, ultima reprezentație fiind a celor de la UAT, „Colateral, Oedip”.

În ziua de sâmbătă, 4 aprilie, a avut loc festivitatea de premiere. Premiile au fost acordate de juriu după cum urmează:

Cea mai bună actriță în rol secundar: Aura Catinca Maria Nistor Profesioniști

Cea mai bună piesă profesioniști: Aura Fazan

Cel mai bun actor secundar profesioniști: Aura Emanuel Becheru

Cel mai bun actor secundar profesioniști: Aura Bogdan Florea

Premiul special al juriului profesioniști: Aura A12a noapte

Cel mai bun actor principal profesioniști: Aura Andrei Radu

Cea mai bună regie profesioniști: Aura Diana Ligi

Premiul special al juriului profesioniști: Aura Cvartetul

Cea mai bună actriță in rol principal Aura Silvana Mihai

Cel mai bun actor profesioniști Gigi Vlad Basarabescu

Cea mai bună actriță in rol principal Gigi Theodora Sandu

Cea mai bună actriță in rol secundar Madalina Olfeanu- UAT

Cea mai bună actriță in rol principal Antonia Teisanu Amatori

Cea mai bună actriță in rol principal Ana Bayti

Cea mai bună actriță in rol secundar Ana Gupca

Cel mai bun actor in rol secundar Ion Galma

Cel mai bun spectacol Fabulinus Cea mai bună regie amatori Dorin Eugen Ionescu

Promovarea

Obiectivul principal al proiectului îl constituie atragerea a cât mai mulți tineri care să participe la evenimentele din cadrul proiectului. În acest sens, a fost nevoie de promovare destul de amplă în rândul studenților în special, dar și a publicului larg.

Promovare online (Facebook, site-ul festivalului ): videouri cu membrii echipei SiSC cu tema #etimpul, fotografii cu citate, postări despre trupele ce vor participa în festival

Unul din cei mai importante instrumente de promovare online îl constituie rețeaua de socializare Facebook. În ultimii ani, promovarea pe această rețea de socializare a contribuit într- o proporție destul de mare la succesul proiectelor SiSC, dar și a altor proiecte în general.

Pentru un impact cât mai mare, a fost realizat împreună cu divizia de PR o strategie de promovare în prima ședință pe divizie astfel încât să fie fixate câteva puncte cheie care să fie atinse de-a lungul proiectului.

În cadrul promovării pe Facebook, principalele postări conțin informații despre desfășurare proiectului, videoclipuri de promovare a proiectului/partenerilor, link-uri către site-ul proiectului, diverse materiale grafice (teaser, cover photo, profile picture, poster), precum și alte detalii despre proiect. Pentru realizarea tuturor materialelor și coordonarea diviziei de PR, a fost ales un coordonator din rândul membrilor acestei divizii (o persoană cu inițiativă și responsabilă).

Deoarece bugetul a permis acest lucru, a fost realizată și promovarea plătită pe Facebook deoarece acest tip de promovare crește semnificativ reachul postărilor, al paginii și, implicit, al proiectului. Pe parcursul proiectului, s-a luat legătura cu alte organizații membre ANOSR care au ajutat cu promovarea proiectului în cadrul facultăților.

Pe parcursul proiectului, partenerii media au fost:

Promovare offline(afișe, flyere, banner, tricouri, promovare outdoor)

Promovarea offline s-a realizat, în primul rând, prin intermediul afișelor ce au fost lipite și flyerelor care au fost distribuite.

6.Monitorizarea/ controlul proiectului

Etapa de monitorizare și control al proiectului este considerată de mulți ca fiind o etapă inclusă în etapa de derulare a proiectului, deoarece aceasta se desfășoară pe întreg parcursul proiectului.

Obiectivele monitorizării sunt:

De a compara planul inițial cu modul în care proiectul evoluează în timp real;

De a actualiza și revizui planul inițial, astfel încât schimbări să fie incorporate;

De a oferi informațiile pe baza cărora sunt inițiate acțiuni de corectare, în cazul în care variațiile față de planul inițial sunt atât de mari încât pun în pericol reușita proiectului.

În cadrul acestui proiect, costurile au fost monitorizate pe întreaga desfășurare a evenimentului. Costurile au fost acoperite în întregime sponsorizările obținte, fără a fi nevoie să fie suplimentat bugetul de către SiSC.

Follow-up

Pentru a evaluarea planului de promovare sunt urmărite întrebările pe care cei interesați le pun, dacă acestea se află în vreun material de promovare sau dacă informații esențiale au lipsit. De asemenea, se urmărește și reacția publicului țintă, dacă mesajele planificate au corespuns publicului țintă, dacă s-a folosit un limbaj adecvat pentru fiecare dintre părțile publicului țintă. Pentru aceasta, cel mai ușor este de urmărit mesajele cu întrebări ce sunt primite la adresa de mail [anonimizat], cât și pe pagina de Facebook a proiectului.

Evaluarea implementării stabilește gradul în care tacticile utilizate în timpul campaniei și-au atins scopul. În principal, sunt urmărite numărul de numărul de vizitatori unici, cât și numărul de oameni la care mesajul a ajuns prin intermediul Facebook (sunt oferite de către facebook.com grafice și cifre exacte= Insights).

De asemenea, trebuie monitorizate mesajele care au fost preluate de mass-media deoarece în primul rând trebuie să ne asigurăm că informațiile transmise mai departe sunt corecte, cât și felul în care acestea își lasă amprenta asupra publicațiilor ( dacă pun festivalul într-o lumină bună sau nu). Pentru această evaluare, după ce se ia contactul cu partenerii media, se păstrează legătura cu aceștia pentru a fi notificați când postează despre festival. De asemenea, share-urile de pe facebook sunt vizibile pe pagină.

Evaluarea impactului pe care l-a avut campania de promovare se realizează prin stabilirea numărul de persoane care au învățat ceva din mesajele transmise, a celor care și-au schimbat opinia după receptarea mesajelor, a celor care și-au schimbat atitudinea, a celor care acționează în direcția sugerată de mesaje și stabilirea numărului de persoane care repetă sau promovează mesajele mai departe.

Totodată, cel mai ușor și la îndemână mod de a evalua campania de relații publice este vizualizarea rezultatelor: numărul total de spectatori, 7000, a depășit targetul propus.

3500 de oameni au dat „Going” la event pe Facebook.

Vizibilitatea online a crescut, numărul de likeuri depășind 8000. Astfel, interesul juriului pentru a participa la festival a sporit, coordonatorii proiectului fiind contactați de numeroși actori.

Bibliografie

”Management”, Ursachi Ioan, editura ASE,2007

“Management”, Vasile Deac, editura ASE, 2012

„Managementul proiectelor”, Mihai Hulea http://control.aut.utcluj.ro/doc/lib/exe/fetch.php?media=notecurs.pdf

http://sts.sisc.ro/

https://www.facebook.com/sts.sisc/

http://www.sisc.ro/