Managementul de Proiect

LUCRARE DE LICENȚĂ

Management de proiect

Cuprins

Cuprins

Introducere

Capitolul 1 – Noțiuni generale

1.1 Proiectul

1.2 Scopul

1.3 Timpul

1.4 Costul

1.5 Management de proiect

1.6 Pași necesari

Capitolul 2 – Clasificarea managementului de proiect

2.1 Managementul de integrare a proiectului

2.1.1 Crearea planului

2.1.2 Executarea planului

2.1.3 Integrarea schimbării controlului

2.2 Managementul scopului

2.2.1 Inițierea

2.2.2 Planificarea scopului

2.2.3 Definirea scopului

2.2.4 Verificarea scopului

2.2.5 Controlul schimbării scopului

2.3 Managementul timpului

2.3.1 Definirea activităților

2.3.2 Secventierea activităților

2.3.3 Estimarea duratei activităților

2.3.4 Elaborarea programului

2.3.5 Controlul programului

2.4 Managementul costului

2.4.1 Planificarea resurselor

2.4.2 Estimarea costurilor

2.4.3 Bugetarea costului

2.4.4 Controlul costului

2.5 Managementul calității

2.5.1 Planificarea calității

2.5.2 Asigurarea calității

2.5.3 Controlul calității

2.6 Managementul resurselor umane

2.6.1 Planificarea organizațională

2.6.2 Achiziționarea stafului

2.6.3 Dezvoltarea echipei

2.7 Managementul comunicării

2.7.1 Planificarea comunicării

2.7.2 Distribuirea informației

2.7.3 Raportarea performanței

2.7.4 Închiderea administrativă

2.8 Managementul riscului

2.8.1 Planificarea managementului riscului

2.8.2 Identificarea riscului

2.8.3 Analiza calitativă a riscului

2.8.4 Analiză cantitativă a riscului

2.8.5 Planificarea răspunsului în fata riscului

2.8.6 Monitorizarea și controlul riscului

2.9 Managementul achizițiilor

2.9.1Planficarea achizițiilor

2.9.2 Planificarea solicitării pentru achiziții

2.9.3 Solicitarea achizițiilor

2.9.4 Selectarea sursei

2.9.5 Administrarea contractului

2.9.6 Încheierea contractului

Capitolul 3 – Managementul de proiect modern

Capitolul 5- Studiul de caz

Introducere :

Să presupunem că sunteți un angajat nou al firmei, și șeful dumneavoastră va aloca sarcina de a conduce un proiect. În funcție de natura proiectului și ce tip de muncă prestați , trebuie să vă angrenați într-o varietate de sarcini pe care nu le-ați mai făcut niciodată până acum , așa cum este organizarea unei echipe pentru a termina proiectul la timp și în limitele bugetului , să concepeți un plan și să monitorizați progresul în momente cheie dealungul proiectului , să folosiți intrumente de planificare , cum ar fi un software de management de proiect sau grafice , și să vă mențineți echipa motivată.

Managementul de proiect are un rol foarte important în activitatea oricărui manager ce dorește să ducă la bun sfârșit un proiect. Managementul de proiect are rolul de a sistematiza și evidenția toate etapele necesare pentru a duce la bun sfârșit un proiect atât din punct de vedere al timpului cât și din punct de vedere al costurilor .

Capitolul 1

1.1 Proiectul

Proiectul este temporar prin natura sa, are un moment de început și un moment de sfârșit. Proiectul este complet atunci când scopurile și obiectivele sunt îndeplinite. De asemenea , un proiect se poate termina și atunci când scopurile și obiectivele sale nu mai pot fi îndeplinite cu succes și proiectul ajunge să fie suspendat.

Proiectul este creat pentru a aduce un produs sau un serviciu care nu mai există înainte, în acest sens, fiecare proiect este unic.

Un proiect este de succes atunci când ating sau depășesc așteptările stakeholderilor. Stakeholderii sunt persoanele care manifesta interes pentru proiect și au de câștigat sau de pierdut de pe urmă proiectului.

1.2 Scopul

Managementul de proiect se ocupă cu planificarea, organizarea și controlarea activităților proiectului pentru a îndeplini obiectivele proiectului. Obiectivele majore trebuie să includă performanță, costul și timpul , în același timp trebuie controlate și menținute scopurile proiectului la un nivel corect.

Ideal, scopul proiectului ar trebui să rămână constant dealungul vieții locului de muncă.În majoritatea cazurilor, scopul muncii crește ca un rezultat al detaliilor neluate în seamă , problemelor care nu au fost prevăzute sau a unei probleme ce nu a fost definită corect.Cel mai întâlnit motiv pentru care scopul este schimbat este faptul că ceva este uitat.

În general scopul ar trebui să crească, dar acesta poate să și scadă atunci când se efectuaza tăieri de buget și o parte din munca planificată este suspendată. Problema cu schimbarea scopului tinde să fie mică , dar atunci când aceasta apare , bugetul proiectului sau programul pot suferi. Aceasta este o cauză des întâlnită în proiectele care eșuează.

1.3 Timpul

Timpul este reprezentat de programul ce trebuie respectat. Orice proiect are un timp de început și un timp de sfârșit.

1.4 Costul

Cele 4 elemente ale proiectului sunt conectate între ele prin următoarea ecuație :

Costul = f(P,T,S)

Costul, conform ecuației , este o funcție de performanță(P),tâmp(T) și scop(S) . Atunci când perfomanta și scopul cresc, costul în general crește și el. Relația între timp și cost în schimb nu este liniara. Ca regulă, costul crește în timp ce timpul acordat proiectului scade sub un nivel optim de timp. Dacă durata este scurtată, de obicei este nevoie să plătești mâna de lucru mai scumpă ca o consecință. Mai departe, erorile muncitorilor de obicei cresc , rezultând în cost pentru a repara aceste erori , și productivitatea adeseori scade.

Pași pentru a manageria proiectul

Pașii ce trebuie urmați pentru a manageria proiectul sunt foarte clari :

1. Definirea problemei

Identificarea problemei ce va fi rezolvată de proiect . Este de dorit să se vizualizeze rezultatul final

2 Crearea de soluții

Mai multe soluții de rezolvare a problemei sunt de dorit. Se poate folosi ca o modalitate brainstormingul , atât în grup cât și individual. Soluția cea mai bună este accea care rezolva problema cât mai complet într-un timp cât mai scurt și cu un cost cât mai scăzut.

3 Planificarea proiectului

Trebuie să se ia în considerare ce trebuie făcut, de către cine, pentru ce sumă, cum, când și așa mai departe.

4 Executarea planului

Odată ce planul este stabilit, acesta trebuie implementat.

5 Monitorizarea și controlul progresului

Planurile sunt făcute să atingi rezultatul dorit, astfel este necesar să monitorizezi progresul pentru a ști dacă vei reuși să îndeplinești obiectivele proiectului.

6 Încheierea proiectului

Odată cu încheierea proiectului, urmează pasul final , cel al auditului, unde se verifică ce s-a făcut bine în cadrul proiectului, unde se poate îmbunătăți ceva , dar și ce s-a făcut rău din punct de vedere al implementării proiectului, a timpului și a costurilor

Managementului de integrare a proiectului

Managementul de integrare a proiectului include procesele neccesare care să asigure coordonarea corectă a elementelor proiectului. Acesta implica diferite compromisuri între obiectivele asemănătoare și găsirea unor alternative care să îndeplinească sau să depășească așteptările și nevoile stakeholderilor.

Managementul de integrare a proiectului are următoarele procese majore :

– Creerea planului proiectului

– Executarea planului proiectului

– Integrarea schimbării controlului

Aceste procese interacționează între ele , fiecare proces având nevoie de efort din partea unui individ sau a mai multor indivizi , bazat pe nevoile proiectului. Fiecare proces apare cel puțin o dată în orice fază a proiectului.

Creerea planului proiectului

Acesta folosește randamentul dat de alte procese de planificare , incluzând planificarea strategică , pentru a crea un document consistent și coerent.

Executarea planului proiectului

Executarea planului proiectului este principalul proces pentru a duce la bun sfârșit planul proiectului , o mare parte din buget fiind alocată acestui proces. Managerul proiectului și echipa sa trebuie să coordoneze diferitele interfețe tehnice și organizaționale ce există în proiect deoarece este acesta este procesul care este direct afectat de aria de aplicare a proiectului.

Integrarea schimbării controlului

Procesul acesta are scopul de a influența factorii ce crează schimbări și să asigure că aceste schimbări sunt agreate , determinarea schimbării făcute și managerieze schimbarea survenită atunci când aceasta apare.

Managementul scopului

Managementul scopului se ocupă cu definirea și controlul a ce este sau nu inclus în proiect , în principal a muncii necesare pentru a încheia cu succes proiectul.

Acesta are următoarele procese :

– Inițierea

-Planificarea scopului

-Definirea scopului

-Verificarea scopului

-Controlul schimbării scopului

Inițierea

Inițierea este un proces formal de autorizare a noului proiect sau de continuare a proiectului deja existent într-o fază următoare. Aceasta inițiere leagă proiectul de muncă deja efectuată în cadrul organizației.

Planificarea scopului

Planificarea scopului este procesul prin care se elaborează continuu și se documentează munca la proiect , ceea ce produce obiectul finit al proiectului.

Definirea scopului

Definirea scopului implica subdiviziunea componentelor majore ale proiectului în componente mai mici și mai ușor de gestionat. Acest proces ajuta la îmbunătățirea preciziei costului, duratei și a estimării resurselor , asigura o bază pentru a măsura și controla performanțele și nu în ultimul rând facilitează asumarea responsabilității.

Verificarea scopului

Verificarea scopului este procesul format din acceptarea formală a scopului proiectului de către stakeholderi . Este necesar să se verifice rezultatul muncii , pentru a asigura că aceasta să se fi completat corect și satisfăcător . Dacă proiectul este terminat mai devreme, verificarea scopului trebuie să stabilească și să documenteze nivelul de îndeplinire a proiectului.

Controlul schimbării scopului

Procesul acesta are scopul de a influența factorii ce crează schimbări și să asigure că aceste schimbări sunt agreate , determinarea schimbării făcute și să managerieze schimbarea survenită atunci când aceasta apare.

Managementul timpului

Managementul timpului include procesele necesare pentru a termina la timp proiectul

Acesta are următoarele componente majore :

-Definirea activităților

– Secvențele activităților

– Estimarea duratei activităților

– Elaborarea programului

– Controlul programului

Definirea activităților

Acest proces se ocupă cu identificarea și documentarea activităților specifice ce trebuie a fi urmate pentru a produce produsul finit. În acest proces trebuie să fie definite activitățile astfel încât obiectivele proiectului să fie îndeplinite

Secventierea activităților

Secventierea activităților este un proces ce implică identificarea și documentarea relațiilor logice ale activităților. Activitățile trebuie să fie secventiate pentru a reprezenta corect dezvoltarea și atingerea programului prevăzut.

Estimarea duratei activităților

Este procesul prin care informația despre scopul proiectului și resurse este luată și apoi se dezvoltă un program de timp ce trebuie a fi respectat.

Elaborarea programului

Acesta presupune determinarea datei de început și de sfârșit a activităților proiectului. Dacă datele de început și de sfârșit nu sunt realiste , cel mai probabil proiectul nu va fi terminat la timp.

Controlul programului

Procesul acesta are scopul de a influența factorii ce crează schimbări și să asigure că aceste schimbări sunt agreate , determinarea schimbării făcute și să manageriezet. Acest proces ajuta la îmbunătățirea preciziei costului, duratei și a estimării resurselor , asigura o bază pentru a măsura și controla performanțele și nu în ultimul rând facilitează asumarea responsabilității.

Verificarea scopului

Verificarea scopului este procesul format din acceptarea formală a scopului proiectului de către stakeholderi . Este necesar să se verifice rezultatul muncii , pentru a asigura că aceasta să se fi completat corect și satisfăcător . Dacă proiectul este terminat mai devreme, verificarea scopului trebuie să stabilească și să documenteze nivelul de îndeplinire a proiectului.

Controlul schimbării scopului

Procesul acesta are scopul de a influența factorii ce crează schimbări și să asigure că aceste schimbări sunt agreate , determinarea schimbării făcute și să managerieze schimbarea survenită atunci când aceasta apare.

Managementul timpului

Managementul timpului include procesele necesare pentru a termina la timp proiectul

Acesta are următoarele componente majore :

-Definirea activităților

– Secvențele activităților

– Estimarea duratei activităților

– Elaborarea programului

– Controlul programului

Definirea activităților

Acest proces se ocupă cu identificarea și documentarea activităților specifice ce trebuie a fi urmate pentru a produce produsul finit. În acest proces trebuie să fie definite activitățile astfel încât obiectivele proiectului să fie îndeplinite

Secventierea activităților

Secventierea activităților este un proces ce implică identificarea și documentarea relațiilor logice ale activităților. Activitățile trebuie să fie secventiate pentru a reprezenta corect dezvoltarea și atingerea programului prevăzut.

Estimarea duratei activităților

Este procesul prin care informația despre scopul proiectului și resurse este luată și apoi se dezvoltă un program de timp ce trebuie a fi respectat.

Elaborarea programului

Acesta presupune determinarea datei de început și de sfârșit a activităților proiectului. Dacă datele de început și de sfârșit nu sunt realiste , cel mai probabil proiectul nu va fi terminat la timp.

Controlul programului

Procesul acesta are scopul de a influența factorii ce crează schimbări și să asigure că aceste schimbări sunt agreate , determinarea schimbării făcute și să managerieze schimbarea survenită atunci când aceasta apare.

Managementul costului

Managementul costului include procese necesare pentru a se asigura că proiectul se termină în limitele bugetului aprobat.

Principalele procese ale managementului costului sunt :

-Planificarea resurselor

-Estimarea costurilor

-Bugetarea costului

-Controlul costului

Planificarea resurselor

Planificarea resurselor implica determinarea tuturor resurselor fizice ( oameni,echipament,materiale) și ce cantități din fiecare ar trebui să se utilizeze , și când va fi nevoie de ele pentru a îndeplini activitățile proiectului.

Estimarea costurilor

Estimarea costurilor implica o identificare aproximativă a costurilor resurselor necesare pentru a termina activitățile proiectului. În aproximarea costului, cel ce estimează trebuie să ia în considerare și cauzele diferitolor variații în estimarea finală a costurilor , pentru o mai bună gestionare a proiectului.

Bugetarea costului

Bugetarea costului implioca alocarea costului total pe activități individuale sau pachete de muncă, pentru a stabili un nivel minim al costului , astfel reușind să măsoare mai bine performanta proiectului.

Controlul costului

Procesul acesta are scopul de a influența factorii ce crează schimbări și să asigure că aceste schimbări sunt agreate , determinarea schimbării făcute și să managerieze schimbarea survenită atunci când aceasta apare.

Managementul calității

Managementul calității include procese necesare pentru a asigura faptul că proiectul împlinește nevoile pentru care acesta a fost creat. Acesta include activitățile pentru a determina politica de calitate, obiective, responsabilități,controlul calității și îmbunătățirea calității în interiorul sistemului de calitate.

Componentele majore ale managementului calității sunt :

– Planificarea calității

-Asigurarea calității

-Controlul calității

Planificarea calității

Planificarea calității presupune identificarea standardelor calității ce sunt relevante pentru proiect și determinarea unor modalități de îndeplinire a acestora. Este un proces important ce facilitează planificarea proiectului .

Asigurarea calității

Asigurarea calității este suma activităților planificate și sistematizate ce au fost implementate în sistemul de control al calității pentru a da încredere că proiectul va satisface standardele relevante ale calității.

Controlul calității

Controlul calității se referă la monitorizarea rezultatelor proiectului pentru a determina dacă acestea se conformează cu standardele calitative și se identifica modalități pentru a elimina cauzele rezultatelor nesatisfăcătoare.

Managementul resurselor umane

Managementul resurselor umane include procesul necesar pentru a face mai eficientă utilizarea manei de lucru implicată în proiect.Acest proces include și toți stakeholderii proiectului- sponsori,clienți,parteneri, contributori individuali.

Procesele managementului resurselor umane implicate sunt :

-Planificarea organizaționala

-Achizitionarea stafului

-Dezvoltarea echipei

Planificarea organizațională

Planificarea organizațională implica identificarea , documentarea , atribuirea rolurilor , și responsabilitățile din cadrul proiectului. Rolurile și responsabilitățile pot fi atribuite indivizilor sau grupurilor . Indivizii sau grupurile pot fi de asemenea exterioare organizației ce se ocupă de îndeplinirea proiectului . Grupurile interne sunt de obicei asociate unui departament funcțional din cadrul organizației , cum ar fi departamentul de marketing sau contabilitate.

Achiziționarea staffului

Achiziționarea staffului implica recrutarea resurselor umane necesare proiectului. De cele mai multe ori , cel mai bun staff disponibil pe piața este deja acontat de altă organizație , de aceea echipa de management a proiectului trebuie să coopteze resursele umane ce se vor preta cel mai bine cerințelor proiectului.

Dezvoltarea echipei

Dezvoltarea echipei include dezvoltarea abilității de a atrage stakeholderii să contribuie că indivizi cât dar și abilitatea de a face membrii echipei să acționeze ca o echipă. Dezvoltarea individuală este fundația necesară dezvoltării echipei , aceasta fiind o condiție pentru că proiectul să-și îndeplinească obiectivele.

Managementul comunicării

Managementul comunicării include procesele necesare pentru a asigura transparenta informației din cadrul proiectului. Acesta generează legături între oameni,idei și informație , ce sunt necesare pentru succes. Toate persoanele implicate în proiect trebuie să fie pregătite să trimită și să primească informații , și trebuie să înțeleagă cum aceste informații pot afecta proiectul .

Managementul comunicării are următoarele procese majore:

-Planificarea comunicării

-Distribuirea informației

-Raportarea performanței

-Inchiderea administrativă

Planificarea comunicării

Planificarea comunicării implica determinarea informației ce trebuie comunicată pentru stakeholderi , modul în care informația este transmisă acestora, și de către cine.

Distribuirea informației

Distribuirea informației implica publicarea informației necesară pentru stakeholderi într-o manieră optimă.Acest proces implica implementarea unui management al comunicării , dar și să răspundă unor cereri neașteptate pentru informații.

Raportarea perfomantei

Raportarea performanței implica colectarea și disiminarea informațiilor despre performanță pentru a le pune la dispoziție stakeholderilor informații despre cum au fost folosite resursele pentru a atinge obiectivele proiectului. Acest proces include raportarea stadiului lucrărilor, raportarea progresului dar și previziuni.

Închiderea administrativă

Proiectul său faza ce au fost încheiate cu succes sau închise dintr-un alt motiv , au nevoie de o închidere. Închiderea administrativă constă în documentarea rezultatelor proiectului pentru a produce acceptarea produsului finit al proiectului de către client sau sponsor. Fiecare fază a proiectului trebuie să fie terminată pentru a nu pierde informații prețioase. În plus, baza de date a salariaților ar trebui înnoita pentru a consemna creșteri în nivelul instruirii sau experienței.

Managementul riscului

Managementul riscului este procesul sistematic al identificării , analizei și a răspunsului la adresa riscului la care este supus orice proiect. Acesta include maximizarea probabilității și consecințelor de a interveni evenimente pozitive, și minimizarea probabilității și consecințelor atunci când apare un eveniment negativ.

Procesele majore prezente în managementul riscului sunt :

-Planificarea managementului riscului

-Identificarea riscului

-Analiza calitativă a riscului

-Analiza cantitativă a riscului

-Planificarea răspunsului în fata riscului

-Controlul și monitorizarea riscului

Planificarea managementului riscului

Planificarea managementului riscului este procesul prin care se decide cum vor fi abordate și planificate activitățile managementul riscului.

Identificarea riscului

Identificarea riscului ajuta la determinarea riscului ce poate afecta proiectul , și documentarea acestuia . La identificarea riscului participa mai mulți indivizi : echipa proiectului , echipa managementului riscului , experți din alte departamente din cadrul organizației , clienți , alți manageri de proiect , stakeholderi , și experți din exteriorul organizației.

Analiza calitativă a riscului

Analiza calitativă a managementului riscului este procesul prin care se cercetează impactul ce și probabilitatea de apariție a riscului identificat. Acest proces clasifica riscurile în funcție de efectul acestora asupra obiectivelor proiectului.

Analiză cantitativă a riscului

Analiză cantitativă a riscului este procesul ce analizează sub forma numerică probabilitatea fiecărui risc , și consecințele asupra obiectivelor proiectului , dar și consecințele proiectului per total.

Planificarea răspunsului în fata riscului

Planificarea răspunsului în fata riscului se face prin crearea de opțiuni și determinare a acțiunilor ce trebuie executate pentru a spori oportunitățile și reduce amenințările.

Monitorizarea și controlul riscului

Monitorizarea și controlul riscului este procesul ce urmărește riscurile identificate , și cauta riscuri noi , asigurând executarea planurilor de evitare a riscurilor .

Managementul achizițiilor

Managementul achizițiilor include procese necesare pentru achiziționarea bunurilor și serviciilor necesare proiectului din surse externe organizației.

Managementul achizițiilor are următoarele procese majore:

-Planificarea achizițiilor

-Planificarea solicitărilor pentru achiziții

-Solicitarea achizițiilor

-Selectarea sursei

-Administrarea contractului

-Incheierea contractului

Planificarea achizițiilor

Planificarea achizițiilor este procesul prin care se identifica nevoile proiectului ce pot fi satisfăcute prin achiziționarea de produse și servicii din afară organizației și pot fi satisfăcute în faza definirii scopului. Acest proces trebuie să stabilească dacă se achiziționează, ce se achiziționează, cât de mult se achiziționează și când.

Planificarea solicitării pentru achiziții

Planificarea solicitării pentru achiziții implica întocmirea documentelor necesare pentru achiziții.

Solicitarea achizițiilor

Solicitarea achizițiilor implica obținerea unui răspuns de la vânzători despre cum pot fi îndeplinite nevoile proiectului.

Selectarea sursei

Selectarea sursei implica primirea de oferte sau propuneri și alegerea celei de care proiectul are nevoie.

Administrarea contractului

Administrarea contractului este procesul prin care performanta vânzătorului îndeplinește cerințele contractuale.

Încheierea contractului

Încheierea contractului este similară cu cea a încheierii administrative , în care se verifică dacă produsul a fost terminat corect și satisfăcător , dar se și verifică rezutatele finale și se consemnează pentru a fi folosite în viitor.