Managementul Calitatii Produselor Si Serviciilor Oferite de O Societate Comerciala

Introducere

Calitatea superioară a produselor sau serviciilor oferite de firme constituie criterii de bază pentru obținerea satisfacției clienților și profitabilității firmelor. Un nivel ridicat de calitate va determina o satisfacție mai deplină a clientului, permițând deseori reducerea costurilor, creșterea profitabilității și asigurarea competitivității produselor și serviciilor pe piață.

Calitatea unui produs reprezintă ansamblul de caracteristici ale produsului care îi conferă acestuia capabilitatea de a satisface cerințe și dorințe ale clienților. Pe baza acestei definiții, un produs va fi "de calitate" în măsura în care ansamblul de caracteristici va satisface cerințele clienților.

Calitatea unui serviciu reprezintă activitățile întreprinderilor din sfera serviciilor care se deosebesc în multe privințe de activitățile desfășurate în întreprinderile producătoare de produse materiale, de aceea și perceperea calității serviciilor este mai dificilă.

Am ales ca subiect al lucrării "Aplicarea standardelor de calitate pentru serviciul de aprovizionare" , deoarece consider că această temă este foarte importantă, este un domeniu foarte complex care ne influentează atât viața socială cât si cea economică.

Lucrarea este structurată pe patru capitole. Primul capitol prezintă cadrul teoretic al lucrării, vizând următoarele aspecte: conceptul de calitate, factorii de influență ai calității, funcțiile calitătii, cât și principiile managementului calității.

Cel de-al doilea capitol tratează aprovizionarea ca și componentă a activității comerciale cu rolul și obiectivele sale, politica de aprovizionare condiționată în mod hotărâtor de regularitatea ieșirilor de produse, prezentarea succintă a etapelor procesului de aprovizionare : decizia de cumpărare, procesul administrativ al cumpărării și recepția.

Al treilea capitol analizează modul de realizare a atribuțiilor ce aparțin activității de aprovizionare prin prisma calității.

Ultimul capitol este dedicat studiului de caz privind calitatea serviciului de aprovizionare la S.C. Girexim Universal S.A.

Capitolul 1. Fundamente teoretice ale managementului calității

1.1. Evoluția conceptului de calitate

Termenul calitate provine de la latinescul “qualis” ce are semnificatia de “fel de-a fi”.

Începând cu anii ’80, rolul calității în economie a crescut considerabil, când, datorită reducerii accentuate a resurselor de materii prime, calitatea a început să devenă un factor important de economisire.

În concepția actuală calitatea reprezintă o preocupare generală a tuturor organizațiilor și se realizează cu ajutorul managementului.

Conceptul de calitate în economie are la bază teoria elaborată de Ioachim Von Uexküll. Corespunzător acestei teorii, elaborată de Ioanchin Von Uexküll, imaginea unui produs este reprezentată de caracteristicile acestuia. Caracteristica reprezintă o însușire a produsului care îl face diferit de altele și derivă din valoarea sa de întrebuințare, deci din capacitatea produsului de a satisface o nevoie socială. Caracteristicile calitative exprimă modul prin care se realizează utilitatea, nivelul de satisfacție pe care o resimte utilizatorul produsului. Din această cauză în managementul calității se urmărește identificarea și măsurarea acestora pentru a cunoaște nivelul la care ofertele primite de la producători se încadrează în cerințele utilizatorilor. Este necesar o împărțire a acestora pe clase de calitate pentru a analiza calitatea produselor, în interiorul cărora produsele au caracteristici tipologice comune. Diferențierea calitativă are loc între clase.

Pentru a stabili caracteristicile bunurilor și serviciilor este necesară cunoașterea tuturor celor implicați în realizarea și utilizarea acestora, care sunt: furnizorul, clientul, și societatea în ansamblul său. Aceștia sunt cei care își pot spune punctul de vedere cu privire la produs. Pentru toți calitatea are loc în perioada de utilizare a produsului, dar verificarea calității nu se poate rezuma numai la această perioadă, ci trebuie extinsă și la celelalte: conceperea și fabricarea, unde aprecierea are loc în funcție de cantitatea de muncă încorporată în produs; realizarea comercială, caracteristica principală a produsului fiind aici competitivitatea; perioada de utilizare, care arată efectiv utilitatea produsului, caracterizată prin atingerea parametrilor proiectați și fiabilitate.

Rezultă că producătorul, atunci când analizează calitatea și utilitatea, nu poate face abstracție de competitivitate și munca înglobată în produs , că beneficiarul acordă atenție în primul rând utilității produsului, dar analizează și situația pieței și comportarea în timp a produsului, iar societatea, la rândul ei, este interesată de protecția consumatorilor și de existența unei concurențe din ce în ce mai mari pe piață.

Pornind de la aceste precizări, calitatea poate fi definită ca fiind imaginea bunului studiat, alcătuită din caracteristicile calitative tipologice și alte caracteristici mai puțin semnificative. Standardul ISO 9000/2000, în care se prezintă terminologia calității, definește calitatea ca o mulțime de proprietăți și caracteristici ale unui produs sau serviciu, care îi conferă capacitatea de a satisface exigențele explicite și pe cele implicite.

Din cele prezentate rezultă că prin calitatea produsului nu trebuie să se înțeleagă numai nivelul tehnic al acestuia, care îi asigură funcționarea corespunzător cerințelor, ci și aspectele legate de impactul produsului asupra mediului, eficiența și competitivitate corespunzător intereselor producătorului etc.

1.2. Definirea managementului calității

Există, în literatura de specialitate, mai multe definiții ale managementului calității, cu deosebiri foarte mici datorate accentuării diferitelor componente sau funcții ale acestui sistem.

Recunoscut ca “deschizător de drum” în managementul calității, Juran, a definit acest concept prin cele trei funcții ale acestuia – trilogia calității (quality trilogy).

Astfel, managementul calității cuprinde trei procese principale de management :

planificarea calității (quality planing);

ținerea sub control a calității (quality control);

îmbunătățirea calității (quality improvement).

Unii autori preferă noțiunea “asigurarea calității în sens larg” în locul termenului “managementul calității”. Această noțiune este evidențiată prin “totalitatea activităților desfășurate pentru obținerea calității”, activități care se regăsesc în toate etapele realizării produsului.

Asigurarea calității în sens larg cuprinde aspecte tehnice, economice, juridice (răspunderea juridică pentru produs), psihologice. Funcțiile de bază sunt considerate: planificarea, verificarea și ținerea sub control a calității.

Managementul calității constă într-un ansamblu de activități având ca scop realizarea unor obiective, prin utilizarea optimă a resurselor. Acesta cuprinde activități de planificare, coordonare organizare, control și asigurare a calității.

Astfel, orice întreprindere își propune o serie de “obiective strategice”: economice, tehnice, sociale, comerciale, care se realizează cu ajutorul unor obiective “operaționale”.

Obiectivele operaționale constau în obținerea unor produse de calitate corespunzătoare cerințelor, în cantitatea solicitată, la termenul stabilit și care să fie disponibile la locul sau pe piața dorită, toate acestea în condițiile unor costuri minime.

Fiecare dintre funcțiunile întreprinderii trebuie să urmărească îndeplinirea acestor obiective operaționale. Rezultă, deci, că în aceasta concepție managementul calității este parte integrantă a managementului întreprinderii.

Ca urmare, managementul calității trebuie să fie asigurat de conducerea la vârf și de către coordonatorii fiecărei unități funcționale din întreprindere.

Definiția cea mai larg acceptată, și care tinde să devină recunoscută (atât de teoreticieni cât și de practicieni), în condițiile în care toată lumea se aliniază la noile standarde internaționale în domeniu, este cea prevăzută de standardul ISO 9000/2000: Sisteme de management calității. Principii fundamentale și vocabular: “Activități coordonate pentru a orienta și a controla o organizație în ceea ce privește calitatea”, explicitată prin nota: "În general orientarea și controlul referitoare la calitate includ stabilirea politicii referitoare la calitate și a obiectivelor calității, planificarea calității, controlul calității, asigurarea calității și îmbunătățirea calității”.

Managementul calității reprezintă responsabilitatea tuturor nivelurilor de management, dar rolul de coordonare revine conducerii de vârf (top management) a întreprinderii.

Orientarea generală în managementul calității este stabilită prin politicile calității, prin care sunt stabilite responsabilitățile pentru toate activitățile pe care le implică realizarea obiectivelor calității. Aceste activități (planificarea, ținerea sub control, asigurarea și îmbunătățirea calității) se desfășoară în cadrul sistemului calității.

Sistemul de management al calității constă în sistemul de management cu ajutorul căruia se orientează și se controlează o organizație în ceea ce privește calitatea.

Prin managementul calității se urmărește obținerea unor produse care să îndeplinească cerințele de calitate, adică:

satisfac o necesitate sau corespund unui obiectiv bine definit;

satisfac așteptările clientului;

sunt conforme cu standardele și specificațiile aplicabile;

sunt conforme cerințelor societății (reglementări, convenții, etc.);

țin seama de necesitatea protecției mediului;

sunt oferite la prețuri competitive;

sunt obținute în condiții de profit.

1.3. Funcțiile managementului calității

Există diferite puncte de vedere în ceea ce privește funcțiile calității.

Luând în considerare conceptul de "trilogie a calității", definit de Juran, există trei funcții principale ale managementului calității:

planificarea calității;

ținerea sub control și

îmbunătățirea calității.

Conform opiniilor exprimate de mai mulți specialiști, succesiunea etapelor corespunzătoare procesului managerial în general și al managementului calității în particular este următoarea:

planifiarea calității;

organizarea activităților referitoare la calitate;

coordonarea activităților referitoare la calitate;

antrenarea personalului pentru realizarea obiectivelor de calitate;

ținerea sub control a calității;

asigurarea calității;

îmbunătățirea calității.

Planificarea calității

Funcția de planificare a calității cuprinde ansamblul proceselor cu ajutorul cărora se determină principalele obiective ale firmei în domeniul calității, precum și resursele și mijloacele necesare realizării lor.

Procesele de planificare au ca scop principal dezvoltarea de produse și procese care să fie conforme cu cerințele clienților.

Organizarea activităților referitoare la calitate

Funcția de organizare a managementului calității cuprinde ansamblul activităților desfășurate în întreprindere cu scopul realizării obiectivelor stabilite în domeniul calității.

În practica economică și în literatura de specialitate, pentru organizarea activităților care asigură calitatea, se utilizează termenul de "sistem al calității" (quality system).

Coordonarea activităților referitoare la calitate

Funcția de coordonare cuprinde ansamblul proceselor cu ajutorul cărora se armonizează deciziile și acțiunile firmei și a subsistemelor sale, referitoare la calitate, cu scopul realizării obiectivelor definite, în cadrul sistemului calității stabilit anterior.

O coordonare eficientă are loc atunci când există o comunicare adecvată în toate procesele corespunzătoare managementului calității. Comunicarea constă în transmiterea unui mesaj sau schimb de informații între persoane care utilizează un sistem comun de simboluri.

Antrenarea personalului pentru realizarea obiectivelor de calitate

Funcția de antrenare a personalului cuprinde totalitatea proceselor cu ajutorul cărora personalul întreprinderii este atras și determinat să ajute la realizarea obiectivelor planificate în domeniul calității, luând în considerare factorii motivaționali.

Antrenarea are un pronunțat caracter operațional, baza reprezentând-o motivarea. Juran definește două teorii în acest sens: atingerea obiectivelor de calitate se realizează prin constrângerea lucrătorilor sau se bazează pe conștiința acestora.

În prezent se preferă utilizarea tehnicilor de motivare pozitivă a personalului, printre care premiile și evidențierile pentru activitatea profesională cu bune rezultate în domeniul calității.

Ținerea sub control a calității

Ținerea sub control a calității constă în asigurarea unui interval mai mic de variație a nivelului acesteia, în limitele prescrise. În acest scop se compară valorile determinate ale caracteristicilor de calitate cu standardele, stabilindu-se măsurile corective necesare pe întregul flux de fabricație.

Asigurarea calității

Conform ISO 8402, funcția de asigurare a calității, cuprinde ansamblul activităților prestabilite și sistematice, desfășurate în cadrul sistemelor calității și demonstrate atît cât este nevoie, pentru a oferi încredere corespunzătoare că o entitate va satisface cerințele referitoare la calitate.

Există termenii de asigurare internă și de asigurare externă.

Termenii de asigurare internă oferă încredere întreprinderii că va fi obținută calitatea propusă.

Termenii de asigurare externă oferă încredere clienților că produsele sunt la calitatea dorită de aceștia.

Îmbunătățirea calității

Funcția de îmbunătățire a calității este considerată cea mai importantă componentă a trilogiei lui Juran. Această funcție cuprinde activitățile desfășurate în fiecare dintre etapele traiectoriei produsului, în vederea îmbunătățirii performanțelor tuturor proceselor și rezultatelor acestor produse, pentru a asigura o satisfacere mai bună a clienților, în condiții de eficiență.

Standardele Internaționale ISO 9000 pun un accent deosebit pe îmbunătățirea calității.

În acest scop managementul întreprinderii utilizează o serie de elemente:

promovarea valorilor, atitudinilor și comportamentelor care stimulează îmbunătățirea;

stabilirea unor obiective clare privind îmbunătățirea calității;

încurajarea unei comunicări reale și a muncii în echipă;

recunoașterea succeselor și realizărilor;

formarea și educarea în spiritul îmbunătățirii.

Finalitatea activităților de îmbunătățire o reprezintă obținerea unui nivel al calității superior celui planificat. Acest lucru este condiționat de realizarea tuturor funcțiilor calității.

1.4. Conceptul de calitate totală

Armand V.Feigenbaum este cel care a introdus conceptul de "Total Quality Control", pe care, într-un articol publicat în 1956, l-a definit astfel : "principiul de bază al conceptului de calitate totală, care reflectă și diferența fundamentală de alte concepte, constă în aceea că, pentru a obține o eficiență corespunzătoare, ținerea sub control a calității trebuie să înceapă cu identificarea cerințelor de calitate ale consumatorilor și să înceteze numai după ce produsul a ajuns la consumator și acesta este satisfăcut. Total Quality Control ( TQC) înseamnă coordonarea acțiunilor lucrătorilor, a mașinilor și informațiilor pentru atingerea acestui obiectiv".

Lafel ca și Deming și Juran, Feigenbaum consideră că un produs sau un serviciu poate fi considerat de calitate numai atunci când satisface așteptările consumatorului. Feigenbaum acordă o mare importanță corelației dintre calitate și preț, demonstrând o orientare spre costuri în definirea calității produselor.

Feigenbaum consideră deosebit de importante în abordarea calității următoarele aspecte:

cerințele consumatorului determină calitatea;

toți sunt răspunzători pentru calitate, începând cu conducerea și până la ultimul lucrător;

toate compartimentele întreprinderii participă la realizarea calității.

1.5. Definirea managementului calității totale

Managementul calității totale este o filozofie la nivel de organizație cu valorile sale fundamentale centrate pe îmbunătățirea continuă a calității produselor și serviciilor sale, precum și calitatea proceselor sale, pentru a îndeplini și depăși așteptările clienților. Acest lucru înseamnă că toată lumea din organizație joacă un rol important în furnizarea de produse și servicii de calitate clienților.

Literatura de specialitate prezintă și în acest caz concepte de vedere diferite. Profesoara Marieta Olaru care este o personalitate consacrată în managementul calității, consideră că TQM este un model de cultură a întreprinderii, având scopul de a orienta spre client activitățile și procesele acestuia și de a le optimiza, astfel încât să obțină beneficii pe termen lung.

J. Koller are un punct de vedere diferit. El consideră că TQM este o modalitate sistematică de conducere a unei organizații. Consideră că pentru aplicarea TQM, organizațiile trebuie să-și elaboreze strategii corespunzătoare, să realizeze o schimbare în cultură și infrastructură și să introducă metode și tehnici cu ajutorul cărora să mobilizeze și să motiveze toți salariații pentru a colabora la realizarea politicii și obiectivelor calității în organizație și la îmbunătățirea continuă a acesteia.

Standardul ISO 9000/2000 definește TQM ca pe un sistem de management orientat pe calitate, extins la toate activitățile care se desfășoară în structurile organizatorice și bazat pe o cultură și o filosofie a organizației în spiritul calității, cu participarea tuturor salariaților, urmărindu-se asigurarea succesului pe termen lung, prin satisfacerea deplină a clienților și obținerea de avantaje pentru toate părțile implicate.

Din precizările făcute în standard rezultă că succesul TQM depinde de implicarea conducerii de vârf și că TQM presupune realizarea tuturor obiectivelor managementului și nu doar pe cele de calitate.

1.6. Principiile managementului calității totale

Pentru ca o organizație să poată fi condusă și să funcționeze cu succes este necesar ca aceasta să fie coodonată și controlată într-un mod sistematic și transparent. Succesul poate rezulta din implementarea și menținerea unui sistem de management care este proiectat pentru îmbunătățirea continuă a performanței luând în considerare necesitățile tuturor părților interesate. Activitatea de management al unei organizații include printre alte categorii de management și managementul calității.

Au fost identificate șapte principii de management al calității care pot fi utilizate de managementul de la cel mai înalt nivel pentru a conduce organizația spre îmbunătățirea performanței.

Cele șapte principii sunt:

orientarea către client,

leadership,

angajamentul personalului,

abordare pe bază de proces,

îmbunătățire,

luarea de decizii pe bază de dovezi și

managementul relațiilor.

1.6.1. Orientarea către client

Organizațiile depind de clienții lor si de aceea ar trebui să înțeleagă necesitățile curente și viitoare ale clienților, ar trebui să satisfacă cerințele clientului și ar trebui să se preocupe să depășească așteptările clientului.

Principalele beneficii ale aplicării acestui principiu sunt:

creșterea profitului și a cotei de piață obținute prin reacții rapide și flexibile la oportunitățile pieței;

creșterea eficienței în utilizarea resurselor organizației pentru obținerea satisfacșiei clienților;

îmbunătățirea loialității clienților, ceea ce duce la reluarea afacerii.

Aplicarea acestui principiu va conduce la :

cercetarea și înțelegerea nevoilor și așteptărilor clientului;

asigurarea faptului că obiectivele organizației sunt corelate cu nevoile și așteptările clienților;

comunicarea acestor nevoi și așteptări în cadrul organizației;

măsurarea satisfacției clienților și acționarea în funcție de rezultatele obținute;

managementul sistematic al relației cu clienții;

asigurarea unei abordări echilibrate între satisfacerea nevoilor și așteptărilor clienților și cele ale celorlalte părți interesate.

1.6.2. Leadership

Liderii stabilesc unitatea dintre scopul și orientarea organizației. Aceștia ar trebui să creeze și să mențină mediul intern în care personalul poate deveni pe deplin implicat în realizarea obliectivelor organizației.

Pentru aplicarea principiului de „leadership” o persoană ar trebui:

să fie proactivă și să conducă prin exemplu propriu;

să înțeleagă și să răspundă la schimbările din mediul extern;

să țină cont de nevoile tuturor, respectiv, clienți, furnizori, proprietari, personal și societatea în ansambu;

să stabilească o viziune clară pentru viitorul organizației;

să stabilească valorile comune și modelele de etică la toate nivelurile organizației;

să construiască încrederea și să elimine teama;

să asigure personalului resursele necesare și libertatea de a acționa cu responsabilitate și răspundere;

să inspire, să încurajeze și să recunoască meritele perosnalului;

să promoveze o comunicare deschisă și onestă;

să educe, să instruiască și să îndrume personalul;

să stabilească obiective și ținte îndrăznețe;

să implementeze strategii pentru realizarea acestor obiective și ținte.

Beneficii principale ale aplicării acestui principiu:

Angajații vor înțelege obiectivele generale și specifice ale organizației și vor fi motivați pentru realizarea acestora;

Activitățile sunt evaluate, aliniate și implementate în mod unitar;

Disfuncționalitățile de comunicare dintre nivelurile organizației vor fi minimizate.

1.6.3. Angajamentul personalului

Personalul de la toate nivelurile organizației reprezintă esența acesteia și implicarea lui totală permite ca abilitățile lui să fie folosite în folosul organizației.

Principalele beneficii ale aplicării acestui proces:

Motivarea, însărcinarea și implicarea personalului organizației;

Inovarea și creativitatea în promovarea obiectivelor organizației;

Personalul va fi responsabil de propriile performanțe;

Personalul va dori să participe și să contribuie la îmbunătățirea continuă.

Aplicarea acestui principiu conduce la:

Înțelegerea de către personal a importanței contribuției sale și a rolului său în cadrul organizației;

Identificarea de către personal a constrângerilor în calea atingerii performanței;

Acceptarea personalului a problemelor existente și a responsabilității acestora pentru rezolvarea lor;

Evaluarea performanțelor de către personal, în atingerea țelurilor personale și a obiectivelor;

Căutarea activă de către personal a posibilităților de îmbunătățire a competenței, cunoștințelor și experienței;

Împărtășirea voluntară de către personal a cunoștințelor și experienței;

Discutarea liberă de către personal a problemelor apărute.

1.6.4. Abordarea pe bază de proces

Rezultatul urmărit este obținut mai eficient atunci când activitățile și resursele aferente sunt conduse ca un proces.

Principalele beneficii:

Reducerea costurilor și scurtarea ciclurilor de fabricație prin utilizarea eficientă a resurselor;

Rezultate îmbunătățite, consistente și predictibile;

Concentrare pe acordarea priorității oportunităților de îmbunătățire.

Aplicarea acestui principiu conduce la :

Definirea sistematică a activităților necesare pentru obținerea rezultatului dorit;

Stabilirea clară a responsabilităților pentru activitățile-cheie de conducere;

Analizarea și măsurarea capabilității activităților-cheie;

Identificarea interfețelor dintre activitățile-cheie și dintre acestea și funcțiile organizației;

Concentrarea asupra factorilor cum ar fi resursele, metodele și materialele care pot îmbunătăți activitățile-cheie din cadrul organizației;

Evaluarea riscurilor, consecințelor și impactului activităților asupra clienților, furnizorilor și celorlalte părți interesate.

1.6.5. Îmbunătățirea continuă a calității

Îmbunătățirea continuă a performanțelor organizației ar trebui să devină un obiectiv permanent al acesteia.

Principalele beneficii ale aplicării acestui principiu:

Avantaje de performanță prin capabilități organizaționale îmbunătățite;

Alinierea activităților îmbunătățite, la toate nivelurile, cu intențiile strategice ale organizației;

Flexibilitatea de a reacționa rapid la apariția unor oportunități.

Aplicarea acestui principiu va conduce la:

Existența unei abordări constante la nivelul întregii organizații a îmbunătățirii continue a performanțelor;

Asigurarea unei instruiri adecvate pentru angajații organizației în ceea ce privește metodele și instrumentele de îmbunătățire continuă;

Declararea îmbunătățirii continue a produselor, proceselor și sistemelor ca obiectiv al fiecărui angajat al organizației;

Stabilirea unor obiective specifice care să ghideze îmbunătățirea continuă și a unor acțiuni, care să asigure urmărirea îmbunătățirii continue;

Acceptarea și recunoașterea îmbunătățirilor.

1.6.6. Abordarea pe bază de fapte în luarea deciziilor

Deciziile se bazează pe analiza datelor și informațiilor.

Principalele beneficii ale aplicării acestui principiu:

Deciziile care au la bază o informație;

O abilitate mare de a arăta eficaciența deciziilor anterioare prin referință la înregistrări reale;

Abilitate sporită de analiză, contestare și schimbare a opiniilor și deciziilor.

Aplicarea acestui principiu va conduce la:

Asigurarea faptului că datele și informațiile sunt exacte și sigure;

Asigurarea disponibilității datelor în cazul în care au nevoie de ele;

Analizarea datelor și informațiilor prin metode valide;

Luarea deciziilor și stabilirea acțiunilor pe baza analizării faptelor, cumulat cu experiența și intuiția.

1.6.7. Relații reciproc avantajoase cu furnizorii

Organizația și furnizorii săi sunt interdependenți. O relație avantajoasă atât pentru organizație cât și pentru furnizorii săi, crește abilitatea acestora de a crea valoare.

Principalele beneficii ale aplicării acestui principiu:

Capacitatea de a crea valoare pentru ambele părți;

Flexibilitate și viteză a răspunsului comun la schimbările pieței sau ale nevoilor și așteptărilor clienților;

Optimizarea costurilor și resurselor.

Aplicarea acestui principiu va conduce la:

Stabilirea unor relații care să echilibreze câștigurile pe termen scurt cu considerațiile pe termen lung;

Utilizarea în comun cu partenerii a expertizei și resurselor;

Identificarea și selectarea furnizorilor cheie;

Stabilirea unui sistem de comunicare clar și deschis;

Împărtășirea informațiilor și a planurilor de viitor;

Stabilirea unor acțiuni comune de dezvoltare și a unor activități de îmbunătățire;

Sugerarea, încurajarea și recunoașterea îmbunătățirilor și realizărilor furnizorilor.

Capitolul 2. Fundamente teoretice ale managementului aprovizionării

2.1. Locul și importanța aprovizionării în firmă

În structura oricărei organizații economice, dar în mod deosebit a celor caracterizate de prezența proceselor de producție, aprovizionarea are ca scop asigurarea condițiilor tehnice si materiale necesare producției spre a fi realizată la nivelul cerințelor cantitative și calitative.

În același timp, aprovizionarea, ca sistem integrat firmei, trebuie să răspundă în cele mai bune condiții cerințelor de efort financiar, material și uman, de costuri și eficiență, astfel încât, prin eforturi permanent controlate, să contribuie la obținerea de profit, în fiecare perioadă a desfășurării proceselor de producție.

În asemenea condiții, aprovizionarea se raportează la un câmp larg de acțiune. În ansamblul său armonizează condiția și particularitatea locului de muncă, cu ansamblul problematic – tehnico-economic și organizatoric al firmei, pe traseul relațiilor cu furnizorii sau subfumizorii și, producția. în acest fel, calitatea și responsabilitatea actului săvârșit, din toate punctele de vedere reprezintă conceptul fundamental al managementului aprovizionării mărfurilor, context în care contribuie la crearea și dezvoltarea strategiilor de valorificare maximă a resurselor materiale, pe baza tehnicilor și metodelor avansate de realizare a produselor.

Analizând prin prisma importanței ca activitate, suficiente argumente susțin poziția în zonele prioritare de interese ale firmei, a aprovizionării:

fără aprovizionare nu poate avea loc consumul productiv, implicit producția;

evident, fără producție nu poate fi vorba de procesul de transformare a resurselor în produse destinate consumului individual sau tehnologic (sistem industrial);

fără aprovizionare, cererea și oferta în calitate de categorii economice pe seama cărora se înfăptuiește actul de vânzare – cumpărare, practic nu poate avea loc, context în care alte și alte categorii economice nu se pot exprima – prețurile, concurența etc.;

fără aprovizionare și fără producție nu se poate vorbi de vânzare.

Foarte important de reținut este faptul că, sub aspectul conținutului în sine, aprovizionarea, ca sistem, operațiuni și procese, cuprinde un ansamblu problematic vast, de la fundamentarea necesarului, pe tipuri, structuri, calități, prețuri etc., până la sisteme, tehnici, metode, modalități și conjuncturi de piață pentru cumpărare, inclusiv factori, mecanisme, reguli, uzanțe, proceduri etc., toate într-un complex aranjament de “jocuri” și interese, astfel determinate pentru a răspunde scopului ln sine.

Este de presupus a fi apreciat încă o dată în plus faptul că fără aprovizionare, firma, indiferent de profilul său, nu poate practic exista, astfel că importanța activității este deosebită.

Prin faptul că aprovizionarea asigură la timp și de calitate resursele materiale, echipamentele tehnice, mijloacele de lucru, precum și toate cele de trebuință pentru buna desfășurare a activității firmei, o situează în ansamblul activităților de o deosebită importanță.

2.2. Organizarea activității de aprovizionare

Constituirea în structura organizatorică aprovizionare a Compartimentului – Aprovizionare este motivată tehnico – economic și funcțional de rezultatele studiului de fundamentare, în baza volumului de date și informații spre culegere, sistematizare și utilizare, caracteristice unui astfel de sistem, în vederea:

fundamentării necesarului de aprovizionat, pe criterii tehnico – economice și de eficiență;

negocierii și încheierii de contracte economice cu partenerii agreați;

evidenței contractelor pe furnizori, relații, cerințe, particularități etc.;

urmăririi derulării contractelor, a respectării termenelor, asigurării condițiilor și obligațiilor asumate, atât pentru relația firmă — executant, cât și asigurarea derulării normale a obligațiilor din partea furnizorului, în situații în care pe perioada relațiilor contractuale apar fenomene imprevizibile care îngustează posibilitatea, modifică sau blochează pur și simplu derularea contractelor;

strategia de prețuri la cumpărările de resurse materiale și echipamente tehnice;

analiza și efectuarea plăților către furnizori, conform obligațiilor asumate;

analize cu caracter permanent, asupra respectării condițiilor de eficiență a încheierii și derulării contractelor cu furnizorii.

2.3. Atribuțiile și responsabilitățile Compartimentului Aprovizionare

Compartimentul Aprovizionare are următorele atribuții:

fundamentarea planului aprovizionării firmei, a necesarului de aprovizionat, negocierii condițiilor încheierii contractelor cu furnizorii, fundamentarea strategiilor de prețuri aferente cumpătărilor de resurse materiale și echipamente tehnice, a efectuării plăților — contravaloarea mărfurilor achiziționate;

controlul modului în care se derulează contractele de aprovizionare, analiza sistemului, procedurilor, operațiunilor, actelor și faptelor rezultate din operaționalizarea acestora. Analizând cele două categorii de probleme, atribuțiile și responsabilitățile Compartimentului Aprovizionare constă în:

Fundamentarea necesarului de aprovizionat, a planului de aprovizionare aferente perioadei de gestiune, pe baza:

programelor de fabricație, în structura sortimentală, cantitativă și valorică prevăzută a se realiza în perioada de gestiune, luându-se în considerare:

cererile clienților;

contractele încheiate cu consumatorii de produs final;

comenzile ferme;

capacitățile de producție disponibile;

productivitatea muncii;

condițiile și gradul de mecanizare, automatizare, robotizare și cibernetizare a proceselor muncii;

numărul de salariați, total din care: direct productivi; indirect productivi; de deservire; auxiliari; de administrație; tehnic productiv; de conducere;

cifra de afaceri;

veniturile;

cheltuielile;

profitul;

obligațiile.

normelor tehnice de consum specific, materii, materiale, piese, repere, subansamble, combustibili, energie, ambalaje, etc.;

stocurile de resurse materiale, piese, repere, subansamble, echipamente etc., din depozitele firmei, din fluxul de fabricație și din parcurs;

programele de fixare și îndeplinire a obiectivelor în domeniul resurselor secundare, a recuperării și valorificării acestora;

Negocierea, pe baza studiilor, analizelor, cercetărilor și observațiilor asupra pieței de furnizare puse la dispoziție de compartimentul de marketing-cumpărări, a condițiilor privind încheierea și derularea de contracte comerciale cu rețeaua de furnizori, în mod special convenite care devin obligații contractuale de respectat, privind:

prețurile practicate;

modalitățile de livrare a mărfurilor;

termene și condiții de livrare, lotizare, etichetare, ambalare, transport, încărcare, descărcare, recepție cantitate – calitate (modalități de efectuare, loc, condiții etc.);

cantitățile contractate și condițiile de livrare;

perioada de valabilitate a contractelor;

răspunderile părților legate de:

întârzieri;

nerespectarea condițiilor cantitative, calitative, preț;

refuzuri;

rezilieri;

întreruperi datorate efectului unor stări care exclud vina părților (calamități naturale- cutremure, inundații, alunecări de teren, greve, războaie, incendii etc.);

condițiile și prevederile speciale ale contractelor în vederea încheierii, dacă obiectul contractelor impune acest lucru.

Asigurarea condițiilor tehnice de evidență a contractelor încheiate, a criteriilor și condițiilor privind urmărirea derulării, a modului de respectare a obligațiilor asumate, context în care, ori de câte ori situația impune, stabilește modalități de acțiuni, căi, soluții și măsuri astfel încât acestea să se desfășoare normal, în condițiile limițelor și cerințelor negociate și însușite de părți;

Analiza documentației, a îndeplinirii condițiilor de autenticitate, originalitate, realitate și legalitate asupra îndeplinirii actelor și faptelor ca drepturi și obligații, în vederea efectuării plăților – contravaloarea mărfurilor livrate de furnizori, la termenele și condițiile prevăzute prin contractele încheiate; a primelor, asigurărilor, comisioanelor, creditelor, dobânzilor, taxelor, locațiilor, precum și a oricăror altor obligații bănești legate direct sau indirect de înfăptuirea procesului de aprovizionare, transport, depozitare – păstrare;

Fundamentarea strategiilor de prețuri aferente cumpărărilor de resurse materiale și echipamente tehnice;

Analiza eficienței procesului aprovizionării – a tehnicilor, metodelor și modalităților, condițiilor, operațiunilor, actelor și faptelor, a contractelor și derulării acestora, căilor și modalităților de transport – aprovizionare, gestiunea și pregătirea eliberării în consum, a costurilor de stocare față de eventualitatea costurilor de penurie, eficiența generală a firmei, a organizării, gospodăririi și valorificării resurselor secundare, precum și a eficienței muncii personalului din toate activitățile aferente procesului de aprovizionare – transport – depozitare resurse materiale și echipamente tehnice.

2.4. Componentele procesuale ale activității de aprovizionare

Compartimentul – Aprovizionare permite structurarea în următoarele componente procesuale:

Fundamentare plan – aprovizionare;

Negociere – încheiere contracte;

Evidență, urmărire – derulare contracte;

Strategii prețuri cumpărări, plăți furnizori;

Analiză eficiență.

O asemenea departajare procesuală oferă posibilitatea cunoașterii mai profund a particularităților factorilor care caracterizează fiecare pas în ceea ce privește fundamentarea în condiții de analize concrete, la obiect, a fiecărei cereri exprimate de centrele de consum productiv, precum și a modalității negocierii și încheierii contractelor, evidenței și urmăririi derulării acestora, stabilirea și aplicarea de strategii asupra prețurilor aferente cumpărărilor de resurse materiale și echipamente tehnice, a efectuării plăților către furnizori și, nu în ultimul rând, efectuarea analizelor tehnico – economice de specialitate în scopul constatării eficacității și eficienței procesului de aprovizionare, atât în ansamblul său, cât și pe secvențe și operațiuni.

2.4.1. Fundamentarea planului de aprovizionare

Fundamentarea planului de aprovizionare presupune parcurgerea obligatorie a etapelor premergătoare, de pregătire a condițiilor, astfel încât operațiunile în sine să se desfășoare la nivelul și cerințele impuse de nevoile permanente ale consumului productiv, în limitele cerințelor reale, legale și eficiente, la termenele prevăzute prin contractele de cumpărări resurse materiale și de vânzare a produselor finite și/sau serviciilor, tehnologiilor, echipamentelor,documentațiilor etc., ce constau în:

Definirea, completarea sau actualizarea nomenclatorului de materiale și echipamente tehnice;

Definirea conținutului structurii materiale a planului și programelor de aprovizionare cu resurse materiale și echipamente tehnice;

Analiza asupra stabilirii obiectivelor de bază și a indicatorilor ce definesc conținutul planului de asigurare materială;

Parcurgerea etapelor menționate, în condițiile în care s-au dat răspunsuri tuturor problemelor prevăzute de acestea, ce condiționează îndeplinirea calitativă a fiecărei cerințe, oferă condițiile trecerii la fundamentarea propriu-zisă planului de aprovizionare cu resurse materiale și echipamente tehnice, ceea ce presupune:

cunoașterea și acționarea mecanismului care determină condițiile de fundamentare a planului de aprovizionare;

cunoașterea și acționarea metodelor și modalităților de calcul a necesarului de materiale, echipamente tehnice, scule, dispozitive, verificatoare, mașini și utilaje, carburanți și lubrifianți, energie electrică;

cunoașterea și acționarea indicatorilor de evaluare a resurselor materiale, pe surse și cerințe de consum.

2.4.2. Negocierea și încheierea contractelor de aprovizionare

Este procesul ce constă în ansamblul elementelor de natură economică ce aparțin activității de aprovizionare, în competența subdiviziunii organizatorice care, prin atribuțiile, sarcinile și responsabilitățile specifice gestionează probleme și obiective de importanță majoră pentru interesele firmei, cu furnizorii, împreună cu care, prin tehnici și modalități specifice, concretizează și armonizează obiectivele cu interesele ambelor părți, contribuind astfel din plin la îndeplinirea în condiții de eficiență a acestora.

Este necesară cunoașterea și acționarea mecanismului funcțional tipic negocierii, în următorul context:

ansamblul piață – mediu furnizor;

negocierea, ca proces;

formele de concretizare a relațiilor – contractele economice.

Ansamblul piață – mediu furnizor reprezintă mediul relațiilor firmei cu furnizorii, care se contactează, acționează, dezvoltă și întreține funcție de calitatea procesului generativ – rezultatele cercetărilor de piață puse la dispoziție de Compartimentul Marketing — Cumpărări sau/și de calitatea permanenței actelor și faptelor dintre parteneri, mecanism complex, permanent alimentat de date, informații și acțiuni menite să-i asigure funcționalitatea prin prisma intereselor părților.

Din multitudinea legăturilor firmei cu mediul său extern se detașează prin amploare și complexitate relațiile de piață. Ele au ca obiect vânzarea-cumpărarea de mărfuri și servicii.

Ca orice acte de piață relațiile de natura celor menționate sunt bilaterale: vânzarea este în același timp cumpărare. Dar în timp ce unele relații de piață iau naștere la inițiativa firmei, altele reprezintă o reacție de răspuns a acesteia la inițiativele celorlalți agenți de piață.

Relațiile firmei cu piața cunosc o mare diversitate, exprimată printr-un număr variat de forme și instrumente utilizate în desfășurarea lor.

Acestea pot fi:

obiectul relațiilor,

profilul agenților economici,

frecvența și

gradul de concentrare.

Obiectul relațiilor, reprezintă principalul criteriu de diferențiere. Potrivit acestui criteriu, relațiile cu piața sunt de două feluri: de vânzare – cumpărare și de transmitere – recepție de informații sau mesaje.

Relațiile de vânzare – cumpărare ocupă locul principal. În situații particulare, iau formele: livrare de mărfuri, achiziționare de mărfuri, prestări de servicii, închiriere, împrumut și intermediere etc.

Principalele forme pe care le îmbracă succesiv relațiile de vânzare — cumpărare în procesul constituirii și desfășurării lor sunt: relații precontractuale, contractuale și postcontractuale.

Relațiile de transmitere (recepție) de mesaje si informații îmbracă la rândul lor forme specifice. Unele dintre ele apar în contextul desfășurării relațiilor de vânzare – cumpărare, având ca scop susținerea și concretizarea acestora. În acest caz ele se realizează prin intermediul unor instrumente specifice, din rândul cărora se detașează: publicitatea, relațiile publice și alte forme de promovare.

Profilul agentului de piață reprezintă un alt criteriu de clasificare a relațiilor. După acest criteriu, se disting următoarele tipuri de relații: cu furnizorii și prestatorii de servicii (de cumpărare), cu beneficiarii (de vânzare), cu instituții și organisme de stat.

După frecvența lor, relațiile firmei pot fi: permanente, periodice sau ocazionale. Acest caracter este dat, în principal, de particularitățile pe care le prezintă cererea și oferta, profilul firmei etc.

Gradul de concentrare al relațiilor de piață reprezintă un alt criteriu de clasificare, potrivit căruia relațiile pot fi concentrate sau dispersate. Concentrarea la rândul ei poate avea trei aspecte: dimensional (mărimea parților în actele de vânzare – cumpărare), spațial (concentrarea activității în anumite zone, localități, puncte) și temporal (concentrarea activității în calendarul unui an).

În cadrul acestei etape este deosebit de important a fi cunoscut parcurgerea pașilor în fundamentarea și derularea unei tranzacții de aprovizionare, proces ce constă în:

Luarea deciziei de aprovizionare

Pe baza factorilor de identificare a oportunităților de aprovizionare, se stabilesc direcțiile în care urmează să se acționeze în funcție de competitivitate și eficiență.

După selectarea variantelor de acțiune, se determină obiectivele specifice, prioritățile, evaluându-se resursele necesare. Pentru asigurarea realizării obiectivelor se elaborează strategii specifice fiecărui pas de urmat, ce presupune stabilirea acțiunilor necesare și programarea lor corectă în timp în scopul obținerii de rezultate maxime.

Cererea de ofertă

Pentru firmele producătoare (furnizor) cererea de ofertă din partea beneficiarului semnalează perspectivele unor negocieri cu privire la elementele conținute de aceasta. Pentru desfășurarea unor negocieri eficiente, va trebui să se definească cât mai exact obiectul și condițiile cerute. Ca atare, cererea de ofertă poate însemna declanșarea unor procese de comunicări multiple.

Pregătirea ofertei

În vederea elaborării unei oferte ferme, firma furnizor va trebui să-și confirme furnizarea produselor sale în condițiile de preț, cantitate și calitate. În situația în care firma furnizoare nu este și producătoare, confirmarea furnizării produselor se va face prin avizarea cererii de ofertă sau a comenzii pe care prima o transmite celei din urmă, această avizare îi garantează păstrarea condițiilor pe parcursul negocierilor pe care le va purta cu cumpărătorul.

Determinarea condițiilor de vânzare

Informațiile acumulate sunt combinate cu datele pe care firma furnizor le deține, referitor la cheltuielile de comercializare, ambalare, transport. Toate acestea oferă în formă primară posibilitățile comerciantului de a stabili condițiile exacte în care poate să ofere produsul cumpărătorului său.

Oferta

În urma analizei cererii de ofertă primite din partea beneficiarului, firma furnizor trece la elaborarea unei oferte ferme.

În situația în care furnizorul nu este în cunoștința unei cereri de ofertă formulate, se elaborează o ofertă facultativă adresată unei mase largi de cumpărători potențiali.

Din punct de vedere juridic, oferta fermă constituie o propunere de încheiere a unui contract, care se realizează în cazul în care ea a fost acceptată necondiționat de beneficiar.

Primirea ofertei

La primirea ofertei firma beneficiar poate să analizeze și să evalueze oportunitățile afacerii, relațiile sale viitoare cu furnizorul, să compare diferitele oferte.

Evaluarea ofertei

Studiind condițiile ofertei și comparându-le cu altele care i-au fost înaintate, beneficiarul poate să estimeze dacă oferta va fi rentabilă din punctul său de vedere și astfel să ia decizia cu privire la oportunitatea afacerii.

Negocierea și acceptarea ofertei

În funcție de evaluarea pe care o face firma, oferta poate fi acceptată, respinsă sau modificată printr-o solicitare de contraofertă, menită să schimbe anumite condiții în favoarea sa. în acest caz, contraoferta servește ca bază pentru negocierile care se inițiază între părți. Desigur că furnizorul poate să răspundă la rândul său cu o nouă ofertă în care caută să mențină intacte condițiile inițiale în măsura posibilităților.

Contractul de vânzare – cumpărare

Momentul fundamental pentru oficializarea și validarea acordului de voință este încheierea contractului de vânzare – cumpărare, a cărui redactare revine de regulă furnizorului.

Contractul definește toate drepturile și obligațiile partenerilor, de o manieră care să le facă accesibile aprecierii judecării de către o terță parte imparțială în cazul unei dispute ulterioare.

Semnarea și validarea contractului angajează irevocabil partenerii la îndeplinirea întocmai a condițiilor convenite.

Livrarea mărfurilor sau a produselor

Livrarea începe odată cu deplasarea fizică a produselor contractate. Prima opțiune în cadrul secvenței deplasării o reprezintă trimiterea mărfurilor de către furnizor la beneficiar, sau livrarea mărfurilor care se poate face franco-fabrică sau franco-depozit beneficiar.

Remiterea documentelor

Odată cu predarea mărfii, furnizorul și-a îndeplinit cea mai importantă obligație asumată prin contract și anume aceea de a livra marfa convenită cu beneficiarul. Acest lucru îi dă dreptul să pretindă beneficiarului plata prețului mărfii în baza documentelor pe care le eliberează: factura comercială, avizul de însoțire a mărfii, certificatele de calitate și de garanție.

Efectuarea plătii

Reprezintă obligația beneficiarului mărfii de a-și îndeplini obligațiile contractuale. Aceasta se realizează prin modalitățile convenite în contract și la primirea documentelor.

De un real folos, dar cu atât mai mult ca obligație în sprijinul eficienței, este necesar să se cunoască canalele de distribuție.

Transferul fizic al produselor de la cel care le fabrică la cel care le consumă sau utilizează se face în timp și în spațiu, în condițiile determinate de specificitatea procesului de aprovizionare – vânzare specific firmei. Funcția scop a acestei acțiuni este gradul mare de operativitate, respectiv timpul evident cel mai mic în care acesta se realizează.

Această funcție este determinată de următorii factori:

Distanța de la producător la consumator – cu cât distanța este mai mare, cu atât timpul de transport crește, iar mărfurile ajung mai târziu la consumator. Din această cauză principiul teritorizării aprovizionării, zonarea acesteia, optimizarea transporturilor sunt elemente de bază în constituirea relațiilor economice dintre producător și consumator.

Formele de aprovizionare la care pot apela firmele consumatoare de resurse materiale sunt:

aprovizionarea se face direct de la furnizorii producători;

aprovizionarea se face prin organizații specializate în comercializarea de produse și materiale în sistem en-gross.

Aprovizionarea directă constă în faptul că, toate cele trei activități să se realizeze printr-o relația directă între firma consumatoare și cea producătoare – furnizoare. Această formă de aprovizionare este eficientă atât în cazul resurselor materiale cât și a produselor care fac obiectul vânzării – cumpărării în cantități mari și foarte mari (vagonabile) – cum este cazul materialelor de masă sau al produselor de serie mare. În astfel de situații se pot obține prețuri bune la achiziție, se acordă rabaturi comerciale sau bonificații și cheltuielile de transport practicate devin mult mai convenabile.

Astfel, pentru consumatorii mari acest mod de aprovizionare avantajos iar pentru consumatorii mici este dezavatajoasă. Consumatorii mici:

în cazul în care comanda de produse este sub cantitatea minimă impusă, acestia, nu beneficiază de rabaturi comerciale sau de bonificații;

în cazul în care au nevoie de o cantitate mică de produse, sunt nevoiți să suporte cheltuieli mari de transport;

dacă se aprovizionează în cantitățile impuse își pot forma stocuri mai mari și pot beneficia și de rabaturi comerciale sau bonificații;

pot fi refuzați la servire pentru că prezența lor conduce la extinderea activității de vânzări la producătorii furnizori, acțiune care este sau nu posibilă și nu se justifică economic la nivelul acestora (după caz, ar necesita creșterea prețurilor la vânzarea produselor către micii consumatori – deci, ar implica practicarea de prețuri diferențiate la vânzarea acelorași produse, situație care contravine legii).

Ieșirea micilor consumatori de sub incidența formei directe de aprovizionare – când aceasta nu le este avantajoasă – se asigură prin orientarea către intermediarii comerciali care, prin poziția pe piață, au posibilitatea:

comandării produselor direct la producători, cel puțin în cantitățile minime impuse de aceștia pentru care acordă rabaturi comerciale, bonificații sau vânzări la prețuri avantajoase, accesibile — asemenea factori au această posibilitate datorită sferei mai extinse de acțiune la revânzare, numărului mai mare de clienți (ale căror comenzi, prin cumulare, pot întruni condițiile impuse de producători);

satisfacerii oricăror comenzi, indiferent de mărime, ca și a servirii ritmice, la momente programate sau neprogramate, cu o structură de produse în corespondență cu cererile formulate de clienți;

practicării unor adaosuri comerciale rezonabile, care să conducă la prețuri de revânzare accesibile, amortizate prin rabaturile comerciale de care au beneficiat la cumpărarea produselor de la sursele primare de furnizare (producători – furnizori);

înlesnirii unor servicii care avantajează micii consumatori – servicii mai greu de obținut prin cumpărarea directă de la producător.

Aprovizionarea prin tranzit organizat constă în încheierea cu ajutorul unui intermediar comercial a activității de organizare și concretizare a relațiilor dintre consumatori și producători – furnizori, urmând ca livrarea produselor și decontarea facturilor aferente să se realizeze între consumatori și producători. Deci, rolul activ al intermediarului comercial se manifestă, de exemplu, în faza de contractare; pe parcursul derulării contractului, acest factor poate urmări și controla sistematic, modul de respectare de către partenerii de contact (producător – consumator) a obligațiilor asumate, iar când constată abateri să intervină pentru regularizarea procesului de vânzare – aprovizionare dintre cei doi parteneri. Intermediarul comercial primește, pentru serviciile prestate, un comision din partea consumatorului.

Aprovizionarea prin tranzit achitat constă în faptul că prin intermediarul comercial se asigură atât contractarea, cât și achitarea contravalorii produselor, iar livrarea acestora să se realizeze între producător și consumator. O astfel de formă implică mai profund intermediarul comercial în derularea proceselor de vânzări – aprovizionare (vânzare – cumpărare); astfel, intermediarul devine mai interesat de urmărirea și controlul livrărilor de produse, respectării obligațiilor stipulate în contract de către producători și consumatori , în reglementarea raporturilor financiare antrenate de procesele de vânzare – cumpărare. Și în cazul acestei variante, consumatorii cedează intermediarului comercial un comision negociabil de până la 5%, fiind achitabil o dată cu plata contravalorii produselor livrate de producători către consumatori. Loturile livrabile în contextul variabilelor de tranzit pot fi vagonabile sau nevagonabile.

În ambele variante de tranzit, intermediarii comerciali se informează de ofertele de vânzare și de cererile de produse, în scopul depistării producătorilor și consumatorilor potențial solicitanți ai serviciilor lor.

Deși, la prima vedere, aprovizionarea prin tranzit achitat și, în special, organizat pare neeficientă, intermediarul comercial contribuind la sporirea cheltuielilor de aprovizionare ale consumatorilor și, uneori, chiar la prelungirea proceselor de vânzare – cumpărare, totuși aceste variante de intermediere prezintă și avantaje, astfel:

micșorează timpul în care se realizează contactul dintre producătorii și consumatorii anumitor produse, comercializarea lor, în special pentru cele destinate exportului sau care se asigură prin import;

ușurează muncă producătorilor și consumatorilor pentru studierea pieței, efortul acestora pentru a pătrunde pe piața produselor;

contribuie la facilitarea negocierilor, intermediarii comerciali fiind buni cunoscători ai caracteristicilor pieței de furnizare;

pot impulsiona cu eficiență realizarea contractelor a căror încheiere o înlesnesc.

În ambele variante de tranzit, comisionul are rolul de a permite acoperirea cheltuielilor pe care le face intermediarul comercial în acțiunea sa de înlesnire a comercializării de produse în limitele specificate, ca și de a obține o maijă rezonabilă de profit.

Aprovizionarea de la depozitele intermediarilor comerciali presupune ca toate cele trei activități să fie realizate integral prin firme specializate în comercializare (en- gross-iști specializați). Acest mod de aprovizionare se practică în cazul cumpărărilor în cantități mici (nevagonabile), specifice consumatorilor mici care au acces limitat la aprovizionarea directă de la producători sau pentru care această formă nu este avantajoasă.

Livrarea produselor de la depozitele intermediarilor comerciali specializați se realizează la prețuri care includ anumite cote de adaos comercial; stabilite diferențiat în funcție de natura materialelor și produselor, ca și de volumul vânzărilor. Pe baza cotei de adaos comercial se estimează veniturile firmei specializate în comercializare, din care se acoperă cheltuielile efectuate de acest factor (cu achiziționarea, aducerea, stocarea, conservarea produselor, formarea loturilor comandate de clienți etc.) și se obține o marjă rezonabilă de profit. Această formă de aprovizionare integrează complet intermediarul comercial în activitatea de comercializare a produselor, în general, devenind în unele situații factorul determinant în înlesnirea activităților de vânzări și de aprovizionare.

Aprovizionarea de la depozitele firmelor specializate în comercializarea de materiale și produse prezintă mai multe avantaje:

contribuie la creșterea asigurării micilor consumatori cu o structură materială și de produse extinsă, la intervale mici de timp, cu sau fără comenzi anticipate, la momente programate sau întâmplătoare, în cantități variate;

asigură premisele pentru reducerea substanțială a stocurilor la consumatori, implicit a fondurilor financiare antrenate la cumpărarea și stocarea de resurse materiale la un moment dat;

asigură degajarea producătorilor de un număr mult prea mare de clienți și simplificarea astfel a activității de vânzări a produselor la nivelul lor (ceea ce înseamnă, în același timp, reducerea efortului cu organizarea și desfășurarea livrărilor);

asigură promovarea din ce în ce mai ușor și eficient a produselor noi, realizate de anumiți producători (pentru care costurile de intrare pe piață ar fi prea ridicate)

Aprovizionarea garantată este o formă de aprovizionare care se impune tot mai mult datorită efectelor economice favorabile pe care le generează pentru consumatori. Acest mod de aprovizionare constă în preluarea de către o firmă specializată în comercializare a procesului de aprovizionare a structurii integrale sau parțiale de materiale necesare unei firme consumatoare într-o perioadă de gestiune. În această formă pot fi asigurați unul, mai mulți sau toți consumatorii din raza de acțiune a unui intermediar comercial.

Aprovizionarea garantată prezintă următoarele avantaje:

reducerea cheltuielilor de transport datorată condițiilor pe care le creează pentru elaborarea unor planuri optime de distribuție – transport a resurselor spre consumatorii serviți în contextul firmei;

micșorarea stocurilor de produse la consumatori, fiind posibilă aprovizionarea lor de la depozitele en-gross- istului cât de des este necesar;

eliberarea unor spații de depozitare la consumatori, având posibilitatea folosirii mai eficiente a acestora (ca spații de producție, prin închiriere etc);

angajarea la cumpărări și stocarea de resurse materiale la un moment dat a unor fonduri financiare mai mici;

degrevarea factorilor de conducere ai firmei consumatoare de activitatea de aprovizionare și concentrarea acestora asupra celei de producție;

accelerarea vitezei de rotație a capitalului circulant (aferent materiilor prime și materialelor) al consumatorilor și mărirea astfel a eficienței economice în folosirea acestuia.

În cadrul modalităților de aprovizionare cu resurse materiale care se pot folosi de către firma producătoare și consumatoare un loc aparte îl ocupă cea care are în vedere preluarea integrală pentru vânzări a produselor fabricate de o întreprindere de către unul sau mai mulți intermediari comerciali specializați care vor acționa cu calitatea de fumizor(i) unic(i). Furnizorul unic se folosește în situația în care:

unitate specializată în comercializare acționează pe o piață care o cunoaște și pe care producătorul pătrunde mai greii sau costurile de intrare sunt prea mari și greu de suportat;

unitatea producătoare este nouă, nu are experiență în activitatea de vânzări sau nu este organizată pentru a livra direct consumatorilor.

De regulă, furnizorul unic asigură:

portofoliul de comenzi pentru producție și încheierea de contracte comerciale;

primirea, recepția, depozitarea produselor sosite (preluate) de la producător, organizarea distribuției și livrarea acestora pe destinatari (consumatori, alți intermediari comerciali, magazine publice);

urmărirea realizării contractelor încheiate cu producătorul sau cu diferiții clienți;

achitarea către producător a contravalorii produselor preluate pentru vânzare;

informarea asupra comportamentului produselor la consumatori, disfuncționalităților care se manifestă, îmbunătățirilor (modernizărilor) care trebuie aduse.

Principalele avantaje ale acestei forme specializate de comercializare a mărfurilor prin fumizor(i) unic(i) ca o formă specială de tranzit sunt:

asigură reducerea la minimum a spațiilor de depozitare a produselor finite la producător;

eliberează factori de conducere a firmei producătoare de probleme specifice activității de contractare – singurul contract pe această linie realizându-se doar cu furnizorul unic – și concentrarea astfel a preocupărilor, în exclusivitate pe fabricație;

protejarea producătorului față de costurile de intrare pe piață care, dacă sunt mari, devin greu de suportat pentru acesta;

permit pătrunderea pe mai multe sau pe majoritatea piețelor de comercializare a produselor fabricate de un producător, ca și o mai eficientă promovare a acestora – aspect care contribuie la extinderea activităților de vânzare – cumpărare a unor asemenea produse.

O ultimă etapă în scopul concretizării de relații cu parteneri furnizori constă în analiza pieței de furnizare și evidențierea în scopul selecției furnizorilor.

Este cunoscut faptul că relațiile externe ale aprovizionării sunt prin excelență relații cu furnizorii, contextualizate și implementate în exclusivitate urmare analizelor pieței de furnizare, evaluare și selectare a furnizorilor.

Analiza pieței de furnizare reprezintă o etapă importantă în elaborarea strategiei în aprovizionarea materială. Aceasta este precedată de identificarea și evaluarea resurselor materiale necesare firmei, urmată de identificarea ofertelor de produse (materiale, echipamente tehnice etc.), a surselor parțiale de furnizare (potențiali furnizori).

Analiza se concretizează diferențiat pe categorii de furnizori, în funcție de elementele care îi departajează. Ca urmare se procedează la gruparea acestora după anumite criterii:

importanța furnizorilor pe piață;

ponderea acestora în furnizarea resurselor materiale necesare; concordanța dintre interesele furnizorului cu cele ale consumatorului pe o anumită perioadă.

Furnizorii potențiali se pot caracteriza și aprecia prin:

calitatea de producător de resurse;

resursele oferite pe piață;

condițiile de livrare și facilitățile oferite la furnizarea de produse (preț, calitate, garanție, decontări financiare).

Aprecierea din aceste puncte de vedere a furnizorilor urmează să se facă în raport cu natura celor identificate ca necesare pentru beneficiar.

Printr-o asemenea acțiune se asigură o primă selecție a potențialilor furnizori.

Un rol important în aprecierea furnizorilor revine facilităților pe care aceștia le acordă în comercializare și a serviciilor care însoțesc produsul.

În general aceste facilități au rolul de a stimula vânzarea produselor oferite de un furnizor în raport cu ceilalți furnizori, în condițiile în care resursele sunt asemănătoare calitativ și ca utilitate.

Politica de preț se definește în contextul strategiei de dezvoltare adoptate de către furnizor. Politica în domeniul prețului se stabilește în raport de concurență, cât și prin dorința de a obține profit pe termen scurt, mediu sau lung.

Nivelul de preț practicat poate fi dependent de factori obiectivi, între care cererea și oferta, sistemul de interese, nivelul de calitate asigurat produsului, poziția pe piață a furnizorului. Cunoașterea sistemului de preț practicat de furnizor creează condiții pentru elaborarea unor acțiuni specifice de contractare pe piață a unor efecte nefavorabile pentru cumpărător.

În general se practică trei sisteme proprii:

sistemul cu preț fix- constă în faptul că prețul rămâne același pe o anumită perioadă de timp stabilită cu părțile contractante, după acest interval, modificarea prețului se poate face numai pe baza unei notificări trimise anterior și cu acordul părților din contract. Asemenea sistem de preț se folosește în condiții de stabilitate pentru perioade scurte de timp.

sistemul cu preț care se renegociază la fiecare comandă – se folosește în situația în care condițiile de producție care determină nivelul prețului sunt foarte greu de anticipat sau există fluctuații destul de mari în evoluția acestuia pe piața de furnizare. Un astfel de sistem de preț este avantajos pentru consumator în condițiile de creștere a ofertei, dar poate avea efecte negative în situația inversă.

sistemul cu preț indexat este considerat ca fiind cel mai eficient atât pentru furnizor, cât și pentru consumator. Se poate practica de obicei în cadrul unor relații contractuale stabile, de durată, devenite tradiționale.

În analiza furnizorului din punct de vedere a prețurilor folosite, trebuie să se aibă în vedere și eventualele reduceri de preț, precum și condițiile în care acestea sunt practicate de furnizor. Reducerile de preț se pot prezenta sub formă de: rabat de preț pe cantitate și a escomtului (bonificației).

Rabatul de preț este acordat de furnizor la fiecare comandă mai mare de produse.

Avantajul creat prin acordarea de rabaturi trebuie interpretate și prin prisma consecințelor nefavorabile care pot apărea ulterior precum cheltuielile de depozitare – imobilizare.

Escomtul (bonificația) constă în reduceri de plată făcute de către furnizor în cazul plăților rapide sau anticipate.

Negocierea – ca proces, obiect participanți

Din punctul de vedere al agenților economici, negocierea reprezintă un moment esențial pentru întreaga lor activitate. Negocierea presupune, întotdeauna, cel puțin o dublă participare: a furnizorului și a consumatorului, respectiv a vânzătorului și a cumpărătorului.

Negocierea reprezintă un proces dinamic complex, prin care cele două părți, fiecare cu obiectivele sale proprii, discută pentru a: ajunge la o înțelegere reciproc avantajoasă pentru ambele părți în baza unui interes comun.

Finalizarea negocierii, prin care s-a hotărât o colaborare viitoare pe o perioadă definită, reprezintă o certitudine în vânzarea de produse pentru furnizor și garanție în aprovizionarea materială (în formarea bazei materiale și de echipamente tehnice) pentru consumator.

Negocierea este un proces de tratative în care partenerii sunt într-o competiție, care se desfășoară între cel puțin doi participanți, care își propun prin diferite forme (scrise, telefonice, întâlniri directe etc.) să realizeze o tranzacție, o afacere. Acțiunea se finalizează, dacă se ajunge la înțelegere, într-un acord, convenție, contract etc. cu valoare juridică.

Negocierea reprezintă astfel totalitatea acțiunilor, mijloacelor și a documentelor elaborate și prezentate intr-un dialog între doi sau mai mulți parteneri, desfășurat prin/cu reprezentanții oficiali ai acestora, care conduce la finalizarea unei tranzacții, a unei afaceri.

În organizarea și desfășurarea negocierilor cu caracter economic, este esențială stabilirea obiectului acestora, care poate fi: vânzare – cumpărare; cooperare la realizarea unor produse, executarea de lucrări de construcții montaj, de reparații și întreținere, prestări servicii etc.

La stabilirea obiectului negocierii se va avea în vedere:

să fie definit în detaliu, pentru a se asigura identificarea clară, unitară a acestuia de către parteneri;

să fie cuantificat, stabilindu-se dimensiunea concretă și precisă în care urmează a se realiza;

să se definească aspectele calitative ale obiectului, condițiile specifice care trebuie să i se asigure pentru a răspunde cerințelor cumpărătorului;

să se precizeze întinderea în timp și eșalonarea pe etape a executării și livrării obiectului;

stabilirea condițiilor de preț de vânzare și modalitățile de plată;

să se stabilească responsabilitățile și obligațiile pentru realizarea parțială sau nerealizarea obiectivului negocierii etc.

Un rol important în desfășurarea negocierilor și obținerea unor rezultate bune pentru fiecare partener revine echipei formate pentru participarea la tratative. Echipa poate fi constituită din reprezentanți ai firmei cu împuterniciri limitate sau depline. Aceasta se constituie în funcție de:

importanța afacerii;

nivelul de reprezentare a interlocutorului și de numărul de participanți |din partea partenerului;

obiectul de negociat;

structura profesională și calitățile componenței echipei care reprezintă partenerul la tratative;

strategia adoptată la desfășurarea negocierilor.

Echipa de negociere lărgită se compune din: directorul de specialitate pe domeniu (vânzări sau cumpărări), șeful compartimentului de vânzări sau cumpărări, responsabilul de produs sau material, juristul, specialiști pe probleme (financiare, prețuri, tehnologie, producție, proiectare etc.). De regulă, participarea la negociere este mai restrânsă în funcție de natura și problemele ce urmează a fi negociate. De asemenea, componența la dezbateri poate fi variabilă modificându-se pe parcursul negocierilor, astfel, într-o primă fază participarea se asigură la nivelul specialiștilor pe probleme concrete, iar în final se impune prezența factorilor de conducere ai firmei. De regulă, administratorul firmei, directorul general sau directorul coordonator nu participă la negociere decât în situația în care se discută probleme decisive pentru existența sau perspectivele firmei, sau, după caz, pentru respectarea nivelului de reprezentare dorit de partener.

Tipul specialistului în negociere

La prima vedere, negocierea este o acțiune simplă, dar în esență este destul de complexă. Din această cauză, multe firme apelează la negociatori calificați, cu experiență.

Formarea de buni negociatori se asigură prin acumulări de cunoștințe care se realizează printr-un proces de pregătire profesională prealabilă și prin participarea la acțiuni de acest gen, reușita în negocieri depinzând destul de mult de negociatori, care trebuie să cumuleze o serie de însușiri native cu cele dobândite printr-o pregătire teoretică temeinică și care se sedimentează prin experiență proprie și prin observarea activității altora.

Totodată, trebuie luat în considerare faptul că negociatorul se formează și trăiește în contextul unor relații socio-culturale determinate care îi influențează profilul său moral, intelectual, educativ, religios etc.

Negociatorul trebuie să aibă următoarele calități:

puterea de a asculta;

stăpânirea de sine;

spirit constructiv, critic;

orizont larg de cunoaștere;

operativitate în decizii;

își recunoaște erorile și este preocupat pentru a le evita;

putere de sinteză;

se exprimă ușor, coerent;

este fidel intereselor celui pe care îl reprezintă;

este echilibrat;

nu este superficial în pregătirea sa pentru participarea la negocieri; este competent profesional.

Un rol important în profilul negociatorului, îl au entuziasmul și pasiunea. Uneori, negociatorii eșuează nu din lipsă de profesionalism, ci datorită faptului că nu sunt pasionați de activitatea lor.

Negociatorul trebuie să dețină o calificare, să dețină cunoștințe în domeniul teoriei și practicii economice, să aibă o pregătire economică, tehnică și juridică, atât teoretică, cât și aplicativă, practică; cunoștințe de psihologie pentru înțelegerea comportamentului individual și de grup al participanților la negocieri. Asemenea calități sunt necesare pentru negociator, întrucât el nu poate fi suplinit în acțiunea sa de diferiți specialiști ai firmei dar pe care îi poate consulta ori de câte ori este nevoie și posibil. Prin asemenea calități se asigură de exemplu rezolvarea unor probleme ca:

analiza obiectivă a tuturor posibilităților. El trebuie să aprecieze argumentația adversă și să identifice imediat ce favorizează poziția sa, sau să deschidă o altă cale de soluționare;

să se exprime ușor. Ușurința în exprimare derivă din buna cunoaștere a dosarului și din antrenamentul său în negociere;

să rămână calm în momentul cel mai aprins al discuțiilor; el trebuie să apere punctul de vedere al firmei pe care o reprezintă;

să fie răbdător,

să-și păstreze echilibrul. Când pierde într-un punct să nu fie afectat de aceasta, să urmărească să-l recâștige;

să fie dotat cu spirit de echipă, de observație, inventivitate, flexibilitate în gândire, putere de convingere.

Unele din calitățile menționate mai sus sunt înnăscute, altele se învață sau se dobândesc.

Pe măsura sporirii volumului de cunoștințe, a diversificării și circulației rapide a informațiilor, în condițiile actuale este tot mai dificil ca un singur om să poată dețină cunoștiințe aprofundate în orice domeniu, a tuturor aspectelor posibile a fi abordate într-o negociere și, s-a extins practica negocierilor în echipă.

Din aceste echipe fac parte specialiști din diverse domenii: economiști, ingineri, juriști.

Negocierea în echipă este considerată a fi mai benefică deoarece negocierea include o mulțime de activități ca: discuții, ascultare, evaluare, argumentații și contraargumentații, explicații, prin participarea mai multor persoane poate fi incomparabil mai bine acoperite.

În construirea echipei de negociatori este necesar să se țină cont de următoarele criterii:

echipa de negociere să fie formată din toți specialiștii necesari pentru acoperirea problemelor de negociat;

să se evite eventualele divergențe de păreri care pot apărea în echipă;

să se asigure repartizarea atribuțiilor fiecărui membru al echipei;

să se stabilească metodele de comunicare cu conducătorul echipei inclusiv cele nonverbale din timpul tratativelor.

Conducătorul echipei de negocieri trebuie, pe de o parte, să aibă abilitatea de a conduce o echipă de negociere, precum și a afacerii negociate, iar, pe de altă parte, să finalizeze și să semneze contractul, să întocmească raportul asupra negocierii.

În acțiunile sale, negociatorul trebuie să respecte anumite reguli de comportament:

impunerea voinței pentru păstrarea calmului și evitarea stării de iritare;

impunerea condiției de păstrare a stimei și respectului față de partener, fără a subestima sau supraaprecia echipa parteneră în tratative;

evitarea lezării demnității ambelor părți;

ascultarea cu răbdare și calm a argumentelor partenerilor;

evitarea entuziasmului pentru orice concesie obținută prin negociere;

evitarea discuțiilor în contradictoriu în interesul echipei de negociat;

neîntreruperea partenerului în timpul intervenției chiar dacă argumentele sunt neadevărate. Tăcerea semnificativă va duce la reconsiderarea poziției, recunoașterea greșelilor comise și revenirea pe linia normală;

acuzațiilor și reproșurilor li se va da un răspuns diplomatic cuvenit;

să se evite întreruperea bruscă a negocierilor, mergându-se pe cât posibil la amânarea acestora.

Formele si etapele negocierii

Negocierea în procesele de vânzare cumpărare se prezintă sub următoarele forme:

prin corespondență;

telefonice;

prin întâlniri directe;

mixtă.

Negocierea prin corespondență se organizează și se desfășoară prin intermediul mijloacelor adecvate unei astfel de forme de corespondență: scrisori tradiționale și electronice (e-mail), telegrame, faxuri; în acest caz se transmite oferta sau cererea de ofertă, după caz, întocmirea observațiilor la ofertă și elaborarea contra-ofertei, acceptarea ofertei contract sau încheierea unui contract distinct semnat de parteneri. Pe parcursul negocierilor prin corespondență pot interveni dialoguri sau tratative telefonice, întâlniri directe, caz în care negocierea dobândește un caracter mixt.

Negocierile telefonice sunt considerate cele mai operative și necesită costurile cele mai reduse. Asemenea tip de negociere se folosește de regulă când livrarea se referă la produse deja cunoscute de parteneri, sau la cele standardizate, precum și în situația în care partenerii se cunosc suficient de bine, colaborarea devenind tradițională, existând încredere reciprocă între părți.

Negocierile prin întâlniri directe necesită prezența față în față a partenerilor în locuri dinainte stabilite, în scopul definirii obiectului acțiunii și a condițiilor de colaborare. Această formă de negociere este utilizată çel mai frecven.

Negocierea mixtă îmbină două sau mai multe forme de negociere, astfel cum au fost prezentate anterior.

Indiferent de formă, desfășurarea negocierilor impune parcurgerea mai multor etape și anume:

inițierea acțiunii;

pregătirea (organizarea) acțiunii de negociere;

stabilirea și desfășurarea unor discuții preliminare;

negocierea propriu-zisă;

încheierea acțiunii și elaborarea raportului final.

Inițierea acțiunii are ca punct de plecare prima discuție prin care partenerii lasă să se înțeleagă că ar fi interesați de abordarea împreună a unor probleme.

Pregătirea negocierii este o activitate complexă care presupune crearea premiselor pentru prezentarea pozițiilor părților, comunicarea deschisă dintre parteneri, definirea obiectului de negociat, stabilirea echipei de negociere precum și responsabilitățile fiecărui membru din echipă, întocmirea documentației pe baza căreia se vor purta tratativele.

Condiția esențială pentru reușita negocierilor o reprezintă pregătirea riguroasă a acestora, comunicarea deschisă dintre parteneri și finalizarea avantajoasă a tratativelor.

Negociatorul trebuie să cunoască bine legislația și uzanțele comerciale, modalitățile de comercializare și transport.

În cadrul procesului de pregătire a negocierilor, o secțiune aparte se referă la studierea condițiilor și regulilor impuse în cadrul negocierilor respective.

Regulile permit să se acționeze pe parcursul negocierilor în sensul dorit fără riscul anulării rezultatului negocierilor datorită unor vicii de procedură.

Obiectul și obiectivele, strategia, limitele de acțiune, competența echipei se definesc printr-un mandat care se prezintă de regulă sub formă scrisă, purtând semnătura conducătorului firmei. Mandatul are un caracter secret și cuprinde – obiectivele la care se pot face concesii, punctele negociabile, căile de comunicare componența echipei de negociere.

Obiectul unei acțiuni de negociere specifice aprovizionării se referă la vânzarea, achiziționarea unui material, produs, echipament tehnologic definit, identificat în mod unitar de parteneri.

Stabilirea obiectivelor proprii trebuie corelată cu anticiparea pe cât posibil a obiectivelor partenerului.

Dintre metodele de anticipare a desfășurării tratativelor se pot menționa următoarele: simularea negocierii, mesele rotunde, conferințele.

Simularea este o tehnică de anticipare a obiectivelor partenerului de negocieri, care constă în reproducerea în condiții cât mai apropiate de realitate a unei acțiuni viitoare, cu scopul de a identifica diferite dificultăți și de a ajunge la mijloacele cele mai adecvate pentru înlăturarea lor.

Prin simulare se face o verificare foarte atentă a programului de management al negocierii, descoperindu-se eventualele limite, completându-se și perfecționându-se acest program.

Tehnica numită ‘‘masă rotundă” constă în organizarea unei discuții între specialiștii de marcă ai domeniului abordat. Discuțiile sunt libere, părerile sunt exprimate, fiind acceptate orice fel de opinii. Un secretariat notează toate discuțiile. Fiecare participant își exprimă punctul său de vedere. Ulterior o persoană cu mare capacitate analitică prelucrează opiniile exprimate. Tehnica prezintă avantajul realizării unei repetiții generale prin care sunt clarificate toate aspectele de negociere fără a fi sub presiunea riscului.

În cazul conferințelor, ca tehnică de pregătire a negocierilor, partenerii nu sunt experți într-un anumit domeniu, scopul acesteia fiind în general legat mai mult de facilitatea comunicării. în principiu, conferințele sunt organizate pentru soluționarea unor probleme, pentru informare și instruire.

Schematic, pregătirea pentru negociere trebuie să cuprindă următoarele elemente:

listă problemelor ce urmează să fie supuse procesului de negociere;

comparația agendei proprii cu cea a partenerului;

clasificarea problemelor în subiecte de interes comun și subiecte de conflict.

Pregătirea negociatorului pentru tratative va include o serie de aspecte practice, ca de exemplu:

stabilirea unor limite minime și maxime în cadrul cărora negociatorul să poată manevra;

analiza relațiilor anterioare cu partenerul și desprinderea unor concluzii generale de comportament;

incidența și gradul de influență a unor terțe forțe;

anticiparea modului și atmosferei de negociere;

obținerea informațiilor posibile, atât înainte cât și în timpul negocierilor;

elaborarea unor strategii proprii pe scenarii diferite;

stabilirea metodelor și tehnicilor cele mai adecvate pentru strategiile elaborate.

Documentele aferente pregătirii negocierilor sunt:

Planul de negociere, care se bazează pe informațiile culese, prelucrate și analizate, prezintă următoarele elemente:

definirea și susținerea scopului negocierii; obiectivele maxime și minime;

variantele ofertei de negociere;

variantele de formulări, argumente și contraargumente.

Dosarele de negociere

Informațiile sunt culese, prelucrate, completate cu calcule de analiză și transpuse în următoarele baze de date: dosarul cu specificația tehnică, specificația comercială, situația conjuncturală a pieței privind concurența, cu privire la bonitatea partenerului, precum și cel cu resursele de finanțare.

Dosarul tehnic cuprinde parametrii tehnici și de calitate, toleranțe, garanție tehnică;

Dosarul comercial cuprinde date referitoare la produsele existente pe piață;

Dosarul cu privire la situația conjucturală a pieței face trimitere la alte tranzacții încheiate anterior și la diferite surse de informații despre aspectele tehnice și comerciale;

Dosarul privind concurența cuprinde elemente tehnico-economice semnificative ale concurenței pentru a se putea stabili o poziție proprie;

Dosarul de bonitate a partenerului cuprinde date privind sediul partenerului, situația bunurilor materiale deținute, capitalul financiar, relațiile pe care le are cu diverse firme pe piață, informații de la băncile care îi garantează solvabilitatea, referințe bancare privind bonitatea, relațiile (pe care le are cu autoritățile statului.

Dosarul cu sursele de finanțare. În cazul în care partenerul nu și-a asigurat mijloacele de plată necesare, echipa de negociatori trebuie să contacteze diverse surse de finanțare. Echipa trebuie să-și calculeze bine punctele de vedere, înainte de începerea negocierilor cu privire la posibilitățile și sursele de finanțare.

Un loc aparte în întreg ansamblul problematic îl reprezintă desfășurarea propriu-zisă a negocierilor.

Negocierea reprezintă o formă de comunicare între parteneri, un proces de tatonări, discuții, schimburi de păreri, pentru realizarea unui acord de voință.

Negocierea în jurul obiectului care determină acțiunea, în vederea realizării obiectivelor pe care și le propun partenerii de tratative este, pentru fiecare caz, unică.

Desfășurarea negocierilor cuprinde în principal următoarele faze:

prezentarea participanților, scopul prezenței;

desfășurarea efectivă a tratativelor;

finalizarea tratativelor (după caz, prin semnarea contractelor, întrerupere sau amânare).

Un rol important în menținerea deschisă a negocierilor revine disponibilităților partenerilor de a face concesii și compromisuri în vederea realizării unui acord reciproc acceptabil.

Finalizarea negocierilor constă în încheierea tratativelor și anunțarea rezultatelor, reprezentând întreaga muncă desfășurată în scopul ajungerii, într-un termen prestabilit, la un acord.

Strategii, tactici si tehnici în procesul de negociere

În cadrul negocierilor, fiecare participant încearcă să-și apropie momentul încheierii acordului obținând maximum de avantaje pentru propria firmă. Pentru această reușită se folosesc diverse metode și strategii, tactici și tehnici de negociere în funcție de interesul urmărit și experiența negociatorilor.

Ținând cont de modul în care sunt lansate și acceptate ofertele, există, două categorii de strategii:

strategia deciziei rapide, respectiv contractarea urgentă a mărfii sau obiectului negocierii, când așteptarea nu ar duce la nimic bun;

strategiile în asteptare, când condițiile de convenire a unui contract pot fi îmbunătățite prin tratative și prin trecerea timpului.

Cumpărătorul în situația de dependență trebuie să-și diversifice sursele de aprovizionare, în acest fel va adopta strategia de așteptare, de selectare a ofertelor cele mai convenabile, manifestându-se în momentele cele mai favorabile.

Strategiile de negociere se pot grupa, după scopul urmărit, în:

Strategii care urmăresc acordarea sau obținerea de concesii:

strategii fără concesii, prezintă un grad ridicat de pericol deoarece concesiile sunt elemente așteptate în negocieri. Condițiile în care se poate aplica această strategie sunt:

când părțile participante la tratative au puteri inegale;

când o parte are putere foarte redusă și poate amenința cu trecerea în stare de faliment;

când cealaltă parte dispune de alternative și nu dă semne de hotărâre în încheierea acordului.

Aplicarea acestei strategii poate avea și efecte nescontate, cum sunt:

întreruperea negocierilor, ca urmare a faptului că partenerii se așteaptă ca într-o negociere să se facă concesii iar implementarea acestei strategii este privita ca o ofensă;

strategia poate fi concepută ca un bluff.

strategia fără concesii suplimentare, diferă de prima strategie prin momentul implementării ei, astfel aceasta este introdusa după ce au fost făcute anumite concesii.

strategia efectuării unor concesii doar pentru depășirea unor impasuri. Partea care o folosește conduce tratativele în așa fel încât să se ajungă la un impas și în acel moment printr-o concesie stabilită anterior se obțin termenii propuși inițial;

strategia de a face prima concesie. Este utilizată când se dorește realizarea unui climat plăcut de negociere, reducerea tensiunilor create, asigurarea mișcării viitoare în cadrul negocierii. Partea care face prima concesie așteaptă ulterior o concesie reciprocă.

strategia "win — win" ("câștig — câștig")

Presupune abordarea negocierii de pe poziții aproximativ egale, în care părțile caută soluții care să le satisfacă în cele mai bune condiții propriile așteptăn și dintre acestea să o aleagă pe cea optimă.

strategia ce nu vizează ajungerea la un acord

Este folosită ca strategie a amânării luării deciziei în vederea creării unui avantaj, atunci când se urmărește strângerea unor informații mai concrete despre, partener sau obiectivele negocierii.

strategia acționării în vederea încheierii acordului

Urmează aplicării altor strategii care au polarizat negocierile la un anumit punct în care este preferabil să se obțină un acord ferm asupra termenilor conveniți, decât să se continue negocierea și să se riște pierderea acordului.

În aceste condiții riscul este real deoarece partenerii se pot răzgândi în legătură cu termenii unui acord datorită invocării unor motive: oboseală, apariția unor alternative, fluctuații emoționale etc.

alte strategii de negociere

Strategia “când“ sau strategia momentului de acțiune. Are ca obiect stabilirea momentului în care va fi introdus un element nou în negociere.

strategia “când și cum” sau strategia modului și locului de acțiune.

Capitolul 3. Analiza modului de realizare a atribuțiilor ce aparțin activității de aprovizionare prin prisma calității

Din mulțimea de atribuții aparținătoare activității “aprovizionare”, se detașază un grup ce influențează puternic, din punct de vedere calitativ, activitatea de producție desfășurată la nivel de firmă.

Din acest grup fac parte urmatoarele atribuții:

evaluarea și selectarea furnizorilor;

încheierea de contracte economice cu furnizorii;

urmărirea și realizarea contractelor economice;

asigurarea dimensionării judicioase a stocurilor,

adoptarea de măsuri pentru evitarea formării de stocuri supranormative și preîntâmpinarea ruperilor de stoc;

depozitarea materiilor prime și materialelor.

În continuare, voi prezenta modul în care sunt realizate atribuțiile aparținătoare grupului de atribuții ce au influență hotărâtoare, din punct de vedere calitativ, asupra activității de producție și asupra altor activități desfășurate la nivel de firmă.

3.1.Evaluarea si selectarea furnizorilor

Alegerea furnizorilor a devenit din ce în ce mai mult o adevărată artă. Acțiunea are la bază studiul datelor și informațiilor principale caracteristice fiecărui furnizor.

Criteriile obiective de apreciere a furnizorilor sunt:

modul de derulare a livrărilor – se analizează, dacă au existat diferențe față de termenele de livrare precizate în contract sau stabilite de comun acord cu beneficiarul. Respectarea frecvenței livrărilor de către furnizor este de mare importanță pentru client prin prisma creării lipsei de resurse în stoc provocând stagnări în activitatea de producție a acestuia.

modul de respectare a condițiilor referitoare la cantitatea comandată, sortimentație, calitate solicitată. În funcție de asemenea elemente se stabilește potențialul de livrare al furnizorului.

evoluția în timp a prețurilor de livrare; un furnizor ale cărui prețuri au o evoluție neregulată se poate confrunta cu situații de realizări inconstante managementul său.

Se mai analizează și oferta de asistență tehnică asigurată de cumpărător furnizorului său.

În ceea ce privește furnizorii potențiali evaluarea este mai puțin obiectivă, acțiunea fiind de regulă orientată pe următoarele criterii: capacitatea tehnică de producție, potențialul financiar, experiență pe piață.

Pentru o evaluare reală și complexă este necesar să se țină cont de cât mai multe criterii care să permită caracterizarea furnizorilor pe multiple laturi.

De regulă, criteriile se grupează pe grade de importanță, astfel:

foarte important:

calitate;

preț.

de mare importanță:

timp de satisfacere a comenzilor;

potențial de livrare;

poziție financiară.

importanță medie:

flexibilitate; adaptabilitate;

reputație;

importanța afacerilor trecute.

importanță scăzută:

posibilitatea unor acorduri reciproce.

Exigențele mari în selectarea furnizorilor (care implică un volum mare de muncă) sunt necesare pentru resursele foarte importante din punct de vedere economic și/sau strategic.

Negocierea ca proces, reprezintă un atribut de maximă responsabilitate asumată de specialiști având în vedere complexitatea problematică de referințe, astfel:

definire, obiect, participanți;

tipul specialistului în negociere;

formele și etapele negocierii;

strategii, tactici și tehnici în negociere.

3.2.Formele de concretizare a relațiilor – contractele economice

Finalizarea negocierilor în procesele de vânzare – cumpăre (achiziționare) se concretizează atunci când se ajunge la un acord între partenerii de tratative în întocmirea și încheierea unor instrumente concrete (contracte, comenzi), în cadrul cărora sunt consemnate în totalitate elementele care interesează părțile și asupra cărora s-au înțeles.

De cele mai multe ori, instrumentul principal folosit în concretizarea relațiilor de vânzare-cumpărare este contractul economic, care reprezintă un instrument juridic în respectarea obligațiilor asumate în procesul de negociere, prin acordul deplin al participanților.

Contractul economic asigură garanție și certitudine în asigurarea resurselor materiale sau vânzarea produselor pentru fiecare agent economic (în calitate de cumpărător sau furnizor).

Relațiile economice dintre agenții economici sunt reglementate de Codul Comercial și Codul Civil. Atât raporturile comerciale, cât și cele civile au caracter de drept privat, aspect care evidențiază strânsa legătură dintre aceste instrumente.

Contractul economic de vânzare – cumpărare reprezintă un acord între părți, în virtutea căruia, cel care vinde se obligă să transmită celui care cumpără dreptul de proprietate asupra unui obiect (materie primă, subansamblu), în schimbul unui preț plătit de cel din urmă.

Contractul de vânzare – cumpărare reprezintă:

un acord bilateral, ambele părți au obligații (vânzătorul este obligat să predea lucrul vândut, iar cumpărătorul să plătească prețul);

un acord cu titlu oneros, fiecare urmărește realizarea unui folos în schimbul prestațiilor la care se obligă (vânzătorul urmărește primirea prețului pentru produsul dat, iar cumpărătorul – să intre în posesia acestuia pentru prețul plătit);

un acord de voință, încheiat numai în momentul în care s-a realizat acordul între cumpărător și vânzător cu privire la bunul care se vinde și prețul care se plătește în schimb, fără alte formalități.

Prin încheierea unui contract de vânzare – cumpărare dreptul de proprietate se transmite de la vânzător la cumpărător.

Vânzarea – cumpărarea reprezintă un act de comerț în sensul Codului Comercial (așa cum sunt întotdeauna procesele de aprovizionare – vânzare).

Contractele economice pot fi:

după obiect: contracte de vânzare – cumpărare de bunuri materiala executare de lucrări; prestări de servicii; cercetare științifică.

după orizontul de timp la care se referă: contract pe termen lung, mediu și de scurtă durată;

după forma în care se concretizează: contract scris (comanda scrisă – acceptată și executată în forma emisă, oferta emisă de furnizor, contraoferta unui client acceptată de furnizor fără obiecții); contract verbal (stabilit prin telefon, de exemplu) – formă mai puțin acceptată datorită dificultăților de prezentare a elementelor probatorii.

3.2.1. Conținutul contractului comercial

În concretizarea relațiilor economice de aprovizionare, direct sau subfurnizorat, viabile, un rol deosebit îl constituie conținutul contractului economic. Conținutul trebuie să fie complet, cuprinzător, clar pentru a cointeresa părțile în îndeplinirea obligațiilor ce le revin în condiții de operativitate și eficiență.

În forma generală, contractul de vânzare – cumpărare cuprinde următoarele capitole:

Preambulul contractului

Preambulul precizează părțile contractante și rolul lor (de vânzător/cumpărător); denumirea completă, sediul social, numărul de înregistrare la registrul comerțului sau de la orice altă autoritate națională în domeniu; persoanele fizice împuternicite să reprezinte firmele partenere, funcția acestora și actele în temeiul cărora ele sunt împutenicite să semneze contractul. De regulă, persoana care semnează contractul este conducătorul firmei. În situații reglementate de actele normative în vigoare, acesta poate da împuternicire unui salariat cu funcție de răspundere să semneze contractul în calitatea de reprezentant legal al firmei.

Obiectul contractului

Precizarea obiectului contractului necesită determinarea unor elemente cum sunt:

Denumirea mărfii sau serviciului care fac obiectul contractului trebuie astfel stabilită încât să înlăture din start orice posibilitate de confuzie, de înțelegere greșită. În cazul mărfurilor fungibile (care pot fi înlocuite), datorită faptului că un lot de marfă se poate înlocui cu altul, este suficientă trecerea denumirii complete și a tipului de marfă. Pentru mărfurile nefungibile, și servicii este necesară enumerarea unor elemente care contribuie la individualizarea produsului: tehnologia de fabricație sau execuție, caracteristici tehnice reprezentative, referire la cataloage, prospecte, tip, normă tehnică, mostră, eșantion, marcă de fabricație.

Cantitatea mărfii se determină prin folosirea unităților de măsură. Determinarea se face, de obicei, la locul de expediere a mărfii, dar părțile pot să fíe de acord ca stabilirea acesteia să se facă la locul de destinație, mai ales dacă la locul de expediere nu există instalațiile necesare. De asemenea, se poate conveni să aibă loc o dublă determinare a cantității (la locul de expediție și de destinație) mai ales dacă pe parcursul transportului nu există certitudinea conservării cantitative a mărfii.

În cazurile în care cantitatea nu se poate determina exact de la început, fie datorită caracteristicilor pe care marfa le are, fie din cauza mijloacelor de transport, aceasta se înscrie în contract cu o aproximație indicându-se toleranțele admise la unitatea de măsură și/sau procente.

Calitatea mărfii este unul din cele mai importante elemente care concură la asigurarea competitivității pe piață și se determină prin mai multe metode:

determinarea calității pe baza vizionării mărfii: cumpărătorul examinează marfa și își dă consimțământul asupra încheierii contractului. Metoda se practică în două variante:

clauza: văzut și plăcut, presupune că beneficiarul a vizualizat marfa înaintea încheierii contractului, declarându-se de acord cu calitatea ei, fără a fi nevoie de o descriere tehnică;

clauza: după încercare, presupune că încheierea contractului este condiționată de acceptarea calității de către cumpărător. Încercarea este prevăzută de obicei în perioada de garanție convenită, vânzătorul angajându-se să înlocuiască piesele defecte și să aducă îmbunătățirile necesare pe cheltuiala sa; se aplică la comerțul cu aparatură electronică, utilaje, robotică industrială și automatizare.

determinarea calității "așa cum este": cumpărătorul acceptă marfa chiar fără vizionarea acesteia (se practică în comerțul cu cereale, minereuri).

determinarea calității prin mostre, potrivit căreia vânzătorul pune la dispoziția cumpărătorului o mostră pe baza căreia acesta își dă consimțământul. Mostra poate fi o parte reprezentativă a mărfii, de dimensiuni mici, de obicei fără întrebuințări uzuale, sau un exemplar complet al mărfii. Mostrele îndeplinesc funcția de informare a potențialilor clienți asupra calității mărfurilor.

determinarea calității pe bază de tipuri și dimensiuni uzuale. Tipurile nu reprezintă o marfă reală de care dispune vânzătorul, ci o noțiune abstractă de care trebuie să se apropie cât mai mult calitatea mărfii ce urmează să fie livrată. Tipurile sunt definite prin standarde și norme obligatorii impuse prin autoritatea națională în domeniu și/sau o autoritate internațională.

determinarea calității pe baza de descriere. Este aplicată la comerțul cu materii prime, semifabricate, produse finite, echipamente complexe și instalații, produse și servicii la comandă etc.

Pentru aceasta se fac descrieri amănunțite în anexele la contract.

determinarea calității mărfii pe bază de degustare. Se practică pentru diverse produse alimentare.

determinarea calității prin indicarea mărcii de fabricație, a celei de comerț sau serviciu. Marca de fabricație sau comerț permite individualizarea, identificarea calitativă a unui produs dintr-o gamă de produse similare care pot satisface aceleași nevoi, iar marca de serviciu atestă calificarea și competența organizațiilor specializate în acest scop.

Alegerea uneia sau alteia dintre metodele de determinare a calității mărfii depinde de: particularitățile produsului, gradul de cunoaștere reciprocă a partenerilor, durabilitatea relațiilor dintre aceștia ș.a.

În ceea ce privește răspunderea vânzătorului cu privire, la respectarea calității și cantității mărfii se consideră că el nu și-a îndeplinit obligațiile contractuale în următoarele situații:

când a remis o cantitate în plus sau în minus față de cea stipulată în contract, peste limita de toleranță admisă;

dacă a livrat altă marfa decât cea prevăzută în contract, sau alt produs neconform cu mostrele sau modelele trimise cumpărătorului;

în cazul în care marfa nu posedă calitățile necesare pentru utilizare comercială.

În situația în care cumpărătorul constată că marfa nu corespunde cu ceea ce s-a prevăzut în contract, procedează la precizarea naturii defecțiunii și îl invită pe vânzător să constate la fața locului starea mărfii. Cumpărătorul pierde dreptul de a beneficia de despăgubiri dacă nu-1 înștiințează pe vânzător de cele constatate într- un timp util de la data la care a efectuat sau ar fi trebuit să efectueze examinarea.

Cumpărătorul care a reclamat la timp deficiențele constatate poate să pretindă: executarea în continuare a contractului, rezilierea acestuia, reducerea prețului, plata unor penalității.

Executarea în continuare a contractului poate fi cerută de către cumpărător în următoarele moduri: repararea deficiențelor constatate, pretinderea de penalități care nu pot însă depăși paguba produsă.

Rezilierea contractului poate fi cerută de către cumpărător în situația în care deficiențele constituie contravenții esențiale la contractul încheiat.

Cumpărătorul care nu a obținut executarea contractului și nici nu l-a declarat reziliat poate să pretindă reducerea prețului în proporția în care valoarea pe care o avea marfa în momentul încheierii contractului a fost redusă prin deficiențele constatate.

Ambalarea și marcarea mărfii

Ambalajul constituie o componentă a strategiei comerciale și trebuie să îndeplinească o serie de cerințe: să fie ușor pentru a facilita manipularea, să fie rezistent și să protejeze marfa, să fie estetic.

În contractul de vânzare – cumpărare sunt necesare precizări cu privire la faptul dacă ambalajul trece în proprietatea cumpărătorului sau rămâne în cea a vânzătorului și doar se împrumută cumpărătorului.

Prețul ambalajului se stipulează în contract prin una din următoarele clauze:

neto – potrivit căreia vânzătorul nu pretinde nimic pentru ambalaj, costul acestuia fiind inclus în cel al mărfii;

neto plus ambalajul – vânzătorul calculează separat prețul ambalajului;

bruto per neto – arată că ambalajul va fi calculat la prețul unitar al mărfii.

3.2.2. Prețul în contract

Prețul constituie, alături de calitate, unul dintre cele mai importante elemente ale contractului, asupra căruia se concentrează în general negocierea, cu o mare putere de influență în determinarea gradului de competitivitate a produselor și serviciilor.

Prețul reprezintă obiectul obligației cumpărătorului.

Prin negociere sau pe baza uzanțelor trebuie obligatoriu precizate unele aspecte legate de prețul mărfii, cum ar fi: cantitatea pentru care se calculează prețul, reducerile de preț pe care le acordă vânzătorul cumpărătorului.

Reducerile asupra prețului convenit de care poate beneficia cumpărătorul din partea vânzătorului sunt:

scontul – acordat clienților care plătesc înainte de termenul normal de scadență;

rabatul – acordat asupra prețului de vânzare convenit prealabil, din cauza unor defecte calitative sau neconformități cu obiectul contractului,

remiza – acordată de obicei asupra prețului de vanzare luând in calcul de exemplu importanta vânzării și care este calculată în general prin aplicarea unui anumit procent asupra prețului de livrare.

În realitatea economică pot apărea și riscuri de preț datorită neconcordanței, în timp a valorii tranzacției, respectiv în momentul încheierii contractelor și momentul încasării sau al plății. Astfel în contract se precizează clauze asiguratorii împotriva riscului de preț (clauza de indexare a prețului, clauza de renegociere a prețului, clauza prețului escaladat).

3.2.3. Condiții de livrare

Constau în stabilirea condițiilor legate de determinarea locului și momentului în care odată cu trecerea mărfurilor de la furnizor la cumpărător se transferă cheltuielile și riscurile pe care le implică livrarea.

3.3. Controlul tehnic de calitate și recepția mărfurilor

Recepția se precizează ca formă, loc și condiții de desfășurare. Se identifică după caz instrumentele și metodele de recepție.

Ca loc, recepția se desfășoară la furnizor dacă prin contract nu se prevede altfel. În toate cazurile operația se execută de către firma care primește mărfurile; se poate recurge la autorecepția mărfurilor (operația se execută de către furnizor), dacă delegatul beneficiar nu se prezintă la termenul stabilit prin contract, sau în situația în care părțile au convenit să utilizeze această modalitate de verificare la livrare. Recepția la furnizor sau autorecepția nu exclude efectuarea operației și la cumpărător, ci dimpotrivă aceasta se face obligatoriu în scopul:

prevenirii pătrunderii în depozitul firmei a unor materiale necorespunzătoare calitativ;

evidențierii eventualelor pierderi, degradări, sustrageri cantitative pe parcursul transportului sau datorate furnizorului.

Ca modalitate, recepția se poate efectua:

pe loturi de fabricație, specifică produselor care se realizează din aceeași șarjă; din punct de vedere tehnic se presupune că fiecare eșantion din produsul realizat în aceeași șarjă îndeplinește aceleași condiții calitative;

bucată cu bucată, se aplică în cazul produselor complexe, cu tehnicitate ridicată sau cu valoare mare;

prin sondaj, pentru produsele care se livrează în cantități mari și care au un grad mai mic de complexitate.

3.4. Condițiile de plată

Între livrarea mărfii și executarea plății există o strânsă legătură, acestea fiind, de fapt, principalele obligații ale părților contractante.

Astfel, vânzătorul poate să se opună remiterii mărfii cumpărătorului la locul de destinație, până în momentul în care plata va fi efectuată de către acesta, iar cumpărătorul, la rândul său, poate să refuze plata înainte de a avea posibilitatea să examineze marfa achiziționată.

De regulă, condițiile de plată se referă la determinarea locului și termenului de decontare a prețului, la modalitatea de plată, garanțiile oferite cumpărătorului și documentele necesare.

Modalitatea de plată constituie mecanismul prin care documentele ce atestă livrarea mărfii și reprezintă marfa, sunt trimise cumpărătorului. în schimbul documentelor, acesta va trebui să plătească prețul convenit sau să se angajeze printr-un instrument de plată că va plăti ulterior, într-un termen prestabilit.

3.5. Remiterea documentelor

În situația în care vânzătorul este obligat prin contract să remită cumpărătorului documentele care se referă la marfa tranzacționată, el trebuie șă se achite de această obligație, în locul și momentul prevăzute în contract.

În afara documentelor obișnuite, se cer, de regulă, certificatele de origine și calitate, documentele de transport și asigurare.

Soluționarea litigiilor

În ipoteza în care litigiile nu pot fi preîntâmpinate, în contract se include clauze care tind la soluționarea pe cale amiabilă, prin tratative sau negocieri. în cazul în care nu se pot soluționa pe cale amiabilă, partenerii recurg la justiție pe cale juridică.

Orice contract conține în încheiere dispoziții referitoare la transmiterea către terțe persoane a drepturilor și obligațiilor contractuale.

Capitolul 4. Studiu de caz privind aprovizionarea

la S.C. Girexim Universal S.A.

4.1. Prezentarea societății

S.C. GIREXIM UNIVERSAL S.A., societate pe acțiuni cu capital integral privat, a fost înscrisă la Registrul Comerțului din județul Argeș sub numărul J03/942/1996 și are sediul social în Pitești, B-dul I.C. Brătianu, bl.A3, Et.1, Ap.4, judet Arges.

Durata societății este nelimitată de la data actului de înființare.

Adunarea Generală a acționarilor este organul de conducere al societății, care decide asupra activității acesteia și asupra politicii ei economice și comerciale.

Adunarile Generale sunt ordinare și extraordinare.

Conducerea curentă a activității se asigură de consiliul de administratie.

Capitalul social al societății este de 3.082.913 lei din care, 32.570 lei numerar și 3.050.343 lei aport numerar. Capitalul social este divizat in 75.193 actiuni, fiecare în valoare de 41 lei.

Participarea la beneficii și pierderi este conform aportului la capital.

Capitalul social poate fi majorat pe baza adunării generale extraordinare a acționarilor prin emiterea de noi acțiuni.

Societatea își desfășoară activitatea pe raza judetului Arges precum și în Motatei și București.

Obiectul principal de activitate îl reprezintă “Tratarea și eliminarea deșeurilor nepericuloase”, cod CAEN 3821.

Printre activitățile secundare ale firmei se enumeră comerțul cu amănuntul cu:

produse electronice (televizoare, combine muzicale, camere video, camere foto, radiatoare etc. promovând mărci ca: Sony, Samsung, Panasonic, Philips, LG, Orion, Zass);

produse electrocasnice (frigidere, combine frigorifice, mașini de spălat, aragaze, cuptoare cu microunde, hote, aspiratoare, roboți și alte accesorii de bucătărie, aparținând unor mărci ca: Arctic, Ariston, Indesit, Whirlpool, Bosch, Daewoo, Gorenje, Siemens, Philips, Moulinex, Braun, Zass, Rohnson);

birotică, tehnică de calcul, telefoane.

Cele mai multe contracte pentru activitatea de comerț cu produse electronice, electrocasnice, birotică, tehnică de calcul etc. sunt încheiate cu persoane fizice cu plata eșalonată sau cash.

Gama produselor comercializate se adresează persoanelor fizice care dețin ponderea cea mai mare precum și persoanelor juridice.

Calitatea serviciilor oferite, service în garanție și postgaranție, preț accesibil, transport gratuit la domiciliu sunt argumente în favoarea orientării clienților spre societatea noastră.

Unul dintre cel mai important avantaj oferit de noi este practicarea unui sistem de plăți eșalonate în șase luni fără dobândă.

Concurența de pe piată obligă societatea la adaptări de ordin calitativ și funcțional. Unul din obiectivele strategice ale societății este acela că serviciile oferite de noi precum și produsele comercializate să poata concura cu produsele altor societăți.

Societatea noastră prestează și servicii reprezentând lucrări de:

construcții;

canalizare, curătire, decolmatarea rețelelor de canalizare (pluviale, menajere, industriale);

igienizare canale, fose, bazine.

Pentru activitatea de prestări servicii, societatea noastră are încheiate contracte cu diverși clienți:

Automobile Dacia pentru reabilitare rețele exterioare pluviale, industriale și menajere, dar și curățire, dezinfecție la turnurile de răcire apă recirculată;

Petrom S.A., pentru colectare (vidanjare) ape reziduale și menajere;

Hidroconstrucția S.A., pentru lucrări de curățire nămoluri și reziduri usoare , desfundare canalizări, lucrări de vidanjare;

Eurial Invest S.RL., pentru lucrări de curățire nămoluri și reziduri ușoare , desfundare canalizări, lucrări de vidanjare;

4.2. Evaluarea furnizorilor de produse/servicii

În evaluarea furnizorilor se va ține cont de aptitudinea acestora de a satisface cerințele specificate, dată fiind condiția ca pentru produsul livrat/serviciul prestat, capabilitatea furnizorului să fie corespunzătoare prin:

analiza rezultatelor anterioare în furnizarea de produse, prestarea de servicii/lucrări similare;

analiza competitivității pe piață a furnizorului;

analiza calității produselor aprovizionate, prețuri, promptitudine în livrare și viteza de răspuns la problemele apărute;

experiența publicată de alți utilizatori.

În evaluarea furnizorilor se ține cont de următoarele criterii:

performanțele anterioare în furnizarea aceluiași tip de produs/serviciu sau a unui produs similar stau la baza aprecierii competenței furnizorului;

în cazul furnizorilor noi, performanțele acestora dovedite pe piața de profil.

Toate documentele referitoare la furnizori sunt păstrate de compartimentul Aprovizionare în “Dosarul furnizorilor de produse/servicii/lucrari”. Acest dosar conține date despre:

cantitățile de produse furnizate/tipul de servicii/lucrări prestate;

calitatea produsului furnizat/serviciului furnizat;

respectarea termenelor de livrare;

respectarea obligațiilor contractuale;

chestionar de evaluare completat;

abateri ale produsului aprovizionat.

Pentru fiecare furnizor se inițiază o Fișă de evaluare a furnizorului (anexa 2), în care sunt menționate criteriile de evaluare a furnizorilor în baza cărora se actualizează Lista furnizorilor acceptați.

În urma evaluării furnizorilor, rezultatul evaluării este consemnat de către persoanele responsabile cu aprovizionarea în Fișa de evaluare a furnizorului.

Persoanele responsabile cu aprovizionarea acordă punctaje atât pe baza colaborărilor anterioare cât și a informațiilor primite de la utilizatorii produselor respective.

Persoanele responsabile cu aprovizionarea țin evidența furnizorilor aprobați în Lista furnizorilor.

Neconformitățile descoperite la primirea produselor aprovizionate sau în timpul utilizării acestora cât și modul de soluționare sunt comunicate persoanelor responsabile cu aprovizionarea. Pentru o bună analiză și evaluare anuală a furnizorilor, aceștia înregistrează aceste informații legate de neconformitățile descoperite în Fișa de evaluare a furnizorului.

Neconformitățile descoperite sunt înscrise în fișa de neconformitate și vor fi analizate de către persoanele responsabile cu aprovizionarea. În urma acestor neconformități persoanele responsabile cu aprovizionarea hotărăsc menținerea sau ștergerea furnizorului din Lista furnizorilor .

Retragerea furnizorului din “Lista furnizorilor acceptați” are loc atunci când :

furnizorul nu și-a îndeplinit obligațiile contractuale;

sunt constatate abateri ale produsului aprovizionat în timpul exploatării, așa cum rezultă din înregistrările existente în dosarul furnizorului.

Anual persoanele responsabile cu aprovizionarea la S.C. Girexim Universal S.A. reevaluează furnizorii cuprinși în Lista furnizorilor. În cazul în care furnizorii nu mai îndeplinesc criteriile pe baza cărora au fost acceptați, persoanele responsabile cu aprovizionarea împreună cu Directorul de vânzări hotărăsc menținerea sau ștergerea acestora din listă. În cazul în care este decisă ștergerea furnizorului din Lista furnizorilor, persoanele responsabile cu aprovizionarea datează și motivează acest lucru în Lista furnizorilor.

Fig.4.1. Evaluarea furnizorilor

Principalii furnizori de produse ai S.C. Girexim Universal S.A. sunt în general cei cu care societatea colaborează de foarte mulți ani și care nu au creat probleme.

Pentru activitatea de comerț, deși societatea are mai multe contracte încheiate cu diverși furnizori mari, printre care S.C. Marelvi Impex S.R.L., S.C. Skin Media S.R.L., S.C. Lg România S.R.L., S.C. Dante Internațional S.R.L., S.C. Dedeman S.R.L., S.C. BSH Electrocasnice S.R.L., S.C. Gorenje Romania S.R.L., S.C. Royal Computers S.R.L., S.C. Scop Computers S.A.., S.C. Ily Phone S.R.L., S.C. Asbis Romania S.R.L., S.C. Network One Distribution S.R.L., persoanele responsabile cu aprovizionarea recurg din ce în ce mai des la aprovizionarea de pe platformele on-line datorită ofertelor din ce în ce mai mari cât și a sistemului de lucru destul de flexibil.

Dintre aceste platforme, cele la care responsabilul cu aprovizionarea recurge din ce în ce mai des sunt:

www.emag.ro;

www.cel.ro;

www.altex.ro;

www.f64.ro;

www.nod.ro;

www.media-galaxy.ro.

În continuare voi expune, pentru comparație, situația relației cu principalii furnizori de produse în perioada 2013- 2015.

Tabelul 4.1. Achiziții produse 2013-2015

Principalii furnizori de servicii ai S.C.Girexim Universal S.A sunt:

S.C. Romtelecom S.A.;

S.C. Rcs & Rds S.A;

S.C. Orange România S.A.;

S.C. Omv Petrom Marketing S.R.L;

S.C. Jud Pază și Ordine AG S.R.L.;

S.C. Nufărul S.A.

Deși până în prezent majoritatea furnizorilor de servicii au fost singurii care ofereau aceste servicii în zona în care S.C. Girexim Universal S.A. își desfășoară activitatea, în ultimul timp au început să apară din ce în ce mai multe societăți dispuse să ofere aceleași servicii la tarife mult mai mici.

În continuare voi expune, pentru comparație, situația relației cu principalii furnizori de servicii în perioada 2012-2015.

Tabelul 4.2. Achiziții servicii 2013-2015

4.3. Căutarea și selectarea furnizorilor noi

Furnizorii noi sunt evaluați și selectați de către persoanele responsabile cu aprovizionarea pe baza capabilității acestora de a furniza un produs în concordanță cu cerințele societății. S.C. Girexim Universal S.A. are stabilite criterii de selecție, de evaluare și de reevaluare. Persoanele responsabile cu aprovizionarea la S.C. Girexim Universal S.A. în selectarea furnizorilor noi țin cont de:

calitatea produselor și a serviciilor furnizate;

nivelul prețurilor produselor (serviciilor);

respectarea termenelor și condițiilor de livrare,

termenele de plată practicate.

Pentru căutarea și selectarea furnizorilor noi, persoanele responsabile cu aprovizionarea parcurg următoarele etape:

căută furnizorii pe baza necesarului de produs/serviciu solicitat de catre client;

solicită oferte de la mai mulți furnizori și împreună cu Directorul de vânzări hotărăsc furnizorul cu oferta cea mai bună;

în cazul în care oferta unui furnizor este acceptată acest furnizor este trecut în Lista furnizorilor.

În activitatea de negociere a contractelor privind aprovizionarea la S.C. Girexim Universal S.A. sunt folosite echipe formate dintre membrii propriului personal și nu se apelează la echipe specializate. Personalul delegat pentru activitatea de negociere trebuie să aibă în vedere:

discount-uri pentru produsele/serviciile achizițonate;

bonusuri trimestiale și anuale în funcție de volumul de produse/servicii achiziționate;

termenele de plată.

Un criteriu destul de important în selectarea noilor furnizori este și termenul și metoda de plată practicată de furnizori.

Majoritatea furnizorilor S.C. Girexim Universal S.A. au ca termen de plată 30 de zile de la data emiterii facturii și ca metodă de plată preferă biletul la ordin, dar, există și societăți cu termene de plată mai mari și plățile se fac cu ordin de plată, la data scadenței, conform contractului.

4.4. Aprovizionarea

În cadrul societății Girexim Universal S.A. persoana responsabilă cu aprovizionare:

elaborează comenzile de aprovizionare;

trimite comenzile de aprovizionare furnizorilor, nu înainte ca acestea să fie aprobate de către Directorul General;

menține evidența furnizorilor;

asigură recepția, verificând actele specifice însoțitoare ale produselor aprovizionate (Certificat de garanție, Declarații de conformitate), consemnând în NIR produsele intrate;

realizează interfața cu furnizorii, pentru a soluționa neconformitățile apărute în procesul de aprovizionare;

implementează acțiunile corective și preventive dispuse la nivel de compartiment;

comunică șefilor ierarhici superiori neconformități identificate la nivel de compartiment;

respectă toate normele de calitate în vigoare.

Activitatea de aprovizionare din cadrul organizației se desfășoară pentru :

comerț cu ridicata și amănuntul de produse electronice, electrocasnice, birotică, tehnică de calcul;

executare construcții civile și industriale;

activități de salubritate;

colectare, tratare și eliminare deșeuri;

activități de decontaminare;

În vederea asigurării calității acestor servicii și produse, se va realiza, înainte de emiterea comenzii sau de încheierea contractului, o evaluare a furnizorilor.

4.4.1. Stabilirea necesarului de aprovizionat

Pentru furnizarea de produse/servicii/lucrări, personalul organizației elaborează Necesarele de aprovizionare, pe baza cărora se vor întocmi comenzi/contracte pentru a fi transmise furnizorilor acceptați, nu înainte de a fi analizate și aprobate de Directorul General.

Orice modificare a comenzii/contractului este analizată în același mod ca și documentul inițial. Modificările comenzilor/contractelor (diminuări, suplimentări, sistări, anulări,) sunt analizate de către conducerea organizației pentru a lua deciziile ce se impun.

Fig.4.2. Procesul de aprovizionare

4.4.2. Cererea de ofertă

În funcție de comenzile primite și a contractelor existente persoanele responsabile cu aprovizionarea solicită oferte furnizorilor verbal sau în scris.

Cererea de ofertă scrisă conține:

date de identificare ale părților,

denumirea produselor sau a serviciilor solicitate.

În cazul în care oferta este solicitată verbal, persoanele responsabile cu aprovizionarea comunică furnizorului denumirea produselor sau a serviciilor solicitate.

4.4.3. Lansarea comenzilor

Răspunsul furnizorului este analizat de către persoanele responsabile cu aprovizionarea, care se consultă după caz cu Directorul general.

Aprovizionarea pe bază de comandă este realizată de către persoanele responsabile cu aprovizionarea sau de către o persoană desemnată de către acesta . Comenzile scrise sunt întocmite de către persoanele responsabile cu aprovizionarea pe baza necesarului de produse și servicii stabilit.

În cazul în care aprovizionarea este efectuată pe bază de Contract, acesta este primit de la furnizor de către Directorul general, care îl analizează din punct de vedere al conformității, după cum este cazul, cu Oferta primită de la acesta și/sau cu Comanda, care au stat la baza elaborării acestuia. Directorul general este cel care semnează contractele încheiate cu furnizorii de produse/servicii.

Contractul este gestionat de către Directorul general, care are grijă ca un exemplar să fie restituit la furnizor.

4.4.4. Recepția produselor aprovizionate

La primirea produselor:

persoana responsabilă cu aprovizionarea verifică concordanța între produsele care au fost comandate și ceea ce furnizorul a trimis împreună cu Factura fiscală. În cazul în care produsele au fost trimise conform comenzii trimise către furnizor, persoana responsabilă cu aprovizionarea semnează factura fiscala. În cazul în care există diferențe între comanda trimisă către furnizor și produsele primite de la acesta se încearcă remedierea problemelor împreuna cu furnizorul;

persoana responsabilă cu aprovizionarea verifică existența Declarațiilor de conformitate cât și a Certificatelor de garanție pentru produsele aprovizionate, pe care le gestionează;

gestionarul verifică: conformitatea produselor primite cu înregistrările din Factura fiscală/Avizul de însoțire a mărfii, cantitatea și tipul produsului aprovizionat, integritatea ambalajelor și a produselor primite. În caz de conformitate asigură depozitarea produselor primite și comunică persoanei responsabile cu aprovizionarea posibilitatea întocmirii Notei de intrare recepție.

persoana responsabilă cu aprovizionarea întocmește Nota de intrare recepție, pe care o semnează împreună cu Gestionarul.

4.4.5. Achitarea produselor/serviciilor achiziționate

Achitarea produselor/serviciilor achiziționate la S.C. Girexim Universal S.A se poate efectua:

cash;

cu ordin de plată;

cu bilet la ordin.

Termenul scadent este stabilit de comun acord, în momentul încheierii contractelor cu furnizorii de produse/servicii.

4.5. Propuneri de îmbunătățire a managementului calității în serviciul de aprovizionare la S.C. Girexim Universal S.A.

Analizând modul de exercitare a atribuțiilor aparținătoare activității de aprovizionare la S.C. Girexim Universal S.A. este necesar a se identifica, posibilități de îmbunătățire care să poată contribui la creșterea calității acestora.

Evaluarea și selectarea furnizorilor, reprezintă un punct important pentru creșterea calității activității de aprovizionare, deoarece, calitatea produselor achiziționate depinde în totalitate de furnizor. În evaluarea unui furnizor trebuie să se țină cont de posibilitatea lor de a realiza produse la calitatea necesară, variabilitatea lor comercială și financiară, capacitatea lor de a respecta termenele stabilite pentru livrări.

Metodologia de evaluare a furnizorului

Pentru ca produsele cumpărate de la furnizori să corespundă din punct de vedere calitativ este necesar, ca persoanele care se ocupă de aprovizionare, să evalueze posibilii furnizori, din punct de vedere al capacității de a produce produsele la calitatea cerută de beneficiar.

Selectarea furnizorilor, se face după o alegere bazată pe evaluarea aptitudinii lor de a respecta calitatea cerută, termenele de livrare, cantitatea solicitată la o livrare, prețul și capacitatea de arezolva aceste probleme în timp.

Încheierea de contracte economice

Un contract economic trebuie să cuprindă : relația societății cu furnizorii, planul de supraveghere a calității produselor aprovizionate, sistemul de evaluare a performanțelor furnizorilor, tratarea produselor neconforme, identificarea și depozitarea produselor aprovizionate.

Urmărirea, supravegherea și recepția

Urmărirea comenzilor, supravegherea furnizorilor și condițiile de recepție a produselor iau forme diferite în funcție de natura produselor și a relațiilor contractuale.

Concluzii

Realizarea unei calități corespunzătoare, în domeniul “aprovizionare”crează premize favorabile obținerii unor rezultate de calitate de către firmă, fapt ce duce la îmbunătățirea calității societății.

Funcționare eficientă a unei societăți comerciale în contextul actualei economii de piață reprezintă un obiectiv important, poate chiar scopul fundamental al activității acesteia. Prin funcționare eficientă, în cazul unei societăți, acest lucru înseamnă profit.

Secretul unei companii de succes stă în modul în care aceasta își gestionează capitalul, economisește și își crește profitul. Economiile unei firme se fac pe tot parcursul lanțului de aprovizionare-redistribuire, însă punctul cheie al unei economii este alegerea unui furnizor care oferă acel echilibru dintre calitate-preț. Nu este întotdeauna înțelept să mergem pe varianta produsul cel mai ieftin, acest lucru ducând în timp la pierderea cotei de piața, inclusiv la pierderea profitului. Pentru a construi compania este nevoie de viziune, acest lucru calculandu-se în cât suntem dispuși să investim pentru imagine.

Achizițiile sunt punctul cheie al unei afaceri, locul unde începe armonizare intereselor, acest lucru ducând la contractele cadru – pilonul oricărei companii de succes.

Bibliografie

1. ISO 9001:2015-Sisteme de management al calității;

2. ISO 9001:2000;

3. ***** – Capital-20.02.2014;

4. ***** – Capital, NR. 42/1997;

5. ***** – Revista de Comerț NR.7/2004;

6.***** – Revista de Marketing, Management, NR. 1-2/2002; NR. 5/2004;

7. A.L.Ristea, ș.a.(1995) – Tehnologie comercială", București, Ed. Expert;

8. A.L.Ristea, ș.a., (1996) – Distribuția mărfurilor, București, Ed. Didactică și Pedagogică;

9. Alexandru Boroiu, (2010) – “Instrumente statistice utilizate în managementul calității”, Editura Universității din Pitești;

10. Bășanu Gheorghe și Pricop Mihai, (1996) – "Managementul aprovizionării și desfacerii", Ed. Economică;

11. Boroiu Alexandru, (2013) – "Managementul integrat al calității", Editura Universității din Pitești;

12. Constantin Brăgaru, -“Managementul calității”, Universitatea “Nicolae Titulescu”, București;

13. Constantin Drăghici, Daniela Mihai, (2004), “Managementul aprovizionării”, Editura Universitaria, Craiova;

14. Crenguța Ileana Tomescu, (2010), “Managementul calității”, Editura Universității din Pitești;

15. Lucreția Mariana Constantinescu, (2006), "Managementul calității totale", Editura Bibliotheca Târgoviște;

16. Marieta Olaru, (1999) – “Managementul calității”, Editura Economică București;

17. Marieta Olaru, Alexandru Isaic-Maniu, Viorel Lefter, Nicolae Al.Pop, Sorin Popescu, Nicolae Drăgulănescu, Luminița Roncea, Cristian Roncea, (2000), "Tehnici și instrumente utilizate în managementul calității ", Editura Economică București;

18. Oana Luminița Voicu, Eugenia Antonescu, Nicolae Cîrjilă, (2013), “Fundamentele tehnologiei și merceologiei. Managementul calității”, Editura Independența Economică;

19. Ovidiu Nicolescu, Verboncu Ion(1995) -Management, Editura Economică, București

20. Unctad/Gattiso (1997) -Manualul sistemului calității, Editura Tehnica, București

21. Lijian Lu, Yaozhong Wu, (2014), European Journal of Operational Research, disponibil la www.elsevier.com/locate/ejor, Accesat la data: 13.12.2014;

22. Mehmet SekipAltug, AlpMuharremoglu, (2010), Int. J. Production Economics, disponibil la www.elsevier.com/locate/ejor, Accesat la data: 13.12.2014;

23. Iris Heckmann, TinaComes, StefanNickel, (2013), Omega, disponibil la www.elsevier.com/locate/ejor, Accesat la data: 13.12.2014;

24. StefanU.Hoejmose , JohanneGrosvold, AndrewMillington, (2013), Journal of Purchasing & Supply Management, disponibil la www.elsevier.com/locate/ejor, Accesat la data: 13.12.2014;

25. Roger Burritt, Stefan Schaltegger, (2014), The British Accounting Review, disponibil la www.elsevier.com/locate/ejor, Accesat la data: 13.12.2014;