Managementul Calitatii In Transporturile Navale
CUPRINS:
CAPITOLUL 1
ASPECTE PRIVIND CODUL INTERNAȚIONAL DE MANAGEMENT AL SIGURANȚEI – CODUL ISM…………………………………………………………………………… 5
1.1 Considerații generale cu privire la Codul ISM- Codul Managementului pentru Siguranța Operațiunilor de la bordul Navelor și pentru Prevenirea Poluării ……… 5
1.2 Definiții ……………………………………………………………………………………………………… 8
1.3 Obiective ale Codului ISM …………………………………………………………………………. 10
1.4 Adoptarea și acceptarea Codului ISM ……………………………………………………….. 12
CAPITOLUL 2
SISTEMUL DE MANAGEMENT AL SIGURANȚEI (SMS) APLICAT LA NAVA „DUNĂREA” APARȚINÂND COMPANIEI NAVTRANS S.A GALAȚI ………… 15
2.1 Politicile companiei …………………………………………………………………………………… 15
MANUALUL POLITICII COMPANIEI PRIVIND SIGURANȚA NAVEI ȘI A NAVIGAȚIEI ȘI PROTECȚIA MEDIULUI MARIN ……………………………………… 15
2.1.1 DECLARAȚIILE COMPANIEI …………………………………………………………….. 15
1.1 Compania …………………………………………………………………………………………………. 15
2.1 Politica privind ocrotirea sănătății, protecția muncii, siguranța navei și a navigației, precum și protecția mediului ………………………………………………………….. 19
2.2 Politica privind abuzul de alcool și de droguri ……………………………………………. 23
2.3 Politica privind pregătirea personalului …………………………………………………….. 24
6.1 Numirea comandantului ……………………………………………………………………………. 30
6.2 Asigurarea echipajelor ………………………………………………………………………………. 31
6.3 Familiarizarea cu nava și cu instalațiile sale ……………………………………………….. 33
6.4 Cunoașterea reglementărilor relevante ………………………………………………………. 33
6.5 Pregătirea personalului ……………………………………………………………………………… 33
6.6 Informațiile despre ISM …………………………………………………………………………… 34
6.7 Comunicarea – documentarea ………………………………………………………………….. 35
6.8 Personalul de la uscat ……………………………………………………………………………….. 35
7.1 Operațiunile supuse supravegherii Ia bord ……………………………………………….. 37
7.2 Operațiunile speciale la bordul navei ………………………………………………………… 37
7.3 Operațiunile critice la bordul navei …………………………………………………………… 38
8.1 Planurile de urgență ………………………………………………………………………………….. 38
8.2 Exercițiile de urgență ………………………………………………………………………………… 39
8.3 Organizarea intervențiilor …………………………………………………………………………. 40
8.4 Întreținerea echipamentelor de salvare și de stins incendii …………………………. 40
9.1 Nonconformitătile la SMSRapoartele ………………………………………………………… 41
Analizarea rapoartelor ……………………………………………………………………………… 42
10.1 Inspecțiile interne, statutare și de clasă …………………………………………………….. 43
Evidența lucrărilor de întreținere ………………………………………………………….. 43
Sistemele critice …………………………………………………………………………………….. 44
11.1 Manualul politicii companiei privind siguranța navei și a navigației
și protecția mediului marin……………………………………………………………………………… 45
11.2 Manualul procedurilor companiei ……………………………………………………………. 46
11.3 Documentele din nivelul III ……………………………………………………………………… 46
11.3.1 Instrucțiunile generale ale companiei ……………………………………………………. 46
11.3.2 Manualul carturilor pe puntea de comandă ………………………………………….. 46
11.3.3 Manualul carturilor în compartimentul mașini ……………………………………… 46
11.3.4 Manualul de protecție a muncii …………………………………………………………….. 47
11.3.5 Planul de urgență al companiei în caz de accidente majore ……………………. 47
11.3.6 Planul de urgență în caz de poluare cu hidrocarburi la bord ………………….. 47
11.3.7 Manualul de pregătire SOLAS ……………………………………………………………… 48
11.3.8 Resursele umane …………………………………………………………………………………… 48
11.3.9 Circularele către flotă …………………………………………………………………………… 48
11.3.10 Registrul formularelor tipizate ale companiei ………………………………………. 49
11.4 Controlul documentelor …………………………………………………………………………… 49
11.5 Schema sistemului managementului de siguranță …………………………………….. 50
13.1 Evidența documentelor ……………………………………………………………………………. 52
2.2 Procedurile companiei ………………………………………………………………………………. 53
PC 01 – RESPONSABILITATEA ȘI AUTORITATEA COMPANIEI ……………… 53
PC 02 – ANALIZĂ MANAGERIALĂ …………………………………………………………….. 62
PC 03 – CONTROLUL DATELOR ȘI DOCUMENTELOR …………………………….. 65
PC 04 – CONTROLUL DOCUMENTELOR DE LA TERȚI ……………………………. 71
PC 05 – PERSONALUL COMPANIEI ……………………………………………………………. 74
PC 06 PREGĂTIREA PERSONALULUI ……………………………………………………… 79
PC 07 – PREGĂTIREA PENTRU SITUAȚII DE URGENȚĂ ………………………….. 86
PC 08 CONTROLUL NECONFORMITĂȚILOR, ACCIDENTELOR ȘI INCIDENTELOR PERICULOASE ………………………………………………………………… 92
PC 09 – INSPECTAREA NAVEI ȘI A INSTALAȚIILOR SALE DE BORD ……. 97
PC 10 – ÎNTREȚINEREA, REPARAREA ȘI ANDOCAREA NAVEI …………….. 102
PC 11 – AUDITUL INTERN DE SIGURANȚĂ ……………………………………………… 107
PC 12 – COMUNICAREA ……………………………………………………………………………. 110
PC 13 – CERTIFICAREA NAVEI PENTRU EXPLOATARE ……………………….. 119
PC 14 – PROTECȚIA MUNCII SI A MEDIULUI MARIN ……………………………. 122
S01 SISTEMUL MANAGEMENTULUI DE SIGURANȚĂ …………………………… 127
S02 ACHIZIȚIILE ȘI SERVICIILE ……………………………………………………………… 128
S03 DESERVIREA PERSONALULUI ………………………………………………………….. 128
S04 RAPORTAREA AVARIILOR ȘI ACCIDENTELOR ……………………………… 129
S05 COMUNICAȚIILE ………………………………………………………………………………… 129
S06 STAȚIONAREA NAVEI ÎN PORT ………………………………………………………… 148
S07 OPERAȚIUNI DE ÎNCĂRCARE DESCĂRCARE …………………………………. 130
S08 EXERCIȚIILE DE URGENȚĂ ……………………………………………………………… 131
S09 OPERAȚIUNI MARINE ……………………………………………………………………….. 131
S10 OPERAȚIUNI COMERCIALE ……………………………………………………………… 131
S11 OPERAȚIUNI TEHNICE ………………………………………………………………………. 132
CAPITOLUL 3
PROCEDURA DE CERTIFICARE PENTRU NAVĂ ȘI COMPANIE …………… 133
3.1 Prevederi generale …………………………………………………………………………………… 133
3.2 Procedura de certificare ………………………………………………………………………….. 134
3.3 Certificatul DOC …………………………………………………………………………………….. 135
3.3 Certificatul SMC …………………………………………………………………………………….. 137
3.4 Documentul de conformitate interimar si certificatul de management al siguranței interimar ……………………………………………………………………………………… 138
CAPITOLUL 4
FORMAREA AUDITORILOR …………………………………………………………………….. 141
CAPITOLUL 5
CONCLUZII ………………………………………………………………………………………………… 145
6. BIBLIOGRAFIE ………………………………………………………………………………………. 150
CAPITOLUL 1
ASPECTE PRIVIND CODUL INTERNAȚIONAL DE
MANAGEMENT AL SIGURANȚEI- CODUL ISM
1.1 Considerații generale cu privire la Codul ISM- Codul Managementului pentru Siguranța Operațiunilor de la bordul Navelor și pentru Prevenirea Poluării
Codul ISM a fost elaborat cu ajutorul asociațiilor armatorilor și este rezultatul bunei practici a întreprinderilor care au fost întotdeauna deasupra standardelor internaționale. Acest Cod încearcă să generalizeze un principiu al practicii în siguranță și nu constituie un amestec al practicilor numeroaselor companii de navigație. El răspunde totuși cerinței de siguranță exprimată de comunitatea internațională care trebuie să înțelegă ca la baza majorității catastrofelor navale stă eroarea umană.
După catastrofa feribotului britanic „Herald of Free Entreprise” în 1987, Organizația Maritimă Internațională (IMO) a conștientizat faptul că, un rol important în siguranța de la bordul navei îl au companiile de navigație. La scurt timp după aceea, IMO a publicat directive realizate după Standardul Calității ISO 9000, adaptându-le pentru managementul siguranței și operațiunile de navigație, astfel încât compania să poată aplica managementul siguranței, navelor sale.
Comitetul pentru Siguranță Maritimă și Comitetul pentru Protecția Mediului din cadrul IMO au fost organismele responsabile pentru elaborarea directivelor de aplicare a Codului, în scopul de a furniza o reglementare uniformă pe plan internațional.
Aceste directive au fost adoptate de Adunare, la 23 noiembrie 1995 prin Rezoluția A. 788(19) intitulată „Ghid pentru implementarea Codului ISM”.
Adoptarea Codului sub formă de recomandare în anul 1993, nu a avut efectul scontat și de aceea el a fost incorporat la 19 mai 1994 în Convenția SOLAS (Convenția Internațională pentru Salvarea Vieții Umane pe Mare), prin adăugarea unui nou capitol IX intitulat „Managementul pentru siguranța operațiunilor la bordul navelor„.
Accidentul navei Estonia în anul 1994 a anticipat intrarea în vigoare a acestui Cod, nu mai târziu de 1 iulie 1996, pentru toate navele de pasageri și navele RoRo.
După inserarea Codului în Convenția SOLAS, respectarea cerințelor acestuia a devenit obligatorie. Cu toate acestea, având în vedere că nu există două companii care să exploateze navele în aceeași manieră, Codul este redactat astfel încât să permită o largă aplicare. Fără a revoluționa comerțul maritim, Codul ISM are ca obiectiv instaurarea transparenței în administrarea companiilor maritime, prin încercarea de a implementa principiul siguranței în activitatea acestora și de a responsabiliza persoanele care doresc să elaboreze și să mențină un sistem scris al gestiunii siguranței la bordul navelor.
Acest obiectiv poate fi rezumat prin următoarele trei fraze:
Spune ceea ce faci.
Fă ceea ce spui.
Arată ca tu faci ceea ce spui.
Codul cere companiilor să stabilească obiective de siguranță în conformitate cu secțiunea 1.2 din Codul ISM. Pe lângă acestea, companiile trebuie să dezvolte, să implemeteze și să mențină Sistemul de Management al Siguranței (SMS), care reprezintă o cerință funcțională conform cu secțiunea 1.4 din Codul ISM.
Cele mai importante principii introduse pentru a produce sisteme eficiente de management trebuie luate în considerare de către managerii ISM responsabili cu implementarea eficienta a Sistemelor de Management al Siguranței. Aceste principii sunt:
pregătirea planurilor strategice pentru siguranță;
integrarea siguranței în cadrul fiecărui proces;
recompensarea corectă a soluțiilor inovatoare;
măsurarea siguranței în cadrul procedurilor interne și testarea soluțiilor înaintea implementării;
concentrarea pe individ în toate procesele;
realizarea unor proceduri ușor de urmat;
concentrarea pe obligații și responsabilități;
asigurarea unei conduite adecvate prin educație și instruire.
La pregătirea, implemetarea sau îmbunătățirea Manualului de Management al Siguranței (SMM), și a tuturor manualelor, procedurilor, instrucțiunilor,etc, se va ține cont de următoarele linii directoare:
redactează un plan de acțiune, enumerând toate activitățile;
fii la obiect, dar, totodată flexibil;
sintetizează pe scurt politica în ceea ce privește Siguranța și Protecția Mediului;
concepe SMS numai după ce ai citit Codul ISM;
concentrează-te pe subiectele de siguranță importante;
concepe procedurile astfel încât să fie ușor de înțeles;
întocmește o documentație care să fie ușor de auditat și de menținut;
aprofundează subiectele, fără a te pierde în detalii;
folosește ilustrații și scheme;
nu face referire la alte documente dacă acestea nu sunt disponibile sau ușor de folosit;
adoptă o formă consistentă a documentului și o terminologie comună.
Standardul calității ISO 9002 este standardul pe baza căruia aproape toate companiile de navigație au fost certificate. Codul ISM se consideră ca fiind un subset al standardului calității ISO 9002 datorită importanței siguranței și protecției mediului înconjurător. Codul ISM diferă de standardul ISO 9002 prin faptul că descrie mai detaliat cerințele aplicabile numai companiilor de navigație și navelor acestora.
Codul ISM este generic prin faptul ca promovează cerințe pentru Sistemul de Management al Siguranței care nu sunt prescriptive și care se pot adapta oricărei operațiuni de transport. Acest lucru este important, deoarece toate companiile, mari sau mici, au nevoie de flexibilitate pentru a implementa și totodată pentru a adapta Sistemul de Management al Siguranței în funcție de operațiunile specifice și de stilul managementului.
Multe dintre obiectivele Codului ISM sunt identic reflectate în standardele calității ISO 9002. Obiectivul Codului ISM este abordarea metodică a siguranței în cadrul fiecărei companii de navigație și pentru toate navele acesteia.
Marele beneficiu al respectării Codului ISM este controlul pierderilor bănești cauzate de vătămări corporale și accidente sau deteriorarea mărfii și a mediului înconjurător. Aplicarea principiilor Codului ISM oferă asistență în eliminarea sau diminuarea pierderilor de vieți omenești și a prevenirii accidentelor.
1.2 Definiții
Termenii și expresiile folosite în această lucrare au următorul înțeles:
Codul internațional de management al siguranței – Codul ISM – Codul internațional de management pentru exploatarea în siguranță a navelor și pentru prevenirea poluării, adoptat de Organizația Maritimă Internațională (IMO) prin Rezoluția A.741(18) din 4 noiembrie 1993, astfel cum a fost modificat prin amendamentele adoptate de Organizația Maritimă Internațională (IMO) prin Rezoluția A. 104 (73) din 5 decembrie 2000.
companie – proprietarul navei sau oricare altă organizație ori persoană, cum ar fi managerul sau agentul de închiriere în regim de bareboat, care și-a asumat răspunderea pentru operarea navei de la proprietar și a acceptat să se achite de toate sarcinile și responsabilitățile impuse prin Codul I.S.M.;
administrație – Guvernul statului român al cărui pavilion nava este îndreptățită să îl arboreze. Ministerul Transporturilor, Construcției și Turismului, denumit în continuare MTCT, este împuternicit, potrivit legii, ca, în numele Guvernului, să ducă la îndeplinire prevederile Codului ISM MTCT eliberează, prin Autoritatea Navală Română, denumită în continuare ANR, Documentul de conformitate (DOC) companiilor de navigație și Certificatul de management al siguranței navelor;
sistemul de management al siguranței (SMS) – un sistem structurat și documentat, care permite personalului companiei să pună efectiv în practică politica companiei în domeniul siguranței și în domeniul protecției mediului înconjurător;
document de conformitate (DOC) – un document eliberat unei companii care respectă cerințele Codului ISM.;
document de conformitate interimar – un document eliberat, în condițiile legii, unei companii care corespunde Codului ISM și a cărui valabilitate este de maximum 12 luni;
certificatul de management al siguranței (SMC) – un document eliberat unei nave, care certifică faptul că managementul companiei și cel de la bordul navei sunt în concordanță cu SMS aprobat;
certificatul de management al siguranței interimar – un document eliberat, in condițiile legii, unei nave care corespunde Codului ISM. și a cărui valabilitate este de maximum 6 luni;
auditul managementului siguranței – o examinare sistematică și independentă pentru a determina dacă activitățile efectuate în cadrul SMS și rezultatele legate de acestea sunt în concordanță cu reglementările planificate și dacă aceste reglementări sunt puse efectiv în „practică și permit realizarea obiectivelor”;
observație – o specificare de fapt, făcută în timpul auditului managementului siguranței și confirmată de dovada obiectivă;
dovada obiectivă – informațiile, înregistrările sau expunerile asupra unui fapt, cantitative ori calitative, referitoare la siguranța sau la existența și punerea în aplicare a unui element al SMS, care se bazează pe observație, măsurare ori încercare și care pot fi verificate;
nonconformitate – o situație observată, în care dovada obiectivă indică neîndeplinirea unei cerințe specificate;
nonconformitate majoră – o abatere identificabilă, care constituie o amenințare serioasă la adresa personalului sau a siguranței navei ori un pericol serios la adresa mediului ambiant și care necesită o acțiune corectivă imediată și care include lipsa unei implementări efective și sistematice a unei cerințe a Codului ISM.;
dată aniversară – ziua și luna fiecărui an, care corespund cu data expirării documentelor sau certificatelor relevante;
Convenție – Convenția internaționala pentru ocrotirea vieții omenești pe mare, 1974, astfel cum a fost amendată;
supraveghere – inspecția periodică și obligatorie pentru verificarea conformității cu prevederile convențiilor internaționale la care România este parte;
Organizație – Organizația Maritimă Internațională.
1.3 Obiective ale Codului ISM
Codul ISM identifică obiectivele generale ale managementului siguranței navelor, care urmăresc:
asigurarea siguranței exploatării navei și a mediului de lucru;
stabilirea de practici împotriva tuturor riscurilor identificate;
îmbunătățirea continuă a abilităților personalului de la țărm și de la bordul navei privind managementul siguranței, inclusiv pregătirea situațiilor de urgență atât în ceea ce privește siguranța navelor, cât și protecția mediului înconjurător.
Standardele specifice privind siguranța navelor și protecția mediului prevăzute de Codul ISM sunt:
a) conformitatea cu regulile și reglementările obligatorii prevăzute în:
Convenția internațională din 1974 pentru ocrotirea vieții omenești pe mare, încheiată la Londra – (SOLAS 1974), la care România a aderat prin Decretul nr. 80/1979;
Convenția internațională din 1973 pentru prevenirea poluării de către nave, încheiată la Londra, modificată prin Protocolul încheiat la Londra la 17 februarie 1978 – (Marpol 73/78), la care România a aderat prin Legea nr. 6/1993;
Convenția internațională privind standardele de pregătire a navigatorilor, brevetare/atestare și efectuare a serviciului de cart, adoptată la Londra la 7 iulie 1978 – (STCW/1978), la care România a aderat prin Legea nr. 107/1992;
Convenția internațională asupra liniilor de încărcare, încheiată la Londra la 5 aprilie 1966, și Protocolul din anul 1978 (LOAD LINE), la care România a aderat prin Decretul nr. 80/1971;
b) luarea în considerare, în conformitate cu prevederile pct. 1.2.3 alin. (2) din
Codul ISM, a codurilor aplicabile, a liniilor directoare și a standardelor
recomandate de Organizație, administrații, societăți de clasificare și de organizații
din sectorul maritim, care se regăsesc în următoarele rezoluții:
Rezoluția A. 913 (22) privind liniile directoare revizuite pentru implementarea Codului internațional de management al siguranței (Codul ISM) de către administratții, adoptată de către Organizația Maritimă Internațională la 29 noiembrie 2001;
Rezoluția A. 73 9 (18) privind liniile directoare pentru autorizarea organizațiilor care acționează în numele administrației, adoptată de către Organizația Maritimă Internațională la 4 noiembrie 1993;
Rezoluția A. 789 (19) privind activitățile de supraveghere și certificare
specifice ale unei organizații recunoscute care acționează în numele
administrației, adoptată de către Organizația Maritimă Internațională la 23
noiembrie 1995.
1.4 Adoptarea și acceptarea Codului ISM
În anul 1989 , la cea de-a 16-a Adunare, Organizația Maritimă Internațională ,a adoptat prin rezoluția A.647( 16), Ghiduri pentru Managementul în Siguranță al operațiunilor de la bordul Navelor și pentru Prevenirea Poluării.
După o anumită experiență în utilizarea Ghidurilor, IMO a adoptat Codul Internațional pentru Managementul în Siguranță al Operațiunilor de la bordul Navelor și pentru Prevenirea Poluării (Codul ISM) prin rezoluția A.741( 18).
La 01 iulie 1998 Codul a devenit obligatoriu pentru navele de pasageri, navele de transport produse chimice, gaze și nave de marfa de mare viteză cu o capacitate mai mare de 500 tone.
La 01 iulie 2002 Codul a devenit obligatoriu pentru toate navele.
Parlamentul European și Consiliul European au adoptat Regulamentul nr. 336/2006 cu privire la aplicarea Codului ISM. Acest Regulament se referă la întărirea siguranței în exploatarea navelor și prevenirea poluării și are ca obiect extinderea aplicării prevederilor Regulamentului CE nr. 3051/1995, referitor la navele de pasageri, și companiilor și navelor cărora li se aplică prevederile capitolului IX al Convenției SOLAS.
România a acceptat Codul ISM prin Legea nr.85/1997. Prin H.G. nr. 510/1997 s-au aprobat Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.85/1997 și anume:
Normele Metodologice de eliberare a Documentului de Conformitate (DOC) pentru companiile de navigație și a certificatului de Management al Siguranței(SMC) navelor care arborează pavilion român;
Normele Metodologice privind efectuarea auditului în conformitate cu prevederile Codului ISM
Normele Metodologice pentru eliberarea de licențe și autorizații persoanelor fizice și juridice, române sau străine, care efectuează auditul privind operarea în siguranță a navelor și prevenirea poluării precum și verificarea tehnică și certificarea navelor conform Convențiilor internaționale, pe bază de contract de reprezentare.
Prin Legea nr.681/2002 se acceptă de către România amendamentele la Codul ISM, adoptate de către IMO prin rezoluția MSC 104(73)/2000.Această Lege modifică Legea nr.85/1997.
Prin Ordinul Ministrului Transporturilor nr. 331/2003 se aprobă măsurile privind întărirea managementului siguranței navelor de tip RoRo care transportă și pasageri și care operează în serviciul regulat.Scopul prezentului Ordin este de a întări managementul pentru operarea în siguranță a navelor de tip RoRo care transportă și pasageri și pentru prevenirea poluării, pe timpul cât acestea operează în serviciu regulat între porturi românești sau între porturile și porturile statelor membre ale Uniunii Europene.
Prin H.G. nr.476/2003 s-au aprobat Normele Metodologice pentru punerea în aplicare a prevederilor Codului ISM, amendat și Normele Metodologice privind procedura de eliberare a certificatelor de management al siguranței în conformitate cu cerințele Codului ISM amendat și a Normelor Metodologice pentru mandatarea auditorilor. Conform acestui act normativ, Autoritatea Navală Română aplică Normele Metodologice aprobate și eliberează, în numele Ministerului Transporturilor, Documentul de Conformitate(DOC) al companiilor de navigație și Certificatul de Management al Siguranței(SMC) navelor care arborează pavilion român.
CAPITOLUL 2
SISTEMUL DE MANAGEMENT AL SIGURANȚEI (SMS)
APLICAT LA NAVA "DUNĂREA" APARȚINÂND
COMPANIEI NAVTRANS S.A GALAȚI
2.1 Politicile companiei
MANUALUL POLITICII COMPANIEI PRIVIND SIGURANȚA NAVEI ȘI A NAVIGAȚIEI ȘI PROTECȚIA MEDIULUI MARIN
2.1.1 DECLARAȚIILE COMPANIEI
DP 01 – INTRODUCERE
1.1 Compania
Compania NAVTRANS a fost înființată în anul 2000 ca societate comercială cu răspundere limitată,în conformitate cu statutul societății și cu prevederile Legii nr.31/1990 privind autorizarea funcționării societăților comerciale. Ea este înmatriculată în Registrul Comerțului din Galați la numărul Jl 7/43 8/2000. Codul unic de înregistrare al companiei este 13186321.
Sediul companiei este situat în Galați, Str.Portului nr.20, telefon: 320087
fax: 320088, e-mail: [anonimizat]
Compania utilizează personal calificat corespunzător și cu experiență -ingineri, tehnicieni, personal navigant brevetat și nebrevatat.
Compania deține și exploatează cargoul DUNĂREA sub pavilion românesc, supravegheat de Autoritatea Navală Română. Caracteristicile principale ale navei sunt următoarele:
DP 02 – DECLARAȚIILE PRIVIND POLITICILE COMPANIEI
Prin prezenta, directorul general al companiei NAVTRANS, stabilește și face publică o declarație-angajament privind politica companiei în domeniul ocrotirii sănătății, protecției muncii, siguranței navei și a navigației, ca și a protecției mediului marin, precum și o declarație-angajament privind politica companiei în domeniul abuzului de alcool și de droguri. Ambele declarații sunt întărite prin semnătura directorului general și sigiliul companiei.
Totodată, compania face publică și o declarație privind politica sa de pregătire a personalului.
DECLARAȚIA
privind
POLITICA ÎN DOMENIUL CALITĂȚII
Deplin conștientă că succesul său este condiționat de asigurarea calității serviciilor sale, conducerea NAVTRANS construiește, implementează și menține un sistem de management al calității, conform standardului ISO 9001: 2000 care este descris în Manualul Calității și în procedurile sale.
„Imbunăptățirea continuă a calității serviciilor noastre de transport maritim de marfă, în concordanță cu cerințele legale naționale și internaționale din domeniul navigației civile și al exploatării portuare care să conducă la satisfacerea deplină a cerințelor și așteptărilor clienților noștri este obiectivul principal al politicii noastre în domeniul calității”.
Implementarea Sistemului de Management al Calității ne asigură că activitățile noastre se vor realiza respectându-se :
Constituția României și legile sale;
Convențiile internaționale din domeniul navigației civile la care România este parte;
Principiile managementului calității:
orientarea spre satisfacerea cerințelor clienților;
implicarea conștientă și motivată a întregului personal;
definirea și stabilirea proceselor pentru îndeplinirea obiectivelor în domeniul calității;
îmbunătățirea continuă a calității serviciilor oferite,
abordarea practică în luarea deciziilor.
Salariații NAVTRANS sunt instruiți și au competența necesară pentru a se angaja conștienți în respectarea acestor principii și prestarea serviciilor la cele mai înalte standarde de calitate.
Alocarea de resurse, controlul, asigurarea și îmbunătățirea continuă a calității și performanțelor NAVTRANS sunt elemente ale managementului pe care conducerea companiei înțelege să le utilizeze cu sprijinul și participarea conștientă a întregului personal.
Sistemul de management al calității este monitorizat prin audituri interne și externe independente și este analizat periodic de managementul de la cel mai înalt nivel din NAVTRANS pentru a se asigura respectarea principiilor adoptate, eficacitatea și îmbunătățirea contiriuăa serviciilor noastre.
Galați, 10.07.2005 Director General NAVTRANS
In afara celor cuprinse în acest manual, declarațiile privind politicile companiei vor fi afișate în locurile importante de pe navă și la sediul companiei. Se dorește ca tot personalul să le cunoască și să respecte conținutul lor.
Calitatea serviciilor de transport maritim implică furnizarea unui serviciu prin care mărfurile se încarcă, transportă și livrează la timp și în aceeași stare și condiție în care au fost încărcate.
2.1 Politica privind ocrotirea sănătății, protecția muncii, siguranța navei și a navigației, precum și protecția mediului
În scopul prevenirii accidentelor, rănirilor corporale, pagubelor aduse proprietății și mediului, recunoscând că ocrotirea sănătății, protecția muncii, siguranța navei și a navigației, precum și protecția mediului marin constituie liniile O directoare ale răspunderilor manageriale în vederea atingerii obiectivelor operaționale ale companiei,în vederea stimulării interesului tuturor angajaților pentru propria lor sănătate, pentru siguranța navei și a navigației, ca și pentru protecția mediului, în scopul sporirii eficacității politicii sale în domeniul sănătății, siguranței și protecției mediului;
Compania își propune următoarele obiective:
Să prevadă practici sigure de exploatare a navei sale și să creeze un mediu sănătos de lucru la bordul ei, ca un element esențial al exploatării ei eficiente;
Să stabilească măsuri eficiente de protecție împotriva tuturor riscurilor identificate;
Să protejeze mediul marin;
Să demonstreze, prin intermediul evidențelor ținute, ca toate activitățile sale se efectuează într-un mod responsabil;
Să dezvolte la toți angajații săi o disciplina liber consimțită și un simț de responsabilitate personală în privința sănătății, siguranței și protecției mediului;
Să îmbunătățească continuu priceperea profesională a personalului ambarcat și a celui de la uscat, inclusiv prin pregătirea lui pentru situații de urgentă legate atât de siguranța navei și a navigației, cât și de protecția mediului;
Să prevină orice incidente sau accidente care pot fi evitate și care ar putea cauza decese, răniri corporale, privațiuni sau pagube de orice natură;
Să se preocupe permanent de buna gospodărire și administrare a patrimoniului companiei și în mod special a navei sale, printr-un echilibru optim între responsabilitățile economice, sociale și de mediu.
Pentru realizarea acestor obiective și implementarea lor la toate nivelurile, atât la navă, cât și la uscat:
Compania va aplica și urmări permanent respectarea tuturor reglementărilor și normelor naționale și internaționale în vigoare care au legătura cu activitatea sa. Se au în vedere, în primul rând, acele convenții, coduri, directive și standarde elaborate de IMO, de administrație, de societățile de clasificare și de organizațiile industriei maritime, astfel încât cerințele Codului ISM să fie îndeplinite.
Compania va folosi numai personal calificat, competent și apt medical, angajându-se să îmbunătățească permanent standardele de muncă și de viață ale acestuia, încurajând activ și promovând acele nivele de cunoștințe pe care aceste standarde le reclamă.
Compania a nominalizat pe unul dintre specialiștii săi drept Persoana desemnată de la uscat, care se va asigura că se alocă resurse adecvate și suport corespunzător de la țărm, în funcție de necesități, pentru a se garanta în permanență toate condițiile de siguranță în exploatare și de protejare a mediului, așa cum sunt ele cerute în Codul ISM.
Compania va căuta să sporească, să îmbunătățească permanent și să folosească eficient toate resursele de care dispune.
Compania va garanta bună funcționare a legăturilor funcționale și de comunicare între serviciile sale, ca și între companie și navă.
Compania va veghea ca toată activitatea angajaților săi să se conformeze sistemului managementului de siguranța, folosind un sistem intern de verificări ale procedurilor și activităților. în același timp, compania își va informa permanent angajații cu privire la orice pericole potențiale cunoscute care îi pot afecta atât pe ei și pe colegii lor, cât și nava, încărcătura acesteia sau mediul înconjurător.
Compania va răspunde prompt și pozitiv recomandărilor venite atât de la navă, cât și de la uscat, care identifică posibile modificări în politica sa, în practici sau în echipamente, pentru îmbunătățirea standardelor.
Compania va cerceta amănunțit toate incidentele grave sau potențial periculoase și va lua măsuri corespunzătoare pentru ca astfel de evenimente să nu se mai repete.
Compania se va strădui să asigure cadrul adecvat pentru ca si subcontractanții sau colaboratorii săi, care efectueză lucrări pe nava sa sau în numele ei, să aplice standarde compatibile cu politica sa.
Fiecare angajat al companiei trebuie să cunoască și să respecte permanent politica și procedurile companiei și să ia toate măsurile necesare pentru a se proteja pe el însuși, pe colegii lui, nava, încărcătura acesteia și mediul înconjurător.
In vederea aplicării și respectării acestor principii în cadrul companiei NAVTRANS este numit prin decizie a Directorului General un comitet pentru sănătatea și securitatea în muncă al cărui președinte este Șeful serviciului exploatare flotă și în componența căruia sunt membrii și din rândul personalului navigant îmbarcat pe nava DUNĂREA.
Atribuțiile responsabilului cu sănătatea și securitatea în muncă sunt prevăzute la art.31 din Normele generale de protecția muncii, aprobate prin O.M.S.S. nr. 508/2002.
Responsabilul cu securitatea muncii efectuează instructajul introductive general și coordonează activitatea responsabililor cu efectuarea instructajului la locul de muncă.
Principalele atribuții ale Comitetului de securitate și sănătate în muncă sunt:
Aprobă programul annual de securitate și sănătate în muncă;
Urmărește aplicarea acestui program, inclusive alocarea mijloacelor necesare realizării prevederilor lui și eficiența acestora din punct de vedere al îmbunătățirii condițiilor de muncă;
Urmărește modul în care se aplică și se respectă reglementările legale privind sănătatea și securitatea în muncă;
Analizează factorii de risc de accidentare și îmbolnăvire profesională, existenți la locurile de muncă;
Analizează propunerile salariaților privind prevenirea accidentelor de muncă și a îmbolnăvirilor profesionale, precum și pentru îmbunătățire condițiilor de muncă;
Efectuează cercetări proprii asupra accidentelor de muncă și îmbolnăvirilor profesionale;
Efectuează inspecții proprii privind aplicarea și respectarea normelor de securitate și sănătate în muncă;
Informează inspectoratele de protecție a muncii despre starea activității de protecția muncii din propria companie;
Realizează cadrul de participare a salariaților la luarea unor hotărâri care vizează schimbări ale procesului de producție, cu implicații în domeniul protecției muncii;
Dezbate raportul scris, prezentat Comitetului de sănătate și securitate în muncă de către managerul companiei, cel puțin o dată pe an, cu privire la situația securității și sănătății în muncă, acșiunile care au fost întreprinse și eficiența acestora în anul încheiat, precum și programul de protecție a muncii pentru anul următor; un exemplar din acest raport se va transmite la Inspectoratul territorial de protecția muncii;
Verifică aplicarea normativului cadru de acordare și utilizare a echipamentului individual de protecția muncii, ținând seama de factorii de risc identificați;
Verifică reintegrarea sau menținerea în muncă a salariaților care au suferit accidente de muncă care au avut ca efect dimunuarea capacității de muncă.
Toate acestea au furnizat o serie de îndrumări detaliate, care au fost folosite pentru asigurarea calității contractuale externe și pot fi utilizate într-un contract de transport maritim pentru specificarea sistemului de management al calității, care este cel mai adecvat pentru serviciul respectiv, adică de transport al mărfurilor sau pasagerilor.
2.2 Politica privind abuzul de alcool și de droguri
Politica companiei privind abuzul de alcool și de droguri este cel puțin la fel de restrictivă ca recomandările cuprinse în lucrarea „Directive pentru controlul drogurilor și alcoolului la bordul navelor”, elaborată de O.C.L.M.F.
In privința alcoolului, această politică a companiei se bazează, în linii mari, pe următoarele reguli:
abstinentă totala de la alcool cu cel puțin patru ore înainte de intrarea în serviciul programat (de cart, la intrarea în port, la manevre etc);
respectarea strictă a cerințelor statului costier sau portuar, dacă acestea sunt mai restrictive decât prezenta politică a companiei. Compania poate efectua oricând teste alcoolscopice sistematice sau inopinate (ale gazelor expirate, ale urinei sau sângelui), în vederea urmăririi eficacității acestei politici.
Orice formă de droguri, cu excepția celor prescrise medical, este interzisă cu desăvârșire pe nava companiei. Persoanele cărora li s-au prescris anumite medicamente sau droguri trebuie să declare acest lucru comandantului la ambarcarea pe navă, precum și dacă prescrierea sau consumul lor urmează să se prelungească pe perioada cât se află la bord. Dacă cel aflat într-o astfel de situație este însuși comandantul, el trebuie să declare acest fapt conducerii companiei înainte de ambarcarea pe nava.
Această politică a companiei este aplicată și urmărită la bordul navei de către comandantul ei. în plus, ofițerii și celelalte persoane ambarcate vor face teste adecvate în timpul controalelor medicale periodice, conform reglementărilor relevante în vigoare.
Ofițerii și celelalte persoane ambarcate pot fi supuse oricând unor controale neanunțate, efectuate de personal calificat, la cererea autorităților portuare sau a conducerii companiei.
2.3 Politica privind pregătirea personalului
Politica companiei în privința pregătirii personalului are drept scop:
să asigure ca personalul desemnat să presteze diferite activități sau servicii în cadrul companiei să aibă calificarea și experiența necesară pentru desfășurarea lor în siguranță;
să identifice necesitățile și formele de pregătire ale personalului, încurajându-i pe cei cu performanțe deosebite;
să-i încurajeze pe cei cu mai multă experiența în activitățile companiei ca să o împărtășească și celor cu mai puțină;
să țină o evidență adecvată a pregătirii și experienței personalului folosit;
să mențină un schimb liber de opinii cu personalul, pentru rezolvarea unor probleme de folos reciproc;
să respecte cerințele naționale și internaționale de asigurare a navei sale cu personal navigant și să garanteze ca documentele și evidențele ținute pot fi disponibile oricând pentru verificare.
Compania a stabilit proceduri pentru identificarea oricărei necesități de pregătire, pentru toate categoriile de personal, care pot fi cerute de sistemul managementului de siguranță.
Pentru orice detalii suplimentare, se va consulta procedura companiei
PC 06 – Pregătirea personalului.
Pregătirea personalului din cadrul companiei NAVTRANS se realizează astfel:
personalul navigant brevetat și nebrevetat urmează toate programele de instruire obligatorii conform cerințelor IMO în vederea menținerii valabilității brevetelor și/sau certificatelor de capacitate;
funcție de specificul mărfii transportate personalul navigant poate efectua și alte programe de instruire opționale conform cerințelor IMO;
în afară de programele de instruire specifice personalul navigant efectuează periodic instructaje de protecția muncii și PSI, precum și cursuri specifice pentru prevenirea și combaterea poluării mediului;
personalul navigant brevetat care face parte din conducerea navei, efectueză cursuri de management și conducere a navei, precum și cursuri de comunicare la bordul navei și în companie;
personalul de uscat din cadrul companiei efectuează periodic instructaje de protecția muncii și PSI, cursuri specifice de prevenire a poluării mediului, transport și manipulare de mărfuri periculoase, securitatea companiei, comunicare în cadrul companiei, auditor intern Cod ISM, auditor intern standard ISO 9001, precum și orice alte programe de instruire cerute de reglementările interne și internaționale în vigoare.
Pregătirea profesională a salariaților din cadrul companiei se realizează conform planului annual de instruire întocmit de către Serviciul resurse umane din cadrul companiei pe baza propunerilor primite de la șefii de compartimente.
Salariații au obligația ca după absolvirea fiecărui program de instruire să întocmească un raport care să fie semnat și de persoana care a realizat instruirea, raport care se depune la Serviciul resurse umane și la responsabilul cu managementul calității.
La sfârșitul fiecărui an se analizează în cadrul auditurilor interne stadiul realizării activității de instruire a salariaților companiei, precum și rezultatele obținute de aceștia în cadrul programelor de instruire absolvite.
DP 03 – RESPONSABILITATEA ȘI AUTORITATEA COMPANIEI
In scopul elaborării, implementării și menținerii sistemului managementului de siguranță, toate condițiile, responsabilitățile, autoritatea, legăturile și comunicările dintre persoanele cu funcții de răspundere de la uscat și de la bordul navei, care desfășoară activități ce pot afecta siguranța navei și a navigației sau protecția mediului, sunt clar definite în manualele și instrucțiunile companiei.
Organigrama companiei NAVTRANS împreună cu definirea responsabilităților funcțiilor de conducere sunt descrise în procedura companiei PC 01 – Responsabilitatea și autoritatea companiei.
Cerințele și nivelurile de calificare, de experiența și de competența ale persoanelor implicate în sistemul managementului de siguranță al companiei sunt descrise în procedura companiei PC 05 – Personalul companiei.
Atribuțiunile și sarcinile de lucru ale fiecărei funcții implicate în sistemul managementului de siguranță al companiei sunt descrise în fișele posturilor respective din manualul Resursele umane.
Conducerea companiei răspunde de asigurarea resurselor adecvate și a sprijinului sau pentru ca persoana desemnată de la uscat să-și poată îndeplini toate sarcinile în bune condiții.
Dacă administrarea navei este încredințată unui terț, compania trebuie să se asigure că acesta va aplica aceleași standarde operaționale sau unele echivalente.
Activitățile persoanelor aflate pe mare și pe uscat ce afectează sistemul managementului de siguranță sunt verificate în timpul inspecțiilor și controalelor efectuate de persoane calificate, așa cum sunt descrise în următoarele proceduri ale companiei:
PC 09 – Inspectarea navei și a instalațiilor sale de bord;
PC 10 – Auditul intern de siguranță.
DP 04 – PERSOANA DESEMNATA DE LA USCAT
Directorul general al companiei NAVTRANS a nominalizat prin decizie scrisă unul dintre specialiștii săi de înalta calificare drept persoana desemnată de la uscat care asigură conformitatea generală cu sistemul managementului de siguranță.
Persoana desemnată de la uscat (PDU) răspunde de:
aplicarea efectivă și menținerea sistemului managementului de siguranță, atât la serviciile relevante de la uscat, cât și la bordul navei;
exploatarea în siguranță a navei;
asigurarea legăturilor operative cu comandantul navei în cadrul sistemului managementului de siguranță;
urmărirea activității navei în privința aspectelor de siguranța și de prevenire a poluării;
asigurarea resurselor adecvate și a sprijinului de la uscat pentru navă, la nevoie;
organizarea auditurilor interne de siguranță, atât la nava cât și la sediul companiei;
cercetarea rapoartelor de neconformitate, împreună cu comandantul navei și cu conducerea operativă a companiei;
programarea ședințelor de analiză managerială și ținerea evidențelor aferente;
asigurarea înțelegerii și însușirii sistemului managementului de siguranță de către tot personalul navigant și angajații serviciilor implicate de la uscat;
identificarea cerințelor de pregătire profesională în privința personalului de la uscat implicat în sistemul managementului de siguranță;
raportarea directă către directorul general al companiei NAVTRANS cu prilejul emiterii unor directive semnificative în cadrul sistemului managementului de siguranță.
In cadrul companiei Navtrans persoana desemnată de la uscat este persoana care a absolvit cursuri specifice de familiarizare cu prevederile Codul ISM precum și cursuri de auditor intern pentru Cod ISM. In completare această persoană trebuie să absolve și cursurile specifice de managementul calității conform cerințelor ISO 9001.
Persoana desemnată de la uscat este selectată din cadrul salariaților care sunt posesori de brevete manageriale sau au absolvit facultăți cu profil naval.
DP 05 – RESPONSABILITATEA ȘI AUTORITATEA COMANDANTULUI
Comandantul navei are deplină autoritate și responsabilitate pentru luarea tuturor măsurilor necesare pentru siguranța echipajului, a navei și a navigației, ca și pentru prevenirea poluării și exploatarea eficienta a navei sale. în anumite situații, acest lucru poate înseamnă chiar o abatere de la procedurile și instrucțiunile scrise care i-au fost date (vezi Rezoluția IMO A.443(XI)).
Nimeni și nimic nu-1 poate împiedica pe comandant să întreprindă vreo acțiune sau să dea vreun ordin, indiferent dacă acestea sunt sau nu în concordantă cu conținutul prezentului manual sau al altor instrucțiuni ale companiei, dar pe care el Ie consideră necesare și oportune pentru salvarea vieților, pentru siguranța navei și a încărcăturii sale sau pentru protejarea mediului.
In toate problemele care afectează sau pot afecta siguranța navei și a navigației sau a mediului, comandantul trebuie să raporteze direct persoanei desemnate de la uscat sau directorului general al companiei.
Comandantul este răspunzător de:
implementarea politicilor companiei privitoare la siguranța navei și a navigației, la protecția muncii și a mediului la bordul navei sale;
cointeresarea echipajului în aplicarea și respectarea acestor politici;
emiterea ordinelor într-un mod clar și concis;
verificarea dacă la bordul navei sunt respectate reglementările și cerințele specifice;
analizarea și revizuirea sistemului managementului de siguranță și raportarea oricăror deficiențe;
supravegherea tuturor activităților legate de siguranța navei și a navigației, precum și de protecția muncii și a mediului;
evaluarea cerințelor și formelor de pregătire la bordul navei, împreună cu conducerea companiei;
atribuirea funcțiilor ofițerilor la bord, în conformitate cu cerințele sistemului managementului de siguranță;
asigurarea funcționalității sistemului managementului de siguranță la bordul navei sale și ținerea legăturii cu persoana desemnată de la uscat pentru programarea verificărilor;
analizarea planurilor și a procedurilor de urgența la bordul navei, executarea exercițiilor de urgență statutare, precum și raportarea deficiențelor către persoana desemnată de la uscat;
raportarea către companie a neconformităților, accidentelor în care au fost implicate persoane și echipamente de bord, precum și a situațiilor periculoase;
asigurarea ținerii la zi a documentelor și a emiterii sau controlării lor în conformitate cu procedurile companiei;
solicitarea sprijinului companiei ori de cate ori consideră necesar pentru siguranța navei și a navigației sau pentru protecția mediului;
asigurarea ținerii la zi a tuturor evidențelor relevante la navă, în conformitate cu cerințele sistemului managementului de siguranță și punerea lor la dispoziția organelor competente de control, la cerere.
Comandantul are deplină libertate să încheie un contract de salvare Lloyd Open Form 95, pentru salvarea navei, a echipajului și a mărfurilor, precum și pentru protecția mediului marin, atunci când situația i-o impune. Totodată, el are dreptul sa refuze orice marfa pe care o consideră periculoasă pentru nava sa sau pentru echipaj.
DP 06 – RESURSELE UMANE
6.1 Numirea comandantului
Compania recunoaște importanța numirii unui comandant deplin sănătos, calificat și competent la comanda navei, precum și necesitatea ca el sa fie un bun cunoscător al sistemului managementului de siguranță al companiei. Numirea comandantului se face în conformitate cu instrucțiunile și directivele cuprinse în procedura companiei PC 05 — Personalul companiei și cu cele referitoare la cerințele de calificare profesională și de experiența cuprinse în manualul Resursele umane.
Pentru a putea fi îmbarcat la bordul navei în funcția de comandant, persoana respectivă trebuie să dețină atestatul și certificatul de competență în conformitate cu prevederile legislative naționale în vigoare. Aceste documente trebuie să fie eliberate de Autoritatea Navală Română și să fie în perioada de valabilitate.
Comandantul navei va trebui să efectueze controalele medicale și psihologice periodice pentru a-și putea prelungi valabilitatea documentelor de competență și de asemenea să absolve toate programele de instruire prevăzute prin Convenția STCW 1978 așa cum a fost modificată, pentru funcția de comandant pentru nave cu un tonaj brut de 3000 sau mai mare. Aceste cerințe sunt stipulate în OMTCT nr. 1172/2004 pentru aprobarea Regulamentului privind standardele de instruire, confirmarea competenței și eliberarea brevetelor și certificatelor de capacitate pentru personalul navigant maritim.
In afară de cursurile obligatorii comandantul navei va efectua periodic și programele de instruire reglementate de Convenția STCW și care au caracter opțional. Aceste programe se referă la Ofițerul de securitate pe navă, Ofițerul de securitate pe companie, Familiarizare cu Codul ISM, Competență în utilizarea bărcilor rapide de salvare, Bridge team management, etc.
Sistemul managementului de siguranță al companiei îl asigură pe comandant că va primi tot sprijinul de care are nevoie pentru garantarea autorității și poziției lui la conducerea în siguranța și exploatarea eficienta a navei pe care o comanda și la descărcarea lui corectă de responsabilități.
6.2 Asigurarea echipajelor
Compania asigură nava cu echipaje alcătuite din persoane calificate, certificate și apte medical, în conformitate cu cerințele relevante naționale și internaționale, printre care și prevederile Convenției STCW 1978, așa cum a fost modificată. Structura echipajului, atât în privința personalului brevetat, cât și a celui nebrevetat, satisface nu numai condițiile specifice de exploatare a navei, dar și cerințele minime de siguranță a navigației.
La bordul navei DUNĂREA sunt îmbarcate următoarele categorii de personal navigant:
Comandant;
Ofițer maritim de punte II;
Ofițer maritim de punte III;
Ofițer maritim aspirant;
Șef mecanic maritim;
Ofițer mecanic maritim II;
Ofițer mecanic maritim III;
Ofițer mecanic maritim aspirant;
Șef electrician maritim;
Ofițer electrician maritim I;
Ofițer electrician maritim II;
Ofițer electrician maritim III;
Timonier maritim;
Șef de echipaj maritim;
Marinari;
Motoriști;
Fitteri;
Electricieni de bord maritimi.
Personalul navigant îmbarcat la bordul navei DUNĂREA trebuie să dețină certificate de competență valabile, eliberate de Autoritatea Navală Română în conformitate cu reglementările interne și internaționale în vigoare.
Personalul navigant de siguranță va fi în conformitate cu Certificatul privind personalul minim de siguranță, eliberat de Autoritatea Navală Română( Minimum Safe Manning Certicate), în care sunt înscrise caracteristicile tehnice ale navei, zona de navigație, precum și numărul de persoane din echipajul navei care fac parte din echipajul minim de siguranță.
6.3 Familiarizarea cu nava și cu instalațiile sale
Pentru ca personalul nou venit în companie sau transferat de pe alte nave să primească informațiile necesare pentru a se familiariza cu nava și cu instalațiile acesteia, în scopul efectuării în condiții optime și sigure a îndatoririlor de serviciu, compania a stabilit o serie de proceduri de familiarizare în cadrul sistemului său de management de siguranță.
Pentru a se garanta nu numai că personalul s-a familiarizat cu nava și cu sarcinile de serviciu, dar și că este capabil să efectueze verificările navei și
echipamentelor acesteia, conform atribuțiilor individuale specifice din timpul exploatării navei, au fost elaborate instrucțiuni și liste de verificări pentru mai multe operațiuni. Anumite instrucțiuni esențiale, asociate sistemului managementului de siguranță, au fost definite și sunt înmânate membrilor noi de echipaj înaintea ambarcării lor pe navă.
Aceste instrucțiuni și verificări regulamentare au fost definite și stabilite în documentația aferentă sistemului managementului de siguranță.
6.4 Cunoașterea reglementărilor relevante
Politica companiei cere să se utilizeze numai persoane competente, atât la uscat, cât și la bordul navei sale, care fac dovada unei înțelegeri adecvate a regulilor și reglementărilor statutare. Pentru a avea o garanție suplimentară, compania a luat măsura asigurării unor biblioteci, atât la uscat cât și la bordul navei, care să cuprindă convențiile și reglementările relevante, precum și toate manualele companiei, punându-le astfel la dispoziția personalului implicat în scopul formării unei imagini atotcuprinzătoare asupra normelor, practicilor și directivelor care guvernează activitățile pe mare, precum și asupra sistemului managementului de siguranță al companiei.
Sistemul managementului de siguranță al companiei are la baza reglementările naționale în domeniul navigației, adaptate cerințelor Codului ISM (cap. IX din Convenția SOLAS 1974, așa cum a fost modificată) și practicilor moderne din shippingul mondial.
Prin cerințele de calificare și experiența profesională, ca și prin fișele posturilor – înmânate sub semnătura fiecărui angajat, compania impune întregului personal o bună cunoaștere a regulilor și reglementărilor specifice. Totodată, prin sistemul instructaj elor făcute ofițerilor înaintea ambarcării pe navă, aceste cunoștințe sunt verificate periodic și există garanția că orice modificare a unor reguli și reglementări este adusă prompt la cunoștință factorilor implicați în sistemul managementului de siguranță.
Normele companiei privitoare la protecția muncii și la ocrotirea sănătății se bazează pe Legea protecției muncii nr. 90/1996 și pe Normele de protecție a muncii pentru activitatea de navigație
6.5 Pregătirea personalului
Compania și-a definit o politică clară privind pregătirea personalului, așa cum este enunțată în declarația politicii companiei DP 02.
Dacă oamenii implicați nu evoluează la un nivel corect de pregătire, experiență, abilitate și atitudine, atunci cel mai performant sistem managerial proiectat va sfârși prin a eșua.
6.6 Informațiile despre SM
Copii după Manualul de pregătire SOLAS și Manualul de protecție a muncii sunt puse la dispoziția tuturor membrilor echipajului. Fiecare membru al echipajului trebuie să le cunoască bine, ca de altfel și pe celelalte manuale relevante ale companiei, atunci când semnează formularele de familiarizare cu nava și cu instalațiile sale, la urcarea la bord, în conformitate cu prevederile cuprinse în procedura companiei PC 06 – Pregătirea personalului.
6.7 Comunicarea – documentarea
Compania folosește pe navă doar echipaje românești, astfel ca toata documentația sistemului managementului de siguranță al companiei este redactată în limba română, putând fi înțeleasa de întreg personalul acesteia, atât de la uscat cât și de la bordul navei.
Compania garantează, pe de altă parte, că personalul cu funcții de răspundere de la uscat și de pe navă vorbește, citește și înțelege bine limba engleză, folosită efectiv în comunicările și raportările către terți sau la executarea unor sarcini de serviciu.
Verificarea cunoștințelor de limbă se face atât la recrutarea și angajarea personalului, cât și cu ocazia evaluărilor periodice ale performanțelor profesionale, pentru a exista garanția menținerii acestor cerințe. Detalii suplimentare sunt cuprinse în procedurile companiei PC 05 – Personalul companiei și PC 06 -Pregătirea personalului.
6.8 Personalul de la uscat
Compania trebuie să asigure la uscat cadrul funcțional adecvat pentru exploatarea navei în sistemul managementului de siguranță. Pentru aceasta, atât organizarea administrativă, cât și dotările tehnico-materiale și asigurarea cu personal trebuie să corespundă necesitaților operative de urmărire și prelucrare a fluxului de informații.
Detalii suplimentare sunt cuprinse în procedura companiei PC 05 -Personalul companiei și în manualul Resursele umane.
DP 07 – ELABORAREA PLANURILOR DE OPERAȚII LA BORDUL NAVEI
Compania a elaborat, ca parte integrantă a sistemului său de management de siguranță, o serie de planuri și instrucțiuni specifice care acoperă toată gama de operațiuni asociate exploatării în siguranță a navei sale și prevenirii poluării marine. La baza elaborării acestor planuri a stat buna practică marinărească, în special cea legată de exploatarea navelor de același tip, precum și normele și/sau recomandările relevante ale organizațiilor și organismelor maritime.
Procedura elaborării planurilor de operații la bordul navei a avut în vedere:
identificarea și analizarea acelor operațiuni, secvențe și/sau evenimente la bordul navei care, printr-o desfășurare necorespunzătoare, pot afecta siguranța navei, a echipajului și/sau a mărfurilor sau care pot duce la poluarea mediului marin;
analizarea modalităților de reducere a riscurilor, fie prin măsuri de atenuare a gravității pericolelor asociate, inclusiv a consecințelor acestora, fie prin măsuri de evitare sau de diminuare a probabilității lor de apariție;
compararea cu modul de rezolvare practicat de alte companii sau nave
similare, ca și cu recomandările din publicațiile de specialitate;
conformarea la reglementările relevante naționale și internaționale.
Totodată, s-a urmărit ca diferitele sarcini operative să fie clar definite și să fie încredințate pentru executare numai unor persoane calificate și competente.
În cazul în care este nevoie să se elaboreze instrucțiuni suplimentare sau să se modifice una dintre instrucțiunile sau normele existente, acest lucru se va hotărî cu ocazia ședințelor periodice de analiză managerială, în cadrul sistemului de revizuire a managementului de siguranță, sau prin identificarea unor neconformități.
7.1 Operațiunile supuse supravegherii Ia bord
Operațiunile efectuate la bordul navei, care pot afecta sănătatea sau integritatea corporală a personalului ambarcat, precum și protecția mediului, se vor realiza numai sub o supraveghere atentă. Condițiile în care se desfășoară această supraveghere sunt identificate și definite în documentația companiei.
Condițiile de supraveghere includ:
instrucțiunile pentru definirea sarcinilor de lucru și modul în care ele urmează să fie îndeplinite, acolo unde absența unor astfel de instrucțiuni ar putea afecta negativ sănătatea oamenilor, siguranța navei și a navigației sau protecția mediului;
evidența și controlul necesar pentru a exista garanția ca procedurile și instrucțiunile companiei sunt respectate întocmai.
7.2 Operațiunile speciale la bordul navei
Compania a identificat anumite operațiuni speciale la bordul navei, pentru care o eroare umană poate fi sesizată numai după ce ea a produs o situație periculoasî sau dupã ce s-a întâmplat un accident.
Procedurile și instrucțiunile cuprinse în sistemul managementului de siguranță al companiei includ o serie de verificări care să corecteze acțiunile sub-standard, înainte de apariția unor accidente sau situații periculoase. Ele acoperî urmîtoarele operațiuni:
Operațiunile legate de siguranța navigației;
Flotabilitatea și integritatea etanșărilor navei;
Securitatea navei (terorism și piraterie);
Operațiunile care afectează performanțele instalațiilor (mașina cârmei, pompele de incendiu, echipamentele de rezervă și de avarie etc);
Operațiunile de buncheraj și transfer combustibil;
Condițiile de stabilitate, supraîncărcare și/sau supra-solicitare a
corpului navei.
7.3 Operațiunile critice la bordul navei
Compania a identificat o serie de operațiuni critice la bordul navei, pentru care o eroare umană poate cauza imediat un accident important sau o situație periculoasă cu urmări grave asupra oamenilor, navei sau mediului marin.
Au fost identificate următoarele operațiuni critice, elaborându-se instrucțiuni specifice în cadrul sistemului managementului de siguranță al companiei:
Navigația în scheme de separare a traficului și în ape cu trafic aglomerat;
Operațiunile sau condițiile care pot duce la o pierdere bruscă a capacității de manevră;
Navigația în condiții de vizibilitate redusă;
Operțtiunile la mașini care afectează funcționarea sistemelor de automatizare și de siguranță;
Avariile sau deficiențele echipamentelor esențiale de navigație;
Condițiile de furtună;
Transportul și manipularea mărfurilor periculoase.
DP 08 – PREGĂTIREA PENTRU SITUAȚII DE URGENȚĂ
8.1 Planurile de urgență
Sistemul managementului de siguranță include organizarea necesară pentru a se garanta că există pregătirea necesară în permanență pentru a se acționa în mod eficient la apariția oricăror situații de urgență, accidente sau pericole care ar implica nava sau mediul marin.
Procedurile de identificare a pericolelor potențiale și situațiilor de urgență care pot surveni la bordul navei sunt prezentateîin procedura companiei PC 07 -Pregătirea pentru situații de urgență.
Nava deține un Plan de urgență în caz depoluare cu hidrocarburi, un Plan de contingență al companiei în caz de accidente majore și un Manual de pregătire SOLAS2, care conțin indicații și instrucțiuni pentru comandant și pentru ofițeri despre modul în care trebuie să acționeze în cazul unor situații de urgență..
8.2 Exercițiile de urgență
Scopul exercițiilor de urgență este de a forma și menține la bordul navei o echipă bine antrenată care să intervină eficient în diferite situații de urgență.
Efectuarea exercițiilor de urgență este consemnată în jurnalul de bord și în alte evidențe ținute la navă, fiind analizată în ședințele comitetului de siguranță de la bordul navei, constituit în conformitate cu prevederile Secțiunii 6: Comitetele de siguranță, din Manualul de protecție a muncii. Exercițiile de poluare sunt înscrise și în evidențele din planurile respective (SOPEP).
Cerințele minime privind frecvența exercițiilor de urgență sunt stabilite de companie, în conformitate cu prevederile convențiilor internaționale relevante și cu reglementările naționale în domeniu. Cu toate acestea, comandantul poate sa decidă o frecvență mai mare sau exerciții suplimentare, în funcție de aprecierea sa asupra eficacității, încrederii și motivației echipajului său, făcând o programare prealabilă a tuturor acestor exerciții.
Planul de contingență al companiei va fi exersat prin simulări, fie pe baza unei programări făcute de către persoana desemnată de la uscat, fie prin alarme decise de conducerea companiei. în orice caz, se va face cel puțin un exercițiu pe an, recomandându-se ca el să fie făcut simultan pe uscat și pe navă.
Analiza rezultatelor acestor exerciții va fi făcută de către directorul general al companiei și persoana desemnată de la uscat. Orice neconformitate va fi corectată în cel mai scurt timp de către cei implicați direct. Evidența efectuării exercițiilor, atât a celor de la nave cât și a celor de la uscat, va fi verificată de către persoana desemnată de la uscat.
8.3 Organizarea intervențiilor
Pentru a putea răspunde în orice moment unor pericole, accidente sau situații de urgență la navă, compania a stabilt o serie de proceduri de urgență, menționate în procedura companiei PC 07 – Pregătirea pentru situații de urgență și detaliate în planurile de urgentță ale navei (rolurile navei și Planul de urgență în caz de poluare cu hidrocarburi la bord), în Planul de contingență al companiei în caz de accidente majore și în Manualul de pregătire SOLAS.
8.4 Întreținerea echipamentelor de salvare și de stins incendii
Lucrările de întreținere și verificare a echipamentelor de salvare și a celor de stingere a incendiilor vor fi efectuate în conformitate cu prevederile regulii 52 din Cap. III al Convenției SOLAS 1974, așa cum a fost modificată. La sfârșitul fiecăreia dintre cele două secțiuni ale Manualului de pregătire SOLAS sunt specificate, pe frecvențe temporale, toate aceste lucrări.
Evidența lucrărilor de întreținere și verificare a echipamentelor de salvare și de stingere a incendiilor va fi înregistrată în jurnalele relevante, așa cum este menționat în capitolele de mai sus din Manualul de pregătire SOLAS.
DP 09 – RAPORTAREA ȘI ANALIZAREA NECONFORMITĂȚILOR, ACCIDENTELOR ȘI INCIDENTELOR PERICULOASE
9.1 Nonconformitătile la SMS
Toate accidentele, incidentele periculoase și nonconformitătile referitoare la sistemul managementului de siguranță sunt raportate direct către persoana desemnată de la uscat, așa cum este specificat în procedura companiei PC 08 -Controlul nonconformităților, accidentelor și incidentelor periculoase.
Nonconformitațile sesizate cu ocazia auditurilor interne care se efectuează atât la bordul navei cît și la sediul companiei, sunt inclise într-un Raport de audit al companiei în care se face și un rezumat al activității de audit.
Dacă un accident sau un incident periculos survenit la navă reclamă luarea imediată a unor măsuri organizatorice sau de siguranță, persoana desemnată de la uscat va folosi sistemul Circularelor către flotă.
Rapoartele
Rapoartele referitoare la avariile, accidentele sau incidentele periculoase în care a fost implicată nava companiei vor fi trimise de comandant către persoana desemnată de la uscat, în conformitate cu procedura descrisă în Secțiunea 4: Raportarea avariilor și accidentelor din Instrucțiunile generale ale companiei; rapoartele referitoare la accidentele de muncă vor fi trimise în conformitate cu procedura descrisă în Secțiunea 4: Raportarea accidentelor de muncă și primul ajutor medical din Manualul de protecție a muncii.
Nonconformitațile neesențiale sunt raportate de comandant către persoana desemnată de la uscat, dacă acestea sunt considerate a fi semnificative și relevante pentru controlul și actualizarea sistemului managementului de siguranță al companiei.
Analizarea rapoartelor
Persoana desemnată de la uscat va asigura efectuarea investigațiilor necesare în vederea analizării rapoartelor despre orice fel de accidente și incidente periculoase, la nivelul comitetului de siguranță al companiei.
Toate măsurile corective vor fi luate în spiritul garantării ca astfel de accidente, incidente și deficiențe ale sistemului managementului de siguranță vor fi evitate și că nu se vor mai repeta.
DP 10 – ÎNTREȚINEREA NAVEI ȘI A INSTALAȚIILOR DE BORD
Compania a stabilit mai multe proceduri pentru a garanta că nava este întreținută în conformitate cu prevederile legilor și reglementărilor relevante, naționale și internaționale, precum și cu cerințele companiei. Aceste probleme sunt prezentate pe larg în procedurile companiei PC 09 – Inspectarea navei și a instalațiilor sale de bord și PC 10 – întreținerea, repararea și andocarea navei.
Mașinile și instalațiile de bord ale navei sunt întreținute pe baza recomandărilor și instrucțiunilor producătorilor respectivi. In cazul în care se constată că unele dintre acestea lipsesc sau sunt insuficient dezvoltate, compania va elabora proceduri proprii pentru a asigura exploatarea tuturor echipamentelor la cele mai înalte standarde.
Procedurile au fost elaborate pentru a acoperi atât inspecțiile și reviziile curente ale navei, cât și nonconformitațile raportate în urma acestor inspecții.
10.1 Inspecțiile interne, statutare și de clasă
Compania a stabilit o serie de proceduri pentru a exista garanția că:
inspecțiile sunt făcute regulat la intervale corespunzătoare;
orice nonconformitate este raportată împreuna cu posibila sa cauză, dacă se cunoaște;
sunt luate măsuri adecvate de remediere a situației;
se ține o evidență corespunzătoare a acestor activități. Toate inspecțiile navei sunt integrate în programul lucrărilor de întreținere curentă a navei. Inspecțiile statutare sunt efectuate după un grafic alcătuit în conformitate cu cerințele naționale și internaționale relevante, iar cele de clasă sunt efectuate după graficul impus de societatea de clasificare.
Evidența lucrărilor de întreținere
Compania menține evidențe detaliate pentru navă referitoare la lucrările curente de întreținere, planificate sau ocazionale, efectuate atât de către echipajul propriu, cât și de terți.
Planificarea și înregistrarea executării lucrărilor de întreținere, precum și starea stocurilor de materiale și piese de schimb se face săptămânal de către șefii serviciilor de la bordul navei, pe categorii de lucrări.
Registrele și formularele folosite pentru evidența lucrărilor de întreținere și a inspecțiilor navei se păstrează la bordul acesteia sau în arhiva companiei pe o perioadă de minim 2 ani.
Sistemele critice
Compania a identificat sistemele și instalațiile critice pentru navă, a căror defectare ar putea conduce la o situație periculoasă. Această identificare s-a făcut pe baza metodelor specificate în procedura companiei PC 10 – întreținerea, repararea și andocarea navei.
Pentru sistemele critice, compania a stabilit în detaliu, prin manualele aferente sistemului managementului de siguranță, măsuri specifice de întreținere și verificare periodică care să mărească fiabilitatea acestor sisteme.
Sistemele critice identificate la bordul navei și care necesită testări programate sunt:
Diesel-generatoarele electrice;
Bateriile de acumulatori de avarie;
Sistemul de guvernare de avarie;
Instalația de ancorare/acostare;
Pompele de incendiu, inclusiv motopompa de avarie;
Comunicațiile de urgență;
Echipamentele și materialele de combatere a poluării la bord;
Sistemul de detectare, semnalizare și alarmă a incendiilor;
Sistemele de închidere de la distanță și/sau de opriri de urgență;
Instalațiile de santină și de balast;
Sistemul de închidere și etanșare a gurilor de magazii.
DP 11 – DOCUMENTAȚIA SMS
Sistemul managementului de siguranță al companiei este structurat pe trei nivele:
Nivelul I: Manualul politicii companiei;
Nivelul II: Manualul procedurilor companiei;
Nivelul III: Instrucțiunile generale ale companiei;
Manualul carturilor pe puntea de comandă;
Manualul carturilor in compartimentul mașini;
Manualul de protecție a muncii;
Planul de urgență al companiei în caz de accidente;
Planul de urgență în caz de poluare la bord;
Manualul de pregătire SOL AS;
Resursele umane;
Circularele către flota;
Formularele tipizate ale companiei.
11.1 Manualul politicii companiei privind siguranța navei și a navigației
și protecția mediului marin
Acest manual stabilește politicile companiei și dă o vedere de ansamblu asupra sistemului managementului de siguranță. Acolo unde este cazul, manualul face trimiteri la secțiunile relevante ale celorlalte manuale, îndeosebi la Manualul procedurilor companiei.
Manualul este folosit pentru a furniza personalului companiei și colaboratorilor acesteia informațiile de bază despre concepția companiei privind propriul său sistem al managementului de siguranță și despre felul în care el este pus in practică.
Manualul poate fi pus la dispoziția terților pentru informare, în regim de document nesecret, ca un document unic în care este descris sistemul managementului de siguranță al companiei.
11.2 Manualul procedurilor companiei
Acest manual cuprinde detalierea practicilor și sistemelor de lucru pentru activitățile esențiale din cadrul sistemului managementului de siguranță al companiei.
Toate procedurile sunt numerotate și indexate, împreună cu toate documentele asociate, având numere unice de referință și fiind tratate ca anexe la alte documente relevante ale companiei, după caz.
11.3 Documentele din nivelul III
Toate documentele din nivelul III conțin instrucțiuni detaliate de lucru, concepute pentru a sprijini personalul la care se referă să-și organizeze cât mai bine executarea sarcinilor de serviciu și să îndeplinească astfel obiectivele companiei privind calitatea și siguranța.
11.3.1 Instrucțiunile generale ale companiei
Acest manual cuprinde instrucțiunile de lucru general valabile, precum și regulile și regulamentele companiei. El este destinat să ajute personalul ambarcat și de la uscat în exploatarea efectivă de fiecare zi a navei.
11.3.2 Manualul carturilor pe puntea de comandă
Acest manual furnizează comandantului și ofițerilor de punte cerințele companiei referitoare la procedurile curente de punte, în vederea asigurării siguranței navei și navigației, a personalului ambarcat și a mărfurilor.
11.3.3 Manualul carturilor în compartimentul mașini
Acest manual furnizează șefului mecanic și ofițerilor mecanici cerințele companiei referitoare la procedurile curente din spațiile de mașini, în vederea asigurării siguranței navei, a personalului și a mărfurilor.
11.3.4 Manualul de protecție a muncii
Sistemul adoptat de companie privind ocrotirea sănătății și protecția muncii se bazează pe legislația românească în domeniu, în special pe Legea protecției muncii nr. 90/1996 și pe Normele de protecție a muncii pentru activitatea de navigație, adoptate de Ministerul Transporturilor în 1986.
Sistemul a mai fost completat, unde s-a considerat necesar, cu prevederi extrase din Convenția ILO 147, precum și din Code of Safe Working Practices for Merchant Seamen, editată în 1991 de Ministerul britanic al transporturilor.
Toate documentele bordului privind protecția muncii sunt cuprinse într-un dosar de protecție a muncii, ținut la zi de ofițerul cu siguranță, cu instrucțiuni detaliate la fiecare dintre cele șapte secțiuni.
11.3.5 Planul de urgență al companiei în caz de accidente majore
Acest plan este conceput în linii mari după structura planului de urgență în caz de poluare cu hidrocarburi la bordul navei (SOPEP) și include procedurile de urgență și formatele de raportare menționate și în Instrucțiunile generale ale companiei.
Acest manual trebuie să se afle permanent în păstrarea persoanelor din conducerea companiei, în scopul intervenției prompte în cazul în care nava se află intr-o situație de urgență.
11.3.6 Planul de urgență în caz de poluare cu hidrocarburi la bord
Acest plan este alcătuit în conformitate cu cerințele regulii 26 din Anexa I a Convenției MARPOL 1973/78. El este destinat să ajute atât echipa de intervenție împotriva poluării, aflată la bordul navei, cât și echipa de asistență de la uscat, în vederea ținerii sub control a incidentelor de poluare cauzate de navă.
11.3.7 Manualul de pregătire SOLAS
Acest manual este alcătuit în conformitate cu cerințele regulilor 18 și 51 din Capitolul III al Convenției SOLAS 1974, asa cum a fost modificată. Manualul acoperă atât sistemele și echipamentele de salvare, cât și cele de stins incendii, conținând instrucțiuni de întreținere și verificări periodice aferente acestor instalații.
Prin definiție, el este adaptat navei companiei, deoarece echipamentele de salvare și de stins incendiu, pot diferi de la o navă la alta. Din acest motiv, este esențial ca tot personalul ambarcat să cunoască bine conținutul acestui manual.
11.3.8 Resursele umane
Acest manual subliniază cerințele companiei privind calificarea profesională, experiența și disciplina personalului ambarcat și a celui de la uscat. Tot aici, sunt specificate procedurile de angajare, promovare și pregătire profesională, precum și politica companiei privind consumul de alcool și de droguri.
Sunt anexate fișele posturilor pentru toate funcțiile din lista de echipaj a navei și pentru funcțiile esențiale de la uscat.
11.3.9 Circularele către flotă
Compania a introdus un sistem rapid de comunicare către nava a unor instrucțiuni specifice, măsuri de ordin general sau informări speciale, prin intermediul unor circulare. Instrucțiunile conținute în aceste circulare urmează să fie încorporate în manualele companiei atunci când acestea vor fi revizuite și actualizate, iar circularele respective trebuind a fi retrase tot atunci din circulație.
11.3.10 Registrul formularelor tipizate ale companiei
În această secțiune sunt cuprinse toate formularele tipizate folosite atât la navă, cât și la uscat, împreună cu instrucțiunile specifice de utilizare, distribuire, frecvența de completare, durata de păstrare în arhivă etc.
11.4 Controlul documentelor
Toate documente sistemului managementului de siguranță sunt controlate prin intermediul unui sistem formal si bine definit care garantează că:
fiecare document valabil este disponibil în toate locurile relevante;
modificările la documente sunt analizate și aprobate de persoane autorizate;
documentele vechi sau cele care și-au pierdut valabilitatea sunt imediat scoase din uz.
Prin aceasta, se asigură menținerea unei comunicări efective și permanente, iar personalul are astfel mijloacele necesare de identificare, comparare, indexare, îndosariere, urmărire, retragere și îndepărtare a tuturor documentelor emise în cadrul sistemului managementului de siguranță.
Controlul modificărilor documentelor este definit în procedura companiei PC 03 – Controlul datelor și documentelor, inclusiv nivelele de autorizare și metodele de distribuire a lor.
În mod normal, documentele care și-au pierdut valabilitatea sunt retrase din uz, dar în mod excepțional unele dintre ele mai pot rămâne în circulație numai cu aprobarea persoanei desemnate de la uscat, purtând o mențiune gen: anulat, înlocuit, expirat, scos din uz etc.
Toate documentele specificate în Registrul formularelor tipizate ale companiei sunt emise și controlate de companie. Pentru detalii, se va consulta procedura companiei PC 03 – Controlul datelor și documentelor.
Persoana desemnată de la uscat este responsabilă cu funcționalitatea și eficacitatea sistemului managementului de siguranță al companiei. In consecința, compania recunoaște că orice modificări ale documentelor, procedurilor sau instrucțiunilor referitoare la ocrotirea sănătății, protecția muncii și a mediului, siguranța navei și a navigației vor fi coordonate numai de către persoana desemnată de la uscat, în conformitate cu procedurile menționate mai sus.
11.5 Schema sistemului managementului de siguranță
DP 12 – VERIFICAREA, EXAMINAREA ȘI AUDITAREA INTERNĂ A COMPANIEI
Sistemul managementului de siguranță al companiei, ca parte integrantă a sistemelor operative ale companiei, este supus în mod regulat verificării, examinării si auditării interne, atât la bordul navei, cât și la uscat, prin intermediul verificărilor (auditurilor) interne de siguranță.
Scopul auditului intern de siguranță este de a determina faptic dacă sistemul instituit prin documente și proceduri adecvate întrunește standardele de siguranță stabilite de companie și dacă acest sistem operează efectiv în toate sectoarele implicate ale companiei, în conformitate cu prevederile Codului ISM.
Programul de auditare este pregătit și urmărit în conformitate cu procedura companiei PC 11 – Auditul intern de siguranța. Fiecare domeniu dintre activitățile relevante ale companiei este supus verificării o dată pe an. Această cerință minimă este și ea supusă revizuirii în cadrul ședințelor de analiză managerială. In consecință, dacă au fost identificate astfel de necesități, pot fi efectuate controale suplimentare.
Auditurile interne sunt conduse în conformitate cu o procedură formală, pe cât posibil de către auditori independenți de sectorul supus verificării. Se pot folosi liste de verificări, însă aspectele verificate nu trebuie să se limiteze numai la punctele din aceste liste.
Rezultatele auditărilor interne sunt înregistrate atât pe listele respective de verificări, cât și în rapoarte corespunzătoare, întocmite în conformitate cu procedura companiei PC 11 — Auditul intern de siguranță. Ele sunt aduse la cunoștința persoanelor cu funcții de răspundere din serviciile de la uscat sau de pe navă.
Măsurile corective luate deja pentru remedierea deficiențelor constatate în timpul auditărilor interne sunt menționate și ele în rapoartele de neconformitate.
Toate rapoartele și procesele verbale întocmite cu ocazia auditurilor interne de siguranță sunt păstrate de către persoana desemnată de la uscat.
DP 13 – CERTIFICAREA, VERIFICAREA ȘI CONTROLUL COMPANIEI
Sistemul managementului de siguranță al companiei NAVTRANS respectă toate cerințele Codului ISM.
La sediul companiei se vor păstra originalul Documentului de conformitate și o copie după Certificatul de management de siguranță al navei, eliberate de reprezentanții Administrației.
Comandantul navei păstrează o copie a Documentului de conformitate al companiei și originalul Certificatului de management de siguranță al navei, eliberate de reprezentanții Administrației. împreună cu celelalte certificate și MANUALUL DE PREGĂTIRE SOLAS, documente, naționale și internaționale, comandantul va asigura punerea lor oricând la dispoziția autorităților portuare sau ale statului costier pentru inspecție.
13.1 Evidența documentelor
Politica companiei asigură menținerea unor evidențe corespunzătoare a tuturor documentelor, care să demonstreze că sistemul său de management de siguranță satisface toate cerințele Codului ISM.
Toate evidențele sunt identificate cu claritate și păstrate pentru a ușura verificările și recuperările documentelor.
Evidențele companiei pot fi puse la dispoziția clienților, a navlositorilor și a auditorilor externi (inspectori, autorități, organe de cercetare etc), precum și a altor persoane autorizate în prealabil de către directorul general al companiei NAVTRANS. Se va ține cont în permanență că informațiile și consemnările din ele sunt confidențiale.
2.2 Procedurile companiei
PC 01 – RESPONSABILITATEA ȘI AUTORITATEA COMPANIEI
PC 02 – ANALIZA MANAGERIALĂ
PC 03 – CONTROLUL DATELOR ȘI DOCUMENTELOR
PC 04 – CONTROLUL DOCUMENTELOR DE LA TERȚI
PC 05 – PERSONALUL COMPANIEI
PC 06 – PREGĂTIREA PERSONALULUI
PC 07 – PREGĂTIREA PENTRU SITUAȚII DE URGENȚĂ
PC 08 – CONTROLUL NECONFORMITĂȚILOR, ACCIDENTELOR ȘI INCIDENTELOR PERICULOASE
PC 09 – INSPECTAREA NAVEI ȘI A INSTALAȚIILOR SALE DE
BORD
PC 10 – ÎNTREȚINEREA, REPARAREA ȘI ANDOCAREA NAVEI
PC 11 – AUDITUL INTERN DE SIGURANȚĂ
PC 12 – COMUNICAREA
PC 13 – CERTIFICAREA NAVEI PENTRU EXPLOATARE
PC 14 – PROTECȚIA MUNCII ȘI A MEDIULUI MARIN
PC 01 – RESPONSABILITATEA ȘI AUTORITATEA COMPANIEI
1.0 SCOP
Aceste proceduri fixează obiectivele de siguranță ale companiei și stabilesc o organizare care să identifice persoanele cu funcții de răspundere, să asigure permanent resursele necesare și să facă analize regulate pentru a verifica eficacitatea sistemului managementului de siguranță.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri acoperă toate elementele sistemului managementului de siguranță determinate de Codul Internațional al Managementului de Siguranță (Codul ISM).
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Conducerea companiei este deplin răspunzătoare pentru eficiența organizării ei. Directorul general asigură aplicarea politicii companiei, fiind răspunzător de funcționalitatea tuturor compartimentelor companiei și de exploatarea eficientă a navei. Tot el are grijă ca sistemul managementului de siguranță să fie analizat în mod regulat în privința eficienței sale.
4 PROCEDURI
4.1 POLITICILE COMPANIEI
Compania a elaborat și a făcut public Manualul politicii companiei privind siguranța navei și a navigației și protecția mediului marin care răspunde necesităților ei generale de organizare și demonstrează angajarea sa pentru un management de siguranță și de protejare a mediului.
Declarațiile referitoare la politicile companiei sunt cuprinse în manualul de mai sus și sunt semnate de către directorul general al companiei METALTRANS S.R.L. Copii după aceste declarații sunt afișate public la sediul companiei și la bordul navei pentru informarea tuturor angajaților, atât a celor ambarcati cât și a celor de la uscat.
Înțelesul și aplicabilitatea acestor politici sunt revizuite periodic, în scopul adaptării lor reciproce sau cu obiectivele companiei, precum și pentru a le menține cât mai apropiate de cele mai recente reglementări interne și internaționale.
Procesul de analizare și revizuire a politicilor companiei este detaliat la procedura companiei PC 02 – Analiza manageriala.
4.2 RESPONSABILITATEA ȘI AUTORITATEA COMPANIEI
Persoanele cu funcții de răspundere din cadrul companiei au fost însărcinate cu responsabilitatea și autoritatea necesară pentru conducerea și controlul tuturor elementelor și/sau documentelor care compun sistemul managementului de siguranță.
Compania a elaborat Fișele posturilor pentru fiecare dintre funcțiile din structura echipajului navei și pentru cele implicate de la uscat. La angajare sau la numirea în funcție, fiecărei persoane i se înmânează o copie a fișei postului pe care îl ocupă.
4.3 ORGANIZAREA COMPANIEI
Organigrama companiei este prezentată în Anexa 1, iar organigrama navei în Anexa 2, atașate la finalul acestei proceduri. Fiecare persoană cu funcție de răspundere are câte un înlocuitor de drept, așa cum este specificat în fișele posturilor respective.
Fluxul de raportare pe probleme de securitate a muncii este arătat în Manualul de protecția muncii.
4.3.1 Directorul general
Directorul general al companiei NAVTRANS asigură cadrul general de competență al companiei pentru desfășurarea tuturor activităților acesteia, actuale și de perspectivă.
Directorul general este responsabilul principal pentru funcționarea sistemului managementului de siguranță al companiei și pentru stabilirea și respectarea politicilor companiei de către tot personalul, atât de la navă, cât și de la uscat. Totodată, el mai este răspunzător și de asigurarea tuturor resurselor adecvate și de tot sprijinul de la uscat necesar pentru ca persoana desemnată să-și îndeplinească obligațiile sale.
El răspunde de exploatarea eficientă și în deplină siguranță a navei, precum și de utilizarea judicioasă a întregului personal al companiei.
Directorul general coordonează activitatea tuturor compartimentelor de la uscat.
Următoarele proceduri ale companiei cad în sarcina directorului general al companiei, în întregime sau parțial:
PC 06 – Pregătirea personalului;
PC 07 – Pregătirea pentru situații de urgență;
PC 09 – Inspectarea navei și a instalațiilor sale de bord;
PC 10 – Întreținerea, repararea și andocarea navei;
PC 13 – Certificarea navei pentru exploatare.
4.3.2 Șeful compartimentului Tehnic
Șeful compartimentului Tehnic răspunde în fața directorului general al companiei de asigurarea asistenței tehnice pentru navă, inclusiv de reparațiile acesteia și ale echipamentelor de bord.
Șeful compartimentului Tehnic răspunde de următoarele:
respectarea procedurilor relevante ale companiei, pentru ca nava să fie exploatată din punct de vedere tehnic în conformitate cu politicile companiei și cu standardele de siguranță stabilite;
funcționarea sistemului managementului de siguranță al companiei, în privința aspectelor lui tehnice;
îndeplinirea sarcinilor curente privind asistența tehnică a navei
Următoarele proceduri ale companiei cad în sarcina șefului compartimentului Tehnic, în întregime sau parțial:
PC 07 – Pregătirea pentru situații de urgență;
PC 09 – Inspectarea navei și a instalațiilor sale de bord;
PC 10 – Întreținerea, repararea și andocarea navei;
PC 13 – Certificarea navei pentru exploatare.
4.3.3 Șeful compartimentului Exploatare
Șeful compartimentului Exploatare răspunde în fața directorului general al companiei de asigurarea exploatării eficiente a navei. El trebuie să asigure rezolvarea operativă a problemelor curente legate de exploatarea zilnică a navei. Șeful compartimentului Exploatare răspunde de următoarele:
urmărirea respectării procedurilor relevante ale companiei, pentru ca nava să fie exploatată din punct de vedere comercial, nautic și de siguranță în conformitate cu politicile companiei și cu standardele de siguranță stabilite;
conformarea standardelor de performanță ale navei la cerințele declarate ale navlositorilor;
identificarea și aducerea la cunoștința întregului personal navigant a obiectivelor manageriale;
menținerea standardelor stabilite de companie referitoare la exploatarea eficienta a navei.
4.3.4 Șeful compartimentului Maritim
Șeful compartimentului Maritim răspunde în fața directorului general al companiei de următoarele:
supravegherea implementării la navă a politicii și obiectivelor companiei, mai ales a celor legate de sistemul managementului de siguranță;
realizarea și menținerea standardelor stabilite de companie referitoare la exploatarea în siguranță a navei.
Următoarele proceduri ale companiei cad în sarcina șefului compartimentului Maritim, în întregime sau parțial:
PC 06 – Pregătirea personalului;
PC 09 – Inspectarea navei și a instalațiilor sale de bord;
PC 10 – Întreținerea, repararea și andocarea navei.
4.3.5 Șeful compartimentului Financiar-contabilitate
Șeful compartimentului Financiar-contabilitate răspunde în fața directorului general al companiei de asigurarea cadrului economico-fmanciar de susținere a activității companiei și a navei.
4.3.6 Șeful compartimentului Asigurări
Șeful compartimentului Asigurări răspunde în fața directorului general al companiei de rezolvarea problemelor ridicate de eventualele avarii, accidente și dispute. El asigură legătura cu diferitele instituții și organisme specifice: Clubul P&I, societățile de asigurări, autoritățile statului de pavilion, portuare sau ale statului costier etc.
4.3.7 Șeful compartimentului Personal
Șeful compartimentului Personal răspunde în fața directorului general al companiei de asigurarea navei cu personal navigant calificat corespunzător, apt medical și cu experiența necesară, în conformitate cu cerințele reglementărilor relevante interne și internaționale.
4.3.8 Persoana desemnată de la uscat
Persoana desemnată de la uscat este un specialist de înalta calificare, nominalizat prin decizia directorului general al companiei NAVTRANS. Ea are acces direct și permanent la cele mai înalte nivele ale conducerii companiei, pentru a iniția acțiuni corespunzătoare.
Persoana desemnată de la uscat răspunde în fața directorului general al companiei de funcționalitatea curentă a sistemului managementului de siguranță și de toată documentația asociată.
4.3.9 Comandantul
Comandantul este reprezentantul intereselor companiei la bordul navei sale și trebuie să îndeplinească toate cerințele și instrucțiunile acesteia, precum și pe cele ale navlositorului, așa cum este stabilit în manualele companiei și în alte documente ale sistemului managementului de siguranță.
Comandantul navei deține responsabilitatea principală la bord în toate domeniile care afectează siguranța navei, navigației, echipajului și mărfurilor transportate, precum și protecția mediului.
Comandantul poartă răspunderea principală pentru luarea oricăror decizii necesare pentru asigurarea siguranței echipajului său, a navei sale și pentru protecția mediului marin, chiar dacă acest lucru ar putea însemna uneori o abatere de la procedurile și instrucțiunile stabilite de companie în cadrul sistemului managementului de siguranță. El are, de asemenea, autoritatea să ceară asistență și ajutorul companiei ori de cate ori consideră necesar.
Comandantul răspunde în principal de următoarele:
implementarea politicii companiei privind ocrotirea sănătății, protecția muncii și a mediului, siguranța navei și a navigației, precum și a celei referitoare la abuzul de alcool și de droguri la bordul navei sale;
cointeresarea echipajului pentru respectarea acestor politici;
emiterea ordinelor și a instrucțiunilor într-un mod clar și concis;
verificarea îndeplinirii și respectării la bordul navei sale a cerințelor sistemului managementului de siguranță;
analizarea eficacității sistemului managementului de siguranță la nava și raportarea oricărei deficiențe sau neconformitați către persoana desemnată de la uscat.
4.3.10 Echipa managerială a navei
Comandantul răspunde de conducerea și administrarea eficienta a navei sale. In această munca, el este ajutat de o echipa managerială care are în componența sa pe șefii de servicii ai navei:
ofițerul I maritim;
șeful mecanic.
Principalele obiective ale echipei manageriale a navei sunt următoarele:
exploatarea navei în mod sigur și eficient;
asigurarea condițiilor de siguranță, pregătire, sănătate și bunăstare pentru întregul personal ambarcat;
întreținerea navei și a instalațiilor sale de bord în conformitate cu standardele și cerințele companiei.
Echipa managerială a navei împreună cu echipa managerială de la uscat formează un tot unitar al cărui scop este realizarea unei exploatări sigure și eficiente a navei.
Alte responsabilități referitoare la sistemul managementului de siguranță la navă sunt definite în Manualul politicii companiei privind siguranța navei și a navigației și protecția mediului marin.
4.4 VERIFICAREA RESURSELOR
Compania identifică permanent și alocă suficiente resurse pentru asigurarea desfășurării activităților în conformitate cu obiectivele sistemului managementului de siguranță.
Verificările efectuate de către autoritățile statului de pavilion, cele portuare și cele ale societății de clasificare, în cadrul supravegherii impuse de reglementările naționale și internaționale, sunt considerate ca făcând parte din inspecțiile făcute la navă și la instalațiile ei de bord așa cum sunt ele specificate la procedura companiei PC 09 – Inspectarea navei și a instalațiilor sale de bord. Pentru efectuarea verificărilor și controalelor, atât la bordul navei, cât și la uscat, pentru obținerea certificatelor necesare și a aprobărilor legale, după caz, este folosit un personal calificat și pregătit corespunzător.
5.0 DOCUMENTE
Organigrama companiei;
Organigrama navei;
Fișele posturilor.
PC 02 – ANALIZĂ MANAGERIALĂ
SCOP
Aceste proceduri descriu activitățile necesare pentru efectuarea analizelor periodice la sediul de la uscat al companiei în cadrul sistemului managementului de siguranță, în conformitate cu cerințele Codului ISM. Analizele pe care trebuie să le facă comandantul în cadrul sistemului managementului de siguranță la bordul navei sunt descrise în Instrucțiunile generale ale companiei.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri acoperă toate elementele sistemului managementului de siguranță determinate de Codul Internațional al Managementului de Siguranță (Codul ISM).
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Directorul general este răspunzător pentru organizarea și conducerea ședințelor de analiză managerială.
Persoana desemnată de la uscat este răspunzătoare pentru asigurarea faptului că orice acțiune referitoare la activitățile de la uscat, hotărâtă la ședințele de analiză managerială, să fie adusă la cunoștința întregului personal cu responsabilități în domeniul implicat și să fie îndeplinită cât mai curând după aceea.
Șeful compartimentului Maritim este răspunzător pentru asigurarea faptului că orice acțiune referitoare la navă, hotărâtă la ședințele de analiză managerială, să fie adusă la cunoștința personalului ambarcat cu responsabilități în domeniul implicat și să fie îndeplinită cât mai curând după aceea.
4.0 PROCEDURI
Sistemul managementului de siguranță al companiei este analizat și revizuit anual sau mai des, dacă este cazul, pentru a se garanta continua sa eficacitate și flexibilitate. Un grafic al acestor ședințe de analiză va fi întocmit de către persoana desemnată de la uscat și va fi aprobat de către directorul general.
Analiza managerială este efectuată în cadul unor ședințe conduse de către directorul general, cu participarea persoanelor cu funcții de răspundere din cadrul companiei care au legătură cu problemele de pe ordinea de zi.
Ca o condiție minimală, următoarele persoane trebuie să participe la aceste ședințe, iar dacă nu sunt disponibile, își vor desemna un înlocuitor adecvat:
șeful compartimentului Tehnic;
șeful compartimentului Exploatare;
șeful compartimentului Maritim;
persoana desemnată de la uscat;
șeful compartimentului Personă / Aprovizionare.
Ordinea de zi va fi propusă de către persoana desemnată de la uscat și va trebui să includă, fără însă a se limita la ele, următoarele probleme:
minutele sau procesele-verbale ale ședințelor anterioare;
acțiunile propuse pentru a fi Întreprinse;
analiza politicilor companiei și a sistemului managerial;
analiza rezultatelor auditului intern de siguranță;
rapoartele verificărilor de siguranță;
analiza neconformităților și a măsurilor corective corespunzătoare;
deciziile privind îmbunătîțirea sistemului managementului de siguranță;
eventualele modificări ale structurii organizatorice a companiei;
propunerile de modificare a obiectivelor sau politicilor companiei;
performanțele colaboratorilor și/sau ale subcontractanților;
schimbări ale legislației naționale și/sau ale reglementărilor internaționale care afectează sistemul managementului de siguranță.
Cu ocazia fiecărei ședințe de analiză managerială se vor întocmi fie minute, fie procese- verbale, care vor fi semnate de către directorul general și de toți participanții și care vor circula printre persoanele interesate.
5.0 DOCUMENTE
Ordinea de zi a ședinței;
Minuta sau procesul-verbal al ședinței.
PC 03 – CONTROLUL DATELOR ȘI DOCUMENTELOR
1.0 SCOP
Aceste proceduri asigură analizarea, aprobarea, emiterea și controlul corespunzător al tuturor documentelor și informațiilor referitoare la sistemul managementului de siguranță al companiei. Acest lucru se obtțne prin:
analizarea și aprobarea fiecărui document înainte de punerea lui în circulație;
cunoașterea de către toți utilizatorii a procedurii de emitere a documentelor și a statutului fiecăruia dintre acestea;
distribuirea și disponibilitatea documentelor valabile la fiecare loc relevant;
informarea tuturor persoanelor asupra emiterii sau amendării unor documente relevante ale sistemului managementului de siguranță;
îndepărtarea promptă a documentelor care și-au pierdut valabilitatea.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri se aplică tuturor documentelor sistemului managementului de siguranță, descrise sau la care se face referire in Manualul procedurilor companiei, inclusiv celor specificate în Registrul formularelor tipizate ale companiei, indiferent dacă sunt copii hard (documente scrise), pe suport magnetic (fișiere pe dischete) sau optic (CD-ROM).
3.0 RESPONSABILITATĂȚI
Persoana desemnată de la uscat este răspunzătoare pentru emiterea tuturor documentelor aprobate și pentru îndepărtarea lor atunci când ele își pierd valabilitatea. El mai este răspunzător și pentru păstrarea copiilor tuturor documentelor sistemului managementului de siguranță, împreună cu persoanele din conducerea companiei și cu comandantul navei, precum și pentru identificarea necesității unor proceduri, instrucțiuni, norme și/sau alte documentații care sa fie emise sau modificate.
4.0 PROCEDURI
4.1 DOCUMENTELE SISTEMULUI MANAGEMENTULUI DE SIGURANȚĂ
4.1.1 Formatul standard
Toate paginile conțin următoarele informații la partea superioară a fiecărei pagini (antet):
Numele companiei (stânga sus);
Data de control – luna și anul (dreapta sus).
Toate paginile conțin următoarele informații la partea inferioară a fiecîrei pagini (subsol):
Titlul documentului de bază (stânga jos);
Simbolul și numărul secțiunii curente (mijloc);
Numărul paginii curente din numărul total de pagini (dreapta jos). Acest sistem dă garanția că fiecare pagină din documentația sistemului
managementului de siguranță are o identitate unică.
4.1.2 Controlul documentelor
Pagina de titlu (coperta I-a) a fiecărui document conține o matrice de control, stampilată cu sigiliul companiei, care conține următoarele date:
Numărul exemplarului;
Statutul documentului (ediția și data);
Persoana care 1-a verificat;
Persoana care 1-a aprobat;
Semnăturile persoanelor de la pct. c și d
Modificările făcute diferitelor documente sunt precis identificate în fiecare secțiune. Această tehnică permite companiei să urmărească si sa controleze fiecare document. Atunci când o secțiune este modificată, matricea de control împreună cu noul cuprins al secțiunii sunt schimbate, fiind transmise fiecărui detțnător al documentului.
Persoana desemnată de la uscat, având aprobarea corespunzătoare a directorului general al companiei, va transmite copii controlate ale documentului modificat tuturor deținătorilor ediției precedente a acestuia.
Documentele de la bordul navei și de la uscat sunt considerate ca fiind controlate oficial dacă poartă stampila companiei pe matricea de control.
Nici un document controlat oficial de companie nu poate fi prezentat sau transmis unei terțe persoane, fizice sau juridice, fără aprobarea expresă a directorului general al companiei.
In scopul de a se menține un control asupra tututor publicațiilor, manualelor, etc atât de la sediul companiei cât și de la navă, fiercare deținător de astfel de documente (la sediu – P.D.U, la navă – Of. II mar. punte/ Șeful mecanic/ Electricianul, etc) trimestrial vor efectua o verificare iar în indexul (opisul) acestora se va înscrie data și semnătura persoanei care a efectuat verificarea.
4.1.3 Registrul de control al documentelor
Persoana desemnată de la uscat este răspunzătoare de asigurarea menținerii unei evidențe adecvate a circulației documentelor prin intermediul unui Registru de control al documentelor, pentru identificarea rapidă a locului în care se află fiecare document emis în cadrul sistemului managementului de siguranță. Acest registru va cuprinde detalii despre fiecare deținător al documentelor controlate de companie.
4.1.4 Manualul procedurilor companiei
Manualul procedurilor companiei va trebui să fie strict supravegheat de fiecare dintre persoanele companiei care îl deține sau folosește, indiferent de funcție. Reproducerea, copierea sau citarea, chiar parțială, a unor fragmente din acest manual este strict interzisă.
4.1.5 Formatul fișelor și formularelor
Toate fișele și formularele tipizate folosite de companie au formatul stabilit la pct. 4.1.1 din acest manual, cu precizarea că în stânga jos figurează codul formularului, conform indexului din care face parte (pentru navă sau pentru sediul companiei), iar simbolul și numărul secțiunii, din mijlocul notei de subsol, lipsește.
4.1.6 Păstrarea dischetelor
Dischetele pe care sunt stocate documentele sistemului managementului de siguranță sau diferitele programe legate de acesta vor fi păstrate în condiții care să le protejeze împotriva avarierii lor fizice sau magnetice. Se va face și păstra cel puțin o copie de siguranță după fiecare dischetă, de preferintță pe un CD-ROM.
De notat că dischetele au același regim de copyright și de secret de serviciu ca și documentele pe care le conțin, iar deținătorii lor sunt răspunzători de respectarea acestui regim.
4.1.7 Controlul programelor pe calculator
In cadrul sistemului managementului de siguranță se vor instala și folosi, numai programe autorizate sau licențiate. Orice program nou achiziționat va fi scanat anti-virus și verificat la defecțiuni înainte de a fi rulat prima dată, chiar de către furnizor sau, în cel mai rău caz, de către persoana care îl instalează.
4.2 MODIFICAREA ȘI SCHIMBAREA DOCUMENTELOR
Se acceptă ca unele mici modificări, cum ar fi numerele de telefon, să fie făcute temporar de mână, până când secțiunea va fi amendată oficial.
4.2.1 Cererea de modificare a documentului
Toate solicitările de schimbare a sistemului managementului de siguranță trebuie adresate persoanei desemnate de ia uscat, prin înaintarea unei Cereri de modificare a documentului. Fiecare cerere va fi însoțită de o copie a documentului vechi la care se referă sau a paginilor relevante care se doresc a fi schimbate, împreună cu propunerea adecvată de schimbare.
Persoana desemnată de la uscat păstrează originalele tuturor documentelor emise, împreună cu evidențele tuturor modificărilor făcute la acestea.
Persoana desemnată de la uscat aloca un număr fiecărei cereri de schimbare a documentului. Prin aceasta, el demarează procesul schimbării, iar după discutarea cererii cu persoanele relevante, decide cursul fazelor ulterioare de acțiune.
Dacă cererea este aprobată de conducerea companiei, secțiunea corespunzătoare a documentului este modificată sau actualizată, aprobată într-o ședință de analiză managerială și transmisă tuturor deținătorilor relevanți. Dacă cererea este respinsă, persoana care a făcut cererea va fi înștiințată în scris de către persoana desemnată de la uscat cu privire la motivele respingerii. Dacă persoana în cauză este nemulțumită de soluția dată, ea se poate adresa directorului general al companiei NAVTRANS.
Toate cererile de schimbare a documentelor vor fi îndosariate și păstrate de către persoana desemnată de la uscat.
Deținătorii documentelor sunt răspunzători de inserarea secțiunilor modificate imediat ce le-au primit, ca și de îndepărtarea și distrugerea secțiunilor care au fost înlocuite.
5.0 CONTROLUL DOCUMENTELOR LA NAVĂ
Trebuie respectate cu strictețe următoarele reguli:
Atunci când se copiază o secțiune a unui manual supus controlului, ca o instrucțiune de lucru (de exemplu, o procedură, o instrucțiune de utilizare sau niște norme de protecție a muncii), copia va circula în regim de document necontrolat, însă va trebui să poarte ștampila navei, semnătura comandantului și data când a fost făcută.
Listele de verificări folosite la navă, instrucțiunile și formularele sunt documente supuse controlului. Pentru aceasta, fiecare navă fie că va înscrie în formatul documentelor respective numele navei, fie că va aplica stampila navei pe toate paginile documentului.
Cărțile, publicațiile, hârtile, planurile și schemele navei și ale instalațiilor sale de bord, precum și celelalte instrucțiuni emise de terți și folosite la navă vor fi ștampilate cu numele navei și va trebui să se țină evidența lor ca documente supuse controlului.
Comandantul va trebui să păstreze lista tuturor documentelor controlate, iar evidența acestora va conține date detaliate despre fiecare document: denumirea, emitentul, data emiterii, numărul de pagini, numărul de exemplare deținute la bord și deținătorii autorizați.
Orice modificare a unui document controlat trebuie să fie autorizată în prealabil, iar exemplarele vechi vor trebui să fie îndepărtate (înapoiate la companie sau distruse). Se va avea în vedere că modificarea unor documente poate necesita aprobarea prealabilă a lor de către autoritățile relevante sau de către societățile de clasificare.
Toate formularele companiei trebuie să poarte data de control în antet. Această dată nu trebuie schimbată cu data curentă atunci când ele se folosesc.
6.0 DOCUMENTE
Registrul de control al documentelor;
Copia documentului propus a fi schimbat;
Cererea de modificare a documentului;
Registrul de evidență a cererilor de schimbare a documentelor.
PC 04 – CONTROLUL DOCUMENTELOR DE LA TERȚI
1.0 SCOP
Aceste proceduri descriu modul în care exemplarele și copiile documentelor elaborate sau furnizate companiei de către terți sunt utilizate și controlate în cadrul sistemului managementului de siguranță.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri se aplică tuturor documentelor elaborate sau furnizate de terți, în legătură cu sistemul managementului de siguranță al companiei.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Persoana desemnată de la uscat este răspunzătoare de organizarea primirii și distribuirii corespunzătoare a tuturor documentelor și documentațiilor furnizate de terți: planuri, scheme, manuale, instrucțiuni, hărți și publicații nautice, coduri, regulamente, norme etc.
Directorul general al companiei este răspunzător de formarea și menținerea unei biblioteci tehnice la sediul companiei care să conțină dubluri după planurile și documentațiile tehnice ale navei și instalațiilor ei de bord, precum și copii ale tuturor reglementărilor, codurilor, normelor și publicațiilor necesare exploatării în siguranță a acesteia.
Comandantul este răspunzător de păstrarea și actualizarea, acolo unde este cazul, a publicațiilor relevante, reglementărilor, codurilor, normelor, instrucțiunilor, hărților, planurilor etc, precum și pentru menținerea la zi a listelor (opisurilor) cuprinzând evidența acestora la bordul navei.
4.0 PROCEDURI
Câte o copie după fiecare reglementare, cod, instrucțiune, publicație etc. care are legătură cu sistemul managementului de siguranță al companiei va fi păstrată și actualizată, dacă este cazul, la sediul companiei.
Câte o copie după fiecare reglementare, cod, instrucțiune, publicație etc. care are legătura cu sistemul managementului de siguranță al navei va fi păstrată și actualizată, dacă este cazul, la bordul navei.
Documentele care nu mai sunt valabile nu vor fi păstrate nici la bordul navei, nici la uscat, ci vor fi îndepărtate sau distruse cu prima ocazie, conform procedurilor companiei. Până la îndepărtarea sau distrugerea lor, aceste documente trebuie să fie marcate clar cu inscriția „SCOS DIN UZ”.
Toate documentele furnizate de către terți, aflate la bordul navei, și care nu poartă nici o indicație de scoatere din uz, vor fi considerate drept valabile.
Documentele destinate navei vor fi înmânate direct comandantului sau transmise prin poșta. In acest din urmă caz, nava va fi înștiințată printr-o notă corespunzătoare despre trimiterea documentației. Aceasta notă va fi folosită pentru confirmarea primirii la bord a documentației, trebuind ca o copie a ei să fie înapoiată companiei.
In cazul schimbării comenzii navei, comandantul care preia comanda va trebui să obțină de la comandantul care predă comanda lista documentelor aflate la bord. Aceasta listă va indica statutul fiecărui document.
Compania va face demersuri pe lângă distribuitorii relevanți pentru asigurarea primirii regulate a noilor documentații, în cantitatăți suficiente și care să acopere toate domeniile exploatării curente a navei.
Hârtile și publicațiile nautice vor fi corectate de către ofițerul cu navigația al navei (ofițerul maritim II) sau de către o agenție autorizată (de exemplu, Direcția Hidrografică Maritimă). Fiecare navă va fi ținută la curent cu schimbările și corecțiile necesare, menționate în Avizele pentru navigatori. La navă se va ține evidența corectării harților și publicațiilor nautice.
Comandantul va trebui să se asigure că hârtile și publicațiile nautice sunt comandate pe măsura necesităților, în conformitate cu Avizele pentru navigatori și cu cataloagele furnizorilor respectivi.
Instrucțiunile de utilizare ale utilajelor, mașinilor și echipamentelor vor fi păstrate la bordul navei numai pentru consultare. Nu stă în practica companiei să le actualizeze, decât dacă echipamentele respective au suferit modificări. Totuși, în cazul în care au fost primite unele modificări din partea producătorilor, ele vor fi inserate într-un mod similar altor modificări. Atât la navă, cât și la uscat se va păstra un opis al tuturor manualelor și instrucțiunilor de utilizare aflate la bordul navei.
Directorul general al companiei va păstra la uscat o listă a tuturor desenelor, planurilor, schemelor etc. navei și a instalațiilor ei de bord. Se va da o atenție deosebită planurilor legate de instalațiile și echipamentele de salvare, de stins incendii, de tancuri și tubulaturi, de stabilitate.
Dacă s-au operat modificări ale navei sau ale instalațiilor sale de bord, comandantul va asigura fie îndepărtarea planurilor vechi și înlocuirea lor cu planuri noi, corespunzătoare situației reale, fie reprezentarea modificărilor pe planurile vechi, în cazul în care societatea de clasificare nu are vreo obiecție.
Toate planurile, desenele și schemele modificate se vor păstra în mapele relevante de la bordul navei.
5.0 DOCUMENTE
Nota de însoțire a documentelor.
PC 05 – PERSONALUL COMPANIEI
1.0 SCOP
Aceste proceduri asigură atât alcătuirea echipajului navei companiei din persoane calificate, competente și apte medical, în conformitate cu cerințele reglementărilor naționale și internaționale, cât și exploatarea de la uscat a navei de către un personal competent.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri acoperă următoarele activități:
recrutarea și angajarea membrilor de echipaj;
analiza și aprecierea activității individuale;
întocmirea și evidența dosarelor personale;
evidenta efectuării controalelor medicale.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Directorul general al companiei răspunde de faptul că numirea comandantului și a șefului mecanic de pe nava companiei se face în conformitate cu cerințele relevante naționale și internaționale. El trebuie să se asigure că comandantul:
întrunește toate condițiile de calificare și de experiență profesională necesare pentru a comanda nava companiei;
cunoaște foarte bine sistemul managementului de siguranță al companiei;
primește sprijinul necesar pentru a-și îndeplini sarcinile în deplină siguranță.
în privința celorlalți navigatori, el trebuie să asigure următoarele:
folosirea numai a personalului navigant care este calificat, competent și apt medical, în conformitate cu cerințele companiei, așa cum sunt ele definite în manualul Resurselor umane;
analizarea periodică a condițiilor de calificare și experiență profesională a personalului navigant, precum și a procedurilor de angajare.
Șeful compartimentului Personal răspunde de recrutarea și angajarea personalului navigant și verifică dacă acesta satisface toate condițiile de calificare, experiență și sănătate cerute de reglementările relevante și de companie.
Comandantul răspunde de respectarea permanentă a cerințelor naționale și internaționale, ca și a celor proprii companiei, referitoare la asigurarea și alcătuirea echipajului navei sale.
4.0 PROCEDURI
4.1 GENERALITĂȚI
La formularea condițiilor sale de serviciu, compania își reafirmă angajamentul său de a folosi metode moderne de management și tehnici avansate de exploatare a navei sale, în vederea asigurării siguranței pe mare și bunăstării flecarei persoane din cadrul companiei. întreg personalul este chemat să participe activ la punerea în aplicare și menținerea sistemului managementului de siguranță, la efortul continuu de îmbunătățire a tuturor activităților și, acolo unde este posibil, să contribuie cu metode și idei noi la exploatarea sigură și eficientă a navei companiei.
Nava este administrată direct de echipa managerială de la bordul său, și indirect de echipa managerială de la uscat, ambele echipe formând un tot unitar.
4.2 RECRUTAREA PERSONALULUI NAVIGANT
4.2.1 Angajarea
Compania utilizează personal navigant selecționat și angajat în mod direct. Un control general al respectării cerințelor companiei privind personalul navigant este menținut prin:
consultarea comandantului și a șefului mecanic la alcătuirea echipajului;
verificarea de către conducerea companiei, a îndeplinirii cerințelor de calificare și experiența profesională de către toți membrii echipajelor;
verificarea antecedentelor profesionale și disciplinare ale fiecărui candidat la angajare.
Pentru detalii suplimentare privind angajarea personalului.navigant și a celui de la uscat, se va consulta manualul Resursele umane.
4.2.2 Instructajul ofițerilor
La introducerea sistemului managementului de siguranță în cadrul companiei și pe navă, toți ofițerii aflați în serviciu au fost instruiți cu privire la cerințele acestui sistem și la responsabilitățile lor individuale, potrivit funcțiilor deținute de ei la bordul navei.
La fiecare angajare ulterioară a unui ofițer, se va efectua la sediul companiei o instruire a acestuia, în scopul familiarizării sale cu standardele și cerințele companiei referitoare la funcția pe care o va îndeplini la bordul navei.
Instructajul ofițerilor se face în mod individual sau colectiv, după caz, de către șeful compartimentului Tehnic, în conformitate cu prevederile din secțiunea sus-menționată a manualului Resursele umane și cu formularele specifice. La sfârșit, șeful compartimentului Personal strânge formularele și le atașează la dosarele personale ale ofițerilor respectivi.
4.2.3 Schimbarea echipajelor
Atunci când se produc schimbări, totale sau parțiale, ale structurii sau componenței echipajului, comandantul navei împreună cu șeful compartimentului Personal vor revedea dosarele personale ale fiecărui membru de echipaj propus pentru ambarcare, pentru a vedea dacă este apt profesional și medical pentru funcția ce o va îndeplini în voiajul preconizat.
Înainte de ambarcarea pe nava sa a oricărei navigator, comandantul trebuie să verifice o data în plus valabilitatea brevetului sau certificatului de capacitate și a vizei medicale de pe carnetul de marinar al acestuia și să se convingă că experiența lui profesională îi va permite executarea în bune condițiuni a sarcinilor de serviciu.
ANGAJAREA PERSONALULUI DE LA USCAT
Directorul general al companiei stabilește necesarul de personal, precum și oportunitatea înlocuirii, promovării sau angajării de personal suplimentar, pe baza unei analize permanente a competențelor și responsabilităților personalului existent, în contextul activităților curente și de perspectivă.
4.4 APRECIERILE PERIODICE
In scopul menținerii celor mai înalte standarde profesionale, compania a stabilit o serie de proceduri privind analiza activității profesionale a tuturor angajaților săi, pe baza unor fișe de aprecieri periodice.
4.5 DOSARELE MEDICALE ALE PERSONALULUI
Personalul navigant este obligat să efectueze controalele medicale regulamentare pentru ambarcare (de siguranța navigației) și ori de câte ori este cazul, în urma unor îmbolnăviri sau deteriorări a stării sale de sănătate. Controalele medicale se efectuează la policlinicile/spitalele de specialitate din Constanța sau Galați, în conformitate cu procedurile relevante ale Ministerului Sănătății și ale Ministerului Transporturilor.
Dosarele medicale (fișele) ale personalului navigant sunt păstrate la aceste policlinici.
Personalul navigant, la angajare, are obligația de a prezenta serviciului Personal rezultatul testului antialcoolic și antidrog.
Pentru detalii suplimentare privind condițiile de sănătate și controalele medicale, a se vedea Secțiunea 1: Personalul companiei a manualului Resursele umane.
4.6 RELAȚIILE CU PUBLICUL ȘI CU MASS-MEDIA
Datorită dimensiunii reduse a companiei, nu este organizat un serviciu de relații publice. Singura persoană abilitată să facă declarații publice, să dea relații despre activitatea companiei și/sau a navei sale este directorul general al companiei. In anumite situații, acesta poate delega o altă persoana din cadrul companiei pentru a face declarații de presă, pentru a da interviuri sau relații despre unele aspecte ale activității companiei.
În afara obligațiilor regulamentare de raportare și informare, comandantul navei nu poate da relații și informații despre companie sau despre nava pe care o comandă decât dacă a obținut în prealabil un mandat din partea directorului general al companiei. El trebuie să vegheze ca nici unul dintre ofițerii navei sau membrii echipajului să nu încalce acest principiu.
5.0 DOCUMENTE
Dosarul personal;
Fișa de apreciere individuală (formularul PER/40 l/F AI);
Formularul de instruire a ofițerilor (formularul PER/404/FIO);
Brevetul sau Certificatul de capacitate;
Adeverința de absolvire a cursurilor IMO.
PC 06 – PREGĂTIREA PERSONALULUI
1.0 SCOP
Aceste proceduri definesc activitățile și controlul necesar pentru asigurarea identificării și individualizării tuturor nevoilor de pregătire profesională a personalului implicat direct în sistemul managementului de siguranță al companiei, ca si a celui nou angajat, promovat sau transferat în vederea familiarizării sale cu noul mediu de lucru și cu noile sarcini de serviciu, la un nivel maxim de competență.
Pregătirea personalului trebuie să-i asigure acestuia dobândirea cunoștințelor teoretice și a deprinderilor practice pentru a-1 ajuta să facă față unor situații inedite, cum ar fi:
punerea în aplicare a politicilor și procedurilor companiei în cadrul sistemului managementului de siguranță;
rezolvarea operativă a problemelor tehnice și manageriale;
intrarea în vigoare a unor noi reglementări naționale și/sau internaționale cu repercursiuni asupra exploatării navei sau managementului de siguranță;
introducerea unor tehnologii sau echipamente noi pe nava companiei;
schimbarea zonelor tradiționale de navigație.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri acoperă tot personalul care este implicat în sistemul managementului de siguranță al companiei.
Domeniul activităților la care se aplică prezentele proceduri cuprinde:
instruirea personalului navigant la uscat;
instruirea personalului navigant la bordul navei;
pregătirea personalului de la uscat;
încurajarea tuturor salariaților de a se perfecționa continuu.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Directorul general al companiei răspunde de identificarea nevoilor de pregătire profesională pentru tot personalul acesteia, atât de la navă cât și de la uscat.
Șeful compartimentului Personal răspunde de verificarea, actualizarea și păstrarea dosarelor personale ale tuturor angajaților companiei.
Comandantul răspunde de identificarea nevoilor de pregătire profesională a personalului navigant ambarcat pe nava sa.
4.0 PROCEDURI
4.1 NECESITATEA PREGĂTIRII
4.1.1 Identificarea necesității pregătirii
In cadrul ședințelor de analiză managerială, directorul general al companiei va supune discuției necesitatea unor forme de pregătire a personalului, pe baza propunerilor făcute persoanei desemnate de la uscat de către comandantul navei, șefii de compartimente sau chiar de către persoanele direct interesate.
Necesitatea pregătirii suplimentare a personalului poate fi motivată obiectiv de unele modificări ale rutinelor de lucru, cum ar fi:
instalarea pe navă a unor sisteme și echipamente noi;
luarea în exploatare a unor nave noi;
transferarea personalului navigant de pe alte tipuri de nave;
schimbarea zonelor traditționale de navigație;
adoptarea unui sistem sporit de calitate impus de navlositor;
introducerea unor noi reguli, standarde sau norme.
Însa necesitatea pregătirii personalului mai poate fi motivată și subiectiv de:
dorința conducerii companiei de a îmbunătăți eficiența lucrului și disciplina la bordul navei;
concluziile auditurilor interne sau externe;
recomandările comisiilor care au anchetat neconformitățile, accidentele sau incidentele periculoase;
rezultatele unor exerciții de urgență;
evaluările personale din fișele de aprecieri individuale.
In aceste din urmă cazuri, conducerea companiei poate opta între pregătirea personalului sau înlocuirea lui.
4.1.2 Formele de pregătire
Pregătirea personalului poate îmbrăca, după caz, mai multe forme:
instruire directă, la sediul companiei și/sau la locul de muncă, de către un personal calificat;
absolvirea unor cursuri speciale de pregătire;
studierea individuală a documentațiilor specifice și verificarea cunoștințelor pe baza unor liste adecvate de verificări.
Formele de pregătire de mai sus pot fi și combinate și adaptate în funcție de condițiile concrete ale fiecărui caz în parte, pentru ca întregul personal implicat în sistemul managementului de siguranță să aibă o înțelegere adecvată a regulilor, normelor, codurilor și directivelor relevante.
Pregătirea se va face în limba română sau într-o limbă înțeleasă de cei în cauză, folosindu-se o gamă cât mai variată de materiale documentare (broșuri, publicații, postere, casete video, programe de simulare pe calculator etc).
Prin cerințele de calificare profesională și prin verificările inițiale făcute la angajare, ca și pe parcursul activității ulterioare la bord, prin fișele de apreciere periodică, compania asigură și menține un sistem care dă garanția că personalul navigant este capabil să comunice efectiv cu ceilalți membri ai echipajului (în limba română) sau cu terții (în limba engleză) în îndeplinirea sarcinilor de lucru legate de sistemul managementului de siguranță.
4.2 PREGĂTIREA PERSONALULUI NAVIGANT
4.2.1 Familiarizarea cu nava
La numirea pe funcție, fiecare persoană primește fișa postului său în care îi sunt specificate competențele, relațiile ierarhice și de colaborare, responsabilitățile generale, atribuțiile de serviciu, ca și materialele și/sau documentele pe care le va gestiona.
În răstimpul primelor două săptămâni de la ambarcarea pentru prima dată pe nava companiei, navigatorul va fi supus unei instruiri specifice și amănunțite din partea comandantului și a șefilor săi direcți, referitor la siguranța navei și a navigației, ca și la protecția muncii și a mediului. Pe cât posibil, acest instructaj va fi făcut înainte ca nava să plece pe mare (vezi pct. 1.14 din Secțiunea 1: Personalul companiei din manualul Resursele umane).
Fiecare navigator va primi informațiile esențiale referitoare la sistemul managementului de siguranță al companiei, în special cele legate de politicile companiei, de salvare și de protecția muncii.
Personalul brevetat care urmează să fie cuprins în sistemul carturilor, pe punte sau la mașini, va fi verificat asupra cunoștințelor sale mai înainte de efectuarea primului cart cu ajutorul unor Liste de verificări adecvate (vezi pct. 1.13.6 din Manualul carturilor pe puntea de comandă și pct. 1.1.17 din Manualul carturilor în compartimentul mașini).
4.2.2 Pregătirea Ia bordul navei
Chiar de la angajare, înaintea ambarcării pe navă, comandantul va completa un formular de familiarizare cu nava, prin care să confirme că a citit și înțeles bine toată documentația sistemului managementului de siguranță și că își asumă răspunderea, ca reprezentant al companiei la bordul navei, de a garanta ca și echipajul său să cunoască și să respecte cerințele acestui sistem.
Ulterior, comandantul împreună cu șefii de servicii de la bord vor organiza instruirea și antrenarea personalului ambarcat în problemele de siguranță, salvare și protecție a mediului. Această pregătire va include cunoașterea regulilor și regulamentelor relevante pentru toate sferele de activitate existente la bord. Tot personalul navigant angajat de companie, ca și orice altă persoană aflată temporar la bord, va semna formularul în termen de 14 zile de la ambarcare, verificându-se astfel dacă cunoaște documentația sistemului managementului de siguranță al companiei și s-a familiarizat cu nava. Pe durata acestei perioade de familiarizare, noul ambarcat va fi instruit și supravegheat de către șeful direct.
Identificarea necesităților de pregătire mai poate fi făcută și în urma analizării de către comitetul de siguranță al bordului a unor neconformități constatate pe navă.
4.2.3 Instructajul ofițerilor la sediul companiei
înainte de plecarea la navă după o perioadă de ședere la uscat (concedii de odihnă sau de boală, recuperări, cursuri, examene etc), toți ofițerii vor face un instructaj amănunțit la sediul companiei, trebuind să completeze un formular cu problemele prelucrate. Cu această ocazie, ei primesc toate informațiile de ultimă oră legate de sarcinile de serviciu și de sistemul managementului de siguranță.
4.2.4 Încurajarea perfecționării profesionale
Compania va încuraja preocuparea fiecărui angajat de a-și îmbunătăți pregătirea profesională și de a-și manifesta talentele în slujba companiei, prin diferite stimulente, cum ar fi:
Prime și recompense materiale;
Continuitatea angajării pe navele companiei;
Promovarea pe funcții superioare;
Personalul navigant este obligat, prin reglementări specifice, să urmeze o serie de cursuri de pregătire IMO urmate de examene, la instituțiile autorizate de Ministerul Transporturilor, obținând certificate adecvate. Prin actualul contract de muncă, obligația aceasta revine în întregime fiecărui navigator.
In scopul aducerii la cunoștință tuturor salariaților a celor mai recente informații despre sistemul managementului de siguranță al companiei și despre activitățile de shipping în general, există sistemul Circularelor către flotă, așa cum este el descris în manualul politicii companiei DP 11: Documentația SMS și în Instrucțiunile generale ale companiei.
4.2.5 Familiarizarea / aprofundarea S.M.S.
Tot echipajul navei are obligația să cunoască Sistemul managementului de siguranță pe care compania noastră îl aplică.
În acest scop, înaintea ambarcării pe navă, tot personalul navigant va studia la sediul companiei manualele ce conțin acest sistem.
Odată ambarcati pe navă, Comandantul se va asigura că toți membrii echipajului vor reciti aceste manuale la intervale care să nu depășească 60 de zile.
Această acțiune va fi înregistrată în tabelul de la începutul fiecărui manual de la bordul navei și care conține data și semnătura.
4.3 PREGĂTIREA PERSONALULUI DE LA USCAT
4.3.1 Generalități
In funcție de necesități și în măsura în care se poate dispensa o perioadă de timp de serviciile lor, compania va trimite unii dintre salariații săi implicați în sistemul managementului de siguranță să urmeze diferite forme de pregătire pentru îmbunîtățirea sau reîmprospătarea cunoștințelor profesionale în acest domeniu.
4.3.2 Procedura de acces
Atunci când consideră necesar, flecare șef de compartiment de la uscat va face propuneri ca unul sau mai mulți dintre subordonații săi să urmeze o formă de pregătire, printr-una din căile următoare:
recomandare în fișa de apreciere individuală a persoanei respective;
redactarea unei cereri adecvate, bine motivate.
Necesitatea și oportunitatea solicitărilor vor fi discutate în prima ședința de analiză managerială, iar hotărârea îi va fi adusă la cunoștință solicitantului de către șeful său direct.
5.0 DOCUMENTE
Fișa de apreciere individuală;
Lista de verificări pentru familiarizarea cu nava;
Lista de verificări nr. 2: Familiarizarea cu echipamentele de punte;
Lista de verificări nr. 1(CM): Familiarizarea cu instalațiile din compartimentul mașini;
Formularul pentru instructajul ofițerilor la sediul companiei;
Dosarul personal;
Certificatele obținute în urma absolvirii diferitelor cursuri de
pregătire.
Toate documentele de personal sunt confidențiale și sunt păstrate de către șeful compartimentului Personal.
PC 07 – PREGĂTIREA PENTRU SITUAȚII DE URGENȚĂ
1.0 SCOP
Aceste proceduri asigură atât existența la bordul navei și la sediul companiei a unor planuri pentru intervenții în caz de urgență, cât și instruirea și antrenarea personalului nominalizat în aceste planuri pentru a acționa prompt și eficient în toate cazurile identificate de urgență.
Totodată, procedurile mai asigură și conformitatea planurilor cu cerințele reglementărilor relevante, interne și internaționale.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri sunt destinate asigurării unor intervenții structurate și atotcuprinzătoare în cazul oricăror situații periculoase, accidente și incidente care ar implica nava companiei și/sau mediul marin.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Directorul general al companiei, prin intermediul echipei de urgență de la uscat, răspunde de acțiunile de sprijin intreprinse în oricare dintre situațiile de urgență.
Persoana desemnată de la uscat răspunde de asigurarea concordanței dintre planul de urgență al companiei și planurile sau rolurile de urgență existente la bordul navei, precum și de verificarea eficacității lor.
Șeful compartimentului Maritim răspunde de echiparea și dotarea navei cu toate echipamentele și materialele necesare intervențiilor de urgență, inclusiv cele pentru combaterea poluării marine.
Comandantul răspunde de efectuarea exercițiilor de urgență la bordul navei de către echipele desemnate pentru intervenție, în conformitate cu graficul prestabilit, pentru reducerea pagubelor și mărirea eficacității. El va acționa în concordanță cu prevederile planurilor sau rolurilor de urgență relevante, existente la bord.
Comitetul de siguranță al navei răspunde de analizarea și revizuirea eficacității exercițiilor de urgență, făcând recomandări corespunzătoare pentru modificarea și îmbunătățirea procedurilor sau a graficelor lor de realizare.
4.0 PROCEDURI
4.1 IDENTIFICAREA SITUATELOR DE URGENȚĂ
Pentru identificarea situațiilor potențiale de urgență care pot surveni la bordul navei, comitetul de siguranță al companiei și cel al navei vor analiza:
operațiunile, manevrele și evenimentele la bordul navei care, printr-o desfășurare necorespunzătoare, ar putea afecta siguranța navei, a echipajului și a mărfurilor sau ar putea conduce la poluarea mediului marin;
riscurile asociate introducerii unor noi tehnologii și echipamente la bordul navei;
pericolele potențiale generate de operarea defectuoasă a unor echipamente, de manipularea unor mărfuri periculoase sau de erorile umane în exploatarea navei;
concluziile rapoartelor despre accidentele, incidentele și situațiile periculoase în care a fost implicată nava;
concluziile rapoartelor despre accidentele, incidentele și situațiile periculoase în care au fost implicate nave similare, din flota română sau din cea mondială;
rezultatul unor studii și cercetări efectuate la nivel național sau internațional privind situațiile de urgență la bordul navelor;
recomandările auditurilor interne sau externe;
concluziile desprinse în urma desfășurării exercițiilor de urgență la bordul navei.
După ce au identificat situațiile potențiale de urgență, comitetele de siguranță trebuie să le detalieze pe scenarii (secvențe, faze) si să facă propuneri adecvate de intervenție. Analiza de risc va include căi adecvate de reducere atât a gradului de pericol (prin măsuri de protecție), cât și a probabilității lor de apariție (prin măsuri de evitare și/sau de prevenire). Este cazul, mai ales, pentru acele situații care nu au fost încă cuprinse în planificarea de urgență actuală, dar și pentru îmbunătățirea planurilor actuale.
4.2 PLANURILE DE URGENȚĂ LA BORDUL NAVEI
Pentru navă sunt stabilite roluri sau planuri de urgență care iau în considerație diferitele tipuri de situații de urgență care pot surveni la bord. Unele dintre aceste planuri pot fi în plus față de cele cerute de către reglementările naționale și/sau internaționale în vigoare.
Comandantul trebuie să asigure efectuarea regulată a exercițiilor de antrenament pentru toate cazurile identificate de urgență Aceste exerciții obligatorii se fac pentru:
îmbunătățirea cunoștințelor referitoare la pericolele potențiale cărora personalul ambarcat trebuie să le facă față;
creșterea nivelului de pregătire și a vitezei de reacție a intervențiilor în cazurile de urgență identificate.
Nava trebuie să aibă afișat graficul de efectuare a exercițiilor de antrenament pe anul în curs. Pe nava companiei, trebuie să se efectueze următoarele exerciții periodice de antrenament:
incendiu în amenajările sociale și de locuit;
incendiu în compartimentul mașini;
incendiu în magaziile de marfa;
abandon;
eșuare;
coliziune;
inundare sau gaură de apa;
avarie structurală sau produsă de furtună;
om la apă;
răniri corporale;
poluare cu hidrocarburi;
intrarea/ieșirea din spații închise.
Comandantul mai poate organiza și alte exerciții, dacă consideră necesar, pentru acoperirea și a altor situații, cum ar fi:
atacul piraților sau teroriștilor;
scurgeri sau emisii de substanțe periculoase;
deplasarea mărfurilor;
avarierea diferitelor instalații, mașini și echipamente;
remorcarea în mare deschisă;
căutarea și salvarea.
Planificarea pentru toate situațiile de urgență identificate este cuprinsă fie în rolurile navei, fie în Planul de urgență al companiei în caz de accidente majore. Planificarea de urgență trebuie să includă cel puțin următoarele:
atribuirea sarcinilor și responsabilităților concrete pentru fiecare
membru al echipei de intervenție;
acțiunile care trebuie intreprinse pentru restabilirea controlului asupra situației;
metodele și mijloacele de comunicare folosite la bord și între nava și uscat;
procedurile de solicitare a ajutorului extern, în caz de necesitate;
procedurile de notificare și de raportare către companie și autoritățile relevante, în conformitate cu cerințele regulamentare;
listele de verificări aferente fiecărei situații de urgență.
De fiecare dată când se efectuează un exercițiu de urgență, el trebuie consemnat în jurnalul de bord și în alte eventuale evidențe statutare. Fiecare consemnare va menționa personalul participant, echipamentele folosite, detalii despre problemele apărute în timpul exercițiului, calificativul și va fi semnată de către comnadant.
Eficacitatea acestor exerciții va fi analizată lunar, cu ocazia ședințelor comitetului de siguranță al navei. Orice sugestii și propuneri de îmbunătățire, reieșite în urma acestor întruniri, vor fi transmise companiei pentru aprobare, cât mai curând posibil sau din primul port de escala.
Ori de câte ori comitetul de siguranță al companiei socotește necesara o schimbare sau o îmbunătățire a unui plan de urgență, ea va fi făcută și transmisă navei, în conformitate cu procedura companiei PC 03 – Controlul datelor și documentelor.
4.3 PLANUL DE URGENȚĂ AL COMPANIEI
Planul de urgentță al companiei este elaborat ținându-se cont de diferitele situații de urgență care pot sa apară la navă. Copiile rolurilor/planurilor de urgența de la bordul navei sunt păstrate la sediul companiei de către persoana desemnată de la uscat. Câte o copie a planului de contingență al companiei va fi deținută de fiecare membru al echipei de urgență de la uscat.
Planul de urgență al companiei specifică responsabilitățile fiecărui membru al echipei de urgență și prevede înlocuitorii de rezervă ai acestora, în cazul când titularii nu sunt disponibili pe moment. Pentru detalii, a se vedea Planul de urgența al companiei în caz de accidente majore.
La începutul fiecărui an, comitetul de siguranță al companiei va stabili graficul exercițiilor de urgență care se vor efectua la uscat. Pe cât posibil, aceste exerciții se vor face în combinație cu cele efectuate la bordul navei, pentru a se observa coordonarea dintre ele.
Fiecare dintre situațiile sau incidentele periculoase reale și care au reclamat folosirea planurilor de urgență va fi analizată după eveniment de către comitetul de siguranță al navei, pentru a se stabili dacă situația respectivă ar fi putut fi prevenită și pentru a se lua măsurile corective necesare în vederea evitării repetării ei pe viitor. Analiza va fi folosită și pentru eventuala îmbunătățire sau modificare a planului de urgența de la bordul navei sau a celui de contingență.
5.0 DOCUMENTE
Rolurile de urgență ale navei;
Minutele sau procesele-verbale ale ședințelor comitetului de siguranță al navei;
Jurnalul de bord;
Minutele sau procesele-verbale ale ședințelor comitetului de siguranță al companiei;
Listele de verificări pentru diferite situații de urgență.
PC 08 CONTROLUL NECONFORMITĂȚILOR, ACCIDENTELOR ȘI INCIDENTELOR PERICULOASE
1.0 SCOP
Aceste proceduri definesc activitățile și controlul necesar pentru ca toate neconformitățile, accidentele și situațiile periculoase să fie raportate companiei si analizate în vederea îmbunătățirii siguranței și prevenirii poluării, precum și pentru luarea unor măsuri corective adecvate, urmărindu-se executarea lor. Acolo unde este cazul, se vor identifica acțiuni care să împiedice repetarea neconformităților sau care să garanteze analizarea acestora pentru a se detetecta și urmări tendințele negative, înainte ca ele să devină evidente.
Aceste proceduri nu contravin în nici un fel reglementărilor și cerințelor naționale, internaționale sau de clasă referitoare la raportarea accidentelor sau incidentelor, ci doar vin să le completeze.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri acoperă întreg domeniul sistemului managementului de siguranță, atât de la nava, cât și de la uscat, acolo unde se pot detecta neconformități, situații periculoase și chiar accidente.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Fiecare angajat al companiei este răspunzător de identificarea și raportarea imediată către șeful sau direct a oricăror neconformități, situații periculoase sau accidente la care a fost martor sau în care a fost implicat.
Directorul general al companiei răspunde de inițierea oricăror modificări ale sistemului managementului de siguranță și de acele măsuri corective care impun autoritatea sa.
Comandantul răspunde pentru raportarea către persoana desemnată de la uscat a oricărei neconformități, situații periculoase sau accident care a survenit la bordul navei. El mai este răspunzător și pentru coordonarea și transmiterea către persoana desemnată de la uscat a tuturor sugestiilor de modificare și îmbunătățire a sistemului managementului de siguranță făcute de oricine dintre membrii echipajului sau.
Șefii de servicii de la navă (ofițerul maritim I și șeful mecanic) împreună cu șefii compartimentelor implicate de la uscat răspund de adoptarea și urmărirea executării măsurilor corective care trebuie luate într-o situație dată, ca și de verificarea efectului produs de acestea.
Persoana desemnată de la uscat răspunde de următoarele:
analizarea tuturor rapoartelor privind neconformitățile, accidentele și situațiile periculoase primite de la navă, precum și de circulația lor printre persoanele responsabile relevante pentru informare și propunere de măsuri corective adecvate;
stabilirea măsurilor corective, prin consultarea cu șefii compartimentelor implicate, comandantul navei sau directorul general, după caz;
urmărirea executării măsurilor corective stabilite, pentru a exista garanția ca ele au fost puse în practică și că au avut efectul scontat;
analizarea și revizuirea, dacă este cazul, a sistemului existent de management de siguranță.
4.0 PROCEDURI
4.1 INTRODUCERE
Compania recunoaște necesitatea asigurării că orice neconformitate, indiferent de natura ei, să fie identificată și să se ia măsuri corective adecvate. Controlul specific include următoarele:
prevederea metodelor pentru identificarea neconformităților și realizarea măsurilor corective necesare;
menținerea unei comunicări efective pentru garantarea informării personalului relevant al companiei cu privire la luarea măsurilor corective;
analizarea și actualizarea procedurilor companiei, atunci când neconformitătile indică această necesitate.
4.2 NECONFORMITĂȚI
Orice neconformitate va fi înregistrată pe un formular de raportare a nonconformităților, care va fi înaintat direct și exclusiv persoanei desemnate de la uscat.
Persoana desemnată de la uscat (pentru rapoartele făcute la sediul companiei) sau comandantul (pentru rapoartele făcute la nava) va aloca fiecărui raport un număr de înregistrare din registrul de evidență al rapoartelor de neconformitate ținut de ei.
4.2.1 Completarea formularului
Persoana care completează formularul (SMS/102/RNC) va descrie modul în care a apărut incidentul în Secțiunea A a formularului, propunând orice măsură corectivă pe care el o consideră necesară.
Pentru neconformitățile de la uscat, formularele vor fi completate de către șefii compartimentelor implicate și înaintate direct persoanei desemnate de la uscat.
Pentru nonconformitățile de la navă, formularele vor fi completate de către șefii corespunzători ai serviciilor de pe navă, care le vor prezenta comandantului. Acesta din urmă le va semna și le va înainta imediat către persoana desemnată de la uscat, reținând la bord o copie a fiecărui raport.
La primirea raportului, persoana desemnată de la uscat îl va semna și data, dându-i un număr de ordine din registrul de evidență al rapoartelor de neconformitate, apoi îl va transmite imediat directorului general.
Directorul general îl va chema pe șeful compartimentului implicat și vor cerceta cauzele neconformității, notând cele aflate în Secțiunea B a formularului, împreună cu acțiunile care trebuie intreprinse. Decizia asupra măsurii corective trebuie luată prompt, pentru a se preveni repetarea neconformității sau agravarea situației. Șeful compartimentului răspunde de completarea, semnarea și datarea acestei secțiuni din formular. Termenul indicat pentru luarea măsurii corective este privit ca un termen limită ce nu poate fi depășit.
Persoana desemnată de la uscat va urmări punerea în aplicare a măsurii corective și informarea tuturor părților afectate, după caz, pentru terminarea procedurii și completarea Secțiunii C din formular.
Înainte ca formularul să fie încheiat, persoana desemnată de la uscat va trebui să se asigure că măsura corectivă și-a produs efectul și că este menținută în continuare, prin verificări suplimentare.
4.2.2 Transmiterea formularelor
Comandantul este autorizat să transmită companiei rapoartele de neconformitate prin cel mai rapid mijloc de comunicare, inclusiv prin fax, telex sau E-mail, ținând cont că informațiile cerute de Secțiunea A din formular trebuie să fie transmise direct către persoana desemnată de la uscat, la sediul companiei. Comandantul va trebui să păstreze la bord câte copie a rapoarelor, împreună cu celelalte mesaje transmise.
La primirea unui raport de neconformitate, persoana desemnată de la uscat îi va da un număr de ordine și îl va procesa după procedura specificată la punctul precedent, apoi îl va retransmite cu toate rubricile completate, inclusiv cu numele șefului compartimentului însărcinat cu rezolvarea cazului, înapoi comandantului. Aceste informații vor fi consemnate de comandant pe copia raportului păstrată la bord.
La încheierea formularului, persoana desemnată de la uscat îl va informa pe comandant cu privire la acest lucru.
4.2.3 Încheierea formularelor la bord
Atunci când un raport de neconformitate a fost încheiat la bord, spre satisfacția comandantului, acesta va informa persoana desemnată de la uscat despre acest lucru, depre măsurile corective luate și eficacitatea lor.
Persoana desemnată de la uscat va contacta șefii compartimentelor implicate de la uscat pentru a-i informa despre toate acestea, apoi îl va informa și pe directorul general cu privire la încheiarea raportului.
Pentru evitarea unor confuzii, toate mesajele trimise sau primite în legătura cu rapoartele de neconformitate trebuie adresate numai persoanei desemnate de la uscat.
4.2.4 Identificarea și numerotarea rapoartelor de neconformitate
Toate rapoartele de neconformitate vor fi numerotate cu grijă pe toată durata anului și vor fi identificate pentru fiecare compartiment de la uscat sau pentru fiecare serviciu de la navă, după cum urmează:
pentru navă: prefix format din primele trei litere ale numelui navei;
pentru sediul companiei: prefix format din primele trei litere ale compartimentului.
4.3 MĂSURI CORECTIVE
Măsurile corective luate pentru remedierea neconformităților pot îmbrăca diferite forme, cum ar fi:
remedierea deficienței sau defecțiunii constatate;
revizuirea unei proceduri sau a unei instrucțiuni de operare;
emiterea unei noi proceduri sau instrucțiuni;
instituirea unui control sporit al respectării procedurilor și instrucțiunilor companiei;
acțiuni disciplinare, educative și de perfecționare profesională.
Acolo unde măsurile corective sau acțiunile preventive reclamă modificarea procedurilor sau instrucțiunilor de operare, raportul de neconformitate poate fi considerat încheiat numai atunci când procedura sau instrucțiunea propusă a fost convenita între compartimentul implicat, comandant și persoana desemnată de la uscat și a obținut aprobarea directorului general. Pentru detalii, se va consulta procedura companiei PC 03 – Controlul datelor și documentelor.
Persoana desemnată de la uscat va efectua analize și verificări regulate asupra modului în care sunt identificate și raportate neconformitățile, ca și asupra aplicării și eficacității măsurilor corective.
Măsurile corective vor fi analizate și revizuite cu ocazia ședințelor de analiză managerială, în conformitate cu procedura companiei PC 02 – Analiza managerială.
4.4 ACCIDENTE ȘI INCIDENTE PERICULOASE
Accidentele și situațiile periculoase (near miss) se vor aduce la cunoștința companiei în conformitate cu prevederile : Raportarea avariilor și a accidentelor din Instrucțiunile generale ale companiei.
Dacă este vorba de accidente de muncă, ele se vor raporta în conformitate cu prevederile Legii 90/1996 privind protecția muncii și ale Secțiunii 4: Raportarea accidentelor de muncă și primul ajutor medical din Manualul de protecție a muncii.
Măsurile corective în cazul accidentelor și incidentelor periculoase vor fi analizate și revizuite periodic cu ocazia ședințelor de analiză managerială, în conformitate cu procedura companiei – Analiza managerială.
5.0 DOCUMENTE
registrul de evidență a rapoartelor de neconformitate;
evidențele de control (jurnalele de bord, rapoartele de inspecție, comunicările dintre nave și companie etc);
rapoartele de neconformitate încheiate, de unde să reiasă măsurile corective luate, completarea corespunzătoare a registrelor rapoartelor de neconformitate și eficacitatea măsurilor.
PC 09 – INSPECTAREA NAVEI ȘI A INSTALAȚIILOR SALE DE BORD
1.0 SCOP
Aceste proceduri asigură efectuarea la timp a inspectării navei și instalațiilor ei de bord, precum și înregistrarea acestor inspecții în conformitate cu cele descrise în continuare, menținând o strânsă legătura între companie și nava sa. Ele dau garanția că nava este întreținută conform tuturor cerințelor regulamentare.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri se referă la inspecțiile care trebuie efectuate la navă și la instalațiile ei de bord în conformitate cu cerințele regulamentare ale statului de pavilion, ale societății de clasificare și ale companiei.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Directorul general al companiei este răspunzător de inspectarea și verificarea navei de cel puțin două ori pe an, putându-și delega aceasta responsabilitate către șeful compartimentului Tehnic. Aceste inspecții trebuie să includă și controlul procedurilor de verificare efectuate de echipa managerială a navei.
Șeful compartimentului Tehnic este răspunzător de efectuarea unor inspecții regulate la navă, precum și de planificarea și urmărirea lucrărilor de întreținere și reparații la bordul acesteia.
Comandantul este răspunzător de asigurarea pregătirii navei pentru inspecții și probe, precum și de efectuarea la timp a acestor inspecții.
Șeful mecanic este răspunzător de asigurarea efectuării inspecțiilor și a probelor tehnice în conformitate cu instrucțiunile relevante.
4.0 PROCEDURI
4.1 INSPECȚIILE SĂPTĂMÂNALE
Săptămânal, comandantul va inspecta încăperile de locuit și cambuza navei pentru a se asigura că sunt îndeplinite condițiile de higiena și sănătate. Rezultatul acestor inspecții se va consemna în jurnalul de bord.
Inspecțiile comandantului vor fi, pe cât posibil, neanunțate.
4.2 INSPECȚIILE TRIMESTRIALE
Comandantul trebuie să se asigure că spațiile de locuit și de lucru, ca si cele de uz general de pe navă sunt inspectate regulat la fiecare trei luni. Inspecțiile pot fi efectuate chiar de comandant sau de un ofițer desemnat de acesta (ofițerul I maritim sau șeful mecanic).
Ofițerul cu siguranța va efectua și el, tot trimestrial, câte o inspecție care să verifice respectarea normelor de siguranță și de protecție a muncii pe navă. Evidența acestor inspecții va fi ținută pe formularul tipizat, iar raportul de inspecție va fi completat pe formularul tipizat. Pentru a nu scapă din vedere principalele aspecte controlate, ofițerul cu siguranța va folosi o listă de verificări adecvată.
4.3 INSPECȚIILE SEMESTRIALE / ANUALE
Directorul general al companiei sau șeful compartimentului Tehnic vor inspecta nava cel puțin de doua ori pe an. Aceste inspecții vor fi efectuate, pe cât posibil, în afara inspecțiilor planificate de către societățile de clasificare. Inspecțiile semestriale sau anuale pot înlocui inspecțiile trimestriale care ar fi trebuit făcute în acele perioade.
In urma inspecțiilor, se vor întocmi rapoarte detaliate, pe baza principiului potrivit căruia trebuie consemnate toate aspectele verificate și rezultatul acestor verificări. Rapoartele vor avea trei secțiuni:
Corp și echipamente de punte;
Mașini și instalații de bord;
Echipamente electrice și de radiocomunicații.
Anual, toate magaziile de marfa trebuie inspectate amănunțit de comandant și de ofițerul I maritim, completându-se formularul tipizat.
Toate rapoartele trebuie să fie analizate de către persoana desemnată de la uscat. Măsurile corective rezultate ca fiind necesare în urma raportului vor fi propuse de compartimentele responsabile de la uscat.
Informațiile conținute în rapoarte vor fî analizate și prelucrate statistic pentru uzul conducerii companiei. Ele vor putea fi folosite, de asemenea, și de compartimentele implicate de la uscat pentru identificarea deficiențelor și implementarea măsurilor corective sau pentru semnalarea unor tendințe.
Evidența rapoartelor de inspecții trebuie să fie ținută atât la navă, cât și la uscat, în dosare speciale, pentru a se urmări exploatarea în siguranță a navei.
Orice defecțiuni, probleme sau neconformitați identificate în cursul inspecțiilor trebuie să fie notate și raportate în conformitate cu procedura companiei PC 08 – Controlul neconformităților, accidentelor și situațiilor periculoase.
4.4 INSPECȚIILE OCAZIONALE
Nava poate fi inspectată oricând de autoritățile portuare, ale statului costier sau ale statului de pavilion. Navlositorul poate și el să inspecteze nava, cu permisiunea prealabilă a directorului general al companiei.
Periodic, la intervalele stabilite prin certificatele de clasă, nava este inspectată de reprezentanții societății de clasificare. In mod similar, și diferiți inspectori ai societăților de asigurare, auditori externi sau reprezentanți ai Clubului P&I pot face inspecții amănunțite ale navei, cu informarea prealabilă a companiei.
Comandantul, șeful mecanic și echipajul navei trebuie să răspundă cu solicitudine inspectorilor care vin la bord. Rapoartele acestor inspecții vor fi păstrate la bord, iar o copie a lor va fi înaintată companiei.
5.0 DOCUMENTE
Evidența rapoartelor trimestriale ale ofițerului cu siguranța (formularul SPM/202/EIT);
Rapoartele trimestriale ale ofițerului cu siguranța (formularul SPM/203/RIT);
Lista de verificări pentru inspecțiile trimestriale (formularul SPM/204/LVI);
Rapoartele anuale de inspecție ale spațiilor de marfa (formularul SPM/231/RIM);
Raportul de inspecție externă (formularul SPM/226/RIE);
Rapoartele de inspecție internă;
Rapoartele terților (inspectorii autorizați ai societății de clasificare, ai autorităților portuare, ai societăților de asigurare, ai inspectoratelor de protecție a muncii etc);
Minutele sau procesele-verbale ale comitetului de siguranță al navei și ale comitetului de siguranță al companiei.
PC 10 – ÎNTREȚINEREA, REPARAREA ȘI ANDOCAREA NAVEI
1.0 SCOP
Aceste proceduri precizează sistemul care asigură că lucrările de întreținere ale navei, cele de reparații și cele de andocare să fie făcute în conformitate cu politicile companiei privind siguranța navei și a echipajului, protecția muncii și a mediului.
Obiectivele acestui sistem trebuie să garanteze și să demonstreze că:
nava este întreținută în conformitate cu cerințele și reglementările relevante internaționale, ale statului de pavilion, ale societății de clasificare și ale companiei;
nava întrunește standardele de calitate cerute de navlositori;
nava este exploatată pe baza unor metode tehnice și manageriale corecte;
există o evidență corespunzătoare a activităților de exploatare a navei.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri se aplică navei companiei și descriu sistemul prin care se realizează, se controlează și se inregistrează lucrările de întreținere efectivă a corpului navei, a mașinilor și a tuturor instalațiilor de bord.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Șeful compartimentului Tehnic constituie legătura directă între navă și directorul general al companiei, fiind răspunzător în fața acestuia din urmă pentru asistența tehnică, întreținerea, repararea și andocarea navei.
Șeful compartimentului Maritim răspunde în fața directorului general al companiei de asigurarea exploatării în siguranță a navei, precum ai de respectarea graficelor cu lucrările de întreținere ale echipamentelor de siguranță și salvare, în conformitate cu politicile și obiectivele manageriale ale companiei, precum și cu instrucțiunile primite de la directorul general, informându-1 pe acesta în legătură cu toate inspecțiile făcute sau care urmează să fie făcute la navă
Comandantul răspunde de întreținerea și administrarea generală a navei, asigurând respectarea procedurilor și instrucțiunilor companiei la bordul ei. El este, totodată, reprezentantul companiei la bordul navei și în relațiile cu terții. El mai este răspunzător și de comunicarea și raportarea către companie a stării generale a navei și a stadiului de îndeplinire a lucrărilor planificate de întreținere și reparații, în conformitate cu instrucțiunile primite.
Ofițerul I maritim răspunde în fața comandantului de executarea programului lucrărilor de întreținere și reparații al corpului navei și al echipamentelor de punte, precum și de ținerea evidenței acestor lucrări.
Șeful mecanic răspunde în fața comandantului de urmărirea eficacității lucrărilor de întreținere și de asigurarea efectuării corespunzătoare a lucrărilor tehnice la bord. El raportează lunar companiei situația lucrărilor de întreținere ale mașinilor și instalațiilor de bord, prezentând copii după înregistrările acestora în evidențele navei. El ține evidența funcționării tuturor instalațiilor și echipamentelor de bord și-1 atenționează pe comandant despre orice defecte sau deficiențe care ar putea surveni. Totodată, el mai este răspunzător și de funcționarea în siguranță și întreținerea tuturor mecanismelor de punte.
4.0 PROCEDURI
Lucrările de întreținere sunt realizate prin aplicarea unor sisteme și proceduri scrise privind supravegherea permanentă a funcționării mașinilor, prin efectuarea unei întrețineri preventive și planificate, precum și prin efectuarea regulată a andocărilor navei.
Sistemul de întreținere planificată al companiei a identificat toate echipamentele și instalațiile existente la bord a căror defectare subită poate duce la o situație periculoasă (vezi: Sisteme si echipamente critice din Manualul carturilor in compartimentul mașini). Pentru identificarea acestor echipamente și instalații s-a procedat în felul următor:
s-au identificat mai întâi toate echipamentele și sistemele care au vreo legătură cu siguranța navei și a echipajului sau cu prevenirea poluării;
s-au testat apoi în funcțiune toate echipamentele și sistemele astfel identificate și s-a analizat gradul de alarmare, integritatea structurală și funcționarea dispozitivelor de siguranță, în vederea identificării modului și a gradului în care ar putea fi afectate siguranța navei, a navigației și a echipajului sau mediul marin;
s-au efectuat opriri de avarie, prin simularea unor situații de urgență și analizarea pericolelor care ar amenința echipajul, nava, mărfurile transportate și mediul marin;
s-au efectuat verificările de dinaintea sosirii/plecării navei în/din port, având în vedere obiectivele de mai sus;
s-au evidențiat toate echipamentele și sistemele care nu au dat satisfacție deplină și care ar fi putut genera situații periculoase;
s-au analizat echipamentele și sistemele noi, după procedura de mai sus, atunci când ele trebuie să funcționeze împreună cu cele care au fost deja verificate;
s-au analizat capacitatea și viteza de reacție a echipajului pentru a face fată unor eventuale situații de urgență.
De asemenea, sistemul de întreținere planificată prevede efectuarea regulată a testării instalațiilor și echipamentelor de rezervă sau care nu funcționează în mod continuu, cum ar fi următoarele, fără însă a se limita numai la ele:
bateriile de acumulatori de avarie;
pompele de incendiu, inclusiv motopompa de avarie;
guvernarea de avarie;
pompele de balast și de santină.
Sistemul de întreținere planificată este elaborat pe baza instrucțiunilor, cerințelor și recomandărilor din documentația tehnică a producătorilor echipamentelor respective.
Conducerea companiei va urmări stadiul și eficiența lucrărilor de întreținere de mai multe ori pe parcursul efectuării lor, atât pe baza rapoartelor și comunicărilor primite de la navă, cât și a constatărilor făcute cu ocazia inspecțiilor la navă.
Orice defecțiuni constatate, lucrări de întreținere neefectuate sau care depășesc forțele bordului, ca și neconformitățile din cadrul sistemului de întreținere planificată vor face obiectul unor rapoarte de inspecție sau de neconformitate, după caz.
Reparațiile de mică importanță vor fi efectuate sub supravegherea unui ofițer al navei. Reparațiile importante ale corpului, mașinilor de propulsie și ale altor echipamente esențiale, ca și cele din spațiile închise vor fi făcute numai sub supravegherea șefilor de servicii de pe navă.
Toate problemele de siguranță și de protecție a mediului vor fi soluționate de ofițerul cu siguranța, de comun acord cu comandantul navei. Pentru detalii suplimentare privind cerințele companiei în ceea ce privește întreținerea, repararea și andocarea navei, se va consulta Manualul carturilor în compartimentul de mașini.
4.1 Controlul lucrărilor de întreținere
Pentru verificarea executării lucrărilor de întreținere în conformitate cu cerințele normelor și reglementărilor relevante, naționale și internaționale, ca și cu cele proprii, compania a stabilit proceduri și responsabilități concrete pentru a exista garanția că:
inspecțiile statutare și de clasă sunt efectuate regulat, la intervale adecvate;
orice neconformitate este raportată împreună cu posibilele ei cauze, dacă se cunosc;
se iau măsuri prompte și potrivite de remediere a neconformităților;
se ține o evidență adecvată a acestor activități.
Inspecțiile statutare și de clasă, ca și cele interne ale comandanților sau ale reprezentanților conducerii companiei sunt integrate în sistemul de întreținere planificată al navei, în cadrul sistemului managementului de siguranță al companiei.
Evidența inspecțiilor si a verificărilor statutare este consemnată în jurnalul editat de RNR: Maintenance on board — record of periodica! checkings carried out by the crew. Evidența celorlate lucrări de întreținere se face pe categorii (punte, mașini, electrice, hidraulice etc), în jurnale de activitate ținute de șefii de servicii de la navă (ofițerul I maritim și șeful mecanic), fiind raportate lunar către companie.
4.2 Controlul costurilor
Conducerea companiei va veghea ca nava să fie întreținută și reparată la standarde corespunzătoare de calitate, în conformitate cu cerințele societății de clasificare ți/sau de asigurare. Compartimentele Tehnic și Exploatare, după caz, vor solicita directorului general al companiei, prin compartimentul Economic, aprobarea prealabilă a oricăror cheltuieli curente pentru navă.
5.0 DOCUMENTE
Listele șefului mecanic și ale ofițerului maritim I cu lucrările de întreținere;
Evidențele lucrărilor de întreținere planificată (RNR – Maintenance onboard);
Rapoartele de neconformitate (formularul tipizat);
Notificările defectării echipamentelor (formularul tipizat);
Rapoartele privind avariile în urma unui accident (formularul tipizat);
Rapoartele de remediere a avariilor (formularul);
Rapoartele ofițerului cu siguranța (formularul);
Rapoartele auditurilor interne de siguranță;
Rapoartele de inspecție ale societății de clasificare și/sau de asigurare;
Specificațiile și defectațiile reparațiilor capitale sau andocărilor;
Specificațiile de lucrări ale terților;
Rapoartele de inspecție ale autorităților portuare sau ale statului costier;
Rapoartele de inspecție ale autorităților statului de pavilion;
Copiile și extrasele după jurnalele de mașini și evidențele cu funcționarea mașinilor și echipamentelor;
Comunicările de performanțe ale mașinilor.
PC 11 – AUDITUL INTERN DE SIGURANȚĂ
1.0 SCOP
Aceste proceduri stabilesc dacă sistemul managementului de siguranță, așa cum a fost el definit prin documentația aferentă (instrucțiuni, norme, proceduri, reguli etc), satisface pe deplin cerințele exprimate în Manualul politicii companiei privind siguranța navei și a navigației și protecția mediului marin, verificându-se, prin intermediul unui program de auditare internă de siguranță, dacă sistemul este aplicat în mod efectiv.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri se aplică la toate aspectele legate de sistemul managementului de siguranță al companiei.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Persoana desemnată de la uscat poartă răspunderea generală pentru planificarea și punerea în aplicare a programului de auditare internă de siguranță. El mai este răspunzător și de înregistrarea rezultatelor acestor controale, inclusiv a neconformităților constatate și a măsurilor corective corespunzătoare.
Auditorul intern efectuează verificările și întocmește raportul final către persoana desemnată de la uscat. El este numit prin decizie de către directorul general al companiei, pe cât posibil dintre persoanele independente de sectoarele controlate, dar având pregătirea și competența necesară verificării tuturor aspectelor sistemului managementului de siguranță.
Comandantul asigură la bordul navei sale toate condițiile necesare pentru desfășurarea în cele mai bune condițiuni a auditului intern, pe toată durata acestuia, și cooperează pe deplin, atât el cât și toți ofițerii și ceilalți membri ai echipajului sau, cu comisia de auditare.
4.0 PROCEDURI
Auditurile interne de siguranță sunt efectuate anual, pe baza unui program prestabilit, și constă din examinarea sistematică și independentă a activităților, în scopul evaluării implementării corecte a sistemului managementului de siguranță. Prin aceste controale se identifică neconformitățile față de anumite cerințe și se determină acțiunile ce trebuie Întreprinse pentru a le corecta și a preveni repetarea lor.
Conducerea companiei este obligată să asigure cadrul necesar desfășurării acestor audituri, punând la dispoziție resursele de care dispune pentru efectuarea lor.
Pentru a fi capabili să evalueze corect activitățile, să raporteze neconformitățile și să propună măsuri adecvate de corectare, fără nici o ingerință din partea celor controlați, indiferent de poziția lor în cadrul companiei, este foarte important ca auditorul intern sa aibă o calificare corespunzătoare (certificat de auditor) și o experiență anterioară. Dacă nici o persoană din cadrul companiei nu îndeplinește această condiție, se poate apela la un auditor extern.
4.1 PROCESUL DE AUDITARE
Auditul intern de siguranță are patru faze principale:
planificarea;
efectuarea;
raportarea;
încheierea.
4.1.1 Planificarea și pregătirea auditului
Auditarea, ca orice altă activitate, reclamă o pregătire și o planificare prealabilă, existând o serie de acțiuni succesive care trebuie parcurse imediat după numirea auditorului:
analizarea documentației și stabilirea sectoarelor ce urmează a fi controlate;
pregătirea graficului de auditare și înștiințarea celor ce vor fi controlați;
pregătirea listelor de verificări;
convenirea programului zilnic de auditare.
Graficul de auditare este stabilit de către persoana desemnată de la uscat, în colaborare cu auditorul. După stabilirea graficului de auditare, se vor face demersurile necesare pentru organizarea controalelor la sectoarele individuale.
Notificarea celor care vor fi controlați se va face printr-o înștiințare scrisă, cu cel puțin doua săptămâni înaintea datei planificate pentru începerea auditării. Inițial, auditorul îl va contacta pe comandantul navei sau pe șeful compartimentului controlat, pentru a-i explica scopul auditării și a se conveni modul concret de lucru. Se recomandă ca rezultatul acestor discuții să fie consemnat în scris, detaliind datele, locurile și aspectele supuse verificărilor.
Auditorul va identifica, obține și analiza toată documentația relevantă a
sectorului controlat: manuale, instrucțiuni, proceduri, planuri, jurnale, fișe, evidențe etc. Dacă a mai fost făcută o auditare anterioară, se va atașa și raportul final al acelui audit. Se vor suspenda temporar orice acțiuni corective aflate în desfășurare, iar cele întreprinse deja se vor încheia.
4.1.2 Folosirea listelor de verificări
După obținerea tuturor informațiilor și documentațiilor relevante, auditorul va definitiva listele de verificări pe baza cărora va efectua auditarea. Procedurile detaliate de auditare se regăsesc și în primul dintre aceste formulare.
Auditorul va parcurge cu atenție întreaga documentație, pentru a se familiariza cu activitatea pe care urmează să o controleze. Pentru a nu se omite nici un aspect esențial, pe măsură ce avansează studiul documentației se vor trece în listele de verificări aspectele ce trebuie controlate, transformând fiecare clauză sau cerință într-o întrebare.
Listele de verificări vor fi utilizate doar ca un ghid, fără a avea pretenția unei liste atotcuprinzătoare a tuturor aspectelor ce trebuie controlate. Pentru fiecare domeniu sau sector controlat, există câte o lista specifică de verificări. Oricând poate fi făcută o abatere de la lista de verificări prestabilită, dacă se consideră necesar și dacă timpul o permite, astfel ca prin această abatere să nu se pericliteze programul de control.
4.2 AUDITUL INTERN DE SIGURANȚĂ LA SEDIUL COMPANIEI
Auditul intern al sistemului managementului de siguranță la sediul companiei va fi condus auditor, asistat de persoana desemnată de la uscat. Se recomandă ca persoanele care au responsabilități directe în compartimentele supuse controlului să nu controleze activitatea acestora.
Toate compartimentele companiei trebuie să fie verificate o dată pe an. Dacă se consideră necesar, directorul general împreună cu persoana desemnată de la uscat pot decide o frecvență mai mare a auditurilor. Pe de altă parte, dacă la ședințele de analiză managerială se constată deficiențe generalizate ale sistemului managementului de siguranță sau anumite tendințe negative, se pot face controale suplimentare sau punctuale, pentru a se reveni la standardele declarate ale companiei.
In timpul verificării unui anumit compartiment, auditorul va fi asistat de șeful acestuia.
La terminarea verificărilor fiecărui compartiment, auditorul va ține o mică ședință de bilanț cu șeful acestuia, în care va expune pe scurt neconformitățile constatate și măsurile corective pe care intenționează să le propună.
La terminarea auditului intern de siguranță, auditorul va analiza și sistematiza neconformitățile constatate și/sau observațiile făcute într-un raport detaliat. Raportul va trebui să fie concis, nepărtinitor, apt pentru o analiză rapidă și fără a fi influențat de metodele de control.
Raportul de audit intern trebuie înaintat persoanei desemnate de la uscat în cel mult două săptămâni de la terminarea auditului, care îl va informa pe directorul general al companiei despre rezultatele acestuia.
Persoana desemnată de la uscat va ține evidența si va păstra toate rapoartele de audit intern de siguranță, împreună cu listele de verificări folosite, rezultatele auditării pe diferite compartimente și rapoartele de neconformitate.
4.3 AUDITUL INTERN DE SIGURANȚĂ LA NAVĂ
Auditul intern de siguranță la navă va fi efectuat de auditor, asistat de comandantul navei și de persoana desemnată de la uscat. Activitatea de control se va face în paralel cu activitățile obișnuite ale navei.
Auditul se va efectua pe baza listelor de verificări (formularele SMS/103/AIS și SMS/104/LAP), care se vor completa la navă.
Auditul intern de siguranță al navei se va face o dată pe an. Dacă se consideră necesar, directorul general împreună cu persoana desemnată de la uscat pot decide o frecvență mai mare a auditurilor. Pe de altă parte, dacă la ședințele de analiză managerială se constată deficiențe generalizate ale sistemului managementului de siguranță sau anumite tendințe negative, se pot face controale suplimentare sau punctuale, pentru a se reveni la standardele declarate ale companiei.
Auditarea navei trebuie să includă neapărat următoarele aspecte, fără însă a se limita numai la ele:
cunoașterea și folosirea manualelor și procedurilor relevante ale companiei;
modul în care sunt respectate și îndeplinite politicile companiei, procedurile operaționale și instrucțiunile pentru navă;
efectuarea regulată la bordul navei a exercițiilor de antrenament privind siguranța navei și a navigației și protecția mediului;
corectitudinea evidențelor ținute la bordul navei și documentele folosite;
respectarea cerințelor de competență profesională și disciplină de către tot personalul navigant.
Pe tot parcursul derulării verificărilor la navă, comandantul îl va însoți pe șeful comisiei de auditare, dându-i lămuririle necesare.
Raportul de audit intern la navă trebuie înaintat în termen de două săptămâni persoanei desemnate de la uscat, care, după primirea lui, îl va verifica dacă este întocmit corect și, dacă este necesar, va face observații asupra conținutului lui și îl va confrunta cu evidențele ținute la uscat. Apoi, îl va informa pe directorul general al companiei despre rezultatele acestuia.
Dacă nu s-au semnalat neconformități și/sau observații, persoana desemnată de la uscat va păstra rapoartele de auditare pentru a fi analizate în prima ședință de analiză managerială.
Dacă s-au semnalat neconformități și/sau observații, acestea vor fi rezolvate de persoana desemnată de la uscat, în conformitate cu procedura companiei -Controlul neconformităților, accidentelor și incidentelor periculoase, imediat după terminarea auditării.
4.3.1 Auditul inițial de siguranță pentru navele noi
în termen de maxim șase luni de când o navă intră în administrarea companiei și trebuie, deci, să se conformeze sistemului managementului de siguranță al companiei, se va efectua un audit intern de siguranță la bordul ei, care se va pregăti din timp.
Procedura de auditare a navei recent intrate în administrarea companiei este identică cu cea menționată mai sus, extinsă însă asupra tuturor aspectelor tehnice și operaționale.
4.4 NECONFORMITĂȚILE ȘI OBSERVAȚIILE
Toate neconformitățile identificate pe parcursul auditului intern de siguranță vor fi discutate cu persoanele implicate și cu șefii compartimentelor sau serviciilor verificate, fiind înregistrate pe formularele rapoartelor de neconformitate și se vor atașa la rapoartele de auditare.
In aceste rapoarte de neconformitate trebuie menționate următoarele informații:
detalii despre neconformitate, precizând ce s-a constatat, numărul sau titlul instrucțiunii sau documentului relevant, ca și echipamentul la care se referă;
locul unde a fost descoperită;
cauza posibilă, dacă se cunoaște;
numărul secțiunii și a instrucțiunii din manualul procedurilor companiei care nu a fost respectată prin această neconformitate;
măsurile corective propuse, convenirea lor cu directorul general și stabilirea datei când ele trebuie îndeplinite.
Dacă s-au făcut observații asupra unor aspecte ale activităților controlate, ele vor trebui să fie menționate numai în raportul de auditare, urmând ca rezolvarea lor să se facă imediat după terminarea auditării.
Pentru detalii suplimentare, se va consulta procedura companiei PC 08 -Controlul neconformităților, accidentelor și incidentelor periculoase.
4.5 RAPOARTELE DE AUDITARE INTERNĂ DE SIGURANȚĂ
Auditurile interne de siguranță, atât cele de la bordul navei, cât și cel de la sediul companiei, vor fi încheiate prin întocmirea unui raport detaliat.
Fiecare raport de auditare internă de siguranță va primi un cod unic alfanumeric de identificare, care îi va fi alocat după cum urmează:
4.5.1 Pentru navă:
Primele trei litere din numele navei, urmate de ultimele două cifre ale anului, separate printr-o bară verticală.
4.5.2 Pentru sediul companiei:
Primele trei litere ale compartimentului, urmate de ultimele două cifre ale anului, separate printr-o bară verticală.
5.0 DOCUMENTE
Listele de verificări pentru auditul intern de siguranță (formularul SMS/103/AIS);
Lista de verificări pentru auditul preliminar (formularul SMS/104/LAP);
Rapoartele de neconformitate (formularul SMS/102/RNC);
Raportul de auditare internă de siguranță (formularul SMS/105/RAI).
PC 12 – COMUNICAREA
1.0 SCOP
Aceste proceduri asigură stabilirea și menținerea unor legături eficiente de comunicare între toate nivelurile interne ale companiei, ca și între companie și exterior, inclusiv schimbul de informații dintre sediul companiei și nava sa aflată pe mare sau într-un port.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri acoperă toate sistemele de comunicare legate de sistemul managementului de siguranță al companiei.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Directorul general al companiei poartă principala răspundere pentru asigurarea funcționalității permanente a fiecărei legături de comunicare descrise în aceste proceduri.
Șefii compartimentelor de Ia uscat sunt răspunzători în fața directorului general de asigurarea faptului că tot personalul din subordinea lor cunoaște pe deplin legăturile de comunicare și nu se abat de la procedurile de comunicare descrise în cele ce urmează.
Comandantul navei este răspunzător de transmiterea ordinelor într-un mod clar și concis, ca și de asigurarea comunicării efective între toți membrii echipajului său, în vederea executării în bune condițiuni a sarcinilor de serviciu, cu respectul cuvenit pentru politicile companiei privind siguranța navei și a navigației, precum și protecția mediului.
4.0 PROCEDURI
4.1 LA BORDUL NAVEI
4.1.1 Echipamentele de comunicații
La bordul navei exista echipamentele necesare pentru realizarea unor comunicări eficiente. Aceste echipamente sunt instalate, întreținute, supravegheate și exploatate în conformitate cu cerințele regulamentare.
4.1.2 Comunicarea Ia bordul navei
Pentru ca nava să fie exploatată cât mai eficient, trebuie să existe o bună comunicare între toate persoanele aflate la bord. Una dintre căile cele mai practice de realizare a acestui deziderat este ținerea regulată a unor ședințe de analiză managerială cu factorii de răspundere de la bord.
Întrucât nava folosește exclusiv personal navigant românesc, limba de lucru a echipajului la bordul navei companiei este limba română. Pentru comunicațiile cu exteriorul, comandantul și ofițerii navei trebuie să cunoască bine și limba engleză, mai ales termenii specifici din domeniul de activitate al fiecăruia. Atunci când se îmbarca un nou membru al echipajului, comandantul trebuie să se asigure că acesta înțelege bine instrucțiunile și ordinele, atât scrise cât și verbale, specifice sarcinilor lui de serviciu.
Datorită faptului că întreg sistemul managementului de siguranță al companiei este furnizat într-o formă scrisă, comandantul trebuie să asigure cunoașterea lui de către fiecare membru al echipajului, mai ales a secțiunilor care au legătură directă cu domeniul lor de activitate. Acest lucru se va realiza sub diferite forme de familiarizare, cum ar fi:
lectura și studierea manualelor, instrucțiunilor și normelor companiei;
cursuri și seminarii organizate în cadrul serviciilor de la bordul navei;
instructaje efectuate de șefii direcți;
exerciții și antrenamente periodice.
Toate formele de cunoaștere și familiarizare cu politicile și cerințele companiei vor fi consemnate în jurnalele navei, precizându-se numele participanților și subiectele abordate.
4.1.3 Comunicarea dintre nava și uscat
De regulă, limba folosită pentru comunicațiile scrise sau verbale dintre navă și uscat este limba engleză. Se admite că, pentru comunicațiile navei cu compania sau cu autoritățile românești, să se folosească limba română.
Toate mesajele verbale primite de navă și care au legătura cu exploatarea navei trebuie sa fie înregistrate in jurnale corespunzătoare.
4.1.4 Comunicarea pe puntea de comanda
Limbajul curent de lucru pe puntea de comanda este limba romana. Face excepție situația când nava se afla cu pilotul la bord, iar limba de lucru a acestuia nu este limba romana, in care caz se va folosi limba engleza.
Limba romana este si limba in care se vor completa toate jurnalele, registrele si evidentele navei, cu excepția cazurilor când se prevede in mod expres altfel.
4.2 COMUNICAREA DINTRE COMPANIE SI NAVA
Compania recunoaște importanta comunicării eficiente dintre ea si nava sa. Pentru asigurarea fluxului liber de informații, compania asigura disponibilitatea si folosirea eficienta a următoarelor moduri de comunicare: > comunicații verbale directe;
comunicații prin satelit (INMARSAT C);
comunicații scrise prin:
posta, inclusiv posta rapida;
posta electronica (E-mail);
circulare către flota.
comunicații prin telefon celular (GSM);
comunicații prin radio, inclusiv radiotelefoaneVHF.
Rapoartele despre poziția si situația navei vor fi făcute zilnic de comandantul navei, in conformitate cu Instrucțiunile generale ale companiei.
Pentru alte detalii privind controlul si metodele de comunicare, se vor consulta Instrucțiunile generale ale companiei.
4.3 COMUNICAREA INTERNA A COMPANIEI
Ca si in cazul navei, la sediul companiei trebuie sa existe legaturi efective si rapide de comunicare intre compartimente si in special intre persoanele cu funcții de răspundere. Secretariatul companiei asigura primirea, distribuirea si urmărirea atât a mesajelor care vin, cat si a celor care pleacă. Totodată, prin sistemul analizelor manageriale, se garantează primirea informațiilor relevante de către toate persoanele implicate.
Pentru detalii suplimentare, se vor consulta Instrucțiunile generale ale companiei.
5.0 DOCUMENTE
Jurnalul stației radio;
Jurnalul de mașini;
Jurnalul de bord;
Registrul de corespondenta ieșita si intrata;
Minutele sau procesele-verbale ale ședințelor manageriale de la sediul companiei;
Minutele sau procesele-verbale ale ședințelor manageriale de la bordul navei;
Raportările zilnice ale navei.
PC 13 – CERTIFICAREA NAVEI PENTRU EXPLOATARE
1.0 SCOP
Aceste proceduri asigura pregătirea navei sub toate aspectele pentru efectuarea voiajului planificat.
2.0 DOMENIU
Aceste proceduri definesc activitățile si metodele de control necesare pentru asigurarea supravegherii si certificării navei in vederea exploatării ei in conformitate cu toate cerințele statutare si de clasa.
3.0 RESPONSABILITĂȚI
Directorul general al companiei poarta răspunderea generala pentru funcționalitatea sistemului. In particular, el este răspunzător de asigurarea si verificarea condițiilor prealabile desfășurării voiajului:
daca toate certificatele cerute de reglementările internaționale, de clasa, ale statului de pavilion sau ale autorităților portuare sunt valabile pe toata durata voiajului planificat sau daca valabilitatea lor a fost prelungita in scris de către autoritatea emitenta;
daca nava a primit suficiente informații si instrucțiuni pentru transportul si livrarea mărfii in conformitate cu clauzele din contractul de navlosire. In acestea trebuie sa fie incluse, după caz, informații complete despre mărfuri, despre manipularea lor si despre masurile de protecție si de siguranța aferente.
Șeful compartimentului Tehnic răspunde de asigurarea si verificarea următoarelor aspecte, inainte de plecarea navei in voiaj:
daca nava este in buna stare de navigabilitate;
daca nava a fost aprovizionata cu toate cele necesare pentru efectuarea in siguranța a voiajului preconizat (piese de schimb si de rezerva, materiale de intretinere, combustibil, uleiuri, apa potabila si tehnica, provizii de alimente etc).
Șeful compartimentului Maritim răspunde de asigurarea si verificarea aspectelor de siguranța maritima, inainte de plecarea navei in voiaj, inclusiv:
daca nava deține suficiente harți corespunzătoare voiajului panificat, precum si daca acestea au fost corectate după ultimele Avize pentru navigatori;
daca nava are la bord edițiile curente ale publicațiilor nautice care afectează siguranța navei si a navigației.
Șeful compartimentului Exploatare răspunde de asigurarea si verificarea următoarelor aspecte, inainte de plecarea navei in voiaj:
daca comandantul a asigurat suficienta stabilitate a navei pentru voiajul planificat, daca nava nu este suprasolicitata si daca regulile de incarcare (Load Line) au fost respectate in toate fazele;
daca celelalte compartimente de la uscat cunosc poziția navei, ETA si agenții ei, in vederea trimiterii proviziilor, pieselor de schimb si/sau corespondentei la nava;
daca nava si-a raportat poziția in ultimele 24 de ore.
Comandantul răspunde de pregătirea navei si de asigurarea satisfacerii tuturor reglementarilor si cerințelor pentru voiajul planificat. După consultarea conducerii companiei, comandantul va trebui sa aranjeze intr-un port convenabil inspectarea navei de către un inspector (al societății de clasificare, al statului de pavilion sau al autorității portuare, după caz), in vederea prelungirii valabilității sau reinnoirii certificatelor pe cale sa expire.
Șeful mecanic, împreuna cu comandantul, răspunde de urmărirea valabilității certificatelor referitoare la nava pe care sunt ambarcati, informandu-1 din timp pe directorul companiei despre orice certificat pe cale sa expire.
4.0 PROCEDURI
4.1 CERTIFICATELE NAVEI
Certificatele originale vor fi păstrate la bordul navei pentru a fi inspectate de către autoritățile portuare si de stat sau de inspectorii societăților de clasificare. La sediul companiei se vor păstra copii după toate certificatele, pentru referința.
Comandantul va raporta companiei orice deficienta care poate afecta valabilitatea vreunui certificat de clasa sau statutar al navei.
4.2 AFIȘAREA POZIȚIEI NAVEI
La sediul companiei trebuie sa se afișeze poziția zilnica a navei, precum si agentul desemnat pentru operarea ei. Informațiile vor fi actualizate zilnic, prin grija serului compartimentului Maritim.
Daca nava este operata in regim de time-charter sau de linie, iar secretariatul companiei cunoaște si poate da relații despre poziția ei, acesta afișare poate sa lipsească.
4.3 HĂRȚILE SI PUBLICAȚIILE NAUTICE
Este obligatoriu ca la bordul navei sa fie folosite numai harți si publicații nautice corectate si aduse la zi. Persoana desemnata de la uscat va asigura si verifica primirea de către nava a harților si publicațiilor nautice necesare si trimiterea de către ele a notificării corectării lor.
5.0 DOCUMENTE
Se vor păstra toate documentele referitoare la certificarea de clasa si comerciala a navei, in conformitate cu instrucțiunile relevante.
Pentru a se garanta primirea lor in siguranța, se va folosi un sistem special de identificare si de confirmare.
PC 14 – PROTECȚIA MUNCII SI A MEDIULUI MARIN
1.0 SCOP
Aceste proceduri asigura efectuarea activităților legate de supravegherea aplicării la bordul navei a masurilor de protecție muncii si a mediului marin, precum si identificarea posibilelor imbunatatiri ale acestor activități.
2.1 DOMENIU
Aceste proceduri definesc activitățile si metodele de control necesare pentru implementarea si menținerea masurilor de ocrotire a sănătății, de protecție a muncii si a mediului marin la bordul navei, in conformitate cu politicile relevante ale companiei.
3.1 RESPONSABILITĂȚI
Tot personalul companiei, atât cel de la uscat cat si cel de la bordul navei, trebuie sa aibă grija de propria lui sănătate si integritate corporala si este răspunzător de indeplinirea sarcinilor specifice de lucru in condiții de maxima securitate a muncii, in conformitate cu politica companiei privind protecția muncii si a mediului marin.
Comitetul de siguranța al companiei si comitetul de siguranța al navei sunt răspunzătoare pentru urmărirea eficacității sistemului managementului de siguranța si de imbunatatirea lui permanenta, cu deosebire in domeniul protecției muncii si a mediului marin.
Persoana desemnata de la uscat răspunde de urmărirea rapoartelor de la nava si de asigurarea analizării lor in ședințele comitetului de siguranța al companiei.
4.1 PROCEDURI
4.2 LA BORDUL NAVEI
La bordul navei este constituit un comitet de siguranța, in conformitate cu prevederile Secțiunii 6:. Comitetele de siguranța din Manualul de protecție a muncii. Ședințele comitetului de siguranța trebuie sa se tina la intervale de cel mult o luna si jumătate si sa dezbată numai problemele legate de ocrotirea sănătății si protecția muncii, precum si cele de protecția mediului marin apărute la bord.
Ofițerul maritim I este desemnat drept ofițer cu siguranța pe nava si indeplineste sarcinile stabilite in Secțiunea 5: Ofițerul cu siguranța si dosarul de protecție a muncii din Manualul de protecție a muncii.
Toate lucrările efectuate la bordul navei si care prezintă un risc sporit se vor efectua numai după obținerea unor permise speciale de lucru, in conformitate cu prevederile din capitolul 2.6: Permisele de lucru din Secțiunea 2: Sarcinile generale ale salariaților referitoare la protecția muncii din Manualul de protecție a muncii.
4.3 LA SEDIUL COMPANIEI
La sediul companiei exista un comitet de siguranța, constituit in conformitate cu prevederile Secțiunii 6: Comitetele de siguranța din Manualul de protecție a muncii. Ședințele comitetului de siguranța al companiei trebuie sa se tina la intervale de cel mult trei luni si sa dezbată probleme similare cu cele ale comitetului de siguranța al navei, insa care tin de competenta companiei. Tot el soluționează si problemele apărute Ia nava si care n-au putut fi rezolvate de comitetul de siguranța al navei.
Persoana desemnata de la uscat va organiza ședințele acestui comitet, va intocmi ordinea de zi si o va supune aprobării directorului general. Tot el va urmări aplicarea la nava a hotărârilor luate in plen.
5.1 DOCUMENTE
Se vor păstra toate documentele referitoare la protecția muncii si a mediului, in conformitate cu instrucțiunile relevante.
2.1.3 INSTRUCȚIUNILE GENERALE ALE COMPANIEI
S01 SISTEMUL MANAGEMENTULUI DE SIGURANȚA
S02 ACHIZIȚIILE SI SERVICIILE
S03 DESERVIREA PERSONALULUI
S04 RAPORTAREA AVARIILOR SI A ACCIDENTELOR
S05 COMUNICAȚIILE
S06 STAȚIONAREA IN PORT
S07 OPERAȚIUNILE DE ÎNCĂRCARE/DESCĂRCARE
S08 EXERCIȚIILE DE URGENTA
S09 OPERAȚIUNI MARINE
S10 OPERAȚIUNI COMERCIALE
S11 OPERAȚIUNI TEHNICE
INTRODUCERE
Comandantul trebuie sa se asigure ca toți ofițerii au citit aceste instrucțiuni si ca in dosarele personale ale fiecăruia dintre ei exista o declarație formala ca ele au fost citite si intelese. Prezentele instrucțiuni au fost concepute, împreuna cu alte documente elaborate de către companie, pentru a-i ajuta pe comandant, ofițeri si ceilalți membri de echipaj, ca si pe intreg personalul de la uscat, sa cunoască perfect standardele stabilite de către companie privind exploatarea navei.
Nimic din acest manual nu-1 impiedica pe comandant ca, in virtutea autorității sale, sa ia orice masuri si sa dea orice ordine, indiferent daca sunt sau nu in concordanta cu prevederile acestui manual, dar pe care le considera necesare pentru salvarea vieților umane, pentru siguranța navei si a Încărcăturii acesteia sau pentru protecția mediului.
CONȚINUT
Instrucțiunile conținute in acest manual sunt concepute ca un set de directive pentru comandant, ofițerii sai de punte si marinarii aflați la bord, precum si pentru personalul de la uscat.
Compania a dotat nava cu publicațiile si reglementările adecvate ale IMO si ale statului de pavilion, inclusiv convențiile MARPOL 1973/78 si SOLAS 1974, asa cum au fost ele amendate, pentru a fi consultate la nevoie.
PROCURAREA SI DISTRIBUIREA INSTRUCȚIUNILOR
Pentru ca personalul sa nu respecte acele instrucțiuni, proceduri sau ordine care nu mai sunt valabile, la bordul navei – in grija comandantului – se va afla numai o singura copie a acestui manual, cu datele de control in vigoare, identica cu cea deținuta de șefii compartimentelor de la uscat. Nici o copie neautorizata sau necontrolata a acestui manual nu trebuie sa fie făcuta sau sa fie pusa in circulație fara permisiunea prealabila a persoanei desemnate de la uscat.
Conducerea companiei dorește ca tot personalul sa cunoască cat mai bine conținutul fiecărui manual din documentația Sistemului Managementului de Siguranța, ajutând astfel compania sa-si atingă obiectivul de a introduce si utiliza proceduri moderne de operare la bordul navei sale. Comandantul si șefii compartimentelor implicate de la uscat sunt răspunzători de punerea la dispoziția intregului personal din subordinea lor a acestui manual si de incurajarea activa a folosirii sale ca sursa de referința.
Acest manual este si ramane proprietatea companiei si nu trebuie scos de la bordul navei sau din birouri fara permisiunea expresa a directorului general al companiei.
ACTUALIZĂRI SI AMENDAMENTE
Acest manual este supus prevederilor din manualul de proceduri ale companiei PC 03 – Controlul datelor si documentelor.
Politica companiei si procedurile de operare sunt revizuite in mod constant, necesitând amendamente la acest manual sau la altele. Fiecare deținător de documente va fi anunțat, in prima instanța printr-o circulara, cu privire la orice schimbare importanta făcuta si despre secțiunile din manualele relevante care au fost amendate după revizia de auditare. Toate secțiunile amendate ale manualelor companiei vor fi insotite de pagina revizuita de control general, specifîcandu-se modificările la datele de control ale secțiunilor amendate. Data de control va trebui sa apară in coltul din dreapta sus al fiecărei pagini din fiecare document elaborat de companie.
Toți șefii compartimentelor implicate de la uscat, precum si comandantul si șeful mecanic de pe nava trebuie sa detina copii identice ale circularei de modificare. Fiecare dintre ei este răspunzător de informarea prompta si completa a intregului personal din subordine cu privire la aceste schimbări.
Tot personalul, atât cel de la uscat, cat si cel de la bordul navei, este rugat sa recomande amendamente sau imbunatatiri ale acestui manual sau ale altora, completând in acest sens o cerere de modificare a documentului si solicitând comandantului sau șefului de compartiment sa o inainteze către persoana desemnata de la uscat sau conducerii companiei.
Toate secțiunile modificate ale manualelor companiei trebuie sa fie elaborate numai sub coordonarea persoanei desemnate la uscat.
S01 SISTEMUL MANAGEMENTULUI DE SIGURANȚĂ
1.0 GENERALITĂȚI
O privire de ansamblu a structurii documentației sistemului managementului de siguranța al companiei este cuprinsa in Manualul politicii companiei privind siguranța navei si a navigației si protecția mediului marin, la secțiunea DP 11: Documentația SMS.
Prezentul document, conținând instrucțiunile generale ale companiei, da o imagine mai detaliata despre instrucțiunile specifice legate de anumite operațiuni sau activități.
In plus, aici sunt rezumate si alte documente necuprinse in vreun capitol special al sistemului managementului de siguranța al companiei. Aceste documente sunt următoarele:
Manualul de protecția muncii
Planul de urgență în caz de poluare cu hidrocarburi
Manualul de pregătire SOLAS
Planul de urgență al companiei în caz de accidente majore
Manualul carturilor pe puntea de comandă
Manualul carturilor in compartimentul mașini
Resursele umane
S02 ACHIZIȚIILE ȘI SERVICIILE
2.1 GENERALITĂȚI
In principiu, necesitățile navei privind diversele bunuri, materiale si servicii trebuie sa fie satisfăcute prin intermediul companiei, in afara situațiilor când nava a fost autorizata expres sa facă anumite achiziții de la unii furnizori locali.
Proviziile specializate (uleiuri de ungere, chimicale, gaze îmbuteliate, pituri, parame, cabluri, echipamente de lucru, harți, publicații nautice etc.) si piesele de rezerva sau de schimb, vor fi procurate de către companie, cu excepția cazurilor de urgenta.
Serviciile furnizate de către terți, cum ar fi cele de reparații sau de service, trebuie sa fie solicitate prin intermediul companiei, in timp ce serviciile efectuate de inspectorii societății de clasificare sau de cei ai unor echipamente de salvare (de ex. pentru plute) pot fi aranjate direct de către nava, după o consultare prealabila cu compania. Daca nava are indoieli despre ceia ce poate achiziționa pe plan local, ea trebuie sa contacteze compania si sa ceara instrucțiuni.
Comandantul navei este cel care răspunde in ultima instanța pentru asigurarea unor cantități Îndestulătoare de provizii, materiale si piese de schimb necesare pentru operarea eficienta si sigura a navei.
S03 DESERVIREA PERSONALULUI
3.1 GENERALITĂȚI
Acest capitol din instrucțiunile generale ale companiei se refera la masurile principale de ordine, curățenie si igiena aferente servirii meselor la bordul navei.
S04 RAPORTAREA AVARIILOR ȘI ACCIDENTELOR
4.1 GENERALITĂȚI
4.1.1 La bordul navei
Atunci când survine o avarie, un accident sau un incident periculos la bordul navei, comandantul trebuie sa urmeze instrucțiunile stabilite in Planul de contingența al companiei in caz de accidente majore si in Manualul de protecție a muncii pentru cazul respectiv, precum si pe cele din aceasta secțiune.
4.1.2 La companie
Conducerea companiei asigura luarea masurilor corespunzătoare in caz de accident sau incident periculos petrecut la bordul navei sale, pe baza raportului inițial transmis de aceasta.
S05 COMUNICAȚIILE
5.0 INTRODUCERE
Toate comunicațiile si mesajele care pleacă de la nava sunt controlate strict si aprobate de către comandant inainte de a fi transmise.
S06 STAȚIONAREA NAVEI ÎN PORT
6.1 INTRODUCERE
Aceasta secțiune a instrucțiunilor generale ale companiei se ocupa cu aspectele de siguranța privind operarea si staționarea navei in port. Ea este valabila atunci când nava este acostata sau ancorata in siguranța, in condițiile normale dintr-un port sau acolo unde comandantul a decis ca nu este nevoie de menținerea carturilor de navigație.
Se presupune ca atât comandantul, cat si ofițerii, cunosc bine conținutul acestei secțiuni si respecta intru totul prevederile cuprinse in ea.
Nimic din ceea ce urmează nu ii scutește pe comandant de răspundere si nici nu îi impiedicã sã ia orice mãsuri sau sã dea orice ordine, indiferent dacã sunt sau nu în conformitate cu conținutul acestui manual, dar pe care le considerã necesare pentru ocrotirea vieții, siguranța navei si a încărcăturii sale sau pentru prevenirea poluării.
S07 OPERAȚIUNI DE ÎNCĂRCARE DESCĂRCARE
7.1 INTRODUCERE
Personalul navei trebuie sa cunoască foarte bine reglementările referitoare la transportul si manipularea diferitelor tipuri de mărfuri pe care nava poate sa le transporte. Comandantul are sarcina sa asigure respectarea de către toți membrii echipajului a acestor reglementari, precum si a normelor de protecție a muncii pentru activitatea de navigație. Acest capitol nu poate acoperi intreg spectrul de situații si categorii de marfa pe care nava poate sa-1 transporte, astfel ca pentru detalii se vor mai consulta si alte norme specifice cum ar fi: Codul IMDG, Directivele IMO/ILO privind transportul mărfurilor in containere si vehicule, Codul privind arimarea si amararea mărfurilor
S08 EXERCIȚIILE DE URGENȚĂ
8.1 INTRODUCERE
Convenția SOLAS 1974, asa cum a fost amendata, precizează cerințele privind existenta si conținutul Manualului de pregătire SOLAS, unde sa fie descrise echipamentele de salvare existente la bordul navelor si procedurile lor de utilizare.
In plus, convenția SOLAS detaliază cerințele privind rolurile de urgenta si efectuarea regulata a exercitiilor de salvare si a celor de stingere a incendiilor la bord.
S09 OPERAȚIUNI MARINE
9.1 CERTIFICATE
9.1.1 Responsabilități
Comandantul este responsabil de asigurarea existentei si valabilității tuturor certificatelor pentru nava sa si pentru voiajul planificat.
Compania este responsabila pentru urmărirea statutului si valabilității certificatelor navei. Compania trebuie sa-1 anunțe pe comandant asupra programării tuturor inspecțiilor pentru innoirea sau prelungirea valabilității certificatelor navei.
9.1.2 Supraveghere
Daca unui certificat statutar ii este prelungita valabilitatea in fiecare an (vezi certificatele marcate cu un asterisc din lista de la punctul 1.1.3 de mai jos) sau in urma unor inspecții neplanificate, o copie a acestuia trebuie inaintata companiei. Certificatele pentru alte supravegheri cerute de comandant trebuie trimise si ele in copie la companie.
S10 OPERAȚIUNI COMERCIALE
10.1 CONOSAMENTE
Atunci când transportatorul preia mărfurile pe răspunderea sa, el trebuie sa elibereze un conosament. Comandantul navei care transporta mărfuri se considera ca acționează in numele transportatorului, deși conosamentul poate fi semnat de orice persoana autorizata de transportator.
S11 OPERAȚIUNI TEHNICE
11.1 EVIDENTA DEFECȚIUNILOR SI A AVARIILOR
Toate defecțiunile si avariile trebuie raportate companiei de către comandant, chiar daca au fost remediate cu mijloacele bordului. In condițiile in care natura defecțiunilor sau avariilor depășește capacitatea personalului aflat la bord de le remedia, conducerea companiei va trebui sa facă aranjamentele necesare pentru ca nava sa primească asistenta calificata port.
Detaliile despre fiecare defecțiune si/sau avarie trebuie consemnate in jurnalul de bord si in cel de mașini, iar asigurătorii navei si societatea de clasificare trebuie sa fie informate, daca se considera necesar, de către de directorul general al companie.
CAPITOLUL 3
PROCEDURA DE CERTIFICARE PENTRU NAVĂ ȘI COMPANIE
3.1 Prevederi generale
Toate companiile, persoane juridice romane sau filiale in România ale unor persoane juridice străine, care sunt proprietare de nave sau care administrează nave care arborează pavilionul roman, trebuie sa obtina de la ANR, DOC pentru companie si SMC pentru fiecare nava.
Compania trebuie sa pună in funcțiune, cu forte proprii sau cu ajutorul unei companii de consultanta, un SMS propriu, conform prevederilor Codului ISM.
ANR va emite DOC si SMC in baza unui raport de audit executat de un auditor din lista auditorilor mandatați de MLPTL si care va fi independent fata de companie si fata de compania de consultanta care a contribuit la implementarea sistemului.
Auditul va fi executat in conformitate cu liniile directoare din Rezoluția IMO A.913 (22).
Pentru certificare fiecare companie va prezenta ANR următoarea documentație:
cererea de certiflcare-tip;
actele doveditoare privind legalitatea funcționarii companiei;
lista cu tipurile de nave, caracteristicile acestora, certificatele si rapoartele inspecțiilor statutare si de clasa;
manualul managementului companiei;
manualul procedurilor conforme managementului companiei;
manualul managementului la bordul navelor;
manualul procedurilor conforme managementului la bordul navelor;
raportul auditului extern;
documentul din care reiese achitarea tarifelor.
3.2 Procedura de certificare
Procedura de certificare pentru emiterea unui DOC pentru o companie si a unui SMC pentru o nava va cuprinde in mod normal următoarele etape:
verificarea inițiala;
verificarea anuala sau intermediara;
verificarea pentru reinnoire;
verificarea suplimentara.
Aceste verificări se efectuează de auditorii mandatați de MTCT in condițiile legii, la cererea companiei interesate, prezentandu-se documentația prevăzuta conform legii.
Verificarea inițiala a companiei si a navelor se face prin parcurgerea următoarelor etape:
evaluarea SMS al companiei;
evaluarea SMS al navelor.
Evaluarea SMS de la tarm presupune evaluarea departamentelor unde se efectuează managementul si a celorlalte compartimente existente in concordanta cu organizarea companiei si cu funcțiile acestor structuri.
După finalizarea evaluării SMS de la tarm si in cazul in care rezultatele au fost satisfăcătoare, poate începe organizarea si planificarea evaluării navelor aparținând respectivei companii.
După finalizarea evaluării navelor si daca rezultatele sunt satisfăcătoare, ANR va elibera DOC pentru companie si SMC pentru navele acesteia.
3.3 Certificatul DOC
DOC se eliberează ca urmare a verificării faptului ca SMS implementat de companie concorda cu cerințele Codului ISM. si ca acesta este efectiv pus in aplicare.
In cadrul verificării compania trebuie sa demonstreze ca SMS pus la punct de companie a funcționat cel putin 3 luni si ca un SMS a funcționat la bordul navelor pentru cel putin o nava, de fiecare tip, exploatata de către companie timp de cel putin 3 luni. Dovada funcționarii celor doua sisteme trebuie sa includă rapoarte de audit intern anual realizat de companie la bordul navei si la tarm.
O copie de pe DOC prevăzut va fi transmisa fiecărei filiale si fiecărei nave a companiei, iar cate o copie de pe SMC al fiecărei nave va fi transmisa la sediul central al companiei.
Verificarea anuala a DOC se face pe baza unor audituri anuale.
Scopul acestor audituri este de a verifica funcționarea efectiva a SMS si daca orice modificări făcute SMS sunt in concordanta cu cerințele Codului ÎSM.
Auditurile trebuie sa includă examinarea si verificarea corectitudinii dovezilor privind certificatele statutare si de clasa pentru cel putin o nava din flecare tip, care au fost avute in vedere la eliberarea inițiala a DOC.
Verificarea anuala se efectuează in perioada de 3 luni inainte sau după fiecare data aniversara DOC. Daca se constata nonconformitati, se vor stabili termene de remediere a deficientelor, care sa nu depășească 3 luni de la data auditului.
În anumite cazuri, in timpul perioadei inițiale de operare conform SMS, AMR poate constata necesitatea creșterii frecventei verificărilor intermediare. Frecventa acestor verificări se stabilește tinand cont de nonconformitatile găsite. Numărul si termenele verificărilor intermediare se stabilesc de către ANR la eliberarea SMC
În cazul in care se efectuează doar o verificare intermediara, aceasta trebuie sa aibă loc intre a 2-a si a 3-a data aniversara a emiterii SMC.
Verificările pentru reînnoire urmează sa fie realizate înaintea expirării datei aniversare a DOC sau a SMC.
Verificarea pentru reînnoire va avea in vedere toate elementele SMS si activitățile la care se aplica cerințele Codului ISM.
Verificarea de reînnoire poate fi realizata cu 6 luni inainte de data de expirare a DOC sau a SMC si trebuie finalizata inainte de data de expirare a acestora.
DOC se eliberează unei companii ca urmare a unei verificări inițiale a conformității cu cerințele Codului ISM.
DOC este valabil pentru tipurile de nave inspectate cu ocazia verificării inițiale. Pentru navele noi, introduse de companie in exploatare după data eliberării DOC, se va proceda astfel:
daca navele sunt de același tip, DOC ramane neschimbat, iar auditul va fi făcut numai la nava nou-introdusa, care va primi un SMC după finalizarea cu rezultate satisfăcătoare a auditului;
daca navele sunt de alte tipuri decât cele pentru care este eliberat DOC, se va elibera un document de conformitate interimar, valabil 6 luni, timp in care compania face un nou audit.
Valabilitatea unui DOC poate fi extinsa pentru a cuprinde tipurile de nave suplimentare, după verificarea capacității companiei de a fi in concordanta cu cerințele Codului I.S.M. pentru aceste tipuri de nave. In acest context, tipurile de nave sunt acelea la care se refera cap. IX al Convenției SOLAS 74.
Extinderea valabilității DOC pentru alte tipuri de nave nu este motiv de prelungire a termenului de valabilitate a DOC inițial.
DOC este valabil pentru o perioada de 5 ani.
(I) In perioada de valabilitate a DOC compania este supusa verificării anuale, in perioada de 3 luni inainte sau după data aniversara (anuala), pentru a confirma funcționarea efectiva a SMS. Aceasta trebuie sa includă examinarea si verificarea corectitudinii documentelor statutare si de clasificare prezentate pentru cel puțin o nava de fiecare tip la care se aplica DOC. Acțiunile corective si modificările aduse SMS, efectuate după verificarea anterioara, trebuie, de asemenea, verificate.
Pentru verificarea anuala compania trebuie sa depună o cerere la ANR la o data care sa permită efectuarea auditului in termen.
Verificarea anuala va fi efectuata de către auditori mandatați de MTCT sa efectueze audituri.
Raportul de audit, ca urmare a verificării anuale, va fi prezentat ANR de către companie, insotit de DOC si de fisa de consemnare a verificărilor anuale.
In fisa de consemnare a verificării anuale se va face, după caz, si precizarea termenelor de remediere a nonconformitatilor majore inscrise in raportul de audit.
Termenele de remediere a nonconformitatilor nu trebuie sa depășească 3 luni de la data verificării anuale.
Reinnoirea DOC pentru perioada ulterioara de 5 ani trebuie sa includă evaluarea tuturor elementelor SMS privind eficienta sa in satisfacerea obiectivelor specificate in Codul ISM.
DOC poate fi retras numai de către ANR.
ANR poate sa retragă DOC, daca nu se solicita verificarea anuala sau daca exista nonconformitati majore fata de cerințele Codului ISM. In acest caz si SMC emise pe baza DOC vor fi anulate si retrase.
3.3 Certificatul SMC
SMC se eliberează in urma verificării inițiale a conformității cu cerințele Codului ISM. In cadrul verificării se va urmări daca DOC, pentru acea companie responsabila cu exploatarea navei, este aplicabil acestui tip de nava si daca SMS corepunde si este pus in aplicare conform cerințelor Codului ISM.
În cadrul verificării compania trebuie sa demonstreze ca SMS implementat de companie a funcționat cel puțin 3 luni si ca un SMS a funcționat la bordul navelor cel puțin 3 luni pentru cel puțin o nava de fiecare tip, exploatata de către companie. Dovada funcționarii celor doua sisteme trebuie sa includă rapoarte de audit intern anual realizat de companie.
SMC este valabil pentru o perioada de 5 ani. Valabilitatea SMC este supusa la cel puțin o verificare intermediara, care sa confirme funcționarea eficienta a SMS si ca orice modificări efectuate de la verificarea anterioara sunt in conformitate cu Codul ISM. În anumite cazuri, mai ales in timpul perioadei inițiale de exploatare a SMS, ANR poate sa sporească frecventa verificărilor intermediare daca considera necesar.
Reinnoirea SMC pentru o noua perioada de 5 ani va include o evaluare a tuturor elementelor SMS, care aparțin acelei nave, in satisfacerea obiectivelor specificate in Codul ISM.
SMC poate fi retras numai de către ANR. ANR poate sa retragă SMC daca nu se solicita verificarea intermediara sau daca exista dovada unei nonconformitati majore fata de cerințele Codului ISM sau daca DOC al companiei care exploatează nava nu mai este valid ori este retras.
3.4 Documentul de conformitate interimar si certificatul de management al siguranței interimar
Documentul de conformitate interimar poate fi emis pentru a facilita implementarea inițiala si aplicarea Codului ISM, pentru o companie nou-infiintata sau in cazul in care o companie operează un nou tip de nava fata de cele care au fost avute in vedere la emiterea DOC existent.
O companie nou-infiintata, daca aceasta are un SMS care satisface obiectivele paragrafului 1.2.3 din Codul ISM., va putea solicita ANR emiterea unui document de conformitate interimar.
ANR poate emite un document de conformitate interimar, valabil cel mult 12 luni. In aceasta perioada de valabilitate compania trebuie sa demonstreze ca planurile de implementare a SMS satisfac in totalitate cerințele Codului ISM., astfel incat ANR sa poată emite un DOC pentru un termen de 5 ani.
Un document de conformitate interimar se va putea elibera si in cazul in care o companie care deține un DOC preia in exploatare un nou tip de nava.
Documentul de conformitate interimar se eliberează si in acest caz tot de către ANR după prezentarea raportului de audit favorabil, care va consemna ca SMS a fost adaptat astfel incat sa satisfacă si cerințele specifice noului tip de nava.
ANR poate emite un document de conformitate interimar, valabil nu mai mult de 12 luni, unei companii, daca aceasta demonstrează ca are un SMS care satisface obiectivele menționate la paragraful 1.2.3 din Codul I.S.M.
ANR va cere companiei sa prezinte planurile de implementare SMS care sa satisfacă cerințele complete ale Codului ISM., in termenul de valabilitate a documentului de conformitate interimar.
Un certificat de management al siguranței interimar, valabil pentru cel mult 6 luni, poate fi emis navelor noi la livrare sau când o companie preia responsabilitățile pentru managementul unei nave care este noua pentru companie. In cazuri speciale ANR poate extinde valabilitatea certificatului de management al siguranței interimar pentru inca alte 6 luni.
În scopul emiterii unui certificat de management al siguranței interimar, ANR va verifica daca:
DOC sau documentul de conformitate interimar este relevant pentru acea nava;
SMS prevăzut de companie pentru nava include cerințele Codului ISM. si a fost evaluat in timpul auditului pentru emiterea DOC sau a fost demonstrat prin emiterea documentului de conformitate interimar;
comandantul si ofițerii superiori sunt familiarizați cu SMS si cu planurile pentru implementarea acestuia;
au fost date instrucțiunile identificate ca fiind esențiale, inainte ca nava sa navigheze;
exista planuri pentru auditul navei in termen de 3 luni;
informațiile relevante privind SMS sunt date in limba romana si in limba engleza.
CAPITOLUL 4
FORMAREA AUDITORILOR
Personalul care participa la verificarea conformității cu cerințele Codului ISM. trebuie sa aibă o pregătire minima, astfel:
sa fie absolvenți de studii superioare cu o vechime in munca de minimum doi ani; sau
sa aibă o calificare intr-o instituitie maritima si experiența relevanta ca ofițer maritim la bordul navelor.
Pe lângă pregătirea minima, personalul prevăzut mai sus trebuie sa fi urmat si un curs de perfecționare aprobat sau recunoscut de către ANR, cu respectarea reglementarilor specifice in vigoare, care sa le asigure competenta si deprinderile necesare pentru verificarea conformității cu cerințele Codului ISM. si, in special, privind:
cunoașterea si intelegerea Codului ISM.;
regulile si reglementările obligatorii;
termenii de referința pe care companiile trebuie sa le aibă in vedere, asa cum este prevăzut in Codul ISM.;
tehnici de efectuare a examinărilor, a sondajelor, a evaluărilor si a raportărilor;
aspecte tehnice si operaționale privind SMS;
cunoștințe de baza privind transportul naval;
participarea la cel puțin un audit privind SMS.
(2) Cunoștințele prevăzute mai sus se dovedesc cu diplome sau certificate obținute in urma unor examene scrise sau orale.
Pentru o evaluare corecta a îndeplinirii de către o companie sau de o nava a cerințelor Codului ISM. persoanele care urmează sa efectueze verificarea inițiala sau verificările pentru reinnoirea DOC si SMC trebuie sa aibă calitatea de auditor-sef si sa facă dovada următoarelor competente suplimentare necesare, pentru:
a determina daca elementele SMS se conformează sau nu cerințelor Codului ISM.;
a determina eficienta SMS al companiei sau al navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile si reglementările aplicabile, asa cum au fost evidențiate de documentele inspecțiilor statutare si de clasificare;
a estima eficienta SMS in asigurarea conformității cu alte reguli si reglementari tehnice care nu sunt cuprinse in inspecțiile statutare si de clasificare si de a avea posibilitatea verificării conformității cu aceste reguli si reglementari;
a evalua daca au fost luate in considerare practicile recomandate de Organizație, MTCT, societățile de clasificare si de alte organizații maritime.
Pentru a li se recunoaște calitatea de auditor-sef, auditorii trebuie sa demonstreze participarea, in calitate de asistenți sau membri ai echipei de audit, la cel puțin 5 audituri, efectuate conform cerințelor Codului ISM., dintre care 3 trebuie sa fie audituri inițiale sau pentru reinnoirea certificatelor, complete atât la companie, cat si la bordul navelor.
În cazul in care auditorul a efectuat 3 sau mai multe audituri conform standardelor internaționale de asigurare a calității ISO, acestea pot fi echivalate cu un număr de maximum 3 audituri conform Codului ISM.
Pentru incheierea contractului de mandat special, auditorii vor depune o cerere scrisa la MTCT, insotita de documentele, certificatele si de alte materiale relevante in susținerea cererii. In cerere se va menționa in mod expres tipul de activitate pentru care se solicita mandatarea, respectiv:
evaluarea SMS, implementat de companiile de navigație romanești;
evaluarea SMS, organizat la bordul navelor care arborează pavilionul roman;
emiterea certificatului de management al siguranței interimar pentru navele
care arborează pavilionul roman, aflate la momentul auditarii in afara
granițelor tarii, in baza mandatului acordat de către ANR.
Auditorii mandatați sunt obligați sa efectueze procesul de auditare conform cerințelor Codului ISM., convențiilor internaționale aplicabile si ale legislației in vigoare.
Aceasta obligație va fi inscrisa in contractul de mandat special care se incheie intre MTCT si auditori. In contractul de mandat special va fi stipulat si dreptul de control al MTCT, exercitat prin ANR, asupra activității auditorilor.
Contractul de mandat special incheiat intre MTCT si auditor, la solicitarea auditorului, este valabil timp de 5 ani de la data incheierii, cu posibilitatea prelungirii acestuia, la cererea auditorului, depusa cu 30 de zile inainte de data expirării.
Contractul de mandat special se va incheia cu respectarea legislației in vigoare si luandu-se in considerare cerințele prevăzute in Rezoluția IMO A.739 (18) si va conține cel puțin prevederi referitoare la:
tipurile de activități pentru care este valabil auditul in conformitate cu cerințele Codului ISM.;
angajamentul de a nu se implica in managementul sau in administrarea companiilor de navigație ori a navelor;
efectuarea auditului cu personal propriu sau cu alti auditori, in funcție de situațiile concrete.
Auditorii mandatați isi vor desfășura activitatea in conformitate cu legislația in vigoare, luând in considerare prevederile anexei la Rezoluția IMO A.789 (19) privind activitățile de supraveghere si certificare specifice ale unei organizații recunoscute care acționează in numele administrației.
Pentru efectuarea auditurilor auditorii mandatați vor putea utiliza personal propriu, precum si alti auditori, in funcție de fiecare situație concreta. Pentru efectuarea auditului inițial al companiilor si al navelor vor fi folisiti numai auditori proprii având statut de angajat permanent.
Contractul de mandat special poate fi revocat de MTCT in cazul in care se constata abateri grave ale auditorului de la prevederile contractului sau de la procedurile de auditare. Revocarea se face pe baza rapoartelor inaintate de ANR.
CAPITOLUL 5
CONCLUZII
Transporturile au reprezentat și reprezintă, pentru fiecare țară în parte, o ramură importantă a producției materiale fără de care existența unei societăți moderne ar fi de neconceput.
Una din problemele complexe și relevante ale comerțului mondial, o reprezintă transporturile și expedițiile navale. Atât timp cât peste 70% din suprafața globului este ocupată de apă, a trebuit ca această cale de transport să fie utilizată. De aceea, navele au apărut din cele mai vechi timpuri și de aceea domeniul naval a fost tot timpul confruntat cu provocări pentru viitor cum ar fi:
Mai mult;
Mai repede, și
Mai sigur.
Pentru a răspunde acestor provocări precum și pentru integrarea trasporturilor navale în lanțurile logistice, a creșterii fiabilității acestei activități și a scăderii tarifelor de transport, impuse de cerințele pieței internaționale, a respectării mediului înconjurător și a realizării unei activități de transport sigure, vor trebui urmărite și realizate următoarele obiective strategice:
Mijlocul de transport va trebui să fie proiectat pentru a fi util unui transport specific, astfel încât să se amortizeze pe durata efectuării acestui tip de transport;
Aplicarea tehnologiilor de vârf în activitatea de proiectare și construcție a mijloacelor de transport naval, avându-se în vedere diversificarea categoriilor de mărfuri transportate;
Aplicarea tuturor normelor internaționale cu privire la securitatea și siguranța transporturilor dar și a celor cu privire la protecția mediului;
Pregătirea personalului din acest domeniu de activitate să se facă ținând seama de permanentele schimbări care intervin în legislația internațională dar și de evoluția rapidă a tehnologiilor în domeniu.
BIBLIOGRAFIE
I Lucrări
1. Boisson P. Droit de la securite maritime. Editura Bureau Veritas, 1998
2. Munteanu D. Legislație portuară, maritimă și fluvială, Editura Academica, Galați, 2006 3. Stan V. Tratat de transport maritim. Editura Universul Familiei, 2003
3. Bătrânca Gh. – Marketing și management naval, Editura Cartea Universitara, București, 2004
4. Manualul sistemului calității, UNCTAT / GATT ISO, Editura Tehnică, București, 1996
5. Ocean marine mutual. Rule book, Insurance association limitid, Turcks and Caicos island, British West Indies,1998+
6. www.ismguide.com/ww/services/impementation
7. www.tc.gc.ca/MarineSafety/NPD/ISMcode
II Texte de specialitate internaționale
SOLAS 74, Consolidated edition, IMO, London, 2005
MARPOL 73/78, IMO, London, 2002
STCW Convention, IMO, London, 2001
ISPS Code, IMO London, 2003
COLREG, Consolidated edotion, IMO,London, 2002
Recomandări privind transportul în siguranță a mărfurilor periculoase în porturi, IMO, Londra, 1995
Ghid pentru elaborarea planurilor de urgență în caz de poluare, IMO, Londra, 2001
Codul practicilor de încărcare și stivuire în siguranță a mărfurilor, IMO, Londra, 1992
Raportarea incidentelor în care sunt implicate mărfuri periculoase, IMO, Londra, 1999
Prevederi de siguranță cu privire la achiziția sistemelor informatice pentru navigație maritimă, IMO, Londra și UNESCO, 1972 1
Ghid de implementare a Codului ISM, Federația Internațională de Shipping, 1996
III. Rapoarte, articole
Gonzales C, Les incidentes sur la responsabilite du transporteur de l'application du Code ISM, 2005
Boisson P., Politiques et droit de la securite maritime, Bureau Veritas, 2005
Cuisignez R., Reglementation de securite a bord de navires marchand, Infomer, 2004
Anderson P., ISM Code, a practical to the legal and Insurance implications, London, 2005
Anderson P., Cracking the code, Nautical Institute, 2003
Wright FNIJ., Macking ISM work in practice, Nautical Institute, 2003
Sekimizu K., ISM Code: Macking it really work, London, IMARE, 2002
Mitropoulos E.E., A historical background of the code, BIMCO, 2000
Reflets de l’OMI, IMO, London, 1998
Vaccaro S., Evolution de la securite maritime et adoption de VISM Code, Provence,1995
Chauvel AM., Comment mettre en oeuvre le code ISM dans sa compagnie, Bureau Veritas, 1995
Copyright Notice
© Licențiada.org respectă drepturile de proprietate intelectuală și așteaptă ca toți utilizatorii să facă același lucru. Dacă consideri că un conținut de pe site încalcă drepturile tale de autor, te rugăm să trimiți o notificare DMCA.
Acest articol: Managementul Calitatii In Transporturile Navale (ID: 134219)
Dacă considerați că acest conținut vă încalcă drepturile de autor, vă rugăm să depuneți o cerere pe pagina noastră Copyright Takedown.