Managementul Aprovizionarii Si Desfacerii cu Produse

Lista de figuri

Fig.2. 1. Procesul simplificat al transformării datelor în informații 12

Fig.2. 2Principalele module ale unui sistem ERP 13

Fig.3. 1 Organigrama departamentului IT a firmei de service auto 17

Fig.3. 2. Organigrama firmei de service auto SC. TENET. SRL 17

Fig.3. 3. Nomenclatoare 19

Lista de tabele

Tabelul 2. 1Avantajele și dezavantajele sistemului ERP 8

Lista de Abrevieri

TVA-Taxa pe valoare adăugată

ERP-Enterprise Resource Planning

BI- Business Intelligence

MRP –Manufacturing Resource Planning

SCM-Supply Chain Management

FRM-Fonance Resource Management

HRM-Human Resource Management

IT- Tehnologia Informației

SC- Societate comercială

SRL- Societate cu răspundere limitată

SA- Societate pe acțiuni

Introducere

Cu mult timp în urmă aistăm la o dezvoltare în ritm care susține importanța folosirii calculatoarelor electronice.

Ansamblul economiei naționale a evoluat astfel încât să poată scoate în evidență că peste tot în lume, informatizarea activităților și organizarea bazelor de date a devenit într-un mod progresiv, un sector dinamic, iar aparatul econimic-comercial cunoaște numeroase schimbări pe toate planurile cum ar fi: metode de vânzare, forme de distribuție și activități de aprovizionare-repartiție.

Prin urmare se constată că desfacerea este cea mai importantă metodă în alcătuirea activității întreprinderii. Dacă departamentul de marketing este foarte bine punctat, societatea nu-și poate evidenția produsele dar și serviciile de care dispune.

Aprovizionarea și desfacerea reprezintă două activități esențiale ale sistemului de ansamblu a unei întreprinderi, alături de subsistemele de producție și piața de furnizare. Orice întreprindere trebuie să acorde o mare atenție gestionarii automatizate a acestor activități, deoarece sistemele informatice performante asigură eficient controlul aprovizionării/desfacerii cu produse a întreprinderii și urmărește în permanență satisfacerea clienților.

În opinia mea, eu am ales această temă deoarece îmi dă șansa de a putea analiza activitatea de aprovizionare-desfacere a firmei unchiului meu deoarece mi se pare un punct slab în acest moment. Mi-ar plăcea ca prin acest studiu să pot contribui si eu la o bună îmbunătățire a sistemului de aprovizionare și desfacere.

Lucrarea de față exploatează teoria managementului aprovizionării și desfacerii cu produse din perspectiva aplicației complexe a unui produs prin programul de contabilitate Arhimedes.

Acest program are la bază filozofia și modul de lucru al soluției GestNet. El exploatează modul de lucru al oricărei soluții. Am ales să lucrez cu acest program deoarece este un pachet complet de programare din domeniul economic destinat societățiilor de stat sau private. Acestea sunt realizate la nivel de analiză pentru integrarea aplicațiilor făcând o legătură amplă cu utilizatorul.

În capitolul întâi se definește tot ceea ce înseamnă cuvântul Aprovizionare și cu ce se ocupă acesta. Așadar, aprovizionarea produselor a condus din cele mai vechi timpuri schimbul de produse prin cumpărarea și vânzarea lor ceea ce a dus din totdeauna la așa zisul comerț.

Tot în capitolul întâi se dezvoltă, se aduce la cunoștință actiitatea prin care se asigură vânzarea rezultatelor producției prin diferite căi, forme și modalități care urmează apoi a fi vândute produsele fabricate și a piețelor prin procesul de desfacere.

Acest proces al managementului se încheie practic prin trei faze ale intreprinderii. Mai apoi fiecare fază fiind explicată pe scurt.

Cel de al doilea capitol se bazează în mod direct pe conceptul de sistem informatic și rolul acestuia. Sistemul informatic de aprovizionare și desfacere fiind o componentă a sistemului informatic performant ERP, un instrument software ce facilitează integrarea tuturor informațiilor dintr-o organizație într-o platformă unică. Totodată, aici se prezintă avantajele și dezavantajele acestui sistem și tot ce cuprinde procesul în sine. În cadrul acestui capitol se aduce la cunoștință și date referitoare la SCP (VA ROG SA MA AJUTATI LA PARTEA ASTA CU SCP CA NU AM GASIT SI NU ESTE NICI IN LINKUL TRIMIS DE DUMNEAVOASTRA.!!!!

În ceea ce privește partea practică se prezintă aspecte teoretice a activității de aprovizionare și desfacere în firma de service auto SC. TENET. SRL., oferind informații referitoare la prezentarea firmei, structura activității de management a firmei, realizarea organigramei și nu în ultimul rând prezentarea programului de lucru a sistemului informațional contabil Arhimedes.

Managementul aprovizionării și desfacerii cu produse

Aprovizionarea și desfacerea reprezintă două activități esențiale ale sistemului de ansamblu a unei întreprinderi, alături de subsistemele de producție și piața de furnizare. Orice întreprindere trebuie să acorde o mare atenție gestionarii automatizate a acestor activități, deoarece sistemele informatice performante asigură eficient controlul aprovizionării/desfacerii cu produse a întreprinderii și urmărește în permanență satisfacerea clienților.

Pentru început sunt prezentate principalele noțiuni teoretice care intervin în procesul de conducere și organizare a aprovizionării unei întreprinderi.

Aprovizionarea

Încă din cele mai vechi timpuri, oamenii s-au ocupat de comerț. Prin comerț se înțelege schimbul de produse prin cumpărarea și vânzarea lor. Una din componentele de bază ale funcționării comerciale a întreprinderii este aprovizionarea cu bunuri.

Managementul aprovizionării asigură ”echilibrul între necesitățile și disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economică”

Este binecunoscut locul pe care îl ocupă aprovizionarea în cadrul întregii activtăți a unei întreprinderi: :

se analizează piața de desfacere, studiind clienții reali și potențiali precum și cererea de bunuri,

se realizează activitățile din subsitemul desfacere-vânzări, activități precum întocmirea de plan și programe de desfacere, încheierea contractelor, comenzilor acceptate, apoi

dacă este cazul, au loc activitățile subsitemului de producție a bunurilor, după care

se întocmesc activitățile subsistemului de aprovizionare materială, și anume se analizează necesitățile de consum și se întocmesc planul și programele de aprovizionare, urmând ca apoi să

se studieze piața, să se aleagă furnizori, să se elaboreze strategii, să de poarte negocieri, să se încheie contracte, convenții, adică analiza pieței de desfacere.

Se desprinde de aici că subsistemul aprovizionării reprezintă o sursă importantă a elaborării strategiilor de dezvoltare a întreprinderilor.

Managementul aprovizionării se definește ca ansamblul de activități care să asigure elemente materiale și tehnice necesare pentru obținerea producției în volum cât mai mare și o a unei structuri care să permită realizarea obiectivelor generale ale unității economice de producție, în condițiile unor costuri minime și ale unui profit mare.

Aceste activtăți pot fi condensate în schița următoare a procesului complex de management a aprovizionării:

identificarea și stabilirea volumului și structurii materiale și energetice necesare desfășurării activității de ansamblu a unității economice și în ultimul rând a celei productive

fundamentare tehnico-economică a planului li programelor de aprovizionare materială și energetică a unității

alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai avantajoase condiții economice și asigură certitudinea în livrările viitoare pe termen lung sau scurt

dimensionarea pe bază de documentație tehnico-economică a consumurilor materiale și energetice

prospectarea pieței interne și externe de resurse materiale și energetice în vederea depistării și localizării surselor reale și parțiale de furnizare

dimensionarea pe criterii economice a stocurilor și a loturilor de resurse materiale pentru comandă și aprovizionare.

”Structura activităților componente ale comerțului evidențiază faptul că managementul aprovizionării materiale integrează într-un tot unitar fluxul și controlul resurselor materiale de la momentul inițierii procesului de asigurare a lor și până la transformarea acestora în produse vandabile (adică de la identificarea necesității, selectare furnizori, cumpărare, aducere, depozitare și până la trecerea în consum, controlul utilizării resurselor materiale în scopul obținerii unor efecte maxime din investișia făcută).”

În categoria activităților pentru a căror realizare se impune o atenție sporită se încadrează:

studierea pieței de furnizare;

a furnizorilor potenșiali și reali;

selectarea și testarea credibilității furnizorilor;

elaborarea strategiilor în cumpărarea (achiziționarea) de resurse materiale și echipamente tehnice, ca și în domeniul gestiunii stocurilor;

negocierea condițiilor de vânzare-cumpărare, de comercializare în general și finalizarea acțiunii, în cea mai mare măsură, pe bază de contracte comerciale;

urmărirea evoluției pieței de furnizare, a structurii și potențialului de resurse, a prețurilor.

Terminologia folosită în literatura de specialitate din unele țări anglofone sau din Franța pentru definirea conceptului de aprovizionare materială se rezumă, în general la noțiunile: „cumpărare” și „aprovizionare” (achat și approvisionnement în literatura franceză; purchasing și procurement în cea anglofonă). Uneori se apelează și termenul de „logistică”, iar în contextul sistemelor integrate de producție de tip JAT (Nu am gasit de la ce vine acronimul JATcaută pe net de la ce vine acronimul JAT și scrie în paranteză) la cel de „gestiunea fluxului materiale”. Interpretarea conținutului acestor termeni este, în multe cazuri, diferită de la autor la autor, cu mențiunea că vest-europenii și nord-americanii acordă mai mică atenție conținutului semantic al termenilor, accentul fiind așezat pe evidențierea „imaginii” pe care doresc să o transmită. De exemplu, H. Lewin și W. England definesc termenul de „cumpărare”ca un act comercial care cuprinde identificarea nevoilor, alegerea furnizorilor, negocierea prețului și a altor condiții de tranzacționare și urmărire a comenzilor până la livrarea acestora”. Printr-o definiție de acest gen se extinde artificial sfera de cuprindere a termenului de cumpărare în raport cu conținutul real al actului în sine.

Desfacerea

Managementul desfacerii produselor reprezintă activitatea prin care se asigură vânzarea rezultatelor producției. Această activitate implică stabilirea căilor, formelor și modalităților prin care urmează a fi vândute produsele fabricate și a piețelor care pot constitui sfera de desfacere. Prin desfacerea produselor (vânzarea lor) se încheie practic circuitul economic al întreprinderii care este format din 3 faze:

1. aprovizionare

2. producție

3. desfacere.

Punerea în valoare a ceea ce se produce, se prestează sau se efectuează într-o întreprindere, respectiv, produsele, serviciile sau lucrările este posibilă prin vânzarea și cumpărarea acestora.

Prin urmare, pe lângă faptul că produsele, serviciile sau lucrările trec din sfera producției în sfera consumului, având loc și un transfer de proprietate, se creează, din punct de vedere al producătorului condițiile necesare pentru refacerea resurselor consumate, adică obținerea de resurse noi (în principal materiale și financiare) și utilizarea lor în nou ciclu de producție.

Desfacerea reprezintă un proces sistematic alcătuit dintr-o serie de activități care concretizează eforturile pe care le face orice organizație pentru ca produsele/serviciile proprii să fie solicitate și acceptate de către clienți, având ca finalitate transmiterea către aceștia a respectivelor produse/servicii și încasarea contravalorii lor (vânzarea).

Așadar, vânzarea este acea activitate de natură interpersonală, prin care, avându-se în vedere un bun sau mai multe bunuri, un serviciu sau mai multe servicii, și care devin obiect al transferului de proprietate, are loc concretizarea necesară a schimbului de marketing.

Vânzarea poate avea loc între indivizi sau grupuri de indivizi și este o parte componentă, indispensabilă, a strategiei de piață a întreprinderii și prin aceasta a strategiei generale unei întreprinderii.

”Cu toate că importanța vânzării în viața unei întreprinderi nu este doar una foarte bine precizată, ci și una fundamentală, nu sunt foarte multe situațiile în care, nu numai sub aspectul importanței, ci chiar al existenței propriu-zise, ea se regăsește puțin sau chiar nu se regăsește în dezbaterile teoretice privind atât managementul economic, cât și marketingul.” .

Evident, în mod diferit, se întâmplă atunci când este vorba de activitatea practică.

În practică, întreprinderile, indiferent de mărime și obiect de activitate, conștientizează adevărata importanța a vânzării, subliniindu-i, alături de aprovizionare, rolul ei de interfață cu mediul exterior cu concurenții și clienții lor (întreprinderilor).

Vânzarea este una dintre cele mai vechi îndeletniciri ale omului, și prin urmare, profesiunea de vânzător este una la fel de veche.

Cei care se ocupă cu vânzarea pot fi:

agenți de vânzări;

reprezentanți comerciali;

responsabili pentru relația cu clienții;

consultanți comerciali;

ingineri de vânzări;

reprezentanți în teritoriu;

agenți;

manageri districtuali;

reprezentanți de marketing.

Categoria de „agent de vânzări” se raportează la mai multe profesiuni. Însuși Philip Kotler abordând categoria de „agent de vânzări”, îi conferă principalele semnificații. Astfel conform lui Kotler profesia de „agent de vânzări”, este aceea prin care cei care o practică:

livrează un produs (pâine, carne, lapte, combustibil);

primind comenzi, îi convinge pe oameni să devină cumpărători. Pentru aceasta, „agentul de vânzări” se află la tejgheaua unui magazin, adică operează în interior (în magazin), sau acționează în exterior, fie amenajând locuințe fie încheind asigurări de viață sau imobile;

fac o „vânzare misionară”, fie încercând să atragă noi clienți, fie informează clienții și îi învață să folosească un anumit produs;

valorificând cunoștințele de natură tehnică și economică, se transformă în consultanți al întreprinderilor partenere;

își etalează aptitudinile creatoare, necesare atât în vânzarea unor bunuri de o anumită complexitate (produse de folosință îndelungată, utilaje și mașini, locuințe, bunuri de lux și foarte scumpe), cât și a unor servicii tot mai necesare și prezente în viața oamenilor (asigurări, publicitate, sănătate, educație, servicii bancare).

Contabilitatea aprovizionării și desfacerii

Contabilitatea este o componentă indispensabilă a managementului de calitate a oricărei instituții publice sau de stat…

Procesul contabil…

Printre cele mai importante documente contabile în procesul de aprovizionare sunt factura fiscală, chitanța, ordinul de plată, avizul de însoțire a mărfii, nota de recepție și constatare de diferențe, raportul de gestiune.

Factura este un act justificativ privind vânzările și cumpărările de mărfuri care se utilizează în cadrul livrărilor de bunuri și servicii. Se face în trei exemplare și anume: unul dintre ele merge către client, unul se dispune în contabilitate, iar cel de al treilea rămâne în carnetul cu facturi. Factura fiscală trebuie să cuprindă obligatoriu următoarele informații:

seria și numărul facturii;

data emiterii facturii;

numele, adresa și codul de înregistrare fiscală al persoanei care emite factura;

numele, adresa și codul de înregistrare fiscală, după caz, al beneficiarului de bunuri sau servicii;

denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate;

valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa pe valoarea adăugată.

În cadrul arpovizionării cu mărfuri, în momentul intrării mărfii în proprietatea cumpărătorului (întreprinderea) se emite factura fiscală și recepția mărfurilor urmată apoi de achitarea contravalorii ei, sau se emite factura furnizorului, caz în care apare un decalaj între momentul cumpărării și momentul recepției.

Factura fiscală servește ca :

document pe baza căruia se întocmește instrumentul de decontare a produselor și mărfurilor livrate, alucrărilor executate sau a serviciilor prestate

document de însoțire a mărfii pe timpul transportului

document de încărcare în gestiunea primitorului

document justificat de înregistrare în contabilitatea furnizorului li a cumpărătorului

Această factură fiscală circulă la:

Furnizor:

compartimentul în care se efectuează operațiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei

la persoanele autorizate să dispună încasări în contul de la banca al unității

la compartimentul desfacere, în vederea înregistrării în evidențele operative și pentru eventualele reclamații ale clienților

la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate

Cumpărător:

La compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operașiunii, având atașat exemplarul din avizul de însoșire a mărfii care a însoțit produsul sau marfa, dacă este cazul, inclusiv nota de recepșie și constatare de diferențe, în cazul în care marfa nu a fost însoțită de factură pe timpul transportului

la compartimentul care efectuează operașiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei

la compartimentul financiar-comtabil, pentru acceptarea plății, precum și pentru înregistrarea în contabilitate

Factura fiscală se arhivează la:

Furnizor:

la compartimentul desfacere

la compartimentul financiar contabil

Cumpărător:

la compartimentul financiar-contabil

În comerțul cu amănuntul, factura se întâlnește la vânzarea de mărfuri, dacă încasarea nu se efectuează pe loc; la cumpărarea atât de mărfuri, cât și de materiale consumabile, obiecte de inventar sau active corporale precum și pentru utilitățile magazinului datorate furnizorilor.

Chitanța reprezintă „un act scris prin care se dovedește primirea unei sume de bani”. Această sumă poate reprezenta o sumă încasată de la un client, o restituire a avansului dat cu ocazia deplasării, o încasare de sume necuvenite la salariu sau alte cazuri similare. Prin urmare, chitanța este făcută în momentul încasării sumei de bani.

Chitanța servește ca:

document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unității

document justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate.

Circulă la depunător și se arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului.

În comerțul cu amănuntul, chitanța se întâlnește la încasarea în numerar a contravalorii facturilor de marfă emise anterior, la încasarea pe loc a facturii de marfă, dacă vânzarea se face cu livrarea la sediul clientului, la depunerea în caseria centrală a disponibilității obținute din vânzare de diferite raioane.

Ordinul de plată reprezintă o dispoziție dată către o bancă pentru a plăti o sumă de bani unei persoane fizice sau juridice. Fiecare bancă are un formular propriu de ordin de plată. Ordinele de plată se numerotează în momentul întocmirii și se înregistrează în ordine cronologică în registru.

Avizul de însoțire a mărfii servește ca:

document de însoțire a mărfii pe timpul transportului

document ce stă la baza întocmirii facturii

dispoziție de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate

document de primire în gestiunea cumpărîtorului sau în gestiunea primitoare din cadrul aceleiași unități în cazul transferului.

Avizul circulă la:

Furnizor:

la delegatul unității care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire

la compartimentul desfacere, pentru ănregistrarea cantității livrate în evidențele acestuia și pentru întocmirea facturii

Cumpărător:

la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori

materiale primite, după efectuarea recepției de către comisia de recepție și după

consemnarea rezultatelor

la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităților aprovizionate

în evidenta acestuia

Acest aviz se arhivează la:

Furnizor:

la compartimentul desfacere

la compartimentul financiar-contabil

cumpărător:

la compartimentul financiar-contabil, atașat la exemplarul 1 al facturii

Nota de recepție și constatare de diferențe reprezintă documentul care se întocmește de către comisia de recepție și de către gestionar.

Servește ca:

document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

document justificativ pentru încărcare în gestiune;

act de probă în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;

Circulă:

la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate

la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferențelor constatate, precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare

la unitatea furnizoare și la unitatea de transport pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

Se arhivează la compartimentul financiar- document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Raportul de gestiune reprezintă evidența operativă a mărfurilor în cadrul unităților de desfacere cu amănuntul se ține cu ajutorul Raportului de gestiune, care poate fi zilnic sau periodic:

Raportul de gestiune zilnic se întocmește în două exemplare de către gestionar

pentru fiecare gestiune în parte. După reportarea soldului din ziua precedentă, în

coloana „Mărfuri” se înscriu în ordinea întocmirii lor, documentele de intrare din ziua

respectivă. La sfârșitul zilei se stabilește totalul intrărilor plus soldul, după care se înscriu datele privind vânzările și alte ieșiri de mărfuri și se totalizează. La sfârșitul zilei se determină soldul scriptic de mărfuri. În raportul de gestiune se înscriu atât cumpărările și vânzările de mărfuri la prețul de vânzare cu amănuntul, cât și alte intrări sau ieșiri de mărfuri care au ca efect modificarea în plus sau în minus a soldului de mărfuri, cum ar fi: modificările de preț, transferul între gestiuni, distrugerea mărfurilor degradate.

Documentele care stau la baza întocmirii Raportului de gestiune pot fi: Nota de

recepție și constatare de diferențe, Monetarul, Inventarul privind modificările de preț,

Procesul-verbal de scădere din gestiune.

Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleași elemente ca și Raportul zilnic, cu

deosebire că înscrierea acestora în formular se face la anumite perioade de timp (15

zile), soldul stabilindu-se la sfârșitul fiecărei perioade. El se completează în două

exemplare, documentele de intrare și ieșire înscriindu-se în ordine cronologică, fără a

se face o grupare a lor pe intrări și ieșiri.

Este cunoscut faptul că în cazul aprovizionării cu mărfuri de la furnizor, valaorea de intrare a mărfurilor achiziționate va cuprinde valoarea lor de cumpărare și cheltuielile legate de aducerea mărfurilor la destinașie și în starea de utilitate. TVA nu se include în valoarea de intrare, iar disconturile primite și returnările de mărfuri se scad din valoarea de intrare, iar pentru mărfurile obținute din producție proprie, valoarea de intrare va fi egală cu costul de producșie a lor.

În societățile comerciale se folosesc următoarele categorii de prețuri și anume:

prețul de achiziție care se formează din cheltuielile pentru procurarea mărfurilor, adică contravaloarea achitată sau care urmează a fi achitată, cheltuielile de transport, încărcare, descărcare, cheltuieli de tranzit

prețul de vânzare cu amănuntul fără TVA care include prețul de achiziție și adaosul comercial

prețul de vânzare cu amănuntul cu TVA care include toate elementele enumerate mai sus și mai ales TVA în mărimea prevăzută de legislația fiscală.

Formele și documentele aprovizionării cu mărfuri a unităților comerciale

Aprovizionarea cu mărfuri a unităților de comerț se efectuează în baza contractelor încheiate anterior prin următoarele forme:

pe răspunderea furnizorului, în cadrul acestei forme, furnizorul poartă răspunderea pentru integritatea mărfurilor pe toată perioada transportării mărfurilor până la destinație.

prin delegatul propriu al unității comerciale, în cadrul acestei forme unui lucrător al intreprinderii i se eliberează”Delegație” în scopul aprovizionării cu mărfuri de la furnizori

prin depozite de repartizare, ăn cadrul acestei forme aprovizionarea cu mărfuri de la depozitele de repartizare se efectuează în baza”Notei de comandă”.

În aprovizionarea cu mărfuri, principalele documente întocmite sunt:

documente de transport și marfă(factură fiscală)

documente de decontare(ordin de plată)

Cele mai importante căi de aprovizionare cu mărfuri a unității de comerț cu ridicata sunt:

de la furnizorii/producătorii autohtoni și de peste hotare

prin depozite de repartizare

prin gestionari

Principala sursă de aprovizionare a unității de comerț cu ridicata o reprezintă furnizorii.

Aprovizionarea de la furnizori se efectuează în baza contractelor încheiate anterior. Mărfurile primite de la furnizori sunt supuse recepției cantitative și calitative.

Contabilitatea aprovizionării cu mărfuri în unitățile cu ridicata

În planul de conturi, pentru a evidenția mărfurile este folosit contul de activ 217”Mărfuri”. Planul de conturi nu prevede un subcont pentru acest cont, însă agenții economici utilizează subcontul 217.1”Mărfuri la depozit”. Intrările de mărfuri înregistrate în depitul contului sunt formate din aproizionări și alte intrări care pot fi ca plusuri de inventar, majorări de preț. Ieșirile de mărfuri înregistrate în credit sunt formate din livrări sau vânzări li alte ieșiri cum ar fi: lipsuri de inventar, reduceri de preț. Aprovizionarea se efectuează în baza documentelor primite de la furnizori.

Un management performant și de calitate se realizează prin interemediul tehnologiei informatice. Astfel, întreprinderile folosesc diverse instrumente software pentru a asigura autmoatizarea întregului proces de aprovizionare-desfacere și/sau preoducție-distribuție.

Sisteme informatice de aprovizionare și desfacere

Sistem informatic

Departamentul de Aprovizionare și desfacere al unei întreprinderi este zilnic implicat în generarea datelor despre aprovizionare, vânzare, generare de chitanțe etc. Aceste date trebuie integrate într-un sistem informatic comun pentru a automatiza activitățile departamentelor. Utilizarea unui sistem informatic permite controlul managerial, ”fluidizarea circuitului informațional” și îmbunătățirea aspectelor calitative ale vânzării.

Un sistem informatic este un sistem care permite introducerea de date prin procedee manuale sau prin culegere automată de către sistem, stocarea acestora, prelucrarea lor și extragerea informației sub diverse forme.

Fig.2. 1. Procesul simplificat al transformării datelor în informații

Intrările sunt elemente care intră în sistem pentru a fi prelucrate. Procesul reprezintă un proces de transformare a intrărilor în ieșiri. Ieșirile sunt elemente care au fost rezultate prin procesul de transformare.

Conceptul de sistem are un rol de bază în domeniul sistemelor informatice. Odată înțeles, acesta vine să fundamenteze alte concepte conexe din domeniile tehnologiei, aplicațiilor, dezvoltării și managementului sistemelor informatice.

Conceptul de sistem informatic este legat de:

rețelele de calculatoare ca elemente componente ale sistemelor de prelucrare a informațiilor;

utilizarea computerelor din domeniul business-ului;

tehnologiile de managementul informației care au un rol deosebit de important asupra calității și valorii business-ului.

Componentele unui sistem informatic sunt:

resursele umane – includ atât utilizatorii cât și specialiștii;

hardware – includ echipamentele;

software – includ programe și proceduri;

datele – sunt transformate prin activitățile de procesare într-o mare varietate de produse informaționale pentru utilizatori.

Sistemul informatic de aprovizionare și desfacere este o componentă a sistemului informatic performant ERP (Enterprise Resource Planning). ERP este instrumentul software care facilitează integrarea tuturor informațiilor dintr-o organizație într-o platformă unică.

Sistemeul ERP

”Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă un complex de module software prin intermediul cărora se obține integrarea tuturor informațiilor disponibile într-o organizație, având drept scop optimizarea resurselor disponibile ale acesteia” .

Printre avantajele nete pe care le oferă un sistem ERP se află:

contribuția decisivă la gestionarea afacerii;

asitarea la structurarea deciziilor de management prin furnizarea rapaortelor performante;

eficientizarea organizării datelor prin reducea timpului de procesare a unei comenzi, prin accesul la aceleași informații (vizualizare, modificare) a angajaților din fiecare departament, prin cunoașterea stării unei comenzi în orice moment etc.;

beneficiile aduse întreprinderii de către gestionarea relațiilor cu clienții ș.m.d.

Din avantajele prezentate mai sus rteiese că un sistem ERP este alcătuit din mai multe module care acoperă diverse segmente de activitate ale întreprinderii:

gestiunea achizițiilor, stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora) – BI (BUSINESS INTELLIGENCE);

planificarea producției (de la sisteme simple de microproducție până la sisteme avansate de lansare a producției în baza comenzilor) – MRP (MANUFACTURING RESOURCE PLANNING);

gestiunea clienților și furnizorilor (cu urmărirea fluxurilor cerere de ofertă, ofertă, factură proformă, comandă, livrare, decontare) – SCM (SUPPLY CHAN MANAGEMENT);

gestiune financiară și contabilitate – FRM(FINANCE RESOURCE MANAGEMENT);

gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc – HRM (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT).

Fig.2. 2Principalele module ale unui sistem ERP

Sursa:

Cele mai importante avantaje și dezavantaje a unui sistem ERP sunt enumărate în tabelul următor:

Tabelul 2. 1Avantajele și dezavantajele sistemului ERP

Sistemul SCP (SCM)(Supply Chain Management)

Cam prin anii ’80, termenul SCM a fost realizat pentru a expune nevoia de integrare a proceselor cheie de afaceri, de la utilizatori până la furnizorii originiali. Furnizorii originali sunt cei care procură produse, servicii și informații care adaugă valoare pentru client și alte părți interesate.

Ideea fundamentală din spatele SCM-ului este că societățile și corporațiile se implicp într-un lanț de aprovizionare prin schimbul de informații cu privire la abaterile mci a pieței li a capacității de producție.

Lanțul de aprovizionare este format din niște elemente care sunt legate de mișcarea bunurilor și a resurselor financiare de-a lungul acestuia.(fig.2.3)

BUN Bun Bun Bun Bun

Informatii Informații Informații Informații Informații

Fig.2. 3Structura unui lanț de aprovizionare

Nu am gasit si nu este nici pe link http://www.aut.upt.ro/staff/diercan/teaching.html

Conspectează de la (Ce este SCP? (Aprovizionare)): http://www.aut.upt.ro/staff/diercan/teaching.html linkul Introducere și linkul Aprovizionare și desfacere

Exemple de sisteme informatice de aprovizionare

Cele mai importante sisteme informatice de aprovizionare ar fi:

iBis ERP este soluție software pentru gestionarea resurselor întreprinderii (ERP) cu platforma tehnologică deschisă și flexibilă. Soluțiile lor se adaptează pe domenii de afaceri, furnizează funcționalități software complete pentru managementul companiei.

Caută pe net și dă exemple de softuri efective pt aprovizionare

Alegerea unei aplicații software contabile

Un sistem informatic de contabilitate este organizat, în general, astfel încât să corespundă arhitecturii contabilității din România:

Contabilitatea generală cuprinde:

aprovizionare și furnizori

vânzări și clienți

cheltuieli, venituri, datorii, creanțe

stocuri și obiecte de inventar

mijloace fixe, capital, salarii

operații diverse de închidere

Contabilitate financiară:

trezoreria

investițiile financiare

finanțările-încasări de la clienți, plăți către furnizori

evidența plasamentelor

plata impozitelor și taxelor

Control prin bugete:

elaborarea de bugete

urmărirea bugetelor prin intermediul contabilității generale

Un sistem informatic de contabilitate este subsitem al sistemului informațional al unei entități economice

Sistemul in formatic de contabilitate are rolul de a furniza informații importante referitoare la :

venituri

urmărirea clienților

contabilitatea costului

cheltuieli

De multe ori, alegerea unui sistem informatoc o va face contabilul firmei, deoarece se bazează pe programele deja cunoscute.

Cele mai urmărite aspecte sunt:

programul să aibă toate funcțiile și modulele de care aveți nevoie: stocuri, facturare, rapoarte, generare bilanț

care sunt cerințele minime software și hardware?

programul sa fie intuitiv și prietenos: manualul de utilizare să fie inclus în pachetul de bază

program să asigure echipă de suport telefonic

programul să aibă actualizat ăn timp util la modificarea legislașiei: de exemplu, actualizarea unei declarașii fiscale

comunicarea de utilizatori a origramului să fie activă printr-un sistem de forum sau comentarii la articole

managementul documentelor: funcșii avansate de gestiune a documentelor contabile, generare de rapoarte complexe

siguranța și confidențialitatea datelor: servicii de back-up, criptarea datelor în cazul conectării la Internet

costul programului să fie transparent și concret pentru a nu avea costuri adiționale ascunse.

Activitatea de aprovizionare și desfacere în Firma de service Auto SC. Tenet SRL

Prezentarea firmei

Firma SC. TENET. SRL. este o societate comercială cu răspundere limitată care a fost înfințată în anul 1994, având ca obiect principal de activitate în conformitate cu Cod CAEN: 4531: Comerț cu ridicată de piese și accesorii pentru autovehicule cuprinzând:

service roți

vânzări anvelope

service auto

geometrie

direcție

piese și accesorii

Societatea SC. TENET. SRL reprezintă o societate comercială cu capital social.

Firma a fost înregistrată la Registrul Comerțului din Maramureș:

Număr Înregistrare: J24/432/1994

Cod identificare Fiscală: 5457317

Atribut Fiscal RO

Capital social: 7870 RON

Număr asociați: 1

Număr administratori: 1

Număr sedii secundare: 4

Firma SC. TENET. SRL. a fost înființată în anul 1994.

În anul 1996 în luna octombrie s-a deschis în Baia Mare pe B-dul Traian Nr. 17 ( Complex Materna) primul magazin de piese auto.

În anii următori s-au deschis încă patru magazine cu amănuntul în Baia Mare precum și două depozite situate unul în Baia Mare pe B-dul București Nr. 44, iar al doilea în asociere cu producătorul de baterii SC. ROMBAT. SA Bistrița, în București pe șoseaua de centură în apropiere de ieșirea spre Giurgiu.

În decembrie 2010 s-a deschis în Baia Mare pe B-dul Independenței 30B prima locație “PREMIO – TENET” în parteneriat cu producătorul de anvelope GOODYEAR, prin reprezentantul său în Romănia, aici oferind clienților lor nu numai vânzarea de piese auto, anvelope acumulatori și accesorii auto dar și montarea acestora în cele mai bune condiții de siguranță, la cele mai bune prețuri. Deoarece acest parteneriat a fost unul benefic pentru ambele părți a urmat în decembrie 2011, la un an distanță, deschiderea celei de a doua locație “PREMIO TENET – 2” tot în Baia Mare, pe B-dul București Nr. 44 și au promis partenerilor de la GOODYEAR România că nu ne se vor opri aici. Un parteneriat strategic pentru ei este și cel cu ROMBAT Bistrița, în afara faptului că sunt asociați la depozitul din București ei distribuiesc bateriile ROMBAT din 1998.

În acest moment au contracte de distribuție:

– Rombat SA Bistrița (locul III pe țară);

– Good Year România (locul VII pe țară),

– Fermit SA Rm. Sărat (locul I pe țară)

– Michelin România;

– Prista oil București;

– Sinto SA Brașov;

– Romradiatoare SA Brasov (locul IV pe țară)

– Chimopar SA București.

În afara acestor contracte firma mai importă uleiuri Mobil și Castrol din SUA, iar din 2011 au început să dezvolte o rețea de distribuție cu produse consumabile pentru vulcanizare aduse din SUA. În anul 2011 firma a ajuns să aibă cifra de afaceri peste 8.500.000 de euro și peste 50 de angajați, iar în anul 2014 firma SC. TENET. SRL a ajuns să reprezinte cifra de afaceri aproximativ 30.400.00 de euro și peste 60 de angajați.

Activitatea de management pornește de la stabilirea structurii organizației. Aceasta se materializează prin realizarea organigramei firmei.

Organigrama reprezintă o redare schematică (grafică) a organizării, a subordonării și a legăturilor dintre compartimente din cadrul unei întreprinderi sau ale unei instituții. Organigrama departamentului IT (Tehnologia Informației) a firmei de service auto SC. TENET. SRL este reprezentată în figura de mai jos:

Fig.3. 1 Organigrama departamentului IT a firmei de service auto

În figura de mai jos este reprezentat organigrama firmei de service auto SC. TENET. SRL, în care sunt prezentate cele mai importante persoane din firmă.

Fig.3. 2 Organigrama firmei de service auto SC. TENET. SRL

Descrierea sistemului informatic existent/ Descrierea aplicației software de contabilitate

În firma SC. TENET. SRL. compartimentul financiar contabil dispune de următoarele

resurse informatice și anume:

  5 calculatoare Pentium 4

3 Imprimante HP

1 Xerox

programul pentru ținerea contabilității și gestiunii: ….

Toate calculatoare sunt conectate la Internet și în rețea.

Societatea SC. TENET. SRL folosește în contabilitate aplicația software numită Arhimedes.

Prin aplicația software Arhimedes se înțelege un sistem informatic care oferă instrumente de lucru performante în vederea gestionării resurselor unei afaceri complexe.

Acest sistem cuprinde nenumărate module care sunt integrate unitar, care rezolvă acele probleme legate de activitatea financiar-contabilă, de cea comercială și de producție, dar și de gestionarea resurselor unei firme. Sistemul este unul integrat ce respectă principiul introducerii unice a actelor.

Cele mai importante avantaje ale soluției ERP ar fi:

Operare Online: ERP Arhimedes este un sistem construit pe o arhitectură client-server fiind optimizat pentru interconectare prin Internet;

Scalabilitate: Scalabilitatea soluției este virtual condiționată doar de infrastructura hardware și de capacitățile canalelor de comunicație. ERP Arhimedes urmează principiul „pay as zou grow”,oferind posibilitatea extinderii atât pe orizontală ca volun de lucru, cât și pe verticală ca număr de funcționalități.

În firmă fiecare angajat are parolă și utilizator individual pentru intrarea în programul Arhimedes.

SC. ARHIMEDES. SRL

Cod fiscal 2195316

Număr Înregistrare: J24/1073/1992

Administrator: Mihai Moisei

Această aplicație Arhimedes este structurată în :

Nomenclatoare

Contabilitate

Gestiune

Salarizare

Mijloace Fixe

Utilitare

Ajutor

Nomenclatoare:

Selecție unitate: SC. TENET. SRL

Perioada: luna

Parteneri

Departamente

Subunități

Proceduri

Tip documente

Centre de cost

Evidența valuta

Contracte

Precizări

Dicționare

Terminare

Nomenclatoare-Parteneri:

Unul dintre partenerii firmei este CRINAS AUTO

Atributul fiscal este foarte important să fie bifat în căsuța ce reprezintă “plătitor de TVA”, dacă această căsuță nnu este bifată înseamnă că nu este plătitor de TVA

A doua căsuță reprezintă TVA la încasare achită

Cod fiscal RO 24969647

Număr Înregistrare J02/40/2009

Asociat la agentul de vânzări care se ocupă

Grupa: Arad(Societatea are rețea de distribuție în mai multe județe din țară)

Elemente de localizare: Jud: Arad

Adresa în localitatea Horea 542

Loc: Arad

Tel/Fax…..

Site web

Contact (persoana de contact de la firmă)

Nume: Popescu Ioan

Tel/Fax

Email: [anonimizat]

Defalcarea soldurilor conturilor cu parteneri se realizează la < Nomenclatoare / Parteneri > unde din lista cu parteneri se selectează partenerul dorit:

Actualizare parteneri

Fig.3. 3 Actualizare parteneri

Atunci când vrem să facem introducerea unui partener se face atunci când activăm butonul<Nou>,iar cu butonul <Modific> când dorim să ne alegem un alt partener decât cel ales.

Partenerul este agentul economic cu care unitatea economică activă este sau a fost în relație la un moment dat. Acesta este reprezentat de furnizorii și clienții firmei. Există și parteneri mai speciali. Monetarul este considerat tot un partener deoarece reprezintă banii intrați în casă în urma operației de vânzare. Alt partener poate fi reprezentat și de o altă gestiune către care sau din care se poate face un bon de transfer.

Actualizare partener

Fig.3. 4Actualizare partener

Aici se pot actualiza:
– elementele de identificare dintre care codul fiscal, se recomandă de a se completa neaparat. Pentru partenerii persoane fizice se poate completa cu seria și numărul din buletin.
– elementele de localizare, de contact cu partenerii
– datele bancare
– tipul partener: furnizor, client. De observat că partenerul poate fi ales în același timp atât furnizor cât și client.

Un partener se poate șterge prin poziționarea pe el și activarea butonului < Elimin >.

Opțiunea < Selecție > este un utilitar foarte puternic care permite selecșia unor anumiți parteneri după anumite criterii așa cum se poate vedea în figura de mai jos:

Selecție parteneri

Fig.3. 5Actualizare parteneri-Selecție Parteneri

Opțiunea < Listare > permite listarea sub mai multe formate (Html, Excel, Word, XML, DBF, Memorie) asa cum se observă în figura de mai jos:

Listare

Fig.3. 6 Actualizare parteneri- Listare

Opțiunea < Terminare > reprezintă închiderea fereastrei și salvarea modificările efectuate.

Nomenclatoare- Departamente

Fig.3. 7 Nomenclatoare-Departamente

Atunci când vrem să introducem un departament se selectează butonul < Nou >, iar cu ajutorul butonului < Modific >, putem modifica.

Departament

Fig.3. 8Departament

Când vrem să stergem un department poziționăm cursorul pe el și activăm butonul <Elimin>, iar prin obțiunea < Listare > putem lista sub mai multe formate (Html, Excel, Word, XML, DBF, Memorie) asa cum se poate vedea observa în figura de ma jos:

Listare

Fig.3. 9 Listare

Prin opțiunea< Terminare > se poate închide fereastra și se salvează modificările efectuate.

Nomenclatoare-Subunități

Fig.3. 10 Subunități

Actualizare subunitati

Fig.3. 11 Actualizare subunități

Cu ajutorul butonului< Nou >, putem face introducerea unei subunitati, iar modificarea se poate face cu butonul < Modific > .

Subunități

Fig.3. 12 Subunități

Ștergerea subunității se poate face prin poziționarea pe denumirea ei și activarea butonului <Elimin>, iar prin opțiunea < Listare> se permite listarea așa cum se poate vedea in fereastra de mai jos:

Listare

Fig.3. 13 Listare Subunități

Prin opțiunea < Terminare > se închide fereastra și se salvează modificările făcute.

Nomenclatoare – Tip subunitati

Fig.3. 14 Nomenclatoare-Tip subunități

Cu ajutorul butonului < Nou >, se face definirea unui tip subunitate Definirea unui tip subunitate, iar modificarea cu butonul < Modific > . .

Nomenclatoare – Proceduri

Proceduri

Fig.3. 15 Nomenclatoare- Proceduri.

Nomenclatoare – Tip documente

Fig.3. 16Nomenclatoare-Tip documente

Actualizare tipuri de documente

Fig.3. 17 Actualizare tipuri documente

Prin butonul < Nou >se face definirea unui document, iar modificarea cu butonul

< Modific > .

Definire document

Fig.3. 18Definire document

Activând butonul < Note >se face actualizarea unei note contabile, așa cum se poate vedea în figura de mai jos:

Actualizare note contabile la documentul FAV

Fig.3. 19Actualizare note contabile

Definirea unei note contabile se face activând butonul < Nou >, iar modificarea cu butonul < Modific > .

Definire notă contabilă

Fig.3. 20Definire notă contabilă

Preluarea unei note contabile se face cu butonul < Preluare >.

Preluare note contabile

Fig.3. 21Preluare notă contabilă

Preluarea documentelor se realizează prin butonul < Preluare >.

Preluare documente

Fig.3. 22 Preluare documente

Documentul se poate șterge prin poziționarea pe denumirea lui și se activează butonului

< Elimin >, iar prin < Terminare >se închide fereastra și se salvează modificările făcute.

Nomenclatoare – Produse si servicii

Produse si servicii

Fig.3. 23Nomenclatoare Produse și servicii

Actualizare produse si servicii

Fig.3. 24Actualizare produse și servicii

Definirea unui produs sau serviciu se realizează cu butonul < Nou >, iar modificarea cu butonul < Modific > .

Produs sau serviciu

Fig.3. 25Produs sau serviciu

Produsul sau sericiul se șterge prin poziționarea pe denumirea lui și prin activarea butonului < Elimin >, iar prin < Terminare > se închide fereastra și se salvează modificările efectuate.

Activitate

Fig.3. 26 Activitate

Activitatea se șterge prin poziționarea pe denumirea lui și se activează butonul < Elimin >,iar prin < Terminare > se închide fereastra și se salvează modificările efectuate.

Nomenclatoare – Evidență valută

Evidența valută

Fig.3. 27Nomenclatoare Evidența valută

Actualizare tipuri valută

Fig.3. 28Actualizare tipuri valută

Definirea unui tip de valută se realizează prin activarea butonului < Nou >, iar modificarea cu butonul < Modific > .

Tipuri de valută

Fig.3. 29Tipuri valută

Atunci când vrem să actualizăm Cursul valutar se activează butonul < BNR >, pentru a realiza operațiunea trebuie să se confirme prin butonul < DA >, pentru asta trebuie să fie conectat la internet.

Actualizare curs valutar BNR

Fig.3. 30Actualizare curs valutar BNR

Prin opțiunea < Cursuri > se permite vizualizarea și actualizarea cursului valutar.

Actualizare curs valută

Fig.3. 31Actualizare curs valută

Actualizarea cursului valutar se face cu ajutorul butonului < Nou >, iar modificarea cu butonul < Modific > .

Cursul valutar se poate șterge prin poziționarea pe denumirea lui și activând butonul

< Elimin >, iar pentru închiderea și salvarea modificărilor se face prin opțiunea

< Terminare >.

“Modulul “Contabilitate

Modulul „Contabilitate” în programul Arhimedes este structurat în:

General

Balanță

Solduri

Definiții

Precizări

Transfer Date

Rapoarte

Registre

Rapoarte

Registre

Fig.3. 32Contabilitate

*Contabiliatete-General

Documentele în perioada de lucru

Fig.3. 33Contabiliate-General

Când dorim să introducem un document folosim butonnul < Nou >, iar pentru modicare butonul < Modific >.

Prin opțiunea “Balanța”putem permite vizualizarea balanței contabile

În figura de mai jos se reprezintă o balanță contabilă:

Fig.3. 34Balanță contabilă

Prin activarea butonului < Elimin >, se poate șterge un document, iar opțiunea <Terminare > se închide fereastra și se salvează modificările făcute.

Solduri

Fig.3. 35Solduri

Definiții

Fig.3. 36Definiți

Precizări

În funcție de tipul unității (comercială) ne putem configura aplicația și conturile contabile implicite prin activarea tabului < Cont contabil > care deschide următoarea fereastră:

Cont contabil

Fig.3. 37Precizări

După completarea acestor date se alege opțiunea < Terminare >.

Contabilitate-Rapoarte

Fig.3. 38 Contabilitate-Rapoarte

Contabilitate-Registre

Fig.3. 39Conatabiliatate-Registre

Concluzii

Sistemul informațional contabil de aprovizionare și desfacere se adresează tuturor celor interesați în urmărirea evoluției procesului de echilibrare a produselor în sine.

Utilizarea acestui sistem presupune deținerea cunoștințelor minime de utilizare a calculatorului și inclusiv a acestui program având la bază filozofia registrului de lucru și a organigramei firmei prin diferite moduri de lucru.

Sunt necesare câteva cunoștințe în domeniul economic al firmei, prin analiza de produse aprovizionate și vțnzarea acestora.

Din punctul meu de vedere, am ales această temă deoarece mi s-a părut accesibilă la nivelul în care se deține o minimă cunoștință la toți doritorii și cunoscătorii de a lucra în acest program, ușor accesibil din oricare punct de vedere contabil.

Am ales această temă, în primul rând pentru a aprofunda modul de lucrare a progranului informatic de aprovizionare și desfacere a produselor. În plus am vrut să evidențiez ,pdul în care se face atât de util acest sistem informatic, proces prin care se evaluează estimarea evoluției aprovizionării și desfacerii produselor din SC. TENET. SRL.