Management de Proiect Crearea Si Dezvoltarea Platformei On Line a Companiei Vranlact Sa

Cuprins

Introducere

Proiectele sunt percepute în mod variat, de la proiecte pe termen scurt cu un buget limitat, la proiecte pe termen lung cu buget nelimitat. Acestea au o singură caracteristică ce se menține constantă și anume: unicitatea; indiferent că este vorba despre resurse, obiective sau constrângeri diferite. Un lucru deosebit de important ce ar trebui să stea la baza desfășurării tuturor proiectelor îl reprezintă procesele de planificare. Planificarea este o activitate ce revine pe toată perioada desfășurării unui proiect, neavând loc doar la începutul acestuia, efortul alocat planificării trebuind corelat cu conținutul proiectului. Ținând seama de acest aspect se poate vorbi despre disciplina „Management de proiect”. Metodologia managementului de proiect presupune procese de inițiere, planificare, organizare, execuție și control al fazelor și resurselor unui proiect care are drept scop îndeplinirea unui obiectiv clar, bine definit și care prezintă constrângeri de timp, resurse și cost.

În prima parte a lucrării și anume cea teoretică îmi propun să prezint aspectele care mi se par cele mai importante în realizarea unui proiect. În a doua parte voi analiza planificarea activităților și resurselor unui proiect, din punct de vedere teoretic, iar în a treia parte și anume studiul de caz mi-am propus să analizez evenimentele ce alcătuiesc Crearea si dezvoltarea platformei on-line a Companiei VRANLACT SA. Voi insista pe analiza managementului proiectului Crearea si dezvoltarea platformei on-line a Companiei VRANLACT SA, ce are ca scop promovarea si totodata reperezentarea ei in mediul on-line.

În primul capitol voi descrie instrumente si teorii specifice managementului de proiect, incercand sa creez o imagine panoramica in ceea ce priveste planificarea teoretica din punct de vedere a managementului de proiect. În al doilea capitol voi analiza modul de realizare a planului de activități, făcând o descriere amănunțită a celor mai importante instrumente de planificare. Ultimul capitol este dedicat studiului de caz, unde voi aplica aspectele teoretice descrise în primele două capitole.

Proiectul pe care l-am ales pentru studiul de caz (Crearea si dezvoltarea platformei on-line a Companiei VRANLACT SA) are drept scop principal promovarea oragnizatiei in mediul internetului, pe langa promovarea acetasta platforma a fost conceputa cu scopul imbunatatirii comunicarii la nivelul clientilor dar mai ales al canditatilor. Studiul de caz ales va descrie fiecare pas al proiectului, de la idee până la faza de execuție. Astfel, la sfârșitul acestei lucrări voi putea avea o viziune de ansamblu asupra modului în care se organizează un astfel de proiect, cât de important este mediul on-line in zilele noastre, lucrul in echipa, comunicarea si adaptabilitatea la nou.

Capitolul 1

Managementul proiectelor

Pentru a înțelege mai bine ce presupune un proiect, trebuie mai întâi să definim termenul. Conform Dicționarului Explicativ, proiectul reprezintă „un plan, o intenție de a întreprinde ceva, de a organiza, de a face ceva în viitor; concr. înscris, document care conține un asemenea plan, o asemenea intenție”. Un proiect poate de asemenea să fie definit ca „o serie de activități ce au ca scop îndeplinirea unor obiective specifice și clare într-o perioadă de timp bine determinată având un buget pre-stabilit”. De asemenea trebuie făcută distincția clară între termenii „proiect”, „proces” și „program”. Procesul reprezintă ceea ce se petrece zilnic în activitatea unei organizații. Proiectele nu se identifică cu procesele, acestea având o durată mai scurtă, însă în cadrul lor se pot derula o serie de procese. Programul reprezintă o serie de mai multe proiecte. Astfel, un program de reformare a sistemului de asistență socială poate fi implementat prin mai multe proiecte.

O dată cu progresul proiectele au devenit din ce în ce mai complexe, ceea ce a determinat conturarea unor caracteristici. O clasificare a acestora a fost făcută de Alina Bârgăoanu: timp limitat, resurse limitate (începând cu cele financiare, umane până la cele materiale, informaționale), echipă de proiect cu expertiză și competențe diverse (membrii echipei de proiect provin din departamente sau organizații diferite), obiective precise (care duc la rezultate măsurabile și unice), schimbare (derularea unui proiect poate aduce schimbări pe mai multe planuri), risc (modalitatea cea mai bună de înțelegere și prevenire a riscurilor este managementul riscurilor), grad de autonomie față de operațiunile curente, complexitate (tehnică sau organizațională), importanță strategică (proiectele sunt create pentru a crește competitivitatea și adaptabilitatea organizației respective).

Următoarele 5 caracteristici le consider fundamentale unui proiect:

● Proiectul reprezintă o acțiune unică;

● Proiectul are un început și un final clar definit;

● Proiectul are întotdeauna un buget;

● Proiectul are un număr limitat de resurse;

● Proiectul presupune un anumit grad de risc.

Definiția ciclului de viață al unui proiect

Un proiect reprezintă un set de activități corelate, derulate, cu scopul de a produce rezultate bine definite, având anumite constrângeri de timp, cost și calitate. Prin urmare, proiectul poate fi privit ca un demers pentru îndeplinirea unui obiectiv. De aici rezultă că el are un ciclu de viață.

Trebuie făcută distincția între ciclul de viață al unui produs și ciclul de viață al unui proiect. Ciclul de viață al unui produs cuprinde următoarele faze: analiza, sinteza, exploatarea și retragerea. Pentru ciclul de viață al unui proiect există numeroase clasificări. O definiție a acestuia a fost făcută de către Linn Stuckenbruck: „un proiect constă în faze secvențiale care sunt extrem de folositoare în planificarea unui proiect deoarece oferă un cadru pentru bugetare, alocare de resurse umane si nu numai, dar și pentru programarea activităților critice și a evaluărilor proiectului. Metoda diviziunii unui proiect în faze poate fi oarecum diferită de la domeniu la domeniu și de la produs la produs, dar următoarele faze sunt de bază: conceptualizare sau inițiere, creștere, producție și închidere.”

Interpretări teoretice ale fazelor ciclului de viață al unui proiect

Primei faze a dr. Linn Stuckenbruck îi corespunde în cartea profesorului Constantin Opran etapa de Identificare, Analiză, Formulare. A doua etapă fiind cea de Pregătire, Estimare, Asumare, cea de-a treia etapă este cea de Implementare, Monitorizare, Raportare, iar ultima etapă este cea a Evaluării finale. Se observă că între aceste două definiții există doar diferențe de nume. În viziunea ambilor teoreticieni ciclul de viață al unui proiect are patru faze între care există o strânsă legătură de interdependență. Acestea nu pot fi sărite, toate fiind necesare succesului unui proiect. O dată proiectul trecut de una dintre faze, nu se mai poate întoarce la faza precedentă. Unii autori au numit ciclu de viață al unui proiect – perioada de viață a unui proiect.

Totodată, ciclul de viață al unui proiect este important prin prisma elaborării unor secvențe coerente și specifice proiectului respectiv, un factor primordial fiind contextul proiectului. Acest concept este văzut ca o realitate a managementului de proiect de către Max Wideman, care susține faptul că domeniul este în continuă schimbare și că oamenii care lucrează cu și în proiecte, trebuie să țină pasul și să se adapteze cât mai repede la aceste schimbări. Tot acesta denumește trei tipuri de medii în care un proiect se poate dezvolta: cel privat, cel public și cel non profit.

Ciclul de viață al unui proiect pas cu pas

Se poate spune că ciclul de viață al unui proiect este planul care stă la temelia proiectelor. Această schemă de bază ajută managerul de proiect cât și echipa sa să nu se îndepărteze de la obiectivele proiectului și să nu iasă din aria sa de cuprindere. Au fost dezvoltate astfel trei tipuri diferite de cicluri de viață care pot constitui modele ale unei situații concrete. Acestea sunt:

A. Ciclul de viață elementar al unui proiect (adaptat după modelul în cinci faze descris de Weiss și Wysocki, 1994). Cele cinci faze sunt: definire, planificare, organizare, execuție și încheiere;

B. Ciclul de viață bazat pe faze de dezvoltare (după Jordan și Machesky – 1990) funcționează pe principiul că fazele sunt o succesiune de "mini-proiecte" (fiecare dintre acestea putând avea orice fel de dimensiuni), strâns legate între ele, astfel încât, la sfârșitul fiecăruia, utilizatorul implementează și evaluează o anumită parte a proiectului. Feedback-ul obținut în urma evaluării este utilizat în sprijinul determinării cerințelor corespunzătoare următorului proiect;

C. Ciclul de viață pe bază de prototip presupune construirea rapidă a unui model sau prototip al sistemului propus și prezentarea acestuia utilizatorilor cu scopul de a obține un feedback rapid. Avantajul folosirii prototipurilor este posibilitatea de a renunța la un model care are mai puțin succes, de a construi unul sau mai multe modele potrivite și de a perfecționa modelul cel mai bun.

Fiecare dintre modelele menționate mai sus prezintă puncte tari și puncte slabe. De exemplu, avantajele ciclului de viață bazat pe prototipuri sunt similare cu cele ale ciclului de viață bazat pe faze de dezvoltare. Ambele au dezavantajul că sunt dificil de estimat costurile și termenele implicate (datorită naturii experimentale a prototipurilor inițiale) și, în plus, sunt și foarte greu de controlat.

După părerea mea, primul model (cel al lui Weiss și Wysocki) este cel mai ușor de aplicat, el fiind mai potrivit pentru o varietate mai largă de proiecte decât celelalte două. Datorită acestui fapt este foarte important să vedem exact ce presupune fiecare fază în parte:

A) Faza de definire presupune analiza cerințelor, studiul de fezabilitate, definirea ideii proiectului, analiza cost-beneficiu, fixarea obiectivelor, consultarea cu potențialii beneficiari.

B) Faza de planificare presupune identificarea sarcinilor, planificarea succesiunii acestora, distribuția proiectului pe activități, estimarea timpului și costurilor, determinarea necesarului de personal, identificarea resurselor necesare pentru proiect și după aceea pe cele disponibile.

C) Faza de organizare presupune organizarea echipei, stabilirea instrumentelor de control, repartizarea lucrărilor.

D) Faza de execuție presupune analiza situației proiectului, mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcină și obiectiv, monitorizare permanentă și rapoarte asupra proiectului, revizuiri asupra bugetelor și calendarelor de lucrări, marketingul proiectului, adică continua comunicarea cu comitetul decizional și potențiali beneficiari.

E) Faza de încheiere presupune evaluarea îndeplinirii integrale de către contractor a sarcinilor încredințate, semnătura de recepție, audit post implementare, mentenanță, identificarea celor mai bune soluții pentru proiecte viitoare pe baza experienței câștigate.

Fiecare dintre cele cinci faze ale ciclului de viață elementar al unui proiect este caracterizată de o multitudine de activități alese în principal de managerul de proiect, deoarece se presupune că acesta știe cel mai bine să aleagă activitățile potrivite pentru a fi efectuate în cadrul fiecărei faze.

Se poate ajunge la concluzia că nu există un model de ciclu de viață general valabil pentru toate proiectele. Un ciclu de viață al unui proiect își propune să descrie pe cât posibil de corect diferitele căi prin care un proiect trece de la stadiul de început către cel de sfârșit, precum și fazele mari în care activitățile desfășurate se schimbă de la un tip la altul.

Etapele proiectului

Etapele prin care un proiect trebuie să treacă, sunt următoarele:

– Documentarea și analiza: definirea problemei, analiza situației (analiza SWOT), analiza stakeholderilor (matricea de analiză a stakeholderilor);

– Planificarea: stabilirea obiectivelor, stabilirea criteriilor de evaluare, realizarea calendarului de activități, numirea responsabililor;

– Implementarea: derularea activităților planificate, monitorizarea activităților planificate;

– Evaluarea: realizarea rapoartelor de evaluare, sistematizarea rezultatelor, verificarea atingerii obiectivelor proiectului.

„Project life cycle” Versus „Project Cycle Management”

Există doi termeni între care am considerat că este necesar să fac o distincție, deoarece din cauza traducerii din limba engleză pot fi confundați. Primul este „Project life cycle” (ciclul de viață al unui proiect) ce se referă strict la fazele din care este compus un proiect. Al doilea termen – „Project Cycle Management” se referă la „un set de instrumente pentru managementul unui proiect, care a fost adoptat pentru prima oară de către Comisia Europeană în anul 1992.” Managementul ciclului de proiect se regăsește în WBS (Work Breakdown Structure) ca o fază de sine stătătoare, descompusă în mai multe pachete de activități. O interpretare clară a acestei diferențe o oferă doamna Prof. Simona Bonghez: ar trebui să se facă “referire la faze atunci când vom vorbi despre procesele orientate pe produs (ciclul de viață al proiectelor) și la grupe de procese atunci când ne vom referi la managementul de proiect.”

Obiectivul managementului ciclului de proiect vizează îmbunătățirea managementului proiectelor prin luarea în considerare a condițiilor cadru, în elaborarea și în implementarea proiectelor sau programelor: Obiective clare și realiste pentru proiecte (definirea corectă a scopului proiectului; „Factori ai calității” care întăresc beneficiile proiectului pe termen lung (alegerea tehnologiilor potrivite, utilizând, de exemplu, resurse locale regenerabile, respectul pentru valorile socio-culturale ale grupurilor implicate, viabilitatea economică și financiară a proiectelor); Consecvența și contribuția la “realizarea cuprinzătoare a obiectivelor politicii CE” prin proiecte și programe (managementul ciclului de proiect este strâns legat de cadrul cooperării externe promovate de Comisia Europeană, în care reducerea sărăciei este obiectivul central).

Câteva din cele mai importante principii ale managementului ciclului de proiect:

Necesitatea participării active a tuturor stakeholderilor (grupuri țintă) importanți;

Utilizarea Abordării Cadru Logic, cât și a altor instrumente, pentru a face câteva analize importante, cum ar fi arborele de probleme ale stakeholderilor și arborele obiectivelor;

Încorporarea criteriilor de evaluare în cadrul fiecărei faze a ciclului de proiect;

Producerea unor documente de bună calitate pentru fiecare fază pentru a oferi suport pentru luarea unor decizii bine informate.

Se poate concluziona că managementul ciclului de proiect este „o metodologie pentru prepararea (planificarea), implementarea și evaluarea proiectelor, bazată pe principiile abordării cadru logic”, pe când „munca efectivă din cadrul fazelor unui proiect este cea care duce la obținerea livrabilelor.[…] Această muncă este de fapt ceea ce înseamnă ciclul de viață al unui proiect.”