Lucrarea de față își propune să prezinte principalele aspecte teoretice și practice în legătură cu avantajele pe care oferă programul SAGA C.P. în… [305155]

1. INTRODUCERE

Lucrarea de față își propune să prezinte principalele aspecte teoretice și practice în legătură cu avantajele pe care oferă programul SAGA C.P. [anonimizat] a ușura munca managerilor la adoptarea deciziei privind implementarea unui astfel de soft. Astfel, le dă posibilitatea de a alege soluția optimă ce îi poate ajuta în activitatea pe care o desfășoară, [anonimizat] a unui avantaj concurențial durabil.

Am ales această temă ca urmare a rolului fundamental pe care îl deține un program de contabilitate în cadrul unei societăți. Actualitatea acestei teme poate fi evidențiată prin necesitatea tot mai intensă a companiilor de a [anonimizat] a [anonimizat] a [anonimizat], furnizate în mod direct de către inițiatorul softului.

Întrucât aceste softuri sunt unele de tip ERP (Enterprise Ressource Planning), prima parte a [anonimizat], maniera în care sunt definite și structura tehnologică a sistemelor derivate.

[anonimizat] – lea am prezentat structura programelor de contabilitate care au fost concepute pentru a [anonimizat]. Am descris particularitățile sistemelor ERP și anume: [anonimizat], avantajele și dezavantajele aferente implementării acestora. Caracteristica esențială a [anonimizat] a informațiilor, facilitând astfel posturilor manageriale accesul rapid la informațiile contabile.

[anonimizat] – lea, reprezintă substanța principală a lucrării. Este realizată o scurtă expunere a programelor SAGA C.P. [anonimizat]. Având în vedere că societatea analizată “SC MAESTRO SRL”, are implementat softul SAGA C.P., am decis să prezint doar câteva funcții ale acestuia: [anonimizat]/agenților, clienților/furnizorilor, produselor, [anonimizat]. Făcând o paralelă între aceste două sisteme era necesară și o descriere a programului SOFTPRO, o detaliere a procedeelor de lucru pentru a [anonimizat], interfața utilizată și atribuțiile acestuia.

Aplicațiile contabile analizate sunt concepute și dezvoltate pentru o fundamentare justă a [anonimizat].

[anonimizat] s-a [anonimizat], interfață, adaptarea lor la cerințele și particularitatile beneficiarului prin reproiectarea proceselor economice. Mediul concurențial a avut un aport semnifiticativ și decisiv în definirea acestor concepte.

1.1. DEFINIȚIA ȘI EVOLUȚIA SISTEMELOR ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Metodele de lucru Enterprise Resource Planning au fost puse in practică în aplicațiile de întreprindere în conjuctura exploziei informaționale și dezvoltării fără precedent a tehnologiei informaționale și comunicațiilor la începutul anilor '90. Referitor la mediul economic, în perioada amintită acesta a fost accentuat de creșterea complexității, datorită cererii tot mai mari și circuitului de date inter-funcționale în cadrul entității. “Sistemele informaționale eficiente au devenit premisa creșterii competitivității, în primul rând prin reducerea costurilor. Regula disponibilității informației necesare la momentul oportun (ca sursă a creșterii și afirmării organizațiilor în complexa și competitiva lume globală a afacerilor) este unanim recunoscută și universal valabilă, atât pentru marile corporații, cât și pentru întreprinderile mici”.

1.2 ERP – APARIȚIA ȘI EVOLUȚIA SA

La finalul anilor '80 s-au introdus pe piață primele sisteme ERP, o noțiune nouă de software de întreprindere, care a vizat la început piața marilor companii. Aceste prime sisteme, polivalente, puternice și foarte scumpe constau în procedee personalizate, a căror punere in practica presupunea adaptarea lor la cerințele și particularitatile beneficiarului. În foarte multe cazuri, achiziția pachetului de aplicații integrate a presupus reproiectarea proceselor economice, astfel încât logica modulelor software să corespundă fluxurilor de date din cadrul fiecarei entități. In comparație cu vechile sisteme de aplicații, dezvoltate in-house, ERP a adus privilegiul încorporării: un pachet multi-modul care este transformat specificului și care poate fi ulterior extins cu alte module.

1.3 CONTURAREA SISTEMELOR ERP

O aplicatie de tip ERP se conturează prin îmbinarea unor practici de management ale afacerii cu tehnologia informațiilor, prin care procedele de afaceri ale unei societăți sunt integrate în cadrul sistemului informatic, cu scopul realizării obiectivelor de business caracteristice.

Pe parcurs, evoluția tehnicilor și practicilor de management s-au concretizat intr-un set de reguli distincte admise (best practices) personalizate pentru fiecăre verticală de business. Chiar dacă ele sunt privite ca produs al procedeelor indelungate de sedimentare este necesară resincronizarea continuă cu modificările structurale ale mediului de business. Rolul unui program ERP este de a ușura înglobarea și updatarea acestora în cadrul sistemelor de business ale companiei.

Ca punct de plecare, consider corespunzatoare o analiză din perspectiva progresului acestei categorii de aplicații de întreprindere. După aceasta examinare, voi continua cu un ansamblu de definiții ale "fenomenului".

1.3.1 ERP – PERSPECTIVĂ ISTORICĂ

Particularitatea specifică predominantă a produselor integrate de gestiune a firmelor este caracterul lor evolutiv. Progresul actualelor aplicații s-a dezvoltat pe parcursul a peste patru decenii.

În anii '60, marea parte a întreprinderilor proiectau, dezvoltau și integrau aplicații concentrate intr-un singur tot elementele preexistente, concepute prin eforturi proprii (sintagma in-house se se identifică cu această situație). Majoritatea aveau ca obiectiv automatizarea gestiunii, producției și controlul stocurilor și imobolizărilor, dar și calculul salariilor sau contabilitatea generală și erau dezvoltate cu ajutorul limbajelor de programare COBOL, ALGOL sau FORTRAN.

Maturizarea sistemelor MRP instalate a condiționat evoluția acestora, prin înglobarea de noi funcționalități economice. Drept urmare, în anii ’70, a prins contur Manufacturing Resource Planning (MRP II), care genera stabilirea operațiilor și cumpărării de material brut, pe baza cerințelor de producție pentru realizarea țintei propuse; MRP realizează modul de organizare internă a sistemelor de producție, nivelul actual ale depozitelor și proceduri de identificare a lotului. “De asemenea, zonele acoperite au depășit limitele producției: financiar, resurse umane, distribuție, vânzare prin magazine proprii, gestiunea proiectelor”.

Majorarea sferei de aplicare a suitelor MRP II a definit apariția primelor procedee ERP, la sfârșitul anilor '80, consfințind principiul coordonării și integrării inter-funcționale în organizație. Având in vedere că MRP II s-a fundamentat pe tehnologie, sistemele ERP integrează toate procesele economice: producție, gestiune, distribuție, contabilitate, financiar, personal, service și mentenanță, logistică, facilitând vizibilitatea și consistența informațională în întreaga întreprindere.

În anii '90 furnizorii ERP au adăugat noi module și funcționalități, ceea ce a impus apariția noțiunii ERP extins. “Extensiile cuprind aplicații precum APS (Advanced Planning and Scheduling), soluții e-business pe zona relațiilor cu clienții – CRM (Customer Relationship Management) sau pe furnizori-aprovizionare – SCM (Supply Chain Management)”.

2000 – Extended Enterprise Resource Planning (Extended ERP).

Procedeele ERP (Enterprise Ressource Planning) sunt sisteme informatice pentru organizarea, conducerea și gestiunea controlului activității la nivelul întregii organizații. Prin stabilirea de legături între sistemul de gestiune de la nivelul companiei cu alte sisteme de gestiune de la nivelul furnizorilor de produse și de servicii, se pot defini procedee intitulate Supply Chain Management (SCM), iar prin „stabilirea de legături între sistemul de gestiune al companiei și clienții individuali sau cu alte sisteme de gestiune ale clienților putem vorbi de sisteme denumite Customer Relationship Management (CRM) – sisteme pentru gestiunea relațiilor cu clienții”.

Figura nr. 1.1 Evoluția aplicațiilor integrate de gestiune a firmelor

(prelucrare și adaptare după Rashid, M., Hossain, L., Patrick, J.D., Enterprise Resource Planning: global opportunities and challenges, Idea Group Publishing, 2002, p.4)

Astfel, consider că evoluția dispusa in ordinea succesiunii in timp a ERP a urmat îndeaproape dezvoltările din domeniul sistemelor hardware și software.

1.3.2 DEFINIȚII

Definiția 1: Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) conține un ansamblu de componente software cu ajutorul cărora se obține integrarea tuturor datelor disponibile într-o companie, având ca obiectiv optimizarea resurselor disponibile ale acesteia.

Definiția 2: Enterprise Resource Planning este instrumentul software care inlesnește integrarea tuturor datelor dintr-o companie într-o platformă unică. Obiectivul ERP este să ofere garanția transparentei informațiilor în cadrul unei companii și să ușureze accesul la orice tip de informație utilă în progresul activității.

Definiția 3: ERP poate fi definit ca un set de procedee intemeiate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzacțiilor și înlesnirea integrării tuturor proceselor, din etapa elaborarii activității proceselor, dezvoltării producției, până la relațiile cu terții. ERP reflectă expresia cea mai fidelă a interdependenței dintre mediul economic și tehnologia informației.

Definiția 4: (edificată din punct de vedere tehnologic): “ERP exprimă un sistem informațional contabil bazat pe interfețe grafice utilizator, baze de date relaționale, limbaje de generația a IV-a, instrumente CASE și arhitectură client/server”.

Definiția 5: ERP se bazează pe un concept legat de strânsa administrare a întreprinderii care vizează maximizarea profitului prin planificarea corespunzatoare a resurselor, urmărire și replanificare, reliefeze ariile funcționale acoperite: contabilitate, producție, vânzare, aprovizionare, gestiune, vanzare, distribuție, etc, fiind cea mai complexă și completă, definind “Sistemele ERP sunt pachete de aplicații formate din mai multe module care sprijină toate ariile funcționale: planificare, producție, vânzare, marketing, distribuție, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service și întreținere, logistică și e-business”.

Stabilirea și implementarea sistemului ERP potrivit permite entității să gestioneze un sistem integrat unic, prin substituirea sau reproiectarea programelor funcționale existente.

1.3.3 STRUCTURA TEHNOLOGICĂ A SISTEMELOR ERP

Componentele de bază din structura unui sistem ERP sunt informațiile generate de tranzacțiile economice zilnice culese și stocate în baze de date, ce ușureaza activitatea manageriala. Valorificarea informațiilor generate cade în sarcina programelor, bazându-se pe delimitarea funcțională concretizată în module de aplicații și integrare, componenta de baza esențială a implementării ERP.

Datele reprezintă structura unui sistem ERP. Informațiile reprezintă nucleul pentru pstrarea și ordonarea datelor. Oferta de baze de date comerciale este destul de limitată în comparație cu oferta suitelor ERP: pe piață sunt prezente 20 de platforme aferente bazelor de date comparativ cu sutele de aplicații de tip ERP.

Programele reprezintă liantul dintre bazele de date și aspectele funcționale deservite. Funcționalitatea este agrenată prin interacțiunea programelor cu bazele de date. Programele garanteză culegerea datelor, confirmarea, elaborațiunea, transferul lor și exportul datelor către alte medii.

Efectele prelucrării sunt prezentate utilizatorilor sub formă de rapoarte, fie expuse pe ecranul display-uri, fie tipărite, sau sub formă de fișiere, care pot fi exportate și prelucrate cu ajutorul altor medii de lucru.

O altă componentă de bază a sistemelor ERP o constituie fluxurile de procese sau fluxuri de tranzacții, denumite workflo-uri. Acesteea ilustrează desfășurarea unui procedeu funcțional, cum ar fi calcularea, înregistrarea și plata salariilor în cadrul sistemului ERP.

ERP = functionalitate + integrare

Cele două componente se intercondiționează mutual. Integrarea garantează conectivitatea între fluxurile de procese economice funcționale. Poate fi reprodusă ca o tehnică de comunicare.

2. ÎNTREPRINDEREA ȘI STEMELE ERP

O mare parte a societăților, în deosebi cele de dimensiuni medii – mari, au implementate sisteme ERP. Din practica se remarcă că nu este atât de dificil să implementezi un pachet integrat de aplicații, în comparație cu beneficiile avantajelor pe care le generează. Aceasta se datorează pe de o parte pluralității sistemelor ERP, iar pe de altă parte neînțelegerii ideilor de bază a lucrului la nivel managerial. Funcționarea adecvată a sistemului este posibilă doar în concordanță cu activitățile funcționale zilnice din cadrul companiei.

Particularitățile sistemelor ERP:

sunt grupări software planificate în medii client/server;

prelucrează marea majoritate a tranzacțiilor companiei;

integrează și cuprinde in sistem unicat procesele economice;

utilizează o bază de informații la nivelul companiei, în care datele sunt introduse o singură dată;

posibilitate de a ccesa datele în timp real;

se pliaza pe specificul activității dat de ramura în care operează companiile

permit anumite modificări, îmbunătățiri fără intervenția programatorilor.

Implementarea unui sistem ERP oferă numeroase beneficii. O parte dintre ele sunt prezentate mai jos:

Tabelul 2.1

Transpunea avantajelor create de implementarea acestor sisteme

(sursa: adaptare după Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, L., op. cit., pag. 5)

Principalele dezavantaje ale sistemelor de tip ERP sunt următoarele:

Tabelul 2.2

Dezavantajele sistemelor ERP

(sursa: adaptare după Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, L., op. cit., p. 6)

Ținând cont de toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce multiple implementări ale sistemelor ERP nu și-au atins țelul. Importante sunt schimbările în modul de lucru al organizației și nu sistemul informatic.

2.1 MODULE FUNCȚIONALE

Sistemele ERP prezintă particularități conferite de fiecare furnizor in parte, cu un anume grad de calificare, dar, sub aspectul modulelor de bază, ele sunt aidoma și propun aceeași "formulă".

Figurile de mai jos descriu modulele de bază ale ofertei SAP – R/3 System. Updatarea ofertei apare ca răspuns la cererea pieței și a evoluțiilor tehnologice.

Figura nr. 2.1 Module funcționale SAP R/3 System

(sursa: Prelucrare proprie)

Ansamblul aplicațiilor de întreprindere se aplica pe o arhitectură de tip client/server, care permit dezvoltarea unui mediu de prelucrare descentralizat. Acest procedeu client/server se materializează în mai multe echipamente client, operate de utilizatori finali, precum desktop-urile ori stațiile de lucru care solicită serverele de aplicații, acestea emit cereri și primesc informații de la serverele legate la baze de date. Valorile pot fi fișiere simple de date, valori, servicii de comunicare, prelucrare de informații, ori actualizare de date.

În timp, după triere, practica a impus modelul de arhitectură cu 3 straturi. Interfața utilizator rulează la client, unde sunt necesare atât servere puternice, cât și stații de lucru (PC-uri) performante care să prelucreaze sute de mii de tranzacții

Cele 3 straturi (niveluri) ale arhitecturii client/server prezintă urmatoarele atribute:

1. nivelul prezentare, ce constă în interfața grafică a sistemului cu utilizatorul sau programul de navigare (browser), și anume: (sesiuni de lucru, ferestre de dialog, ferestre pentru introducerea datelor,administrarea afișării etc.), pentru accesarea funcțiilor sistemului;

2. nivelul de mijloc (server-ul de aplicații), oferă servicii de administrare a regulilor afacerii, logica și a prelucrea datelor care sunt partajate de mai multe aplicații. Acest nivel de mijloc asigură performanță, flexibilitate, mentenabilitate, reutilizabilitate și scalabilitate prin centralizarea logică aproceselor.

3. nivelul bazei de date (server-ul de baze de date), reprezintă funcționalitatea gestiunii bazei de date și este consacrată prin logica accesului la baza de date și validarea din partea server-ului. Componenta de gestiune a informațiilor asigură că datele sunt consistente de-a lungul mediului distribuit prin utilizarea unor particularități precum izolarea datelor, consistența și multiplicarea acestora.

“Arhitectura pe trei niveluri adaugă un nivel suplimentar (numit nivel de mijloc, sau server de aplicații), între client (interfața de sistem cu utilizatorul) și server-ul bazei de date, care are rolul de a prelucra regulile afacerii, deci eliberează clientul de logica aplicației și a tranzacției. Motivul amplasării regulilor afacerii pe un nivel separat este dat de frecvența destul de mare a modificărilor la care sunt supuse acestea, iar amplasarea acestora într-un nivel separat, permite în acest mod o actualizare a acestora mult mai ușoară decât în cazul în care acestea erau incluse în interfața cu utilizatorul”.

2.2 EXPANSIUNEA ERP

Progresul sistemului se va opri odată cu includerea ERP în ERM (Enterprise Resource Management) susțin unii autori, alții consideră că sub influența Internetului și a business-urilor electronice, avem ERP II sau xERP (extended ERP) și că evolutia nu se va opri aici. Unii autori au supranumit-o "generația următoare", cea care va împlini procesul transformare-integrare-colaborare: Business Process Integration (BPI) și Enterprise Nervous System (ENS).

În zilele noastre, sistemele ERP înglobează toate caracteristicile obișnuite de management a unei companii (finanțe, vânzări, distribuție, producție, resurse umane, salarii) și include o inșiruire de procedee ce erau considerate bătute în cuie: PDM (Product Data Management – Managementul Datelor de Producție), WMS (Warehouse Management Systems – Sisteme Warhouse), MES (Manufacturing Execution Systems – Sisteme de execuție a producției), etc. În ceea ce privește funcționalitatea ERP a evoluat, oferind soluții nevoilor specifice industriilor verticale. “Recent, perimetrul funcțional al sistemelor de tip ERP a început să se extindă către piețele adiacente precum SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management), DSS (Decision Support Systems) și e-business făcând ca aceste sisteme să fie mai puțin restrânse la propria ogradă. Alte aspecte cu valoare adaugată ale noilor sisteme sunt legate de configurarea produselor, servicii modulare și posibilități de utilizare prin Internet ce extind accesul sistemului la mai mulți utilizatori și/sau parteneri de afaceri”. Ca o exprimare de actualitate sistemele ERP pot însuma o colecție de mijloace pentru BPR (Business-process reengineering – Retehnologizarea procesului de afaceri), majorând adaptabilitatea și timpul dereacție prin îndepărtarea granițelor interpuse intre departamentele funcționale și prin evitarea muncii redundante. ERP este catalogat ca un sistem extrem de scump pentru licențiere și implementare. Companiile achită, de regulă, o licență inițială per-utilizator și o taxă anuală de mentenanță (abonament) pentru utilizarea sistemului ERP.

“ERP devine temelia aplicațiilor e-business, cum tot mai multe organizații au trecut la tranzacții on-line pe Internet”.

Programele ERP, sunt sisteme modulare, fiecare sector de activitate al unei entități fiind acoperit de către o aplicație particularizată. Modulele unui sistem ERP îți îndeplinesc rolul pentru a care au fost create, integrat utilizând o bază de date comună, sau pot funcționa autonom. Mai jos sunt detaliate câteva categorii de module care ajută la gestionarea cu eficiența a unei întreprinderi:

Producție: organizarea și urmărirea producției;

Gestiune: evidența activelor circulante, a furnizorilor, a plăților și încasărilor;

Vânzări: eficientizarea activitățiilor de vânzare, depozitare, distribuție și facturare;

Salarii: calculul salariilor și managementul resurselor umane;

Contabilitate: evidența contabilă;

FRM (Finance Resource Management): evidența financiară;

Imobilizari: evidența mijloacelor fixe și actualizarea amortizărilor;

HRM (Human Resource Management): managementul resurselor umane;

CRM (Customer Relationship Management): reprezintă un set de strategii, politici și tehnologii destinate atragerii, reținerii și fidelizării clienților. “Într-un sens larg, CRM include activitățile aferente departamentelor de marketing, vânzări, financiar și suport tehnic relativ la clienți, potențiali clienți, furnizori și parteneri”;

SCM (Supply Chain Management): reprezinta organizarea și managementul tuturor activitatilor implicate in stabilirea surselor și achizitia bunurilor, conversia acestora și managementul activitatilor logistice – managementul relațiilor cu furnizorii;

BI (Business Intelligence): colectarea, gestionarea și analizarea informatiilor provenite din diferite sectoare de management a afacerii sau din alte baze de date.

Figura nr. 2.3 Principalele module ale unui sistem ERP

(sursa: Prelucrare proprie)

2.3 COSTUL UNUI SISTEM ERP

Costul implementării unui sistem integrat de tip ERP este destul de greu de de previzionat, intrucât el variază in funcție de urmatoarele elemente:

– numărul de divizii ale companiei beneficiare;

– numărul de module care vor fi instalate;

– munca prestata concretizată prin orele de manoperă necesare integrarii sistemelor deja existente;

– cât de complex se dorește a fi proiectul.

– standardele companiei

-activitatea companiei

În general cand aproximăm costurile unui proiect de tip ERP avem de evaluat 2 aspecte: Licențe + Implementare. În realitate, din practică un proiect ERP „are 10 costuri asociate”:

Costuri initiale:

Costul cu licentele: constituie principala cheltuială a unui proiect de tip ERP și se referă la costurile privind achizitia sistemului.

Costurile cu implementarea: În general sunt costuri aferente managementului de proiect, training-ului utilizatorilor, migrării de date și asistenței în exploatarea sistemului, cunoscute și sub denumirea de contravaloarea acțiunilor asociate unui proiect de tip ERP.

Costurile de integrare: Sunt adiționale, constituind un aspect important in condițiile în care pe langă programul ERP implementat se utilizează și alte sisteme informatice care trebuie integrate cu acesta (sistemele de CRM, WMS, SFA și E-commerce).

Costurile cu aplicații terțe: Unii furnizori pot include acest cost în prețul licențelor. Un exemplu elocvent îl reprezintă licențele de baze de date.

Costurile de customizare: Parte integrantă a aproape oricărui proiect ERP, însumează costurile de configurare/dezvoltare a sistemului astfel încât acesta să raspundă cerințelor de business.

Costurile de hardware: În cazul implementărilor On-premise, se impune ca orice sistem software sa fie insoțit de o platforma hardware. În funcție de infrastructura existentă în companie costurile variază de la actualizarea infrastructurii până la schimbarea acesteia.

Costurile interne: Aceste costuri sunt reprezentate de diverse prime de reușită și scoaterea din operațional a angajaților companiei. La acestea se contorizează și cheltuielile de selecție a furnizorului.

Costurile de consultanță și/sau companii terțe: În timpul procesului de selecție sau implementare se poate solicita ajutorul specializat al companiilor de consultanță.

Costuri recurente:

Sunt costurile anuale generate de updatarea la noile versiuni ale sistemului de suport funizat.

Costurile de mentenanță: cheltuiala cu accesul la noile versiuni ale sistemului. În general, în functie de marimea upgrade-ului este posibil să mai existe costuri suplimentare ale serviciilor de training, instalare, asistență, etc.

Costurile de suport. În funcție de nivelul de servicii agreat aceste costuri pot avea valori anuale situate între 5% și 15% din costurile licențelor, reprezentând costurile asociate sistemului de suport al furnizorului.

Înainte ca o companie să achiziționeze un sistem ERP trebuie să cuantifice Total cost of Ownership (TCO) pe o perioadă de referință cuprinsă intre 5-7 ani, care să ia in calcul atât costurile inițiale cât și cele recurente.

2.3.1 PREȚUL UNUI SISTEM ERP ARE LA BAZĂ:

1. Module

Acesta este considerat a fi cel mai important factor în stabilirea pretului unui sistem ERP. Prețul se majoreză concomitent cu numărul modulelor și se pretează organizațiilor mari. Scalabilitatea este de asemenea un aspect important.

2. Dimensiunea pieței

Al doilea element luat in considerare în estimarea prețului unui sistem ERP este dimensiunea pieței țintă. “Soluțiile configurate pentru o nișă de piață vor fi întotdeauna mai scumpe din cauza bazei reduse de potențiali clienți. „Avantajul unui astfel de sistem este că în general poate acoperi toate procesele de business specifice respectivei verticale de business”.

3. Gradul de customizare

Soluțiile care nu pot fi personalizate vor fi întotdeauna mai ieftine decât sistemele ERP care au un grad mare de customizare. Aceasta presupune realizarea de dezvoltări ale sistemului pentru a oferi functionalități pe specificul clientului sau chiar module dedicate. O influență semnificativă asupra prețului o are numărul de useri ai sistemului.

4. Serviciilor de implementare

Costul acestora se raportează la complexitatea proiectului și în general se calculează pe baza unui deviz estimativ care include numărul de ore necesare instalării. Implementarea este procedeul de instalare și personalizare a functionalităților aplicației stabilite în baza unui proiect tehnic creat după pe structura compartimentelor societății și după specificul activității acesteia. Manopera ofertată este estimativă, deoarece instalarea softului nu depinde doar de specialiștii în IT ai furnizorului ci de utilizatorii din cadrul societății beneficiare, care în multe cazuri sunt reticenți la înlocuirea softului sau nu reușesc să furnizeze informații utile în timpul stabilit. Se întâmplă ca pe parcursul exploatării să se revizuiască parametrii precizați în faza initială.

4. Cerințele IT

Acest factor influențează cel mai puțin oferta de preț. Totuși sistemele ERP capabile să contorizeze mai multe tranzactii pe minut vor fi mai scumpe.

5. Abonamentul pentru actualizari la legislatie și servicii de suport tehnic (mentenanta).

Conform acestui abonament, compania beneficiază de suport online gratuit din partea furnizorului pentru a ușura exploatarea corecta a sistemului și pentru a remedia eventualele erori. Consultanții de suport tehnic centralizează cererile clienților, acordă ajutor accesând de la distanță serverele clienților și furnizează actualizări cu ocazia unor modificări legislative, etc, oferite cu titlu gratuit în baza abonamentului.

Enterprise Resource Planning este o Megaaplicație multi-modulară care înglobeză procesele economice și care presupune o eficientizare a resurselor disponibile din cadrul companiei, eliminând barierele dintre departamente și circumscrierile funcționale, cât și pe cele ale organizației cu mediul oferind șanse de lucru multi-utilizator, multi-scop și multi-spațiu.

Programele de contabilitate sunt concepute pentru a respecta cerințele pieței actuale, oferind un acces prompt și simplu la toate resursele disponibile. Cuprind instrumente integrate pentru stocarea, analiza și raportarea rapidă a informațiilor, permițând astfel posturilor manageriale accesul rapid la informațiile contabile.

Un ERP nu trebuie privit ca o soluție standard, deoarece este însoțit în permanență de tehnici de analiză, instalare, instruire, suport post-implementare, tehnologii de ultimă generație și folosește resurse pregătite în domenii ca: implementare, dezvoltare, soft și contabilitate.

Maleabilitatea este un prerogativ specific soluțiilor Enterprise Resource Planning, datorită personalizării softului pe specificul clientului.

Proprietate acestora de a suporta corect un volum mai mare de încărcare, sau de a permite extinderea prin prelucrarea datelor presupune capacitatea ERP de a folosi anumite funcționalități necesare evoluției și susținerii unui business. Astfel, un ERP poate fi catalogat drept o platformă progresivă pe termen lung.

Faptul că ERP acoperă o gamă largă de activități îl definește ca pe un software ce optimizează fluxurile de business și care nu pune accent pe contabilitatea rudimentară concretizată prin muncă repetitivă.

3. STUDIU DE CAZ

ÎNREGISTRAREA UNOR MONOGRAFII CONTABILE ÎN PROGRAMELE SAGA ȘI SOFTPRO

3.1. PREZENTAREA SOCIETĂȚII COMERCIALE

3.1.1 FORMA SOCIETĂȚII

Denumirea societății comerciale este SC MAESTRO SRL, având forma juridică de societate cu răspundere limitată. Societatea a luat ființă în anul 2013, potrivit Legii 31/1990 privind societățile comerciale, cu modificările și completările ulterioare. Entitatea este înscrisă la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Timiș, sub numărul J20/2145/05.12.2013, funcționând în baza certificatului de înmatriculare și în baza statutului adoptat la constituire. Cu un capital de 40.000 lei, SC MAESTRO SRL este o entitate care și –a propus să promoveze bunul gust și noile tendințe în domeniul designului interior pe piața din Timișoara și chiar din județ, știindu-se faptul că numărul societăților cu același profil este unul redus.

3.1.2 OBIECTUL DE ACTIVITATE

Sediul firmei va fi ultra central, fiind situat în apropiere de Piața Operei, lângă Catedrală, în municipiul Timișoara. Obiectul principal de activitate al SC MAESTRO SRL este “Activități de design specializat” – cod CAEN 7410. Societatea își propune o serie largă de servicii în domeniul designului interior, începând de la o consultare profesională până la o elaborare complexă a proiectului, realizarea acestuia și oferirea beneficiarilor de spații „la cheie”.

3.1.3. FUNCȚIONAREA SOCIETĂȚII COMERCIALE

Firma este constituită din trei asociați, Popescu Ionuț, Ionescu Maria și Vasile Mihai, proporția părților sociale pe care le dețin fiind următoarea:

Popescu Ionuț – 27,28% din capitalul social;

Ionescu Maria – 27,28% din capitalul social;

Vasile Mihai – 45,44% din capitalul social.

În primi trei ani de funcționare, firma a desfășurat activități de design interior în orice tip de spațiu (apartamente, oficii, restaurante, etc.) sau chiar design în arhitectură sau mobilier. S –au abordat stiluri personalizate, axate pe ultimele tendințe în domeniul designului, folosindu – se cele mai noi tehnologii. Rezultatele financiare prezentându-se astfel:

cifra de afaceri medie este de 187.000 lei/ lunar;

rata medie a profitului brut este de 20%;

firma a contractat un credit pe termen scurt, care a fost integral rambursat, iar în prezent nu are nici un credit în derulare;

În prezent firma are un număr de 20 de angajați.

3.1.4. ORGANIZAREA ȘI ȚINEREA CONTABILITĂȚII

În activitatea contabilă se utilizează un program computerizat autorizat (SAGA C.P.). Evidența contabilă se desfășoară în conformitate cu standardele ISA și IAS, raportările lunare cuprind: pontaje (evidența personalului), ștatele de plată, evidența materialelor (stocuri), a facturilor pe clienți (facturi emise, facturi achitate, scadențe), a furnizorilor, a materialelor, etc, Pentru o mai bună exemplificare a structurii organizatorice a societății, a raporturilor ierarhice și funcționale între posturi sau compartimente, voi anexa organigrama companiei. Diagrama organizațională a societății reglementează cooperarea și controlul în cadrul entității, sarcinile, responsabilitățile, autoritatea etc.

Figura nr. 3.1 Organigrama SC MAESTRO SRL

(sursa: Prelucrare proprie)

De operațiunile finaciar – contabile din cadrul firmei este responsabilă Ionescu Camelia, economist angajat cu contract de munca iar programul de contabilitate folosit este SAGA C.P.

În acest program se înregistrează toate documentele primare și actele justificative, la data la care au fost emise:

Intrări: facturile privind achiziția de marfă și servicii sau cheltuieli diverse;

Ieșiri: facturile de vânzare, emise de firmă către clienți persoane juridice sau fizice;

Registrul de casă – chitanțele de încasare a creanțelor de la clienții persoane juridice, încasările aferente bonurilor fiscale din casa de marcat, bonurile fiscale de cheltuieli diverse;

Jurnalul de bancă – ordinele de plată, biletele la ordin, CEC – urile, (încasările și plățile prin bancă);

Bonurile de consum;

Producția.

3.2. PREZENTAREA SOTFWARE-ULUI SAGA

“SAGA C.P. este un program de contabilitate integrat pentru principalele elemente patrimoniale ale firmei (imobilizari, stocuri, salarii, furnizori, clienti, trezorerie). Pe lângă

acoperirea necesităților de contabilitate financiară printr-un mecanism extrem de simplu, programul permite și o urmărire eficientă a cheltuielilor, veniturilor și respectiv a profitului atât pe centre de profit configurabile de către utilizator cât și pe sursele de venit concrete ale activității / purtatori (mărfuri, produse, servicii)”.

Programul este creat de firma Saga Software din București și poate fi instalat și utilizat gratuit timp de 90 zile. La expirarea perioadei de evaluare este necesară achiziția unei licențe de utilizare pentru a folosi programul in continuare.

Softul este dezvoltat și adaptat conform legislației în. În cadrul acestui soft, actualizarea și asistența nu sunt gratuite. Pentru a beneficia de aceste servicii, este necesar ca utilizatorul să-și cumpere un abonament anual. Asistența se poate oferi atât telefonic, cât și prin e-mail. Modulele care alcătuiesc SAGA C.P. sunt:

Preluarea datelor contabile inițiale

Configurarea universală

Nomenclatoarele (centrele de profit, gestiunile, articolele / serviciile, furnizorii / clienții, personalul)

Aprovizionarea

Transferurile între gestiuni, Consumurile / Productia

Vânzarea

Salariile (ștatele de plată/avansurile, fișele fiscale, declarația unică 112)

Trezoreria

Rapoartele contabile (fișele de conturi, balanțele), situațiile operative (imobilizările, stocurile, furnizorii, clienții, centrele de profit, profitul pe purtători, etc.)

Verificarea nealterării datelor fară a ingreuna tehnica de introducere a documentelor se realizează prin validarea informaților introduse separat de inregistrarea acestora.

3.3 FUNCȚIUNI PRINCIPALE

3.3.1 FUNCȚIA FIȘIERE

Prin intermediul acestei componente se pot crea, modifica, șterge sau exporta informațiile de bază, precum: furnizori, clienți, agenți, plan de conturi, gestiuni, articole, tipuri de articole/servicii, grupe, salariați, ieșire.

3.3.2 FUNCȚIA OPERAȚII

Acest modul conferă posibilitatea introducerii documentelor primare (facturi, chitante, etc.) și vizualizarea, printarea sau exportul documentelor necesare desfășurării activității. Se pot verifica și crea articole contabile, intrări, ieșiri, imobilizări, transferuri între gestiuni, se pot întocmi bonurile de consum și gestiunile aferente producției cu operațiile interne pe stocuri. De altfel, registrul de casă în lei sau valută, jurnalul de bancă în lei sau valută și deconturile sunt elementele de trezorerie operate prin intermediul acestei structuri. Ștatele de salarii reprezintă ultima operație ce se poate efectua de utilizator prin adăugarea, modificarea sau ștergerea datelor corespunzătoare pontajelor lunare. Ultima componentă, închiderea de lună, înglobează toate înregistrările lunare și implică validarea informațiilor introduse nepermitând ulterior modificarea sau ștergerea acestora.

3.3.3 FUNCȚIA SITUAȚII – LISTĂRI

Prin funcția situații – listări se pot întocmi diferite rapoarte direct din program: (fișe conturi, balanțe sintetice sau analitice, carte mare, jurnale de cumpărări – vânzări, situație furnizori/clienți, situație cecuri/bilete la ordin, registru jurnal, registru inventar, bilanț, fișe articole, situație aprovizionări, situație vânzări, situație consumuri, situație obiecte de inventar, situație producție, situație stocuri și raport de gestiune).

3.3.4 FUNCȚIA DIVERSE

Structura acestui modul însumeză informațiile menționate anterior, fiind utilizată în general la calculul producției, incluzând date specifice activelor circulante. Este necesara la generarea comenzilor și pentru a stabili situația acestora pe bază de rețetar, evidenței contractelor comerciale înregistrate. O caracteristică importantă a acestei funcții este reprezentată și de rapoartele privind cheltuielile/veniturile în avans efectuate/încasate derivate a producției. Se pot exporta și importa date aferente stocurilor, se pot genera articole de deviz proprii prin normare ce vin în stabilirea corectă a ofertelor de achiziții. De subliniat faptul că, în cadrul acestui modul se pot înregistra și controla date privind mașinile deținute de unitate, generându-se situații manageriale complete pe centre de profit. Situațiile grafice și declarațiile ANAF reprezintă unul din punctele forte ale acestui program.

3.3.5. FUNCȚIA ADMINISTRARE

Redă capacitatea softului de a configura societatea prin introducerea datelor caracteristice menționate in documentele constitutive și regulamentele interioare sau a salariilor prin modificarea acestora conform contractelor individuale, a actelor adiționale și a coeficienților stabiliți de actele normative. Permite generarea plajelor de numere și serii aferente documentelor interne utilizate în derularea activității. Subfuncția utilizatori este specifică configurării accesului permis anumitor persoane în vederea adăugării, modificării, ștergerii, validării sau devalidării și încasării datelor introduse prin fucțiile de bază. Întreținerea bazei de date se referă la salvarea, restaurarea, verificarea, scimbarea anumitor coduri și bifarea opțiunilor generale de lucru în cadrul sistemului client-server.

3.3.6. FUNCȚIA AJUTOR

Conține manualul de utilizare al programului detaliat pe fiecare funcție în parte (avantajele obținute prin optarea încheierii unui abonament anual, informații despre modul de configurare corectă a programului, meniurile principale și submeniurile în stare activă sau inactivă, nomenclatoarele necesare gestionării datelor validate, descrierea operațiilor de înregistrare contabilă, listarea situațiilor în formă contabilă sau comercială și modalitatea de administrare sau configurare a indicatorilor), butonul de actualizare automată valabil doar în cazul deținerii licenței, calculator extern și un reminder ce ajută la modificarea în timp util a datelor referitoare la expirarea anumitor parametrii.

3.4. FOLOSIREA PROGRAMULUI SAGA C.P.

KIT –ul de instalare al modulului SAGA C.P. se poate descărca gratuit de pe site-ul oficial. La deschidere programului se solicita selectarea entității (figura 3.2) sau configurarea unei societăți noi. (figura 3.3). Accesarea butonului “Definire societăți” permite introducerea entității pentru care se va ține evidența. Prin selecția atributului “Adăugare” se permite completarea numelui societății și informațiile generale (tipul acesteia, codul CAEN, contul bancar, modul de calcul al descărcării ieșirilor de stocuri, modul și valoarea TVA -ului.

Crearea unei societăți se poate face și prin accesarea funcției Administrare – Configurare societăți.

Fig. 3.2 Selectarea societății

(sursa: program SAGA)

Fig. 3.3 Configurare societate

(sursa: program SAGA)

3.4.1. SALARIAȚII ȘI AGENȚII

O societate comercială care figureză cu personal angajat trebuie să încheie contracte individuale de muncă și să înființeze un registru general de evidență a salariaților. Pentru înregistrarea, pontarea și remunerația lunară primită de către personal se întocmesc unele formulare din meniul: Fișiere – Salariați, unde se poate adauga, modifica sau șterge datele unui salariat. Câmpul salariat conține: numele, prenume, punct de lucru, funcția, data angajării, norma de timp, salariul, numărul și data contractului, contribuțiile, adresa și datele de identificare, etc. (figura 3.4). În meniul “Salariați” avem un tool foarte util pentru simularea calculului de salarii. Îl putem accesa folosind butonul din partea stânga – jos denumită “Simulare calcul salariu”. Există opțiunea de a se introduce valoarea unui curs valutar și un salariu brut sau net, iar apoi vor fi calculate contribuțiile aferente angajatului și cele ale angajatorului pentru datele introduse fără a modifica salariul personalului. Se pot lista diverse adeverințe necesare personalului, situația concediilor, situația persoanelor aflate în întreținerea anagajatului, precum și declaratia 205. Putem introduce și sporurile salariaților folosind butonul din stânga – jos denumit “Sporuri permanente”. În fereastra care se deschide trebuie să menționăm salariatul, tipul și valoarea sporului (în procente din salariu sau o sumă fixă lunară). (figura 3.5).

Analog salariaților, putem defini mai mulți agenți pentru fiecare societate. Aceștia se definesc din meniul Fișiere – Agenți. Este utilă această particularitate în general, firmelor de distribuție sau transport ajutând la verificarea și stabilirea remunerațiilor aferente realizărilor de targete.

Fig. 3.4 Informații salariați

(sursa: program SAGA)

Fig. 3.5 Sporuri permanente

(sursa: program SAGA)

3.4.2. CLIENȚII ȘI FURNIZORII

Clienții se pot crea din meniul Fișiere – Clienți prin inserarea următoarelor câmpuri: denumirea, codul fiscal, adresa, codul bancar, datele de contact și datele de identificare emise de O.R.C., delegatul (numele, seria și numărul CI, mijlocul de transport), agentul, precum și alte informații suplimentare. (figura 3.6).

Fig. 3.6 Clientii

(sursa: program SAGA)

Furnizorii se introduc prin meniul Fișiere – Furnizori. Pentru fiecare furnizor vom introduce: denumirea, codul fiscal, adresa, codul bancar, datele de contact și datele de identificare emise de O.R.C., agentul care se va ocupa de acel furnizor, precum și alte informații suplimentare (scadența, situația comercială, etc). (figura 3.7).

Fig. 3.7 Furnizori

(sursa: program SAGA)

3.4.3 CONTABILITATEA MATERIALELOR

Ocupă un rol foarte important pentru desfășurarea în condiții optime a activității de bază în cadrul unei organizații. Se pot crea tipuri de articole sau servicii accesând meniul Fișiere – Tipuri de articole/servici. Există un nomenclator cu anumite articole prestabilite, dar pot fi adăugate și altele noi sau se pot modifica și șterge cele existente. Pentru fiecare tip de produs/serviciu se validează: denumirea, contul articolului, diferențele, TVA – ul neexigibil, cheltuielile, veniturile și se bifează categoria produsului (aprovizionabil, consumabil, vandabil, produs și nestocat). (figura 3.8).

Fig. 3.8 Tipuri de articole/servicii

(sursa: program SAGA)

Produsele se pot adăuga, modifica sau șterge utilizând meniul Fișiere – Articole. Pentru fiecare articol se solicită o denumire, unitate de măsură (UM), TVA – ul, gestiunea și stocul de care aparține, prețul și codul de bare. La prețul produsului, SAGA va calcula prețul produsului + cota TVA. Exista opțiunile de a bloca sau nu un produs, de a genera automat un cod de bare, de a crea o etichetă sau de a adăuga o imagine. (figura 3.9).

Se pot crea comenzi prin accesarea meniului Diverse – Comenzi. În această fereastră se va indica tipul de comandă (intrare/ieșire), data se va completa automat, partenerul (se poate selecta unul din clienții/furnizorii existenți sau se editează unul nou). În cadrul fiecărei comenzi se introduce în partea de jos produsele alegând tipul de produs, produsul și numărul de bucăți. Prețul total, compus din valoarea de bază + TVA, pentru fiecare produs și pentru fiecare comandă vor fi calculate automate. (figura 3.10).

Fig. 3.9 Articole

(sursa: program SAGA)

Fig. 3.10 Comenzi

(sursa: program SAGA)

3.4.4 REGISTRUL DE CASĂ ȘI BANCĂ

Pentru înregistrarea operațiilor contabile în registrul de casă, se va accesa meniul Operații – Registru de casă. În partea de sus a ferestrei se va edita data aferentă înregistrării și calculându-se automat soldul inițial, valoarea plăților și a încasărilor, soldul final zilnic, baza, TVA – ul Și valoarea inclusiv TVA. În partea de jos se completeză articolul: numărul documentului, contul debitor, contul creditor, suma, tva – ul și explicatia, iar din câmpul detalii se poate selecta furnizorul și documentul achitat. (figura 3.11).

Fig. 3.11 Registru de casă

(sursa: program SAGA)

SAGA C.P. este un sistem ERP creat de o companie românească. Este un program gratuit și destinat întreprinderilor mici și mijlocii. Utilizând acest program se poate ține o evidență amănunțită a furnizorilor, clienților, intrărilor, ieșirilor, stocurilor și salariaților dintr-o societate precum și a tuturor celorlalte detalii conexe.

3.4.5 BILANȚUL CONTABIL

Întocmirea bilanțului contabil semestrial sau anual, fără notele explicative, se întocmește după listarea în prealabil a unei balanțe la sfârșitul exercițiului financiar pe sumare conturi sintetice de gradul II la gradul I. Se deschide fereastra Situații listări – Balanță și se bifează opțiunea din partea de jos „Sumare conturi sintetice de gradul II la gradul I”. După verificarea și analiza balanței de închidere, din meniul Situații listări – Bilanț – Actualizare date se elaboreaza structura bilanțului. Este interzisă colorarea cu roșu a corelațiilor și diferențele dintre formularul 10 „Bilanț” și 20 „Contul de profit și pierdere” (figura 3.12).

Fig. 3.12 Bilanț contabil

(sursa: program SAGA)

3.5. PREZENTAREA SOTFWARE-ULUI SOFTPRO

Programul Softpro are la bază tehnologia Client – Server, utilizând baze de date PostgreSQL, putând fi folosit atât în retele locale cât și de la distantă. În cazul Serverului/Calculatorului principal, baza de date, se poate instala odata cu programul SoftPro sau poate fi preinstalată de administratorul de sistem.

“SOFTPRO produce și comercializează programe informatice standard în domeniul finaciar – contabil sau realizează produse personalizate la cerere. Versiunea recomandată de SoftPro la ora actuală este PostgreSQL 9.3”.

Produsul este fiabil, multifuncțional, customizat pentru orice tip de activitate. La implementarea produsului consultanța este gratuită, asistența tehnică în perioada garanției este de asemenea gratuită, existând și posibilitatea colaborării post-garanție în baza unui contract de asistență.

Pachetul cu programe de gestiune și contabilitate SOFTPRO este conceput astfel încât să fie utilizat și de către persoane neinițate în contabilitate, imediat ce configurarea inițiala a fost definitivată sub stricta îndrumarea a coordonatorului compartimentului financiar. După introducerea datelor din documentele primare în machete, programul generează automat înregistrarile contabile aferente, acestea putând fi vizualizate imediat.

Operațiile contabile realizate cu ajutorul acestui sistem informatic de contabilitate sunt menite să ajute la soluționarea unor probleme specifice ca: evidențierea contabilă a operațiilor pe conturi sintetice sau analitice și elaborarea balanțelor contabile cu doua, tri sau patru egalități. Aceasta se poate obține prin preluarea informațiilor din documentele de intrare și păstrarea lor, prelucrarea termenilor și obținerea rezultatelor. Introducerea datelor se poate face manual (când există un operator uman care parcurge fiecare document justificativ, operându-l și validându-l) și/sau automat (când există dispozitive periferice compatibile de intrare conectate la sistemul informatic). Stocarea datelor presupune existența unui server de administrare a fișierelor și/sau un sistem de administrare a bazelor de date. Definitivarea acestui program informatic include procesul de parcurgere a etapelor de analiză, proiectare și implementare, prin supravegherea activităților specifice din cadrul softului și a fluxurilor informaționale care permit automatizarea.

3.5.1. EVIDENȚA CONTABILĂ

Configurarea unei societăți implică inserarea informațiilor generale caracteristice entității, conturile aferente, setarea jurnalelor de TVA, etc. Poate fi introdus un număr nelimitat de societăți. Se pot contura detaliile legate de utilizatori, limitând accesul acestora la anumite funcții din program. (figura 3.13). Softpro (WinCont) asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific organizației, cu analitice pe un număr nelimitat de nivele. Programul calculează automat coeficientul diferențelor de preț la mărfuri, generează închiderea conturilor de venituri, de cheltuieli și de TVA. Având în vedere că inregistrările contabile sunt efectuate automat, softul crează și explicațiile acestora, detaliate după preferința utilizatorului sau pot fi adăugate, eventual, note contabile diverse. (Figura 3.14).

Se poate restricționa accesul anumitor persoane și configura parametrii datelor introduse prin fucțiile de bază.

Fig. 3.13 Configurare utilizatori

Sursa: http://softpro.ro

Fig. 3.14 Configurare societate

Sursa: http://softpro.ro

3.5.2. STOCURILE

Fig. 3.15 Evidența gestiunii global-valorică

Sursa: http://softpro.ro

Principalele caracteristici ale acestei funcții sunt:

evidența gestiunii se ține cantitativ-valoric sau global-valoric;

descărcarea se face automat din stoc selectând metodele de gestiune cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, identificare specifică;

există posibilitatea de a se înregistra automat taxele asociate pentru fiecare articol din stoc în parte;

posibilitatea evidențierii pe serii, termene de garanție și date de expirare;

calcularea coeficientului de diferențe de preț în cazul evidenței global-valorice.

Documentelor aferente înregistrărilor de stocuri și a serviciilor se face pe machete specializate, cu aspect similar formularelor tipizate, și anume:

intrările de stocuri sau serviciile întocmite in baza facturilor, avizelor de expediție, chitanțelor fiscale, bonurilor de achiziție, cu menționarea diferențelor constatate la recepție și printarea notelor de recepție corespunzătoare;

intrarile din import (DVI) și calcularea automata a prețului de import, cu toate elementele conexe (transport, taxe și comisioane vamale, accize, asigurare, etc.);

intrările din producția personală;

ieșirile, cu preluarea automată a consumurilor specifice potrivit comenzilor interne lansate în producție și întocmirea bonurilor de consum;

vânzarea de produselor din stoc și vânzarea serviciilor consemnate pe agenți, cu întocmirea facturilor, avizelor de expediție și a chitanțelor aferente;

vânzările la export, cu tiparirea de invoice;

transferul articolelor din stoc între gestiuni, refacerea stocului (modificarea prețului de înregistrare), cu listarea notelor de transfer și a avizelor de expediție;

evidențierea comenzilor emise către furnizori și a comenzilor primite de la clienți, cu listarea facturilor proforme;

evidenta intrărilor înregistrate pe bază de aviz, emise de furnizori și a facturilor corespunzătoare avizelor întocmite.

Fig. 3.16 Înregistrare intrări pe bază de factura

Sursa: http://softpro.ro

Fig. 3.17 Operarea facturii emisă de furnizor în baza avizelor recepționate

Sursa: http://softpro.ro

3.5.3. FURNIZORII ȘI CLIENȚII

Softpro permite împartirea în clase de încadrare, în funcție de necesitățile de operare, privind identificarea rapidă a partenerilor. Modulul păstrează în nomenclatorul de parteneri o singură însemnare, indiferent de moneda tranzacției și de tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizări, furnizori achitați în avans, furnizori – facturi nesosite, clienti, încasări în avans de la clienți, clienți – facturi de întocmit).

Fig. 3.18 Scadențar incasări/plăți

Sursa: http://softpro.ro

În baza creditelor acordate clientilor, softul avertizează situațiile în care este depăsit plafonul de creditare acordat unui client. În cadrul acestui modul sunt prezente urmatoarele funcții:

acordarea de discounturi prestabilite automat unui client, pentru fiecare articol din stoc și serviciu vândut, în functie de volumul tranzacțiilor din decursul unei perioade de timp.

consultarea în orice moment a fișelor lunare sau anuale a partenerilor în lei sau valută, a balanțelor de furnizori și clienți și scadentarul pe fiecare partener.

lucrul cu partenerii externi (acolo unde se efectuează tranzacții în valută), și efectuarea operațiunilor de compensare cu terții, în baza procesului verbal de compensare.

lista incasărilor lunare de la clienti, cuprinde stingerea obligațiilor de încasare pe clase de parteneri și pe agenti de vânzari, cei care au intermediat vânzarea.

Fig. 3.19 Selecție parteneri/criterii

Sursa: http://softpro.ro

Fig. 3.20 Compensare simplă

Sursa: http://softpro.ro

3.5.4. ÎNCASĂRI ȘI PLĂȚI

Fig. 3.21 Plată externă fără factură

Sursa: http://softpro.ro

Fig. 3.22 Încasarea valutei în numerar

Sursa: http://softpro.ro

Softpro oferă posibilitatea conexării plăților și incăsărilor ce decurg din documentele primare care au generat obligația de plată sau încasare. Solutionarea plăților și încasărilor în valută este rezolvată integral, prin inregistrarea automată a diferențelor de curs valutar. Operațiunile bancare aflate în curs (cambie, cec, bilet la ordin, etc.) sunt de asemenea evidențiate in câmpuri separate, iar avansurile de trezorerie se gestionează complet prin plăți, restituiri sau justificarea sumelor cheltuite. Sumele în curs de decontare ce aparțin registrului de casă, pot fi tiparite separat pentru operațiunile de încasari și plăți în curs, cu indicarea datei reale de decontare

3.5.5. EVIDENȚA MIJLOACELOR FIXE ȘI CALCULUL AMORTISMENTELOR

“SoftPro-MFix este un program de evidență a mijloacelor fixe și destinat calculării automate a amortismentelor” .

Fig. 3.23 Amortizarea mijloacelor fixe

Sursa: http://softpro.ro

Facilitățile de calcul oferite pentru ținerea evidenței mijloacelor fixe sunt:

se poate modifica durata de utilizare a mijlocului fix în timpul ciclului de amortizare și se poate reevalua amortizarea mijloacelor fixe și a valorii de inventar, etc.

mijloacele fixe sunt înregistrate pe numere de inventar, coduri de clasificare și locuri de folosință.

updatarea catalogului mijloacelor fixe, listei de inventar, fișei mijlocului fix etc.

amortismentele calculate pot fi structurate pe grupe (conform codului de clasificare), sau în funcție de locația în care se folosesc și pe conturi de gestiune.

operațiile cu mijloace fixe acoperite sunt:

– intrări mijloace fixe (înregistrări noi sau preluări din evidențele anterioare);

– modificări de valoare (majorări sau diminuări), dezmembrări, schimbări amortizare etc.

– ieșiri mijloace fixe (casări, vânzări, etc.).

3.5.6. PROGRAMUL DE SALARIZARE ȘI EVIDENȚA PERSONALULUI

“SoftPro-WinSAL este un program de salarizare complex, conceput pentru rezolvarea tuturor problemelor ce pot apărea în acest domeniu, fără a depinde de genul de activitate al firmei sau de numărul de angajați.

Domeniile acoperite sunt:calcul și listarea salariilor, evidența personalului și transmiterea raportărilor și declarațiilor.”

Fig. 3.24 Evidența și salarizarea personalului

Sursa: http://softpro.ro

Sistemele de tip ERP au fost dezvoltate pentru a ușura munca într-o companie. Toate departamentele organizației utilizeazăo bază de date comună, eliminându-se astfel posibilele sincope din cadrul companiei.

Aceste sisteme se adresează întreprinderilor mici și mijloci, care doresc să țină evidența contabilă fără efort maxim, deoarece conțin o interfață ușor de folosit și sunt foarte sigure, în ideea că nu permit accesul la părți din baza de date decât personalului autorizat. Programele pot fi utilizate foarte ușor de contabili sau ceilalți angajați ai companiei și de societățile de audit financiar – contabil, întrucat acestea sunt de tip multisocietate, evidența contabilă este permisă pentru un număr nelimitat de entități, fără a achita programul de mai multe ori.

3.6. AVANTAJELE PROGRAMULUI SAGA FAȚĂ DE SOFTPRO

Se observă că programul conține modulele principale necesare oricărei firme. Dintre avantajele acestui program amintim următoarele:

actualizarea gratuită a programului la modificările legislative;

se modifică automat în funcție de legea în vigoare, iar astfel utilizatorul nu trebuie să-și facă griji să modifice manual unele valori;

sistem multiuser;

accesarea simultană a acelorași opțiuni de program, prin rețea;

ușurință în asimilare și utilizare;

extrem de manevrabil;

rapid și robust;

ajutor interactiv;

este un program flexibil;

este conceput după cerințele practice ale pieței românești;

este realizat cu sprijinul unor specialiști în domeniul contabilității;

permite maximă operativitate la introducerea datelor;

este foarte ușor de utilizat, chiar și de către cei începători în domeniul contabilității computerizate;

trecerea de la alte programe la Saga este ușoară;

licența aplicației se achită o singură dată, la achiziționarea softului, ulterior se plătește doar abonamentul anual;

nu sunt impuse costuri suplimentare pentru suportul acordat in timpul perioadei de implentare a softului;

la a doua licență achiziționată se aplică un discount semnificativ, fiind proporțional cu numărul licențelor comandate.

Programul oferă o gamă largă de facilități pentru o utilizare cât mai comodă:

este suficientă introducerea o singură dată a unui document primar și acesta se va regăsi în toate registrele, inclusiv în notele contabile;

operativitate și eficiență maximă la introducerea datelor – se vor introduce numai datele utile astfel încât să se poată lista toate rapoartele programului;

corelarea datelor din documentele primare cu cele din declarații și bilanț.

într-o lună neinchisă există posibilitatea de a adauga, modifica, șterge date și chiar lista orice raport în forma temporară (permite chiar listarea balanței de verificare);

închide automat conturile de TVA și conturile de venituri și cheltuieli;

actualizarea formatului de bilanț;

verificarea automată a partenerilor,informații corelate cu cele publicate pe Ministerul de Finanțe;

se pot salva și restaura datele fără un utilizator extern, pentru orice perioadă;

programul dispune de un utilitar pentru repararea bazelor de date. Deși este protejat la căderi accidentale de tensiune, programul poate repara bazele de date distruse în situații extreme;

posibilitatea conectării casei de marcat la soft, inventariind în timp real stocul după metodele de evaluare configurate;

salvarea bazei de date zilnic sau ori de câte ori se dorește;

permite implementarea procedurilor de backup automat al datelor;

prezența alertelor în cazul în care nu s-au operat concedii de odihnă sau nu s-a reluat activitatea de către salariat după perioada de suspendare a contractului individual de muncă;

sistemul nu permite validarea când stocul devine negativ;

se pot importa date din alte programe compatibile cu atributele acestuia;

help contextual.

4. CONCLUZII

Acest capitol prezintă concluziile și opiniile mele, în urma cercetărilor realizate la nivelul lucrării de licență cu titlul „Avantajele programului Saga față de Softpro”. Pornind de la aceste obiective de cercetare asumate, pe baza examinării literaturii de specialitate și a cercetării empirice, s-au desprins următoarele argumentații:

“Orice analiză economică a unei unități economice are la bază informația, privită ca o resursă, și modul în care aceasta este vehiculată. Culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza și transmiterea informațiilor sunt activități care trebuie să folosească eficient și eficace resursele informaționale și umane cu scopul obținerii succesului economic. În aceste condiții contabilitatea necesită existența unui sistem informatic de contabilitate performant, care să respecte anumite cerințe organizaționale și legislative”.

Analizând evoluția softurilor de tip ERP, de la înfiintare și până în prezent putem concluziona că s-a înregistrat un progres major la capitolul preț, pliabilitate, interfață, adaptarea lor la cerințele și particularitatile beneficiarului prin reproiectarea proceselor economice. Mediul concurențial a avut un aport semnifiticativ și decisiv în definirea acestor concepte.

Sistemele ERP actuale permit integrarea tuturor activităților de conducere ale unei organizații, pornind de la planificarea, evaluarea și asigurarea stocului de materii prime, materiale și produse finite, definitivarea tehnologiilor, coordonarea etapelor de producție și configurarea gestiunilor financiar contabile, evidența resurselor umane, ajutând la perfecționarea și menținerea relațiilor desfășurate cu clienții, furnizorii și terții.

Aplicațiile ERP permit persoanelor implicate în managementul firmei să realizeze analize complexe ce susțin și îmbunătățesc indicatorii financiari. Accesând opțiunile de prognozare a activităților caracterizate prin flexibilitate și dinamism se pot concepe previziuni, evaluări și reconturări ale tendințelor de progres în industria din care aparține entitatea. Se pot obține analize calitative și actualizarea sistemului la noile tehnologii e-business online.

Pentru a scoate în evidență avantajele semnificative ale programului SAGA, am analizat societatea “SC MAESTRO SRL”, care are implementat softul și am prezentat funcțiile uzuale ale acestuia: selectarea și configurarea societății, evidența salariaților/agenților, clienților/furnizorilor, produselor, comenzilor și registrului de casă, respectiv bancă. Făcând o paralelă între aceste două sisteme era necesară o descriere succintă a programului SOFTPRO, o detaliere a procedeelor de lucru pentru a compara modalitatea de înregistrare, gradul de ușurintă, interfața utilizată și atribuțiile acestuia.

Principalele avantaje ale programului Saga față de Softpro sunt: utilizarea versiunilor free ale softului, modalitatea simplă de introducere a datelor, corelațiile automate dintre documentele primare, declarații și bilanț, actualizarea gratuită a programului la modificările legislative, asistență gratuită și posibilitatea personalizării softului pe specificul clientului, siguranță în sensul că nu este permis accesul la baza de date decât personalului autorizat.

5. BIBLIOGRAFIE

CĂRȚI, NOTE DE CURS

1. Anderegg, T. (2000) “ERP: A – Z Implementer’s Guide for Success, Resource Publishing”;

2. Bologa, Răzvan. Lupu, Ana Ramona. (2012) “Sisteme Enterprise Resource Planning (ERP). Elemente introductive”, Editura ASE, București;

3. Epuran, M. Babaita, V. (1997) “Bazele contabilitatii”, Editura de Vest, Timisoara;

4. Fotache, Doina. Hurbean, Luminița (2004), “Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor – ERP”, Editura Economică, București;

5. Lungu, I.. Sabău, G. Velicanu, M. ș.a. (2003) „Sisteme informatice. Analiză, proiectare și implementare”, Editura Economică, București;

6. Lupulescu, M. coordonator. Dănăiață, Doina. Muntean, Mihaela “Bazele computerelor. Hard & soft”;

7. Mihalcă, Rodica. Fabian, C. (2003 ) “Realizarea produselor program aplicative”, Editura ASE, București;

8. Tudor, Catălin. (2013) “Sisteme informatice integrate pentru domeniul financiar-contabil”, Editura ASE, București;

9. Peres, Ion. Mates, Dorel. Peres ,Cristian. (2005) “Bazele contabilitatii”, Editura Mirton, Timisoara;

10. Ristea, Mihai coordonator. (2005) “Contabilitatea financiara a întreprinderii”, Editura Universitara, Bucuresti;

PAGINI WEB

1. http://documents.tips/documents/doc1integrarea-tehnologiilor-informationale-in-analiza-financiar-contabila.html

2. http://documents.tips/documents/ghidul-incepatorului-in-erppdf.html

3. http://erpromania.ro

4. http://sinf.ase.ro/cursuri/integrare

5. http://www.aut.upt.ro

6. http://www.asw.ro/compania

7. http://www.saga.ro

8. https://www.scribd.com

9. http://softpro.ro

10. https://ro.wikipedia.org