LUCRARE FINALIZARE CONVERSIE INFORMATICĂ [304348]

UNIVERSITATEA „VASILE ALECSANDRI” DIN BACĂU

FACULTATEA DE INGINERIE

LUCRARE FINALIZARE CONVERSIE INFORMATICĂ

Trei semestre

Coordonator științific:

Prof. Dr. Ing. SCHNAKOVSZKY CAROL

Absolvent: [anonimizat]:

Iulie, 2020

UNIVERSITATEA „VASILE ALECSANDRI” DIN BACAU

FACULTATEA DE INGINERIE

Baza de date pentru gestionarea
vânzării de materiale didactice

Coordonator științific:

Prof. Dr. Ing SCHNAKOVSZKY CAROL

Absolvent: [anonimizat]:

Iulie, 2020

REZULTATUL SCANĂRII

CUPRINS

Obiectivul lucrării ………………………………….5

Capitolul I – Teorie

1. Ce este o Bază de Date………………………….6

2. Clasificarea sistemelor de baze de date………….7

3. Microsoft Access……………….………………..9

[anonimizat]

1. Poiectarea bazei de date…………………………..10

2. Crearea bazei de date……………………………..11

3. Crearea tabelelor…………………..………………13

4. Relații între tabele………………..…………….…20

5. Creare interogări……………………..……………25

6. Creare formulare……………………………..…….34

7. Creare rapoarte……………………………..……..44

Bibliografie………………………………..…………51

Obiectivul lucrării

Înainte de a [anonimizat], apoi le puneam în dosare pe clase. Aveam două dosare mari Gimnaziu și Liceu. Fiecare dosar era împărțit pe unități și așa mai departe. Asemenea, [anonimizat], unități de învățare și grad de dificultate.

[anonimizat].

[anonimizat].

[anonimizat], [anonimizat]. Însă lipseau multe funcții existente în ziua de astăzi. O funcție era relațiile dintre bazele de date.

Având în vedere evoluția tehnologiei în domeniul informatic și dorința de automatizare a sistemului educativ, a apărut necesitatea de a dezvolta o aplicație precum Baza de date pentru gestionarea vânzării de materiale didactice.

Sistemele de baze de date sunt o componentă importantă a vieții de zi cu zi în societatea modernă. Zilnic, majoritatea persoanelor desfășoară activități care implică interacțiunea cu o bază de date: [anonimizat], căutarea unei cărți într-o [anonimizat]-o firmă, cumpărarea unor produse etc.

[anonimizat].

Scopul multor sisteme informaționale este transformarea datelor în informații pentru a genera cunoștințe care pot fi utilizate pentru luarea deciziilor. Pentru a [anonimizat], să pună datele în context și să ofere instrumente de agregare și analiză. O bază de date este proiectată doar pentru un astfel de scop.

O bază de date este o colecție organizată de informații conexe. Este o [anonimizat]-o [anonimizat]. Toate informațiile dintr-o [anonimizat], legate. Pentru a gestiona informații care nu au legătură unele cu altele ar trebui create baze de date distincte. De exemplu, o bază de date care conține informații despre studenți nu ar trebui să conțină informații despre prețurile acțiunilor unei societăți comerciale. Bazele de date nu sunt întotdeauna digitale – un cabinet de înregistrare, de exemplu, ar putea fi considerat o formă de bază de date. În sensul acestui text, vom lua în considerare doar bazele de date digitale.

Capitolul I

1. Ce este o Bază de Date

În sensul larg, o bază de date (database) este o colecție de date corelate din punct de vedere logic, care reflectă un anumit aspect al lumii reale și este destinat unui anumit grup de utilizatori. În acest sens, bazele de date pot fi create și ținute manual (format hârtie), ca de exemplu: fișele de evidență a cărților dintr-o bibliotecă, fișele de evidență a testelor din calculator așa cum erau folosite cu ani în urmă sau computerizat (în format electronic) astfel cum sunt majoritatea bazelor de date în momentul de față. În sens mai restrâns putem define o bază de date după cum urmează:

O bază de date este o colecție de date centralizate, creată și menținută computerizat, în scopul prelucrării datelor în contextul unui set de aplicații. Prelucrarea datelor se referă la operațiile de introducere, ștergere, actualizare și interogare a datelor.

Proprietățile implicite pe care le are orice bază de date sunt următoarele:

• este o colecție logică coerentă de date ce are cel puțin un înțeles;

• este destinată, construită și populată de date despre un domeniu bine precizat. Ea are un grup de utilizatori și se adresează unui anumit grup de aplicații;

• reprezintă câteva aspecte ale lumii reale creând orizontul propriu. Schimbările orizontului sunt reflectate în baza de date.

Față de vechile metode de înregistrare a datelor privind diferite activități pe fișe (documente scrise – format hârtie) sau chiar în fișiere pe disc, sistemele de baze de date oferă avantaje considerabile, ceea ce explică extinsa utilizare a acestora. Dintre avantajele bazelor de date menționăm umătoarele:

• controlul centralizat al datelor, putând fi desemnată o persoană ca responsabil cu administrarea bazei de date;

• viteză mare de regăsire și actualizare a informațiilor;

• sunt compacte: volumul ocupat de sistemele de baze de date este mult mai redus decât cel al documentelor scrise pe hârtie;

• flexibilitatea ce constă în posibilitatea modificării structurii bazei de date fără a fi necesară modificarea programelor de aplicație;

• redundanța scăzută a datelor memorate, care se obține prin partajarea datelor între mai mulți utilizatori și aplicații. În sistemele de baze de date, mai multe aplicații pot folosi date comune, memorate o singură dată.

• posibilitatea introducerii standardelor privind modul de stocare a datelor, ceea ce permite interschimbarea datelor între organizații;

• menținerea integrității datelor prin politica de securitate (drepturi de acces diferențiate în funcție de rolul utilizatorilor), prin gestionarea tranzacțiilor și prin refacerea datelor în caz de funcționare defectuoasă a diferitelor componente hardware sau software;

• independența datelor față de suportul hardware utilizat. Astfel, sistemul de gestiune a bazelor de date oferă o vizualizare a datelor, care nu se modifică atunci când se schimbă suportul de memorare fizic, ceea ce asigură imunitatea structurii bazei de date și a aplicațiilor la modificări ale sistemului hardware utilizat.

2. Clasificarea sistemelor de baze de date

Există mai multe criterii de clasificare ale sistemelor de baze de date.

Majoritatea sistemelor de baze de date actuale sunt realizate în modelul de date relațional sau în modelul de date orientat obiect. Dezvoltarea continuă a acestor modele a condus către o nouă categorie de baze de date numite obiect-relaționale, care combină caracteristicile modelului relațional cu caracteristicile modelului orientat obiect.

Modelul de date relațional (Relational Model) se bazează pe noțiunea de relație din matematică, care corespunde unei entități de același tip și are o reprezentare ușor de înțeles și de manipulat, ce constă dintr-un tabel bidimensional, compus din linii și coloane. Fiecare linie din tabel reprezintă o entitate și este compusă din mulțimea valorilor atributelor entității respective, fiecare atribut corespunzând unei coloane a tabelului.

Modelul de date relațional a fost propus de cercetătorul E.F.Codd de la compania IBM, care a publicat în 1970 lucrarea “Un model relațional de date pentru bănci mari de date partajate”.

Chiar dacă noțiunile de relație și tabel diferă în esența lor, relația reprezentând o mulțime de entități și tabelul o reprezentare vizuală a acesteia, cele două denumiri se pot folosi, în general pentru același scop.

Pe baza acestor noțiuni, putem enumera următoarele caracteristici ce țin de esența modelului relațional:

• datele sunt percepute de utilizatori ca tabele;

• asocierea dintre tabele se realizează prin intermediul egalității valorilor unor atribute comune, ceea ce permite rezolvarea oricărei interogări.

Pe lângă avantajul unui model de date precis și simplu, sistemele de baze de date relaționale mai beneficiază și de un limbaj de programare recunoscut și acceptat, limbajul SQL (Structured Query Language), pentru care au fost emise mai multe standarde de către Organizația Internațională de Standardizare (International Standardization Office-ISO). Majoritatea sistemelor de gestiune a bazelor de date relaționale actuale implementează versiunea din anul 1992 a standardului pentru limbajul SQL, denumită SQL 92 sau SQL2.

Modelul de date orientat obiect (Object Model) este un concept unificator în știința calculatoarelor, fiind aplicabil în programare, în proiectarea hardware, a interfețelor, a bazelor de date etc. Sistemele de baze de date orientate obiect se bazează pe limbaje de programare orientate obiect cu capacități de persistență, în care datele sunt independente de timpul de viață al programelor care le creează sau accesează, prin memorare pe suport magnetic (disc).

Există și unele domenii, în special cele care manipulează tipuri de date complexe, cum ar fi proiectarea asistată de calculator, sisteme de informații geografice, medicină etc, în care modelul relațional s-a dovedit a fi insuficient de expresiv și cu performanțe de execuție reduse.

Modelul de date obiect-relațional (Object-Relational Model) reprezintă extinderea modelului relațional cu caracteristici ale modelului obiect, extindere necesară pentru realizarea bazelor de date care definesc și prelucrează tipuri de date complexe.

În esență, modelul obiect-relațional păstrează structurarea datelor în relații (reprezentate ca tabele), dar adaugă posibilitatea definirii unor noi tipuri de date, pentru domeniile de valori ale atributelor. Tipurile de date definite de utilizator pot fi extinse prin mecanismul de moștenire și pentru fiecare tip sau subtip se pot defini metode pe care le pot executa obiectele de acel tip.

De asemenea mai sunt încă în funcțiune baze de date modele mai vechi: modelul ierarhic și modelul rețea.

În modelul de date ierarhic (Hierarchical Model) o bază de date se reprezintă printr-o structură ierarhică de înregistrări de date (records) conectate prin legături (links). Modelul ierarhic a fost primul model folosit pentru dezvoltatea bazelor de date.

Schema conceptuală a unei baze de date în modelul ierarhic se reprezintă printr-un număr oarecare de scheme ierarhice. O schemă ierarhică este un arbore direcționat, reprezentat pe mai multe niveluri, în care nodurile sunt tipurile de înregistări, iar arcele sunt tipurile de legături. Fiecare nod (cu excepția nodului rădăcină) are o singură legătură către un nod de pe un nivel superior (nodul părinte) și fiecare nod (cu excepția nodurilor frunză) are una sau mai multe legături către noduri de pe nivelul imediat inferior (noduri fii).

Modelul de date rețea (Network Model) folosește o structură de graf pentru definirea schemei conceptuale a bazei de date; nodurile grafului sunt tipuri de entități (înregistrări, records), iar muchiile grafului reprezintă în mod explicit asocierile (legăturile, links) dintre tipurile de entități.

La fel ca și modelul ierarhic, dezavantajul principal al modelului rețea este acela că fiecare interogare trebuie să fie prevăzută încă din faza de proiectare, prin memorarea explicită a legăturilor între tipurile de entități. În plus, complexitatea reprezentării datelor în modelul rețea este deosebit de ridicată, iar programatorii trebuie să o cunoască pentru a putea realiza aplicațiile necesare.

3. Microsoft Access

Microsoft Access este un program pentru crearea și administrarea unei baze de date relaționale, produs de Microsoft, care face parte din suita de programe Microsoft Office.

Conceptul original de Access a fost ca utilizatorii finali să poată să "acceseze" date din orice sursă. Alte caracteristici includ: importul și exportul de date de mai multe formate, cum ar fi Excel, Outlook, ASCII, dBase, Paradox, FoxPro, SQL Server, Oracle, ODBC etc. De asemenea, Access are și posibilitatea de a folosi baze de date externe, neînglobate, în formatele: Microsoft Excel, Liste SharePoint, text, XML, Microsoft Outlook, HTML, dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, ODBC – conforme cu containerele de date, inclusiv: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL, – având aceleași posibilități de utilizare aceasta pentru vizualizare, interogare, editare, și de raportare. Acest lucru permite apelarea datelor existente cele mai recente date. Se pot efectua operații de join SQL între seturile de date de diferite formate, stocate pe diferite platforme.

Access stochează toate tabelele de baze de date, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module în baza de date Jet Access ca un singur fișier. Microsoft Access utilizează atât formatul ACCDB, cât și MDB.

Un fișier MDE / ACCDE este o bază de date Microsoft Access fișier cu toate modulele compilate și tot codul sursă editabil eliminat, care cuprinde toate componentele: tabele, interogări, module, macrocomenzi, formulare și rapoarte.

Utilizatorii pot crea tabele, interogări, formulare și rapoarte și macrocomenzi. Utilizatorii avansați pot folosi Visual Basic pentru a scrie soluții bogate cu avansate de manipulare a datelor și de control al utilizatorului.

Există șabloane pentru baze de date, atât în cadrul programului, cât și pe site-ul oficial. Acestea permit utilizatorilor să construiască o bază de date cu tabele, interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi predefinite. Șabloanele nu includ cod Visual Basic.

De asemenea, are și modul de lucru în multiutilizator în rețea.

Dreptul original de Access a fost ca utilizatorii finali să poată să aceseze date din orice sursă.

Capitolul II – Prezentarea lucrării

1. Proiectarea bazei de date

Am început prin proiectarea pe hârtie a bazei de date, apoi am colectat informațiile necesare formării acesteia.

Proiectarea în acest mod am învăț-o la cursul predat, în semestrul doi, din cadrul Conversiei profesionale Informatică, de către Prof. Dr. Ing SCHNAKOVSZKY CAROL. Denumirea cursului era “Baze de date”.

Fig. 1. Proiectarea pe hârtie a bazei de date

Următoarea etapă este cea de construcție a bazei de date ținând cont de detaliile actuale, cu ajutorul unui sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). Această etapă înglobează etapele de alegere a unui SGBD, de proiectarea logică a bazei de date și cea de proiectarea fizică a bazei de date.

2. Crearea bazei de date

Pentru a crea baza de date gândită de mine a fost necesar instalarea SGBD-ului, respectiv Microsoft Access, care face parte din pachetul de programe Microsoft Office.

Dăm dublu clic pe Access și o să apară următoarea imagine:

Fig. 2. Crearea bazei de date

Selectăm “Blank desktop database” și o să apară o căsuță de interogare ca cea din imaginea următoare:

Fig. 3. Salvarea bazei de date

După ce am deschis Access 2013, am dat dublu click pe șablonul “Blank destop database” pentru a deschide o baza de date nouă. În acest mod creez baza de date fără a o denumi sau salva. Dacă dau doar un click o să ne solicite numele bazei de date si ne va cere să indicăm locația în care vrem să salvăm această bază de date.

Dacă dau click pe cele trei punctulețe (…) din dreapta se deschide o fereastră în care pot alege locatia unde doresc să salvăm. Voi alege să salvăm pe Desktop. Dacă locatia pe care vreau să fie salvată baza de date este pe un stick sau alt loc din calculator, este suficient să caut în bara care este derulabilă din partea stângă a paginii.

Fig. 4. Locul unde se salvează baza de date

După care vom denumi acest fisier “Vânzare de teste”, dând click pe OK. Astfel fisierul a fost preluat de calculator, apoi apăsăm butonul “create” și se va crea un container în care vom putea stoca apoi obiectele noastre din baza de date si pentru că informatiile nu pot exista fără o tabelă. Tabela este creată automat de Microsoft Access.

Dacă dorim să mai deschidem altă baza de date selectăm File apoi New si astfel o să avem două baze de date deschise simultan.

Numele apare sus pe bara de titlu. Daca închidem baza de date o putem accesa din folderul în care am salvat-o. Fisierul salvat mai devreme cu numele “Vânzare de teste” are extensia accbd, însemnând că este o bază de date. Pot accesa oricând baza de date printr-un dublu click.

O dată deschisă, baza de date generează automat primul tabel intitulat “Table 1”.

Dacă nu dorim tabelul deja generat dăm click stânga pe “table 1” și îl ștergem

Fig. 5. Ștergem baza de date

3. Crearea tabelelor

Vom avea nevoie pentru început de două tabele : Clienți și Teste. Apăsăm combinația de taste“ctrl+S” pentru a denumi tabelul “Clienți”

Următoarea etapă este de a crea tabelele bazei de date astfel:

mai întâi vom redenumi “table 1” generat automat de Access; voi numi acest table “Clienți“ după care dau ok și tabelul se salvează cu numele client.

Fig. 1. Creare tabel

cu ajutorul butonului “CREATE” de pe bara de sus, pot deschide mai multe tabele după care să le denumesc și să le completez.

Fig. 2. Denumirea unui tabel

Un table odată creat poate fi deschis în două moduri, cu dublu click sau click dreapta și “OPEN”, dacă doresc să lucrez cu datele. Dacă dau “DESIGN VIEW” pot să modific câmpurile si proprietățile.

Fiecare table sau tabelă este format din coloane sau câmpuri și mai multe înregistrări sau rânduri.

Fig. 3. Așa arată un tabel

Următoarea etapă este de a crea coloanele tabelului astfel: dau dublu click pe celula cu ID pentru a denumi această coloană altfel. Codului Client care va fi codul unic al unui client din baza de date i se mai spune cheia primară a tabelului.

Fig. 4. Coloana ID

Ca să formez o altă coloană mă duc pe celula din dreapta ID-ului denumită “Click to Add”, dau click și astfel îmi apare o listă din care pot să aleg “Short text” dacă pe rândurile din acea coloană folosesc litere. Mai pot alege “Number” dacă scriu numere sau “Currency” pentru bani ori “Date&Time” pentru dată. Mai sunt “Yes/No” pentru a bifa valoarea de adevăr sau “Attachment” pentru atașare de documente.

Fig. 5. Alegerea tipului de celulă

Odata realizat acest pas printr-un dublu click pe capul de coloană (câmp) pot schimba denumirea coloanei (câmp). Se procedează identic de fiecare dată când vreau să creez o nouă coloană.

Repetând procedeul pot crea câte coloane am nevoie. Pot fi create sau șterse și în timpul dezvoltării bazei de date.

Modurile în care pot vizualiza un tabel sunt:

Fig. 6. Un mod de vizualizare a unui tabel

Sau

Fig. 7. Alt mod de vizualizare a unui tabel

Ultima variantă ne ajută să completăm lista cu informații despre client.

Acum voi explica tabelul “Teste”

Fig. 8. Tabelul “Teste”

Coloanele tabelului, după cum am mai spus, le mai numim câmpuri, care reprezintă niște caracteristici, trăsături ale acestui tabel. Liniile reprezintă înregistrările tabelului.

Este firesc ca în tabel să avem niște câmpuri pentru că testul trebui să aibă niște trăsături firești. Înregistrările țin evidența testelor disponibile.

Asemănător procedez cu tabelul “Teste”.

Fig. 9. Diferite tipuri de câmpuri

În următoarele rânduri voi explica câteva aspecte despre proprietățile fiecărei coloane cu pașii pe care i-am urmat și despre tipurile de date alese:

Prima data am stabilit coloana ID-test, care este cheie primară și este format dintr-un șir de caractere, deci am ales ca tip de date AutoNumber. AutoNumber îți alocă automat un număr unic.

Fig. 10. Stabilirea tipului de date la căsuța ID

Noutatea acestui tabel este a șaptea coloană unde voi avea fișierul cu testul. Adică are atașat un document Word.

Fig. 11. Tipul de date “Attachment”

Repet procedeul pentru tabelele Localitate, Stoc și Vânzări

Fig. 12. Tabelele din baza de date

După ce am creat o mare parte din tabele mi-am dat seama că unele tabele sunt denumite prin substantive la singular, iar altele la plural. Am cercetat și am ajuns la concluzia că ar fi bine să le redenumesc și să le schimb la singular la toate tabelele. Am procedat astfel:

Am dat clik dreapta pe tabelul pe care doresc să îl redenumesc, apoi click pe butonul RENAME și astfel apare o casetă în dreptul tabelului de exemplu Vânzări din a cărei denumire voi șterge un i. Ca să mă reîntorc dau click în altă parte pentru ca să dispară caseta de dialog afișată.

Fig. 13 Cum pot schimba numele unui tabel

Concluzii:

Ca să introduc informații în tabelul salvat (pentru a completa liniile tabelului, pentru a genera diferite informații despre teste sau clienți) comunic modul de vizualizare de tip foaie de date Datasheet (din meniul View, comanda Datasheet View).

Programul Access pune la dispoziția utilizatorului două moduri de vizualizare: Design View (tipul proiect) și Datasheet View (tipul foaie de date).

Pentru proiectarea Field Properties prima proprietate este Field Size în care stabilim numărul maxim de caractere care poate fi introdus în câmpul respectiv. Valoarea automată (implicită) este de 50, dar valoarea maximă este de 255. Dacă avem un câmp format din numere valoarea automată (implicită) este Long Integer.

Valorile pe care le pot lua numerele din câmp sunt:

Byte – sunt numere întregi pozitive din intervalul [0;255];

Integer – sunt numere întregi (pozitive și negative) din intervalul [–32.768 ; 32.767]

Long Integer – sunt numere întregi din intervalul [-2.147.483.648 ; 2.147.483.647]

Single – sunt numere cu zecimale, din intervalul [–3,4*1038 ; 3,4*1038]

Double – sunt numere cu zecimale, din intervalul [–1,7*10308 ; 1,7*10308]

Proprietatea Format (formatare) atunci când este vorba despre date de tip număr, dată calendaristică sau oră și date de tip valori monetare stabilește modul în care programul Access va afișa (formata) informațiile introduse în câmp. Se referă doar la modul în care sunt afișate datele, nu la modul în care este memorată.

4. Relații între TABELE

Pentru a justifica evenimentele care se întâmplă în baza de date, precum cumpărarea unui test, este nevoie de existența relațiilor între tabele. Sunt necesare pentru a ține o mai bună evidență a tot ceea ce se întâmplă cu informațiile din interiorul bazei de date. De exemplu, când apar teste noi sau ce teste sunt căutate sau ce tipuri de teste sunt preferate (itemi subiectivi, semiobiectivi sau obiectivi).

Într-o bază de date există trei relații între tabele: relația unu la unu, relația unul la mai mulți și relația mai mulți la mai mulți.

Pentru a crea relații între tabele procedăm astfel: din meniul “DATABASE TOOLS” se merge la “RELATIONSHIPS” și se dă click. În fereastra “SHOW TABLE” adaug tabele prin click și apoi “ADD”, repetăm în funcție de câte tabele vrem noi să adăugăm.

Dacă, după ce am închis, vrem să mai adăugăm un table, dăm click dreapta în orice loc din fereastra cu tabele și selectăm “SHOW TABLE”.

Fig. 1. Selectarea tabelelor pentru crearea relațiilor

Pentru a crea legătura dintre tabelele care au câte un câmp comun procedăm astfel: se prinde cu ajutorul mouse-ului câmpul comun unde e cheia primară, țin apăsat și deplasez la același câmp de la cealaltă tabelă, unde este cheia secundară a câmpului respectiv. În ferestra de editare a relației care apare, bifez cele trei casete și apăs “Create”. S-a creat relația care este de tip unu la mai mulți, care este logic, pentru că tabelul teste este unic, deci nu poate apărea decât o dată, iar la tabela vânzări teste nu este unic, deci poate apărea de mai multe ori. Efectul și avantajul legăturilor dintre tabele este ca se menține, se păstrează coerența datelor. Adică nu se pot introduce date necorelate logic.

Fig. 2. Alegerea tipului de relație

Repetăm până creăm toate legăturile bazei de date.

În momentul acesta așa arată baza mea de date cu legăturile făcute. Cele mai multe legături sunt unul la mai multe.

Fig. 3. Cum arată relațiile dintre tabele

Vom crea o relație unu la unu între tabelele clienți și localitate, deoarece presupunem că un client este dintr-o localitate și are un singur număr de telefon.

Fig. 4. Relația unu la unu

Între tabelele stoc-teste, teste vânzări și vânzări-clienți relația stabilită de mine este de unu la mai multe, deoarece un test poate fi vândut de mai multe ori, un client poate să cumpere de mai multe ori.

Fig. 5. Relația unu la mai mulți

Într-o relație de tipul "de la mai mulți la mai mulți", un client poate achiziționa mai multe teste și un test poate fi cumpărat de mai mulți clienți. Acest tip de relație poate fi reprezentat numai atunci când se definește și un al treilea tabel Vânzare, denumit tabel de joncțiune. Rolul acestui tabel este spargerea relației "de la mai mulți la mai mulți" în două relații de tipul "de la unu la mai mulți".

Fig. 6. Relația de la mai mulți la mai multe

Am avut nevoie să modific relațiile între tabele create anterior și am procedat astfel cu ajutorul butonului Database Tools, efectuez un click pe linia de reprezentare a relației și din meniul Relationships (relații) se dă comanda Edit Relationship (editare relație).

O altă variantă: efectuez un click dreapta pe linia de reprezentare a relației și din meniul local afișat se dă comanda Edit Relationship sau se efectuează un dublu click pe linia de reprezentare a relației. Astfel apare fereastra de dialog Edit Relationships, în care se pot opera modificările dorite.

Fig. 7. O altă variantă pentru crearea relațiilor dintre tabele

Am avut nevoie să șterg relații dintre tabele și procedat asfel: efectuez un click pe linia de reprezentare a relației și se apasă tasta DELETE.

O altă variantă: efectueaz un click dreapta pe linia de reprezentare a relației și se dă comanda Delete. Programul Access va afișa o fereastră de avertisment, în care îmi cere confirmarea pentru îndepărtarea permanentă a relației, la care am răspuns Yes (da):

Fig. 8. O nouă variantă pentru crearea relațiilor dintre tabele

5. Creare interogări

O interogare este un obiect care permite extragerea datelor din baza de date. De exemplu, dacă la un moment dat ar putea să mă intereseze pe mine ca utilizator tabela Test: respective să afișez pe ecran numai acele teste sau numai acele înregistrări publicate numai după o anumită dată sau numai acele teste ale unui autor sau acele teste cu un anumit preț sau un preț mai mic decât o anumită sumă.

Pentru toate cerințele de acest gen sunt interogările (Queries).

Primul exemplu este să extragem testele care au prețul mai mic decât 20 de dolari. Procedez astfel: din tab-ul Create din grupul Queries (interogări) apăs butonul Query Design.

Fig. 1. Creare interogare

Apoi din fereastra Show Table care este afișată se adaugă tabelele necesare interogării. Doresc să afișeze testele care au prețul mai mare de 20 de dolari. Voi folosi toate câmpurile din tabela Test și astfel voi folosi o singură tabelă. Selectez Tabela si apoi dau click pe butonul ADD.

Fig. 2. Selectare tabel pentru crearea interogării

Pentru a afișa toate câmpurile din tabela Teste, așa cum îmi doresc, voi selecta cu mouse-ul și trag, pur și simplu, spre coloanele libere din partea de jos. Pe prima coloana voi pune ID-test, Nume test, Clasa, Pret, Autor și DataPublicarii.

Fig. 3. Selectare câmpuri pentru interogare

Un alt mod de a completa tabelul din partea de jos este de a selecta din lista alăturată fiecărei coloane numele câmpului dorit.

Fig. 4. O altă varianta de selectare a câmpurilor pentru interogare

Observăm că primele două rânduri din tabelul din josul paginii sunt Field care reprezintă numele câmpului și al doilea rând este Table, adică numele tabelului din care face parte câmpul respectiv. Pe al treilea rând se află Sort unde opțional se poate seta modul de sortare (ordonare) a înregistrărilor după un anumit câmp. De exemplu, vreau să fie ordonate după numele cărții în ordine alfabetică.

Fig. 5. Selecție afișare crescător sau descresător

Dacă nu completez rândul Criteria când se va afișa rezultatul acestei interogări voi vizualiza practic toate înregistrările acestui tabel intitulat Test. Rândul Criteria permite introducerea unor condiții de extragere. Dacă pun niște condiții atunci se vor afișa doar acele teste care le îndeplinesc. De exemplu, să afișeze testele cu prețul mai mic de 20 de dolari. Condiția se referă la preț și atunci pe rândul Criteria pe coloana Preț vom pune condiția “<20” .

Fig. 6. Crearea condiției ca prețul să fie mai mic de 20

Pot fi mai multe criterii simultan, dar în acest exemplu am ales doar criteriul prețului. Se salvează interogarea prin click pe căsuța Save și o salvăm cu numele Pret mai mic și apăsăm OK.

Fig. 7. Salvare interogare

În acest moment în panoul din stânga, în grupul Queries apare și interogarea pe care tocmai am creat-o.

Fig. 8. Interogările create

Rezultatul unei interogări sunt afișate printr-un dublu click pe numele interogări astfel sunt afișate sub forma unui tabel în care apar doar înregistrările care au prețul mai mic de 20 de dolari.

Fig. 9. Tabelul interogării creat

Dacă doresc, de exemplu să modific interogarea astfel ca să îmi afișeze cărțile cu un preț mai mare decăt 35 de dolari, voi deschide interogarea în modul Design View, printr-un click dreapta, și astfel ajung din nou la fereastra de proiectare a interogării.

Fig. 10. Modificarea interogării

Dacă doresc să operez modificarea, trebuie modificat cu semnul mai mare de 30. Astfel editez pur și simplu criteriul după care închid și dau click pe salvează.

Fig.11. Schimbarea condiției interogării

Dublu click și se vede că a selectat testele cu prețul mai mare de 30 de dolari și sunt ordonate alfabetic.

Fig. 12. Modificarea creată

Purtem să vedem rezultatul unei rulări și fără să dăm dublu click pe acesta. Este suficient ca atunci când este deschisă în Design View să apăsăm butonul Run din tab-ul Design (semnul exclamării de culoare roșie). Apoi se vede rezultatul.

Alți operatori pot fi:

= cu un anumit preț, <= (mai mic sau egal) , >= ( mai mare sau egal);

doar scrise de anumiți clienți;

Fig. 13. Condiția unei interogări după numele de familie

Fig. 14. Tabelul cu selecția

< > D.S. (afișeazi testele mai puțin cele care au ca autor pe D.S.);

Like (tradus ca), de exemplu toți clienții a căror prenumele începe cu V; Like “V*”(afișează clienții a căror prenume încep cu litera V);

Fig. 15. O interogare în care prenumele să înceapă cu litera V

Fig. 15. Tabelul interogării

Like “*a*”( prenumele care au în cuprin litera ”a”)

Fig.16. Interogare în care prenumele să conțină litera ”a”

Fig. 17. Rezultatul interogării

Atunci când doresc să realizez o interogare care necesită mai mult de un criteriu de extragere, două sau mai multe, acestea pot fi legate prin operatori logici and (și)(toate să fie îndeplinite), or (sau) (oricare din ele să fie îndeplinite).

În acest exemplu doresc să realizez o interogare în care să folosesc mai multe criterii de extragere și acestea pot fi legate prin operatorii logici and /or. Avem nevoie de două tabele și vom realiza vânzările pentru fiecare test. Vreau să se afișeze data vânzării, prețul și clientul pentru fiecare test. Din cele două tabele vom extrage următoarele câmpuri: Nume test, Autor, DataVanzare , PretVanzare și Cod Client.

Fără criterii va arăta astfel:

Fig. 18. Imaginea unei interogări fără condiții

Am stabilit următoarele criterii: testul să înceapă cu litera ”t” și prețul să fie mai mare de 30 dolari, sunt pe aceeași linie, deci sunt legate prin And

Fig. 19. Imaginea unei interogări cu condiții

Acum doresc să leg prin operatorul logic Or. O să cer să se afișeze vânzările pentru toate testele cumpărate de clientul cu cod 2 și 4. Aceeași vânzare nu poate fi cumpărată și de clientul 2 și de clientul 4. Unei vânzări îi corespunde un singur client.

Fig. 20. O interogare în care condițiile sunt legate prin ”sau”

Sau o altă variantă este să pun pe rânduri diferite, se observă rândul 6 începe cu ”or”.

Fig. 21. O altă interogare în care condițiile sunt legate prin ”sau”

Rezultatul va fi următorul:

Fig. 22. Tabelul noii interogări

6. Creare formulare

Formularul este o fereastră, o interfață grafică, prin care se pot vizualiza date din tabele sau interogări și se pot acutaliza aceste date. Adică se pot modifica valorile existente, pot șterge înregistrări sau pot adăuga noi înregistrări. Se poate spune că formularul este o interfață către tabel, o poartă către un utilizator și table, astfel încât utilizatorul, cel care operează cu baza de date, să nu intre direct în tabel. Pe formular se pot crea tot felul de elemente grafice, butoane casete, liste etc.

Voi crea un formular pentru a actualiza și a vizualiza date din tabela Test.

Meniul Create, grupul Form, apoi Form Wizard (vrăjitorul su asistentul). Nu mai folosim la fel ca la rapoarte Form Design. Form Wizard este mai ușor mai ales pentru începatori.

Fig. 1. Crearea unui formular

Din lista care apare selectez tabelul la care doresc să îi fac un formular.

Fig. 2. Selectarea unui tabel

Apoi selectez ce câmpuri doresc să apară pe formular. Eu am ales să apară toate câmpurile apăsând butonul cu două săgeți.

Fig. 3. Selectarea câmpurilor pentru formular

Bifez tipul de formular și aleg Columnar, etichetele se afișează pe o coloană, iar casetele cu date pe altă coloană.

Fig. 4. Selectarea modului de afișare Columnar

Apare o altă fereastră în care voi scrie numele formularului, numele cu care va fi salvat.

Fig. 5. Salvarea formularului

Astfel arată formularul meu:

Fig. 4. Formularul creat

În partea de jos a formularului se află o bară de navigare unde cu ajutorul butoanelor se poate naviga către alte înregistrări sau către o nouă înregistrare.

Fig. 5. Bara de navigare

Am mai creat câteva formulare pentru a utiliza și celelalte variante de tipuri de formulare:

Tab-ular

Fig. 6. Formular tip Tab-ular

Datasheet

Fig. 7. Formular tip Datasheet

Justified

Fig. 8. Formular tip Justified

Pentru a utiliza formularul în scopul de a edita datele, procedez astfel:

Dacă doresc să modific o valoare de pe o înregistrare, de exemplu să modific prețul de pe înregistrarea 3, navigăm până la înregistrarea 3 fie cu bara de navigare din partea de jos a formularului, fie dăm click în fereastra albă și scriem 3 apoi dăm Enter.

Fig. 9. Modificarea unei înregistrări

Dacă doresc să șterg înregistrarea cu numărul 4 procedez astfel: localizez înregistrarea cu numărul 4 și din meniul Home dau click pe săgeata de la Delete și se dă Delete Record.

Fig. 10. Ștergerea unui formular

Va apărea un mesaj de confirmare unde voi apăsa butonul Yes.

Fig. 11. Confirmarea ștergerii

Asftel am șters înregistrarea cu numărul 4.

Dacă dorim să inserăm o nouă înregistrare, o nouă carte, se apăsă ultimul buton de pe bara de navigare, săgeata cu o steluță galbenă din capăt.

Fig. 12. Inserarea unei noi informații în tabel

Apoi voi completa câmpurile.

Fig. 13. Modul de completare a unui formular

În loc de 11 vor fi 12 înregistrări. Rezultatul este afișat ca în imaginea de mai jos:

Fig. 14. Rezultatul completării formularului cu noile informații

Prin intermediul formularului pot sorta ordinea înregistrărilor, de exemplu, doresc să se afișeze în ordine alfabetică după numele autorului. Pentru a sorta într-un formular dau click în caseta corespuzătoare câmpului Autor și de pe bara de instrumente, din tab-ul Home aleg sortarea cum doresc.

Fig. 15. Ordonarea înregistrărilor

Atunci cînd derulez bara de navigare de jos observăm că sunt în ordine alfabetică, adică cele 12 înregistrări sunt afișate în ordine alfabetică.

Un formular odată creat poate fi modificat. Doresc ca în antetul formularului, în loc de Teste să scrie Teste de matematică. Pentru acest lucru trebui deschis formularul în modul Design, este modul în care se editează obiectele unei baze de date. La fel ca la tabele sau interogări dau click dreapta pe formular și deschid în modul Design View.

Fig. 16. Modificarea antetului formularului

Dau click în caseta Test și schimb cu Teste de matematica.

Fig. 17. Rezultatul modificării

Pot să măresc caseta prin click pe marginile casetei, apoi se trage de acele marcaje până se obține dimensiunea dorită. Închid, salvez și observ.

Fig. 18. Modificarea dimensiunii unei casete

De asemenea dacă doresc să formatez elementele de pe formular deschid tot cu Design View.

De exemplu, doresc să scriu cu galben italic și pe fundal albastru cu un contur verde Nume test.

Fig. 19. Modificarea modului de scriere și a culorii

Fig. 20. Rezultatul modificării

De asemenea, se poate schimba culoarea unei casete.

Fig. 21. Schimbarea culorii unei casete

Fig. 22. Rezultatul

Totodată, se pot filtra anumite date dintr-un tabel. De exemplu, din tabela teste doresc să aleg doar testele de clasa a V-a. Dau click în interiorul câmpului Clasa, apoi de pe bara de instrumente, din tab-ul Home aleg Filter.

Fig. 23. Filtrarea unor date

Se observă atunci când derulez că sunt numai teste corespunzătoare clasei a V-a . De asemenea, se mai poate constata un lucru, respectiv că din 12 înregistrări mai sunt doar 5 aferentei clasei a V-a.

Tot în Design View se poate schimba locul anumitor câmpuri. Astfel, dând click și ținând apăsat pot muta în fereastră unde doresc. Am micșorat interiorul câmpului Fild1 (unde sunt testele atașate) și am schimbat locul cîmpului DataPublicarii.

Fig. 24. Modificarea așezării în pagină

Fig. 25. Rezultatul modificării

7. Creare rapoarte

Rapoartele sunt obiecte care permit prezentarea informației în vederea generării situației de ieșire sau a imprimării.

Acum voi exemplifica, creând un raport din tabela Test. Voi afișa toate testele din tabela Test pentru a putea fi scoasă la imprimantă. Se dă click pe tab-ul Create, apoi se selectează grupul Report Wizard, care este varianta pentru începători.

Fig. 1. Crearea unui raport

Report Wizard este un program asistent care îți ghidează pașii până se obține raportul dorit. Voi prezenta pașii parcurși:

Aleg tabelul Test

Fig. 2. Alegerea unui tabel pentru realizarea raportului

Selectez câmpurile pe care le doresc în raport

Fig. 3. Selectarea câmpurilor pentru raport

Pot opta pentru nivele de grupare, adică acele informații care se repetă să fie afișate doar o singură dată, dar în situația dată nu este cazul.

Fig. 4. Selectarea informațiilor pentru raport

Pot sorta dacă doresc

Fig. 5. Sortare

Pot să aleg o anumită orientare în pagină

Columnar

Fig. 6. Selectarea orientării de tip Columnar

Tab-ular

Fig. 7. Selectarea orientării de tip Tab-ular

Justified

Fig. 8. Selectarea orientării de tip Justified

Rezultatul

Columnar

Fig. 9. Rezultatul orientării de tip Columnar

Tab-ular

Fig. 10. Rezultatul orientării de tip Tab-ular

Justified

Fig. 11. Rezultatul orientării de tip Justified

La ultimul pas numim raportul pentru a fi salvat

Fig. 12. Salvarea raportului

Raportul meu arată astfel:

Fig. 13. Raportul creat

Se observă că are în partea de sus titlul dat de mine, respectiv Raportul meu, care este în zona numită antetul raportului. Mai jos partea de detalii, înregistrările cu câmpurile pe care le-am selectat. De asemenea, în partea de subsol a raportului se află data curentă și numărul de pagini.

Raportul poate fi previzualizat prin dublu click pe numele acestuia și dacă se dorește poate fi imprimat prin apăsarea combinației de taste ctrl+P.

Totodată, se pot crea rapoarte pentru formulare sau interogări.

BIBLIOGRAFIE

Adriana Olteanu, Baze de date și utilizarea acestora. Proiect pentru învățământul rural

https://ro.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

Gabriel Brahar, Baze de date pentru începători

Gabriel Brahar, Limbajul SQL pentru începători

Gabriel Brahar, Cum construim un magazin online?